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1  « Windows® XP »  «Windows® Vista »  «Windows® 7 »  «Windows® 8 »  «Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 CRM Guide d’installation et d’initiation Classic 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se 7 faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. 8 Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 10 v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est régulièrement mis à jour. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Activation du logiciel.............................................Erreur ! Signet non défini. 4.3. Messages suite activation.....................................Erreur ! Signet non défini. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE............................................................................. 26 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?................................................................. 27 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? ............................................................ 28 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? .............................................................. 28 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 29 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 29 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ?.......................................................... 30 7.1. Création d’une activité ................................................................................. 30 7.2. Rappel......................................................................................................... 30 7.3. Suivre une activité ....................................................................................... 30 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ?.................................................................. 31 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?................................................ 31 9.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 31 9.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 32 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 32 16 10.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 33 10.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 33 10.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 34 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 35 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 37 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 37 3. OPEN GUIDE................................................................................................. 38 3.1. Création d’un Open Guide........................................................................... 38 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................ 38 La fenêtre de personnalisation contient : ............................................................ 38 3.3. Enregistrement de l’Open Guide.................................................................. 38 4. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?....................................................... 39 5. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 39 6. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?................................................ 39 7. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ............................................... 39 7.1. Publipostage par courrier............................................................................. 40 7.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)............................................................. 40 8. COMMENT GÉRER LES DEVIS ?................................................................. 41 8.1. Créer un devis............................................................................................. 41 8.2. Les actions du devis .................................................................................... 41 9. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? .................................................. 41 10. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? .............................................................. 42 11. COMMENT ENVOYER DES SMS ?............................................................. 42 12. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?.................................................... 42 13. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ........................... 43 14. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? .......................... 44 15. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS......................................................... 44 16. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR.......................................................... 45 17 16.1. Des pistes ................................................................................................. 45 16.2. Des contacts.............................................................................................. 45 16.3. Des comptes ............................................................................................. 45 16.4. Des activités.............................................................................................. 46 17. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES.................. 46 17.1. Duplication de fiche ................................................................................... 46 17.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 47 18. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 47 18.1. La solvabilité.............................................................................................. 47 18.2. La géolocalisation...................................................................................... 47 19. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 48 INDEX................................................................................................................ 49 INSTALLATION 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Écran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeur. Comment installer mon logiciel ? 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produit pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur j’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur. - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. Comment créer mon dossier ? 22 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre : cliquez sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement.  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; INSTALLATION 23 En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Écran de travail 24 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4 PRISE EN MAIN 25 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Classic (OL Technology) vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Classic (OL Technology) vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. Écran de démarrage 26 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel :  Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing…  Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée.  Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … PRISE EN MAIN 27  Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux.  Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes.  Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Écran de démarrage. 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 43 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. Comment créer un contact ? 28 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. PRISE EN MAIN 29 L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder directement à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Collaborateur s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Comment créer les activités ? 30 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 7.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax, sms et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 7.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 7.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. PRISE EN MAIN 31 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ? L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :  En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).  En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.  En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :  Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.  Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 9.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 32 9.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 39). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité (cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installée et activée sur le même poste). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 33 10.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 10.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Comment sauvegarder mon dossier ? 34 10.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 35 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. LES FONCTIONS AVANCÉES 37 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Actions, sur Agenda, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Open Guide 38 3. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers, Actions, Opérations et Paramètres. 3.1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide système.  Éditer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide.  Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs. 3.2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….  Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation).  L’Open guide en cours de personnalisation. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. 3.3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide. LES FONCTIONS AVANCÉES 39 4. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 5. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 6. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. Comment utiliser le publipostage ? 40 7. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une activité de type Courrier (sortant) ou Email (sortant) sera générée pour tous les destinataires du publipostage. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 7.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 7.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. LES FONCTIONS AVANCÉES 41 À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 8. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste que le CRM. 8.1. Créer un devis Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. (Ce devis est le devis de la Gestion Commercial) 8.2. Les actions du devis Depuis le devis, vous pouvez ajouter une nouvelle opportunité ou associer une opportunité existante. Le montant du devis sera reporté dans le montant estimé de votre opportunité. 9. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? Les articles sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. Comment envoyer un mail ? 42 10. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 11. COMMENT ENVOYER DES SMS ? L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :  Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.  Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 12. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application. LES FONCTIONS AVANCÉES 43 L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé. 13. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Comment réaliser un export paramétrable ? 44 14. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Secteurs géographiques  Origine d’une piste Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 15. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. LES FONCTIONS AVANCÉES 45 16. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR 16.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 16.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 16.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Actions pratiques communes à toutes les fiches 46 Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 16.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 17. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES 17.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :  Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.  Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. LES FONCTIONS AVANCÉES 47 17.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 18. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 18.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 18.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. Comment restaurer mon dossier ? 48 19. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 49 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................19 Actions.........................................................................................................................................30 Actions contextuelles ..................................................................................................................24 Activités .......................................................................................................................... 25, 27, 31 Agenda ........................................................................................................................................27 Archivage.....................................................................................................................................51 Articles.........................................................................................................................................46 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................50 Comptes .................................................................................................................................50 Contacts..................................................................................................................................49 Pistes ......................................................................................................................................49 B Barre de navigation .....................................................................................................................24 Barre de statut.............................................................................................................................24 C Campagnes Activités ............................................................................................................................42, 43 Ciblage....................................................................................................................................41 Coûts.......................................................................................................................................42 Fiche .......................................................................................................................... 27, 40, 41 Modèles ..................................................................................................................................42 Opportunités de ventes ....................................................................................................42, 43 Statistiques .............................................................................................................................43 Vérifier les cibles ....................................................................................................................41 Champs personnalisés................................................................................................................38 Clients..........................................................................................................................................28 Collaborateurs .............................................................................................................................29 Comptes Clients.....................................................................................................................................25 Fournisseurs ...........................................................................................................................39 Comptes clients...........................................................................................................................28 Comptes Clients ..........................................................................................................................26 Comptes prospects .....................................................................................................................28 Configuration minimale ...............................................................................................................19 Contacts ......................................................................................................................... 25, 26, 28 50 Conversion ..................................................................................................................................39 Création de dossier .....................................................................................................................22 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................27 Désarchivage ..............................................................................................................................51 Devis............................................................................................................................................45 Documents associés ...................................................................................................................49 Droits utilisateurs.........................................................................................................................34 Duplication...................................................................................................................................50 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................26 ÉCRAN de travail ........................................................................................................................24 E-mailing......................................................................................................................................44 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................46 Evénements ................................................................................................................................31 F Familles de comptes ...................................................................................................................29 Favoris.........................................................................................................................................37 Fonctions avancées ....................................................................................................................37 G Géolocalisation............................................................................................................................52 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................23 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................33 I Import paramétrable..............................................................................................................47, 48 Import/Export de contacts ...........................................................................................................39 Imprimer ......................................................................................................................................35 Installation .............................................................................................................................19, 20 Itinéraire.......................................................................................................................................52 L Lancement du logiciel .................................................................................................................21 Liaison de dossier .......................................................................................................................35 M Menus..........................................................................................................................................24 N Notes ...........................................................................................................................................49 51 O Open Guide .................................................................................................................................38 Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................32 Etapes en cours......................................................................................................................32 Montant estimé .......................................................................................................................32 Montant réalisé .......................................................................................................................32 Motif de clôture .......................................................................................................................32 Opportunités d’achats .................................................................................................................39 Opportunités de ventes .................................................................................................. 25, 27, 31 Ouverture de l'application ...........................................................................................................21 P PDF Signé ...................................................................................................................................46 Pistes........................................................................................................................ 25, 26, 27, 39 Plan .............................................................................................................................................52 Prise en main ..............................................................................................................................25 Prospects.....................................................................................................................................28 Publipostage..........................................................................................................................43, 44 Publipostage par courrier............................................................................................................44 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................44 R Rappel .........................................................................................................................................30 Restaurer mon dossier................................................................................................................52 S Sauvegarde .................................................................................................................................34 SMS.............................................................................................................................................46 Solvabilité ....................................................................................................................................51 T Tableau de bord ....................................................................................................................32, 37 Tiers.......................................................................................................................................27, 28 U Utilisateurs...................................................................................................................................33 52

1  « Windows® XP »  « Windows® Vista »  « Windows® 7 »  « Windows® 8 »  « Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Avril 2016 Paye (OL Technology) Guide d’installation et d’initiation Ligne PME 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP 4 Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant 5 d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un 6 préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : 7  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». 8 Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu 9 responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. 10 Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 11 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image). Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 12 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le 13 Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). 14 Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 15 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Paye Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est mis à jour régulièrement. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 16 17 Table des matières INSTALLATION.........................................................................................................................21 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................21 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................21 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................23 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................23 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................23 4.3. Messages suite activation..................................................................................................24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................25 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................26 PRISE EN MAIN........................................................................................................................27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................27 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................27 2.2. Les autres options..............................................................................................................27 2.3. La gestion des fenêtres......................................................................................................28 3. COMMENT CREER UN ETABLISSEMENT ?......................................................................28 4. COMMENT CREER UN SALARIE ? ....................................................................................28 4.1. Comment créer un salarié manuellement ?.......................................................................28 Onglet Identité..................................................................................................................29 Onglet contrat ..................................................................................................................29 Onglet paye......................................................................................................................29 Onglet CP / DIF / CPF / RTT ...........................................................................................29 Onglet Absences / CP .....................................................................................................29 Onglet Prévoyance / Assurance ......................................................................................29 Onglet Règlement ............................................................................................................29 Onglet Acompte ...............................................................................................................29 Onglet Bulletins................................................................................................................30 Onglet Déclarations .........................................................................................................30 4.2. Comment créer un salarié par l’assistant ? .......................................................................30 5. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?..................................................................30 5.1. Comment créer une constante ?.......................................................................................30 5.2. Comment créer une variable ?..........................................................................................30 5.3. Comment créer une rubrique ?..........................................................................................31 5.4. Comment créer une table de calcul ? ...............................................................................31 18 5.5. Comment créer une nature de rubrique ?..........................................................................31 5.6. Comment créer une fonction ?...........................................................................................32 5.7. Comment créer un cumul ?................................................................................................32 5.8. Comment créer une grille de variables ?...........................................................................33 5.9. Comment créer une grille de cumuls ? ..............................................................................33 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ? ..................................................................................33 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? ...............................................................................34 7.1. Les actions du bulletin........................................................................................................34 7.2. Les informations modifiables du bulletin............................................................................35 7.3. Le volet de navigation ........................................................................................................35 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE .................................................................35 9. COMMENT SAISIR UN ARRET DE TRAVAIL ?..................................................................36 10. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ?......................................................37 10.1. Comment saisir dans un bulletin ?...................................................................................37 10.2. Comment saisir sur un salarié ? ......................................................................................37 10.3. Comment saisir en masse ? ............................................................................................37 11. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ..........................................38 12. COMMENT GERER LE CPF ? ...........................................................................................39 13. COMMENT GERER LE RTT ? ...........................................................................................39 14. COMMENT GERER LES ACOMPTES ? ...........................................................................40 14.1. Saisie simple ....................................................................................................................40 14.2. Saisie en fiche..................................................................................................................40 14.3. Acomptes périodiques......................................................................................................40 15. COMMENT GERER UN PRET ?........................................................................................40 16. COMMENT FAIRE UNE DUCS ?.......................................................................................41 17. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ?.........................................................................41 17.1. Comment Dévalider les bulletins ? ..................................................................................42 18. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ?......................................................................42 19. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? ......................................................42 19.1. Historique des transferts comptables ..............................................................................43 20. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?........................................................................43 21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................43 22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................44 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............44 23.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................44 23.2. Les utilisateurs .................................................................................................................45 19 23.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................46 LES FONCTIONS AVANCEES ................................................................................................47 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE...............................................................................47 1.1. Message de mise à jour du paramétrage ..........................................................................47 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage ............................................................................47 SI AUCUN AJOUT N’EST APPORTE PAR EBP, L’ONGLET AJOUT EST ABSENT.............48 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES.................................................................48 2.1. Fenêtre de Bienvenue........................................................................................................48 2.2. Filtres..................................................................................................................................48 2.3. Mises à jour........................................................................................................................49 2.4. Contrôle et modification .....................................................................................................49 2.5. Résumé des paramètres....................................................................................................49 2.6. Traitements de la mise à jour.............................................................................................49 3. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................49 4. L’OPEN GUIDE.....................................................................................................................49 5. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................50 6. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES................................................................50 6.1. Comment créer les champs personnalisés ?.....................................................................51 6.2. Comment gérer les champs personnalisés calculés ? ......................................................51 6.3. Définition d’un champ personnalisé calculé ......................................................................51 6.4. Condition de recalcul du champ perso calculé ..................................................................52 7. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? ...........................................................................52 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT..................................................................53 9. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES..........................................................53 10. L’HISTORISATION .............................................................................................................54 11. LES VIREMENTS ...............................................................................................................54 12. REPORTS ON LINE ...........................................................................................................55 12.1. Comment créer et gérer ROL ? .......................................................................................55 12.2. Principe ............................................................................................................................55 12.3. La mise en place des publications...................................................................................55 12.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié......................................................56 12.5. La consultation de votre espace de publication...............................................................57 12.6. L’administration de votre espace de publication..............................................................57 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 14. L’IMPORT DE SALARIES...................................................................................................58 14.1. Comment importer des salariés de EBP paye ?..............................................................58 14.2. Comment importer des salariés depuis un fichier DADS-U ? .........................................58 20 14.3. Comment importer des salariés depuis un fichier d’un autre format ?............................58 15. LA DADS-U .........................................................................................................................59 16. LA GESTIONS DES HONORAIRES ..................................................................................59 16.1. Personnes morales bénéficiaires.....................................................................................60 16.2. Personnes physiques bénéficiaires .................................................................................60 17. LA GESTION DES FINS DE CONTRATS / STC ...............................................................60 18. LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE (DSN)..........................................................60 NOTES .................................................................................. ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits) et Windows 8 (32 bits & 64 bits). Remarque Installation 22 Windows XP, Vista, Windows 7 et Windows 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Paye Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention "Démonstration"… Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel : -Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP. -Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Installation 24 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : -La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. -Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). -Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. -La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. -Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (Déclarer vos déclarations DADS-U, Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne…). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique : -La version du logiciel correspondant à ce code, -Le nombre de postes, -Le nombre de dossiers, -Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …). -Le/les module/s disponibles, -La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. Comment créer mon dossier ? 25 A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Installation 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable, dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences…..  Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes…  Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Prise en main 28 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ETABLISSEMENT ? Pour créer un Etablissement, vous devez accéder à la liste des établissements par le menu Etablissements – Etablissements. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous pourrez renseigner différents onglets :  Onglet informations administratives : permet de saisir les coordonnées de l’établissement, le contact principal, et insérer le logo de l’établissement.  Onglet informations de paye : permet de saisir les informations liées au paiement des salaires, au décalage de paye, au mode de régularisation, à la gestion des matricules…..  Onglet congés payés : permet de renseigner les informations relatives aux congés payés et jours fériés.  Onglet DIF / CPF / RTT : permet de renseigner les informations relatives aux DIF et RTT.  Comptabilité : permet de renseigner le chemin de destination du fichier de transfert comptable.  Onglet taxes : permet d’indiquer si l’établissement est assujetti ou non aux différentes taxes et les assiettes de calcul. Cette version du logiciel vous permet de créer un nombre illimité d’établissements. 4. COMMENT CREER UN SALARIE ? 4.1. Comment créer un salarié manuellement ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Comment créer un salarié ? 29 Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat.  Onglet Identité Dans l’onglet Identité, vous devez renseigner les informations liées à l’état civil, la situation familiale et aux coordonnées de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations.  Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations.  Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations.  Onglet CP / DIF / CPF / RTT Dans l’onglet CP / DIF / CPF / RTT, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés, au DIF, au CPF, au RTT et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences.  Onglet Absences / CP Vous pouvez renseigner ici les absences du salarié. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin.  Onglet Prévoyance / Assurance Dans l’onglet Prévoyance / Assurance, vous devez affecter les salariés aux différents contrats de prévoyance et/ou d’assurance. Ce paramétrage est important pour déclarer les informations dans votre fichier N4DS.  Onglet Règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes.  Onglet Acompte L’onglet acompte permet de paramétrer la génération des acomptes périodiques. Prise en main 30  Onglet Bulletins Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin.  Onglet Déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options de déclaration. 4.2. Comment créer un salarié par l’assistant ? Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible dans le volet des tâches. Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et lancer la création. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche salarié. 5. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? 5.1. Comment créer une constante ? Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ». Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou Plafonds et Smic. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Taux. 5.2. Comment créer une variable ? Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Comment créer un élément de paye ? 31 Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 5.3. Comment créer une rubrique ? Il existe plusieurs types de rubriques :  Les rubriques de brut,  Les rubriques de cotisation,  Les rubriques de net,  Les rubriques de commentaire,  Les rubriques intermédiaires. Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 5.4. Comment créer une table de calcul ? Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles :  Index : à une valeur correspond une autre valeur,  Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,  Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 5.5. Comment créer une nature de rubrique ? Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Prise en main 32 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :  SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)  CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 5.6. Comment créer une fonction ? Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 5.7. Comment créer un cumul ? Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de type « Formules ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît. Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul.  Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles,  Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul,  Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),  Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,  Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné,  Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné. Comment créer un bulletin ? 33  Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. 5.8. Comment créer une grille de variables ? Pour créer une grille de variables, vous devez accéder à la liste des grilles de saisie par le menu Paramètres de paye – Variables – Grilles de saisie mais également à partir des tâches de la liste des variables. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de variables servent à filtrer sur les variables les plus couramment utilisées. Vous pouvez créer autant de grilles de variables que vous le souhaitez. Par exemple, une grille de saisie pour le service administratif, une autre pour le service commercial… Les grilles de variables servent pour la grille de saisie de variables en masse ou bien encore pour des impressions telles que la fiche individuelle ou l’état des variables. 5.9. Comment créer une grille de cumuls ? Pour créer une grille de cumuls, vous devez accéder à la liste des grilles de cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Grilles de cumuls mais également à partir des tâches de la liste des cumuls. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de cumuls servent à filtrer sur les cumuls les plus couramment utilisés. Vous pouvez créer autant de grilles de cumuls que vous le souhaitez. Les grilles de cumuls servent à l’impression du journal de paye. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité chaque fiche. 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ? Pour créer un bulletin, vous avez plusieurs possibilités. 1/ A partir de la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer bulletin / profil: les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer bulletin / précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer bulletin vide : le bulletin sera vide. Prise en main 34 2/ A partir de la préparation des bulletins en masse par le menu Bulletins – Bulletins – Préparation des bulletins. Vous disposez de plusieurs filtres pour vous aider dans votre préparation : établissements, services, profils, salariés. Une fois les filtres sélectionnés, utilisez le menu Préparer les bulletins à partir du volet des tâches. Une fenêtre Préparation des bulletins s’ouvre. Seuls les salariés sélectionnés au préalable apparaissent. Plusieurs actions sont possibles à partir de cette fenêtre : - Voir le salarié (ce bouton est grisé dans le cas d’une multi-sélection), - Modifier la période d’emploi : permet de modifier en masse la période d’emploi des bulletins, - Modifier la date de paiement : permet de modifier en masse la date de paiement des bulletins, - Modifier le moyen de paiement : permet de modifier en masse le moyen de paiement des bulletins. Pour consulter ou modifier les bulletins préparés, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 7.1. Les actions du bulletin  Paye à l’envers : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net.  Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.  Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.  Voir duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors d’un aperçu ou d’une l’impression. Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs).  Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences….  Saisir période : permet d’indiquer une période liée à une ligne de paye. Par exemple, une prime de 13ème mois correspond à une période du 01/01 au 31/12.  Expliquer: permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. l’intérrogation des données de paye 35 7.2. Les informations modifiables du bulletin  La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1.  La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.  Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié.  Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable)  Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive, trimestrielle ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.  Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 7.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :  Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.  Congés payés - RTT / Absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours  Formation (DIF et CPF) : permet de saisir les absences pour formation.  Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin.  Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.  Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.  Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin, vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). EBP Paye Ligne Open Line vous offre la possibilité de dévalider un bulletin sur M-1 sans passer par la déclôture périodique. 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Prise en main 36 Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres. Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Vous pouvez interroger plusieurs éléments de paye en même temps. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples : Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9. COMMENT SAISIR UN ARRET DE TRAVAIL ? Pour créer une fiche arrêt de travail, vous devez accéder à la liste des arrêts de travail par le menu Salariés – Saisie des congés et absences – Arrêts de travail. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Pour compléter la fiche arrêt de travail, utilisez le document complété par le praticien. La cadre indemnisation permet de renseigner, au fur et à mesure, les indemnités perçues par la sécurité sociale. Grâce à la validité vous aurez la possibilité de définir la date de prise en compte pour le calcul du bulletin, pour cela positionnez au bas de votre bulletin la rubrique de net «GINDSSNETTE ». Comment saisir des congés et absences ? 37 Lorsque la fiche arrêt de travail est complètement terminée, vous pouvez alors la passer en état « Terminé » soit directement par la fiche arrêt de travail, soit par le volet des tâches de la liste des arrêts de travail. 10. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? 10.1. Comment saisir dans un bulletin ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. 10.2. Comment saisir sur un salarié ? Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis ouvrir le salarié concerné. Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10.3. Comment saisir en masse ? Pour saisir en masse, vous devez accéder à la grille par le menu Bulletins – Saisie des congés et absences. Vous pouvez saisir des absences par anticipation, jusqu’à 6 mois. Pour mettre une période d’absence sélectionnez le type d’absence, puis pour chaque salarié indiquez les jours concernés par l’absence. Terminez en cliquant sur le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin. Prise en main 38 Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :  Congés,  Embauche CDD,  Embauche CDI,  Portabilité du droit individuel à la formation,  Portabilité de la prévoyance,  Sanctions,  Sortie salarié,  Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Tous les documents sont conservés. Si vous souhaitez les modifier ou bien encore les réimprimer vous le pouvez à partir de la liste des documents administratifs. Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de documents. Pour cela, accédez à la liste des modèles de documents administratifs, ensuite utilisez la tâche Nouveau modèle de document administratif. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Comment gérer le CPF ? 39 12. COMMENT GERER LE CPF ? EBP paye Pro (OL Technology) vous offre la possibilité de gérer le compte personnel de formation (CPF). Pour mettre en place la gestion du CPF, vous devez activer l’option « Gestion du DIF ou CPF » présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / CPF / RTT », et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du CPF en fonction de votre établissement (mois de clôture, gestion des arrondis...) Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du CPF sera automatiquement activée. Pour les salariés créés avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la gestion du CPF sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / CPF / RTT » et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du CPF. L’acquisition se fait à chaque bulletin. Depuis le bulletin est consultable le solde CPF. Une fiche formation a été mise en place. Elle permet notamment d’y indiquer la date de début et de fin, ainsi que le nombre d’heures de formation. Pour créer une fiche formation vous devez accéder au menu Salarié – Saisie des congés et absences – Formations DIF ou CPF. Un état récapitulatif du DIF est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu Salariés – Impressions – Récapitulatif DIF et CPF. 13. COMMENT GERER LE RTT ? EBP paye Ligne Open Line vous offre la possibilité de gérer la Réduction du Temps de Travail (RTT). Pour mettre en place la gestion du RTT, vous devez activer l’option « Gestion des RTT » présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / RTT » , et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du RTT, en fonction de votre établissement (mois de clôture, nombre d’heures par mois) Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du RTT sera automatiquement activée. Pour les salariés crées avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la gestion du RTT sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / RTT » et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du RTT. L’acquisition se fait à chaque bulletin. Le solde RTT est consultable depuis le bulletin. La saisie d’une absence pour RTT se fait comme n’importe quelle autre absence (voir paragraphe comment saisir une absence). Prise en main 40 Un état récapitulatif du RTT est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu Salariés – Impressions – Récapitulatif RTT. 14. COMMENT GERER LES ACOMPTES ? Pour saisir des acomptes, vous disposez de plusieurs possibilités. 14.1. Saisie simple La saisie simple consiste à passer par la saisie de la variable ACOMPTE. Attention, ce mode de saisie ne permet pas le transfert des écritures comptables d’acomptes en comptabilité. 14.2. Saisie en fiche Pour saisir une fiche acompte, vous devez accéder au menu Salariés – Acomptes. La saisie en fiche permet notamment d’indiquer la date de versement, le montant, le moyen de paiement, la banque concernée…. Ce mode de saisie à l’avantage de permettre au gestionnaire de paye de saisir au fur et à mesure qu’il verse des acomptes à ses salariés, sans pour autant préparer son bulletin. Ce mode permet également de faire le transfert des écritures comptables d’acomptes au jour le jour. Lors de la préparation des bulletins les montants d’acomptes saisis par le biais d’une fiche seront automatiquement comptabilisés dans les bulletins (Pour cela, il faut que la rubrique RACOMPTE soit présente) 14.3. Acomptes périodiques La gestion des acomptes périodiques permet d’automatiser chaque mois un montant d’acompte à une date donnée pour un ou plusieurs salariés. Pour mettre en place les acomptes périodiques, il convient d’activer depuis l’onglet « Acompte » de la fiche salarié, l’option « Soumis à un acompte périodique » et d’y indiquer le montant, la période sur laquelle va être générée périodiquement les acomptes, ainsi que le jour. Cette opération est à effectuer salarié par salarié. Chaque mois, vous devez lancer manuellement la génération des acomptes périodiques. Pour ce faire, accédez au menu Salariés – Acomptes – Génération des acomptes périodiques. Une impression est mise à votre disposition par le menu Salariés – Impressions – Acompte. Elle permet d’imprimer la liste de tous les acomptes versés. 15. COMMENT GERER UN PRET ? EBP paye Ligne Open Line vous donne accès à la gestion des prêts. Comment faire une DUCS ? 41 Pour mettre en place un remboursement de prêt accordé au salarié, il faut au préalable créer une fiche prêt. Pour ce faire, accédez au menu Salariés – Prêts. Cette fiche sert notamment à indiquer le montant du prêt alloué, et à définir les échéances de remboursement. Lors du calcul du bulletin, le montant des échéances sera automatiquement repris (Pour cela, il faut que la rubrique RPRET soit présente dans le bulletin). Une impression est mise à disposition par le menu Salariés – Impressions – Prêt. Elle permet d’imprimer la liste de tous les prêts octroyés. 16. COMMENT FAIRE UNE DUCS ? EBP paye PRO (OL Technology) vous offre la possibilité d’effectuer une DUCS à destination des URSSAF et des caisses de Retraite / Prévoyance. Pour effectuer une DUCS, accédez au menu Déclarations – DUCS – Toutes les DUCS. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous accédez à l’assistant de préparation DUCS. Vous aurez à sélectionner :  Le type de DUCS,  Le ou les établissements,  La période de la déclaration,  Le ou les organismes,  Le mode de paiement. Après avoir renseigné ces informations, vous aurez la possibilité soit de générer un fichier EDI, soit d’imprimer un état préparatoire de la DUCS. Si vous faîtes le choix de générer un fichier EDI, un éditeur s’ouvre et présente les données du fichier. Vous avez alors la possibilité de contrôler et modifier les données si nécessaire. Puis une fois le fichier vérifié et/ou corrigé vous pourrez l’envoyer à votre organisme en cliquant sur le bouton Déclarer le fichier DUCS EDI. Si vous faîtes le choix d’imprimer un état préparatoire vous devez cocher l’option Faire une déclaration papier et imprimer par le menu Fichier – Imprimer. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant DUCS pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 17. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin : Prise en main 42  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 17.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « Validé ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 18. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Opérations / Clôture / Clôture périodique. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, Comment clôturer un exercice ? 43 - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir le type des écritures à transférer : de salaires, de règlements, d’acomptes ou de provisions de congés payés mensuelles, ainsi que le statut des bulletins à prendre en compte : validés ou non validés. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualiser. 19.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 20. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Opérations / Clôture / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Prise en main 44 Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Remarque A chaque fermeture du logiciel, une sauvegarde vous sera proposée. 22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 23.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 45 A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 23.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la paye en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve d’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Prise en main 46 23.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. La mise à jour du paramétrage 47 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Assistance de Paye – Mettre à jour le paramétrage. 1.1. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 3 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard - Détail des mises à jour. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage ». Si vous choisissez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Assistance de paye – Mettre à jour le paramétrage. 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les Les fonctions avancées 48 récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendra la perte de vos modifications. Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. SI AUCUN AJOUT N’EST APPORTE PAR EBP, L’ONGLET AJOUT EST ABSENT. 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistance de paye – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour. 2.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour. 2.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont :  un intervalle d'établissement,  un intervalle de salariés,  un intervalle de natures d’emplois,  un intervalle de dates d’entrées dans le contrat,  un statut de présence  un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Le tableau de bord 49 2.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 2.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 2.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer. 2.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de mise à jour des salariés. 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ;  Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés.  Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 4. L’OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Salariés, Bulletins, Etablissements, Déclarations, Opérations, Paramètres de paye et Paramètres. 1. Création d’un Open Guide Les fonctions avancées 50 Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guides système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir / Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche…  Les éléments qui contiennent tout ce qui peut être mis sur Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche ….) des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’open Guide en cours de personnalisation 3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 5. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Bulletins, sur Profils, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. 6. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. La gestion des champs personnalisés 51 6.1. Comment créer les champs personnalisés ? Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Salariés et Etablissements. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l’option « Date d’aujourd’hui par défaut ». 6.2. Comment gérer les champs personnalisés calculés ? Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. A partir du moment où une formule est définie, le champ personnalisé deviendra en lecture seule. 6.3. Définition d’un champ personnalisé calculé Depuis la fenêtre des champs personnalisés, ajouter un champ. Dans les propriétés de droite, la zone « Formule » est disponible. Cette zone est vide par défaut. Pour accéder à l’éditeur, cliquer sur le bouton […] de la propriété. L’écran des formules se divise en 2 zones principales :  A gauche, l’éditeur de formule Il propose une saisie semi-automatique. La combinaison de touches Ctrl + espace permet d’afficher la liste des mots clés disponibles. Cette liste sera restreinte automatiquement au cours de la frappe. Elle apparaît également automatiquement au cours de la frappe. La saisie d’un caractère non alphanumérique valide le mot clé sélectionné.  A droite, une liste hiérarchique Elle présente la totalité du vocabulaire disponible. Un double clic sur une ligne insère le terme à l’endroit où le curseur est positionné dans le champ de saisie. La zone de texte en dessous affiche un texte succinct décrivant le terme sélectionné. Il est possible de créer une formule de calcul en n’utilisant que cette liste. Seules les valeurs littérales doivent être saisies à l’aide du clavier. Exemple de formule Salarie.Heures_mensuelles*Salarie.Salaire_horaire Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Les fonctions avancées 52 Exemple Si l’utilisateur tente de valider la formule suivante : (Salarie.Heures_mensuelles*Salarie.Salaire_horaire Un message d’information s’affiche : Informations Erreur de syntaxe à la ligne 1 : ‘()’ Il manque une parenthèse fermante Une formule de calcul peut contenir des commentaires. 6.4. Condition de recalcul du champ perso calculé Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (c'est-à-dire présente dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton Actualiser les champs personnalisés calculés. 7. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. 1. Paramétrage du certificat dans Open Line La communication entreprise expert 53 A partir du menu Paramètres – Société – Général – Impression et export, vous devez cliquer sur « Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et cliquez sur Ok. Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres – Société se ferme. 2. Premier envoi par email d’un document PDF signé Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». 3. Réception d’un PDF signé chez un tiers Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signé. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 9. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul. Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit :  sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche,  lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. Les fonctions avancées 54 Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul. 10. L’HISTORISATION L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment :  les différents taux et plafonds,  les définitions des cumuls,  les définitions des rubriques,  les définitions des variables,  les définitions des tables de calcul,  les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation il est possible :  de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin même pour un bulletin validé,  de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin même pour un bulletin validé,  de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin même pour un bulletin validé. 11. LES VIREMENTS Le logiciel vous permet de générer des fichiers de virements aux normes CFONB ou SEPA que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements. Plusieurs types de virements sont mis à votre disposition : - Virements des salaires, - Virements des acomptes. Pour compléter la fiche, Vous devrez notamment, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, Reports on line 55 - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. 12. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 12.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 12.2. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels sont à retenir :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 12.3. La mise en place des publications Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents,  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes,  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Les fonctions avancées 56 Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 12.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. Assistant de création de modèle de document 57 12.5. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus. 12.6. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés,  Voir les comptes,  Supprimer les publications,  Supprimer des documents,  Mise à jour des publications sur le site ROL. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du modèle de base de bulletin,  Choix du style du bulletin, Les fonctions avancées 58  Choix des données présentes dans l'entête du bulletin,  Choix des données présentes dans le corps du bulletin,  Choix des données présentes dans le pied du bulletin,  Choix du nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 14. L’IMPORT DE SALARIES Le logiciel de paye OL Technology propose plusieurs types d’import de salariés. 14.1. Comment importer des salariés de EBP paye ? Pour importer des salariés en provenance de EBP Paye, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import des salariés issus de EBP Paye V16 ou supérieure. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Le fichier à importer doit obligatoirement avoir une extension .SAL. L’import se fait en automatique de façon simple et très rapide. 14.2. Comment importer des salariés depuis un fichier DADSU ? Pour importer des salariés en provenance d’un fichier DADS-U, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import des salariés issus d’un fichier N4DS. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Pour les champs, où des difficultés sont rencontrées à les importer, des questions vous seront posées afin de permettre leur récupération. 14.3. Comment importer des salariés depuis un fichier d’un autre format ? Pour importer des salariés en provenance d’un fichier d’un autre format, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import paramétrable. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Pour réaliser cet import il convient d’associer les champs du fichier source avec la colonne correspondante. La DADS-U 59 15. LA DADS-U Afin de répondre aux obligations déclaratives, EBP paye Ligne Open line vous offre la possibilité de produire des fichiers DADS-U à la norme en vigueur (actuellement la norme 4DS) et vous permet de transmettre par voie dématérialisée vos données. Plusieurs types de DADS-U sont possibles : - DADS-U Complète : Déclaration destinée aux partenaires TDS, aux institutions de retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux sociétés d'assurances, - DADS-U TDS : Déclaration destinée aux partenaires TDS uniquement. C'est une déclaration complète sans les données relatives aux institutions de retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux sociétés d'assurances, - DADS-U IRC : Déclaration destinée aux institutions de retraite complémentaire relevant de l'AGIRC-ARRCO, - DADS-U IP/Mutuelles/Assurance : Déclaration destinée aux institutions de prévoyance et / ou aux mutuelles et / ou aux sociétés d'assurances, - DADS-U CI-BTP : Déclaration destinée aux caisses de congés payés, - DADS-U Honoraires : Déclaration contenant que les honoraires versés, - Attestation Employeur Dématérialisée : Déclaration permettant d'établir l'attestation d'assurance chômage à destination de Pôle emploi. Pour générer le fichier, accédez au menu Déclarations – N4DS, puis sélectionnez le type de DADS-U souhaité. Complétez la fiche de préparation puis cliquez sur le bouton Préparer. Le fichier généré s’affiche dans l’éditeur. Vous avez la possibilité de contrôler et / ou modifier votre fichier avant de le transmettre aux organismes. Une fois que votre fichier a été vérifié, il ne reste plus qu’à le déclarer et à le transmettre à votre organisme. Pour cela, accédez au menu Déclaration – N4DS, puis depuis la liste des déclarations, sélectionnez le fichier à transmettre et terminez par le bouton Déclarer le fichier disponible depuis le volet des tâches. 16. LA GESTIONS DES HONORAIRES Afin de pouvoir déclarer vos honoraires dans votre fichier DADS-U, une gestion des honoraires a été mise en place. Il est nécessaire de créer des bénéficiaires avant de gérer des honoraires. Ces derniers seront ensuite consultables via les fiches bénéficiaires. Pour les créer, accédez au menu Etablissements – Honoraires. Deux types de bénéficiaires sont proposés :  Personnes morales  Personnes physiques Les fonctions avancées 60 L'onglet "Tous" permet de visualiser tous vos bénéficiaires qu'ils soient "Personnes morales" ou "Personnes physiques". 16.1. Personnes morales bénéficiaires Pour ajouter un bénéficiaire personne morale, plusieurs possibilités :  Bouton Ajouter  Menu contextuel (clic droit) + Ajouter  La touche Inser Une fois la nouvelle fiche ouverte renseignez les champs de la fiche bénéficiaire. L’onglet honoraire permet de visualiser les honoraires saisis pour le bénéficiaire en question. 16.2. Personnes physiques bénéficiaires Pour ajouter un bénéficiaire personne physique, plusieurs possibilités :  Bouton Ajouter  Menu contextuel (clic droit) + Ajouter  La touche Inser Une fois la nouvelle fiche ouverte renseignez les champs de la fiche bénéficiaire. L’onglet honoraire permet de visualiser les honoraires saisis pour le bénéficiaire en question. 17. LA GESTION DES FINS DE CONTRATS / STC Pour générer un signalement DSN de fin de contrat de travail, vous devez préalablement avoir renseigné une fiche Fin de contrat / STC (Solde de tout compte). Pour créer une Fin de contrat / STC, vous devez accéder au menu Bulletins – Fins de contrats / STC. Plusieurs champs seront à renseigner comme la date du dernier jour travaillé et payé, le motif de sortie, la date de sortie, les dates de préavis…… Toutes les informations renseignées dans cette fiche seront ensuite automatiquement récupérées dans signalement DSN de fin de contrat de travail. 18. LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE (DSN) Afin de répondre aux obligations déclaratives, EBP Paye Ligne (OL Technology) vous offre la possibilité de produire des fichiers DSN à la norme en vigueur (actuellement la norme NEODeS). Plusieurs types de DSN sont possibles : La Déclaration Sociale Nominative (DSN) 61 - DSN mensuelle: Déclaration mensuelle destinée aux partenaires TDS, aux institutions de retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux sociétés d'assurances, - DSN Reprise d’historique: elle sert uniquement les besoins de constitutions d’historique correspondant au remplacement des DSIJ et des AED, des formalités relatives aux services des demandeurs d’emploi et exclue toute autre utilisation, - Signalement Arrêt de travail: permet de reconstituer une attestation de salaire permettant le versement des indemnités journalières au salarié en cas d’arrêt du salarié pour maladie non professionnelle, maternité, paternité ou adoption. - Signalement Fin du contrat de travail: permet de reconstituer une attestation employeur destinée à l’organisme Pôle emploi. - Signalement Reprise suite à arrêt de travail: permet de déclarer la reprise anticipée suite à un arrêt de travail. Pour générer le fichier, accédez au menu Déclarations – DSN, puis sélectionnez le type de DSN souhaité. Complétez la fiche de préparation puis cliquez sur le bouton Préparer. Le fichier préparé s’affiche dans l’éditeur. Vous avez la possibilité de contrôler et / ou modifier votre fichier avant de le transmettre aux organismes. Une fois que votre fichier a été vérifié, il ne reste plus qu’à le déclarer en cliquant sur le bouton Déclarer le fichier et à le déposer sur un portail de télédéclaration. 62 Index A Accès au service technique ........................................................................................................21 Assistant de mise à jour des salariés..........................................................................................48 C Champs personnalisés................................................................................................................50 Clôture annuelle ..........................................................................................................................43 Clôture périodique.......................................................................................................................42 Code d'activation.........................................................................................................................23 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................53 Configuration minimale ...............................................................................................................21 Création d’un cumul ....................................................................................................................32 Création d’une constante ............................................................................................................30 Création d’une fonction ...............................................................................................................32 Création d’une nature de rubrique ..............................................................................................31 Création d’une rubrique...............................................................................................................31 Création d’une table de calcul.....................................................................................................31 Création d’une variable ...............................................................................................................30 Création de dossier .....................................................................................................................25 D Dévalidation des bulletins ...........................................................................................................42 Documents administratifs............................................................................................................38 Droits utilisateurs.........................................................................................................................46 DUCS ..........................................................................................................................................41 Duplicata de bulletin....................................................................................................................34 E Ecran de travail ...........................................................................................................................26 Etablissements ............................................................................................................................28 G Gestion des acomptes ................................................................................................................40 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................28 Gestion des prêts ........................................................................................................................40 Gestion des RTT .........................................................................................................................39 Gestion du DIF ............................................................................................................................39 Gestions des acomptes périodiques...........................................................................................40 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................45 63 H Honoraires bénéficiaires .............................................................................................................60 I Import de salariés depuis EBP Paye ..........................................................................................58 Import de salariés depuis un fichier DADS-U .............................................................................58 Import paramétrable....................................................................................................................58 Initialisation du dossier................................................................................................................27 Installation ...................................................................................................................................22 L L’Attestation Employeur Dématérialisée.....................................................................................59 L’historisation ..............................................................................................................................54 L’interrogation des données de paye..........................................................................................35 La DADS-U............................................................................................................................59, 60 La DADS-U CI-BTP.....................................................................................................................59 La DADS-U Complète .................................................................................................................59 La DADS-U Honoraires...............................................................................................................59 La DADS-U IP/Mutuelles/Assurances.........................................................................................59 La DADS-U IRC ..........................................................................................................................59 La DADS-U TDS .........................................................................................................................59 La gestion des soldes de tout compte ........................................................................................60 Lancement du logiciel .................................................................................................................23 Les favoris ...................................................................................................................................50 Les gestion des honoraires .........................................................................................................59 Lier un dossier d'une autre application .......................................................................................44 M Mise à jour du paramétrage ........................................................................................................48 Modèle.........................................................................................................................................57 Mot de passe...............................................................................................................................27 O Open Guide .................................................................................................................................49 Options du dossier ......................................................................................................................27 Ouverture de l'application ...........................................................................................................27 P Paye inversée..............................................................................................................................34 PDF Signé ...................................................................................................................................52 Préparation des bulletins.............................................................................................................33 R Reports On Line ..........................................................................................................................55 64 S Saisie des congés et absences ..................................................................................................35 Saisie des variables ....................................................................................................................35 Saisie semi-automatique des formules .......................................................................................53 Salarié ...................................................................................................................................28, 30 Sauvegarde .................................................................................................................................43 Statut de bulletin..........................................................................................................................35 T Tableau de bord ..........................................................................................................................49 Transfert comptable ....................................................................................................................42 U Utilisateurs...................................................................................................................................45 V Validation des bulletins ...............................................................................................................41 Virements ....................................................................................................................................54

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Gestion commerciale Module Point de vente Guide d’installation et d’initiation Guide d’installation et d’initiation Ligne PME Open Line 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. 12 Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 13 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Module Point de vente et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................21 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................21 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................21 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................23 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................23 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................23 4.3. Messages suite activation..................................................................................................24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................25 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................26 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................27 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................27 2.2. Les options spécifiques Point de vente .............................................................................28 2.3. Les autres options..............................................................................................................29 2.4. La gestion des fenêtres......................................................................................................29 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................30 4. COMMENT CREER UN TIERS ?.........................................................................................31 4.1. Création d’un client ............................................................................................................31 4.2. Création d’un fournisseur...................................................................................................31 4.3. Création d’un contact .........................................................................................................31 5. COMMENT CREER LES SERIE DE DOCUMENTS ?.........................................................32 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? ..................................................................................32 7. COMMENT CREER LES COFFRE-FORTS ?......................................................................32 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ......................................................32 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?........................................................................33 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? .......................33 10.1. Onglet Mise en page ........................................................................................................34 10.2. Onglet Eléments masqués...............................................................................................34 10.3. Onglet Niveaux.................................................................................................................35 10.4. Les fonctions de la caisse................................................................................................36 16 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? ............................39 11.1. L’ouverture de caisse .......................................................................................................39 11.2. La clôture de caisse .........................................................................................................40 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?..................................................................................40 12.1. La saisie de type « Tickets »............................................................................................40 12.2. La saisie de type « Avoir»................................................................................................40 12.3. La saisie de type « Commande» et « Bon de livraison » ................................................41 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................42 13.1. La gestion du tiroir-caisse ................................................................................................42 13.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................42 13.3. La gestion d’un TPE.........................................................................................................42 13.4. La gestion du rendu-monnaie ..........................................................................................42 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? .....................................43 14.1. Les documents de ventes ................................................................................................43 14.2. Les règlements.................................................................................................................43 14.3. Les remises en banque....................................................................................................43 14.4. Les Mouvements de caisse .............................................................................................43 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ..................................................................................44 14.6. X et Z de caisse ...............................................................................................................44 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................44 15.1. Comment saisir un devis ?...............................................................................................44 15.2. Comment créer une commande ? ...................................................................................46 15.3. Comment livrer une commande ?....................................................................................47 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? .........................................................48 15.5. Comment créer une facture ? ..........................................................................................48 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? .............................................49 16.1. Facturation par copie .......................................................................................................49 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison........................................................49 16.3. Génération des factures périodiques...............................................................................49 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? .................................................................................49 17.1. Comment créer une commande ? ...................................................................................50 17.2. Comment réceptionner une commande ? .......................................................................50 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.....................................................................50 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?................51 18.1. Transfert ...........................................................................................................................51 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ...........................................................51 18.3. Regroupement .................................................................................................................51 18.4. Duplication........................................................................................................................51 18.5. Dupliquer en.....................................................................................................................51 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?..................................................52 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? ..52 20.1. Comment saisir un acompte ? .........................................................................................52 20.2. Comment saisir un règlement ?.......................................................................................52 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? .................................................................53 17 20.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?...................................53 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? ..........................................................54 21. COMMENT GERER LES STOCKS ?.................................................................................55 21.1. Comment saisir un inventaire ? .......................................................................................55 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ...............................................................56 21.3. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ?.......................56 21.4. Comment créer des ordres/bons de transfert ?...............................................................56 21.5. Comment réaliser un réapprovisionnement ?..................................................................57 21.6. Comment visualiser les mouvements de stock ? ............................................................57 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................57 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................58 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................59 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................59 26. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................59 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................60 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................60 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................61 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............61 30.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................61 30.2. Les utilisateurs .................................................................................................................61 30.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................62 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................63 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................63 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................63 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS...................................................................63 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........64 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................65 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES....................................................................................65 7. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT..........................................................................66 8. IMPORT DE DOUCHETTE...................................................................................................66 9. LA GESTION DU MULTI-DEVISES......................................................................................67 10. LA CONTREMARQUE........................................................................................................67 11. LES HISTORIQUES............................................................................................................68 11.1. Historique de la ligne article.............................................................................................68 18 11.2. Historique du document ...................................................................................................69 11.3. Historique des ventes.......................................................................................................69 11.4. Historique des achats.......................................................................................................69 12. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR..........................................................70 13. LES EFFETS DE COMMERCE..........................................................................................70 14. LES ECHEANCIERS ..........................................................................................................71 15. LES RELANCES .................................................................................................................72 16. LES REGLEMENTS IMPAYES ..........................................................................................73 16.1. Les règlements et remises en banques...........................................................................73 16.2. Les échéances .................................................................................................................73 17. AUTO-LIQUIDATION ..........................................................................................................73 18. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................74 19. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ....................................................................................74 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................74 21. LA GESTION DES COMMISSIONS...................................................................................74 22. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................75 23. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ..............................................................75 23.1. Les ressources.................................................................................................................75 23.2. Le planning.......................................................................................................................75 23.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line..................................................75 24. LA GESTION DE LA DEB/DES ..........................................................................................76 25. LA GESTION DU E-COMMERCE ......................................................................................77 26. LE PUBLIPOSTAGE...........................................................................................................77 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................78 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES..................................79 29. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR .............................................................................80 30. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................80 31. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................81 32. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.........................................81 33. LA GESTION DE LA FIDELITE ..................................................................................82 34. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION........83 34.1 La gestion des chèques – cadeaux ..................................................................................83 34.2 La gestion des coupons de réduction ...............................................................................83 19 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES .................................................................84 LES MODULES ........................................................................................................................85 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ..................................................................85 2. LA GESTION DES AFFAIRES .............................................................................................86 3. LA GESTION DES GAMMES...............................................................................................87 4. LA GESTION DE LA MAINTENANCE / SAV .......................................................................88 INDEX........................................................................................................................................90 20 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Gestion commerciale ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option « Activer par internet ». L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. INSTALLATION 24  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le module Point de vente disponible,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas où vous avez déjà autre application Open Line installée et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Sélectionner la fonction disponible Point de vente. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Le module Point de vente permet de gérer un magasin de la création des tickets de caisse en passant par la gestion des ouvertures de caisse et des mouvements de caisse à la clôture de caisse. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. PRISE EN MAIN o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, les lignes article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Comment initialiser mon dossier ? 29 Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroircaisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. Dans la partie Informations à imprimer en pied de ticket, vous avez la possibilité de modifier le texte qui s’affiche à l’impression en pied du ticket. 2.3. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codesbarres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant fruits et légumes poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 31 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. PRISE EN MAIN 5. COMMENT CREER LES SERIE DE DOCUMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé et sélectionner le type « Caisse ». Suite à la sélection de ce type, dans l’onglet « Détail », l’option «Vente » est sélectionnée et non modifiable. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. Vous avez la possibilité de sélectionner la famille client qui sera renseignée par défaut lors de la création d’une fiche client à partir du front office. Le dépôt, s’il est renseigné, sera repris dans le ticket. La banque, quand elle est renseignée dans la fiche Caisse, est prioritaire à celle des Paramètres – Société – Règlements. Dans le back office, c’est aussi cette banque qui sera indiquée dans le ticket, onglet « Echéances/Déduction », champ « Banque du dossier ». L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 7. COMMENT CREER LES COFFRE-FORTS ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres fort depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses. 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. Comment créer les utilisateurs ? 33 Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvements de caisse, Coffre-fort, Type de carte de fidélité et Coupons de réduction, avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroircaisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques et Génération des chèques-cadeaux) avec le droit d’autorisation. 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Vous avez la possibilité de modifier l’affichage en fonction du type de document (Avoir, Facture, Commande et Bon de livraison). Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. Dans le paramétrage, sur la partie de droite, vous avez la possibilité d’ajouter une famille d’articles qui permettra si elle est gérée dynamiquement d’afficher automatiquement les articles existant et les prochains liés à cette famille. Pour cela, dans la fiche article, l’option « Ajouter automatiquement dans l’écran de vente » doit être cochée dans l’onglet « Divers ». PRISE EN MAIN Vous avez la possibilité d’afficher sur l’écran soit le code, soit le libellé pour les boutons articles, famille articles et moyens de paiement. Pour cela, vous devez aller dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, et faire votre choix depuis le champ « Texte à afficher sur les boutons associés à l’élément ». 10.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 10.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin d’avoir les n° de série/lot, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et en laissant votre doigt appuyé sur la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Attribuer un n° de série/lot.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. Comment réaliser le Paramétrage de l’écran de vente ? 35 10.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…)  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Commande, Bon de livraison, Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. PRISE EN MAIN 10.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quelques soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou de mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir est ouvert. Comment réaliser le Paramétrage de l’écran de vente ? 37  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur. Cette fonction permet également de calculer les tarifs multi-lignes.  Montant net TTC : Cette fonction permet de saisir le montant TTC de la ligne et de recalculer la quantité à partir de ce montant et du prix unitaire.  Dépôt de stock : Cette fonction permet d’afficher la liste des dépôts afin de sélectionner le dépôt à appliquer sur la ligne article sélectionnée dans le ticket.  Résumé des lignes : Cette fonction permet d’afficher une fenêtre contenant le code article, la description, le dépôt et le code du chèque-cadeau enseigne.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir, Commande et Bon de livraison. Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente. Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par commentaire. Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article. Annuler ligne / Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente en cours.  Transfert de commande : Cette fonction permet de transformer une commande en bon de livraison ou en ticket.  Rappel de commande : Cette fonction permet de rappeler une commande afin de la transférer.  Transfert de bon de livraison : Cette fonction permet de transformer un bon de livraison en ticket.  Rappel de bon de livraison : Cette fonction permet de rappeler un bon de livraison afin de le transférer.  Annuler déduction accordée : Cette fonction permet d’annuler la déduction sélectionnée.  Avantage client… : Ces fonctions permettent d’afficher la liste des avantages clients.  Chèque-cadeau enseigne : Cette fonction permet d’afficher la liste des chèques cadeaux-enseignes.  Coupon de réduction : Cette fonction permet d’afficher la liste des coupons de réduction. Remarque Lors de la personnalisation, il est possible d’ajouter sur les boutons des raccourcis. La touche CTRL est automatiquement renseignée. PRISE EN MAIN  Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont présents. Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés afin d’éviter des ruptures dans la numérotation. Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente. Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001 Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la liste des tickets en attente s’affiche. Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses » est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.  Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous pouvez seulement enregistrer le règlement.  Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression. Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie. Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix d’imprimer un ticket ou une facturette La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.  Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement » avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque : Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ». Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée. Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement continue suivant le type de règlement. Quelques soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un nouveau ticket. La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne Comment gerer l’ouverture et la cloture de caisse ? 39 peut pas être supprimé. En revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé).  Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des précisions sur l’acception du règlement par TPE.  Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client. Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera déduit du montant de l’avoir. Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.  Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs).  N° série lot : Permet de visualiser les n° de série lot après les avoir attribués. La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? 11.1. L’ouverture de caisse L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse, de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée. Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente. L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie Gestion de la caisse . La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :  une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur * quantité) calculé automatiquement et non modifiable. PRISE EN MAIN  un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique. A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché. 11.2. La clôture de caisse La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification. La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ». Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse, vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ». Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée, vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché. Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse, l’impression du Z de caisse est lancée. Remarque Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort référencé sur la fiche caisse. 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ? 12.1. La saisie de type « Tickets » Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :  Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).  depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ». 12.2. La saisie de type « Avoir» Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer un avoir. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Avoir ». Après la saisie de l’avoir, vous pouvez soit terminer le ticket (afin de le déduire sur un prochain ticket) ou le rembourser. Comment saisir les tickets ? 41 12.3. La saisie de type « Commande» et « Bon de livraison » Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer une commande ou un bon de livraison. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Commande » ou « Bon de livraison ». A partir d’une commande, si un règlement est effectué, une facture d’acompte correspondant à ce règlement sera créée dans le back office. Concernant le bon de livraison, il n’est pas possible de saisir de règlement. Remarque Dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, l’option « Regrouper tous les documents qu’ils soient typés Ticket ou non », si est cochée, permet de regrouper les documents même s’il y a une série de document. Vous avez la possibilité d’imprimer un ticket sans prix, pour cela, dans le front office, vous devez cliquer sur le bouton « Imprimer », puis « Imprimer un ticket sans prix ». En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à saisir le détail des pièces et billets. Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées : - la date du jour, - le commercial (si lié à la fiche de utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de commercial - le code et libellé du client par défaut Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte. La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :  Scanner l’article,  Afficher la liste des articles, Remarque Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres / Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multisélection d’articles.  Faire une recherche,  Saisir directement le code article. Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Quantité». Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Prix ». Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €. PRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ? 13.1. La gestion du tiroir-caisse Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée. Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente. 13.2. Imprimante chèque Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche. 13.3. La gestion d’un TPE Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC est envoyé sur le TPE. Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé : Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé. Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celleci, en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. 13.4. La gestion du rendu-monnaie Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendu-monnaie » sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la monnaie avec le montant à rendre. Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroircaisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». Quels sont les traitements dans le Back office ? 43 Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré. Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? 14.1. Les documents de ventes Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office. Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables. Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ». Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la caisse. 14.2. Les règlements Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être modifiées. Les règlements sont typés Point de vente et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé de la caisse. Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a été réalisé pour un montant supérieur au ticket. Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant « Soldée ». Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est sélectionnée. 14.3. Les remises en banque Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option « Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse », le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également. 14.4. Les Mouvements de caisse La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des PRISE EN MAIN espéces, le type de comptabilisation du mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits de caisse). En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables. Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort sélectionné. Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque. 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’un entête contenant le code de la caisse, le code utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non modifiables. L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse. L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA. L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par vendeur/commercial. Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques). 14.6. X et Z de caisse Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée. 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 15.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Comment gérer les ventes dans le Back ? 45 15.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 15.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 15.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 15.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode PRISE EN MAIN de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 15.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler des actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article.  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). 15.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Comment gérer les ventes dans le Back ? 47 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 15.3. Comment livrer une commande ? 15.3.1. Les paramètres A partir des Paramètres - Société- Documents de vente, cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, afin de réaliser la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de désélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. 15.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 15.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. PRISE EN MAIN Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 15.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment créer une facturation périodique ? 49 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 16.1. Facturation par copie Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :  Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 16.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. PRISE EN MAIN Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 17.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 17.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Remarque Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 51 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 18.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 18.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 18.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 18.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. PRISE EN MAIN 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres – Sociétés – Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 20.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 53 Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. 20.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Ensuite, vous pouvez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Remarque Les règlements négatifs des clients sont repris dans les décaissements et les règlements négatifs fournisseurs sont repris dans les remises en banque. PRISE EN MAIN 20.4.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 20.4.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »  Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA », « virement international ». Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Comment gérer les stocks ? 55 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 21.1. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés en stock. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. PRISE EN MAIN De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.3. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.4. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la Comment transférer les éléménts en compta ? 57 quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet « Stock » de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.5. Comment réaliser un réapprovisionnement ? La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. 21.6. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). PRISE EN MAIN Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Tickets, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment sauvegarder mon dossier ? 59 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils-Sauvegarder tous les dossiers). PRISE EN MAIN 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Comment consulter le journal des événements ? 61 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 30.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 30.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. PRISE EN MAIN Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 30.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ». Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour plus de détail sur la gestion et applications des droits sur une fiche groupe utilisateurs et utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 63 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux favoris. Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECOCONTRIBUTION MOBILIER Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. La gestion des frais de port 65 Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 7. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposer la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé Non géré, Facultatif ou Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 8. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 67 9. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur la fiche tiers, le document, les échéances, Les règlements, les banques, les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois), les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. 10. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. LES FONCTIONS AVANCÉES 68 Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 11. LES HISTORIQUES 11.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du document » et la « Quantité de l'article ». Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Les historiques 69 11.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ». Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 11.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 11.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. LES FONCTIONS AVANCÉES 70 12. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également définir le tiers à facturer/facturant, choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception, choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture, dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportezvous à l’aide en ligne (F1). 13. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur)  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Les échéanciers 71 14. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes ainsi que les échéances douteuses et irrécouvrables). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. LES FONCTIONS AVANCÉES 72 15. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. les règlements impayés 73 16. LES REGLEMENTS IMPAYES 16.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 16.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 17. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables. Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable. Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document. LES FONCTIONS AVANCÉES 74 18. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 19. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS. A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 21. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Les statistiques 75 Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 22. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 23. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 23.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches les commerciaux / collaborateurs (permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail) et les familles matériels et les matériels. 23.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). 23.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail. LES FONCTIONS AVANCÉES 76 24. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES), la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) et la nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8, ainsi que le pays d’origine dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .XML » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. La gestion du e-Commerce 77 25. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 26. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. LES FONCTIONS AVANCÉES 78 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. La gestion des alertes et des champs obligatoires 79 Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quel que soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule prédéfinie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton « OK » valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit « locale » (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : - La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire. - La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 80 29. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 30. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’export paramétrable 81 31. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 32. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. LES FONCTIONS AVANCÉES 82 33. LA GESTION DE LA FIDELITE Vous pouvez paramétrer par défaut les durées de validité de la carte et de l’avantage client, le nombre de jours pour le renouvellement avant l’expiration de la carte, dans les Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Fidélité. Vous avez la possibilité de créer des cartes de fidélité de différents types. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Point de vente – Type de carte de fidélité, puis cliquez sur Ajouter. L’onglet Détail se compose des champs suivants : - Le Type : Il permet de choisir le type de calcul de la carte avec les choix suivants : o Chiffre d’affaires : Ce choix permet de cumuler le montant net TTC remisé des lignes articles présents dans l’intervalle de la grille articles pour tous les tickets d’un même client. o Nombre de passages en caisse : Ce choix permet de comptabiliser le nombre de tickets créés pour un même client. o Nombre d’articles achetés : Ce choix permet de comptabiliser le nombre d’articles achetés par le même client. Seules les quantités des articles compris dans l’intervalle de la grille articles sont cumulées. o Nombre de points articles : Ce choix permet de cumuler le nombre de points paramétrés pour chaque article vendu et compris dans l’intervalle de la grille articles. o Nombre de point CA : Ce choix permet de convertir le montant net TTC remisé des lignes articles (articles présents dans l’intervalle de la grille articles) en points et de cumuler ces points. - La Valeur du point : permet de saisir le montant du point, quand le type est sur « Nombre de points CA ». - Les Options : regroupent différents points qui permettent le calcul de la fidélité. - Les Articles (Tous les articles, Article, Famille article, Sous-famille article) La partie Fidélité à appliquer permet de choisir l’avantage client. Soit un pourcentage de remise, soit un article offert (avec le choix sur une famille ou sur un article), soit un bon d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de fidélité. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX et coupons de reduction 83 34. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION 34.1 La gestion des chèques – cadeaux Vous pouvez paramétrer par défaut la durée de validité des chèques-cadeaux, l’impressions et les autres options sur les chèques-cadeaux à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Chèques-cadeaux enseigne. Les chèques-cadeaux sont créés à partir des articles de type Service. Dans la fiche, onglet « Chèques-cadeaux », vous devez cocher Chèque-cadeaux enseigne, puis indiquez une valeur faciale. Dans la partie Historique, vous pouvez créer les chèques-cadeaux, et les activer. Vous avez la possibilité de générer par lot les chèques-cadeaux à partir du menu Opérations – Génération des chèques-cadeaux. L’assistant vous permet de sélectionner l’article « Chèque-cadeau », de saisir le nombre de chèques-cadeaux que vous souhaitez, de l’activer, de saisir une date d’activation et une durée de validité. A partir du front office, vous pouvez vendre les chèques-cadeaux, puis choisir le numéro du chèque-cadeau vendu en cliquant sur le bouton « chèques-cadeaux enseigne ». Dans le front office, vous pourrez effectuer un règlement par chèque-cadeaux, en cliquant sur le bouton Régler, puis Utiliser un chèque-cadeaux enseigne. Toutes ces fonctions sont disponibles à partir de la vue détaillée. 34.2 La gestion des coupons de réduction Vous pouvez imprimer les informations de la société sur les coupons de réduction en cochant l’option à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Coupons de réduction. 34.2.1. La fiche Coupon de réduction Vous avez la possibilité de créer des coupons de réduction à partir du menu Paramètres – point de vente – Coupons de réduction, puis cliquez sur Ajouter. La fiche se compose de différents onglets :  34.2.1.1. Onglet Général Cet onglet contient : - La Période d’impression : Ce champ permet d’indiquer sur quelle période le coupon doit être imprimé. - Le Code tarif : Ce champ permet de sélectionner le tarif des coupons de réduction. - Le Commentaire - La partie Articles déclencheurs : Elle permet de sélectionner les articles qui déclencheront la génération des coupons de réduction.  34.2.1.2. Onglet Coupons émis Dans cet onglet, vous avez la possibilité de saisir le code barre pour les coupons de réduction et de choisir si vous voulez ou pas avoir le même code barre pour tous les coupons. LES FONCTIONS AVANCÉES 84 34.2.2. Utilisation des Coupons de réduction Dans le front office, lors de l’impression du ticket, les coupons de réduction s’imprimeront à la suite. Vous pourrez ensuite les utiliser dans le front office, en cliquant sur le bouton « Coupons de réduction ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des chèques-cadeaux et coupons de réduction. 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. La gestion des numéros de série/lot 85 LES MODULES 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Cette gestion est possible uniquement si le module Série / Lot est activé et que la fonction disponible Série / Lot est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous-ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. LES MODULES 86 Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). 2. LA GESTION DES AFFAIRES Cette gestion est possible uniquement si le module Affaire est activé et si la fonction disponible Affaire est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Tiers (avec une partie Clients et une partie Fournisseurs), Intervenants (avec une partie Commerciaux/collaborateurs et une partie Contacts divers), Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements/Paiements (avec une partie Règlements ventes et une partie Règlements achats) de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. La gestion des gammes 87 L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir et/ou d’ajouter des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondre à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 3. LA GESTION DES GAMMES Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc.), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. LES MODULES 88 La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. Celui-ci permet de : - propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons - personnaliser les vues du tableau croisé - construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier - visualiser les stocks des articles "Détail". Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 4. LA GESTION DE LA MAINTENANCE / SAV Cette gestion est possible uniquement si le module Maintenance/SAV est activé et que la fonction disponible Maintenance/SAV est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Maintenance/SAV) : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Produit client, Frais de déplacement. Puis les options spécifiques à la Maintenance/SAV : options générales, suivi incident, SMS. Et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Frais de déplacement, Type d’évènement. La gestion de Maintenance/SAV vous permet de gérer le Service Après-Vente tel que la gestion de garanties et Extension de garantie, la gestion des incidents, et la consultation de l’historique des incidents et des interventions qui ont lieu sur le Parc de votre client. La gestion de la maintenance / SAV 89 La gestion de Maintenance/SAV vous permet gérer des Contrats de maintenance : - Créer des modèles de contrats de maintenance. - Rédiger des contrats de maintenance à partir de vos modèles de contrats de maintenance à vos clients. - Gérer les étapes commerciales de vos contrats de maintenance - Gérer des compteurs sur vos contrats de maintenance. Plusieurs compteurs vous sont proposés : « Nombre d’évènements », « Nombre de suivis », « Nombre d’heures » et « Manuel ». - Générer des interventions : créer une intervention ponctuelle, planifier et facturer ces interventions selon les conditions de prises en charge de vos contrats de maintenance. - Facturer vos contrats de maintenance via la Facturation périodique. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 90 Index A Accès au service technique ........................................................................................................21 Achats..........................................................................................................................................49 Acompte ......................................................................................................................................52 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................46 Affaires ........................................................................................................................................86 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ...............................................................14 Alertes .........................................................................................................................................79 Analytique....................................................................................................................................74 Archivage.....................................................................................................................................60 Articles...................................................................................................................................28, 30 Assistant de mises à jour ............................................................................................................80 Auto-liquidation............................................................................................................................73 B Barème des commissions ...........................................................................................................74 Barème eco-contribution .............................................................................................................64 BL48 Bon de livraison...........................................................................................................................48 Bon de retour...............................................................................................................................48 BR................................................................................................................................................48 C CFONB........................................................................................................................................54 Champs obligatoires ...................................................................................................................79 Champs personnalisés................................................................................................................78 Chèque - cadeau.........................................................................................................................37 Chèques - cadeaux .....................................................................................................................83 Clients..........................................................................................................................................31 Commande..................................................................................................................................46 Commandes fournisseurs ...........................................................................................................50 Commerciaux ..............................................................................................................................74 Commissions...............................................................................................................................74 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................74 Complétion de commande ..........................................................................................................68 Configuration minimale ...............................................................................................................21 Contact ........................................................................................................................................31 Contremarque .............................................................................................................................67 Corps du devis ............................................................................................................................45 INDEX 91 Coupon de réduction...................................................................................................................37 Coupons de réduction .................................................................................................................83 Création de dossier .....................................................................................................................25 Création de modèle.....................................................................................................................81 D DEB/DES.....................................................................................................................................76 Décaissement..............................................................................................................................53 Devis............................................................................................................................................44 DLC .............................................................................................................................................86 DLUO...........................................................................................................................................86 Documents d’achat......................................................................................................................49 Documents de stock....................................................................................................................55 Documents de vente ...................................................................................................................44 Droits utilisateurs.........................................................................................................................62 Duplication de documents...........................................................................................................51 Dupliquer en ................................................................................................................................51 E Echéances.............................................................................................................................48, 71 Echéancier ..................................................................................................................................71 Eco-contribution ..........................................................................................................................64 Eco-contribution mobilier.............................................................................................................64 e-Commerce................................................................................................................................77 Ecran de travail ...........................................................................................................................26 Effets de commerce ....................................................................................................................70 Escompte de règlement ..............................................................................................................53 Evènements ................................................................................................................................87 Expert Comptable..................................................................................................................29, 74 Export paramétrable....................................................................................................................81 F Facturation périodique ................................................................................................................49 Facture ..................................................................................................................................48, 50 Facture d’acompte.......................................................................................................................52 Favoris.........................................................................................................................................63 Fidélité.........................................................................................................................................82 Fonctionnalités disponibles .........................................................................................................84 Fonctions avancées ....................................................................................................................63 Fournisseurs................................................................................................................................31 Frais de port ................................................................................................................................65 G Gamme........................................................................................................................................87 Gestion des affaires ..............................................................................................................66, 86 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................29 Grilles analytiques .......................................................................................................................74 INDEX 92 H Historique de la ligne.............................................................................................................68, 85 Historique des achats..................................................................................................................69 Historique des ventes..................................................................................................................69 Historique du document ..............................................................................................................69 I Impayés .......................................................................................................................................73 Import de douchette ....................................................................................................................66 Import paramétrable....................................................................................................................80 Impressions ticket........................................................................................................................29 Imprimer ......................................................................................................................................58 Initialisation du dossier................................................................................................................27 Installation ...................................................................................................................................22 Inventaire.....................................................................................................................................55 J Journal des événements .............................................................................................................61 L Lancement du logiciel .................................................................................................................23 Lettre de relance .........................................................................................................................72 Liaison de dossier .......................................................................................................................60 Livrer une commande .................................................................................................................47 M Maintenance / SAV......................................................................................................................88 MAPI............................................................................................................................................52 Modèle.........................................................................................................................................81 Mouvements de stock .................................................................................................................57 Multi emplacement ......................................................................................................................66 Multi-dépôt...................................................................................................................................55 Multi-devises ...............................................................................................................................67 N Numéro de série / lot...................................................................................................................85 Numerotation...............................................................................................................................28 O Options du dossier ......................................................................................................................27 Ouverture de l'application ...........................................................................................................27 P Pied du devis...............................................................................................................................45 Planning.......................................................................................................................................75 Plans analytiques ........................................................................................................................74 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................51 INDEX 93 Postes analytiques ......................................................................................................................74 Promotions ..................................................................................................................................64 Prospects.....................................................................................................................................31 Publipostage................................................................................................................................77 R Réapprovisionnement ...........................................................................................................57, 74 Récéptionner une commande.....................................................................................................50 Règlement ...................................................................................................................................52 Règlement client..........................................................................................................................52 Règlement fournisseur................................................................................................................52 Relances......................................................................................................................................72 Relances devis ............................................................................................................................72 Remise en banque ......................................................................................................................53 Ressources .................................................................................................................................75 Restaurer.....................................................................................................................................59 S Sauvegarde .................................................................................................................................59 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................59 SEPA...........................................................................................................................................54 SMTP...........................................................................................................................................52 Statistiques..................................................................................................................................75 Stocks..........................................................................................................................................55 T Tableau de bord ..........................................................................................................................63 Tableau de bord personnalisable................................................................................................63 Tarif article...................................................................................................................................30 Tarifs............................................................................................................................................63 Taxes...........................................................................................................................................65 Tickets .........................................................................................................................................40 Tiers encaisseur..........................................................................................................................70 Tiers payeur ................................................................................................................................70 Traçabilité....................................................................................................................................85 Transfert comptable ....................................................................................................................57 Transfert de documents ..............................................................................................................51 Transfert des heures ...................................................................................................................75 TVA..............................................................................................................................................27 U Utilisateurs...................................................................................................................................61 V Ventes ...................................................................................................................................40, 44 INDEX 94

1  pour Windows XP  ou Vista  ou 7  ou 8  ou 10 www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Business Plan Guide d’installation et d’initiation Ligne Expert OL 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, 4 interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un 5 préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : 6  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». 7 Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu 8 responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B 9 Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses 12 utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): 13 fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est mis à jour régulièrement. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 16 Table des matières TABLE DES MATIERES ..........................................................................................................16 INSTALLATION ........................................................................................................................18 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................18 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................18 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................20 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................20 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................20 4.3. Messages suite activation..................................................................................................21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................22 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................23 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................24 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................24 1.1. Les coordonnées du dossier..............................................................................................24 1.2. Les paramètres du dossier ................................................................................................24 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ..............................................................24 2.1. Créer une fiche...................................................................................................................24 2.2. Modifier une fiche...............................................................................................................25 2.3. Annuler une modification sur une fiche..............................................................................25 2.4. Supprimer une fiche ...........................................................................................................25 2.5. Les Notes perso .................................................................................................................25 2.6. Les documents associés....................................................................................................26 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?.............................................................................26 3.1. Accès aux Prévisions .........................................................................................................26 3.2. Généralités sur les Prévisions ...........................................................................................26 3.3. Spécificités .........................................................................................................................27 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?...................................................................30 4.1. Les tableaux de résultats ...................................................................................................31 4.2. Les graphiques et les ratios ...............................................................................................31 17 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?................................................................32 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? .............................................................................32 6.1. Elaboration du rapport........................................................................................................32 6.2. Insérer un résultat ou une variable ....................................................................................33 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.................................................................33 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? .....................................34 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ?..............................................................................34 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................36 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................36 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................37 3. REPORTS ON LINE .............................................................................................................37 4. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS .............................................................................37 5. LES RESULTATS COMPARATIFS......................................................................................38 6. LE GRAPHIQUE DYNAMIQUE ............................................................................................38 7. LA GESTION DES HYPOTHESES ......................................................................................39 8. LES AUTRES PREVISIONS.................................................................................................39 9. LA SAISIE RAPIDE...............................................................................................................40 10. LES PRE-OPTIONS............................................................................................................40 11. MES TABLEAUX.................................................................................................................40 12. L’EXPORT/IMPORT DES MODELES ................................................................................41 13. LA GESTION DE L’ANALYTIQUE......................................................................................41 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis:  Par téléphone, au 0 821 61 2000 (0,09€/mn). Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi.  Par email à l’adresse openline.support.fr@ebp.com [intégrer un mailto demandant le numéro de licence] *Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont  • Windows XP® SP3  • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits  • Windows® 7 32 bits et 64 bits  • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits  • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). INSTALLATION 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que l’utilisation du logiciel sera limitée en nombre de donnée et en consultation : 3 prévisions par type de prévision, impossible de consulter un tableau de résultat et l’export et l’impression des résultats seront bloqués. Au-delà, vous devrez saisir votre code d’activation. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel : -Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP. -Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : -La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. -Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Comment Activer Mon logiciel ? 21 -Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. -La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. -Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique : -La version du logiciel correspondant à ce code, -Le nombre de postes, -Le nombre de dossiers, -Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …). -Le/les module/s disponibles, -La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. INSTALLATION 22 Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez saisir les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 23 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder à la liste de vos prévisions ou bien sur le bouton pour créer une fiche PRISE EN MAIN 24 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans consultation des résultats et l’élaboration d’un rapport. 7. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 7.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir 7.2. Les paramètres du dossier Afin de modifier les paramètres de votre dossier saisis lors de la création du dossier, vous pouvez accéder à vos préférences dossier par le menu Paramètres – Mon hypothèse. Certaines fiches de prévisions et les paramètres de celles-ci seront modifiés en fonction de ces nouveaux paramètres, et vous guideront ainsi dans l’élaboration de votre Business Plan. 8. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 8.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre dossier depuis un squelette existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de charges externes, d’Impôts & taxes, de rémunérations des salariés proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la barre de menu, ou bien par le menu contextuel accessible par un clic droit ou encore par le bouton Inser du clavier. PRISE EN MAIN 25 Remplissez alors les principales informations concernant la fiche ajoutée puis, par le bouton Enregistrer que vous trouverez en haut de la fiche, enregistrez les informations saisies. 8.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans la liste des Ventes, par exemple, et en double cliquant sur la fiche que vous souhaitez modifier.  Soit en sélectionnant la fiche souhaitée et en cliquant sur l’action Modifier de la barre de menu en haut de la liste. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Enregistrer, que vous trouverez en haut de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 8.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu Edition+ Annuler qui se trouve dans la barre de menu de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 8.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en haut de la liste. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 8.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Une barre de police Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 26 8.6. Les documents associés Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’un document. Ce document peut être sous forme d’un fichier ou d’une adresse Web. Pour avoir plus de détail sur les documents associés, reportez-vous à l’aide en ligne. 9. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 9.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers)  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits-bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Marchandises, Matières premières, Services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Rémunérations des salariés, Rémunérations du dirigeant, Prélèvement de l’exploitant, Cotisations TNS, Taxes assises sur les salaires) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autres que IS) ;  Etc… 9.2. Généralités sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve en haut, à gauche de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en trois parties : la définition, les options, la grille PRISE EN MAIN 27  La définition permet de renseigner les champs obligatoires à la création ainsi que les informations principales liées à la prévision  la grille, saisissable ou non selon les prévisions, vous permet de saisir ou de consulter les données.  les options, initialisées par défaut avec les valeurs définies à la création de dossier. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisée, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter vos résultats. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 9.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 9.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 9.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec une grille Montant et un onglet Options. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans la partie Définition. L’onglet Montant, de la partie grille, permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances, la grille sera donc entièrement non saisissable. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 9.3.3. Les ventes Trois types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) le type Production (Tous les produits issus de la production réalisés par l’entreprise), et le type Services (Tous les services réalisés par l’entreprise). PRISE EN MAIN 28 Remarque A partir des préférences utilisateurs vous pouvez choisir de visualiser la colonne % évol. A partir de celle-ci, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 9.3.4. Les achats Une prévision d’achat peut-être créée  Soit de manière autonome, à partir de la liste des achats en cliquant sur le bouton Ajouter. Le calcul automatique des stocks ne sera pas disponible,  Soit liée à une vente, en ajoutant une fiche achat depuis la fiche Vente ou bien depuis la fiche Achat, dans le champ Vente associée. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Le calcul automatique des stocks sera alors disponible. Remarque A partir de la colonne % évol, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 9.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années postérieures au premier exercice. 9.3.6. Les charges de personnel Les Rémunérations du personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. Deux types de profils par défaut sont disponibles les Salariés et les Gérants assimilés salariés. PRISE EN MAIN 29 La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. La rémunération du dirigeant est accessible uniquement dans le cadre d’une société avec un dirigeant majoritaire. Cette fiche permet de rendre compte des versements attribués au dirigeant. De manière générale ces charges seront jugées déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Le prélèvement de l’exploitant est accessible uniquement dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il permet de mettre en avant les versements que l’exploitant effectue pour son compte personnel. Les cotisations des travailleurs non-salariés sont utiles dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société avec un dirigeant majoritaire. Il s’agit des cotisations sociales dont l’exploitant ou le dirigeant majoritaire doit s’acquitter lorsqu’il ne dispose pas d’un contrat de travail au sein de l’entreprise. Vous trouverez les prévisions suivantes :  Allocations familiales  Maladie  Retraite  Invalidité-Décés  CSG-CRDS Il vous suffit de renseigner la base de calcul qui doit correspondre à votre résultat N-1, les taux de cotisations sont renseignés par défaut selon la structure de votre entreprise (Régime social, Nombre de salariés). Les taxes assises sur salaires sont calculées automatiquement à partir des rémunérations versées aux salariés. Elles seront inclues dans les résultats si vous les avez sélectionnées lors de la création de dossier. Les autres charges de personnels restent sur le même principe que les autres fiches. 9.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 30 10. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : Les tableaux disponibles Accédez par la barre de menu aux tableaux, graphiques ou ratios disponibles. PRISE EN MAIN 31 10.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 10.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 32 11. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible de récupérer la balance de votre exercice antérieur par le menu Paramètres + Reprise N-1. L’import paramétrable vous permet d’importer une balance sous quelque format que ce soit. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. Certains soldes comptables de votre balance ont un impact sur les années suivantes, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle. Les ventilations suivantes sont donc disponibles.  Les dettes fournisseurs  Les intérêts courus en compte courants  Les remboursements des comptes courants  Les créances clients  Les créances ou dettes d’IS  Les subventions  La TVA  Les PCA ou CCA Pour les éléments acquis ou conclus sur une période antérieure à la date de reprise de l’activité, il est conseillé de créer directement une fiche de prévision (Investissement, Emprunt, Crédit-bail). Ou bien encore de saisir directement les informations dans les fiches existantes comme pour le Stock initial. 12. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à la génération du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis de générer un fichier au format .doc, docx, ou PDF que vous remettrez à vos collaborateurs, investisseurs ou autres 12.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan OL vous met à disposition 2 modèles de rapport, auxquels peuvent s’ajouter vos propres modèles utilisateurs que vous pourrez exporter par la suite. Insérer alors les résultats de votre choix et définissez l’arborescence de vos chapitres. PRISE EN MAIN 33 Créez ensuite votre rapport à l’aide de l’un de ces modèles. Vous pourrez alors y apporter toutes les modifications que vous souhaitez et créer à nouveau un modèle utilisateur à partir de ce rapport. Remarque La mise à jour de la table des matières n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du document final. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour de la table des matières. Une fois votre rapport rédigé, vous pouvez Générer un document final au format doc, docx ou encore PDF, que vous pourrez ensuite imprimer ou transférer par mail à vos collaborateurs. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. 12.2. Insérer un résultat ou une variable Afin de présenter un rapport concluant et d’argumenter vos propos, vous pouvez insérer tous vos tableaux, graphiques ou ratios depuis l’action Insérer un résultat. Ou bien encore ajouter des variables qui vous permettront d’afficher les valeurs issues de vos résultats sans vous préoccupez de la mise à jour des valeurs. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des résultats. Pour avoir plus de détail sur l’insertion des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. PRISE EN MAIN 34 Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 15. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat PRISE EN MAIN 35  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. LES FONCTIONS AVANCEES 36 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 16. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des recettes et dépenses récemment modifiées, pour vous permettre d’accéder rapidement aux prévisions les plus variables.  La liquidité de votre projet : Ce tableau est une version synthétique de vos encaissements et décaissements et votre situation de trésorerie à chaque fin de période.  La rentabilité du projet : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment. Il est accompagné du taux de marge globale.  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 37 17. LA GESTION DES FAVORIS Uniquement disponible en interface « Classique », à partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 18. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 19. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology), dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. LES FONCTIONS AVANCEES 38 Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) vous propose un modèle par défaut de rapport personnalisable. Vous avez également la possibilité de créer vous-même deux autres modèles de rapport destinés, par exemple, à des interlocuteurs différents pour lesquels vous adopterez une présentation différente de votre rapport final. Afin de constituer un dossier percutant, il est possible d’insérer dans votre rapport certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. 20. LES RESULTATS COMPARATIFS EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) vous permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce résultats comparatifs estimé/réalisé. Pour cela, vous devez au préalable avoir importé une balance issue de votre logiciel de comptabilité par le menu Paramètres + Balances Réalisées. Enfin par le menu Résultats + Tableaux Comparatifs, vous aurez accès aux différents résultats comparatifs que vous propose EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). Vous pourrez également comparer vos résultats issus Remarque Dans le cas où votre dossier est lié avec l’application EBP Compta Ligne Expert (OL Technology), il est possible de récupérer la balance directement depuis EBP Business Plan, sans faire d’export au préalable. 21. LE GRAPHIQUE DYNAMIQUE Le graphique dynamique vous permet dans un premier temps de visualiser, de manière graphique, les résultats de votre tableau et dans un second temps de réaliser vos propres graphiques à partir des rubriques du tableau. L’option est disponible depuis la consultation d’un tableau de type statique, sous l’onglet Graphique dynamique. LES FONCTIONS AVANCEES 39 Pour construire votre propre graphique, vous devez cochez l’option Construire un graphique dans la barre de menu du graphique, puis par un clic gauche sélectionnez les rubriques que vous souhaitez représenter graphiquement. 22. LA GESTION DES HYPOTHESES Votre dossier peut contenir jusqu’à 5 hypothèses de travail. Cela vous permet notamment de travail sur un même Business Plan tout en évaluant les différentes opportunités qui s’offrent à vous (un contexte économique favorable ou défavorable, une forme juridique plutôt qu’une autre, un mode d’imposition différent …) Pour cela, il suffit de vous rendre dans le menu Paramètres/ Hypothèses. Vous pouvez alors soit : - Ajouter une nouvelle hypothèse et sélectionner un squelette. Votre hypothèse est alors vierge et vous devez de nouveau saisir l’ensemble de vos prévisions - Dupliquer votre hypothèse de travail grâce un assistant. Vous pourrez à ce montant appliquer une variation des montants par prévision. Vous pourrez ainsi établir des comparatifs à l’aide des tableaux comparatifs et analyser ainsi les écarts selon vos objectifs. 23. LES AUTRES PREVISIONS Afin d’affiner et couvrir l’ensemble des postes de votre entreprise, vous pourrez saisir vos charges ou produits d’exploitations, financiers ou encore exceptionnels. Vous pourrez également saisir vos produits ou charges constatés d’avance, vos provisions ou encore la participation des salarié dans le cadre où la forme juridique et le nombre de salarié l’autorisent. Les menus suivant seront alors disponibles :  Exploitations (Autres produits, Autres charges, Charges à répartir, Productions immobilisées)  Financiers (Produits financiers, Charges Financières, Dividendes)  Exceptionnels (Produits et Charges)  Divers (PCA, CCA, Provisions, Participations des salariés) La saisie de ces prévisions est identique à l’ensemble des prévisions. LES FONCTIONS AVANCEES 40 24. LA SAISIE RAPIDE Afin d’optimiser votre productivité, la saisie rapide est mise à votre disposition. L’action est disponible dans la barre d’outils de chacune des listes de prévisions. La fenêtre vous permet ainsi de saisir en ligne les informations principales de vos prévisions. Les champs sont pour la plupart initialisés grâce aux pré-options. Le reste des informations est saisissable. Vous pourrez ainsi saisir l’ensemble de vos prévisions de ventes ou d’achats, par exemple, en quelque clic. Si vous souhaitez apporter un complément d’information ultérieurement ou bien encore apporter des précisions non disponibles dans la saisie rapide, vos prévisions sont accessibles dans la liste, de la même manière que lorsque vous les créez individuellement. 25. LES PRE-OPTIONS Les pré-options vous offrent la possibilité de définir la valeur par défaut des champs principaux de vos prévisions. Paramétrez par exemple, la saisonnalité, l’échéancier ou encore le taux de TVA applicable à chaque type de prévision. Ainsi, dès lors que vous créez une nouvelle prévision, celle-ci s’initialise avec vos préférences. Cela vous permet d’anticiper une évolution dans la gestion de votre activité, comme un nouveau crédit client ou fournisseurs par exemple. 26. MES TABLEAUX Cet espace vous permet de créer vos propres tableaux. Une première étape de paramétrage vous permet de définir votre présentation, vos rubriques, vos formules … Pour cela vous pouvez vous aider du Plan Comptable de référence disponible ou bien le PCG lorsque vous êtes lié à l’application EBP Compta Open Line. Vous pouvez également vous aider du modèle système disponible ou bien encore des modèles utilisateurs que vous auriez précédemment crées. Vous pouvez ensuite visualiser votre tableau et revenir sur le paramétrage dès que vous le souhaitez. Remarque : Seuls le paramétrage avec les comptes de gestion sont disponibles, c’est-à-dire les comptes de classes « 6 » et « 7 ». LES FONCTIONS AVANCEES 41 27. L’EXPORT/IMPORT DES MODELES L’export et l’import de modèles sont des fonctionnalités disponibles depuis la liste de « Mes tableaux » et des « Modèles utilisateurs » de rapport. Cet outil vous permet de créer vos modèles de tableaux et de rapport dans un dossier et de de les exporter afin de les utiliser dans un autre dossier. Choisissez ainsi la présentation que vous voulez de vos tableaux ainsi que de vos rapports et reproduisez là dans l’intégralité de vos dossiers en quelque clic. Vous exporterez à l’aide de l’assistant l’ensemble de vos modèles puis choisirez à l’import les modèles que vous souhaitez importer dans chaque dossier. 28. LA GESTION DE L’ANALYTIQUE Le logiciel vous permet de gérer vos prévisions analytiques sur plusieurs plans et plusieurs niveaux. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. La création des plans et postes analytiques s’exécute par le menu Paramètres / Champs prévisions Ensuite dans vos prévisions, accédez à la fenêtre ventilation analytique, et saisissez la répartition analytique de votre prévisionnels. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque liste de prévisions, sélectionnez la grille de ventilation désirée et affectez là à vos prévisions à l’aide d’un assistant. INDEX 42 Index A Accès au service technique.....................................................................................................................30 Achats....................................................................................................................................................40 Aide sur EBP Business Plan Classic (OL Technology) ..........................................................................26 Autres prévisions....................................................................................................................................51 C Charges ..................................................................................................................................................40 Code d'activation....................................................................................................................................32 Création de dossier.................................................................................................................................34 D Dates d'exercices....................................................................................................................................34 Dossier...................................................................................................................................................36 Dossier final Généralités ........................................................................................................................................44 Génération.........................................................................................................................................49 E Ecran de travail ......................................................................................................................................35 Export/import des modèles.....................................................................................................................52 Exportation des grilles............................................................................................................................49 F Favoris ...................................................................................................................................................48 Fiche de saisie ........................................................................................................................................36 Fiches Annulation ........................................................................................................................................37 Création.............................................................................................................................................36 Modification......................................................................................................................................37 Suppression.......................................................................................................................................37 Financements .........................................................................................................................................39 G Graphique dynamique ............................................................................................................................50 INDEX 43 Graphiques.............................................................................................................................................43 I Impôts et taxes .......................................................................................................................................41 Impressions Des grilles .........................................................................................................................................49 Dossier..............................................................................................................................................49 Exportations......................................................................................................................................49 Installation .............................................................................................................................................31 L Lancement du logiciel ............................................................................................................................31 Lier un dossier d'une autre application ...................................................................................................45 M Mes tableaux ..........................................................................................................................................52 Multi hypothèses....................................................................................................................................50 P PDF signé...............................................................................................................................................46 Personnels........................................................................................................................................40, 41 Pré-options.............................................................................................................................................52 Prévisions...............................................................................................................................................38 Accéder.............................................................................................................................................38 Achats...............................................................................................................................................40 Autres charges de personnels ............................................................................................................41 Charges .............................................................................................................................................40 Cotisations TNS ................................................................................................................................41 Financements ....................................................................................................................................39 Généralités ........................................................................................................................................38 Impôts et taxes ..................................................................................................................................41 Investissements .................................................................................................................................39 Prélèvement de l’exploitant...............................................................................................................41 Rémunérations des salariés................................................................................................................40 Rémunérations du dirigeant...............................................................................................................40 Subventions d'exploitation.................................................................................................................39 Subventions d'investissements...........................................................................................................39 Taxes assises sur salaires...................................................................................................................41 Ventes...............................................................................................................................................39 R Rapports.................................................................................................................................................44 Ratios.....................................................................................................................................................43 Reports on line .......................................................................................................................................49 Reprendre une entreprise........................................................................................................................43 Reprise de societe...................................................................................................................................43 NOTES 44 Résultats.................................................................................................................................................41 Consultation ......................................................................................................................................41 Exportation........................................................................................................................................49 Graphiques........................................................................................................................................43 Impression.........................................................................................................................................49 Ratios................................................................................................................................................43 Tableaux ...........................................................................................................................................42 Resultats comparatifs .............................................................................................................................50 S Saisie rapide ...........................................................................................................................................51 Sauvegarde.............................................................................................................................................45 Subventions d'exploitation......................................................................................................................39 Subventions d'investissements................................................................................................................39 T Tableau de bord......................................................................................................................................48 TVA.......................................................................................................................................................42 V Ventes....................................................................................................................................................39 NOTES 45 Notes NOTES 46 NOTES 47 NOTES 48

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Devis & Facturation Guide d’installation et d’initiation Classic 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du 7 support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base 8 endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du 9 logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De 12 manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Il est mis à jour régulièrement. Astuce Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ . Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................18 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................18 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................18 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................20 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................20 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................20 4.3. Messages suite activation..................................................................................................21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................22 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................22 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................23 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................23 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................23 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................23 2.2. Les autres options..............................................................................................................24 2.3. Gestion des fenêtres ..........................................................................................................24 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................24 4. COMMENT CREER UN CLIENT ?.......................................................................................25 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?..........................................................................................25 5.1. L'en-tête du devis ...............................................................................................................25 5.2. Le corps..............................................................................................................................26 5.3. Le pied................................................................................................................................26 5.4. Les autres onglets..............................................................................................................26 5.5. Les actions d’un devis........................................................................................................27 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ................................................................................27 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?.........................................28 7.1. Transfert de documents .....................................................................................................28 7.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir .............................................................28 7.3. Regroupement....................................................................................................................28 7.4. Duplication..........................................................................................................................28 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?....................................................29 9. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? ...........................................................................29 16 10. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ................................................................................30 11. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?............................................................................31 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? ..................................................31 12.1. Mentions légales des factures .........................................................................................31 12.2. Taux d’intérêts..................................................................................................................31 13. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................32 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................33 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................33 16. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................34 17. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................34 18. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................34 19. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................35 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................35 21. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............36 21.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................36 21.2. Les utilisateurs .................................................................................................................36 21.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................37 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................38 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................38 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................38 3. L’OPEN GUIDE.....................................................................................................................39 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ..........................................................................39 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................39 6. LE SERVICE A LA PERSONNE...........................................................................................40 7. LES HISTORIQUES..............................................................................................................40 7.1. Historique de la ligne article...............................................................................................40 7.2. Historique du document .....................................................................................................41 7.3. Historique des ventes.........................................................................................................41 8. LES ECHEANCIERS ............................................................................................................42 9. LES RELANCES ...................................................................................................................42 10. AUTO-LIQUIDATION DES VENTES..................................................................................42 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................43 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................43 17 13. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................43 14. LA MISE A JOUR DU TAUX DE TVA.................................................................................43 15. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................44 16. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................44 17. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.........................................45 18. REPORTS ON LINE ...........................................................................................................45 INDEX........................................................................................................................................46 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’ EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Comment activer mon logiciel ? 21 Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. INSTALLATION 22 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner obligatoirement le nom de la base, les coordonnées, les informations administratives (SIRET, NAF) et informations complémentaires de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation Ouverture de l’application 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. PRISE EN MAIN 24  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat ou de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Le bouton « Assistance Online », vous permet d’accéder à un site internet de questions/réponses et de bénéficier d’explications supplémentaires. Pour accéder à cet espace, vous devez disposer d’un service EBP (VIP ou contrat de services EBP). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. Comment créer un client ? 25 4. COMMENT CRÉER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Comment créer un contact ? Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. PRISE EN MAIN 26 5.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 5.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres - Société - Impressions - Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. Comment créer une facture ? 27 5.5. Les actions d’un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de TVA de la fiche article. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 6. COMMENT CRÉER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable. L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ».  Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les documents. PRISE EN MAIN 28 7. COMMENT TRANSFÉRER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? 7.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 7.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Comment envoyer un document par e-mail ? 29 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Société - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email – Documents, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 9. COMMENT ENVOYÉR UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». PRISE EN MAIN 30 Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les PDF signé. 10. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte de vente, onglet « Récapitulatif ». Comment saisir un règlement ? 31 11. COMMENT SAISIR UN RÈGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 12. COMMENT GÉRER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Deux champs ont été ajoutés dans Paramètres – Société – Règlements – Relances afin d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. PRISE EN MAIN 32 13. COMMENT TRANSFÉRER LES ÉLÉMÉNTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres - Société - Options Comptables :  le chemin de destination du fichier de transfert  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,  les comptes auxiliaires. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert en comptabilité. Comment imprimer un document ? 33 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’impression des documents. 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. PRISE EN MAIN 34 16. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. 17. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 18. COMMENT ARCHIVER MES DONNÉES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Comment consulter le journal des événements ? 35 Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nom de l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 19. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la rupture de la numérotation de document,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications. PRISE EN MAIN 36 21. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 21.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 21.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 37 A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 21.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des droits sur une fiche groupe utilisateurs ou utilisateur et pour avoir des exemples d’application des droits. LES FONCTIONS AVANCÉES 38 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux favoris. Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible : - d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. - d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). L’Open Guide 39 3. L’OPEN GUIDE Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez au début des fonctions associées d’une entrée du menu « Open guide… ». Cette entrée permet de visualiser l’enchainement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 4. LA GESTION DE L’ÉCO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches client et dans le pied de l’onglet détail des documents de ventes. LES FONCTIONS AVANCÉES 40 6. LE SERVICE À LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie au quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé.. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 7. LES HISTORIQUES 7.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Les historiques 41 7.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 7.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste. LES FONCTIONS AVANCÉES 42 8. LES ÉCHÉANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Un avoir et une facture peuvent être pointés ensemble. Pour cela, il faut, dans l’échéancier, sélectionner un avoir et une facture, appartenant au même client, et cliquer sur l’option « Pointage entre échéance » dans le volet des tâches. 9. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 10. AUTO-LIQUIDATION DES VENTES Lorsqu’un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. Le dossier pour votre expert comptable 43 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 13. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 14. LA MISE À JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une fiche article est disponible à partir du menu OpérationAssistants de mise à jour. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. LES FONCTIONS AVANCÉES 44 15. L’IMPORT PARAMETRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’import paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, le champ Chemin d’import est accessible. De plus, vous pouvez Renommer le fichier après import (.bak). Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente,…). Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 16. L’EXPORT PARAMÉTRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’export paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, il est possible de modifier le champ Chemin d’export. Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente,…). Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. L’assistant de création de modèle de document 45 17. L’ASSISTANT DE CRÉATION DE MODÈLE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils, Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 18. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. INDEX 46 Index A Accès au service technique ........................................................................................................18 Acompte ......................................................................................................................................30 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................27 Aide sur EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology) .....................................................14 Archivage.....................................................................................................................................34 Articles...................................................................................................................................23, 24 Auto-liquidation............................................................................................................................42 B Barème eco-contribution .............................................................................................................39 C Clients..........................................................................................................................................25 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................43 Configuration minimale ...............................................................................................................18 Contact ........................................................................................................................................25 Corps du devis ............................................................................................................................26 Création de dossier .....................................................................................................................22 Création de modèle.....................................................................................................................45 D Devis............................................................................................................................................25 Droits utilisateurs.........................................................................................................................37 Duplication de documents...........................................................................................................28 E Echéances.............................................................................................................................27, 42 Echéancier ..................................................................................................................................42 Eco-contribution ..........................................................................................................................39 Ecran de travail ...........................................................................................................................22 E-Mail ..........................................................................................................................................29 Expert Comptable..................................................................................................................24, 43 Export paramétrable....................................................................................................................44 F Facture ........................................................................................................................................27 Index 47 Facture d’acompte.......................................................................................................................30 Favoris.........................................................................................................................................38 Fonctions avancées ....................................................................................................................38 Frais de port ................................................................................................................................39 G Gestion des fenêtres ...................................................................................................................24 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................36 H Historique de la ligne...................................................................................................................40 Historique des ventes..................................................................................................................41 Historique du document ..............................................................................................................41 I Import paramétrable....................................................................................................................44 Imprimer ......................................................................................................................................33 Initialisation du dossier................................................................................................................23 Installation ...................................................................................................................................19 J Journal des événements .............................................................................................................35 L Lancement du logiciel .................................................................................................................20 Liaison de dossiers......................................................................................................................35 M MAPI............................................................................................................................................29 Mise à jour du taux de TVA.........................................................................................................43 Modèle.........................................................................................................................................45 Mot de passe...............................................................................................................................24 N Nouveau devis.............................................................................................................................25 Nouvelle Facture .........................................................................................................................27 Numerotation...............................................................................................................................23 O Open Guide .................................................................................................................................39 Options du dossier ......................................................................................................................23 Ouverture de l'application ...........................................................................................................23 P PDF Signé ...................................................................................................................................29 Pied de devis...............................................................................................................................26 INDEX 48 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................28 Prospects.....................................................................................................................................25 R Règlement ...................................................................................................................................31 Regroupement de devis ..............................................................................................................28 Relances......................................................................................................................................42 Relances devis ............................................................................................................................42 Reports On Line ..........................................................................................................................45 Restaurer.....................................................................................................................................34 Retards de paiements .................................................................................................................31 ROL .............................................................................................................................................45 S Sauvegarde .................................................................................................................................33 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................34 Service à la personne .................................................................................................................40 SMTP...........................................................................................................................................29 Statistiques..................................................................................................................................43 T Tableau de bord ..........................................................................................................................38 Tarif article...................................................................................................................................24 Taux d'intérêt...............................................................................................................................31 Transfert comptable ....................................................................................................................32 Transfert de documents ..............................................................................................................28 TVA..............................................................................................................................................23 U Utilisateurs...................................................................................................................................36

1  « Windows® XP »  «Windows® Vista »  «Windows® 7 »  «Windows® 8 »  «Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 CRM Guide d’installation et d’initiation PRO 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se 7 faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. 8 Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 10 v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est régulièrement mis à jour. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? .......................................................... 22 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE............................................................................. 26 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?................................................................. 27 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? ............................................................ 28 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? .............................................................. 28 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 29 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 29 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ?.......................................................... 30 7.1. Création d’une activité ................................................................................. 30 7.2. Rappel......................................................................................................... 30 7.3. Suivre une activité ....................................................................................... 30 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ?.................................................................. 31 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?................................................ 31 9.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 31 9.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 32 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 32 16 10.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 33 10.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 33 10.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 34 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 35 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 37 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 37 3. OPEN GUIDE................................................................................................. 38 3.1. Création d’un Open Guide........................................................................... 38 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................ 38 La fenêtre de personnalisation contient : ............................................................ 38 3.3. Enregistrement de l’Open Guide.................................................................. 38 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ?.............................. 38 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?....................................................... 39 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 39 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?................................................ 39 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 39 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 39 8.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 40 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ?...................................................... 40 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ?............................... 41 10.1. Comment créer une campagne ? .............................................................. 41 10.2. Comment préparer une campagne ? ......................................................... 41 10.3. Comment suivre une campagne ? ............................................................. 42 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?.............................................. 43 11.1. Publipostage par courrier........................................................................... 44 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)........................................................... 44 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE.................................................. 45 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? ............................................................... 45 13.1. Créer un devis ........................................................................................... 45 13.2. Les actions du devis .................................................................................. 46 17 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? ................................................ 46 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? .............................................................. 46 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ?............................................................. 46 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?.................................................... 46 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ........................... 47 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? .......................... 48 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS......................................................... 49 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR.......................................................... 49 21.1. Des pistes ................................................................................................. 49 21.2. Des contacts.............................................................................................. 49 21.3. Des comptes ............................................................................................. 50 21.4. Des activités.............................................................................................. 50 22. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES.................. 50 22.1. Duplication de fiche ................................................................................... 50 22.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 51 23. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 51 23.1. La solvabilité.............................................................................................. 51 23.2. La géolocalisation...................................................................................... 52 24. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 52 INDEX................................................................................................................ 53 INSTALLATION 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produit pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur j’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur. - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre : cliquez sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : Comment crÉer mon dossier ? 22  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement.  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : INSTALLATION 23 o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Écran de travail 24 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4 PRISE EN MAIN 25 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. Écran de démarrage 26 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … PRISE EN MAIN 27 - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Écran de démarrage. 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page Erreur ! Signet non défini. de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. Comment créer un contact ? 28 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. PRISE EN MAIN 29 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Collaborateur s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Comment créer les activités ? 30 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 7.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax, sms et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 7.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 7.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. PRISE EN MAIN 31 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ? L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :  En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).  En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.  En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :  Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.  Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 9.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 32 9.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 39). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité (cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installée et activée sur le même poste). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 33 10.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 10.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Comment sauvegarder mon dossier ? 34 10.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 35 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. LES FONCTIONS AVANCÉES 37 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM PRO (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Actions, sur Agenda, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Open Guide 38 3. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers, Actions, Opérations et Paramètres. 3.1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 3.2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….  Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’Open guide en cours de personnalisation Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. 3.3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide. 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ? Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres - Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité et Collaborateur. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. LES FONCTIONS AVANCÉES 39 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Comment traiter mes activités ? 40 Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 8.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos événements en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ? Vous pouvez traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. Dès que l’activité a le statut Terminé vous pourrez passer à la suivante. LES FONCTIONS AVANCÉES 41 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ? 10.1. Comment créer une campagne ? Vous trouverez la définition de la campagne page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». 10.2. Comment préparer une campagne ? 10.2.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. Comment gérer une campagne marketing ? 42 10.2.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 10.2.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 10.3. Comment suivre une campagne ? 10.3.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 10.3.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; LES FONCTIONS AVANCÉES 43 - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 10.3.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 10.3.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une activité de type Courrier (sortant) ou Email (sortant) sera générée pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou désactiver l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. Comment utiliser le publipostage ? 44 11.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. LES FONCTIONS AVANCÉES 45 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE Vous pouvez importer vos e-mails depuis votre Microsoft Office Outlook (2007 ou 2010) dans votre CRM.  Dans les Paramètres –Société – Récupération d’e-mails, vous pouvez ajouter les adresses e-mails utilisées dans Microsoft Office Outlook, afin de déterminer l’expéditeur lors de la récupération de l’e-mail.  Dans les Outils – Options – Complément Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de cocher ou décocher une option qui permet la création d’activités à partir d’e-mails dans Microsoft Office Outlook. Après installation de votre logiciel CRM, lors de la prochaine ouverture de Microsoft Office Outlook, une fenêtre d’installation d’un module complémentaire s’affiche (EBP CRM), après installation de ce dernier :  Dans Microsoft Office Outlook 2007, un menu EBP CRM est disponible ;  Dans Microsoft Office Outlook 2010, dans l’onglet Complément : EBP CRM apparait. Pour créer une activité dans votre CRM, il vous suffit de sélectionner votre email puis l’option Créer une activité dans EBP CRM depuis Microsoft Office Outlook. L’activité créée dans votre CRM sera :  De type E-mail Sortant ou Entrant (en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur renseignée dans les paramètres de la société) ;  Dans l’onglet Corps de l’e-mail il est repris : o Le sujet de l’e-mail ; o Le corps de l’e-mail.  La pièce jointe de l’e-mail est enregistrée dans l’onglet Documents associés. 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. 13.1. Créer un devis Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. (Ce devis est le devis de la Gestion Commercial) Comment visualiser les articles ? 46 13.2. Les actions du devis Depuis le devis, vous pouvez ajouter une nouvelle opportunité ou associer une opportunité existante. Le montant du devis sera reporté dans le montant estimé de votre opportunité. 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? Les articles sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ? L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :  Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.  Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. LES FONCTIONS AVANCÉES 47 Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé. 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels  Opportunités Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, Comment réaliser un export paramétrable ? 48  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Opportunités  Cibles de campagnes Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. LES FONCTIONS AVANCÉES 49 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR 21.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. Actions pratiques communes à toutes les fiches 50 21.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 22. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES 22.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :  Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. LES FONCTIONS AVANCÉES 51  Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 22.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 23. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 23.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. Comment restaurer mon dossier ? 52 23.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 24. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 53 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................19 Actions.........................................................................................................................................30 Actions contextuelles ..................................................................................................................24 Activités .......................................................................................................................... 25, 27, 31 Agenda ........................................................................................................................................27 Archivage.....................................................................................................................................51 Articles.........................................................................................................................................46 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................50 Comptes .................................................................................................................................50 Contacts..................................................................................................................................49 Pistes ......................................................................................................................................49 B Barre de navigation .....................................................................................................................24 Barre de statut.............................................................................................................................24 C Campagnes Activités ............................................................................................................................42, 43 Ciblage....................................................................................................................................41 Coûts.......................................................................................................................................42 Fiche .......................................................................................................................... 27, 40, 41 Modèles ..................................................................................................................................42 Opportunités de ventes ....................................................................................................42, 43 Statistiques .............................................................................................................................43 Vérifier les cibles ....................................................................................................................41 Champs personnalisés................................................................................................................38 Clients..........................................................................................................................................28 Collaborateurs .............................................................................................................................29 Comptes Clients.....................................................................................................................................25 Fournisseurs ...........................................................................................................................39 Comptes clients...........................................................................................................................28 Comptes Clients ..........................................................................................................................26 Comptes prospects .....................................................................................................................28 Configuration minimale ...............................................................................................................19 Contacts ......................................................................................................................... 25, 26, 28 Conversion ..................................................................................................................................39 54 Création de dossier .....................................................................................................................22 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................27 Désarchivage ..............................................................................................................................51 Devis............................................................................................................................................45 Documents associés ...................................................................................................................49 Droits utilisateurs.........................................................................................................................34 Duplication...................................................................................................................................50 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................26 ÉCRAN de travail ........................................................................................................................24 E-mailing......................................................................................................................................44 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................46 Evénements ................................................................................................................................31 F Familles de comptes ...................................................................................................................29 Favoris.........................................................................................................................................37 Fonctions avancées ....................................................................................................................37 G Géolocalisation............................................................................................................................52 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................23 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................33 I Import paramétrable..............................................................................................................47, 48 Import/Export de contacts ...........................................................................................................39 Imprimer ......................................................................................................................................35 Installation .............................................................................................................................19, 20 Itinéraire.......................................................................................................................................52 L Lancement du logiciel .................................................................................................................21 Liaison de dossier .......................................................................................................................35 M Menus..........................................................................................................................................24 N Notes ...........................................................................................................................................49 O Open Guide .................................................................................................................................38 55 Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................32 Etapes en cours......................................................................................................................32 Montant estimé .......................................................................................................................32 Montant réalisé .......................................................................................................................32 Motif de clôture .......................................................................................................................32 Opportunités d’achats .................................................................................................................39 Opportunités de ventes .................................................................................................. 25, 27, 31 Ouverture de l'application ...........................................................................................................21 P PDF Signé ...................................................................................................................................46 Pistes........................................................................................................................ 25, 26, 27, 39 Plan .............................................................................................................................................52 Prise en main ..............................................................................................................................25 Prospects.....................................................................................................................................28 Publipostage..........................................................................................................................43, 44 Publipostage par courrier............................................................................................................44 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................44 R Rappel .........................................................................................................................................30 Restaurer mon dossier................................................................................................................52 S Sauvegarde .................................................................................................................................34 SMS.............................................................................................................................................46 Solvabilité ....................................................................................................................................51 T Tableau de bord ....................................................................................................................32, 37 Tiers.......................................................................................................................................27, 28 U Utilisateurs...................................................................................................................................33 56 Notes 57 Notes 58 Notes 59 Notes 60 Notes

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Gestion Commerciale Guide d’installation et d’initiation Ligne PME Open Line 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. 12 Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 13 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 21 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 21 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 21 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 23 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 23 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 23 4.3. Messages suite activation............................................................................ 24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 25 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 26 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 27 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 27 2.2. Les autres options ....................................................................................... 28 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 28 4. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 29 4.1. Création d’un client...................................................................................... 29 4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 29 4.3. Création d’un contact................................................................................... 29 5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 30 5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 30 5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 5.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 32 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 33 5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 34 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 35 6.1. Facturation par copie................................................................................... 35 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 35 16 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 36 7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 36 7.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 36 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 37 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?37 8.1. Transfert...................................................................................................... 37 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 38 8.3. Regroupement............................................................................................. 38 8.4. Duplication .................................................................................................. 38 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 38 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 39 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?............................................................................................ 40 11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 40 11.2. Comment saisir un règlement ?................................................................. 41 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................ 41 11.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?............... 42 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?...................................... 43 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ?.............................. 44 12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 44 12.2. Taux d’intérêts........................................................................................... 44 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 44 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 45 13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 45 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?.......................................... 46 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? ... 46 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? ... 47 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ?.......................................... 48 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 48 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 49 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 49 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 50 15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 50 15.2. Le principe général.................................................................................... 51 15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 51 15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 51 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux............................................... 51 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 52 17 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 52 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 53 19. COMMENT RESTAURER ?......................................................................... 53 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 54 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 54 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 55 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 55 23.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 55 23.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 56 23.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 56 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 57 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 57 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 58 3. L’OPEN GUIDE.............................................................................................. 58 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 59 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 59 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER................................... 60 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 61 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT .................................................. 62 11. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 62 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES.............................................................. 63 13. LE MULTI-LANGUES................................................................................... 64 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT...................... 64 15. LA CONTREMARQUE ................................................................................. 65 16. LES HISTORIQUES..................................................................................... 65 16.1. Historique de la ligne article....................................................................... 65 18 16.2. Historique du document............................................................................. 66 16.3. Historique des ventes ................................................................................ 66 16.4. Historique des achats ................................................................................ 66 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR ..................................... 67 18. LES EFFETS DE COMMERCE.................................................................... 67 19. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 68 20. LES RELANCES .......................................................................................... 69 21. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?................................. 70 21.1. Les règlements et remises en banques ..................................................... 70 21.2. Les échéances .......................................................................................... 70 22. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 70 22.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation............................................. 70 22.2. Les achats................................................................................................. 71 22.3. Les ventes................................................................................................. 71 23. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 71 24. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 71 25. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 71 26. LES STATISTIQUES.................................................................................... 72 27. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 72 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ......................................... 73 28.1. Les ressources .......................................................................................... 73 28.2. Le planning................................................................................................ 73 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line ............................. 73 29. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 74 30. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................................................ 75 31. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 75 32. MAP POINT ................................................................................................. 76 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES ........................................................ 76 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES ....................................................... 77 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES......................................... 77 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.............. 79 19 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR........................................................ 79 38. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 80 39. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 80 40. L’EXPORT PARAMETRABLE...................................................................... 81 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT..................... 81 42. REPORTS ON LINE..................................................................................... 82 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 82 LES MODULES ................................................................................................. 83 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ............................................. 83 2. LA GESTION DES AFFAIRES ....................................................................... 84 3. COMMENT GERER LES GAMMES ?............................................................ 85 4. COMMENT GERER LA MAINTENANCE / SAV ? .......................................... 86 5. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ?................................................. 87 INDEX................................................................................................................ 88 20 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 8.1FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). INSTALLATION 24  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le/les module/s disponibles,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une Comptabilité Open Line d’installé et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). PRISE EN MAIN  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 29 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. PRISE EN MAIN 5. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 5.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 5.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 31 5.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 5.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler des actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte 5.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. PRISE EN MAIN 5.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 5.3. Comment livrer une commande ? 5.3.1. Les paramètres Vous pouvez accéder aux paramètres en passant par le menu Paramètres - SociétéDocuments de vente. Cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, pour permettre la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. Comment gérer les ventes ? 33 5.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 5.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. PRISE EN MAIN Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 5.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment créer une facturation périodique ? 35 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 6.1. Facturation par copie 6.1.1. L’entête : Elle se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : libellé de la facturation périodique. 6.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. PRISE EN MAIN 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 7.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 7.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 37 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Remarque Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. PRISE EN MAIN 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres – Sociétés – Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Comment envoyer un PDF signé ? 39 Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente. Remarques En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de commande en bon de livraison. Il est possible d’envoyer une copie cachée de chaque mail au commercial/collaborateur connecté. Cette option est disponible à partir du menu Paramètres – Société – Email (pour les versions réseau, c’est l’adresse du commercial associé à l’utilisateur ; pour les versions monoposte, c’est l’adresse mail dans les coordonnées qui sera utilisée). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. PRISE EN MAIN Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signé. 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 11.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 41 11.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  Affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  Saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque L’option par l’intermédiaire d’une remise en banque, est indiquée par défaut, si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. Remarque En cas de transfert d’une facture, réglée en partie par un escompte, en avoir, le montant de l’escompte affecté à la facture lors du règlement sera récupéré dans le pied de l’avoir. PRISE EN MAIN 11.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. 11.4.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 11.4.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 43 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? 11.5.1. Générer le fichier de virement CFONB La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - sur chaque ligne de règlement de remise en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 11.5.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations cidessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. PRISE EN MAIN Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). Comment gérer les stocks ? 45 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? Cette option est disponible à différents endroits :  Paramètres + Société + Articles  Dans la fiche famille article  Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 13.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « Stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). PRISE EN MAIN Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? Dans l’onglet « Nomenclature » de la fiche article, l’option « Décrémenter le stock des composants pour la fabrication » est proposée pour les articles de type Nomenclature de fabrication. Elle permet lors de la fabrication des nomenclatures de décrémenter directement le stock des composants simples dans le cas où la nomenclature est composée de sousnomenclatures. Ainsi, les mouvements de stock sont générés sur les composants simples et aucun mouvement n’est alors visible sur la sous-nomenclature. Comment gérer les stocks ? 47 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de fabrication ou de désassemblage,  Le menu Stock / Articles – documents de stock – Ordres ou Bons de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. Les fiches Ordres et Bons de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Remarques La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. Les ordres de fabrication et de désassemblage peuvent être soldés ou dé-soldés. PRISE EN MAIN 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de transfert, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de transfert,  Le menu Stock / Articles – Documents de stock – Ordres ou Bons de transfert puis la touche [Inser]. Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Remarque Les ordres de transfert peuvent être soldés ou dé-soldés. 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ? Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents de stock ou document d’achat –Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur.  Le menu Opérations - Documents de stock ou Document d’achat- Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. Comment transférer les éléménts en compta ? 49 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). PRISE EN MAIN Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 15.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Comment gérer l’analytique ? 51 15.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Ligne Open Line : le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 15.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Consultez l’aide en ligne (F1) pour prendre connaissance des fiches disponibles. 15.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux Le multi-niveau vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des « parents » et des « enfants ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. PRISE EN MAIN 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés). Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment sauvegarder tous mes dossiers ? 53 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 19. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils-Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposer de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. PRISE EN MAIN 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « EBP Compta & Gestion Commerciale Ligne Open Line», il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré. 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Comment consulter le journal des événements ? 55 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, et pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 23.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. PRISE EN MAIN 23.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 23.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit « Création ». Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 57 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Il peut être calé sur les dates d’exercice comptable. Pour cela, il faut aller dans le menu Paramètres – Société – Options comptables – Options générales, partie Exercice comptable. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. Pour avoir plus d’informations sur le tableau de bord, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 58 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Via le clic droit, sélectionnez-les entrées de la barre de navigation que vous souhaitez. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers, un raccourci ou un site web pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Les fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le volet de navigation peuvent également être insérées. Par exemple, vous désirez ajouter la sauvegarde. Pour ce faire, vous devez réaliser un clic droit n’ importe où sur la barre des menus, puis cliquer sur « Ajouter aux favoris ». L’écran « Ajouter une commande aux favoris » s’ouvre. Dans la partie « Catégories », sélectionner « Outils », puis sur la partie « Commandes » sélectionner « Sauvegarder », et cliquer sur « Ajouter aux favoris ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des favoris, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. Il est aussi envisageable d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). 3. L’OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Achats, Stock/Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. La gestion des tarifs et promotions 59 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 60 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. La gestion des autres taxes 61 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. LES FONCTIONS AVANCÉES 62 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposé la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé :  Non géré  Facultatif  Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 11. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de :  Choisir le modèle de douchette  Définir des options  Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités  Gérer les données réceptionnées  Importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 63 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur :  La fiche tiers (cela entraîne sa reprise automatique lors de la création de documents et de règlements),  Le document (y compris acompte, TVA autres taxes et l’éco contribution),  Les échéances,  Les règlements,  Les banques,  Les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois),  Les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 13. LE MULTI-LANGUES La gestion multi-langues permet de gérer l'affichage des libellés dans les documents et éditions. Pour accéder au paramétrage des langues, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Langues. Vous pouvez définir jusqu’à 5 langues en précisant différents critères (langue, code, l’ordre d’affichage dans la liste déroulante et le dictionnaire). Lors de la réalisation d’un document la langue appliquée est celle du tiers sélectionné sur le document. Elle est visible dans l’onglet « Compléments » où elle peut être modifiée. La description des lignes articles est affichée dans la langue du document. Si la description n’existe pas dans cette langue, le libellé par défaut sera le Français. Les autres données comme le code unité, le mode de règlement restent dans la langue du dossier et seront traduites uniquement sur les éditions. Le modèle d’impression associé au document est dans la même langue. Si aucun modèle n’existe, il faut créer le modèle avant de créer un document. La création de modèles d’impressions de document dans une langue s’effectue par un « Copier le modèle dans une autre langue ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT Par défaut, dans les documents d’achat, onglet « Livraison », dans la zone « Livrer au », le choix indiquée est « Chez le fournisseur ». Plusieurs choix sont possibles :  Chez le fournisseur,  Au dépôt,  Chez le client. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock n’est généré) Ces choix permettent de définir la vente des produits pour lesquels, systématiquement ou occasionnellement, il faut demander à son fournisseur de livrer directement chez le client, ou pour pouvoir dire à son fournisseur que les articles seront enlevés chez lui, ou encore livrés à l’un de ses dépôts. Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats Dans une fiche article, Onglet « Stock », ajustez le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Dans les documents de vente, Commandes, dans la ligne de document, la liste de type d’adresse de livraison achat est reprise de la fiche article et est librement modifiable. Cette possibilité est disponible sur les commandes uniquement car c’est lié à la contremarque et au réapprovisionnement. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. LA contremarque 65 15. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 16. LES HISTORIQUES 16.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 16.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 16.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les filtres. La gestion du tiers payeur / encaisseur 67 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également :  définir le tiers à facturer/facturant,  choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception,  choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture,  dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur)  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 68 19. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Les relances 69 20. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. LES FONCTIONS AVANCÉES 70 21. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ? 21.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quelque soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quelque soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 21.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 22. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation » 22.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation Dans la partie Paramètres – Société - Options comptables - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». Le dossier pour votre expert comptable 71 22.2. Les achats Sur tous les documents, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents, vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation ». 22.3. Les ventes Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. 23. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 24. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 25. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. LES FONCTIONS AVANCÉES 72 26. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 27. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008)) est destiné à des analyses multidimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L’avantage de ce système est le suivant :  La création de son propre cube de données ou la modification du cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. La fenêtre des statistiques OLAP se présente sous forme d’onglets permettant la sélection d’une statistique, la visualisation/modification des données, la représentation graphique des données et la visualisation avant impression de la grille des données et du graphique associé. Vous pouvez également modifier le cube OLAP (Dimensions/Attributs et Mesures) par le menu Options/Modifier la structure du cube OLAP. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. La gestion des ressources / planning 73 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 28.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches :  Les commerciaux / collaborateurs : onglet « Horaires », il permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail.  Les familles matériels et les matériels : pour créer ces fiches vous devez aller dans le menu Paramètres – Matériel. 28.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). Remarque Il est possible de saisir des lignes de temps autonome. Pour cela, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning – Saisie des temps et variables de paye. Afin de voir cette saisie dans le planning, vous devez cocher l’option « Voir dans le planning ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la gestion des ressources/planning. 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. Remarque A noter que l’envoi des heures s’effectue uniquement pour les ressources sélectionnées, quelque soit le contrat du salarié. C'est-à-dire payé à l’heure ou mensualisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Ligne. LES FONCTIONS AVANCÉES 74 29. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES),  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres)  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB) Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8, ainsi que le pays d’origine dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. La gestion du e-Commerce 75 30. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 31. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. LES FONCTIONS AVANCÉES 76 32. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES Il est possible de définir des formules de calcul sur les quantités et les prix de vente HT pour les documents de vente de type Devis, Commande, Bon de livraison et Facture. Pour les avoirs et les bons de retour, l’activation des formules se fait par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Options générales. Cette fonctionnalité permet de définir des formules de calcul prête à l’emploi sur les fiches articles et familles articles, ainsi que des formules de calcul type. Remarque Les formules de calcul types sont disponibles pour les achats. L’éditeur de formules est disponible depuis l’onglet formule des fiches articles, familles articles ou depuis la fiche formule de calcul type. Il contient le même moteur de calcul que les champs personnalisés calculés et a donc accès également aux fonctions personnalisés. Les formules de calcul types sont accessibles depuis le menu Paramètres – Divers – Formules de calcul types. Pour créer une formule, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous devez ensuite, saisir un libellé et spécifier depuis la liste déroulante « Type » si la formule concerne un calcul de quantité ou un calcul de prix de vente HT. Puis définir la formule. Les fonctions personnalisées 77 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES Les fonctions personnalisées sont accessible par le menu « Paramètres ». La fiche formule personnalisée permet de saisir en entête un nom, une description et de sélectionner un type de retour ainsi qu’une catégorie. Le champ utilisation n’est pas modifiable. Il décrit la syntaxe, le type et l’ordre des paramètres à passer à la fonction ainsi que le type de retour. Le champ exemple permet de saisir un exemple d’utilisation de la formule. Ce champ pourra être actualisé automatiquement par l’action Tester. Dans l’onglet Fonction, vous disposez de différents éléments paramètres et formule. Une fois la formule saisie, vous disposez du bouton « Tester » qui permet de vérifier la validité de la formule avec les valeurs de test définies pour chaque paramètre. Remarque Une fonction personnalisée peut utiliser d’autres fonctions (systèmes ou personnalisées). Par contre, elle ne peut pas faire appel à elle même directement ou indirectement. De plus une fonction personnalisée pourra être reprise dans le calcul des champs personnalisés calculés. 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. LES FONCTIONS AVANCÉES 78 Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion des alertes et des champs obligatoires 79 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes :  Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire  Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table,  Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 80 38. LE REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 39. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarques Lors des imports de documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Les n° série/lot et date présents sur les composants d'une nomenclature ne peuvent pas être importés. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’export paramétrable 81 40. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. LES FONCTIONS AVANCÉES 82 42. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. La gestion des numéros de série/lot 83 LES MODULES 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Cette gestion est possible uniquement si le module Série / Lot est activé et que la fonction disponible Série / Lot est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. LES MODULES 84 Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). 2. LA GESTION DES AFFAIRES Cette gestion est possible uniquement si le module Affaire est activé et si la fonction disponible Affaire est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Tiers (avec une partie Clients et une partie Fournisseurs), Intervenants (avec une partie Commerciaux/collaborateurs et une partie Contacts divers), Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements/Paiements (avec une partie Règlements ventes et une partie Règlements achats) de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. Comment gérer les gammes ? 85 L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir et/ou d’ajouter des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondre à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 3. COMMENT GERER LES GAMMES ? Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. LES MODULES 86 La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. Celui ci permet de : - propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons - personnaliser les vues du tableau croisé - construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier - visualiser les stocks des articles "Détail". Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 4. COMMENT GERER LA MAINTENANCE / SAV ? Cette gestion est possible uniquement si le module Maintenance/SAV est activé et que la fonction disponible Maintenance/SAV est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Maintenance/SAV) : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Produit client, Frais de déplacement. Puis les options spécifiques à la Maintenance/SAV : options générales, suivi incident, SMS. Et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Frais de déplacement, Type d’évènement. La gestion de Maintenance/SAV vous permet de gérer le Service Après-Vente tel que la gestion de garanties et Extension de garantie, la gestion des incidents, et la consultation de l’historique des incidents et des interventions qui ont lieu sur le Parc de votre client. La gestion de Maintenance/SAV vous permet gérer des Contrats de maintenance : - Créer des modèles de contrats de maintenance. - Rédiger des contrats de maintenance à partir de vos modèles de contrats de maintenance à vos clients. - Gérer les étapes commerciales de vos contrats de maintenance Comment gérer le point de vente ? 87 - Gérer des compteurs sur vos contrats de maintenance. Plusieurs compteurs vous sont proposés : « Nombre d’évènements », « Nombre de suivis », « Nombre d’heures » et « Manuel ». - Générer des interventions : créer une intervention ponctuelle, planifier et facturer ces interventions selon les conditions de prises en charge de vos contrats de maintenance. - Facturer vos contrats de maintenance via la Facturation périodique. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 5. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ? Cette gestion est possible uniquement si le module Point de vente est activé et que la fonction disponible Point de vente est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion du point de vente vous permet d’accéder à la partie du front office (la caisse) et à la partie du back office (la gestion commerciale). Le paramétrage s’effectue dans la partie du back office. Vous pouvez dans un premier temps définir la numérotation des tickets (Paramètres – Société – Numérotation – Ventes). Puis, dans les Paramètres – Société – Point de vente, vous pouvez définir : - Les options générales (avec la gestion de la caisse, des mouvements de caisse…), - L’afficheur (avec le message d’accueil, la ligne article, les règlements…), - Les périphériques (sélectionner l’afficheur, le TPE, le tiroir caisse), - Les impressions (pour sélectionner les modèles et associés les imprimantes). Vous devez ensuite, créer la/les caisse(s) et le/les coffre(s)-fort(s), cela à partir du menu Paramètres – Point de vente. A partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous avez la possibilité de Personnaliser l’écran de vente en cliquant sur le bouton dans la barre des tâches. Enfin, toujours à partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous pouvez ouvrir le Front office « Afficher l’écran de démarrage du front office ». Dans le front office vous pouvez : - Créer des tickets et des avoirs, - Effectuer des règlements (avec et sans rendu monnaie, avec impression des chèques), - Imprimer des tickets et/ou facturettes, imprimer le X de caisse et le z de caisse, - Mettre en attente ou en compte un ticket, - Faire des mouvements de caisse. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 88 Index A Accès au service technique ........................................................................................................21 Achats..........................................................................................................................................37 Acompte ......................................................................................................................................41 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................32 Affaires ........................................................................................................................................92 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ...............................................................14 Alertes .........................................................................................................................................87 Analytique....................................................................................................................................53 Archivage.....................................................................................................................................58 Articles.........................................................................................................................................28 Assistant de mises à jour ............................................................................................................87 Auto-liquidation............................................................................................................................76 B Barème des commissions ...........................................................................................................77 Barème eco-contribution .............................................................................................................63 BL34 Bon d’entrée ................................................................................................................................49 Bon de désassemblage...............................................................................................................50 Bon de fabrication .......................................................................................................................50 Bon de livraison...........................................................................................................................34 Bon de retour...............................................................................................................................34 Bon de sortie ...............................................................................................................................49 Bon de transfert...........................................................................................................................51 BR................................................................................................................................................34 C CFONB........................................................................................................................................45 Champs obligatoires ...................................................................................................................87 Champs personnalisés................................................................................................................85 Clients..........................................................................................................................................29 Commande..................................................................................................................................33 Commandes fournisseurs ...........................................................................................................37 Commerciaux ..............................................................................................................................77 Commissions...............................................................................................................................77 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................77 Complétion de commande ..........................................................................................................70 Configuration minimale ...............................................................................................................21 INDEX 89 Contact ........................................................................................................................................29 Contremarque .............................................................................................................................70 Corps du devis ............................................................................................................................31 Création de dossier .....................................................................................................................25 Création de modèle.....................................................................................................................89 D DEB/DES.....................................................................................................................................81 Décaissement..............................................................................................................................44 Devis............................................................................................................................................31 DLC .............................................................................................................................................92 DLUO...........................................................................................................................................92 Documents d’achat......................................................................................................................37 Documents de stock....................................................................................................................46 Documents de vente ...................................................................................................................31 Droits utilisateurs.........................................................................................................................60 Duplication de documents...........................................................................................................39 E Echéances.............................................................................................................................35, 74 Echéancier ..................................................................................................................................74 Eco-contribution ..........................................................................................................................63 Eco-contribution mobilier.............................................................................................................64 e-Commerce................................................................................................................................82 Ecran de travail ...........................................................................................................................26 Effets de commerce ....................................................................................................................73 Escompte de règlement ..............................................................................................................43 Evènements ................................................................................................................................93 Expert Comptable..................................................................................................................28, 77 Export paramétrable....................................................................................................................89 F Facturation périodique ................................................................................................................36 Facture ..................................................................................................................................35, 38 Facture d’acompte.......................................................................................................................41 Favoris.........................................................................................................................................62 Fonctionnalités disponibles .........................................................................................................90 Fonctions avancées ....................................................................................................................61 Fonctions personnalisées ...........................................................................................................85 Formules de calcul types ............................................................................................................84 Fournisseurs................................................................................................................................29 Frais de port ................................................................................................................................64 G Gamme........................................................................................................................................93 Gestion des affaires ..............................................................................................................67, 92 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................28 Grilles analytiques .......................................................................................................................54 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................59 INDEX 90 H Historique de la ligne.............................................................................................................70, 91 Historique des achats..................................................................................................................71 Historique des ventes..................................................................................................................71 Historique du document ..............................................................................................................71 I Impayés .......................................................................................................................................76 Import de douchette ....................................................................................................................67 Import paramétrable....................................................................................................................88 Imprimer ......................................................................................................................................55 Initialisation du dossier................................................................................................................27 Installation ...................................................................................................................................22 Inventaire.....................................................................................................................................47 J Journal des événements .............................................................................................................59 L Lancement du logiciel .................................................................................................................23 Lettre de relance .........................................................................................................................75 Liaison de dossier .......................................................................................................................58 Livraison client.............................................................................................................................69 Livrer une commande ...........................................................................................................33, 34 M Maintenance / SAV......................................................................................................................94 MAP Point ...................................................................................................................................84 MAPI............................................................................................................................................40 Modèle.........................................................................................................................................89 Mouvements de stock .................................................................................................................52 Multi emplacement ......................................................................................................................67 Multi-dépôt...................................................................................................................................46 Multi-devises ...............................................................................................................................68 Multi-langues ...............................................................................................................................69 N Numéro de série / lot...................................................................................................................91 Numerotation...............................................................................................................................28 O Open Guide .................................................................................................................................62 Options du dossier ......................................................................................................................27 Ordre de désassemblage............................................................................................................50 Ordre de fabrication ....................................................................................................................50 Ordre de transfert ........................................................................................................................51 Ouverture de l'application ...........................................................................................................27 INDEX 91 P PDF Signé ...................................................................................................................................40 Pied du devis...............................................................................................................................32 Planning.......................................................................................................................................80 Plans analytiques ........................................................................................................................54 Point de vente .............................................................................................................................95 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................39 Postes analytiques ......................................................................................................................54 Promotions ..................................................................................................................................63 Prospects.....................................................................................................................................29 Publipostage................................................................................................................................82 R Réapprovisionnement .............................................................................................. 51, 53, 54, 55 Récéptionner une commande.....................................................................................................38 Règlement ...................................................................................................................................43 Règlement client..........................................................................................................................41 Règlement fournisseur................................................................................................................41 Regroupement de documents.....................................................................................................39 Relances......................................................................................................................................75 Relances devis ............................................................................................................................75 Remise en banque ......................................................................................................................44 Remplacement de code ..............................................................................................................88 Reports On Line ..........................................................................................................................90 Ressources .................................................................................................................................80 Restaurer.....................................................................................................................................57 Retards de paiements .................................................................................................................46 ROL .............................................................................................................................................90 S Sauvegarde .................................................................................................................................55 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................57 SEPA...........................................................................................................................................45 Service à la personne .................................................................................................................65 SMTP...........................................................................................................................................40 Statistiques..................................................................................................................................78 Statistiques OLAP .......................................................................................................................78 Stocks..........................................................................................................................................46 Stocks négatifs ............................................................................................................................47 T Tableau de bord ..........................................................................................................................61 Tableau de bord personnalisable................................................................................................61 Tarif article...................................................................................................................................28 Tarifs............................................................................................................................................63 Taux d'intérêt...............................................................................................................................46 Taxes...........................................................................................................................................65 Tiers encaisseur..........................................................................................................................73 Tiers payeur ................................................................................................................................73 INDEX 92 Traçabilité....................................................................................................................................91 Transfert comptable ....................................................................................................................52 Transfert de documents ..............................................................................................................38 Transfert des heures ...................................................................................................................80 TVA..............................................................................................................................................27 U Utilisateurs...................................................................................................................................60 V Ventes .........................................................................................................................................31

1  « Windows® XP »  «Windows® Vista »  «Windows® 7 »  «Windows® 8 »  «Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 CRM Guide d’installation et d’initiation PME 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se 7 faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. 8 Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 10 v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est régulièrement mis à jour. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 21 4.3. Messages suite activation............................................................................ 22 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? .......................................................... 23 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE............................................................................. 26 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?................................................................. 27 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? ............................................................ 28 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? .............................................................. 28 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 29 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 29 7. COMMENT CREER LES ACTIVITÉS ?.......................................................... 29 7.1. Création d’une activité ................................................................................. 30 7.2. Rappel......................................................................................................... 30 7.3. Suivre une activité ....................................................................................... 30 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA..................................................................... 31 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?................................................ 31 9.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 31 9.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 31 16 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 32 10.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 32 10.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 33 10.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 33 10.4. Les droits par valeurs (pour un collaborateur)............................................ 34 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 35 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 36 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 36 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36 3. OPEN GUIDE................................................................................................. 37 3.1. Création d’un Open Guide........................................................................... 37 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................ 37 La fenêtre de personnalisation contient : ............................................................ 37 3.3. Enregistrement de l’Open Guide.................................................................. 37 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ?.............................. 37 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?....................................................... 38 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 38 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?................................................ 38 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 38 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 38 8.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 39 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ?...................................................... 39 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ?............................... 39 10.1. Comment créer une campagne ? .............................................................. 39 10.2. Comment préparer une campagne ? ......................................................... 40 10.3. Comment suivre une campagne ? ............................................................. 41 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?.............................................. 42 11.1. Publipostage par courrier........................................................................... 42 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)........................................................... 43 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE.................................................. 43 17 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? ............................................................... 44 13.1. Créer un devis ........................................................................................... 44 13.2. Les actions du devis .................................................................................. 44 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? ................................................ 44 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? .............................................................. 45 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ?............................................................. 45 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?.................................................... 45 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ........................... 46 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? .......................... 47 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS......................................................... 48 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR.......................................................... 48 21.1. Des pistes ................................................................................................. 48 21.2. Des contacts.............................................................................................. 48 21.3. Des comptes ............................................................................................. 49 21.4. Des activités.............................................................................................. 49 22. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 49 23. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES.................. 51 23.1. Duplication de fiche ................................................................................... 51 23.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 51 24. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 52 24.1. La solvabilité.............................................................................................. 52 24.2. La géolocalisation...................................................................................... 52 25. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 52 INDEX................................................................................................................ 53 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel 4.2.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : L’activation sera automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournit par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.2. Activation par internet Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur l’option Activer par internet. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. INSTALLATION 22 Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.3. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur votre courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Vous devez impérativement saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  Clé WEB Vous devez impérativement saisir la clé WEB. Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation S Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer votre logiciel. 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction. Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Comment créer mon dossier ? 23 Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. INSTALLATION 24 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 3 4 2 1 Écran de travail 25 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. PRISE EN MAIN 26 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. Comment créer une piste ? 27 - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Écran de démarrage. 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page Erreur ! Signet non défini. de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. PRISE EN MAIN 28 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. comment créer une famille de comptes ? 29 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 7. COMMENT CREER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). PRISE EN MAIN 30 7.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax, courriers et SMS. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 7.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 7.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. Comment gÉrer L’agenda 31 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :  En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).  En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.  En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :  Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.  Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 9.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». 9.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. PRISE EN MAIN 32 Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 38). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité (cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installée et activée sur le même poste). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 10.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 33 À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 10.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 10.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression PRISE EN MAIN 34 Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 10.4. Les droits par valeurs (pour un collaborateur) Dans le paramétrage de l’utilisateur (Paramètres + Utilisateurs + Utilisateur), deux droits sont disponibles dans la partie gestion des droits, afin de gérer les droits par valeur par collaborateur :  Droits par collaborateurs : qui permet de renseigner le ou les collaborateurs auxquels l’utilisateur aura le droit de visualisation, pour cela, se positionner sur l’onglet droit par valeur afin d’y ajouter le ou les collaborateurs.  Voir les activités sans collaborateurs (pas de droits par valeur) : qui permet à l’utilisateur de visualiser les activités sans collaborateur et leur tiers associés (pistes, contacts, comptes). Les différentes listes de pistes, comptes, contact, opportunités, activités, ... seront filtrés pour le collaborateur. Les fiches affectées aux autres collaborateurs ne seront pas visibles (sauf si le collaborateur a des activités associées à un compte qui ne lui sont pas affectées). 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment lier un dossier d’une autre application* ? 35 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. LES FONCTIONS AVANCÉES 36 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Actions, sur Agenda, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Open Guide 37 3. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers, Actions, Opérations et Paramètres. 3.1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 3.2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….  Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’Open guide en cours de personnalisation Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. 3.3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide. 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ? Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. LES FONCTIONS AVANCÉES 38 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Comment traiter mes activités ? 39 Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 8.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ? Vous pouvez traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. Dès que l’activité a le statut Terminé vous pourrez passer à la suivante. 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ? 10.1. Comment créer une campagne ? Vous trouverez la définition de la campagne page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. LES FONCTIONS AVANCÉES 40 La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». 10.2. Comment préparer une campagne ? 10.2.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 10.2.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). Comment gérer une campagne marketing ? 41 10.2.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 10.3. Comment suivre une campagne ? 10.3.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 10.3.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 10.3.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. LES FONCTIONS AVANCÉES 42 10.3.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une activité de type Courrier (sortant) ou Email (sortant) sera générée pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou désactiver l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 11.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. Import du message Électronique 43 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE Vous pouvez importer vos e-mails depuis votre Microsoft Office Outlook (2007 ou 2010) dans votre CRM.  Dans les Paramètres –Société – Récupération d’e-mails, vous pouvez ajouter les adresses e-mails utilisées dans Microsoft Office Outlook, afin de déterminer l’expéditeur lors de la récupération de l’e-mail.  Dans les Outils – Options – Complément Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de cocher ou décocher une option qui permet la création d’activités à partir d’e-mails dans Microsoft Office Outlook. Après installation de votre logiciel CRM, lors de la prochaine ouverture de Microsoft Office Outlook, une fenêtre d’installation d’un module complémentaire s’affiche (EBP CRM), après installation de ce dernier :  Dans Microsoft Office Outlook 2007, un menu EBP CRM est disponible ;  Dans Microsoft Office Outlook 2010, dans l’onglet Complément : EBP CRM apparait. Pour créer une activité dans votre CRM, il vous suffit de sélectionner votre email puis l’option Créer une activité dans EBP CRM depuis Microsoft Office Outlook. LES FONCTIONS AVANCÉES 44 L’activité créée dans votre CRM sera :  De type E-mail Sortant ou Entrant (en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur renseignée dans les paramètres de la société) ;  Dans l’onglet Corps de l’e-mail il est repris : o Le sujet de l’e-mail ; o Le corps de l’e-mail.  La pièce jointe de l’e-mail est enregistrée dans l’onglet Documents associés. 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions . Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste que votre CRM. 13.1. Créer un devis Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. (Ce devis est le devis de la Gestion Commercial) 13.2. Les actions du devis Depuis le devis, vous pouvez ajouter une nouvelle opportunité ou associer une opportunité existante. Le montant du devis sera reporté dans le montant estimé de votre opportunité. 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? Les articles sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. Comment envoyer un mail ? 45 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ? L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :  Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.  Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application. LES FONCTIONS AVANCÉES 46 L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé. 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels  Opportunités Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Comment RÉALISER un Export PARAMÉTRABLE ? 47 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Opportunités  Cibles de campagnes Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. LES FONCTIONS AVANCÉES 48 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR 21.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. Les Statistiques OLAP 49 21.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 22. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multidimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les LES FONCTIONS AVANCÉES 50 différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). Les avantages de ce système sont les suivants :  La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. Actions pratiques communes à toutes les fiches 51 23. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES 23.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :  Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.  Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 23.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. LES FONCTIONS AVANCÉES 52 24. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 24.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 24.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 25. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). INDEX 53 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................19 Actions.........................................................................................................................................29 Actions contextuelles ..................................................................................................................24 Activités .......................................................................................................................... 25, 27, 31 Agenda ..................................................................................................................................27, 31 Archivage.....................................................................................................................................51 Articles.........................................................................................................................................44 Articles.........................................................................................................................................44 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................49 Comptes .................................................................................................................................49 Contacts..................................................................................................................................48 Pistes ......................................................................................................................................48 B Barre de navigation .....................................................................................................................24 Barre de statut.............................................................................................................................24 C Campagnes Activités ............................................................................................................................41, 42 Ciblage....................................................................................................................................40 Coûts.......................................................................................................................................40 Fiche .................................................................................................................................27, 39 Modèles ..................................................................................................................................41 Opportunités de ventes ....................................................................................................41, 42 Statistiques .............................................................................................................................42 Vérifier les cibles ....................................................................................................................40 Champs personnalisés................................................................................................................37 Clients..........................................................................................................................................28 Collaborateurs .............................................................................................................................29 Comptes Clients.....................................................................................................................................25 Fournisseurs ...........................................................................................................................38 Comptes clients...........................................................................................................................28 Comptes Clients ..........................................................................................................................27 Comptes prospects .....................................................................................................................28 Configuration minimale ...............................................................................................................19 Contacts ......................................................................................................................... 25, 26, 28 Index 54 Conversion ..................................................................................................................................38 Création de dossier .....................................................................................................................23 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................27 Désarchivage ..............................................................................................................................51 Devis............................................................................................................................................44 Documents associés ...................................................................................................................48 Droits utilisateurs.........................................................................................................................33 Duplication...................................................................................................................................51 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................26 Écran de travail ...........................................................................................................................24 E-mailing......................................................................................................................................43 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................45 Evénements ................................................................................................................................31 F Familles de comptes ...................................................................................................................29 Favoris.........................................................................................................................................36 Fonctions avancées ....................................................................................................................36 G Géolocalisation............................................................................................................................52 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................23 Groupe d'utilisateurs .............................................................................................................32, 33 I Import paramétrable..............................................................................................................46, 47 Import/Export de contacts ...........................................................................................................38 Imprimer ......................................................................................................................................35 Installation .............................................................................................................................19, 20 Itinéraire.......................................................................................................................................52 L Lancement du logiciel .................................................................................................................21 Liaison de dossier .......................................................................................................................35 M Menus..........................................................................................................................................24 N Notes ...........................................................................................................................................48 INDEX 55 O Open Guide .................................................................................................................................37 Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................31 Etapes en cours......................................................................................................................31 Montant estimé .......................................................................................................................32 Montant réalisé .......................................................................................................................32 Motif de clôture .......................................................................................................................31 Opportunités d’achats .................................................................................................................38 Opportunités de ventes .................................................................................................. 25, 27, 31 Options ........................................................................................................................................23 Ouverture de l'application ...........................................................................................................21 P PDF Signé ...................................................................................................................................45 Pistes........................................................................................................................ 25, 26, 27, 38 Plan .............................................................................................................................................52 Prise en main ..............................................................................................................................25 Prospects.....................................................................................................................................28 Publipostage................................................................................................................................42 Publipostage par courrier............................................................................................................42 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................43 R Rappel .........................................................................................................................................30 Restaurer mon dossier................................................................................................................52 S Sauvegarde .................................................................................................................................34 SMS.............................................................................................................................................45 Solvabilité ....................................................................................................................................52 Statistiques OLAP .......................................................................................................................49 T Tableau de bord ....................................................................................................................32, 36 Tiers.......................................................................................................................................27, 28 U Utilisateurs...................................................................................................................................33

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique – Edition Novembre 2016 Gestion Commerciale Module Point de vente Guide d’installation et d’initiation Pro 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du 7 support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 15 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 16 17 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................21 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................21 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................21 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................23 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................23 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................23 4.3. Messages suite activation..................................................................................................24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................25 6. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE ..................................................................................26 7. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE................................................................................27 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................28 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................28 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................28 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................28 2.2. Les options spécifiques Point de vente .............................................................................29 2.3. Les autres options..............................................................................................................30 2.4. La gestion des fenêtres......................................................................................................31 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................31 4. COMMENT CREER UN TIERS ?.........................................................................................32 4.1. Création d’un client ............................................................................................................32 4.2. Création d’un fournisseur...................................................................................................32 4.3. Création d’un contact .........................................................................................................32 5. COMMENT CREER LES SERIES DE DOCUMENTS ? ......................................................33 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? ..................................................................................33 7. COMMENT CREER LES COFFRES-FORTS ? ...................................................................33 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ......................................................33 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?........................................................................34 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? .......................34 10.1. Onglet Mise en page ........................................................................................................35 18 10.2. Onglet Eléments masqués...............................................................................................35 10.3. Onglet Niveaux.................................................................................................................35 10.4. Les fonctions de la caisse................................................................................................37 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? ............................40 11.1. L’ouverture de caisse .......................................................................................................40 11.2. La clôture de caisse .........................................................................................................41 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?..................................................................................41 12.1. La saisie du type « Ticket » .............................................................................................41 12.2. La saisie de type « Avoir»................................................................................................42 12.3. La saisie du type « Commande » et « Bon de livraison »......................................42 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................43 13.1. La gestion du tiroir-caisse ................................................................................................43 13.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................43 13.3. La gestion d’un TPE.........................................................................................................43 13.4. La gestion du rendu-monnaie ..........................................................................................44 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? .....................................44 14.1. Les documents de ventes ................................................................................................44 14.2. Les règlements.................................................................................................................44 14.3. Les remises en banque....................................................................................................44 14.4. Les Mouvements de caisse .............................................................................................45 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ..................................................................................45 14.6. X et Z de caisse ...............................................................................................................45 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................46 15.1. Comment saisir un devis ?...............................................................................................46 15.2. Comment créer une commande ? ...................................................................................47 15.3. Comment livrer une commande ?....................................................................................48 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? .........................................................48 15.5. Comment créer une facture ? ..........................................................................................49 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? .............................................50 16.1. Facturation par copie .......................................................................................................50 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison........................................................50 16.3. Génération des factures périodiques...............................................................................50 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? .................................................................................50 17.1. Comment créer une commande ? ...................................................................................51 17.2. Comment réceptionner une commande ? .......................................................................51 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.....................................................................51 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?................51 18.1. Transfert ...........................................................................................................................51 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ...........................................................52 18.3. Regroupement .................................................................................................................52 18.4. Duplication........................................................................................................................52 18.5. Dupliquer en.....................................................................................................................52 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?..................................................52 19 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? ..53 20.1. Comment saisir un acompte ? .........................................................................................53 20.2. Comment saisir un règlement ?.......................................................................................53 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? .................................................................54 20.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?........................................54 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? ..........................................................54 21. COMMENT GERER LES STOCKS ?.................................................................................55 21.1. Comment saisir un inventaire ? .......................................................................................55 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ...............................................................56 21.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?...............................................................56 21.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ?..................................................................57 21.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ............................................................57 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................57 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................58 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................58 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................59 26. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................59 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................59 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................60 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................60 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............60 30.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................61 30.2. Les utilisateurs .................................................................................................................61 30.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................61 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................63 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................63 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................63 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS...................................................................64 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........64 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................65 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES....................................................................................65 7. IMPORT DE DOUCHETTE...................................................................................................66 8. LES HISTORIQUES..............................................................................................................66 8.1. Historique de la ligne article...............................................................................................66 8.2. Historique du document .....................................................................................................67 8.3. Historique des ventes.........................................................................................................67 8.4. Historique des achats.........................................................................................................67 20 9. LES EFFETS DE COMMERCE............................................................................................67 10. LES ECHEANCIERS ..........................................................................................................68 11. LES RELANCES .................................................................................................................68 12. LES REGLEMENTS IMPAYES ..........................................................................................69 12.1. Les règlements et remises en banques...........................................................................69 12.2. Les échéances .................................................................................................................70 13. AUTO-LIQUIDATION ..........................................................................................................70 14. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................70 15. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ....................................................................................70 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................71 17. LA GESTION DES COMMISSIONS...................................................................................71 18. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................71 19. LA GESTION DE LA DEB/DES ..........................................................................................71 20. LA GESTION DU E-COMMERCE ......................................................................................72 21. LE PUBLIPOSTAGE...........................................................................................................73 22. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................73 23. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES..................................74 24. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR................................................................................75 25. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................75 26. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................76 27. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT.......................................76 28. LA GESTION DE LA FIDELITE ..........................................................................................77 29. LA GESTION DES CHEQUES-CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION ..................78 29.1. La gestion des chèques - cadeaux ..................................................................................78 29.2. La gestion des coupons de réduction ....................................................................78 30. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES .........................................................................79 LE MODULE GAMME ..............................................................................................................80 INDEX........................................................................................................................................82 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits) , Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’ EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "EBP" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Gestion Commerciale PRO ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. INSTALLATION 24  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le module Point de vente disponible,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à celle pour « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF), o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation Ecran de travail Front Office 27 7. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE Le ticket Champ de saisie Les fonctions Pavé numérique PRISE EN MAIN 28 Prise en main Le module Point de vente permet la création des tickets de caisse, la gestion des ouvertures/clôtures de caisse ainsi que des mouvements. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Comment initialiser mon dossier ? 29 Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, la ligne article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** PRISE EN MAIN 30 Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroircaisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. Dans la partie Informations à imprimer en pied de ticket, vous avez la possibilité de modifier le texte qui s’affiche à l’impression en pied du ticket. 2.3. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment créer un article ? 31 2.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codesbarres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant fruits et légumes poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. PRISE EN MAIN 32 4. COMMENT CRÉER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers. Comment créer les séries de documents ? 33 5. COMMENT CRÉER LES SÉRIES DE DOCUMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé, le type « Caisse » est renseigné par défaut. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 6. COMMENT CRÉER LES CAISSES ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. Vous avez la possibilité de sélectionner la famille client qui sera renseignée par défaut lors de la création d’une fiche client à partir du front office. Le dépôt, s’il est renseigné, sera repris dans le ticket. La banque, quand elle est renseignée dans la fiche Caisse, est prioritaire à celle des Paramètres – Société – Règlements. Dans le back office, c’est aussi cette banque qui sera indiquée dans le ticket, onglet « Echéances/Déduction », champ « Banque du dossier ». L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 7. COMMENT CRÉER LES COFFRES-FORTS ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres-fort depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses 8. COMMENT CRÉER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. PRISE EN MAIN 34 Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 9. COMMENT CRÉER LES UTILISATEURS ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvement de caisse et Coffre-fort, Type de carte de fidélité et Coupons de réduction, avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroircaisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques et Génération des chèques-cadeaux) avec le droit d’autorisation. 10. COMMENT RÉALISER LE PARAMÉTRAGE DE L’ÉCRAN DE VENTE ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Vous avez la possibilité de modifier l’affichage en fonction du type de document (Avoir, Facture, Commande et Bon de livraison). Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. Dans le paramétrage, sur la partie de droite, vous avez la possibilité d’ajouter une famille d’articles qui permettra si elle est gérée dynamiquement d’afficher automatiquement les articles existant et les prochains liés à cette famille. Pour cela, dans la fiche article, l’option « Ajouter automatiquement dans l’écran de vente » doit être cochée dans l’onglet « Divers ». Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? 35 Vous avez la possibilité d’afficher sur l’écran soit le code, soit le libellé pour les boutons articles, famille articles et moyens de paiement. Pour cela, vous devez aller dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, et faire votre choix depuis le champ « Texte à afficher sur les boutons associés à l’élément ». 10.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 10.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin de pouvoir Imprimer un avoir, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et faite glisser la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Imprimer un avoir.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. 10.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…) PRISE EN MAIN 36  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? 37 10.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quel que soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente n’est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres - Société - Point de vente - Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € (à partir du bouton régler) : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou du mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir s’ouvre. PRISE EN MAIN 38  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur.  Montant net TTC : Cette fonction permet de saisir le montant TTC de la ligne et de recalculer la quantité à partir de ce montant et du prix unitaire.  Dépôt de stock : Cette fonction permet d’afficher la liste des dépôts afin de sélectionner le dépôt à appliquer sur la ligne article sélectionnée dans le ticket.  Résumé des lignes : Cette fonction permet d’afficher une fenêtre contenant le code article, la description, le dépôt et le code du chèque-cadeau enseigne.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir, Commande et bon de livraison. Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente.  Transfert de commande : Cette fonction permet de transformer une commande en bon de livraison ou en ticket.  Rappel de commande : Cette fonction permet de rappeler une commande afin de la transférer.  Transfert de bon de livraison : Cette fonction permet de transformer un bon de livraison en ticket.  Rappel de bon de livraison : Cette fonction permet de rappeler un bon de livraison afin de le transférer.  Annuler déduction accordée : Cette fonction permet d’annuler la déduction sélectionnée.  Avantage client… : Ces fonctions permettent d’afficher la liste des avantages clients.  Chèque-cadeau enseigne : Cette fonction permet d’afficher la liste des chèques cadeaux-enseignes.  Coupon de réduction : Cette fonction permet d’afficher la liste des coupons de réduction. Remarque Lors de la personnalisation, il est possible d’ajouter sur les boutons des raccourcis. La touche CTRL est automatiquement renseignée. Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par commentaire. Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article.  Annuler ligne/ Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente en cours. Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? 39  Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont présents. Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés afin d’éviter des ruptures dans la numérotation. Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente. Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001 Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la liste des tickets en attente s’affiche. Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses » est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.  Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous pouvez seulement enregistrer le règlement.  Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression. Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie. Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix d’imprimer un ticket ou une facturette. La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.  Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement » avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque : Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ». Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée. Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement continue suivant le type de règlement. Quel que soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un nouveau ticket. La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne peut pas être supprimé. En revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé). PRISE EN MAIN 40  Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des précisions sur l’acception du règlement par TPE.  Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client. Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera déduit du montant de l’avoir. Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.  Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs). La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? 11.1. L’ouverture de caisse L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse, de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée. Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente. Comment saisir les tickets ? 41 L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie Gestion de la caisse . La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :  une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur * quantité) calculé automatiquement et non modifiable.  un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique. A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché. 11.2. La clôture de caisse La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification. La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ». Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse, vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ». Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée, vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché. Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse, l’impression du Z de caisse est lancée. Remarque Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort référencé sur la fiche caisse. 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ? 12.1. La saisie du type « Ticket » Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :  Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).  depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ». PRISE EN MAIN 42 12.2. La saisie de type « Avoir» Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer un avoir. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Avoir ». Après la saisie de l’avoir, vous pouvez soit terminer le ticket (afin de le déduire sur un prochain ticket) ou le rembourser. 12.3. La saisie du type « Commande » et « Bon de livraison » Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer une commande ou un bon de livraison. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Commande » ou « Bon de livraison ». A partir d’une commande, si un règlement est effectué, une facture d’acompte correspondant à ce règlement sera créée dans le back office. Concernant le bon de livraison, il n’est pas possible de saisir de règlement. Remarque Dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, l’option « Regrouper tous les documents qu’ils soient typés Tickets ou non », si est cochée, permet de regrouper les documents même s’il y a une série de document. Vous avez la possibilité d’imprimer un ticket sans prix, pour cela, dans le front office, vous devez cliquer sur le bouton « Imprimer », puis « Imprimer un ticket sans prix ». En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à saisir le détail des pièces et billets. Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées : - la date du jour, - le commercial (si lié à la fiche de l’utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de commercial - le code et libellé du client par défaut Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte. La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :  Scanner l’article,  Afficher la liste des articles, Remarque Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres / Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multisélection d’articles.  Faire une recherche,  Saisir directement le code article. Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Quantité». Comment gerer les périphériques ? 43 Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Prix ». Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €. 13. COMMENT GERER LES PÉRIPHÉRIQUES ? 13.1. La gestion du tiroir-caisse Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée. Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente. 13.2. Imprimante chèque Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche. 13.3. La gestion d’un TPE Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC est envoyé sur le TPE. Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé : Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé. Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celleci, en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. PRISE EN MAIN 44 13.4. La gestion du rendu-monnaie Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendu-monnaie » sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la monnaie avec le montant à rendre. Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroircaisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré. Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? 14.1. Les documents de ventes Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office. Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables. Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ». Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la caisse. 14.2. Les règlements Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être modifiées. Les règlements sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé de la caisse. Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a été réalisé pour un montant supérieur au ticket. Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant « Soldée ». Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est sélectionnée. 14.3. Les remises en banque Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option « Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Quels sont les traitements dans le Back office ? 45 Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse », le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également. 14.4. Les Mouvements de caisse La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des espéces, le type de comptabilisation du mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits de caisse). En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables. Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort sélectionné. Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque. 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’une entête contenant le code de la caisse, le code utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non modifiables. L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse. L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA. L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par vendeur/commercial. Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques). 14.6. X et Z de caisse Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée. PRISE EN MAIN 46 15. COMMENT GÉRER LES VENTES DANS LE BACK ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 15.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 15.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 15.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 15.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes Dans le Back ? 47 15.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 15.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). 15.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. PRISE EN MAIN 48 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 15.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour accéder à la livraison d’une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Pour livrer, vous devez sélectionner les lignes ou indiquer une quantité et valider la saisie en cliquant sur Enregistrer. 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. Comment gérer les ventes Dans le Back ? 49 15.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de vente. PRISE EN MAIN 50 16. COMMENT CRÉER UNE FACTURATION PÉRIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 16.1. Facturation par copie Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :  Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 16.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 17. COMMENT GÉRER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 51 17.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 17.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents d’achats. 18. COMMENT TRANSFÉRER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 18.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. PRISE EN MAIN 52 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 18.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents de … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 18.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents de … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 18.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 53 De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 20. COMMENT RÉALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 20.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). PRISE EN MAIN 54 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. 20.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Ensuite, vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Remarques Les règlements négatifs des clients sont repris dans les décaissements et les règlements négatifs fournisseurs sont repris dans les remises en banque. 20.4.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 20.4.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement, Comment gérer les stocks ? 55  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »  Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA », « virement international ». Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le suivi financier des tiers, et la génération des fichiers CFONB et SEPA. 21. COMMENT GÉRER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 21.1. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés en stock. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. PRISE EN MAIN 56 La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet « Stock » de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Comment transférer les éléménts en compta ? 57 21.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. 21.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 22. COMMENT TRANSFÉRER LES ÉLÉMÉNTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique : PRISE EN MAIN 58  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, tickets, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? 59 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. 26. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. PRISE EN MAIN 60 Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNÉES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 30. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 61 Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 30.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 30.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 30.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression PRISE EN MAIN 62 La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ». Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des groupes et des utilisateurs et des droits. Le tableau de bord 63 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter aux favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 4. LA GESTION DE L’ÉCO-CONTRIBUTION ET L’ÉCO-CONTRIBUTION MOBILIER Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution La gestion des frais de port 65 concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 7. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du document » et la « Quantité de l'article ». Les effets de commerce 67 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ». Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. 9. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. LES FONCTIONS AVANCÉES 68 10. LES ÉCHÉANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes ainsi que les échéances douteuses et irrécouvrables). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 11. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. les règlements impayes 69 Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. 12. LES RÈGLEMENTS IMPAYES 12.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. LES FONCTIONS AVANCÉES 70 12.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 13. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables. Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable. Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document. 14. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 15. LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS. A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. la communication entreprise expert 71 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 17. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 18. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 19. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES), la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – LES FONCTIONS AVANCÉES 72 Numérotation – Autres) et la nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 20. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. Le publipostage 73 21. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 22. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISÉS Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. LES FONCTIONS AVANCÉES 74 Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des champs personnalisés. 23. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : - La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire. - La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Les assistants de mise à jour 75 24. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 25. L’IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCÉES 76 26. L’EXPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 27. L’ASSISTANT DE CRÉATION DE MODÈLES DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. LA GESTION DE LA fidélité 77 28. LA GESTION DE LA FIDELITE Vous pouvez paramétrer par défaut les durées de validité de la carte et de l’avantage client, le nombre de jours pour le renouvellement avant l’expiration de la carte, dans les Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Fidélité. Vous avez la possibilité de créer des cartes de fidélité de différents types. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Point de vente – Type de carte de fidélité, puis cliquez sur Ajouter. L’onglet Détail se compose des champs suivants : - Le Type : Il permet de choisir le type de calcul de la carte avec les choix suivants : o Chiffre d’affaires : Ce choix permet de cumuler le montant net TTC remisé des lignes articles présents dans l’intervalle de la grille articles pour tous les tickets d’un même client. o Nombre de passages en caisse : Ce choix permet de comptabiliser le nombre de tickets créés pour un même client. o Nombre d’articles achetés : Ce choix permet de comptabiliser le nombre d’articles achetés par le même client. Seules les quantités des articles compris dans l’intervalle de la grille articles sont cumulées. o Nombre de points articles : Ce choix permet de cumuler le nombre de points paramétrés pour chaque article vendu et compris dans l’intervalle de la grille articles. o Nombre de point CA : Ce choix permet de convertir le montant net TTC remisé des lignes articles (articles présents dans l’intervalle de la grille articles) en points et de cumuler ces points. - La Valeur du point : permet de saisir le montant du point, quand le type est sur « Nombre de points CA ». - Les Options : regroupent différents points qui permettent le calcul de la fidélité. - Les Articles (Tous les articles, Article, Famille article, Sous-famille article) La partie Fidélité à appliquer permet de choisir l’avantage client. Soit un pourcentage de remise, soit un article offert (avec le choix sur une famille ou sur un article), soit un bon d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de fidélité. LES FONCTIONS AVANCÉES 78 29. LA GESTION DES CHEQUES-CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION 29.1. La gestion des chèques - cadeaux Vous pouvez paramétrer par défaut la durée de validité des chèques-cadeaux, l’impressions et les autres options sur les chèques-cadeaux à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Chèques-cadeaux enseigne. Les chèques-cadeaux sont créés à partir des articles de type Service. Dans la fiche, onglet « Chèques-cadeaux », vous devez cocher Chèque-cadeaux enseigne, puis indiquez une valeur faciale. Dans la partie Historique, vous pouvez créer les chèques-cadeaux, et les activer. Vous avez la possibilité de générer par lot les chèques-cadeaux à partir du menu Opérations – Génération des chèques-cadeaux. L’assistant vous permet de sélectionner l’article « Chèque-cadeau », de saisir le nombre de chèques-cadeaux que vous souhaitez, de l’activer, de saisir une date d’activation et une durée de validité. A partir du front office, vous pouvez vendre les chèques-cadeaux, puis choisir le numéro du chèque-cadeau vendu en cliquant sur le bouton « chèques-cadeaux enseigne ». Dans le front office, vous pourrez effectuer un règlement par chèque-cadeaux, en cliquant sur le bouton Régler, puis Utiliser un chèque-cadeaux enseigne. Toutes ces fonctions sont disponibles à partir de la vue détaillée. 29.2. La gestion des coupons de réduction Vous pouvez imprimer les informations de la société sur les coupons de réduction en cochant l’option à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Coupons de réduction. 29.2.1. La fiche coupon de réduction Vous avez la possibilité de créer des coupons de réduction à partir du menu Paramètres – point de vente – Coupons de réduction, puis cliquez sur Ajouter. La fiche se compose de différents onglets :  29.2.1.1. Onglet Général Cet onglet contient : - La Période d’impression : Ce champ permet d’indiquer sur quelle période le coupon doit être imprimé. - Le Code tarif : Ce champ permet de sélectionner le tarif des coupons de réduction. - Le Commentaire - La partie Articles déclencheurs : Elle permet de sélectionner les articles qui déclencheront la génération des coupons de réduction. Les fonctionnalités disponibles 79  29.2.1.2. Onglet coupons émis Dans cet onglet, vous avez la possibilité de saisir le code barre pour les coupons de réduction et de choisir si vous voulez ou pas avoir le même code barre pour tous les coupons. 29.2.2. Utilisation des coupons de réduction Dans le front office, lors de l’impression du ticket, les coupons de réduction s’imprimeront à la suite. Vous pourrez ensuite les utiliser dans le front office, en cliquant sur le bouton « Coupons de réduction ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des chèques-cadeaux et coupons de réduction. 30. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. LE MODULE GAMME 80 LE MODULE GAMME Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. Celui-ci permet de : - propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons - personnaliser les vues du tableau croisé - construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier - visualiser les stocks des articles "Détail". Le module Gamme 81 Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 82 Index A Accès au service technique..................................................................................21 Achats..................................................................................................................50 Actualiser la TVA des documents.........................................................................47 Afficheur...............................................................................................................29 Aide sur EBP Gestion Commerciale Pro (OL Technology) ...................................15 Alertes..................................................................................................................74 Analytique ............................................................................................................70 Archivage.............................................................................................................60 Articles ...........................................................................................................29, 31 Assistants de mise à jour......................................................................................75 Auto-liquidation ....................................................................................................70 B Back...............................................................................................................28, 44 Barème des commissions ....................................................................................71 Barème eco-contribution ......................................................................................64 Bon de livraison....................................................................................................48 Bon de retour .......................................................................................................48 C Caisse..................................................................................................................33 CFONB ................................................................................................................54 Champs obligatoires.............................................................................................74 Champs personnalisés.........................................................................................73 Chèques-cadeaux ................................................................................................78 Clients..................................................................................................................32 Clôture de caisse ...........................................................................................41, 45 Code barre ...........................................................................................................31 Coffre fort.............................................................................................................33 Commande ..........................................................................................................47 Commandes.........................................................................................................51 Commerciaux.......................................................................................................71 Commissions........................................................................................................71 Communication Entreprise-Expert........................................................................71 Configuration minimale.........................................................................................21 Le module Gamme 83 Contact ................................................................................................................32 Corps du devis .....................................................................................................46 Coupons de réduction ..........................................................................................78 Création de dossier..............................................................................................25 Création de modèle..............................................................................................76 D DEB/DES .............................................................................................................71 Décaissement ......................................................................................................54 Devis....................................................................................................................46 Documents d’achat...............................................................................................50 Documents de stock.............................................................................................55 Documents de vente ............................................................................................46 Droits utilisateurs..................................................................................................61 Dupliquer..............................................................................................................52 E Echéances .....................................................................................................49, 68 Echéancier...........................................................................................................68 Eco-contribution ...................................................................................................64 Eco-contribution mobilier......................................................................................64 e-Commerce ........................................................................................................72 Ecran de caisse....................................................................................................34 Ecran de travail ..............................................................................................26, 27 Effets de commerce .............................................................................................67 Eléments masqués...............................................................................................35 e-mail...................................................................................................................52 Envoi par mail ......................................................................................................52 Escompte de règlement........................................................................................54 Etats demandes de prix........................................................................................50 Etats des devis.....................................................................................................46 Expert Comptable ..........................................................................................30, 70 Export paramétrable.............................................................................................76 F Facturation périodique..........................................................................................50 Facture.................................................................................................................49 Facture d’acompte................................................................................................53 Fidélité .................................................................................................................77 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................79 Fonctions avancées .............................................................................................63 Fonctions caisse ..................................................................................................37 Fournisseurs ........................................................................................................32 Frais de port.........................................................................................................65 INDEX 84 Front ....................................................................................................................28 G Gamme ................................................................................................................80 Gestion des favoris...............................................................................................63 Gestion des fenêtres ............................................................................................31 Grilles analytiques................................................................................................70 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................61 H Historique de la ligne............................................................................................66 Historique des documents de vente et achat ........................................................67 Historique du document........................................................................................67 I Impayés ...............................................................................................................69 Import de douchette .............................................................................................66 Import paramétrable.............................................................................................75 Impressions ticket ................................................................................................30 Imprimante chèque...............................................................................................43 Imprimer...............................................................................................................58 Initialisation du dossier.........................................................................................28 Installation............................................................................................................22 J Journal des événements ......................................................................................60 L Lancement du logiciel...........................................................................................23 Lettre de relance ..................................................................................................68 Liaison de dossier ................................................................................................59 Livrer une commande...........................................................................................48 M MAPI....................................................................................................................52 Mise en page........................................................................................................35 Modèle .................................................................................................................76 Mouvements de caisse.........................................................................................45 Moyen de paiement..............................................................................................33 N Niveaux................................................................................................................35 Le module Gamme 85 Numerotation........................................................................................................29 O Options du dossier ...............................................................................................28 Options Point de vente .........................................................................................29 Ouverture de caisse .......................................................................................40, 45 Ouverture de l'application.....................................................................................28 P Paramétrage écran...............................................................................................34 Périphériques.......................................................................................................30 Pied du devis........................................................................................................46 Plans analytiques .................................................................................................70 Point de vente ......................................................................................................28 Pointage automatique facture et avoir ..................................................................52 Postes analytiques ...............................................................................................70 Promotions...........................................................................................................64 Prospects .............................................................................................................32 Publipostage ........................................................................................................73 R Récéptionner une commande...............................................................................51 Règlement......................................................................................................44, 53 Relance................................................................................................................68 Relances..............................................................................................................68 Remise en banque .........................................................................................44, 54 Rendu monnaie....................................................................................................44 Restaurer .............................................................................................................59 S Sauvegarde..........................................................................................................58 Sauvegarder tous mes dossiers ...........................................................................59 SEPA ...................................................................................................................55 Série de document ...............................................................................................33 SMTP...................................................................................................................52 Statistiques ..........................................................................................................71 Stocks ..................................................................................................................55 T Tableau de bord...................................................................................................63 Tarifs....................................................................................................................64 Taxes ...................................................................................................................65 Tickets .....................................................................................................28, 41, 44 INDEX 86 Tiroir-caisse .........................................................................................................43 TPE......................................................................................................................43 Transfert comptable .............................................................................................57 Transfert de documents........................................................................................51 TVA......................................................................................................................28 U Utilisateurs .....................................................................................................34, 61 V Validé d’un devis ..................................................................................................46 Ventes............................................................................................................41, 46 X X de caisse ..........................................................................................................45 Z Z de caisse...........................................................................................................45

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Gestion Commerciale Guide d’installation et d’initiation Pro 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) 11 Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure 13 adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est mis à jour régulièrement. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 21 4.3. Messages suite activation............................................................................ 22 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 23 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 25 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 25 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 25 2.2. Les autres options ....................................................................................... 26 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 26 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 26 4. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 27 4.1. Création d’un client...................................................................................... 27 4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 27 4.3. Création d’un contact................................................................................... 27 5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 28 5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 28 5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 30 5.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 30 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 31 5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 31 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 32 6.1. Facturation par copie................................................................................... 32 16 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 33 6.3. Génération des factures périodiques ........................................................... 33 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 33 7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 33 7.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 34 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 34 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?34 8.1. Transfert...................................................................................................... 34 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 35 8.3. Regroupement............................................................................................. 35 8.4. Duplication .................................................................................................. 35 8.5. Dupliquer en................................................................................................ 35 8.6. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat .............. 35 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 36 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 37 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?............................................................................................ 37 11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 37 11.2. Comment saisir un règlement ?................................................................. 38 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................ 39 11.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?.................... 39 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?...................................... 40 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ?.............................. 41 12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 41 12.2. Taux d’intérêts........................................................................................... 41 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 42 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 42 13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 42 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?.......................................... 43 13.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 43 13.5. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 43 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 44 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 45 15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 45 15.2. Le principe général.................................................................................... 45 15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 46 15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 46 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 46 17 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 47 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 47 19. COMMENT RESTAURER ?......................................................................... 48 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 48 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 48 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 49 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 49 23.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 49 23.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 50 23.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 50 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 51 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 51 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 51 3. L’OPEN GUIDE.............................................................................................. 52 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 52 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 53 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER................................... 53 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 54 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 54 9. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 54 10. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 55 11. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT...................... 55 12. LES HISTORIQUES..................................................................................... 56 12.1. Historique de la ligne article....................................................................... 56 12.2. Historique du document............................................................................. 56 12.3. Historique des ventes ................................................................................ 57 12.4. Historique des achats ................................................................................ 57 13. LES EFFETS DE COMMERCE.................................................................... 57 14. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 57 18 15. LES RELANCES .......................................................................................... 58 16. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?................................. 59 16.1. Les règlements et remises en banques ..................................................... 59 16.2. Les échéances .......................................................................................... 59 17. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 60 18. LA GESTION DE L’AUTOFACTURATION ................................................... 60 19. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 61 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 61 21. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 61 22. LES STATISTIQUES.................................................................................... 61 23. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 61 24. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................................................ 63 25. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 63 26. MAP POINT ................................................................................................. 64 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES......................................... 64 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.............. 65 29. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR.......................................................... 66 30. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 66 31. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 66 32. L’EXPORT PARAMETRABLE...................................................................... 67 33. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT .................. 68 34. REPORTS ON LINE..................................................................................... 68 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 68 LES MODULES ................................................................................................. 69 1. COMMENT GERER LES GAMMES ?............................................................ 69 2. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ?................................................. 70 INDEX................................................................................................................ 72 Avant de commencer 19 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits) , Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’ EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. INSTALLATION 22  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 23 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à celle pour "les données sont installées sur l'ordinateur".  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF), o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier. INSTALLATION 24 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation Ouverture de l’application 25 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. PRISE EN MAIN 26  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 27 4. COMMENT CRÉER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers. PRISE EN MAIN 28 5. COMMENT GÉRER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 5.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Remarque Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin de pouvoir réaliser la révision du devis. Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis). 5.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Comment gérer les ventes ? 29 5.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 5.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 5.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Pour cela une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte. A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de vente. PRISE EN MAIN 30 5.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 5.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour accéder à la livraison d’une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Comment gérer les ventes ? 31 Pour livrer, vous devez sélectionner les lignes ou indiquer une quantité et valider la saisie en cliquant sur Enregistrer. Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 5.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. PRISE EN MAIN 32 Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de vente. 6. COMMENT CRÉER UNE FACTURATION PÉRIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : L’entête se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : saisissez-le libellé de la facturation périodique. Ensuite depuis l’onglet Paramètres, deux choix s’offrent à vous : 6.1. Facturation par copie Après avoir sélectionné le mode « Copie d’un document de référence », vous devez sélectionner le document de référence puis la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Vous disposez ensuite de plusieurs onglets :  Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour cela, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer une ou plusieurs familles clients. Pour cela, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Notes : Cet onglet permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. Comment gérer les achats ? 33 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison Après avoir sélectionné le mode « regroupement de bons de livraison», vous devez indiquer la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Dans la partie « Options de génération de facture », vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison. Les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. 6.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 7. COMMENT GÉRER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. 7.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. PRISE EN MAIN 34 Remarque Il est possible d’être alerté, lors de la saisie de la commande du montant minimum à atteinte pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaît à l’enregistrement du document. Il est possible d’être alerté, lors de la saisie d’une commande achat, du montant minimum de la commande à atteindre pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaîtra à l’enregistrement du document. 7.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents d’achats. 8. COMMENT TRANSFÉRER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 35 Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente ou Documents d’achat – Options générales, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 8.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. 8.6. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat Suite à la réalisation d’un devis ou commande client, si le stock des articles est insuffisant, il faut se réapprovisionner auprès du fournisseur. PRISE EN MAIN 36 Le transfert/regroupement de devis ou commande permet de réaliser le réapprovisionnement pour une demande de prix ou commande auprès du fournisseur. Le prix d’achat qui sera récupéré dans le document d’achat sera soit celui de la fiche article, soit celui du document de vente. Pour la génération d’une commande fournisseur (à partir des devis uniquement) dans la fenêtre de regroupement ou de transfert, vous devez sélectionner la case à cocher Lancer le réappro fournisseur après transfert. Pour les commandes client, le bouton Réappro. Fournisseur est disponible dans les actions de l’entête du document. Suite au lancement du réapprovisionnement, l’assistant s’ouvre et vous pouvez définir le document à créer pour le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email – Documents, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Remarques En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de la commande en bon de livraison. Il est possible d’envoyer une copie cachée de chaque mail au commercial/collaborateur connecté. Cette option est disponible à partir du menu Paramètres – Société – Email (pour les versions réseau, c’est l’adresse du commercial associé à l’utilisateur ; pour les versions monoposte, c’est l’adresse mail dans les coordonnées qui sera utilisée). Comment envoyer un PDF signé ? 37 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisissez le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les PDF signé. 11. COMMENT RÉALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 11.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été PRISE EN MAIN 38 livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui a(ou ont) été enregistrée(ées). Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 11.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque L’option, par l’intermédiaire d’une remise en banque, est indiquée par défaut si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 39 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. Remarque En cas de transfert d’une facture, réglée en partie par un escompte, en avoir, le montant de l’escompte affecté à la facture lors du règlement sera récupéré dans le pied de l’avoir. 11.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Remarque Les règlements négatifs des clients sont repris dans les décaissements et les règlements négatifs fournisseurs sont repris dans les remises en banque. Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. PRISE EN MAIN 40  Remettre en banque la remise La remise en banque est enregistrée et les règlements passent en état « remis en banque » Par un clic sur le bouton « Valider », la remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? 11.5.1. Fichiers au format CFONB La génération de fichier à la norme CFONB, est disponible pour des remises en banque et décaissements ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de configurer les paramètres propres à chaque opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - Dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - Sur chaque ligne de règlement de remise en banque. - Globalement au moment de la génération du fichier. La gestion des décaissements pour les règlements fournisseur, sont identiques aux remises en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 11.5.2. Fichiers au format SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Remarque Le format du fichier SEPA peut être généré par échéance (et non par règlement). Cette option est accessible à partir du menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02 Comment gérer les retards de paiements ? 41  Pour les virements : pain.001.001.03 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations cidessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Dans ces options, se trouve aussi le délai de présentation des prélèvements SEPA (First, One-Off, Recurrent et Last). Afin de généré le fichier par échéance (et non pas par règlement), vous devez cocher l’option « Format du fichier SEPA généré par échéance ». Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le suivi financier des tiers, et la génération des fichiers CFONB et SEPA. 12. COMMENT GÉRER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. PRISE EN MAIN 42 13. COMMENT GÉRER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? L’option « Autoriser les stocks négatifs » est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 13.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, depuis la liste des documents de stock (Stock / Articles-documents de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisissez le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Il vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. Comment gérer les stocks ? 43  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document, la date de réalisation et le dépôt. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 13.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? .Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents d’achat – Réappro. fournisseur.  Le menu Opérations - Documents d’achat- Réappro. fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement 13.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. PRISE EN MAIN 44 Choisissez les filtres que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de stock 14. COMMENT TRANSFÉRER LES ÉLÉMÉNTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Comment gérer l’analytique ? 45  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 15. COMMENT GÉRER L’ANALYTIQUE ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 15.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 15.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, Cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. PRISE EN MAIN 46 Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. Le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 15.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. 15.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion analytique. 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Vous avez la possibilité d’associer des modèles d’impression par tiers. Cette fonction est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Elle permet de visualiser et d’associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d’exemplaires. Comment sauvegarder mon dossier ? 47 Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En mise jour de dossier, la sauvegarde du dossier est obligatoire. Il est impossible de désélectionner « Inclure le dossier ». En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. PRISE EN MAIN 48 19. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNÉES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Comment consulter le journal des événements ? 49 Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 23. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 23.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. PRISE EN MAIN 50 23.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloqué » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 23.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des groupes et des utilisateurs et des droits. Le tableau de bord 51 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter aux favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible : - d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. - d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). LES FONCTIONS AVANCÉES 52 3. L’OPEN GUIDE Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez au début des fonctions associées d’une entrée du menu « Open guide… ». Cette entrée permet de visualiser l’enchainement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de personnaliser les Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Achats, Stock/Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton « Fermer » ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. La gestion de l’éco-contribution 53 5. LA GESTION DE L’ÉCO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 6. LA GESTION DE L’ÉCO-CONTRIBUTION MOBILIER Cette éco-contribution concerne : - les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. - toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Elle est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. LES FONCTIONS AVANCÉES 54 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 9. LE SERVICE À LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie au quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; Agrément et Import de douchette 55 sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 10. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de : - Choisir le modèle de douchette, - Définir des options, - Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, - Gérer les données réceptionnées, - Importer les données dans le document. 11. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT Depuis un document d’achat, onglet « Livraison », il est possible d’indiquer un type d’adresse de livraison afin de définir la destination des articles. Le champ « Livrer au » permet de sélectionner ce type d’adresse pour la destination des articles du document :  Chez le fournisseur (type par défaut) : les articles sont enlevés chez lui,  Chez le client : le client recevra à son adresse de livraison les articles. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock ne sera généré)  Au dépôt : Les articles seront livrées à l’un des nos dépôts (par défaut, adresse du dépôt du document). Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats. Dans une fiche article, Onglet « Stock », vous pouvez ajuster le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. LES FONCTIONS AVANCÉES 56 Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. 12. LES HISTORIQUES 12.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la "date du document" et la « Quantité de l'article ». 12.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les effets de commerce 57 12.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 12.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les tarifs. 13. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. 14. LES ÉCHÉANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. LES FONCTIONS AVANCÉES 58 La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes ainsi que les échéances douteuses et irrécouvrables). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 15. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. comment gérer les règlements impayes ? 59 Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. Il est possible de modifier le texte par défaut lors de l’envoi de la relance par mail. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société –E-mail – Relances. 16. COMMENT GÉRER LES RÈGLEMENTS IMPAYES ? 16.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par :  le règlement, l’incident est ajouté sans condition.  la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 16.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). LES FONCTIONS AVANCÉES 60 Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 17. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour générer els écritures d’auto-liquidation dans la partie Paramètres – Société - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». Sur tous les documents d’achat, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation » Sur tous les documents de vente, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. 18. LA GESTION DE L’AUTOFACTURATION L’autofacturation consiste à émettre une facture d’achat au nom d’un fournisseur, moyennant l’autorisation de ce dernier à travers un mandat. L’autofacturation est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. Par défaut l’option est n’est pas sélectionnée. Vous pouvez créer les séries (souche de document spécifique) à partir du menu Paramètres – Divers. Cette série pourra ensuite être renseignée dans la fiche du fournisseur, onglet Gestion, ainsi que la « mention obligatoire sur les factures ». Lors de la création d’une facture fournisseur, dans l’entête du document, le numéro de série sera renseigné automatiquement. Dans l’onglet Compléments, dans la partie Mention à imprimer sur le document, un texte sera renseigné (Ce champ ne peut pas être pré-défini). Le dossier pour votre expert comptable 61 19. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 21. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. 22. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 23. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. LES FONCTIONS AVANCÉES 62 La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES) ;  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) ;  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. La gestion du e-Commerce 63 24. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. 25. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 26. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’. Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISÉS Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». La gestion des alertes et des champs obligatoires 65 Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Remarques Lors de l’import paramétrable, il sera possible d’importer la valeur du champ personnalisé. Les champs personnalisés des tables personnalisées peuvent être importés. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des champs personnalisés. 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes : - Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire - Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table, - Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 29. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 30. LE REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de supprimer CHQ. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 31. L’IMPORT PARAMÉTRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’import paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, le champ Chemin d’import est accessible. De plus, il est aussi possible de Renommer le fichier après import (.bak). Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements, Tarifs….) L’export paramétrable 67 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 32. L’EXPORT PARAMÉTRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’export paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, il est possible de modifier le champ Chemin d’export. Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. LES FONCTIONS AVANCÉES 68 33. L’ASSISTANT DE CRÉATION DE MODÈLES DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 34. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. COMMENT GERER LES GAMMES ? 69 LES MODULES 1. COMMENT GERER LES GAMMES ? Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. LES MODULES 70 Celui-ci permet de :  propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons  personnaliser les vues du tableau croisé  construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier  visualiser les stocks des articles "Détail". Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ? Cette gestion est possible uniquement si le module Point de vente est activé et que la fonction disponible Point de vente est sélectionnée. (Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles). La gestion du point de vente vous permet d’accéder à la partie du front office (la caisse) et à la partie du back office (la gestion commerciale). Le paramétrage s’effectue dans la partie du back office. Vous pouvez dans un premier temps définir la numérotation des tickets (Paramètres - Société – Numérotation- Ventes). Puis, dans les Paramètres - Société - Point de vente, vous pouvez définir :  Les options générales (avec la gestion de la caisse, des mouvements de caisse…),  L’afficheur (avec le message d’accueil, la ligne article, les règlements…),  Les périphériques (pour sélectionner l’afficheur, le TPE, le tiroir-caisse),  Les impressions (pour sélectionner les modèles et associés les imprimantes),  Avancé (pour la gestion de la fidélité, des chèques-cadeaux et des coupons de réduction). Vous devez ensuite, créer la/les caisse(s) et le/les coffre(s)-fort(s), cela à partir du menu Paramètres – Point de vente. A partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous avez la possibilité de Personnaliser l’écran de vente en cliquant sur le bouton dans la barre des tâches. Enfin, toujours à partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous pouvez ouvrir le Front office « Afficher l’écran de démarrage du front office ». COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ? 71 Dans le front office vous pouvez :  Créer des tickets, des avoirs, des commandes et des bons de livraison,  Effectuer des règlements (avec et sans rendu monnaie, avec impression des chèques),  Imprimer des tickets et/ou facturettes, imprimer le X de caisse et le z de caisse,  Mettre en attente ou en compte un ticket,  Faire des mouvements de caisse. Pour créer les cartes de fidélité, vous devez aller dans le menu Paramètres – Point de vente – Type de carte de fidélité. Vous pouvez choisir le type de calcul de la carte, sur quel article vous souhaitez appliquer la fidélité et choisir le type d’avantage (un pourcentage de remise, un article offert ou un bon d’achat). Pour créer les chèques cadeaux, vous devez créer un article de type Service, puis aller dans l’onglet onglet « Chèques-cadeaux », cocher Chèque-cadeaux enseigne et indiquer une valeur faciale. Dans la partie Historique, vous pouvez créer les chèques-cadeaux, et les activés. Vous avez la possibilité de générer par lot les chèques-cadeaux à partir du menu Opérations – Génération des chèques-cadeaux. L’assistant vous permet de sélectionner l’article « Chèque-cadeau », de saisir le nombre de chèque-cadeaux que vous souhaitez, de l’activer, de saisir une date d’activation et une durée de validité. A partir du front office, vous pouvez vendre les chèques-cadeaux, puis choisir le numéro du chèque-cadeau vendu en cliquant sur le bouton « Chèques-cadeaux enseigne ». Dans le front office, vous pourrez effectuer un règlement par chèque-cadeaux, en cliquant sur le bouton Régler, puis Utiliser un chèque-cadeaux enseigne. Toutes ces fonctions sont disponibles à partir de la vue détaillée. Pour créer les coupons de réduction, vous devez aller dans le menu Paramètres – Point de vente – Coupons de réduction. Vous pouvez défini une période d’impression, choisir le tarif du coupon, saisir un commentaire et sélectionner les articles déclencheurs. Les coupons seront imprimés dans le front office après l’impression du ticket. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 72 Index A Accès au service technique..................................................................................19 Achats..................................................................................................................33 Acompte...............................................................................................................37 Actualiser la TVA des documents.........................................................................29 Aide sur EBP Gestion Commerciale Pro (OL Technology) ...................................14 Alertes..................................................................................................................65 Analytique ............................................................................................................45 Archivage.............................................................................................................48 Articles ...........................................................................................................25, 26 Assistants de mise à jour......................................................................................66 Autofacturation.....................................................................................................60 Auto-liquidation ....................................................................................................60 B Barème des commissions ....................................................................................61 Barème eco-contribution ......................................................................................53 BL ........................................................................................................................31 Bon d’entrée.........................................................................................................43 Bon de livraison....................................................................................................31 Bon de retour .......................................................................................................31 Bon de sortie........................................................................................................43 BR........................................................................................................................31 C Champs obligatoires.............................................................................................65 Champs personnalisés.........................................................................................64 Chèque - cadeau..................................................................................................71 Clients..................................................................................................................27 Commande ..........................................................................................................30 Commandes fournisseurs.....................................................................................33 Commerciaux.......................................................................................................61 Commissions........................................................................................................61 Communication Entreprise-Expert........................................................................61 Complétion de commande....................................................................................43 Configuration minimale.........................................................................................19 INDEX 73 Contact ................................................................................................................27 Corps du devis .....................................................................................................28 Coupon de réduction............................................................................................71 Création de dossier..............................................................................................23 Création de modèle..............................................................................................68 D DEB/DES .............................................................................................................61 Décaissement ......................................................................................................39 Devis....................................................................................................................28 Documents d’achat...............................................................................................33 Documents de stock.............................................................................................42 Documents de vente ............................................................................................28 Droits utilisateurs..................................................................................................50 Duplication de documents ....................................................................................35 Dupliquer en.........................................................................................................35 E Echéances .....................................................................................................31, 57 Echéancier...........................................................................................................57 Eco-contribution ...................................................................................................53 Eco-contribution mobilier......................................................................................53 e-Commerce ........................................................................................................63 Ecran de travail ....................................................................................................24 Effets de commerce .............................................................................................57 e-mail...................................................................................................................36 Envoi par mail ......................................................................................................36 Escompte de règlement........................................................................................39 Etats demandes de prix........................................................................................33 Etats des devis.....................................................................................................28 Expert Comptable ..........................................................................................26, 61 Export paramétrable.............................................................................................67 F Facturation périodique..........................................................................................32 Facture.................................................................................................................31 Facture d’acompte................................................................................................37 Fidélité .................................................................................................................71 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................68 Fonctions avancées .............................................................................................51 Fournisseurs ........................................................................................................27 Frais de port.........................................................................................................54 Franco de port......................................................................................................34 INDEX 74 G Gamme ................................................................................................................69 Gammes ..............................................................................................................69 Gestion des favoris...............................................................................................51 Gestion des fenêtres ............................................................................................26 Grilles analytiques................................................................................................45 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................49 H Historique de la ligne............................................................................................56 Historique des achats...........................................................................................57 Historique des ventes...........................................................................................57 Historique du document........................................................................................56 I Impayés ...............................................................................................................59 Import de douchette .............................................................................................55 Import paramétrable.............................................................................................66 Imprimer...............................................................................................................46 Initialisation du dossier.........................................................................................25 Installation............................................................................................................20 Inventaire .............................................................................................................42 J Journal des événements ......................................................................................49 L Lancement du logiciel...........................................................................................21 Lettre de relance ..................................................................................................58 Liaison de dossier ................................................................................................48 Livraison client depuis un document d'achat.........................................................55 Livrer une commande...........................................................................................30 M MAP Point............................................................................................................64 MAPI....................................................................................................................36 Modèle .................................................................................................................68 Modèle par tiers ...................................................................................................46 Mouvements de stock ..........................................................................................43 N Numerotation........................................................................................................25 INDEX 75 O Open Guide..........................................................................................................52 Options du dossier ...............................................................................................25 Ouverture de l'application.....................................................................................25 P PDF Signé............................................................................................................37 Pied du devis........................................................................................................29 Plans analytiques .................................................................................................45 Point de vente ......................................................................................................70 Pointage automatique ..........................................................................................35 Postes analytiques ...............................................................................................45 Promotions...........................................................................................................52 Prospects .............................................................................................................27 Publipostage ........................................................................................................63 R Réapprovisionnement ..........................................................................................43 Récéptionner une commande...............................................................................34 Règlement............................................................................................................38 Règlement client ..................................................................................................37 Règlement fournisseur .........................................................................................37 Regroupement de documents ..............................................................................35 Relances..............................................................................................................58 Relances devis.....................................................................................................58 Remise en banque ...............................................................................................39 Remplacement de code........................................................................................66 Reports On Line...................................................................................................68 Restaurer .............................................................................................................48 Retards de paiements ..........................................................................................41 S Sauvegarde..........................................................................................................47 Sauvegarder tous mes dossiers ...........................................................................47 SEPA ...................................................................................................................40 Service à la personne...........................................................................................54 SMTP...................................................................................................................36 Statistiques ..........................................................................................................61 Stock négatif ........................................................................................................42 Stocks ..................................................................................................................42 INDEX 76 T Tableau de bord...................................................................................................51 Tableau de bord personnalisable .........................................................................51 Tarif article ...........................................................................................................26 Tarifs....................................................................................................................52 Taux d'intérêt .......................................................................................................41 Taxes ...................................................................................................................54 Transfert comptable .............................................................................................44 Transfert de documents........................................................................................34 TVA......................................................................................................................25 U Utilisateurs ...........................................................................................................50 V Validé d’un devis ..................................................................................................28 Ventes..................................................................................................................28

Business plan OL Guide d’initiation Classic Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................3 2. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 PRISE EN MAIN........................................................................................................4 3. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 3.1. Les coordonnées du dossier.........................................................................4 3.2. Les paramètres du dossier ...........................................................................4 4. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?......................................4 4.1. Créer une fiche………………........................................................................4 4.2. Modifier une fiche………………....................................................................5 4.3. Annuler une modification sur une fiche ........................................................5 4.4. Supprimer une fiche.. ....................................................................................5 4.5. Les Notes perso……………..........................................................................6 4.6. Les documents associés...............................................................................6 5. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................6 5.1. Accès aux Prévisions ....................................................................................6 5.2. Généralités sur les Prévisions ......................................................................7 5.3. Spécificités…………………...........................................................................7 6. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? ..........................................9 6.1. Les tableaux de résultats ............................................................................10 6.2. Les graphiques et les ratios ........................................................................10 7. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? .....................................11 8. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?...................................................12 8.1. Elaboration du rapport.................................................................................12 8.2. Insérer un résultat ou une variable .............................................................13 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................13 10. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........13 11. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................14 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................15 12. LE TABLEAU DE BORD.............................................................................15 13. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS .....................................16 13.1. Les filtres et options d’affichage .................................................................16 13.2. Le graphique dynamique ............................................................................16 14. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS........................................16 14.1. L’impression et l’exportation des grilles......................................................16 14.2. La génération du rapport.............................................................................16 15. LES RESULTATS COMPARATIFS............................................................16 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................17 17. LA GESTION DES FAVORIS .....................................................................17 18. REPORTS ON LINE ...................................................................................18 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez saisir les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.Ecran de travail Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de navigation Les menus Cliquez ici pour accéder à la liste de vos prévisions ou bien sur le bouton pour créer une fiche Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la consultation des résultats et la réalisation de votre rapport. 3.Comment initialiser mon dossier ? 3.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir 3.2. Les paramètres du dossier Afin de modifier les paramètres de votre dossier saisis lors de la création du dossier, vous pouvez accéder à vos préférences dossier par le menu Paramètres – Mon hypothèse. Certaines fiches de prévisions et les paramètres de celles-ci seront modifiés en fonction de ces nouveaux paramètres, et vous guideront ainsi dans l’élaboration de votre Business Plan. 4. Comment utiliser les fiches de saisie ? 4.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre dossier depuis un squelette existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la barre de menu, ou bien par le menu contextuel accessible par un clic droit ou encore par le bouton Inser du clavier. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche ajoutée puis, par le bouton Enregistrer que vous trouverez en haut de la fiche, enregistrez les informations saisies. 4.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans la liste des Ventes, par exemple, et en double cliquant sur la fiche que vous souhaitez modifier.  Soit en sélectionnant la fiche souhaitée et en cliquant sur l’action Modifier de la barre de menu en haut de la liste. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Enregistrer, que vous trouverez en haut de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 4.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu Edition+ Annuler qui se trouve dans la barre de menu de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 4.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en haut de la liste. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Une barre de police Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.6. Les documents associés Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’un document. Ce document peut être sous forme d’un fichier ou d’une adresse Web. Pour avoir plus de détail sur les documents associés, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. Comment saisir les prévisions ? 5.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers)  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Marchandises, Matières premières, Services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Rémunérations des salariés, Rémunérations du dirigeant, Prélèvement de l’exploitant, Cotisations TNS, Taxes assises sur les salaires) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autres que IS) ; 5.2. Généralités sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve en haut, à gauche de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en trois parties : la définition, les options, la grille  La définition permet de renseigner les champs obligatoires à la création ainsi que les informations principales liées à la prévision  la grille, saisissable ou non selon les prévisions, vous permet de saisir ou de consulter les données.  les options, initialisées par défaut avec les valeurs définies à la création de dossier. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisée, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter vos résultats. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 5.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec une grille Montant et un onglet Options. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans la partie Définition. L’onglet Montant, de la partie grille, permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances, la grille sera donc entièrement non saisissable. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. Les ventes Trois types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) le type Production (Tous les produits issus de la production réalisés par l’entreprise), et le type Services (Tous les services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir des préférences utilisateurs vous pouvez choisir de visualiser la colonne % évol. A partir de celleci, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. Les achats Une prévision d’achat peut-être créée  Soit de manière autonome, à partir de la liste des achats en cliquant sur le bouton Ajouter. Le calcul automatique des stocks ne sera pas disponible,  Soit liée à une vente, en ajoutant une fiche achat depuis la fiche Vente ou bien depuis la fiche Achat, dans le champ Vente associée. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Le calcul automatique des stocks sera alors disponible. Remarque A partir de la colonne % évol. vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. Les charges de personnel Les Rémunérations du personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. Deux types de profils par défaut sont disponibles les Salariés et les Gérants assimilés salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. La rémunération du dirigeant est accessible uniquement dans le cadre d’une société avec un dirigeant majoritaire. Cette fiche permet de rendre compte des versements attribués au dirigeant. De manière générale ces charges seront jugées déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Le prélèvement de l’exploitant est accessible uniquement dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il permet de mettre en avant les versements que l’exploitant effectue pour son compte personnel. Les cotisations des travailleurs non-salariés sont utiles dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société avec un dirigeant majoritaire. Il s’agit des cotisations sociales dont l’exploitant ou le dirigeant majoritaire doit s’acquitter lorsqu’il ne dispose pas d’un contrat de travail au sein de l’entreprise. Vous trouverez les prévisions suivantes :  Allocations familiales  Maladie  Retraite  Invalidité-Décès  CSG-CRDS Il vous suffit de renseigner la base de calcul qui doit correspondre à votre résultat N-1, les taux de cotisations sont renseignés par défaut selon la structure de votre entreprise (Régime social, Nombre de salariés). Les taxes assises sur salaires sont calculées automatiquement à partir des rémunérations versées aux salariés. Elles seront inclues dans les résultats si vous les avez sélectionnées lors de la création de dossier. Les autres charges de personnels restent sur le même principe que les autres fiches. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. Comment consulter les résultats ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : 6.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 6.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. Les tableaux disponibles Accédez par la barre de menu aux tableaux, graphiques ou ratios disponibles. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportezvous à l’aide en ligne. 7. Comment reprendre une entreprise ? Il vous est possible de récupérer la balance de votre exercice antérieur par le menu Paramètres + Reprise N-1. L’import paramétrable vous permet d’importer une balance sous quelque format que ce soit. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. Certains soldes comptables de votre balance ont un impact sur les années suivantes, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle. Les ventilations suivantes sont donc disponibles.  Les dettes fournisseurs  Les intérêts courus en compte courants  Les remboursements des comptes courants Les créances clients  Les créances ou dettes d’IS  Les subventions  La TVA  Les PCA ou CCA Pour les éléments acquis ou conclus sur une période antérieure à la date de reprise de l’activité, il est conseillé de créer directement une fiche de prévision (Investissement, Emprunt, Crédit-bail). Ou bien encore de saisir directement les informations dans les fiches existantes comme pour le Stock initial. 8. Comment accéder au Rapport ? Pour accéder à la rédaction et à la génération du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis de générer un fichier PDF que vous remettrez à vos financiers. 8.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan Open Line vous propose un certain nombre de chapitres par défaut ainsi qu’un modèle de rapport que vous pouvez modifier ou compléter en créant vos propres chapitres. Pour structurer vos rapports, vous pouvez cliquer sur Sélectionner vos chapitres, et depuis cette fenêtre déplacer l’ordre des chapitres, en ajouter ou bien en supprimer. Remarque La mise à jour de la table des matières n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour de la table des matières. Une fois votre rapport rédigé, vous pouvez Générer un document PDF, que vous pourrez ensuite imprimer ou transférer par mail à vos collaborateurs. Lors de cette étape vous pourrez définir vos entêtes et pied de page. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. 8.2. Insérer un résultat ou une variable Afin de présenter un rapport concluant et d’argumenter vos propos, vous pouvez insérer tous vos tableaux, graphiques ou ratios depuis l’action Insérer un résultat. Ou bien encore ajouter des variables qui vous permettront d’afficher les valeurs issues de vos résultats sans vous préoccupez de la mise à jour des valeurs. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des résultats. Pour avoir plus de détail sur l’insertion des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 9. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 10. Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 11. Comment envoyer un PDF signé ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 12. Le tableau de bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des recettes et dépenses récemment modifiées, pour vous permettre d’accéder rapidement aux prévisions les plus variables.  La liquidité de votre projet : Ce tableau est une version synthétique de vos encaissements et décaissements et votre situation de trésorerie à chaque fin de période.  La rentabilité du projet : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment. Il est accompagné du taux de marge globale.  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. Types de consultation des résultats 13.1. Les filtres et options d’affichage La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, un filtre pour les différents exercices est disponible. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, vous disposerez de l’élément de visualisation : N-1. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 13.2. Le graphique dynamique Le graphique dynamique vous permet dans un premier temps de visualiser, de manière graphique, les résultats de votre tableau et dans un second temps de réaliser vos propres graphiques à partir des rubriques du tableau. L’option est disponible depuis la consultation d’un tableau de type statique, sous l’onglet Graphique dynamique. Pour construire votre propre graphique, vous devez cochez l’option Construire un graphique dans la barre de menu du graphique, puis par un clic gauche sélectionnez les rubriques que vous souhaitez représenter graphiquement. 14. Les impressions et les exportations 14.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan Classic (OL Technology), dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. 14.2. La génération du rapport EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous propose un modèle par défaut de rapport personnalisable. Vous avez également la possibilité de créer vous-même deux autres modèles de rapport destinés, par exemple, à des interlocuteurs différents pour lesquels vous adopterez une présentation différente de votre rapport final. Afin de constituer un dossier percutant, il est possible d’insérer dans votre rapport certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. 15. Les résultats comparatifs EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce résultats comparatifs estimé/réalisé. Pour cela, vous devez au préalable avoir importé une balance issue de votre logiciel de comptabilité par le menu Paramètres + Balances Réalisées. Enfin par le menu Résultats + Tableaux Comparatifs, vous aurez accès aux différents résultats comparatifs que vous propose EBP Business Plan Classic (OL Technology). Remarque Dans le cas où votre dossier est lié avec l’application EBP Compta Classic (OL Technology), il est possible de récupérer la balance directement depuis EBP Business Plan, sans faire d’export au préalable 16. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. 17. La gestion des favoris Uniquement disponible en interface Classique, à partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 18. Reports on line Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.

Paye OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................4 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 1.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................4 1.2. Les autres options…………… ......................................................................5 1.3. La gestion des fenêtres.................................................................................5 1.4. Paramétrage de l’établissement ...................................................................5 2. COMMENT CREER UN SALARIE ? ............................................................5 2.1. Onglet identité……………… .........................................................................6 2.2. Onglet contrat…………………......................................................................6 2.3. Onglet paye……………………......................................................................6 2.4. Onglet CP / DIF / CPF / RTT ........................................................................6 2.5. Onglet règlement……………….....................................................................6 2.6. Onglet déclarations…………….....................................................................6 3. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? .........................................6 3.1. Une constante…………….............................................................................7 3.2. Une variable……………….. ..........................................................................7 3.3. Une rubrique…………………….. ..................................................................7 3.4. Une table de calcul……………. ....................................................................7 3.5. Une nature de rubrique .................................................................................7 3.6. Une fonction…………………….....................................................................8 3.7. Un cumul……………………..........................................................................8 4. COMMENT CREER UN BULLETIN ?..........................................................9 5. COMMENT UTILISER UN BULLETIN ? ....................................................10 5.1. Les actions du bulletin.................................................................................10 5.2. Les informations modifiables du bulletin ....................................................10 5.3. Le volet de navigation .................................................................................11 6. INTERROGATION DES DONNEES DE PAIE...........................................11 7. COMMENT SAISIR UN ARRET DE TRAVAIL ? .......................................12 8. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? .............................12 9. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? .................13 10. COMMENT GERER LE CPF ?...................................................................13 11. COMMENT GERER LES RTT ?.................................................................14 12. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................14 12.1. Comment Dévalider les bulletins ? .............................................................14 13. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? .............................................15 14. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?..............................15 14.1. Historique des transferts comptables .........................................................15 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...............................................15 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................16 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........16 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................17 18. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE ....................................................17 19. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES......................................17 20. GESTION DES FAVORIS...........................................................................18 21. OPEN GUIDE………………........................................................................18 22. TABLEAU DE BORD ..................................................................................19 23. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................19 24. REPORTS ON LINE ...................................................................................20 25. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.............................................20 26. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES...............................20 27. L’HISTORISATION…………………............................................................20 28. LES VIREMENTS……………… .................................................................21 29. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................21 30. L’IMPORT DE SALARIES...........................................................................22 31. GESTION DES FINS DE CONTRATS/STC ..............................................22 32. DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE (DSN) ......................................22 1.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte… 2.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences…..  Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes…  Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 1.4. Paramétrage de l’établissement Afin de pouvoir utiliser votre dossier, vous devez également renseigner la fiche établissement dans l’univers Etablissement – établissement Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 2.Comment créer un salarié ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat. 2.1. Onglet identité Dans l’onglet Identité, vous devez renseigner les informations liées à l’état civil, la situation familiale et aux coordonnées de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.2. Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.3. Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations. 2.4. Onglet CP / DIF / CPF / RTT Dans l’onglet CP / DIF / CPF / RTT, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés, au DIF, au CPF, au RTT et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences. 2.5. Onglet règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes. 2.6. Onglet déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options de déclaration. 3.Comment créer un élément de paye ? 3.1. Une constante Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ». Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou Plafonds et Smic. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Taux. 3.2. Une variable Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 3.3. Une rubrique Il existe plusieurs types de rubriques :  Les rubriques de brut,  Les rubriques de cotisation,  Les rubriques de net,  Les rubriques de commentaire,  Les rubriques intermédiaires. Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 3.4. Une table de calcul Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles :  Index : à une valeur correspond une autre valeur,  Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,  Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 3.5. Une nature de rubrique Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :  SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)  CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 3.6. Une fonction Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 3.7. Un cumul Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimenté » et les cumuls de type « Formule ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît. Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul.  Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles,  Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul,  Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),  Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,  Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimentés pour les rubriques du type sélectionné,  Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné.  Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. 4.Comment créer un bulletin ? Pour créer un bulletin, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer bulletin / profil: les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer bulletin / précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer bulletin vide : le bulletin sera vide. Quand vous lancez la préparation d’un ou plusieurs bulletins, ils ne s’ouvriront pas automatiquement. Pour les consulter ou les modifier, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. 5.Comment utiliser un bulletin ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 5.1. Les actions du bulletin  Paye à l’envers : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net.  Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.  Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.  Voir duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors d’un aperçu ou d’une l’impression. Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs).  Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences….  Expliquer : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Les informations modifiables du bulletin  La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1.  La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.  Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié.  Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable)  Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive, trimestrielle ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.  Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 5.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :  Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.  Congés payés - RTT / Absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours  Formation (DIF et CPF) : permet de saisir les absences pour formation.  Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin.  Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.  Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.  Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin (du mois en cours seulement), vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). 6.Interrogation des données de paie Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres. Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Une seule interrogation à la fois est possible. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples : Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. 7.Comment saisir un arrêt de travail ? Pour créer une fiche arrêt de travail, vous devez accéder à la liste des arrêts de travail par le menu Salariés – Saisie des congés et absences – Arrêts de travail. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Pour compléter la fiche arrêt de travail, utilisez le document complété par le praticien. Le cadre indemnisation permet de renseigner, au fur et à mesure, les indemnités perçues par la sécurité sociale. Grâce à la validité vous aurez la possibilité de définir la date de prise en compte pour le calcul du bulletin, pour cela positionnez au bas de votre bulletin la rubrique de net «GINDSSNETTE ». Lorsque la fiche arrêt de travail est complètement terminée, vous pouvez alors la passer en état « Terminé » soit directement par la fiche arrêt de travail, soit par le volet des tâches de la liste des arrêts de travail. 8.Comment saisir des congés et absences ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9.Comment réaliser un document administratif ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :  Congés,  Embauche CDD,  Embauche CDI,  Portabilité du droit individuel à la formation,  Portabilité de la prévoyance,  Sanctions,  Sortie salarié,  Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Les modèles de documents ne sont pas conservés. 10. Comment gérer le CPF ? Pour mettre en place la gestion du CPF, vous devez activer l’option « Gestion du DIF ou CPF » présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / CPF / RTT », et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du CPF en fonction de votre établissement (mois de clôture, gestion des arrondis...) Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du CPF sera automatiquement activée. Pour les salariés créés avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la gestion du CPF sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / CPF / RTT » et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du CPF. L’acquisition se fait à chaque bulletin. Depuis le bulletin est consultable le solde CPF. Une fiche formation a été mise en place. Elle permet notamment d’y indiquer la date de début et de fin, ainsi que le nombre d’heures de formation. Pour créer une fiche formation vous devez accéder au menu Salarié – Saisie des congés et absences – Formations DIF ou CPF. Un état récapitulatif du DIF est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu Salariés – Impressions – Récapitulatif DIF et CPF. 11. Comment gérer les RTT ? Pour mettre en place la gestion du RTT, vous devez activer l’option « Gestion des RTT » présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / CPF / RTT », et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du RTT, en fonction de votre établissement (mois de clôture, nombre d’heures par mois) Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du RTT sera automatiquement activée. Pour les salariés crées avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la gestion du RTT sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / RTT » et éventuellement modifier les options relatives à cette gestion du RTT. L’acquisition se fait à chaque bulletin. Le solde RTT est consultable depuis le bulletin. La saisie d’une absence pour RTT se fait comme n’importe quelle autre absence (voir paragraphe comment saisir une absence). Un état récapitulatif du RTT est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu Salariés – Impressions – Récapitulatif RTT. 12. Comment valider des bulletins ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 12.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « validé ». 13. Comment passer au mois suivant ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Opérations / Clôture / Clôture périodique. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment faire un transfert comptable ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualiser. 14.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 15. Comment clôturer un exercice ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Opérations / Clôture / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? 16. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Remarque A chaque fermeture du logiciel, une sauvegarde vous sera proposée. 17. Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 18. La mise à jour du paramétrage La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Assistance de Paye – Mettre à jour le paramétrage. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 3 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard - Détail des mises à jour. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage ». Si vous choisissez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Assistance de paye – Mettre à jour le paramétrage. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendra la perte de vos modifications. Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent. 19. Assistant de mise à jour des salariés La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistance de paye – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour.  Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour.  Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont :  un intervalle d'établissement,  un intervalle de salariés,  un intervalle de natures d’emplois,  un intervalle de dates d’entrées dans le contrat,  un statut de présence  un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.  Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification.  Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente.  Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer.  Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 20. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Bulletins, sur Profils, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 21. Open Guide Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Salariés, Bulletins, Etablissements, Déclarations, Opérations, Paramètres de paye et Paramètres. 1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au-dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guides système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir / Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche…  Les éléments qui contiennent tout ce qui peut être mis sur Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche ….) des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’open Guide en cours de personnalisation 3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 22. Tableau de bord Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ;  Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés.  Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 23. Comment envoyer un PDF signé ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis EBP Paye Classic (OL Technology), vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application EBP Paye Classic (OL Technology).  Paramétrage du certificat dans EBP Paye Classic (OL Technology) A partir du menu Paramètres – Société – Général – Impression et export, vous devez cliquer sur « Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et cliquez sur Ok. Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres – Société se ferme.  Premier envoi par email d’un document PDF signé Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ».  Réception d’un PDF signé chez un tiers Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. 24. Reports On Line Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 25. Communication entreprise expert Cet outil permet de : Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Il est accessible par le menu Outils – Imports / Exports. 26. La saisie semi-automatique des formules Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul. Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit :  sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche,  lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. 27. L’historisation L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment :  les différents taux et plafonds,  les définitions des cumuls,  les définitions des rubriques,  les définitions des variables,  les définitions des tables de calcul,  les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation il est possible :  de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement). 28. Les virements Le logiciel vous permet de générer des fichiers de virements aux normes ETEBAC ou EBICS que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements. Plusieurs types de virements sont mis à votre disposition : - Virements des salaires, - Virements des acomptes. Pour compléter la fiche, Vous devrez notamment, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 29. Assistant de création de modèle de document Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du modèle de base de bulletin,  Choix du style du bulletin,  Choix des données présentes dans l'entête du bulletin,  Choix des données présentes dans le corps du bulletin,  Choix des données présentes dans le pied du bulletin,  Choix du nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 30. L’import de salariés Le logiciel de paye OL Technology propose plusieurs types d’import de salariés.  Comment importer des salariés de EBP paye ? Pour importer des salariés en provenance de EBP Paye, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import des salariés issus de EBP Paye V16 ou supérieure. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Le fichier à importer doit obligatoirement avoir une extension .SAL. L’import se fait en automatique de façon simple et très rapide.  Comment importer des salariés depuis un fichier DADS-U ? Pour importer des salariés en provenance d’un fichier DADS-U, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import des salariés issus d’un fichier N4DS. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Pour les champs, où des difficultés sont rencontrées à les importer, des questions vous seront posées afin de permettre leur récupération.  Comment importer des salariés depuis un fichier d’un autre format ? Pour importer des salariés en provenance d’un fichier d’un autre format, vous devez accéder au menu Outils – Imports / Exports – Import paramétrable. Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Pour réaliser cet import il convient d’associer les champs du fichier source avec la colonne correspondante. 31. Gestion des fins de contrats/STC Pour générer un signalement DSN de fin de contrat de travail, vous devez préalablement avoir renseigné une fiche Fin de contrat / STC (Solde de tout compte). Pour créer une Fin de contrat / STC, vous devez accéder au menu Bulletins – Fins de contrats / STC. Plusieurs champs seront à renseigner comme la date du dernier jour travaillé et payé, le motif de sortie, la date de sortie, les dates de préavis…… Toutes les informations renseignées dans cette fiche seront ensuite automatiquement récupérées dans signalement DSN de fin de contrat de travail. 32. Déclaration Sociale Nominative (DSN) Afin de répondre aux obligations déclaratives, EBP Paye Classic (OL Technology) vous offre la possibilité de produire des fichiers DSN à la norme en vigueur (actuellement la norme NEODeS). Plusieurs types de DSN sont possibles : - DSN mensuelle: Déclaration mensuelle destinée aux partenaires TDS, aux institutions de retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux sociétés d'assurances, - DSN Reprise d’historique: elle sert uniquement les besoins de constitutions d’historique correspondant au remplacement des DSIJ et des AED, des formalités relatives aux services des demandeurs d’emploi et exclue toute autre utilisation, - Signalement Arrêt de travail: permet de reconstituer une attestation de salaire permettant le versement des indemnités journalières au salarié en cas d’arrêt du salarié pour maladie non professionnelle, maternité, paternité ou adoption. - Signalement Fin du contrat de travail: permet de reconstituer une attestation employeur destinée à l’organisme Pôle emploi. - Signalement Reprise suite à arrêt de travail: permet de déclarer la reprise anticipée suite à un arrêt de travail. Pour générer le fichier, accédez au menu Déclarations – DSN, puis sélectionnez le type de DSN souhaité. Complétez la fiche de préparation puis cliquez sur le bouton Préparer. Le fichier préparé s’affiche dans l’éditeur. Vous avez la possibilité de contrôler et / ou modifier votre fichier avant de le transmettre aux organismes. Une fois que votre fichier a été vérifié, il ne reste plus qu’à le déclarer en cliquant sur le bouton Déclarer le fichier et à le déposer sur un portail de télédéclaration.

Compta Association OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 2.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................4 2.2. Les autres options………… ..........................................................................4 2.3. La gestion des fenêtres.................................................................................4 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................5 4. COMMENT CREER UN COMPTE ?............................................................6 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ..........................................................7 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...............................8 6.1. Comment saisir dans un journal ? ................................................................8 6.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................10 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?...11 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................11 7.2. Comment saisir une facture de vente ?......................................................12 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ? .........................12 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................13 8.1. L’en-tête…………………….. .......................................................................13 8.2. Le corps………………………......................................................................13 8.3. Le pied………………………........................................................................14 8.4. Accès à la saisie…………….. .....................................................................14 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................14 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.............................................15 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?............................16 12. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?...............................................16 13. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ..........17 14. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...............................................17 14.1. Comment clôturer un exercice ?.................................................................17 14.2. Comment générer les A Nouveaux ? .........................................................18 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................18 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........18 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................19 17. GESTION DES FAVORIS...........................................................................19 18. OPEN GUIDE…………………....................................................................19 19. TABLEAU DE BORD ..................................................................................19 20. DON PERIODIQUE.....................................................................................20 21. RECHERCHE DES ECRITURES...............................................................20 22. LETTRAGE AUTOMATIQUE .....................................................................20 23. REÇU FISCAL…………………...................................................................20 24. RELEVES BANCAIRES..............................................................................20 25. GRAND LIVRE INTERACTIF .....................................................................20 26. BALANCE INTERACTIVE ..........................................................................20 27. REPORTS ON LINE ...................................................................................20 28. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.............................................21 29. IMPORT PARAMETRABLE........................................................................21 30. FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................21 31. JOURNAL DES EVENEMENTS.................................................................21 32. ARCHIVAGE DES DONNEES ...................................................................22 33. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT..............................................................22 34. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................22 1.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte… 2.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification - Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Identification - Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Cette partie, divisée en plusieurs pages, permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3.Comment gérer les exercices ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Vous pourrez ensuite créer autant d’exercices comptables que vous le voudrez, sans pour autant être obligé de clôturer les exercices antérieurs. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4.Comment créer un compte ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine) et saisir le numéro de compte et son intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’Option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 5.Comment créer un journal ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Comptabilité - Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses) et sa description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures. 6.Comment saisir une écriture comptable ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans la liste déroulante de chaque champ. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle seules certaines mentions sont obligatoires.  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  N° Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore grâce aux flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, contenant de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Comptabilité - Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 7.Comment saisir une écriture sans notion comptable ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ? Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8.Comment consulter un compte ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quel que soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde antérieur à la période est renseigné si la période interrogée ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné ; il correspond au solde des mouvements effectués sur ce compte entre le premier jour de l’exercice et le début de la période. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres sont prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture, en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9.Comment lettrer un compte ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client.  Sélectionnez une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. Comment rapprocher un compte ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel avec les lignes apparaissant sur vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. Comment établir une déclaration de TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – TVA - Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. Comment valider mes écritures ? La validation est une opération qui permet de rendre intangible une écriture : elle ne pourra pas être supprimée, ni modifiée. Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. Comment clôturer mensuellement les journaux ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez également sélectionner l’option Procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment clôturer un exercice ? 14.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). Cette vérification n’est pas exhaustive : vous devez exécuter le contrôle complet de votre comptabilité. 14.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement, par le menu Exercices / Clôtures, en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches puis en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés.  automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications : cela affiche une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 17. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 18. Open Guide Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 19. Tableau de bord Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; Le comparatif des résultats qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente. Le comparatif le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute qui compare ces trois données sur l’exercice comptable en cours. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 20. Don périodique Un don périodique est un don récurrent payé par l’un de vos adhérents. La fiche Don périodique vous permet de paramétrer et de générer simplement ces écritures de règlements récurrentes. Cette fonction est accessible à partir du menu Abonnements – Dons périodiques. Dans la fiche Don périodique, une option vous permet de déterminer si ces dons sont éligibles au reçu fiscal. 21. Recherche des écritures La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 22. Lettrage automatique Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation / Lettrage et Trésorerie / Lettrage automatique. Selon la fonctionnalité à partir de laquelle vous lancez le lettrage automatique, vous pourrez effectuer le lettrage d’un ou de plusieurs comptes à la fois. 23. Reçu fiscal Un reçu fiscal est imprimé pour tous les règlements de type Don, éligibles au Reçu fiscal, reçus une même année, d’un même adhérent. Pour cela, il vous suffit de paramétrer votre dossier dans Paramètres – Association – Reçu fiscal. La liste des reçus fiscaux est accessible par le menu Trésorerie – Adhérents – Reçus fiscaux. 24. Relevés bancaires Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 25. Grand Livre interactif Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou de plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer automatiquement mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 26. Balance interactive Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou de plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 27. Reports On Line Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 28. Communication entreprise expert Cet outil permet de : Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Il est accessible par le menu Outils – Imports / Exports. 29. Import paramétrable Par le menu Outils – Imports /Exports – Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 30. Fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. L’activation de certaines fonctionnalités peut changer le nom des menus. 31. Journal des événements Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils – Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal  … Lors de certaines opérations, des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 32. Archivage des données Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils – Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 33. Échanges clients / expert Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. 34. Assistant de création de modèle de document Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.

 « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Liasse Fiscale Guide d’installation et d’initiation Classic 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables 6 pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». 8 Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats 9 effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. 10 D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... 11 La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 12 Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des 13 règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2016 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configurations ............................................................................................. 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE.............................................................. 22 6. MISES A JOUR.............................................................................................. 22 7. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 8. IMPORTER LES MODELES EBP .................................................................. 25 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 26 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?......................... 26 1.1. Société........................................................................................................ 26 1.2. Divers.......................................................................................................... 27 1.3. Les autres données ..................................................................................... 27 1.4. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 2. LE DOSSIER (SIREN) ?................................................................................. 28 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? ......................................................... 28 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ......................................... 30 3. LA LIASSE..................................................................................................... 31 3.1. Comment créer une liasse ?........................................................................ 31 3.2. Onglet Général............................................................................................ 33 3.3. Onglet Balance............................................................................................ 33 3.4. Onglet Immobilisations ................................................................................ 35 3.5. Onglet Formulaire........................................................................................ 35 3.6. Onglet Contrôles ......................................................................................... 39 3.7. Onglet Plan de regroupement...................................................................... 39 3.8. Onglet Télétransmissions ............................................................................ 40 Table des matières 16 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?............................................................. 40 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ................................................... 41 6. FIN DE LA LIASSE......................................................................................... 42 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES....................................... 42 7.1. Créer la liasse au millésime suivant............................................................. 42 7.2. Exporter en CSV ......................................................................................... 42 7.3. Créer un modèle utilisateur.......................................................................... 42 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant ..................................................... 43 8. LES LOCAUX PROFESSIONNELS ............................................................... 43 8.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ?........................... 43 8.2. Comment déclarer les loyers professionnels ?............................................. 45 9. LES MODELES UTILISATEUR ...................................................................... 49 9.1. Modèle de liasse ......................................................................................... 49 9.2. Les actions de la liste des modèles ............................................................. 50 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? .................... 51 INDEX................................................................................................................ 52 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis :  Consultez directement les réponses aux questions fréquentes ainsi que des notices illustrées sur votre Assistance Online www.faq.ebp.com Ce service est accessible 24h/24 et 7j/7.  Par téléphone au : 0821 61 2000 (0,09 €/min) Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi.  Par email à l’adresse : openline.support.fr@ebp.com * Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. Comment installer mon logiciel ? 18 1.2. Configurations 1.2.1. Configuration minimale requise La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés :  Windows XP SP3  Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits,  Windows 7, 8 et 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 1.2.2. Versions de Microsoft Office validés pour la plaquette  Microsoft Office 2010  Microsoft Office 2007  Microsoft Office 2003 (avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007) Remarque Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. Comment installer mon logiciel ? 19 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2014 7.0. Comment Activer Mon logiciel ? 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous ne pouvez pas accéder aux différentes fonctionnalités de l’application. La totalité des fonctionnalités n’est pas disponible en version non activée. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Saisissez la clé web.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Le dossier de travail unique 22 Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec sauvegarde. Mises à jour 23 Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utilisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur. Ecran de travail 24 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigation Importer les modèles EBP 25 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2014 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles EBP depuis le menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Index 26 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 1.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 1.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI :  Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI.  Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire.  Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. Index 27 1.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 1.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 1.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 1.1.5. Options des plaquettes Le logiciel permet de générer simultanément 3 plaquettes avec des présentations différentes. Ce sous-répertoire vous permet donc de préciser pour chaque modèle de plaquette son nom ainsi que le thème associé. 1.1.6. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 1.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 1.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Index 28 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. LE DOSSIER (SIREN) ? 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Liasses + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. Il est également possible de créer un dossier (SIREN) en passant par un assistant : cliquez sur l'icône Assistant de création de Dossier (SIREN) de la barre des tâches de la liste des Dossiers (SIREN). Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales En version Expert, vous pouvez créer 100 ou un nombre illimité de dossiers (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de plusieurs onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. Index 29  Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.  Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une.  Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Index 30 Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques.  Onglet Paramétrage EDI En cochant « Paramétrage EDI spécifique », renseigner ici le paramétrage EDI que vous souhaitez appliquer uniquement à ce dossier (SIREN).  Onglet Associés SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, la répartition, les immeubles en jouissance en gratuite, les intervenants et les mouvements de titres d’un Associé d’une SCI en fonction de son régime : - Associé SCI relevant du régime des revenus fonciers - Associé SCI relevant des revenus professionnels  Onglet Immeubles SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, les caractéristiques, les locataires, les amortissements, les autres tiers d’un Immeuble d’une SCI.  Liens Open Line Vous pouvez sélectionner le dossier Comptabilité Open Line à partir duquel vous voulez récupérer une balance et l’intégrer à votre liasse. Vous pouvez également sélectionner le dossier Immobilisation Open Line à partir duquel vous voulez récupérer les immobilisations et les intégrer à votre liasse. Vous pouvez également créer des liens avec vos dossier Comptabilité Open Line et Immobilisation Open Line, via des raccourcis.  Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions :  Assistant de création d’un Dossier (SIREN) Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales  Archiver (ou sauvegarde partielle) Index 31 Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN).  Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration).  Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé.  Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné.  Visualiser les plaquettes Cette action vous permet d'accéder à la liste des plaquettes liées à un dossier (SIREN).  Visualiser les paiements Cette action vous permet d'accéder à la liste des paiements liés à un dossier (SIREN). 3. LA LIASSE 3.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Exemples de liasses pour l’exercice 2015 : - 1 ère liasse : Situation 1er trimestre 2015 - 2 ème liasse : Situation 2ème trimestre 2015 - 3 ème liasse : Situation 3ème trimestre 2015 - 4 ème liasse : Situation 4ème trimestre 2015 - 5 ème liasse : déclaration fiscale 2015 - 6 ème liasse : déclaration rectificative 2015 Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Liasses + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Index 32 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN, Intégration Groupe et Intégration Membre. Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle BIC/RN, BIC/RS, BA/RN, BA/RS et BNC. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM et Intégration. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. Index 33 3.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 3.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale, les états de gestion et les plaquettes si vous basez votre plaquette sur la liasse. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules. Index 34 3.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 3.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier.  Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère.  Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3ème et 4ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3ème étape. Dans la 5ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée).  Import Comptabilité Open Line Pour réaliser cet import, vous devez au préalable, lier votre dossier SIREN à votre dossier de Comptabilité Open Line (version 4.2 minimum). Dès lors que vous cliquez sur cette option, la balance s’importe automatiquement. Cependant les dates d’exercices de votre liasse doivent au moins être comprises ou égales aux dates de votre exercice comptable. Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 35 Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros.  Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.4. Onglet Immobilisations Cet onglet est disponible uniquement lorsque votre dossier SIREN est lié à un dossier d’Immobilisations Open Line. Vous pouvez importer vos immobilisations :  Importer Cette option permet l’import automatique de vos immobilisations. Il faut pour cela que les dates d’exercices de votre liasse correspondent exactement à un exercice paramétré en Immobilisations Open Line. Seront alors transférées uniquement les données relatives à l’exercice défini dans l’onglet général de votre liasse. Les informations seront immédiatement récupérées dans les formulaires appropriés. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Ajouter Cette option permet d’ajouter une immobilisation directement dans votre application Immobilisations Open Line à partir de votre application Etats Financiers.  Consultation Cette option permet de consulter la fiche d’une immobilisation que vous aurez sélectionnée dans la liste de l’onglet Immobilisations. 3.5. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 3.5.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de Index 36 cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules.  Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse.  Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier la liste des formulaires. Une fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules. Index 37 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 3.5.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. Index 38 3.5.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles :  Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse.  Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire.  Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 40)  Voir la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet d’ouvrir la plaquette.  Supprimer la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet de supprimer la plaquette. 3.5.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles :  Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page.  Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page.  Affichage des codes Index 39 Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule.  Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi.  Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.6. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 3.7. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. Index 40 3.8. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l’icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.6 Onglet Contrôles page 50), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 41 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Société page 26) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Index 42 Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Liasses + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 6. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFIP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 7.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 7.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 7.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 9 Les modèles utilisateurs page 49). Index 43 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 8. LES LOCAUX PROFESSIONNELS Ce menu est composé de deux parties : - Les demandes de locaux - Les déclarations de loyers 8.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ? Pour créer une demande de locaux, accédez à la liste des demandes de locaux par le menu Locaux professionnels + Demande de locaux. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre demande de locaux. Cliquez sur le bouton OK pour créer la demande de locaux. 8.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre demande de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande. 8.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, vous avez le formulaire R-IDENTIF qui représente le formulaire via lequel on effectue la demande de locaux. Index 44 En cochant la qualité du demandeur dans la première partie du formulaire R-IDENTIF, les informations sont récupérées à partir des données des intervenants renseignées dans le dossier (SIREN). Les données dans la partie identification du déclarant sont automatiquement récupérées du dossier (SIREN). 8.1.3. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules du formulaire R-IDENTIF. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, Choix de la qualité du demandeur. Informations Cette partie représente le code de concernant le locataire. l’information, c’est LOC pour l’EDI-requête. Index 45 - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. 8.1.4. Onglet Télétransmission Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la demande de locaux pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 8.2. Comment déclarer les loyers professionnels ? La déclaration de locaux professionnels peut se faire de deux façons : - La déclaration est créée automatiquement à partir de la réponse de la DGFiP. - La déclaration est créée à partir d’un fichier EDI. 8.2.1. Comment déclarer des locaux professionnels à partir de la réponse de la DGFiP ? Lorsque votre télétransmission du R-IDENTIF est réussie. La DGFiP vous renvoie via le partenaire EDI les informations demandées et utiles pour remplir votre déclaration de loyers. En actualisant la télétransmission de votre demande de locaux, une fenêtre pour choisir le millésime des déclarations de loyers s’ouvre, vous pouvez ainsi choisir le millésime de votre déclaration de loyers : Une fois le choix du millésime de la déclaration de loyers effectué, cette dernière se crée automatiquement dans le menu « Déclarations de loyers ».  Onglet Général Index 46 Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre déclaration de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande.  Onglet Locaux Dans cet onglet vous pouvez visualiser l’ensemble des informations relatives à vos locaux.  Onglet Formulaire Il s’agit d’un formulaire unique « DECLOYER », permettant la déclaration de vos loyers. Les deux premières colonnes du DECLOYER présentent des informations issues de la réponse de la DGFiP, et les quatre suivantes permettent d’apporter vos modifications si c’est nécessaire et de mettre à jour les données de vos locaux. Les deux colonnes « Changements si c’est nécessaire » vous permettent d’apporter d’éventuelles corrections aux adresses des locaux. Et les trois colonnes « Mise à jour permanente » sont à renseigner obligatoirement pour télétransmettre votre déclaration de loyers. Index 47  Onglet Télétransmission : Une fois les modifications apportées au formulaire DECLOYER, vous pouvez générer le fichier EDI de la déclaration de loyers pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Vous pouvez rectifier les informations de vos locaux Index 48 8.2.2. Comment créer une déclaration à partir d’un fichier EDI ? Vous pouvez également créer une déclaration à partir d’un fichier EDI obtenu via une autre application. Pour ce faire cliquez sur la tâche « Créer une déclaration à partir d’un fichier ». En cliquant sur cette tâche, l’assistant de création de déclarations à partir d’un fichier s’ouvre, cet assistant vous permet de choisir le fichier EDI, le millésime des déclarations de loyers et les dossiers (SIREN) auxquels vous souhaitez attacher vos déclarations. Créer une déclaration à partir d’un fichier. Index 49 En suivant les étapes de l’assistant, vos déclarations sont automatiquement créées dans le menu « Déclarations de loyers ». 9. LES MODELES UTILISATEUR 9.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Liasses + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez Choisissez le fichier EDI contenant les données de vos locaux. Choisissez le millésime de vos déclarations Choisissez les dossiers (SIREN) correspondant à vos déclarations. Index 50 sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une liasse ? page 42). 9.2. Les actions de la liste des modèles 9.2.1. Dupliquer le modèle au millésime suivant Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 9.2.2. Comparer Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux. Index 51 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 52 Index A Accès au service technique ........................................................................................................17 Aide sur EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2013 (Expert) .................................................14 Archivage/Restauration partielle .................................................................................................30 C Code d'activation.........................................................................................................................21 Contrôles .....................................................................................................................................39 D Dossier (SIREN)..........................................................................................................................28 Dossier de travail unique.............................................................................................................22 E Ecran de travail ...........................................................................................................................24 Export de la liasse complète en PDF..........................................................................................38 G Générer un fichier EDI ................................................................................................................41 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................28 I Importer les immobilisations........................................................................................................35 Importer une balance .bal ...........................................................................................................34 Importer une balance .txt ou.csv.................................................................................................34 Importer une balance Comptabilité Open Line ...........................................................................34 Impression...................................................................................................................................40 Installation ...................................................................................................................................18 L Lancement du logiciel .................................................................................................................20 Liasse ..........................................................................................................................................31 Liasse figée .................................................................................................................................42 LOCAUX PROFESSIONNELS ...................................................................................................43 Index 53 M Modeles utilisateur ......................................................................................................................49 P Paramétrage des chemins de sauvegarde .................................................................................27 Paramétrage des exports PDF ...................................................................................................27 Paramétrage EDI.........................................................................................................................26 Paramétrage-Liste des banques.................................................................................................27 Paramétrage-Liste des civilités ...................................................................................................27 Paramétrage-Liste des codes NAF.............................................................................................27 Paramétrage-Liste des codes postaux .......................................................................................27 Paramétrage-Liste des contacts .................................................................................................27 Paramétrage-Liste des départements.........................................................................................27 Paramétrage-Liste des OGA.......................................................................................................27 Paramétrage-Liste des pays .......................................................................................................27 Paramétrage-Options des liasses...............................................................................................27 Paramétrage-Options des plaquettes .........................................................................................27 Paramétrer mon dossier de travail..............................................................................................26 Plan de regroupement.................................................................................................................39 S Sauvegarde .................................................................................................................................51 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 ......................................31 Vue avancée ...............................................................................................................................36

Compta OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................3 2.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................3 2.2. Les autres options………….. ........................................................................4 2.3. La gestion des fenêtres.................................................................................4 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................4 4. COMMENT CREER UN COMPTE ?............................................................5 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ..........................................................6 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...............................7 6.1. Comment saisir dans un journal ? ................................................................7 6.2. Comment saisir dans un guide ? ..................................................................9 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?...10 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................10 7.2. Comment saisir une facture de vente ?......................................................11 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ? .........................12 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................13 8.1. L’en-tête……………………. ........................................................................13 8.2. Le corps……………………. ........................................................................13 8.3. Le pied………………………........................................................................13 8.4. Accès à la saisie……………… ...................................................................14 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................14 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.............................................14 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?............................15 12. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?...............................................16 13. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ..........16 14. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...............................................16 14.1. Comment clôturer un exercice ?.................................................................16 14.2. Comment générer les A Nouveaux ? .........................................................17 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................17 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........17 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................19 17. GESTION DES FAVORIS...........................................................................19 18. OPEN GUIDE 19 19. TABLEAU DE BORD ..................................................................................19 20. RELEVES BANCAIRES..............................................................................20 21. GRAND LIVRE INTERACTIF .....................................................................20 22. BALANCE INTERACTIVE ..........................................................................20 23. REPORTS ON LINE ...................................................................................20 24. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.............................................20 25. IMPORT PARAMETRABLE........................................................................20 26. FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................21 27. JOURNAL DES EVENEMENTS.................................................................21 28. ARCHIVAGE DES DONNEES ...................................................................21 29. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT..............................................................21 30. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................22 1.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte… 2.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification - Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Identification - Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Cette partie, divisée en plusieurs pages, permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3. Comment gérer les exercices ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Vous pourrez ensuite créer autant d’exercices comptables que vous le voudrez, sans pour autant être obligé de clôturer les exercices antérieurs. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. Comment créer un compte ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine) et saisir le numéro de compte et son intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’Option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 5. Comment créer un journal ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Comptabilité - Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses) et sa description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures. 6. Comment saisir une écriture comptable ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans la liste déroulante de chaque champ. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle seules certaines mentions sont obligatoires.  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  N° Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore grâce aux flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, contenant de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Comptabilité - Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 7. Comment saisir une écriture sans notion comptable ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ? Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. Comment consulter un compte ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quel que soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde antérieur à la période est renseigné si la période interrogée ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné ; il correspond au solde des mouvements effectués sur ce compte entre le premier jour de l’exercice et le début de la période. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres sont prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture, en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. Comment lettrer un compte ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client.  Sélectionnez une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. Comment rapprocher un compte ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel avec les lignes apparaissant sur vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. Comment établir une déclaration de TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – TVA - Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. Comment valider mes écritures ? La validation est une opération qui permet de rendre intangible une écriture : elle ne pourra pas être supprimée, ni modifiée. Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. Comment clôturer mensuellement les journaux ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez également sélectionner l’option Procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment clôturer un exercice ? 14.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). Cette vérification n’est pas exhaustive : vous devez exécuter le contrôle complet de votre comptabilité. 14.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement, par le menu Exercices / Clôtures, en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches puis en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés.  automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications : cela affiche une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 17. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 18. Open Guide Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 19. Tableau de bord Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; Le comparatif des résultats qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente. Le comparatif le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute qui compare ces trois données sur l’exercice comptable en cours. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 20. Relevés bancaires Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 21. Grand Livre interactif Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou de plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer automatiquement mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 22. Balance interactive Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou de plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 23. Reports On Line Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 24. Communication entreprise expert Cet outil permet de : Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Il est accessible par le menu Outils – Imports / Exports. 25. Import paramétrable Par le menu Outils – Imports /Exports – Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 26. Fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. L’activation de certaines fonctionnalités peut changer le nom des menus. 27. Journal des événements Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils – Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal  … Lors de certaines opérations, des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 28. Archivage des données Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils – Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 29. Échanges clients / expert Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. 30. Assistant de création de modèle de document Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.

Immobilisation OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................3 2. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 PRISE EN MAIN........................................................................................................4 3. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 3.1. Les options du dossier ..................................................................................4 3.2. La gestion des fenêtres.................................................................................4 4. COMMENT CREER UNE FAMILLE ?..........................................................4 5. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ?...........................................5 5.1. Onglet Amortissement...................................................................................6 5.2. Onglet Général………………........................................................................6 5.3. Onglet Historique……………… ....................................................................6 6. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? .....................7 6.1. L’entête……………………. ...........................................................................7 6.2. Les plans d’amortissements périodiques .....................................................7 7. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ?.......................................7 8. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ?..........................................8 9. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ............................9 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................10 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................11 11. LE TABLEAU DE BORD.............................................................................11 12. LA MISE EN COMPOSANT........................................................................11 13. LA REVISION……………………….............................................................12 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................12 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................12 16. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ?.......................13 17. ROL……………………….. ..........................................................................13 17.1. Comment créer et gérer ROL ? ..................................................................13 18. LES FONCTIONS PRO ..............................................................................15 18.1. Les contrats………………...........................................................................15 18.2. Les plans d’amortissements périodiques ...................................................15 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite :  Saisir le nom de la base de données,  Saisir l'identification et les coordonnées de la société,  Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la réalisation du transfert comptable. 3.Comment initialiser mon dossier ? 3.1. Les options du dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.  Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.  Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 3.2. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 4. Comment créer une famille ? Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres + Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Les options du dossier, page 4), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode d’amortissement économique ainsi que la durée. Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 5. Comment créer une immobilisation ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et vous devez renseigner le libellé. Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement économique. Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation. Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement calculés sur une base de TVA à 19,60%. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués. 5.1. Onglet Amortissement Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement économique :  Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire, Dégressif et Dégressif Personnalisé.  La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,  La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,  La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base amortissable – la valeur de revente. Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les champs Mode, Durée en mois et Base amortissable. 5.2. Onglet Général Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :  Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non défini.  Le numéro de série,  Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,  Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,  Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,  La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce champ. 5.3. Onglet Historique Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :  La création,  L’éclatement,  La mise en composant,  La révision. Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur l’immobilisation. Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le bouton Afficher les données. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 6. Comment visualiser le plan d’amortissement ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessible depuis la liste des immobilisations. 6.1. L’entête Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées pour le calcul du plan d’amortissement :  La date d’acquisition et de mise en service,  Les paramètres de l’amortissement économique,  Les paramètres de l’amortissement fiscal. 6.2. Les plans d’amortissements périodiques Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé. Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans les Paramètres Sociétés + Immobilisations. 7. Comment éclater une immobilisation ? Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste des immobilisations. L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage, Montant et Nombre,  Saisir la valeur,  Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de l’exercice choisi. Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique. Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un incrément. Exemple : IM000001_001. 8. Comment sortir une immobilisation ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,  Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,  Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,  Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à reverser. Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou moinsvalue à court ou long terme. Validez la sortie par le bouton Lancer. La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 9. Comment effectuer une déclaration 2054 ? Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez. La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier. Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres + Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage. Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées. Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de rendre intangible la déclaration. La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 10. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable depuis le menu Opérations + Transfert comptable. L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez ensuite :  Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,  Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line. Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil Communication Entreprise Expert,  Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,  Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander à les transférer ou non,  Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,  Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet, pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par compte comptable,  Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées. Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera alors pas. Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable. LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Immobilisations PRO (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 11. Le tableau de bord Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes apparaissent :  Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des dotations par exercice,  La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que dans la déclaration 2054,  Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,  Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la date du jour. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 12. La mise en composant Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,  Sélectionner l’exercice de mise en composant. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. 13. La révision Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Trois types de révision sont possibles :  La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice donné,  La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du bien,  La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de l’augmenter. Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 14. Assistant de création de modèle de document Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. 15. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 16. Comment réaliser un import paramétrable ? Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont : 0 : Non amortissable 1 : Linéaire 2 : Dégressif et Dégressif personnalisé 17. ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 17.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site ROL Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 18. Les fonctions PRO 18.1. Les contrats Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé. Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et les frais de dossiers éventuels. L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances individuelles et cumulées. Il en sera de même pour la location et les emprunts. Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de transfert comptable disponible dans le menu Opérations. 18.2. Les plans d’amortissements périodiques Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif. Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement. La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles.

 « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2015 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Etats Financiers Guide d’installation et d’initiation PRO 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le 4 fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gêne possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité 12 publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « 13 Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2016 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières 15 Table des matières INSTALLATION................................................ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configurations ............................................................................................. 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE.............................................................. 22 6. MISES A JOUR.............................................................................................. 22 7. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 8. IMPORTER LES MODELES EBP .................................................................. 25 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 26 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?......................... 26 1.1. Société........................................................................................................ 26 1.2. Divers.......................................................................................................... 27 1.3. Les autres données ..................................................................................... 27 1.4. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 2. LE DOSSIER (SIREN) ?................................................................................. 28 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? ......................................................... 28 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ......................................... 30 3. LA LIASSE..................................................................................................... 31 3.1. Comment créer une liasse ?........................................................................ 31 3.2. Onglet Général............................................................................................ 33 3.3. Onglet Balance............................................................................................ 33 3.4. Onglet Immobilisations ................................................................................ 35 3.5. Onglet Formulaire........................................................................................ 35 3.6. Onglet Contrôles ......................................................................................... 39 3.7. Onglet Plan de regroupement...................................................................... 39 3.8. Onglet Télétransmissions ............................................................................ 40 Table des matières 16 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?............................................................. 40 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ................................................... 41 6. FIN DE LA LIASSE......................................................................................... 42 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES....................................... 42 7.1. Créer la liasse au millésime suivant............................................................. 42 7.2. Exporter en CSV ......................................................................................... 42 7.3. Créer un modèle utilisateur.......................................................................... 42 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant ..................................................... 43 8. LES PLAQUETTES........................................................................................ 43 8.1. Comment créer une plaquette ? .................................................................. 43 8.2. Thèmes Word.............................................................................................. 48 9. LES LOCAUX PROFESSIONNELS ............................................................... 48 9.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ?........................... 48 9.2. Comment déclarer les loyers professionnels ?............................................. 50 10. LES PAIEMENTS......................................................................................... 54 10.1. Comment créer un paiement ? .................................................................. 54 11. LES MODELES UTILISATEUR .................................................................... 57 11.1. Modèle de liasse ....................................................................................... 57 11.2. Modèle de plaquette.................................................................................. 58 11.3. Modèle de paiement.................................................................................. 58 11.4. Les actions de la liste des modèles ........................................................... 58 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? .................... 60 INDEX...............................................................ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis :  Consultez directement les réponses aux questions fréquentes ainsi que des notices illustrées sur votre Assistance Online www.faq.ebp.com Ce service est accessible 24h/24 et 7j/7.  Par téléphone au : 0821 61 2000 (0,09 €/min) Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi.  Par email à l’adresse : openline.support.fr@ebp.com * Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. Comment installer mon logiciel ? 18 1.2. Configurations 1.2.1. Configuration minimale requise La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés :  Windows XP SP3  Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits,  Windows 7, 8 et 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 1.2.2. Versions de Microsoft Office validés pour la plaquette  Microsoft Office 2010  Microsoft Office 2007  Microsoft Office 2003 (avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007) Remarque Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. Comment installer mon logiciel ? 19 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.  2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.  9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.  10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.  11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.  13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Vista.  14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.  15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 20  3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2014 7.0. Comment Activer Mon logiciel ? 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous ne pouvez pas accéder aux différentes fonctionnalités de l’application. La totalité des fonctionnalités n’est pas disponible en version non activée. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Saisissez la clé web.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Le dossier de travail unique 22 Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec sauvegarde. Mises à jour 23 Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utilisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur. Ecran de travail 24 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigation Importer les modèles EBP 25 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2014 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles EBP depuis le menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Index 26 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 1.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 1.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI :  Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI.  Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire.  Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. Index 27 1.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 1.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 1.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 1.1.5. Options des plaquettes Le logiciel permet de générer simultanément 3 plaquettes avec des présentations différentes. Ce sous-répertoire vous permet donc de préciser pour chaque modèle de plaquette son nom ainsi que le thème associé. 1.1.6. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 1.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 1.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Index 28 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. LE DOSSIER (SIREN) ? 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Liasses + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. Il est également possible de créer un dossier (SIREN) en passant par un assistant : cliquez sur l'icône Assistant de création de Dossier (SIREN) de la barre des tâches de la liste des Dossiers (SIREN). Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales En version Expert, vous pouvez créer 100 ou un nombre illimité de dossiers (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de plusieurs onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. Index 29  Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.  Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une.  Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Index 30 Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques.  Onglet Paramétrage EDI En cochant « Paramétrage EDI spécifique », renseigner ici le paramétrage EDI que vous souhaitez appliquer uniquement à ce dossier (SIREN).  Onglet Associés SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, la répartition, les immeubles en jouissance en gratuite, les intervenants et les mouvements de titres d’un Associé d’une SCI en fonction de son régime : - Associé SCI relevant du régime des revenus fonciers - Associé SCI relevant des revenus professionnels  Onglet Immeubles SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, les caractéristiques, les locataires, les amortissements, les autres tiers d’un Immeuble d’une SCI.  Liens Open Line Vous pouvez sélectionner le dossier Comptabilité Open Line à partir duquel vous voulez récupérer une balance et l’intégrer à votre liasse. Vous pouvez également sélectionner le dossier Immobilisation Open Line à partir duquel vous voulez récupérer les immobilisations et les intégrer à votre liasse. Vous pouvez également créer des liens avec vos dossier Comptabilité Open Line et Immobilisation Open Line, via des raccourcis.  Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions :  Assistant de création d’un Dossier (SIREN) Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales  Archiver (ou sauvegarde partielle) Index 31 Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN).  Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration).  Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé.  Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné.  Visualiser les plaquettes Cette action vous permet d'accéder à la liste des plaquettes liées à un dossier (SIREN).  Visualiser les paiements Cette action vous permet d'accéder à la liste des paiements liés à un dossier (SIREN). 3. LA LIASSE 3.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Exemples de liasses pour l’exercice 2015 : - 1 ère liasse : Situation 1er trimestre 2015 - 2 ème liasse : Situation 2ème trimestre 2015 - 3 ème liasse : Situation 3ème trimestre 2015 - 4 ème liasse : Situation 4ème trimestre 2015 - 5 ème liasse : déclaration fiscale 2015 - 6 ème liasse : déclaration rectificative 2015 Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Liasses + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Index 32 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN, Intégration Groupe et Intégration Membre. Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle BIC/RN, BIC/RS, BA/RN, BA/RS et BNC. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM et Intégration. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. Index 33 3.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 3.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale, les états de gestion et les plaquettes si vous basez votre plaquette sur la liasse. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules. Index 34 3.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 3.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier.  Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère.  Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3ème et 4ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3ème étape. Dans la 5ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée).  Import Comptabilité Open Line Pour réaliser cet import, vous devez au préalable, lier votre dossier SIREN à votre dossier de Comptabilité Open Line (version 4.2 minimum). Dès lors que vous cliquez sur cette option, la balance s’importe automatiquement. Cependant les dates d’exercices de votre liasse doivent au moins être comprises ou égales aux dates de votre exercice comptable. Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 35 Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros.  Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.4. Onglet Immobilisations Cet onglet est disponible uniquement lorsque votre dossier SIREN est lié à un dossier d’Immobilisations Open Line. Vous pouvez importer vos immobilisations :  Importer Cette option permet l’import automatique de vos immobilisations. Il faut pour cela que les dates d’exercices de votre liasse correspondent exactement à un exercice paramétré en Immobilisations Open Line. Seront alors transférées uniquement les données relatives à l’exercice défini dans l’onglet général de votre liasse. Les informations seront immédiatement récupérées dans les formulaires appropriés. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Ajouter Cette option permet d’ajouter une immobilisation directement dans votre application Immobilisations Open Line à partir de votre application Etats Financiers.  Consultation Cette option permet de consulter la fiche d’une immobilisation que vous aurez sélectionnée dans la liste de l’onglet Immobilisations. 3.5. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 3.5.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de Index 36 cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules.  Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse.  Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier la liste des formulaires. Une fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules. Index 37 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 3.5.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. Index 38 3.5.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles :  Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse.  Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire.  Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 40)  Voir la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet d’ouvrir la plaquette.  Supprimer la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet de supprimer la plaquette. 3.5.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles :  Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page.  Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page.  Affichage des codes Index 39 Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule.  Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi.  Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.6. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 3.7. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. Index 40 3.8. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l’icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.6 Onglet Contrôles page 50), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 41 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Société page 26) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Index 42 Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Liasses + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 6. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFIP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 7.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 7.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 7.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11 Les modèles utilisateurs page 57). Index 43 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 8. LES PLAQUETTES Il existe deux types de plaquette : - Les plaquettes associées à une liasse c’est-à-dire qu’elles sont créées à partir d’une liasse, - Les plaquettes dites autonomes c’est-à-dire qu’elles ne sont pas associées à une liasse et elles sont calculées à partir d’une balance. La gestion des plaquettes s’effectue par le menu Plaquettes + Toutes. 8.1. Comment créer une plaquette ? Pour créer une plaquette, accédez à la liste des plaquettes par le menu Plaquettes + Plaquettes. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Index 44 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre plaquette, choisissez le millésime du modèle de base de votre plaquette et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de plaquette à partir duquel vous souhaitez créer votre plaquette. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Si votre plaquette n’est pas liée à une liasse, vous devez alors sélectionner un modèle de plaquette basé sur une balance. Dans le champ Liasse associée, indiquez la liasse à partir de laquelle la plaquette sera basée. Cliquez sur le bouton OK pour créer la plaquette. 8.1.1. Onglet Général Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette qui n’est pas liée à une liasse donc basée sur une balance. Dans cet onglet, sont donc indiqués :  Le dossier SIREN,  Le régime. A partir de cette information, seuls les modèles de plaquettes associés à ce régime sont proposés lors de la modification de la liste des chapitres, Index 45  La période de la liasse N,  La période de la liasse N-1. 8.1.2. Onglet Aperçu du document Si, à la création de votre plaquette, vous avez sélectionné un modèle de plaquettes, dans cet onglet, apparaissent alors toutes les pages qui composent votre plaquette. Si vous n'avez rien sélectionné, la liste des documents est vide. Modifier la liste des chapitres Vous pouvez ajouter des pages en cliquant sur le bouton Modifier la liste des chapitres. Une fenêtre Sélection de pages s’ouvre. Elle se compose de 2 listes : la liste de gauche correspond à toutes les pages que vous pouvez insérer dans votre plaquette, la liste de droite correspond aux pages de votre plaquette. Vous pouvez filtrer ces listes en sélectionnant le type de modèle dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Dans la liste de gauche, sélectionnez les pages que vous souhaitez ajouter dans votre plaquette. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour l’ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des pages de votre plaquette, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les pages de plaquette à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. L'ordre dans lequel les pages sont affichées dans cet onglet correspond à l'ordre dans lequel elles seront dans le fichier généré. Si vous souhaitez modifier l'ordre cliquez sur les icônes ou pour respectivement monter ou descendre la page sélectionnée. Personnaliser la plaquette Pour personnaliser les pages de la plaquette, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Editer le document dans Word. Pour ajouter des cellules ou des éléments des feuilles de calcul dans la plaquette, déroulez la liste dans la bibliothèque de données et faites glisser le nom des cellules du dictionnaire dans la page Word. Pour insérer des pages de la liasse, faites glisser le nom de la page du dictionnaire dans la page Word de votre plaquette. Remarque Si vous souhaitez insérer des pages entières dans votre plaquette, vous devez d’abord insérer ces pages dans l’onglet Formulaire. 8.1.3. Onglet Plan de regroupement Index 46 Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans la plaquette. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux plaquettes. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.5.1 Les modes de saisie page 47). 8.1.4. Onglet Balance Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette dite autonome qui n’est donc pas liée à une liasse. Le fonctionnement de cet onglet est le même que celui dans la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.3 Onglet Balance page 44) 8.1.5. Onglet Agencement Cet onglet permet de personnaliser la présentation de la plaquette. Vous pouvez générer jusqu'à 3 exemplaires de la plaquette. Par défaut, chaque exemplaire a pour nom 1er Modèle, 2ème Modèle et 3ème Modèle mais vous pouvez modifier ce nom. Indiquez Index 47 également le thème associé à chaque plaquette, un thème correspondant à un style de présentation (police, couleur….). Comme vous pouvez générer jusqu’à 3 plaquettes, vous devez, pour chaque page de la plaquette, cocher les colonnes 1 er modèle, 2 ème modèle et 3 ème modèle si vous souhaitez que la page apparaisse dans les 3 exemplaires. Si vous ne cochez pas une des colonnes, la page n'apparaîtra alors pas dans l'exemplaire que vous avez décoché. 8.1.6. Onglet Feuilles de calcul Cet onglet recense  Les feuilles de calcul issues du modèle de plaquette choisi, qui alimentent les chapitres. Ces feuilles de calcul sont modifiables tant sur le fonds (formules, valeurs, etc.) que sur la forme (mise en page). Pour cela, des actions DEVEXPRESS sont disponibles au-dessus de la feuille de calcul :  Les feuilles de calcul que vous aurez éventuellement créé, via l’action Créer une feuille de calcul. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 8.1.7. Génération et mise à jour de la plaquette Dès que votre plaquette est correcte, générez-la en cliquant sur le bouton Générer la plaquette… dans l’onglet Aperçu du document puis cliquez sur l’option Génération de plaquette. Cette option permet d’ouvrir l’assistant de génération de plaquette. Dans la 2ème étape, choisissez en 1er lieu le chemin de génération des 3 plaquettes. Par défaut, le répertoire indiqué correspond au répertoire renseigné dans les paramètres de la société du menu Paramètres + Société + Chemins. Sélectionnez ensuite les modèles à générer en indiquant leur nom. Index 48 Dans la 3ème étape, cliquez sur Lancer. A la fin de la génération, la fenêtre d’ouverture des fichiers générés apparaît. Pour mettre à jour les valeurs d’une plaquette déjà générée, (après avoir modifié des montants sur les pages de l’onglet Formulaire de la liasse par exemple), cliquez sur le bouton Générer la plaquette…, puis sélectionnez l’option Mise à jour des valeurs…. 8.2. Thèmes Word Par le menu Plaquettes + Thèmes, vous pouvez consulter les thèmes Word EBP ou bien en créer de nouveaux. Ces thèmes vous permettent de personnaliser la présentation vos plaquettes et de les utiliser pour un ou l’ensemble des modèles de plaquettes, par l’intermédiaire de l’onglet Présentation de la plaquette. 9. LES LOCAUX PROFESSIONNELS Ce menu est composé de deux parties : - Les demandes de locaux - Les déclarations de loyers 9.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ? Pour créer une demande de locaux, accédez à la liste des demandes de locaux par le menu Locaux professionnels + Demande de locaux. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre demande de locaux. Cliquez sur le bouton OK pour créer la demande de locaux. 9.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre demande de locaux. Index 49 Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande. 9.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, vous avez le formulaire R-IDENTIF qui représente le formulaire via lequel on effectue la demande de locaux. En cochant la qualité du demandeur dans la première partie du formulaire R-IDENTIF, les informations sont récupérées à partir des données des intervenants renseignées dans le dossier (SIREN). Choix de la qualité du demandeur. Informations Cette partie représente le code de concernant le locataire. l’information, c’est LOC pour l’EDI-requête. Index 50 Les données dans la partie identification du déclarant sont automatiquement récupérées du dossier (SIREN). 9.1.3. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules du formulaire R-IDENTIF. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. 9.1.4. Onglet Télétransmission Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la demande de locaux pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). 9.2. Comment déclarer les loyers professionnels ? La déclaration de locaux professionnels peut se faire de deux façons : - La déclaration est créée automatiquement à partir de la réponse de la DGFiP. - La déclaration est créée à partir d’un fichier EDI. 9.2.1. Comment déclarer des locaux professionnels à partir de la réponse de la DGFiP ? Lorsque votre télétransmission du R-IDENTIF est réussie. La DGFiP vous renvoie via le partenaire EDI les informations demandées et utiles pour remplir votre déclaration de loyers. En actualisant la télétransmission de votre demande de locaux, une fenêtre pour choisir le millésime des déclarations de loyers s’ouvre, vous pouvez ainsi choisir le millésime de votre déclaration de loyers : Index 51 Une fois le choix du millésime de la déclaration de loyers effectué, cette dernière se crée automatiquement dans le menu « Déclarations de loyers ». Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser.  Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre déclaration de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande.  Onglet Locaux Dans cet onglet vous pouvez visualiser l’ensemble des informations relatives à vos locaux.  Onglet Formulaire Il s’agit d’un formulaire unique « DECLOYER », permettant la déclaration de vos loyers. Les deux premières colonnes du DECLOYER présentent des informations issues de la réponse de la DGFiP, et les quatre suivantes permettent d’apporter vos modifications si c’est nécessaire et de mettre à jour les données de vos locaux. Les deux colonnes « Changements si c’est nécessaire » vous permettent d’apporter d’éventuelles corrections aux adresses des locaux. Et les trois colonnes « Mise à jour permanente » sont à renseigner obligatoirement pour télétransmettre votre déclaration de loyers. Index 52  Onglet Télétransmission : Une fois les modifications apportées au formulaire DECLOYER, vous pouvez générer le fichier EDI de la déclaration de loyers pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Vous pouvez rectifier les informations de vos locaux Index 53 9.2.2. Comment créer une déclaration à partir d’un fichier EDI ? Vous pouvez également créer une déclaration à partir d’un fichier EDI obtenu via une autre application. Pour ce faire cliquez sur la tâche « Créer une déclaration à partir d’un fichier ». En cliquant sur cette tâche, l’assistant de création de déclarations à partir d’un fichier s’ouvre, cet assistant vous permet de choisir le fichier EDI, le millésime des déclarations de loyers et les dossiers (SIREN) auxquels vous souhaitez attacher vos déclarations. Créer une déclaration à partir d’un fichier. Index 54 En suivant les étapes de l’assistant, vos déclarations sont automatiquement créées dans le menu « Déclarations de loyers ». 10. LES PAIEMENTS 10.1. Comment créer un paiement ? Pour créer un paiement, accédez à la liste des paiements par le menu Paiements + Paiements. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez le fichier EDI contenant les données de vos locaux. Choisissez le millésime de vos déclarations Choisissez les dossiers (SIREN) correspondant à vos déclarations. Index 55 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre paiement, choisissez le millésime du modèle de base de votre paiement et indiquez la période de référence et la date d’échéance. Choisissez le modèle de paiement à partir duquel vous souhaitez créer votre paiement. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Cliquez sur le bouton OK pour créer le paiement. Index 56 10.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, sont donc indiqués :  Le dossier SIREN,  Le régime,  Le type d’impôt (CVAE, IS),  Le type de paiement (Acompte, Solde)  La période de référence,  La date d’échéance. 10.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent le paiement sont affichées. L'écran est divisé en deux parties. La partie de gauche liste les pages du paiement et la partie de droite affiche le formulaire sélectionné dans la partie gauche. Vous avez également accès à la partie Détail en bas du formulaire. Cette partie vous donne un certain nombre d'informations sur chaque cellule. Onglets de la liasse. Menu des onglets. Partie Détails des cellules. Accès à l’Editeur de formules. Menu principal de la liasse. Index 57 10.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans le paiement. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux paiements. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.5.1 Les modes de saisie page 47). 10.1.4. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur le paiement. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 10.1.5. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI du paiement pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 11. LES MODELES UTILISATEUR 11.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Liasses + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Index 58 Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une liasse ? page 42). 11.2. Modèle de plaquette Pour créer un modèle de plaquette, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de plaquette, seuls les onglets Régime, Aperçu du document, Plan de regroupement et Présentation sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une plaquette (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 8.1 Comment créer une plaquette page 54). 11.3. Modèle de paiement Pour créer un modèle de paiement, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de paiement, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'un paiement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 10.1 Comment créer un paiement page 64. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11.4. Les actions de la liste des modèles 11.4.1. Dupliquer le modèle au millésime suivant Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. Index 59 11.4.2. Comparer Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux. Index 60 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 61 Index A Accès au service technique ........................................................................................................16 Aide sur EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2013 (Expert) .................................................13 Archivage/Restauration partielle .................................................................................................29 C Code d'activation.........................................................................................................................20 Contrôles .....................................................................................................................................38 D Dossier (SIREN)..........................................................................................................................27 Dossier de travail unique.............................................................................................................21 E Ecran de travail ...........................................................................................................................23 Export de la liasse complète en PDF..........................................................................................37 F Feuilles de calcul.........................................................................................................................61 G Générer un fichier EDI ................................................................................................................40 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................27 I Importer les immobilisations........................................................................................................34 Importer une balance .bal ...........................................................................................................33 Importer une balance .txt ou.csv.................................................................................................33 Importer une balance Comptabilité Open Line ...........................................................................33 Impression...................................................................................................................................39 Installation ...................................................................................................................................17 L Lancement du logiciel .................................................................................................................19 Liasse ..........................................................................................................................................30 Liasse figée .................................................................................................................................41 LOCAUX PROFESSIONNELS ...................................................................................................47 Index 62 M Modeles utilisateur ......................................................................................................................56 P paiement......................................................................................................................................53 Paramétrage des chemins de sauvegarde .................................................................................26 Paramétrage des exports PDF ...................................................................................................26 Paramétrage EDI.........................................................................................................................25 Paramétrage-Liste des banques.................................................................................................26 Paramétrage-Liste des civilités ...................................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes NAF.............................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes postaux .......................................................................................26 Paramétrage-Liste des contacts .................................................................................................26 Paramétrage-Liste des départements.........................................................................................26 Paramétrage-Liste des OGA.......................................................................................................26 Paramétrage-Liste des pays .......................................................................................................26 Paramétrage-Options des liasses...............................................................................................26 Paramétrage-Options des plaquettes .........................................................................................26 Paramétrer mon dossier de travail..............................................................................................25 Plan de regroupement.................................................................................................................38 pLAQUETTE ...............................................................................................................................42 Plaquette-Thèmes Word .............................................................................................................47 S Sauvegarde .................................................................................................................................58 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 ......................................30 Vue avancée ...............................................................................................................................35

 « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2015 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Etats Financiers Guide d’installation et d’initiation Ligne Open Line 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité 8 technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du 9 logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gêne possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité 12 publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « 13 Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2016 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configurations ............................................................................................. 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE.............................................................. 22 6. MISES A JOUR.............................................................................................. 22 7. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 8. IMPORTER LES MODELES EBP .................................................................. 25 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 26 9. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?......................... 26 9.1. Société........................................................................................................ 26 9.2. Divers.......................................................................................................... 27 9.3. Les autres données ..................................................................................... 27 9.4. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 10. LE DOSSIER (SIREN) ?............................................................................... 28 10.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? ....................................................... 28 10.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ....................................... 30 11. LA LIASSE ................................................................................................... 31 11.1. Comment créer une liasse ?...................................................................... 31 11.2. Onglet Général.......................................................................................... 33 11.3. Onglet Balance.......................................................................................... 33 Table des matières 16 11.4. Onglet Immobilisations .............................................................................. 35 11.5. Onglet Formulaire...................................................................................... 35 11.6. Onglet Contrôles ....................................................................................... 39 11.7. Onglet Plan de regroupement.................................................................... 39 11.8. Onglet Télétransmissions .......................................................................... 40 12. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?........................................................... 40 13. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ................................................. 41 14. FIN DE LA LIASSE....................................................................................... 42 15. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES ..................................... 42 15.1. Créer la liasse au millésime suivant........................................................... 42 15.2. Exporter en CSV ....................................................................................... 42 15.3. Créer un modèle utilisateur........................................................................ 42 15.4. Transférer la liasse au millésime suivant ................................................... 43 16. LES PLAQUETTES...................................................................................... 43 16.1. Comment créer une plaquette ? ................................................................ 43 16.2. Thèmes Word............................................................................................ 48 17. LES LOCAUX PROFESSIONNELS.............................................................. 48 17.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ?......................... 48 17.2. Comment déclarer les loyers professionnels ?........................................... 50 18. LES PAIEMENTS......................................................................................... 54 18.1. Comment créer un paiement ? .................................................................. 54 19. LES MODELES UTILISATEUR .................................................................... 57 19.1. Modèle de liasse ....................................................................................... 57 19.2. Modèle de plaquette.................................................................................. 58 19.3. Modèle de paiement.................................................................................. 58 19.4. Les actions de la liste des modèles ........................................................... 58 20. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? .................... 60 21. LES FONCTIONS EXPERT ......................................................................... 60 21.1. Les traitements par lot ............................................................................... 60 21.2. Utilisateurs ................................................................................................ 61 INDEX................................................................................................................ 62 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis :  Consultez directement les réponses aux questions fréquentes ainsi que des notices illustrées sur votre Assistance Online www.faq.ebp.com Ce service est accessible 24h/24 et 7j/7.  Par téléphone au : 0821 61 2000 (0,09 €/min) Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi.  Par email à l’adresse : openline.support.fr@ebp.com * Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. Comment installer mon logiciel ? 18 1.2. Configurations 1.2.1. Configuration minimale requise La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés :  Windows XP SP3  Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits,  Windows 7, 8 et 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 1.2.2. Versions de Microsoft Office validés pour la plaquette  Microsoft Office 2010  Microsoft Office 2007  Microsoft Office 2003 (avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007) Remarque Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. Comment installer mon logiciel ? 19 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2014 7.0. Comment Activer Mon logiciel ? 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous ne pouvez pas accéder aux différentes fonctionnalités de l’application. La totalité des fonctionnalités n’est pas disponible en version non activée. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Saisissez la clé web.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Le dossier de travail unique 22 Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec sauvegarde. Mises à jour 23 Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utilisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur. Ecran de travail 24 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigation Importer les modèles EBP 25 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2014 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles EBP depuis le menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 26 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 9. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 9.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 9.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI :  Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI.  Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire.  Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 27 9.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 9.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 9.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 9.1.5. Options des plaquettes Le logiciel permet de générer simultanément 3 plaquettes avec des présentations différentes. Ce sous-répertoire vous permet donc de préciser pour chaque modèle de plaquette son nom ainsi que le thème associé. 9.1.6. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 9.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 9.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Le dossier (SIREN) ? 28 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 9.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 10. LE DOSSIER (SIREN) ? 10.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Liasses + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. Il est également possible de créer un dossier (SIREN) en passant par un assistant : cliquez sur l'icône Assistant de création de Dossier (SIREN) de la barre des tâches de la liste des Dossiers (SIREN). Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales En version Expert, vous pouvez créer 100 ou un nombre illimité de dossiers (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de plusieurs onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. Le dossier (SIREN) ? 29  Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.  Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une.  Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Le dossier (SIREN) ? 30 Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques.  Onglet Paramétrage EDI En cochant « Paramétrage EDI spécifique », renseigner ici le paramétrage EDI que vous souhaitez appliquer uniquement à ce dossier (SIREN).  Onglet Associés SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, la répartition, les immeubles en jouissance en gratuite, les intervenants et les mouvements de titres d’un Associé d’une SCI en fonction de son régime : - Associé SCI relevant du régime des revenus fonciers - Associé SCI relevant des revenus professionnels  Onglet Immeubles SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, les caractéristiques, les locataires, les amortissements, les autres tiers d’un Immeuble d’une SCI.  Liens Open Line Vous pouvez sélectionner le dossier Comptabilité Open Line à partir duquel vous voulez récupérer une balance et l’intégrer à votre liasse. Vous pouvez également sélectionner le dossier Immobilisation Open Line à partir duquel vous voulez récupérer les immobilisations et les intégrer à votre liasse. Vous pouvez également créer des liens avec vos dossier Comptabilité Open Line et Immobilisation Open Line, via des raccourcis.  Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 10.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions :  Assistant de création d’un Dossier (SIREN) Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales  Archiver (ou sauvegarde partielle) La liasse 31 Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN).  Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration).  Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé.  Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné.  Visualiser les plaquettes Cette action vous permet d'accéder à la liste des plaquettes liées à un dossier (SIREN).  Visualiser les paiements Cette action vous permet d'accéder à la liste des paiements liés à un dossier (SIREN). 11. LA LIASSE 11.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Exemples de liasses pour l’exercice 2015 : - 1 ère liasse : Situation 1er trimestre 2015 - 2 ème liasse : Situation 2ème trimestre 2015 - 3 ème liasse : Situation 3ème trimestre 2015 - 4 ème liasse : Situation 4ème trimestre 2015 - 5 ème liasse : déclaration fiscale 2015 - 6 ème liasse : déclaration rectificative 2015 Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Liasses + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. La liasse 32 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN, Intégration Groupe et Intégration Membre. Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle BIC/RN, BIC/RS, BA/RN, BA/RS et BNC. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM et Intégration. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. La liasse 33 11.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 11.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale, les états de gestion et les plaquettes si vous basez votre plaquette sur la liasse. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules. La liasse 34 11.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 11.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier.  Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère.  Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3ème et 4ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3ème étape. Dans la 5ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée).  Import Comptabilité Open Line Pour réaliser cet import, vous devez au préalable, lier votre dossier SIREN à votre dossier de Comptabilité Open Line (version 4.2 minimum). Dès lors que vous cliquez sur cette option, la balance s’importe automatiquement. Cependant les dates d’exercices de votre liasse doivent au moins être comprises ou égales aux dates de votre exercice comptable. Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La liasse 35 Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros.  Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11.4. Onglet Immobilisations Cet onglet est disponible uniquement lorsque votre dossier SIREN est lié à un dossier d’Immobilisations Open Line. Vous pouvez importer vos immobilisations :  Importer Cette option permet l’import automatique de vos immobilisations. Il faut pour cela que les dates d’exercices de votre liasse correspondent exactement à un exercice paramétré en Immobilisations Open Line. Seront alors transférées uniquement les données relatives à l’exercice défini dans l’onglet général de votre liasse. Les informations seront immédiatement récupérées dans les formulaires appropriés. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Ajouter Cette option permet d’ajouter une immobilisation directement dans votre application Immobilisations Open Line à partir de votre application Etats Financiers.  Consultation Cette option permet de consulter la fiche d’une immobilisation que vous aurez sélectionnée dans la liste de l’onglet Immobilisations. 11.5. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 11.5.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de La liasse 36 cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules.  Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse.  Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier la liste des formulaires. Une fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules. La liasse 37 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 11.5.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. La liasse 38 11.5.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles :  Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse.  Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire.  Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 12 Comment imprimer la liasse ? page 40)  Voir la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet d’ouvrir la plaquette.  Supprimer la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet de supprimer la plaquette. 11.5.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles :  Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page.  Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page.  Affichage des codes La liasse 39 Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule.  Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi.  Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11.6. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 11.7. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. Comment imprimer la liasse ? 40 11.8. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). 12. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l’icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.6 Onglet Contrôles page 50), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Comment générer un fichier EDI ? 41 13. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 9.1 Société page 26) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 10.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 10.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Fin de la liasse 42 Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Liasses + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 14. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFIP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 15. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 15.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 15.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 15.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 19 Les modèles utilisateurs page 57). Les PLAQUETTES 43 15.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 16. LES PLAQUETTES Il existe deux types de plaquette : - Les plaquettes associées à une liasse c’est-à-dire qu’elles sont créées à partir d’une liasse, - Les plaquettes dites autonomes c’est-à-dire qu’elles ne sont pas associées à une liasse et elles sont calculées à partir d’une balance. La gestion des plaquettes s’effectue par le menu Plaquettes + Toutes. 16.1. Comment créer une plaquette ? Pour créer une plaquette, accédez à la liste des plaquettes par le menu Plaquettes + Plaquettes. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Les PLAQUETTES 44 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre plaquette, choisissez le millésime du modèle de base de votre plaquette et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de plaquette à partir duquel vous souhaitez créer votre plaquette. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Si votre plaquette n’est pas liée à une liasse, vous devez alors sélectionner un modèle de plaquette basé sur une balance. Dans le champ Liasse associée, indiquez la liasse à partir de laquelle la plaquette sera basée. Cliquez sur le bouton OK pour créer la plaquette. 16.1.1. Onglet Général Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette qui n’est pas liée à une liasse donc basée sur une balance. Dans cet onglet, sont donc indiqués :  Le dossier SIREN,  Le régime. A partir de cette information, seuls les modèles de plaquettes associés à ce régime sont proposés lors de la modification de la liste des chapitres,  La période de la liasse N, Les PLAQUETTES 45  La période de la liasse N-1. 16.1.2. Onglet Aperçu du document Si, à la création de votre plaquette, vous avez sélectionné un modèle de plaquettes, dans cet onglet, apparaissent alors toutes les pages qui composent votre plaquette. Si vous n'avez rien sélectionné, la liste des documents est vide. Modifier la liste des chapitres Vous pouvez ajouter des pages en cliquant sur le bouton Modifier la liste des chapitres. Une fenêtre Sélection de pages s’ouvre. Elle se compose de 2 listes : la liste de gauche correspond à toutes les pages que vous pouvez insérer dans votre plaquette, la liste de droite correspond aux pages de votre plaquette. Vous pouvez filtrer ces listes en sélectionnant le type de modèle dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Dans la liste de gauche, sélectionnez les pages que vous souhaitez ajouter dans votre plaquette. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour l’ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des pages de votre plaquette, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les pages de plaquette à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. L'ordre dans lequel les pages sont affichées dans cet onglet correspond à l'ordre dans lequel elles seront dans le fichier généré. Si vous souhaitez modifier l'ordre cliquez sur les icônes ou pour respectivement monter ou descendre la page sélectionnée. Personnaliser la plaquette Pour personnaliser les pages de la plaquette, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Editer le document dans Word. Pour ajouter des cellules ou des éléments des feuilles de calcul dans la plaquette, déroulez la liste dans la bibliothèque de données et faites glisser le nom des cellules du dictionnaire dans la page Word. Pour insérer des pages de la liasse, faites glisser le nom de la page du dictionnaire dans la page Word de votre plaquette. Remarque Si vous souhaitez insérer des pages entières dans votre plaquette, vous devez d’abord insérer ces pages dans l’onglet Formulaire. 16.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans la plaquette. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux plaquettes. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. Les PLAQUETTES 46 La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.1 Les modes de saisie page 47). 16.1.4. Onglet Balance Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette dite autonome qui n’est donc pas liée à une liasse. Le fonctionnement de cet onglet est le même que celui dans la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.3 Onglet Balance page 44) 16.1.5. Onglet Agencement Cet onglet permet de personnaliser la présentation de la plaquette. Vous pouvez générer jusqu'à 3 exemplaires de la plaquette. Par défaut, chaque exemplaire a pour nom 1er Modèle, 2ème Modèle et 3ème Modèle mais vous pouvez modifier ce nom. Indiquez également le thème associé à chaque plaquette, un thème correspondant à un style de présentation (police, couleur….). Les PLAQUETTES 47 Comme vous pouvez générer jusqu’à 3 plaquettes, vous devez, pour chaque page de la plaquette, cocher les colonnes 1 er modèle, 2 ème modèle et 3 ème modèle si vous souhaitez que la page apparaisse dans les 3 exemplaires. Si vous ne cochez pas une des colonnes, la page n'apparaîtra alors pas dans l'exemplaire que vous avez décoché. 16.1.6. Onglet Feuilles de calcul Cet onglet recense  Les feuilles de calcul issues du modèle de plaquette choisi, qui alimentent les chapitres. Ces feuilles de calcul sont modifiables tant sur le fonds (formules, valeurs, etc.) que sur la forme (mise en page). Pour cela, des actions DEVEXPRESS sont disponibles au-dessus de la feuille de calcul :  Les feuilles de calcul que vous aurez éventuellement créé, via l’action Créer une feuille de calcul. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 16.1.7. Génération et mise à jour de la plaquette Dès que votre plaquette est correcte, générez-la en cliquant sur le bouton Générer la plaquette… dans l’onglet Aperçu du document puis cliquez sur l’option Génération de plaquette. Cette option permet d’ouvrir l’assistant de génération de plaquette. Dans la 2ème étape, choisissez en 1er lieu le chemin de génération des 3 plaquettes. Par défaut, le répertoire indiqué correspond au répertoire renseigné dans les paramètres de la société du menu Paramètres + Société + Chemins. Sélectionnez ensuite les modèles à générer en indiquant leur nom. Dans la 3ème étape, cliquez sur Lancer. A la fin de la génération, la fenêtre d’ouverture des fichiers générés apparaît. Les locaux professionnels 48 Pour mettre à jour les valeurs d’une plaquette déjà générée, (après avoir modifié des montants sur les pages de l’onglet Formulaire de la liasse par exemple), cliquez sur le bouton Générer la plaquette…, puis sélectionnez l’option Mise à jour des valeurs…. 16.2. Thèmes Word Par le menu Plaquettes + Thèmes, vous pouvez consulter les thèmes Word EBP ou bien en créer de nouveaux. Ces thèmes vous permettent de personnaliser la présentation vos plaquettes et de les utiliser pour un ou l’ensemble des modèles de plaquettes, par l’intermédiaire de l’onglet Présentation de la plaquette. 17. LES LOCAUX PROFESSIONNELS Ce menu est composé de deux parties : - Les demandes de locaux - Les déclarations de loyers 17.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ? Pour créer une demande de locaux, accédez à la liste des demandes de locaux par le menu Locaux professionnels + Demande de locaux. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre demande de locaux. Cliquez sur le bouton OK pour créer la demande de locaux. 17.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre demande de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande. Les locaux professionnels 49 17.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, vous avez le formulaire R-IDENTIF qui représente le formulaire via lequel on effectue la demande de locaux. En cochant la qualité du demandeur dans la première partie du formulaire R-IDENTIF, les informations sont récupérées à partir des données des intervenants renseignées dans le dossier (SIREN). Les données dans la partie identification du déclarant sont automatiquement récupérées du dossier (SIREN). Choix de la qualité du demandeur. Informations Cette partie représente le code de concernant le locataire. l’information, c’est LOC pour l’EDI-requête. Les locaux professionnels 50 17.1.3. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules du formulaire R-IDENTIF. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. 17.1.4. Onglet Télétransmission Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la demande de locaux pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 17.2. Comment déclarer les loyers professionnels ? La déclaration de locaux professionnels peut se faire de deux façons : - La déclaration est créée automatiquement à partir de la réponse de la DGFiP. - La déclaration est créée à partir d’un fichier EDI. 17.2.1. Comment déclarer des locaux professionnels à partir de la réponse de la DGFiP ? Lorsque votre télétransmission du R-IDENTIF est réussie. La DGFiP vous renvoie via le partenaire EDI les informations demandées et utiles pour remplir votre déclaration de loyers. En actualisant la télétransmission de votre demande de locaux, une fenêtre pour choisir le millésime des déclarations de loyers s’ouvre, vous pouvez ainsi choisir le millésime de votre déclaration de loyers : Les locaux professionnels 51 Une fois le choix du millésime de la déclaration de loyers effectué, cette dernière se crée automatiquement dans le menu « Déclarations de loyers ».  Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre déclaration de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande.  Onglet Locaux Dans cet onglet vous pouvez visualiser l’ensemble des informations relatives à vos locaux.  Onglet Formulaire Il s’agit d’un formulaire unique « DECLOYER », permettant la déclaration de vos loyers. Les deux premières colonnes du DECLOYER présentent des informations issues de la réponse de la DGFiP, et les quatre suivantes permettent d’apporter vos modifications si c’est nécessaire et de mettre à jour les données de vos locaux. Les deux colonnes « Changements si c’est nécessaire » vous permettent d’apporter d’éventuelles corrections aux adresses des locaux. Et les trois colonnes « Mise à jour permanente » sont à renseigner obligatoirement pour télétransmettre votre déclaration de loyers. Les locaux professionnels 52  Onglet Télétransmission : Une fois les modifications apportées au formulaire DECLOYER, vous pouvez générer le fichier EDI de la déclaration de loyers pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Vous pouvez rectifier les informations de vos locaux Les locaux professionnels 53 17.2.2. Comment créer une déclaration à partir d’un fichier EDI ? Vous pouvez également créer une déclaration à partir d’un fichier EDI obtenu via une autre application. Pour ce faire cliquez sur la tâche « Créer une déclaration à partir d’un fichier ». En cliquant sur cette tâche, l’assistant de création de déclarations à partir d’un fichier s’ouvre, cet assistant vous permet de choisir le fichier EDI, le millésime des déclarations de loyers et les dossiers (SIREN) auxquels vous souhaitez attacher vos déclarations. Créer une déclaration à partir d’un fichier. Les paiements 54 En suivant les étapes de l’assistant, vos déclarations sont automatiquement créées dans le menu « Déclarations de loyers ». 18. LES PAIEMENTS 18.1. Comment créer un paiement ? Pour créer un paiement, accédez à la liste des paiements par le menu Paiements + Paiements. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez le fichier EDI contenant les données de vos locaux. Choisissez le millésime de vos déclarations Choisissez les dossiers (SIREN) correspondant à vos déclarations. Les paiements 55 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre paiement, choisissez le millésime du modèle de base de votre paiement et indiquez la période de référence et la date d’échéance. Choisissez le modèle de paiement à partir duquel vous souhaitez créer votre paiement. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Cliquez sur le bouton OK pour créer le paiement. Les paiements 56 18.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, sont donc indiqués :  Le dossier SIREN,  Le régime,  Le type d’impôt (CVAE, IS),  Le type de paiement (Acompte, Solde)  La période de référence,  La date d’échéance. 18.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent le paiement sont affichées. L'écran est divisé en deux parties. La partie de gauche liste les pages du paiement et la partie de droite affiche le formulaire sélectionné dans la partie gauche. Vous avez également accès à la partie Détail en bas du formulaire. Cette partie vous donne un certain nombre d'informations sur chaque cellule. Onglets de la liasse. Menu des onglets. Partie Détails des cellules. Accès à l’Editeur de formules. Menu principal de la liasse. Les modèles utilisateur 57 18.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans le paiement. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux paiements. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.1 Les modes de saisie page 47). 18.1.4. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur le paiement. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 18.1.5. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI du paiement pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 19. LES MODELES UTILISATEUR 19.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Liasses + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Les modèles utilisateur 58 Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.1 Comment créer une liasse ? page 42). 19.2. Modèle de plaquette Pour créer un modèle de plaquette, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de plaquette, seuls les onglets Régime, Aperçu du document, Plan de regroupement et Présentation sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une plaquette (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 16.1 Comment créer une plaquette page 54). 19.3. Modèle de paiement Pour créer un modèle de paiement, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de paiement, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'un paiement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 18.1 Comment créer un paiement page 64. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 19.4. Les actions de la liste des modèles 19.4.1. Dupliquer le modèle au millésime suivant Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. Les modèles utilisateur 59 19.4.2. Comparer Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux. Comment sauvegarder mon dossier de travail ? 60 20. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. 21. LES FONCTIONS EXPERT 21.1. Les traitements par lot Cette action vous permet d’appliquer une action à plusieurs liasses en même temps. Avant de lancer le traitement par lot, sélectionnez les liasses concernées dans la liste. Les actions disponibles dans ce traitement par lots sont :  Transférer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 15.4 Transférer la liasse au millésime suivant page 54 pour plus de précisions.  Créer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 15.1 Créer la liasse page 53 pour plus de précisions.  Verrouiller les plans de regroupement des liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 14 Fin de la liasse page 53 pour plus de précisions.  Imprimer les liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 12 Comment imprimer la liasse ? page 51 pour plus de précisions. Les fonctions Expert 61  Export .PDF (tous les formulaires) Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.3 Les actions du menu principal de la liasse page 49 pour plus de précisions.  Générer les plaquettes Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 16.1.7 Génération et mise à jour de la plaquette page 58 pour plus de précisions.  Imprimer les plaquettes  Générer et envoyer les fichiers EDI Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52 pour plus de précisions. 21.2. Utilisateurs Par le menu Paramètres + Utilisateurs, Vous pouvez gérer le droit d’accès et les autorisations sur certaines actions des personnes ayant accès à l’application. Vous pouvez également gérer des groupes d’utilisateurs avec des droits communs. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 62 Index A Accès au service technique ........................................................................................................16 Aide sur EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2013 (Expert) .................................................13 Archivage/Restauration partielle .................................................................................................29 C Changer de millésime en traitement par lot ................................................................................58 Code d'activation.........................................................................................................................20 Contrôles .....................................................................................................................................38 Créer les liasses suivantes en traitement par lot........................................................................58 D Dossier (SIREN)..........................................................................................................................27 Dossier de travail unique.............................................................................................................21 E Ecran de travail ...........................................................................................................................23 Export .pdf en traitement par lot..................................................................................................59 Export de la liasse complète en PDF..........................................................................................37 F Feuilles de calcul.........................................................................................................................46 Figer/défiger les liasses en traitement par lot .............................................................................58 G Générer et envoyer les fichiers EDI en traitement par lot...........................................................59 Générer les plaquettes en traitement par lot ..............................................................................59 Générer un fichier EDI ................................................................................................................40 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................27 I Importer les immobilisations........................................................................................................34 Importer une balance .bal ...........................................................................................................33 Importer une balance .txt ou.csv.................................................................................................33 Importer une balance Comptabilité Open Line ...........................................................................33 Index 63 Impression...................................................................................................................................39 Imprimer les liasses en traitement par lot ...................................................................................58 Imprimer les plaquettes en traitement par lot .............................................................................59 Installation ...................................................................................................................................17 L Lancement du logiciel .................................................................................................................19 Liasse ..........................................................................................................................................30 Liasse figée .................................................................................................................................41 LOCAUX PROFESSIONNELS ...................................................................................................47 M Modeles utilisateur ......................................................................................................................56 P paiement......................................................................................................................................53 Paramétrage des chemins de sauvegarde .................................................................................26 Paramétrage des exports PDF ...................................................................................................26 Paramétrage EDI.........................................................................................................................25 Paramétrage-Gestion des utilisateurs.........................................................................................59 Paramétrage-Liste des banques.................................................................................................26 Paramétrage-Liste des civilités ...................................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes NAF.............................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes postaux .......................................................................................26 Paramétrage-Liste des contacts .................................................................................................26 Paramétrage-Liste des départements.........................................................................................26 Paramétrage-Liste des OGA.......................................................................................................26 Paramétrage-Liste des pays .......................................................................................................26 Paramétrage-Options des liasses...............................................................................................26 Paramétrage-Options des plaquettes .........................................................................................26 Paramétrer mon dossier de travail..............................................................................................25 Plan de regroupement.................................................................................................................38 pLAQUETTE ...............................................................................................................................42 Plaquette-Thèmes Word .............................................................................................................47 S Sauvegarde .................................................................................................................................58 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 ......................................30 Vue avancée ...............................................................................................................................35

Devis Bâtiment OL Guide d’initiation Pratic Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................4 2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................4 3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................5 PRISE EN MAIN........................................................................................................6 4. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................6 4.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................6 4.2. Les autres options………… ..........................................................................6 4.3. La gestion des fenêtres.................................................................................6 5. COMMENT CREER UN ARTICLE/ELEMENT ? .........................................7 6. COMMENT CREER UN TIERS ?.................................................................8 6.1. Création d’un client………. ...........................................................................8 6.2. Création d’un contact ....................................................................................8 7. COMMENT GERER LES VENTES ?...........................................................9 7.1. L'entête du devis…………...........................................................................10 7.2. Le corps………………… .............................................................................10 7.3. Le pied……………………. ..........................................................................10 7.4. Les autres onglets…………… ....................................................................11 7.5. Les actions d'un devis .................................................................................11 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 11 8.1. Transfert…………………….........................................................................11 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir......................................11 8.3. Regroupement…………….. ........................................................................11 8.4. Duplication……………….............................................................................12 9. Dupliquer en…………………. .....................................................................12 10. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ? .............12 10.1. Comment saisir un acompte ? ....................................................................12 10.2. Comment saisir un règlement ?..................................................................12 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................13 12. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................13 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................14 14. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? .........................14 15. COMMENT RESTAURER ? .......................................................................14 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........14 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................15 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............15 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 16 19.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................16 19.2. Les utilisateurs……………… ......................................................................17 19.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................17 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................18 20. GESTION DES FAVORIS...........................................................................18 21. OPEN GUIDE…………. ..............................................................................18 22. TABLEAU DE BORD ..................................................................................18 23. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...............................................19 24. LES HISTORIQUES....................................................................................19 25. LES ECHEANCIERS ..................................................................................20 26. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE..............................21 27. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .......................................21 28. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT..............21 29. REPORTS ON LINE ...................................................................................22 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.  Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3.Ecran de travail Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 4.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 4.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 4.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 4.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. Comment créer un article/élément ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Fournitures », « Mains d’œuvre », « Ouvrages » ou « Ouvrages de fabrication ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Détail matériau » Vous pouvez saisir le détail de la main d’œuvre ainsi que la cadence pour la pose. Ces informations permettent de calculé le prix de vente de l’onglet « Détail ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. Comment créer un tiers ? 6.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 6.2. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 7. Comment gérer les ventes ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 7.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Remarque Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin de pouvoir réaliser la révision du devis. Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis). 7.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Les tranches/sous tranches de travaux représentent des chapitres. Elles permettent de découper le document. Chaque tranche pourra comporter des sous tranches, articles, des ouvrages, des sous-totaux et de simples lignes de texte. Il n’y a pas de limite sur le nombre de tranches/sous tranches. Il est possible d’ajouter une tranche via les fonctions « Ajouter » et « Insérer » dans le corps du document. L’ajout permet de positionner la ligne en dessous de la ligne sélectionnée, l’insertion permet de positionner la ligne au-dessus de la ligne sélectionnée. 7.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 7.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail. Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, des statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 7.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...).  « Intégrer un document » Permet de recopier le contenu d’un autre document, quel que soit son type, dans le document actuel. 8. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 9. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. 10. Comment réaliser le suivi financier des clients ? 10.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui a(ou ont) été enregistrée(ées). Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 10.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. 11. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements, Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers,  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. 13. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En mise jour de dossier, la sauvegarde du dossier est obligatoire. Il est impossible de désélectionner « Inclure le dossier ». En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. 14. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. 15. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 16. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 17. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 18. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 19. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 19.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 19.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloqué » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 19.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 20. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 21. Open Guide Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 22. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 23. La gestion de l’éco-contribution Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 24. Les historiques Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la "date du document" et la « Quantité de l'article ». Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 25. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 26. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 27. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 28. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 29. Reports On Line Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.

Analyse et décision OL Guide d’initiation Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................3 2. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 PRISE EN MAIN........................................................................................................4 3. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 3.1. Les coordonnées du dossier.........................................................................4 3.2. La notion de mois courant.............................................................................4 4. COMMENT ALIMENTER LA CONSTRUCTION BUDGETAIRE ? .............5 4.1. Les périodes disponibles ..............................................................................5 4.2. La saisie des données ..................................................................................7 5. COMMENT EST CONÇU LE MENU TABLEAU DE PILOTAGE ................9 5.1. Accès au Tableau de Pilotage ......................................................................9 5.2. Généralités sur le Tableau de Pilotage ........................................................9 5.3. Les résultats disponibles.............................................................................10 6. COMMENT ACCEDER AUX DIAPORAMAS ?..........................................14 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................15 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........15 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................16 9. LE TABLEAU DE BORD.............................................................................16 10. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS...................................................16 11. CHANGEMENT DE L’ANNEE DE L’EXERCICE.......................................16 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.Ecran de travail Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment alimenter la construction budgétaire, et en vous guidant dans la consultation des tableaux de pilotage et dans la génération d’un diaporama. 3.Comment initialiser mon dossier ? 3.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 3.2. La notion de mois courant Le contrôle budgétaire impose d’analyser l’activité sur un mois en particulier (en général, le mois qui vient de se terminer). Dans Analyses & Décisions, le mois sur lequel le client est en train d’analyser ses données se nomme « mois courant ». Par défaut, toutes les fenêtres que le client ouvrira seront filtrées sur les données de ce mois courant. Vous pouvez modifier votre mois courant en allant dans Paramètres / mois courant. 4.Comment alimenter la construction budgétaire ? Pour accéder à la Construction Budgétaire, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. 4.1. Les périodes disponibles L’étape de Construction Budgétaire vous permet de renseigner les données qui agrémenteront ensuite les états de contrôle (tableaux, graphiques, ratios) qui vous permettront de piloter votre activité. La Construction Budgétaire s’établit en 3 parties :  Les données réalisées de l’année N-1  Les données du budget de l’année N  Les données réalisées de l’année N. Chaque partie est composée de plusieurs onglets : 1 onglet par mois de l’exercice, 1 onglet Annuelle, et un onglet Annuelle détaillée. Les données réalisées de l’année N-1 Cliquez sur la tuile N-1. Une fiche s’ouvre dans laquelle les données comptables de votre dernier exercice clôturé seront renseignées mois par mois. Les données de l’année N seront automatiquement transférées en N-1 lors du changement d’exercice. Par défaut, les informations ne sont pas modifiables dans N-1. Mais vous pouvez y apporter des modifications si vous le souhaitez en déverrouillant la saisie (via le bouton « cadenas » de la saisie). Si vous créez un nouveau dossier, un assistant vous permet de saisir ou d’importer vos données N1 pour le premier exercice. Les données réalisées de l’année N Cliquez sur la tuile N. Un tableau s’ouvre dans lequel vous pourrez renseigner les données comptables de votre dernier exercice clôturé mensuellement. Vous pouvez soit  renseigner les données manuellement pour chaque rubrique,  soit importer une balance comptable  soit synchroniser la balance avec Comptabilité OL. Les données budget de l’année N Cliquez sur la tuile Budget. Dans ce tableau, vous pourrez soit :  renseigner les données manuellement pour chaque rubrique,  estimer votre budget à partir des données réalisées ou budgétées de l’année précédente auquel vous pouvez affecter un pourcentage d’évolution poste par poste. Si vous créez un nouveau dossier, un assistant vous permet de saisir vos données budgétées, cet assistant vous permet également d’affecter des pourcentages à votre réalisé N-1 pour la construction de votre budget. 4.2. La saisie des données Ecran de saisie Les types de données Les tableaux de construction budgétaire sont organisés par postes de niveau de résultat, qui sont euxmêmes détaillés par rubrique :  Marge commerciale (Ventes de marchandises et Achats de marchandises vendues)  Marge sur production (Production, Production stockée, Production immobilisée, Achats de matières premières)  Frais généraux (Fournitures consommables, Services extérieurs, Impôts et taxes)  Personnels et comptes rattachés (salaires bruts, Cotisations sociales, Cotisations de l’exploitant, Autres charges de personnel, Rémunération du dirigeant)  Autres produits d’exploitation (subvention d’exploitation, Autres produits de gestion courante)  Autres charges d’exploitation (Dotation aux amortissements, Autres charges de gestion courante).  Résultat financier (produits financiers et charges financières)  Résultat exceptionnel ((produits exceptionnels et charges exceptionnelles)  Participation des salariés  Impôts sur les sociétés Pour permettre le calcul de certains ratios, les données suivantes seront également nécessaires : Les postes sont en gras. Les rubriques sont listées en dessous de chaque poste. Données chiffrées de la période.  des éléments du bilan (capitaux propres, stocks, dettes fournisseurs et comptes rattachés, dettes sur immobilisations et comptes rattachés, dettes fiscales et sociales, créances clients et comptes rattachés, créances clients et comptes rattachés, trésorerie).  des données extracomptables (achats TTC, total du chiffre d’affaires TTC, découvert de trésorerie, effectif). Les modes de saisie Les éléments chiffrés sont renseignés soit en annuel, soit mois par mois.  En annuel : vous pouvez saisir la valeur annuelle de la rubrique et sélectionner la saisonnalité à y appliquer.  En mensuel : vous saisissez ou importez la valeur de la rubrique mois par mois. Pour chaque rubrique, vous avez le choix de saisir le détail par compte comptable en cliquant sur les « … » de la cellule Une fenêtre de détail des comptes s’ouvrira alors : En cas d’import de balance, la fenêtre détail des comptes est automatiquement renseignée. Pour avoir plus de détails sur la construction budgétaire, reportez-vous à l’aide en ligne 5.Comment est conçu le menu tableau de pilotage 5.1. Accès au Tableau de Pilotage Pour accéder au tableau de pilotage, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. 5.2. Généralités sur le Tableau de Pilotage Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées dans le menu Construction Budgétaire, qui vous aideront à piloter votre activité. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : Ils sont présentés en 4 parties :  Le contrôle de performance  L’analyse de gestion  Les états financiers  Les graphiques Les tableaux ou graphiques proposent la comparaison entre deux périodes : > soit entre le Réalisé N et le Budget N, > soit entre le Réalisé N et le Réalisé N-1. Vous avez la possibilité de les imprimer et de les exporter. Accédez par la barre de menu aux états et graphiques disponibles. 5.3. Les résultats disponibles Le contrôle de performance Il s’agit de comparer les différentes rubriques du compte de résultat selon plusieurs angles :  Les « écarts » en valeur et en pourcentage pour analyser l’évolution poste par poste  Le « restant à courir » en valeur et en pourcentage pour évaluer la part du budget (ou du N1) restant à réaliser.  Le « à réaliser » en valeur et en pourcentage pour évaluer par exemple le montant des ventes restant à accomplir ou le montant des achats pouvant être engagés.  Le « avance » en pourcentage permet de mettre en évidence les postes pour lesquels le réalisé est supérieur au restant à réaliser.  Le « retard » en pourcentage permet de mettre en évidence les postes pour lesquels le réalisé est inférieur au restant à réaliser.  La « projection » permet de visualiser la situation des dépenses et des recettes à la fin de l’année. Pour avoir plus de détail sur le contenu des contrôles de performance, reportez-vous à l’aide en ligne. L’analyse de gestion Cette partie est présentée en trois catégories de résultats. 3.3.2.1 Les indicateurs  Les indicateurs d’exploitation mettent en évidence la capacité de l’entreprise à gérer son besoin en fonds de roulement.  Les indicateurs de coûts déterminent les charges qui sont indispensables au fonctionnement de l’activité.  Les indicateurs d’activité permettent de comparer les ventes effectives aux projections pour détecter les éventuels dérapages.  Les indicateurs de productivité proposent des ratios sur le rendement des salariés ou l’évolution de la masse salariale. 3.3.2.2 La rentabilité  La rentabilité de l’activité permet de mettre en évidence les ressources internes que l’entreprise génère pour assurer son financement.  La rentabilité financière mesure la capacité des capitaux investis (capitaux propres) à dégager un certain niveau de profits. 3.3.2.3 Le calcul de marge  La marge commerciale met en évidence le résultat généré par la vente de biens ou de services.  La marge sur production est la différence entre le montant des prestations vendues et la valeur des matériaux nécessaires à leur réalisation.  La marge opérationnelle permet d’analyser la rentabilité des ventes.  La marge globale est la différence entre le montant de ventes de marchandises et des prestations vendues et celui des achats consommés. Les états financiers  Le compte de résultat en montant et en pourcentage permet d’analyser l’évolution poste par poste des éléments constituant le résultat de l’entreprise.  Les soldes intermédiaires de gestion présente l’évolution des différents résultats de l’entreprise.  Le résultat disponible présente le résultat net moins les charges calculées et les frais financiers.  LE BFR simplifié permet d’étudier l’évolution des ressources financières que l’entreprise doit mettre en œuvre pour couvrir son besoin financier. Pour avoir plus de détail sur les états financiers, reportez-vous à l’aide en ligne. Les graphiques Graphiques d’activités  Evolution des ventes  Détail des ventes  Comparative ventes / marge réalisée Graphiques de fonctionnement  Analyse des charges de personnel  Comparative ventes / charges du personnel  Répartition des frais généraux Graphiques d’analyse  Analyse des marges  Analyse de la masse salariale et du salaire moyen  Analyse du résultat  Répartition de la valeur ajoutée  Situation et évolution de la trésorerie. Pour avoir plus de renseignements sur les graphiques, reportez-vous à l’aide en ligne. 6.Comment accéder aux diaporamas ? Pour accéder à l’édition de diaporamas, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Cette partie vous permet de générer pour chaque mois deux diaporamas :  Un diaporama mettant en parallèle les données du réalisé N et les données du budget.  Un diaporama mettant en parallèle les données du réalisé N et les données du réalisé N-1. EBP Analyses & Décisions OL vous met à disposition un modèle de diaporama clé en main composé de différentes diapositives. Ce modèle vous permet de générer une présentation par mois. Créez votre diaporama à l’aide de ce modèle. Vous pourrez alors choisir les diapositives que vous souhaitez insérer dans votre présentation. Cliquez sur le bouton et l’application créera une présentation Powerpoint. Cliquez sur le bouton et l’application lancera directement votre diaporama sur l’ordinateur sur lequel vous travaillez pour réaliser votre présentation. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du diaporama. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des données. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 7.Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 8.Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Analyses & Décisions. 9.Le tableau de bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de la situation de votre entreprise à la date du mois courant. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser un ensemble de tableaux et de graphiques synthétisant l’évolution de votre activité. 10. Les impressions et les exports Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Analyses & Décisions Ligne PME (OL Technology), les tableaux de la construction budgétaire comme les tableaux de pilotage, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. 11. Changement de l’année de l’exercice Le logiciel vous permet de changer d’année d’exercice à l’aide d’un assistant. Pour ce faire l’assistant permet la bascule du réalisé en réalisé N-1, ainsi que la construction du budget à partir du réalisé N-1, du budget N-1 ou d’un budget vide. Il suffira de renseigner les pourcentages que vous souhaitez affecter à vos postes.

EBP_Comptabilité_et_Facturation Table des matières Félicitations !......................................................................................................................................... 1 A lire attentivement............................................................................................................................. 3 Le code d'activation......................................................................................................................... 3 Le fichier LISEZMOI ......................................................................................................................... 3 La sauvegarde................................................................................................................................... 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP .................................................... 5 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP .................................................................... 5 Article 1. Préambule..................................................................................................................... 5 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008).......... 5 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP ............................................................ 5 Article 4. Assistance de proximité sur le site ......................................................................... 5 Article 5. Sauvegarde des données .......................................................................................... 5 Article 6. Limitation de garantie................................................................................................ 6 Article 7. Limitations de responsabilité.................................................................................... 6 Article 8. Dispositions finales ..................................................................................................... 6 B. Contrat de services EBP............................................................................................................. 6 Article 1. Objet du contrat.......................................................................................................... 7 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation.......................................................... 7 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ......................................................... 7 Article 4. Accès aux services...................................................................................................... 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support ................................................... 7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance........................................ 8 Article 7. Interventions sur les fichiers .................................................................................... 8 Article 8. Obligations du client................................................................................................... 8 Article 9. Limites de responsabilité........................................................................................... 9 Article 10. Loi et attributions de compétences....................................................................... 9 C. Mode locatif .................................................................................................................................. 9 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line ................................... 10 E. Conditions de vente aux particuliers ................................................................................. 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................... 15 Comment saisir le code d'activation ? ....................................................................................... 15 L'assistance technique...................................................................................................................... 17 Avant de nous contacter, notez ................................................................................................ 17 Comment contacter le service technique ?............................................................................... 17 Généralités sur le Produit................................................................................................................. 19 Démarrage....................................................................................................................................... 19 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP .................................................... 19 Fiabilité.......................................................................................................................................... 19 Informations sur le moteur de base de données................................................................. 20 Désinstallation du produit ............................................................................................................ 20 Lien ODBC........................................................................................................................................ 20 Utilisateurs d'une version PRO................................................................................................. 20 Utilisateurs d'une version Standard........................................................................................ 21 Présentation générale ................................................................................................................... 21 EBP_Comptabilité_et_Facturation Mise à jour d'un dossier ................................................................................................................ 21 Formats de Variables..................................................................................................................... 21 Comment créer un nouveau format de variable ?............................................................... 21 Ecran d'Accueil................................................................................................................................ 22 Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ....................................................................................... 22 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)......................................................................................... 22 Grilles de Saisie .............................................................................................................................. 23 Propriétés des listes ou des grilles de saisie......................................................................... 23 Largeur des colonnes................................................................................................................. 23 Tri suivant colonne..................................................................................................................... 23 Affichage des colonnes .............................................................................................................. 23 Ordre des colonnes .................................................................................................................... 24 Format d'affichage des colonnes ............................................................................................. 24 Propriétés de la grille - Description des onglets .................................................................. 24 Les filtres ...................................................................................................................................... 25 Comment créer un filtre ?......................................................................................................... 25 Comment activer un filtre ?...................................................................................................... 25 Comptabilité (généralités) ............................................................................................................... 27 Ecritures types ................................................................................................................................ 27 Vente ............................................................................................................................................. 27 Achat ............................................................................................................................................. 27 Règlement client......................................................................................................................... 27 Règlement fournisseur .............................................................................................................. 27 Qu'est-ce que le Lettrage ?.......................................................................................................... 27 Les échéances ................................................................................................................................. 28 Impression et suivi des échéances ......................................................................................... 28 Echéancier : Enregistrement d'une facture avec échéance .................................................. 28 La gestion analytique .................................................................................................................... 28 Qu'est-ce qu'une gestion analytique ?................................................................................... 28 La gestion analytique multi-axes (en version PRO) ............................................................ 29 Mise en place de votre gestion analytique............................................................................ 29 Saisie analytique......................................................................................................................... 30 Suivi analytique........................................................................................................................... 30 Encaissements et Décaissements ............................................................................................... 30 Encaissements............................................................................................................................. 30 Décaissements ............................................................................................................................ 31 Enregistrement d'un paiement reçu........................................................................................... 31 Numérotation des pièces .............................................................................................................. 31 La Centralisation............................................................................................................................. 32 Dossier ................................................................................................................................................. 33 Gestion des Dossiers ..................................................................................................................... 33 Création d'un Dossier .................................................................................................................... 33 Comment créer un nouveau dossier ? ................................................................................... 33 Etapes de l'assistant .................................................................................................................. 33 Opérations sur le Dossier ............................................................................................................. 34 Ouvrir un Dossier........................................................................................................................ 34 Table des matières Comment mettre en place votre dossier ?............................................................................ 35 Comment récupérer les soldes N-1 ?..................................................................................... 35 Comment sauvegarder votre dossier ?.................................................................................. 35 Recopie de Dossiers ................................................................................................................... 36 Détails de données à recopier ................................................................................................. 36 Propriétés d'un Dossier ................................................................................................................. 36 Notes sur le Dossier ................................................................................................................... 36 Informations sur le Dossier ...................................................................................................... 36 Coordonnées................................................................................................................................ 36 Préférences .................................................................................................................................. 38 Préférences EDI .......................................................................................................................... 42 Racine des Comptes................................................................................................................... 43 Gestion des Utilisateurs ................................................................................................................ 44 Comment créer un Nouvel Utilisateur ?................................................................................. 44 Nouvel Utilisateur ....................................................................................................................... 44 Les Utilisateurs............................................................................................................................ 44 L'Administrateur.......................................................................................................................... 45 Comment changer d'Utilisateur ?............................................................................................ 45 Comment créer ou modifier le mot de passe ? .................................................................... 45 Les Transactions ......................................................................................................................... 45 Sélection des Transactions ....................................................................................................... 46 Impression des Transactions.................................................................................................... 46 Purge des Transactions ............................................................................................................. 46 Sauvegarde / Restauration .......................................................................................................... 46 La Sauvegarde ............................................................................................................................ 46 Sauvegarde : Destination ......................................................................................................... 46 Sauvegarde Internet.................................................................................................................. 47 Restauration................................................................................................................................. 48 Affichage .............................................................................................................................................. 51 Le paramétrage des Barres d'Outils........................................................................................... 51 Comment y accéder ?................................................................................................................ 51 Onglet Barres d'outils ................................................................................................................ 51 Onglet Commandes.................................................................................................................... 51 Onglet Options ............................................................................................................................ 51 Activer les éléments de l'affichage ......................................................................................... 51 Pour déplacer une barre............................................................................................................ 51 Tableau de Bord.............................................................................................................................. 51 Opérations Comptables Courantes................................................................................................. 53 Opérations de Saisie...................................................................................................................... 53 Saisie Standard........................................................................................................................... 53 Saisie Guidée............................................................................................................................... 61 Saisie au Kilomètre .................................................................................................................... 62 Encaissements............................................................................................................................. 65 Décaissements ............................................................................................................................ 67 Remises en Banque (génération de Fichiers) ....................................................................... 68 Consultation de Comptes et Lettrage ........................................................................................ 69 EBP_Comptabilité_et_Facturation Consultation de Comptes - Lettrage....................................................................................... 69 Lettrage manuel.......................................................................................................................... 70 Consultation : Recherche.......................................................................................................... 71 Lettrage partiel............................................................................................................................ 72 Lettrage Automatique................................................................................................................ 72 Lettrage Automatique approché.............................................................................................. 74 Délettrage..................................................................................................................................... 74 Ecriture de régularisation (lettrage)....................................................................................... 74 Rapprochement Bancaire.............................................................................................................. 74 Rapprochement Bancaire.......................................................................................................... 74 Rapprochement Bancaire incorrect......................................................................................... 75 Rapprochement Manuel............................................................................................................. 75 Rapprochement Automatique .................................................................................................. 79 Déclaration de TVA ........................................................................................................................ 83 Gestion de la TVA ....................................................................................................................... 83 Informations à saisir pour accéder à la Déclaration de TVA ............................................. 84 TVA : Montants calculés, montants à saisir.......................................................................... 84 TVA : Montants négatifs............................................................................................................ 85 Modèles d'écritures .................................................................................................................... 86 Déclaration CA3 .......................................................................................................................... 90 Déclaration CA12 ........................................................................................................................ 98 EDI-TVA ...................................................................................................................................... 105 Recherche d'Ecritures.................................................................................................................. 107 Recherche d'Ecritures .............................................................................................................. 107 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple ................................................................................ 107 Recherche d'Ecritures : Onglet Critères .............................................................................. 107 Recherche d'Ecritures : Onglet Avancés.............................................................................. 108 Impression d'une recherche................................................................................................... 109 Divers.............................................................................................................................................. 109 Consultation analytique par axe............................................................................................ 109 Consultation analytique par poste ........................................................................................ 109 Grand livre interactif................................................................................................................ 110 Balance interactive................................................................................................................... 111 Modes de saisie (Simulation / Réel) ..................................................................................... 111 Les écritures d'abonnements ................................................................................................. 112 Les Prévisions de Trésorerie................................................................................................... 112 Impression des Prévisions ...................................................................................................... 113 Les statistiques ......................................................................................................................... 113 Impressions....................................................................................................................................... 115 Les impressions ............................................................................................................................ 115 Les boîtes d'impression............................................................................................................... 115 Comment créer un nouveau modèle d'impression ? ............................................................ 115 Nouveau modèle d'impression .................................................................................................. 115 Aperçu écran ................................................................................................................................. 115 La barre d'outils en aperçu..................................................................................................... 115 Imprimer un aperçu ................................................................................................................. 116 Table des matières Fermer un aperçu ..................................................................................................................... 116 Rafraîchir un aperçu................................................................................................................. 116 Menu contextuel........................................................................................................................ 116 Configuration de l'impression .................................................................................................... 116 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 116 Onglet Configurer les imprimantes....................................................................................... 116 Onglet Options diverses .......................................................................................................... 116 L'export vers Excel....................................................................................................................... 117 Impressions Comptables Courantes......................................................................................... 117 Les Journaux.............................................................................................................................. 117 Options d'impression des Journaux ...................................................................................... 117 Le Grand-Livre........................................................................................................................... 118 Options d'impression du Grand-Livre................................................................................... 119 Centralisation à l'impression .................................................................................................. 120 Impression de la Déclaration de TVA ................................................................................... 120 Balances...................................................................................................................................... 121 Rapprochement Bancaire............................................................................................................ 124 Impression du Rapprochement Bancaire par relevé......................................................... 124 Impression du rapprochement par période ........................................................................ 124 Gestion des Tiers.......................................................................................................................... 125 La Balance Agée........................................................................................................................ 125 Options d'impression de la Balance Agée............................................................................ 125 Les Prévisions de Règlements................................................................................................ 126 Options d'impression des Prévisions de Règlements ........................................................ 126 L'Echéancier Prévisionnel........................................................................................................ 127 Options d'impression de l'Echéancier Prévisionnel............................................................ 128 L'Echéancier Détaillé (version PRO) ..................................................................................... 128 Les Lettres de Relance ............................................................................................................ 129 Lettres de relance : Paramètres............................................................................................ 132 Modification des Lettres de Relance ..................................................................................... 132 Clients à relancer...................................................................................................................... 132 Clients relancés ......................................................................................................................... 134 Les Encours Clients .................................................................................................................. 134 Situations de Comptes ............................................................................................................ 134 Analytique...................................................................................................................................... 135 Le Grand-Livre Analytique ...................................................................................................... 135 Résultat Analytique .................................................................................................................. 136 Ventilations Analytiques par Poste........................................................................................ 136 Ventilations Analytiques par Compte ................................................................................... 137 Budgétaire...................................................................................................................................... 138 Budget : Synthèse des Ecarts Budgétaires......................................................................... 138 Budget : Synthèse des Ecarts N / N-1................................................................................. 138 Statistiques et Autres Etats ....................................................................................................... 139 La Rémunération d'un Compte .............................................................................................. 139 Tableaux de Gestion ................................................................................................................ 139 Listes diverses............................................................................................................................... 139 EBP_Comptabilité_et_Facturation Impression du Plan Comptable.............................................................................................. 139 Impression de la liste des Journaux ..................................................................................... 140 Imprimer la liste des guides................................................................................................... 140 Impression de la liste des Devises........................................................................................ 140 Impression de la liste des Modes de Règlement................................................................ 140 Impression de la liste des Chéquiers ................................................................................... 140 Impression de la liste des Postes Analytiques ................................................................... 140 Impression de la liste des Grilles Analytiques.................................................................... 141 Impression de la liste des Budgets....................................................................................... 141 Fichiers de Données ........................................................................................................................ 143 Comptes ......................................................................................................................................... 143 Téléchargement de Plan Comptable..................................................................................... 143 Gestion des Comptes ............................................................................................................... 143 Onglets du PCE.......................................................................................................................... 144 Création de Comptes ............................................................................................................... 144 Modifier un Compte.................................................................................................................. 144 Supprimer un Compte ............................................................................................................. 145 Impression du Grand-Livre..................................................................................................... 145 Intégration de Comptes .......................................................................................................... 145 Recherche d'un Compte .......................................................................................................... 145 Description de la Fiche ............................................................................................................ 145 Journaux......................................................................................................................................... 149 Gestion des Journaux .............................................................................................................. 149 Création d'un Journal............................................................................................................... 150 Type du Journal......................................................................................................................... 150 Contrepartie automatique....................................................................................................... 151 Types de contrepartie dans un journal de Trésorerie....................................................... 151 Raccourci Compte..................................................................................................................... 152 Raccourci Libellé ....................................................................................................................... 152 Comptes interdits ..................................................................................................................... 152 Fourchettes de centralisation................................................................................................. 152 Description de la Fiche ............................................................................................................ 152 Guides d'Ecritures ........................................................................................................................ 153 Gestion des Guides d'Ecritures .............................................................................................. 153 Création de Guides d'Ecritures .............................................................................................. 154 Lignes du guide......................................................................................................................... 154 Consulter ou modifier un guide ............................................................................................. 156 Dupliquer un guide................................................................................................................... 156 Guides d'Ecritures : Bouton Dupliquer................................................................................. 156 Supprimer un guide ................................................................................................................. 156 Exporter une sélection de guide............................................................................................ 156 Saisir ou lire un mémo sur un guide .................................................................................... 157 Guides d'Abonnements ............................................................................................................... 157 Gestion des Guides d'Abonnements ..................................................................................... 157 Création d'un Guide d'Abonnement...................................................................................... 158 Guide d'Abonnement : Paramétrage de la fréquence....................................................... 158 Table des matières Consultation et modification d'un Guide d'Abonnement.................................................. 159 Suppression d'un Guide d'Abonnement............................................................................... 159 Libellés des Ecritures................................................................................................................... 159 Libellés des Ecritures ............................................................................................................... 159 Création de Libellés.................................................................................................................. 159 Consulter ou modifier une fiche Libellé................................................................................ 160 Supprimer un Libellé................................................................................................................ 160 Imprimer la liste des Libellés ................................................................................................. 160 Trier la liste des Libellés.......................................................................................................... 160 Exporter des Libellés................................................................................................................ 160 Importer des Libellés ............................................................................................................... 160 Modes de Règlements ................................................................................................................. 161 Les Modes de Règlements ...................................................................................................... 161 Chéquiers ....................................................................................................................................... 161 Gestion des Chéquiers............................................................................................................. 161 Création d'un Chéquier............................................................................................................ 162 Suivi d'un Chéquier .................................................................................................................. 162 Impression du contenu d'un Chéquier ................................................................................. 162 Devises ........................................................................................................................................... 163 Les Devises ................................................................................................................................ 163 Analytique...................................................................................................................................... 163 Les Postes Analytiques ............................................................................................................ 163 Création des Postes Analytiques ........................................................................................... 163 Les Grilles Analytiques............................................................................................................. 164 Création des Grilles Analytiques............................................................................................ 164 Budgets .......................................................................................................................................... 164 Les Budgets................................................................................................................................ 164 Budget : Création ..................................................................................................................... 165 Budgets : Impression .............................................................................................................. 166 Fichiers non Comptables............................................................................................................. 166 Les Pays...................................................................................................................................... 166 Les Départements .................................................................................................................... 166 Les Codes Postaux.................................................................................................................... 166 Opérations de Clôture..................................................................................................................... 167 Validation des Ecritures .............................................................................................................. 167 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 167 Comment faire ? ....................................................................................................................... 167 Messages survenus lors de la validation ............................................................................. 167 Conséquences de la validation............................................................................................... 167 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal .......................................................... 168 Centralisation des Journaux....................................................................................................... 168 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 168 Comment faire ? ....................................................................................................................... 168 Conditions................................................................................................................................... 168 Opération irréversible .............................................................................................................. 168 Archivage des lignes supprimées .......................................................................................... 168 EBP_Comptabilité_et_Facturation Lignes non centralisables........................................................................................................ 168 La Clôture Mensuelle ................................................................................................................... 169 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 169 Comment faire ? ....................................................................................................................... 169 Messages survenus lors de la clôture................................................................................... 169 Génération des Soldes N-1 ........................................................................................................ 169 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 169 Comment faire ? ....................................................................................................................... 169 Génération des RAN Provisoires sur N+1 ............................................................................... 170 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 170 La Clôture Annuelle...................................................................................................................... 170 Précautions avant clôture ....................................................................................................... 170 Objet de la Clôture Annuelle .................................................................................................. 170 Comment y accéder ?.............................................................................................................. 170 La numérotation interne ............................................................................................................. 171 Impressions ................................................................................................................................... 171 Impressions annuelles............................................................................................................. 171 Le Journal Général.................................................................................................................... 171 Le Bilan(mode BIC) .................................................................................................................. 171 Le Compte de Résultat(mode BIC) ....................................................................................... 172 Outils .................................................................................................................................................. 173 Maintenance .................................................................................................................................. 173 Maintenance............................................................................................................................... 173 Maintenance Utilisateur........................................................................................................... 173 Maintenance Technique........................................................................................................... 175 Assistance Comptable ................................................................................................................. 178 Assistance Comptable.............................................................................................................. 178 Assistance Comptable : Réimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) ................. 178 Assistance Comptable : Réimputation entre Périodes...................................................... 178 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable..................................................... 179 Assistance Comptable : Suivi et Anomalies........................................................................ 179 Journal des Evénements et Archivage..................................................................................... 179 Journal des événements ......................................................................................................... 179 Evénements ............................................................................................................................... 179 Modification d'un compte ........................................................................................................ 181 Modification d'un journal......................................................................................................... 181 Modification des paramètres société .................................................................................... 181 Archivage des Données ........................................................................................................... 181 Communication Entreprise - Expert......................................................................................... 182 Communication Entreprise - Expert ..................................................................................... 182 Format COALA Comptabilité - dossier complet.................................................................. 182 Format COALA Comptabilité - journaux .............................................................................. 184 Formats APISOFT Comptabilité Expert Version 2.00........................................................ 185 API Comptabilité Gamme 8 .................................................................................................... 185 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0................................................................ 186 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15....................................................................... 187 Table des matières Format CCMX Expert Winner.................................................................................................. 188 Format CCMX Expert AS400................................................................................................... 190 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 ....................................................................... 190 Format CEGID PGI Version S5............................................................................................... 192 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert.................................................................. 193 Format CICERON Héliast......................................................................................................... 194 Format CIEL Comptabilité Version 8.00 .............................................................................. 194 Format CIEL Comptabilité Version 11.00 ............................................................................ 195 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 ......................................................................................... 196 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 ......................................................................................... 197 Format EBP - Comptabilité Windows.................................................................................... 197 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum ................................................ 198 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010................................................................. 198 Format Interface Expert (Coala) ........................................................................................... 199 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 ................................................... 200 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01............................................................................. 201 Import de données....................................................................................................................... 201 Importation des Guides d'Ecritures ...................................................................................... 201 Import Paramétrable................................................................................................................ 202 Import d'Ecritures..................................................................................................................... 204 Autre............................................................................................................................................ 210 Export de Données....................................................................................................................... 211 Exportations particulières ....................................................................................................... 211 Export Liasses Fiscales / Balance.......................................................................................... 211 Export Contrôle Fiscal ou Interface Expert ......................................................................... 212 Export Arrêté de Comptes ...................................................................................................... 212 Exportation Paramétrable ....................................................................................................... 212 Exportation des Guides d'Ecritures....................................................................................... 213 Etape de l'assistant à l'Export Paramétrable ...................................................................... 213 Autre............................................................................................................................................ 214 Aide ?.................................................................................................................................................. 217 Licence d'utilisation...................................................................................................................... 217 Comment saisir le code d'activation ? ................................................................................. 217 Index .................................................................................................................................................. 219 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l'emploi et s'adapte complètement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans. Il vous permet de traiter l'ensemble des tâches comptables : Saisie des écritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, Déclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, états préparatoires au Compte de Résultat et au Bilan. Le code d'activation Le programme vous est livré en version d'évaluation qui propose l'ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre d'écritures (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?). Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données EBP_Comptabilité_et_Facturation 6 Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part Convention d'utilisation d'EBP 7 ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par EBP_Comptabilité_et_Facturation 8 expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour Convention d'utilisation d'EBP 9 utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : EBP_Comptabilité_et_Facturation 10 • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller audelà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer : • un compte Convention d'utilisation d'EBP 11 • une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier : • avec une limite à 2 pages par document • avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de nonconformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services : • en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs EBP_Comptabilité_et_Facturation 12 • PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20- 1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): • fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs Convention d'utilisation d'EBP 13 • fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur • Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-1 : 29 Mai 2013 15 Licence d'utilisation Comment saisir le code d'activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d'évaluation, c'est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l'installation. Après ce délai, si vous n'activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 300 écritures ou 20 pièces commerciales. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d'EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d'Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l'écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n'aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n'est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l'écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d'assistance souscrit. Pour obtenir la déclaration de TVA agréée, un code d'activation particulier doit également être introduit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. 17 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ...  Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro.  La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Du Lundi au Vendredi 9H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0821 61 2000 (0.09 €/min) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-email au : compta.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 19 Généralités sur le Produit Démarrage Bienvenue dans l'aide de votre logiciel. Vous souhaitez :  Créer un dossier  Initialiser le dossier  Initialiser le plan comptable  Initialiser les journaux  Gérer les prospects  Créer des clients, des fournisseurs  Créer des pièces de vente, d'achat  Saisir des écritures avec des connaissance comptables : o En utilisant des guides pré-définis o En saisie comptable standard  Consulter et lettrer un compte  Pointer la banque  Imprimer des données comptables o Journaux o Grand-Livre o Balance  Sauvegarder le dossier Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l'intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l'art. Il sera nécessaire d'interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),  Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),  Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), EBP_Comptabilité_et_Facturation 20  En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d'installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l'Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d'installation sans toucher aux fichiers créés par l'utilisateur. Lien ODBC Une option de génération ODBC est disponible en version PRO et vous permet de récupérer les données afin de les exploiter via une base de données comme Access, grâce à des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportée par nos techniciens sur l'utilisation de cette option. Utilisateurs d'une version PRO Généralités sur le Produit 21 Installez la version complète de Pervasive.SQL V8 présente sur votre CD-Rom d'installation dans le répertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code d'activation DDF (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d’activation ?). Les fichiers DDF seront simplement générés, lors de l'ouverture du dossier, dans le répertoire du dossier, sous TPE.0 (ou TPE.x). Utilisateurs d'une version Standard Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. Présentation générale  Les barres d'outils  Les listes et grilles de saisie  L'impression  L'aperçu écran Mise à jour d'un dossier En cas d'installation d'une nouvelle version de votre logiciel, une mise à jour de votre dossier vous sera proposée dès l'ouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise à jour pour accéder à votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillée avant cette opération. A noter que les écritures appartenant à des mois clôturés, et qui ne seraient pas validées car saisies sur une version antérieure à la 11.3, seront automatiquement validées afin d'être conforme au Bulletin Officiel des Impôts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées. Ces écritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. Formats de Variables Comment créer un nouveau format de variable ? Pour créer un format de variable, lancez l'option Préférences du menu Dossier + Propriétés et accédez à l'onglet Formats. Ces formats pourront être applicables sur vos modèles d'impressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d'accéder à l'assistant qui détaille toutes les étapes de la création. N'oubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modèles d'impression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format à créer : Numérique ou Monétaire , Date, Heure, Logique et Chaîne . Etape 2 Cette étape consiste à définir l'apparence du format. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date Déterminez ici la couleur de la date, l'affichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de l'année et leur longueur. Format Heure EBP_Comptabilité_et_Facturation 22 Déterminez ici la couleur de l'heure, l'affichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois définie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats n'étant pas intégrés à la sauvegarde du dossier, il vous faut impérativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant l'option Informations de configuration. Cette sauvegarde n'est à effectuer qu'après création et doit être mise de côté. Une variable de type Numérique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront être repris pour des calculs précis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec décimales avec choix d'un séparateur. Une variable de type Monétaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères de saisie. Les caractères saisis sont pris dans leur ensemble (chaîne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur Ecran d'Accueil Ecran d'Accueil (logiciel non activé) Le programme vous est livré en version d'évaluation du produit. Cette version propose l'ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d'utilisation à compter de l'installation. Après ce délai, si vous n'activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 300 écritures ou 20 pièces commerciales. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d'EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d'évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) Généralités sur le Produit 23 A partir de cette fenêtre, vous pouvez :  Ouvrir :  Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.  Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.  Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.  Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur l'icône sur la ligne du dossier.  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l'icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l'option Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. Grilles de Saisie Propriétés des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes d'écritures, de comptes, de journaux, de guides, …, ont des propriétés communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accès aux principales fonctions courantes, aux propriétés de la grille et à la possibilité de rafraîchir les données affichées (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en début de liste. Utilisez les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les données qui ne peuvent apparaître en totalité. Voici les différentes opérations que vous pouvez réaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  Paramétrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriétés de la grille  Filtrer vos enregistrements Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris à hauteur du titre de la colonne, sur l'extrémité droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour élargir automatiquement une colonne afin qu'aucun caractère ne soit tronqué, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut être triée suivant un ordre croissant ou décroissant, un ordre alphabétique ou un ordre chronologique en fonction des données de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : EBP_Comptabilité_et_Facturation 24 1. Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit). 2. Sélectionnez l'onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond à une colonne de la grille. L'ordre des variables de haut en bas correspond à l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui seront affichées. Un carré grisé signifie que la colonne ne peut être désactivée. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Ordre des colonnes Pour modifier l'ordre par défaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit). 2. Sélectionnez l'onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond à une colonne de la grille. L'ordre des variables de haut en bas correspond à l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui seront affichées. 3. Sélectionnez la variable colonne à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se déplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format d'affichage des données dans une liste ou une grille de saisie : 1.Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit). 2. Sélectionnez l'onglet Format. 3. Ouvrez la liste déroulante des variables disponibles par simple clic sur la flèche. 4. Sélectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format d'affichage. 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sélectionnez le format à appliquer. Pour appliquer le format par défaut, sélectionnez l'icône . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format d'affichage d'une grille n'a aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimée selon le format par défaut. Pour imprimer une variable selon un format précis, vous devez paramétrer le modèle d'impression avec le générateur d'état EBP. Propriétés de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des données de la grille/liste afin de les adapter à votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez également choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gérer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi créer un nouveau filtre, activer/désactiver un filtre existant, modifier les critères d'un filtre et supprimer un filtre inutile. Généralités sur le Produit 25 Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronqué (lorsque la largeur d'une colonne est inférieure à la largeur du contenu de la zone). Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critères approfondis. Pour cela, vous devez :  créer les filtres que vous souhaitez utiliser, c'est-à-dire définir les sélections multicritères que vous souhaitez appliquer  activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements répondant aux critères définis dans le filtre. Comment créer un filtre ? Pour créer un filtre sur une grille : 1.Ouvrez tout d'abord la liste ou la grille de saisie concernée. 2.Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit). 3.Sélectionnez l'onglet Filtre. Si des filtres ont déjà été définis, ils apparaissent dans la liste. 4.Cliquez sur le bouton Nouveau pour définir un nouveau filtre, le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez définir. 5.Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par défaut. Saisissez alors un nom décrivant succinctement l'objet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquement.). 6.Pointez maintenant le type de filtre à créer . Si le filtre répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions : le nom du filtre devient par défaut . Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour définir la première condition, représentée par une sous-ligne signalée par un carré gris. 7. Pour définir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous désirez appliquer un critère précis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, . . La condition est alors complète. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la première condition et définir la suivante. Vous devez alors déterminer si cette deuxième condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carré gris situé à gauche de la condition pour faire apparaître soit un ET, soit un OU. Si vous créez deux conditions reliées par un ET, à l'application du filtre, seuls les enregistrements répondant à la condition 1 ET à la condition 2 seront affichés. Si vous créez deux conditions reliées par un OU, tous les enregistrements répondant à la condition 1 ou à la condition 2 seront affichés. Comme vous le voyez le résultat n'est absolument pas le même. Créez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est créé est apparaît dans la liste. Vous pourrez à tout moment l'appliquer sur la grille. Comment activer un filtre ? EBP_Comptabilité_et_Facturation 26 Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) répondant aux critères du filtre : 1.Ouvrez tout d'abord la liste ou la grille de saisie concernée. 2. Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit). 3.Sélectionnez l'onglet Filtre. 4.Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre à appliquer. 5.Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtrée, seuls les enregistrements répondant aux critères du filtre apparaissent. 6.Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir à la grille/liste. 27 Comptabilité (généralités) Ecritures types Vente Compte Description Débit Crédit 41… Client 1196,00 4457… TVA collectée 196,00 7… Produit 1000,00 Achat Compte Description Débit Crédit 6… ou 2… Charge ou Immobilisation 1000,00 4456… TVA déductible 196,00 40… Fournisseur 1196,00 Règlement client Compte Description Débit Crédit 41… Client 1196,00 5… Trésorerie 1196,00 Règlement fournisseur Compte Description Débit Crédit 40… Fournisseur 1196,00 5… Trésorerie 1196,00 Remarque : Le sens des écritures n'a pas d'importance. Vous pouvez, si vous le désirez, commencer la saisie systématiquement par le compte de tiers afin d'en récupérer son libellé. Qu'est-ce que le Lettrage ? Le Lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :  Le Lettrage manuel  Le Lettrage Automatique  Le Lettrage en cours de saisie  Le Lettrage partiel Tout au long de l'année, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec précision à partir des traitements suivants :  Consultation d'un Compte (Type d'écritures),  Impression du Grand-Livre (bouton Options), EBP_Comptabilité_et_Facturation 28  Relances clients,  Balance Agée,  Prévisions de Règlements. Les échéances La saisie d'une date d'échéance lors de l'enregistrement de vos factures permet de tenir un Echéancier Prévisionnel contenant toutes les lignes d'échéances de vos tiers. Remarque : Les échéances des factures saisies dans le menu Gestion ne seront prises en compte dans les échéanciers qu'à partir du moment où les factures seront comptabilisées. Lors de l'enregistrement du règlement d'un tiers, les lignes d'échéances en cours vous seront proposées, vous pourrez ainsi solder la ligne d'échéance partiellement ou en totalité. Le montant dû sera alors mis à jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du règlement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un échéancier, pointez Une échéance (toutes versions), ou Echéancier Détaillé (en version PRO) dans l'onglet Saisie du menu Dossier + Propriétés + Préférences. De plus, vous pourrez préciser, dans le paramétrage du Compte (Données + Plan Comptable Entreprise), si vous souhaitez que la fenêtre d'échéances soit ou non ouverte en saisie d'écritures (case Sans échéance). Consultez les parties suivantes :  Enregistrement d'une facture avec échéance  Pointage d'une échéance Impression et suivi des échéances Les impressions de la Balance Agée, des Prévisions de Règlements, de l'Echéancier Prévisionnel et de l'Echéancier Détaillé permettent de suivre vos encaissements et décaissements en retard, ou à venir. Les Lettres de Relance s'appliquent aux clients en retard de paiement par rapport à la date d'échéance. Echéancier : Enregistrement d'une facture avec échéance Saisissez la date d'échéance des factures par les options suivantes :  Par le menu Gestion  Par la Saisie Comptable  Par la Saisie Guidée  Par la Saisie au Kilomètre Le logiciel propose par défaut, la date du jour ou la date calculée à partir des indications saisies dans la fiche du compte. La gestion analytique Qu'est-ce qu'une gestion analytique ? La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (ou centres de profit) précis. Comptabilité (généralités) 29 Alors que l'écriture comptable classique enregistre la dépense de façon globale, l'écriture analytique va attribuer pour chaque centre de profit ou de coût concerné, le montant de la dépense ou de la charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc à une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise. De cette analyse découle certaines décisions concernant la rentabilité d'un secteur, d'un service, d'un produit, d'un atelier... Remarque : En version millésimée, vous ne pouvez ventiler une écriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une écriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. La gestion analytique multi-axes (en version PRO) Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procéder à une analyse des charges et des produits suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la ventilation d'une somme ne concerne pas un axe, ou est ventilée à moins de 100% sur un axe, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes Vous suivez deux axes : l'axe Services et l'axe Produits. Dans l'axe Services, vous définissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous définissez les postes : Outils, Produits Ménagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les écritures correspondant aux opérations suivantes :  2 000 Euros de dépenses correspondant à des frais de publicité (PROMO sur le bois),  1 500 Euros de ventes correspondant à une scie sauteuse  1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes : Ecriture comptable Axe Services Axe Produits Frais de publicité (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 % Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 % Loyer (1000) Poste Administratif : 30 % Poste Marketing : 40 % Poste Logistique : 40 % Poste Divers : 100 % Mise en place de votre gestion analytique 1. Dans l'onglet Analytique de l'option Dossier + Préférences + Préférences, nommez l'axe ou les axes que vous souhaitez suivre. 2. Créez vos postes analytiques par l'option Postes Analytiques du menu Données + Analytique et Budgétaire. 3. Créez vos grilles analytiques par l'option Grilles de Ventilations du menu Données + Analytique et Budgétaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans l'onglet Analytique de la fiche du compte, accessible par le menu Données + Plan Comptable Entreprise. EBP_Comptabilité_et_Facturation 30 5. Dans l'onglet Divers de la fiche compte, décochez l'option Sans analytique pour les comptes de charge et de produit que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie d'écritures. Saisie analytique Pour gérer l'analytique, cochez l'option Analytique en temps réel dans les propriétés de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Saisie). En version Millésimée En Saisie Standard, En Saisie Comptable, une colonne Poste vous permet d'indiquer le poste analytique sur lequel vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l'icône , ou par les touches  ou F4. Si aucun poste n'est précisé, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. En version PRO ou en , En Saisie Comptable ou en Saisie au Kilomètre, sur une écriture avec un compte de vente ou d'achat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associée au compte pour chacun des axes. Si aucune grille n'a été associée au compte, vous devez vous même saisir les postes et le pourcentage à leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage n'est pas atteint, vous pouvez définir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes d'un seul axe, dans ce cas le montant sera imputé automatiquement à 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignés. Utilisez la touche Entrée pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour vous déplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche Flèche Basse  pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible uniquement si le montant ventilé est inférieur à 100%). Utilisez le bouton Solder pour générer automatiquement le pourcentage et le montant restant à ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flèche les écritures sur lesquelles une ventilation analytique a été enregistrée. Pour ajouter cette colonne, dans l'option de saisie, utilisez le clic droit de la souris afin d'atteindre le menu contextuel et choisissez l'option Propriétés. Cochez la variable A, et validez par OK. Suivi analytique La commande Analytique et Budgétaire du menu Impressions permet d'analyser la productivité de votre société de façon détaillée. Encaissements et Décaissements Encaissements La saisie des encaissements s'effectue en deux temps :  La saisie des paiements reçus  Le dépôt des valeurs en attente La saisie des paiements reçus permet de gérer vos paiements par mode de règlement (chèque, carte bleue, LCR, prélèvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces règlements sont comptabilisés en tant que valeurs encaissées mais non encore enregistrés en banque. Vous pouvez donc vérifier vos valeurs encaissées, les regrouper et les déposer en banque les règlements d'un certain mode (par exemple tous les chèques à la banque BGP, et toutes les espèces à une autre banque). Comptabilité (généralités) 31 Avant de déposer les valeurs en attente, vous pouvez générer un fichier à la norme AFB contenant les règlements de type LCR ou les règlements de type Prélèvement. La génération de l'écriture comptable du règlement client s'effectue donc en deux fois : 1. Lors de la saisie des paiements reçus, une première écriture de type : 411 -> 511, générée dans un journal de valeurs à l'encaissement, enregistre le règlement comme valeurs encaissées et utilise le numéro de compte indiqué dans chaque fiche Mode de règlement. 2. Lors du dépôt en banque, une seconde écriture impute le règlement à la banque (511 -> 512). Décaissements Le règlements des tiers permet de solder très rapidement des échéances en attente de règlement et d'enregistrer des règlements partiels. La saisie d'un mode de règlement permet de retrouver les règlements selon leur mode (Chèque, Virements..) et d'éditer, dans le cas d'un règlement par chèque, une lettre-chèque. Vous avez la possibilité de générer un fichier bancaire à la norme AFB des règlements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ? Enregistrement d'un paiement reçu Un paiement client peut être enregistré de plusieurs façons :  Par la Saisie Comptable : il s'agit de la saisie comptable classique ;  Par la Saisie au Kilomètre : il s'agit d'une saisie en vrac ;  Par la Saisie Guidée : il s'agit de saisir dans une grille pré-définie ;  Par l'enregistrement en pied de facture ;  Par l'option de Saisie des Paiements Reçus : il s'agit de traiter vos paiements reçus comme valeurs en attente pour pouvoir les déposer ultérieurement sur la banque de votre choix en fonction du mode de règlement. Numérotation des pièces Lorsque vous saisissez une écriture, vous pouvez saisir un numéro de pièce. Cette saisie est vivement conseillée pour un meilleur suivi de vos écritures (numérotation des écritures, numéro de facture, numéro de chèque …). Nous vous rappelons que conformément à l'article 420-2 du Plan comptable Général, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l'appuie. Conformément à l'article 410-3 du Plan Comptable Général, les comptabilités informatisées doivent permettre de retrouver à partir des écritures comptables les pièces justificatives de ces écritures. En cas d'absence de ce lien, la comptabilité informatisée peut être considérée comme irrégulière ou non probante. Au niveau de votre logiciel, ce numéro est obligatoire dans les cas suivants :  Si vous gérez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numéro de pièce pour vos écritures de ventes et d'achats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez pas vos échéances, indiquez le même numéro de pièce sur la facture et le règlement pour un pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements.  Le numéro de pièce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par pièce. EBP_Comptabilité_et_Facturation 32 Pour les journaux autorisés en saisie standard (type Divers et A-nouveaux), le logiciel met à votre disposition 3 modes de numérotation différents (à paramétrer dans Données + Journaux) : Pour chaque journal (accessible par Données + Journaux), le logiciel met à votre disposition trois modes de numérotation différents :  En numérotation manuelle, vous saisissez vous-même le numéro de pièce.  En numérotation continue, le logiciel propose le dernier numéro de pièce augmenté de 1. Vous pouvez toutefois saisir un numéro de pièce qui ne suit pas le dernier numéro, le logiciel vous proposera alors le numéro de pièce disponible même s'il est inférieur. Lorsque vous paramétrez le journal, saisissez le numéro de pièce qui correspond à la dernière pièce créée. Le numéro de pièce peut comporter des caractères alphabétiques et numériques, par exemple «VE/0001». Seule la partie numérique est incrémentée.  La numérotation périodique propose par défaut le numéro de pièce 1 à la saisie de la première écriture du mois. Si vous saisissez un numéro de pièce précis, le logiciel garde en mémoire ce numéro et l'incrémente automatiquement à la prochaine écriture du même mois. Par exemple, si vous saisissez le numéro de pièce «AA1» sur une écriture, le logiciel proposera automatiquement « AA2 » à la prochaine écriture saisie dans le même mois et dans le même journal. La numérotation des pièces est remise à zéro en début de chaque mois. Remarques : Concernant vos factures d'achat, nous vous conseillons d'utiliser une numérotation continue et de reporter le numéro généré par le logiciel sur les factures imprimées. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur débits à TVA sur encaissements ou inversement) est une action nécessitant d'être tracée, un événement est donc créé et archivé. Si une telle modification est effectuée, vous devrez d'ailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. La Centralisation La Centralisation consiste à regrouper toutes les lignes d'écritures d'un compte pour un mois donné en une seule écriture. Voici les différents types de centralisation :  La centralisation à l'impression des journaux ou du grand-livre,  La centralisation physique définitive des journaux. Il s'agit d'une centralisation à l'impression des journaux ou du grand-livre. 33 Dossier Gestion des Dossiers Les gestion des dossiers vous permet de réaliser les opérations suivantes :  Ouvrir un dossier  Recopier un dossier  Connaître les informations sur un dossier  Saisir des notes sur un dossier Création d'un Dossier Comment créer un nouveau dossier ? Comment y accéder ? Barre d'outils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N Vous pouvez également simplement cliquer sur Créer un nouveau dossier dans l'écran de bienvenue. Comment procéder ? Suivez les étapes de l'assistant en utilisant les boutons Suivant et Précédent . Etapes de l'assistant Nouveau Dossier Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les étapes de l'assistant. Nouveau Dossier : Nom et emplacement Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitée à 31 caractères. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale à l'exception des espaces et des caractères spéciaux. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire : EBP\Dossiers\, commun à tous les logiciels de la même gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce répertoire a été validé ou défini à l'installation du premier logiciel. Pour préciser un autre répertoire, cliquez sur . Nouveau Dossier : Identification Saisissez ici les informations légales de votre société. Ces données sont utiles notamment pour l'établissement de la déclaration de TVA. Le numéro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au Numéro d'Appartenance Française, anciennement APE. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Nouveau Dossier : Adresse EBP_Comptabilité_et_Facturation 34 Saisissez ici l'adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + Entrée. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Nouveau Dossier : Contact Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnées du contact de la société. Ces informations sont facultatives. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement dans l'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Nouveau Dossier : Dates d'exercice Saisissez ici vos dates d'exercice. Attention : La date de début d'exercice ne pourra plus être modifiée. La date maximum de saisie est automatiquement calculée : vous pourrez commencer à saisir sur l'exercice N+1 sans avoir besoin de clôturer l'exercice N. Retrouvez les dates d'exercice dans l'option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Important : Si vous avez déjà tenu une comptabilité et que vous souhaitez récupérer vos soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. Nouveau Dossier : Plan Comptable Choisissez ici le plan comptable général qui convient à votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur la flèche et choisissez Abrégé, De Base, Développé. Vous pourrez ensuite paramétrer les comptes, et créer vos propres comptes dans l'option Plan comptable Entreprise du menu Données. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création de votre dossier. Une fois, le dossier créé, vous devez initialiser son fonctionnement avant de créer les fichiers de travail (comptes, journaux, guides ,..) Opérations sur le Dossier Ouvrir un Dossier A partir de l'écran de bienvenue L'écran de bienvenue vous affiche tous les dossiers trouvés. Il vous suffit alors de cliquer sur le dossier de votre choix. Si le dossier n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Parcourir afin de le rechercher manuellement. Ouvrir une archive Pour ouvrir un exercice clôturé, cliquez sur la flèche présente à côté des dates du dernier exercice, et sélectionnez l'exercice souhaité. A partir d'un dossier ouvert Barre d'outils Dossier 35 Barre de menu Dossier + Ouvrir Ces commandes ouvrent automatiquement l'écran de bienvenue listant vos dossiers. Comment mettre en place votre dossier ? Il s'agit de paramétrer votre dossier en accédant aux options suivantes : 1. L'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les coordonnées de votre société, de votre expert-comptable et du trésor public. Elle vous permet également de créer un mot de passe. 2. L'option Préférences du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les choix d'utilisation des différentes options du logiciel. 3. L'option Racines des Comptes du menu Dossier + Propriétés, qui regroupe les racines comptables et les taux de TVA. Comment récupérer les soldes N-1 ? Utiliser la Génération des Soldes N-1 Il s'agit d'une option du menu Clôtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de Résultat. 1. Créez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de début d'exercice, correspondant à la balance de fin d'année de l'exercice précédent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de classe 6 et 7. 3. Lancez ensuite l'option Génération des soldes de l'exercice N-1 du menu Clôtures. Cette génération entraîne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne Débit ou Crédit N-1 du compte (dans le plan comptable). 4. Après ce traitement, supprimez les écritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une écriture sur le compte 120 ou 129 (résultat de l'exercice). Récupérer les écritures N-1 non pointées Pour le rapprochement bancaire par compte 1. Créez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de début d'exercice, correspondant à la balance de fin d'année de l'exercice précédent, sauf pour le compte de banque. Pour ce compte, saisissez en détail les écritures de banque non pointées, et le reste sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal 1. Créez votre dossier sur l'exercice N-1. 2. En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trésorerie, à la date que vous souhaitez, le détail des écritures non pointées sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces écritures. Equilibrez votre journal par un compte d'attente, écriture que vous pointerez. 3. Effectuez la clôture annuelle par le menu Clôtures. 4. Supprimez les à nouveaux générés dans le journal d'AN de janvier N. 5. Résultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le détail des écritures non pointées. Comment sauvegarder votre dossier ? Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde s'effectue à partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous êtes dans la liste des dossiers, dans l'écran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la disquette située à côté du nom du dossier à sauvegarder. EBP_Comptabilité_et_Facturation 36 Recopie de Dossiers La recopie de données vous permet de récupérer les données déjà initialisées sur un autre dossier dans le dossier courant. Vous pouvez ainsi récupérer au choix : comptes et journaux, écritures, et guides d'écritures. Par le bouton Détails, vous avez la possibilité de préciser plus en détail les données que vous souhaitez recopier. Cette option est aussi assimilée à une consolidation de société. Les écritures et comptes copiés d'un dossier à l'autre seront cumulés avec celles et ceux existants dans le dossier cible. Concernant la recopie des écritures, vous avez la possibilité de l'effectuer de date à date. Cette fonction peut être assimilée à une consolidation de bilans. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Lors de l'accès à la Recopie de Dossiers vous devez d'ailleurs saisir une justification. En effet, en supposant que vous avez une société mère et des filiales, vous pouvez, par cette option, recopier dans le dossier comptable de la société mère, les écritures saisies dans les dossiers comptables des filiales pour une période précise. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopier Détails de données à recopier Chaque donnée proposée à la recopie se compose de plusieurs types de données. Par exemple, pour les données comptes et journaux, vous avez comme détail :  Comptes généraux,  Comptes clients,  Comptes fournisseurs,  Journaux. Cela vous permet de ne recopier qu'une partie des données. Propriétés d'un Dossier Notes sur le Dossier Des informations concernant le dossier en cours peuvent être saisies. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Ces notes s'affichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour désactiver l'apparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficher. Informations sur le Dossier Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et écritures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Informations Coordonnées Coordonnées : Onglet Adresse Utilisez les touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse. Dossier 37 La dénomination commerciale est obligatoire pour votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dépôt est calculée en fonction du premier caractère. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut être la raison d'une date limite de dépôt erronée. Remarque : La modification de la raison sociale et de l'adresse nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Coordonnées : Onglet Contact Il s'agit des coordonnées du contact de la société. Cette saisie est facultative. Coordonnées : Onglet Identification Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accéder à la préparation de la déclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la déclaration de TVA préremplie que votre centre des impôts vous a envoyée. Siret Il s'agit d'un identifiant d'établissement de 14 chiffres composé du SIREN et du NIC (Numéro Interne de Classement). N° de TVA Il s'agit d'un numéro individuel attribué aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par l'administration fiscale. Ce numéro doit obligatoirement figurer sur les factures, les déclarations d'échange de biens et les déclarations de TVA de l'entreprise. Ce numéro de 13 caractères est composé d'un code pays (2 caractères, FR pour la France), d'une clé (2 caractères, à saisir) et du numéro SIREN (9 caractères, recopiés du SIRET saisi sur la ligne précédente). L'entreprise doit s'adresser au service des impôts des entreprises dont elle dépend pour obtenir son identifiant Ce numéro doit obligatoirement figurer sur les factures, les déclarations d'échange de biens et les déclarations de TVA de l'entreprise. MSA Il s'agit du n° d'adhésion à la Mutualité Sociale Agricole. NAF Il s'agit du numéro de la Nomenclature des Activités économiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractères. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Coordonnées : Onglet Sécurité Cet onglet permet de définir ou de modifier un mot de passe pour protéger l'accès au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier, en plus d'un éventuel mot de passe propre à l'utilisateur. Ne l'oubliez pas !! EBP_Comptabilité_et_Facturation 38 Coordonnées : Onglet Dossier Cette onglet indique le répertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. Coordonnées : Onglet Expert Il s'agit des coordonnées de l'Expert-Comptable. Coordonnées : Onglet Trésor Public Attention : Pour la préparation de votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez renseigner avec soin les éléments suivants : Adresse du Trésor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractères), N° de dossier (6 caractères), Clé (2 caractères), CDI (2 caractères), Code service (3 caractères), Régime et Statut. En fonction du code régime indiqué ici, vous aurez accès à une déclaration mensuelle ou trimestrielle. Régime Signification Périodicité AET Simplifié agricole Trimestriel AM Réel normal – Acomptes provisionnels Mensuel EM Réel normal Mensuel ES Réel normal Saisonnier ET Réel normal Trimestriel NI Réel normal ou simplifié non imposable RM Mini réel Mensuel RS Mini réel Saisonnier RT Mini réel Trimestriel ST Simplifié Annuel Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numéro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la déclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la déclaration de TVA préremplie que votre centre des impôts vous a envoyée. Préférences Préférences : Onglet Divers Cet onglet permet de paramétrer le mode de gestion générale de votre société. Gestion des Utilisateurs Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accédez alors à la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des écritures en Communication Entreprise-Expert Si vous souhaitez que les écritures importées ou exportées par l'option Communication Entreprise-Expert soient verrouillées, c'est-à-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case. Il s'agit d'éviter de modifier les écritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises à l'Expert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les écritures verrouillées s'afficheront en rouge foncé dans l'option Saisie Standard du menu Quotidien. Dossier 39 Les écritures verrouillées s'afficheront en rouge foncé dans l'option Saisie Comptable du menu Quotidien. Les écritures verrouillées s'afficheront en rouge foncé dans l'option Saisie Comptable du menu Comptabilité. S vous importez ou exportez par erreur des écritures, vous pourrez réaliser un déverrouillage des écritures. Gestion auto. des Abonnements Les écritures d'abonnements pourront être automatiquement proposées au lancement de votre comptabilité et vous pourrez ainsi générer les écritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Comptabilité + Génération des Abonnements. Gestion des Modes de Règlement Lors de la saisie d'un paiement, cette option permet d'indiquer, dans l'échéancier - règlement, le mode de règlement utilisé. Devise locale Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par défaut. La modification de cette devise reste possible tant qu'aucune écriture n'a été saisie. Devise de contre-valeur Cette devise permet d'obtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Comptable, au Kilomètre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de décimales Choisissez ici le nombre de décimales dont vous avez besoin pour votre comptabilité. Ce choix est utile selon les réglementations des pays ou départements. Attention : Ce choix doit être fait avant toute saisie d'écritures. Ce nombre de décimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de décimales approprié en affichage et dans les impressions, vous devez impérativement changer le nombre de décimales des paramètres régionaux de Windows (accessibles généralement par Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration + Options régionales). Format des Comptes Les comptes sont sur 10 caractères alphanumériques par défaut. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Préférences : Onglet Saisie Comptable Cet onglet permet de paramétrer le fonctionnement de l'option Saisie Comptable et Saisie au Kilomètre du menu Comptabilité. Saisie de l'analytique en temps réel Cochez cette case pour réaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6) ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard :  Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalité du montant à un poste analytique (en Saisie standard).  Soit une fenêtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez affecter le montant à plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes (en version PRO uniquement). Cette fenêtre pourra également être ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au Kilomètre). Saisie des AN par défaut sur le 1er mois de l'exercice EBP_Comptabilité_et_Facturation 40 Cochez cette case si vous souhaitez qu'en ouvrant le journal AN (journal des à nouveaux) dans la Saisie Standard Comptable le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant. Affichage des raccourcis libellés Si vous souhaitez paramétrer des raccourcis libellés (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libellé de l'écriture), cochez cette case afin de les voir apparaître en rappel, en bas d'écran, lors de la saisie. Analytique sur comptes d'immobilisation Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de l'analytique sur un compte d'immobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux Si vous cochez cette case, le logiciel générera automatiquement une écriture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré. Avertissement sur montants négatifs Si vous cochez cette case, un message d'avertissement s'affichera lorsqu'un montant négatif sera saisi. Lettrage en cours de saisie Cochez cette case si vous souhaitez réaliser le lettrage en cours de saisie des règlements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l'une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s'affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier. sur règlement échéance Cochez cette case si vous souhaitez réaliser un lettrage automatique lors de l'affectation des règlements aux échéances. Cette option est très utile si vous gérez les échéances. partiel sur règlement échéance Cochez cette case si vous souhaitez réaliser un lettrage partiel automatique lors de l'affectation d'un règlement partiel à une échéance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est très utile si vous gérez les échéances et le lettrage partiel. Journaux par défaut En Saisie Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par défaut lors de l'appel de la Saisie . Comptable. Banque principale Indiquez le code journal qui sera automatiquement affecté aux échéances des écritures de ventes et d'achats (permet de gérer les prévisions de trésorerie). Ce code sera également utilisé par défaut dans les options de Saisie des Paiements Reçus et Règlements des Tiers. Si vous gérez l'EDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de télé-règlement (et modifiable). Echéance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable) La tenue d'un échéancier permet de gérer la TVA sur les encaissements, de suivre vos échéances clients, échéances en retard, à venir, et d'éditer des lettres de relances.  Si vous ne souhaitez pas suivre vos échéances, pointez Aucune.  Si vous choisissez Une Echéance, une colonne Date d'échéance vous sera proposée en Saisie Comptable et au Kilomètre. De plus, vous aurez la possibilité de pointer l'échéancier lors de la saisie du paiement.  Si vous choisissez Echéancier détaillé (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs échéances pour une facture. L'ouverture de l'échéancier détaillé Dossier 41 pourra être activée ou désactivée dans la fiche de chaque compte de tiers. L'échéancier pourra également être appelé par la touche F7. Libellé Pointez le type de libellé désiré pour vos écritures comptables :  Soit le libellé reprendra l'intitulé du compte ;  Soit le libellé reprendra le libellé de la première ligne de l'écriture saisie ;  Soit le libellé sera à saisir manuellement. Préférences : Onglet Consultation Cet onglet permet de définir certaines préférences pour la consultation de comptes. Date de début / Date de fin Pointez la période de début et de fin. Le logiciel proposera par défaut cet intervalle lors de la consultation d'un compte. Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel Lors du lettrage approché manuel, si le montant à solder est supérieur à l'écart maximal indiqué ici, le lettrage approché ne s'effectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une écriture d'écart, dont le compte est paramétré dans l'onglet Comptes de Gestion de l'option Dossier + Propriétés + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits gestion courante. Préférences : Onglet Impressions Cet onglet permet de définir certaines préférences pour l'impression de vos documents. Date de début / Date de fin Pointez la période de début et de fin. Le logiciel proposera par défaut cet intervalle dans les boîtes d'impression. Autorisation du paramétrage des modèles d'impression Permet d'interdire le paramétrage des modèles d'impression par suppression du bouton Paramétrer dans toutes les boites de dialogue d'impression. Préférences : Onglet Exercice Ces données ont été saisies lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite à cette modification, il est conseillé de lancer un Recalcul des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur. Préférences : Onglet Format Les formats sont très utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos données selon un format précis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005 ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format à appliquer par défaut. Pour cela, sélectionnez le format et cliquez sur le bouton Défaut. Un petit . le signale alors. Les formats définis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des données dans une liste/grille et de modifier à l'impression, avec Wingénérateur le format des données de certaines variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les formats déjà existants. Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant. Pensez à sauvegarder ces nouveaux formats. EBP_Comptabilité_et_Facturation 42 Tester le nouveau format En bas de l'écran, une zone Test permet de saisir une donnée et d'obtenir dans la zone Aperçu, son apparence suivant le format en cours. Préférences : Onglet Création Choisissez le type de rapprochement bancaire à réaliser :  Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en ligne à ligne (une contrepartie à chaque écriture).  Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramétrer vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). 1 er cas : vous saisissez les règlements dans le logiciel Choisissez le mode par Comptes car chaque compte de trésorerie contiendra le détail de toutes les opérations. 2 ème cas : vous importez les règlements d'un autre logiciel Choisissez par Comptes si les écritures de contrepartie sont en ligne à ligne (une contrepartie à chaque écriture). Choisissez le mode par Journaux si les écritures de contrepartie sont en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne à ligne et en pied de journal. Préférences : Onglet Analytique Le logiciel vous permet de procéder à l'analyse de vos charges et produits suivant trois critères d'analyses différents. Une même somme peut donc être ventilée à 100% sur chacun des trois axes (si vous le souhaitez). Exemple Vous avez 1000 Euros de charges pour du matériel de bureau. Vous disposez de deux axes : l'axe Formateurs, et l'axe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilés à 100% sur l'axe Formateurs, et à 100% sur l'axe Services. Vous savez donc de cette façon ce que représente vos 1000 Euros de charges par rapport à vos formateurs et vos services. Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critères différents. Si vous avez demandé la gestion analytique en temps réel dans l'onglet Saisie des préférences du dossier), il est possible de demander en saisie d'écritures qu'une fenêtre de saisie analytique s'ouvre automatiquement ; ceci est à déterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. Préférences EDI Préférences EDI : onglet Emetteur initial Renseignez ici les coordonnées de l'émetteur initial, c'est-à-dire les coordonnées de celui qui génère le fichier EDI (l'entreprise ou le cabinet de l'expert-comptable). Lorsque l'émetteur initial est le cabinet de l'expert comptable, choisissez Tiers déclarant. Attention : Pour pouvoir télédéclarer les tableaux OG, vous devez impérativement paramétrer Dossier 43 ce champ en Tiers déclarant. Les champs suivis d'une astérisque sont obligatoires. Préférences EDI : onglet Emetteur Renseignez ici les coordonnées de l'émetteur, c'est-à-dire les coordonnées de celui qui transmet le fichier EDI au partenaire EDI (l'entreprise ou l'un des cabinets de l'expert-comptable). Les champs suivis d'une astérisque sont obligatoires. Préférences EDI : onglet Donneur d'ordre Renseignez ici les coordonnées du donneur d'ordre, c'est-à-dire les coordonnées du partenaire EDI qui envoie la déclaration à la DGI. Les champs suivis d'une astérisque sont obligatoires. Préférences EDI : onglet Paramétrage jedeclare.com Renseignez ici les informations qui vous ont été communiquées lors de votre inscription au portail jedeclare.com. Cochez tout d'abord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complétez les différents champs. Pour l'envoi de la déclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Pour l'envoi de la déclaration 2035, tableaux OG ou balance, indiquez edi-tdfc@jedeclare.com. Ainsi, lors de la télétransmission, le logiciel vous ouvrira une boîte d'envoi d'un e-mail vers l'adresse indiquée avec en pièce jointe le fichier EDI généré. Si cette option n'est pas cochée, alors le fichier EDI sera généré sur votre disque, dans le répertoire du dossier. De plus, les différents liens vers le site de jedeclare resteront grisés. Racine des Comptes Racines : Onglet Comptes de TVA Cet onglet permet de paramétrer les différentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisés, le mode de gestion de la TVA à utiliser par défaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes Pointez le mode de gestion de TVA à utiliser par défaut. Sur Débits, votre montant de TVA est pris en compte à la saisie de l'écriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du règlement et est calculé au prorata du montant réglé. A la création d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA Ce bouton permet de définir les différents taux de TVA utilisés. Taux de TVA Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, à savoir le taux normal (19,60 %) et le taux réduit (5,50 %). Pour créer un nouveau taux, utilisez les autres champ à 0. Ces taux seront automatiquement proposés lors de la création d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA à appliquer. EBP_Comptabilité_et_Facturation 44 Remarque : La modification d'un taux de TVA nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Racines : Onglet Comptes de Tiers Cet onglet permet de paramétrer les racines des comptes de tiers, c'est-à-dire clients, fournisseurs et les comptes rattachés. Le logiciel pourra ainsi reconnaître les comptes de tiers pour des traitements spécifiques : lettrage, état de TVA, échéancier, Balance Agée, relances. Racines : Onglet Comptes de Trésorerie Cet onglet permet de paramétrer les racines des comptes de trésorerie. Racine des Comptes de Banque Tous les comptes ayant cette racine seront considérés comme des comptes de banque (Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs à l'encaissement Tous les comptes ayant cette racine seront considérés comme des comptes de valeurs à l'encaissement et sont utilisés pour les écritures de paiements reçus, associés à un mode de règlement. Racines : Onglet Comptes de Gestion Cet onglet permet de paramétrer les valeurs limites de la fourchette des numéros de comptes de charges et de produits. Racines : Onglet Comptes Divers Cet onglet permet de paramétrer les numéros des comptes de bénéfice et de perte (pour la clôture annuelle), et le compte d'attente (pour le rééquilibrage virtuel des journaux). Gestion des Utilisateurs Comment créer un Nouvel Utilisateur ? 1. Vous débutez avec l'option : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l'ouvrir en tant qu'administrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d'Utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). 3. Cliquez sur le bouton Nouv. L'Administrateur pourra suivre pour l'ensemble des utilisateurs les transactions effectuées sur les différents dossiers. Nouvel Utilisateur Choisissez un code d'utilisateur : il sera demandé à l'ouverture du produit. Puis, remplissez les différentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet utilisateur. Pour définir un nouveau mot de passe, accédez à l'option Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs. Les Utilisateurs Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d'un ou plusieurs dossiers : c'est l'objet de la gestion des utilisateurs. Dossier 45 Les utilisateurs sont communs à toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créés dans le même répertoire, auront les mêmes utilisateurs. Si un utilisateur est créé dans la paye, alors dans la comptabilité, la saisie du code utilisateur sera demandée. La création de vos utilisateurs n'est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu'administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers.  L'Administrateur  Comment créer un Utilisateur ?  Modification du mot de passe  Changer d'Utilisateur L'Administrateur L'administrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accès à toutes les options. Vous pouvez modifier l'identité et les droits de l'administrateur dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il n'est tout de même pas conseillé de modifier les droits. Conseil : L'administrateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d'en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans l'option Modifier le mot de passe, et saisissez le nouveau mot de passe. Comment changer d'Utilisateur ? La commande Changer d'Utilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet à un nouvel utilisateur de prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. Comment créer ou modifier le mot de passe ? Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Pour définir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n'est encore défini pour l'utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l'ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d'étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d'étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d'éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Les Transactions Seul l'Administrateur a accès à la gestion des transactions. Il s'agit de définir les transactions à suivre sur l'ensemble des dossiers pour l'application courante.  Sélection des Transactions  Impression des Transactions EBP_Comptabilité_et_Facturation 46  Purge des Transactions Sélection des Transactions La commande Utilisateur + Sélection des Transactions du menu Dossier, permet de sélectionner les transactions à suivre. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel. Chaque fois qu'un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l'utilisateur et sa durée d'utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des Transactions Seul l'administrateur peut accéder à l'impression des transactions (Utilisateurs + Impression des Transactions du menu Dossier). Vous définissez les critères de sélection d'impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l'ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer la liste des transactions. Par défaut, il existe un seul modèle d'impression mais vous pouvez le personnaliser avec l'éditeur WinGénérateur accessible par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des Impressions. Purge des Transactions Seul l'administrateur a accès à la purge des transactions qui efface toutes les transactions réalisées sur les applications. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. Sauvegarde / Restauration La Sauvegarde Qu-est-ce que la sauvegarde ? Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger de ces risques en réalisant un archivage de vos données. Grâce à ces sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier d'archive. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier, dit fichier d'archive, qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde ou un lecteur amovible. Les sauvegardes sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple données avant clôture septembre, donnée après recalcul des soldes, données après clôture annuelle, données après RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Sauvegarde du dossier Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui s'affiche devant le nom du dossier à partir de l'écran de bienvenue, ou lancez l'option Sauvegarde à partir du menu Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sélectionnez ensuite l'option Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complète Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modèles d'impressions personnalisés et les format, lancez l'option Sauvegarde à partir du menu Dossier et sélectionnez ensuite l'option Sauvegarde complète. Sauvegarde : Destination Indiquez le chemin et le fichier de destination de la sauvegarde. Dossier 47 Remarque : Il n'est plus possible de réaliser les sauvegardes sur disquettes. Pour faire une sauvegarde sur disque amovible (autre que disquette), cliquez sur l'icône et sélectionnez le disque de votre choix. Mot de passe Cochez la case Crypter l'archive avec un mot de passe si vous souhaitez protéger votre sauvegarde. Ce mot de passe doit contenir au minimum 6 caractères. Vous devrez précieusement le conserver car il sera indispensable à la restauration. En cas de perte, EBP ne sera pas en mesure de restaurer l'archive. Attention, les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Commentaire L'option Ajouter un commentaire à l'archive vous permet d'associer un commentaire à votre archive. Ce commentaire vous permet de mieux identifier votre sauvegarde, par exemple lorsque vous ouvrez le zip, ou en cas de sauvegarde sur Internet, il sera affiché sur le site de sauvegarde. Sauvegarde Internet Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Il s'agit d'un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Il vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Pour plus d'information, cliquez sur Sauvegarde Internet. Sauvegarde du dernier exercice Pour alléger la sauvegarde, cochez la case Ne sauvegarder que le dernier exercice afin de ne sauvegarder que l'exercice courant. Sauvegarde Internet Il s'agit d'un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique des fichiers. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où et n'importe quand : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Configuration de la sauvegarde Internet (à réaliser une seule fois)  Accédez à l'option Internet du menu Dossier + Propriétés.  Cochez l'option Utiliser la sauvegarde par Internet.  Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe.  Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée.  Configurez les proxys. Sauvegarde Lancez la sauvegarde par l'option Sauvegarde du menu Dossier en cochant l'option Sauvegarde Internet. Restauration Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. EBP_Comptabilité_et_Facturation 48 Pour restaurer :  Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial.  Sélectionnez le pays associé à votre licence.  Indiquez votre mot de passe personnel.  Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement.  Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur.  Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupéré. Remarque : Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle permet de ne récupérer qu'un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par intervention de nos services par exemple. Ces erreurs apparaissent la plupart du temps suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins « radicale » est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Attention : cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Vous devez d’ailleurs saisir une justification. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Restauration La sauvegarde contient un dossier  Indiquez le chemin de l'archive contenant les données à restaurer.  Saisissez si besoin votre mot de passe.  Confirmez le type de restauration (dossier).  Si la sauvegarde contient plusieurs exercices, sélectionnez l'exercice de votre choix, ou laissez « Tous les exercices ».  Confirmez le chemin de restauration. La sauvegarde contient tous les dossiers et la configuration  Indiquez le chemin de l'archive contenant les données à restaurer.  Saisissez si besoin votre mot de passe.  Choisissez le type de restauration (dossier ou configuration).  Pour la configuration, lancez la sauvegarde. Dossier 49  Pour un dossier :  Sélectionnez le dossier à restaurer.  S'il contient plusieurs exercices, sélectionnez l'exercice de votre choix, ou laissez «Tous les exercices».  Confirmez le chemin de restauration. 51 Affichage Le paramétrage des Barres d'Outils Il s'agit soit de personnaliser les barres d'outils, soit d'activer ou désactiver certains éléments de l'affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Affichage + Barre d'outils + Personnaliser Onglet Barres d'outils Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.  La Barre de menus n'est pas désactivable : elle permet d'accéder à toutes les fonctions du logiciel.  La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus.  La barre NAV permet de naviguer dans un aperçu de page en page. Onglet Commandes Cet onglet vous permet d'ajouter ou de retirer une commande à une barre d'outils, en la faisant glisser grâce à la souris. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d'affichage des menus, des icônes et des infobulles. Activer les éléments de l'affichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d'autres éléments :  La Barre d'état, qui correspond à la barre grise en bas d'écran dans laquelle des informations utiles s'affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez.  La Barre de fenêtre qui permet d'afficher en haut d'une fenêtre un onglet, afin de passer facilement d'une fenêtre à l'autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément.  Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical à droite qui permet de naviguer facilement dans le logiciel.  Le Tableau de bord qui s'affiche automatiquement à l'ouverture du dossier. Pour déplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré. Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante. Tableau de Bord Le tableau de bord s'affiche à l'ouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les informations suivantes :  Trésorerie : Il s'agit des soldes de chaque compte de trésorerie (de racine 512, 514, 53, 515) à la date du dernier jour du mois, ainsi que le total des chèques à remettre en banque. Cliquez sur un compte afin d'accéder à la consultation de ce compte.  Echéancier : Il s'agit d'une part des règlements clients à recevoir aujourd'hui (factures arrivées à échéance aujourd'hui) et le montant total des impayés, et d'autre part des règlements fournisseurs à payer aujourd'hui (factures arrivées à échéance aujourd'hui) et le montant total des impayés. Cliquez sur Règlements clients ou Règlements fournisseurs afin d'imprimer l'échéancier. EBP_Comptabilité_et_Facturation 52  Factures à relancer : Cliquez sur Liste des factures afin d'imprimer les lettres de relances.  Soldes Clients : Les cinq soldes clients les plus élevés, c'est-à-dire les cinq clients les plus redevables. Cliquez sur le compte du client afin d'accéder à la consultation de ce compte.  Situation au : Il s'agit des totaux des comptes de résultat et de bilan, ainsi que des comptes de TVA.  Chiffre d'affaires : Consultez le CA du jour et de l'exercice, et le graphique comparatif. Important : Si vous débutez dans votre logiciel, cliquez ici. 53 Opérations Comptables Courantes Opérations de Saisie Saisie Standard La Saisie Comptable La SaisieStandard Comptable permet de :  Saisir manuellement des écritures dans les journaux,  Consulter les écritures enregistrées dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisé, ou importées d'un autre logiciel,  Modifier les écritures enregistrées dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisé, sauf la saisie non comptable (Mes Achats, Mes Ventes, Ma Trésorerie), ou importées d'un autre logiciel, Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Comptabilité Barre de menu Comptabilité + Saisie Comptable Raccourci clavier Ctrl + S Comment saisir, modifier ou supprimer une écriture ? 1. Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icône pour obtenir la liste. Vous pouvez également utiliser les deux icônes situées au-dessus du champ pour passer au journal précédent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. 2. Choisissez le mois dans la liste déroulante en cliquant sur la flèche. La liste des mois de l'exercice apparaît. Vous pouvez également utiliser les touches Flèche basse et Flèche haute pour passer au mois précédent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer à la grille de saisie. 3. Une fois dans l'écran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle écriture, modifier une écriture existante, ou supprimer une écriture. Un menu contextuel proposant les opérations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas à gauche de votre écran se met à jour au fur et à mesure de votre saisie pour vous donner différentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulé du compte, le type du compte, ce qui est à saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complète en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutée à la fin. Consultez aussi les parties suivantes :  Les boutons de l'entête de la fenêtre  Nouvelle ligne d'écriture  Modification d'une ligne d'écriture  Suppression d'une ligne d'écriture  Opérations disponibles à partir du journal  Contre-passer une écriture  Réimputer une écriture EBP_Comptabilité_et_Facturation 54  Automatiser la saisie des factures  Lettrer en cours de saisie Nouvelle écriture Pour créer une nouvelle écriture :  Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insérée au-dessus de la ligne courante sélectionnée, ou  Appuyez sur la touche  du clavier numérique pour insérer une ligne en dessous de la ligne courante sélectionnée.  Saisissez ensuite la ligne d'écriture en utilisant la touche Entrée pour vous déplacer de colonne en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne d'écriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est défini avec une centralisation en pied de journal, l'insertion d'écriture peut uniquement s'effectuer au-dessus des lignes centralisatrices. Sens de l'écriture En Saisie Comptable et au Kilomètre, pour éviter des erreurs de saisie dans le sens d'une écriture, le logiciel effectue un pré-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente  Sur un compte de produit, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte de TVA, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte de tiers, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit. Journal d'Achat  Sur un compte de charge, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit,  sur un compte de TVA, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit,  sur un compte de tiers, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit. Journal de Trésorerie  sur un compte client, le pré-positionnement se fait dans la colonne Crédit,  sur un compte fournisseur, le pré-positionnement se fait dans la colonne Débit. Remarque : Retrouvez des modèles d'écritures dans la partie Ecritures types. Validation / Sortie du journal La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a également pour effet d'enregistrer la saisie sur le mois courant. Si le journal n'est pas équilibré (suite à une suppression incomplète d'un mouvement ou d'un ajout de ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilité de demander un équilibrage virtuel si vous souhaitez pouvoir sortir d'un journal déséquilibré (paramétrez l'onglet Saisie des préférences du dossier). Opérations Comptables Courantes 55 Dans ce cas, le logiciel génère une contrepartie soit, dans un compte d'attente (par défaut 470), soit dans le compte indiqué dans la fiche du journal. Cette écriture devra être régularisée. En clôture du mois, si le logiciel rencontre des écritures d'attente, un message vous le signale. Ligne d'Ecriture Saisie de la ligne d'écriture Remarque : Les différents éléments d'une ligne d'écriture peuvent être affichés ou masqués en paramétrant l'Affichage des colonnes. Une ligne d'écriture se compose des éléments suivants : M Cette colonne fait apparaître un trombone lorsqu'un commentaire a été associé aux lignes d'écritures par le bouton . V Cette colonne fait apparaître un cadenas lorsque la ligne a été validée par l'option Validation des Ecritures du menu Clôtures. Date de validation Cette colonne fait apparaître la date de validation des écritures. A Cette colonne signale par une flèche jaune une écriture analytique étendue, c'est-à-dire ventilée sur un poste autre que le poste DIVERS. Jour La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaité. Provenance Cette colonne fait apparaître la provenance des écritures lorsqu'elles ont été importées ou recopiées. Pièce Lorsque votre journal est de type Numérotation automatique (à définir dans la fiche du journal), le numéro de pièce est automatiquement proposé. Conformément à l'article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l'appuie. La saisie du numéro de pièce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse gérer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numéro de pièce sur vos écritures de ventes et d'achats. Le pointage d'échéances fera le reste. N° Document Permet d'indiquer une information complémentaire concernant l'écriture. En recherche d'écritures, une écriture pourra donc être retrouvée suivant le numéro du document d'origine. Compte Saisissez dans cette colonne le numéro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le créer. Rechercher un compte Avec l'icône ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractères du numéro ou les premiers caractères de l'intitulé du compte puis cliquez sur l'icône ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il EBP_Comptabilité_et_Facturation 56 positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractères saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par Intitulé ou Numéro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier Vous pouvez définir pour un journal les numéros de comptes les plus couramment utilisés (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaît dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numéro de compte associé. Compte de contrepartie Lorsque votre journal est de type Trésorerie, vous pouvez indiquer un numéro de compte de contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en contrepartie ligne à ligne ou en contrepartie globale du journal. Date de saisie Cette colonne fait apparaître la date de saisie ou d'import de l'écriture. Libellé Saisissez le libellé de l'écriture, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante si vous avez au préalable créé des libellés types dans l'option Libellés des écritures du menu Données. Liste des libellés des écritures La touche F6, ou le bouton F6 Libellé, vous permet d'ajouter le libellé saisi à la liste des libellés types. Cette liste de libellés peut être paramétrée à partir du menu Données. Libellés par défaut Vous pouvez paramétrer le libellé afin de voir apparaître automatiquement l'intitulé du compte ou le libellé de la première écriture. Ce choix est à effectuer dans l'onglet Saisie des préférences (accessibles par le menu Dossier + Propriétés) ou dans le journal. Ce paramétrage pourra être modifié ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellé Vous pouvez reprendre le libellé de la ligne précédente grâce à la touche . Devise Cette colonne fait apparaître la devise du montant de la transaction lorsqu'elle est différente de la devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux montants de la transaction (montant lié à une pièce commerciale) des colonnes correspondant aux montants de la contre-valeur. Débit / Crédit Un positionnement automatique est proposé par le logiciel pour respecter le sens "normal" de l'écriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours. En fonction du type de contrepartie défini pour le journal, le logiciel peut vous proposer automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. Débit / Crédit de contre-valeur Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre-valeur indiquée dans les préférences du dossier. Choix du compte Numéro inexistant A partir de l'option Saisie, si le numéro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous propose de le créer. Cliquez sur Oui et définissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte Opérations Comptables Courantes 57 Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche  du clavier numérique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez également saisir les premiers caractères du numéro du compte puis ouvrir ensuite la liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractères saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par Intitulé ou Numéro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Libellé de l'écriture Par défaut, c'est le paramétrage réalisé dans vos préférences qui est repris. Pointez le type de libellé désiré pour l'ensemble des écritures comptables saisies dans ce journal :  Soit le libellé reprendra l'intitulé du compte.  Soit le libellé reprendra le libellé de la première ligne de l'écriture saisie.  Soit le libellé sera à saisir manuellement. Modification d'une ligne Pour modifier une ligne d'écriture existante, utilisez la touche Entrée (ou Entr) de votre clavier numérique pour vous déplacer de gauche à droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est clôturé, la modification n'est pas autorisée. Suppression d'une ligne Si le mois n'a pas été clôturé, la suppression d'une écriture est autorisée. Utilisez la touche Suppr et confirmez en cliquant sur Oui. Pensez à supprimer toutes les lignes correspondant au même mouvement. Votre journal doit être équilibré. Saisie Standard Comptable : Saisie en devise 1. Pointez Montant en devise. 2. Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur l'icône . 3. Vérifiez le cours ou la parité. 4. Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. Options disponibles Les boutons de l'entête de la fenêtre Permet d'ajouter le libellé saisie à la liste des libellés types déjà existants. Permet d'accéder à la fenêtre des échéances en cours pour ce tiers. Permet d'accéder à la fenêtre de ventilations analytiques sur une ligne d'écriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flèche jaune l'écriture sur laquelle une ventilation analytique étendue (plus de deux postes affectés) a été enregistrée. Permet d'accéder à la Saisie Guidée. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours. EBP_Comptabilité_et_Facturation 58 Permet d'accéder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier ponctuellement. Permet d'accéder à la saisie d'un commentaire sur l'écriture courante. Permet d'enregistrer des montants en devises. Options de saisie Lorsque vous saisissez une écriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectués dans la fiche du journal (onglet Général) et dans les préférences du dossier (onglet Saisie). Ces choix concernent le mode de saisie des écritures, le libellé de l'écriture, la numérotation des pièces. Pour modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options du menu contextuel. Mode de saisie Vous pouvez modifier le mode de saisie des écritures à venir : Mode Réel ou Simulation. Libellé de l'écriture Le choix effectué dans l'onglet Saisie du menu Dossier + Propriétés + Préférences est proposé automatiquement, ou celui effectué à partir de paramétrage du journal (menu Données). Vous pouvez ici choisir de reprendre le libellé du compte des écritures à venir ou d'accéder à la saisie manuelle du libellé. Pièces Le choix effectué dans la fiche du journal est proposé automatiquement. Vous pouvez modifier ici le type de numérotation des pièces, et indiquer le numéro que vous désirez uniquement en mode continu. Opérations disponibles à partir du journal Permet de consulter les écritures du compte associé à l'écriture courante. Permet de rechercher une écriture précise suivant plusieurs critères. Permet d'imprimer le brouillard, écritures du mois pour le journal courant. Permet d'enregistrer un montant en devise dans un journal défini en devise locale (EUR). Saisie Standard Comptable : Réimputer une écriture Vous pouvez réimputer automatiquement une écriture, c'est-à-dire que le logiciel déplacera l'écriture dans le journal et à la date demandés. Comment faire ? Accédez à la Saisie Comptable par le menu Comptabilité. Faites un clic droit avec la souris sur l'une des lignes composant l'écriture, et choisissez l'option Réimputer. Indiquez le code du journal et la date des écritures et validez. Remarque : Les écritures à réimputer doivent être saisies avec un numéro de pièce. Opérations Comptables Courantes 59 Saisie Comptable : Contrepasser une écriture En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser automatiquement une écriture, c'est-à-dire que le logiciel passera l'écriture inverse dans le journal et le mois souhaité. Comment faire ? Accédez à la Saisie Comptable par le menu Comptabilité. Faites un clic droit avec la souris sur l'une des lignes composant l'écriture, et choisissez l'option Contrepasser. Indiquez le code du journal et la date des écritures et validez. Remarque : Les écritures à contrepasser doivent être saisies avec un numéro de pièce. Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures Comment automatiser la saisie des factures clients ? Le plus souvent, la saisie d'une facture se fait sur trois lignes d'écritures : Compte Débit Crédit 411 TTC 44541 TVA 70 HT Pour accélérer la saisie d'une facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la première ligne d'écriture de la facture. Pour cela, vous devez réaliser les opérations suivantes : 1. Accédez au Plan Comptable Entreprisepar le menu Données. 2. Ouvrez le compte client de votre choix. 3. Dans la zone Comptes associés, indiquez un compte de TVA collectée et un compte de produit. 4. Accédez ensuite à l'option Saisie Comptable ou Saisie au Kilomètre du menu . Comptabilité. 5. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez l'écriture en commençant par la ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT s'affichent alors automatiquement sur les comptes paramétrés dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ? Le plus souvent, la saisie d'une facture se fait sur trois lignes d'écritures : Compte Débit Crédit 401 TTC 44566 TVA 60 HT Pour accélérer la saisie d'une facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la première ligne d'écriture de la facture. Pour cela, vous devez réaliser les opérations suivantes : 1. Accédez au Plan Comptable Entreprisepar le menu Données. 2. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. EBP_Comptabilité_et_Facturation 60 3. Dans la zone Comptes associés, indiquez un compte de TVA déductible et un compte de charge. 4. Accédez ensuite à l'option Saisie Comptable ou Saisie au Kilomètre du menu Comptabilité. 5. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez l'écriture en commençant par la ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT s'affichent alors automatiquement sur les comptes paramétrés dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie Qu-est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ? Lors de la saisie du règlement en Saisie ou au Kilomètre Comptable ou au kilomètre, il est possible d'obtenir automatiquement une fenêtre afin de lettrer le règlement saisi avec l'une des factures non encore lettrées du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher l'option Lettrage en cours de saisie dans les préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l'une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée dans les préférences, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s'affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier. En effet, lors de la saisie du règlement, lorsque vous renseignez votre échéancier, si le montant de la facture et le montant du règlement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut être autorisé pour certains comptes, et interdits pour d'autres. Définissez cela dans la fiche du compte, en accédant au Plan Comptable Entreprisepar le menu Données. Echéancier Echéancier : Pointage d'une échéance En saisie d'écritures de règlements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, vous soldez directement la ou les lignes d'échéance correspondant au règlement. La fenêtre d'échéances est automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7. 1. Positionnez-vous sur l'échéance à régler : une zone Détails Ecriture vous permet de reconnaître facilement l'écriture à solder (grâce au numéro de pièce par exemple). 2. Saisissez le montant réglé à cette date dans la colonne Règlement (lorsque le montant du règlement correspond à plusieurs échéances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du règlement se reportera alors automatiquement dans la colonne Règlement. 3. Indiquez éventuellement le code du mode règlement. Remarque : Si vous indiquez le même numéro de pièce entre l'écriture de la facture et l'écriture du règlement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, à ouverture de l'échéancier, vous pourrez constater que la colonne Règlement est déjà renseignée. Recherche d'une échéance Si vous ne retrouvez pas l'échéance à pointer, vous pouvez utiliser l'option de recherche d'une échéance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin d'accéder au menu contextuel, et choisissez l'option Rechercher. Opérations Comptables Courantes 61 Epuration des échéances Si vous mettez en place la gestion des échéances au cours de votre activité, vous avez peut-être besoin d'épurer les anciennes échéances (déjà réglées, mais non pointées) afin de commencer dans un échéancier de taille réduite. Cliquez sur le bouton Epurer. Lettrage par l'échéancier Lorsque vous renseignez votre échéancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut s'effectuer automatiquement, selon le paramétrage choisi dans l'onglet Saisie des préférences du dossier. Echéancier : Recherche d'une échéance Choisissez votre critère de recherche (date de la facture, montant de l'échéance, numéro de la pièce ou libellé de l'écriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la première échéance correspondant au critère indiqué. Si l'échéance trouvée n'est pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se poursuit alors. Saisie Guidée La Saisie Guidée La Saisie Guidée permet de générer des écritures à partir d'un modèle (le guide) pré-paramétré. Vous pouvez ainsi générer plusieurs écritures successives et de même type très rapidement. La création des guides s'effectue par la commande Guides d'écritures du menu Données. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Comptabilité Barre de menu Comptabilité + Saisie Guidée Raccourci clavier Ctrl + G Comment faire ? 1. Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses. 2. Sélectionnez la liste souhaitée : liste de base ou liste développée. 3. Double-cliquez sur le guide à utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. La saisie dans un guide L'écran est divisé en deux parties : la saisie s'effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tab ou Entrée pour passer d'un champ à l'autre. 1. Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous convient pas, choisissez dans la liste (icône , touche F4 ou astérisque ) le code du journal dans lequel vous souhaitez que l'écriture soit générée. 2. Saisissez la date de la pièce. 3. Saisissez la date d'échéance. 4. Saisissez le numéro de la pièce (numéro de facture, de chèque ). Le numéro de pièce proposé dépend du paramétrage effectué dans la fiche du journal (onglet Général). 5. Le curseur se positionne sur la première ligne d'écriture, et propose en blanc les zones accessibles et modifiables : chaque ligne est composée d'un numéro de compte, d'un intitulé de compte, d'un libellé et d'un montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones à renseigner. 6. Lorsque la saisie est complète, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel génère automatiquement les lignes d'écritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de l'écran, et une nouvelle écriture vous est automatiquement proposée sur le EBP_Comptabilité_et_Facturation 62 même guide que précédemment. Vous pouvez donc enchaîner des écritures de même type. 7. Pour modifier les écritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en Saisie Comptable. Saisie au Kilomètre La Saisie au Kilomètre La Saisie au Kilomètre permet de saisir manuellement et rapidement des écritures dans une même fenêtre, tous journaux et tous mois confondus. Les écritures saisies seront consultables en Saisie Standard. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Saisie au Kilomètre Raccourci clavier Ctrl + K Quels journaux ? Vous pouvez utiliser tous les journaux dans lesquels l'option Saisie au Kilomètre est cochée. Pour réaliser ce paramétrage, accédez à l'onglet Général de la fiche Journal, en passant par le menu Données + Journaux. Les journaux suivants ne pourront être utilisés dans cette option : o Journal de type A-nouveaux o Journal de Trésorerie en mode de contrepartie pied de journal o Journal dans une devise autre que celle du dossier Comment utiliser la Saisie au Kilomètre ? Pour ajouter une nouvelle ligne :  Appuyez sur la touche  du clavier numérique.  Saisissez ensuite la ligne d'écriture en utilisant la touche Entrée pour vous déplacer de colonne en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne d'écriture, appuyez sur la touche Echap. Pour modifier une ligne, utilisez la touche Entrée de votre clavier ou le double-clic. Pour supprimer une ligne, utilisez la touche Suppr de votre clavier. Un menu contextuel proposant les opérations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas à gauche de votre écran se met à jour au fur et à mesure de votre saisie pour vous donner différentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulé du compte, le type du compte, ce qui est à saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complète en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutée à la fin. Consultez aussi les parties suivantes :  Les boutons de l'entête de la fenêtre  Automatiser la saisie des factures  Lettrer en cours de saisie Opérations Comptables Courantes 63 Saisie au Kilomètre : Ligne d'écriture Remarque : Les différents éléments d'une ligne d'écriture peuvent être affichés ou masqués en paramétrant l'Affichage des colonnes. Une ligne d'écriture se compose des éléments suivants : M Cette colonne fait apparaître un trombone lorsqu'un commentaire a été associé aux lignes d'écritures par le bouton . A Cette colonne signale par une flèche jaune une écriture analytique étendue, c'est-à-dire ventilée sur un poste autre que le poste DIVERS. Journal Saisissez dans cette colonne le journal que vous voulez mouvementer. Date La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaité. Pièce Lorsque votre journal est de type Numérotation automatique (à définir dans la fiche du journal), le numéro de pièce est automatiquement proposé. Conformément à l'article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l'appuie. La saisie du numéro de pièce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse gérer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numéro de pièce sur vos écritures de ventes et d'achats. Le pointage d'échéances fera le reste. N° Document Permet d'indiquer une information complémentaire concernant l'écriture. En recherche d'écritures, une écriture pourra donc être retrouvée suivant le numéro du document d'origine. Compte Saisissez dans cette colonne le numéro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le créer. Rechercher un compte Avec l'icône ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractères du numéro ou les premiers caractères de l'intitulé du compte puis cliquez sur l'icône ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractères saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par Intitulé ou Numéro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier Vous pouvez définir pour un journal les numéros de comptes les plus couramment utilisés (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaît dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numéro de compte associé. Compte de contrepartie Lorsque votre journal est de type Trésorerie, vous pouvez indiquer un numéro de compte de contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en contrepartie ligne à ligne. EBP_Comptabilité_et_Facturation 64 Libellé Saisissez le libellé de l'écriture, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante si vous avez au préalable créé des libellés types dans l'option Libellés des écritures du menu Données. Liste des libellés des écritures La touche F6, ou le bouton F6 Libellé, vous permet d'ajouter le libellé saisi à la liste des libellés types. Cette liste de libellés peut être paramétrée à partir du menu Données. Libellés par défaut Vous pouvez paramétrer le libellé afin de voir apparaître automatiquement l'intitulé du compte ou le libellé de la première écriture. Ce choix est à effectuer dans l'onglet Saisie des préférences (accessibles par le menu Dossier + Propriétés) ou dans le journal. Recopie du libellé Vous pouvez reprendre le libellé de la ligne précédente grâce à la touche . Débit / Crédit Un positionnement automatique est proposé par le logiciel pour respecter le sens "normal" de l'écriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours. En fonction du type de contrepartie défini pour le journal, le logiciel peut vous proposer automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. Débit / Crédit de contre-valeur Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre-valeur indiquée dans les préférences du dossier. Saisie au Kilomètre : Contrôler Cette option permet de contrôler l'équilibre des lignes saisies par journal et par mois. Un message affiche « Pas de déséquilibres constatés » ou « Déséquilibres constatés ! » selon le résultat obtenu. Un cumul par journal et par mois est affiché pour les lignes saisies dans cette option. A noter qu'en cas de déséquilibres constatés, vous ne pourrez pas quitter la Saisie au Kilomètre. Que faire en cas de déséquilibre ?  Notez le journal et le mois sur lesquels porte le déséquilibre.  Vérifiez les écritures saisies sur le journal et le mois concernés et corrigez les écritures déséquilibrées.  Si vous ne parvenez pas à corriger le déséquilibre, ajoutez une nouvelle ligne sur le journal et le mois concernés. Choisissez un compte d'attente (470) et appuyez sur la touche F12. Vous pouvez alors quitter l'option. Le déséquilibre devra cependant être corrigé ultérieurement, en passant par la Saisie Standard. Saisie au Kilomètre : les boutons Permet d'ajouter le libellé saisie à la liste des libellés types déjà existants. Permet d'accéder à la fenêtre des échéances en cours pour ce tiers. Permet d'accéder à la fenêtre de ventilations analytiques sur une ligne d'écriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flèche jaune l'écriture sur laquelle une ventilation analytique étendue (plus de deux postes affectés) a été enregistrée. Permet d'accéder à la Saisie Guidée. Opérations Comptables Courantes 65 Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'écriture en cours. Permet de contrôler l'équilibre des lignes saisies par journal et par mois. Permet d'accéder à la saisie d'un commentaire sur l'écriture courante. Utilisez les touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. La colonne M fera signalera par un trombone l'écriture commentée. Encaissements Saisie des Paiements Reçus Cette commande permet de gérer vos règlements par mode de règlement (chèque, carte bleue, LCR, prélèvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant d'utiliser cette option, vous devez paramétrer les fiches de vos modes de règlements (menu Données) et préciser pour chaque mode, le numéro de compte (511xxx) sur lequel seront imputés les paiements reçus. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Encaissements + Saisie des Paiements Reçus Comment faire ? 1. Dans le champ Code journal, sélectionnez le journal (de type Trésorerie ou Divers) sur lequel vous désirez travailler. Utilisez l'icône pour sélectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramétrer le journal par défaut dans l'onglet Saisie des préférences du dossier. 2. Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste déroulante le mois sur lequel vous désirez travailler. Vous pouvez également utiliser les touches « Flèche basse » ou « Flèche Haute » pour passer au mois précédent ou suivant. 3. La grille de saisie affiche les paiements déjà reçus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche Inser : a. Renseignez les différents champs et validez par OK. Les écritures comptables sont alors enregistrées. Elles sont consultables par le menu Quotidien + SaisieStandard.. Comptabilité + Saisie Comptable. b. L'échéancier du compte s'ouvre afin d'en réaliser le pointage. Si vous n'utilisez pas cette fonctionnalité, refermez la fenêtre. c. Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau règlement. Ecritures comptables générées Les écritures comptables générées dans le journal d'encaissement ont la forme suivante : 411GESPI 200 5111 200 411ELAT 500 5112 500 411CAA 1500 5113 1500 Autres fonctions  Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche Entrée.  Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr.  Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer.  Ouvrir l'échéancier du compte : utilisez le bouton Echéancier. EBP_Comptabilité_et_Facturation 66  Un menu contextuel proposant les opérations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. Saisie des Paiements Reçus : Bouton Ajouter Tiers 1. Saisissez le numéro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant l'icône , ou créez un nouveau compte. Règlement 2. Si le règlement est en devise étrangère, saisissez le code de la devise (ou sélectionnez-le par l'icône ) et saisissez le montant du règlement dans la case Montant en devise étrangère, sinon saisissez directement le règlement dans la case Montant en devise locale. Type 3. Saisissez le code du mode de règlement (ou sélectionnez-le par l'icône ). Pour un règlement en chèque, vous pouvez saisir le N° de chèque, et indiquer s'il s'agit d'un chèque hors-place. Ecriture 4. Complétez la date de l'écriture en saisissant le jour. 5. Renseignez le numéro de pièce et le libellé de l'écriture. 6. Modifiez si besoin le compte proposé en contrepartie, selon le mode de règlement. Dépôt des Valeurs en Attente Tous les règlements enregistrés par la commande Saisie des Paiements Reçus sont des valeurs en attente. L'opération de dépôt est nécessaire pour que les écritures comptables de banque soient générées. Attention : Si vous souhaitez générer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prélèvements, lancez la remise en banque avant d'effectuer le dépôt. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Encaissements + Dépôt des Valeurs en Attente Comment faire ? 1. Choisissez le mode de règlement, et la période d'enregistrement des règlements que vous souhaitez déposer en banque. La liste des règlements encaissés sous ce mode et pendant la période s'affiche automatiquement. 2. Sélectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez déposer ces valeurs et précisez la date de dépôt. Les écritures correspondant à ce dépôt seront générées dans ce journal à cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque. 3. Saisissez un numéro de remise et un libellé. Ces informations apparaîtront sur le bordereau de remise en banque. Le libellé sera repris sur les écritures générées. 4. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes d'encaissement en attente à déposer. 5. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. 6. La validation du dépôt (bouton Valider) permet de déposer effectivement les valeurs encaissées, de générer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenêtre de dépôt. Une confirmation vous est donc demandée. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement déposées. Opérations Comptables Courantes 67 Après dépôt, le journal de banque affichera ce type d'écritures (si 512BANQUE a été défini dans la fiche du journal de banque en mode pied de journal) : 5111 Chèque 200 5113 1800 512BANQUE 2000 Comment réimprimer un ancien bordereau ? Utilisez le bouton Liste des dépôts antérieurs, en bas de la fenêtre. Il vous permettra d'ouvrir un bordereau déjà validé. Réimprimez ensuite le bordereau grâce au bouton Bordereau. Dépôt des Valeurs : Dépôts antérieurs 1. Affichez la liste des dépôts pour toutes les banques, ou sélectionnez un journal en particulier. 2. Sélectionnez un dépôt dans la liste en vous aidant du numéro et de la date de remise en banque. 3. Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dépôt et éventuellement réimprimer le bordereau par le bouton Bordereau. 4. Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les règlements de cette remise seront à nouveau déposables dans un autre bordereau, et les écritures de banque correspondant à la remise supprimée seront supprimées. Dépôt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque 1. Contrôlez les coordonnées bancaires de votre société (ces coordonnées s'imprimeront sur le bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de l'onglet Banque du journal de banque indiqué dans l'entête de la fenêtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou Aperçu pour une sortie papier ou écran. Toutes les impressions proposent des boutons identiques. Décaissements Règlements des Tiers Cette commande permet de saisir rapidement les règlements des fournisseurs en fonction des échéances. Avant d'utiliser cette option, vous devez paramétrer les fiches de vos modes de règlements (menu Données). Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Décaissements + Règlements des Tiers Comment faire ? 1. Dans l'entête de la fenêtre, saisissez le numéro de compte du fournisseur ainsi que la période des échéances en attente de règlement que vous souhaitez afficher. 2. Choisissez, si vous le souhaitez, le type d'échéances à afficher ainsi que le mode de règlement (critères facultatifs). 3. La grille affiche les échéances en attente de règlement. 4. Enregistrez ensuite le règlement : a. Règlement total : Sélectionnez l'échéance réglée et cliquez sur le bouton Solder, ou double-cliquez dessus. b. Règlement partiel : Sélectionnez l'échéance réglée et cliquez sur le bouton Règl. Partiel, saisissez le montant du règlement et validez. Résultat : le montant du règlement s'affiche dans la colonne Montant. EBP_Comptabilité_et_Facturation 68 7. Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les différents champs et validez par OK. Votre règlement est alors enregistré. Elles sont consultables et modifiables par le menu Comptabilité + Saisie Comptable. 8. Le logiciel vous propose automatiquement d'éditer un courrier : choisissez le modèle souhaité (courrier, lettre-chèque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnées du fournisseur sont automatiquement reprises de la fiche du compte (onglet Adresse). Règlement des Tiers : Bouton Valider 1. Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le règlement doit être enregistré (icône ). Vous pouvez paramétrer le journal par défaut dans l'onglet Saisie des préférences du dossier. Le compte de Contrepartie s'affiche automatiquement. 2. Tapez la date du paiement ou sélectionnez-la par l'icône . 3. Renseignez le détail de l'écriture : Numéro de pièce et Libellé. 4. Si besoin, saisissez le code du mode de règlement (ou sélectionnez-le par l'icône ). Pour un règlement en chèque, vous pouvez saisir le Code chéquier et le N° de chèque. 5. Pour un paiement en devise étrangère, sélectionnez le code de la devise. 6. Si vous souhaitez que l'écriture de règlement soit automatiquement lettrée avec l'échéance précédemment sélectionnée, laissez la case Lettrer cochée et validez par OK. Vous pourrez consulter le lettrage par l'option . Comptabilité + Consultation de Comptes. Remises en Banque (génération de Fichiers) Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ? Paramétrez vos comptes de tiers Accédez au Plan Comptable par le menu Données. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur concerné. Pour chaque compte, accédez à l'onglet Banque et complétez les coordonnées bancaires de vos tiers. Paramétrez vos journaux Accédez aux Journaux par le menu Données. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de banque correspond à une banque de la société). Pour chaque banque, accédez à l'onglet Banque et complétez les coordonnées bancaires de vos banques. Créez vos modes de règlements Accédez aux Modes de Règlements par le menu Données. Par le bouton Nouveau, créez les modes de règlements nécessaires , de type L.C.R / B.O.R, Prélèvement ou Virement. Utilisez l'option adéquate Pour les LCR et les Prélèvements, saisissez les paiements clients dans l'option Saisie des Paiements Reçus du menu Gestion + Encaissements, en utilisant le mode de règlement créé précédemment, de type L.C.R / B.O.R ou Prélèvement. Accédez ensuite soit à l'option Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de Prélèvements. Pour les Virements, saisissez les règlements fournisseurs dans l'option Règlements des Tiers du menu Gestion + Décaissements, en utilisant le mode de règlement de type Virement créé précédemment. Accédez ensuite à l'option Remise de Virements. Remises en Banque Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la même manière. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Encaissements + Remise de LCR / BOR Opérations Comptables Courantes 69 Gestion + Encaissements + Remise de Prélèvements Gestion + Décaissements + Remise de Virements Comment faire ? 1. Sélectionnez le journal de valeurs à l'encaissement qui contient les règlements à déposer, puis précisez la période. Les règlements de type LCR, Prélèvements ou Virements s'affichent automatiquement. 2. Double-cliquez sur chaque ligne à prendre en compte dans la remise et complétez les informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous avez complété la fiche du compte. 3. Un astérisque  apparaît à gauche de la ligne pour indiquer qu'elle a bien été prise en compte. 4. Lorsque tous les règlements voulus ont été sélectionnés, cliquez sur le bouton Valider et Générer un fichier aux normes AFB. Complétez les informations concernant la remise elle-même. Le fichier bancaire (*.AFB) sera généré automatiquement dans le répertoire de l'application. 5. Le logiciel vous propose automatiquement d'éditer la liste des paiements remis en banque. 6. Les lignes de règlements disparaissent de la fenêtre de remise. Consultez aussi la partie : Comment générer un fichier de LCR, Prélèvements ou Virements ? Informations bancaires Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le logiciel réalise alors un contrôle du RIB et vous affiche un message lorsqu'il est invalide. Remise en Banque : Validation et génération du fichier 1. Choisissez le Code entrée (pour une LCR / BOR), le Type prélèvement (pour un prélèvement), ou le Type de virement (pour un virement). 2. Contrôlez les informations de votre société (N° émetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces informations sont automatiquement reprises des coordonnées du dossier, ainsi que de l'onglet Banque du journal de banque. 3. Indiquez la référence de la remise. 4. Modifiez si besoin la Date de valeur. 5. Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou Collectivités locales). 6. Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement. 7. Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera généré automatiquement dans le répertoire de l'application. Consultation de Comptes et Lettrage Consultation de Comptes - Lettrage La Consultation de compte vous permet d'obtenir la liste des écritures d'un compte pour une période de référence. Remarque : Vous pouvez aussi utiliser l'option de Pointage pour lettrer vos écritures. Comment y accéder ? EBP_Comptabilité_et_Facturation 70 Barre d'outils Volet de navigation dans Comptabilité Barre de menu Comptabilité + Consultation de Comptes Comment consulter un compte ? Dans le champ Compte, cliquez sur l'icône . Cela vous permet d'accéder à la liste des comptes, c'est-à-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte à consulter. Pour vous déplacer d'un compte à l'autre, utilisez au choix :  les boutons et ,  les flèches et de votre clavier,  les touches et de votre clavier numérique. Les lignes précédées par un cadenas ont été validées par l'option Validation des Ecritures du menu Clôtures. Remarque : Les différentes colonne peuvent être affichés ou masqués en paramétrant l'Affichage des colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui fera apparaître l'origine des lignes importées ou recopiées. Qu'est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage peut être autorisé pour certains comptes, et interdits pour d'autres. Définissez cela dans la fiche du compte, en cliquant sur le bouton , ou en accédant au plan comptable. Important : Lors de la clôture annuelle, l'opération de lettrage est l'unique manière de conserver sur l'exercice suivant les écritures en attente de règlement. Comment lettrer un compte ? 1. Cliquez sur chaque ligne à lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 2. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA étant le premier). Indiquez le code lettrage à appliquer aux écritures et cliquez sur OK. Si la sélection des écritures est déséquilibrée et que l'écart est inférieur à l'écart autorisé dans l'onglet Consultation des préférences du dossier, le logiciel vous affiche la boîte de lettrage approché pour générer une écriture d'écart de règlement. 3. Renseignez cette boîte et cliquez sur OK : toutes les écritures sélectionnées sont alors pointées. Remarque : Pour retrouver une écriture à lettrer, sélectionnez les écritures Non lettrées, accédez au menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez l'option Recherche. Lettrage manuel Opérations Comptables Courantes 71 Le lettrage peut être autorisé pour certains comptes, et interdits pour d'autres. Définissez cela dans la fiche du compte. Le lettrage manuel s'effectue de la manière suivante : 1. Activez l'option du menu Quotidien. 2. Activez l'option Consultation de Comptes du menu Comptabilité. 3. Saisissez le numéro du compte de tiers à lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icône ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4. 4. Saisissez la période de référence des écritures que vous souhaitez lettrer. 5. Cliquez sur chaque ligne à lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 6. Si la sélection des écritures est équilibrée, le logiciel vous propose automatiquement le dernier code lettrage (AAA étant le premier), indiquez le code lettrage à appliquer aux écritures et cliquez sur OK. Si la sélection des écritures est déséquilibrée et que l'écart est inférieur à l'écart autorisé dans les préférences du dossier, le logiciel vous affiche la boîte de lettrage approché pour générer une écriture d'écart de règlement. 7. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les écritures sélectionnées sont alors pointées. Remarques :  Le lettrage manuel est accessible en Saisie Comptable par clic sur l'icône .  Le lettrage manuel peut être réalisé au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie.  La modification du compte ou du montant d'une écriture lettrée entraîne automatiquement sont délettrage. Consultation : Recherche Vous possédez une version millésimée 1. Choisissez le critère de recherche : un montant au débit, un montant au crédit, un solde. 2. Tapez un montant. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce montant. 4. Si l'écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas d'écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Aucune écriture pour ces critères ». Vous possédez une version PRO 1. Choisissez le critère de recherche : la date de l'écriture, un montant, le numéro de pièce ou le libellé de l'écriture. 2. En fonction du critère choisi : a. Saisissez la date de l'écriture. b. Pointez le sens de l'écriture ou solde et saisissez un montant. c. Saisissez le numéro de pièce. d. Ou saisissez le libellé de l'écriture. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce critère. EBP_Comptabilité_et_Facturation 72 4. Si l'écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas d'écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Aucune écriture pour ces critères ». Lettrage partiel Le lettrage partiel consiste à pointer les factures avec des règlements partiels, c'est-à-dire avant que la facture ne soit entièrement réglée. Si vous gérez les échéanciers lors de la saisie des règlements, cette étape n'est pas nécessaire. Comment faire un lettrage partiel ? 1. Cliquez sur chaque ligne à lettrer puis cliquez sur le bouton Partiel. 2. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage en minuscules. 3. Cliquez sur OK : les lettres minuscules s'affichent alors dans la colonne Partiel. Critères d'affichage des écritures Si vous ne cochez pas la case Partiel inclus, le logiciel ne tiendra pas compte des lettrages partiels effectués, et vous obtiendrez alors :  Ecritures Lettrées : uniquement les écritures lettrées.  Ecritures Non lettrées : toutes les écritures non lettrées même celle partiellement lettrées. Si vous cochez la case Partiel inclus, le logiciel tiendra alors compte des lettrages partiels effectués, et vous obtiendrez :  Ecritures Lettrées : les écritures lettrées et lettrées partiellement.  Ecritures Non lettrées : les écritures non lettrées et non lettrées partiellement. Lettrage partiel et impressions Seul l'état Grand-Livre pourra tenir compte des lettrages partiels effectués, en cochant la case Tenir compte du lettrage partiel des options. Tous les états découlant des échéanciers (Balance âgée, Prévisions de règlement, Echéancier prévisionnel, Echéancier détaillé et Lettres de relance) ne tiennent pas compte du lettrage partiel. Ces états tiennent compte des échéanciers et du lettrage uniquement. Lettrage Automatique Le lettrage automatique est une opération globale qui permet de lettrer les écritures de manière automatique suivant le numéro de pièce ou les montants. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Consultation de Comptes + bouton Auto Barre de menu Comptabilité + Lettrage Automatique Comptes Indiquez la fourchette de comptes à lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage automatique est autorisé seront lettrés. L'autorisation s'effectue à partir de l'onglet Divers de la fiche du compte. Période Le logiciel vous propose d'effectuer le lettrage jusqu'à la date du jour, mais vous pouvez modifier cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de l'exercice en cours puissent être lettrées avec des lignes des exercices antérieurs. Cela suppose qu'il ne s'agit pas du 1er exercice et que lors des clôtures, la conservation des écritures de tiers non lettrées ait été demandée. Opérations Comptables Courantes 73 Type de lettrage Choisissez le critère de lettrage en pointant :  Par pièces : le logiciel recherche les lignes d'écritures qui ont le même numéro de pièce et dont les montants se compensent. ou  Par montants : le logiciel recherche les lignes d'écritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement) La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes d'écritures pouvant se compenser (par défaut 2, par exemple pour une facture et son règlement). Une profondeur de 3 signifie que le logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux règlements, ou deux factures avec un règlement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de possibilités sont examinées) mais plus la durée de l'opération est longue. Au delà de 6, un message vous avertira que l'opération peut être longue. Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement) Lorsque cette case n'est pas cochée, un code lettrage différent est attribué à chaque groupe de lignes d'écritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochée, le fonctionnement est le suivant :  Dans un premier temps, les lignes d'écritures non lettrées du compte sont balayées jusqu'à ce que le solde progressif de ces lignes soit égal à zéro. Si c'est le cas, toutes les lignes d'écritures lues sont lettrées avec les mêmes lettres, puis les lignes d'écritures suivantes sont balayées, et ainsi de suite.  Dans un deuxième temps, les lignes d'écritures non lettrées restantes sont lettrées en fonction de la profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement) Cette option n'est accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochée. Elle fonctionne de la même façon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif d'un groupe de lignes d'écritures ne sera pas égal à zéro, mais inférieur à l'écart maximal autorisé indiqué dans la fenêtre de lettrage approché. Le logiciel génère alors une écriture d'opération diverse pour compenser l'écart. Pour définir cet écart, cliquez sur le bouton Lettrage Approché. Bouton Lettrage approché (en lettrage par montants uniquement) Ce bouton vous permet de définir les options de lettrage approché, notamment l'écart maximum autorisé. Par exemple on peut décider qu'un écart de 1 euro est tolérable. Le logiciel générera alors une écriture d'opération diverse si un écart inférieur ou égal à 1 entre plusieurs lignes d'écritures (selon la profondeur indiquée) est trouvé. Avant de générer l'écriture d'opération diverse de l'écart, le logiciel peut vous demander une confirmation. Si vous refusez la génération de l'écriture, le lettrage sera classique. Rapport Si vous cochez cette case, le logiciel générera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de tous les lettrages effectués par cette option. EBP_Comptabilité_et_Facturation 74 Lettrage Automatique approché Cette option permet de lettrer des écritures même lorsqu'un écart de règlement apparaît. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Consultation de Comptes + bouton Auto Barre de menu Comptabilité + Lettrage Automatique Sélectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approché. Options Saisissez l'écart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin d'obtenir un message de confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de régularisation Indiquez ici les paramètres des écritures d'OD à générer. Délettrage Le délettrage s'effectue de la manière suivante : 1. Activez l'option Consultation de Comptes du menu Comptabilité. 2. Saisissez le numéro du compte de tiers à délettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icône ou l'astérisque () du clavier numérique ou encore la touche F4. 3. Saisissez la période de référence des écritures que vous souhaitez délettrer. 4. Cliquez sur le bouton Délettrer. 5. Saisissez le code lettrage à annuler. 6. Cliquez sur OK. Vous pouvez également lancer un Délettrage automatique (menu Comptabilité) pour délettrer les écritures d'un compte ou d'une fourchette de comptes, pour une période donnée, suivant un intervalle de codes lettrage à préciser. Ecriture de régularisation (lettrage) Lorsqu'un écart de règlement ou un écart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez paramétrer l'écriture de régularisation à générer. Les comptes proposés par défaut (6688 et 7688) s'appliquent pour un écart de règlement. Vous pouvez paramétrer d'autres comptes dans l'onglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier + Propriétés). Rapprochement Bancaire Rapprochement Bancaire Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrés sur votre extrait de compte et ainsi de connaître à tout moment les sommes payées ou perçues restant à pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire  Par compte  Par journal  Automatique par Journal ou par compte (en version PRO) Opérations Comptables Courantes 75 Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ? Le choix du type de rapprochement que vous allez réaliser s'effectue dans les préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Création). Dans un pointage par journal, vous obtenez les écritures saisies dans le journal de trésorerie, à l'exception des écritures du compte de trésorerie. Ce type de rapprochement doit être utilisé lorsque vous avez paramétré vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre d'écritures dans le journal de banque est divisé par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des écritures du compte de trésorerie. Ce type de rapprochement doit être utilisé lorsque vous avez paramétré vos journaux de trésorerie avec une contrepartie en ligne à ligne. Avantages :  La première année, l'à nouveau du compte de banque pourra être saisi de façon détaillée pour faciliter le démarrage du pointage.  Les écritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple OD) apparaîtront lors du rapprochement.  Certaines écritures de tiers pourront être regroupées sur une seule ligne de banque (par exemple toutes les écritures d’une remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas où un journal de trésorerie est défini avec une contrepartie automatique en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les écritures de Tiers (401 et 411). Rapprochement Bancaire incorrect Le rapprochement bancaire est incorrect tant qu'il reste un écart de rapprochement. Voici les points à vérifier :  Certains règlements du relevé bancaire n'ont peut-être pas été saisis en comptabilité (frais bancaires, agios) : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n'ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants présents dans le relevé de banque.  Certains montants ont peut-être été pointés alors qu'ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a peut-être été mal saisi, ou dans le mauvais sens. Vérifiez-le et modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevé). Rapprochement Manuel Rapprochement par Compte Le rapprochement bancaire par compte permet d'obtenir la totalité des écritures du compte de banque à la date du relevé bancaire afin de réaliser le pointage des écritures relevées sur votre extrait de compte. Lors de la clôture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les écritures non pointées afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte Définissez les critères de votre Rapprochement Bancaire 1. Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé). EBP_Comptabilité_et_Facturation 76 2. Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevé). 3. Sélectionnez le numéro du compte de banque à rapprocher. 4. Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non rapprochées. Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées. Les écritures du compte s'affichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusqu'à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. Pointez vos écritures 7. Pointez ou dépointez une écriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandé l'affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une écriture, celle-ci disparaît de l'écran. 8. Le logiciel calcule automatiquement l'écart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement, c'est-à-dire qu'il ne doit plus s'afficher aucun montant dans ce champ. 9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l'icône . 10. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc sélectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminé, c'est-à-dire qu'il n'y a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en l'état. Ainsi, vous ne risquez plus de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s'affiche tel qu'il était lors de sa validation, c'est-à-dire que :  Les écritures postérieures à la date de relevé ne s'affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé. Il est possible de déverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton Déverrouiller, à condition que ce soit le dernier. C'est-à-dire que pour déverrouiller l'avant-dernier rapprochement, vous devrez d'abord déverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dépointer une écriture.  Dépointer automatiquement des écritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de réaliser un rapprochement « à l'envers », ce qui est utile lorsque l'on débute le rapprochement en cours d'exercice par exemple. Il s'agit de tout pointer, puis de dépointer les écritures non encore passées dans vos relevés.  Rechercher une écriture à rapprocher.  Basculer en consultation du compte de banque. Opérations Comptables Courantes 77  Basculer en saisie des écritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriétés de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? Rapprochement par Journal Le rapprochement par journal permet d'obtenir la totalité des écritures du journal de banque à la date du relevé bancaire afin de réaliser le pointage des écritures relevées sur votre extrait de compte. Lors de la clôture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les écritures non pointées afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal Définissez les critères de votre Rapprochement Bancaire 1. Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé). 2. Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevé). 3. Sélectionnez le code du journal de banque à rapprocher. 4. Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non rapprochées. Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées. Les écritures du compte s'affichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusqu'à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. Pointez vos écritures 7. Pointez ou dépointez une écriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandé l'affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une écriture, celle-ci disparaît de l'écran. 8. Le logiciel calcule automatiquement l'écart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement , c'est-à-dire qu'il ne doit plus s'afficher aucun montant dans ce champ. 9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l'icône . 10. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc sélectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminé, c'est-à-dire qu'il n'y a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en l'état. Ainsi, vous ne risquez plus de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s'affiche tel qu'il était lors de sa validation, c'est-à-dire que : EBP_Comptabilité_et_Facturation 78  Les écritures postérieures à la date de relevé ne s'affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé. Il est possible de déverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton Déverrouiller, à condition que ce soit le dernier. C'est-à-dire que pour déverrouiller l'avant-dernier rapprochement, vous devrez d'abord déverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dépointer une écriture.  Dépointer automatiquement des écritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de réaliser un rapprochement « à l'envers », ce qui est utile lorsque l'on débute le rapprochement en cours d'exercice par exemple. Il s'agit de tout pointer, puis de dépointer les écritures non encore passées dans vos relevés.  Rechercher une écriture à rapprocher.  Basculer en consultation du compte de l'écriture sélectionnée.  Basculer en saisie des écritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriétés de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? Rapprochement Bancaire : Recherche d'un montant Vous possédez une version millésimée 1. Tapez un montant. 2. Choisissez le sens de l'écriture. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce montant. 4. Si l'écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas d'écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Ecriture à rapprocher non trouvée ». Vous possédez une version PRO 1. Choisissez le critère de recherche : la date de l'écriture, un montant, le numéro de pièce ou le libellé de l'écriture. 2. En fonction du critère choisi : a. Saisissez la date de l'écriture. b. Pointez le sens de l'écriture et saisissez une fourchette de montants. c. Saisissez le numéro de pièce. d. Ou saisissez le libellé de l'écriture. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne écriture pour ce critère. 4. Si l'écriture trouvée ne correspond pas à la pièce recherchée, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas d'écriture pour le montant recherché, un message vous indique alors « Ecriture non trouvée ! ». Rapprochement bancaire : bouton Verrouiller Opérations Comptables Courantes 79 Cette option vous permet de valider votre rapprochement bancaire. Les écritures pointées ne seront plus modifiables. Vous pourrez visualiser ce rapprochement à l'écran en sélectionnant la date du relevé dans le champ Relevé. Indiquez la date du relevé bancaire et validez par OK. Rapprochement Automatique Rapprochement Automatique (en version PRO) Cette option vous permet :  Soit de réaliser un pointage automatique de vos écritures de banque : le logiciel réalise luimême le rapprochement.  Soit d'importer dans votre comptabilité les écritures de banque afin de ne pas les saisir.  Soit de visualiser le relevé bancaire à l'écran et de réaliser un pointage manuel. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou par Compte La partie haute de l'écran est réservée aux écritures comptables, la partie basse au relevé de banque. Rapprochement Automatique : Comptabilisation des écritures Comment comptabiliser des écritures ? Il s'agit d'importer les écritures du relevé bancaire. Pour cela : 1. Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal). 2. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d'import à réaliser et complétez les informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n'apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher. 3. Sélectionnez la ligne à comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et renseignez les différents critères. Après validation, l'écriture apparaîtra dans la partie haute de la fenêtre. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur. Imprimer : il s'agit d'imprimer les lignes du relevé bancaire. Rapprochement Automatique : Pointage manuel Affichage des écritures (partie haute de la fenêtre) 1. Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé). 2. Précisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevé). 3. Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal). 4. Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non rapprochées. Si vous souhaitez pointer vos écritures, sélectionnez Toutes ou Non rapprochées. 5. Indiquez la date jusqu'à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. EBP_Comptabilité_et_Facturation 80 Importation du relevé bancaire 7. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d'import à réaliser et complétez les informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n'apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher. Pointage 8. Vous pouvez pointer vos écritures de deux façons : a. Soit double-cliquez sur l'écriture à rapprocher ; b. Soit sélectionnez la ligne de votre extrait de compte et l'écriture à rapprocher. Le logiciel vérifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandé l'affichage des Ecritures Non Pointées, lorsque vous pointez une écriture, celle-ci disparaît de l'écran. 9. Le logiciel calcule automatiquement l'écart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit être nul à la fin du rapprochement , c'est-à-dire qu'il ne doit plus s'afficher aucun montant dans ce champ.. 10. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l'icône . 11. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc sélectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminé, c'est-à-dire qu'il n'y a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en l'état. Ainsi, vous ne risquez plus de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s'affiche tel qu'il était lors de sa validation, c'est-à-dire que :  Les écritures postérieures à la date de relevé ne s'affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé. Il est possible de déverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton Déverrouiller, à condition que ce soit le dernier. C'est-à-dire que pour déverrouiller l'avant-dernier rapprochement, vous devrez d'abord déverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur. Imprimer : il s'agit d'imprimer les lignes du relevé bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? Opérations Comptables Courantes 81 Rapprochement Automatique : Pointage automatique Affichage des écritures (partie haute de la fenêtre) 1. Sélectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal). 2. Sélectionnez le type des écritures à afficher : Toutes, Ecritures rapprochées ou Non rapprochées. 3. Indiquez la date jusqu'à laquelle afficher les écritures. 4. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. Importation du relevé bancaire 5. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type d'import à réaliser et complétez les informations requises (voir Importation du relevé bancaire). Si aucune ligne n'apparaît, cliquez sur le bouton Critères, et vérifiez la période et le type des écritures à afficher. Pointage 6. Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les différents critères. 7. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur l'icône . 8. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les écritures, donc sélectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminé, c'est-à-dire qu'il n'y a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en l'état. Ainsi, vous ne risquez plus de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Lorsque vous visualisez un rapprochement antérieur, il s'affiche tel qu'il était lors de sa validation, c'est-à-dire que :  Les écritures postérieures à la date de relevé ne s'affichent pas.  Les écritures pointées dans un relevé postérieur sont affichées pointées mais grisées, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considérées comme pointées pour ce relevé. Il est possible de déverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton Déverrouiller, à condition que ce soit le dernier. C'est-à-dire que pour déverrouiller l'avant-dernier rapprochement, vous devrez d'abord déverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur. Imprimer : il s'agit d'imprimer les lignes du relevé bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? Rapprochement automatique : Importation du relevé bancaire Deux types d'importation sont à votre disposition : EBP_Comptabilité_et_Facturation 82  L'import d'un fichier au format bancaire (AFB) : Le fichier de votre banque est au format bancaire ou Etebac. Sélectionnez simplement le fichier contenant les lignes du relevé de compte par l'icône et validez par OK.  L'import paramétrable : Le fichier de votre banque est un fichier texte ou Excel. Sélectionnez le fichier contenant les lignes du relevé de compte par l'icône et déroulez l'assistant afin de définir le format. Rapprochement Automatique : Bouton Purger Il s'agit de purger les lignes des anciens relevés afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importées par erreur : 1. Indiquez la période à purger en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant l'icône . 2. Indiquez la fourchette de pièces à purger. 3. Cochez le type de lignes à supprimer : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les deux. Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer Il s'agit d'imprimer votre relevé bancaire : 1. Indiquez la période à imprimer en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant l'icône . 2. Indiquez la fourchette de pièces à imprimer. 3. Choisissez le type de lignes à imprimer : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les deux. Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser Il s'agit de comptabiliser la ligne du relevé bancaire sélectionnée : 1. Indiquez le Journal de banque dans lequel l'écriture doit être comptabilisée. 2. Indiquez la Date de l'écriture. 3. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel l'écriture doit être comptabilisée. 4. Confirmez le compte de trésorerie pour la Contrepartie. 5. Si besoin, modifiez le Numéro de pièce et le Libellé de l'écriture. Validez par OK : l'écriture apparaît dans la partie haute de la fenêtre. Rapprochement Automatique : Bouton Automatique Code Ce code sera reporté sur les écritures pointés. Il peut s'agir par exemple du numéro du relevé. S'il s'agit d'un numéro de ligne, vous pouvez demander l'incrémentation automatique de ce code. Date de valeur Cette date sera reportée sur les écritures pointées. Vous pouvez choisir :  La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez à quelle date les écritures auront été pointées.  La date de valeur de l'extrait de compte : ainsi, la date du relevé est reportée sur l'écriture. Si plusieurs lignes sont pointées avec une seule écriture, le logiciel prend la date la plus récente. Ecart maximal Opérations Comptables Courantes 83 Vous pouvez préciser ici le nombre de jours d'écart autorisé entre la date de l'écriture et la date de référence. Si l'écart est supérieur, le rapprochement ne s'appliquera pas sur l'écriture. Type Choisissez le type de rapprochement à lancer :  Par pièces et par montants : le logiciel vérifie la concordance des numéros de pièces et des montants.  Par montants : le logiciel ne vérifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevés avec une seule écriture, ou inversement. Rapprochement Automatique : Bouton Critères Choisissez ici les critères d'affichage des lignes des relevé de compte : 1. Indiquez la période en tapant directement la date de début et de fin ou en utilisant l'icône . 2. Choisissez le type de lignes à afficher : les lignes pointées, les lignes non pointées ou les deux. Déclaration de TVA Gestion de la TVA Il existe deux types de TVA :  TVA sur les débits (TVA convenue) : La TVA est automatiquement comptabilisée lors de l'écriture de vente ou d'achat.  TVA sur les encaissements (TVA reçue) : La TVA de la pièce de vente ou d'achat est automatiquement comptabilisée lors de l'écriture du règlement. Comment mettre en place votre TVA ?  Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + Propriétés + Racines de comptes), vous devez pointer, le mode de TVA par défaut : TVA sur Débits ou TVA sur Encaissements. Le choix indiqué ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA créés.  Si vous gérez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA à appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant à la facture saisie. C'est le choix du compte qui est déterminant.  Toujours dans les racines de comptes, définissez les différents taux de TVA que vous utilisez, en cliquant sur le bouton Taux.  Paramétrez vos comptes de TVA à partir du plan comptable (menu Données) : vous devez impérativement définir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le logiciel vous propose déjà un plan comptable avec un compte de TVA par type. Comment gérer la TVA sur les débits ? Il suffit de saisir vos pièces de ventes et d'achat en utilisant les comptes appropriés. Les montants saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la déclaration de TVA. Comment gérer la TVA sur les encaissements ? EBP_Comptabilité_et_Facturation 84 Vous devez obligatoirement saisir un numéro de pièce sur vos écritures de ventes et d'achats et tenir à jour votre échéancier (pointage de la ligne d'échéance lors de l'enregistrement du règlement). Si vous ne souhaitez pas gérer vos échéances (bien que cela soit vivement conseillé), la TVA sur les encaissements pourra toutefois être reconnue si vous saisissez vos écritures avec un numéro de pièce identique sur l'écriture de vente ou d'achat et l'écriture de règlement. Vous devez saisir les règlements des factures concernées par la TVA sur les encaissements en indiquant le même n° de pièce que celui attribué à la facture. En cas d'acompte, une facture d'acompte doit nécessairement être saisie, pour que le montant de TVA soit saisi. Acomptes et TVA sur encaissements Acompte Si vous gérez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez impérativement saisir une facture d'acompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de l'échéancier puisse avoir lieu. Règlement partiel Si vous saisissez le règlement partiel d'une facture, renseignez votre échéancier : le logiciel recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du règlement. Consultez aussi les parties suivantes :  Modèles d'écritures  La déclaration CA3  La déclaration CA12 Informations à saisir pour accéder à la Déclaration de TVA Vous devez tout d'abord saisir le code d'activation adéquat. Ensuite, les éléments suivants, à saisir dans l'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés, font l'objet d'un contrôle strict et sont imposés par la DGI :  Les informations relatives à l'identification de l'entreprise : o Raison sociale et adresse de l'entreprise (onglet Adresse) o Siret et Numéro de TVA (onglet Identification)  Les informations relatives au Trésor Public (onglet Trésor Public) : o Adresse du Trésor Public o Recette, N° de dossier, clé, CDI, Code service, Code régime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la déclaration de TVA préremplie que votre centre des impôts vous a envoyée. TVA : Montants calculés, montants à saisir Zones saisie ou calculées L'assistant de préparation vous affiche automatiquement les montants calculés à partir des écritures enregistrées et vous donne accès aux zones que vous avez à compléter manuellement. Les valeurs portées sur ces lignes sont calculées en fonction de la racine du compte de TVA, et du type d'opération choisi dans la fiche des comptes de TVA, d'achats, de ventes ou d'immobilisations (onglet Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Opérations Comptables Courantes 85 Consultez la partie : Modèles d'écritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. Zones dites « Lignes à blanc » Les lignes à blanc utilisables pour un nouveau taux ou une nouvelle taxe ne doivent pas être utilisées sauf préconisation expresse de la Direction Générale des Finances Publiques. Elles ne doivent donc pas être renseignées lors de la préparation de la TVA. En cas de saisie non autorisée, le formulaire pourrait être rejeté par le Service des Impôts. La veille comptable vous informera de la mise en application d'un nouveau taux ou d'une nouvelle taxe. CA 3 Les zones concernées sont : 9B, 12 3310 A Les zones concernées sont : 38, 69, 70, 70a, 70b, 71 Précisions : Les zones 70a et 70b sont accessibles uniquement si l'option EDI est active. CA 12 Les zones concernées sont : 6B, 8B, 4E, 4F, 4G, 4H, 4J Précisions : Les zones 4G, 4H et 4J sont accessibles uniquement si l'option EDI est active. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieur à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. Votre déclaration de TVA calcule des montants négatifs Dans ce cas, un message vous indique que des lignes négatives sont présentes, et liste ces lignes. Ces lignes vont être remises à zéro automatiquement par le logiciel, et vous devez saisir des régularisations. Voici la procédure à suivre : 1. Imprimez la liste des lignes négatives en cliquant sur le bouton Imprimer. Remarque : Retrouvez ces lignes dans le fichier Liste_lignes_négatives.txt présent dans le répertoire de votre dossier. 2. Cliquez sur Continuer afin d'accéder à l'assistant de préparation à la déclaration de TVA. 3. Cliquez sur Suivant jusqu'au bout puis sur Terminer. 4. Imprimez la déclaration obtenue avec son justificatif grâce au bouton Imprimer présent dans votre historique de déclarations. 5. Grâce au justificatif, retrouvez les montants à déclarer (voir partie suivante). EBP_Comptabilité_et_Facturation 86 6. Supprimez la déclaration incorrecte, et re-préparez-la aussitôt, cette fois en saisissant vos régularisations. Comment saisir les régularisations Les lignes suivantes ont été détectées comme étant négative : o Sur la CA3 o Sur la CA12 o Sur la CA12A Modèles d'écritures TVA : Achats auprès d'un assujetti non établi en France Il s'agit d'un achat auprès d'un assujetti non établi en France dans le cas d'une opération d'autoliquidation. L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 60… Assujetti non établi en France Montant HT 44566… Assujetti non établi en France Montant TVA 401… Montant HT 4455.. Montant TVA Pour une acquisition d'immobilisations auprès d'un assujetti non établi en France, elle sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 20… Assujetti non établi en France Montant HT 44562… Assujetti non établi en France Montant TVA 401… Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Compte Libellé Débit Crédit 6013 Achat auprès d'un assujetti non établi en France 1000,00 4456616 TVA déductible auprès d'un assujetti non établi en France à 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA à décaisser 196,00 Cette écriture doit impérativement être saisie en l'état pour que l'édition de la déclaration de TVA soit cohérente. Par ailleurs, le montant calculé sur la ligne du compte 4455… doit être ressaisi (ou recalculé par la touche F12). TVA : Achats en franchise L'écriture sera de la forme : Opérations Comptables Courantes 87 Compte Type du compte Débit Crédit 401… Montant HT 60… Achats en franchise Montant HT Pour un achat d'immobilisations en franchise, elle sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 401… Montant HT 20… Achats en franchise Montant HT TVA : Acquisitions Intracommunautaires avant le 01/01/2010 Dans la déclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitée de la façon suivante : lorsqu'une entreprise achète un bien dans l'Union Européenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle calcule elle-même puisque la facture du fournisseur est valorisée HT). Avant le 01/01/2010, iIl n'y a aucune distinction entre les achats de biens et de services. L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 6… UE Montant HT 44566… UE Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA Pour une acquisition intracommunautaire d'immobilisations, elle sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 2… UE Montant HT 44562… UE Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA Exemple : Compte Libellé Débit Crédit 6011 Achats UE 1000,00 4456611 TVA déductible UE à 19,60 196,00 401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00 4452 TVA due intracommunautaire 196,0 Cette écriture doit impérativement être saisie en l'état pour que l'édition de la déclaration de TVA soit cohérente. Par ailleurs, le montant calculé sur la ligne du compte 4452 doit être ressaisi (ou recalculé par la touche F12). TVA : Acquisitions intracommunautaires (à partir du 01/01/2010) EBP_Comptabilité_et_Facturation 88 Dans la déclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitée de la façon suivante : lorsqu'une entreprise achète un bien dans l'Union Européenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle calcule elle-même puisque la facture du fournisseur est valorisée HT). A partir du 01/01/2010, une distinction doit être faite entre les achats de biens et de services. Acquisition intracommunautaire de type Biens Compte Type du compte Débit Crédit 60 UE Montant HT 44566… UE type d'achat Biens Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA La saisie se fait par le compte 6 afin que le montant de TVA soit correctement calculé (sur la base HT). Le montant de la ligne du compte 4452 devra être ressaisi. Acquisition intracommunautaire d'immobilisations de type Biens Compte Type du compte Débit Crédit 2… UE Montant HT 44562… UE type d'achat Biens Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA La saisie se fait par le compte 6 afin que le montant de TVA soit correctement calculé (sur la base HT). Le montant de la ligne du compte 4452 devra être ressaisi. Acquisition intracommunautaire de type Services Compte Type du compte Débit Crédit 60 UE Montant HT 44566… UE type d'achat Services Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA La saisie se fait par le compte 6 afin que le montant de TVA soit correctement calculé (sur la base HT). Le montant de la ligne du compte 4452 devra être ressaisi. Acquisition intracommunautaire d'immobilisations de type Services Compte Type du compte Débit Crédit 2… UE Montant HT 44562… UE type d'achat Services Montant TVA 401… Montant HT 4452 Montant TVA Opérations Comptables Courantes 89 La saisie se fait par le compte 6 afin que le montant de TVA soit correctement calculé (sur la base HT). Le montant de la ligne du compte 4452 devra être ressaisi. Le montant des services acquis doit être déclaré lignes 2A de la CA3 (ou ligne AC de la CA12). TVA : Autres opérations imposables L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant TTC 44571… Autres imposables Montant TVA 7… Autres imposables Montant HT TVA : Autres opérations non imposables L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant HT 70… Autres non imposables Montant HT TVA : Exportation hors CE L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant HT 70… Export Montant HT TVA Livraisons gaz imposables Il s'agit d'un achat de gaz ou d'électricité imposable dans le cas d'une opération d'auto-liquidation. L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 60… Livraisons gaz imposables Montant HT 44566… Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA 401… Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Compte Libellé Débit Crédit 6012 Livraisons gaz imposables 1000,00 4456615 TVA déductible sur livraison de gaz à 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA à décaisser 196,00 EBP_Comptabilité_et_Facturation 90 Cette écriture doit impérativement être saisie en l'état pour que l'édition de la déclaration de TVA soit cohérente. Par ailleurs, le montant calculé sur la ligne du compte 4455… doit être ressaisi (ou recalculé par la touche F12). TVA : Livraisons de gaz non imposables L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant HT 70… Livraisons gaz non imposable Montant HT TVA : Livraisons intracommunautaires L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant HT 70… UE Montant HT TVA : Ventes auprès d'un assujetti non établi en France L'écriture sera de la forme : Compte Type du compte Débit Crédit 411… Montant HT 70… Assujetti non établi en France Montant HT Déclaration CA3 La Déclaration de TVA du Régime Réel Normal et Mini Réel (CA3) Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Déclaration de TVA + Régime normal - Imprimé CA3 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Fonctions disponibles Cette fenêtre liste toutes les déclarations déjà effectuées. A partir de cette liste, vous pouvez :  Préparer une nouvelle déclaration  Modifier une déclaration déjà enregistrée, l'annexe 3310 A ou 3519  Supprimer une déclaration incorrecte, l'annexe 3310 A ou 3519  Imprimer une déclaration, une annexe 3310 A ou 3519  Préparer une nouvelle annexe 3310 A  Préparer un nouveau formulaire 3519 Remarque : Les créations, modifications et suppressions de déclarations CA3, annexes 3310A ou annexes 3519 nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nécessitent la saisie d'une justification. Opérations Comptables Courantes 91 Parties à consulter  Gestion de la TVA  Informations à saisir pour accéder à la déclaration  Comment préparer la déclaration ?  Montants calculés, montants à saisir  Modèles d'écritures  Virements bancaires  Comment imprimer la déclaration ? Voir aussi  Option EDI Préparation de la Déclaration de TVA CA3 Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Déclaration de TVA + Régime normal - Imprimé CA3 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Remarque : Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l'exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire. Pour plus d'information sur la validation des écritures, cliquez ICI. Comment faire ? 1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez créer cette annexe. 3. Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire, sinon décochez la case. 4. Le type de Périodicité dépend du code régime sélectionné dans les coordonnées de votre dossier (onglet Trésor Public). 5. La Date limite de dépôt est calculée automatiquement en fonction : du premier caractère de la raison sociale de votre société, de son département, du SIRET, du régime et du statut. Si la date limite de dépôt est erronée, vérifiez ces élément dans l'option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. 6. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant réalisé un chiffre d'affaires compris entre 760 000 et 15 millions d'euros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accès au mode de règlement Télé Règlement, vous devez acquérir le module TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. 7. Cliquez ensuite sur le bouton Préparer pour accéder à l'assistant de la déclaration de TVA. Celui-ci détaille étape par étape les informations ou valeurs que vous devez compléter. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) EBP_Comptabilité_et_Facturation 92 Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir :  Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -)  Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats en UE est supérieure à la somme des factures d'achats en UE. Vous devez saisir :  Ligne 03 : montant des factures d'achats en UE  Ligne 3C : montant des avoirs d'achats en UE (sans signe -)  Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)  Ligne 17 : montant de la TVA des factures d'achats en UE  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d'achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d'électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d'achats de gaz imposables. Vous devez saisir :  Ligne 3A : montant des factures d'achats de gaz imposables  Ligne 3C : montant des avoirs d'achats de gaz imposables (sans signe -)  Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d'achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d'un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats auprès d'un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d'achats auprès d'un assujetti non établi en France. Vous devez saisir :  Ligne 3B : montant des factures d'achats auprès d'un assujetti non établi en France  Ligne 3C : montant des avoirs d'achats auprès d'un assujetti non établi en France (sans signe -)  Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d'achats auprès d'un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d'exportations hors CE. Vous devez saisir :  Ligne 04 : montant des factures d'exportations hors CE  Ligne 7B : montant des avoirs d'exportations hors CE (sans signe -). Opérations Comptables Courantes 93 Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir :  Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables  Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir :  Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE  Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d'électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir :  Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables  Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats en franchise est supérieure à la somme des factures d'achats en franchise. Vous devez saisir :  Ligne 07 : montant des factures d'achats en franchise  Ligne 7B : montant des avoirs d'achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d'un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d'un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d'un assujetti non établi en France. Vous devez saisir :  Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d'un assujetti non établi en France  Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d'un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -)  Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -)  Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). EBP_Comptabilité_et_Facturation 94 Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -)  Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -)  Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -)  Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -)  Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier  Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs d'immobilisations (sans signe -)  Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d'immobilisations (sans signe -)  Ligne 19 : montant de la TVA des factures d'immobilisations. Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats est supérieure à la somme des factures d'achats. Vous devez saisir :  Ligne 3C : montant des avoirs d'achats (sans signe -)  Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d'achats (sans signe -)  Ligne 20 : montant de la TVA des factures d'achats. TVA : Annexe 3310 A Les montants de l'annexe 3310 A doivent être saisis manuellement. Le total des lignes 35 à 46 sera reporté en ligne 14 de la déclaration CA3, et le total des lignes 47 à 71 sera reporté en ligne 29. TVA : Préparation de l'Annexe 3310 A Opérations Comptables Courantes 95 Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Déclaration de TVA + Régime normal - Imprimé CA3 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre n'a pas encore été établie Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. Complétez ensuite les pages des assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a déjà été établie 1. Dans la zone Annexe et Formulaire, sélectionnez l'annexe 3310A. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complétez les pages de l'assistant. Attention : Dans ce cas, après la préparation de l'annexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le bouton Modifier et re-parcourir toutes les étapes de l'assistant afin que les montants de l'annexe soient bien reportés sur les lignes 14 et 29. TVA : Formulaire 3519 Les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :  Nom du représentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  Localité du représentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  Nom du demandeur  Localité du demandeur  Coordonnées bancaires TVA : Préparation du formulaire 3519 Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Déclaration de TVA + Régime normal - Imprimé CA3 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Comment faire ? 1. Vous devez tout d'abord préparer la déclaration CA3 du mois ou du trimestre. 2. Dans la zone Annexe et Formulaire, sélectionnez le formulaire 3519. 3. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complétez les pages de l'assistant. Etapes de l'assistant CA3 CA3 : Introduction Vous êtes dans l'assistant de préparation de la déclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les différentes étapes de cet assistant. CA3 : Opérations imposables (HT) Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaître « Mention expresse » dans la partie réservée à la correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires EBP_Comptabilité_et_Facturation 96 Saisissez ici les commentaires qui s'imprimeront dans le cadre réservé à la correspondance. Ligne 02 Pour obtenir le montant des autres opérations imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 03 Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schéma précis de saisie de ces achats. Dont ventes à distance ou opérations de montage Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3A Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou d'électricité imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces achats. Ligne 3B Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services réalisés auprès d'un assujetti non établi en France, vous devez suivre le schéma précis de saisie de ces achats. Ligne 3C Saisissez ici les correctifs qui ont affecté le montant du chiffre d'affaires (voir notice et la partie Saisie des régularisations). Voir aussi : Comment gérer les TVA sur les encaissements ? CA3 : Opérations non imposables Ligne 04 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 05 Pour obtenir le montant des autres opérations non imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 06 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 6A Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou d'électricité non imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 07 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schéma de saisie de ces achats. Ligne 7A Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services réalisés auprès d'un assujetti non établi en France, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 7B Saisissez ici les correctifs qui ont affecté les opérations non imposables (voir notice et la partie Saisie des régularisations). Voir aussi : Comment gérer les TVA sur les encaissements ? CA3 : Décompte de la TVA à payer Régularisation CP Opérations Comptables Courantes 97 Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de régularisation de la déclaration que vous avez effectuée pour la période de congés payés. Ligne 08, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE à 19,60, Livraisons de gaz imposables à 19,60 et Assujetti non établi en France à 19,60. Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE à 5,50, Livraisons de gaz imposables à 5,50 et Assujetti non établi en France à 5,50. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type DOM à 8,50. Ligne 11, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type DOM à 2,10. Ligne 13, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE à un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE à 2,10. Si une annexe 3310 A a été effectuée, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 à 46 de la 3310A. Ligne 15 Saisissez ici le reversement de la TVA antérieurement déduite lorsque des régularisations de déductions sont nécessaires (voir notice et la partie Saisie des régularisations). Voir aussi : Comment gérer les TVA sur les encaissements ? CA3 : Décompte de la TVA à payer (suite) Ligne 17 Pour gérer correctement les acquisitions intracommunautaires, cliquez ici. Ligne 18 Saisissez ici les acquisitions sur opérations à destination de Monaco. CA3 : TVA déductible Ligne 19 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566. Ligne 21 Saisissez ici le complément de la taxe déductible (voir notice et la partie Saisie des régularisations). Ligne 22 EBP_Comptabilité_et_Facturation 98 Reportez ici le crédit de la précédente déclaration. Voir aussi : Comment gérer les TVA sur les encaissements ? CA3 : Crédit de TVA et Taxe à payer Ligne 26 Dans le cas d'un crédit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement. Ligne 29 Si une annexe 3310 A a été effectuée, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 47 à 71 de la 3310A. Ligne 30 Saisissez ici les sommes à imputer (voir notice). Ligne 31 Saisissez ici les sommes à ajouter (voir notice). Formulaire NEANT Cochez cette case si vous n'avez à remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin d'enregistrer la déclaration : elle s'affichera automatiquement dans l'historique. Si votre logiciel est activé avec l'EDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le bouton Suivant. TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sélectionné lors de la préparation de la déclaration, ainsi que la référence de paiement (selon le type du paiement). TVA : Virement Bancaire  Pour générer un fichier de paiement, indiquez les coordonnées bancaires du Trésor Public.  Sélectionnez le journal de banque à partir duquel le virement doit être effectué. Les coordonnées bancaires de cette banque de doivent obligatoirement être enregistrées dans la fiche du journal. Si cela n'a pas été fait, accédez à la liste des journaux par l'icône, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnées bancaires dans l'onglet Banque.  Indiquez le type et la date du règlement.  Le logiciel propose de générer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond à l'année) dans le répertoire d'installation du produit, mais le nom et le répertoire peuvent être modifiés à votre convenance. TVA : Télé règlement Vous devez répartir le montant à payer (qui s'affiche sur la première ligne de cette boîte de dialogue) sur vos différents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une référence de paiement vous est donnée. Le total des montants des prélèvements doit correspondre au montant total à payer. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez valider cette étape. Exception : Si la déclaration est effectuée entre la date limite de substitution et la date limite de dépôt, alors le total des montants des prélèvements peut être inférieur au montant à total à payer, voire égal à zéro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous êtes dans ce cas, et que vous avez déjà télétransmis une déclaration pour cette période, bien que la déclaration présente remplace la précédente déclaration, les deux télé règlements vont être pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page que le restant dû. Consultez vos précédents télé règlement sur le site de jedeclare.com par l'option Accéder à www.jedeclare.com du menu Quotidien + Déclaration de TVA. Déclaration CA12 Opérations Comptables Courantes 99 La Déclaration de TVA Simplifiée (CA12) Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Barre de menu Comptabilité + Déclaration de TVA + Régime simplifié - Imprimé CA12 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Fonctions disponibles Cette fenêtre liste les déclarations déjà effectuées. A partir de cette liste, vous pouvez :  Préparer une nouvelle déclaration  Modifier une déclaration déjà enregistrée  Supprimer une déclaration incorrecte  Imprimer une déclaration Remarque : Les créations, modifications et suppressions de déclarations CA12 nécessitant d'être tracées, un événement est créé et archivé lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nécessitent la saisie d'une justification. Parties à consulter  Gestion de la TVA  Informations à saisir pour accéder à la déclaration  Comment préparer la déclaration ?  Montants calculés, montants à saisir  Modèles d'écritures  Virements bancaires  Comment imprimer la déclaration ? Voir aussi  Option EDI Préparation de la Déclaration de TVA CA12 Comment y accéder ? Volet de navigation dans Opérations courantes Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Remarque : Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l'exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire. Pour plus d'information sur la validation des écritures, cliquez ICI. Comment faire ? 1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire, sinon décochez la case. 3. Saisissez la Date limite de dépôt. EBP_Comptabilité_et_Facturation 100 4. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant réalisé un chiffre d'affaires compris entre 760 000 et 15 millions d'euros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 5. Cliquez ensuite sur le bouton Préparer pour accéder à l'assistant de la déclaration de TVA. Celui-ci détaille étape par étape les informations ou valeurs que vous devez compléter. CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n'avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir :  Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir :  Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir :  Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir :  Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir :  Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier  Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir :  Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux  Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d'électricité imposables en France) Opérations Comptables Courantes 101 Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d'achats de gaz imposables. Vous devez saisir :  Ligne AA (base) : montant des factures d'achats de gaz imposables  Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d'achats de gaz imposables  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d'achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d'un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats auprès d'un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d'achats auprès d'un assujetti non établi en France. Vous devez saisir :  Ligne AB (base) : montant des factures d'achats auprès d'un assujetti non établi en France  Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d'achats auprès d'un assujetti non établi en France  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d'achats auprès d'un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir :  Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables  Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats en UE est supérieure à la somme des factures d'achats en UE. Vous devez saisir :  Ligne 14 (base) : montant des factures d'achats en UE  Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d'achats en UE  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d'achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d'immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d'immobilisations en UE. Vous devez saisir :  Ligne 14 (base) : montant des factures d'achats et immobilisations en UE  Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d'achats et immobilisations en UE  Ligne 15 : montant de la TVA des factures d'immobilisations en UE  Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d'immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d'achats est supérieure à la somme des factures d'achats. Vous devez saisir : EBP_Comptabilité_et_Facturation 102  Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d'achats (sans signe -)  Ligne 20 : montant de la TVA des factures d'achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir :  Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d'immobilisations (sans signe -)  Ligne 23 : montant de la TVA des factures d'immobilisations. TVA : Formulaire 3514 Les montants du formulaire 3514 doivent être saisis manuellement. TVA : Préparation du formulaire 3514 Le formulaire 3514 concerne l'avis d'acompte pour la CA12. Comment y accéder ? Volet de navigation Déclaration de TVA dans Opérations courantes Barre de menu Quotidien + Déclaration de TVA + Régime simplifié - Imprimé CA12 Si son accès reste refusé, complétez ou vérifiez les informations obligatoires à saisir. Comment faire ? Dans la zone Annexe et Formulaire, cliquez sur le bouton Nouveau et complétez les pages de l'assistant. Etapes de l'assistant CA12 CA12 : Introduction Vous êtes dans l'assistant de préparation de la déclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les différentes étapes de cet assistant. CA12 : Opérations non imposables Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaître « Mention expresse » dans la partie réservée à la correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires Saisissez ici les commentaires qui s'imprimeront dans le cadre réservé à la correspondance. Entreprise inscrite à la chambre des métiers Cochez cette case si besoin. Sur l'imprimé, cette option correspond à la mention CM. Elle équivaut à 1 si l'entreprise est inscrite à la chambre des métiers et à 0 dans le cas contraire. Clôture de l'exercice réalisée en cours d'année Cochez cette case si besoin. Sur l'imprimé, cette option correspond à la mention OPT. Elle équivaut à 1 si la clôture de l'exercice est réalisée en cours d'année et à 0 dans le cas contraire. Ligne 01 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schéma de saisie de ces achats. Ligne 02 Opérations Comptables Courantes 103 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 03 Pour obtenir le montant des autres opérations non imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 04 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 4B Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services réalisés auprès d'un assujetti non établi en France, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 4D Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou d'électricité non imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. CA12 : Opérations imposables Ligne 05, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 19,60. Ligne 06, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 5,50. Ligne 07, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type DOM à 8,50. Ligne 08, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type DOM à 2,10. CA12 : Opérations imposables (suite) Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France à 0,90 / 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM à 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectée de racine 4457 de type France ou DOM à 20,60 ou 9,50. Ligne AA Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou d'électricité imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces achats. Ligne AB Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services réalisés auprès d'un assujetti non établi en France, vous devez suivre le schéma précis de saisie de ces achats. Ligne 13 Pour obtenir le montant des autres opérations imposables, vous devez suivre le schéma de saisie de ces ventes. Ligne 14, ligne 15 Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schéma précis de saisie de ces achats. CA12 : Autre TVA due EBP_Comptabilité_et_Facturation 104 Lignes 17, 18, 21 Ces lignes sont à saisir manuellement (voir notice et la partie Saisie des régularisations). Ligne 20 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA déductible de racine 44566. Ligne 23 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. CA12 : TVA déductible Lignes 24, 25, 26 Ces lignes sont à saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des régularisations). CA12 : Imputations / Régularisations Les acomptes doivent être saisis manuellement. Ligne 31 Saisissez ici les sommes à imputer (voir notice). Ligne 32 Saisissez ici les sommes à ajouter (voir notice). CA12 : Résultat net Le résultat net est calculé automatiquement. CA12 : Décompte des taxes assimilées Les décomptes doivent être saisis manuellement. CA12 : Décompte des taxes assimilées (suite) Les décomptes doivent être saisis manuellement. CA12 : Récapitulation Formulaire NEANT Cochez cette case si vous n'avez à remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58 Cochez les mois correspondants aux acomptes déduits et saisissez l'année. CA12 : Demande de remboursement Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice). CA12 : Etape 13 En cas de demande de remboursement, saisissez ici les coordonnées du compte à créditer (voir notice). TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sélectionné lors de la préparation de la déclaration, ainsi que la référence de paiement (selon le type du paiement). TVA : Virement Bancaire  Pour générer un fichier de paiement, indiquez les coordonnées bancaires du Trésor Public.  Sélectionnez le journal de banque à partir duquel le virement doit être effectué. Les coordonnées bancaires de cette banque de doivent obligatoirement être enregistrées dans la fiche du journal. Si cela n'a pas été fait, accédez à la liste des journaux par l'icône, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnées bancaires dans l'onglet Banque.  Indiquez le type et la date du règlement.  Le logiciel propose de générer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond à l'année) dans le répertoire d'installation du produit, mais le nom et le répertoire peuvent être modifiés à votre convenance. TVA : Télé règlement Opérations Comptables Courantes 105 Vous devez répartir le montant à payer (qui s'affiche sur la première ligne de cette boîte de dialogue) sur vos différents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une référence de paiement vous est donnée. Le total des montants des prélèvements doit correspondre au montant total à payer. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez valider cette étape. Exception : Si la déclaration est effectuée entre la date limite de substitution et la date limite de dépôt, alors le total des montants des prélèvements peut être inférieur au montant à total à payer, voire égal à zéro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous êtes dans ce cas, et que vous avez déjà télétransmis une déclaration pour cette période, bien que la déclaration présente remplace la précédente déclaration, les deux télé règlements vont être pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page que le restant dû. Consultez vos précédents télé règlement sur le site de jedeclare.com par l'option Accéder à www.jedeclare.com du menu Quotidien + Déclaration de TVA. EDI-TVA TVA : EDI (Echange de Données Informatisées) Pour acquérir le module TVA-EDI, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. Télétransmettre Pour pouvoir télétransmettre vos déclarations, vous devez au préalable renseigner les Préférences EDI (menu Dossier + Propriétés). Sélectionnez la déclaration à télétransmettre, cliquez sur ce bouton et suivez les différentes étapes de l'assistant. Le logiciel vous ouvre ensuite la boîte d'envoi d'un e-mail vers l'adresse editva@jedeclare.com avec en pièce jointe le fichier EDI généré. Si vous n'avez pas coché l'option Utilisation de www.jedeclare.com dans l'onglet Paramétrage jedeclare.com des Préférences EDI, alors le fichier EDI sera généré directement sur votre disque, dans le répertoire du dossier. Remarques :  Il est fortement conseillé d'imprimer et de conserver la déclaration avant de la télétransmettre.  La télétransmission de la déclaration de TVA nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé.  Cette option n'est pas accessible si votre déclaration de TVA est provisoire. Accéder à JDC Il s'agit d'accéder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos télédéclarations. Ce bouton n'est actif que si l'option Utilisation de www.jedeclare.com est cochée dans l'onglet Paramétrage jedeclare.com des Préférences EDI. Etat Après télétransmission, l'état de la déclaration passera automatiquement à «Envoyée». Date de la dernière télétransmission Ce champ affiche automatiquement la date de la dernière télétransmission effectuée pour la déclaration sélectionnée. Date limite de dépôt Cette date est automatiquement reprise de la déclaration sélectionnée. Date limite de substitution (uniquement pour la CA3) Il s'agit de la date limite de dépôt - 3 jours. Il existe plusieurs cas : EBP_Comptabilité_et_Facturation 106  Vous télétransmettez plusieurs fois la déclaration d'une même période avant la date limite de substitution : dans ce cas, c'est la dernière déclaration envoyée qui est prise en compte par la DGI.  Vous télétransmettez la déclaration avant la date limite de substitution et la déclaration modifiée entre la date limite de substitution et la date limite de dépôt : dans ce cas, c'est la dernière déclaration envoyée qui est prise en compte par la DGI, mais attention, en cas de télé règlement, les deux télépaiements seront pris en compte par la DGI (celui d'avant la date limite de substitution et le dernier). Remarque : Lorsque vous préparez une déclaration entre la date limite de dépôt et la date limite de substitution, dans la dernière étape de télé règlement, vous pouvez saisir un télé règlement de 0 si le télé règlement antérieur couvrait la totalité du montant dû, ou saisir ce que vous devez. Les télé règlements pris en compte par la DGI apparaissent dans la page de suivi des télédéclarations sur le site www.jedeclare.com. o Vous télétransmettez la déclaration après la date limite de dépôt : vous paierez des pénalités de retard. Autres options jedeclare Si l'option Utilisation de www.jedeclare.com est cochée dans l'onglet Paramétrage jedeclare.com des Préférences EDI, trois options sont accessibles à partir du menu Quotidien + Déclaration de TVA : o Inscription à www.jedeclare.com : Il s'agit d'accéder au formulaire d'inscription à jedeclare.com. o Accéder à www.jedeclare.com : Il s'agit d'accéder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos télédéclarations. o Aide www.jedeclare.com : Il s'agit d'une page d'aide vous indiquant le paramétrage Outlook à effectuer pour utiliser jedeclare.com. Etapes de l'assistant à la télétransmission Télétransmettre : Introduction Vous êtes dans l'assistant de télétransmission de la déclaration. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les différentes étapes de cet assistant. Voir aussi : Généralités sur l'option EDI Télétransmettre : Etape 1 Cochez dans cette étape les différents éléments à prendre en compte pour la télétransmission (par exemple CA3 + annexe 3310A). Remarque : Le formulaire 3519 doit faire l'objet d'une télétransmission séparée. Voir aussi : Généralités sur l'option EDI Télétransmettre : Etape 2 Complétez dans cette étape si besoin l'adresse du redevable. Voir aussi : Généralités sur l'option EDI Télétransmettre : Etape 3 Modifiez ou complétez si besoin les données d'identification de redevable et en cas de cession ou de cessation, cochez la case correspondante. Cliquez enfin sur Terminer pour valider la télétransmission. Voir aussi : Généralités sur l'option EDI Opérations Comptables Courantes 107 Recherche d'Ecritures Recherche d'Ecritures La recherche d'écritures permet de définir des critères de recherche et d'obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter au format ASCII, cette sélection d'écritures. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Recherche d'écritures Raccourci clavier Ctrl + F Comment effectuer une recherche ? Choisissez le niveau désiré à partir des onglets suivants :  Simple  Critères  Avancés Lorsque les critères ont été définis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les écritures répondant aux critères définis dans l'onglet courant. Recherche d'Ecritures : Onglet Simple L'onglet Simple en recherche d'écritures permet de trouver une écriture suivant les critères suivants : numéro de compte, date de saisie, montant, sens de l'écriture. Cochez les critères dont vous avez besoin et renseignez les fourchettes. Résultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les écritures affichées dans le résultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une écriture, sélectionnez-la et cliquez sur l'icône Saisie Standard) Comptable) choisissez dans le menu contextuel (clic droit) l’option Saisie des écritures, ou appuyez sur Ctrl + S. Recherche d'Ecritures : Onglet Critères L'onglet Critères en recherche d'écritures vous permet de définir une requête sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous créez deux conditions, seules les écritures répondant à la condition 1 ET à la condition 2 seront affichées. Par exemple, si vous définissez les deux conditions suivantes :  JOURNAL est égal à VE  Libellé contient Remise Le résultat de la recherche d'écritures affichera toutes les écritures du journal VE ayant dans leur libellé le mot « Remise ». Comment définir une condition ? 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la variable sur laquelle vous désirez appliquer un critère précis. 2. Choisissez la relation. 3. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale...). La condition est alors complète. EBP_Comptabilité_et_Facturation 108 4. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette première condition. 5. Si vous souhaitez définir une nouvelle condition, recommencez les étapes de 1 à 4. Une fois la requête définie, lancez la recherche par le bouton de même nom situé en bas de la fenêtre. Résultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les écritures affichées dans le résultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une écriture, sélectionnez-la et cliquez sur l'icône Saisie Standard) Comptable) choisissez dans le menu contextuel (clic droit) l'option Saisie des écritures, ou appuyez sur Ctrl + S. Recherche d'Ecritures : Onglet Avancés L'onglet Avancés en recherche d'écritures vous permet de définir plusieurs conditions afin de lancer une recherche très précise et pointue. La ligne marquée d'un triangle bleu et portant le nom correspond au nom par défaut donné à votre requête. Double-cliquez dessus si vous souhaitez modifier le nom par défaut. Si vous souhaitez définir plusieurs conditions, cliquez sur le bouton Ajouter, pour créer autant de lignes que de conditions à définir. Le nom de la requête devient par défaut . Chaque ligne de condition est représentée par un carré gris. Comment définir les différentes conditions ? 1. Double-cliquez sur la ligne de la condition à définir, une boîte s'ouvre alors. 2. Modifiez le nom par défaut. 3. Sélectionnez dans la liste déroulante la variable sur laquelle vous désirez appliquer un critère précis. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante la relation à appliquer (commence par, inférieur à …). 5. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale…). La condition est alors complète. 6. Cliquez sur le bouton OK. 7. Définissez ainsi chacune des lignes de votre requête. 8. Déterminez alors pour chaque condition son type : exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carré gris situé à gauche de la condition pour faire apparaître soit un ET, soit un OU. Si vous créez deux conditions reliées par un ET, seules les écritures répondant à la condition 1 ET à la condition 2 seront affichées. Si vous créez deux conditions reliées par un OU, toutes les écritures répondant à la condition 1, plus toutes les écritures répondant à la condition 2 seront affichées. Exemple : Pour les deux conditions suivantes : JOURNAL est égal à VE OU Libellé contient Facture, vous obtenez toutes les écritures du journal VE et toutes les écritures (pour tous les journaux) ayant dans leur libellé le mot « Facture». Pour les deux mêmes conditions reliées par un ET, vous obtenez uniquement les écritures du journal VE qui ont dans leur libellé le mot « Facture ». 9. Une fois la requête définie, lancez la recherche par le bouton de même nom situé en bas de la fenêtre. Résultat de la recherche Opérations Comptables Courantes 109 Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les écritures affichées dans le résultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une écriture, sélectionnez-la et cliquez sur l'icône Saisie). Comptable). Impression d'une recherche Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos écritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans l'assistant d'exportation. Divers Consultation analytique par axe Disponible uniquement en version PRO Si, dans votre gestion analytique, vous gérez plusieurs axes, cette option vous permet de visualiser les ventilations analytiques que vous avez effectuées sur les différents axes pour un ou plusieurs postes analytiques.. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Consultation analytique + Par axe Comment consulter un axe ? Dans le champ Axe analytique, par défaut, est indiqué l'axe 1. Pour consulter un autre axe, sélectionnez-le dans la liste déroulante. La consultation s'effectue sur l'ensemble des postes. Pour consulter les ventilations analytiques d'un axe pour un poste en particulier, indiquez ce poste dans les champs De et A de la zone Postes analytiques. Indiquez également la période sur laquelle vous souhaitez consulter les ventilations. L'option Exclure le poste Divers permet de ne pas tenir compte des ventilations effectuées sur le poste Divers. Depuis la consultation analytique par axe, un menu contextuel est disponible et donne accès à différentes fonctionnalités :  La saisie des écritures. Le logiciel va alors se positionner dans la saisie standard sur l'écriture sélectionnée,  L'impression du grand livre analytique. Tous les paramètres sélectionnés dans la consultation analytique par axe (choix de l'axe, de la période et des postes) sont automatiquement repris dans la boîte d'impression du grand livre,  L'impression du résultat analytique. Tous les paramètres sélectionnés dans la consultation analytique par axe (choix de l'axe, de la période et des postes) sont automatiquement repris dans la boîte d'impression du résultat,  Le recalcul des soldes. Consultation analytique par poste Disponible uniquement en version PRO Cette option permet de visualiser les ventilations analytiques que vous avez effectuées sur les différents postes pour un ou plusieurs axes analytiques.. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Consultation analytique + Par poste EBP_Comptabilité_et_Facturation 110 Comment consulter un poste ? Dans le champ Poste, par défaut, est indiqué le premier poste. Pour consulter un autre poste, cliquez sur l'icône . Cela vous permet d'accéder à la liste des postes afin de rechercher le poste à consulter. La consultation s'effectue sur l'ensemble des axes. Pour consulter les ventilations analytiques d'un poste pour un axe en particulier, indiquez cet axe dans les champs De et A de la zone Axes. Indiquez également la période sur laquelle vous souhaitez consulter les ventilations. Depuis la consultation analytique par axe, un menu contextuel est disponible et donne accès à différentes fonctionnalités :  La saisie des écritures. Le logiciel va alors se positionner dans la saisie standard sur l'écriture sélectionnée,  Le recalcul des soldes. Grand livre interactif Le grand livre interactif vous permet d'obtenir la liste des écritures d'un intervalle de comptes pour une période de référence. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Grand livre interactif Comment consulter un intervalle de comptes ? Dans le champ De, cliquez sur l'icône . Cela vous permet d'accéder à la liste des comptes, c'est-à-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte à consulter. Vous pouvez également cliquer sur cet icône dans le champ A. Dans la zone Période, renseignez les champs De et A qui vous permettent de définir la période sur laquelle vous souhaitez visualiser les écritures comptables. Vous pouvez également appliquer des filtres sur le type d'écritures :  Lettrées. Si vous cochez cette option, seules les écritures lettrées seront affichées. L'option Partiel inclus permet d'afficher les écritures qui ont été lettrées partiellement,  Non. Si vous cochez cette option, seules les écritures non lettrées sur l'intervalle demandé seront affichées. Dans ce cas, l'option Partiel inclus permet de masquer les écritures partiellement lettrées,  Toutes. Si vous cochez cette option, toutes les écritures seront affichées quelque soit le statut du lettrage. Vous disposez également de filtres avancés sur l'état des écritures :  Non validées. Si vous cochez cette option, les écritures qui n'ont pas encore été traitées par l'option Validation des écritures du menu Clôtures seront affichées. Ce choix vous permet également d'affiner les écritures à afficher puisque vous pouvez choisir de n'afficher que les écritures confirmées, simulées ou les deux,  Validées. Seules les écritures traitées par l'option Validation des écritures du menu Clôtures seront affichées,  Toutes. Quelque soit l'état des écritures (validées ou non), elles seront affichées. Le menu contextuel permet de :  Afficher la saisie comptable,  Consulter un compte,  Visualiser les ventilations analytiques (sur un compte de classe 6 ou 7),  Effectuer une recherche d'écritures, Opérations Comptables Courantes 111  Imprimer le grand livre. Tous les critères définis dans le grand livre interactif seront par défaut repris dans l'impression du grand livre. Balance interactive La balance interactive vous permet d'obtenir le solde d'un intervalle de comptes pour une période de référence. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Balance interactive Comment consulter un intervalle de comptes ? Dans le champ De, cliquez sur l'icône . Cela vous permet d'accéder à la liste des comptes, c'està-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte à consulter. Vous pouvez également cliquer sur cet icône dans le champ A. Dans la zone Période, renseignez les champs De et A qui vous permettent de définir la période sur laquelle vous souhaitez visualiser les solde de chaque compte. Vous pouvez également appliquer des filtres sur l'état des écritures :  Non validées. Si vous cochez cette option, les écritures qui n'ont pas encore été traitées par l'option Validation des écritures du menu Clôtures seront affichées. Ce choix vous permet également d'affiner les écritures à afficher puisque vous pouvez choisir de n'afficher que les écritures confirmées, simulées ou les deux,  Validées. Seules les écritures traitées par l'option Validation des écritures du menu Clôtures seront affichées,  Toutes. Quelque soit l'état des écritures (validées ou non), elles seront affichées. Le menu contextuel permet de :  Consulter un compte,  Imprimer la balance. Tous les critères définis dans balance interactive seront par défaut repris dans l'impression de la balance. Modes de saisie (Simulation / Réel) Le mode Simulation permet de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées, donc transformées en mode Réel, ou supprimées. Pourquoi utiliser le mode Simulation ?  Pour pouvoir saisir très rapidement des écritures comptables « au kilomètre », puis après vérification, confirmer les écritures.  Pour saisir des écritures correspondant à des transactions que vous prévoyez à courte échéance. Si la transaction se réalise, vous confirmez l'écriture correspondante, sinon vous la supprimez. Comment saisir des écritures de simulation ? Vous pouvez paramétrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la fiche du journal (accessible par Données + Journaux). Vous pouvez d'autre part saisir des écritures de simulation de façon ponctuelle. Pour cela, accédez à la Saisie Comptable par le menu Comptabilité. Modifiez ensuite le mode de saisie par l'icône . Vous pouvez également changer le mode d'une ligne d'écriture par le menu contextuel (clic droit de la souris sur la ligne). EBP_Comptabilité_et_Facturation 112 En importation d'écritures, vous pouvez demander que vos écritures soient mises en mode Simulation afin de les contrôler avant de les valider. Comment confirmer les écritures de simulation ? A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les écritures de simulation pour un compte précis, un journal et une période. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu. Comptabilité. Type d'opération à effectuer Si vous désirez transformer les écritures de simulation en écritures comptables fermes (sur la période à préciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous désirez supprimer les écritures de simulation enregistrées (sur la période à préciser en dessous), pointez Supprimer. Période Saisissez dans ces deux zones les dates de début et de fin de période sur laquelle vous souhaitez que le logiciel applique l'opération. La période par défaut va du premier jour de l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icône Date pour accéder au calendrier. Intervalle compte Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous désirez lancer l'opération. Intervalle journal Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous désirez lancer l'opération. Les écritures d'abonnements Toutes les lignes d'abonnements, résultant de la préparation lancée à partir de la fiche du ou des guides d'abonnement apparaissent ici. Les lignes cochées sont celles dont la date est arrivée à expiration. Le bouton Générer vous permet de générer les écritures comptables correspondant aux lignes d'abonnement cochées. Les écritures comptables seront ensuite consultables et modifiables par le menu Quotidien + Saisie... Le bouton Supprimer permet de supprimer les lignes d'abonnement si vous ne souhaitez pas les transformer en écritures comptables. Les Prévisions de Trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d'établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir. Comment y accéder ? Barre de menu Comptabilité + Recherche de Trésorerie Récupération des échéances Il est possible de gérer un tableau de prévisions unique pour toutes les échéances, ou de gérer un tableau de prévision banque par banque en version PRO uniquement. Vous gérez un tableau unique pour toutes les échéances Cliquez sur le bouton Echéancier. Laissez l'option pointée par défaut (Récupérer toutes les échéances) et validez. Vous gérez un tableau par banque en version PRO Vous pouvez préciser votre banque principale dans les préférences. Ainsi, lors de la saisie des écritures de ventes et d'achats, les échéances seront automatiquement affectées à cette banque. Cependant, vous pouvez changer cette affectation par l'échéancier - facturation. Pour effectuer cette modification, sélectionnez la ligne d'écriture correspondant au tiers et Opérations Comptables Courantes 113 cliquez sur le bouton F7. Puis, indiquez le code du journal à affecter dans la colonne Banque. Dans l'option des prévisions, cliquez sur le bouton Echéancier, pointez l'option Récupérer uniquement les échéances associées au journal de trésorerie courant et validez. Changez de journal de banque et renouvelez l'opération. Remarque : Cette option permet d'importer toutes les échéances saisies lors de la saisie des factures. Elle vous permet donc de mettre à jour votre tableau de prévision avec les données comptables. C'est pourquoi toutes les saisies effectuées manuellement dans ce tableau sont annulées pour être remplacées par des échéances réelles. Vous pouvez auparavant si vous le souhaitez sauvegarder votre tableau dans un fichier de votre choix grâce au bouton Sauvegarder afin de le consulter ultérieurement. Présentation du tableau Choisissez vos paramètres en haut de l'écran : périodicité et date de référence. Les montants peuvent être affichés en milliers c'est-à-dire que les montants sont divisés par mille ou en unités, les montants sont affichés en nombre entier. Les échéances clients sont listées dans la partie supérieure de la fenêtre et les échéances fournisseurs dans la partie inférieure de la fenêtre. A partir de ce tableau, vous pouvez :  Déplacer des échéances par les fonctions Couper et Coller du menu contextuel,  Insérer des lignes par la touche Inser,  Saisir des montants. En bas de l'écran, vous avez le solde progressif qui tient compte des entrées et des sorties. Autres options Le bouton Imprimer permet d'éditer vos prévisions. Le bouton Sauvegarder permet de stocker vos prévisions dans un fichier de votre choix afin de le consulter ultérieurement grâce au bouton Charger et de le comparer à vos nouvelles prévisions. Impression des Prévisions Les paramètres indiqués par défaut sont ceux qui ont été définis dans la fenêtre précédente pour établir votre situation prévisionnelle. Si vous souhaitez imprimer la situation que vous avez défini, ne modifiez pas les paramètres. Le modèle proposé par défaut est paramétrable par le bouton Paramétrer. Avant d'imprimer le document, vous pouvez effectuer un aperçu du document pour vérifier les valeurs imprimées. Export vers Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans vos journaux vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur l'export Excel, cliquez ici. Les statistiques Quelques petites précisions sur les graphiques (Statistiques du menu Comptabilité) afin de mieux comprendre leur fonctionnement :  Le solde du compte est égal au total du débit moins le total du crédit,  L'option Soldes normaux sert à visualiser le solde d'un compte débiteur (exemple : 411 pour les clients et les comptes de classe 6), EBP_Comptabilité_et_Facturation 114 L'option Inverser les soldes sert dans le cas des comptes créditeurs (exemple : 401 pour les comptes fournisseurs et les comptes de classe 7),  L'option Evolution donne une courbe qui indique pour chaque mois le solde du compte,  L'option Cumul donne un graphique en bâtons qui montre les soldes cumulés,  L'option Répartition donne un graphique en camembert qui permet de visualiser par exemple la répartition des soldes par clients. 115 Impressions Les impressions Consultez les rubriques suivantes :  Configuration de l'impression  Les boutons communs à toutes les boîtes d'impression  Créer un nouveau modèle d'impression Les boîtes d'impression Toutes les impressions fonctionnent de manière identique et proposent les boutons suivants : Imprimer Permet d'éditer sur papier l'impression, suivant le modèle sélectionné. Aperçu Permet de visualiser à l'écran l'impression demandée. Une barre d'outils est alors chargée. Cela vous permet ainsi d'en vérifier le contenu, et si besoin est d'effectuer des modifications sur le modèle (par le bouton Paramétrer) avant de lancer l'impression papier. Paramétrer Lance le générateur d'état Win Générateur et charge le modèle sélectionné. Vous pouvez alors modifier, adapter le modèle d'impression à votre convenance. Annuler Permet de sortir de la boîte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de définir des options d'impression propre à l'édition courante. Comment créer un nouveau modèle d'impression ? Pour chaque impression, le logiciel met à votre disposition des modèles standard. Ces modèles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilité de les dupliquer afin de pouvoir travailler sur de nouveaux modèles et effectuer toutes les modifications souhaitées. Pour créer ou modifier un modèle, vous devez lancer le générateur d'état. Ce générateur est accessible directement à partir de la boîte d'impression par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Pour l'utilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce générateur. N'oubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modèles d'impression. Nouveau modèle d'impression Pour chaque impression, le logiciel met à votre disposition des modèles standards. Vous avez la possibilité de modifier ou créer de nouveaux modèles à l'aide du générateur d'état WinGen. Ce générateur est accessible directement à partir de la boîte d'impression par le bouton Paramétrer ou par la commande Paramétrage des impressions du menu Outils. Aperçu écran Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimée sur papier. Cette fonction vous permet ainsi de vérifier le contenu de l'impression à éditer ainsi que sa présentation. La barre d'outils en aperçu Au lancement d'un aperçu, une barre de navigation s'active : EBP_Comptabilité_et_Facturation 116 permet de se positionner sur la première page du document. permet de se positionner sur la page précédente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la dernière page du document. Remarque : L'aperçu écran peut ensuite être imprimé par la commande Imprimer du menu Dossier ou l'icône de la barre d'outils Standard. Plusieurs aperçus peuvent être visualisés en même temps, ils sont gérés comme des fenêtres, par le menu Fenêtre. Imprimer un aperçu Pour imprimer directement un aperçu, cliquez sur l'icône de la barre d'outils standard ou utilisez la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperçu Valable pour toutes les fenêtres Windows. Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer. Rafraîchir un aperçu La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l'aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement , en mode réseau). Menu contextuel Par simple clic droit sur une fenêtre d'aperçu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les commandes suivantes :  Lancer l'impression du document complet  Envoyer les pages par e-mail au format pdf  Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF  Copier le contenu de la page en cours  les commandes de zoom sur la fenêtre. Configuration de l'impression Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Configuration de l'impression Onglet Configurer les imprimantes L'onglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de l'impression affiche la liste des imprimantes, fax connectés à votre poste et paramétrés sous Windows. Pour que vos impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Onglet Options diverses Sauvegarder les réglages de l'imprimante principale Il s'agit de conserver la configuration de l'imprimante principale réalisée dans l'onglet Configurer les imprimantes. Faire apparaître les modèles d'impression destinés à l'export de données Il s'agit de faire apparaître, dans la liste des modèles (dans les boîtes de dialogue des impressions), les modèles utilisés pour l'export Excel, afin de les modifier. Impressions 117 Faire apparaître la boîte de configuration de l'imprimante lors d'une impression Cela permet de choisir l'imprimante au moment de l'impression. L'export vers Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est généré, et est directement récupéré sous Excel depuis le logiciel de comptabilité. Pour effectuer cette opération, un modèle d'impression a été créé. Il est nommé «Export». Lors de l'export, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modèle d'impression. Cependant, vous pouvez définir un autre format d'export afin de récupérer uniquement les informations que vous souhaitez. Dans ce cas, vous êtes guidé par l'assistant de l'export paramétrable. Dans la dernière étape, n'oubliez pas d'enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas être nommé «ExportApercu» dans la mesure où ce dernier correspond au format système défini pour l'export Excel. L'export vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. Impressions Comptables Courantes Les Journaux Le Journal est un document qui permet d'obtenir la totalité des écritures enregistrées sur la période de référence, classées par ordre chronologique. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Journaux Comment faire ? 1. Sélectionnez les journaux à imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. Définissez la période à prendre en compte et le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention «Provisoire» sera présente tant que l'exercice n'aura pas été clôturé. Pour obtenir vos états définitifs, retournez sur l'archive après clôture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de définir des options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans vos journaux vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression des Journaux Centralisation des comptes autorisés EBP_Comptabilité_et_Facturation 118 Cochez cette case pour centraliser les écritures des comptes définis comme centralisables (dans l'onglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochée).. Sous-totaux mensuels Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case n’est pas cochée, et que les mois ont été clôturés mensuellement, le journal imprimé sera considéré comme provisoire. Récapitulatif par compte Cochez cette case pour obtenir le total Débit/Crédit et le solde par compte. Imprimer les journaux sans écritures Permet d'imprimer également les journaux n'ayant pas d'écritures. Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les écritures de votre ou vos journaux au format ASCII. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer les journaux dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Ecritures Choisissez le type des écritures à imprimer. Ruptures du récapitulatif A la fin de l'édition des journaux, un récapitulatif par compte est édité. Par cette option, vous avez la possibilité d'insérer des sous-totaux dès que le nième chiffre du compte change dans ce récapitulatif. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimés en séquence et un sous-total sera imprimé avant d'enchaîner sur le compte 13xxxxxxxx. Le Grand-Livre Le Grand-Livre permet d'obtenir pour une période donnée, le détail des écritures pour chaque compte d'une fourchette à préciser. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Grand-Livre Comment faire ? 1. Choisissez le type de Grand-Livre.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  Général : les comptes de tiers sont centralisés,  Global. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. Impressions 119 3. Définissez la période à prendre en compte et le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention «Provisoire» sera présente tant que l'exercice n'aura pas été clôturé. Pour obtenir vos états définitifs, retournez sur l'archive après clôture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de définir des options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre grand livre vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression du Grand-Livre Centralisation des comptes autorisés Permet de centraliser les écritures des comptes définis comme centralisables (dans l'onglet Divers du compte, case Centralisation Grand-Livre cochée). Sous-totaux mensuels Permet d'obtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, à l'édition. Saut de page après chaque compte Le logiciel génère un saut de page après l'impression de chaque compte. Imprimer les comptes non mouvementés Permet d'imprimer également les comptes sans mouvement. Cumul des mouvements antérieurs Permet d'imprimer le cumul des mouvements antérieurs. Reports à nouveau détaillés Permet d'imprimer les à-nouveaux des comptes de tiers de façon détaillée, et non en cumul (possible si un exercice N-1 existe et si le détail a été reporté lors de la clôture). Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer votre grand-livre au format ASCII. Imprimer par ordre alphabétique Cette option n'est disponible que pour l'impression du grand livre clients et fournisseurs et permet d'imprimer tous ces comptes de tiers par ordre d'intitulé de comptes. Lettrage Vous pouvez choisir d'imprimer un certain type d'écritures par rapport au lettrage : Toutes les écritures (lettrées et non lettrées), uniquement les Ecritures lettrées, uniquement les Ecritures non lettrées. Si vous utilisez le lettrage partiel, vous pouvez demander à tenir compte ou non des lettrages partiels effectués. Date de lettrage Lors du lettrage des comptes, la date à laquelle le lettrage est réalisé (date système) est enregistrée par le logiciel, ce qui permet, à l'impression du grand-livre, de faire une sélection sur EBP_Comptabilité_et_Facturation 120 ce critère (disponible en version PRO). Pour choisir la période, vous devez sélectionner, dans l'option précédente, les Ecritures lettrées ou non lettrées. Exemple : A la fin de l'exercice N, un certain nombre d'écritures restent non lettrées. Le grand-livre des écritures non lettrées est imprimé. On débute l'exercice N+1, et on saisit un certain nombre de règlements, ce qui permet de réaliser des lettrages avec des écritures de l'exercice N. La date de lettrage permet de ressortir le grand-livre des écritures non lettrées en N, sans tenir compte du lettrage réalisé à cheval sur les deux exercices : il suffit de sélectionner, dans les options du grand-livre, les écritures non lettrées, et d'indiquer en date de lettrage les dates de l'exercice N. Ainsi, les écritures lettrées en dehors de ces dates seront considérées comme non lettrées. Attention : Cette fonctionnalité ne concerne que les lettrages réalisés à partir de la version PRO v8. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer le Détail des Comptes dans la devise de votre choix en précisant le code de la devise. Ecritures Choisissez le type des écritures à imprimer. Centralisation à l'impression La centralisation en impression du Grand-Livre Détail des Comptes ou en impression des Journaux permet d'éditer une ligne écriture de centralisation au lieu du détail des lignes d'écritures pour les comptes dont vous avez autorisé la centralisation dans la fiche du compte (Données + Plan Comptable Entreprise).). Cette centralisation n'a aucune incidence sur vos écritures. Cochez cette option au moment de l'impression, dans le bouton Options. Impression de la Déclaration de TVA Remarque : Avant d'imprimer la déclaration de TVA, vous devez préparer la CA3 ou la CA12 ! Comment y accéder ? Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Déclaration de TVA Comment faire ? 1. Dans l'historique, cliquez sur la déclaration ou l'annexe à imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif après l'imprimé. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous n'avez pas le code d'activation adéquat, la déclaration imprimée est signalée comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impressions 121 Balances La Balance La Balance permet d'obtenir pour une période donnée, le solde de chacun des comptes ainsi que le total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Balance Comment faire ? 1. Choisissez le type de Balance.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  Générale : les comptes de tiers sont centralisés,  Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Définissez la période à prendre en compte et le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention «Provisoire» sera présente tant que l'exercice n'aura pas été clôturé. Pour obtenir vos états définitifs, retournez sur l'archive après clôture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Voir aussi la partie  Option EDI Options d'impression de la Balance Imprimer les comptes soldés Permet d'imprimer en plus des autres les comptes soldés. Imprimer les comptes non mouvementés Permet d'imprimer en plus des autres les comptes sans mouvement. Imprimer par ordre alphabétique Permet d'imprimer les comptes par ordre d'intitulé. Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer votre balance au format ASCII. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer le Solde des Comptes dans la devise de votre choix en précisant le code de la devise. EBP_Comptabilité_et_Facturation 122 Ecritures Choisissez le type des écritures à imprimer. Ruptures Permet d'insérer des sous-totaux dès que le nième chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimés en séquence et un sous-total sera imprimé avant d'enchaîner sur le compte 13xxxxxxxx. Suivi de Balance Mensuel Ce suivi permet d'obtenir l'évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Suivi de Balance Mensuel Comment faire ? 1. Choisissez la présentation sur 6 ou 12 mois. 2. Indiquez la période de début. 3. Choisissez le type de la balance : o Clients, o Fournisseurs, o Clients et fournisseurs, o Générale : les comptes de tiers sont centralisés, o Globale. 4. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression du Suivi de Balance Mensuel Imprimer les comptes non mouvementés Permet d'imprimer également les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer votre balance au format ASCII. Ecritures Si vous avez enregistré des écritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les écritures, les écritures réelles ou les écritures de simulation. Ruptures Permet d'insérer des sous-totaux dès que le nième chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimés en séquence et un sous-total sera imprimé avant d'enchaîner sur le compte 13xxxxxxxx. Balance Trimestrielle Impressions 123 La Balance Trimestrielle permet d'obtenir pour une période donnée, le solde par trimestre de chacun des comptes, ainsi qu'un pourcentage de variation de trimestre en trimestre. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Balance Trimestrielle Comment faire ? 1. Indiquez la période de début. 2. Choisissez le type de la balance : o Clients, o Fournisseurs, o Clients et fournisseurs, o Générale : les comptes de tiers sont centralisés, o Globale. 3. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression de la balance trimestrielle Imprimer les comptes non mouvementés Permet d'imprimer également les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer votre balance au format ASCII. Ecritures Si vous avez enregistré des écritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les écritures, les écritures réelles ou les écritures de simulation. Ruptures Permet d'insérer des sous-totaux dès que le nième chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimés en séquence et un sous-total sera imprimé avant d'enchaîner sur le compte 13xxxxxxxx. Comparatif N / N-1 Cet état permet d'obtenir un comparatif des soldes entre l'exercice courant et l'exercice N-1, pour la période souhaitée. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Comparatif N / N-1 Comment faire ? 1. Choisissez le type de comparatif.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  Générale : les comptes de tiers sont centralisés, EBP_Comptabilité_et_Facturation 124  Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Définissez la période à prendre en compte et le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Options d'impression du Comparatif Exporter vers un fichier Donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer votre balance au format ASCII. Ruptures Permet d'insérer des sous-totaux dès que le nième chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx ,seront imprimés en séquence et un sous-total sera imprimé avant d'enchaîner sur le compte 13xxxxxxxx. Rapprochement Bancaire Impression du Rapprochement Bancaire par relevé Cette impression vous permet d'imprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement déjà verrouillé. Comment y accéder ? Barre d'outils à partir du rapprochement bancaire uniquement Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevé Comment faire ? 1. Sélectionnez le compte ou le journal concerné. 2. Choisissez dans l'historique le rapprochement à imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression du rapprochement par période Cette impression vous permet d'imprimer les écritures de rapprochement selon d'autres critères que ceux de l'impression du rapprochement par relevé et sans tenir compte des rapprochements verrouillés. Comment y accéder ? Barre d'outils à partir du rapprochement bancaire uniquement Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par période Comment faire ? 1. Sélectionnez le compte ou le journal concerné. 2. Choisissez la période à prendre en compte. 3. Indiquez un code pointage si besoin (pour un état des écritures rapprochées). 4. Changez le type d'écritures à imprimer si nécessaire. Impressions 125 5. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Gestion des Tiers La Balance Agée La Balance Agée est un état qui calcule, pour quatre périodes antérieures à la date de référence, le total des échéances échues non réglées. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Balance Agée Comment faire ? 1. Choisissez le type de la balance. o Clients, o Fournisseurs, o Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : les échéances seront comparées à cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre balance âgée vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression de la Balance Agée Intervalles Permet de définir les quatre périodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistré des écritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les écritures, les écritures réelles ou les écritures de simulation. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer la Balance Agée dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Sur échéances non réglées et non lettrées Il s'agit de la méthode proposée depuis toujours dans le logiciel. Cette méthode se base sur l'échéancier. Cet état affichera toutes les échéances dues, à savoir :  Une échéance non soldée et dont la facture n'est pas lettrée ;  Le solde restant dû d'une échéance réglée partiellement. EBP_Comptabilité_et_Facturation 126 Cette méthode est donc efficace si l'échéancier est soigneusement géré. Cependant, elle ne prend pas en compte d'autres types de lignes d'écritures (comme les opérations diverses). Uniquement sur écritures non lettrées Il s'agit d'une méthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette méthode se base en partie sur l'échéancier, et en partie sur les écritures non lettrées. Cet état affichera les lignes suivantes :  Les échéances dont la facture correspondante n'est pas lettrée.  Les factures non lettrées sans échéances.  Les règlements non lettrés.  Les opérations diverses non lettrées.  Les à-nouveaux non lettrés dans certains cas (à-nouveau manuel ou en cas d'absence de détail). Cette méthode est utile si l'échéancier n'est pas systématiquement renseigné, mais implique un lettrage rigoureux des écritures. De plus, d'autres types d'écritures sont pris en compte. Les Prévisions de Règlements Il s'agit d'un état qui calcule, pour quatre périodes postérieures à la date de référence, le total des échéances prévues. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Prévisions de Règlement Comment faire ? 1. Choisissez le type de prévisions. o Clients, o Fournisseurs, o Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : les échéances seront comparées à cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans vos prévisions de règlement vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Options d'impression des Prévisions de Règlements Intervalles Permet de définir les quatre périodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistré des écritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les écritures, les écritures réelles ou les écritures de simulation. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Impressions 127 Vous pouvez imprimer les Prévisions de Règlement dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Sur échéances non réglées et non lettrées Il s'agit de la méthode proposée depuis toujours dans le logiciel. Cette méthode se base sur l'échéancier. Cet état affichera toutes les échéances à venir, à savoir :  Une échéance non soldée et dont la facture n'est pas lettrée ;  Le solde restant dû d'une échéance réglée partiellement. Cette méthode est donc efficace si l'échéancier est soigneusement géré. Cependant, elle ne prend pas en compte d'autres types de lignes d'écritures (comme les opérations diverses). Uniquement sur écritures non lettrées Il s'agit d'une méthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette méthode se base en partie sur l'échéancier, et en partie sur les écritures non lettrées. La colonne «Echu» tiendra compte de toutes ces lignes:  Les échéances dont la facture correspondante n'est pas lettrée.  Les factures non lettrées sans échéances.  Les règlements non lettrés.  Les opérations diverses non lettrées.  Les à-nouveaux non lettrés dans certains cas (à-nouveau manuel ou en cas d'absence de détail). Les autres colonnes afficheront les échéances à venir. L'Echéancier Prévisionnel L'Echéancier Prévisionnel est un état qui affiche le détail des échéances sur une période donnée. Il peut être demandé sur une période, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de règlement particuliers. Cet état tient compte de l'échéancier et du lettrage effectués sur les écritures soldées. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Echéancier Prévisionnel Comment faire ? 1. Choisissez le type d'échéancier. o Clients, o Fournisseurs, o Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la période à prendre en compte. 4. Indiquez si besoin les fourchettes de banques (en version PRO) et de modes de règlement à prendre en compte. 5. Choisissez le modèle d'impression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options EBP_Comptabilité_et_Facturation 128 Le bouton Options vous permet de définir des Options particulières. Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre échéancier prévisionnel vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur l'export Excel, cliquez ici. Options d'impression de l'Echéancier Prévisionnel Tri Pointez le tri que vous désirez à l'impression, les échéances seront imprimées par ordre croissant de numéro ou par ordre chronologique. Type d'écritures Si vous avez enregistré des écritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les écritures, les écritures réelles ou les écritures de simulation. Imprimer en devise En version millésimée, vous pouvez demander à imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer l'Echéancier dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique Cumuler par date en milliers : Permet d'imprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros). Imprimer un sous-total par jour : Permet d'imprimer un sous-total quotidien. Imprimer un sous-total par demi-décade (version PRO) : Permet d'imprimer un sous-total tous les 5 jours. Imprimer un sous-total par décade (version PRO) : Permet d'imprimer un sous-total tous les 10 jours. Sous-total par semaine le (version PRO) : Permet d'obtenir un sous-total chaque semaine sur le jour sélectionné. Imprimer un sous-total par mois (version PRO) : Permet d'imprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numéro de compte. Imprimer un récapitulatif par banque (version PRO) Permet d'imprimer sur la dernière page un récapitulatif par banque. Imprimer un récapitulatif par mode de règlement Permet d'imprimer sur la dernière page un récapitulatif par mode de règlement. L'Echéancier Détaillé (version PRO) Cette fonctionnalité permet d'imprimer l'échéancier détaillé renseigné lors de la saisie des factures clients et fournisseurs et des charges sociales, c'est-à-dire les échéances dues par rapport à une date de référence, avec le nombre de jours de retard. Cet état tient compte de l'échéancier et du lettrage effectué sur les écritures soldées. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Echéancier Détaillé Comment faire ? 1. Choisissez le type d'échéancier. o Clients, o Fournisseurs, Impressions 129 o Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : seules les échéances antérieures à cette date s'imprimeront (échéances dépassées), et c'est par rapport à cette date que se calculeront le nombre de jours de retard. 4. Demandez si besoin un sous-total par compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre échéancier détaillé vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Les Lettres de Relance La Relance Client consiste à envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de règlement. L'automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans l'onglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accéder ? Barre d'outils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Lettres de Relance Quelle méthode choisir ? Il existe à présent deux méthodes pour réaliser les lettres de relances. Méthode classique Il s'agit de la méthode proposée depuis toujours dans le logiciel. Cette méthode se base sur l'échéancier. Une lettre de relance affichera toutes les échéances dues, à savoir :  Une échéance non soldée et dont la facture n'est pas lettrée.  Une échéance réglée partiellement, avec le solde restant dû. Cette méthode est donc efficace si l'échéancier est soigneusement géré. Cependant, elle ne prend pas en compte d'autres types de lignes d'écritures (comme les opérations diverses). Pour choisir cette méthode, sélectionnez Sur échéances non réglées et non lettrées. Nouvelle méthode Il s'agit d'une méthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette méthode se base en partie sur l'échéancier, et en partie sur les écritures non lettrées. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes :  Les échéances dont la facture correspondante n'est pas lettrée.  Les factures non lettrées sans échéances.  Les règlements non lettrés.  Les opérations diverses non lettrées.  Les à-nouveaux non lettrés dans certains cas (à-nouveau manuel ou en cas d'absence de détail). Cette méthode est utile si l'échéancier n'est pas systématiquement renseigné, mais implique un lettrage rigoureux des écritures. De plus, d'autres types d'écritures sont pris en compte. Pour choisir cette méthode, sélectionnez Uniquement sur écritures non lettrées. EBP_Comptabilité_et_Facturation 130 Les options (méthode classique Sur échéances non réglées et non lettrées) Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Codes règlements Cette option permet d'éditer les lettres de relance pour un type de mode de règlement précis. Par défaut, l'intervalle indiqué comprend tous les modes de règlements présents dans votre dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le même code de règlement dans l'intervalle afin de relancer uniquement les échéances affectées à ce mode de règlement. Pour affecter un mode de règlement à une échéance, vous devez :  soit indiquer dans la fiche du client le mode de règlement utilisé par ce client,  soit indiquer, à chaque saisie de règlement, dans l'échéancier, le mode de règlement employé (pour accéder à cette colonne, cochez la case Gestion des modes de règlement des préférences du dossier, onglet Divers). Date de référence Saisissez la date de référence, par défaut la date du jour. Les échéances seront considérées comme dues lorsqu'elles sont antérieures à cette date. Nombre minimal de jours de dépassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les échéances dépassées soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dépassement, pour que seules les échéances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant dû supérieur à un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiqué dans l'onglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de référence pour l'ensemble des clients. Niveaux de relance Le logiciel gère jusqu'à trois niveaux de relance, avec trois textes différents adaptés. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel n'imprime pas une lettre de relance par échéance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour l'échéance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxième relance. Cependant, entre temps, l'échéance du 20 mai est arrivée à terme. Bien que cette dernière échéance n'ait jamais été relancée, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux échéances. Astuce : Pour que l'échéance du 20 mai n'apparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dépassement d'un nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuées : Sélectionnez l'option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau à chaque impression ; Niveau de relance manuel : Sélectionnez l'option Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau désiré. Niveau de relance personnalisé, selon le retard : Sélectionnez l'option Niveau de relance personnalisé et cliquer sur le bouton Paramètres pour définir les fourchettes de jours de retard. Impressions 131 Attention : S'il s'agit d'un essai, ou si vous avez besoin de réimprimer les lettres suite à une erreur de manipulation, sélectionnez Indiquer le niveau de relance, et non Incrémentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle méthode Uniquement sur écritures non lettrées) Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Date de référence Saisissez la date de référence, par défaut la date du jour. Les échéances, et à défaut les lignes d'écritures, seront considérées comme dues lorsqu'elles sont antérieures à cette date. Nombre minimal de jours de dépassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les échéances dépassées soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dépassement, pour que seules les échéances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant dû supérieur à un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiqué dans l'onglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de référence pour l'ensemble des clients. Niveaux de relance Le logiciel gère jusqu'à trois niveaux de relance, avec trois textes différents adaptés. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel n'imprime pas une lettre de relance par échéance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour l'échéance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxième relance. Cependant, entre temps, l'échéance du 20 mai est arrivée à terme. Bien que cette dernière échéance n'ait jamais été relancée, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux échéances. Astuce : Pour que l'échéance du 20 mai n'apparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dépassement d'un nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuées : Sélectionnez l'option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau à chaque impression ; Niveau de relance manuel : Sélectionnez l'option Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau désiré ; Niveau de relance personnalisé, selon le retard : Sélectionnez l'option Niveau de relance personnalisé et cliquer sur le bouton Paramètres pour définir les fourchettes de jours de retard. Attention : S'il s'agit d'un essai, ou si vous avez besoin de réimprimer les lettres suite à une erreur de manipulation, sélectionnez Indiquer le niveau de relance, et non Incrémentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. EBP_Comptabilité_et_Facturation 132 Cliquez sur Aperçu afin de visualiser le résultat de l'impression à l'écran. Lancez ensuite l'impression en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Lettres de relance : Paramètres Définissez ici les fourchettes de jours de retard. Le texte de la relance dépendra de ces paramètres. Exemple : De 1 à 30 jours, le texte de niveau 1 s'imprime. De 31 à 90 jours, le texte de niveau 2 s'imprime. Au delà, le texte de niveau 3 s'imprime. La personnalisation des textes de la lettre de relance peut être nécessaire. Attention : Le logiciel n'imprime pas une lettre de relance par échéance. Il va donc tenir compte de l'échéance due la plus ancienne pour définir le niveau de relance. Modification des Lettres de Relance Le contenu de la lettre de relance peut être modifié grâce à l'éditeur d'EBP : Win Générateur. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Lettres de Relance puis clic sur Paramétrer Ou Barre de menu Outils + Paramétrage des Impressions puis sélection du modèle : La modification du modèle par défaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour créer une copie de ce modèle, saisissez alors un nom à ce nouveau modèle. Le modèle est maintenant modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaité. Ce modèle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Doublecliquez sur le texte à modifier. Clients à relancer Il s'agit d'imprimer la liste des clients en retard de règlement, afin d'effectuer par exemple des relances téléphoniques. Renseignez auparavant les numéros de vos clients dans l'onglet Contact de la fiche du compte. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Clients à relancer Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Codes règlements Cette option permet d'éditer les lettres de relance pour un type de mode de règlement précis. Par défaut, l'intervalle indiqué comprend tous les modes de règlements présents dans votre dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le même code de règlement dans l'intervalle afin de relancer uniquement les échéances affectées à ce mode de règlement. Impressions 133 Pour affecter un mode de règlement à une échéance, vous devez :  soit indiquer dans la fiche du client le mode de règlement utilisé par ce client,  soit indiquer, à chaque saisie de règlement, dans l'échéancier, le mode de règlement employé (pour accéder à cette colonne, cochez la case Gestion des modes de règlement des préférences du dossier, onglet Divers). Date de référence Saisissez la date de référence, par défaut la date du jour. Les échéances seront considérées comme dues lorsqu'elles sont antérieures à cette date. Nombre minimal de jours de dépassement Laissez 0 si vous souhaitez que toutes les échéances dépassées soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dépassement, pour que seules les échéances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant dû supérieur à un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiqué dans l'onglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de référence pour l'ensemble des clients. Critères Sur échéances non réglées et non lettrées Il s'agit de la méthode proposée depuis toujours dans le logiciel. Cette méthode se base sur l'échéancier. Cet état affichera toutes les échéances dues, à savoir :  Une échéance non soldée et dont la facture n'est pas lettrée ;  Le solde restant dû d'une échéance réglée partiellement. Cette méthode est donc efficace si l'échéancier est soigneusement géré. Cependant, elle ne prend pas en compte d'autres types de lignes d'écritures (comme les opérations diverses). Uniquement sur écritures non lettrées Il s'agit d'une méthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette méthode se base en partie sur l'échéancier, et en partie sur les écritures non lettrées. Cet état affichera les lignes suivantes :  Les échéances dont la facture correspondante n'est pas lettrée.  Les factures non lettrées sans échéances.  Les règlements non lettrés.  Les opérations diverses non lettrées.  Les à-nouveaux non lettrés dans certains cas (à-nouveau manuel ou en cas d'absence de détail). Cette méthode est utile si l'échéancier n'est pas systématiquement renseigné, mais implique un lettrage rigoureux des écritures. De plus, d'autres types d'écritures sont pris en compte. Cliquez sur Aperçu afin de visualiser le résultat de l'impression à l'écran. Lancez ensuite l'impression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. EBP_Comptabilité_et_Facturation 134 Clients relancés Il s'agit d'imprimer la liste des clients déjà relancés. Pour chaque échéance et chaque client, sont indiqués la date de dernière relance ainsi que le niveau de relance. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Clients relancés Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Méthode En fonction de la méthode que vous avez utilisé pour effectuer vos lettres de relance, pour imprimer les clients relancés, vous devez choisir la même méthode. Sinon, rien ne sera imprimé. Période Indiquez la période sur laquelle les clients ont été relancés. Par défaut, tout l'exercice comptable est pris en compte. Cliquez sur Aperçu afin de visualiser le résultat de l'impression à l'écran. Lancez ensuite l'impression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Les Encours Clients Il s'agit d'imprimer la liste des clients dont l'encours maximal autorisé, indiqué dans l'onglet Fact. de la fiche du compte, est dépassé. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours autorisé et l'écart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisé est à 0 seront considérés par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gère pas d'encours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans l'impression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Encours Clients Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Date de référence Saisissez la date de référence, par défaut la date du jour. L'encours client sera calculé à cette date. Encours maximal accordé Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de l'encours accordé indiqué dans l'onglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui s'appliquera à tous les clients. Cliquez sur Aperçu afin de visualiser le résultat de l'impression à l'écran. Lancez ensuite l'impression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Situations de Comptes Il s'agit d'imprimer un courrier avec les extraits de comptes clients et fournisseurs. Impressions 135 Cet état est composé de plusieurs parties :  Une lettre par tiers contenant :  Une liste A : il s'agit des écritures du compte jusqu'à la date de référence (date du jour).  Une liste B : il s'agit des factures de la liste A dont l'échéance est postérieure à la date de référence (date du jour).  Un total dû : il s'agit du total de la liste A moins le total de la liste B.  Un récapitulatif reprenant le compte et son intitulé, le téléphone, l'e-mail, et le total dû de chaque tiers. Les coordonnées de vos tiers peuvent être complétées à tout moment dans les onglets Adresse et Contact de chaque compte. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Situations de Comptes Comptes L'intervalle des numéros de compte, tel qu'il est donné par défaut, permet de traiter tous les comptes clients, ou tous les comptes fournisseurs. Vous pouvez toutefois définir un intervalle précis. Date de référence Saisissez la date de référence, par défaut la date du jour (voir plus haut quelles écritures seront prises en compte en fonction de cette date). Options Cochez Avec écritures lettrées si vous souhaitez que ces lignes d'écritures apparaissent sur les courriers. Cochez Uniquement soldes dus si vous souhaitez que seuls les clients débiteurs ou les fournisseurs créditeurs soient pris en compte. Cliquez sur Aperçu afin de visualiser le résultat de l'impression à l'écran. Lancez ensuite l'impression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Analytique Le Grand-Livre Analytique Le Grand-Livre Analytique est un document qui permet d'obtenir pour un axe donné et pour chaque poste, le détail des écritures ventilées sur la période de référence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Définissez la période à prendre en compte. 3. Choisissez l'axe analytique concerné. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. EBP_Comptabilité_et_Facturation 136 Autres options Sous-totaux mensuels Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Saut de page après chaque poste Le logiciel génère un saut de page après l'impression de chaque poste. Exporter vers un fichier Cette option donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les données au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet d'obtenir un état dans lequel le poste DIVERS est ignoré. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre Grand-Livre vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Résultat Analytique Le Résultat Analytique est un document qui permet d'obtenir pour un axe donné le total et le solde de chaque poste. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Définissez la période à prendre en compte. 3. Choisissez l'axe analytique concerné. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Imprimer le détail par compte Cochez cette case pour obtenir le détail par compte de chaque poste. Imprimer par ordre alphabétique Il s'agit de trier les postes par ordre alphabétique. Imprimer les postes non mouvementés Permet d'imprimer également les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier Cette option donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les données au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet d'obtenir un état dans lequel le poste DIVERS est ignoré. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre résultat analytique vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Ventilations Analytiques par Poste L'impression des Ventilations Analytiques par Poste donne pour un axe donné et pour chacun des postes, le détail compte par compte des écritures ainsi que le total par compte. Comment y accéder ? Impressions 137 Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Choisissez la fourchette de comptes. 3. Définissez la période à prendre en compte. 4. Choisissez l'axe analytique concerné. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Saut de page après chaque poste Le logiciel génère un saut de page après l'impression de chaque poste. Imprimer les postes non mouvementés Permet d'imprimer également les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier Cette option donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les données au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet d'obtenir un état dans lequel le poste DIVERS est ignoré. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans vos ventilations analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Ventilations Analytiques par Compte L'impression des Ventilations Analytiques par Compte donne pour un axe donné et pour chacun des comptes, le détail poste par poste des écritures ainsi que le total par poste. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de comptes. 2. Choisissez la fourchette de postes. 3. Définissez la période à prendre en compte. 4. Choisissez l'axe analytique concerné. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Saut de page après chaque compte Le logiciel génère un saut de page après l'impression de chaque compte. Imprimer les comptes non mouvementés Permet d'imprimer également les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier Cette option donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les données au format ASCII. EBP_Comptabilité_et_Facturation 138 Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet d'obtenir un état dans lequel le poste DIVERS est ignoré. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans vos ventilations analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Budgétaire Budget : Synthèse des Ecarts Budgétaires La Synthèse des Ecarts Budgétaires un document qui permet d'obtenir l'écart en pourcentage et en valeur entre le prévu (saisie budgétaire) et le réalisé (saisie analytique ou saisie générale) pour un axe donné, avec sous-totaux mensuels. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concerné (général ou analytique). 3. Définissez la période à prendre en compte. 4. Choisissez l'axe analytique concerné. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Détail par mois Le logiciel donne le détail mois par mois de chaque budget. Saut de page après chaque budget Le logiciel génère un saut de page après l'impression de chaque budget. Exporter vers un fichier Cette option donne accès à l'assistant d'exportation et permet de récupérer les données au format ASCII. Export Excel Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre synthèse vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Budget : Synthèse des Ecarts N / N-1 Cet état donne un état comparatif budgétaire entre N et N-1, ou entre N et N+1. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Analytique et Budgétaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concerné (général ou analytique). 3. Choisissez l'axe analytique concerné, et le modèle d'impression. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel Impressions 139 Le bouton Excel vous permet d'exporter les données contenues dans votre synthèse vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Statistiques et Autres Etats La Rémunération d'un Compte Le montant de la Rémunération est calculé comme suit : (solde du compte  taux) / 365 pour avoir la rémunération journalière multiplié par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Rémunération de Compte Comment faire ? 1. Indiquez le numéro du compte. 2. Indiquez la période à prendre en compte. 3. Complétez les paramètres : o Taux annuel pour solde positif. o Taux annuel pour solde négatif. o Plafond du solde rémunéré : Le plafond est appliqué lorsque le solde du compte est supérieur au plafond. Le calcul de la rémunération est donc alors égal à (plafond  taux) / 365 pour avoir la rémunération journalière. o Inversion du solde : Le choix d'inversion du solde entraîne la valorisation en positif ou en négatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est débiteur, si vous ne cochez pas l'option, le solde sera affiché en négatif. Si vous avez saisi un plafond, et coché inversion des soldes, si le solde du compte est supérieur au plafond, la rémunération sera calculée sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Tableaux de Gestion Il s'agit d'imprimer la Marge Brute, le Résultat d'Exploitation et le Résultat Net Comptable. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Tableaux de Gestion Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Si vous souhaitez modifier le paramétrage du tableau, cliquez ici. Listes diverses Impression du Plan Comptable Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Entreprise Comment faire ? 1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez l'option Imprimer le plan comptable par ordre alphabétique, les comptes seront triés par ordre des intitulés, sinon par ordre des numéros. EBP_Comptabilité_et_Facturation 140 4. Définissez le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Journaux Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux Comment faire ? 1. Définissez la fourchette des journaux à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Imprimer la liste des guides Accédez aux guides par Données + Guides d'écritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez l'option Guides d'écritures du menu Impressions + Listes Diverses. Impression de la liste des Devises Il s'agit d'imprimer les devises définies dans l'option Devises du menu Données. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Modes de Règlement Il s'agit d'imprimer les modes de règlement définis dans l'option Modes de Règlement du menu Données. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de Règlement Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Chéquiers Il s'agit d'imprimer la liste des chéquiers définis dans l'option Chéquiers du menu Données. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Chéquiers Comment faire ? 1. Renseignez l'intervalle des codes chéquiers à prendre en compte. 2. Précisez la période d'ouverture à prendre en compte. 3. Renseignez l'état du chéquier : Ouvert, Fermé, Annulé ou Tous. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Postes Analytiques Impressions 141 Il s'agit d'imprimer la liste des postes définis dans l'option Postes Analytiques du menu Données + Analytique et Budgétaire. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Postes Analytiques Comment faire ? 1. Renseignez l'intervalle des postes à prendre en compte. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Grilles Analytiques Il s'agit d'imprimer la liste des grilles définies dans l'option Grilles Analytiques du menu Données + Analytique et Budgétaire. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Grilles Analytiques Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Impression de la liste des Budgets Il s'agit d'imprimer la liste des budgets définis dans l'option Budgets du menu Données + Analytique et Budgétaire. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Budgets Comment faire ? 1. Sélectionnez le type de budgets à imprimer (généraux, analytiques, tous). 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 143 Fichiers de Données Comptes Téléchargement de Plan Comptable Si vous avez besoin de comptes spécifiques à une activité dans votre dossier comptable, vous pouvez télécharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accéder ? Barre de menu Internet + Téléchargement Comment faire ? 1. Identifiez-vous. 2. Sélectionnez la Gamme Comptabilité, puis le logiciel Comptabilité et Facturation. 3. Choisissez le plan comptable souhaité en fonction de votre métier. 4. Cliquez sur Télécharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le répertoire BaseVide du répertoire du produit. Cette opération doit être effectuée avant de créer votre dossier afin de récupérer tous les comptes téléchargés dès la création du dossier. Gestion des Comptes Les comptes comptables sont indispensables à la saisie de vos opérations comptables. Dès la création d'un dossier, le Plan Comptable Entreprise proposé par défaut contient la liste des comptes nécessaires à une utilisation standard. Remarque : Toutes les données créées dans les options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques sont reprises dans le plan comptable. Comment y accéder ? Barre d'outils Barre de menu Données + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Longueur des comptes Par défaut, la longueur des comptes est de 10 caractères (minimum 6 caractères) mais vous avez la possibilité de modifier cette longueur par le menu Outils + Maintenance utilisateur + Reformater les comptes. Vous pouvez donner une longueur différente aux comptes généraux et aux comptes de tiers. Racines des comptes Les racines de comptes proposées par défaut peuvent être modifiées dans les propriétés de votre dossier (menu Dossier + Propriétés + Racines de comptes). Chaque onglet de la liste regroupe les comptes de même type. Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer de nouveaux comptes  Modifier un compte  Supprimer les comptes inutilisés EBP_Comptabilité_et_Facturation 144  Intégrer des comptes à partir du Plan Comptable Général  Consulter les écritures du compte sélectionné  Imprimer le détail des écritures du compte De plus, vous avez la possibilité de trier la liste par ordre de numéros de compte ou d'intitulés et de rechercher un compte d'après les premiers caractères du compte ou de l'intitulé. Onglets du PCE Chaque onglet donne accès en priorité à une classe du plan comptable. A chaque onglet est associée une racine comptable sur le premier et parfois le deuxième caractère de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de l'exploitant, commençant par 1 Immobilisations Les comptes d'immobilisations, commençant par 2 Stock Les comptes commençant par 3 Fournisseurs Généralement les comptes commençant par 40 Clients Généralement les comptes commençant par 41 Autres tiers Généralement les comptes commençant par 42 à 44 (TVA) Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commençant par 5 Achats Les comptes de décaissements (ou achats), commençant par 6 Ventes Les comptes d'encaissements (ou ventes), commençant par 7 Clôture Les comptes commençant par 8 Ces racines dépendent des racines saisies dans le menu Dossier + Propriétés + Préférences + Racines comptes. Création de Comptes Comment y accéder ? Barre d'outils Barre de menu Données + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le numéro du compte à créer. 3. Cliquez sur la flèche basse pour sélectionner le type du compte : Détail ou Racine. Vous ne pouvez mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de partager en partie votre plan comptable. 4. Saisissez l'intitulé du compte. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les différents onglets proposés : Divers, Prospect, Adresse, Contact, Banque, Fact, Analytique, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dépendent de la racine du compte. Modifier un Compte Accédez aux comptes par Données + Plan Comptable Entreprise,, sélectionnez le compte et cliquez sur le bouton Modifier. Fichiers de Données 145 Remarque : Le numéro du compte ne pourra être modifié. Si le numéro de compte est incorrect, vous devez le supprimer et créer un nouveau compte. Supprimer un Compte Accédez aux comptes par Données + Plan Comptable Entreprise,, sélectionnez le compte et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irréversible. Remarque : Un Compte ne pourra être supprimé s'il est mouvementé. Impression du Grand-Livre Accédez aux Comptes par Données + Plan Comptable Entreprise,, sélectionnez le Compte et cliquez sur le bouton Grand-Livre afin d'imprimer le détail des écritures de ce Compte. Intégration de Comptes Il s'agit de récupérer des Comptes du Plan Comptable Général dans votre Plan Comptable Entreprise. Comment y accéder ? Barre d'outils Barre de menu Données + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton PCG.. La liste des comptes apparaît. 2. Pour sélectionner les Comptes à intégrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. 3. Puis, cliquez sur le bouton Transférer. Les Comptes sont alors recopiés dans votre plan comptable. Recherche d'un Compte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise,, en bas de votre liste, sélectionnez le critère de recherche sur lequel vous désirez rechercher votre compte : son numéro ou son intitulé. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractères de l'intitulé, soit les chiffres du numéro du compte à rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numéro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulé, le logiciel recherche le compte uniquement parmi ceux proposés dans l'onglet actif. Description de la Fiche Compte : Onglet Divers Définissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage EBP_Comptabilité_et_Facturation 146 Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :  La case Manuel autorise le pointage manuel des écritures, à condition que les écritures sélectionnées soient équilibrées.  La case Approché autorise le pointage manuel approché, c'est-à-dire que si la sélection des écritures est déséquilibrée et que l'écart est inférieur à l'écart autorisé dans l'onglet Consultation des préférences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir automatiquement une écriture d'écart de règlement.  La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gérez la TVA sur les encaissements, et la déclaration de TVA, il est indispensable d'autoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur encaissements. Ainsi, le détail des lignes non réglées pourra être recopié sur l'exercice suivant et servir aux prochaines déclarations de TVA. Centralisation La centralisation permet de regrouper toutes les lignes d'écritures d'un compte pour un mois donné, en une seule ligne d'écriture centralisatrice :  Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, après avoir paramétré les fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes d'écritures de ce compte.  Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne d'écriture centralisée pour ce compte.  Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne d'écriture centralisée pour ce compte. Contrôles : Débit et Crédit Gelé Cochez le type de contrôle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des écritures (en Saisie Standard uniquement) :  Si vous cochez Débit Gelé, le logiciel refusera la saisie de nouvelles écritures au débit (colonne de gauche en saisie d'écritures).  Si vous cochez Crédit Gelé, le logiciel refusera la saisie de nouvelles écritures au crédit (colonne de droite en saisie d'écritures). Sans Echéance Lorsque vous travaillez en échéancier détaillé (option à définir dans les préférences du dossier), une fenêtre d'échéances sera automatiquement ouverte à la saisie d'une écriture sur le compte de tiers si vous décochez cette case. Sans analytique Lorsque vous travaillez en analytique en temps réel (option à définir dans les préférences du dossier), une fenêtre de saisie analytique peut ou non être automatiquement ouverte sur chaque compte de charge et de produit. Comptes associés lorsque les factures d'un client ou d'un fournisseur utilisent le plus souvent les mêmes comptes. Vous avez la possibilité d'associer vos comptes clients et fournisseurs à un compte de TVA et à un compte de produit ou de charge. Ce paramétrage vous permettra ensuite de gagner un temps considérable en Saisie Comptable ou en Saisie au Kilomètre, lorsque les factures d'un client ou d'un fournisseur utilisent le plus souvent les mêmes comptes. Attention, ce paramétrage ne concerne pas la saisie des factures dans le menu Gestion. Principe : Compte client  Compte de TVA collectée / Compte de produit Compte fournisseur  Compte de TVA déductible / Compte de charge Fichiers de Données 147 Compte fournisseur  Compte de TVA sur immobilisations / Compte d'immobilisations Exemple : Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associés, le compte de TVA «445711» et le compte de produit «707». En Saisie Standard, ou au Kilomètre, lorsque vous saisirez la facture en débutant par le compte 411DUPONT (saisie du TTC), les lignes de TVA et de HT s'afficheront automatiquement sur les comptes prévus, sans avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera possible. Opérations Pointez le type d'opération que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable pour obtenir un calcul correct des montants de votre déclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaître les écritures à saisir lors d'une acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification d'un paramètre de cette zone nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Découvert autorisé Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de découvert autorisé. Ainsi, lors de la saisie sur ce compte, quelle que soit l'option de saisie utilisée, un message vous avertira que le découvert est dépassé, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case Découvert autorisé et saisissez le montant. Taux et type de TVA Cliquez sur la flèche pour choisir dans la liste déroulante l'un des taux définis dans les propriétés du dossier (menu Dossier + Propriétés + Racines de compte) à associer au compte de TVA. Précisez le type de TVA à traiter : par défaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi dans les propriétés du dossier. La déclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les différents montants en fonction de l'opération. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur débits à TVA sur encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nécessitant d'être tracée, un événement est donc créé et archivé. Si une telle modification est effectuée, vous devrez d'ailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. Tiers : Onglet Adresse Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche d'un compte de tiers et vous permet de renseigner toutes les informations concernant la société ou l'individu associé au numéro de compte. Ces renseignements seront utilisés, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance.  Le nom saisi dans le champ Nom / RS de l'entête est automatiquement reporté. Complétez-le si besoin de la civilité, en la saisissant dans la zone à gauche du nom, ou en la sélectionnant dans la liste déroulante.  Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.  Le fichier des codes postaux est accessible par l'icône ou la touche F4.  Si le tiers appartient à l'UE, vous pouvez saisir le numéro de TVA intracommunautaire. Grâce à l'icône vous pouvez d'accéder directement au site www.inforisk.fr afin de vérifier la fiabilité de la société. EBP_Comptabilité_et_Facturation 148  Vous pouvez renseigner l'adresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par l'intermédiaire d'Outlook Express en cliquant sur le nom du champ «E-mail». Le bouton vous permet de sélectionner l'adresse dans le carnet d'adresses d'Outlook Express.  Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accéder au site en cliquant sur le nom du champ «Site Web». Tiers : Onglet Contact Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes à contacter dans la société (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). Compte : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse et coordonnées bancaires). Les renseignements de la première banque seront utilisés lors de la génération des fichiers AFB (en version PRO). Compte : Onglet Fact. Vous définissez ici le mode de règlement par défaut, le type de la première échéance et le mode de règlement du client de votre client, fournisseur ou organisme social. Mode de règlement Le mode de règlement indiqué ici sera proposé automatiquement lors de l'enregistrement d'un paiement d'un client, ou d'un règlement auprès d'un fournisseur ou d'un organisme social, par le menu Quotidien + Encaissements ou Décaissements (en version PRO). Echéance Indiquez ici le type de la première échéance, le logiciel calculera automatiquement la date de la première échéance en saisie d'écritures à partir de ces informations. à Saisissez le nombre de jours (par défaut 0). Jours Choisissez le type d'échéance : X jours nets Date de facture  nombre de jours X X jours fin de mois Date de facture  nombre de jours X et reportée à la fin du mois X jours fin de mois le Y Date de facture  nombre de jours X, reportée à la fin du mois et ensuite reportée au numéro du jour Y X jours fin de décade Date de facture  nombre de jours X, et reportée au 10, 20 ou 30/31 du mois X jours fin de décade le Y Date de facture  nombre de jours X, reportée au 10, 20 ou 30/31 du mois et ensuite reportée au numéro du jour Y Exemple : Jour à Type d'échéance le Date d'échéance 16/06 30 jours nets 16/07 16/06 30 jours fin de mois 31/07 16/06 30 jours fin de mois 20 20/08 16/06 30 jours fin de décade 20/07 16/06 30 jours fin de décade 10 10/08 Fichiers de Données 149 Encours maximal accordé L'encours maximal vous permet de contrôler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste des clients dont l'encours est dépassé grâce à l'option Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisé est à 0 seront considérés par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gère pas d'encours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans l'impression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Seuil de relance Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de relance. Un courrier lui sera envoyé uniquement si le montant des échéances en retard de règlement dépasse le montant du seuil indiqué ici. Type de relance Sélectionnez le type de relance à effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez à configurer votre fax dans Configuration de l'impression du menu Dossier). Compte : Onglet Analytique Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou d'achats, une grille analytique pour chacun des axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage à ventiler sur chacun d'entre eux. En saisie d'écritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de l'écriture sur les postes définis dans la grille. Onglet Soldes Les cumuls mensuels pour l'année en cours et les années précédentes (même si les exercices sont clôturés) peuvent être consultés pour chaque compte et pour chaque journal à partir de l'onglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons Année Suivante et Année Précédente pour passer d'un exercice à l'autre. Pour obtenir le détail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le détail des cumuls mensuels. Onglet Graphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'évolution du solde du compte ou du journal mois par mois. Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complémentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Journaux Gestion des Journaux Un journal est un document (dans le logiciel, une fenêtre) dans lequel toutes les opérations comptables vont être enregistrées. Le journal est obligatoire pour enregistrer les écritures que vous allez générer par les options de saisie du menu Quotidien. Dès la création de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement créés : Code Libellé Type AC Achats de marchandises Achats EBP_Comptabilité_et_Facturation 150 AN A-nouveaux A-nouveaux BP Banque principale Trésorerie BS Banque secondaire Trésorerie CA Caisse Trésorerie OD Opérations diverses Divers VC Ventes comptoir Ventes VE Ventes et prestations Ventes Comment y accéder ? Barre de menu Données + Journaux Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer un journal  Modifier un journal  Supprimer un journal inutilisée  Imprimer la liste des journaux par l'icône ou par le bouton Imprimer. Création d'un Journal Comment y accéder ? Barre de menu Données + Journaux Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaît alors. 2. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractères maximum). 3. Le type du journal doit être choisi en fonction du type d'écritures que vous souhaitez saisir dans le nouveau journal. Le type n'est plus modifiable après validation de la fiche journal. Du choix de ce type découle un traitement différent en saisie d'écritures et des paramètres particuliers à la définition du journal. 4. En version Standard, vous pouvez uniquement créer un journal en devise locale ou en auxiliaire. En version PRO, il est possible de choisir la devise de votre choix : USD, CHF. Si vous souhaitez créer un journal en euros, ne saisissez rien. 5. Si vous souhaitez créer un journal en devise, indiquez le code de la devise, si vous souhaitez créer un journal dans la devise du dossier, ne saisissez rien. 6. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les différents onglets proposés : Général, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos Les zones et les onglets accessibles dépendent du type de journal. Type du Journal Chaque type de journal a les propriétés particulières suivantes :  Un journal de ventes enregistre vos produits.  Un journal d'achats enregistre vos charges. Fichiers de Données 151  Un journal d'opérations diverses enregistre par exemple des écritures d'immobilisations, des écritures de salaire, et permet également d'enregistrer les effets de commerce  Un journal d'à nouveaux reçoit les écritures d'à nouveaux, en clôture annuelle.  Un journal de trésorerie permet d'enregistrer les règlements correspondant aux ventes et aux achats enregistrés dans les journaux adéquats. Une contrepartie Ligne à Ligne ou en Pied de journal peut être demandée. Contrepartie automatique La contrepartie automatique consiste à générer automatiquement le solde d'une écriture sur le compte de trésorerie (banque, caisse, ..), indiqué dans la fiche du journal (accessible par Données + Journaux). En mode Recettes / Dépenses, vous pouvez demander d'appliquer une contrepartie Ligne à Ligne pour les journaux de type Encaissement et Décaissement. En mode Créances / Dettes, la contrepartie est paramétrable sur les journaux de type Trésorerie :  En contrepartie ligne à ligne, la ligne de contrepartie est générée pour chaque écriture.  En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulé chaque mois en deux lignes (total débit, total crédit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne à ligne et en pied de journal. En mode Créances / Dettes attention ! Le choix de la contrepartie automatique a des conséquences précises quand au rapprochement bancaire à effectuer :  Avec une contrepartie Ligne à Ligne, vous devez réaliser un rapprochement bancaire par compte (pointage du compte de banque ou de caisse).  Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal (pointage des écritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le détail des montants). Types de contrepartie dans un journal de Trésorerie Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trésorerie : Contrepartie ligne à ligne Dans un journal de trésorerie, une contrepartie ligne à ligne signifie que chaque écriture est soldée par une écriture passée sur le compte de banque : Pièce Compte Libellé Débit Crédit 1 1 401LIB 5121 Librairie Pater Librairie Pater 450,00 450,00 2 2 401COMPO 5121 Compo SA Compo SA 500,00 500,00 3 3 411TONIER 5121 Tonier Tonier 800,00 800,00 Contrepartie pied de journal Dans un journal de trésorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les écritures du mois sont soldées par deux écritures globales passées sur le compte de banque : Pièce Compte Libellé Débit Crédit 1 401LIB Librairie 450,00 EBP_Comptabilité_et_Facturation 152 2 3 401COMPO 411TONIER Pater Compo SA Tonier 500,00 800,00 5121 5121 Dépenses Recettes 950,00 800,00 Pièce Compte Libellé Débit Crédit 1 2 3 200LIB 200COMPO 110TONIER Librairie Pater Compo SA Tonier 450,00 500,00 800,00 1020 1020 Dépenses Recettes 950,00 800,00 Raccourci Compte 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le compte. Exemple CTRL + T N° Compte 44566 Raccourci Libellé 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le libellé. Exemple CTRL + F Libellé Facture n° Comptes interdits Saisissez la fourchette de comptes à interdire dans ce journal. Fourchettes de centralisation Saisissez la fourchette de comptes à centraliser dans ce journal. Description de la Fiche Journal : Onglet Général Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :  La numérotation des pièces (journaux de type Divers ou A-nouveaux)  La contrepartie automatique (journaux de type Trésorerie)  Le libellé de l'écriture (journaux de type Divers ou A-nouveaux)  Le Mode simulation (journaux de type Divers ou A-nouveaux)  La Saisie au Kilomètre Journal : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associée au journal de Trésorerie. Ces renseignements seront utiles pour les remises en banque avec génération d'un fichier aux normes AFB (en version PRO). N° Compte TP Ce champ ne concerne que les collectivités locales qui utilisent le format de fichier de virement spécifique pour les collectivités locales ETEBAC sur 240 caractères. Renseignez ici les 6 derniers chiffres du n° de compte du RIB «compte de dépôt de fonds». Fichiers de Données 153 Journal : Onglet Raccourcis Les raccourcis clavier permettent d'inscrire très rapidement un compte ou un libellé d'écriture par simple appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont très utiles pour inscrire les numéros de compte et les libellés que vous utilisez souvent dans un journal. Vous pouvez créer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellé par journal. En saisie d'écritures dans ce journal, les raccourcis comptes définis ici vous seront rappelés en bas à gauche de votre fenêtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis Libellés, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir le raccourci. Consultez aussi la partie Libellés des écritures. Journal : Onglet Comptes Comptes Interdits Cliquez sur le bouton Ajouter afin de définir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce journal, pour éviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie d'un montant sur un compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie d'un montant pour un sens précis (Débit / Crédit). Fourchettes de Centralisation Cliquez sur le bouton Ajouter afin de définir une fourchette de centralisation. Cette opération vous permettra ensuite, à condition d'en autoriser les comptes concernés, de faire une centralisation des journaux. Onglet Soldes Les cumuls mensuels pour l'année en cours et les années précédentes (même si les exercices sont clôturés) peuvent être consultés pour chaque compte et pour chaque journal à partir de l'onglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons Année Suivante et Année Précédente pour passer d'un exercice à l'autre. Pour obtenir le détail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le détail des cumuls mensuels. Onglet Graphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'évolution du solde du compte ou du journal mois par mois. Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complémentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Guides d'Ecritures Gestion des Guides d'Ecritures Un guide d'écritures permet de pré-enregistrer des lignes d'écritures pour automatiser la saisie des écritures répétitives : factures, règlements, OD de salaires, OD de TVA. Un guide d'écritures, entièrement automatisé, permet également de créer des guides d'abonnement : loyer, abonnement … EBP_Comptabilité_et_Facturation 154 Les guides sont utilisés dans l'option Saisie Guidée du menu Quotidien. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Guides d'Ecritures Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer de nouveaux guides  Consulter ou modifier un guide  Supprimer les guides que vous n'utilisez plus  Imprimer la liste des guides  Dupliquer un guide  Saisir ou consulter un mémo sur un guide  Exporter une sélection de guides  Exporter tous les guides  Importer des guides Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou décroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant être utilisé pour chaque type de journal. La répartition de ces guides dans les onglets dépend uniquement du type choisi à la création du guide. Pour rechercher un guide d'après son code, saisissez les premiers caractères dans la zone Rechercher. Création de Guides d'Ecritures Comment y accéder ? Barre de menu Données + Guides d'Ecritures Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le nom du guide. 3. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu (par exemple : Ventes à 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte à compte, ). 4. Sélectionnez dans la liste déroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. 5. Choisissez de faire apparaître le guide dans la liste de base, ou dans la liste complète en pointant la bonne case. 6. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir les lignes pré-paramétrées du guide. Vous avez la possibilité de classer les lignes des guides que vous créez dans l'ordre que vous souhaitez en cliquant sur les flèches à droite du bouton Modifier. Cette fonction est également disponible pour les guides déjà créés. Lignes du guide Une ligne d'un guide permet de paramétrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne, indiquez s'il sera ou non accessible lors de la saisie guidée : de ce choix découle une automatisation plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputés par l'opération. Chaque ligne est repérée par son numéro d'ordre. Fichiers de Données 155 Aide à afficher lors de la saisie Saisissez dans cette zone le message qui s'affichera lors de la saisie de cette ligne. Numéro de compte  Si le compte doit être saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case A Saisir.  Si le compte doit impérativement correspondre à un certain type de compte, saisissez la racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidée, l'appel de la liste des comptes avec  ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numéro commence par la racine paramétrée.  Si le compte est fixe, saisir le numéro de compte en entier manuellement. Vous pouvez également choisir le compte dans la liste (icône ou touche F4). Libellé  Saisissez ici le libellé de la ligne d'écriture.  Si vous souhaitez reprendre l'intitulé du compte, saisissez $L.  Si vous souhaitez reprendre le libellé de la ligne d'écriture précédent, saisissez IDEM. Montant ou Formule Saisissez ici un montant ou une formule :  Pour un guide correspondant à un mouvement enregistré régulièrement pour un même montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut être faire l'objet d'un guide d'abonnement.  Si le montant n'est pas connu, laissez cette zone vide.  Si le montant peut être calculé à partir d'une ligne précédente, saisissez la formule de calcul en utilisant les opérations suivantes :   /  Le montant d'une ligne peut être récupérée par le signe $x où x est le numéro de position de la ligne.  Enfin, des formules prédéfinies peuvent être choisies dans la liste déroulante accessible par la flèche noire : SOLDE, TVA_sur_HT, TVA_sur_TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne d'écriture précédemment paramétrée contient respectivement le montant HT ou TTC. A saisir Cette case est à cocher pour accéder à la saisie ou à la modification de la zone lors de la saisie. Sens de l'écriture Pointez le sens de la ligne d'écriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant à inscrire au débit ou au crédit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous pouvez ne sélectionner que l'une d'entre elles. En mode Créances / Dettes, cliquez sur Lignes du guide. Une ligne d'un guide permet de paramétrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne, indiquez s'il sera ou non accessible lors de la saisie guidée : de ce choix découle une automatisation plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputés par l'opération. Chaque ligne est repérée par son numéro d'ordre. Aide à afficher lors de la saisie EBP_Comptabilité_et_Facturation 156 Saisissez dans cette zone le message qui s'affichera lors de la saisie de cette ligne. Numéro de compte Utilisez l'icône ou touche F4 pour ouvrir la liste des comptes. A l'exception des comptes de trésorerie (banque, caisse, ) et des comptes de l'exploitant (108), le numéro de compte que vous saisissez ici, ne sera pas modifiable lors de la saisie guidée. Pour la saisie d'une ligne sur un compte de trésorerie, saisissez le numéro du compte le plus utilisé ou saisissez un 5. Dans les deux cas, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de sélectionner un autre compte de banque, de caisse, et même un des comptes de l'exploitant. Libellé  Saisissez ici le libellé de la ligne d'écriture.  Si vous souhaitez reprendre l'intitulé du compte, saisissez $L.  Si vous souhaitez reprendre le libellé de la ligne d'écriture précédent, saisissez IDEM. Montant ou Formule Saisissez ici un montant ou une formule. Pour un guide correspondant à un mouvement enregistré régulièrement pour un même montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut être faire l'objet d'un guide d'abonnement.  Si le montant n'est pas connu, laissez cette zone vide.  Le montant peut être calculé à partir d'une ligne précédente, saisissez la formule de calcul en utilisant les opérations suivantes :   /  Le montant d'une ligne peut être récupérée par le signe $x où x est le numéro de position de la ligne.  Enfin, des formules prédéfinies peuvent être choisies dans la liste déroulante accessible par la flèche noire : SOLDE, TVA sur HT, TVA sur TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne d'écriture précédemment paramétrée contient respectivement le montant HT ou TTC (saisi ou à saisir). A saisir Cette case est à cocher pour accéder à la modification de la zone en vis à vis lors de la saisie guidée. Sens de l'écriture Pointez le sens de la ligne d'écriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant à inscrire au débit ou au crédit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous ne pouvez sélectionner que l'une d'entre elles. Consulter ou modifier un guide Accédez aux guides par Données + Guides d'écritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le bouton Modifier. Dupliquer un guide Accédez aux guides par Données + Guides d'écritures, sélectionnez le guide et cliquez sur le bouton Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. Guides d'Ecritures : Bouton Dupliquer Indiquez le nom du nouveau guide et cliquez sur OK. Supprimer un guide Accédez aux guides par Données + Guides d'écritures, sélectionnez le guide et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irréversible. Exporter une sélection de guide Comment y accéder ? Fichiers de Données 157 Barre de menu Données + Guides d'écritures Comment faire ? 1. Dans chaque onglet, cochez les guides à exporter grâce à la colonne E. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier à exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protéger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandé lors de la décompression, au moment de l'importation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas être perdu, sinon la décompression sera impossible, et les guides ne pourront être importés. 6. Afin d'envoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez l'adresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en pièce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. Saisir ou lire un mémo sur un guide Accédez aux guides par Données + Guides d'écritures. Les guides avec Mémo affichent un trombone dans la colonne M. Sélectionnez le guide et cliquez sur le bouton Mémo. Guides d'Abonnements Gestion des Guides d'Abonnements Qu'est-ce qu'un guide d'abonnements ? Un guide d'abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (mensuels, trimestriels,) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d'un montant fixe et périodiques (abonnement revue, loyer, ). Pour que les lignes d'abonnement arrivées à échéance soient automatiquement proposées à l'ouverture du dossier, cochez la case Génération automatique des abonnements dans menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Divers. Autrement, toutes les écritures d'abonnement pourront être produites par la commande Génération des Abonnements du menu . Comptabilité. Perpétuité des abonnements Chaque abonnement sera automatiquement reporté sur le nouvel exercice lors de la clôture annuelle, et ses dates automatiquement mises à jour. C'est pourquoi, dans le paramétrage du guide, vous devez indiquer une période sur N (et non sur N et N+1). Si le guide d'abonnement créé n'était valable que pour un seul exercice, supprimez-le après la clôture annuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Guides d'Abonnements Fonctions disponibles Vous pouvez : EBP_Comptabilité_et_Facturation 158  Créer de nouveaux abonnements  Consulter ou modifier un guide  Supprimer un guide que vous n'utilisez plus Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou décroissant de code. Pour rechercher un guide d'après son code, saisissez les premiers caractères dans la zone Rechercher. Création d'un Guide d'Abonnement 1. Créez un guide d'écritures complètement automatisé (toutes les cases A saisir décochées). 2. Accédez aux guides d'abonnements par Données + Guides d'Abonnements, et cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 3. Saisissez obligatoirement le code du guide à créer (sur 8 caractères maximum). 4. Saisissez la description du guide d'abonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu. 5. Saisissez le code du guide d'écriture dont vous souhaitez récupérer les écritures ou cliquez sur l'icône pour le sélectionner dans la liste. 6. Saisissez le code du journal dans lequel vous désirez générer les écritures de cet abonnement ou cliquez sur l'icône pour le sélectionner dans la liste. 7. Saisissez la date de début, date à partir de laquelle le logiciel doit générer les écritures d'abonnement. Si le début coïncide avec le début de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date à partir de laquelle l'écriture doit être générée. Utilisez l'icône pour accéder au calendrier. 8. Saisissez ensuite la date de fin, date à laquelle le logiciel arrêtera de générer les écritures. Remarque : Pour un guide à utiliser sur plusieurs exercices, paramétrez la période sur l'exercice courant. Les dates seront mises à jour automatiquement à chaque clôture annuelle et les écritures seront donc générées exercice par exercice, au fur et à mesure des clôtures annuelles. 9. Choisissez l'une des fréquences d'abonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. 10. Avec le bouton Paramétrer, déterminez le jour exact (pour une fréquence Hebdomadaire, par exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une fréquence Mensuelle, par exemple, le 1er jour du mois) et le mois (pour une fréquence Trimestrielle, par exemple le deuxième mois du trimestre). En choisissant une fréquence mensuelle, vous avez également la possibilité de déterminer une fréquence annuelle en ne sélectionnant qu'un seul mois. 11. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes d'abonnement arrivées à échéance à la date du jour seront proposées à l'ouverture du dossier si vous avez activé la génération automatique dans les préférences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les écritures d'abonnement pourront être produites par la commande Génération des Abonnements du menu . Comptabilité. Guide d'Abonnement : Paramétrage de la fréquence Dans cette fenêtre, vous devez préciser un jour, un mois ou une période sur laquelle l'abonnement doit être généré. Fichiers de Données 159 En fonction de la fréquence choisie, les options proposées ne sont pas les mêmes. Pour une fréquence hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une fréquence mensuelle, le jour du mois et pour une fréquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. Consultation et modification d'un Guide d'Abonnement Accédez aux guides par Données + Guides d'abonnement et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le bouton Modifier. Après une modification, cliquez sur le bouton OK pour re-générer les lignes d'abonnement. Suppression d'un Guide d'Abonnement Accédez aux guides par Données + Guides d'abonnement, sélectionnez le guide et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irréversible. Toutes les lignes programmées liées à cet abonnement sont automatiquement supprimées. Remarque : Toutes les lignes passées dans vos journaux issues des abonnement sont naturellement conservées. Libellés des Ecritures Libellés des Ecritures Cette option vous permet de créer une liste des libellés les plus utilisés dans vos écritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Comptable ou en Saisie au Kilomètre. Cette liste n'est cependant pas indispensable, l'intitulé du compte pouvant se reporter automatiquement en libellé de l'écriture. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Libellés des Ecritures Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer de nouveaux libellés  Consulter ou modifier une fiche  Supprimer les libellés que vous n'utilisez plus  Imprimer la liste des libellés  Trier la liste  Importer des libellés  Exporter des libellés Chaque onglet affiche la liste des libellés pouvant être utilisé pour chaque type de journal. La répartition de ces libellés dans les onglets dépend uniquement du type choisi à la création du libellé. Pour rechercher un libellé d'après son code, saisissez les premiers caractères dans la zone Rechercher. Création de Libellés Comment y accéder ? Barre de menu Données + Libellés des Ecritures Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le libellé. 3. Indiquez le type de journal dans lequel le libellé doit s'afficher, et cliquez sur OK. EBP_Comptabilité_et_Facturation 160 En saisie d'écritures, vous pourrez compléter automatiquement la liste des libellés grâce à la touche F6. Consulter ou modifier une fiche Libellé Accédez aux libellés des écritures par Données + Libellés des Ecritures et double-cliquez sur un libellé, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut être modifié. S'il est incorrect, supprimez le libellé et recréez-le. Supprimer un Libellé Accédez aux libellés des écritures par Données + Libellés des Ecritures, sélectionnez le libellé et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Imprimer la liste des Libellés Accédez aux libellés des écritures par Données + Libellés des Ecritures et cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Trier la liste des Libellés Trier les libellés des écritures vous permettra de positionner les libellés les plus utilisés en haut de liste. Pour cela :  Sélectionnez un libellé et cliquez sur le bouton Monter.  Sélectionnez un libellé et cliquez sur le bouton Descendre.  Pour retrouver un classement alphabétique, cliquez dans l'entête de la colonne Libellé. Exporter des Libellés Cette option vous permet d'exporter les libellés des écritures. Comment faire ? 1. Accédez à l'option Données + Libellés des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier à exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protéger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandé lors de la décompression, au moment de l'importation. Attention : ce mot de passe ne doit pas être perdu, sinon la décompression sera impossible, et les libellés ne pourront être importés. 6. Afin d'envoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez l'adresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en pièce jointe. Importer des Libellés Cette option vous permet de récupérer les libellés des écritures paramétrés par votre ExpertComptable ou votre revendeur. Comment faire ? 1. Accédez à l'option Données + Libellés des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Importer. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier à importer. 4. Si le fichier est protégé par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe, puis cliquez sur OK. Fichiers de Données 161 Modes de Règlements Les Modes de Règlements Pour utiliser la Saisie des Paiements reçus et Règlements des Tiers (en version PRO), vous devez définir les différents modes de règlements. Ces options vous permettent de :  générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC,  générer un fichier de virements,  générer des lettres-chèques. Les modes de règlements permettent de :  distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d'un certain type,  suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement,  de saisir dans l'échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d'une échéance. Si le mode de règlement habituel du client ou du fournisseur est connu, saisissez le directement dans la fiche du compte tiers : il sera automatiquement proposé en saisie d'un paiement reçu et en saisie d'un règlement de tiers. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Modes de Règlements Comment créer un mode de règlement ? 1. Accédez à la gestion des modes de règlements par le menu Données + Modes de Règlements. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 3. Saisissez le code du mode de règlement, le libellé, le type et le numéro de compte comptable de valeurs à l'encaissement. Le type du mode de règlement est important puisqu'il permettra de générer un fichier au format CFONB (LCR, Prélèvements et virements), et une lettre-chèque à l'attention du fournisseur (type Chèque). Exemples de comptes de valeurs à l'encaissement : Chèque : 5111 Carte Bleue : 5112 LCR : 5113 Chéquiers Gestion des Chéquiers La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d'affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d'effectuer une recherche d'écritures sur ce critère. EBP_Comptabilité_et_Facturation 162 Comment y accéder ? Barre de menu Données + Chéquiers Comment créer un chéquier ? Pour créer un nouveau chéquier : 1. Accédez au chéquiers par le menu Données + Chéquiers. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 3. Saisissez le code et la date d'ouverture qui correspond à la date du premier chèque. 4. Saisissez le numéro du premier et du dernier chèque de votre chéquier. 5. Indiquez le code journal dans lequel le chéquier doit être utilisé. Ce chéquier ne sera pas disponible dans un autre journal. 6. Indiquez l'état du chéquier à savoir s'il est terminé, en cours d'utilisation ou annulé. Fonctions disponibles Vous pouvez consulter la liste des chéquiers existants, modifier un chéquier, ou encore en supprimer un. Vous avez également la possibilité de suivre de manière simple et claire l'utilisation des chèques au sein d'un même chéquier par le bouton Chèques. Création d'un Chéquier Comment y accéder ? Barre de menu Données + Chéquiers Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le code et la date d'ouverture qui correspond à la date du premier chèque. 3. Saisissez le numéro du premier et du dernier chèque de votre chéquier. 4. Indiquez le code journal dans lequel le chéquier doit être utilisé. Ce chéquier ne sera pas disponible dans un autre journal. 5. Indiquez l'état du chéquier à savoir s'il est terminé, en cours d'utilisation ou annulé. Suivi d'un Chéquier Par cet écran, vous pouvez connaître très rapidement les chèques qui sont utilisés et ceux qui ne le sont pas. Pour chaque chèque utilisé, vous avez la date du chèque, le montant du chèque et le tiers réglé, ce qui permet de retrouver facilement un chèque émis. Vous pouvez également indiquer qu'un chèque est annulé ou bloqué. Ainsi, lors des prochains règlements, le logiciel ignore le chèque annulé et propose le numéro suivant. Le bouton Imprimer vous permet de sortir un état de votre chéquier. Impression du contenu d'un Chéquier Il s'agit d'imprimer le contenu d'un chéquier, soit la liste des chèques du chéquier. Comment faire ? 1. Accédez à la gestion des chéquiers par le menu Données + Chéquiers. 2. Sélectionnez le chéquier à imprimer et cliquez sur le bouton Chèques. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer. Fichiers de Données 163 Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Devises Les Devises Pour enregistrer des montants en devise, vous devez créer un code pour chacune des devises avec lesquelles vous travaillez. Cette commande permet de définir les codes devises et le taux de change associé. Ces codes serviront à la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Devises Comment créer une devise ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le code et le libellé de la devise. 3. Saisissez le nom de l'unité et de la sous-unité (centimes, cents, ..). 4. Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. 5. Saisissez le cours de la devise par rapport à la monnaie locale. Analytique Les Postes Analytiques La gestion analytique permet de répartir les montants des charges ou des produits sur des postes analytiques, et selon des axes analytiques. Pour plus d'informations, consultez la partie La gestion analytique. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Postes Analytiques Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer de nouveaux postes  Modifier un poste existant  Supprimer des postes que vous n'utilisez plus Vous pouvez également imprimer la liste des postes par l'icône ou par le bouton Imprimer, et trier la liste par ordre croissant ou décroissant de code. Le poste DIVERS est un poste réservé, sur lequel seront automatiquement ventilés les montants non ventilés à 100%. Création des Postes Analytiques Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Postes Analytiques Comment créer un poste analytique ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le code et le libellé du poste à créer. EBP_Comptabilité_et_Facturation 164 3. Vous pouvez introduire un report si besoin. 4. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser le poste défini ici. Pour plus d'informations, notamment sur la notion d'axe analytique, consultez la partie La gestion analytique. Les Grilles Analytiques Certaines charges courantes sont ventilées de la même manière, sur les mêmes postes et pour des montants représentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce cas, il est intéressant de définir des grilles afin de rendre très rapide, la ventilation analytique de certaines écritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilés suivant un rapport particulier sur chacun des 3 postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Grilles Analytiques Fonctions disponibles Vous pouvez créer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. Création des Grilles Analytiques Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Grilles Analytiques Comment créer une grille ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le code et le libellé de la grille à créer. 3. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser la grille définie ici. 4. Saisissez les différents postes de ventilation et indiquez le taux à ventiler. La grille doit ensuite être associée au(x) compte(s) comptable(s) qui vont l'utiliser. Pour cela, indiquez dans l'onglet Analytique des Comptes pouvant utiliser une grille, le code des grilles pour chacun des axes. Par exemple, l'onglet Analytique du compte de charge 614, Charge Locatives et de Copropriétés est associé à la grille G02 pour l'axe analytique Services. Pour plus d'informations, notamment sur la notion d'axe analytique, consultez la partie La gestion analytique. Budgets Les Budgets Les budgets vous permettent de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions. Vous avez la possibilité de définir deux types de budget :  Analytique : Il s'agit de comparer le prévu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes).  Général : Il s'agit de comparer le prévu avec la saisie comptable (sur les comptes). Exemple : L'année précédente, votre société a fait un chiffre d'affaires de 1000000,00. Vous Fichiers de Données 165 prévoyez et espérez une progression de 5%. Vous allez donc créer des budgets et introduire les montants que vous prévoyez (calculés à partir du CA réalisé l'année précédente majorés de 5%). Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Budgets Fonctions disponibles Vous pouvez :  Créer un nouveau budget  Ouvrir la fiche pour saisir des données, la mettre à jour ou la consulter  Supprimer une fiche inutilisée  Imprimer la liste des budgets Suivi budgétaire La commande Analytique et Budgétaire du menu Impressions permet de comparer prévisions et réalisés, chaque mois de manière détaillée . Budget : Création Comment y accéder ? Barre de menu Données + Analytique et Budgétaire + Budgets Comment créer un budget ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors. 2. Saisissez le code et le libellé de la grille à créer. Type de budget  Analytique : Il s'agit de comparer le prévu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes).  Général : Il s'agit de comparer le prévu avec la saisie comptable (sur les comptes). Sens Sélectionnez-le sens de calcul des soldes (sens Débit pour débit crédit, sens Crédit pour crédit - débit). Onglet Postes - Onglet Comptes Définissez ici la fourchette de comptes ou de poste concernés. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter. Onglets Axe Saisissez le montant prévu pour chaque axe.  Pour un budget de type Général, les axes peuvent vous servir à définir plusieurs prévisions (évolution de 5%, évolution de 10%, évolution baisse 0,5%...). Vous inscrivez donc pour chaque période et chaque budget, le résultat à atteindre.  Pour un budget de type Analytique, les axes correspondent aux axes analytiques définis dans l'onglet Analytique des préférences du dossier. Cliquez sur le bouton Recalcul pour obtenir la mise à jour de votre grille. Remarque : Pour accéder aux onglets Axe, vous devez tout d'abord enregistrer la fiche. EBP_Comptabilité_et_Facturation 166 Budgets : Impression Vous pouvez imprimer la liste de vos budgets par l'icône ou par le bouton Imprimer ou encore par la commande Listes diverses du menu Impressions. Choisissez alors d'imprimer tous les budgets généraux, les budgets analytiques ou les deux. Fichiers non Comptables Les Pays Par défaut, les pays les plus courants sont déjà créés. Cependant, vous pouvez créer des pays supplémentaires grâce au bouton Nouveau. Indiquez alors le nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de créer le pays, vous devez créer la devise qui lui correspond par le menu Données + Devises puisque toutes les devises ne sont pas créées. Les Départements Par défaut, tous les départements sont déjà créés. Cependant, vous pouvez créer des départements supplémentaires grâce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code et le nom du département. Les Codes Postaux Par défaut, tous les codes postaux français sont déjà créés. Cependant, aucun code postal pour les autres pays n'a été créé. Vous avez donc la possibilité d'ajouter un code postal français, ou pour un autre pays, grâce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code postal, la ville, le département et le pays. En revanche, le département et le pays doivent être créés auparavant. 167 Opérations de Clôture Validation des Ecritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d'une écriture comptable, c'est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l'échéancier, l'analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l'administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Validation des Ecritures Comment faire ? 1. Sélectionnez les critères des écritures à valider : période et fourchette de journaux. Sur cette période, l'ajout d'écritures sera toujours possible. 2. Lancez la validation en cliquant sur OK. Messages survenus lors de la validation  «Le journal VE contient des écritures de simulation sur la période spécifiée : veuillez confirmer ou supprimer ces écritures avant la validation» : La commande Ecritures de simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces écritures.  «Le journal VE est déséquilibré pour le mois de janvier et une écriture de rééquilibrage sur un compte d'attente a été générée par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la contrepartie adéquate» : Vous devez supprimer la ligne générée par le logiciel sur le compte 4701090 et saisir la contrepartie correcte ou corriger le déséquilibre.  «Certaines écritures de TVA sur les encaissements n'ont pas de numéro de pièce. Nous vous rappelons que pour pouvoir gérer la déclaration de TVA, vous devez indiquer sur toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numéro de pièce unique. » : Si vous gérez la déclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de pièce est indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos écritures.  «Certaines écritures sur la période spécifiée n'ont pas de numéro de pièce» : Conformément à l'article 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit préciser les références de la pièce justificative qui l'appuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines écritures n'ont pas de numéros de pièce. Si vous répondez Non à ce message, le logiciel vous ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les écritures sans n° de pièces afin que vous les complétiez. Vous pouvez cependant poursuivre l'opération de validation en répondant Oui, par exemple si cette référence a été saisie dans un autre champ (N° de document, Libellé).  «Le journal AC présente un déséquilibre pour la période spécifiée. » : Vous devez impérativement équilibrer le journal. Conséquences de la validation EBP_Comptabilité_et_Facturation 168 Les écritures validées ne peuvent plus être ni modifiées, ni supprimées. Seuls le lettrage et le rapprochement bancaire sont encore possibles (et éventuellement la saisie d'un mémo). Vous pouvez identifier les lignes validées par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de Comptes, sur l'impression des Journaux et du Grand-Livre. Cas particulier : la contrepartie en pied de journal Vous avez peut-être paramétré vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas, le montant des contreparties est cumulé chaque mois en deux lignes (total débit, total crédit), en pied de journal. La validation des écritures a pour but de rendre intangibles vos écritures comptables. Après validation des écritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (à noter que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque l'équilibre des écritures à valider ne sera pas respecté). Si vous ajoutez alors de nouvelles écritures dans le mois concerné, la contrepartie se fera automatiquement en ligne à ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figées. Par contre, sur un mois sur lequel aucune écriture n'aura été validée, la contrepartie se fera toujours en pied de journal. Centralisation des Journaux La centralisation des journaux, ou centralisation physique, permet de regrouper toutes les lignes d'écritures d'un compte pour un mois donné en deux lignes centralisatrices (une pour les débits et l'autre pour les crédits). Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Centralisation des Journaux Comment faire ? 1. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer par simple clic dans la liste. 2. Sélectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous désirez clôturer les mouvements. 3. Lancez la clôture en cliquant sur OK. Conditions Cette centralisation ne peut avoir lieu que lorsque toutes ces conditions sont réunies :  Les comptes à centraliser doivent être autorisés (case Centralisation Physique dans la fiche du compte).  Les fourchettes de centralisation doivent être paramétrées dans la fiche des journaux concernés (onglet Comptes dans la fiche du journal).  Les écritures doivent être validées. Opération irréversible Attention, cette opération est irréversible, et consiste à supprimer le détail des lignes d'écritures d'un compte. Une sauvegarde est vivement conseillée. De plus, les lignes centralisatrices générées par cette option seront automatiquement validées. Elles ne pourront être annulées que par une saisie d'OD. Archivage des lignes supprimées Toutes les lignes d'écritures supprimées sont archivées dans un fichier créé dans le répertoire de votre dossier. Le nom du fichier d'archive est présent dans le libellé des lignes centralisatrices générées. Lignes non centralisables Les lignes d'écritures ne peuvent être centralisées dans les cas suivants :  La ligne est pointée dans un rapprochement verrouillé. Opérations de Clôture 169  La ligne est lettrée.  La ligne est exportée ou importée par l'option de Communication Entreprise-Expert alors que le verrouillage de ce type d'écriture a été paramétré dans les préférences.  Le compte a été révisé.  Le mois est clôturé. La Clôture Mensuelle La Clôture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et d'empêcher tout nouvel ajout. Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. L'absence de Clôture Mensuelle n'empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Clôture Mensuelle Comment faire ? 1. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer par simple clic dans la liste. 2. Sélectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous désirez clôturer les mouvements. 3. Lancez la clôture en cliquant sur OK. Attention : Après la clôture des journaux, aucune écriture sur la période antérieure (mois compris) ne pourra être modifiée. Toutefois, une maintenance des journaux pourra être demandée par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nécessitant un mot de passe que vous pourrez acquérir en appelant le service technique. Remarque : Vous devez comptabiliser les factures avant de lancer la clôture mensuelle des journaux concernés. Messages survenus lors de la clôture  «Le journal VE contient des écritures non validées sur la période spécifiée : veuillez valider ou supprimer ces écritures avant la clôture» : La commande Validation des Ecritures du menu Clôtures vous permettra de valider vos écritures.  «Le compte 530 du journal CA est créditeur» : Vérifiez les saisies du compte 530. Une caisse ne doit en aucun cas être créditrice.  «Impossible de clôturer le journal VE sur la période spécifiée : veuillez comptabiliser les factures avant la clôture» : Cliquez sur le bouton Détails si vous souhaitez obtenir et imprimer la liste des factures concernées, puis comptabilisez ces factures. Génération des Soldes N-1 Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de Résultat. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Génération des Soldes de l'Exercice N-1 Comment faire ? EBP_Comptabilité_et_Facturation 170 1. Créez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de début d'exercice, correspondant à la balance de fin d'année de l'exercice précédent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de charges et de produits. 3. Lancez ensuite l'option Génération des soldes de l'exercice N-1 du menu Clôtures, en indiquant le code du journal AN. Cette génération entraîne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne Débit ou Crédit N-1 du compte (dans le plan comptable). 4. Après ce traitement, supprimez les écritures des comptes de charges et de produits, pour les remplacer par une écriture sur le compte résultat de l'exercice. Génération des RAN Provisoires sur N+1 La Génération des RAN Provisoires sur N+1 permet d'effectuer une simulation de la clôture annuelle. Cette génération a lieu au premier mois de l'exercice suivant et s'applique aux comptes d'actif et de passif, c'est-à-dire appartenant aux classes 1 à 5. Ces à nouveaux provisoires seront bien entendu régénérés lors de la Clôture Annuelle définitive. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Génération des RAN Provisoires sur N+1 La Clôture Annuelle Précautions avant clôture  Confirmez les écritures de simulation (menu Quotidien + Ecritures de Simulation).  Validez les écritures par l'option Validation des Ecritures du menu Clôtures.  Effectuez une sauvegarde de vos données par l'option Sauvegarde du menu Dossier sur deux supports distincts (disque dur et disquette par exemple), que vous conserverez.  Archivez vos données par l'option Archivage des Données du menu Outils + Maintenance Utilisateur.  Si vous effectuez un rapprochement bancaire par journal, assurez-vous que ce choix a bien été fait dans l'onglet Création des préférences du dossier, et que le compte de contrepartie du journal a bien été indiqué dans l'onglet Général de la fiche du journal. Objet de la Clôture Annuelle  Solder les comptes de charges et de produits.  Calculer le résultat de l'exercice.  Générer les écritures de reports à nouveaux. La clôture va également renuméroter toutes les lignes d'écritures de l'exercice afin que la numérotation respecte l'ordre chronologique. Ce numéro n'apparaît pas dans vos saisies et n'aura donc pas d'incidence sur vos futures consultations. Il permet de rendre votre comptabilité conforme avec la législation fiscale. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Clôture Annuelle La première étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer. Prenez-en connaissance et cliquez sur le bouton Suivant. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Opérations de Clôture 171 La numérotation interne Dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées pour lequel l'administration fiscale a publié le Bulletin Officiel des Impôts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes d'écritures d'un l'exercice sont numérotées lors de la clôture annuelle. Pour voir ce numéro interne, il y plusieurs possibilités :  Vous pouvez ouvrir l'exercice archivé après la clôture annuelle et générer l'Export Contrôle Fiscal .  Vous pouvez, toujours depuis l'exercice archivé, imprimer les journaux et/ou un grand livre en utilisant les modèles d'impressions «Paysage» paramétrés à cet effet.  Vous pouvez accepter l'archivage des données en clôture annuelle (Etape Options de clôture). Le fichier généré contiendra dans un répertoire Archive notamment un fichier nommé Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel) Ce fichier contient les éléments qui composent toutes les lignes d'écriture, notamment le numéro interne.  Vous pouvez, depuis l'exercice archivé, générer le fichier d'archivage des données qui contient, comme l'archivage à la clôture, le fichier Ecriture.csv. Impressions Impressions annuelles Il s'agit d'imprimer en une seule manipulation tous les journaux, le grand-livre, la balance et le journal général en une seule manipulation. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Impressions annuelles Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention «Provisoire» sera présente tant que l'exercice n'aura pas été clôturé. Pour obtenir vos états définitifs, retournez sur l'archive après clôture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Le Journal Général Le Journal Général, appelé aussi Journal Centralisateur est un état de fin d'exercice qui permet d'obtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la période de référence, le total Débit et Crédit. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Journal Général Remarque : En impression, le journal est considéré comme «Provisoire» tant que les écritures prises en compte n'ont pas été validées. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le Bilan(mode BIC) L'état préparatoire au Bilan peut être éditer à tout moment pour une période donnée. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Bilan EBP_Comptabilité_et_Facturation 172 Comment faire ? 1. Sélectionnez la période à prendre en compte. 2. Indiquez votre régime fiscal : Réel Normal ou Réel Simplifié. 3. Choisissez le modèle d'impression. 4. Choisissez le type d'écritures à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramétrage du bilan. Le Compte de Résultat(mode BIC) L'état préparatoire au Compte de Résultat peut être éditer à tout moment pour une période donnée. Comment y accéder ? Barre de menu Clôtures + Compte de Résultat Comment faire ? 1. Sélectionnez la période à prendre en compte. 2. Indiquez votre régime fiscal : Réel Normal ou Réel Simplifié. 3. Choisissez le modèle d'impression. 4. Choisissez le type d'écritures à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramétrage du compte de résultat. 173 Outils Maintenance Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur  Recalcul des Soldes  Réindexation par Date  Réorganisation des Fichiers  Reformatage des Comptes  Paramétrage du Plan de Regroupement Maintenance Technique  Maintenance des Journaux  Maintenance du détail des A-Nouveaux  Purge des Echéances  Suppression d'Ecritures Comptables  Déverrouillage des Ecritures Maintenance Utilisateur Maintenance : Recalcul des Soldes Le Recalcul des Soldes va remettre à zéro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1 des comptes et des journaux. De plus, si dans les préférences et les racines de comptes, les options Aucune échéance et TVA sur les débits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont cochées, la zone Sans échéance dans chaque compte de tiers sera activée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes Maintenance : Réindexation par Date Par défaut, dans les journaux, vos écritures sont classées par ordre de saisie. La Réindexation permet de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Réindexation par Date Maintenance : Réorganisation des Fichiers La Réorganisation permet de réduire la taille de vos fichiers de données si des suppressions d'enregistrements ont été réalisées. De plus, si vous possédez l'option DDF (génération ODBC), la réorganisation a pour effet de générer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Réorganisation des Fichiers EBP_Comptabilité_et_Facturation 174 Ce traitement peut être assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. Maintenance : Reformater les Comptes La longueur des comptes est par défaut sur 10 caractères pour tous les comptes. Vous pouvez modifier cette longueur et préciser si le logiciel doit compléter ou non les comptes par des zéros. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes Type de comptes Il est possible de définir des longueurs de compte différentes selon le type de comptes. Comptes généraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Paramétrage du plan de regroupement Vous avez la possibilité de modifier le paramétrage du Bilan, du Compte de Résultat, de la 2035 et des Tableaux de Gestion, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base. Important : Notez bien toutes les modifications apportées, afin de pouvoir les récupérer lors d'une mise à jour. Accès au plan de regroupement Le paramétrage est aussi nommé «Plan de regroupement». Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accéder à l'option Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramétrage le bloc correspondant à l'état à modifier. Le bloc commence par : {2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan Simplifié Pour le bilan régime simplifié {2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de résultat simplifié Pour le compte de résultat régime simplifié {2035[BNC,CONTROL]=2035 : Régime de la Déclaration Contrôlée Pour la déclaration 2035 {2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan régime normal {2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de Résultat de l'exercice Pour le compte de résultat régime normal {SIG=SIG Soldes Intermédiaires de Gestion Pour les tableaux de gestion Syntaxe à utiliser Sur l'impression du Bilan ou du Compte de Résultat, vous constatez que chaque case est identifiée par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement à modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en début de ligne. Grâce à ce code, positionnez-vous sur la ligne à modifier. Sur l'impression des tableaux de gestion, les cases ne sont pas identifiées. Chaque ligne a donc été numérotée (SIG1, SIG2, etc.) pour la paramétrer. Voici la signification de la syntaxe utilisée : Outils 175 Extrait du regroup.ini Signification « AA=109 » La case AA reprend le solde de tous les comptes de racine 109 « AC=-2801 » La case AC reprend le solde de tous les comptes de racine 2801 (comptes généralement créditeurs, d’où le signe – qui inverse le montant) « AG=-2805-2905 » La case AG cumule les soldes de tous les comptes de racine 2805 et 2905 « BX=41...411+41A...41Z+413 » La case BX cumule les soldes de tous les comptes compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les comptes de racine 413, … « CF=51(D)-5186(D) » La case CF reprend les soldes de tous comptes de racine 51 si le solde est débiteur, moins le solde des comptes de racine 5186 si le solde est débiteur, … « DU=-164-512(C)-514(C) » La case DU cumule le solde de tous les comptes de racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le solde est créditeur, et de tous les comptes de racine 514 si le solde est créditeur « DR:=DP+DQ » La case DR cumule le résultat de la case DP et de la case DQ Maintenance Technique Mot de passe Attention : cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Maintenance des journaux Tant que vous n'avez pas clôturé l'exercice, il vous est possible de déclôturer vos journaux afin d'ajouter des écritures manquantes. Toutefois, les écritures déjà présentes sur les périodes clôturées ne pourront être ni modifiées, ni supprimées, puisqu'elles ont été validées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux Attention : Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Lors de l'accès à la Maintenance des journaux vous devez d'ailleurs saisir une justification. Comment faire ? 1. Sélectionnez le ou les journaux à déclôturer. 2. Sélectionnez le mois à partir duquel la déclôture doit avoir lieu. 3. Validez et saisissez le motif de l'utilisation de cette fonctionnalité. Cette justification est susceptible d'être vérifiée en cas de contrôle fiscal. Log sur Maintenance EBP_Comptabilité_et_Facturation 176 Pour consulter l'historique des maintenances sur les journaux effectuées, accédez à l'option Log sur Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. Maintenance du détail des A-Nouveaux Il s'agit de supprimer les écritures de détail des A-Nouveaux, c'est à dire les écritures datées des exercices précédents et visibles dans le logiciel (Recherche d'écriture, Consultation-Lettrage et Rapprochement Bancaire). Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance du détail des A-Nouveaux Attention : Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Lors de l'accès à la Maintenance du détail des A-Nouveaux vous devez d'ailleurs saisir une justification. Comment faire ? 1. Indiquez l'intervalle des comptes à supprimer. 2. Indiquez la période à supprimer. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les écritures de détail des A-Nouveaux. Pour toutes suppressions d'écritures de l'exercice courant, voir Maintenance : Suppression d'écritures. Maintenance : Purge des Echéances Si vous mettez en place la gestion des échéances au cours de votre activité, vous avez peut-être besoin d'épurer les anciennes échéances (déjà réglées, mais non pointées) afin de commencer dans un échéancier de taille réduite. Attention : Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opération est irréversible. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des Echéances Attention : Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Comment faire ? 1. Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernés. 2. Indiquez la période de dates à supprimer et cliquez sur OK. Il existe une autre possibilité pour épurer vos échéances. Une fois la gestion des échéances mise en place, l'échéancier s'ouvrira automatiquement lors de la saisie d'un règlement afin de solder l'échéance correspondant au règlement saisi. Dans la fenêtre de l'échéancier, dans laquelle vous visualisez les échéances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes échéances. L'avantage de cette option est que vous visualisez les échéances avant de les supprimer. Maintenance : Suppression d'Ecritures Outils 177 Vous avez la possibilité de supprimer une série d'écritures saisies en Saisie Standard ou importées. Cette option ne concerne pas les saisies réalisées dans les masques non comptables. Pour supprimer les écritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opération est irréversible. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Comment faire ? Choisissez les différents critères de la suppression : En version millésimée :  Fourchette de journaux  Fourchette de comptes  Période En version PRO :  Fourchette de journaux  Fourchette de comptes  Période  Fourchette de numéros de pièces  Codes lettrage  Fourchette de montants  Sens des écritures. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les écritures de l'exercice courant ou les éventuelles écritures saisies sur l'exercice suivant. Pour toute suppression d'écritures de détail d'A-nouveaux, voir Maintenance du détail des A-nouveaux. Maintenance : Déverrouillage des Ecritures Communication entreprise expert Si la case Verrouillage des écritures en communication entreprise-expert de l'onglet Divers des préférences du dossier est cochée, cela signifie que les écritures importées ou exportées par l'option Communication Entreprise-Expert sont verrouillées, c'est-à-dire non modifiables et non supprimables, pour éviter de modifier les écritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises à l'Expert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les écritures verrouillées s'affichent en rouge foncé dans l'option Saisie Comptable du menu Comptabilité. Si vous importez ou exportez par erreur des écritures, vous pouvez réaliser un déverrouillage. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Déverrouillage des Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. EBP_Comptabilité_et_Facturation 178 Assistance Comptable Assistance Comptable Voici les outils de l'Assistance Comptable :  Réimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux  Réimputation d'Ecritures entre Périodes  Epuration du Plan Comptable  Comparatif N / N-1  Etats de Suivi et d'Anomalies Assistance Comptable : Réimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) Suite à une erreur de saisie, vous avez la possibilité de déplacer les écritures d'un compte à l'autre, ou d'un journal à l'autre, pour une période donnée. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Réimputation (Comptes et Journaux) Comment faire ? 1. Choisissez la période. 2. Cochez l'option souhaitée : entre comptes, ou entre journaux. 3. Indiquez le compte ou le journal dont les écritures sont à réimputer (la source.) 4. Indiquez le compte ou le journal sur lequel les écritures seront réimputées (la cible). Remarque : Concernant la réimputation entre comptes, si vous avez effectué des ventilations analytiques sur vos écritures, ces ventilations seront récupérées. Attention : Si vous avez lettré ou pointé des écritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. Assistance Comptable : Réimputation entre Périodes Suite à une erreur de saisie, vous avez la possibilité de déplacer les écritures d'un mois à l'autre, pour un journal donné. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Réimputation entre Périodes Comment faire ? 1. Indiquez le journal concerné. 2. Choisissez le mois dont les écritures sont à réimputer. 3. Choisissez le mois sur lequel les écritures seront réimputées. Outils 179 Attention : Si vous avez lettré ou pointé des écritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementés pour un intervalle de comptes à préciser ou sur la totalité du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos données est fortement recommandée. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable Assistance Comptable : Suivi et Anomalies Ces états permettent d'obtenir des informations concernant l'état de vos comptes et de vos journaux : comptes non mouvementés, avancement des journaux, montants négatifs. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Suivi et Anomalies Journal des Evénements et Archivage Journal des événements Le Journal des événements vous permet de visualiser ou d'imprimer la liste des événements. En effet un certain nombre d'actions réalisées dans le logiciel sont archivées dans un souci de traçabilité. Par défaut tous les événements apparaissent mais vous pouvez, grâce au volet de gauche, afficher les événements d'une période donnée ou sélectionner les événements précis que vous souhaitez afficher. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Journal d'événements Evénements Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions réalisées dans le logiciel sont archivées par la création d'événements. Remarque : La traçabilité d'un certain nombre d'actions réalisées dans le logiciel a été mise en place dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées pour lequel l'administration fiscale a publié le Bulletin Officiel des Impôts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces événements sont stockés dans votre dossier et sont consultables à tout moment dans le Journal d'événements. Quelques événements nécessitent une justification qui vous sera demandée au moment de réaliser certaines actions. Voici une liste des actions qui entraînent la création d'un événement : Import / Export EBP_Comptabilité_et_Facturation 180 Type d'action Justification demandée Import Communication Entreprise Expert Export Communication Entreprise Expert Import Compta Dos X Import Compta Plus X Import Win Compta 3 X Import V3 avec entête (logiciel EBP) Import V3 sans entête X Import V5 (transfert comptable) Import paramétrable X Recopie de données X Maintenance Type d'action Justification demandée Maintenance des journaux X Maintenance du détail des A-nouveaux X Archivage de période Paramétrage de la TVA Type d'action Justification demandée Catégorie de TVA du compte Taux de TVA du compte Type de TVA du compte X Taux de TVA Déclaration de TVA Type d'action Justification demandée Etablissement d'une déclaration de TVA ou d'une annexe Modification d'une déclaration de TVA ou d'une annexe X Suppression d'une déclaration de TVA ou d'une annexe X Télétransmission EDI Clôture Type d'action Justification demandée Clôture annuelle Clôture de période Archivage des données en clôture Génération des PDF en clôture Validation des écritures Centralisation physique dans les journaux Gestion Outils 181 Type d'action Justification demandée Modification des préférences de gestion Divers Type d'action Justification demandée Numérotation des pièces d'un journal Paramètres société Sauvegarde / Restauration Type d'action Justification demandée Sauvegarde Restauration X Modification d'un compte Un événement est créé dans les cas suivants :  Modification de la catégorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables …  Modification du taux de TVA  Modification du type de TVA : Débits ou Encaissements. Modification d'un journal Un événement est créé lorsque le type de numérotation des pièces du journal est modifié. Modification des paramètres société Un événement est créé en cas de modification d'un des éléments suivants :  Raison sociale  Adresse de la société  Siret  Numéro de TVA  MSA  NAF. Archivage des Données L'Archivage des Données est un export total de votre base exploitable indépendamment du produit. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Il s'agit d'exporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, Journaux) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent être ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad. Les fichiers générés sont compressés dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de chacune des colonnes de chaque table. EBP_Comptabilité_et_Facturation 182 Le fichier ZIP est généré dans le répertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-ComptaNomdudossier-0107-1207.zip où «0107-120» correspond au mois et à l'année du début et de la fin de l'exercice ( dans notre exemple janvier 2007 à décembre 2007). Ce fichier peut être fourni à l'administration en cas de contrôle fiscal. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Archivage des Données Communication Entreprise - Expert Communication Entreprise - Expert Consultez aussi la partie : Echanges de Données Comptables. Il s'agit de réaliser : o Des importations des écritures d'autres logiciels dans votre logiciel EBP. o Des exportations des écritures de votre logiciel EBP vers d'autres logiciels. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Communication Entreprise-Expert Comment faire ? Choisissez le type d'action à réaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des données Cochez la case Création automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec le libellé « Compte créé pendant le transfert ». Ces libellés seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas l'option, à chaque nouveau compte, une fiche complète de création du compte s'ouvrira afin d'en renseigner les paramètres. Transmettre des données Cochez la case Dossier complet afin d'exporter la totalité de vos écritures comptables, ou définissez vos critères d'export en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des écritures dans la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportés dans la devise de saisie des pièces. Remarques : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Avant de réaliser tout transfert d'écritures, vous devez vous assurer que les dates d'exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de l'importation le fichier est analysé. Si une anomalie est détectée (un déséquilibre, une ligne écriture qui n'a pas de montant, un compte trop long …) un rapport s'affichera à l'écran afin de vous avertir des anomalies présentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Format COALA Comptabilité - dossier complet Ce format n'est disponible qu'en exportation de données. Quel format utiliser pour exporter des écritures vers COALA Comptabilité ? Format COALA - Comptabilité - journaux Outils 183 Les écritures seront ajoutées dans un dossier existant de COALA Comptabilité grâce à une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - Comptabilité - dossier complet Les écritures seront à importer côté COALA Comptabilité dans un dossier vierge, car l'outil d'import utilisé écrase les données. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les écritures pourront être ajoutées dans un dossier existant, à condition d'acquérir auprès de COALA l'option d'import au format EBP. Comment faire ? Comment exporter des écritures au format COALA depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format COALA - Comptabilité - dossier complet et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut COALAD.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impératif d'exporter toutes les écritures du dossier (en sélectionnant une période et une fourchette de journaux englobant toutes les écritures), car dans le logiciel COALA Comptabilité, l'importation s'effectuera dans un dossier vierge. Si vous désirez n'exporter qu'une partie des données, afin de faire un import partiel dans COALA Comptabilité dans un dossier existant, utilisez plutôt le format COALA Comptabilité journaux. A lire avant d'importer dans COALA Comptabilité Les Journaux Les journaux sont créés lors de l'importation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont créés lors de l'importation. Etant limités à 11 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 40100000005. De plus, COALA Comptabilité ne pourra importer un fichier d'écritures s'il contient des numéros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple «401 DUPONT» ou « 601.1 »). Si de tels comptes sont présents dans EBP, à la fin de l'exportation, un rapport s'affichera automatiquement pour le signaler. Les Numéros de Pièces et les Libellés des Ecritures Les numéros de pièces étant limités à 10 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. De plus, si des guillemets ont été saisis dans les libellés des écritures, ils seront automatiquement supprimés, car ils rendraient l'importation impossible dans COALA Comptabilité. Dans ce cas, à la fin de l'exportation dans EBP, un rapport s'affichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les écritures EBP dans COALA Comptabilité ? L'importation ne peut être réalisée que dans un dossier vierge, car cette fonction écrase toutes les données d'un dossier. 1. Créez ou ouvrez un dossier vierge. 2. Accédez à l'option Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que l'importation va écraser les données du dossier. EBP_Comptabilité_et_Facturation 184 3. Confirmez pour passer à la fenêtre suivante, dans laquelle vous devez sélectionner le fichier généré par EBP puis validez. Format COALA Comptabilité - journaux Quel format utiliser pour exporter des écritures vers COALA Comptabilité ? Format COALA - Comptabilité - journaux Les écritures seront ajoutées dans un dossier existant de COALA Comptabilité grâce à une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - Comptabilité - dossier complet Les écritures seront à importer côté COALA Comptabilité dans un dossier vierge, car l'outil d'import utilisé écrase les données. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les écritures pourront être ajoutées dans un dossier existant, à condition d'acquérir auprès de COALA l'option d'import au format EBP. Comment faire ? Comment exporter des écritures depuis COALA Comptabilité ? 1. Ouvrez un journal. 2. Accédez à l'option Exporter du menu Fichier. 3. Choisissez le nom du fichier d'export ainsi que le chemin où il doit être créé et validez. Comment importer les écritures COALA dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format COALA - Comptabilité - journaux et validez. Comment exporter des écritures au format COALA depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format COALA - Comptabilité - journaux et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut COALAJ.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer dans COALA Comptabilité Les Journaux Les journaux sont créés lors de l'importation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont créés lors de l'importation. Etant limités à 11 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 40100000005. De plus, COALA Comptabilité ne pourra importer un fichier d'écritures s'il contient des numéros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple « 401 DUPONT » ou « 601.1 »). Si de tels comptes sont présents dans EBP, à la fin de l'exportation, un rapport s'affichera automatiquement pour le signaler. Les Numéros de Pièces et les Libellés des Ecritures Les numéros de pièces étant limités à 10 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. De plus, si des guillemets ont été saisis dans les libellés des écritures, ils seront Outils 185 automatiquement supprimés, car ils rendraient l'importation impossible dans COALA Comptabilité. Dans ce cas, à la fin de l'exportation dans EBP, un rapport s'affichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les écritures EBP dans COALA Comptabilité ? L'importation ne peut être réalisée que dans un dossier vierge, car cette fonction écrase toutes les données d'un dossier. 1. Ouvrez le Bloc-notes de Windows (généralement accessible par le menu Démarrer + Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin d'ouvrir le fichier exporté depuis EBP (COALAJ.txt). 2. Utilisez la commande Sélectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. 3. Dans COALA Comptabilité, accédez à l'option Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. 4. Modifiez si besoin le type des journaux créés automatiquement. Formats APISOFT Comptabilité Expert Version 2.00 API Comptabilité Gamme 8 Comment exporter des écritures depuis APISOFT Comptabilité ou API Comptabilité ? 1. Accédez à l'option Export de données du menu Utilitaires + Export. 2. Renseignez les informations suivantes :  Nom de l'export : EXPORT EBP (au choix)  Table à exporter : ECRITURES  Type d'export : ASCII Délimité  Nom du fichier à générer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix)  Enregistrement Entête : Non  Séparateurs : « ; »  Suppression des espaces : Oui 3. Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. 4. Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT Comptabilité et API Comptabilité ne permettant pas de sélectionner les dates des écritures au moment de l'exportation, toutes les écritures du dossier seront exportées. Cela signifie que les écritures du dossier de EBP devront être supprimées dans leur totalité avant l'importation du fichier d'écritures, sous peine de doublons, ou que l'importation soit faite dans un dossier vierge. Cela entraîne la perte des échéances, du lettrage et des ventilations analytiques. Comment importer les écritures API dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format APISOFT - Comptabilité Expert Version 2.00 ou API Comptabilité Gamme 8 et validez. Comment exporter des écritures au format API depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. EBP_Comptabilité_et_Facturation 186 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format APISOFT - Comptabilité Expert Version 2.00 ou API Comptabilité Gamme 8 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut APISOFT.txt (pour APISOFT Comptabilité) ou API.txt (pour API Comptabilité) et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer les écritures dans APISOFT Comptabilité ou API Comptabilité Les Journaux Ils doivent être créés avant l'importation. Attention : Les codes journaux sont limités à 5 caractères. Les Comptes Les comptes inexistants sont créés automatiquement lors de l'importation. Leur longueur étant limitée à 9 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves : dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 401000215. Les Numéros de Pièces Etant limités à 8 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. Comment importer les écritures EBP dans APISOFT Comptabilité ou API Comptabilité ? 1. Accédez à l'option Import de données du menu Utilitaires. 2. Renseignez les informations suivantes :  Paramétrage : IMPORTEBP (au choix)  Séparateur : « ; »  Convers. Caractère : Non  Format Date : 1 - JJMMAA  Type Montant : 3 - Un champ Montant …  Sens Crédit : -1  Nom fichier écriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT) 3. Renseignez la position des champs suivants :  Journal : 2  Référence : 3  Compte : 4  Date : 5  LibManu : 6  Montant : 7  Sens : 8 4. Cliquez sur le bouton Importer. Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 Comment exporter des écritures depuis AZUR Dia-Compta ? 1. Accédez à l'option Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. 2. Choisissez le nom et le chemin du fichier à générer. 3. Cliquez sur OK et confirmez l'export. Outils 187 A lire avant d'importer les écritures dans EBP Le logiciel Dia-Compta permettant de gérer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de l'import de la façon suivante :  Les racines 00 à 07 deviennent 411  Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer des écritures au format AZUR dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des écritures au format AZUR depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut AZUR.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant d'importer les écritures dans Azur Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les écritures EBP dans AZUR Dia-Compta ? 1. Accédez à l'option Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 2. Pointez Mise à jour comptes et écritures. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 Comment exporter des écritures depuis CADOR - DORAC ? 1. Utilisez l'option Comptabilité du menu Outils + Exportation. 2. Cochez Export écritures. 3. Indiquez la période à exporter. 4. Changez si besoin le nom et l'emplacement du fichier à générer, puis cliquez sur OK. Comment importer les écritures CADOR dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des écritures au format CADOR depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CADORIN et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer les écritures dans CADOR - DORAC Les Journaux EBP_Comptabilité_et_Facturation 188 Les journaux inexistants sont créés automatiquement lors de l'importation. Leur code étant limité à 4 caractères, les codes plus longs seront tronqués. Dans EBP, supposons que les journaux BQUE1 et BQUE2 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur un seul journal de code BQUE. Les Comptes Les comptes sont créés lors de l'importation. Etant limités à 12 caractères, les comptes de longueur supérieure seront tronqués. Les Numéros de Pièces Etant limités à 8 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. Comment importer les écritures EBP dans CADOR - DORAC ? 1. Accédez à l'option Comptabilité CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 2. Sélectionnez le fichier à importer et validez l'importation. Format CCMX Expert Winner Comment exporter des écritures depuis CCMX Expert Winner ? 1. Accédez à l'option Emettre du menu Dossier + Echange. 2. Cochez Les écritures et choisissez les journaux à exporter. 3. Cochez Comptable et indiquez la période à exporter. 4. Dans les Paramètres d'envoi des journaux, indiquez En détail. 5. Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 6. Dans le champ Produit de destination, sélectionnez ASCII. 7. Dans le champ Emission avec, sélectionnez Lettrage, date écrit., et validez. Le fichier généré s'appelle EXXXX.CO, où XXXX est remplacé par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les à nouveaux, car dans ce cas, les écritures de l'exercice N-1 seraient exportées, et l'importation sur l'exercice N ne pourrait pas fonctionner dans votre logiciel EBP. Comment importer les écritures CCMX dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 4. Sélectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des écritures au format CCMX depuis EBP ? 5. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 6. Cochez Transmettre des données. 7. Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CCMX.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer dans CCMX Expert Winner Les Journaux Ils doivent être créés avant l'importation, et doivent être de type Bordereau. Lors de l'importation, une fenêtre permet d'affecter chaque journal du fichier d'import au journal créé. Cependant, dans cette fenêtre, les codes des journaux du fichier d'import sont tronqués à 6 caractères. Dans EBP supposons que des journaux Outils 189 portant les codes « ACHATS » et « ACHATS01 » soient utilisés, leurs écritures seront importées sur un seul journal de code « ACHATS ». Les Comptes Les comptes inexistants sont créés automatiquement lors de l'importation. Leur longueur, définie dans les préférences du dossier, pouvant aller de 5 à 8 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 60100215 (pour un dossier paramétré pour des comptes sur 8 caractères). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complétés à droite par des zéros. Dans EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 60100000. Les Numéros de Pièces et les Libellés Etant limités à 7 caractères dans CCMX Expert Winner, les numéros de pièces seront tronqués si leur longueur est supérieure. De plus, les libellés des écritures seront quant à eux tronqués à 25 caractères. Les accents seront supprimés. Comment importer les écritures EBP dans CCMX Expert Winner ? 1 ère étape : Création d'un « tracé ASCII » (à faire une seule fois) 8. Accédez à l'option Tracé ASCII du menu Dossier + Echanges + Paramètre ASCII. 9. Cliquez sur le bouton écritures. 10. Complétez la fenêtre de cette façon : o CODE : EBP (au choix) o Intitulé : EBP Compta (au choix) o Nom du fichier à traiter : CCMX.TXT o Longueur de l'enregistrement : rien o Code enreg. spécifique : rien o Code enreg. à exclure : rien o Position : rien o Position : rien o Cochez Séparateur de champs et indiquez , o Cochez Séparateur de décimales et indiquez . o Cochez Délimiteur de zones et indiquez " o Ne cochez pas Séparateur de millier 4. Ne cochez rien d'autre et cliquez sur Définition du tracé. 5. Indiquez le rang de chaque champ : o Code journal : 3 o Date : 2 o Date (position du jour) : 1 o Date (position du mois) : 3 o Date (position de l'année) : 5 o Compte général : 4 o Intitulé du compte : 5 o Montant Débit : 8 o Montant Crédit : 9 EBP_Comptabilité_et_Facturation 190 o Pièce : 7 o Libellé : 6 o Date d'échéance : 10 o Date (position du jour) : 1 o Date (position du mois) : 3 o Date (position de l'année) : 5 6. Validez. 2 ème étape : Importation des écritures (à faire à chaque importation) 7. Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 8. Sélectionnez l'option Tracé ASCII écritures 9. Indiquez le chemin du fichier à importer et validez. 10. Sélectionnez le tracé créé dans la première étape (EBP) et validez. 11. Validez les deux fenêtres suivantes. 12. Dans la dernière fenêtre, affectez à chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR présent dans CCMX Expert Winner et validez. Format CCMX Expert AS400 Comment importer les écritures CCMX dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. 4. Sélectionnez le fichier exporté depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des écritures au format CCMX depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 Comment exporter des écritures depuis CEGID Sisco II ? 1. Accédez à l'option Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. 2. Répondez Non à la demande d'un arrêt provisoire de la période de mouvements. 3. Répondez Oui pour transférer le plan comptable. 4. Indiquez la période des écritures à exporter. 5. A la sélection du code journal, indiquez un code pour n'exporter que les écritures d'un journal particulier, ou appuyez sur la touche Entrée pour exporter tous les journaux à la fois. 6. Confirmez l'export. A lire avant d'importer les écritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement créés lors de l'importation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisés dans CEGID Sisco II seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs définis dans CEGID Sisco II (401 et 411 ou 400 et 410). Outils 191 Attention : Cela implique que les comptes peuvent être tronqués lors de l'importation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramétrés sur 10 caractères pour les comptes. Le compte « 0123000789 » a été créé dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en « 4011230007 » lors de l'importation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour éviter cela, il peut être intéressant d'allonger la longueur des comptes auxiliaires à 12 caractères dans votre logiciel EBP, en utilisant l'option Reformater les comptes du menu Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de réaliser l'importation. Comment importer les écritures CEGID dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des écritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier généré s'appelle SIXXXXX.TRT, où XXXXX correspondra au numéro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le répertoire du dossier EBP. A lire avant d'importer les écritures dans CEGID Sisco II Où placer le fichier d'écritures issu d'EBP ? Le fichier à importer doit être placé dans le répertoire du dossier SISCO afin d'être importable. Les Journaux Les journaux inexistants sont automatiquement créés lors de l'importation. Cependant, il est préférable de les créer préalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code étant limité à 2 caractères, les codes des journaux de longueur supérieure seront tronqués. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur un seul journal de code AC. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement créés lors de l'importation. Cependant, les comptes collectifs doivent être préalablement créés et définis. Dans le fichier d'écritures issu d'EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement été convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement été convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, définie dans les paramètres généraux du dossier, pouvant aller de 6 à 10 caractères dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 601000 (pour un dossier paramétré pour des comptes sur 6 caractères). Les numéros de pièces La longueur des numéros de pièces, définie dans les paramètres généraux du dossier, pouvant aller de 6 à 10 caractères, les numéros plus longs seront tronqués. Comment importer les écritures EBP dans CEGID Sisco II ? EBP_Comptabilité_et_Facturation 192 1. Accédez à l'option Ecritures du menu EDI + Réception EDI Cegid. 2. Choisissez SISCO II. 3. Indiquez le numéro du dossier saisi lors de l'exportation. 4. Dans la liste des emplacements, sélectionnez Répertoire Dossier. 5. Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise à jour des intitulés de compte. 6. Validez l'importation des écritures. 7. Répondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. Format CEGID PGI Version S5 Comment exporter des écritures depuis CEGID PGI ? 1. Utilisez le module « Communication SX ». 2. Cliquez sur Envoyer. 3. Sélectionnez le type de transfert Business/Expert. 4. Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 5. Sélectionnez le type d'envoi par Fichier. 6. Indiquez le chemin et le nom du fichier d'échange. 7. Déroulez l'assistant jusqu'au bout et confirmez l'export. A lire avant d'importer les écritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement créés lors de l'importation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisés dans CEGID PGI seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs définis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent être tronqués lors de l'importation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramétrés sur 10 caractères pour les comptes. Le compte « 0123000789 » a été créé dans le dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en « 4011230007 » lors de l'importation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour éviter cela, il peut être intéressant d'allonger la longueur des comptes auxiliaires à 12 caractères dans votre logiciel EBP en utilisant l'option Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de réaliser l'importation. Comment importer les écritures CEGID dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie d'un dossier et validez. Comment exporter des écritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. Outils 193 3. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier généré s'appelle PGIXXXXX.TRA, où XXXXX correspondra au numéro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le répertoire du dossier EBP. Comment importer les écritures EBP dans CEGID PGI ? 1. Utilisez le module « Communication SX ». 2. Cliquez sur Recevoir. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier d'échange. 4. Déroulez l'assistant jusqu'au bout. Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert Comment exporter des écritures depuis Expert Compta ? 1. Export des écritures : a. Accédez à l'option Les mouvements comptables  EBP du menu Tenue + Exporter + COPMVTSEBP. b. Choisissez l'exercice. c. Choisissez Mouvements par FTP. d. Sélectionnez une plage de comptes puis validez. 2. Procédure de transfert : a. Accédez au serveur FRP par l'option SVRFTP du menu Services (F24). b. Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernée. c. Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. d. Sélectionner le répertoire, changez le nom du fichier puis vérifiez que le type du fichier est bien .txt. Comment importer les écritures Expert Compta dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des écritures au format Expert Compta depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer dans Expert Compta Les Comptes Les comptes inexistants seront créés avec le libellé du compte EBP Comptabilité. Les Numéros de Pièces Les numéros de pièces étant limités à 6 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. Comment importer les écritures EBP dans Expert Compta ? 1. Etablissez une correspondance des codes journaux par l'option Mise à jour des correspondances journaux micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 2. Etablissez une correspondance des numéros de comptes par l'option Mise à jour des correspondances comptes micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. EBP_Comptabilité_et_Facturation 194 3. Enregistrez les mouvements exportés depuis EBP sur le serveur du bureau. 4. Demandez le transfert à partir du logiciel MINIKIT FCN : a. Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. b. Accédez à l'option Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. c. Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. d. Double-cliquez sur le fichier. e. Choisissez le type de fichier EBP CI. f. Cliquez sur le bouton Contrôle afin de tester vos données et de vérifier les mouvements générés. g. Cliquez sur le bouton Transférer. 5. Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : a. Fermez le logiciel MINIKIT FCN. b. Dans Expert Compta, accédez à l'option Importer les écritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. c. Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 6. Affichez les mouvements comptables avant l'intégration par l'option Afficher les écritures comptables importées du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 7. Intégrez les mouvements comptables dans Expert Compta par l'option Intégrer les écritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. Format CICERON Héliast Ce format n'est disponible qu'en importation de données. Comment importer les écritures CICERON Héliast dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CICERON - Héliast. Format CIEL Comptabilité Version 8.00 Comment exporter des écritures depuis CIEL Comptabilité ? 1. Accédez à l'option Relation Expert / Export du menu Utilitaires. 2. Sélectionnez les critères de l'export. 3. Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. 4. Cochez l'option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d'export et validez. 5. Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Comment importer les écritures CIEL dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CIEL - Comptabilité Version 8.00 et validez. Comment exporter des écritures au format CIEL depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. Outils 195 3. Choisissez le format CIEL - Comptabilité Version 8.00 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CIEL.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer dans CIEL Comptabilité Les Journaux Les journaux sont créés lors de l'importation, avec un code sur 2 caractères. Les Comptes Les comptes sont créés lors de l'importation. Etant limités à 11 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 40100000005. Les Numéros de Pièces Les numéros de pièces étant limités à 12 caractères, ils seront tronqués si leur longueur est supérieure. Comment importer les écritures EBP dans CIEL Comptabilité ? 1. Accédez à l'option Import standards du menu Utilitaires + Importations. 2. Cochez la case Logiciels spécifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 3. Sélectionnez le fichier généré par EBP. Remarque : L'importation peut également être réalisée à partir de l'option Relations Expert / Import du menu Utilitaires. Format CIEL Comptabilité Version 11.00 Comment exporter des écritures depuis CIEL Comptabilité ? 1. Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des données. 2. Sélectionnez les critères de l'export. 3. Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. 4. Cochez l'option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d'export et validez. 5. Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Comment importer les écritures CIEL dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format CIEL - Comptabilité Version 11.00 et validez. Comment exporter des écritures au format CIEL depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format CIEL - Comptabilité Version 11.00 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut CIEL.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer dans CIEL Comptabilité EBP_Comptabilité_et_Facturation 196 Les Journaux Les journaux sont créés lors de l'importation. Attention, le format d'import étant prévu pour des codes journaux sur 2 caractères, les codes plus longs auront été tronqués lors de la génération du fichier d'écritures. Les Comptes Les comptes sont créés lors de l'importation. Etant limités à 11 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 40100000005. Les Numéros de Pièces le format d'import étant prévu pour des numéros de pièces sur 12 caractères, les numéros plus longs auront été tronqués lors de la génération du fichier d'écritures. Comment importer les écritures EBP dans CIEL Comptabilité ? 1. Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Récupérer des données. 2. Indiquez le chemin et le nom du fichier à importer, puis validez. Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 Comment exporter des écritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ? 1. Accédez à l'option Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dérouler l'assistant. 2. Sélectionnez le type d'exportation Nouveau modèle, et le fichier à exporter Ecriture. 3. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maître et détail. 4. Indiquez le chemin du fichier d'export. 5. Choisissez le type Délimité et le séparateur Point-Virgule. 6. Sélectionnez les champs suivants : Date d'effet, Journal, Compte, Libellé, Numéro de pièce, Débit, Crédit, Intitulé de compte. 7. Dans l'étape suivante, ne saisissez rien. 8. Sauvegardez les différentes étapes en donnant un nom au modèle (par exemple « export pour EBP »). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sélectionner ce nom dans la première étape, et vous n'aurez pas besoin de refaire toutes les étapes de l'assistant. 9. Choisissez les critères de l'export. A lire avant d'importer les écritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant être paramétrée jusqu'à 13 caractères dans Bilan Plus 7.1, il est impératif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant l'option Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de réaliser l'importation. Les Exercices Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des écritures sans jamais réaliser de clôture annuelle. Dans EBP on ne récupérera les écritures que jusqu'à la date maximum de saisie définie dans l' onglet Exercice du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Comment importer les écritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. Outils 197 3. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des écritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Comment importer les écritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ? 1. Accédez à l'outil d'importation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dérouler l'assistant. 2. Sélectionnez le type d'importation Nouveau modèle, et le fichier à importer Ecriture. 3. Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maître et détail. 4. Indiquez le chemin du fichier à importer. 5. Choisissez le type Délimité et le séparateur Point-Virgule. 6. Sélectionnez les champs suivants : Date d'effet, Journal, Compte, Libellé, Numéro de pièce, Débit, Crédit. 7. Dans l'étape suivante, ne saisissez rien. 8. Cochez numéro de pièce dans la zone Regroupement des écritures par. Laissez les autres choix par défaut. 9. Sauvegardez les différentes étapes en donnant un nom au modèle (par exemple « EBP import »). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sélectionner ce nom dans l'étape 1, et vous n'aurez pas besoin de refaire toutes les étapes. Remarque : Les journaux doivent être créés au préalable. Les comptes, eux, seront créés automatiquement lors de l'importation. Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 Ce format n'est disponible qu'en importation de données. Il n'y a pas d'export à effectuer depuis le logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de données. A lire avant d'importer les écritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant être paramétrée jusqu'à 13 caractères dans Bilan Plus 6.5, il est impératif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant l'option Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de réaliser l'importation. Les Exercices Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des écritures sans jamais réaliser de clôture annuelle. Dans EBP on ne récupérera les écritures que jusqu'à la date maximum de saisie définie dans l' onglet Exercice du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Comment importer les écritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. Format EBP - Comptabilité Windows Ce format permet : EBP_Comptabilité_et_Facturation 198  D'exporter les écritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilité EBP.  D'importer des écritures saisies dans un autre logiciel de comptabilité EBP dans votre logiciel EBP. Les logiciels de comptabilité EBP sont les suivants : EBP Comptabilité, EBP Compta Pratic, EBP Comptabilité Libérale, EBP Comptabilité et Facturation. Comment importer des écritures au format EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format EBP - Comptabilité Windows et validez. Comment exporter des écritures au format EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format EBP - Comptabilité Windows et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut EBP.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum Comment importer des écritures au format Gestimum ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des écritures au format Gestimum ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut EBP.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 Comment exporter des écritures depuis Isacompta ? 1. Accédez à l'option Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 2. Sélectionnez Autre. 3. Choisissez le nom et l'emplacement du fichier à générer. 4. Définissez les critères de l'export et validez. Comment importer les écritures ISAGRI dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des écritures au format ISAGRI depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut ISAGRI.isa et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Outils 199 Comment importer les écritures EBP dans Isacompta ? 1. Accédez à l'option Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 2. Cliquez sur le bouton « … ». 3. Dans le champ Type, sélectionnez Fichiers d'échange Isacompta V 4.00 et inférieur. 4. Sélectionnez le fichier à importer et validez. Format Interface Expert (Coala) Ce format n'est disponible qu'en exportation de données. Il correspond à l'option Export Interface Expert disponible dans le menu Outils + Export de Données. Quel format utiliser pour exporter des écritures vers COALA Comptabilité ? Format COALA - Comptabilité - journaux Les écritures seront ajoutées dans un dossier existant de COALA Comptabilité grâce à une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - Comptabilité - dossier complet Les écritures seront à importer côté COALA Comptabilité dans un dossier vierge, car l'outil d'import utilisé écrase les données. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les écritures pourront être ajoutées dans un dossier existant, à condition d'acquérir auprès de COALA l'option d'import au format EBP. Comment exporter des écritures au format Interface Expert depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les écritures EBP (format Interface Expert) dans COALA Comptabilité ? Note : Pour obtenir la clé ARF permettant d'importer le fichier EBP dans COALA Comptabilité, veuillez contacter le Service Clients de COALA. 1. Ouvrez le dossier dans lequel l'importation doit être effectuée. 2. Double-cliquez dans la fenêtre de droite sur Comptabilité. 3. Dans la fenêtre de gauche, positionnez-vous sur l'exercice correspondant au fichier à importer. 4. Dans le menu déroulant où se trouve Journaux, sélectionnez Etats. 5. Dans la fenêtre centrale, cliquez sur Import Comptabilité, dans Etats d'import. 6. Si cette option n'est pas présente (pour un 1er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats d'import et cochez Import Comptabilité, puis cliquez sur OK. 7. Dans la fenêtre de droite (nommée Attributs), dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez EBP. 8. Dans le menu déroulant Logiciel, sélectionnez la version voulue. 9. Indiquez la taille des comptes. 10. Dans la fenêtre du milieu (nommée Etats), faites clic droit + Importer. 11. Indiquez si besoin la période à importer. EBP_Comptabilité_et_Facturation 200 12. Cliquer sur OK. 13. Sélectionner le fichier à importer. Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 Comment exporter des écritures depuis Quadra Compta ? 1. Accédez à l'option Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. 2. Sélectionnez le nom et l'emplacement du fichier à générer. 3. Indiquez si besoin la période à exporter. 4. En Choix des données à exporter, choisissez Tout. 5. Dans les zones Mises à zéro et Renumérotation, ne cochez rien. 6. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue. 7. Validez l'export. A lire avant d'importer les écritures dans EBP Le logiciel Quadra Compta permettant de gérer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de l'import de la façon suivante :  Les racines 00 à 07 deviennent 411  Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer les écritures QUADRATUS dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des écritures au format QUADRATUS depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut QUADRA.txt et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. A lire avant d'importer les écritures dans Quadra Compta Les Journaux Les journaux inexistants ne sont pas créés lors de l'importation. C'est pourquoi, il est nécessaire de les créer, soit avant, soit après l'importation (si les journaux sont inexistants, les écritures sont malgré tout importées). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dépasser 3 caractères. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement créés lors de l'importation, sans intitulé. Etant limités à 8 caractères, les comptes plus longs seront tronqués. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des conséquences graves. Dans votre logiciel EBP Comptabilité, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisés, leurs écritures seront importées sur l'unique compte 60100005. Outils 201 Les Numéros de Pièce La longueur des numéros de pièces étant limitée à 10 caractères, les numéros plus longs seront tronqués. Comment importer les écritures EBP dans Quadra Compta ? 1. Utilisez l'option Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 2. Sélectionnez le fichier à importer et validez. Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 Comment exporter des écritures depuis SAGE Ligne 100 ? 1. Accédez à l'option Format Sage du menu Fichiers + Exporter. 2. Définissez les critères de l'export et validez. 3. Choisissez le nom et l'emplacement du fichier à générer et validez. Comment importer les écritures SAGE dans EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Recevoir des données. 3. Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des écritures au format SAGE depuis EBP ? 1. Accédez à l'option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2. Cochez Transmettre des données. 3. Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier généré s'appelle par défaut SAGE100.pnm et se trouve dans le répertoire de votre dossier EBP. Comment importer les écritures EBP dans SAGE Ligne 100 ? 1. Accédez à l'option Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 2. Dans le champ Type, sélectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 3. Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent être créés avant de réaliser l'importation. Import de données Importation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet de récupérer les guides d'écritures paramétrés par votre Expert-Comptable ou votre revendeur. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Import Guides Ecritures Comment faire ? 1. Indiquez le chemin et le nom du fichier à importer. 2. Si le fichier est protégé par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe. 3. Cochez la case Mise à jour des guides d'écritures uniquement si les guides existant déjà dans votre dossier doivent être modifiés. EBP_Comptabilité_et_Facturation 202 Import Paramétrable Importation Paramétrable Vous avez travaillé jusqu'à maintenant sur un logiciel et vous souhaitez récupérer vos journaux, comptes et écritures. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Import Paramétrable Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Lors de l'accès à l'Import Paramétrable vous devez saisir une justification Comment faire ? 1. Générez à partir de votre ancien logiciel les fichiers à récupérer au format texte (ou ASCII). 2. Dans votre produit EBP, créez le dossier comptable dans lequel vous désirez récupérer vos données, ouvrez-le et accédez à l'option Import Paramétrable du menu Outils + Import de Données. 3. Choisissez la table à importer : Journaux, Comptes ou Ecritures 4. Cliquez sur OK. 5. Suivez les différentes étapes de l'assistant en utilisant les boutons Suivant et Précédent. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable d'un fichier Excel Particularités  Le fichier Excel doit impérativement comporter des intitulés de colonnes, car la 1ère ligne du fichier sera ignorée lors de l'import.  Lorsque le fichier Excel contient des intitulés de comptes, lors de l'import, les champs s'associent automatiquement, à condition que le libellé soit suffisamment clair (étape Choix des champs à importer).  Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numériques, vous devez réaliser les opérations suivantes dans Excel : o Sélectionnez la colonne des comptes puis accédez à l'option Convertir du menu Données. o Étape 1 : Cochez l'option Délimité puis cliquez sur Suivant. o Étape 2 : Ne cochez aucun séparateur et indiquez Aucun comme Identification de texte. o Étape 3 : Sélectionnez le format texte et validez. Etape de l'assistant Importation Paramétrable : Source de l'Import Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC.  En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier à importer, y compris un fichier d'extension DSN. Saisissez le nom du fichier à importer précédé de son chemin d'accès ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire. Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. Outils 203  En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installé les pilotes ODBC correspondants. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionné précédemment. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable : Type du Fichier Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Le fichier est au format DOS Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. Séparation des champs  Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer.  Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable : Champs du Fichier (de type Délimité) Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier : Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable : Champs du Fichier (de type Fixe) Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalité du fichier en continu. Délimitez vous même les colonnes correspondant aux différents champs. Cliquez dans la règle pour positionner un trait de délimitation de colonne. Ce trait peut ensuite être déplacé en tirant-glissant le trait à la position souhaitée. EBP_Comptabilité_et_Facturation 204 Importation Paramétrable : Choix des Champs Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des colonnes que vous venez de définir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez importer, à un champ de la table, grâce au bouton Associer. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable : Résumé de l'Importation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient déjà des enregistrements, le logiciel vous propose d'écraser les enregistrements précédents ou de les mettre à jour (enregistrement par enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont pas importés. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Importation Paramétrable : Dernière Etape L'importation est lancée. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrêter momentanément ou définitivement l'importation. Lorsque l'importation est terminée, le logiciel vous indique le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés, déjà présents, ou ignorés si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs s'affiche. Cliquez dessus pour connaître le détail des enregistrements non importés. Cas particulier : Pour l'import d'un fichier Excel, cliquez ici. Import d'Ecritures Importation d'Ecritures Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des écritures venant des logiciels de gestion EBP, Gestion3 pour Windows, Négoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option vous permet également de récupérer les écritures venant d'un autre logiciel si vous respectez la structure des fichiers à importer reconnus par le logiciel. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Import Ecritures Les formats d'import  Format EBP v3 Outils 205  Format EBP v5  Format Gestimum v1  Format ASIE  Format ASI7 Attention : Avant importation, vérifiez que le journal qui reçoit les écritures est bien dans la devise des écritures importées. Importation : Chemin du fichier et Options Fichier Indiquez le chemin et le nom du fichier à importer. Options  Cochez la première option afin le logiciel crée automatiquement les comptes et journaux qui n'auraient pas été créés préalablement.  Les écritures peuvent être importées en mode simulation : elles devront alors être confirmées par l'option Comptabilité + Ecritures de Simulation.  Il est conseillé de laisser la dernière option cochée afin que le logiciel vérifie vos soldes une fois l'importation réalisée. Formats Importation : Format ASI7 Ce format correspond à celui des fichiers écritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la société) Position Longueur Libellé 1 8 Pièce comptable 9 9 Compte Comptable 18 6 Date écriture (jjmmaa) 24 2 N° de libellé automatique 26 26 Libellé manuel 52 10 Montant Débit (xxxxxxx.xx) 62 10 Montant Crédit (xxxxxxx.xx) 72 160 Date échéance (6) + Montant (10) 232 120 Poste analytique (2) + Montant (10) 352 2 Fin de ligne 0D0A Importation : Format ASIE Ce format correspond à celui des fichiers écritures provenant des logiciels Négoce, Facture Plus, Compta Plus. EBP_Comptabilité_et_Facturation 206 Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = Numéro du journal (01 à 15) YY = Numéro de la société (01 à 99) Record = 222 POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION 1 1 V ou Blanc Caractères de début de ligne " V " si ligne mouvementée. 2 7 Alphanumérique Numéro de Pièce 9 7 Alphanumérique Compte comptable (2 Premiers caractères numériques, compte complété à Droite par 0) 16 6 Numérique Date (jjmmaa) appartenant à l'exercice en cours 22 2 Numérique Libellé Automatique enregistrés dans le fichier (complété à gauche par 0) 24 26 Alphanumérique Libellé manuel de l'écriture 50 10 Numérique Montant débit (7 entiers, 2 décimales) 60 10 Numérique Montant Crédit (7 entiers, 2 décimales) 70 1 O/N TVA sur Encaissement 71 1 O/N Echéancier 72 5 Numérique Pointeur échéance (interne à la comptabilité) 77 6 Numérique 1° date échéance (jjmmaa) 83 10 Numérique 1° montant échéance (7 entiers, 2 décimales) 93 6 Numérique 2° Date échéance (jjmmaa) 99 10 Numérique 2° Montant échéance (7 entiers, 2 décimales) 109 6 Numérique 3° Date échéance (jjmmaa) 115 10 Numérique 3° Montant échéance (7 entiers, 2 décimales) 125 2 Numérique 1° Poste analytique complété à gauche par 0 127 10 Numérique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 137 2 Numérique 2° Poste analytique complété à gauche par 0 139 10 Numérique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 149 2 Numérique 3° Poste analytique complété à gauche par 0 151 10 Numérique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 161 2 Numérique 4° Poste analytique complété à gauche par 0 163 10 Numérique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 173 2 Numérique 5° Poste analytique complété à gauche par 0 175 10 Numérique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 185 2 Numérique 6° Poste analytique complété à gauche par 0 187 10 Numérique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 197 2 Numérique 7° Poste analytique complété à gauche par 0 199 10 Numérique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 209 2 Numérique 8° Poste analytique complété à gauche par 0 211 10 Numérique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 décimales) 221 2 0D0A Caractères Fin de ligne Importation : Format EBP V3 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Import Ecritures Remarque : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Lors de l'import au format EBP V3, si le fichier n'est pas reconnu comme un fichier venant d'un autre logiciel EBP, vous devrez saisir une justification. Outils 207 Le fichier des écritures Exemple : 1,010196,VE,411ART1100,FA, "Ventes d'ordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR Description des champs du fichier Ligne : il s'agit d'un numéro de ligne ignoré lors de l'importation. Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumérique sur 4 caractères maximum. Compte : alphanumérique sur 15 caractères maximum. Libellé automatique : sur 2 caractères, ignoré lors de l'importation. Libellé manuel : entre guillemets et sur 40 caractères maximum. Numéro de pièce : entre guillemets et alphanumérique sur 15 caractères maximum. Montant : numérique, avec le point comme séparateur de décimale. Sens : D ou C pour Débit ou Crédit. Date d'échéance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, à préciser uniquement si vous importez des écritures dont les montants sont dans une devise différente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise concernée. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule. Le délimiteur de champs est le guillemet, il est présent sur le champ Libellé manuel et Numéro de pièce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignés, vous devez obligatoirement prévoir leur emplacement. Exemple : Le champ Libellé automatique n'existe pas dans votre application : 1,010101,VE,411ART,, "Ventes d'ordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Ventilations analytiques La structure d'une ligne de ventilation analytique est de la forme suivante : >Poste analytique, clef de répartition, montant à répartir Cette ligne est précédée de la ligne d'écriture de comptabilité générale à laquelle elle appartient. Exemple : 1,010101,VE,701,FA, "Ventes d'ordinateur ", "123 ",12548.95,C,010301, >POSTE1,100.00,12548.95 Le fichier des comptes Nom et emplacement du fichier Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit être placé dans le même répertoire que celui contenant le fichier des écritures. Au moment de l'importation, vous sélectionnez le fichier des écritures. Le programme détectera automatiquement la présence du fichier COMPTES.TXT, et l'importera avant les EBP_Comptabilité_et_Facturation 208 écritures. En l'absence de ce fichier des comptes, le libellé des comptes créés sera "Compte créé pendant transfert". Description des champs du fichier Numéro de compte : alphanumérique sur 15 caractères maximum. Intitulé : alphanumérique sur 60 caractères maximum (ce champ correspond au libellé du compte). Raison sociale : alphanumérique sur 30 caractères maximum (ce champ correspond à la raison sociale de l'onglet Adresse). Adresse : alphanumérique sur 100 caractères maximum. Code postal : numérique sur 5 caractères maximum. Ville : alphanumérique sur 30 caractères maximum. Pays : alphanumérique sur 35 caractères maximum. Interlocuteur : alphanumérique sur 35 caractères maximum. Téléphone : alphanumérique sur 20 caractères maximum. Fax : alphanumérique sur 20 caractères maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignés, vous devez obligatoirement prévoir leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni d'interlocuteur dans votre application de facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, même vide. Votre enregistrement sera donc de la forme : 411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France, 0135698475,0135698475 Importation automatique Si le fichier d'écritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure décrite plus haut et est généré dans le répertoire Compta.x (x étant le numéro de l'exercice courant, sous le répertoire du dossier comptable), le programme détectera automatiquement sa présence à l'ouverture du dossier, et un message vous proposera d'effectuer le transfert immédiatement. La présence du fichier COMPTES.TXT au même emplacement permettra de créer les comptes inexistants avec leur intitulé. Remarque : Lors de l'importation le fichier est analysé. Si une anomalie est détectée (un déséquilibre, une ligne écriture qui n'a pas de montant, un compte trop long …) un rapport s'affichera à l'écran afin de vous avertir des anomalies présentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Importation : Format EBP V5 Cette option vous permet de récupérer les écritures générées par un autre logiciel EBP (Gestion Commerciale, Paye …). Remarque : Cette action nécessitant d' être tracée, un événement est créé et archivé. Le logiciel vous propose :  De créer automatiquement les comptes et journaux inexistants : o Pour la création des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenêtre pour indiquer le libellé et le type du journal. Outils 209 o Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellé « Compte créé pendant le transfert ». Vous pourrez ensuite, par l'option Plan Comptable Entreprise du menu Données, rectifier les libellés.  D'importer les écritures en mode simulation : les écritures de simulation apparaissent en bleu dans les journaux, et devront être confirmées par l'option Ecritures de Simulation du menu Comptabilité.  D'effectuer un recalcul des soldes : le logiciel vérifiera ainsi la cohérence de votre dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des règlements en devises. Vous pouvez les transférer dans votre comptabilité, le cours de la devise saisi dans EBP Gestion Commerciale étant transféré. Cependant, la devise locale du dossier doit être la même dans les deux logiciels (par exemple l'euro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramétrer les préférences de façon à transférer en même temps que les factures et les règlements les pointages réalisés. Le transfert des pointages vous évitera de repointer les échéanciers et de lettrer les lignes d'écritures. Remarque : Lors de l'importation une analyse est effectuée. Si une anomalie est détectée (un déséquilibre, une ligne écriture qui n'a pas de montant, un compte trop long …) un rapport s'affichera à l'écran afin de vous avertir des anomalies présentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Importation : Format Gestimum Votre logiciel vous permet de récupérer les écritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion Commerciale, et Gestimum Paye. Récupération de Gestimum Gestion Commerciale Etape 1 : Exportation des écritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale 1. Sélectionnez l'option Mise à jour de la comptabilité du menu Procédure. 2. Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou Règlements. 3. Indiquez le code journal. 4. Sélectionnez les pièces à transférer, soit par numéro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de préciser le nom du fichier d'export (ECRITURES par exemple) dans lequel les écritures comptables seront générées (veuillez également noter le répertoire pour retrouver le fichier – exemple : « C:\EBP\GESTIMUM »). L'extension du fichier sera un .emc Etape 2 : Importation des écritures comptables dans votre nouveau produit 1. Sélectionnez l'option Import Ecritures du menu Outils + Import de Données. Une fenêtre apparaît avec une liste de logiciels. Sélectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 2. Le logiciel vous demande ensuite de préciser le chemin d'accès complet, contenant le fichier des écritures comptables à importer, précédemment généré (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon répertoire et de sélectionner le fichier. Attention : Si l'importation ne passe pas, veuillez vérifier le paramétrage de la date dans les paramètres régionaux le format de l'année doit être sur 4 caractères ‘aaaa’. Récupération de Gestimum Paye 1.5 Etape 1 : Exportation des écritures comptables dans Gestimum Paye EBP_Comptabilité_et_Facturation 210 1. Sélectionnez l'option Mise à jour de la comptabilité du menu Procédure. 2. Indiquez les différents paramètres, type de transfert, établissement (Tous par défaut), et la période. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les écritures comptables seront générées (veuillez également noter le répertoire pour retrouver le fichier – exemple : « C:\EBP\GESTIMUM »). Etape 2 : Importation des écritures comptables dans votre nouveau produit 1. Sélectionnez l'option Import Ecritures du menu Outils + Import de Données. Une fenêtre apparaît avec une liste de logiciels. Sélectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 2. Le logiciel affiche ensuite une fenêtre qui permet de rechercher les fichiers à importer, en sélectionnant le répertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si l'importation ne passe pas, veuillez vérifier le paramétrage de la date dans les paramètres régionaux le format de l'année doit être sur 4 caractères ‘aaaa. Autre Autres imports / exports Il s'agit de réaliser des imports et exports pour des formats spécifiques (COTE OUEST bilan 6.5, SAGEF, GHN). Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Autre Barre de menu Outils + Export de Données + Autre Remarques : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Avant de réaliser tout transfert d'écritures, vous devez vous assurer que les dates d'exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans l'autre logiciel sont identiques. Lors de l'importation le fichier est analysé. Si une anomalie est détectée (un déséquilibre, une ligne écriture qui n'a pas de montant, un compte trop long) un rapport s'affichera à l'écran afin de vous avertir des anomalies présentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. En import de données, cochez la case Automatiser la création des comptes afin que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec le libellé «'Compte créé pendant le transfert». Ces libellés seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas l'option, à chaque nouveau compte, une fiche complète de création du compte s'ouvrira afin d'en renseigner les paramètres. Recevoir des données Indiquez le chemin et le nom du fichier à importer. Outils 211 Remarques :  Si le fichier à importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel EBP, la création du journal ou du compte sera automatiquement proposée lors de l'importation. Cependant, si vous cochez, dans l'étape précédente la case Automatiser la création de comptes, les comptes seront automatiquement créés avec pour libellé « Compte créé pendant le transfert ». Cela évitera de ralentir l'import. Vous pourrez par la suite modifier l'intitulé de ces comptes, par le Plan Comptable Entreprise.  L'importation n'aura pas lieu (un message vous avertira de l'échec de l'importation) dans les cas suivants : o Si les comptes sont reformatés (menu Outils + Maintenance utilisateur + Reformater les comptes) dans une longueur inférieure à la longueur des comptes à importer. o Si le fichier contient des écritures n'appartenant pas à l'exercice du dossier. Export de Données Exportations particulières Le logiciel vous permet les exportations particulières suivantes :  Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance  Exportation au format Contrôle Fiscal ou Interface Expert  Exportation d'un arrêté de Comptes Export Liasses Fiscales / Balance Si vous souhaitez éditer votre liasse et que vous possédez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter une balance au format Liasses. Vous pouvez également exporter une balance au format suivant : Une entête reprenant les coordonnées de la société. Description des champs du fichier Compte Intitulé du compte Total Débit Total Crédit Solde Débit Solde Crédit La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule. Le délimiteur de champs est le guillemet, il est présent sur le champ Intitulé du compte. L'Export Liasses Fiscales est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert à partir du menu Affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Export de Données + Export Liasses Fiscales / Balance Comment faire ? 1. Indiquez le mois jusqu'auquel les écritures doivent être exportées. EBP_Comptabilité_et_Facturation 212 2. Indiquez le nom et le chemin du fichier à générer : par défaut, le chemin proposé est celui du dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. 3. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs 4. Choisissez le type d'export à réaliser. 5. Cliquez sur Exporter. Export Contrôle Fiscal ou Interface Expert Contrôle Fiscal Il s'agit de copier les écritures comptables dans un fichier exploitable indépendamment du produit. Le fichier généré est conforme à l'article L47A du Livre de Procédures Fiscales et peut être fourni à l'administration en cas de contrôle fiscal. Cette exportation des écritures est possible par la commande Export Contrôle Fiscal du menu Outils + Export de Données. Le fichier est généré dans le répertoire d'installation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de la date d'archive. Interface Expert Une exportation des écritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export Interface Expert du menu Outils + Export de Données. Le fichier généré par défaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de l'option Communication Entreprise - Expert. Export Arrêté de Comptes Cette option permet d'exporter les écritures sous forme d'un arrêté de comptes afin de repartir dans un nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple : En indiquant une date à fin décembre N, les écritures suivantes seront exportées :  Ecritures datées du 1er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementés des classes 1 à 8 pendant l'exercice N, associé au journal d'AN.  Toutes les écritures N+1. Le fichier généré est au format v3. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Export de Données + Export Arrêté de Comptes Exportation Paramétrable Vous souhaitez extraire des données enregistrées sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de données souhaité (dit aussi table de données). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu par le logiciel cible afin d'exporter un format de fichier qui puisse être relu par l'application extérieure (séparateur, délimiteur..) Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Export de Données + Export Paramétrable Outils 213 Comment faire ? 1. Choisissez la table à exporter. 2. Cliquez sur OK. 3. Suivez les différentes étapes de l'assistant en utilisant les boutons Suivant et Précédent. Exportation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet d'exporter les guides d'écritures paramétrés grâce au menu Données. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Export Guides Ecritures Barre de menu Données + Guides d'écritures + bouton Exporter Comment faire ? 1. Indiquez le chemin et le nom du fichier à exporter. 2. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 3. Vous pouvez protéger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandé lors de la décompression, au moment de l'importation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas être perdu, sinon la décompression sera impossible, et les guides ne pourront être importés. 4. Afin d'envoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez l'adresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en pièce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. Etape de l'assistant à l'Export Paramétrable Exportation Paramétrable : Format et Nom du Fichier Sélectionnez Texte pour générer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté (extension DAT ou TXT) et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Exportation Paramétrable : Choix des Champs La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Exportation Paramétrable : Type du Fichier Séparateur de champs Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix. EBP_Comptabilité_et_Facturation 214 Les champs Texte sont entourés par Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués. Exportation Paramétrable : Résumé de l'Exportation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré. A la fin de l'exportation, le logiciel vous indique le nom du fichier généré et le nombre d'enregistrements qu'il contient. Exportation Paramétrable : Dernière Etape L'exportation est lancée. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrêter momentanément ou définitivement l'exportation. Lorsque l'exportation est terminée, le logiciel vous indique le nom du fichier généré et le nombre d'enregistrements qu'il contient. Autre Autres imports / exports Il s'agit de réaliser des imports et exports pour des formats spécifiques (COTE OUEST bilan 6.5, SAGEF, GHN). Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Import de Données + Autre Barre de menu Outils + Export de Données + Autre Remarques : Cette action nécessitant d'être tracée, un événement est créé et archivé. Avant de réaliser tout transfert d'écritures, vous devez vous assurer que les dates d'exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans l'autre logiciel sont identiques. Lors de l'importation le fichier est analysé. Si une anomalie est détectée (un déséquilibre, une ligne écriture qui n'a pas de montant, un compte trop long) un rapport s'affichera à l'écran afin de vous avertir des anomalies présentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. En import de données, cochez la case Automatiser la création des comptes afin que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec le libellé «'Compte créé pendant le transfert». Ces libellés seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez Outils 215 pas l'option, à chaque nouveau compte, une fiche complète de création du compte s'ouvrira afin d'en renseigner les paramètres. Transmettre des données Renseignez les informations suivantes : Période Indiquez la période des écritures à exporter. Par défaut, le logiciel vous propose les dates de l'exercice N. Journaux Indiquez la fourchette de journaux à exporter. Par défaut, le logiciel vous propose l'exportation de tous les journaux (du premier au dernier). Fichier à générer Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce paramètre. Compresser ce fichier au format Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite, ce qui peut être très utile pour des transferts par disquette, ou par Internet. Protéger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier, et permet de protéger l'archive par un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas ! Envoi à l'adresse e-mail Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque, puis sera joint à votre e-mail. Transmettre ou recevoir - Fin Cet écran vous rappelle vos choix. Cliquez sur Terminer pour lancer l'opération. Cliquez sur Précédent pour modifier certains paramètres. 217 Aide ? Licence d'utilisation Comment saisir le code d'activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d'évaluation, c'est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l'installation. Après ce délai, si vous n'activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 300 écritures ou 20 pièces commerciales. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d'EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d'Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l'écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n'aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n'est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l'écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d'assistance souscrit. Pour obtenir la déclaration de TVA agréée, un code d'activation particulier doit également être introduit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. 219 Index A A nouveaux..................................................169 A nouveaux provisoires ...............................170 Achats en franchise .......................................86 Acquisitions intracommunautaires.................86 Activation .........................................15, 17, 217 Activer filtre....................................................25 Administrateur................................................45 Adresse client ..............................................144 Adresse fournisseur.....................................144 Affichage colonnes ........................................23 Analytique......................................................28 Années antérieures .............................149, 153 Annexe 3310 A ..............................................94 Anomalies ....................................................179 Aperçu .........................................................115 Archivage.....................................................181 ASI7 .............................................................205 ASIE.............................................................205 Assistance comptable..................................178 Assistance technique.....................................17 Automatiser saisie .........................................59 Autres opérations imposables .......................88 Autres opérations non imposables ................89 Avoir...............................................................54 B Balance........................................................120 Balance âgée...............................................125 Balance trimestrielle ....................................122 Barre outils.....................................................51 Bilan.............................................................171 Boîtes impressions ......................................115 Budgets........................................................164 C CA12..............................................................98 CA3................................................................90 Centralisation.................................32, 120, 168 Changer utilisateur ........................................45 Chéquier ......................................................161 Choisir dossier...............................................34 Client Adresse....................................................144 Clôture annuelle ..........................................170 Clôture mensuelle........................................169 Code activation..............................................17 Codes postaux.............................................166 Colonnes....................................................... 23 Communication entreprise - expert............. 182 Comparatif N / N-1...................................... 123 Compte Attente ....................................................... 44 Bénéfice .................................................... 44 Centralisation .......................................... 149 Charge....................................................... 44 Comptes interdits .................................... 149 Contrepartie............................................. 151 Général.................................................... 143 Gestion ...................................................... 44 Perte.......................................................... 44 Produit ....................................................... 44 Raccourci ................................................ 150 TVA............................................................ 43 Compte Modification ............................................. 144 Compte Suppression ............................................ 145 Compte Comptes interdits .................................... 152 Compte Reformatage............................................ 174 Compte Suppression ............................................ 179 Compte résultat........................................... 172 Configuration impression ............................ 116 Consultation comptes ................................... 69 Recherche ................................................. 71 Contôle débit crédit ..................................... 144 Contrepartie automatique ........................... 151 Contrepasser écriture ................................... 58 Coordonnées dossier.................................... 36 Création Compte.................................................... 144 Format variable ......................................... 21 Guide abonnements................................ 158 Guide écritures ........................................ 154 Utilisateur .................................................. 44 Création Filtres......................................................... 25 Création Dossier ...................................................... 33 Création Journal..................................................... 150 EBP_Comptabilité_et_Facturation 220 Création Chéquier...................................................162 Cumuls mensuels compte ...................149, 153 D Décaissements ..............................................30 Déclôture .....................................................175 Delettrage ......................................................74 Démarrage.....................................................19 Départements ..............................................166 Dépôt valeurs attente ....................................66 Désintallation logiciel .....................................20 Déverrouillage écritures...............................177 Devises ........................................................163 Dossier Création......................................................33 Général ......................................................33 Ouverture ...................................................34 Duplication guide .........................................156 E Ecart règlement .............................................27 Echéances .....................................................28 Echéances Suppression .............................................176 Echéancier détaillé ......................................128 Echéancier prévisionnel ..............................127 Ecritures Exportation...............................................212 Importation ...............................................202 Réimputation............................................178 Simulation ................................................111 Ecritures Ecritures types ...........................................27 Saisie .........................................................53 Ecritures Suppression .............................................176 EDI...............................................................104 E-mail EBP ....................................................17 Encaissements ..............................................30 Encours clients ............................................134 Evénements.................................................179 Evolution Compte.............................................149, 153 Excel ............................................................117 Exercice N-1 ..................................................35 Exportation Arrêté de comptes....................................212 Balance ....................................................211 Exportations particulières.........................211 Grand-livre............................................... 118 Guides écritures ...................................... 213 Exportation Excel........................................................ 117 Journaux.................................................. 117 Exportation Balance ................................................... 120 Exportation Paramétrable........................................... 212 Exportation hors UE...................................... 89 F Fichiers bancaires......................................... 68 Filtres ............................................................ 25 Format Affichage colonnes .................................... 24 Données .................................................... 23 Variables ................................................... 21 Formulaire 3514.......................................... 101 Formulaire 3519............................................ 95 Fourchettes de centralisation...................... 152 G Gestimum.................................................... 209 Gestion TVA............................................................ 83 Gestion Chéquiers ................................................ 161 Grand-livre .................................................. 118 Analytique................................................ 135 Graphique ................................................... 113 Grilles Saisie......................................................... 23 Grilles Analytiques.............................................. 164 Guides abonnements.................................. 157 Consultation ............................................ 159 Création................................................... 158 Suppression ............................................ 159 Guides écritures.......................................... 153 Consultation ............................................ 156 Création................................................... 154 H Heures ouverture .......................................... 17 I Icônes ........................................................... 51 Importation Guides écritures ...................................... 201 Importation Paramétrable........................................... 202 Index 221 Importation Ecritures ...................................................204 Impression ...................................................115 Balance ....................................................120 Déclaration TVA.......................................120 Grand-Livre ..............................................118 Journaux ..................................................117 Rapprochement bancaire.........................124 Impression du rapprochement par période .124 Impressions annuelles.................................171 Informations dossier ......................................36 Installation réseau .........................................19 J Journal Centralisateur...........................................171 Création....................................................150 Gestion journaux......................................149 Impression................................................117 Journal général ........................................171 Options de saisie .......................................58 Saisie .........................................................53 Journal événements ....................................179 L Largeur colonnes...........................................23 LCR................................................................68 Lettrage..........................................................27 En cours de saisie......................................60 Lettrage Manuel .......................................................70 Lettrage Automatique...............................................72 Lettrage Approché....................................................74 Lettrage partiel...............................................71 Lettres chèque...............................................67 Lettres relance.............................................129 Lettres traite...................................................67 Libellés écritures..........................................159 Libellés répétitifs..........................................159 Licence ..........................................................17 Lien ODBC.....................................................20 Ligne écriture.................................................55 Liste Libellés .....................................................159 Propriétés...................................................23 Liste des clients à relancer..........................132 Livraisons gaz imposables ............................89 Livraisons gaz non imposables .....................89 Livraisons intracommunautaires ................... 90 M Maintenance ............................................... 173 Marge brute................................................. 139 Mise à jour dossier........................................ 21 Mise en place dossier ................................... 35 Mode réel .................................................... 111 Mode simulé................................................ 111 Modèle impression Création................................................... 115 Mot de passe ........................................ 45, 175 N Notes dossier................................................ 36 Nouveau Modèle impression .................................. 115 Nouveau Dossier ...................................................... 33 Ecriture ...................................................... 54 Utilisateur .................................................. 44 Numérotation interne .................................. 171 Numérotation pièces ..................................... 31 O Options d impression de la balance trimestrielle .............................................. 123 Ordre colonnes ....................................... 23, 24 Ouvrir dossier................................................ 34 P Paiements reçus ........................................... 65 Paramétrage Bilan......................................................... 171 Plan de regroupement............................. 174 Pays ............................................................ 166 Pièce Numérotation............................................. 31 Pilote impression......................................... 115 Plan comptable ................................... 143, 144 Plan de regroupement ................................ 174 Postes analytiques...................................... 163 Prélèvements ................................................ 68 Présentation générale................................... 21 Prévisions règlements................................. 126 Prévisions trésorerie ................................... 112 Propriétés Filtres......................................................... 23 Propriétés Grille .......................................................... 24 Purge transactions ........................................ 46 EBP_Comptabilité_et_Facturation 222 R Raccourci Compte.....................................................149 Libellé.......................................................149 Raccourci Compte.....................................................152 Raccourci Libellé.......................................................152 Racines comptes Clients ........................................................44 Fournisseurs ..............................................44 Trésorerie...................................................44 Rapport incident ............................................17 Rapprochement bancaire ..............................74 Automatique...............................................78 Correct .......................................................35 Impression................................................124 Incorrect .....................................................75 Recalcul soldes ...........................................173 Recevoir données........................................210 Recherche Compte.....................................................145 Echéance ...................................................61 Ecritures ...................................................106 Recopie dossiers ...........................................36 Règlements Tiers ...........................................................67 Régularisations..............................................91 Réimputation écritures.................................178 Réindexation................................................173 Relances......................................................129 Modification modèle .................................132 Remise en banque ........................................68 Option.........................................................68 Principe ......................................................68 Rémunération compte .................................138 Réorganisation fichiers ................................173 Réseau ..........................................................19 Restauration ..................................................48 Résultat Exploitation...............................................139 Net comptable..........................................139 Résultat Analytique ................................................136 S Saisie Au Kilomètre...............................................62 Paiements reçus ........................................65 Standard.................................................... 53 Saisie Guidée....................................................... 61 Sauvegarde................................................... 46 Destination ................................................ 46 Internet ...................................................... 47 Sauvegarde Dossier ...................................................... 35 Sélection transactions................................... 46 Sens écriture................................................. 54 Service technique Horaires..................................................... 17 Seuil relance ............................................... 144 Simulation ................................................... 111 Situations de Comptes................................ 134 Soldes N-1 .................................................... 35 Suivi Balance mensuel..................................... 122 Chéquier.................................................. 162 Suppression Echéances................................................. 28 Guide....................................................... 156 Ligne.......................................................... 57 Synthèse Ecarts budgétaires .................................. 138 Ecarts N / N-1.......................................... 138 T Tableau de bord............................................ 51 Taux de TVA................................................. 43 Téléchargement .......................................... 143 Téléphone technique .................................... 17 Transactions ................................................. 45 Tri suivant colonne........................................ 23 TVA Débits ........................................................ 83 EDI........................................................... 104 Encaissements .................................... 31, 83 Général...................................................... 83 Montants négatifs ...................................... 85 Télétransmission ..................................... 104 Types Journaux.................................................. 150 U Utilisateurs .................................................... 44 V Valeurs encaissement................................... 30 Validation écritures ..................................... 167 Ventes assujetti non établi en France........... 90 Index 223 Ventilations analytiques Compte.....................................................137 Poste ........................................................136 Virements...................................................... 68 W Win Compta 3 ............................................. 206

Comptabilité des CE OL Guide d’initiation Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................4 2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................4 3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................5 PRISE EN MAIN........................................................................................................6 4. OUVERTURE DE L’APPLICATION .............................................................6 5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER...................................................6 5.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................6 5.2. Les autres options……………. .....................................................................7 5.3. La gestion des fenêtres.................................................................................7 6. COMMENT GERER LES EXERCICES .......................................................7 7. COMMENT CREER UN COMPTE...............................................................8 8. COMMENT CREER UN JOURNAL .............................................................9 9. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ................................10 9.1. Comment saisir dans un journal ? ..............................................................10 9.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................11 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DEPENSE ? ..........................12 10.1. Comment saisir une recette ?.....................................................................12 10.2. Comment saisir une dépense ? ..................................................................13 10.3. Comment consulter les recettes et dépenses ? .........................................13 11. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ?.......................................13 11.1. Comment saisir un achat ? .........................................................................13 11.2. Comment saisir une vente ? .......................................................................13 12. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................14 12.1. L’en-tête…………………….. .......................................................................14 12.2. Le corps………………………......................................................................15 12.3. Le pied………………………........................................................................15 12.4. Accès à la saisie……………. ......................................................................15 13. COMMENT LETTRER UN COMPTE?.......................................................15 14. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.............................................16 15. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?............................17 16. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................18 17. COMMENT VALIDER MES ECRITURES?................................................18 18. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ..........18 19. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...............................................19 19.1. Comment clôturer un exercice ?.................................................................19 19.2. Comment générer les A Nouveaux ? .........................................................19 20. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................19 21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................20 22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........20 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................20 24. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............21 25. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 21 25.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................21 25.2. Les utilisateurs……………. .........................................................................22 25.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................22 26. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE?..................................................22 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................24 27. GESTION DES FAVORIS...........................................................................24 28. OPEN GUIDE………………........................................................................24 29. TABLEAU DE BORD ..................................................................................25 30. ABONNEMENTS…………..........................................................................26 31. SAISIE AU KILOMETRE.............................................................................26 32. RECHERCHE D’ECRITURES....................................................................26 33. RELEVES BANCAIRES..............................................................................26 34. LETTRAGE AUTOMATIQUE .....................................................................26 35. GRAND LIVRE INTERACTIF .....................................................................26 36. BALANCE INTERACTIVE ..........................................................................27 37. ECHEANCIER INTERACTIF ......................................................................27 38. RELANCES / RAPPELS .............................................................................27 39. REGLEMENT DES TIERS..........................................................................27 40. EFFETS DE COMMERCE..........................................................................27 41. VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...........................................................28 42. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ...................................28 43. PREVISIONS DE TRESORERIE ...............................................................28 44. CHEQUIERS……………….........................................................................28 45. COMPTABILITE ANALYTIQUE..................................................................29 46. BUDGETS…………….................................................................................29 47. GROUPES D’ECRITURES.........................................................................30 48. REPORTS ON LINE ...................................................................................30 49. FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................30 50. CHAMPS PERSONNALISES .....................................................................30 51. IMPORT PARAMETRABLE........................................................................31 52. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................31 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.  Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA. o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Les modes comptables sont les suivants : - Recettes / Dépenses : Choisissez ce mode pour une utilisation simplifiée. Vous pourrez saisir facilement vos recettes et vos dépenses en trésorerie. - Créances / Dettes : Choisissez ce mode si vous maîtrisez la comptabilité. Vous pourrez saisir tous types d’écriture, des achats, aux ventes, en passant par la trésorerie, gérer les tiers, les échéances, le lettrage … La case Assujetti a son importance : - En mode Recettes / Dépenses, cochez cette case si vous êtes assujetti à la TVA. Cela vous permettra de gérer la déclaration de TVA. - En mode Créances / Dettes, cette case est automatiquement cochée. Lorsque toutes les informations nécessaires des différentes étapes ont été renseignées, cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Le mode comptable choisi lors de la création de dossier détermine par défaut des fonctionnalités disponibles. Les choix que vous aurez effectués lors de la création de votre dossier restent réversibles. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3.Ecran de travail Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. / L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte… Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte… 4.Ouverture de l’application Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 5.Comment initialiser mon dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 5.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : o Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Cette partie, divisée en plusieurs pages, permet de définir le mode de génération des A Nouveaux, le Plan analytique par défaut… 5.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert, saisissez les coordonnées de votre expertcomptable, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 5.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 6.Comment gérer les exercices A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Vous pourrez ensuite créer autant d’exercices comptables que vous le voudrez, sans pour autant être obligé de clôturer les exercices antérieurs. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7.Comment créer un compte Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et son intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 8.Comment créer un journal Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Comptabilité - Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses) et sa description. Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9.Comment saisir une écriture comptable 9.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 9.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans la liste déroulante de chaque champ. 9.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle seules certaines mentions sont obligatoires. - Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). - Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. - N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable. - N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable. - N° Compte : La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. - Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable. - Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore grâce aux flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, contenant de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 9.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. - Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. - La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. - Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Comptabilité - Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. Comment saisir une recette, une dépense ? 10.1. Comment saisir une recette ? Pour saisir une recette, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes recettes. Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle recette ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la recette. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. 10.2. Comment saisir une dépense ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes dépenses. Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle dépense ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la dépense. 10.3. Comment consulter les recettes et dépenses ? Il vous suffit d’accéder à l’option Liste des recettes / dépenses du menu Quotidien / Saisie. Cette liste vous présente toutes les recettes et dépenses saisies, quel que soit le mode de saisie utilisé. Ces fonctionnalités sont disponibles si vous activez la fonctionnalité Saisies pratiques : recettes / dépenses / virements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. Comment saisir un achat, une vente ? 11.1. Comment saisir un achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Vous pouvez au préalable créer vos comptes fournisseurs par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable entreprise ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur directement disponible dans le masque de saisie. 11.2. Comment saisir une vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Vous obtenez la fenêtre de saisie de la vente. Remplissez les différents champs de la même façon que pour l’achat. Vous pouvez au préalable créer vos comptes clients par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable entreprise ou cliquer sur le bouton Nouveau client directement disponible dans le masque de saisie. Ces fonctionnalités sont disponibles si vous activez la fonctionnalité Saisies pratiques : achats / ventes / trésorerie. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. Comment consulter un compte ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation. 12.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante, et cela quel que soit l’état de cet exercice. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte : - l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro, - le solde antérieur à la période est renseigné si la période interrogée ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné ; il correspond au solde des mouvements effectués sur ce compte entre le premier jour de l’exercice et le début de la période. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres sont prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 12.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 12.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 12.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. Comment lettrer un compte? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Cette action est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Lettrages dans les Fonctionnalités disponibles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client.  Sélectionnez une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment rapprocher un compte ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel avec les lignes apparaissant dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire ou par le menu Echéancier / Trésorerie – Trésorerie – Rapprochement bancaire. . Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. Comment établir une déclaration de TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – TVA - Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 16. Comment saisir une note de frais ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. Comment valider mes écritures? La validation est une opération qui permet de rendre intangible une écriture : elle ne pourra pas être supprimée, ni modifiée. Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. Comment clôturer mensuellement les journaux ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option Procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 19. Comment clôturer un exercice ? 19.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). Cette vérification n’est pas exhaustive : vous devez exécuter le contrôle complet de votre comptabilité. 19.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement, par le menu Exercices / Clôtures, en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches puis en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés.  automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 20. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être lancée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre…). L’impression peut être réalisée uniquement si votre document a été enregistré.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application + Impressions + la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 21. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 22. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Après sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 23. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art. 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 24. Comment consulter le journal des évènements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils – Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal  … Lors de certaines opérations, des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 25. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette version vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, rattacher chacun des utilisateurs à un groupe et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 25.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 25.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez bloquer un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base, quel que soit l’application à laquelle il accède. Vous avez également la possibilité d’interdire la connexion de l’utilisateur uniquement sur une application ou une autre. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 25.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la duplication d’une fiche est concernée par le droit Création. Le droit Impression concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 26. Comment envoyer un PDF signé? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres – Société – Général – Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité des CE (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 27. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une même action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 28. Open Guide Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 29. Tableau de bord Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; Le comparatif des résultats qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente. Le comparatif le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute qui compare ces trois données sur l’exercice comptable en cours. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 30. Abonnements Lorsque vous avez des écritures répétitives à comptabiliser, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Abonnements du menu Quotidien / Saisie. A partir d’une écriture modèle, vous pourrez ainsi générer des écritures d’abonnement sans avoir à les ressaisir manuellement à chaque fois. 31. Saisie au kilomètre Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très rapidement des opérations sur des journaux et des mois différents, sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette fonctionnalité doivent être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Après enregistrement, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 32. Recherche d’écritures La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 33. Relevés bancaires Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 34. Lettrage automatique Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Lettrages dans les Fonctionnalités disponibles. Le lettrage automatique est accessible à partir de la fenêtre de Consultation / Lettrage, en sélectionnant le bouton Lettrage automatique. Cette action lance le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation / Lettrage. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 35. Grand livre interactif Cet outil, accessible depuis le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou de plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer automatiquement mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 36. Balance interactive Cet outil, accessible depuis le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou de plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 37. Echéancier interactif Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les Fonctionnalités disponibles. Une liste, accessible à partir du menu Echéancier / Trésorerie, vous permet de visualiser rapidement toutes les échéances existantes (soldées ou non). A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, Voir le document à l’origine de cette échéance, effectuer une Consultation de compte, Régler des échéances et Pointer des échéances (c’est-à-dire pointer un avoir ou un règlement avec les échéances d’une facture). 38. Relances / Rappels Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les Fonctionnalités disponibles. Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d’accéder à l’onglet Echéances à relancer disponible dans le menu Echéancier / Trésorerie – Clients – Echéancier interactif, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients. 39. Règlement des tiers Cet outil, accessible à partir du menu Echéancier / Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer des règlements pour une seule échéance, plusieurs échéances d’un même tiers ou même pour différents tiers. 40. Effets de commerce Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les Fonctionnalités disponibles. Le logiciel vous permet de gérer les effets de commerce de vos clients et de vos fournisseurs. Pour cela, il vous faut d’abord renseigner un compte d’Effet de commerce sur vos comptes Clients et Fournisseurs. Ensuite, pour vos effets clients, vous devrez utiliser les actions Acceptations d’effets, Remises d’effets et Encaissements d’effets disponibles dans le menu Echéancier / Trésorerie + Clients. Pour vos effets fournisseurs, vous devrez utiliser les actions Acceptations d’effets et Paiements d’effets dans le menu Echéancier / Trésorerie + Fournisseurs. 41. Virements et prélèvements Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format CFONB et format SEPA) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Echéancier / Trésorerie. 42. Rapprochement bancaire automatique Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de :  créer une banque à partir du menu Echéancier / Trésorerie – Trésorerie ou du menu Paramètres – Comptabilité - Banques,  de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie ou du menu Echéancier / Trésorerie et d’importer le fichier de relevé bancaire (norme CFONB ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie ou Echéancier / Trésorerie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 43. Prévisions de trésorerie Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les Fonctionnalités disponibles. Cet outil, disponible dans le menu Echéancier / Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptables que vous saisirez manuellement. 44. Chéquiers Le logiciel vous permet de gérer automatiquement vos chéquiers à partir du menu Echéancier / Trésorerie. Un numéro de chèque est proposé automatiquement, sur les lignes de règlement ayant le moyen de paiement Chèque, dans la saisie par journal, la saisie par écriture, la saisie kilomètre, la saisie des règlements. Il reste modifiable. 45. Comptabilité analytique EBP Comptabilité des CE (OL Technology) est basé sur l’utilisation de la comptabilité analytique. Un plan, 3 postes, 2 grilles CE sont livrées par défaut et renseignés dans Paramètres – Société – Options comptables – Analytique et Budgétaire – Comité d’entreprise. L’une des deux grilles est automatiquement appliquée sur tous les comptes de charges ou de produits. Lorsque vous saisissez une ligne sur un compte de charges ou de produits, alors une ventilation est automatiquement appliquée sur le plan (axe) analytique CE. Vous pouvez évidemment toujours modifier cette ventilation. Néanmoins vous devez impérativement respecter la règle suivante : chaque ligne de charges ou produits doit être ventilée à 100 % sur les postes de niveau 1 ASC et AEP définis dans les Paramètres Société. En effet, le respect de cette règle va déterminer le bon calcul de vos bilans, comptes de résultat, A Nouveaux… Il vous est toujours possible créer d’autres plans analytiques, parallèle au plan CE, en accédant au menu Analytique / Budgétaire. En Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. 46. Budgets Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Cette fonctionnalité est disponible dans Analytique / Budgétaire – Budgétaire. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 47. Groupes d’écritures Cet outil est disponible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Groupes d’écritures dans les Fonctionnalités disponibles. Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de celles concernant l’établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. Pour cela, créez des groupes par le menu Paramètres – Comptabilité – Groupes d’écritures, puis utilisez-les dans les différentes saisies. 48. Reports On line Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 49. Fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. L’activation de certaines fonctionnalités peut changer le nom des menus. 50. Champs personnalisés Les champs personnalisés sont des champs que vous pouvez ajouter sur les lignes d’écriture, les comptes, les journaux… et qui vous permettent de saisir une valeur répondant à vos propres besoins. Ils sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des Champs / tables. 51. Import paramétrable Par le menu Outils – Imports / Exports – Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 52. Assistant de création de modèle de document Cet assistant de création de modèle de document vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.

Coiffure & Esthétique OL Guide d’initiation Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................................................................................................................5 2. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE..................................................................................................................................6 3. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE...............................................................................................................................7 PRISE EN MAIN .............................................................................................................................................................................8 4. OUVERTURE DE L’APPLICATION.....................................................................................................................................8 5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................................................................8 5.1. Les options à remplir dès maintenant ..................................................................................................................................9 5.2. Les options spécifiques Point de vente..............................................................................................................................10 5.3. Les autres options. ..........................................................................................................................................................11 5.4. La gestion des fenêtres. ....................................................................................................................................................11 6. COMMENT CREER UN ARTICLE ? .................................................................................................................................12 7. COMMENT CREER UN TIERS ?......................................................................................................................................13 7.1. Création d’un client ..........................................................................................................................................................13 7.2. La fiche technique ..........................................................................................................................................................13 7.3. Création d’un fournisseur ..................................................................................................................................................14 7.4. Création d’un contact ........................................................................................................................................................14 7.5. Comment créer les séries de documents ?........................................................................................................................14 8. COMMENT CREER LES CAISSES ?................................................................................................................................15 9. COMMENT CREER LES COFFRES-FORTS ?.................................................................................................................16 10. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ....................................................................................................16 11. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?......................................................................................................................17 12. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ?.........................................................................18 12.1. Onglet Mise en page .........................................................................................................................................................19 12.2. Onglet Eléments masqués ................................................................................................................................................20 12.3. Onglet Niveaux ..........................................................................................................................................................21 12.4. Les fonctions de la caisse .................................................................................................................................................22 13. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? .............................................................................24 13.1. L’ouverture de caisse ........................................................................................................................................................24 13.2. La clôture de caisse ..........................................................................................................................................................25 14. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?.................................................................................................................................25 15. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................................................................26 15.1. La gestion du tiroir-caisse..................................................................................................................................................26 15.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................................................................26 15.3. La gestion d’un TPE..........................................................................................................................................................26 15.4. La gestion du rendu-monnaie............................................................................................................................................27 16. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? ......................................................................................27 16.1. Les documents de ventes..................................................................................................................................................27 16.2. Les règlements ..........................................................................................................................................................27 16.3. Les remises en banque .....................................................................................................................................................27 16.4. Les Mouvements de caisse ...............................................................................................................................................28 16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ....................................................................................................................................28 16.6. X et Z de caisse ..........................................................................................................................................................28 17. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................................................................29 17.1. Comment saisir un devis ? ................................................................................................................................................29 17.2. Les autres onglets ..........................................................................................................................................................30 17.3. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................30 17.4. Comment livrer une commande ?......................................................................................................................................31 17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ............................................................................................................32 17.6. Comment créer une facture ?............................................................................................................................................32 18. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?..............................................................................................33 18.1. Facturation par copie.........................................................................................................................................................33 18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ...........................................................................................................33 18.3. Génération des factures périodiques .................................................................................................................................34 19. COMMENT GERER LES ACHATS ? ................................................................................................................................34 19.1. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................34 19.2. Comment réceptionner une commande ?..........................................................................................................................34 19.3. Comment créer les factures fournisseurs ?........................................................................................................................34 20. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?..................................................................35 20.1. Transfert ..........................................................................................................................................................35 20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir..............................................................................................................35 20.3. Regroupement ..........................................................................................................................................................35 20.4. Duplication ..........................................................................................................................................................35 20.5. Dupliquer en ..........................................................................................................................................................35 21. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ..................................................................................................36 22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?.....................................................36 22.1. Comment saisir un acompte ?...........................................................................................................................................36 22.2. Comment saisir un règlement ?.........................................................................................................................................37 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?....................................................................................................................37 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? ...........................................................................................37 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? .............................................................................................................38 23. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................................................................................................................39 23.1. Comment saisir un inventaire ? .........................................................................................................................................39 23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?..................................................................................................................40 23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?..................................................................................................................40 23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ....................................................................................................................40 23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ...............................................................................................................41 24. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...........................................................................................41 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.......................................................................................................................42 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................................................................42 27. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ..................................................................................................42 28. COMMENT RESTAURER ?..............................................................................................................................................43 29. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ....................................................................................43 30. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................................................................43 31. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?......................................................................................44 32. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?...............................................................44 32.1. Les groupes d’utilisateurs..................................................................................................................................................44 32.2. Les utilisateurs 44 32.3. Les droits utilisateurs.........................................................................................................................................................45 LES FONCTIONS AVANCEES.....................................................................................................................................................46 33. LE TABLEAU DE BORD ...................................................................................................................................................46 34. LA GESTION DES FAVORIS............................................................................................................................................46 35. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.................................................................................................................47 36. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........................................................48 37. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ................................................................................................................................49 38. LA GESTION DES AUTRES TAXES.................................................................................................................................49 39. IMPORT DE DOUCHETTE ...............................................................................................................................................49 40. LES HISTORIQUES..........................................................................................................................................................50 40.1. Historique de la ligne article...............................................................................................................................................50 40.2. Historique du document.....................................................................................................................................................50 40.3. Historique des ventes........................................................................................................................................................51 40.4. Historique des achats........................................................................................................................................................52 41. LES EFFETS DE COMMERCE.........................................................................................................................................52 42. LES ECHEANCIERS.........................................................................................................................................................52 43. LES RELANCES ..........................................................................................................................................................53 44. LES REGLEMENTS IMPAYES .........................................................................................................................................54 44.1. Les règlements et remises en banques .............................................................................................................................54 44.2. Les échéances ..........................................................................................................................................................54 45. AUTO-LIQUIDATION ........................................................................................................................................................54 46. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE.......................................................................................................54 47. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ...................................................................................................................................55 48. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................................................................55 49. LA GESTION DES COMMISSIONS..................................................................................................................................55 50. LES STATISTIQUES.........................................................................................................................................................56 51. LA GESTION DE LA DEB/DES.........................................................................................................................................57 52. LA GESTION DU E-COMMERCE .....................................................................................................................................57 53. LE PUBLIPOSTAGE .........................................................................................................................................................58 54. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................................................................58 55. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES...................................................................................59 56. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR...............................................................................................................................60 57. L’IMPORT PARAMETRABLE............................................................................................................................................60 58. L’EXPORT PARAMETRABLE...........................................................................................................................................60 59. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT .......................................................................................61 60. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................................................................................61 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas où vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à celle pour « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF), o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier. 2.Ecran de travail Back Office Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3.Ecran de travail Front Office Le ticket Champ de saisie Pavé numérique Les fonctions Prise en main Le module Point de vente permet la création des tickets de caisse, la gestion des ouvertures/clôtures de caisse ainsi que des mouvements. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 4.Ouverture de l’application Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 5.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 5.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 5.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, la ligne article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroir-caisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. 5.3. Les autres options. D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 5.4. La gestion des fenêtres. Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 6.Comment créer un article ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codes-barres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. 7.Comment créer un Tiers ? 7.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 7.2. La fiche technique Chaque client dispose d’un onglet « Fiche technique » dans lequel il est possible d’indiquer le détail de ses caractéristiques ainsi que des informations complémentaires. Elle apparaît automatiquement à la sélection du client dans la partie front si des informations complémentaires sont à saisir. 7.3. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 7.4. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers. 7.5. Comment créer les séries de documents ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé, le type « Caisse » est renseigné par défaut. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 8.Comment créer les caisses ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 9.Comment créer les coffres-forts ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres-forts depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses 10. Comment créer les moyens de paiements ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 11. Comment créer les utilisateurs ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvement de caisse et Coffre-fort avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroir-caisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques) avec le droit d’autorisation. 12. Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. 12.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 12.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin de pouvoir Imprimer un avoir, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et faite glisser la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Imprimer un avoir.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. 12.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…)  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 12.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quel que soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente n’est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres - Société - Point de vente - Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € (à partir du bouton régler) : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou du mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir s’ouvre.  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir… Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente. Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par commentaire. Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article.  Annuler ligne/ Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente en cours.  Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont présents. Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés afin d’éviter des ruptures dans la numérotation. Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente. Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001 Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la liste des tickets en attente s’affiche. Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses » est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.  Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous pouvez seulement enregistrer le règlement.  Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression. Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie. Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix d’imprimer un ticket ou une facturette. La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.  Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement » avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque : Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ». Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée. Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement continue suivant le type de règlement. Quel que soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un nouveau ticket. La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne peut pas être supprimé. En revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé).  Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des précisions sur l’acception du règlement par TPE.  Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client. Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera déduit du montant de l’avoir. Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.  Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs). La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 13. Comment gérer l’ouverture et la clôture de caisse ? 13.1. L’ouverture de caisse L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse, de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée. Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente. L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie Gestion de la caisse . La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :  une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur * quantité) calculé automatiquement et non modifiable.  un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique. A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché. 13.2. La clôture de caisse La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification. La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ». Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse, vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ». Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée, vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché. Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse, l’impression du Z de caisse est lancée. Remarque Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort référencé sur la fiche caisse. 14. Comment saisir les tickets ? Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :  Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).  depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ». En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à saisir le détail des pièces et billets. Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées : - la date du jour, - le commercial (si lié à la fiche de l’utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de commercial - le code et libellé du client par défaut Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte. La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :  Scanner l’article,  Afficher la liste des articles, Remarque Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres / Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multi-sélection d’articles.  Faire une recherche,  Saisir directement le code article. Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Quantité». Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Prix ». Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €. 15. Comment gérer les périphériques ? 15.1. La gestion du tiroir-caisse Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée. Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente. 15.2. Imprimante chèque Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche. 15.3. La gestion d’un TPE Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC est envoyé sur le TPE. Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé : Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé. Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celle-ci, en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. 15.4. La gestion du rendu-monnaie Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendumonnaie » sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la monnaie avec le montant à rendre. Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré. Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». 16. Quels sont les traitements dans le Back office ? 16.1. Les documents de ventes Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office. Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables. Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ». Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la caisse. 16.2. Les règlements Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être modifiées. Les règlements sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé de la caisse. Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a été réalisé pour un montant supérieur au ticket. Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant « Soldée ». Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est sélectionnée. 16.3. Les remises en banque Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option « Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse », le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également. 16.4. Les Mouvements de caisse La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des espéces, le type de comptabilisation du mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits de caisse). En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables. Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort sélectionné. Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque. 16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’une entête contenant le code de la caisse, le code utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non modifiables. L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse. L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA. L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par vendeur/commercial. Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques). 16.6. X et Z de caisse Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée. 17. Comment gérer les ventes Dans le Back ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 17.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 17.2. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). 17.3. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande non-livrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 17.4. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour accéder à la livraison d’une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Pour livrer, vous devez sélectionner les lignes ou indiquer une quantité et valider la saisie en cliquant sur Enregistrer. 17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 17.6. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de vente. 18. Comment créer une facturation périodique ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 18.1. Facturation par copie Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :  Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 18.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 19. Comment gérer les achats ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. 19.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 19.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 19.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents d’achats. 20. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 20.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 20.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents de … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 20.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents de … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 20.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 21. Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 22. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 22.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 22.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Ensuite, vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »  Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA », « virement international ». Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le suivi financier des tiers, et la génération des fichiers CFONB et SEPA. 23. Comment gérer les stocks ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 23.1. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés en stock. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet « Stock » de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. 23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 24. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 25. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, tickets, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 26. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. 27. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. 28. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). 29. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 30. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 31. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 32. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 32.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 32.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de Coiffure Esthétique en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 32.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ». Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 33. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 34. La gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter aux favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. 35. La gestion des tarifs et promotions Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 36. La gestion de l’éco-contribution Et l’écocontribution mobilier Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Ecocontribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 37. La gestion des frais de port Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 38. La gestion des autres taxes Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 39. Import de douchette Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document 40. Les historiques 40.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du document » et la « Quantité de l'article ». 40.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ». Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 40.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 40.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. 41. Les effets de commerce La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. 42. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 43. Les relances Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. 44. Les règlements impayés 44.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 44.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 45. Auto-liquidation Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables. Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable. Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document. 46. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 47. La comptabilité analytique L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS. A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 48. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 49. La gestion des commissions Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 50. Les statistiques Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 51. La Gestion de la DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES), la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) et la nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 52. La gestion du e-Commerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. 53. Le publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 54. La gestion des champs personnalisés Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Les champs calculés sont disponibles uniquement sur la ligne PME. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton « OK » valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit « locale » (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des champs personnalisés. 55. La gestion des alertes et des champs obligatoires Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : - La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire. - La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 56. Les assistants de mise à jour La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 57. L’import paramétrable Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 58. L’export paramétrable Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 59. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 60. Les fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.

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Gestion Bâtiment OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................5 2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................5 3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................6 4. LES FONCTIONNALITES « GESTION BATIMENT ».................................6 PRISE EN MAIN........................................................................................................7 5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................7 5.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................7 5.2. Les autres options…………. .........................................................................7 5.3. La gestion des fenêtres.................................................................................7 6. COMMENT CREER UN ARTICLE/ELEMENT ? .........................................8 7. COMMENT CREER UN TIERS ?.................................................................9 7.1. Création d’un client………….........................................................................9 7.2. Création d’un fournisseur............................................................................10 7.3. Création d’un contact ..................................................................................10 8. COMMENT GERER LES VENTES ?.........................................................10 8.1. L'entête du devis…………….......................................................................11 8.2. Le corps………………….. ...........................................................................11 8.3. Le pied…………………… ...........................................................................12 8.4. Les autres onglets……………. ...................................................................12 8.5. Les actions d'un devis .................................................................................12 9. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?.....................13 9.1. Facturation par copie ..................................................................................13 9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................13 9.3. Génération des factures périodiques..........................................................13 10. COMMENT CREER UNE SITUATION DE TRAVAUX ?...........................14 11. COMMENT CREER UN AVENANT ? ........................................................16 12. COMMENT GERER LES ACHATS ?.........................................................17 12.1. Comment créer une commande ? ..............................................................18 12.2. Comment réceptionner une commande ?..................................................19 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ...............................................19 13. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 19 13.1. Transfert………………… ............................................................................19 13.2. Livraison partielle……………......................................................................19 13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir......................................19 13.4. Regroupement……………. .........................................................................19 13.5. Duplication………………….........................................................................20 13.6. Dupliquer en……………….. ........................................................................20 13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat ..........20 14. COMMENT GERER LA RETENUE DE GARANTIE ? ..............................20 15. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? .......................................21 16. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?.............................22 16.1. Onglet Infos chantier ...................................................................................22 16.2. Onglet Détail…………… .............................................................................23 16.3. Onglet Temps…………….. .........................................................................24 16.4. Onglet Analyse………….. ...........................................................................24 17. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES ..........................................................25 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUS-TRAITANCE ?.................25 19. LE PLANNING…………… ..........................................................................26 20. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? .........................27 21. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................28 22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? 28 22.1. Comment saisir un acompte ? ....................................................................28 22.2. Comment saisir un règlement ?..................................................................29 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................29 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?..................29 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?.....................................30 23. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? .........................31 23.1. Mentions légales des factures ....................................................................31 23.2. Taux d’intérêts…………… ..........................................................................31 24. COMMENT GERER LES STOCKS ?.........................................................31 24.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ...................................................31 24.2. Comment saisir un inventaire ? ..................................................................32 24.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? .........................................32 24.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ............................................32 24.5. Comment visualiser les mouvements de stock ?.......................................33 25. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................33 26. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? .....................................................34 26.1. Accès à la gestion analytique .....................................................................34 26.2. Le principe général…….. ............................................................................34 26.3. Mise en place de votre gestion analytique .................................................34 26.4. La gestion analytique grille multi-plans ......................................................34 27. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................34 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................35 29. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? .........................35 30. COMMENT RESTAURER ? .......................................................................35 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........36 32. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................36 33. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............36 34. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 37 34.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................37 34.2. Les utilisateurs……………. .........................................................................38 34.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................38 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................39 35. GESTION DES FAVORIS...........................................................................39 36. OPEN GUIDE……………. ..........................................................................39 37. TABLEAU DE BORD ..................................................................................40 38. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS........................................40 39. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...............................................41 40. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER.............................41 41. LA GESTION DES FRAIS DE PORT .........................................................41 42. LA GESTION DES AUTRES TAXES .........................................................42 43. LE SERVICE A LA PERSONNE.................................................................42 44. IMPORT DE DOUCHETTE.........................................................................42 45. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT .................42 46. LES HISTORIQUES....................................................................................43 47. LES EFFETS DE COMMERCE..................................................................44 48. LES ECHEANCIERS ..................................................................................44 49. LES RELANCES………… ..........................................................................44 50. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?.............................45 51. AUTO-LIQUIDATION ..................................................................................45 52. LA GESTION DE L’AUTOFACTURATION ................................................46 53. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE..............................46 54. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .......................................46 55. LA GESTION DES COMMISSIONS...........................................................46 56. LES STATISTIQUES ..................................................................................46 57. LA GESTION DE LA DEB/DES..................................................................47 58. LA GESTION DU E-COMMERCE..............................................................47 59. LE PUBLIPOSTAGE...................................................................................48 60. MAP POINT………………...........................................................................48 61. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES .....................................48 62. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.........49 63. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR .......................................................50 64. LE REMPLACEMENT DE CODE...............................................................50 65. L’IMPORT PARAMETRABLE.....................................................................50 66. L’EXPORT PARAMETRABLE....................................................................50 67. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT..............51 68. REPORTS ON LINE ...................................................................................52 69. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................52 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.  Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4.Les fonctionnalités « Gestion Bâtiment » Les fonctions suivantes détaillées dans ce guide sont disponibles uniquement sur la version « Gestion Bâtiment » : - Gestion du matériel - Gestion des avenants - Gestion du compte prorata - Suivi de chantier - Saisie des temps salariés et du type d’heures - Gestion de la sous-traitance dans les docs d’achats et de vente - Planning (saisie des RDV salariés et des résa matériels) Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. 5.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 5.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 5.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 5.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6.Comment créer un article/élément ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Fournitures », « Mains d’œuvre », « Matériel », « Ouvrages » ou « Ouvrages de fabrication ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Détail matériau » Vous pouvez saisir le détail de la main d’œuvre ainsi que la cadence pour la pose. Ces informations permettent de calculé le prix de vente de l’onglet « Détail ». Dans l’onglet « Stock » Vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références Permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7.Comment créer un tiers ? 7.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 7.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 7.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 8. Comment gérer les ventes ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 8.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Remarque Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin de pouvoir réaliser la révision du devis. Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis). 8.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Les tranches/sous tranches de travaux représentent des chapitres. Elles permettent de découper le document. Chaque tranche pourra comporter des sous tranches, articles, des ouvrages, des sous-totaux et de simples lignes de texte. Les tranches sont gérées dans tous les types de documents sauf les documents de stock. Il n’y a pas de limite sur le nombre de tranches/sous tranches. Il est possible d’ajouter une tranche via les fonctions « Ajouter » et « Insérer » dans le corps du document. L’ajout permet de positionner la ligne en dessous de la ligne sélectionnée, l’insertion permet de positionner la ligne au-dessus de la ligne sélectionnée. 8.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 8.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé. Cet onglet permet aussi de renseigner le chantier concerné par le document.  L’onglet Compléments (suite) permet de saisir le commercial et de renseigner les dates d’acceptation et de signature.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 8.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Pour cela une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte. A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...).  « Intégrer un document » Permet de recopier le contenu d’un autre document, quel que soit son type, dans le document actuel. 9. Comment créer une facturation périodique ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : L’entête se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : saisissez-le libellé de la facturation périodique. Ensuite depuis l’onglet Paramètres, deux choix s’offrent à vous : 9.1. Facturation par copie Après avoir sélectionné le mode « Copie d’un document de référence », vous devez sélectionner le document de référence puis la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Vous disposez ensuite de plusieurs onglets : Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour cela, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer une ou plusieurs familles clients. Pour cela, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Notes : Cet onglet permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison Après avoir sélectionné le mode « regroupement de bons de livraison», vous devez indiquer la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Dans la partie « Options de génération de facture », vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison. Les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. 9.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 10. Comment créer une Situation de travaux ? Les situations de travaux sont générées depuis les commandes. La situation permet de renseigner les quantités consommées, le % d’avancement (qualitatif ou quantitatif) Vous pouvez saisir un % d’avancement sur les lignes de détail, tranches et sous tranches. L’onglet « Complément (suite) » permet de saisir un % d’avancement global. Il est également possible de choisir les lignes à imprimer via Paramètres – Société – Documents de vente – Situations de travaux. Une fois les données saisies, vous pouvez générer une facture d’avancement depuis la situation. Pour cela, utilisez la fonction , disponible dans la barre d’outils de la situation. Remarque Les factures d’avancements ne peuvent être générées que depuis une situation de travaux. 11. Comment créer un avenant ? Les avenants peuvent être générés depuis la liste des Avenants ou depuis une commande client, onglet « Avenants ». Dans l’avenant, vous pouvez insérer les fournitures ou mains d’œuvre à ajouter. Une fois enregistré, l’avenant apparait dans la liste, par défaut, il est en état « A l’étude », la fonction « Intégrer l’avenant » permet de choisir les lignes à ajouter dans la commande, et de définir ou les placer. Le montant de la commande est alors recalculé ainsi que « % d’augmentation globale ». Remarque Si l’avenant est créé depuis la liste des avenants, il sera nécessaire de préciser la commande concernée. 12. Comment gérer les achats ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. 12.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Remarque Il est possible d’être alerté, lors de la saisie de la commande du montant minimum à atteinte pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaît à l’enregistrement du document. Il est possible d’être alerté, lors de la saisie d’une commande achat, du montant minimum de la commande à atteindre pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaîtra à l’enregistrement du document. 12.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 13. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 13.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 13.2. Livraison partielle Depuis une commande, la fonction « Livrer » permet d’ouvrir l’assistant de livraison partielle. Cela permet de choisir les lignes et quantités devant être livrées. 13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente ou Documents d’achat – Options générales, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir. 13.4. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 13.5. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 13.6. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. 13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat Suite à la réalisation d’un devis ou commande client, si le stock des articles est insuffisant, il faut se réapprovisionner auprès du fournisseur. Le transfert/regroupement de devis ou commande permet de réaliser le réapprovisionnement pour une demande de prix ou commande auprès du fournisseur. Le prix d’achat qui sera récupéré dans le document d’achat sera soit celui de la fiche article, soit celui du document de vente. Pour la génération d’une commande fournisseur (à partir des devis uniquement) dans la fenêtre de regroupement ou de transfert, vous devez sélectionner la case à cocher Lancer le réappro fournisseur après transfert. Pour les commandes client, le bouton Réappro. Fournisseur est disponible dans les actions de l’entête du document. Suite au lancement du réapprovisionnement, l’assistant s’ouvre et vous pouvez définir le document à créer pour le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment gérer la retenue de garantie ? La « retenue de garantie » est réglementée par une loi du 16 juillet 1971. Cette loi permet au maître d’ouvrage d’effectuer une retenue de garantie de la bonne exécution des travaux. Si au terme du délai d’un an, l’entrepreneur ne remédie pas aux vices constatés par le maître de l’ouvrage, ce dernier peut s’opposer à ce que l’entrepreneur perçoive la retenue de garantie. La loi fixe cependant deux limites impératives : - La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser 5 % du montant des travaux soit à chaque situation, soit sur la dernière facture. - La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser une durée d’un an à compter de la réception des travaux. Elle vient donc en déduction des échéances à payer, soit au fur et à mesure des travaux, soit sur la dernière facture, Elle doit être réglée au plus tard 1 an après la fin des travaux, il s’agit donc de générer une échéance pour le net à payer de la facture déduction faite de la retenue de garantie plus une échéance à la date de fin des travaux plus 1 an pour le montant de la retenue de garantie. La retenue de garantie apparait dans la commande, onglet « complément suite ». Il est possible d’appliquer la retenue de garantie sur à chaque situation ou uniquement sur la dernière situation de travaux. 15. Comment gérer le Compte prorata ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir des situations de travaux. Dans le document de référence, Onglet récapitulatif, le champ poste complémentaire permet de renseigner la valeur du compte prorata. A la différence des remises, les montants saisis dans les postes complémentaires ne sont pas à inclure dans le calcul de la marge. Les montants saisis sont exclusivement destinés au pied de document. Les frais de port doivent tenir compte des postes complémentaires. La base de calcul des frais de port est donc : Total HT remisé + Postes complémentaires On peut saisir plusieurs lignes de compte prorata. Si une situation de travaux a été générée, il n’est plus possible de supprimer une ligne de compte prorata. Il est possible de ne pas inclure le montant du compte prorata dans la retenue de garantie. 16. Comment effectuer un suivi de chantier ? Le chantier correspond à l’activité de la gestion de chantier qui consiste à décrire la réalité des circonstances de la production afin de comparer avec les prévisions et d’en tirer toutes les conséquences en régulation et en expérience acquise. Le chantier permet de réaliser un suivi : - Des matériaux : fournitures. - Des divers : consommables, frais annexes engendrés par la réalisation des travaux… - De la main-d’œuvre : heures passées par les salariés et frais qu’ils ont engendré. - Du matériel : utilisation des engins et outils de travail, qu’ils soient loués ou appartenant à l’entreprise. - De la sous-traitance. Le chantier permet enfin de produire des analyses (notamment de rentabilité). Il est donc un indicateur important permettant d’assurer le bon respect des prévisions et d’envisager éventuellement des actions correctives). Pour créer un chantier, vous devez vous placer dans l’univers « Ventes », « Chantiers ». La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter. 16.1. Onglet Infos chantier Infos Chantier : Il est possible, suite aux achats de fournitures, de livrer au chantier, chez le fournisseur, chez le client ou au dépôt. Si on livre au chantier ou chez le client : il n’y a pas de mouvements de stock De plus, il est aussi possible de choisir si le stock est géré selon tous les documents associés au chantier, sur tous les documents (hors ventes) ou bien de ne pas gérer de mouvements de stock. - Selon tous les documents : le stock est mouvementé par la saisie des consommations. (génération de bon de sortie) et tous les documents rattachés au chantier. - Selon tous les documents (hors ventes) : mouvemente les documents de stock (fabrication par exemple), saisie des consommations (via le bon de sortie.), et documents d’achat (si livraison au chantier, chez le fournisseur ou au dépôt). - Pas de mouvements de stock : aucun mouvement de stock n’est généré 16.2. Onglet Détail Le chantier est lié à une commande client. Le détail de la commande est récupéré dans le chantier et permet de traiter la saisie des consommations. Quantité consommées : C’est la quantité permettant de définir l’avancement du chantier. Cette quantité est remise à 0 à chaque sauvegarde du chantier. Quantité consommée totale : Elle reprend toutes les quantités consommées précédemment pour avoir une synthèse de ce qui a été consommé sur la ligne concernée. Lors de la saisie, Un bon de sortie est généré à la date du jour pour le code article de la ligne, pour la quantité consommée. 16.3. Onglet Temps Il est possible de saisir de nouvelles lignes de temps, par intervenant ou ressource matériel. 16.4. Onglet Analyse Cet onglet permet de consulter les informations concernant la rentabilité du chantier par l’intermédiaire de la synthèse et de la synthèse financière. 17. La saisie des temps salariés La saisie des temps peut être effectuée via le chantier (voir chapitre Comment effectuer un suivi de chantier) ou via la Saisie des temps et variables de paye. 18. Comment gérer les achats de sous-traitance ? Que ce soit dans le cadre des marchés publics ou celui des marchés privés, le sous-traitant est une personne physique ou morale à qui un entrepreneur confie sa responsabilité. La sous-traitance ne doit pas être confondue avec le prêt de main d’œuvre. La sous-traitance est réglementée dans le but principal d'assurer la protection des sous-traitants. Ainsi, dans le cadre d'un marché public, le sous-traitant bénéficie d'une garantie substantielle. Il peut en effet obtenir le paiement direct du prix par le maître de l'ouvrage public. Pour les marchés privés, le sous-traitant bénéficie d'une garantie de paiement prenant la forme d'une délégation de paiement ou d'une action directe. Il est possible de typer un fournisseur en tant que sous-traitant, fournisseur ou les deux. On peut ajouter une compétence au sous-traitant concerné. Ici, terrassier. Si la fiche article contient un fournisseur de type fournisseur ou fournisseur/sous-traitant alors il doit y avoir un fournisseur principal. Si l'article contient un fournisseur de type sous-traitant ou fournisseur/sous-traitant alors il doit y avoir un sous-traitant principal. Dans l’onglet article de la fiche fournisseur, une colonne type de prix permet de définir le tarif « Soustraitant ». Les documents d’achat réalisés pour un fournisseur de type « Sous-traitant » ne mouvementent pas le stock. Il est aussi possible de créer des situations de travaux pour les sous-traitants, sur le même principe que les situations de travaux clients. 19. Le planning Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés et les réservations de vos matériels. Le planning peut être affiché sous différentes formes : par intervenant, par fonction, en vue planification, regroupé par ressources… Le planning affiche les évènements et le détail des lignes de temps des évènements. La fiche Evènement permet de renseigner les durées prévues, réalisées ainsi que le détail des ressources (intervenants et matériel). Le libellé des évènements visible sur le planning peut être paramétré dans Paramètres – Société – Planning – Libellé dans le planning. 20. Comment envoyer un document par E-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email – Documents, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Remarques En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de la commande en bon de livraison. Il est possible d’envoyer une copie cachée de chaque mail au commercial/collaborateur connecté. Cette option est disponible à partir du menu Paramètres – Société – Email (pour les versions réseau, c’est l’adresse du commercial associé à l’utilisateur ; pour les versions monoposte, c’est l’adresse mail dans les coordonnées qui sera utilisée). 21. Comment envoyer un PDF signé ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisissez le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. 22. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 22.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui a(ou ont) été enregistrée(ées). Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 22.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque L’option, par l’intermédiaire d’une remise en banque, est indiquée par défaut si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. Remarque En cas de transfert d’une facture, réglée en partie par un escompte, en avoir, le montant de l’escompte affecté à la facture lors du règlement sera récupéré dans le pied de l’avoir. 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est enregistrée et les règlements passent en état « remis en banque » Par un clic sur le bouton « Valider », la remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? Fichiers au format CFONB La génération de fichier à la norme CFONB, est disponible pour des remises en banque et décaissements ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de configurer les paramètres propres à chaque opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - Dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - Sur chaque ligne de règlement de remise en banque. - Globalement au moment de la génération du fichier. La gestion des décaissements pour les règlements fournisseur, sont identiques aux remises en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. Fichiers au format SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Remarque Le format du fichier SEPA peut être généré par échéance (et non par règlement). Cette option est accessible à partir du menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Dans ces options, se trouve aussi le délai de présentation des prélèvements SEPA (First, One-Off, Recurrent et Last). Afin de généré le fichier par échéance (et non pas par règlement), vous devez cocher l’option « Format du fichier SEPA généré par échéance ». Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 23. Comment gérer les retards de paiements ? 23.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 23.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 24. Comment gérer les stocks ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. 24.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? L’option « Autoriser les stocks négatifs » est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 24.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, depuis la liste des documents de stock (Stock / Articles-documents de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisissez le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Il vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 24.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document, la date de réalisation et le dépôt. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 24.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? .Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents d’achat – Réappro. fournisseur.  Le menu Opérations - Documents d’achat- Réappro. fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 24.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faiteslà glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 25. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 26. Comment gérer l’analytique ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 26.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 26.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, Cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. Le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 26.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. 26.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 27. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Vous avez la possibilité d’associer des modèles d’impression par tiers. Cette fonction est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Elle permet de visualiser et d’associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d’exemplaires. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. 28. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En mise jour de dossier, la sauvegarde du dossier est obligatoire. Il est impossible de désélectionner « Inclure le dossier ». En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. 29. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. 30. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 31. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 32. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 33. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 34. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 34.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 34.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloqué » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 34.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Classic ou Pro (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 35. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 36. Open Guide Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 37. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 38. La gestion des tarifs et promotions Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 39. La gestion de l’éco-contribution Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 40. La gestion de l’éco-contribution mobilier Cette éco-contribution concerne : - les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. - toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un écoorganisme. Elle est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Ecocontribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. 41. La gestion des frais de port Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 42. La gestion des autres taxes Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 43. Le service à la personne Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie au quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; Agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 44. Import de douchette Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de : - Choisir le modèle de douchette, - Définir des options, - Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, - Gérer les données réceptionnées, - Importer les données dans le document. - 45. La livraison client depuis un document d’achat Depuis un document d’achat, onglet « Livraison », il est possible d’indiquer un type d’adresse de livraison afin de définir la destination des articles. Le champ « Livrer au » permet de sélectionner ce type d’adresse pour la destination des articles du document :  Chez le fournisseur (type par défaut) : les articles sont enlevés chez lui,  Chez le client : le client recevra à son adresse de livraison les articles. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock ne sera généré)  Au dépôt : Les articles seront livrés à l’un de nos dépôts (par défaut, adresse du dépôt du document). Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats. Dans une fiche article, Onglet « Stock », vous pouvez ajuster le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. 46. Les historiques Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la "date du document" et la « Quantité de l'article ». Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les tarifs. 47. Les effets de commerce La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. 48. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 49. Les relances Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. Il est possible de modifier le texte par défaut lors de l’envoi de la relance par mail. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société –E-mail – Relances. 50. Comment gérer les règlements impayés ? Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 51. Auto-liquidation Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour générer els écritures d’auto-liquidation dans la partie Paramètres – Société - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». Sur tous les documents d’achat, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation » Sur tous les documents de vente, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. 52. La gestion de l’autofacturation L’autofacturation consiste à émettre une facture d’achat au nom d’un fournisseur, moyennant l’autorisation de ce dernier à travers un mandat. L’autofacturation est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. Par défaut l’option est n’est pas sélectionnée. Vous pouvez créer les séries (souche de document spécifique) à partir du menu Paramètres – Divers. Cette série pourra ensuite être renseignée dans la fiche du fournisseur, onglet Gestion, ainsi que la « mention obligatoire sur les factures ». Lors de la création d’une facture fournisseur, dans l’entête du document, le numéro de série sera renseigné automatiquement. Dans l’onglet Compléments, dans la partie Mention à imprimer sur le document, un texte sera renseigné (Ce champ ne peut pas être prédéfini). 53. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 54. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 55. La gestion des commissions Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. 56. Les statistiques Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 57. La Gestion de la DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES) ;  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) ;  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 58. La gestion du e-Commerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. 59. Le publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 60. MAP Point La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’. Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 61. La gestion des champs personnalisés Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule prédéfinie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Remarques Lors de l’import paramétrable, il sera possible d’importer la valeur du champ personnalisé. Les champs personnalisés des tables personnalisées peuvent être importés. 62. La gestion des alertes et des champs obligatoires Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes : - Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire - Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table, - Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. 63. Les assistants de mise à jour La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 64. Le remplacement de code En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de supprimer CHQ. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 65. L’import paramétrable Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’import paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, le champ Chemin d’import est accessible. De plus, il est aussi possible de Renommer le fichier après import (.bak). Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements, Tarifs….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 66. L’export paramétrable Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’export paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, il est possible de modifier le champ Chemin d’export. Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 67. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 68. Reports On Line Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 69. Les fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.

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