Sage-100-Gestion-commerciale-Version-15-Manuel-de-reference

 

 

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Sage 100 Gestion commerciale Version 15 Manuel de référence © Sage 2007 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : 􀂉 le cédérom sur lequel est enregistré le programme, 􀂉 la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Marques Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris - Code APE 722 A Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala. Sommaire © Sage 2007 3 Sommaire Introduction____________________ 23 Généralités sur le programme Sage Gestion commerciale___________________________________24 Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale .24 Version Windows........................................................................ 24 Version Macintosh...................................................................... 24 Installation du programme................................................24 Mise à jour d’une installation existante....................................... 25 Nouveautés de la version _____________________27 Particularités du programme__________________30 Versions du programme ...................................................31 Versions fonctionnant sur Windows ........................................... 32 Versions fonctionnant sur Macintosh ......................................... 39 Généralités concernant les versions Windows et Macintosh ..... 46 Utilisation en client/serveur...............................................46 A propos de ce manuel ________________________47 Documentation fournie .....................................................47 Menu Système _________________ 50 Menus Gestion Commande (Mac OS X) ___________________________ 51 Menu Gestion commerciale ___________________52 Menu Fichier ___________________ 53 Nouveau _______________________________________55 Assistant de création d’un nouveau fichier.......................55 Choix du mode de création – Assistant de création de fichier................................................................................56 Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant ...........................................................56 Ouverture du fichier comptable – Assistant de création de fichier................................................................................57 Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier .............................................................58 Reprise des éléments commerciaux – Assistant de création de fichier...........................................................................59 Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier .............................................................60 Options de gestion de votre fichier commercial – Assistant de création de fichier ............................................................ 60 Codification automatique des références articles – Assistant de création de fichier ....................................................... 61 Codification automatique des codes barres – Assistant de création de fichier ............................................................ 62 Options d’initialisation des données commerciales – Assistant de création de fichier........................................ 64 Structuration du catalogue articles – Assistant de création de fichier ............................................................................... 65 Paramètres de classification du catalogue articles – Assistant de création de fichier ....................................................... 65 Paramètres des tarifs – Assistant de création de fichier.. 66 Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier ............................................................ 67 Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier ............................................................................... 68 Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable69 Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise – Assistant de création de fichier ....................................................... 69 Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier ............................................................ 70 Définition de l’exercice et de la longueur des comptes – Assistant de création de fichier........................................ 71 Identification de votre monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier........................................ 72 Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier........................................ 72 Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier ............................................................................... 74 Sélection des éléments repris – Assistant de création de fichier ............................................................................... 75 Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier ............................................................................... 75 Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier ............................................................................... 77 Utilisation manuelle de la commande Nouveau............... 78 Création d’un fichier comptable ....................................... 80 Ajustement automatique de la taille des fichiers.............. 81 Ouvrir __________________________________________82 Fichier comptable associé ............................................... 84 Evénements..................................................................... 84 Menu contextuel de la liste des événements .............................. 85 Personnaliser la liste des événements........................................ 85 Fermer _________________________________________86 A propos de votre société _____________________87 Description de la fiche de l’entreprise.............................. 88 Volet Identification – A propos de… ................................ 88 Sommaire © Sage 2007 4 Volet Initialisation – A propos de… ..................................90 Volet Contacts – A propos de… .......................................94 Volet Comptable – A propos de…....................................96 Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise........................................................................97 Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise.................................................................101 Sous-volet Général – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise......................................................................103 Sous-volet Engagement – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise......................................................................106 Volet Commercial – A propos de…................................107 Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise ........................................................107 Sous-volet Gestion des livraisons – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise ........................................................113 Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise.................................................................116 Volet Communication – Fiche entreprise........................119 Volet Préférences – A propos de…................................122 Volet Options – Fiche entreprise ....................................124 Agenda ...........................................................................127 Catalogue articles...........................................................128 Catégorie comptable ......................................................130 Catégorie tarifaire...........................................................132 Champ statistique articles ..............................................132 Enumérés statistiques articles.................................................. 133 Champ statistique tiers...................................................134 Enumérés statistiques tiers ...................................................... 134 Code risque ....................................................................135 Codification automatique................................................136 Référence article ...................................................................... 137 Référence gamme.................................................................... 138 Référence conditionnement ..................................................... 141 Code barres article ................................................................... 142 Code barres gamme................................................................. 144 Code barres conditionnement .................................................. 147 Condition de livraison .....................................................150 Conditionnement ............................................................151 Unités de conditionnement....................................................... 151 Devise ............................................................................153 Cotation .................................................................................... 155 Ancienne cotation..................................................................... 156 Fichiers liés ....................................................................156 Association d’un fichier comptable ........................................... 157 Gamme...........................................................................158 Enumérés de gamme ............................................................... 158 Information libre..............................................................160 Détail d’une information libre.................................................... 162 Informations libres de type Table ............................................. 164 Informations libres de type Valeur calculée.............................. 164 Modification du paramétrage des Informations libres............... 167 Mode d’arrondi ...............................................................168 Mode d’expédition ..........................................................169 Mode de règlement........................................................ 170 Niveaux d’analyse.......................................................... 172 Organisation .................................................................. 172 Organisation – Sélection des domaines.................................... 172 Organisation – Paramétrage des documents............................ 178 Organisation – Documents internes.......................................... 182 Organisation – Choix du domaine............................................. 184 Organisation – Liste des colonnes ............................................ 186 Colonnes des fonctions paramétrables de l’option Organisation 187 Pays............................................................................... 187 Plan analytique .............................................................. 188 Structure des numéros de sections........................................... 190 Périodicité ...................................................................... 192 Résiliation abonnement ................................................. 193 Service contact .............................................................. 193 Souches et numérotation............................................... 194 Structure banque ........................................................... 197 Type tiers ....................................................................... 199 Compte général associé ........................................................... 201 Unité d’achat et de vente............................................... 202 Lire les informations_________________________ 204 Configuration système et partage __________ 206 Configuration système................................................... 206 Utilisateurs connectés.................................................... 207 Messagerie .................................................................... 208 Envoi de message..................................................................... 208 Réception de message ............................................................. 209 Autorisations d’accès _______________________ 210 Gestion du Mot de passe ____________________ 211 Utilisateurs __________________________________ 212 Utilisateurs ..................................................................... 212 Volet Identification - Utilisateur.................................................. 212 Volet Autorisations - Utilisateur ................................................. 213 Paramètres de sécurité _____________________ 214 Importer______________________________________ 215 Importer au format Sage ____________________ 216 Format catalogue fournisseur ........................................ 218 Structure du fichier d’importation des références fournisseur... 218 Format catalogue fournisseur et article ......................... 221 Structure du fichier d’importation des références fournisseur... 221 Description des champs d’une ligne référence fournisseur de l’article 223 Valeurs reprises par défaut en création d’article....................... 225 Gestion des erreurs en import de données – Format Lignes Sage 30 et 100 .............................................................. 227 Journal d’import – Format Lignes Sage 30 et 100 .................... 228 Sommaire © Sage 2007 5 Importer au format d’importation paramétrable ________________________________ 230 Généralités sur les importations au format paramétrable230 Gestion des caractères non gérés ........................................... 231 Importation en modification ...................................................... 232 Importation en ajout.................................................................. 232 Importation des articles ............................................................ 232 Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable ..................................................................233 Journal d’import – Format paramétrable .................................. 233 Exporter______________________________________ 235 Exporter au format Sage, HTML…___________ 236 Paramétrage des modèles d’exportation........................238 Critères de sélection................................................................. 240 Formats d’exportation.....................................................241 Format texte ............................................................................. 241 Format Sylk .............................................................................. 242 Format HTML ........................................................................... 242 Format Classeur Microsoft Excel®........................................... 243 Déclaration d’échange de biens intra-communautaire ...243 Champs de la déclaration......................................................... 245 Exporter au format d’exportation paramétrable ________________________________ 246 Sélection des informations exportées.............................247 Format import/export paramétrable ________ 250 Format de fichier – Détail de la fiche..............................251 Paramétrages d’import ...................................................253 Numérotation des comptes de tiers.......................................... 254 Affectation de compte principal ................................................ 255 Propriétés des champs...................................................255 Volet Propriété – Champs des formats de fichiers paramétrables .......................................................................... 256 Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables .......................................................................... 257 Champs du fichier Clients...............................................258 Champs disponibles – Champs du fichier Clients .................... 258 Correspondance des champs – Champs du fichier Clients ..... 259 Valeurs par défaut – Champs du fichier Clients ....................... 259 Champs du fichier Fournisseurs.....................................262 Champs disponibles – Champs du fichier Fournisseurs .......... 262 Correspondance des champs – Champs du fichier Fournisseurs............................................................................. 263 Valeurs par défaut – Champs du fichier Fournisseurs ............. 263 Champs du fichier Articles..............................................265 Champs disponibles – Champs du fichier Articles ................... 265 Correspondance des champs – Champs du fichier Articles..... 265 Valeurs par défaut – Champs du fichier Articles ...................... 266 Champs du fichier Stocks articles ..................................268 Champs disponibles – Champs du fichier Staock articles........ 268 Champs du fichier Catégories tarifaires .........................269 Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires.................................................................................... 269 Correspondance des champs – Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires................................................................... 269 Champs du fichier Tarifs clients..................................... 270 Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs clients............ 270 Champs du fichier Tarifs fournisseurs ........................... 270 Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs fournisseurs .. 270 Correspondance des champs – Champs du fichier Tarifs fournisseurs............................................................................... 271 Champs du fichier Familles d’articles ............................ 271 Champs disponibles – Champs du fichier Familles d’articles ... 271 Correspondance des champs – Champs du fichier Familles d’articles .................................................................................... 272 Valeurs par défaut – Champs du fichier Familles d’articles ...... 272 Champs du fichier Documents....................................... 273 Champs disponibles – Champs du fichier Documents.............. 273 Correspondance des champs – Champs du fichier Documents 274 Valeurs par défaut – Champs du fichier Documents................. 275 Communication site à site __________________ 277 Communication ______________________________ 278 Opérations préliminaires................................................ 278 Données concernées..................................................... 280 Envoi de données.......................................................... 280 Assistant communication de site à site – Envoi de données .... 280 Exportation de données par la communication de site à site.... 286 Réception de données................................................... 290 Assistant communication de site à site – Réception de données 290 Importation des données par la communication de site à site ................................................................................. 294 Message E-mail ........................................................................ 294 Fichier magnétique.................................................................... 294 Journal de traitement ................................................................ 295 Communications planifiées _________________ 296 Liste des communications planifiées ............................. 296 Menu contextuel de la liste des communications planifiées...... 297 Personnalisation de la liste des communications planifiées ..... 297 Détail d’une communication planifiée ............................ 298 Volet Fiche principale – Communication planifiée .................... 298 Volet Données – Communications planifiées............................ 300 Communications planifiées lorsque le programme est arrêté ............................................................................. 302 Imprimer les paramètres société ___________ 303 Mise en page_________________________________ 304 Format d’impression_________________________ 305 Impression différée __________________________ 306 Outils_________________________________________ 308 Mise à jour des tarifs ________________________ 309 Processus de mise à jour des tarifs............................... 309 Sommaire © Sage 2007 6 Assistant de mise à jour des tarifs..................................310 Sélection du type de mise à jour – Assistant de mise à jour des tarifs.........................................................................311 Sélection des articles – Assistant de mise à jour des tarifs................................................................................313 Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat – Assistant de mise à jour des tarifs .................................................314 Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente – Assistant de mise à jour des tarifs .................................................315 Paramétrage de la mise à jour du coefficient – Assistant de mise à jour des tarifs ......................................................316 Paramétrage de la mise à jour des remises – Assistant de mise à jour des tarifs ......................................................316 Paramétrage du recalcul des prix de vente – Assistant de mise à jour des tarifs ......................................................317 Répercussion sur le prix de vente ............................................ 318 Mise à jour des tarifs – Assistant de mise à jour des tarifs................................................................................319 Validation pas à pas .......................................................320 Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs................................................................................322 Fenêtre de mise à jour des tarifs.............................................. 323 Répercussion sur le prix de vente ............................................ 326 Mise à jour des tarifs des nomenclatures................................. 328 Validation de la mise à jour des tarifs....................................... 329 Mise à jour des prévisions___________________ 333 Assistant de mise à jour des prévisions .........................333 Sélection du type de traitement – Assistant de mise à jour des prévisions ................................................................................. 333 Sélection des données à mettre à jour – Assistant de mise à jour des prévisions ................................................................................. 334 Période de référence – Assistant de mise à jour des prévisions 335 Paramétrage des quantités à fabriquer – Assistant de mise à jour des prévisions ................................................................................. 336 Mise à jour des références et des codes barres 340 Sélection du type de traitement – Assistant de mise à jour des références et des codes barres......................................340 Sélection des données à mettre à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres ........................341 Paramètres des références gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres ........................343 Paramètres des références de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres........344 Paramètres des codes barres articles – Assistant de mise à jour des références et des codes barres ........................345 Paramètres des codes barres des énumérés de gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres ............................................................................346 Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres........................................................347 Récapitulatif des paramètres de mise à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres.............348 Recalcul des informations libres____________ 350 Réajustement des cumuls___________________ 352 Maintenance _________________________________ 357 Réorganiser ma base de données___________ 358 Afficher le journal de maintenance _________ 359 Importer les préférences ____________________ 360 Exporter les préférences ____________________ 362 Lancement des applications ________________ 363 Quitter _______________________________________ 364 Menu Edition _________________ 365 Annuler_______________________________________ 366 Couper _______________________________________ 367 Copier ________________________________________ 368 Coller_________________________________________ 369 Effacer _______________________________________ 370 Sélectionner tout ____________________________ 371 Dupliquer_____________________________________ 372 Duplication par Glisser / Déposer .................................. 373 Inverseur _____________________________________ 374 Calculette Sage______________________________ 375 Ajouter _______________________________________ 376 Voir/Modifier _________________________________ 377 Consulter_____________________________________ 378 Supprimer ____________________________________ 379 Précédent ____________________________________ 380 Suivant _______________________________________ 381 Rechercher __________________________________ 382 Atteindre _____________________________________ 383 Afficher le journal de traitement ____________ 384 Sommaire © Sage 2007 7 Menu Structure _______________385 Familles d’articles ___________________________ 387 Liste des familles d’articles – Gestion classique ............387 Opérations possibles sur la liste des familles d’articles ........... 388 Menu contextuel de la liste des familles d’articles.................... 390 Personnaliser la liste des familles d’articles ............................. 390 Gestion des familles d’articles – Mode catalogue ..........391 Famille d’articles – Détail de la fiche ..............................392 Volet Fiche Principale - Famille d’articles.......................393 Volet Complément – Familles d’articles .........................396 Modèles d’enregistrement – Familles d'articles........................ 399 Volet Tarification – Familles d’articles ............................400 Fournisseurs par famille d’articles............................................ 401 Paramétrage des fournisseurs – Familles d’articles................. 402 Catégorie tarifaires par famille d’articles .................................. 405 Remise par client par famille d’articles..................................... 406 Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue article .........................................407 Structuration du catalogue article – Assistant de génération de la structure du catalogue article ................................407 Paramétrage du catalogue articles – Assistant de génération de la structure du catalogue article ................................408 Génération automatique des familles – Assistant de génération de la structure du catalogue article...............409 Passerelle comptable – Assistant de génération de la structure du catalogue article .........................................410 Résultats de l’assistant de génération de la structure du catalogue article .............................................................411 Articles ______________________________________ 413 Liste des articles – Gestion classique ............................413 Opérations possibles sur la liste des articles ........................... 414 Menu contextuel de la liste des articles.................................... 418 Personnaliser la liste des articles ............................................. 418 Liste des articles – Mode catalogue ...............................420 Article – Détail de la fiche...............................................421 Volet Fiche principale – Articles .....................................423 Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente)................426 Articles – Liste des catégories tarifaires – Menu contextuel .... 426 Détail d’une catégorie tarifaire.................................................. 427 Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à une seule gamme . 431 Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à double gamme ...... 432 Détail d’une catégorie tarifaire – Article à conditionnement ..... 432 Tarifs clients ...................................................................434 Détail d’un tarif client – Article sans gamme ni conditionnement 435 Détail d’un tarif client – Article à gamme .................................. 436 Gestion des références fournisseurs – Tarifs d’achat ....436 Détail d’un fournisseur – Article sans gamme .......................... 437 Détail d’un fournisseur – Article à une seule gamme ............... 440 Détail d’un fournisseur – Article à deux gammes ..................... 442 Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs .. 442 Gestion des énumérés de gamme .................................444 Article à une seule gamme....................................................... 445 Articles à deux gammes........................................................... 446 Gestion des conditionnements ...................................... 446 Nouveau tarif ................................................................. 447 Volet Complément - Articles .......................................... 448 Catégories comptables articles ................................................. 451 Volet Descriptif - Articles................................................ 452 Rubriques du glossaire – Volet Descriptif de la fiche article ..... 453 Modèles d’enregistrement......................................................... 454 Volet Champs libres – Article......................................... 455 Sous-volet Statistique article – Volet Champs libres des articles ........................................................................... 456 Sous-volet Information libre – Volet Champs libres des articles ........................................................................... 457 Menu contextuel de la liste des informations libres................... 458 Sous-volet Photo – Volet Champs libres des articles.... 459 Pour attacher une image à la fiche article................................. 459 Pour supprimer une image associée......................................... 460 Sous-volet Documents – Volet Champs libres des articles . 460 Volet Stock – Articles..................................................... 462 Menu contextuel de la liste des dépôts – Volet Stock de la fiche article......................................................................................... 465 Dernier prix d’achat – Article sans gamme ............................... 465 Articles particuliers – Volet stock de la fiche article ....... 466 Article à simple gamme – Volet Stock de la fiche article 467 Dernier prix d’achat – Article avec gamme(s) ........................... 467 Article à double gamme – Volet Stock de la fiche article469 Article à conditionnement – Volet Stock de la fiche article .. 471 Article suivi en sérialisé – Volet Stock de la fiche article 472 Article géré par lot – Volet Stock de la fiche article ....... 473 Article en contremarque – Volet Stock de la fiche article474 Volet Statistiques - Articles ............................................ 474 Sous-volet Statistiques de vente – Volet Statistiques des articles ........................................................................... 475 Sous-volet Statistiques d’achat – Volet Statistiques des articles ........................................................................... 476 Gestion des graphiques – Articles ................................. 477 Sélection de la série du graphique............................................ 477 Les différentes représentations graphiques .............................. 478 Nomenclatures ______________________________ 480 Liste des nomenclatures................................................ 480 Opérations possibles sur la liste des nomenclatures ................ 480 Menu contextuel de la liste des nomenclatures ........................ 483 Personnaliser la liste des nomenclatures.................................. 483 Nomenclature – Détail de la fiche.................................. 484 Volet Composition – Nomenclature ............................... 486 Menu contextuel de la liste des composants ............................ 492 Nomenclatures de fabrication ................................................... 492 Nomenclature commerciale / composé..................................... 493 Nomenclature commerciale / composant.................................. 496 Articles liés - Nomenclatures..................................................... 497 Volet Composition / Gammes – Nomenclatures............ 498 Volet Gamme opératoire – Nomenclatures ................... 499 Menu contextuel de la liste des gammes opératoires ............... 503 Sommaire © Sage 2007 8 Volet Gamme opératoire / Gamme – Nomenclatures ....503 Volet Prévisions – Nomenclatures..................................505 Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures................508 Comptabilité _________________________________ 509 Plan comptable ______________________________ 510 Opérations possibles sur la liste des comptes généraux510 Menu contextuel de la liste du plan comptable ........................ 512 Personnaliser la liste du plan comptable.................................. 512 Création d’un compte général ........................................513 Assistant de création d’un compte général comptable...513 Informations principales ........................................................... 513 Informations libres .................................................................... 515 Création manuelle d’un compte général.........................516 Compte général – Détail de la fiche ...............................516 Volet Fiche Principale - Compte général........................517 Volet Analytique / IFRS - Compte général......................520 Sélection d’une grille analytique – Compte général ................. 522 Volet Bloc-notes - Compte général.................................523 Volet Information libre - Compte général........................523 Volet Cumuls - Compte général .....................................524 Gestion des graphiques – Comptes généraux ...............525 Sélection de la série du graphique – Comptes généraux......... 525 Plan analytique ______________________________ 526 Opérations possibles sur la liste des sections analytiques .....................................................................526 Menu contextuel de la liste des sections analytiques............... 528 Personnaliser la liste des sections analytiques ........................ 528 Plans analytiques et structure des numéros de section .528 Paramétrage libre des numéros de section.............................. 529 Paramétrage d’une section en fonction d’une structure définie 529 Assistant de génération automatique des sections ........531 Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections...............................................531 Informations complémentaires – Assistant de génération automatique des sections...............................................532 Sélection des niveaux de rupture – Assistant de génération automatique des sections...............................................532 Sélection par Enuméré............................................................. 533 Sélection par Intervalle............................................................. 533 Sélection par Incrément ........................................................... 533 Sections totalisatrices – Assistant de génération automatique des sections ...................................................................534 Section analytique – Détail de la fiche ...........................535 Volet Fiche principale – Section analytique....................536 Volet Information libre - Section analytique....................537 Volet Cumuls - Section analytique..................................538 Gestion des graphiques – Section analytique ................539 Sélection de la série du graphique – Section analytique.......... 539 Taux de taxes _______________________________ 541 Opérations possibles sur la liste des taux de taxes........541 Menu contextuel de la liste des taux de taxe ............................ 542 Personnaliser la liste des taux de taxe...................................... 542 Taux de taxe – Détail de la fiche ................................... 543 Codes journaux ______________________________ 546 Opérations possibles sur la liste des codes journaux.... 546 Menu contextuel de la liste des codes journaux ....................... 547 Personnaliser la liste des codes journaux................................. 548 Création d’un code journal............................................. 548 Assistant de création d’un code journal ......................... 549 Identification du journal – Assistant de création d’un code journal ............................................................................ 549 Paramétrage d’un journal de type trésorerie – Assistant de création d’un code journal.............................................. 550 Options du journal – Assistant de création d’un code journal 551 Création manuelle d’un code journal ............................. 552 Code journal – Détail de la fiche.................................... 552 Banques______________________________________ 557 Opérations possibles sur la liste des banques .............. 557 Menu contextuel de la liste des banques .................................. 558 Personnaliser la liste des banques ........................................... 558 Banque – Détail de la fiche............................................ 558 Volet Identification - Banque.......................................... 559 Volet Contacts – Banque............................................... 560 Volet R.I.B. – Banque .................................................... 561 Adresse banque ........................................................................ 564 Modèles de règlement _______________________ 565 Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement....................................................................... 565 Menu contextuel de la liste des modèles de règlement ............ 566 Modèle de règlement – Détail de la fiche ...................... 566 Modèles de grille ____________________________ 569 Opérations possibles sur la liste des modèles de grille . 569 Menu contextuel de la liste des modèles de grille..................... 570 Personnaliser la liste des modèles de grille .............................. 570 Modèle de grille – Détail de la fiche............................... 570 Codes affaires _______________________________ 573 Codes affaires - Liste..................................................... 573 Menu contextuel de la liste des codes affaires ......................... 575 Personnaliser la liste des codes affaires................................... 575 Code affaire – Détail de la fiche..................................... 576 Création d’un document interne à partir de la fenêtre d’un code affaire ........................................................................................ 577 Volet Fiche principale - Code affaire.............................. 577 Volet Information libre - Code affaire ............................. 580 Volet Statistiques - Code affaire .................................... 581 Sous-volet Réalisation des objectifs - Volet Statistiques des codes affaires ................................................................ 581 Domaine = Les deux ou Achat.................................................. 582 Sommaire © Sage 2007 9 Domaine = Vente ..................................................................... 583 Sous-volet Statistiques ventes - Volet Statistiques des codes affaires............................................................................583 Sous-volet Statistiques achats - Volet Statistiques des codes affaires............................................................................584 Sous-volet Mouvements comptables - Volet Statistiques des codes affaires .................................................................585 Gestion des graphiques - Code affaire...........................585 Sélection de la série du graphique - Code affaire .................... 585 Clients _______________________________________ 587 Clients - Liste..................................................................587 Menu contextuel de la liste des clients..................................... 589 Personnaliser la liste des clients .............................................. 589 Client – Détail de la fiche................................................590 Création d’un document des ventes à partir de la fenêtre du client 592 Volet Identification – Client.............................................593 Volet Contacts - Client....................................................595 Volet Complément - Client..............................................597 Conditions de règlement .......................................................... 600 Volet Banques - Client....................................................601 Adresse banque – Client .......................................................... 604 Volet Modèles - Client ....................................................604 Menu contextuel de la liste des modèles clients ...................... 606 Volet Champs libres - Client...........................................607 Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres du client ...............................................................................607 Sous-volet Information libre – Volet Champs libres du client 609 Sous-volet Documents – Volet Champs libres du client.609 Volet Livraisons - Client..................................................611 Volet Tarifs - Client.........................................................613 Sous-volet Remise par famille – Volet Tarifs du client ...615 Sous-volet Tarif d’exception par article – Volet Tarifs du client ...............................................................................616 Détail d’un tarif d’exception ...................................................... 617 Volet Abonnements - Client............................................619 Volet Statistiques – Clients.............................................619 Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche client ...............................................................................620 Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche client ...............................................................................622 Sous-volet Surveillance – Volet Statistique de la fiche client 623 Gestion des graphiques – Clients ..................................623 Sélection de la série du graphique – Clients ............................ 624 Volet Agenda - Clients....................................................624 Saisie d’un événement agenda ................................................ 626 Fournisseurs _________________________________ 628 Fournisseurs - Liste........................................................628 Menu contextuel de la liste des fournisseurs ........................... 630 Personnaliser la liste des fournisseurs..................................... 630 Fournisseur – Détail de la fiche ..................................... 631 Création d’un document des achats à partir de la fenêtre du fournisseur ................................................................................ 633 Volet Identification - Fournisseur ................................... 634 Volet Contacts - Fournisseur ......................................... 636 Volet Complément - Fournisseurs ................................. 637 Conditions de paiement ............................................................ 639 Volet Banques - Fournisseurs ....................................... 641 Adresse banque – Fournisseur ................................................. 643 Volet Modèles – Fournisseur......................................... 644 Menu contextuel de la liste des modèles fournisseurs.............. 646 Volet Champs libres - Fournisseur ................................ 646 Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres de la fiche fournisseur..................................................................... 647 Sous-volet Information libre – Volet Champs libres de la fiche fournisseur..................................................................... 648 Sous-volet Documents – Volet Champs libres de la fiche fournisseur..................................................................... 649 Volet Tarifs - Fournisseur .............................................. 651 Volet Abonnements – Fournisseur ................................ 652 Volet Statistiques - Fournisseur..................................... 653 Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche fournisseur..................................................................... 654 Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche fournisseur..................................................................... 655 Sous-volet Surveillance – Volet Statistiques de la fiche fournisseur..................................................................... 656 Gestion des graphiques – Fournisseurs........................ 656 Sélection de la série du graphique............................................ 657 Volet Agenda – Fournisseur .......................................... 657 Saisie d’un événement agenda................................................. 659 Barèmes _____________________________________ 661 Commissions_________________________________ 662 Menu contextuel de la liste des commissions représentants .... 662 Personnaliser la liste des commissions représentants ............. 663 Commission – Détail de la fiche .................................... 663 Modalités du commissionnement sur encaissement ..... 669 Rabais, remises et ristournes _______________ 670 Liste des rabais, remises et ristournes .......................... 670 Menu contextuel de la liste des rabais, remises et ristournes... 670 Personnaliser la liste des rabais, remises et ristournes ............ 671 Rabais, remises et ristournes – Détail ........................... 671 Soldes et promotions ________________________ 675 Liste des soldes et promotions ...................................... 675 Menu contextuel de la liste des soldes et promotions............... 675 Personnaliser la liste des soldes et promotions ........................ 676 Soldes et promotions – Détail de la fiche ...................... 676 Glossaires____________________________________ 678 Liste des glossaires ....................................................... 678 Sommaire © Sage 2007 10 Menu contextuel de la liste des glossaires............................... 679 Personnaliser la liste des glossaires ........................................ 679 Glossaires – Détail de la fiche........................................680 Modèles d’enregistrement___________________ 681 Liste des modèles d’enregistrement...............................681 Menu contextuel de la liste des modèles d’enregistrement...... 682 Modèles d’enregistrement – Détail de la fiche................682 Volet Fiche principale - Modèle d’enregistrement ..........683 Assistant de paramétrage des modèles d’enregistrement ....... 685 Volet Complément - Modèles d’enregistrement .............687 Ressources __________________________________ 689 Liste des ressources ......................................................689 Opérations possibles sur la liste des ressources ..................... 690 Menu contextuel de la liste des ressources ............................. 691 Personnaliser la liste des ressources....................................... 691 Ressource – Détail de la fiche........................................692 Volet Fiche principale – Ressource.......................................... 692 Volet Centres de charges – Ressource.................................... 694 Centres de charges__________________________ 696 Liste des centres de charges .........................................696 Opérations possibles sur la liste des centres de charges ........ 697 Menu contextuel de la liste des centres de charges ................ 698 Personnaliser la liste des centres de charges.......................... 698 Centre de charges – Détail de la fiche ...........................699 Volet Fiche principale – Centre de charges ............................. 699 Volet Ressources – Centre de charges.................................... 703 Collaborateurs _______________________________ 704 Liste des collaborateurs .................................................704 Menu contextuel de la liste des collaborateurs ........................ 705 Personnaliser la liste des collaborateurs.................................. 705 Collaborateur – Détail de la fiche ...................................706 Volet Identification – Collaborateur ................................706 Volet Profil – Collaborateur ............................................707 Dépôts de stockage _________________________ 710 Liste des dépôts de stockage.........................................710 Menu contextuel de la liste des dépôts de stockage................ 710 Personnaliser la liste des dépôts de stockage ......................... 711 Dépôt de stockage – Détail de la fiche...........................711 Volet Fiche principale – Dépôt .......................................712 Volet Contacts – Dépôt ..................................................713 Volet Emplacements – Dépôt.........................................714 Menu contextuel de la liste des emplacements de stockage ... 716 Assistant de création des emplacements.......................717 Structure des codes des emplacements - Assistant de création des emplacements .......................................................................... 717 Codification des allées - Assistant de création des emplacements .......................................................................... 718 Codification des travées - Assistant de création des emplacements .......................................................................... 718 Codification des niveaux - Assistant de création des emplacements........................................................................... 719 Codification des positions (cases) - Assistant de création des emplacements........................................................................... 720 Résultat de la codification des emplacements - Assistant de création des emplacements .................................................................... 721 Menu Traitement _____________ 722 Documents des ventes ______________________ 724 Liste des documents des ventes ................................... 724 Menu contextuel de la liste des documents des ventes............ 727 Personnaliser la liste des documents des ventes ..................... 728 Sélection des documents de vente ........................................... 729 Statut des documents de vente................................................. 730 Envoi des documents des ventes par e-mail ............................ 731 Imprimer la liste des documents des ventes ............................. 734 Comptabilisation directe des documents de vente.................... 738 Création des documents des ventes ............................. 739 Saisie des documents des ventes ................................. 741 En-tête - Documents des ventes ................................... 742 Affichage de l’en-tête des documents de vente en Mode personnalisé.............................................................................. 746 Création d’une pièce à partir d’une fiche client ......................... 747 Création d’une pièce de vente à partir d’un modèle type.......... 747 Sélection d’un client – Documents des ventes.......................... 747 Validation de l’en-tête – Documents des ventes ....................... 750 Fonctions annexes - Documents des ventes................. 750 Informations sur le document des ventes...................... 752 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes ..................................................................... 752 Informations sur le document – Documents des ventes 753 Informations libres - Documents des ventes.................. 758 Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes .................................................. 759 Volet Informations ligne – Information ligne du document des ventes........................................................................................ 760 Volet Informations libres – Information ligne du document des ventes........................................................................................ 762 Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente ......................................................................................... 763 Volet Emplacements – Information ligne du document des ventes........................................................................................ 763 Solvabilité - Documents des ventes............................... 764 Saisie des lignes - Documents des ventes.................... 765 Colonnes de saisie des documents des ventes ........................ 767 Menu contextuel des lignes des documents de vente .............. 767 Personnaliser les colonnes des documents des ventes ........... 768 Opérations possibles sur les lignes des pièces de vente.......... 768 Colonnes de saisie des documents de vente ................ 770 Sélection d’un article – Documents des ventes............. 782 Sélection d’un article – Gestion classique................................. 783 Sélection d’un article – Mode catalogue ................................... 786 Création d’un article en saisie de document de vente .............. 787 Gestion des emplacements – Documents des ventes... 787 Modification des emplacements................................................ 788 Sommaire © Sage 2007 11 Influence des lignes de documents sur les cumuls des quantités par emplacements .......................................................................... 791 Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement 791 Application des barèmes - Documents des ventes ........791 Particularités des lignes de pièces - Documents des ventes.............................................................................792 Ouverture de la fiche article ..................................................... 792 Lignes de pièces particulières .................................................. 792 Insertion d’une ligne avant une autre ....................................... 792 Insertion d’un saut de ligne ...................................................... 793 Insertion d’un sous-total ........................................................... 793 Désignation de la ligne de totalisation...................................... 794 Insertion d’une ligne de remise supplémentaire....................... 794 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes.... 794 Recalcul des modèles d’enregistrement .................................. 795 Texte complémentaire - Lignes des documents de vente796 Associer un texte du glossaire ................................................. 796 Insérer une ligne de texte......................................................... 797 Articles particuliers – Documents des ventes.................797 Articles à conditionnement - Documents des ventes......798 Aucun conditionnement principal ............................................. 798 Un conditionnement principal a été paramétré......................... 799 Articles gérés en vente au débit - Documents des ventes800 Articles à simple gamme - Documents des ventes.........800 Saisie d’une ligne d’article à simple gamme ............................ 802 Modification d’une ligne d’article à simple gamme................... 802 Suppression d’une ligne d’article à simple gamme .................. 802 Cas particulier des articles à gamme non gérés en stock........ 803 Articles à double gamme - Documents des ventes ........803 Saisie d’une ligne d’article à double gamme............................ 804 Modification d’une ligne d’article à double gamme................... 804 Suppression d’une ligne d’article à double gamme.................. 804 Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes.............................................................................805 Affectation des numéros de série ou de lot .............................. 807 Modification des numéros de série ou de lot............................ 808 Suppression des numéros de série ou de lot ........................... 808 Contrôle d’unicité des numéros de lots – Documents des ventes....................................................................................... 809 Transformation des pièces comportant des articles sérialisés ou par lots – Documents des ventes ................................................... 809 Article en contremarque - Documents des ventes..........809 Articles simples ........................................................................ 809 Articles en contremarque et à nomenclature............................ 813 Modification d'une ligne d'article en contremarque .................. 815 Suppression d'une ligne d'article en contremarque.................. 817 Visualisation du lien – Articles en contremarque...................... 817 Information contremarque document ....................................... 818 Report des informations liées................................................... 820 Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des ventes.820 Article forfaitaire - Documents des ventes......................822 Article facturé au poids - Documents des ventes ...........822 Articles à nomenclature - Documents des ventes ..........823 Valorisation avec répartition du prix de vente .......................... 824 Valorisation sans répartition du prix de vente ......................... 827 Articles à nomenclature et à gamme........................................ 828 Articles à nomenclature et à saisie variable.............................. 830 Conflits de remises - Documents des ventes ................ 833 Articles en indisponibilité - Documents des ventes........ 834 Gestion des articles non livrés – Documents des ventes.......... 835 Gestion classique des indisponibilités – Documents des ventes 837 Valorisation des documents de ventes.......................... 850 Valorisation TTC – Documents des ventes ................... 852 Acomptes et bons d’achat – Documents des ventes..... 853 Historique comptable des acomptes – Documents des ventes 855 Bons d’achat ............................................................................. 856 Echéancier - Documents des ventes ............................. 858 Règlement comptant – Documents des ventes ............. 860 Imputation des règlements – Documents des ventes.... 862 Duplication des documents des ventes ......................... 863 Duplication par Glisser/Déposer – Documents des ventes....... 865 Transformation des documents des ventes................... 867 Transformation des documents autres que les factures 868 Description de la fenêtre de sélection ....................................... 870 Transformation des devis en bon de commande pour les articles gérés en contremarque ............................................................. 872 Transformations avec regroupement – Documents des ventes ............................................................................ 873 Zones interdisant le regroupement ........................................... 873 Gestion des zones autorisant le regroupement ........................ 874 Transformation partielle des documents des ventes ..... 876 Transformation intégrale avec modification de la nouvelle pièce 876 Transformation partielle des lignes de la pièce......................... 876 Transformation partielle par le menu contextuel ....................... 877 Transformation des factures – Documents des ventes . 877 Intégration d’un document de vente .............................. 880 Impression des documents des ventes ......................... 882 Impression de la liste des documents des ventes..................... 882 Impression d’un document des ventes...................................... 882 Impression du BVR Suisse – Documents des ventes............... 887 Les documents des ventes et leur influence sur le stock887 Documents des achats ______________________ 889 Liste des documents des achats ................................... 889 Menu contextuel de la liste des documents des achats............ 892 Personnaliser la liste des documents des achats ..................... 893 Sélection des documents d’achat ............................................. 894 Statut des documents d’achat................................................... 894 Envoi des documents des achats par e-mail ............................ 896 Imprimer la liste des documents des achats ............................. 897 Comptabilisation directe des documents d’achat...................... 901 Création des documents des achats ............................. 902 Saisie des documents des achats ................................. 904 En-tête - Documents des achats ................................... 905 Affichage de l’en-tête des documents d’achat en Mode personnalisé.............................................................................. 908 Création d’une pièce à partir d’une fiche fournisseur................ 909 Création d’une pièce d’achat à partir d’un modèle type ............ 909 Sélection d’un fournisseur – Documents des achats ................ 910 Validation de l’en-tête – Documents des achats ....................... 913 Informations sur le document des achats...................... 913 Sommaire © Sage 2007 12 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des achats ......................................................................913 Informations sur le document - Documents des achats .914 Informations libres - Documents des achats ..................918 Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats...................................................919 Volet Informations ligne – Informations ligne du document d’achat...................................................................................... 919 Volet Informations libres – Informations ligne du document d’achat...................................................................................... 921 Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document d’achat...................................................................................... 922 Volet Emplacements – Information ligne du document d’achat 922 Solvabilité - Documents des achats ...............................923 Saisie des lignes - Documents des achats.....................924 Colonnes de saisie des documents des achats ....................... 925 Menu contextuel des lignes de documents d’achat.................. 925 Personnaliser les colonnes des documents des achats........... 926 Opérations possibles sur les lignes de pièce d’achat............... 927 Fonctions annexes - Documents des achats..................929 Colonnes de saisie des documents des achats .............930 Sélection d’un article – Documents des achats..............939 Création d’un article en saisie de document d’achat................ 942 Création d’une référence fournisseur ....................................... 942 Gestion des emplacements – Documents des achats ...943 Particularités des documents des achats – Emplacements ..... 944 Modification des emplacements ............................................... 944 Influence des lignes de documents des achats sur les cumuls des quantités par emplacements .................................................... 947 Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement ........................................................................... 947 Particularités des lignes de pièces - Documents des achats.............................................................................948 Ouverture de la fiche article ..................................................... 948 Lignes de pièces particulières .................................................. 948 Insertion d’une ligne avant une autre ....................................... 948 Insertion d’un saut de ligne ...................................................... 948 Insertion d’un sous-total ........................................................... 949 Insertion d’une ligne de remise supplémentaire....................... 950 Recalcul des modèles d’enregistrement .................................. 950 Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat 951 Associer un texte du glossaire ................................................. 951 Insérer une ligne de texte......................................................... 953 Articles particuliers – Documents des achats.................953 Articles gérés en vente au débit - Documents des achats953 Articles à simple gamme - Documents des achats.........953 Articles à double gamme - Documents des achats ........956 Saisie d’une ligne d’article à double gamme – Documents des achats 957 Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats 958 Affectation des numéros de série et de lot – Documents des achats 962 Article en contremarque - Documents des achats..........964 Modification d'une ligne d'article en contremarque – Documents des achats....................................................................................... 964 Suppression d'une ligne d'article en contremarque – Documents des achats....................................................................................... 965 Visualisation d’un lien – Article en contremarque – Documents des achats........................................................................................ 965 Visualisation des liens – Articles en contremarque – Documents des achats........................................................................................ 967 Menu contextuel des fenêtre Information contremarque – Documents des achats................................................................................. 968 Report des informations liées.................................................... 969 Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des achats 969 Articles à nomenclature - Documents des achats ......... 970 Conflits de remises - Documents des achats ................ 970 Valorisation des documents d’achat.............................. 971 Valorisation TTC – Documents des achats ................... 972 Acomptes et bons d’achat – Documents des achats..... 974 Historique comptable des acomptes – Documents des achats 976 Echéancier - Documents des achats ............................. 977 Imputation des règlements – Documents des achats.... 980 Règlement comptant – Factures d'achat ....................... 980 Gestion des frais d'approche ......................................... 983 Sélection des pièces fournisseurs............................................. 984 Ventilation des frais d'approche ................................................ 985 Duplication des documents des achats ......................... 988 Duplication par Glisser/Déposer – Documents des achats....... 990 Transformation des documents d’achat......................... 992 Transformation des documents d’achat autres que les factures.......................................................................... 993 Choix de la quantité à commander ........................................... 995 Transformation des documents d’achat avec regroupement ................................................................ 996 Transformation partielle des documents d’achat ........... 999 Transformation intégrale avec modification de la nouvelle pièce 999 Transformation partielle des lignes de la pièce......................... 999 Transformation partielle par le menu contextuel ..................... 1000 Transformation des factures d’achat ........................... 1001 Intégration d’un document d’achat............................... 1003 Impression des documents des achats ....................... 1005 Impression de la liste des documents des achats................... 1005 Impression d’un document des achats.................................... 1005 Impression du BVR Suisse – Documents des achats............. 1009 Les documents des achats et leur influence sur le stock1009 Documents des stocks _____________________ 1012 Liste des documents des stocks.................................. 1012 Menu contextuel de la liste des documents des stocks .......... 1015 Personnaliser la liste des documents des stocks.................... 1016 Sélection des documents des stocks ...................................... 1016 Imprimer la liste des documents des stocks ........................... 1016 Création des documents des stocks............................ 1020 Saisie des documents des stocks................................ 1021 En-tête - Documents des stocks.................................. 1022 Validation de l’en-tête – Documents des stocks ..................... 1023 Informations générales sur la pièce ou la ligne ........... 1023 Saisie des lignes - Documents des stocks .................. 1024 Colonnes de saisie des documents des stocks ...................... 1025 Opérations possibles sur les lignes de pièce de stock............ 1025 Menu contextuel des lignes des documents de stock............. 1027 Sommaire © Sage 2007 13 Personnaliser les colonnes des documents des stocks ......... 1027 Commandes annexes – Documents des stocks ..........1027 Colonnes de saisie des documents des stocks............1029 Sélection d’un article – Documents des stocks ............1033 Sélection d’un article – Mode catalogue................................. 1035 Création d’un article en saisie de document de stock ............ 1036 Gestion des emplacements – Documents des stocks..1036 Modification des emplacements ............................................. 1038 Influence des lignes de documents sur les cumuls des quantités par emplacements ........................................................................ 1041 Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement ......................................................................... 1041 Particularités des lignes de pièces - Documents des stocks 1042 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes.. 1042 Lignes des documents de stock - Texte complémentaire............................................................1042 Associer un texte du glossaire ............................................... 1042 Insérer une ligne de texte dans les documents de stock ....... 1044 Informations sur la ligne de document – Documents des stocks ...........................................................................1044 Volet Informations sur la ligne de document de stock............ 1044 Volet Informations libres de la ligne de document de stock ... 1045 Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente....................................................................................... 1046 Volet Emplacements – Information ligne du document des stocks . 1046 Mouvements d’entrée - Documents des stocks............1047 Menu contextuel des lignes des mouvements d’entrée ......... 1048 Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée................... 1048 Articles à double gamme - Mouvements d'entrée .................. 1050 Articles sérialisés ou gérés par lot – Mouvements d'entrée ... 1051 Mouvements de sortie - Documents des stocks...........1055 Menu contextuel des lignes des mouvements de sortie......... 1056 Articles à simple gamme - Mouvements de sortie.................. 1056 Articles à double gamme - Mouvements de sortie ................. 1056 Articles sérialisés - Mouvements de sortie ............................. 1057 Articles gérés par lot - Mouvements de sortie ........................ 1059 Bons de dépréciation du stock – Documents des stocks1061 Menu contextuel des lignes des bons de dépréciation de stock 1062 Articles à simple gamme - Bons de dépréciation du stock..... 1062 Articles à double gamme - Bons de dépréciation du stock .... 1063 Mouvement de transfert– Documents des stocks ........1063 Préparations de fabrication - Documents des stocks ...1065 Articles à nomenclature de fabrication – Préparations de fabrication............................................................................... 1068 Article en contremarque - Préparations de fabrication ........... 1068 Transformation des Préparations de fabrication .................... 1072 Ordres de fabrication – Documents des stocks............1074 Transformation des Ordres de fabrication.............................. 1077 Bons de fabrication - Documents des stocks ...............1079 Affectation de ressources à un centre de charges ................. 1081 Articles ressources – Bons de fabrication .............................. 1083 Articles gérés par lot – Bons de fabrication............................ 1084 Articles à nomenclature – Bons de fabrication ....................... 1085 Ruptures de stock - Bons de fabrication ................................ 1088 Désassemblage - Bons de fabrication.................................... 1090 Impression des documents des stocks........................ 1091 Impression de la liste des documents des stocks ................... 1091 Impression d’un document des stocks .................................... 1091 Les documents des stocks et leur influence sur le stock1094 Documents internes ________________________ 1096 Liste des documents internes...................................... 1097 Menu contextuel de la liste des documents internes .............. 1099 Personnaliser la liste des documents internes........................ 1100 Sélection des documents internes .......................................... 1101 Statut des documents internes................................................ 1102 Envoi des documents internes par e-mail ............................... 1103 Imprimer la liste des documents internes................................ 1104 Création des documents internes ................................ 1108 Saisie des documents internes.................................... 1109 En-tête - Documents internes ................................................. 1109 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents internes ................................................................................... 1113 Informations sur le document – Documents internes.............. 1114 Informations libres - Documents internes................................ 1117 Saisie des lignes - Documents internes .................................. 1117 Fonctions annexes - Documents internes............................... 1118 Colonnes de saisie des documents internes........................... 1120 Menu contextuel des lignes des documents internes ............. 1120 Personnaliser les colonnes des documents internes .............. 1120 Particularités des lignes de pièces - Documents Internes ...... 1121 Sélection d’un article – Documents internes ........................... 1121 Gestion des emplacements – Documents internes................. 1125 Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement .......................................................................... 1125 Transformation des documents internes ..................... 1126 Influence des documents internes............................... 1127 Gestion des fabrications ___________________ 1129 Documents de fabrication __________________ 1130 Menu contextuel de la liste des documents de fabrication...... 1132 Personnaliser la liste des documents de fabrication ............... 1133 Sélection des documents de fabrication ................................. 1133 Imprimer la liste des documents de fabrication....................... 1134 Saisie et gestion des documents de fabrication .......... 1134 Simulation de fabrication___________________ 1135 Assistant de simulation des fabrications...................... 1135 Etape 1 – Assistant de simulation des fabrications................. 1136 Etape 2 – Assistant de simulation des fabrications................. 1136 Etape 3 – Assistant de simulation des fabrications................. 1137 Simulation manuelle des fabrications .......................... 1138 Résultat de la simulation.............................................. 1140 Simulation fabrication.............................................................. 1140 Simulation ressource............................................................... 1143 Imprimer l’état de simulation ................................................... 1145 Calcul des besoins__________________________ 1147 Interrogation de compte nomenclature____ 1148 Sommaire © Sage 2007 14 Interrogation de stock – Nomenclature.........................1148 Menu contextuel de la fenêtre d’interrogation nomenclature / stock ....................................................................................... 1151 Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation nomenclature / stock ....................................................................................... 1151 Interrogation de la gamme opératoire – Nomenclature 1152 Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation nomenclature / gamme opératoire .................................................................. 1153 Interrogation des tarifs – Nomenclature .......................1153 Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation des tarifs de la nomenclature.......................................................................... 1154 Interrogation commerciale – Nomenclature..................1155 Interrogation cas d’emploi _________________ 1156 Interrogation de charges ressource _______ 1158 Gestion des livraisons clients______________ 1162 Préparation des livraisons clients _________ 1163 Sélection simplifiée – Préparations de livraisons clients1163 Format de sélection – Préparations de livraisons clients1164 Visualisation des commandes à préparer ....................1166 Liste des commandes à préparer........................................... 1166 Liste des lignes de commandes à préparer ........................... 1170 Génération des préparations de livraison.....................1171 Validation des préparations de livraison clients_______________________________________ 1175 Sélection des préparations de livraison........................1175 Validation unitaire des préparations de livraison..........1176 Validation globale des préparations de livraison ..........1182 Menu contextuel de la validation des préparations de livraison 1183 Personnaliser la liste des articles à préparer ......................... 1183 Génération des livraisons clients..................................1184 Livraison des commandes clients _________ 1185 Sélection simplifiée - Livraison commandes clients .....1185 Format de sélection - Livraison commandes clients.....1186 Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients ..................................................................................... 1190 Transformation et impression – Livraison commandes clients 1193 Gestion des réceptions fournisseurs ______ 1196 Réception commande par commande ................................... 1197 Réceptions par fournisseurs................................................... 1201 Réception multiple.................................................................. 1202 Contrôle qualité ____________________________ 1203 Contrôle qualité ...................................................................... 1205 Génération des documents après contrôle ............................ 1209 Traitement par lot __________________________ 1212 Facturation périodique _____________________ 1213 Sélection simplifiée - Facturation périodique................1213 Format de sélection - Facturation périodique .............. 1214 Lignes optionnelles du format de sélection - Facturation périodique ............................................................................... 1218 Transformation et impression - Facturation périodique........... 1219 Réapprovisionnement ______________________ 1223 Sélection simplifiée – Réapprovisionnement............... 1223 Format de sélection - Réapprovisionnement............... 1226 Export des états – Réapprovisionnement ............................... 1230 Proposition de commande fournisseur - Réapprovisionnement.................................................. 1231 Menu contextuel de la proposition de commande fournisseur 1232 Personnaliser les colonnes de la proposition de commande fournisseur .............................................................................. 1233 Modifier les informations d'une ligne de réapprovisionnement 1233 Génération des commandes - Réapprovisionnement............. 1234 Envoi commandes fournisseurs ____________ 1237 Sélection simplifiée - Envoi des commandes fournisseurs ................................................................. 1237 Format de sélection - Envoi des commandes fournisseurs ................................................................. 1238 Lignes optionnelles du format de sélection - Envoi des commandes fournisseurs............................................................................. 1240 Transformation et impression - Envoi commandes fournisseurs ................................................................. 1241 Réception des devis confirmés ____________ 1243 Description de la fenêtre.............................................. 1243 Gestion des règlements ____________________ 1245 Saisie des règlements clients______________ 1246 Fenêtre de saisie des règlements................................ 1246 Limitations de la liste des règlements ..................................... 1247 Saisie des règlements ................................................. 1248 Sélection de l’échéance et enregistrement du règlement ....... 1249 Saisie manuelle du règlement et affectation à une échéance. 1249 Menu contextuel de la saisie des règlements ......................... 1252 Personnaliser la liste de la saisie des règlements .................. 1252 Reprise de l’historique comptable - Saisie des règlements................................................................... 1252 Rapprochement des règlements.................................. 1254 Affectation des échéances à partir d’un règlement existant.... 1254 Imputation d’un règlement à des échéances .......................... 1254 Création du règlement à partir d'une sélection d’échéances................................................................. 1257 Gestion des écarts de règlement................................. 1257 Gestion manuelle des écarts................................................... 1257 Gestion automatique des écarts de règlement en cas de saisie préalable du règlement ........................................................... 1258 Gestion automatique des écarts de règlement en cas de génération du règlement ........................................................................... 1260 Gestion des acomptes – Saisie des règlements.......... 1261 Consultation des imputations des règlements............. 1261 Impression des règlements.......................................... 1262 Sommaire © Sage 2007 15 Impression d’un règlement ..................................................... 1262 Impression de la liste des règlements .................................... 1262 Impression du BVR Suisse..................................................... 1265 Saisie des règlements fournisseurs________ 1266 Fenêtre de saisie des règlements fournisseurs............1266 Génération des règlements ________________ 1268 Sélection des échéances à régler ................................1268 Echéances à régler ......................................................1271 Menu contextuel de la liste des échéances à régler .............. 1273 Personnaliser la liste des échéances à régler........................ 1274 Règlements partiels......................................................1274 Impression des échéances à régler..............................1276 Génération des règlements ..........................................1277 Traitement de l’intégration des règlements ..................1279 Modèles et prestations types ______________ 1280 Liste des modèles et prestations types ........................1280 Menu contextuel de la liste des modèles et prestations types 1281 Personnaliser la liste des modèles et prestations types......... 1282 Impression de la liste des modèles et prestations types ........ 1282 Export des états – Modèles et prestations types.................... 1284 Détail d'un modèle ou d’une prestation type ................1285 Volet Fiche principale - Modèle type ............................1286 Volet Complément - Modèle et prestation type ............1289 Pièce type modèle - Modèle et prestation type ............1293 En-tête - Pièce type modèle .........................................1294 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Pièce type modèle..........................................................................1295 Informations générales sur la ligne – Pièce type modèle....... 1295 Informations sur la pièce – Pièce type modèle....................... 1296 Saisie des lignes – Pièce type modèle.........................1297 Menu contextuel des pièces types modèles........................... 1297 Personnaliser les lignes des pièces types modèles ............... 1297 Fonctions annexes - Pièce type modèle.......................1298 Valorisation – Pièce type modèle .................................1299 Echéancier - Pièce type modèle...................................1300 Génération des documents – Modèles et prestations types.............................................................................1302 Gestion des emplacements en génération de pièce .............. 1304 Abonnements _______________________________ 1305 Abonnements clients _______________________ 1306 Liste des abonnements clients .....................................1306 Menu contextuel de la liste des abonnements clients ............ 1307 Personnaliser la liste des abonnements clients ..................... 1308 Sélection des abonnements clients........................................ 1308 Impression de la liste des abonnements clients..................... 1309 Export des états – Abonnements clients ................................ 1312 Détail d'un abonnement client ......................................1312 Volet Fiche principale - Abonnement client ..................1313 Reconduction manuelle d'un abonnement client.................... 1317 Volet Complément - Abonnement client ...................... 1318 Volet Historique - Abonnement client .......................... 1321 Pièce d'abonnement - Abonnement client ................... 1323 En-tête - Pièce d'abonnement client............................ 1324 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients ................................................... 1325 Informations générales sur la ligne – Abonnements clients.... 1325 Informations sur la pièce – Abonnements clients.................... 1326 Saisie des lignes – Abonnements clients .................... 1327 Personnaliser les lignes des abonnements clients ................. 1327 Fonctions annexes - Abonnements clients .................. 1327 Valorisation des abonnements de ventes.................... 1330 Echéancier - Abonnements des ventes....................... 1331 Abonnements fournisseurs _________________ 1334 Liste des abonnements fournisseurs........................... 1334 Sélection des abonnements fournisseurs ............................... 1335 Menu contextuel de la liste des abonnements fournisseurs ... 1336 Personnaliser la liste des abonnements fournisseurs............. 1337 Impression de la liste des abonnements fournisseurs ............ 1337 Export des états – Abonnements fournisseurs ....................... 1339 Détail d'un abonnement fournisseur ............................ 1340 Volet Fiche principale – Abonnement fournisseur ....... 1340 Reconduction manuelle d'un abonnement fournisseur ........... 1345 Volet Complément - Abonnement fournisseur............. 1346 Volet Historique - Abonnement fournisseur ................. 1348 Pièce d'abonnement fournisseur ................................. 1350 En-tête - Pièce d'abonnement fournisseur .................. 1351 Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements fournisseurs.......................................... 1352 Informations sur la ligne – Abonnements fournisseurs ........... 1352 Informations sur la pièce – Abonnements fournisseurs .......... 1353 Saisie des lignes – Abonnements fournisseurs........... 1353 Personnaliser la liste de saisie des lignes d’abonnements fournisseurs............................................................................. 1353 Fonctions annexes – Abonnements fournisseurs........ 1354 Valorisation des abonnements fournisseurs................ 1356 Echéancier - Abonnements des achats ....................... 1357 Génération des abonnements ______________ 1360 Sélection simplifiée - Génération des abonnements ... 1360 Format de sélection - Génération des abonnements... 1362 Génération des pièces d’abonnement ......................... 1364 Reconduction des abonnements ___________ 1365 Sélection simplifiée - Reconduction des abonnements 1365 Format de sélection – Reconduction des abonnements1367 Mise à jour des pièces d’abonnement______ 1369 Contremarque_______________________________ 1374 Génération des commandes fournisseurs _ 1376 Report des informations liées.................................................. 1377 Sommaire © Sage 2007 16 Commandes clients en attente de commande fournisseur .. 1378 Menu contextuel de la liste des commandes en attente (Contremarque) ...................................................................... 1380 Personnaliser la liste des commandes en attente (Contremarque) ...................................................................... 1381 Modifier le fournisseur – Contremarque .......................1381 Génération des commandes fournisseurs – Contremarque ..............................................................1382 Génération des préparations de fabrication1384 Commandes clients en attente de préparation de fabrication.....................................................................1385 Menu contextuel de la liste des préparations de fabrication (Contremarque) ...................................................................... 1387 Personnaliser la liste des préparations de fabrication (Contremarque) ...................................................................... 1388 Modifier la date de fabrication – Fabrication (contremarque).............................................................1388 Génération des préparations de fabrication (contremarque).............................................................1388 Affectation des livraisons fournisseurs ____ 1390 Sélection simplifiée - Affectation des livraisons fournisseurs..................................................................1391 Format de sélection - Affectation livraisons fournisseurs1392 Lignes optionnelles du format de sélection - Affectation livraison fournisseurs............................................................................ 1395 Visualisation des commandes à livrer ..........................1396 Menu contextuel de la liste des commandes à livrer.............. 1399 Personnaliser la liste des commandes à livrer ....................... 1399 Génération des livraisons clients – Livraisons fournisseurs..................................................................1400 Affectation des bons de fabrication _______ 1401 Sélection simplifiée - Affectation des bons de fabrication.....................................................................1401 Format de sélection - Affectation des bons de fabrication.....................................................................1402 Visualisation des fabrications à livrer ...........................1402 Génération des livraisons clients – Bons de fabrication1403 Interrogation de compte ___________________ 1405 Interrogation de compte client_____________ 1406 Description de la fenêtre ..............................................1406 Sélection d'un client ............................................................... 1408 Interrogation commerciale du client..............................1409 Sélection des mouvements .................................................... 1410 Menu contextuel de l’interrogation commerciale client........... 1410 Personnaliser la liste de l’interrogation commerciale client.... 1411 Impression de l’interrogation commerciale client ................... 1411 Interrogation comptable du client .................................1414 Menu contextuel de l’interrogation comptable du client ......... 1415 Personnaliser la liste de l’interrogation comptable du client... 1416 Sélection de la période........................................................... 1416 Impression des extraits de compte client ................................ 1417 Liste des documents du client ..................................... 1419 Interrogation de compte fournisseur_______ 1421 Particularités de la fenêtre ........................................... 1421 Sélection d'un fournisseur – Interrogation de compte fournisseur .............................................................................. 1422 Interrogation de compte article____________ 1424 Description de la fenêtre – Interrogation de compte article ........................................................................... 1424 Sélection d'un article – Interrogation de compte article........... 1426 Interrogation du stock de l'article ................................. 1428 Menu contextuel – Interrogation du stock article..................... 1432 Personnaliser la liste – Interrogation du stock article.............. 1433 Interrogation du stock prévisionnel de l’article............. 1433 Sélection des mouvements – Interrogation du stock prévisionnel ............................................................................. 1436 Menu contextuel – Interrogation du stock prévisionnel de l’article ..................................................................................... 1436 Personnaliser la liste – Interrogation du stock prévisionnel de l’article ..................................................................................... 1436 Interrogation des tarifs de l'article................................ 1437 Menu contextuel – Interrogation des tarifs articles.................. 1440 Personnaliser la liste – Interrogation des tarifs articles........... 1440 Interrogation commerciale de l'article .......................... 1440 Menu contextuel – Interrogation commerciale article.............. 1442 Personnaliser la liste – Interrogation commerciale article....... 1442 Sélection des mouvements – Interrogation commerciale article 1443 Impression de l’interrogation commerciale article ................... 1444 Interrogation de compte affaire____________ 1447 Détail de la fenêtre – Interrogation de compte affaire.. 1447 En-tête de la fenêtre – Interrogation de compte affaire........... 1447 Cumuls et valeurs – Interrogation de compte affaire .............. 1448 Fonctions complémentaires – Interrogation de compte affaire 1449 Sélection d'un code affaire – Interrogation de compte affaire........................................................................... 1449 Interrogation commerciale d’un compte affaire............ 1450 Menu contextuel – Interrogation commerciale comptes affaires 1452 Personnaliser la liste – Interrogation commerciale comptes affaires .................................................................................... 1452 Sélection des mouvements – Interrogation commerciale affaire ...................................................................................... 1453 Impression de l’interrogation commerciale Affaire....... 1453 Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale Affaire...................................................................................... 1453 Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale Affaire...................................................................................... 1455 Export des états – Interrogation commerciale Affaire ............. 1456 Interrogation des documents d’un compte affaire........ 1457 Statistiques affaire par domaine .................................. 1457 Statistiques affaire par familles.................................... 1459 Interrogation comptable d’un compte affaire ............... 1459 Menu contextuel – Interrogation comptable affaire ................. 1460 Personnaliser la liste – Interrogation comptable affaire .......... 1460 Sélection des mouvements comptables – Interrogation comptable Sommaire © Sage 2007 17 affaire ..................................................................................... 1461 Impression de l’interrogation comptable Affaire ..................... 1461 Interrogation de compte collaborateur ____ 1464 Description de la fenêtre – Interrogation de compte collaborateur.................................................................1464 Sélection d'un collaborateur ................................................... 1466 Interrogation commerciale du collaborateur .................1467 Sélection des mouvements – Collaborateur........................... 1468 Menu contextuel de l’interrogation commerciale collaborateur 1468 Personnaliser la liste de l’interrogation commerciale collaborateur........................................................................... 1469 Impression de l’interrogation commerciale collaborateur1469 Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur........................................................................... 1469 Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur........................................................................... 1471 Export des états – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur........................................................................... 1472 Interrogation des documents d’un collaborateur ..........1472 Suivi traçabilité série/lot ___________________ 1473 Interrogation des valeurs globales – Suivi traçabilité série/lot.........................................................................1473 Interrogation des stocks – Suivi traçabilité série/lot......1476 Menu contextuel de la fenêtre Interrogation stocks................ 1476 Personnalisation de la fenêtre Interrogation stocks ............... 1477 Interrogation des composés – Suivi traçabilité série/lot1477 Menu contextuel de la fenêtre Interrogation composés ......... 1479 Personnalisation de la fenêtre Interrogation composés ......... 1480 Impression de l’interrogation numéro de série/lot.........1480 Sélection simplifiée - Interrogation numéro série/lot .............. 1480 Format de sélection - Interrogation numéro série/lot.............. 1482 Impression dans un fichier - Interrogation numéro série/lot ... 1483 Interrogation commerciale – Suivi traçabilité série/lot ..1483 Sélection des mouvements – Interrogation commerciale série/lot................................................................................... 1485 Menu contextuel de la fenêtre Interrogation commerciale ..... 1486 Personnalisation de la fenêtre Interrogation commerciale ..... 1486 Impression de l’interrogation commerciale série/lot .....1487 Sélection simplifiée - Interrogation commerciale série/lot ...... 1487 Format de sélection - Interrogation commerciale série/lot ..... 1489 Impression dans un fichier - Interrogation commerciale série/lot................................................................................... 1491 Recherche de documents __________________ 1492 En-têtes de documents_____________________ 1493 Sélection simplifiée – Recherche En-têtes de documents....................................................................1493 Format de sélection - Recherche En-têtes de documents....................................................................1494 Résultat de la recherche - En-têtes de documents ......1496 Menu contextuel – Résultat de la recherche d’en-têtes de documents.............................................................................. 1497 Personnaliser la liste – Résultat de la recherche d’en-têtes de documents.............................................................................. 1497 Impression de la recherche – En-têtes de documents............ 1498 Lignes de documents - Recherche de documents __________________________________ 1499 Sélection simplifiée – Recherche Lignes de documents1499 Format de sélection – Recherche Lignes de documents1500 Résultat de la recherche - Lignes de documents ........ 1502 Menu contextuel – Résultat de la recherche de lignes de documents............................................................................... 1503 Personnaliser la liste – Résultat de la recherche de lignes de documents............................................................................... 1504 Impression de la recherche – Lignes de documents............... 1504 Lignes de documents - Déclaration d’échange de biens1504 Impression de la déclaration d’échange de biens ................... 1505 Exportation au format texte vers IDEP CN8 ................ 1506 Format d'export du fichier article ............................................ 1506 Paramétrage du format d'import des lignes de déclarations dans IDEP CN8................................................................................ 1506 Saisie d’inventaire __________________________ 1508 Sélection simplifiée - Saisie d’inventaire...................... 1508 Format de sélection - Saisie d’inventaire..................... 1510 Saisie d’inventaire au…............................................... 1512 Saisie de l’inventaire.................................................... 1513 Détail des emplacements........................................................ 1516 Enregistrement des réajustements – Saisie d’inventaire1516 Saisie d’une nouvelle quantité en stock .................................. 1517 Saisie d’inventaire des articles en contrôle ............................. 1517 Saisie d’un nouveau prix de revient unitaire ........................... 1517 Menu contextuel de la liste de saisie d’inventaire ................... 1518 Personnaliser la liste de saisie de l’inventaire......................... 1519 Impression de la régularisation d’inventaire ................ 1520 Mise à jour des valeurs de stock ................................. 1521 Articles gérés en FIFO/LIFO ................................................... 1523 Articles gérés en sérialisé ou par lots ..................................... 1523 Contrôles................................................................................. 1524 Précautions d’utilisation .......................................................... 1524 Importation de la situation de stock ............................. 1525 Import de l’inventaire............................................................... 1525 Sélection du fichier d’importation ............................................ 1526 Structure du fichier d’importation - Inventaire .............. 1527 Description des champs d’une ligne d’inventaire .................... 1528 Déroulement de la procédure d’importation ............................ 1528 Exportation de la situation de stock ............................. 1529 Exportation de la situation de stock sans modification............ 1529 Exportation à partir de la saisie d’inventaire ........................... 1530 Mise à jour de l’agenda _____________________ 1532 Liste des événements de l’agenda .............................. 1532 Menu contextuel – Liste des événements de l’agenda ........... 1533 Personnaliser la liste – Liste des événements de l’agenda .... 1534 Saisie d’un événement agenda ................................... 1534 Mise à jour de la comptabilité______________ 1537 Mise à jour directe de la comptabilité .......................... 1541 Sommaire © Sage 2007 18 Mise à jour de la comptabilité par exportation d’un fichier............................................................................1541 Particularités de la mise à jour de la comptabilité ........1541 Comptabilisation de l’IFRS...........................................1542 Transfert de la date d’échéance contrepartie...............1543 Transfert du compte de tiers sur la ligne de contrepartie1543 Comptabilisation des règlements .................................1544 Comptabilisation des règlements dans un journal de type Général................................................................................... 1544 Mise à jour des factures négatives...............................1545 Traitement des assujettissements................................1546 Mise à jour des registres ..............................................1547 Suppression d’un exercice du fichier comptable .........1548 Comptabilisation des frais d’expédition ........................1548 Comptabilisation des bons d’achat...............................1549 Principe de la gestion des bons d’achat................................. 1551 Comptabilisation des engagements .............................1551 Gestion commune des règlements...............................1551 Application de la Norme DGI........................................1552 Proposition de clôture des écritures ....................................... 1552 Contrôle du nombre d’exercices ouverts................................ 1552 Archivage ___________________________________ 1553 Assistant d’archivage ...................................................1555 Informations sur les traitements – Assistant d’archivage1555 Sélection des traitements – Assistant d’archivage .......1556 Archivage des données – Assistant d’archivage..........1557 Période d’archivage................................................................ 1558 Création du fichier d’archive................................................... 1558 Compactage de l’historique – Assistant d’archivage....1559 Période d’archivage................................................................ 1560 Suppression des articles en sommeil..................................... 1560 Report des valeurs du stock – Assistant d’archivage...1561 Période d’archivage................................................................ 1561 Suppression des articles en sommeil..................................... 1561 Supprimer les mouvements de caisse – Assistant d’archivage ...................................................................1562 Opérations simultanées – Assistant d’archivage..........1563 Utilisation manuelle de la commande Archivage..........1563 Documents compactés........................................................... 1568 Archivage fiscal des données ______________ 1569 Etape 1 – Archivage fiscal des données ......................1569 Etape 2 – Archivage fiscal des données ......................1569 Dénomination des fichiers PDF.............................................. 1571 Menu Etat ___________________ 1574 Généralités sur les fonctions d’impression du menu Etat ___________________________________ 1576 Envoi d’un document par e-mail ...................................1577 Devise d’édition ou d’exportation .................................1578 Etats personnalisés ________________________ 1580 Impression d’un état personnalisé............................... 1580 Contenu du menu ___________________________ 1581 Opérations possibles sur la liste des états personnalisés............................................................... 1581 Ajouter un état......................................................................... 1581 Modifier un format ................................................................... 1582 Supprimer un état.................................................................... 1582 Afficher le format ..................................................................... 1583 Analyse clients _____________________________ 1584 Activité clients _____________________________ 1585 Sélection simplifiée - Activité clients ............................ 1585 Format de sélection - Activité clients ........................... 1587 Impression dans un fichier - Activité clients................. 1590 Rentabilité clients __________________________ 1591 Risque clients_______________________________ 1592 Cadencier clients ___________________________ 1593 Sélection simplifiée - Cadencier clients ....................... 1593 Format de sélection - Cadencier clients ...................... 1595 Impression dans un fichier - Cadencier clients ............ 1596 Statistiques clients_________________________ 1597 Statistiques par familles d’articles (clients)1598 Sélection simplifiée - Statistiques clients .................... 1598 Format de sélection - Statistiques clients .................... 1601 Impression dans un fichier - Statistiques clients.......... 1603 Statistiques par articles (clients) __________ 1604 Palmarès clients ____________________________ 1605 Mouvements clients ________________________ 1606 Sélection simplifiée - Mouvements clients ................... 1606 Format de sélection - Mouvements clients .................. 1607 Impression dans un fichier - Mouvements clients........ 1608 Analyse fournisseurs _______________________ 1609 Activité fournisseurs _______________________ 1610 Sélection simplifiée - Activité fournisseur .................... 1610 Format de sélection - Activité fournisseurs.................. 1611 Impression dans un fichier - Activité fournisseurs ....... 1613 Chiffre d’affaires fournisseurs______________ 1614 Cadencier fournisseurs _____________________ 1615 Sélection simplifiée - Cadencier fournisseurs.............. 1615 Sommaire © Sage 2007 19 Format de sélection - Cadencier fournisseurs..............1616 Impression dans un fichier - Cadencier fournisseurs ...1617 Statistiques fournisseurs___________________ 1619 Statistiques par familles d’articles (fournisseurs) _______________________________ 1620 Sélection simplifiée - Statistiques fournisseurs ............1620 Format de sélection - Statistiques fournisseurs............1622 Impression dans un fichier - Statistiques fournisseurs .1623 Statistiques par articles (fournisseurs) ____ 1624 Mouvements fournisseurs __________________ 1625 Sélection simplifiée - Mouvements fournisseurs ..........1625 Format de sélection - Mouvements fournisseurs..........1626 Impression dans un fichier - Mouvements fournisseurs1627 Statistiques articles ________________________ 1628 Statistiques par articles (articles) _________ 1629 Sélection simplifiée - Statistiques articles.....................1629 Format de sélection - Statistiques articles....................1632 Impression dans un fichier - Statistiques articles .........1634 Statistiques par familles d’articles (articles)1635 Palmarès des ventes d’articles ____________ 1636 Mouvements de stock ______________________ 1637 Sélection simplifiée - Mouvements de stock.................1637 Format de sélection - Mouvements de stock................1638 Impression dans un fichier - Mouvements de stock .....1639 Inventaire ___________________________________ 1640 Sélection simplifiée - Inventaire....................................1640 Format de sélection - Inventaire ...................................1644 Impression dans un fichier - Inventaire.........................1645 Cadencier de livraison______________________ 1646 Sélection simplifiée - Cadencier de livraison................1646 Format de sélection - Cadencier de livraison ...............1647 Impression dans un fichier - Cadencier de livraison.....1648 Statistiques collaborateurs ________________ 1649 Statistiques par tiers _______________________ 1650 Sélection simplifiée - Statistiques par tiers...................1650 Format de sélection - Statistiques par tiers ..................1652 Impression dans un fichier - Statistiques par tiers........1654 Statistiques par articles____________________ 1655 Statistiques par familles d’articles ________ 1656 Commissions représentants________________ 1657 Sélection simplifiée - Commissions représentants ...... 1657 Format de sélection - Commissions représentants ..... 1658 Impression dans un fichier - Commissions représentants............................................................... 1659 Tableau de bord ____________________________ 1660 Sélection simplifiée - Tableau de bord......................... 1660 Format de sélection - Tableau de bord........................ 1661 Impression dans un fichier - Tableau de bord ............. 1661 Journaux comptables ______________________ 1662 Sélection simplifiée - Journaux comptables................. 1662 Format de sélection - Journaux comptables................ 1664 Impression dans un fichier - Journaux comptables ..... 1665 Etats libres__________________________________ 1666 Etiquettes de colisage______________________ 1667 Sélection simplifiée - Etiquettes de colisage................ 1667 Format de sélection - Etiquettes de colisage............... 1669 Impression dans un fichier - Etiquettes de colisage .... 1670 Relevés de factures ________________________ 1671 Sélection simplifiée - Relevés de factures................... 1671 Format de sélection - Relevés de factures .................. 1672 Impression dans un fichier - Relevés de factures........ 1674 Impression sur la messagerie - Relevés de factures... 1674 Liste de documents_________________________ 1675 Sélection simplifiée - Liste de documents.................... 1675 Format de sélection - Liste de documents................... 1676 Impression dans un fichier - Liste de documents ........ 1677 Traites en continu __________________________ 1678 Sélection simplifiée - Traites en continu ...................... 1678 Format de sélection - Traites en continu ..................... 1679 Impression dans un fichier - Traites en continu........... 1680 Impression du BVR Suisse – Traites en continu ......... 1680 Relevés d’échéances _______________________ 1681 Sélection simplifiée - Relevés d’échéances................. 1681 Format de sélection - Relevés d’échéance.................. 1682 Impression dans un fichier - Relevés d’échéance ....... 1683 Impression sur la messagerie - Relevés d’échéance .. 1683 Etiquettes et mailing tiers__________________ 1685 Sélection simplifiée - Etiquettes et mailing tiers........... 1685 Format de sélection - Etiquettes et mailings tiers ........ 1686 Impression dans un fichier - Etiquettes et mailings tiers1687 Impression sur la messagerie – Etiquettes et mailings Sommaire © Sage 2007 20 tiers...............................................................................1687 Liste de tiers________________________________ 1688 Sélection simplifiée - Liste de tiers ...............................1688 Format de sélection - Liste de tiers ..............................1689 Impression dans un fichier - Liste de tiers ....................1690 Etiquettes articles__________________________ 1691 Sélection simplifiée - Etiquettes articles .......................1691 Format de sélection - Etiquettes articles ......................1694 Impression dans un fichier - Etiquettes articles ............1695 Liste d’articles______________________________ 1696 Sélection simplifiée - Listes d’articles...........................1696 Format de sélection - Liste d’articles............................1698 Impression dans un fichier - Liste d’articles..................1699 Menu Fenêtre _______________ 1700 Réorganiser _________________________________ 1701 Actualiser ___________________________________ 1702 Personnaliser l’interface ___________________ 1703 Volet Affichage – Personnaliser l’interface...................1704 Volet Barres d’outils – Personnaliser l’interface ...........1707 Barre d’outils Navigation ....................................................... 1709 Barre d'outils Standard........................................................... 1709 Barre d'outils Comptabilité...................................................... 1709 Barre d'outils Gestion des articles et stock............................. 1709 Barre d'outils Gestion des ventes........................................... 1710 Barre d'outils Gestion des achats........................................... 1710 Barre d'outils Fonctions avancées.......................................... 1710 Barre d'outils Gestion des abonnements................................ 1710 Barre d’outils Gestion des documents internes...................... 1710 Barre d’outils Gestion des fabrications................................... 1710 Volet Menus – Personnaliser l’interface .......................1711 Volet Clavier – Personnaliser l’interface.......................1712 Volet Répertoires – Personnaliser l’interface ...............1712 Personnaliser les écrans ___________________ 1714 Personnaliser la liste _______________________ 1715 Ajustement automatique des colonnes ____ 1716 Préférences_________________________________ 1717 Barre verticale______________________________ 1719 Mode Assistant _____________________________ 1720 Mode personnalisé _________________________ 1721 Plus de fenêtres ____________________________ 1722 Menu Aide (?)________________ 1723 Rubriques d’aide de Sage 100 Gestion commerciale ________________________________ 1724 Consulter le manuel ________________________ 1725 Manuel électronique installé sur le disque dur............. 1725 Manuel électronique non installé sur le disque dur...... 1725 Sage sur le Web_____________________________ 1726 Vous ne vous êtes pas encore connecté au site Sage ........... 1726 Des droits ont été souscrits..................................................... 1726 Actualiser les droits d’accès au Portail____ 1728 Première actualisation............................................................. 1728 Renouvellement de l’actualisation........................................... 1728 A propos de Sage 100 Gestion commerciale1729 Annexes _____________________ 1731 Annexe 1 – Liste des colonnes de l’option Organisation ________________________________ 1732 Organisation – Liste des colonnes .......................................... 1732 Colonnes des documents des ventes ..................................... 1733 Colonnes des documents des achats ..................................... 1735 Colonnes des documents des stocks...................................... 1736 Colonnes des documents internes.......................................... 1738 Colonnes de la préparation des livraisons .............................. 1739 Colonnes de la validation des préparations ............................ 1741 Colonnes du Réapprovisionnement ........................................ 1743 Colonnes des abonnements clients et fournisseurs................ 1744 Colonnes de la contremarque ................................................. 1745 Colonnes de la saisie d’inventaire........................................... 1746 Colonnes des règlements ....................................................... 1746 Colonnes de l’interrogation commerciale des tiers, des articles, des nomenclatures, des affaires et des représentants .................. 1747 Colonnes de l’interrogation comptable des tiers et des affaires 1749 Colonnes de l’Interrogation du stock des articles et des nomenclatures......................................................................... 1751 Colonnes de l’Interrogation des tarifs des articles .................. 1752 Colonnes de l’Interrogation des tarifs des nomenclatures ...... 1752 Colonnes de l’interrogation des charges ressources .............. 1753 Colonnes de l’interrogation des documents des affaires et des collaborateurs.......................................................................... 1754 Colonnes des en-têtes de recherche de documents............... 1754 Colonnes des lignes de recherche de documents .................. 1756 Annexe 2 – Fichiers et champs de la mise en page_________________________________________ 1758 Abonnements .......................................................................... 1759 Abonnement en-tête................................................................ 1760 Sommaire © Sage 2007 21 Abonnement ligne .................................................................. 1761 Analyse activité ...................................................................... 1764 Analyse rentabilité .................................................................. 1764 Analyse risque........................................................................ 1765 Article ..................................................................................... 1765 Articles / Clients...................................................................... 1768 Article / Comptabilité .............................................................. 1769 Article / Fournisseur ............................................................... 1770 Article / Stock ......................................................................... 1771 Banque................................................................................... 1772 Client ...................................................................................... 1773 Client payeur .......................................................................... 1776 Client / Lieux de livraison ....................................................... 1779 Condition de livraison ............................................................. 1779 Contremarque ........................................................................ 1779 Dépôt de stockage ................................................................. 1780 Devise .................................................................................... 1781 Document vente en-tête ......................................................... 1781 Document achat en-tête ......................................................... 1784 Document stock en-tête ......................................................... 1786 Document acompte ................................................................ 1786 Document bon d’achat ........................................................... 1787 Document échéance .............................................................. 1787 Document ligne ...................................................................... 1788 Dossier entreprise .................................................................. 1793 Ecritures générales ................................................................ 1795 Ecritures analytiques.............................................................. 1796 Etats libres articles ................................................................. 1797 Etats libres documents ........................................................... 1798 Etats libres tiers...................................................................... 1800 Extrait de compte tiers............................................................ 1801 Extrait de section analytique .................................................. 1802 Famille.................................................................................... 1803 Fournisseur ............................................................................ 1805 Fournisseur encaisseur .......................................................... 1807 Gamme opératoire ................................................................. 1810 Glossaire ................................................................................ 1810 Interrogation affaire ................................................................ 1810 Mouvement de stock .............................................................. 1811 Nomenclature ......................................................................... 1812 Objet état................................................................................ 1812 Paramètres............................................................................. 1813 Pays ....................................................................................... 1814 Pied de document .................................................................. 1814 Plan analytique....................................................................... 1816 Règlement .............................................................................. 1817 Relevé .................................................................................... 1818 Représentant.......................................................................... 1818 Ressource / Centre de charges.............................................. 1819 Statistiques............................................................................. 1820 Statistiques articles ................................................................ 1820 Statistiques représentants...................................................... 1821 Statistiques tiers ..................................................................... 1821 Valorisation devise ................................................................. 1822 Prestations types.................................................................... 1822 Prestations types en-tête........................................................ 1823 Prestations types ligne ........................................................... 1824 BVR Suisse ..................................................................1827 Impression du BVR suisse ..................................................... 1827 Annexe 3 – Remplacements par la fonction Rechercher/Remplacer _____________________ 1831 Articles .................................................................................... 1831 Catégories comptables par article........................................... 1832 Catégories comptables par famille.......................................... 1832 Clients ..................................................................................... 1832 Composants nomenclature ................................................... 1833 Données comptables .............................................................. 1833 Fournisseurs ........................................................................... 1833 Plan analytique ...................................................................... 1834 Plan comptable ..................................................................... 1834 Ressources gamme opératoire .............................................. 1834 Annexe 4 – Fonction Atteindre _____________ 1835 Article ..................................................................................... 1835 Client ...................................................................................... 1835 Code affaire ............................................................................ 1835 Compte général ...................................................................... 1835 Documents des achats ........................................................... 1835 Documents des stocks ........................................................... 1836 Documents des ventes ........................................................... 1836 Documents internes ............................................................... 1836 Fournisseur ............................................................................ 1836 Liste des plans analytiques .................................................... 1836 Représentant .......................................................................... 1836 Annexe 5 - Fichiers d’importation __________ 1837 Forme générale des fichiers d’importation................... 1837 Liste des fichiers d’importation et drapeaux ................ 1840 Détail des fichiers d’importation................................... 1844 Fichier dossier......................................................................... 1844 Fichier familles ........................................................................ 1868 Fichier Articles......................................................................... 1872 Fichier comptable.................................................................... 1880 Fiche client .............................................................................. 1887 Fiche Fournisseur ................................................................... 1892 Fichier Agenda ........................................................................ 1894 Fichier Barème........................................................................ 1895 Fichier Glossaire ..................................................................... 1897 Fichier Représentants ............................................................. 1898 Fichier Dépôts de stockage..................................................... 1899 Fichier Documents .................................................................. 1900 Règlements ............................................................................. 1907 Fichier des abonnements........................................................ 1908 Modèles d’enregistrement....................................................... 1913 Ressources ............................................................................. 1913 Catalogue article ..................................................................... 1914 Annexe 6 - Critères de sélection et types de fichiers d’exportation_______________________ 1915 Formats ....................................................................... 1916 Détail des critères d’exportation .................................. 1917 Abonnements ......................................................................... 1917 Agenda ................................................................................... 1920 Articles ................................................................................... 1921 Articles / client ........................................................................ 1923 Articles / fournisseur ............................................................... 1924 Sommaire © Sage 2007 22 Articles / stock ....................................................................... 1925 Banques ................................................................................ 1926 Barèmes................................................................................. 1927 Centre de charges ................................................................. 1929 Clients ................................................................................... 1929 Codes journaux ..................................................................... 1932 Collaborateurs ...................................................................... 1932 Comptes généraux ................................................................ 1933 Dépôts de stockage ............................................................... 1933 Document achat en-tête ........................................................ 1934 Document interne en-tête ...................................................... 1935 Document ligne ..................................................................... 1936 Document ligne – Documents internes ................................. 1938 Documents vente en-tête ...................................................... 1939 Document stock en-tête ........................................................ 1940 Document règlement ............................................................. 1941 Dossier entreprise .................................................................. 1941 Echelonnement ..................................................................... 1941 Familles ................................................................................. 1942 Familles / catégorie tarifaire .................................................. 1943 Familles / fournisseur ............................................................ 1943 Familles / remise par client .................................................... 1944 Fournisseurs .......................................................................... 1944 Gamme opératoire ................................................................ 1946 Glossaires ............................................................................. 1946 Liens contremarque ............................................................... 1946 Modèles d’enregistrement ..................................................... 1947 Modèles de grille ................................................................... 1947 Modèles de règlement ........................................................... 1947 Modèle et prestation type ...................................................... 1947 Nomenclature ........................................................................ 1950 Prévisions .............................................................................. 1951 Règlement ............................................................................. 1951 Ressources ........................................................................... 1952 Sections analytiques ............................................................. 1953 Taux de taxes ........................................................................ 1953 Annexe 7 - Export des états________________ 1954 Liste des documents des ventes ........................................... 1955 Etat de contrôle de la liste des documents des ventes ......... 1955 Liste des documents des achats ........................................... 1955 Etat de contrôle de la liste des documents des achats ......... 1955 Liste des documents des stocks ........................................... 1956 Etat de contrôle de la liste des documents des stocks .......... 1956 Etat de contrôle livraisons commandes clients et facturation périodique .............................................................................. 1957 Réapprovisionnement ........................................................... 1957 Liste des abonnements clients .............................................. 1957 Liste des abonnements fournisseurs ..................................... 1958 Etat de contrôle liste des abonnements ................................ 1958 Etat de contrôle génération des abonnements ...................... 1958 Etat de contrôle affectation livraisons fournisseurs ............... 1959 Liste des règlements ............................................................. 1959 Analyse clients ....................................................................... 1959 Cadencier clients ................................................................... 1962 Statistiques clients.................................................................. 1963 Mouvements clients ............................................................... 1964 Analyse fournisseurs .............................................................. 1964 Cadencier fournisseurs .......................................................... 1966 Statistiques fournisseurs ......................................................... 1967 Mouvements fournisseurs ...................................................... 1967 Statistiques articles ................................................................. 1968 Mouvements de stock ............................................................ 1970 Inventaire ................................................................................ 1971 Cadencier de livraison ............................................................ 1972 Statistiques représentants....................................................... 1972 Commissions représentants ................................................... 1973 Tableau de bord ...................................................................... 1974 Journaux comptables .............................................................. 1975 Etats libres et impressions du menu Traitement ..................... 1976 Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul1977 Rappel sur la structure des formules ...................................... 1977 Disponibilité des fonctions prédéfinies .................................... 1978 Fonctions prédéfinies disponibles ........................................... 1979 Introduction © Sage 2007 23 Introduction Ce chapitre donne accès aux titres suivants : 􀂉 «Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale», page 24, 􀂉 «Nouveautés de la version», page 27, 􀂉 «Particularités du programme», page 30, 􀂉 «A propos de ce manuel», page 47. Introduction © Sage 2007 24 Généralités sur le programme Sage Gestion commerciale Ce premier chapitre présente la configuration matérielle ainsi que la procédure d’installation et de démarrage du programme. Les points généraux concernant ce programme sont les suivants : 􀂉 «Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale», page 24, 􀂉 «Installation du programme», page 24, 􀂉 «Nouveautés de la version», page 27. Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale Le programme Sage 100 Gestion commercialeest livré sous la forme d’un CD-Rom. Que ce soit dans le cadre d’une première installation ou d’une mise à jour d’une version déjà installée, vous trouverez dans le «Manuel de prise en main» ainsi que dans le « Manuel de la gamme » les explications nécessaires pour cette installation. Le présent manuel est illustré avec des vues d'écrans tirées de la version Windows. La version Macintosh utilise des fonctions et des fenêtres tout à fait similaires, sauf en ce qui concerne les fonctions propres aux fenêtres elles-mêmes (fermeture, cases d'agrandissement ou de réduction, menu Système, etc.). Nous préciserons, tout au long de ce manuel, les particularités propres à l'une des versions que l'on ne retrouve pas dans l'autre. Version Windows Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le système d’exploitation Microsoft Windows 2000, NT, XP, Vista ou 2003 Server. Le présent manuel décrit la version du programme destinée à Windows. La configuration matérielle que nous recommandons est constituée d’un micro-ordinateur équipé au minimum d’un microprocesseur Pentium cadencé à 75 MHz et d’une mémoire vive répondant aux préconisations de Microsoft pour un bon fonctionnement des programmes. Version Macintosh Ce programme fonctionne sur tout micro-ordinateur utilisant le système d’exploitation Mac OS version X exclusivement. Les programmes de la gamme Sage ne peuvent être installés que sur des Macintosh avec processeur Power Macintosh ou d’un niveau supérieur. Installation du programme Le processus d'installation, tant sur Macintosh que sur Windows, est décrit dans le « Manuel de la gamme » ainsi que dans le « Manuel d’installation ». Veuillez vous y reporter. Introduction © Sage 2007 25 S'il s'agit d'une mise à jour d'une installation existante, les anciens fichiers de travail doivent, en général, être convertis. Il est, dans ce cas, vivement conseillé de sauvegarder, avant de lancer la mise à jour, certains fichiers que vous auriez pu modifier et que l’installation risque de supprimer. Veuillez consulter pour cela le «Manuel de la gamme» qui vous donnera toutes explications sur les manoeuvres à réaliser pour convertir les fichiers. Mise à jour d’une installation existante Le « Manuel de la gamme » vous indiquera également comment procéder pour mettre à jour une version ancienne du programme avec cette nouvelle version. Certaines précautions doivent être prises pour préserver les fichiers que vous avez pu modifier. En particulier, la conversion des fichiers des versions précédentes, fichiers commercial et comptable, est nécessaire et doit être réalisée par le biais du programme Sage Maintenance. Si vous ouvrez les fichiers réalisés avec une version précédente du programme, il vous sera demandé si vous souhaitez les convertir. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme» ou à la fonction Fichier / Ouvrir. Modification des extensions des fichiers de la version Windows Windows Une modification concernant les extensions de certains fichiers utilisés par le programme est intervenue à partir de la version 7.10 du programme. Le tableau ci-après récapitule les fichiers dont l'extension a été modifiée. Précisons que seuls les modèles de mise en page peuvent être convertis d’une ancienne version à la nouvelle. Les modèles d’export ainsi que les formats d’impression doivent être recréés. Pensez à nommer vos propres fichiers en conséquence, lors de leur conversion ou de leur création, pour permettre au programme de vous les proposer par défaut lors de leur prochaine utilisation. Conversion des formats La conversion des formats est proposée lors de l’ouverture de la fonction concernée. Exemple Cas des modèles d’exportation. Lorsque l’utilisateur ouvrira un format déjà créé dans une version précédente du programme, après vérification de la validité de ce format (type de fonction, application…), le programme proposera d’effectuer la conversion de ce format dans une version plus récente : « Le format [Nom du format] a été créé avec une version antérieure. Souhaitez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ? Attention ! Ce format ne pourra plus être utilisé sur la précédente version. Nous vous recommandons d’effectuer au préalable sa sauvegarde si cela s’avère nécessaire ! [Oui] [Non] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : convertit et ouvre le fichier sélectionné. 􀂉 [Non] : (valeur proposée par défaut) annule l’ouverture et revient à la fenêtre de sélection. Type de fichier Ancienne extension Nouvelle extension Modèle de mise en page BRZ BGC Modèle d’exportation MOD MGC Format d’impression FMT FGC Introduction © Sage 2007 26 Les formats concernés sont les suivants : Type Extension Modèles d’export .MGC Modèles d’export/import paramétrables .EGC Formats de sélection .FGC Formats de recherche .SGC Introduction © Sage 2007 27 Nouveautés de la version La version 15 du programme Sage 100 Gestion commerciale dispose d’un très grand nombre de fonctionnalités nouvelles qui faciliteront l’utilisation du programme tout en le rendant conforme aux directives européennes. Les principales nouveautés de la version 15 sont listées ci-dessous avec une brève explication. Le détail vous en sera fourni dans les fonctions elles-mêmes. 􀂉 Améliorations de la gamme. La version 15 du programme Sage 100 Gestion commerciale bénéficie des nombreuses modifications et améliorations apportées à la gamme des applications de la Ligne Sage 100. Parmi les plus marquantes : 􀂉 Interface Windows XP: le programme respecte totalement l’ergonomie des programmes fonctionnant dans cet environnement, en particulier dans la gestion des listes déroulantes. 􀂉 Windows Vista : le programme est compatible avec ce nouveau système d’exploitation. 􀂉 Assistant de création de fichier. La nouvelle version propose un assistant de création de fichier qui permet à l’utilisateur d’enregistrer immédiatement les principales informations qui lui seront nécessaires pour commencer une gestion sans paramétrages fastidieux. C’est ainsi, en particulier, que toutes les colonnes nécessaires à la gestion des articles spéciaux (à gamme, à conditionnements multiples, à nomenclature de fabrication, etc.) seront automatiquement insérées dans les fonctions où ces articles peuvent apparaître. 􀂉 Autorisations d’accès. Les autorisations d’accès aux fichiers et aux fonctions des applications sont maintenant gérées au niveau de la gamme. Un utilisateur de la gestion commerciale sera automatiquement autorisé à consulter, en « invité », les données du fichier comptable sauf si des droits d’accès lui ont été conférés pour travailler sur ces fichiers, auquel cas ses droits seront pleinement respectés. Toutes les informations relatives à la protection des fonctions devront être consultées dans le « Manuel de la gamme ». 􀂉 Importation de données. De nouveaux champs sont ajoutés et le traitement de l’import/export paramétrable a été modifié (suppression des caractères non gérés dans certaines zones). 􀂉 Structuration du catalogue article. Le catalogue des articles peut maintenant être structuré en de multiples familles, sous-familles, etc. sur quatre niveaux, facilitant ainsi la classification et la recherche des articles. 􀂉 Références et codes barres. La mise à jour de ces informations peut être réalisée par le biais d’un assistant lorsqu’elles n’ont pas été renseignées dans une version précédente du fichier. 􀂉 Dépôts de stockage. La gestion des emplacements de stockage et de contrôle modifie profondément cette fonction. Un assistant permet la création automatique des emplacements. 􀂉 Centrales d’achat. Les clients peuvent être affectés à une centrale d’achat et bénéficier des conditions qui leurs sont faites. 􀂉 Déplacement des lignes. Les lignes de pièces peuvent être déplacées en mode modification ou triées selon un ordre défini par l’utilisateur. 􀂉 Modèles d’enregistrement. Introduction © Sage 2007 28 Ils sont modifiés pour : 􀂉 harmoniser la liste des champs et fonctions entre les informations libres calculées et les modèles d’enregistrement, 􀂉 rendre plus riches les possibilités de paramétrage et augmenter le nombre de champs, 􀂉 harmoniser la syntaxe dans les formules de calcul, 􀂉 mettre à jour les informations libres. 􀂉 Emplacements de stockage. Une gestion d’emplacements de stockage multiples par dépôt est maintenant disponible. Elle aura des implications multiples sur la réception des marchandises, l’inventaire par emplacement, les lieux de stockage à réception avant contrôle puis avant expédition, etc. Les pièces comporteront des colonnes permettant la gestion de ces emplacements. 􀂉 Collaborateurs. La gestion des vendeurs et des caissiers s’étend maintenant à celle des acheteurs et des réceptionnaires. 􀂉 Tiers. Ajout d’une zone Civilité permettant d’enregistrer la qualité de l’interlocuteur (M., Mme, Mlle). Cette zone est liée à des champs de mise en page permettant de les insérer dans les documents sous forme abrégée ou en toutes lettres. Possibilité d’appeler les tiers dans les pièces par leur abrégé (nouvelle désignation de la zone Classement). 􀂉 En-têtes de pièces. De nombreuses informations nouvelles peuvent être enregistrées dans les en-têtes telles le contact, la centrale d’achat s’il y en a, l’interdiction d’utilisation de tiers ou d’articles mis en sommeil, etc. 􀂉 Données de structure mises en sommeil. Il est maintenant possible d’interdire la saisie de données commerciales sur le compte de données mises en sommeil. 􀂉 Articles en contremarque. Les informations d’achat des articles en contremarque sont reportées dans les informations de vente, permettant ainsi de connaître immédiatement le prix de revient de ces articles et d’éviter d’avoir à se référer alternativement aux pièces d’achat et de vente pour avoir des informations significatives sur ces articles. 􀂉 Réceptions fournisseurs et contrôle qualité. La gestion de ces opérations est maintenant disponible dans cette nouvelle version sous la forme de nouvelles fonctionnalités. Elle est liée à la gestion des emplacements. La gestion du contrôle qualité permet de connaître les quantités d’articles entrants, de définir les quantités validées ou refusées. 􀂉 Transferts. Les mouvements de transferts entre dépôts tiendront compte des emplacements et des résultats du contrôle qualité. 􀂉 Fabrication. Il est possible d’imprimer un état de simulation des fabrications. 􀂉 Mise à jour de la comptabilité. Cette fonction est améliorée par : 􀂉 la comptabilisation des règlements attachés aux factures, 􀂉 l’impact de la norme DGI sur la gestion commerciale. 􀂉 Assistant DGI. Une option permet la gestion informatisée de la comptabilité selon la norme DGI : 􀂉 proposition de clôture des écritures générées en comptabilité, Introduction © Sage 2007 29 􀂉 contrôle du nombre d’exercices. 􀂉 Documents internes. Il est désormais possible d’utiliser des modèles et des prestations types dans ce genre de documents. 􀂉 Menu Etat Les fonctions de ce menu ont été réorganisées pour une plus grande clarté et facilité d’emploi. Elles intègrent également la gestion des acheteurs et des emplacements de stockage des articles. Introduction © Sage 2007 30 Particularités du programme Le programme Sage Gestion commerciale est un progiciel permettant la réalisation de toutes les opérations de gestion commerciale : 􀂉 gestion des articles et des nomenclatures, 􀂉 gestion des familles d’articles et structuration des familles et des articles, 􀂉 gestion des articles à gamme simple ou double, à conditionnements divers, facturés au poids, facturés forfaitairement, gérés en contremarque, sérialisés, gérés par lot, des articles liés, des nomenclatures commerciales, 􀂉 codification automatique des références et des codes barres articles, 􀂉 gestion des articles à nomenclature à gamme, sérialisés ou gérés par numéro de lot, 􀂉 gestion des fiches clients et fournisseurs, 􀂉 gestion des emplacements multiples dans les dépôts, 􀂉 informations libres paramétrables, 􀂉 mise à jour automatique et assistée des tarifs ainsi que des prévisions de fabrication des articles à nomenclature, 􀂉 gestion, en fonction des versions, des achats, des ventes et des stocks, 􀂉 gestion de documents internes concernant les entrées et sorties d’articles ou les gains et pertes financiers, 􀂉 édition des commandes, bons de livraison, factures et autres documents clients, fournisseurs et stocks, nomenclatures commerciales, cycle administratif des pièces, 􀂉 gestion par affaires, 􀂉 gestion automatique des réapprovisionnements ou des mises en fabrication et gestion des ressources ou des centres de charges mis en jeu à cette occasion, 􀂉 gestion des réceptions fournisseurs et du contrôle de la qualité en réception, 􀂉 gestion manuelle ou automatique des articles non livrés, 􀂉 gestion des modèles et prestations types qui peuvent servir de modèles aux abonnements ou de pièces toutes faites pour la création des pièces de vente ou d’achat, 􀂉 gestion des abonnements tant clients que fournisseurs, 􀂉 gestion des articles en contremarque avec gestion automatique des commandes fournisseurs dans un sens et des livraisons clients dans l’autre, ou des mises en fabrication qui déclenchent automatiquement les commandes des composants, 􀂉 gestion des fabrications d’articles à nomenclature de fabrication ainsi que des ressources en personnel et matériel mises en oeuvre à cette fin et gestion des prévisions de fabrication de ces articles, 􀂉 saisie des règlements clients ou à l’intention des fournisseurs, 􀂉 gestion des représentants, du chiffre d’affaire qu’ils ont dégagé ainsi que de leur commissionnement, 􀂉 gestion des acheteurs et des réceptionnaires du stock, 􀂉 état du réapprovisionnement, 􀂉 état et régularisation d’inventaire, Introduction © Sage 2007 31 􀂉 édition des statistiques, 􀂉 envoi de pièces ou de documents par l’intermédiaire d’un programme de messagerie Internet (email) et réception de devis acceptés par ce même moyen, devis que l’on peut ensuite transformer en commandes fermes, 􀂉 recherche d’adresses en création de clients ou de fournisseurs, 􀂉 surveillance financière avec intégration des données dans les fiches clients ou fournisseurs, 􀂉 transfert de données vers le logiciel de comptabilité Sage Comptabilité, 􀂉 transferts de données de ou vers d’autres logiciels de gestion à partir de modèles paramétrables, 􀂉 transfert de données entre sites équipés du même programme ou bien du programme Sage Saisie de caisse décentralisée au moyen d’un programme de messagerie Internet (uniquement sur Windows) ou par fichiers magnétiques, 􀂉 paramétrage des transferts automatiques de ces données à intervalles réguliers (communication de site à site), 􀂉 impression d'une gamme très étendue d'états avec possibilité de personnalisation de nombre d'entre eux et de transmission par e-mail, 􀂉 comptabilisation éventuelle selon les normes DGI, 􀂉 archivage manuel ou assisté des données, 􀂉 archivage fiscal des données, 􀂉 et, bien entendu, gestion de l’euro et des devises. Il appartient à la Ligne Sage 100 des programmes de gestion développés par le groupe Sage France tels que Sage Comptabilité, Sage Moyens de paiement, Sage Immobilisations, Sage Serveur, Sage Paie et Manager 100. Pour chacun des environnements, les programmes de la gamme Sage sont déclinés en plusieurs versions. Elles sont présentées ci-dessous. Versions du programme Le programme Sage 100 Gestion commerciale est disponible en différentes versions. Les principales fonctions disponibles sont résumées dans le tableau ci-dessous. Nous attirons tout particulièrement l’attention du lecteur sur le fait que le manuel qu’il a entre les mains décrit la version complète du programme toutes options confondues sans préciser dans quelles versions les commandes décrites sont disponibles. Il doit donc, lors de la lecture de ce manuel, tenir compte des fonctionnalités dont dispose la version en sa possession et ne pas s’arrêter sur les passages traitant de fonctions dont il n’aurait pas l’usage. 􀀳 Nous ne préciserons ces indisponibilités dans les explications que si elles revêtent une particularité importante ou cachée. Introduction © Sage 2007 32 Versions fonctionnant sur Windows Sous ce système d’exploitation, la ligne de produits Sage Gestion commerciale 100 se décline en plusieurs versions : 􀂉 la version 100 de base, 􀂉 la version 100 Pack Services, 􀂉 la version 100 Pack, 􀂉 la version 100 Pack Industrie, 􀂉 la version 100 Pack Plus. Les principales différences entre les versions sont résumées dans le tableau qui suit. Versions Fontions de base Fonctions additionnelles Version 100 de base Création du fichier commercial avec définition des options de gestion Documents des ventes Documents des achats Documents des stocks Définition de la structure du catalogue articles et des familles d’articles Codification automatique des articles et impression des codes barres Création des emplacements de stockage Clients Gestion des centrales d’achat Fournisseurs Interdiction de saisie sur les données mises en sommeil Gestion des représentants/vendeurs et des acheteurs Facturation périodique Bons d’achat Réapprovisionnement Envoi des commandes fournisseurs Gestion des réceptions fournisseurs Gestion par affaires Communication de site à site Saisie d’inventaire Gestion des règlements Interrogation de comptes clients, fournisseurs, articles, collaborateurs, affaires Gestion des frais de port Comptabilisation des engagements Personnalisation des menus et des écrans Exportation et importation des préférences Archivage fiscal des données Version 100 Pack Service Version 100 de base (1) + Gestion analytique article Documents internes Modèles et prestations types avec formules de calcul des modèles d’enregistrement Abonnements Version 100 Pack Version 100 de base + Gestion analytique article Nomenclatures commerciales Gammes de produits Gestion des livraisons Livraison des commandes clients Gestion de la contremarque fournisseur Introduction © Sage 2007 33 Les fonctions disponibles sur la version Windows sont précisées dans le tableau suivant. Seules les principales fonctions sont mentionnées. Version 100 Pack Industrie Version 100 de base + Gestion analytique article Nomenclatures commerciales Gammes de produits Gestion des fabrications, des prévisions de fabrication et des centres de charges Gestion des livraisons Livraison des commandes clients Gestion de la contremarque fournisseur et fabrication Version 100 Pack Plus Version 100 Pack tous modules + Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé et par lot Gestion du multi-emplacement par dépôt Gestion des emplacements de contrôle Gestion des réceptionnaires Contrôle qualité Traçabilité des articles sérialisés et par lot Gestion des prévisions de fabrication Informations libres paramétrables Gestion des articles liés Gestion du cycle administratif des pièces Gestion des devises Modèles et prestations types Abonnements 1. Les fonctions suivantes ne sont pas présentes dans cette version : Documents des stocks Réapprovisionnement Envoi commandes fournisseurs Saisie d’inventaire Versions Fontions de base Fonctions additionnelles Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Menu Fichier Nouveau Oui Oui Oui Oui Oui Ouvrir Oui Oui Oui Oui Oui Fermer Oui Oui Oui Oui Oui A propos de votre société Oui Oui Oui Oui Oui Lire les informations Oui Oui Oui Oui Oui Configuration système et partage Oui Oui Oui Oui Oui Autorisations d’accès Oui Oui Oui Oui Oui Importer Format Sage Oui Oui Oui Oui Oui Importer au format paramétrable Oui Oui Oui Oui Oui Exporter Format Sage Oui Oui Oui Oui Oui Exporter au format paramétrable Oui Oui Oui Oui Oui Communication site à site Communication Oui Oui Oui Oui Oui Communication planifiée Oui Oui Oui Oui Oui Introduction © Sage 2007 34 Imprimer les paramètres société Oui Oui Oui Oui Oui Mise en page Oui Oui Oui Oui Oui Format d’impression Oui Oui Oui Oui Oui Impression différée Oui Oui Oui Oui Oui Lancement des applications Sage Oui Oui Oui Oui Oui Outils Mise à jour des tarifss Oui Oui Oui Oui Oui Mise à jour des prévisions Oui Oui Mise à jour des références et des codes barres Oui Oui Oui Oui Oui Recalcul des informations libres Oui Oui Oui Oui Oui Réajustement des cumuls Oui Oui Oui Oui Oui Maintenance Oui Oui Oui Oui Oui Réorganiser ma base de données (1) Oui Oui Oui Oui Oui Afficher le journal de maintenance Oui Oui Oui Oui Oui Importer les préférences Oui Oui Oui Oui Oui Exporter les préférences Oui Oui Oui Oui Oui Quitter Oui Oui Oui Oui Oui Menu Structure Familles d’articles Oui Oui Oui Oui Oui Structuration du catalogue familles et articles Oui Oui Oui Oui Oui Articles Oui Oui Oui Oui Oui Structuration du catalogue articles Oui Oui Oui Oui Oui Codification automatique des références articles Oui Oui Oui Oui Oui Codification automatique des références énumérés de conditionnement Oui Oui Oui Oui Oui Codification automatique des références énumérés de gamme Oui Oui Oui Codification automatique des codes barres avec impression des codes barres Oui Oui Oui Oui Oui Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé, par lots Oui Nomenclatures Articles liés Oui Oui Oui Oui Oui Nomenclatures commerciales Oui Oui Nomenclatures de fabrication Oui Oui Gestion des nomenclatures variables Oui Oui Oui Gestion des nomenclatures à gammes Oui Oui Oui Gestion des prévisions de fabrication Oui Oui Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Introduction © Sage 2007 35 Centres de charges Oui Oui Comptabilité Plan comptable Oui Oui Oui Oui Oui Plan analytique 2 plans 11 plans 11 plans 11 plans 11 plans Taux de taxes Oui Oui Oui Oui Oui Codes journaux Oui Oui Oui Oui Oui Banques Oui Oui Oui Oui Oui Modèles de règlement Oui Oui Oui Oui Oui Modèles de grille Oui Oui Oui Oui Oui Codes affaires Oui Oui Oui Oui Oui Clients Oui Oui Oui Oui Oui Fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Barèmes Commissions Oui Oui Oui Oui Oui Rabais, remises et ristournes Oui Oui Oui Oui Oui Soldes et promotions Oui Oui Oui Oui Oui Glossaires Oui Oui Oui Oui Oui Modèles d’enregistrement Oui Oui Oui Oui Ressources Oui Oui Centres de charges Oui Oui Collaborateurs Oui Oui Oui Oui Oui Dépôts de stockage Oui Oui Oui Oui Oui Menu Traitement Documents des ventes Oui Oui Oui Oui Oui Gestion des bons d’achat Oui Oui Oui Oui Oui Comptabilisation ponctuelle des documents des ventes Oui Oui Oui Oui Oui Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui Oui Oui Oui Oui Recalcul des modèles d’enregistrement Oui Documents des achats Oui Oui Oui Oui Oui Gestion des bons d’achat Oui Oui Oui Oui Oui Comptabilisation ponctuelle des documents des achats Oui Oui Oui Oui Oui Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui Oui Oui Oui Oui Recalcul des modèles d’enregistrement Oui Oui Oui Oui Liens contremarque Fournisseur Fournisseur et fabrication Fournisseur et fabrication Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Introduction © Sage 2007 36 Documents des stocks Oui Oui Oui Oui Oui Mouvements d’entrée Oui Oui Oui Oui Mouvments de sortie Oui Oui Oui Oui Mouvements de transfert Oui Oui Oui Oui Dépréciation de stock Oui Oui Oui Oui Préparations de fabrication Oui Oui Ordres de fabrication Oui Oui Bons de fabrication Oui Oui Transformer (PF et OF uniquement) Oui Oui Gestion des emplacements Oui Documents internes Oui Oui Gestion des fabrications Documents de fabrication Oui Oui Simulation de fabrication Oui Oui Calcul des besoins, prévisions de fabrication Oui Oui Interrogation de compte nomenclature Oui Oui Interrogation cas d’emploi Oui Oui Interrogation de charges ressource Oui Oui Gestion des livraisons clients Préparations de livraisons clients Oui Oui Oui Validation des préparations de livraisons clients Oui Oui Oui Livraison commandes clients Oui Oui Oui Oui Gestion des réceptions fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Contrôle qualité Oui Traitements par lot Facturation périodique Oui Oui Oui Oui Oui Réapprovisionnement Réapprovisionnement à date Oui Oui Oui Oui Réapprovisionnement sur prévisions de fabrication Oui Oui Envoi de commandes fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Réception des devis confirmés Oui Oui Oui Oui Oui Gestion des règlements Saisie des règlements clients Oui Oui Oui Oui Oui Saisie des règlements fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Code journal par mode de règlement Oui Oui Oui Oui Oui Génération des règlements Oui Oui Oui Oui Oui Génération des règlements à partir des écritures comptables Oui Oui Oui Oui Oui Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Introduction © Sage 2007 37 Modèles et prestations types Oui Oui Oui Oui Abonnements Abonnement clients Oui Oui Oui Oui Abonnement fournisseurs Oui Oui Oui Oui Génération des abonnements Oui Oui Oui Oui Reconduction des abonnements Oui Oui Oui Oui Mise à jour des pièces d’abonnement Oui Oui Oui Oui Contremarque Génération des commandes fournisseurs Oui Oui Oui Génération des préparations de fabrication Oui Oui Affectation des livraisons fournisseurs Oui Oui Oui Affectation des bons de fabrication Oui Oui Interrogation de compte Interrogation de compte client Oui Oui Oui Oui Oui Interrogation de compte fournisseur Oui Oui Oui Oui Oui Interrogation de compte article Oui Oui Oui Oui Oui Interrogation de stock prévisionnel Oui Oui Oui Oui Oui Interrogation de compte affaire Oui Oui Oui Oui Oui Interrogation de compte collaborateur Oui Oui Oui Oui Oui Suivi traçabilité série/lot Oui Recherche de documents Recherche d’en-tête Oui Oui Oui Oui Oui Recherche de lignes Oui Oui Oui Oui Oui Saisie d’inventaire Oui Oui Oui Oui Oui Saisie d’inventaire / Conditionnement de stock Oui Oui Oui Oui Oui Ventilation par emplacement Oui Mise à jour de l’agenda Oui Oui Oui Oui Oui Mise à jour de la comptabilité Oui Oui Oui Oui Oui Mise à jour comptable des engagements (Bons de Commande, Préparations de Livraison, Bons de Livraison) Oui Oui Oui Oui Oui Gestion du lettrage et du pré-lettrage Oui Oui Oui Oui Oui Archivage Oui Oui Oui Oui Oui Archivage fiscal des données Oui Oui Oui Oui Oui Menu Etat Etats personnalisés Oui Oui Oui Oui Oui Analyse clients Oui Oui Oui Oui Oui Cadenciers clients Oui Oui Oui Oui Oui Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Introduction © Sage 2007 38 Statistiques clients Oui Oui Oui Oui Oui Mouvements clients Oui Oui Oui Oui Oui Analyse fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Cadencier fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Statistiques fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Mouvements fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui Statistiques articles Oui Oui Oui Oui Oui Mouvements de stock Oui (2) Oui (1) Oui Oui Oui Inventaire Oui Oui Oui Oui Oui Cadencier de livraison Oui Oui Oui Oui Oui Statistiques représentants Oui Oui Oui Oui Oui Commissions représentants Oui Oui Oui Oui Oui Tableau de bord Oui Oui Oui Oui Oui Journaux comptables Oui Oui Oui Oui Oui Etats libres Oui Oui Oui Oui Oui Etiquettes de colisage Oui Oui Oui Oui Oui Relevés de facture Oui Oui Oui Oui Oui Liste de documents Oui Oui Oui Oui Oui Traites en continu Oui Oui Oui Oui Oui Relevés d’échéances Oui Oui Oui Oui Oui Etiquettes et mailing tiers Oui Oui Oui Oui Oui Liste de tiers Oui Oui Oui Oui Oui Etiquettes articles Oui Oui Oui Oui Oui Liste d’articles Oui Oui Oui Oui Oui Menu Fenêtre Réorganiser Oui Oui Oui Oui Oui Actualiser Oui Oui Oui Oui Oui Personnaliser l’interface Affichage Oui Oui Oui Oui Oui Barres d’outils Oui Oui Oui Oui Oui Menus Oui Oui Oui Oui Oui Raccourcis Oui Oui Oui Oui Oui Personnaliser les écrans Oui Oui Oui Oui Oui Personnaliser la liste Oui Oui Oui Oui Oui Ajustement automatique des colonnes Oui Oui Oui Oui Oui Préférences Oui Oui Oui Oui Oui Barres verticales Oui Oui Oui Oui Oui Mode assistant Oui Oui Oui Oui Oui Mode personnalisé Oui Oui Oui Oui Oui Fonctions Ligne 100 Ligne 100 Pack Service Ligne 100 Pack Ligne 100 Pack Industrie Ligne 100 Pack Plus Introduction © Sage 2007 39 Versions fonctionnant sur Macintosh La ligne de produits Sage Gestion commerciale se décline en deux versions : 􀂉 la version 30, 􀂉 la version 100. 1. Spécifique aux versions SQL du programme. 2. Au CMUP. Introduction © Sage 2007 40 Les fonctions disponibles sont listées dans le tableau suivant. Version 30 Version 100 Création du fichier commercial avec définition des options de gestion Documents des ventes Documents des achats Documents des stocks Définition de la structure du catalogue articles et des familles d’articles Codification automatique des articles et impression des codes barres Création des emplacements de stockage Clients Gestion des centrales d’achat Fournisseurs Interdiction de saisie sur les données mises en sommeil Gestion des représentants/vendeurs et des acheteurs Facturation périodique Bons d’achat Réapprovisionnement Envoi des commandes fournisseurs Gestion des réceptions fournisseurs Gestion par affaires Communication de site à site Saisie d’inventaire Gestion des règlements Interrogation de comptes clients, fournisseurs, articles, collaborateurs, affaires Gestion des frais de port Comptabilisation des engagements Personnalisation des menus et des écrans Exportation et importation des préférences Archivage fiscal des données Version 30 de base + Gestion analytique article Documents internes Modèles et prestations types avec formules de calcul des modèles d’enregistrement Abonnements Nomenclatures commerciales Gammes de produits Gestion des livraisons Livraison des commandes clients Gestion analytique article Gestion des fabrications, des prévisions de fabrication et des centres de charges Gestion de la contremarque fournisseur et fabrication Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé et par lot Gestion du multi-emplacement par dépôt Gestion des emplacements de contrôle Gestion des réceptionnaires Contrôle qualité Traçabilité des articles sérialisés et par lot Gestion des prévisions de fabrication Informations libres paramétrables Gestion des articles liés Gestion du cycle administratif des pièces Gestion des devises Modèles et prestations types Abonnements Introduction © Sage 2007 41 Les fonctions disponibles sont précisées dans le tableau suivant. Seules les principales fonctions sont mentionnées. Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Menu Fichier Nouveau Oui Oui Ouvrir Oui Oui Fermer Oui Oui A propos de votre société Oui Oui Lire les informations Oui Oui Configuration système et partage Oui Oui Autorisations d’accès Oui Oui Importer Importer au format Sage Oui Oui Importer au format paramétrable Oui Oui Exporter Exporter au format Sage Oui Oui Exporter au format paramétrable Oui Oui Format importation/exportation paramétrable Oui Oui Communication Oui Oui Communication planifiée Oui Oui Impression des paramètres société Oui Oui Mise en page Oui Oui Format d’impression Oui Oui Impression différée Oui Oui Outils Mise à jour des tarifss Oui Oui Mise à jour des prévisions Oui Mise à jour des références et des codes barres Oui Oui Mise à jour des informations libres Oui Oui Réajustement des cumuls Oui Oui Maintenance Oui Oui Afficher le journal de maintenance Oui Oui Importer les préférences Oui Oui Exporter les préférences Oui Oui Lancement des applications Sage Oui Oui Quitter Oui Oui Menu Structure Familles d’articles Oui Oui Structuration du catalogue familles et articles Oui Oui Articles Oui Oui Structuration du catalogue articles Oui Oui Introduction © Sage 2007 42 Codification automatique des références articles Oui Oui Codification automatique des références énumérés de conditionnement Oui Oui Codification automatique des références énumérés de gamme Oui Oui Codification automatique des codes barres avec impression des codes barres Oui Oui Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé, par lots Oui Nomenclatures Articles liés Oui Oui Nomenclatures commerciales Oui Nomenclatures de fabrication Oui Gestion des nomenclatures variables Oui Gestion des nomenclatures à gamme Oui Gestion des prévisions de fabrication Oui Centres de charges Oui Comptabilité Plan comptable Oui Oui Plan analytique 2 plans 11 plans Taux de taxes Oui Oui Codes journaux Oui Oui Banques Oui Oui Modèles de règlement Oui Oui Modèles de grille Oui Oui Codes affaires Oui Oui Clients Oui Oui Fournisseurs Oui Oui Barèmes Commissions Oui Oui Rabais, remises et ristournes Oui Oui Soldes et promotions Oui Oui Glossaires Oui Oui Modèles d’enregistrement Oui Ressources Oui Centres de charges Oui Collaborateurs Oui Oui Dépôts de stockage Oui Oui Création automatique des emplacements Oui Oui Menu Traitement Documents des ventes Oui Oui Gestion des bons d’achat Oui Oui Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Introduction © Sage 2007 43 Comptabilisation ponctuelle des documents des ventes Oui Oui Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui Oui Recalcul des modèles d’enregistrement Oui Documents des achats Oui Oui Gestion des bons d’achat Oui Oui Comptabilisation ponctuelle des documents des achats Oui Oui Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui Oui Recalcul des modèles d’enregistrement Oui Liens contremarque Fournisseur et fabrication Documents des stocks Oui Oui Mouvements d’entrée Oui Oui Mouvements de sortie Oui Oui Mouvements de transfert Oui Oui Dépréciation de stock Oui Oui Préparations de fabrication Oui Ordres de fabrication Oui Bons de fabircation Oui Transformer (PF et OF uniquement) Oui Gestion des emplacements Oui Documents internes Oui Gestion des fabrications Documents de fabrication Oui Simulation de fabrication Oui Calcul des besoins, prévisions de fabrication Oui Interrogation de compte nomenclature Oui Interrogation cas d’emploi Oui Interrogation de charges ressource Oui Gestion des livraisons clients Préparations de livraisons clients Oui Validation des préparations de livraisons clients Oui Livraison commandes clients Oui Oui Gestion des réceptions fournisseurs Oui Oui Contrôle qualité Oui Traitements par lot Facturation périodique Oui Oui Réapprovisionnement Oui Oui Réapprovisionnement à date Oui Oui Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Introduction © Sage 2007 44 Réapprovisionnement sur prévisions de fabrication Oui Envoi commandes fournisseurs Oui Oui Réception des devis confirmés Oui Oui Gestion des règlements Saisie des règlements clients Oui Oui Saisie des règlements fournisseurs Oui Oui Génération des règlements Oui Oui Génération des règlements à partir des écritures comptables Oui Oui Modèles et prestations types Oui Oui Abonnements Abonnement clients Oui Oui Abonnement fournisseurs Oui Oui Génération des abonnements Oui Oui Reconduction des abonnements Oui Oui Mise à jour des pièces d’abonnement Oui Oui Contremarque Génération des commandes fournisseurs Oui Génération des préparations de fabrication Oui Affectation des livraisons fournisseurs Oui Affectation des bons de fabrication Oui Interrogation de compte Interrogation de compte client Oui Oui Interrogation de compte fournisseur Oui Oui Interrogation de compte article Oui Oui Interrogation de stock prévisionnel Oui Oui Interrogation de compte affaire Oui Oui Interrogation de compte collaborateur Oui Oui Suivi traçabilité série/lot Oui Recherche de documents Recherche d’en-tête Oui Oui Recherche de lignes Oui Oui Saisie d’inventaire Oui Oui Saisie d’inventaire / Conditionnement de stock Oui Oui Validation par emplacement Oui Mise à jour de l’agenda Oui Oui Mise à jour de la comptabilité Oui Oui Mise à jour comptable des engagements (Bons de Commande, Préparations de Livraison, Bons de Livraison) Oui Oui Gestion du lettrage et du pré-lettrage Oui Oui Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Introduction © Sage 2007 45 Archivage Oui Oui Archivage fiscal des données Oui Oui Menu Etat Etats personnalisés Oui Oui Analyse clients Oui Oui Cadenciers clients Oui Oui Statistiques clients Oui Oui Mouvements clients Oui Oui Analyse fournisseurs Oui Oui Cadencier fournisseurs Oui Oui Statistiques fournisseurs Oui Oui Mouvements fournisseurs Oui Oui Statistiques articles Oui Oui Mouvements de stock Oui (1) Oui Inventaire Oui Oui Cadencier de livraison Oui Oui Statistiques collaborateurs Oui Oui Commissions représentants Oui Oui Tableau de bord Oui Oui Journaux comptables Oui Oui Etats libres Oui Oui Etiquettes de colisage Oui Oui Relevés de facture Oui Oui Liste de documents Oui Oui Traites en continu Oui Oui Relevés d’échéances Oui Oui Etiquettes et mailing tiers Oui Oui Liste de tiers Oui Oui Etiquettes articles Oui Oui Liste d’articles Oui Oui Menu Fenêtre Réorganiser Oui Oui Actualiser Oui Oui Personnaliser l’interface Affichage Oui Oui Barres d’outils Oui Oui Menus Oui Oui Raccourcis Oui Oui Personnaliser les écrans Oui Oui Personnaliser la liste Oui Oui Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Introduction © Sage 2007 46 Généralités concernant les versions Windows et Macintosh Les versions Macintosh et Windows utilisant les mêmes fichiers et bénéficiant des mêmes principes de fonctionnement et d’utilisation sous les deux environnements, il nous a semblé plus simple de les décrire dans un même manuel illustré toutefois à partir de l’environnement Microsoft Windows. Lorsque les descriptions de fonctionnement et d’utilisation varient d’un environnement à l’autre, elles sont identifiées par les mots Windows ou Macintosh placés dans la marge. Ni Microsoft Windows, ni le système d’exploitation Mac OS ne sont fournis avec le programme. Vous devez en faire l’acquisition séparément et l’installer sur votre disque dur avant le programme Sage Gestion commerciale. Le format des données est le même pour les versions Macintosh du programme Sage Gestion commerciale et pour les versions Microsoft Windows. Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi à formater le support, les données saisies sous l’un ou l’autre des systèmes d’exploitation. En particulier, Sage Gestion commerciale s’accommode tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Macintosh et PC, dans lesquels il est possible d’interroger et de travailler sur un même fichier de gestion à partir des deux types de micro-ordinateurs. Vous devez néanmoins disposer des deux versions du programme (Macintosh et Windows) et du logiciel Sage Serveur pour prétendre à ce type d’utilisation. Cette compatibilité s’étend en plus à la récupération des données comptables exportées. Dans le cas où l’utilisateur possède simultanément les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Comptabilité, les fichiers de gestion et les fichiers comptables, dont certaines informations seront directement utilisées par la gestion, doivent être liés afin d’éviter toute conversion lors des transferts comptables en fin de périodes. 􀀳 Le programme Sage 100 Gestion commerciale version 15.00 est interfacé avec le programme Sage 100 Comptabilité version 15.00. Si vous ne possédez pas cette dernière version, il faudra en demander la mise à jour avant de pouvoir faire l’échange des données comptables. Tous les programmes de la gamme Sage sont conformes à la Norme Microsoft Office Compatible. Utilisation en client/serveur L’utilisation du programme Sage Gestion commerciale en réseau client/serveur nécessite une mise à jour du programme Sage 100 Serveur (pour Windows NT/200x ou pour Mac OS X). Ajustement automatique des colonnes Oui Oui Préférences Oui Oui Mode assistant Oui Oui Mode personnalisé Oui Oui 1. Au CMUP. Fonctions Ligne 30 Ligne 100 Introduction © Sage 2007 47 A propos de ce manuel La lecture de ce manuel et l’utilisation du programme sous-entendent que le maniement de Windows ou de Macintosh n’a pas de secrets pour vous. Si ce n’est pas le cas, il convient de parfaire votre connaissance du système que vous utilisez avant de poursuivre car nous ne décrirons pas toutes les manipulations nécessaires pour ouvrir, fermer, déplacer les fenêtres, utiliser les menus, cliquer sur les cases et les boutons et toutes les opérations qui relèvent exclusivement de l’utilisation de Microsoft Windows ou du système d’exploitation Mac OS. L’usage d’une souris est indispensable. Sur Windows, cette souris peut comporter deux ou trois boutons. Sage Gestion commerciale utilise les boutons droit et gauche. Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnant sous Microsoft Windows, il est possible de réaliser la presque totalité des manoeuvres à partir du clavier. 􀀳 Il est possible, sous Windows, de paramétrer les boutons à utiliser sur une souris. Nous décrirons dans ce manuel les boutons dans leur ordre normal c'est-à-dire pour utilisation par un droitier. Le bouton de gauche est destiné aux opérations courantes et celui de droite à certaines fonctions annexes (apparition des menus contextuels par exemple). Si vous avez inversé cet ordre par convenance personnelle, il y a lieu d'en tenir compte dans la lecture des explications. 􀀳 Le présent manuel donne la totalité des fonctionnalités du programme Sage 100 Gestion commerciale. Il est élaboré autour de l’arborescence de la version 100 Pack Plus Windows et 100 Macintosh. Documentation fournie La documentation fournie avec le programme se compose de : 􀂉 un «Manuel de la gamme», qui donne toutes les explications sur l’installation du programme, l’utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d’outils «Navigation», etc. ; ce manuel vous est fourni sous forme électronique ; 􀂉 un «Manuel de référence», celui que vous consultez actuellement, qui vous décrit, menu par menu, toutes les fonctions du programme ; ce manuel peut également être consulté sous sa forme électronique ; 􀂉 un «Guide pédagogique» qui vous permettra de vous familiariser avec les fonctionnalités du programme ; ce manuel vous est livré sous forme imprimée ; 􀂉 un «Guide de l’Euro» qui vous permettra de vous familiariser avec cette nouvelle monnaie et de connaître toutes les possibilités de traitement et de conversion des monnaies locales des pays de la zone Euro ainsi que des devises étrangères en euros. Ce manuel n’est fourni que sous forme électronique. Pour plus d’informations sur les manuels fournis sous forme électronique, reportez-vous aux paragraphes du «Manuel d’installation» traitant de l’installation de l’utilitaireAdobe® Reader ou Adobe® Acrobat® Reader. En ce qui concerne la consultation des manuels électroniques, voir le « Manuel de la gamme ». Ce manuel de référence doit être considéré comme la bible du programme. Il décrit toutes les fonctions dans l’ordre des menus et non pas dans l’ordre logique des traitements. Si vous recherchez des explications sur une fonction ou une zone de saisie particulière, nous vous conseillons de consulter l’index en fin de manuel ou le sommaire au début. 􀀳 Nous vous conseillons très vivement de consulter au préalable le «Manuel de la gamme» qui donne toutes les explications concernant l’utilisation des fenêtres, des menus et de toutes les particularités relatives à l’ergonomie du programme et à celles de votre environnement. Par souci de simplification, nous ne reprenIntroduction © Sage 2007 48 drons pas dans le présent manuel toutes les explications concernant le maniement des fenêtres et des zones de saisie. Nous supposerons également que vous avez installé et lancé le programme comme indiqué dans le «Manuel de la gamme». Conventions typographiques © Sage 2007 49 Conventions typographiques Le tableau ci-dessous présente les diverses conventions typographiques destinées à faciliter la recherche et l’identification de certaines informations. Convention Signification 􀀲 Ce symbole précède les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractères gras et italiques. Exemple Chaque fois que cela nous semblait nécessaire à la compréhension du rôle ou du maniement d’une commande, nous avons complété sa description avec des exemples en italique. Ces exemples sont présentés précédés du titre Exemple. 􀀳 Les remarques sont indiquées en italique avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes à la fonction actuellement décrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les négligez pas. Voir Cette barre horizontale, suivie d’un texte en caractères grisés et italiques indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous référer pour un complément d’information. Liens Ces caractères verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparaître le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. le fichier SETUP.EXE Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules. Ouvrir Fichier / Ouvrir Chaque titre concernant la description d’une fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (s’il y a lieu) / Fonction. Sélectionnez Tous Les choix que l’on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères gras. Libellé Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et italiques. Menu Fichier / Ouvrir Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est noté en caractères italiques. la fenêtre «Client» Le nom des volets et des fenêtres est inscrit entre guillemets. l’onglet Commentaires Le nom des onglets est précédé d’une majuscule. le bouton [Annuler] Le nom des boutons est mentionné entre crochets. la barre d’outils «Navigation» Le nom des barres d’outils est mentionné entre guillemets et marqué par une majuscule sur la première lettre. la touche ECHAP les touches CTRL+C Les touches à utiliser sont mentionnées en MAJUSCULES. Lorsqu’il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées avec le caractère +. Menu Système © Sage 2007 50 Menu Système Les fonctions du menu Système permettent de déplacer, redimensionner et refermer la fenêtre. Windows Ce menu n’existe que dans la version Windows du programme. Il apparaît dans toutes les fenêtres du programme (fenêtres non «modales», voir le «Manuel de la gamme»). 􀀳 Une fenêtre «modale» est, en général, pourvue de boutons [OK] et / ou Annuler. m Les fonctions des menus Système sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Nous vous invitons à vous y reporter. Le menu Système s’ouvre en cliquant avec le pointeur de la souris sur l’icône représentative du programme qui se trouve à gauche de la barre de titre de toute fenêtre non «modale». On peut également l’ouvrir à partir du clavier : 􀂉 en pressant ALT + TIRET pour les fenêtres de travail (fenêtre active), 􀂉 en pressant ALT + ESPACE pour la fenêtre de l’application. Rappelons succinctement que les commandes de ce menu permettent, suivant les cas, de : 􀂉 Restaurer les dimensions de la fenêtre à leur taille primitive si elles ont été réduites auparavant. 􀂉 Déplacer la fenêtre à partir du clavier. 􀂉 Modifier les dimensions de la fenêtre à partir du clavier. 􀂉 Réduire la fenêtre sous forme de bouton. 􀂉 Agrandir la fenêtre à son maximum. 􀂉 Fermer la fenêtre (ou le programme s’il s’agit de la fenêtre de l’application). 􀂉 Fermer simultanément toutes les fenêtres des éléments appartenant à une liste. 􀂉 Déplacer la sélection par la fonction Glisser/Déposer si la fonction le permet. Menus Gestion Commande (Mac OS X) © Sage 2007 51 Menus Gestion Commande (Mac OS X) Ce chapitre présente le menu propre à Macintosh : 􀂉 «Menu Gestion commerciale», page 52. Menus Gestion Commande (Mac OS X) © Sage 2007 52 Menu Gestion commerciale Macintosh Ce menu n’existe que dans la version Macintosh du programme. Ce menu est également présent dans toutes les applications fonctionnant sur Macintosh. Il offre un certain nombre de fonctions propres à ce micro-ordinateur et qui dépendent du système d’exploitation utilisé. Le menu Gestion commerciale propose, en dehors des commandes propres au Macintosh, des fonctions particulières au programme Sage Gestion commerciale : 􀂉 A propos de Gestion commerciale 100, 􀂉 Sage sur le Web, 􀂉 Actualiser les droits d’accès au portail. Ces fonctions sont identiques à celles que l’on trouve dans le menu Aide (?) de la version Windows. Voir le titre «Menu Aide (?)», page 1723. Les autres fonctions sont typiques de l’environnement Macintosh. Pour plus d’informations, reportez-vous aux explications données dans la documentation Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 53 Menu Fichier Ce menu donne accès aux commandes permettant de : 􀂉 créer un fichier commercial ou un fichier comptable, cette fonction pouvant bénéficier d’un assistant : «Nouveau», page 55, 􀂉 ouvrir, fermer un fichier commercial ou un fichier comptable : «Ouvrir», page 82, 􀂉 fermer un fichier commercial ou un fichier comptable : «Fermer», page 86, 􀂉 enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de l’entreprise : «A propos de votre société», page 87, 􀂉 lire les informations sur l’entreprise : «Lire les informations», page 204, 􀂉 visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail : «Configuration système et partage», page 206, 􀂉 autoriser ou interdire l’accès à certaines commandes pour certains utilisateurs : «Autorisations d’accès», page 210, commande qui donne accès à trois autres fonctions : 􀂉 «Gestion du Mot de passe», page 211, 􀂉 «Utilisateurs», page 212, 􀂉 «Paramètres de sécurité», page 214, 􀂉 importer ou exporter des données selon un format propre aux Lignes Sage 30 et 100 ou selon un format paramétrable : «Importer», page 215 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Importer au format Sage», page 216, 􀂉 «Importer au format d’importation paramétrable», page 230, 􀂉 exporter ces mêmes données dans les mêmes conditions : «Exporter», page 235 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Exporter au format Sage, HTML…», page 236, 􀂉 «Exporter au format d’exportation paramétrable», page 246, 􀂉 paramétrer les formats d’exportation paramétrables : «Format import/export paramétrable», page 250, Menu Fichier © Sage 2007 54 􀂉 transférer les données de façon manuelle ou automatique entre le site central (Gestion commerciale) et plusieurs sites distants (Saisie de caisse décentralisée) : «Communication site à site», page 277 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Communication», page 278, 􀂉 «Communications planifiées», page 296, 􀂉 imprimer les paramètres du dossier de l’entreprise : «Imprimer les paramètres société», page 303, 􀂉 avoir accès à la commande de mise en page : «Mise en page», page 304, 􀂉 enregistrer le format d’impression des différents documents et états que le programme Sage Gestion commerciale peut produire : «Format d’impression», page 305, 􀂉 lancer l’impression des documents dont l’impression a été différée : «Impression différée», page 306, 􀂉 mettre à jour et réajuster des données, faire des opérations de maintenance et partager des préférences du poste avec d’autres utilisateurs : «Outils», page 308 : 􀂉 «Mise à jour des tarifs», page 309, 􀂉 «Mise à jour des prévisions», page 333, 􀂉 «Mise à jour des références et des codes barres», page 340, 􀂉 «Réajustement des cumuls», page 352, 􀂉 «Recalcul des informations libres», page 350, 􀂉 «Maintenance», page 357, 􀂉 «Réorganiser ma base de données», page 358, 􀂉 «Afficher le journal de maintenance», page 359, 􀂉 «Importer les préférences», page 360, 􀂉 «Exporter les préférences», page 362, 􀂉 lancer les diverses applications Lignes Sage 30 ou 100 qui peuvent être présentes sur votre poste : «Lancement des applications», page 363, 􀂉 quitter le programme : «Quitter», page 364. Menu Fichier © Sage 2007 55 Nouveau Fichier / Nouveau Cette commande permet de créer un nouveau fichier commercial. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Nouveau fichier] de la barre d’outils « Standard ». Voir le «Manuel de la gamme» pour les explications sur les barres d’outils. Un fichier ne peut être créé que si aucun autre n’est ouvert. Deux méthodes peuvent être utilisées pour la création d’un fichier de gestion : 􀂉 une faisant appel à un assistant qui guide l’utilisateur à toutes les étapes de la création du fichier de gestion et, éventuellement, du fichier comptable associé : «Assistant de création d’un nouveau fichier», page 55, 􀂉 une méthode manuelle dans laquelle l’utilisateur doit procéder à tous les paramétrages sans assistance : «Utilisation manuelle de la commande Nouveau», page 78. Assistant de création d’un nouveau fichier Si vous avez coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nouveau fera apparaître la première étape de l’Assistant de création d’un nouveau fichier. 􀀳 L’utilisation manuelle de la commande Nouveau est décrite sous le titre «Utilisation manuelle de la commande Nouveau», page 78. Cet assistant vous permettra de : 􀂉 créer un fichier commercial en lui associant un fichier comptable existant, 􀂉 créer un fichier commercial et un fichier comptable, 􀂉 enregistrer les informations sur la société (celles apparaissant dans la fonction Fichier / A propos de votre société), 􀂉 enregistrer la monnaie de tenue commerciale et la paramétrer si nécessaire, 􀂉 enregistrer la monnaie de tenue comptable et la paramétrer si nécessaire, 􀂉 enregistrer la devise d’équivalence et la paramétrer si nécessaire (cette devise est utilisée avec l’Inverseur), 􀂉 enregistrer des informations nécessaires à un démarrage facilité de la gestion telles les catégories tarifaires de clients, les colonnes destinées aux articles spéciaux (à gamme, à nomenclature, à conditionnement, etc.) à afficher dans les pièces qui en traitent, les catégories d’articles, etc. Ces informations indispensables à toute utilisation du programme Sage Gestion commerciale seront enregistrées dans les zones adéquates des fichiers et apparaîtront dans les commandes du programme qui les utilisent. Elles nécessiteront cependant d’être complétées de certaines données, en particulier dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Options », afin de pouvoir débuter une gestion digne de ce nom. La première étape de l’assistant est celle de la sélection du mode de création : «Choix du mode de création – Assistant de création de fichier», page 56. Prenez connaissance attentivement des informations données dans chaque fenêtre. Menu Fichier © Sage 2007 56 Choix du mode de création – Assistant de création de fichier L’assistant propose : 􀂉 la création d’un fichier commercial avec association d’un fichier comptable existant : «Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant», page 56, 􀂉 la création simultanée d’un fichier comptable et d’un fichier commercial : «Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable», page 69. Cette fenêtre vous offre le choix entre : 􀂉 Ouvrir un fichier comptable existant (valeur par défaut) : le fichier commercial qui va être créé sera rattaché à un fichier comptable existant ; 􀂉 Créer un nouveau fichier comptable : la création du fichier commercial s’accompagnera de celle du fichier comptable qui lui est obligatoirement associé. Cette dernière possibilité doit être choisie si vous ne possédez pas un programme Sage Comptabilité. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant Les étapes de l’assistant sont les suivantes : 􀂉 «Ouverture du fichier comptable – Assistant de création de fichier», page 57, 􀂉 «Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier», page 58, 􀂉 «Reprise des éléments commerciaux – Assistant de création de fichier», page 59, 􀂉 «Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier», page 60, 􀂉 «Options de gestion de votre fichier commercial – Assistant de création de fichier», page 60, 􀂉 «Codification automatique des références articles – Assistant de création de fichier», page 61, 􀂉 «Codification automatique des codes barres – Assistant de création de fichier», page 62, Menu Fichier © Sage 2007 57 􀂉 «Options d’initialisation des données commerciales – Assistant de création de fichier», page 64, 􀂉 «Structuration du catalogue articles – Assistant de création de fichier», page 65, 􀂉 «Paramètres de classification du catalogue articles – Assistant de création de fichier», page 65, 􀂉 «Paramètres des tarifs – Assistant de création de fichier», page 66, 􀂉 «Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier», page 67, 􀂉 «Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier», page 68. Ouverture du fichier comptable – Assistant de création de fichier Dans le cas où vous auriez coché l’option Ouvrir un fichier comptable existant dans la première étape, la fenêtre qui suit permet justement la sélection de ce fichier. 􀀳 Si vous avez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable la fenêtre qui s’ouvre n’est pas celle-ci mais celle présentée plus loin. Voir le titre «Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier», page 70. Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Ouvrir le fichier comptable » permettant de choisir le fichier comptable qui sera associé au nouveau fichier de gestion. Menu Fichier © Sage 2007 58 Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le fichier commercial ne s’ouvre pas. Vous pouvez aussi créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Voir plus loin les explications données sur ce point. Voir le titre «Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable», page 69. 􀀳 Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 15.00 du programme Sage 100 Comptabilité ou 13.00 du programme Sage 30 Comptabilité. Si vous disposez d’une version du programme Sage Comptabilité antérieure à ces versions, vous devez, d’une part, faire l’acquisition de la dernière version et, d’autre part, convertir le fichier comptable à l’aide du programme Sage Maintenance. Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d’achat ne peut s’effectuer que sur des fichiers comptables conçus avec les programmes cités dans la remarque précédente. 􀀳 Si vous ne disposez pas d’un programme Sage Comptabilité, il faudra alors revenir à l’étape précédente en cliquant sur le bouton Précédent et sélectionner l’option Créer un nouveau fichier comptable. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif que si un fichier comptable a été sélectionné. Les autres boutons ont le rôle précisé plus haut. Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier L’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée un fichier de gestion. Menu Fichier © Sage 2007 59 Le programme attribue au fichier commercial la raison sociale enregistrée dans le fichier comptable. De la même façon, il reporte dans les zones de cette fenêtre les informations équivalentes trouvées dans le fichier comptable. Ces informations peuvent être modifiées. Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet « Identification » de la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Identification – A propos de…», page 88 pour connaître les informations à saisir dans les zones respectives. 􀀲 Application de l’euro Les entreprises appartenant à un pays de la zone Euro sont, sauf cas très particulier, dans l’obligation de choisir l’euro comme monnaie de tenue comptable et ceci depuis le 1er janvier 2002. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Reprise des éléments commerciaux – Assistant de création de fichier La fenêtre suivante permet la définition des options du fichier commercial. Trois choix sont proposés dans cette fenêtre : 􀂉 Fichier prêt à l’emploi : (valeur proposée par défaut) le programme reprend les options telles qu’elles sont paramétrées dans le fichier modèle C_MODELE.GCM (ou CMODELE.GCM sur Menu Fichier © Sage 2007 60 Oracle). L’utilisateur disposera d’un fichier commercial paramétré avec les options de base, options qu’il pourra modifier au fur et à mesure de l’utilisation du programme et de la découverte des fonctions qui lui sont utiles. 􀂉 Paramétrage de quelques options : certaines options sont reprises du fichier modèle évoqué dans le point précédent et certaines autres sont proposées au paramétrage de l’utilisateur. 􀂉 Paramétrage manuel : la totalité du paramétrage est laissée aux soins de l’utilisateur. Les écrans qui vont apparaître à la validation de cette fenêtre par la touche [Suivant} seront fonction du choix fait ici. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier La fenêtre suivante rappelle les informations qui doivent être enregistrées ou créées en priorité dans le fichier commercial. Elle apparaît quel que soit le choix fait dans l’étape précédente de l’assistant. Cette fenêtre est informative sur les opérations que l’assistant va exécuter ou celles que l’utilisateur doit réaliser. Passez à l’étape suivante avec le bouton [Suivant]. Dans le cas où on a demandé un fichier prêt à l’emploi, cette étape est celle de la création du fichier commercial. Voir le titre «Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier», page 68. Options de gestion de votre fichier commercial – Assistant de création de fichier La fenêtre suivante permet la définition détaillée de quelques options de gestion du fichier commercial. Elle apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Reprise des éléments commerciaux de l’assistant. Menu Fichier © Sage 2007 61 Les options proposées ont les rôles suivants : 􀂉 Codifier automatiquement les articles et les codes barres : cette option entraînera l’ouverture d’une fenêtre de l’assistant permettant de codifier automatiquement les références des articles. 􀂉 Définir les particularités des articles : permet de définir les particularités de certains articles : gamme(s), sérialisés (affectation d’un numéro de série) ou gérés par lots (avec affectation d’un numéro de lot), conditionnements différents pour un même article, nomenclatures de fabrication, gestion d’emplacements multiples par articles et par dépôts. 􀂉 Structurer votre catalogue article : permet d’ouvrir une fenêtre de l’assistant dans laquelle la structure de la codification de vos articles pourra être définie. Cette codification n’est pas définitive et pourra évoluer au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise. 􀂉 Définir les options pour la gestion des tarifs : permet d’ouvrir une fenêtre de l’assistant dans laquelle on peut enregistrer les différentes catégories tarifaires qui seront appliquées aux clients. Les écrans qui vont apparaître à la validation de cette fenêtre par le bouton [Suivant} seront fonction du choix fait ici. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Codification automatique des références articles – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Reprise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Codifier automatiquement les articles et les codes barres dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial. Elle permet d’enregistrer les paramètres de codification des références des articles. Menu Fichier © Sage 2007 62 Les zones de paramétrage présentes dans cette fenêtre ont les rôles suivants. Longueur totale des références articles Cette zone fixe le nombre de caractères de la référence article qui sera automatiquement générée lors de la création de tout nouvel article. Cette longueur est comprise entre 0 et 18 caractères alphanumériques. Voir les principes de codification sous le titre «Codification automatique», page 136. Type de racine Cette zone offre deux choix : 􀂉 Racine fixe : (valeur par défaut) la racine de codification utilisée sera celle précisée dans la zone suivante Racine fixe. 􀂉 Racine famille : la racine utilisée pour la codification des articles sera celle précisée dans la fiche de la famille à laquelle appartient l’article. Dans ce deuxième cas, consultez le titre «Familles d’articles», page 387. Racine fixe Cette zone n’est accessible que si le choix fait dans la zone précédente Type de racine est Racine fixe. Dans ce cas, elle permet d’enregistrer la valeur de la racine fixe utilisée par le programme dans la codification des articles. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Codification automatique des codes barres – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît dans les mêmes conditions que la fenêtre précédente. Elle permet d’enregistrer les paramètres de codification des codes barres affectés aux articles. Menu Fichier © Sage 2007 63 Les zones de paramétrage présentes dans cette fenêtre ont les rôles suivants. Voir les principes de codification sous le titre «Codification automatique», page 136. Norme des codes barres Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée, les codes barres sont générés automatiquement en fonction de la longueur et des paramètres des racines. 􀂉 C39 : les codes barres générés seront au format de la norme des codes barres C39. 􀂉 EAN 8 : les codes barres seront générés sur 8 caractères numériques. Le dernier caractère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme. L’incrémentation s’effectue sur les 7 premiers caractères. 􀂉 EAN 13 : les codes barres seront générés sur 13 caractères numériques. Le dernier caractère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme. L’incrémentation s’effectue sur les 12 premiers caractères. 􀂉 EAN 128 : les codes barres seront constitués de caractères numériques. Le dernier caractère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme. L’incrémentation s’effectue sur les premiers caractères. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur totale des codes barres qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Cette zone est inaccessible si la norme des codes barres est EAN8 ou EAN13. Type de racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Racine fixe : (valeur par défaut) la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine fixe ci-dessous. La zone Longueur de la racine qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. 􀂉 Racine code barre famille : la racine du code barre article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine code barres du volet « Complément » de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur de la racine qui suit. Longueur de la racine Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type de racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Menu Fichier © Sage 2007 64 Racine fixe Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type de racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Options d’initialisation des données commerciales – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Reprise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Définir les particularités des articles dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial. Elle permet d’initialiser la présence des colonnes relatives à certains articles particuliers dans les pièces où ces colonnes peuvent apparaître. Les articles concernés sont les suivants. Articles à gammes de type produit Articles comportant des gammes simples ou doubles. Exemple T-shirts de différentes couleurs. Articles sérialisés ou suivis par lot Articles comportant des numéros de série ou de lots. Articles à conditionnement Articles vendus sous divers conditionnements. Nomenclatures de fabrication Articles dont l’assemblage est réalisé par les soins de l’entreprise. Gestion d’emplacements multiples Articles stockés en différents endroits ou en différents dépôts. Exemple Articles stockés à un emplacement avant contrôle de réception différent de l’emplacement après contrôle. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Menu Fichier © Sage 2007 65 Structuration du catalogue articles – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Reprise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Structurer votre catalogue articles dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial. Elle donne quelques conseils sur la structure d’un catalogue articles. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Paramètres de classification du catalogue articles – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît à la suite de la précédente et dans les mêmes conditions de choix. Elle permet d’enregistrer la classification du catalogue articles. Les différentes structures de base sont enregistrées dans cette fenêtre. Elles pourront être modifiées et complétées en utilisation courante du programme. Les niveaux hiérarchiques, 4 au maximum, sont enregistrés dans cette fenêtre : 􀂉 un niveau précédé d’aucune icône ne possède pas de niveaux dépendant de lui ; Menu Fichier © Sage 2007 66 􀂉 un niveau précédé d’un triangle pointe en bas ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui en dépendent et qui sont listés à la suite avec un décalage ; cliquez sur l’icône pour refermer ces niveaux ; 􀂉 un niveau précédé d’un triangle pointe à droite ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui en dépendent mais qui sont actuellement cachés ; cliquez sur l’icône pour afficher ces niveaux. Créer un niveau ne dépendant d’aucun autre 1 . Assurez-vous qu’aucun niveau n’est sélectionné dans la liste (CTRL + clic gauche pour le dessélectionner). 2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste. 3 . Validez par le bouton [Ajouter] ou la touche ENTRÉE. 􀀲 Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35 caractères, il est conseillé d’enregistrer des désignations les plus concises possibles surtout si le nombre de niveaux est important. Créer un niveau dépendant d’un autre 1 . Sélectionnez le niveau hiérarchique dont le nouveau niveau doit dépendre. 2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste en remplacement des informations qui y sont mentionnées. 3 . Validez exclusivement par le bouton [Ajouter]. Modifier un niveau 1 . Sélectionnez la ligne du niveau à modifier. 2 . Retapez désignation et/ou code dans les zones de saisie en bas de la liste. 3 . Validez par la touche ENTRÉE (exclusivement). Supprimer un niveau 1 . Sélectionnez la ligne du niveau à supprimer. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 􀀲 La suppression d’un niveau supprime également tous les niveaux qui en dépendaient. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Paramètres des tarifs – Assistant de création de fichier Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Reprise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Définir les options pour la gestion des tarifs dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial. Elle permet d’enregistrer les différentes catégories tarifaires qui seront appliquées aux clients. Menu Fichier © Sage 2007 67 Cette fenêtre permet d’une part de définir le type de tarif utilisé par défaut : 􀂉 HT (valeur par défaut) ou 􀂉 TTC, ainsi que les différentes catégories tarifaires que vous désirez appliquer à vos clients. Ceux-ci seront affectés à une des catégories créées et se verront appliquer les tarifs correspondants. 􀀳 Les catégories tarifaires enregistrées ici seront automatiquement reportées dans l’option Catégories tarifaires de la fiche de la société. Voir le titre «Catégorie tarifaire», page 132. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Informations sur les données commerciales – Assistant de création de fichier Cette fenêtre informative rappelle les informations à saisir en priorité dès que le fichier commercial sera créé. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. 􀀲 Dans le cas d’une création de fichier commercial et de fichier comptable, la fenêtre de l’assistant qui s’ouvre après clic sur le bouton [Suivant] est celle de la création du fichier comptable. Voir le titre «Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier», page 75. Menu Fichier © Sage 2007 68 Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé. Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. 1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement l’extension .GCM. 3 . Précisez éventuellement la taille du fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille du fichier en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre de l’assistant. Il entraîne la génération du fichier ainsi que le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Menu Fichier © Sage 2007 69 Lorsque la création du fichier a été réalisée, le volet « Fichier / A propos de votre société / Identification » s’ouvre et affiche les données sur la société reprises du fichier comptable. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 87. Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable Les principales étapes de l’assistant sont les suivantes : 􀂉 «Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise – Assistant de création de fichier», page 69, 􀂉 «Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier», page 70, 􀂉 «Définition de l’exercice et de la longueur des comptes – Assistant de création de fichier», page 71, 􀂉 «Identification de votre monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier», page 72, 􀂉 «Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier», page 72, 􀂉 «Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier», page 74, 􀂉 «Sélection des éléments repris – Assistant de création de fichier», page 75, 􀂉 «Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier», page 75, 􀂉 «Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier», page 77. Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise – Assistant de création de fichier Dans le cas où vous auriez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable dans la première étape, la fenêtre qui apparaît après la validation de l’étape 1 permet l’enregistrement du nom de la société. Indiquez la raison sociale de votre société Cette zone de 35 caractères alphanumériques doit être obligatoirement saisie. Si la valeur saisie dans cette zone est différente de celle que vous avez tapée lors de l’installation du programme, un message vous demandera de confirmer cette disparité. Les réponses possibles à ce message sont les suivantes : 􀂉 Oui : le programme passe à l’écran suivant de l’assistant ; 􀂉 Non : le programme reste sur la fenêtre actuelle de l’assistant et vous permet de la modifier. Menu Fichier © Sage 2007 70 Reprise des informations de la fiche Identification Si l’option Oui reste cochée, le programme reprendra les informations que vous avez enregistrées lors de l’installation du programme et les recopiera dans la fiche d’identification des fichiers de gestion que vous paramétrez actuellement. Si vous cochez l’option Non, l’étape suivante du paramétrage vous demandera d’enregistrer les informations générales sur la société. Pour plus d’informations sur la procédure d’installation, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif que si un nom de société a été saisi. Les autres boutons ont les rôles définis plus haut. Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier Si vous avez coché la case Non à la question Reprise des informations de la fiche identification l’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée un fichier de gestion. Si vous n’avez pas demandé, dans l’écran précédent, la reprise des informations saisies lors de l’installation du programme, les zones de cette fenêtre sont vides et devront être enregistrées. Les valeurs saisies seront reportées à la fois dans le fichier commercial et dans le fichier comptable. Si vous avez demandé la reprise des informations d’installation, ces zones seront complétées par les valeurs saisies. Elles restent modifiables. Pour plus d’informations sur les zones de saisie et leur destination, reportez-vous au «Volet Identification – A propos de…», page 88. Activité Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise. N° d’identifiant Zone pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. de la société. Télécommunication Cet encadré regroupe deux zones permettant de saisir les numéros de téléphone et de télécopie. Menu Fichier © Sage 2007 71 􀀳 Il est possible d’enregistrer d’autres numéros de télécommunications. Voir les volets « Identification » et « Contacts » de la commande Fichier / A propos de votre société. Les boutons ont le rôle défini plus haut. Définition de l’exercice et de la longueur des comptes – Assistant de création de fichier La création se poursuit par l’apparition d’une fenêtre permettant la saisie : 􀂉 des dates limites de l’exercice, 􀂉 de la longueur des comptes généraux, 􀂉 de la longueur des codes affaires (ou sections analytiques dans la comptabilité). Date début / Date fin d’exercice Le programme propose dans ces deux zones les dates limites de l’année civile en cours (date du microordinateur). Un exercice comptable est limité à 36 mois. Elles peuvent être modifiées en les tapant sous la forme JJMMAA sans séparateur. Ces zones comportent un bouton ouvrant un calendrier. Voir le «Manuel de la gamme» sur l’utilisation du calendrier. Comptes généraux La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères. Si vous laissez la valeur proposée par défaut, 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester «flottante», c’est-à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregistrement, de saisir un numéro de compte de 3 à 13 caractères. Sections analytiques (Codes affaires) La longueur des numéros des sections analytiques (ou codes affaires) obéit aux mêmes règles que celles des comptes généraux. 􀀳 Les codes affaires du fichier commercial correspondent aux sections analytiques du fichier comptable. Les boutons ont le rôle défini plus haut. Menu Fichier © Sage 2007 72 Identification de votre monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier L’écran suivant permet de préciser quelle est la monnaie qui sera utilisée pour la tenue comptable. L’euro est proposé par défaut. Cochez la case correspondant à celle qui convient. 􀀲 Application de l’euro Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises appartenant à la zone Euro sont dans l’obligation de choisir l’euro comme monnaie de tenue comptable. Si votre comptabilité est tenue dans une autre monnaie, cochez la case Autre et enregistrez sa désignation dans la zone de saisie adjacente. Dans ce cas une fenêtre supplémentaire de paramétrage apparaîtra. Voir ci-dessous le titre «Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier», page 72. Les boutons ont le rôle défini plus haut. Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable – Assistant de création de fichier Cet écran n’apparaît que si vous avez sélectionné Autre dans l’étape précédente et si vous avez précisé une devise. Il permet d’enregistrer quelques informations indispensables sur la monnaie de tenue comptable, informations que l’assistant enregistrera dans l’option Devise des fichiers qui seront générés. Menu Fichier © Sage 2007 73 Le programme mentionne en haut de l’écran le nom de la monnaie de tenue de compte enregistrée dans l’écran précédent. Les informations attendues sont les suivantes. Voir plus loin les valeurs par défaut proposées par le programme. Nombre de décimales Zone permettant de saisir une valeur comprise entre 0 et 4. Toute autre valeur est refusée. Séparateur de décimales Cette zone peut être laissée vide (cas de monnaie sans décimales) ou complétée avec un des deux caractères suivants : 􀂉 virgule (,) : valeur par défaut, 􀂉 point (.). Séparateur de milliers Cette zone peut être laissée vide (pas de séparateur de milliers à l’affichage) ou complétée avec un des trois caractères suivants : 􀂉 virgule (,), 􀂉 point (.), 􀂉 espace : valeur par défaut. 􀀳 Il n’est pas possible d’enregistrer le même séparateur pour les décimales et pour les milliers. Un message d’erreur vous le rappellera. Code ISO Enregistrez dans cette zone le code ISO (3 caractères alphabétiques) de la monnaie. Le «Guide de l’Euro» précise les codes ISO des principales monnaies. Sigle Zone de 5 caractères alphanumériques pour la saisie du sigle de la monnaie. Ce sigle apparaîtra sur la barre des tâches en fonction de la position de l’Inverseur. Menu Fichier © Sage 2007 74 Le programme propose des valeurs par défaut qui seront appliquées si vous utilisez le franc français ou l’euro ou bien si vous sélectionnez une autre monnaie sans paramétrer la présente fenêtre. Ces valeurs sont résumées dans le tableau suivant. Les valeurs tirées de ce paramétrage (nombre de décimales, séparateurs de décimales, séparateur de milliers) serviront au paramétrage du format Montant disponible dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation ». Exemple Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier L’étape suivante propose de choisir le mode de création du fichier comptable. Trois cases à cocher permettent de sélectionner le mode de création du fichier comptable : 􀂉 à partir d’un modèle : (valeur par défaut) ce modèle a été enregistré sur votre disque dur lors de l’installation du programme ; il comporte toutes les données de base (comptes, journaux, etc.) nécessaires pour débuter une gestion comptable ; il pourra être complété par la suite avec les éléments dont vous aurez besoin ; 􀂉 à partir du modèle en sélectionnant les données à récupérer : le modèle décrit ci-dessus est partiellement repris ; un écran de l’assistant s’ouvre pour préciser ces données; Voir ci-dessous le titre «Sélection des éléments repris – Assistant de création de fichier», page 75. 􀂉 paramétrage manuel : les données comptables devront être enregistrées par l’utilisateur. 􀀳 Le modèle se nomme C_MODEL.MAE. Sur Windows il a été enregistré dans le dossier (ou répertoire) précisé, en fonction de la version du système d’exploitation utilisée, dans le «Manuel d’installation». Devise Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Code ISO Sigle Euro 2 , (virgule) Aucun EUR EURO Autre 2 , (virgule) Aucun A définir A définir Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Format Montant 2 , (virgule) Espace # ##0,00 0 , (virgule) . (point) #.##0 Menu Fichier © Sage 2007 75 Les boutons au bas de cet écran ont été détaillés plus haut. Sauf dans le cas où le deuxième choix à partir du modèle en sélectionnant les données à récupérer aurait été fait dans la liste, la fenêtre de l’assistant qui s’ouvre en cliquant sur le bouton [Suivant] est celle intitulée Reprise des éléments commerciaux. Voir la description de cette fenêtre et de celles qui lui succèdent sous le titre «Reprise des éléments commerciaux – Assistant de création de fichier», page 59. Sélection des éléments repris – Assistant de création de fichier Cette fenêtre de l’assistant ne s’ouvre que si l’on a demandé une reprise partielle du modèle fourni. Cochez les données structurelles dont vous demandez la reprise à partir du modèle : 􀂉 le plan comptable : cette option est systématiquement cochée, 􀂉 les taux de taxe, 􀂉 les codes journaux, 􀂉 les modèles de saisie et 􀂉 les libellés. La fenêtre de l’assistant qui s’ouvre en cliquant sur le bouton [Suivant] est celle intitulée Reprise des éléments commerciaux. Voir la description de cette fenêtre et de celles qui lui succèdent sous le titre «Reprise des éléments commerciaux – Assistant de création de fichier», page 59. Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier La fenêtre ouverte à la suite permet : 􀂉 de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé, 􀂉 de préciser approximativement le nombre de ligne enregistrées par an ou 􀂉 de fixer une taille pour le fichier. Menu Fichier © Sage 2007 76 Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. 1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement l’extension .MAE. 3 . Enregistrez éventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Suivant] Il entraîne la génération du fichier ainsi que l’enregistrement des données saisies dans les fenêtres précédentes de l’assistant. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Menu Fichier © Sage 2007 77 Création du fichier commercial – Assistant de création de fichier La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé. Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Créer le fichier commercial » permettant de préciser le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. 1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajoutera automatiquement l’extension .GCM. 3 . Enregistrez éventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins. 4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer]. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la génération du fichier, le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial ainsi que le report des données saisies dans les fenêtres de l’assistant. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Menu Fichier © Sage 2007 78 Une fois la création effectuée, le volet « Fichier / A propos de votre société / Identification » s’ouvre pour vous permettre de compléter les données sur l’entreprise. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 87. Utilisation manuelle de la commande Nouveau Si vous n’avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nouveau permettra de l’utiliser de façon classique. 􀀲 Pour créer un fichier comptable, il est nécessaire de créer d’abord le fichier commercial. Ensuite, le programme vous demandera d’ouvrir un fichier comptable. Vous pourrez alors créer ce fichier. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création d’un fichier comptable», page 80. Il est nécessaire d’enregistrer immédiatement le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier. Nom du fichier Indiquez dans cette zone le nom du fichier commercial. Windows Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows. Ce nom se termine par l’extension .GCM. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la taper. Chemin d’accès Si le dossier (ou répertoire) proposé par le programme ne convient pas, reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour l’utilisation d’une telle fenêtre de dialogue. Capacité en Ko Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 400 Ko (environ 400 000 caractères). Pour commencer une gestion digne de ce nom, il est conseillé de fixer la taille du fichier à 500 Ko. Ne prévoyez pas trop grand cependant, les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. La taille des fichiers s'augmente automatiquement à partir d'un certain seuil. Voir la fonction «Ajustement automatique de la taille des fichiers», page 81 qui permet cet agrandissement est décrite ci-après. Menu Fichier © Sage 2007 79 Si vous préférez faire cette augmentation de taille manuellement, il vous sera toujours possible de les agrandir ultérieurement s’ils s’avèrent trop petits (avec la commande Agrandir du programme Sage Maintenance). Rappelez-vous que si vous enregistrez une taille supérieure à la capacité de vos disquettes, vous ne pourrez pas sauvegarder votre fichier par une simple copie. Il vous faudra alors employer un utilitaire de sauvegarde. La commande «Lire les informations», page 204 vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo). La taille minimale d’un fichier commercial est de 400 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets). La création du fichier est lancée dès que vous cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou que vous validez. Un message vous indique le degré d’avancement du processus. Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau. Il est ensuite proposé d’ouvrir le fichier comptable auquel le fichier commercial sera lié. Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler] le fichier commercial ne s’ouvre pas. Vous pouvez aussi créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Menu Fichier © Sage 2007 80 Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création d’un fichier comptable», page 80. 􀀲 Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 15.00 (ou ultérieure) du programme Sage Comptabilité 100. Si vous disposez d’une version du programme Sage Comptabilité antérieure, vous devez, d’une part, faire l’acquisition de la dernière version et, d’autre part, convertir le fichier comptable à l’aide du programme Sage Maintenance. Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d’achat ou des règlements ne peut s’effectuer que sur un fichier comptable conçu avec les programmes cités dans l’avertissement précédent. 􀀲 Si vous ne disposez d’aucun programme Sage Comptabilité, il faudra alors créer ce fichier en cliquant sur le bouton Nouveau. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier», page 75. Si vous avez sélectionné un fichier comptable existant, les informations de la fiche entreprise de ce dernier seront automatiquement reportées dans celle du fichier commercial. Elles sont modifiables. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 87. Création d’un fichier comptable Si vous demandez la création d’un fichier comptable, une fenêtre va s’ouvrir pour lui donner un nom, une taille et un répertoire de stockage. Windows Sous Windows, ce nom se termine par l’extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la taper. Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau. 􀀳 Un fichier comptable créé dans ces conditions est automatiquement lié au fichier commercial ouvert. Voir l’option Fichiers liés dans le volet «Fichier / A propos de votre société / Options». Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Fichiers liés», page 156. Menu Fichier © Sage 2007 81 Lorsque vous aurez validé la création, le programme demandera de préciser les dates de l’exercice en cours. Il proposera par défaut les dates de début et de fin de l’année correspondant à la date du micro-ordinateur. Il proposera également de préciser la longueur des comptes de la comptabilité. Date début / Date de fin Enregistrez dans ces deux zones les dates limites de l’exercice comptable. Un exercice comptable est limité à 36 mois. 􀀳 Rappelons que les dates doivent être saisies sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les zones de dates donnent accès à un calendrier permettent de sélectionner les dates voulues. Pour plus d’informations sur la sélection des dates, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Longueur d’un compte général La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères. Si vous laissez 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester «flottante», c’est-à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregistrement, de saisir un numéro de compte de 3 à 13 caractères. Longueur d’une section analytique La longueur des numéros de sections analytiques obéit aux mêmes règles que celle des comptes généraux. A la validation de cette fenêtre, le programme procède à la création du fichier comptable puis ouvre la fiche de saisie des paramètres de l’entreprise. Voir la commande «A propos de votre société», page 87. Ajustement automatique de la taille des fichiers Les programmes des gammes Sage Lignes Sage 100 et 30 bénéficient d'une commande qui accroît automatiquement la taille des fichiers lorsque ceux-ci atteignent un certain seuil de remplissage. Lorsque l'espace libre dans un fichier est inférieure à 50 Ko, le programme procède à son agrandissement. Cet agrandissement est de 5 % de la taille actuelle du fichier avec un minimum de 100 Ko. Exemple Un fichier de 10 Mo sera agrandi de 500 Ko. Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko. Cet ajustement automatique ne vous empêche pas de réaliser vous-même les agrandissements de fichier à l'aide du programme Sage Maintenance. Ce programme peut être lancé directement à partir de la fonction Fichier / Outils / Maintenance. Menu Fichier © Sage 2007 82 Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette commande permet d’ouvrir un fichier commercial existant et d’avoir accès aux informations qu’il contient. Elle n’est accessible que si aucun autre fichier commercial n’est ouvert. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Ouvrir un fichier] de la barre d’outils « Standard ». Voir le «Manuel de la gamme» pour les explications sur les barres d’outils. Sélectionnez dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si nécessaire, changez d’emplacement de stockage. 􀀳 Si, à la suite d’une panne de courant survenue en cours d’utilisation du programme Sage Gestion commerciale, celui-ci refuse d’ouvrir un fichier commercial (ou un fichier comptable, le plus souvent les deux) en affichant un message du genre « Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance. » il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur la manière de procéder. Si le fichier est protégé, votre mot de passe vous sera alors demandé. Nom d’utilisateur Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le niveau affecté à l’utilisateur qui tente d’ouvrir les fichiers. Voir la commande «Autorisations d’accès», page 210. 􀀳 Rappelons qu’il faut taper pour ouvrir le fichier avec des droits d’administrateur. Mot de passe Zone de 4 caractères alphanumériques (en fonction de l’option cochée dans la fonction Fichier / Autorisations d’accès / Paramètres de sécurité) permettant de saisir le mot de passe correspondant au nom d’utilisateur. Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différentes des minuscules. Afin d’en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l’écran par des étoiles sur Windows et par des points sur Macintosh. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] ou validez. 􀀳 Le mot de passe est enregistré par l’utilisateur lui-même. L’Administrateur n’a plus accès aux mots de passe des autres utilisateurs. Ce mot de passe peut être paramétré pour être modifié tous les 90 jours. Dans ce cas, lorsque le délai est expiré, une fenêtre d’enregistrement du mot de passe remplace celle présentée ci-dessus. Si l’utilisateur du fichier commercial est également référencé comme utilisateur du fichier comptable mais avec un mot de passe différent, la fenêtre de saisie du mot de passe apparaîtra une seconde fois pour qu’il saisisse son mot de passe permettent l’accès à ce dernier fichier. Menu Fichier © Sage 2007 83 Si l’utilisateur du fichier commercial est considéré comme «Invité» pour le fichier comptable, cette seconde fenêtre ne s’affiche pas. Voir le « Manuel de la gamme » pour toutes explications sur la gestion des autorisations d’accès et l’enregistrement des mots de passe des utilisateurs. Fichier d’une version antérieure Si vous ouvrez un fichier commercial d’une version antérieure du programme, celui-ci vous propose de le convertir en affichant le message suivant : « Ce fichier n’est pas converti. Voulez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ? Attention ! Cette opération peut prendre plusieurs heures selon la taille de votre fichier ! [Oui] [Non] » [Oui] : lance la conversion. [Non] : n’ouvre pas le fichier et n’effectue aucune conversion (valeur proposée par défaut). Le fichier d’origine, non converti, est conservé mais rebaptisé en _OLD.GCM Si le fichier comptable systématiquement associé au fichier commercial n’a pas été converti non plus, il doit l’être avant le fichier commercial. Dans ce but, un message s’affiche : « Voulez-vous convertir le fichier lié XXX ? [Oui] [Non]» [Oui] : lance la conversion du fichier comptable (valeur par défaut). [Non] : annule la procédure complète. Si la conversion du fichier comptable est demandée, une fenêtre « Ouvrir le fichier comptable » s’ouvre pour confirmer le fichier qui sera traité. Vérifiez que le fichier comptable est bien celui qui est associé au fichier commercial à convertir. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour lancer la conversion. L’utilisateur est averti des opérations qui s’effectuent grâce à des fenêtres qui s’affichent. Comme pour le fichier commercial, l’ancienne version du fichier comptable est conservée en adjoignant _OLD à son nom. Voir la description du programme Maintenance dans le «Manuel de la gamme». Menu Fichier © Sage 2007 84 Fichier comptable associé Un fichier commercial ne peut être utilisé sans fichier comptable. Deux cas peuvent se présenter : 􀂉 aucun fichier comptable n’est lié au fichier commercial : une fenêtre s’ouvre alors pour vous permettre sa sélection ; 􀂉 un fichier comptable est lié : ce dernier est automatiquement ouvert. Le lien avec un fichier comptable s’enregistre dans l’option «Fichiers liés», page 156. Si le chemin pour accéder au fichier comptable lié a été modifié, la fenêtre « Ouvrir le fichier comptable » apparaît. Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous annulez cette affectation, le fichier commercial ne s’ouvre pas. Il est possible de créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Si le fichier comptable est protégé, la fenêtre de saisie du mot de passe apparaîtra. Le programme effectue un contrôle de cohérence entre la raison sociale enregistrée dans le fichier commercial et celle du fichier comptable. Si elles ne correspondent pas, un message d’avertissement apparaîtra. Vous pouvez passer outre. Si vous affectez un fichier comptable qui n’est pas celui d’origine, il n’y aura plus correspondance avec les options et les résultats seront aberrants. Evénements Si certains événements sont arrivés à échéance et si vous en avez demandé leur affichage à l’ouverture du fichier commercial (dans le volet « A propos de votre société / Préférences »), une fenêtre s’ouvrira pour vous en donner la liste. Cette liste présente les événements dont vous avez demandé d'être prévenu en cochant la zone Pré-alerte. Il est possible de consulter le détail d'un événement en l'ouvrant. Rappelons que les commandes permettant de modifier l'aspect d'une liste et de consulter un des éléments sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Vous ne pouvez pas modifier un événement à ce stade mais seulement désactiver la zone Pré-alerte s'il n'a plus lieu d'être mentionné dans la liste. La création d'événement s'effectue dans la fiche client, dans la fiche fournisseur ou dans la commande «Mise à jour de l’agenda», page 1532 en ce qui concerne les dépôts, les représentants ou les articles. Refermez ensuite la fenêtre de l’agenda comme cela est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Menu Fichier © Sage 2007 85 Menu contextuel de la liste des événements Un menu contextuel est disponible sur cette liste comme sur la plupart des fenêtre présentant des listes d’éléments. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste des événements apparaissant à l’ouverture du fichier, d’utiliser la commande suivante : 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Voir/Modifier l’élément sélectionné Cette commande a un rôle particulier sur la liste des événements. Elle désactive l'état d'alerte de l'événement sélectionné. Dans le cas où un événement comporte deux dates d’alerte, seule celle à échéance est ainsi désactivée. Personnaliser la liste des événements On peut personnaliser la liste des événements soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Il n’est pas possible d’ajouter de nouvelles colonnes mais on peut en retrancher. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Menu Fichier © Sage 2007 86 Fermer Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement utilisé. Le fichier comptable est refermé simultanément. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + W. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Fermer le fichier] de la barre d’outils « Standard ». Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l’écran, elles seront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c’est-à-dire accepté les modifications éventuellement faites. 􀀲 Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l’écran. Pour cela, consultez le « Manuel de la gamme ». Menu Fichier © Sage 2007 87 A propos de votre société Fichier / A propos de votre société On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [A propos du fichier] de la barre d’outils « Standard ». On peut aussi taper CTRL + S pour l’ouvrir. Cette commande permet de : 􀂉 consulter et modifier la fiche de l’entreprise, 􀂉 enregistrer les paramètres généraux de gestion, 􀂉 enregistrer les contacts au sein de votre société, 􀂉 conserver les préférences concernant le fichier de gestion utilisé, 􀂉 paramétrer les données de récupération des accusés de réception par E-mail pour la communication site à site et pour E-commerce, 􀂉 paramétrer les options de l’entreprise. Cette commande n’est accessible que si un fichier commercial est ouvert. Son nom est complété par celui du fichier commercial ouvert. Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d’un nouveau fichier commercial (sauf si le fichier a été créé au moyen de l’Assistant de création de fichier, auquel cas les volets « Identification » et « Initialisation » ainsi que certaines autres informations, les devises ou les catégories de facturation par exemple, sont déjà renseignées). Pour imprimer le contenu de la fiche d’identification de l’entreprise ainsi que ses options, ouvrez le menu hiérarchique ouvert par la commande Fichier / Imprimer les paramètres société et choisissez l’information que vous souhaitez éditer. Par défaut, la commande A propos de votre société s’ouvre sur le premier des volets qui composent la fiche de l’entreprise. En cours d’utilisation, le volet qui s’ouvre par défaut est toujours le dernier consulté. Voir le «Manuel de la gamme» pour un complément d’information. 􀀳 Nous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et des boutons, la barre d’outils «Navigation», la commande Rechercher/Remplacer et bien d’autres commandes d’usage général sont regroupées dans le «Manuel de la gamme». Menu Fichier © Sage 2007 88 Description de la fiche de l’entreprise Des boutons (sur Macintosh) et des onglets (sur Windows) donnent accès aux différents volets dont se compose cette fonction. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au volet « Identification » lorsqu’on consulte un autre volet de la fiche. Onglet / Bouton Initialisation Permet d’accéder au «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Ce volet permet d’enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue commerciale, de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats. Onglet / Bouton Contacts Permet d’accéder au «Volet Contacts – A propos de…», page 94. Ce volet permet d’enregistrer la liste des contacts ainsi que leurs coordonnées téléphoniques. Onglet / Bouton Comptable Permet d’accéder au «Volet Comptable – A propos de…», page 96. Ce volet permet d’enregistrer des informations générales concernant la gestion comptable. Onglet / Bouton Commercial Permet d’accéder au «Volet Commercial – A propos de…», page 107. Ce volet permet d’enregistrer des informations générales concernant la gestion commerciale. Onglet / Bouton Communication Permet d’accéder au «Volet Communication – Fiche entreprise», page 119. Ce volet permet d’enregistrer les différents paramètres nécessaires aux communications Internet avec Sage ecommerce. Onglet / Bouton Préférences Permet d’accéder au «Volet Préférences – A propos de…», page 122. Ce volet permet d’adapter le programme par rapport à vos habitudes de travail. Onglet / Bouton Options Permet d’accéder au «Volet Options – Fiche entreprise», page 124. Ce volet regroupe des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme. Volet Identification – A propos de… Le premier volet de la fiche de l’entreprise est illustré ci-dessus. Les différentes zones entrant dans la composition du volet « Identification » sont décrites ci-après. 􀀳 Si le fichier comptable utilisé a été préalablement créé à partir du programme Sage Comptabilité, les zones de cette fenêtre sont automatiquement complétées avec les informations provenant de ce dernier. Raison sociale Zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoirement. A l’ouverture des fichiers, un contrôle de cohérence est réalisé avec le fichier comptable associé. Si les deux raisons sociales sont différentes, un message d’alerte vous demande de confirmer cette disparité. Activité Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise. Menu Fichier © Sage 2007 89 Adresse / Complément Ces deux zones servent à l’enregistrement de l’adresse de l’entreprise. 35 caractères alphanumériques chacune. C.P. / Ville Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne doivent pas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement de la région de l’entreprise. Pays Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement du pays de l’entreprise. La saisie directe est possible. La valeur enregistrée dans cette zone pourra entraîner un contrôle de la valeur saisie dans la zone SIRET. Voir cette zone. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses. SIRET La zone de gauche (14 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer le numéro de SIRET ou de SIREN affecté à l’entreprise. Un contrôle de validité de saisie est effectué sur la zone SIRET dans le cas où le code pays (c’est-à-dire le code ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA (France). Les codes pays sont paramétrés dans l’option «Pays», page 187 de la présente commande. Un message d’erreur apparaîtra si les valeurs saisies sont incorrectes dans les cas suivants : 􀂉 si le numéro enregistré comporte moins de 9 caractères ou s’il en comporte 9 mais que ceux-ci soient incorrects ; 􀂉 si le numéro enregistré comporte plus de 9 caractères ou s’il en comporte 14 mais que ceux-ci soient incorrects. Un contrôle de validité de saisie est effectué dans le cas où le code pays (c’est-à-dire le code ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA (France). NAF (APE) La zone de droite (5 caractères alphanumériques au maximum) sert à la saisie du NAF (ex code APE). Comme le numéro de SIRET, le NAF (ou code APE) apparaîtra sur la page de présentation des états imprimés. N° identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. de la société. Télécommunication Téléphone Zone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal de la société. 21 caractères alphanumériques. 􀀲 Lorsque les fichiers utilisés (commercial et comptable) sont convertis d’une version précédente (antérieure à la version 9.00) du programme, l’utilitaire de conversion ne conserve dans cette zone et la suivante, Télécopie, que les deux premiers numéros des zones Intitulé Télécom et Numéro Télécom des versions précédentes. Les autres numéros sont stockés dans les contacts. Voir le volet Contacts de la présente commande. Il y a donc lieu de vérifier et de modifier éventuellement les valeurs reprises. Voir le volet «Volet Contacts – A propos de…», page 94. Menu Fichier © Sage 2007 90 Télécopie Zone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal de la société. 21 caractères alphanumériques. E-mail Zone permettant de saisir une adresse E-mail à laquelle vous envoyez fréquemment des messages. 69 caractères alphanumériques. Le titre de cette zone est un lien qui permet d’envoyer un message (e-mail) à cette adresse. Cet envoi n’est possible que si le poste dispose d’un logiciel de communication via Internet. Windows L’apparition de la fenêtre de saisie du message peut être précédée d’une autre demandant la sélection d’un profil de messagerie si aucun n’a été enregistré. Cet enregistrement de profil par défaut s’effectue dans la commande Fenêtre / Préférences. Le Service contact destinataire des mails peut également être paramétré dans cette même fonction. Site Zone permettant de saisir l’adresse d’un site Internet auquel vous vous connectez fréquemment. 69 caractères alphanumériques. Le titre de cette zone est un lien qui permet de se connecter au site mentionné. Cette connexion n’est possible que si le poste dispose d’un programme de navigation Internet. Exemple L’adresse du site Internet de la maison mère. 􀀳 Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire. Exemple Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr. Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site paramétré par défaut. Volet Initialisation – A propos de… On accède au volet « Initialisation » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Initialisation] sur Macintosh. Cette fenêtre comporte cinq encadrés qui permettent de paramétrer différentes informations et en particulier les monnaies utilisées : Menu Fichier © Sage 2007 91 􀂉 la monnaie de tenue commerciale et la devise d’équivalence, 􀂉 la monnaie de tenue de la comptabilité et l’application des normes IFRS, 􀂉 les périodes prévisionnelles de fabrication, 􀂉 la longueur des comptes, 􀂉 les formats d’affichage 􀂉 ainsi que l’application optionnelle de la norme DGI. 􀀳 Si vous utilisez une devise d’un pays de la zone Euro, consultez le «Guide de l’Euro». Monnaie de tenue commerciale Il s’agit de la devise d’expression des valeurs monétaires. Intitulé Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet « Fichier / A propos de... / Options ». Cette devise peut être différente de celle de tenue de la comptabilité. Par défaut, lors de la création d’un fichier commercial, le programme crée une devise nommée « Tenue de compte ». L’enregistrement de cette devise est obligatoire. Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone (35 caractères alphanumériques) et les suivantes en sélectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise à modifier. Il sera néanmoins nécessaire de compléter les informations sur cette devise dans le volet « Options » comme décrit plus loin. 􀀲 Application de l’euro Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro doivent sélectionner l’euro dans cette zone. Unité Zone affichant l’intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés à l’exportation ou à l’importation. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression. Voir la fonction Mise en page dans le «Manuel de la gamme». Sous-unité Zone affichant l’intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone Intitulé ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques. Ces deux zones ne sont utilisées que pour l’impression des montants en toutes lettres. Par défaut elles proposent l’unité et la sous-unité définies dans l’option Devise de cette même fonction pour la devise choisie comme monnaie de tenue commerciale. Exemple Trois mille euro et cinquante cent : euro a été enregistré comme unité monétaire et cent comme sous-unité. Format montant Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format est indépendant du format Montant et sera utilisé en saisie de document. Voir dans les «Annexes», page 1731 les différentes possibilités de paramétrage des formats. Devise d’équivalence Zone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans le volet «Options» comme décrit cidessus. Cette devise est utilisée par une fonction commune à tous les programmes des Lignes Sage 100 et 30, l’Inverseur, qui permet, d’afficher instantanément à l’écran, dans les zones de montants, soit la monnaie de tenue de compte, soit la devise paramétrée ici. Il permet également les saisies dans l’une ou l’autre des devises. Menu Fichier © Sage 2007 92 Cette zone propose un choix supplémentaire, Aucune, dans le cas où l’utilisateur du programme n’aurait pas la nécessité d’utiliser l’Inverseur ni de tenir sa gestion en faisant référence à une autre devise. Cet Inverseur est décrit dans le « Guide de l’Euro ». 􀀲 Application de l’euro Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro doivent sélectionner l’euro dans cette zone. Il leur reste cependant la possibilité de sélectionner le Franc français pour conserver la possibilité de vérifier la correspondance entre les valeurs saisies en euros et l’ancienne monnaie nationale par utilisation de l’Inverseur. La sélection d’une autre devise reste également possible pour les filiales de sociétés hors de la zone Euro. La devise définie dans cette zone sera proposée par défaut si l’Inverseur est actif : 􀂉 lors de l’impression des états, 􀂉 lors de l’export des écritures comptables par la commande Mise à jour de la comptabilité. Monnaie de tenue de comptabilité Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet «Options» de la présente commande. Cette devise peut être différente de celle de tenue commerciale. Elle est proposée par défaut lors de la mise à jour comptable. Voir la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Aucune saisie n’est possible depuis cette zone. Le choix d’une devise est obligatoire. En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à moins que le fichier comptable associé ne comporte déjà une devise. Application des normes IFRS Application des normes comptables internationales IFRS Cette case sera cochée dans le cas où la société est concernée par les normes internationales de tenue de la comptabilité IAS/IFRS. Si la société n’est pas concernée, cas des entreprises n’ayant ni filiale ni maison mère à l’étranger, il est conseillé de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant l’IFRS seront ainsi masquées à l’utilisateur et les fenêtres de saisie et d’affichage seront plus claires. Si cette case est cochée, elle rendra disponible toutes les fonctionnalités qui en dépendent : disponibilité des zones propres à l’IFRS dans l’option Plan analytique, la fonction Codes journaux, la saisie des pièces, etc. Il n’est plus possible de décocher cette zone dès l’instant où : 􀂉 un journal de type IFRS a été créé, 􀂉 un journal analytique IFRS a été créé, 􀂉 des écritures IFRS ont été saisies. Prévisions Cet encadré rassemble les zones de paramétrage concernant les prévisions de fabrication et les dates par défaut des traitements. Mois début exercice Cette zone à liste déroulante permet d’enregistrer le mois à partir duquel commence le plan de prévision des productions. Par défaut, le programme propose Janvier. Exemple Avec le choix Janvier, les périodes de prévision vont de janvier à décembre. Avec le choix Avril, périodes de prévision vont d’avril à mars. Menu Fichier © Sage 2007 93 Si le mois de début d’exercice est modifié, un message d’avertissement s’affiche à la fermeture de la fenêtre de la fonction : « Attention ! Les quantités saisies dans les fiches nomenclatures vont être supprimées. Voulez-vous réellement modifier le mois début exercice ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : le mois est modifié et la fonction est fermée. Les prévisions saisies dans les volets des prévisions devront être saisies à nouveau ou générées avec la fonction Structure / Mise à jour des prévisions. 􀂉 [Non] : la fenêtre de la fonction reste ouverte. 􀀳 Cet exercice prévisionnel est totalement indépendant de l’exercice comptable. Type périodicité Zone à liste déroulante permettant de définir les périodes de prévision de fabrication : 􀂉 Année, 􀂉 Semestre, 􀂉 Trimestre, 􀂉 Mois, 􀂉 Semaine (valeur par défaut). La périodicité choisie ici sera reprise dans les volets « Prévisions » et « Prévisions / Gammes » de la fiche des nomenclatures de fabrication pour préciser les quantités prévisionnelles de fabrication. Longueur d’un compte Les deux zones décrites ci-dessous permettent de consulter, et de modifier si cela est possible, la longueur des comptes généraux et des sections analytiques utilisés . Compte général La valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13. Dans ce cas la longueur du compte est définitivement fixée et tous les comptes saisis devront respecter cette longueur. Vous pouvez également y laisser le zéro (0) proposé par défaut. Vous indiquez ainsi au programme que la longueur des comptes est “flottante” c’est-à-dire qu’elle peut varier entre 3 et 13 caractères au gré de vos saisies. Section analytique Le format des comptes généraux s’applique aussi aux sections analytiques. Ces longueurs ne sont plus modifiables dès lors que des comptes ont été saisis. 􀀳 Si dans le programme Sage Comptabilité l’option EDI est cochée, les comptes ne peuvent pas comporter plus de 12 caractères alphanumériques. Formats Zones éditables permettant de définir les formats des quantités et des prix unitaires. 􀂉 Quantité : indique le format d’affichage des quantités à l’écran et dans les états. Le format par défaut est # ##0,00. Exemple Le format # ###,00 n’imprimera rien si le nombre est nul. S’il est décimal, il s’affichera avec deux chiffres. Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins (–). Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles. Ces formats devront être séparés par des points-virgules. Exemple Le format Menu Fichier © Sage 2007 94 # ##0,00;(# ##0,00);0 affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs entre parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro. 􀂉 Prix : indique le format d’affichage des montants ou des prix à l’écran et dans les états. Ce format est enregistré dans le fichier comptable. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (éventuellement un zéro) à la position. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponctuation (dont 4 décimales au maximum). Voir en annexe les possibilités de paramétrage de cette zone. Le format par défaut est # ##0,00. Exemple Le format # ##0,00 € imprimera tout montant avec au moins un chiffre des unités (0 s’il y a lieu) et deux décimales (égales à 0 s’il y a également lieu). Les milliers seront séparés des centaines par un espace, les décimales par une virgule. Le symbole de l’euro sera ajouté à la fin de chaque nombre (mais ne devra pas être saisi). 􀀳 On peut modifier un format en ajoutant des décimales mais il est impossible de faire l’inverse. Si vous augmentez le nombre de décimales, un message vous avertira que la modification du nombre de décimales va être enregistrée dans le fichier comptable et qu’elle sera irréversible. 􀀳 Le format utilisé pour les saisies est le Format montant paramétré dans l’encadré Monnaie de tenue commerciale de ce volet. Voir les «Annexes», page 1731 pour les différents paramétrages possibles des formats. Norme DGI Cette case à cocher, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée : 􀂉 la proposition de clôture des écritures comptables lors de la mise à jour directe, 􀂉 l’interdiction de créer un nouvel exercice comptable lors d’une mise à jour comptable, si deux exercices sont déjà ouverts. Si cette cas est cochée et que l’utilisateur la décoche, un message d’alerte non bloquant apparaît : « Attention ! La modification de ce paramètre engage votre responsabilité dans le cadre du BOI 13-L-1- 06 N° 12 sur les comptabilités informatisées. (OK] » Volet Contacts – A propos de… On accède au volet « Contacts » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet Contacts sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 95 Les noms des personnes ou des services de votre société que l’on peut enregistrer dans ce volet sont ceux auxquels on peut s’adresser pour les différentes opérations ou transactions effectuées. Exemple On peut enregistrer les noms des acheteurs ou du service achats pour que les fournisseurs puissent s’adresser directement à eux. On peut enregistrer le service commercial pour toutes les opérations concernant les ventes aux clients. On peut enregistrer le responsable du service comptable pour toutes les questions concernant les règlements. Etc. Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 Civilité : zone proposant les valeurs suivantes : 􀂉 M. (valeur par défaut), 􀂉 Mme, 􀂉 Mlle, 􀂉 Nom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Prénom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service contact du volet «Options» de cette même fonction, 􀂉 Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact. 􀀳 Des objets de mise en page permettront, dans les modèles, d’imprimer la civilité sous la forme d’abréviation (M., Mme, Mlle) ou en entier (Monsieur, Madame, Mademoiselle). Menu Fichier © Sage 2007 96 Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact. Le titre de cette zone est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie Internet installé sur le poste et d’envoyer un e-mail à l’adresse mentionnée. 􀀲 Lorsque les fichiers utilisés (commercial et comptable) sont convertis d’une version précédente du programme (antérieure à la version 9.00), l’utilitaire de conversion transforme le contenu des positions 3 à 10 des zones Intitulé Télécom et Numéro Télécom des versions précédentes en autant de contacts. L’Intitulé est transféré dans la zone Nom et le numéro dans la zone Téléphone. Les positions 1 et 2 sont transférés dans les zones Téléphone et Télécopie du volet Identification de cette même fonction. Il y a donc lieu de vérifier et de modifier éventuellement les valeurs reprises. Volet Comptable – A propos de… On accède au volet « Comptable » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet Comptable sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh. Ce volet permet d’enregistrer les paramètres comptables de l’entreprise. Ce volet donne accès à quatre sous-volets : 􀂉 «Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 97, 􀂉 «Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 101, 􀂉 «Sous-volet Général – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 103 et 􀂉 «Sous-volet Engagement – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 106. qui permettent l’un de paramétrer les éléments comptables de facturation, l’autre celui des règlements et le troisième d’enregistrer les paramètres généraux concernant la comptabilité et le quatrième la comptabilisation des engagements sur les journaux de situation. Menu Fichier © Sage 2007 97 Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise On accède à ce sous-volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Facturation dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Paramètres comptables par défaut Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable. Voir la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Code journal ventes Cette zone permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables des ventes (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux existant dans le fichier comptable. Code journal achats Cette zone est identique à la précédente mais concerne les mises à jour comptables des achats. N° de pièce / Référence pièce Cet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité. Les différents choix offerts sont les suivants : 􀂉 N° de pièce : 􀂉 N° facture : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures comptables reprend le numéro de facture de vente ou d’achat. 􀂉 Automatique : la numérotation des écritures de ventes ou d’achats sera fonction du paramétrage fait pour la numérotation du journal destinataire. 􀂉 Référence pièce : 􀂉 N° facture : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro de facture de vente ou d’achat. 􀂉 Référence : (valeur par défaut pour ce choix) la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend la valeur saisie dans la zone Référence des en-têtes de factures. Libellé ventes Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes. La zone de saisie (35 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer certains codes présentés ci-dessous. L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée tirée des fichiers. Ces codes sont les suivants : 􀂉 @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur, 􀂉 @P : affiche le numéro de pièce de la facture, 􀂉 @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce. 􀂉 @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle est négative. Exemple On a saisi comme libellé ventes : Facture n° @P @I. Le programme affichera des libellés de la forme : Facture n° FA000035 Billo & fils Facture n° FA000150 Blanc Si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut « Fact. » suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui enregistré par l’utilisateur lors de la saisie du règlement. Menu Fichier © Sage 2007 98 Libellé achats Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Veuillez vous y reporter. Avoirs et retours Cette zone permet de définir comment le programme doit traiter, lors de la mise à jour comptable, les lignes et valorisations négatives trouvées dans les pièces ou résultant d’un bon de retour ou d’un bon d’avoir financier : 􀂉 Inverser le sens : (valeur par défaut) les écritures sont inversées sur les comptes concernés, 􀂉 Valeur négative : les écritures sont transférées telles qu’elles apparaissent dans les pièces et sont précédées du signe moins (–). Exemple Une facture de vente est valorisée de la façon suivante : Total HT – 1 000,00 TVA – 196,00 Total TTC – 1 196,00 La mise à jour comptable sera faite de la façon suivante si Inverser le sens est sélectionné : Si Valeur négative est sélectionnée : Transfert des documents de caisse dans le journal de caisse Si cette case est cochée, les documents et règlements reçus d’un programme seront systématiquement transférés sur le journal associé aux règlements liés. Le code journal indiqué est repris par défaut dans la fiche caisse lors de la création. Transfert comptable des informations complémentaires Transfert des valeurs en devises Cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) les écritures comptables sont transférées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pas d’utiliser la zone Transfert devises. 􀂉 Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devises. 􀂉 Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone devise de la comptabilité. 􀂉 Les deux : . les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devise. Les pièces ne comportant pas de montant en devise sont transférées en devise de tenue commerciale. Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et les états du programme Sage Comptabilité et permettent des analyses précises dans les différents états de ce programme. Date N° pièce N° compte Débit Crédit 150103 FA000001 7010000 Vente de marchandises 1000.00 150103 FA000001 445700 TVA collectée 196.00 150103 FA000001 411000 Carat 1196.00 Date N° pièce N° compte Débit Crédit 150103 FA000001 7010000 Vente de marchandises –1000.00 150103 FA000001 445700 TVA collectée –196.00 150103 FA000001 411000 Carat –1196.00 Menu Fichier © Sage 2007 99 Transfert devises Cette zone à liste déroulante n’est pas accessible si la zone Devise est positionnée sur Aucune. Elle permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise. Le programme permet la gestion d’une monnaie de tenue de compte et d’une devise qui est en général la devise d’équivalence décrite dans le volet «Initialisation» de la présente commande. Le transfert en devise concerne donc uniquement cette devise. Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Compte tiers : (valeur par défaut) seul le montant TTC en devise de la facture sera transféré sur le compte de tiers. 􀂉 Selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option Saisie devise est cochée. 􀂉 Tous les comptes : les devises sont transférées sur tous les comptes et aucun contrôle d’équilibrage n’est fait. 􀂉 Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et un contrôle d’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA ayant la plus grande valeur qui est modifié. Valeur en devise Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme calculera les totaux en devises des documents. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en monnaie locale par application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut. 􀂉 Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés à partir du cumul des valeurs en devises de chaque ligne du document. Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants : 􀂉 lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce), 􀂉 lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation, 􀂉 lors de l’impression des documents, 􀂉 lors du transfert comptable. Analytique Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) aucune ventilation analytique ne sera transférée en comptabilité. 􀂉 Article : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable concernera la section analytique enregistrée dans la fiche article (volet « Complément »). 􀂉 Affaire : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable portera sur le code affaire enregistré dans les lignes de document. 􀂉 Les deux : les ventilations analytiques enregistrées dans le volet «Complément» de la fiche article et dans le code affaire des lignes de document seront transférées en comptabilité, 􀂉 Tous : (valeur par défaut) les transferts des ventilations sur les plans analytiques articles et affaires se feront à l’identique de la description faite ci-dessus mais, en ce qui concerne les autres plans analytiques, les transferts s’effectueront en fonction des paramétrages faits dans le volet «Analytique» de la fiche des comptes généraux dont la ventilation analytique est autorisée. Rappelons que le programme Sage 100 Comptabilité permet l'enregistrement de 11 plans analytiques (10 plans analytiques plus un plan IFRS s’il est utilisé) et que les cinq premiers d'entre eux nécessitent une ventilation équilibrée des sommes reportées. En cas de déséquilibre, cette valeur sera portée sur la section analytique d’attente définie dans l’option Plan analytique (commande Fichier / A propos de...). Lors de la mise à jour de la comptabilité, il peut se produire les cas suivants : 􀂉 les ventilations analytiques sont équilibrées par rapport à l'écriture générale : le transfert s'effectue normalement ; Menu Fichier © Sage 2007 100 􀂉 les ventilations analytiques ne sont pas équilibrées : le tableau suivant résume les opérations qui vont s'effectuer. Quantité Liste déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la colonne Quantité des écritures comptables et proposant les choix suivants : 􀂉 Aucun : les quantités ne sont pas reportées (valeur par défaut). 􀂉 Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées. 􀂉 Selon option saisie quantité : les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont la zone Saisie quantité de la fiche principale est cochée. 􀂉 Tous les comptes : les quantités sont reportées pour tous les comptes de la manière suivante : 􀂉 Comptes HT : quantités des lignes, 􀂉 Comptes TTC : quantité globale du document (si le règlement se fait en plusieurs échéances, la quantité est générée sur la première échéance uniquement), 􀂉 Comptes TVA et escompte : quantité globale du document. La colonne Quantité est proposée dans les journaux et les états de Sage Comptabilité et permet des analyses précises dans les différents états de ce programme. Informations libres entêtes Cette zone à liste déroulante définit dans quelles conditions les informations libres de l’en-tête de la pièce de vente ou d’achat seront transférées dans les informations libres des écritures comptables. Ce transfert s’effectue sous les conditions suivantes : 􀂉 les intitulés des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilité doivent être identiques, 􀂉 leurs types (texte, valeur,...) doivent être identiques. Le nombre de caractères transféré de la gestion commerciale dans la comptabilité est celui défini dans le paramétrage de l’information libre de la comptabilité Les options proposées sont les suivantes : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) aucun transfert des informations libres n’est effectué, 􀂉 Compte TTC : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture TTC de la comptabilité, 􀂉 Compte HT : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture HT de la comptabilité, 􀂉 Compte TVA : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture de TVA de la comptabilité, 􀂉 Tous les comptes : les informations libres sont transférées sur toutes les écritures de la comptabilité. S’il y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report s’effectuera sur toutes les lignes en fonction du paramétrage réalisé. Transfert IFRS Cette zone n’apparaît que si l’option Application des normes comptables internationales IFRS est cochée dans le volet « Initialisation » de la présente commande. Dans ce cas, elle propose les valeurs suivantes : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les ventilations IFRS ne seront pas reportées en comptabilité. Plan analytique utilisé Équilibrage analytique Conséquences 1 à 5 Non renseigné Message d’erreur. Le transfert comptable ne s’exécute pas. Renseigné Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre. 6 à 10 Non renseigné Transfert comptable des écritures analytiques avec le déséquilibre. Renseigné Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre. Menu Fichier © Sage 2007 101 􀂉 Comptes HT : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles générées uniquement sur les comptes HT. 􀂉 Tous les comptes : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles générées sur tous les comptes : 􀂉 comptes HT, 􀂉 comptes de TVA, 􀂉 comptes de tiers, 􀂉 comptes de trésorerie. 􀀲 L’utilisation d’un plan analytique IFRS impose que la totalité des écritures transférées en comptabilité se verront attribuer des imputations analytiques. Si aucune section IFRS n’est affectée à un document de vente ou d’achat, c’est la section d’attente qui sera automatiquement affectée. La section d’attente est paramétrée dans l’option Plan analytique de la présente fonction. Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Règlement/caisse » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Règlement/caisse dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Paramètres comptables par défaut des règlements Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable. Règlements ventes Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine vente, règlements ou acomptes clients (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. Règlements achats Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine achat (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. 􀀳 Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats. Menu Fichier © Sage 2007 102 􀀳 Il est possible, lors de l’enregistrement des règlements, de sélectionner des journaux de type Général dans le cadre des règlements des ventes et des règlements des achats. Cependant, seuls des journaux de type Trésorerie peuvent être enregistrés dans cette zone. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Gestion des règlements», page 1245 et aux titres «Règlement comptant – Documents des ventes», page 860 et «Règlement comptant – Factures d'achat», page 980. N° pièces écritures / Référence écritures Ces deux zones à liste déroulante permettent de paramétrer l’information qui sera reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité lors du transfert des règlements. Les différents choix offerts sont les suivants : 􀂉 N° pièce écritures : 􀂉 N° pièce : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures comptables reprend le numéro de pièce des règlements ou des acomptes. 􀂉 Automatique : la numérotation des écritures de règlements ou d’acomptes sera fonction du paramétrage fait pour la numérotation du journal destinataire. 􀂉 Référence écritures : 􀂉 N° pièce : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro des règlements ou des acomptes. 􀂉 Référence : (valeur par défaut) la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend la valeur saisie dans la zone Référence des règlements. Comptabilisation des bons d’achat Cette case à cocher permet, lorsqu’elle est cochée, la comptabilisation des bons d’achat émis à l’intention des clients dans le cas des factures de retour, d’avoir ou des factures négatives. Voir le titre «Bons d’achat», page 856. Si cette case est décochée en cours d’utilisation du programme, un message d’avertissement apparaîtra : « Attention ! Les bons d’achat en cours ne pourront pas être comptabilisés. Confirmer-vous la gestion des bons d’achat sans comptabilisation ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : l’option est décochée. 􀂉 [Non] : l’option reste cochée. Gestion des écarts de règlements Les zones regroupées dans cet encadré permettront au programme de gérer automatiquement les écarts de règlement qui pourront être constatés. Code journal Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un journal de type Général. Ce journal servira à l’enregistrement des écritures des écarts de règlement. Ecart maximum Cette zone est destinée à la saisie du montant maximum qui entraînera la génération automatique d’une écriture d’écart de règlement. Un complément d’information sur la génération des écarts de règlement est donné dans la commande «Gestion des règlements», page 1245. Compte débit Zone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écriture d’écart quand elle est de sens débiteur. Menu Fichier © Sage 2007 103 Compte crédit Zone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écriture d’écart quand elle est de sens créditeur. Comptabilisation des mouvements divers de caisse Cette case à cocher ainsi que les deux zones dépendant de ce titre définissent si les mouvements divers de caisse reçus d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée doivent être comptabilisés. Si cette case est cochée, les mouvements divers de caisse seront comptabilisés. Exemple Une sortie d’argent pour l’achat de timbres ou un pourboire à un livreur. Les deux zones présentes dans cet encadré deviennent disponibles si cette case est cochée. Les comptes qu’il est nécessaire d’y enregistrer seront automatiquement utilisés pour la passation des écritures de mouvements divers de caisse. Si vous n’enregistrez pas de compte un message d’erreur vous rappellera d’avoir à le faire. « Le compte débit de mouvement divers de caisse est obligatoire ! [OK] » 􀀳 Si votre plan comptable ne comporte pas encore les comptes nécessaires à ces zones, décochez l’option Comptabilisation mouvements divers de caisse, créez les comptes et recommencez le paramétrage de ce volet. Il est cependant possible de vous réserver la possibilité de choisir « au vol » le compte qui doit être mouvementé lors de la saisie du mouvement. Voir la commande Traitement / Mouvements de caisse dans le manuel de référence du programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Compte débit Cette zone, ainsi que la suivante, ne devient active que si la case Comptabilisation mouvements divers de caisse est cochée. Elle permet d’enregistrer le compte général qui sera mouvementé lors de l’enregistrement d’un mouvement divers au débit de la caisse. L’enregistrement d’un compte dans cette zone n’est pas obligatoire. Voir les explications ci-dessus. Compte crédit Cette zone a un rôle identique à la précédente mais sert dans le cas de mouvements divers créditeurs de la caisse. Sous-volet Général – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Général » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Général dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 104 Ce sous-volet permet l’enregistrement des paramètres comptables généraux. Encours client Les deux zones dépendant de ce titre permettent de gérer le risque client. La première détermine le moment où s’effectue le contrôle et la seconde estime le dépassement d’encours (s’il y a lieu). Contrôle Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) aucun calcul de dépassement d’encours n’est effectué. La gestion du risque client est laissée à l’appréciation de l’utilisateur par l’intermédiaire des Codes risques enregistrés dans le volet «Options» de la présente fonction et affectés aux clients présentant un risque. 􀂉 Création de l’en-tête document : le dépassement d’encours est systématiquement calculé au moment de la validation de l’en-tête de pièce. 􀂉 Validation de ligne : la validation de chaque ligne de pièce (en création ou en modification) entraîne le recalcul du dépassement d’encours en tenant compte de cette nouvelle ligne. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de pièce. 􀂉 Fermeture du document : le calcul du dépassement d’encours sera effectué lorsque la pièce sera refermée. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de pièce mais pas à la saisie ou à la modification des lignes. Voir le «Volet Options – Fiche entreprise», page 124 ainsi que la «Solvabilité - Documents des ventes», page 764 et la commande «Documents des ventes», page 724. 􀀳 Le contrôle est réalisé lors de la création de pièce mais pas lors d’une transformation. Base Liste déroulante permettant de paramétrer ce qui doit être pris en compte pour la détermination de l’encours : 􀂉 Solde comptable : (valeur par défaut) le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable. 􀂉 Solde + FA : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées. 􀂉 Solde + FA + BL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées et des bons de livraison. 􀂉 Solde + FA + BL + PL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées, des bons de livraison et des préparations de livraison. Menu Fichier © Sage 2007 105 􀂉 Solde + FA + BL + PL + BC : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées, des bons de livraison, des préparations de livraison et des commandes en cours. 􀀳 L’encours maximum autorisé est enregistré dans le volet «Statistiques» de la fiche client (menu Structure). Article passerelle comptable Les deux articles à saisir dans cet encadré sont ceux qui serviront aux passations comptables pour la TVA non perçue et pour les escomptes. Les comptes généraux rattachés à ces articles devront être ceux sur lesquels ces mouvements doivent être portés en comptabilité. Article TVA non perçue (NP) Cette zone ouvre une liste déroulante éditable permettant de sélectionner l’article dont le compte servira de passerelle comptable dans le cas de l’utilisation d’un taux de taxe de type Taxe non perçue. Voir la commande «Taux de taxes», page 541. Article d’escompte Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement de la référence de l’article dont le compte servira de passerelle comptable pour l’imputation des escomptes accordés ou obtenus. Comptes d’écart d’arrondi de conversion Cet encadré propose deux zones permettant de sélectionner les comptes sur lesquels les écarts de conversion en euro seront portés au débit (écritures de charges) comme au crédit (écritures de produits). Ces deux zones à liste déroulante éditables offrent les comptes généraux enregistrés dans le plan comptable. Ces zones reprennent les comptes enregistrés dans le volet «A propos de votre société / Préférences» du programme Sage Comptabilité ayant éventuellement servi à la création du fichier comptable. Les comptes enregistrés ici seront enregistrés dans le fichier comptable. Les écarts de conversion liés à l’euro ne sont plus imputés ni sur le compte de TVA ni sur le compte HT. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont converties par application du cours. Exemple La gestion commerciale est tenue en livres sterling et la comptabilité en euros. 1 € = 0.679 £. Compte d’écart débit : 668800. Compte d’écart crédit : 768800. On transfère la facture suivante en comptabilité : Total HT : 100.00 £ soit 147.28 € TVA : 19.60 £ soit 28.87 € TTC : 119.60 £ soit 176.14 € Les écritures transférées sont les suivantes : Compte Débit Crédit Commentaire 411000 176.14 668800 0.01 Le compte d’écart de conversion est utilisé. L’écart est constaté au débit. 445719 28.87 701019 147.28 Total 176.15 176.15 Menu Fichier © Sage 2007 106 Compte TVA encaissement Les deux zones de cet encadré permettent d’enregistrer le compte de contrepartie qui sera proposé par défaut lors de la saisie des règlements clients et fournisseurs. Cette option ne sera utilisée que par les sociétés assujetties à la TVA sur encaissement. Dans ce cas, il est nécessaire d’enregistrer un numéro de compte pour chacun des domaines proposés. Voir la commande «Gestion des règlements», page 1245. Compte de vente Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doivent être portés les montants de la TVA sur encaissement du domaine des ventes. Compte d’achat Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doivent être portés les montants de la TVA sur encaissement du domaine des achats. Comptes d’écart des factures comptoir Ces deux zones permettent de renseigner les comptes d’écart débit et crédit pour la comptabilisation des écarts des factures issues des tickets. Compte de vente Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doit être porté le montant de l’écart lorsque l’écriture d’écart est au débit. Compte d’achat Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doit être porté le montant de l’écart lorsque l’écriture d’écart est au crédit. Sous-volet Engagement – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Engagement » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Engagement dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Ce volet permet le paramétrage de la comptabilisation des engagements. Menu Fichier © Sage 2007 107 Les zones proposées dans ce volet sont identiques à celles du sous-volet «Facturation» de la présente fonction à l’exception de la fonction de transfert des documents de caisse qui est absente. Les fonctions disponibles dans le présent volet sont tout à fait indépendantes de celles du volet « Facturation » et ne concernent que les engagements. Les zones Code journal ventes et Code journal achats ne proposent que des journaux de type Situation. Les zones N° pièce et Référence pièce et celles de l’encadré Transfert comptable des informations complémentaires ont un fonctionnement identique à celles du volet «Facturation». Volet Commercial – A propos de… On accède au volet « Commercial » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet Commercial sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des données commerciales concernant l’entreprise ainsi qu’aux données concernant la gestion des livraisons et des stocks. Le volet « Commercial » se subdivise en trois sous-volets : 􀂉 «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107, 􀂉 «Sous-volet Gestion des livraisons – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 113 et 􀂉 «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Paramètres généraux» en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Paramètres généraux dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Paramètres de saisie des documents Unité de poids Liste déroulante permettant la sélection de l’unité de poids utilisée : 􀂉 Tonne, Menu Fichier © Sage 2007 108 􀂉 Quintal, 􀂉 Kilogramme, 􀂉 Gramme (valeur par défaut), 􀂉 Milligramme. Cette option permet de définir l’unité de poids qui sera utilisée en affichage des valeurs relatives aux poids (Total poids net, Total poids brut, etc.). Exemple Le gramme a été défini comme unité de poids. L’article BAAR01 a comme unité de poids le gramme dans sa fiche article. L’article PAEM01 a comme unité de poids le milligramme dans sa fiche article. Dans les documents, les poids seront systématiquement affichés en grammes après conversion si nécessaire. Calcul des échéances Lors de la transformation des documents clients, le programme calcule les dates d’échéance en fonction de la date du nouveau document. Cette option permet de figer cette date d’échéance en fonction du choix fait dans cette liste déroulante : 􀂉 Bon de commande : les dates d’échéance figurant sur les bons de commande ne seront plus recalculées lors de la transformation de ces documents. 􀂉 Préparation de livraison : les dates d’échéance figurant sur les préparations de livraison ne seront plus recalculées lors de la transformation de ces documents. 􀂉 Bon de livraison : les dates d’échéance figurant sur les bons de livraison ne seront plus recalculées lors de la transformation de ces documents. Recalcul de la date du document d’origine Document transformé en Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Facture Devis Oui Oui Oui Oui Bon de commande Non Non Non Préparation de livraison Non Non Bon de livraison Non Recalcul de la date du document d’origine Document transformé en Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Facture Devis Oui Oui Oui Oui Bon de commande Oui Oui Oui Préparation de livraison Non Non Bon de livraison Non Recalcul de la date du document d’origine Document transformé en Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Facture Devis Oui Oui Oui Oui Bon de commande Oui Oui Oui Préparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Non Menu Fichier © Sage 2007 109 􀂉 Facture : les dates d’échéance sont systématiquement recalculées. Valeur par défaut. Choix d’application des remises Liste déroulante permettant de gérer le mode de calcul des remises en cas de conflits entre celle définie dans les fiches clients, celle définie dans les familles et celle définie dans les tarifs articles. 􀂉 Choix manuel : (valeur par défaut) le choix sera laissé à l’utilisateur dans chaque pièce par l’affichage d’une fenêtre de sélection reprenant toutes les possibilités énumérées ci-dessus. 􀂉 Remise article : la remise indiquée dans les tarifs de l’article sera reprise automatiquement en saisie de document. 􀂉 Remise famille : la remise indiquée dans les tarifs de la famille de l’article sera reprise automatiquement en saisie de document. 􀂉 Remise client : la remise indiquée dans la fiche client sera reprise automatiquement en saisie de document. 􀂉 Remise cumulée : les pourcentages des remises client, famille et article s’ajouteront arithmétiquement. 􀂉 Remise en cascade : les différents taux de remise sont appliqués en cascade. 􀂉 Choix manuel et cat / famille : identique au choix manuel mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise article et cat / famille : identique à la remise article mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise famille par client et cat / famille : identique à la remise par famille et par client mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise famille par catégorie tarifaire : identique à la remise par famille mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise client et cat / famille : identique à la remise par client mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise cumulée et cat / famille : identique à la remise cumulée mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. 􀂉 Remise en cascade et cat / famille : identique à la remise en cascade mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille. Le tableau suivant précise, en fonction du choix fait ici et des remises que vous avez pu renseigner, les remises qui seront appliquées par le programme. 􀀳 Les remises par catégories tarifaires ne sont jamais prises en compte dans les 6 premiers choix. Recalcul de la date du document d’origine Document transformé en Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Facture Devis Oui Oui Oui Oui Bon de commande Oui Oui Oui Préparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Oui Choix remise Remise famille par catégorie tarifaire renseignée Autre remise renseignée Conflit de remise Remise appliquée 6 premières options Oui Non Non Aucune (anciennes) Oui Oui Non Autre remise 7 dernières options Oui Non Non Remise famille par catégorie (nouvelles) Oui Oui Oui Selon choix Menu Fichier © Sage 2007 110 Le tableau ci-dessous résume option par option les choix que le programme exécutera dans le cas d’un conflit de remise en fonction de la sélection faite dans cette zone. . Appel tiers Cette zone à liste déroulante permet de paramétrer sur quelle information la sélection des tiers en saisie de pièce pourra se faire par défaut (il sera possible de modifier ce choix au moment de la saisie) : 􀂉 Sur le numéro : (valeur par défaut) la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son numéro ; 􀂉 Sur l’abrégé : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur l’abrégé de son compte ; 􀂉 Sur le code postal : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son code postal. 􀀳 La zone Abrégé remplace l’ancienne zone Classement. Format date livraison Liste déroulante offrant le choix du format de la date de livraison : 􀂉 Date : (valeur par défaut) la date de livraison indiquée dans les pièces d’achat et de vente sera sous la forme JJMMAA, Choix remise Remise appliquée ou autre événement Choix manuel Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant : – Remise article, – Remise par famille et par client, – Remise client. Remise article Remise article (si elle existe). Remise famille Remise par famille et par client (si elle existe). Remise client Remise client (si elle existe). Remise cumulée Cumul (si cela est possible et si elles existent) des : – Remise article, – Remise par famille et par client, – Remise par client, selon affichage de la fenêtre de conflit de remise. Remise en cascade Application (si elles existent avec limitation à 3) des : – Remise article, – Remise par famille et par client, – Remise par client, selon affichage de la fenêtre de conflit de remise. Choix manuel et catégories/famille Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant: – Remise article, – Remise par famille et par client, – Remise par famille et par catégorie tarifaire, – Remise client. Remise article et catégorie/famille Remise article (si elle existe). Remise famille par client et catégorie/ famille Remise par famille et par client (si elle existe). Remise famille par catégorie tarifaire Remise par famille et par catégorie tarifaire (si elle existe). Remise client et catégorie/famille Remise client (si elle existe). Remise cumulée et catégorie/famille Cumul (si cela est possible et si elles existent) des : – Remise article, – soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et par catégorie tarifaire, – Remise par client, selon affichage de la fenêtre de conflit de remise. Remise en cascade et catégorie/famille Application (si elles existent avec limitation à 3) des : – Remise article, – soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et par catégorie tarifaire, – Remise par client, selon affichage de la fenêtre de conflit de remise. Menu Fichier © Sage 2007 111 􀂉 Semaine : la semaine de livraison sera indiquée sous la forme d’une semaine civile de 01 à 52, la date de livraison sera sous la forme numéro de semaine/année, 􀂉 Julien : la date de livraison sera indiquée sous la forme d’un jour civil de 001 à 365, la date de livraison sera sous la forme numéro de jour/année. 􀀲 Toute modification du format de la date de livraison sera répercutée rétroactivement. Dans le cas de lignes de documents disposant d’une date de livraison au format Semaine, la date réellement enregistrée correspond au lundi de la semaine concernée. Interdire la saisie des données mises en sommeil Cette case à cocher permet, lorsqu’elle est cochée, de bloquer l’utilisation des éléments mis en sommeil dans les traitements qui affichaient, dans les versions précédentes du programme, un simple message non bloquant lorsque des tentatives de saisie étaient faites. Si cette zone n’est pas cochée, le programme fonctionne comme dans les précédentes versions en affichant le message mais en autorisant des saisies éventuelles. Gestion des nomenclatures/ ressources Cet ensemble de zones permet de définir les articles utilisés dans le calcul du prix de revient des composés dans les bons de fabrication. Article machine Zone permettant de préciser l’article qui servira à la détermination du prix de revient dans le cas des machines utilisées. Cette information sert à la détermination des ressources qui interviennent dans la fabrication des articles à nomenclature de fabrication. Chaque ressource mise en jeu se traduira par une ligne particulière dans les bons de fabrication. Article homme Zone permettant de préciser l’article qui servira à la détermination du prix de revient dans le cas du personnel utilisé. Cette information sert à la détermination des ressources qui interviennent dans la fabrication des articles à nomenclature de fabrication. Chaque ressource mise en jeu se traduira par une ligne particulière dans les bons de fabrication. Article outils Zone permettant de préciser l’article qui servira à la détermination du prix de revient dans le cas des outils utilisés. Cette information sert à la détermination des ressources qui interviennent dans la fabrication des articles à nomenclature de fabrication. Chaque ressource mise en jeu se traduira par une ligne particulière dans les bons de fabrication. Article ressource Zone à liste déroulante offrant la liste des articles. Il est conseillé d’enregistrer un article particulier non suivi en stock pour chaque type de ressource. Exemple Exemples d’articles spécifiques : Article Machine : ZMACHINE, Article Homme : ZHOMME, Article Outils : ZOUTIL. Unité de temps Zone servant à préciser l’unité de temps prise en compte dans la gestion des ressources et la détermination du prix de revient : Les valeurs saisies dans les zones correspondant à ce paramétrage se font sous les formes suivantes: 􀂉 Heure centième : la valeur du temps doit être saisie sous forme décimale (jusqu’à 2 chiffres après la virgule). Menu Fichier © Sage 2007 112 Exemple Deux heures et demie seront notées : 2,5. Une heure trois quart sera notée : 1,75. 􀂉 Minute : la valeur du temps doit être saisie en minutes même si la valeur excède 60 minutes (pas de décimales dans ce cas). Exemple Deux heures et demie seront notées : 150. Une heure trois quart sera notée : 105. 􀂉 Heure : la valeur du temps doit être saisie selon le format HH:MM:SS en heures, minutes et secondes en insérant le séparateur deux points (:). Exemple Deux heures et demie seront notées : 02:30:00. Une heure trois quart sera notée : 01:45:00. L’unité de temps définie ici s’applique à toutes les ressources machines, hommes ou outils. Code EAN Interprétation Code EAN Cette option, non sélectionnée par défaut, permet l’utilisation en écriture et en lecture du code à barres EAN. Celui-ci étant utilisé pour les articles à prix et poids variables. Le programme Sage Gestion commerciale permet l’utilisation des codes à barres en lecture et en écriture par les codes C39, EAN8 et EAN13 qui représentent la quasi totalité des utilisations en France. Le code C39 permet d’imprimer des étiquettes codes barres qui peuvent reprendre la référence de l’article ou le numéro de série. Ce dernier est donc d’une utilisation relativement simple. Il est composé des caractères suivants : 􀂉 toutes les lettres majuscules de l’alphabet, 􀂉 tous les chiffres de 0 à 9, 􀂉 ainsi que les 7 caractères suivant : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. 􀀳 Pour imprimer des étiquettes code C39 il faut utiliser le format suivant : * @ *. Ce format est à utiliser dans la commande Fichier / Mise en page. D’autre part, il faut également sélectionner la police appropriée ainsi que sa taille. L’utilisation des codes EAN8 et EAN13 est réglementée par GENCOD. Nous ne rentrerons pas dans le détail de ceux-ci dans la mesure où une inscription est obligatoire pour les fabricants qui veulent les utiliser. Si l’option Interprétation code EAN est sélectionnée, le programme sera alors capable d’interpréter et d’imprimer ces codes qui incluent la référence de l’article mais aussi son prix et/ou son poids. Les zones de sélection qui suivent ne sont pas disponibles si la case à cocher Interprétation code EAN n’est pas sélectionnée. Les versions 14 et suivantes du programme Sage 100 Gestion commerciale installent des polices Quartet Systems pour l’impression des codes barres. Veuillez vous référer au «Manuel de la gamme» pour le parémétrage des modèles de mise en page utilisant des champs d’impression de codes barres. Pour toute information sur l’utilisation des polices de caractères codes barres, vous pouvez vous rendre sur le site Internet de Quartet Systems : www.quartet.fr/sage.html. Préfixe 20 Liste déroulante permettant la sélection de l’information qui sera rattachée à la référence de l’article dans le code à barres : 􀂉 Appel du prix, dans ce cas le programme ne rattache pas le prix au code à barres. Le prix sera celui de la fiche article, Menu Fichier © Sage 2007 113 􀂉 Lecture du prix, celui-ci est inclus dans le code à barres. 􀀳 Les codes commençant par 20 sont à usage interne. Ils peuvent être soit une référence article complète, soit une référence article suivie d’un prix. Il est donc nécessaire d’indiquer au programme quelle solution a été retenue. Unité prix Liste déroulante permettant la sélection de la codification du prix : 􀂉 Centimes, 􀂉 Décimes. Exemple Un article ayant un prix unitaire de 15 euros sera codifié 1500 en centimes et 150 en décimes. Unité poids Zone à liste déroulante permettant de sélectionner une unité de poids parmi celles proposées : 􀂉 Tonne, 􀂉 Quintal, 􀂉 Kilogramme, 􀂉 Gramme, 􀂉 Milligramme. Sous-volet Gestion des livraisons – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Gestion des livraisons » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Gestion des livraisons dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Ce sous-volet permet d’enregistrer les données propres à la gestion des livraisons. Priorité des préparations de livraison Priorité 1 / Priorité 2 / Priorité 3 Ces trois zones servent à déterminer quels critères précisent l’ordre de traitement des préparations de livraison. Elles offrent toutes trois les mêmes choix mais avec des valeurs par défaut différentes : 􀂉 Date de livraison : valeur par défaut de la zone Priorité 1. La priorité de livraison est basée sur la date de livraison mentionnée dans le bon de commande. Menu Fichier © Sage 2007 114 􀂉 Priorité client : valeur par défaut de la zone Priorité 2. La priorité de livraison est déterminée par rapport à l’ordre de priorité saisi dans la zone Priorité livraison du volet «Complément» de la fiche client. Plus la valeur inscrite dans cette zone sera faible (à l’exception de 0, zéro), plus le client sera prioritaire. 􀂉 Reliquat : articles en reliquat de commandes précédentes. Les dates de mise en reliquat ne sont pas prises en compte. Seul le fait qu’un bon de commande client comporte un ou des articles en reliquat intervient dans sa sélection qui reste subordonnée aux autres critères de priorité. 􀂉 Montant HT : le montant total HT de la pièce est pris comme critère de sélection. La pièce dont le montant total HT est le plus élevé est prioritaire. 􀂉 Date document : valeur par défaut de la zone Priorité 3. La date du bon de commande sert de critère de priorité, la pièce la plus ancienne étant proposée en premier. Le programme ne contrôle pas l’enregistrement du même critère de priorité dans deux zones différentes. La seule incidence est que l’on se prive d’un critère éventuel. Les valeurs saisies dans ces trois zones seront proposées par défaut dans la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients mais pourront être modifiées à ce niveau. Voir la fonction «Préparation des livraisons clients», page 1163. Autres données de gestion Proposer les commandes à livrer sous Cette zone double définit les paramètres des dates de livraison qui seront prises en compte dans la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients pour la sélection des bons de commande client à transformer en préparations de livraison. 􀂉 Valeur : zone permettant de saisir une valeur entre 1 et 999 (ou à laisser vide). 􀂉 Type de valeur : zone à liste déroulante permettant de préciser le type de la valeur saisie dans la zone précédente : 􀂉 Jours (valeur par défaut), 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois. Seules les lignes de commandes dont la date de livraison ne dépasse pas la date du jour du lancement de la fonction de préparation des livraisons clients augmentée de la valeur saisie dans les zones ci-dessus seront proposées. 􀀳 Si aucune date de livraison n’est mentionnée dans la commande client, c’est la date de pièce qui est prise en compte. 􀀲 Si vous laissez la valeur 0 proposée par défaut, la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients traite uniquement les lignes de commande dont la date de livraison ne dépasse pas la date du jour de lancement de la fonction. La sélection s’effectue sur la date de livraison de chaque ligne du bon de commande client et non sur la date de livraison enregistrée dans l’en-tête. Génération des préparations de livraison Mode de regroupement des préparations de livraison : 􀂉 Une préparation par BC : (valeur par défaut) le programme proposera autant de préparations de livraison que de bons de commande client. 􀂉 Une préparation par client : le programme regroupera les préparations de livraison à destination d’un même client. Les critères de fusion sont déterminés dans le format de sélection de la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients. Les critères de fusion qui peuvent y être appliqués sont très nombreux : 􀂉 par lieu de livraison, 􀂉 par affaire, 􀂉 par mode d’expédition, 􀂉 etc. Menu Fichier © Sage 2007 115 Voir la fonction «Préparation des livraisons clients», page 1163. Statut des préparations de livraison Les préparations de livraison générées auront le statut défini dans cette zone : 􀂉 Saisi, 􀂉 Confirmé, 􀂉 Á livrer. Le statut proposé par défaut est le premier disponible dans l’option Organisation. Voir le circuit de validation des documents des ventes dans l’option «Organisation», page 172. Gestion des reliquats Cette zone précise le mode de gestion des reliquats lors de la génération des préparations de livraison : 􀂉 Aucune : en cas de préparation de livraison partielle, les lignes du bon de commande non traitées seront considérées comme soldées et non conservées en reliquat. 􀂉 Ligne de document : (valeur par défaut) chaque ligne est traitée individuellement. 􀂉 Document complet : le document complet est mis en reliquat dès lors qu’une seule de ses lignes donne lieu à reliquat. Cette option est utilisée en combinaison avec l’option Livraison partielle du volet «Complément» de la fiche client. Le tableau ci-dessous précise le fonctionnement du programme en fonction des choix faits dans ces deux zones. Voir le «Volet Complément - Client», page 597 ainsi que le «Volet Complément - Fournisseurs», page 637. Quantité à livrer Cette zone à liste déroulante permet de définir le mode de fonctionnement des quantités à livrer : 􀂉 Disponible : (valeur par défaut) la quantité disponible est générée dans le bon de livraison lors de la validation de la préparation de livraison. 􀂉 Aucune : aucune livraison n’est effectuée en cas d’indisponibilité. 􀂉 Stock négatif : si l’option Gestion des stocks négatifs est cochée dans le sous-volet «Paramètres généraux» de la présente commande, le bon de livraison est généré rendant le stock négatif pour les articles gérés au CMUP. Gestion des reliquats Livraison partielle Résultat Aucun Coché Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat). Ligne de document Coché Les commandes de ce tiers peuvent être préparées partiellement. Document complet Coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Aucun Non coché Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat). Ligne de document Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Document complet Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Menu Fichier © Sage 2007 116 Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise On accède au sous-volet « Gestion des stocks » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant l’item Gestion des stocks dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh. Gestion de l’indisponibilité en stock Déclenchement Cette zone permet le réglage de la gestion de l'indisponibilité en stock des articles lors de la saisie des documents de vente. Les possibilités offertes sont les suivantes : 􀂉 Bon de commande : (valeur par défaut) l’indisponibilité est gérée à partir du bon de commande. Dans ce cas, lors de la saisie d'un bon de commande client, le programme proposera la fenêtre d'indisponibilité de l'article en cours de saisie si celui-ci est partiellement ou totalement indisponible en stock. 􀂉 Préparation de livraison : l’indisponibilité est gérée à partir des préparations de livraison. La fenêtre d'indisponibilité apparaîtra dès que la quantité en stock sera insuffisante pour effectuer la préparation de livraison. 􀂉 Bon de livraison : l’indisponibilité est gérée à partir des bons de livraison. Aucune fenêtre n'apparaîtra en saisie de commande. La fenêtre d'indisponibilité apparaîtra dès que la quantité en stock sera insuffisante pour effectuer la livraison. 􀂉 Aucun : l'indisponibilité n'est pas gérée pour les articles en cours de saisie. Voir ci-après. Lorsque l'option Déclenchement est sur Aucun, le contrôle de l'indisponibilité s'effectue de la manière suivante : 􀂉 L’option Gestion de stocks négatifs est cochée : 􀂉 Articles gérés au CMUP : la fenêtre d'indisponibilité n’est jamais proposée dans les documents de vente quel que soit le type de document, et le message de confirmation indiquant que l'opération va rendre le stock négatif n’apparaît pas. 􀂉 Articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot : la fenêtre d'indisponibilité est proposée dans les bons de livraison et factures de vente. 􀂉 L’option Gestion de stocks négatifs n’est pas cochée : 􀂉 Tous les articles gérés en stock quelle que soit la méthode : la fenêtre d'indisponibilité est proposée dans les bons de livraison et factures de vente (fonctionnement identique à la position Bon de livraison). Gestion des stocks négatifs Dans les documents des ventes cette option autorise la saisie de mouvement de sortie de stock rendant négatif le solde en quantité du dépôt. Cette sortie sera valorisée au dernier prix d’achat. Un message vous en avertira. Menu Fichier © Sage 2007 117 􀀲 La gestion des stocks négatifs peut donc fausser la valorisation de l'inventaire. Gestion multiemplacement par dépôt Cet encadré donne accès aux zones permettant la gestion des emplacements multiples d’un même article dans les dépôts si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée. Si cette case est cochée ou décochée alors que le fichier commercial ne comporte aucun mouvement, cette opération n’a aucune incidence. Si cette case est cochée ou décochée alors que le fichier commercial comporte des mouvements en historique, deux messages d’avertissements seront affichés : 􀂉 Passage de la gestion mono-emplacement au multi-emplacement : « La gestion du multi-emplacement par dépôt implique la génération des cumuls par emplacement à partir de l’historique de vos documents. Confirmez-vous la modification de cette option ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : coche la case et lance la génération des liens avec les emplacements pour les lignes de documents pour lesquelles il est possible de renseigner un emplacement. 􀂉 [Non] : ne coche pas la case et revient à la fenêtre d’origine. 􀂉 Passage de la gestion multi-emplacement au mono-emplacement : « La modification de l’option Gestion multi-emplacement par dépôt va supprimer l’historique des emplacements de vos documents. Confirmez-vous la modification de cette option ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : décoche la case et supprime les liens entre les lignes des documents et les emplacements ainsi que les cumuls par emplacement. 􀂉 [Non] : ne décoche pas la case et revient à la fenêtre d’origine. Priorité déstockage Cette zone est active si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée. Elle permet de définir l’emplacement prioritaire pour la sortie des articles du stock et propose : 􀂉 Emplacement non principal : les sorties d’articles s’effectuent en priorité sur les emplacements non principaux de l’article. La recherche des articles disponibles s’effectue en fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone s’il y a lieu) et ceci dans tous les dépôts où l’article est référencé (la fenêtre d’indisponibilité s’affichera si l’article est disponible dans un autre dépôt et proposera à l’utilisateur de choisir). L’emplacement principal est interrogé en dernier. 􀂉 Emplacement principal : (valeur par défaut) les sorties des articles sont faites d’abord sur l’emplacement principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dépôts si indisponibilité dans l’emplacement principal. 􀂉 Zone emplacement : les sorties des articles sont effectuées en fonction de la Zone : A en premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de l’emplacement déclaré comme principal. Voir dans la fonction «Dépôts de stockage», page 710 les explications données sur les principes de stockage et les notions évoquées ici. Gestion emplacements contrôle Cette zone est active si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée. Elle permet de définir si les articles réceptionnés à la suite d’un achat doivent être stockés dans un emplacement de contrôle. Si cette zone n’est pas cochée (valeur par défaut), l’emplacement principal défini pour l’article est proposé en saisie de ligne de document (il peut être modifié en saisie de pièce). Il est possible de sélectionner un emplacement de type Contrôle si un tel emplacement a été défini dans la fiche de l’article (volet « Stock ») mais celui-ci ne sera pas proposé par défaut. Si cette zone est cochée, l’emplacement de contrôle proposé par défaut est celui qui est mentionné dans la fiche de l’article. Il peut être modifié en saisie de pièce. Si aucun emplacement n’a été paramétré, l’emplacement principal est proposé (il peut également être modifié ponctuellement). Les articles stockés dans un Menu Fichier © Sage 2007 118 emplacement de contrôle ne sont pas disponibles à la vente. Il est nécessaire d’utiliser la fonction Traitement / Contrôle qualité pour transférer les articles sur des emplacements standard. Gestion Série/ lot Type N° série/lot Cette zone permet de paramétrer la première option de numérotation des articles gérés par numéro de série ou de lot : 􀂉 Alphanumérique (valeur par défaut) : 30 caractères alphanumériques maximum disponibles pour cette numérotation, 􀂉 Numérique : 30 caractères numériques maximum disponibles, 􀂉 EAN 8 : codes barres sur 8 caractères numériques, 􀂉 EAN 13 : codes barres sur 13 caractères numériques, 􀂉 SSCC-18 : codes barres sur 18 caractères numériques. Cette codification ne concerne que les articles entrant en stock. Elle n’est pas appliquée aux articles déjà en stock. Si le mode de codification pour l’une ou l’autre de ces options de numérotation est modifiée alors qu’il existe des articles numérotés, un message d’avertissement s’ouvre : « La modification ne sera pas reportée sur les numéros série/lot et complément série/lot déjà saisis. Voulez- vous réellement effectuer cette modification ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : la modification effectuée sera prise en compte seulement sur les articles entrés en stock à la suite de cette modification. 􀂉 [Non] : la modification effectuée ne sera pas prise en compte. Type complément/lot Cette zone permet de paramétrer la deuxième option de numérotation des articles gérés par numéro de série ou de lot. Elle se comporte exactement comme la précédente. Contrôle d’unicité des N° lot Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Oui : le programme vérifiera qu’il n’y a aucun doublon dans les numéros de lots enregistrés (pour une même référence article) lors d’une entrée en stock (sauf pour les documents clients suivants : bons de retour, factures de retour, bons de livraison et factures en négatif) ; 􀂉 Non : le programme autorise l’entrée en stock de plusieurs articles portant la même référence avec le même numéro de lot. Gestion de la contremarque Gestion de la contremarque Cette liste déroulante ne concerne que les articles pour lesquels l’option Contremarque a été cochée. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Manuelle : lors de l’enregistrement, dans une commande client, d’un article géré en contremarque, une fenêtre de génération de commande fournisseur sera proposée systématiquement. Valeur par défaut. 􀂉 Automatique : les commandes fournisseurs liées aux commandes clients seront générées automatiquement en une seule opération. Aucune fenêtre n’apparaît lors de l’enregistrement de la commande. Voir la commande «Contremarque», page 1374. Report informations liées Cette zone précise comment le programme doit traiter les informations des lignes d’articles en contremarque : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucun report ne s’effectue. Fonctionnement des versions précédentes du programme. Menu Fichier © Sage 2007 119 􀂉 Ventes vers achats : les informations libres calculées, la désignation et le poids mentionnés sur la ligne de vente sont reportés dans la ligne d’achat liée. 􀂉 Achats vers ventes : les informations libres calculées, la désignation et le poids mentionnés sur la ligne d’achat sont reportés dans la ligne de vente liée. 􀂉 Les deux: la ligne d’achat liée récupère les informations libres calculées, la désignation et le poids mentionnés sur la ligne de vente et la ligne de vente récupère ces mêmes informations de la ligne d’achat liée. 􀀲 Les informations libres calculées sont prises en compte en création de ligne mais pas en modification. Report du prix de vente lié Cette case n’est pas cochée par défaut. Si elle l’est, les lignes de vente possédant un lien contremarque récupèrent en prix de revient le prix de revient de la ligne d’achat ou de stock liée et non plus le CMUP comme c’est le cas lors de l’utilisation des fonctions Traitement / Contremarque / Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des bons de fabrication. Seule l’utilisation de ces fonctions permettra le report du prix de vente. La transformation manuelle d’un document de vente n’entraîne pas de report. 􀀳 La gestion manuelle de la contremarque (voir zone Gestion de la contremarque) conserve le principe des versions précédentes du programme (récupération du CMUP). Le choix fait dans cette zone aura une influence sur le résultat de la fonction «Réajustement des cumuls», page 352 et de l’activation éventuelle de sa case d’option Mise à jour prix de revient contremarque. Volet Communication – Fiche entreprise On accède au volet « Communication » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Communication] sur Macintosh. Ce volet permet de définir les paramètres qui seront utilisés lors des communications via Internet. Communication de site à site Cet encadré regroupe des paramétrages concernant la commande Fichier / Communication site à site. Dépôt émetteur Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : Menu Fichier © Sage 2007 120 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) aucune identification de l’émetteur ne sera faite. Choix à faire si aucune transmission par mail n’est envisagée. 􀂉 Liste des dépôts : la liste reprend les dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage et permet de sélectionner celui qui servira à l’identification des fichiers de données envoyés. Le dépôt sélectionné ne sera pas destinataire des données envoyées. 􀀳 Si vous utilisez le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et la commande Communication site à site pour transférer et recevoir les fichiers de données, enregistrez dans cette zone le nom du dépôt qui servira d’adresse d’expédition. La sélection faite ici, comme l’adresse E-mail saisie dans la zone suivante, n’ont pas d’influence sur la sélection des articles et ne servent que d’adresse de boîte postale. Adresse E-mail du site principal Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie de l’adresse E-mail du site à partir duquel les données sont envoyées par l’intermédiaire d’Internet. Voir la commande «Communication site à site», page 277. Intégration des fichiers reçus Cette zone à liste déroulante permet de limiter la réception des données par la fonction de communication de site à site. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut) : tous les fichiers reçus sont intégrés sans limitation. 􀂉 Fichiers pour le dossier : seuls les fichiers destinés aux dépôts existant dans le fichier commercial en cours d’utilisation seront traités. Le contrôle s’effectue sur le code dépôt. Paramètres par défaut pour la communication avec Sage Ecommerce Les informations regroupées dans cet encadré seront utilisées lors de la récupération des commandes clients reçues du site marchand via Internet. Ce site marchand est organisé et paramétré à l’aide du programme Sage E-commerce indépendant de la gestion commerciale. Dans le cas de l’utilisation d’un site marchand ces informations sont indispensables. 􀀳 Un site marchand est un site Internet sur lequel vous pouvez afficher les produits que vous commercialisez et enregistrer des commandes passées par les clients. Ces commandes sont ensuite reprises dans le programme de gestion commerciale et traitées comme des commandes normales. Catégorie tarifaire Zone à liste déroulante qui ouvre la liste des catégories tarifaires enregistrées dans le volet «Options» de la présente commande et permet de sélectionner celle qui sera affectée par défaut à la commande reçue d’un client Web. 􀀳 Nous appelons un « client Web » un client qui a passé commande par l’intermédiaire du Web (ou d’Internet). Lors de la création de la fiche d’un nouveau client Web, c’est cette catégorie qui lui sera affectée (mais restera modifiable). 􀀳 Quand un client déjà référencé dans vos fichiers passe commande par l’intermédiaire du site marchand, les catégories tarifaires et comptables qui sont affectées au bon de commande qui en résultera sont celles définies ici et non celles enregistrées dans la fiche du client. Catégorie comptable Zone à liste déroulante qui ouvre la liste des catégories comptables enregistrées dans le volet «Options» de la présente commande et permet de sélectionner celle qui sera affectée par défaut au client Web. Lors de la création de la fiche d’un nouveau client Web, c’est cette catégorie qui lui sera affectée (mais restera modifiable). Menu Fichier © Sage 2007 121 Souche BC (bons de commande) du site Zone à liste déroulante affichant la liste des souches affectées aux bons de commande des ventes dans l’option Organisation de cette même commande. Lors de la récupération des bons de commande reçus du site marchand les numéros affectés à ces pièces seront repris de cette souche. Article d’attente Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des articles celui qui sera utilisé lorsque la référence de l’article commandé via Internet n’existe pas. Dépôt de stockage Zone à liste déroulante affichant la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure / Dépôts de stockage et permettant de sélectionner celui qui sera affecté aux commandes reçues du site marchand. Condition de livraison Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des conditions de livraison celle qui sera utilisée. Par défaut, la première de la liste est proposée. Mode d’expédition Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des modes d’expédition celui qui sera utilisé. Par défaut, le premier de la liste est proposé. Périodicité Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des périodicités celle qui sera utilisée. Par défaut, la première de la liste est proposée. Statut BC (bon de commande) Zone à liste déroulante permettant d’affecter un statut aux bons de commande reçus. Les choix offerts correspondent aux statuts définis comme valides : 􀂉 A livrer (valeur par défaut), 􀂉 Saisi, 􀂉 Confirmé. Régime Transaction Zones permettant d’enregistrer les codes régime et transaction qui seront affectés aux bons de commande reçus. Par défaut sont proposés le code régime 21 et le code transaction 11. Voir les explications données sur les fenêtres «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752. Nb (nombre) facture Saisissez dans cette zone le nombre d’exemplaires de la facture à imprimer. La valeur proposée par défaut est 1. Unité de colisage Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des unités de colisage celle qui sera utilisée. Par défaut, la première de la liste est proposée. Colisage Zone de 3 caractères numériques permettant d’enregistrer le nombre de colis. Par défaut 1 est proposé. Menu Fichier © Sage 2007 122 Volet Préférences – A propos de… On accède au volet « Préférences » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Préférences] sur Macintosh. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Préférences de saisie Affichage marge en saisie Cette option, non sélectionnée par défaut, permet l’affichage du prix de revient total et de la marge totale dégagée pour la pièce de vente ouverte à l’écran. Affichage stock en saisie Cette case à cocher entraînera l’affichage des valeurs concernant le stock de l’article dont la ligne est sélectionnée dans une pièce d’achat, de vente ou de stock. Voir les commandes «Documents des ventes», page 724, «Documents des achats», page 889 et «Documents des stocks», page 1012. Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne Cette option, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée, un recalcul des modèles d’enregistrement lors de la modification d’une ligne qui ferait appel à un tel modèle. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Références fournisseurs Mise à jour du prix d’achat en saisie Cette option permet de mettre à jour le prix d’achat ou le prix d’achat en devise d’une référence fournisseur lors de la saisie d’un article dans une pièce d’achat. Cette mise à jour a lieu à la validation de la ligne de pièce. Les choix offerts sont : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour du prix d’achat n’est effectuée quelle que soit la pièce d’achat saisie ; 􀂉 Préparation de commande : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle pièce et dans les bons de commande, bons de livraison et factures ; 􀂉 Bon de commande : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle pièce et dans les bons de livraison et factures ; Menu Fichier © Sage 2007 123 􀂉 Bon de livraison : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle pièce et dans les factures ; 􀂉 Facture : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle pièce. Création référence fournisseur en saisie Cette option permet de créer une référence fournisseur pour l’article considéré en saisie de document d’achat. Cette création n’est possible que si aucune référence fournisseur n’existe déjà. La fenêtre de saisie du document d’achat devra comporter la colonne Référence fournisseur afin d’enregistrer cette nouvelle référence. Les choix proposés sont les suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune création de référence fournisseur ne sera effectuée en saisie de document d’achat ; 􀂉 Création automatique : la référence fournisseur est créée automatiquement sans apparition de fenêtre de validation ; 􀂉 Création avec confirmation : la référence fournisseur est créée après validation d’une fenêtre proposant par défaut les valeurs issues de la ligne de document saisie. Des précisions sur cette commande sont données dans les documents des achats. Options de gestion Gestion des articles non livrés Cette zone à liste déroulante offre plusieurs choix concernant la gestion des articles non livrés : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) le programme assure la gestion des reliquats comme cela est indiqué pour les articles en indisponibilité dans la commande Traitement / Documents des ventes. 􀂉 En indisponibilité totale : dans le cas d’une indisponibilité totale d’un article, ce choix entraîne la génération d’une ligne avec une valeur nulle dans la colonne Quantité livrée. Cette ligne sera reportée sur le bon de livraison (ou sur le document qui suit dans l’ordre paramétré de succession des pièces) afin que le client sache que son article est toujours en commande mais qu’il n’a pu être livré. 􀂉 Quantité à zéro : cette option se comporte de façon identique à la précédente mais ne concerne que les articles disponibles mais dont la colonne Quantité livrée a été mise manuellement à zéro. 􀂉 Les deux : cette option combine les deux choix précédents : livraison non assurée par suite d’indisponibilité ou par suite d’une action volontaire du gestionnaire. Type de tarif par défaut en création d’article Zone à liste déroulante permettant de définir le type de tarif : 􀂉 HT (valeur par défaut) ou 􀂉 TTC qui sera proposé par défaut en cas de création de catégorie tarifaire dans le volet «Options» de la présente commande. Confirmation des suppressions Liste déroulante permettant de demander une confirmation “manuelle” de l'utilisateur lors des suppressions. La liste déroulante propose trois options : 􀂉 Aucune : en cas de suppression, le programme s'exécute immédiatement sans demander confirmation à l'utilisateur. 􀂉 Eléments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la suppression concerne plusieurs éléments, une confirmation est demandée pour chacun. 􀂉 Liste : (valeur par défaut) le programme demande également confirmation avant toute suppression ; à la différence de l'option précédente, si la suppression concerne plusieurs éléments, la confirmation est globale. 􀀳 Ce paramétrage concerne les fichiers en cours d’utilisation. Il est possible de modifier ces réglages poste par poste, en cas d’utilisation en réseau notamment, par la commande Fenêtre / Préférences. Menu Fichier © Sage 2007 124 Création d’éléments en saisie Liste déroulante offrant le choix suivant : 􀂉 Les deux : (valeur par défaut) un compte client ou fournisseur et/ou une référence article pourront être créés au cours de la saisie d’une pièce. 􀂉 Tiers : un compte client ou fournisseur pourra être créé au cours de la saisie d’une pièce. Il faudra alors taper ? dans la zone d’édition client ou fournisseur puis presser la touche TABULATION pour accéder directement à la fiche client ou fournisseur. Il est également possible de taper directement le numéro de compte à créer suivi d’un point d’interrogation (?). 􀂉 Article : une référence article pourra être créée au cours de la saisie d’une pièce. 􀂉 Aucune : il sera impossible de créer un compte tiers ou une référence article au cours de la saisie d’une pièce. Import en mise à jour Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les différents types d’importation pour les fiches articles, les familles d’articles, les fiches clients et fournisseurs, les tarifs par catégories tarifaires ainsi que les tarifs fournisseurs. Lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrôle les références articles. Si une référence article est identique dans le fichier commercial le programme peut : 􀂉 arrêter l’importation, 􀂉 mettre à jour la référence article, la fiche client, la fiche fournisseur, la famille d’article, le tarif par catégorie tarifaire, le tarif fournisseur 􀂉 ou encore afficher un message permettant la mise à jour. Ceci est fonction du paramétrage fait dans cette zone qui offre : 􀂉 Sans modification : (valeur par défaut) l’importation sera arrêtée. Un message avertira l’utilisateur. 􀂉 Modification : lors de l’importation d’un fichier texte comportant une des fiches ci-dessus, si le programme détecte une référence article, tiers, famille, tarif ou tarif fournisseur existant dans le fichier commercial, elle sera mise à jour. 􀂉 Choix manuel : lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches ci-dessus, si le programme détecte une référence article, tiers, famille, tarif ou tarif fournisseur existant dans le fichier commercial, il affiche un message demandant la confirmation de la mise à jour. Agenda Alerte agenda Cette liste déroulante détermine la façon avec laquelle vous serez prévenu de l’imminence d’un événement de l’agenda : 􀂉 A l’ouverture : la liste des événements apparaît au moment où vous ouvrez le fichier commercial. 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) la liste des événements n’apparaît pas à l’ouverture du fichier. Délai de pré-alerte Cette zone permet l’enregistrement de la durée en jours de la période préliminaire à un événement de l’agenda pendant laquelle vous serez prévenu de l’imminence de cet événement. Cet avertissement se manifestera par l’apparition de la liste des événements arrivant à échéance lors de l’ouverture des fichiers de gestion. La valeur limite est 999. Volet Options – Fiche entreprise On accède au volet « Options » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Options] sur Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 125 Les Options sont des informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de gestion. La liste des types d’options proposés est invariable. Il est impossible d’en ajouter ni d’en supprimer. Elle propose les options suivantes : 􀂉 «Agenda», page 127, 􀂉 «Catalogue articles», page 128, 􀂉 «Catégorie comptable», page 130, 􀂉 «Catégorie tarifaire», page 132, 􀂉 «Champ statistique articles», page 132, 􀂉 «Champ statistique tiers», page 134, 􀂉 «Code risque», page 135, 􀂉 «Codification automatique», page 136, 􀂉 «Condition de livraison», page 150, 􀂉 «Conditionnement», page 151, 􀂉 «Devise», page 153, 􀂉 «Fichiers liés», page 156, 􀂉 «Gamme», page 158, 􀂉 «Information libre», page 160, 􀂉 «Mode d’arrondi», page 168, 􀂉 «Mode d’expédition», page 169, 􀂉 «Mode de règlement», page 170, 􀂉 «Niveaux d’analyse», page 172, 􀂉 «Organisation», page 172, 􀂉 «Pays», page 187, 􀂉 «Plan analytique», page 188, Menu Fichier © Sage 2007 126 􀂉 «Périodicité», page 192, 􀂉 «Résiliation abonnement», page 193, 􀂉 «Service contact», page 193, 􀂉 «Souches et numérotation», page 194, 􀂉 «Structure banque», page 197, 􀂉 «Type tiers», page 199, 􀂉 «Unité d’achat et de vente», page 202. Les options disposent de deux, trois, quatre niveaux de saisie et parfois plus (en fonction du type d’option) : 􀂉 le premier niveau n’est pas modifiable, c’est celui de la liste des options, 􀂉 le deuxième niveau est celui des intitulés d’options ; leur nombre est en général limité ; cela vous sera précisé pour chaque option, 􀂉 le troisième niveau (qui n’existe pas pour toutes les options) permet de subdiviser certains intitulés d’options en énumérés, 􀂉 les niveaux suivants offrent une nouvelle subdivision du précédent. Les intitulés d’options sont en nombre limité. Ils peuvent être saisis dans l’ordre que vous voulez (placez les plus usités en tête de liste). Les énumérés d’options sont, en général, en nombre illimité. Le programme les classe automatiquement par ordre alphanumérique. La saisie des intitulés peut varier suivant l’option. Elle vous sera précisée si besoin est. Nous ne donnons ci-dessous que les généralités. Pour plus d’informations sur les listes, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Pour passer d’un niveau au suivant, effectuez un double-clic sur la ligne d’une option. Vous pouvez aussi, après sélection de la ligne, utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Pour créer un nouvel intitulé (de deuxième niveau) vous avez le choix entre deux méthodes : 􀂉 sélectionnez la ligne de saisie en cliquant dessus (ou utilisez les touches de direction), 􀂉 cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La première ligne vide est alors sélectionnée. Tapez ensuite les informations dans les zones de droite. La saisie de l’intitulé est obligatoire. Deux intitulés ne peuvent porter le même nom. Le contrôle s’effectue sur tous les caractères au niveau des intitulés et sur les 13 premiers caractères au niveau des énumérés. La validation de la saisie d’un intitulé s’effectue d’une des façons suivantes : 􀂉 en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation », 􀂉 en tapant la touche ENTRÉE. La modification d’un intitulé s’effectue en cliquant sur son nom. Les valeurs qui lui correspondent apparaissent dans les zones de saisie. On peut les modifier. Validez ensuite comme pour un nouvel intitulé. La suppression des intitulés s’effectue comme pour les listes classiques. Un intitulé auquel des énumérés ont été attachés ne peut pas être supprimé. Il faut supprimer ceux-ci d’abord. Pour passer du deuxième niveau (intitulés) au troisième (énumérés), réalisez les mêmes opérations que pour passer du premier au deuxième. Menu Fichier © Sage 2007 127 Lorsque le nombre des énumérés est illimité, la saisie s’effectue en vous plaçant dans les zones de saisie, en y tapant les informations et en validant comme indiqué plus haut. Ce que vous tapez est toujours considéré comme un nouvel énuméré. Pour modifier un énuméré, il faut le sélectionner, le modifier et valider. La suppression d’un énuméré utilise la méthode classique. Pour remonter dans la hiérarchie des options, ouvrez la liste déroulante servant de titre à la liste de gauche et choisissez soit Options pour remonter au premier niveau, soit le nom de l’intitulé s’il existe. Agenda L’agenda permet à l’utilisateur d’être tenu informé des événements intéressant les dépôts de l’entreprise, les clients, les fournisseurs, les représentants et les articles. Les rubriques d’agenda s’utilisent sur deux niveaux. Le premier niveau rassemble jusqu’à 50 groupes d’événements agenda. Au second niveau, les événements agenda sont en nombre illimité. Les groupes d’événements agenda peuvent s’appliquer soit aux dépôts, soit aux différents tiers concernés (clients, fournisseurs, représentants), soit aux articles. Ce choix est à faire dans une liste déroulante lors de la saisie de l’intitulé. Intitulé Zone destinée à la saisie de la désignation du groupe d’événements sur 35 caractères alphanumériques au maximum. Intéressé Liste déroulante destinée au choix du fichier concerné : 􀂉 Dépôt (proposé par défaut), 􀂉 Client, 􀂉 Fournisseur, 􀂉 Représentant, 􀂉 Article. Evénement agenda On accède aux événements agenda en effectuant un double-clic sur une des lignes de groupes d’événements. On peut aussi sélectionner la ligne et utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Fichier © Sage 2007 128 Le nombre d’événements par groupe est illimité. Intitulé Seule cette zone est accessible dans le cadre des événements agenda (21 caractères alphanumériques). Catalogue articles Cette option permet d’enregistrer les catégories de produits et s’organise sur quatre niveaux hiérarchiques. Ces catégories peuvent être affectées aux familles et aux articles afin de les situer dans le cycle de la production ou de la commercialisation. 􀀳 Dans les versions précédentes du programme, cette option s’appelait Catégorie de produit. Exemple Exemple d’organisation portant sur les bijoux : Premier niveau : - Bagues, - Colliers, - Bracelets. Deuxième niveau correspondant aux bagues : - Chevalières, - Alliances, - Avec pierres. Troisième niveau correspondant aux chevalières : - Or, - Argent, - Platine. Quatrième niveau correspondant aux chevalières or : - Gravure texte, - Gravure armoiries. La totalité des quatre niveaux n’est pas nécessairement utilisée. Premier niveau. Menu Fichier © Sage 2007 129 Les niveaux suivis en stock sont repérés par une icône sur leur ligne. Autres niveaux Les niveaux disponibles sont les suivants : 􀂉 Premier niveau : il sert à enregistrer le code et le nom du niveau et à préciser si les articles qui lui appartiennent sont gérés en stock. Contrairement à ce qui existait dans les anciennes versions (10 niveaux maximum), le nombre de niveaux est ici illimité. Validez les informations saisies par la touche ENTRÉE. 􀂉 Trois niveaux suivants : ils permettent chacun de saisir un intitulé et un code. Ils dépendent du niveau hiérarchiquement supérieur. L’accès aux niveaux suivants se fait par un double-clic sur la ligne du niveau hiérarchiquement supérieur. Exemple Si le premier niveau comporte des bagues et des bracelets et que chacun d’eux existe en or et en argent, il faudra enregistrer la structure suivante : Bagues - Or, - Argent. Bracelets - Or, Menu Fichier © Sage 2007 130 - Argent. Pour chaque niveau, les informations à saisir sont les suivantes. Intitulé 35 caractères alphanumériques. Saisie obligatoire. Il est conseillé d’enregistrer les catégories les plus usitées en premier. Code Information obligatoire à saisir sur 2 caractères alphanumériques majuscules. Deux éléments d’un même niveau ne peuvent comporter le même code. La concaténation des codes de chaque niveau permettra de constituer le code d’une famille. Suivi en gestion de stock Cette option n’est applicable qu’au premier niveau et impose que la famille d’articles à laquelle la catégorie de produit en question sera affectée, sera suivie en stock selon un des modes décrits dans la fonction Familles d’articles (menu Structure). Les niveaux suivis en stock ont leur ligne marquée d’une icône particulière. Il est nécessaire de valider pour enregistrer toute modification à cette zone. Les énumérés sont toujours modifiables. Cette modification s’applique immédiatement aux familles et aux articles concernés. Il est impossible de modifier un niveau auquel des familles ou des articles seraient rattachés. Un message d’avertissement le rappellera. « Suppression impossible ! La famille XXX est ratachée à l’énuméré YYY. (OK] ».. « Suppression impossible ! L’article XXX est rataché à l’énuméré YYY. (OK] ».. Catégorie comptable Cette option est obligatoire pour rattacher aux articles les comptes de vente et d’achat ainsi que les régimes de taxation. Les passerelles comptables pouvant être différentes selon les clients ventes en France et ventes à l’exportation et selon les fournisseurs achats en France et achats à l’importation. Cette option présente deux niveaux. Le premier affiche les types de catégories comptables. Il y en a trois qui ne sont pas modifiables : Vente, Achat et Stock. 􀀳 La saisie des catégories comptables est obligatoire pour l’enregistrement des écritures dans le fichier comptable. Menu Fichier © Sage 2007 131 Chacun de ces types donne accès à un maximum de 50 catégories comptables. 􀀳 La première catégorie comptable étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer la plus courante. A chacune de ces catégories pourront être affectés, dans la fiche article, des comptes généraux, des sections analytiques, des comptes de TVA ou de taxe parafiscale afin d’automatiser la passation des écritures comptables. Exemple Une partie de vos ventes est réalisée à l’export. Il vous faudra créer une catégorie Vente / Ventes export afin de pouvoir enregistrer, dans la Famille article, un compte de produits Ventes export et un compte de TVA à 0,00 %. 􀀳 Il est vivement conseillé d’enregistrer toutes les catégories comptables avant de commencer la gestion proprement dite. Si vous ajoutez une catégorie comptable après avoir déjà créé des familles, pensez à la renseigner dans les familles existantes, sans quoi les articles n’auront pas de passerelle comptable pour l’imputation des mouvements sur cette catégorie. Il n’y aura pas non plus de valorisation de TVA non plus si les comptes de TVA ne sont pas renseignés. Intitulé 35 caractères alphanumériques. Menu Fichier © Sage 2007 132 Catégorie tarifaire Cette option sert à la saisie de catégories qui seront affectées à chaque client pour lui appliquer un tarif particulier défini dans la fiche article. On peut enregistrer un maximum de 32 catégories tarifaires. Par article, il est donc possible de définir 32 prix de vente en fonction de la catégorie du client. 􀀳 La première catégorie tarifaire étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer la plus courante. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques. Type tarif Zone à liste déroulante proposant les deux choix suivants : 􀂉 HT : les prix appliqués s’entendront hors taxes, 􀂉 TTC : les prix appliqués seront toutes taxes comprises. Le choix proposé par défaut lors de toute création de catégorie tarifaire est fonction du paramétrage fait dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet « Préférences » de la présente fonction. Si une modification de la valeur mentionnée dans cette zone est opérée sur une catégorie tarifaire existante, un message d’avertissement apparaîtra pour vous proposer de répercuter la modification dans les fiches articles. Les réponses à ce message ont les effets suivants : 􀂉 Oui : le type de tarif sera modifié dans les fiches articles qui comportent cette catégorie tarifaire ; 􀂉 Non : aucune modification n’est apportée aux fiches articles qui pourraient mentionner cette catégorie tarifaire. La modification du type de tarif n’interviendra que sur les articles nouvellement créés. Champ statistique articles Cette option permet la création de 5 champs statistiques qui s’appliqueront aux articles et pourront être utilisés dans les sélections. Chacun des 5 champs statistiques donne, à son tour, accès à un nombre illimité d’énumérés statistiques. Menu Fichier © Sage 2007 133 Cette ventilation statistique permet : 􀂉 l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches articles, 􀂉 les ruptures lors des impressions statistiques articles, 􀂉 les critères de sélection dans les impressions. La zone de gauche de la fenêtre donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouvent les zones de saisie. Seul l’intitulé est saisissable. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ. Enumérés statistiques articles L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ statistique auquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et de cliquer sur le bouton [Voir/ Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie de l’intitulé. Menu Fichier © Sage 2007 134 Intitulé Zone de 21 caractères alphanumériques au maximum permettant la saisie de la désignation de l’énuméré. Champ statistique tiers Cette option permet de définir 10 champs statistiques qui sont rattachés aux fiches clients et fournisseurs et qui pourront être utilisés dans les sélections. Chacun des 10 champs statistiques donne, à son tour, accès à un nombre illimité d’énumérés statistiques. Cette ventilation statistique permet : 􀂉 l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches tiers, 􀂉 les ruptures lors des impressions statistiques clients et fournisseurs, 􀀳 Contrairement aux champs statistiques articles, les champs statistiques tiers et leurs énumérés sont repris du fichier comptable. La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie. Seul l’intitulé est saisissable. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ. Enumérés statistiques tiers L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ statistique auquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Fichier © Sage 2007 135 La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie de l’intitulé. Intitulé Zone de 21 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation de l’énuméré. Code risque Cette option permet d’associer à chaque client un code risque reflétant sa solvabilité ou son insolvabilité potentielle. Cette option permet de définir 10 codes risques et de leur assigner une action. Cette action peut être assujettie à une fourchette de valeurs qui représentent le dépassement de l’en-cours. Ces codes risques seront affectés aux clients auxquels l’action s’appliquera. 􀀳 Le premier code risque étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche client, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Menu Fichier © Sage 2007 136 Action Ouvre une liste déroulante permettant d’associer 3 actions différentes aux intitulés Code risque : 􀂉 A livrer : (valeur par défaut) la création ou la transformation de document ne génère aucun message d’avertissement concernant la solvabilité du client disposant d’un code risque ayant l’action A livrer. 􀂉 A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité d’un problème de règlement. 􀂉 A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne peut se faire. Il sera toutefois possible de créer un devis et/ou un bon de commande avec un message d’avertissement sur sa solvabilité. Dépassement d’encours Les deux zones sous ce titre permettent d’enregistrer une fourchette de montants qui représentent la tolérance de dépassement de l’en-cours. Lors de la saisie d’un document des ventes pour un client (sauf les devis), le programme analysera l’encours du client et, s’il constate un dépassement par rapport à la valeur saisie dans sa fiche, il proposera l’action associée à la fourchette de valeurs dans laquelle se situe le dépassement. Voir les explications données dans le «Volet Comptable – A propos de…», page 96 ainsi que celles portant sur les «Documents des ventes», page 724 (menu Traitement). Voir aussi la commande «Clients», page 587 pour ce qui concerne la saisie de l’encours maximum autorisé. Les montants affectés à deux codes risque ne doivent pas se chevaucher. Un message d’erreur s’affichera si tel est le cas. Codification automatique Cette option permet le paramétrage de la codification des différentes références utilisées dans le programme ainsi que les codes barres que l’on peut affecter. Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. La liste affichée à l’écran, non modifiable, précise les différentes codifications qui peuvent être paramétrées : Menu Fichier © Sage 2007 137 􀂉 «Référence article», 􀂉 «Référence gamme», 􀂉 «Référence conditionnement», 􀂉 «Code barres article», 􀂉 «Code barres gamme», 􀂉 «Code barres conditionnement». Selon le cas, la codification automatique peut se composer de : 􀂉 une racine qui peut être fixe ou issue de la famille d’appartenance de l’article, 􀂉 une norme (C39, EAN 128, etc.) dans le cas des codes barres, 􀂉 un complément facultatif qui peut être un intitulé ou une quantité selon le cas, 􀂉 un numéro séquentiel attribué par le programme en fonction des numéros déjà générés. Voir les exemples donnés. Cette numérotation est proposée par le programme mais peut être modifiée par l’utilisateur ponctuellement à condition de ne pas enregistrer un numéro existant, auquel cas le programme refuserait la saisie avec un message d’avertissement : « La référence XXX existe déjà pour l’article YYY ! [OK] » Ne pas oublier de valider après la saisie de la dernière zone. Chacune des options de codification offrant des options différentes, chaque cas est présenté ci-dessous avec des exemples détaillés. Référence article Cette option est destinée au paramétrage des références des articles sans gamme ni conditionnement. Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numérotation Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation : Menu Fichier © Sage 2007 138 􀂉 Manuelle (valeur par défaut) : l’utilisateur définira la référence au moment de la saisie. Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet. 􀂉 Automatique : une codification de la référence est automatiquement proposée au moment de la création d’un nouvel article. Cette codification comporte une racine qui peut être : 􀂉 une racine fixe ou 􀂉 une racine famille : information à saisir dans la fiche de la famille d’articles. Cette racine est complétée automatiquement par le programme par une séquence de nombres incrémentée à chaque création. Reportez-vous à la fonction «Familles d’articles», page 387 pour plus de précisions sur cette racine. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone Numérotation. Longueur (numérotation) Longueur totale de la référence y compris la racine. 2 caractères numériques maximum soit une valeur comprise entre 1 et 99. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. 􀂉 Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionné dans la zone précédente. Zone inaccessible lorsque le type racine est Racine famille. 􀀳 Rappelons que la longueur de l’intitulé de la racine fixe ou de la racine famille est incluse dans la longueur totale de la codification et qu’un intitulé trop long pourra limiter le nombre d’article pouvant être codifiés. Voir les exemples donnés pour les articles à gamme. Référence gamme Cette option est destinée au paramétrage des références des articles comportant un énuméré de gamme simple ou double. Menu Fichier © Sage 2007 139 Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numérotation Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation : 􀂉 Manuelle (valeur par défaut) : l’utilisateur définira la référence au moment de la saisie. Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet. 􀂉 Automatique : une codification de la référence est automatiquement proposée au moment de la création d’un nouvel article en fonction des choix faits dans les zones suivantes. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone Numérotation. Incrémentation Cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Non (valeur par défaut), 􀂉 Oui. Elle permet d’indiquer si une incrémentation des références par énumérés est souhaitée. Longueur (numérotation) Longueur totale de la référence y compris la racine. 2 caractères numériques maximum soit une valeur comprise entre 1 et 99. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la présente zone sont estompées. 􀂉 Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. 􀂉 Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée à la référence gamme sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18 caractères. Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la référence de la gamme. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone précédente. Zone inaccessible dans les autres cas. Complément Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré. : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de la concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans la référence de l’article à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le programme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. 􀀲 Il est important de consulter les exemples suivants qui précisent les limites de la numérotation automatique des références dans le cas des articles à gamme. Menu Fichier © Sage 2007 140 Exemples Les généralités concernant l’article présenté dans les exemples ci-dessous sont résumées dans le tableau qui suit. Les différents cas de figure ne seront pas tous explorés dans le détail. Seuls les cas de paramétrage complexes sont donnés en exemple. Référence avec incrémentation, référence article et complément. Soit le paramétrage suivant : Références générées : Exemple d’article à deux gammes Référence avec complément et article à deux gammes. Le paramétrage à réaliser est le suivant : Caractéristique Valeur Code article BAOR02 Gamme de produit affectée à l’article Pierres composée des énumérés suivants: Emeraude, Rubis Saphir Famille BIJOUARG Racine famille BIJARG Longueur de la référence 18 Zone Contenu Incrémentation Oui Type racine Référence article Longueur racine 6 Complément Intitulé énuméré Longueur complément 5 Enuméré Référence Emeraude BAOR02EMERA0000001 Rubis BAOR02RUBIS0000002 Saphir BAOR02SAPHI0000003 Zone Contenu Numérotation Automatique Incrémentation Non Longueur (numérotation) Vide Type racine Référence article Longueur (racine) Vide Racine Vide Complément Intitulé énuméré Longueur (complément) 7 Menu Fichier © Sage 2007 141 L’article considéré, dont la référence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur et Maille comportant respectivement les énumérés suivants : Longueur : - 34 cm, - 42 cm, - 54 cm, - 64 cm. Maille : - Classique, - Forçat. Il va donner lieu à la création des références suivantes : Les intitulés des gammes sont concaténés et limités à 7 caractères au total. L’espace est remplacé par un trait de soulignement. 􀀳 La longueur maximale d’une référence est de 18 caractères alophanumériques. Lorsqu’une valeur fixe est paramétrée pour un élément de la référence, le programme écourte les autres éléments pour rester dans le limites du champ. Référence conditionnement Cette option est destinée au paramétrage des références des articles comportant un conditionnement. Enuméré 1 Enuméré 2 Référence générée 34 cm Classique CHAAR/VAR34_CMCL Forçat CHAAR/VAR34_CMFO 42 cm Classique CHAAR/VAR42_CMCL Forçat CHAAR/VAR42_CMFO 54 cm Classique CHAAR/VAR54_CMCL Forçat CHAAR/VAR54_CMFO 64 cm Classique CHAAR/VAR64_CMCL Forçat CHAAR/VAR64_CMFO Menu Fichier © Sage 2007 142 Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence réside dans la zone Complément qui offre les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible ; 􀂉 Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé du conditonnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. Exemples Référence avec complément. La référence de gamme doit comporter la référence de l’article à laquelle on veut adjoindre la quantité du conditionnement. Le paramétrage à réaliser est le suivant : La création de l’article EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin composé des énumérés suivants : va donner lieu à la création des références suivantes : Code barres article Cette option est destinée au paramétrage des codes barres des articles sans gamme ni conditionnement. Zone Contenu Numérotation Automatique Incrémentation Non Longueur (numérotation) Vide Type racine Référence article Longueur (racine) Vide Racine Vide Complément Qté conditionnement Longueur (complément) Vide Intitulé du conditionnement Quantité Ecrin de 4 4 Ecrin de 12 12 Ecrin de 24 24 Conditionnement Référence générée Ecrin de 4 EM04004 Ecrin de 12 EM04012 Ecrin de 24 EM04024 Menu Fichier © Sage 2007 143 􀀳 Rappelons que le code barres affecté à un article est enregistré dans le volet «Descriptif» de sa fiche. Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numérotation Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation : 􀂉 Manuelle (valeur par défaut) : l’utilisateur définira le code barres au moment de sa saisie. Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet. 􀂉 Automatique : une codification automatique du code barres est proposée au moment de la création d’un nouvel article en fonction des choix faits dans les zones suivantes. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone Numérotation. Norme Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée ; 􀂉 C39, 􀂉 EAN 8 : longueur fixe 8 caractères, 􀂉 EAN 13 : longueur fixe 1» caractères, 􀂉 EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Racine fixe : (valeur par défaut) la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. 􀂉 Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine code barres du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Menu Fichier © Sage 2007 144 Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Exemples Code barres à partir de la racine code barres famille. Le code barres doit respecter la norme EAN13. Le paramétrage à réaliser est le suivant : La racine code barres enregistrée pour la famille BIJOUXARG est 1234. La création de l’article BAAR01 affecté à cette famille va générer un code barres 123400000001 s’il est le premier article de la famille. Code barres à partir de la référence article. Le code barres doit respecter la norme EAN13 et les 5 premiers caractères de la référence article doivent être repris. Le paramétrage à réaliser est le suivant : La création de l’article 11234 va générer un code barres 1123400000001. Code barres gamme L’option de génération automatique du code barres gamme utilise à la fois le principe de génération du code barres de l’article et celui de la référence gamme. Zone Contenu Numérotation Automatique Norme EAN13 Longueur (numérotation) Vide Type racine Racine code barres famille Longueur (racine) Vide Racine Vide Zone Contenu Numérotation Automatique Norme EAN13 Longueur (numérotation) Vide Type racine Référence article Longueur (racine) 5 Racine Vide Menu Fichier © Sage 2007 145 Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numérotation Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation : 􀂉 Manuelle (valeur par défaut) : l’utilisateur définira le code barres au moment de la saisie. Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet. 􀂉 Automatique : un code barres est automatiquement proposé au moment de la création d’un nouvel article à gamme en fonction des choix faits dans les zones suivantes. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone Numérotation. Incrémentation Cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Non (valeur par défaut), 􀂉 Oui. Elle permet d’indiquer si une incrémentation des codes barres par énumérés est souhaitée. Norme Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée ; 􀂉 C39, 􀂉 EAN 8 : longueur fixe 8 caractères, 􀂉 EAN 13 : longueur fixe 1» caractères, 􀂉 EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la présente zone sont estompées. 􀂉 Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. Menu Fichier © Sage 2007 146 􀂉 Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la référence de la gamme. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Complément Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible ; 􀂉 Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le programme doit afficher. La longueur est comprise entre 1 et 18. Exemples Code barres avec complément et article à une seule gamme. Le code barres de gamme doit comporter la référence de la famille à laquelle on veut adjoindre les 5 premiers caractères de l’énuméré. Le paramétrage à réaliser est le suivant : La famille BIJOUXARG a comme racine code barres : 1234. La création de l’article BAOR01 auquel on affecte la gamme Pierres composé des énumérés suivants : - 12345, - 23456, - 34567, - 45678 Zone Contenu Numérotation Automatique Incrémentation Non Norme EAN13 Longueur (numérotation) Vide Type racine Référence famille Longueur (racine) Vide Racine Vide Complément Intitulé énuméré Longueur (complément) 5 Menu Fichier © Sage 2007 147 va donner lieu à la création des codes barres suivants : Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), du complément (intitulé énuméré sur 5 caractères), du numéro (3 caractères) et d’une clé (1 caractère) générée par le programme en fonction de la norme. 4 + 5 + 3 + 1 = 13. Codes barres avec complément et article à deux gammes. Le paramétrage est identique à celui de l’exemple précédent mais l’article considéré, dont la référence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur et Maille comportant respectivement les énumérés suivants : Longueur : - 34, - 42, - 54, - 64. Maille : - 10, - 20. Il va donner lieu à la création des codes barres suivants : Les intitulés des gammes sont concaténés. Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), de l’intitulé énuméré (4 caractères soit 2 pour l’énuméré 1 et 2 pour l’énuméré 2), du numéro (4 caractères) et d’une clé (1 caractère) générée par le programme en fonction de la norme. 4 + 4 + 4 + 1 = 13. Code barres conditionnement L’option de génération automatique du code barres conditionnement utilise à la fois le principe de génération du code barres de l’article et celui de la référence conditionnement. Enumérés Codes barres générés 12345 1234123450018 23456 1234234560019 34567 1234345670010 45678 1234456780011 Enuméré 1 Enuméré 2 Référence générée 34 10 1234341000013 20 1234342000012 42 10 1234421000018 20 1234422000017 54 10 1234541000011 20 1234542000010 64 10 1234641000010 20 1234642000019 Menu Fichier © Sage 2007 148 Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes. Numérotation Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation : 􀂉 Manuelle (valeur par défaut) : l’utilisateur définira le code barres au moment de la saisie. Ce choix rend inaccessibles les autres zones du volet. 􀂉 Automatique : un code barres est automatiquement proposé au moment de la création d’un nouvel article à conditionnement en fonction des choix faits dans les zones suivantes. Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone Numérotation. Incrémentation Cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Non (valeur par défaut), 􀂉 Oui. Elle permet d’indiquer si une incrémentation des codes barres par énumérés de conditionnement est souhaitée. Norme Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée ; 􀂉 C39, 􀂉 EAN 8 : longueur fixe 8 caractères, 􀂉 EAN 13 : longueur fixe 1» caractères, 􀂉 EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur (code) Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la présente zone sont estompées. 􀂉 Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. Menu Fichier © Sage 2007 149 􀂉 Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la référence de la gamme. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Complément Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de la concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans le code barres de l’article à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le programme doit afficher. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Exemple Code barres avec racine fixe et quantité du conditionnement. La racine fixe est 1255. La quantité du conditionnement est limitée à 2 caractères. Le paramétrage à réaliser est le suivant : La création de l’article EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin composé des énumérés suivants : Zone Contenu Numérotation Automatique Incrémentation Non Norme EAN13 Longueur (numérotation) Vide Type racine Racine fixe Longueur (racine) Vide Racine 1255 Complément Qté conditionnement Longueur (complément) 2 Intitulé du conditionnement Quantité Ecrin de 4 4 Ecrin de 12 12 Ecrin de 24 24 Menu Fichier © Sage 2007 150 va donner lieu à la création des références suivantes : Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), du complément (intitulé de conditionnement sur 2 caractères), du numéro (6 caractères) et d’une clé (1 caractère) générée par le programme en fonction de la norme. 4 + 2 + 6 + 1 = 13. Condition de livraison Permet de définir 30 conditions de livraison utilisées lors des livraisons faites aux clients ou reçues des fournisseurs. A chaque condition de livraison peut être rattaché un code international permettant de préciser les obligations à la charge du vendeur et celles à la charge de l’acheteur. Intitulé Zone de 35 caractères permettant l’enregistrement de la désignation de la condition de livraison. Code condition de livraison Zone de 4 caractères alphanumériques permettant la saisie du code INCOTERMS 1990. Les Incoterms proposent une série de règles internationales pour l’interprétation des termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international. Le tableau suivant précise les sigles correspondants. Conditionnement Code barres généré Ecrin de 4 1255040000018 Ecrin de 12 1255120000013 Ecrin de 24 1255240000016 Incoterm Sigle A l’usine... lieu convenu Ex Works exw Franco le long du navire... port d’embarquement convenu Free Alongside Ship fas Franco transporteur... lieu convenu Free CArrier fca Franco bord... port d’embarquement convenu Free On Board fob Coût et Fret... port de destination convenu Cost and FRaight cfr Menu Fichier © Sage 2007 151 Conditionnement Permet de définir vos différents conditionnements utilisés en indiquant les quantités d’unité de vente de chacun d’entre eux. Cette option permet la vente d’un même article sous différents conditionnements avec des prix différents tout en ne gérant le stock que sous une seule entité (l’unité de vente). Les rubriques de l’option Conditionnement s’utilisent sur deux niveaux. Le premier niveau permet de définir 20 conditionnements. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du conditionnement. Unités de conditionnement Le deuxième niveau sert au paramétrage des unités de conditionnement. Port payé jusqu’à... lieu de destination convenu Carriage Paid To cpt Coût, Assurance et Fret... port de destination convenu Cost, Insurance, Freight cif Port payé, Assusrance comprise jusqu’à... Carriage Insurance Paid cip Rendu frontière... lieu convenu Delivered At Frontier daf Rendu Ex-ship... port de destination convenu Delivered Ex Ship des Rendu à Quai (Droits acquités)… port de destination convenu Delivered Ex Quay deq Rendu droits non acquittés… lieu de destination convenu Delivered Duty Unpaid ddu Rendu droits acquittés… lieu de destination convenu Delivered Duty Paid ddp Incoterm Sigle Menu Fichier © Sage 2007 152 La liste présente la dénomination des différents conditionnements ainsi que les quantités d’unité de vente qu’ils contiennent. Le classement s’effectue par ordre croissant de quantité. Le classement est l’ordre de saisie. Les quantités par défaut ne doivent pas être nulles. Les sélections multiples sont possibles pour les éventuelles suppressions. Intitulé Zone de 21 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de l’unité de conditionnement. Quantité par défaut Sert à la saisie du nombre d’unités de vente incluses dans le conditionnement. Un test d’unicité est fait par le programme. Deux unités de conditionnement ne peuvent avoir le même intitulé et la même quantité simultanément. Si un énuméré de conditionnement est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vous proposer d’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de ce conditionnement. « Voulez-vous reporter la création des énumérés de conditionnement pour les articles disposant du conditionnement XXX ? [Non] [Tous les articles] [Validation pas à pas] » Les choix proposés sont les suivants : 􀂉 [Non] : l’énuméré de conditionnement ne sera pas ajouté aux articles. 􀂉 [Tous les articles] : tous les articles auxquels ce conditionnement est affecté disposeront du nouvel énuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être complétée ultérieurement). 􀂉 [Validation pas à pas] : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre pour chacun des articles existants. Menu Fichier © Sage 2007 153 Cette fenêtre permet : 􀂉 d’enregistrer une référence par énuméré de conditionnement pour l’article considéré (18 caractères alphanumériques maximum, d’une part cette référence doit être unique et d’autre part le couple intitulé de l’énuméré / quantité de conditionnement doit être unique pour l’article considéré, un contrôle est effectué), 􀂉 de fixer une quantité colisée différente si tel est le cas, 􀂉 de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifs d’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises. La valeur par défaut du prix est celle du prix de vente général multipliée par la quantité colisée. Bouton [OK] Valide les saisies faites et propose l’article suivant. Bouton [Suivant] Passe à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de conditionnement n’est pas créé pour l’article considéré. Bouton [Annuler] Met fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées. Devise Cette option permet de définir les différentes devises qui seront utilisées dans les opérations avec les clients et les fournisseurs. La définition des tarifs d’achat et de vente ainsi que la valorisation des documents d’achat ou de vente pourra s’effectuer dans la devise du tiers. Une conversion automatique monnaie de tenue de compte / devise aura lieu dans toute pièce (achat ou vente) destinée à un client ou à un fournisseur ainsi concerné. Il n’est pas nécessaire de créer une devise pivot ni d’enregistrer un Cours = 1 pour celle-ci. Le programme propose automatiquement l’option Aucun dans les listes de critères offrant une sélection sur l’option Devise, ce qui permet la sélection des clients et des fournisseurs ayant la même devise que celle de l’entreprise. Menu Fichier © Sage 2007 154 Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de la devise. Unité Zone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la devise. 21 caractères alphanumériques. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés à l’export ou à l’import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression. Voir la commande Mise en page dans le «Manuel de la gamme». Sous unité Zone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la sous unité de la devise. 21 caractères alphanumériques. Format Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format est indépendant du format Montant et sera utilisé en saisie de document. Sigle Symbole de la devise. 5 caractères alphanumériques. Exemple Pour l’euro : €, pour le dollar : $, pour la livre sterling : £, etc. 􀀳 Il est indispensable d’enregistrer des sigles dans le cas de l’utilisation de l’Inverseur car la Barre d’état affichera celui de la devise d’équivalence ou de tenue commerciale suivant le cas. Pour plus d’informations sur l’Inverseur, reportez-vous au «Guide de l’Euro». Zone Euro Cette case devait être cochée dans le cas où la devise en question appartient à la zone Euro (tout au moins du 01/01/1999 au 31/12/2001). Cocher cette case fixe le cours définitivement (le cours des monnaies des pays appartenant à la zone Euro par rapport à la monnaie euro a été fixé une fois pour toutes au 01/01/99). 􀀳 Si vous utilisez l’Assistant EuroPass’port pour réaliser toutes les opérations de passage à l’euro, celui-ci le fera à votre place de même qu’il renseignera la zone Code ISO. Menu Fichier © Sage 2007 155 Code ISO Zone de 3 caractères alphanumériques permettant la saisie du code ISO. Ce code est indispensable en cas d’exportation ou d’importation de données car les devises sont repérées à l’aide de ce code. Le « Guide de l’Euro » donne, en annexe, la liste des principaux codes ISO. Code DEI Ce code est utilisé pour la déclaration d’échange de biens intra-communautaire. Pour la France : 001. 3 caractères alphanumériques. Cotation Les zones suivantes ainsi que celles apparaissant après sélection de Ancienne cotation s’affichent en sélectionnant l’une ou l’autre désignation dans la zone à liste déroulante. 􀀲 Application de l’euro Les zones apparaissant sous les titres Cotation et Ancienne cotation étaient destinées aux utilisateurs appartenant à un pays de la zone Euro qui pouvaient, à compter du 01/01/2002, faire leurs opérations commerciales ou comptables en euro pour la totalité de leur gestion. Les utilisateurs d’une devise d’un pays hors de la zone Euro n’utiliseront que la partie Cotation de la fenêtre. Pour plus de renseignements concernant l’euro, veuillez vous reporter au « Guide de l’Euro ». Cours Cette zone permet d’enregistrer le taux de change de la devise (14 caractères numériques dont 6 décimales au maximum) qui sera utilisé pour convertir les prix exprimés dans la devise en cours de paramétrage par rapport à la devise de cotation enregistrée plus loin. Les résultats des calculs de conversion seront arrondis au format enregistré pour la devise plus une décimale. Mode de cotation Cette zone à liste déroulante permet d’indiquer le mode de conversion qui sera utilisé pour traduire la devise en cours de paramétrage par rapport à la devise de cotation : 􀂉 Certain : la valeur en devise est déterminée par division du montant en devise de cotation par le cours. 􀂉 Incertain : la valeur en devise est déterminée par multiplication du montant en devise de cotation par le cours. 􀀲 Application de l’euro Les entreprises de la zone Euro choisiront une cotation au Certain de leur ancienne monnaie par rapport à l’euro. Devise de cotation C’est la devise par rapport à laquelle on fixe le cours de la devise en cours de paramétrage. Cette zone à liste déroulante propose la liste des devises saisies dans cette même fonction. Une devise peut être cotée par rapport à elle même et dans ce cas son cours est 1. 􀀳 Pour les utilisateurs réalisant leur gestion dans une monnaie de la zone Euro, ces zones seront modifiées automatiquement s’ils se servent de l’Assistant EuroPass’port fourni avec le programme Sage Maintenance. Exemple de conversion Le programme affiche automatiquement, en dessous de la zone Devise cotation, un exemple de la conversion obtenue par application du cours, du mode de conversion et de la devise de cotation enregistrés dans les zones qui précèdent. Vous pouvez ainsi vérifier le bien fondé de votre paramétrage. Menu Fichier © Sage 2007 156 Cours période Cette zone permet d’enregistrer toute information sur le cours de change de la monnaie locale avec la devise pivot (cours moyen, cours au 1er du mois, etc.). Cette zone n’a qu’un rôle informatif. 14 caractères alphanumériques. Cours clôture Cours de fin d’exercice qui sera utilisé, en comptabilité, pour la réévaluation des dettes et des créances en devises. 14 caractères alphanumériques. Ancienne cotation Les zones apparaissant sous cette désignation seront essentiellement utilisées par les gestionnaires dont la devise aura disparu au profit de l’euro. Elles permettront de conserver une trace de l’ancienne cotation de la devise en cours de consultation par rapport à leur ancienne devise. 􀀳 Ces zones seront modifiées automatiquement par l’Assistant EuroPass’port fourni avec le programme Sage Maintenance. Toutes les zones de cette partie ont un fonctionnement identique à celui des zones du même nom décrites ci-dessus à l’exception de la suivante. Date limite Cette zone affiche la date à laquelle la devise en cours de consultation a cessé d’être cotée par rapport à la devise de référence. Fichiers liés Cette option permet de définir le chemin d’accès aux fichiers de données de chacune des applications de la Ligne Sage 100 ou de la Ligne Sage 30 dont vous pourriez disposer sur votre poste. De cette façon, par un simple clic de souris sur une des commandes du menu Fichier, vous pouvez lancer directement l’application Sage correspondante. Voir les descriptions sous le titre «Lancement des applications», page 363. Vous pouvez paramétrer : Menu Fichier © Sage 2007 157 􀂉 soit la fermeture automatique du programme Sage Gestion commerciale et l’ouverture de la nouvelle application, 􀂉 soit l’ouverture de la nouvelle application tout en maintenant ouvert le programme Sage Gestion commerciale afin de pouvoir travailler simultanément sur les deux. Ce paramétrage s’effectue dans la commande «Préférences», page 1717. Voir cette commande pour les possibilités offertes. Les fichiers de données qui permettront de lancer les applications Sage correspondantes sont les suivants : 􀂉 fichier comptable pour le lancement de Sage Comptabilité, 􀂉 fichier immobilisations pour le lancement de Sage Immobilisations, 􀂉 fichier moyens de paiement pour le lancement de Sage Moyens de paiement, 􀂉 fichier salariés pour le lancement de Sage Paie Macintosh. Macintosh Ce dernier fichier n’est proposé que sur la version Macintosh du programme. 􀀳 Si vous ne disposez pas d’un programme Sage Comptabilité, vous pouvez néanmoins enregistrer sur la ligne Comptabilité le nom du fichier comptable que vous désirez associer à votre fichier commercial. De cette façon, il s’ouvrira automatiquement avec ce dernier. Pour attacher un fichier de données 1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection s’ouvre. 2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké. Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton Attacher. Pour modifier un fichier attaché 1 . Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus. 2 . Cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un attachement. Pour supprimer un fichier attaché 1 . Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. La suppression d’un fichier attaché ne supprime pas le programme correspondant de la liste des applications présente dans le menu Fichier. Association d’un fichier comptable Cette fonction permet également d’associer un fichier comptable au fichier commercial actuellement ouvert. Cette association aura pour effet d’éviter que le programme vous demande systématiquement de lui préciser le fichier comptable à ouvrir après sélection d’un fichier commercial. Voir la commande «Ouvrir», page 82. Le fichier comptable sélectionné sur la ligne Comptabilité est associé par défaut au fichier commercial actuellement ouvert. 􀀲 La modification du fichier comptable lié n’intervient qu’après la fermeture du fichier commercial et sa réouverture. Tant que cette opération n’a pas été faite, le fichier comptable précédemment lié est toujours associé au fichier commercial et toute opération, comme la mise à jour comptable par exemple, s’effectuera dans ce fichier. Menu Fichier © Sage 2007 158 Si le lien entre fichier comptable et fichier commercial est supprimé, la réouverture ultérieure du fichier commercial sera suivie de l’ouverture de la fenêtre permettant de choisir le fichier comptable à associer. Gamme Permet d’enregistrer les gammes qui seront utilisées pour définir les prix des articles que vous achetez et que vous vendez : 􀂉 soit par produit : par exemple un même article peut exister en différentes tailles et/ou en différentes couleurs, 􀂉 soit par des remises sur les quantités d’articles achetées ou vendues, 􀂉 soit par des remises sur les montants (à l’achat ou à la vente), 􀂉 soit sur les prix nets : les différentes tranches se voient appliquer des prix particuliers en fonction des quantités. Le premier niveau permet de définir l’intitulé de la gamme et son type. Vous pouvez saisir un maximum de 50 gammes. Intitulé 35 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de la gamme. Type Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Produit : un même article existe sous différentes présentations (taille, couleur, etc.). 􀂉 Remise par quantité : sert à la définition de gammes pour des remises par quantités (à l’achat ou à la vente). 􀂉 Remise par montant : sert à la définition de gammes pour les remises sur le montant (à l’achat ou à la vente). 􀂉 Prix net : applique directement un prix net, par tranches de quantités, sans passer par les remises en quantité. Enumérés de gamme Le deuxième niveau sert à la définition des énumérés correspondant à la gamme. Le nombre d’énumérés est illimité. Menu Fichier © Sage 2007 159 Exemple Si vous avez saisi une gamme de produits composée de T-shirts, vous pourrez enregistrer les différentes tailles proposées (S, M, L, XL, XXL). Exemple Vous vendez de la papeterie et vous offrez une remise de 10 € par tranche de 250 € d’achat à partir de 100 €. Vous enregistrerez une gamme de remise telle la suivante : jusqu’à 100 (rien) jusqu’à 350 10 € jusqu’à 600 20 € jusqu’à 850 30 € etc. La première tranche est laissée vide puisqu’elle ne donne pas lieu à remise. Les montants des remises en euros sont saisis dans la fiche article. Il est possible de modifier, de créer ou de supprimer les énumérés dans chaque fiche article sans que cela ait de répercussion sur la liste mère enregistrée ici. 􀀳 Il est possible d’enregistrer des gammes sans énumérés et de compléter ceux-ci dans la fiche article ellemême. Ceci vous offre donc un éventail illimité de remises ou de gammes. Si le type de gamme est Produit, l’information à saisir est l’intitulé. Intitulé 21 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de l’énuméré de la gamme. Si le type de gamme est Remise par quantité, Remise par montant ou Prix net, l’information à saisir est la limite supérieure des tranches. Jusqu’à Limite supérieure de la tranche. Celle-ci est comprise dans la tranche. Pour enregistrer la limite maximale, taper des 9 à refus. Si un énuméré de gamme de type Produit est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vous proposer d’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de cette gamme. « Voulez-vous reporter la création des énumérés de gamme pour les articles disposant de la gamme XXX ? [Non] [Tous les articles] [Validation pas à pas] » Les choix proposés sont les suivants : 􀂉 [Non] : l’énuméré ne sera pas ajouté aux articles. Menu Fichier © Sage 2007 160 􀂉 [Tous les articles] : tous les articles auxquels cette gamme est affectée disposeront du nouvel énuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être complétée ultérieurement) et le prix d’achat sera celui de la fiche principale de l’article. 􀂉 [Validation pas à pas] : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre de paramétrage pour chacun des articles existants. Cette fenêtre permet : 􀂉 d’enregistrer une référence par énuméré pour l’article considéré (18 caractères alphanumériques maximum, cette référence doit être unique, un contrôle est effectué), 􀂉 de fixer son prix d’achat, par défaut celui de la fiche principale de l’article est proposé, 􀂉 de fixer un prix d’achat pour chacun des fournisseurs, les valeurs par défaut sont reprises, 􀂉 de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifs d’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises. Dans le cas d’un article à double gamme, le couple d’énuméré de gamme est spécifié. Bouton [OK] Valide les saisies faites et propose l’article suivant. Bouton [Suivant] Passe à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de gamme n’est pas créé pour l’article considéré. Bouton [Annuler] Met fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées. Information libre Cette option permet d’enregistrer des informations «libres» concernant les éléments suivants : 􀂉 les articles, 􀂉 les comptes généraux, 􀂉 les sections analytiques (et les codes affaires), 􀂉 les clients ou fournisseurs, 􀂉 les en-têtes de documents des ventes ou des achats et 􀂉 les lignes de ces mêmes documents et des pièces d’abonnement. Ces informations peuvent être de toutes natures et définies par l’utilisateur. Il pourra compléter leurs désignations dans un volet particulier des fiches articles ou tiers ou des pièces de vente ou d’achat. Elles peuvent être calculées en fonction de formules de calcul déterminées par l’utilisateur. Menu Fichier © Sage 2007 161 Exemple Vous souhaitez enregistrer dans la fiche des clients les objectifs de vente que vous vous fixez. Créez une information libre Objectif de type Valeur et saisissez dans chaque fiche client le montant du chiffre d’affaire à réaliser. Exemple Vous voulez consigner dans les fiches articles le volume occupé par l’article. Enregistrez une information libre Volume. Le premier niveau d’information libre offre six types de fichiers. Cette liste n’est pas modifiable. 􀂉 Articles : les informations libres concerneront les articles et nomenclatures. 􀂉 Comptes généraux : les informations libres concerneront les comptes comptables. 􀂉 Sections analytiques : les informations libres concerneront les sections analytiques. 􀂉 Clients / fournisseurs : les informations libres concerneront les clients et les fournisseurs (mêmes informations pour les deux). 􀂉 En-tête de documents : les informations libres concerneront les en-têtes de pièces de vente ou d’achat. Les documents des stocks ne sont pas concernés. 􀂉 Lignes de documents : les informations libres concerneront les lignes de pièces de vente, d’achat et de stock. 􀂉 Numéros série/lot : les informations libres de ce type sont associées aux numéros de série et de lot. Il est possible d’en saisir 64. Les 4 premières apparaîtront automatiquement dans les fenêtres « Sérialisation » et « Gestion des lots » ouvertes lors de l’entrée en stock d’un article géré par numéro de série ou de lot. Les autres pourront y être ajoutées par la fonction de personnalisation des colonnes. Voir les titres «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805 et «Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats», page 958. Pour ouvrir un de ces types, faites un double-clic sur sa ligne ou cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » après sélection de la ligne. Vous pouvez aussi valider la ligne. 􀀳 Les informations libres concernant les tiers, les comptes généraux et les sections analytiques sont reprises du fichier comptable ouvert en ligne. Menu Fichier © Sage 2007 162 Détail d’une information libre Le nombre de catégories d’informations libres qu’il est possible de saisir par fichier est limité à 64. La saisie, modification ou suppression des informations libres s’effectue comme pour toutes les autres options. Voir le «Manuel de la gamme» pour un complément d’information. Intitulé Cette zone de 31 caractères alphanumériques sert pour l’enregistrement de l’intitulé de l'information libre. Cet intitulé pourra servir de critère de sélection dans les commandes suivantes : 􀂉 la commande Rechercher/Remplacer, 􀂉 les formats de sélection des impressions des états, 􀂉 les formats de sélection de l’exportation des données, 􀂉 dans l’identification des objets de mise en page. Type Cette liste déroulante offre les choix suivants : 􀂉 Texte : l’information à saisir sera un texte. Dans ce cas vous devez paramétrer, dans la zone Longueur, la longueur maximale de l’information saisissable (de 1 à 69 caractères). 􀂉 Montant : l’information à saisir sera un montant dont le format d’affichage sera celui paramétré dans le volet «Initialisation» de la présente fonction. 􀂉 Valeur : l’information à saisir sera une valeur numérique sans format particulier. On pourra y saisir jusqu’à 4 décimales. 􀂉 Date : l’information à saisir sera une date courte, c’est-à-dire au format JJMMAA. 􀂉 Date longue : l’information à saisir sera une date longue, c’est-à-dire au format JJMMAAAA. 􀂉 Table : l’information correspondante sera choisie dans une table à compléter par l’utilisateur. 􀀳 Les dates de type Date courte permettent la gestion de la période allant du 01/01/1928 (01/01/28) au 01/ 01/2027 (01/01/27). Pour plus d’informations sur l’enregistrement des énumérés d’une table, reportez-vous au titre «Informations libres de type Table», page 164. Dans le cas d’informations libres de type Valeur calculées ou Table, deux éléments supplémentaires apparaissent sur la ligne de l’intitulé de l’information libre : 􀂉 une icône placée à gauche de l’intitulé symbolise que cette information est calculée ; Menu Fichier © Sage 2007 163 􀂉 un petit triangle disposé à droite rappelle à l’utilisateur qu’une page de paramétrage supplémentaire devient accessible pour cette information. Longueur Cette zone n’est disponible que dans le cas où la sélection faite dans la zone Type est Texte. Dans ce cas on peut y saisir une longueur comprise entre 1 et 69 caractères. Cette information est obligatoire. Cette zone est grisée dans les autres cas. Valeur calculée Cette option indique que le résultat de l’information libre sera une valeur déterminée à l’aide d’une formule de calcul. 􀀳 Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table. Application source Cette zone n’est accessible que si l’option Valeur calculée a été cochée. Dans ce cas, cette zone permet de choisir l’application à l’origine de la mise à jour de l’information libre : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) l’information libre peut être mise à jour à partir de n’importe quelle application Sage. Seuls les champs des fichiers partagés entre toutes les applications seront accessibles. 􀂉 Comptabilité / Gestion commerciale/Saisie de caisse décentralisée / Immobilisations / Moyens de paiement : seule l’application mentionnée permettra l’initialisation et la mise à jour de l’information libre concernée. Les champs disponibles seront ceux des fichiers accessibles et gérés par l’application. Exemple Les fichiers partagés entre toutes les applications appartiennent au menu Structure et concernent les comptes généraux, les sections analytiques et, sous certaines réserves, les comptes tiers. Toute une série de messages d’erreurs pourront apparaître dans le cas où les conditions de paramétrage des informations libres calculées ne sont pas respectées. Si vous effectuez un double-clic sur une information libre de type Valeur calculée qui n’ait pas été enregistrée avec le programme Sage Gestion commerciale, un message d’erreur apparaîtra : « Saisie impossible ! La saisie/modification de la formule de calcul ne peut être effectuée que par l’application source [OK]. » Exemple Une information libre de type Valeur calculée concernant les comptes tiers et ayant comme application source Gestion commerciale/SCD, ne pourra pas être modifiée à partir de la Comptabilité car les champs qui peuvent y être mentionnés peuvent être différents de ceux de la comptabilité. 􀀲 Il est conseillé de paramétrer les informations libres de type Valeur calculée dans les applications qui les calculent. 􀀳 Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table. Boutons [Monter] / [Descendre] L’ordre d’enregistrement des désignations est celui de la saisie. Si vous souhaitez un ordre différent, sélectionnez la ligne de l’information libre et cliquez sur le bouton [Monter] ou [Descendre] suivant le cas. Le bouton [Monter] est inactif lorsque vous sélectionnez la première désignation de la liste. Le bouton [Descendre] est inactif en cas de sélection de la dernière. Le déplacement d’une information libre est sans conséquence sur les données enregistrées pour cette information ou les autres. Equivalent clavier pour [Monter] : Menu Fichier © Sage 2007 164 􀂉 Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1. 􀂉 Windows : MAJUSCULE + F1. Equivalent clavier pour [Descendre] : 􀂉 Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2. 􀂉 Windows : MAJUSCULE + F2. La modification du classement n’est pas répercutée sur les formats de sélection d’impression ou d’export déjà créés. 􀀳 Si vous travaillez en réseau sur un même fichier commercial, la création d’une information libre ne sera pas permise tant que le fichier sera utilisé par plusieurs postes. Informations libres de type Table Dans le cas des informations libres de type Table, il faut faire un double-clic sur l’intitulé pour ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer les énumérés de la table. On peut aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Il est également possible d’enregistrer des énumérés de table en saisie de document. Intitulé Saisissez dans cette zone et validez les intitulés des énumérés de la table. 21 caractères alphanumériques maximum. Le nombre d’énumérés n’est pas limité. Leur classement s’effectue par ordre alphabétique. Informations libres de type Valeur calculée Dans le cas des informations libres de type Valeur calculée il faut faire un double-clic sur l’intitulé pour ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer la formule de calcul. Menu Fichier © Sage 2007 165 􀀳 Si vous tentez d’ouvrir une information libre de type Valeur calculée dont l’application source n’est pas celle en cours d’utilisation, un message d’erreur vous en empêchera. Les informations libres de ce type sont normalement mises à jour par la fonction Fichier /Lire les informations. Elles peuvent également être saisies manuellement sans que cette saisie ne détruise la formule de calcul. Voir la fonction «Lire les informations», page 204. Une telle information libre peut également être mise à jour par un modèle d’enregistrement. Voir la fonction «Modèles d’enregistrement», page 681. Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Zone de gauche Cette zone reste vide et ne peut servir à enregistrer des informations. Formule de calcul Cette zone sert à la saisie ou à l’enregistrement de la formule de calcul. Sa capacité est de 1024 caractères alphanumériques. Voir ci-dessous les conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul ainsi que l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977. Bouton [Saisie d’une fonction] Ce bouton ouvre la fenêtre d’un assistant à la saisie des éléments de la formule de calcul. Menu Fichier © Sage 2007 166 Cette fenêtre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accès sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Veuillez vous y reporter. Fonctions Zone à liste déroulante présentant toutes les fonctions et opérateurs disponibles pour l’élaboration d’une formule de calcul. Dans le cas où le fichier source serait différent de Tous, des fonctions prédéfinies portant sur les seules données des fichiers de la gestion commerciale (ou du programme Sage Saisie de caisse décentralisée) sont également disponibles. Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les opérateurs sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions prédéfinies propres au programme Sage Gestion commerciale sont décrites dans l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977. Fichiers Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les fichiers du programme dont certains champs doivent être utilisés dans la formule de calcul. Les fichiers proposés dépendent de l’application source de la formule de calcul. Champ Zone à liste déroulante dont le contenu dépend du fichier sélectionné dans la zone Fichiers précédente. Conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul Trois méthodes peuvent être envisagées pour l’enregistrement d’une formule de calcul : 􀂉 la saisie manuelle : il est alors nécessaire d’enregistrer les intitulés des fonctions et leurs arguments strictement comme le programme les attend ; 􀂉 l’utilisation d’un assistant : en cliquant sur le bouton [Saisie d’une fonction], vous appelez un assistant qui vous aide dans la détermination de la fonction de calcul à utiliser ainsi qu’au paramétrage des arguments éventuellement attendus par la fonction ; 􀂉 la méthode mixte : cette méthode sera certainement la plus souvent utilisée puisqu’elle consiste à utiliser l’assistant pour insérer les fonctions les plus complexes et la saisie manuelle pour les opérateurs simples comme ceux de l’addition, soustraction et autres. Précisons que l’on peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours de paramétrage et dont le résultat ne peut être utilisé dans une autre formule. Menu Fichier © Sage 2007 167 Les différents membres d’une formule de calcul doivent être séparés les uns des autres par un point virgule (;). Précisons également que la valeur finale de la formule de calcul doit commencer par la mention : Resultat =. Exemple Formule permettant de calculer le chiffre d’affaire brut du premier trimestre pour les clients et les fournisseurs. TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CAHTBrut(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CAHTBrut(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi Finsi Référez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d’explications sur la saisie des formules et l’assistant. Voyez également l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977 pour des explications plus approfondies sur les fonctions prédéfinies. Modification du paramétrage des Informations libres Les modifications apportées après coup aux informations libres peuvent avoir des conséquences importantes sur les informations enregistrées et occasionner la perte de données. Nous précisons ci-dessous les conséquences possibles. Création d’une nouvelle information libre La création d’une nouvelle information libre n’a aucune influence sur les précédentes et leur contenu. Modification d’une information libre existante Le tableau ci-dessous résume les effets des modifications possibles. 􀀳 Si vous travaillez en réseau sur un même fichier commercial, la modification du type ou de la longueur ne sera pas permise tant que le fichier sera utilisé par plusieurs postes. Un message de confirmation s’affichera avant toute modification entraînant une perte de données. Suppression d’une information libre Elle n’a aucune influence sur les autres informations libres et les données enregistrées dans celles-ci. Par contre, toutes les données enregistrées dans l’information libre supprimée le sont également. Zone modifiée Conséquences Intitulé Aucune Type Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre modifiée Longueur Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre modifiée Ordre Aucune Menu Fichier © Sage 2007 168 Mode d’arrondi Cette option permet d’enregistrer 10 modes d’arrondis. Ces modes sont utilisés dans la détermination des prix des articles qui seront appliqués : 􀂉 lors de la mise à jour des tarifs, 􀂉 dans les tarifs de vente. Valeur 14 caractères numériques maximum. L’affichage de cette zone est régi par le format montant enregistré dans le volet «Identification» de cette même fonction. Type Autorise les choix suivants : 􀂉 Proche : arrondit à la Valeur la plus proche (option par défaut), 􀂉 Supérieur : arrondit à la Valeur immédiatement supérieure, 􀂉 Inférieur : arrondit à la Valeur immédiatement inférieure, 􀂉 Fin proche : affiche le montant terminé par la Valeur la plus proche, 􀂉 Fin supérieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement supérieure, 􀂉 Fin inférieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement inférieure. Les types Fin permettent d’utiliser des prix psychologiques. Exemple Supposons que vous ayez enregistré la valeur 50,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit de 814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes : 814,18 arrondi aux 50,00 proches = 800,00 814,18 arrondi aux 50,00 supérieurs = 850,00 814,18 arrondi aux 50,00 inférieurs = 800,00 Exemple Supposons que vous ayez enregistré la valeur 99,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit toujours de 814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes : 814,18 arrondi aux 99,00 fin proches = 799,00 814,18 arrondi aux 99,00 fin supérieurs = 899,00 814,18 arrondi aux 99,00 fin inférieurs = 799,00 􀀳 Si le montant à arrondir est inférieur à Valeur, le programme n’affiche rien. Menu Fichier © Sage 2007 169 Mode d’expédition Cette option permet d’enregistrer 50 modes d’expéditions qui seront utilisés lors des livraisons pour les clients et par les fournisseurs et, dans le cadre des documents des ventes, de déterminer les frais d’expédition des marchandises. 􀀳 Le premier mode d’expédition étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant. Intitulé 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du mode d’expédition. Code mode de transport Zone de 3 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement d’un code pouvant être utilisé pour la déclaration d’échanges de biens. Article frais d’expédition Cette zone permet de sélectionner l’article qui servira de passerelle comptable pour le report des charges d’expédition en comptabilité. N’importe quel article peut être choisi mais nous conseillons de créer des articles spécifiques. Exemple Exemple d’article pour la comptabilisation des frais de transport : ZTransport. Calcul de frais d’expédition Trois zones permettent la détermination des frais de transport liés au mode de transport en cours de paramétrage : 􀂉 Type de valeur : zone à liste déroulante offrant le choix entre : 􀂉 Montant forfaitaire : (valeur par défaut) ce montant doit être saisi dans la zone Valeur immédiatement à droite. 􀂉 Quantité : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le total des quantités mentionnées dans la pièce de vente pour la détermination des frais de transport. 􀂉 Poids net : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le poids net total des articles mentionnés dans la pièce de vente pour la détermination des frais de transport. 􀂉 Poids brut : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le poids brut total des articles mentionnés dans la pièce de vente pour la détermination des frais de transport. 􀂉 Valeur : zone permettant la saisie du montant forfaitaire ou du montant unitaire des frais de transport en fonction du choix fait dans la zone précédente. Menu Fichier © Sage 2007 170 􀂉 HT / TTC : mode d’application des frais de livraison. Cette zone propose par défaut la valeur définie dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet «Préférences» de la présente fonction : 􀂉 HT : le montant calculé des frais est inclus dans le total HT de la pièce. Les taxes sont calculées en fonction du paramétrage de l’article frais d’expédition. 􀂉 TTC : le montant calculé des frais est inclus dans le total TTC de la pièce. Les taxes sont déterminées en fonction du paramétrage de l’article frais d’expédition. 􀀳 Les modifications éventuelles de ces frais d’expédition n’affectent pas les factures déjà enregistrées. Franco de port Ces trois zones permettent d’indiquer le montant au dessus duquel les frais d’expédition ne sont plus facturés. 􀂉 Type de valeur : zone à liste déroulante offrant le choix entre : 􀂉 Montant forfaitaire : (valeur par défaut) permet d’indiquer que la valeur saisie dans la zone suivante est le montant forfaitaire au dessus duquel les frais d’expédition ne seront plus appliqués. 􀂉 Quantité : permet de préciser la quantité au dessus de laquelle les frais d’expédition ne seront plus appliqués. 􀂉 Valeur : zone permettant la saisie du montant forfaitaire ou du montant unitaire pour la détermination du franco de port en fonction du choix fait dans la zone précédente. 􀂉 HT / TTC : cette zone n’est accessible que si Montant forfaitaire a été sélectionné dans la zone Type de valeur. Ellear défaut la valeur définie dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet « Préférences » de la présente fonction : 􀂉 HT : le montant des frais n’est plus appliqué si le total HT des lignes de la pièce dépasse le montant spécifié. 􀂉 TTC : le montant des frais n’est plus appliqué si le montant total TTC de la pièce dépasse le montant spécifié. Mode de règlement Permet d’enregistrer les différents modes de règlement (30 maximum) qui sont utilisés par l’entreprise pour les clients et les fournisseurs. Ils sont repris du fichier comptable associé et proposent la saisie des codes interbancaires aux normes de l’Association Française de Banque (AFB) utilisés dans les rapprochements bancaires. 􀀳 Si vous voulez utiliser les bons d’achat comme mode de règlement des factures d’avoir ou de retour, il est nécessaire d’enregistrer un mode de règlement de ce type. Il en sera de même si vos fournisseurs vous proposent des bons d’achat en contrepartie des avoirs ou des retours dont vous pouvez bénéficier. Le premier mode de règlement étant proposé par défaut lors de l’enregistrement des conditions de paiement, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant. Menu Fichier © Sage 2007 171 Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du mode de règlement. Type de règlement Zone à liste déroulante permettant d’enregistrer une information qui automatisera certaines actions lors de la saisie de caisse décentralisée. Les choix, et leurs actions, sont les suivants : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) le mode de règlement ne présente aucune particularité (en saisie de caisse décentralisée tout du moins). 􀂉 Espèce : le mode de règlement est de type espèces. 􀂉 Chèque : le mode de règlement est de type chèque. La saisie d’un tel mode lors d’une vente comptoir lancera une impression chèque. 􀂉 Carte bancaire : le mode de règlement est de type carte bancaire. La saisie d’un tel mode lors d’une vente comptoir lancera une communication carte bancaire. 􀂉 Bon d’achat : le mode de règlement est le bon d’achat. Dans ce cas, il est obligatoire : 􀂉 d’affecter un code journal dans les zones Code journal règlements clients et Code journal règlements fournisseurs ; si tel n’est pas le cas, un message d’erreur s’affichera : « Le code journal est obligatoire pour les modes de règlement de type Bon d’achat ! [OK} » 􀂉 que le code journal affecté soit de type Général ; si tel n’est pas le cas, un message d’erreur s’affichera : « Le code journal XXX n’est pas de type Général ! [OK] » 􀀳 Si vous souhaitez comptabiliser les bons d’achat par le biais de la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité, il est nécessaire que le code journal associé au mode de règlement Bon d’achat dispose d’un compte de contrepartie. Code règlement 3 caractères alphanumériques pour la saisie du code EDI. Code journal règlements clients Cette zone propose la liste des journaux de type Trésorerie ou Général. Elle permet d’associer un journal particulier au mode de règlement concerné dans le cas du règlement des clients. Code journal règlements fournisseurs Cette zone propose la liste des journaux de type Trésorerie ou Général. Elle permet d’associer un journal particulier au mode de règlement concerné dans le cas du règlement des fournisseurs. Il est possible d’indiquer le même code journal dans ces deux zones. Menu Fichier © Sage 2007 172 Niveaux d’analyse Cette option permet de rattacher à chaque section analytique et à chaque code affaire un niveau d’analyse. Les niveaux d’analyse permettent de créer une classification des dépenses indépendante des plans et sections analytiques. 30 niveaux d’analyse peuvent être saisis et leur intitulé peut comprendre jusqu’à 35 caractères alphanumériques. Vous pouvez ainsi introduire une notion qui permette des sélections sur dix centres de coûts auxquels vous aurez rattaché certaines sections analytiques. Les niveaux d’analyse sont repris de la comptabilité et ne sont exploitables que dans le programme Sage 100 Comptabilité. La zone de gauche donne la liste des niveaux d’analyse saisis. A droite se trouve la zone de saisie. Seul l’intitulé est saisissable. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer la désignation du niveau d’analyse. Organisation Les options de l’Organisation s’articulent sur quatre niveaux et sont destinées à paramétrer les documents utilisés dans les opérations d’achat, de gestion des stocks et de vente ainsi que leur contenu et leur cycle de gestion. Ce contenu est celui qui s’affichera à l’écran et non pas celui qui sera imprimé sur le papier. La commande Mise en page vous permet de modifier la présentation des pièces d’achat, de vente et de stock à l’impression. Organisation – Sélection des domaines Sauf dans le cas des règlements et des étiquettes de colisage, le premier niveau de l’option Organisation ne permet aucun paramétrage et ne permet que la sélection des domaines pour accéder à leur paramétrage. Menu Fichier © Sage 2007 173 Les niveaux suivants, auxquels on accède par un double clic sur la ligne du domaine à paramétrer ou par sa sélection puis l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation », permettent l’enregistrement d’informations propres à chaque fonction. Leur ordre dans la liste correspond à celui des commandes dans le menu Traitement. Le tableau ci après résume la succession des niveaux auxquels les commandes donnent accès. Commande 1er niveau 2ème niveau 3ème niveau 4ème niveau Documents des ventes Néant Souche par défaut par document Circuit de validation Modèle d’impression par défaut Paramétrage des colonnes Documents des achats Néant Souche par défaut par document Circuit de validation Modèle d’impression par défaut Paramétrage des colonnes Documents des stocks Néant Validité des documents Modèle d’impression par défaut Paramétrage des colonnes Document interne Néant Intitulé des documents Type de mouvement Souche par défaut Circuit de validation Dépôt par défaut Modèle d’impression par défaut Paramétrage des colonnes Préparation des livraisons Néant Sélection des fonctions Paramétrage des colonnes Validation des préparations Néant Sélection des fonctions Paramétrage des colonnes Réapprovisionnement Néant Paramétrage des colonnes Abonnements Néant Choix du domaine Paramétrage des colonnes Contremarque Néant Choix du domaine Paramétrage des colonnes Saisie d’inventaire Néant Paramétrage des colonnes Règlements Numérotation des pièces Paramétrage des colonnes Interrogation de comptes Néant Sélection des fonctions Choix du domaine Paramétrage des colonnes Menu Fichier © Sage 2007 174 Organisation – Règlements Le premier niveau des règlements présente un cas particulier. Numérotation des pièces Ces deux zones à liste déroulante, l’une pour les règlements des ventes, l’autre pour ceux des achats, définissent la méthode avec laquelle les pièces de règlement seront numérotées : 􀂉 Automatique : (valeur par défaut) le programme numérote automatiquement les pièces de règlement à partir du numéro apparaissant dans la zone Numéro en cours. 􀂉 Manuelle : aucun numéro de pièce n’est proposé par défaut et l’utilisateur devra gérer lui-même la numérotation des règlements. Numéro en cours Cette zone n’est disponible que si la précédente affiche Automatique. Dans ce cas, le programme affiche le numéro qui sera utilisé pour la prochaine pièce de règlement. Il est possible de modifier cette valeur en la saisissant (13 caractères alphanumériques). 􀀳 Le numéro de pièce des règlements est unique. Organisation – Etiquettes de colisage Le premier niveau des étiquettes de colisage présente également un cas particulier. Recherche de documents Néant Sélection des fonctions Paramétrage des colonnes Étiquettes de colisage Configuration de l’imprimante Modèle d’impression par défaut Etiquettes articles réceptionnés Configuration de l’imprimante Modèle d’impression par défaut Commande 1er niveau 2ème niveau 3ème niveau 4ème niveau Menu Fichier © Sage 2007 175 Ce niveau permet de configurer l’imprimante et de sélectionner un modèle de mise en page par défaut pour l’impression des étiquettes. Configuration de l’imprimante Le bouton [Configurer l’imprimante] ouvre une fenêtre « Mise en page » qui permet de configurer l’impression et de définir les marges du support imprimé. Bouton [OK] Valide les modifications apportées. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans valider les modifications éventuellement faites. Bouton [Imprimante] Ouvre une seconde fenêtre «Mise en page» qui permet de sélectionner l’imprimante et de paramétrer ses propriétés. Menu Fichier © Sage 2007 176 Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Propriétés] Ouvre la fenêtre de paramétrage spécifique à l’imprimante dont le nom est affiché dans la zone attenante à ce bouton. Bouton [Réseau] Recherche d’une imprimante sur le réseau (si travail en réseau). Bouton [OK] Valide les modifications éventuellement apportées. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien modifier. Modèle par défaut Cet encadré comporte deux boutons qui permettent de sélectionner un modèle d’impression pour chacune des langues utilisées. Bouton [Attacher] Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèle sélectionné apparaît à la droite de ce bouton. 􀀳 Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier des Préférences du poste de travail. La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque poste une imprimante différente peut être affectée. L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection «Sélectionner le modèle». Pour attacher un modèle de mise en page 1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection s’ouvre. Menu Fichier © Sage 2007 177 2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké. Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton Attacher. Pour modifier un modèle attaché Cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un attachement. Pour supprimer un modèle attaché Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Voir également les informations données sous le titre «Modèle par défaut», page 180. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer l’affectation du modèle de mise en page aux étiquettes de colisage. Organisation – Etiquettes articles réceptionnés Le premier niveau des étiquettes d’articles réceptionnés présente également un cas particulier. Son fonctionnement est similaire à l’option d’impression des étiquettes de colisage. Elle permet d’imprimer les étiquettes des articles réceptionnés. Menu Fichier © Sage 2007 178 Voir ci-dessus le titre «Organisation – Etiquettes de colisage», page 174. Organisation – Paramétrage des documents Le deuxième niveau de l’option Organisation permet, dans la plupart des fonctions dont on peut organiser le contenu, d’avoir accès aux fonctions suivantes : 􀂉 Définition de la chaîne des documents, 􀂉 Souche de numérotation par défaut, 􀂉 Circuit de validation, 􀂉 Modèle de mise en page par défaut et nombre d’exemplaires imprimés. 􀀲 Dans les précédentes versions du programme, le deuxième niveau de l’option Organisation permettait le paramétrage des souches. Cette fonction est maintenant reportée dans une autre option de la fiche de l’entreprise, l’option Souches et numérotation. Veuillez vous y reporter. Voir l’option «Souches et numérotation», page 194. Le premier niveau de certaines fonctions ne permet pas le paramétrage de souches. Certaines d’entre elles donnent un accès direct au paramétrage des colonnes que leurs fenêtres présentent. Le tableau récapitulatif précédent vous précise ce point. Voir dans ce cas les explications détaillées données plus loin, sous le titre « Organisation – Troisième niveau », concernant le paramétrage des colonnes et de leur affichage. Certaines autres permettent de sélectionner des domaines qui, à leur tour, vont donner accès à la fenêtre de paramétrage des colonnes. Ce niveau est disponible dans les fonctions suivantes : 􀂉 Documents des ventes, 􀂉 Documents des achats, 􀂉 Documents des stocks (ni circuit de validation, ni langue dans ce cas), 􀂉 Documents internes. La fenêtre de paramétrage comporte certaines particularités et est décrite plus loin. Voir la description des documents internes sous le titre «Organisation – Documents internes», page 182. Cette liste n’est pas modifiable. Elle présente une liste de documents différente suivant le cycle sélectionné. Menu Fichier © Sage 2007 179 Souche par défaut Dans le cas des documents de vente et d’achat, une zone à liste déroulante permet de sélectionner celle des souches disponibles pour le type de document qui sera proposée par défaut lors de la création d’une pièce du même type. En création de pièce, il sera cependant possible de modifier cette sélection et de choisir une autre souche. Les souches ainsi que le numéro de pièce courant sont paramétrés dans l’option «Souches et numérotation », page 194. Exemple Les Bons d’avoir financier seront par défaut numérotés à partir de la souche Avoir. Circuit de validation Cet ensemble d’options n’est disponible que sur les documents de vente et d’achat et les documents internes. Il permet de préciser le circuit de validation des pièces par trois boîtes à cocher dont la légende est différente en fonction du document sélectionné. Pour ce qui concerne les documents internes, référez-vous au titre «Organisation – Documents internes», page 182. Pour les documents des ventes : Pour les documents des achats : Cochez les cases en fonction du circuit de validation que vous souhaitez pratiquer pour le document en question. Type de document 1ère boîte à cocher 2ème boîte à cocher 3ème boîte à cocher Devis Saisi Confirmé Accepté Bon de commande Saisi Confirmé A préparer Préparation de livraison Saisi Confirmé A livrer Bon de livraison Saisi Confirmé A facturer Bon de retour Saisi Confirmé A facturer Bon d’avoir financier Saisi Confirmé A facturer Facture Saisi Confirmé A comptabiliser Facture de retour Saisi Confirmé A comptabiliser Facture d’avoir Saisi Confirmé A comptabiliser Facture comptabilisée Inaccessible Inaccessible Comptabilisé Type de document 1ère boîte à cocher 2ème boîte à cocher 3ème boîte à cocher Préparation de commande Saisi Confirmé Accepté Bon de commande Saisi Confirmé Envoyé Bon de livraison Saisi Confirmé Réceptionné Bon de retour Saisi Confirmé Facturé Bon d’avoir financier Saisi Confirmé Facturé Facture Saisi Confirmé A comptabiliser Facture de retour Saisi Confirmé A comptabiliser Facture d’avoir Saisi Confirmé A comptabiliser Facture comptabilisée Inaccessible Inaccessible Comptabilisé Menu Fichier © Sage 2007 180 Si la troisième case à cocher (activée par défaut) est désactivée, le document tout entier sera considéré comme non utilisé (rôle de la case à cocher Document valide des anciennes versions du programme). Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction Circuit de validation mais utiliser quand même le type de document sélectionné, laissez cochée cette seule dernière case. Un document valide est précédé, dans la liste, par une icône particulière. Un document désactivé est précédé, dans la liste, par une autre icône. Cette fonction est en liaison avec les commandes suivantes : 􀂉 la commande Fichier / Autorisations d’accès dans laquelle on peut paramétrer les utilisateurs qui ont le droit de se servir de cette fonction c’est-à-dire de valider les différentes étapes d’une pièce ; 􀂉 la liste des pièces (commandes Documents des ventes et Documents des achats du menu Traitement) dans laquelle le statut précisé ci-dessus apparaîtra sur chaque ligne de pièce en fonction de la validation enregistrée pour elle dans cette même liste ; 􀂉 les pièces elles-mêmes dans lesquelles cette validation peut être également enregistrée à l’aide d’une commande prévue à cet effet. Voir chacune de ces fonctions pour les possibilités qu’elles offrent. Modèle par défaut Cet encadré comporte une zone de saisie, une liste déroulante et deux boutons qui permettent de sélectionner un modèle d’impression pour chacune des langues utilisées. Langue Zone à liste déroulante permettant de sélectionner : 􀂉 Aucune : permet la sélection d’un modèle d’impression dans la langue de l’entreprise. Valeur par défaut. 􀂉 Langue 1 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 1. 􀂉 Langue 2 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 2. 􀀳 Les langues ne sont pas disponibles dans les documents des stocks. Nbre (nombre) d’exemplaires Cette zone permet d’indiquer le nombre d’exemplaires du document que le programme doit imprimer par défaut. Valeur proposée par défaut : 1, saisissable : 1 à 99. Cette zone n’est disponible que dans le cas des documents des ventes et des achats à l’exception des factures, des factures d’avoir et des factures de retour. Par contre les factures comptabilisées en bénéficient. Le nombre de factures imprimées dépend de la valeur indiquée dans l’en-tête du document : zone Nb Facture de la fenêtre « Information document ». Bouton [Attacher] Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèle sélectionné apparaît à la droite de ce bouton. Ce rattachement doit être réalisé pour chaque langue utilisée. 􀀳 Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier des Préférences du poste de travail. La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque poste une imprimante différente peut être affectée. L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle ». Voir ci-dessous. Choisissez le modèle correspondant au document en cours de paramétrage puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Le nom du modèle ainsi affecté apparaît à la droite du bouton [Attacher]. Windows Les modèles d’impression comportent l’extension .BGC. Menu Fichier © Sage 2007 181 Lors de l’impression des documents, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page s’ouvrira selon les dispositions suivantes : 􀂉 Si un modèle a été associé au type du document dans l’option Organisation, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page proposera automatiquement le dossier contenant le modèle sélectionné. 􀂉 Si aucune langue n’a été enregistrée dans l’en-tête du document à imprimer, ou si aucun modèle n’a été affecté à la langue 1 ou à la langue 2 suivant le cas, le programme choisira le modèle correspondant à Aucune. 􀂉 Si une langue a été enregistrée dans l’en-tête du document, le programme sélectionnera le modèle correspondant à la langue. Macintosh Il faut, sur Macintosh, cliquer sur le bouton [Modèle] (qui se trouve dans la fenêtre de sélection du modèle de document ouverte à la validation d’une impression) pour lancer l’impression en utilisant le modèle défini dans l’option Organisation. 􀂉 Si aucun modèle n’a été associé au type de document, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page s’ouvrira sur le dernier dossier utilisé. 􀂉 Si plusieurs documents de type différents ont été sélectionnés et qu’il existe des modèles rattachés à un type de document dans l’option Organisation, le programme ne présélectionnera aucun type de document. Macintosh Le bouton [Modèle] (qui se trouve dans la fenêtre de sélection du modèle de document) sera estompé dans ces deux derniers cas. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer l’affectation du modèle de mise en page au document en cours de paramétrage. 􀀲 Si vous ne disposez que d’une seule imprimante, la mise en page enregistrée dans cette fenêtre s’appliquera à tous les documents. Bouton [Attacher] Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèle sélectionné apparaît à la droite de ce bouton. 􀀳 Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier des Préférences du poste de travail. La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque poste une imprimante différente peut être affectée. L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle ». Pour attacher un modèle de mise en page 1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle » s’ouvre. Menu Fichier © Sage 2007 182 2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké. Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton [Attacher]. Pour modifier un modèle attaché Cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un attachement. Pour supprimer un modèle attaché Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Organisation – Documents internes Lors de la création d’un fichier par la fonction Nouveau ou de la conversion ou de l’importation des fichiers issus d’une ancienne version, le programme génère automatiquement quatre documents internes qui sont les suivants : 􀂉 Entrée en stock, 􀂉 Sortie de stock, 􀂉 Gain financier, 􀂉 Perte financière. Leur désignation est identique à leur type. Ces documents peuvent être renommés et leur type changé (tant que des écritures n’ont pas été enregistrées dans ce dernier cas). Ces documents peuvent être utilisés pour marquer une opération interne à l’entreprise. Exemple Une sortie de stock avant mise en fabrication d’un produit. Une réintégration en stock à la suite d’un retour de prêt. Deuxième niveau des documents internes Le deuxième niveau des documents internes dans l’option Organisation permet : 􀂉 de créer jusqu’à 6 documents internes, 􀂉 de préciser l’intitulé du document interne, 􀂉 de préciser son type, Menu Fichier © Sage 2007 183 􀂉 de sélectionner la souche par défaut, 􀂉 de préciser les étapes du circuit de validation, 􀂉 de préciser le dépôt par défaut, 􀂉 d’enregistrer le modèle de mise en page utilisé par défaut pour l’impression des documents correspondants. Les souches sont paramétrées dans l’option «Souches et numérotation», page 194. Contrairement aux autres documents, les documents internes ne sont pas affectés à des journaux car leurs écritures ne sont pas destinées à être passées en comptabilité. Pour créer un document interne : 1 . Cliquez sur une ligne vide dans la liste de gauche. 2 . Enregistrez les paramètres dans les zones de droite. 3 . Validez. Pour modifier un document interne : 1 . Cliquez sur la ligne du document à modifier dans la liste de gauche. 2 . Enregistrez les paramètres dans les zones de droite. 3 . Validez. Pour supprimer un document interne : 1 . Cliquez sur la ligne du document à supprimer dans la liste de gauche. 2 . Décochez toutes les cases du circuit de validation. 3 . Validez. Ne peuvent être supprimés que les documents internes sur lesquels aucune écriture n’a été portée. Les zones dont se compose cette fenêtre ont les rôles suivants. Intitulé Désignation du document interne. Dès sa validation il apparaît dans la liste de gauche. 65 caractères alphanumériques. Menu Fichier © Sage 2007 184 Type mouvement Zone à liste déroulante permettant de définir le type de mouvement interne qu’il est possible de saisir dans le document : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur le stock ni en quantité ni en valeur. 􀂉 Entrée en stock : les lignes saisies dans le document augmentent le stock en quantité et en valeur. 􀂉 Sortie de stock : les lignes saisies dans le document diminuent le stock en quantité et en valeur. 􀂉 Gain financier : les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur les quantités en stock. Ce type correspond aux bons et factures d’avoir financier fournisseurs. Le montant saisi est enregistré comme un gain. 􀂉 Perte financière : les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur les quantités en stock. Ce type correspond aux bons et factures d’avoir financier clients. Le montant saisi est enregistré comme une perte. Souche par défaut Sélectionnez l’intitulé de la souche qui sera utilisée par défaut pour le document en cours. Les souches, leur numérotation ainsi que la consultation du numéro de pièce courant sont paramétrés dans l’option «Souches et numérotation», page 194. Circuit de validation Ces trois cases permettent de sélectionner la ou les étapes du circuit de validation du document interne en cours de paramétrage : 􀂉 Saisi, 􀂉 Confirmé, 􀂉 Validé (cochée par défaut). Si aucune de ces cases n’est cochée, le document est désactivé et ne pourra pas servir à la saisie de lignes. Dépôt par défaut Liste déroulante permettant d’affecter au document interne un dépôt par défaut. Ce dépôt sera systématiquement proposé dans les documents internes saisis (mais restera modifiable). Les valeurs proposées par cette liste sont : 􀂉 Dépôt principal : le dépôt principal de la société sera proposé par défaut. 􀂉 Liste des dépôts : le programme propose la liste des dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage. Modèle par défaut Cet ensemble de zones et de boutons permet d’associer un modèle d’impression de document par défaut au document interne en cours de paramétrage. Pour plus d’informations sur l’affectation des modèles, reportez-vous au titre «Modèle par défaut», page 180 des documents classiques dont l’utilisation est identique. Organisation – Choix du domaine Les commandes suivantes présentent un niveau intermédiaire (et même deux dans le cas de l’interrogation de compte) avant le paramétrage des colonnes : 􀂉 Préparation des livraisons : 􀂉 Liste des commandes, 􀂉 Détail des commandes, 􀂉 Liste des articles, 􀂉 Validation des préparations : 􀂉 Validation unitaire, Menu Fichier © Sage 2007 185 􀂉 Validation globale, 􀂉 Abonnements : 􀂉 Abonnements clients, 􀂉 Abonnements fournisseurs, 􀂉 Contremarque : 􀂉 Génération documents, 􀂉 Affectation livraisons/fabrications, 􀂉 Interrogation de comptes qui donne accès aux fonctions : 􀂉 Interrogation nomenclatures qui donne accès aux fonctions : 􀂉 Interrogation du stock, 􀂉 Interrogation des tarifs, 􀂉 Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation charges ressources, 􀂉 Interrogation tiers qui donne accès aux fonctions : 􀂉 Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation comptables, 􀂉 Interrogation articles qui donne accès à : 􀂉 Interrogation du stock, 􀂉 Interrogation des tarifs, 􀂉 Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation affaires qui donne accès à : 􀂉 Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation documents, 􀂉 Interrogation comptable, 􀂉 Interrogation représentants qui donne accès à : 􀂉 Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation documents. 􀂉 Recherche de documents qui donne accès à : 􀂉 Entête de documents, 􀂉 Lignes de documents. Cette sélection s’effectue par un double-clic sur la ligne ou par sa sélection et l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils « Navigation ». Menu Fichier © Sage 2007 186 Organisation – Liste des colonnes Le niveau qui définit les colonnes affichées dans la pièce sélectionnée se présente comme suit. Il est accessible au stade ultime à partir de tous les documents gérés à partir de l’option Organisation. A ce niveau les différentes colonnes proposées ne sont pas modifiables. On ne peut que sélectionner ou dessélectionner leur affichage ou leur disponibilité dans le document correspondant. L’administrateur peut définir quelles sont les colonnes obligatoires, disponibles ou indisponibles pour les autres postes de travail lors d’une utilisation du programme en réseau ou par des utilisateurs multiples. L’administrateur est défini dans la commande «Autorisations d’accès», page 210. 􀀳 Rappelons que chaque utilisateur dispose d’une commande Fenêtre / Personnaliser la liste qui lui permet de modifier l’apparence et le contenu des écrans sur son propre poste. Les commandes décrites ci-après limiteront ses propres possibilités de paramétrage. Le statut des colonnes, c’est-à-dire leur disponibilité ou leur affichage, est rappelé par une petite icône placée en début de ligne. Le paramétrage du statut des colonnes s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez l’intitulé de la colonne à paramétrer ; 2 . cliquez sur l’une des cases disponibles (ou sa désignation) ; 3 . validez. Les statuts disponibles dans cette fenêtre sont les suivants. Obligatoire pour l’application Une telle colonne est imposée par le programme et ne peut être dessélectionnée. Les autres boutons à cocher sont estompés. Une colonne dont cette option est cochée est marquée d’une icône particulière. Cette option est estompée pour toutes les colonnes non imposées par le programme. Obligatoire pour le fichier Une telle colonne est imposée par l’administrateur et ne peut être dessélectionnée par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière. Menu Fichier © Sage 2007 187 Masquée pour le fichier Une telle colonne est interdite par l’administrateur et ne peut être affichée par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière. Disponible pour le fichier Une telle colonne est autorisée par l’administrateur et peut être affichée ou non par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est repérée par une icône particulière. 􀀳 Ces réglages ne valent que pour le fichier commercial en cours d’utilisation. 􀀲 Il est conseillé de consulter la partie du manuel traitant de la saisie des pièces (vente, achat et stock) avant de définir quelles colonnes vous souhaitez voir apparaître ou pas. Certaines fonctions et certains automatismes ne s’exécutent que si la colonne correspondante est affichée. 􀀳 Les désignations des zones Informations libres apparaissent si elles ont été saisies, sinon c’est le numéro de l’information libre qui est mentionné. Colonnes des fonctions paramétrables de l’option Organisation Le détail des colonnes et de leur paramétrage est précisé en Annexe. Voir «Annexe 1 – Liste des colonnes de l’option Organisation», page 1732 Pays Cette option permet d’enregistrer diverses informations sur les pays avec lesquels vous commercez, à l’importation ou à l’exportation. Cette information est reprise dans les fiches clients et fournisseurs. Il est donc conseillé de renseigner cette option avant de saisir les fiches de tiers. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du pays. Menu Fichier © Sage 2007 188 Code pays Zone de 3 caractères alphanumériques permettant de saisir le code correspondant au pays considéré (norme ISO3166). 􀀳 Les codes ISO sont donnés en annexe du «Guide de l’Euro». Code DEI Zone de 3 caractères alphanumériques. Code ISO 2 Zone de 2 caractères alphanumériques. Coefficient d’assurance Zone de 14 caractères numériques. Le coefficient d’assurance permet de calculer la valeur statistique de la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens. Par défaut cette zone ainsi que la suivante sont paramétrées sur 1. Coefficient de transport Zone de 14 caractères numériques. Le coefficient de transport permet de calculer la valeur statistique de la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens. La valeur statistique de la déclaration d’échanges des biens sera égale à la valeur hors taxes de la ligne augmentée de ces deux taux. Plan analytique Cette option donne accès aux différents plans analytiques (11 au maximum) que vous pouvez utiliser en comptabilité : 10 plans analytiques + 1 plan IFRS si la gestion de cette norme est active. Pour la gestion de la norme IFRS, voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Les plans analytiques sont repris par défaut de la comptabilité. Toutes les modifications faites ici sont reportées dans le fichier comptable. Cette option permet également d’enregistrer un Plan IFRS destiné au stockage des écritures de type IFRS dans le cas où ce mode de gestion a été retenu. La liste de gauche montre les plans analytiques déjà enregistrés. Menu Fichier © Sage 2007 189 􀀲 Attention ! Chacun des onze plans analytiques donne lieu à des états analytiques distincts. Exemple Si votre activité est double (produits et agences), vous pouvez créer deux plans analytiques : Produits et Agences. Vous pourrez ainsi affecter à chacun de ces plans, les sections analytiques qui s’y rapportent. 􀀲 Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement être ventilés à 100 %. Il en est de même du plan IFRS si celui-ci est utilisé. En effet, il est à noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme n’effectuera de contrôle sur la totalité de la ventilation que sur les cinq premiers plans ainsi que sur le plan IFRS. La ventilation à 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrôlée. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du plan analytique. Le programme Sage Gestion commerciale permet la ventilation analytique à deux niveaux : 􀂉 Fiches articles : ventilation par produit : les plans de ce type sont repérés par une icône spécifique ; 􀂉 Affaires : ventilation par affaire : les plans de ce type sont repérés par une icône spécifique. Les écritures comptables issues de la facturation pourront être ventilées sur ces deux types de plans analytiques dans le fichier comptable. 􀀳 Dès lors qu’une option est sélectionnée, l’autre devient inaccessible. Il est impossible d’utiliser le même plan en analytique Article et Affaires. Plan analytique Article Case à cocher permettant de désigner le plan analytique utilisable pour la ventilation analytique des fiches articles. Seul un plan analytique peut être utilisé en ventilation des fiches articles. Le plan ainsi sélectionné est repéré par une petite icône dans la marge de gauche. Il ne peut y avoir qu’un seul plan analytique affecté aux articles. La sélection d’un autre plan remplace le précédent. Plan analytique Affaires Case à cocher permettant de désigner le plan analytique utilisable pour la ventilation des documents (affectation de la section analytique dans l’en-tête et sur chaque ligne des documents de vente et d’achat). Le plan ainsi sélectionné est repéré par une petite icône dans la marge de gauche. Il ne peut y avoir qu’un seul plan analytique affecté aux affaires. La sélection d’un autre plan remplace le précédent. Plan analytique IFRS Cette case à cocher permet de préciser le plan destiné à la gestion IFRS. Elle est masquée si aucune gestion IFRS n’a été demandée. Le plan analytique Articles ou Affaires peut être celui affecté à la gestion de l’IFRS. Dans ce cas, lors de la mise à jour en comptabilité un message indiquant que ce plan est utilisé en Articles (ou Affaires) et IFRS s’affichera. Une confirmation sera demandée pour poursuivre le traitement en utilisant la ventilation IFRS. Le paramétrage de la gestion IFRS se fait dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Lorsqu’un plan est désigné comme IFRS, il apparaît dans la liste avec une icône particulière. Un seul plan peut être désigné comme IFRS. La sélection d’un autre plan remplace le précédent. 􀀳 Si le plan analytique a été affecté aux articles ou aux affaires avant d’être affecté à la gestion IFRS, il conserve son icône d’origine. Il n’est pas possible de supprimer l’affectation IFRS d’un plan analytique si une section de ce plan a été affectée à un compte de tiers. Menu Fichier © Sage 2007 190 Pour accéder aux autres niveaux de paramétrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Voir ci-dessous le détail des fenêtres de paramétrage. 􀀳 Il n’est pas nécessaire qu’un plan IFRS soit structuré. Report section en achat Cette boîte à cocher n’est active que si la zone Plan analytique Affaires a été cochée. Elle permet, lorsqu’elle est cochée, de reporter sur la ligne de document d’achat la section analytique mentionnée sur la ligne du document de vente en cas de génération de commande fournisseur suite à une indisponibilité ou en cas d’utilisation de la fonction Contremarque. Section analytique d’attente Cette zone à liste déroulante donne accès à la liste des sections du plan sélectionné. Elle permet d’enregistrer une section qui servira à faire l’équilibrage analytique lors des mises à jour comptables. Une répartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, l’équilibre analytique n’est réalisé que si une section d’attente a été définie. Structure des numéros de sections Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de définir la structure des numéros des sections qui lui seront rattachées. Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de numéro commune. Pour cela, il faut faire un double-clic sur la ligne du plan analytique que l’on veut structurer. 􀀳 Le plan IFRS est également un plan structuré. Rappelons que la norme IAS/IFRS prévoit deux types de ventilation principaux : sur la zone géographique et sur l’activité. Un plan analytique structuré est repéré dans la liste des plans analytiques par un triangle disposé à la droite de sa désignation. 􀀳 Ce paramétrage n’a aucun caractère obligatoire. Vous pouvez choisir de créer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numéros de section définie lors de la création du dossier (et éventuellement modifiée dans le volet «Initialisation»). Menu Fichier © Sage 2007 191 Exemple Votre organisation interne prévoit la codification suivante : Les numéros des sections du plan analytique Activité peuvent être structurés comme suit : - les 2 premiers caractères correspondent à la Région, - les 3 caractères suivants correspondent au Représentant, - les 2 derniers caractères correspondent aux Produits. Les sections analytiques du plan Activité seront donc : - NODUPFA Nord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie - NODUPOR Nord - M. Dupont - Or - ESDUPFA Est - M. Dupont - Bijouterie fantaisie - NOALFFA Nord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie, etc. Cette codification vous permettra d’obtenir un plan analytique homogène. Pour enregistrer la structure de numérotation d’un plan analytique, faites un double-clic sur son intitulé. Intitulé La structure d’un numéro de section est définie par un intitulé pouvant atteindre 35 caractères alphanumériques. Longueur Elle peut varier de 1 à 13. 􀀳 La longueur des sections analytiques définie dans le volet «Initialisation» n’est prise en compte que pour les plans analytiques pour lesquels aucune structure de numéro n’est enregistrée. De plus le contrôle ne s’effectue que sur la somme des longueurs des énumérés. A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numéro composée de 6 éléments. La longueur totale du numéro de section, soit le total de chacun de ses éléments ne doit pas excéder 13 caractères. 􀀳 Après la création de la première section analytique, la modification d’une structure devient impossible pour le plan analytique concerné. Enumérés de chaque poste de la structure Un double clic sur un élément de liste permet d’accéder à un troisième niveau. Région Représentant Produits NO - Nord DUP - M. Dupont FA - Bijouterie fantaisie ES - Est ALF - M. Alfred OR - Or OU - Ouest BER - M. Bernard SU - Sud Menu Fichier © Sage 2007 192 Vous enregistrez ici chaque poste de la structure, soit, dans notre exemple, une liste de pays. Un poste est défini par un Numéro et un Intitulé Numéro 2 caractères alphanumériques maximum. Intitulé 35 caractères alphanumériques maximum. 􀀳 En création de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la création des sections analytiques. Périodicité Cette option est affectée aux clients et permet de cadencer leur facturation. 􀀳 La première valeur étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer la plus courante. Menu Fichier © Sage 2007 193 Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation de la périodicité. 10 périodicités peuvent être saisies. Résiliation abonnement Cette option permet d'enregistrer les motifs de résiliation des abonnements. Ces informations ne sont utilisées que dans un but statistique. Intitulé On peut enregistrer 30 motifs de 35 caractères alphanumériques chacun. Ces motifs seront utilisés dans la commande Traitement / Abonnements. Service contact Cette option permet d’enregistrer les services auxquels appartiennent les contacts enregistrés dans les volets « Contacts » : 􀂉 de la présente fonction pour les personnes des services centraux de votre société, 􀂉 de la commande Structure / Dépôts de stockage pour les responsables de vos dépôts, 􀂉 des commandes Clients et Fournisseurs du menu Structure pour vos différents interlocuteurs chez ces tiers. Les informations enregistrées ici pourront servir à sélectionner les destinataires de mailings adressés via la messagerie. Le nombre de services qui peuvent être enregistrés est illimité. Menu Fichier © Sage 2007 194 Intitulé Intitulé du service. 35 caractères alphanumériques. Abrégé Zone de 3 caractères alphanumériques majuscules dont la saisie n’est pas obligatoire et qui sert à identifier le service. Si cet abrégé est utilisé, il doit être unique. Un message d’avertissement apparaîtra en cas de saisie d’un abrégé existant. Ce code sera utilisé dans les objets de mise en page des documents afin d’insérer commodément des informations relatives aux contacts. Souches et numérotation Cette option permet : 􀂉 de définir les souches utilisées par les documents des ventes, des achats, des stocks et internes, 􀂉 de préciser leur numérotation, 􀂉 de consulter le niveau de numérotation atteint pour chaque document des domaines cités. La souche affectée par défaut à un type de document donné est paramétrée dans l’option Organisation. Voir cette option sous le titre «Organisation», page 172. Le premier niveau de la présente option permet de sélectionner les domaines concernés. Menu Fichier © Sage 2007 195 Un double clic sur une ligne ou sa sélection et l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » permet d’accéder au niveau suivant. Documents des ventes et des achats Cette fenêtre permet d’enregistrer jusqu’à 50 souches différentes pour le domaine considéré ainsi que les journaux de ventes, d’achat ou de situation affectés à la souche. Elle permet également de paramétrer la numérotation des différentes pièces qui peuvent être gérées avec la souche correspondante et de consulter, en cours d’utilisation, le numéro de pièce courant. Il est possible d’affecter simultanément un journal d’achat / vente et un journal de situation à la même souche. Le premier servira par défaut lors de la comptabilisation des achats ou des ventes suivant le cas et le second pour la comptabilisation des engagements des achats ou des ventes. Documents des stocks Aucune souche ne peut être enregistrée pour les documents de ce domaine. Seule la structure des numéros de pièce peut être paramétrée. Il n’est pas non plus possible d’enregistrer de journaux par défaut pour ce domaine. Documents internes Il est possible d’enregistrer 50 souches différentes pour ce domaine mais aucun journal. Menu Fichier © Sage 2007 196 Souches Seuls les documents suivants disposent de souches : 􀂉 Documents des ventes, 􀂉 Documents des achats, 􀂉 Documents internes. Cette fenêtre permet de définir 50 souches spécifiques pour les documents d’achat, de vente et internes et de leur affecter des codes journaux (sauf dans le cas des documents internes et de stock) pour la comptabilisation des factures correspondantes. La mise en place de ces souches de numérotation par cycle permet de structurer la facturation. Exemple Les documents de vente peuvent être subdivisés en 3 souches, une souche pour les ventes externes à l’entreprise, une souche pour la facturation interne entre les différents services et une autre souche pour la refacturation. 􀀳 En ce qui concerne les documents des achats, il est conseillé, si vous en faites la gestion, de réserver une souche aux factures de frais d'approche. Activation souche Boîte à cocher activant l’utilisation de la souche et permettant d’enregistrer les données qui la concernent. Intitulé souche Zone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie de la désignation de la souche. Journal de vente / d’achat Zone à liste déroulante permettant d’affecter un code journal aux pièces issues de la souche considérée. Lors du transfert des écritures par la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité, ces écritures seront portées par défaut sur le journal correspondant. 􀀳 Cette zone propose tous les types de journaux dans cette zone pour permettre la sélection d’un journal de trésorerie pour la comptabilisation directe des achats ou des ventes. Journal de situation Zone à liste déroulante permettant d’affecter un code journal de situation aux pièces issues de la souche considérée. Seuls les journaux de type Situation sont proposés. Ce code permet la comptabilisation des engagements sur un journal différent de celui paramétré dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Comptable / Engagement ». Pour créer une souche : 1 . Cliquez sur la première ligne vide dans la zone de gauche. 2 . Cochez la case Activation souche. 3 . Enregistrez l’Intitulé de la souche. 4 . Paramétrez éventuellement les codes journaux. 5 . Paramétrez le format des numéros des pièces en enregistrant le numéro à partir duquel la séquence doit commencer. 6 . Validez. Pour modifier un souche : 1 . Sélectionnez la ligne de la souche. 2 . Apportez les modifications souhaitées. 3 . Validez. Les modifications ne s’appliquent qu’aux pièces qui seront enregistrées après la modification. Menu Fichier © Sage 2007 197 Aucun contrôle n’est exercé si vous paramétrez des numéros de pièces qui existent déjà. Pour supprimer une souche : 1 . Sélectionnez la souche. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Numéro de pièce courant Les zones de l’encadré N° de pièce courant, de 8 caractères alphanumériques au maximum, permettent de saisir le premier numéro de la souche correspondante pour le type de document considéré. Les documents proposés correspondent au domaine sélectionné. En cours d’utilisation, cette zone affiche le numéro qui sera proposé lors de la prochaine création de pièce. Structure banque Cette option permet, dans le cadre du passage à l’euro et de la possibilité offerte aux sociétés d’ouvrir des comptes dans des banques étrangères ou bien d’adapter les RIB des comptes bancaires des tiers, de préciser la structure du RIB de ces banques qui n’est pas celle des banques françaises. Cette option propose quatre choix : 􀂉 Locale : ce choix permet de paramétrer les structures de codes banques utilisés : 􀂉 Aucun, 􀂉 en France, 􀂉 en Espagne, 􀂉 au Portugal ou 􀂉 en Belgique. 􀂉 Autre : ce choix permet : 􀂉 soit un paramétrage correspondant à la norme EDI, 􀂉 soit un paramétrage manuel du code banque. 􀂉 BBAN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure BBAN (Basic Bank Accournt Number – Identifiant national d’un compte bancaire), structure actuellement utilisée par des banques étrangères. 􀂉 IBAN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure IBAN (International Bank Account Number) qui est un projet de norme internationale d’identification des comptes bancaires. Menu Fichier © Sage 2007 198 􀀳 Il est également possible de paramétrer une structure à la norme EDI en choisissant Locale. La structure BIN des versions précédentes du programme n’existe plus. Pour chacun de ces choix il est proposé les paramétrages résumés dans le tableau suivant. Structure EDI C’est une codification bancaire de la forme suivante. Lorsque cette structure est sélectionnée, toutes les autres zones de la fenêtre s’estompent et sont inutilisables. Pour les banques à l’étranger, adopter de préférence la structure EDI pour pouvoir faire face à toutes les structures possibles. Si un RIB possède une clé, celle-ci doit être incluse dans le numéro de compte. La structure EDI ne gère pas le contrôle de la clé. Code Banque Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 14 caractères maximum. Longueur Enregistrer dans ces zones le nombre de caractères maximum de la partie correspondante du RIB Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Alphanumérique : (valeur par défaut) les caractères qui composent la partie du RIB peuvent être des lettres, des chiffres ou des signes. 􀂉 Numérique : les caractères qui composent la partie du RIB ne sont que des chiffres. Code Guichet Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 17 caractères maximum. N° compte Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 17 caractères maximum. Le programme ne gérant pas les séparateurs, la totalité du RIB des banques locales est reportée sur le numéro de compte. Intitulé Locale Autre EDI BBAN IBAN Structure Aucun, France, Espagne, Portugal ou Belgique Manuelle EDI BBAN IBAN Code banque 5 14 14 0 0 Code guichet 5 17 17 17 0 Numéro de compte 11 17 17 17 34 (1) 1. Correspond à la concaténation des zones Code guichet et Numéro de compte. Clé RIB 2 0 2 0 0 Gestion clé France par défaut mais modifiable Non Non Non Non Zone Caractéristiques Code Banque 14 caractères alphanumériques (appelé Code BIC) Code Guichet 17 caractères numériques Numéro de compte 17 caractères alphanumériques Menu Fichier © Sage 2007 199 Clé Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB. Longueur : 2 caractères maximum. Contrôle de la clé Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : aucun contrôle de la clé n’est fait par rapport aux autres caractères du RIB. C’est le cas des banques étrangères qui utilisent un autre algorithme que celui des banques françaises. 􀂉 France : (valeur par défaut) la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en France. 􀂉 Espagne : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Espagne. 􀂉 Portugal : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées au Portugal. 􀂉 Belgique : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Belgique. Rappelons que la codification des RIB en France est la suivante : Exemple La structure des comptes bancaires en Belgique est la suivante : 3 caractères numériques + tiret + 7 caractères numériques + tiret + 2 caractères numériques (123-4567890-12). 􀀳 En cas d’importation de banques (fonctions comptables, clients ou fournisseurs), le programme effectue un contrôle sur le type de banque résidente ou étrangère. Si la longueur des comptes importés est supérieure à celle paramétrée, ces comptes sont tronqués par la droite à la longueur enregistrée. Type tiers Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers (commandes Clients et Fournisseurs du menu Structure). Ils permettent à la fois la création manuelle ou automatique des comptes de tiers ainsi que la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pas déjà) rattachés à chaque compte de tiers. Cette option se compose de deux niveaux. Le premier niveau permet de définir le type de tiers à paramétrer (client ou fournisseur). Le deuxième niveau permet le paramétrage du type de tiers. Zone Caractéristiques Code Banque 5 caractères numériques Code Guichet 5 caractères numériques Numéro de compte 11 caractères numériques Clé RIB 2 caractères numériques (déterminés selon un algorithme de calcul) Menu Fichier © Sage 2007 200 Cette fenêtre permet de paramétrer le mode de création des comptes de tiers clients et fournisseurs. Ce paramétrage peut être différent entre clients et fournisseurs. Il se compose des zones suivantes. Numérotation Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Manuelle : (valeur par défaut) la saisie du compte de tiers est laissée entièrement aux soins de l’opérateur. Dans ce cas, les zones Longueur et Racine sont inaccessibles. 􀂉 Automatique : le programme attribue de lui-même un numéro au tiers en fonction des indications portées dans les deux zones suivantes. 􀂉 Manuelle avec racine : la racine saisie sera proposée par défaut et l’opérateur la complétera avec les indications de son choix (dans la limite de la longueur définie). 􀀳 La longueur des comptes de tiers est indépendante du paramétrage fait dans le volet «Initialisation» de la présente fonction sur la longueur des comptes généraux. Elle est limitée à 17 caractères alphanumériques comme cela est précisé plus loin. Les valeurs enregistrées dans les zones de ce volet peuvent être modifiées à tout moment, les modifications n’intervenant que sur les comptes de tiers enregistrés par la suite. Exemple Les paramétrages suivants ont été enregistrés pour les clients : Numérotation : Automatique. Longueur : 7. Racine : C02 (cette racine représente, par exemple, le quantième de l’année). Les clients successivement créés se verront attribuer les numéros (non modifiables) suivants : C020001 C020002 C020003 etc. Longueur Cette zone sert à enregistrer la longueur du numéro du tiers en cas de génération automatique ou de saisie manuelle avec racine. Trois choix se présentent en fonction de la sélection faite dans la zone Numérotation : 􀂉 Manuelle : zone inaccessible. 􀂉 Automatique : aucune valeur n’est proposée par défaut mais elle est doit être comprise entre 1 et 17. La longueur de la racine est incluse dans cette valeur. La valeur 0 n’est pas admise. 􀂉 Manuelle avec racine : si une valeur entre 1 et 17 est saisie, la longueur des numéros de tiers sera limitée à cette valeur (qui inclut la longueur de la racine saisie). La valeur 0 n’est pas admise. Menu Fichier © Sage 2007 201 Dans ce dernier cas, si un numéro de tiers est saisi avec un nombre de caractères inférieur ou supérieur à la valeur fixe enregistrée, un message s’affichera. « La longueur du compte client doit être de XXX caractères ! Souhaitez-vous tronquer ou compléter par des zéros ce numéro ? [Oui] [Non] » [Oui] : le programme tronque la valeur saisie ou la complète avec des zéros. [Non] : la validation est annulée et l’utilisateur doit faire les modifications qui conviennent. Racine Zone de 17 caractères alphanumériques maximum pour la saisie du radical du numéro de tiers dans le cas de saisie automatique ou manuelle avec racine. Dans le cas de saisie manuelle avec racine, la modification de cette racine lors de l’enregistrement du numéro de tiers entraîne l’apparition d’un message qui bloque la saisie tant que le radical n’est pas rétabli à sa valeur paramétrée. Il est nécessaire de valider toute modification faite à l’une des zones de cette fenêtre. Compte général associé Pour accéder au deuxième niveau des types tiers faites un double-clic sur l’intitulé du tiers à paramétrer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et valider ou cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Ce niveau sert au paramétrage du compte général comptable qui sera utilisé pour enregistrer les écritures correspondant au tiers. Intitulé L'intitulé saisi ici constituera les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automatiquement rattaché au compte de tiers ; il peut être saisi sur 17 caractères alphanumériques. Le programme le complétera automatiquement par l’intitulé du compte de tiers. Radical / Compte Cette zone définit la composition du numéro du compte général créé automatiquement : 􀂉 Radical : le numéro du compte général sera composé d'un radical saisi, suivi du numéro du compte de tiers ; le radical peut être saisi sur 13 caractères, les 3 premiers étant numériques. 􀂉 Compte : le numéro du compte général sera le numéro saisi, sans juxtaposition du numéro du compte de tiers ; il peut être saisi sur 13 caractères alphanumériques toujours affichés en majuscules. Menu Fichier © Sage 2007 202 Exemple 1) Le type tiers Client est défini comme suit : Intitulé : Clt. Radical : 411 Lors de la création du compte tiers suivant Numéro : DUPOND Intitulé : Monsieur Dupond Type tiers : Client le programme créera automatiquement le compte général rattaché : Numéro : 411DUPOND (radical + numéro compte tiers) Intitulé : Clt. Monsieur Dupond (intitulé + intitulé compte tiers) 2) Le type tiers Fournisseur est défini comme suit : Intitulé : Fr. Compte : 401000 Lors de la création du compte tiers suivant Numéro : DURAND Intitulé : Monsieur Durand Type tiers : Fournisseur le programme créera automatiquement le compte général rattaché : Numéro : 401000 (compte) Intitulé : Fr. Monsieur Durand (intitulé / intitulé compte tiers) Principal Case à cocher permettant de définir quel compte sera repris par défaut comme compte général de rattachement du compte tiers. Les écritures comptables de facturation seront transférées par défaut sur le compte principal du compte de tiers. 􀀳 Ce compte pourra être modifié dans l’en-tête des documents. Par défaut, le programme propose : Le compte défini comme principal est repéré dans la liste par une « coche » ( ). Il ne peut y avoir qu’un seul compte principal. Si vous voulez le supprimer, il faut en créer un autre et lui attribuer le statut de principal. Unité d’achat et de vente Cette option permet de lister les différentes unités sous lesquelles les articles sont achetés et vendus. Le prix de vente de l’article sera exprimé en regard de l’unité de vente. Le programme Sage Gestion commerciale permettant de gérer une unité de vente différente de l’unité d’achat, le prix d’achat sera exprimé en regard de l’unité d’achat. Les stocks sont gérés en unités de vente. Les unités d’achat et de vente permettent d’acheter un article dans une unité et de le revendre dans une autre si vous modifiez le conditionnement. Exemple Unité d’achat : fut d’huile moteur de 200 litres. Type tiers Radical Intitulé Principal Client 411 Cl. coché Fournisseur 401 Fr. coché Menu Fichier © Sage 2007 203 Unité de vente : bidon d’huile moteur, conditionnement par 1, 2 ou 5 litres. La première unité étant systématiquement proposée par défaut, ayez soin d’y enregistrer la plus courante. Il est possible de saisir 30 intitulés d’unités d’achat et de vente. Intitulé Zone de 21 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation de l’unité d’achat et de vente. Menu Fichier © Sage 2007 204 Lire les informations Fichier / Lire les informations Cette commande permet d’avoir une vue instantanée sur le contenu de vos fichiers. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Lire les informations] de la barre d’outils « Standard ». Cette commande affiche une fenêtre reprenant la liste et éventuellement le cumul des pièces enregistrées. Elle donne également le contenu des fichiers utilisés par le programme Sage Gestion commerciale. Les informations données par cette commande correspondent à un instant t. 􀀳 Le bouton [Réajuster les cumuls] qui était présent dans cette fenêtre dans les versions du programme antérieures à la V15 fait maintenant l’objet d’une fonction particulière du menu hiérarchique Fichier / Outils. Voir la fonction «Réajustement des cumuls», page 352. Fichier concerné Cette liste déroulante permet de sélectionner le fichier sur lequel portent les informations données dans la fenêtre : 􀂉 Fichier commercial (valeur par défaut), 􀂉 Fichier comptable. Cette sélection n’a d’influence que sur la liste des fichiers affichée dans la partie droite ainsi que sur les valeurs de la taille du fichier et de l’espace disponible. Taille Ce cadre indique la taille des fichiers (celle paramétrée lors de leur création ou obtenue après agrandissement) ainsi que l’espace restant disponible pour la saisie des informations et des pièces. Il indique également la date de la dernière période archivée (le cas échéant). Si aucune période n’a encore été archivée, cette ligne mentionne Aucune. L’agrandissement des fichiers est détaillé dans le «Manuel de la gamme». Fichiers Le cadre du haut à droite donne la liste des différents fichiers entrant dans la composition du fichier sélectionné dans la zone Fichier concerné ainsi que le nombre d’enregistrements présents dans chacun d’eux. Type de documents Cette liste déroulante permet de sélectionner le type de document sur lequel on désire des informations. Menu Fichier © Sage 2007 205 Par défaut, l’option Tous les documents est sélectionnée et la liste du bas affiche la liste de tous les documents. Si vous choisissez un document non autorisé dans les options de l’entreprise (option Organisation) la liste restera vide. Les documents internes sont disponibles dans cette liste. Valorisation Liste déroulante permettant de demander la valorisation de la ou des pièces affichées dans la liste : 􀂉 Non valorisés : seule la liste des pièces avec leur nombre, le dernier numéro utilisé et sa date s’affichent (valeur sélectionnée par défaut), 􀂉 Valorisés : la dernière colonne de la liste affiche, en plus, le cumul HT des pièces affichées. Si vous sélectionnez Valorisés, les temps de calcul peuvent être longs (en fonction du nombre de pièces existantes). En ce qui concerne les documents internes, aucune valorisation n’est calculée. Liste des documents Le bas de la fenêtre est occupé par la liste des documents sélectionnés. Les colonnes donnent les informations suivantes : 􀂉 Documents : donne l’intitulé des documents listés, 􀂉 Nombre : nombre de documents créés, 􀂉 N° dernier : dernier numéro de pièce utilisé, 􀂉 Date : date de la dernière pièce enregistrée, 􀂉 Valeur H.T. : cumul des montants HT des pièces correspondantes. Cette colonne n’est renseignée que si une valorisation a été demandée dans la liste déroulante du même nom. Menu Fichier © Sage 2007 206 Configuration système et partage Fichier / Configuration système et partage On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Configuration système et partage] de la barre d’outils « Standard ». Cette commande est triple : 􀂉 elle permet d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts, 􀂉 elle permet de connaître quels sont les utilisateurs au cas où le programme est utilisé en réseau, 􀂉 elle donne accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie entre les différents utilisateurs des programmes Sage. Configuration système On revient au volet « Configuration système » en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Configuration système] sur Macintosh. L'écran de travail est celui illustré plus haut. Il fournit des informations sur les différents fichiers utilisés. Les fichiers sont sélectionnés par le moyen d'une liste déroulante qui offre à choisir parmi les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir sur Sage Gestion commerciale, le fichier commercial ou le fichier comptable. Sélection du fichier Elle s’effectue dans une liste déroulante qui propose : 􀂉 Fichier commercial ou 􀂉 Fichier comptable. Les informations fournies sont les mêmes pour les deux fichiers. Fichier Nom du fichier en cours d'utilisation. Stockage Dossier de stockage précédé du chemin d’accès pour y parvenir. Taille Taille en Ko du fichier. Taille disponible Espace en Ko restant libre dans le fichier. Menu Fichier © Sage 2007 207 % disponible Pourcentage d'espace disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale. Mode d'accès On peut trouver dans cette zone les mentions suivantes : 􀂉 Accès sans Serveur Sage : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en réseau avec Sage Serveur ; 􀂉 Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un serveur et fonctionner en réseau via Sage Serveur. Windows Rappelons que pour fonctionner en réseau sous Windows, il est nécessaire que le poste de travail soit connecté à un poste serveur, que le programme Sage Serveur pour Netware ou Windows NT ait été installé sur le serveur, que le poste de travail ait été configuré par le moyen des disquettes du programme Sage Serveur et que la zone Accès de la commande Autorisations d'accès soit paramétrée sur Multiutilisateurs. Macintosh La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle sous Windows à la différence que la configuration du poste de travail n'est pas nécessaire. Serveur Désignation et version du programme Sage Serveur utilisé. Dans le cas où aucun serveur n'est utilisé, cette zone est vide. Utilisateur(s) en cours Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier objet de l'interrogation. L'utilisateur étant lui-même compris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1. Type d’accès Cette information est positionnée par défaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, à proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en réseau. Si vous ne travaillez pas en réseau avec le programme Sage Gestion commerciale, laissez-la sur Monoutilisateur. Si vous travaillez en réseau, consultez la documentation fournie avec le programme Sage Serveur. 􀀳 Cette fonction se trouvait, dans les versions du programme antérieures à la V15, dans la fenêtre de la fonction Autorisations d’accès. Utilisateurs connectés On accède au volet « Utilisateurs » en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Utilisateurs connectés] sur Macintosh. Cette fenêtre n'est renseignée que dans le cas d'un fonctionnement en réseau via le programme Sage 100 Serveur. Elle donne la liste des différents utilisateurs connectés en même temps que vous aux différents fichiers que vous-même utilisez. Menu Fichier © Sage 2007 208 L'ordre d'affichage des utilisateurs est fonction des connexions successives aux fichiers. Nom de l'utilisateur Nom de l'utilisateur sur le réseau, c’est-à-dire nom sous lequel l’utilisateur s’est connecté au réseau. Application Nom de l'application utilisant un des fichiers lui-même ouvert par le programme Sage Gestion commerciale. Exemple Si le même fichier comptable est ouvert à la fois par Sage Comptabilité sur votre poste et par un autre utilisateur se servant du programme Sage Gestion commerciale, c'est le nom de ce dernier programme qui sera mentionné. Fichier Nom du fichier utilisé. Il apparaîtra autant de fois que des utilisateurs et des applications différentes l'utiliseront. Etat On trouvera dans cette colonne les mentions suivantes : 􀂉 Actif : le poste considéré effectue sur le fichier correspondant un traitement nécessitant la recherche d’informations sur le serveur ; 􀂉 Inactif : le poste considéré n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant ; 􀂉 En attente : le poste considéré a un message d'attente affiché sur son écran. Un poste peut être mis en attente par le traitement effectué sur un autre poste. Exemple Si la mise à jour de la comptabilité est lancée sur un poste utilisant Sage Gestion commerciale, tout autre poste qui essaiera d’accéder au même fichier comptable sera mis en attente. Les informations mentionnées sont celles à l'instant de l'interrogation mais ne sont pas mises à jour en temps réel. Pour connaître les modifications intervenues, il est nécessaire de fermer la commande et de la relancer. Messagerie Envoi de message On accède à cette commande en cliquant sur le bouton [Envoyer un message] dans la fenêtre des utilisateurs après avoir sélectionné un ou plusieurs utilisateurs apparaissant dans la liste. Les différentes possibilités de sélection dans les listes sont expliquées dans le «Manuel de la gamme». Une fenêtre de saisie s'ouvre alors pour vous permettre de saisir le message à envoyer. Cette commande n'est utilisable que par ceux qui disposent d'un réseau et de Sage 100 Serveur. Elle ne prévient pas au cas où un destinataire ne serait pas en mesure de recevoir votre message. Tel sera le cas si le destinataire exécute un traitement lors de la réception d’un message. Ce sera aussi le cas si le desMenu Fichier © Sage 2007 209 tinataire a à l’écran une fenêtre par dessus laquelle il est impossible d’afficher une autre fenêtre (le programme « bipe » si l’on tente de le faire). Exemple Fenêtres de sélection simplifiée des états. Message pour Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur sélectionné. Si vous en avez sélectionné plusieurs, le message sera cependant envoyé à tous. De Votre nom sur le réseau. Texte du message Vous disposez de 255 caractères alphanumériques pour le texte de votre message. Bouton [Annuler] Ce bouton referme la fenêtre de saisie de message sans rien faire. Bouton [Envoyer] Ce bouton envoie le message à tous les destinataires. Réception de message Lorsque vous recevez un message, une fenêtre s'ouvre sur votre écran. Cette fenêtre mentionne votre nom sur le réseau, celui de l'expéditeur et le texte du message. Lorsque vous en avez pris connaissance, cliquez sur le bouton OK pour la refermer. Si entre le moment où votre interlocuteur a sélectionné votre nom dans la liste et a rédigé puis envoyé son message, vous avez abandonné temporairement le programme Sage Gestion commerciale (sans la quitter) pour travailler sur un autre programme, le message n'apparaîtra pas. Il s'affichera seulement si vous réactivez la gestion commerciale. Macintosh Sur cette machine, la réception d'un message dans ces conditions fait monter et descendre le bouton Sage dans le «Dock». Si vous recevez un message alors qu'une fenêtre propre au système se trouve à l'écran (ouvrir un fichier, sélection des impressions, message, etc.), il ne sera pas pris en compte. Menu Fichier © Sage 2007 210 Autorisations d’accès Fichier / Autorisations d’accès Cette commande permet à l’administrateur de limiter l’accès par mot de passe aux commandes de son choix pour les autres utilisateurs. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Autorisations d’accès] de la barre d’outils « Standard ». Elle donne accès à un menu hiérarchique qui permet de lancer les fonctions de paramétrage des accès. Précisons que dorénavant la gestion des autorisations s’effectue au niveau de la gamme des applications Sage 100. Vous trouverez dans le « Manuel de la gamme » toutes les explications concernant la mise en oeuvre des protections des fichiers. Les informations données ci-dessous sont un simple rappel des dispositifs de protection propres à la Gestion commerciale. Le menu ouvert par cette commande donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Gestion du Mot de passe», page 211 : cette fonction permet de modifier le mot de passe affecté à l’administrateur. 􀂉 «Utilisateurs», page 212 : cette fonction permet de gérer les utilisateurs du fichier commercial actuellement ouvert. 􀂉 «Paramètres de sécurité», page 214 : ce volet permet de définir les règles de sécurité concernant les mots de passe et leur renouvellement. 􀀲 A l’exception de la première fonction du menu hiérarchique, les fonctions du menu auquel la fonction Autorisations d’accès donne accès n’est disponible que lorsque l’utilisateur ayant ouvert le fichier est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur. La première fonction sera toujours disponible pour que chaque utilisateur puisse enregistrer son mot de passe ou le renouveler si nécessaire. Par défaut, le programme est à accès libre. Menu Fichier © Sage 2007 211 Gestion du Mot de passe Fichier / Autorisations d’accès / Gestion du Mot de passe Cette fonction permet d’enregistrer ou de modifier le mot de passe de l’administrateur ou d’un utilisateur. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les explications sur cette fonction. Menu Fichier © Sage 2007 212 Utilisateurs Fichier / Autorisations d’accès / Utilisateurs 􀀲 Rappelons que cette fonction n’est disponible que si l’utilisateur ayant ouvert le fichier commercial est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur. Cette fonction est réservée à l’Administrateur ou aux utilisateurs disposant des droits d’administrateur. Elle permet de gérer la liste des utilisateurs pouvant accéder au fichier commercial actuellement ouvert ainsi que leurs droits d’accès aux fonctions qui leur sont autorisées. Elle s’ouvre sur la liste des utilisateurs. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes explications sur cette fonction. Utilisateurs Les lignes de la liste des utilisateurs donnent accès à leur fiche qui se compose de deux volets : 􀂉 «Volet Identification - Utilisateur», page 212, 􀂉 «Volet Autorisations - Utilisateur», page 213. Volet Identification - Utilisateur Menu Fichier © Sage 2007 213 Les zones de ce volet permettent de renseigner les généralités sur l’utilisateur. Les droits sont renseignés dans le volet « Autorisations » décrit plus loin. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes explications sur cette fonction. Volet Autorisations - Utilisateur Les zones de ce volet permettent de renseigner les droits de l’utilisateur. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes explications sur cette fonction. 􀀳 Ce volet n’est pas visible lorsque l’utilisateur est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur. Menu Fichier © Sage 2007 214 Paramètres de sécurité Fichier / Autorisations d’accès / Paramètres de sécurité 􀀲 Rappelons que cette fonction n’est disponible que si l’utilisateur ayant ouvert le fichier commercial est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur. Cette fonction permet d’enregistrer les paramètres de sécurité concernant les mots de passe et leur renouvellement périodique s’il y a lieu. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes explications sur cette fonction. Menu Fichier © Sage 2007 215 Importer Fichier / Importer Cette commande permet d’importer des informations dans un fichier de gestion commerciale. Elle ouvre un menu hiérarchique. La forme des fichiers d’importation peut être : 􀂉 un format fixe proposé par le programme : Format Sage 30 et 100. 􀂉 un Format paramétrable par l’utilisateur. Voir ci-après les descriptions de ces fonctions : 􀂉 «Importer au format Sage», page 216, 􀂉 «Importer au format d’importation paramétrable», page 230. Menu Fichier © Sage 2007 216 Importer au format Sage Fichier / Importer / Format Sage Cette commande permet de traiter des fichiers d’importation ayant un format fixe proposé par le programme. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Importer au format Sage] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Le Format Sage 30 et 100 est précisé en Annexe. Ce sont des fichiers au format texte qui doivent toujours être précédés d’un “drapeau d’en-tête”, identificateur permettant au programme Sage Gestion commerciale de déterminer quel fichier est concerné. De même, il doit se terminer par un “drapeau de fin” qui indique au programme la fin du fichier d’importation. Chaque information doit être seule sur une ligne et séparée de la suivante par un retour chariot. Un enregistrement doit toujours être importé en entier. Les importations partielles sont refusées. Exemple Supposons l’importation d’un code pays. Le fichier des codes pays se compose des champs suivants : Intitulé Code pays Code DEI Coefficient assurance Coefficient transport Code ISO2 Ce qui, outre les drapeaux, représente 6 lignes d’information. Si une de ces informations est manquante, par exemple Coefficient assurance, elle doit être remplacée par un retour chariot. Si plusieurs codes pays sont importés, chaque nouveau code sera précédé du “drapeau d’en-tête” des codes pays mais il n’y aura qu’un seul drapeau de fin. Certaines informations doivent apparaître dans ces fichiers sous forme codifiées et non pas comme elles s’affichent à l’écran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspondance. Exemple Prenons l’exemple des catégories de produits. Parmi les informations qui peuvent être importées sur ce fichier l’option Suivi de stock peut prendre deux valeurs Non et Oui. Ces valeurs correspondent respectivement aux codes 0 et 1. Le fichier d’importation devra donc mentionner 0 ou 1. Cette commande peut être lancée alors qu’un fichier commercial est ouvert ou non. Une fenêtre « Ouvrir le fichier d’import » apparaît, permettant de sélectionner le fichier d’importation. Menu Fichier © Sage 2007 217 Type Cette zone à liste déroulante propose deux choix : 􀂉 Format texte (*.TXT) : (valeur par défaut) les fichiers comportant l’extension .TXT seront seuls affichés, 􀂉 Tous les fichiers (*.*) : tous les fichiers quelle que soit leur extension seront affichés. L’utilisateur ne devra sélectionner que les fichiers de texte comportant des données compatibles avec le format Sage Gestion commerciale. Suppression du fichier après import Cette option, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée, la suppression du fichier d’import après que les opérations se soient déroulées avec succès. Faites les réglages désirés, sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou validez. L’importation est immédiatement lancée. Si le programme constate des anomalies dans les fichiers d’importation ou des doublons entre les fichiers, il peut se produire différents événements qui sont décrits plus loin. Voir le titre «Gestion des erreurs en import de données – Format Lignes Sage 30 et 100», page 227. Il est possible de procéder à la création d’un nouveau fichier commercial en cliquant sur le bouton Nouveau. Dans ce cas, le programme procède à la création des fichiers après qu’une seconde fenêtre se soit superposée à la précédente. Cette dernière est décrite dans la commande Nouveau. 􀀲 La création d’un fichier de cette façon n’est possible que si le fichier d’importation contient les données du Dossier nécessaires à la création du fichier. Cette création n’entraîne pas l’apparition du volet «A propos de votre société / Identification». 􀀳 Vous pouvez saisir les valeurs à importer dans un traitement de texte en utilisant la touche ENTRÉE pour passer d’une ligne à la suivante. Le fichier doit être enregistré en format texte (TXT). L’option Import en mise à jour du volet « A propos de... / Préférences » permet différents types d’import concernant les fiches articles, les familles d’articles, les fiches clients et les fiches fournisseurs. Lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrôle les références articles. Si une référence article est trouvée identique à une déjà présente dans le fichier commercial le programme peut : 􀂉 arrêter l’importation, 􀂉 mettre à jour la référence article, la famille d’articles, la fiche client, la fiche fournisseur, 􀂉 ou encore afficher un message permettant de confirmer la mise à jour. Menu Fichier © Sage 2007 218 Type Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Format texte : (proposé par défaut) permet l’importation des fichiers au format de la Ligne Sage 100 (identifiés par des drapeaux et ayant comme séparateur de champs le retour chariot) 􀂉 Catalogue fournisseur : ce type de fichier permet l’importation de références fournisseurs sans avoir à importer la totalité du fichier article. L'importation est effectuée uniquement en modification de références fournisseurs existantes. Ce type d’imporation est détaillé sous le titre «Format catalogue fournisseur», page 218. 􀂉 Catalogue fournisseur et article : ce type de fichier permet l'importation de références fournisseurs sans avoir à importer la totalité du fichier article. L'importation peut être effectuée en modification et création de références fournisseurs et de fiches articles. Ce type d’importation est détaillé sous le titre «Format catalogue fournisseur et article», page 221. 􀂉 Tous les fichiers (*.*) : cette option permet l'importation des fichiers au format de la Ligne Sage 100. Le traitement est identique à celui du type Format texte. Les formats d’importation Catalogue fournisseur et Catalogue fournisseur et article diffèrent des formats classiques de la Ligne Sage 100. Les champs d'un même enregistrement sont séparés par une tabulation. Si des erreurs sont constatées lors d’importations, le programme les signale. Voir le titre «Gestion des erreurs en import de données – Format Lignes Sage 30 et 100», page 227. Format catalogue fournisseur Ce format d'importation permet, à partir d'un fichier texte contenant le catalogue des tarifs d'un fournisseur, d'importer en mise à jour les informations. La structure du fichier d'importation, bien qu'étant imposée est beaucoup plus simple que les structures traditionnelles existant pour l'importation d'informations dans la gestion commerciale. Ce format sera exclusivement utilisé pour la mise à jour des tarifs des références fournisseurs du fichier commercial. Structure du fichier d’importation des références fournisseur Le fichier d’importation se décompose de la manière suivante : 􀂉 1ère ligne : numéro fournisseur (17 caractères alphanumériques majuscules), 􀂉 2ème ligne : code d’importation (1 ou 2), 􀂉 lignes suivantes : elles correspondent aux différentes informations des références fournisseurs des articles concernés. A chaque ligne correspond une référence fournisseur. Exemple Code d’importationBILLO = numéro du fournisseur 1 = code importation 1er enregistrement = 1ère référence fournisseur/article 1 2ème enregistrement = 2ème référence fournisseur/article 2 …nième enregistrement = nième référence fournisseur/article 1 Le code d’importation permet d’indiquer de quelle manière l’importation sera effectuée. En effet, plusieurs cas peuvent se présenter pour l’importation d’un fichier de références fournisseurs. L’importation peut être souhaitée : Menu Fichier © Sage 2007 219 􀂉 en modification des références fournisseurs, 􀂉 en modification des références fournisseurs et mise à jour du prix d’achat de la fiche principale de l'article. Deux codes différents sont disponibles pour l'importation des références fournisseurs Code 1 Le code 1 indique au programme que l’importation est effectuée en modification de la référence fournisseur. Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant dans votre fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et le code d'importation 1. Seules les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées au niveau des zones de la fiche référence fournisseur BILLO. Code 2 Le code 2 indique au programme que l’importation est effectuée en modification de la référence fournisseur et en mise à jour de la fiche article (Prix d’achat). Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant ainsi que le prix d'achat de la fiche principale dans votre fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et le code d'importation 2. Seules les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées au niveau des informations de la fiche référence fournisseur et de la zone Prix d'achat de la fiche principale de l'article. Description des champs d’une ligne référence fournisseur de l’article Les lignes concernant les informations d'une référence fournisseur sont séparées par un retour chariot. Les champs de chaque ligne sont séparés par une tabulation. La présence de chaque champ est obligatoire. Si aucune valeur n’existe pour le champ concerné, il faudra insérer une tabulation. Le tableau ci-dessous récapitule l'ensemble des champs se trouvant dans une ligne. RÉCAPITULATION DES CODES Code Mise à jour Réf. fournisseur Création Réf. fournisseur Mise à jour Réf. article Création Réf. article 1 Oui Non Non Non 2 Oui Non Oui (Prix d'achat) Non Champ Capacité de la zone Commentaire Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire : référence de l'article chez le fournisseur. Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est exprimé en monnaie de tenue commerciale si la zone devise est égale à zéro. Dans le cas contraire, le prix d'achat est exprimé dans la devise correspondant au code indiqué dans le champ devise. Ce prix d'achat correspond au prix de l’énuméré pour une ligne d’article à gamme. Cette valeur sera reportée dans la zone prix d’achat de la fiche principale pour un code importation égal à 2 uniquement si le champ devise est égal à zéro. Menu Fichier © Sage 2007 220 Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant dans votre fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et le code d'importation 1. Le fichier d'importation aura l'apparence ci-après. BILLO 1 BAR01 􀃆 1500,00 􀃆 10 􀃆 1 􀃆 1 􀃆 15 􀃆 12 􀃆 1 􀃆 1 􀃆􀃆􀃆 BP01 􀃆 250 􀃆 5 􀃆 1 􀃆 1 􀃆 20 􀃆 6 􀃆 1 􀃆 1 􀃆􀃆 Rubis 􀃆 BP01 􀃆 280 􀃆 5 􀃆 1 􀃆 1 􀃆 20 􀃆 6 􀃆 1 􀃆 1 􀃆 􀃆 Saphir 􀃆 􀀳 La tabulation est représentée par le signe 􀃆. 􀀲 IMPORTANT. L’importation des références fournisseurs d’articles à gamme de type produit s’effectuera par la présence d’une ligne par énuméré ou couple d’énuméré dans le fichier d’importation. Le prix d’achat ne sera alors mis à jour que pour l’énuméré ou le couple d’énuméré concerné. Remise 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Unité d’achat 2 caractères numériques de 1 à 30 N° d'ordre des unités d'achat et de vente (A propos de / volet Options). Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 correspondant à la première unité d'achat sera enregistrée pour un champ vide. Conversion 14 caractères numériques Unité de conversion entre l'unité d'achat et l'unité de vente. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 sera enregistrée pour un champ vide. Délai d’approvisionnement 3 caractères numériques Exprimé en jours. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Garantie 4 caractères numériques Exprimé en mois. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Colisage 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. QEC 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 sera enregistrée pour un champ vide. Devise 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la devise dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Si le code devise est différent de zéro le prix d’achat est considéré en devise. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), un champ vide correspond à zéro (aucune devise). Intitulé énuméré de gamme 1 21 caractères numériques Si l'article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Intitulé énuméré de gamme 2 21 caractères numériques Si l'article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Champ Capacité de la zone Commentaire Menu Fichier © Sage 2007 221 Format catalogue fournisseur et article Ce format d'importation permet, à partir d'un fichier texte contenant les informations relatives au catalogue d'un fournisseur, d'importer en mise à jour et en création les informations des articles que propose ce dernier. La structure du fichier d'importation, bien qu'étant imposée est beaucoup plus simple que les structures traditionnelles existant pour l'importation d'informations dans la gestion commerciale. Ce format diffère du précédent par le fait qu'il offre la possibilité de créer soit la référence fournisseur pour un article existant dans le fichier commercial, soit de créer directement l'article si celui-ci n'existe pas. Ce format sera principalement utilisé pour la création de nouvelles références fournisseurs ou de nouveaux articles. Structure du fichier d’importation des références fournisseur Le fichier d’importation se décompose de la manière suivante : 􀂉 1ère ligne : N° fournisseur (17 caractères alphanumériques majuscules), 􀂉 2ème ligne : Code d’importation (de 1 à 4), 􀂉 lignes suivantes : elles correspondent aux différentes informations des références fournisseurs des articles concernés. Exemple BILLO = numéro du fournisseur 1 = code importation 1er enregistrement = 1ère référence fournisseur / article 1 2ème enregistrement = 2ème référence fournisseur / article 2 …n ième enregistrement = nième référence fournisseur / article 1 Code d’importation Le code d’importation permet d’indiquer de quelle manière l’importation sera effectuée. En effet, plusieurs cas peuvent se présenter pour l’importation d’un fichier de références fournisseurs. L’importation peut être souhaitée en modification des références fournisseurs, en création de références fournisseurs pour des articles existants et en création de nouvelles références articles. Le code défini en 2ème ligne permettra d’indiquer la manière dont seront traités ces différents cas. Le fichier d’importation comportera obligatoirement la référence de l'article et la référence fournisseur. Quatre codes différents sont disponibles pour l'importation des références fournisseurs. Code 1 Le code 1 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la référence fournisseur uniquement. Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs dans votre fichier commercial. Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'existent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement. Par contre, cette création ne doit se faire que pour des articles existants. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 1. Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées au niveau des zones de la fiche référence fournisseur BILLO, celles n'existant pas seront créées. Menu Fichier © Sage 2007 222 Code 2 Le code 2 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la référence fournisseur avec une mise à jour de la fiche article (prix d’achat, désignation, famille et mise à jour du prix de vente du volet fiche principale par application du coefficient au nouveau prix d'achat). Ce type d'importation ne diffère du précédent que par le fait de la mise à jour de certaines informations de la fiche article. Le prix de vente de la fiche principale est réactualisé s'il est le résultat de la multiplication du prix d'achat par le coefficient. Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour : - les tarifs des références fournisseurs, - les prix d'achat de la fiche principale de chaque article, - le prix de vente de la fiche principale de chaque article. Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'existent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement. Par contre, cette création ne doit se faire que pour des articles existants. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 2. Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, le prix d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les références fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, le prix d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Code 3 Le code 3 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la référence fournisseur, et en création de l'article si la référence article n'existe pas. Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs. Sans toucher au tarif du volet Fiche Principal de l'article. Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'existent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement. Cette création doit également se faire pour des articles n'existant pas dans le fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 3. Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, les références fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, les articles n'existant pas dans le fichier commercial seront également créés. Code 4 Le code 4 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la référence fournisseur avec une mise à jour de la fiche article (prix d’achat, désignation, famille et mise à jour du prix de vente du volet fiche principale par application du coefficient au nouveau prix d'achat). Si la référence article n'existe pas elle sera également créée. Ce type d'importation ne diffère du précédent que par le fait de la mise à jour de certaines informations de la fiche article. Le prix de vente de la fiche principale est réactualisé s'il est le résultat de la multiplication du prix d'achat par le coefficient. Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez mettre à jour : - les tarifs des références fournisseurs, - les prix d'achat de la fiche principale de chaque article, Menu Fichier © Sage 2007 223 - le prix de vente de la fiche principale de chaque article. Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'existent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement. Cette création doit également se faire pour des articles n'existant pas dans le fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 4. Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, le prix d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les références fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, le prix d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les articles n'existant pas dans le fichier commercial seront également créés. Description des champs d’une ligne référence fournisseur de l’article Les lignes concernant les informations d'une référence fournisseur sont séparées par un retour chariot. Les champs de chaque ligne sont séparés par une tabulation. La présence de chaque champ est obligatoire. Si aucune valeur n’existe pour le champ concerné, il faudra insérer une tabulation. RÉCAPITULATION DES CODES Code Mise à jour Réf. fournisseur Création Réf. fournisseur Mise à jour Réf. article (1) 1. Les informations mises à jour dans la fiche article sont les suivantes : Désignation, Famille, Prix d’achat (à condition qu’il ne soit pas exprimé en devise), Prix de vente (uniquement celui calculé par application du coefficient sur le prix d’achat. Création Réf. article 1 Oui Oui Non Non 2 Oui Oui Oui Non 3 Oui Oui Non Oui 4 Oui Oui Oui Oui Champ Capacité de la zone Commentaire Référence article 18 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire. Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire : référence de l'article chez le fournisseur. Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est exprimé en monnaie de tenue commerciale si la zone devise est égale à zéro. Dans le cas contraire, le prix d'achat est exprimé dans la devise correspondant au code indiqué dans le champ devise. Ce prix d'achat correspond au prix de l’énuméré pour une ligne d’article à gamme. Cette valeur sera reportée dans la zone prix d’achat de la fiche principale pour un code importation égal à 2 ou 4 uniquement si le champ devise est égal à zéro. Remise 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Unité d’achat 1 caractère numérique de 1 à 30 N° d'ordre des unités d'achat et de vente (A propos de / volet Options). Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 correspondant à la première unité d'achat sera enregistrée pour un champ vide. Menu Fichier © Sage 2007 224 Conversion 14 caractères numériques Unité de conversion entre l'unité d'achat et l'unité de vente. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 sera enregistrée pour un champ vide. Délai d’approvisionnement 3 caractères numériques Exprimé en nombre de jours. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Garantie 4 caractères numériques Exprimé en nombre de mois. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Colisage 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 sera enregistrée pour un champ vide. QEC 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1 sera enregistrée pour un champ vide. Devise 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la devise dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Si le code devise est différent de zéro le prix d’achat est considéré en devise. Aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. En création (code d'importation 2 ou 4), un champ vide correspond à zéro (aucune devise). Intitulé énuméré de gamme 1 21 caractères alphanumériques Si l'article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Intitulé énuméré de gamme 2 21 caractères alphanumériques Si article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Désignation 69 caractères alphanumériques Information obligatoire pour les codes importation 3 et 4 permettant la création des références articles. Pour les codes importation 1 et 2, aucune modification ne sera apportée dans la zone si ce champ est vide. Code Famille 10 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire. Le code famille doit exister dans le fichier commercial. Les différentes informations de la famille (coefficient, unité de vente, passerelle comptable…) seront reportées dans l'article. Gamme 1 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la gamme de type produit dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Ce champ doit être renseigné pour les codes importation 3 et 4 si l’article a une gamme 2 en création d’article. Zéro correspond à aucune gamme. Un champ vide correspond à zéro. Champ Capacité de la zone Commentaire Menu Fichier © Sage 2007 225 Exemple Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous souhaitez procéder de la manière suivante : - mettre à jour les références fournisseurs, - créer les références fournisseurs pour les articles n'ayant pas de référence fournisseur BILLO, - créer les articles inexistants, - mettre à jour les informations de la fiche principale de l'article. Vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article et le code d'importation 4. Le fichier d'importation aura l'apparence ci-après. BILLO 4 BAAR01 􀃆 BA100 􀃆 186,00 􀃆 10 􀃆 1 􀃆 12 􀃆 21 􀃆 12 􀃆 1 􀃆 2 􀃆 0 􀃆 􀃆 􀃆 Bague argent 􀃆 BIJOUXARG 􀃆 0 􀃆 0 􀃆 2 BAOR01 􀃆 BOR10 􀃆 286,00 􀃆 10 􀃆 1 􀃆 12 􀃆 21 􀃆 12 􀃆 1 􀃆 2 􀃆 0 􀃆 Emeraude 􀃆 􀃆 Bague or et pierres 􀃆 BIJOUXOR 􀃆 4 􀃆 0 􀃆 2 CHARVAR􀃆 CR02􀃆 255,00 􀃆 10 􀃆 1 􀃆 12 􀃆 21 􀃆 12 􀃆 1 􀃆 2 􀃆 0 􀃆 42 cm 􀃆 Classique 􀃆 Chaîne longueur et maille variable 􀃆 BIJOUXARG 􀃆 5 􀃆 6 􀃆 2 􀀳 La tabulation est représentée par le signe 􀃆. 􀀲 IMPORTANT. L’importation des références fournisseurs d’articles à gamme de type produit s’effectuera par la présence d’une ligne par énuméré ou couple d’énuméré dans le fichier d’importation. Le prix d’achat ne sera alors mis à jour ou créé que pour l’énuméré ou le couple d’énuméré concerné. Valeurs reprises par défaut en création d’article La création d’article s’effectue à l’identique de la création en saisie. Les différents éléments de la famille indiquée dans le fichier d’importation seront reportés sauf les informations susceptibles d'exister dans la famille et qui concernent les tarifs fournisseurs. (unité de vente, statistiques, garantie, catégories comptables...). Gamme 2 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la gamme de type produit dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Ce champ doit être renseigné pour les codes importation 3 et 4 si l’article a une gamme 2 en création d’article. Zéro correspond à aucune gamme. Un champ vide correspond à zéro. Suivi de stock 1 caractère numérique de 0 à 5 Code interne correspondant à la méthode de valorisation du stock de l'article. 0 = Aucun 1 = Sérialisé 2 = CMUP 3 = FIFO 4 = LIFO 5 = Par lot Ce champ doit être renseigné pour les codes importation 3 et 4 en création d’article. Un champ vide sera considéré comme ayant la valeur 2 (CMUP) en cas d’importation sur les codes 3 et 4. Champ Capacité de la zone Commentaire Menu Fichier © Sage 2007 226 Les éléments présentés dans le tableau suivant sont repris du fichier d’importation pour la création de la fiche article. Les éléments suivants sont repris pour la création de la référence fournisseur de l'article. Champ Capacité de la zone Commentaire Référence article 18 caractères alphanumériques majuscules La création de l'article ne sera pas possible si ce champ est vide. Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est identique à celui de la référence fournisseur. Désignation 69 caractères alphanumériques La création de l'article ne sera pas possible si ce champ est vide. Code Famille 10 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire. Le code famille doit exister dans le fichier commercial. Les différentes informations de la famille (coefficient, unité de vente, passerelle comptable…) seront reportées dans l'article. Gamme 1 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la gamme de type produit dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Gamme 2 2 caractères numériques de 0 à 30 N° d’ordre de la gamme de type produit dans le fichier commercial (volet A propos de / Options). Suivi de stock 1 caractère numérique de 0 à 5 Code interne correspondant à la méthode de valorisation du stock de l'article. 0 = Aucun 1 = Sérialisé 2 = CMUP 3 = FIFO 4 = LIFO 5 = Par lot Un champ vide sera considéré comme ayant la valeur 2 (CMUP) en cas d’importation sur les codes 3 et 4. Champ Capacité de la zone Commentaire Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques majuscules Information obligatoire. Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est exprimé en monnaie de tenue commerciale si la zone devise est égale à zéro. Dans le cas contraire, le prix d'achat est exprimé dans la devise correspondant au code indiqué dans le champ devise. Ce prix d'achat correspond au prix de l’énuméré pour une ligne d’article à gamme. Cette valeur sera reportée dans la zone prix d’achat de la fiche principale pour un code importation égal à 2 ou 4 uniquement si le champ devise est égal à zéro. Remise 14 caractères numériques Aucune valeur ne sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Unité d’achat 2 caractères numériques de 1 à 30 N° d'ordre des unités d'achat et de vente (volet A propos de / Options) La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Conversion 14 caractères numériques Unité de conversion entre l'unité d'achat et l'unité de vente. La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Menu Fichier © Sage 2007 227 Gestion des erreurs en import de données – Format Lignes Sage 30 et 100 􀀲 IMPORTANT. Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen de fichiers au format texte. Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps : 􀂉 d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette ce fichier en totalité, 􀂉 ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import des enregistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sont cependant importés. Différentes solutions sont alors proposées à l’utilisateur : 􀂉 soit mettre fin à l’import des données (comme dans les versions précédentes), 􀂉 soit poursuivre l’importation des données en ignorant l’enregistrement posant problème. Dans ce cas, un message s’affichera : « . Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistrement ? [Oui] [Non] » Suivant la réponse faite, il se produira les événements suivants : 􀂉 [Oui] : le programme reprend l’importation des données en ignorant l’enregistrement litigieux. Les trois premières lignes de ce dernier sont reportées dans un fichier texte « Journal d’import ». L’enregistrement erroné complet, y compris les fichiers qui en dépendent, sont reportés dans un nouveau fichier texte comportant le même nom que celui du fichier d’import mais auquel un numéro d’ordre est ajouté (1 pour la première anomalie, 2 pour la deuxième, etc.). 􀂉 [Non] : le processus d’import est arrêté. Les enregistrements qui précédaient sont importés. Les enregistrements restants sont reportés dans une copie du fichier d’import reprenant le nom du fichier d’import en le faisant précéder automatiquement d’un numéro d’ordre. Le fichier d’origine est enregistré avec l’extension .OLD. Exemple Supposons un fichier IMPLCLI.TXT permettant l’import de fiches clients dans un fichier commercial. Il se compose des lignes suivantes : #VER 11 #CCLI DUPONT .../... #CCLI Délai d’approvisionnement 3 caractères numériques Exprimé en nombre de jours. Aucune valeur ne sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Garantie 4 caractères numériques Exprimé en nombre de mois. Aucune valeur ne sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Colisage 14 caractères numériques La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si ce champ est vide. Intitulé énuméré de gamme 1 21 caractères alphanumériques Si l'article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Intitulé énuméré de gamme 2 21 caractères alphanumériques Si article est à gamme uniquement. Pour les articles sans gamme cette zone sera ignorée. Champ Capacité de la zone Commentaire Menu Fichier © Sage 2007 228 DUVAL .../... #CCDL ADRESSE DUVAL .../... #CCLI DURAND .../... #FIN En import de données, le message suivant s’affiche : « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX ! Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistrement ? [Oui] [Non] » - Si la réponse est [Oui], les opérations suivantes vont s’effectuer : Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journal import. Report des trois premières lignes du fichier dans le Journal import : #CCLI DUVAL Client Duval Report du message «Reprise de l’import Date et Heure» Report de l’enregistrement erroné complet dans un nouveau fichier texte. Reprise de l’import des données à partir de DURAND. - Si la réponse est [Non], les opérations suivantes vont s’effectuer : L’import de données est arrêté mais le client DUPONT est importé. Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journal import. Report du message « Arrêt de l’import Date et Heure » Création du fichier IMPLCLI1.TXT avec les fichiers non importés : #CCLI DUVAL .../... #CCDL ADRESSE DUVAL .../... #CCLI DURAND .../... #FIN Report du message « Création du fichier IMPCLI1.TXT » dans le Journal import. Le fichier IMPLCLI.TXT est renommé IMPLCLI.OLD. Journal d’import – Format Lignes Sage 30 et 100 Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes : 􀂉 si aucune anomalie n’a été détectée : 􀂉 date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé, 􀂉 nombre d’enregistrements importés, 􀂉 date et heure de la fin de l’import ; 􀂉 si la structure du fichier est incorrecte : 􀂉 date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé, 􀂉 type d’incohérence détectée, 􀂉 date et heure de l’arrêt du traitement ; 􀂉 si des enregistrements incorrects ont été trouvés : 􀂉 date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé, Menu Fichier © Sage 2007 229 􀂉 erreur détectée et ligne avec affichage du numéro d’ordre du caractère, 􀂉 ligne d’enregistrement concernée (seulement les caractères concernés), 􀂉 nombre d’enregistrements écrits, 􀂉 nombre d’erreurs d’importation, 􀂉 recopie du fichier d’origine, 􀂉 date et heure de l’arrêt du traitement. Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 230 Importer au format d’importation paramétrable Fichier / Importer / Format paramétrable Cette commande permet de traiter des fichiers d’importation ayant un format paramétrable par l’utilisateur. L’importation de données à l’aide d’un format paramétrable est détaillée dans le «Manuel de la gamme». On peut lancer la commande Importer au format paramétrable en cliquant sur le bouton [Importer selon un format paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans la fonction Format import/export paramétrable. Voir cette commande «Format import/export paramétrable», page 250. Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection d’un format d’importation paramétré « Ouvrir le format paramétrable ». Les fichiers de formats paramétrables comportent, sous Windows, l’extension .EGC. La sélection d’un fichier non compatible entraîne l’affichage d’un message d’erreur. Si des erreurs sont constatées lors d’importations, le programme les signale. Voir le titre «Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable», page 233. Généralités sur les importations au format paramétrable Les importations peuvent porter sur : 􀂉 certaines données du menu Structure : 􀂉 fiches articles, 􀂉 stocks articles, 􀂉 fiches familles, 􀂉 fiches clients, 􀂉 tarifs clients,, Menu Fichier © Sage 2007 231 􀂉 fiches fournisseurs, 􀂉 tarifs fournisseurs, 􀂉 tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 les documents du menu Traitement : 􀂉 ventes, 􀂉 achats, 􀂉 stocks. L’importation peut, de plus, s’effectuer en modification ou en ajout. Gestion des caractères non gérés Dans les versions antérieures à la V15 du programme, les importations étaient bloquées dès que la programme rencontrait un caractère non géré dans un champ du fichier à importer. A partir de la version 15 et selon le champ et son format, les caractères non autorisés peuvent être : 􀂉 transformés (exemple : de minuscules en majuscules : bijou devient BIJOU), 􀂉 supprimés (exemple : DIAMANT VERT deviendra DIAMANTVERT), 􀂉 enregistrement rejeté si un caractère non autorisé est présent dans un champ qui ne peut pas être nettoyé (exemple : champ au format Montant contenant un caractère alphabétique). Le «Guide de la gamme» précise les particularités de l’importation des caractères non gérés. Les caractères non gérés présents dans le fichier d’importation sont traités comme suit. Champ Type Caractères gérés Commentaire Numéro de compte client ou fournisseur 17 caractères alphanumériques majuscules 0 à 9 A à Z Numéro de compte collectif 13 caractères alphanumérriques majuscules dont les 3 premiers sont numériques 3 premiers numériques Les 10 suivants : 0 à 9 A à Z Valeur information libre Selon le format Ignorer la valeur si elle ne correspond pas au format de l’information libre Références article, client et fournisseur 18 caractères alphanumériques majucules (C39) 0 à 9 A à Z / %+$. _ ou Espace Code barres 18 caractères alphanumériques majucules (C39) 0 à 9 A à Z / %+$. _ ou Espace Numéro de pièce 8 caractères alphanumériques majuscules 0 à 9 A à Z Menu Fichier © Sage 2007 232 Importation en modification Dans ce cas, deux possibilités sont à considérer : 􀂉 Certaines données importées existent déjà dans le fichier commercial : la mise à jour des données existantes est réalisée si l’option Import en mise à jour du volet « Préférences » de la fiche de l’entreprise l’autorise (paramétrage autre que Sans modification). 􀂉 Les données importées n’existent pas : elles sont créées dans le fichier commercial. Si certains champs sont absents dans le fichier d’importation, ils sont renseignés avec les valeurs par défaut (qui pourront être modifiées manuellement et ponctuellement). Voir le «Volet Préférences – A propos de…», page 122. Les valeurs par défaut sont détaillées sous le titre «Format import/export paramétrable», page 250. L’importation des documents ne peut pas être réalisée en modification. L’importation des tarifs par catégories tarifaires et des tarifs fournisseurs présentent des particularités détaillées ci-dessous. Il en est de même pour les articles. Importation en ajout L’importation ne peut se faire que pour des données n’existant pas dans le fichier commercial destinataire. C’est notamment le cas des documents dont l’importation présente les caractéristiques suivantes : 􀂉 Si le programme constate qu’une référence pièce existe déjà dans le fichier destinataire, il stoppe l’importation et affiche un message d’erreur dans le journal de traitement. 􀂉 Si le tiers destinataire du document importé est absent du fichier, le programme n’importe pas le document et mentionne cette erreur dans le journal de traitement. 􀂉 Toutes les données de l’en-tête ne sont pas importées. Les valeurs non importées sont remplacées par les valeurs par défaut. Il en est de même pour les lignes pour lesquelles les valeurs non importées sont remplacées par les valeurs par défaut. 􀂉 Les conditions de paiement ne sont pas importées. Elles sont remplacées par les conditions par défaut existant dans la fiche du tiers. Importation des articles Toutes les données de l’article ne peuvent être importées en une seule fois. Il est nécessaire de lancer trois importations pour les données ci-dessous (enrespectant l’ordre d’importation) : Code emplacement 13 caractères alphanumériques majuscules 0 à 9 A à Z Numéro de série / lot 30 caractères alphanumériques majucules (C39) 0 à 9 A à Z / %+$. _ ou Espace Champ Type Caractères gérés Commentaire Menu Fichier © Sage 2007 233 􀂉 données de la fiche article, 􀂉 tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 tarifs fournisseurs. Dans ces deux derniers cas, l’importation en ajout n’est pas totale. Les données non présentes dans le fichier destinataires ne sont pas supprimées. Exemple L’article BAAR01 comporte des tarifs pour les catégories tarifaires Grossiste, Détaillant et Vente comptoir. On lance une importation paramétrable d’un fichier comportant uniquement les tarifs de la catégorie tarifaire Grossiste et dans lequel l’article BAAR01 est mentionné. Le programme ne supprime pas les tarifs Détaillant et Vente comptoir pour le dit article. Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable 􀀲 IMPORTANT. Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen de fichiers au format texte. Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps : 􀂉 d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette ce fichier en totalité, 􀂉 ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import des enregistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sont cependant importés. Des messages d’erreur apparaîtront dans les cas suivants et l’importation sera refusée : 􀂉 la structure du fichier d’import ne correspond pas à celle définie dans le format. L’importation sera également refusée : 􀂉 si la famille dont dépend un article importé n’existe pas ; 􀂉 si le compte comptable général associé à un tiers n’existe pas ; 􀂉 et d’une façon générale en cas de présence de tout élément non défini dans le fichier d’importation et manquant dans le fichier destinataire. Longueur des champs Dans le cas de champs alphanumériques, si la longueur des données importées est supérieure à celles du fichier destinataire, la valeur importée sera tronquée des derniers caractères. Dans le cas des champs numériques : si la longueur des données importées est supérieure à celles du fichier destinataire, la valeur importée sera également tronquée des derniers caractères, décimales comprises. Si les données importées sont plus courtes, aucune incidence. Journal d’import – Format paramétrable Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes : 􀂉 si aucune anomalie n’a été détectée : 􀂉 date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé, 􀂉 nombre d’enregistrements importés, 􀂉 date et heure de la fin de l’import ; Menu Fichier © Sage 2007 234 􀂉 si la structure du fichier est incorrecte : 􀂉 date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé, 􀂉 type d’incohérence détectée, 􀂉 date et heure de l’arrêt du traitement ; 􀂉 si des enregistrements incorrects ont été trouvés : 􀂉 date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé, 􀂉 erreur détectée et ligne, 􀂉 ligne d’enregistrement concernée, 􀂉 nombre d’enregistrements écrits, 􀂉 nombre d’erreurs d’importation, 􀂉 recopie du fichier d’origine, 􀂉 date et heure de l’arrêt du traitement. Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 235 Exporter Fichier / Exporter Cette commande permet d’exporter des informations d’un fichier de gestion commerciale. Elle ouvre un menu hiérarchique. La forme des fichiers d’exportation peut être : 􀂉 un format fixe proposé par le programme : Format Sage 30 et 100, HTML. 􀂉 un Format paramétrable par l’utilisateur. Voir ci-après les descriptions de ces fonctions : 􀂉 «Exporter au format Sage, HTML…», page 236, 􀂉 «Exporter au format d’exportation paramétrable», page 246, 􀂉 «Format import/export paramétrable», page 250. Menu Fichier © Sage 2007 236 Exporter au format Sage, HTML… Fichier / Exporter / Format Sage, HTML… Cette commande permet d’exporter les données enregistrées dans le fichier de gestion commerciale vers un tableur ou un programme acceptant des données sous forme de fichiers au format SYLK ou texte. Elle permet de traiter des fichiers d’exportation ayant un format fixe proposé par le programme. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Exporter au format Sage] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette commande vous permet d’extraire d’un fichier du programme Sage Gestion commerciale tout ou partie des données sous forme de : 􀂉 fichier au format SYLK qui présente les données sous une configuration reconnue par beaucoup de tableurs, 􀂉 fichier au format Texte qui enregistre les données sous la forme d’un fichier texte au format d’import de la Ligne 30 ou de la Ligne 100, 􀂉 fichier au format HTML qui pourra être directement exploité par les programmes de navigation sur Internet, 􀂉 fichier au format Classeur Microsoft Excel© (version 7.00 ou ultérieure) qui lancera automatiquement l’ouverture de ce programme, la lecture des données exportées et leur exploitation. Windows Cette dernière option n’est disponible que sur les versions du programme fonctionnant sur Windows. Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus. Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées en colonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au programme de déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explications concernant ces “drapeaux” sont données dans les Annexes. 􀀳 L’exportation sous forme de fichier au format Texte s’effectue dans le format que le programme Sage Gestion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de réutiliser un tel fichier en import sur un autre micro-ordinateur équipé de ce programme. Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre « Ouvrir le modèle d’export » permettant d’appeler un format d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau. Menu Fichier © Sage 2007 237 Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser ou modifier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou sur le bouton [Nouveau] pour enregistrer un nouveau modèle de sélection. Windows Sous Windows, ils comportent l’extension .MGC. Si vous choisissez de créer un modèle de sélection, une nouvelle fenêtre « Enregistrer le modèle d’export » s’ouvre pour la saisie du nom, de la taille et de l’emplacement de stockage de ce fichier. La taille de 200 Ko proposée par le programme est en règle générale largement suffisante. Dans les deux cas, un écran de paramétrage « Liaison externe » apparaît ensuite. Le principe de cet écran est identique à celui des formats de sélection utilisés lors de l’impression à l’aide du bouton Plus de critères. Les colonnes servent au stockage des critères de sélection et les zones au dessus des titres des colonnes servent à leur saisie. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Paramétrage des modèles d’exportation», page 238. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques. L’information saisie ici est simplement destinée à décrire plus précisément le modèle. Elle n’est pas transférée dans le fichier généré. Bouton [Imprimer le modèle d’export] Permet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la liste des critères du modèle. Bouton [Exporter] Permet de lancer la génération du fichier d’exportation en fonction des critères enregistrés dans les colonnes de la fenêtre. Menu Fichier © Sage 2007 238 Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre « Créer le fichier d’export » s’ouvre pour vous permettre de donner un nom au fichier qui va recevoir les informations et de déterminer l’emplacement de stockage de ce fichier qui sera généré. Windows Le programme indique l’extension à ajouter au nom du fichier en fonction du type d’export réalisé. Si vous ne la saisissez pas, le programme l’ajoutera de lui-même. Type Cette liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Format texte (*.TXT) (valeur par défaut), 􀂉 Format sylk (*.SLK), 􀂉 Format html (*.HTM), 􀂉 Format Classeur Microsoft Excel (*.XLS). Windows Cette dernière option n’est disponible que sur Windows. Paramétrage des modèles d’exportation Les colonnes qui occupent la fenêtre de paramétrage sont surmontées des zones dans lesquelles s’effectue l’enregistrement des critères. Ces zones de saisie présentent soit des listes déroulantes non éditables, soit des zones de saisie, soit des zones mixtes (listes déroulantes éditables). Les colonnes affichent la liste de tous les critères de sélection déjà enregistrés. Le programme sélectionne par défaut tous les éléments correspondant à un critère non mentionné. La création d’un modèle s’effectue comme suit : 1 . appel de la fonction et création d’un nouveau modèle, 2 . enregistrement d’un titre (simple information permettant de décrire le modèle plus précisément que son nom de document), 3 . pour chaque ligne de critère, enregistrement : 􀂉 du fichier, 􀂉 du champ, Menu Fichier © Sage 2007 239 􀂉 du groupe éventuel, 􀂉 de la cellule origine du transfert si réutilisation dans un tableur, 􀂉 du critère de sélection si le champ donne lieu à une liste déroulante ou de la fourchette de critères si le champ est éditable, 􀂉 de l’échelonnement éventuel des valeurs si la ligne de critère le permet, 4 . impression éventuelle de la liste des critères, 5 . enregistrement du modèle en refermant la fenêtre. Par défaut, toutes les informations dépendant d’un critère de sélection non mentionné sont sélectionnées. Ajouter un critère : il suffit d’enregistrer ses valeurs dans les zones de saisie puis d’utiliser le bouton Création d’un élément (ou Ajouter) de la barre d’outils «Navigation». Prenez garde, avant d’effectuer cet ajout, de vérifier qu’aucune ligne de critère ne soit sélectionnée. Dans ce cas, c’est la ligne sélectionnée qui serait modifiée. Supprimer un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour la sélectionner puis sur le bouton Supprimer de la barre d’outils «Navigation». Modifier un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour le sélectionner. Les informations apparaissent alors dans les zones de saisie et vous pouvez les modifier. Lorsque ces modifications sont terminées, utilisez le bouton Ajouter pour les enregistrer. Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’édition de l’état. Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé. Les colonnes dans lesquelles sont enregistrés les critères ne peuvent pas être déplacées mais on peut en modifier la largeur. On peut également modifier la dimension de la fenêtre. Les colonnes proposées sont de gauche à droite : Colonne Fichier Cette colonne permet la sélection du fichier dont seront extraites les informations à exporter. Sa zone de saisie est une liste déroulante. 􀀳 L’exportation des informations sur l’entreprise (dossier de l’entreprise) se fait d’un seul bloc sans possibilité de sélection particulière. Colonne Champ Cette colonne permet de préciser le champ dont doivent être extraites les informations à exporter. Les champs dépendent bien évidemment du fichier sélectionné dans la colonne précédente. La zone de saisie est également une liste déroulante. Colonne Groupe Permet de réunir des lignes de critères affectées à la même sélection. Un modèle d’exportation peut comporter autant de groupes que cette zone permet d’en saisir. Un et logique s’établit entre les lignes d’un même groupe. Un ou logique s’établit entre les groupes. Un complément d’information est donné plus loin sur les groupes sous le titre «Groupes», page 241. Colonne Cellule L:C Cette colonne sert à l’enregistrement de la cellule du tableur à partir de laquelle les informations de la ligne en question seront transférées. Rappelons que les informations exportées sont insérées en colonne à partir de la cellule indiquée ici. L’adresse de la cellule doit être précisée de la façon suivante : X:Y. X est le numéro de la ligne, Y le numéro de la colonne. Les valeurs doivent être inférieures aux limites du programme destinataire. Il ne faut pas taper de L pour ligne ni de C pour colonne. L’adresse est toujours numérique même si le tableur destinataire numérote les colonnes par des lettres. Une ligne comportant comme adresse 0:0 (zéro:zéro) est simplement destinée à la sélection (voir l’exemple ci-dessus). Ses valeurs ne seront pas transférées dans le fichier export. Menu Fichier © Sage 2007 240 Une ligne comportant comme adresse 0:Y impose au programme d’ajouter les informations à la suite de celles déjà insérées dans cette même colonne. Cette possibilité n’est envisageable que si vous précisez des groupes. Si les transferts doivent s’effectuer au format texte les informations saisies dans cette colonne n’ont aucune importance. Colonne De Cette colonne sert à la saisie d’un critère de sélection. Ce critère est unique dans le cas où le champ sélectionné l’impose. La liste déroulante permet alors d’ouvrir la liste des réponses possibles. Dans le cas où une fourchette de limites peut être saisie, les valeurs doivent être tapées dans cette colonne et la suivante. La zone de saisie de la colonne De est mixte puisqu’elle offre une liste déroulante ou une zone de saisie. Dans le cas où le critère de sélection ne porte pas sur une fourchette de valeurs, seule cette colonne doit être saisie. La liste déroulante ne fonctionne que si les critères champ et fichier s’y prêtent. Si la valeur de sélection doit être tapée en toutes lettres, aucune liste ne s’ouvrira si vous cliquez dessus. Le programme permet des recherches par défaut. Si votre sélection porte du début d’une liste à un certain élément de la liste, vous pouvez laisser vide la colonne De et ne remplir que la colonne à. Dans le même esprit, si la sélection porte d’un élément d’une liste jusqu’au dernier, vous saisissez l’élément dans la colonne De et laissez vide la colonne à. Colonne à Colonne servant à l’enregistrement manuel de la deuxième limite de sélection si le champ l’impose. Colonne Echelonnement Cette colonne permet de sélectionner l’échelonnement des périodes d’après lesquelles les valeurs vont être extraites. La zone de saisie est une liste déroulante proposant les options suivantes : 􀂉 Aucun : les valeurs sont extraites en détail, 􀂉 Jour : les valeurs sont totalisées par jour, 􀂉 Semaine : les valeurs sont totalisées par semaine, 􀂉 Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits, 􀂉 Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires, 􀂉 Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires, 􀂉 Année : les totaux de l’année sont exportés. Critères de sélection Critères de sélection standard Un fichier particulier porte la dénomination : Sélection standard. Ce fichier permet des sélections rapides qui optimisent le temps d’impression des documents. La colonne Fichier permet de choisir le fichier sur lequel va porter la sélection. Les champs de sélection proposés pour ce fichier sont également proposés pour d’autres fichiers. Si le même champ est sélectionné dans le fichier Sélection standard et dans un autre fichier, priorité sera donnée au fichier Sélection standard. Dates Les lignes de critères concernant des dates bénéficient de possibilités de sélection élargies. Il est maintenant possible de paramétrer les valeurs de date en cours en les mentionnant sous forme littérale JJMMAA : 􀂉 JJ correspond au jour de la date système (date du micro-ordinateur) ; 􀂉 MM correspond au mois de la date système ; 􀂉 AA correspond à l’année de la date système. Menu Fichier © Sage 2007 241 Exemple De JJMMAA à JJMMAA : ce paramétrage ne sélectionnera que les données relatives au jour de l’exportation. De 01MM03 à 31MM03 : ce paramétrage sélectionnera toutes les données du mois en cours (s’il appartient à l’année 2003). De 0101AA à 01MMAA : ce paramétrage sélectionnera toutes les données depuis le 1er janvier de l’année en cours jusqu’au premier jour du mois en cours. Groupes Il est possible de regrouper des critères de sélection d’un état pour réaliser plusieurs sélections simultanées et indépendantes. Pour réaliser ce regroupement, il est nécessaire que chaque ligne de critère appartenant à un groupe mentionne la même référence de groupe. Cette référence, qui doit être tapée dans la colonne Groupe, se compose d’un maximum de 6 caractères alphanumériques. Lorsque vous enregistrez un critère de groupe, le programme le relie aux autres critères déjà saisis par un opérateur Ou. 􀀳 A l’intérieur d’un groupe (ou lorsque aucun groupe n’est utilisé), chaque ligne de critère est liée à la précédente par un Et logique. Les groupes permettent de créer des formats de sélection que les seuls opérateurs ne permettent pas de réaliser. Exemple Supposons que l’on veuille extraire les noms des clients appartenant aux catégories tarifaires Grossiste (la première saisie) et Centrales d’achat (la troisième saisie). On ne peut réaliser une sélection continue car la catégorie tarifaire Détaillant qui est la deuxième serait également sélectionnée. Il nous faut donc utiliser les groupes et nous paramétrerons le modèle comme suit. Le groupe A servira donc à sélectionner les clients grossistes mais n’insérera que leur nom dans la feuille de calcul à partir de la cellule L1 :C1. Le groupe B fera de même pour les clients centrales d’achat et insérera leur nom à la suite de ceux appartenant à la catégorie Grossiste. C’est la raison pour laquelle nous avons mentionné 0 :1 dans la colonne Cellule L:C. Formats d’exportation Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus. Format texte Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées en colonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au programme de déterminer Fichier Champ Groupe Cellule L:C De à Clients Catégorie tarifaire A 0:0 Grossiste Clients Intitulé A 1:1 Clients Catégorie tarifaire B 0:0 Centrale d’achat Clients Intitulé B 0:1 Menu Fichier © Sage 2007 242 l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explications concernant ces “drapeaux” sont données dans la commande Fichier / Importer... et dans le fichier Annexes. L’exportation sous forme de fichier au format Texte (ou ASCII) s’effectue dans le format que le programme Sage Gestion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de réutiliser un tel fichier en import sur un autre micro-ordinateur équipé de ce programme. Format Sylk Le format Sylk est un format reconnu par la plupart des tableurs. 􀀳 Si vous disposez d’Excel version 7 ou ultérieure, vous pouvez également exporter les valeurs sous la forme d’un classeur Microsoft Excel. Voir le titre «Format Classeur Microsoft Excel®», page 243. Format HTML Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourra directement être exploité par des navigateurs Internet. Ce format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vous copierez sur un site Internet et qui pourra être consulté par vos clients. Le paramétrage du modèle d’export s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse de cellule indiquée pour chaque ligne du format d’export n’est utilisée que pour définir l’ordre de l’export. Exemple Vous voulez exporter votre fichier article avec les informations suivantes : Référence article, Désignation et Prix de vente. Le format d’export est le suivant : L’export au format SYLK donnerait le résultat suivant : Vous pouvez constater que l’adressage des cellules est bien respecté. Le prix de vente est enregistré dans la Menu Fichier © Sage 2007 243 sixième colonne. L’export au format HTML donne le résultat ci après : L’ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Le prix de vente est enregistré dans la troisième colonne alors que c’était la sixième qui était indiquée dans le format d’export. Format Classeur Microsoft Excel® L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l'ouverture du fichier exporté. Cette exportation fonctionne à identique de l'exportation au format Sylk. Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft Excel est le suivant : 1 . création d'un fichier doté de l'extension .XLS, 2 . ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel, 3 . extraction des informations du fichier de gestion, 4 . affichage des informations sous Microsoft Excel. L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur le poste de travail. Déclaration d’échange de biens intra-communautaire Pour faciliter l’établissement de la Déclaration d’échanges de biens intra-communautaire, des champs ont été créés dans le cas d’un export au format Sylk des lignes des documents. Ces champs concernent essentiellement la déclaration d’échanges de biens et permettent après modification du fichier Sylk de réimporter les informations souhaitées dans le produit Idep/CN8 (sur Windows exclusivement). 􀀳 On peut également lancer l’impression de la Déclaration d’échange de biens à partir de la commande Traitement / Recherche de documents / Lignes de documents. Voir cette commande. Les champs sont les suivants : Doc. vente entête / Transaction A Ce critère permet l’export du premier caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête des documents des ventes. Menu Fichier © Sage 2007 244 Doc. vente entête / Transaction B Ce critère permet l’export du second caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête des documents des ventes. Doc. achat entête / Transaction A Ce critère permet l’export du premier caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête des documents des achats. Version En fonction de la version du programme utilisée, ce critère peut être présent mais non utilisable si vous ne disposez pas des fonctionnalités des achats. Doc. achat entête / Transaction B Ce critère permet l’export du second caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête des documents des achats. Version En fonction de la version du programme utilisée, ce critère peut être présent mais non utilisable si vous ne disposez pas des fonctionnalités des achats. Document ligne / Pays d’origine Ce critère permet l’export de la zone “code Pays” du pays d’origine rattaché à la référence article de la ligne du document. Document ligne / Code NC8 Ce critère permet l’export des 8 premiers caractères de la zone “code fiscal” de la référence article de la ligne du document. Document ligne / Code NGP9 Ce critère permet l’export du neuvième caractère de la zone “code fiscal” de la référence article de la ligne du document. Document ligne / Département Ce critère permet l’export des 2 premiers caractères du code postal du dépôt de stockage de la ligne du document. Document ligne / Condition de livraison Ce critère permet l’export des 3 premiers caractères de la zone “code condition de livraison” de la condition de livraison affectée à l’entête du document. Document ligne / Situation du lieu Ce critère permet l’export du quatrième caractère de la zone “code condition de livraison” de la condition de livraison affectée à l’entête du document. Document ligne / Valeur statistique Ce critère permet l’export du montant hors taxes de la ligne du document majoré des frais correspondant aux coefficient de transport et coefficient d’assurance définis pour le pays du lieu de livraison désigné dans l’entête du document. 􀀳 La valeur statistique est déterminée par la formule suivante : Montant HT de la ligne + (((Montant HT de la ligne) * (Coefficient de transport du pays tiers)) – Montant HT de la ligne) + (((Montant HT de la ligne) * (Coefficient d’assurance du pays tiers) – Montant HT de la ligne). Les coefficients de transport et d’assurance sont extraits de l’option Pays de la commande Fichier / A propos de.... Pour retrouver sous Microsoft Excel les informations relatives à la déclaration d’échanges de biens, vous devez donc utiliser le format d’export suivant. Menu Fichier © Sage 2007 245 Champs de la déclaration Les champs de la déclaration sont les suivants. Les deux premières lignes de ce format d’export permettent de sélectionner la période de la déclaration et de ne reprendre que les clients dont le champ statistique N° X est renseigné par un code réservé à la déclaration. La création de ce champ est laissé à la discrétion de l’utilisateur. 􀀳 Cet exportation devra être réalisée au format Sylk. Le produit Idep CN8 n’acceptant pas l’importation de données au format Sylk, il sera nécessaire de l’enregistrer sous Microsoft Excel® au format DIF. Fichier Champ Cellule De à Sélection mouvements Document ligne Date 0:0 (1) 1. Dates à compléter en fonction des mouvements sélectionnés. (1) Sélection mouvements Clients Statistique X 0:0 DEI DEI Code Risf Document ligne Référence article 1:1 Code NC8 Document ligne Code NC8 1:2 Code NGP9 Document ligne Code NGP9 1:3 Nature transaction A Doc. vente entête Transaction A 1:4 Nature transaction B Doc. vente entête Transaction B 1:5 Régime statistique Doc. vente entête Régime 1:6 Description produit Document ligne Désignation 1:7 Pays Prov./Dest. Dossier entreprise Code DEI 1:8 Pays origine Document ligne Pays d’origine 1:9 Département Document ligne Département 1:10 Masse nette Document ligne Poids net global 1:11 Unités supplémentaires Document ligne Quantité 1:12 N° TVA client Client N° identifiant 1:13 Mode de transport Dossier entreprise Code expédition 1:14 Valeur fiscale Document ligne Montant HT 1:15 Valeur statistique Document ligne Valeur statistique 1:16 N° référence déclarant Doc. vente entête N° pièce 1:17 Condition livraison Document ligne Condition livraison 1:18 Lieu cond. livraison Client Ville dépôt 1:19 Situation du lieu Document ligne Situation du lieu 1:20 Valeur fact. devise Document ligne Montant HT devise 1:21 Code Devise Dossier entreprise Code Devise 1:22 Menu Fichier © Sage 2007 246 Exporter au format d’exportation paramétrable Fichier / Exporter / Format paramétrable Cette commande permet de traiter des fichiers d’exportation ayant un format paramétrable par l’utilisateur. L’exportation de données au moyen d’un format paramétrable est détaillée dans le « Manuel de la gamme ». On peut lancer la commande Exporter au format paramétrable en cliquant sur le bouton [Exporter au format paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans la fonction Format import/export paramétrable. Voir cette commande «Format import/export paramétrable», page 250. Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection du modèle d’exportation qui doit être utilisé dans le cadre de l’exportation de données envisagée. Ce format peut concerner des données sur : 􀂉 les clients, 􀂉 les fournisseurs, 􀂉 les articles ou 􀂉 les familles d’articles. Ce format comporte, sous Windows, l’extension .EGC et doit avoir été paramétré au préalable à l’aide de la fonction Fichier / Format import/export paramétrable. Voir cette fonction ainsi que les explications données dans le «Manuel de la gamme». Un message d’erreur apparaîtra si le fichier sélectionné n’est pas un format paramétrable. Après la sélection du format, le programme demande qu’on lui fournisse le nom ainsi que l’emplacement de stockage du fichier de texte qui va être généré. Menu Fichier © Sage 2007 247 Donnez un nom et un emplacement de stockage au fichier .TXT qui va être créé. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou validez. Sélection des informations exportées Suivant le choix du format qui aura été fait, des fenêtres vont apparaître afin que vous précisiez les informations à exporter. 􀀳 Les critères de sélection proposés sont des champs dont la présence est obligatoire dans le format paramétrable. Le titre de ces deux zones de sélection dépend du format paramétrable sélectionné. La sélection s’effectuera sur : 􀂉 le N° client dans le cas d’une exportation des données clients, 􀂉 le N° fournisseur dans le cas d’une exportation des données fournisseurs, 􀂉 la Référence article dans le cas d’une exportation des données articles, Menu Fichier © Sage 2007 248 􀂉 la Référence article et la Catégorie tarifaire dans le cas d’une exportation des tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 la Référence article et le N° fournisseur dans le cas d’une exportation des tarifs fournisseurs, 􀂉 le Code famille dans le cas d’une exportation des données sur les familles d’articles. Les zones de et à sont des listes déroulantes éditables qui permettent de choisir une fourchette d’informations à exporter. La sélection est faite sur un champ qui dépend du choix fait dans la zone précédente et qui est précisé dans le tableau ci-dessous. Si vous laissez ces deux zones vides, la totalité des données sera exportée. Cliquez sur le bouton OK pour générer le fichier. Exportation des documents Dans le cas de l’exportation des documents, la fenêtre de sélection est plus complète. Type d’exportation Sélection Taille Clients N° client 17 caractères alphanumériques Fournisseurs N° fournisseur 17 caractères alphanumériques Articles Référence article 18 caractères alphanumériques Tarifs par catégories tarifaires Référence article 18 caractères alphanumériques Catégories tarifaire Toutes Liste des catégories tarifaires Tarifs fournisseurs Référence article 18 caractères alphanumériques N° fournisseur 17 caractères alphanumériques Familles Code famille 10 caractères alphanumériques Menu Fichier © Sage 2007 249 Elle propose les choix suivants : 􀂉 Domaine : 􀂉 Ventes, 􀂉 Achats, 􀂉 Stocks, 􀂉 Type document : 􀂉 Tous ou 􀂉 Liste des documents en fonction du domaine, 􀂉 Date de / à, 􀂉 N° pièce de / à, 􀂉 N° tiers de / à qui : 􀂉 offre la liste des clients si le domaine est Ventes, 􀂉 offre la liste des fournisseurs si le domaine est Achats, 􀂉 est grisé si le domaine est Stocks, 􀂉 Dépôt de / à. Si vous laissez ces zones vides, la totalité des données sera exportée. Cliquez sur le bouton OK pour générer le fichier. Menu Fichier © Sage 2007 250 Format import/export paramétrable Fichier / Format import/export paramétrable Cette fonction permet de paramétrer les formats de fichiers : 􀂉 pour l’importation ou l’exportation de données, 􀂉 et pour l’importation en mise à jour de données de structure, c’est-à-dire de données concernant les tiers, les articles ou les familles qui viendront s’ajouter aux données existantes dans le fichier commercial. La définition de formats de fichiers paramétrables permet d'importer ou d'exporter des données concernant : 􀂉 les clients, 􀂉 les fournisseurs, 􀂉 les articles, 􀂉 les tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 les tarifs fournisseurs, 􀂉 les familles d’articles, 􀂉 les documents. de et vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII. Vous pouvez également accéder à cette commande en cliquant sur le bouton [Définir les formats d’import/export paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette fonction, disponible sur tous les programmes de la gamme Ligne Sage 100 est détaillée dans le « Manuel de la gamme ». Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de dialogue « Ouvrir le format paramétrable » permettant de sélectionner un format existant ou d’en créer un nouveau. Si vous choisissez de créer un format, une seconde fenêtre «Enregistrer le format paramétrable» s’ouvre. Menu Fichier © Sage 2007 251 Donnez un nom au format et choisissez un emplacement de stockage. Format de fichier – Détail de la fiche La fenêtre dans laquelle s’effectue ce paramétrage comporte l’intitulé « Format de fichier… » complété par le type de donnée concerné et par l’intitulé du format. 􀀳 On accède aux volets de cette fenêtre par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur Macintosh. Le second volet «Particularités» et les zones qu’il comporte est présenté dans le «Manuel de la gamme». Les zones du volet «Description de cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Vérifier le format] Ce bouton lance une vérification du paramétrage du format par rapport au fichier qui doit être importé. Il ne réalise aucune importation mais affiche des messages d’erreur quand il rencontre des incohérences entre le fichier à importer et le paramétrage du format. Menu Fichier © Sage 2007 252 Bouton [Générer un fichier test] Ce bouton permet de vérifier le format paramétré en éditant un fichier qui contient des valeurs fictives, suites de lettres et de chiffres en fonction du format des champs insérés. Le programme demande le nom du fichier à générer. Ce fichier au format TXT peut être consulté avec un éditeur de texte ou un programme de traitement de texte. Bouton [Editer le format] Ce bouton lance l’édition d’un document résumant le paramétrage du format en cours de consultation. Le format de ce document est fixe. Bouton [Paramétrage d’import] Ce bouton n’est disponible que lors du paramétrage des formats de type : 􀂉 Clients, 􀂉 Fournisseurs. Ce bouton ouvre une fenêtre «Paramétrages d’import» qui permet de modifier la numérotation des comptes importés. Voir le titre «Paramétrages d’import», page 253. Intitulé Intitulé que vous pouvez donner au format. Il sera rappelé dans le titre de la fenêtre. Il peut être différent du nom du fichier. Type de données Zone à liste déroulante précisant le type de données qui peuvent être paramétrées dans le format d’import/ export paramétrable. Ce sont : 􀂉 Clients (valeur proposée par défaut), 􀂉 Fournisseurs, 􀂉 Articles, 􀂉 Stock articles, 􀂉 Catégories tarifaires, 􀂉 Tarifs clients, 􀂉 Tarifs fournisseurs, 􀂉 Familles (d’articles), 􀂉 Documents. Dès qu’une ligne de champ a été enregistrée dans la liste, cette zone s’estompe et ne peut plus être modifiée. Liste des champs Cette zone de liste affiche les champs qui peuvent être insérés dans les formats d’importation ou d’exportation en fonction du type de données sélectionné dans la zone correspondante. Les boutons qui gèrent le contenu de cette liste sont détaillés ci-dessous. L’insertion des champs s’effectue : 􀂉 en les sélectionnant dans la zone à liste déroulante en dessous de la liste, 􀂉 en paramétrant leur longueur si elle ne correspond pas à la valeur proposée par défaut, 􀂉 en cliquant sur le bouton Insérer. Les champs marqués d’une astérisque (*) dans la liste des champs sont obligtoires. Leur absence à la fermeture du format entraînera un message d’erreur : « Le champ XXX est obligatoire ! [OK] » Les informations données dans cette liste sont les suivantes : 􀂉 Champ : intitulé du champ. Non modifiable. 􀂉 Valeur par défaut : valeur éventuellement enregistrée dans la fenêtre ouverte par le bouton Propriétés. Menu Fichier © Sage 2007 253 􀂉 Longueur : nombre de caractères dont se compose le champ. Les valeurs proposées par défaut sont modifiables. 􀂉 Position : position du premier caractère du champ dans la ligne d’enregistrement d’un fichier de type Largeur fixe ou Longueur fixe. Correspond à la somme de la position et de la longueur du champ précédent dans la liste. 􀀳 Les colonnes Longueur et Position sont vides lorsque le type de champ est Délimité. Les données qui peuvent faire l’objet d’un format d’import/export paramétrable et leurs particularités sont résumées sous les titres suivants : 􀂉 «Champs du fichier Clients», page 258, 􀂉 «Champs du fichier Fournisseurs», page 262, 􀂉 «Champs du fichier Articles», page 265 􀂉 «Champs du fichier Stocks articles», page 268, 􀂉 «Champs du fichier Catégories tarifaires», page 269, 􀂉 «Champs du fichier Tarifs clients», page 270, 􀂉 «Champs du fichier Tarifs fournisseurs», page 270, 􀂉 «Champs du fichier Familles d’articles», page 271, 􀂉 «Champs du fichier Documents», page 273. Bouton [Insérer] Insère dans la liste le champ qui a été sélectionné dans les zones en dessous de la liste. Si une ligne est sélectionnée lors de cette insertion, la nouvelle ligne sera insérée au dessus. Les lignes insérées peuvent être déplacées dans la liste par le biais des boutons Monter et Descendre. Le programme ne contrôle pas si un champ est inséré plusieurs fois. Bouton (Supprimer] Supprime la ligne qui est sélectionnée dans la liste. Bouton [Propriétés] Ouvre la fenêtre « Champ » décrite ci-dessous sous le titre «Propriétés des champs». Bouton [Monter] Ce bouton déplace la ligne sélectionnée vers le haut de la liste (si cette ligne n’est pas la première). Bouton [Descendre] Ce bouton déplace la ligne sélectionnée vers le bas de la liste (si cette ligne n’est pas la dernière). Pour enregistrer le format, il suffit de fermer la fenêtre ou de passer au volet «Particularités». Paramétrages d’import Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton [Paramétrage d’import] de la fenêtre de la fonction Format import/export paramétrable. Elle n’est disponible que dans les formats dont le type de données est : 􀂉 Clients, 􀂉 Fournisseurs. Elle permet de modifier la structure des comptes et, éventuellement, de leur affecter un compte collectif si celui-ci est manquant dans le fichier d’origine. Menu Fichier © Sage 2007 254 Pour modifier une numérotation, cliquez sur la ligne : 􀂉 Numérotation des comptes de tiers : si vous voulez modifier leur structure lors de l’importation, 􀂉 Affectation de compte principal : si vous voulez affecter un compte collectif particulier, puis cliquez sur le bouton [OK] ou validez. Une fenêtre «Numérotation des comptes de tiers» apparaît dans le premier cas : elle s’applique aux formats Client et Fournisseur.Une fenêtre « Affectation de compte principal » apparaît dans le second cas : elle s’applique aux formats Client et Fournisseur. Numérotation des comptes de tiers La fenêtre « Numérotation des comptes de tiers » permet de modifier la structure des comptes de tiers. 􀀳 Cette fenêtre propose toujours les comptes clients et fournisseurs, quel que soit le format paramétré. Le principe de paramétrage est le suivant : 􀂉 Avant conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie est remplacée. 􀂉 Après conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie remplace ce qui se trouvait à la position. 􀂉 L’astérisque (*) remplace tous les caractères du numéro à partir de la position de l’astérisque. Exemple Inspirez-vous des exemples donnés dans le tableau ci-dessous pour vos paramétrages. Paramétrage Résultat obtenu Commentaires Avant conversion Après conversion Avant conversion Après conversion 411* * 411DUPON DUPON Le radical 411 est supprimé. Le compte tiers est alors composé des derniers caractères du compte initial. 411* C* 411DUPON CDUPON Le radical 411 est supprimé et remplacé par la lettre C. Les derniers caractères du compte initial sont conservés. * F* 001 F001 Le compte initial est conservé et la lettre F est ajoutée devant. 001 F001 001 F001 Type de modification à apporter si un client et un fournisseur comportent le même numéro 001. Menu Fichier © Sage 2007 255 Pour paramétrer une conversion : 1 . Sélectionnez la ligne à paramétrer. 2 . Enregistrez les modifications dans les zones de saisie en dessous de la liste. 3 . Validez. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les paramétrages. Critère de sélection Permet de préciser si les paramètres de numérotation constituent également des critères de sélection. Cette option n’est pas cochée par défaut. Cette option est commune à tous les masques de paramétrage. Exemple Le compte fournisseur 401* est coché comme critère de sélection. Seules les lignes correspondant à ce critère seront sélectionnées, les autres seront ignorées. Si un des critères, Client ou Fournisseur, ne doit pas être utilisé pour les sélections, mettre les valeurs proposées à zéro. Affectation de compte principal La fenêtre « Affectation de compte principal » permet d’affecter un compte principal ou collectif aux comptes de tiers traités. Par défaut les comptes suivants sont proposés : 􀂉 pour les comptes clients 411* : 4110000, 􀂉 pour les comptes fournisseurs 401* : 4010000. L’utilisation de cette fenêtre est identique à celle de la numérotation. Le nombre de comptes pouvant être numérotés est illimité. Voir le « Manuel de la gamme » au besoin. Propriétés des champs Pour chacun des champs que l’on peut insérer dans un format de fichier, il est possible d’ouvrir une fenêtre « Champ » en sélectionnant la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton [Propriétés]. Cette fenêtre, en fonction de la ligne qui était sélectionnée lors de son ouverture, peut prendre divers aspects : 􀂉 Elle peut comporter un ou deux volets : 􀂉 « Propriétés » : volet toujours présent qui permet d’enregistrer les valeurs par défaut que doit prendre le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation, en particulier si ce champ est absent du fichier importé. Ce volet peut comporter deux ou trois zones en fonction des informations à saisir. Ces informations sont détaillées ci-dessous. Menu Fichier © Sage 2007 256 􀂉 « Correspondance » : volet qui n’apparaît que lorsque le champ correspond à une donnée variable. Exemple Dans le cas du fichier documents, le domaine peut être : Ventes, Achats ou Stocks. Le type de document, fonction du domaine, peut être : Devis, Bon de retour, Facture, etc. On accède à ces volets par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur Macintosh. Volet Propriété – Champs des formats de fichiers paramétrables Présentation de base La présentation la plus fréquemment proposée est la suivante. Valeur par défaut Zone de saisie dont le type (alphanumérique, alphanumérique majuscules, nombre, date, etc;) dépend du champ dont l’intitulé est rappelé dans le titre de la fenêtre. Les tableaux qui suivent précisent les caractéristiques de chacun de ces champs. Cette zone permet d’enregistrer la valeur fixe que prendra le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation. Exemple Affectation d’un numéro de compte collectif fixe 4110000 pour les clients exportés. Non présent dans le fichier Case à cocher qui précise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui sera importé et qu’il doit ajouter ce champ, éventuellement en y mentionnant la valeur par défaut saisie dans la zone correspondante, à la position où il a été paramétré. Cette option n’est pas cochée par défaut. Champs formatés Lorsque le champ peut présenter différents formats, tels les champs de date, une zone supplémentaire apparaît pour préciser le format utilisé dans le fichier importé ou exporté. Format Enregistrez dans cette zone le format de date du champ. Les formats de date sont décrits en Annexe. Menu Fichier © Sage 2007 257 Champs avec indice Lorsqu’un champ peut prendre plusieurs valeurs tels les champs des informations libres, le programme ajoute une zone supplémentaire pour préciser la position de l’information libre. Numéro d’indice Enregistrez dans cette zone le numéro d’indice du champ à importer / exporter. Ce numéro d’indice est affiché dans la liste des champs après l’intitulé du champ. Exemple L’information libre «Pourcentage teneur en or» a été enregistrée en quatrième position de la liste des informations libres articles. Si cette information doit être traitée, il faudra enregistrer 4 dans la zone Numéro d’indice. Les comptes généraux de comptabilisation des mouvements des articles dépendent de la catégorie comptable qui leur est affectée. Pour que le programme sache à quelle catégorie le compte importé ou exporté est affecté, il faut préciser la position de la catégorie comptable dans la liste (volet «Complément» de la fiche article). 􀀳 Une telle zone peut être insérée plusieurs fois avec des numéros d’indices différents. Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables Certains champs de fichiers permettent de choisir entre différentes valeurs. Exemple Prenons le champ Unité de poids des articles. Il peut prendre comme valeurs : tonne, quintal, kilogramme, etc. Le fichier à importer mentionne T pour tonne, Q pour quintal, K pour kilogramme, etc. Cette correspondance permet de définir quelle est la valeur de correspondance entre les deux fichiers. Pour avoir accès à ces choix : 1 . cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ; 2 . cliquez sur le bouton [Propriétés] dans le volet « Description » ; 3 . cliquez sur l’onglet Correspondance pour ouvrir le volet du même nom ; 4 . sélectionnez la ligne qui convient ; 5 . enregistrez la correspondance et validez par la touche ENTRÉE ; 6 . faites de même pour les autres valeurs possibles ; 7 . cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fenêtre après paramétrage. Menu Fichier © Sage 2007 258 Champs du fichier Clients Le programme permet l'import des fiches clients. Champs disponibles – Champs du fichier Clients Liste des champs disponibles. Zones Longueur Type Obligatoire Particularités N° compte client 17 AN Oui Majuscules Intitulé 35 AN Oui N° compte collectif 13 AN Oui Format compte Classement 17 AN Qualité 17 AN Contact 35 AN Adresse 35 AN Complément adresse 35 AN Code postal 9 AN Ville 35 AN Région 25 AN Pays 35 AN N° Siret 14 AN NAF 5 AN N° identifiant 25 AN Téléphone 21 AN Télécopie 21 AN E-mail 69 AN Site 69 AN Catégorie comptable 2 N Correspondance à définir Payeur 17 AN Majuscules Code devise ISO 3 AN Intitulé banque 35 AN Banque principale uniquement Structure banque 1 N Correspondance à définir Code devise ISO compte 3 AN Code banque 14 AN Numérique pour la structure locale Code guichet 17 AN Numéro de compte 17 AN Clé RIB 2 N Commentaire banque 69 AN Intitulé livraison 35 AN Lieu de livraison principal uniquement Adresse livraison 35 AN Complément livraison 35 AN Menu Fichier © Sage 2007 259 AN = alphanumérique. N = numérique. Correspondance des champs – Champs du fichier Clients Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir » permettent de choisir entre différentes valeurs dans un champ offrant des choix multiples. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Valeurs par défaut – Champs du fichier Clients Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche client et ceux qui ne seraient pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant. CP livraison 9 AN Ville livraison 35 AN Région livraison 25 AN Pays livraison 35 AN Catégorie tarifaire 2 N Correspondance à définir Taux remise 14 N Format double Taux escompte 14 N Format double Taux relevé 14 N Format double Taux R.F.A. 14 N Format double Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaires Catégorie comptable Catégorie comptable 1 à Catégorie comptable 50 1 … 50 1 Structure banque Locale Autre BBAN IBAN 0123 0 Catégorie tarifaire Catégorie tarifaire 1 à Catégorie tarifaire 32 1 … 32 1 Zones Valeurs Qualité Vide Classement 17 premiers caractères de l’intitulé Contact Vide Adresse Vide Complément adresse Vide Zones Longueur Type Obligatoire Particularités Menu Fichier © Sage 2007 260 Code postal Vide Ville Vide Région Vide Pays Vide Enuméré statistique 1 à 10 Vide En-cours maximum 0 Plafond assurance crédit 0 Payeur N° client Taux remise 0 Taux escompte 0 Taux relevé 0 Taux R.F.A. 0 Catégorie comptable Premier élément de la liste des catégories comptables Devise Aucune Code risque Premier élément de la liste des codes risques Nom représentant Vide Prénom représentant Vide Catégorie tarifaire Premier élément de la liste des catégories tarifaires Périodicité Premier élément de la liste des périodicités Langue Aucune Raccourci Vide Nb facture 1 1 BL/facture Non cochée N° Siret Vide NAF Vide N° identifiant Vide Code EDI 1 Vide Code EDI 2 Vide Code EDI 3 Vide Commentaire Vide Contrôle d’encours Automatique Dépôt par défaut Dépôt principal Mise en sommeil Non cochée Plan analytique Plan analytique défini comme plan analytique affaires Code affaire Vide Date création Date système de l’ordinateur Téléphone Vide Télécopie Vide E-mail Vide Site Vide Zones Valeurs Menu Fichier © Sage 2007 261 N° Coface Vide Placé sous surveillance Non cochée Date création société Vide Forme juridique Vide Effectif Vide Chiffre d’affaires Vide Résultat net Vide Incidents de paiement Vide Date du dernier incident Vide Privilèges Vide Régularité de paiement Vide Cotation de solvabilité Vide Date dernière mise à jour Vide Objet dernière mise à jour Vide Comptes rattachés Aucun Intitulé lieu de livraison Intitulé du volet Fiche Principale Adresse lieu de livraison Adresse du volet Fiche Principale Complément adresse lieu de livraison Complément adresse du volet Fiche Principale Code postal lieu de livraison Code postal du volet Fiche Principale Ville lieu de livraison Ville du volet Fiche Principale Région lieu de livraison Région du volet Fiche Principale Pays lieu de livraison Pays du volet Fiche Principale Contact lieu de livraison Contact du volet Fiche Principale Expédition Premier élément de la liste des modes d’expédition Condition de livraison Premier élément de la liste des conditions de livraison Principal Oui Téléphone Téléphone du volet Fiche Principale Télécopie Télécopie du volet Fiche Principale Aucun aucun du volet Fiche Principale Données relatives aux banques tiers Aucune Données relatives aux conditions de paiement Aucune Données relatives aux contacts clients Aucune Données relatives aux informations libres Aucune Zones Valeurs Menu Fichier © Sage 2007 262 Champs du fichier Fournisseurs Le programme permet l'import des fiches fournisseurs. Champs disponibles – Champs du fichier Fournisseurs Liste des champs disponibles. Zones Longueur Type Obligatoire Particularités N° compte fournisseur 17 AN Oui Majuscules Intitulé 35 AN Oui N° compte collectif 13 AN Oui Format compte Classement 17 AN Qualité 17 AN Contact 35 AN Adresse 35 AN Complément adresse 35 AN Code postal 9 AN Ville 35 AN Région 25 AN Pays 35 AN N° Siret 14 AN NAF 5 AN N° identifiant 25 AN Téléphone 21 AN Télécopie 21 AN E-mail 69 AN Site 69 AN Catégorie comptable 2 N Correspondance à définir (*) Encaisseur 17 AN Majuscules Code devise ISO 3 AN Intitulé banque 35 AN Banque principale uniquement Structure banque 1 N Correspondance à définir (*) Code banque 14 AN Numérique pour la structure locale Code guichet 17 AN Numéro de compte 17 AN Clé RIB 2 N Code devise ISO banque 2 N Commentaire banque 69 AN Taux remise 14 N Format double Taux escompte 14 N Format double Taux relevé 14 N Format double Menu Fichier © Sage 2007 263 Correspondance des champs – Champs du fichier Fournisseurs Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention «Correspondance à définir» permettent de choisir entre différentes valeurs. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Valeurs par défaut – Champs du fichier Fournisseurs Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche fournisseur et ceux qui ne seraient pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant. Taux R.F.A. 14 N Format double Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaires Catégorie comptable Catégorie comptable 1 à Catégorie comptable 50 1 … 50 1 Structure banque Locale Autre BBAN IBAN 0123 0 Zones Valeurs Qualité Vide Classement 17 premiers caractères de l’intitulé Contact Vide Adresse Vide Complément adresse Vide Code postal Vide Ville Vide Région Vide Pays Vide Enuméré statistique 1 à 10 Vide En-cours maximum 0 Encaisseur N° fournisseur Taux remise 0 Taux escompte 0 Taux relevé 0 Taux R.F.A. 0 Catégorie comptable Premier élément de la liste des catégories comptables Zones Longueur Type Obligatoire Particularités Menu Fichier © Sage 2007 264 Devise Aucune Langue Aucune Raccourci Vide N° Siret Vide NAF Vide N° identifiant Vide Code EDI 1 Vide Code EDI 2 Vide Code EDI 3 Vide Commentaire Vide Expédition Premier élément de la liste des modes d’expédition Condition livraison Premier élément de la liste des conditions de livraison Dépôt par défaut Dépôt principal Mise en sommeil Non cochée Plan analytique Plan analytique défini comme plan analytique affaires Code affaire Vide Date création Date système de l’ordinateur Téléphone Vide Télécopie Vide E-mail Vide Site Vide N° Coface Vide Placé sous surveillance Non cochée Date création société Vide Forme juridique Vide Effectif Vide Chiffre d’affaires Vide Résultat net Vide Incidents de paiement Vide Date du dernier incident Vide Privilèges Vide Régularité de paiement Vide Cotation de solvabilité Vide Date dernière mise à jour Vide Objet dernière mise à jour Vide Comptes rattachés Aucun Données relatives aux contacts Aucune Données relatives aux informations libres Aucune Zones Valeurs Menu Fichier © Sage 2007 265 Champs du fichier Articles Le programme permet l'import des fiches articles. Champs disponibles – Champs du fichier Articles Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés «/Indice». Correspondance des champs – Champs du fichier Articles Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention «Correspondance à définir» permettent de choisir entre différentes valeurs. Zones Longueur Type Obligatoire Particularités Référence 18 AN Oui Majuscules Désignation 69 AN Oui Famille 10 AN Oui Prix d’achat 14 N Format prix Coefficient 14 N Format double Type prix de vente 1 N Correspondance à définir Prix de vente 14 N Format prix Gamme 1 2 N Correspondance à définir Gamme 2 2 N Correspondance à définir Conditionnement 2 N Correspondance à définir Unité vente 2 N Correspondance à définir Unité poids 1 N Correspondance à définir Poids net 14 N Format double Poids brut 14 N Format double Code barres 18 AN Contrôle unicité dans le fichier articles et les énumérés de gamme Suivi stock 1 N Correspondance à définir Champ statistique / Indice 21 AN Compte général / Indice 13 AN Format compte Section analytique / Indice 13 AN Format section analytique Code taxe 1 / Indice 3 AN Taux de taxe 1 / Indice 14 N Code taxe 2 / Indice 3 AN Taux de taxe 2 / Indice 14 N Code taxe 3 / Indice 3 AN Taux de taxe 3 / Indice 14 N Valeur info libre / Indice 69 AN Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Menu Fichier © Sage 2007 266 Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Valeurs par défaut – Champs du fichier Articles Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche article et ceux qui ne seraient pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant. Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire Type prix de vente Prix de vente HT Prix de vente TTC 01 0 Gamme 1 Aucune Gamme 1 à Gamme 50 01 … 50 0 Gamme 2 Aucune Gamme 1 à Gamme 50 01 … 50 0 Conditionnement Aucun Conditionnement 1 à Conditionnement 20 01 … 20 0 Unité vente Unité vente 1 à Unité vente 30 1 … 30 1 Unité poids Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme 12345 1 Suivi stock Aucun Sérialisé CMUP FIFO LIFO Par lot 012345 0 Zones Valeurs Substitution Aucun Raccourci Vide Garantie 0 Unité de poids Issu de la famille Poids net 0 Poids brut 0 Unité de vente Premier élément de la liste des unités de vente et d’achat Prix d’achat 0 Coefficient Issu de la famille Prix de vente 0 Gamme 1 Aucune Menu Fichier © Sage 2007 267 Gamme 2 Aucune Conditionnement Premier élément de la liste des conditionnements Nomenclature Aucune Suivi stock Issu de la famille Enuméré statistique 1 à 10 Issu de la famille Type prix de vente Issu de la famille Hors statistiques Issu de la famille Vente au débit Issu de la famille Non impression Issu de la famille Mise en sommeil Issu de la famille Non soumis à l’escompte Issu de la famille Délai livraison Issu de la famille Langue 1 Vide Langue 2 Vide Code EDI 1 Vide Code EDI 2 Vide Code EDI 3 Vide Code EDI 4 Vide Code barres Vide Code fiscal Issu de la famille Pays origine Issu de la famille Intitulé frais 1 Issu de la famille Frais 1 Issu de la famille Intitulé frais 2 Issu de la famille Frais 2 Issu de la famille Intitulé frais 3 Issu de la famille Frais 3 Issu de la famille Contremarque Issu de la famille Facturation sur le poids Issu de la famille Facturation forfaitaire Issu de la famille Vente au débit Issu de la famille Date de création Date système de l’ordinateur Date modification Date système de l’ordinateur Publié sur le site marchand Issu de la famille Enuméré gamme Issu de la fiche A propos de… s’il y a une Gamme 1 (et une Gamme 2) Données relatives aux informations libres Aucune Données relatives aux nomenclatures (composants) Aucune Données relatives aux énumérés de conditionnement Issu de la fiche A propos de… s’il y a un conditionnement Données relatives aux tarifs par énumérés de gamme Issu de le fiche principale Zones Valeurs Menu Fichier © Sage 2007 268 Champs du fichier Stocks articles Le programme permet l'import des fiches de stocks articles. Champs disponibles – Champs du fichier Staock articles Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés «/Indice». Glossaires articles Aucun Passerelle comptable Issu de la famille Données relatives aux références fournisseurs Issu de la famille Données relatives aux tarifs clients Issu de la famille Données relatives aux tarifs par énuméré de conditionnement Aucune Données relatives aux dépôts de stockage (stock mini, maxi, emplacement) Aucune Modèles d’enregistrement Issu de la famille Zones Valeurs Zones Longueur Type Obligatoire Particularités Référence article 18 AN Oui Intitulé dépôt 35 AN Oui Dépôt principal 2 AN O pour oui, N pour non Emplacement principal 13 AN Emplacement contrôle 13 AN Gamme 1 21 AN Gamme 2 21 AN Stock minimum 14 N Stock maximum 14 N Inutilisé 1 AN Menu Fichier © Sage 2007 269 Champs du fichier Catégories tarifaires Le programme permet l'import des fiches des tarifs par catégories tarifaires. Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés «/Indice». Correspondance des champs – Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir » permettent de choisir entre différentes valeurs. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Référence article 18 AN Oui Majuscules Catégorie tarifaire 2 AN Coefficient / Indice 14 N Format double Type prix de vente / Indice 1 N Correspondance à définir Prix de vente / Indice 14 N Format prix Devise / Indice 1 N Correspondance à définir Prix de vente en devise / Indice 14 N Format prix Valeur remise / Indice 14 N Format double Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire Type prix de vente Prix de vente HT Prix de vente TTC 01 0 Devise Aucune Devise 1 à Devise 32 01 … 32 0 Menu Fichier © Sage 2007 270 Champs du fichier Tarifs clients Le programme permet l'import des fiches des tarifs clients. Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs clients Liste des champs disponibles. Champs du fichier Tarifs fournisseurs Le programme permet l'import des fiches des tarifs fournisseurs. Champs disponibles – Champs du fichier Tarifs fournisseurs Liste des champs disponibles. Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Compte client 17 AN Oui Référence article 18 AN Oui Référence client 18 AN Coefficient 14 N Format double Type prix de vente 1 N Correspondance à définir Prix de vente 14 N Devise 1 N Prix de vente en devise 14 N Remise 14 AN Inutilisé 1 AN Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Référence article 18 AN Oui Majuscules N° fournisseur 18 AN Oui Majuscules Référence fournisseur 18 AN Majuscules Principal 1 N Correspondance à définir Prix d’achat 14 N Format prix Devise 1 N Correspondance à définir Prix d’achat en devise 14 N Format prix Valeur remise 14 N Format double Unité d’achat 1 N Correspondance à définir Nbre unité d’achat 14 N Nbre unité de vente 14 N Inutilisé 1 AN Colisage 14 N Menu Fichier © Sage 2007 271 Correspondance des champs – Champs du fichier Tarifs fournisseurs Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention «Correspondance à définir» permettent de choisir entre différentes valeurs. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Champs du fichier Familles d’articles Le programme permet l'import des fiches familles articles. Champs disponibles – Champs du fichier Familles d’articles Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés «/Indice». QEC 14 N Garantie 4 AN Délai approvisionnement 3 AN Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire Principal Non Oui 01 0 Devise Aucune Devise 1 à Devise 32 01 … 32 0 Unité d’achat Unité 1 à Unité 20 1 … 20 1 Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Code 10 AN Oui Majuscules Intitulé 35 AN Oui Unité de vente 2 N Correspondance à définir (*) Suivi stock 2 N Correspondance à définir (*) Coefficient 14 N Format double Unité poids 1 N Correspondance à définir (*) Champ statistique / Indice 21 AN Compte général / Indice 13 AN Format compte Section analytique / Indice 13 AN Format section analytique Code taxe 1 / Indice 3 AN Taux de taxe 1 / Indice 14 N Menu Fichier © Sage 2007 272 Correspondance des champs – Champs du fichier Familles d’articles Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir » permettent de choisir entre différentes valeurs. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Les correspondances proposées sont les suivantes. Valeurs par défaut – Champs du fichier Familles d’articles Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche famille article et ceux qui ne seraient pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant. Code taxe 2 / Indice 3 AN Taux de taxe 2 / Indice 14 N Code taxe 3 / Indice 3 AN Taux de taxe 3 / Indice 14 N Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire Unité de vente Unité vente 1 à Unité vente 30 1 … 30 1 Suivi stock Aucun Sérialisé CMUP FIFO LIFO Par lot 012345 0 Unité poids Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme 12345 1 Zones Valeurs Unité de vente Premier élément de la liste des unités de vente et d’achat Catégorie produit Premier élément de la liste des catégories de produits Coefficient Vide Suivi stock Aucun Garantie 0 Pays d’origine Vide Code fiscal Vide Famille centralisatrice Vide Enuméré statistique 1 Vide Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Menu Fichier © Sage 2007 273 Champs du fichier Documents Le programme permet l'import des documents. Champs disponibles – Champs du fichier Documents Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés «/Indice». Enuméré statistique 2 Vide Enuméré statistique 3 Vide Enuméré statistique 4 Vide Enuméré statistique 5 Vide Unité de poids Issu de la fiche A propos de… Hors statistiques Non cochée Vente au débit Non cochée Non impression Non cochée Non soumis à l’escompte Non cochée Délai livraison 0 Intitulé frais 1 Coût de stockage Frais 1 Vide Intitulé frais 2 Coût de transport Frais 2 Vide Intitulé frais 3 Vide Frais 3 Vide Contremarque Non cochée Facturation sur le poids Non cochée Facturation forfaitaire Non cochée Publié sur le site marchand Non cochée Données relatives à la passerelle comptable Aucune Données relatives aux tarifs fournisseurs Aucune Données relatives aux tarifs par catégories tarifaires Aucune Données relatives aux tarifs par client Aucune Données relatives aux modèles d’enregistrement Aucune Zones Valeurs Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Domaine 1 N Correspondance à définir Type document 2 N Correspondance à définir N° pièce 8 N Oui Date 6 N Oui Format date Tiers 18 N Oui Menu Fichier © Sage 2007 274 Correspondance des champs – Champs du fichier Documents Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention «Correspondance à définir» permettent de choisir entre différentes valeurs. Voir le titre «Volet Correspondance – Champs des formats de fichiers paramétrables», page 257. Référence article 18 AN Oui Désignation 69 AN Référence 17 AN Enuméré de gamme 1 21 AN Coreespondance à définir Enuméré de gamme 2 21 AN Correspondance à définir N° série/lot 30 AN Type prix 1 N Correspondance à définir Prix unitaire 14 N Format prix Quantité 14 N Oui Conditionnement 35 AN Poids net global 14 N Format double Remise 14 N Format double CMUP 14 N Format prix Taux de taxe 1 N Format double Type taux taxe 1 1 N Correspondance à définir Taux de taxe 2 N Format double Type taux taxe 2 1 N Correspondance à définir Taux de taxe 3 N Format double Type taux taxe 3 1 N Correspondance à définir Dépôt 35 AN Valeur info libre / Indice 69 AN Inutilisé Permet d’indiquer un champ du fichier qui doit être ignoré Zone Longueur Type Obligatoire Particularités Menu Fichier © Sage 2007 275 Les correspondances proposées sont les suivantes. 􀀳 Lorsque les champs sont absents dans le format paramétrable, les informations de la 1ère ligne sont reprises par défaut (exemple Dépôt). Si l’information de l’en-tête n’existe pas dans les lignes (exemple Lieu de livraison), l’information est reprise par défaut comme en saisie de document. Valeurs par défaut – Champs du fichier Documents Lors d’une importation, les champs non obligatoires des documents et ceux qui ne seraient pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant. Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire Domaine Ventes Achats Stocks 012 0 Type document Devis Bon de commande vente Préparation de livraison Bon de livraison vente Bon de retour vente Bon d’avoir financier vente Facture vente Préparation de commande achat Bon de commande achat Bon de livraison achat Bon de retour achat Bon d’avoir financier achat Facture achat Mouvement d’entrée Mouvement de sortie Dépréciation Virement dépôt à dépôt Préparation de fabrication Ordre de fabrication Bon de fabrication 0123456 11 12 13 14 15 16 20 21 22 23 24 25 26 0 Enuméré Gamme 1 Aucun Gamme 1 … Gamme 50 01 … 50 0 Enuméré Gamme 2 Aucun Gamme 1 … Gamme 50 01 … 50 0 Type prix HT TTC 01 0 Type taux taxe 1 à 3 Pourcentage Forfaitaire Par unité 012 0 Zones Valeurs Provenance Normale Souche Première souche disponible pour le type de document dans les options de la société Référence Référence de la 1ère ligne Date livraison Vide Dépôt de stockage Dépôt de la 1ère ligne du document Menu Fichier © Sage 2007 276 Dépôt de livraison Dépôt de livraison principal du tiers du document Périodicité Périodicité du tiers du document (vente seulement) Devise Aucune Cours Vide Payeur / Encaisseur Payeur / encaisseur du tiers du document (vente / achat) Expédition Expédition du lieu de livraison principal du client ou du fournisseur du document Condition de livraison Condition de livraison du lieu de livraison principal du client ou du fournisseur du document Langue Aucune Nom représentant Vide Prénom représentant Vide Entête 1 à 4 Vide Affaire Affaire du tiers du document (achat / vente) Catégorie tarifaire Catégorie tarifaire du tiers du document (achat / vente) Régime Valeur par défaut en fonction du type du document (achat / vente) Transaction Valeur par défaut en fonction du type du document (achat / vente) Colisage Valeur par défaut (vente) : 1 Unité de colisage Valeur par défaut (vente) : 1ère de la liste Nbre exemplaires Nombre d’exemplaires du tiers du document (vente) 1 BL/Facture Option du tiers du document (vente) Taux d’escompte Taux d’escompte du tiers du document (achat / vente) Ecart valorisation Vide Catégorie comptable Catégorie comptable du tiers du document (achat / vente) Statut Premier statut disponible pour le document Compte général Compte collectif du tiers du document (achat / vente) Heure Heure de création du document Caisse Vide Caissier nom Vide Caissier prénom Vide Clôturé 0 Non Numéro site marchand Vide Ventilation IFRS Section ventilation IFRS du tiers du document (achat / vente) Type valeur calcul frais d’expédition HT Valeur frais d’expédition 0 Type valeur frais expédition Forfaitaire Type valeur calcul franco de port Montant Valeur franco de port 0 Type valeur franco de port HT Zones Valeurs Menu Fichier © Sage 2007 277 Communication site à site Fichier / Communication site à site Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 une fonction «Communication», page 278 permettant l’échange de données via la messagerie Internet entre le présent programme et d’autres programmes Sage tels que Sage Saisie de caisse décentralisée ou un autre programme Sage Gestion commerciale installé sur un autre site ; 􀂉 une fonction de planification «Communications planifiées», page 296 permettant d’envoyer ou de recevoir des informations à périodes régulières d’autres programmes tels Sage Gestion commerciale ou Sage Saisie de caisse décentralisée. Menu Fichier © Sage 2007 278 Communication Fichier / Communication site à site / Communication Cette commande permet un échange d’informations et de données beaucoup plus simple entre le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et le programme Sage Gestion commerciale que les classiques fonctions importer et exporter décrites précédemment. 􀀳 Cette commande est identique, à quelques améliorations près, à la fonction Communication site à site des versions précédentes du programme. Elle sera utilisée en cas de transfert de données exceptionnel. Pour les transferts (émission ou réception) réalisés de façon répétitive, la commande Communications planifiées du même menu est beaucoup plus indiquée puisqu’elle conserve les paramétrages faits. Elle génère les données sous forme de : 􀂉 fichiers joints à des messages aucun qui sont automatiquement envoyés par utilisation de la technologie Internet : cette option nécessite que chaque site soit équipé d’un modem et dispose d’une adresse aucun auprès d’un fournisseur de service Internet ; 􀂉 ou de fichiers magnétiques qui sont générés mais dont l’envoi doit être assuré par l’utilisateur luimême selon les techniques à sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ou simple disquette). Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers magnétiques. 􀀳 Cette commande permet également de transférer des données entre deux programmes Sage Gestion commerciale si nécessaire. Les opérations d’envoi et de réception de données ainsi que l’intégration des données dans les programmes destinataires s’effectuent à l’aide d’un assistant qui décompose chaque opération à effectuer et guide l’utilisateur pas à pas. 􀀳 L’utilisation de cette commande n’est conseillée que dans le cas de gestion sur des postes distants. Si tous les postes sont connectés par le biais d’un réseau aux mêmes fichiers de données, l’utilisation de cette fonction est inutile. Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées. Il est possible de restreindre les fichiers reçus seulement à ceux destinés aux dépôts présents dans le fichier commercial. Cette restriction s’obtient en sélectionnant l’option Fichiers pour le dossier dans la zone Intégration des fichiers reçus du volet « Communication » de la fonction Fichier / A propos de votre société. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Communication site à site] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Opérations préliminaires Le transfert des données entre les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée nécessite les paramétrages préalables suivants : 􀂉 Saisie du nom du dépôt de stockage émetteur c’est-à-dire de la désignation du dépôt (ou site principal) à partir duquel les données sont transmises vers les postes de saisie décentralisée (articles, clients, inventaire) ou qui reçoit les informations périodiquement reçues de ces mêmes postes décentralisés (pièces de vente, règlements, clients). Cette saisie s’effectue dans le volet « Fichier / A propos de… / Communication ». Menu Fichier © Sage 2007 279 􀂉 Saisie de l’adresse aucun du dépôt de stockage émetteur c’est-à-dire du site principal détaillé cidessus : cette saisie doit s’effectuer également dans le volet « Fichier / A propos de… / Communication ». Cette information permettra à l’assistant de connaître l’adresse de mail dans laquelle il doit récupérer les informations reçues. 􀀳 L’enregistrement d’une adresse aucun d’un dépôt émetteur n’a aucun influence sur les sélections que le programme peut effectuer. Il est indispensable que tous les dépôts des sites décentralisés soient référencés dans le fichier commercial du site principal afin que les données concernant les articles et familles puissent leur parvenir. 􀂉 Saisie des adresses aucun des dépôts : cette saisie s’effectuera dans les fiches des dépôts de la commande Structure / Dépôts de stockage. 􀂉 Code des dépôts : cette information est obligatoire afin que l’assistant identifie de façon certaine les informations qu’il envoie aux sites décentralisés. Cette information doit être unique pour tous les sites ainsi connectés. La saisie de cette information, ainsi que de la suivante, s’effectue dans la commande Structure / Dépôts de stockage. 􀂉 Adresse aucun des dépôts : cette adresse servira au programme pour envoyer les messages et les fichiers joints aux sites décentralisés. 􀂉 Profil pour la communication des données aucun : cette zone, qui apparaît dans la commande Fenêtre / Préférences, sert à enregistrer le nom du profil utilisateur paramétré dans la fonction Courrier du Panneau de configuration Windows. Les informations contenues dans le profil serviront à l’identification du poste appelant et du poste appelé suivant le cas. Macintosh Cette dernière information n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. Voir les explications données sur ce point dans la documentation Windows. 􀀳 L’absence de ces informations générera des messages d’erreur lors de l’utilisation de cette commande. Lors de l’installation du programme, l’utilitaire d’installation créera un dossier (ou répertoire) COMMUNICATION dans lequel se trouveront quatre sous-dossiers : 􀂉 EMIS : dossier destiné au stockage des fichiers d’exportation une fois leur expédition réalisée, 􀂉 RECUS : dossier destiné au stockage des fichiers d’importation reçus et dans lequel le programme va rechercher les données à intégrer dans les fichiers de gestion, 􀂉 REJETES : dossier contenant les fichiers non reconnus par le programme, 􀂉 TRAITES : dossier contenant les fichiers d’importation dont les données ont été intégrées dans les fichiers de gestion utilisés par le programme. Si l’on ne demande pas la suppression des fichiers d’importation, il sera nécessaire de vider périodiquement ces dossiers par les fonctions de l’Explorateur Windows ou bien du Finder Macintosh afin de ne pas les laisser encombrés de fichiers devenus inutiles. Ces dossiers se trouvent : 􀂉 sur Windows : dans le dossier système contenant les programmes communs ; cet emplacement peut être modifié au moment de l’installation du programme ; 􀂉 sur Macintosh : dans le dossier SYSTÈME. Il n’est pas possible dans ce cas de modifier leur emplacement. 􀀳 Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni l’emplacement de stockage de ces dossiers une fois l’installation faite. Un message d’erreur apparaîtra si le programme ne les trouve pas à l’endroit où il s’attend à les trouver et il sera nécessaire de recommencer l’installation du programme. Menu Fichier © Sage 2007 280 Données concernées Les informations qu’il est possible de transférer par le biais de la commande Communication sont résumées dans le tableau suivant. La lettre T indique que les données correspondantes peuvent être transférées d’un site équipé du programme considéré vers un site équipé d’un autre programme. Exemple Les fiches clients peuvent être transférées de la gestion commerciale vers la saisie de caisse décentralisée et réciproquement. Les articles ne peuvent être transférés que de la gestion commerciale vers la saisie de caisse décentralisée. Envoi de données Le lancement de la commande Communication fait apparaître une fenêtre d’assistant. Assistant communication de site à site – Envoi de données Choix du type de traitement La première fenêtre de l’assistant permet de sélectionner le type de traitement. Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de l’assistant. Cette fenêtre offre à choisir entre : 􀂉 Emettre les données (valeur par défaut) et Données Gestion commerciale Saisie de caisse décentralisée Articles T Clients T T Documents et règlements T Bons de commande T Inventaire T Menu Fichier © Sage 2007 281 􀂉 Recevoir les données. Bouton [Suivant] Lance le traitement dont on a coché l’option. Bouton [Annuler] Referme l’assistant sans rien faire. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Choix des données à transférer La validation du traitement Emettre les données par le bouton [Suivant] fait apparaître une nouvelle fenêtre de l’assistant. Cette fenêtre permet d’exporter : 􀂉 Les fiches articles (et les tarifs qui leur sont rattachés) qui ont pu être enregistrées dans le programme Sage Gestion commerciale, option cochée par défaut, 􀂉 Les fiches des clients qui ont pu être enregistrées dans le programme Sage Gestion commerciale, option cochée par défaut, 􀂉 L’inventaire ou l’état des stocks. Option également cochée par défaut. 􀀳 En ce qui concerne la gestion des stocks dans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée, nous invitons l’utilisateur à consulter le paragraphe concernant ce point disposé dans le chapitre concernant la commande Traitement / Documents des stocks du manuel de référence de ce programme. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir au stade précédent de l’assistant afin de modifier les valeurs paramétrées. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. La validation par le bouton [Suivant] de la fenêtre va ouvrir d’autres fenêtres de l’assistant en fonction des choix faits. Transfert des tarifs et articles Si l’option Articles et tarifs était cochée dans la fenêtre « Choix des données à transférer », la fenêtre suivante va s’ouvrir (après validation de la précédente par le bouton [Suivant]). Menu Fichier © Sage 2007 282 Type de transmission Cette zone à liste déroulante permet la sélection des articles à transférer : 􀂉 Nouveaux articles : (valeur par défaut) tous les articles non encore transférés seront sélectionnés. 􀂉 Articles déjà transmis : tous les articles déjà transférés seront exportés. 􀂉 Tous : tous les articles, qu’ils aient déjà été transférés ou non, seront exportés. Famille de / à Ces deux zones de saisie de 10 caractères alphanumériques permettent de sélectionner les articles d’une famille ou d’une fourchette de familles. Référence article de / à Ces deux zones à liste déroulante permettent de sélectionner un article ou une fourchette d’articles. Date de création de / à Ces zones permettent de sélectionner les articles en fonction de leur date de création. Date modification de / à Ces zones permettent de sélectionner les articles en fonction de la date de leur dernière modification. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Transmettre les données liées aux articles Cette case, cochée par défaut, permet de transférer les données liées aux articles telles : 􀂉 les glossaires, 􀂉 les modèles d’enregistrement, 􀂉 les familles, 􀂉 les dépôts et les emplacements dans les dépôts (y compris les emplacements principaux ainsi que les emplacements de contrôle), 􀂉 la structure du catalogue article. 􀀳 Si un compte affecté à un article n’existe pas dans le fichier destinataire, il sera créé avec l’intitulé «Compte à créer». Transfert des clients Si l’option Clients était cochée dans la fenêtre « Choix des données à transférer », la fenêtre suivante va s’ouvrir (éventuellement après validation de la précédente par le bouton [Suivant]). Menu Fichier © Sage 2007 283 N° client de / à Ces deux zones permettent de sélectionner une fourchette de clients à transférer. 􀀳 Rappelons que si des zones de sélection sont laissées vides, c’est la totalité des informations correspondantes qui sont sélectionnées, dans ce cas tous les comptes tiers et/ou toutes les dates de création. Date de création de / à Ces deux zones permettent la sélection des fiches clients en fonction de leur date de création. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Transfert de l’inventaire / état des stocks Si l’option Inventaire/état des stocks était cochée dans la fenêtre « Choix des données à transférer », la fenêtre suivante va s’ouvrir (éventuellement après validation de la précédente par le bouton [Suivant]). Transfert de l’état des stocks actuels (cumuls de stock) Permet le transfert des stocks des articles tels que vous pouvez les visualiser dans les volets «Stock» des fiches articles. Lorsque ce choix est fait (proposé par défaut), le programme n’interroge pas l’historique des lignes de documents pour valoriser la situation des stocks à transférer. Cette méthode est plus rapide que la suivante mais ne permet pas de sélection de date. Menu Fichier © Sage 2007 284 Transfert de l’état des stocks à la date indiquée Lorsque cette option est sélectionnée, les quantités d’articles en stock sont extraites de l’historique des lignes de documents jusqu’à une date définie dans la zone suivante. Cette case d’option n’est pas accessible si le choix Articles mouvementés seulement a été fait dans la zone Type de transmission. Cette zone est décrite plus loin. Date de l’état des stocks Cette zone permet de sélectionner la date d’inventaire (ou de l’état du stock). Le programme propose par défaut la date système (date du micro-ordinateur). Elle n’est disponible que si l’option Transfert de l’état des stocks à la date indiquée a été sélectionnée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Type de fichier d’inventaire Cette zone permet de définir le type de fichier d’inventaire à envoyer : 􀂉 Avec le détail des emplacements : (valeur par défaut lorsque le fichier est paramétré sur une gestion multi-emplacements) la situation du stock est envoyée avec le détail des emplacements. Cette option n’est pas accessible si la gestion du multi-emplacement n’est pas paramétrée. 􀂉 Sans le détail des emplacements : le fichier d’inventaire est émis sans le détail des emplacements. La gestion du multi-emplacement est paramétrée dans le sous volet « Fichier / A propos de… / Commercial / Gestion des stocks ». Voir le titre «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. 􀀲 Les quantités mentionnées dans le fichier d’inventaire ne tiennent pas compte des cumuls dans les emplacements de contrôle. Inventaire à transférer Ces trois cases à cocher, exclusives l’une de l’autre, permettent de préciser comment l’exportation du stock devra être réalisée : 􀂉 Transmettre le stock du site uniquement : (valeur par défaut) si cette option est cochée, seule la situation d’inventaire du dépôt destinataire sera exportée. Le ou les dépôts destinataires seront sélectionnés dans la fenêtre suivante de l’assistant. Exemple Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants. Si cette option est sélectionnée : - la situation du stock de B est exportée à destination de B, - la situation du stock de C est exportée à destination de C. 􀂉 Transmettre le stock du site concerné et du site principal : dans ce cas, la situation d’inventaire du dépôt destinataire sera exportée accompagnée de la situation de stock du dépôt émetteur. Exemple Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants. Si cette option est sélectionnée : - la situation du stock de A et de B est exportée à destination de B, - la situation du stock de A et de C est exportée à destination de C. 􀂉 Transmettre le stock de tous les sites : dans ce cas, toutes les situations des dépôts de stock seront exportées à destination des sites distants. Menu Fichier © Sage 2007 285 Exemple Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants. Si cette option est sélectionnée : - la situation du stock de A, B et C est exportée à destination de B, - la situation du stock de A, B et C est exportée à destination de C. 􀀳 Pour ce qui concerne la gestion des stocks dans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée, nous renvoyons le lecteur à la documentation fournie avec ce programme. Les données d’inventaire ne seront exploitables dans le programme destinataire que si les dépôts concernés sont référencés dans les dits programmes (commande Structure / Dépôts de stockage). Type de transmission Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants : 􀂉 Articles mouvementés uniquement : (valeur par défaut) seuls les articles mouvementés depuis la dernière communication feront l’objet d’une nouvelle transmission ; 􀂉 Tous les articles : tous les articles seront transmis, qu’ils aient été mouvementés ou non depuis la dernière communication. Réajustement des valeurs de stock Ces cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du stock avant et après l’importation d’inventaire. Mode de transfert des données La validation de la fenêtre « Transfert de l’inventaire/état des stocks » (ou d’une autre fenêtre de l’assistant si cette dernière n’a pas été sélectionnée) ouvre une dernière fenêtre de l’assistant. Sites (dépôts) destinataires de / à Cette dernière étape permet d’enregistrer le ou les sites (ou dépôts) auxquels les informations sélectionnées dans les écrans précédents de l’assistant doivent être envoyés. Deux zones à liste déroulante servent à la sélection de la désignation d’un dépôt ou d’une fourchette des dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage. En cas d’envoi par aucun, ce sont les adresses de mail enregistrées dans les fiches des dépôts retenus qui seront utilisées pour l’adressage. 􀀲 Si vous n’avez pas enregistré de code dépôt dans la fiche des dépôts concernés, aucun traitement ne sera réalisé les concernant. Menu Fichier © Sage 2007 286 Moyen de communication à utiliser Cette dernière étape de l’assistant précise également sous quelle forme les données à transférer doivent être exportées : 􀂉 sous la forme d’un fichier joint à un message aucun (valeur par défaut), 􀂉 sous la forme d’un fichier magnétique. Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers magnétiques. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi la fin du traitement, la sélection des données en fonction des critères enregistrés et la génération du message ou du fichier magnétique. Le ou les mails seront envoyés dès l’utilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le ou les mails seront classés dans les messages en attente et l’utilisateur devra alors le / les émettre de façon manuelle par l’intermédiaire de son programme de messagerie. La validation par le bouton Fin du dernier écran de l’assistant fait apparaître, si l’on a choisi E-mail, une fenêtre demandant de préciser le profil Microsoft Exchange du site émetteur si cette information n’a pas été enregistrée dans la zone Profil pour le transfert des données par aucun de la commande Fenêtre / Préférences. Cette fenêtre ne s’affiche que si le programme de courrier défini dans les options de Internet Explorer est : 􀂉 Microsoft Outlook, 􀂉 Microsoft Exchange 32. Il convient alors de choisir le profil utilisé pour se connecter à la messagerie. Pour plus de détail sur la définition des paramètres des profils, nous renvoyons l’utilisateur vers la documentation Microsoft. Si aucune adresse n’a été enregistrée dans la zone E-mail du ou des dépôts de destination, un message d’erreur apparaîtra. « L’adresse E_mail du dépôt XXX n’est pas renseignée ! [OK] » Si le code du dépôt destinataire n’a été enregistré dans la zone Code dépôt de sa fiche (commande Structure / Dépôts de stockage), un message d’erreur apparaîtra. « Le dépôt XXX ne possède pas de code dépôt ! Aucun fichier ne sera généré pour ce dépôt. Souhaitezvous continuer ? [Oui] [Non] » Dans le cas où la génération d’un fichier magnétique a été demandée, celui-ci sera stocké dans le dossier EMIS lui-même présent dans le dossier COMMUNICATION. Exportation de données par la communication de site à site Message E-mail Dans le cas où le choix d’un message aucun a été fait, le programme générera autant de messages : 􀂉 qu’il y a de fichier articles/familles/clients : les articles, les familles et les clients destinés à un dépôt décentralisé sont cependant regroupés dans un seul fichier ; 􀂉 qu’il y a de fichiers d’inventaire et de dépôts destinataires : les fichiers d’inventaire de tous les dépôts sont regroupés dans un seul fichier. Un drapeau d’inventaire permet au programme de différencier les situations d’inventaire appartenant à chacun des dépôts. Pour plus d’informations, reportez-vous aux «Annexes», page 1731. Menu Fichier © Sage 2007 287 Les messages pourront être de deux types suivant les sélections faites : 􀂉 si l’on a choisi d’exporter des articles, des familles ou des clients, un fichier sera généré qui contiendra les données de structure ; 􀂉 si l’on a choisi d’exporter une situation de stock, un fichier sera généré qui contiendra l’état du stock de tous les dépôts considérés, les informations concernant chaque dépôt étant séparées de celles des autres par un «drapeau d’inventaire» ; 􀂉 si l’on a choisi d’exporter à la fois des données structurelles et des situations de stock, ce seront deux fichiers qui seront émis avec deux messages distincts. Les fichiers joints aux messages e-mail sont systématiquement compactés afin d’utiliser moins de place. A la réception, ils sont automatiquement décompactés au moment de leur enregistrement dans le dossier (ou répertoire) RECUS. Ce compactage se traduit par la modification de l’objet du message et du nom du fichier joint. Macintosh Ce compactage n’est pas réalisé dans cet environnement. Exemple Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants. Les codes des dépôts sont les suivants : D01 pour le dépôt A, D02 pour le dépôt B, D03 pour le dépôt C. Le site principal émet le 12/08/07 un mail à chaque dépôt distant. Ce mail comporte : - les nouveaux clients et les nouveaux articles ainsi que leurs familles, - un inventaire de tous les dépôts (à la date du mail). Le programme va alors émettre 4 mails dont l’objet (voir plus loin la codification des objets des mails) et le contenu sont résumés dans les tableaux suivants : A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) : A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) : Chaque message aura les caractéristiques suivantes : 􀂉 l’adresse du destinataire sera celle enregistrée dans la zone aucun de la fiche du dépôt destinataire (si aucune adresse n’a été mentionnée, un message d’erreur apparaîtra, voir ci-dessus), 􀂉 l’objet du message sera automatiquement créé par le programme et se composera des caractères suivants : 􀂉 le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le message : G pour le programme Sage Gestion commerciale, 􀂉 les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : le programme Sage Gestion commerciale peut générer des fichiers : 􀂉 ST : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients non compacté, Objet du message Contenu du fichier joint GSC12080701D02 Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIC12080701D02 Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/02 Objet du message Contenu du fichier joint GSC12080701D03 Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIC12080701D03 Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/03 Menu Fichier © Sage 2007 288 􀂉 SC : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients compacté (ces fichiers concernent uniquement les envois par messagerie), 􀂉 IV : pour un fichier inventaire non compacté, 􀂉 IC : pour un fichier inventaire compacté (ces fichiers concernent uniquement les envois par messagerie) ; 􀂉 les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du message sous la forme JJMMAA, 􀂉 les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation : 􀂉 les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dépôt destinataire enregistré dans la zone Code dépôt de la fiche du dépôt (commande Structure/ Dépôts de stockage). 􀀳 Rappelons que ce code doit être unique pour chaque dépôt géré. 􀀳 Le code d’incrémentation permet de signaler l’existence d’un fichier d’importation qui aurait été conservé dans le dossier (ou répertoire) RECUS pour une raison quelconque. Exemple Exemple d’objet de message généré par le programme : GSC15060301DE01 G programme Sage Gestion commerciale SC structure de fichier standard compacté 150603 le mail a été généré le 15/06/03 01 code d’incrémentation DE01 code du dépôt destinataire. 􀂉 un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message et contiendra les informations transférées. Le nom de ce fichier est généré automatiquement par le programme selon la codification suivante : 􀂉 le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le fichier : G pour le programme Sage Gestion commerciale, 􀂉 les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : le programme Sage Gestion commerciale peut générer des fichiers : 􀂉 ST : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients non compacté, 􀂉 SC : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients compacté (ces fichiers concernent uniquement les envois par messagerie), 􀂉 IV : pour un fichier inventaire non compacté, 􀂉 IC : pour un fichier inventaire compacté (ces fichiers concernent uniquement les envois par messagerie) ; 􀂉 les 6 caractères numériques suivants représentent la date de génération du fichier sous la forme JJMMAA, 􀂉 les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation : 􀂉 pour les fichiers de type ST ou SC ce code est systématiquement 01, 􀂉 pour les fichiers de type IV ou IC ce code est systématiquement 01 ; voir l’exemple cidessus ; 􀂉 les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dépôt destinataire enregistré dans la zone Code dépôt de la fiche du dépôt (commande Structure/ Dépôts de stockage) ; 􀂉 l’extension .TXT pour un fichier de texte. Exemple Exemple de désignation de fichier joint généré par le programme : GIC15060301DE01.TXT G programme Sage Gestion commerciale IC structure de fichier d’inventaire compacté 150603 le fichier a été généré le 15/06/03 01 code d’incrémentation Menu Fichier © Sage 2007 289 DE01 code du dépôt destinataire .TXT extension du fichier. Macintosh Il n’y a pas d’extension dans le cas des fichiers Macintosh. Exemple Reprenons l’exemple ci-dessus. Le programme va émettre 4 mails auxquels seront rattachés les fichiers joints résumés dans les tableaux suivants : A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) : A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) : Il n’y a pas d’extension TXT dans le cas des fichiers Macintosh. Fichier magnétique Le fichier magnétique généré, si le paramétrage a été fait en ce sens, est strictement identique au fichier joint décrit ci-dessus. Il est enregistré dans le dossier (ou répertoire) EMIS qui, lui-même, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Voir plus haut les informations données sur ces dossiers. L’utilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site principal où il devra être enregistré dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION. 􀀳 Les fichiers ne sont pas compactés dans ce cas. Exemple Dans le cas des exemples ci-dessus, les fichiers magnétiques générés auraient les références suivantes : A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) : A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) : Désignation du fichier joint Contenu du fichier joint GSC12080701D02.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIC12080701D02.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/03 Désignation du fichier joint Contenu du fichier joint GSC12080701D03.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIC12080701D03.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/03 Désignation du fichier Contenu du fichier GST12080701D02.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIV12080701D02.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/03 Désignation du fichier Contenu du fichier GST12080701D03.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients GIV12080701D03.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au 12/08/03 Menu Fichier © Sage 2007 290 Réception de données Le choix de la réception de données s’effectue dans la première fenêtre de l’assistant ouverte au lancement de la commande Communication. Le programme accepte l’importation de fichiers codés : 􀂉 G : les données proviennent d’un autre programme Sage Gestion commerciale, 􀂉 S : les données proviennent d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée. La codification des fichiers est décrite plus haut. Assistant communication de site à site – Réception de données Choix du type de traitement Il est nécessaire de sélectionner l’option Recevoir les données avant de cliquer sur le bouton Suivant. Intégration des donnéese La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir la fenêtre « Réception des données ». Menu Fichier © Sage 2007 291 Articles à intégrer Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les articles seront importés : 􀂉 Nouveaux articles : (valeur par défaut) tous les articles non présents dans le fichier commercial seront importés. Les articles existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état. Les familles associées aux articles seront créées si elles n’existent pas dans la base. Si elles existent déjà, elles seront conservées en l’état. 􀂉 Tous : tous les articles seront importés. Les articles inexistants seront créés. Les articles présents seront modifiés. Fonctionnement identique pour les familles. 􀀳 L’intégration d’articles n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme Sage Gestion commerciale (code G). Le paramétrage fait dans cette zone et dans la suivante annule, temporairement, les réglages faits concernant les importations dans la zone Import en mise à jour du volet «Fichier / A propos de… / Préférences». Clients à intégrer Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les clients seront importés : 􀂉 Nouveaux clients : (valeur par défaut) tous les clients non présents dans le fichier commercial seront importés. Les clients existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état. 􀂉 Tous : tous les clients seront importés. Les clients inexistants seront créés. Les clients présents seront modifiés. Si le compte général associé n’existe pas, il sera créé dans le plan comptable avec l’intitulé « Compte à créer ». Réajustement des valeurs de stock Ces cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du stock avant et après l’importation d’inventaire. 􀀳 L’intégration d’une situation de stock n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme Sage Gestion commerciale (code G). Dans ce cas, si le fichier d’import contient des informations concernant plusieurs dépôts, le réajustement s’effectue une seule fois avant et après importation. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment. La validation par le bouton [Suivant] de la fenêtre va ouvrir une autre fenêtre de l’assistant. Réception des factures de SCD La réception des factures depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD) donne lieu à différents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement. Les traitements suivants sont effectués en fonction du fichier à importer et en fonction de l’option Gestion multi-emplacement par dépôt du fichier commercial de destination (sous volet « Fichier / A propos de… / Commercial / Gestion des stocks »). Voir le titre «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Menu Fichier © Sage 2007 292 Ces traitements sont appliqués uniquement sur les lignes de facture générant des mouvements de stock. 􀀳 La réception des bons de commande n’est pas concernée par ces traitements car les emplacements ne sont pas enregistrés sur les lignes de commandes de vente. Les priorités de déstockage sont paramétrées dans le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Réception des inventaires La réception des inventaires depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD) donne lieu à différents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement pour les articles gérés au CMUP. 􀀲 L’importation des situations de stock rendant le stock négatif est assujettie à l’option Gestion des stocks négatifs du fichier de destination. Pour les modes de suivi de stock autres que CMUP, la régularisation de stock ne doit pas rendre le stock négatif sous peine de rejet. La gestion des stocks négatifs est autorisée dans le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Lors de l’import d’inventaire, les quantités à contrôler sont mises à zéro. Il est donc important, avant toute importation d’inventaire de lancer et de finaliser les opérations de contrôle qualité. Type d’information à importer Gestion multi-emplacement Non cochée Cochée Ligne d’entrée sans emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée à l’emplacement principal de l’article. S’il n’y a pas d’emplacement principal, imputation sur l’emplacement par défaut du dépôt de la ligne Ligne d’entrée avec emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée aux emplacements du fichier d’import Ligne de sortie sans emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée à l’emplacement selon la priorité de déstockage Ligne de sortie avec emplacement Pas d’emplacement pour la ligne importée Ligne imputée aux emplacements du fichier d’import. En cas d’indisponibilité, l’imputation est effectuée selon la priorité de déstockage. Situation de stock à importer Gestion multi-emplacement Non cochée Cochée Article sans emplacement Pas d’emplacement pour les mouvements d’inventaire Sortie des quantités en stock de l’articke et initialisation des quantités en stock dans le fichier de destination. Mouvements d’entrée imputés à l’emplacement principal de l’article. Si pas d’emplacement principal, emplacement par défaut du dépôt. (1) 1. Les mouvements dans le fichier de destination enregistrés à une date postérieure à celle de l’inventaire sont pris en compte. Article avec emplacement Pas d’emplacement pour les mouvements d’inventaire Régularisation effectuée en fonction des quantités en stock du fichier de destination et du fichier d’inventaire. (1) Menu Fichier © Sage 2007 293 Voir la fonction «Contrôle qualité», page 1203. Réception des données La validation de l’option Recevoir les données par le bouton [Suivant] dans la fenêtre de l’assistant précédente fait apparaître une nouvelle fenêtre. Moyen de communication utilisé Cette fenêtre permet de sélectionner la façon avec laquelle vous devez recevoir les données en provenance des sites décentralisés : 􀂉 Recevoir les données par messagerie, option cochée par défaut : le programme recherchera les messages aucun non lus dans la boîte aux lettres dont l’adresse est enregistrée dans la fiche du dépôt (commande Structure / Dépôts de stockage) dont le nom a été saisi dans la zone Dépôt émetteur du volet « Fichier / A propos de… / Communication » ; s’il en trouve, il incorporera le contenu du fichier joint dans les fichiers de gestion ouverts sur le programme ; 􀂉 Recevoir les données par fichier magnétique : le programme recherchera les fichiers de données entreposés dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION. Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent recevoir que des fichiers magnétiques et cette zone de choix n’apparaît pas. Supprimer les messages ou les fichiers après importation Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnétiques après leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Gestion commerciale. Si cette case n’est pas cochée, les messages aucun sont conservés dans la boîte de réception de votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont transférés dans le sousdossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION. Afficher le journal d’import Cette option est cochée par défaut. Elle entraîne l’affichage systématique du journal d’import après un transfert de données. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi la fin du traitement et l’intégration du message ou du fichier magnétique. Menu Fichier © Sage 2007 294 Importation des données par la communication de site à site La validation de la fenêtre «Réception des données» à l’aide du bouton [Fin] lance l’importation des données. Les articles, les familles et les clients sont traités comme précisé plus haut. Les documents des ventes sont importés comme dans la commande Fichier / Importer. Deux cas sont à considérer suivant la forme sous laquelle les données sont importées : 􀂉 sous la forme d’un fichier joint à un message aucun, 􀂉 sous la forme d’un fichier magnétique. 􀀳 L’importation d’articles ne génère aucun mouvement de stock. Si le fichier d’importation d’inventaire contient des informations concernant des dépôts non enregistrés dans la commande Structure / Dépôts d’inventaire, les informations concernant ces dépôts n’apparaîtront pas dans les fonctions du programme qui les mentionnent (volet «Stock» de la fiche article par exemple). Pour que le programme puisse exploiter ces données, il est nécessaire que les dépôts aient été référencés préalablement dans la commande citée plus haut. Message E-mail Dans le cas où l’importation des données est réalisée à partir d’un message aucun, le programme accepte les messages dont le code origine est : 􀂉 G : les données proviennent d’un autre programme Sage Gestion commerciale, 􀂉 S : les données proviennent d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Le programme acceptera les messages et les fichiers joints quel que soit le code dépôt mentionné dans l’objet du mail ou dans le nom du fichier. Voir plus haut la forme des messages et des fichiers générés lors de l’exportation. Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par l’assistant et possédant en pièce jointe un fichier dont le nom est également accepté seront traités. Les autres messages dont l’objet ne correspond pas seront ignorés. Si le programme ne trouve aucun message à traiter, il affiche un message d’avertissement. « Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter ! [OK] » Lorsque les messages ont été traités par l’assistant communication site à site, ils sont, en fonction du paramétrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation, soit supprimés soit notés comme lus dans la boîte de réception de votre programme de messagerie. Il sera alors nécessaire que l’utilisateur du programme supprime les messages dont il n’a plus l’utilité. Cette opération devra s’effectuer dans le programme de messagerie. Fichier magnétique Si l’importation est faite à partir d’un fichier magnétique, le programme incorporera les données de tous les fichiers de texte placés dans le dossier (ou répertoire) RECUS qui, lui-même, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Voir plus haut les informations données sur ces dossiers. Menu Fichier © Sage 2007 295 􀀳 Les fichiers magnétiques n’étant pas compactés, aucune opération de décompactage n’a lieu lorsqu’ils sons enregistrés dans le dossier RECUS. Le programme n’acceptera que les fichiers magnétiques dont le code dépôt est identique à celui du dépôt paramétré dans la zone Dépôt émetteur du volet « Fichier / A propos de… / Communication ». Si le dossier RECUS n’existe pas, un message d’erreur s’affichera. « Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter ! [OK] » Si ce dossier ne contient aucune donnée à intégrer, un message d’alerte similaire à celui décrit plus haut apparaîtra. Une fois l’importation des données effectuée, les fichiers magnétiques sont, en fonction du paramétrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation, supprimés ou transférés dans le dossier TRAITÉ d’où ils devront être périodiquement supprimés à partir de l’Explorateur Windows ou du Finder Macintosh. Journal de traitement Chaque fois que le programme traite un fichier d’importation par le biais de la commande Communication site à site il génère ou complète un journal d’import avec les caractéristiques des données importées ainsi que les erreurs rencontrées. Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il est enregistré dans le dossier du programme. Il peut être consulté ou imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes ou WordPad sur Windows, TeachText ou SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition / Afficher le journal de traitement (consultation à l’écran seulement). Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Finder Macintosh. Menu Fichier © Sage 2007 296 Communications planifiées Fichier / Communication site à site / Communications planifiées Cette commande permet de paramétrer des transferts (émission ou réception) de données ayant un caractère répétitif. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Communications planifiées] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Elle permet : 􀂉 d’une part d’enregistrer les périodes auxquelles les fonctions de la communication de site à site seront automatiquement effectuées ; 􀂉 d’autre part de conserver les paramètres de sélection des données à émettre ou à recevoir. De plus, cette fonction permet de lancer les communications que le programme Sage Gestion commerciale soit actif ou non (le micro-ordinateur doit cependant être allumé !). Les particularités de la transmission lorsque le programme est fermé sont données plus loin. 􀀲 Les sélections que cette fonction permet sont strictement identiques à ceux décrits plus haut dans la commande Communication. Nous invitons le lecteur à s’y référer pour plus de détails. Un historique des communications planifiées est conservé dans le journal d’import (JIMPOT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh). L’exécution d’une communication planifiée est impossible si plusieurs utilisateurs sont connectés au fichier commercial. Un message d’avertissement apparaîtra alors sur tous les postes, incitant les utilisateurs à se déconnecter. « Il existe plusieurs utilisateurs connectés. La communication site à site prévue ne peut être lancée. Cliquez sur OK lorsque vous serez prêt à lancer le traitement ! [OK] » OK : l’exécution du traitement planifié sera alors exécutée si le programme constate qu’il n’y a plus qu’un seul utilisateur sinon le message reste. Si le programme ne trouve aucune donnée à transmettre ou à recevoir en fonction des paramétrages réalisés ou bien si aucun paramétrage n’a été fait, un message s’affichera. Liste des communications planifiées La fonction s’ouvre sur la liste des communications déjà planifiées. Menu Fichier © Sage 2007 297 La création, la consultation, la modification ou la suppression des communications planifiées se font comme dans toute liste d’éléments des programmes Ligne Sage 100. Voir le «Manuel de la gamme» sur ces points. La fonction Atteindre n’est pas disponible sur cette commande. Le classement des communications planifiées obéit à la commande Tri de la barre d’outils «Navigation» : 􀂉 sur l’Intitulé (valeur par défaut), 􀂉 sur le Type ou 􀂉 sur la Fréquence. Menu contextuel de la liste des communications planifiées Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les explications concernant ces menus. Personnalisation de la liste des communications planifiées Il est possible de modifier les colonnes apparaissant dans la liste des communications planifiées soit par une commande du menu contextuel soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Fichier © Sage 2007 298 Il n’est pas possible d’ajouter de colonnes mais on peut en retrancher (il est cependant nécessaire d’en conserver au moins une). Détail d’une communication planifiée La saisie des communications planifiées s’effectue dans une fenêtre intitulée «Communication planifiée». Ce titre est suivi de l’intitulé de l’élément. Cette fiche se compose de deux volets auxquels on accède par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh. Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au volet « Fiche principale » quand on se trouve sur l’autre. Ce volet permet d’enregistrer les données générales concernant l’élément. Onglet / Bouton Données Permet d’accéder au «Volet Données – Communications planifiées», page 300 qui sert à l’enregistrements des informations à transférer ou à recevoir. Volet Fiche principale – Communication planifiée Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Type Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Transfert de données : (valeur par défaut) la session de communication concernera un envoi de données. 􀂉 Réception de données : la session concernera une réception de données. Menu Fichier © Sage 2007 299 Moyen de communication Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le moyen par lequel s’effectuera la transmission d’informations : 􀂉 Messagerie : (valeur par défaut) c’est-à-dire par le biais d’un aucun et d’un logiciel de communication via Internet ; 􀂉 Fichier magnétique : les informations seront transmises sur support magnétique. Dans ce cas, le fichier devra être disponible à l’endroit où le programme s’attend à le trouver. Macintosh Cette zone n’existe pas sur ces versions du programme car seules les transmissions par Fichier magnétique sont disponibles dans cet environnement. La commande «Communication», page 278 pour les opérations d’émission ou de réception de données. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la désignation de la communication planifiée. Fréquence Zone à liste déroulante permettant de paramétrer la fréquence des communications : 􀂉 Quotidienne : (valeur par défaut) la transmission s’effectuera tous les jours y compris les samedis et dimanches. 􀂉 Jour ouvré : la transmission s’effectuera tous les jours du lundi au vendredi. 􀂉 Hebdomadaire : la transmission aura lieu une fois par semaine. Dans ce cas, la zone Le devient active pour préciser le jour. 􀂉 Mensuelle : la transmission aura lieu une fois par mois. Dans ce cas, la zone Le devient active pour préciser le jour. Le Cette zone n’est active que si le choix fait dans la zone Fréquence est Hebdomadaire ou Mensuelle. Elle offre suivant le cas : 􀂉 Hebdomadaire : tous les jours de la semaine (du lundi au dimanche), 􀂉 Mensuelle : tous les jours du mois (du 1 au 31). Dans le cas des mois de 28, 29 ou 30 jours, l’enregistrement de la valeur 31 (ou 29 ou 30 dans le cas de février) entraînera un report de la date de transmission au dernier jour du mois. Heure L’heure de transmission doit être enregistrée suivant le format HH :MM. Démarrage Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Lorsque l’application est lancée : (valeur par défaut) le déclenchement de la procédure de transmission n’aura lieu que si le programme Sage Gestion commerciale est lancé (mais pas forcément actif). 􀂉 Lorsque l’application est arrêtée : le déclenchement de la procédure de transmission aura lieu même si le programme Sage Gestion commerciale n’est pas lancé. Le micro-ordinateur doit cependant être allumé. Macintosh Cette zone n’existe pas sur cette version. Le démarrage ne peut avoir lieu que si le programme est lancé (mais pas forcément actif). Dépôts destinataires de / à Ces deux zones à liste déroulante affichent la liste des dépôts destinataires et permettent d’en sélectionner un ou une fourchette. Voir la fonction «Communication», page 278. Menu Fichier © Sage 2007 300 Volet Données – Communications planifiées On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou sur le bouton [Données] sur Macintosh. Le contenu de ce volet diffère : 􀂉 d’une part en fonction du type de transmission sélectionné (émission ou réception), 􀂉 d’autre part en fonction du type de données sélectionné dans la liste de gauche. Emission de données Dans ce cas, il est possible de paramétrer la sélection : 􀂉 des articles et tarifs, 􀂉 des clients et 􀂉 des inventaires et états des stocks. La liste à la partie gauche de la fenêtre repère par une coche ( ) les données concernées par la transmission ainsi paramétrée. Il est possible de sélectionner plusieurs types de données à transférer dans une même session. Articles et tarifs Si la transmission doit concerner les tarifs et les articles, sélectionnez cet item dans la liste puis cliquez sur la case Articles et tarifs à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette désignation dans la liste lorsque vous validez par la touche ENTRÉE. Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistant communication site à site. Veuillez vous y reporter. Clients Si la transmission doit concerner les clients, sélectionnez cet item dans la liste puis cliquez sur la case Clients à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette désignation dans la liste lorsque vous validez par la touche ENTREE. Menu Fichier © Sage 2007 301 Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistant de communication de site à site. Veuillez vous y reporter. Inventaires/ états des stocks Si la transmission doit concerner les inventaires et états des stocks, sélectionnez cet item dans la liste puis cliquez sur la case Inventaires/états des stocks à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette désignation dans la liste lorsque vous validez par la touche ENTRÉE. Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistant de communication de site à site. Veuillez vous y reporter. Réception de données Dans ce cas, un seul type de paramétrage est proposé. Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistant communication site à site. Veuillez vous y reporter. Menu Fichier © Sage 2007 302 Communications planifiées lorsque le programme est arrêté Windows Les informations qui suivent ne concernent que les versions Windows du programme. Si vous désirez que les opérations de transfert de données puissent s’effectuer lorsque le programme n’est pas en fonctionnement, il faut vous assurer des conditions suivantes : 􀂉 si vous utilisez Windows NT4, il est indispensable d’utiliser le programme Microsoft Internet Explorer© version 5 ou ultérieure dont l’installation s’accompagne d’un programme annexe nommé Tâches planifiées, 􀂉 si vous utilisez Windows 98 SE ou une version ultérieure (Windows 2000 par exemple), le gestionnaire des tâches planifiées est automatiquement installé. 􀀳 Si vous voulez vérifier sa présence, le gestionnaire des Tâches planifiées apparaît normalement dans le dossier Programmes / Accessoires / Outils système du menu Démarrer. Si vous utilisez le programme Netscape Navigator, il sera nécessaire d’installer Microsoft Internet Explorer version 5 si vous n’utilisez pas Windows 98 ou Windows 2000 afin de pouvoir bénéficier de l’utilitaire des tâches planifiées. Vous pourrez néanmoins utiliser le navigateur de votre choix malgré cette double installation. L’enregistrement d’une communication planifiée lorsque l’application est arrêtée entraînera l’apparition d’une telle tâche dans la fenêtre des tâches planifiées. Si une communication planifiée est supprimée : 􀂉 dans la présente fonction : elle disparaîtra également du gestionnaire des tâches planifiées ; 􀂉 dans le gestionnaire des tâches planifiées : elle ne sera pas supprimée dans la présente fonction. Cette suppression devra donc se faire manuellement. Pour réactiver une communication planifiée qui aurait été supprimée par mégarde dans le gestionnaire de tâches, il est nécessaire de la valider à nouveau. Menu Fichier © Sage 2007 303 Imprimer les paramètres société Fichier / Imprimer les paramètres société Cette commande permet d’imprimer les informations enregistrées dans les fichiers et concernant l’entreprise. L’impression de ces données était autrefois accessible à partir de la fonction Rechercher de la barre d’outils « Navigation » (ou du menu Edition). Par suite de la complète refonte de la fonction Rechercher, ces commandes d’impression se retrouvent donc à ce niveau. Cette commande ouvre un menu hiérarchique. Les éléments dont il est possible d’obtenir l’impression sont les suivants : 􀂉 Dossier entreprise, 􀂉 Options, 􀂉 Agenda, 􀂉 Champs statistiques tiers, 􀂉 Champs statistiques articles, 􀂉 Conditionnement et 􀂉 Gamme. Le processus est le même pour chacune des commandes du menu : sa sélection ouvre la fenêtre de paramétrage des impressions. Menu Fichier © Sage 2007 304 Mise en page Fichier / Mise en page Cette commande permet de mettre en page les états et courriers que certaines commandes du programme Sage Gestion commerciale permettent d’imprimer. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Mise en page] de la barre d’outils « Standard ». Elle donne accès à un véritable programme de mise en page comportant ses propres menus. Ce programme sert à l’élaboration des documents de vente et d’achat et des lettres du mailing pour les adapter à vos habitudes ou à votre papier à lettre. Il est décrit dans le « Manuel de la gamme ». 􀀳 Plusieurs modèles de documents ont été fournis sur le Cd-rom original. Vous pouvez les utiliser tels quels s’ils vous conviennent ou les adapter à vos besoins. Vous pouvez également en créer de nouveaux. Les objets de mise en page spécifiques au programme Sage Gestion commerciale sont décrits en Annexe. Menu Fichier © Sage 2007 305 Format d’impression Fichier / Format d’impression Cette commande permet de paramétrer le format d’impression des documents que le programme permet d’imprimer. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Format d’impression] de la barre d’outils « Standard ». Les paramètres affichés dans cette fenêtre dépendent de l’imprimante sélectionnée. Vous pouvez y paramétrer des informations comme : 􀂉 les caractéristiques d’impression, 􀂉 la résolution graphique de l’impression, 􀂉 le type d’alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles), 􀂉 les dimensions du papier utilisé, 􀂉 son orientation à la française (portrait) ou à l’italienne (paysage), 􀂉 le mode d’impression (normal ou épreuve), etc. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les éventuelles modifications. Menu Fichier © Sage 2007 306 Impression différée Fichier / Impression différée Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez différé l’exécution. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Impression différée] de la barre d’outils « Standard ». Lorsque vous la lancez, une liste s’affiche avec toutes les impressions différées demandées. Windows La commande est estompée si aucune impression différée n’a été enregistrée. Macintosh Si aucune impression différée n’a été paramétrée, un message vous en avertira. Les impressions différées sont enregistrées à partir des fenêtres d’impression ou des formats de sélection. Tous les documents sont dirigés vers la même imprimante. Ils disparaissent de la liste dès leur impression achevée. Liste des états sélectionnés Cette liste présente tous les documents dont on a demandé l’impression différée. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour lancer l’impression des documents. Bouton [Annuler] Referme la commande sans lancer d’impression. Les documents restent inchangés dans la liste. Bouton [Modifier] Ce bouton permet de modifier les caractéristiques d'une impression différée (que vous avez sélectionnée au préalable) : 􀂉 en la supprimant de la liste, 􀂉 en affichant un message : « L’impression différée devra être enregistrée à nouveau ! [OK] [Annuler] » que vous accepterez en cliquant sur le bouton [OK], 􀂉 en ouvrant le format de sélection (non simplifié) de la commande dont est issu l'état modifié. Il vous appartient alors de modifier les sélections faites et de relancer l'impression différée en cliquant sur le bouton adéquate. Il est possible d'annuler cette modification en cliquant sur le bouton Annuler ou en validant dans la fenêtre du message. Vous pouvez aussi lancer cette commande en effectuant un double-clic sur la ligne à modifier. En cas de sélections multiples, seul le premier état vous est proposé à la modification. Menu Fichier © Sage 2007 307 􀀳 Rappelons que l’on peut maintenant gérer le double-clic poste par poste. Ce paramétrage s’effectue dans la commande Fenêtre / Préférences. Bouton [Supprimer] Supprime les documents sélectionnés dans la liste. Le «Manuel de la gamme» vous informe sur la sélection dans les listes. Menu Fichier © Sage 2007 308 Outils Fichier / Outils Cette fonction ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à plusieurs fonctions permettant diverses opérations sur les fichiers utilisés par la Gestion commerciale et notamment les mises à jour de données. Ces fonctions sont les suivantes : 􀂉 «Mise à jour des tarifs», page 309, 􀂉 «Mise à jour des prévisions», page 333, 􀂉 «Mise à jour des références et des codes barres», page 340, 􀂉 «Réajustement des cumuls», page 352, 􀂉 «Recalcul des informations libres», page 350, 􀂉 «Maintenance», page 357, 􀂉 «Réorganiser ma base de données», page 358, 􀂉 «Afficher le journal de maintenance», page 359, 􀂉 «Importer les préférences», page 360, 􀂉 «Exporter les préférences», page 362. Menu Fichier © Sage 2007 309 Mise à jour des tarifs Fichier / Outils / Mise à jour des tarifs 􀀳 Dans les versions antérieures du programme, cette fonction se trouvait dans le menu Structure. Cette commande permet de modifier les prix d’achat et de vente des articles de manière automatique. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Mise à jour des tarifs] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». La mise à jour des tarifs peut être réalisée de deux façons possibles : 􀂉 l’une avec l’aide d’un assistant qui détaille les principales opérations à réaliser : «Assistant de mise à jour des tarifs», page 310, 􀂉 l’autre manuellement en renseignant une fenêtre de paramétrage : «Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs», page 322. Processus de mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs peut s’effectuer de deux façons : 􀂉 soit une modification directe dans la fiche de l’article ou de la catégorie tarifaire avec application immédiate, 􀂉 soit une modification globale dans laquelle on sélectionne certains produits selon des critères précis et on leur applique une nouvelle tarification. Cette deuxième méthode, particulièrement utile lorsque le nombre de références est important, s’enrichit de nouvelles possibilités de modifications de tarifs grâce à l’apparition dans les fiches permettant l’enregistrement de tarifs de nouveaux volets «Nouveau tarif» qui permettent d’enregistrer à l’avance les modifications de tarifs globales ou spécifiques que l’on veut appliquer à une date donnée. Le pré-enregistrement des modifications de tarifs s’effectue en plusieurs étapes : 1 . Dans une première étape, on enregistre dans les volets « Nouveau tarif » les nouvelles valeurs que l’on veut affecter dans le futur aux articles ou aux fiches de tarification spécifiques (catégories tarifaires clients, tarifs d’exception clients, tarifs fournisseur, etc.). On peut préciser, pour les tarifs spécifiques, une date d’application si elle est connue ou la laisser vide en se laissant la possibilité de la définir ultérieurement. Lorsque le nouveau tarif est enregistré dans le sous-volet « Nouveau tarif » d’une fiche article (tarif général de l’article), le programme impose d’enregistrer la date de validité. Cette étape n’est pas obligatoire et peut être remplacée par celle décrite au troisième point de cette liste. 2 . Dans une seconde étape, on décide que, à compter d’une date donnée, les tarifs de tous les articles ou de certains d’entre eux seront modifiés en fonction de critères à saisir. On lance donc cette fonction en sélectionnant le type de mise à jour Date d’application et en enregistrant la date à laquelle la modification de tarif doit intervenir. On sélectionne ensuite les articles en fonction des critères proposés par la fonction. On précise la valeur de la mise à jour et sa méthode d’application (pourcentage, ajout ou remplacement). Le lancement de la mise à jour va transférer dans les zones des volets « Nouveau tarif » toutes les informations apparaissant dans les zones équivalentes des volets «Tarif actuel» correspondants sauf dans celles qui comportent déjà des valeurs saisies manuellement qui sont ainsi conservées. Menu Fichier © Sage 2007 310 La date d’application enregistrée dans la présente fonction est également recopiée dans le volet « Nouveau tarif » sauf dans le cas où cette date est déjà renseignée. 3 . La troisième étape est facultative ou bien peut remplacer la première ou encore être utilisée conjointement avec elle. On peut l’utiliser pour peaufiner les tarifs proposés dans les volets « Nouveau tarif » et y enregistrer toutes les modifications non encore saisies. 4 . La quatrième et dernière étape sera l’étape finale qui verra la modification des tarifs appliqués sur les articles. On lance à nouveau la présente fonction en faisant le choix du type de mise à jour Nouveaux tarifs et en précisant la date de mise à jour. Á ce stade, il est encore possible de sélectionner certains articles. Le lancement de la mise à jour transfèrera, dans la fiche principale et les fiches annexes des articles sélectionnés, toutes les informations contenues dans les volets « Nouveau tarif ». Le contenu des zones de ces volets sera effacé dans l’attente d’une modification future (à l’exception des zones de ce volet qui ne permettent pas un enregistrement préalable des modifications tarifaires). Ne seront pris en compte que les nouveaux tarifs dont la date d’application mentionnée dans leur volet est antérieure ou égale à celle enregistré dans la présente fonction. Les articles ou fiches tarifaires spécifiques possédant une date d’application postérieure à celle mentionnée ici ne seront pas concernées par la mise à jour. Voir le «Volet Nouveau tarif d’une catégorie tarifaire article», page 430 pour connaître quelles sont les zones qui ne permettent pas cet enregistrement préalable. Assistant de mise à jour des tarifs Si vous avez coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Mise à jour des tarifs fera apparaître la première étape de l’Assistant de mise à jour des tarifs. 􀀳 Pour une utilisation manuelle de cette commande veuillez vous reporter aux explications données sous le titre «Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs», page 322. Cet assistant vous permettra, sur une sélection d’articles, de : 􀂉 mettre à jour les tarifs d’achat, 􀂉 mettre à jour les tarifs de vente, 􀂉 mettre à jour les coefficients de marge, 􀂉 mettre à jour les remises clients, 􀂉 reporter si nécessaire les modifications des prix d’achat ou des coefficients sur les prix de vente, 􀂉 imprimer un état de contrôle pour vérifier les répercussions de vos paramétrages ou 􀂉 lancer effectivement les mises à jour suivant les paramétrages faits. Les principales étapes de l’assistant de mise à jour des tarifs sont les suivantes : 􀂉 «Sélection du type de mise à jour – Assistant de mise à jour des tarifs», page 311, 􀂉 «Sélection des articles – Assistant de mise à jour des tarifs», page 313, 􀂉 «Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat – Assistant de mise à jour des tarifs», page 314, 􀂉 «Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente – Assistant de mise à jour des tarifs», page 315, 􀂉 «Paramétrage de la mise à jour du coefficient – Assistant de mise à jour des tarifs», page 316, 􀂉 «Paramétrage de la mise à jour des remises – Assistant de mise à jour des tarifs», page 316, 􀂉 «Paramétrage du recalcul des prix de vente – Assistant de mise à jour des tarifs», page 317, 􀂉 «Mise à jour des tarifs – Assistant de mise à jour des tarifs», page 319, Menu Fichier © Sage 2007 311 􀂉 «Validation pas à pas», page 320. Sélection du type de mise à jour – Assistant de mise à jour des tarifs La première étape de l’assistant de mise à jour des tarifs permet de sélectionner sur quelles informations doit porter cette mise à jour. Lisez attentivement les conseils donnés sur chaque fenêtre. Voir les explications sur le fonctionnement de la mise à jour dans le paragraphe «Processus de mise à jour des tarifs», page 309. Type de mise à jour Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Directe : (valeur par défaut) la mise à jour s’effectue directement sur les tarifs en vigueur en fonction des choix faits dans les cases à cocher de cette fenêtre et des paramétrages faits dans les autres fenêtres de l’assistant (fonctionnement identique à celui des anciennes versions du programme). 􀂉 Date d’application : la sélection de ce choix rend active la zone se trouvant à la droite de la présente zone. Celle-ci est destinée à la saisie obligatoire d’une date qui sera celle d’application des nouveaux tarifs. La validation de cette option et des paramétrages qui seront exécutés à partir des autres étapes de l’assistant de mise à jour des tarifs va : 􀂉 transférer dans les volets « Nouveau tarif » de toutes les fonctions du programme qui en disposent, le contenu du volet «Tarif actuel» qui leur correspond sauf dans le cas où des informations auraient été saisies au préalable dans certaines zones de ces volets « Nouveau tarif » ; ces informations pré-enregistrées sont alors conservées telles quelles ; 􀂉 modifier, dans toutes les zones non renseignées au préalable, les valeurs reportées des prix d’achat, des coefficients et des prix de vente en fonction des instructions paramétrées dans les étapes suivantes de l’assistant de mise à jour des tarifs ; le programme exécutera tous les calculs nécessaires à l’application des nouveaux tarifs (par exemple calcul du prix de vente après modification du coefficient) ; 􀂉 reporter dans la zone Date d’application des volets « Nouveau tarif » la date saisie ci-dessus sauf dans les cas où une date y serait déjà mentionnée. Dans ce cas cette date est maintenue à sa valeur enregistrée. Lorsque ces modifications auront été exécutées, il sera nécessaire de relancer l’assistant de mise à jour des tarifs en sélectionnant, cette fois, l’option Nouveau tarif pour finaliser l’actualisation des tarifs. Menu Fichier © Sage 2007 312 􀂉 Nouveau tarif : la sélection de ce choix fait s’estomper toutes les autres options de la fenêtre de l’assistant. Seule la zone de saisie de date à la droite de la présente zone est active. Il est nécessaire d’y enregistrer la date d’application des nouveaux tarifs. Dans ce cas, toutes les valeurs enregistrées dans les volets « Nouveau tarif » des fonctions qui en disposent seront transférées dans les zones correspondantes des volets « Tarif actuel » qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes. Les valeurs présentes dans les volets «Nouveau tarif» seront effacées ensuite. Ne seront appliquées que les modifications pour lesquelles une date d’application avait été paramétrée à condition que ces dates soient antérieures ou égales à celle enregistrée dans la présente fonction. 􀀳 Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif » : - Catégories tarifaires articles dans le volet « Structure / Articles / Fiche principale », - Tarifs clients dans le volet « Structure / Articles / Fiche principale », - Tarifs d’exception clients dans le volet « Structure / Client / Tarifs / Tarif d’exception », - Tarifs fournisseurs dans le volet «Structure / Fournisseurs / Tarifs ». Cinq cases à cocher permettent de sélectionner : 􀂉 Inclure les gammes prix net : cette option, non cochée par défaut, permet la mise à jour des gammes de prix nets avec les paramètres saisis dans la présente fonction. Elle s’applique sur les tarifs d’achat et de vente lorsque la mise à jour s’effectue en pourcentage ou en ajout. 􀂉 Mise à jour des tarifs d’achat, 􀂉 Mise à jour des tarifs de vente, 􀂉 Mise à jour des coefficients, 􀂉 Mise à jour des remises. Plusieurs options peuvent être simultanément sélectionnées. Exemple Mise à jour des gammes de prix nets Soit une gamme de prix nets à l’achat subissant une augmentation de 3 %. S’il s’agissait de l’augmentation par ajout de la valeur 3 : Mise à jour des tarifs des nomenclatures Les deux options réunies sous ce titre permettent : 􀂉 Oui : la mise à jour des tarifs des articles nomenclaturés à partir de ceux de leurs composants, Enuméré de gamme Prix d’achat Nouveau prix d’achat Prix d’achat de l’article 100,00 103,00 Jusqu’à 10 95,00 97,85 Jusqu’à 20 90,00 92,70 jusqu’à 99999999 85,00 87,55 Enuméré de gamme Prix d’achat Nouveau prix d’achat Prix d’achat de l’article 100,00 103,00 Jusqu’à 10 95,00 98,00 Jusqu’à 20 90,00 93,00 jusqu’à 99999999 85,00 88,00 Menu Fichier © Sage 2007 313 􀂉 Non : (valeur par défaut) cette possibilité n’est pas autorisée. Cette option est inaccessible si on a choisi une mise à jour des coefficients. Bouton Annuler Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Bouton Suivant Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Il a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Sélection des articles – Assistant de mise à jour des tarifs L’étape suivante, obtenue en cliquant sur le bouton [Suivant] de la fenêtre précédente, permet de sélectionner les articles. 􀀳 Dans le cas où le choix Nouveau tarif a été fait à l’étape précédente, cette étape-ci est la dernière. La sélection peut porter sur : 􀂉 les Références articles (18 caractères alphanumériques), 􀂉 les Codes familles (10 caractères alphanumériques), 􀂉 les Numéros de fournisseurs (17 caractères alphanumériques). Pour chaque critère deux zones permettent de saisir les fourchettes de sélection. Si un critère n’est pas renseigné, c’est la totalité des éléments correspondants qui sera sélectionnée. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Il a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Bouton [Fin] Dans le cas où, à l’étape précédente, il a été choisi le type de mise à jour Nouveau tarif, aucune autre sélection que celles proposées dans la présente fenêtre ne sont possibles et le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin]. Son utilisation lance la mise à jour définitive des tarifs. Menu Fichier © Sage 2007 314 Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat – Assistant de mise à jour des tarifs Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des tarifs d’achat dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ». 􀀳 La mise à jour des tarifs d’achat pourra être suivie de la modification correspondante des tarifs de vente. Un écran vous le proposera plus loin dans le processus. Cette fenêtre présente trois zones de paramétrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont la catégorie d'information doit être modifiée. Cette valeur doit être en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques. Type de modification Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter au prix d’achat des articles considérés : 􀂉 Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une majoration du prix en pourcentage, 􀂉 Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au prix d’achat existant, 􀂉 Remplacer : la valeur saisie remplace le prix d’achat existant. 􀀳 La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix. Arrondi prix d’achat Cette zone permet d’arrondir le résultat de la mise à jour en proposant les choix suivants : 􀂉 Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée ; 􀂉 Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Mode d’arrondi et permet de sélectionner celle de son choix. La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante. Exemple Si l’utilisateur souhaite augmenter le prix d’achat d’une série d’articles de 10 % il sélectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. S’il souhaite ajouter 100 € à l’ancien prix d’achat, il sélectionnera Ajouter et tapera 100. S’il souhaite remplacer tous les prix des articles sélectionnés par un même montant, 250 € par exemple, il sélectionnera Remplacer et tapera 250. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut. Menu Fichier © Sage 2007 315 Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente – Assistant de mise à jour des tarifs Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des tarifs de vente dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ». Cette fenêtre présente quatre zones de paramétrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont la catégorie d'information doit être modifiée. Cette valeur doit être en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques. Type de modification Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter au prix de vente des articles considérés : 􀂉 Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une majoration du prix en pourcentage, 􀂉 Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au prix de vente existant, 􀂉 Remplacer : la valeur saisie remplace le prix de vente existant. 􀀳 La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix. Catégorie tarifaire Liste déroulante permettant la sélection d’une catégorie tarifaire. Par défaut toutes les catégories tarifaires sont proposées. Seul le prix de vente ou le coefficient de la catégorie sélectionnée sera mis à jour. Arrondi prix de vente Cette zone permet d’arrondir le résultat de la mise à jour en proposant les choix suivants : 􀂉 Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée ; 􀂉 Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Mode d’arrondi et permet de sélectionner celle de son choix. La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante. Exemple Si l’utilisateur souhaite augmenter le prix de vente d’une série d’articles de 10 % il sélectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. S’il souhaite ajouter 100 € à l’ancien prix de vente, il sélectionnera Ajouter et tapera 100. S’il souhaite remplacer tous les prix des articles sélectionnés par un même montant, 250 € par exemple, il sélectionnera Remplacer et tapera 250. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut. Menu Fichier © Sage 2007 316 Paramétrage de la mise à jour du coefficient – Assistant de mise à jour des tarifs Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des coefficients dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ». 􀀳 La mise à jour des coefficients pourra être suivie de la modification correspondante des tarifs de vente. Un écran vous le proposera plus loin dans le processus. Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont les coefficients doivent être modifiés. Cette valeur doit être en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques. Type de modification Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter au coefficient de marge des articles considérés : 􀂉 Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une majoration du coefficient en pourcentage, 􀂉 Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au coefficient existant, 􀂉 Remplacer : la valeur saisie remplace le coefficient existant. 􀀳 La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du coefficient. Exemple Si l’utilisateur souhaite augmenter le coefficient d’une série d’articles de 10 % il sélectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. S’il souhaite ajouter 0,2 à l’ancien coefficient, il sélectionnera Ajouter et tapera 0,2. S’il souhaite remplacer tous les coefficients des articles sélectionnés par une même valeur, 3 par exemple, il sélectionnera Remplacer et tapera 3. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut. Paramétrage de la mise à jour des remises – Assistant de mise à jour des tarifs Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des remises dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ». Menu Fichier © Sage 2007 317 Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage. Montant de la modification Enregistrez ici la valeur dont les remises doivent être modifiées. Cette valeur doit être en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques. Type de modification Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter à la remise des articles considérés : 􀂉 Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une majoration de la remise en pourcentage, 􀂉 Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée à la remise existante, 􀂉 Remplacer : la valeur saisie remplace la remise existante. 􀀳 La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration de la remise. Exemple Si l’utilisateur souhaite augmenter la remise sur une série d’articles de 10 % il sélectionnera Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant. S’il souhaite ajouter 0,2 à l’ancienne remise, il sélectionnera Ajouter et tapera 0,2. S’il souhaite remplacer toutes les remises des articles sélectionnés par une même valeur, 3 par exemple, il sélectionnera Remplacer et tapera 3. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut. Paramétrage du recalcul des prix de vente – Assistant de mise à jour des tarifs Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché une ou les deux options Mise à jour des tarifs d’achat et Mise à jour du coefficient dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ». Menu Fichier © Sage 2007 318 Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage. Répercussion sur le prix de vente Cette option permet de recalculer le prix de vente dans le cas d’une mise à jour du prix d’achat ou du coefficient. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Aucune, 􀂉 Prix calculés, 􀂉 Tous les prix. Ces trois cas sont décrits sous le titre plus loin. Arrondi prix de vente Cette zone permet d’arrondir le prix de vente mis à jour en fonction des options d’arrondis paramétrées : 􀂉 Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée ; 􀂉 Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Mode d’arrondi et permet de sélectionner celle de son choix. La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante. Répercussion sur le prix de vente Nous présentons ici les différents cas qui peuvent se produire lorsque l’on demande la répercussion sur le prix de vente d’une modification des tarifs d’achat ou du coefficient. Aucune répercussion sur le prix de vente. Vous voulez effectuer une modification du prix d’achat ou du coefficient sans recalcul du prix de vente. Sélectionnez Aucune dans la zone. Répercussion sur les prix de vente calculés. Vous voulez effectuer une modification du prix d’achat ou du coefficient avec un réajustement du prix de vente pour les articles dont le prix de vente est obtenu par le calcul Prix d’achat * Coefficient. Sélectionnez l’option Prix calculés dans la zone Répercussions sur le prix de vente. Le prix d’achat du volet «Fiche principale» des articles répondant à la sélection sera modifié ainsi que le prix de vente qui résulte du calcul prix d’achat * coefficient. Menu Fichier © Sage 2007 319 Répercussion sur tous les prix. Vous voulez effectuer une modification du prix d’achat ou du coefficient avec un recalcul du prix de vente pour tous les articles. Sélectionnez l’option Tous les prix dans la zone Répercussions sur le prix de vente. Le prix d’achat du volet «Fiche principale» des articles répondant à la sélection faite sera modifié ainsi que le prix de vente. Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut. Mise à jour des tarifs – Assistant de mise à jour des tarifs Cette dernière étape va procéder à la mise à jour des tarifs en fonction des paramétrages faits dans les écrans précédents de l’assistant. L’assistant vous propose un dernier choix : 􀂉 Imprimer l’état de contrôle (valeur proposée par défaut) : les mises à jour n’apparaîtront que sur un état imprimé vous permettant de vérifier au préalable le résultat des modifications demandées ; dans ce cas la validation de cette fenêtre par le bouton [Fin] est suivie de l’apparition de la fenêtre de paramétrage des impressions ; 􀂉 Mettre à jour les tarifs : la mise à jour des tarifs, des coefficients et/ou des remises est lancée en fonction des paramétrages faits. L’impression de l’état de contrôle et la mise à jour des tarifs peuvent être simultanées. Validation pas à pas Option qui permet, quand on a sélectionné Oui, de faire défiler chaque article, en fonction des sélections opérées, avec le résultat de la mise à jour. Il sera alors possible de modifier ou de révoquer ce résultat. Cette possibilité est décrite dans le paragraphe qui suit. Ces cases d’option ne sont actives que si la case Lancer la mise à jour des tarifs est cochée. Bouton [Fin] Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la mise à jour des tarifs en fonction des consignes enregistrées dans les fenêtres de l’assistant. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Menu Fichier © Sage 2007 320 Validation pas à pas Si l’option Oui de la zone Validation pas à pas est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra au lancement de la fonction et pour chacun des articles à modifier. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Ancien / Nouveau prix Les trois zones décrites ci-dessous concernent l’affichage du tarif du volet « Fiche principale » de l’article. La disponibilité de ces zones dépend de la ou des valeurs sur lesquelles porte la mise à jour. Prix achat Il se compose de deux zones : 􀂉 Ancien : affiche le prix d’achat existant du volet «Fiche principale», 􀂉 Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif. Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum. Coefficient Il est composé des deux zones suivantes : 􀂉 Ancien : affiche le coefficient existant du volet «Fiche principale», 􀂉 Nouveau : affiche le nouveau coefficient résultant de la mise à jour du tarif. Information modifiable. 14 caractères numériques. Prix de vente Il se compose de deux zones : 􀂉 Ancien : affiche le prix de vente existant du volet «Fiche principale», 􀂉 Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif. Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum. Prix d’achat La zone de liste au milieu de la fenêtre affiche les tarifs d’achat chez le(s) fournisseur(s) s’il y en a référencés pour l’article considéré. La liste permet de visualiser et modifier les nouveaux prix d’achat, coefficient et remise des fournisseurs. Les valeurs affichées sont les suivantes : 􀂉 la référence du fournisseur, 􀂉 la référence de l’article chez le fournisseur, 􀂉 le taux de conversion, 􀂉 l’ancien prix d’achat, Menu Fichier © Sage 2007 321 􀂉 le nouveau prix d’achat, 􀂉 l’ancienne remise, elle n’est pas modifiable, 􀂉 la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable. Les zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier les nouvelles valeurs du prix d’achat et / ou de la remise. Prix d’achat Cette zone permet de modifier le nouveau prix d’achat si nécessaire. Remise Permet de saisir la nouvelle remise pour le fournisseur sélectionné. 14 caractères numériques. Catégories tarifaires / Tarif d’exception Une zone à liste déroulante disposée au dessus de la liste du bas de la fenêtre permet de choisir entre : 􀂉 Catégories tarifaires (valeur par défaut), 􀂉 Tarif d’exception. Catégories tarifaires de vente / Tarifs d’exception La liste permet de visualiser et modifier les nouveaux prix de vente, coefficient et remise des catégories tarifaires ou tarifs d’exception clients. Les valeurs affichées sont les suivantes : 􀂉 l’intitulé des catégories tarifaires ou la référence du client, 􀂉 l’ancien coefficient de la catégorie tarifaire ou du tarif d’exception, 􀂉 le nouveau coefficient, 􀂉 l’ancien prix de vente, 􀂉 le nouveau prix de vente, 􀂉 l’ancienne remise, elle n’est pas modifiable, 􀂉 la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable. Les zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier les nouvelles valeurs du coefficient, du prix de vente et / ou de la remise. Coefficient Permet de saisir le nouveau coefficient pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné. 14 caractères numériques. Prix de vente Permet de saisir le nouveau prix de vente pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné. Si le prix de vente est exprimé en devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera exprimé dans cette devise. 14 caractères numériques. Remise Permet de saisir la nouvelle remise pour la catégorie tarifaire ou pour le tarif par client sélectionné. 14 caractères numériques. Bouton [OK] Il valide la mise à jour du tarif de l’article considéré en enregistrant les éventuelles modifications et passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, le premier énuméré de la gamme s’affiche. Bouton [Suivant] Il ne tient pas compte de la mise à jour du tarif et conserve donc les anciennes valeurs pour l’article concerné et passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, l’énuméré suivant de la gamme s’affiche. Il en est de même pour les articles à conditionnement. Menu Fichier © Sage 2007 322 Bouton [Annuler] Il interrompt le défilement des articles. Les articles précédemment validés auront leurs tarifs modifiés. Les articles non encore validés ne sont pas mis à jour. Articles à gamme ou à conditionnement Si l’article comporte une gamme de produit cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe d’énumérés. L’énuméré de gamme est affiché en haut de la fenêtre. Si l’article comporte une double gamme cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe de couples d’énumérés. La zone Enuméré en haut de la fenêtre affiche le couple d’énumérés de gamme. Si l’article comporte un conditionnement cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe de conditionnements. La zone Enuméré affiche alors l’intitulé du conditionnement. Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs Si vous n’avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Mise à jour des tarifs permettra de l’utiliser de façon classique. Menu Fichier © Sage 2007 323 Fenêtre de mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs peut s’effectuer d’une manière globale ou partielle en utilisant les différentes possibilités de sélection proposées dans cette fonction. Les zones de cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes. Bouton [Imprimer l’état de contrôle] Lance l’impression d’un état de contrôle permettant de visualiser le résultat de la mise à jour des tarifs. si la zone remise a été sélectionnée, la présentation de cet état sera différente. Bouton [Mettre à jour les tarifs] Lance la mise à jour des tarifs sur tous les articles répondant aux différents critères de sélection. Sélection d’après recherche Cette option, non validée par défaut, permet quand elle est sélectionnée, de tenir compte de la sélection qui aura été faite auparavant par l’intermédiaire de la commande Rechercher. La sélection sera possible sur les fichiers suivants : 􀂉 Répertoire des articles, 􀂉 Fiches articles, 􀂉 Liste des nomenclatures, 􀂉 Fiches nomenclatures. Rappelons que la commande Rechercher est obtenue en cliquant sur le bouton [Rechercher] de la barre d’outils « Navigation » (voir le « Manuel de la gamme »). Les trois zones décrites ci-dessous ne sont actives que lorsque l’option Sélection d’après recherche n’est pas validée. Il n’est pas obligatoire de renseigner simultanément ces critères. Référence article Permet la sélection des articles dont la référence est comprise à l’intérieur de la fourchette saisie. 18 caractères alphanumériques. Code famille Ces deux zones servent à la saisie d’une fourchette de code famille. 10 caractères alphanumériques. N° fournisseur Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la saisie d’une fourchette sur les numéros fournisseurs. Si aucune sélection n’est faite dans ces zones et si vous voulez modifier le prix d’achat, la mise à jour portera uniquement sur le prix d’achat du volet « Fiche principale » de l’article. Menu Fichier © Sage 2007 324 Pour mettre à jour les prix d’achat de vos références fournisseur, il est obligatoire de renseigner les zones N° fournisseur. Seuls seront modifiés les prix d’achat des références fournisseur incluses dans la sélection. Le prix d’achat du volet «Fiche principale» de l’article ne sera modifié que si le prix d’achat de la référence fournisseur principal de l’article est mis à jour. Seuls les articles correspondant aux différentes sélections ci-dessus seront proposés en mise à jour. Mise à jour des nomenclatures / composants Si cette zone est cochée, le prix d’achat et le prix de vente des articles nomenclaturés seront calculés à partir des prix de revient et des prix de vente des composants qui forment la nomenclature. Voir le titre plus loin consacré à cette possibilité. Type de mise à jour Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Directe : (valeur par défaut) la mise à jour s’effecue directement sur les tarifs en vigueur en fonction des choix faits dans les cases à cocher de cette fenêtre et des paramétrages faits dans les autres fenêtres de l’assistant (fonctionnement identique à celui des anciennes versions du programme). 􀂉 Date d’application : la sélection de ce choix rend active la zone se trouvant à la droite de la présente zone. Celle-ci est destinée à la saisie obligatoire d’une date qui sera celle d’application des nouveaux tarifs. La validation de cette option et des autres paramétrages réalisés dans cette fenêtre va : 􀂉 transférer dans les volets « Nouveau tarif » de toutes les fonctions du programme qui en disposent, le contenu du volet « Tarif actuel » qui leur correspond sauf dans le cas où des informations auraient été saisies au préalable dans certaines zones de ces volets « Nouveau tarif » ; ces informations pré-enregistrées sont alors conservées telles quelles ; 􀂉 modifier, dans toutes les zones non renseignées au préalable, les valeurs reportées des prix d’achat, des coefficients et des prix de vente en fonction des instructions paramétrées dans les étapes suivantes de l’assistant de mise à jour des tarifs ; le programme exécutera tous les calculs nécessaires à l’application des nouveaux tarifs (par exemple calcul du prix de vente après modification du coefficient) ; 􀂉 reporter dans la zone Date d’application des volets «Nouveau tarif» la date saisie ci-dessus sauf dans les cas où une date serait déjà mentionnée dans cette zone, auquel cas elle est maintenue à sa valeur enregistrée. Lorsque ces modifications auront été exécutées, il sera nécessaire de relancer la fonction de mise à jour des tarifs en sélectionnant, cette fois, l’option Nouveau tarif pour finaliser l’actualisation des tarifs. 􀂉 Nouveau tarif : la sélection de ce choix fait s’estomper toutes les autres options de la fenêtre à l’exception de celles permettant de sélectionner les articles, le familles ou les fournisseurs. Il est nécessaire d’enregistrer dans la zone de saisie de date à la droite de la présente zone la date d’application des nouveaux tarifs. Dans ce cas, toutes les valeurs enregistrées dans les volets « Nouveau tarif » des fonctions qui en disposent seront transférées dans les zones correspondantes des volets « Tarif actuel » qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes. Les valeurs présentes dans les volets « Nouveau tarif » seront effacées ensuite. Ne seront appliquées que les modifications pour lesquelles une date d’application avait été paramétrée à condition que ces dates soient antérieures ou égales à celle enregistrée dans la présente fonction. 􀀳 Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets «Tarif actuel» et «Nouveau tarif» : - Catégories tarifaires articles dans le volet «Structure / Articles / Fiche principale», - Tarifs clients dans le volet «Structure / Articles / Fiche principale», - Tarifs d’exception clients dans le volet «Structure / Client / Tarifs / Tarif d’exception», - Tarifs fournisseurs dans le volet «Structure / Fournisseurs / Tarifs». Menu Fichier © Sage 2007 325 Inclure les gammes prix nets Cette case à cocher, non cochée par défaut, entraîne la mise à jour des gammes de prix nets avec les paramétres saisis dans la présente fenêtre. Elle s’applique sur les tarifs d’achat et de vente lorsque la mise à jour s’effectue en pourcentage ou en ajout. Voir les exemples donnés sous le titre «Sélection du type de mise à jour – Assistant de mise à jour des tarifs», page 311. Catégorie tarifaire Liste déroulante permettant la sélection d’une catégorie tarifaire. Par défaut toutes les catégories tarifaires sont proposées. Seul le prix de vente ou le coefficient de la catégorie sélectionnée sera mis à jour. Prix d’achat Permet la modification du prix d’achat des articles. Trois zones servent à l’enregistrement de cette information : 􀂉 une case d'option (non cochée par défaut) permet de sélectionner la catégorie d'information sur laquelle doit porter la mise à jour, 􀂉 une zone de saisie qui permet d’enregistrer une valeur en fonction de la modification que vous voulez apporter au prix d’achat, 􀂉 et une liste déroulante décrite ci-après. 􀀳 Cette option modifie également le prix d’achat en devises s’il y a lieu mais uniquement si la modification s’effectue en pourcentage. Montant de la modification Enregistrer ici la valeur dont la catégorie d'information doit être modifiée. Cette valeur doit être en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques. Type de modification Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter : 􀂉 Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une majoration du prix en pourcentage, 􀂉 Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au prix d’achat existant, 􀂉 Remplacer : la valeur saisie remplace le prix d’achat existant. La zone de saisie et la liste déroulante ne sont accessibles que si l’option Prix d’achat est sélectionnée. 􀀳 La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix. Si une catégorie tarifaire a été sélectionnée, l’option Prix d’achat sera estompée. Coefficient Permet la modification du coefficient multiplicateur. Les trois zones qui servent à l’enregistrement de cette information ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix d’achat. Prix de vente Permet la modification du prix de vente des articles. Les trois zones qui servent à l’enregistrement de cette information ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix d’achat. 􀀳 Cette option modifie également le prix de vente en devises s’il y a lieu mais uniquement si la modification s’effectue en pourcentage. Remise Permet la modification de la remise. Les trois zones qui servent à l’enregistrement de cette information ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix d’achat. Répercussion sur prix de vente Option qui permet quand elle est sélectionnée (non cochée par défaut) de recalculer le prix de vente dans le cas d’une mise à jour du prix d’achat ou du coefficient. Menu Fichier © Sage 2007 326 Trois cas sont possibles. Ils sont décrits sous le titre plus loin Validation pas à pas Option qui permet, quand elle est sélectionnée (non cochée par défaut), de faire défiler chaque article avec le résultat de la mise à jour. Il sera alors possible de modifier ou de révoquer ce résultat. 􀀳 Si vous voulez modifier manuellement les prix pour chaque article, sélectionnez uniquement l’option Validation avant enregistrement. Vous pouvez alors faire défiler les fenêtres de validation article par article et saisir les nouveaux prix pour chacun d’eux. Arrondi PA Cette zone ne devient active que si l’option Prix d’achat est cochée. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée ; 􀂉 Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans l’option Mode d’arrondi du volet « Fichier / A propos de... / Options » et permet de sélectionner celle de son choix. La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante. Arrondi PV Cette zone ne devient active que si les options Prix de vente ou Répercussion sur PV sont cochées. Elle se comporte exactement comme la précédente. Répercussion sur le prix de vente Nous présentons ici les différents cas qui peuvent se produire lorsque l’on demande la répercussion sur le prix de vente d’une modification des tarifs d’achat ou du coefficient. Premier cas Seul le prix d’achat du volet « Fiche principale », celui des références fournisseur répondant à la sélection faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par client sera modifié. Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat sans recalcul du prix de vente. Sélectionnez l’option Prix d’achat uniquement. Exemple Soit la fiche article suivante : Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix d’achat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix d’achat de 50 € sans répercussion sur le prix de vente. BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 100 2 200 Cat. Tarifaire 1 100 2 200 Cat. Tarifaire 2 100 3 300 Cat. Tarifaire 3 100 2 500 Menu Fichier © Sage 2007 327 Vous obtiendrez le résultat ci dessous : Ni les prix de vente ni les coefficients n’ont été modifiés. Cette procédure est identique si vous souhaitez modifier le coefficient. Deuxième cas Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat avec un réajustement du prix de vente pour les articles dont le prix de vente est obtenu par le calcul Prix d’achat * coefficient. Sélectionnez les options suivantes : 􀂉 Prix d’achat, 􀂉 Répercussion sur prix de vente. Le prix d’achat du volet «Fiche principale», celui des références fournisseur répondant à la sélection faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par client sera modifié, ainsi que le prix de vente qui résulte du calcul Prix d’achat * coefficient. Exemple Reprenons la fiche article de l’exemple précédent. Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix d’achat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix d’achat de 60 € avec répercussion sur le prix de vente calculé. Vous obtiendrez le résultat ci dessous : Les prix de vente qui résultaient du calcul Prix d’achat * coefficient ont été modifiés. Le prix de vente qui était saisi directement n’a pas changé. BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 150 2 200 Cat. Tarifaire 1 150 2 200 Cat. Tarifaire 2 150 3 300 Cat. Tarifaire 3 150 2 500 BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 100 2 200 Cat. Tarifaire 1 100 2 200 Cat. Tarifaire 2 100 3 300 Cat. Tarifaire 3 100 2 500 BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 160 2 320 Cat. Tarifaire 1 160 2 320 Cat. Tarifaire 2 160 3 480 Cat. Tarifaire 3 160 2 500 Menu Fichier © Sage 2007 328 Troisième cas Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat avec un recalcul du prix de vente pour tous les articles. Sélectionnez les options suivantes : 􀂉 Prix d’achat, 􀂉 Prix de vente, 􀂉 Répercussion sur prix de vente. Le prix d’achat du volet « Fiche principale », celui des références fournisseur répondant à la sélection faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par client sera modifié, ainsi que le prix de vente. Exemple Reprenons notre fiche article. Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul Prix d’achat * coefficient. Vous demandez une hausse du prix d’achat de 40 € avec répercussion sur le prix de vente. Vous obtiendrez le résultat ci dessous : Tous les prix de vente ont été modifiés y compris le prix de vente saisi directement. Mise à jour des tarifs des nomenclatures Mise à jour des nomenclatures/composants L’activation de cette zone permet de recalculer le prix d’achat et le prix de vente des articles nomenclaturés à partir des prix de revient et des prix de vente des composants qui forment la nomenclature. Seuls les articles à nomenclature sont concernés par cette option. Cette zone n’est active que si les options Coefficient et Répercussion sur PV ne sont pas cochées. A l’inverse, ces deux options ne sont pas accessibles si la présente est cochée. Le prix d’achat ne sera recalculé que si l’option Prix d’achat est cochée. Dans ce cas, ce prix est égal à la somme des prix de revient des composants augmentée de la valeur enregistrée (montant fixe ou pourcentage) en regard de cette dernière option. Le prix de revient utilisé dans ce calcul est celui correspondant au stock du dépôt principal de l’entreprise. Si ce prix de revient est à zéro, c’est le prix d’achat enregistré dans la fiche principale du composant qui sera pris en compte. BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 100 2 200 Cat. Tarifaire 1 100 2 200 Cat. Tarifaire 2 100 3 300 Cat. Tarifaire 3 100 2 500 BAAR01 Bague en argent Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente Principal 140 2 280 Cat. Tarifaire 1 140 2 280 Cat. Tarifaire 2 140 3 420 Cat. Tarifaire 3 140 2 280 Menu Fichier © Sage 2007 329 Exemple Soit un article nomenclaturé N qui est formé de deux articles C1 et C2. C1 est un article couramment vendu dont le prix de revient est 15 €. C2 est un article qui n’est pas géré en stock et dont le prix d’achat est 30 €. Une mise à jour de l’article nomenclaturé N tiendra compte de ces deux montants. La valeur calculée sera égale à 15 + 30 = 45 €. 􀀳 La mise à jour des articles nomenclaturés sur plusieurs niveaux nécessitera de lancer la fonction autant de fois qu’il y a de niveaux. Le prix de vente de la nomenclature n’est mis à jour que si l’option Prix de vente est cochée. Ce prix de vente est égal à la somme des prix de vente des composants augmentée de la valeur enregistrée (montant fixe ou pourcentage) en regard de l’option Prix de vente. Le prix de vente utilisé dans ce calcul est celui enregistré dans la fiche principale du composant. 􀀳 Pour obtenir le calcul d’un prix de vente d’une nomenclature par application d’un coefficient sur le prix d’achat, il est nécessaire de ne pas cocher cette option. Dans le cas où le mode de mise à jour est Remplacer, que ce soit pour le prix d’achat ou le prix de vente, la valeur saisie remplacera la valeur existante sans tenir compte des composants. Validation de la mise à jour des tarifs Si l’option Validation pas à pas est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra au lancement de la fonction et pour chacun des articles à modifier. Voir plus haut les explications sur cette fenêtre sous le titre «Validation pas à pas», page 320. Si l’article comporte une gamme de produit cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe d’énumérés. L’énuméré de gamme est affiché en haut de la fenêtre. Si l’article comporte une double gamme cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe de couples d’énumérés. La zone Enuméré en haut de la fenêtre affiche le couple d’énumérés de gamme. Menu Fichier © Sage 2007 330 Si l’article comporte un conditionnement cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe de conditionnements. La zone Enuméré affiche alors l’intitulé du conditionnement. Les zones composant ces fenêtres sont les suivantes. Les trois zones décrites ci-dessous concernent l’affichage du tarif du volet « Fiche principale » de l’article. Si l’article comporte une gamme de type produit elles seront estompées sur les fenêtres concernant chaque énuméré. Prix achat Se compose de deux zones : 􀂉 Ancien : affiche le prix d’achat existant du volet « Fiche principale », 􀂉 Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif. Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum. Coefficient Est composé des deux zones suivantes : 􀂉 Ancien : affiche le coefficient existant du volet « Fiche principale », 􀂉 Nouveau : affiche le nouveau coefficient résultant de la mise à jour du tarif. Information modifiable. 14 caractères numériques. Prix de vente Se compose de deux zones : 􀂉 Ancien : affiche le prix de vente existant du volet « Fiche principale », 􀂉 Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif. Menu Fichier © Sage 2007 331 Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum. Liste des références fournisseurs La partie centrale de la fenêtre vous propose la liste des références fournisseurs de l’article. Les informations mentionnées sont : 􀂉 le Numéro du fournisseur, 􀂉 la Référence de l’article chez le fournisseur, 􀂉 le taux de Conversion, 􀂉 l’ancien Prix d’achat. Il n’est pas modifiable, 􀂉 le nouveau Prix d’achat résultant de la mise à jour des tarifs. Celui-ci sera suivi des deux premiers caractères du nom de la devise et sera modifiable, 􀂉 l’ancienne Remise. Elle n’est pas modifiable, 􀂉 la nouvelle Remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable. La zone de saisie qui se trouve en dessous de la liste des références fournisseurs permet de modifier le prix d’achat pour la référence fournisseur sélectionnée. Si le prix d’achat est exprimé en devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera exprimé dans cette devise. 14 caractères numériques. Tarifs clients et catégories tarifaires La zone du bas permet de visualiser et modifier les nouveaux prix de vente, coefficient et remise des tarifs clients et des catégories tarifaires. Si l’article comporte une gamme de type produit le coefficient ne sera pas affiché sur les fenêtres concernant chaque énuméré. Catégorie tarifaire Cette liste déroulante sert à sélectionner : 􀂉 Catégorie Tarifaire (valeur par défaut), 􀂉 Tarif par client. Si vous avez sélectionné Catégorie tarifaire, vous obtiendrez : 􀂉 l’intitulé des catégories tarifaires, 􀂉 le coefficient (estompé sur les fenêtres concernant un énuméré), 􀂉 l’ancien prix de vente, 􀂉 le nouveau prix de vente, 􀂉 l’ancienne remise. Elle n’est pas modifiable, 􀂉 la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable. Si vous avez sélectionné Tarif par client, vous obtiendrez : 􀂉 le N° de client, 􀂉 le Coefficient (n’apparaît pas sur les fenêtres concernant un énuméré), 􀂉 l’ancien Prix de vente, 􀂉 le nouveau Prix de vente, 􀂉 l’ancienne Remise. Elle n’est pas modifiable, 􀂉 la nouvelle Remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable. Les deux zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier soit le coefficient soit le prix de vente. Coefficient Permet de saisir le nouveau coefficient pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné. 14 caractères numériques. Prix de vente Permet de saisir le nouveau prix de vente pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné. Si le prix de vente est exprimé en devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera exprimé dans cette devise. 14 caractères numériques. Menu Fichier © Sage 2007 332 Remise Permet de saisir la nouvelle remise pour la catégorie tarifaire ou pour le tarif par client sélectionné. 14 caractères numériques Bouton OK Valide la mise à jour du tarif de l’article considéré en enregistrant les éventuelles modifications et passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, passe au premier énuméré de la gamme. Bouton Suivant Ne tient pas compte de la mise à jour du tarif. Conserve donc les anciennes valeurs pour l’article concerné et passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, passe au premier énuméré de la gamme. Bouton Annuler Interrompt le défilement des articles. Les articles précédemment validés auront leurs tarifs modifiés. Les articles à venir non validés ne sont pas mis à jour. Menu Fichier © Sage 2007 333 Mise à jour des prévisions Fichier / Outils / Mise à jour des prévisions 􀀳 Dans les versions antérieures du programme, cette fonction se trouvait dans le menu Structure. Cette fonction permet de : 􀂉 mettre à jour les prévisions de fabrication des nomenclatures de type Fabrication, 􀂉 initialiser les prévisions d’un nouvel exercice. Dans ce cas, l’exercice le plus ancien est supprimé de la liste. La mise à jour peut s’effectuer à partir d’une période de référence et nécessite alors : 􀂉 soit que des fabrications aient été effectuées, 􀂉 soit que des ventes aient été réalisées, 􀂉 soit que des prévisions aient été saisies manuellement (ou générées à partir d’une période de référence antérieure) sur cette période de référence. A la génération du fichier commercial, le programme enregistre l’année en cours (année de la date système de l’ordinateur) comme exercice de référence. L’année précédente et la suivante seront présentes dans le volet des prévisions. L’évolution de ces exerices sera faite par l’utilisateur auquel il appartiendra de générer les exercices suivants et de supprimer les plus anciens par la fonction d’initialisation des prévisions. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Mise à jour des prévisions] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Le lancement de cette fonction ouvre un assistant quelle que soit la position active (cochée) ou inactive de la fonction Fenêtre / Mode assistant. Assistant de mise à jour des prévisions Sélection du type de traitement – Assistant de mise à jour des prévisions Cette première étape permet de sélectionner le traitement que l’on désire effectuer. Menu Fichier © Sage 2007 334 L’assistant propose deux options : 􀂉 Mettre à jour les prévisions des fiches nomenclatures : les valeurs présentes dans les volets « Prévisions » et « Prévisions / Gammes » des fiches nomenclatures seront mises à jour sur une période définie dans un des volets du présent assistant. 􀂉 Initialiser les prévisions de l’exercice XXXX : cette option permet de créer un nouvel exercice et de supprimer l’exercice prévisionnel le plus ancien. Rappelons que l’affichage des prévisions dans les volets « Prévisions » et « Prévisions / Gammes » des fiches nomenclatures s’effectue par rapport à l’exercice en cours et qu’on peut y consulter par défaut l’exercice en cours, l’exercice antérieur et l’exercice suivant (sauf si une initialisation des prévisions a été réalisée). La sélection de cette option transforme le bouton [Suivant] en [Fin] et celui-ci lance le traitement. Aucune création d’exercice prévisionnel n’est opérée par le programme. Le gestionnaire doit réaliser lui-même cette opération à la date qui lui convient. 􀀲 L’initialisation est une opération définitive sur laquelle il est impossible de revenir. Exemple Vous avez créé votre fichier de gestion au cours de l’année 2006. Le programme a créé l’exercice de référence 2006 et y a adjoint l’exercice antérieur 2005 et postérieur 2007. Vous avez paramétré dans la fiche de l’entreprise le mois de début et la périodicité de ces exercices. Au début de l’exercice 2007, il vous faudra lancer l’initialisation des prévisions, ce qui aura pour effet de supprimer l’exercice 2005 et de créer 2008. Les boutons ont leurs rôles habituels : 􀂉 [Annuler] : referme l’assistant sans rien faire. 􀂉 [Précédent] : revient à l’étape suivante de l’assistant (si cela est possible). 􀂉 [Suivant] : passe à l’étape suivante de l’assistant. 􀂉 [Fin] : lance le traitement à l’étape ultime de paramétrage de l’assistant. Sélection des données à mettre à jour – Assistant de mise à jour des prévisions Cette étape apparaît lorsqu’on a sélectionné Mettre à jour les prévisions des fiches nomenclatures dans le premier volet de l’assistant et cliqué sur le bouton [Suivant]. Cette page permet de sélectionner une fourchette de nomenclatures ou de codes familles d’articles. Si ces deux zones sont laissées vides, toutes les nomenclatures de fabrication et toutes les familles seront sélectionnées. Menu Fichier © Sage 2007 335 Dépôts Le programme propose : 􀂉 Tous les dépôts (valeur par défaut). 􀂉 Dépôt principal de l’article : la mise à jour des prévisions s’effectuera pour le dépôt principal de l’article nomenclaturé. Rappelons que le dépôt principal de l’article est sélectionné dans le volet «Stock» de sa fiche article. 􀂉 Liste des dépôts : permet de sélectionner un dépôt pour ne traiter que les nomenclatures de fabrication qu’il stocke. Période Le programme propose par défaut l’exercice en cours, c’est-à-dire celui correspondant à la date de l’ordinateur (date système). Rappelons que le volet «Initialisation» de la fiche de l’entreprise permet de paramétrer le mois de début d’exercice. Voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. 􀀳 Il est possible d’enregistrer la même période de référence à la fois dans le volet «Sélection des données à mettre à jour» et dans le volet «Période de référence». Ceci permet de réajuster des prévisions sur la période donnée. Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus. Période de référence – Assistant de mise à jour des prévisions Ce volet de l’assistant permet de sélectionner la période qui servira de référence pour la mise à jour des prévisions de fabrication. Pas de période de référence pour les prévisions Cochez cette case si vous ne souhaitez pas déterminer les prévisions par rapport à une période exixtante. Si elle est cochée, les autres zones de la fenêtre s’estompent et seul le choix Aucune sera disponible dans l’étape suivante de l’assistant « Paramétrage des quantités à fabriquer ». Dépôts (de la période de référence) Cette zone offre les choix suivants : 􀂉 Tous les dépôts : le calcul des prévisions s’effectuera à partir des valeurs de tous les dépôts en fonction des choix faits dans l’étape suivante de l’assistant « Paramétrage des quantités à fabriquer ». Voir l’exemple ci-dessous. 􀂉 Dépôts des prévisions : le calcul des prévisions ne s’effectuera que sur les dépôts dans lesquels des prévisions ont été enregistrées sur la période de référence. Menu Fichier © Sage 2007 336 􀂉 Liste des dépôts : la détermination des prévisions se fera sur le seul dépôt sélectionné. Le calcul s’effectue en fonction des paramètres précisés dans l’étape suivante de l’assistant comme vous le montre l’exemple qui suit. Exemple La société possède deux dépôts : Bijou SA et Annexe Bijou. Un article à nomenclature de fabrication NOMFAB01 est référencé dans ces deux dépôts. Des prévisions de fabrication ont été saisies sur chaque mois de l’exercice 2005 sur le dépôt Bijou SA. Des ventes ont été faites chaque mois du même exercice à partir des dépôts Bijou SA et Annexe Bijou mais aucune prévision n’a été enregistrée dans ce dernier dépôt. On lance la mise à jour des prévisions de fabrication pour 2006 en prenant comme référence 2005. Si on demande une mise à jour sur Tous les dépôts en précisant comme base de calcul Ventes de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calculer des prévisions sur les deux dépôts. Si on demande une mise à jour sur Tous les dépôts en précisant comme base de calcul Prévisions de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calculer des prévisions sur les deux dépôts en répartissant la valeur globale calculée par dépôt. Si on demande une mise à jour sur Dépôts des prévisions en précisant comme base de calcul Ventes de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calculer des prévisions sur les deux dépôts en prenant comme base de calcul la valeur du dépôt correspondant. Si on demande une mise à jour sur le seul dépôt Annexe Bijou en précisant comme base de calcul Prévisions de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme ne calculera aucune prévision puisqu’il n’en existe pas sur 2005 pour ce dépôt. Période de référence Cette zone propose par défaut l’exercice en cours (date système). Sa saisie est obligatoire sauf si le choix Pas de période de référence pour les prévisions a été fait, auquel cas cette zone est estompée et inaccessible. Elle permet d’enregistrer la période sur laquelle l’application doit se baser pour effectuer ses calculs de prévision. 􀀳 Il est nécessaire que les périodes enregistrées dans ces zones (comme dans celles du volet «Sélection des données à mettre à jour» appartiennent à un des exercices prévisionnels disponibles. Si tel n’est pas le cas, un message d’erreur s’affichera. Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus. Paramétrage des quantités à fabriquer – Assistant de mise à jour des prévisions Cette dernière étape de l’assistant permet de préciser d’une part par rapport à quels chiffres les prévisions doivent être calculées et le mode de calcul de ces prévisions. Menu Fichier © Sage 2007 337 Base de calcul des prévisions Les quatre boutons radio permettent d’indiquer au programme quelles sont les valeurs à prendre comme base de calcul de ses prévisions : 􀂉 Fabrications de la période de référence : le programme se basera sur les quantités fabriquées du produit pendant la période de référence. 􀂉 Ventes de la période de référence : le programme se basera sur les quantités vendues de la période de référence. 􀂉 Prévisions de la période de référence : le programme se basera sur les quantités des prévisions faites sur la période de référence. 􀂉 Aucune : ce choix n’est disponible que si la case Pas de période de référence pour les prévisions a été cochée dans le volet «Période de référence» du présent assistant. Dans ce cas, toutes les autres options sont estompées et inaccessibles. Le calcul s’effectuera sur les prévisions déjà enregistrées sur la période à mettre à jour. Cette option permet de modifier des prévisions déjà saisies. Valeur de mise à jour Saisissez dans cette zone la valeur à appliquer pour la mise à jour en fonction du choix fait dans la zone suivante. Des valeurs négatives, précédées du signe moins ( – ), peuvent être saisies pour indiquer une diminution. Type de mise à jour Cette zone, à droite de la précédente, indique comment les calculs doivent s’effectuer : 􀂉 Pourcentage : (valeur par défaut) la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera appliquée en pourcentage sur les bases de calcul. 􀂉 Ajouter : la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera ajoutée aux bases de calcul. 􀂉 Remplacer : la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera mentionnée dans toutes les périodes de l’exercice prévisionnel. 􀀲 Attention. La valeur de remplacement saisie est globale et sera répartie sur chacune des périodes de l’exercice traité. Voir l’exemple ci-dessous. 􀀳 Cette dernière méthode permet d’initialiser des quantités sur une période donnée. On peut ensuite affiner les prévisions par des saisies manuelles. Mode d’arrondi Cette zone propose : 􀂉 Aucun : aucun arrondi ne sera appliqué. 􀂉 Liste des modes d’arrondis : le programme propose les modes d’arrondis enregistrés dans l’option Mode d’arrondi de la fiche de l’entreprise et qui seront appliqués aux valeurs calculées. Voir l’option «Mode d’arrondi», page 168. Exemple récapitulatif Le tableau suivant précise les données existantes pour une nomenclature. La période de calcul des prévisions est 01/01/06 au 28/02/06. La période de référence est 01/01/05 au 28/02/05. Un arrondi à ± 1 a été paramétré et sera appliqué. Premier exemple de calcul de prévisions Dépôts à mettre à jour : Tous les dépôts. Dépôts de référence : Dépôts des prévisions. Période Dépôt Bijou SA Dépôt Annexe Bijou Fabrication Vente Prévisions Fabrication Vente Prévisions Janvier 2005 100,00 90,00 110,00 70,00 65,00 75,00 Février 2005 90,00 90,00 100,00 60,00 65,00 65,00 Menu Fichier © Sage 2007 338 Base de calcul : Fabrications de la période de référence. Valeur de la mise à jour : 5. Type de mise à jour : Pourcentage. Prévisions obtenues. Deuxième exemple de calcul de prévisions Dépôts à mettre à jour : Bijou SA. Dépôts de référence : Tous les dépôts. Base de calcul : Ventes de la période de référence. Valeur de la mise à jour : 5. Type de mise à jour : Pourcentage. Prévisions obtenues. Troisième exemple de calcul de prévisions Dépôts à mettre à jour : Bijou SA. Valeurs de référence : Aucune. Valeur de la mise à jour : 200. Type de mise à jour : Remplacer. Prévisions obtenues. Quatrième exemple de calcul de prévisions Dépôts à mettre à jour : Tous les dépôts. Dépôts de référence : Dépôts des prévisions. Base de calcul : Prévisions de la période de référence. Valeur de la mise à jour : 5. Type de mise à jour : Pourcentage. Prévisions obtenues. Dépôt Période Prévisions Bijou SA Janvier 2006 105,00 Février 2006 95,00 Annexe Bijou Janvier 2006 74,00 Février 2006 63,00 Dépôt Période Prévisions Bijou SA Janvier 2006 163,00 Février 2006 163,00 Dépôt Période Prévisions Bijou SA Janvier 2006 100,00 Février 2006 100,00 Dépôt Période Prévisions Bijou SA Janvier 2006 116,00 Février 2006 105,00 Annexe Bijou Janvier 2006 79,00 Février 2006 68,00 Menu Fichier © Sage 2007 339 Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus. Le bouton Fin remplace le bouton Suivant. Menu Fichier © Sage 2007 340 Mise à jour des références et des codes barres Fichier / Outils / Mise à jour des références et des codes barres Cette fonction lance un assistant qui permet de créer ou de mettre à jour les références des énumérés de conditionnement, des énumérés de gamme et des codes barres. Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Mise à jour des références et des codes barres] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». 􀀳 Cette fonction lance systématiquement un assistant, quelle que soit la position cochée ou non cochée de la fonction Fenêtre / Mode assistant. Cet assistant se compose de huit étapes : 􀂉 «Sélection du type de traitement – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 340, 􀂉 «Sélection des données à mettre à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres », page 341, 􀂉 «Paramètres des références gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 343, 􀂉 «Paramètres des références de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 344, 􀂉 «Paramètres des codes barres articles – Assistant de mise à jour des références et des codes barres », page 345, 􀂉 «Paramètres des codes barres des énumérés de gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 346, 􀂉 «Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 347, 􀂉 «Récapitulatif des paramètres de mise à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres», page 348. Sélection du type de traitement – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La première étape de l’assistant permet de choisir le ou les traitements qui vont être effectués. Menu Fichier © Sage 2007 341 Les cases à cocher pourront être cochées par défaut si des valeurs les concernant ont été enregistrées dans l’option Codification automatique (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Codification automatique», page 136. Les options proposées par cette fenêtre ont les rôles suivants. Mise à jour des références gammes Le programme mettra à jour les références des articles à gammes simples ou doubles. Mise à jour des références de conditionnements Le programme mettra à jour les références des articles à conditionnements. Mise à jour des codes barres articles Le programme mettra à jour les codes barres des articles sans particularités. Mise à jour des codes barres des énumérés de gamme Le programme mettra à jour les codes barres des articles à énumérés de gamme simple ou double. Mise à jour des codes barres des énumérés de conditionnements Le programme mettra à jour les codes barres des articles à conditionnements. Mise à jour uniquement des articles pour lesquels ces codes sont inexistants Cette zone propose deux boutons radio : 􀂉 Oui : (option cochée par défaut) la ou les mises à jour paramétrées dans les zones précédentes ne s’effectueront que pour les articles pour lesquels ces références ou ces codes articles sont vides. 􀂉 Non : la mise à jour s’effectuera pour tous les articles. Bouton [Annuler] Annule le processus de mise à jour. Bontou [Précédent] Permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Inactif dans la première étape. Bouton [Suivant] Permet de passer à l’étape suivante de l’assistant. Sélection des données à mettre à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La deuxième étape de l’assistant permet de choisir le ou les articles qui vont faire l’objet des traitements paramétrés dans l’étape précédente. Menu Fichier © Sage 2007 342 La sélection des articles s’effectue de la façon suivante. Les options proposées par cette fenêtre ont les rôles suivants. Référence article de / à Zones permettant la sélection d’une fourchette d’articles qui seront traités. Si ces zones sont laissées vides, la sélection portera sur tous les articles. Code famille de / à Zones permettant la sélection d’une fourchette de familles dont les articles seront traités. Si ces zones sont laissées vides, la sélection portera sur toutes les familles. Gamme 1 Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) tous les articles comportant une gamme simple seront sélectionnés. 􀂉 Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 1 enregistrées dans l’option Gamme du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposées. La sélection des articles portera sur ceux qui possèdent la gamme sélectionnée. Gamme 2 Zone à liste déroulante fonctionnant exactement comme la précédente mais permettant une sélection des articles à deux gammes sur la deuxième gamme. La liste déroulante propose une option supplémentaire : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) tous les articles comportant une gamme double seront sélectionnés. 􀂉 Aucune : aucun article comportant une gamme de niveau 2 ne sera sélectionné. 􀂉 Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 2 enregistrées dans l’option Gamme du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposées. La sélection des articles portera sur ceux qui possèdent la gamme sélectionnée. Conditionnement Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les articles à conditionnement. 􀂉 Liste des conditionnements : tous les conditionnements enregistrés dans l’option Conditionnement du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposés. La sélection des articles portera sur ceux qui possèdent le conditionnement sélectionné. Types d’articles Critères de sélection pris en compte Articles sans particularités Tous les critères sauf ceux concernant les gammes et les conditionnements Articles à gamme(s) Tous les critères sauf ceux concernant les conditionnements Articles à conditionnement(s) Tous les critères sauf ceux concernant les gammes Menu Fichier © Sage 2007 343 Fournisseur de / à Zones permettant la sélection d’une fourchette de fournisseurs dont les articles seront traités. Si ces zones sont laissées vides, la sélection portera sur tous les fournisseurs. Lorsqu’un article est acheté chez plusieurs fournisseurs, seuls seront pris en compte les fournisseurs principaux. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Paramètres des références gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La troisième étape de l’assistant permet de paramétrer les références des articles à gamme(s) sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des références gammes a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de traitement ». Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codification automatique / Référence gamme (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Référence gamme», page 138. Longueur totale des références (Nombre de caractères) Zone de saisie de 2 caractères numériques reprenant la valeur saisie dans la zone Longueur de l’option Codification automatique / Référence gamme. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la présente zone sont estompées. 􀂉 Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. 􀂉 Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée à la référence gamme sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18 caractères. Menu Fichier © Sage 2007 344 Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la référence de la gamme. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone précédente. Zone inaccessible dans les autres cas. Complément Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré. : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de la concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans la référence de l’article à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le programme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Paramètres des références de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La quatrième étape de l’assistant permet de paramétrer les références des articles à conditionnements sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des références de conditionnements a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de traitement ». Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codification automatique / Référence conditionnement (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Référence conditionnement», page 141. Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence réside dans la zone Complément qui offre les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible ; Menu Fichier © Sage 2007 345 􀂉 Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé du conditionnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Paramètres des codes barres articles – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La cinquième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles sans particularités (ni à gammes ni à conditionnements) sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des codes barres articles a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de traitement ». Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codification automatique / Code barres article (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Code barres article», page 142. Norme des codes barres Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée ; 􀂉 C39, 􀂉 EAN 8 : longueur fixe 8 caractères, 􀂉 EAN 13 : longueur fixe 13 caractères, 􀂉 EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Menu Fichier © Sage 2007 346 Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Racine fixe : (valeur par défaut) la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. 􀂉 Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine code barres du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Paramètres des codes barres des énumérés de gammes – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La sixième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles à gamme simple ou double sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des codes barres des énumérés de gammes a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de traitement ». Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codification automatique / Code barres gamme (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Code barres gamme», page 144. Norme des codes barres Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune norme n’est utilisée ; 􀂉 C39, 􀂉 EAN 8 : longueur fixe 8 caractères, 􀂉 EAN 13 : longueur fixe 13 caractères, Menu Fichier © Sage 2007 347 􀂉 EAN 128. Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code. Longueur totale des codes barres Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la composant. Type racine Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune (valeur par défaut) : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la présente zone sont estompées. 􀂉 Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le nombre de caractères de la racine. 􀂉 Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. 􀂉 Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article. Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit. Longueur (racine) Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18. Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la référence de la gamme. Racine Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type racine. Zone inaccessible dans les autres cas. Complément Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible ; 􀂉 Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le programme doit afficher. La longueur est comprise entre 1 et 18. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La septième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles à conditionnement sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des codes barres des énumérés de conditionnements a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de traitement ». Menu Fichier © Sage 2007 348 Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codification automatique / Code barres conditionnement (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces valeurs proposées sont modifiables. Voir le titre «Code barres conditionnement», page 147. Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence réside dans la zone Complément qui offre les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) aucun complément n’est inséré ; 􀂉 Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en dessous devient accessible ; 􀂉 Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement. Longueur (complément) Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé du conditonnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99. Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Récapitulatif des paramètres de mise à jour – Assistant de mise à jour des références et des codes barres La huitième et dernière étape de l’assistant rappelle tous les paramétrages qui ont été demandés dans les étapes précédentes. Menu Fichier © Sage 2007 349 Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] et lance les traitements qui ont été demandés. Les autres boutons ont les rôles décrits ci-dessus. Menu Fichier © Sage 2007 350 Recalcul des informations libres Fichier / Outils / Recalcul des informations libres La fenêtre permettant de sélectionner les informations libres de type Valeur calculée est ouverte en sélectionnant cette fonction du sous menu Outils. 􀀳 Cette fonction est estompée et sa fenêtre ne s’ouvre pas si aucune information libre de ce type n’existe dans les fichiers. Cette fonction pouvait, dans les versions précédentes du programme, être lancée à partir de la fonction Réajustement des cumuls. Les zones présentes dans cette fenêtre sont les suivantes. Informations libres du fichier Zone à liste déroulante permettant de sélectionner 􀂉 Tous les fichiers : (valeur par défaut) la liste affiche toutes les informations libres ; 􀂉 Liste des fichiers : permet de sélectionner un fichier particulier pour n’afficher que les informations libres de type Valeur calculée qu’il comporte. Liste des informations libres Affiche la liste des informations libres de type Valeur calculée avec, en regard, le nom du fichier auquel elles appartiennent. Par défaut toutes sont sélectionnées ( ). Pour dessélectionner toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Tout dessélectionner]. Pour sélectionner toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Tout sélectionner]. Pour ne sélectionner que quelques lignes, cliquez sur les lignes pour les sélectionner ou les dessélectionner. Bouton [Tout sélectionner] Sélectionne toutes les lignes de la liste. Bouton [Tout dessélectionner] Dessélectionne toutes les lignes de la liste. Bouton [OK] Lance le recalcul des informations libres sélectionnées en affichant préalablement un message : « Les informations libres sélectionnées vont être recalculées. Les valeurs enregistrées seront perdues. Confirmez-vous le recalcul des informations libres ? [Oui] [Non] » Les réponses ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : les informations libres sélectionnées sont recalculées. Menu Fichier © Sage 2007 351 􀂉 [Non] : (valeur par défaut) annule le traitement. 􀀳 Ne seront recalculées que les informations libres dont l’application source est Tous ou le programme en cours d’utilisation. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre en abandonnant le recalcul des informations libres. Si le programme rencontre une anomalie dans le recalcul, il affiche un message d’erreur : « Fichier ou fonction invalide ! [OK] » Menu Fichier © Sage 2007 352 Réajustement des cumuls Fichier / Outils / Réajustement des cumuls Cette commande permettant de vérifier les cumuls dans le cas où une coupure de courant serait survenue pendant l’utilisation du programme et en particulier au cours des saisies. 􀀳 Dans les versions précédentes du programme, cette fonction était lancée en cliquant sur le bouton [Réajuster les cumuls] de la fenêtre de la fonction Lire les informations. Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Réajustement des cumuls] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». En cas d’interruption intempestive du programme en cours d’utilisation, il est conseillé d’effectuer deux opérations : 􀂉 d’une part une recopie des données au moyen de la commande Recopier les données du programme Sage Maintenance (voir le « Manuel de la gamme »), 􀂉 d’autre part une vérification des cumuls au moyen de la présente commande. Le lancement de la vérification fait apparaître une fenêtre vous permettant de sélectionner l’opération que vous souhaitez effectuer. Recalcul des cumuls en Qté (quantité) Cette option (sélectionnée par défaut) permet de lancer une vérification et un éventuel réajustement des quantités en stock de chaque article. Le cumul des quantités est donné à la fois pour chaque dépôt et pour chaque emplacement (si les emplacements sont gérés). 􀀳 Les cumuls des valeurs ne sont déterminés que par dépôt et non par emplacement. Les cumuls de stock (stock réel, commandé, réservé, à terme et valeur du stock) seront recalculés en fonction des lignes de documents existantes. Les cumuls des quantités par emplacement permettent le contrôle sur les emplacements à affecter aux lignes lors de la sortie. Exemple Calcul des cumuls sur un dépôt Bijou SA d’un article géré au CMUP et stocké dans seux emplacements E01 Menu Fichier © Sage 2007 353 et E02. Cumul du dépôt Bijou SA. Cumul par emplacement. Lors du recalcul des cumuls des quantités, si la quantité d’une ligne d’article est différente du cumul des quantités par emplacements, la ventilation des quantités par emplacement est mise à jour. Recalcul du CMUP Cette option (non sélectionnée par défaut) permet, quand elle est sélectionnée, de lancer une vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour le mode de suivi du stock CMUP. Le prix de revient et le CMUP de chaque ligne de sortie de stock seront recalculés dans l’ordre suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numéro de pièce. Recalcul FIFO / LIFO Cette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer une vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi du stock FIFO/LIFO. Recalcul sérialisé Cette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer une vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi du stock Sérialisé et par lot. Le prix de revient de chaque ligne de sortie de stock sera recalculé dans l’ordre suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numéro de pièce. Recalcul entrée mouvements de transfert Cette option permet de recalculer la valeur d’entrée du stock dans le dépôt de destination en fonction de la valeur de sortie enregistrée sur le dépôt d’origine. Type Quantité PRU Emplacement Entrée 10,00 10,00 E01 Entrée 5,00 9,00 E02 Sortie – 3,00 9,67 E01 Quantité CMUP Valeur globale 12,00 9,67 115,99 Emplacement Stock réel Stock préparé Stock à contrôler Stock disponible Commentaire E01 7,00 0 0 7,00 Stock réel = 10,00 – 0 – 0 – 0 + 0 – 3,00 E02 5,00 0 0 5,00 Cas anormal Qté de la ligne Ventilation par emplacement Ligne d’entrée : quantité de la ligne < ventilation par emplacement Non modifiée Modification de la ventilation par diminution de la quantité par emplacement Ligne d’entrée : quantité de la ligne > ventilation par emplacement Non modifiée Modification de la ventilation par augmentation de la quantité par emplacement Ligne de sortie : quantité de la ligne < ventilation par emplacement Non modifiée Modification de la ventilation par diminution de la quantité par emplacement selon l’ordre inverse de la priorité de déstockage Ligne de sortie : quantité de la ligne > ventilation par emplacement Non modifiée Modification de la ventilation par augmentation de la quantité par emplacement selon l’ordre inverse de la priorité de déstockage Menu Fichier © Sage 2007 354 Exemple Supposons qu’un article est géré en CMUP avec les mouvements suivants : Le 22/06/N, des frais sont imputés sur le BL fournisseur, portant alors le Prix de revient unitaire à 120,00. Après cette modification, l’impression des mouvements de stock de l’article sont les suivants : Un recalcul avec l’option Recalcul Entrée Virement de Dépôt permettra de mettre à jour les 2 lignes du virement de dépôt à dépôt ; la sortie de 5 à 120,00 et l’entrée de 5 à 120,00. Recalcul bons de retour de vente Permet de recalculer les lignes de documents de vente correspondant à des entrées d’articles en stock. Ce calcul se fait à l’identique de celui portant sur les sorties en quantité. Mise à jour prix revient de vente contremarque Permet de mettre à jour le prix de revient des lignes de vente des articles gérés en contremarque en fonction de l’activation de l’option Report du prix de vente lié (sous volet « Fichier / A propos de … / Commercial / Gestion des stocks »). Si l’option Report du prix de vente lié n’est pas cochée, le CMUP est reporté dans le prix de revient des lignes possédant un lien contremarque en fonction du mode de suivi de stock CMUP, LIFO ou FIFO. Exemple Les mouvements suivants sont enregistrés pour un article A. Résultat de la mise à jour du prix de revient de vente contremarque. Le CMUP et le prix de revient affectés à la ligne de vente ne tiennent pas compte du lien contremarque. Si l’option Report du prix de vente lié est cochée, le prix de revient des lignes d’achat liées est reporté dans le prix de revient des lignes de vente. Date Document Qté Prix de revient unitaire 15/06/N BL fournisseur 10 100,00 20/06/N VD sortie dépôt 1 5 100,00 20/06/N VD entrée dépôt 2 5 100,00 Date Document Qté Prix de revient unitaire 15/06/N BL fournisseur 10 120,00 20/06/N VD sortie dépôt 1 5 100,00 20/06/N VD entrée dépôt 2 5 100,00 Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire ME 10 100 100 FAF01 10 90 90 FAC01 FAC01 10 90 90 FAF01 Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire ME 10 100 100 FAF01 10 90 90 FAC01 FAC01 10 95 95 FAF01 1900 / 20 = 95 Menu Fichier © Sage 2007 355 Exemple Les mouvements suivants sont enregistrés pour un article A. Résultat de la mise à jour du prix de revient de vente contremarque. Le prix de revient de la ligne de sortie reprend le prix de revient de la ligne d’entrée correspondante. Recalcul des montants HT et TTC des lignes Permet de demander le recalcul des montants HT et TTC des lignes de pièces. Option non cochée par défaut. Cette option est indépendante de toutes les autres de cette fenêtre et peut être lancée seule. Sa sélection rend active les zones Période de / à. Réajustement documents compactés Compte tenu des modifications apportées à la gestion des stocks, les documents compactés issus des versions antérieures à la version 2.00 doivent être modifiés en ce qui concerne les valeurs de stock. Le fait de cocher cette option permet de réajuster vos valeurs de stock issues des documents compactés. Mise à jour des prix de revient achat Le programme Sage 100 Gestion commerciale permet de définir dans les documents des achats une valeur d’entrée en stock des articles différente du prix d’achat. En cas d’erreur de saisie, cette option permet de recalculer automatiquement le prix de revient des lignes des documents d’achat à partir du prix unitaire net de la ligne auquel seront ajoutés les différents frais renseignés dans le volet stock de l’article ainsi que les frais d’approche imputés sur les lignes. La sélection de cette option s’accompagne obligatoirement de la sélection des options relatives au recalcul des quantités, au recalcul du CMUP, au recalcul FIFO/LIFO et au recalcul sérialisé. Cette dernière option n’est à utiliser qu’en cas d’erreur lors de la saisie des documents d’achats. 􀀳 Dans le cas où des frais d'approche ont été imputés sur certaines lignes de pièces d'achat, ils seront pris en compte lors du réajustement des cumuls. Voir le titre «Gestion des frais d'approche», page 983 dans la commande Traitement / Documents des achats. Vérification des liens Cette option ne doit être utilisée que sur indication de l’assistance technique et nécessite une sauvegarde préalable du fichier commercial. 􀀳 L’option Recalcul des informations libres fait maintenant l’objet d’une fonction à part dans le menu hiérarchique Outils. Voir la fonction «Recalcul des informations libres», page 350. Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire ME 10 100 100 FAF01 10 90 90 FAC01 FAC01 10 95 95 FAF01 1900 / 20 = 95 Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire ME 10 100 100 FAF01 10 90 90 FAC01 FAC01 10 90 90 FAF01 Menu Fichier © Sage 2007 356 Ecart Cette zone n'est active que lorsque l'option Réajustement documents compactés est sélectionnée. Elle permet d'indiquer la valeur en deçà de laquelle le programme doit supprimer les lignes enregistrées pour un même article dans un document compacté et pour lesquelles le solde en quantité est égal à zéro et le solde en valeur est inférieur au montant indiqué dans la zone Ecart. 􀀳 Le solde en valeur est exprimé dans ce cas, en valeur absolue. Voir la commande «Archivage», page 1553. Référence de / à Quelles que soient les options sélectionnées, les zones Référence vous permettent de limiter le traitement à un article ou un ensemble d’articles. Date de / à Ces zones ne deviennent actives que si l’option Recalcul des montants HT et TTC des lignes est cochée. Dans ce cas, elles permettent de préciser la période sur laquelle ces montants doivent être recalculés. Chaque zone de saisie de date donne accès à un calendrier. Pour plus d’informations sur l’utilisation du calendrier, reportez-vous au «Manuel de la gamme». 􀀳 Si, au cours de ce recalcul, le programme détecte une sortie de stock antérieure à une entrée (documents antidatés), il affectera en prix de revient, la valeur du dernier prix d’achat s’il existe ou bien la valeur stockée dans la zone Prix d’achat du volet «Fiche principale» de l’article. L’utilisation de cette dernière option, doit être systématiquement accompagnée du recalcul des cumuls en quantité. Le lancement de la vérification fait apparaître un message vous décrivant l’opération en cours et permettant de l’interrompre. 􀀲 L’utilisation de cette fonction est fortement conseillée après une importation de données dans les documents d’achat, de vente et de stock. Menu Fichier © Sage 2007 357 Maintenance Fichier / Outils / Maintenance Cette fonction permet de lancer directement l’outil Sage Maintenance. Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Maintenance] de la barre d’outils « Fonctions avancées », Le programme Sage Maintenance est décrit dans le «Manuel de la gamme». Menu Fichier © Sage 2007 358 Réorganiser ma base de données Fichier / Outils / Réorganiser ma base de données Cette fonction permet de lancer une réorganisation de la base de SQL Server ou de SageSQL. Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Réorganiser ma base de données] de la barre d’outils « Fonctions avancées », Elle n’est pas disponible pour les versions du programme ne fonctionnant pas dans ce mode. Menu Fichier © Sage 2007 359 Afficher le journal de maintenance Fichier / Outils / Afficher le journal de maintenance Cette fonction permet d’afficher le contenu du journal de maintenance qui comporte les indications correspondant à la dernière opération de maintenance réalisée. Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Afficher le journal de maintenance] de la barre d’outils « Fonctions avancées », Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes explications sur le contenu de ce journal. Menu Fichier © Sage 2007 360 Importer les préférences Fichier / Outils / Importer les préférences Cette fonction et la suivante : 􀂉 «Exporter les préférences», page 362 permettent l’une, la présente fonction, d’importer les préférences d’un autre poste, et l’autre d’exporter les préférences du poste à partir duquel la fonction est lancée de façon à harmoniser les paramétrages de fonctionnement entre les deux postes et de permettre ainsi un échange d’informations sans disparités. Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Importer les préférences] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Le format des fichiers utilisé autorise le transfert des données entre deux postes équipés de systèmes d’exploitation différents (par exemple Windows XP sur l’un et Windows 200 Server sur l’autre) ou sur le même poste entre deux utilisateurs différents. Les fichiers spécifiques comportent. l’extension .PREF. 􀀳 Cette fonction n’autorise pas les transferts entre les systèmes d’exploitation Microsoft Windows et Apple Mac OS. Elle n’autorise pas non plus les transferts entres deux applications Sage différentes : exemple Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée. Des messages d’erreur vous le rappelleront. Les informations concernées par cet échange sont précisées dans le tableau ci-dessous. Elle ouvre une fenêtre « Ouvrir le fichier d’import » qui propose par défaut d’ouvrir un fichier de préférences. Extension .PREF. Élément Description Fonction du programme Préférences générales du poste Taille et positionnement de la fenêtre de l’application Taille et positionnement des fenêtres Options de la fonction Préférences Fenêtre / Préférences Affichage et ordonnancement des colonnes Fichier / A propos de… / Options / Organisation Personnalisation de la barre verticale Affichage et ordonnancement de la barre verticale Menu contextuel de la barre verticale Personnalisation des menus Définition des menus et fonctions Volet «Fenêtre / Personnaliser l’interface / Menus» Personnalisation des barres d’outils Boutons des barres d’outils Volet «Fenêtre / Personnaliser l’interface / Barres d’outils» ou menu contextuel des barres d’outils Personnalisation des raccourcis clavier Définition des raccourcis clavier Volet «Fenêtre / Personnaliser l’interface / Clavier» Menu Fichier © Sage 2007 361 Sélectionnez le fichier dans le dossier où il a été stocké et cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez. Si le poste dans lequel le fichier de préférences est importé comporte déjà une personnalisation des menus, cette personnalisation reste inchangée dans le cas où le fichier de préférences à importer ne comporte pas de paramétrage des menus. Menu Fichier © Sage 2007 362 Exporter les préférences Fichier / Outils / Exporter les préférences Cette fonction permet d’exporter un fichier de préférences. Elle ouvre une fenêtre « Créer le fichier d’export » qui permet d’enregistrer un fichier de préférences sous le nom et dans le dossier voulus par l’utilisateur. L’extension de ces fichiers est .PREF. Elle sera ajoutée automatiquement par le programme. Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Exporter les préférences] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». S’il y a exportation des préférences d’un poste sur lequel les menus n’ont pas été personnalisés, aucune personnalisation des menus ne sera enregistrée dans le fichier. Si le poste destinataire de l’importation des préférences comporte une personnalisation des menus, cette dernière ne sera pas modifiée. Menu Fichier © Sage 2007 363 Lancement des applications Fichier / Applications Sage Vont apparaître à cet emplacement du menu Fichier les intitulés des applications Lignes Sage 30 et 100 dont vous disposez sur votre poste. Cette détermination est faite automatiquement au lancement du programme qui recherche sur les disques durs de votre poste les applications Lignes Sage 30 et 100 qui pourraient s’y trouver. La sélection de la désignation d’une application Sage lancera cette application en ouvrant le fichier de données paramétré et fermera ou non le programme Sage Gestion commerciale suivant le paramétrage fait dans les options du poste de travail. Voir la commande «Préférences», page 1717. Si vous avez enregistré, dans le volet «Fichiers liés» des options de l’entreprise, les noms des fichiers de données sur lesquels vous souhaitez travailler par défaut, le lancement par ce biais d’un programme Sage ouvrira le fichier associé. Voir l’option «Fichiers liés», page 156. Les désignations qui peuvent apparaître à cet endroit du menu Fichier sont les suivantes : 􀂉 Comptabilité pour le lancement du programme Sage Comptabilité, 􀂉 Immobilisations pour le lancement du programme Sage Immobilisations, 􀂉 Moyens de paiement pour le lancement du programme Sage Moyens de paiement, 􀂉 Paie pour le lancement du programme Sage Paie Macintosh. Macintosh Cette dernière désignation ne pourra apparaître que sur la version Macintosh du programme. Menu Fichier © Sage 2007 364 Quitter Fichier / Quitter Cette commande permet de quitter le programme. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Q ou ALT + F4. Cette commande fait quitter complètement le programme Sage Gestion commerciale. Les fichiers qui pouvaient être ouverts sont refermés et les dernières modifications enregistrées. Les impressions différées non encore imprimées sont supprimées. Un message apparaît. « Les impression différées vont être supprimées ! [OK] [Annuler]» Il est encore possible, en cliquant sur le bouton [Annuler], d'annuler l'opération et de lancer les impressions. Si vous cliquez sur le bouton [OK] ou si vous validez, les impressions sont supprimées et le programme refermé ainsi que les fichiers. Menu Edition © Sage 2007 365 Menu Edition Le menu Edition est un menu classique pour toutes les applications tournant sur Macintosh ou sous Windows. Ce menu donne accès aux commandes d’édition de texte. Pour plus d’informations, voir... 􀂉 «Annuler», page 366, 􀂉 «Couper», page 367, 􀂉 «Copier», page 368, 􀂉 «Coller», page 369, 􀂉 «Effacer», page 370, 􀂉 «Sélectionner tout», page 371, 􀂉 «Dupliquer», page 372, 􀂉 «Inverseur», page 374, 􀂉 «Calculette Sage», page 375, 􀂉 «Ajouter», page 376, 􀂉 «Voir/Modifier», page 377, 􀂉 «Consulter», page 378, 􀂉 «Supprimer», page 379, 􀂉 «Précédent», page 380, 􀂉 «Suivant», page 381, 􀂉 «Rechercher», page 382, 􀂉 «Atteindre», page 383. Une commande permet de consulter à l’écran le contenu du journal d’importation créé ou complété par le programme à chaque opération d’importation de données par le biais de la commande Importer : 􀂉 «Afficher le journal de traitement», page 384. Menu Edition © Sage 2007 366 Annuler Edition / Annuler Cette commande annule, quand cela est possible, la dernière saisie non validée faite au clavier. Si elle apparaît en estompé, son utilisation n’est pas possible. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Z. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Z. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Annuler] de la barre d’outils « Standard ». Le « Manuel de la Gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils. Menu Edition © Sage 2007 367 Couper Edition / Couper Cette commande permet de couper le texte ou les informations sélectionnées et de les placer dans le Pressepapiers. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + X. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + X. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Couper] de la barre d’outils « Standard ». Le « Manuel de la Gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils. 􀀳 Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait. Menu Edition © Sage 2007 368 Copier Edition / Copier Cette commande permet de copier le texte ou les informations sélectionnées et de placer cette copie dans le Presse-papiers. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + C. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + C. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Copier] de la barre d’outils « Standard ». 􀀳 Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait. Menu Edition © Sage 2007 369 Coller Edition / Coller Cette commande permet de coller le contenu du Presse-papiers à l’endroit du curseur. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + V. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + V. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Coller] de la barre d’outils « Standard ». Menu Edition © Sage 2007 370 Effacer Edition / Effacer Cette commande permet de supprimer définitivement le texte ou les informations sélectionnées sans les placer dans le Presse-papiers. Equivalent clavier sous Windows : SUPPR. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Effacer] de la barre d’outils « Standard ». Menu Edition © Sage 2007 371 Sélectionner tout Edition / Sélectionner tout Cette commande permet de sélectionner la totalité des éléments d’une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + A. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + A. 􀀳 Lorsqu’une fenêtre comporte plusieurs listes, il est nécessaire d’activer au préalable la liste concernée soit en cliquant dedans, soit en utilisant la touche TABULATION. Menu Edition © Sage 2007 372 Dupliquer Edition / Dupliquer Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fenêtre certaines des informations tirées d’une précédente. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + D. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + D. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ». Elle vous rendra de grands services lors de la saisie d’informations répétitives en reportant d’une pièce à une autre les mêmes renseignements. Ne sont pas reportées les informations permettant de différencier les pièces entre elles. Exemple Vous avez annoncé une promotion dans la presse et plusieurs clients vous demandent des devis identiques ? Vous pourrez utiliser cette commande pour créer une nouvelle pièce à partir d’une autre, pour un autre client ou pour une autre période. L’action de la commande Dupliquer s’étend à plusieurs types d’éléments. La gestion commerciale vous permet de dupliquer les éléments suivants : 􀂉 Fiche Famille, 􀂉 Fiche Article 􀂉 Fiche Nomenclature, 􀂉 Compte général, 􀂉 Section analytique, 􀂉 Code affaire, 􀂉 Modèle de règlement, 􀂉 Modèle de grille, 􀂉 Devis client, 􀂉 Bon de commande client, 􀂉 Préparation de livraison client, 􀂉 Bon de livraison client, 􀂉 Bon de retour client, 􀂉 Bon d’avoir client, 􀂉 Facture client (comptabilisées ou non), 􀂉 Facture de retour client, 􀂉 Facture d’avoir client, 􀂉 Préparation de commande fournisseur, 􀂉 Bon de commande fournisseur, 􀂉 Bon de livraison fournisseur, 􀂉 Bon de retour fournisseur, 􀂉 Bon d’avoir fournisseur, Menu Edition © Sage 2007 373 􀂉 Facture fournisseur (comptabilisées ou non), 􀂉 Facture de retour fournisseur, 􀂉 Facture d’avoir fournisseur. Si le stock réel ne permet pas de satisfaire à cette duplication, la fenêtre d’indisponibilité apparaîtra. L’affectation des numéros de série et de lots s’effectue à l’identique des fonctions de saisie de documents. Utilisez la duplication de la façon suivante : 1 . rendez active, en l’ouvrant, en cliquant dessus ou en la sélectionnant dans le menu Fenêtre, la fenêtre de l’élément que vous voulez dupliquer ; 2 . sélectionnez la commande Dupliquer ; 3 . complétez les informations de la nouvelle fiche. La fiche d’origine n’est modifiée en aucune façon. 􀀳 Une mise à jour des tarifs peut être possible lors de la duplication des pièces de vente ou d’achat. Ces cas particuliers sont détaillés dans le chapitre traitant des documents de vente et d’achat. Duplication par Glisser / Déposer Voir le «Manuel de la Gamme» pour le mode opératoire de cette fonction. Il est possible de : 􀂉 glisser / déposer des lignes d’un document dans un autre. Pour cela il faut que les documents soient ouverts côte à côte (ou avec un léger recouvrement). 􀂉 glisser / déposer un document dans un autre. Pour cela il faut : 1 . avoir créé le document destinataire et avoir validé son en-tête, 2 . avoir ouvert le document destinataire, 3 . mettre côte à côte la liste des documents et le document ouvert, 4 . faire glisser la ligne du document d’origine (de la liste des pièces) sur la zone d’affichage des lignes du document destinataire tout en pressant la touche ALT sous Windows et la touche OPTION sur Macintosh. Lorsque les documents d’origine et destinataire sont de même type, il y a duplication. Si les documents sont de types différents, il y a transformation. Rappelons que la transformation n’est possible que pour les documents d’un même tiers. La fenêtre de duplication ne s’affiche pas. Menu Edition © Sage 2007 374 Inverseur Edition / Inverseur Cette commande permet d’afficher les montants soit dans la devise de tenue de compte (l’euro le plus souvent), soit dans la devise d’équivalence (l’ancienne monnaie locale ou toute autre devise). Cette commande est cochée ( ) lorsque l’Inverseur est actif. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Inverseur] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Guide de l’Euro» vous donnera toutes explications sur cette commande. La devise affichée à l’écran est rappelée sur la Barre d’état. Menu Edition © Sage 2007 375 Calculette Sage Edition / Calculette Sage Cette commande permet d’appeler, et de refermer, la Calculette Sage. Cette calculette offre de nombreuses possibilités : 􀂉 simple outil de calcul immédiatement disponible et disposant de toutes les fonctionnalités d’une calculatrice évoluée, 􀂉 insertion à la demande du résultat du calcul si le curseur se trouve dans une zone acceptant des montants ou des valeurs, 􀂉 conversion monétaires directes monnaie locale / euro pendant la période transitoire, 􀂉 plusieurs dizaines de calculs préprogrammés au choix de l’utilisateur pour réaliser ses opérations les plus courantes (calcul des montants de TVA, calculs de change, etc.). Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Calculette Sage] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette calculette. Menu Edition © Sage 2007 376 Ajouter Edition / Ajouter Cette commande permet d’ajouter un élément à une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + J. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + J. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 377 Voir/Modifier Edition / Voir/Modifier Cette commande permet de consulter ou de modifier un élément dans une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + M. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + M. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 378 Consulter Edition / Consulter Cette commande permet de consulter un élément d’une liste mais sans pouvoir le modifier. Elle sera utile, en particulier, pour les utilisateurs travaillant en réseau qui pourront ainsi ouvrir un élément déjà ouvert sur un autre poste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + L. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + L. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Consulter] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 379 Supprimer Edition / Supprimer Cette commande permet de supprimer un élément d’une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + U. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + U. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. 􀀳 Ne confondez pas cette commande avec la commande Effacer du même menu. Menu Edition © Sage 2007 380 Précédent Edition / Précédent Cette commande permet d’afficher : 􀂉 soit la page précédente d’une liste si une telle fenêtre est active, 􀂉 soit l’élément précédent si celui qui est actif à l’écran appartient à une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + MOINS. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + GAUCHE. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Précédent] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 381 Suivant Edition / Suivant Cette commande permet d’afficher : 􀂉 soit la page suivante d’une liste si une telle fenêtre est active, 􀂉 soit l’élément suivant si celui qui est actif à l’écran appartient à une liste. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + PLUS. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + DROITE. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Suivant] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 382 Rechercher Edition / Rechercher Cette commande lance la fonction Rechercher/Remplacer qui permet d’effectuer des recherches dans les fichiers, d’en imprimer le résultat et, éventuellement, de remplacer les éléments trouvés par d’autres. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + F. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + F. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Rechercher] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande et ses possibilités. Le résultat d’une recherche peut être reporté dans une zone de saisie par un glisser / déposer. Exemple Vous recherchez un article particulier en saisie de document de vente. Après saisie des critères de sélection, vous lancez la recherche. Dans la fenêtre affichant le résultat des recherches, vous cliquez sur la ligne de l’article recherché. Vous faites glisser cette référence dans la zone de saisie de la référence du bandeau de saisie de la pièce de vente en maintenant la touche ALT enfoncée (touche OPTION sur Macintosh). Menu Edition © Sage 2007 383 Atteindre Edition / Atteindre Cette commande permet d’atteindre certains éléments des fichiers. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + T. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + T. Cette commande a exactement le même rôle que le bouton [Atteindre] de la barre d’outils « Navigation ». Le «Manuel de la Gamme» vous donnera toutes explications sur cette commande. Menu Edition © Sage 2007 384 Afficher le journal de traitement Edition / Afficher le journal de traitement Cette commande permet de consulter à l’écran le contenu du journal d’importation créé ou complété par le programme à chaque opération d’importation de données par le biais des commandes Communication site à site et de la commande Importer du menu Fichier. Il ouvre une fenêtre de consultation. Le fichier du journal d’importation a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il est enregistré dans le dossier du programme. Il peut être imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes sur Windows, TeachText sur Macintosh). Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 385 Menu Structure Ce menu donne accès à toutes les commandes permettant le paramétrage des fichiers du programme Sage Gestion commerciale : 􀂉 «Familles d’articles», page 387, 􀂉 «Articles», page 413, 􀂉 «Nomenclatures», page 480, 􀂉 «Comptabilité», page 509 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Plan comptable», page 510, 􀂉 «Plan analytique», page 526, 􀂉 «Taux de taxes», page 541, 􀂉 «Codes journaux», page 546, 􀂉 «Banques», page 557, 􀂉 «Modèles de règlement», page 565, 􀂉 «Modèles de grille», page 569, 􀂉 «Codes affaires», page 573, 􀂉 «Clients», page 587, 􀂉 «Fournisseurs», page 628, 􀂉 «Barèmes», page 661 comprenant : 􀂉 «Commissions», page 662, 􀂉 «Rabais, remises et ristournes», page 670, 􀂉 «Soldes et promotions», page 675, 􀂉 «Glossaires», page 678, 􀂉 «Modèles d’enregistrement», page 681, 􀂉 «Ressources», page 689, 􀂉 «Centres de charges», page 696, 􀂉 «Collaborateurs», page 704, 􀂉 «Dépôts de stockage», page 710,. Le plan comptable, le plan analytique, les taux de taxes, les codes journaux, les banques et les modèles de règlement et de grille sont repris du fichier comptable associé. Il en est de même des clients et des fournisseurs. Menu Structure © Sage 2007 386 􀀳 Les fonctions Mise à jour des tarifs et Mise à jour des prévisions se trouvent maintenant dans le menu hiérarchique Fichier / Outils. Voir les titres «Mise à jour des tarifs», page 309 et «Mise à jour des prévisions», page 333. Menu Structure © Sage 2007 387 Familles d’articles Structure / Familles d’articles Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les familles d’articles. Son lancement ouvre la liste des familles déjà saisies. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des familles] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Une famille d’articles sert d’une part au classement des articles et d’autre part à l’affectation des caractéristiques communes aux articles d’une même famille. La gestion des familles peut être réalisée de deux façons différentes : 􀂉 une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les familles sont proposées en liste, voir ci-dessous. 􀂉 une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément une ou plusieurs familles à partir d’un catalogue. Voir le titre «Gestion des familles d’articles – Mode catalogue», page 391. Liste des familles d’articles – Gestion classique Toutes les manipulations qui peuvent être réalisées sur les listes sont détaillées dans le « Manuel de la gamme ». Cette liste permet la création, la sélection pour consultation, modification ou suppression des familles d’articles. Le nombre de familles n’est limité que par la taille du fichier. Elle affiche par défaut : 􀂉 le Type de famille, 􀂉 le Code famille et 􀂉 son Intitulé. Les colonnes affichées par cette fenêtre peuvent être modifiées. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser la liste des familles d’articles», page 390. Menu Structure © Sage 2007 388 Gestion structurée des familles d’articles Le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de passer en mode catalogue ou de revenir au mode classique. Voir le titre «Gestion des familles d’articles – Mode catalogue», page 391. Assistant de génération automatique de la structure du catalogue articles Le bouton [Assistant de structuration du catalogue article] disposé sur le bord inférieur de la liste des familles lance un assistant permettant la création assistée du catalogue articles. Voir le titre «Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue article», page 407. 􀀳 Cet assistant est disponible quelle que soit la position de la fonction Fenêtre / Mode assistant : activée ou non activée. Classement des familles d’articles Le classement de la liste s’effectue en fonction de la position de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation »: 􀂉 Famille : classement sur le Code famille (classement par défaut), 􀂉 Intitulé : classement sur l’Intitulé de la famille, 􀂉 Type : classement sur le Type de la famille (voir ci-dessous le détail des icônes qui correspondent à chaque type). 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Une colonne affiche des informations particulières. Colonne Type Le type de famille est symbolisé par une icône : 􀂉 Détail, 􀂉 Total, 􀂉 Centralisateur. Opérations possibles sur la liste des familles d’articles La création, la modification, la consultation et la suppression des familles d’articles s’effectuent comme dans toutes les listes des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. Création des familles par duplication Il est possible, à partir de la liste des familles d’articles, de créer des familles par duplication. Cette possibilité ne s’applique qu’aux familles de type Détail. Pour créer une famille par duplication : 1 . Ouvrez la fiche de la famille qui doit être dupliquée. Menu Structure © Sage 2007 389 2 . Cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard » ou tapez CTRL + D (COMMANDE + D sur Macintosh) ou encore utilisez la fonction du menu Edition. 3 . Une fenêtre « Dupliquer une famille » s’ouvre pour vous permettre d’enregistrer le code et l’intitulé de la nouvelle famille (informations obligatoires). 4 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour créer cette nouvelle famille. Les informations NON reprises ou reprises sous condition dans la nouvelle famille lors d’une duplication sont résumées dans le tableau suivant. Toutes les autres zones sont reprises et modifiables, même les zones permettant des choix multiples (exemple : catégories comptables). Suppression d’une famille d’article Il est impossible de supprimer une famille dans les cas suivants : 􀂉 un article au moins a été affecté à la famille de type Détail, 􀂉 une autre famille a été affectée à la famille de type Centralisateur que l’on veut supprimer, 􀂉 la famille a été affectée à un barème. Les sélections multiples sont possibles dans le cas des suppressions. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des familles d’articles élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher une famille d’article Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » dont le maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement une famille d’article dans la liste, tapez les premiers caractères de sa référence ou de sa désignation (contenu de la zone Classement) selon le mode de tri actif. 􀀳 Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été saisis pour l’élément recherché. Le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils « Navigation ». Zone Etat Commentaire Fiche principale Code Non reprise Code saisi avant création Intitulé Non reprise Intitulé saisi avant création Type Reprise Non modifiable : Détail Menu Structure © Sage 2007 390 Dans le cas de sélections multiples, seule la première famille sélectionnée s’ouvrira en cas de modification ou de consultation. Impression des familles d’articles L’impression des familles d’articles et des informations associées s’effectue au moyen de la commande Rechercher de la barre d’outils « Navigation ». On peut imprimer : 􀂉 la Liste des familles d’articles, 􀂉 les Fiches des familles d’articles (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction Rechercher/ Remplacer), 􀂉 les Catégories tarifaires par famille, 􀂉 les Remises clients par famille, 􀂉 les Fournisseurs par famille, 􀂉 les Catégories comptables par familles d’articles en sélectionnant, pour ces dernières possibilité, les fichiers correspondants dans la liste déroulante Fichier de la commande Rechercher. Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher/Remplacer, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Menu contextuel de la liste des familles d’articles Un menu contextuel est disponible sur la liste des familles d’articles. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Personnaliser la liste des familles d’articles On peut personnaliser la liste des familles d’articles soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Cette liste affiche par défaut les éléments décrits plus haut. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Catégorie de produit, Menu Structure © Sage 2007 391 􀂉 Centralisation. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Gestion des familles d’articles – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des familles d’articles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des familles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles. 􀂉 Celle du bas affiche les familles de manière classique en fonction des sélections faites dans la partie du haut. Sélection des familles Les familles dont la ligne comporte le symbole d’un triangle vertical ( ) donnent accès à une sous-famille. Cliquer sur la ligne comportant cette icône fait apparaître la liste des sous-famille correspondant à la famille d’origine. La liste du bas se réduit alors à la liste des sous-familles ainsi sélectionnées. A leur tour ces sous-familles peuvent donner accès à des sous-sous-familles. On y accède en cliquant sur leur ligne. Une famille ne comportant pas ce symbole n’a pas d’autre famille qui dépend d’elle. Pour refermer les listes des sous et sous-sous-familles, il suffit de cliquer sur une autre famille de même rang ou de rang plus élevé. Ajout d’une famille Pour ajouter une famille, cliquer sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La fenêtre de création de famille s’ouvrira et après avoir enregistré les informations de base qui la concernent, il suffira, dans l’encadré Catalogue, de préciser les familles de rang supérieur dont elle dépend éventuellement. Vous pouvez aussi utiliser l’assistant ouvert par le bouton [Assistant de structuration du catalogue article] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre et compléter les familles qui y sont mentionnées. 􀀳 Cette dernière méthode est recommandée dans le cas où vous avez structuré les références des familles d’articles. De cette manière, le programme conservera le mode de structuration paramétré. Menu Structure © Sage 2007 392 Supprimer une famille Cette opération se fait en sélectionnant la famille dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀲 La suppression d’une famille n’est possible que si aucun article ne lui est rattaché. La suppression d’une famille comportant des sous-familles supprime ces dernières en même temps (si elle ne contiennent pas d’article, auquel cas la suppression est impossible). Consultation et modification d’une famille Ces opérations s’exécutent en sélectionnant la famille dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Voir/ Modifier] de barre d’outils « Navigation ». Les autres fonctions de gestion des familles d’articles (menu contextuel, personnalisation de la liste, etc.) s’appliquent comme pour la gestion classique mais uniquement à la liste du bas. Famille d’articles – Détail de la fiche Il existe trois types de familles d’articles : 􀂉 les familles de type Détail sont destinées au regroupement des articles ; 􀂉 les familles de type Total servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même radical (de Code famille) ; 􀂉 les familles de type Centralisateur permettent de regrouper des familles possédant une caractéristique commune constituant ainsi des “sous-familles” et d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états. Pour plus d’informations, reportez-vous aux commandes du «Menu Etat», page 1574. La fenêtre de saisie est identique dans les trois cas. Seules les zones disponibles diffèrent. Une fiche famille se compose de trois volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au volet « Fiche principale » lorsque l’on consulte un autre volet de la fiche famille. Menu Structure © Sage 2007 393 Onglet / Bouton Complément Permet de passer au «Volet Complément – Familles d’articles», page 396. Ce volet regroupe des informations permettant la gestion tarifaire de la famille. Onglet / Bouton Tarification Permet de passer au «Volet Tarification – Familles d’articles», page 400. Ce volet regroupe des informations permettant la gestion des attributs principaux des tarifs de vente et d’achat par famille. Volet Fiche Principale - Famille d’articles Le volet « Fiche principale » de la famille est illustré ci-dessus. Les différentes zones entrant dans sa composition sont décrites ci-après. Les boutons et onglets apparaissant en haut de cette fenêtre ont le rôle décrit ci-dessus. Toutes les informations saisies dans la famille sont reportées dans les fiches des articles appartenant à cette famille, à l’exception de la catégorie de produit et du centralisateur. Il est cependant possible de modifier ponctuellement toutes ces informations dans l’article. Le report des informations s’effectue : 􀂉 en création de la fiche article pour toutes les zones concernant les données comptables (comptes généraux, sections analytiques et taux de taxes), 􀂉 en utilisation courante tant qu’il existe un lien entre les données comptables de la famille et celles de l’article. Ce lien est rompu dès l’instant où une modification est faite dans la fiche article concernant le paramétrage des comptes généraux, des sections analytiques ou des taux de taxes. Exemple Si la plupart des articles d’une même famille sont vendus par palette, mentionner cette valeur dans Unité de vente. Code Zone de 10 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le code de la famille. Cette saisie est obligatoire. Chaque famille a un code qui lui est propre. Une fois la fiche enregistrée, cette information n’est plus modifiable. Si vous vous êtes trompé, il est nécessaire de supprimer la famille et de la recréer. Les valeurs saisies apparaissent systématiquement en majuscules. Type Cette liste permet de sélectionner l’un des trois types de familles possibles : 􀂉 Détail (valeur par défaut), 􀂉 Total, 􀂉 Centralisateur. Cette information n’est plus modifiable une fois la fiche enregistrée. A chaque type correspond une icône reproduite dans la liste des familles. Du choix du type dépend la disponibilité de certaines zones de cette fenêtre. Si le type est Total ou Centralisateur, les zones suivantes sont estompées et inaccessibles : 􀂉 Unité de vente, 􀂉 Champ statistique, 􀂉 Enuméré statistique, 􀂉 Centralisation, 􀂉 Catégorie produits, 􀂉 Suivi du stock, 􀂉 Coefficient, 􀂉 Garantie, 􀂉 Pays d’origine, Menu Structure © Sage 2007 394 􀂉 Code fiscal, 􀂉 Catégorie comptable. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de l’intitulé de la famille. Cette saisie est obligatoire. Suivi stock Liste déroulante offrant le choix du mode de gestion des stocks de la famille d’article : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) les articles de la famille ne sont pas suivis en stock, aucun calcul de la valeur du stock et des quantités en stock n’est donc effectué. Si la catégorie de produits choisie n’est pas suivie en stock (se référer à l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Catégorie de produit), cette zone affichera Aucun et sera estompée, 􀂉 Sérialisé : chaque article est repéré par son numéro de série qui est demandé à chaque transaction (achat, vente et stock). Un article sérialisé est vendu à l’unité sans possibilité d’y attacher un conditionnement ; ce suivi n’est pas compatible avec les articles à gamme, la gestion des conditionnements et la vente au débit (voir plus loin). La valorisation du stock est faite à l’unité en tenant compte de la date de péremption et de fabrication, 􀂉 CMUP : abréviation de Coût Moyen Unitaire Pondéré. La valorisation du stock résulte du quotient des valeurs d’achat par les quantités entrées. Cette information est toujours calculée par le programme, quelle que soit la méthode de suivi de stock utilisée. Elle permet ainsi des comparaisons, 􀂉 LIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne Last In, First Out ou dernier entré, premier sorti. La valeur de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des articles entrés en dernier, 􀂉 FIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne First In, First Out ou premier entré, premier sorti. La valorisation de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des articles les plus anciens,. 􀂉 Par lot : chaque article est repéré par son numéro de lot. Lors d’une sortie de stock, le programme propose la liste des lots avec leurs quantités disponibles. Une date de fabrication ainsi qu’une date de péremption peuvent être associées au numéro de lot. La gestion du stock par lot est incompatible avec les articles à gamme de type produit, les articles à conditionnement et les articles vendus au débit. 􀀳 La valeur saisies dans les bons d’avoir financier et les bons de dépréciation pour les articles gérés en sérialisé, FIFO, LIFO ou par lot, ne sera répercutée que sur la valeur CMUP de l’article. La valeur du prix de revient en sérialisé, FIFO, LIFO ou par lot n’est pas affectée par les bons d’avoir financier et les bons de dépréciation. Centralisation Liste déroulante éditable permettant de sélectionner une famille d’article de type Centralisateur et de l’affecter à celle en cours de saisie. Il est possible de créer une famille d’article de ce type à partir de cette zone. Il suffit dans ce cas de taper le code de la nouvelle famille. Unité de vente Liste déroulante donnant la liste des unités d’achat et de vente enregistrées dans les options de l’entreprise. La première unité saisie sera toujours proposée par défaut. Les informations enregistrées dans cette zone seront utilisées dans la détermination des quantités en stock. Pays d’origine Liste déroulante éditable permettant la sélection d’un des pays enregistrés dans les options de l’entreprise. Il est possible de saisir l’intitulé du pays sur 35 caractères alphanumériques au maximum. Champ statistique Liste déroulante proposant la liste des champs statistiques articles enregistrés dans les options de l’entreprise. La sélection d’une information dans cette zone et dans la suivante permet l’impression de statistiques précises. Le premier champ statistique enregistré est proposé par défaut. Menu Structure © Sage 2007 395 Enumérés statistiques Liste déroulante éditable proposant la liste des énumérés attachés au champ statistique enregistré dans la zone précédente. Il est possible de ne pas rattacher les articles de la famille à un champ statistique en effaçant la désignation de l’énuméré mentionnée dans cette zone. Coefficient Enregistrez dans cette zone le coefficient à appliquer au prix d’achat pour l’établissement du prix de vente des articles de la famille. Cette zone comprend 14 caractères numériques au maximum (y compris la virgule éventuelle). Il est possible de modifier ce coefficient dans chaque fiche article. Garantie Zone de 4 caractères numériques au maximum permettant d’enregistrer la durée de la garantie en mois. Code fiscal Zone de 25 caractères alphanumériques permettant de saisir le numéro de nomenclature douanière de la famille de l’article. Catalogue Les quatre zones de cet encadré permettent d’affecter la famille à un des items du catalogue article structuré. La sélection d’une catégorie dans la première zone entraîne la disponibilité de la suivante dans laquelle on trouve les éléments qui dépendent hiérarchiquement de la précédente et ainsi de suite. 􀀳 Cette fonctionnalité remplace l’ancienne option Catégorie de produits. Les valeurs proposées par ces zones sont : 􀂉 Aucun : valeur par défaut qui précise que la famille n’appartient pas à un des niveaux correspondants. 􀂉 Liste des niveaux du rang correspondant : niveaux qui ont été enregistrées dans l’option Catalogue article du volet « Fichier / A propos de… / Options » ou bien qui découlent du paramétrage de la structure du catalogue décrite plus loin. Voir les titres «Catalogue articles», page 128 ou «Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue article», page 407. Catégories comptables Toute la partie inférieure de la fenêtre concerne les catégories comptables. Une liste déroulante permet de sélectionner les catégories comptables enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut, elle affiche la première catégorie concernant les ventes. La sélection d’une catégorie fait s’afficher les comptes correspondants dans la liste du bas (si des comptes ont été saisis). Pour chacune des catégories comptables vous pouvez enregistrer : 􀂉 un compte général de produits, de charges ou de stock suivant le cas, 􀂉 une section analytique, 􀂉 un compte de taxe 1 (TVA) identifié par son numéro de compte et son code taxe, 􀂉 un compte de taxe 2 (taxe parafiscale) s’il y a lieu, identifié de façon identique au précédent, 􀂉 un compte de taxe 3 s’il y a lieu. Menu Structure © Sage 2007 396 Il n’est pas obligatoire de saisir un compte général et un compte de taxe pour chaque catégorie comptable existante (les comptes de taxe ne sont pas obligatoires pour la gestion des stocks), mais ces informations sont néanmoins nécessaires pour toute passation comptable et pour le calcul des taxes dans les documents de vente et d’achat. 􀀳 Les comptes de taxe sont identifiés à la fois par leur numéro de compte et par leur code taxe (enregistré dans leur fiche). Liste des comptes Cette zone affiche, pour la catégorie comptable sélectionnée, les numéros de comptes affectés avec leurs intitulés (éventuellement tronqués) et leur taux (dans le cas des comptes de taxe 1, de taxe 2 et de taxe 3). 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes Supprimer les éléments sélectionnés, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont disponibles. Compte Cette zone affiche cinq intitulés. Les valeurs qui s’affichent correspondent à la catégorie comptable sélectionnée : 􀂉 Compte général, 􀂉 Section analytique, 􀂉 Compte Taxe 1, 􀂉 Compte Taxe 2, 􀂉 Compte Taxe 3. Elle est constituée d’une liste déroulante éditable qui permet la sélection des comptes dans les fichiers de la comptabilité. Il est nécessaire que les comptes aient été enregistrés au préalable. Dans le cas des comptes de taxe, une présélection est faite par le programme sur les comptes affectés à des taux de taxe. Pour renseigner ou modifier un compte : il suffit de cliquer sur sa ligne puis d’utiliser la liste déroulante pour le choix du numéro. Enregistrez le compte par la touche ENTRÉE. Un contrôle est fait sur les comptes sélectionnés. Pour supprimer un compte : sélectionnez sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les sections analytiques proposées dans la liste déroulante correspondent au Plan analytique article désigné dans les options de l’entreprise. Volet Complément – Familles d’articles On accède au volet « Complément » de la fiche famille en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 397 Ce volet permet de gérer les attributs tarifaires des familles. Ces attributs seront repris par défaut dans les fiches des articles rattachés à la famille (lors de la création des articles uniquement) où ils pourront être modifiés suivant les besoins. Facturation forfaitaire Si cette option est cochée, les quantités saisies sur les articles appartenant à la famille ne sont pas totalisées. 􀀳 Rappelons que la saisie d’une quantité sur une ligne de pièce est obligatoire et que sa valeur par défaut est 1. Cette option permet d’utiliser des articles de charge (frais de port, emballage, remise, consignation) qui ne nécessitent pas la saisie d’une quantité. Dans les documents utilisant de tels articles, les quantités saisies sur les lignes correspondantes ne fausseront pas les totaux relatifs aux quantités. Ces quantités seront toutefois utilisées pour calculer le montant HT de la ligne. Non impression document Option permettant de ne pas faire figurer l’article dans le corps du document. Toutefois il pourra apparaître à n’importe quel endroit du document, si la mise en page le permet. Cette option permet, par exemple, de ne pas imprimer la facturation des frais de port dans le corps du document, mais uniquement dans le pied (à condition que le modèle de mise en page utilisé le prévoit). Hors statistiques Option permettant de ne pas prendre en compte le chiffre d’affaires généré par les articles de cette famille lors des calculs des impressions des statistiques. Cette option peut être cochée pour les articles comme les frais de port. Elle peut être révoquée lors des impressions. Non soumis à l’escompte Cette option permet de définir les articles de la famille comme non soumis à l’escompte. Dans ce cas le montant hors taxe de l’article ne rentrera pas dans la base de calcul de l’escompte (option non cochée par défaut). Exemple Pour créer un article concernant les frais de transport, il faut sélectionner cette option. Le montant des frais de transport ne sera pas compris dans la base de calcul de l’escompte. Article en contremarque Case à cocher permettant d'indiquer que les articles de cette famille sont gérés en contremarque. Voir la commande «Contremarque», page 1374. Menu Structure © Sage 2007 398 Un article en contremarque peut bénéficier de toutes les options liées aux articles. Il peut être géré en stock ou non. Sa gestion en stock, cependant, offre quelques particularités car, bien que son stock soit théoriquement toujours nul, il peut être emmagasiné temporairement le temps de préparer la livraison du client sitôt celle du fournisseur effectuée. Voir le volet «Volet Stock – Articles», page 462. Vente au débit Option permettant de saisir dans la colonne Conditionnement d’un document de vente ou d’achat, les opérateurs et les opérandes servant au calcul de la quantité. 􀀳 Cette option est incompatible (la zone est estompée) avec : - le suivi de stock par lot, - le suivi de stock sérialisé, - les articles à gamme de type produit, - les articles à conditionnement. Exemple L’article Fermoir cliquet est géré en vente au débit. Le corps de la facture reprend les éléments suivants : L’information de la colonne Conditionnement est la seule information saisie. 􀀳 Le signe égal (=) disparaît après validation de la ligne. Il ne sert qu’à permettre au programme de faire la distinction entre un texte et une formule. Facturation / poids net Cette option permet d’obtenir une unité de facturation (le poids net) différente de l’unité de gestion du stock (la quantité). Pour un tel article, le cochage de cette option entraîne que le montant HT est calculé d’après la formule suivante : (Prix unitaire × Poids net global) − Remise = Montant HT Le poids net global enregistré pour chaque article sera proposé par défaut en saisie des documents dans la colonne Poids net. Cette valeur par défaut sera ensuite multipliée par les quantités saisies. 􀀳 Pour un article appartenant à une famille pour laquelle l'option Facturation / poids net est sélectionnée, les prix renseignés dans les tarifs de vente et d'achat sont exprimés pour une unité de l'unité de poids renseignée dans le volet « A propos de... / Commercial ». Les remises de type U (remise unitaire) s’appliquent sur les quantités. Publié sur le site marchand Cette option permettra de publier tous les articles de la famille sur un site marchand Internet. Intégration des frais Liste déroulante éditable permettant la gestion des coûts de stockage, de transport et d’autres frais pouvant être définis par l’utilisateur. Les intitulés sont modifiables pour l’article et proposent par défaut Coût de stockage et Coût de transport plus une troisième zone libre. Référence Désignation Quantité Quantité colisée Conditionnement Valeur saisie sur la ligne de pièce CHFE01 Fermoir cliquet 1 1 = 6*2 Valeur affichée sur la ligne après validation CHFE01 Fermoir cliquet 12 12 6*2 Menu Structure © Sage 2007 399 Ces trois zones permettent la saisie de la dénomination des frais (21 caractères alphanumériques), la zone qui se trouve en dessous de cette zone à liste déroulante permet la saisie de la valeur de ces frais (45 caractères numériques ainsi que les opérateurs + et - et ceux mentionnés ci-après). Le format de saisie de cette zone est identique à celui d’une zone Remise d’un énuméré de gamme de remise et permet des expressions du type %, U et F (voir la commande Clients de ce même menu). Ces frais seront automatiquement ajoutés au prix d’achat des articles de la famille pour obtenir le prix de revient unitaire proposé en saisie des documents des achats. Ce prix de revient unitaire pourra être modifié manuellement en saisie. Unité de poids Liste déroulante permettant de déterminer l’unité de poids utilisée pour les articles de la famille. Cette zone affiche par défaut l’unité de poids sélectionnée dans le volet « Fichier / A propos de... / Commercial / Paramètres généraux ». 􀀳 Il est possible de facturer des articles en fonction du poids. Voir plus haut les explications données. Délai de livraison Zone permettant de saisir le nombre de jours correspondant au délai de livraison des articles de la famille, quel que soit le format sélection dans le volet « A propos de… / Commercial / Paramètres généraux ». Rappelons qu’il peut être compris entre 0 et 999 jours. 􀀳 Cette information est toujours enregistrée en jours bien que la zone citée plus haut permette d’enregistrer les dates en jours, en semaines ou en calendrier Julien. Racine référence Cette zone permet l’enregistrement d’une racine de 18 caractères alphanumériques majuscules maximum qui pourra être utilisée à la génération automatique des références articles lors de leur création. Voir l’option «Codification automatique», page 136 pour plus d’informations sur la codification automatique. Racine code barres Cette zone permet l’enregistrement d’une racine de 18 caractères alphanumériques majuscules maximum qui pourra être utilisée à la génération automatique des codes barres articles lors de leur création. Voir l’option «Codification automatique», page 136 pour plus d’informations sur la codification automatique. Modèles d’enregistrement – Familles d'articles La zone en bas du volet « Complément » de la commande Familles d’articles permet la sélection de modèles d’enregistrement créés auparavant dans la commande Modèles d’enregistrement de ce même menu. Rappelons que les modèles d’enregistrement permettent l’insertion de valeurs numériques ou alphanumériques dans certaines colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock pour des articles auxquels ces modèles sont affectés. Pour sélectionner un modèle : 1 . sélectionnez un modèle dans la liste de ceux déjà enregistrés, 2 . sélectionnez un domaine, 3 . validez. On ne peut affecter que cinq modèles d’enregistrement au maximum à une famille (un par domaine). Pour supprimer un modèle : 1 . sélectionnez-le dans la liste, Menu Structure © Sage 2007 400 2 . utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ou pressez la touche SUPPR. Liste des modèles d’enregistrement Cette liste ne peut comporter plus de cinq modèles. Chaque modèle est repéré par sa désignation suivie de son domaine d’application. 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes ne sont pas disponibles. Modèle Cette zone à liste déroulante affiche et permet de sélectionner un des modèles d’enregistrement enregistrés dans la commande correspondante du menu Structure. Domaine Zone à liste déroulante permettant d’affecter le modèle d’enregistrement sélectionné dans la zone précédente à un des domaines suivants : 􀂉 Tous les domaines : le modèle d’enregistrement s’appliquera à tous les domaines, ventes, achats et stocks. Toute sélection d’un autre modèle pour la famille, quel que soit le domaine choisi, entraînera le remplacement du précédent. 􀂉 Ventes : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes. 􀂉 Achats : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux achats. 􀂉 Stocks : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux stocks. 􀂉 Ventes comptoir : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux tickets (les données de structure étant communes aux programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée). Il n’est pas possible d’affecter plus d’un modèle par domaine. C’est la raison pour laquelle un maximum de quatre modèles peut être affecté à une même famille. Un même modèle peut être affecté à trois domaines (ventes, ventes comptoir et achats par exemple) sans être affecté à un quatrième. Toute sélection d’un modèle pour un domaine donné remplace celui qui était déjà affecté au même domaine. 􀀳 L’utilisation des modèles d’enregistrement est facultative. Elle doit être réservée aux modes de calcul particuliers pouvant exister pour certains articles. Si vous n’utilisez pas les modèles d’enregistrement, les principes de saisie et de calcul classiques de l’enregistrement des articles dans les lignes de pièces sont appliqués. Volet Tarification – Familles d’articles On accède au volet « Tarification » de la fiche famille en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Tarification] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 401 Ce volet permet de gérer les principaux attributs des tarifs de vente et d’achat des articles de la famille. Ces attributs seront repris par défaut dans les tarifs des fiches articles rattachés à la famille uniquement lors de la création des articles. 􀀳 Les trois zones de liste de cette fenêtre disposent d’un menu contextuel dont seules les commandes suivantes sont disponibles en fonction des sélections faites : Voir/Modifier l’élément sélectionné, Supprimer les éléments sélectionnés, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher. Fournisseurs par famille d’articles La zone supérieure de la fenêtre sert à l’enregistrement des fournisseurs principaux des articles de la famille concernée. Les informations mentionnées sur la liste des tarifs d’achat sont : 􀂉 le Type de fournisseur (principal ou non), 􀂉 le Numéro Fournisseur, 􀂉 le Nom du fournisseur, 􀂉 l’Unité d’achat, 􀂉 le taux de Conversion, 􀂉 et le Taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise est affectée. Le fournisseur principal est précédé d’une coche ( ). La liste est classée par numéro de fournisseur. Le nombre des fournisseurs rattachés à une famille est illimité. 1 . Pour ajouter un fournisseur, cliquez dans la zone de liste correspondante et cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». 2 . Pour consulter et/ou modifier un fournisseur, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne. 3 . Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton (Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Structure © Sage 2007 402 􀀳 Rappelons que l’on peut maintenant gérer le double-clic par poste. Ce paramétrage s’effectue dans la commande Fenêtre / Préférences. Paramétrage des fournisseurs – Familles d’articles La fenêtre de paramétrage d’un fournisseur a l’aspect suivant. Numéro Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le numéro du fournisseur (qui doit avoir été créé au préalable). Cette sélection est obligatoire et n’est pas modifiable après validation de la fenêtre référence fournisseur. Remise Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie. La liste déroulante offre deux choix : 􀂉 Remise (valeur par défaut) : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du volume quantitatif ou qualitatif des différents achats effectués chez le fournisseur. Cette zone est limitée à l’enregistrement d’un taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une gamme de remise a été paramétrée pour la référence fournisseur. 􀂉 Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux événements peuvent se produire : 􀂉 la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprimée et la zone devient inaccessible ; 􀂉 une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous prévenir que la grille de remise va être supprimée. Vous pouvez encore répondre Non à ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent. 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes suivantes sont disponibles : Supprimer les éléments sélectionnés, Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout, Atteindre et Rechercher. Unité d’achat Liste déroulante permettant de sélectionner l’unité d’achat. Par défaut, la première unité est proposée. Il s’agit ici de l’unité dans laquelle sera exprimé le prix d’achat de la fiche référence fournisseur. Ces unités sont enregistrées dans les Options de l’entreprise. Unité(s) d’achat = Unité(s) de vente Ces deux zones de saisie serviront au programme pour convertir les unités d’achat entrant en stock en unités de vente dans lesquelles sont gérés les stocks. Menu Structure © Sage 2007 403 Exemple Un article est acheté par palettes de 50 et revendu par lots de 2. La valeur 50 devra être saisie dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans la zone Unité(s) de vente. 􀀳 Il est très important de bien renseigner ces deux zones dans le cas d’un article ayant une unité d’achat différente de celle de vente. Si ces zones ne sont pas renseignées, le programme considère que l’unité d’achat est la même que celle de vente. Cela risque de fausser les quantités entrées en stock ainsi que sa valorisation. Fournisseur principal Option précisant le fournisseur principal de l’article. Cette information est obligatoire. Le fait de sélectionner cette option pour un fournisseur donné dessélectionne le précédent. L’affectation d’un fournisseur comme principal aura une influence sur les commandes automatiques. Voir le paragraphe «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. Cette précision est rappelée dans la liste des fournisseurs par une coche ( ) au début de sa ligne. Pour la première référence fournisseur créée, le fournisseur est par défaut principal. Devise Liste déroulante permettant de sélectionner la devise concernant le fournisseur si vous voulez exprimer le prix d’achat en devise (valeur par défaut Aucune, c’est-à-dire la même devise que celle de l’entreprise). Ces devises sont celles enregistrées dans la commande Fichier / A propos de... / Options. Colisage Quantité minimale imposée par le fournisseur. Cette information doit être enregistrée en unités d’achat. 14 caractères numériques au maximum. Exemple Vous achetez un article par cartons de 12. Vous avez enregistré Carton de 12 comme unité d’achat. Votre fournisseur vous livre ces cartons par palette de 4 et vous impose un minimum de 2 palettes. Le colisage à saisir est donc 8. QEC (Quantité économique de commande) Zone de 14 caractères numériques au maximum permettant la saisie de la quantité minimum de commande que l’on se fixe. Cette valeur ne peut être inférieure au colisage et doit être enregistrée en unité d’achat. Garantie Garantie du fournisseur pour l’article exprimé en mois. Valeurs limites 0 à 9999. Délai appro (approvisionnement) Délai d’approvisionnement moyen exprimé en jours. Valeurs limites : 0 à 999. Sélection d’une gamme de remise La liste déroulante sert à la sélection du type de remise et propose les gammes de types Remise par quantité et Remise par montant enregistrées dans l’option A propos de… / Options / Gamme. Cette liste propose un item supplémentaire Aucune, aucun tarif dégressif n’est proposé pour la famille et le fournisseur sélectionnés. La valeur sélectionnée dans cette liste déroulante reste affichée par défaut. Si aucune gamme n’a été enregistrée dans les options de l’entreprise, les zones de saisie sont estompées. Il n’est pas possible d’enregistrer simultanément plusieurs gammes de remises. La sélection d’une nouvelle annule la précédente. Un message vous le rappellera. La sélection d’une grille de remise estompe la zone de saisie de la remise globale (voir plus haut). Liste des tranches de remise La liste en bas de la fenêtre affiche les différentes tranches enregistrées dans les options de l’entreprise pour la gamme donnée. Menu Structure © Sage 2007 404 Jusqu’à Ces deux zones servent à l’enregistrement des remises. Pour enregistrer un taux : 1 . sélectionnez la ligne en cliquant dessus, 2 . éventuellement modifiez la limite dans la zone de gauche (14 caractères numériques), 3 . tapez le montant de la remise dans la zone de droite (voir ci-dessous), 4 . validez pour enregistrer. Pour ajouter une tranche : 1 . dessélectionnez celle qui pourrait être sélectionnée en cliquant sur sa ligne tout en pressant la touche CTRL sur Windows ou COMMANDE sur Macintosh, 2 . tapez les informations dans les zones de saisie en dessous de la liste et validez. Les tranches sont classées automatiquement par valeur croissante des limites. Pour supprimer une tranche, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les ajouts, modifications et suppressions de tranches de remise ne valent que pour la famille d’articles en cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils ne sont pas reportés non plus aux autres tarifs de la famille d’articles. La façon dont vous tapez le montant de la remise conditionnera son calcul : 1 . si vous tapez un nombre seul, il sera pris comme remise en pourcentage (il s’affichera complété d’un %), 2 . si vous tapez un nombre suivi du symbole F, il sera pris comme le montant global en valeur forfaitaire ou en devises de la remise, 3 . si vous tapez un nombre suivi du symbole U, il sera pris comme le montant unitaire en valeur ou en devises de la remise, 4 . vous pouvez additionner les remises en les séparant par le signe + mais vous ne pouvez taper que deux opérateurs au maximum, c’est-à-dire 3 remises successives au maximum, 5 . vous pouvez combiner remises en pourcentage et remises en montant (monnaie locale ou devises). Exemple Si vous tapez la remise 9 + 5 + 3, la remise effectivement appliquée sera de 16,14 %. Elle est calculée de la façon suivante : Exemple Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise appliquée sera celle résultant du calcul des 5% augmentée de 500. L’ordre avec lequel vous saisissez les remises a une grande importance. Exemple Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise en pourcentage s’appliquera sur la tranche et la remise fixe sera déduite ensuite. Exemple Si vous tapez une remise de 500 F + 5, la remise de 500 sera déduite avant que le calcul des 5 % s’effectue sur le solde. Si une tranche ne doit pas subir de remise, laissez vide le montant de sa remise. Vous pouvez également la supprimer. Pour enregistrer la tranche maximale, tapez des 9 à refus. R 100 (100 – 9) × (100 – 5) × (100 – 3) 100 × 100 = – -------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 405 􀀳 Si le prix est exprimé en devise, les remises globales en montant ou à l’unité (type U ou F) seront considérées comme des remises en devise. Pour enregistrer une fiche fournisseur, refermez sa fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Catégorie tarifaires par famille d’articles Nous revenons au volet « Tarification » de la fiche famille d’articles. La zone médiane de la fenêtre permet l’enregistrement des attributs des tarifs par catégorie tarifaire que vous consentez à vos clients. Les informations mentionnées sur la liste sont : 􀂉 l’Intitulé de la catégorie tarifaire, 􀂉 le Coefficient, 􀂉 le Type de prix, 􀂉 et le Taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise est affectée. La liste est classée selon l’ordre des catégories tarifaires. Il est impossible à ce niveau de créer une catégorie tarifaire, celle-ci doit être créée dans les Options de l’entreprise. Toutes les catégories tarifaires dont l’intitulé a été saisi au niveau de l’option Catégorie tarifaire sont reprises dans cette fenêtre avec le coefficient renseigné dans le volet « Fiche principale ». 1 . Pour consulter et / ou modifier une catégorie tarifaire, sélectionnez sa ligne et utilisez le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » ou faites un double-clic sur celle-ci. 2 . La suppression d’une catégorie tarifaire s’effectue dans l’option correspondante. Pour supprimer le paramétrage d’une catégorie tarifaire (revenir au paramétrage par défaut), sélectionnez sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Détail d’une catégorie tarifaire – Familles d’articles La fenêtre suivante permet le paramétrage des catégories tarifaires. Coefficient Zone de 14 caractères numériques autorisant la saisie d’un coefficient jusqu’à 4 décimales. Le coefficient doit être déterminé par rapport à l’expression du prix de vente. Type Liste déroulante permettant l’expression du prix de vente en : 􀂉 PV HT (valeur proposée par défaut), 􀂉 PV TTC. Menu Structure © Sage 2007 406 Arrondi Liste déroulante reprenant la liste des arrondis enregistrés dans les Options de l’entreprise. Un item supplémentaire, Aucun, est proposé par défaut si aucun arrondi ne doit être observé. Cette zone n’est pas accessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise. Remise Ces deux zones, liste déroulante et zone de saisie, se comportent exactement comme celles décrites plus haut dans le paragraphe Paramétrage des fournisseurs. Veuillez vous y reporter. Devise Liste déroulante permettant de sélectionner la devise concernant la catégorie tarifaire si vous voulez exprimer le prix de vente en devise (valeur par défaut Aucune). Cette zone est inaccessible si la suivante est cochée. Calcul du PV / P. revient Cette option, non cochée par défaut, indique au programme que le prix de vente proposé en saisie de document sera systématiquement calculé par application du coefficient sur le prix de revient. Cette option permet de vendre à prix coûtant ou selon un coefficient de marge défini. La sélection de cette option entraîne la désactivation de la zone Devise. Gammes de remises La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a. La sélection de la gamme de remise est expliquée ci-dessus (cf. Sélection d’une gamme de remise). 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes suivantes sont disponibles : Supprimer les éléments sélectionnés, Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout, Atteindre et Rechercher.. Remise par client par famille d’articles Nous revenons au volet « Tarification » de la fiche famille et nous décrivons la zone au bas de ce volet. Les informations mentionnées dans la liste des tarifs particuliers pour la famille sont : 􀂉 le N° Client, 􀂉 l’Intitulé du client, 􀂉 le Taux de remise. Cette liste reprend toutes les remises par clients définies dans le volet « Tarifs » de la fiche client. Elle est classée selon le numéro de client. 1 . Pour ajouter une remise par client, sélectionnez le client dans la liste déroulante éditable se situant dans la partie inférieure gauche de la fenêtre, saisissez sa remise dans la zone de droite puis validez. 2 . Pour consulter et/ou modifier un client, sélectionnez sa ligne et renseignez les zones en bas de la fenêtre. 3 . Pour supprimer une remise client, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Structure © Sage 2007 407 Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue article Cet assistant est lancé en cliquant sur le bouton [Assistant de structuration du catalogue article] disposé sur le bord inférieur de la liste des familles d’articles. La structuration du catalogue article permet de regrouper les familles et les articles sur quatre niveaux hiérarchiques et de permettre la séparation des articles suivant leurs caractéristiques et leur destination. De plus, cette structure permet de retrouver facilement les articles en fonction de leur appartenance à telle ou telle famille ou sous famille. Les différentes étapes de cet assistant sont les suivantes : 􀂉 «Structuration du catalogue article – Assistant de génération de la structure du catalogue article», page 407, 􀂉 «Paramétrage du catalogue articles – Assistant de génération de la structure du catalogue article», page 408, 􀂉 «Passerelle comptable – Assistant de génération de la structure du catalogue article», page 410. Le résultat d’un tel paramétrage est donné après la description des étapes : 􀂉 «Résultats de l’assistant de génération de la structure du catalogue article», page 411. Structuration du catalogue article – Assistant de génération de la structure du catalogue article Cette première étape donne des informations générales sur la structuration et son utilité. Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Ce bouton n’est pas disponible dans la première étape. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif que si un fichier comptable a été sélectionné. Menu Structure © Sage 2007 408 Paramétrage du catalogue articles – Assistant de génération de la structure du catalogue article Cette deuxième étape permet d’enregistrer les éléments de la structuration sous une forme arborescente. Les informations qui peuvent s’y trouver mentionnées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’assistant de création de fichier ou dans l’option Catalogue articles (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Il est possible de les modifier ou de les compléter. Voir les titres «Paramètres de classification du catalogue articles – Assistant de création de fichier», page 65 ou «Catalogue articles», page 128. Les niveaux de structure enregistrés dans cette fenêtre seront reportés dans l’option Catalogue articles (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Les niveaux hiérarchiques, 4 au maximum, enregistrés ou proposés dans cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 un niveau précédé d’aucune icône ne possède pas de niveaux dépendant de lui ; 􀂉 un niveau précédé d’un triangle pointe en bas ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui en dépendent et qui sont listés à la suite avec un décalage ; cliquez sur l’icône pour refermer ces niveaux ; 􀂉 un niveau précédé d’un triangle pointe à droite ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui en dépendent mais qui sont actuellement cachés ; cliquez sur l’icône pour afficher ces niveaux. Créer un niveau ne dépendant d’aucun autre 1 . Assurez-vous qu’aucun niveau n’est sélectionné dans la liste (CTRL + clic gauche pour le dessélectionner). 2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste. 3 . Validez par le bouton [Ajouter] ou la touche ENTRÉE. 􀀲 Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35, il est conseillé d’enregistrer des désignations les plus concises possibles surtout si le nombre de niveaux est important. Créer un niveau dépendant d’un autre 1 . Sélectionnez le niveau hiérarchique dont le nouveau niveau doit dépendre. 2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste en remplacement des informations qui y sont mentionnées. 3 . Validez exclusivement par le bouton [Ajouter]. Menu Structure © Sage 2007 409 Modifier un niveau 1 . Sélectionnez la ligne du niveau à modifier. 2 . Retapez désignation et/ou code dans les zones de saisie en bas de la liste. 3 . Validez par la touche ENTRÉE (exclusivement). Supprimer un niveau 1 . Sélectionnez la ligne du niveau à supprimer. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 􀀲 La suppression d’un niveau supprime également tous les niveaux qui en dépendaient. Deux éléments au même niveau hiérarchique dépendant d’un même niveau ne peuvent pas porter le même code. Exemple Le paramétrage suivant sera refusé : Revente RV Bijoux or OR Orfèvrerie OR Par contre, on peut affecter deux codes identiques à des niveaux ne dépendant pas d’un même troisième. Exemple Paramétrage accepté : Bagues BA Or OR Colliers CO Or OR Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Génération automatique des familles – Assistant de génération de la structure du catalogue article Cette troisième étape permet de générer automatiquement les familles ainsi que, éventuellement, les familles centralisatrices qui permettront, lors des impressions, de cumuler les valeurs propres à un niveau donné. Menu Structure © Sage 2007 410 Génération automatique des familles Cette option, cochée par défaut, entraînera la création automatique des familles d’articles en fonction de la structure enregistrée dans l’étape précédente de l’assistant. Si cette case est décochée, toutes les autres mentions de la fenêtre disparaissent et le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin]. Dans ce cas, la structure enregistrée est seulement transférée dans l’option Catalogue article de la fiche de l’entreprise. Niveaux de familles centralisatrices Cette zone n’est accessible que si la précédente est cochée. Elle propose par défaut le niveau maximum enregistré à l’étape précédente. Cette valeur peut être modifiée. Exemple Si vous avez enregistré 3 niveaux hiérarchiques successifs dans l’une quelconque des structures, le programme proposera Niveau 3. Les valeurs proposées par cette zone sont les suivantes : 􀂉 Aucun : aucune famille centralisatrice ne sera créée. 􀂉 Niveau 2 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 2. 􀂉 Niveau 3 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 3. 􀂉 Niveau 4 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 4. 􀀳 Si votre structure ne comporte que 2 niveaux hiérarchiques successifs, les choix Niveau 3 et Niveau 4 seront sans effet. Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Passerelle comptable – Assistant de génération de la structure du catalogue article Cette quatrième étape permet d’enregistrer les passerelles comptables des familles. Ces passerelles comptables sont les comptes généraux, analytiques et/ou de TVA qui seront affectés aux articles appartenant aux familles et permettront l’imputation comptable des achats et des ventes. Les catégories comptables proposées dans cette fenêtre sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Catégorie comptable de la fiche de l’entreprise (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Il est nécessaire que des catégories comptables aient été enregistrées au préalable pour pouvoir être imputées ici. 􀀳 Si vous n’avez pas enregistré de catégories comptables, il sera nécessaire de les créer puis de les affecter manuellement à toutes les familles créées. Pour vous éviter cette reprise ultérieure, nous vous conseillons de procéder comme suit : - Revenez à l’étape précédente et enregistrez la structure comme cela y est indiqué (cela vous évitera d’avoir à la recommencer). - Allez dans les options de l’entreprise et enregistrez les catégories comptables. - Relancez l’assistant de génération de la structure et affectez les comptes aux catégories comptables avant de lancer la génération. Voir le titre «Catégorie comptable», page 130. Menu Structure © Sage 2007 411 L’enregistrement des comptes et sections s’effectue dans les zones en bas de la liste après sélection de la ligne à renseigner. Pour faciliter la sélection d’un compte, vous pouvez taper sa racine puis utiliser le bouton de liste déroulante pour faire apparaître une liste réduite. Validez par la touche ENTRÉE lorsque tous les comptes d’une ligne ont été renseignés. 􀀳 Les mêmes comptes seront affectés à toutes les familles qui vont être créées. Si vous souhaitez affecter des comptes différents à certaines familles, il faut le faire manuellement dans la fiche famille. Bouton [Fin[ Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] dans cette fenêtre et son utilisation lance la génération des familles ainsi que l’affectation des comptes. Les autres boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus. Résultats de l’assistant de génération de la structure du catalogue article La création automatique des familles s’effectue selon les principes suivants. 􀀲 Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35, il est conseillé d’enregistrer des intitulés les plus concis possibles surtout si le nombre de niveaux est important. Exemple Soit la structure suivante à 4 niveaux et les codes correspondants. Niveau 1 : Revente RV Types familles Code Intitulé Détail Concaténation des codes des énumérés des 4 niveaux (1) 1. Si un code est manquant, rien n’est inséré à sa position. Concaténation des intitulés des 4 niveaux séparés par un espace Total (2) 2. Les familles de type Total sont créées jusqu’au niveau le plus grand moins 1. Code niveau 1 Intitulé niveau 1 Code niveau 1 + code niveau 2 Intitulé niveau 1 + intitulé niveau 2 Code niveau 1 + code niveau 2 + code niveau 3 Intitulé niveau 1 + intitulé niveau 2 + intitulé niveau 3 Centralisatrice Code du niveau sélectionné dans l’assistant Intitulé du niveau Menu Structure © Sage 2007 412 Niveau 2 : Bijoux or OR Niveau 3 : Bagues BA Niveau 4 : Chevalières CH Diamant DI Rubis RU On paramètre la génération des familles avec une centralisation au niveau 3. Le programme générera les familles suivantes. 􀀳 Si l’on désire plus de familles centralisatrices, il est nécessaire de les créer manuellement dans la liste des familles. Si une structure de catalogue existe, il est impossible de la modifier par l’assistant. Il est seulement possible de la compléter par d’autres niveaux. La suppression d’un niveau est impossible si des articles lui sont affectés ou sont affectés à des niveaux qui dépendent de celui que l’on veut supprimer. La modification des intitulés et des codes est toujours possible. Type Code famille Intitulé de la famille Détail RVORBACH Revente Bijoux or Bagues Chevalières Détail RVORBADI Revente Bijoux or Bagues Diamant Détail RVORBARU Revente Bijoux or Bagues Rubis Total RVORBA Revente Bijoux or Bagues Total RVOR Revente Bijoux or Total RV Revente Centralisateur BA Bagues Menu Structure © Sage 2007 413 Articles Structure / Articles Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les fiches articles. Les articles peuvent être : 􀂉 des articles simples vendus seuls, 􀂉 des articles à gamme ou à conditionnement, 􀂉 des articles à nomenclature : 􀂉 de fabrication : articles qui sont assemblés par les soins de l’entreprise et dans la composition desquels entrent d’autres articles gérés par l’entreprise ; les procédés de fabrication (machines, personnel et outillage) sont pris en compte dans la détermination de leur prix de revient ; 􀂉 commerciale/composé : plusieurs articles sont vendus ensemble et gérés sous une seule référence article ; 􀂉 commerciale/composant : plusieurs articles sont vendus ensemble mais restent gérés article par article ; 􀂉 des articles liés : dans ce cas l’appel d’un de ces articles dans une pièce de vente entraîne automatiquement la mention d’autres articles. Dans ces quatre cas, la gestion de la nomenclature elle-même ou du lien s’effectue dans une autre fonction du menu Structure, la fonction Nomenclature. Voir la fonction«Nomenclatures», page 480 . La gestion des articles peut être réalisée de deux façons différentes : 􀂉 une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir ci-dessous. 􀂉 une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir le titre «Liste des articles – Mode catalogue», page 420. Liste des articles – Gestion classique Cette liste ne s’ouvrira pas si aucune famille d’article n’a été créée. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des articles] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». Bouton correspondant : [Liste des articles] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Menu Structure © Sage 2007 414 Le nombre d’articles n’est limité que par la taille du fichier. Les colonnes affichées par cette fenêtre dépendent d’une part du mode de classement et d’autre part de la personnalisation de la liste. Voir plus loin le titre «Personnaliser la liste des articles», page 418. Opérations possibles sur la liste des articles La création, la consultation, la modification, l’impression, la suppression des articles s’effectuent comme dans toute liste d’éléments des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme». Gestion structurée des articles Le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de passer en mode catalogue ou de revenir au mode classique. Voir le titre «Liste des articles – Mode catalogue», page 420. Classement des articles La liste des articles peut se présenter sous deux aspects en fonction de la sélection faite dansla zone à liste déroulante Types d’articles disposée sur le bord inférieur de la fenêtre.. Types d’articles Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner les articles : 􀂉 Articles actifs : (valeur par défaut) ne sont affichés que les articles dont l’option Mise en sommeil n’a pas été cochée dans leur fiche. Dans ce cas, la zone Classement est estompée et la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » permet de choisir la présentation des articles : 􀂉 Référence article : (valeur par défaut) les articles sont classés sur leur référence article. 􀂉 Désignation : les articles sont classés sur leur désignation. 􀂉 Famille : les articles sont classés sur leur famille d’appartenance. 􀂉 Articles mis en sommeil : la liste ne propose que les articles mis en sommeil avec les mêmes particularités de présentation que pour le choix précédent. 􀂉 Tous les articles : tous les articles sont affichés même ceux mis en sommeil. Dans ce cas, la zone Classement devient active et propose les classements suivants : 􀂉 Référence article : (valeur par défaut) les articles sont classés sur leur référence article. Menu Structure © Sage 2007 415 Dans ce cas la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » se positionne d’slls-même sur Référence article mais il est possible ensuite de sélectionner les deux autres possibilités de tri avec les conséquences qui en découlent. 􀂉 Référence fournisseur : les articles sont classés sur leur référence chez le fournisseur principal. Les colonnes de la fenêtre sont automatiquement modifiées : les colonnes Référence fournisseur et Fournisseur apparaissent tandis que la colonne Référence article remplace la colonne Famille (on peut cependant faire apparaître cette dernière par la fonction Personnaliser la liste). Pour les deux derniers cas : Articles en sommeil et Tous les articles, l’accès aux articles mis en sommeil reste libre quelle que soit la position de l’option Interdire la saisie des données mises en sommeil du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », cochée ou non cochée, ceci pour permettre l’accès à leur fiche et modifier éventuellement leur position. 􀀳 La fonction garde le type de sélection utilisé en dernier et ne se remet à ses valeurs par défaut qu’après extinction du programme. La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet « Complément » de la fiche article. Classement Liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre et proposant les choix suivants : 􀂉 Référence Article : classement par défaut donnant le type, la référence article, la désignation et la famille ; 􀂉 Référence Fournisseur : les colonnes précisent de gauche à droite le type, la référence fournisseur, la désignation, le fournisseur et la référence article. Le classement de la liste est réalisé en fonction de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». Si le classement s’effectue sur la Référence article, l’ordre est le suivant : 􀂉 Référence article (classement par défaut), 􀂉 Désignation de l’article, 􀂉 Famille. Si le classement s’effectue sur la Référence fournisseur, l’ordre est le suivant : 􀂉 Référence fournisseur, 􀂉 Numéro de Fournisseur, 􀂉 Référence article (classement par défaut). 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Une colonne affiche des informations particulières. Colonne Type Le type d’article est symbolisé par une icône : 􀂉 Article simple, 􀂉 Article à nomenclature de fabrication, 􀂉 Article à nomenclature commerciale composé, 􀂉 Article à nomenclature commerciale composant, 􀂉 Article lié. L’icône Article simple est affectée à tout nouvel article. Si vous définissez un type de nomenclature, l'icône correspondante est automatiquement appliquée. Rechercher un article La recherche d’un article peut s’effectuer de manière classique comme expliqué ci-dessous ou en utilisant le mode catalogue. Menu Structure © Sage 2007 416 Voir le titre «Liste des articles – Mode catalogue», page 420. Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour sélectionner rapidement une référence article, tapez simplement les premiers caractères de l’élément. 􀀳 Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été enregistrés pour l’élément recherché. Le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils «Navigation». On peut aussi rechercher un article en cliquant sur le bouton [Atteindre] un article de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». On peut également utiliser le bouton [Atteindre] de la barre d’outils « Navigation ». Cette fonction propose par défaut le fichier des articles et les critères de sélection suivants : 􀂉 Référence (valeur par défaut), 􀂉 Désignation, 􀂉 Référence client, 􀂉 Référence fournisseur. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des articles et nomenclatures élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Création d’un article L’ajout d’un article s’effectue comme dans toutes les listes des programmes Sage. On peut enfin créer un article en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » ou en tapant la combinaison de touches CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste des articles est la fenêtre active. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. 􀀲 En mode structuré avec paramétrage de la référence automatique de l’article sur la racine famille, la création d’un article fait se positionner systématiquement le curseur dans la zone Famille pour enregistrer celle-ci en premier. La référence est ensuite automatiquement proposée et il reste à compléter les autres zones de la fenêtre. Duplication d’un article Un article peut être créé par duplication. Opérez comme suit : 1 . Ouvrez la fiche de l’article à dupliquer. 2 . Lancez la commande Edition / Dupliquer du menu Edition ou cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ». 3 . Renseignez la référence et la désignation du nouvel article dans la fenêtre « Dupliquer un article » qui s’ouvre. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez. On peut créer un article en cliquant sur le bouton [Créer un article] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut aussi créer un article en cliquant sur le bouton [Créer un article] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Menu Structure © Sage 2007 417 Certaines données sont reprises de l’article dupliqué mais peuvent être modifiées. Suppression d’un article Il est impossible de supprimer un article dans les cas suivants : 􀂉 des cumuls de stock existent pour cet article, 􀂉 l’article a été utilisé dans un barème, 􀂉 un événement de l’agenda est associé à l’article, 􀂉 l’article est mentionné dans une pièce, 􀂉 l’article est mentionné dans une nomenclature, 􀂉 l’article est mentionné dans le volet « A propos de... / Comptable / Général » comme article d’escompte ou de TVA non perçue, 􀂉 l’article est utilisé comme article de substitution, 􀂉 l’article est mentionné dans un abonnement. 􀂉 l’article est mentionné dans le volet « A propos de… / Communication » comme article d’attente de la communication Sage e-commerce, 􀂉 l’article est mentionné dans le volet « A propos de… / Commercial / Paramètres généraux » comme article de gestion des nomenclatures et ressources. Les sélections multiples sont possibles dans cette liste pour les suppressions. Pour les modifications et consultations, seul le premier article sélectionné s’ouvrira. 􀀲 La suppression d’une fiche article entraîne automatiquement celle de la fiche nomenclature si l’article en possède. Voir la fonction «Nomenclatures», page 480. Impression des articles Pour imprimer les articles et les fonctions associées, utilisez la commande Rechercher de la barre d’outils «Navigation». Vous pouvez imprimer : 􀂉 la liste des articles, 􀂉 les fiches articles (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction Rechercher/Remplacer), 􀂉 la liste des nomenclatures, 􀂉 les fiches nomenclatures (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction Rechercher/Remplacer), 􀂉 les tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 les tarifs par clients, 􀂉 les tarifs par fournisseurs, 􀂉 la liste des nomenclatures, 􀂉 les fiches nomenclatures, 􀂉 les catégories comptables par article en sélectionnant, pour ces dernières possibilités, les fichiers correspondants dans la liste déroulante Fichier de la commande Rechercher. Menu Structure © Sage 2007 418 Menu contextuel de la liste des articles Un menu contextuel est disponible sur la liste des articles. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes précisions à son sujet. Le menu contextuel proposé dans cette fenêtre présente une fonction supplémentaire : Interroger le compte de l’article Fait apparaître la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article pour la référence article sélectionnée dans la liste. Personnaliser la liste des articles On peut personnaliser la liste des articles soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes présentes par défaut dans la liste des articles et nomenclatures et celles que l’on peut ajouter dépendent du mode de classement, sur la Référence article ou sur la Référence fournisseur (zone Classement disposée sur le bord inférieur de la fenêtre). Les tableaux qui suivent présentent les possibilités offertes. Menu Structure © Sage 2007 419 Liste affichée par Référence article Exemple 100,00 HT ou 100,00 TTC. Liste affichée par Référence fournisseur La liste d’articles affiche autant de lignes qu’il y a de références fournisseurs. Colonnes proposées Valeur par défaut Affichée par défaut Critère de tri Type Fiche principale Oui Non Référence article Fiche principale Oui Oui (défaut) Désignation Fiche principale Oui Oui Famille Fiche principale Oui Oui Mise en sommeil Fiche principale Non Non Unité de vente Fiche principale Non Non Conditionnement Fiche principale Non Non Gamme 1 Fiche principale Non Non Gamme 2 Fiche principale Non Non Prix d’achat Fiche principale Non Non Prix de vente (1) 1. Le prix de vente est affiché suivi du type de prix (HT ou TTC). Fiche principale Non Non Fournisseur principal Fournisseur principal Non Non Stock réel Dépôt principal Non Non Stock à terme Dépôt principal Non Non Colonnes proposées Valeur par défaut Affichée par défaut Ctirère de tri Type Fiche principale Oui Non Référence fournisseur Référence fournisseur Oui Oui (défaut) Désignation Fiche principale Oui Non Fournisseur Référence fournisseur Oui Oui Référence article Fiche principale Oui Oui Famille Fiche principale Non Non Unité de vente Fiche principale Non Non Conditionnement Fiche principale Non Non Gamme 1 Fiche principale Non Non Gamme 2 Fiche principale Non Non Prix achat Référence fournisseur Non Non Prix de vente (1) Fiche principale Non Non Remise (2) Référence fournisseur Non Non Unité d’achat Référence fournisseur Non Non Conversion (3) Référence fournisseur Non Non Stock réel Dépôt principal Non Non Stock à terme Dépôt principal Non Non Menu Structure © Sage 2007 420 􀀲 Les articles ne comportant pas de référence fournisseur dans leur fiche sont absents de cette liste. Liste des articles – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des articles et de leurs familles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des articles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles d’articles. 􀂉 Celle du bas affiche les articles appartenant à la famille de dernier rang sélectionnée dans la liste du haut et ce de manière classique. Sélection des familles La sélection des familles s’effectue comme pour les familles d’articles. Voir le titre «Sélection des familles», page 391. Lorsqu’une famille est sélectionnée dans la zone du haut, non seulement les sous-familles qui peuvent en dépendre apparaissent mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachés directement ou indirectement à cette famille. Ajout d’un article Pour ajouter un article, cliquer sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La fenêtre de création d’article s’ouvrira et après avoir enregistré les informations de base qui la concernent, il suffira, dans l’encadré Catalogu du volet « Descriptif », de préciser la famille dont l’article dépend directement. Cette sélection devra se faire dans l’ordre : famille de base puis éventuellement sous-famille, sous-sous-famille, etc. 􀀳 N’oubliez pas, si vous avez paramétré une codification automatique des articles sur la recine famille d’avoir enregistré au préalable toutes les racines de toutes les familles que vous auriez pu créer. 1. Le prix de vente est affiché suivi du type de prix. 2. Lorsqu’une gamme de remise est affectée à un tarif client ou fournisseur, la colonne Remise affiche la mention «Gamme». 3. Pour l’affichage de la conversion, voir les explications données dans le volet «Structure / Articles/ nomenclatures / Fiche principale» sous le titre Détail d’un fournisseur. Menu Structure © Sage 2007 421 Supprimer un article Cette opération se fait en sélectionnant l’article dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les mêmes limitations à la suppression s’appliquent que pour la gestion classique. Consultation et modification d’un article Ces opérations s’exécutent en sélectionnant l’article dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Voir/Modifier] de barre d’outils « Navigation ». Les autres fonctions de gestion des articles (menu contextuel, personnalisation de la liste, etc.) s’appliquent comme pour la gestion classique mais uniquement à la liste du bas. Article – Détail de la fiche La fiche article porte le titre «Article». Ce titre est suivi de la référence et de la désignation de l’article concerné. Elle se compose de six volets. Onglet / Bouton Fiche principale Permet de revenir au «Volet Fiche principale – Articles», page 423 de l’article quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Complément Permet d’accéder au «Volet Complément - Articles», page 448 de l’article. Onglet / Bouton Descriptif Permet d’accéder au «Volet Descriptif - Articles», page 452 de l’article. Onglet / Bouton Champs libres Permet d’accéder au «Volet Champs libres – Article», page 455 de l’article. Onglet / Bouton Stock Permet d’accéder au «Volet Stock – Articles», page 462 de l’article. Onglet / Bouton Statistiques Permet d’accéder au «Volet Statistiques - Articles», page 474 de l’article. Bouton [Détail de la nomenclature] Ce bouton n’est disponible que si l’article dont la fiche est ouverte comporte une nomenclature qu’elle soit de fabrication, commerciale/composé, commerciale/composant ou articles liés. Dans ce cas, ce bouton ouvre la fiche nomenclature de l’article. Voir la fonction «Nomenclatures», page 480. 􀀳 Seuls les articles comportant une nomenclature sont concernés par cette fonctionnalité. Les composants de la nomenclature ou les articles sur lesquels porte un lien ne sont pas concernés et le bouton restera estompé dans leur fiche. Ce bouton devient actif dès l’instant où la zone Nomenclature du volet «Fiche principale» de l’article comporte une valeur différente de Aucune. Menu Structure © Sage 2007 422 Bouton [Visualisation d’un graphique] Ce bouton donne accès à la fonction d’affichage des graphiques. Il permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet « Statistiques ». Veuillez vous reporter au paragraphe «Gestion des graphiques – Articles», page 477. Bouton [Interrogation article] Ce bouton donne accès à la fenêtre d’interrogation de l’article considéré. On peut aussi afficher la fenêtre d’interrogation de l’article considéré en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte article] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Il est nécessaire, une fois la fenêtre de cette fonction ouverte, de valider pour faire apparaître les lignes concernant l’article. Il est possible, avant cette validation, de modifier la référence de l’article à consulter ou bien de sélectionner le volet correspondant à l’information attendue. Voir la commande «Interrogation de compte article», page 1424. Date de création Cette information n’est pas modifiable. Elle est ajoutée automatiquement par le programme lors de la création de la fiche article. La date du jour (date de l’ordinateur) y est inscrite. Les modifications ultérieures ne modifient pas cette information. Cette date pourra être utilisée comme critère de sélection dans les commandes Rechercher, Exporter et dans les impressions. 􀀳 Dans le cas d’une importation ou d’une conversion de fichier, la date enregistrée est celle du jour de l’importation ou de la conversion (date du micro-ordinateur). Date de modification Cette information est identique à la précédente mais concerne la date de dernière modification. Cette information tout comme la précédente pourront servir à la sélection des articles dans certaines fonctions. Macintosh Les dates de création et de modification sont inscrites en bas et à gauche du premier volet de l’article. La date de modification est modifiée chaque fois que l’on modifie une information concernant les articles sauf dans les cas résumés dans le tableau suivant. Fichier Modification n’entraînant pas de mise à jour de la date de modification Articles Article transféré Dernier prix d’achat Article/stock Valeur du stock Quantité en stock Quantité réservée Quantité commandée Quantité réservée contremarque Quantité commandes contremarque Article/gamme stock Valeur du stock Quantité en stock Quantité réservée Quantité commandée Quantité réservée contremarque Quantité commandes contremarque Menu Structure © Sage 2007 423 Volet Fiche principale – Articles Ce volet est destiné à l’enregistrement des informations générales sur l’article. On accède à ce volet, quand on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Les zones composant cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes. Référence Zone de 18 caractères alphanumériques au maximum permettant de saisir la référence de l’article. Cette information est obligatoire et ne pourra plus être modifiée une fois la fiche enregistrée. Les caractères saisis sont transformés en majuscules. 􀀳 La zone Référence accepte également les 7 caractères suivants : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Macintosh Les dates apparaissant en bas et à gauche sont décrites plus haut sous les titres Date de création et Date de modification. Nomenclature Cette zone à liste déroulante non éditable permet de choisir le type de nomenclature : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) l’article ne possède aucune nomenclature. 􀂉 Fabrication : cas classique d’un article composé d’un ou de plusieurs autres. Un tel article est assemblé par les soins de l’entreprise utilisatrice du programme. L’assemblage et le désassemblage sont gérés par les bons de fabrication (voir les Documents de stock). 􀂉 Commerciale / composé : un article à nomenclature commerciale / composé est composé d’un certain nombre d’articles et sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de l’article composé et non de ceux des articles qui entrent dans sa composition. 􀂉 Commerciale / composant : un article à nomenclature commerciale / composant est, comme le précédent, composé d’un certain nombre d’articles mais sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de chacun des articles qui entrent dans sa composition. 􀂉 Article lié : un article lié est associé à d’autres articles qui sont généralement vendus ensemble. L’appel d’un article lié dans une pièce générera, lors de sa validation, l’apparition des lignes des articles liés. Ces articles n’ont aucun lien avec l’article d’origine et peuvent être supprimés ou modifiés si besoin est. Menu Structure © Sage 2007 424 Le tableau ci-dessous précise quels sont les articles à nomenclature qui peuvent entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature. Comme vous pouvez le constater, un article à nomenclature commerciale ne peut jamais entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature commerciale. La zone Nomenclature se fige sur la valeur sélectionnée dès lors qu’une sélection autre que Aucun est faite dans la liste et qu’un article est affecté à la nomenclature. Elle ne redevient disponible que si on supprime tous les articles de la nomenclature. Dès qu’une valeur autre que Aucune est sélectionnée, deux opérations sont réalisées par le programme : 􀂉 une fiche comportant la référence de l’article en cours de paramétrage est créée dans la fonction Structure / Nomenclatures, 􀂉 le bouton Détail de la nomenclature devient utilisable et permet d’accéder à cette fenêtre «Fiche nomenclature» pour consultation ou modification de la nomenclature. Voir la fonction «Nomenclatures», page 480. 􀀳 Les composants des nomenclatures, sauf s’ils sont eux-mêmes des nomenclatures, et les articles sur lesquels porte un lien doivent rester paramétrés sur Aucune. Un article à gamme de type Produit peut être à nomenclature. 􀀲 Un article à nomenclature commerciale (commerciale / composant ou commerciale / composé) ne peut être géré en stock. Un message d’erreur vous le rappellera. Pour paramétrer un tel article, il est nécessaire d’ouvrir le volet «Stock» au préalable, de paramétrer la zone Suivi stock sur Aucun et de revenir dans le volet «Fiche principale» pour sélectionner un de ces deux types de nomenclatures. Désignation Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie du nom de l’article. Cette information est obligatoire mais pourra être modifiée après validation de la fiche article. Famille Liste déroulante éditable permettant de sélectionner la famille d’articles de type Détail à laquelle l’article est rattaché. Cette information est obligatoire. Une fois la famille affectée et la désignation renseignée, la zone Référence ne peut plus être modifiée, l’article est créé. Les informations renseignées dans la famille (catégorie tarifaire, catégorie comptable, référence fournisseur...) sont alors attribuées à l’article en création (mais restent modifiables). Il est obligatoire d’utiliser la touche TABULATION pour accéder aux autres zones de saisie. Les autres zones de la fiche ne deviennent actives que lorsque les informations obligatoires (référence, désignation, et famille) ont été saisies. Prix d’achat Zone permettant la saisie du prix d’achat HT de base. Lorsque pour un même article plusieurs fournisseurs sont référencés indiquer ici le prix moyen d’achat. Exemple Si vous achetez des brosses à dent par cartons de 100 au prix d’achat de 300 € (le carton) et que vous les Nomenclature Composants nomenclaturés Fabrication Commerciale/ composé Commerciale/ composant Articles liés Fabrication Oui (1) 1. Un article à nomenclature de fabrication peut entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature de fabrication et ceci jusqu’à 10 niveaux successifs. Voir plus loin les explications sur ce point. Non Non Oui (2) 2. Un article à nomenclature de fabrication ou liée peut constituer un composant d’un article à nomenclature quel que soit son type. Cette faculté est limitée à un seul niveau. Commerciale / composé Oui (2) Non Non Non Commerciale / composant Oui (2) Non Non Non Article lié Oui (2) Non Non Oui (2) Menu Structure © Sage 2007 425 revendez à l’unité, le prix d’achat à mentionner est de 3 €. Si vous les revendez par deux, le prix d’achat sera alors de 6 €. Coefficient Zone reprenant par défaut le coefficient enregistré dans la famille article. Il est modifiable. Le prix de vente est déterminé par défaut par l’application de ce coefficient au prix d’achat. Le coefficient doit être déterminé par rapport au prix de vente. Prix de vente Liste déroulante permettant l’expression du prix de vente en : 􀂉 PV HT (valeur proposée par défaut), 􀂉 PV TTC. La zone de saisie adjacente sert à enregistrer ce montant. Il est par défaut égal au produit du prix d’achat par le coefficient. Il peut cependant être modifié. 􀀳 Si vous modifiez ponctuellement le prix d’achat, le coefficient ou le prix de vente, les automatismes de calcul Prix d’achat * Coefficient et les arrondis ne s’effectueront plus. Pour revenir à cet automatisme, supprimer le prix de vente et taper la touche TABULATION. Gamme 1 / Gamme 2 Listes déroulantes proposant la liste des gammes de type Produit saisies dans les options de l’entreprise. Elle offre un item supplémentaire Aucune si l’article n’en comporte pas. La liste déroulante Gamme 1 propose uniquement les gammes de type Produit. La sélection d’une gamme dans cette liste déroulante rend valide la liste déroulante Gamme 2. Il est possible de rattacher à une fiche article une ou deux gammes de type Produit. La gestion des gammes de ce type permet de définir, par article, différentes combinaisons tout en ne générant qu’une seule fiche article. La gestion des gammes est incompatible avec : 􀂉 la gestion du stock en sérialisé, 􀂉 la gestion du stock par lot, 􀂉 la gestion d’un conditionnement, 􀂉 la vente au débit. Conditionnement Liste déroulante donnant la liste des conditionnements enregistrés dans les options de l’entreprise. Par défaut le programme ouvre cette liste sur l’item supplémentaire Aucun. Le conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons tout en ne gérant en stock qu’une seule entité. La gestion des conditionnements ne concerne que les tarifs de vente (tarifs par catégorie tarifaire et tarifs d’exception) et ne sera utilisée qu’en chaîne des ventes. La sélection d’un conditionnement invalide les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2. La gestion d’un conditionnement est incompatible avec : 􀂉 la gestion du stock en sérialisé, 􀂉 la gestion du stock par lot, 􀂉 la gestion d’une gamme, 􀂉 la vente au débit. Unité de vente Liste déroulante reprenant par défaut l’unité de vente saisie dans la famille d’article à laquelle le produit est affecté. Cette valeur peut être modifiée. L’unité de vente correspond à l’unité dans laquelle est exprimé le prix de vente. Au bas de l’écran, une liste déroulante, sur Macintosh, ou des onglets, sur Windows, permettent de sélectionner : 􀂉 les «Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente)», page 426 (valeur affichée par défaut) : tarifs de vente appliqués en fonction des catégories de clients, Menu Structure © Sage 2007 426 􀂉 les «Tarifs clients», page 434 : tarifs d’exception consentis aux clients, 􀂉 la «Gestion des références fournisseurs – Tarifs d’achat», page 436 et les tarifs d’achat, 􀂉 la «Gestion des énumérés de gamme», page 444 (seulement dans le cas d’articles à gamme), 􀂉 la «Gestion des conditionnements», page 446 (seulement dans le cas d’articles à conditionnements), 􀂉 le «Nouveau tarif», page 447 : modification des conditions de vente futures ou à compter d’une date donnée. 􀀳 Les articles ne peuvent être simultanément à gamme et à conditionnement. Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente) Cette liste est accessible par la sélection de Catégories tarifaires dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet apparaissent au dessus de la liste qui se situe en bas du volet «Fiche principale» de la fiche article. Elle propose l’ensemble des catégories tarifaires enregistrées dans les options de l’entreprise. La liste reprend les informations suivantes : 􀂉 l’intitulé de la catégorie tarifaire, 􀂉 le coefficient, 􀂉 le prix de vente suivi du type de prix (HT, TTC ou au format devise), 􀂉 le taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise a été affectée. Elle reprend par défaut le paramétrage défini dans la fiche tarifs de la famille de l’article. 􀀳 Il est impossible d’ajouter (ou de supprimer) une Catégorie tarifaire dans cette fonction. Ceci doit être fait dans les Catégories tarifaires des options de l’entreprise. La suppression d’une catégorie tarifaire permet de revenir au tarif enregistré dans le volet «Fiche principale ». Articles – Liste des catégories tarifaires – Menu contextuel Un menu contextuel est disponible sur la liste des catégories tarifaires qui apparaît au bas du volet «Fiche principale» de la fiche article. Menu Structure © Sage 2007 427 Pour plus d’informations sur les menus contextuels, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Le menu contextuel proposé dans cette fenêtre présente des commandes inaccessibles : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. Détail d’une catégorie tarifaire La fenêtre qui apparaît si l’article ne comporte pas de gamme est différente de celle des articles à gamme. Voir plus loin la description de celle qui correspond aux articles avec gamme de type produit et celle des articles à conditionnement. Pour consulter une catégorie tarifaire on peut faire un double-clic sur la ligne d’une catégorie ou la sélectionner puis utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Cette fenêtre se compose de deux volets. Volet Tarif actuel d’une catégorie tarifaire article Ce volet affiche les conditions de vente qui sont actuellement appliquées à l’article. Prix d’achat Zone reprenant la valeur saisie dans la zone Prix d’achat du volet «Fiche principale» de la fiche article. Elle n’est pas modifiable. Coefficient Zone reprenant la valeur saisie dans la zone Coefficient du volet «Fiche principale» de la fiche article. Elle est modifiable. Elle est inaccessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise. Prix de vente Liste déroulante destinée à la détermination du prix de vente : 􀂉 PV HT (valeur proposée par défaut), Menu Structure © Sage 2007 428 􀂉 PV TTC. Le type de prix de vente proposé par défaut est celui défini pour la catégorie tarifaire considérée dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Catégories tarifaires. La zone de saisie adjacente sert à enregistrer ce montant qui est par défaut égal au produit du prix d’achat par le coefficient. Il peut cependant être modifié. Cette zone est inaccessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise ou si l’option Calcul du prix de vente par rapport au prix de revient a été cochée. Remise Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie. La liste déroulante offre deux choix : 􀂉 Remise (valeur par défaut) : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du volume quantitatif ou qualitatif des ventes effectuées aux clients de la catégorie. Cette zone est limitée à l’enregistrement d’un seul taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une gamme de remise a été paramétrée pour la catégorie tarifaire. 􀂉 Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux événements peuvent se produire : 􀂉 la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprimée et la zone devient inaccessible ; 􀂉 une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous prévenir que la grille de remise va être supprimée. « La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous réellement changer de tarification ? [Oui] [Non] » Vous pouvez encore répondre Non à ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent. Devise Liste déroulante permettant de sélectionner la devise dans laquelle la catégorie tarifaire est exprimée (valeur par défaut Aucune). La liste est celle qui a été enregistrée dans l’option Devise de la fiche de l’entreprise. PV en devise Il s’agit du prix de vente en devise de l’article. 14 caractères numériques. Cette zone n’est saisissable que si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise. Le contenu de cette zone est régi par le format de devise défini dans l’option de la fiche de l’entreprise. Cette zone et la précédente sont inaccessibles si l’option Calcul du prix de vente par rapport au prix de revient a été cochée. Arrondi Liste déroulante reprenant la liste des arrondis enregistrés dans les options de l’entreprise. Un item supplémentaire, Aucun, est proposé par défaut si aucun arrondi ne doit être observé. Cette zone n’est pas accessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise. Cet arrondi ne s’applique que dans le cas où le prix de vente résulte du calcul Prix d’achat * Coefficient. Les arrondis apparaissent dans la liste sous une forme codifiée : 􀂉 Proche : +/–, 􀂉 Supérieur : +, 􀂉 Inférieur : –, 􀂉 Fin proche : F+/–, 􀂉 Fin supérieur : F+, 􀂉 Fin inférieur : F–. Menu Structure © Sage 2007 429 Calcul du Prix de vente / Prix de revient Cette option, non cochée par défaut, indique au programme que le prix de vente doit être calculé par rapport au prix de revient par application du coefficient défini pour l’article et le client. Ce prix de vente sera alors déterminé lors de la saisie du document de vente en fonction du prix de revient de la ligne. L’utilisation de cette option invalide les zones Prix de vente, Devise et PV en devise. Cette option permet de vendre à prix coûtant ou selon un coefficient de marge défini. Gamme de remise Cette zone à liste déroulante et les zones adjacentes permettent d’enregistrer des tarifs dégressifs en fonction des quantités vendues. Elle affiche la liste des grilles de remise par quantité, montant ou prix nets enregistrées dans l’option Gammes de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Gamme», page 158. 􀀳 Rappelons que la liste affiche les intitulés des grilles de remises que vous avez paramétrées. Rappelons que les types de grilles de remises offerts dans les options de l’entreprise sont les suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune grille de remise ne sera appliquée à l’article. 􀂉 Quantité : la sélection de cette option permet d’enregistrer une grille de remise par quantités dans les zones disposées en dessous. 􀂉 Montant : la sélection de cette option permet d’enregistrer une grille de remise par montants dans les zones disposées en dessous. 􀂉 Prix nets : la sélection de cette option fait s’afficher la gamme de remise sur prix nets enregistrée dans les options de l’entreprise. Il faut, dans ce cas, mentionner le prix net de vente à appliquer en fonction des quantités vendues. Lorsqu’on sélectionne une gamme de remise différente de celle qui existe, un message avertit que les valeurs précédemment saisies seront perdues. « La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous réellement changer de tarification ? [Oui] [Non] » Liste des tranches de remise La zone de liste disposée en dessous affiche les différentes tranches de remise ou de prix nets enregistrées pour l’article et la catégorie tarifaire considérés. Le choix de la gamme de remise s’effectue dans la zone à liste déroulante disposée au-dessus de la liste. L’enregistrement d’une tranche s’effectue dans les zones disposées en dessous de la liste. Les tranches sont classées par ordre croissant de quantités. Pour modifier une tranche : 1 . Cliquez sur sa ligne pour la sélectionner. Les valeurs s’affichent dans les zones de saisie. 2 . Apportez les modifications voulues. Il n’est pas possible que les quantités de deux tranches se recouvrent. 3 . Validez. Pour supprimer une tranche : 1 . Sélectionnez sa ligne en cliquant dessus. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Saisie des tranches Les deux zones disposées sous la liste des tranches ne deviennent accessibles que si une désignation de grille différente de Aucune est sélectionnée dans la zone Gamme de remise. Menu Structure © Sage 2007 430 Dans ce cas, la zone de gauche sert à saisir les quantités et celle de droite le montant des remises ou les prix nets dans le cas d’une grille de remise de ce type. Il faut valider (presser la touche ENTREE) après chaque saisie de tranche qui vient alors s’inscrire à sa position logique dans la liste. La quantité indiquée pour une tranche est toujours sa borne supérieure, sa borne inférieure étant représentée par la limite de la tranche qui lui est immédiatement inférieure. Pour indiquer la tranche maximale, taper des 9 à refus. La saisie des remises s’effectue comme suit : 􀂉 si la tranche ne comporte aucune remise, laissez cette zone vide ; 􀂉 si la remise s’applique en pour-cent, tapez simplement la valeur du pourcentage sans le faire suivre d’aucun symbole distinctif ; 􀂉 si la remise est une valeur globale en monnaie de tenue commerciale, tapez le montant de la remise suivi du symbole F ; 􀂉 si la remise est comptée unitairement en fonction de la quantité, tapez le montant de la remise suivi du symbole U ; 􀂉 si le type de grille est prix net, saisissez le montant HT du prix de vente correspondant à la tranche ; 􀂉 il est possible de cumuler jusqu'à trois remises différentes pour une même tranche en les séparant par le signe plus (+) ; le calcul de la remise résultante s’effectue alors de la gauche vers la droite ; on peut combiner des remises en pour-cent et en montant. 􀀳 Il n’est pas possible de cumuler ou de mélanger des remises et des prix nets. Exemple Une grille de remise pourra avoir l’aspect suivant. Ce qui se traduira de la façon suivante : jusqu'à 50 articles pas de remise de 51 à 100 articles 3 % de remise sur le montant global de la vente de 101 à 150 articles 4,94 % de remise sur le montant global de la vente de 151 à 200 articles remise globale de 250 € (si la monnaie de tenue est l’euro) de 201 à 250 articles remise globale de 250 € plus 10 % sur le montant global remise fixe déduite au dessus de 251 articles remise de 15 € par article. Volet Nouveau tarif d’une catégorie tarifaire article Ce volet permet d’enregistrer les nouveaux tarifs que vous voulez appliquer à la présente catégorie tarifaire de l’article ainsi que leur éventuelle date d’application. La mise à jour globale des nouveaux tarifs spécifiques ainsi enregistrés se fera à l’aide de la fonction Structure / Mise à jour des tarifs. Voir la fonction «Mise à jour des tarifs», page 309. Quantité Remise 50 100 3% 150 3%+ 2% 200 250F 250 250F + 10% 99999999999 15U Menu Structure © Sage 2007 431 Ne peuvent être saisies dans ce volet que les informations suivantes : 􀂉 Date d’application : zone dont la saisie est facultative et qui permet de fixer à l’avance la date à laquelle la modification de tarif interviendra. Cette modification n’est cependant pas automatique et doit se faire par l’intermédiaire de la fonction Mise à jour des tarifs. 􀂉 Coefficient, 􀂉 Prix de vente, 􀂉 Remise, 􀂉 PV en devise. Seules les valeurs enregistrées dans ces zones seront prises en compte lors de la mise à jour automatisée des tarifs. Les autres zones peuvent être modifiées dans ce volet mais leurs modifications seront immédiatement reportées dans les zones équivalentes du volet «Tarif actuel» de la même fiche. Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à une seule gamme Un article à simple gamme comporte une gamme de produit (seule la liste déroulante Gamme 1 a été renseignée). La partie centrale des deux volets « Tarifs actuel » et « Nouveau tarif » de la fenêtre décrite précédemment s’est augmentée d’une zone dans laquelle vous pouvez définir un prix pour chacun des énumérés composant la gamme. Par défaut, le prix appliqué à chacun est celui déterminé dans la zone Prix de vente. Pour ajouter un énuméré : tapez les informations dans les zones de saisie et validez. Si un énuméré est sélectionné, il faut le dessélectionner au préalable, sinon il est modifié. Menu Structure © Sage 2007 432 La sélection et la dessélection des éléments dans les listes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Les énumérés sont classés par ordre alphabétique. Pour modifier un prix (ou un énuméré de la gamme) : cliquez sur sa ligne puis utilisez les zones de saisie en dessous de la liste. Validez pour enregistrer les modifications. Pour supprimer un énuméré : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les ajouts, modifications et suppressions d’énumérés de gammes ne valent que pour l’article en cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils se répercutent cependant à tous les tarifs de l’article (tarifs d’achat et de vente). Toutes les autres zones sont identiques à celles de la fenêtre des articles sans gamme. 􀀳 L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à simple gamme. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante. Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à double gamme Si l’article est à double gamme, la fenêtre de définition est quasi identique à celle d’un article à simple gamme. La liste déroulante Gamme 2 disposée au dessus de la liste des énumérés de Gamme 1 permet d’afficher les éléments suivants : 􀂉 Gamme 2 : dans ce cas, la liste affiche les différents énumérés de la gamme 2 qu’il est alors possible de modifier (ajout ou suppression d’un énuméré de gamme). 􀂉 Enumérés de la gamme 2 : dans ce cas la liste affiche les énumérés de la gamme 1 disponibles pour l’énuméré de gamme 2 sélectionné. Il est alors possible de modifier cette gamme 1 par modification, ajout ou suppression d’énuméré ou du prix unitaire. Par défaut la liste déroulante est sur le premier énuméré de la gamme 2 et la liste affiche les énumérés de la gamme 1 avec leur tarif. Après sélection d’un énuméré de la gamme 2, la liste affiche les énumérés de la gamme 1 permettant la modification du prix unitaire de chacun des énumérés. La modification, la suppression ainsi que la création d’énumérés de gamme s’effectuent comme dans le cas d’un article mono gamme. Les tarifs ne peuvent être définis que par couple d’énumérés. 􀀳 L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à double gamme. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante. Détail d’une catégorie tarifaire – Article à conditionnement La création d’un tel article s’effectue par la sélection d’un conditionnement dans le volet « Fiche principale » de l’article. La gestion du conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons en ne gérant en stock qu’une seule entité (unité de vente). Elle n’apporte aucune modification aux tarifs des achats. La fenêtre qui s’ouvre comporte deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ». Menu Structure © Sage 2007 433 Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 427 pour la description de ces volets. Les éléments de la liste sont les suivants. Conditionnement Zone reprenant par défaut les énumérés du conditionnement défini dans l’option Conditionnement (voir les Options de l’entreprise). Il est possible de créer, de modifier ou de supprimer un conditionnement. La création d’un conditionnement se répercute aussi sur les catégories tarifaires. Pour ajouter un conditionnement : saisissez les valeurs dans les zones en dessous du tableau Conditionnement, la désignation, la quantité et le prix unitaire du conditionnement et validez. Pour modifier un conditionnement : il suffit de le sélectionner et d’effectuer les modifications souhaitées dans la zone conditionnement puis de valider. Pour supprimer un conditionnement : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Quantité de vente L’unité de vente de l’article est rappelée dans le titre de la colonne Quantité. Il est possible de modifier la quantité en sélectionnant le conditionnement, et en modifiant la quantité dans la zone prévue à cet effet. La quantité de vente reprend par défaut la quantité définie pour l’énuméré dans l’option Conditionnement (commande A propos de…). Prix unitaire du conditionnement Le prix de vente du tarif multiplié par la quantité d’unité de vente du conditionnement est repris par défaut. Il est possible de modifier le prix unitaire en sélectionnant le conditionnement et en modifiant son prix unitaire dans la zone prévue à cet effet. Le nombre de conditionnements par article est illimité. 􀀳 Les modifications apportées aux conditionnements se répercutent à l’ensemble des tarifs de vente de l’article. Gamme de remise La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a. Les remises ou les prix nets enregistrées dans ces zones s’appliqueront dans les pièces mentionnant l’article. La sélection d’une gamme de remise est précisée sous le titre «Paramétrage des fournisseurs – Familles d’articles», page 402. Menu Structure © Sage 2007 434 􀀳 L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à conditionnement. Dans ce cas, le prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Tarifs clients Cette liste est accessible par la sélection de Tarifs clients dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cet onglet ou cette liste déroulante apparaissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet « Fiche principale » de la fiche article. 􀀲 Les tarifs clients ne sont pas applicables aux clients affiliés à une centrale d’achat. Un message d’avertissement le rappelle. « Le client XXX possède une centrale d’achat. Des tarifs clients ne peuvent être définis sur son compte ! [OK] » 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il est identique à celui décrit pour les Catégories tarifaires. Veuillez vous y reporter. Lors de la saisie de l’article dans un document, le programme procédera de la manière suivante : 􀂉 s’il existe un tarif pour le client concerné, c’est le prix défini dans le tarif client de l’article qui sera proposé, 􀂉 s’il n’y a pas de tarif client, c’est le prix défini dans la catégorie tarifaire du client qui sera affiché, 􀂉 s’il n’y a pas de tarif client et s’il n’existe aucune catégorie tarifaire, c’est le prix défini dans la fiche principale qui sera proposé. 􀀳 Rappelons que le tarif client doit s’utiliser uniquement pour gérer les exceptions. La liste présente les éléments suivants : 􀂉 le N° du client, 􀂉 la Référence client : référence de l’article pour le client (18 caractères alphanumériques), 􀂉 le Coefficient, 􀂉 le Prix de vente, 􀂉 et la Remise. Le prix de vente est suivi de « HT » si le prix est exprimé en hors taxe, de « TTC » si celui-ci est défini toutes taxes comprises et s’il est exprimé en devise, dans le format de la devise. Le mot « Remise » est remplacé par le mot « Gamme » si le tarif en question possède une gamme de type Remise par Quantité ou Remise par Montant ou Prix net. 􀀳 L’utilisation du tarif client doit se faire pour les exceptions uniquement. En effet, les catégories tarifaires qui ont été saisies dans l’option Catégorie tarifaire (options de l’entreprise) sont systématiquement rattachées aux articles. Par contre, les tarifs par client doivent être créés pour chaque article. Menu Structure © Sage 2007 435 Exemple Un de vos client est gros consommateur d’un article bien particulier. De ce fait, il vous demande pour cet article une tarification correspondant à sa masse d’achat. Vous allez créer pour l’article en question un tarif client qui lui sera réservé. Dans la mesure du possible, et pour ne pas alourdir inutilement le fichier commercial, privilégier l’utilisation des catégories tarifaires. 1 . Pour ajouter un tarif, assurez-vous que le pointillé de sélection se trouve bien dans la liste (ou qu’une ligne y est sélectionnée) puis cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». Le nombre de tarifs par client pour un article n’est limité que par la taille de vos fichiers. 2 . Leur consultation/modification ainsi que leur suppression s’effectue comme pour les listes classiques (voir le « Manuel de la gamme »). On peut utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] pour faire défiler les fiches tarifs. Détail d’un tarif client – Article sans gamme ni conditionnement La plupart des zones de la fenêtre de saisie des tarifs d’exception ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les catégories tarifaires. Veuillez vous y référer. La fenêtre qui s’ouvre comporte notamment deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ». Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 427 pour la description de ces volets. Seules les zones décrites ci-après sont particulières aux tarifs d’exception. Référence Zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) qui permet d’indiquer une référence article pour le client. Cette référence article client est unique pour le client tous articles confondus. Si le programme constate un doublon dans les références articles clients, il affiche un message d’erreur. Numéro client Cette liste déroulante éditable permet la sélection d’un numéro de client à condition qu’il ait été enregistré au préalable dans les fiches clients. Menu Structure © Sage 2007 436 Détail d’un tarif client – Article à gamme La plupart des zones de la fenêtre de saisie des tarifs d’exception ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les catégories tarifaires et pour les articles sans gamme ni conditionnement. Veuillez vous y référer. Seule la zone décrite ci-après est particulière aux tarifs d’exception des articles à gamme. Référence énuméré Cette zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) apparaît dans la liste des énumérés. Elle permet d’indiquer une référence énuméré réservée au client. Cette référence énuméré client est unique pour le client tous articles confondus. Si le programme constate un doublon dans les références énumérés clients, il affiche un message d’erreur. 􀀳 Les articles à double gamme sont gérés comme ceux à simple gamme. Une référence énuméré peut s’appliquer à chaque couple d’énumérés. Gestion des références fournisseurs – Tarifs d’achat Cette liste, disposée au bas du volet «Fiche principale» de l’article, est accessible par la sélection de Fournisseurs dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Elle affiche l’ensemble des fournisseurs susceptibles de livrer l’article considéré. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il est identique à celui décrit pour les Catégories tarifaires. Veuillez vous y reporter. Le fournisseur principal est marqué d’une coche ( ). Menu Structure © Sage 2007 437 Elle reprend par défaut les fournisseurs définis dans la famille de l’article pour lesquels il vous faut renseigner la référence et le prix d’achat. Pour créer une référence fournisseur, cliquez dans la zone puis sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La liste reprend les informations suivantes : 􀂉 le Type de fournisseur (principal), 􀂉 le Nom du fournisseur, 􀂉 la Référence de l’article chez le fournisseur, 􀂉 le Prix d’achat au format de la devise si celui-ci est exprimé en devise, 􀂉 le Taux de remise (ou Gamme si une gamme de remise est affectée), 􀂉 et le Taux de Conversion. La liste des références fournisseurs est classée par numéro de fournisseur. La consultation, la modification des fournisseurs ainsi que leur suppression s’effectue comme pour les listes classiques (voir le « Manuel de la gamme »). 􀀳 Les fiches fournisseurs des articles à conditionnement ne présentent pas de caractéristiques particulières. On peut utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » pour faire défiler les fiches tarifs. Détail d’un fournisseur – Article sans gamme La fenêtre décrite ici est celle qui s’affiche si l’article ne comporte pas de gamme. La fenêtre qui s’ouvre comporte deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ». Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 427 pour la description de ces volets. Si l’article comporte une gamme de type produit, la fenêtre de définition est différente. Voir le titre «Détail d’un fournisseur – Article à une seule gamme», page 440. Menu Structure © Sage 2007 438 Référence Il s’agit de la référence de l’article chez le fournisseur. Zone de 18 caractères alphanumériques au maximum. Ce que vous tapez est automatiquement converti en majuscules. 􀀳 La zone Référence accepte également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Code barres Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer un code barres propre au fournisseur de l’article considéré. Ce code barres doit être unique pour le fournisseur tous articles confondus. Un message d’erreur apparaît en cas de doublon. Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. Prix d’achat Il s’agit du prix d’achat HT de l’article chez le fournisseur. Par défaut le programme reprend le prix d’achat du volet «Fiche principale» de l’article. Cette zone est estompée si une devise est sélectionnée. Cette zone peut être mise à jour si l’option Mise à jour du prix d’achat en saisie a été paramétrée sur une valeur différente de Aucune. Voir le volet «Volet Préférences – A propos de…», page 122. Selon que l’article dispose d’une unité de conversion différente de 1 ou qu’il soit à gamme, la mise à jour du prix mentionné dans cette zone présente différentes particularités. Voir le titre «Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs», page 442. Remise Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie. La liste déroulante offre deux choix : 􀂉 Remise (valeur par défaut) : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du volume quantitatif ou qualitatif des différents achats effectués chez le fournisseur. Cette zone est limitée à l’enregistrement d’un taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une gamme de remise a été paramétrée pour la référence fournisseur. 􀂉 Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux événements peuvent se produire : 􀂉 la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprimée et la zone devient inaccessible ; 􀂉 une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous prévenir que la grille de remise va être supprimée. Vous pouvez encore répondre Non à ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent. Unité d’achat Liste déroulante proposant la liste des unités d’achat. Il s’agit de l’unité dans laquelle est exprimé le prix d’achat. Unité(s) d’achat = Unité(s) de vente Ces deux zones permettent d’enregistrer les deux facteurs pris en compte par le programme pour convertir les unités d’achat entrant en stock en unités de vente dans lesquelles sont gérés les stocks : 􀂉 l’unité d’achat et Menu Structure © Sage 2007 439 􀂉 l’unité de vente. Par défaut ces deux valeurs sont égales à 1. L’unité de conversion est le rapport entre l’unité d’achat et celle de vente. La détermination de l’unité de conversion se fait de la façon suivante : 􀂉 Si l’unité d’achat est égale à 1 ou si elle n’a pas été renseignée, l’unité de conversion est égale à l’unité de vente. Si cette dernière valeur n’a pas été précisée, l’unité de conversion prend la valeur 1. 􀂉 Si l’unité d’achat a une valeur supérieure à 1, l’unité de conversion s’exprime alors par le rapport Si l’unité de vente n’a pas été précisée, sa valeur est prise égale à 1. L’unité ainsi déterminée sera celle mentionnée lors des impressions. Exemple Un article est acheté par palettes de 50 et revendu par lots de 2. La valeur 50 doit être saisie dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est alors de 25. En d’autres termes : 2 unités d’achat = 50 unités de vente ou plus simplement 1 unité d’achat = 25 unités de vente. Un article est acheté à la douzaine et revendu à l’unité. La valeur 12 doit être saisie dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 1 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 12. En d’autres termes : 1 unité d’achat = 12 unités de vente. Un article est acheté au kilogramme et revendu au quintal. La valeur 1 doit être saisie dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 100 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 1;100. En d’autres termes : 100 unités d’achat = 1 unité de vente. Un article est acheté par lots de 3 et revendus par lots de 2. La valeur 3 doit être saisie dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 3;2. En d’autres termes : 2 unités d’achat = 3 unités de vente. 􀀳 Il est très important de bien renseigner ces deux zones dans le cas d’un article ayant une unité d’achat différente de celle de vente. Si ces zones ne sont pas renseignées, le programme considère que l’unité d’achat est égale à celle de vente (taux de conversion = 1). Cela risque de fausser les quantités entrées en stock ainsi que sa valorisation. Fournisseur principal Case à cocher permettant de sélectionner le fournisseur principal. Cette information est obligatoire. Le fait de sélectionner cette option pour un fournisseur donné dessélectionne le précédent. Le programme reprend par défaut le fournisseur principal enregistré dans la famille de l’article. L’affectation d’un fournisseur comme principal aura une influence sur les commandes automatiques (voir articles en indisponibilité dans les Documents des ventes). Cette précision est rappelée dans la liste des références fournisseurs par une coche ( ) au début de sa ligne. Numéro fournisseur Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le numéro du fournisseur et son intitulé à condition qu’il ait été créé au préalable. Devise Liste déroulante permettant de sélectionner la devise enregistrée dans l’option A propos de... / Options / Devise. Unité de vente Unité d′achat ---------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 440 PA en devise Zone de 14 caractères numériques permettant de saisir le prix d’achat en devise de l’article chez le fournisseur. Cette zone n’est saisissable que si une devise est rattachée à la référence fournisseur. Le montant indiqué est régi par le format de la devise (cf. l’option Fichier / A propos de… / Options / Devise). Le fait d’affecter une devise active la zone PA en devise et rend inactive la zone Prix d’achat. Colisage Quantité minimale imposée par le fournisseur. Cette information doit être enregistrée en unités d’achat. 14 caractères numériques au maximum. L’intitulé de l’unité d’achat sélectionnée apparaît à droite de la zone de saisie. Exemple Vous achetez un article par cartons de 12. Vous avez enregistré Carton de 12 comme unité d’achat. Votre fournisseur vous livre ces cartons par palette de 4 et vous impose un minimum de 2 palettes. Le colisage à saisir est donc 8. QEC (Quantité économique de commande) Minimum de commande que l’on se fixe. 14 caractères numériques au maximum. Cette valeur ne peut être inférieure au Colisage et doit être enregistrée en unités d’achat. L’intitulé de l’unité d’achat sélectionnée apparaît à droite de la zone de saisie. Garantie Garantie du fournisseur pour l’article en mois comprise entre 0 et 9999. Délai d’approvisionnement (appro) Délai d’approvisionnement moyen en jours compris entre 0 et 999. Gamme de remise La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a. Les remises enregistrées dans ces zones s’appliqueront dans les pièces mentionnant l’article. Sélection d’une gamme de remise La liste déroulante propose les gammes de types Remise par quantité, Remise par montant et Prix nets enregistrées dans l’option A propos de… / Options / Gamme. Cette liste propose un item supplémentaire Aucune : aucun tarif dégressif n’est proposé pour l’article et le fournisseurs sélectionnés. La sélection d’une gamme de remise est précisée sous le titre «Paramétrage des fournisseurs – Familles d’articles», page 402. Détail d’un fournisseur – Article à une seule gamme Si l’article est à simple gamme, la fenêtre de définition est différente. Un article à simple gamme comporte une seule gamme de produit (seule la liste déroulante Gamme 1 a été renseignée). Menu Structure © Sage 2007 441 La partie centrale de cette fenêtre s’est augmentée d’une zone dans laquelle vous pouvez définir une référence énuméré, un code barres et un prix pour chacun des articles composant la gamme. Par défaut, le prix appliqué à chacun est celui déterminé dans la zone Prix d’achat. Pour ajouter un énuméré, tapez les informations dans les zones de saisie en dessous de la liste et validez. Si un énuméré est sélectionné, il faut le dessélectionner au préalable, sinon il est modifié. Voir le «Manuel de la gamme» en ce qui concerne les sélections et dessélections dans les listes. Les énumérés sont classés par ordre alphabétique. 1 . Pour modifier un prix (ou un énuméré de la gamme), cliquez sur sa ligne puis utilisez les zones de saisie en dessous de la liste. Validez pour enregistrer les modifications. 2 . Pour supprimer un énuméré, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les ajouts, modifications et suppressions d’énumérés de gammes ne valent que pour l’article en cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils se répercutent cependant à tous les tarifs de l’article (tarifs d’achat et de vente). Toutes les zones sont identiques à celles de la fenêtre des articles sans gamme à l’exception des deux suivantes qui apparaissent dans la liste des énumérés. Référence énuméré Cette zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) apparaît dans la liste des énumérés. Elle permet d’indiquer une référence énuméré pour le fournisseur. Cette référence énuméré fournisseur est unique pour le fournisseur tous articles confondus. Si le programme constate un doublon dans les références énumérés fournisseurs, il affiche un message d’erreur. Code barres Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’indiquer un code barres pour chaque énuméré de gamme ou couple d’énumérés de gamme. Le code barre doit être unique pour l’ensemble des articles du fournisseur. Un message d’erreur apparaîtra si le programme constate la présence d’un doublon. Menu Structure © Sage 2007 442 Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. Détail d’un fournisseur – Article à deux gammes Si l’article est à double gamme, la fenêtre de définition est quasi identique à celle d’un article à simple gamme. La liste déroulante Gamme 2 disposée au dessus de la liste des énumérés de Gamme 1 permet d’afficher les éléments suivants : 􀂉 Gamme 2 : dans ce cas, la liste affiche les différents énumérés de la gamme 2 qu’il est alors possible de modifier (ajout ou suppression d’un énuméré de gamme). 􀂉 Enumérés de la gamme 2 : dans ce cas la liste affiche les énumérés de la gamme 1 disponibles pour l’énuméré de gamme 2 sélectionné. Il est alors possible de modifier cette gamme 1 par modification, ajout ou suppression d’énuméré ou du prix unitaire. Par défaut la liste déroulante est positionnée sur le premier énuméré de la gamme 2 et la liste affiche les énumérés de la gamme 1 avec leur tarif. Après sélection d’un énuméré de la gamme 2, la liste affiche les énumérés de la gamme 1 permettant la modification du prix unitaire de chacun des énumérés de la gamme 1, la suppression des énumérés, la création des énumérés de la gamme 1. Les tarifs ne peuvent être définis que par couple d’énumérés. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs Mise à jour en cas d’unité de conversion Deux cas peuvent se présenter : 􀂉 L’unité de conversion est égale à 1 : le prix d’achat est reporté sans modification. 􀂉 L’unité de conversion est différente de 1 : le prix d’achat est recalculé en appliquant la conversion. L’unité de conversion est décrite plus haut dans cette fonction. Exemple Soient les références fournisseurs suivantes : 1 unité d’achat = 1 unité de vente Prix d’achat saisi dans le document : 100,00 Prix mentionné lors de la mise à jour : 100,00 1 unité d’achat = 12 unités de vente Prix d’achat saisi dans le document : 100,00 Prix mentionné lors de la mise à jour : 3 unités d’achat = 1 unité de vente Prix d’achat saisi dans le document : 100,00 Prix mentionné lors de la mise à jour : 100, 00 12 ----------------- = 8, 33 Menu Structure © Sage 2007 443 Mise à jour en cas d’article à gamme de type produit Lorsque la saisie est effectuée à partir de la fenêtre de saisie des énumérés de gamme, plusieurs lignes peuvent être enregistrées automatiquement dans le document d’achat. Le prix d’achat modifié sera celui de chaque énuméré concerné. 􀀳 En cas d’article mentionnant un prix d’achat en devise, c’est cette valeur qui est modifiée dans la référence fournisseur. La saisie des documents d’achat ne permet pas de saisir un document ayant une devise enregistrée dans l’en-tête différente de celle de la référence du fournisseur. La devise ne peut pas être modifiée à ce niveau. Le tableau qui suit précise les types de documents qui mettent ou non à jour les prix d’achat en fonction du choix fait dans la zone Mise à jour du prix d’achat en saisie de la fiche de l’entreprise. Exemple Exemple L’article simple BAAR01 a la référence fournisseur suivante : N° fournisseur BILLO Référence fournisseur BAR1 Prix d’achat 150,00 Devise Aucune Prix d’achat en devise Vide Option Mise à jour du prix d’achat en saisie positionnée sur Bon de commande. Saisie d’une préparation de commande pour le fournisseur BILLO Prix d’achat mentionné dans la pièce = 140,00 Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 150,00 Pas de modification Saisie d’un bon de commande pour le fournisseur BILLO Prix d’achat mentionné dans la pièce = 160,00 Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 160,00 Modification du prix d’achat Saisie d’un bon de livraison pour le fournisseur BILLO Prix d’achat mentionné dans la pièce = 130,00 Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 130,00 Modification du prix d’achat Saisie d’une facture pour le fournisseur BILLO Prix d’achat mentionné dans la pièce = 155,00 Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 155,00 Modification du prix d’achat 100, 00 13 -- ----------------- = 300, 00 Type de document Position de l’option Mise à jour du prix d’achat en saisie Aucune Préparation de commande Bon de commande Bon de livraison Facture Préparation de commande Non Oui Non Non Non Bon de commande Non Oui Oui Non Non Bon de livraison Non Oui Oui Oui Non Bon de retour Non Non Non Non Non Bon d’avoir fournisseur Non Non Non Non Non Facture Non Oui Oui Oui Oui Menu Structure © Sage 2007 444 Exemple L’article BRAAR10 a la référence fournisseur suivante : N° fournisseur ECLAT Référence fournisseur BR001 Prix d’achat Vide Devise £ Prix d’achat en devise 40,00 £ Option Mise à jour du prix d’achat en saisie positionnée sur Bon de commande. Saisie d’une préparation de commande pour le fournisseur ECLAT Devise d’en-tête de pièce : £ Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 35,00 Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 40,00 Pas de modification Saisie d’un bon de commande pour le fournisseur ECLAT Devise d’en-tête de pièce : £ Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 60,00 Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 60,00 Modification du prix d’achat Saisie d’un bon de livraison pour le fournisseur ECLAT Devise d’en-tête de pièce : £ Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 30,00 Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 30,00 Modification du prix d’achat Gestion des énumérés de gamme Cette fonction, et le volet qui lui correspond, n’est disponible que pour les articles disposant d’une ou de deux gammes. Cette liste est accessible par la sélection de Gamme dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet apparaissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet «Fiche principale» de la fiche article. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il est identique à celui décrit pour les Catégories tarifaires. Veuillez vous y reporter. Cette commande permet d’affecter une référence, un code barres et un prix d’achat aux articles à simple gamme ou à double gamme. Elle permet aussi de gérer directement et plus simplement les combinaisons de gammes en cas d’articles à deux gammes. 􀀳 Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. Lors de la saisie des documents de vente, si l’on enregistre directement, dans la colonne Référence article, la référence par énuméré de gamme, la fenêtre de sélection des gammes ne s’affichera pas et la ou les colonnes Gamme se compléteront du ou des énumérés correspondants. La référence de l’article sera automatiquement convertie dans celle de l’article. Menu Structure © Sage 2007 445 􀀳 En cas de conversion des fichiers d’une version antérieure à la version 6.00, le prix d’achat affecté aux énumérés sera celui enregistré dans la fiche du fournisseur principal (si elle existe) sinon ce sera le prix d’achat enregistré dans le volet « Fiche principale » de l’article. La saisie de ces informations s’effectue directement dans cette fenêtre sans qu’il soit nécessaire d’en faire apparaître une particulière. Code barres Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’indiquer un code barre pour chaque énuméré de gamme ou couple d’énumérés de gamme. Le code barre doit être unique pour l’ensemble du fichier des articles. Un message d’erreur apparaîtra si le programme constate la présence d’un doublon. Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. Existence d’un nouveau tarif Lorsqu’un nouveau tarif d’achat comportant une date d’application a été enregistré dans le volet «Nouveau tarif» accessible à ce même niveau, une case à cocher Nouveau tarif au… apparaît dans cette fenêtre. Elle mentionne l’existence d’un nouveau tarif général enregistré pour la gamme de l’article avec application à une date donnée. Quand on la coche, le nouveau tarif général d’achat apparaît à droite de chaque élément de gamme (si le nouveau tarif porte sur le prix d’achat). Il est alors possible de moduler le tarif d’achat en fonction de l’élément de gamme en sélectionnant chaque ligne et en portant les modifications dans les zones de saisie au bas de la liste puis en validant. Cet affichage et ces saisies n’ont aucun effet sur les documents d’achat qui resteront tarifés aux prix actuels tant qu’une mise à jour des tarifs n’aura pas été réalisée. Article à une seule gamme Dans le cas d’un article à une seule gamme, les zones de saisie ont l’aspect illustré plus haut. Il est possible d’ajouter ou de supprimer des énumérés pour l’article en cours de paramétrage. Pour ajouter un énuméré : assurez-vous qu’aucune ligne n’est sélectionnée et enregistrez référence, nouvel énuméré et prix d’achat dans les zones de saisie en dessous de la liste. Validez après saisie. Voir le «Manuel de la gamme» pour la sélection ou la dessélection des éléments dans les listes. Pour modifier un énuméré : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un énuméré : sélectionnez sa ligne dans la liste et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Référence Cette colonne permet l’enregistrement de la référence de l’article (18 caractères alphanumériques) correspondant à l’énuméré de gamme mentionné. Menu Structure © Sage 2007 446 Cette référence doit être unique pour l’ensemble du fichier article. Elle peut être imprimée dans les états. Enuméré Cette colonne, dont le contenu est modifiable, reprend l’énuméré de gamme de type Produit affecté à l’article en cours de saisie. Prix d’achat Cette colonne permet la saisie du prix d’achat correspondant à l’énuméré. Articles à deux gammes Dans le cas d’un article à deux gammes, les zones de saisie ont un aspect différent. Gamme 2 Cette liste déroulante disposé au dessus de la liste des énumérés permet de choisir un des énumérés de second niveau pour affecter références, énumérés (de second niveau) et prix d’achat. Le maniement est identique à celui détaillé ci-dessus. 􀀳 Pour modifier les énumérés de premier niveau (Gamme 1) il faut afficher Gamme 2 dans cette liste déroulante. Dans ce cas, la liste des énumérés de niveau 1 apparaît et vous pouvez travailler dessus mais seulement pour en modifier la gamme. Gestion des conditionnements Cette commande n’est disponible que pour les articles disposant d’un conditionnement. Cette liste est accessible par la sélection de Conditionnement dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet apparaissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet «Fiche principale» de la fiche article. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il est identique à celui décrit pour les Catégories tarifaires. Veuillez vous y reporter. Cette commande permet d’affecter une référence particulière aux différents conditionnements pratiqués. Il est possible de modifier les quantités et d’ajouter, de modifier ou de supprimer les énumérés de conditionnements. Le maniement des zones de cette liste s’effectue exactement comme celui des énumérés de gamme. Veuillez vous y reporter. Menu Structure © Sage 2007 447 La liste mentionne une colonne Codes barres qui peut être saisie manuellement (18 caractères alphanumériques majuscules) ou renseignée automatiquement par le programme lors de la création de l’article si on utilise la codification automatique. Ce code barres peut servir à l’appel de l’article dans une pièce. Le programme vérifie l’unicité de ce code. Voir l’option «Codification automatique», page 136 de la fiche de l’entreprise. Une colonne P (Principal) précise, sous la forme d’une coche ( ), le conditionnement principal, c’est-àdire celui qui sera proposé par défaut lors de la saisie de l’article dans une pièce de vente. Il ne peut y avoir qu’un seul article principal. Le fait de cocher une ligne dessélectionne celle qui était cochée auparavant. Le conditionnement par défaut est reporté dans le volet «Stock» pour l’affichage des valeurs. Le programme n’affecte aucun conditionnement par défaut. Cette information n’est pas obligatoire. 􀀳 Si on veut, en saisie de pièce, modifier le conditionnement proposé par défaut, il faut presser la touche de fonction F4 depuis la colonne Conditionnement pour ouvrir la fenêtre « Conditionnement » de l’article et sélectionner celui qui convient. Nouveau tarif Cette liste est accessible par la sélection de Nouveau tarif dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet apparaissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet « Fiche principale » de la fiche article. Ce volet permet de définir le nouveau tarif principal de l’article. 􀀲 Les valeurs enregistrées dans ce volet concernent l’article en général et n’ont aucune influence sur les tarifs spéciaux appliqués aux catégories de clients, tarifs d’exception clients, etc. Les modifications de ces tarifs spéciaux s’effectuent dans les volets « Nouveau tarif » accessibles dans les fiches des catégories tarifaires, tarifs d’exception et autres décrites sous les titres qui les concernent. La mise à jour des tarifs généraux des articles s’effectue par le biais de la fonction Structure / Mise à jour des tarifs. Reportez-vous à la fonction «Mise à jour des tarifs», page 309 pour toute information concernant le déroulement des mises à jour. Pour saisir une nouvelle valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ; 2 . enregistrez la nouvelle valeur dans la zone de saisie en bas du volet ; 3 . validez. Pour modifier une valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ; 2 . enregistrez la valeur modifiée dans la zone de saisie en bas du volet ; Menu Structure © Sage 2007 448 3 . validez. Pour supprimer une valeur : 1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ; 2 . effacez la valeur dans la zone de saisie en bas du volet ; 3 . validez. Date d’application du nouveau tarif La saisie de cette date est obligatoire. Si aucune date n’est renseignée, le programme affiche un message d’erreur à la fermeture de la fenêtre ou au changement de volet. Un calendrier peut être ouvert à partir de cette zone pour faciliter la sélection et la saisie des dates. L’utilisation du calendrier est décrite dans le «Manuel de la gamme». Nouveau prix d’achat / Nouveau coefficient / Nouveau prix de vente La saisie de ces trois valeurs n’est pas obligatoire. Si le prix d’achat et le coefficient sont saisis, le programme détermine automatiquement le prix de vente ; ce prix de vente peut néanmoins être modifié. Volet Complément - Articles On accède au volet « Complément » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Cette fiche rassemble des informations diverses et en particulier les informations concernant les catégories comptables attachées à l’article. Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut. En création de fiche article, la plupart de ces zones reprennent les valeurs paramétrées dans la fiche de la famille à laquelle l’article appartient. Toutes sont modifiables. Unité de poids Liste déroulante permettant de déterminer l’unité dans les deux zones qui la suivent : 􀂉 Poids net, permettant de saisir le poids net unitaire de l’article, 􀂉 Poids brut, permettant de saisir le poids brut unitaire de l’article. Menu Structure © Sage 2007 449 􀀳 Il est possible de facturer des articles en fonction du poids. Voir plus loin les explications données sur ce point. Délai de livraison Zone permettant de saisir le nombre de jours correspondant au délai de livraison, quel que soit le format de la date de livraison dans le volet «A propos de votre société / Commercial». Rappelons qu’il peut être compris entre 0 et 999. Garantie Zone reprenant la valeur saisie dans la famille. Elle est également modifiable. Elle doit être comprise entre 0 et 9999 et être saisie en mois. Raccourci Zone de 6 caractères alphanumériques au maximum. Ce code permet d’appeler l’article correspondant lors des saisies de pièces. Les indications portées à la suite de la désignation de la zone ne sont qu’un simple rappel de la façon dont, en saisie de pièce, on peut appeler ce raccourci, c’est-à-dire en tapant ce dernier en même temps que vous maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh. Article en contremarque Case à cocher permettant d'indiquer que l'article est géré en contremarque. Voir la commande «Contremarque», page 1374. Un article en contremarque peut bénéficier de toutes les options liées aux articles. Il peut être géré en stock ou non. Sa gestion en stock, cependant, offre quelques particularités car, bien que son stock soit théoriquement toujours nul, il peut être emmagasiné temporairement le temps de préparer la livraison du client sitôt celle du fournisseur effectuée. Voir le volet «Volet Stock – Articles», page 462. Vente au débit Option permettant de saisir dans la colonne Conditionnement d’un document de vente ou d’achat, les opérateurs et les opérandes servant au calcul de la quantité. 􀀳 Cette option est incompatible (la zone est estompée) avec : - le suivi de stock par lot, - le suivi de stock sérialisé, - les articles à gamme de type produit, - les articles à conditionnement. Exemple L’article Fermoir cliquet est géré en vente au débit. Le corps de la facture reprend les éléments suivants : L’information de la colonne Conditionnement est la seule information saisie. Référence Désignation Quantité Quantité colisée Conditionnement Valeur saisie sur la ligne de pièce CHFE01 Fermoir cliquet 1 1 = 6*2 Valeur affichée sur la ligne après validation CHFE01 Fermoir cliquet 12 12 6*2 Menu Structure © Sage 2007 450 􀀳 Le signe égal (=) disparaît après validation de la ligne. Il ne sert qu’à permettre au programme de faire la distinction entre un texte et une formule. Facturation / poids net Cette option permet d’obtenir une unité de facturation (le poids net) différente de l’unité de gestion du stock (la quantité). Pour un tel article, le cochage de cette option entraîne que le montant HT est calculé d’après la formule suivante : (Prix unitaire * Poids net global) − Remise = Montant HT Le poids net enregistré dans cette fenêtre sera proposé par défaut en saisie des documents dans la colonne Poids net. Cette valeur par défaut sera ensuite multipliée par les quantités saisies. 􀀳 Pour un article pour lequel l'option Facturation / poids net est sélectionnée, les prix renseignés dans les tarifs de vente et d'achat sont exprimés pour une unité de l'unité de poids renseignée dans le volet « A propos de.... / Commercial ». Les remises de type U (remise unitaire) s’appliquent sur les quantités. 􀀳 La modification de cette option n’est pas répercutée sur les articles déjà enregistrés dans les pièces. Facturation forfaitaire Pour un article dont cette option est cochée, les quantités saisies ne sont pas totalisées. 􀀳 Rappelons que la saisie d’une quantité sur une ligne de pièce est obligatoire et que sa valeur par défaut est 1. Cette option permet d’utiliser des articles de charge (frais de port, emballage, remise, consignation) qui ne nécessitent pas la saisie d’une quantité. Dans les documents utilisant de tels articles, les quantités saisies sur les lignes correspondantes ne fausseront pas les totaux relatifs aux quantités. Ces quantités seront toutefois utilisées pour calculer le montant HT de la ligne. Non soumis à l’escompte Cette option permet de définir l’article comme non soumis à l’escompte. Dans ce cas, le montant hors taxe de l’article n’entrera pas dans la base de calcul de l’escompte (option non cochée par défaut). Exemple Pour créer un article concernant les frais de transport, il faut sélectionner cette option. Le montant des frais de transport ne sera pas compris dans la base de calcul de l’escompte. 􀀳 La modification de cette option n’est pas répercutée sur les articles déjà enregistrés dans les pièces. Non impression document Option permettant de ne pas faire figurer l’article dans le corps du document. Toutefois il pourra apparaître à n’importe quel endroit du document, si la mise en page le permet. Cette option permet, par exemple, de ne pas imprimer la facturation des frais de port dans le corps du document, mais uniquement dans le pied (à condition que le modèle de mise en page utilisé le prévoit). Hors statistiques Option permettant de ne pas prendre en compte le chiffre d’affaires généré par cet article lors des calculs des impressions des statistiques. Cette option peut être cochée pour les articles comme les frais de port. Elle peut être révoquée lors des impressions. Mise en sommeil Option permettant de retirer du catalogue les articles pour lesquels la distribution n’est plus assurée. Lors de la saisie des documents, un message préviendra que cet article n’est plus au catalogue de l’entreprise. Ce message permettra toutefois la saisie de l’article. Lors de la procédure d’archivage, il sera possible de supprimer les fiches articles pour lesquelles cette option a été cochée. Le chiffre d’affaires et la quantité vendue de ces articles seront reportés sur un article générique que vous aurez sélectionné. Menu Structure © Sage 2007 451 Voir la commande «Archivage», page 1553. Publié sur le site marchand Cette option permettra la sélection de l’article pour publication sur un site marchand. Catégories comptables articles La liste occupant le bas de l’écran est reprise intégralement de la famille d’articles dont dépend celui en cours de saisie. Elle présente les catégories comptables affectées à l’article. Vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous jugez nécessaires. Voir la commande «Familles d’articles», page 387. Les catégories comptables peuvent ne pas être renseignées dans les articles. Trois cas peuvent se produire lors de la génération des écritures comptables : 􀂉 les catégories comptables ont été renseignées dans la fiche article : le programme y recherchera les informations pour mouvementer les comptes ; 􀂉 les catégories comptables n’ont été renseignées que dans la fiche famille : celles-ci seront reprises par défaut dans chaque article appartenant à cette famille ; contrairement aux familles d’articles, les comptes ne peuvent être supprimés mais modifiés ; 􀂉 pour revenir aux comptes hérités de la famille, utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ; 􀂉 ni les articles, ni les familles n’ont été renseignés : un message s’affiche indiquant que l’article ne dispose d’aucun compte général. Le tableau suivant récapitule les différents types d’articles. Article Caractéristiques Sans particularité Article pour lequel aucune gamme, aucun conditionnement, aucun numéro de série ou de lot n’a été défini. Cet article n’est pas géré en vente au débit. Simple gamme Article pour lequel la liste déroulante Gamme 1 a été renseigné par une gamme de type Produit définie dans l’option Gamme (commande A propos de). Exemple : article géré par tailles. Double gamme Article pour lequel les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2 ont été renseignés par des gammes de type Produit définies dans l’option Gamme (commande A propos de). Exemple : article géré par tailles et par couleurs. A conditionnement Le conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons de stock tout en ne gérant qu’une seule entité en stock. Exemple : ampoules électriques. Suivi en sérialisé Article pour lequel un numéro de série doit être défini. Le numéro de série est propre à chaque article. Exemple : des imprimantes informatiques. Suivi par lot Article pour lequel un numéro de lot doit être défini. Plusieurs peuvent avoir le même numéro de lot. Exemple : articles pharmaceutiques. Menu Structure © Sage 2007 452 Volet Descriptif - Articles On accède au volet « Descriptif » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Descriptif] sur Macintosh. Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut. Catalogue Les zones de cet encadré permettent d’affecter l’article à un niveau en cas de structuration du catalogue articles. Par défaut, ces zones reprennent (lors de la création de l’article) les niveaux affectés à la famille d’appartenance de l’article. Ces informations sont modifiables. Voir le «Volet Fiche Principale - Famille d’articles», page 393 pour plus d’explications sur ces zones. Autres zones de la fenêtre Langue 1 / Langue 2 Zones de 69 caractères alphanumériques chacune permettant la facturation des articles avec un libellé dans une langue étrangère. Cette option se retrouve au niveau des fiches client et fournisseur ainsi que dans chaque en-tête de document. Géré en vente au débit La colonne Conditionnement des pièces de vente est destinée à la saisie d’informations autres que l’intitulé du conditionnement, comme les opérateurs et les opérandes servant au calcul de la quantité. Le pris unitaire reste celui renseigné dans la fiche article. Exemple : vente de 80 sections de 7 m de cordages en Nylon à 76 €/m. Poids net Article vendu au poids. Exemple : vente de 1 (quantité) poulet de 3 kg (poids net) à 15 €/kg (prix unitaire), ce qui entraîne un montant de 45 € pour la ligne. Forfaitaire Article dont on ne tient pas compte de la quantité saisie. Seul le prix unitaire est mentionné dans la pièce. Exemple : frais de port. Article Caractéristiques Menu Structure © Sage 2007 453 Code EDI Zones permettant la saisie de la référence de l’article aux normes EDIFACT. Ces zones ne sont pas gérées dans la version actuelle du programme. Code barres Zone de 18 caractères alphanumériques permettant de relire une référence code barre différente de la référence article. Cette zone peut se substituer à la référence article. Lors de la lecture d’un code barre dans la colonne Référence article des documents, le programme vérifiera si une référence article correspond à la valeur lue avant de rechercher une référence code barres. Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html. Les deux informations suivantes sont nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’échanges de biens intracommunautaire. Code fiscal Zone de 25 caractères alphanumériques permettant de saisir le numéro de nomenclature douanière du produit. Pays d’origine Liste déroulante ouvrant la liste des pays renseignée dans les options de l’entreprise. Le pays sélectionné doit être celui d’où provient l’article. Statistique Liste déroulante permettant de compléter la fiche article par une ou plusieurs informations de votre choix. 􀀳 Le programme fait ici référence aux Champs statistiques articles enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de... / Options ». Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos soins : les énumérés statistiques. A chacun des 5 champs statistiques articles peut correspondre un nombre illimité d’énumérés. Cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énumérés (significatif pour l’article en cours) sera sélectionné dans la zone située en dessous. Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections et ruptures lors des impressions. Enuméré statistique La liste déroulante propose les énumérés enregistrés pour le champ statistique actuellement affiché sur la zone précédente. Exemple Pour pouvoir inventorier l’ensemble des articles de style classique de la collection Printemps/été, vous pouvez sélectionner ici le champ statistique Style et préciser sur la zone suivante, Classique. Pour que l’inventaire puisse faire l’objet d’une étude parallèle concernant la collection, sélectionner le champ statistique Collection puis sur la zone suivante, Printemps/été. Rubriques du glossaire – Volet Descriptif de la fiche article Les glossaires liés à l’article sont réunis dans un volet au bas de cette fenêtre (version Windows) ou accessibles par un menu déroulant (sur Macintosh). Menu Structure © Sage 2007 454 Liste des glossaires Liste proposant les glossaires qui sont rattachés à l’article. Elle se compose de la rubrique (intitulé du glossaire) ainsi que de la période d’application. Pour rattacher un glossaire à un article : il faut sélectionner son intitulé dans la liste déroulante éditable Rubrique et valider par la touche ENTRÉE. Seuls les glossaires disposant du domaine Article sont proposés Après avoir rattaché le glossaire à l’article, il pourra être visualisé ou modifié en faisant un double-clic sur sa ligne. 􀀳 Toute modification au texte d’un glossaire se répercute sur tous les articles disposant de ce glossaire. La liste des glossaires est classée selon l’ordre de leur rattachement à l’article. Il est toutefois possible d’insérer un glossaire avant un autre. Sélectionnez dans la liste le glossaire qui doit figurer après celui à insérer. Sélectionnez à l’aide de la liste déroulante éditable le nouveau glossaire et validez par la touche ENTRÉE. La suppression d’un intitulé de glossaire s’effectue comme dans une liste classique. Il est possible de créer des glossaires directement à partir de cette zone. Pour cela : 1 . Tapez le titre du glossaire dans la zone Rubrique. 2 . Si le nom tapé ne correspond pas à celui d’un glossaire existant, un message proposera de le créer. « Le glossaire XXX n’existe pas, voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » 3 . La réponse [Oui] au message précédent entraînera l’affichage de la classique fenêtre de saisie des glossaires. 4 . La réponse [Non] effacera le nom tapé. A la validation, le glossaire est enregistré et affecté à l’article en cours. Modèles d’enregistrement Le bas du volet « Descriptif » de la fiche article comporte un deuxième volet pour l’affectation des modèles d’enregistrement. ce volet est accessible par un onglet sur Windows ou par un menu déroulant sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 455 Dans cette liste apparaîtront les modèles d’enregistrement affectés à la famille de l’article considéré. Il est possible d’en ajouter ou d’en supprimer. Apparaîtront également les modèles auxquels l’article en question a été associé. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Rappelons que les modèles d’enregistrement permettent l’insertion de valeurs numériques ou alphanumériques dans certaines colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock pour les articles auxquels ces modèles sont affectés. Pour sélectionner un modèle : 1 . sélectionnez un modèle dans la liste de ceux déjà enregistrés, 2 . sélectionnez un domaine, 3 . validez. On ne peut affecter que trois modèles d’enregistrement au maximum à un article. Pour supprimer un modèle : 1 . sélectionnez-le dans la liste, 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Liste des modèles d’enregistrement Cette liste ne peut comporter plus de trois modèles. Chaque modèle est repéré par sa désignation suivie de son domaine d’application. Modèle Cette zone à liste déroulante affiche et permet de sélectionner un des modèles d’enregistrement enregistrés dans la commande correspondante du menu Structure. Domaine Zone à liste déroulante permettant d’affecter le modèle d’enregistrement sélectionné dans la zone précédente à un des domaines suivants : 􀂉 Tous les domaines : le modèle d’enregistrement s’appliquera à tous les domaines, ventes, achats et stocks. Toute sélection d’un autre modèle pour l’article considéré, quel que soit le domaine choisi, entraînera le remplacement du précédent. 􀂉 Ventes : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes. 􀂉 Achats : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux achats. 􀂉 Stocks : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux stocks. 􀂉 Ventes comptoir : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes comptoir. Il n’est pas possible d’affecter plus d’un modèle par domaine. C’est la raison pour laquelle un maximum de quatre modèles peut être affecté à un même article. Un même modèle peut être affecté à trois domaines (ventes et achats par exemple) sans être affecté à un quatrième. Toute sélection d’un modèle pour un domaine donné remplace celui qui était déjà affecté au même domaine. Volet Champs libres – Article On accède au volet « Champs libres » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Champs libres] sur Macintosh. Ce volet permet de consulter ou de renseigner : 􀂉 les champs statistiques articles, Menu Structure © Sage 2007 456 􀂉 les informations libres concernant l’article, 􀂉 une image de l’article (ou un document scannerisé) et 􀂉 des documents divers concernant l’article (documents d’origines diverses, objets multimédia, etc.). 􀀳 Rappelons que les champs statistiques ainsi que les désignations des informations libres sont enregistrés dans les Options de l’entreprise. Cette fenêtre donne accès à quatre sous volets intitulés : 􀂉 «Sous-volet Statistique article – Volet Champs libres des articles», page 456, 􀂉 «Sous-volet Information libre – Volet Champs libres des articles», page 457, 􀂉 «Sous-volet Photo – Volet Champs libres des articles», page 459 et 􀂉 «Sous-volet Documents – Volet Champs libres des articles», page 460. Sous-volet Statistique article – Volet Champs libres des articles Ce sous-volet permet de paramétrer les champs statistiques articles affectés à l’article. On y accède en sélectionnant un onglet sur Windows ou en utilisant une zone à liste déroulante sur Macintosh. Champ statistique article Cette liste permet de compléter la fiche article par une ou plusieurs informations de votre choix. 􀀳 Le programme fait ici référence aux Champs statistiques articles enregistrés dans les Options de la commande Fichier / A propos de…. Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos soins : les énumérés statistiques. Chacun des 5 champs statistiques articles peut correspondre à un nombre illimité d’énumérés. La liste déroulante de cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énumérés (significatif pour l’article en cours) sera sélectionné sur la zone située en dessous. Exemple Pour pouvoir étudier les ventes saisonnières de vos articles, vous sélectionnez ici le champ statistique Collection et vous précisez sur la zone suivante, la saison correspondant à la commercialisation du produit. Menu Structure © Sage 2007 457 Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules quatre de ses commandes, Supprimer l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Enuméré statistique Liste déroulante disposée en dessous de la liste et proposant les énumérés enregistrés pour le champ statistique actuellement sélectionné dans la liste. Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections : 1 . sélectionner le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple Collection) dans la liste, 2 . puis choisir l'énuméré à associer au client (par exemple Printemps/été) dans la zone du bas de la fenêtre, 3 . choisir le second champ statistique à étudier (exemple Style), 4 . puis l'énuméré à associer au client (par exemple Classique) 5 . et ainsi de suite. 􀀳 Il est possible, après affectation d’un énuméré statistique, de l’effacer en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. De cette façon vous signifiez au programme que le client ne doit pas ou plus être rattaché au champ statistique correspondant. Sous-volet Information libre – Volet Champs libres des articles Ce sous volet permet de consulter ou de renseigner les informations libres concernant l’article. Il n’apparaît pas si aucune information libre n’a été paramétrée pour les articles dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Information libre. 􀀳 Rappelons que les désignations des informations libres sont enregistrées dans les Options de l’entreprise. On y accède en sélectionnant un onglet sur Windows ou en utilisant une zone à liste déroulante sur Macintosh. La liste reprend l’ensemble des informations libres concernant le fichier des articles et nomenclatures. 􀀳 Les informations libres de type Numéro série/lot n’apparaissent pas dans ce volet mais dans les fenêtres de saisie des numéros de série ou de lot lors d’une entrée en stock. Menu Structure © Sage 2007 458 Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Pour renseigner une information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez la valeur dans la zone de saisie en bas de la fenêtre puis validez. S’il s’agit d’une information libre de type Valeur calculée, sa mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. S’il s’agit d’une information libre de type Table, la zone de saisie est une zone à liste déroulante éditable. Si vous saisissez un énuméré de table qui n’existe pas, le programme vous proposera de le créer. « L’énuméré de table XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout. Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et validez. 􀀳 Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une catégorie d’information libre à ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise. Voir les explications données, notamment sur les suppressions. Rappelons que les Informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de sélection dans la commande Rechercher et dans les fonctions du menu Etat. Menu contextuel de la liste des informations libres Un menu contextuel est disponible sur la liste des informations libres de l’article. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Le menu contextuel proposé dans cette fenêtre comporte quelques commandes non disponibles : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, 􀂉 Dessélectionner tout, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. La commande Supprimer les éléments sélectionnés n’est pas active si aucun des éléments n’est sélectionné. Menu Structure © Sage 2007 459 Sous-volet Photo – Volet Champs libres des articles Ce sous-volet permet d’enregistrer une image concernant l’article. On peut associer à la fiche article tout fichier d’image lisible sous Windows (JPG, BMP, GIF, PCT,…). Si le type n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra lors de l’attachement. Pour attacher une image à la fiche article Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection « Sélectionner un document » s’ouvre. Sélectionnez le fichier concerné et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Il n’est pas possible d’associer plus d’une image à une fiche article. Le bouton [Attacher] devient inactif dès qu’une image a été associée. L’attachement ne modifie en rien le fichier image d’origine qui reste dans le dossier où il se trouvait. Une copie du fichier d’image est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire) MULTIMEDIA créé au niveau où le fichier commercial est stocké. Menu Structure © Sage 2007 460 Exemple Soit un fichier d’image stocké dans le dossier suivant : C:\IMAGES\BRACELET.JPG Ce fichier est associé à l’article BRA OR MA. Le fichier commercial est stocké dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker sous un nouveau nom dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\BRA_OR_MA.JPG 􀀳 Dans le cas où la référence de l’article comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier d’image. Une même image peut être associée à un nombre illimité d’articles. 􀀳 Le lien entre document photo et fiche article est conservé dans le fichier commercial. Pour supprimer une image associée Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce bouton est inactif si aucun fichier d’image n’a été associé à la fiche article. Cette suppression entraîne d’une part la suppression du lien entre la fiche article et le fichier image mais aussi la suppression du fichier existant dans le dossier MULTIMEDIA. Sous-volet Documents – Volet Champs libres des articles Ce sous-volet permet d’enregistrer des informations diverses concernant l’article. Les informations qui peuvent être stockées dans ce volet sous forme de fichiers peuvent être de différentes origines : 􀂉 textes, 􀂉 feuilles de calcul, 􀂉 vidéos, 􀂉 sons, etc. Menu Structure © Sage 2007 461 Liste des fichiers Cette liste présente les fichiers dans l’ordre où ils ont été associés à la fiche article. A chaque nom de fichier peut être associé un commentaire. Le nombre de fichiers pouvant être associés n’est pas limité. Pour attacher un fichier : voir le bouton Attacher ci-dessous. Pour modifier un fichier : ceci doit être fait dans le programme ayant servi à la création du fichier. Pour supprimer un fichier : 􀂉 sélectionnez le fichier dans la liste ; 􀂉 utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original mais supprime le lien entre le fichier et la fiche article ainsi que la copie du fichier stockée dans le dossier MULTIMEDIA. Commentaire sur le fichier Cette zone permet d’enregistrer un commentaire de 69 caractères alphanumériques maximum concernant le fichier sélectionné dans la liste. 􀀳 Le commentaire peut aussi être enregistré avant de sélectionner un nouveau fichier à associer. Dans ce cas, il concernera le fichier choisi. Bouton [Attacher] Ce bouton permet d’associer un fichier à la fiche article concernée. Son utilisation ouvre une fenêtre «Sélectionner un document». Si le type de fichier n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra. L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier où il se trouvait. Une copie du fichier est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire) MULTIMEDIA créé au niveau où le fichier commercial est stocké. Exemple Soit un document stocké dans le dossier suivant : C:\CONTRATS\CONTRAT MARS.DOC Ce fichier est associé à l’article BRAORMA. Le fichier commercial est stocké dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\CONTRAT_MARS.DOC Menu Structure © Sage 2007 462 􀀳 Dans le cas où le nom du fichier comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier du document. Un même document peut être associé à un nombre illimité d’articles. 􀀳 Le lien entre document multimédia et fiche article est conservé dans le fichier commercial. Volet Stock – Articles On accède au volet « Stock » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Stock] sur Macintosh. Cette fiche permet de connaître l’état du stock de l’article. 􀀳 La commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article vous donnera des informations plus complètes sur les stocks et les mouvements. La présentation du volet change selon que l’article possède ou non une gamme de type Produit. Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Suivi du stock Cette liste déroulante reprend par défaut la valeur enregistrée dans la famille de l’article. Elle est modifiable tant que des mouvements n’ont pas été enregistrés pour l’article. Si l’article doit être à nomenclature commerciale / composant ou commerciale / composé, il ne peut être suivi en stock et cette zone doit être nécessairement sur Aucun pour pouvoir paramétrer un de ces deux types de nomenclatures dans le volet «Fiche principale» de l’article. Si l’article dispose de conditionnements ou d’une gamme de type produit ou encore est vendu au débit, la gestion des stocks en mode sérialisé ou par lot n’est pas disponible. La gestion des stocks en mode FIFO ou LIFO étant une gestion par lots, les entrées en stock ne sont plus modifiables dès lors que le lot est entamé. 􀀳 La valeur des bons d’avoir financier d’achat et des bons de dépréciation ne sera pas reportée sur la valeur du prix de revient des articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot. Ces mouvements n’affectent que la valeur CMUP du stock. Menu Structure © Sage 2007 463 Substitution Liste déroulante éditable permettant d’enregistrer un article qui sera proposé à la place de l’article en cours en cas de rupture de stock. Si l’article en cours de saisie dispose d’une gamme de type produit, il ne sera pas possible d’enregistrer de substitut (zone estompée). La référence de substitution étant un énuméré de gamme. Intégration des frais Liste déroulante éditable permettant la gestion des coûts de stockage, de transport et d’autres frais pouvant être définis par l’utilisateur. Les intitulés sont modifiables pour l’article et proposent par défaut Coût de stockage, Coût de transport plus une zone libre. Ces trois zones permettent la saisie de la dénomination des frais, la zone qui se trouve en dessous permet la saisie de la valeur de ces frais. Le format de saisie de cette zone est identique à celui des zones Remise dans les énumérés de gamme de remise et permet des expressions du type %, U et F. Ces frais seront automatiquement ajoutés au prix d’achat de l’article pour obtenir le prix de revient unitaire proposé en saisie des documents des achats. Ce prix de revient unitaire pourra être modifié manuellement en saisie. Unité d’affichage des valeurs de stock Cette zone n’est utilisée que dans le cadre des articles à conditionnement. Elle permet de définir dans quelle unité les valeurs de stock doivent être affichées. Voir le titre «Article à conditionnement – Volet Stock de la fiche article», page 471. Les zones suivantes ne sont pas accessibles si la valeur Aucun est sélectionnée dans la zone Suivi du stock. Sélection des dépôts Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner un dépôt et de constater les quantités de l’article en stock dans ce dépôt. Si la liste est vide, c’est que le stock de l’article est à zéro ou qu’il n’est pas référencé dans ce dépôt. La liste déroulante propose : 􀂉 Tous les dépôts : (valeur par défaut) tous les dépôts seront affichés dans la liste. 􀂉 Liste des dépôts : affiche la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure / Dépôts de stockage et d’en sélectionner un pour connaître l’état du stock de l’article dans ce dépôt. Liste des dépôts Cette liste mentionne tous les dépôts dans lesquels l’article est référencé. Le bas de cette liste affiche les totaux correspondants. Dépôt Liste déroulante, disposée juste au-dessus de la liste, permettant de sélectionner les dépôts auxquels l’article a été affecté et d’afficher les différents cumuls correspondants. La liste des dépôts affiche les informations suivantes : 􀂉 le nom des dépôts (classement par ordre de saisie), ces désignations sont remplacées par celles des énumérés de la gamme si elle est demandée, 􀂉 le stock réel, 􀂉 le stock à terme qui est le résultat du calcul : Stock réel + Stock commandé − Stock réservé – Stock préparé. Le stock réel représente les quantités effectivement en stock. 􀂉 CMUP (valeur du stock). Voir la fonction «Interrogation de compte article», page 1424 pour un complément d’information sur les stocks. Le dépôt principal est marqué d’une coche ( ). L’affectation d’un dépôt à l’article s’effectue au moyen des zones du bas de la fenêtre. Il s’effectue aussi automatiquement à partir d’un mouvement de stock. Menu Structure © Sage 2007 464 La ligne Total indique le stock réel, le stock à terme et la valeur du stock réel. Principal (dépôt) Cette case à cocher permet de définir un dépôt comme principal pour l’article. Le dépôt principal est marqué d’une coche ( ). Il ne peut y avoir qu’un seul dépôt principal par article. Le fait de cocher un dépôt comme principal dessélectionne le précédent. Emplacement principal Cette zone permet la saisie du code emplacement principal de stockage de l’article pour le dépôt sélectionné. 21 caractères alphanumériques. Si le code emplacement saisi n’existe pas, le programme propose de le créer. Cette information peut être imprimée dans les documents des ventes, des achats et des stocks ainsi que dans l’état libre Liste d’articles. La définition des emplacements de stockage d’un article à gamme s’effectue par énuméré ou par couple d’énumérés de gamme. Voir les titres «Article à simple gamme – Volet Stock de la fiche article», page 467 et «Article à double gamme – Volet Stock de la fiche article», page 469. Emplacement contrôle Cette zone disparaît lorsque la gestion du multi-emplacement par dépôt n’est pas active. La gestion du multi-emplacement est paramétrée dans le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Lorsqu’elle est active, cette zone permet d’enregistrer ou de sélectionner un code d’emplacement de stockage lors de sa réception en provenance d’un fournisseur avant contrôle. Stock Mini Saisir ici la quantité minimale exigée en stock pour l’emplacement et le dépôt considérés. Le stock minimal d’un article à gamme peut être défini par énuméré ou couple d’énumérés de gamme. Voir les titres «Article à simple gamme – Volet Stock de la fiche article», page 467 et «Article à double gamme – Volet Stock de la fiche article», page 469. Stock Maxi Saisir ici la quantité maximale autorisée en stock pour l’emplacement et le dépôts considérés. Valider pour enregistrer ces valeurs. 14 caractères numériques maximum dans chacune de ces zones. Le stock maximal d’un article à gamme peut être défini par énuméré ou couple d’énumérés de gamme. Ces informations serviront dans la commande Traitement / Réapprovisionnement. Pour connaître les quantités minimales et maximales : cliquez sur la ligne du dépôt. Les valeurs s’affichent dans les zones du bas. Pour supprimer un dépôt : cliquez sur sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Cette suppression ne peut s’effectuer que s’il n’existe aucun mouvement pour l’article dans le dépôt concerné. Coût standard Cette zone permet de saisir le coût standard de l’article. Ce coût standard sera repris dans le volet « Composition » des fiches nomenclatures comme coût standard des composants. Il permet alors de déterminer le coût global unitaire. Voir le «Volet Composition – Nomenclature», page 486. Dernier prix d’achat Cette zone de 14 caractères numériques affiche des valeurs dépendant du type de l’article (simple ou avec gamme) ou des pièces d’achat enregistrées. Menu Structure © Sage 2007 465 Voir ci-après les différents cas rencontrés sous les titres «Dernier prix d’achat – Article sans gamme», page 465 et «Dernier prix d’achat – Article avec gamme(s)», page 467. Menu contextuel de la liste des dépôts – Volet Stock de la fiche article Un menu contextuel est disponible sur la liste des dépôts. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Le menu contextuel proposé dans cette fenêtre comporte quelques commandes non disponibles : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, 􀂉 Dessélectionner tout, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. La commande Supprimer les éléments sélectionnés a un rôle particulier : elle permet de supprimer un dépôt rattaché par erreur à l’article. Cette suppression ne peut s’effectuer que s’il n’existe aucun cumul de stock. Dernier prix d’achat – Article sans gamme Dans le cas d’un article sans gamme (simple ou double) cette zone affiche le dernier prix d’achat net remise déduite exprimé dans la monnaie de tenue commerciale saisie pour l’article dans le dernier bon de livraison d’achat ou la dernière facture d’achat. Cette valeur est modifiable. La valeur saisie sera conservée tant qu’aucun document d’achat (bon de livraison ou facture) n’est saisi pour l’article. Dès l’enregistrement d’un BL ou d’une FA, la zone sera mise à jour avec la nouvelle valeur issue du document. La valeur apparaissant dans cette zone servira à la valorisation des inventaires sur le dernier prix d’achat. Elle servira également au calcul de la marge sur le dernier prix d’achat dans les états suivants : 􀂉 Analyse clients, 􀂉 Cadencier clients, 􀂉 Statistiques clients, 􀂉 Statistiques articles, 􀂉 Statistiques collaborateurs, 􀂉 Inventaire. Elle servira aussi dans les traitements suivants : 􀂉 fonction Recalcul dans la commande Fichier / Lire les informations, 􀂉 affichage dans la commande Interrogation de stock article, Menu Structure © Sage 2007 466 􀂉 affichage du stock en saisie dans les documents d’achat et de stock. Exemple Le dernier prix d’achat de l’article BAAR01 est 100,00. La valeur est modifiée à 150,00. Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la valeur 150,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire. Une facture est saisie pour le fournisseur BILLO : La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 135,00. Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la valeur 135,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire. Une nouvelle facture est saisie pour le fournisseur BILLO : La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 140,00. Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la valeur 140,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire. Une troisième facture est saisie pour le fournisseur BILLO : La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 147,50. Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la valeur 147,50 est imprimée dans la colonne Prix unitaire. Articles particuliers – Volet stock de la fiche article Certains articles disposent d’informations spécifiques en fonction de leurs types. Ces informations sont détaillées sous les titres suivants : 􀂉 «Article à simple gamme – Volet Stock de la fiche article», page 467, 􀂉 «Article à double gamme – Volet Stock de la fiche article», page 469, 􀂉 «Article à conditionnement – Volet Stock de la fiche article», page 471, 􀂉 «Article suivi en sérialisé – Volet Stock de la fiche article», page 472, 􀂉 «Article géré par lot – Volet Stock de la fiche article», page 473, 􀂉 «Article en contremarque – Volet Stock de la fiche article», page 474. Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT 150102 BAAR01 10 150,00 10% 1350,00 Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT 150102 BAAR01 10 150,00 10U 280,00 Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT 150102 BAAR01 10 150,00 10F 590,00 Menu Structure © Sage 2007 467 Article à simple gamme – Volet Stock de la fiche article Dans le cas d’un article à gamme, le volet « Stock » de la fiche article vous permet de visualiser l’état des stocks par énuméré de gamme. La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner : 􀂉 Sélection Dépôt : 􀂉 Tous les dépôts, 􀂉 un des dépôts. 􀂉 Sélection Gamme 1 : 􀂉 Gamme 1, 􀂉 Intitulé de la gamme 1, 􀂉 ou l’un des énumérés de la gamme 1. Le tableau suivant récapitule les différentes combinaisons possibles : Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement Ces informations peuvent être précisées pour chaque énuméré de gamme et pour chaque dépôt. Coût standard Ce coût peut être précisé pour chaque énuméré de gamme (mais pour tous les dépôts confondus). Dernier prix d’achat – Article avec gamme(s) Dans le cas d’un article à simple ou à double gamme la zone Dernier prix d’achat ne devient active que lorsque le détail des énumérés de gamme est demandé et qu’un des énumérés est sélectionné dans la liste. Sélection dépôt Gamme 1 Affichage liste Tous les dépôts Gamme 1 Stock total tous dépôts et tous énumérés confondus Intitulé de gamme Stock tous dépôts énuméré par énuméré Enuméré de gamme Stock tous dépôts de l’énuméré sélectionné Dépôt X Gamme 1 Stock tous énumérés confondus dans le dépôt sélectionné Intitulé de gamme Stock énuméré par énuméré dans le dépôt sélectionné Enuméré de gamme Stock de l’énuméré sélectionné dans le dépôt sélectionné Menu Structure © Sage 2007 468 Dans ce cas, cette zone affiche le prix unitaire net remise déduite du dernier énuméré ou couple d’énuméré saisi quel qu’il soit. Voir les exemples qui suivent. Ce montant est exprimé dans la monnaie de tenue commerciale. Exemple L’article BAOR01 possède la gamme Pierres avec les énumérés et les valeurs suivantes : Dernier prix d’achat : 100,00. Les valeurs sont modifiées de la manière suivante (saisie directe dans la fiche article) : Dernier prix d’achat : 200,00. Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, les valeurs suivantes sont imprimées dans la colonne Prix unitaire : La zone Dernier prix d’achat de l’article n’est pas utilisée. Elle ne sert qu’à titre informatif. Une facture est saisie pour le fournisseur BILLO : Les valeurs sont alors modifiées de la manière suivante : Dernier prix d’achat : 160,00 (dernière ligne saisie dans la facture). Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, les valeurs suivantes Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré Emeraude 100,00 Rubis 120,00 Saphir 140,00 Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré Emeraude 110,00 Rubis 150,00 Saphir 200,00 Énuméré Prix unitaire Emeraude 110,00 Rubis 150,00 Saphir 200,00 Date Référence article Énuméré Quantité Prix unitaire Remise Montant HT 150101 BAOR01 Emeraude 3 120,00 360,00 150101 BAOR01 Rubis 7 140,00 980,00 150101 BAOR01 Saphir 10 160,00 1600,00 Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré Emeraude 120,00 Rubis 140,00 Saphir 160,00 Menu Structure © Sage 2007 469 sont imprimées dans la colonne Prix unitaire : La zone Dernier prix d’achat de l’article n’est pas utilisée. Elle ne sert qu’à titre informatif. Article à double gamme – Volet Stock de la fiche article Dans le cas d’un article à double gamme, le volet « Stock » de la fiche article vous permet de visualiser l’état des stocks par énuméré de gamme. La partie centrale de la fenêtre comporte trois listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner : 􀂉 Sélection dépôt : 􀂉 Tous les dépôts, 􀂉 un des dépôts. 􀂉 Sélection Gamme 1 : 􀂉 Gamme 1, 􀂉 Intitulé de la gamme 1, 􀂉 ou l’un des énumérés de la gamme 1. 􀂉 Sélection Gamme 2 : 􀂉 Gamme 2, 􀂉 Intitulé de la gamme 2, 􀂉 ou l’un des énumérés de la gamme 2. Énuméré Prix unitaire Emeraude 120,00 Rubis 140,00 Saphir 160,00 Menu Structure © Sage 2007 470 Le tableau suivant récapitule les différentes combinaisons possibles. La zone Dernier prix d’achat se comporte pour les articles à double gamme exactement comme ceux à simple gamme. Voir plus haut les explications données sur cette zone. Sélection dépôt Gamme 1 Gamme 2 Affichage liste Tous les dépôts Gamme 1 Gamme 2 Stock total tous dépôts, toutes gammes et tous énumérés confondus Intitulé de gamme Stock tous dépôts et pour toute la gamme 1 avec le détail des énumérés de la gamme 2 Enuméré de gamme Stock tous dépôts et pour toute la gamme 1 mais pour l’énuméré de la gamme 2 sélectionné Intitulé de gamme Gamme 2 Stock tous dépôts avec le détail des énumérés de la gamme 1 mais sans celui de la gamme 2 Intitulé de gamme Sélection impossible Enuméré de gamme Stock tous dépôts avec le détail des énumérés de la gamme 1 pour l’énuméré de la gamme 2 sélectionné Enuméré de gamme Gamme 2 Stock tous dépôts de l’énuméré de la gamme 1 sélectionné pour tous les énumérés de la gamme 2 Intitulé de gamme Stock tous dépôts de l’énuméré de la gamme 1 sélectionné pour chaque énuméré de la gamme 2 Enuméré de gamme Stock tous dépôts de l’énuméré de la gamme 1 sélectionné pour l’énuméré de la gamme 2 sélectionné Dépôt X Gamme 1 Gamme 2 Stock tous énumérés confondus dans le dépôt sélectionné Intitulé de gamme Stock tous énumérés confondus de la gamme 1 avec le détail des énumérés de la gamme 2, dans le dépôt sélectionné Enuméré de gamme Stock tous énumérés confondus de la gamme 1 pour l’énuméré de la gamme 2 sélectionné, dans le dépôt sélectionné Intitulé de gamme Gamme 2 Stock énuméré par énuméré de la gamme 1 sans détail de la gamme 2, dans le dépôt sélectionné Intitulé de gamme Sélection impossible Enuméré de gamme Stock énuméré par énuméré de la gamme 1 pour l’énuméré de la gamme 2 sélectionné, dans le dépôt sélectionné Enuméré de gamme Gamme 2 Stock de l’énuméré sélectionné de la gamme 1 pour tous les énumérés de la gamme 2, dans le dépôt sélectionné Intitulé de gamme Stock de l’énuméré sélectionné de la gamme 1 pour chaque énuméré de la gamme 2, dans le dépôt sélectionné Enuméré de gamme Stock de l’énuméré sélectionné de la gamme 1 pour l’énuméré sélectionné de la gamme 2, dans le dépôt sélectionné Menu Structure © Sage 2007 471 Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement Ces informations peuvent être précisées pour chaque énuméré de gamme et pour chaque dépôt. Coût standard Ce coût peut être précisé pour chaque énuméré de gamme (mais pour tous les dépôts confondus). Article à conditionnement – Volet Stock de la fiche article Le stock des articles à conditionnement est automatiquement géré en unité de vente. Le volet « Stock » permet la visualisation du stock par conditionnement. La partie supérieure de la fenêtre comporte une fonction spécifique à ce type de produit. Unité d’affichage des valeurs de stock Cette zone à liste déroulante n’est utilisable que dans le cadre des articles à conditionnement. Elle permet de préciser dans quelle unité de conditionnement l’affichage des valeurs de stock doit être réalisé. La saisie d’inventaire pourra être réalisée dans l’une ou l’autre des unités de conditionnement proposées. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Unité de vente de la fiche principale : (valeur par défaut) les valeurs de stock affichées correspondent à l’unité de vente mentionnée dans la zone Unité de vente du volet «Fiche principale» de l’article. 􀂉 Liste des énumérés de conditionnement : affichage de la liste des énumérés de conditionnement affectés à l’article. Les valeurs affichées dans la liste sont calculées par rapport à l’énuméré de conditionnement sélectionné. L’énuméré par défaut est repéré par une coche ( ) dans la liste ouverte par cette zone. 􀀳 Si un conditionnement différent de celui par défaut est sélectionné, cette sélection sera conservée pendant toute la durée de la session ou jusqu’à ce qu’une autre unité de conditionnement soit sélectionnée. La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner : 􀂉 Sélection dépôt : 􀂉 Tous les dépôts, 􀂉 un des dépôts. 􀂉 Sélection Conditionnement : 􀂉 Tous les conditionnements, la liste déroulante affiche alors l’Unité de vente ; Menu Structure © Sage 2007 472 􀂉 l’un des énumérés de conditionnement enregistré dans les tarifs de vente. Le conditionnement défini comme «Principal» est marqué d’une coche ( ). Pour voir le détail de chaque valeur, vous pouvez directement consulter la commande Interrogation article en cliquant sur le bouton du même nom. En fonction de la sélection des listes déroulantes, les valeurs affichées sont résumées dans le tableau suivant : Article suivi en sérialisé – Volet Stock de la fiche article Le détail des numéros de série peut être consulté dans la fiche de stock. La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner : 􀂉 Sélection dépôt : 􀂉 Tous les dépôts, 􀂉 un des dépôts. 􀂉 Sélection Numéros série : 􀂉 Numéros de série, 􀂉 ou Numéros de série épuisés. Sélection dépôt Sélection conditionnement Information affichée Tous les dépôts Unité de vente Valeurs globales des stocks pour chaque dépôt tous conditionnements confondus Conditionnement particulier Valeurs globales des stocks dans chaque dépôt pour le conditionnement sélectionné Dépôt X Unité de vente Valeurs globales des stocks dans le dépôt sélectionné tous conditionnements confondus Conditionnement particulier Valeur des stocks dans le dépôt sélectionné pour le conditionnement sélectionné Menu Structure © Sage 2007 473 En fonction de la sélection dans les listes déroulantes, les valeurs affichées sont résumées dans le tableau suivant : Lorsque l’affichage des numéros de série est demandé, la liste reprend les informations suivantes : 􀂉 le stock réel du numéro de série, 􀂉 le stock à terme du numéro de série, 􀂉 le CMUP affiche le prix de revient sérialisé pour le numéro de série considéré. Article géré par lot – Volet Stock de la fiche article Le détail du numéro de lot peut être consulté dans la fiche de stock. La partie centrale de la fenêtre s’est augmentée d’une liste déroulante dans lequel vous pouvez sélectionner : La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez sélectionner : 􀂉 Sélection dépôt : 􀂉 Tous les dépôts, 􀂉 un des dépôts. 􀂉 Sélection numéros de lot : 􀂉 Numéros de lot, 􀂉 ou Numéros de lot épuisés. Comme pour les numéros de série, lorsque l’affichage des numéros est demandé, la liste reprend les informations suivantes : 􀂉 le stock réel du numéro de lot (quantité disponible du lot), 􀂉 le stock à terme du numéro de lot, 􀂉 le CMUP affiche le prix de revient du lot pour le numéro considéré. Voir le tableau donné pour les articles sérialisés. Les informations affichées sont exactement les mêmes. Sélection dépôt Sélection numéro série Information affichée Tous les dépôts Aucun Valeurs globales des stocks pour chaque dépôt tous articles sérialisés confondus N° série Stock de chacun des articles sérialisés sans distinction du dépôt de stockage N° série épuisés Numéros de série non disponibles (sortis du stock) sans distinction du dépôt d’origine Dépôt X Aucun Valeurs globales des stocks pour le dépôt sélectionné tous articles sérialisés confondus N° série Stock de chacun des articles sérialisés dans le dépôt sélectionné N° série épuisés Numéros de série non disponibles (sortis du stock) pour le dépôt sélectionné Menu Structure © Sage 2007 474 Article en contremarque – Volet Stock de la fiche article Afin que les articles en contremarque soient bien livrés au client à l'origine de leur commande puis de leur livraison par le fournisseur et de leur mise temporaire en stock, il est nécessaire de gérer leur passage dans les dépôts de l'entreprise avec un soin tout particulier. A cet effet, la gestion des articles en contremarque utilise différents cumuls de stock : 􀂉 Stock réel : quantités physiquement en stock, 􀂉 Commandé : quantités saisies dans les documents suivants : 􀂉 préparations de commande fournisseur, 􀂉 commandes fournisseurs, 􀂉 préparations de fabrication, 􀂉 Commandé contremarque : quantités saisies dans les documents suivants 􀂉 préparations de commande fournisseurs liées à des commandes clients, 􀂉 bons de commande fournisseurs liés à des commandes clients, 􀂉 Réservé : quantités saisies dans les bons de commande clients, 􀂉 Réservé contremarque : quantités saisies dans les bons de commande clients liés à des 􀂉 préparations de commande fournisseurs, 􀂉 bons de commande fournisseurs, 􀂉 Stock à terme : toujours calculé comme Stock à terme = Stock réel + Commandé - Réservé – Préparé. Le volet « Stock » n'affiche pas les cumuls Commandé, Commandé contremarque, Réservé, Réservé contremarque et Préparé. Pour cela, il faut lancer la fonction Interrogation de compte article en cliquant sur le bouton Interrogation article. Voir la commande «Interrogation de compte article», page 1424. Volet Statistiques - Articles On accède au volet « Statistiques » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. Ce volet donne accès à deux sous-volets : 􀂉 «Sous-volet Statistiques de vente – Volet Statistiques des articles», page 475, 􀂉 «Sous-volet Statistiques d’achat – Volet Statistiques des articles», page 476. Ce volet permet le calcul en temps réel des statistiques de vente ou d’achat. Menu Structure © Sage 2007 475 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il se réduit aux commandes Ajouter un nouvel élément (c’est-à-dire un nouvel article), Atteindre... et Rechercher... Sous-volet Statistiques de vente – Volet Statistiques des articles Windows On fait apparaître les listes des statistiques de ventes en cliquant sur l’onglet correspondant. Macintosh On fait apparaître les listes des statistiques de ventes en sélectionnant le titre correspondant dans une liste déroulante. Le calcul des statistiques s’effectue en prenant en compte les factures, les factures comptabilisées ainsi que tous les documents compactés. Après sélection des statistiques une fenêtre d’attente s’affiche permettant d’annuler la fonction. La liste présente : 􀂉 la période, 􀂉 la quantité, 􀂉 le chiffre d’affaires HT Net, 􀂉 le taux de remise moyen, 􀂉 et la marge. Par défaut la liste présente les périodes à compter du premier document émis jusqu’au mois de la date système du micro-ordinateur. Les mois durant lesquels aucune pièce n’a été émise sont indiqués. Les valeurs affichées sont déterminées des manières suivantes. Ca HT net Il est déterminé comme : CA HT net = Σ Montant HT des lignes Taux de remise Il est déterminé comme suit : où, pour les articles simples : Taux de remise (ΣMontant HT brut des lignes – ΣMontant HT des lignes) × 100 Montant HT brut des lignes = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 476 Montant HT brut des lignes = PU * Qté ou Montant HT brut des lignes = PU * Poids net global de la ligne si l’article est facturé sur le poids net. Marge Elle est déterminée comme : Marge = Σ Marges en valeur des lignes Prix moyen Représente le rapport entre le chiffre d’affaires HT Net et la quantité. Prix de revient moyen Représente le rapport du prix de revient global des lignes de vente par la quantité. % Marge / Prix de revient HT Représente le rapport entre la marge bénéficiaire et le prix de vente de l’article. % Marge / CA HT Représente le rapport entre la marge bénéficiaire et le prix de revient de l’article. Sous-volet Statistiques d’achat – Volet Statistiques des articles Windows On fait apparaître les listes des statistiques d’achat en cliquant sur l’onglet correspondant. Macintosh On fait apparaître les listes des statistiques d’achat en sélectionnant le titre correspondant dans une liste déroulante. Le calcul des statistiques d’achat s’effectue exactement comme celles des ventes à l’exception des quelques points détaillés ci-après. Montant HT brut Il est déterminé comme suit : 􀂉 pour un article simple : PU * Qté colisée, 􀂉 pour un article facturé sur le poids net : PU;Conversion* Poids net global Prix moyen Représente le rapport entre le chiffre d’affaires HT Net et la quantité. Prix moyen de vente Chiffre d′affaires HT net Quantité = ------------------------------------------------------------ Prix de revient moyen Prix de revient global Quantité = --------------------------------------------------- % Marge / PRHT net Marge × 100 PR global = ------------------------------ % Marge / CA HT net Marge × 100 CA HT net = ------------------------------ Prix moyen d′achat Chiffre daffaires HT net Quantité = --------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 477 Prix de revient moyen Représente le rapport du prix de revient global des lignes d’achat par la quantité. Gestion des graphiques – Articles 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche article, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] est disponible dans les fiches articles. Il permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet « Statistiques ». Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. Sélection de la série du graphique Cette fenêtre permet la sélection des informations à imprimer. Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les articles sont les suivantes : 􀂉 Statistiques de vente, 􀂉 Statistiques d’achat, 􀂉 C.A. H.T. net, 􀂉 Quantité, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 Marge sur prix de revient. Par défaut toutes les options (sauf les statistiques d’achat) sont cochées. Il suffit de laisser cocher celles qui vous intéressent. En fonction des sélections faites dans la fenêtre « Sélection de la série du graphique », les deux axes verticaux (axes des y) présenteront les informations résumées dans le tableau ci-dessous. Prix de revient moyen Prix de revient global Quantité = --------------------------------------------------- Options sélectionnées Axe vertical de gauche Axe vertical de droite Toutes (ventes et / ou achats) - CA HT Net (ventes et / ou achats) – Quantités (ventes et / ou achats) - Marge (ventes) - Prix de revient (achats) % remise (ventes et / ou achats) % remise (ventes et /ou achats) % remise (ventes et / ou achats) Néant Menu Structure © Sage 2007 478 Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Les différentes représentations graphiques Les graphiques peuvent être affichés sous trois formes différentes. L’accès aux différents graphiques se fait par l’intermédiaire de trois boutons : Le bouton [Histogramme] permet de visualiser un graphique sous la forme de colonnes. Le bouton [Courbe] permet de visualiser un graphique sous la forme de courbes. - CA HT Net (ventes et /ou achats) - Quantités (ventes et /ou achats) - Marge (ventes) - Prix de revient (achats) - CA HT Net (ventes et /ou achats) - Marge (ventes) - Prix de revient (achats) Quantités (ventes et /ou achats) - % remise (ventes et /ou achats) - Quantités (ventes et /ou achats) Quantités (ventes et /ou achats) % remise (ventes et /ou achats) Options sélectionnées Axe vertical de gauche Axe vertical de droite Menu Structure © Sage 2007 479 Le bouton [Secteur] permet de visualiser un graphique sous la forme d’un graphique à secteurs (“camembert”). Une seule valeur sera représentée sur les différentes périodes renseignées. Dans le cas ou plusieurs valeurs sont sélectionnées (exemple : C.A. H.T, et Marge), c’est la première qui sera systématiquement proposée. Les graphiques peuvent être imprimés sous les différentes formes citées précédemment en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour les refermer. Menu Structure © Sage 2007 480 Nomenclatures Structure / Nomenclatures Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les fiches des nomenclatures et des articles liés. Les nomenclatures sont des regroupements d’articles vendus ensemble sous une même référence. Ils présentent les particularités suivantes : 􀂉 ils peuvent être à saisie variable c’est à dire que leur composition peut être modifiée en saisie de document de vente ou de bon de fabrication (cas des nomenclatures de fabrication) ; 􀂉 ils peuvent être à gamme simple ou double (et comporter bien évidemment des articles composants à gamme simple ou double) ; 􀂉 ils peuvent donner lieu à des prévisions de fabrication. Ces nouveaux modes de gestion entraînent l’apparition de nombreux volets dédiés. Les articles liés sont des articles qui en appellent d’autres en saisie de pièce. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des nomenclatures] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Liste des nomenclatures Cette liste ne s’ouvrira pas si aucune famille d’article n’a été créée. Le nombre de nomenclatures n’est limité que par la taille du fichier. Les colonnes affichées par cette fenêtre dépendent de la personnalisation de la liste. Voir plus loin le titre «Personnaliser la liste des nomenclatures», page 483. Opérations possibles sur la liste des nomenclatures La consultation, la modification, l’impression, la suppression des nomenclatures s’effectuent comme dans toute liste d’éléments des programmes Sage. La création d’une nomenclature s’effectue uniquement à partir de la fiche article. Menu Structure © Sage 2007 481 Voir le «Manuel de la gamme». Classement des nomenclatures Le classement de la liste est réalisé en fonction de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre est le suivant : 􀂉 Référence Article (classement par défaut), 􀂉 Désignation de l’article. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Deux colonnes affichent des informations particulières. Colonne Type Le type de nomenclature est symbolisé par une icône : 􀂉 Fabrication, 􀂉 Commerciale/composé, 􀂉 Commerciale/composant, 􀂉 Article lié. Colonne Saisie variable Cette colonne affiche sous la forme d’une coche ( ) les nomenclatures dont la saisie est variable c’est-àdire dont on peut modifier la composition en saisie de document de vente ou lors de la fabrication. Voir les explications données pour les pièces de vente sous le titre «Articles à nomenclature et à saisie variable», page 830 et pour les bons de fabrication sous le titre «Articles à nomenclature et saisie variable », page 1085. 􀀳 Lors de la conversion d’un fichier d’une version précédente du programme, cette option n’est pas cochée par défaut. Sélection des nomenclatures Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner les nomenclatures par type : 􀂉 Toutes les nomenclatures : (valeur par défaut) affiche la liste de toutes les nomenclatures, 􀂉 Fabrication : seules les nomenclatures de ce type sont affichées, 􀂉 Commerciale/composé : seules les nomenclatures de ce type sont affichées, 􀂉 Commerciale/composant : seules les nomenclatures de ce type sont affichées, 􀂉 Article lié: seules les nomenclatures de ce type sont affichées. Rechercher une nomenclature Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour sélectionner rapidement une référence de nomenclature, tapez simplement les premiers caractères de l’élément. 􀀳 Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été enregistrés pour l’élément recherché. Le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils « Navigation ». On peut également utiliser le bouton [Atteindre] de la barre d’outils « Navigation ». Cette fonction propose par défaut le fichier des articles et les critères de sélection suivants : 􀂉 Référence (valeur par défaut), Menu Structure © Sage 2007 482 􀂉 Désignation, 􀂉 Référence client, 􀂉 Référence fournisseur. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des nomenclatures élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Création d’une nomenclature L’ajout d’une nomenclature s’effectue uniquement dans la fiche article après détermination du type de nomenclature. La fiche nomenclature est créée dès lors qu’un composant est ajouté dans la fiche nomenclature de l’article. Il n’est alors plus possible de modifier le type de l’article (à moins de supprimer les composants si aucun mouvement n’a été enregistré pour l’article). Voir la fonction «Articles», page 413. Duplication d’une nomenclature Une nomenclature peut être créée par duplication. Opérez comme suit : 1 . Ouvrez la fiche la fiche de l’article correspondant à la nomenclature à dupliquer. 2 . Lancez la commande Edition / Dupliquer ou cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ». 3 . Renseignez la référence et la désignation du nouvel article dans la fenêtre «Dupliquer un article» qui s’ouvre. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez. Certaines données sont reprises de l’article dupliqué mais peuvent être modifiées. En particulier, la nouvelle nomenclature est de même type que l’originale. Suppression d’une nomenclature Il est impossible de supprimer un article à nomenclature à partir de la présente fonction. La suppression ne peut s’effectuer qu’à partir de la liste des articles. Pour supprimer une fiche nomenclature sans supprimer l’article : 1 . Supprimez les articles composants dans le volet « Composition ». 2 . Supprimez la gamme opératoire dans le volet du même nom. 3 . Revenez à la fiche article. Le type peut alors être paramétré sur Aucun ce qui entraîne ipso facto la suppression de la fiche nomenclature associée. Impression des nomenclatures Pour imprimer les articles et les fonctions associées, utilisez la commande Rechercher de la barre d’outils « Navigation ». Vous pouvez imprimer : Menu Structure © Sage 2007 483 􀂉 la liste des nomenclatures, 􀂉 les fiches nomenclatures (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction Rechercher/Remplacer), 􀂉 les tarifs par catégories tarifaires, 􀂉 les tarifs par clients, 􀂉 les tarifs par fournisseurs, 􀂉 les catégories comptables par article en sélectionnant, pour ces dernières possibilité, les fichiers correspondants dans la liste déroulante Fichier de la commande Rechercher. Menu contextuel de la liste des nomenclatures Un menu contextuel est disponible sur la liste des nomenclatures. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes précisions à son sujet. Certaines fonctions de ce menu ne sont pas disponibles : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Le menu contextuel proposé dans cette fenêtre présente une fonction supplémentaire. Interroger le compte de la nomenclature Fait apparaître la fenêtre de la commande Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de compte nomenclature pour la référence de la nomenclature sélectionnée dans la liste. Personnaliser la liste des nomenclatures On peut personnaliser la liste des nomenclatures soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 484 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes présentes par défaut dans la liste des nomenclatures sont détaillées dans le tableau suivant. Exemple 100,00 HT ou 100,00 TTC. Nomenclature – Détail de la fiche La fiche nomenclature porte le titre «Fiche nomenclature» suivi de la référence et de la désignation de la nomenclature. Le nombre d’articles composant une nomenclature est illimité. Un article peut comporter dans sa nomenclature d’autres articles avec nomenclature à condition que ces derniers ne comportent pas l’article de la fiche actuellement ouverte. Le nombre de niveaux de nomenclatures imbriqués est limité à 10. Les zones décrites ci-dessous sont toutes celles qui apparaissent sur le volet « Composition ». Toutes ne sont pas utilisables pour chaque type de nomenclature. Voir les explications détaillées données pour chaque un peu plus loin. Colonnes proposées Valeur par défaut Affichée par défaut Critère de tri Type Fiche principale article Oui Non Référence article Fiche principale article Oui Oui (défaut) Désignation Fiche principale article Oui Oui Famille Fiche principale article Oui Oui Saisie variable Fiche nomenclature Oui Non Unité de vente Fiche principale article Non Non Conditionnement Fiche principale article Non Non Mise en sommeil Fiche principale article Non Non Prix d’achat Fiche principale article Non Non Prix de vente (1) 1. Le prix de vente est affiché suivi du type de prix. Fiche principale article Non Non Fournisseur principal Fournisseur principal article Non Non Stock réel Dépôt principal article Non Non Stock à terme Dépôt principal article Non Non Menu Structure © Sage 2007 485 Elle se compose de plusieurs volets. Onglet / Bouton Composition Permet de revenir au «Volet Composition – Nomenclature», page 486 quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Composition / Gammes Permet d’accéder au volet «Volet Composition / Gammes – Nomenclatures», page 498 de l’article : ce volet est disponible dans le cas où la nomenclature est à gamme simple ou double. Onglet / Bouton Gamme opératoire Permet d’accéder au «Volet Gamme opératoire – Nomenclatures», page 499 de l’article : ce volet n’est disponible que dans le cas des nomenclatures de type Fabrication. Onglet / Bouton Gamme opératoire / Gamme Permet d’accéder au volet «Volet Gamme opératoire / Gamme – Nomenclatures», page 503 de l’article : ce volet n’est disponible que dans le cas où la nomenclature est de type Fabrication et à gamme simple ou double. Onglet / Bouton Prévisions Permet d’accéder au «Volet Prévisions – Nomenclatures», page 505 des nomenclatures de type Fabrication. Onglet / Bouton Prévisions / gamme Permet d’accéder au «Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures», page 508 des nomenclatures de type Fabrication et à gamme simple ou double. Bouton [Simulation de fabrication] Ce bouton n’est actif que dans le cas où la fiche nomenclature ouverte concerne une nomenclature de type Fabrication. Ce bouton a un rôle différent suivant le volet d’où la simulation est lancée. Voir pour chaque volet la description qui en est faite. Voir la fonction «Simulation de fabrication», page 1135. Menu Structure © Sage 2007 486 Bouton [Interrogation nomenclature] Fait apparaître la fenêtre de la commande Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de compte nomenclature pour la référence de la nomenclature sélectionnée dans la liste. Il est nécessaire, une fois la fenêtre de cette fonction ouverte, de valider pour faire apparaître les lignes concernant la nomenclature. Il est possible, avant cette validation, de modifier la référence de la nomenclature à consulter ou bien de sélectionner le volet correspondant à l’information attendue. Voir la commande «Interrogation de compte nomenclature», page 1148. Date de création Cette information n’est pas modifiable. Elle est ajoutée automatiquement par le programme lors de la création de la fiche article. La date du jour (date de l’ordinateur) y est inscrite. Les modifications ultérieures ne modifient pas cette information. Cette date pourra être utilisée comme critère de sélection dans les commandes Rechercher, Exporter et dans les impressions. 􀀳 Dans le cas d’une importation ou d’une conversion de fichier, la date enregistrée est celle du jour de l’importation ou de la conversion (date du micro-ordinateur). Date de modification Cette information est identique à la précédente mais concerne la date de dernière modification. Cette information tout comme la précédente pourront servir à la sélection des articles dans certaines fonctions. La date de modification est mise à jour chaque fois que l’on modifie une information concernant les articles sauf dans les cas résumés dans le tableau suivant. Volet Composition – Nomenclature Ce volet est destiné à l’enregistrement des informations générales sur la nomenclature. On accède à ce volet, quand on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou sur le bouton [Composition] sur Macintosh. Fichier Modification n’entraînant pas de mise à jour de la date de modification Articles Article transféré Dernier prix d’achat Article/stock Valeur du stock Quantité en stock Quantité réservée Quantité commandée Quantité réservée contremarque Quantité commandes contremarque Article/gamme stock Valeur du stock Quantité en stock Quantité réservée Quantité commandée Quantité réservée contremarque Quantité commandes contremarque Menu Structure © Sage 2007 487 Zones communes aux volets Les zones composant cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes. Référence Zone non saisissable affichant la référence de l’article à nomenclature. Cette référence est un lien qui permet, en cliquant dessus, d’accéder directement à la fiche de l’article. Type de nomenclature Cette zone affiche le type de nomenclature affecté à l’article dans sa fiche. Rappelons que les nomenclatures peuvent être des types suivants : 􀂉 Fabrication : cas classique d’un article composé d’un ou plusieurs autres. Un tel article est assemblé par les soins de l’entreprise utilisatrice du programme. L’assemblage et le désassemblage sont gérés par les préparations de fabrication, ordres de fabrication et bons de fabrication (voir les Documents de stock). Dans ce cas, les frais en machines, personnels, outillages et centres de charges peuvent être inclus dans le prix de revient de l’article. Ces informations sont enregistrées dans le volet «Gamme opératoire» de la présente fonction, ou le volet « Gamme opératoire / Gamme » dans le cas des articles nomenclaturés à gamme. 􀂉 Commerciale / composé : un article à nomenclature commerciale / composé est composé d’un certain nombre d’articles et sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de l’article composé et non de ceux des articles qui entrent dans sa composition. 􀂉 Commerciale / composant : un article à nomenclature commerciale / composant est, comme le précédent, composé d’un certain nombre d’articles mais sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de chacun des articles qui entrent dans sa composition. 􀂉 Article lié : un article lié est associé à d’autres articles qui sont généralement vendus ensemble. L’appel d’un article lié dans une pièce générera, lors de sa validation, l’apparition des lignes des articles liés. Ces articles n’ont aucun lien avec l’article d’origine et peuvent être supprimés ou modifiés si besoin est. Coût global unitaire Le coût global unitaire d’un article nomenclaturé est déterminé de la façon suivante : Quantité économique Cette zone n’est disponible que lorsque l’article est à nomenclature de type Fabrication. Coût global unitaire Coût global standard de la composition + Coût global standard gamme opératoire Quantité du composé fabriqué = --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 488 Dans ce cas elle sert à l’enregistrement de la quantité minimale en dessous de laquelle il ne serait pas rentable de lancer une fabrication de l’article considéré. Lors de la saisie des documents de types Préparation de fabrication (PF), Ordre de fabrication (OF) et Bon de fabrication (BF), un message d’avertissement apparaîtra si les quantités saisies sont inférieures à cette valeur. Zones du volet « Composition » Les zones propres au volet « Composition » sont les suivantes. Définition de la nomenclature pour… composé(s) fabriqué(s) Cette zone n’est disponible que dans les nomenclatures de type Fabrication. Elle est décrite comme la "quantité de fabrication de la nomenclature" dans certaines fonctions annexes. Elle sert à préciser le nombre d’articles nomenclaturés correspondant aux nombres d’articles composants mentionnés dans la liste. Par défaut, la valeur de cette zone est égale à 1. Il est cependant possible d’y mentionner une valeur supérieure en rapport avec les quantités de composés mentionnés dans la liste. Lorsque cette quantité est différente de 1, la sortie des composants de type Variable est calculée au prorata de leur quantité dans le composé : Exemple Un demi litre d’un liquide entre dans la composition d’un article. Ce liquide est stocké par bidons de 1,5 litres. Vous ne voulez pas stocker de bidons entamés. Vous aurez donc intérêt à lancer des fabrications par tranches de 3 articles nomenclaturés et enregistrer une quantité de 1,5 pour le liquide dans la liste des composants. Pour les composants de type Fixe, il n’y a pas de calcul. La valeur sortie correspond à la quantité définie dans la composition de la nomenclature quel que soit le nombre d’articles fabriqués. 􀀲 La valeur saisie dans cette zone doit être identique à celle saisie dans la zone de même nom du volet « Gamme opératoire ». Saisie variable Cette case à cocher permet de préciser que la nomenclature affichée est à saisie variable c’est-à-dire qu’il sera possible de modifier sa composition : 􀂉 en saisie de pièce de vente pour les nomenclatures de type Commercial, 􀂉 ou dans les bons de fabrication pour les nomenclatures de type Fabrication. Lors de la conversion de fichiers de versions précédentes du programme, cette option n’est pas cochée. Voir le titre «Articles à nomenclature et à saisie variable», page 830 en ce qui concerne les pièces de vente et en ce qui concerne les bons de fabrication «Articles à nomenclature et saisie variable», page 1085. Liste des composants Cette zone mentionne la liste des articles entrant dans la composition de la nomenclature. Voir ci-dessous la description des informations données dans cette zone sous le titre «Liste des composants », page 490. Référence Liste déroulante permettant la sélection d’un article composant. Toutes les possibilités de sélection proposées dans la saisie des lignes de pièce sont disponibles. Si l’article possède une gamme de type Produit, la ou les zones Gamme 1 et Gamme 2 deviennent accessibles. Quantité du composant à sortir Quantité du composant dans la nomenclature Quantité de fabrication de la nomenclature = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- × Quantité de composés fabriqués Menu Structure © Sage 2007 489 Le tableau ci-dessous précise quels sont les articles à nomenclature qui peuvent entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature. Comme vous pouvez le constater, un article à nomenclature commerciale ne peut jamais entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature commerciale. Gamme 1 / Gamme 2 Listes déroulantes proposant la liste des gammes de type Produit affectées à l’article sélectionné. Dans ce cas, leur intitulé devient celui de la gamme. Exemple Si l’article dispose d’une seule gamme Pierres, l’intitulé Gamme 1 devient Pierres. L’intitulé Gamme 2 n’est pas utilisable. Si l’article dispose de deux gammes : dans l’ordre Longueur et Mailles, l’intitulé Gamme 1 devient Longueur et l’intitulé Gamme 2 Maille. Il est obligatoire de sélectionner un énuméré gamme 1 dans le cas d’un article à simple gamme et deux énumérés gamme 1 et gamme 2 dans le cas d’un article à double gamme. Si plusieurs énumérés de même gamme d’un même article doivent figurer dans la nomenclature, ils doivent faire l’objet d’autant de lignes séparées. Dépôt de sortie Cette zone n’est accessible que dans le cas des articles à nomenclature de type Fabrication. Dans ce cas elle permet de choisir entre : 􀂉 Dépôt document : (valeur par défaut) l’article composant sera extrait du dépôt mentionné sur le bon de fabrication. 􀂉 Liste des dépôts : la sortie du composant s’effectuera sur le dépôt défini lors de la fabrication du composé. N° opération Cette zone de 10 caractères alphanumériques permet d’affecter un numéro d’ordre à l’opération affectée au composant ainsi qu’aux ressources. Ce numéro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra d’obtenir le détail des composants et des ressources à faire intervenir dans chaque opération de fabrication de la nomenclature. Quantité Zone de 14 caractères numériques maximum permettant de saisir le nombre d’articles. En cas de nomenclature de fabrication, ce nombre doit être exprimé en fonction de la valeur saisie dans la zone Composition de la nomenclature pour. Exemple Si la quantité de fabrication de la nomenclature est de 5 articles et que chaque nomenclature comporte 2 articles X, il faudra mentionner 10 sur la ligne du composant X. Voir ci-dessous les informations données sur les articles composants saisis avec une quantité négative sous le titre «Nomenclatures de fabrication», page 492. Nomenclature Composants nomenclaturés Fabrication Commerciale/ composé Commerciale/ composant Articles liés Fabrication Oui (1) 1. Un article à nomenclature de fabrication peut entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature de fabrication et ceci jusqu’à 10 niveaux successifs. Voir plus loin les explications sur ce point. Oui Oui Oui (2) 2. Un article à nomenclature de fabrication ou liée peut constituer un composant d’un article à nomenclature quel que soit son type. Cette faculté est limitée à un seul niveau. Commerciale / composé Oui (2) Non Non Non Commerciale / composant Oui (2) Non Non Non Article lié Oui (2) Non Non Oui (2) Menu Structure © Sage 2007 490 Type de traitement de la quantité Cette zone à liste déroulante non éditable se trouve immédiatement à droite de celle destinée à la saisie de la quantité. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Fixe : la quantité mentionnée pour l’article composant ou lié sera indépendante de celle enregistrée pour l’article composé. Voir l’exemple ci-dessous. 􀂉 Variable : (valeur par défaut) la quantité des articles composants ou liés est fonction de la quantité de l’article à nomenclature. Voir l’exemple ci-dessous. Exemple L’article GRAVURE s’accompagne de frais de dossiers enregistrés comme un article sous le numéro FRAIDOS. La réalisation de plusieurs gravures n’entraîne la perception que d’un seul frais de dossier. Vous enregistrerez 1 comme Quantité de l’article FRAIDOS et Fixe comme Type. Exemple L’article THAR, Théière argent, est vendu avec 6 tasses, 6 sous-tasses et 1 sucrier. L’enregistrement d’une ligne de n THAR doit faire automatiquement apparaître les lignes suivantes : n * 6 Tasse n * 6 Sous-tasse n Sucrier. Vous enregistrerez le Type Variable pour les tasses, les sous-tasses et le sucrier. % Répartition Cette zone n’est disponible que dans le cas d’un article à nomenclature commerciale / composé ou commerciale / composant. Elle permet alors de préciser le prix de vente unitaire net des composants par rapport au prix unitaire du composé. Cette répartition peut être faite automatiquement à l’aide du bouton [Répartition automatique]. Si elle est faite manuellement, un message d’erreur avertira au cas où la répartition dépasserait 100 %. Dans le cas des articles nomenclaturés à gamme, la répartition doit être faite à 100 % pour chaque énuméré ou paire d’énuméré dans le cas des gammes doubles. Bouton [Répartition automatique] Comme la zone précédente, ce bouton n’est disponible que dans le cas des articles à nomenclature commerciale/composé ou commerciale/composant. Il permet, une répartition automatique du pourcentage de chaque composant par rapport au prix total du composé. Voir plus loin les explications données sur ce bouton. Commentaire Zone permettant la saisie d’un commentaire concernant l’article composant. Bouton [Simulation de fabrication] Ce bouton n’est actif que dans le cas où la fiche nomenclature ouverte concerne une nomenclature de type Fabrication. Dans le cas d’une nomenclature simple, elle donne accès : 􀂉 soit à l’Assistant de simulation de fabrication si la fonction Fenêtre / Mode assistant est active, 􀂉 soit, dans le cas contraire, à la fenêtre de la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Simulation de fabrication en sélectionnant le volet « Simulation fabrication » de cette fonction. Lorsque ce bouton est utilisé à partir du volet « Composition » d’une nomenclature à gamme(s) de produit, la simulation s’effectue sur le premier énuméré ou le premier couple d’énumérés. Liste des composants Cette zone mentionne la liste des articles entrant dans la composition d’une nomenclature. Une ligne de totalisation apparaît au bas de cette liste. Un double clic sur une ligne ouvre la fiche article du composant sélectionné. Pour ajouter un article : 1 . Saisissez les informations concernant ce nouvel article dans les zones disposées en dessous de la liste. Menu Structure © Sage 2007 491 2 . Validez. Pour modifier un article : 1 . Cliquez sur la ligne de l’article à modifier. 2 . Apportez les modifications voulues dans les zones en dessous de la liste. 3 . Validez. Pour supprimer un article : 1 . Cliquez sur la ligne de l’article à supprimer. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les informations mentionnées pour chaque article sont les suivantes. Rappelons que les valeurs affichées sont celles saisies dans les zones du même nom en dessous de la liste. Colonne Référence Cette colonne mentionne à la fois la référence de l’article et son type symbolisé par une icône : 􀂉 Article simple, 􀂉 Article à nomenclature de fabrication, 􀂉 Article à nomenclature commerciale composé, 􀂉 Article à nomenclature commerciale composant, 􀂉 Article lié. Si une ligne mentionne un article à nomenclature, elle est précédée d’un triangle vertical ( ). Un clic sur ce symbole fait apparaître la liste des composants de cet article avec un décalage. Le triangle devient alors horizontal ( ). Un nouveau clic sur ce bouton fait disparaître la liste. Un double clic sur la ligne d’un tel article ou l’utilisation de la fonction Voir/Modifier du menu contextuel ou de la barre d’outils « Navigation » fait apparaître la fiche nomenclature de cet article. Colonne Désignation Mention de la désignation de l’article composant. Colonne N° opération Cette colonne affiche le numéro d’ordre de l’opération affectée au composant. Ce numéro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra d’obtenir le détail des composants à faire intervenir dans chaque opération de fabrication de la nomenclature. Colonne Quantité Mention de la quantité correspondant à la quantité de fabrication de la nomenclature. Colonne C.M.U.P. Le C.M.U.P. du composé est égale à la somme des C.M.U.P. des composants. Le CMUP des composants est tiré de leur fiche article. Si ce CMUP n’est pas disponible, le DPA (Dernier Prix d’Achat) sera mentionné et, à défaut, le PA (Prix d’Achat) tiré de la fiche article. Colonne Type Cette colonne précise par une icône le type de sortie du composant : 􀂉 Variable, 􀂉 Fixe. Colonne Coût Std (standard) Précise le coût standard de chaque composant (saisi dans sa fiche article ou déterminé dans la présente fonction s’il s’agit d’une nomenclature). Un cumul en est fait sur la ligne de totalisation en bas de la liste. Menu Structure © Sage 2007 492 La détermination du coût standard s’effectue de manière identique à celle du C.M.U.P.. Voir les explications données ci-dessus pour la colonne C.M.U.P.. Colonne Prix vente Affiche le prix de vente de chaque composant tel qu’il apparaît dans sa fiche. Totaux composants La zone en dessous de la liste affiche les totaux des colonnes correspondantes de la liste au dessus. Dans le cas où la nomenclature comporte un composant qui est lui-même une nomenclature, la sélection de la ligne de ce composant fait apparaître dans cette zone de totalisation les cumuls correspondant à l’article sélectionné. 􀀳 Cette possibilité est réservée aux seuls composants à nomenclature. Menu contextuel de la liste des composants Un menu contextuel est disponible sur la liste des composants de la nomenclature. Le «Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Le menu contextuel proposé comporte quelques commandes non disponibles : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. Nomenclatures de fabrication Rappelons que les articles avec nomenclature de fabrication sont repérés par l’icône ci-contre dans la liste des articles. Les nomenclatures de fabrication disposent de volets particuliers qui sont détaillés aux pages suivantes du manuel : 􀂉 «Volet Gamme opératoire – Nomenclatures», page 499, 􀂉 «Volet Gamme opératoire / Gamme – Nomenclatures», page 503, 􀂉 «Volet Prévisions – Nomenclatures», page 505, 􀂉 «Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures», page 508. Une nomenclature de fabrication représente le cas général d’un article dans la composition duquel entrent un ou plusieurs autres articles qui peuvent être vendus séparément. La saisie d’un tel article dans un bon de fabrication déclenchera automatiquement des mouvements sur les articles qui entrent dans sa nomenclature. Voir la commande «Documents des stocks», page 1012. Une nomenclature peut, elle-même, être à gamme simple ou double. Voir le titre «Volet Composition / Gammes – Nomenclatures», page 498. Menu Structure © Sage 2007 493 Elle peut donner lieu à des prévisions de fabrication. Voir les titres «Volet Prévisions – Nomenclatures», page 505 et «Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures », page 508. Le programme Sage Gestion commerciale 100 permet de définir pour un article à nomenclature des composants disposant d’une quantité négative pour indiquer l’entrée en stock d’un sous produit. Ces composants négatifs seront entrés en stock lors de la fabrication du composé avec comme valorisation le prix d’achat du volet «Fiche principale». 􀀳 Ces composantes négatives ne sont pas prises en compte dans la détermination du prix de revient d’entrée en stock de l’article à nomenclature. L’article de substitution enregistré dans le volet «Stock» de la fiche article n’est pas proposé si un des articles d’une nomenclature de fabrication est manquant lors de la saisie d’un bon de fabrication. 􀀳 La zone % Répartition et le bouton Répartition automatique ne sont pas disponibles pour les articles à nomenclature de fabrication. Nomenclature commerciale / composé Un article à nomenclature commerciale/composé est composé d’un certain nombre d’articles et sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de l’article composé et non de ceux des articles qui entrent dans sa composition. Un article avec nomenclature commerciale/composé est repéré dans la liste des articles par l’icône cicontre. La gestion de ces articles est identique à celle des articles à nomenclature de fabrication. L’appel d’un tel article dans une pièce fait apparaître, à sa validation les lignes des composants qui forment sa nomenclature. Si les lignes apparaissent avec leur montant dans la pièce, elles ne sont cependant pas comptabilisées dans la fenêtre de valorisation. La TVA est calculée sur l’article composé. Les articles à nomenclature commerciale ne peuvent être gérés en stock. Un lien reste établi entre composé et composants afin de pouvoir obtenir des statistiques de vente précises. Exemple Soit un article SERCAF, Service à café, composé des articles suivants : 1 cafetière prix tarif : 350,00 6 tasses et sous-tasses prix tarif 580,00 1 sucrier prix tarif 190,00 L’ensemble est vendu sous forme de nomenclature commerciale/composé au prix tarif de 850,00 € supportant une TVA de 5,5 %. La valorisation d’une facture comportant 2 SERCAF est la suivante : Montant HT : 850,00 * 2 = 1700,00 TVA : 1700,00 * 5,5 / 100 = 93,50 Montant TTC 1700,00 + 93,50 = 1793,50 Toutes les opérations liées aux articles (mouvements de stock, grilles de remises, tarifs d’exception, ruptures de stock) s’appliqueront lors de l’apparition des lignes dans les pièces. 􀀳 La répartition des tarifs de vente concerne uniquement les documents des ventes. Les nomenclatures commerciales ne concernent d’ailleurs que les documents des ventes. Dans les documents des achats, les articles à nomenclature commerciale sont considérés comme des articles simples. Menu Structure © Sage 2007 494 % Répartition Afin de connaître la part de chaque composant dans le prix total de l’article à nomenclature, le composé, il est possible d’affecter à chaque composant un pourcentage de répartition qui permettra au programme de déterminer le prix unitaire net du composant par rapport au prix total du composé. Il est possible de n’enregistrer aucun pourcentage de répartition. Ce cas sera évoqué plus loin. Valorisation avec répartition Cette répartition peut se faire manuellement en enregistrant pour chaque composant un pourcentage dans la zone % Répartition, ou bien de manière automatique en cliquant sur le bouton Répartition automatique (voir ci-dessous). La valeur de ce pourcentage peut comprendre jusqu’à 4 décimales pour plus de précision dans les calculs. Il est nécessaire que la somme des pourcentages soit égale à 100 sinon un message d’erreur vous en préviendra. Le bouton [Répartition automatique] permet, une répartition automatique du pourcentage de chaque composant par rapport au prix total du composé. Le calcul de la répartition en pourcentage pour un article composant (sauf le dernier) se fait de la manière suivante : Pour le dernier composant de la liste, la méthode de calcul est la suivante : 100 – Σ Pourcentages des composants déjà répartis 􀀳 Rappelons que le symbole mathématique Σ signifie somme. Pour exécuter une répartition automatique, opérez comme suit : 1 . enregistrez tous les composants de la nomenclature, 2 . cliquez sur le bouton [Répartition automatique]. Si des pourcentages avaient déjà été enregistrés pour certains articles, un message d’avertissement vous préviendra de leur suppression et vous permettra d’annuler l’opération au besoin. Exemple Soit un service à café composé des articles suivants : 1 cafetière prix tarif 350,00 6 tasses et sous-tasses prix tarif 580,00 1 sucrier prix tarif 190,00 L’ensemble est vendu sous forme de nomenclature commerciale / composé au prix tarif de 850,00 €. La répartition automatique donnera les pourcentages suivants : Le montant HT de la ligne des composants est obtenu par le calcul suivant : Montant HT = Prix unitaire * Quantité * % répartition Prix unitaire du composant × Quantité du composant Σ(Prix unitaire des composants × Quantités des composants) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- × 100 Article Prix tarif % répartition Mode de calcul Prix unitaire Cafetière 350,00 31,25 % = 350 / 1120 * 100 850 * 31,25% = 265,63 Tasses et sous-tasses 580,00 51,79 % = 580 / 1120 * 100 850 * 51,79% = 440,22 Sucrier 190,00 16,96 % = 100 - (31,25 + 51,79) 850 * 16,96% = 144,15 Totaux 1120,00 100,00 % 850,00 Menu Structure © Sage 2007 495 Du fait que le prix de vente du tarif est utilisé pour la ligne, la remise est calculée de manière à obtenir un montant HT correspondant au pourcentage de répartition : Remise = Prix unitaire * Quantité – Montant HT calculé par application du % de répartition Cette remise sera considérée comme remise en valeur et suivie du symbole F (qui représente ici la monnaie de tenue commerciale). Si le document est exprimé en devise, les remises en valeur (F) seront également exprimées en devise. Cette devise sera celle de l’en-tête du document. Si l’article composant est facturé sur le poids net, le montant de la remise et celui du prix unitaire net sont calculés à partir du montant HT brut et du montant HT calculé. Exemple Saisie dans un document de vente, pour un client ne bénéficiant d’aucune remise, d’un article à nomenclature commerciale composé COFFORLUI vendu 750 € HT et composé de : Les valeurs enregistrées pour les composants dans la pièce sont les suivantes : Les remises pratiquées de ce fait sur chaque article composant sont évaluées par rapport au montant HT du composé. Dans le cas où l’article composé bénéficie d’une remise (article, famille ou client), le programme appliquera cette remise sur le montant HT de la ligne du composé et les valeurs de chaque composant seront déterminées en fonction de ce montant. Les remises individuelles dont peuvent bénéficier les articles composants sont ignorées et remplacées par celles calculées. Exemple Supposons que ce même article est vendu à un client bénéficiant d’une remise de 20 % dans sa fiche client. Les valeurs enregistrées pour les composants dans la pièce deviennent : Référence Désignation Quantité Prix de vente % répartition BJFORLUI Boîte à bijou pour lui 1 105,00 10,00 MOOR01 Montre de ville homme 1 539,00 60,00 STYPLOR Stylo plume doré 1 250,00 30,00 Article Prix unitaire Remise Prix unitaire net Montant HT COFFORLUI 750,00 750,00 750,00 BJFORLUI 105,00 30,00F 95,55 750,00 * 10,00 / 100 = 75,00 MOOR01 539,00 89,00F 490,49 750,00 * 60,00 / 100 = 450,00 STYPLOR 250,00 25,00F 227,50 750,00 * 30,00 / 100 = 225,00 Total 144,00 750,00 Article Prix unitaire Remise Prix unitaire net Montant HT COFFORLUI 750,00 20% 600,00 600,00 BJFORLUI 105,00 45,00F 60,00 600,00 * 10,00 / 100 = 60,00 MOOR01 539,00 179,00F 360,00 600,00 * 60,00 / 100 = 360,00 STYPLOR 250,00 70,00F 180,00 600,00 * 30,00 / 100 = 180,00 Total 294,00 600,00 Menu Structure © Sage 2007 496 La remise client est déterminée sur le prix unitaire net du composé et les prix unitaires nets des composants sont déduits de cette valeur ainsi que les remises pratiquées sur les composants. Voir le paragraphe «Valorisation des documents de ventes», page 850 où des tableaux résument les différentes valorisations possibles des lignes articles à nomenclature commerciale. Valorisation sans répartition - Articles à nomenclature commerciale / composé Si aucun pourcentage de répartition n’est enregistré pour les composants d’un tel article, le programme calculera normalement les valeurs de la ligne du composé mais celles des composants ne seront pas déterminées et il s’en suivra des erreurs dans les états statistiques puisque les remises appliquées aux articles composants ne seront pas prises en compte et leur prix de revient déterminé sur le tarif de l’article. Voir le paragraphe «Valorisation des documents de ventes», page 850 où des tableaux résument les différentes valorisations possibles des lignes articles à nomenclature commerciale. Nomenclature commerciale / composant Un article à nomenclature commerciale/composant est, comme le précédent, composé d’un certains nombres d’articles mais sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de chacun des articles qui entrent dans sa composition. Un article avec nomenclature commerciale/composant est repéré dans la liste des articles par l’icône ci-contre. La gestion de ces articles est identique à celle des articles à nomenclature de fabrication. L’appel d’un tel article dans une pièce fait apparaître, à sa validation les lignes des composants qui forment sa nomenclature. Ces lignes apparaissent avec leur montant dans la pièce et elles sont comptabilisées dans la fenêtre de valorisation. Seule la ligne de l’article à nomenclature, qui apparaît également avec son montant, n’est pas valorisée dans la pièce. La TVA ainsi que les remises sont calculées sur chacun des articles composants. Les articles à nomenclature commerciale ne peuvent être gérés en stock. Il n’existe pas de lien entre les lignes d’articles composés et les lignes d’articles composants après validation. Les lignes deviennent indépendantes les unes des autres après insertion dans une pièce. Il est cependant possible de visualiser la référence du composé et le type de ligne. Les états statistiques sont calculés à partir de la référence article, de la référence du composé et du type de ligne (suivant le type de nomenclature utilisé). Exemple Soit le même article SERCAF, Service à café, vendu sous forme de nomenclature commerciale / composant et composé des articles suivants : Une facture de 2 articles SERCAF comportera les lignes suivantes : Article Quantité Prix unitaire TVA Cafetière 1 350,00 20,6 % Tasses et sous-tasses 6 580,00 5,5 % Sucrier 1 190,00 20,6 % Article Montant HT TVA Montant TTC Cafetière 2 * 350,00 = 700,00 700,00 * 20,6% = 144,20 844,20 Tasses et sous-tasses 2 * 580,00 = 1160,00 1160,00 * 5,5% = 63,80 1223,80 Menu Structure © Sage 2007 497 Toutes les opérations liées aux articles (mouvements de stock, grilles de remises, tarifs d’exception, ruptures de stock) s’appliqueront lors de l’apparition des lignes dans les pièces. Valorisation avec répartition - Articles à nomenclature commerciale / composant De la même façon que l’on peut valoriser les composants d’un article à nomenclature commerciale / composé, il est possible de valoriser l’article à nomenclature commerciale / composant à partir des valeurs des différents composants. La zone % Répartition ainsi que le bouton Répartition automatique sont également disponibles dans un tel article pour préciser le poids de chaque composant dans le prix total de l’article nomenclaturé. Ce dernier n’étant pas valorisé dans les documents de vente, cette répartition ne sert qu’à des fins statistiques. Voir le paragraphe «Valorisation des documents de ventes», page 850 où des tableaux résument les différentes valorisations possibles des lignes articles à nomenclature commerciale. Valorisation sans répartition - Articles à nomenclature commerciale / composant Si l’on n’enregistre aucun pourcentage de répartition des composants dans l’article composé, la valorisation à des fin statistiques sera faite sur les valeurs par défaut et non les valeurs déterminées par calcul. Voir le paragraphe «Valorisation des documents de ventes», page 850 où des tableaux résument les différentes valorisations possibles des lignes articles à nomenclature commerciale. Articles liés - Nomenclatures Un article comportant des articles liés est repéré par l’icône ci-contre dans la liste des articles. Les articles liés ne sont destinés qu’à faciliter l’enregistrement de certains articles que l’on vend habituellement ensemble sans que cela ait un caractère d’obligation. L’enregistrement dans une pièce d’un article lié à d’autres fera apparaître automatiquement les lignes de ces articles dont les quantités seront ajustées par rapport à la ligne de l’article « maître ». Aucun lien n’existe entre ces articles après insertion dans une pièce. Il est possible ensuite de supprimer des lignes, modifier des quantités sans que cela ait une répercussion sur les autres articles. Exemple L’article THAR, Théière argent, est vendu habituellement avec 6 tasses, 6 sous-tasses et 1 sucrier. L’enregistrement d’une ligne de n THAR fera automatiquement apparaître les lignes suivantes n * 6 Tasse n * 6 Sous-tasse n Sucrier. Si le client ne désire que les théières et les sucriers, les lignes des tasses et sous-tasses pourront être supprimées. 􀀳 La zone % Répartition et le bouton Répartition automatique ne sont pas disponibles pour les articles liés. Pour connaître la compatibilité entre articles à nomenclature de fabrication, à nomenclature commerciale et à articles liés, nous renvoyons le lecteur aux explications de la zone Type de nomenclatures et au tableau exposé plus haut. Sucrier 2 * 190,00 = 380,00 380,00 * 20,6% = 78,28 458,28 Totaux 2240,00 286,28 2526,28 Article Montant HT TVA Montant TTC Menu Structure © Sage 2007 498 Volet Composition / Gammes – Nomenclatures On accède au volet « Composition / Gamme » de la fiche nomenclature en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Ce volet apparaît lorsque l’article nomenclaturé dispose d’une ou de deux gammes de type Produit. Les gammes dont il dispose ont été paramétrées dans le volet « Fiche principale » de la fiche de l’article à nomenclature. Ce volet est disponible dans les nomenclatures de types Commerciale et Fabrication. Dans ce cas, la saisie des éléments de la nomenclature doit s’effectuer de la façon suivante : 􀂉 les articles entrant dans la composition de base de la nomenclature peuvent être saisis dans le volet « Composition » ; 􀂉 les articles propres à un énuméré de gamme, ou à deux dans le cas d’une gamme double, sont saisis dans le volet « Composition / Gamme ». Exemple Soit une bague qui peut être fournie avec des brillants et une pierre : émeraude, rubis ou saphir. Elle se compose : - d’une monture : article MONTBAGOR01, - d’un ensemble de brillants : article ENSBRILL, - et d’une pierre variable suivant le cas : articles EMER001, RUBI001 ou SAPH001. La monture et les brillants seront enregistrés dans le volet «Composition»» et le volet « Composition / Gamme » servira à l’enregistrement de chaque article pierre pour l’énuméré considéré. Toutes les zones de la fenêtre sont identiques à celles du volet « Composition » décrit précédemment. Seules en diffèrent les zones suivantes. Coût global unitaire Dans le cas d’une nomenclature à gamme de produit, le coût global est calculé de la façon suivante : avec : CGSC = Coût global standard composition, CGSC/G = Coût global spécifique composition / Gamme, Coût global unitaire CGSC + CGSC/G + CGSGO + CGSGO/G Quantité du composé fabriqué = -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 499 CGSGO = Coût global standard gamme opératoire, CGSGO/G = Coût global spécifique gamme opératoire / Gamme. Ces deux dernières valeurs ne sont prises en compte que dans le cas de nomenclatures de fabrication dans lesquelles des gammes opératoires sont paramétrées. Gamme 1 Cette zone à liste déroulante propose la première gamme de type Produit affectée à l’article nomenclaturé. Elle permet, en sélectionnant un énuméré de gamme précis, de saisir (ou de consulter), dans la liste en dessous, les articles composant la nomenclature pour cet énuméré. Gamme 2 Cette zone à liste déroulante n’apparaît que lorsque la nomenclature est à deux gammes. Dans ce cas elle propose les énumérés de la seconde gamme et, comme pour la zone précédente, permet de saisir ou de consulter les articles entrant dans la composition de la nomenclature pour les deux énumérés de gamme affichés. Le contrôle d’unicité des composants s’effectue entre les volets « Composition » et « Composition / Gammes » sur le couple numéro d’opération + code article composant. Si un même article composant est enregistré dans les deux volets avec des numéros d’opération différents, il figurera en double dans la nomenclature. Bouton [Simulation de fabrication] Ce bouton n’est actif que dans le cas où la fiche nomenclature ouverte concerne une nomenclature de type Fabrication. Il donne accès aux mêmes fonctions que celles décrites dans le volet «Composition». A partir du volet « Composition / Gammes », la simulation s’effectue sur l’énuméré ou le couple d’énumérés actuellement affiché. Totaux composants Les zones de totalisation disposées en dessous de la liste affichent les totaux des colonnes correspondantes des volets « Composition » et « Composition / Gammes ». Volet Gamme opératoire – Nomenclatures On accède au volet « Gamme opératoire » de la fiche nomenclature en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Ce volet permet d’enregistrer les coûts de fabrication en machines, personnels et outillage d’un article à nomenclature et de les inclure dans le prix de revient. Il est possible d’enregistrer tous ces éléments dans leur détail ou d’utiliser les centres de charges. 􀀳 Rappelons que ce volet n’est disponible que dans le cas des nomenclatures de type Fabrication. Les centres de charges sont décrits dans la fonction «Centres de charges», page 696. Menu Structure © Sage 2007 500 Les zones de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrites plus haut. Les zones propres au volet «Gamme opératoire» sont les suivantes. Définition de la nomenclature pour… composé(s) fabriqué(s) Cette zone n’est disponible que dans les nomenclatures de type Fabrication. Elle sert à préciser le nombre d’articles nomenclaturés correspondant aux opérations mentionnées dans la liste. Par défaut, la valeur de cette zone est égale à 1. Il est cependant possible d’y mentionner une valeur supérieure en rapport avec les quantités de composés mentionnés dans la liste ou dans la composition de la nomenclature. 􀀲 La valeur mentionnée dans cette zone du volet «Gamme opératoire» doit être identique à celle mentionnée dans la zone du même nom du volet «Composition». La modification de cette valeur entraînera automatiquement celle de la zone correspondante du volet « Composition ». Liste des gammes opératoires Cette zone mentionne la liste des opérations mises en jeu lors de la fabrication de la nomenclature. Voir ci-dessous la description des informations données dans cette zone sous le titre «Liste des gammes opératoires», page 501. N° opération Cette zone de 10 caractères alphanumériques permet d’affecter un numéro d’ordre à la ressource affectée au composant. Ce numéro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra d’obtenir le détail des ressources à faire intervenir dans chaque opération de fabrication de la nomenclature. Code Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner une des ressources en machine, personnel ou outillage enregistrées dans la fonction Structure / Ressources ou un des centres de charges enregistrés dans la fonction Structure / Centres de charges. Il est possible de mélanger ressources et centres de charges. Voir les fonctions «Ressources», page 689 et «Centres de charges», page 696. Menu Structure © Sage 2007 501 􀀳 Si une ressource est enregistrée dans une gamme opératoire alors qu’elle existe dans un centre de charges également compté dans la gamme, elle sera appliquée deux fois. Temps total Zone permettant de saisir le temps nécessaire pour la réalisation de l’opération. Ce temps doit être exprimé dans l’unité de temps saisie dans la zone Unité de temps du volet « Fichier / Á propos de… / Commercial / Paramètres généraux ». Exemple Si l’unité de temps est heures, toutes les opérations devront être évaluées en heures sans décimales. Si le temps peut comporter des fractions d’heures, il est nécessaire d’utiliser l’unité de temps Heures centièmes. Un changement d’unité de temps modifie uniquement la valeur affichée dans cette zone. Les modes de calcul ne sont pas modifiés. Type de traitement du temps Cette zone à liste déroulante non éditable se trouve immédiatement à droite de celle destinée à la saisie du temps total. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Fixe : le temps est indépendant du nombre d’articles composés fabriqués. Voir l’exemple ci-dessous. 􀂉 Variable : (valeur par défaut) le temps d’utilisation de la ressource est fonction de la quantité d’articles fabriqués. Voir l’exemple ci-dessous. Exemple Une machine utilisée dans la fabrication d’un article nécessite un tarage avant utilisation. Ce temps sera de type Fixe car il est le même quel que soit le nombre d’articles fabriqués. Ce temps de préparation devra être enregistré comme une opération distincte. Par contre, une fois démarrée, la même machine met 15 secondes pour réaliser l’opération qui lui est demandée. Il faudra donc enregistrer une autre opération de type Variable pour cette action. Description de l’opération Cette zone de 250 caractères alphanumériques permet la saisie d’une description de la ressource dans la gamme opératoire. Bouton [Simulation de fabrication] Ce bouton est toujours actif puisque le volet «Gamme opératoire» apparaît systématiquement dans le cas où la fiche nomenclature ouverte concerne une nomenclature de type Fabrication. Dans le cas d’une nomenclature simple, il donne accès : 􀂉 soit à l’Assistant de simulation de fabrication si la fonction Fenêtre / Mode assistant est active, 􀂉 soit, dans le cas contraire, à la fenêtre de la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Simulation de fabrication en sélectionnant le volet « Simulation ressources » de cette fonction. Si la nomenclature est à gamme(s) de produit, la simulation s’effectue sur les ressources du premier énuméré ou du premier couple d’énumérés. Liste des gammes opératoires Cette zone mentionne la liste des gammes opératoires entrant dans la fabrication de la nomenclature. Une ligne de totalisation apparaît au bas de cette liste. Un double clic sur une ligne ouvre la fiche de la ressource ou du centre de charges concerné. Pour ajouter une opération : 1 . Saisissez les informations concernant cette nouvelle opération dans les zones disposées en dessous de la liste. 2 . Validez. Menu Structure © Sage 2007 502 Pour modifier une opération : 1 . Cliquez sur la ligne de l’opération à modifier. 2 . Apportez les modifications voulues dans les zones en dessous de la liste. 3 . Validez. Pour supprimer une opération : 1 . Cliquez sur la ligne de l’opération à supprimer. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Les informations mentionnées pour chaque opération sont les suivantes. Rappelons que les valeurs affichées sont celles saisies dans les zones du même nom en dessous de la liste. Colonne N° opération Cette colonne affiche le numéro d’ordre de la ressource affectée au composant. Ce numéro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra d’obtenir le détail des ressources à faire intervenir dans chaque opération de fabrication de la nomenclature. Colonne Code Mention du code et de la désignation de la ressource ou du centre de charges. Colonne Description Mention du contenu de la zone Description de la ressource ou du centre de charges. Colonne Type Cette colonne précise par une icône le type de calcul du temps de l’opération : 􀂉 Variable, 􀂉 Fixe. Colonne Temps total Zone permettant de saisir le temps nécessaire à la réalisation de l’opération. Ce temps doit être exprimé dans l’unité de temps saisie dans la zone Unité de temps du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux ». Exemple Si l’unité de temps est Heure, toutes les opérations devront être évaluées en heures sans décimales. Si le temps peut comporter des fractions d’heures, il est nécessaire d’utiliser l’unité de temps Heures centièmes. Un changement d’unité de temps modifie uniquement la valeur affichée dans cette zone. Les modes de calcul ne sont pas modifiés. Colonne Coût total std (standard) Précise le coût horaire standard de chaque ressource/centre de charges (évalué en fonction du coût horaire standard saisi dans la fiche ressource/centre de charges). Un cumul en est fait sur la ligne de totalisation en bas de la liste. La détermination du coût standard s’effectue en réalisant les opérations suivantes : 1 . Les temps sont exprimés en secondes. 2 . Le coût horaire de la ressource/centre de charges est alors appliqué à cette valeur calculée et ramené ensuite en heures. Exemple Soit une ressource dont le coût horaire est de 150,00. Le temps total d’utilisation de la ressource dans la fabrication d’un article nomenclaturé est de 01:45:30 heures. Exprimé en secondes, ce temps équivant à : Multiplié par le coût horaire de la ressource cela donne ramené en heures: (1 × 3600) + (45 × 60) + 30 = 6330 Menu Structure © Sage 2007 503 Boutons [Monter] / [Descendre] Ces boutons ne sont actifs que lorsqu’une ligne d’opération est sélectionnée et ce en fonction de sa position. Ils permettent de déplacer la position de l’opération dans la liste. Menu contextuel de la liste des gammes opératoires Un menu contextuel est disponible sur la liste des gammes opératoires de la nomenclature. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Le menu contextuel proposé comporte quelques commandes non disponibles : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. Volet Gamme opératoire / Gamme – Nomenclatures On accède au volet « Gamme opératoire / Gamme » de la fiche nomenclature en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Ce volet permet d’enregistrer les coûts de fabrication en machines, personnels et outillage (ou des centres de charges) d’un article à nomenclature à gamme de produit simple ou double et de les inclure dans le prix de revient. Ce volet apparaît lorsque l’article nomenclaturé dispose d’une ou de deux gammes de type Produit. Les gammes de produit dont il dispose ont été paramétrées dans le volet « Fiche principale » de la fiche de l’article nomenclaturé. 􀀳 Rappelons que ce volet n’est disponible que dans le cas des nomenclatures de type Fabrication. La saisie des gammes opératoires de la nomenclature peut s’effectuer de la façon suivante : 􀂉 la gamme opératoire des articles entrant dans la composition de base de la nomenclature peut être saisie dans le volet « Gamme opératoire » ; 􀂉 la gamme opératoire des articles propres à un énuméré de gamme, ou à deux dans le cas d’une gamme double, est saisie dans le volet « Gamme opératoire / Gammes ». Exemple Reprenons l’exemple de la bague qui peut être fournie avec des brillants et une pierre : émeraude, rubis ou saphir. Elle se compose : - d’une monture : article MONTBAGOR01, - d’un ensemble de brillants : article ENSBRILL, - et d’une pierre variable suivant le cas : articles EMER001, RUBI001 ou SAPH001. L’assemblage de la monture, des brillants, les outils, machines et personnels utilisés dans ce but seront en- 150 × 6330 3600 -------------------------- = 26· 3, 75 Menu Structure © Sage 2007 504 registrés dans le volet «Gamme opératoire» puisqu’ils réalisent des opérations communes à toutes les bagues de cette nomenclature. Les opérations propres au montage de la pierre elle-même, émeraude, rubis ou saphir, les machines, outils et personnels utilisés à cette fin seront enregistrés dans le volet «Gamme opératoire / Gammes». Il sera nécessaire d’enregistrer les gammes opératoires de chaque énuméré ou couple d’énumérés de gamme. Toutes les zones du volet sont identiques à celles du volet «Gamme opératoire» décrit précédemment. Seules en diffèrent les zones suivantes. Gamme 1 Cette zone à liste déroulante propose la première gamme de type Produit affectée à l’article nomenclaturé. Elle permet, en sélectionnant un énuméré de gamme précis, de saisir (ou de consulter), dans la liste en dessous, les gammes opératoires entrant dans la fabrication de la nomenclature pour cet énuméré. Gamme 2 Cette zone à liste déroulante n’apparaît que lorsque la nomenclature est à deux gammes. Dans ce cas elle propose les énumérés de la seconde gamme et, comme pour la zone précédente, permet de saisir ou de consulter les articles entrant dans la fabrication de la nomenclature pour les deux énumérés de gamme affichés. Le contrôle d’unicité des ressources et des centres de charges s’effectue entre les volets « Gamme opératoire » et « Gamme opératoire / Gammes » sur le couple numéro d’opération + ressource ou centre de charge. Si une même ressource ou centre de charges est enregistré dans les deux volets avec des numéros d’opération différents, il figurera en double dans la nomenclature. Ce contrôle s’effectue également pour chaque gamme opératoire correspondant à un énuméré ou à un couple d’énumérés. Bouton [Simulation de fabrication] Ce bouton donne accès aux mêmes fonctions que celles décrites dans le volet « Gamme opératoire ». A partir du volet « Gamme opératoire / Gammes », la simulation s’effectue sur les ressources de l’énuméré ou du couple d’énumérés actuellement affiché. Menu Structure © Sage 2007 505 Volet Prévisions – Nomenclatures On accède au volet « Prévisions » de la fiche nomenclature en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Ce volet n’est disponible que pour les nomenclatures de type Fabrication. Ce volet affiche et permet de saisir les prévisions de fabrication de l’article nomenclaturé. Ces prévisions peuvent être déterminées automatiquement par la fonction Structure / Mise à jour des prévisions. Voir la fonction «Mise à jour des prévisions», page 333. 􀀳 Si l’article nomenclaturé possède une gamme de type Produit, un autre volet «Prévisions / Gammes» apparaît également. Voir sa description sous le titre «Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures», page 508. Les prévisions paramétrées dans le volet « Prévisions / Gammes » sont prioritaires sur celles enregistrées dans le volet « Prévisions ». 􀀲 Ce volet ne s’ouvrira pas si le suivi du stock de l’article nomenclaturé est Aucun (volet « Stock » de la fiche article). Ce volet affiche les différentes périodes de l’exercice en cours, du précédent et du suivant (ces deux derniers accessibles par la zone à liste déroulante Exercice). Exercice Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner l’exercice dont on veut consulter ou modifier les prévisions. Par défaut elle affiche l’exercice en cours. Type périodicité Cette zone affiche les choix suivants : 􀂉 Année, 􀂉 Semestre, 􀂉 Trimestre, 􀂉 Mois, 􀂉 Semaine. Elle affiche par défaut la valeur paramétrée dans la zone Type périodicité du volet «Initialisation» de la fiche de l’entreprise. Menu Structure © Sage 2007 506 Voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Elle permet de sélectionner un autre type de périodicité parmi ceux proposés. Dans ce cas, le programme recalcule les valeurs affichées dans la liste des périodicités comme précisé dans le tableau ci-dessous. Le programme enregistre systématiquement les prévisions dans la plus petite unité : Semaine et détermine les valeurs affichées en cumulant le nombre de semaines présentes dans la périodicité. Réappro. (Réapprovisionnement) / prévisions Si cette boîte est cochée, les prévisions de quantités fabriquées seront utilisées lors du réapprovisionnement. Voir les descriptions faites dans le cadre du réapprovisionnement sous le titre «Réapprovisionnement», page 1223. Dépôt Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Tous les dépôts : les quantités à fabriquer seront les quantités cumulées de la totalité des dépôts. 􀂉 Liste des dépôts : les quantités à fabriquer seront celles du dépôt sélectionné. Le dépôt principal de l’article esr proposé par défaut. Périodicité Cette liste affiche les périodicités correspondant à l’exercice sélectionné et au type de périodicité choisi. Le premier mois de la périodicité est celui qui a été paramétré dans la zone Mois début exercice du volet «Initialisation » de la fiche de l’entreprise. Il n’est pas modifiable à ce niveau. Voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. La saisie ou la modification manuelle des prévisions s’effectuent dans cette liste comme indiqué ci-dessous. Périodicité Intitulés des périodicités Valeur affichée Commentaire Année Exercice N – 1 Exercice N Exercice N + 1 Cumul des prévisions de l’année sélectionnée Si la semaine appartient à deux périodicités, les prévisions sont cumulées dans la périodicité du lundi. Semestre Semestre 1 Semestre 2 Cumul des prévisions du semestre Si la semaine appartient à deux périodicités, les prévisions sont cumulées dans la périodicité du lundi. Trimestre Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Cumul des prévisions du trimestre Si la semaine appartient à deux périodicités, les prévisions sont cumulées dans la périodicité du lundi. Mois Janvier Févrirer Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Cumul des prévisions du mois Si la semaine appartient à deux périodicités, les prévisions sont cumulées dans la périodicité du lundi. Semaine Semaine 1 Samaine 2 … Semaine n Valeur des prévisions de la semaine Soit saisie, soit calculée automatiquement. Attention, le nombre et le numéro de la semaine correspondent aux calendriers classiques Menu Structure © Sage 2007 507 Total prévisions Cette zone affiche le cumul des prévisions de fabrication affichées dans la liste. Saisir une prévision de fabrication par périodicité : 1 . Sélectionnez la période dans la liste en cliquant sur sa ligne. 2 . Saisissez la quantité désirée dans la zone de saisie en dessous de la liste. 3 . Validez. 􀀳 On peut aussi enregistrer des valeurs identiques pour toutes les périodes en utilisant l’option Remplacer de la fonction Structure / Mise à jour des prévisions, puis les affiner par des saisies manuelles. Saisir une prévision de fabrication globale : 1 . Assurez-vous qu’aucune périodicité n’est sélectionnée dans la liste. Le «Manuel de la gamme» vous indique comment dessélectionner une ligne. 2 . Saisissez, dans la zone en dessous de la liste, une valeur globale de prévision pour la périodicité affichée. 3 . Validez. Le programme répartit la valeur saisie sur les périodicités affichées selon la formule suivante : 􀀳 Les valeurs par périodicités affichées sont d’abord calculées à partir de la valeur globale saisie. Chaque valeur par périodicité est ensuite répartie en semaine sans décimales. Le solde est reporté sur la dernière semaine du mois. Exemple Le type de périodicité est Mois. On saisit une valeur globale de 3500,00 pour l’exercice 2005. La répartition se fait comme suit : Janvier : 292,00 répartis comme suit : Semaine 1 à 4 : 58,00 Semaine 5 : 60,00 … Décembre : 288,00 répartis comme suit : Semaine 1 à 4 : 72,00 Du fait du stockage des prévisions sur la plus petite périodicité disponible, ce mode de gestion peut avoir des conséquences particulières sur le résultat. Le gestionnaire doit en tenir compte dans ses prévisions. Exemple Sur l’exercice mensuel 2006 débutant en janvier, le gestionnaire enregistre les valeurs prévisionnelles suivantes pour un article : Janvier 1 Février 2 Mars 3 Avril 4 etc. Il remarque que le programme affiche en définitif les valeurs suivantes : Janvier 1 Février 3 Mars 3 Avril 4 etc. Le mois de février présente une anomalie qui est due au fait que ce mois de 2006 présente 4 lundis. L’ap- Valeur périodicité affichée Valeur globale saisie Nombre de périodicités de l′exercice = ---------------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 508 plication calcule la valeur de la périodicité hebdomadaire : La valeur étant inférieure à 1, le programme va appliquer la valeur 1 sur les trois premières semaines et faire la régularisation sur la quatrième. On obtiendra donc : Semaine 6 1 Semaine 7 1 Semaine 8 1 Semaine 9 théoriquement –1, ce qui est impossible car les régularisations négatives ne sont pas admises. Il va donc ne rien enregistrer pour la semaine 9 et c’est la raison pour laquelle une prévision de 3 s’appliquera pour le mois de février au lieu de 2. Volet Prévisions / Gammes – Nomenclatures On accède au volet « Prévisions / Gamme » de la fiche nomenclature en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Ce volet n’est disponible que pour les nomenclatures à gamme(s) de type Fabrication. Ce volet affiche les mêmes informations que le volet «Prévisions». Il apparaît lorsque l’article nomenclaturé dispose d’une ou de deux gammes de type Produit. Les gammes de produit dont il dispose ont été parémétrées dans le volet «Fiche principale» de la fiche de l’article nomenclaturé. 􀀲 Ce volet ne s’ouvrira pas si le suivi du stock de l’article nomenclaturé est Aucun (volet « Stock » de la fiche article). Il permet d’enregistrer les prévisions de fabrication des composants à gamme d’une nomenclature. Les informations enregistrées dans ce volet sont prioritaires sur celles paramétrées dans le volet «Prévisions ». Si aucune information prévisionnelle n’a été enregistrée dans le présent volet pour une gamme données, ce sont les valeurs du volet «Prévisions» qui seront utilisées. 24 -- = 0, 5 Menu Structure © Sage 2007 509 Comptabilité Structure / Comptabilité Cette commande permet d’avoir accès à toutes les fonctions concernant la comptabilité. Elle ouvre un menu hiérarchique. Les fonctions accessibles par ce menu sont les suivantes : 􀂉 «Plan comptable», page 510, 􀂉 «Plan analytique», page 526, 􀂉 «Taux de taxes», page 541, 􀂉 «Codes journaux», page 546, 􀂉 «Banques», page 557, 􀂉 «Modèles de règlement», page 565, 􀂉 «Modèles de grille», page 569. Menu Structure © Sage 2007 510 Plan comptable Structure / Comptabilité / Plan comptable Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. Précisons avant toutes choses que le programme Sage Gestion commerciale impose l’utilisation d’un fichier comptable en même temps que celle du fichier commercial. Ce fichier comptable peut être créé directement dans ce programme ou bien provenir du programme Sage Comptabilité. Pour lancer cette fonction, vous pouvez cliquer sur le bouton [Plan comptable] de la barre d’outils « Comptabilité ». Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît. Opérations possibles sur la liste des comptes généraux La liste des comptes créés présente, pour chaque compte, son type, son numéro et son intitulé. La création, la consultation, la modification, l’impression, la suppression des comptes généraux s’effectuent comme dans toute liste d’éléments des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme». Le nombre de comptes n’est limité que par la taille du fichier. Classement des comptes La zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils «Navigation» permet de sélectionner un critère de tri à appliquer à la liste des comptes : 􀂉 Numéro : les comptes sont classés par ordre croissant de numéro. 􀂉 Classement : le tri s’effectue d’abord sur le contenu de la zone Classement de chaque fiche compte puis sur son numéro s’il y a des doublons. 􀂉 Type : le classement s’effectue d’abord sur le type du compte (enregistré dans la zone Type de chaque fiche de compte), détail puis total, puis sur le numéro de compte. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Rappelons que les listes peuvent être paramétrées. Voir ci-dessous le titre «Personnaliser la liste du plan comptable», page 512. Menu Structure © Sage 2007 511 Rechercher un compte Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez les premiers caractères de son numéro ou de son intitulé (contenu de la zone Classement) selon le mode de tri actif. Pour atteindre la fiche d’un compte précis vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Atteindre un compte général] de la barre d’outils « Comptabilité ». On peut également utiliser le bouton [Atteindre] de la barre d’outils « Navigation ». Cette fonction propose par défaut le fichier des comptes généraux et les critères de sélection suivants : 􀂉 le Numéro ou 􀂉 l’Intitulé. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des comptes élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Création d’un compte L’ajout d’un compte s’effectue comme dans toutes les listes des programmes Sage. La création d’un compte général peut être manuelle ou assistée. Voir le titre «Création d’un compte général», page 513. On peut aussi créer un compte sans en ouvrir la liste en cliquant sur le bouton [Créer un compte général] de la barre d’outils « Comptabilité ». Création par duplication Un compte peut être créé par la duplication d’un autre. Les zones recopiées dans ce cas sont : Nature de compte, Report à-nouveau, Compte reporting, Type, Saut de page, Devise ainsi que toutes les boîtes à cocher. Voir la commande«Dupliquer», page 372. Pour dupliquer un compte : 1 . ouvrez la fiche du compte à dupliquer ; 2 . cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard » ou lancez la commande Edition / Dupliquer ou encore tapez CTRL + D sous Windows ou COMMANDE + D sur Macintosh ; 3 . saisissez le numéro et l’intitulé du nouveau compte dans la fenêtre qui s’ouvre ; 4 . modifiez éventuellement les zones qui doivent l’être ; 5 . refermez la fenêtre, le compte est créé. Suppression d’un compte Il est impossible de supprimer un compte général dans les cas suivants : 􀂉 le compte est mouvementé sur l’exercice en cours ou sur un autre exercice, 􀂉 le compte est utilisé dans une autre fonction du menu Structure (taux de taxe, codes journaux), 􀂉 le compte est utilisé dans le volet A propos de… / Comptable. Menu Structure © Sage 2007 512 Les sélections multiples sont possibles dans cette liste pour les suppressions. Pour les modifications et consultations, seul le premier compte sélectionné s’ouvrira. Impression de la liste des comptes Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste du plan comptable Un menu contextuel est disponible sur la liste du plan comptable. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes précisions à son sujet. Les fonctions communes des menus contextuels sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste du plan comptable On peut personnaliser la liste des comptes généraux soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes présentes dans cette liste sont résumées dans le tableau suivant. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Type Oui Oui Numéro Oui Oui Intitulé de compte Oui Non Classement Non Oui Nature de compte Non Non Compte de reporting Non Non Menu Structure © Sage 2007 513 Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Création d’un compte général La création d’un compte peut être réalisée de trois façons : 􀂉 soit avec l’aide d’un assistant qui guide l’utilisateur à chaque étape de la création, 􀂉 soit manuellement, en enregistrant les données du compte dans sa fiche, 􀂉 soit par duplication d’un compte existant. Pour plus d’informations sur la création par duplication, reportez-vous au titre «Création par duplication », page 511. Dans les deux premiers cas, la création d’un compte s’effectue : 􀂉 en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste du plan comptable est la fenêtre active, 􀂉 en cliquant sur le bouton [Créer un compte général] de la barre d’outils « Comptabilité ». Assistant de création d’un compte général comptable Si le mode assistant est actif, c’est-à-dire si la commande Fenêtre / Mode Assistant est cochée ( ), la création d’un compte déclenche l’apparition d’une série d’écrans qui pilotent l’utilisateur dans sa création. 􀀳 L’assistant ne permet que la création de comptes de détail. Pour la création de comptes de totalisation, il est nécessaire d’utiliser la création manuelle en désactivant le Mode assistant. Informations principales La première fenêtre à s’ouvrir est destinée à l’enregistrement du numéro de compte et de son intitulé. Si aucune information libre n’a été enregistrée pour les comptes généraux, deux cases à cocher apparaissent en plus des zones Numéro et Intitulé. Cade taxe Non Non Raccourci Non Non Colonne Affichée par défaut Critère de tri Menu Structure © Sage 2007 514 Si des informations libres ont été enregistrées pour les comptes généraux, elle ne comporte que deux zones seulement, Numéro et Intitulé. Voir l’option «Information libre», page 160 de la fiche de l’entreprise. Les zones à renseigner sont les suivantes. Numéro Zone destinée à la saisie du numéro du nouveau compte. Si la longueur des comptes est libre, vous pouvez saisir de 3 à 13 caractères alphanumériques. Si la longueur des comptes est fixe, la saisie est limitée au nombre de caractères correspondant à cette longueur. Si le numéro saisi est plus court, il sera complété par des zéros. Si le compte dont vous avez saisi le numéro existe déjà, un message d’erreur apparaîtra à la fermeture de l’assistant. « Le compte général XXX existe déjà ! [OK] » Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques. Valider ce compte et quitter l’Assistant Cette case à cocher est active par défaut. Comme sa désignation l’indique, l’assistant se refermera après création du compte. Menu Structure © Sage 2007 515 Valider ce compte pour en créer un nouveau Cette case à cocher permet de créer plusieurs comptes généraux à la suite. Bouton [Annuler] Referme l’assistant sans créer de compte. Bouton [Suivant] / [Fin] Ce bouton n’est actif que si le numéro et l’intitulé du compte ont été enregistrés. Il peut prendre deux désignations : 􀂉 si la case Valider ce compte et quitter l’Assistant est cochée, il prend la désignation [Fin] ; dans ce cas le compte est créé et l’assistant se referme ; 􀂉 si la case Valider ce compte pour en créer un nouveau est cochée, il prend la désignation [Suivant] ; dans ce cas le compte est créé et l’assistant reste ouvert pour le paramétrage d’un autre compte. 􀀳 Dans le cas où des informations libres existent pour les comptes généraux, le bouton prend toujours la désignation [Suivant]. Le compte ainsi créé présente les paramétrages suivants : 􀂉 la zone Classement reprend les 17 premiers caractères de son intitulé ; 􀂉 la Nature de compte prend une valeur correspondant à la racine du compte ; ces natures sont précisées plus loin sous le titre décrivant le premier volet de la fiche compte ; 􀂉 la zone Report à nouveau est paramétrée sur Aucun s’il s’agît d’un compte de charge ou de produit (radicaux 6 et 7) ou Solde pour tous les autres ; 􀂉 le saut de ligne est fixé à une ligne. Toutes ces valeurs sont modifiables dans la fiche du compte (sauf le numéro). Informations libres Dans le cas où des informations libres auraient été enregistrées pour les comptes généraux, l’écran précédent de l’assistant est suivi d’un autre décrit ici. La liste affiche toutes les informations libres enregistrées pour les comptes généraux. Pour enregistrer une valeur d’information libre : 1 . cliquez sur sa ligne ; 2 . saisissez l’information dans la zone en dessous de la liste ; 3 . validez. Menu Structure © Sage 2007 516 Pour supprimer une valeur d’information libre : 1 . sélectionnez sa ligne ; 2 . effacez son contenu ; 3 . validez. Il n’est pas possible, à ce niveau, de supprimer ou d’ajouter une nouvelle information libre. Ceci doit être fait dans les options de l’entreprise. Les cases Valider ce compte pour en créer un nouveau et Valider ce compte et quitter l’Assistant ont été décrites plus haut ainsi que les boutons du bas de l’écran à l’exception du suivant. Bouton [Précédent] Permet de revenir à la première fenêtre de l’assistant pour y modifier une information. Création manuelle d’un compte général Dans le cas où la fonction Mode Assistant est inactive (non cochée dans le menu Fenêtre), la création d’un compte comptable doit s’effectuer en enregistrant les informations concernant le compte dans les différents volets de sa fiche. Ces volets et les zones qui les composent sont détaillées ci-après. Compte général – Détail de la fiche La fiche d’un compte général comptable comporte le titre « Compte » suivi du numéro et de l’intitulé du compte ouvert. Elle se compose de volets accessibles par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh. Certains volets peuvent ne pas apparaître en fonction des paramétrages faits. Les zones de cette fenêtre sont les suivantes. Onglet / Bouton Fiche principale On revient au «Volet Fiche Principale - Compte général», page 517, si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 517 Onglet / Bouton Analytique/IFRS On accède au «Volet Analytique / IFRS - Compte général», page 520 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Analytique] sur Macintosh. 􀀳 Ce volet ne prend la désignation «Analytique/IFRS» que dans le cas où la norme IFRS est gérée. Dans le cas inverse, il garde la désignation «Analytique». Onglet / Bouton Bloc-notes On accède au «Volet Bloc-notes - Compte général», page 523 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Bloc-notes] sur Macintosh. Onglet / Bouton Information libre On accède au «Volet Information libre - Compte général», page 523 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Onglet / Bouton Cumuls On accède au «Volet Cumuls - Compte général», page 524 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Cumuls] sur Macintosh. Bouton Visualisation d’un graphique Ce bouton est disposé au bas de la fenêtre sur Windows et en haut de la fenêtre sur Macintosh. Il permet d’imprimer des graphiques à partir des valeurs affichées par le volet «Cumuls». Voir dans ce volet la description des valeurs affichables. Date de création Le programme insère automatiquement la date de création du compte. Volet Fiche Principale - Compte général Le volet « Fiche principale » d’un compte général comptable regroupe toutes ses caractéristiques de base. On accède à ce volet, si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Voir l’illustration ci-dessus. Un compte général est défini par les zones suivantes. Numéro de compte Enregistrer ici le numéro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes généraux ne peuvent porter le même numéro. La longueur des numéros de compte a été paramétrée lors de la création du dossier comptable. Cette longueur peut être modifiée, si aucun compte n’est créé, dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Si vous dépassez cette longueur, un message d’avertissement vous prévient quand vous refermez la fenêtre. La longueur minimale d’un compte de type Détail est de 3 caractères numériques et sa longueur maximale de 13 caractères alphanumériques. Les trois premiers caractères doivent donc obligatoirement être numériques. Les comptes de type Totalisation peuvent avoir un numéro plus court que celui paramétré dans la fiche de l’entreprise. Menu Structure © Sage 2007 518 Type Le programme distingue deux types de comptes : 􀂉 Les comptes de type Détail : ce sont les comptes classiques servant à l’enregistrement en détail des écritures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables, à l’exception des zones Compte reporting et Date de création. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par cette icône. 􀂉 Les comptes de type Total : ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de détail ayant même racine. Outre le numéro de compte et la désignation, seules les zones Classement, Saut de lignes ou de page et Nombre de lignes sont disponibles, toutes les autres sont estompées, marquant ainsi qu’elles sont inaccessibles. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par cette icône. La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un compte déjà enregistré, il est nécessaire de le supprimer et de le recréer. Exemple Un enregistrement de type Total peut par exemple être effectué pour tous les comptes donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA, eux, peuvent être totalisés sur des comptes enregistrés comme tels. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Classement Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques servant au classement et à la recherche du compte. Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier. Nature de compte La création manuelle d’un compte général à partir du programme Sage Gestion commerciale affecte une nature au compte en rapport avec le radical de son numéro. Nous renvoyons le lecteur au manuel de référence du programme Sage Comptabilité pour connaître le rôle de ce paramètre en saisie comptable et les différentes valeurs qu’il peut prendre. Report à-nouveau Sélectionnez le mode de report des soldes de fin de période à mettre en oeuvre lors des opérations de fin d’année : 􀂉 Aucun : pas de report du solde ou des mouvements détaillés du compte ; choix adapté aux comptes de charges et de produits ne devant pas être reportés. 􀂉 Solde : seul le solde du compte est reporté sur l’exercice suivant. 􀂉 Détail : tous les mouvements non lettrés du compte sont reportés en détail sur l’exercice suivant ; à sélectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront être reportés en détail si vous avez pris soin de les lettrer. Compte reporting Cette zone n’est pas utilisable dans le programme Sage Gestion commerciale. Compte tiers rattaché Le programme permet d'associer à chaque compte général, un ou plusieurs comptes de tiers clients ou fournisseurs. Cette association s’effectue lors de la création du compte de tiers. Voir les commandes «Clients», page 587 et «Fournisseurs», page 628. Sélectionnez le compte souhaité à partir de la zone à liste déroulante éditable qui se trouve en dessous de la liste puis validez par la touche ENTRÉE pour qu’il s’affiche sur la liste des comptes tiers rattachés. Menu Structure © Sage 2007 519 Si un seul compte de tiers est rattaché, celui-ci sera automatiquement proposé lorsque le compte général sera mouvementé. Si plusieurs comptes de tiers sont rattachés, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement proposé lorsque le compte général sera mouvementé. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Il ne permet ni de voir, modifier ou consulter l’élément sélectionné, ni de personnaliser la liste. Code taxe Cette zone permet de sélectionner un des codes taxes enregistrés dans la commande Comptabilité / Taux de taxes afin d’affecter le taux de taxe correspondant au compte. L’affectation d’un code taxe n’est pas obligatoire. Si vous affectez un code taxe à un compte (en saisie ou en modification), un message apparaîtra à la fermeture de la fenêtre (ou au changement de volet) lorsque ce compte n’est pas mentionné dans la liste des comptes généraux affectés au taux de taxe correspondant. « Le compte général XXX n’est pas rattaché à la taxe YYY ! Souhaitez-vous effectuer le rattachement ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : le compte général est rattaché au taux de taxe indiqué et son numéro apparaîtra dans la liste des comptes affectés à ce taux. 􀂉 [Non] : le rattachement est refusé, la fenêtre du compte reste ouverte et l’utilisateur doit modifier le code saisi dans cette zone ou le supprimer. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d’appeler le compte correspondant dans n’importe quelle pièce. Les indications mentionnées à côté du titre de la zone ne doivent pas être tapées lors de l’enregistrement du raccourci. 􀀳 Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sous Windows ou Commande + Option sur Macintosh et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit se trouver dans une zone de saisie d'un numéro de compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les taux de taxes). Saut de Lignes / Page Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand livre des comptes et de la balance. Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes / page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne. Regroupement Si cette case est cochée, le détail des écritures enregistrées sur le compte pourra, à la demande de l'utilisateur, être regroupé sur le grand livre. Saisie analytique Cette option détermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte. Le programme n’effectue de contrôle sur l’équilibrage des ventilations analytiques que sur les 5 premiers plans analytiques enregistrés dans la commande A propos de... / Options : si vous ventilez une ligne d’écriture sur des sections appartenant à un des cinq premiers de la liste des plans analytiques (qui en comporte 10 au total), le programme vérifiera que la totalité du montant à imputer de la ligne est bien ventilée sur une ou plusieurs sections appartenant à un même plan. Si, par contre, vous ventilez une écriture sur des sections analytiques appartenant à l’un des cinq derniers plans de la liste, le programme ne vérifiera pas si la totalité du montant à imputer est ventilée. Vous pouvez donc réaliser des ventilations partielles. Menu Structure © Sage 2007 520 Cet équilibre analytique peut s’effectuer automatiquement lors de la comptabilisation des mouvements à l’aide des sections d’attente enregistrées pour chaque plan analytique dans le volet «Options» de la commande Fichier / A propos de.... Saisie de l'échéance Si cette case est cochée, il sera nécessaire de saisir une date d’échéance lorsque ce compte sera appelé dans un journal ou dans une pièce comptable. Cette date pourra être calculée automatiquement si le compte est associé à un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de règlements rattachées. Saisie de la quantité Cette option autorise ou non la saisie des quantités dans la colonne prévue à cet effet. Elle sera exploitée lors de la mise à jour comptable. Voir le «Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 97. Saisie devise Cette zone autorise la saisie en devise sur le compte considéré. Si elle est cochée, elle permet d’affecter une devise privilégiée au compte. La liste déroulante qui se trouve à la droite de cette zone ouvre la liste des devises enregistrées dans les options de la fiche de l’entreprise à laquelle est ajoutée l’option Aucune. Ces deux dernières zones, Saisie de la quantité et Saisie devise, sont, en création de compte, cochées ou non par défaut. Ces paramétrages n’étant pas utilisés directement par le programme Sage Gestion commerciale, nous renvoyons le lecteur à la documentation fournie avec le programme Sage Comptabilité pour de plus amples informations. Lettrage automatique Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande). 􀀳 Un compte est toujours lettrable manuellement. Saisie compte tiers Si cette case est cochée, et si la colonne existe dans le journal, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers associé à ce compte lors de la saisie des journaux. Volet Analytique / IFRS - Compte général On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Analytique] sur Macintosh. Ce volet ne concerne que les comptes généraux de type Détail. Il n’apparaît pas dans la fiche du compte si l’option Saisie analytique du volet « Fiche principale » n’est pas cochée. 􀀳 Ce volet ne prend la désignation « Analytique/IFRS » que dans le cas où la norme IFRS est gérée. Dans le cas inverse, il garde la désignation « Analytique ». Menu Structure © Sage 2007 521 Ce volet permet de paramétrer la ventilation analytique affectée par défaut au compte. Deux possibilités sont offertes pour l’enregistrement de lignes de ventilation : 􀂉 soit la saisie manuelle : dans ce cas plusieurs conditions doivent être respectées : 􀂉 La ventilation à 100 % doit être observée pour les sections des 5 premiers plans analytiques ; le programme n’effectue aucun contrôle à ce niveau mais des messages d’erreur apparaîtront lors de la mise à jour comptable et le report ne pourra s’effectuer. 􀂉 Le panachage de sections de divers plans est interdit pour arriver à cet équilibre. Par contre il est possible de faire des ventilations équilibrées sur autant de sections et de plans que l’on veut. 􀂉 Si le programme rencontre plusieurs lignes comportant une icône équilibre et appartenant à un même plan analytique, il fera systématiquement l’équilibre sur la première d’entre elles. Il est donc nécessaire, si on veut ventiler plusieurs fois un compte général sur les sections d’un même plan (parmi les 5 premiers), qu’un seul groupe de sections soit pourvu d’une telle icône équilibre et que tous les autres groupes soient équilibrés soit en pourcentage, soit en montant. 􀂉 soit l’affectation de grilles de ventilation analytiques créées dans la commande du même nom du menu hiérarchique Comptabilité. Pour saisir manuellement une section : 1 . sélectionnez le plan analytique, 2 . sélectionnez la section analytique, 3 . sélectionnez le type de répartition (pourcentage, équilibre ou montant), 4 . enregistrez le pourcentage ou le montant s’il y a lieu, 5 . validez. Pour supprimer une ligne, sélectionnez-la et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ou bien la commande du menu contextuel. Plan analytique Cette zone à liste déroulante affiche tous les plans analytiques créés. Bouton [Appeler une grille] On peut appeler un modèle de grille en cliquant sur ce bouton. Une liste de sélection s’ouvre. Voir ci-dessous, sous le titre «Sélection d’une grille analytique – Compte général», page 522, les explications détaillées sur cette commande. Menu Structure © Sage 2007 522 Liste des sections Cette zone affiche la liste de toutes les sections paramétrées pour la ventilation du compte général. Sont mentionnés : le numéro de section, l’intitulé de la section, le type et la valeur. Le Type affiche l’icône Equilibre dans le cas où l’on a choisi ce type pour la ligne considérée. Numéro de section Cette zone à liste déroulante éditable affiche toutes les sections du plan analytique sélectionné dans la zone Plan analytique. On peut ainsi en sélectionner une manuellement. Type de répartition Cette zone à liste déroulante propose trois choix : 􀂉 Pourcentage : (valeur par défaut) indiquer dans la zone de droite la valeur du pourcentage, 􀂉 Equilibre : cette ligne fera l’équilibre de toutes les autres (du même plan analytique), 􀂉 Montant : indiquer dans la zone de droite le montant de la ventilation fixe. Valeur Zone servant à la saisie de la valeur du pourcentage ou de celle du montant de la ventilation. Sélection d’une grille analytique – Compte général Si on utilise le bouton [Appeler une grille] une fenêtre s’ouvre et vous permet de choisir une des grilles analytiques enregistrées dans la commande Structure / Comptabilité / Modèles de grille. Les modèles de grille proposés sont indépendants du plan sélectionné dans la zone Plan analytique. On peut enregistrer autant de grilles que l’on veut sur un même compte général. Si le programme constate que des lignes de ventilation ont déjà été saisies, il affiche un message : « Voulez-vous remplacer les conditions de répartition existantes ? [Oui] [Non] [Annuler] » Suivant la réponse faite, les événements suivants vont se produire : 􀂉 [Oui] : les lignes de ventilation existantes sont remplacées par celles de la grille insérée. 􀂉 [Non] : les lignes de ventilation existantes sont conservées et les nouvelles lignes de ventilation sont ajoutées à la suite. 􀂉 [Annuler] : l’opération est interrompue. La grille n’est pas affectée et les lignes de ventilation existantes restent. 􀀳 Si vous enregistrez plusieurs lignes comportant l’icône Equilibre sur des sections d’un même plan analytique, seule la première d’entre elles sera prise en compte. Le programme n’effectue, à ce stade, aucun contrôle sur la validité des ventilations que vous pouvez enregistrer. Ce contrôle ne sera fait qu’au niveau du journal comptable. Menu Structure © Sage 2007 523 Volet Bloc-notes - Compte général L'utilisateur exploite le Bloc-notes à sa guise. Il peut constituer un aide-mémoire spécifique à chaque compte. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Blocnotes] sur Macintosh. Un bloc-notes peut contenir jusqu'à 255 caractères libres. Un état de la commande [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » est paramétré pour imprimer tous les bloc-notes des comptes. Se reporter au «Manuel de la gamme» pour toute information. Volet Information libre - Compte général Ce volet affiche les informations libres enregistrées dans le cadre des comptes généraux dans les Options de la fiche société. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les comptes généraux. 􀀳 Si aucune information libre n’a été paramétrée pour les comptes généraux dans le volet «Fichier / A propos de... / Options», le présent volet ne s’affichera pas. Menu Structure © Sage 2007 524 La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre. Validez ensuite par la touche ENTRÉE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire. 􀀳 Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection : - dans la commande Rechercher, - dans les formats de sélection des impressions, - dans les formats de sélection des exportations de données, - dans l’identification des objets de mise en page. Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Leur mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et d’utiliser le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie et l’effacer par la touche ENTRÉE. Volet Cumuls - Compte général Le volet « Cumuls » présente les cumuls des mouvements enregistrés sur le compte. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Cumuls] sur Macintosh. Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) des exercices non archivés, le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants. Les montants sont totalisés en bas de la fenêtre. 􀀳 En cas de gestion de la norme IFRS, ne sont prises en compte dans ce volet que les écritures de types Les deux ou Nationale. Mouvements dans la devise Cette zone à liste déroulante affiche les choix suivants : Menu Structure © Sage 2007 525 􀂉 Tous : (valeur par défaut) les cumuls sont exprimés dans la monnaie de tenue commerciale pour toutes les écritures enregistrées sur le compte. 􀂉 Aucun : seules les écritures enregistrées dans le fichier comptable dont la zone Devise n’est pas renseignée. 􀂉 Liste des devises telles qu’elles ont été enregistrées dans la commande A propos de... / Options seules les écritures enregistrées dans la devise sélectionnée sont cumulées. Gestion des graphiques – Comptes généraux 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche du compte général, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs affichées dans le volet « Cumuls ». Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. Sélection de la série du graphique – Comptes généraux Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les comptes généraux sont les suivantes : 􀂉 Mouvements débit, 􀂉 Mouvements crédit, 􀂉 Solde (valeur par défaut). Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation, l’affichage et l’impression des graphiques ou les explications données sur cette fonction dans la fiche article. Menu Structure © Sage 2007 526 Plan analytique Structure / Comptabilité / Plan analytique Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections du plan analytique. Cliquez sur le bouton [Plan analytique] de la barre d’outils « Comptabilité » pour activer cette commande. La liste des sections analytiques s’affiche. Le bouton [Créer une section analytique] de la barre d’outils « Comptabilité » donne un accès direct à la fenêtre de saisie d’une section analytique. Le bouton [Atteindre une section analytique] de la barre d’outils « Comptabilité » ouvre la fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche d’une section analytique. La liste des sections analytiques présente les informations suivantes : 􀂉 le Type de section représenté par une icône : 􀂉 Détail, 􀂉 Total, 􀂉 le Numéro de section ainsi que 􀂉 son Intitulé. Opérations possibles sur la liste des sections analytiques Cette liste présente la liste des sections analytique en rappelant pour chacune d’elles, son type, son numéro et son intitulé. L’ajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des sections analytiques s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Ligne Sage 100 et 30. Les sections listées dans la fenêtre sont celles qui ont été rattachées au plan sélectionné dans la zone disposée en bas de la liste. Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le plan analytique souhaité. Les plans analytiques sont créés dans l’option «Plan analytique», page 188. Pour afficher les sections appartenant à un autre plan, il suffit de sélectionner ce dernier. La génération automatique des sections analytiques est lancée par le bouton [Générer] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre de liste des sections analytiques. Cette fonction sera vue plus loin. 􀀳 Le programme conserve la dernière sélection effectuée : lors de la prochaine ouverture de la fenêtre « Plan analytique », le programme proposera le dernier plan sélectionné. Menu Structure © Sage 2007 527 Voir le «Manuel de la gamme» Il est impossible de supprimer une section analytique rattachée à : 􀂉 une écriture analytique, 􀂉 un modèle de grille, 􀂉 un modèle de saisie, 􀂉 un compte général, 􀂉 un poste budgétaire (si budget de type Analytique). Création par duplication Il est possible de créer une section analytique par duplication. Les zones recopiées lorsqu'une section est dupliquée sont : Niveau d'analyse, Plan analytique, Type, Saut de page / ligne et les boîtes à cocher Report à-nouveau et Mise en sommeil. Voir la commande «Dupliquer», page 372. Classement des sections La zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils « Navigation » permet de sélectionner le critère de tri à appliquer à la liste des sections : 􀂉 Numéro : les sections sont classés par ordre croissant de numéro. 􀂉 Classement : le tri s’effectue d’abord sur le contenu de la zone Classement de chaque fiche de section puis sur son numéro s’il y a des doublons. 􀂉 Type : le classement s’effectue d’abord sur le type de la section (enregistré dans la zone Type de chaque fiche de section), détail puis total, puis sur le numéro de section. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Affichage des sections Enregistrements en sommeil Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre de liste permet de sélectionner entre : 􀂉 Toutes les sections : (valeur par défaut) toutes les sections sont affichées ; 􀂉 Sections actives : seules les sections dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichées ; 􀂉 Sections mises en sommeil : seules les sections dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichées. 􀀳 La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet «Complément» de la fiche de la section. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des sections bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher une section Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement une section dans la liste, tapez les premiers caractères de son numéro ou de son intitulé selon le mode de tri actif. Pour atteindre la fiche d’une section précise vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Atteindre une section analytique] de la barre d’outils « Comptabilité ». Menu Structure © Sage 2007 528 Imprimer la liste des sections Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des sections analytiques Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections analytiques. Les commandes communes à l’ensemble des listes sont présentées dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des sections analytiques Il est possible de personnaliser la liste des comptes analytiques par la commande Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Classement, 􀂉 Niveau d’analyse, 􀂉 Raccourci, 􀂉 Mise en sommeil. Plans analytiques et structure des numéros de section Les sections analytiques sont regroupées par plans analytiques. Ces derniers sont enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de... / Options ». Menu Structure © Sage 2007 529 Le volet « Options » permet également, pour chaque plan analytique, de définir la structure des numéros des sections qui lui seront rattachées. Ainsi, toutes les sections d’un même plan analytique auront une structure de numéro commune. Cette possibilité sera vue plus loin. 􀀳 Le paramétrage de la structure des numéros de section n’a aucun caractère obligatoire. Vous pouvez choisir de créer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numéros de section définie lors de la création du dossier (et éventuellement modifiée dans le volet « Initialisation »). Voir l’option «Plan analytique», page 188. En fonction du choix effectué dans le volet « Fichier / A propos de... / Options », trois méthodes de création sont donc possibles : 􀂉 une création «libre» des numéros de section, si aucune structure n’est définie, 􀂉 une création avec gestion de la structure des numéros de section, 􀂉 une création assistée avec l’aide d’un Assistant de génération automatique. Paramétrage libre des numéros de section Une section analytique peut être saisie manuellement en enregistrant les informations dans les différents volets de sa fiche. Voir plus loin le titre «Section analytique – Détail de la fiche», page 535 pour connaître les valeurs à saisir. Paramétrage d’une section en fonction d’une structure définie Pour le plan analytique en cours, vous avez défini la structure des numéros des sections qui lui seront rattachées. Exemple La structure des numéros des sections du plan analytique Production par site enregistrée par la commande Fichier / A propos de… est la suivante : - les 3 premiers caractères correspondent à la Localisation, - les 2 caractères suivants correspondent à la Matière première, - les 2 caractères suivants correspondent au Responsable, - les 3 derniers caractères correspondent au Produit. Les énumérés de chacun de ces niveaux ont ensuite été enregistrés : Le numéro de toute nouvelle section analytique doit donc correspondre à cette structure. L’enregistrement d’une section analytique doit donc être réalisée comme suit : 1 . créez une nouvelle section en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation », Localisation Matière première Responsable Produit 57P – Production Metz AR – Argent BR - M. Briant BAG - Bague 69P – Production Lyon OR – Or CA - M. Camet BRA - Bracelet 75P – Productions Paris COL - Collier ORF - Orfèvrerie Menu Structure © Sage 2007 530 2 . cliquez sur le bouton [Ruptures analytiques], 3 . sélectionnez le plan analytique, le type de section et les différents niveaux de la structure, 4 . cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La section est créée. 􀀳 Vous pouvez également vous faire assister, dans cette création de sections structurées par un assistant dont le fonctionnement est décrit à la fin de ce chapitre. Pour créer automatiquement une section, cliquez sur le bouton [Rupture analytique]. Une fenêtre apparaît. Plan analytique Utilisez la zone à liste déroulante pour sélectionner le plan analytique. Si vous sélectionnez un plan non structuré, les différents éléments de la structure n’apparaîtront pas et la validation de cette fenêtre vous conduira à effectuer une saisie manuelle comme décrit plus haut. Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Détail ((valeur par défaut) : la section sera de type détail, 􀂉 Total : la section sera totalisatrice. Niveaux Si vous avez sélectionné un plan analytique structuré, la zone centrale de la fenêtre se complète avec les intitulés des différents niveaux paramétrés. Il suffit de sélectionner dans chacun d’eux les informations qui formeront la structure du numéro de section. Pour créer une section de type Total, ne sélectionnez que les intitulés des niveaux sur lesquels des totalisations doivent être effectuées. Lorsque la sélection porte sur un niveau qui n’est pas le premier, le programme fera automatiquement une totalisation sur tous les éléments du ou des niveaux supérieurs. Exemple Reprenons l’exemple ci-dessus. Nous voulons obtenir une totalisation sur tous les articles en argent produits par Metz. Nous sélectionnerons donc 57P au premier niveau et AR au deuxième. Bouton [OK] Ce bouton valide les paramétrages faits et vous ramène au niveau du volet «Fiche principale» de la section en cours de création. Vous pouvez refermer classiquement cette fenêtre pour l’enregistrer ou bien annuler pour ne pas la créer. Bouton [Annuler] Ne crée aucune section et revient au volet «Fiche principale» de la section. Menu Structure © Sage 2007 531 Assistant de génération automatique des sections Cette fonction permet de se faire assister par le programme pour la création des sections analytiques structurées. L’utilisation de cette assistance est subordonnée au paramétrage, dans l’option Plan analytique du volet « Fichier / A propos de... / Options », de plans analytiques structurés. La génération automatique des sections analytiques est lancée par le bouton [Générer] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre de liste des sections analytiques lorsque le plan sélectionné est un plan structuré. L’activation de ce bouton ouvre une première fenêtre, « Assistant Génération automatique des sections », qui vous permet de sélectionner le plan analytique concerné par la création de la section. Les différentes étapes de cet assistant sont les suivantes : 􀂉 «Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections», page 531, 􀂉 «Informations complémentaires – Assistant de génération automatique des sections», page 532, 􀂉 «Sélection des niveaux de rupture – Assistant de génération automatique des sections», page 532, 􀂉 «Sections totalisatrices – Assistant de génération automatique des sections», page 534. Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections Une fois le plan analytique sélectionné, cliquez : 􀂉 sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus, 􀂉 sur le bouton [Précédent] pour revenir d’une étape en arrière ou 􀂉 sur le bouton [Annuler] pour l’interrompre. Si le processus est poursuivi, une deuxième fenêtre s’ouvre. Menu Structure © Sage 2007 532 Informations complémentaires – Assistant de génération automatique des sections Cette fenêtre vous donne un certain nombre d’informations que nous vous invitons à étudier attentivement, les opérations menées sur les fenêtres suivantes en dépendent. Cliquez maintenant : 􀂉 sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus, 􀂉 sur le bouton [Précédent] pour revenir d’une étape en arrière ou 􀂉 sur le bouton [Annuler] pour l’interrompre. Une troisième fenêtre apparaît. Sélection des niveaux de rupture – Assistant de génération automatique des sections Cette fenêtre a la particularité d’apparaître autant de fois que vous avez paramétré de ruptures dans votre plan analytique. Exemple La structure donnée à votre plan analytique comporte : - le département sur 3 caractères, - la matière première sur 2 caractères, Menu Structure © Sage 2007 533 - les initiales du responsable sur 2 caractères, - le type de produit sur 3 caractères. La fenêtre apparaîtra quatre fois pour le paramétrage des trois éléments composant la structure de vos sections. Le contenu de la zone de liste dépend de la position de la zone Sélectionner le type de rupture. Sélectionner le type de rupture Cette zone à liste déroulante propose trois choix : 􀂉 Enuméré (valeur par défaut), 􀂉 Intervalle, 􀂉 Incrément. Nous verrons successivement les trois possibilités offertes. Sélection par Enuméré Par défaut, cette fenêtre propose tous les énumérés enregistrés pour la rupture (dans le volet « A propos de… / Options »). Tous les énumérés sont sélectionnés par défaut : 􀂉 pour en dessélectionner un, cliquez sur sa ligne (la coche disparaît), 􀂉 pour en re-sélectionner un, cliquez à nouveau sur sa ligne, la coche réapparaît. L’assistant générera uniquement les sections se rapportant aux énumérés sélectionnés. Exemple Reprenons l’exemple ci-dessus. Nous en sommes au niveau 1 de la structure, c’est-à-dire les sites. Si nous conservons coché un seul site, nous ne pourrons créer que des sections correspondant à ce site. Si nous en conservons deux, nous pourrons créer des sections sur ces deux sites et ainsi de suite. Sélection par Intervalle Si nous sélectionnons cette option de la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et les deux zones de saisie de Définir les valeurs à partir de / à deviennent actives. Elles permettent de définir une fourchette d’éléments qui seront sélectionnés et permettront de créer des sections. Exemple Reprenons l’exemple des sites et supposons que nous voulions créer les sections analytiques correspondant aux sites de la couronne parisienne. Nous allons donc saisir de 91 à 95. 􀀳 Cette fonction ne crée aucun élément dans la liste des énumérés de la structure analytique. 􀀲 Ce processus n’est utilisable que sur des caractères numériques. Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’intitulé des sections se composera de celui du niveau de rupture (département dans notre exemple) suivi de son numéro. Sélection par Incrément Si nous sélectionnons cette option de la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et la première zone de saisie de Définir les valeurs à partir de devient active. Elle permet la saisie de l’énuméré à partir duquel la génération sera faite. Menu Structure © Sage 2007 534 Les numéros d’ordre créés par cette fonction doivent être réservés à un identifiant unique (un numéro de chantier par exemple). 􀀳 Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’intitulé des sections reprendra le numéro de l’incrément généré. 􀀲 Ce processus n’est utilisable que sur des caractères numériques. Lorsque le paramétrage de la rupture est terminé, vous pouvez : 1 . soit cliquer sur le bouton [Suivant] pour passer au paramétrage de la rupture suivante, 2 . soit cliquer sur le bouton [Précédent] pour revenir au stade précédent et faire d’éventuelles modifications, 3 . soit cliquer sur le bouton [Annuler] pour annuler le processus de création. Lorsque la fenêtre de l’assistant concerne le dernier échelon de rupture, le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin]. Si vous cliquez sur ce dernier, vous voyez apparaître dans la liste la ou les sections analytiques ainsi paramétrées. 􀀲 IMPORTANT. Il est nécessaire de faire la distinction entre Enuméré, Intervalle et Incrément. Si la sélection porte sur Enuméré, l’intitulé doit avoir été saisi au préalable dans la structure (volet « Fichier / A propos de... / Options »). Si la sélection porte sur Intervalle ou Incrément, c’est la valeur numérique générée qui sera mentionnée dans l’intitulé de la section analytique, qu’elle ait été enregistrée ou non dans la structure. Sections totalisatrices – Assistant de génération automatique des sections Lorsque tous les niveaux ont été paramétrés au moyen de l’une des méthodes présentées ci-dessus, un dernier écran vous propose de créer des sections totalisatrices. Boutons [Oui] / [Non] La case d’option Oui est cochée par défaut, c’est-à-dire que le programme créera des sections analytiques de type total en fonction du paramétrage réalisé dans la zone suivante. Si vous cochez Non, aucune section totalisatrice ne sera générée (mais vous pourrez en créer manuellement). Niveau de rupture Cette zone à liste déroulante propose tous les niveaux créés dans la structure du plan analytique sauf le dernier. Par défaut l’avant-dernier est sélectionné. Cela signifie que le programme créera autant de sections de type Total qu’il y a de niveaux jusqu’à celui qui est sélectionné (en fonction des sélections faites dans les écrans précédents). Menu Structure © Sage 2007 535 Exemple Supposons un plan analytique Production par site structuré de la façon suivante. On a sélectionné les niveaux par énumérés et demandé des totalisations sur tous les niveaux (en sélectionnant le dernier proposé, Responsable. Bouton [Fin] Lance la génération automatique des sections. Section analytique – Détail de la fiche Une fiche de section analytique porte le titre «Section» suivi du numéro et de l’intitulé de la section. Elle donne accès à un certain nombre de volets accessibles par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh. Les différents volets accessibles sont les suivants. Onglet / Bouton Fiche principale On accède au «Volet Fiche principale – Section analytique», page 536, si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Onglet / Bouton Information libre On accède au «Volet Information libre - Section analytique», page 537 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Niveaux Intitulés& Sélections Sections créées Type Localisation 57P (Metz) 75PARCABAG Détail 69P (Lyon) 75PARCABRA Détail 75P (Paris) 4 75PARCACOL Détail Matière première AR (argent) 4 75PARCA Total OR (or) 4 75PAR Total Responsable BR (M. Briant) 75PORCABAG Détail CA (M. Camet) 4 75PORCABRA Détail Produit BAG (bague) 4 75PORCACOL Détail BRA (bracelet) 4 75PORCA Total COL (collier) 4 75POR Total ORF (orfèvrerie) 75P Total Menu Structure © Sage 2007 536 Onglet / Bouton Cumuls On accède au «Volet Cumuls - Section analytique», page 538 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Cumuls] sur Macintosh. Bouton [Visualiser un graphique] Ce bouton est disposé au bas de la fenêtre sur Windows et en haut de la fenêtre sur Macintosh. Il permet d’imprimer des graphiques à partir des valeurs affichées par le volet « Cumuls ». Voir dans ce volet la description des valeurs affichables. Bouton [Ruptures analytiques] Le bouton [Ruptures analytiques] permet de créer automatiquement une nouvelle section conformément à la structure de numéro définie pour le plan analytique. Cette possibilité est détaillée plus loin. Ce bouton n’est disponible que lorsqu’une structure a été paramétrée pour le plan considéré. Date de création Le programme insère automatiquement la date de création de la section. Volet Fiche principale – Section analytique Le volet «Fiche principale» d’une section regroupe toutes ses caractéristiques de base. Numéro de section Enregistrez ici le numéro de la section, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux sections de même type ne peuvent porter le même numéro. La longueur des numéros de section a été paramétrée lors de la création du dossier comptable. Cette longueur peut être modifiée, si aucune section n’est créée, dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. La longueur minimale d’une section de type détail est de 3 caractères alphanumériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques. Lorsqu’une longueur fixe a été paramétrée dans la fiche société, le programme n’accepte pas de sections avec un numéro plus court sauf s’il s’agit d’une section de type Total (voir zone suivante). Type Le programme distingue deux types de sections : 􀂉 les sections de type Détail : ce sont les sections classiques recevant les montants enregistrés sur les comptes généraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demandée) lors de la saisie des journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables. Dans la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par cette icône. 􀂉 les sections de type Total : ce sont les sections servant à la totalisation des sections de détail ayant même racine. Seules les zones permettant la saisie du code de classement, du saut de lignes ou de page et du nombre de lignes sont disponibles ; toutes les autres sont estompées, marquant ainsi qu’elles sont inaccessibles. Dans la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par cette icône. Un enregistrement de type Total sera effectué pour toutes les sections donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-livre analytique. La sélection du type de section est obligatoire. La forme de la section étant figée après validation, cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’une section déjà enregistrée, il est nécessaire de la supprimer et de la recréer. Menu Structure © Sage 2007 537 􀀳 La liste du plan analytique peut être classée selon le type du compte. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Classement Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques servant au classement et à la recherche de la section. Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier. Niveau d'analyse Cette boîte à liste déroulante affiche la liste des niveaux d’analyse enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…). La zone est estompée lorsque la section est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent d’introduire une classification supplémentaire des sections analytiques. Cette classification sera utilisée dans les états analytiques pour regrouper des sections concernant un même niveau d'analyse en comptabilité. Plan analytique Cette zone à liste déroulante affiche la liste des plans analytiques enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…). La sélection d’un des éléments de cette liste affectera la section analytique à ce plan analytique. Après validation de la création de la section, cette zone devient inaccessible. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques majuscules) permet d’appeler la section analytique correspondant dans n’importe quelle pièce. 􀀳 Pour appeler une section en saisie de ventilation : maintenez enfoncées les touches COMMANDE + OPTION sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr se trouver dans une zone de saisie d'un numéro de section. Saut de Lignes / Page Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des états analytiques. Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne. Report à-nouveau Cette case à cocher permet de demander la reprise des écritures enregistrées sur la section dans le journal des à-nouveaux. Cette option sera utilisée lors du report des à-nouveaux en comptabilité. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvementée. Lors de la saisie, un message vous préviendra que la section n’est plus utilisable et interdira la saisie. Il sera possible, dans les formats de sélection, de demander de ne pas imprimer les sections dont l'option est cochée. Volet Information libre - Section analytique On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 538 Si l’option Plan analytique du volet « Fichier / A propos de... / Options » comporte des informations libres affectées aux sections analytiques, ce volet apparaîtra dans la fenêtre, sinon il restera caché. Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les sections analytiques. 􀀳 Ce volet n’est pas disponible dans les sections analytiques de type Total. La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre après sélection de l’information libre à renseigner. Validez ensuite par la touche ENTRÉE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire. 􀀳 Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection : - dans la commande Rechercher, - dans les formats de sélection des impressions, - dans les formats de sélection des exportations de données, - dans l’identification des objets de mise en page. Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Leur mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Vous pouvez également l’afficher dans la zone de saisie, l’effacer par la touche SUPPR puis valider. Volet Cumuls - Section analytique Le volet « Cumuls » présente le cumul des mouvements enregistrés sur la section analytique. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Cumuls] sur Macintosh. Le programme affiche le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés sur chaque période de l'exercice en cours ainsi que les soldes correspondants. Les montants débit et crédit sont totalisés. Menu Structure © Sage 2007 539 Les valeurs sont affichées en monnaie de tenue commerciale. Si cette monnaie est différente de celle de tenue de la comptabilité, les valeurs affichées sont converties en fonction du cours enregistré dans les devises. 􀀳 En cas de gestion de la norme IFRS, ne sont prises en compte dans ce volet que les écritures de types Les deux ou Nationale. Type d’écriture analytique Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner l’affichage des cumuls correspondant aux écritures analytiques suivantes : 􀂉 Toutes (valeur par défaut), 􀂉 Écritures analytiques, 􀂉 Reports analytiques. Gestion des graphiques – Section analytique 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche de la section analytique, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] est disponible dans les fiches des sections analytiques. Il permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs affichées dans le volet « Cumuls ». Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. Sélection de la série du graphique – Section analytique Cette fenêtre permet de sélectionner les informations à imprimer. Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les articles et nomenclatures sont les suivantes : 􀂉 Mouvements débit, 􀂉 Mouvements crédit, 􀂉 Solde (valeur par défaut). Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Menu Structure © Sage 2007 540 Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation, l’affichage et l’impression des graphiques ou les indications données sur cette fonction dans la fiche article. Menu Structure © Sage 2007 541 Taux de taxes Structure / Comptabilité / Taux de taxes Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxes. Cliquez sur le bouton [Liste des taux de taxes] de la barre d’outils « Comptabilité » pour activer cette commande. Elle permet d’affecter à des comptes du plan général les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilité. Opérations possibles sur la liste des taux de taxes Lorsque vous lancez la commande, la liste des taux créés apparaît. Elle présente l'intitulé de chaque taux, le numéro de compte correspondant et sa valeur. La création, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des taux de taxe s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Sage. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible de créer un taux de taxe par duplication. Il est impossible de supprimer un taux de taxe : 􀂉 associé à un compte général, 􀂉 mentionné dans une ligne d’écriture sur un journal comptable. 􀀳 Les journaux comptables mentionnent le code taxe utilisé dans les lignes. Cette fenêtre affiche deux colonnes particulières qui sont : Colonne Sens Le sens est repéré par une icône : 􀂉 Déductible : la TVA calculée par ce taux est déductible, 􀂉 Collecté : la TVA calculée par ce taux est collectée. Colonne Code taxe Cette colonne affiche le code taxe affecté au taux. Il sert de classement par défaut. Classement des taux de taxe La zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils « Navigation » permet de sélectionner le critère de tri à appliquer à la liste des taux de taxe : 􀂉 Code taxe : (valeur par défaut) les taux sont classés par ordre croissant de numéro de code. Menu Structure © Sage 2007 542 􀂉 Intitulé : le tri s’effectue d’abord sur le contenu de la zone Intitulé de chaque fiche de taux puis sur son code taxe s’il y a des doublons. 􀂉 Numéro de compte : le classement s’effectue sur le numéro de compte de taxe affecté au taux. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des taux bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un taux de taxe Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme». Pour rechercher rapidement un taux dans la liste, tapez les premiers caractères de son numéro ou de son intitulé selon le mode de tri actif. La fonction Atteindre n’est pas utilisable dans ce cas. Imprimer la liste des taux de taxe Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des taux de taxe Un menu contextuel est disponible sur la liste des taux de taxe. Les commandes communes à l’ensemble des listes sont présentées dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des taux de taxe On peut personnaliser la liste des taux de taxes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Menu Structure © Sage 2007 543 Taux de taxe – Détail de la fiche La saisie ou la modification d’un taux de taxe se fait dans une fenêtre intitulée « Taxe ». Ce titre est suivi du code et de l’intitulé de la taxe. Le taux de taxe et les comptes associés sont utilisés dans les fiches articles pour automatiser le calcul du montant de la taxe. Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement être saisies, excepté les comptes généraux rattachés. Code taxe Cette information est obligatoire et doit être unique. Elle sert à désigner le taux de taxe et sera utilisée, par exemple, pour affecter le taux à un compte général. 3 caractères alphanumériques majuscules maximum. 􀀳 Lors de la conversion d’un fichier comptable d’une version précédente, le programme affecte automatiquement des numéros aux taux convertis. Ces numéros sont de la forme 1, 2, etc. Il appartiendra à l’utilisateur de les modifier à sa convenance. 􀀲 Si vous souhaitez, lors de la conversion d’un fichier comptable existant, une codification plus « parlante » qu’un simple numéro (exemple : D19 pour déductible 19,6 % ou C55 pour collectée 5,5 %), il est nécessaire de faire cette modification dans votre ancien programme avant de lancer la conversion par le programme Sage Maintenance. Sens Zone à liste déroulante permettant de définir le sens privilégié du taux : 􀂉 Déductible : (valeur par défaut) le montant calculé de la taxe sera porté au débit, 􀂉 Collecté : le montant de la taxe sera porté au crédit. La modification de cette zone est possible ultérieurement. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères. Menu Structure © Sage 2007 544 Compte taxe Saisissez le numéro de compte (13 caractères alphanumériques maximum) sur lequel seront enregistrés les mouvements pour lesquels le taux est utilisé. Cette affectation est obligatoire. Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le créer lors de la fermeture de la fenêtre. Le cas échéant, la fenêtre de saisie des comptes vous est alors proposée. Il est possible d’affecter un même compte taxe à plusieurs taux de taxe. Taux Précisez la valeur de la taxe correspondant au taux : 􀂉 Taux % : (valeur par défaut) a taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable. 􀂉 Montant F : la taxe est égale à un montant forfaitaire. 􀂉 Quantité U : la taxe est égale au montant unitaire saisi multiplié par la valeur de la colonne Quantité. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantité. Saisissez ensuite, dans la zone adjacente, la valeur correspondant à la sélection précédente. Un taux en pour-cent doit être compris entre 0 et 100. Type de taxe Sélectionnez le type de taxe adéquat : 􀂉 TVA/débit : (valeur par défaut) TVA sur les débits, à la facturation, 􀂉 TVA/encaissement : TVA sur les encaissements et décaissements, 􀂉 TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes, 􀂉 TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC, 􀂉 TP/poids : taxe parafiscale sur poids, 􀂉 TVA/CEE : TVA sur opérations intra communautaires, 􀂉 Surtaxe. Provenance Zone à liste déroulante permettant de préciser l’origine de la taxe : 􀂉 Nationale, 􀂉 Intra communautaire, 􀂉 Export, 􀂉 Divers 1, 􀂉 Divers 2. Cette information servira à l’initialisation des registres de taxes s’ils sont utilisés. Elle peut également être utilisée comme critère de sélection dans certains états. Code regroupement Zone destinée à la saisie, non obligatoire et non unique, d’un code de 5 caractères alphanumériques majuscules permettant le regroupement de taxes en génération d’écritures sur les journaux de vente ou d’achat. Cette valeur est en relation directe avec la zone suivante. La valeur saisie peut être modifiée. Assujettissement % Permet d’enregistrer une valeur comprise en 0 et 100 pour indiquer quelle est la part du présent taux de taxe lors du regroupement des valeurs sur le code saisi dans la zone précédente. La valeur 100 est proposée par défaut. La valeur saisie dans cette zone est modifiable ultérieurement. 􀀲 Le programme n’effectue aucun contrôle sur les différents taux d’assujettissement saisis. Il appartient à l’utilisateur de réaliser des paramétrages donnant un résultat de 100 % pour tous les taux de taxes comportant le même code regroupement. Voir la fonction «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Menu Structure © Sage 2007 545 Dans le programme Sage Gestion commerciale, un taux d’assujettissement différent de 100 % n’est pris en compte que lors de la mise à jour comptable. Lors de la valorisation des factures et autres pièces ce taux est ignoré et la valeur du taux est prise intégralement pour le calcul des lignes. Taxe non perçue Case à cocher permettant de préciser si le taux en cours de paramétrage est non perçu (cas des DOM TOM). Dans ce cas la TVA sera calculée au taux mentionné dans la zone adéquate mais ne sera pas reporté dans le total TTC du document. 􀀳 Lors du transfert comptable d'une facture fournisseur utilisant un taux de taxes de ce type, le montant de la taxe non perçue sera transféré sur le compte général de l'article mentionné dans la zone Art./TVA NP (non perçue) du volet « A propos de... / Comptable / Général ». Lors du transfert comptable d'une facture client, le montant de cette taxe n'est pas pris en compte. Numéro de compte Liste des comptes du plan général auxquels ce compte de taxe sera systématiquement associé. Il est nécessaire d'associer un compte différent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent. Sélectionnez successivement, depuis la zone Numéro, les comptes généraux (comptes de charge, de produit ou d’immobilisation) associés au compte de taxe. Pour saisir ces comptes, tapez leur numéro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de transférer le numéro dans la fenêtre de liste. Les comptes sont automatiquement classés dans l’ordre croissant. 􀀳 Pour sélectionner rapidement tous les comptes de même racine, tapez cette dernière puis la touche ENTRÉE. Le programme propose alors d'intégrer tous les comptes généraux commençant par la racine saisie. Il est également possible de transférer les comptes par glisser/déposer. Le «Manuel de la gamme» détaille la manière d’opérer ces transferts. Menu Structure © Sage 2007 546 Codes journaux Structure / Comptabilité / Codes journaux Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. On peut accéder à cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des codes journaux] de la barre d'outils « Comptabilité ». Elle permet le paramétrage des journaux qui seront utilisés en saisie des écritures. La liste des codes journaux présente les informations suivantes : 􀂉 le Type de journal représenté par une icône : 􀂉 Achat, 􀂉 Ventes, 􀂉 Trésorerie, 􀂉 Général, 􀂉 Situation, 􀂉 le Code du journal ainsi que 􀂉 son Intitulé. Opérations possibles sur la liste des codes journaux Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux créés apparaît. Le programme rappelle le type, le code et l'intitulé de chaque journal. La création, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des codes journaux s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Sage 100. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible de créer un code journal par duplication. Il est impossible de supprimer un code journal : 􀂉 sur lequel des écritures ont été passées, 􀂉 s’il est associé à un modèle d’abonnement, 􀂉 s’il est mentionné dans une des zones de paramétrage de la commande A propos de votre société. Menu Structure © Sage 2007 547 Classement des codes journaux La zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils « Navigation » permet de sélectionner un critère de tri à appliquer à la liste des codes journaux : 􀂉 Code : (valeur par défaut) les codes journaux sont classés par ordre croissant de numéro de code. 􀂉 Intitulé : le tri s’effectue sur le contenu de la zone Intitulé. 􀂉 Type : le classement s’effectue par type de journal avec un classement secondaire sur le code. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Affichage des codes journaux Enregistrements en sommeil Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre de liste permet de sélectionner entre : 􀂉 Tous les codes journaux : (valeur par défaut) tous les codes journaux sont affichés ; 􀂉 Codes journaux actifs : seuls les codes journaux dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ; 􀂉 Codes journaux mis en sommeil : seuls les codes journaux dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés. 􀀳 La zone Mise en sommeil apparaît dans la fiche du code journal. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des codes journaux bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un code journal Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme». Pour rechercher rapidement un code journal dans la liste, tapez les premiers caractères de son numéro ou de son intitulé selon le mode de tri actif. La fonction Atteindre n’est pas utilisable dans ce cas. Imprimer la liste des codes journaux Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des codes journaux Un menu contextuel est disponible sur la liste des codes journaux. Menu Structure © Sage 2007 548 Voir le «Manuel de la Gamme» pour les explications sur les fonctions communes des menus contextuels. Personnaliser la liste des codes journaux La fenêtre de personnalisation de la liste peut être ouverte par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste ou par celle du menu contextuel. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Numérotation, 􀂉 Compte de trésorerie, 􀂉 Réservé IFRS seulement dans le cas où la gestion de la norme IFRS est active. En ce qui concerne la norme IFRS, voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Création d’un code journal La création d’un code journal peut être réalisée de deux façons : 􀂉 soit avec l’aide d’un assistant qui guide l’utilisateur à chaque étape de la création : «Assistant de création d’un code journal», page 549, 􀂉 soit manuellement, en enregistrant les données du code journal dans sa fiche : «Création manuelle d’un code journal», page 552. Dans les deux cas, la création d’un code journal s’effectue en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste des codes journaux est la fenêtre active. Menu Structure © Sage 2007 549 Assistant de création d’un code journal Si le mode assistant est actif, c’est-à-dire si la commande Fenêtre / Mode Assistant est cochée ( ), la création d’un code journal déclenche l’apparition d’une série de fenêtres qui pilotent l’utilisateur dans sa création. Les différentes étapes de l’assistant de création d’un code journal sont les suivantes : 􀂉 «Identification du journal – Assistant de création d’un code journal», page 549, 􀂉 «Paramétrage d’un journal de type trésorerie – Assistant de création d’un code journal», page 550, 􀂉 «Options du journal – Assistant de création d’un code journal», page 551. Identification du journal – Assistant de création d’un code journal Le premier écran à s’ouvrir est destiné à l’enregistrement des informations d’identification du code journal. Les zones à renseigner sont les suivantes. Type du journal Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Achats (valeur par défaut), 􀂉 Ventes, 􀂉 Trésorerie, 􀂉 Général, 􀂉 Situation. Voir sous le titre «Code journal – Détail de la fiche», page 552 les particularités attachées à chaque type de journal. Code Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et l’affectation du journal. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommandé de donner à ce code une consonance rappelant la destination du journal. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal. Menu Structure © Sage 2007 550 Ventilation analytique du journal La case d’option Oui (cochée par défaut) autorise les écritures sur les sections analytiques pour le journal considéré. Bouton [Annuler] Referme l’assistant sans créer de compte. Bouton [Suivant] Ce bouton n’est actif que si le code et l’intitulé du code journal ont été enregistrés. L’utilisation de ce bouton est suivie de l’apparition d’autres fenêtres de l’assistant en fonction du type de journal sélectionné. Paramétrage d’un journal de type trésorerie – Assistant de création d’un code journal Ce volet de l’assistant n’apparaît que si le type du code journal a été paramétré sur Trésorerie. Les zones à compléter dans cette fenêtre sont les suivantes : Compte de trésorerie Cette zone à liste déroulante éditable affiche la liste des comptes généraux enregistrés dans la commande Plan comptable. Il faut y sélectionner le compte sur lequel seront passées les écritures de contrepartie du journal. Si le compte sélectionné n’est pas de nature trésorerie, un message de confirmation apparaîtra. « Le compte de trésorerie XXX n’est pas de natrue Banque ou Caisse. Voulez-vous l’utiliser ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles à ce message sont : 􀂉 [Oui] : le compte sélectionné sera affecté au code journal, 􀂉 [Non] : la fenêtre de l’assistant reste ouverte pour sélectionner un autre compte. Contrepartie Deux cases d’option permettent : 􀂉 En contrepartie des règlements enregistrés : une écriture automatique de contrepartie est proposée à la validation après chaque saisie de ligne. 􀂉 En centralisation en fin de mois : (valeur par défaut) des contreparties globales (débitrice et créditrice) de l'ensemble des mouvements saisis sur le journal seront générées ; le programme leur affecte alors le libellé : « Centralisation mois de », automatiquement complété du nom de la période et du quantième de l’exercice. Menu Structure © Sage 2007 551 Voir l’exemple donné plus loin au sujet de la zone Contrepartie à chaque ligne. Cette deuxième option s’estompe et devient inaccessible en même temps que la première se coche par défaut si l’option Sur le compte trésorerie du groupe d’options suivantes est sélectionnée. Compte de rapprochement Ces trois cases d’option offrent les possibilités suivantes : 􀂉 Pas de rapprochement pour ce journal : (valeur par défaut) aucun rapprochement ne pourra être effectué sur les écritures du journal, ni manuellement, ni automatiquement. Option utile dans le cas des journaux de caisse. 􀂉 Sur le compte de contrepartie : le rapprochement s’effectue sur l’écriture de contrepartie qui a été obligatoirement enregistrée. 􀂉 Sur le compte de trésorerie : la sélection d’une écriture, en rapprochement manuel uniquement, fera apparaître toutes les écritures passées sur le compte de trésorerie de ce journal. La sélection de cette dernière option rend inutilisable l’option En centralisation en fin de mois du groupe d’options précédentes. L’option En contrepartie des règlements enregistrés est alors cochée par défaut. 􀀳 L’imputation comptable des règlements pouvant être réalisée sur des journaux de type Général, il n’est pas possible dans l’assistant de leur associer des comptes de trésorerie. Ceci doit être réalisé, après création, en ouvrant les codes journaux pour modification et en leur affectant les comptes qui conviennent. Bouton Précédent Permet de revenir à la première fenêtre de l’assistant pour y modifier une information. Les autres boutons ont les rôles décrits plus haut. Options du journal – Assistant de création d’un code journal Cette fenêtre de l’assistant apparaît : 􀂉 directement à la suite de celle d’identification du code journal s’il est de type autre que Trésorerie, 􀂉 après celle de paramétrage des journaux de type Trésorerie. Elle est destinée à enregistrer les particularités de numérotation des pièces. Les zones à compléter dans cette fenêtre sont les suivantes : Numérotation du journal Les cases d’options regroupées sous ce titre définissent comment la numérotation des pièces sera réalisée dans le journal : Menu Structure © Sage 2007 552 􀂉 Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre ; 􀂉 Continue par journal : (valeur par défaut) le programme numérote automatiquement les pièces, par journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal ; 􀂉 Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par fichier comptable ; il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus ; 􀂉 Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours. Valider ce code journal pour en créer un nouveau Cette case à cocher est active par défaut. Cette case à cocher permet de créer plusieurs codes journaux à la suite. Valider ce code journal et quitter l’Assistant Comme sa désignation l’indique, l’assistant se refermera après création du code journal. Bouton [Suivant] / [Fin] Ce bouton peut prendre deux désignations : 􀂉 si la case Valider ce code journal et quitter l’Assistant est cochée, il prend la désignation [Fin] ; dans ce cas le code journal est créé et l’assistant se referme ; 􀂉 si la case Valider ce code journal pour en créer un nouveau est cochée, il prend la désignation [Suivant] ; dans ce cas le code journal est créé et l’assistant reste ouvert pour le paramétrage d’un autre code. Création manuelle d’un code journal Dans le cas où la fonction Mode Assistant est inactive (non cochée dans le menu Fenêtre), la création d’un code journal doit s’effectuer en enregistrant les informations concernant le code dans sa fiche. Les zones qui composent cette fiche sont détaillées ci-après sous le titre «Code journal – Détail de la fiche», page 552. Code journal – Détail de la fiche La saisie manuelle ou la modification d’un code journal se fait dans une fenêtre intitulée « Code journal ». Ce titre est suivi du code du journal en question et de son intitulé. Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants. Code Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et l’affectation du journal. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce Menu Structure © Sage 2007 553 code est obligatoire. Il est recommandé de donner à ce code une consonance rappelant la destination du journal. Type Sélectionnez le type du journal à paramétrer. Il est impossible de modifier le type d’un journal après sa création. Cette information est obligatoire. Le type du journal détermine le pré-positionnement automatique du curseur en saisie : 􀂉 Achats : le curseur se place dans la colonne Crédit si le compte mouvementé est de nature Fournisseur ou Salarié, dans la colonne Débit si il est de nature Charges ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par une icône particulière. 􀂉 Ventes : le curseur se place dans la colonne Crédit si le compte mouvementé est de nature Produits ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par une icône particulière. 􀂉 Trésorerie : le curseur se pré-positionne selon le sens du compte dans les colonnes : Crédit pour les comptes de nature Client et Produits, Débit pour les comptes de nature Fournisseur, Salarié et Charges ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par une icône particulière. 􀂉 Général : le curseur se place dans la colonne Crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits ; Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par une icône particulière. 􀂉 Situation : le curseur se place dans la colonne Crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas être clôturé ni compacté. Sur la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par une icône particulière. Hormis le pré-positionnement du curseur, le programme contrôle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvementé semble incompatible avec le type de journal. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal. Numérotation des pièces Sélectionnez le mode de numérotation souhaité pour les pièces enregistrées sur le journal par la commande Traitement / Saisie des journaux). 􀂉 Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre ; 􀂉 Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal ; 􀂉 Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par fichier comptable ; il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus ; 􀂉 Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours. 􀀳 En cas de numérotation mensuelle, le programme n’effectue aucun contrôle sur les numéros qui pourraient avoir été saisis sur d’autres périodes. Dans tous les cas, la saisie du numéro de pièce reste possible dans les journaux. Saisie analytique Cette option autorise ou non les écritures sur les sections analytiques pour le journal considéré. Réservé IFRS Cette zone n’apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux que si la gestion IFRS a été demandée. Voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Menu Structure © Sage 2007 554 Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures de type IFRS. 􀀳 Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette fin soit dans n’importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de la société. Cette case peut être cochée : 􀂉 lors de la création du code journal, 􀂉 après création à la condition que le journal concerné ne comporte aucune écriture de type Nationale ou Les deux. S’il existe au moins une écriture de ce type, un message d’erreur vous préviendra que cette modification est impossible. Cette case peut être décochée : 􀂉 si aucune écriture n’a été saisie sur le journal ; 􀂉 si le journal comporte des écritures et si l’option Saisie IFRS du volet « Fichier / A propos de… / Initialisation » est paramétrée sur Tous types de journaux. Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur vous préviendra de cette impossibilité. Il n’est pas possible d’enregistrer d’écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal réservé IFRS. Compte de trésorerie Cette zone n’est active (non estompée) que si le journal est de type Général, Situation ou Trésorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Sélectionnez, sur la liste des comptes généraux (comptes de détail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistrée. Vous pouvez également saisir le numéro de compte directement sur la zone. S’il n’existe pas, le programme proposera sa création à la fermeture de la fenêtre « Code journal ». Hormis pour un journal de type Trésorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne désirez pas bénéficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. 􀀳 Il est possible d’imputer les règlements sur des journaux de type Général. Dans ce cas, le compte à saisir dans cette zone doit être un compte de trésorerie. Contrepartie à chaque ligne Cette option n’est active que lorsque le journal en question est de type Trésorerie. Elle détermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseigné zone précédente) : 􀂉 pour obtenir une contrepartie globale (débit et crédit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la pièce, ne cochez pas cette case ; le programme leur affecte alors le libellé : « Centralisation mois de », automatiquement complété du nom de la période et du quantième de l’exercice ; 􀂉 pour obtenir une écriture automatique de contrepartie après chaque saisie de ligne, demandez une contrepartie à chaque ligne. Si en cours de saisie, vous décidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement pour les périodes non mouvementées. Exemple Vous avez enregistré le compte 5310000 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. Vous enregistrez une livraison contre remboursement en la débitant du compte 602100. Lors de la passation comptable de cette pièce, il ne vous est pas nécessaire de porter cette somme au crédit (dépense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immédiatement sur une ligne particulière (à condition d’utiliser la touche TAB pour faire apparaître les valeurs dans les différentes zones de saisie). 􀀳 Les journaux de type Général sont systématiquement gérés avec une contrepartie à chaque ligne lorsqu’ils sont utilisés pour l’imputation des règlements. Si en cours de saisie, vous décidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement pour les périodes non mouvementées. Menu Structure © Sage 2007 555 Dans le cas de la gestion IFRS, il est conseillé de paramétrer une contrepartie à chaque ligne pour éviter les déséquilibres en exportation de données. En effet, les journaux de type IFRS génèrent des écritures de contrepartie du même type IFRS. Par contre, dans le cas où la gestion IFRS est paramétrée sur Tous les journaux, des lignes de saisie peuvent être typées Nationale mais les lignes de contrepartie mensuelles sont systématiquement typées Les deux. Exemple Les écritures suivantes ont été portées sur un journal de trésorerie avec contrepartie mensuelle sur le compte 5125 et une saisie IFRS paramétrée sur Tous les journaux : Lors de l’exportation de la balance à la norme IFRS (en fait IFRS + Les deux), l’écriture sur le compte 5125 sera bien prise en compte mais pas celles du compte 4010000 d’où une balance déséquilibrée. Si une contrepartie à chaque ligne est demandée, nous obtiendrons : et aucun déséquilibre ne sera constaté à l’exportation IFRS (les lignes à la norme Nationale ne seront pas exportées dans ce cas). Rapprochement Cette zone à liste déroulante n’est active que si l’option Contrepartie à chaque ligne est cochée. Dans ce cas elle offre les choix suivants : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) aucun rapprochement ne pourra être effectué sur les écritures du journal, ni manuellement, ni automatiquement. Utile dans le cas des journaux de caisse. 􀂉 Contrepartie : le rapprochement s’effectue sur l’écriture de contrepartie qui a été obligatoirement enregistrée. 􀂉 Trésorerie : la sélection d’une écriture, en rapprochement manuel uniquement, fera apparaître toutes les écritures passées sur le compte de trésorerie de ce journal. Ce type de rapprochement implique la gestion de la contrepartie à chaque ligne. 􀀳 Cette option étant paramétrable dans la Gestion commerciale mais destinée au seul programme Sage Comptabilité, veuillez vous reporter au manuel de référence de ce dernier pour de plus amples explications. Règlement définitif Case à cocher permettant de signaler que le code journal de trésorerie correspondant est destiné à la saisie des règlements définitifs réellement enregistrés en banque lorsque le processus de comptabilisation fait passer le règlement par différents stades avant remise définitive en banque. Exemple Cas des effets de commerce qui peuvent être : - remis à l’encaissement dans un premier temps : le journal de trésorerie utilisé dans ce cas n’est pas un journal à règlement définitif, - remis en banque dans un deuxième temps : le journal de trésorerie utilisé dans ce cas est un journal à règlement définitif. Compte général Norme Débit Crédit 4010000 Nationale 1000.00 4010000 Nationale 200.00 5125 Les deux 1200.00 Compte général Norme Débit Crédit 4010000 Nationale 1000.00 5125 Nationale 1000.00 4010000 Nationale 200.00 5125 Nationale 200.00 Menu Structure © Sage 2007 556 Lors de la mise à jour comptable sur les journaux de ce type, le programme mettra à jour automatiquement certaines informations des écritures comptables (statut, montant réglé, date de dernier règlement). Mise en sommeil Cette case à cocher permet, si elle est cochée, de mettre le journal en sommeil. Il ne sera plus possible d’y effectuer les opérations suivantes sans qu’un message d’avertissement ne s’affiche : 􀂉 saisie des écritures (y compris toutes les fonctions automatiques de génération d’écritures : ajustement lettrage, écritures d’abonnement, rapprochement, etc.), 􀂉 rapprochements bancaires automatiques ou manuels (fonctions du programme Comptabilité), 􀂉 import de données, 􀂉 mise à jour comptable. Le message d’avertissement n’est pas bloquant et il est possible de passer outre. Menu Structure © Sage 2007 557 Banques Structure / Comptabilité / Banques Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les coordonnées des différents établissements bancaires de la société. Cliquez sur le bouton [Liste des banques] de la barre d’outils « Comptabilité » pour activer cette commande. Opérations possibles sur la liste des banques Lorsque vous lancez la commande, la liste des banques créées apparaît. Le programme rappelle l'intitulé, le code postal et la ville de chaque banque. La création, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des banques s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Ligne Sage 100 ou 30. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible de créer une banque par duplication. Il est impossible de supprimer une banque si elle comporte des extraits bancaires. Classement des banques Les banques ne peuvent être classées que sur leur intitulé. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des banques bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher une banque Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement une banque dans la liste, tapez les premiers caractères de son intitulé. La fonction Atteindre n’est pas utilisable dans ce cas. Menu Structure © Sage 2007 558 Imprimer la liste des banques Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des banques Un menu contextuel est disponible sur la liste des banques. Personnaliser la liste des banques On peut ouvrir la fenêtre de personnalisation de la liste des banques soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste soit par une commande du menu contextuel. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Banque – Détail de la fiche Une fiche de banque porte le titre «Banque» suivi de l’intitulé de la banque. Elle donne accès à un certain nombre de volets accessibles par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh. Les différents volets accessibles sont les suivants : Onglet / Bouton Identification On accède au «Volet Identification - Banque», page 559 , si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Identification] sur Macintosh. Onglet / Bouton Contacts On accède au «Volet Contacts – Banque», page 560 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Contact] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 559 Onglet / Bouton R.I.B. On accède au «Volet R.I.B. – Banque», page 561 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [R.I.B.] sur Macintosh. Volet Identification - Banque Le volet « Identification » permet la saisie des coordonnées complètes de la banque. Pour revenir à ce volet cliquez sur l’onglet Identification ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Abrégé 17 caractères alphanumériques sont disponibles pour enregistrer un code abrégé significatif de votre banque. La saisie de l'abrégé est obligatoire et cet abrégé doit être unique. Code BIC Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de l’établissement). 11 caractères alphanumériques. Ce code est repris dans la fenêtre «Banque» précisant l’adresse de la banque. Le modifications qui pourraient y être faites seront reportées dans cette zone. Intitulé Nom de la banque (35 caractères alphanumériques). Contact Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du nom de votre principal contact à la banque. Adresse Coordonnées complètes de la banque composées de : 􀂉 son adresse (35 caractères), 􀂉 un éventuel complément (35 caractères), 􀂉 son code postal (9 caractères alphanumériques), 􀂉 la ville ou bureau distributeur (35 caractères), 􀂉 la région et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractères alphanumériques). Télécommunication Téléphone Zone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal de la banque. 21 caractères alphanumériques. Menu Structure © Sage 2007 560 Télécopie Zone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal de la banque. 21 caractères alphanumériques. E-mail Zone permettant de saisir l’adresse E-mail de la banque ou de votre principal contact. 69 caractères alphanumériques. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Site Zone permettant de saisir l’adresse du site Internet de la banque. 69 caractères alphanumériques. 􀀳 Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire. Exemple Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr. Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter au site Internet correspondant par l’intermédiaire du navigateur installé sur le poste. Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site paramétré par défaut. Volet Contacts – Banque Ce volet permet d'enregistrer les différents contacts que vous pouvez avoir au sein de la banque autres que celui mentionné dans le volet « Identification ». Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Structure © Sage 2007 561 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 Nom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Prénom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service contact de la fonction A propos de…, 􀂉 Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie présent sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet R.I.B. – Banque Ce volet permet d'enregistrer les différents comptes détenus par la société. Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet R.I.B. ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Cette fenêtre prend différents aspects en fonction de la sélection faite dans la zone Structure. 􀀳 En fonction de la structure de compte définie, l’apparence de cette fenêtre peut changer. Voir l’option «Structure banque», page 197. Menu Structure © Sage 2007 562 Liste des comptes La zone de liste présente tous les comptes bancaires possédés dans la banque sélectionnée. Pour ajouter un compte : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un compte : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un compte : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Un compte bancaire ne peut être supprimé si des extraits lui sont rattachés. 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Abrégé Cette zone sert à la saisie d’un code de 5 caractères alphanumériques majuscules qui servira à identifier chaque compte bancaire dans différentes fonctions comme par exemple les modèles de mise en page. Cette saisie est obligatoire et chaque code doit être unique non seulement pour la banque mais aussi pour chaque compte. 􀀳 Lors de la conversion des fichiers de versions précédentes, le programme affectera à chaque compte bancaire les trois premiers caractères de l’abrégé de la banque auxquels il ajoutera un numéro d’ordre 1, 2, etc. Exemple Si la banque avait l’abrégé BEU et comportait deux comptes, ces comptes porteront les abrégés BEU1 et BEU2. Structure Zone à liste déroulante permettant de sélectionner une des quatre structures de comptes que le programme peut gérer : 􀂉 Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national, 􀂉 Autre pour une banque située en dehors du territoire national, 􀂉 BBAN : structure de compte de 34 caractères alphanumériques majuscules qui remplace le code BIN des versions précédentes du programme, 􀂉 IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement. Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque la structure préétablie dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque. Voir l’option «Structure banque», page 197. Devise Zone à liste déroulante permettant de sélectionner la devise dans laquelle le compte bancaire est tenu. Par défaut, c’est la monnaie de tenue de comptabilité définie dans le volet «Initialisation» de la commande A propos de... qui est proposée. Bouton [Adresse banque] Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi que diverses autres informations. Voir la description de cette fenêtre sous le titre «Adresse banque», page 564. Code ISO Le code ISO de la devise s’affiche automatiquement (s’il a été enregistré) en fonction de la devise sélectionnée dans la zone précédente. Le programme vérifie que le code ISO de la devise enregistrée ici correspond bien au R.I.B. qui sera enregistré dans les zones qui suivent (à l’exception de la clé). Menu Structure © Sage 2007 563 Code banque Zone destinée à la saisie du code de la banque dont relève le compte. La longueur de cette zone ainsi que des trois suivantes est déterminée dans l’option Structure banque de la fiche de l’entreprise. Cette zone autorise la saisie de caractères alphanumériques. La zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque permet un contrôle de cohérence de la clé du RIB. Ce contrôle ne peut être effectué que si la présente zone ne contient que des valeurs numériques. Lors d'une utilisation de la gestion commerciale nécessitant la saisie de caractères alphanumériques dans cette zone, l'option Contrôle de la clé ne devra pas être cochée pour le type de structure banque correspondant. Si cette mesure n’est pas respectée, un message indiquant que la clé RIB est incorrecte sera systématiquement affiché à la validation du RIB. Si le paramétrage de cette zone et des trois qui suivent dans l’option Structure banque indique 0 comme nombre de caractères, la zone sera inaccessible. Code guichet Code guichet du compte. N° de compte Le numéro de compte est unique pour l'ensemble des R.I.B. d'une même banque. Clé Le programme effectue le contrôle de la validité de cette clé si l'option Contrôle de la clé est cochée dans l’option Structure banque correspondante (commande A propos de...). Si vous avez demandé ce contrôle et que vous n’êtes pas sûr de la valeur de cette clé ou bien si vous avez enregistré des valeurs alphanumériques dans la zone Agence, ne saisissez rien dans cette zone car le programme refuse toute valeur incorrecte. Code banque / Code guichet / Numéro de compte / Clé 􀀳 Les zones Code banque, Code guichet, Numéro de compte et Clé sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier. Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exemple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique. La longueur des codes est limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, étrangères, IBAN ou BBAN, qui est effectué dans l’option Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous à l’option «Structure banque», page 197. 􀂉 Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit : 􀂉 Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code de l'agence dont relève le compte du tiers. 􀂉 Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont relève le compte du tiers. 􀂉 Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour saisir le numéro de compte dont relève le compte du tiers. 􀂉 Clé : Elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de la validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle de la clé si la case Structure EDI a été cochée dans cette même option. 􀂉 Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules. 􀂉 Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les zones comme suit : Menu Structure © Sage 2007 564 􀂉 Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé. 􀂉 Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format Local. Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si : 􀂉 la clé ne correspond pas au numéro IBAN ; 􀂉 les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays sélectionné ; 􀂉 le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs. 􀀳 La structure BIN des anciennes versions du programme est supprimée et remplacée par la nature BBAN. 􀀳 La gestion de l’IBAN est utilisée dans le cadre des virements internationaux gérés par le programme Sage 100 Moyens de paiement. Journal Sélectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrés les mouvements du compte. Le programme propose les codes journaux de type Trésorerie. Il est possible d’affecter un journal de trésorerie réservé IFRS s’ils sont utilisés. Commentaire Zone de saisie libre de 69 caractères. Adresse banque Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Adresse banque] après sélection d’une banque dans la liste des banques de la société. Elle permet d’enregistrer d’une part l’adresse de l’agence bancaire et d’autre part les informations suivantes. Code BIC Identifiant international de l’établissement – 11 caractères alphanumériques. Le programme reprend la valeur saisie dans le volet «Identification» de la fiche banque. Il peut être modifié. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2. Si l’IBAN a déjà été saisi dans le volet R.I.B. de la banque considérée, il sera reporté dans ces zones mais ne sera pas modifiable. 􀀳 Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, l’IBAN n’est plus déterminé automatiquement par le programme mais doit être saisi par l’utilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevés d’identité bancaire). 􀀲 Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet «R.I.B.». Menu Structure © Sage 2007 565 Modèles de règlement Structure / Comptabilité / Modèles de règlement Cette commande permet de pré-enregistrer l'ensemble des modalités de règlement généralement pratiquées par votre société. Cliquez sur le bouton [Liste des modèles de règlement] de la barre d’outils « Comptabilité » pour activer cette commande. Un modèle de règlement peut être appliqué à un compte de tiers client ou fournisseur (dans le volet « Complément » de sa fiche) afin que la gestion des règlements soit automatisée. Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de règlement créés apparaît, classée dans un ordre croissant d'intitulé (chiffres de 0 à 9 puis lettres de A à Z majuscules puis minuscules). Il n’est pas possible de créer un modèle de règlement par duplication. L’ajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des modèles de règlement s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Ligne Sage 100. Il est possible de supprimer un modèle de règlement à tout moment. Classement des modèles de règlement Les modèles de règlement ne peuvent être classées que sur leur intitulé. Défilement de la liste Les boutons |Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des modèles de règlement bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un modèle de règlement Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » dont le maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme». Pour rechercher rapidement un modèle de règlement dans la liste, tapez les premiers caractères de son intitulé. La fonction Atteindre n’est pas utilisable dans ce cas. Menu Structure © Sage 2007 566 Imprimer la liste des modèles de règlement Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des modèles de règlement Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de règlement. Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le «Manuel de la gamme». Les commandes Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes ne sont pas disponibles. Modèle de règlement – Détail de la fiche Intitulé La saisie de l'intitulé d'un modèle de règlement est obligatoire ; il est composé de 35 caractères alphanumériques. La partie inférieure de la fenêtre permet d'enregistrer le détail des modalités de règlement. Les sélections sont réalisées à partir des zones situées en bas de la fenêtre. Pourcentage / Equilibre / Montant Sélectionnez le mode de saisie de chaque montant de répartition. 􀂉 Pourcentage : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspond à un pourcentage du montant total du mouvement ; il est saisi sur la zone suivante. Dans la partie centrale de la fenêtre, le programme indique ce type de choix par un pourcentage par le symbole % en début de ligne. 􀂉 Equilibre : le programme solde le montant total du mouvement sur la ligne. Dans la partie centrale de la fenêtre, le programme indique ce type de choix par une balance en début de ligne. Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernière est calculée automatiquement par le programme. Menu Structure © Sage 2007 567 􀂉 Montant : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement est fixe ; il est saisi sur la zone suivante. Dans la partie centrale de la fenêtre, le programme indique ce type de choix par le symbole F. Une ligne de modèle de règlement correspond à un mode de règlement et à une échéance. Jour Indiquez le nombre de jours de "battement" à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement (facture) et la date de premier versement du règlement (première échéance). Condition Le programme se servira de cette condition pour déterminer la date de départ du calcul de l'échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date de l'écriture (la facture) et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte. Exemple Le client règle à 60 jours nets. Date d'écriture : 10/01/N Date d'échéance : 11/03/N. Le client règle à 60 jours nets le 25. Date d'écriture : 10/01/N Date d'échéance : 25/03/N. 􀂉 Fin de mois civil : le programme calcule l'échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte. Exemple Le client règle à 60 jours fin de mois civil. Date d'écriture : 10/01/N Date d'échéance : 31/03/N. Calcul effectué par le programme : Date d'écriture : 10/01/N. Date de début de calcul de l'échéance : 31/01/N. Nombre de jours : 60 (2 mois) Echéance : Mars. Echéance fin de mois : 31/03/N. Le client règle à 60 jours fin de mois le 10. Date d'écriture : 10/01/N Date d'échéance : 10/04/N. Calcul effectué par le programme : Date d'écriture : 10/01/N. Date de début de calcul de l'échéance : 31/01/N. Nombre de jours : 60 (2 mois) Echéance fin de mois : 31/03/N. Tombée : 10/04/N. 􀂉 Fin du mois : le programme calcule l'échéance à partir de la date d'écriture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte. Exemple Date d'écriture : 10/01/N. Date de début : 10/01/N. Nombre de jours : 60 Si le client règle à 60 jours fin de mois : Echéance intermédiaire : 11/03/N. Date d'échéance : 31/03/N. Si le client règle à 60 jours fin de mois le 10 : Echéance de fin de mois : 31/03/N Tombée : 10/04/N. Menu Structure © Sage 2007 568 Le Indiquez sur cette zone le jour de tombée du règlement : jour précis saisi manuellement. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 6 jours de tombée (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme JJ,JJ,JJ,JJ,JJ,JJ. Si la zone reste vide, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de "battement" et la condition. Mode de règlement Sélectionnez le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance). Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet Fichier / A propos de / Options. Exemple Soit le Modèle de règlement : Chèque à 30 jours fin de mois - Type : Equilibre - Nombre de jours de battement : 30 jours - Condition : Fin de mois civil - Mode de règlement : Chèque Cas 1 : Facture de 20000 € le 15 janvier L'échéance correspond au montant de la facture (Equilibre). La date de départ du calcul de l'échéance n'est pas la date de facture mais la fin du mois civil en cours, soit le 31 janvier. Le règlement interviendra le 28 février. Le règlement sera effectué par chèque. Cas 2 : Facture de 20000 € le 31 janvier L'échéance correspond au montant de la facture (Equilibre). La date de départ du calcul de l'échéance n'est pas la date de facture mais la fin du mois civil en cours, soit le 31 janvier. Le règlement interviendra le 28 février. Le règlement sera effectué par chèque. Menu Structure © Sage 2007 569 Modèles de grille Structure / Comptabilité / Modèles de grille Cette commande permet de travailler sur des modèles de grilles de ventilation analytique. Une grille est un ensemble de sections analytiques qui pourront être utilisées pour ventiler analytiquement une écriture comptable. 􀀳 Contrairement à cette même commande du programme Sage Comptabilité, seules les grilles analytiques peuvent être paramétrées ici. La liste des modèles de grille présente les informations suivantes : 􀂉 le Type de modèle représenté par une icône : 􀂉 Analytique, 􀂉 l’Intitulé du modèle ainsi que 􀂉 son Raccourci. Opérations possibles sur la liste des modèles de grille Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de grille créés apparaît, classée dans un ordre croissant d'intitulé (chiffres de 0 à 9 puis lettres de A à Z majuscules puis minuscules). L’ajout, la consultation, la modification, la recherche, la suppression ou l’impression des modèles de grille s’effectuent comme dans toutes les listes d’éléments des programmes Ligne Sage 100. Il n’est pas possible de créer un modèle de grille par duplication. Il est possible de supprimer un modèle de grille à tout moment. Classement des modèles de grille Les modèles de grille ne peuvent être classées que sur leur intitulé. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des modèles de grille bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Menu Structure © Sage 2007 570 Rechercher un modèle de grille Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » dont le maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme». Pour rechercher rapidement un modèle de grille dans la liste, tapez les premiers caractères de son intitulé. La fonction Atteindre n’est pas utilisable dans ce cas. Imprimer la liste des modèles de grille Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des modèles de grille Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de grille. Les commandes communes à l’ensemble des listes sont présentées dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des modèles de grille On peut ouvrir la fenêtre de personnalisation de la liste des modèles de grille soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste soit par une commande du menu contextuel. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation de cette commande. Modèle de grille – Détail de la fiche La création ou la modification d’une grille s’effectue dans une fenêtre particulière. Menu Structure © Sage 2007 571 En-tête d’un modèle de grille Intitulé La saisie de l’intitulé d’un modèle de grille est obligatoire. Il est composé de 35 caractères alphanumériques au maximum. Type Cette zone est bloquée sur Analytique. Raccourci Ce code permet d’appeler plus facilement un modèle de grille souvent utilisé. Il peut être enregistré sur 1 à 6 caractères alphanumériques majuscules. 􀀳 Pour appeler un modèle de grille, maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh tandis que vous tapez les caractères du raccourci. Plan analytique Cette zone à liste déroulante propose la liste des plans analytiques enregistrés dans les options de l’entreprise. Une grille peut comporter plusieurs plans analytiques et autant de sections analytiques que nécessaire. Pour un plan analytique donné, seules les sections de ce plan peuvent être enregistrées. Grille de répartition La partie inférieure de la fenêtre donne la liste des sections constituant la grille et permet de les enregistrer : de les modifier ou de les supprimer. 􀀳 Rappelons que, dans le cadre des cinq premiers plans analytiques, le total des ventilations doit être équilibré sous peine d’un message d’erreur lors de l’utilisation de la grille. Cet équilibrage peut être obtenu par l’insertion d’une ligne d’équilibrage. Voir ci-dessous. Numéro Cette zone à liste déroulante affiche et permet de sélectionner les sections analytiques correspondant au plan sélectionné dans la zone décrite plus haut. Type de répartition Cette zone est double, une zone à liste déroulante et une zone de saisie (Valeur). La zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Pourcentage : (valeur par défaut) la section analytique correspondante se verra affecter le pourcentage enregistré dans la zone Valeur. % La colonne Type mentionne le signe pour-cent dans le cas d’une ventilation de ce type. 􀂉 Equilibre : ce choix entraînera que la section correspondante fera l’équilibre de toutes les autres lignes de ventilation. Il ne peut y avoir qu’une seule ligne de ce type par grille de ventilation (pour un plan analytique donné). La colonne Type mentionne le symbole d’une balance dans le cas d’une ligne d’équilibre. 􀂉 Montant : la ventilation sur la section correspondante se fera du montant fixe enregistré dans la zone Valeur. La colonne Type mentionne la lettre F dans le cas d’une ventilation d’un montant forfaitaire. Menu Structure © Sage 2007 572 Valeur Cette zone sert à la saisie du pourcentage ou du montant en fonction du choix fait dans la zone précédente. Elle n’est pas utilisable si Equilibre a été choisi. Lorsque la section, le type et la valeur éventuelle ont été saisis, pressez la touche ENTRÉE pour enregistrer la ventilation. Voir le «Manuel de la gamme» pour la création, la modification et la suppression d’éléments dans une liste. Menu Structure © Sage 2007 573 Codes affaires Structure / Codes affaires Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes affaires. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des codes affaires] de la barre d’outils « Comptabilité ». Si aucun plan analytique n’a été affecté aux affaires, un message d’avertissement apparaîtra au lancement de cette fonction. « Il n’y a pas de plan analytique affaires ! [OK] » L’affectation d’un plan analytique aux affaires s’effectue dans l’option «Plan analytique», page 188. Codes affaires - Liste La création, la consultation, la modification, la recherche, l’impression ou la suppression des codes affaires s’effectuent comme dans toute liste des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme» sur ces points. Les codes affaires sont, en fait, des sections analytiques appartenant au plan analytique qui a été affecté au Plan analytique affaires en cochant la case à ce nom dans l’option Plan analytique du volet « Fichier / A propos de... / Options ». Il ne peut y avoir qu’un seul plan analytique affecté aux affaires. Les codes affaires ne sont pas structurés par plans analytiques mais apparaissent tous dans une même liste suivant le classement en vigueur. Création d’un code affaire On peut utiliser le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». On peut aussi créer un code affaire en cliquant sur le bouton [Créer un code affaire] de la barre d’outils « Comptabilité ». Création par duplication Il est possible de créer un code affaire par duplication. Les zones reportées sur le nouveau sont : 􀂉 le Type, 􀂉 le Domaine, Menu Structure © Sage 2007 574 􀂉 le Niveau d’analyse, 􀂉 le Saut de ligne/page, 􀂉 le Report à nouveau et 􀂉 la Mise en sommeil. Pour créer un code affaire de cette façon : 1 . Ouvrez le code affaire à dupliquer. 2 . Cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard » ou lancez la commande Edition / Dupliquer. 3 . Saisissez ou modifiez les éléments propres à ce nouveau code. Suppression des codes affaires Il est impossible de supprimer un code affaire : 􀂉 pour lequel des mouvements ont été enregistrés dans le fichier comptable ouvert en ligne, 􀂉 s’il est affecté à un tiers, 􀂉 s’il est utilisé dans un document (en-tête ou ligne), 􀂉 s’il est utilisé dans une répartition analytique, 􀂉 s’il est utilisé dans un poste budgétaire, 􀂉 s’il est utilisé dans un modèle de saisie analytique. Une confirmation vous est demandée avant toute suppression (si vous l’avez paramétrée dans la commande Fenêtre / Préférences). Classement des codes affaires Le classement de la liste des codes affaires est défini dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation» : 􀂉 sur le Numéro de code (par défaut), 􀂉 sur la zone Abrégé de la fiche, 􀂉 sur le Type. Cette liste peut être personnalisée (voir plus loin). Colonne Type Le type de code affaire est symbolisé par une icône : 􀂉 Détail, 􀂉 Total. Affichage des codes affaires Enregistrements en sommeil Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre de liste permet de sélectionner entre : 􀂉 Toutes les sections : (valeur par défaut) tous les codes affaires sont affichés ; 􀂉 Sections actives : seuls les codes affaires dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ; 􀂉 Sections mises en sommeil : seuls les codes affaires dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés. 􀀳 La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet «Fiche principale» de la fiche du code affaire. Menu Structure © Sage 2007 575 Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des codes affaires bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un code affaire Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». On peut aussi rechercher un code affaire en cliquant sur le bouton [Atteindre un code affaire] de la barre d’outils « Comptabilité ». Pour sélectionner rapidement un code affaire, tapez simplement les premiers caractères de l’élément. 􀀳 D’une part, il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été enregistrés pour l’élément recherché, d’autre part, le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils « Navigation ». La fonction Atteindre permet de rechercher un code affaire sur le code ou sur l’intitulé. Imprimer la liste des codes affaires Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. Menu contextuel de la liste des codes affaires Un menu contextuel est disponible sur la liste des codes affaires. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des codes affaires On peut personnaliser la liste des codes affaires soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 576 La liste des codes affaires affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. On peut ajouter les suivantes : 􀂉 Abrégé, 􀂉 Niveau d’analyse, 􀂉 Raccourci, 􀂉 Mise en sommeil. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Code affaire – Détail de la fiche La fiche d’un code affaire porte le titre «Affaire» qui est suivi du numéro et de l'intitulé du code affaire. Elle se compose de trois volets auxquels on accède en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur un bouton sur Macintosh. Onglet / Bouton Fiche principale On accède au «Volet Fiche principale - Code affaire», page 577, si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Onglet / Bouton Information libre On accède au «Volet Information libre - Code affaire», page 580 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Onglet / Bouton Statistiques On accède au «Volet Statistiques - Code affaire», page 581 en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. Bouton [Création d’un document] Ce bouton permet de lancer la saisie d’un document interne à partir de la fenêtre du code affaire. Voir ci-dessous le titre «Création d’un document interne à partir de la fenêtre d’un code affaire», page 577. Bouton [Visualisation d’un graphique] Ce bouton permet d’imprimer des graphiques à partir des valeurs affichées par le volet « Statistiques ». Voir dans ce volet la description des valeurs affichables. Bouton [Interrogation affaires] Le bouton [Interrogation affaires] permet d’accéder directement à la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte affaire. Cette commande est détaillée plus loin. Date de création Le programme ajoute automatiquement la date de création du code affaire. Menu Structure © Sage 2007 577 Création d’un document interne à partir de la fenêtre d’un code affaire Le bouton [Création d’un document] disposé au bas de la fiche du code affaire permet de créer un document interne. Son utilisation ouvre une fenêtre « Ajouter un document » qui permet de sélectionner le type de document à créer. 􀀳 Le contenu de la fenêtre dépend du nombre et du type des documents internes créés. Après sélection du type de document et validation de la fenêtre, un nouveau document du type choisi apparaît avec les informations concernant le code affaire pré-renseignées. Il suffit alors de compléter (ou de modifier éventuellement) l’en-tête puis de procéder à la saisie des lignes. Voir la fonction «Documents internes», page 1096. Volet Fiche principale - Code affaire Le volet « Fiche principale » d’un code affaire comporte de nombreuses zones similaires à celles que l’on trouve dans les sections analytiques. Pour plus de clarté, nous détaillons ci-dessous toutes les zones à saisir et les informations qu’elles comportent. Par contre nous ne reprendrons pas les descriptions du paramétrage des numéros de codes qui sont strictement identiques à ceux des sections analytiques et nous renvoyons le lecteur aux explications données dans le cadre des plans analytiques. On accède à ce volet, si on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Numéro d’affaire Enregistrez ici le numéro du code affaire, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux codes de même type ne peuvent porter le même numéro. Menu Structure © Sage 2007 578 La longueur des numéros de codes a été paramétrée lors de la création du dossier comptable (même paramétrage que celui des sections analytiques). 􀀳 Cette longueur peut être modifiée, si aucun code affaire ni aucune section analytique n’ont été créés, dans le volet «Fichier / A propos de... / Initialisation». La longueur minimale d’une section de type Détail est de 3 caractères alphanumériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques. Le programme n’accepte pas de codes avec un numéro plus court que celui paramétré dans la fiche société, sauf s’il s’agit d’un code de type Total (voir zone suivante). Type Le programme distingue deux types de codes affaires : 􀂉 Les codes de type Détail : ce sont les codes ou sections classiques recevant les montants enregistrés sur les comptes généraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demandée) lors des mises à jour comptables. Pour ce type de section, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables. Dans la liste des codes affaires, ce type de code est symbolisé par cette icône. 􀂉 Les codes de type Total : ce sont les codes ou sections servant à la totalisation des codes de détail ayant même racine. Seules les zones Classement, Saut de lignes ou de page et Nombre de lignes sont disponibles ; toutes les autres sont estompées et inaccessibles. Dans la liste des codes affaires, ce type de code est symbolisé par cette icône. Un enregistrement de type Total sera effectué pour tous les codes affaires donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-livre analytique. La sélection du type de code est obligatoire. La forme du code étant figée après validation, cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un code déjà enregistré, il est nécessaire de le supprimer et de le recréer. Intitulé Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Abrégé Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques servant au classement et à la recherche du code affaire. Par défaut, cette zone reprend les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques majuscules) permet d’appeler le code affaire correspondant. Les indications des touches mentionnées à côté du titre de la zone ne doivent pas être saisies lors de la création du raccourci. 􀀳 Pour appeler un code affaire en saisie de pièce : maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sous Windows ou Commande + Option sur Macintosh et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit se trouver dans une zone de saisie d'un numéro de code affaire. Cette zone n’est pas accessible dans les codes de type Total. Domaine Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Les deux : (valeur par défaut) ce code affaire sera utilisé à la fois dans le cadre des ventes et dans celui des achats. Le calcul de la réalisation s’effectue par la différence entre le CA sur les ventes et le CA sur les achats. 􀂉 Ventes : ce code affaire n’est utilisé que pour les ventes. Dans ce cas, le calcul de la réalisation s’effectue sur la différence entre le CA sur les ventes et le PR global des lignes de vente. 􀂉 Achats : ce code affaire n’est utilisé que pour les achats. Dans ce cas, la détermination de la réalisation s’effectue sur la différence entre l’objectif CA achat et le chiffre d’affaire des achats. Menu Structure © Sage 2007 579 Niveau d'analyse Cette zone à liste déroulante affiche la liste des niveaux d’analyse enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / A propos de...). La zone est estompée lorsque le code affaire est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent d’introduire une classification supplémentaire des sections analytiques et donc des codes affaires. Cette classification sera utilisée dans les états analytiques pour regrouper des codes concernant un même niveau d'analyse. Saut de Lignes / Page Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des états analytiques. Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre s’estompe et devient par conséquent inaccessible. Nbre (Nombre de lignes) Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne. Comptes tiers rattachés Cette liste permet d’associer des tiers (en fonction de la sélection faite dans la zone Domaine) au présent code affaire. De cette manière, le code affaire sera mentionné systématiquement dans l’en-tête des pièces destinées aux tiers mentionnés dans la liste. Cette liste peut ne pas être renseignée et l’affectation d’un code affaire être réalisée dans chaque pièce. Dans ce cas, le tiers ne sera pas associé au code affaire. 􀀳 Cette affectation d’un tiers à un code affaire peut s’effectuer également dans la fiche du tiers où une zone est destinée à cette fin. Dans ce cas le nom du tiers sera automatiquement reporté dans cette liste. Un même tiers ne peut être associé à plus d’un code affaire. Un message d’avertissement vous en préviendra si le cas se présente. Cette zone n’est pas utilisable dans les codes affaires de type Total. Pour associer un tiers vous pouvez : 􀂉 saisir son numéro dans la zone à liste déroulante disposée en dessous de la liste puis valider. La liste qui s’ouvre présente les clients et les fournisseurs quelle que soit la valeur enregistrée dans la zone Domaine. 􀂉 faire glisser une ligne de tiers depuis la liste des clients ou celle des fournisseurs. Voir le «Manuel de la gamme» pour la fonction glisser / déposer. A partir de cette liste on peut : 􀂉 ouvrir la fiche du tiers par un double-clic sur sa ligne ou l’utilisation des boutons Consulter ou Voir/ Modifier de la barre d’outils «Navigation» ; 􀂉 supprimer un tiers en sélectionnant sa ligne puis en utilisant le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ; 􀂉 ouvrir un menu contextuel (la commande Personnaliser la liste n’est pas disponible et la commande Ajouter un nouvel élément crée un nouveau code affaire). Report à-nouveau Cette case à cocher permet de demander la reprise des écritures enregistrées sur le code affaire dans le journal des à-nouveaux. Pour les codes affaires pour lesquels le report à-nouveau est demandé, lors d'un changement d'exercice, le programme passera 2 écritures sur les comptes "pivots" : compte de charges et compte de produits et un détail des codes pour lesquels l'option est cochée. Les comptes "pivots" sont définis au moment de la génération du report des à-nouveaux en comptabilité. Menu Structure © Sage 2007 580 Cette zone n’est pas accessible dans les codes de type Total. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que le code affaire correspondant ne soit plus mouvementé. Lors de la saisie, un message vous préviendra que le code a été mis en sommeil. Il sera néanmoins possible de l’utiliser (en fonction du paramétrage effectué dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux »). Il sera également possible, dans les formats de sélection, de demander de ne pas imprimer les codes dont cette option est cochée. Cette zone n’est pas accessible dans les codes de type Total. Volet Information libre - Code affaire On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Si l’option Plan analytique du volet « Fichier / A propos de... / Options » comporte des informations libres affectées aux sections analytiques (et par conséquent aux codes affaires), ce volet apparaîtra dans la fenêtre, sinon il restera caché. Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les sections analytiques. 􀀳 Ce volet n’est pas disponible dans les codes affaires de type Total. La saisie des informations libres est effectuée dans la zone affichée en bas de la fenêtre après sélection de l’information libre à renseigner. Validez ensuite par la touche ENTRÉE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire. 􀀳 Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection : - dans la commande Rechercher, - dans les formats de sélection des impressions, - dans les formats de sélection des exportations de données, - dans l’identification des objets de mise en page. Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Leur mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Menu Structure © Sage 2007 581 Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et d’utiliser le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation ». Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie et l’effacer par la touche SUPPR puis valider. Volet Statistiques - Code affaire Le volet « Statistiques » présente le cumul des mouvements enregistrés sur le code affaire. Cette présentation s’effectue sur quatre sous-volets : 􀂉 «Sous-volet Réalisation des objectifs - Volet Statistiques des codes affaires», page 581, 􀂉 «Sous-volet Statistiques ventes - Volet Statistiques des codes affaires», page 583, 􀂉 «Sous-volet Statistiques achats - Volet Statistiques des codes affaires», page 584, 􀂉 «Sous-volet Mouvements comptables - Volet Statistiques des codes affaires», page 585. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. 􀀳 En cas de gestion de la norme IFRS, ne sont prises en compte dans ces volets que les écritures de types Les deux ou Nationale. Sous-volet Réalisation des objectifs - Volet Statistiques des codes affaires Ce sous volet s’affiche par défaut à l’ouverture du volet « Statistiques ». Il permet la saisie d’informations de référence et affiche des valeurs différentes en fonction de la valeur enregistrée dans la zone Domaine du volet « Fiche principale » du code affaire. Objectif CA Ventes Cette zone sert à la saisie de l’objectif que l’on s’est fixé sur les ventes de produits pour ce code affaire. Il s’agit ici du CA HT qui sera généré par les lignes de pièces rattachées à ce code affaire. Zone utilisant le format Montant paramétré dans la fiche de l’entreprise. 􀀳 Le code affaire enregistré dans l’en-tête des pièces sert à être repris par défaut sur les lignes de pièce, où il est modifiable. Les cumuls statistiques se basent toujours sur les codes affaires des lignes de pièce. Menu Structure © Sage 2007 582 Objectif CA Achat Cette zone sert à la saisie de l’objectif que l’on s’est fixé sur les charges pour ce code affaire. Cette valeur dépend de l’option enregistrée dans la zone Domaine du volet « Fiche principale » de ce même code affaires. Le tableau ci-dessous précise les correspondances. Zone utilisant le format Montant paramétré dans la fiche de l’entreprise. En fonction de ce choix, le contenu de la fenêtre statistiques diverge d’un choix à l’autre et son contenu est précisé dans les tableaux ci-dessous. Domaine = Les deux ou Achat Les valeurs affichées sont les suivantes. Domaine Objectif CA Achat Les deux CA HT généré par les lignes d’achat comportant ce code affaire Vente PR global généré par les lignes de vente comportant ce code affaire Achat CA HT généré par les lignes d’achat comportant ce code affaire Ligne Désignation Colonne CA vente Colonne CA achat Réalisations 1 Objectif Valeur saisie comme Objectif CA vente Valeur saisie comme Objectif CA achat Colonne CA vente – Colonne CA achat 2 CA HT facturé CA HT des lignes de FC et de FA de vente comportant le code affaire CA HT des lignes de FC et de FA d’achat comportant le code affaire Colonne CA vente – Colonne CA achat 3 % Réalisation Ligne 2 * 100 / Ligne 1 Ligne 2 * 100 / Ligne 1 Ligne 2 * 100 / Ligne 1 4 Ecart Ligne 2 – Ligne 1 Ligne 2 – Ligne 1 Ligne 2 – Ligne 1 5 Portefeuille BL CA HT des lignes de BL de vente comportant le code affaire CA HT des lignes de BL d’achat comportant le code affaire Colonne CA vente – Colonne CA achat 6 % Réalisation (FA + BL) (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 7 Ecart (FA + BL) Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 8 Portefeuille BC CA HT des lignes de BC de vente comportant le code affaire CA HT des lignes de BC d’achat comportant le code affaire Colonne CA vente – Colonne CA achat 9 % Réalisation (FA + BL+ PL) (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 10 Ecart (FA + BL + PL) Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 11 Dernier mouvement Type (1) et Date de la ligne de vente la plus récente pour le code affaire 1. Les abréviations et types utilisés sont les suivants : BC Bon de commande PL Préparation de livraison BL Bon de livraison BA Bon d’avoir financier BR Bon de retour FA Facture, facture d’avoir, facture de retour FC Facture comptabilisée. Type (1) et Date de la ligne d’achat la plus récente pour le code affaire Rien Menu Structure © Sage 2007 583 Domaine = Vente Les valeurs affichées sont les suivantes. Sous-volet Statistiques ventes - Volet Statistiques des codes affaires Ce volet affiche les valeurs relatives aux lignes enregistrées dans les factures comptabilisées et factures de vente comportant le code affaire considéré. Ligne Désignation Colonne CA vente Colonne CA achat Réalisations 1 Objectif Valeur saisie comme Objectif CA vente Valeur saisie comme Objectif CA achat Colonne CA vente – Colonne CA achat 2 CA HT facturé CA HT des lignes de FC et de FA de vente comportant le code affaire PR global des lignes de FC et de FA de vente comportant le code affaire Colonne CA vente – Colonne CA achat 3 % Réalisation Ligne 2 * 100 / Ligne 1 Ligne 2 * 100 / Ligne 1 Ligne 2 * 100 / Ligne 1 4 Ecart Ligne 2 – Ligne 1 Ligne 2 – Ligne 1 Ligne 2 – Ligne 1 5 Portefeuille BL CA HT des lignes de BL de vente comportant le code affaire PR global des lignes de BL de vente comportant le code affaire Colonne CA vente – Colonne CA achat 6 % Réalisation (FA + BL) (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5) * 100 / Ligne 1 7 Ecart (FA + BL) Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 – Ligne 1 8 Portefeuille BC CA HT des lignes de BC de vente comportant le code affaire Rien Colonne CA vente – Colonne CA achat 9 % Réalisation (FA + BL+ PL) (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 (Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8) * 100 / Ligne 1 10 Ecart (FA + BL + PL) Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 Ligne 2 + Ligne 5 + Ligne 8 – Ligne 1 11 Dernier mouvement Type (1) et Date de la ligne de vente la plus récente pour le code affaire 1. Les abréviations et types utilisés sont les suivants : BC Bon de commande PL Préparation de livraison BL Bon de livraison BA Bon d’avoir financier BR Bon de retour FA Facture, facture d’avoir, facture de retour FC Facture comptabilisée. PR global des lignes de BL de vente comportant le code affaire Rien Menu Structure © Sage 2007 584 Le calcul de ces valeurs est identique à celui effectué pour les statistiques des fiches clients. Il est fait à partir du montant HT ou TTC des lignes de documents. Voir la commande «Clients», page 587. Les valeurs disponibles sont les suivantes : 􀂉 Mois (du premier mois pour lequel il existe une ligne jusqu’au mois correspondant à la date de l’ordinateur), 􀂉 CA HT net, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 Marge, 􀂉 % de marge sur le CA. Sous-volet Statistiques achats - Volet Statistiques des codes affaires Ce volet affiche les valeurs relatives aux lignes enregistrées dans les factures comptabilisées et factures d’achat comportant le code affaire considéré. Le calcul de ces valeurs est identique à celui effectué pour les statistiques des fiches fournisseurs. Il est fait à partir du montant HT ou TTC des lignes de documents. Voir la commande «Fournisseurs», page 628. Les valeurs disponibles sont les suivantes : 􀂉 Mois (du premier mois pour lequel il existe une ligne jusqu’au mois correspondant à la date de l’ordinateur), Menu Structure © Sage 2007 585 􀂉 CA HT net, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 PR global, 􀂉 % de frais. Sous-volet Mouvements comptables - Volet Statistiques des codes affaires Ce volet affiche les valeurs relatives aux écritures analytiques enregistrées dans le fichier comptable pour les lignes de pièce comportant le code affaire considéré. 􀀳 Ce volet est le seul disponible dans les codes affaires de type Total. Les valeurs disponibles sont les suivantes : 􀂉 Toutes, 􀂉 Ecritures analytiques, 􀂉 Reports analytiques, 􀂉 OD analytiques, 􀂉 Solde créditeur. Gestion des graphiques - Code affaire 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche du code affaire, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées du volet « Statistiques ». C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs affichées dans le volet «Statistiques». Sélection de la série du graphique - Code affaire Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. Menu Structure © Sage 2007 586 Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les codes affaires sont les suivantes : 􀂉 Statistiques de vente (coché par défaut), 􀂉 Statistiques d’achat, 􀂉 Mouvements comptables, 􀂉 C.A. H.T. net (coché par défaut), 􀂉 Taux de remise (coché par défaut), 􀂉 Marge sur prix de revient (coché par défaut), 􀂉 Mouvement débit, 􀂉 Mouvements crédit, 􀂉 Solde. Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation, l’affichage et l’impression des graphiques ainsi que les descriptions faites dans la fiche article. Menu Structure © Sage 2007 587 Clients Structure / Clients Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches clients. Clients - Liste Cette liste affiche par défaut les informations suivantes : 􀂉 le Numéro du client, 􀂉 l’Intitulé du client. Elle est personnalisable (voir plus loin). Si le fichier comptable associé comporte déjà des tiers, cette fenêtre montrera la liste des tiers de type Client. 􀀲 Seuls les clients actifs sont mentionnés dans cette liste. Les clients sont rendus inactifs en cliquant l’option Mise en sommeil dans le volet « Complément » de leur fiche. La création, la consultation, la modification ou la suppression des fiches clients s’effectuent comme dans toute liste des programmes Sage. Classement de la liste des clients Le classement des lignes est défini dans la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 sur le Numéro de client (par défaut), 􀂉 sur la zone Abrégé, 􀂉 sur la zone Code postal. Affichage des clients Enregistrements en sommeil Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre de liste permet de sélectionner entre : 􀂉 Tous les clients : tous les clients sont affichés ; On peut ouvrir la liste des clients en cliquant sur le bouton [Liste des clients] de la barre verticale « Gestion des ventes ». On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des clients] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Menu Structure © Sage 2007 588 􀂉 Clients actifs : (valeur par défaut) seuls les clients dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ; 􀂉 Clients mis en sommeil : seuls les clients dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés. 􀀳 La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet «Complément» de la fiche client. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des clients bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un client Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » dont le maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». On peut aussi rechercher un client en cliquant sur le bouton [Atteindre un client] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Pour rechercher rapidement un client dans la liste, tapez les premiers caractères de son code ou de son classement en fonction du mode de tri actif. La fonction Atteindre permet de rechercher un client par son code ou son intitulé. Création des clients On peut créer un client en cliquant sur le bouton [Créer un client] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». On peut aussi créer un client en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste des clients est la fenêtre active. Il est possible de créer des fiches clients de façon manuelle ou automatique si on a paramétré cette possibilité dans l’option Type tiers de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Type tiers», page 199. 􀀳 Précisons qu’il est impossible de créer deux comptes de tiers (clients, fournisseurs, salariés ou autres) avec le même numéro. Ainsi, si un client est également un fournisseur, il sera nécessaire d’enregistrer deux fiches avec des numéros différents. Il n’est pas possible de créer un client par duplication. Suppression des clients Il est impossible de supprimer un client : 􀂉 pour lequel des mouvements ont été enregistrés dans le fichier comptable ouvert en ligne, 􀂉 s’il est utilisé dans un barème, 􀂉 s’il est mentionné dans une pièce, 􀂉 s’il est utilisé comme payeur d’un autre client, 􀂉 s’il est utilisé dans un abonnement. Une confirmation vous est demandée avant toute suppression (si vous l’avez paramétrée dans la commande Fenêtre / Préférences). Menu Structure © Sage 2007 589 Imprimer la liste des clients Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. La zone Fichier de cette commande permet d’imprimer : 􀂉 soit une Liste des clients, 􀂉 soit les Fiches clients en sélectionnant l’un de ces choix dans la zone Type d’impression de la fenêtre ouverte lors du lancement de l’impression. Le «Manuel de la gamme» vous précisera le fonctionnement de la recherche et l’impression des données. Menu contextuel de la liste des clients Un menu contextuel est disponible sur la liste des clients. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles : Interroger le compte tiers Cette commande permet d’accéder directement à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte client. Imprimer le courrier Word Cette commande permet d’utiliser les fonctions du programme Microsoft® Word© pour bénéficier des fonctionnalités de ce programme pour envoyer un courrier à un client sélectionné ou pour réaliser des publipostages à l’intention de plusieurs clients. Le «Manuel de la gamme» donne toutes explications sur les liens avec les programmes Microsoft Office. Mettre à jour la surveillance financière Cette fonction lance la mise à jour de la surveillance financière des tiers. Le «Manuel de la gamme» vous donnera des précisions sur cette fonction. Personnaliser la liste des clients On peut personnaliser la liste des clients soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 590 Les colonnes présentes par défaut dans la liste des clients et celles que l’on peut ajouter sont les suivantes. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Client – Détail de la fiche La fiche client se compose de plusieurs volets auxquels on accède par un onglet sous Windows et par un bouton sur Macintosh. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au «Volet Identification – Client», page 593 de la fiche du client quand on en consulte un autre. Colonnes proposées Affichée par défaut Critère de tri Numéro Oui Oui (défaut) Intitulé Oui Non Abrégé Non Oui Qualité Non Non Contact Non Non Adresse Non Non E-mail Non Non N° Siret Non Non N° identifiant Non Non Code postal Non Oui Ville Non Non Pays Non Non Téléphone Non Non Télécopie Non Non Payeur Non Non Représentant Non Non Catégorie comptable Non Non Catégorie tarifaire Non Non Mise en sommeil Non Non Menu Structure © Sage 2007 591 Onglet / Bouton Contacts Permet d’accéder au «Volet Contacts - Client», page 595 qui enregistre tous les contacts que l’on peut avoir chez le client. Onglet / Bouton Complément Permet d’accéder au «Volet Complément - Client», page 597 qui traite des tarifs et des conditions de règlement. Onglet / Bouton Banques Permet d’accéder au «Volet Banques - Client», page 601. Onglet / Bouton Modèles Permet d’accéder au «Volet Modèles - Client», page 604. Onglet / Bouton Champs libres Permet d’accéder au «Volet Champs libres - Client», page 607. Onglet / Bouton Livraisons Permet d’accéder au «Volet Livraisons - Client», page 611. Onglet / Bouton Tarifs Permet d’accéder au «Volet Tarifs - Client», page 613. Onglet / Bouton Abonnements Permet d’accéder au «Volet Abonnements - Client», page 619. Onglet / Bouton Statistiques Permet d’accéder au «Volet Statistiques – Clients», page 619. Onglet / Bouton Agenda Permet d’accéder au «Volet Agenda - Clients», page 624. Bouton [Imprimer un courrier Word] Ce bouton permet d’ouvrir le programme de traitement de texte Microsoft® Word afin de préparer ou de compléter un document pour le tiers. Ce bouton est sans effet si ce programme n’est pas installé. Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. Bouton [Création d’un document] Ce bouton permet de lancer la saisie d’un document des ventes à partir de la fenêtre du client. Voir ci-dessous le titre «Création d’un document des ventes à partir de la fenêtre du client», page 592. Bouton [Informations adresse et Siret] Ce bouton permet d’importer l’adresse du tiers considéré à partir de sites Internet spécialisés. Menu Structure © Sage 2007 592 Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. 􀀲 Ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail. Bouton [Mise à jour de la surveillance financière] Ce bouton permet de lancer la mise à jour de la surveillance financière des tiers. Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. 􀀲 Comme le précédent ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail. De plus, ce bouton ne devient actif que si l’option Placé sous surveillance est cochée dans le volet « Complément » de la fiche du tiers. Bouton [Visualisation d’un graphique] Ce bouton permet d’imprimer des graphiques à partir des valeurs affichées par le volet «Statistiques ». Voir dans ce volet la description des valeurs affichables. Bouton [Interrogation tiers] Ce bouton donne un accès direct à la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte client. Windows Ces six derniers boutons se trouvent en bas de la fiche client. On peut aussi lancer la commande Interrogation de compte client en cliquant sur le bouton [Interrogation compte client] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Date de création Le programme affiche automatiquement la date de création de la fiche client. Cette date n’est pas modifiable et n’est pas affectée par les modifications ultérieures apportées à la fiche. 􀀳 En cas de conversion ou d’importation, cette date est celle du jour de l’importation ou de la conversion (date du micro-ordinateur). Création d’un document des ventes à partir de la fenêtre du client Le bouton [Création d’un document] disposé au bas de la fiche du client permet de créer un document des ventes à son intention. Son utilisation ouvre une fenêtre « Ajouter un document » qui permet de sélectionner le type de document à créer. Menu Structure © Sage 2007 593 Après sélection du type de document et validation de la fenêtre, un nouveau document du type choisi apparaît avec les informations concernant le tiers pré-renseignées. Il suffit alors de valider (ou de modifier éventuellement) l’en-tête puis de procéder à la saisie des lignes. Voir la fonction «Documents des ventes», page 724. Volet Identification – Client On revient à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou en cliquant sur le bouton [Identification] sur Macintosh. Le volet «Identification» sert à l’enregistrement des informations de base du client. Les zones composant cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes. N° compte Zone de 17 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le compte de tiers. Cette information est obligatoire. Aucune modification ne peut être apportée à cette zone après affectation du compte général principal. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le nom du client. Cette information est obligatoire. Abrégé Cette zone sert à la recherche rapide de la fiche client et au classement de la liste des clients. Elle reprend par défaut les 17 premiers caractères de l’Intitulé mais peut être modifiée. Compte collectif Le rattachement d’un compte général à une fiche client est obligatoire. Il permet le transfert des écritures comptables relatives à la facturation et au règlement. Un même compte général peut être rattaché à plusieurs clients. De même chaque client peut disposer d’un compte général qui lui est propre. Ce choix est fonction de votre organisation comptable et du paramétrage de l’option Type de tiers (dans les options de l’entreprise). En création de la fiche client, la validation du compte général rattaché ne permet plus la modification du numéro de compte. Menu Structure © Sage 2007 594 Il est possible de saisir un compte non enregistré dans le plan comptable. Après validation le programme vous propose de le créer. La validation de ce message entraîne la création du compte dont l’intitulé sera par défaut celui de la fiche client. Selon le paramétrage effectué dans l’option Type de tiers (commande Fichier / A propos de...) le processus de rattachement sera différent. Si le paramétrage du type tiers est Radical, à chaque fiche client sera rattaché un compte général distinct. Le programme propose automatiquement la création de ce compte. 􀀳 Lorsque le programme crée le compte général rattaché à la fiche client il reprend automatiquement le radical enregistré dans les options de l’entreprise. Si le compte général n’est pas créé, un message vous en avertit. Validez-le, le compte est créé et reprend automatiquement l’intitulé de la fiche client ainsi que le paramétrage de l’option. Si le paramétrage du type tiers est Compte, le rattachement est automatique. Dans le cas où le compte général n’est pas créé, un message vous en avertit. Validez-le, le compte est créé et reprend automatiquement l’intitulé de la fiche client ainsi que le paramétrage de l’option. 􀀳 Lorsque les fichiers utilisés (comptable dans ce cas) sont convertis d’une version précédente du programme, seul le compte qui avait l’attribut Principal est repris dans cette zone. Les autres comptes ne sont pas supprimés pour autant et resteront disponibles dans le cas d’une utilisation du fichier comptable par le module de comptabilité du programme Sage Comptabilité. Qualité Zone de 17 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la nature du client (société, SARL, particulier, etc.). Contact Zone de 35 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer le nom de votre principal contact chez le client. Adresse / Complément Zones de 35 caractères alphanumériques chacune. CP / Ville Zones respectivement de 9 et 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques. Pays Liste déroulante éditable permettant d’affecter un pays au client. Il n’est pas obligatoire que le pays ait été créé dans les options de l’entreprise. Cette zone n’a pas d’influence sur la gestion en devises de la facturation. N° Siret Zone de 14 caractères allouée à l’enregistrement du numéro de Siret du client. Si le pays sélectionné dans la zone précédente est la France (code pays FRA), un contrôle de la validité de ce numéro sera effectué. Voir les informations complémentaires données sur ce point dans l’option «Pays», page 187. NAF (code APE) Zone de 5 caractères alphanumériques au maximum dont la saisie n’est pas obligatoire. N° identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. du client. Le renseignement de cette zone est obligatoire pour les bons de commande et les factures. Menu Structure © Sage 2007 595 Télécommunication Cet encadré se compose des zones suivantes : Téléphone Zone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal du client. 21 caractères alphanumériques. Télécopie Zone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal du client. 21 caractères alphanumériques. E-mail Zone permettant de saisir l’adresse E-mail du client ou de votre principal contact. 69 caractères alphanumériques. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Site Zone permettant de saisir l’adresse du site Internet du client. 69 caractères alphanumériques. 􀀳 Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire. Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter au site Internet correspondant par l’intermédiaire du navigateur installé sur le poste. Exemple Pour se connecter au site Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr. Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site paramétré par défaut. Volet Contacts - Client Ce volet permet d'enregistrer les différents contacts que vous pouvez avoir chez le client autres que celui mentionné dans le volet «Identification». Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Menu Structure © Sage 2007 596 Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 Civilité : propose les choix suivants : 􀂉 M. (valeur par défaut), 􀂉 Mme, 􀂉 Mlle, 􀂉 Nom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Prénom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service contact de la fonction A propos de…, 􀂉 Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact. La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie présente sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée. Menu Structure © Sage 2007 597 Ce lien n’est actif que si le poste dispose d’un logiciel de communication via Internet. Si aucune adresse Email n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Complément - Client On accède au volet « Complément » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des données commerciales concernant le client. Catégorie (Cat.) comptable Liste déroulante proposant la liste des catégories comptables de type Vente enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut la première est affectée. La catégorie comptable permet d’automatiser la passation des écritures comptables. Devise Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. L’option Aucune est proposée par défaut. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Devise», page 153. 􀀳 Dès qu’une devise est rattachée à un client, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en montant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises en saisie de document. Périodicité Liste déroulante donnant accès à la liste des périodicités de facturation enregistrées dans les options de l’entreprise. La première est affectée par défaut. La périodicité permet d’indiquer le rythme d’impression des factures. Voir les commandes «Livraison des commandes clients», page 1185 et «Facturation périodique», page 1213. Langue Liste déroulante permettant la sélection d’une langue étrangère. 􀂉 Aucune : en saisie de documents, la désignation principale de l’article sera utilisée. Menu Structure © Sage 2007 598 􀂉 Langue 1 : en saisie de documents, la désignation de la zone langue 1 sera utilisée. 􀂉 Langue 2 : en saisie de documents, la désignation de la zone langue 2 sera utilisée. Représentant Liste déroulante éditable permettant d’affecter un représentant au client. Elle donne accès à la liste des représentants enregistrés dans la commande Structure / Collaborateurs. Par défaut aucun représentant n’est sélectionné. Si vous saisissez manuellement le nom d’un collaborateur qui n’a pas la qualité de vendeur/représentant, un message d’erreur s’affichera : « Le type du collaborateur XXX est incorrect ! [OK] » Si vous saisissez un nom de collaborateur qui n’existe pas, un message d’avertissement s’affichera : « Le collaborateur XXX n’existe pas ! [OK] » Code affaire Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un des codes affaires, c’est à dire une des sections du plan analytique paramétré comme plan affaires dans les options de la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Options – Fiche entreprise», page 124. Lorsqu’un code affaire est affecté à un tiers, le numéro de ce tiers apparaît dans la liste des tiers associés au code affaire. On ne peut associer un client qu’à un seul code affaire. Voir la commande «Codes affaires», page 573. Payeur Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement du compte du tiers payeur. Par défaut le numéro du client est repris. Les écritures comptables issues de la facturation seront transférées sur le tiers payeur indiqué à ce niveau et sur le compte général enregistré dans l’en-tête de la pièce. Raccourci Zone acceptant un maximum de 6 caractères alphanumériques. Ce code permet de sélectionner le client en saisie de pièce. Les codes de touches mentionnés à la droite du titre de cette zone ne doivent pas être tapés lors de l’enregistrement du raccourci. Lors de l’appel d’un client dans une zone de saisie, maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh tandis que vous tapez le raccourci. Dépôt Liste déroulante permettant d’affecter au client un dépôt d’expédition par défaut. Ce dépôt sera systématiquement proposé dans les documents saisis pour le client (mais restera modifiable). Les valeurs proposées par cette liste sont : 􀂉 Dépôt principal : le dépôt principal de la société sera proposé pour le client, 􀂉 Liste des dépôts : le programme propose la liste des dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage. Ventilation IFRS Cette zone n’est visible que si la gestion de la norme IFRS est active. La gestion de la norme IFRS est paramétrée dans le volet «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Si cette zone est visible, elle donne accès à la liste des sections du plan analytique déclaré plan IFRS et permet d’associer une de ses sections au client en cours. Le plan IFRS est paramétré dans l’option «Plan analytique», page 188. Menu Structure © Sage 2007 599 Factures Enregistrez ici le nombre de factures à envoyer au client. Limites 1 à 99. Par défaut la valeur est 1. Cette quantité n’est prise en compte que pour les factures. Cette information sera reprise dans la zone Nb Facture de la fenêtre « Informations document » des pièces de vente destinées au client. Elle pourra alors être modifiée ponctuellement sans que cette modification soit répercutée dans la présente zone. Priorité Zone de 3 caractères numériques (1 à 999) permettant de préciser l’ordre de priorité de livraison du client. Un client de priorité 1 sera servi avant un client de priorité 999. La valeur saisie ici sera prise en compte dans les opérations de livraison client. Si la valeur 0 proposée par défaut est laissée, le client sera traité en dernier. Voir les fonctions du menu «Gestion des livraisons clients», page 1162. Livraison partielle Cette case à cocher permet d’indiquer si le client autorise les livraisons partielles. Si elle n’est pas cochée, cela signifie que le client désire être livré de la totalité de sa commande et n’autorise pas les reliquats. La gestion de cette zone est en relation avec l’option Gestion des reliquats du volet Fichier / Á propos de… / Commercial / Gestion des livraisons. Le tableau ci-dessous précise le fonctionnement du programme en fonction des choix faits dans ces deux zones. 1 BL/Facture Cette option, non validée par défaut, interdit, quand elle est sélectionnée, de regrouper plusieurs pièces sur un même document lors d’une transformation. Code EDI Zones permettant la saisie du numéro du client aux normes EDIFACT. Mise en sommeil Cette option indique que le client ne doit plus être utilisé en saisie de documents. Un message d’avertissement vous en préviendra si tel est le cas. Ce message peut être bloquant si l’option Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux ». Commentaire Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses. Gestion des reliquats Livraison partielle Résultat Aucun Coché Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat). Ligne de document Coché Les commandes de ce tiers peuvent être préparées partiellement. Document complet Coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Aucun Non coché Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat). Ligne de document Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Document complet Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée. Menu Structure © Sage 2007 600 Conditions de règlement Les zones décrites ci-dessous, qui occupent la partie inférieure du volet « Complément », vont permettre de définir de manière automatique les échéances des documents de vente. Le net à payer de chaque document sera ventilé en autant d’échéances que le précise la liste des conditions de règlement. Modèle de règlement Les modèles sont créés dans la commande Structure / Comptabilité / Modèles de règlement. L’appel à un modèle de règlement n’est pas obligatoire. Les conditions de règlement peuvent être saisies directement par les zones placées en bas de la liste. Par défaut la liste ne comporte aucun modèle de règlement. Si elle n’est pas renseignée, lors de la facturation, le règlement sera au comptant. La date d’échéance calculée par défaut par le programme sera la date du document. Le mode de règlement affecté à cette échéance sera le premier de la liste. Après sélection du modèle, validez. Les conditions de règlement s’inscrivent dans la liste. Ces conditions peuvent être modifiées pour le client considéré. Le nom du modèle de règlement affecté au client n’est pas enregistré. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste . Trois de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Intitulé Liste déroulante ouvrant l’accès à la liste des modèles de règlement existants. Valeur Zone de saisie permettant de saisir le pourcentage, le montant en monnaie locale du net à payer ou la ligne d’équilibre du modèle de règlement. 􀂉 Pourcentage : si le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspond à un pourcentage du net à payer du document, il doit être saisi dans cette zone suivi du symbole pourcentage (%), Exemple 30%. 􀂉 Si cette ligne représente le solde du net à payer, ne saisissez rien dans cette zone. Le programme ajoutera le symbole de l’équilibre lors de la validation du modèle (par fermeture de la fiche client ou changement de volet). 􀂉 Si la ligne comporte un montant fixe, celui-ci doit être saisi directement sans autre indication la zone suivante. Le programme indique ce type de choix par la lettre « F ». Exemple 25. 􀀳 Dans les versions précédentes du programme, cette zone était double. Jour Zone permettant de saisir le nombre de jours de “battement” à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement (facture) et la date de premier versement du règlement (première échéance). Condition Le programme se servira de cette condition pour déterminer la date de départ du calcul de l’échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte, 􀂉 Fin de mois civil : le programme calcule l’échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte, 􀂉 Fin de mois : le programme calcule l'échéance à partir de la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte. Menu Structure © Sage 2007 601 Le Jour précis saisi manuellement ; vous pouvez enregistrer jusqu’à 6 jours de tombée (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme JJ,JJ,JJ,JJ,JJ,JJ. La date d’échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée supérieur le plus proche. Si la zone est laissée vide, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de “battement” et de la condition. Mode de règlement Liste déroulante permettant l’affectation d’un mode de règlement saisi dans les options de l’entreprise. L’échéance calculée dans le document devra être réglée selon le mode de règlement indiqué à ce niveau. Après saisie, il faut obligatoirement valider pour que la condition de règlement soit enregistré dans la liste. Validez pour enregistrer une ligne de condition de règlement. Pour modifier une condition de règlement : sélectionnez sa ligne, modifiez les zones souhaitées et validez pour enregistrer les modifications. Pour supprimer une condition de règlement : sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Exemple Facturation le 31 janvier pour 24 000 €. Le modèle sélectionné est le suivant : Le 31 janvier le client devra régler 6 000 €. (24 000 * 25 %) Le 5 février (31 janvier + 30 jours arrondi au jour de tombée supérieur) le client devra régler 4 800 €. (24 000 * 20 %) Le 30 avril (31 janvier + 60 jours fin de mois civil) le client devra régler 4 800 €. (24 000 * 20 %) Le 31 mai (31 janvier + 90 jours fin de mois) le client devra régler 8 400 €. (le solde) Volet Banques - Client On accède au volet « Banques » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Banques] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des données bancaires concernant le client. Type Valeur Jour Condition Le Mode de règlement Pourcentage 25 0 Jour net Chèque Pourcentage 20 30 Jour net 5,10,15,20,25,30 Chèque Pourcentage 20 60 Fin de mois civil Chèque Equilibre 90 Fin de mois Chèque Menu Structure © Sage 2007 602 L’ensemble des zones du volet «Banques» sert à l’enregistrement des différentes banques du client. Cette saisie n’est pas obligatoire sauf si vous enregistrez des règlements ou si vous utilisez le programme Sage Moyens de paiement. La partie inférieure de cette fenêtre prend plusieurs formes en fonction de la structure du compte sélectionnée. Ces différents aspects seront décrits plus loin. Liste des banques La liste présente les comptes bancaires déjà saisis. Elle affiche le nom de la banque et le R.I.B. du compte. Le nom de la banque est précédé d’une coche ( ) lorsqu’il s’agir de la banque principale du client. Pour ajouter un compte : assurez vous qu’aucune ligne de cette liste n’est sélectionnée sinon dessélectionnez- la, enregistrez les informations dans les zones adéquates et validez. Pour modifier un compte : sélectionnez sa ligne, apportez les modifications dans les zones adéquates et validez. Pour supprimer un compte : sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie du nom de la banque. Bouton [Adresse banque] Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi que diverses autres informations. Voir sous le titre «Adresse banque – Client», page 604 la description de cette fenêtre. Structure Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure : 􀂉 Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national, 􀂉 Autre pour une banque située en dehors du territoire national, 􀂉 BBAN pour une banque disposant de compte à ce format (34 caractères alphanumériques), Menu Structure © Sage 2007 603 􀂉 IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement. Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque du tiers la structure préétablie dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque. Si vous ne cochez pas cette case, c’est la structure du RIB des banques étrangères qui sera attribuée à celle de la banque du tiers. De la même manière, la structure du RIB des banques étrangères est préétablie dans le volet « Fichier / A propos de... / Options ». Devise Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner la devise dans laquelle le compte bancaire est tenu. Ces devises sont celles enregistrées dans l’option A propos de... / Options / Devise. Par défaut, la monnaie de tenue comptable (enregistrée dans le volet «Initialisation» de la commande citée précédemment) est proposée. Code ISO Cette zone, non saisissable directement, affiche le code ISO de la devise sélectionnée dans la zone précédente (à condition qu’il ait été saisi dans l’option A propos de... / Options / Devise). Ce code servira de contrôle lors de l’incorporation des extraits de compte sur la banque en question et le programme rejettera toute devise différente de celle du RIB. Code banque / Guichet / Numéro de compte / Clé : 􀀳 Ces zones sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier. Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exemple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique. La longueur des codes est limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, autres, IBAN ou BBAN qui est effectué dans l’option Fichier / A propos... / Options / Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous à l’option «Structure banque», page 197. 􀂉 Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit : 􀂉 Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code de l'agence dont relève le compte du tiers. 􀂉 Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont relève le compte du tiers. 􀂉 Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour saisir le numéro de compte du tiers. 􀂉 Clé : elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de la validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle de la clé si la case Structure EDI a été cochée dans cette même option. 􀂉 Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules. 􀂉 Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les zones comme suit : 􀂉 Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé. 􀂉 Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format Local. Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si : 􀂉 la clé ne correspond pas au numéro IBAN ; 􀂉 les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays sélectionné ; 􀂉 le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs. Menu Structure © Sage 2007 604 􀀳 La structure BIN des anciennes versions du programme n’existe plus et est remplacée par le format BBAN. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement d’informations diverses sur la banque du client. Banque principale Case à cocher permettant de définir le compte principal du client. Le compte principal est repéré par une coche ( ). Le premier compte enregistré est toujours considéré comme le principal. Pour en changer, il faut affecter la caractéristique Principal à un autre compte. Faire de même pour pouvoir supprimer un compte principal. Adresse banque – Client Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Adresse banque] après sélection d’une banque dans la liste des banques du tiers. Elle permet d’enregistrer d’une part l’adresse de l’agence bancaire et d’autre part les informations suivantes. Code BIC Identifiant international de l’établissement – 11 caractères alphanumériques. Le programme reprend la valeur saisie dans le volet «Identification» de la fiche banque. Il peut être modifié. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2. Si l’IBAN a déjà été saisi dans le volet R.I.B. de la banque considérée, il sera reporté dans ces zones mais ne sera pas modifiable. 􀀳 Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, l’IBAN n’est plus déterminé automatiquement par le programme mais doit être saisi par l’utilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevés d’identité bancaire). 􀀲 Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet «R.I.B.». Volet Modèles - Client On accède au volet « Modèles » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Modèles] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des modèles d’impression des documents destinés au client. Menu Structure © Sage 2007 605 Les modèles qui peuvent être associés à un client appartiennent aux domaines précisés dans le tableau suivant. Pour associer un modèle de mise en page : 1 . Assurez-vous qu’aucune ligne n’est sélectionnée dans la liste. 2 . Sélectionnez un type de document dans la zone Document. 3 . Enregistrez le nombre d’exemplaires à imprimer dans la zone Nbre exemplaires. Fonction Document Nombre d’exemplaires Saisie Origine Documents des ventes Devis Oui Bon de commande Oui Préparation de livraison Oui Bon de livraison Oui Bon de retour Oui Bon d’avoir financier Oui Facture Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture de retour Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture d’avoir Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture comptabilisée Oui États libres Relevé de factures Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Relevé d’échéance Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Saisie des règlements Règlement Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Interrogation tiers Relevé Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Liste Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Comptable Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Abonnements clients Abonnement Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Documents internes Liste (1) 1. Fonction du nombre de documents internes (6 au maximum). Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Menu Structure © Sage 2007 606 4 . Validez ou sélectionnez la fonction Ajouter un nouvel élément du menu contextuel de la fenêtre. Une fenêtre de dialogue « Fichier impression » s’ouvre. 5 . Sélectionnez ou créez un modèle. Par défaut, le programme propose d’utiliser les modèles stockés dans le dossier (ou répertoire) MODÈLES TIERS. Il est possible de les sélectionner dans un autre dossier. 6 . Enregistrez les valeurs sélectionnées en validant les fenêtres. Si vous sélectionnez un modèle non compatible avec le type de document sélectionné, un message vous interdit de poursuivre : « Le modèle XXX n’est pas du bon type ! [OK] » Pour modifier un modèle de document : 1 . Sélectionnez la ligne du modèle de document à modifier. 2 . Cliquez sur le bouton [Modifier le modèle] ou sélectionnez la fonction Modifier l’état dans la mise en page… du menu contextuel de la fenêtre. Le programme lance l’utilitaire de mise en page tout en ouvrant le modèle sélectionné. Pour plus de précisions sur l’utilitaire de mise en page, référez-vous au «Manuel de la gamme». Pour changer de modèle de document : il est nécessaire de supprimer le modèle rattaché et d’en associer un autre. Pour supprimer un modèle de document : 1 . Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Bouton [Modifier le modèle] Ce bouton n’est actif que lorsque la ligne d’un modèle est sélectionnée. Il permet alors de modifier ce modèle en lançant la fonction Fichier / Mise en page. Menu contextuel de la liste des modèles clients Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de mise en page client. Menu Structure © Sage 2007 607 Les fonctions communes aux menus contextuels sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Deux commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste. Une commande spécifique apparaît et la commande Ajouter un élément a une fonction particulière. Voir cidessus. Modifier l’état dans la mise en page… Cette fonction permet de modifier la structure du modèle sélectionné. Voir les explications données plus haut. Volet Champs libres - Client On accède au volet « Champs libres » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Champs libres] sur Macintosh. Ce volet permet de consulter ou de renseigner : 􀂉 les champs statistiques tiers, 􀂉 les informations libres concernant le client, 􀂉 les documents libres associés à la fiche client. 􀀳 Rappelons que les champs statistiques ainsi que les désignations des informations libres sont enregistrés dans les Options de l’entreprise. Cette fenêtre donne accès à trois sous volets intitulés : 􀂉 «Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres du client», page 607, 􀂉 «Sous-volet Information libre – Volet Champs libres du client», page 609 et 􀂉 «Sous-volet Documents – Volet Champs libres du client», page 609. On accède aux sous-volets : 􀂉 par des onglets sur Windows, 􀂉 par une liste déroulante sur Macintosh. Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres du client Ce sous-volet permet de paramétrer les champs statistiques tiers affectés au client. Menu Structure © Sage 2007 608 Champ statistique tiers Cette liste permet de compléter la fiche tiers par une ou plusieurs informations de votre choix. 􀀳 Le programme fait ici référence aux Champs statistiques tiers enregistrés dans les Options de la commande Fichier / A propos de votre société. Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos soins : les énumérés statistiques. Chacun des 10 champs statistiques tiers peut correspondre à un nombre illimité d’énumérés. La liste déroulante de cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énumérés (significatif pour le tiers en cours) sera sélectionné sur la zone située en dessous. Exemple Pour pouvoir étudier l’implantation régionale de vos clients, vous sélectionnez ici le champ statistique Localisation et vous précisez sur la zone suivante, la région du tiers. Pour que le client puisse faire l’objet d’une étude parallèle concernant par exemple sa forme juridique, sélectionnez le champ statistique Structure juridique puis l’énuméré correspondant. Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules quatre de ses commandes, Supprimer l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Enuméré statistique Liste déroulante disposée en dessous de la liste et proposant les énumérés enregistrés pour le champ statistique actuellement sélectionné dans la liste. Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections : 1 . sélectionner le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple : Localisation) dans la liste, 2 . puis choisir l'énuméré à associer au client (par exemple : Ouest) dans la zone du bas de la fenêtre, 3 . choisir le second champ statistique à étudier (exemple : Structure juridique), 4 . puis l'énuméré à associer au client (par exemple : SARL) 5 . et ainsi de suite. 􀀳 Il est possible, après affectation d’un énuméré statistique, de l’effacer en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. De cette façon vous signifiez au programme que le client ne doit pas ou plus être rattaché au champ statistique correspondant. Menu Structure © Sage 2007 609 Sous-volet Information libre – Volet Champs libres du client Ce sous-volet permet de paramétrer les informations libres existantes pour les clients. Il n’apparaît pas si aucune information libre n’a été paramétrée pour les clients/fournisseurs dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Information libre. La liste reprend l’ensemble des informations libres concernant le fichier des clients. Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Leur mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. Pour renseigner une valeur d’information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez la valeur dans la zone de saisie en bas de la fenêtre puis validez. Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout. Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et validez. 􀀳 Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une catégorie d’information libre à ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet Options de la fiche de l’entreprise. Voir les explications données, notamment sur les suppressions. Rappelons que les informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de sélection dans la commande Rechercher et les commandes du menu Etat. Elles peuvent aussi servir dans les modèles d’enregistrement (voir cette commande du menu Structure). Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules trois de ses commandes, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Sous-volet Documents – Volet Champs libres du client Ce volet permet d’enregistrer des informations diverses concernant le client. Menu Structure © Sage 2007 610 Les informations qui peuvent être stockées dans ce volet sous forme de fichiers peuvent être de différentes origines : 􀂉 textes, 􀂉 feuilles de calcul, 􀂉 vidéos, 􀂉 sons, etc. Liste des fichiers Cette liste présente les fichiers dans l’ordre où ils ont été associés à la fiche client. A chaque nom de fichier peut être associé un commentaire. Le nombre de fichiers pouvant être associés n’est pas limité. Pour attacher un fichier : voir le bouton Attacher ci-dessous. Pour modifier un fichier : ceci doit être fait dans le programme ayant servi à la création du fichier. Pour supprimer un fichier : 1 . sélectionnez le fichier dans la liste ; 2 . utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original mais supprime le lien entre le fichier et la fiche client ainsi que la copie du fichier stockée dans le dossier MULTIMEDIA. Commentaire sur le fichier Cette zone permet d’enregistrer un commentaire de 69 caractères alphanumériques maximum concernant le fichier sélectionné dans la liste. Pour affecter un commentaire à un document déjà attaché : 1 . sélectionnez la ligne du document ; 2 . tapez le commentaire ; 3 . validez par la touche ENTRÉE. 􀀳 Le commentaire peut aussi être enregistré avant de sélectionner un nouveau fichier à associer. Dans ce cas, il concernera le fichier choisi. Menu Structure © Sage 2007 611 Bouton [Attacher] Ce bouton permet d’associer un fichier à la fiche client concernée. Son utilisation ouvre une fenêtre de sélection. Si le type de fichier n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra. L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier où il se trouvait. Une copie du fichier est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire) MULTIMEDIA créé au niveau où le fichier commercial est stocké. Exemple Soit un document stocké dans le dossier suivant : C :\CONTRATS\CONTRAT MARS.DOC Ce fichier est associé au client CARAT. Le fichier commercial est conservé dans le dossier : C :\PROGRAM FILES\GECOMAES 􀀳 Dans le cas où le nom du fichier comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier du document. Un même document peut être associé à un nombre illimité de clients. 􀀳 Le lien entre document multimédia et fiche client est conservé dans le fichier commercial. Volet Livraisons - Client On accède au volet « Livraisons » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Livraisons] sur Macintosh. Ce volet permet d’enregistrer les différents lieux de livraison du client. Menu Structure © Sage 2007 612 Liste des lieux de livraison Zone donnant la liste des dépôts enregistrés pour le client. Elle est classée alphabétiquement sur l’intitulé. Lors de la création d’une fiche client, l’adresse saisie dans le volet «Identification» est reprise ici et constitue le premier dépôt (et le principal). Elle est modifiable. Le dépôt principal est marqué d’une coche ( ). Pour enregistrer un nouveau dépôt : assurez-vous qu’aucune ligne de dépôt n’est sélectionnée sinon dessélectionnez- la, saisissez les valeurs dans les zones vides, validez pour enregistrer. Pour modifier un dépôt : sélectionnez sa ligne dans la liste, apportez les modifications voulues et validez. Pour supprimer un dépôt : sélectionnez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Il n’est pas possible de supprimer le dépôt principal (voir ci-dessous). 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules les commandes, Supprimer l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques. Deux dépôts de livraison ne peuvent pas avoir le même nom. Cette saisie est obligatoire. Adresse / Complément Zones de 35 caractères alphanumériques chacune. CP / Ville Zones de 9 et 35 caractères alphanumériques respectivement. Région Zone de 25 caractères alphanumériques. Pays Liste déroulante éditable permettant d’affecter un pays. Il n’est pas obligatoire que le pays ait été créé dans les options de l’entreprise. Cette zone n’influe pas sur la gestion en devises de la facturation. Expédition Liste déroulante proposant tous les modes d’expédition enregistrés dans les options de l’entreprise. Par défaut le premier est affecté. Menu Structure © Sage 2007 613 Contact Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir le nom du responsable du dépôt. Condition Liste déroulante proposant les intitulés de condition de livraison enregistrés dans les options de l’entreprise. Cette information définit les obligations qui sont à la charge de l’acheteur et/ou du vendeur lors de la conclusion de l’acte de vente. Lieu de livraison principal Option permettant de définir un seul des dépôts comme principal. Le dépôt principal est proposé par défaut dans tous les documents des ventes. Il est obligatoire qu’il y ait un dépôt principal. Il ne peut être supprimé. Le fait de définir un dépôt comme principal dessélectionne le précédent. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du dépôt de livraison ou du contact. La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie présente sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée. Ce lien n’est actif que si le poste dispose d’un logiciel de communication via Internet. Si aucune adresse Email n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Tarifs - Client On accède au volet « Tarifs » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Tarifs] sur Macintosh. Ce volet permet de consulter, modifier et créer les remises liées à des familles ainsi que les tarifs particuliers consentis à ce client. Il permet également d’affecter le client à une centrale d’achat. Il donne accès à deux sous-volets : 􀂉 «Sous-volet Remise par famille – Volet Tarifs du client», page 615, 􀂉 «Sous-volet Tarif d’exception par article – Volet Tarifs du client», page 616. Menu Structure © Sage 2007 614 Centrale d’achat Cet encadré se compose d’une case à cocher et d’une zone à liste déroulante. En cochant cette case, vous pouvez rattacher le client dont la fiche est ouverte à une centrale d’achat. Ce cochage entraîne l’apparition d’un message d’alerte : « La gestion d’une centrale d’achat implique la suppression des remises par famille et des tarifs d’exception définis pour le client XXX. Confirmez-vous la modification de l’option ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : les remises par familles et les tarifs d’exception qui pouvaient être appliqués au client sont mis à zéro et seuls les tarifs consentis à la centrale d’achat de rattachement seront désormais appliqués à ce client. De même, la catégorie tarifaire ainsi que les différents taux de remise et d’escompte ne sont plus accessibles et sont appliqués au client ceux de la centrale d’achat à laquelle il est affilié. 􀂉 [Non] : l’opération est annulée. L’acceptation du message précédent rend inaccessibles les zones Catégorie tarifaire et Taux et rend disponible la zone Centrale d’achat disposée en dessous de cette case. Le décochage de cette zone rend le client indépendant de la centrale qui lui était affectée et des taux, remises par familles et tarifs d’exception pourront à nouveau lui être appliqués. 􀀳 L’ancienne catégorie tarifaire qui lui était affectée lui est à nouveau appliquée mais les autres paramètres (taux, remises, etc.) devront à nouveau être paramétrés. La zone à liste déroulante devient active dès que le message ci-dessus est validé. Elle affiche la liste des clients et permet de sélectionner celui auquel le client en cours de paramétrage sera rattaché. Toutes les conditions offertes à ce dernier seront appliquées au client en cours de paramétrage. 􀀲 Un client affilié à une centrale d’achat ne peut pas devenir la centrale d’achat d’un autre client. Un message d’erreur le rappellera : « Le client XXX possède une centrale d’achat? Il ne peut être centrale d’achat du client YYY ! [OK] » Catégorie tarifaire Liste déroulante reprenant les catégories tarifaires enregistrées dans les options de l’entreprise. La première est affectée par défaut. La catégorie tarifaire permet de déterminer le tarif à appliquer au client. Taux Deux zones servent à la saisie des différents taux. La première est une liste déroulante permettant de sélectionner le taux à renseigner. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Taux remise, Menu Structure © Sage 2007 615 􀂉 Taux escompte, 􀂉 Taux relevé (remise mensuelle ou trimestrielle à votre convenance), 􀂉 Taux R.F.A. (remise de fin d’année). La zone de droite sert à la saisie de la valeur correspondante. Limites 0,00 à 99,9999. On accède aux sous-volets : 􀂉 par des onglets sur Windows, 􀂉 par une liste déroulante sur Macintosh. Sous-volet Remise par famille – Volet Tarifs du client La liste des remises par famille propose toutes les remises par famille enregistrées pour le client. Les remises client peuvent être indifféremment créées à partir du volet « Complément » de la famille ou à partir de ce volet. La liste reprend : 􀂉 le code famille, 􀂉 la désignation, 􀂉 et la remise accordée. La liste est classée par ordre alphabétique sur le code famille. Pour créer une remise par famille : sélectionnez la famille dans la liste déroulante éditable Code famille située dans la partie inférieure de la fenêtre. Saisissez ensuite dans la zone suivante Taux de remise la valeur de la remise et validez. Pour modifier le taux d’une remise par famille : sélectionnez-le, saisissez ensuite le nouveau taux et validez. Pour supprimer une remise par famille : sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Menu Structure © Sage 2007 616 Sous-volet Tarif d’exception par article – Volet Tarifs du client La liste propose tous les tarifs par article enregistrés pour le client et ceux définis pour ce client dans le volet « Identification » de l’article. Elle reprend : 􀂉 la référence article, 􀂉 la désignation, 􀂉 le coefficient, 􀂉 le prix de vente, 􀂉 et le taux de remise ou gamme. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Les commandes Consulter l’élément sélectionné, Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Créer un tarif d’exception 1 . Dessélectionnez la ligne éventuellement sélectionnée. 2 . Choisissez la référence de l’article dans la liste déroulante éditable Article située à la partie inférieure de la fenêtre. 3 . Saisissez éventuellement dans les zones suivantes : 3 . 1 . le coefficient, 3 . 2 . le prix de vente et/ou 3 . 3 . le taux de remise. 4 . Validez. 􀀳 Seule la référence est obligatoire pour valider la création d’un tarif par article. Modifier un tarif d’exception Pour accéder à la description complète des tarifs par client, faites un double-clic sur la ligne de l’article. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». La fenêtre de tarification s’affiche alors. Elle est décrite plus loin. Supprimer un tarif d’exception Pour supprimer un tarif d’exception : 1 . Sélectionnez sa ligne. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation ». 3 . Confirmez la suppression. Menu Structure © Sage 2007 617 Détail d’un tarif d’exception La fenêtre donnant le détail d’un tarif d’exception se compose de deux volets : 􀂉 «Volet Tarif actuel – Tarif d’exception client», page 617, 􀂉 «Volet Nouveau tarif – Tarif d’exception client», page 618. On ouvre cette fenêtre de détail en effectuant un double clic sur une ligne de la liste ou bien en la sélectionnant et en utilisant le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Volet Tarif actuel – Tarif d’exception client Ce volet présente les tarifs en cours appliqués au client sélectionné. Les zones Prix d’achat et Numéro client sont estompées. Cette dernière reprend le numéro du client en cours. 􀀳 Suivant le cas, cette fenêtre peut comporter une zone de saisie particulière dans le cas des articles à simple ou à double gamme, ou des articles à conditionnement ou ne rien comporter dans le cas des articles sans particularité. Coefficient Zone reprenant par défaut le coefficient enregistré dans le volet «Fiche principale» de l’article. Il est modifiable. Le prix de vente est déterminé par défaut par l’affectation de ce coefficient au prix d’achat. Le coefficient doit être déterminé par rapport à l’expression du prix de vente. Prix de vente Liste déroulante permettant l’expression du prix de vente en : 􀂉 PV HT (valeur proposée par défaut), 􀂉 PV TTC. La zone adjacente permet de saisir le prix de vente par rapport au paramétrage effectué dans la liste déroulante précédent. Devise Liste déroulante permettant de sélectionner la devise concernant le client si vous voulez exprimer le prix de vente en devise (valeur par défaut Aucun). PV en devise Il s’agit du prix de vente en devise de l’article. Cette zone n’est saisissable que si une devise est rattachée à la référence client. Le format du prix de vente est celui défini dans l’option Devise. Remise Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie. Menu Structure © Sage 2007 618 La liste déroulante offre deux choix : 􀂉 Remise (valeur par défaut) : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du volume quantitatif ou qualitatif des ventes au client. Cette zone est limitée à l’enregistrement d’un taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une gamme de remise a été paramétrée pour le client et pour l’article. 􀂉 Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la liste des grilles de remise deviennent inaccessibles. Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux événements peuvent se produire : 􀂉 la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est supprimée et la zone devient inaccessible ; 􀂉 une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous prévenir que la grille de remise va être supprimée. Vous pouvez encore répondre Non à ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent. Gamme de remises Zone située dans la partie inférieure de la fenêtre permettant l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a. Les remises enregistrées dans ces zones s’appliqueront dans les pièces mentionnant l’article. La sélection d’une gamme s’effectue de la même manière que pour les articles, veuillez vous référer aux explications données pour le volet «Fiche principale» des articles et nomenclatures. Pour modifier un tarif article : sélectionnez-le et effectuer les modifications souhaitées dans les zones inférieures de la fenêtre ou faire un double-clic sur le tarif considéré. Pour supprimer un tarif par article : sélectionnez-le puis cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d’outils «Navigation». Volet Nouveau tarif – Tarif d’exception client Ce volet permet d’enregistrer les tarifs futurs qui seront appliqués au client pour l’article considéré. Les zones de ce volet sont identiques à celles du volet «Tarif actuel» à l’exception de la zone Date d’application. Voir les explications données pour le «Volet Nouveau tarif d’une catégorie tarifaire article», page 430. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Menu Structure © Sage 2007 619 Volet Abonnements - Client On accède au volet « Abonnements » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Abonnements] sur Macintosh. Cette fenêtre permet de gérer les abonnements du client considéré. Elle affiche la liste des abonnements déjà saisis et permet d’en ajouter, d’en modifier ou d’en supprimer. Elle affiche également les abonnements qui peuvent avoir été saisis dans la commande Abonnements. Les commandes auxquelles elle donne accès sont décrites dans la commande Traitement / Abonnements. L’ajout, la consultation, la modification ou la suppression d’abonnements s’effectuent comme dans toutes les listes des programmes de la gamme Sage. Les informations présentées sont les suivantes : 􀂉 le type de l’abonnement identifié par un code : 􀂉 AB : abonnement, 􀂉 PR : proposition d’abonnement, 􀂉 RE : résiliation, 􀂉 le modèle d’abonnement utilisé, 􀂉 l’intitulé de l’abonnement, 􀂉 les dates de début et de fin de l’abonnement. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes, Personnaliser la liste, n’est pas accessible. Volet Statistiques – Clients On accède au volet « Statistiques » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 620 Ce volet donne accès à trois sous volets : 􀂉 un sous-volet «Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche client», page 620 décrivant la situation financière du client, 􀂉 un sous-volet «Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche client», page 622 sur le chiffre d’affaires généré 􀂉 et un sous-volet «Sous-volet Surveillance – Volet Statistique de la fiche client», page 623 sur la surveillance financière du client. On accède à chacun de ces sous-volets : 􀂉 en utilisant des onglets portant ces désignations sur Windows, 􀂉 en sélectionnant ces titres dans une liste déroulante sur Macintosh. Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche client Si la gestion de la norme IFRS est active, seules les écritures de types Les deux ou Nationale sont prises en compte dans ce volet. Contrôle de l’encours client Cette liste déroulante permet de préciser si le contrôle d’encours défini dans la commande A propos de… (volet « Commercial ») doit être effectué ou non pour ce client. Le menu propose : 􀂉 Contrôle automatique (valeur par défaut) : le code risque sera calculé de manière automatique, lors de la saisie des documents, en fonction du dépassement d’encours selon les règles définies dans les options Code risque (volet « Options ») et suivant les paramétrages faits dans le volet « A propos de... / Comptable ». 􀂉 Selon code risque : l’affectation du code risque s’effectue manuellement par l’utilisateur. Le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les fonctions décrites au paragraphe précédent. 􀂉 Compte bloqué : le compte client est totalement bloqué. Aucun document ne peut être saisi pour le client. Ici aussi le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les fonctions décrites au paragraphe précédent. Encours maximum autorisé Zone de 14 caractères numériques permettant d’enregistrer le montant maximal de l’encours autorisé au client. Menu Structure © Sage 2007 621 Plafond assurance crédit Zone de 14 caractères numériques permettant d’enregistrer le montant couvert par votre assurance. Cette information sera reprise dans la saisie des pièces de vente pour l’évaluation du risque encouru avec les clients douteux. Code risque Cet encadré regroupe toutes les informations permettant d’apprécier le risque potentiel représenté par le client. Code risque Liste déroulante proposant les codes risques enregistrés dans les options de l’entreprise. Le premier est affecté par défaut. Action Le programme rappelle ici l’action affectée au code risque apparaissant dans la zone précédente. Dépassement d’encours Le programme rappelle les valeurs limites de dépassement correspondant au code risque affiché. Placé sous surveillance N° Coface SCRL Ces deux zones sont détaillées dans le «Manuel de la gamme». Veuillez vous y référer. Informations sur le compte client La partie droite de cette fenêtre affiche des informations commerciales et comptables sur le compte du client en cours de consultation. Cette fenêtre extrait un certain nombres de statistiques tirées de l’historique du client et permet de vérifier sa solvabilité. Informations données dans cette fenêtre : 􀂉 Encours autorisé : valeur enregistrée dans cette même fenêtre, 􀂉 Solde à la date du jour : cumul des quatre lignes qui suivent, 􀂉 Echus à 1 mois : retards de paiement de moins de 30 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 2 mois : retards de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 3 mois : retards de paiement de plus de 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Non échus : échéances non encore échues, 􀂉 Dépassement : différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour, 􀂉 Portefeuille BL & FA : cumul TTC des bons de livraison et des factures non transférées en comptabilité, 􀂉 Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours, 􀂉 Assurance crédit : valeur tirée de la fiche client, 􀂉 Risque réel : cumul du solde à la date du jour et du portefeuille en cours diminué de l’assurance crédit, 􀂉 Portefeuille BC : cumul TTC des bons de commande non livrés, 􀂉 Dernière facture : date de la dernière facture enregistrée sur un journal de vente, 􀂉 Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré sur un journal de trésorerie. 􀀳 Si vous n’avez pas enregistré d’encours autorisé pour le client, le programme suppose que vous lui permettez un découvert illimité et ne calcule pas le dépassement. L’état Analyse du risque client vous permet de connaître le risque client. Il peut être lancé du menu Etat. Menu Structure © Sage 2007 622 Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche client On accède à ce sous-volet du volet « Statistiques » de la fiche client en cliquant sur un onglet à ce nom sous Windows ou en sélectionnant cet intitulé dans une liste déroulante sur Macintosh. Ce volet présente le chiffre d’affaires généré. Aucun cumul n’étant géré par le programme, l’accès à cette fiche nécessite un temps de calcul qui se matérialise par une fenêtre d’attente permettant d’annuler la requête. Les documents qui sont pris en compte par le programme pour le calcul des statistiques sont les suivants : 􀂉 Factures, 􀂉 Factures comptabilisées, 􀂉 Documents compactés. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Les valeurs affichées dans les colonnes sont les suivantes : 􀂉 Période : période prise en compte pour le calcul des statistiques, 􀂉 Ca HT Net = Σ Montant HT des lignes enregistrées sur la période, 􀂉 Taux de remise : taux de remise moyen pratiqué sur la période, il est calculé par la formule suivante : dans laquelle, pour un article simple : Montant HT brut = PU * Qté et pour un article facturé sur le poids net : Montant HT brut = PU * Poids net global 􀂉 Marge : marge en valeur dégagée par le client sur la période, calculée d’après la formule : Marge = Σ Marge en valeur des lignes 􀂉 % Marge/Ca : pourcentage de la marge dégagée par le client sur son chiffre d’affaires pour la période, calculé comme suit : Taux de remise (ΣMontant HT brut des lignes – ΣMontant HT des lignes) × 100 ΣMontant HT brut des lignes = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- % Marge / CA Marge × 100 CA HT net = ------------------------------ Menu Structure © Sage 2007 623 Les périodes affichées sont composées de l’ensemble des mois à compter du premier document émis pour le client, jusqu’au mois correspondant à la date système du micro-ordinateur. Les mois durant lesquels aucune pièce n’a été émise sont indiqués. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules les commandes, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher, sont disponibles. Sous-volet Surveillance – Volet Statistique de la fiche client Ce sous volet affiche les informations reçues des sites Internet spécialisés interrogés par le biais du bouton [Mise à jour de la surveillance financière]. Ce sous volet du volet « Statistiques » de la fiche client permet de réaliser une surveillance financière du client en obtenant l’affichage d’informations le concernant, informations reçues via Internet depuis le Serveur COFACE. Le volet « Surveillance » est accessible même si vous n’avez pas souscrit d’abonnement au portail Sage mais, dans ce cas, il ne comportera aucune information. Lorsqu’une procédure de surveillance financière du tiers a été lancée, il reprend les données générales relatives au tiers (forme juridique, effectif, chiffre d’affaires…) reçues de la Coface mais également toutes les données concernant d’éventuels incidents de paiement ou de régularité de paiements. Voir les informations données sur cette fonction dans le «Manuel de la gamme». Gestion des graphiques – Clients 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche client, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées du volet Statistiques. C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs affichées dans le volet « Statistiques ». Menu Structure © Sage 2007 624 Sélection de la série du graphique – Clients Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. 􀀳 Cette fenêtre ne s’ouvrira que s’il existe des factures comptabilisées pour le tiers interrogé. Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les clients sont les suivantes (toutes cochées par défaut) : 􀂉 C.A. H.T. net, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 Marge, 􀂉 % de marge sur C.A.. Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation, l’affichage et l’impression des graphiques ainsi que les explications données sur ce point dans la fiche article. Certains graphes peuvent comporter une double échelle verticale en fonction des sélections faites dans la fenêtre «Sélection de la série du graphique». Ces deux axes verticaux (axes des y) présenteront les informations résumées dans le tableau ci-dessous. Volet Agenda - Clients On accède au volet « Agenda » de la fiche client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Agenda] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des événements concernant le client. Options sélectionnées Axe vertical de gauche Axe vertical de droite Toutes - CA HT Net - Marge - % marge - % remise - CA HT Net - Marge - CA HT Net - Marge Néant - % remise - % marge - % remise - % marge Néant - CA HT ou Marge - % remise ou % marge - CA HT ou Marge (clients) - % remise ou % marge (clients) Menu Structure © Sage 2007 625 Les événements concernant le client peuvent être des périodes de congés, des relances, des promotions, etc. Les intitulés sont saisis dans les options de l’entreprise (commande A propos de...). Lorsque des événements de la fiche « Agenda » du client sont arrivés à échéance, à l’ouverture du fichier commercial une fenêtre donnant la liste de ces événements s’affiche si toutefois vous l’avez autorisé dans le volet « A propos de... / Préférences ». Les événements d’agenda sont classés par ordre croissant de dates. Toutes les opérations disponibles pour les listes sont applicables à cette fenêtre. La fiche «Agenda» affiche les informations suivantes. Colonne Etat Affiche un petit réveil sur l’événement lorsque l’option Alerte est sélectionnée dans la fiche de l’événement. Ce réveil reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il dessélectionne l’option Alerte de la fenêtre de saisie de l’événement. Colonne Période Affiche la ou les dates limites de l’événement sous la forme JJMMAA. Des icônes précisent à quoi correspondent les dates. Icône Le Date de l’événement, Icône Jusqu’au Date de fin d’un événement dont la date de début n’est pas précisée, Icône A partir du Date de départ d’un événement dont la date de fin n’est pas précisée, Icône Pendant Dates limites d’un événement, dans ce cas, deux dates sont affichées. Colonne Sujet Affiche le thème de l’événement. Ces sujets sont enregistrés dans les options de l’entreprise. Menu Structure © Sage 2007 626 Colonne Evénement Affiche le détail de l’événement. Ces détails sont également enregistrés dans les options de l’entreprise. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes, Personnaliser la liste, n’est pas accessible. Saisie d’un événement agenda La saisie ou la modification d’un événement s’effectue dans une fenêtre particulière destinée à cet effet. On peut faire défiler les fenêtres de saisie des événements au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] en fonction du mode de classement actif. Toutes les zones doivent être obligatoirement saisies à l’exception de la zone Commentaires et de l’option Alerte. Intéressé Cette zone est figée sur Client et ne peut être modifiée. Numéro Client Cette liste déroulante est figée sur le numéro du client en cours de saisie. Sujet Ce titre regroupe les deux zones suivantes : Groupe d’événements Cette liste déroulante affiche et permet de sélectionner les groupes d’événements enregistrés dans les options de l’entreprise (le premier apparaît par défaut). La liste qui apparaît affiche les groupes d’événements affectés aux clients. Evénements Cette liste déroulante éditable se trouve à droite du précédent. Elle affiche et permet de sélectionner les événements enregistrés dans les options de l’entreprise et correspondant au groupe d’événements sélectionné dans la zone précédente. Période Cet ensemble de zones permet la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : 􀂉 A partir du : date de départ de l’événement, 􀂉 Jusqu’au : date de fin de l’événement, 􀂉 Pendant : dates limites de l’événement, 􀂉 Le : date de l’événement (valeur proposée par défaut). A chacun de ces choix correspond une icône décrite dans la liste des événements. En fonction du choix fait ici, une ou deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites qui doit être faite sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de validité et de cohérence est réalisé. Menu Structure © Sage 2007 627 Icône Alerte Si cette option est sélectionnée (valeur par défaut) un petit réveil apparaît en face de l’événement dans la liste. La présence du réveil déclenchera l’apparition d’une fenêtre vous proposant la liste des événements arrivés à échéance. Le volet « A propos de... / Préférences » permet de paramétrer l’apparition de la fenêtre d’avertissement. Si cette option n’est pas sélectionnée, aucune fenêtre ne vous avertira de l’imminence de l’événement. Si vous désactivez cette option après consultation, l’événement n’est pas supprimé pour autant. Le réveil reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il dessélectionne la présente option. Commentaires Zone de 69 caractères alphanumériques pour la désignation de l’événement. Menu Structure © Sage 2007 628 Fournisseurs Structure / Fournisseurs Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches fournisseurs. Fournisseurs - Liste Cette liste affiche les informations suivantes : 􀂉 le Numéro du fournisseur, 􀂉 l’Intitulé du fournisseur. Elle est personnalisable (voir plus loin). Si le fichier comptable associé comporte déjà des tiers, cette fenêtre montrera la liste des tiers de type Fournisseur. 􀀲 Seuls les fournisseurs actifs sont mentionnés dans cette liste. Les fournisseurs sont rendus inactifs en cliquant l’option Mise en sommeil dans le volet « Complément » de leur fiche. La consultation, la modification, la recherche, l’impression ou la suppression des fiches fournisseurs s’effectuent comme dans toute liste des programmes Sage. Classement des fournisseurs Le classement des lignes est défini dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation» : 􀂉 sur le Numéro de fournisseur (classement par défaut), 􀂉 sur la zone Abrégé. Affichage des fournisseurs Enregistrements en sommeil Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre de liste permet de sélectionner entre : 􀂉 Tous les fournisseurs : tous les fournisseurs sont affichés ; On peut aussi ouvrir la liste des fournisseurs en cliquant sur l’icône Liste des fournisseurs de la barre verticale «Gestion des achats». On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Menu Structure © Sage 2007 629 􀂉 Fournisseurs actifs : (valeur par défaut) seuls les fournisseurs dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ; 􀂉 Fournisseurs mis en sommeil : seuls les fournisseurs dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés. 􀀳 La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet «Complément» de la fiche fournisseur. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des fournisseurs bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher un fournisseur Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme». On peut aussi rechercher un fournisseur en cliquant sur le bouton [Atteindre un fournisseur] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Pour rechercher rapidement un fournisseur dans la liste, tapez les premiers caractères de son code ou de son classement en fonction du mode de tri actif. La fonction Atteindre permet de rechercher un fournisseur par son code ou son intitulé. Création des fournisseurs On peut créer un fournisseur en cliquant sur le bouton [Créer un fournisseur] de la barre d’outils « Gestion des achats ». On peut aussi créer un fournisseur en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » ou en tapant CTRL + J sur Windows ou COMMANDE + J sur Macintosh lorsque la liste des fournisseurs est la fenêtre active. Il est possible de créer des fiches fournisseurs de façon manuelle ou automatique si on a paramétré cette possibilité dans l’option Type tiers de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Type tiers», page 199. 􀀳 Précisons qu’il est impossible de créer deux comptes de tiers (clients, fournisseurs, salariés ou autres) avec le même numéro. Ainsi, si un client est également un fournisseur, il sera nécessaire d’enregistrer deux fiches avec des numéros différents. La création des fournisseurs par duplication est impossible. Suppression des fournisseurs Il est impossible de supprimer un fournisseur : 􀂉 pour lequel des mouvements ont été enregistrés dans le fichier comptable ouvert en ligne, 􀂉 s’il est mentionné dans une pièce, 􀂉 s’il est utilisé comme encaisseur d’un autre fournisseur, 􀂉 s’il est utilisé dans un abonnement. Une confirmation vous est demandée avant toute suppression (si vous l’avez paramétrée dans la fonction Fenêtre / Préférences). Menu Structure © Sage 2007 630 Imprimer la liste des fournisseurs Utilisez la fonction Rechercher mentionnée plus haut. La zone Type d’impression qui apparaît dans la fenêtre ouverte par la fonction d’impression de cette commande permet d’obtenir : 􀂉 soit une Liste des fournisseurs, 􀂉 soit les Fiches fournisseurs. Le «Manuel de la gamme» vous précisera le fonctionnement de la recherche et l’impression des données. Menu contextuel de la liste des fournisseurs Un menu contextuel est disponible sur la liste des fournisseurs. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Trois commandes spécifiques sont disponibles. Interroger le compte tiers Cette commande permet d’accéder directement à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte fournisseur. Imprimer le courrier Word Cette commande permet d’utiliser les fonctions du programme Microsoft® Word© pour bénéficier des fonctionnalités de ce programme pour envoyer un courrier à un fournisseur sélectionné ou pour réaliser des publipostages à l’intention de plusieurs fournisseurs. Le «Manuel de la gamme» donne toutes explications sur les liens avec les programmes Microsoft Office. Mettre à jour la surveillance financière Cette fonction lance la mise à jour de la surveillance financière des tiers. Voir le «Manuel de la gamme» pour des précisions sur cette commande. Personnaliser la liste des fournisseurs On peut personnaliser la liste des fournisseurs soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 631 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes présentes par défaut dans la liste des fournisseurs et celles que l’on peut ajouter sont les suivantes. Fournisseur – Détail de la fiche La fiche fournisseur se compose d’un certain nombre de volets auxquels on accède par un onglet sous Windows et par un bouton sur Macintosh. Onglet / Bouton Identification Il permet de revenir au «Volet Identification - Fournisseur», page 634 quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Contacts Permet d’accéder au «Volet Contacts - Fournisseur», page 636 qui enregistre tous les contacts que l’on peut avoir chez le fournisseur. Colonnes proposées Affiché par défaut Critère de tri Numéro Oui Oui (défaut) Intitulé Oui Oui Abrégé Oui Non Qualité Non Non Contact Non Non Adresse Non Non E-mail Non Non N° Siret Non Non N° identifiant Non Non Code postal Non Oui Ville Non Non Pays Non Non Téléphone Non Non Télécopie Non Non Encaisseur Non Non Catégorie comptable Non Non Mise en sommeil Non Non Menu Structure © Sage 2007 632 Onglet / Bouton Complément Permet d’accéder au «Volet Complément - Fournisseurs», page 637 qui traite des tarifs et des conditions de règlement. Onglet / Bouton Banques Permet d’accéder au «Volet Banques - Fournisseurs», page 641. Onglet / Bouton Modèles Permet d’accéder au «Volet Modèles – Fournisseur», page 644. Onglet / Bouton Champs libres Permet d’accéder au «Volet Champs libres - Fournisseur», page 646. Onglet / Bouton Tarifs Permet d’accéder au «Volet Tarifs - Fournisseur», page 651. Onglet / Bouton Abonnement Permet d’accéder au «Volet Abonnements – Fournisseur», page 652. Onglet / Bouton Statistiques Permet d’accéder au «Volet Statistiques - Fournisseur», page 653. Onglet / Bouton Agenda Permet d’accéder au «Volet Agenda – Fournisseur», page 657. Bouton [Imprimer un courrier Word] Ce bouton permet d’ouvrir le programme de traitement de texte Microsoft® Word afin de préparer ou de compléter un document pour le tiers. Ce bouton est sans effet si ce programme n’est pas installé. Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. Bouton [Création d’un document] Ce bouton permet de lancer la saisie d’un document des achats à partir de la fenêtre du fournisseur. Voir ci-dessous le titre «Création d’un document des achats à partir de la fenêtre du fournisseur», page 633. Bouton [Informations adresse et Siret] Ce bouton permet d’importer l’adresse du tiers considéré à partir de sites Internet spécialisés. Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. 􀀲 Ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail. Menu Structure © Sage 2007 633 Bouton [Mise à jour de la surveillance financière] Ce bouton lance la mise à jour de la surveillance financière des tiers. Le «Manuel de la gamme» détaille cette fonction. 􀀲 Comme le précédent ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail. De plus, ce bouton ne devient actif que si l’option Placé sous surveillance est cochée dans le volet Complément de la fiche du tiers. Bouton [Visualisation d’un graphique] Ce bouton permet d’imprimer des graphiques à partir des valeurs affichées par le volet «Statistiques ». Voir dans ce volet la description des valeurs affichables. Bouton Interrogation tiers Ce bouton donne un accès direct à la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte fournisseur. Windows Ces six derniers boutons se trouvent en bas de chaque volet de la fiche fournisseur. On peut aussi lancer la commande Interrogation de compte fournisseur en cliquant sur le bouton [Interrogation compte fournisseur] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Date de création Le programme affiche automatiquement la date de création de la fiche fournisseur. Cette date n’est pas modifiable et n’est pas affectée par les modifications ultérieures apportées à la fiche. 􀀳 En cas de conversion ou d’importation, cette date est celle du jour de l’importation ou de la conversion (date du micro-ordinateur). Création d’un document des achats à partir de la fenêtre du fournisseur Le bouton [Création d’un document] disposé au bas de la fiche du fournisseur permet de créer un document des achats à son intention. Son utilisation ouvre une fenêtre «Ajouter un document» qui permet de sélectionner le type de document à créer. Après sélection du type de document et validation de la fenêtre, un nouveau document du type choisi apparaît avec les informations concernant le tiers pré-renseignées. Il suffit alors de valider (ou de modifier éventuellement) l’en-tête puis de procéder à la saisie des lignes. Voir la fonction «Documents des achats», page 889. Menu Structure © Sage 2007 634 Volet Identification - Fournisseur Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. N° compte Zone de 17 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le compte de tiers. Cette information est obligatoire. Aucune modification ne peut être apportée à cette zone après affectation du compte général principal. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le nom du fournisseur. Cette information est obligatoire. Classement Cette zone sert à la recherche rapide de la fiche fournisseur. Elle reprend par défaut les 17 premiers caractères de l’Intitulé mais peut être modifiée. Le contenu de cette zone est utilisé pour le classement de la liste des fournisseurs. Compte collectif Le rattachement d’un compte général à une fiche fournisseur est obligatoire. Il permet le transfert des écritures comptables relatives à la facturation et au règlement. Un même compte général peut être rattaché à plusieurs fournisseurs. De même chaque fournisseur peut disposer d’un compte général qui lui est propre. Ce choix est fonction de votre organisation comptable et du paramétrage de l’option Type de tiers (dans les options de l’entreprise). En création de la fiche fournisseur, la validation du compte général rattaché ne permet plus la modification du numéro de compte. Il est possible de saisir un compte non enregistré dans le plan comptable. Après validation le programme vous propose de le créer. La validation de ce message entraîne la création du compte dont l’intitulé sera par défaut celui de la fiche fournisseur. Selon le paramétrage effectué dans l’option Type de tiers (commande A propos de...) le processus de rattachement sera différent. Si le paramétrage du type tiers est Radical, à chaque fiche fournisseur sera rattaché un compte général distinct. Le programme propose automatiquement la création de ce compte. 􀀳 Lorsque le programme crée le compte général rattaché à la fiche fournisseur il reprend automatiquement le radical enregistré dans les options de l’entreprise. Si le compte général n’est pas créé, un message vous en avertit. Validez-le, le compte est créé et reprend automatiquement l’intitulé de la fiche fournisseur ainsi que le paramétrage de l’option. Menu Structure © Sage 2007 635 Si le paramétrage du type tiers est Compte, le rattachement est automatique. Dans le cas où le compte général n’est pas créé, un message vous en avertit. Validez-le, le compte est créé et reprend automatiquement l’intitulé de la fiche fournisseur ainsi que le paramétrage de l’option. 􀀳 Lorsque les fichiers utilisés (comptable dans ce cas) sont convertis d’une version précédente du programme, seul le compte qui avait l’attribut Principal est repris dans cette zone. Les autres comptes ne sont pas supprimés pour autant et resteront disponibles dans le cas d’une utilisation du fichier comptable par le programme Sage Comptabilité. Qualité Zone de 17 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la nature du fournisseur (société, SARL, particulier, etc.). Contact Zone de 35 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer le nom de votre principal contact chez le fournisseur. Adresse / Complément Zones de 35 caractères alphanumériques chacune. CP / Ville Zones de 9 et 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques. Pays Liste déroulante éditable permettant d’affecter un pays au fournisseur. Il n’est pas obligatoire que le pays ait été créé dans les options de l’entreprise. Cette zone n’influe pas sur la gestion en devises de la facturation. N° Siret Zone de 14 caractères allouée à l’enregistrement du numéro de Siret du fournisseur. Si le pays enregistré dans la zone précédente est la France (code pays FRA), un contrôle de la validité de ce numéro sera effectué. Voir les informations données sur ce point dans la fiche de l’entreprise. NAF (code APE) Zone de 5 caractères alphanumériques au maximum dont la saisie n’est pas obligatoire. N° identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. du client. Le renseignement de cette zone est obligatoire pour les bons de commande et les factures. Télécommunication Téléphone Zone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal du fournisseur. 21 caractères alphanumériques. Télécopie Zone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal du fournisseur. 21 caractères alphanumériques. E-mail Zone permettant de saisir l’adresse E-mail du fournisseur ou de votre principal contact. 69 caractères alphanumériques. Menu Structure © Sage 2007 636 Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter au site Internet correspondant par l’intermédiaire du navigateur installé sur le poste. Site Zone permettant de saisir l’adresse du site Internet du fournisseur. 69 caractères alphanumériques. 􀀳 Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire. Exemple Pour se connecter au site Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr.. Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site paramétré par défaut. Volet Contacts - Fournisseur Ce volet permet d'enregistrer les différents contacts que vous pouvez avoir chez le fournisseur autres que celui mentionné dans le volet «Identification». Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Menu Structure © Sage 2007 637 Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 Civilité : propose les choix suivants : 􀂉 M. (valeur par défaut), 􀂉 Mme, 􀂉 Mlle, 􀂉 Nom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Prénom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service contact de la fonction A propos de…, 􀂉 Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact. L’intitulé de cette dernière zone est un lien qui lance le programme de messagerie pour l’envoi d’un message à l’adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Complément - Fournisseurs On accède au volet « Complément » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 638 Catégorie (Cat.) comptable Liste déroulante proposant la liste des catégories comptables de type Achat enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut la première est affectée. La catégorie comptable permettent d’automatiser la passation des écritures comptables. Devise Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. L’option Aucune est proposée par défaut. 􀀳 Dès qu’une devise est rattachée à un fournisseur, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en montant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises lors de la saisie des documents. Encaisseur Par défaut cette zone reprend le numéro du fournisseur. La liste déroulante permet de sélectionner un autre compte tiers à régler à la place du fournisseur. Lors de la mise à jour comptable, les écritures sont passées sur le compte encaisseur. Langue Liste déroulante permettant la sélection d’une langue étrangère. 􀂉 Aucune : en saisie de documents, la désignation principale de l’article sera utilisée. 􀂉 Langue 1 : en saisie de documents, la désignation de la zone langue 1 sera utilisée. 􀂉 Langue 2 : en saisie de documents, la désignation de la zone langue 2 sera utilisée. Dépôt Liste déroulante permettant d’affecter au fournisseur un dépôt de livraison par défaut. Ce dépôt sera systématiquement proposé dans les documents saisis pour le fournisseur (mais restera modifiable). Les valeurs proposées par cette liste sont : 􀂉 Dépôt principal : le dépôt principal sera proposé pour le fournisseur ; 􀂉 Liste des dépôts : permet de sélectionner un autre de vos dépôts pour les livraisons du fournisseur, parmi ceux enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage. Acheteur Liste déroulante éditable permettant d’affecter un acheteur au fournisseur. Elle donne accès à la liste des acheteurs enregistrés dans la commande Structure / Collaborateurs. Par défaut aucun acheteur n’est sélectionné. Si vous saisissez manuellement le nom d’un collaborateur qui n’a pas la qualité d’acheteur, un message d’erreur s’affichera : « Le type du collaborateur XXX est incorrect ! [OK] » Si vous saisissez un nom de collaborateur qui n’existe pas, un message d’avertissement s’affichera : « Le collaborateur XXX n’existe pas ! [OK] » Code affaire Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un des codes affaires, c’est à dire une des sections du plan analytique paramétré comme plan affaire dans les options de la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Options – Fiche entreprise», page 124. Lorsqu’un code affaire est affecté à un tiers, le numéro de ce tiers apparaît dans la liste des tiers associés au code affaire. On ne peut associer un fournisseur qu’à un seul code affaire. Voir la commande «Codes affaires», page 573. Expédition Liste déroulante permettant de sélectionner le mode d’expédition enregistré dans les options de l’entreprise. Le premier est sélectionné par défaut. Menu Structure © Sage 2007 639 Ventilation IFRS Cette zone n’est visible que si la gestion de la norme IFRS est active. Dans ce cas, elle permet d’affecter une des sections du plan IFRS au fournisseur en cours de saisie. Pour l’activation de la gestion IFRS, reportez vous au «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Raccourci Zone acceptant un maximum de 6 caractères alphanumériques. Ce code permet de sélectionner le fournisseur en saisie de pièce. Il doit être tapé en maintenant enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh. Livraison Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de livraison enregistré dans les options de l’entreprise. Le premier est sélectionné par défaut. A chaque énuméré est affilié un code permettant de préciser les obligations à la charge de l’entreprise et celles à la charge du fournisseur. Mise en sommeil Cette option indique que le fournisseur ne doit plus être utilisé en saisie de documents. Un message d’avertissement vous en préviendra si tel est le cas. Ce message peut être bloquant si l’option Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux ». Code EDI Zones permettant la saisie du numéro du fournisseur aux normes EDIFACT. Commentaire Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses. Conditions de paiement Les zones occupant le bas de la fenêtre et décrites ci-dessous vont permettre de définir de manière automatique les échéances de règlement des documents d'achat. Le net à payer de chaque document sera ventilé en autant d’échéances que le précise la liste des conditions de règlement. Modèle de règlement Les modèles sont créés dans la commande Structure / Comptabilité / Modèles de règlement et peuvent être modifiés pour un fournisseur. L’appel à un modèle de règlement n’est pas obligatoire. Les conditions de règlement peuvent être saisies directement par les zones placées en bas de la liste. Par défaut la liste ne comporte aucun modèle de règlement. Si elle n’est pas renseignée, lors de la facturation, le règlement sera au comptant. La date d’échéance calculée par défaut par le programme sera la date du document. Le mode de règlement affecté à cette échéance sera le premier de la liste. Après sélection du modèle, validez. Les conditions de règlement s’inscrivent dans la liste. Ces conditions peuvent être modifiées pour le fournisseur. Le nom du modèle de règlement affecté au fournisseur n’est pas enregistré. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste . Trois de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Intitulé Liste déroulante ouvrant l’accès à la liste des modèles de règlement existants. Valeur Zone de saisie permettant de saisir le pourcentage, le montant en monnaie locale du net à payer ou la ligne d’équilibre du modèle de règlement. 􀂉 Pourcentage : si le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspond à un pourcentage du net à payer du document, il doit être saisi dans cette zone suivi du symbole pourcentage (%), Menu Structure © Sage 2007 640 Exemple 30%. 􀂉 Si cette ligne représente le solde du net à payer, ne saisissez rien dans cette zone. Le programme ajoutera le symbole de l’équilibre lors de la validation du modèle (par fermeture de la fiche client ou changement de volet). 􀂉 Si la ligne comporte un montant fixe, celui-ci doit être saisi directement sans autre indication la zone suivante. Le programme indique ce type de choix par la lettre « F ». Exemple 25. 􀀳 Dans les versions précédentes du programme, cette zone était double. Jour(s) Zone permettant de saisir le nombre de jours de “battement” à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement (facture) et la date de premier versement du règlement (première échéance). Condition Liste déroulante permettant de sélectionner la condition liée au calcul de la date d’échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte ; 􀂉 Fin de mois civil : le programme calcule l’échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte ; 􀂉 Fin de mois : le programme calcule l'échéance à partir de la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c'est lui qui est pris en compte. Le Jour précis saisi manuellement ; vous pouvez enregistrer jusqu’à 6 jours de tombée (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme JJ,JJ,JJ,JJ,JJ,JJ. La date d’échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée supérieur le plus proche. Si la zone est laissée vide, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de “battement” et de la condition. Mode de règlement Liste déroulante permettant l’affectation d’un mode de règlement saisi dans les options de l’entreprise. L’échéance calculée dans le document devra être réglée selon le mode de règlement indiqué à ce niveau. Après saisie, il faut obligatoirement valider pour que la condition de règlement soit enregistrée dans la liste. Validez pour enregistrer la ligne. Pour modifier une condition de règlement : sélectionnez sa ligne, modifiez les zones souhaitées et validez pour enregistrer les modifications. Pour supprimer une condition de règlement : sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Exemple Facturation le 31 janvier pour 24 000 €. Le modèle sélectionné est le suivant : Type Valeur Jour Condition Le Mode de règlement Pourcentage 25 0 Jour net Chèque Pourcentage 20 30 Jour net 5,10,15,20,25,30 Chèque Menu Structure © Sage 2007 641 Le 31 janvier le règlement à effectuer est de 6 000 € (24 000 * 25 %). Le 5 février (31 janvier + 30 jours arrondi au jour de tombée supérieur) le règlement à effectuer est de 4 800 € (24 000 * 20 %). Le 30 avril (31 janvier + 60 jours fin de mois civil) le règlement à effectuer est de 4 800 € (24 000 * 20 %). Le 31 mai (31 janvier + 90 jours fin de mois) le règlement à effectuer est de 8 400 € (le solde). Volet Banques - Fournisseurs On accède au volet « Banques » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Banques] sur Macintosh. L’ensemble de zones occupant le volet «Banques» sert à l’enregistrement des différentes banques du fournisseur. Cette saisie n’est pas obligatoire sauf si vous enregistrez des règlements ou si vous utilisez le programme Sage Moyens de paiement. La partie inférieure de cette fenêtre prend plusieurs formes en fonction de la structure du compte sélectionnée. Ces différents aspects seront décrits plus loin. Liste des banques La liste présente les comptes bancaires déjà saisis. Elle affiche le nom de la banque et le R.I.B. du compte. Le nom de la banque est précédé d’une coche ( ) lorsqu’il s’agir de la banque principale du client. Pour ajouter un compte : assurez vous qu’aucune ligne n’est sélectionnée sinon dessélectionnez-la, enregistrez les informations dans les zones adéquates et validez. Pour modifier un compte : sélectionnez sa ligne, apportez les modifications dans les zones adéquates et validez. Pour supprimer un compte : sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Pourcentage 20 60 Fin de mois civil Chèque Equilibre 90 Fin de mois Chèque Type Valeur Jour Condition Le Mode de règlement Menu Structure © Sage 2007 642 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie du nom de la banque. Bouton [Adresse banque] Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi que diverses autres informations. Voir sous le titre «Adresse banque – Fournisseur», page 643 la description de cette fenêtre. Structure Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure : 􀂉 Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national, 􀂉 Autre pour une banque située en dehors du territoire national, 􀂉 BBAN pour une banque disposant de compte à ce format (34 caractères alphanumériques), 􀂉 IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement. Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque du tiers la structure préétablie dans l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque. Si vous ne cochez pas cette case, c’est la structure du RIB des banques étrangères qui sera attribuée à celle de la banque du tiers. De la même manière, la structure du RIB des banques étrangères est préétablie dans le volet « Fichier / A propos de... / Options ». Devise Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner la devise dans laquelle le compte bancaire est tenu. Ces devises sont celles enregistrées dans l’option A propos de... / Options / Devise. Par défaut, la monnaie de tenue comptable (enregistrée dans le volet «Initialisation» de la commande citée précédemment) est proposée. Code ISO Cette zone disposée immédiatement à droite de la précédente, non saisissable directement, affiche le code ISO de la devise sélectionnée dans la zone précédente (à condition qu’il ait été saisi dans l’option A propos de... / Options / Devise). Ce code servira de contrôle lors de l’incorporation des extraits de compte sur la banque en question et le programme rejettera toute devise différente de celle du RIB. Code banque / Guichet / Numéro de compte / Clé : 􀀳 Ces zones sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier. Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exemple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique. La longueur des codes est limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, autres, IBAN ou BBAN qui est effectué dans l’option Fichier / A propos... / Options / Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous à l’option «Structure banque», page 197. 􀂉 Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit : 􀂉 Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code de l'agence dont relève le compte du tiers. 􀂉 Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont relève le compte du tiers. 􀂉 Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour saisir le numéro de compte du tiers. Menu Structure © Sage 2007 643 􀂉 Clé : elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de la validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle de la clé si la case Structure EDI a été cochée dans cette même option. 􀂉 Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules. 􀂉 Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les zones comme suit : 􀂉 Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé. 􀂉 Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format Local. Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si : 􀂉 la clé ne correspond pas au numéro IBAN ; 􀂉 les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays sélectionné ; 􀂉 le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs. 􀀳 La structure BIN des anciennes versions du programme n’existe plus et est remplacée par le format BBAN. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement d’informations diverses sur la banque du client. Banque principale Case à cocher permettant de définir le compte principal du client. Le compte principal est repéré par une coche ( ). Le premier compte enregistré est toujours considéré comme le principal. Pour en changer, il faut affecter la caractéristique Principal à un autre compte. Faire de même pour pouvoir supprimer un compte principal. Adresse banque – Fournisseur Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Adresse banque] après sélection d’une banque dans la liste des banques du fournisseur. Elle permet d’enregistrer d’une part l’adresse de l’agence bancaire et d’autre part les informations suivantes. Code BIC Identifiant international de l’établissement – 11 caractères alphanumériques. Le programme reprend la valeur saisie dans le volet «Identification» de la fiche banque. Il peut être modifié. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2. Si l’IBAN a déjà été saisi dans le volet R.I.B. de la banque considérée, il sera reporté dans ces zones mais ne sera pas modifiable. Menu Structure © Sage 2007 644 􀀳 Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, l’IBAN n’est plus déterminé automatiquement par le programme mais doit être saisi par l’utilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevés d’identité bancaire). 􀀲 Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet R.I.B.. Volet Modèles – Fournisseur On accède au volet « Modèles » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Modèles] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des modèles d’impression des documents destinés au fournisseur. Les modèles qui peuvent être associés à un fournisseur appartiennent aux domaines résumés dans le tableau suivant. Fonction Document Nombre d’exemplaires Saisie Origine Documents des achats Préparation de commande Oui Bon de commande Oui Bon de livraison Oui Bon de retour Oui Bon d’avoir financier Oui Facture Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture de retour Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture d’avoir Non Enregistré dans les Informations sur le document Facture comptabilisée Oui États libres Relevé de factures Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Relevé d’échéance Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Menu Structure © Sage 2007 645 Pour associer un modèle de mise en page : 1 . Assurez-vous qu’aucune ligne n’est sélectionnée dans la liste. 2 . Sélectionnez un type de document dans la zone Document. 3 . Enregistrez le nombre d’exemplaires à imprimer dans la zone Nbre exemplaires. 4 . Validez ou sélectionnez la fonction Ajouter un nouvel élément du menu contextuel de la fenêtre. Une fenêtre de dialogue « Fichier impression » s’ouvre. 5 . Sélectionnez ou créez un modèle. Par défaut, le programme propose d’utiliser les modèles stockés dans le dossier (ou répertoire) MODÈLES TIERS. Il est possible de les sélectionner dans un autre dossier. 6 . Enregistrez les valeurs sélectionnées en validant les fenêtres. Si vous sélectionnez un modèle non compatible avec le type de document sélectionné, un message vous interdit de poursuivre : « Le modèle XXX n’est pas du bon type ! [OK] » Pour modifier un modèle de document : 1 . Sélectionnez la ligne du modèle de document à modifier. 2 . Cliquez sur le bouton [Modifier le modèle] ou sélectionnez la fonction Modifier l’état dans la mise en page… du menu contextuel de la fenêtre. Le programme lance l’utilitaire de mise en page tout en ouvrant le modèle sélectionné. Pour plus de précisions sur l’utilitaire de mise en page, référez-vous au «Manuel de la gamme». Pour changer de modèle de document : il est nécessaire de supprimer le modèle rattaché et d’en associer un autre. Saisie des règlements Règlement Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Interrogation tiers Relevé Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Liste Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Comptable Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Abonnements fournisseurs Abonnement Non Enregistré dans le dialogue de l’impression Fonction Document Nombre d’exemplaires Saisie Origine Menu Structure © Sage 2007 646 Pour supprimer un modèle de document : 1 . Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils «Navigation». Bouton [Modifier le modèle] Ce bouton n’est actif que lorsque la ligne d’un modèle est sélectionnée. Il permet alors de modifier ce modèle en lançant la fonction Fichier / Mise en page. La Mise en page est détaillée dans le «Manuel de la gamme». Menu contextuel de la liste des modèles fournisseurs Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de mise en page fournisseur. Les fonctions communes aux menus contextuels sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Deux commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste. Une commande spécifique apparaît et la commande Ajouter un élément a une fonction particulière. Voir cidessus. Modifier l’état dans la mise en page… Cette fonction permet de modifier la structure du modèle sélectionné. Voir les explications données plus haut. Volet Champs libres - Fournisseur On accède au volet « Champs libres » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Information libre] sur Macintosh. Ce volet permet de consulter ou de renseigner : 􀂉 les champs statistiques tiers, 􀂉 les informations libres concernant le fournisseur, 􀂉 les documents divers associés à la fiche fournisseur. 􀀳 Rappelons que les champs statistiques ainsi que les désignations des informations libres sont enregistrés dans les Options de l’entreprise. Menu Structure © Sage 2007 647 Cette fenêtre donne accès à trois sous volets intitulés : 􀂉 «Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres de la fiche fournisseur», page 647, 􀂉 «Sous-volet Information libre – Volet Champs libres de la fiche fournisseur», page 648 et 􀂉 «Sous-volet Documents – Volet Champs libres de la fiche fournisseur», page 649. On accède à chacun de ces sous-volets : 􀂉 en utilisant des onglets portant ces désignations sur Windows, 􀂉 en sélectionnant ces titres dans une liste déroulante sur Macintosh. Sous-volet Statistique tiers – Volet Champs libres de la fiche fournisseur Ce sous-volet permet de paramétrer les champs statistiques tiers affectés au client. Champ statistique tiers Cette liste permet de compléter la fiche tiers par une ou plusieurs informations de votre choix. 􀀳 Le programme fait ici référence aux Champs statistiques tiers enregistrés dans les Options de la commande Fichier / A propos de…. Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos soins : les énumérés statistiques. Chacun des 10 champs statistiques tiers peut correspondre à un nombre illimité d’énumérés. La liste déroulante de cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énumérés (significatif pour le tiers en cours) sera sélectionné sur la zone située en dessous. Exemple Pour pouvoir étudier l’implantation régionale de vos fournisseurs, vous sélectionnez ici le champ statistique Localisation et vous précisez sur la zone suivante, la région du tiers. Pour que le fournisseur puisse faire l’objet d’une étude parallèle concernant par exemple sa forme juridique, sélectionnez le champ statistique Structure juridique puis l’énuméré correspondant. Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Seules quatre de ses commandes, Supprimer l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Menu Structure © Sage 2007 648 Enuméré statistique Liste déroulante disposée en dessous de la liste et proposant les énumérés enregistrés pour le champ statistique actuellement sélectionné dans la liste. Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections : 1 . sélectionner le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple : Localisation) dans la liste, 2 . puis choisir l'énuméré à associer au client (par exemple : Ouest) dans la zone du bas de la fenêtre, 3 . choisir le second champ statistique à étudier (exemple : Structure juridique), 4 . puis l'énuméré à associer au client (par exemple : SARL) 5 . et ainsi de suite. 􀀳 Il est possible, après affectation d’un énuméré statistique, de l’effacer en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. De cette façon vous signifiez au programme que le client ne doit pas ou plus être rattaché au champ statistique correspondant. Sous-volet Information libre – Volet Champs libres de la fiche fournisseur Ce sous-volet permet de paramétrer les informations libres existantes pour les fournisseurs. Il n’apparaît pas si aucune information libre n’a été paramétrée pour les clients/fournisseurs dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Information libre. La liste reprend l’ensemble des informations libres concernant le fichier des fournisseurs. Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière. Leur mise à jour se fait normalement par l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle. Pour ajouter une valeur d’une information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez-la dans la zone de saisie en bas de la fenêtre puis validez. Menu Structure © Sage 2007 649 Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout. Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et validez. 􀀳 Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une catégorie d’information libre à ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise. Voir les explications données, notamment sur les suppressions. Rappelons que les informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de recherche dans la commande Rechercher. Elles peuvent aussi servir dans les modèles d’enregistrement (voir cette commande du menu Structure). Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Deux de ses commandes, Voir/Modifier l’élément sélectionné et Personnaliser la liste, ne sont pas accessibles. Sous-volet Documents – Volet Champs libres de la fiche fournisseur Ce volet permet d’enregistrer des informations diverses concernant le fournisseur. Les informations qui peuvent être stockées dans ce volet sous forme de fichiers peuvent être de différentes origines : 􀂉 textes, 􀂉 feuilles de calcul, 􀂉 vidéos, 􀂉 sons, etc. Liste des fichiers Cette liste présente les fichiers dans l’ordre où ils ont été associés à la fiche fournisseur. A chaque nom de fichier peut être associé un commentaire. Le nombre de fichiers pouvant être associés n’est pas limité. Pour attacher un fichier : voir le bouton Attacher ci-dessous. Pour modifier un fichier : ceci doit être fait dans le programme ayant servi à la création du fichier. Pour supprimer un fichier : 1 . sélectionnez le fichier dans la liste ; 2 . utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Structure © Sage 2007 650 La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original mais supprime le lien entre le fichier et la fiche fournisseur ainsi que la copie du fichier stockée dans le dossier MULTIMEDIA. Commentaire sur le fichier Cette zone permet d’enregistrer un commentaire de 69 caractères alphanumériques maximum concernant le fichier sélectionné dans la liste. Pour affecter un commentaire à un document déjà attaché : 1 . sélectionnez la ligne du document ; 2 . tapez le commentaire ; 3 . validez par la touche ENTRÉE. 􀀳 Le commentaire peut aussi être enregistré avant de sélectionner un nouveau fichier à associer. Dans ce cas, il concernera le fichier choisi. Bouton [Attacher] Ce bouton permet d’associer un fichier à la fiche fournisseur concernée. Son utilisation ouvre une fenêtre de sélection. Si le type de fichier n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra. L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier où il se trouvait. Une copie du fichier est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire) MULTIMEDIA créé au niveau où le fichier commercial est stocké. Exemple Soit un document stocké dans le dossier suivant : C:\CONTRATS\CONTRAT MARS.DOC Ce fichier est associé au fournisseur BILLO. Le fichier commercial est conservé dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\GECOMAES 􀀳 Dans le cas où le nom du fichier comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier du document. Un même document peut être associé à un nombre illimité de fournisseurs. 􀀳 Le lien entre document multimédia et fiche fournisseur est conservé dans le fichier commercial. Menu Structure © Sage 2007 651 Volet Tarifs - Fournisseur On accède au volet « Tarifs » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Tarifs] sur Macintosh. Ce volet présente toutes les références articles de ce fournisseur qui ont pu être créées à partir de cette fiche ou à partir des fiches articles. Taux Deux zones servent à la saisie des différents taux. La première est une liste déroulante permettant de sélectionner le taux à renseigner. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Taux remise, 􀂉 Taux escompte, 􀂉 Taux relevé (remise mensuelle ou trimestrielle à votre convenance), 􀂉 Taux R.F.A. (remise de fin d’année). La zone de droite sert à la saisie de la valeur correspondante. Limites 0,00 à 99,9999. Liste articles La liste qui occupe tout le centre de la fenêtre affiche la liste des articles que l’on se procure chez le fournisseur en question et pour lesquels on a enregistré une fiche au nom du fournisseur considéré. Voir la commande «Volet Fiche principale – Articles», page 423. Les informations mentionnées dans la liste du catalogue fournisseur sont : 􀂉 la Référence fournisseur, 􀂉 la Désignation de l’article, 􀂉 et la Référence Article. Pour ajouter une référence fournisseur : saisissez éventuellement, dans la zone Référence Fournisseur, la référence de l’article chez le fournisseur puis sélectionnez votre référence de l’article correspondant, dans la zone Article, éventuellement par le biais de la liste déroulante éditable, et validez. Pour consulter ou modifier une référence fournisseur : faites un double-clic sur la référence de l’article, ou sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » afin de faire apparaître la fenêtre de tarification et y renseigner les éventuelles informations supplémentaires. Menu Structure © Sage 2007 652 Cette fenêtre se compose de deux volets : 􀂉 « Tarif actuel » et 􀂉 « Nouveau tarif ». Reportez-vous aux descriptions de ces volets faites sous le titre «Détail d’un tarif d’exception», page 617. Référence fournisseur Cette zone permet d’enregistrer ou de modifier la référence d’un article sélectionné dans la liste. Article Cette zone permet de sélectionner un article à référencer chez le fournisseur. La liste qui s’ouvre offre tous les articles enregistrés dans la commande Articles/nomenclatures. 􀀳 Il n’est pas possible de créer un article à partir de cette fonction. Un menu contextuel est disponible sur la liste des articles. Une de ses commandes, Personnaliser la liste, n’est pas accessible. Volet Abonnements – Fournisseur On accède au volet « Abonnements » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Abonnements] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 653 Cette fenêtre permet de gérer les abonnements pour le fournisseur considéré. Elle affiche la liste des abonnements déjà saisis et permet d’en ajouter, d’en modifier ou d’en supprimer. Elle affiche également les abonnements qui peuvent avoir été saisis dans la commande Abonnements. Les commandes auxquelles elle donne accès sont décrites dans la commande Traitement / Abonnements. L’ajout, la consultation, la modification ou la suppression d’abonnements s’effectuent comme dans toutes les listes des programmes de la gamme Sage. Les informations présentées sont les suivantes : 􀂉 le type de l’abonnement identifié par un code : 􀂉 AB : abonnement, 􀂉 PR : proposition d’abonnement, 􀂉 RE : résiliation, 􀂉 l’intitulé de l’abonnement, 􀂉 les dates de début et de fin de l’abonnement. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste . Une de ses commandes, Personnaliser la liste, n’est pas accessible. Volet Statistiques - Fournisseur On accède au volet « Statistiques » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 654 Ce volet présente trois sous-volets : 􀂉 un «Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche fournisseur», page 654 décrivant la situation financière de l’entreprise par rapport au fournisseur, 􀂉 un «Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche fournisseur», page 655 sur le chiffre d’affaires réalisé 􀂉 et un «Sous-volet Surveillance – Volet Statistiques de la fiche fournisseur», page 656 permettant la surveillance financière du fournisseur. On accède à chacun de ces sous-volets : 􀂉 en utilisant des onglets portant ces désignations sur Windows, 􀂉 en sélectionnant ces titres dans une liste déroulante sur Macintosh. Sous-volet Solvabilité – Volet Statistiques de la fiche fournisseur Encours maximum autorisé Zone de 14 caractères numériques permettant d’enregistrer le montant maximal de l’encours autorisé par le fournisseur. Placé sous surveillance N° Coface SCRL Ces deux zones sont détaillées dans le « Manuel de la gamme ». Veuillez vous y référer. Informations sur le compte fournisseur La partie droite de cette fenêtre affiche des informations commerciales et comptables sur le compte du fournisseur en cours de consultation. Cette fenêtre extrait un certain nombres de statistiques tirées de l’historique du fournisseur et permet de vérifier la solvabilité de l’entreprise à son égard. Informations données dans cette fenêtre : 􀂉 Encours autorisé : zone reprenant le montant de l’encours autorisé, 􀂉 Solde à la date du jour : cumul des 4 lignes suivantes, 􀂉 Echus à 1 mois : retards de paiement de moins de 30 jours par rapport à l’échéance, Menu Structure © Sage 2007 655 􀂉 Echus à 2 mois : retards de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 3 mois : retards de paiement de plus de 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Non échus : règlements non encore échus, 􀂉 Dépassement : différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour, 􀂉 Portefeuille BL & FA : cumul TTC des bons de livraison et des factures non transférés en comptabilité, 􀂉 Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours, 􀂉 Portefeuille BC : cumul TTC des préparations de commandes et des bons de commande non livrés, 􀂉 Dernière facture : date de la dernière facture enregistrée sur un journal d’achat, 􀂉 Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré sur un journal de trésorerie. 􀀳 Si vous n’avez pas enregistré d’encours autorisé par le fournisseur, le programme suppose qu’il vous permet un découvert illimité et ne calcule pas le dépassement. Sous-volet Statistiques – Volet Statistiques de la fiche fournisseur On accède au sous-volet « Statistiques » de la fiche fournisseur en cliquant sur un onglet à ce nom sous Windows ou en sélectionnant cet intitulé dans une liste déroulante sur Macintosh. Aucun cumul n’étant géré par le programme, l’accès à cette fiche nécessite un temps de calcul qui se matérialise par une fenêtre d’attente, permettant d’annuler la requête. Le calcul des statistiques fournisseurs porte sur les documents suivants : 􀂉 Factures, 􀂉 Factures comptabilisées, 􀂉 Documents compactés. Les périodes affichées sont composées de l’ensemble des mois à compter du premier document émis pour le fournisseur, jusqu’au mois correspondant à la date système du micro-ordinateur. Les mois durant lesquels aucune pièce n’a été émise sont indiqués. Les valeurs affichées dans les colonnes sont les suivantes : 􀂉 Période : période prise en compte pour le calcul des statistiques, 􀂉 CaHT Net = Σ Montant HT des lignes enregistrées sur la période, 􀂉 Taux de remise : taux de remise moyen pratiqué sur la période ; il est calculé par la formule suivante : dans laquelle, pour un article simple : Taux de remise (Σ Montant HT brut des lignes – Σ Montant HT des lignes) × 100 Σ Montant HT brut des lignes = -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 656 Montant HT brut = PU * Qté colisée et pour un article facturé sur le poids net : 􀂉 PR global : il est calculé d’après la formule : PR global = Σ PR global des lignes des lignes 􀂉 % Frais : mentionne la part des frais dans le prix de revient. La gestion des frais d’approche s’effectue dans la fenêtre de valorisation des pièces d’achat. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste . Seules les commandes, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher sont accessibles. Sous-volet Surveillance – Volet Statistiques de la fiche fournisseur Ce sous volet du volet « Statistiques » de la fiche fournisseur permet de réaliser une surveillance financière du fournisseur en obtenant l’affichage d’informations le concernant, informations reçues via Internet depuis le Serveur COFACE. Cette fonction est décrite dans le «Manuel de la gamme». Gestion des graphiques – Fournisseurs 􀀳 Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche client, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées du volet «Statistiques». C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici. Le bouton [Visualisation d’un graphique] permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs affichées dans le volet «Statistiques». Montant HT brut PU Conversion = --------------------------- × Poids net global % Frais Montant frais des lignes PR global = --------------------------------------------------------- × 100 Menu Structure © Sage 2007 657 Sélection de la série du graphique Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique. 􀀳 Cette fenêtre ne s’ouvrira que s’il existe des factures comptabilisées pour le tiers interrogé. Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les clients sont les suivantes (toutes cochées par défaut) : 􀂉 C.A. H.T. net, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 P.R. global, 􀂉 % de frais. Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou de secteurs. Le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation, l’affichage et l’impression des graphiques. Certains graphes peuvent comporter une double échelle verticale en fonction des sélections faites dans la fenêtre «Sélection de la série du graphique». Ces deux axes verticaux (axes des y) présenteront les informations résumées dans le tableau ci-dessous. Volet Agenda – Fournisseur On accède au volet « Agenda » de la fiche fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Agenda] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des événements concernant le fournisseur. Options sélectionnées Axe vertical de gauche Axe vertical de droite Toutes - CA HT Net - Prix de revient - % remise - % frais - CA HT Net - Prix de revient - CA HT Net - Prix de revient Néant - % remise - % frais - % remise - % frais Néant - CA HT ou Prix de revient - % remise ou % frais - CA HT ou Prix revient - % remise ou % frais Menu Structure © Sage 2007 658 L’agenda sert à l’enregistrement des dates et des périodes d’événements concernant le fournisseur. Ces événements peuvent être des périodes de congés, des rendez-vous, des promotions, etc. Les intitulés sont saisis dans les options de l’entreprise (commande A propos de...). Si des événements de la fiche « Agenda » du fournisseur sont arrivés à échéance, l’ouverture d’un fichier commercial s’accompagnera de l’apparition d’une fenêtre donnant la liste de ces événements en fonction des paramétrages faits dans le volet « A propos de... / Préférences ». Les événements d’agenda sont classés par ordre croissant de dates. Toutes les opérations disponibles pour les listes sont applicables à cette fenêtre. Le volet « Agenda » affiche les informations suivantes. Colonne Etat Affiche un petit réveil sur l’événement lorsque l’option Alerte est sélectionnée dans la fiche de l’événement. Ce réveil reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il dessélectionne l’option Alerte de la fenêtre de saisie de l’événement. Colonne Période Affiche la ou les dates limites de l’événement sous la forme JJMMAA. Des icônes précisent à quoi correspondent les dates : Icône Le Date de l’événement, Icône Jusqu’au Date de fin d’un événement dont la date de début n’est pas précisée, Icône A partir du Date de départ d’un événement dont la date de fin n’est pas précisée, Icône Pendant Dates limites d’un événement, dans ce cas, deux dates sont affichées. Colonne Sujet Affiche le thème de l’événement. Ces sujets sont enregistrés dans les options de l’entreprise. Menu Structure © Sage 2007 659 Colonne Evénement Affiche le détail de l’événement. Ces détails sont également enregistrés dans les options de l’entreprise. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes, Personnaliser la liste, n’est pas accessible. Saisie d’un événement agenda La saisie ou la modification d’un événement s’effectue dans une fenêtre particulière destinée à cet effet. On peut faire défiler les fenêtres de saisie des événements au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] en fonction du mode de classement actif. Toutes les zones doivent être obligatoirement saisies à l’exception de la zone Commentaires et de l’option Alerte. Intéressé Cette zone est figée sur Fournisseur et ne peut être modifiée. Numéro Fournisseur Cette liste déroulante est figée sur le numéro du fournisseur en cours de saisie. Sujet Ce titre regroupe les deux zones suivantes : Groupe d’événements Cette liste déroulante affiche et permet de sélectionner les groupes d’événements enregistrés dans les options de l’entreprise (le premier apparaît par défaut). La liste qui apparaît affiche les groupes d’événements affectés aux fournisseurs. Evénements Cette liste déroulante éditable se trouve à droite du précédent. Elle affiche et permet de sélectionner les événements enregistrés dans les options de l’entreprise et correspondant au groupe d’événements sélectionné dans la zone précédente. Période Cet ensemble de zones permet la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : 􀂉 A partir du : date de départ de l’événement, 􀂉 Jusqu’au : date de fin de l’événement, 􀂉 Pendant : dates limites de l’événement, 􀂉 Le : date de l’événement (valeur proposée par défaut). A chacun de ces choix correspond une icône décrite dans la liste des événements. En fonction du choix fait ici, une ou deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites qui doit être faite sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de validité et de cohérence est réalisé. Menu Structure © Sage 2007 660 Icône Alerte Si cette option est sélectionnée (valeur par défaut) un petit réveil apparaît en face de l’événement dans la liste. La présence du réveil déclenchera l’apparition d’une fenêtre vous proposant la liste des événements arrivés à échéance. Le volet « A propos de… / Préférences » permet de paramétrer l’apparition de la fenêtre d’avertissement. Si cette option n’est pas sélectionnée, aucune fenêtre ne vous avertira de l’imminence de l’événement. Si vous désactivez cette option après consultation, l’événement n’est pas supprimé pour autant. Le réveil reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il dessélectionne la présente option. Commentaires Zone de 69 caractères alphanumériques pour la désignation de l’événement. Menu Structure © Sage 2007 661 Barèmes Structure / Barèmes Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer : 􀂉 les commissions aux vendeurs et représentants par la fonction «Commissions», page 662, 􀂉 les rabais, remises et ristournes accordés aux clients par la fonction «Rabais, remises et ristournes», page 670, 􀂉 les soldes et promotions appliqués sur les articles par la fonction «Soldes et promotions», page 675. Elle ouvre un menu hiérarchique qui permet de sélectionner trois commandes. 􀂉 «Commissions», page 662, 􀂉 «Rabais, remises et ristournes», page 670, 􀂉 «Soldes et promotions», page 675. 􀀳 Une modification a été apportée à cette fonction par rapport à ce qu’elle était dans les versions du programme Sage Gestion commerciale antérieures à la 8.11. Les fonctions permettant de paramétrer les commissions aux représentants et les promotions sur les articles sont maintenant complètement indépendantes. Menu Structure © Sage 2007 662 Commissions Structure / Barèmes / Commissions Cette fonction permet de paramétrer les barèmes de commissionnement des vendeurs et représentants. Elle s’ouvre sur la liste des barèmes existants. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des barèmes] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les barèmes de commissionnement. Toutes les commandes attachées aux listes peuvent être utilisées. Le nombre de barèmes n’est limité que par la taille du fichier. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les explications concernant les opérations sur les listes. Elle affiche par défaut les informations suivantes : 􀂉 l’Intitulé du barème, 􀂉 le Type du barème. Le classement des lignes s’effectue en fonction du paramétrage de la zone Tri de la barre d’outils «Navigation» : 􀂉 sur l’Intitulé du barème (classement par défaut), 􀂉 sur le Type. Il est impossible de supprimer un barème affecté à un représentant. Menu contextuel de la liste des commissions représentants Un menu contextuel est disponible sur la liste des commissions comme sur la plupart des fenêtre présentant des listes d’éléments. Menu Structure © Sage 2007 663 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des commissions représentants On peut personnaliser la liste des commissions aux vendeurs soit par une des commandes du menu contextuel soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Période de, 􀂉 Période à. Commission – Détail de la fiche Le titre de la fenêtre rappelle le nom du barème de commissionnement ouvert. Menu Structure © Sage 2007 664 Le défilement des fiches au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » s’effectue en fonction du classement de la liste des barèmes (voir plus haut les différents classements possibles). Intitulé Désignation du barème. Le premier caractère est automatiquement transformé en majuscule. 35 caractères alphanumériques. Cet intitulé doit être unique pour le type sélectionné. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Commission représentant : (valeur par défaut) le barème permet de calculer les commissions dues aux représentants en tenant compte du présent barème et des lignes d’historique auxquelles le représentant a été associé. Si un autre représentant est associé à un tel barème dans la zone Clients/catégories/représentants, cette association ne sera pas prise en compte par le programme qui ne recherche que les lignes d’historique correspondant au vendeur auquel le barème est affecté. 􀂉 Commission globale : le barème permet de calculer les commissions dues (aux chefs de vente par exemple) en tenant compte du présent barème et des pièces passées en historique concernant les représentants associés. Ce type de barème ne donne de résultat que si un ou plusieurs représentants ont été associés dans la zone Clients/catégories/représentants. Dans ce cas, le programme recherchera les lignes d’historique qui les concernent afin de déterminer le commissionnement. Si aucun vendeur n’est associé, ce type de barème ne donnera rien. 􀀳 Si un vendeur doit être commissionné à la fois sur ses propres résultats et sur ceux des personnes sous sa responsabilité, il est nécessaire de lui affecter à la fois un barème de commission représentant et un barème de commission globale. Le type n’est plus modifiable une fois le barème enregistré. Exemple Vous avez créé une catégorie tarifaire “Grossistes”. Vous créez un barème de type commission globale ne s’appliquant qu’à cette catégorie dans lequel vous enregistrez un taux de commissionnement de 1 % et le domaine Facturation. Ce barème est affecté au chef des ventes responsable des grossistes (dans la commande Vendeurs et caissiers). Le chef des ventes recevra une commission de 1 % sur toutes les factures passées pour les clients appartenant à la catégorie grossistes. Exemple Deux représentants suivent les grossistes et vous avez affecté à chacun d’eux un barème de type commission représentant et de domaine Livraison. Dans chaque pièce destinée à un client grossiste vous mentionnez le nom du représentant dans les informations générales (modification possible ligne à ligne). Les représentants en question seront commissionnés sur chaque ligne de BL émis pour les clients grossistes. A appliquer Ces trois zones permettent la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : 􀂉 En permanence : commissionnement permanent (valeur proposée par défaut) ; dans ce cas les zones de dates sont estompées et inaccessibles, 􀂉 Le : date du commissionnement, 􀂉 Jusqu’au : date de fin du commissionnement, 􀂉 A partir du : date de départ du commissionnement, 􀂉 Pendant : dates limites du commissionnement. En fonction du choix fait ici, aucune, une ou deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites qui doit être faite sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de validité et de cohérence est réalisé. Les zones de saisie de date comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Menu Structure © Sage 2007 665 Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Article/Famille Cette liste indique quels sont les familles et les articles sur lesquels s’applique le commissionnement. Elle affiche par défaut Toutes les familles et signifie ainsi que le barème porte sur toutes les familles et par conséquent tous les articles. Si le barème ne doit concerner que certaines familles ou certains articles, ils doivent être sélectionnés au moyen des listes déroulantes disposées juste en dessous de cette liste. Celle de gauche permet de sélectionner familles ou articles et celle de droite donne le détail des familles ou des articles. Validez pour enregistrer la sélection faite dans ces zones. Une famille de type Total ou Centralisateur peut être sélectionnée. Tous les articles disposant d’une famille rattachée à une famille de type Total ou Centralisateur sont pris automatiquement en compte lors de l’application du barème. Dès qu’une famille ou un article est enregistré, il remplace la mention Toutes les familles. Vous pouvez enregistrer autant de familles et d’articles que vous le souhaitez. Les fonctions concernant les listes peuvent s’appliquer à cette zone. Les familles et articles sont mentionnés de la façon suivante : 􀂉 pour les familles : “Famille :” + Code famille, 􀂉 pour les articles : “Article :” + Référence article. Le classement de la liste s’effectue dans l’ordre suivant : 􀂉 en premier les familles classées en ordre alphabétique sur le code famille, 􀂉 en second les articles classés en ordre alphabétique sur la référence article. Si vous supprimez toutes les familles et tous les articles, la mention Toutes les familles réapparaît. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, et Personnaliser la liste. Quant à la commande Supprimer les éléments sélectionnés, elle n’est pas disponible si la liste affiche Toutes les familles. Client/Catégorie/Représentant Cette liste indique quels sont les catégories tarifaires, les clients et les représentants sur lesquels s’applique le commissionnement. Elle affiche par défaut Toutes les catégories et signifie ainsi que le barème concerne tous les clients, toutes les catégories tarifaires et tous les représentants ou vendeurs. Si le barème ne doit concerner que certaines catégories tarifaires, certains clients ou certains représentants, ils doivent être sélectionnés au moyen des listes déroulantes disposées juste en dessous de cette liste. Celle de gauche permet de sélectionner catégories tarifaires, les clients ou les représentants et celle de droite donne leur détail. Validez pour enregistrer toute sélection faite dans ces zones. Seuls les vendeurs et caissiers dont la zone Vendeur/représentant a été cochée dans leur fiche apparaissent ici. Voir la commande «Collaborateurs», page 704. Exemple M. Gendron est chef de vente et a sous sa responsabilité les représentants suivants : Mme Laperle, M. Renaud et M. Dauner. Les barèmes de commissionnement sont paramétrés comme suit : Pour M. Gendron : Zone Paramétrage Type de barème Commission globale Article/famille Toutes les familles Client/Catégorie/Représentant Représentant : Mme Laperle Représentant : M. Renaud Représentant : M. Dauner Objectif Montant Menu Structure © Sage 2007 666 Pour les représentants Mme Laperle, M. Renaud et M. Dauner : Les documents suivants ont été saisis : Les commissions seront calculées de la façon suivante : Dès qu’une catégorie, un client ou un représentant est enregistré, il remplace la mention Toutes les catégories. Vous pouvez enregistrer autant de catégories, de clients et de représentants que vous le voulez. Les fonctions concernant les listes peuvent s’appliquer à cette zone. Les catégories et les clients sont mentionnés de la façon suivante : 􀂉 pour les catégories : “Catégorie :” + intitulé de la catégorie, 􀂉 pour les clients : “Client :” + numéro de client, 􀂉 pour les représentants : “Représentant :” + nom et prénom du représentant. Domaine Facturation Calcul Base Global Taux : Jusqu’à 9999999999 2 % Zone Paramétrage Type de barème Commission représentant Article/famille Toutes les familles Client/Catégorie/Représentant Toutes les catégories Objectif Montant Domaine Facturation Calcul Base Global Taux :Jusqu’à 9999999999 8 % Type Représentant Montant HT Facture Laperle 5000,00 Facture Renaud 8000,00 Facture Laperle 7000,00 Facture Dauner 3000,00 Facture Renaud 6000,00 Facture Laperle 9000,00 Réprésentant Base de calcul Montant de la commission Laperle 5000,00 + 7000,00 + 9000 ,00 = 21000,00 Renaud 8000,00 + 6000,00 = 14000,00 Dauner 3000,00 Gendron 21000,00 + 14000,00 + 3000,00 = 38000,00 Zone Paramétrage 21000, 00 × 8 100 -------------------------------- = 1680, 00 14000, 00 × 8 100 -------------------------------- = 1120, 00 3000, 00 × 8 100 ----------------------------- = 240, 00 38000, 00 × 2 100 --------------------------------- = 760, 00 Menu Structure © Sage 2007 667 Le classement de la liste s’effectue dans l’ordre suivant : 􀂉 en premier les catégories classées dans l’ordre où elles apparaissent dans les options de l’entreprise, 􀂉 en deuxième les clients classés en ordre alphanumérique sur le numéro de client, 􀂉 en troisième les représentants classés par ordre alphabétique de leur nom. Si vous supprimez toutes les catégories, tous les clients et tous les représentants, la mention Toutes les catégories réapparaît. Les zones décrites ci-après permettent de définir les modalités de calcul et les conditions d’application de remise ou du commissionnement accordé. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, et Personnaliser la liste. Quant à la commande Supprimer les éléments sélectionnés, elle n’est pas disponible si la liste affiche Toutes les catégories. Objectif Liste déroulante permettant de déterminer si la commission va porter sur : 􀂉 le montant des articles vendus : Montant (valeur par défaut), 􀂉 la quantité d’articles vendus : Quantité, 􀂉 le taux de remise accordé : Taux de remise. La commission sera calculée en fonction du taux de remise accordée par le représentant. Domaine Cette liste déroulante propose le niveau auquel la détermination de la commission doit s’effectuer : 􀂉 Commande (valeur par défaut), seuls les bons de commande seront pris en compte pour le calcul des commissions des représentants, Si l’option Commande a été sélectionnée, tous les bons de livraison et les factures issus de la transformation de bons de commande ou saisis directement seront incorporés dans le calcul de la commission. 􀂉 Livraison, seuls les bons de livraison seront pris en compte pour le calcul des commissions des représentants, Il en sera de même pour les factures issues des bons de livraison ou saisies directement (sans passer par un bon de livraison). Dans ce cas les bons de commande ne seront pas repris pour le calcul de la commission. 􀂉 Facturation, seules les factures et les factures comptabilisées seront prises en compte pour le calcul des commissions des représentants, 􀂉 Encaissement, les acomptes ainsi que les règlements rattachés aux factures et tickets permettent de déterminer les données à reprendre dans le calcul du commissionnement représentant. Calcul Détermine la façon avec laquelle la remise ou la commission sera calculée : 􀂉 Tranche : le calcul s’effectue par tranche ; 􀂉 Global : la tranche atteinte détermine la remise globale. L’option Tranche est inaccessible si l’Objectif porte sur Quantité ou sur Taux de remise. Exemple Les tranches de commissionnement suivantes ont été enregistrées : Le montant de la commande client est de 12 500,00 €. Si Tranche a été choisi, le commissionnement sera de : Jusqu’à Remise 5 000,00 0,00% 10 000,00 0,50% 15 000,00 1,00% Menu Structure © Sage 2007 668 5000 * 0,00 % + (10000 - 5000) * 0,50 % + (12500 - 10000) * 1,00 % = 50 Si Global est retenu, le calcul sera le suivant : 12500 * 1,00 % = 125 Base Cette liste déroulante offre le choix des montants sur lesquels seront appliquées les commissions : 􀂉 C.A. HT (valeur par défaut), 􀂉 Marge. Liste des conditions traitement Cette liste permet d’enregistrer les paramètres du barème. Les zones de saisie sont disposées en dessous de la liste. Celle de gauche permet la saisie des limites de tranches, celle de droite les montants de la commission. Cette liste est classée par ordre croissant des limites de tranches. Toutes les fonctions applicables aux listes peuvent être utilisées. Pour ajouter une tranche, la taper dans les zones de saisie et valider. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste. Jusqu’à Enregistrez dans cette zone les limites de tranches (la valeur saisie est incluse dans la tranche). 14 caractères numériques. Le format d’affichage dépend de la sélection faite dans la liste déroulante Objectif : 􀂉 s’il s’agit d’un Montant : le format d’affichage est celui de la monnaie de tenue commerciale (voir la commande A propos de…), 􀂉 s’il s’agit d’une Quantité : le format est celui des quantités, 􀂉 s’il s’agit d’un Taux de remise : le format d’affichage est le format des taux. Une tranche ne peut être utilisée qu’une fois. La dernière tranche doit être enregistrée en tapant des 9 à refus. Remise La zone de droite sert à l’enregistrement du montant de la commission. 45 caractères numériques. La façon dont vous tapez le montant de la remise ou de la commission conditionnera son calcul : 􀂉 si vous tapez un nombre seul, il sera pris comme un pourcentage (il s’affichera complété du symbole %) ; 􀂉 si vous tapez un nombre suivi du symbole F, il sera pris comme le montant global en monnaie locale ou en devises de la remise ; 􀂉 si vous tapez un nombre suivi du symbole U, il sera pris comme le montant unitaire en monnaie locale ou en devises de la remise ; 􀂉 vous pouvez additionner les commissions en les séparant par le signe + ; la limite est de deux opérateurs au maximum, c'est-à-dire 3 remises ou 3 commissions au maximum ; 􀂉 vous pouvez combiner valeurs en pourcentage et valeurs en monnaie. Exemple Si vous tapez la remise 9 + 5 + 3, la commission effectivement appliquée sera de 16,14 %. Elle est calculée de la façon suivante : Exemple Si vous tapez une commission de 5 + 500F, la commission appliquée sera celle résultant du calcul des 5% augmentée de 500. L’ordre avec lequel vous saisissez les remises a son importance. R 100 (100 – 9) × (100 – 5) × (100 – 3) 100 × 100 = – -------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 669 Exemple Si vous tapez une commission de 5 + 500F, la commission en pourcentage s’appliquera sur la tranche et la commission fixe sera ajoutée ensuite. Exemple Si vous tapez une commission de 500F + 5, la commission de 500 sera ajoutée avant que le calcul des 5 % s’effectue. Si une tranche ne doit pas subir de commission, tapez zéro. Un état imprimé permet la détermination des commissions (voir la commande Etat / Commissions vendeurs). Modalités du commissionnement sur encaissement Un barème de type Commission globale ou Commission représentant disposant du domaine Encaissement permet la gestion des commissions représentant à l’encaissement. Sont pris en compte les documents disposant d’un règlement partiel ou total dont la date est incluse dans la période de sélection. Les règlements comprennent les acomptes enregistrés pour les documents, ainsi que les règlements associés aux factures. Pour déterminer la base de commissionnement du représentant, le programme calcule le prorata entre le chiffre d’affaires HT soumis à commission et le montant du règlement associé. Exemple Soit la facture suivante : Acompte du 15/02/N 5000 Règlement du 27/02/N 5000 Le représentant Delphine LAPERLE est commissionné sur les encaissements uniquement pour l’article BAAR01. Sa base de commissionnement sera calculée ainsi : A : Montants des encaissements pour la période : 10 000,00 B : Chiffre d’affaires HT soumis à commission : 8 000,00 C : Chiffre d’affaires HT concerné par l’encaissement : 18 000,00 Base de commissionnement de Delphine LAPERLE : soit 4 444,44. Article Montant HT Représentant BAAR01 8000,00 Delphine LAPERLE GRAVURE 5000,00 Rémi RANDEAU EMO50 5000,00 Rémi RANDEAU Total HT 18000,00 A B ×C ------------- Menu Structure © Sage 2007 670 Rabais, remises et ristournes Structure / Barèmes / Rabais, remises et ristournes Cette fonction permet de paramétrer les rabais, remises et ristournes à appliquer aux ventes clients. Elle s’ouvre sur la liste des rabais existants. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Liste des rabais, remises et ristournes] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Liste des rabais, remises et ristournes Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les barèmes de remises destinés aux clients. Toutes les commandes attachées aux listes peuvent être utilisées. Le nombre de barèmes n’est limité que par la taille du fichier. Le «Manuel de la gamme» pour toutes les explications concernant les opérations sur les listes. Elle affiche par défaut l’Intitulé du barème. Précisons que les rabais, remises et ristournes ne s’appliquent pas systématiquement aux pièces de vente (fonction Traitement / Documents des ventes). Il est nécessaire, pour que le programme les prenne en compte, de cliquer sur le bouton [Appliquer les barèmes] qui se trouve dans la fenêtre de saisie des pièces lorsque la saisie des lignes est terminée. Menu contextuel de la liste des rabais, remises et ristournes Un menu contextuel est disponible sur la liste des rabais, remises et ristournes. Menu Structure © Sage 2007 671 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des rabais, remises et ristournes On peut personnaliser la liste des rabais, remises et ristournes soit par une des commandes du menu contextuel soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Période de, 􀂉 Période à. Rabais, remises et ristournes – Détail Le titre de la fenêtre rappelle le nom du barème de remise ouvert. Le défilement des fiches au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » s’effectue en fonction du classement de la liste des rabais, remises et ristournes (voir plus haut les différents classements possibles). Intitulé Désignation du barème de remise. Le premier caractère est automatiquement transformé en majuscule. 35 caractères alphanumériques. Cet intitulé doit être unique pour le type sélectionné. A appliquer Ces trois zones permettent la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : Menu Structure © Sage 2007 672 􀂉 En permanence : remise permanente (valeur proposée par défaut) ; dans ce cas les zones de dates sont estompées et inaccessibles, 􀂉 Le : date d’application de la remise, 􀂉 Jusqu’au : date de fin de l’application de la remise, 􀂉 A partir du : date de départ de l’application de la remise, 􀂉 Pendant : dates limites d’application de la remise. En fonction du choix fait ici, aucune, une ou deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites qui doit être faite sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de validité et de cohérence est réalisé. Les zones de saisie de dates comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Article/Famille Cette liste indique quels sont les familles et les articles sur lesquels s’applique la remise. Elle affiche par défaut Toutes les familles et signifie ainsi que le barème porte sur toutes les familles et par conséquent tous les articles. Si le barème de remise ne doit concerner que certaines familles ou certains articles, ils doivent être sélectionnés au moyen des listes déroulantes disposées juste en dessous de cette liste. Celle de gauche permet de sélectionner familles ou articles et celle de droite donne le détail des familles ou des articles. Validez pour enregistrer la sélection. Une famille de type Total ou Centralisateur peut être sélectionnée. Tous les articles disposant d’une famille rattachée à une famille de type Total ou Centralisateur sont pris automatiquement en compte lors de l’application du barème. Dès qu’une famille ou un article est enregistré, il remplace la mention Toutes les familles. Vous pouvez enregistrer autant de familles et d’articles que vous le souhaitez. Les fonctions concernant les listes peuvent s’appliquer à cette zone. Les familles et articles sont mentionnés de la façon suivante : 􀂉 pour les familles : “Famille :” + code de la famille, 􀂉 pour les articles : “Article :” + référence de l’article. Le classement de la liste s’effectue dans l’ordre suivant : 􀂉 en premier les familles classées en ordre alphabétique sur le code famille, 􀂉 en second les articles classés en ordre alphabétique sur la référence article. Si vous supprimez toutes les familles et tous les articles, la mention Toutes les familles réapparaît. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, et Personnaliser la liste. Quant à la commande Supprimer les éléments sélectionnés, elle n’est pas disponible si la liste affiche Toutes les familles. Client/Catégorie Cette liste indique quels sont les catégories tarifaires et les clients auxquels s’applique la remise. Elle affiche par défaut Toutes les catégories et signifie ainsi que le barème de remise concerne tous les clients. Si le barème ne doit concerner que certaines catégories tarifaires ou certains clients, ils doivent être sélectionnés au moyen des listes déroulantes disposées juste en dessous de cette liste. Celle de gauche permet de sélectionner catégories ou clients et celle de droite donne le détail des catégories ou des clients. Validez pour enregistrer toute sélection faite dans ces zones. Dès qu’une catégorie ou un client est enregistré, il remplace la mention Toutes les catégories. Vous pouvez enregistrer autant de catégories et de clients que vous le voulez. Les fonctions concernant les listes peuvent s’appliquer à cette zone. Les catégories et les clients sont mentionnés de la façon suivante : 􀂉 pour les catégories : “Catégorie :” + intitulé de la catégorie, 􀂉 pour les clients : “Client :” + numéro de client. Le classement de la liste s’effectue dans l’ordre suivant : 􀂉 en premier les catégories classées dans l’ordre où elles apparaissent dans les options de l’entreprise, Menu Structure © Sage 2007 673 􀂉 en second les clients classés en ordre alphanumérique sur le numéro de client. Si vous supprimez toutes les catégories et tous les clients, la mention Toutes les catégories réapparaît. Les zones décrites ci-après permettent de définir les modalités de calcul et les conditions d’application des remises accordées. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, et Personnaliser la liste. Quant à la commande Supprimer les éléments sélectionnés, elle n’est pas disponible si la liste affiche Toutes les catégories. Objectif Liste déroulante permettant de déterminer si la remise va porter sur : 􀂉 le montant des articles vendus : Montant (valeur par défaut), 􀂉 la quantité d’articles vendus : Quantité. Calcul Détermine la façon avec laquelle la remise sera calculée : 􀂉 Tranche : le calcul s’effectue par tranche ; 􀂉 Global : la tranche atteinte détermine la remise globale. L’option Tranche est inaccessible si l’Objectif porte sur Quantité. Exemple Voir l’exemple donné plus haut dans le cadre du calcul du commissionnement. Article remise Cette zone permet de choisir, au moyen d’une liste déroulante, l’article qui servira de passerelle comptable pour la remise. Cette information est obligatoire. Il est conseillé de créer un article “Remises accordées” et d’enregistrer dans le volet « Complément » de cet article les catégories comptables avec les comptes correspondant aux remises. Liste conditions traitement Cette liste permet d’enregistrer les paramètres du barème de remise. Les zones de saisie sont disposées en dessous de la liste. Celle de gauche permet la saisie des limites de tranches, celle de droite les montants de la remise. Cette liste est classée par ordre croissant des limites de tranches. Toutes les fonctions applicables aux listes peuvent être utilisées. Pour ajouter une tranche, la taper dans les zones de saisie et valider. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste. Jusqu’à Enregistrer dans cette zone les limites de tranches (la valeur saisie est incluse dans la tranche). 14 caractères numériques. Le format d’affichage dépend de la sélection faite dans la liste déroulante Objectif : 􀂉 s’il s’agit d’un Montant : le format d’affichage est celui des montants (voir la fonction A propos de…), 􀂉 s’il s’agit d’une Quantité : le format est celui des quantités. Une tranche ne peut être utilisée qu’une fois. La dernière tranche doit être enregistrée en tapant des 9 à refus. Remise La zone de droite sert à l’enregistrement du montant de la remise. 45 caractères numériques. La façon dont vous tapez le montant de la remise conditionnera son calcul : 􀂉 si vous tapez un nombre seul, il sera pris comme un pourcentage (il s’affichera complété du symbole %) ; 􀂉 si vous tapez un nombre suivi du symbole F, il sera pris comme le montant global en monnaie locale ou en devises de la remise ; Menu Structure © Sage 2007 674 􀂉 si vous tapez un nombre suivi du symbole U, il sera pris comme le montant unitaire en monnaie locale ou en devises de la remise ; 􀂉 vous pouvez additionner les remises en les séparant par le signe + ; la limite est de deux opérateurs au maximum, c'est-à-dire 3 remises ou 3 commissions au maximum ; 􀂉 vous pouvez combiner valeurs en pourcentage et valeurs en monnaie. Exemple Si vous tapez la remise 9 + 5 + 3, la remise effectivement appliquée sera de 16,14 %. Elle est calculée de la façon suivante : Exemple Si vous tapez une remise de 5 + 500F, la remise appliquée sera celle résultant du calcul des 5% augmentée de 500. L’ordre avec lequel vous saisissez les remises a son importance. Exemple Si vous tapez une remise de 5 + 500F, la remise en pourcentage s’appliquera sur la tranche et la remise fixe sera déduite ensuite. Exemple Si vous tapez une remise de 500F + 5, la remise de 500 sera déduite avant que le calcul des 5 % s’effectue. Si une tranche ne doit pas subir de remise, tapez une remise égale à zéro. R 100 (100 – 9) × (100 – 5) × (100 – 3) 100 × 100 = – -------------------------------------------------------------------------------- Menu Structure © Sage 2007 675 Soldes et promotions Structure / Barèmes / Soldes et promotions Cette fonction permet de paramétrer les opérations de soldes et de promotions que vous pouvez pratiquer périodiquement. Elle s’ouvre sur la liste des promotions existantes. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des soldes et promotions] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Liste des soldes et promotions Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les barèmes de promotions destinés aux clients. Toutes les commandes attachées aux listes peuvent être utilisées. Le nombre de barèmes n’est limité que par la taille du fichier. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les explications concernant les opérations sur les listes. Elle affiche par défaut l’Intitulé du barème de promotion. Contrairement à la fonction Rabais, remises et ristournes décrite précédemment, les soldes et promotions s’appliquent systématiquement sur toute vente sans qu’il soit nécessaire de demander leur application. Elles remplacent également les remises consenties en permanence aux clients. 􀀳 Cette dernière particularité marque bien l’intérêt qu’il y a à fixer une période d’application avec précision. Menu contextuel de la liste des soldes et promotions Un menu contextuel est disponible sur la liste des soldes et promotions. Menu Structure © Sage 2007 676 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des soldes et promotions On peut personnaliser la liste des soldes et promotions soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Période de, 􀂉 Période à. Soldes et promotions – Détail de la fiche Le titre de la fenêtre rappelle le nom du barème de promotion ouvert. Le défilement des fiches au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » s’effectue en fonction du classement de la liste des barèmes (voir plus haut les différents classements possibles). Intitulé Désignation du barème. Le premier caractère est automatiquement transformé en majuscule. 35 caractères alphanumériques. Cet intitulé doit être unique pour le type sélectionné. A appliquer Ces trois zones permettent la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : 􀂉 En permanence : promotion permanente (valeur proposée par défaut) ; dans ce cas les zones de dates sont estompées et inaccessibles, 􀂉 Le : date de la promotion, 􀂉 Jusqu’au : date de fin de la promotion, Menu Structure © Sage 2007 677 􀂉 A partir du : date de départ de la promotion, 􀂉 Pendant : dates limites de la promotion. En fonction du choix fait ici, aucune, une ou deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites qui doit être faite sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de validité et de cohérence est réalisé. Les zones de saisie de date comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Remise Zone permettant la saisie du montant de la remise appliquée. Cette remise peut être du type : 􀂉 Pourcentage en tapant un simple nombre, 􀂉 Montant en tapant un nombre suivi du caractère F, 􀂉 Remise unitaire en tapant un nombre suivi du caractère U. Il n’est pas possible de cumuler plusieurs remises. Article/Famille Cette liste indique quels sont les familles et les articles auxquels s’applique la promotion. Elle affiche par défaut Toutes les familles et signifie ainsi que le barème porte sur toutes les familles et par conséquent tous les articles. Si le barème ne doit concerner que certaines familles ou certains articles, ils doivent être sélectionnés au moyen des listes déroulantes disposées juste en dessous de cette liste. Celle de gauche permet de sélectionner familles ou articles et celle de droite donne le détail des familles ou des articles. Validez pour enregistrer la sélection faite dans ces zones. Une famille de type Total ou Centralisateur peut être sélectionnée. Tous les articles disposant d’une famille rattachée à une famille de type Total ou Centralisateur sont pris automatiquement en compte lors de l’application du barème. Dès qu’une famille ou un article est enregistré, il remplace la mention Toutes les familles. Vous pouvez enregistrer autant de familles et d’articles que vous le souhaitez. Les fonctions concernant les listes peuvent s’appliquer à cette zone. Les familles et articles sont mentionnés de la façon suivante : 􀂉 pour les familles : “Famille :” + code de la famille, 􀂉 pour les articles : “Article :” + référence de l’article. Le classement de la liste s’effectue dans l’ordre suivant : 􀂉 en premier les familles classées en ordre alphabétique sur le code famille, 􀂉 en second les articles classés en ordre alphabétique sur la référence article. Si vous supprimez toutes les familles et tous les articles, la mention Toutes les familles réapparaît. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, et Personnaliser la liste. Quant à la commande Supprimer les éléments sélectionnés, elle n’est pas disponible si la liste affiche Toutes les familles. Menu Structure © Sage 2007 678 Glossaires Structure / Glossaires Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les glossaires. Le glossaire permet d’enregistrer des textes qui seront mentionnés directement dans les pièces ou qui serviront de descriptif à certains articles. Exemple Si votre entreprise ferme pour congés, utilisez un glossaire qui en préviendra vos clients ou vos fournisseurs. Vous pouvez même paramétrer la période pendant laquelle il sera mentionné dans les pièces. Les glossaires : 􀂉 peuvent être attachés aux articles et leur servir de descriptifs en quelque sorte ; 􀂉 peuvent être mentionnés dans les lignes de pièces (attachés à certaines lignes de pièces) et constituer ainsi des informations générales ; 􀂉 peuvent être mentionnés à n’importe quel endroit d’un document de vente, d’achat ou de stock à condition que l’objet de mise en page correspondant y soit inséré. Ils sont alors appelés par leur raccourci. Il est également possible de mentionner dans les lignes de pièces n’importe quel texte complémentaire enregistré en cours de saisie. Les glossaires et les textes complémentaires ne s’impriment que si les objets de mise en page correspondants ont été placés dans les documents de mise en page des pièces. Liste des glossaires On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des glossaires] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les glossaires. Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées. Le nombre de glossaires n’est limité que par la taille du fichier. Le «Manuel de la gamme» vous en dira plus sur ce point. Elle affiche les informations suivantes : 􀂉 le Raccourci de sélection du glossaire, 􀂉 son Intitulé, Menu Structure © Sage 2007 679 􀂉 son Domaine symbolisé par une icône : 􀂉 Article, 􀂉 Document. Le classement des lignes est fonction de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 sur l’Intitulé du glossaire (classement par défaut), 􀂉 sur le Domaine. Il est impossible de supprimer un glossaire affecté à un article. Menu contextuel de la liste des glossaires Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des glossaires On peut personnaliser la liste des glossaires soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des glossaires affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. On peut ajouter les suivantes : 􀂉 De, 􀂉 A. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Menu Structure © Sage 2007 680 Glossaires – Détail de la fiche Le défilement des rubriques de glossaire au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » s’effectue en fonction du classement de la liste des glossaires (voir plus haut les différents classements possibles). Intitulé 35 caractères alphanumériques pour désigner le glossaire. Cette information est obligatoire. Domaine Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Article (valeur par défaut) : le glossaire est destiné à être rattaché à certains articles dont il sert de descriptif ; il sera directement imprimé dans les pièces si cela a été demandé dans le dialogue d’impression. Ce type de glossaire est symbolisé dans la liste des glossaires par une icône particulière. 􀂉 Document : le glossaire peut être imprimé à n’importe quel endroit dans les pièces si l’objet de mise en page correspondant a été placé dans le document d’impression. Ce type de glossaire est symbolisé dans la liste des glossaires par une icône particulière. Cette information n’est plus modifiable dès l’instant que le glossaire a été enregistré. Période Ces deux zones servent à enregistrer la période de validité du glossaire considéré. Les dates doivent être saisies sous la forme numérique JJMMAA. Un contrôle de cohérence est effectué. Si le glossaire doit être permanent, n’enregistrez aucune date. Vous pouvez aussi n’enregistrer qu’une des deux dates pour préciser le début ou la fin. Raccourci Si le glossaire doit souvent être mentionné dans les pièces, vous pourrez enregistrer ici un raccourci de sélection. 6 caractères alphanumériques maximum. Ce raccourci doit être unique. 􀀳 Rappelons que les rubriques de glossaire insérées dans les documents (ailleurs que dans les lignes de pièce) sont appelées par leur raccourci. Descriptif La zone du bas de la fenêtre permet la saisie du texte du glossaire. Vous pouvez y enregistrer un maximum de 1980 caractères alphanumériques. Vous pouvez utiliser des tabulations ou des retours à la ligne à l’intérieur du texte. Windows Tapez les touches CTRL + TABULATION pour enregistrer une tabulation et CTRL + ENTRÉE pour un retour à la ligne. Menu Structure © Sage 2007 681 Modèles d’enregistrement Structure / Modèles d’enregistrement Cette commande permet de gérer les modèles de calcul qui automatiseront les valeurs prises par certaines colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock. Les modèles d’enregistrement permettent de paramétrer des calculs qui conduiront à l’affichage de certaines valeurs dans les en-têtes et les colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock à partir de données tirées des fichiers 􀂉 des articles, 􀂉 des tiers, 􀂉 des en-têtes de documents 􀂉 ou des lignes de documents. Ils permettent également la mise à jour des informations libres tiers. 􀀳 Bien que de nombreuses fonctions du programme Sage 100 Gestion commerciale disposent d’informations libres, seules celles des fichiers ci-dessus et des zones d’en-tête et de lignes de pièces pourront être utilisées. Un modèle d’enregistrement peut également servir à mettre à jour une information libre du type Valeur calculée. Dans ce cas, le programme privilégie la mise à jour résultant du modèle d’enregistrement. Les calculs sont réalisés dans l’ordre suivant : 1 . Application de la formule de calcul de l’information libre, 2 . Application des modes de calcul des modèles d’enregistrement. Voir l’option «Information libre», page 160. Liste des modèles d’enregistrement On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des modèles d’enregistrement] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les modèles d’enregistrement. Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées. Le nombre de modèles d’enregistrement n’est limité que par la taille du fichier. Menu Structure © Sage 2007 682 Le «Manuel de la gamme» vous en dira plus sur ce point. Elle n’affiche qu’une seule information, l’Intitulé du modèle Il est impossible de supprimer un modèle d’enregistrement affecté à un article. On peut faire défiler les rubriques des modèles d’enregistrement au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation ». Menu contextuel de la liste des modèles d’enregistrement Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Les commandes Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes ne sont pas disponibles. Modèles d’enregistrement – Détail de la fiche Les modèles d’enregistrement ne s’appliquent qu’en saisie directe de ligne de pièce. La saisie par lots, la génération des abonnements, les contremarques et la duplication de pièces n’exécutent pas les modèles d’enregistrement. La transformation des pièces ou la modification manuelle des lignes de pièces ne modifient pas les résultats des modèles d’enregistrement qui restent à leur valeur initiale sauf si on a coché l’option Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne du volet « A propos de… / Préférences ». Une fois inséré dans une pièce, le résultat d’un modèle d’enregistrement peut toujours être modifié manuellement. On peut également imposer son recalcul à l’aide du bouton Recalcul modèles enregistrement présent dans les documents des ventes, des achats et des stocks. Voir les commandes correspondantes dans le menu Traitement. Un modèle d’enregistrement est affecté à un ou plusieurs articles dans les domaines suivants : 􀂉 ventes, 􀂉 achats, 􀂉 stocks, 􀂉 ventes comptoir, 􀂉 tous. En conséquence, un article ne peut se voir affecter qu’un maximum de trois modèles d’enregistrement. Une fiche de modèle d’enregistrement se compose de deux volets. On accède à ces volets par des boutons sur Macintosh et par des onglets sur Windows : Menu Structure © Sage 2007 683 Onglet / Bouton Fiche principale Il permet de revenir au «Volet Fiche principale - Modèle d’enregistrement», page 683 quand on consulte l’autre. Onglet / Bouton Complément Permet d’accéder au «Volet Complément - Modèles d’enregistrement», page 687 qui permet l’affectation d’articles et de domaines au modèle d’enregistrement. Volet Fiche principale - Modèle d’enregistrement Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Intitulé 35 caractères alphanumériques pour désigner le modèle d’enregistrement. Cette information est obligatoire. Deux modèles ne peuvent porter la même désignation. Bouton [Saisie fonction] Ce bouton ouvre une fenêtre d’assistant facilitant la saisie de la formule du modèle d’enregistrement en proposant à l’utilisateur sous une forme didactique tous les éléments qui peuvent la composer. Voir ci-dessous le titre «Assistant de paramétrage des modèles d’enregistrement», page 685. Formule Cette zone sert à l’enregistrement de la formule de calcul. Elle peut contenir 1980 caractères alphanumériques. Ces formules peuvent être saisies manuellement ou bien cette saisie peut être assistée par les zones à liste déroulante disposées sur le bord inférieur de la fenêtre. 􀀳 Nous recommandons cette deuxième solution car elle permet de connaître avec exactitude les zones qui peuvent être renseignées par les modèles d’enregistrement et les informations qui peuvent servir à leur conception. De plus, la syntaxe utilisée par le programme sera également respectée (exemple : le programme reconnaît le mot « Quantite » mais pas Quantité). On peut utiliser dans un modèle d’enregistrement : 􀂉 des informations tirées des fiches articles et des fiches tiers et, en particulier, des informations libres, 􀂉 des opérateurs arithmétiques (=, +, -, *, /), 􀂉 des variables à condition de les définir auparavant (exemple : A = PrixUnitaire), 􀂉 des textes s’ils sont inscrits entre guillemets (" "), 􀂉 des nombres entiers ou décimaux, 􀂉 des fonctions. Menu Structure © Sage 2007 684 􀀳 Les utilisateurs du programme Sage 30 Paie pour Macintosh retrouveront dans les modèles d’enregistrement le même concept de paramétrage que dans les rubriques de paie. Le résultat des calculs peut consister en des valeurs numériques ou alphanumériques. Suivant la zone qui devra afficher ces résultats, il faudra éventuellement les convertir en valeur numérique ou en texte. Des fonctions dont destinées à cet usage. Une formule peut se composer de plusieurs éléments distincts. Chaque élément doit être séparé du suivant par un point virgule (;). On peut insérer des tabulations et des retours lignes. Windows Sur Windows, il faut les taper sous la forme CTRL + TABULATION pour la tabulation et CTRL + ENTREE pour le retour ligne. Si vous faites une erreur lors de l’enregistrement d’un modèle d’enregistrement, le programme affichera un message descriptif tout en sélectionnant la partie de la formule qui ne convient pas. Les noms des champs sont toujours précédés de celui du fichier dont ils proviennent. Exemple DocLigne.Quantite = Article.InfoLibValeur(2) * 2 La quantité de l’article mentionnée dans la pièce sera toujours le double de la valeur saisie dans l’information libre numéro 2 de l’article. Les champs ou les colonnes de documents qu’il est possible de renseigner (à condition que les colonnes en question soient présentes dans le document) sont marquées d’une coche ( ). Les colonnes non précédées de ce symbole ne sont pas modifiables par les modèles d’enregistrement mais leur contenu peut être utilisé dans un calcul. 􀀳 Les informations libres sont mentionnées dans les listes sous la désignation que vous leur avez donnée dans les options de la fiche de l’entreprise mais apparaissent dans les calculs sous la forme InfoLibre(n), n étant la position de l’information libre dans sa liste. Voir l’exemple ci-dessus. Fonctions Cette zone à liste déroulante mentionne toutes les fonctions qu’il est possible d’insérer dans une formule de calcul. Vous trouverez en Annexes la liste des fonctions disponibles. Prenez garde, sous peine de message d’erreur, à ce que le résultat du calcul donne une valeur compatible avec le champ qui doit être déterminé. Des fonctions de conversion sont disponibles pour transformer des textes en valeur et inversement, etc. Exemple Les zones Entête 1 à 4 de la fenêtre « Informations sur le document » n’acceptant que des textes ne peuvent être utilisées que pour renseigner des colonnes de type texte également. Un modèle d’enregistrement peut servir à réaliser des tests. Exemple On peut affecter ce niveau à une information libre afin d’exécuter des tests conditionnels : CompteT.InfoLibVal(4) = Utilisateur. Fichiers Cette zone à liste déroulante mentionne tous les fichiers dont il est possible soit de modifier un champ à l’aide de cette fonction soit d’utiliser le contenu d’un champ dans une fonction. La zone suivante, Champs, affiche les champs correspondant au fichier sélectionné dans cette zone. Les fichiers disponibles sont les suivants : 􀂉 Comptes tiers, 􀂉 Articles, 􀂉 Entêtes de documents, 􀂉 Lignes de documents. Menu Structure © Sage 2007 685 En ce qui concerne les en-têtes et les lignes de documents, voir les commandes Documents des ventes, Documents des achats et Documents des stocks du menu Traitement. Champs Cette zone à liste déroulante mentionne les champs du fichier sélectionné dans la zone précédente. Leur liste est mentionnée en Annexe. Les champs précédés d’une coche ( ) sont ceux que l’on peut modifier par l’intermédiaire d’un modèle d’enregistrement. Les autres champs peuvent servir dans les calculs. Cette liste propose les zones suivantes : 􀂉 Taux d’escompte, 􀂉 Taux de remise sur relevé, 􀂉 Taux de remise, 􀂉 Taux de remise de fin d’année (RFA), 􀂉 Informations libres 1 à 64. 􀀳 Le montant de la remise déterminée par le modèle d’enregistrement prime toute autre remise. Ainsi, si le tiers dispose d’un montant de remise particulier, celui sera ignoré lors de l’utilisation des modèles d’enregistrement. 􀀳 Vous trouverez en Annexe du manuel de référence du programme Sage 100 Gestion commerciale des informations complémentaires sur les valeurs que les modèles d’enregistrement peuvent extraire de ces zones en fonction de leur contenu. Assistant de paramétrage des modèles d’enregistrement Bouton [Saisie d’une fonction] Ce bouton ouvre la fenêtre d’un assistant à la saisie des éléments de la formule de calcul. Cette fenêtre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accès sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Veuillez vous y reporter. Catégorie Liste proposant toutes les catégories d’éléments pouvant entrer dans l’élaboration d’une formule de calcul : Menu Structure © Sage 2007 686 􀂉 Fonctions : fonctions permettant le traitement des données tirées des champs des fichiers utilisés dans le cadre des modèles d’enregistrement. Ces fonctions sont détaillées dans les Annexes. 􀂉 Fonctions prédéfinies. 􀂉 Instructions/Opérateurs : opérateurs classiques utilisés dans les formules (exemple : Si, Sinon, Vrai, Faux, etc.). 􀂉 Comptes tiers : champs des comptes tiers qui peuvent être utilisés dans les modèles d’enregistrement. 􀂉 Articles : champs des articles qui peuvent être utilisés dans les modèles d’enregistrement. 􀂉 Entêtes de documents : champs des en-têtes de document qui peuvent être utilisés dans les modèles d’enregistrement. 􀂉 Lignes de documents : champs des lignes de documents qui peuvent être utilisés dans les modèles d’enregistrement. Le choix d’une de ces catégories fait apparaître dans la zone adjacente Nom de la fonction, tous les éléments correspondant. Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les opérateurs sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions prédéfinies propres au programme Sage Gestion commerciale sont décrites dans l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977. Nom de la fonction Zone à liste déroulante présentant toutes les fonctions et opérateurs disponibles pour l’élaboration d’une formule de calcul. Les valeurs proposées correspondent au choix fait dans la zone adjacente Catégorie. 􀀳 Les listes de champs apparaissant dans cette zone ne précisent pas ceux qui peuvent être modifiés par un modèle. Bouton [OK] Valide la sélection et les mentions éventuellement saisies et les insère dans le volet « Fiche principale » à l’endroit du curseur. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien Conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul Trois méthodes peuvent être envisagées pour l’enregistrement d’une formule de calcul : 􀂉 la saisie manuelle : il est alors nécessaire d’enregistrer les intitulés des fonctions et leurs arguments strictement comme le programme les attend ; 􀂉 l’utilisation d’un assistant : en cliquant sur le bouton [Saisie d’une fonction], vous appelez un assistant qui vous aide dans la détermination de la fonction de calcul à utiliser ainsi qu’au paramétrage des arguments éventuellement attendus par la fonction ; 􀂉 la méthode mixte : cette méthode sera certainement la plus souvent utilisée puisqu’elle consiste à utiliser l’assistant pour insérer les fonctions les plus complexes et la saisie manuelle pour les opérateurs simples comme ceux de l’addition, soustraction et autres. Pour enregistrer une formule de calcul à l’aide de l’assistant, il est nécessaire de rouvrir sa fenêtre pour l’enregistrement de chaque élément de la formule. Précisons que l’on peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours de paramétrage et dont le résultat ne peut être utilisé dans une autre formule. Les différents membres d’une formule de calcul doivent être séparés les uns des autres par un point virgule (;). Précisons également que la valeur finale de la formule de calcul doit commencer par la mention du champ modifié par le modèle. Menu Structure © Sage 2007 687 Exemple Calcul de la remise en pourcentage, du prix unitaire HT remisé et du prix de vente par conditionnement dans les documents. Information libre ligne 1 = Remise en % Information libre ligne 2 = PU remisé Information libre ligne 3 = PU énuméré conditionnement Si DocLigne.Qtecolisee <> 0 Alors Condit = DocLigne.Quantite / DocLigne.QteColisee FinSi; DocLigne.InfoLibValeur(1) = DocLigne.RemisePourcent; DocLigne.InfoLibValeur(2) = Arrondi(DocLigne.PUHT * (1 – (DocLigne.RemisePourcent / 100));4); Si Condit <> 1 Alors DocLigne.InfoLibValeur(3) = DocLigne.PUHT * Condit Sinon DocLigne.InfoLibValeur(3) = DocLigne.PUHT Finsi Référez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d’explications sur la saisie des formules et l’assistant. Voyez également l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977 pour des explications plus approfondies sur les fonctions prédéfinies. Volet Complément - Modèles d’enregistrement On accède au volet « Complément » de la fiche d’un modèle d’enregistrement en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Ce volet sert à l’enregistrement des articles et des domaines concernés par le modèle d’enregistrement. Lorsqu’un des articles de cette liste sera appelé dans une pièce de vente, d’achat, de stock ou de document interne suivant le domaine choisi, le modèle d’enregistrement se déclenchera automatiquement. Rappelons que les modèles ne prennent effet qu’en saisie directe d’une pièce ou si l’on clique sur le bouton [Recalcul des modèles d’enregistrement] dans les pièces. Liste des articles Cette zone mentionne tous les articles auxquels ce modèle d’enregistrement a été affecté. Pour enregistrer un article : 1 . tapez ou sélectionnez son numéro dans la zone Article, 2 . sélectionnez un domaine, Menu Structure © Sage 2007 688 3 . validez. Voir les opérations possibles sur les listes dans le «Manuel de la gamme» pour supprimer un article. Article Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un article. Domaine Zone à liste déroulante non éditable offrant les choix suivants : 􀂉 Tous les domaines : (valeur par défaut) le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce de vente, d’achat ou de stock ; 􀂉 Ventes : le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce de vente ; 􀂉 Achats : le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce d’achat ; 􀂉 Stocks : le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce de stock ; 􀂉 Ventes comptoir : le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce de vente comptoir ; 􀂉 Internes : le modèle d’enregistrement s’appliquera dès que l’article sera mentionné dans une pièce de document interne. Pour modifier le domaine d’un article : 1 . sélectionnez sa ligne, 2 . sélectionnez le domaine qui convient, 3 . validez. Un article ne peut être affecté à tous les domaines et à un domaine particulier. Si vous réalisez cette opération, la mention «Tous les domaines» est remplacée par le domaine sélectionné. Si un article est affecté aux quatre domaines, le programme remplace automatiquement les quatre lignes par une seule avec la mention «Tous les domaines». Il est possible d’affecter un article à trois domaines, ce qui se traduira par trois lignes dans la liste. 􀀳 Si un même article est affecté à deux modèles différents pour le même domaine, le programme supprimera l’association entre l’article et le premier modèle associé. Les familles d’articles sont absentes de cette liste bien que l’on puisse leur affecter des modèles d’enregistrement. Cette affectation ne sert qu’à permettre aux articles appartenant à la famille (et créés après cette affectation) de se voir attribuer automatiquement le ou les modèles d’enregistrement associés. Voir le volet « Famille d’articles / Complément ». Menu Structure © Sage 2007 689 Ressources Structure / Ressources Cette fonction permet d’enregistrer les fiches correspondant aux différentes ressources : 􀂉 en machines, 􀂉 en personnel, 􀂉 en outils dont dispose la société dans le cadre de l’assemblage des nomenclatures de fabrication. Ces fiches permettent de paramétrer différentes informations concernant la ressource entrant en jeu dans les coûts de fabrication et la détermination du prix de revient de l’article nomenclaturé ainsi que sont coût standard. Ce sont notamment : 􀂉 le coût horaire de la ressource, 􀂉 son temps d’utilisation, 􀂉 sa capacité et sa durée d’utilisation quotidiennes ou hebdomadaires. Ces ressources peuvent être affectées à des centres de charges à des fins statistiques. Dans ce but, un volet particulier est ajouté à la fiche de la ressource pour préciser le rattachement. Les nomenclatures de fabrication sont décrites dans la fonction «Nomenclatures», page 480. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des ressources] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Liste des ressources Cette liste permet la création, la sélection pour consultation, modification ou suppression des fiches des ressources. Le nombre de ressources n’est limité que par la taille du fichier. Elle affiche par défaut : 􀂉 le Type de ressource symbolisé par une icône : 􀂉 Machine, 􀂉 Personnel, 􀂉 Outil, 􀂉 Centralisateur. 􀂉 le Code de la ressource, 􀂉 son Intitulé., Menu Structure © Sage 2007 690 􀂉 son Coût horaire, 􀂉 et sa Capacité en heures. Les colonnes affichées par cette fenêtre peuvent être modifiées. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser la liste des ressources», page 691. Classement des ressources Le classement de la liste s’effectue en fonction de la position de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 Type : classement sur le Type de la ressource, 􀂉 Intitulé : (classement par défaut) classement sur l’Intitulé de la ressource, 􀂉 Code : classement sur le Code de la ressource. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Sélection des ressources Affichage de la liste Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la liste des ressources permet de sélectionner les ressources affichées dans la liste : 􀂉 Toutes les ressources (valeur par défaut) : toutes les ressources apparaissent. 􀂉 Ressources actives : seules apparaissent les ressources dont la case d’option Mise en sommeil n’a pas été cochée. 􀂉 Ressources mises en sommeil : seules apparaissent les ressources dont la case d’option Mise en sommeil a été cochée et qui ne sont donc momentanément plus utilisables. Opérations possibles sur la liste des ressources La création, la modification, la consultation et la suppression des ressources s’effectuent comme dans toutes les listes des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. Suppression d’une ressource Il est impossible de supprimer une ressource dans les cas suivants : 􀂉 la ressource est utilisée dans une gamme opératoire d’une fiche nomenclature. Les sélections multiples sont possibles dans le cas des suppressions. Défilement de la liste Les boutons [Précédent ]et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des ressources élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Rechercher une ressource Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement une ressource dans la liste, tapez les premiers caractères de son code ou de son intitulé selon le mode de tri actif. Menu Structure © Sage 2007 691 􀀳 Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été saisis pour l’élément recherché. Le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils « Navigation ». Dans le cas de sélections multiples, seule la première ressource sélectionnée s’ouvrira en cas de modification ou de consultation. Impression des ressources L’impression des ressources et des informations associées s’effectue au moyen de la commande Rechercher de la barre d’outils « Navigation ». On peut imprimer : 􀂉 la Liste des ressources. Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher/Remplacer, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Menu contextuel de la liste des ressources Un menu contextuel est disponible sur la liste des ressources. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une fonction spécifique est disponible : Interroger le compte de la ressource Cette commande ouvre la fenêtre de la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de charges ressource en affichant les informations sur la ressource sélectionnée. Si plusieurs sont sélectionnées, seules les informations concernant la première sont affichées. Personnaliser la liste des ressources On peut personnaliser la liste des ressources soit par une des commandes du menu contextuel soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 692 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Complément, 􀂉 Centralisation., 􀂉 Révision, 􀂉 Temps d’utilisation, 􀂉 Mise en sommeil, 􀂉 Type capacité, 􀂉 Nombre jours, 􀂉 Commentaire. Ressource – Détail de la fiche Le titre de la fenêtre rappelle le nom de la ressource ouverte. La fiche d’une ressource se compose de deux volets auxquels on accède par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh : 􀂉 «Volet Fiche principale – Ressource», page 692, 􀂉 «Volet Centres de charges – Ressource», page 694. Volet Fiche principale – Ressource Ce volet affiche le détail du paramétrage de la ressource. On y revient par l’intermédiaire d’un onglet sur Windows et du bouton ci-contre sur Macintosh. Les informations à saisir sont les suivantes. Menu Structure © Sage 2007 693 Code Code de la ressource. 10 caractères alphanumériques majuscules. Mention obligatoire. Type Zone à liste déroulante proposant les types de ressources : 􀂉 Machine (valeur par défaut), 􀂉 Homme, 􀂉 Outil, 􀂉 Centralisateur : une ressource centralisatrice permet le regroupement de plusieurs ressources de même nature et de cumuler leurs valeurs dans les états statistiques. Les zones suivantes ne sont pas accessibles dans le cas des ressources de ce type : Centralisation, Date prochaine révision, Coût horaire standard, zones de l’encadré Capacité de la ressource et Commentaire. Dès validation de la fiche, cette zone n’est plus modifiable. Intitulé Zone de 69 caractères alphanumériques pour la saisie de la désignation de la ressource. Complément Zone de 69 caractères alphanumériques pour la saisie d’informations complémentaires sur la ressource. Centralisation Zone à liste déroulante éditable permettant la saisie ou la sélection d’une ressource de type Centralisateur. Date prochaine révision Zone permettant la saisie de la date de la prochaine révision de la machine ou de l’outil. Cette zone est inaccessible lorsque le type de la ressource est Homme. Le bouton associé à cette zone permet d’ouvrir un calendrier et de sélectionner plus facilement une date. Le fonctionnement du calendrier est décrit dans le «Manuel de la gamme». Coût horaire standard Zone permettant d’enregistrer le coût horaire de la ressource en monnaie de tenue commerciale. Cette information servira à la détermination du prix de revient d’une nomenclature de fabrication utilisant la présente ressource. Elle sera également utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. Temps d’utilisation Cette zone a un mode de fonctionnement mixte : 􀂉 elle est automatiquement renseignée par le programme et cumule les temps d’utilisation de la ressource en fonction des fabrications réalisées qui utilisent la présente ressource ; 􀂉 elle peut être modifiée manuellement car la modification ou la suppression de lignes dans les pièces de fabrication ne modifient pas le contenu de cette zone. Pour tout ce qui concerne les opérations de fabrication, référez-vous aux fonctions proposées sous le titre «Gestion des fabrications», page 1129. Mise en sommeil Cette case à cocher indique, si elle est cochée, que la ressource n’est momentanément plus utilisable. Les opérations de fabrication qui l’utilisent ne pourront donc plus être menées à bien jusqu’à ce qu’elle soit décochée. Capacité de la ressource Capacité en heures / minutes Cette zone permet d’indiquer en heures ou en minutes la capacité maximale de la ressource. Cette capacité est déterminée en fonction de l’unité de temps précisée dans la fiche de l’entreprise : Menu Structure © Sage 2007 694 􀂉 si l’unité de temps a été paramétrée sur heures ou heures centièmes, le programme affichera Heure ; 􀂉 si l’unité de temps a été paramétrée sur minutes, le programme affichera Minute. Voir la zone Unité de temps du «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. La valeur saisie dans cette zone doit correspondre au type d’unité de temps : 􀂉 si l’unité de temps est Heure centième, la valeur du temps doit être saisie sous forme décimale (jusqu’à 2 chiffres après la virgule). Exemple Deux heures et demie seront notées : 2,5. Une heure trois quart sera notée : 1,75. 􀂉 si l’unité de temps est Minute, la valeur du temps doit être saisie en minutes même si la capacité excède 60 minutes. Exemple Deux heures et demie seront notées : 150. Une heure trois quart sera notée : 105. 􀂉 si l’unité de temps est Heure, la valeur du temps doit être saisie selon le format HH:MM:SS en heures, minutes et secondes en insérant le séparateur deux points (:). Exemple Deux heures et demie seront notées : 02:30:00. Une heure trois quart sera notée : 01:45:00. Cette capacité interviendra pour déterminer le temps nécessaire à la fabrication d’un article nomenclaturé dont la fabrication utilise cette ressource. Par voie de conséquence, le prix de revient de cet article sera également déterminé en fonction de cette capacité et du coût horaire de la ressource. Type de capacité Cette zone à liste déroulante permet de déterminer l’unité de temps de capacité de la ressource. Elle propose : 􀂉 Par jour (valeur par défaut) : la capacité enregistrée correspond à une utilisation journalière ; 􀂉 Par semaine : la capacité enregistrée correspond à une utilisation hebdomadaire. Cette information sera utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. Nombre de jours par semaine Cette zone permet de préciser le nombre de jours par semaine de disponiblité de la ressource. Une valeur supérieure à 7 sera refusée. Il est possible d’enregistrer une valeur décimale ou une valeur nulle. Cette information sera utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer des informations diverses. Bouton [Interrogation ressource] Ce bouton ouvre la fenêtre de la fonction Interrogation de charges ressource en présélectionnant les références de la ressource en cours de consultation. Voir la fonction «Interrogation de charges ressource», page 1158. Volet Centres de charges – Ressource Ce volet affiche la liste des centres de charges auxquels la ressource ouverte est affectée. On l’ouvre par l’intermédiaire d’un onglet sur Windows et du bouton ci-contre sur Macintosh. Menu Structure © Sage 2007 695 Les centres de charges sont décrits dans la fonction «Centres de charges», page 696. Pour affecter un centre de charges : 1 . Sélectionnez l’intitulé du centre de charges dans la zone Centre de charges. N’apparaissent dans la liste ouverte que les centres de charges correspondant au type de la ressource en cours de modification. 2 . Validez. Un message s’affiche alors : « Voulez-vous recalculer le coût horaire et la capacité des centres de charges ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : le coût horaire et la capacité du centre de charges sont recalculés. 􀂉 [Non] : aucun calcul n’est effectué. Pour supprimer une affectation à un centre de charge : 1 . Cliquez sur la ligne du centre de charge pour la sélectionner. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ou utilisez les fonctions équivalentes. Dans ce cas, le même message que ci-dessus s’affichera. 􀀳 L’affectation d’une ressource à un centre de charges fait apparaître automatiquement cette ressource dans le volet «Ressources» de la fiche du centre de charges. Menu Structure © Sage 2007 696 Centres de charges Structure / Centres de charges Cette fonction permet d’enregistrer les fiches correspondant aux différents centres de charges : 􀂉 en machines, 􀂉 en personnel, 􀂉 en outils, dont dispose la société dans le cadre de l’assemblage des nomenclatures de fabrication. Ces fiches permettent de paramétrer différentes informations concernant l’ensemble des ressources affectées au centre de charges et entrant en jeu dans la fabrication des articles à nomenclature, leurs coûts de fabrication et la détermination du prix de revient de l’article nomenclaturé ainsi que sont coût standard. Ce sont notamment : 􀂉 le coût horaire du centre de charges, 􀂉 son temps d’utilisation, 􀂉 sa capacité et sa durée d’utilisation quotidiennes ou hebdomadaires. Des ressources sont affectées aux centres de charges. Dans ce but, un volet particulier est ajouté à la fiche du centre de charges pour préciser le rattachement. Les nomenclatures de fabrication sont décrites dans la fonction «Nomenclatures», page 480. Lors de la saisie de bons de fabrication comportant des centres de charges, le programme proposera automatiquement de compléter les ressources mentionnées avec d’autres qui pourraient être nécessaires à la fabrication des composés. Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Centres de charges] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Liste des centres de charges Cette liste permet la création, la sélection pour consultation, modification ou suppression des fiches des centres de charges. Le nombre de centres n’est limité que par la taille du fichier. Elle affiche par défaut : 􀂉 le Type de centre de charge symbolisé par une icône : 􀂉 Machine, 􀂉 Personnel, 􀂉 Outil, 􀂉 Centralisateur. Menu Structure © Sage 2007 697 􀂉 le Code du centre, 􀂉 son Intitulé., 􀂉 son Coût horaire, 􀂉 et sa Capacité en heures. Les colonnes affichées par cette fenêtre peuvent être modifiées. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser la liste des centres de charges», page 698. Classement des centres de charges Le classement de la liste s’effectue en fonction de la position de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 Type : classement sur le Type du centre de charges, 􀂉 Intitulé : (classement par défaut) classement sur l’Intitulé du centre de charges, 􀂉 Code : classement sur le Code du centre de charges. 􀀳 Il est également possible de modifier l’ordre du classement en cliquant sur le titre des colonnes correspondant à ces critères de tri. Sélection des centres de charges Affichage de la liste Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la liste des ressources permet de sélectionner les centres de charges affichés dans la liste : 􀂉 Tous les centres (valeur par défaut) : tous les centres de charges apparaissent. 􀂉 Centres actifs : seuls apparaissent les centres dont la case d’option Mise en sommeil n’a pas été cochée. 􀂉 Centres mis en sommeil : seuls apparaissent les centres dont la case d’option Mise en sommeil a été cochée et qui ne sont donc momentanément plus utilisables. Opérations possibles sur la liste des centres de charges La création, la modification, la consultation et la suppression des centres de charges s’effectuent comme dans toutes les listes des programmes Sage. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. Suppression d’un centre de charges Il est impossible de supprimer un centre de charges dans les cas suivants : 􀂉 le centre de charges est utilisé dans une gamme opératoire d’une fiche nomenclature, 􀂉 le centre de charges est affecté à une ressource. Les sélections multiples sont possibles dans le cas des suppressions. Défilement de la liste Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de faire défiler la liste des centres de charges élément par élément. Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale. Menu Structure © Sage 2007 698 Rechercher un centre de charges Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation ». Son maniement est décrit dans le « Manuel de la gamme ». Pour rechercher rapidement un centre de charges dans la liste, tapez les premiers caractères de son code ou de son intitulé selon le mode de tri actif. 􀀳 Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été saisis pour l’élément recherché. Le radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils « Navigation ». Dans le cas de sélections multiples, seul le premier centre de charges sélectionné s’ouvrira en cas de modification ou de consultation. Impression des centres de charges L’impression des centre de charges et des informations associées s’effectue au moyen de la commande Rechercher de la barre d’outils «Navigation». On peut imprimer : 􀂉 la Liste des centres de charges. Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher/Remplacer, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Menu contextuel de la liste des centres de charges Un menu contextuel est disponible sur la liste des ressources. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une fonction spécifique est disponible : Interroger le compte du centre de charges Cette commande ouvre la fenêtre de la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de charges ressource. Le centre dont la fiche est ouverte est présélectionné. Personnaliser la liste des centres de charges On peut personnaliser la liste des centres de charges soit par une des commandes du menu contextuel soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Structure © Sage 2007 699 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Complément, 􀂉 Centralisation., 􀂉 Révision, 􀂉 Temps d’utilisation, 􀂉 Mise en sommeil, 􀂉 Type capacité, 􀂉 Nombre (Nbre) jours, 􀂉 Commentaire. Centre de charges – Détail de la fiche Le titre de la fenêtre rappelle le nom centre ouvert. La fiche d’un centre de charges se compose de deux volets auxquels on accède par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh : 􀂉 «Volet Fiche principale – Centre de charges», page 699, 􀂉 «Volet Ressources – Centre de charges», page 703. Volet Fiche principale – Centre de charges Ce volet affiche le détail du paramétrage du centre de charges. On y revient par l’intermédiaire d’un onglet sur Windows et du bouton ci-contre sur Macintosh. Les informations à saisir sont les suivantes. Menu Structure © Sage 2007 700 Code Code du centre de charges. 10 caractères alphanumériques majuscules. Mention obligatoire. Type Zone à liste déroulante proposant les types de centres de charges : 􀂉 Machine (valeur par défaut), 􀂉 Homme, 􀂉 Outil, 􀂉 Centralisateur : un centre centralisateur permet le regroupement de plusieurs centres de même nature et de cumuler leurs valeurs dans les états statistiques. Les zones suivantes ne sont pas accessibles dans le cas des centres de ce type : Centralisation, Date prochaine révision, Coût horaire standard, Temps d’utilisation, zones de l’encadré Capacité du centre et Commentaire. Dès validation de la fiche, cette zone n’est plus modifiable. Intitulé Zone de 69 caractères alphanumériques pour la saisie de la désignation du centre de charges. Complément Zone de 69 caractères alphanumériques pour la saisie d’informations complémentaires sur le centre de charges. Centralisation Zone à liste déroulante éditable permettant la saisie ou la sélection d’un centre de charges de type Centralisateur. Date prochaine révision Zone permettant la saisie de la date de la prochaine révision des outils ou des machines du centre de charges. Cette zone est inaccessible lorsque le type du centre est Homme. Le bouton associé à cette zone permet d’ouvrir un calendrier et de sélectionner plus facilement une date. Le fonctionnement du calendrier est décrit dans le «Manuel de la gamme». Coût horaire standard Le coût horaire standard d’un centre de charges est le cumul des coûts horaires, en monnaie de tenue commerciale, des ressources affectées à ce centre. Il est cependant possible d’enregistrer une valeur de coût dans cette zone. Cette information servira à la détermination du prix de revient d’une nomenclature de fabrication utilisant le présent centre. Elle sera également utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. Temps d’utilisation Cette zone a un mode de fonctionnement mixte : 􀂉 elle est automatiquement renseignée par le programme et cumule les temps d’utilisation des ressources affectées au centre de charges en fonction des fabrications réalisées qui utilisent le présent centre ; 􀂉 elle peut être modifiée manuellement car la modification ou la suppression de lignes dans les pièces de fabrication ne modifient pas le contenu de cette zone. Pour tout ce qui concerne les opérations de fabrication, référez-vous aux fonctions proposées sous le titre «Gestion des fabrications», page 1129. Mise en sommeil Cette case à cocher indique, si elle est cochée, que le centre de charges n’est momentanément plus utilisable. Les opérations de fabrication qui l’utilisent ne pourront donc plus être menées à bien jusqu’à ce qu’elle soir décochée. Menu Structure © Sage 2007 701 Capacité du centre Capacité en heures / minutes Cette zone permet d’indiquer en heures ou en minutes la capacité maximale du centre. Cette capacité est déterminée en fonction de l’unité de temps précisée dans la fiche de l’entreprise : 􀂉 si l’unité de temps a été paramétrée sur heures ou heures centièmes, le programme affichera Heure ; 􀂉 si l’unité de temps a été paramétrée sur minutes, le programme affichera Minute. Voir la zone Unité de temps du «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. La valeur saisie dans cette zone doit correspondre au type d’unité de temps : 􀂉 si l’unité de temps est Heure centième, la valeur du temps doit être saisie sous forme décimale (jusqu’à 2 chiffres après la virgule). Exemple Deux heures et demie seront notées : 2,5. Une heure trois quart sera notée : 1,75. 􀂉 si l’unité de temps est Minute, la valeur du temps doit être saisie en minutes même si la capacité excède 60 minutes. Exemple Deux heures et demie seront notées : 150. Une heure trois quart sera notée : 105. 􀂉 si l’unité de temps est Heure, la valeur du temps doit être saisie selon le format HH:MM:SS en heures, minutes et secondes en insérant le séparateur deux points (:). Exemple Deux heures et demie seront notées : 02:30:00. Une heure trois quart sera notée : 01:45:00. Cette capacité interviendra pour déterminer le temps nécessaire à la fabrication d’un article nomenclaturé dont la fabrication utilise ce centre de charges. Par voie de conséquence, le prix de revient de cet article sera également déterminé en fonction de cette capacité et du coût horaire du centre. Type de capacité Cette zone à liste déroulante permet de déterminer l’unité de temps de capacité du centre de charges. Elle propose : 􀂉 Par jour (valeur par défaut) : la capacité enregistrée correspond à une utilisation journalière ; 􀂉 Par semaine : la capacité enregistrée correspond à une utilisation hebdomadaire. Cette information sera utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. Nombre de jours par semaine Cette zone permet de préciser le nombre de jours par semaine de disponiblité du centre de charges. Une valeur supérieure à 7 sera refusée. Il est possible d’enregistrer une valeur décimale ou une valeur nulle. Cette information sera utilisée dans la fonction Interrogation de charges ressource. La capacité est déterminée par le cumul des valeurs des ressources affectées au centre. Les exemples suivants vous montreront comment cette détermination s’effectue lors de différents cas de figures. Exemples Périodicités et nombres de jours par semaine identiques pour les ressources du centre Soit un centre de charges auquel deux ressources HOR01 et HOR02 sont affectées. La capacité des ressourMenu Structure © Sage 2007 702 ces est la suivante : La capacité calculée du centre de charges sera : Périodicités identiques mais nombres de jours par semaine différents La capacité des ressources est la suivante : La capacité est calculée pour la durée la plus importante soit: Périodicités différentes mais nombres de jours par semaine identiques La capacité des ressources est la suivante : La capacité calculée pour une semaine sera : - HOR01 : 30,00, - HOR02 : 35,00, soit pour le centre : Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer des informations diverses. Bouton [Interrogation ressource] Ce bouton ouvre la fenêtre de la fonction Interrogation de charges ressource en présélectionnant les références du centre de charges en cours de consultation. Ressource Capacité Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine HOR01 7,00 Jour 6 HOR02 10,00 Jour 6 Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine 17,00 Jour 6 Ressource Capacité Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine HOR01 10,00 Jour 5 HOR02 12,00 Jour 6 Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine 22,00 Jour 6 Ressource Capacité Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine HOR01 30,00 Semaine 5 HOR02 7,00 Jour 5 Nombre d’heures Périodicité Jour / Semaine 65,00 Semaine 5 Menu Structure © Sage 2007 703 Voir la fonction «Interrogation de charges ressource», page 1158. Volet Ressources – Centre de charges Ce volet affiche la liste des ressources affectées au centre de charges ouvert. On y accède par l’intermédiaire d’un onglet sur Windows et du bouton ci-contre sur Macintosh. Les ressources sont décrites dans la fonction «Ressources», page 689. Pour affecter une ressource: 1 . Sélectionnez l’intitulé de la ressource dans la zone Ressource. N’apparaissent dans la liste ouverte que les ressources correspondant au type du centre de charges en cours de modification. 2 . Validez. Un message s’affiche alors : « Voulez-vous recalculer le coût horaire et la capacité du centre de charges ? [Oui] [Non] » 􀂉 [Oui] : le coût horaire et la capacité du centre de charges sont recalculés. 􀂉 [Non] : aucun calcul n’est effectué. Pour supprimer une ressource : 1 . Cliquez sur la ligne de la ressource pour la sélectionner. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ou utilisez les fonctions équivalentes. Dans ce cas, le même message que ci-dessus s’affichera. 􀀳 L’affectation d’une ressource à un centre de charges fait apparaître automatiquement ce centre de charges dans le volet « Centres de charges » de la fiche de la ressource. Menu Structure © Sage 2007 704 Collaborateurs Structure / Collaborateurs Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches des collaborateurs. Les collaborateurs sont : 􀂉 les vendeurs / représentants, 􀂉 les caissiers, 􀂉 les acheteurs, 􀂉 les réceptionnaires. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des collaborateurs] des barres d’outils « Gestion des ventes » ou « Gestion des achats ». Liste des collaborateurs La création, la consultation, la modification, la recherche, l’impression ou la suppression des fiches collaborateurs s’effectuent comme dans toute liste des programmes Sage. Le «Manuel de la gamme» vous informera sur les opérations à effectuer pour cela. Cette liste affiche par défaut les informations suivantes : 􀂉 le Nom du collaborateur, 􀂉 son Prénom, 􀂉 sa Fonction. Elle est personnalisable (voir plus loin). Le classement de la liste des lignes s’effectue suivant le choix fait dans la zone Tri de la barre d'outils « Navigation » : 􀂉 sur le Nom (valeur par défaut) ou 􀂉 sur la Fonction. On peut atteindre la fiche d’un collaborateur en cliquant sur le bouton [Atteindre un collaborateur] des barres d’outils « Gestion des ventes » ou « Gestion des achats ». Le nombre de collaborateurs n’est limité que par la taille du fichier. Il est impossible de supprimer un collaborateur : Menu Structure © Sage 2007 705 􀂉 lorsqu’il est renseigné dans une fonction autre que la présente fonction : 􀂉 dans les fonctions Client, Foursnisseur et Barême / Commissions, 􀂉 dans le menu Traitement s’il apparaît dans un en-tête de pièce ou sur une ligne de pièce, sur une pièce modèle, une prestation type ou une pièce d’abonnement, 􀂉 pour les caissiers : 􀂉 affecté à une caisse. Type de collaborateur Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle permet de réduire l’affichage à un type de collaborateurs seulement et propose : 􀂉 Tous les collaborateurs : (valeur par défaut) tous les collaborateurs sont affichés. 􀂉 Vendeurs/représentants : seuls les collaborateurs dont l’option Vendeur/représentant du volet « Profil » sont affichés. 􀂉 Caissiers : seuls les collaborateurs dont l’option Caissiers du volet « Profil » sont affichés. 􀂉 Acheteurs : seuls les collaborateurs dont l’option Acheteurs du volet « Profil » sont affichés. 􀂉 Réceptionnaires : seuls les collaborateurs dont l’option Réceptionnaires du volet « Profil » sont affichés. Menu contextuel de la liste des collaborateurs Un menu contextuel est disponible sur la liste des collaborateurs. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des collaborateurs On peut personnaliser la liste des collaborateurs soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des collaborateurs affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. Il est nécessaire de conserver au moins une colonne. On peut ajouter les colonnes suivantes : Menu Structure © Sage 2007 706 􀂉 Service, 􀂉 Code postal, 􀂉 Ville, 􀂉 Pays, 􀂉 Téléphone, 􀂉 Télécopie. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Collaborateur – Détail de la fiche La fiche des collaborateurs se présente sur deux volets : 􀂉 le «Volet Identification – Collaborateur», page 706 et 􀂉 le «Volet Profil – Collaborateur», page 707. La sélection des volets se fait par des onglets sur Windows et par des boutons sur Macintosh : Onglet / Bouton Identification Il permet de revenir au volet « Identification » quand on consulte l’autre. Onglet / Bouton Profil Permet d’accéder au «Volet Profil – Collaborateur», page 707 qui permet l’affectation de barèmes de commissionnement au collaborateur. Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton donne accès aux informations commerciales du collaborateur dans la fonction Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte collaborateur. Le défilement des fiches au moyen des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » s’effectue sur la valeur de tri de la barre d'outils « Navigation ». Volet Identification – Collaborateur Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Menu Structure © Sage 2007 707 Nom Zone de 35 caractères alphanumériques pour enregistrer le nom du collaborateur. Cette information est obligatoire. Si plusieurs collaborateurs portent le même nom, leur prénom doit les différencier. 􀀳 Les zones fonctions des anciennes versions du programme sont reportées dans le volet « Profil ». Prénom Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du prénom. Fonction Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la qualification du collaborateur. Service Zone de 35 caractères alphanumériques. Adresse Zone de 35 caractères alphanumériques. Complément Zone de 35 caractères alphanumériques. Code postal Zone de 9 caractères alphanumériques. Ville Zone de 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques. Pays Zone à liste déroulante éditable permettant d’enregistrer ou de sélectionner un des pays enregistrées dans les options de la fiche entreprise. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du représentant. L’intitulé de cette dernière zone est un lien qui lance le programme de messagerie et ouvre la fenêtre d’un nouveau message à l’intention de l’adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra la saisir ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Profil – Collaborateur On accède au volet « Profil » de la fiche d’un collaborateur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Profil] sur Macintosh. 􀀳 Ce volet portait le nom « Complément » dans les anciennes versions du programme. Ce volet sert à l’enregistrement du niveau d’utilisateur ainsi que du ou des barèmes de commissionnement du vendeur/représentant. Menu Structure © Sage 2007 708 Profil Fonction Cases à cocher permettant de préciser la fonction de la personne dont la fiche est active : 􀂉 Vendeur/représentant option cochée par défaut, un vendeur peut être affecté à un en-tête de document de vente, un modèle ou une prestation de type Vente ou un abonnement client. 􀂉 Caissier : cette option n’est utilisée que dans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée. 􀂉 Acheteur : un acheteur peut être affecté à un en-tête de document d’achat, un modèle ou une prestation de type Achat ou un abonnement fournisseur. 􀂉 Réceptionnaire : assure la réception et le contrôle des marchandises dans un dépôt. Plusieurs options peuvent être cochées simultanément. Le programme utilisera les sélections faites ici dans le cadre de certaines fonctions du programme. Exemple Les personnes cochées comme Vendeur/représentant pourront être mentionnées dans les commissions globales. Niveau d’utilisateur Cette zone permet d’affecter le vendeur ou le caissier à un des niveaux d’utilisateurs créés dans la commande Fichier / Autorisations d’accès. Si vous tapez un niveau d’utilisateur qui n’existe pas, un message vous proposera de le créer lors de la fermeture de la fiche représentant. « Le niveau d’utilisateur XXX n’existe pas, voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Les réponses qui peuvent être faites ont les conséquences suivantes : 􀂉 [Oui] : le niveau d’utilisateur est créé mais il a accès à toutes les fonctions. Il faudra ensuite paramétrer ses autorisations dans la commande Fichier / Autorisations d’accès. 􀂉 [Non] : le niveau d’utilisateur n’est pas créé et la fiche collaborateur ne se referme pas. Barèmes de commissionnement Cette liste affiche le ou les barèmes de commissionnement affectés au collaborateur. 􀂉 Pour en ajouter un : voir ci-dessous la zone Barème. 􀂉 Pour en supprimer un : sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Cette action supprime l’affectation du barème au vendeur. Elle ne supprime pas le barème. Menu Structure © Sage 2007 709 􀂉 Pour visualiser un barème rattaché à un représentant, faites un double-clic sur sa ligne ou sélectionnez cette ligne et cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Toute modification apportée à un barème sera reportée à tous les vendeurs disposant de ce barème. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Une de ses commandes n’est pas disponible : Personnaliser la liste. Barème Liste déroulante éditable permettant la sélection d’un barème de commissionnement parmi ceux de type Commission représentant ou Commission globale créés dans la commande Barèmes / Commissions du même menu. Voir la fonction «Commissions», page 662. Pour rattacher un barème à un collaborateur, sélectionnez ce barème dans cette liste déroulante et validez. 􀀳 Il est impossible d’affecter un barème de commissionnement à une personne dont l’option Vendeur/représentant n’est pas cochée. Menu Structure © Sage 2007 710 Dépôts de stockage Structure / Dépôts de stockage Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les dépôts de stockage. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des dépôts] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Liste des dépôts de stockage Cette liste permet la création, la sélection pour modification/consultation ou la suppression des fiches dépôts. Voir le «Manuel de la gamme» pour tout ce qui concerne les opérations à faire sur les listes. Les dépôts sont classés systématiquement par ordre alphabétique d’intitulé. La liste précise les informations suivantes : 􀂉 l’Intitulé du dépôt, 􀂉 son Code postal 􀂉 et sa Ville. Le dépôt principal est marqué d’une coche ( ). Il est impossible de supprimer un dépôt auquel des articles ou des documents sont encore affectés. 􀀳 Il n’est pas possible de créer de pièce de vente, d’achat ou de stock si un dépôt au moins n’a pas été créé. Menu contextuel de la liste des dépôts de stockage Un menu contextuel est disponible sur la liste des dépôts de stockage. Menu Structure © Sage 2007 711 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste des dépôts de stockage On peut personnaliser la liste des dépôts soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des dépôts de stockage affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. On peut ajouter les suivantes : 􀂉 Pays, 􀂉 Responsable, 􀂉 Téléphone, 􀂉 Télécopie, 􀂉 Catégorie comptable. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Dépôt de stockage – Détail de la fiche La fiche d’un dépôts de stockage se compose de troir volets auxquels on accède par des boutons sur Macintosh ou par des onglets sur Windows : 􀂉 le «Volet Fiche principale – Dépôt», page 712 et 􀂉 le «Volet Contacts – Dépôt», page 713, 􀂉 «Volet Emplacements – Dépôt», page 714. Onglet / Bouton Fiche principale Il permet de revenir au volet « Fiche principale » quand on consulte l’autre. Onglet / Bouton Contacts Permet d’accéder au volet « Contacts » qui enregistre la liste des personnes appartenant au dépôt de stockage. Onglet / Bouton Emplacements Permet d’accéder au volet « Emplacements » qui enregistre la liste des emplacements du dépôt de stockage. Il est possible de faire défiler les fiches des dépôts en utilisant les boutons [Précédent] ou [Suivant] de la barre d’outils « Navigation ». Le défilement s’effectue dans l’ordre des intitulés. Menu Structure © Sage 2007 712 Volet Fiche principale – Dépôt Ce volet sert à l’enregistrement des informations générales sur le dépôt. Intitulé 35 caractères alphanumériques. Cette information est obligatoire. Il ne peut y avoir deux dépôts avec le même nom (contrôle sur les 13 premiers caractères). Adresse 35 caractères alphanumériques. Complément 35 caractères alphanumériques pour le complément de l’adresse. Code postal (CP) 9 caractères alphanumériques. Ville 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques. Pays Liste déroulante éditable permettant de saisir le pays. Le pays peut ne pas avoir été enregistré dans les options. Responsable Enregistrer ici le nom du responsable du dépôt. 35 caractères alphanumériques. Code dépôt Cette zone sert à l’enregistrement du code du dépôt. Ce code servira lors de l’utilisation de la commande Fichier / Communication site à site. 8 caractères alphanumériques. Ce code doit être unique. Catégorie comptable Liste déroulante proposant toutes les catégories comptables de type Stock enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut la première est affectée. Principal Option permettant d’identifier un seul des dépôts comme principal. Le dépôt principal est proposé par défaut dans toutes les pièces. Il est obligatoire qu’il y ait un dépôt principal. Il ne peut être supprimé. Pour cela, affectez à un autre dépôt le rôle de principal et supprimez celui-ci. Menu Structure © Sage 2007 713 Le fait de cocher un dépôt comme principal dessélectionne le précédent. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du responsable du dépôt. L’intitulé de cette dernière zone est un lien qui lance le programme de messagerie et ouvre la fenêtre d’un nouveau message à l’intention de l’adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra la saisir ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Contacts – Dépôt Ce volet permet d'enregistrer les différents contacts que vous pouvez avoir dans le dépôt de stockage. Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez. Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : 􀂉 Civilité : propose les choix suivants : 􀂉 M. (valeur par défaut), 􀂉 Mme, 􀂉 Mlle, 􀂉 Nom : 35 caractères alphanumériques, Menu Structure © Sage 2007 714 􀂉 Prénom : 35 caractères alphanumériques, 􀂉 Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service contact de la fonction A propos de…, 􀂉 Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : 􀂉 Téléphone : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, 􀂉 Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 􀂉 E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact. L’intitulé de cette dernière zone est un lien qui lance le programme de messagerie et ouvre la fenêtre d’un nouveau message à l’intention de l’adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra la saisir ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie. Volet Emplacements – Dépôt Ce volet permet d'enregistrer les différents emplacements de stockage qui peuvent exister dans le dépôt de stockage. Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Emplacements ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. 􀀲 Ce volet mentionne les emplacements qui ont été enregistrés dans le dépôt considéré. Mais la gestion effective de ces emplacements n’est possible que si l’option Gestion multi-emplacement par dépôt a été cochée dans le sous-volet « Gestion des stocks » de la fiche société. Voir le «Sous-volet Gestion des stocks – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 116. Lorsque la gestion du multi-emplacement n’est pas active, seules trois colonnes sont disponibles dans ce volet : 􀂉 Défaut, 􀂉 Code, 􀂉 Intitulé. Si la gestion du multi-emplacement est active, deux colonnes supplémentaires sont disponibles : Menu Structure © Sage 2007 715 􀂉 Zone, 􀂉 Type. 􀀳 A la création d’un dépôt, le programme ajoute automatiquement un emplacement par défaut ayant les caractéristiques suivantes : - Défaut : coché, - Code : DEFAUT, - Intitulé : Défaut, - Zone : Aucune, - Type : Standard, ce deux dernières valeurs si la gestion du multi-emplacement est active. Saisie des emplacements Pour un dépôt donné, les emplacements peuvent être créés manuellement ou avec l’aide d’un assistant. Voir le titre «Assistant de création des emplacements», page 717. La saisie s’effectue dans les zones en bas de la liste. Validez chaque emplacement saisi. Le lancement de l’assistant s’effectue en cliquant sur le bouton [Création automatique des emplacements] disposé au bas de ce volet. Modification des emplacements Il est possible de modifier à tout moment le code et l’intitulé d’un emplacement. Ces modifications seront reportées sur les données liées aux emplacements : articles, lignes de documents, etc. Suppression d’un emplacement Il est impossible de supprimer un emplacement dans lequel des articles sont stockés ou qui est mentionné dans une ligne de document. « L’emplacement + est mouvementé. Sa suppression est impossible ! [OK] ». La suppression, quand elle est possible, se fait en sélectionnant la ligne à supprimer et en utilisant le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Particularités des zones du volet Défaut Un seul emplacement par dépôt peut être défini comme « par défaut ». Il sera utilisé lorsqu’aucun autre emplacement sera précisé dans la fiche article ou dans un document de vente, d’achat ou de stock. Il est repéré par une coche ( ). Code Zone de 13 caractères alphanumériques permettant le référencement de l’emplacement. Ce code doit être unique pour un dépôt donné. Il est modifiable et peut être créé manuellement ou automatiquement. Intitulé Zone de 35 caractères alphanumériques pour enregistrer la désignation de l’emplacement. Il est modifiable et peut être créé manuellement ou automatiquement. Zone Cette zone à liste déroulante permet la définition du type de zone géographique de l’emplacement dans le dépôt. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : pas de répartition géographique particulière, 􀂉 A, 􀂉 B, Menu Structure © Sage 2007 716 􀂉 C. Ces choix sont basés sur le principe du diagramme de Pareto : méthode ABC ou 20/80 qui distingue trois classes A, B et C qui se distribuent de la manière suivante : 􀂉 Classe A : 20 % des produits représentant 80 % des réalisations (CA vente, etc.), 􀂉 Classe B représentant les 15 % des réalisations restantes, 􀂉 Classe C représentant les 5 % des réalisations restantes. L’analyse ABC est très utilisée entre autres pour la gestion des stocks : rangement des produits à forte rotation (classe A) au plus près du lieu d’utilisation, éloignement des moins utilisés (classe C). Type Zone à liste déroulante permettant la définition du type d’emplacement et proposant : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’emplacement sert au stockage des marchandises disponibles à la vente. Il est possible de définir plusieurs emplacements de type Standard par dépôt. 􀂉 Transit : l’emplacement sert au stockage des marchandises prêtes pour la livraison. Il ne peut y avoir qu’un seul emplacement de transit par dépôt. Un message d’alerte s’affichera si l’on tente de créer un deuxième emplacement de transit : « Il existe déjà un emplacement de transit : + ! [OK] » 􀂉 Contrôle : les marchandises sont entrées en stock en attente de contrôle (ou en fin de contrôle) mais ne sont pas encore disponibles à la vente. Il peut y avoir plusieurs emplacements de contrôle par dépôt. Si un emplacement de type Contrôle est mouvementé par une ligne de document, il n’est plus possible de modifier son type. Le transfert des articles d’un emplacement de contrôle vers un emplacement standard s’effectue par la fonction Contrôle qualité du menu Traitement. Voir la fonction «Contrôle qualité», page 1203. Menu contextuel de la liste des emplacements de stockage Un menu contextuel est disponible sur la liste des emplacements de stockage. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Quatre fonctions ne sont pas utilisables dans ce menu : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. Menu Structure © Sage 2007 717 Assistant de création des emplacements Cet assistant est lancé en cliquant sur le bouton [Création automatique des emplacements] disposé en bas du volet « Emplacement » de la fiche du dépôt. Il permet de créer automatiquement les désignations des emplacements de stockage du dépôt considéré. Ces désignations peuvent ensuite être modifiées librement. 􀀲 La gestion effective des emplacements n’est possible que si l’option Gestion multi-emplacement par dépôt a été cochée dans le sous-volet « Gestion des stocks » de la fiche société. Cet assistant se compose des étapes suivantes : 􀂉 «Structure des codes des emplacements - Assistant de création des emplacements», page 717, 􀂉 «Codification des allées - Assistant de création des emplacements», page 718, 􀂉 «Codification des travées - Assistant de création des emplacements», page 718, 􀂉 «Codification des niveaux - Assistant de création des emplacements», page 719, 􀂉 «Codification des positions (cases) - Assistant de création des emplacements», page 720, 􀂉 «Résultat de la codification des emplacements - Assistant de création des emplacements», page 721. Structure des codes des emplacements - Assistant de création des emplacements Cette première étape permet d’enregistrer la configuration de votre dépôt de stockage en précisant : 􀂉 le nombre d’allées, 􀂉 le nombre de travées par allée, 􀂉 le nombre de niveaux, 􀂉 le nombre de positions (ou cases) par niveau. Si votre espace de rangement n’obéit pas strictement à un plan régulier, vous pourrez toujours revenir par la suite sur les emplacements créés et supprimer ceux qui ne correspondent à rien. Si une information ne doit pas être renseignée, un zéro peut être laissé. La ligne du bas de l’écran cumule le nombre d’emplacements à créer. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Menu Structure © Sage 2007 718 Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Codification des allées - Assistant de création des emplacements Cette étape ne s’affiche que si une valeur autre que 0 a été enregistrée dans la zone Allées pour le dépôt de la première étape de l’assistant. Elle permet d’affecter un code et une désignation aux allées qui peuvent exister dans votre dépôt. Premier code allée Indiquez ici le code qui a été affecté à l’allée. 13 caractères alphanumériques maximum avec les restrictions détaillées dans les étapes suivantes. Le programme indique le code de la dernière allée en fonction du nombre d’allées que vous avez enregistré. Intitulé des allées Enregistrez dans cette zone l’intitulé affecté aux allées (35 caractères alphanumériques avec les restrictions évoquées dans les étapes suivantes). Cet intitulé sera automatiquement complété par le code allée enregistré dans la zone précédente. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Les autres boutons ont le rôle précisé ci-dessus. Codification des travées - Assistant de création des emplacements Cette étape ne s’affiche que si une valeur autre que 0 a été enregistrée dans la zone Travées par allées de la première étape de l’assistant. Elle permet d’affecter un code et une désignation aux travées qui peuvent exister dans votre dépôt. Menu Structure © Sage 2007 719 Cette fonction se comporte exactement comme la précédente : le programme précise le code de la dernière travée en fonction du nombre de travées enregistrées et complète l’intitulé fixe avec le code de la travée. 􀀲 La longueur cumulée des codes des travées et des allées ne doit pas excéder 8 caractères. Celle des intitulés ne doit pas excéder 35 caractères. Exemple Soit un dépôt avec 3 allées (codifiées A1, A2, etc. et intitulées « Allée ») et 5 travées (codifiées T1 et intitulées « Travées »). Le programme va créer les racines d’emplacements suivants. En cas d’incohérences, le programme affichera divers messages : « La longueur maximale du code des emplacements est de 13 caractères alphanumériques ! [OK] » « La longueur maximale de l’intitulé des emplacements est de 35 caractères alphanumériques ! [OK] » Les boutons ont des rôles identiques à ceux décrits plus haut. Codification des niveaux - Assistant de création des emplacements Cette étape ne s’affiche que si une valeur autre que 0 a été enregistrée dans la zone Niveaux par travées de la première étape de l’assistant. Elle permet d’affecter un code et une désignation aux niveaux qui peuvent exister dans votre dépôt. Code des travées Intitulé des travées Début des codes des emplacements Début des intitulés des emplacements T1 Travée T1 A1T1 Allée A1 Travée T1 A2T1 Allée A2 Travée T1 A3T1 Allée A3 Travée T1 T2 Travée T2 A1T2 Allée A2 Travée T2 A2T2 Allée A2 Travée T2 A3T3 Allée A2 Travée T2 T3 … … … Menu Structure © Sage 2007 720 Le principe d’utilisation de cette fenêtre est identique à celui des allées et des travées. 􀀲 La longueur cumulée des codes des travées, des allées et des niveaux ne doit pas excéder 13 caractères. Celle des intitulés ne doit pas excéder 35 caractères. Les boutons ont des rôles identiques à ceux décrits plus haut. Codification des positions (cases) - Assistant de création des emplacements Cette étape ne s’affiche que si une valeur autre que 0 a été enregistrée dans la zone Positions (cases) par niveaux de la première étape de l’assistant. Elle permet d’affecter un code et une désignation aux positions (ou cases d’emplacements) qui peuvent exister dans votre dépôt. Le principe d’utilisation de cette fenêtre est identique à celui des allées et des travées. 􀀲 La longueur cumulée des codes des travées, des allées, des niveaux et des positions ne doit pas excéder 13 caractères. Celle des intitulés ne doit pas excéder 35 caractères. Les boutons ont des rôles identiques à ceux décrits plus haut. Menu Structure © Sage 2007 721 Résultat de la codification des emplacements - Assistant de création des emplacements Cette étape ultime s’affiche dans tous les cas. Elle permet de visualiser la codification qui sera générée et telle qu’elle a été définie dans les étapes précédentes de l’assistant. Il est toujours possible de revenir en arrière par le bouton [Précédent] pour modifier une information qui ne vous conviendrait pas. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] dans cette fenêtre. Son utilisation générera les emplacements tels que leur structure aura été définie dans les étapes précédentes et comme elle apparaît dans la liste. Les emplacements générés apparaîtront dans le volet « Emplacement » de la fiche du dépôt. Il convient de renouveler cette opération pour tous les dépôts de votre entreprise. Les autres boutons ont des rôles identiques à ceux décrits plus haut. Menu Traitement © Sage 2007 722 Menu Traitement Le menu donne accès aux commandes suivantes : 􀂉 la gestion des documents des ventes : «Documents des ventes», page 724, 􀂉 la gestion des documents des achats : «Documents des achats», page 889, 􀂉 la gestion des documents des stocks : «Documents des stocks», page 1012, 􀂉 la gestion des documents internes : «Documents internes», page 1096, 􀂉 la «Gestion des fabrications», page 1129 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 la gestion des documents de fabrication : «Documents de fabrication», page 1130, 􀂉 les simulations de fabrication : «Simulation de fabrication», page 1135, 􀂉 le calcul des besoins : «Calcul des besoins», page 1147, 􀂉 l’interrogation des comptes d’articles à nomenclature : «Interrogation de compte nomenclature », page 1148, 􀂉 l’interrogation des cas d’emploi : «Interrogation cas d’emploi», page 1156, 􀂉 l’interrogation de la charge des ressources : «Interrogation de charges ressource», page 1158, 􀂉 la «Gestion des livraisons clients», page 1162 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 les préparations des livraisons clients : «Préparation des livraisons clients», page 1163, 􀂉 la validation des préparations de livraison clients : «Validation des préparations de livraison clients», page 1175, 􀂉 la livraison des commandes aux clients : «Livraison des commandes clients», page 1185, 􀂉 la «Gestion des réceptions fournisseurs», page 1196, 􀂉 le «Contrôle qualité», page 1203, 􀂉 le «Traitement par lot», page 1212 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 la facturation périodique des clients : «Facturation périodique», page 1213, 􀂉 le réapprovisionnement des articles : «Réapprovisionnement», page 1223, 􀂉 l’envoi des commandes fournisseurs : «Envoi commandes fournisseurs», page 1237, 􀂉 la réception des confirmations de devis : «Réception des devis confirmés», page 1243, 􀂉 la gestion des règlements : «Gestion des règlements», page 1245 qui se subdivise en : Menu Traitement © Sage 2007 723 􀂉 «Saisie des règlements clients», page 1246, 􀂉 «Saisie des règlements fournisseurs», page 1266, 􀂉 «Génération des règlements», page 1268, 􀂉 les modèles et prestations types : «Modèles et prestations types», page 1280, 􀂉 toutes les fonctions des abonnements : «Abonnements», page 1305 qui se composent des fonctions suivantes : 􀂉 «Abonnements clients», page 1306, 􀂉 «Abonnements fournisseurs», page 1334, 􀂉 «Génération des abonnements», page 1360, 􀂉 «Reconduction des abonnements», page 1365, 􀂉 «Mise à jour des pièces d’abonnement», page 1369, 􀂉 toutes les fonctions de la contremarque : «Contremarque», page 1374 qui se composent des fonctions suivantes : 􀂉 «Génération des commandes fournisseurs», page 1376, 􀂉 «Génération des préparations de fabrication», page 1384, 􀂉 «Affectation des livraisons fournisseurs», page 1390, 􀂉 «Affectation des bons de fabrication», page 1401 􀂉 l’interrogation des comptes : «Interrogation de compte», page 1405 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Interrogation de compte client», page 1406, 􀂉 «Interrogation de compte fournisseur», page 1421, 􀂉 «Interrogation de compte article», page 1424, 􀂉 «Interrogation de compte affaire», page 1447, 􀂉 «Interrogation de compte collaborateur», page 1464, 􀂉 «Suivi traçabilité série/lot», page 1473 􀂉 la recherche de documents : «Recherche de documents», page 1492 qui propose des recherches sur: 􀂉 les en-têtes de documents : «En-têtes de documents», page 1493, 􀂉 les lignes de documents : «Lignes de documents - Recherche de documents», page 1499, 􀂉 les opérations de saisie d’inventaire : «Saisie d’inventaire», page 1508, 􀂉 la mise à jour de l’agenda : «Mise à jour de l’agenda», page 1532, 􀂉 les mises à jour comptables : «Mise à jour de la comptabilité», page 1537, 􀂉 l’archivage des pièces : «Archivage», page 1553, 􀂉 l’archivage fiscal des données : «Archivage fiscal des données», page 1569. Menu Traitement © Sage 2007 724 Documents des ventes Traitement / Documents des ventes Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, transformer, supprimer les pièces de vente c’est-àdire les devis, bons de commande, préparations de livraison, bons de livraison, bons de retour, bons d’avoir financiers et factures clients (normales, d’avoir ou de retour). Les principaux titres concernant les documents des ventes sont les suivants : 􀂉 «Liste des documents des ventes», page 724, 􀂉 «Création des documents des ventes», page 739, 􀂉 «Informations sur le document des ventes», page 752, 􀂉 «Fonctions annexes - Documents des ventes», page 750, 􀂉 «Sélection d’un article – Documents des ventes», page 782, 􀂉 «Articles particuliers – Documents des ventes», page 797, 􀂉 «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834, 􀂉 «Valorisation des documents de ventes», page 850, 􀂉 «Duplication des documents des ventes», page 863, 􀂉 «Transformation des documents des ventes», page 867, 􀂉 «Intégration d’un document de vente», page 880, 􀂉 «Impression des documents des ventes», page 882. Liste des documents des ventes Cette fonction affiche la liste des documents des ventes et permet de les saisir. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils et barres verticales. Cette liste présente tous les documents de vente enregistrés et non supprimés. On peut ouvrir la liste des documents de vente en cliquant sur le bouton [Liste des documents de vente] de la barre verticale « Gestion des ventes ». On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des documents de vente] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Menu Traitement © Sage 2007 725 Elle permet de créer, de consulter, de modifier, de transformer et de supprimer les pièces de vente. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles. 􀀳 Nous vous rappelons que ces commandes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation». Ce tri dépend, à son tour, de la position de la liste déroulante Document disposée sur le bord inférieur de la liste des documents des ventes. Le tableau suivant résume les possibilités de tri. Les informations présentées par défaut dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Etat (reliquat ou imprimé) représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Statut (lié à la gestion du circuit de validation des pièces), 􀂉 le Numéro de pièce, 􀂉 la Référence de la pièce, 􀂉 la Date de la pièce, 􀂉 le Numéro de client concerné, 􀂉 l’Intitulé du client, 􀂉 et la Souche. Ces colonnes sont personnalisables. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser la liste des documents des ventes», page 728. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture d’avoir, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté (uniquement valable pour les factures comptabilisées) par l’intermédiaire de la commande Archivage. La Position de la pièce est représentée par une icône : 􀂉 le document a été imprimé ou envoyé par e-mail, Liste déroulant Document Tri de la barre d’outils «Navigation» Classement secondaire Document en cours Type N° pièce Autre choix Date (par défaut) N° de client N° de client Date Type N° de pièce Menu Traitement © Sage 2007 726 􀂉 la pièce est un reliquat. La création et la saisie des pièces sont détaillées plus loin dans ce chapitre. Voir le titre «Création des documents des ventes», page 739. Toutes les pièces peuvent être supprimées sauf les factures comptabilisées, les factures rattachées à un règlement et les documents compactés. Ces documents peuvent être archivés par la commande Archivage. Si vous supprimez une pièce issue d’une transformation, il vous sera proposé de régénérer la ou les pièces d’origine qui réapparaîtront dans la liste des pièces. Voir le paragraphe «Transformation des documents des ventes», page 867. Le bord inférieur de la fenêtre propose cinq boutons sous Windows et quatre sur Macintosh ainsi qu’une liste déroulante dont les rôles sont décrits ci-dessous. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les documents] Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. Les possibilités de sélection qu’il offre sont décrites plus loin. On peut également rechercher une pièce de vente en cliquant sur le bouton [Atteindre un document de vente] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Document Liste déroulante donnant la liste des types de pièces et permettant leur sélection : 􀂉 Tous les documents : tous les documents s’affichent. 􀂉 Devis : seuls les devis apparaissent. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande apparaissent. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison apparaissent. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison apparaissent. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour apparaissent. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier apparaissent. 􀂉 Facture : seules les factures apparaissent (y compris les factures de retour et les factures d’avoir). 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées apparaissent, 􀂉 Documents en cours (valeur par défaut) : entraîne l’affichage de toutes les pièces à l’exception des factures comptabilisées et des documents compactés. Les pièces non autorisées dans les options de l’entreprise n’apparaissent pas dans cette liste. Voir l’option «Organisation», page 172. La sélection faite est conservée dans le fichier GECOMAES.RGC (Reprendre la gescom) sur Windows et dans le fichier REPRENDRE LA GESCOM sur Macintosh. A la réouverture du fichier commercial vous retrouverez la liste déroulante Document dans la position qu’elle avait lors de la fermeture du fichier. Bouton [Modifier le(s) statut(s)] Ce bouton permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. Cette commande est inopérante si les pièces sélectionnées sont de types différents. Voir les explications données plus loin sous le titre «Statut des documents de vente», page 730. Bouton [Transformer le(s) document(s)] Permet de créer une pièce à partir de celle(s) sélectionnée(s). Avant de l’utiliser, vous devez réaliser une sélection, simple ou multiple, dans la liste des pièces. Menu Traitement © Sage 2007 727 Voir le paragraphe «Transformation des documents des ventes», page 867. Bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le ou les documents sélectionnés dans la liste comme pièces jointes à un mail envoyé par Internet. Voir les informations données sur cette commande sous le titre «Envoi des documents des ventes par email », page 731. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Imprimer le(s) document(s)] Ce bouton permet d’imprimer directement les documents sélectionnés dans la liste. Voir les informations données sur cette commande sous le titre «Imprimer la liste des documents des ventes », page 734. Bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] Ce bouton permet de comptabiliser le ou les documents sélectionnés dans la liste. Voir les explications données sous le titre «Comptabilisation directe des documents de vente», page 738. Menu contextuel de la liste des documents des ventes Un menu contextuel est disponible sur la liste des documents des ventes. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Cinq commandes spécifiques sont disponibles : Comptabiliser le(s) document(s) Cette commande permet de lancer la comptabilisation immédiate de la ou des lignes sélectionnées. Elle a le même rôle que le bouton du même nom disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir les explications sur cette fonction sous le titre «Comptabilisation directe des documents de vente», page 738. Imprimer le(s) document(s) Cette commande permet de lancer directement l'impression du ou des documents sélectionnés ou de tous les documents si aucun n’est sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 728 Voir les informations données sur les impressions de documents sous le titre «Imprimer la liste des documents des ventes», page 734. 􀀳 Si vous sélectionnez plusieurs documents de types différents, ils s’impriment tous avec le modèle de mise en page sélectionné. Envoyer le(s) document(s) par E-mail Cette commande a un rôle identique à celui du bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Macintosh Cette commande n’est pas disponible sur ces versions du programme. Cette commande et les suivantes ne sont disponibles que si au moins un document est sélectionné dans la liste. Transformer le(s) document(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le titre «Transformation des documents des ventes», page 867. Modifier le statut des documents Lance la fonction d’enregistrement du statut du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le titre «Statut des documents internes», page 1102. Personnaliser la liste des documents des ventes On peut personnaliser la liste des documents des ventes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes affichées dans la liste des documents des ventes sont détaillées dans le tableau suivant. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Commentaire Type Oui Oui Etat Oui Non Statut Oui Non N° pièce Oui Non Référence Oui Non Date Oui Oui (1) N° client Oui Oui (1) Menu Traitement © Sage 2007 729 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des documents de vente On lance cette sélection en cliquant sur le bouton [Sélectionner les documents] qui se trouve sur le bord inférieur de la liste des documents de vente. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. N° client Liste déroulante permettant la sélection d’un client. La liste des pièces ne présentera plus que celles correspondant à ce client. Si vous laissez cette zone vide, tous les clients sont sélectionnés. Période de / à Permet la sélection des pièces sur une période à l’intérieur de l’exercice. Saisissez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, l’exercice entier sera sélectionné. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sélection. Si aucune pièce n’a été trouvée, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un client. Pour faire réapparaître tous les documents sur tous les clients, vous pouvez refermer la liste et la rouvrir. Intitulé client Oui Non Souche Oui Non Date livraison Non Non Affaire Non Non Collaborateur Non Non Payeur Non Non Caisse Non Non Cette information permet de savoir si le document provient du programme Sage Saisie de caisse décentralisée Transféré Non Non Cette information permet de savoir si le document a été transféré dans le cas d’un fichier commercial utilisé conjointement par les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée N° pièce site Non Non Affiche le numéro affecté lorsque la pièce provient du programme Sage E-commerce. 1. Si la zone Document n’affiche pas Documents en cours. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Commentaire Menu Traitement © Sage 2007 730 Statut des documents de vente Le bouton [Modifier le(s) statut(s)], disposé sur le bord inférieur de la liste des documents de vente, permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. 􀀳 On peut également lancer cette fonction par une commande du menu contextuel de la liste des pièces ou directement dans la pièce elle-même. Il ouvre une fenêtre de paramétrage. Cette fenêtre rappelle les références de la pièce sélectionnée. 􀀳 Si plusieurs pièces de même type sont sélectionnées, seules les références de la première sont affichées. Cette fenêtre ne s’ouvrira que dans les cas suivants : 􀂉 une pièce était sélectionnée dans la liste (dans ce cas le bouton est estompé), 􀂉 si plusieurs pièces étaient sélectionnées, elles étaient de même type (DE, BC, BL, etc.), 􀂉 le niveau de l’utilisateur et le statut de la pièce sélectionnée sont compatibles. Précisons que le statut des documents dépend de deux paramétrages : 􀂉 le premier s’effectue dans l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Organisation, sous le titre Circuit de validation : on y précise les différentes options du circuit de validation des pièces. Ces options sont rappelées dans le tableau ci-dessous. 􀂉 le second s’effectue dans la commande Fichier / Autorisations d’accès : on y précise, niveau d’utilisateur par niveau d’utilisateur quels sont ceux qui peuvent modifier le statut de certaines pièces et quel statut ils peuvent leur affecter. L’administrateur a par défaut le pouvoir de modifier tous les statuts. Le statut de la pièce est rappelé dans le titre de la fenêtre. L’utilisation de cette fonction n’est pas obligatoire. Pour ne pas avoir à s’en préoccuper, il suffit de laisser aux pièces, dans l’option Organisation, leur paramétrage par défaut ou de ne sélectionner que la troisième des trois options disponibles pour chaque pièce (sauf les factures comptabilisées qui ne comportent qu’une seule option). 􀀳 Rappelons que si cette troisième option n’est pas cochée, la pièce n’est pas disponible dans la gestion. Les statuts des pièces de vente sont rappelés dans le tableau suivant. Type de document Statuts possibles Devis Saisi - Confirmé - Accepté Bon de commande Saisi - Confirmé - A préparer Préparation de livraison Saisi - Confirmé - A livrer Bon de livraison Saisi - Confirmé - A facturer Bon de retour Saisi - Confirmé - A facturer Bon d’avoir financier Saisi - Confirmé - A facturer Menu Traitement © Sage 2007 731 Seul le dernier statut disponible pour chaque type de pièce permet sa transformation. 􀀳 Il est possible de paramétrer le statut de la pièce générée par la transformation. Voir le titre «Transformation des documents des ventes», page 867. Exemple Vous êtes l’Administrateur et vous avez enregistré un niveau d’utilisateur Opérateur pour les opératrices de saisie et un niveau Contrôleur pour les responsables des opératrices chargés de vérifier les saisies faites. Vous-même vous réservez de paramétrer le stade ultime de chaque pièce, c’est-à-dire sa transformation dans le type suivant. Les Opérateurs pourront saisir tous les documents et les ouvrir pour les modifier éventuellement à condition que leur statut soit «Saisi». Ils pourront ouvrir les pièces possédant un autre statut mais ne pourront pas les modifier. Les Contrôleurs pourront ouvrir les pièces comportant le statut Saisi ou Confirmé. Ils pourront modifier ce statut de «Saisi» en «Confirmé». Ils pourront ramener le statut en «Saisi» si une pièce doit être modifiée par les Opérateurs. Le troisième statut de chaque pièce leur sera interdit (estompé) et ils ne pourront modifier les pièces comportant ce statut. L’Administrateur pourra ouvrir toutes les pièces et faire toutes les modifications possibles. Il sera le seul habilité à transformer les pièces. Envoi des documents des ventes par e-mail Macintosh Cette fonction n’est pas disponible dans cet environnement. Le bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail], disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des ventes, n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée dans la liste. Il permet d’envoyer sous la forme de fichiers HTML joints à des e-mails les documents qui étaient sélectionnés lors de son utilisation. Ces e-mails sont envoyés aux adresses de messagerie des clients concernés par ces pièces. 􀀳 Il est nécessaire que les documents sélectionnés dans la liste soient tous du même type car la mise en page s’effectuera à partir d’un modèle unique. L’objet de l’e-mail sera automatiquement généré par le programme en fonction du type de document joint. Cet objet est précisé dans le tableau suivant. Facture (1) Saisi - Confirmé - A comptabiliser Facture comptabilisée Comptabilisé 1. Les factures d’avoir et les factures de retour sont incluses dans ce type. Type de document Statuts possibles Type de document Objet Devis Devis Bon de commande Accusé bon de commande Préparation de livraison Préparation de livraison Bon de livraison Bon de livraison Bon de retour Bon de retour Bon d’avoir financier Bon d’avoir financier Facture (1) Facture Facture comptabilisée Facture Menu Traitement © Sage 2007 732 Les documents joints seront sous la forme de fichiers HTML (extension .HTM). Les destinataires sélectionnés obéissent aux règles suivantes : 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » est vide, le programme sélectionnera l’adresse e-mail enregistrée dans le volet « Identification » de la fiche du client. 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » mentionne un nom et que celui-ci est enregistré dans la fiche du client, le mail lui sera adressé. 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » mentionne un nom mais que celui-ci n’est pas référencé dans la fiche du client, un message d’erreur s’affichera. « L’adresse e-mail du contact XXX n’est pas renseignée ? [OK] » Il en sera de même si le contact est enregistré mais que son adresse e-mail est absente. Si plusieurs documents doivent être expédiés simultanément, le programme proposera soit d’arrêter le processus, soit de continuer le traitement en ignorant le message qui ne peut être expédié. Il est possible, dans la commande Fenêtre / Préférences de paramétrer qui sera le destinataire des documents ainsi envoyés : 􀂉 l’adresse de messagerie enregistrée dans le premier volet de la fiche client ou 􀂉 le contact appartenant à un service donné (s’il existe plusieurs contacts pour un même service, c’est le premier contact qui recevra le message). Si les adresses sont renseignées, le programme ouvrira la fenêtre « Sélectionner le modèle ». Sélectionnez le modèle de mise en page qui convient aux documents sélectionnés et cliquez sur le bouton (Ouvrir]. Le programme de messagerie est alors lancé et les mails envoyés à leurs destinataires. 1. Y compris des factures d’avoir et les factures de retour. Menu Traitement © Sage 2007 733 Les fichiers HTML (Hyper Text Markup Language) peuvent être relus et imprimés avec un programme de traitement de texte reconnaissant ce type de fichier ou bien avec les éditeurs de pages HTML. Les navigateurs Internet proposent tous une version simplifiée de ces programmes. Acceptation des devis par e-mail Les devis peuvent être envoyés aux clients pour acceptation par l’intermédiaire de la messagerie Internet. 􀀳 Cette possibilité peut être étendue à d’autres documents que les devis. Pour cela, on peut utiliser : 􀂉 soit le bouton [Générer l’impression sur la messagerie] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de la liste des documents de vente, après sélection des devis à envoyer, 􀂉 soit la commande correspondante disponible dans le menu contextuel s’ouvrant sur cette liste, 􀂉 soit le bouton [Générer l’impression sur la messagerie] qui se trouve dans la fenêtre de saisie du document lui-même. Une fois transmis sous la forme de fichier HTML joint à un message e-mail, ces devis contiendront un bouton [Confirmer] permettant au client de confirmer l’acceptation du devis. Pour cela, il est nécessaire de définir un dépôt émetteur dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Communication » et de renseigner une adresse e-mail pour ce dépôt. Cette adresse sera affectée au bouton Confirmer, permettant ainsi le retour du devis accepté. 􀀳 Si l’adresse e-mail du dépôt émetteur n’a pas été enregistrée à la fois dans le volet «Communication» mais aussi dans la fiche du dépôt correspondant, le bouton Confirmer sera absent du devis envoyé par la messagerie. Un clic sur le bouton [Confirmer par le client] s’accompagnera de l’apparition d’un message proposant : « Confirmez-vous le devis N° XXX ? [OK] [Annuler] » Un clic sur le bouton [OK] générera le message de confirmation à l’attention du dépôt concerné. Ils pourront alors être traités par la commande Traitement / Traitements par lot / Réception devis confirmés qui les transformera en bons de commande définitifs. Ce message comportera l’objet comportant les informations résumées dans le tableau suivant : Exemple Objet d’une confirmation du devis n° D0012 émise par le client Carat. GDED0012 CARAT Le texte du message est toujours le même et inclut comme informations variables le numéro de pièce du devis ainsi que le numéro du client. Valeur Type Commentaire G Symbole de la gestion commerciale Valeur fixe DE Marque du devis confirmé Valeur fixe Numéro de pièce 8 caractères alphanumériques majuscules Le numéro de pièce est complété par des espaces à droite si le nombre de caractères est inférieur à 8 Numéro de client 17 caractères alphanumériques majuscules Menu Traitement © Sage 2007 734 Imprimer la liste des documents des ventes Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents de vente, lance l’impression des documents ou de listes de documents en fonction des sélections faites. Voir ci-dessous le détail des opérations possibles. Pour plus d’informations sur ’impression des documents des ventes eux-mêmes, reportez-vous au paragraphe «Impression des documents des ventes», page 882. 􀀳 Il est possible d’imprimer les documents des ventes directement à partir de leur fenêtre de saisie. Ce bouton a un rôle différent suivant que des documents ont été sélectionnés dans la liste ou non. 􀂉 Si un ou plusieurs documents sont sélectionnés dans la liste, il propose leur impression en affichant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe Impression des documents des ventes. Si les documents sont de types différents (exemple des bons de commande et des factures), ils seront imprimés avec le même modèle de mise en page. 􀂉 Si plusieurs documents de même type (exemple : plusieurs factures) sont sélectionnés, il propose également leur impression comme ci-dessus. 􀂉 Si plusieurs documents de types différents (exemple : des préparations de commande et des bons de commande) sont sélectionnés, il demande de choisir un modèle d’impression et imprime tous les documents à partir de ce modèle. 􀂉 Si aucune sélection n’est faite, il ouvre la fenêtre de sélection simplifiée décrite ci-après. Sélection simplifiée – Impression de la liste des documents de vente L’impression de la liste des documents des ventes peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 735 Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles de la liste des documents des ventes en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Liste : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les pièces sélectionnées. 􀂉 État de contrôle : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Documents : permet de sélectionner, dans une liste qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Le nombre d’exemplaires qui va s’imprimer pour chaque état est de 1 sauf pour les factures dont le nombre dépend des quantités enregistrées dans la fiche «Informer sur le document» qui reprend par défaut le paramétrage de la fiche client correspondante. Voir le paragraphe «Impression des documents des ventes», page 882 pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Document. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Document Liste déroulante permettant de sélectionner le type de document de vente qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, Menu Traitement © Sage 2007 736 􀂉 Facture (y compris factures de retour et factures d’avoir), 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 N° de client (valeur par défaut), 􀂉 Date, 􀂉 N° de pièce. Langue Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : aucune sélection ne portera sur le critère de la langue. Tous les documents sélectionnés s’imprimeront avec le modèle choisi quelle que soit la langue utilisée. 􀂉 Aucune : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Aucune. Ce qui revient à sélectionner les documents dans la langue de l’entreprise. 􀂉 Langue 1 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 1. 􀂉 Langue 2 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 2. Il est souhaitable, dans les trois derniers cas, que le modèle de mise en page utilisé corresponde à la langue paramétrée. Voir la fenêtre «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. Date de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur date. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° pièce de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur numéro. Document vente entête / Référence Ces zones permettent une sélection sur les références de pièce. Document vente entête / Affaire Ces zones permettent une sélection sur les codes affaires. N° client de / à Permet de sélectionner les pièces selon les numéros de client. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton [OK]. Sinon cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des documents de vente Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des documents des ventes. Menu Traitement © Sage 2007 737 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir / Modifier l’élément sélectionné. Liste des documents de vente / Impression HT Ce critère de sélection permet de paramétrer le contenu de la dernière colonne d’impression lorsqu’on a fait le choix Liste sur la ligne de critère Type d’état : 􀂉 Aucune : l’impression reprend les références de l’en-tête. 􀂉 Brut : imprime le total du brut HT, remises non déduites. 􀂉 Net : imprime le total net HT remises déduites. 􀂉 Après escompte : imprime le total HT net après escompte. Document vente entête / Dépôt de stockage Seuls les documents mentionnant en en-tête le ou les dépôts de stockage précisés seront concernés. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des doc. de vente Type d’état Liste, Etat de contrôle, Document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des doc. de vente Classement N° de client, Date, N° de pièce (1) Liste des doc. de vente Impression HT Aucune, Brut, Net, Après escompte (2) 2. Ci-dessous. Document vente entête Type Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) Document vente entête Langue Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document vente entête Dépôt de stockage A saisir (2) Document vente entête Référence A saisir (1) Document vente entête Affaire A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 738 Sélection standard / Devise d’édition Cette option permet d’imprimer l’état dans la devise souhaitée. La monnaie de tenue commerciale est proposée par défaut. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Exportation des états – Documents des ventes Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Comptabilisation directe des documents de vente Il est possible de comptabiliser certains documents directement à partir de la liste des documents de vente. Pour cela : 1 . Sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la liste. 2 . Cliquez sur le bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste ou sélectionnez la fonction du même nom du menu contextuel. Un message s’affiche : « Voulez-vous comptabiliser le(s) document(s) sélectionné(s) ? [Oui] [Non] » Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. Vous pouvez aussi lancer la mise à jour comptable dans une pièce elle-même en cliquant sur le bouton [Comptabiliser le document]. Un message similaire au précédent s’affiche au lancement de cette fonction. Les documents des ventes qui peuvent être comptabilisés de cette manière sont les suivants : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Préparations de livraison, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financier, 􀂉 Factures, 􀂉 Factures d’avoir, 􀂉 Factures de retour, 􀂉 Factures comptabilisées. Le bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] sera grisé si l’utilisateur n’a pas les droits d’accès à la fonction Mise à jour comptable. Voir la fonction «Autorisations d’accès», page 210. Les pièces autres que les factures sont comptabilisées dans le journal de situation défini pour la souche du document ou, si aucun journal de situation n’a été précisé pour cette souche, dans le journal de situation défini dans la zone Code journal ventes du sous-volet « Engagement » du volet « Fichier / A propos de votre société / Comptable ». Les factures sont comptabilisées comme dans la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité et les règlements liés sont transférés sur les journaux de trésorerie correspondants. Un lettrage ou un pré-lettrage est effectué selon les règles définies dans cette fonction. Menu Traitement © Sage 2007 739 Les mêmes contrôles et les mêmes traitements que ceux de la fonction ci-dessus sont appliqués (codes journaux, IFRS, compte d’escompte, section analytique d’attente, etc.) : 􀂉 les factures, factures d’avoir et factures de retour passent en factures comptabilisées ; 􀂉 l’état des factures comptabilisées passe à «Comptabilisée». Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la comptabilisation directe d’une facture. Si la date de la facture à comptabiliser est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Création des documents des ventes La création d’une pièce s’effectue en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » lorsque la liste des documents des ventes est la fenêtre active. Si on a utilisé le bouton [Ajouter] ou le bouton [Saisir un document de vente] des barres d’outils, une fenêtre « Ajouter un document » s’ouvre alors. Cette liste montre tous les types de pièces qu’il est possible de créer. Suivant le paramétrage fait dans l’option Organisation (commande A propos de votre société) certaines pièces peuvent être estompées et inutilisables. Sélectionnez le document souhaité puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir plus loin le paragraphe «Saisie des documents des ventes», page 741. On peut aussi utiliser le bouton [Saisir un document de vente] de la barre verticale « Gestion des ventes » ou un des boutons de la barre d’outils « Gestion des ventes » pour créer directement la pièce correspondante sans ouvrir nécessairement la liste des pièces. On peut créer une pièce de vente en cliquant sur le bouton [Saisir un document de vente] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Menu Traitement © Sage 2007 740 Si la liste déroulante Document (disposée sur le bord inférieur de la fenêtre) a servi à sélectionner un type de document particulier, la fenêtre d’ajout de pièce présélectionnera une pièce correspondante résumée dans le tableau ci-dessous : On peut aussi créer un document des ventes spécifique, sans que la liste des documents des ventes soit nécessairement ouverte, en cliquant sur un bouton de la barre d’outils « Gestion des ventes » ou sur une icône de la barre verticale « Gestion des ventes ». Le tableau suivant résume ces possibilités. Liste déroulante Document Pièce proposée Documents en cours 1er document valide Tous les documents 1er document valide Devis Devis Bon de commande Bon de commande Préparation de livraison Préparation de livraison Bon de livraison Bon de livraison Bon de retour Bon de retour Bon d’avoir financier Bon d’avoir financier Facture (1) 1. La liste déroulante Document ne propose pas de sélection particulière sur les factures d’avoir et les factures de retour. La pièce proposée par défaut sera donc une facture «normale». Facture Facture comptabilisée 1er document autorisé Document Bouton de la barre d’outils Bouton de la barre verticale Devis Saisir un devis client Bon de commande client Saisir une commande client Préparation de livraison client Saisir une préparation de livraison client Bon de livraison client Saisir un bon de livraison client Bon de retour client Saisir un bon de retour client Bon d’avoir client Saisir un bon d’avoir client Facture client Saisir une facture client Menu Traitement © Sage 2007 741 On peut, enfin, créer un document des ventes par appel d’un modèle type. Voir le titre «Création d’une pièce de vente à partir d’un modèle type», page 747. Un document ne peut pas être créé dans les cas suivants : 􀂉 si aucun dépôt n’a été enregistré, 􀂉 si l’une des colonnes Référence, Référence fournisseur ou Désignation n’est pas affichée dans la pièce (voir l’option A propos de votre société / Options / Organisation), 􀂉 si le document désiré n'a pas été autorisé dans cette même option Organisation. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. 􀀳 En cas d’utilisation en réseau, lorsque deux utilisateurs créent simultanément une pièce du même type (et donc avec le même numéro), un message s’affichera sur le poste de celui qui validera l’en-tête en dernier : « Le N° de pièce XXX existe déjà ! Voulez-vous utiliser le numéro de pièce suivant ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles à ce message ont les effets suivants : - [Non] : la pièce ne peut pas être créée. - [Oui] : l’en-tête de la pièce est validé et porte le numéro proposé à l’origine plus 1. Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la création des factures. Si la date de la facture créée est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Saisie des documents des ventes Toutes les pièces de vente utilisent le même format de saisie. Leur titre les différencie et indique le numéro de pièce automatiquement affecté par le programme à la suite du dernier utilisé. Ce titre indique également le nom du client. 􀀳 Si une pièce est annulée, son numéro peut être réutilisé. Facture de retour client Saisir une facture de retour client Facture d’avoir client Saisir une facture d’avoir client Document Bouton de la barre d’outils Bouton de la barre verticale Menu Traitement © Sage 2007 742 Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Tout document des ventes se compose de quatre parties : 􀂉 L’en-tête qui permet de saisir les informations générales sur la pièce (client, numéro de pièce, date, etc.) ; ces informations doivent être validées avant toute saisie de ligne d’article. Voir le titre «En-tête - Documents des ventes», page 742. 􀂉 Les informations générales sur le client, sur la pièce ou sur la ligne d’article sélectionnée. Voir les titres : 􀂉 sur la ligne d’article si une ligne est sélectionnée : ces informations sont regroupées dans la partie supérieure droite de la fenêtre : «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752, 􀂉 «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753, 􀂉 «Informations libres - Documents des ventes», page 758, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759, 􀂉 «Solvabilité - Documents des ventes», page 764 en ce qui concerne la solvabilité du client. 􀂉 Le corps du document constitué par les lignes d’articles et leur zones de saisie. Voir le titre «Saisie des lignes - Documents des ventes», page 765. Les colonnes de saisie sont décrites sous le titre «Colonnes de saisie des documents de vente», page 770. 􀂉 Des commandes annexes accessibles par des boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir le titre «Fonctions annexes - Documents des ventes», page 750. En-tête - Documents des ventes Si la fonction Mode personnalisé est active, la zone d’en-tête de la pièce sera complétée de certaines informations tirées de la fenêtre « Information sur le document ». Sur le Mode personnalisé voir la fonction «Mode personnalisé», page 1721 ainsi que le «Manuel de la gamme». Sur les informations reprises de la fenêtre «Information sur le document», voir le titre «Affichage de l’entête des documents de vente en Mode personnalisé», page 746. Si le document a été créé en cliquant sur le bouton [Création d’un document] d’une fiche client, l’en-tête est renseigné avec les références du client. Celles-ci restent cependant modifiables tant que cet en-tête n’a pas été validé. Menu Traitement © Sage 2007 743 􀀳 Le bouton Retour à la fiche client des précédentes versions du programme a été remplacé par un lien à partir de la légende de la zone Client qui ouvre la fiche du client sélectionné. Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été affecté à la pièce. Ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête des documents (voir les options de l’entreprise). Voir le titre «Informations libres - Documents des ventes», page 758. Bouton [Appliquer les barèmes] Lance l’application des barèmes. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été affecté à la pièce et tant qu’une ligne n’a pas été enregistrée. Voir le titre «Application des barèmes - Documents des ventes», page 791. Bouton [Valorisation du document] Ouvre une fenêtre présentant les informations de pied de pièce. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été affecté à la pièce. Voir le titre «Valorisation des documents de ventes», page 850. Bouton [Imprimer le document] Lance l’impression du document actuellement à l’écran. Cette impression est précédée de l’ouverture d’une fenêtre permettant de sélectionner le modèle d’impression à utiliser. Ce bouton est estompé si aucun client n’est affecté à la pièce. Voir le titre «Impression des documents des ventes», page 882. Bouton [Envoyer le document par e-mail] Lance la transmission par e-mail du document actuellement à l’écran. Ce bouton est inactif si aucun client n’est affecté à la pièce. Voir le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Comptabiliser le document] Ce bouton permet de comptabiliser directement le document. Il n’est pas disponible si l’utilisateur n’a pas les droits pour utiliser la fonction Mise à jour de la comptabilité. Voir le titre «Comptabilisation directe des documents de vente», page 738. Bouton [Informations sur le document] Permet d’avoir accès aux informations générales sur le client et la pièce, pour les vérifier ou les modifier. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Voir le paragraphe «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. Bouton [Informations sur la solvabilité] Permet d’avoir une idée sur la solvabilité du client enregistré. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Voir le titre «Solvabilité - Documents des ventes», page 764. Menu Traitement © Sage 2007 744 Bouton [Transformer le document] Permet la transformation du document à l’écran en un autre. Ce bouton est estompé si aucun client n’est affecté à la pièce. Ce bouton permet la transformation de la pièce actuellement ouverte. Voir le paragraphe «Transformation des documents des ventes», page 867. 􀀳 Ce bouton n’est pas disponible dans les factures de retour et les factures d’avoir. Toutes les fenêtres ouvertes par ces boutons sont décrites plus loin. Les boutons [Précédent] ou [Suivant] de la barre d’outils «Navigation» permettent de passer à la pièce précédente ou à la suivante en fonction du classement de la liste des pièces. Cette commande est désactivée en création. Les zones à saisir dans l’en-tête sont les suivantes : Date Elle est par défaut égale à celle du jour (date système du micro-ordinateur) mais peut être modifiée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Il est conseillé de ne pas antidater les pièces de vente, ce qui peut provoquer des erreurs de calculs. Statut Zone à liste déroulante affichant le statut de la pièce (le même que celui affiché dans la liste des pièces). Si l’utilisateur du programme a les autorisations nécessaires, il pourra modifier cette information. Voir plus haut le titre «Statut des documents internes», page 1102. Numéro de souche Liste déroulante proposant les cinq intitulés enregistrés dans l’option A propos de votre société / Options / Organisation. Par défaut, la liste déroulante propose la souche définie par défaut pour le type de document ainsi que le premier numéro de pièce disponible correspondant (dans la zone adjacente). Le fait de modifier la souche entraîne la modification du numéro de pièce correspondant. 􀀳 Un document créé sur une souche sera automatiquement transformé sur la même souche. La souche constitue un critère de sélection pour : 􀂉 l’impression, 􀂉 l’exportation 􀂉 la mise à jour de la comptabilité. Au moins un intitulé de souche doit être renseigné dans les options. Numéro pièce Zone de 8 caractères alphanumériques affichant automatiquement en création de pièce le premier numéro libre dans la série définie dans les options de l’entreprise (Organisation). Le numéro de pièce doit être unique pour le type de pièce considéré. Le numéro de pièce proposé par défaut par le programme correspond au dernier numéro affecté, incrémenté d’une unité. Il peut être modifié. 􀀳 Après validation de l’en-tête, la souche et le numéro de pièce ne peuvent plus être modifiés. Client Cette zone double sert à la sélection du client sur son abrégé, son numéro ou son code postal. La zone de gauche est une liste déroulante qui offre : 􀂉 N° client (valeur par défaut), 􀂉 Abrégé du client, Menu Traitement © Sage 2007 745 􀂉 Code postal client. 􀀳 On peut paramétrer dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial » le type d’information, abrégé, numéro ou code postal, qui servira par défaut à sélectionner le client. Dans le cas d’une sélection sur le code postal, la liste des clients est systématiquement affichée avec présélection du premier client disposant du code postal le plus proche de la valeur saisie. La zone de droite est une liste déroulante éditable servant à la sélection du numéro ou du nom du client suivant le paramétrage fait dans la zone de gauche. Plusieurs opérations peuvent s’effectuer dans cette zone : 􀂉 création d’un compte client (si elle est autorisée), 􀂉 sélection assistée d’un client. Ces opérations sont décrites plus loin. L’intitulé de ces zones est un lien qui permet d’accéder à la fiche du client sélectionné. Livraison Aucune date n’est indiquée par défaut. Le paramétrage de la date (en date, en semaine ou en julien) est effectué dans le volet « Commercial » de la fiche de l’entreprise. La date de livraison reste modifiable après la validation de l’en-tête. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Ce calendrier a la particularité de présenter également le numéro de semaine. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Une modification de la date de livraison dans l’en-tête ne se répercute pas sur les lignes déjà validées (mais il est possible de le faire, voir ci-dessous). Seules les lignes saisies après cette modification bénéficieront de la nouvelle date de livraison. Dans le corps des documents de vente, une colonne Date de livraison peut être paramétrée dans l’option A propos de votre société / Options / Organisation. Cette colonne reprend par défaut la date renseignée dans l’en-tête du document. Cette information est modifiable ligne par ligne. En cas d’indisponibilité en stock de l’article, une préparation de commande fournisseur peut être générée. Le calcul de la date de livraison s’effectue automatiquement par le programme de la façon suivante : Date de document (date système du micro-ordinateur) + Délai d’approvisionnement renseigné dans la fiche « Référence fournisseur » de l’article considéré. Si cette date est supérieure à la date de livraison de l’en-tête indiquée à la ligne de vente, un message vous en tiendra informé. Il est possible de modifier la date de livraison inscrite dans l’en-tête des documents de vente même après validation de celle-ci. Pour obtenir la mise à jour des dates de livraison de chaque ligne du document, il est nécessaire d’utiliser la touche ENTREE une fois la modification de la date de livraison effectuée. Si vous modifiez cette date et s’il existe des lignes dans la pièce, un message s’affichera lorsque vous validerez cette nouvelle date. « Voulez-vous reporter la modification de la date de livraison sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : la nouvelle date de livraison sera enregistrée pour chaque ligne du document, 􀂉 [Non] : aucune ligne ne sera modifiée mais l’en-tête comportera une nouvelle date de livraison qui s’appliquera à toute nouvelle ligne saisie. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références de la commande du client. Cette zone est modifiable après validation de l’en-tête. Cette information restera identique lors des transformations successives. Menu Traitement © Sage 2007 746 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation de lignes n’est pas rétroactive. Dans le corps des documents de vente une colonne Référence peut être ajoutée aux colonnes initiales par l’option A propos de votre société / Options / Organisation et par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone des lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Affichage de l’en-tête des documents de vente en Mode personnalisé Si la fonction Mode personnalisé est active, certaines informations, paramétrables, pourront apparaître dans l’en-tête de la pièce. Voir la fonction «Mode personnalisé», page 1721. Les informations tirées de la fenêtre « Information sur le document » et affichées par défaut sont les suivantes : 􀂉 Affaire : si la pièce sélectionnée est issue du programme Sage Gestion commerciale, cette zone (non modifiable) sera renseignée avec le code affaire qui y a été éventuellement renseigné. Si la pièce a été créée à partir du programme Sage Saisie de caisse décentralisée, cette zone sera vide. 􀂉 Entête 1, 􀂉 Information libre 1 (si une information libre a été paramétrée pour les en-têtes de pièces), 􀂉 Représentant : l’intitulé de cette zone est un lien qui ouvre la fiche du vendeur / représentant sélectionné, 􀂉 Expédition et 􀂉 Information libre 2 (si une deuxième information libre a été paramétrée pour les en-têtes de pièces). Il est possible de masquer certaines d’entre elles si elles ne vous sont d’aucune utilité. Pour masquer les zones indésirables, consultez le «Manuel de la gamme » ainsi que la fonction «Personnaliser les écrans», page 1714. La fenêtre «Informations sur le document» est décrite sous le titre «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. Menu Traitement © Sage 2007 747 Création d’une pièce à partir d’une fiche client Si le document a été créé en cliquant sur le bouton [Création d’un document] présent dans les fiches clients, l’en-tête est renseigné avec les références du client. Celles-ci restent cependant modifiables tant que cet en-tête n’a pas été validé. Création d’une pièce de vente à partir d’un modèle type On peut créer un document des ventes par appel d’un modèle type en opérant comme suit : 1 . Création d’une pièce de vente selon une des méthodes décrites précédemment. 2 . Renseignement et validation des zones de l’en-tête. 3 . Appel des modèles en cliquant sur le bouton [Modèles] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de saisie des documents de vente. Une fenêtre « Modèles et prestations types » s’ouvre. Elle affiche par défaut les modèles de type Ventes dont le client associé est celui de l’en-tête de la pièce en cours de saisie. 4 . Sélectionnez le modèle en cliquant sur sa ligne puis validez par le bouton [OK]. Les lignes de la pièce type associée au modèle s’insèrent dans la pièce en cours de saisie. 􀀳 On peut utiliser cette méthode en complément de lignes déjà saisies ou compléter les lignes insérées avec d’autres. Si la pièce type comporte des articles sérialisés ou suivis par numéros de lot, la fenêtre de sélection des numéros s’ouvrira immédiatement après l’insertion des lignes. Il en sera de même pour les fenêtres d’indisponibilité en cas d’insuffisance de stock. La fenêtre « Modèles et prestations types » n’affiche, par défaut, que les modèles dont les pièces correspondent au type de document des ventes ouvert et dont le client est celui de la pièce en cours de saisie. Afficher tous les modèles et prestations types Cochez cette case pour faire apparaître toutes les pièces du type Ventes associées à des modèles types, quel que soit le client concerné. Seules les lignes du document type sont incorporées par cette méthode. Le tiers éventuellement associé à la pièce type n’est pas reporté dans l’en-tête. Sélection d’un client – Documents des ventes Si vous saisissez un abrégé ou un numéro de client qui ne correspond pas à un tiers enregistré dans les fichiers, le programme affichera une fenêtre de sélection lorsque le curseur quittera la zone de saisie (avec la touche TABULATION de préférence). 􀀳 En cas de sélection sur le code postal, cette liste s’affiche systématiquement. Si l’abrégé du client n’est pas unique, cette fenêtre s’affichera également. Menu Traitement © Sage 2007 748 Cette fenêtre affiche la liste des clients existants. La liste propose des informations paramétrables. Voir la partie intitulée «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un client», page 749. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne ou utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Types de clients Cette liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle propose : 􀂉 Clients actifs (valeur par défaut) : n’apparaissent que les clients dont l’option Mise en sommeil n’a pas été cochée dans leur fiche. 􀂉 Tous les clients : dans ce cas tous les clients sont proposés y compris ceux mis en sommeil. Elle est inaccessible et non cochée si le tri des clients porte sur le code postal (voir zone suivante). Liste triée par Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des clients par numéro, par abrégé ou par code postal. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction du choix de la sélection du client sur son numéro, sur son abrégé ou sur son code postal. Bouton [Rechercher] Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est décrite dans le «Manuel de la gamme». Bouton [Nouveau] Ce bouton permet de créer un nouveau client. Une fiche client vide s’affiche alors. Voir la commande «Clients», page 587. Ce bouton n’est actif et la création n’est possible que si elle a été autorisée en sélectionnant Les deux ou Tiers dans la zone Création d’éléments en saisie du volet « A propos de votre société / Préférences ». Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour choisir le client sélectionné. Vous pouvez aussi valider ou faire un double-clic sur la ligne du client. Si le client sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le client XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Menu Traitement © Sage 2007 749 Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un client mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le client XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Bouton [Annuler] Referme la liste sans rien choisir. Menu contextuel de la liste de sélection d’un client Un menu contextuel est disponible sur la liste des clients dans la fenêtre de sélection d’un client. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Ce menu ne propose que deux fonctions Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes. Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un client On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des clients en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Colonne Affichée par défaut Tri N° client Oui Oui Intitulé Oui Oui Abrégé Oui Oui Code postal Oui Oui Ville Non Non Pays Non Non Téléphone Non Non Menu Traitement © Sage 2007 750 Création d’un compte client en saisie de document de vente Il est possible de créer un client en tapant un point d’interrogation ? dans la zone d’édition de l’abrégé, du numéro ou du code postal du client dans l’en-tête de la pièce et en tapant la touche TABULATION (si la création est autorisée dans le volet « A propos de votre société / Préférences »). Il est également possible de taper cette désignation en entier suivie d’un point d’interrogation (?). Une nouvelle fiche client s’ouvre alors pour vous permettre de la remplir. Sa validation vous fait revenir à la saisie de la pièce. Validation de l’en-tête – Documents des ventes Il est nécessaire de valider les informations saisies dans les zones de l’en-tête pour pouvoir enregistrer les lignes de la pièce. Cette validation s’obtient en tapant la touche ENTREE. Cette validation permet également l’utilisation des boutons à l’exception des boutons Informations sur la solvabilité et Informations sur le document disponibles dès la saisie du client. La validation de l’en-tête n’est possible que dans les cas suivants : 􀂉 une date a été attribuée, 􀂉 un numéro de pièce a été affecté, 􀂉 un numéro de client a été précisé (ou un nom, ce qui revient au même), 􀂉 le client ne possède pas un code risque dont l’action est A bloquer (en saisie de BL ou en transformation de commande en facture ou de facture en bon d’avoir), 􀂉 le client ne possède pas un contrôle de l’encours client (dans le volet « Statistiques » de la fiche client) dont l’action est Compte bloqué. Dans ce cas, aucune pièce, quelle qu’elle soit, ne peut être saisie pour ce client. 􀀳 Lorsque l’action est A surveiller, un message d’avertissement vous en informe, il permet tout de même la validation de l’en-tête du document. Si le client a été mis en sommeil (dans le volet « Complément » de sa fiche), un message vous en avertira lors de la validation de la pièce. « Le client XXX est mis en sommeil ! [OK] [Annuler] » Si vous cliquez le bouton [OK] sur ce message, la saisie peut se poursuivre. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], la validation est arrêtée et vous pouvez abandonner la saisie en refermant la fenêtre ou en tapant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Fonctions annexes - Documents des ventes Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces sont les suivants : Télécopie Non Non E-mail Non Non N° Siret Non Non N° identifiant Non Non Collaborateur Non Non Mise en sommeil Non Non Colonne Affichée par défaut Tri Menu Traitement © Sage 2007 751 Bouton [Monter] Permet de déplacer vers le haut la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Bouton [Descendre] Permet de déplacer vers le bas la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Pour les deux boutons qui précèdent, voir le titre «Déplacement des lignes», page 769. Bouton [Associer un texte complémentaire] Pour associer un glossaire à une ligne. Voir le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796. Bouton [Insérer une ligne] Pour insérer une ligne avant une autre. Voir le paragraphe «Insérer une ligne de texte», page 797. Bouton [Insérer un sous-total] Pour insérer une ligne de total partiel. Voir le paragraphe «Insertion d’un sous-total», page 793. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Voir plus haut le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Voir le titre «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759. Bouton [Intégrer des documents] Permet d’insérer les lignes d’une autre pièce à destination du même client. Voir le titre «Intégration d’un document de vente», page 880. Bouton [Modèles] Permet d’insérer les lignes d’une pièce modèle type créée dans la fonction Modèles et prestations types. Voir le titre «Modèles et prestations types», page 1280. Bouton [Informations sur le document lié] Permet de consulter les pièces d'achat associées à la pièce de vente dans le cas d'articles en contremarque. Voir le titre «Article en contremarque - Documents des ventes», page 809. Menu Traitement © Sage 2007 752 Bouton [Emplacements] Ce bouton permet de modifier la ventilation par emplacements de la ligne de l’article sélectionnée. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock et pour les articles gérés en stock. Voir le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787. Informations sur le document des ventes Plusieurs zones de la fenêtre de saisie des documents des ventes ainsi que plusieurs fonctions permettent d’obtenir des informations sur le document des ventes : 􀂉 «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752, 􀂉 «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753, 􀂉 «Informations libres - Documents des ventes», page 758, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes La partie supérieure droite de la fenêtre de saisie d’un document de vente affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. Si aucune ligne n’est sélectionnée ou en cours de saisie, les informations générales affichées dépendent du paramétrage fait dans le volet « A propos de votre société / Préférences ». 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton [Informer sur le document]. Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 Poids net, 􀂉 Poids brut, 􀂉 Total HT, 􀂉 PR HT, 􀂉 Marge HT, 􀂉 Marge en %. 􀀳 Le prix de revient et les marges ne s’affichent que si l’option Affichage marge en saisie est sélectionnée dans le volet «Fichier / A propos de votre société / Préférences». Cet affichage peut être défini pour chaque poste de travail à partir de la fonction Fenêtres / Préférences. Menu Traitement © Sage 2007 753 Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont illustrées ci-dessous dans le cas où vous l’auriez demandé dans le volet «A propos de votre société / Préférences», en cochant la zone Affichage stock en saisie. Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : 􀂉 Stock réel, 􀂉 Stock à terme, 􀂉 Stock mini, 􀂉 Stock maxi. Informations sur le document – Documents des ventes La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur le document] permet d’avoir accès à certaines informations de la fiche du client pour en vérifier ou en modifier le contenu. On peut ouvrir cette fenêtre dès qu’un client a été mentionné dans l’en-tête, sans que cet en-tête ait été validé. Cette fenêtre reprend certaines informations de la fiche du client sélectionné. Nous précisons ci-dessous les informations saisissables et leur origine s’il y a lieu. Toutes ces informations sont modifiables si aucune ligne n’a été saisie. Si une ligne au moins a été saisie, ces zones restent modifiables à l’exception du dépôt émetteur, de la devise et de la catégorie comptable et sous réserve des précisions apportées ci-dessous. Toutes les modifications Menu Traitement © Sage 2007 754 faites dans cette fenêtre ne concernent que la pièce en cours d’élaboration et ne sont reportées ni dans la fiche client ni ailleurs. 􀀳 Si vous voulez bénéficier des regroupements lors des transformations, il importe que les informations enregistrées dans cette fenêtre soient identiques d’une pièce à l’autre. Voir le paragraphe «Transformations avec regroupement – Documents des ventes», page 873. Entête 1, 2, 3 et 4 Ces quatre zones de saisie libre servent à enregistrer l’identification des clients de passage ou n’importe quelle autre information qui pourra être imprimée sur le document. Elles permettent donc, par exemple, la création de factures “comptoir” qui pourront être imputées sur un compte « Clients divers » tout en gardant l’identification de chacun sur la facture (25 caractères alphanumériques chacune). 􀀳 Dans le cas d’une transformation de plusieurs documents en un seul, seules les zones de la dernière pièce seront prises en compte. Dépôt client Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le dépôt du client qui doit être livré. Par défaut le dépôt principal est proposé. Devise Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. Reprend par défaut celle affectée au client. 􀀳 Dès qu’une devise est rattachée à un document, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en montant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises. Cours Zone disposée juste en dessous de la précédente et permettant la saisie du taux de conversion devise/monnaie courante. La valeur affichée dans cette zone provient de la zone Cours des options de l’entreprise correspondant à la devise indiquée dans la zone précédente. Cette information est modifiable. Caisse Cette zone n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Elle est réservée au programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Elle est cependant renseignée si le document correspondant est issu de ce dernier programme. Payeur Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement du compte de tiers payeur. Par défaut cette zone reprend le compte saisi dans la zone Payeur de la fiche du client. La facture pourra être établie au nom du client mais les écritures comptables seront passées sur le compte de tiers payeur. Représentant Liste déroulante éditable permettant d’affecter un représentant à la pièce. Cette zone reprend par défaut celui affecté au client. Elle donne accès à la liste des représentants enregistrés dans la commande Structure / Collaborateurs. Il est possible de changer le nom du représentant si un autre a été à l’origine de la commande. Cette modification ne sera pas enregistrée dans la fiche du client. 􀀳 Si plusieurs représentants sont à l’origine d’une même commande, il est possible de modifier le représentant affecté à chaque ligne dans la colonne Représentant (si vous avez paramétré sa présence) ou en utilisant la fonction Informations ligne du document. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752. Il est possible de modifier cette information même si des lignes d’articles ont été saisies. Un message va alors s’afficher à la fermeture de la fenêtre. Il propose : Menu Traitement © Sage 2007 755 « Voulez-vous reporter la modification du représentant sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la modification intervient. 􀂉 [Non] : les lignes restent avec le représentant d’origine. 􀂉 [Annuler] : vous pouvez revenir sur vos modifications. Centrale d’achat Cette zone se complète avec le nom de la centrale d’achat qui a éventuellement été affectée au client (dans sa fiche). Dans ce cas, la zone Tarif devient inactive et les conditions de vente qui seront appliquées au client seront celles consenties à la centrale d’achat à laquelle il est affilié. Il est possible d’enregistrer une centrale d’achat dans cette zone sans pour autant que le client y soit affilié. Dans ce cas, les conditions de la centrale s’appliqueront au client. Si le client et la centrale sont identiques, un message d’erreur s’affichera : « Le client XXX possède une centrale d’achat. Il ne peut être défini comme centrale d’achat ! [OK] ». Périodicité Cette zone est une liste déroulante. Elle donne accès à la liste des périodicités de facturation enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut celle de la fiche client est proposée. La périodicité permet d’indiquer le rythme d’impression des factures (hebdomadaire ou mensuel par exemple). Catégorie comptable Cette liste déroulante éditable permet de modifier la catégorie comptable du client pour le document en cours de saisie. Cette information n’est plus modifiable dès l’instant où une ligne d’article a été saisie. Elle permet de : 􀂉 gérer la suspension de TVA en modifiant la méthode de taxation des articles, 􀂉 modifier la passerelle comptable pour ce document seulement. Compte (Cpte) général Zone à liste déroulante permettant la sélection du compte général comptable sur lequel seront transférées les écritures comptables correspondantes à la pièce. Par défaut cette zone affiche le compte général associé au compte du tiers destinataire de la pièce. 1 BL / Facture Par défaut le programme reprend ce qui est indiqué dans la fiche client. Cette option interdit, quand elle est sélectionnée, de regrouper plusieurs bons de livraison sur une même facture. Nombre (Nb) Facture Enregistrer ici le nombre de factures à envoyer au client. 2 caractères numériques au maximum. La valeur affichée dans cette zone est reprise de la zone Factures du volet «Complément» de la fiche du client payeur. Elle est modifiable. Régime / Transaction Liste déroulante permettant de renseigner le code Régime et le code Transaction. 􀀳 Ces informations concernent toutes les lignes du document et doivent être saisies sur deux caractères numériques au maximum. Cette information est nécessaire pour l’établissement de la Déclaration d’échanges de biens intra-communautaires. Voir la commande «Exporter», page 235. Menu Traitement © Sage 2007 756 Les codes Régime et Transaction sont les suivants. Dépôt Liste déroulante éditable donnant la liste de vos dépôts d’où la livraison sera effectuée (dépôt émetteur). Par défaut, le dépôt principal est sélectionné sauf si vous avez affecté un dépôt particulier au client sélectionné (dans le volet «Complément» de la fiche client). Si la colonne Dépôt de stockage est sélectionnée dans l’option A propos de votre société / Options / Organisation pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible. Dans les devis, les bons de commande et les préparations de commande, il est possible de modifier le dépôt émetteur. Dans ce cas, le programme affiche un message demandant si cette modification doit être reportée sur les lignes déjà saisies. « Voulez-vous reporter la modification du dépôt sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » 􀀳 Les lignes de bons de commande pour lesquelles il existe une réservation de numéro de série ou de lot ne seront pas concernées par cette modification du dépôt. Langue Liste déroulante permettant de définir la désignation de l’article qui sera indiquée dans le document. Par article, plusieurs désignations peuvent être définies. Par défaut le programme reprend la langue définie dans la fiche client. Cette option permet d’indiquer les libellés des articles dans la langue du client de destination. Les choix suivants sont proposés : 􀂉 Aucune : la désignation principale de l’article sera proposée, 􀂉 Langue 1 : la désignation renseignée en langue 1 de la fiche article sera proposée. 􀂉 Langue 2 : la désignation renseignée en langue 2 de la fiche article sera proposée. Expédition Liste déroulante proposant tous les modes d’expédition enregistrés dans les options de l’entreprise. Cette zone reprend par défaut celui affecté au dépôt du client. Caissier Cette zone n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Elle est réservée au programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Elle est cependant renseignée si le document provient de ce dernier programme. Condition Liste déroulante reprenant par défaut la condition de livraison définie dans la fiche lieu de livraison du client. Cette zone permet de définir les obligations à la charge de l’entreprise et celles à la charge du client. Type de documenta Code Régime Code Transaction Devis 21 11 Bon de commande 21 11 Préparation de livraison 21 11 Bon de livraison 21 11 Bon de retour 25 21 Bon d’avoir 25 21 Facture 21 11 Facture d’avoir 25 21 Facture de retour 25 21 Menu Traitement © Sage 2007 757 Colisage Zones permettant d’une part, d’indiquer le nombre de colis correspondant à la livraison et, d’autre part, de sélectionner la nature des colis dans la liste des unités d’achat et de vente. Cette information permet l’édition des étiquettes d’expédition par la commande Etat / Etiquettes de colisage. Il sera imprimé autant d’étiquettes que de nombre de colis. Contact Cette zone permet la saisie du nom d’un contact (35 caractères alphanumériques). Il est possible de sélectionner, à l’aide de la liste déroulante, un des contacts enregistrés dans la fiche du tiers sélectionné. Il est également possible d’en saisir un qui ne le soit pas. Cette zone affiche par défaut un nom en fonction du choix fait dans la zone Service contact adressé de la fonction Fenêtre / Préférences : 􀂉 si le choix fait dans cette zone est Principal, la zone Contact restera vide ; 􀂉 si le choix porte sur un autre service contact (enregistré dans l’option Service contact de la fiche de l’entreprise), c’est le premier nom (s’il en existe un) du service correspondant qui s’affichera (mais sera modifiable). Tarif Liste déroulante permettant de sélectionner les catégories tarifaires. La catégorie tarifaire définie dans la fiche client est reprise par défaut. Il est possible d’affecter un tarif par pièce. Exemple Tarif en fonction du volume de commande Commande inférieure à 50 000,00 € Tarif 1, Commande supérieure à 50 000,00 € Tarif 2. Si le client est affilié à une centrale d’achat (zone Centrale d’achat de la présente fenêtre renseignée), cette zone s’estompe et ce sont les conditions faites à la centrale d’achat qui s’appliqueront. Il est possible de modifier la catégorie tarifaire après saisie de lignes dans la pièce. Si vous modifiez la valeur inscrite et que vous validiez cette nouvelle valeur ou bien que vous refermiez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK], un message apparaîtra. « Voulez-vous reporter la modification de la catégorie tarifaire sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] Non [Annuler] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : la nouvelle catégorie tarifaire est appliquée à chaque ligne du document. Le prix unitaire et la remise sont recalculés pour chacune d’elles. 􀂉 [Non] : aucune ligne ne sera modifiée mais la nouvelle catégorie tarifaire s’appliquera à toute nouvelle ligne saisie. 􀂉 [Annuler] : aucune modification n’est faite et vous revenez à la fenêtre précédente. Affaire Liste déroulante éditable permettant l’affectation d’un code affaire (ou section analytique) au document. Les sections analytiques proposées sont celles qui correspondent au plan analytique sélectionné dans l’option Plan analytique Affaires dans les options de l’entreprise. Cette information reste modifiable à ce niveau même si des lignes ont été saisies dans le document. Dans ce cas, la modification à ce stade ne sera pas répercutée sur les lignes déjà saisies sauf si la réponse au message qui va s’afficher à la fermeture de la fenêtre l’autorise. « Voulez-vous reporter la modification de l’affaire sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] Non [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la modification intervient. 􀂉 [Non] : les lignes restent avec le code affaire d’origine. 􀂉 [Annuler] : vous pouvez revenir sur vos modifications. Menu Traitement © Sage 2007 758 Dans tous les cas, les codes affaires restent modifiables ligne à ligne par le biais de la colonne Affaire (si elle est présente dans le masque de saisie de la pièce). Cette zone permet entre autres la gestion des documents par affaire. Lors du transfert comptable, chaque ligne sera imputée sur le code affaire de la ligne. Le code affaire de l’en-tête ne sera utilisé que pour imputer le montant de l’escompte. Le code affaire de l’en-tête sera proposé par défaut pour chaque ligne. Si le code affaire sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un code affaire mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Section IFRS Cette zone n’apparaît à l’écran que si la gestion de la norme IFRS est active. Ce paramétrage s’effectue dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Dans ce cas elle permet d’affecter à la pièce une section du plan IFRS : par défaut celle enregistrée dans la fiche du tiers destinataire de la pièce. Modifiable. Il n’est pas possible de moduler les sections IFRS ligne par ligne de document. Toutes les lignes se voient affecter la section enregistrée ici. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Informations libres - Documents des ventes Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Informations libres]. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Il reste inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour les en-têtes dans les options de l’entreprise. Cette fenêtre permet de consulter ou de renseigner les informations libres concernant le document. 􀀳 Rappelons que les désignations des informations libres sont enregistrées dans les options de l’entreprise. La liste reprend l’ensemble des informations libres concernant le fichier des documents de vente. Les informations libres de type Valeur calculée sont précédées d’une icône particulière. Pour ajouter une valeur à une information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez-la dans la zone de saisie en bas de la fenêtre puis validez. Menu Traitement © Sage 2007 759 Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout. Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et validez. 􀀳 Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une information libre à ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet « Options » de la fiche de l’entreprise. Voir les explications données, notamment sur les suppressions. Rappelons que les informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de sélection dans la commande Rechercher et dans les impressions. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes Bouton [Informations sur une ligne] Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. . Après avoir sélectionné une ligne, cliquez sur le bouton [Information sur une ligne] (ce bouton se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre), la fenêtre « Information ligne du document » s’affiche. Cette fenêtre affiche deux ou quatre onglets sur Windows ou une liste déroulante sur Macintosh pour accéder aux volets disponibles dans cette fenêtre : 􀂉 des informations sur la ligne sélectionnée : «Volet Informations ligne – Information ligne du document des ventes», page 760, 􀂉 les valeurs des informations libres affectées à l’article : «Volet Informations libres – Information ligne du document des ventes», page 762, 􀂉 «Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente», page 763 : ce volet n’est présent que lorsque la ligne sélectionnée concerne un article sérialisé ou géré par lot et pour lequel on a enregistré des informations libres de type Série/lot ; 􀂉 des informations sur les emplacements de stockage lorsque cette fonction est utilisée : «Volet Emplacements – Information ligne du document des ventes», page 763. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications faites dans les volets. Bouton [Annuler] Cliquez sur ce bouton ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour n’en rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 760 Volet Informations ligne – Information ligne du document des ventes Cette fenêtre propose les informations enregistrées sur la ligne de document sélectionnée. Toutes les colonnes de l’option A propos de votre société / Options / Organisation sont reprises ainsi que les informations décrites ci-dessous. Il est possible d’intervenir sur certaines valeurs pour les modifier directement à partir de cette liste. La zone de saisie en dessous de la liste prend la désignation de la ligne actuellement sélectionnée. Si son contenu n’est pas estompé, la donnée est modifiable. N° de pièce du bon de commande Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir de la préparation de livraison. Elle reprend le numéro de pièce du bon de commande duquel est issue la ligne. Date du bon de commande Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir de la préparation de livraison. Elle reprend la date du bon de commande duquel est issue la ligne. N° de pièce de la préparation de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend le numéro de pièce de la préparation de commande de laquelle est issue la ligne. Date de la préparation de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend la date de la préparation de commande de laquelle est issue la ligne. N° de pièce du bon de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir de la facture. Elle reprend le numéro de pièce du bon de commande duquel est issue la ligne. Date du bon de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend la date du bon de livraison duquel est issue la ligne. Référence composé Affiche la référence du composé dans le cas d’une ligne concernant un article composant d’une nomenclature commerciale. Type ligne nomenclature Affiche le type de ligne : Menu Traitement © Sage 2007 761 􀂉 Normale : la ligne est valorisée dans la pièce, 􀂉 Non valorisée : la ligne n’est pas valorisée dans la pièce. La modification d’une valeur, quand elle est possible, s’effectue comme suit : 1 . sélectionnez la ligne dans le document ; 2 . cliquez sur le bouton [Informations sur une ligne] ; 3 . sélectionnez le champ modifiable et saisissez la modification dans la zone du bas de la fenêtre ; 4 . validez la saisie par la touche ENTREE du clavier alphanumérique ; 5 . validez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK] ou par la touche ENTREE du clavier numérique ; 6 . validez la ligne sélectionnée pour que la modification soit effective. Lorsque la modification est possible, elle s’effectue par la zone inférieure de la fenêtre. Le tableau suivant reprend pour chaque colonne les modifications possibles. Information Modification possible à partir de cette fenêtre Information Modification possible à partir de cette fenêtre Référence article Non Type ligne nomenclature Non Référence fournisseur Non P. R. unitaire Non Référence composé Non CMUP Non Désignation Non Montant HT Non Complément Non Montant HT devise Non Référence (pièce) Oui Taxe 1 Non Gamme 1 Non Taxe 2 Non Gamme 2 Non Taxe 3 Non N° série & lot Non P. R. total Non P. U. Non Montant TTC Non P. U. TTC Non Représentant Oui P. U. devise Non Dépôt Non P. U. bon de commande Non Affaire Oui Quantité Non Péremption Non Quantité colisée Non Fabrication Non Conditionnement Non Marge en valeur Non Quantité commandée Dans les devis uniquement Marge en % Non Quantité préparée Dans les bons de commande uniquement N° client ligne Non Quantité livrée Dans les bons de commande uniquement N° de pièce du BC Non Quantité facturée Dans les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir N° de pièce de la PL Non Reste à livrer Non N° de pièce du BL Non Poids net global Oui Date du BC Non Poids brut global Oui Date de la PL Non Date de livraison / fabrication Oui Date du BL Non Menu Traitement © Sage 2007 762 Volet Informations libres – Information ligne du document des ventes On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou en sélectionnant cette désignation dans la liste déroulante en haut de la fenêtre sur Macintosh. 􀀳 Ce volet peut ne pas être disponible si vous n’avez paramétré aucune information libre pour les lignes de pièces. Voir l’option «Organisation», page 172. Les informations libres qui apparaissent dans cette fenêtre sont celles paramétrées pour les lignes de documents dans les options de l’entreprise. Il n’est pas possible d’ajouter d’information libre à ce niveau, seule leur valeur peut être renseignée. Les informations libres de type Valeur calculée sont précédées d’une icône particulière. Pour ajouter ou modifier une valeur d’information libre : 1 . cliquez sur la ligne de l’information libre ; 2 . utilisez la zone d’édition en bas de la fenêtre pour saisir, modifier ou supprimer la valeur de l’information libre ; 3 . validez. Remise Non Référence composé Non P. U. net Non Type ligne nomenclature Non P. U. net TTC Non P.U. net en devise Non Information Modification possible à partir de cette fenêtre Information Modification possible à partir de cette fenêtre Menu Traitement © Sage 2007 763 Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente Ce volet n’est disponible que lorsque la ligne de la pièce sélectionnée concerne un article sérialisé ou géré par lot et pour lequel on a enregistré des informations libres de type Numéros série/lot. Rappelons que les informations libres de type Numéros série/lot sont enregistrées dans l’option «Information libre», page 160 de la fiche de l’entreprise. Elle permet de consulter ces informations. Aucune modification n’est possible à ce niveau car ces informations peuvent servir à retrouver la trace des articles sérialisés ou gérés par lot. Ce volet n’apparaît pas dans les devis, bons de commande clients et préparations de livraison. Volet Emplacements – Information ligne du document des ventes Ce volet n’apparaît que dans le cas où la gestion multi-emplacements est active et seulement pour les articles suivis en stock. Menu Traitement © Sage 2007 764 Il précise les stocks de l’article en fonction des différents emplacements où il peut être stocké. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Solvabilité - Documents des ventes Cette fenêtre est ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur la solvabilité]. Elle permet de vérifier rapidement la solvabilité du client. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Il est possible de la consulter avant que l’en-tête de la pièce soit validé. Cette fenêtre extrait un certain nombre de statistiques de l’historique du client et permet de vérifier sa solvabilité. Risque Liste déroulante rappelant le code risque affecté au client. Il est possible de le modifier à ce niveau. Les codes risques sont enregistrés dans les options de l’entreprise ou sont automatiquement affectés par le programme si l’utilisateur le désire. Voir l’option «Code risque», page 135 dans le volet «A propos de votre société / Options» ainsi que le «Volet Préférences – A propos de…», page 122 de cette même commande. Voir aussi le «Volet Statistiques – Clients», page 619. Si la commande Structure / Clients est protégée en écriture, la liste déroulante Risque ne pourra être modifiée. Livraison Zone non modifiable rappelant l’action attachée au code risque sélectionné dans la zone précédente. Voir les options de l’entreprise. Informations données dans cette fenêtre : 􀂉 Encours autorisé : valeur extraite de la fiche client, 􀂉 Solde à la date du jour : cumul des quatre lignes qui suivent, 􀂉 Echus à 1 mois : retards de paiement de moins de 30 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 2 mois : retards de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 3 mois : retards de paiement de plus de 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Non échus : échéances non encore échues, 􀂉 Dépassement : différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour, 􀂉 Portefeuille en cours : cumul TTC des bons de livraison et des factures non transférées en comptabilité, 􀂉 Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours, 􀂉 Assurance crédit : valeur tirée de la fiche client, Menu Traitement © Sage 2007 765 􀂉 Risque réel : cumul du solde à la date du jour et du portefeuille en cours diminué de l’assurance crédit, 􀂉 Portefeuille BC : cumul TTC des bons de commande non livrés, 􀂉 Dernière facture : date de la dernière facture (normale, de retour ou d’avoir) enregistrée dans un journal de vente, 􀂉 Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré dans un journal de trésorerie. 􀀳 Si vous n’avez pas enregistré d’encours autorisé pour le client, le programme suppose que vous lui permettez un découvert illimité et ne calcule pas le dépassement. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Saisie des lignes - Documents des ventes La saisie d’articles dans le corps du document dépend de l’article lui-même. Le tableau suivant récapitule les principaux types d’articles. Type d’article Particularités de saisie Sans particularité Article pour lequel ni gamme, ni conditionnement, ni numéro de série, ni numéro de lot n’ont été saisis. Cet article n’est pas géré en vente au débit. Mono Gamme Article pour lequel la liste déroulante Gamme 1 a été renseignée avec une gamme de type Produit. Exemple : article géré par taille Double Gamme Article pour lequel les listes déroulantes Gamme 1 et Gamme 2 ont été renseignées avec des gammes de type Produit. Exemple : article géré par taille et par couleur A conditionnement Article vendu sous la forme de différentes combinaisons bien que sa gestion se fasse sur une seule entité. Exemple : oeufs vendus au détail ou préemballés Suivi en sérialisé Article pour lequel un numéro de série doit être enregistré. Chaque article possède son numéro de série différent des autres. Exemple : magnétoscopes Suivi par lot Article appartenant à un lot. Plusieurs articles peuvent avoir le même numéro de lot. Exemple : médicaments Géré en vente au débit Article dont la quantité n’est pas saisie directement mais est le résultat d’une formule mathématique enregistrée en colonne Conditionnement. Exemple : cordage en nylon vendu par tronçons et facturé au mètre linéaire. Facturation sur poids net Article dont le poids intervient dans le calcul du montant de la vente. Exemple : poulets Facturation forfaitaire Article dont la quantité n’est pas gérée. Le prix enregistré entre seul en ligne de compte. Exemple : frais de port En contremarque Article normalement non tenu en stock dont la commande par un client entraîne la génération d'une commande fournisseur ou la mise en fabrication si l’article est à nomenclature de fabrication. A l'inverse, la livraison de l'article par le fournisseur ou la mise en stock après fabrication entraîne la génération du bon de livraison client. A nomenclature de fabrication Article dans la composition duquel entrent plusieurs autres articles mais qui est géré comme une entité. Ces articles peuvent être en contremarque. Voir ci-dessus. A nomenclature commerciale / composé Article non tenu en stock et composé de plusieurs autres articles. Ceux-ci apparaissent dans les pièces au même titre que le composé à des fins statistiques mais la valorisation est faite sur le composé. Menu Traitement © Sage 2007 766 Voir la commande «Articles», page 413 pour tout ce qui concerne les zones de la fiche article et la commande «Contremarque», page 1374 pour les articles de ce type. Chaque type d’article fait l’objet de paragraphes descriptifs particuliers. Les lignes ne peuvent être saisies qu’après avoir validé les zones de l’en-tête de la pièce. Si l’article sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de la ligne en affichant un message bloquant. « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un article mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Cette fenêtre affiche les colonnes sélectionnées dans l’option Organisation pour le type de pièce considéré. Voir cette option «Organisation», page 172. Vous pouvez déplacer les colonnes en les faisant glisser par leur titre (le pointeur change alors d’aspect). Relâchez le bouton de la souris lorsque le pointeur a dépassé le bord de la colonne avant ou après laquelle vous voulez insérer la colonne déplacée. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant sur le trait qui sépare leur titre de celui de la colonne suivante (le pointeur change alors d’aspect), puis en faisant glisser. Relâchez le bouton de la souris lorsque la taille désirée est atteinte. 􀀳 Pour modifier la taille de la dernière colonne à droite, il faut que le curseur de la barre horizontale de défilement soit complètement à droite. Il n’est pas possible de diminuer la largeur des colonnes d’une fenêtre dont la barre de défilement horizontale ne contient aucun curseur. A nomenclature commerciale / composant Article non tenu en stock et composé de plusieurs autres articles. Il ne sert qu’à appeler les composants dans une pièce et la valorisation est faite sur chacun des composants. Articles liés. Article dont la saisie dans une pièce appelle un ou plusieurs autres articles. Une fois appelés, ces derniers sont complètement indépendants du premier et peuvent être traités individuellement. Type d’article Particularités de saisie Menu Traitement © Sage 2007 767 Colonnes de saisie des documents des ventes Les colonnes et les informations qu’on peut y saisir sont regroupées sous le titre «Colonnes de saisie des documents de vente», page 770. Menu contextuel des lignes des documents de vente Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes des documents de vente. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles : Tri des lignes du document Trois fonctions permettent de trier les lignes du document ouvert : 􀂉 Ordre saisi : (valeur par défaut) les lignes restent dans l’ordre de leur saisie. 􀂉 Référence article : les lignes sont triées par ordre croissant de référence article. 􀂉 Référence fournisseur : les lignes sont triées par ordre croissant de référence fournisseur. Si cette information est manquante, les lignes correspondantes seront déplacées en fin de liste. Si la fonction sélectionnée est différente de Ordre saisi, les boutons [Monter] et [Descendre] sont inactifs. Ce critère est conservé lorsqu’on passe d’un document à un autre ou lorsqu’on ouvre un document alors qu’un autre est déjà ouvert. Lorsqu’un document est ouvert seul en modification pour la première fois, l’ordre de tri est celui par défaut. 􀀳 L’ordre de tri Référence fournisseur n’est pas applicable aux documents internes. Mise à zéro de la quantité à transformer Cette fonctionnalité permet de mettre à zéro le contenu des colonnes Quantité commandée, Quantité préparée, Quantité livrée et Quantité facturée en une seule opération. 􀀳 Rappelons que les colonnes dont il est question ont les rôles suivants : - Colonne Quantité commandée : elle indique, dans les devis, les quantités à transformer en bon de commande, en préparation de livraison, en bon de livraison ou en facture. La différence avec la quantité est conservée en reliquat. - Colonne Quantité préparée : elle indique dans les commandes la quantité prévue pour la préparation de livraison. Pour les bons de livraison et les factures, elle indique la quantité qu’il était prévu de préparer pour la livraison. - Colonne Quantité livrée : elle indique, dans les bons de commande et les préparations de livraison, les quantités à transformer en bon de livraison ou en facture. - Colonne Quantité facturée : elle indique, dans les bons de livraison, les bons de retour ou les bons d’avoir financier, la quantité à transformer en facture. Menu Traitement © Sage 2007 768 Cette modification est également possible en saisie manuelle. Voir les descriptions faites dans chacune des colonnes concernées. Transformer la(les) ligne(s) Cette commande permet de ne transformer que les lignes sélectionnées dans le corps de la pièce. Les opérations de transformation sont décrites plus loin. 􀀲 Les commandes Mise à zéro de la quantité à transformer et Transformer la(les) ligne(s) ne sont pas disponibles dans les factures d’avoir et de retour. Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. Cette fenêtre ne se complète pas automatiquement des lignes pour vous permettre de sélectionner au préalable le volet que vous désirez consulter. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Personnaliser les colonnes des documents des ventes On peut personnaliser les colonnes des documents des ventes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le corps des documents de vente affiche par défaut un certain nombre de colonnes dont l’Administrateur peut modifier la présence ou la disponibilité dans l’option Organisation (volet « Fichier / A propos de votre société / Options »). Les colonnes disponibles dépendent du type de document. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Opérations possibles sur les lignes des pièces de vente Saisie d’une nouvelle ligne Pour saisir une nouvelle ligne : 1 . Assurez-vous qu’aucune autre ligne n'est sélectionnée. 2 . Amenez le curseur dans la zone de saisie de la première colonne (au-dessus du titre de la colonne). 3 . Tapez ou sélectionnez les informations dans les zones d’édition. 4 . Validez pour les enregistrer. Menu Traitement © Sage 2007 769 Modification d’une ligne saisie 1 . Sélectionnez-la dans la liste. 2 . Apportez les modifications voulues dans les zones d’édition au-dessus des titres des colonnes. 3 . Validez. 􀀳 La modification des quantités sur une ligne comportant un article en contremarque s'accompagne de l'apparition d'un message particulier. Voir le paragraphe «Article en contremarque - Documents des ventes», page 809. La validation après modification d’une ligne dont une ou plusieurs zones sont gérées par un modèle d’enregistrement entraîne un recalcul de ce modèle si l’option Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne est cochée dans le volet «Fichier / A propos de votre société / Préférences». Suppression d’une ligne 1 . Sélectionnez-la dans la liste. 2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Il est impossible de supprimer une ligne de facture comptabilisée. 􀀳 Rappelons que pour dessélectionner une ligne, même si des modifications y ont été apportées, il faut cliquer sur cette ligne tout en pressant une touche CTRL sur Windows ou COMMANDE sur Macintosh. La suppression d'une ligne comportant un article en contremarque s'accompagne de l'apparition d'un message particulier. Voir le paragraphe traitant de ces articles. Insertion d’une ligne vide Tapez simplement la touche ENTREE quand le curseur se trouve dans la zone d’édition de la première colonne. Lignes des bons d’avoir et des factures d’avoir Dans les factures d’avoir comme dans les bons d’avoir financier, les quantités peuvent être enregistrées en : 􀂉 positif, pour indiquer un montant dont on gratifie le client, 􀂉 négatif, pour indiquer un montant venant en déduction du total de la gratification client. Lignes des bons de retour et des factures de retour Dans les factures d’avoir comme dans les bons d’avoir financier, les quantités ne peuvent être enregistrées qu’en positif ; toute valeur négative (précédée du signe moins) étant interdite. Déplacement des lignes Deux boutons sont disposés sur le bord inférieur de la fenêtre des documents : 􀂉 bouton [Monter] et 􀂉 bouton [Descendre]. Ils permettent de déplacer la ligne sélectionnée dans le document lors de sa modification. Quelques particularités doivent être observées : 􀂉 Sélection de la première ligne : le bouton [Monter] est inactif. Menu Traitement © Sage 2007 770 􀂉 Sélection de la dernière ligne : le bouton [Descendre] est inactif. 􀂉 Sélection d’une ligne comportant un article sans particularité, à gamme ou à conditionnement : déplacement sans contrainte. 􀂉 Sélection d’une ligne d’un composant d’un article à nomenclature / composé : les deux boutons sont inutilisables. Seule la ligne du composé peut être déplacée. 􀂉 Sélection d’une ligne d’un composé d’un article à nomenclature / composé : toutes les lignes de composants se déplacent avec celle du composé (elles sont disposées en dessous). Si le tri des lignes porte sur une valeur différente de Ordre saisi, les boutons [Monter] et [Descendre] sont inactifs. Trier les lignes d’un document Les fonctions de tri sont présentes dans le menu contextuel des lignes des documents. Voir le titre «Menu contextuel des lignes des documents de vente», page 767. Colonnes de saisie des documents de vente Nous indiquons ci-après toutes les colonnes que cette fenêtre peut mentionner en décrivant leur contenu et les automatismes qui leur sont éventuellement attachés. Ces automatismes peuvent ne pas se produire si la colonne n’est pas apparente. Nous les décrirons dans l’ordre où elles sont listées dans l’option Organisation de l’entreprise (commande A propos de votre société). 􀀳 Les descriptions faites ici concernent toutes les colonnes que l’on peut afficher dans toutes les pièces de vente et pas forcément celles dont vous constatez la présence sur votre écran. Rappelons que la présence des colonnes est paramétrée dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise et finalisée par la fonction Personnaliser la liste qu’on lance à partir du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Nous vous rappelons d’utiliser la touche TABULATION pour passer d’une zone à la suivante. Pour la sélection des articles, nous vous renvoyons au titre «Sélection d’un article – Documents des ventes », page 782. Colonne Référence article Affiche et permet de sélectionner un article par sa référence. Cette colonne ou la colonne Désignation doivent obligatoirement être présentes. On peut également utiliser cette zone pour appeler un article sur : 􀂉 son code barres, 􀂉 son énuméré de gamme, 􀂉 son code barres énuméré de gamme, 􀂉 sa référence conditionnement ou 􀂉 son code barres conditionnement. 􀀳 La zone Référence article accepte également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Il est également possible d’enregistrer cette référence article en utilisant un lecteur de codes barres. Il est alors conseillé de saisir la quantité avant la lecture du code barre car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. Menu Traitement © Sage 2007 771 􀀳 Tous les types de codes barres sont acceptés, à condition qu’ils ne dépassent pas 18 caractères. La traduction en clair est assurée par le lecteur. Si l’article sélectionné comporte une particularité, des fenêtres annexes vont s’ouvrir pour permettre de préciser ces points particuliers. Ces fenêtres complémentaires s’affichent dans les cas suivants : 􀂉 l’article comporte une gamme de type produit, 􀂉 l’article est composé d’une double gamme, 􀂉 l’article est en rupture complète de stock, 􀂉 l'article est géré en contremarque : une fenêtre n'apparaît que dans le cas où l'article est saisi dans un bon de commande client et que la zone Contremarque du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial » est paramétrée sur Manuelle. 􀀳 Ces fenêtres peuvent s'ouvrir suivant le cas à l'appel de l'article ou bien à la validation de la ligne. Les fenêtre de sélection de gamme ou de conditionnement ne s’ouvrent pas si l’article est appelé par sa référence gamme ou sa référence conditionnement. On peut aussi créer un article au moment de sa saisie si cela a été autorisé. Voir plus loin les explications données sous le titre «Création d’un article en saisie de document de vente», page 787. Colonne Référence fournisseur Cette colonne affiche la référence de l’article chez son fournisseur principal (si elle a été renseignée). Elle permet aussi de sélectionner un article sur une des informations suivantes : 􀂉 la référence fournisseur, 􀂉 le code barres fournisseur, 􀂉 la référence énuméré de gamme fournisseur ou 􀂉 le code barres énuméré de gamme fournisseur. Si la valeur tapée n’existe pas, le programme ouvre la fenêtre «Sélection d’un article». Colonne Référence client Cette colonne affiche la référence client de l’article ou la référence de l’énuméré client en cas d’article à gamme (si ces informations ont été renseignées). Elle permet aussi de sélectionner un article en fonction de ces informations. Si la valeur tapée n’existe pas, le programme ouvre la fenêtre «Sélection d’un article». La liste déroulante qu’elle ouvre ne propose que les articles référencés pour le client destinataire de la pièce. Colonne Désignation Affiche et permet de sélectionner un article par sa désignation. L’une des trois colonnes, Référence article, Référence fournisseur ou Désignation, doit obligatoirement être présente. Les sélections s’effectuent de la même façon que pour la colonne Référence article. Colonne Complément Symbolise, par une icône, la présence d’un texte complémentaire attaché à la ligne sur laquelle elle apparaît. Voir le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796. Colonne Référence Affiche la référence du document telle qu’elle a été saisie dans l’en-tête. Cette zone reste modifiable ligne par ligne et permet la saisie de n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Colonne Gamme 1 Donne les intitulés des éléments de gamme sélectionnés lorsque l’article comporte une gamme de type produit. Se reporter au paragraphe Articles à simple gamme. Cette information n’est pas modifiable. Menu Traitement © Sage 2007 772 Colonne Gamme 2 Affiche l’énuméré de la gamme 2. Cette information n’est pas modifiable. Voir le paragraphe «Articles à double gamme - Documents des ventes», page 803. Colonne N° de série / lot Affiche et permet de saisir le numéro de série ou de lot des articles dont le type de gestion des stocks est sérialisé ou géré par lot. Cette colonne peut être affichée dans les documents des ventes suivants : 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour. La validation de la ligne sans avoir saisi un numéro ouvre une fenêtre de sérialisation. Cette fenêtre de paramétrage ne s’ouvre que lors de la saisie d’un bon de livraison ou d’une facture. Dans le cas des bons de retour, le numéro de série ou de lot devra être tapé au clavier sur 30 caractères alphanumériques au maximum. Ce numéro peut être saisi directement ou être enregistré à l’aide d’un lecteur de codes barres. Dans ce cas, il est conseillé d’enregistrer les autres informations de la ligne avant la lecture du code barre car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. Il peut également être sélectionné en pressant la touche F4, ce qui fait s’ouvrir une fenêtre «Numéro de série/lot » qui permet de sélectionner le numéro de série ou de lot de l’article en cours de saisie. 􀀳 La zone N° Série/lot accepte les caractères alphanumériques majuscules ainsi que les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Si la colonne n’est pas autorisée à l’affichage, la fenêtre des articles sérialisés ou gérés par lot s’ouvre à la validation de la ligne. Voir le titre «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Il est possible de modifier le numéro de série ou de lot d’un article dans une pièce constituant une entrée en stock. Ces différentes pièces sont les suivantes : 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon de livraison (si ligne négative), 􀂉 Facture (si ligne négative). Dans ce cas, un contrôle de validité est réalisé sur les numéros entrant en stock. Dans les autres cas, pour modifier un numéro, il faut supprimer la ligne puis la ressaisir. Il est impossible de supprimer un numéro, seule la ligne entière peut être supprimée. Menu Traitement © Sage 2007 773 Colonne Complément série/lot Cette colonne mentionne des informations complémentaires sur le produit qui peuvent être saisies au moment de la sélection du numéro de série ou de lot sorti. Voir le titre «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Colonne Prix unitaire (P.U.) HT Affiche le prix de vente HT enregistré soit dans le tarif client, soit pour la catégorie de client à laquelle appartient le destinataire de la pièce. Cette valeur est modifiable sauf si l’article a un prix de vente défini en TTC. Dans ce cas elle reprend la valeur HT correspondante au TTC saisi dans la colonne Prix unitaire TTC (14 caractères numériques au maximum). Le paramétrage du format du prix unitaire s’effectue dans le volet «A propos de votre société / Initialisation ». Ce format est utilisé pour définir les prix d’achat et de vente de l’article avec un nombre de décimales variant de 0 à 4. En outre, il permet de gérer des prix à quatre décimales en utilisant un format paramétré sur 2 décimales seulement. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Prix unitaire (P.U.) TTC Affiche le prix de vente TTC enregistré soit dans le tarif client, soit pour la catégorie de client à laquelle appartient le destinataire de la pièce. Cette valeur est modifiable uniquement si le prix de vente de l’article a été défini en TTC (14 caractères numériques maximum). Une modification sur cette colonne entraîne automatiquement la mise à jour du prix HT dans la colonne Prix unitaire (P.U.) HT. Si le prix de vente de l’article a été défini en HT, cette zone ne sera pas modifiable et affichera ce prix augmenté des différentes taxes imposées par les catégories comptables de l’article et du client. 􀀳 Si une devise a été enregistrée dans la zone Devise (fenêtre «Informations document»), et que vous saisissez un article ayant un prix défini en TTC, le prix de l’article sera alors recalculé en HT en tenant compte des taxes définies par l’intermédiaire de la catégorie comptable de l’article et du client. La colonne Prix unitaire TTC ne sera alors plus modifiable. Colonne Prix unitaire en devise Affiche le prix de vente exprimé en devise enregistré soit dans le tarif client, soit pour la catégorie de client à laquelle appartient le destinataire de la pièce. Si aucun prix de vente en devises n’a été défini et si une devise a été sélectionnée dans la zone Devise de la fenêtre «Informations document», la colonne affichera le résultat de la conversion : 􀂉 si la méthode de cotation est au mode Certain : 􀂉 si la méthode de cotation est au mode Incertain : Prix de vente en monnaie de tenue comptable * Cours Zone Type article Mode de calcul Prix unitaire Tous Saisie au format Prix unitaire Prix unitaire Net Tous (arrondi au format Montant) Montant HT Tous sauf (Prix unitaire * Quantité) – Remise (arrondi au format Montant) Fact. / poids net Prix unitaire * Poids net global de la ligne – Remise (Prix unitaire × Quantité) – Remise Quantité ------------------------------------------------------------------------------------------- Prix de vente en monnaie de tenue comptable Cours ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Menu Traitement © Sage 2007 774 selon la méthode de cotation des devises. Voir l’option «Devise», page 153. Le prix de vente en monnaie de tenue commerciale est tiré de la colonne Prix unitaire HT et le cours de la fenêtre «Informations document». Cette valeur est modifiable (14 caractères numériques au maximum). Une modification sur cette colonne entraîne automatiquement la mise à jour du montant correspondant en monnaie de tenue commerciale dans la colonne Prix unitaire. Et inversement, si l’on modifie la valeur qui se trouve dans la colonne Prix unitaire, c’est la colonne Prix unitaire en devise qui sera mise à jour de la valeur correspondante. 􀀳 Si une devise a été enregistrée dans la zone Devise (fenêtre «Informations document»), et que vous saisissez un article ayant un prix défini dans une autre devise, un message vous informera que la devise du tarif de l’article ne correspond pas à celle du document. La saisie de l’article ne sera alors pas possible. Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités vendues, quel que soit le conditionnement. Prend la valeur 1 par défaut. Affichage en fonction du format Quantité enregistré dans la fiche de l’entreprise. Il est possible de saisir les quantités directement dans la colonne Quantité colisée dans le cas d’un article avec conditionnement. Dans ce cas, la quantité mentionnée dans la présente colonne est renseignée automatiquement par le programme en fonction de la quantité colisée saisie et du conditionnement (voir la colonne suivante). Si la quantité saisie est supérieure à celle disponible en stock dans le dépôt retenu, une fenêtre d’indisponibilité s’ouvrira. Voir le paragraphe «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. Si l’article sélectionné possède le suivi de stock sérialisé, l’enregistrement d’une quantité supérieure à 1 génère autant de lignes que d’articles. Cette génération est précédée de l’apparition de la fenêtre servant à la saisie des numéros de série. Voir le paragraphe «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Cette zone ne peut être modifiée si l’article est sérialisé ou suivi par lot. Dans le cas d’un article à facturation sur poids net, la colonne Quantité n’est pas utilisée dans la détermination du montant HT. Les quantités saisies permettent seulement la gestion du stock (mise à jour des quantités en stock). Il est possible d’enregistrer des quantités négatives dans cette colonne si l’article considéré doit être réintégré en stock. La saisie d’un bon de retour ou d’une facture de retour est cependant préférable. 􀀳 La saisie de quantités négatives dans cette colonne est interdite dans les bons de retour et les factures de retour. Pour plus d’informations, reportez-vous aux paragraphes «Opérations possibles sur les lignes des pièces de vente», page 768. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Quantité colisée Permet la saisie des quantités en fonction du conditionnement. Cette colonne reprend par défaut la valeur de la colonne Quantité. Elle est utilisée pour définir la quantité en fonction du conditionnement. Cette colonne ne se différencie de la colonne Quantité que dans le cas d’articles disposant de conditionnements. Menu Traitement © Sage 2007 775 Pour un complément d’explications, voir le titre «Articles à conditionnement - Documents des ventes», page 798. 􀀳 La saisie de quantités négatives dans cette colonne est interdite dans les bons de retour et les factures de retour. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Colonne Conditionnement Mentionne le conditionnement retenu pour l’article. Cette colonne affiche l’unité de vente pour un article classique ou le conditionnement retenu pour un article à conditionnement. Information modifiable. Pour un complément d’explications, voir le titre «Articles à conditionnement - Documents des ventes», page 798. Un article à conditionnement peut être appelé par le code barres correspondant au conditionnement désiré. Ce code barres doit être saisi ou sélectionné avec un lecteur de codes barres depuis la zone de saisie de la colonne Référence article. On peut faire apparaître la liste des conditionnements affectés à l’article en cours de saisie en pressant la touche F4. Pour un article géré en vente au débit, cette colonne peut servir de deux façons différentes : 􀂉 Son fonctionnement peut être classique et sa destination est l’enregistrement du conditionnement, les autres informations étant saisies dans les colonnes Quantité et Quantité colisée. Exemple Vente de 3 poulets totalisant 10 kg (vente au poids). Saisir les valeurs suivantes dans les colonnes : Désignation Poulets Quantité 10 (nombre d’unités de vente facturées) Quantité colisée 3 (nombre de poulets) Conditionnement vente au kilo 􀂉 Cette colonne sert également à la saisie de la formule mathématique servant au calcul de la quantité. Dans ce cas il faut, à la saisie, faire précéder la formule du signe égal (=). Ce symbole n’apparaîtra plus quand la ligne aura été validée. Exemple Vente de 25 sections de 66 cm de tube vendu au mètre. Enregistrez les informations suivantes dans les colonnes indiquées P.U. H.T. 30 (prix du tuyau au mètre linéaire) Quantité rien Quantité colisée rien Conditionnement = 25 * 0,66 Une fois la ligne validée, les valeurs affichées deviendront : P.U. H.T. 30 Quantité 16,5 (résultat du produit 25 * 0,66) Quantité colisée 16,5 (idem) Conditionnement 25 * 0,66 Menu Traitement © Sage 2007 776 Montant H.T. 495,00 (qui est bien le produit de 30 par 16,50). Voir le paragraphe «Articles gérés en vente au débit - Documents des ventes», page 800. Colonne Quantité préparée Dans les bons de commande, cette colonne affiche la quantité que l’on prévoit de préparer à la livraison. Par défaut, elle reprend la valeur saisie dans la colonne Quantité. Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ligne à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie au-dessus du titre de la colonne (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer dans le menu contextuel. Dans les bons de livraison et les factures (normales, d’avoir, de retour et comptabilisées), cette colonne n’est pas modifiable et affiche la quantité qu’il était prévu de préparer à la livraison. Colonne Quantité commandée Dans les devis, cette colonne permet la saisie des quantités qui seront prises en compte lors de la transformation du devis. Par défaut, elle reprend la valeur saisie dans la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité commandée constitue la mise en reliquat dans le devis d’origine (non détruit). Dans les préparations de livraison, les bons de livraison et les factures cette zone n’est pas modifiable. Elle affiche la quantité initialement commandée par le client. Cette information n’est affichée que pour les lignes du bon de livraison ou de la facture issues d’un bon de commande. Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer dans le menu contextuel. Colonne Quantité livrée Dans un bon de commande ou une préparation de livraison, cette colonne permet la saisie de la quantité qui sera prise en compte lors de la transformation du bon de commande. Par défaut, elle reprend la valeur saisie dans la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité livrée constitue la mise en reliquat dans le bon de commande ou la préparation de livraison d’origine (non détruits). 􀀳 Dans les factures, cette zone n’est pas modifiable. Elle affiche la quantité initialement livrée. Cette information n’est renseignée que pour les lignes de la facture issues d’un bon de livraison par transformation. Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer dans le menu contextuel. Colonne Quantité facturée Colonne accessible uniquement dans les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir permet de ne transformer que partiellement la pièce. Pour cela, modifier ici la quantité à transformer dans la facture. Par défaut la quantité facturée reprend la valeur de la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité facturée constitue la mise en reliquat dans le document d’origine (non détruit). Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer dans le menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 777 Colonne Reste à livrer Cette colonne n’apparaît que dans les préparations de livraison, les bons de livraison et les factures. Elle permet de visualiser les quantités restant à livrer pour chaque ligne de document. Elle n’est pas modifiable et est calculée de la façon suivante : Reste à livrer = Quantité commandée – Quantité Colonne Poids net global Affiche la valeur globale du poids net compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise de la fiche article. Elle est modifiable. 14 caractères numériques. Le poids net global est déterminé suivant la formule : Poids net * Quantité = Poids net global. La valeur apparaissant dans cette colonne sera utilisée dans le cas des articles disposant de l’option facturation sur le poids net. Voir la commande «Articles», page 413 ainsi que le paragraphe «Article facturé au poids - Documents des ventes», page 822. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Poids brut global Affiche la valeur globale du poids brut compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise par défaut de la fiche article et est modifiable sur 14 caractères numériques. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Colonne Date de livraison Affiche la date de livraison de l’en-tête de la pièce. Cette zone est modifiable pour chaque ligne du document. Colonne Remise Zone de 14 caractères numériques. On peut enregistrer : 􀂉 une remise en pourcentage en tapant son montant seul, 􀂉 une remise globale fixe en faisant suivre la valeur tapée du caractère F, 􀂉 une remise unitaire fixe en faisant suivre la valeur tapée du caractère U, 􀂉 trois remises cumulées en les séparant par le signe plus (+). Il n’est pas possible de saisir plus de deux opérateurs, c’est à dire plus de trois remises successives. 􀀳 Dans le cas où une devise aurait été enregistrée dans la zone Devise de la fenêtre «Informations document », les remises globales ou unitaires (U ou F) sont exprimées dans la devise correspondante. Les éventuelles remises définies dans le tarif de l’article ou dans la fiche client ne seront proposées qu’à la validation de la ligne si aucune valeur n’a été saisie dans cette zone. Si le client et l’article possèdent des taux de remise dans leurs fiches et si vous avez demandé un choix manuel dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial », la fenêtre de conflit de remise apparaîtra à la validation de la ligne. Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe «Conflits de remises - Documents des ventes», page 833. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Menu Traitement © Sage 2007 778 Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Prix unitaire net Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire, 􀂉 des quantités, 􀂉 de la remise . Il n’est pas modifiable. Si le programme constate que ce prix unitaire net est inférieur au prix de revient unitaire, il affichera un message d’avertissement à la validation de la ligne. Colonne Prix unitaire net TTC Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire TTC, 􀂉 des quantités, 􀂉 de la remise . Colonne Prix unitaire net en devise Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire en devise, 􀂉 des quantités, 􀂉 de la remise. Colonne Prix unitaire du bon de commande Affiche le prix unitaire HT de l’article sur le bon de commande. Le prix affiché est toujours exprimé en monnaie de tenue. Cette zone n’est pas modifiable. Cette colonne n’est renseignée que dans les bons de livraison et les factures issus de bons de commande. Colonne Prix de revient unitaire La valeur s’affichant dans cette fenêtre dépend de la valorisation du stock. Rappelons que le programme Sage Gestion commerciale valorise les stocks selon 2 méthodes : 􀂉 suivi du stock défini dans la fiche article (FIFO, LIFO, sérialisé ou par lot), 􀂉 CMUP. Si l’article n’est pas suivi en stock, le prix d’achat du volet «Fiche principale» de l’article est repris, il peut être modifié. Si l’article est géré en stock, la valeur est déterminée en fonction du mode de suivi de stock. Dans un bon de retour, cette colonne reprend par défaut la valeur du CMUP. Cette zone est alors modifiable pour indiquer le prix unitaire d’entrée des articles retournés. Colonne CMUP Cette colonne affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire HT, 􀂉 de la quantité, 􀂉 et de la remise. Prix unitaire net (Prix unitaire × Quantité) – Remise Quantité = ------------------------------------------------------------------------------------- Prix unitaire net TTC (Prix unitaire TTC × Quantité) – Remise Quantité = -------------------------------------------------------------------------------------------------- Prix unitaire net en devise (Prix unitaire net devise × Quantité) – Remise Quantité = --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 779 Montant HT = (Prix unitaire HT * Quantité) – Remise Pour les articles facturés sur le poids net : Montant HT = (Prix unitaire HT * Poids net global) – Remise. Il n’est pas modifiable. Colonne Montant HT en devise Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire HT en devises, 􀂉 de la quantité, 􀂉 de la remise. Montant HT devise = (Prix unitaire HT devise * Quantité) – Remise Pour les articles facturés sur le poids net : Colonne Taxe 1 Affiche le taux du compte de taxe 1 enregistré dans la fiche article pour la catégorie comptable correspondant au client. Valeur affichée non modifiable. Colonne Taxe 2 Affiche le taux du compte de taxe 2 enregistré dans la fiche article pour la catégorie comptable correspondant au client. Valeur affichée non modifiable. Colonne Taxe 3 Affiche le taux du compte de taxe 3 enregistré dans la fiche article pour la catégorie comptable correspondant au client. Valeur affichée non modifiable. Colonne Prix revient total Il est égal au produit du prix de revient unitaire par la quantité. Il n’est pas modifiable. Colonne Montant TTC Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire TTC, 􀂉 de la quantité, 􀂉 de la remise. Montant TTC = (Prix unitaire TTC * Quantité) – Remise Pour un article facturé sur le poids net : Montant TTC = (Prix unitaire TTC * Poids net global) – Remise Il n’est pas modifiable. Colonne Collaborateur Affiche par défaut le nom et le prénom du collaborateur enregistré dans la fenêtre « Informations document ». On peut le modifier ligne à ligne en tapant ou en sélectionnant son nom. 35 caractères alphanumériques. Pour bénéficier des automatismes, effacez le nom affiché et tapez le ou les premiers caractères du nom puis pressez la touche TABULATION pour faire ouvrir une liste de sélection. Montant HT devise PU HT devise Conversion ⎝--------------------------------- × Poids net global⎠ = ⎛ ⎞ – Remise Menu Traitement © Sage 2007 780 Cette liste s’utilise comme celle offrant le choix des articles. Le bouton [Rechercher] lance la fonction Rechercher et permet de retrouver facilement un représentant d’après de nombreux critères. Colonne Dépôt Affiche par défaut le dépôt de stockage renseigné dans la fenêtre « Informations document ». Si la colonne Dépôt est autorisée à l’affichage dans l’option A propos de votre société / Options / Organisation et affichée pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible en saisie de ligne. Pour sélectionner un dépôt de stockage, tapez un caractère dans la colonne Dépôt et pressez la touche TABULATION. La fenêtre de sélection d’un dépôt de stockage s’affiche. La liste propose tous les intitulés des dépôts de stockage. En cas d’indisponibilité en stock, la modification du dépôt peut s’effectuer par la fenêtre d’indisponibilité. Voir le paragraphe «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. 􀀳 Il est impossible de modifier le dépôt de stockage d’une ligne déjà validée dans les pièces de vente autres que celles précisées ci-dessous. Il est, dans ce cas, nécessaire de supprimer la ligne à modifier afin de la ressaisir avec un dépôt différent. Dans les devis, les bons de commande client et les préparations de livraison, il est possible de modifier le dépôt d’une ligne qui aurait déjà été validée. Cette modification s’effectue comme indiqué ci-dessus. Cette possibilité ne s’applique pas aux lignes sur lesquelles une réservation de numéro de lot ou de série aurait été faite. Colonne Emplacement Cette colonne n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle permet de gérer les emplacements de stockage des articles dans les documents mouvementant les stocks. Elle peut afficher deux types d’informations : 􀂉 le code emplacement si la ligne est liée à un seul emplacement, 􀂉 une icône si la ligne a été ventilée sur plusieurs emplacements. Voir les explications données sous le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787 sur la gestion des emplacements. Colonne Affaire Affiche par défaut le code affaire (section analytique) renseigné dans la fenêtre « Informations document ». Cette information est modifiable. Menu Traitement © Sage 2007 781 Si aucun code affaire n’a été saisi dans cette fenêtre, il est possible d’enregistrer un code affaire sur la ligne soit en pressant la touche de fonction F4 soit en tapant une valeur quelconque (la racine d’un code par exemple) et en pressant la touche TABULATION ce qui fait s’ouvrir une fenêtre de sélection. Lors du transfert comptable, si la ventilation analytique document a été demandée, le montant HT de la ligne sera ventilé sur la section analytique désignée ici. Colonne Péremption Zone renseignée selon le numéro de série ou de lot. Colonne Fabrication Zone renseignée selon le numéro de série ou de lot. Ces deux colonnes ne sont renseignées que pour les lignes se rapportant à des articles gérés en sérialisés ou par lot. Cette information n’est pas modifiable. Voir les paragraphes «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Colonne Marge en valeur Affiche la marge pour l’article considéré. Cette valeur est calculée par la différence entre le prix de revient total et le montant HT de la ligne. Colonne Marge en pourcentage Affiche le pourcentage de marge pour la ligne considérée. Colonnes Information libre 1 à 64 Affichent la valeur enregistrée dans l’information libre correspondant pour l’article de la ligne. Le contenu de ces colonnes peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Dans le cas où la colonne correspond à une information libre de type Table, si la valeur tapée ne correspond pas à un énuméré existant, un message propose de le créer. « L’énuméré de table XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Colonne N° Client ligne Le programme Sage Saisie de caisse décentralisée dispose d’une fonction permettant de regrouper un ensemble de tickets enregistrés pour des clients différents sur une même facture. Cette zone permet, après transfert des écritures dans le programme Sage Gestion commerciale, de visualiser les noms des clients à l’origine de chaque ticket. Colonne N° colis Affiche le numéro de colis de la ligne du document. 18 caractères alphanumériques. Menu Traitement © Sage 2007 782 Sélection d’un article – Documents des ventes Pour sélectionner un article : 􀂉 dans la colonne Référence article : 􀂉 saisissez sa référence (sur 18 caractères au maximum) ou 􀂉 tapez les premiers caractères de sa référence et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous) ou 􀂉 tapez le raccourci attaché à l’article (en même temps que vous pressez les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh), 􀂉 saisissez sa référence code barres (enregistrée dans le volet «Descriptif» de la fiche article), 􀂉 tapez la référence de l’énuméré de conditionnement ou 􀂉 tapez la référence ou le code barres de l’énuméré de gamme, 􀂉 dans la colonne Désignation : 􀂉 tapez sa désignation ou 􀂉 tapez les premiers caractères de sa désignation et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 dans la colonne Référence fournisseur : 􀂉 tapez la référence fournisseur de l’article en question ou 􀂉 tapez les premiers caractères de sa référence fournisseur et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous). 􀂉 dans la colonne Référence client : 􀂉 tapez la référence client pour l’article considéré. Dans ces trois derniers cas, la fenêtre de sélection de l’énuméré de gamme ou du conditionnement ne s’ouvre pas. 􀀳 Si le programme constate, dans le fichier, la présence de plusieurs références fournisseurs identiques à celle saisie, il ouvre la fenêtre de sélection d’un article. La liste de sélection d’un article s’affiche lorsque l’on tape une référence ou une désignation inconnues du programme dans les zones d’édition correspondant aux colonnes Référence article, Référence fournisseur, Référence client ou Désignation. On peut aussi taper le radical de l’article voulu et presser la touche TABULATION. Cette liste présente toutes les références classées par ordre alphabétique. La ligne présélectionnée correspond à ce qui a été tapé. Cette sélection peut se faire de duex façons différentes : 􀂉 selon une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir ci-dessous. 􀂉 selon une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786. Menu Traitement © Sage 2007 783 Sélection d’un article – Gestion classique Si une langue différente de celle utilisée normalement par l’utilisateur a été sélectionnée dans la fenêtre «Informer sur le document», la liste de sélection sera libellée dans cette langue. Ces fenêtres affichent la liste des articles existants. La liste propose des informations paramétrables. Voir plus loin la partie intitulée «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un article», page 785. Par défaut la désignation proposée dans cette fenêtre sera reprise dans la ligne du document. Pour sélectionner un article, cliquez sur sa ligne ou utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Types d’articles Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner les articles : 􀂉 Articles actifs : (valeur par défaut) ne sont affichés que les articles dont l’option Mise en sommeil n’a pas été cochée dans leur fiche. 􀂉 Tous les articles : tous les articles sont affichés même ceux mis en sommeil. Si l’option Interdire la saisie des données mises en sommeil du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux » a été cochée, l’article sera présent dans la liste mais un message s’affichera : « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc interdite ! [OK] » Menu Traitement © Sage 2007 784 et il sera impossible de les sélectionner. Si l’article a été mis en sommeil mais que l’option de la fiche de l’entreprise mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, l’article sera présent dans la liste mais un message s’affichera : « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement utiliser cet article ? [Oui] [Non] » et il sera éventuellement possible de le sélectionner. Cette zone à liste déroulante est inaccessible si le tri des articles porte sur les références fournisseurs ou sur les références clients. Tri de la liste des articles Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des articles : 􀂉 Tri par référence (valeur par défaut), 􀂉 Tri par désignation ou 􀂉 Tri par famille. 􀂉 Liste des références fournisseurs, 􀂉 Liste des références client, dans ces deux derniers cas, la zone Type d’article s’estompe et devient inaccessible. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction de la sélection de l’article sur sa référence, sa référence fournisseur, sa référence client ou sur sa désignation. Exemple Si un article est appelé sur sa désignation, la liste des articles sera classée sur la désignation et l’article le plus proche de la valeur tapée sera sélectionné dans la liste. 􀀳 La fonction Tri de la barre d’outils « Navigation » n’a aucun effet sur le classement de cette liste. Bouton [Nouveau] Ce bouton permet de créer un nouvel article. Ce bouton n’apparaît et la création n’est possible que si elle a été autorisée en sélectionnant Les deux ou Article dans la zone Création d’éléments en saisie du volet « Fichier / A propos de votre société / Préférences ». Bouton [Rechercher] Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est détaillée dans le «Manuel de la gamme». 􀀳 La recherche est beaucoup plus facile en utilisant le mode catalogue si le mode structuré est actif. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour choisir l’article sélectionné. Vous pouvez aussi valider ou faire un double-clic sur la ligne de l’article. Bouton [Annuler] Referme la liste sans rien choisir. Bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet d’activer et de désactiver le mode catalogue qui facilite la sélection des articles en présélectionnant les familles auxquelles ils appartiennent. Cette méthode est particulièrement conseillée en cas de structuration des familles et des articles. Voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786. Menu contextuel de la liste de sélection d’un article Un menu contextuel est disponible sur la liste des articles dans la fenêtre de sélection d’un article. Menu Traitement © Sage 2007 785 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Ce menu contextuel n’offre que deux fonctions : Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes. Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un article On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des articles en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Le tableau ci-dessous résume les colonnes qui peuvent apparaître. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Référence Zone Référence de la fiche principale article Oui Oui Référence fournisseur Zone Référence des références fournisseurs Oui Oui Référence client Zone Référence des tarifs d’exception du client concerné par le document Oui Oui N° fournisseur Zone N° fournisseur des références fournisseur Non Non Désignation Zone Désignation de la fiche article Oui Oui Famille Zone Famille de la fiche article Oui Oui Prix d’achat (1) Zone Prix d’achat du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Prix de vente (2) Prix de vente du tarif d’exception du client s’il existe sinon prix de vente de la catégorie tarifaire du client si elle existe sinon prix de vente du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Coefficient Coefficient du tarif d’exception du client s’il existe sinon coefficient de la catégorie tarifaire du client si elle existe sinon coefficient du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Stock réel Stock réel de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Stock à terme Stock à terme de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Menu Traitement © Sage 2007 786 Sélection d’un article – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des articles et de leurs familles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des articles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles d’articles. 􀂉 Celle du bas affiche les articles appartenant à la famille de dernier rang sélectionnée dans la liste du haut et ce de manière classique. Sélection des familles La sélection des familles s’effectue comme pour les familles d’articles. Voir le titre «Sélection des familles», page 391. Lorsqu’une famille est sélectionnée dans la zone du haut, non seulement les sous-familles qui peuvent en dépendre apparaissent mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachés directement ou indirectement à cette famille. Il suffit alors de sélectionner la ligne de l’article désiré et de cliquer sur le bouton [OK] ou de valider. Les autres zones de la fenêtre sont identiques à celles de la gestion classique. Emplacement Emplacement de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Mise en sommeil Zone Mise en sommeil du volet Complément de la fiche article Non Non 1. Cette colonne n’est renseignée que si les autorisations d’accès le permettent à l’utilisateur. 2. Le montant est affiché suivi de HT ou TTC suivant le type de prix. Dans le cas d’articles à gamme de type produit, l’énuméré n’étant pas encore sélectionné à ce stade, le programme traite l’article comme sans gamme. Si l’option Calcul du prix de vente/Prix de revient a été cochée dans le tarif d’exception ou la catégorie tarifaire de l’article considéré, cette colonne mentionne «Calculé» à la place du prix. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Menu Traitement © Sage 2007 787 Création d’un article en saisie de document de vente Il est possible de créer un article en tapant un point d’interrogation (?) dans la zone d’édition de la référence ou de la désignation de l’article dans les lignes de la pièce et en tapant la touche TABULATION. Il est également possible de taper cette désignation en entier suivie d’un point d’interrogation. Cette création ne sera possible que si l’option Création en saisie est paramétrée sur Article ou Les deux (dans la commande A propos de votre société) il sera possible de créer un article en saisie. Une nouvelle fiche article s’ouvre alors pour vous permettre de la remplir. Sa validation vous fait revenir à la saisie de la pièce. Gestion des emplacements – Documents des ventes La colonne Emplacement n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle est utilisable que si la gestion du multi-emplacement a été paramétrée : boîte à cocher Gestion multi-emplacement par dépôt du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » : 􀂉 Non cochée : pas de lien emplacement sur les lignes mouvementant les stocks et pas de gestion des cumuls de quantités par emplacement. 􀂉 Cochée : des informations relatives aux emplacements sont enregistrées sur les lignes mouvementant les stocks ou les lignes de préparation de commande. Les cumuls des quantités par emplacement sont gérés. Dans ce cas elle permet de choisir un des emplacements de stockage de l’article dans le dépôt sélectionné dans la colonne précédente. Les emplacements de contrôle ne sont pas utilisables. 􀂉 Si la ligne est associée à un seul emplacement, le code de cet emplacement sera mentionné. 􀂉 Si la ligne est associée à plusieurs emplacement, une icône spécifique sera présente sur la ligne. Les codes emplacements sont gérés dans les documents suivants. Les priorités de déstockage sont gérés par les informations sélectionnées dans la zone Priorité déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». Elle permet de définir l’emplacement prioritaire pour la sortie des articles du stock et propose : 􀂉 Emplacement non principal : les sorties d’articles s’effectuent en priorité sur les emplacements non principaux de l’article. La recherche des articles disponibles s’effectue en fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone s’il y a lieu) et ceci dans tous les dépôts où l’article est référencé (la fenêtre d’indisponibilité s’affichera si l’article est disponible dans un autre dépôt et proposera à l’utilisateur de choisir). L’emplacement principal est interrogé en dernier. Type de document Code emplacement Commentaire Devis Aucun Bon de commande Aucun Préparation de livraison Oui Ligne mouvementant le stock Bon d’avoir financier Aucun Bon de livraison Oui Ligne mouvementant le stock Bon de retour Oui Ligne mouvementant le stock Facture Oui Ligne mouvementant le stock Menu Traitement © Sage 2007 788 􀂉 Emplacement principal : (valeur par défaut) les sorties des articles sont faites d’abord sur l’emplacement principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dépôts si indisponibilité dans l’emplacement principal. 􀂉 Zone emplacement : les sorties des articles sont effectuées en fonction de la Zone : A en premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de l’emplacement déclaré comme principal. Voir dans la fonction «Dépôts de stockage», page 710 les explications données sur les principes de stockage et les notions évoquées ici. La fenêtre d’indisponibilité ne s’ouvre que lorsque la quantité en stock ne permet pas d’honorer la commande. Exemple Etat de stock d’un article : - Emplacement E1 (principal) : 10.00 - Emplacement E2 : 5.00 - Option Priorité déstockage sur Emplacement non principal. Si on saisit une sortie de 13 articles, une ligne est enregistrée mais affectée à 2 emplacements : l’emplacement E2 pour une quantité de 5.00 et une quantité de 8 sur l’emplacement E1. La ligne de sortie puise d’abord la marchandise sur l’emplacement défini dans l’option de priorité de déstockage puis sur l’antre, emplacement principal. Exemple Etat de stock d’un article : - Emplacement E1 (principal) : 10.00 - Emplacement E2 : 5.00 - Option Priorité déstockage sur Emplacement non principal. Si on effectue une sortie de 20.00, la fenêtre d’indisponibilité s’ouvre pour permettre une génération éventuelle de commande fournisseur pour le complément. Dans ce cas, on pourra effectuer une livraison de 15 articles et générer une commande fournisseur de 6.00. Modification des emplacements En saisie de document, le programme propose par défaut l’emplacement principal de l’article (défini dans le volet « Stock » de sa fiche) ou selon la répartition définie par la priorité de déstockage. Il est possible de modifier la ventilation par emplacements en sélectionnant la ligne de l’article considéré et en cliquant sur le bouton [Emplacements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de la pièce de vente. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock. Menu Traitement © Sage 2007 789 􀀳 Le programme tenant compte des conditionnements, les valeurs affichées dans les colonnes Quantité et Quantité colisée tiennent compte du conditionnement sélectionné sur la ligne et les zones de l’en-tête de pièce sont également modifiées en conséquence. Pour modifier les quantités à extraire de chaque emplacement : 1 . sélectionner la ligne, 2 . modifier la valeur de la quantité ou de la quantité colisée, 3 . valider. 4 . Modifier les autres emplacements pour rétablir le total de la quantité commandée. Voir plus loin les modifications possibles en fonction des modes de gestion des articles. Les zones de cette fenêtre ont les particularités suivantes. Dépôt Affiche l’intitulé du dépôt de la ligne sélectionnée. Gamme 1 Affiche l’énuméré de gamme 1 en cas d’un article à simple ou double gamme. Gamme 2 Affiche l’énuméré de gamme 2 dans le cas d’un article à double gamme. Stock réel Affiche le stock réel de l’article tous emplacements confondus. Stock dispo (disponible) Affiche le stock disponible de l’article tous emplacements confondus. Unité Affiche l’unité de vente définie dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité à affecter / Qté colisée à affecter Mentionne la quantité à livrer toutes lignes confondues. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée. Conditionnement Affiche le conditionnement défini dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité affectée / Qté colisée affectée Mentionne la quantité à livrer affectée à l’emplacement sélectionné. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée affectée. Reste à affecter / Reste colisé à affecter Différence entre la quantité à affecter et la quantité affectée. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée restant à affecter. Colonne Code emplacement Précise le code emplacement de la ligne. 􀀳 Lors de la création des fiches des dépôts, le programme génère un emplacement qu’il nomme DEFAUT. Tous les articles entrant dans le dépôt sans avoir été affectés à un emplacement particulier seront affectés à celui-ci. Menu Traitement © Sage 2007 790 Colonne Zone Affiche le type de zone (A, B, C ou Aucun) affecté à l’emplacement dans la fiche du dépôt. Voir le «Volet Emplacements – Dépôt», page 714 pour plus d’explications sur cette définition. Colonne Type Affiche le type de l’emplacement correspondant à l’emplacement. Normalement, la valeur affichée ici devrait être systématiquement Standard, les articles en contrôle n’étant pas disponibles à la vente. Voir le volet «Dépôts de stockage / Emplacements ». Colonne Qté dispo (quantité disponible) Cette colonne affiche la quantité disponible de chaque emplacement. Colonne Quantité Cette colonne indique la quantité livrée à partir de l’emplacement soit par une affectation automatique lors d’une transformation de bon de commande en préparation de livraison, soit manuellement par saisie. Colonne Qté (quantité) colisée Cette colonne affiche la quantité du conditionnement de l’article mentionné sur la ligne de préparation de livraison. Si la valeur indiquée ici est modifiée, la colonne Quantité est modifiée en conséquence. Bouton [OK] Enregistre les modifications faites. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans enregistrer les modifications. Menu contextuel - Saisie des emplacements La fenêtre de saisie des emplacements dispose d’un menu contextuel. Ce menu dispose des fonctionnalités suivantes. Fonctions classiques des menus contextuels (liste réduite) : 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, 􀂉 Dessélectionner tout. Mise à zéro de la quantité affectée Lorsqu’on sélectionne cette fonction, le programme vide le contenu de la colonne Quantité de la ligne sélectionnée pour permettre à l’utilisateur de saisir les quantités par emplacement qu’il souhaite. Rétablir la quantité livrée La sélection de cette fonction, quand elle est active, réaffecte les quantités par emplacements de la ligne selon l’option Priorité de déstockage et en fonction des quantités disponibles par emplacements. Menu Traitement © Sage 2007 791 Influence des lignes de documents sur les cumuls des quantités par emplacements Le tableau suivant précise l’influence des pièces de vente sur ces cumuls. Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement Le tableau suivant récapitule les possibilités d’accès à la colonne Emplacement et au bouton [Emplacements] des pièces de vente en fonction du type de pièce et du type d’article. Application des barèmes - Documents des ventes Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Appliquer le barème]. Elle doit être lancée après saisie de tous les articles de la pièce. Elle va alors rechercher l’existence d’un barème de type Rabais, remises ou ristournes associant le client ou la catégorie à laquelle il appartient et certains des articles mentionnés ou de la famille à laquelle ils appartiennent. Type de document Emplacement Stock préparé Stock réel Stock disponible Devis Non Bon de commande Non Préparation de livraison Oui + – Bon de livraison (quantité positive) Oui – – Bon de livraison (quantité négative) Oui + + Bon de retour Oui + + Bon d’avoir financier Non Facture (quantité positive) Oui – – Facture (quantité négative) Oui + + Document compacté Non Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Devis Tous Non disponible Non disponible Bon de commande Tous Non disponible Non disponible Articles non suivis en stock Tous Non accessible Non accessible Lignes de barèmes Lignes de sous-total Lignes de remise Lignes de texte Préparation de livraison CMUP Accessible Accessible FIFO, LIFO, Sérialisé, Lots Accessible Non accessible Ligne de sortie CMUP Accessible Accessible FIFO, LIFO, Sérialisé, Lots Accessible Non accessible Menu Traitement © Sage 2007 792 Elle crée alors une ligne de remise supplémentaire avec les informations suivantes : 􀂉 dans la colonne Référence : la référence de l’article affecté à la passerelle comptable, 􀂉 dans la colonne Désignation : l’intitulé du barème, 􀂉 dans la colonne Prix unitaire : l’éventuelle base de calcul du barème, c’est à dire le montant HT total des articles concernés, 􀂉 dans la colonne Quantité : l’éventuelle base du calcul, c’est à dire le total des quantités des articles concernés, 􀂉 dans la colonne Remise : la valeur de la remise, 􀂉 dans la colonne Montant HT : le montant de la remise précédé du signe moins (-). 􀀳 Dans le cas de calculs par tranches, la colonne Remise n’affiche pas le détail mais le montant de la remise. Si plusieurs barèmes correspondent au client et aux articles mentionnés dans le document, le programme générera une ligne pour chacun. Il est possible de supprimer certaines des lignes ainsi générées. Dans le cas où le client est affilié à une centrale d’achat, les barèmes appliqués seront ceux de la centrale. Particularités des lignes de pièces - Documents des ventes Nous traitons sous ce titre tout ce qui caractérise les lignes de pièces. Leur saisie a été expliquée au paragraphe précédent. D’autres particularités sont présentées sous les titres suivants : 􀂉 «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759. Ouverture de la fiche article La fiche article s’ouvre par un double-clic sur sa ligne de pièce. Il est possible de la modifier mais pas de la supprimer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Lignes de pièces particulières Si vous devez insérer des mentions particulières telles : 􀂉 des consignations, 􀂉 du port (avec ou sans TVA), 􀂉 des frais d’emballage, etc., ces postes doivent être enregistrés sous la forme d’articles particuliers. Voir plus loin le paragraphe sur les «Article forfaitaire - Documents des ventes», page 822. Insertion d’une ligne avant une autre Réalisez les opérations suivantes : 1 . Sélectionnez, en cliquant dessus, la ligne avant laquelle la nouvelle ligne doit être insérée ; Menu Traitement © Sage 2007 793 2 . cliquez sur le bouton [Insérer une ligne] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre ; 3 . enregistrez la ligne et validez-la. Elle s’insérera avant celle qui était sélectionnée. Insertion d’un saut de ligne Il suffit de valider à vide. On peut attacher un texte complémentaire à une ligne vide, voir ci-dessous. Voir le paragraphe «Insérer une ligne de texte», page 797. Pour supprimer une ligne vide : sélectionnez-la et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Insertion d’un sous-total Pour insérer une ligne de sous-total, procédez de la façon suivante : 1 . Sélectionnez les lignes à totaliser (ces lignes ne sont pas forcément contiguës) ; 2 . cliquez sur le bouton [Insère un sous-total] (il se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre) ; 3 . saisissez un libellé de votre choix dans la zone d’édition de la colonne Désignation ; 4 . validez. La ligne de sous-total apparaît automatiquement à la suite de la dernière ligne sélectionnée. Il n’est pas nécessaire d’avoir, au préalable, inséré une ligne vide. Les valeurs totalisées s’affichent dans les colonnes correspondantes. Exemple Le total du montant HT s’affiche dans la colonne Montant HT. La sous-totalisation porte sur les colonnes suivantes : 􀂉 Quantité, 􀂉 Quantité colisée, 􀂉 Poids net global, 􀂉 Poids brut global, 􀂉 Montant HT, 􀂉 Montant TTC, 􀂉 Montant HT en devise. Les totaux apparaissent dans leurs colonnes respectives. Ces sous-totaux ne sont pas pris en compte dans la valorisation du document. 􀀳 Les modifications ultérieures apportées aux lignes totalisées ne sont pas reportées automatiquement dans les lignes de sous-totalisation. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Modification de la ligne de totalisation», page 794. Dans le cas de lignes comportant des montants en devise, la sous-totalisation suit la règle édictée dans la zone Valeur en devise du volet «A propos de votre société / Comptable / Facturation» : 􀂉 si elle est paramétrée sur Conversion valeurs : elle correspond à la conversion par application du cours de la somme des montants HT de chaque ligne ; 􀂉 si elle est paramétrée sur Cumul des lignes : elle correspond à la somme des montants en devise de chacune des lignes. Menu Traitement © Sage 2007 794 Désignation de la ligne de totalisation Lors de l’insertion d’une telle ligne, le programme propose la légende «Sous-total» suivie d’un espace et l’utilisateur peut compléter cette désignation avec l’information de son choix (ou la remplacer complètement). Il faut ensuite valider pour faire apparaître cette ligne dans le corps de la pièce où elle s’inscrit après la dernière ligne sélectionnée. Modification de la ligne de totalisation Pour cela il faut opérer comme suit : 1 . Sélectionnez toutes les lignes totalisées ainsi que la ligne de sous-totalisation correspondante ; 2 . cliquez sur le bouton [Insère un sous total] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. La ligne de totalisation est alors mise à jour. 􀀳 Si la sélection comporte plus d’une ligne de sous totalisation ou bien si la dernière ligne sélectionnée n’est pas une ligne de totalisation, le programme ajoute simplement une nouvelle ligne de totalisation. Insertion d’une ligne de remise supplémentaire Il est possible d’appliquer une remise supplémentaire à un certain nombre d’articles : 1 . sélectionnez les lignes d’articles concernés ; 2 . appelez un article de remise (celui dont la création a été proposée dans la commande Rabais, remises et ristournes est tout indiqué – en fait on peut utiliser n’importe quel article) ; 3 . enregistrez la désignation de cette remise supplémentaire ; 4 . enregistrez la remise qui convient dans la colonne correspondante ; 5 . validez. La ligne de remise supplémentaire apparaîtra à la suite de la dernière ligne sélectionnée sans qu’il soit besoin d’utiliser le bouton Insérer. Vous utiliserez cette possibilité pour enregistrer des remises supplémentaires de pied de pièce. Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes Si vous souhaitez uniformiser les taux de remise appliqués à certaines lignes, il n’est pas nécessaire de modifier chaque ligne individuellement. Une méthode vous permet de réaliser cette opération globalement : 1 . sélectionnez les lignes concernées ; 2 . placez le curseur dans la zone de saisie de la colonne Remise ; 3 . tapez le montant de la remise globale ; 4 . validez. Toutes les lignes sélectionnées mentionneront la même remise. On peut utiliser toutes les possibilités de saisie détaillées dans la colonne Remise. On peut également ajouter une remise à celles mentionnées dans les lignes sélectionnées en tapant + suivi du montant de la remise additionnelle. Les remises séparées par cet opérateur seront traitées en cascade. Menu Traitement © Sage 2007 795 Recalcul des modèles d’enregistrement Pour recalculer une ligne dont une ou plusieurs zones sont déterminées par des modèles d’enregistrement : 1 . sélectionnez cette ligne ; 2 . cliquez sur le bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il est nécessaire que cette ligne comporte une référence article. Liste des champs affectables et leur répercussion. Champ Domaines d’application Non applicable Commentaire Poids net global Tous Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie d’un article facturé au poids (Montant HT, Montant TTC, etc.) Prix unitaire HT Tous Si ligne de document en TTC Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (PU TTC, PU Net, etc.) Prix unitaire TTC Documents des ventes Si ligne de document en HT Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (PU TTC, PU Net, etc.) Prix unitaire en devise Documents des ventes et des achats Si ligne de document en TTC Uniquement pour les documents comportant une devise en en-tête. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (PU TTC, PU Net, etc.) Prix de revient unitaire Ventes Achats Internes Documents des stocks Ventes : articles non suivis en stock. Achats : toutes les lignes. Internes : toutes les lignes. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Total prix de revient, CMUP, etc.) Quantité Tous Lignes d’achat avec une conversion fournisseur <> 1 (1) 1. Ce taux de conversion est enregistré dans le volet « Structure / Articles / Fiche principale / Fournisseurs ». Quantité colisée, Poids net et global sont calculés au prorata. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) Article en Série mouvementant le stock pour une quantité de 1 si la ligne mouvemente le stock. Quantité colisée Tous Quantité colisée, Poids net et global sont calculés au prorata. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) Article en Série mouvementant le stock pour une quantité de 1 si la ligne mouvemente le stock. Remise Ventes Achats Stocks Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) frais Lignes de BL d’achats et de factures d’achat Aucun Recalcul du prix de revient. Menu Traitement © Sage 2007 796 Texte complémentaire - Lignes des documents de vente Associer un texte du glossaire Il est possible d’associer un texte, et un seul, à une ligne de pièce en cliquant sur le bouton [Associer un texte complémentaire] après sélection de la ligne voulue (qui peut être un saut de ligne ou un sous-total). Ce bouton se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce texte peut être tiré du glossaire ou tapé directement. Le texte complémentaire n’apparaît pas dans le document à l’écran mais seulement lors de l’impression sous la réserve suivante : l’objet de mise en page Texte complémentaire ou bien l’objet de mise en page Texte global aura été placé dans le document d’impression. Voir la commande «Mise en page», page 304 et dans le «Manuel de la gamme». La présence d’un texte complémentaire attaché à une ligne est symbolisé par la présence d’une icône dans la colonne Complément (si l’affichage de cette colonne a été autorisé). Pour associer un texte du glossaire : sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne dans la liste du haut de la fenêtre «Texte complémentaire». On ne peut associer qu’un seul texte à une ligne. Ce texte n’apparaît pas explicitement dans les lignes de la pièce à l’écran. Pour modifier le glossaire associé : cliquez sur un autre. Pour supprimer l’association d’un texte ou d’un glossaire à un article : supprimez le texte en le sélectionnant par balayage et en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. Pour saisir un texte : tapez-le dans la zone d’édition. Il est possible de modifier ponctuellement un texte de glossaire. 􀀳 Cette modification ponctuelle n’a pas d’incidence sur le texte enregistré dans la commande Structure / Glossaire. Sélection des glossaires Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous les glossaires : la liste présente tous les glossaires existants (valeur par défaut) ; 􀂉 Glossaires article : la liste ne présente que les glossaires du domaine article ; 􀂉 Glossaires document : la liste ne présente que les glossaires du domaine document ; 􀂉 Glossaires attachés à l’article : la dernière option de cette liste affiche la référence de l’article. Elle permet d’afficher la liste des glossaires attachés à l’article saisi sur la ligne de pièce et de ne sélectionner que celui qui sera imprimé. Dans ce dernier cas, le glossaire n’est plus considéré comme attaché à l’article mais comme affecté à la ligne de pièce. Texte de la rubrique Le texte du glossaire sélectionné apparaît dans cette zone. On peut le modifier. Cette modification ne vaut que pour la ligne de pièce considérée. Menu Traitement © Sage 2007 797 On peut également taper un texte quelconque de 1980 caractères alphanumériques maximum. Vous pouvez utiliser des tabulations ou des retours à la ligne à l’intérieur du texte. Macintosh Le retour volontaire à la ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. Windows Il faut taper CTRL + TABULATION pour insérer une tabulation et CTRL + ENTREE pour un retour volontaire à la ligne. La validation de la saisie s’effectue par la touche ENTREE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. L’impression des glossaires attachés aux articles peut être demandée dans la fenêtre qui vous est proposée avant l’impression. Ils ne pourront s’imprimer que si l’objet de mise en page Glossaire article ou Texte global est présent dans le document d’impression. 􀀳 Il est également possible d’insérer, à n’importe quel endroit du document un objet Glossaire pour y faire apparaître le contenu d’une entrée de glossaire de type document repérée par son raccourci. Cette insertion se fait par la commande Fichier / Mise en page. Insérer une ligne de texte Sans appeler une référence article, il est possible de saisir un texte dans la colonne Désignation. Opérez comme suit : 1 . Pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la colonne Désignation. 2 . Tapez le texte (69 caractères alphanumériques maximum). 3 . Tapez la touche ENTREE pour valider la ligne de texte qui s’affiche dans le corps de la pièce. 􀀳 Seule la colonne Désignation peut être renseignée pour une ligne de ce type. Il n’est pas conseillé de presser la touche TABULATION après saisie du texte car, dans ce cas, le programme affiche la fenêtre de sélection des articles. Articles particuliers – Documents des ventes Certains articles présentent des particularités lors de leur appel dans un document de vente. Ce sont : 􀂉 «Articles à conditionnement - Documents des ventes», page 798, 􀂉 «Articles gérés en vente au débit - Documents des ventes», page 800, 􀂉 «Articles à simple gamme - Documents des ventes», page 800, 􀂉 «Articles à double gamme - Documents des ventes», page 803, 􀂉 «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805, 􀂉 «Article en contremarque - Documents des ventes», page 809, 􀂉 «Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des ventes», page 820, 􀂉 «Article forfaitaire - Documents des ventes», page 822, 􀂉 «Article facturé au poids - Documents des ventes», page 822, 􀂉 «Articles à nomenclature - Documents des ventes», page 823. Menu Traitement © Sage 2007 798 Articles à conditionnement - Documents des ventes Il est possible d’appeler un conditionnement spécifique d’un tel article en saisissant son code barres dans la colonne Référence article soit manuellement soit au moyen d’un lecteur de codes barres. Le traitement des articles à conditionnement est différent selon que l’on a paramétré un conditionnement principal pour l’article ou non. Le conditionnement principal est paramétré dans le sous-volet «Conditionnement» du volet «Fiche principale » de l’article. Voir la «Gestion des conditionnements», page 446. Aucun conditionnement principal Une fenêtre de saisie particulière s’ouvre lorsque vous quittez la colonne Quantité colisée après l’avoir renseignée dans le cas où la ligne saisie concerne un tel article. Si cette colonne n’est pas présente, les conditionnements ne pourront pas être utilisés. Liste des conditionnements Affiche la liste des conditionnements correspondant à l’article ainsi que les quantités d’unité de vente incluses dans le conditionnement. Quantités demandées Affiche la valeur enregistrée dans la colonne Quantité colisée. Elle correspond au nombre de conditionnements vendus et peut être modifiée après sélection d’un autre conditionnement. Elle est complétée par la désignation du conditionnement choisi. Quantités unité de vente Affiche la valeur qui sera insérée dans la colonne Quantité. 􀀳 Si la saisie de la quantité s’effectue dans la colonne Quantité, la vente s’effectue en unité de vente sans tenir compte du conditionnement. Le programme considère que : 􀂉 la quantité colisée est égale à la quantité (nombre d’unités de vente saisi), 􀂉 le conditionnement reprend l’unité de vente, 􀂉 le prix unitaire indiqué est celui du tarif. Le tableau suivant récapitule les valeurs obtenues en fonction des saisies possibles dans la colonne Quantité ou dans la colonne Quantité colisée. Valeurs affichées en fonction des saisies Valeur saisie Colonne Quantité Colonne Quantité colisée Quantité 10 (saisie) Quantité colisée * Quantité de l’énuméré de conditionnement Quantité colisée 10 10 (saisie) Menu Traitement © Sage 2007 799 A la validation, le prix par unité de vente est obtenu par le rapport entre le prix du conditionnement et le nombre d’unités de vente. Un conditionnement principal a été paramétré Si un conditionnement principal a été affecté à l’article, la saisie s’effectue comme suit : 􀂉 Si la quantité de l’article est saisie dans la colonne Quantité colisée, la fenêtre « Conditionnement » s’ouvre avec l’énuméré de conditionnement par défaut sélectionné. Le programme multiplie la quantité du conditionnement par la valeur saisie. Exemple Quantité colisée3 (valeur saisie) ConditionnementEcrin de 4 pièces (conditionnement principal) A la validation de la ligne, la quantité sera de 12 = 3 écrins de 4. 􀂉 Si la quantité est saisie dans la colonne Quantité, le conditionnement reprend l’unité de vente de l’article et la colonne Quantité colisée reprend la même valeur que celle saisie dans la colonne Quantité. La fenêtre « Conditionnement » ne s’ouvre pas. Exemple Quantité 4 (valeur proposée à l’appel de l’article) Quantité colisée 1 (valeur proposée à l’appel de l’article) Conditionnement Ecrin de 4 (valeur proposée à l’appel de l’article) Quantité saisie 8 (dans colonne Quantité) Quantité colisée 8 (modification par le programme) Conditionnement Pièce (modification par le programme) 􀂉 Si on sélectionne la ligne d’un article à conditionnement déjà saisie et qu’on modifie la valeur saisie dans la zone Quantité colisée, le programme ouvre la fenêtre « Conditionnement » et permet de préciser le conditionnement que l’on veut modifier. 􀂉 On peut également sélectionner la ligne d’un article à conditionnement déjà saisie et modifier, par saisie manuelle, la valeur indiquée dans la colonne Conditionnement (à condition de taper le nouveau conditionnement exactement comme il a été enregistré dans les options de l’entreprise). Dans ce cas, le programme recalcule la quantité colisée en conséquence. Si le conditionnement saisi ne correspond pas à une valeur enregistrée, le programme ouvre la fenêtre « Conditionnement ». Exemple Valeurs affichées sur la ligne qui doit être modifiée Quantité 16 Quantité colisée 4 Conditionnement Ecrin de 4 Modification manuelle du conditionnement : Conditionnement Ecrin de 12 Validation de la ligne qui affiche : Quantité 16 Conditionnement Unité de vente Enuméré de conditionnement sélectionné (1) Prix unitaire Tarif de vente Prix conditionnement Tarif / Quantité conditionnement Tarif 1. Si l’article dispose d’un conditionnement. Valeurs affichées en fonction des saisies Valeur saisie Colonne Quantité Colonne Quantité colisée Menu Traitement © Sage 2007 800 Quantité colisée 1,33 Articles gérés en vente au débit - Documents des ventes La colonne Conditionnement permet, dans ce cas, de saisir des informations autres qu’un intitulé de conditionnement pour un article dont l’option Vente au débit a été cochée dans la fiche article. En saisie de document, la colonne Conditionnement permet la saisie d’un opérateur et d’un opérande. L’ensemble de la formule de calcul est limitée à 21 caractères. La formule de calcul doit impérativement commencer par le signe égal (=) pour que le résultat serve à calculer la quantité. Le signe égal ne sera pas enregistré au moment de la validation de la ligne. Les colonnes Quantité et Quantité colisée reprennent le résultat de l’opération renseignée dans la colonne Conditionnement. Exemple Le programme enregistre l’information qui pourra être imprimée sur la facture. Le prix indiqué est celui de l’unité de vente de la fiche article. Articles à simple gamme - Documents des ventes En création de lignes pour un article à gamme de type produit, le fait de presser la touche TABULATION, dans la zone Référence article, entraîne l’apparition systématique de la fenêtre de saisie par énuméré de gamme. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en saisissant directement la référence de l’énuméré dans la colonne Référence article. Voir la commande «Articles», page 413. Quantité Quantité colisée -------------------------------------- 16 12 = ----- = 1, 33 Colonne Valeur saisie Valeur affichée Commentaire Quantité 12 Résultat du calcul Quantité colisée 12 Résultat du calcul Conditionnement = 6*2 6*2 Menu Traitement © Sage 2007 801 Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de ligne mais pas en modification. Lorsque la gestion du multi-emplacement est utilisée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »), il est possible d’y afficher une colonne Emplacement dans laquelle on peut choisir l’emplacement de stockage en sortie d’article. Cette fenêtre est décrite sous le titre «Modification des emplacements», page 788. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les autres informations pouvant être enregistrées sur la ligne de pièce comme le représentant, le poids, etc., devront être saisies par une modification de ligne. Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1 définis dans les tarifs de ventes et d’achat de l’article. La partie supérieure droite de la fenêtre mentionne les valeurs de stock de l’article sélectionné à condition que l’on ait demandé l’affichage du stock en saisie (volet « A propos de votre société / Préférences »). Personnalisation de la liste des gammes La liste des gammes permet l’affichage d’un menu contextuel qui ne propose que deux fonctions : 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. La fenêtre de personnalisation de la liste, que l’on peut également lancer par la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste, permet d’ajouter une colonne Emplacement lorsque la gestion du multi-emplacement est active. Menu Traitement © Sage 2007 802 Saisie d’une ligne d’article à simple gamme La saisie des lignes s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme, 2 . la saisie de la quantité dans la colonne correspondante, Le prix unitaire et le prix unitaire en devise s’affichent automatiquement dans leurs colonnes respectives en pressant la touche TABULATION après saisie de la quantité. Vous pouvez effectuer, à ce stade : 􀂉 la modification éventuelle du prix, 􀂉 la saisie de la remise. Si la remise n’est pas modifiée, à la validation de la ligne, le programme affecte automatiquement la remise correspondant au tarif. A la validation de la ligne par la touche ENTREE, l’énuméré de la gamme suivant est sélectionné. 􀀳 La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Modification d’une ligne d’article à simple gamme La modification des lignes saisies dans le corps du document de vente s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne (énuméré de gamme), 2 . la modification des quantités et / ou du prix et / ou de la remise, 3 . la validation de la ligne. Suppression d’une ligne d’article à simple gamme La suppression des lignes saisies dans le corps du document s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne, 2 . la mise à zéro de la quantité, 3 . la validation de la ligne. Cliquez sur le bouton [OK] ou pressez la touche ENTREE du clavier numérique pour valider la saisie des énumérés de gamme. Le programme crée autant de lignes dans le document qu’il existe de lignes d’énumérés de gamme avec une quantité différente de zéro. Menu Traitement © Sage 2007 803 Lors de l’enregistrement des lignes, le programme contrôle la disponibilité en stock. En cas d’indisponibilité, il sera proposé autant de fenêtres d’indisponibilité que d’énumérés de gamme en rupture de stock. Cas particulier des articles à gamme non gérés en stock En saisie des documents de vente, le prix de revient proposé par défaut sera le prix d'achat enregistré pour l'énuméré de gamme sélectionné ou de couple d'énumérés de gamme sélectionné (cas des articles à double gamme). Articles à double gamme - Documents des ventes En création de lignes pour un article à gamme de type produit, le fait de presser la touche TABULATION, dans la zone Référence article entraîne l’apparition systématique de la fenêtre de saisie par énuméré de gamme. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en saisissant directement la référence de l’énuméré dans la colonne Référence article. Voir la commande «Articles», page 413. Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de ligne mais pas en modification. 􀀳 Comme pour les articles à gamme simple, il est possible de gérer les emplacements dans le cas de leur gestion. Le fonctionnement en est identique. Voir le titre «Articles à simple gamme - Documents des ventes», page 800. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les autres informations pouvant être enregistrées sur la ligne de pièce comme le représentant, le poids, etc., devront être saisies par une modification de ligne. Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1 disponibles pour l’article. La liste déroulante Gamme 2 permet la sélection des énumérés de la gamme 2 disponibles pour l’article. La partie supérieure droite de la fenêtre mentionne les valeurs de stock de l’article sélectionné à condition que l’on ait demandé l’affichage du stock en saisie (volet « A propos de votre société / Préférences »). Seules les informations suivantes peuvent être indiquées par binôme d’énuméré de gamme : 􀂉 quantité demandée, Menu Traitement © Sage 2007 804 􀂉 prix unitaire, 􀂉 prix unitaire en devise (zone estompée si aucune devise n’est sélectionnée en en-tête du document), 􀂉 remise accordée. La ligne Total affiche la quantité totale d’articles pour l’intégralité des binômes d’énumérés de gamme. Saisie d’une ligne d’article à double gamme La saisie des lignes s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme 2 (par défaut le premier est proposé), 2 . la sélection de la ligne (énuméré de la gamme 1), 3 . la saisie de la quantité, Le prix unitaire et le prix unitaire en devise s’affichent automatiquement dans leurs colonnes respectives en pressant la touche TABULATION après saisie de la quantité. A ce stade, il est possible d’effectuer : 􀂉 la modification éventuelle du prix, 􀂉 la saisie de la remise. Si la remise n’est pas modifiée, à la validation de la ligne, le programme affecte automatiquement la remise correspondant au tarif. A la validation de la ligne, pour le même énuméré de la gamme 2, l’énuméré suivant de la gamme 1 est sélectionné. 􀀳 La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Modification d’une ligne d’article à double gamme La modification des lignes saisies dans le corps du document de vente s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme 2 (par défaut le 1er est proposé), 2 . la sélection de la ligne (énuméré de la gamme 1), 3 . la modification des quantités et / ou du prix et / ou de la remise, 4 . la validation de la ligne. Suppression d’une ligne d’article à double gamme La suppression des lignes saisies dans le corps du document de vente s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne, 2 . la mise à zéro de la quantité, 3 . la validation de la ligne. Cliquez sur le bouton [OK] ou pressez la touche ENTREE du clavier numérique pour valider la saisie des énumérés de gamme. Lors de l’enregistrement des lignes, le programme contrôle la disponibilité en stock. En cas d’indisponibilité, il sera proposé autant de fenêtres d’indisponibilité que d’énumérés de gamme en rupture de stock. Menu Traitement © Sage 2007 805 Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes Pour chaque article sérialisé, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro de série ou de lot. A chaque article en stock correspond un numéro. Dans le cas des articles sérialisés, chaque article en stock dispose de son propre numéro. Dans le cas des articles gérés par numéro de lot, à un numéro peuvent correspondre plusieurs articles. La gestion des articles sérialisés ou gérés par lot varie en fonction de la pièce saisie : 􀂉 s’il s’agit d’un devis, d’un bon de commande ou d’une préparation de livraison, le programme affiche une seule ligne avec la quantité commandée ; 􀂉 s’il s’agit d’un bon de livraison ou d’une facture générés par transformation, la fenêtre décrite cidessous s’ouvrira pour enregistrer les numéros de série des différents articles ; le programme générera ensuite autant de lignes que d’articles commandés avec une quantité égale à 1 ; 􀂉 s’il s’agit de ces mêmes pièces mais saisies directement, la même fenêtre apparaîtra mais la zone Mise en reliquat sera estompée. 􀀳 Il est possible de saisir un numéro de série ou de lot dans un bon de commande ou une préparation de livraison client. Dans ce cas, le numéro de l’article sera réservé pour le client. Il est nécessaire que chaque ligne d’article sérialisé ait une quantité égale à 1. Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en saisissant directement le numéro de série ou de lot dans la colonne N° série / lot. La fenêtre suivante s’ouvre automatiquement lorsqu’on valide une ligne de pièce mentionnant un article sérialisé. Cette fenêtre est différente de celle que l’on obtient en pressant F4 sur la zone N° série/lot car elle permet, outre la sélection du numéro, l’enregistrement du complément série/lot, information complémentaire qui apparaîtra dans la colonne Complément série/lot de la pièce (si elle est affichée) ainsi que la saisie des informations libres série/lot (si on en a paramétré pour l’article). La fenêtre suivante s’ouvre automatiquement lorsqu’on valide une ligne de pièce mentionnant un article géré par numéro de lot. Cette fenêtre a un principe de fonctionnement identique à la précédente mais elle permet, en plus de consulter les quantités disponibles par numéro de lot ainsi que les quantités réservées. Menu Traitement © Sage 2007 806 Windows La validation d’un numéro de série s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’un numéro de série s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. La liste des articles disponibles (celle du haut) propose les articles disponibles en stock en donnant les informations suivantes : 􀂉 le numéro de série ou de lot, 􀂉 la quantité disponible (cas des numéros de lot uniquement, les articles sérialisés sont toujours gérés à l’unité), 􀂉 la quantité réservée (dans le cas des numéros de lot mentionnés dans un bon de commande), 􀂉 le complément série/lot s’il a été enregistré lors de l’entrée en stock, 􀂉 la date de péremption, 􀂉 la date de fabrication. La liste propose tous les numéros de série ou de lot disponibles. Leur classement s’effectue par ordre chronologique sur la date de péremption puis sur le numéro de série ou de lot. Les numéros de série réservés n’apparaissent pas dans cette liste. La liste des articles attribués (celle du bas) affiche les articles sélectionnés pour insertion dans la pièce en cours de saisie. Cette liste propose les informations suivantes : 􀂉 le numéro de série ou de lot, 􀂉 la quantité sortie dans le cas des numéros de lot, 􀂉 le complément série/lot s’il a été enregistré lors de l’entrée en stock mais il peut être saisi ou modifié à ce niveau, 􀂉 la date de péremption, 􀂉 la date de fabrication. Le classement dans cette deuxième liste s’effectue par ordre chronologique sur la date de péremption puis sur le numéro de série ou de lot. A livrer Zone reprenant la quantité demandée par le client. Solde Zone proposant la quantité de numéros de série restant à affecter. Mise en reliquat Zone estompée sauf dans le cas d’une transformation d’une préparation de livraison, d’un bon de commande ou d’un devis en bon de livraison ou en facture. Elle permet de ne pas livrer la totalité de la commande et de conserver en reliquat, à condition que vous ayez cliqué sur Oui (valeur par défaut), un certain Menu Traitement © Sage 2007 807 nombre d’articles à votre gré ou en fonction des stocks disponibles. Si vous cliquez sur Non, la pièce d’origine est considérée comme soldée. Complément série/lot La saisie des informations complémentaires série/lot doit s’effectuer au moment de la sélection de l’article et de son numéro de série ou de lot. Voir les fenêtres décrites plus haut. Bouton [Livrer] Permet de transférer dans la liste des articles attribués, le numéro sélectionné dans la liste des numéros disponibles. Voir ci-dessous. Bouton [Supprimer] Permet de supprimer de la liste des article attribués le numéro qui y est sélectionné et de le transférer dans la liste des numéros disponibles. Voir ci-dessous. Bouton [Automatique] Permet l’affectation automatique des numéros de série ou de lot. Voir ci-dessous. Bouton [Infos (Informations) libres] Permet d’enregistrer les informations libres de type Numéros série/lot de la ligne d’article sélectionnée dans la liste des numéros à attribuer. Une fenêtre « Informations libres série/lot » s’ouvre. Cette fenêtre affiche la liste des informations libres enregistrées dans les options de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Information libre», page 160. Pour saisir une information libre : 1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste. 2 . Saisissez sa valeur dans la zone du bas. 3 . Validez par la touche ENTREE. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fenêtre. Affectation des numéros de série ou de lot L’affectation peut s’effectuer de plusieurs façons : 􀂉 Par saisie directe : 1 . Saisissez le numéro de série ou de lot dans la zone tout à fait au bas de la fenêtre. 2 . Validez par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique, le numéro disparaît de la liste des disponibles pour s’afficher dans la liste des attribués. Menu Traitement © Sage 2007 808 􀂉 Par sélection dans la liste : 1 . Sélectionnez autant de lignes dans la liste du haut que d’articles à livrer. 2 . Cliquez sur le bouton [Livrer]. Voir le «Manuel de la gamme» pour les différentes possibilités de sélection dans une liste. 􀂉 Par incrémentation automatique et continue des numéros de série : 1 . Saisissez le premier numéro de série ou de lot en insérant un astérisque (*) à la suite du caractère devant être incrémenté. 2 . Validez, le programme transfère autant d’articles qu’il y a de numéros. 􀂉 Par affectation automatique en cliquant sur le bouton [Automatique]. Dans ce cas, le programme livre en priorité les articles déterminés sur les critères suivants : 1 . date de péremption, 2 . numéro de série ou de lot (le ou les premiers de la liste sont choisis). Exemple Incrémentation automatique. Vous détenez en stock les articles comportant les numéros A-336, A-337, A-338 et A-339. Vous devez en livrer deux au même client. Vous choisissez de lui livrer le A-338 et le A-339. Tapez A-338* puis cliquez sur le bouton Livrer. Le programme, automatiquement, lui affectera les deux derniers. 􀂉 Par double-clic sur le numéro de la liste des disponibles : le numéro sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste des attribués. 􀂉 Par sélection ou sélections multiples de numéros de série de la liste des disponibles et clic sur le bouton Livrer : le numéro sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste des attribués. Modification des numéros de série ou de lot La modification des numéros de série ou de lot s’effectue par : 1 . sélection du numéro de série ou de lot à modifier, 2 . saisie de la modification, 3 . validation par la touche ENTREE du clavier alphanumérique. Cette manoeuvre affiche le numéro modifié dans la liste inférieure avec une éventuelle réintégration ou disparition de la liste supérieure. Suppression des numéros de série ou de lot La suppression des lignes saisies dans la fenêtre de sélection des numéros s’effectue par : 1 . sélection du numéro de série ou de lot à supprimer, 2 . utilisation du bouton [Supprimer], les lots sélectionnés sont supprimés de la liste inférieure et s’affiche dans la liste supérieure. La suppression des lignes saisies dans la pièce de vente s’effectue par : 1 . sélection de l’article à supprimer, 2 . utilisation du bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». La ligne d’article disparaît de la liste. Il est impossible de sortir du stock plus d’articles que la quantité indiquée dans la zone A livrer. De même il est impossible de livrer un numéro de lot réservé (les numéros de série réservés n’apparaissent pas dans la liste). Menu Traitement © Sage 2007 809 La réservation d’un article sérialisé ou géré par numéro de lot s’effectue dans les bons de commande ou les préparations de livraison de ventes. Lors de la création du bon de commande ou d’une préparation de livraison, l’utilisateur saisit le numéro de série ou de lot dans la colonne N° de série/lot (ou les premiers caractères suivis d’une tabulation, afin de sélectionner le numéro de série dans la fenêtre qui s’affiche). L’article ainsi saisi est réservé. Windows L’ensemble des numéros de série ou de lot ayant été affecté, la validation de la saisie des différents numéros s’effectue en cliquant sur le bouton [OK]. Macintosh La validation de la saisie s’effectue par la touche ENTREE du clavier numérique ou en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme enregistre alors autant de lignes que de numéros de série sélectionnés avec pour chaque une quantité de 1. Il n’enregistre qu’une ligne par numéro de lot sélectionné avec une quantité variable. Contrôle d’unicité des numéros de lots – Documents des ventes En fonction du choix fait dans la zone Contrôle d’unicité des N° lot de la fiche de l’entreprise, le programme vérifiera ou non que deux numéros de lots identiques ne sont pas affectés au même article lors de leur entrée en stock. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Volet Commercial – A propos de…», page 107. Quel que soit le choix fait dans la zone mentionnée ci-dessus, un contrôle d’unicité est réalisé pour les pièces déclenchant une entrée en stock à partir d’un des documents suivants : 􀂉 Bon de livraison client négatif, 􀂉 Bon de retour client, 􀂉 Facture client avec quantité négative, 􀂉 Facture de retour client. Transformation des pièces comportant des articles sérialisés ou par lots – Documents des ventes Lors de la sortie d’un tel article dans une pièce de vente et lorsque la gestion du multi-emplacement est active, le programme imposera l’emplacement correspondant à celui dans lequel l’article choisi a été stocké lors de son entrée en stock. Article en contremarque - Documents des ventes On distingue : 􀂉 «Articles simples», page 809, 􀂉 «Articles en contremarque et à nomenclature», page 813. Articles simples La saisie d'un article en contremarque dans un bon de commande client va déclencher, à la validation de la ligne, l'apparition d'une fenêtre particulière dans les cas suivants : 􀂉 la zone Gestion contremarque du volet « A propos de votre société / Commercial » (menu Fichier) est paramétrée sur Manuelle, 􀂉 aucun numéro de série n'a été saisi sur la ligne de l'article à contremarque s'il est géré en sérialisé, Menu Traitement © Sage 2007 810 􀂉 aucun numéro de lot n'a été saisi sur la ligne de l'article à contremarque s'il est géré par lots. Dans ces deux derniers cas, la présence d'un numéro de lot ou de série signifie que l'article est déjà présent en stock. 􀀳 Dans le cas où la zone Contremarque citée précédemment mentionne Automatique, la génération de la commande fournisseur doit être réalisée par les fonctions du menu Contremarque. Il est également possible de générer, en fonction du type d’article en nomenclature, la commande fournisseur ou la préparation de fabrication à partir de la fenêtre « Informations contremarque ligne ». Voir ci-dessous les modes opératoires. Un article en contremarque peut être commandé de manière tout à fait classique sans faire intervenir ce type de gestion particulier. S'il est saisi directement dans une pièce de vente autre qu'un bon de commande (ou un devis transformé ensuite en bon de commande), la gestion en contremarque ne s'effectuera pas. Si un article à contremarque est saisi dans un devis, la transformation du devis en bon de commande ne fait pas s'ouvrir la fenêtre décrite ici. Seule la commande Contremarque permet, dans ce cas, d'établir un lien entre la commande client et le document fournisseur, quel que soit le réglage fait dans la fiche de l'entreprise. Voir les explications données sur de tels articles dans la commande «Contremarque», page 1374. Cette fenêtre permet de générer automatiquement une préparation de commande fournisseur avec les quantités attendues. Les zones de cette fenêtre et leurs fonctions sont les suivantes. Stock de l’article Dépôt Liste déroulante mentionnant le dépôt de stockage mentionné sur la ligne de la commande client (ou reprise de l'en-tête). On peut interroger les autres dépôts pour vérifier les quantités en stock. Désignation Référence de l'article commandé par le client. Non modifiable. Quantité disponible sur stock réel Affiche la quantité disponible pour l'article dans le dépôt consulté. 􀀲 ATTENTION : la valeur mentionnée ici est calculée de la façon suivante : Quantité disponible = Stock réel – Réservé contremarque + Commandé contremarque – Stock préparé. Elle traduit les quantités dont on dispose réellement et qui ne sont pas destinées à d'autres commandes clients en attente. Menu Traitement © Sage 2007 811 Quantité disponible sur stock à terme Affiche la quantité disponible à terme pour l'article dans le dépôt consulté. 􀀲 ATTENTION : la valeur mentionnée ici est calculée de la façon suivante : Quantité disponible à terme = Stock réel + Stock commandé – Stock réservé – Stock préparé. Elle traduit les quantités dont on disposera réellement lorsque les commandes clients en attente seront servies. Quantités commandées Quantité demandée Quantité commandée par le client. Non modifiable. Les zones suivantes permettent la génération de la préparation de commande fournisseur liée. Commande fournisseur Cette case à cocher demande, si elle est cochée, à ce qu'une commande fournisseur soit automatiquement liée à la commande client. Si elle est décochée, toutes les zones qui suivent s'estompent. Si le disponible sur stock réel ou le disponible sur stock à terme est suffisant pour honorer la commande client, vous pouvez décocher cette case et ne pas générer de commande fournisseur. Vous pouvez aussi ne pas demander la création d'une pièce d'achat liée si vous souhaitez gérer l'article en contremarque de façon classique. Quantité commandée Cette zone affiche par défaut la quantité mentionnée sur la ligne de commande client. Elle est exceptionnellement modifiable : 􀂉 si vous diminuez la valeur, c'est donc que vous envisagez de livrer une partie de la commande sur le stock existant de l'article ; 􀂉 si vous augmentez la valeur, c'est dans le but de vous constituer un stock tampon de l'article. Pour une gestion optimale des articles en contremarque, ne modifiez pas la valeur indiquée. Sélection du type de document à générer La case à cocher concernant la contremarque s’accompagne d’une zone à liste déroulante permettant de choisir entre : 􀂉 Préparation de fabrication : valeur par défaut dans le cas où l’article est à nomenclature de type Fabrication. Le document lié sera une préparation de fabrication soit nouvelle soit complémentaire d’une préparation existante suivant le choix fait dans la zone adéquate. Dans ce premier cas un lien contremarque pourra être créé avec une préparation de fabrication. 􀂉 Commande fournisseur : valeur par défaut dans le cas d’articles en contremarque simples ou à nomenclature différente de fabrication. Dans ce cas, un lien contremarque pourra être créé avec une préparation de commande fournisseur. Type de commande Liste déroulante proposant les deux choix suivants : 􀂉 Complément : (valeur par défaut) la ligne viendra compléter la préparation de commande, s'il en existe une, pour le fournisseur précisé dans les zones qui suivent. S'il n'en existe pas, une nouvelle préparation de commande sera créée. 􀂉 Nouvelle : une nouvelle préparation de commande sera systématiquement créée avec la ligne correspondant à l'article. Type de fournisseur Liste déroulante proposant les trois choix suivants : 􀂉 Fournisseur principal : le fournisseur principal de l'article est choisi par défaut. La zone à la droite de celle-ci mentionne sa référence mais elle n'est pas modifiable. 􀂉 Fournisseurs article : permet de sélectionner un des fournisseurs référencés pour l'article en question. Ce choix se fait dans la zone de liste à la droite de la présente zone. Menu Traitement © Sage 2007 812 􀂉 Tous les fournisseurs : permet de sélectionner un fournisseur quelconque parmi tous ceux référencés dans vos fichiers. Ce choix se fait dans la zone de liste à la droite de la présente zone. Numéro de fournisseur Cette zone se trouve à la droite de la précédente et permet de sélectionner un fournisseur comme précisé cidessus. Date de livraison Date de livraison souhaitée par le client Date inscrite sur la ligne de l'article (ou reprise de l'en-tête de la pièce). Non modifiable. Date de livraison théorique Cette zone affiche la date de livraison théorique de l'article par le fournisseur. Cette date est calculée en fonction de la date du jour (date du micro-ordinateur) et du délai de livraison mentionné dans la fiche du fournisseur principal de l'article. Si aucun délai de livraison n'est enregistré ou bien si le fournisseur retenu n'est pas référencé pour l'article ou n’est pas le fournisseur principal, la zone affiche la date du jour. Date de livraison souhaitée Cette zone reprend la date apparaissant dans la zone précédente. Elle est modifiable mais obéit à la règle du format d’affichage paramétré dans l'option Format date livraison du volet «Commercial / Paramètres généraux» de la fiche de l'entreprise. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107. Cette date sera mentionnée sur la ligne de commande au fournisseur. Bouton [OK] La validation de cette fenêtre a les effets suivants : 􀂉 elle valide la ligne de l'article commandé par le client, 􀂉 elle génère éventuellement une préparation de commande pour le fournisseur retenu (s'il n'y en avait pas à son nom ou bien si on l'a imposé), 􀂉 elle génère une ligne de préparation de commande au dit fournisseur. Si la quantité disponible était suffisante pour assurer la livraison et que vous n'ayez pas coché l'option Commande fournisseur, la ligne commandée par le client est validée mais aucune commande fournisseur n'est réalisée. Bouton [Annuler] La fenêtre n'est pas validée et la ligne de l'article commandé par le client n'est pas enregistrée. Génération manuelle d’une préparation de commande fournisseur Si vous souhaitez générer manuellement une préparation de commande fournisseur pour un article en contremarque sans utiliser la fonction Traitement / Contremarque / Génération des commandes fournisseurs, opérez comme suit : 1 . Cliquez sur la ligne du bon de commande client comportant un tel article pour la sélectionner. 2 . Cliquez sur le bouton [Informations sur le document lié] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Une fenêtre « Informations contremarque ligne » s’ouvre. Elle est vide. Menu Traitement © Sage 2007 813 3 . Cliquez sur le bouton [Générer la commande fournisseur/préparation de fabrication] présent dans cette fenêtre. Une fenêtre « Traitement de la commande client » s’ouvre. 4 . Cette fenêtre propose par défaut la création d’une commande fournisseur. Si vous êtes d’accord, cliquez sur le bouton [OK]. 5 . La ligne de la préparation de fabrication générée apparaît dans la fenêtre «Informations contremarque ligne». 6 . Refermez cette fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. 7 . Procédez ensuite à la commande de l’article grâce aux fonctions de la contremarque. Articles en contremarque et à nomenclature Dans le cas d’articles de ce type, la fenêtre qui s’ouvre à la validation de la ligne est d’un modèle particulier. Menu Traitement © Sage 2007 814 Toutes des zones de cette fenêtre sont identiques à celles de la fenêtre « Traitement de la commande client » décrite précédemment à l’exception des deux suivantes. Sélection du type de document à générer La case à cocher concernant la contremarque s’accompagne d’une zone à liste déroulante permettant de choisir entre : 􀂉 Préparation de fabrication : valeur par défaut dans le cas où l’article est à nomenclature de type Fabrication. Le document lié sera une préparation de fabrication soit nouvelle soit complémentaire d’une préparation existante suivant le choix fait dans la zone adéquate. Dans ce premier cas un lien contremarque est créé avec une préparation de fabrication. 􀂉 Commande fournisseur : valeur par défaut dans le cas d’articles à nomenclature différente de fabrication. Dans ce cas la gestion des articles s’effectue comme pour les articles à contremarque classiques. Dans ce second cas, un lien contremarque est créé avec une préparation de commande fournisseur. Date de fabrication souhaitée / Date de livraison souhaitée Cette zone affiche une désignation en rapport avec le choix fait dans la zone décrite ci-dessus. Elle reprend la date de livraison enregistrée dans l’en-tête de la pièce mais est modifiable. Á la validation de la fenêtre, la préparation de fabrication nouvelle (ou la modification d’une existante) si tel est le choix fait, est enregistrée à la date du jour avec comme date de fabrication celle paramétrée ici. 􀀳 Si la quantité saisie est inférieure à celle enregistrée dans la composition de la nomenclature, c’est la valeur saisie qui est conservée. Génération manuelle d’une préparation de fabrication Si vous souhaitez générer manuellement une préparation de fabrication pour un article à nomenclature de fabrication en contremarque sans utiliser la fonction Traitement / Contremarque / Génération des préparations de fabrication, opérez comme suit : 1 . Cliquez sur la ligne du bon de commande comportant un tel article pour la sélectionner. 2 . Cliquez sur le bouton [Informations sur le document lié] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Une fenêtre « Informations contremarque ligne » s’ouvre. Elle est vide. Menu Traitement © Sage 2007 815 3 . Cliquez sur le bouton [Générer la commande fournisseur/préparation de fabrication] présent dans cette fenêtre. Une fenêtre « Traitement de la commande client » s’ouvre. 4 . Cette fenêtre propose par défaut la création d’une préparation de fabrication. Si vous êtes d’accord, cliquez sur le bouton [OK]. 5 . La ligne de la préparation de fabrication générée apparaît dans la fenêtre «Informations contremarque ligne». 6 . Refermez cette fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. 7 . Procédez ensuite à la fabrication de l’article grâce aux fonctions de gestion des fabrications. Modification d'une ligne d'article en contremarque Si vous modifiez la quantité portée sur une ligne d'article en contremarque dans une pièce client liée à une pièce fournisseur, un message apparaîtra à l'écran : « Il existe un document d’achat lié à cette ligne. La modification de la quantité n’y sera pas reportée ! [OK] [Annuler] » Bouton [Annuler] La modification de la quantité apportée à la ligne n'est pas prise en compte. Bouton [OK] Valide la modification de la quantité. Dans ce cas deux événements peuvent se produire : 􀂉 si la quantité modifiée est supérieure ou égale à la précédente, aucune modification n'est apportée à la quantité du lien ; 􀂉 si la quantité modifiée est inférieure à la précédente, cette modification est reportée sur la quantité liée. Menu Traitement © Sage 2007 816 Précisons qu’il existe, pour les articles en contremarque, un lien entre les pièces clients et les pièces fournisseurs. Ces liens sont établis soit lors de la saisie de la ligne de commande client, soit lors de l’exécution de la génération de la commande fournisseur (en fonction des réglages faits dans la commande Fichier / A propos de votre société). Les deux cas précisés ci-dessus sont détaillés dans les paragraphes qui suivent. Modification à la baisse Si une ligne de commande client concernant un article en contremarque est revue à la baisse, aucune modification n’interviendra sur la pièce fournisseur ou la pièce de fabrication qui peut lui être associée, seul le lien prendra en compte la nouvelle quantité. Exemple Le client C demande la livraison de 25 articles à nomenclature. Sa commande est enregistrée et génère une préparation de commande de 25 pour le fournisseur F. Le client C revient sur sa décision et ramène la commande à 20. La ligne de commande est modifiée à 20 et le lien est modifié d’autant. La commande fournisseur reste à 25. A la réception des articles en provenance du fournisseur F, la livraison du client C portera sur 20 articles et les 5 supplémentaires resteront à disposition en stock. Si vous désirez que la modification de la commande client soit reportée sur la commande fournisseur (ou la préparation de fabrication), il est nécessaire de modifier manuellement la commande fournisseur (ou la préparation de fabrication). Modification à la hausse Si une ligne de commande client concernant un article en contremarque est revue à la hausse, aucune modification n’interviendra sur la pièce fournisseur ou la pièce de fabrication qui peut lui être associée Le lien restera à l’ancienne quantité. Il est par contre possible de générer automatiquement une nouvelle commande fournisseur : 1 . en sélectionnant la ligne de la commande client concernant l’article en nomenclature, 2 . en cliquant sur le bouton Informations sur le document lié, une fenêtre intitulée «Informations contremarque » s’ouvre alors, 3 . en cliquant sur le bouton Générer la commande fournisseur/préparation de fabrication, une fenêtre intitulée «Traitement de la commende client» s’ouvre alors, 4 . en paramétrant la commande au fournisseur (ou la préparation de fabrication) qui sera ainsi générée. Les fenêtres citées sont décrites ci-après. 􀀳 Il est ainsi possible qu’une même ligne de commande client soit associée à plusieurs commandes à des fournisseurs différents (ou à plusieurs préparations de fabrication). Il est également possible de modifier manuellement la commande fournisseur (ou la préparation de fabrication) pour tenir compte du changement demandé par le client. Dans ce cas, la livraison du matériel par le fournisseur (ou sa fabrication) sera suivie d’une livraison client qui utilisera les quantités du lien plus les quantités en stock pour honorer la commande client. Exemple Le client C demande la livraison de 25 articles à nomenclature. Sa commande est enregistrée et génère une préparation de commande de 25 pour le fournisseur F. Le client C modifie sa commande et la porte à 50. La ligne de commande est modifiée à 50 mais le lien reste à 25. La commande au fournisseur F est portée manuellement à 50. A la fourniture des 50 articles par le fournisseur F, la génération automatique de la livraison au client C prendra en compte les 25 articles du lien et prendra 25 articles sur le stock pour honorer la commande du client. Menu Traitement © Sage 2007 817 Suppression d'une ligne d'article en contremarque Si vous supprimez une ligne d'article en contremarque dans une pièce client liée à une pièce fournisseur, deux messages vont apparaître successivement à l'écran. Le premier est le classique message de confirmation des suppressions. « Voulez-vous supprimer la sélection ? [Oui] [Non] » Bouton [Oui] La suppression de la ligne est confirmée. Bouton [Non] La suppression de la ligne est annulée. Le second concerne plus particulièrement les articles en contremarque et apparaît si on répond Oui au message précédent. « Il existe un document d’achat lié à cette ligne ! [OK] [Annuler] » Bouton [Annuler] La suppression de la ligne est annulée. Bouton [OK] Valide la suppression de la ligne. Dans ce cas, seul le lien avec la pièce fournisseur est supprimé. Celle-ci n'est modifiée en aucune façon. 􀀳 La suppression du lien met à jour le cumul des stocks contremarque. Visualisation du lien – Articles en contremarque Lorsque, dans une pièce de vente, on sélectionne une ligne comportant un article géré en contremarque, un bouton devient disponible sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce bouton, intitulé [Informations sur le document lié], ouvre une fenêtre montrant les documents d'achat liés à l'actuelle pièce de vente pour l'article considéré. Cette fenêtre permet de consulter les différentes pièces qui ont été générées pour que l'article en question soit approvisionné puis livré au client. Les informations présentées dans cette fenêtre sont les suivantes. On ne peut pas modifier les lignes mais seulement supprimer le lien entre les lignes ou afficher la fenêtre « Traitement de la commande client » vue précédemment. Menu Traitement © Sage 2007 818 Colonne Type Affiche, sous la forme d'une courte désignation, le type de pièce lié : 􀂉 PF : préparation de fabrication, 􀂉 OF : ordre de fabrication, 􀂉 BF : bon de fabrication, 􀂉 PC : préparation de commande fournisseur, 􀂉 BC : bon de commande fournisseur, 􀂉 BL : bon de livraison fournisseur, 􀂉 FA : facture fournisseur, 􀂉 FC : facture comptabilisée fournisseur. Colonne N° pièce Affiche le numéro de la pièce liée. Colonne Date Affiche la date de la pièce liée. Colonne Tiers/Dépôt Affiche la référence du fournisseur correspondant ou celle du dépôt. Colonne Livraison Affiche la date de livraison prévue par le fournisseur. Colonne Quantité Affiche la quantité d'article concernée. Colonne Quantité livrable Affiche la quantité d'articles réservée au client sur le total de la ligne. Bouton [Générer la commande fournisseur/préparation de fabrication] Ce bouton permet l'affichage de la fenêtre « Traitement de la commande client » quand on clique dessus. Ce bouton n'est actif que dans les cas suivants : 􀂉 la pièce de vente dont on a sélectionné une ligne avant d'ouvrir cette fenêtre est un bon de commande ; 􀂉 les quantités des liens sont inférieures à la quantité commandée par le client. Bouton [Supprimer] Ce bouton supprime le lien entre la ligne sélectionnée dans la présente fenêtre et celle de la pièce à partir de laquelle elle a été ouverte. Dans le cas où le lien est rompu, la gestion des articles tant dans la pièce de vente que dans celle(s) d'achat redevient «classique» et les automatismes liés à la commande Contremarque ne s'appliqueront plus. Bouton [OK] Referme la fenêtre après consultation. La sélection d’une ligne dans cette fenêtre puis un double-clic dessus fait s’ouvrir la pièce fournisseur correspondante. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la pièce correspondant à la première s’ouvrira. La fenêtre Informations contremarque ligne se referme alors automatiquement. Information contremarque document Si aucune ligne n’est sélectionnée dans la pièce de vente comportant une ou plusieurs lignes d’articles en contremarque et que vous cliquiez sur le bouton [Informations sur le document lié], une fenêtre titrée « Informations contremarque document » et d’un aspect légèrement différent s’ouvre. Menu Traitement © Sage 2007 819 􀀳 Cette fonction n’est disponible que dans les bons de commande, préparations de livraison, bons de livraison, factures et factures comptabilisées clients. Elle affiche tous les liens de contremarque existant dans la pièce considérée. Les colonnes qui y sont mentionnées présentent les informations suivantes : 􀂉 Article : référence de l’article en contremarque, 􀂉 Type : type du document fournisseur lié à la ligne de la pièce : 􀂉 PC : préparation de commande fournisseur, 􀂉 PF : préparation de fabrication, 􀂉 OF : ordre de fabrication, 􀂉 BF : bon de fabrication, 􀂉 BC : bon de commande fournisseur, 􀂉 BL : bon de livraison, 􀂉 FA : facture, 􀂉 FC : facture comptabilisée, 􀂉 N° pièce : numéro de pièce du document lié, 􀂉 Date : date du document lié, 􀂉 Tiers/Dépôt : numéro du fournisseur concerné par le document lié dans le cas d’une commande fournisseur ou désignation du dépôt dans le cas d’une fabrication, 􀂉 Livraison : date de livraison de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité : quantité de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité livrable : quantité de la ligne du document lié qui peut être livrée au client (cas d’un lien avec un bon de livraison ou une facture), Un double-clic sur une des lignes mentionnées dans cette fenêtre ouvre la pièce liée correspondante. Bouton [OK] Referme la fenêtre de consultation. Bouton [Supprimer] Ce bouton n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée. Il supprime le lien entre les lignes sélectionnées et les pièces correspondantes. Menu contextuel des informations contremarque Menu Traitement © Sage 2007 820 Les fenêtres « Informations contremarque ligne » et « Informations contremarque document » présentées plus haut disposent d’un menu contextuel qui propose les commandes suivantes : 􀂉 Voir / Modifier l’élément sélectionné : ouvre le document lié à la ligne sélectionnée (voir plus haut), 􀂉 Consulter l’élément sélectionné : ouvre le document lié à la ligne sélectionnée pour consultation seulement, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés : supprime le lien entre les documents. 􀂉 Sélectionner tout : sélectionne toutes les lignes de la fenêtre. 􀂉 Dessélectionner l’élément courant : dessélectionne l’élément sur lequel se trouve le curseur (si sélection par le clavier). 􀂉 Dessélectionner tout : dessélectionne toutes les lignes sélectionnées. Report des informations liées En fonction du choix fait dans la zone Report informations liées du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks », il sera possible de demander au programme de reporter sur la ligne de vente des articles en contremarque certaines informations reprises de la ligne d’achat de ce même article et inversement. Les choix proposés par cette zone sont les suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucun report n’est réalisé. 􀂉 Ventes vers achats : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente sont reportées dans la ligne d’achat correspondante. 􀂉 Achats vers ventes : les modifications éventuellement apportées à la ligne d’achat sont reportées dans la ligne de vente correspondante. 􀂉 Les deux : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente ou d’achat sont reportées dans la ligne d’achat ou de vente correspondante. Les informations reportées sont : 􀂉 la désignation, 􀂉 les poids, 􀂉 les informations libres. Report du prix de revient lié La boîte à cocher Report du prix de revient lié du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » n’a pas d’incidence lors de la saisie des documents. Elle n’a d’effet que lors de l’utilisation des fonctions Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des documents de fabrication. Voir ces fonctions. Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des ventes Les article gérés en FIFO:LIFO ont les particularités suivantes : 􀂉 FIFO : First In First Out, l’article le plus ancien entré en stock est le premier à en sortir. 􀂉 LIFO : Last In First Out, l’article le plus récemment entré en stock est le premier à en sortir. Dans le cas de la gestion du multi-emplacement (volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »), les codes emplacement des articles en sortie sont obligatoirement ceux des articles lors de leur entrée en stock. La modification du code emplacement n’est pas autorisée. Menu Traitement © Sage 2007 821 􀀳 Une ligne d’entrée en stock d’un tel article ne peut être affectée qu’à un seul emplacement. L’éclatement en plusieurs emplacements n’est pas autorisé sauf s’il est réalisé avant la validation de la quantité de la ligne. Exemple Soit un article géré en FIFO : - Emplacement principal : E1, - Priorité de déstockage : Emplacement principal. Les entrées en stock suivantes ont été saisies. Saisie d’une facture de vente pour une quantité de 12. L’article étant géré en FIFO, la sortie de 12 articles sera effectuée pour : - une quantité de 10 sur la première entrée (E1 : 10.00), - une quantité de 2 sur la deuxième entrée (E1 : 2.00). La sortie de 12 est donc liée à E1 pour une quantité de 12. Il en est de même lors de la modification des quantités d’un article dans une pièce. Exemple Même article que dans l’exemple précédent. Mouvements observés. Modification de la quantité de la facture client à 2 au lieu de 12. L’imputation des lignes est la suivante. La priorité de déstockage étant positionnée sur Emplacement principal, la ligne de sortie est liée en priorité à l’emplacement principal. Date Mouvement Article Quantité ligne Emplacement Code Quantité 01/01/N ME FIFO 10.00 E1 10.00 02/01/N ME FIFO 20.00 E1 20.00 Date Mouvement Article Quantité ligne Emplacement Code Quantité 03/01/N FAC FIFO 12.00 E1 12.00 (10 + 2) Date Mouvement Article Quantité ligne Emplacement Code Quantité 01/01/N ME FIFO 10.00 E1 10.00 02/01/N ME FIFO 20.00 E1 20.00 03/01/N FAC FIFO 12.00 E1 12.00 Date Article Quantité ligne Emplacement Code Quantité 01/01/N FIFO 10.00 E1 8.00 02/01/N FIFO 20.00 E1 20.00 03/01/N FIFO 2.00 E1 2.00 Menu Traitement © Sage 2007 822 􀀲 Les priorités de déstockage n’ont aucune influence sur les articles en FIFO et LIFO. C’est toujours l’article le plus ancien ou le plus récent suivant le cas qui sortira en premier. En cas d’indisponibilité d’un article en FIFO/LIFO, le programme décide automatiquement quel est l’emplacement qui sera décrémenté : si le plus ancien a un stock insuffisant, l’application passe au suivant. Article forfaitaire - Documents des ventes Aucune fenêtre particulière ne s’ouvre lors de l’appel d’un tel article mais il nous a semblé nécessaire d’inclure les explications sur de tels articles avec toutes les autres particularités que l’on peut rencontrer en saisie de ligne de pièce de vente. On distingue un article à facturation forfaitaire en cochant la case Facturation forfaitaire dans le volet « Complément » de sa fiche. Un article à facturation forfaitaire sera géré de la façon suivante : 􀂉 les quantités saisies pour cet article ne sont pas prises en compte ni dans le total des quantités de la pièce ni dans les impressions et les états (rappelons que le programme enregistre par défaut une quantité de 1 pour tout article inséré dans une pièce), 􀂉 seul le prix unitaire (éventuellement multiplié par la quantité) sera utilisé pour le calcul du montant de la ligne et la valorisation totale de la pièce (rappelons que le prix unitaire de tout article peut être modifié ponctuellement sur la ligne de pièce même). 􀀳 Un tel article conviendra particulièrement pour l’enregistrement de frais fixes (port, emballage, consignation, etc.). Les quantités n’étant pas prises en compte, elles ne fausseront pas les totaux et sous-totaux dont vous pouvez demander l’impression dans le document ou les états qui les mentionnent. Article facturé au poids - Documents des ventes Comme pour les articles à facturation forfaitaire, aucune fenêtre particulière ne s’ouvre lors de l’appel d’un tel article. On distingue un article à facturation sur le poids en cochant la case Facturation / poids net dans le volet « Complément » de sa fiche. Le montant HT de la ligne d'un article à facturation au poids sera calculé de la façon suivante : (Prix unitaire * Poids net global) – Remise = Montant HT Rappelons que le poids net global est déterminé comme : Poids net global = Poids net unitaire * Quantité Il est donc impératif pour un tel article d'enregistrer d'une part le poids net dans sa fiche et d'autre part une quantité sur la ligne de pièce. Si le poids net n’a pas été renseigné dans la fiche article, le montant HT calculé sera nul. Toutefois, il est possible de saisir le poids net global de la ligne directement dans la colonne correspondante ou en faisant appel à la fenêtre «Information ligne du document». 􀀳 Si la colonne Poids net global n'est pas présente dans la pièce, le calcul s'effectuera quand même. La valeur du poids net mentionné dans la colonne Poids net global est modifiable à tout moment. Menu Traitement © Sage 2007 823 Articles à nomenclature - Documents des ventes Les explications sur la saisie des articles à nomenclature dans les pièces de vente sont données sous les titres suivants : 􀂉 «Valorisation avec répartition du prix de vente», page 824, 􀂉 «Valorisation sans répartition du prix de vente», page 827, 􀂉 «Articles à nomenclature et à saisie variable», page 830, Rappelons qu’il existe plusieurs types d’articles dits à nomenclature : 􀂉 les articles à nomenclatures de fabrication qui consistent en des articles composés de plusieurs autres, qui peuvent, ceux-là, être vendus individuellement, mais qui, assemblés sous forme de nomenclature de fabrication, forment un tout indissociable et peuvent être, de ce fait, gérés en stock ; les articles entrant dans leur composition n’apparaissent pas dans la pièce sauf si on demande expressément leur impression ; 􀂉 les articles à nomenclature commerciale / composé qui sont des articles non gérés en stock et composés d’articles indépendants qui, lorsque l’article à nomenclature est appelé dans une pièce, n’entrent pas dans la valorisation de la pièce, seul le composé est pris en compte, mais dont les montants des composants apparaissent quand même dans la pièce à des fins statistiques ; 􀂉 les articles à nomenclature commerciale / composant qui, comme les précédents, sont des articles non tenus en stock, également composés de plusieurs articles indépendants mais qui, lorsqu’ils sont appelés dans une pièce, ne font qu’y faire paraître les lignes des articles composants sur lesquels la valorisation de la pièce est faite ; le composé ne participe ni à la valorisation de la pièce ni aux statistiques de vente ; 􀂉 les articles à nomenclature et à saisie variable : ils peuvent être des types Commerciale / composé ou Commerciale / composant mais leur composition peut être modifiée lors de leur insertion dans une pièce de vente ; 􀂉 les articles à nomenclature et à gamme simple ou double de type Produit : ils sont considérés comme des articles standard à gamme dans les pièces de vente ; 􀂉 les articles liés qui sont simplement des articles qui en appellent d’autres dans des pièces, le seul lien existant entre eux étant effectif lors de la saisie des lignes de pièces et disparaissant ensuite, chaque article étant indépendant des autres. 􀀳 Les articles à nomenclature de fabrication et à saisie variable sont considérés comme des articles simples dans les pièces de vente. Lorsque de tels articles sont appelés dans une pièce, il se passe les événements suivants : 􀂉 articles à nomenclature de fabrication : seul l’article nomenclaturé apparaît dans la pièce, éventuellement accompagné des fenêtres de rupture de stock ; 􀂉 articles à nomenclature commerciale/composé : 􀂉 la validation de la ligne d’un tel article fait automatiquement apparaître les lignes concernant les articles entrant dans la composition de l’article nomenclaturé ; 􀂉 les quantités sont ajustées en fonction des paramétrages faits dans la fiche article et des écrans d’indisponibilité ou de sélection peuvent apparaître en fonction des articles ; 􀂉 toute modification ultérieure d’une ligne d’article nomenclaturé ne s’accompagne pas de celle des articles entrant dans sa composition ; inversement, toute modification d’une ligne de composant n’entraînera pas de modification de la ligne du composé ; 􀂉 seule la ligne de l’article composé sera prise en compte dans la valorisation du document (TVA, remise, marge, sous-totaux, etc.) ainsi que dans les statistiques tiers ; par contre les stocks des composants seront mouvementés comme des sorties de stock et ces sorties seront enregistrées dans les statistiques articles des composants ; l’article composé n’étant pas géré en stock, aucun mouvement de stock ne sera enregistré pour lui ; Menu Traitement © Sage 2007 824 􀂉 une fois insérées dans une pièce, les lignes de composés et de composants deviennent entièrement indépendantes et toute modification ultérieure ne concernera que la ligne modifiée ; 􀂉 l’impression des lignes de composant dans les pièces est optionnelle ; 􀂉 articles à nomenclature commerciale/composant : 􀂉 la validation de la ligne d’un tel article fait automatiquement apparaître les lignes concernant les articles entrant dans la composition de l’article nomenclaturé ; 􀂉 les quantités sont ajustées en fonction des paramétrages faits dans la fiche article et des écrans d’indisponibilité ou de sélection peuvent apparaître en fonction des articles composants ; 􀂉 seule les lignes des composants seront prises en compte dans la valorisation du document (TVA, remise, marge, sous-totaux, etc.) ainsi que dans les statistiques tiers ; les stocks des composants seront mouvementés comme des sorties de stock et ces sorties seront enregistrées dans les statistiques articles des composants ; l’article composé n’étant pas géré en stock, aucun mouvement de stock ne sera enregistré pour lui ; 􀂉 une fois insérées dans une pièce, les lignes de composés et de composants deviennent entièrement indépendantes et toute modification ultérieure ne concernera que la ligne modifiée ; 􀂉 l’impression de la ligne du composé dans les pièces est systématique mais non valorisée ; 􀂉 articles à nomenclature et à saisie variable : 􀂉 la validation de la ligne d’un tel article fait automatiquement apparaître une fenêtre permettant la modification de la composition de l’article nomenclaturé soit par modification des quantités des composants, soit par la suppression de certains d’entre eux, soit par l’ajout de nouveaux articles dans la composition ; 􀂉 la modification de leur composition et les possibilités offertes sont nombreuses et décrites sous le titre «Articles à nomenclature et à saisie variable», page 830 ; 􀂉 les autres caractéristiques de l’article à nomenclature sont identiques à celles du type auquel ils appartiennent ; 􀂉 articles liés : 􀂉 la validation d’un article lié à d’autres fait automatiquement apparaître les lignes des articles liés ; les quantités de ces derniers sont ajustées en fonction de la quantité enregistrée pour l’article lié (sauf en cas d’articles à quantités fixes) ; 􀂉 dès la validation, les articles liés sont considérés comme des articles indépendants et peuvent être traités comme tels. Les tableaux ci-dessous résument les opérations qui vont s’effectuer lors de la valorisation des pièces comportant des articles à nomenclature commerciale/composé ou commerciale/composant ainsi que la façon dont ces valeurs sont prises en charge dans les fiches tiers et articles. Valorisation avec répartition du prix de vente Article à nomenclature commerciale/composé Article simple. Colonne Ligne du composé Ligne du composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou saisi Tarif de la fiche article Remise (1) Remise automatique ou saisie P.U. * Qté - Montant HT calculé (exprimée en Montant) Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Menu Traitement © Sage 2007 825 Article facturé au poids net. Articles à nomenclature commerciale/composant Article simple. Article facturé au poids net. Prix unitaire net Montant HT P.U. * Qté – Remise 1. Si le document est en devise : Remise = P.U. en devise * Qté - Montant HT devise calculé. Colonne Ligne du composé Ligne du composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou saisi Tarif de la fiche article Remise (1) 1. Si le document est en devise : Remise = P.U. en devise * Poids net global - Montant HT devise calculé (Remise en Montant). Remise automatique ou saisie P.U. * Qté - Montant HT calculé (exprimée en Montant) Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Prix unitaire net Montant HT P.U. * Poids net global – Remise Colonne Ligne du composé Ligne du composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou valeur saisie Tarif de la fiche article Remise (1) 1. Si le document est en devise : Remise = P.U. en devise * Qté - Montant HT devise calculé (Remise en Montant). Remise article ou saisie P.U. * Qté - Montant HT calculé (exprimée en Montant) Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Prix unitaire net Montant HT P.U. * Qté – Remise avec T = Tarif du composé ou tarif saisi pour le composé Poids net global Poids net article * Qté Poids net article * Qté Poids brut global Poids brut article * Qté Poids brut article * Qté Colonne Ligne du composé Ligne du composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou valeur saisie Tarif de la fiche article Remise (1) Remise article ou saisie P.U. * Qté - Montant HT calculé (exprimée en Montant) Colonne Ligne du composé Ligne du composant Montant HT Qté ------------------------------- Montant HT Qté ------------------------------- Montant HT ligne composé × % répartition 100 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Montant HT Poids net global ------------------------------------------ Montant HT Qté ------------------------------- Montant HT ligne composé × % répartition 100 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Montant HT Qté ------------------------------- Montant HT Qté ------------------------------- ((T × Qté) – Remise composé) × % répartition 100 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 826 Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Prix unitaire net Montant HT P.U. * Poids net – Remise avec T = Tarif du composé ou tarif saisi pour le composé et P = Poids net global composé Poids net global Poids net article * Qté Poids net article * Qté Poids brut global Poids brut article * Qté Poids brut article * Qté 1. Si le document est en devise : Remise = P.U. en devise * Poids net global - Montant HT devise calculé (Remise en Montant). Colonne Ligne du composé Ligne du composant Montant HT Poids net global ------------------------------------------ Montant HT Poids net global ------------------------------------------ ((T × P) – Remise composé) × % répartition 100 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 827 Valorisation sans répartition du prix de vente Nomenclature commerciale/composé Nomenclature commerciale/composant Tableaux récapitulatifs de la prise en compte des valeurs Nomenclature commerciale/composé. Nomenclature commerciale/composant. Colonne Ligne du composé Ligne du composant Référence composé Article composé Article composé Référence article Article composé Article composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou saisi Tarif de la fiche article Remise Calcul automatique ou saisie Calcul automatique Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Montant HT Calculé Calculé Prix de revient 0 Prix de revient du composant Marge 0 Marge de la ligne Type ligne nomenclature Normale Non valorisée Colonne Ligne du composé Ligne du composant Référence composé Article composé Article composé Référence article Article composé Article composant Prix unitaire Tarif de la fiche article ou saisi Tarif de la fiche article Remise Calcul automatique ou saisie Calcul automatique Quantité Saisie Saisie composé * Qté composant Montant HT Calculé Calculé Prix de revient 0 Prix de revient du composant Marge 0 Marge de la ligne Type ligne nomenclature Non valorisée Normale Totalisation dans Ligne du composé Ligne du composant Statistiques des articles Oui Oui Statistiques des codes affaires Oui Non Statistiques des tiers Oui Non Totalisation dans Ligne du composé Ligne du composant Statistiques des articles Oui Oui Menu Traitement © Sage 2007 828 Totalisation dans les documents Nomenclature commerciale/composé. Nomenclature commerciale/composant. Articles à nomenclature et à gamme Les articles à nomenclature peuvent également comporter une gamme de type Produit simple ou double. Statistiques des codes affaires Non Oui Statistiques des tiers Non Oui Totalisation dans Ligne du composé Ligne du composant Ligne de sous-total Oui Non Remise exceptionnelle Oui Non Remise de pied de document Oui Non Poids net en-tête document Oui Non Poids brut en-tête document Oui Non Total HT en-tête document Oui Non Total prix de revient en-tête document Non Oui Marge HT en-tête document Oui (montant HT composés - somme des P.R. des composants) Non Marge en % en-tête document Oui (calculée à partir des valeurs cidessus) Non Base escompte Oui Non Totalisation dans Ligne du composé Ligne du composant Ligne de sous-total Non Oui Remise exceptionnelle Non Oui Remise de pied de document Non Oui Poids net en-tête document Non Oui Poids brut en-tête document Non Oui Total HT en-tête document Non Oui Total prix de revient en-tête document Non Oui Marge HT en-tête document Non Oui Marge en % en-tête document Non Oui Base escompte Non Oui Base TVA en-tête document Non Oui Total TTC Non Oui Total des quantités Non Oui Totalisation dans Ligne du composé Ligne du composant Menu Traitement © Sage 2007 829 Deux cas doivent être considérés : 􀂉 «Article à nomenclature commerciale et à gamme», page 829, 􀂉 «Article à nomenclature de fabrication et à gamme», page 829. Article à nomenclature commerciale et à gamme Leur appel dans une pièce de vente obéit aux mêmes contraintes que les articles simples à gamme : les colonnes Gamme 1 et Gamme 2, cette dernière dans le cas d’une gamme double, doivent être présentes dans la fenêtre de saisie de la pièce. Si ces colonnes ne sont pas affichées, ou pas renseignées, un message d’erreur apparaît : « L’énuméré de gamme est obligatoire ! [OK] » Si ces colonnes sont présentes, la tabulation depuis une de ces zones de saisie (ou l’utilisation de la touche F4) ouvre une fenêtre « Nomenclature à gamme ». Cliquez sur la ligne de l’énuméré retenu puis validez ou cliquez sur le bouton [OK]. Faites de même pour la deuxième gamme si l’article est à gamme double. Article à nomenclature de fabrication et à gamme Que les colonnes Gamme 1 et Gamme 2, soient présentes ou non, l’appel d’un tel article ouvre une fenêtre « Gamme de l’article ». Cette fenêtre est décrite sous le titre «Articles à double gamme - Documents des ventes», page 803. Menu Traitement © Sage 2007 830 Articles à nomenclature et à saisie variable Lors de la saisie d’articles à nomenclature de type Commerciale (composant ou composé) et dont la case Saisie variable a été cochée dans le volet «Composition» de leur fiche nomenclature, le programme ouvre une fenêtre « Composition de l’article… » lors de la validation après saisie des informations de la ligne d’article et notamment la quantité vendue. Rappelons qu’on peut modifier la composition d’un article nomenclaturé à saisie variable lors de sa saisie dans une pièce de vente. Cette fenêtre sert à préciser les modifications apportées. 􀀲 Il n’est pas possible d’ajouter un article à nomenclature commerciale. Un message d’erreur vous le rappellera. « L’article XXX est incompatible avec les nomenclatures commerciales ! [OK] » Cette fenêtre se compose des zones suivantes. Informations générales L’ensemble de zones disposé en haut et à gauche de la fenêtre rappelle la référence de l’article en cours de paramétrage, la gamme de type Produit qui lui est éventuellement affectée et la quantité mentionnée sur la ligne de la pièce de vente (non modifiable à ce niveau). P.U. HT Affiche le prix unitaire HT de l’article nomenclaturé compte tenu des modifications apportées. Modification possible. Dans le cas d’une nomenclature de type Commerciale/composant, cette zone est vide. Il est possible d’y enregistrer un prix. Dans ce cas, l’ajustement du prix saisi par rapport au total unitaire des composants se fera sous la forme d’une remise calculée par l’utilisation du bouton [Calcul remise]. Dans le cas d’une nomenclature de type Commerciale/composé, cette zone affiche le montant HT total unitaire de la nomenclature. Il est possible de modifier. 􀀳 Si la nomenclature est commercialisée en TTC, cette zone porte la désignation P.U. TTC. P.U. Devise Si tel est le cas, affiche le prix unitaire HT en devise de l’article nomenclaturé compte tenu des modifications apportées. Modification possible. Affiche les mêmes informations que la zone précédente mais en devises le cas échéant. Remise Cette zone n’est pas accessible si le type de la nomenclature est Commerciale/composant. Dans ce cas, elle affiche, en montant fixe, la différence entre le prix unitaire du composé et le cumul des montants H.T. Menu Traitement © Sage 2007 831 des composants. Utilisez le bouton [Recalcul remise] pour la mettre à jour si vous avez modifié le prix unitaire du composé. Dans le cas d’une nomenclature de type Commerciale/composé, cette zone est saisissable et permet d’enregistrer une remise globale pour l’article nomenclaturé. La saisie de cette remise doit s’effectuer comme pour les remises classiques : 􀂉 un nombre seul pour une remise en pourcentage, exemple : 5 pour 5 %, 􀂉 une valeur suivie de U pour une remise unitaires, 􀂉 une valeur suivie de F pour une remise forfaitaire. Zone de cumuls Cette zone mentionne les cumuls des poids net et brut des articles composants ainsi que le total HT de l’article composé en tenant compte de la quantité vendue. Colonnes de la fenêtre Nous ne détaillerons ci-dessous que les colonnes différant de celles de la pièce de vente. Les colonnes saisissables sont rendues disponibles par le programme. Colonne Composant ajouté Mentionne par une coche ( ) les lignes d’articles qui ont été ajoutées à la nomenclature. 􀀳 Les articles qui ont pu être modifiés par rapport à la nomenclature de base (quantité par exemple) ne sont pas signalés. Colonne Qté (quantité) nomenclature Affiche et permet de saisir le nombre d’articles qui composeront la nomenclature modifiée. Par défaut, la quantité affectée à tout nouvel article est de 1 quel que soit le nombre de nomenclatures vendues. Colonne Type Affiche et permet de modifier le type du composé représenté par une icône : 􀂉 Variable, 􀂉 Fixe. Par défaut, tout article ajouté à la nomenclature est considéré comme Variable. Colonne Quantité Affiche le nombre total d’articles composants qui seront vendus. Cette zone affiche : 􀂉 le produit de la quantité nomenclature par le nombre de nomenclatures si le type est Variable, 􀂉 la valeur de la quantité nomenclature si le type est Fixe. Cette zone n’est pas modifiable manuellement. Exemple Vente de 2 nomenclatures NOMVAR. On ajoute l’article ARTSUP. Par défaut, le programme affiche les informations suivantes sur la nouvelle ligne : - Qté nomenclature : 1, - Type : Variable, - Quantité : 2. Si on modifie le type en Fixe, les valeurs affichées deviennent : - Qté nomenclature : 1, - Quantité : 1. Si maintenant on modifie la quantité nomenclature en 3, la valeur affichée devient : - Quantité : 3. Colonne Remise La saisie d’une remise dans cette zone offre deux aspects en fonction du type de nomenclature : Menu Traitement © Sage 2007 832 􀂉 Commerciale/composant : la colonne Remise est accessible et peut être modifiée composant par composant. 􀂉 Commerciale/composé : cette zone n’est pas accessible pour les articles composants pour lesquels un pourcentage de répartition a été enregistré dans le volet « Composition » de la fiche de la nomenclature. La valeur affichée peut être mise à jour par le bouton [Calcul remise]. Boutons Bouton [OK] Valide la fenêtre en enregistrant les modifications qui sont reportées dans la pièce de vente. Il est nécessaire de cliquer sur ce bouton pour enregistrer l’article même sans modification. Bouton [Annuler] N’enregistre pas les modifications éventuellement apportées. N’enregistre pas l’article nomenclaturé dans la pièce. Bouton [Calcul remise] Ce bouton doit être utilisé lorsqu’une modification a été apportée à une ligne de nomenclature commerciale/ composant afin de mettre à jour la remise appliquée. Dans le cas d’une nomenclature commerciale/composé, utilisez ce bouton pour mettre à jour les prix nets dans le cas où une remise globale a été appliquée au composé. Bouton [Supprimer] Supprime l’article composant sélectionné dans la liste. Bouton [Insérer] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il n’est actif que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Il permet d’insérer une nouvelle ligne d’article avant celle qui est sélectionnée. Menu contextuel de la fenêtre Composition de l’article Cette fenêtre dispose d’un menu contextuel proposant les fonctions classiques d’un tel menu. Voir le «Manuel de la gamme» pour la description des fonctions de ce menu. Personnalisation de la fenêtre Composition de l’article Les colonnes de cette fenêtre peuvent être modifiées soit en utilisant la fonction Personnaliser la liste du menu Fenêtre ou du menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 833 La personnalisation des listes est décrite dans le «Manuel de la gamme». Conflits de remises - Documents des ventes La validation de la ligne d’un article peut être suivie de l’apparition de la fenêtre de sélection des remises lorsque les conditions suivantes sont simultanément remplies : 􀂉 le tarif de l’article dispose d’une remise, 􀂉 un taux de remise a été enregistré dans la famille pour le client considéré, 􀂉 le client considéré dispose également d’un taux de remise, 􀂉 vous avez sélectionné Choix manuel dans l’option Choix d’application des remises du volet « A propos de votre société / Commercial », 􀂉 vous n’avez saisi aucune remise dans la colonne Remise. Dès lors que différentes remises peuvent être appliquées, après validation de la ligne de l’article, la fenêtre de sélection des remises s’affiche : L’apparition de cette fenêtre est régie par l’option Choix d’application des remises du volet « A propos de votre société / Commercial ». Cette option permet aussi de déterminer quelle remise doit s’appliquer en cas de remises multiples. Remise article Le programme affiche la remise correspondant au tarif de l’article pour le client considéré. Remise famille Affiche la valeur de la remise enregistrée dans la fiche famille pour le client. Remise client Affiche la valeur de la remise enregistrée dans la fiche client. Choix de la remise à appliquer Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Article : seules les remises sur l’article seront prises en compte. Menu Traitement © Sage 2007 834 􀂉 Famille : seule la remise de la famille pour le client sera prise en compte. 􀂉 Famille par cat. (catégorie) tarifaire : la remise définie dans la fiche de la famille pour la catégorie tarifaire du client est retenue ; cette option n’est disponible que si on sélectionne Choix manuel et cat./famille dans la zone Choix d’application des remises du volet «A propos de votre société / Commercial» ; 􀂉 Client : seul le taux de remise enregistré dans la fiche client est retenu. 􀂉 Cumul : les différents taux de remise sont cumulés. Cette option est estompée si la remise sur l’article est un montant fixe. 􀂉 Cascade : les différents taux de remise sont appliqués en cascade. Cette option est estompée si la remise sur l’article est déjà sous forme de cascade (limitation à deux opérateurs). La remise article sera toujours appliquée en premier. 􀂉 Autre : la zone de saisie vous permet d’enregistrer un taux de remise différent de celui obtenu par l’un des quatre choix précédents. Ce taux de remise sera alors celui appliqué à la ligne. Cette fenêtre et le calcul qui en découle ne s’effectuent qu’à la validation de la ligne à la condition que la remise n’ait pas été enregistrée lors de la saisie. Remise applicable La zone d’affichage qui suit rappelle le montant de la remise retenue. Il est modifiable. Un cumul de remises est représenté par la valeur cumulée. Une remise en cascade apparaît sous la forme R1 + R2 + R3. Exemple Supposons une remise quantitative sur l’article de 5 % et une remise associée au client de 5 %. La remise cumulée sera de 10 %. La remise en cascade sera de 9,75 %. Elle est calculée, en pourcentage, de la façon suivante : avec R1 = montant en pourcentage de la première remise et R2 = montant en pourcentage de la deuxième remise. Elle sera notée 5 % + 5 %. Articles en indisponibilité - Documents des ventes La gestion des articles en indisponibilité peut s’effectuer de deux manières différentes : 􀂉 une gestion classique, 􀂉 une gestion paramétrable des articles non livrés. Ces différents types de gestion sont paramétrés dans la zone Gestion des articles non livrés du volet « Fichier / A propos de votre société / Préférences» qui propose, rappelons-le : 􀂉 Aucune, 􀂉 En indisponibilité totale, 􀂉 Quantité à zéro, 􀂉 Les deux. Il est possible, lorsque le programme signale une indisponibilité pour un article, de réaliser deux opérations : 􀂉 soit interroger le stock prévisionnel de l’article pour savoir si des réceptions fournisseurs ou des fabrication dans le cas d’articles à nomenclature de fabrication sont attendues et prendre les décisions qui conviennent, 􀂉 soit interroger les tarifs des fournisseurs pour leur passer commande si aucune réception n’est attendue dans l’immédiat et honorer la commande client en attente. 􀀳 Cette dernière possibilité ne doit pas être considérée comme une opération de contremarque. Aucun lien ne sera créé entre la pièce de vente et la pièce d’achat qui pourrait être générée. Nous distinguons ci-après deux cas d’articles en indisponibilité : R 100 100 – R1 × 100 – R2 100 = – ------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 835 􀂉 «Gestion des articles non livrés – Documents des ventes», page 835 􀂉 «Gestion classique des indisponibilités – Documents des ventes», page 837 Gestion des articles non livrés – Documents des ventes Les opérations évoquées ci-après découlent des choix En indisponibilité totale, Quantité à zéro et Les deux faits dans la zone Gestion des articles non livrés du volet « Fichier / A propos de votre société / Préférences ». Ces trois méthodes sont caractérisées par l’apparition, dans les documents transformés, de lignes mentionnant des quantités à zéro lorsque l’état du stock, ou les saisies faites par le gestionnaire, empêchent la livraison totale d’un article. De cette façon, le client peut constater sur son bon de livraison ou sur sa commande la non livraison d'un article mais sa conservation en vue d'une livraison ultérieure. En indisponibilité totale Si la zone Gestion des articles non livrés est paramétrée sur En indisponibilité totale, l’exemple qui suit vous montrera les opérations qui vont s’effectuer. Exemple Soit l’état des stocks suivant : Le bon de commande BC200001 est reçu d’un client. Le gestionnaire décide de modifier les quantités qui seront livrées au client dans l’immédiat (le solde étant reporté sur une livraison ultérieure). Il modifie en conséquence les valeurs mentionnées dans la colonne Quantité livrée du bon de commande. La transformation du bon de commande va donner lieu à deux documents. Le bon de commande BC200001 est conservé avec, en reliquat, les quantités non livrées. Le bon de livraison issu de la transformation portera le numéro BL200001 et comportera les lignes suivan- Article Quantités en stock BAAR01 200.00 CHFE01 200.00 COAR001 2.00 CHSR10 0.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 0.00 CHFE01 100.00 50.00 COAR001 100.00 100.00 CHSR10 100.00 100.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 100.00 CHFE01 50.00 50.00 COAR001 98.00 98.00 CHSR10 100.00 100.00 Menu Traitement © Sage 2007 836 tes : Seuls les articles CHFE01 et COAR100 seront livrés, le premier partiellement et le second totalement. L’article CHSR10 étant en totale indisponibilité, une ligne avec une quantité à zéro est générée dans le document transformé. 􀀳 Nous renvoyons le lecteur aux explications données plus haut sur les colonnes Quantité commandée et Quantité livrée et leurs rôles dans les différentes pièces de vente. Quantité à zéro Si la zone Gestion des articles non livrés est paramétrée sur Quantité à zéro, l’exemple qui suit vous montrera les opérations qui vont s’effectuer. Exemple Nous reprendrons les mêmes données d’origine, état du stock et commande client que l’exemple précédent. La transformation du bon de commande va donner lieu à deux documents. Le bon de commande BC200001 est conservé avec, en reliquat, les quantités non livrées. Le bon de livraison issu de la transformation portera le numéro BL200001 et comportera les lignes suivantes : Seuls les articles CHFE01 et COAR100 seront livrés, le premier partiellement et le second totalement. Les quantités à livrer de l’article BAAR01 ayant été mises à zéro par le gestionnaire alors que le stock n’est pas nul, une ligne avec quantité à zéro est mentionnée dans le bon de livraison. L’article CHSR10 étant en totale indisponibilité, il n’est pas mentionné dans le document transformé. Les deux Si la zone Gestion des articles non livrés est paramétrée sur Les deux, la fonction combine les deux options précédentes. L’exemple qui suit vous montrera les opérations qui vont s’effectuer. Exemple Nous reprendrons les mêmes données d’origine, état du stock et commande client que l’exemple précédent. La transformation du bon de commande va donner lieu à deux documents. Article Colonne Quantité Colonne Quantité commandée CHFE01 50.00 100.00 COAR001 2.00 100.00 CHSR10 0.00 100.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 100.00 CHFE01 50.00 50.00 COAR001 98.00 98.00 CHSR10 100.00 100.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité commandée BAAR01 0.00 100.00 CHFE01 50.00 100.00 COAR001 2.00 100.00 Menu Traitement © Sage 2007 837 Le bon de commande BC200001 est conservé avec, en reliquat, les quantités non livrées. Le bon de livraison issu de la transformation portera le numéro BL200001 et comportera les lignes suivantes : Seuls les articles CHFE01 et COAR100 seront livrés, le premier partiellement et le second totalement. Les quantités à livrer de l’article BAAR01 ayant été mises à zéro par le gestionnaire alors que le stock n’est pas nul, une ligne avec quantité à zéro est mentionnée dans le bon de livraison. L’article CHSR10 étant en totale indisponibilité, une ligne avec une quantité à zéro est générée dans le document transformé. Lignes d’articles non livrés Les lignes avec quantité nulle générées par cette fonction portent un statut particulier, le statut Article non livré. Il n’est pas possible de modifier une telle ligne dans le document généré. Seule la suppression d’une telle ligne est possible. Cette suppression n’entraîne pas la régénération de la dite ligne dans le document d’origine. Lors des transformations de BL en factures, ces lignes sont traitées normalement mais elles ne sont pas reprises lors de la transformation de factures en bons d’avoir ou en bons de retour. Elles sont également gérées lors des traitements par lots. Voir les commandes «Livraison des commandes clients», page 1185 et «Facturation périodique», page 1213. Elles n’apparaissent pas dans les impressions de pièces sauf si on coche l’option Impression des articles non livrés dans la fenêtre «Sélectionner le modèle» qui apparaît avant toute impression. 􀀳 Si un modèle de mise en page est rattaché, l’option est conservée et apparaîtra cochée ou non lors de la prochaine ouverture de la fenêtre «Sélectionner le modèle». Elles ne sont pas prises en compte dans le calcul des cumuls. Gestion classique des indisponibilités – Documents des ventes Les opérations décrites ci-après découlent du choix Aucune fait dans la zone Gestion des articles non livrés du volet « Fichier / A propos de votre société / Préférences». Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 0.00 CHFE01 50.00 50.00 COAR001 98.00 98.00 CHSR10 100.00 100.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité commandée BAAR01 0.00 100.00 CHFE01 50.00 100.00 COAR001 2.00 100.00 CHSR10 0.00 100.00 Menu Traitement © Sage 2007 838 Les fenêtres ci-dessous apparaissent dans trois cas : 􀂉 dès la saisie de la référence article si l’article est complètement indisponible dans le dépôt retenu, 􀂉 après la saisie de la quantité si elle est supérieure au stock à terme (bon de commande) ou au stock réel (bon de livraison ou facture), 􀂉 à la transformation d’une commande (ou d’un devis) en bon de livraison (ou en facture) rendant le stock à terme négatif. Elles permettent : 􀂉 de constater l’état du stock, 􀂉 de visualiser le stock dans les autres dépôts, 􀂉 de faire le choix d’un article de substitution, 􀂉 de lancer automatiquement une commande fournisseur pour l’article en rupture. Ces mêmes fenêtres prennent plusieurs aspects suivant que vous saisissez : 􀂉 un bon de commande, 􀂉 un bon de livraison ou une facture, 􀂉 un article avec ou sans gamme de type produit. Cette fenêtre n’apparaît jamais en saisie de devis ni dans le cas d'articles en contremarque. 􀀳 Précisons que contrairement aux types des gestions évoqués plus haut sous le titre Gestion des articles non livrés, les méthodes ci-dessous n’entraînent pas l’apparition de lignes à zéro dans les documents issus des transformations. Pour illustrer notre propos, reprenons l’exemple cité plus haut et constations ce qui se passerait dans les mêmes conditions (les messages qui pourraient apparaître ne sont pas précisés). Exemple Soit l’état des stocks suivant : Le bon de commande BC200001 est reçu d’un client. Le gestionnaire décide de modifier les quantités qui seront livrées au client dans l’immédiat (le solde étant reporté sur une livraison ultérieure). Il modifie en conséquence les valeurs mentionnées dans la colonne Quantité livrée. La transformation du bon de commande va donner lieu à deux documents après apparition des fenêtre d’indisponibilité. Article Quantités en stock BAAR01 200.00 CHFE01 200.00 COAR001 2.00 CHSR10 0.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 0.00 CHFE01 100.00 50.00 COAR001 100.00 100.00 CHSR10 100.00 100.00 Menu Traitement © Sage 2007 839 Le bon de commande BC200001 est conservé avec, en reliquat, les quantités non livrées. Le bon de livraison issu de la transformation portera le numéro BL200001 et comportera les lignes suivantes : Indisponibilités dans les bons de commande Une fenêtre «Indisponibilité en stock» apparaît dans le cas de la saisie d’un bon de commande et d’un article sans particularité. La fenêtre se compose des zones suivantes. Bouton [Interrogation de stock prévisionnel] Ce bouton permet d’accéder au volet «Interrogation de stock prévisionnel» de la fonction Interrogation de compte article en paramétrant cette dernière sur l’article en cours de saisie. Vous pouvez ainsi consulter les approvisionnements de l’article à terme et prendre en conséquence les décisions nécessaires. Voir le titre «Interrogation du stock prévisionnel de l’article», page 1433. 􀀳 Ce bouton est estompé s’il n’y a aucun mouvement prévisionnel sur le stock de l’article. Bouton [Tarifs fournisseurs] Ce bouton n’est actif que si la case Commande fournisseur a été cochée et si une quantité non nulle a été saisie dans la zone Quantité commandée de la fenêtre des indisponibilités. Il ouvre une fenêtre « Tarif fournisseurs » qui informe sur les prix pratiqués par les fournisseurs référencés de l’article. Voir le titre «Tarif fournisseurs», page 842. Article Colonne Quantité Colonne Quantité livrée BAAR01 100.00 100.00 CHFE01 50.00 50.00 COAR001 98.00 98.00 CHSR10 100.00 100.00 Article Colonne Quantité Colonne Quantité commandée CHFE01 50.00 100.00 COAR001 2.00 100.00 Menu Traitement © Sage 2007 840 􀀲 Cette fenêtre ne s’ouvre pas si aucun fournisseur n’a été affecté à l’article (dans le sous-volet «Fiche principale / Fournisseur» de la fiche article). Dépôt Liste déroulante affichant par défaut le dépôt sélectionné dans la pièce. Elle permet : 􀂉 de visualiser les valeurs des stocks réel et à terme pour chacun des dépôts, pour l’article saisi et pour l’article de substitution renseigné dans la fiche de l’article considéré ; 􀂉 de sélectionner le dépôt qui fera la livraison de l’article choisi ou de celui de remplacement. Cette zone n’est pas accessible en modification de ligne. Cette zone est accessible en transformation de document uniquement pour les devis, les bons de commande et les préparations de livraison. 􀀳 Il sera impossible de modifier ce dépôt après validation de la ligne uniquement dans les devis, les bons de commande et les préparations de livraison. Désignation article En dessous apparaissent la désignation de l’article, le stock réel (pour le dépôt considéré) et le stock à terme. Le stock à terme est calculé comme le stock restant une fois reçues toutes les livraisons fournisseurs et livrées toutes les commandes clients. Il se traduit par la formule : Stock à terme = Stock réel + Quantité commandée – Quantité réservée Le stock réel est la différence entre les entrées et les sorties. Il est également appelé stock physique. Les quantités commandées correspondent aux quantités en commande auprès des fournisseurs mais non encore livrées. Les quantités réservées représentent les quantités commandées par les clients mais non encore livrées. Article de substitution En dessous de l’article en question se trouve celui proposé en substitution et enregistré dans le volet «Stock» de la fiche article. Les mêmes informations sont présentées, vous permettant de choisir éventuellement ce dernier. S’il s’agit d’un article à simple gamme, l’article de substitution est remplacé par une liste déroulante donnant la liste des énumérés de gamme et permettant d’en consulter un autre. Dans ce cas les quantités affichées correspondent à l’élément sélectionné et les zones Quantité commandée et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier la commande il faudra refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner un autre énuméré. S’il s’agit d’un article à double gamme, l’article de substitution est remplacé par deux menus locaux donnant la liste des énumérés des gammes et permettant d’en consulter d’autres. Dans ce cas les quantités affichées correspondent aux éléments sélectionnés et les zones Quantité commandée et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier la commande il faudra, comme pour l’article à simple gamme, refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner d’autres énumérés. Quantités commandées Quantité demandée La première ligne rappelle le nombre d’articles mentionné sur la ligne de pièce. Quantité commandée Le stock à terme est repris dans la zone d’édition. Cette valeur est modifiable. Elle remplacera la valeur saisie dans la zone Quantité de la pièce en cas de validation de la présente fenêtre. Si vous souhaitez confirmer la commande du client malgré l’état du stock, saisissez la même valeur que celle apparaissant dans la zone Quantité demandée. Les zones ci-après permettent la génération automatique d’une préparation de commande ou d’une préparation de fabrication pour l’article en rupture. Menu Traitement © Sage 2007 841 Préparation fabrication / Commande fournisseur Case à cocher permettant de renseigner les zones qui suivent. Document à préparer Cette liste déroulante est disposée à droite de la case à cocher précédente. Elle permet de choisir : 􀂉 Commande fournisseur : la génération automatique d’une ligne de préparation de commande fournisseur est demandée ; 􀂉 Préparation fabrication : la génération automatique d’une ligne de préparation de fabrication est demandée. 􀀳 Si l'article en indisponibilité est une nomenclature, le programme proposera automatiquement une Préparation de fabrication. Le dépôt de stockage enregistré dans ce document sera celui sélectionné dans la zone Choix du fournisseur ou du dépôt. Dans le premier cas, consultez les «Documents des achats», page 889, dans le second, voyez les «Documents des stocks», page 1012. Quantité à générer Cette zone se trouve à la droite de la liste déroulante précédent. Elle propose par défaut la même quantité que celle saisie dans la zone Quantité commandée diminuée du stock à terme. On peut modifier cette valeur de façon à reconstituer un stock plus important. Complément / Nouvelle Liste déroulante permettant de préciser si la préparation de commande auprès du fournisseur ou la préparation de fabrication interne doivent être complétées à partir d’une existante ou si un nouveau document doit être créé. 􀂉 Complément (valeur par défaut) : l’article considéré sera inséré dans une préparation de commande existant pour le fournisseur sélectionné ou une préparation de fabrication déjà saisie mais non encore transformée en bon de fabrication. Si aucune préparation de commande ou aucune préparation de fabrication n’existent, elles seront créées. 􀂉 Nouvelle : une préparation de commande ou une préparation de fabrication seront automatiquement créées pour l’article en rupture de stock. Choix du fournisseur ou du dépôt Cette liste déroulante offre deux types d’informations différents selon le choix fait dans la zone Document à préparer. 􀂉 Si vous avez fait le choix Commande fournisseur, cette liste permet de sélectionner le fournisseur pour lequel la commande doit être générée. 􀂉 Fournisseur Principal : sélectionné par défaut. La préparation de la commande sera générée automatiquement pour le fournisseur principal de l’article. La liste déroulante adjacente affiche le numéro du fournisseur principal mais ne permet aucune modification. 􀂉 Fournisseur article : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs de l’article, dont les numéros sont proposés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ces fournisseurs, tout comme le fournisseur principal, sont ceux qui ont été enregistrés dans le volet « Fiche principale » de l’article en question. 􀂉 Tous les fournisseurs : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs sélectionnés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ce dernier présente tous les fournisseurs enregistrés dans le fichier comptable actuellement utilisé. 􀂉 Si vous avez fait le choix Préparation fabrication, cette liste permet de sélectionner le dépôt de stockage dans lequel la fabrication s’effectuera : 􀂉 Dépôt de la ligne : il est proposé par défaut mais on peut en sélectionner un autre. Bouton [Substitution] Bouton permettant de substituer à l’article demandé son article de substitution indiqué dans le volet « Stock » de la fiche article, à condition que celui-ci soit en nombre suffisant en stock, dans le cas contraire un message d’erreur vous le précise. Menu Traitement © Sage 2007 842 Si l’article de substitution est disponible, le programme retourne à la fenêtre de document. Aucune préparation de commande ni de fabrication n’est effectuée pour l’article initial. 􀀳 En modification de ligne le bouton Substitution est estompé. Bouton [Annuler] Permet de revenir à la saisie de pièce en annulant la ligne saisie. Bouton [OK] Permet de valider les saisies effectuées dans la fenêtre d’indisponibilité. Il faut ensuite compléter la ligne de pièce des autres informations que l’on peut y saisir puis la valider. Interrogation de stock prévisionnel Cette fonction est lancée par le bouton [Interrogation de stock prévisionnel] disposé dans les fenêtres d’indisponibilité qui s’ouvrent lorsqu’un article appelé dans une pièce de vente est en indisponibilité partielle ou totale. La fenêtre qui s’ouvre est le volet « Interrogation du stock prévisionnel » de la fonction Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. Cette fenêtre s’ouvre en mentionnant les références de l’article concerné dans ses zones de sélection. Vous pouvez ainsi consulter les commandes en cours et leurs dates de livraison prévisionnelles et prendre les décisions qui conviennent. La fonction d’interrogation du stock prévisionnel est décrite sous le titre «Interrogation du stock prévisionnel de l’article», page 1433. Tarif fournisseurs Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Tarif fournisseurs] de la fenêtre d’indisponibilité d’un article dans une pièce de vente. Menu Traitement © Sage 2007 843 Cette fenêtre ne s’ouvre que si l’article en rupture a été référencé chez un fournisseur au moins (dans le sousvolet «Fiche principale / Fournisseur» de la fiche article). Les zones du haut de la fenêtre rappellent la référence de l’article, la quantité commandée par le client, l’état actuel du stock et la quantité qu’il serait nécessaire de commander pour honorer la commande client. Les colonnes ne permettent aucune modification. Le fournisseur principal est repéré par une coche ( ) dans la colonne Principal. Les prix et délais pratiqués par le fournisseur sont rappelés sur sa ligne. Pour passer commande de la quantité manquante de l’article, il suffit de cliquer sur la ligne du fournisseur retenu puis sur le bouton OK. Le fournisseur est alors transféré dans la zone Choix du fournisseur de la fenêtre d’indisponibilité. Il est possible à ce stade de modifier la quantité commandée pour compléter le stock. La validation de la fenêtre d’indisponibilité complétera ou créera une préparation de commande au nom du fournisseur retenu. Si le programme constate des disparités entre la date de livraison demandée par le client et le délai de livraison du fournisseur, il affiche un message d’avertissement non bloquant : « Le délai d’approvisionnement du fournisseur de l’article est supérieur à la date de livraison du client ! [OK] » Indisponibilité des articles à gammes Lorsqu’un article à gamme est en indisponibilité partielle ou totale, une fenêtre «Indisponibilité» s’ouvre. Cette fenêtre présente deux zones à listes déroulantes qui permettent de consulter le stock des autres éléments de la ou des gammes de l’article et de confirmer ou de modifier la sélection de l’article le cas échéant. 􀀲 Les boutons Interrogation de stock prévisionnel et Substitution sont toujours estompés et inutilisables dans le cas des articles à gamme(s). Indisponibilité des articles à nomenclature commerciale Lorsqu’un article à nomenclature commerciale / composant ou commerciale / composé est appelé dans une pièce de vente et qu’un ou plusieurs de ses composants est en indisponibilité totale ou partielle plusieurs événements peuvent se produire. Menu Traitement © Sage 2007 844 Saisie de l’article dans une pièce autre qu’un bon de livraison ou une facture Indisponibilité totale d’un composant. Lorsque l’article à nomenclature est appelé et que le premier de ses composants trouvés manquants est en rupture de stock totale, le programme affiche une fenêtre d’indisponibilité. Cette fenêtre peut être renseignée comme dans le cas de la rupture de stock de n’importe quel article, mais sa fermeture n’entraînera l’apparition d’aucune autre fenêtre d’indisponibilité si d’autres composants de l’article se trouvaient également en rupture totale ou partielle. Indisponibilité partielle d’un composant. Si un article est en quantité insuffisante pour permettre la fabrication de tous les articles nomenclaturés, mais permet toutefois un assemblage partiel, la fenêtre ci-dessus s’ouvrira pour enregistrer le nombre d’articles à fabriquer et déclencher éventuellement une préparation de commande fournisseur ou une mise en fabrication des quantités du composant manquantes. Sa validation entraînera l’ouverture de cette même fenêtre une deuxième fois si un autre composant se trouve en rupture partielle et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les composants aient été traités. Si un des composants est en rupture totale, nous sommes ramenés au premier cas et les fenêtres d’indisponibilité suivantes éventuelles ne s’ouvriront pas. Saisie de l’article dans un bon de livraison ou une facture Si un article à nomenclature commerciale est saisi dans une pièce de vente déclenchant une livraison client, et qu’un de ses composants est en rupture partielle ou totale, la fenêtre marquant l’indisponibilité qui s’ouvre alors porte le titre « Composition ». Menu Traitement © Sage 2007 845 Cette fenêtre précise à la fois l’article composant qui empêche une livraison totale et l’article composé qui ne pourra être livré en totalité. Son utilisation est identique à celle d’une fenêtre d’indisponibilité classique. Seuls les tarifs fournisseurs peuvent être interrogés. Indisponibilités dans la transformation des devis Une fenêtre « Indisponibilité en stock » apparaît dans le cas de la transformation d’un devis et d’un article sans particularité. Cette fenêtre est identique à celle de l’indisponibilité dans les bons de commande et s’utilise de la même façon. Les particularités de cette fenêtre sont les suivantes. Intitulé dépôt Cette zone affiche l’intitulé du dépôt mentionné sur la ligne de devis. Ce dépôt peut être modifié. Veuillez vous reporter au titre «Indisponibilités dans les bons de commande», page 839. Indisponibilités dans la transformation des bons de commande Si le stock réel d’un article n’est pas suffisant en transformation d’un bon de commande, une fenêtre d’indisponibilité vous est proposée. Elle est différente de la précédente. 􀀳 Si le bon de commande est transformé en Préparation de commande, aucune fenêtre d’indisponibilité ne s’ouvre. La gestion des indisponibilités s’effectue dans cette dernière pièce. La fenêtre se compose des zones suivantes : Menu Traitement © Sage 2007 846 Quantité demandée La première ligne rappelle le nombre d’articles mentionné sur la ligne de pièce. Dépôt Liste déroulante affichant le dépôt sélectionné dans la pièce. Il est possible d’en sélectionner un autre pour consultation des quantités qui y sont disponibles. Elle permet 􀂉 de visualiser les valeurs des stocks réel et à terme pour chacun des dépôts, pour l’article saisi et pour l’article de substitution renseigné dans la fiche de l’article considéré ; 􀂉 de sélectionner le dépôt qui fera la livraison de l’article choisi ou de celui de remplacement. Désignation article En dessous apparaissent la désignation de l’article, le stock réel (pour le dépôt considéré) et le stock à terme. Le stock à terme est calculé comme le stock restant une fois reçues toutes les livraisons fournisseurs et livrées toutes les commandes clients. Il se traduit par la formule : Stock à terme = Stock réel + Quantité commandée – Quantité réservée Le stock réel est la différence entre les entrées et les sorties. Il est également appelé stock physique. Les quantités commandées correspondent aux quantités en commande auprès des fournisseurs mais non encore livrées. Les quantités réservées représentent les quantités commandées par les clients mais non encore livrées. Article de substitution En dessous de l’article en question se trouve celui proposé en substitution et enregistré dans le volet Stock de la fiche article. Les mêmes informations sont présentées, vous permettant de choisir éventuellement ce dernier. S’il s’agit d’un article à simple gamme, la liste déroulante propose la liste des énumérés de gamme et permet d’en consulter un autre. Dans ce cas les quantités affichées correspondent à l’élément sélectionné et les zones Quantité à livrer et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier la commande il faudra refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner un autre énuméré. S’il s’agit d’un article à double gamme, deux menus locaux proposent la liste des énumérés des gammes et permettent d’en consulter d’autres. Dans ce cas les quantités affichées correspondent aux éléments sélectionnés et les zones Quantité à livrer et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier la commande il faudra, comme pour l’article mono gamme, refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner d’autres énumérés. Quantité à livrer Le stock réel est repris dans la zone d’édition. Cette valeur est modifiable. Elle remplacera la valeur saisie dans la zone Quantité de la pièce en cas de validation de la présente fenêtre. 􀀳 La validation de cette fenêtre est impossible si, dans cette zone, est saisie une valeur supérieure au stock réel de l’article. Si l’option Gestion des stocks négatifs dans le volet « A propos de votre société / Commercial » est cochée, la quantité en stock pourra être négative. Un message vous en tiendra informé. La validation de ce message rend le stock négatif et la valeur de sortie de stock est évaluée au dernier prix d’achat. Le dernier prix d’achat est alors renseigné dans les zones Prix de revient unitaire et CMUP. 􀀳 Il est impossible de rendre le stock négatif pour les articles gérés selon le suivi de stock sérialisé, par lot, FIFO et LIFO. Quantité en reliquat Case à cocher permettant de saisir la quantité qui sera reportée en reliquat dans la pièce d’origine. Par défaut, le programme affiche la valeur correspondant à la quantité demandée moins la quantité à livrer. Menu Traitement © Sage 2007 847 Un reliquat sera émis par le programme. Les quantités qui n’auront pu être livrées seront conservées dans le document d’origine placé en reliquat. Les zones ci-après permettent la génération automatique d’une préparation de commande auprès d’un fournisseur pour l’article en rupture de stock. Préparation Case à cocher permettant de renseigner les zones qui suivent. Document à préparer Cette liste déroulante est disposée à droite de la case à cocher précédente. Elle permet de choisir : 􀂉 Commande fournisseur : la génération automatique d’une ligne de préparation de commande fournisseur est demandée ; 􀂉 Préparation fabrication : la génération automatique d’une ligne de préparation de fabrication est demandée. Dans le premier cas, consultez les «Documents des achats», page 889, dans le second, voyez les «Documents des stocks», page 1012. Quantité à générer Cette zone se trouve à la droite de la liste déroulante précédent. Elle propose par défaut la même quantité que celle saisie dans la zone Quantité commandée. On peut modifier cette valeur de façon à reconstituer un stock plus important. Complément / Nouvelle Liste déroulante permettant de préciser si la préparation de commande auprès du fournisseur ou la préparation de fabrication interne doivent être complétées à partir d’une existante ou si un nouveau document doit être créé. 􀂉 Complément (valeur par défaut) : l’article considéré sera inséré dans une préparation de commande existant pour le fournisseur sélectionné ou une préparation de fabrication déjà saisie mais non encore transformée en bon de fabrication. Si aucune préparation de commande ou aucune préparation de fabrication n’existent, elles seront créées. 􀂉 Nouvelle : une préparation de commande ou une préparation de fabrication seront automatiquement créées pour l’article en rupture de stock. Choix du fournisseur ou du dépôt Cette liste déroulante offre deux types d’informations différents selon le choix fait dans la zone Document à préparer. 􀂉 Si vous avez fait le choix Commande fournisseur, cette liste permet de sélectionner le fournisseur pour lequel la commande doit être générée. 􀂉 Fournisseur Principal : sélectionné par défaut. La préparation de la commande sera générée automatiquement pour le fournisseur principal de l’article. La liste déroulante adjacente affiche le numéro du fournisseur principal mais ne permet aucune modification. 􀂉 Fournisseur article : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs de l’article, dont les numéros sont proposés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ces fournisseurs, tout comme le fournisseur principal, sont ceux qui ont été enregistrés dans le volet « Fiche principale » de l’article en question. 􀂉 Tous les fournisseurs : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs sélectionnés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ce dernier présente tous les fournisseurs enregistrés dans les fichiers. 􀂉 Si vous avez fait le choix Préparation fabrication, cette liste permet de sélectionner le dépôt de stockage dans lequel la fabrication s’effectuera. 􀂉 Dépôt de la ligne : il est proposé par défaut mais on peut en sélectionner un autre. Bouton Substitution Bouton estompé en transformation de pièce. Menu Traitement © Sage 2007 848 Bouton [Annuler] Bouton estompé en transformation de pièce. Bouton [OK] Permet de valider les saisies effectuées dans la fenêtre d’indisponibilité. Saisie directe de bon de livraison ou de facture – Indisponibilités Si le stock réel n’est pas suffisant pour honorer la quantité saisie dans un bon de livraison ou une facture, la fenêtre «Indisponibilité en stock» apparaît. La fenêtre se compose des zones suivantes. Dépôt de la ligne Liste déroulante affichant le dépôt sélectionné dans la pièce. Elle permet 􀂉 de visualiser les valeurs des stocks réel et à terme pour chacun des dépôts, pour l’article saisi et pour l’article de substitution renseigné dans la fiche de l’article considéré ; 􀂉 de sélectionner le dépôt qui fera la livraison de l’article choisi ou de celui de remplacement. Désignation article En dessous apparaissent la désignation de l’article, le stock réel (pour le dépôt considéré) et le stock à terme. Le stock à terme est calculé comme le stock restant une fois reçues toutes les livraisons fournisseurs et livrées toutes les commandes clients. Il se traduit par la formule : Stock à terme = Stock réel + Quantité commandée – Quantité réservée Le stock réel est la différence entre les entrées et les sorties. il est également appelé stock physique. Les quantités commandées correspondent aux quantités en commande auprès des fournisseurs mais non encore livrées. Les quantités réservées représentent les quantités commandées par les clients mais non encore livrées. Article de substitution En dessous de l’article en question se trouve celui proposé en substitution et enregistré dans le volet Stock de la fiche article. Les mêmes informations sont présentées, vous permettant de choisir éventuellement ce dernier. S’il s’agit d’un article à une seule gamme, l’article de substitution est remplacé par une liste déroulante donnant la liste des énumérés de gamme et permettant d’en consulter un autre. Dans ce cas les quantités affichées correspondent à l’élément sélectionné et les zones Quantité commandée et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier le document il faudra refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner un autre énuméré. Menu Traitement © Sage 2007 849 S’il s’agit d’un article à double gamme, l’article de substitution est remplacé par deux menus locaux donnant la liste des énumérés des gammes et permettant d’en consulter d’autres. Dans ce cas les quantités affichées correspondent aux éléments sélectionnés et les zones Quantité commandée et Commande fournisseur s’estompent. Pour modifier le document il faudra, comme pour l’article mono gamme, refermer la fenêtre des indisponibilités et sélectionner d’autres énumérés. Quantité demandée Cette ligne rappelle le nombre d’articles mentionné sur la ligne de pièce. Quantité à livrer Le stock réel est repris dans la zone d’édition. Cette valeur est modifiable. Elle remplacera la valeur saisie dans la zone Quantité de la pièce en cas de validation de la présente fenêtre. 􀀳 La validation de cette fenêtre est impossible si dans cette zone est saisie une valeur supérieur au stock réel de l’article. Si l’option Gestion des stocks négatifs est cochée dans le volet « A propos de votre société / Commercial », la quantité en stock pourra être négative. Un message vous en tiendra informé. La validation de ce message rend le stock négatif et la valeur de sortie de stock est évaluée au dernier prix d’achat. Le dernier prix d’achat est alors renseigné dans les zones Prix de revient unitaire et CMUP. 􀀳 Il est impossible de rendre le stock négatif pour les articles gérés selon le suivi de stock sérialisé, par lot, FIFO et LIFO. Quantité en reliquat Case à cocher estompée. La mise en reliquat ne peut être effectuée en saisie directe d’un bon de livraison ou d’une facture. Les zones ci-après permettent la génération automatique d’une préparation de commande auprès d’un fournisseur pour l’article en rupture de stock. Préparation Case à cocher permettant de renseigner les zones qui suivent. Document à préparer Cette liste déroulante est disposée à droite de la case à cocher précédente. Elle permet de choisir : 􀂉 Commande fournisseur : la génération automatique d’une ligne de préparation de commande fournisseur est demandée ; 􀂉 Préparation fabrication : la génération automatique d’une ligne de préparation de fabrication est demandée. Dans le premier cas, consultez les «Documents des achats», page 889, dans le second, voyez les «Documents des stocks», page 1012. Quantité à générer Cette zone se trouve à la droite de la liste déroulante précédent. Elle propose par défaut la même quantité que celle saisie dans la zone Quantité commandée. On peut modifier cette valeur de façon à reconstituer un stock plus important. Complément / Nouvelle Liste déroulante permettant de préciser si la préparation de commande auprès du fournisseur ou la préparation de fabrication interne doivent être complétées à partir d’une existante ou si un nouveau document doit être créé. 􀂉 Complément (valeur par défaut) : l’article considéré sera inséré dans une préparation de commande existant pour le fournisseur sélectionné ou une préparation de fabrication déjà saisie mais non encore transformée en bon de fabrication. Si aucune préparation de commande ou aucune préparation de fabrication n’existent, elles seront créées. Menu Traitement © Sage 2007 850 􀂉 Nouvelle : une préparation de commande ou une préparation de fabrication seront automatiquement créées pour l’article en rupture de stock. Choix du fournisseur ou du dépôt Cette liste déroulante offre deux types d’informations différents selon le choix fait dans la zone Document à préparer. 􀂉 Si vous avez fait le choix Commande fournisseur, cette liste permet de sélectionner le fournisseur pour lequel la commande doit être générée. 􀂉 Fournisseur Principal : sélectionné par défaut. La préparation de la commande sera générée automatiquement pour le fournisseur principal de l’article. La liste déroulante adjacente affiche le numéro du fournisseur principal mais ne permet aucune modification. 􀂉 Fournisseur article : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs de l’article, dont les numéros sont proposés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ces fournisseurs, tout comme le fournisseur principal, sont ceux qui ont été enregistrés dans le volet « Fiche principale » de l’article en question. 􀂉 Tous les fournisseurs : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs sélectionnés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ce dernier présente tous les fournisseurs enregistrés dans les fichiers. 􀂉 Si vous avez fait le choix Préparation fabrication, cette liste permet de sélectionner le dépôt de stockage dans lequel la fabrication s’effectuera. 􀂉 Dépôt Principal : il est proposé par défaut mais on peut en sélectionner un autre. Bouton [Substitution] Bouton permettant de substituer à l’article son article de substitution indiqué dans le volet « Stock » de l’article, à condition que celui-ci soit en nombre suffisant en stock. Dans le cas contraire un message d’erreur vous le précise. Si l’article de substitution est disponible, le programme retourne à la fenêtre de document. Aucune préparation de commande fournisseur n’est enregistrée pour l’article initial. 􀀳 En modification de pièce le bouton [Substitution] est estompé. Bouton [Annuler] Permet de revenir à la saisie de pièce en annulant la ligne saisie. Bouton [OK] Permet de valider les saisies effectuées dans la fenêtre d’indisponibilité. Valorisation des documents de ventes Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Valorisation] du document dans la fenêtre de saisie du document de vente. Ce bouton est estompé tant que l’en-tête du document n’est pas validée. Cette fenêtre donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Valorisation TTC – Documents des ventes», page 852 qui permet la saisie du taux d’escompte et l’enregistrement des frais d’expédition, 􀂉 «Acomptes et bons d’achat – Documents des ventes», page 853 qui permet la saisie des acomptes, la gestion des bons d’achat et l’interrogation de l’historique des règlements enregistrés dans le fichier comptable pour le compte tiers concerné, 􀂉 «Echéancier - Documents des ventes», page 858 qui permet, en particulier, d’imputer un règlement déjà enregistré à la pièce en cours de saisie ou de consultation, 􀂉 «Règlement comptant – Documents des ventes», page 860 (uniquement dans le cas des factures et factures comptabilisées). Menu Traitement © Sage 2007 851 Les zones de cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Valorisation TTC] Ce bouton permet de revenir à ce volet lorsqu’on en consulte un autre. Bouton [Acomptes et bons d’achats] Ce bouton donne accès au volet de saisie des acomptes. Bouton [Echéancier] Ce bouton donne accès au volet de saisie de l’échéancier de règlement. Bouton [Enregistrer le règlement] Ce bouton permet d'enregistrer un règlement immédiat. Il n’est disponible que dans les factures et factures comptabilisées. Zone d’affichage La zone en haut et à droite de la fenêtre donne les totaux de la pièce. Total HT Affiche le montant total de la pièce remises déduites. Total HT net Affiche le montant total de la pièce escompte déduit. Valorisation Affiche le montant suivant : Total HT net + Somme des taxes Écart Différence entre la valorisation et la somme des règlements liés aux échéances du document. Dans les documents de vente, un écart peut apparaître dans le cas des documents issus du programme Sage Saisie de caisse décentralisée (clôture de caisse). Total TTC Affiche le montant TTC de la valorisation plus l’écart éventuel. 􀀲 Une fois l’imputation d’un règlement faite par le moyen du bouton Imputer un règlement du volet «Echéancier» de cette fonction, et si la pièce a été totalement réglée, toutes les zones de la fenêtre «Valorisation» et des volets qui la composent, à l’exception des boutons Valorisation TTC, Acomptes et bons d’achat et Echéancier, sont inaccessibles. Menu Traitement © Sage 2007 852 Valorisation TTC – Documents des ventes Les zones de saisie en dessous des boutons ont les rôles suivants. Taux d’escompte Zone de 14 caractères numériques permettant la saisie du taux de l’escompte. Elle est renseignée par défaut si la fiche client comporte un taux d’escompte. Ce montant apparaît dans les colonnes du bas de la fenêtre. L’escompte est calculé sur le montant HT de la pièce. Expédition Cette zone se compose de deux parties. 􀂉 La première est une zone à liste déroulante qui permet de sélectionner un des modes d’expédition enregistrés dans les options de l’entreprise. Celui proposé par défaut est le mode de transport enregistré dans le volet «Livraisons» de la fiche du client destinataire. Si aucun mode n’y a té précisé, le programme affiche le premier mode d’expédition enregistré dans les options de la société. 􀂉 La seconde est une zone de saisie permettant d’enregistrer le coût des frais d’expédition. Si un montant de frais d’expédition a été affecté au mode d’expédition mentionné dans la zone précédente, il sera reporté dans cette zone mais restera modifiable. Si le montant de la facture est supérieur ou égal au montant du franco de port enregistré pour le mode d’expédition ou si le montant total de la facture est supérieur ou égal au montant du franco de port enregistré pour le mode d’expédition, aucun montant de frais ne sera appliqué (sauf saisie manuelle de l’utilisateur). L’intitulé de la zone précise si les frais d’expédition seront comptés HT ou TTC. 􀀳 Une fois la facture enregistrée, les frais d’expédition ne sont plus modifiés à la suite d’éventuels changements dans les options de l’entreprise. Voir l’option «Mode d’expédition», page 169. En cas de transformation de pièces avec regroupement, les montants des frais de chaque document sont cumulés dans le nouveau document issu de la transformation. Lorsque la transformation génère un reliquat, les frais d’expédition sont reportés dans le document généré et la pièce en reliquat est considérée franco de port (sans frais d’expédition). Condition Cette zone mentionne la condition de livraison affectée au client dans le volet «Livraisons» de sa fiche. Elle peut être modifiée. Liste des taux Les colonnes constituant le bas de la fenêtre présentent les informations suivantes : 􀂉 Libellé : indique l’intitulé de la taxe (taux de taxes) ou de l’escompte , 􀂉 Base : montant ayant servi au calcul de la taxe ou de l’escompte, la base peut être définie : 􀂉 par un montant HT, 􀂉 par une quantité, 􀂉 par un poids net, 􀂉 ou pas définie si la taxe est forfaitaire. 􀂉 Taux : le taux de taxe peut être : 􀂉 défini par un taux (%), 􀂉 défini par un montant fixe (F), 􀂉 basé sur une quantité (U), 􀂉 basé sur un poids. 􀂉 Montant : taxe calculée. Il est impossible de modifier les lignes mentionnant des taxes. Pour modifier un escompte, retapez son taux et validez. Pour le supprimer, tapez 0. Menu Traitement © Sage 2007 853 La liste de la valorisation TTC est classée selon l’ordre suivant : 􀂉 Escompte, 􀂉 Taxe parafiscale sur HT, 􀂉 TVA, 􀂉 Taxe parafiscale sur TTC, 􀂉 Taxe sur le poids. Pour les articles ayant un taux de taxe à 0 %, une ligne rappelant la base HT exonérée de TVA s’affiche. Les articles ne disposant pas de taux de taxes ne généreront aucune ligne de taxe. Bouton [OK] Permet de refermer la fenêtre en enregistrant les modifications éventuellement faites. Pour ne pas enregistrer les modifications apportées à cette fenêtre, refermez-la en pressant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Acomptes et bons d’achat – Documents des ventes On accède à ce volet en cliquant sur le bouton [Acomptes et bons d’achat] à partir de la fenêtre de valorisation. Il sert à : 􀂉 la saisie des acomptes, 􀂉 la gestion des bons d’achat en associant ces derniers à des factures et diminuer ainsi le net à payer. Un bon d’achat peut être utilisé comme acompte de règlement d’une facture. Il peut aussi être utilisé pour son règlement total. Si le montant du bon d’achat est supérieur à celui de la facture réglée, son solde pourra être utilisé pour le règlement d’une autre pièce. 􀀳 Rappelons que les bons d’achat sont générés à partir des factures de retour, des factures d’avoir ou des factures négatives. Voir le titre «Bons d’achat», page 856. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Des boutons spécifiques à cette fonction sont présents. Bouton [Supprimer] Ce bouton n’est actif que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Utilisez-le pour effacer la ou les lignes d’acomptes sélectionnées. Bouton [Historique comptable des acomptes] Ce bouton n’est présent que dans cette fenêtre. Il permet d’interroger le compte client dans le fichier comptable et d’y sélectionner un acompte. Cette fonction est décrite plus loin sous le titre Interrogation du compte. Menu Traitement © Sage 2007 854 Bouton [Liste des bons d’achat] Ce bouton n’est actif que dans les factures. Il permet l’affichage de la liste des bons d’achat et leur imputation à la facture. Zone d’affichage Les cumuls de la pièce sont affichés en haut et à droite de la fenêtre. Total TTC Affiche le montant TTC de la pièce. Acomptes Affiche le montant total des acomptes versés. Bons d’achat Cette zone affiche le cumul des montants des bons d’achat affectés à la facture et venant en déduction du net à payer. Net à payer Solde de la pièce restant à payer. Liste des acomptes Si le montant de l’acompte doit être saisi dans la fenêtre, utilisez les zones au dessus des titres des colonnes et validez. Cliquez sur une ligne pour la modifier. Colonne Date Saisissez la date de l’acompte sous la forme JJMMAA. Cette zone doit être obligatoirement renseignée. Colonne Pièce Si la numérotation des règlements de vente est automatique, le programme affichera dans cette colonne le premier numéro disponible dans la série. Si la numérotation est manuelle, l’utilisateur devra saisir ce numéro. Voir l’option «Paramètres comptables par défaut des règlements», page 101. Colonne Libellé Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’intitulé de l’acompte. Colonne Journal Le programme propose : 􀂉 le code du journal des règlements clients enregistré dans le mode de règlement utilisé (paramétrage à faire dans les options de l’entreprise), 􀂉 ou, à défaut, le code du journal des ventes paramétré dans le volet « Règlement/caisse » de la fiche de l’entreprise. Ce journal est modifiable. Voir l’option «Mode de règlement», page 170 ou le «Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 101. Colonne Montant Zone de 14 caractères numériques permettant de saisir le montant de l’acompte en monnaie de tenue commerciale. Cette zone doit être obligatoirement renseignée. Colonne Devises Zone affichant la valeur en devises correspondant au montant de la zone précédente en fonction du taux de change enregistré dans la fiche «Informations document». Il est possible de saisir directement la devise, le Menu Traitement © Sage 2007 855 programme fera alors la conversion du montant en monnaie de tenue par rapport au cours enregistré dans l’en-tête du document. Colonne Mode de règlement Cette colonne affiche le mode de règlement du ou des acomptes enregistrés. Si l’acompte est constitué d’un bon d’achat, cette colonne mentionne le mode de règlement dont le type est Bon d’achat. Les modes de règlement les plus utilisés sont représentés par une icône : 􀂉 Chèque, 􀂉 Espèces, 􀂉 Carte bancaire, 􀂉 Bon d’achat. 􀀳 Il n’est pas possible d’enregistrer directement un acompte correspondant à un bon d’achat. Ceci doit être réalisé par le biais de la liste des bons d’achat ouverte par le bouton correspondant. L’utilisation des modes de règlement Bon d’achat est d’ailleurs réservée aux seules factures d’avoir, de retour ou négative. Si un acompte a été affecté par erreur à la pièce en cours, utilisez le bouton [Supprimer] présent dans la fenêtre, après sélection de la ligne d’acompte, pour effacer cette affectation. Si elle provient de l’historique, l’écriture sera à nouveau disponible quand vous ouvrirez la fenêtre de l’historique du compte. Lors de la mise à jour comptable, pour chaque acompte sera enregistrée une écriture sur le compte de tiers, au même titre qu’une échéance. Les écritures d’acompte qui proviennent de l’historique seront lettrées en majuscules avec celles de règlement qui ont été sélectionnées dans la fenêtre «Historique comptable des acomptes». Bouton [OK] Permet de refermer la fenêtre en enregistrant les modifications éventuellement faites. Pour ne pas enregistrer les modifications apportées à cette fenêtre, refermez-la en pressant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Historique comptable des acomptes – Documents des ventes On ouvre cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Historique comptable des acomptes] dans la fenêtre « Acomptes ». Elle permet d’interroger le compte client dans le fichier comptable et d’y sélectionner les acomptes reçus. Cette liste affiche les acomptes versés ou plus exactement toutes les écritures créditrices non lettrées des journaux de trésorerie pour le compte payeur interrogé. Les écritures déjà utilisées comme acomptes sont précédées du numéro de pièce correspondant ainsi que d’un cadenas ( ). 􀀳 En cas de gestion de la norme IFRS, seules les écritures de types Les deux ou Nationale sont affichées dans cette fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 856 La liste propose les informations suivantes : 􀂉 le numéro de pièce du document comportant l’acompte considéré, 􀂉 la date de l’écriture comptable, 􀂉 la référence de l’écriture comptable, 􀂉 le code journal de l’écriture comptable, 􀂉 le libellé de l’écriture comptable, 􀂉 le montant créditeur de l’écriture comptable, 􀂉 le montant en devise de l’écriture comptable. Pour sélectionner une écriture, cliquez sur sa ligne, une coche ( ) y apparaît. Pour la dessélectionner, faire de même. Cliquez ensuite sur le bouton [OK], les écritures sélectionnées sont enregistrées comme des acomptes dans la liste des acomptes. Il est impossible de supprimer l’affectation d’une écriture à une pièce dans cette fenêtre (lorsque le bouton a la forme d’un cadenas ). Il faut revenir dans la liste des acomptes pour le faire. 􀀳 Cette affectation n’a aucune influence comptable. Il ne s’agit ni d’un lettrage ni d’un pointage. Bouton [OK] Ce bouton sert à refermer la fenêtre après consultation et / ou modification. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans enregistrer les éventuelles modifications. Bons d’achat Les bons d’achat sont enregistrés à partir des factures d’avoir, de retour ou des factures négatives en sélectionnant un mode de règlement dont le type de règlement est Bon d’achat. Les modes de règlement sont enregistrés dans les options de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Mode de règlement», page 170. Les bons d’achat peuvent servir pour le règlement partiel ou total de factures de vente. Pour enregistrer un bon d’achat, procédez comme suit : 1 . Saisissez une facture de retour, d’avoir ou négative. 2 . Ouvrez sa fenêtre de valorisation. 3 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer le règlement]. Une fenêtre « Règlement comptant Facture d’avoir » s’ouvre. 4 . Paramétrez cette fenêtre comme il se doit sans oublier d’enregistrer, dans la zone Règlement, un mode de règlement dont le type de règlement est Bon d’achat. Le code journal est automatiqueMenu Traitement © Sage 2007 857 ment modifié pour prendre le code du journal des règlements clients affecté au mode de règlement (dans l’option Mode de règlement). Ce code doit être celui d’un journal de type Général. 5 . Validez ce règlement en cliquant sur le bouton [OK] puis refermez la fenêtre de valorisation de l’avoir également en cliquant sur son bouton [OK]. Lorsque le bon d’achat sera utilisé comme règlement dans une facture, il sera également enregistré comme règlement de la facture d’avoir dont il est issu. Si cette dernière facture comportait des échéances multiples, le bon d’achat sera imputé sur l’échéance la plus ancienne. On ne peut enregistrer qu’un seul bon d’achat par facture de retour, avoir ou négative. Si un bon d’achat a déjà été enregistré pour la facture en cours de saisie, un message d’erreur s’affichera : « Un bon d’achat a déjà été enregistré pour le document ! [OK] » 􀀲 Il n’est pas possible d’enregistrer plusieurs bons d’achat à partir d’une même facture d’avoir ou de retour ou négative. Si lors de l’utilisation du bon d’achat comme règlement d’une facture, le montant du bon d’achat est supérieur à celui de la facture réglée, le solde du bon d’achat pourra être utilisé en règlement d’une autre facture. Pour enregistrer un règlement de facture de vente avec un bon d’achat, opérez comme suit : 1 . Ouvrez la fenêtre de valorisation de la facture client à régler. 2 . Cliquez sur le bouton [Acomptes et bons d’achat] pour ouvrir le volet correspondant. 3 . Cliquez sur le bouton [Liste des bons d’achat]. Une fenêtre « Liste des bons d’achat » s’ouvre. Cette fenêtre présente la liste des bons d’achat enregistrés à l’intention du client (ou du payeur) de la facture en cours de règlement. 4 . Cliquez sur la ligne du bon d’achat qui doit servir au règlement partiel ou total de la facture et cliquez sur le bouton [OK]. La ligne correspondante est insérée dans le volet « Acomptes et bons d’achat » de la fenêtre de valorisation de la facture et comporte le mode de règlement Bon d’achat (ou l’intitulé de celui que vous avez défini comme tel). La zone de cumul Bon d’achat en haut de la fenêtre indique le total des bons d’achat qui viennent en déduction du montant total de la facture. Si une facture associée à un bon d’achat est supprimée, un message d’avertissement s’ouvre : « Un règlement bon d’achat est associé à l’élément facture XXX. Il sera également supprimé. Souhaitezvous continuer ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 Non : retour à la liste des pièces. 􀂉 Oui : les événements suivants vont se produire : 􀂉 suppression du règlement de type Bon d’achat, 􀂉 suppression de l’échéance de type Bon d’achat, Menu Traitement © Sage 2007 858 􀂉 suppression du lien règlement échéance entre la facture à partir de laquelle le bon d’achat a été généré et la facture réglée par le bon d’achat, 􀂉 suppression de la facture. Si la facture d’avoir, de retour ou négative ayant servi à la génération d’un bon d’achat est supprimée alors que ce bon d’achat est utilisé en règlement d’une facture, le message suivant s’ouvre : « Il existe des règlements associés au document XXX ! [OK] » La suppression est alors impossible. Pour cela, il est nécessaire de supprimer au préalable le règlement effectué au moyen du bon d’achat ; il est ensuite possible de supprimer la facture à l’origine du bon d’achat. Echéancier - Documents des ventes On accède à cette fiche en cliquant sur le bouton [Echéancier] à partir de la fenêtre de valorisation. Le programme propose par défaut les échéances correspondant aux conditions définies dans la fiche client. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Valeurs et cumuls La zone en haut et à droite de la fenêtre informe sur les montants de la pièce ouverte. Net à payer Affiche le montant TTC de la facture, acomptes déduits. Les informations affichées dans ce cadre ne sont pas modifiables directement. Devises Affiche la correspondance entre les paiements en monnaie de tenue commerciale et leur valeur en devise en fonction du cours enregistré dans les options de l’entreprise correspondant à la devise enregistrée dans la fenêtre «Information document». Modèle de règlement Cette liste déroulante permet la définition des modalités de calcul des échéances du document : 􀂉 Conditions de paiement tiers : (valeur par défaut en création de pièce) ces conditions sont celles enregistrées dans la fiche du client (volet «Complément»). Elles sont cependant modifiables, voir ci-dessous. En cas de transformation de document, le recalcul du modèle d’enregistrement sera fait conformément au paramétrage fait dans la zone Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne du volet «Fichier / Á propos de votre société / Préférences». 􀂉 Conditions de paiement saisies : comme dans le choix précédent, les conditions de règlement du client sont celles de sa fiche. La différence est que, lors de la transformation de la pièce, la ou les échéances de règlement seront comptées à partir de la date de la pièce générée en conservant les mêmes délais de règlement que la pièce d’origine. Menu Traitement © Sage 2007 859 Exemple Soit un bon de commande enregistré au 15/01/N et dont la date d’échéance de règlement est le 15/03/N soit un délai de 2 mois. Le bon de commande est transformé en facture le 15/02/N. L’application de l’option Conditions de paiement saisies entraîne que la date d’échéance du règlement est reportée au 15/02/N plus 2 mois soit le 15/04/N. 􀂉 Liste des modèles de règlement : outre les deux options détaillées ci-dessus, la liste déroulante propose la liste des modèles de règlement enregistrées dans la fonction Structure / Comptabilité / Modèles de règlement et permet d’en choisir une dans la liste. Le comportement du programme lors des transformations est identique à celui de l’option Conditions de paiement tiers. Un modèle de règlement étant sélectionné, il est nécessaire de le valider pour que s’affichent les conditions de règlement du modèle. Si lors de la validation d’un modèle de règlement, la liste affiche déjà des éléments, un message vous proposant de remplacer les échéances existantes s’affiche. Les valeurs par défaut proposées dans cette zone sont résumées dans le tableau suivant. Liste des acomptes et règlements La liste présente les informations suivantes. Colonne Echéance Zone indiquant la date d’échéance définie en fonction de la date de pièce et la condition de règlement enregistrée dans la fiche du client. Cette date est modifiable par saisie ou sélection à l’aide du calendrier. Colonne % TTC Cette colonne peut comporter : 􀂉 des valeurs en pourcentage représentant la part du net à payer correspondant à l’échéance, 􀂉 l’échéance d’équilibrage symbolisée par l’icône d’une balance. 􀀳 Si la pièce doit être réglée en une seule échéance, une seule ligne comportant cette icône sera inscrite. Colonne Montant Montant en monnaie de tenue de l’échéance considérée. Colonne Devises Colonne accessible si une devise a été paramétrée dans la fenêtre «Information document». Elle affiche le montant de l’échéance dans la devise du client. Colonne Etat Colonne accessible uniquement à partir des documents de type facture et facture comptabilisée. Elle permet de différencier les échéances (réglées entièrement, partiellement, ou non). Une icône symbolise les règlements effectués (ou non) : 􀂉 Echéance dont le client s’est acquittée de l’intégralité du règlement, 􀂉 Echéance dont le client s’est acquittée partiellement du règlement, Les échéances pour lesquelles aucun règlement n’a été enregistré ne sont repérées par aucun symbole. La saisie des règlements s’effectue : Traitement Modèle de règlement Création de document Condition de paiement du tiers Transformation de document Modèle de règlement du document d’origine Duplication de document Conditions de paiement du tiers Menu Traitement © Sage 2007 860 􀂉 soit par le bouton [Enregistrer le règlement] : ce bouton ne s'affiche que dans la fenêtre de valorisation des factures ; 􀂉 soit par la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements clients, 􀂉 soit par le bouton [Imputer un règlement] qui n’apparaît que dans la fenêtre « Echéancier » de la valorisation des pièces de vente. Voir les titres «Règlement comptant – Documents des ventes», page 860 et «Imputation des règlements – Documents des ventes», page 862. Colonne Mode de règlement Cette zone à liste déroulante affiche la liste des modes de règlement enregistrés dans les options de la fiche de l’entreprise et propose par défaut le mode enregistré dans la condition de règlement du client. Cette information est modifiable. Les modes de règlement les plus utilisés sont représentés par une icône : 􀂉 Chèque, 􀂉 Espèces, 􀂉 Carte bancaire, 􀂉 Bon d’achat. Les différentes échéances sont classées selon la date d’échéance puis selon le mode de règlement. Les échéances par défaut sont reprises de la fiche client. Leur modification est possible, si aucun règlement n’a été enregistré pour la pièce. Bouton [OK] Permet de refermer la fenêtre en enregistrant les modifications éventuellement faites. Pour ne pas enregistrer les modifications apportées à cette fenêtre, refermez-la en pressant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Règlement comptant – Documents des ventes Le bouton [Enregistrer le règlement] n’est accessible que dans la fenêtre de valorisation des factures (normales, de retour ou d’avoir) et des factures comptabilisées. Il permet l’enregistrement immédiat du paiement total ou partiel de la facture. Le règlement ainsi saisi sera imputé à la facture correspondante et pourra être consulté par la commande Traitement / Saisie des règlements. Il est possible d’enregistrer plusieurs règlements, pour une même facture, dans la fenêtre de valorisation. Le bouton Enregistrer le règlement reste actif tant que la facture n’est pas entièrement soldée et propose comme montant à régler le solde restant dû. Vous pouvez ainsi enregistrer des règlements multiples pour une même facture. Menu Traitement © Sage 2007 861 Exemple Règlement moitié en liquide, moitié par chèque. 􀀳 Dans le cas où les acomptes affectés à la pièce couvriraient la totalité de son montant, le bouton Enregistrer le règlement n’est plus utilisable. Afin de solder la facture, il est possible de supprimer l’affectation d’un acompte et de passer à la place un règlement du solde. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Date Zone modifiable reprenant par défaut la date de la pièce. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Référence Zone modifiable de 17 caractères alphanumériques reprenant par défaut la référence de la pièce. Libellé Zone de 35 caractères alphanumériques. Règlement Liste déroulante affichant le mode de règlement de la première échéance du document. La sélection des modes de règlement de type Bon d’achat ne peut être faite qu’en cas de génération de bons d’achat dans une facture de retour, d’avoir ou négative pour le client concerné. Si cette obligation n’est pas respectée, un message d’avertissement apparaîtra. « Le mode de règlement XXX ne peut être utilisé ! [OK] » On ne peut utiliser qu’un seul bon d’achat par facture et le bon d’achat doit être unique. Si un autre règlement d’un type autre que Bon d’achat a déjà été saisi, alors le message suivant s’affiche : « Le mode de règlement Bon d’achat ne peut pas être utilisé ! [OK] » Si la valeur du bon d’achat est inférieure à la valeur du net à payer, la validation de la fenêtre de saisie des règlements entraîne l’apparition d’un message d’avertissement : « Le montant du bon d’achat est différent du net à payer. Il ne sera pas possible d’enregistrer un autre règlement pour la facture. Voulez-vous confirmer l’enregistrement du bon d’achat ? [Oui] [Non] » [Non] : la fenêtre de saisie des règlements n’est pas validée. [Oui] : validation du règlement. Le bouton Enregistrer le règlement s’estompe et devient inutilisable. Code journal Liste déroulante éditable permettant la sélection du journal sur lequel l’écriture devra être transférée. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Le programme propose les journaux de type : 􀂉 Trésorerie (valeur par défaut) ou 􀂉 Général. Le code du journal de trésorerie défini dans la zone Règlement ventes du volet « A propos de votre société / Comptable / Règlement/caisse » sera proposé par défaut. O Pour que le lettrage entre facture et règlement puisse être réalisé automatiquement lors de la mise à jour comptable des règlements, il est nécessaire que le règlement soldant une facture soit enregistré sur un journal de trésorerie dont l’option Règlement définitif est cochée. Contrepartie Cette zone permet la gestion de la TVA à l'encaissement. Elle affiche par défaut le compte renseigné dans la zone Compte de vente TVA encaissement du volet « A propos de votre société / Comptable / Général ». Cette mention est modifiable. Menu Traitement © Sage 2007 862 Echéance contrepartie Cette zone permet la saisie de la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie qui sera générée lors de la mise à jour comptable. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Cette zone reprend par défaut la date de la première échéance de règlement de la pièce. Elle est modifiable. Il est possible de sélectionner cette date en s’aidant du calendrier. Pour plus d’informations sur le calendrier, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Devise Liste déroulante affichant par défaut la devise renseignée dans la fenêtre «Information document». Cours Si une devise a été sélectionnée, son cours est affiché dans cette zone. Le programme propose par défaut le cours de la pièce. Montant Par défaut le programme affiche le net à payer. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Montant en devise Si une devise a été sélectionnée, le programme affiche par défaut le montant en devise correspondant au montant en monnaie de tenue commerciale saisi. Une fois cette fenêtre validée, le règlement ne pourra plus être consulté à partir de la facture. La consultation et une éventuelle modification doivent s’effectuer à partir de la commande Traitement / Saisie des règlements. La valeur du règlement saisi dans cette fenêtre est imputée automatiquement sur les différentes échéances selon l’ordre chronologique. 􀀳 Une facture réglée, même partiellement, ne peut plus être modifiée. La création, la modification, et la suppression de ligne ne pourront pas être effectuées. L’escompte, les acomptes, les échéances ainsi que le cours de la devise (renseignée dans la fenêtre «Information document») ne sont plus modifiables. En cas d’erreur, le règlement doit être supprimé dans la commande Saisie des règlements. Après cette suppression, la modification de la facture peut à nouveau être effectuée. Il est possible d’enregistrer des règlements partiels par le biais de la commande Saisie des règlements. Imputation des règlements – Documents des ventes Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton [Imputer un règlement] présent dans le volet « Echéancier » de la fenêtre « Valorisation » des documents de vente. Il ouvre une fenêtre « Liste des règlements » qui affiche la liste des règlements enregistrés pour le client concerné et dont le solde n’est pas nul. Menu Traitement © Sage 2007 863 Le client concerné est rappelé en haut de la fenêtre. La liste présente toutes les lignes de règlements enregistrées pour le client consulté. Pour imputer le règlement à la pièce à partir de laquelle cette fenêtre a été ouverte : 1 . Cliquez sur la ou les lignes de règlement retenues. 2 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour imputer le règlement à la pièce. Si le règlement était d’un montant supérieur au total TTC de la pièce, le solde du règlement reste disponible pour une autre opération. Si le montant était inférieur, celui-ci est considéré comme un règlement partiel et non comme un acompte et le solde de la facture devra être réglé par un autre paiement. Une fois cette imputation faite, si la pièce a été totalement réglée, toutes les zones de la fenêtre «Valorisation » et des volets qui la composent, à l’exception des boutons [Valorisation TTC], [Acomptes et bons d’achat] et [Echéancier], deviennent inaccessibles. L’annulation d’un règlement imputé par cette fonction ne peut s’effectuer que dans la fonction Traitement / Gestion des règlements. Duplication des documents des ventes Cette commande permet de créer une pièce à partir d’une autre en modifiant le nom du client si nécessaire. La pièce créée sera du même type que celle d’origine. On peut lancer la commande Dupliquer en cliquant sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ». Il est possible de dupliquer des pièces contenant des articles gérés en stock. La duplication est recommandée en cas de pièces d’abonnement, commandes régulières à dates fixes (ou non). Il est recommandé, dans ce cas, de créer un devis modèle que l’on ne transforme jamais en une autre pièce et qui ne sert que comme original aux duplications. Opérez comme suit : 1 . Sélectionnez les pièces dans la liste des documents des ventes. Les sélections multiples sont possibles (voir le «Manuel de la gamme»). 2 . Lancez la commande Edition / Dupliquer. Une fenêtre « Dupliquer un document de vente » s’ouvre alors (voir ci-dessous). 3 . Paramétrez les informations générales de la pièce qui sera générée. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la duplication et passer à la suivante si plusieurs pièces doivent être dupliquées. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant] pour ne pas dupliquer la pièce en cours et passer à la suivante. 6 . Cliquez sur le bouton [Annuler] pour quitter la fonction. Menu Traitement © Sage 2007 864 Les pièces dupliquées apparaissent dans la liste. On peut les ouvrir pour les modifier. La fenêtre ouverte par la commande Dupliquer porte le titre « Dupliquer un document de vente ». La partie supérieure, Document original, de cette fenêtre rappelle les références du document d’origine : 􀂉 numéro de pièce, 􀂉 numéro et nom du client, 􀂉 date de la pièce, 􀂉 référence de la pièce, 􀂉 statut de la pièce. La partie inférieure, Nouveau document, permet de saisir les références de la nouvelle pièce qui sera dupliquée. N° pièce Propose le premier numéro libre dans la série correspondante. Il peut être modifié. Sélection du client Liste déroulante permettant la sélection du client sur le : 􀂉 N° client, 􀂉 Abrégé du client, 􀂉 Code postal client. La zone adjacente à la précédente est une liste déroulante éditable. Par défaut elle propose le même client que celui de la pièce d’origine mais il peut être modifié. 􀀳 Rappelons que pour obtenir la liste de tous les clients il faut, au préalable, effacer le nom déjà mentionné. Cette zone se positionne par défaut sur le choix fait dans la zone Appel des tiers en saisie de pièce du volet « Fichier / A propos de votre société / Préférences ». Date Elle est égale par défaut à celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. 􀀳 Ces informations ne seront plus modifiables une fois la pièce générée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Référence Cette zone est vide et permet la saisie de la référence de la pièce. Mise à jour des tarifs Si cette option est cochée, les montants des lignes de la pièce dupliquée seront mis à jour en fonction des conditions tarifaires dont bénéficie le client destinataire de la pièce dupliquée. Menu Traitement © Sage 2007 865 En cas de conflit de remises, le programme se conformera au réglage enregistré dans la zone Choix d’application des remises du volet « A propos de… / Commercial ». Si Choix manuel a été sélectionné dans cette zone, le programme prendra en compte, dans l’ordre, de : 􀂉 la remise article, 􀂉 la remise famille, 􀂉 la remise client. 􀀳 La fenêtre «Conflit de remises» n’apparaît pas en cas de duplication. Bouton [OK] Valide la duplication avec les informations paramétrées et passe à la pièce suivante si sélection multiple. Bouton [Suivant] Ne valide pas la duplication de la pièce sélectionnée et passe à la suivante, si d’autres pièces ont été sélectionnées. Bouton [Annuler] Arrêt total de la duplication. Duplication par Glisser/Déposer – Documents des ventes Cette méthode est recommandée lors des transformations partielles de documents dont on ne veut transférer que certaines lignes sur le nouveau document qui fait suite au précédent. 􀀳 Elle peut aussi servir à la transformation totale de pièces. La création de n’importe quel document des ventes peut s’effectuer par le glisser/déposer de lignes en provenance d’autres pièces. Exemple Un bon de commande comporte 10 lignes d’articles mais seules 4 de ces lignes doivent faire l’objet d’un bon de livraison, les autres étant conservées en reliquat. Ceci implique qu’il faut utiliser une des deux méthodes décrites plus haut: soit transformer la pièce puis revenir sur chacune des 6 lignes à ne pas livrer pour les régénérer en reliquat soit modifier chacune des 6 lignes avant de transformer la pièce. La méthode par glisser/déposer dispense de toutes ces modifications préalables ou postérieures à la transformation. 􀀳 Il est nécessaire, pour sa réalisation, que la zone Affichage libre des fenêtres (commande Fenêtre / Préférences) soit cochée sur le poste effectuant ce type d’opération. Sinon il est impossible de disposer des fenêtres de document côte à côte. 􀀲 La duplication des lignes des factures d’avoir et de retour par le glisser/déposer n’est pas possible si le document destinataire n’est pas du même type que l’original. Lorsque les documents concernent un même tiers mais que dans l’une des pièces une centrale d’achat est mentionnée dans la fenêtre « Information document », la fenêtre « Gestion des regroupements » mentionne les statuts tarifaires différents mais la ligne déposée conserve son tarif d’origine. Procédez comme suit: 1 . Créez un document du type qui doit suivre celui à transformer (exemple: bon de livraison ou facture pour faire suite à un bon de commande). 2 . Enregistrez-le au nom du même client que la pièce d’origine et inscrivez-y toutes les informations de l’en-tête qui doivent être reportées (date de livraison, référence client, etc.). Le transfert par glissement ne concerne que les lignes de pièces. 3 . Disposez la pièce d’origine et la nouvelle pièce côte à côte sur votre écran (s’il est de très grandes dimensions) ou en les superposant (la pièce d’origine se trouvant par dessus la nouvelle pièce en la Menu Traitement © Sage 2007 866 recouvrant partiellement). Il n’est pas nécessaire que les deux documents soient entièrement visibles: 􀂉 vous pouvez réduire les dimensions de la fenêtre du document d’origine afin qu’on voie l’autre en dessous ou bien 􀂉 vous pouvez décaler légèrement les fenêtres afin que l’on voie une petite partie de la fenêtre à l’arrière plan. 4 . Sélectionnez, dans la pièce d’origine, les lignes à transférer. Voir le « Manuel de la gamme » en ce qui concerne les sélections d’éléments dans les listes. 5 . Sur Windows: pressez la touche ALT et maintenez-la enfoncée tandis que vous cliquez (bouton de gauche) sur une des lignes sélectionnées et faites glisser la sélection vers la partie visible de la zone de liste de la pièce destinataire. Sur Macintosh, opérez de façon identique mais utilisez la touche OPTION. 6 . Lorsque le pointeur de la souris pénètre sur la zone apte à recevoir les lignes transférées, celle-ci s’entoure d’un trait plus épais. 7 . Relâchez alors le bouton de la souris puis la touche. Les lignes sont alors transférées sur la nouvelle pièce et disparaissent de celle d’origine. Windows Sur Windows, il est possible de réaliser ce glissement sans l’aide de la souris: 1 . Réalisez les mêmes opérations que ci-dessus jusqu’à la sélection des lignes d’origine. 2 . Ouvrez le menu Système de la pièce d’origine et sélectionnez la commande Déplacer la sélection. Vous pouvez aussi taper CTRL + F3. 3 . Utilisez les touches GAUCHE, DROITE, HAUT ou BAS pour déplacer les lignes sélectionnées vers la partie visible de la zone de liste de la pièce destinataire. 4 . Lorsque la sélection pénètre dans la zone apte à recevoir les lignes transférées, celle-ci s’entoure d’un trait plus épais. 5 . Validez. Les lignes sont alors transférées sur la nouvelle pièce et disparaissent de celle d’origine. Lors de cette duplication, les informations mises à jour sont résumées dans le tableau suivant. Colonne Mise à jour Référence article Reprise du document d’origine Désignation Reprise du document d’origine Texte complémentaire Reprise du document d’origine Enuméré de gamme 1 Reprise du document d’origine Enuméré de gamme 2 Reprise du document d’origine Quantité Reprise du document d’origine Quantité colisée Reprise du document d’origine Conditionnement Reprise du document d’origine Quantité commandée Reprise de la valeur de la colonne Quantité Poids net global Reprise du document d’origine Poids brut global Reprise du document d’origine Taux de remise Reprise du document d’origine Prix unitaire Reprise du document d’origine si ligne exprimée en HT Prix unitaire en devise Mise à jour en fonction de la devise utilisée dans le document destinataire et du son cours actuel Prix unitaire TTC Reprise du document d’origine si ligne exprimée en TTC Taux de taxe 1 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Menu Traitement © Sage 2007 867 Transformation des documents des ventes Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Transformer le document] dans la fenêtre des documents des ventes ou sur celui disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des ventes. Elle peut également être lancée à partir du menu contextuel s’ouvrant sur le liste des pièces. Elle permet de générer une pièce à partir de celle(s) sélectionnée(s). Ce bouton est estompé si la liste est vide. Elle ouvre une fenêtre « Transformation document ». Elle permet la sélection du type de document de destination, la saisie de la date et le numéro de pièce. 􀀳 Il est également possible de transformer les pièces par duplication ou par glisser / déposer. Voir les explications données plus haut sous le titre «Duplication par Glisser/Déposer – Documents des ventes», page 865. Voir aussi les particularités des transformations lorsque certains articles sont en rupture de stock sous le titre «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. Cette commande vous apportera de grands services: 􀂉 en vous évitant de ressaisir les pièces successives de l’ordre logique de la chaîne des documents des ventes (devis, bon de commande, bon de livraison, bon d’avoir financier, facture) ; 􀂉 en vous permettant de sauter des niveaux (exemple: passer directement du devis à la facture) ; 􀂉 en vous permettant de supprimer une pièce et de revenir à la précédente ; 􀂉 en vous permettant une gestion automatique des reliquats ; 􀂉 en vous autorisant à apporter des modifications à tous les niveaux (prix, quantités, dates de livraison, remises, etc.). Nous distinguons ci-après plusieurs types de transformation des documents des ventes : 􀂉 «Transformation des documents autres que les factures», page 868, 􀂉 «Transformations avec regroupement – Documents des ventes», page 873, 􀂉 «Transformation partielle des documents des ventes», page 876, 􀂉 «Transformation des factures – Documents des ventes», page 877. Taux de taxe 2 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Taux de taxe 3 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Représentant Reprise du document d’origine Prix de revient unitaire Reprise du document d’origine si article non géré en stock sinon recalcul (sauf pour les documents d’avoir) CMUP Mise à jour en fonction de la valeur de stock de l’article dans le dépôt Dépôt mouvementé Reprise du document d’origine Date de livraison Mise à jour en fonction de la date de livraison de l’en-tête du document destinataire Code affaire Reprise du document d’origine Information libre Reprise du document d’origine Colonne Mise à jour Menu Traitement © Sage 2007 868 Transformation des documents autres que les factures Cette transformation est impossible si, dans le cas de la gestion du suivi des pièces, le statut des documents à transformer n’est pas le suivant : 􀂉 Accepté pour les devis, 􀂉 A préparer pour les bons de commande, 􀂉 A livrer pour les préparations de fabrication, 􀂉 A facturer pour les bons de livraison, bons d’avoir financiers et bons de retour, 􀂉 A comptabiliser pour les factures (en cas de transformation en bon d’avoir financier ou en bon de retour). Le contact enregistré dans l’en-tête de la pièce est conservé mais pourra être modifié sur les pièces transformées. Lors de la transformation d’une ligne de document générant une sortie de stock, le programme prend en compte les instructions enregistrées dans la zone Priorité de déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » si la gestion du multi-emplacement est active. Les cumuls de stock par emplacement sont mis à jour en conséquence. Exemple Etat du stock d’un article : - Emplacement E1 : 10.00. - Emplacement E2 : 5.00. Transformation d’une ligne de commande pour une quantité de 12.00 : la ligne est affectée aux deux emplacements. La transformation des devis comportant des articles en contremarque gérés en manuel présente une caractéristique particulière : 􀂉 voir le titre «Transformation des devis en bon de commande pour les articles gérés en contremarque », page 872. Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la transformation d’une pièce en facture. Si la date de la facture générée est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Pour transformer des pièces, opérez de la façon suivante: 1 . Sélectionnez les pièces dans leur liste. Les sélections multiples ne sont possibles que pour des pièces adressées au même client (en-tête de pièce identique dans tous les documents sélectionnés). Cette sélection n’est pas nécessaire si la transformation est lancée directement de la pièce ouverte à l’écran. 2 . Cliquez sur le bouton [Transformer le document] disposé sur le bord inférieur de la liste de pièces ou dans l’en-tête du document à transformer. 3 . Sélectionnez le type de pièce à générer à condition qu’il soit compatible avec celui des pièces d’origine. Le programme ne laisse actifs que les types compatibles avec les sélections faites. Il n’est pas possible de générer plusieurs types simultanément. Les pièces générées seront à l’attention du client des pièces d’origine. Utilisez la duplication si vous voulez changer le destinataire. Menu Traitement © Sage 2007 869 4 . Enregistrez le numéro de la première pièce générée ainsi que la date. Le programme incrémentera ce numéro pour les autres pièces créées. 5 . Paramétrez, si nécessaire, le statut dont bénéficieront les documents transformés. Par défaut, le programme propose le premier statut autorisé pour la pièce qui sera créée sauf si vous ne vous servez pas de la gestion du suivi des pièces. 6 . Lancez la transformation en validant ou en cliquant sur le bouton [OK]. 􀀳 Si vous avez sélectionné l’option 1 BL / facture dans la fiche client, le programme générera autant de factures qu’il y a de bons de livraisons, sinon il les regroupera si cela est possible. Une commande permet de réaliser automatiquement les opérations de transformation de commandes en bons de livraison, la commande Livraison commandes client. La gestion des reliquats est assurée ainsi que la génération des préparations de commande fournisseurs. Quant à la commande Facturation périodique, elle permet de générer des factures clients en partant de l’une des autres pièces de vente avec les mêmes possibilités de gestion des reliquats. 􀀳 Les documents initiaux sont détruits après cette transformation. On ne pourra plus les utiliser ni même les consulter. Ayez soin de les imprimer auparavant. Si vous supprimez la pièce transformée il vous sera possible de régénérer les pièces d’origine. Voir les explications données sur le regroupement des factures sous le titre «Transformations avec regroupement – Documents des ventes», page 873. Les pièces qui peuvent être générées sont précisées dans le tableau ci-dessous. La première colonne indique la pièce d’origine. Les colonnes mentionnent les types de pièces qui peuvent être générés : 􀂉 BC : Bon de commande client, 􀂉 PL : Préparation de livraison, 􀂉 BL : Bon de livraison, 􀂉 BR : Bon de retour client, 􀂉 BA : Bon d’avoir client, 􀂉 FA : Facture client, 􀂉 FR : Facture de retour client, 􀂉 FV : Facture d’avoir client. Si vous avez sélectionné des pièces de types différents, vous ne pourrez les transformer que dans le type commun à toutes. Exemple Si vous avez sélectionné simultanément des devis et des bons de commandes, vous pourrez les transformer en bons de livraisons ou en factures. La génération de bons de livraison ou de factures (si ces dernières sont générées directement à partir de bons de commande ou de devis) ne pourra s’exécuter dans les cas suivants : BC PL BL FA BR BA FR FV Devis Oui Oui Oui Oui Bon de commande Oui Oui Oui Préparation de livraison Oui Oui Bon de livraison Oui Bon de retour Oui Bon d’avoir Oui Facture (1) 1. Factures «normales» uniquement (ni de retour ni d’avoir). Oui Oui Oui Oui Facture comptabilisée Oui Oui Oui Oui Menu Traitement © Sage 2007 870 􀂉 si le client concerné possède le code risque A bloquer, 􀂉 si la zone Contrôle de l’encours client du client concerné présente le choix Compte bloqué (dans le volet Statistiques de la fiche client), 􀂉 si des articles ne sont pas disponibles en stock ; dans ce cas la fenêtre d’indisponibilité vous sera proposée ; 􀂉 si le statut de la pièce ne le permet pas (voir plus haut). Si la pièce générée est un bon de livraison ou une facture et si l’une des pièces d’origine comporte un article dont le suivi du stock est Sérialisé ou Géré par lot et dont le numéro n’a pas été enregistré, le programme ouvrira une fenêtre de sélection des numéros de série ou des numéros de lots. Si la gestion du multi-emplacement est active, l’article sélectionné en sortie ou en transformation de pièce générant une sortie proviendre automatiquement de l’emplacement dans lequel il a été stocké lors de son entrée en stock. Voir les paragraphes «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805 et «Transformation des pièces comportant des articles sérialisés ou par lots – Documents des ventes», page 809. 􀀳 Les articles en contremarque, s'ils sont liés à une pièce d'achat autre que bon de livraison ou facture, ne sont pas pris en compte lors d'une transformation de commande client. Ils restent systématiquement en reliquat dans leur pièce d'origine. Pour pouvoir les gérer de façon classique, il faut, au préalable, supprimer ce lien (voir les paragraphes traitant de ces articles dans les documents des ventes ou ceux d'achats). La duplication de bons de retours ou de bons d’avoir financier ne propose qu’un seul choix: Facture. Dans ce cas: 􀂉 les bons de retour sont automatiquement transformés en factures de retour 􀂉 et les bons d’avoir en factures d’avoir. Description de la fenêtre de sélection Les zones de la fenêtre « Transformation documents » sont les suivantes. Types de pièce Liste des types de pièces dans lesquels la pièce sélectionnée peut être transforméee. Les désignations de pièces estompées sont des types non utilisables. Voir ci-dessus le détail des transformations possibles. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser, si on utilise la gestion du suivi des pièces, quel sera le statut des pièces générées. Par défaut le premier statut valide est proposé sauf en cas de non utilisation de cette fonctionnalité auquel cas c’est le dernier qui est proposé : 􀂉 A livrer pour les bons de commande, Menu Traitement © Sage 2007 871 􀂉 A facturer pour les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir financier, 􀂉 A comptabiliser pour les factures. Souche Permet de choisir la souche sur laquelle seront numérotées les pièces générées. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible de la souche sélectionnée. Il est modifiable. Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Conserver le devis d’origine Cette option n’est utilisable que si la pièce à transformer est un devis. Elle permet de le conserver pour réutilisation ultérieure. Mise à jour taux de taxes Cette option, non sélectionnée par défaut, impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants: 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, 2 ou 3 a été modifié dans le volet « Complément » de l’article. Recalcul du prix de vente Cette option permet de recalculer le prix de vente des articles en fonction du prix de revient de la sortie de stock. Cette mise à jour ne s’effectuera que sur les articles dont on a coché l’option Calcul du prix de vente par rapport au prix de revient (dans les fenêtres de paramétrage des rarifs d’exception ainsi que des catégories tarifaires). Voir le «Volet Fiche principale – Articles», page 423. En cas de transformation de documents ayant des tarifs par centrale d’achat, les prix de revient sont recalculés mais en fonction des tarifs de la centrale d’achat (tarifs d’exception, etc.) et de la catégorie tarifaire de l’en-tête de la pièce. Recalcul des frais d’expédition Cette case à cocher a les effets suivants : 􀂉 Cochée : (valeur par défaut) le programme procède au recalcul des frais d’expédition dans le cas où le montant de ces frais aurait été modifié dans l’option Mode d’expédition et en fonction des paramétrages faits dans la fiche de l’entreprise et du montant des lignes de la pièce (application éventuelle du franco de port). S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. 􀂉 Non coché : les frais d’expédition ne sont pas recalculés lors d’une transformation. S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. Mise à jour des cours Propose les choix suivants: 􀂉 Aucune: (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête: le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier: le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; Menu Traitement © Sage 2007 872 􀂉 Monnaie de tenue en-tête: le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier: le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…). Les choix «en-tête» ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Voir le paragraphe «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la transformation. 􀀳 Les documents seront transformés dans l’ordre du classement de la liste. Si plusieurs pièces sont transformées en une seule, les zones En-tête 1 à En-tête 4 de la fenêtre «Informations document» reprendront les informations de la dernière pièce si elles existent. La transformation de plusieurs pièces en une seule, même si les lieux de livraison client sont différents, est possible dans le cadre de la transformation de bons de livraison en facture. Le lieu de livraison est modifié dans l’en-tête de la facture pour y reprendre le lieu de livraison principal du client. Lors de cette transformation le programme affiche un message vous en avertissant. La validation de ce message affiche la fenêtre de transformation. Si l’unité de colisage est identique, le regroupement de plusieurs pièces en une seule cumulera le nombre de colis. Transformation des devis en bon de commande pour les articles gérés en contremarque Si la zone Gestion contremarque du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » est paramétrée sur Manuelle, la transformation d’un devis en une autre pièce fera s’afficher la classique fenêtre « Transformation documents » qui sera suivie d’une autre précisant la date de disponibilité de l’article en contremarque. 􀀳 Cette fenêtre s’affichera autant de fois qu’il y a d’articles en contremarque différents. Les informations de cette fenêtre sont automatiquement complétées par le programme avec les valeurs saisies dans les différentes fonctions mais peuvent être modifiées. Menu Traitement © Sage 2007 873 Transformations avec regroupement – Documents des ventes Il possible de regrouper, lors des transformations de pièces lancées à partir de la liste des pièces, des documents dont les informations de l’en-tête ne sont pas strictement conformes d’une pièce à l’autre. Nous détaillons ci-après les informations qui permettent ces transformations multiples et celles qui ne le permettent pas. Lors de la transformation avec regroupement de pièces ayant des statuts de comptabilisation des engagements différents, le programme affecte à toutes les pièces le statut de la première. Rappelons que la comptabilisation des pièces qui ne sont pas des factures peut être réalisée directement à partir de la liste des pièces de vente par le bouton ou la fonction Comptabiliser le(s) document(s) du menu contextuel. Voir le titre «Comptabilisation directe des documents de vente», page 738. Exemple Soit les pièces suivantes : - Bon de commande BC0020 du 01/07/06 pour le client CARAT : comptabilisé en engagement. - Bon de commande BC0025 du 08/07/06 pour le client CARAT : non comptabilisé. Sélection de ces deux documents et transformation en un bon de livraison BL00033. Ce bon de livraison aura le statut : comptabilisé en engagement du premier document traité BC0020. La suppression d’un document issu d’une transformation avec regroupement entraîne la régénération du ou des pièces d’origine dont le statut est alors non comptabilisé. Zones interdisant le regroupement Les zones de l’en-tête interdisant le regroupement si elles ne sont pas strictement identiques d’une pièce à l’autre sont les suivantes. Si le programme constate des disparités au niveau de ces zones entre deux ou plusieurs pièces à transformer, il affiche un message qui précise quelles sont les zones qui interdisent le regroupement de certaines pièces. Les réponses possibles sont les suivantes: 􀂉 [Oui] : transforme individuellement les pièces qui ne peuvent pas être regroupées, regroupe celles qui peuvent l’être et affiche la fenêtre décrite ci-après si certaines zones non bloquantes présentent des disparités. 􀂉 [Non] : annule la transformation et revient à la liste des documents. Zone de l’en-tête Regroupement 1 BL/facture Impossible Devise Impossible Cours devise Impossible Catégorie comptable Impossible Souche Impossible N° Client Impossible Menu Traitement © Sage 2007 874 Gestion des zones autorisant le regroupement Les zones de l’en-tête autorisant le regroupement sont les suivantes. Pour plus d’informations sur cette dernière zone, reportez-vous à sa description :«Provenance», page 875. Si le programme constate une différence entre des zones de l’en-tête qui autorisent cependant le regroupement, il affiche le fenêtre « Gestion des regroupements ». Cette fenêtre montre toutes les zones de l’en-tête dans lesquelles le programme a constaté des différences. Les zones estompées signifient qu’il n’y a aucune disparité. Lors d’une transformation par glissement et lorsque les documents concernent un même tiers mais que dans l’une des pièces une centrale d’achat est mentionnée dans la fenêtre « Information document », la fenêtre « Gestion des regroupements » mentionne les statuts tarifaires différents mais la ligne déposée conserve son tarif d’origine. Zone de l’en-tête Regroupement Caissier Possible Dépôt de stockage Possible Affaire Possible Mode d’expédition Possible Condition livraison Possible Transaction Possible Régime Possible Périodicité Possible Langue Possible Nombre factures Possible Colisage Possible Payeur Possible Taux escompte Possible Provenance Possible Caisse Possible Tarif Possible Nb factures Possible N° pièce site Possible Menu Traitement © Sage 2007 875 Pour utiliser cette fenêtre vous devez: 1 . Cocher les options actives que vous souhaitez regrouper. 2 . Cliquer sur le bouton [OK] pour lancer la transformation avec regroupement. 3 . Cliquer sur le bouton [Annuler] pour arrêter le processus de transformation. Dans le cas d’une transformation avec regroupement, seules les informations de l’en-tête de la première pièce sélectionnée sont retenues. Si une zone active est cochée, les pièces correspondantes seront regroupées à condition qu’aucune autre différence des valeurs de l’en-tête n’empêche ce regroupement. Si les en-têtes de deux ou plusieurs pièces diffèrent par certaines informations et que vous n’ayez pas autorisé le regroupement en cochant la ou les cases correspondantes, elles seront transformées sans regroupement. Une zone particulière apparaît dans la fenêtre « Gestion des regroupements » dans le cas où la sélection des pièces comporte au moins un bon de retour ou un bon d’avoir financier et nécessite un complément d’information. Provenance Les en-têtes et les lignes de pièces disposent chacune d’un code interne, non accessible à l’utilisateur, qui précise leur provenance. Cette information permet d’éviter la génération par transformation de pièces à partir de documents non autorisés. Les provenances sont de quatre ordres: 􀂉 Normale: toutes les pièces classiques des documents des ventes, 􀂉 Retour: la pièce est un bon de retour ou une facture de retour, 􀂉 Avoir: la pièce est un bon d’avoir financier ou une facture d’avoir, 􀂉 Ticket: la pièce d’origine est un ticket de caisse issu du programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Les conséquences du cochage ou du non cochage de l’option Provenance, quand elle est active, sont les suivantes: 􀂉 Cochée: les bons d’avoir financiers et les bons de retour sont regroupés dans la même facture que les autres types de documents. La facture issue de la transformation aura une provenance Normale. Par contre, les lignes conservent leur provenance d’origine. 􀂉 Non cochée: (valeur par défaut) les bons de retour et les bons d’avoir financiers ne sont pas regroupés avec les autres types de documents. Les factures issues de la transformation peuvent avoir des provenances différentes: 􀂉 Normale: affectée aux factures issues de la transformation de devis, bons de commande ou bons de livraison ; 􀂉 Retour: affectée aux factures issues de la transformation des bons de retour ; 􀂉 Avoir: affectée aux factures issues de la transformation de bons d’avoir financier. Tarif Cette option permet le regroupement de documents pour un même client mais ayant des champs Centrale d’achat et Catégorie tarifaire différents (dans la fenêtre « Informations document »). Menu Traitement © Sage 2007 876 Dans ce cas, le document issu de la transformation (si acceptation su regroupement) comportera, pour ces deux zones, les valeurs issues du premier document transformé. N° pièce site Le numéro de pièce site est issu de e-Commerce et correspond aux bons de commande reçus par ce biais. Il permet, si coché, de regrouper sur un même document des commandes différentes passées par un même client. Transformation partielle des documents des ventes Quatre possibilités permettent de gérer les transformations partielles. Nous présentons ci-dessous trois d’entre elles. La quatrième consiste dans la transformation par glissement de lignes qui a été décrite plus haut. Transformation intégrale avec modification de la nouvelle pièce La transformation intégrale de la pièce est suivie de la modification des quantités sur certaines lignes de la nouvelle pièce. Ceci entraîne la régénération de la pièce initiale en reliquat. Il est possible de ne livrer que partiellement des commandes passées par les clients en modifiant les quantités mentionnées dans un bon de livraison ou une facture faisant suite à une transformation de bon de commande (ou de devis). La validation de ces modifications entraînera l’apparition d’un message vous demandant si vous souhaitez régénérer la pièce d’origine avec les quantités non livrées. Si vous répondez par l’affirmative, la commande d’origine sera régénérée avec les lignes et les quantités non livrées. 􀀳 La modification des quantités d’un document transformé à partir d’un devis n’entraîne l’apparition d’aucun message ni la génération d’aucun reliquat. Transformation partielle des lignes de la pièce Cette méthode permet de modifier les quantités de certaines lignes à livrer sans pour autant supprimer les quantités initiales. Exemple Cas d’un client qui demande une livraison échelonnée des articles commandés. Chaque pièce dispose de colonnes particulières permettant de transformer une partie de la quantité initiale. Ces colonnes sont décrites ci-dessous. 􀀳 Ce mode opératoire implique qu’il faut d’abord ouvrir la pièce d’origine pour la modifier puis effectuer la transformation soit à partir du document lui-même, soit à partir de la liste. Colonne Quantité commandée Cette colonne n’est accessible que dans les devis. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. 􀀳 Dans les pièces autres que les devis, cette colonne rappelle les quantités initialement commandées par le client. Pour modifier la quantité d’une ligne: enregistrez dans la colonne Quantité commandée la quantité réellement désirée par le client (ne pas modifier la quantité globale du devis enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité commandée sera mise en reliquat dans le devis d’origine (non détruit). Menu Traitement © Sage 2007 877 􀀳 La modification de la quantité commandée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre «Informations sur la ligne de document». Colonne Quantité livrée Cette colonne n’est accessible que dans les préparations de livraison ou les factures. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour modifier la quantité d’une ligne: enregistrez dans la colonne Quantité livrée la quantité à fournir réellement au client (ne pas modifier la quantité globale du bon de commande enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité livrée sera mise en reliquat dans la préparation de livraison d’origine (non détruite). 􀀳 La modification de la quantité livrée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre «Informations sur la ligne de document». Colonne Quantité facturée Cette colonne n’est accessible que dans les bons de livraison, les bons de retour et les bons d’avoir financiers. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour modifier la quantité d’une ligne: enregistrez dans la colonne Quantité facturée la quantité réellement facturée au client (ne pas modifier la quantité globale du document d’origine enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité facturée sera mise en reliquat dans le document d’origine (bon de livraison, bon de retour ou bon d’avoir) non détruit. 􀀳 La modification de la quantité facturée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre «Informations sur la ligne de document». Cette opération permet de livrer certains articles et de n’en facturer qu’une partie. Transformation partielle par le menu contextuel Nous avons montré plus haut qu’un menu contextuel était disponible sur la liste des lignes de pièce. Cette liste contextuelle présente une commande Transformer la(les) ligne(s). Pour transformer certaines lignes (ou la totalité) d’une pièce: 1 . Ouvrez la pièce à l’écran. 2 . Sélectionnez la ou les lignes à transformer. 3 . Ouvrez le menu contextuel et choisissez la commande Transformer la(les) ligne(s). 4 . La fenêtre « Transformation documents » apparaît. Faites les réglages voulus. 5 . Cliquez sur le bouton [OK]. La nouvelle pièce est créée dans la liste. Si la transformation était partielle, la pièce d’origine reste à l’écran mais les lignes transformées disparaissent. Transformation des factures – Documents des ventes Il est possible, par la commande Transformation, de générer, à partir de factures (comptabilisées ou non), les documents suivants: 􀂉 Bons d’avoir financier, Menu Traitement © Sage 2007 878 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Factures d’avoir, 􀂉 Factures de retour. Cette opération peut se faire: 􀂉 par transformation de la facture ouverte à l’écran ou par sélection dans la liste des documents de vente (transformation complète), 􀂉 par glisser/déposer des lignes de pièce (voir plus haut), 􀂉 par utilisation du menu contextuel. Voir les explications sur le transfert par glissement sous le titre «Duplication par Glisser/Déposer – Documents des ventes», page 865. Ces deux dernières solutions autorisent les transformations partielles. 􀀳 Il est possible, après transformation complète ou partielle, de supprimer ou de modifier certaines lignes avec régénération de la pièce d’origine. 􀀲 Il est impossible de transformer les factures d’avoir et de retour. Une fenêtre s’ouvre lors des transformations de factures (transformations classiques ou par le menu contextuel). Elle propose la transformation : 􀂉 en Bon de retour (valeur par défaut), 􀂉 en Bon d’avoir financier, 􀂉 en Facture d’avoir, 􀂉 en Facture de retour si ces pièces ont été autorisées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. Une commande n’est pas disponible par rapport à la commande de base: 􀂉 Recalcul du prix de vente. Pour toutes les autres, veuillez vous reporter aux explications données plus haut. Il est possible de choisir la souche sur laquelle sera généré le(s) nouveau(x) document(s). Par défaut, celle définie dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise pour le type de pièce sélectionné est proposée. La duplication d’une ligne de facture négative n’est pas possible. Un message d’erreur vous en préviendra. Menu Traitement © Sage 2007 879 Le tableau ci-après précise quelles sont les informations dupliquées. Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants. Type de pièce Cliquez sur le bouton correspondant à la pièce à générer: 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture d’avoir. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser, si on utilise la gestion du suivi des pièces, quel sera le statut des pièces générées. Par défaut le premier statut valide pour le type de pièce choisi est proposé sauf en cas de non utilisation de cette fonctionnalité auquel cas c’est le dernier qui est proposé. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. Souche Permet de choisir la souche sur laquelle seront numérotées les pièces générées. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible de la souche sélectionnée. Il est modifiable. Ligne d’origine Transfert en Bon d’avoir financier Bon de retour Facture d’avoir Facture de retour Référence article Repris Repris Repris Repris Désignation Repris Repris Repris Repris Enuméré de gamme 1 Repris Repris Repris Repris Enuméré de gamme 2 Repris Repris Repris Repris Quantité Repris Repris Repris Repris Quantité colisée Repris Repris Repris Repris Conditionnement Repris Repris Repris Repris Quantité facturée Egale à quantité Egale à quantité Egale à quantité Egale à quantité Poids net Repris Repris Repris Repris Poids brut Repris Repris Repris Repris Remise Repris Repris Repris Repris Prix unitaire HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Prix unitaire TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Prix unitaire en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Représentant Repris Repris Repris Repris Prix de revient unitaire Mise à zéro Repris Repris Repris Texte complémentaire Effacé Effacé Effacé Effacé Date de livraison Repris Repris Repris Repris Affaire Repris Repris Repris Repris Dépôt de stockage Repris Repris Repris Repris Menu Traitement © Sage 2007 880 Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Un bouton permet d’appeler un calendrier pour la sélection de la date. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Mise à jour des taux de taxes Cette option, non sélectionnée par défaut, impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les cas suivants: 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1 ou 2 a été modifié dans le volet «Complément» de l’article, 􀂉 les taxes doivent être redéfinies en fonction des passerelles comptables enregistrées dans les catégories comptables de l’en-tête des factures d’avoir et de retour. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la transformation. Voir les explications données plus haut, sous le titre «Transformation des documents des ventes», page 867, en ce qui concerne les caractéristiques de la transformation. Mise à jour des cours Propose les options suivantes: 􀂉 Aucune: (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée, 􀂉 Devises en-tête: le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier: le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête: le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier: le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…). Les choix «en-tête» ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Voir le paragraphe «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. Intégration d’un document de vente Il est possible d’insérer dans un document des ventes des lignes en provenance d’autres documents des ventes destinés au même client. Pour intégrer un document dans un autre : 1 . Ouvrez le document dans lequel les lignes doivent être intégrées. 2 . Cliquez sur le bouton [Intégrer le(s) document(s)] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce bouton n’est pas disponible dans les devis clients. 3 . Une liste « Documents à intégrer » s’ouvre et donne la liste des documents destinés au même client que celui de la pièce d’origine et qui peuvent être intégrés. Voir ci-dessous le tableau précisant les compatibilités entre pièces. Menu Traitement © Sage 2007 881 4 . Sélectionnez les pièces dont les lignes doivent être intégrées et cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [Annuler] permet de quitter la fonction sans rien faire. 5 . Les lignes de la ou des pièces sélectionnées sont recopiées dans la pièce destinataire. La ou les pièces intégrées sont ensuite supprimées. 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dans lequel seules les commandes suivantes sont disponibles : Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout. Si un document est à destination d’un client simple et un autre à destination d’une centrale d’achat, le programme ne retiendra que les informations de l’en-tête de la pièce primitive. Les zones de cette fenêtre sont les suivantes. Sélection des documents Lorsque la pièce destinataire autorise l’intégration de lignes en provenance de plusieurs types différents de pièces, cette zone devient active et permet de sélectionner un type particulier (voir ci-dessous la liste de compatibilité des pièces). Liste des documents Cette liste présente toutes les pièces ou celles résultant de la sélection faite au moyen de la zone précédente. Il est possible de sélectionner une ou plusieurs pièces. Le «Manuel de la gamme» précise comment réaliser les sélections dans les listes. Le tableau ci-dessous précise les pièces de vente qui peuvent être intégrées en fonction de la pièce de destination. Document de destination Documents pouvant être intégrés Observations Bon de commande Devis Préparation de livraison Devis Bons de commande Bon de livraison Devis Préparation de livraison Bons de commande Bon de retour Factures Duplication des lignes ayant une provenance «Normale» (1) et une quantité positive Menu Traitement © Sage 2007 882 􀀳 Les documents compactés ne sont pas proposés. Impression des documents des ventes Deux boutons [Imprimer] sont disponibles, un dans la liste des pièces (sur le bord inférieur de la fenêtre), l’autre dans la fenêtre de saisie de pièce. Impression de la liste des documents des ventes Les impressions que l’on obtient par l’intermédiaire du bouton [Imprimer le(s) document(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des ventes ont été décrites plus haut. Voir le titre «Imprimer la liste des documents des ventes», page 734. Impression d’un document des ventes Nous décrivons ci-après le déroulement des opérations d’impression que l’on obtient en cliquant sur le bouton [Imprimer le(s) document(s)] dans l’en-tête d’une pièce de vente. 􀀳 Ces opérations sont les mêmes que celles qui se produisent si on lance l’impression à partir de la liste des documents de vente après sélection de certaines lignes. Plusieurs cas peuvent se produire au lancement de l’impression : 􀂉 Si un modèle et un nombre d’exemplaires d’impression ont été définis pour le tiers dans le volet « Modèles » de sa fiche, aucune fenêtre ne s’ouvre et l’impression est lancée directement. 􀂉 Sinon, le programme utilise le modèle de mise en page et le nombre d’exemplaires définis pour le document à imprimer dans l’option Organisation du volet « Fichier / A propos de… / Options ». 􀂉 Si aucun modèle de document n’a été paramétré pour le type de document à imprimer, une fenêtre de sélection du modèle de mise en page « Sélectionner le modèle » s’ouvre pour sélectionner ce modèle. Le nombre d’exemplaires imprimés sera de 1. Dans tous les cas, si le document à imprimer est une facture, le nombre d’exemplaires imprimés sera celui défini dans la zone Nb Facture de la fiche « Informations document » de la facture en question. Si vous désirez cependant sélectionner un modèle de mise en page différent de celui affecté au client ou paramétrer certaines des options offertes par cette fenêtre, il faut presser la touche ALT sur Windows ou OPTION sur Macintosh au moment où vous cliquez sur le bouton [Imprimer]. Dans ce cas, la fenêtre de sélection du modèle s’ouvrira. Bon d’avoir financier Factures Duplication des lignes ayant une provenance «Normale» (1) Facture Devis Bons de commande Préparations de commande Bons de retour Bons d’avoir financier 1. Les lignes de facture «normales» proviennent de factures «normales» c’est-à-dire ni d’avoir ni de retour. Si l’intégration de lignes provenant de tels documents est demandée, un message d’erreur apparaîtra Document de destination Documents pouvant être intégrés Observations Menu Traitement © Sage 2007 883 Macintosh Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Le bouton [Modèle] permet de sélectionner le modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton [Modèle] permet: 􀂉 la sélection automatique du modèle de mise en page 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de cliquer sur le bouton [Modèle], ces options s’appliqueront au modèle de mise en page rattaché au type de document. Ces options sont gérées par le programme et ne nécessitent donc pas une mise en page particulière. Exemple Le tri suivant la référence article. Dans le cas de l’option Impression gamme en colonne, il est nécessaire de paramétrer un modèle adéquat si l’on désire des informations supplémentaires sur le document imprimé. La sélection de ces options est enregistrée dans le fichier PRÉFÉRENCES pour le modèle retenu. Par contre, la sélection des options Rupture n° pièce du BC ou Rupture n° pièce du BL impliquent d’utiliser un modèle de mise en page approprié. Windows Les explications qui suivent concernent la version Windows du programme. Le programme propose de lui-même la sélection du modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer en inscrivant dans la zone Nom la désignation du modèle préparamétré. Le fait de valider par la touche ENTREE du clavier alphanumérique permet: Menu Traitement © Sage 2007 884 􀂉 la sélection automatique de ce modèle 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de valider, ces options seront enregistrées pour le modèle de mise en page rattaché au type de document. Par contre, la sélection des options Impression gamme en colonne, Rupture n° pièce du BC ou Rupture n° pièce du BL implique d’utiliser un modèle de mise en page approprié. Version Les explications qui suivent concernent toutes les versions du programme tant Windows que Macintosh. La liste propose tous les modèles de mise en page paramétrés à l’aide de la commande Mise en page. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne, cochez les options qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Impression gamme en colonne Option ne concernant que les articles à gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes se rapportant à une même référence article (à condition qu’elles se suivent). Exemple Article géré par couleur Lignes de la pièce Impression de la pièce Exemple Article géré par couleur et par taille Lignes de la pièce Référence article Gamme 1 Gamme 2 Quantité Prix Remise Pull Rouge 5 38,00 10 % Pull Orange 10 38,00 10 % Pull Jaune 15 38,00 10 % Pull Vert 20 38,00 10 % TOTAL HT 1710,00 Référence article Rouge Orange Jaune Vert Prix Remise Montant HT Pull 5 10 15 20 38,00 10 % 1710,00 Référence article Gamme 1 Gamme 2 Quantité Prix Remise Pull Rouge S 5 38,00 10 % Pull Orange XL 10 38,00 10 % Pull Jaune S 15 38,00 10 % Pull Vert XL 20 38,00 10 % TOTAL HT 1710,00 Menu Traitement © Sage 2007 885 Impression de la pièce L’utilisation de cette fonction implique que les prix et les remises soient identiques d’un énuméré de gamme à l’autre. La gamme 1 apparaît toujours en colonne, que l’article soit en double gamme ou non. La présentation est fonction du paramétrage du modèle de mise en page. Regroupement par article Cette option permet de regrouper les lignes de document consécutives concernant la même référence article. Cette option ne concerne pas les articles à gamme. Impression des glossaires rattachés à l’article Option permettant l’impression de tous les glossaires rattachés à l’article à condition que les objets de mise en page Glossaire article ou Texte global soient intégrés au modèle de mise en page sélectionné. Impression détail nomenclature article Le lancement de l’impression après sélection de cette option va réaliser l’impression des valeurs présentées dans le tableau suivant (à condition que les objets de mise en page correspondants aient été prévus dans le modèle). Les objets doivent tenir compte de la langue du modèle. 􀀲 ATTENTION. Cette option ne s’applique qu’aux articles à nomenclature de fabrication. 􀀳 La quantité des composants correspond au nombre de composants inclus dans la nomenclature multipliée par la quantité d’articles nomenclaturés (en unités de vente). Impression détail des lignes composantes Cette option permet l’impression du détail de la nomenclature, dans le cas uniquement des articles à nomenclature commerciale/composé. 􀀳 Cette option est sans effet sur les nomenclatures commerciale/composant puisque dans ce cas toutes les lignes des composés et des composants s’impriment systématiquement. Référence article Gamme 2 Rouge Orange Jaune Vert Prix Remise Montant HT Pull S 5 15 38,00 10 % 684,00 Pull XL 10 20 38,00 10 % 1026,00 Fichier Champ Objet nécessaire à l’impression Document ligne Référence composant - Première ligne: Référence article du composé - Lignes suivantes: Références des composants Désignation composants - Première ligne: Désignation du composé - Lignes suivantes: Désignations des composants Texte global composants - Première ligne: Désignation du composé - Lignes suivantes: Désignations des composants - Dernière ligne: Texte complémentaire et glossaires du composé Quantité composants - Première ligne: Quantité du composé - Lignes suivantes: Quantités des composants Quantité colisée composants - Première ligne: Quantité colisée du composé - Lignes suivantes: Quantités colisées des composants Composants quantité - Première ligne: rien - Lignes suivantes: Quantités des composants Menu Traitement © Sage 2007 886 Cette option n’aura de résultat que si le modèle de mise en page de l’impression a été paramétré à cette fin. Les objets de mise en page nécessaires sont détaillés dans les Annexes. 􀀳 L’impression des nomenclatures commerciale/composant n’exige aucun objet de mise en page particulier. Les valeurs ne s’impriment simplement pas sur la ligne du composé. Le programme Sage 100 Gestion commerciale est fourni avec un modèle d’impression des factures avec nomenclatures, disponible dans le sous-dossier VENTES du dossier DOCUMENTS STANDARDS et intitulé FACTURE NOMENCLATURE.BGC sous Windows et FACTURE NOMENCLATURE sur Macintosh. Vous pourrez l’utiliser comme modèle pour réaliser des bons de commande ou bons de livraison avec nomenclatures. Ce modèle comporte une colonne supplémentaire pour les quantités des composants. Tri selon référence article Cette option permet de demander à ce que les lignes de pièce soient triées, lors de l’impression, par numéro de référence article. Par défaut, les lignes sont imprimées dans l’ordre de saisie. Cette option sera estompée au cas où: 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BC Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de commande d’où proviennent les lignes imprimée. 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Cette option sera estompée au cas où: 􀂉 un tri sur la référence article est demandé, 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée. 􀀳 La sélection de ces options lors de l’impression d’un modèle de mise en page particulier sera enregistrée dans le fichier PRÉFÉRENCES. Ces options vous seront à nouveau proposées lors d’une impression ultérieure. Les deux options ci-dessus (Rupture N° pièce du BC et Rupture N° pièce du BL) permettent l’impression des valeurs cumulées pour le bon de commande ou la bon de livraison client pour les informations décrites dans le tableau suivant. Intitulé Objectif Quantité Quantité totale de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Montant HT Montant total HT de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence montant HT Montant total en devise d’équivalence de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Montant HT en devise Montant total HT en devise de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Montant TTC Montant total TTC de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence montant TTC Montant total TTC en devise d’équivalence de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Quantité colisée Quantité colisée totale de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Poids net global Poids net global total de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Poids brut global Poid brut global total de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Marge Marge totale de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence marge Marge totale en devise d’équivalence de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Menu Traitement © Sage 2007 887 Impression des articles non livrés Cette option obligera le programme à imprimer les lignes d’articles non livrés dont la quantité est égale à zéro. Impression du BVR Suisse – Documents des ventes Le BVR, ou « Bulletin de versement avec numéro de référence », est un ensemble d’informations imprimé sur les factures éditées en Suisse. C’est un titre de paiement qui ressemble au TIP français, qui comporte une ligne de codage et est imprimé par le fournisseur à destination de son client qui, lui-même, le remet à sa banque. L’impression du BVR ne nécessite que de nouveaux objets de mise en page dont le programme Sage Gestion commerciale est pourvu et qui sont décrits dans les Annexes de ce manuel. Veuillez vous y référer. Les documents des ventes et leur influence sur le stock Il est possible de : 􀂉 saisir directement n’importe quelle pièce (sauf une facture d’avoir et une facture comptabilisée), 􀂉 créer les pièces par transformation, 􀂉 créer les pièces par duplication, 􀂉 supprimer les pièces (sauf les factures comptabilisées, les factures rattachées à des règlements et les factures protégées quand on ne dispose pas des autorisations nécessaires) en régénérant éventuellement les pièces d’origine si elles résultent d’une transformation. Après validation d’une pièce, il est possible de modifier toutes les informations enregistrées dans les lignes sauf s’il s’agit de factures passées en comptabilité, de factures disposant de règlements ou de factures protégées quand on ne dispose pas des autorisations nécessaires. Cette opération est fortement déconseillée sur des pièces anciennes dont les articles qu’elles mentionnent ont fait l’objet de mouvements de stock. Les différents documents de vente qu’il est possible d’utiliser sont, dans l’ordre logique: 􀂉 Le Devis est l’origine logique de la chaîne des pièces de vente. Il n’a aucune influence sur la gestion des stocks. 􀂉 Le Bon de commande est la suite logique du précédent. Il précise les volontés du client mais n’a aucun rôle sur le stock si ce n’est dans la réservation des articles (cumul quantités réservées de la fiche stock de l’article). Remise en montant Remise en montant de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence remise en montant Remise en montant en devise d’équivalence de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Montant taxe 1, 2, 3 Montant taxe 1, 2, 3 total de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence montant taxe 1, 2, 3 Montant taxe 1, 2, 3 en devise d’équivalence total de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Reste à livrer Reste à livrer total de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Prix revient total Total prix de revient de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Equivalence prix de revient total Total prix de revient en devise d’équivalence de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Valeur information libre Valeur de l’information libre de toutes les lignes qui composent la pièce BC ou BL Intitulé Objectif Menu Traitement © Sage 2007 888 􀂉 La Préparation de livraison est l’étape intermédiaire entre le bon de commande et le bon de livraison. Elle précise les quantités à préparer pour les livraisons. Elle a une influence sur le stock en précisant les quantités en préparation. 􀂉 Le Bon de livraison est, avec la facture, l’une des pièces maîtresses de la gestion. Il marque la sortie de stock des articles et leur remise au client. Le retour de marchandises sera saisi sous la forme d’un bon de livraison ou d’une facture avec une quantité négative (précédée du signe moins). 􀂉 Le Bon de retour sera enregistré si un article n’est pas conforme aux desiderata du client. Il marque le retour en stock de l’article. Il est considéré comme une entrée en stock. Il servira, de plus, à générer une facture d’avoir sur retour de marchandises. La colonne Prix de revient unitaire permet dans ce cas la saisie du prix unitaire d’entrée en stock de l’article retourné. La saisie des quantités sera faite en positif (sans les faire précéder du signe moins). 􀂉 Le Bon d’avoir financier sert à l’émission d’une facture d’avoir et n’a aucune influence sur le stock. Le bon d’avoir financier ne doit pas être utilisé en cas de retour des marchandises. 􀂉 La Facture est l’aboutissement logique de la vente. Si elle est générée à partir d’un bon d’avoir financier ou d’un bon de retour, elle constituera une facture d’avoir. Il n’est pas possible de saisir une facture d’avoir en direct. Si elle est saisie directement, elle mouvemente les stocks tout comme un bon de livraison. 􀂉 La Facture d’avoir est la suite logique du bon d’avoir financier. Elle permet d’enregistrer un montant dont vous gratifiez le client. 􀂉 La Facture de retour doit suivre logiquement un bon de retour en stock mais elle peut être saisie directement sans ce bon préalable. 􀂉 La Facture comptabilisée n’est utilisée qu’en consultation. Elle ne peut être ni modifiée ni supprimée. On ne peut que l’archiver. Elle est issue de la commande Mise à jour de la comptabilité. L’influence des pièces est résumée dans le tableau ci-après. + augmente la quantité ou le cumul des valeurs. – diminue la quantité ou le cumul des valeurs. (1) uniquement dans le cas d’une transformation à partir d’un bon de commande. (2) en saisie directe ou en modification directe de la ligne. Sorties Entrées Stock Qté Valeur Sté Valeur Qté Valeur Devis Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison + + – – Bon de retour – – + + + + Bon d’avoir financier – Facture + (2) + (2) – (2) – (2) Facture d’avoir – (2) Facture de retour – (2) – (2) + (2) + (2) + (2) + (2) Menu Traitement © Sage 2007 889 Documents des achats Traitement / Documents des achats Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces d’achat c’est-à-dire les préparations de commande, bons de commande, bons de livraison, bons de retour, avoirs et factures fournisseurs. Principaux titres concernant les documents des achats : 􀂉 «Liste des documents des achats», page 889, 􀂉 «Création des documents des achats», page 902, 􀂉 «Informations sur le document des achats», page 913, 􀂉 «Fonctions annexes - Documents des achats», page 929, 􀂉 «Sélection d’un article – Documents des achats», page 939, 􀂉 «Valorisation des documents d’achat», page 971, 􀂉 «Duplication des documents des achats», page 988, 􀂉 «Transformation des documents d’achat», page 992, 􀂉 «Intégration d’un document d’achat», page 1003, 􀂉 «Impression des documents des achats», page 1005. Liste des documents des achats Cette fenêtre affiche la liste des documents des achats et permet de les saisir. Cette liste présente tous les documents d’achat enregistrés et non supprimés. Elle permet de créer, de consulter, de modifier, de transformer et de supprimer les pièces ou documents d’achat. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles. 􀀳 Nous vous rappelons que ces commandes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». On peut aussi ouvrir la liste des documents d’achat en cliquant sur le bouton [Liste des documents d’achat] de la barre verticale « Gestion des achats ». On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des documents d’achat] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Menu Traitement © Sage 2007 890 L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation». Ce tri dépend, à son tour, de la position de la liste déroulante Document disposée sur le bord inférieur de la liste des documents des achats. Le tableau suivant résume les possibilités de tri. Les informations présentées par défaut dans cette fenêtre sont: 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Etat (reliquat ou imprimé) représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Statut (lié à la gestion du circuit de validation des pièces), 􀂉 le Numéro de pièce, 􀂉 la Référence de la pièce, 􀂉 la Date de la pièce, 􀂉 le Numéro de fournisseur concerné et 􀂉 l’Intitulé du fournisseur, 􀂉 la Souche. Ces colonnes sont personnalisables. Voir plus loin le titre «Personnaliser la liste des documents des achats», page 893. Le type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture d’avoir, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté (uniquement valable pour les factures comptabilisées) par l’intermédiaire de la commande Archivage. La position de la pièce est représentée par une icône: 􀂉 le document a été imprimé ou envoyé par e-mail, 􀂉 la pièce est un reliquat. Liste déroulante Document Tri de la barre d’outils «Navigation » Classement secondaire Documents en cours Type N° pièce Autres choix Date (par défaut) N° de fournisseur N° de fournisseur Date Type N° de pièce Menu Traitement © Sage 2007 891 La création d’une pièce est détaillée plus loin dans ce chapitre. Toutes les pièces peuvent être supprimées sauf les factures comptabilisées, les factures rattachées à un règlement et les documents compactés. Ces dernières peuvent être archivées par la commande Archivage. Si vous supprimez une pièce issue d’une transformation, il vous sera proposé de régénérer la ou les pièces d’origine qui réapparaîtront dans la liste des pièces. Voir le paragraphe «Transformation des documents d’achat», page 992. Le bord inférieur de la fenêtre propose quatre boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les documents] Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. Les possibilités de sélection qu’il offre sont décrites plus loin sous le titre «Sélection des documents d’achat», page 894. On peut également rechercher une pièce d’achat en cliquant sur le bouton [Atteindre un document d’achat] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Document Liste déroulante donnant la liste des types de pièces et permettant leur sélection. 􀂉 Tous les documents: tous les documents s’affichent. 􀂉 Préparation de commande: seules les préparations de commande apparaissent. 􀂉 Bon de commande: seuls les bons de commande apparaissent. 􀂉 Bon de livraison: seuls les bons de livraison apparaissent. 􀂉 Bon de retour: seuls les bons de retour apparaissent. 􀂉 Bon d’avoir financier: seuls les bons d’avoir financier apparaissent. 􀂉 Facture: seules les factures apparaissent (y compris les factures de retour et d’avoir). 􀂉 Facture comptabilisée: seules les factures comptabilisées apparaissent. 􀂉 Documents en cours (valeur par défaut): entraîne l’affichage de toutes les pièces à l’exception des factures comptabilisées et des documents compactés. Les pièces non autorisées dans les options de l’entreprise (option Organisation) n’apparaissent pas dans cette liste. La sélection faite est conservée dans le fichier GECOMAES.RGC (Reprendre la gescom) sur Windows et dans le fichier REPRENDRE LA GESCOM sur Macintosh. A la réouverture du fichier commercial, si vous passez par l’intermédiaire de ces fichiers, vous retrouverez la liste déroulante Document dans la position qu’elle avait lors de la fermeture du fichier. Bouton [Modifier le(s) statut(s)] Ce bouton permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. Cette commande est inopérante si les pièces sélectionnées sont de types différents. Voir le titre «Statut des documents d’achat», page 894. Bouton [Transformer le(s) document(s)] Permet de créer une pièce à partir de celle(s) sélectionnée(s). Avant de l’utiliser, vous devez réaliser une sélection, simple ou multiple, dans la liste des pièces. On peut aussi créer un document d’achat en cliquant sur le bouton [Saisir un document d’achat] de la barre verticale « Gestion des achats ». On peut créer une pièce d’achat en cliquant sur le bouton [Saisir un document d’achat] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Menu Traitement © Sage 2007 892 Voir le paragraphe «Transformation des documents d’achat», page 992. Bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le ou les documents sélectionnés dans la liste comme pièces jointes à un mail envoyé par Internet. Voir le titre «Envoi des documents des achats par e-mail», page 896. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Imprimer le(s) document(s)] Ce bouton permet d’imprimer la liste des documents ou, directement, ceux sélectionnés dans la liste. Voir le titre «Imprimer la liste des documents des achats», page 897. Bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] Ce bouton permet de comptabiliser le ou les documents sélectionnés dans la liste. Voir les explications données sous le titre «Comptabilisation directe des documents d’achat», page 901. Menu contextuel de la liste des documents des achats Un menu contextuel est disponible sur la liste des documents des achats. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Cinq commandes spécifiques sont disponibles : Comptabiliser le(s) document(s) Cette commande permet de lancer la comptabilisation immédiate de la ou des lignes sélectionnées. Elle a le même rôle que le bouton du même nom disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir les explications sur cette fonction sous le titre «Comptabilisation directe des documents d’achat», page 901. Imprimer le(s) document(s) Cette commande permet de lancer directement l'impression du ou des documents sélectionnés. Menu Traitement © Sage 2007 893 Voir les informations données sur les impressions de documents dans le paragraphe «Impression des documents des achats», page 1005. Si les documents sélectionnés sont de types différents, l’impression s’effectuera avec le modèle de mise en page choisi. Envoyer le(s) document(s) par e-mail Cette commande a un rôle identique à celui du bouton Envoyer le(s) document(s) par e-mail disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir le titre «Envoi des documents des achats par e-mail», page 896. Macintosh Cette commande n’est pas disponible sur ces versions du programme. Cette commande et les suivantes ne sont disponibles que si au moins un document est sélectionné dans la liste. Transformer le(s) document(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le paragraphe «Transformation des documents d’achat», page 992. Modifier le statut des document(s) Lance la fonction d’enregistrement du statut du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le paragraphe «Statut des documents d’achat», page 894. Personnaliser la liste des documents des achats On peut personnaliser la liste des documents des achats soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes affichées dans la liste des documents des achats sont détaillées dans le tableau suivant. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Type Oui Oui Etat Oui Non Statut Oui Non N° pièce Oui Non Référence Oui Non Date Oui Oui (1) N° fournisseur Oui Oui (1) Menu Traitement © Sage 2007 894 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des documents d’achat On lance cette sélection en cliquant sur le bouton [Sélectionner les documents] qui se trouve sur le bord inférieur de la liste des documents d’achat. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. N° Fournisseur Liste déroulante permettant la sélection d’un fournisseur. 17 caractères alphanumériques. La liste des pièces ne présentera plus que celles correspondant à ce fournisseur. Si vous laissez cette zone vide, tous les fournisseurs sont sélectionnés. Période de / à Permet la sélection des pièces sur une période donnée. Saisissez les dates sous la forme numérique JJMAA. Si vous laissez ces zones vides, aucune sélection sur les dates n’est exercée. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sélection. Si aucune pièce n’a été trouvée, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un fournisseur. Pour faire réapparaître tous les documents de tous les fournisseurs, vous pouvez refermer la liste et la rouvrir. Statut des documents d’achat Le bouton [Modifier le(s) statut(s)], disposé sur le bord inférieur de la liste des documents d’achat, permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. 􀀳 On peut également lancer cette fonction par une commande du menu contextuel de la liste des pièces ou directement dans la pièce elle-même. Elle ouvre une fenêtre de paramétrage « Validation des pièces ». Intitulé fournisseur Oui Non Date de livraison Non Non Souche Non Non Affaire Non Non Frais Non Non Encaisseur Non Non 1. Si la zone Document n’affiche pas Documents en cours. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Menu Traitement © Sage 2007 895 Cette fenêtre rappelle les références de la pièce sélectionnée. 􀀳 Si plusieurs pièces de même type sont sélectionnées, seules les références de la première sont affichées. Cette fenêtre ne s’ouvrira que dans les cas suivants : 􀂉 une pièce était sélectionnée dans la liste (dans ce cas le bouton est estompé), 􀂉 si plusieurs pièces étaient sélectionnées, elles étaient de même type (PC, BC, BL, etc.), 􀂉 le niveau de l’utilisateur et le statut de la pièce sélectionnée sont compatibles. Précisons que le statut des documents dépend de deux paramétrages : 􀂉 le premier s’effectue dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation, sous le titre Circuit de validation : on y précise les différentes options du circuit de validation des pièces. Ces options sont rappelées dans le tableau ci-dessous. 􀂉 le second s’effectue dans la commande Fichier / Autorisations d’accès : on y précise, niveau d’utilisateur par niveau d’utilisateur quels sont ceux qui peuvent modifier le statut de certaines pièces et quel statut ils peuvent leur affecter. L’administrateur a par défaut le pouvoir de modifier tous les statuts. Le statut de la pièce est rappelé dans le titre de la fenêtre. L’utilisation de cette fonction n’est pas obligatoire. Pour ne pas avoir à s’en préoccuper, il suffit de laisser aux pièces, dans l’option Organisation, leur paramétrage par défaut ou de ne sélectionner que la troisième des trois options disponibles pour chaque pièce (sauf les factures comptabilisées qui ne comportent qu’une seule option). 􀀳 Rappelons que si cette troisième option n’est pas cochée, la pièce n’est pas disponible dans la gestion. Les statuts des pièces d’achat sont rappelés dans le tableau suivant. Seul le dernier statut disponible pour chaque type de pièce permet sa transformation. 􀀳 Il est possible de paramétrer le statut de la pièce générée par la transformation. Voir le tire «Transformation des documents d’achat», page 992. Type de document Statuts possibles Préparation de commande Saisi - Confirmé - Accepté Bon de commande Saisi - Confirmé - Envoyé Bon de livraison Saisi - Confirmé - Réceptionné Bon de retour Saisi - Confirmé - A facturer Bon d’avoir financier Saisi - Confirmé - A facturer Facture (1) 1. Les factures d’avoir et les factures de retour sont incluses dans ce type. Saisi - Confirmé - A comptabiliser Facture comptabilisée Comptabilisé Menu Traitement © Sage 2007 896 Exemple Vous êtes l’administrateur et vous avez enregistré un niveau d’utilisateur Opérateur pour les opératrices de saisie et un niveau Contrôleur pour les responsables des opératrices chargés de vérifier les saisies faites. Vous même vous réservez de paramétrer le stade ultime de chaque pièce, c’est-à-dire sa transformation dans le type suivant. Les Opérateurs pourront saisir tous les documents et les ouvrir pour les modifier éventuellement à condition que leur statut soit « Saisi ». Ils pourront ouvrir les pièces possédant un autre statut mais ne pourront pas les modifier. Les Contrôleurs pourront ouvrir les pièces comportant le statut Saisi ou Confirmé. Ils pourront modifier ce statut de « Saisi » en « Confirmé ». Ils pourront ramener le statut en « Saisi » si une pièce doit être modifiée par les Opérateurs. Le troisième statut de chaque pièce leur sera interdit (estompé) et ils ne pourront modifier les pièces comportant ce statut. L’administrateur pourra ouvrir toutes les pièces et faire toutes les modifications possibles. Il sera le seul habilité à transformer les pièces. Envoi des documents des achats par e-mail Macintosh Cette fonction n’est pas disponible dans cet environnement. Le bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail], disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des achats, n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée dans la liste. Il permet d’envoyer sous la forme de fichiers HTML joints à des e-mails les documents qui étaient sélectionnés lors de son utilisation. Ces e-mails sont envoyés aux adresses de messagerie des fournisseurs concernés par ces pièces. 􀀳 Il est nécessaire que les documents sélectionnés dans la liste soient tous du même type car la mise en page s’effectuera à partir d’un modèle unique. L’objet de l’e-mail sera automatiquement généré par le programme en fonction du type de document joint. Cet objet est précisé dans le tableau suivant. Les documents joints seront sous la forme de fichiers HTML (extension .HTM). Les destinataires sélectionnés obéissent aux règles suivantes : 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » est vide, le programme sélectionnera l’adresse e-mail enregistrée dans le volet « Identification » de la fiche du fournisseur. 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » mentionne un nom et que celui-ci est enregistré dans la fiche du fournisseur, le mail lui sera adressé. 􀂉 Si la zone Contact de la fenêtre « Information document » mentionne un nom mais que celui-ci n’est pas référencé dans la fiche du fournisseur, un message d’erreur s’affichera. Type de document Objet Préparation de commande Préparation de commande Bon de commande Bon de commande Bon de livraison Accusé de livraison Bon de retour Accusé bon de retour Bon d’avoir financier Accusé bon d’avoir financier Facture (1) 1. Y compris les factures d’avoir et les factures de retour. Accusé de facture Facture comptabilisée Accusé de facture Menu Traitement © Sage 2007 897 « L’adresse e-mail du contact XXX n’est pas renseignée ? [OK] » Il en sera de même si le contact est enregistré mais que son adresse e-mail est absente. Si plusieurs documents doivent être expédiés simultanément, le programme proposera soit d’arrêter le processus, soit de continuer le traitement en ignorant le message qui ne peut être expédié. Il est possible, dans la commande Fenêtre / Préférences de paramétrer qui sera le destinataire des documents ainsi envoyés : 􀂉 l’adresse de messagerie enregistrée dans le premier volet de la fiche fournisseur ou 􀂉 le premier des contacts appartenant à un service donné. Si les adresses sont renseignées, le programme ouvrira la fenêtre «Sélectionner le modèle». Sélectionnez le modèle de mise en page qui convient aux documents sélectionnés et cliquez sur le bouton Ouvrir. Le programme de messagerie est alors lancé et les mails envoyés à leurs destinataires. Les fichiers HTML (Hyper Text Markup Language) peuvent être relus et imprimés avec un programme de traitement de texte reconnaissant ce type de fichier ou bien avec les éditeurs de pages HTML. Les navigateurs Internet proposent tous une version simplifiée de ces programmes. Imprimer la liste des documents des achats Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents d’achat, lance l’impression des documents ou de listes de documents en fonction des sélections faites. Voir ci-dessous le détail des opérations possibles. Voir le titre «Impression des documents des achats», page 1005. Menu Traitement © Sage 2007 898 􀀳 Il est possible d’imprimer les documents des achats directement à partir de leur fenêtre de saisie. Ce bouton a un rôle différent suivant que des documents ont été sélectionnés dans la liste ou non : 􀂉 Si un document est sélectionné dans la liste, il propose son impression en affichant, systématiquement, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe Impression des documents des achats. 􀂉 Si plusieurs documents de même type (exemple : plusieurs factures) sont sélectionnés, il propose également leur impression comme ci-dessus. 􀂉 Si plusieurs documents de types différents (exemple : des bons de commande et des bons de livraison) sont sélectionnés, il demande de choisir un modèle d’impression et imprime tous les documents à partir de ce modèle. 􀂉 Si aucune sélection n’est faite, il ouvre la fenêtre de sélection simplifiée décrite ci-après. Sélection simplifiée – Impression de la liste des documents des achats L’impression de la liste des documents des achats peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Impression de la liste des pièces : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression de contrôle des pièces : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression des documents : permet de sélectionner, dans une liste offerte qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Le nombre d’exemplaires qui va s’imprimer pour chaque état est de 1. Voir le paragraphe «Impression des documents des achats», page 1005 pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir plus loin le paragraphe «Format de sélection – Impression de la liste des documents des achats», page 900. Menu Traitement © Sage 2007 899 Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impressions différées. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Document. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Document Liste déroulante permettant de sélectionner le type de document d’achat qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture (y compris les factures d’avoir et les factures de retour), 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 N° de fournisseur (valeur par défaut), 􀂉 Date, 􀂉 N° de pièce. Langue Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : aucune sélection ne portera sur le critère de la langue. Tous les documents sélectionnés s’imprimeront avec le modèle choisi quelle que soit la langue utilisée. 􀂉 Aucune : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Aucune. Ce qui revient à sélectionner les documents dans la langue de l’entreprise. 􀂉 Langue 1 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 1. 􀂉 Langue 2 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 2. Il est souhaitable, dans les trois derniers cas, que le modèle de mise en page utilisé corresponde à la langue paramétrée. Voir la fenêtre «Informations sur le document - Documents des achats», page 914. Date de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur date. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° pièce de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur numéro. Menu Traitement © Sage 2007 900 N° fournisseur de / à Permet de sélectionner les pièces selon les numéros de fournisseur. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton OK. Sinon cliquez sur le bouton Annuler ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des documents des achats Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des documents des achats. Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection permettant des sélections élaborées. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir / Modifier l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des doc. d’achat Type d’état Liste, Etat de contrôle, Document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des doc. d’achat Classement N° de fournisseur, Date, N° de pièce (1) Liste des doc. d’achat Impression HT Aucune, Brut, Net, Après escompte (2) 2. Ci-dessous. Document achat entête Type Tous, Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) Document achat entête Langue Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document achat entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document achat entête Dépôt de stockage A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 901 Liste des documents d’achat / Impression HT Ce critère de sélection permet de paramétrer le contenu de la dernière colonne d’impression lorsqu’on a fait le choix Liste sur la ligne de critère Type d’état : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) l’impression reprend les références de l’en-tête. 􀂉 Brut : imprime le total du brut HT, remises non déduites. 􀂉 Net : imprime le total net HT remises déduites. 􀂉 Après escompte : imprime le total HT net après escompte. Document achat entête / Dépôt de stockage Seuls les documents mentionnant en en-tête le ou les dépôts de stockage précisés seront concernés. Sélection standard / Devise d’édition Cette option permet d’imprimer l’état dans la devise souhaitée. La monnaie de tenue commerciale est proposée par défaut. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Documents des achats Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur l’export des états. Comptabilisation directe des documents d’achat Il est possible de comptabiliser certains documents directement à partir de la liste des documents d’achat. Pour cela : 1 . Sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la liste. 2 . Cliquez sur le bouton [Comptabiliser le(s) document(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste ou sélectionnez la fonction du même nom du menu contextuel. Un message s’affiche : « Voulez-vous comptabiliser le(s) document(s) sélectionné(s) ? [Oui] [Non] » Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. Vous pouvez aussi lancer la mise à jour comptable dans une pièce elle-même en cliquant sur le bouton [Comptabiliser le document]. Un message similaire au précédent s’affiche au lancement de cette fonction. Les documents des ventes qui peuvent être comptabilisés de cette manière sont les suivants : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financier, 􀂉 Factures, 􀂉 Factures d’avoir, 􀂉 Factures de retour, 􀂉 Factures comptabilisées. Le bouton (Comptabiliser le(s) document(s)] sera grisé si l’utilisateur n’a pas les droits d’accès à la fonction Mise à jour comptable. Menu Traitement © Sage 2007 902 Voir la fonction «Autorisations d’accès», page 210. Les pièces autres que les factures sont comptabilisées dans le journal de situation défini pour la souche du document ou, si aucun journal de situation n’a été précisé pour cette souche, dans le journal de situation défini dans la zone Code journal achats du sous-volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Engagement ». Les factures sont comptabilisées comme dans la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité et les règlements liés sont transférés sur les journaux de trésorerie correspondants. Un lettrage ou un pré-lettrage est effectué selon les règles définies dans cette fonction. Les mêmes contrôles et les mêmes traitements que ceux de la fonction ci-dessus sont appliqués (codes journaux, IFRS, compte d’escompte, section analytique d’attente, etc.) : 􀂉 les factures, factures d’avoir et factures de retour passent en factures comptabilisées ; 􀂉 l’état des factures comptabilisées passe à «Comptabilisée». Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la comptabilisation directe d’une facture. Si la date de la facture à comptabiliser est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Création des documents des achats La création d’une pièce s’effectue en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » lorsque la liste des documents des achats est la fenêtre active Si on a utilisé le bouton [Ajouter] ou le bouton [Saisir un document d’achat] des barres d’outils, une fenêtre « Ajouter un document » s’ouvre alors. On peut aussi utiliser le bouton [Saisir un document d’achat] de la barre verticale « Gestion des achats » ou un des boutons de la barre d’outils « Gestion des achats » pour créer directement la pièce correspondante sans ouvrir nécessairement la liste des pièces. On peut créer une pièce d’achat en cliquant sur le bouton [Saisir un document d’achat] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Menu Traitement © Sage 2007 903 Cette liste montre tous les types de pièces qu’il est possible de créer. Suivant le paramétrage fait dans l’option Organisation (commande A propos de…) certaines pièces peuvent être estompées et inutilisables. Cliquez sur celle que vous voulez utiliser puis sur le bouton OK. Voir plus loin le paragraphe «Saisie des documents des achats», page 904. Si la liste déroulante Document (disposée sur le bord inférieur de la fenêtre) a servi à sélectionner un type de document particulier, la fenêtre d’ajout de pièce présélectionnera une pièce correspondante résumée dans le tableau ci-après. On peut aussi créer un document des achats spécifique, sans que la liste des documents des achats soit nécessairement ouverte, en cliquant sur un bouton de la barre d’outils « Gestion des achats » ou sur un bouton de la barre verticale « Gestion des achats ». Le tableau suivant résume ces possibilités. Liste déroulante Document Pièce proposée Documents en cours 1er document valide Tous les documents 1er document valide Préparation de commande Préparation de commande Bon de commande Bon de commande Bon de livraison Bon de livraison Bon de retour Bon de retour Bon d’avoir financier Bon d’avoir financier Facture (1) 1. La liste déroulante Document ne propose pas de sélection particulière sur les factures d’avoir et les factures de retour. La pièce sélectionnée par défaut sera donc une facture «normale». Facture Facture comptabilisée 1er document valide Document Bouton de la barre d’outils Bouton de la barre verticale Préparation de commande Saisir une préparation de commande fournisseur Bon de commande fournisseur Saisir une commande fournisseur Bon de livraison fournisseur Saisir un bon de livraison fournisseur Bon de retour fournisseur Saisir un bon de retour fournisseur Bon d’avoir fournisseur Saisir un bon d’avoir fournisseur Facture fournisseur Saisir une facture fournisseur Menu Traitement © Sage 2007 904 On peut, enfin, créer un document des achats par appel d’un modèle type. Voir le titre «Création d’une pièce d’achat à partir d’un modèle type», page 909. Un document ne peut être créé dans les cas suivants : 􀂉 si aucun dépôt n’a été enregistré, 􀂉 si au moins une des colonnes Référence, Référence fournisseur ou Désignation n’a pas été affichée dans la pièce (voir l’option Organisation), 􀂉 si le document désiré n'a pas été autorisé dans cette même option Organisation. Voir l’option «Organisation», page 172. 􀀳 En cas d’utilisation en réseau, lorsque deux utilisateurs créent simultanément une pièce du même type (et donc avec le même numéro), un message s’affichera sur le poste de celui qui validera l’en-tête en dernier « Le N° de pièce XXX existe déjà, voulez-vous utiliser le n° de pièce suivant ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message entraînent les résultats suivants : 􀂉 [Non] : la pièce ne peut être créée ; 􀂉 [Oui] : l’en-tête de la pièce est validée et porte le numéro proposé plus 1. Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la création des factures. Si la date de la facture créée est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Saisie des documents des achats Toutes les pièces d’achat utilisent le même format de saisie. Leur titre les différencie et indique le numéro de pièce automatiquement affecté par le programme à la suite du dernier utilisé. Ce titre indique également le nom du fournisseur. 􀀳 Si une pièce est annulée, son numéro peut être réutilisé. Facture de retour fournisseur Saisir une facture de retour fournisseur Facture d’avoir fournisseur Saisir une facture d’avoir fournisseur Document Bouton de la barre d’outils Bouton de la barre verticale Menu Traitement © Sage 2007 905 Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Tout document des achats se compose de quatre parties : 􀂉 L’en-tête qui permet de saisir les informations générales sur la pièce (fournisseur, numéro de pièce, date, etc.) ; ces informations doivent être validées avant toute saisie de ligne d’article. Voir le titre «En-tête - Documents des achats», page 905. 􀂉 Les informations générales sur le fournisseur, sur la pièce ou sur la ligne d’article sélectionnée. Voir les titres : 􀂉 informations immédiates sur la pièce ou la ligne sélectionnée : «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des achats», page 913, 􀂉 «Informations sur le document - Documents des achats», page 914, 􀂉 «Informations libres - Documents des achats», page 918, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats», page 919, 􀂉 «Solvabilité - Documents des achats», page 923. 􀂉 Le corps du document constitué par les lignes d’articles et leur zones de saisie. Voir le titre «Saisie des lignes - Documents des achats», page 924. Les colonnes de saisie sont décrites sous le titre «Colonnes de saisie des documents des achats», page 930. 􀂉 Des commandes annexes accessibles par des boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir le titre «Fonctions annexes - Documents des achats», page 929. En-tête - Documents des achats 􀀳 Si le Mode personnalisé est actif, la zone d’en-tête de la pièce sera complétée de certaines informations tirées de la fenêtre «Information sur le document». Sur le Mode personnalisé voir la fonction «Mode personnalisé», page 1721 ainsi que le «Manuel de la gamme». Sur les informations reprises de la fenêtre «Information sur le document», voir le titre «Informations sur le document – Documents des ventes», page 753. 􀀳 Le bouton Retour à la fiche tiers des anciennes versions du programme est remplacé par un lien sur l’intitulé de la zone Fournisseur qui ouvre la fiche du fournisseur sélectionné. Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton est estompé tant qu’un fournisseur n’a pas été affecté à la pièce. Menu Traitement © Sage 2007 906 Voir le titre «Informations libres - Documents des achats», page 918. Bouton [Appliquer le barème] Ce bouton est estompé dans les pièces d’achat. Bouton [Valorisation du document] Ouvre une fenêtre présentant les informations de pied de pièce. Ce bouton est estompée tant qu’un fournisseur n’a pas été affecté à la pièce. Voir le titre «Valorisation des documents d’achat», page 971. Bouton [Imprimer le document] Lance l’impression du document actuellement à l’écran. Cette opération se traduit par l’ouverture d’une fenêtre permettant de sélectionner le modèle d’impression à utiliser. Ce bouton est estompé si aucun fournisseur n’est affecté à la pièce. Voir le titre «Impression des documents des achats», page 1005. Bouton [Envoyer le document par e-mail] Lance la transmission par e-mail du document actuellement à l’écran. Ce bouton est estompé si aucun fournisseur n’est affecté à la pièce. Voir le titre «Envoi des documents des achats par e-mail», page 896. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Comptabiliser le document] Ce bouton permet de comptabiliser directement le document. Il n’est pas disponible si l’utilisateur n’a pas les droits pour utiliser la fonction Mise à jour de la comptabilité. Voir le titre «Comptabilisation directe des documents d’achat», page 901. Bouton [Informations sur le document] Permet d’avoir accès aux informations générales sur le fournisseur et la pièce, pour les vérifier ou les modifier. Ce bouton est estompé tant qu’un fournisseur n’a pas été sélectionné. Bouton [Informations sur la solvabilité] Permet d’avoir une idée sur la solvabilité de l’entreprise par rapport au fournisseur sélectionné. Ce bouton est estompé tant qu’un fournisseur n’a pas été sélectionné. Bouton [Transformer le document] Permet la transformation du document à l’écran en un autre. Ce bouton est estompé si aucun fournisseur n’est affecté à la pièce. Ce bouton permet la transformation de la pièce actuellement ouverte. Voir le paragraphe «Transformation des documents d’achat», page 992. Toutes les fenêtres ouvertes par ces boutons sont décrites plus loin. Les boutons [Précédent] ou [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de passer à la pièce précédente ou suivante en fonction du classement de la liste des pièces. Cette commande est désactivée en création. Les zones à saisir dans l’en-tête sont les suivantes : Date Elle est par défaut égale à celle du jour (date système du micro-ordinateur) mais peut être modifiée. Menu Traitement © Sage 2007 907 Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Il est conseillé de ne pas antidater les pièces d’achat ce qui peut provoquer des erreurs de calcul sur les cumuls de stocks et les prix de revient. Statut Zone à liste déroulante affichant le statut de la pièce (le même que celui affiché dans la liste des pièces). Si l’utilisateur du programme a les autorisations nécessaires, il pourra modifier cette information. Voir plus haut le titre «Statut des documents d’achat», page 894. Numéro de souche Liste déroulante proposant les cinq intitulés enregistrées dans l’option A propos de… / Options / Organisation. Par défaut, la liste déroulante propose la souche définie par défaut pour le type de document ainsi que le numéro de pièce en cours correspondant. Le fait de modifier la souche entraîne la modification du numéro de pièce correspondant. 􀀳 Un document créé sur une souche sera automatiquement transformé sur la même souche. La souche constitue un critère de sélection pour : 􀂉 l’impression, 􀂉 l’export, 􀂉 la mise à jour de la comptabilité. Au moins un intitulé de souche doit être renseigné dans les options. Numéro de pièce Zone de 8 caractères alphanumériques, affichant automatiquement en création de pièce le premier numéro libre dans la série définie dans les options de l’entreprise (Organisation). Le numéro de pièce doit être unique pour le type de pièce. Le numéro de pièce proposé par défaut par le programme correspond au dernier numéro affecté incrémenté d’une unité. Il peut être modifié. 􀀳 Après validation de l’en-tête, la souche et le numéro de pièce ne peuvent plus être modifiés. Fournisseur Cette zone double sert à la sélection du fournisseur sur son abrégé, son numéro ou son code postal. La zone de gauche est une liste déroulante qui offre : 􀂉 N° fournisseur (valeur par défaut), 􀂉 Abrégé du fournisseur, 􀂉 Code postal fournisseur. 􀀳 On peut paramétrer dans le volet « Fichier / A propos de… / Commercial » le type d’information, abrégé, numéro ou code postal, qui servira par défaut à sélectionner le fournisseur. Dans le cas d’une sélection sur le code postal, la fenêtre de sélection des fournisseurs est systématiquement affichée avec présélection du premier fournisseur disposant du code postal le plus proche de la valeur saisie. La zone de droite est une liste déroulante éditable servant à la sélection du numéro, du nom ou du code postal du fournisseur suivant le paramétrage fait dans la zone de gauche. Plusieurs opérations peuvent s’effectuer dans cette zone : 􀂉 création d’un compte fournisseur (si elle est autorisée), 􀂉 sélection assistée d’un fournisseur. Ces opérations sont décrites plus loin. Menu Traitement © Sage 2007 908 Livraison Aucune date n’est indiquée par défaut. Le paramétrage de la date (en jour, en semaine ou en quantième) est effectué dans le volet « A propos de…/ Commercial ». La date de livraison reste modifiable après la validation de l’en-tête. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Ce calendrier a la particularité de présenter également le numéro de semaine. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Toute modification de la date de livraison dans l’en-tête ne se répercute pas sur les lignes déjà validées (mais il est possible de le faire, voir ci-dessous). Seules les lignes saisies après cette modification bénéficieront de la nouvelle date de livraison. Dans le corps des documents d’achat, une colonne Date de livraison peut être paramétrée dans l’option A propos de… / Options / Organisation. Cette colonne reprend par défaut la date renseignée dans l’en-tête du document. Cette information est modifiable ligne par ligne. Il est possible de modifier la date de livraison inscrite dans l’en-tête des documents d’achat même après validation de celle-ci. Pour obtenir la mise à jour des dates de livraison de chaque ligne du document, il est nécessaire d’utiliser la touche ENTREE une fois la modification de la date de livraison effectuée. Si vous modifiez cette date et s’il existe des lignes dans la pièce, un message s’affichera lorsque vous validerez cette nouvelle date. « Voulez-vous reporter la modification de la date de livraisons sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : la nouvelle date de livraison sera enregistrée pour chaque ligne du document, 􀂉 [Non] : aucune ligne ne sera modifiée mais l’en-tête comportera une nouvelle date de livraison qui s’appliquera à toute nouvelle ligne saisie. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références de la commande au fournisseur. Cette zone est modifiable après validation de l’en-tête. Cette information restera identique lors des transformations successives. 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation du corps de la pièce n’est pas répercutée rétroactivement sur les lignes déjà saisies. Dans le corps des documents d’achat une colonne Référence, peut être ajoutée aux colonnes initiales par l’option A propos de… / Options / Organisation. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone dans les lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Affichage de l’en-tête des documents d’achat en Mode personnalisé Si le Mode personnalisé est actif, certaines informations, paramétrables, pourront apparaître dans la zone d’en-tête de la pièce. Voir la fonction «Mode personnalisé», page 1721. Menu Traitement © Sage 2007 909 Les informations tirées de la fenêtre « Information sur le document » et affichées par défaut sont les suivantes : 􀂉 Affaire : l’intitulé de cette zone est un lien qui ouvre la fiche du code affaire sélectionné, 􀂉 Entête 1, 􀂉 Information libre 1, 􀂉 Acheteur, 􀂉 Expédition et 􀂉 Information libre 2. Il est possible de masquer certaines d’entre elles si elles ne vous sont d’aucune utilité. Pour masquer les zones indésirables, consultez le «Manuel de la gamme» ainsi que la fonction «Personnaliser les écrans», page 1714. Création d’une pièce à partir d’une fiche fournisseur Si le document a été créé en cliquant sur le bouton [Création d’un document] présent dans les fiches fournisseurs, l’en-tête est renseignée avec les références du fournisseur. Celles-ci restent cependant modifiables tant que cette en-tête n’a pas été validée. Création d’une pièce d’achat à partir d’un modèle type On peut créer un document des achats par appel d’un modèle type en opérant comme suit : 1 . Création d’une pièce d’achat selon une des méthodes décrites précédemment. 2 . Renseignement et validation des zones de l’en-tête. 3 . Appel des modèles en cliquant sur le bouton [Modèles] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de saisie des documents d’achat. Une fenêtre « Modèles et prestations types » s’ouvre. Elle affiche par défaut les modèles de type Achats dont le fournisseur associé est celui de l’en-tête de la pièce en cours de saisie. Menu Traitement © Sage 2007 910 4 . Sélectionnez le modèle en cliquant sur sa ligne puis validez par le bouton [OK]. Les lignes de la pièce type associée au modèle s’insèrent dans la pièce en cours de saisie. 􀀳 On peut utiliser cette méthode en complément de lignes déjà saisies ou compléter les lignes insérées avec d’autres. La fenêtre « Modèles et prestations types » n’affiche, par défaut, que les modèles dont les pièces correspondent au type de document des achats ouvert et dont le fournisseur est celui de la pièce en cours de saisie. Afficher tous les modèles et prestations types Cochez cette case pour faire apparaître toutes les pièces du type Achats associées à des modèles types, quel que soit le fournisseur concerné. Seules les lignes du document type sont incorporées par cette méthode. Le tiers éventuellement associé à la pièce type n’est pas reporté dans l’en-tête. Sélection d’un fournisseur – Documents des achats Si vous saisissez un abrégé ou un numéro de fournisseur qui ne correspond pas à un tiers enregistré dans le fichier comptable actuellement ouvert, le programme affichera une fenêtre de sélection lorsque le curseur quittera la zone de saisie (avec la touche TABULATION de préférence). 􀀳 En cas de sélection sur le code postal, cette liste s’affiche systématiquement. Si l’abrégé du fournisseur n’est pas unique, cette fenêtre séaffichera également. Cette fenêtre affiche la liste des fournisseurs existants. La liste propose des informations paramétrables. Voir plus loin la partie intitulé «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un fournisseur», page 912. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne ou utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. Menu Traitement © Sage 2007 911 Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Types de fournisseurs Cette liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle propose : 􀂉 Fournisseurs actifs (valeur par défaut) : n’apparaissent que les fournisseurs dont l’option Mise en sommeil n’a pas été cochée dans leur fiche. 􀂉 Tous les fournisseurs : dans ce cas tous les fournisseurs sont proposés y compris ceux mis en sommeil. Elle est inaccessible et non cochée si le tri des fournisseurs porte sur le code postal (voir zone suivante). Liste triée par Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des fournisseurs par numéro, par abrégé ou par code postal. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction du choix de la sélection du fournisseur sur son numéro, sur son abrégé ou sur son code postal. Inclure les fournisseurs mis en sommeil Cette boîte à cocher (non cochée par défaut) permet d’inclure dans la liste les fournisseurs dont l’option Mise en sommeil a été cochée dans leur fiche. Elle est inaccessible et non cochée si le tri des fournisseurs porte sur le code postal. Bouton [Rechercher] Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est détaillée dans le « Manuel de la gamme ». Bouton [Nouveau] Ce bouton permet de créer un nouveau fournisseur. Un fiche fournisseur vide s’affiche alors. Voir la commande «Fournisseurs», page 628. Ce bouton n’est actif et la création n’est possible que si elle a été autorisée en sélectionnant Les deux ou Tiers dans la zone Création d’éléments en saisie du volet « A propos de… / Préférences ». Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour choisir le fournisseur sélectionné. Vous pouvez aussi valider ou faire un double- clic sur la ligne du fournisseur. Si le fournisseur sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le fournisseur XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un fournisseur mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le fournisseur XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Bouton [Annuler] Referme la liste sans rien choisir. Menu contextuel de la liste de sélection d’un fournisseur Un menu contextuel est disponible sur la liste des fournisseurs dans la fenêtre de sélection d’un fournisseur. Menu Traitement © Sage 2007 912 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Ce menu ne propose que deux fonctions Personnaliser la liste et Ajustement des colonnes. Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un fournisseur On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des fournisseurs en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Création d’un compte fournisseur en saisie de document d'achat Il est possible de créer un fournisseur en tapant un point d’interrogation (?) dans la zone d’édition de l’abrégé ou du numéro de fournisseur dans l’en-tête de la pièce et en tapant la touche TABULATION (si la création est autorisée dans le volet « A propos de… / Préférences »). Il est également possible de taper la désignation du tiers suivie d’un point d’interrogation (?). Colonne Affichée par défaut Tri N° fournisseur Oui Oui Intitulé Oui Oui Code postal Oui Oui Ville Non Non Pays Non Non Téléphone Non Non Télécopie Non Non E-mail Non Non N° Siret Non Non N° identifiant Non Non Mise en sommeil Non Non Menu Traitement © Sage 2007 913 Une nouvelle fiche fournisseur s’ouvre alors pour vous permettre de la remplir. Sa validation vous fait revenir à la saisie de la pièce. Validation de l’en-tête – Documents des achats Il est nécessaire de valider les informations saisies dans les zones de l’en-tête pour pouvoir enregistrer les lignes de la pièce. Cette validation s’effectue en tapant la touche ENTRÉE. Cette validation permet également l’utilisation des boutons à l’exception des boutons Retour à la fiche tiers et Informer sur le document disponibles dès la saisie du fournisseur. La validation de l’en-tête n’est possible que dans les cas suivants : 􀂉 une date a été attribuée, 􀂉 un numéro de pièce a été affecté, 􀂉 un numéro de fournisseur a été précisé (ou un nom, ce qui revient au même). Si le fournisseur a été mis en sommeil (dans le volet «Complément» de sa fiche), un message vous en avertira lors de la validation de la pièce. « Le fournisseur XXX est mis en sommeil ! [OK] [Annuler] » Si vous cliquez le bouton [OK] sur ce message, la saisie peut se poursuivre. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], la validation est arrêtée et vous pouvez abandonner la saisie en refermant la fenêtre ou en tapant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Informations sur le document des achats Plusieurs zones de la fenêtre de saisie des documents des achats ainsi que plusieurs fonctions permettent d’obtenir des informations sur le document des achats : 􀂉 «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des achats», page 913, 􀂉 «Informations sur le document - Documents des achats», page 914, 􀂉 «Informations libres - Documents des achats», page 918, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats», page 919. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des achats La partie supérieure droite de la fenêtre de saisie d’un document d’achat affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton Informations sur le document. Si aucune ligne n’est sélectionnée ou en cours de saisie, les informations générales affichées dépendent du paramétrage fait dans le volet « A propos de… / Préférences ». Menu Traitement © Sage 2007 914 Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 Poids net, 􀂉 Poids brut, 􀂉 Total HT. Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont illustrées ci-dessous. Elles n’apparaissent que si vous l’avez demandé dans le volet « A propos de… / Préférences », en cochant la zone Affichage stock en saisie. Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : 􀂉 Stock réel, 􀂉 Stock à terme, 􀂉 Stock mini, 􀂉 Stock maxi, 􀂉 D.P.A. (dernier prix d’achat). Informations sur le document - Documents des achats La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur le document] permet d’avoir accès à certaines informations de la fiche du fournisseur pour en vérifier ou en modifier le contenu. On peut ouvrir cette fenêtre dès qu’un fournisseur a été mentionné dans l’en-tête, sans que cet en-tête ait été validé. Cette fenêtre reprend certaines informations de la fiche du fournisseur sélectionné. Nous rappelons ci-dessous les informations saisissables et leur origine s’il y a lieu. Toutes ces informations sont modifiables tant qu’aucune ligne n’a été saisie. Si une ligne a été enregistrée toutes les informations peuvent encore être modifiées à l’exception du dépôt, de la devise et de la catégorie comptable. Toutes les modifications faites dans cette fenêtre ne concernent que la pièce en cours d’élaboration et ne sont pas reportées dans la fiche fournisseur ni ailleurs. Menu Traitement © Sage 2007 915 Si vous modifiez le code affaire alors que des lignes ont déjà été saisies, la validation de cette fenêtre s’accompagnera de l’apparition d’un message demandant si vous souhaitez reporter cette modification à l’ensemble des lignes déjà saisies. 􀀳 Si vous voulez bénéficier des regroupements lors des transformations, il importe que les informations enregistrées dans cette fenêtre soient identiques d’une pièce à l’autre. Voir le paragraphe «Transformation des documents d’achat avec regroupement», page 996. Entête 1, 2, 3 et 4 Ces quatre zones de saisie libre servent à enregistrer n’importe quelle information autre que celles reprises de la fiche fournisseur. 25 caractères alphanumériques chacune. 􀀳 Dans le cas d’une transformation de plusieurs documents en un seul, seules les zones de la dernière pièce seront prises en compte. Dépôt Liste déroulante éditable donnant la liste de vos dépôts où s’effectueront les livraisons. Par défaut, le dépôt renseigné dans le volet «Complément» de la fiche fournisseur est sélectionné. Si la colonne Dépôt de stockage est sélectionnée dans l’option A propos de… / Options / Organisation pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible. Dans les préparations de commande et bons de commande, il est possible de modifier le dépôt destinataire. Dans ce cas, le programme affiche un message demandant si cette modification doit être reportée sur les lignes déjà saisies. « Voulez-vous reporter la modification du dépôt sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Langue Liste déroulante permettant de définir la désignation de l’article qui sera indiquée dans le document. Par article, plusieurs désignations peuvent être définies. Par défaut le programme reprend la langue définie dans la fiche fournisseur. Cette option permet d’indiquer les libellés des articles dans la langue du fournisseur de destination. Les choix suivants sont proposés : 􀂉 Aucune : la désignation principale de l’article sera proposée, 􀂉 Langue 1 : la désignation renseignée en langue 1 de la fiche article sera proposée. 􀂉 Langue 2 : la désignation renseignée en langue 2 de la fiche article sera proposée. Devise Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. Par défaut, celle affectée au fournisseur apparaît. 􀀳 Dès qu’une devise est rattachée à un document, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en montant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises. Catégorie comptable Cette liste déroulante éditable permet de modifier la catégorie comptable du fournisseur pour le document en cours de saisie. Cette information n’est plus modifiable dès l’instant qu’une ligne d’article a été saisie. Elle permet de : 􀂉 gérer la suspension de TVA en modifiant la méthode de taxation des articles, 􀂉 modifier la passerelle comptable pour ce document seulement lors du transfert comptable. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton OK ou cliquez sur le bouton Annuler pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Menu Traitement © Sage 2007 916 Compte général Zone à liste déroulante permettant la sélection du compte général comptable sur lequel seront transférées les écritures comptables correspondantes à la pièce. Par défaut cette zone affiche le compte général associé au compte du tiers destinataire de la pièce. Acheteur Liste déroulante éditable permettant d’affecter un acheteur à la pièce. Cette zone reprend par défaut celui affecté au fournisseur. Elle donne accès à la liste des fournisseurs enregistrés dans la commande Structure / Collaborateurs. Il est possible de changer le nom de l’acheteur si un autre a été à l’origine de la commande. Cette modification ne sera pas enregistrée dans la fiche du fournisseur. 􀀳 Si plusieurs acheteurs sont à l’origine d’une même commande, il est possible de modifier l’acheteur affecté à chaque ligne dans la colonne Acheteur (si vous avez paramétré sa présence) ou en utilisant la fonction Informations ligne du document. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752. Il est possible de modifier cette information même si des lignes d’articles ont été saisies. Un message va alors s’afficher à la fermeture de la fenêtre. Il propose : « Voulez-vous reporter la modification de l’acheteur sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la modification intervient. 􀂉 [Non] : les lignes restent avec l’acheteur d’origine. 􀂉 [Annuler] : vous pouvez revenir sur vos modifications. Frais Cette case à cocher permet de connaître l’état du document vis à vis des la gestion des frais d’approche. Si une facture d’achat a été ventilée par la commande Frais d’approche en tant que facture de frais, cette case sera cochée. La position de cette case à cocher n’est pas accessible à l’utilisateur. Seul le programme la renseigne automatiquement. Cette information pourra être utilisée comme critère de sélection des impressions ou de l’exportation. Régime / Transaction Liste déroulante permettant de renseigner le code régime et le code transaction. 􀀳 Ces informations concernent toutes les lignes du document et doivent être saisies sur deux caractères numériques au maximum. Cette information est nécessaire pour l’établissement de la Déclaration d’échanges de biens intra-communautaires. Type de document Code Régime Code Transaction Préparation de commande 21 11 Bon de commande 21 11 Bon de livraison 21 11 Bon de retour 25 21 Bon d’avoir 25 21 Facture 21 11 Facture d’avoir 25 21 Facture de retour 25 21 Menu Traitement © Sage 2007 917 Voir la commande «Exporter», page 235. Expédition Liste déroulante donnant accès à la liste des modes d’expédition définis dans les options de l’entreprise. Par défaut cette zone reprend le mode défini dans la fiche du fournisseur. Condition Liste déroulante donnant accès à la liste condition de livraison des options de l’entreprise. Par défaut cette zone reprend la condition définie dans la fiche du fournisseur. Elles permettent d’indiquer les obligations à la charge de l’entreprise et celles à la charge du fournisseur. Cours Zone permettant la saisie du taux de conversion devise/monnaie courante. La valeur affichée dans cette zone provient de la zone Cours des options de l’entreprise correspondant à la devise indiquée dans la zone précédente. Cette information est modifiable. Affaire Liste déroulante éditable permettant l’affectation d’un code affaire au document. Les codes affaires proposés sont ceux qui correspondent au plan analytique défini comme Plan analytique Affaires dans les options de l’entreprise. Cette information reste modifiable à ce niveau même si des lignes ont été saisies pour le document. Dans ce cas, la modification à ce stade ne sera pas répercutée sur les lignes déjà saisies sauf si la réponse au message qui va s’afficher à la fermeture de la fenêtre l’autorise. « Voulez-vous reporter la modification de l’affaire sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui], la modification intervient. 􀂉 [Non], les lignes restent avec le code affaire d’origine. 􀂉 [Annuler], vous pouvez revenir sur vos modifications. Dans tous les cas, les codes affaires restent modifiables ligne à ligne par le biais de la colonne Affaire (si elle est présente dans le masque de saisie de la pièce). Cette zone permet, entre autres, la gestion des documents par affaire. Lors du transfert comptable et à condition que la mise à jour de l’analytique affaire ait été demandée, chaque ligne sera imputée sur le code affaire de la ligne. Le code affaire de l’en-tête ne sera utilisé que pour imputer le montant de l’escompte. Le code affaire de l’en-tête sera proposé par défaut pour chaque ligne. Si le code affaire sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un code affaire mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Encaisseur Liste déroulante pour l’enregistrement du compte du tiers encaisseur. Par défaut cette zone reprend le compte saisi dans la zone Encaisseur de la fiche du fournisseur. La facture pourra être établie au nom du fournisseur mais les écritures comptables seront passées sur le compte de tiers encaisseur. Contact Cette zone permet la saisie du nom d’un contact (35 caractères alphanumériques). Il est possible de sélectionner, à l’aide de la liste déroulante, un des contacts enregistrés dans la fiche du tiers sélectionné. Il est également possible d’en saisir un qui ne le soit pas. Menu Traitement © Sage 2007 918 Cette zone affiche par défaut un nom en fonction du choix fait dans la zone Service contact adressé de la fonction Fenêtre / Préférences : 􀂉 si le choix fait dans cette zone est Principal, la zone Contact restera vide ; 􀂉 si le choix porte sur un autre service contact (enregistré dans l’option Service contact de la fiche de l’entreprise), c’est le premier nom (s’il en existe un) du service correspondant qui s’affichera (mais sera modifiable). Section IFRS Cette zone n’apparaît à l’écran que si la gestion de la norme IFRS est active. Ce paramétrage s’effectue dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Dans ce cas elle permet d’affecter à la pièce une section du plan IFRS : par défaut celle enregistrée dans la fiche du tiers destinataire de la pièce. Modifiable. Il n’est pas possible de moduler les sections IFRS ligne par ligne de document. Toutes les lignes se voient affecter la section enregistrée ici. Informations libres - Documents des achats Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Informations libres]. Ce bouton est estompé tant qu’un fournisseur n’a pas été sélectionné. Il reste inactif si aucune information libre n'a été paramétrée pour les en-têtes dans les options de l'entreprise. Cette fenêtre permet de consulter ou de renseigner les informations libres concernant le document. 􀀳 Rappelons que les désignations des informations libres sont enregistrées dans les options de l’entreprise. La liste reprend l’ensemble des informations libres de type En-tête de document. Pour ajouter une valeur d’information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez-la dans la zone d’édition en bas de la fenêtre puis validez. Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et validez. Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone d’édition et validez. 􀀳 Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une information libre à ce niveau, il faut le faire, avec tous les risques que cela comporte dans le volet « Options » de la fiche de l’entreprise. Voir les explications données, notamment sur les suppressions. Rappelons que les informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de recherche dans la commande Rechercher et les formats de sélection des états. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Menu Traitement © Sage 2007 919 Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Après avoir sélectionné une ligne, cliquez sur ce bouton (il se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre), la fenêtre « Information ligne du document » s’affiche. Cette fenêtre affiche quatre onglets sur Windows ou une liste déroulante sur Macintosh pour accéder aux volets disponibles dans cette fenêtre : 􀂉 des informations sur la ligne de document : «Volet Informations ligne – Informations ligne du document d’achat», page 919, 􀂉 des informations libres sur la ligne de document : «Volet Informations libres – Informations ligne du document d’achat», page 921, 􀂉 des informations libres sur les numéros de série ou de lot dans le cas d’un article de ce type : «Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document d’achat», page 922 : ce volet n’est présent que lorsque la ligne sélectionnée concerne un article sérialisé ou géré par lot et pour lequel on a enregistré des informations libres de type Série/lot ; 􀂉 des informations sur les emplacements de stockage lorsque cette fonction est utilisée : «Volet Emplacements – Information ligne du document d’achat», page 922. Cette fenêtre propose les informations enregistrées pour la ligne de document sélectionnée. Toutes les colonnes de l’option A propos de… / Options / Organisation sont reprises ainsi que les informations décrites ci-dessous. Il est possible d’intervenir sur certaines valeurs pour les modifier directement à partir de cette liste. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications faites dans les volets. Bouton [Annuler] Cliquez sur ce bouton ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Volet Informations ligne – Informations ligne du document d’achat N° de pièce du bon de commande Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend le numéro de pièce du bon de commande duquel est issue la ligne. Menu Traitement © Sage 2007 920 Date du bon de commande Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend la date du bon de commande duquel est issue la ligne. N° de pièce du bon de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir de la facture. Elle reprend le numéro de pièce du bon de commande duquel est issue la ligne. Date du bon de livraison Cette information n’est pas modifiable et n’est renseignée qu’à partir du bon de livraison. Elle reprend la date du bon de livraison duquel est issue la ligne. Référence composé Cette information n’est pas gérée dans les documents d’achat. Type ligne nomenclature Cette information n’est pas gérée dans les documents d’achat et propose systématiquement Normale. La modification d’une valeur, quand elle est possible, s’effectue comme suit : 1 . sélectionnez la ligne dans le document ; 2 . cliquez sur le bouton [Informations sur une ligne] ; 3 . sélectionnez le champ modifiable et saisissez la modification dans la zone au bas de la fenêtre ; 4 . validez la saisie par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique ; 5 . validez la fenêtre en cliquant sur le bouton OK ou par la touche ENTRÉE du clavier numérique ; 6 . validez la ligne sélectionnée pour que la modification soit effective. Lorsque la modification est possible, elle s’effectue par la zone inférieure de la fenêtre. Le tableau suivant reprend pour chaque colonne les modifications possibles. Information Modification possible à partir de cette fenêtre Information Modification possible à partir de cette fenêtre Référence article Non P. U. net Non Référence fournisseur Non P.U. net en devise Non Désignation Non Prix revient unitaire Non Complément Non Frais Non Référence Oui Montant HT Non Gamme 1 Non Montant HT devise Non Gamme 2 Non Taxe 1 Non N° série & lot Non Taxe 2 Non P. U. Non Taxe 3 Non P. U. devise Non P. R. total Non P. U. bon de commande Non Montant TTC Non Quantité Non Dépôt de stockage Non Quantité colisée Non Affaire Oui Conditionnement Non Date de péremption Non Quantité commandée Dans les préparations de commande uniquement Date de fabrication Non Menu Traitement © Sage 2007 921 Volet Informations libres – Informations ligne du document d’achat On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou en sélectionnant cette désignation dans la liste déroulante en haut de la fenêtre sur Macintosh. 􀀳 Ce volet peut ne pas être disponible si vous n’avez paramétré aucune information libre pour les lignes de pièces. Voir l’option «Organisation», page 172. Les informations libres qui apparaissent dans cette fenêtre sont celles paramétrées pour les lignes de documents dans les options de l’entreprise. Il n’est pas possible d’ajouter d’information libre à ce niveau, seule leur valeur peut être renseignée. Les informations libres de type Valeur calculée sont précédées d’une icône particulière. Pour ajouter ou modifier une valeur d’information libre : 􀂉 cliquez sur la ligne de l’information libre, 􀂉 utilisez la zone d’édition en bas de la fenêtre pour saisir, modifier ou supprimer la valeur de l’information libre, 􀂉 validez. Quantité livrée Dans les bons de commande uniquement N° de pièce bon de commande Non Quantité facturée Dans les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir Date bon de commande Non Reste à livrer Non N° de pièce bon de livraison Non Poids net global Oui Date bon de livraison Non Poids brut global Oui Référence composé Non Date de livraison Oui Type ligne nomenclature Non Remise Non Information Modification possible à partir de cette fenêtre Information Modification possible à partir de cette fenêtre Menu Traitement © Sage 2007 922 Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document d’achat Ce volet n’est disponible que lorsque la ligne de la pièce sélectionnée concerne un article sérialisé ou géré par lot et pour lequel on a enregistré des informations libres de type Numéros série/lot. Rappelons que les informations libres de type Numéros série/lot sont enregistrées dans l’option «Information libre», page 160 de la fiche de l’entreprise. Elle permet de consulter ces informations. Des modifications sont possibles à ce niveau. Elles pourront servir à retrouver la trace des articles sérialisés ou gérés par lot. Ce volet n’apparaît pas dans les documents n’entraînant pas de mouvement de stock. Volet Emplacements – Information ligne du document d’achat Ce volet n’apparaît que dans le cas où la gestion multi-emplacements est active et seulement pour les articles suivis en stock. Menu Traitement © Sage 2007 923 Il précise les stocks de l’article en fonction des différents emplacements où il peut être stocké. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Solvabilité - Documents des achats Cette fenêtre s’ouvre avec le bouton [Informations sur la solvabilité] dans la fenêtre de saisie des documents d'achat. Elle permet d’estimer votre solvabilité chez le fournisseur choisi. Il est possible de la consulter avant que l’en-tête de la pièce soit validé. Ce bouton est estompé tant qu’un fournisseur n’a pas été sélectionné. Cette fenêtre extrait un certain nombre de statistiques de l’historique du fournisseur : 􀂉 Encours autorisé : valeur extraite de la fiche fournisseur, 􀂉 Solde à la date du jour : cumul des 4 lignes suivantes, 􀂉 Echus à 1 mois : retards de paiement de moins de 30 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 2 mois : retards de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Echus à 3 mois : retards de paiement de plus de 60 jours par rapport à l’échéance, 􀂉 Non échus : échéances non encore échues, 􀂉 Dépassement : différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour, 􀂉 Portefeuille en cours : cumul TTC des bons de livraison et des factures non transférées en comptabilité, 􀂉 Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours, 􀂉 Portefeuille BC : cumul TTC des préparations de commande et des bons de commande non livrés, 􀂉 Dernière facture : date de la dernière facture enregistrée sur un journal d’achat, 􀂉 Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré sur un journal de trésorerie. 􀀳 Si vous n’avez pas enregistré d’encours autorisé sur la fiche fournisseur, le programme suppose qu’il vous autorise un découvert illimité et ne calcule donc pas le dépassement. Menu Traitement © Sage 2007 924 Saisie des lignes - Documents des achats La saisie d’article dans le corps du document dépend de l’article. Le schéma suivant récapitule les principaux types d’articles : Voir la commande «Articles», page 413 pour tout ce qui concerne les zones de la fiche article et la commande «Contremarque», page 1374 pour les articles de ce type. Chaque type d’article fait l’objet de paragraphes descriptifs particuliers. Les lignes ne peuvent être saisies qu’après avoir validé les zones de l’en-tête de la pièce. Si l’article sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de la ligne en affichant un message bloquant. « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un article mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Type d’article Particularités de saisie Sans particularité Article pour lequel ni gamme, ni conditionnement, ni numéro de série, ni numéro de lot ne doivent être saisis. Mono Gamme Article pour lequel la liste déroulante Gamme 1 a été renseigné avec une gamme de type Produit. Exemple : article géré par taille. Double Gamme Article pour lequel les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2 ont été renseignés avec des gammes de type Produit. Exemple : article géré par taille et par couleur. A conditionnement Non géré dans les documents achats. Suivi en sérialisé Article pour lequel un numéro de série doit être enregistré. Chaque article possède son numéro de série différent des autres. Exemple : magnétoscopes. Suivi par lot Article appartenant à un lot. Plusieurs articles peuvent avoir le même numéro de lot. Exemple : médicaments. Vente au Débit Non géré dans les documents d’achat. Facturation / poids net Article dont le poids intervient dans le calcul du montant de l’achat. Exemple : poulets. Forfaitaire Article dont la quantité n’est pas gérée. Le prix enregistré entre seul en ligne de compte. Exemple : frais de port. En contremarque Article dont la commande par un client entraîne la génération d'une commande fournisseur. A l'inverse, la livraison de l'article par le fournisseur entraîne la génération du bon de livraison client. Menu Traitement © Sage 2007 925 Cette fenêtre affiche les colonnes sélectionnées dans l’option Organisation pour le type de pièce considéré. Voir l’option «Organisation», page 172. Vous pouvez déplacer les colonnes en cliquant (bouton de gauche) sur leur titre (le pointeur change alors d’aspect), puis en faisant glisser. Relâcher le bouton de la souris lorsque le pointeur a dépassé le bord de la colonne avant ou après laquelle vous voulez insérer la colonne déplacée. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant (bouton de gauche) sur le trait qui sépare leur titre de celui de la colonne suivante (le pointeur change alors d’aspect), puis en faisant glisser. Relâcher le bouton de la souris lorsque la taille désirée est atteinte. 􀀳 Pour modifier la taille de la dernière colonne à droite, il faut que le curseur de la barre horizontale de défilement soit complètement à droite. Il n’est pas possible de diminuer la largeur des colonnes d’une fenêtre dont la barre de défilement horizontale ne contient aucun curseur. Colonnes de saisie des documents des achats Les colonnes et les informations qu’on peut y saisir sont regroupées sous le titre «Colonnes de saisie des documents des achats», page 930. Menu contextuel des lignes de documents d’achat Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes de pièces d’achat. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles dans ce menu : Menu Traitement © Sage 2007 926 Tri des lignes du document Trois fonctions permettent de trier les lignes du document ouvert : 􀂉 Ordre saisi : (valeur par défaut) les lignes restent dans l’ordre de leur saisie. 􀂉 Référence article : les lignes sont triées par ordre croissant de référence article. 􀂉 Référence fournisseur : les lignes sont triées par ordre croissant de référence fournisseur. Si cette information est manquante, les lignes correspondantes seront déplacées en fin de liste. Si la fonction sélectionnée est différente de Ordre saisi, les boutons [Monter] et [Descendre] sont inactifs. Ce critère est conservé lorsqu’on passe d’un document à un autre ou lorsqu’on ouvre un document alors qu’un autre est déjà ouvert. Lorsqu’un document est ouvert seul en modification pour la première fois, l’ordre de tri est celui par défaut. 􀀳 L’ordre de tri Référence fournisseur n’est pas applicable aux documents internes. Mise à zéro de la quantité à transformer Cette fonctionnalité permet de mettre à zéro le contenu des colonnes Quantité commandée, Quantité livrée et Quantité facturée en une seule opération. 􀀳 Rappelons que les colonnes dont il est question ont les rôles suivants : - Colonne Quantité commandée : elle indique, dans les devis, les quantités à transformer en bon de commande, en bon de livraison ou en facture. La différence avec la valeur mentionnée dans la colonne Quantité est conservée en reliquat. - Colonne Quantité livrée : elle indique, dans les commandes, les quantités à transformer en bon de livraison ou en facture. - Colonne Quantité facturée : elle indique, dans les bons de livraison, les bons de retour ou les bons d’avoir financier, la quantité à transformer en facture. Cette modification est également possible en saisie manuelle. Voir les descriptions faites dans chacune des colonnes concernées. Transformer la(les) ligne(s) Cette commande permet de ne transformer que les lignes sélectionnées dans le corps de la pièce. Les opérations de transformation sont décrites plus loin. 􀀲 Les commandes Mise à zéro de la quantité à transformer et Transformer la(les) ligne(s) ne sont pas disponibles dans les factures d’avoir et de retour. Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte article. Cette fenêtre, non renseignée à l’ouverture, vous permet de choisir les informations que vous désirez voir apparaître. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Personnaliser les colonnes des documents des achats On peut personnaliser les colonnes des documents des achats soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Traitement © Sage 2007 927 Le corps des documents d’achat affiche par défaut un certain nombre de colonnes dont l’Administrateur peut modifier la présence ou la disponibilité. Nous renvoyons le lecteur aux paragraphes traitant des documents des achats dans l’option Organisation (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes disponibles dépendent du type de document. Opérations possibles sur les lignes de pièce d’achat Saisie d’une nouvelle ligne Pour saisir une nouvelle ligne : 1 . assurez-vous qu’aucune autre ligne n’est sélectionnée ; 2 . amenez le curseur dans la zone de saisie de la première colonne (au dessus du titre de la colonne) ; 3 . tapez ou sélectionnez les informations dans les zones d’édition ; 4 . validez pour les enregistrer. Modification d’une ligne saisie 1 . Sélectionnez-la dans la liste ; 2 . apportez les modifications voulues dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes ; 3 . validez. 􀀳 La modification des quantités sur une ligne comportant un article en contremarque s'accompagne de l'apparition d'un message particulier. Voir le titre «Article en contremarque - Préparations de fabrication», page 1068. La validation après modification d’une ligne dont une ou plusieurs zones sont gérées par un modèle d’enregistrement entraîne un recalcul de ce modèle si l’option Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne est cochée dans le volet «Fichier / A propos de… / Préférences». Il est possible, quel que soit le paramétrage fait dans ce volet, de forcer le programme à lancer le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à une ligne en : 􀂉 sélectionnant la ligne à recalculer, 􀂉 cliquant sur le bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de la pièce. Suppression d’une ligne Pour supprimer une ligne : 1 . sélectionnez-la dans la liste ; Menu Traitement © Sage 2007 928 2 . utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Il est impossible de supprimer une ligne de facture comptabilisée. 􀀳 Rappelons que pour dessélectionner une ligne, même si des modifications y ont été apportées, il faut cliquer sur cette ligne tout en pressant une touche CTRL sur Windows ou Commande sur Macintosh. Insertion d’une ligne vide Tapez simplement la touche ENTREE quand le curseur se trouve dans la zone d’édition de la première colonne. Lignes des bons d’avoir et des factures d’avoir Dans les factures d’avoir comme dans les bons d’avoir financier, les quantités peuvent être enregistrées en : 􀂉 positif, pour indiquer une gratification que vous fait le fournisseur, 􀂉 négatif, pour indiquer un montant venant en déduction de cette gratification. Lignes des bons de retour et des factures de retour Dans les factures d’avoir comme dans les bons d’avoir financier, les quantités ne peuvent être enregistrées qu’en positif ; toute saisie en négatif (valeur précédée du signe moins) est interdite. Déplacement des lignes Deux boutons sont disposés sur le bord inférieur de la fenêtre des documents : 􀂉 bouton [Monter] et 􀂉 bouton [Descendre]. Ils permettent de déplacer la ligne sélectionnée dans le document lors de sa modification. Quelques particularités doivent être observées : 􀂉 Sélection de la première ligne : le bouton [Monter] est inactif. 􀂉 Sélection de la dernière lignr : le bouton [Descendre] est inactif. 􀂉 Sélection d’une ligne comportant un article sans particularité, à gamme ou à conditionnement : déplacement sans contrainte. Si le tri des lignes porte sur une valeur différente de Ordre saisi, les boutons [Monter] et [Descendre] sont inactifs. Trier les lignes d’un document Les fonctions de tri sont présentes dans le menu contextuel des lignes des documents. Voir le titre «Menu contextuel des lignes des documents de vente», page 767. Menu Traitement © Sage 2007 929 Fonctions annexes - Documents des achats Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces sont les suivants. Bouton [Monter] Permet de déplacer vers le haut la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Bouton [Descendre] Permet de déplacer vers le bas la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Pour les deux boutons qui précèdent, voir le titre «Déplacement des lignes», page 928. Bouton [Associer un texte complémentaire] Pour associer un glossaire à une ligne. Voir le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat», page 951. Bouton [Insérer une ligne] Pour insérer une ligne avant une autre. Voir le paragraphe «Insertion d’une ligne avant une autre», page 948. Bouton [Insérer un sous-total] Permet d'insérer une ligne de total partiel. Voir le paragraphe «Insertion d’un sous-total», page 949. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Voir plus haut les explications dans le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Voir plus loin les informations données sur cette commande sous le titre «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats», page 919. Bouton [Intégrer des documents] Permet d’insérer les lignes d’une autre pièce à destination du même fournisseur. Voir le titre «Intégration d’un document d’achat», page 1003. Bouton [Modèles] Permet d’insérer les lignes d’une pièce modèle type créée dans la fonction Modèles et prestations types. Voir la fonction «Modèles et prestations types», page 1280. Menu Traitement © Sage 2007 930 Bouton [Informations sur le document lié] Permet de consulter les liens avec les pièces d’achat en cas de sélection d'une ligne d'article géré en contremarque. Voir plus loin sous le titre «Article en contremarque - Préparations de fabrication», page 1068, la description de cette fenêtre. Bouton [Emplacements] Ce bouton permet de modifier la ventilation par emplacements de la ligne de l’article sélectionnée. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock et pour les articles gérés en stock. Voir le titre «Gestion des emplacements – Documents des achats», page 943. Colonnes de saisie des documents des achats Nous décrivons ci-après toutes les colonnes que cette fenêtre peut mentionner en décrivant leur contenu et les automatismes qui peuvent s’y rattacher. Ces automatismes peuvent ne pas se produire si la colonne n’est pas apparente. Nous les décrirons dans l’ordre où elles sont listées dans l’option Organisation de l’entreprise (commande A propos de…). Nous vous rappelons d’utiliser la touche la touche TABULATION pour passer d’une zone à la suivante. 􀀳 Les descriptions faites ici concernent toutes les colonnes que l’on peut afficher dans toutes les pièces d’achat et pas forcément celles dont vous constatez la présence sur votre écran. Rappelons que la présence des colonnes est paramétrée dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise et finalisée par la fonction Personnaliser la liste qu’on lance à partir du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Pour la sélection des articles, nous vous renvoyons au titre «Sélection d’un article – Documents des achats», page 939. Colonne Référence article Affiche et permet de sélectionner un article par sa référence. Pour sélectionner un article : 􀂉 tapez sa référence (18 caractères) ou 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre ou 􀂉 tapez le raccourci attaché à l’article (en même temps que vous pressez les touches CTRL + MAJUSCULE) ou encore 􀂉 utilisez un lecteur de codes barres. On peut également utiliser cette zone pour appeler un article sur : 􀂉 son énuméré de gamme, 􀂉 son code barres énuméré de gamme ou 􀂉 sa référence conditionnement. Sur la sélection des articles, voir le paragraphe «Sélection d’un article – Documents des achats», page 939. Dans le cas de l’enregistrement de la référence article en utilisant un code barres, il est conseillé de saisir la quantité avant la lecture du code barres car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. Menu Traitement © Sage 2007 931 􀀳 Tous les types de codes barres sont acceptés, à condition qu’ils ne dépassent pas 18 caractères. La traduction en clair est assurée par le lecteur. 􀀳 La zone Référence article accepte également les 7 caractères suivants : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. On peut aussi créer un article au moment de sa saisie si cela a été autorisé. Voir les explications données sous le titre «Création d’un article en saisie de document d’achat», page 942. L’une au moins des trois colonnes, Référence article, Désignation ou Référence fournisseur doit obligatoirement être présente. Si la sélection d’un article s’effectue dans la colonne Référence article (ou dans la colonne Désignation) le programme ne contrôlera pas que l’article en question est référencé auprès du fournisseur en question. Pour assurer cette adéquation, il faut appeler l’article en le sélectionnant dans la colonne Référence fournisseur. Si l’article sélectionné comporte une particularité, des fenêtres annexes vont s’ouvrir pour permettre de préciser ces points particuliers. Ces fenêtres complémentaires s’affichent dans les cas suivants : 􀂉 l’article comporte une gamme de type produit, 􀂉 l’article est composé d’une double gamme, 􀂉 l’article est en rupture complète de stock. Pour éviter l'ouverture de la fenêtre de saisie des articles à gammes, il est possible de saisir la référence de l'énuméré de gamme pour un article mono gamme ou double gamme. Colonne Référence fournisseur Cette zone affiche automatiquement la référence fournisseur de l’article considéré. Elle permet également de sélectionner un article sur sa référence fournisseur. Elle permet aussi de sélectionner un article sur une des informations suivantes : 􀂉 la référence fournisseur, 􀂉 le code barres fournisseur, 􀂉 la référence énuméré de gamme fournisseur, 􀂉 le code barres énuméré de gamme fournisseur ou 􀂉 son code barres conditionnement fournisseur. L’une au moins des trois colonnes, Référence article, Désignation ou Référence fournisseur doit toujours être présente dans une pièce d’achat. Cette zone permet de sélectionner l’article à commander à la condition expresse que cet article soit référencé chez le fournisseur enregistré dans l’en-tête de la pièce. En d’autres termes, la sélection d’un article sur cette colonne permet de ne sélectionner que les articles référencés chez le fournisseur en question. Les possibilités de sélection décrites pour la colonne Référence article sont applicables ici. Si la valeur tapée n’existe pas, le programme ouvre la fenêtre « Sélection d’un article ». La fenêtre de sélection de l’article s’ouvrant à cette occasion ne propose que les articles référencés pour ce fournisseur. Colonne Désignation Affiche et permet de sélectionner un article par sa désignation. Voir les informations données pour la colonne Référence article. Colonne Complément Symbolise, par une icône, la présence d’un texte complémentaire attaché à la ligne sur laquelle elle apparaît. Voir le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat», page 951. Colonne Référence Reprend par défaut la référence de l’en-tête. Cette zone reste modifiable. Menu Traitement © Sage 2007 932 Colonne Gamme 1 Donne les intitulés des éléments de gamme sélectionnés lorsque l’article comporte une gamme de type produit. Cette information n’est pas modifiable. Voir le paragraphe «Articles à simple gamme - Documents des achats», page 953. Colonne Gamme 2 Affiche et permet d’indiquer l’énuméré de la gamme 2. Cette information n’est pas modifiable. Voir le paragraphe «Articles à double gamme - Documents des achats», page 956. Colonne N° de série / lot Affiche et permet de saisir le numéro de série ou de lot des articles dont le type de gestion des stocks est sérialisé ou géré par lot. La validation de la ligne sans avoir saisi un numéro ouvre une fenêtre de sérialisation. Cette fenêtre de paramétrage ne s’ouvre que lors de la saisie d’un bon de livraison ou d’une facture. Dans le cas des bons de retour, le numéro de série ou de lot devra être tapé au clavier sur 18 caractères alphanumériques au maximum. Cette colonne peut être affichée dans les documents des ventes suivants : 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour. La validation de la ligne sans avoir saisi un numéro ouvre une fenêtre de sérialisation ou de gestion des lots. Cette fenêtre de paramétrage ne s’ouvre que lors de la saisie d’un bon de retour ou d’une facturede retour. Ce numéro peut être saisi directement ou être enregistré à l’aide d’un lecteur de codes barres. Dans ce cas, il est conseillé d’enregistrer les autres informations de la ligne avant la lecture du code barre car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. Dans un bon de retour ou une facture de retour, il peut également être sélectionné en pressant la touche F4, ce qui fait s’ouvrir une fenêtre « Numéro de série/lot » qui permet de sélectionner le numéro de série ou de lot de l’article en cours de saisie. 􀀳 Cette méthode ne permet pas d’enregistrer les informations complémentaires concernant l’article choisi. Il est préférable d’utiliser la méthode décrite sous le titre «Articles sérialisés - Documents des ventes». Si la colonne n’est pas autorisée à l’affichage, la fenêtre des articles sérialisés ou gérés par lot s’ouvre à la validation de la ligne. Il est possible de modifier le numéro de série ou de lot d’un article dans une pièce constituant une entrée en stock. Ces différentes pièces sont les suivantes : 􀂉 Bon de livraison (sauf si quantité négative), 􀂉 Facture (sauf si quantité négative ou facture issue d’un bon de retour). Dans tous les autres cas, pour modifier un numéro, il faut supprimer la ligne puis la ressaisir. Il est impossible de supprimer un numéro, seule la ligne peut être supprimée. 􀀳 La zone N° Série / lot accepte les caractères alphanumériques majuscules ainsi que les 7 caractères suivants : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), Menu Traitement © Sage 2007 933 et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Colonne Complément série/lot Cette mentionne des informations complémentaires sur le produit qui peuvent être saisies au moment de la sélection du numéro de série ou de lot entré. Voir le titre «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Colonne Prix unitaire (P.U.) HT Affiche le prix d’achat HT enregistré pour le fournisseur auquel se rapporte la pièce. Cette valeur est modifiable sur 14 caractères numériques maximum. Le paramétrage du format du prix unitaire s’effectue dans le volet « A propos de… / Initialisation ». Ce format est utilisé pour définir les prix d’achat et de vente de la fiche article avec un nombre de décimales variant de 0 à 4. En outre il permet de gérer des prix à quatre décimales en utilisant un format montant à 2 décimales. La méthode de calcul des valeurs de la ligne est la suivante : Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Prix unitaire en devise Affiche le prix d’achat exprimé en devises enregistré dans la référence fournisseur de l’article. Si aucun prix d’achat en devise n’a été défini et si une devise a été sélectionné dans la zone Devise de la fenêtre « Informations document », la colonne affichera le résultat de la conversion : ou Prix d’achat en monnaie de tenue commerciale * Cours en fonction de la méthode de cotation des devises. Voir l’option «Devise», page 153. Le prix d’achat en monnaie de tenue est tiré de la colonne Prix unitaire HT et le cours de la fenêtre «Informations document». Cette valeur est modifiable (14 caractères numériques maximum). Une modification sur cette colonne entraîne automatiquement la mise à jour du montant correspondant en monnaie de tenue dans la colonne Prix unitaire. Et inversement, si l’on modifie la valeur qui se trouve dans la colonne Prix unitaire HT, c’est la colonne Prix unitaire en devise qui sera mise à jour de la valeur correspondante. 􀀳 Si une devise a été enregistrée dans la zone Devise (fenêtre «Informations document»), et que vous saisissez un article ayant un prix défini dans une autre devise, un message vous informera que la devise du tarif de l’article ne correspond pas à celle du document. La saisie de l’article ne sera alors pas possible. Zones Type article Mode de calcul Prix unitaire Tous Saisie au format prix unitaire Prix unitaire Net Tous arrondi au format Montant Montant HT Tous sauf ((Prix unitaire * Quantité) - Remise) arrondi au format de la monnaie de tenue de compte Fact. / poids net Prix unitaire * Poids net global de la ligne – Remise (Prix unitaire × Quantité) – Remise Quantité ------------------------------------------------------------------------------------------- Prix d′achat en monnaie de tenue commerciale Cours ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 934 Colonne Prix unitaire du bon de commande Affiche le prix unitaire HT de l’article sur le bon de commande. Le prix affiché est toujours exprimé en monnaie de tenue. Cette zone n’est pas modifiable. 􀀳 Cette colonne n'est pas disponible dans les préparations de commande, bons de commandes, bons de retour et bons d'avoir. Colonne Quantité Deux cas peuvent se présenter : 􀂉 l’unité d’achat est différente de celle de vente et le taux de conversion a été renseigné dans la fiche référence fournisseur de l’article. La colonne n’est pas saisissable. Elle sera automatiquement complétée par le programme en fonction de la quantité saisie dans la colonne Quantité colisée et du taux de conversion. 􀂉 l’unité d’achat est la même que celle de vente, le taux de conversion n’est pas renseigné, (dans ce cas il est égal à 1 par défaut), ou aucun fournisseur n’est affecté dans la fiche article. La colonne est saisissable. Le programme considère dans ce cas que l’article s’achète et se vend dans la même unité. 􀀳 La saisie de quantités négatives dans cette colonne est interdite dans les bons de retour et les factures de retour. Il est possible d’enregistrer des quantités négatives dans cette colonne si l’article considéré doit être sorti du stock. La saisie d’un bon de retour ou d’une facture de retour est cependant préférable. 􀀳 La saisie de quantités négatives dans cette colonne est interdite dans les bons de retour et les factures de retour. Pour plus d’informations, reportez-vous aux paragraphes «Opérations possibles sur les lignes de pièce d’achat», page 927. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Quantité colisée Cette colonne sert à la saisie des quantités correspondant à l’unité d’achat. Voir les explications données dans la colonne précédente. Si l’article sélectionné possède le suivi de stock sérialisé ou par lots, l’enregistrement d’une quantité supérieure à 1 génère autant de lignes que de numéros de série ou de lot dans les documents de types BL, factures et bons de retour. Cette génération est précédée de l’apparition de la fenêtre de saisie des numéros de série. Voir le paragraphe «Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats», page 958. 􀀳 La saisie de quantités négatives dans cette colonne est interdite dans les bons de retour et les factures de retour. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Colonne Conditionnement Cette colonne reprend l’information mentionnée dans la zone Unité d’achat de la fiche référence fournisseur de la fiche article. Cette information n’est pas modifiable. Si la référence fournisseur n’existe pas, le programme affiche l’unité de vente. Menu Traitement © Sage 2007 935 Colonne Quantité commandée Cette zone n’est accessible que dans les préparations de commande et permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour cela, modifiez la quantité à transformer dans le bon de commande. Par défaut la quantité commandée reprend la valeur de la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité commandée constitue la mise en reliquat dans la préparation de commande d’origine (non détruite). 􀀳 La modification de la quantité commandée s’effectue de façon classique par la modification de la zone apparaissant dans la colonne ou dans la fenêtre « Informations sur la ligne de document ». Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer du menu contextuel. 􀀳 Cette colonne n'est pas disponible dans les bons de commande, les bons de retour et les bons d'avoir. Colonne Quantité livrée Cette zone n’est accessible que dans les bons de commande et permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour cela, modifiez la quantité à transformer dans le bon de livraison. Par défaut la quantité commandée reprend la valeur existant dans la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité livrée constitue la mise en reliquat dans le bon de commande d’origine (non détruit). 􀀳 La modification de la quantité livrée s’effectue de façon classique par la modification de la zone apparaissant dans la colonne ou dans la fenêtre «Informations sur la ligne de document». Elle affiche, dans les factures transformées à partir d’un bon de livraison, les quantités livrées précédemment. Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer du menu contextuel. 􀀳 Cette colonne n'est pas disponible dans les préparations de commande, les bons de livraison, les bons de retour et les bons d'avoir. Colonne Quantité facturée Cette colonne n’est accessible que dans les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir et permet de ne transformer que partiellement la pièce. Pour cela modifiez la quantité à transformer dans la facture. Par défaut la quantité facturée reprend la valeur existante dans la colonne Quantité. Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité facturée constitue la mise en reliquat dans le document d’origine (non détruit). Il est possible de modifier, dans les pièces où cela est autorisé, les valeurs affichées dans cette colonne en sélectionnant la ou les lignes à modifier et en tapant la valeur dans la zone de saisie en haut des colonnes (la même pour toutes les lignes en cas de sélection multiple) puis en validant. Il est également possible de mettre son contenu à zéro en sélectionnant la commande Mise à zéro de la quantité à transformer du menu contextuel. 􀀳 Cette colonne n'est pas disponible dans les préparations de commande, les bons de commande, les factures et les factures comptabilisées. Colonne Poids net global Affiche la valeur globale du poids net compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise de la fiche article. Elle est modifiable. 14 caractères numériques. Le poids net global est déterminé suivant la formule : Poids net * Quantité = Poids net global. Menu Traitement © Sage 2007 936 Le contenu de cette colonne peut aussi être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Poids brut global Affiche la valeur globale du poids brut compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise de la fiche article. Elle est modifiable. 14 caractères numériques. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Colonne Date de livraison Affiche la date de livraison de l’en-tête de la pièce. Cette zone est modifiable ligne à ligne. Colonne Remise Affiche le taux de remise enregistré à la validation de la ligne. Il peut être modifié. 14 caractères numériques. On peut enregistrer : 􀂉 une remise en pourcentage en tapant son montant seul, 􀂉 une remise globale fixe en faisant suivre la valeur tapée du caractère F, 􀂉 une remise unitaire fixe en faisant suivre la valeur tapée du caractère U, 􀂉 deux remises cumulées (fixe plus pourcentage) en les séparant par le signe plus (+), 􀂉 une remise en cascade en tapant les différentes remises séparées du signe plus (+). Il n’est pas possible de saisir plus de deux opérateurs, c’est-à-dire de trois remises successives. 􀀳 Dans le cas où une devise a été enregistré dans la zone Devise de la fenêtre « Informations document », les remises globales ou unitaires (U ou F) sont exprimées dans la devise correspondant au pays sélectionné. Les différentes remises affectées au fournisseur ou à la référence fournisseur ne seront affichée qu’à la validation de la ligne, si aucune valeur n’a été saisie dans la zone Remise. Lorsque le fournisseur et l’article possèdent tous deux des remises, la fenêtre de sélection des taux de remises s’affiche lors de la validation de la ligne. Cette fenêtre est décrite dans le cadre des conflits de remises. Voir le titre «Conflits de remises - Documents des achats», page 970. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Prix unitaire net Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire, 􀂉 de la quantité colisée, 􀂉 de la remise. Il est exprimé en regard de l’unité d’achat et n’est pas modifiable. Colonne Prix unitaire net en devise Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire en devise, 􀂉 des quantités, 􀂉 de la remise. Prix unitaire net (Prix unitaire × Quantité) – Remise Quantité = ------------------------------------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 937 Colonne Prix de revient unitaire A la validation de la ligne, le prix de revient unitaire reprend le prix unitaire net plus la valeur des frais de la fiche article (volet « Stock »). La valeur du prix de revient unitaire ne peut être saisie qu’en modification de la ligne uniquement. Les différents frais de la fiche s’appliquent sur le prix unitaire net de la ligne sans s’appliquer en cascade. Si une modification est apportée à la ligne en ce qui concerne la valeur du prix unitaire ou de la remise, un message vous avertira que le prix de revient unitaire n’a pas été recalculé et vous proposera sa mise à jour. Colonne Frais Mentionne par défaut le montant des frais d'approche imputés sur l'article (port, frais de transitaire, de douane, etc.). Ces frais seront retenus dans le calcul du prix de revient de l'article. Ils peuvent être ventilés automatiquement à partir de la commande Gestion des frais d'approche. Il est possible de modifier la valeur de cette colonne. Le montant des frais est imputé sur le prix de revient unitaire selon la formule suivante : 􀀳 Cette ventilation ne peut s'effectuer que sur les bons de livraison, les factures ou les factures comptabilisées. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire, 􀂉 de la quantité colisée, 􀂉 et de la remise. Montant HT = (Prix unitaire HT * Quantité colisée) – Remise Pour les articles facturés sur poids net : Il n’est pas modifiable. Colonne Montant HT en devise Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire en devise, 􀂉 de la quantité, 􀂉 et de la remise. Montant HT devise = (Prix unitaire en devise HT * Quantité colisée) – Remise Pour les articles facturés sur poids net : Colonne Taxe 1 Affiche le taux du compte de taxe 1 enregistré dans le volet « Complément » de la fiche article pour la catégorie comptable correspondant à la catégorie comptable de la fiche « Informations document ». Valeur affichée non modifiable. Prix unitaire net devise (Prix unitaire devise × Quantité) – Remise Quantité = ------------------------------------------------------------------------------------------------------ PR unitaire Montant HT + Frais de la fiche article + Frais saisis Quantité = --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Montant HT PU HT Conversion ⎝--------------------------- × Poids net global⎠ = ⎛ ⎞ – Remise Montant HT devise PU HT devise Conversion ⎝--------------------------------- × Poids net global⎠ = ⎛ ⎞ – Remise Menu Traitement © Sage 2007 938 Colonne Taxe 2 Affiche le taux du compte de taxe 2 enregistré dans le volet « Complément » de la fiche article pour la catégorie comptable de la fiche « Informations document ». Valeur affichée non modifiable. Colonne Taxe 3 Affiche le taux du compte de taxe 3 enregistré dans le volet « Complément » de la fiche article pour la catégorie comptable de la fiche « Informations document ». Valeur affichée non modifiable. Colonne Prix revient total Il est égal au produit du prix de revient unitaire par la quantité. Il n’est pas modifiable. Colonne Montant TTC Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire TTC, 􀂉 de la quantité, 􀂉 de la remise. Montant TTC = (Prix unitaire TTC * Quantité) – Remise Pour un article facturé sur le poids net : Montant TTC = (Prix unitaire TTC * Poids net global) – Remise Le prix unitaire TTC est déterminé en fonction du prix unitaire HT augmenté des différentes taxes imposées par les catégories comptables de l’article et du fournisseur. Il n’est pas modifiable. Colonne Dépôt de stockage Affiche par défaut le dépôt de stockage renseigné dans la fenêtre « Informations document ». Si la colonne Dépôt est autorisée à l’affichage dans l’option A propos de… / Options / Organisation et affichée pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible en saisie de ligne. Pour sélectionner un dépôt de stockage, tapez un caractère dans la colonne Dépôt et pressez la touche TABULATION. La fenêtre de sélection d’un dépôt de stockage s’affiche. 􀀳 Il est impossible de modifier le dépôt de stockage d’une ligne déjà validée dans les pièces d’achat autres que celles précisées ci-dessous. Il est, dans ce cas, nécessaire de supprimer la ligne à modifier afin de la ressaisir avec un dépôt différent. Dans les préparations de commande et les bons de commande fournisseur, il est possible de modifier le dépôt d’une ligne qui aurait déjà été validée. Cette modification s’effectue comme indiqué ci-dessus. Colonne Emplacement Cette colonne n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle permet de gérer les emplacements de stockage des articles dans les documents mouvementant les stocks. Elle peut afficher deux types d’informations : 􀂉 le code emplacement si la ligne est liée à un seul emplacement, 􀂉 une icône si la ligne a été ventilée sur plusieurs emplacements. Menu Traitement © Sage 2007 939 Voir les explications données sous le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787 sur la gestion des emplacements. Colonne Affaire Affiche le code affaire renseigné dans la fenêtre « Informations document ». Cette zone est modifiable. Si aucun code affaire n’a été saisi dans cette fenêtre, il est possible d’enregistrer un code affaire sur la ligne soit en pressant la touche de fonction F4 soit en tapant une valeur quelconque (la racine d’un code par exemple) et en pressant la touche TABULATION ce qui fait s’ouvrir une fenêtre de sélection. Lors du transfert comptable, si la ventilation analytique Affaire a été demandée, le montant HT de la ligne sera ventilé sur le code affaire désigné ici. Colonne Date de péremption Zone renseignée selon le numéro de série ou de lot. Colonne Date de fabrication Zone renseignée selon le numéro de série ou de lot. Ces deux colonnes ne sont renseignées que pour les lignes se rapportant à des articles gérés en sérialisés ou par lot. Cette information n’est pas modifiable. Voir les paragraphes «Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats», page 958 et «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Colonnes Information libre 1 à 64 Affichent la valeur enregistrée dans l’information libre correspondant pour l’article de la ligne. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Dans le cas où la colonne correspond à une information libre de type Table, la sélection de l’énuméré s’effectue par l’intermédiaire d’une zone à liste déroulante éditable. Si la valeur tapée ne correspond pas à un énuméré existant, un message propose de le créer. « L’énuméré de table XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Sélection d’un article – Documents des achats Pour sélectionner un article : 􀂉 dans la zone Référence article : 􀂉 tapez sa référence (18 caractères) ou Menu Traitement © Sage 2007 940 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 saisissez sa référence code barres (enregistrée dans le volet « Descriptif » de la fiche article), 􀂉 tapez la référence de l’énuméré de conditionnement ou 􀂉 tapez la référence ou le code barres de l’énuméré de gamme, 􀂉 dans la zone Référence fournisseur : 􀂉 tapez la référence fournisseur de l’article en question, 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence fournisseur et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 saisissez sa référence code barres fournisseur (enregistrée dans la fenêtre « Détail d’une référence fournisseur » de la fiche article), 􀂉 dans la zone Désignation : 􀂉 tapez sa désignation ou 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa désignation et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 dans n’importe laquelle de ces trois zones : 􀂉 tapez le raccourci attaché à l’article (en même temps que vous pressez les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh), 􀂉 utilisez un lecteur de code barres. La liste de sélection d’un article s’affiche lorsque l’on tape une référence ou une désignation inconnues du programme dans les zones d’édition correspondant aux colonnes Référence article, Référence fournisseur ou Désignation. On peut aussi taper le radical de l’article voulu et presser la touche TABULATION. Cette liste présente toutes les références classées par ordre alphabétique. La ligne présélectionnée correspond à ce qui a été tapé. Cette sélection peut se faire de duex façons différentes : 􀂉 selon une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir ci-dessous. 􀂉 selon une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786. Si une langue différente de celle utilisée normalement par l’utilisateur a été sélectionnée dans la commande Informations sur le document, la liste de sélection sera libellée dans cette langue. Menu Traitement © Sage 2007 941 Ces fenêtres affichent la liste des articles existants. Elle est en tous points identique à celle de sélection des articles dans les pièces de vente à l’exception desparticularités évoquées ci-dessous. Veuillez vous reporter aux titres «Sélection d’un article – Gestion classique», page 783 et «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786 pour toutes précisions sur le fonctionnement de cette fenêtre. Tri de la liste des articles Contrairement aux documents des ventes, cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre propose : 􀂉 Tri par référence (valeur par défaut), 􀂉 Tri par désignation ou 􀂉 Tri par famille. 􀂉 Liste des références fournisseurs, dans ce dernier cas, la zone Type d’article s’estompe et devient inaccessible. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction de la sélection de l’article sur sa référence, sa référence fournisseur ou sur sa désignation. Personnaliser la liste de sélection d’un article On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des articles en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Le «Manuel de la gamme » vous explique comment personnaliser une liste. Menu Traitement © Sage 2007 942 Les colonnes qu’il est possible d’afficher sont les suivantes. Création d’un article en saisie de document d’achat Si l’option Création en saisie est paramétrée sur Article ou Les deux (dans la commande A propos de…) il sera possible de créer un article en saisie. Dans la zone Référence article, saisissez la référence souhaitée suivie du caractère point d’interrogation (?). Pressez la touche TABULATION, une nouvelle fiche article s’ouvre alors pour vous permettre de la saisir. Sa validation vous fait revenir à la saisie de la pièce. 􀀳 Il n’est pas possible de créer un article à partir des colonnes Désignation et Référence fournisseur. Création d’une référence fournisseur Si l’option Création des références fournisseur en saisie de document d’achat est paramétrée sur Création automatique ou Création avec validation (dans le volet « Fichier / A propos de… / Préférences ») il sera possible de créer la référence fournisseur d’un article en saisie de document d’achat. Cette création n’est possible que si : 􀂉 la sélection de l’article a été faite à partir de la colonne Référence article ou de la colonne Désignation ; 􀂉 aucune référence fournisseur n’existe pour l’article en question et pour le fournisseur de la pièce d’achat en cours de saisie ; 􀂉 la colonne Référence fournisseur est présente dans la fenêtre de saisie de pièce et a été complétée avec la référence que l’on veut enregistrer. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Référence Zone Référence de la fiche principale article Oui Oui Référence fournisseur Zone Référence des références fournisseurs Oui Oui Désignation Zone Désignation de la fiche article Oui Oui Famille Zone Famille de la fiche article Oui Oui N° fournisseur Fournisseur principal de l’article Non Non Prix d’achat (1) 1. Cette colonne n’est renseignée que si les autorisations d’accès le permettent à l’utilisateur. Zone Prix d’achat de la référence fournisseur sinon prix d’achat du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Prix de vente (2) 2. Le montant est affiché suivi de HT ou TTC suivant le type de prix. Dans le cas d’articles à gamme de type produit, l’énuméré n’étant pas encore sélectionné à ce stade, le programme traite l’article comme sans gamme. Si l’option Calcul du prix de vente/Prix de revient a été cochée dans le tarif d’exception ou la catégorie tarifaire de l’article considéré, cette colonne mentionne «Calculé» à la place du prix. Prix de vente du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Coefficient Coefficient du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Stock réel Stock réel de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Stock à terme Stock à terme de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Emplacement Emplacement de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Mise en sommeil Zone Mise en sommeil du volet Complément de la fiche article Non Non Menu Traitement © Sage 2007 943 En fonction du paramétrage fait dans la zone Création des références fournisseur en saisie de document d’achat la création de référence fournisseur peut se faire de manière complètement automatique et transparente pour l’utilisateur ou bien le programme peut afficher une fenêtre de confirmation des valeurs saisies. Cette création s’effectue lors de la validation de la ligne de pièce. Création automatique. Si ce choix a été fait, la référence fournisseur est créée avec les éléments rappelés dans le tableau suivant. Toutes les autres zones de la référence fournisseur sont définies comme en création à partir de la fiche article. Si la mise à jour du prix d’achat a été demandée dans le volet « Fichier / A propos de… / Préférences », le prix d’achat sera déterminé en fonction de l’unité de conversion définie pour l’article. Voir les explications données sur le taux de conversion dans le paragraphe Gestion des références fournisseurs du «Volet Fiche principale – Articles», page 423. Création avec validation. Si ce choix a été fait, la fenêtre de création des références fournisseurs (articles simples ou à gamme selon le cas) s’affiche avec les mêmes valeurs que celles évoquées dans le tableau précédent. Vous trouverez les illustrations des fenêtres qui s’affichent sous le titre Gestion des références fournisseurs (Tarifs d’achat) dans le «Volet Fiche principale – Articles», page 423. Il suffit de compléter les valeurs qui le nécessitent puis de cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre pour enregistrer les valeurs proposées et saisies. Pour refuser la création de la référence fournisseur, tapez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Gestion des emplacements – Documents des achats La colonne Emplacement n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle est utilisable que si la gestion du multi-emplacement a été paramétrée : boîte à cocher Gestion multi-emplacement par dépôt du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » : Zone Valeur proposée Article simple Numéro fournisseur N° du fournisseur du document Devise Devise du document Prix d’achat (1) 1. Si le prix d’achat est protégé (fonction Fichier / Autorisations d’accès), aucune valeur ne sera proposée. Prix unitaire HT de la ligne si devise = Aucune PA en devise (1) Prix unitaire en devise de la ligne si devise <> Aucune Article à gamme Numéro fournisseur N° du fournisseur du document Devise Devise du document Prix d’achat (1) Prix unitaire HT de la ligne du dernier énuméré validé si devise = Aucune PA en devise (1) Prix unitaire en devise de la ligne du dernier énuméré validé si devise <> Aucune Menu Traitement © Sage 2007 944 􀂉 Non cochée : pas de lien emplacement sur les lignes mouvementant les stocks et pas de gestion des cumuls de quantités par emplacement. 􀂉 Cochée : des informations relatives aux emplacements sont enregistrées sur les lignes mouvementant les stocks. Les cumuls des quantités par emplacement sont gérés. Dans ce cas elle permet de choisir un des emplacements de stockage de l’article dans le dépôt sélectionné dans la colonne précédente. Les emplacements de contrôle sont utilisables. 􀂉 Si la ligne est associée à un seul emplacement, le code de cet emplacement sera mentionné. 􀂉 Si la ligne est associér à plusieurs emplacement, une icône spécifique sera présente sur la ligne. Les codes emplacements sont gérés dans les documents suivants. Particularités des documents des achats – Emplacements En gestion du multi-emplacement, les lignes des documents d’achat sont systématiquement associées à un ou plusieurs emplacements pour les articles suivis en stock. Le code emplacement proposé par défaut dépend de l’activation ou non de la zone Gestion emplacement contrôle du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». Le tableau suivant résume les actions menées. Modification des emplacements En saisie de document, le programme propose par défaut l’emplacement principal de l’article (défini dans le volet « Stock » de sa fiche) ou selon la répartititon définie par la priorité de déstockage. Il est possible de modifier la ventilation par emplacements en sélectionnant la ligne de l’article considéré et en cliquant sur le bouton [Emplacements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de la pièce de vente. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock. Type de document Code emplacement Commentaire Préparation de commande Oui Bon de commande Oui Bon de livraison Oui Ligne mouvementant le stock Bon d’avoir financier Aucun Bon de retour Oui Ligne mouvementant le stock Facture Oui Ligne mouvementant le stock Gestion emplacement de contrôle Autre particularité Code emplacement proposé par défaut Non cochée Code emplacement principal Cochées Code emplacement de contrôle renseigné Code emplacement de contrôle Code emplacement de contrôle non renseigné Code emplacement principal Code emplacement principal non renseigné Emplacement par défaut Menu Traitement © Sage 2007 945 􀀳 Le programme tenant compte des conditionnements, les valeurs affichées dans lex colonnes Quantité et Quantité colisée tiennent compte du conditionnement sélectionné sur la ligne et les zones de l’en-tête de pièce sont également modifiées en conséquence. Pour modifier les quantités à extraire de chaque emplacement : 1 . sélectionner la ligne, 2 . modifier la valeur de la quantié ou de la quantité colisée, 3 . valider. 4 . Modifier les autres emplacements pour rétablir le total de la quantité commandée. Voir plus loin les modifications possibles en fonction des modes de gestion des articles. Les zones de cette fenêtre ont les particularités suivantes. Dépôt Affiche l’intitulé du dépôt de la ligne sélectionnée. Gamme 1 Affiche l’énuméré de gamme 1 en cas d’un article à simple ou double gamme. Gamme 2 Affiche l’énuméré de gamme 2 dans le cas d’un article à double gamme. Stock réel Affiche le stock réel de l’article tous emplacements confondus. Stock dispo (disponible) Affiche le stock disponible de l’article tous emplacements confondus. Unité Affiche l’unité de vente définie dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité à affecter / Qté colisée à affecter Mentionne la quantité à livrer toutes lignes confondues. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée. Conditionnement Affiche le conditionnement défini dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité affectée / Qté colisée affectée Mentionne la quantité à livrer affectée à l’emplacement sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 946 La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée affectée. Reste à affecter / Reste colisé à affecter Différence entre la quantité à afecter et la quantité affectée. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée restant à affecter. Colonne Code emplacement Précise le code emplacement de la ligne. 􀀳 Lors de la création des fiches des dépôts, le programme génère un emplacement qu’il nomme DEFAUT. Tous les articles entrant dans le dépôt sans avoir été affectés à un emplacement particulier seront affectés à celui-ci. Colonne Zone Affiche le type de zone (A, B, C ou Aucun) affecté à l’emplacement dans la fiche du dépôt. Voir le «Volet Emplacements – Dépôt», page 714 pour plus d’explications sur cette définition. Colonne Type Affiche le type de l’emplacement correspondant à l’emplacement. Normalement, la valeur affichée ici devrait être systématiquement Standard, les articles en contrôle n’étant pas disponibles à la vente. Voir le volet «Dépôts de stockage / Emplacements ». Colonne Qté dispo (quantité disponible) Cette colonne affiche la quantité disponible de chaque emplacement. Colonne Quantité Cette colonne indique la quantité livrée à partir de l’emplacement soit par une affectation automatique lors d’une transformation de bon de commande en préparation de livraison, soit manuellement par saisie. Colonne Qté (quantité) colisée Cette colonne affiche la quantité du conditionnement de l’article mentionné sur la ligne de préparation de livraison. Si la valeur indiquée ici est modifiée, la colonne Quantité est modifiée en conséquence. Bouton [OK] Enregistre les modifications faites. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans enregistrer les modifications. Menu contextuel - Saisie des emplacements La fenêtre de saisie des emplacements dispose d’un menu contextuel. Ce menu dispose des fonctionnalités suivantes. Fonctions classiques des menus contextuels (liste réduite) : 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, Menu Traitement © Sage 2007 947 􀂉 Dessélectionner tout. Mise à zéro de la quantité affectée Lorsqu’on sélectionne cette fonction, le programme vide le contenu de la colonne Quantité de la ligne sélectionnée pour permettre à l’utilisateur de saisir les quantités par emplacement qu’il souhaite. Rétablir la quantité livrée La sélection de cette fonction, quand elle est active, réaffecte les quantités par emplacements de la ligne selon l’option Priorité de déstockage et en fonction des quantités disponibles par emplacements. Influence des lignes de documents des achats sur les cumuls des quantités par emplacements Le tableau suivant précise l’influence des pièces de vente sur ces cumuls. Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement Le tableau suivant récapitule les possibilités d’accès à la colonne Emplacement et au bouton [Emplacements] des pièces de vente en fonction du type de pièce et du type d’article. Type de document Emplacement Stock préparé Stock réel Stock disponible Préparation de commande Oui Bon de commande Oui Bon de livraison (quantité positive) Oui + + Bon de livraison (quantité négative) Oui – – Bon de retour Oui – – Bond’avoir financier Non Facture (quantité positive) Oui + + Facture (quantité négative) Oui – – Document compacté Non Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Préparation de commande CMUP Accessible Accessible Série/Lot Non accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Bon de commande CMUP Accessible Accessible Série/Lot Non accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Articles non suivis en stock Tous Non accessible Non accessible Lignes de barèmes Lignes de sous-total Lignes de remise Lignes de texte Ligne d’entrée (création) Série/Lot Accessible Non accessible FIFO, LIFO Accessible Accessible Menu Traitement © Sage 2007 948 Particularités des lignes de pièces - Documents des achats Nous traitons sous ce titre tout ce qui caractérise les lignes de pièces. Leur saisie a été expliquée au paragraphe précédent. D’autres particularités sont présentées sous les titres suivants : 􀂉 «Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat», page 951, 􀂉 «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats», page 919. Ouverture de la fiche article La fiche article s’ouvre par un double-clic sur sa ligne de pièce. Il est possible de la modifier mais pas de la supprimer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Lignes de pièces particulières Si vous devez insérer des mentions particulières telles : 􀂉 des consignations, 􀂉 du port (avec ou sans TVA), 􀂉 des frais d’emballage, etc., ces postes doivent être enregistrés sous la forme d’articles particuliers. Insertion d’une ligne avant une autre Réalisez les opérations suivantes : 1 . sélectionnez, en cliquant dessus, la ligne avant laquelle la nouvelle ligne doit être insérée ; 2 . cliquez sur le bouton [Insérer une ligne] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre ; 3 . validez. Elle s’insérera avant celle qui était sélectionnée. Insertion d’un saut de ligne Il suffit de valider à vide. On peut attacher un texte complémentaire à une ligne vide, voir ci-dessous. Voir le titre «Insérer une ligne de texte», page 953. Pour supprimer une ligne vide, sélectionnez-la et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». Ligne d’entrée (modification) Série/Lot Accessible Non accessible FIFO, LIFO Accessible Non accessible Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Menu Traitement © Sage 2007 949 Insertion d’un sous-total Pour insérer une ligne de sous-total, procédez de la façon suivante : 1 . sélectionnez les lignes à totaliser (ces lignes ne sont pas forcément contiguës) ; 2 . cliquez sur le bouton [Insérer un sous-total] (il se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre) ; 3 . saisissez un libellé de votre choix dans la zone d’édition de la colonne Désignation ; 4 . validez. La ligne de sous-total apparaît automatiquement à la suite de la dernière ligne sélectionnée. Il n’est pas nécessaire d’avoir, au préalable, inséré une ligne vide. La sous-totalisation porte sur les colonnes suivantes : 􀂉 Quantité, 􀂉 Quantité colisée, 􀂉 Poids net global, 􀂉 Poids brut global, 􀂉 Montant HT, 􀂉 Montant TTC, 􀂉 Montant HT en devise. Les totaux apparaissent dans leurs colonnes respectives. Ces sous-totaux ne sont pas pris en compte dans la valorisation du document. 􀀳 Les modifications ultérieures apportées aux lignes sous-totalisées ne sont pas reportées automatiquement dans les lignes de sous-totalisation. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Modification de la ligne de totalisation», page 949. Dans le cas de lignes comportant des montants en devise, la sous-totalisation suit la règle édictée dans la zone Valeur en devise du volet « A propos de… / Comptable / Facturation » : 􀂉 si elle est paramétrée sur Conversion valeurs : correspond à la conversion par application du cours de la somme des montants HT de chaque ligne ; 􀂉 si elle est paramétrée sur Cumul des lignes : correspond à la somme des montants en devise de chacune des lignes. Désignation de la ligne de totalisation Lors de l’insertion d’une telle ligne, le programme propose la légende « Sous-total » suivie d’un espace et l’utilisateur peut compléter cette désignation avec l’information de son choix (ou la remplacer complètement). Il faut ensuite valider pour faire apparaître cette ligne dans le corps de la pièce où elle s’inscrit après la dernière ligne sélectionnée. Modification de la ligne de totalisation Pour cela il faut opérer comme suit : 1 . sélectionnez toutes les lignes totalisées ainsi que la ligne de sous-totalisation correspondante ; 2 . cliquez sur le bouton [Insérer un sous total]. La ligne de totalisation est alors mise à jour. Menu Traitement © Sage 2007 950 􀀳 Si la sélection comporte plus d’une ligne de sous totalisation ou bien si la dernière ligne sélectionnée n’est pas une ligne de totalisation, le programme ajoute simplement une nouvelle ligne de totalisation. Insertion d’une ligne de remise supplémentaire Il est possible d’appliquer une remise supplémentaire à un certain nombre d’articles : 1 . sélectionnez les lignes d’articles concernés ; 2 . appelez un article de remise (celui dont la création a été proposée dans la commande Barèmes est tout indiqué – en fait on peut utiliser n’importe quel article) ; 3 . enregistrez la désignation de cette remise supplémentaire ; 4 . enregistrez la remise qui convient dans la colonne correspondante ; 5 . validez. La ligne de remise supplémentaire apparaîtra à la suite de la dernière ligne sélectionnée sans qu’il soit besoin d’utiliser le bouton [Insérer]. Vous utiliserez cette possibilité pour enregistrer des remises supplémentaires de pied de pièce. Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes Si vous souhaitez uniformiser les taux de remise appliqués à certaines lignes, il n’est pas nécessaire de modifier chaque ligne individuellement. Une méthode vous permet de réaliser cette opération globalement : 1 . sélectionnez les lignes concernées ; 2 . placez le curseur dans la zone de saisie de la colonne Remise ; 3 . tapez le montant de la remise globale ; 4 . validez. Toutes les lignes sélectionnées auront la même remise. On peut utiliser toutes les possibilités de saisie détaillées dans la colonne Remise. On peut également ajouter une remise à celles mentionnées dans les lignes sélectionnées en tapant + suivi du montant de la remise additionnelle. Les remises séparées par cet opérateur seront traitées en cascade. Recalcul des modèles d’enregistrement Pour recalculer une ligne dont une ou plusieurs zones sont déterminées par des modèles d’enregistrement : 1 . sélectionnez cette ligne ; 2 . cliquez sur le bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il est nécessaire que cette ligne comporte une référence article. Menu Traitement © Sage 2007 951 Liste des champs affectables et leur répercussion. Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat Associer un texte du glossaire Il est possible d’associer un texte, et un seul, à une ligne de pièce en cliquant sur le bouton [Associer un texte complémentaire] après sélection de la ligne voulue (qui peut être un saut de ligne ou un sous-total). Ce bouton se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce texte peut être tiré du glossaire ou tapé directement. Le texte complémentaire n’apparaît pas dans le document à l’écran mais seulement lors de l’impression sous la réserve suivante : l’objet de mise en page Texte complémentaire ou bien l’objet de mise en page Texte global aura été placé dans le document d’impression (voir la commande Fichier / Mise en page et dans le « Manuel de la gamme »). Champ Domaines d’application Non applicable Commentaire Poids net global Tous Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie d’un article facturé au poids (Montant HT, Montant TTC, etc.) Prix unitaire HT Tous Si ligne de document en TTC Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (PU TTC, PU Net, etc.) Prix unitaire en devise Documents des ventes et des achats Si ligne de document en TTC Uniquement pour les documents comportant une devise en en-tête. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (PU TTC, PU Net, etc.) Prix de revient unitaire Ventes Achats Internes Documents des stocks Ventes : articles non suivis en stock. Achats : toutes les lignes. Internes : toutes les lignes. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Total prix de revient, CMUP, etc.) Quantité Tous Lignes d’achat avec uns conversion frs <> 1 Quantité colisée, Poids net et global sont calculés au prorata. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) Article en Série mouvementant le stock pour une quantité de 1 si la ligne mouvemente le stock. Quantité colisée Tous Quantité colisée, Poids net et global sont calculés au prorata. Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) Article en Série mouvementant le stock pour une quantité de 1 si la ligne mouvemente le stock. Remise Ventes Achats Stocks Recalcul des autres champs calculés de la ligne comme en saisie (Montant HT, Montant TTC, etc.) Frais Lignes de BL d’achats et de factures d’achat Aucun Recalcul du prix de revient. Menu Traitement © Sage 2007 952 La présence d’un texte complémentaire attaché à une ligne est symbolisé par la présence d’une icône dans la colonne Complément (si son affichage a été autorisé). Pour associer un texte du glossaire : sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne dans la liste du haut de la fenêtre. On ne peut associer qu’un seul texte à une ligne. Ce texte n’apparaît pas explicitement dans les lignes de la pièce à l’écran. Pour modifier le glossaire associé : cliquez sur un autre. Pour supprimer l’association d’un texte ou d’un glossaire à un article : supprimez le texte en le sélectionnant par balayage et en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. Pour saisir un texte : tapez-le dans la zone d’édition. Il est possible de modifier ponctuellement un texte de glossaire. 􀀳 Cette modification n’a pas de répercussion sur le texte initial du glossaire. Sélection des glossaires Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous les glossaires : la liste présente tous les glossaires existants (valeur par défaut), 􀂉 Glossaires article : la liste ne présente que les glossaires du domaine article, 􀂉 Glossaires document : la liste ne présente que les glossaires du domaine document, 􀂉 Glossaires attachés à l’article : la dernière option de cette liste affiche la référence de l’article. Elle permet d’afficher la liste des glossaires attachés à l’article saisi sur la ligne de pièce et de ne sélectionner que celui qui sera imprimé. Dans ce dernier cas, le glossaire n’est plus considéré comme attaché à l’article mais comme affecté à la ligne de pièce. Texte de la rubrique Le texte du glossaire sélectionné apparaît dans cette zone. On peut le modifier. Cette modification ne vaut que pour la ligne de pièce considérée. On peut également taper un texte quelconque de 1980 caractères alphanumériques maximum. Vous pouvez utiliser des tabulations ou des retours à la ligne à l’intérieur du texte. Macintosh Le retour volontaire à la ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. Windows Il faut taper CTRL + TABULATION pour insérer une tabulation et CTRL + ENTREE pour un retour volontaire à la ligne. La validation de la saisie s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton OK. L’impression des glossaires attachés aux articles peut être demandée dans la fenêtre qui vous est proposée avant l’impression. Ils ne pourront s’imprimer que si l’objet de mise en page Glossaire article ou Texte global est présent dans le document d’impression. 􀀳 Il est également possible d’insérer, à n’importe quel endroit du document un objet Glossaire pour y faire apparaître le contenu d’une entrée de glossaire de type document repérée par son raccourci. Cette insertion se fait par la commande Fichier / Mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 953 Insérer une ligne de texte Sans appeler une référence article, il est possible de saisir un texte dans la colonne Désignation. 69 caractères alphanumériques maximum. Après avoir renseigné la désignation, tapez la touche ENTRÉE pour valider la ligne de texte. Ne pressez pas la touche TABULATION car, dans ce cas, le programme ouvrira la fenêtre de sélection pour vous permettre de choisir un article. 􀀳 Seule la désignation peut être renseignée pour une ligne de ce type. Articles particuliers – Documents des achats Nous distinguons ci-après les articles suivants : 􀂉 «Articles gérés en vente au débit - Documents des achats», page 953, 􀂉 «Articles à simple gamme - Documents des achats», page 953, 􀂉 «Articles à double gamme - Documents des achats», page 956, 􀂉 «Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats», page 958, 􀂉 «Article en contremarque - Préparations de fabrication», page 1068, 􀂉 «Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des achats», page 969, 􀂉 «Articles à nomenclature - Documents des achats», page 970. Articles gérés en vente au débit - Documents des achats Certains articles peuvent être vendus au débit. Cette possibilité est étendue aux procédures d’achat de ces mêmes articles. Pour cela il faut : 1 . Cocher l’article comme vendu au débit (dans le volet « Complément » de sa fiche article). 2 . Enregistrer une formule dans la colonne Conditionnement de la ligne de pièce d’achat. Cette formule doit commencer par le signe égal (=) qui ne sera pas mentionné dans la pièce elle-même. Le résultat de cette opération apparaîtra dans la colonne Quantité colisée. La colonne Quantité affichera le produit de la quantité colisée par la valeur mentionnée dans les zones Conversion de la fiche du fournisseur considéré pour l’article en question (voir le volet « Fiche principale » de la fiche article, sous-volet « Fournisseurs »). Pour plus de précisions, nous vous renvoyons aux explications données dans le paragraphe «Articles gérés en vente au débit - Documents des ventes», page 800. Articles à simple gamme - Documents des achats En création de ligne pour un article à gamme de type produit, le fait de presser la touche TABULATION, dans la zone Référence article entraîne l’apparition systématique de la fenêtre de saisie par énuméré de gamme. Menu Traitement © Sage 2007 954 􀀳 Il est possible de se dispenser de l’ouverture de cette fenêtre en saisissant directement la référence de l’énuméré de gamme dans la colonne Référence article. Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de lignes mais pas en modification. Lorsque la gestion du multi-emplacement est utilisée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »), il est possible d’y afficher une colonne Emplacement dans laquelle on peut choisir l’emplacement de stockage en entrée d’article. Cette fenêtre comporte un bouton [Emplacements] qui ouvre une fenêtre « Saisie des emplacements » permettant la sélection des emplacements. Cette fenêtre est décrite sous le titre «Modification des emplacements», page 788. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les informations comme le poids, le code affaire. pourront être consultées et modifiées après la validation de la saisie. Menu Traitement © Sage 2007 955 Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1 définis dans les tarifs de ventes et d’achat de l’article. Saisie d’une ligne d’article à simple gamme – Documents des achats La saisie des lignes s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme, 2 . la saisie de la quantité, Le prix unitaire et le prix unitaire en devise s’affichent automatiquement dans leurs colonnes respectives en pressant la touche TABULATION après saisie de la quantité. Vous pouvez effectuer à ce stade : 􀂉 la modification éventuelle du prix, 􀂉 la saisie de la remise. Si la remise n’est pas modifiée, à la validation de la ligne, le programme affecte automatiquement la remise correspondant au tarif. A la validation de la ligne par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique, l’énuméré de la gamme suivant est sélectionné. Windows La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton le bouton OK. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton OK. Modification d’une ligne d’article à simple gamme – Documents des achats La modification des lignes saisies dans le corps du document d’achat s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne (énuméré de gamme), 2 . la modification des quantités et / ou du prix et / ou de la remise, 3 . la validation de la ligne. Suppression d’une ligne d’article à simple gamme – Documents des achats La suppression des lignes saisies dans le corps du document s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne, 2 . la mise à zéro de la quantité, 3 . la validation de la ligne. Cliquez sur le bouton OK ou pressez la touche ENTRÉE du clavier numérique pour valider la saisie des énumérés de gamme. Lors de l’enregistrement des lignes, le programme contrôle la disponibilité en stock. En cas d’indisponibilité, il sera proposé autant de fenêtre d’indisponibilité que d’énumérés de gamme en rupture de stock. Personnalisation de la liste des gammes La liste des gammes permet l’affichage d’un menu contextuel qui ne propose que deux fonctions : 􀂉 Personnaliser la liste, 􀂉 Ajustement des colonnes. Menu Traitement © Sage 2007 956 La fenêtre de personnalisation de la liste, que l’on peut également lancer par la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste, permet d’ajouter une colonne Emplacement lorsque la gestion du multi-emplacement est active. Articles à double gamme - Documents des achats En création de lignes pour un article à gamme de type produit, le fait de presser la touche TABULATION, dans la zone Référence article implique l’affichage automatique de la fenêtre de saisie par énuméré de gamme. 􀀳 Il est possible d'éviter l'ouverture de cette fenêtre en saisissant directement la référence du couple d’énuméré de gamme dans la colonne Référence article. Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de lignes mais pas en modification. 􀀳 Comme pour les articles à gamme simple, il est possible de gérer les emplacements dans le cas de leur gestion. Le fonctionnement en est identique. Voir le titre «Articles à simple gamme - Documents des achats», page 953. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les autres informations pouvant être enregistrées sur la ligne de pièce comme le poids, etc., devront être saisies par une modification de ligne. Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1. La liste déroulante Gamme 2 permet la sélection des énumérés de la gamme 2 recensés pour l’article. La colonne Gamme 1 propose systématiquement les énumérés de la gamme 1 recensés pour l’article. La partie supérieure droite de la fenêtre mentionne les valeurs de stock de l’article sélectionné à condition que l’on ait demandé l’affichage du stock en saisie (volet « A propos de… / Préférences »). Seules les informations suivantes peuvent être indiquées par binôme d’énuméré de gamme : 􀂉 quantité demandée, Menu Traitement © Sage 2007 957 􀂉 prix, 􀂉 prix en devise (zone estompée si aucune devise n’est sélectionnée en en-tête du document), 􀂉 remise accordée. La ligne Total affiche la quantité totale d’articles pour l’intégralité des binômes d’énumérés de gamme. Saisie d’une ligne d’article à double gamme – Documents des achats La saisie des lignes s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme 2 (par défaut le 1er est proposé), 2 . la sélection de la ligne (énuméré de la gamme 1), 3 . la saisie de la quantité, Le prix unitaire et le prix unitaire en devise s’affichent automatiquement dans leurs colonnes respectives en pressant la touche TABULATION après saisie de la quantité. A ce stade, il est possible d’effectuer : 􀂉 la modification éventuelle du prix, 􀂉 la saisie de la remise. Si la remise n’est pas modifiée, à la validation de la ligne, le programme affecte automatiquement la remise correspondant au tarif. A la validation de la ligne, pour le même énuméré de la gamme 2, l’énuméré suivant de la gamme 1 est sélectionné. Windows La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Modification d’une ligne d’article à double gamme – Documents des achats La modification des lignes saisies s’effectue par : 1 . la sélection de l’énuméré de la gamme 2, 2 . la sélection de la ligne (énuméré de la gamme 1), 3 . la modification des quantités et / ou du prix et / ou de la remise, 4 . la validation de la ligne par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. Suppression d’une ligne d’article à double gamme – Documents des achats La suppression des lignes saisies s’effectue par : 1 . la sélection de la ligne, 2 . la mise à zéro de la quantité, 3 . la validation de la ligne. Cliquez sur le bouton [OK] ou pressez la touche ENTRÉE du clavier numérique pour valider la saisie des énumérés de gamme. Lors de l’enregistrement des lignes, le programme contrôle la disponibilité en stock. En cas d’indisponibilité, il sera proposé autant de fenêtre d’indisponibilité que d’énumérés de gamme en rupture de stock. Menu Traitement © Sage 2007 958 Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats Pour chaque article sérialisé ou géré par lot, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro de série. A chaque article en stock correspond un numéro. Dans le cas des articles sérialisés, chaque article en stock dispose de son propre numéro. Dans le cas des articles gérés par numéro de lot, à un numéro peuvent correspondre plusieurs articles. La gestion des articles sérialisés ou gérés par lot varie en fonction de la pièce saisie : 􀂉 s’il s’agit d’une préparation de commande ou d’un bon de commande, le programme affiche une seule ligne avec la quantité commandée, 􀂉 s’il s’agit d’un bon de livraison ou d’une facture générés par transformation, la fenêtre décrite cidessous s’ouvrira pour enregistrer les numéros de série ou de lot des différents articles ; le programme générera ensuite : 􀂉 dans le cas des numéros de série : autant de lignes que d’articles commandés avec une quantité égale à 1 ; 􀂉 dans le cas des numéros de lot : il y aura autant de lignes que de numéros de lot différents mais ces lignes pourront comporter des quantités supérieures à 1 ; 􀂉 s’il s’agit de ces mêmes pièces mais saisies directement, la même fenêtre apparaîtra mais la zone Mise en reliquat sera estompée. 􀀳 Cette fenêtre n’apparaît pas si vous avez tapé le numéro de série ou de lot dans la colonne adéquate en saisie de ligne. Dans le cas des articles sérialisés, la fenêtre « Sérialisation » s’ouvre. Dans le cas des articles gérés par lot, la fenêtre « Gestion des lots » s’ouvre. Menu Traitement © Sage 2007 959 􀀳 La validation d’un numéro de série ou de lot s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Ces fenêtres s’ouvrent lorsque l’article utilise le suivi de stock sérialisé ou géré par lot et que la pièce en cours de saisie ou transformée est un bon de livraison ou une facture. Il est alors obligatoire de la renseigner. Dans le cas d’un article dont le suivi de stock est sérialisé, il n’est pas possible d’enregistrer de quantités supérieures à 1. Il y aura donc autant de lignes que de numéros de série. Dans le cas des articles gérés par lot, il y aura autant de lignes que de numéros de lot, mais la quantité mentionnée sur chaque ligne pourra être supérieure à 1 Lorsque la gestion du multi-emplacement est active, les deux fenêtres ci-dessus comportent une colonne supplémentaire décrite ci-dessous. L’illustration ci-dessous montre le cas d’un article sérialisé. Quantité à entrer en stock Nombre d’articles mentionnés dans la pièce. Quantités non affectées Représente le nombre d’articles dont le numéro de série n’a pas encore été saisi. Bouton [Supprimer] Permet de supprimer un numéro qui vient d’être saisi de façon erronée (après sélection du numéro). Menu Traitement © Sage 2007 960 La validation des numéros de série s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre de saisie s’effectue en cliquant sur le bouton OK ou par la touche ENTRÉE du clavier numérique. Mise en reliquat Si vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton OK après avoir cliqué sur la case Oui, la quantité mentionnée dans la zone Quantité non affectée sera conservée en reliquat, uniquement en transformation de pièce. Si vous cliquez sur la case Non, les quantités non livrées ne seront pas conservées dans le document d’origine. Cette zone est estompée dans le cas où la pièce est directement saisie et n’est disponible qu’en cas de transformation de pièce. Liste des numéros de série ou de lot Les zones de saisie se trouvent au dessus des titres des colonnes de la liste. La liste propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de série ou de lot, 􀂉 la Quantité entrée (articles gérés par lot uniquement), 􀂉 la date de Péremption, 􀂉 la date de Fabrication, 􀂉 le Complément série/lot, 􀂉 éventuellement, les informations libres de type Numéros série/lot qui ont pu être créées (voir cidessous). Par défaut la liste est vide. Son classement s’effectue par ordre chronologique sur la date de péremption puis sur le numéro de série ou de lot. Colonne Numéro Zone de 18 caractères alphanumériques majuscules acceptant également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Pour enregistrer les numéros de série, voyez le titre «Affectation des numéros de série et de lot – Documents des achats», page 962. La saisie du numéro de série ou de lot est obligatoire. Ce numéro doit correspondre à la structure paramétrée dans la zone Type N° série/lot / Complément série/ lot du volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. Un contrôle est effectué par le programme et des messages d’erreur apparaîtront si le nombre de caractères saisis est inférieur à la quantité attendue ou bien si le dernier caractère qui forme la clé de la codification SSCC-18 est erroné. Si ce dernier caractère n’est pas saisi, le programme le calculera de lui-même. Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Il est possible de modifier un numéro de série ou de lot dans une pièce marquant une entrée de stock déjà saisie (à condition que l’article n’ait pas été utilisé par ailleurs). Colonne Quantité entrée Cette zone n’apparaît que dans le cas des articles gérés par lot. Saisir ici le nombre d’articles entrant dans la composition du lot. La somme des quantités par lot ne peut excéder la quantité rappelée dans la zone Quantité à entrer en stock. Colonne Péremption Zone permettant d’enregistrer la date de péremption du lot saisi. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 961 Colonne Fabrication Zone permettant la saisie de la date de fabrication. Par défaut la date du jour (date système) est proposée. Elle est modifiable. Colonne Complément série/lot Le complément série/lot est une information complémentaire qui peut venir en complément du numéro de série ou de lot comme, par exemple, une sous-série de la numérotation. A ce titre, cette zone bénéficie des mêmes possibilités de génération automatique que les numéros de série. Ce numéro doit correspondre à la structure paramétrée dans la zone Type N° série/lot / Complément série/ lot du volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. Un contrôle est effectué par le programme et des messages d’erreur apparaîtront si le nombre de caractères saisis est inférieur à la quantité attendue ou bien si le dernier caractère qui forme la clé de la codification SSCC-18 est erroné. Si ce dernier caractère n’est pas saisi, le programme le calculera de lui-même. Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Colonne Emplacement Cette colonne n’est présente que dans le cas de la gestion du multi-emplacement (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »). Dans ce cas, l’emplacement principal affecté à l’article est automatiquement proposé. Il peut être modifié si l’article dispose de plusieurs emplacements dans le dépôt principal. Si on enregistre un emplacement auquel l’article n’était pas encore affecté, le programme enregistrera ce nouvel emplacement pour l’article considéré. 􀀳 Si l’article doit être stocké dans un autre dépôt, il sera nécessaire d’effectuer un transfert de dépôt à dépôt ultérieurement. Colonnes Informations libres série/lot Si des informations libres de type Numéros série/lot ont été créées dans l’option Information libre de la fiche de l’entreprise, elles apparaîtront sous la forme de colonnes dans la fenêtre de la présente fonction. Cette possibilité est réservée aux quatre premières informations libres, les autres ne seront pas affichées mais on pourra accéder à leur fenêtre de saisie en cliquant sur le bouton Infos libres disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir ce bouton. Les colonnes correspondant à ces informations libres non affichées par défaut pourront être ajoutées par le biais de la fonction Personnaliser la liste. Bouton [Infos libres] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il ne devient actif que dans les conditions suivantes : 􀂉 si le nombre d’informations libres de type Numéros série/lot créées est supérieur à quatre, 􀂉 si la ligne d’article à été validée dans la pièce 􀂉 et si on a cliqué sur la ligne de l’article à renseigner. Dans ce cas il permet d’ouvrir une fenêtre «Informations libres série/lot» qui permet de renseigner les informations libres en excédent. Menu Traitement © Sage 2007 962 Pour enregistrer, ou modifier, une information libre : 1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste. 2 . Enregistrez la valeur de l’information libre dans la zone de saisie en dessous de la liste (elle prend la désignation de l’information libre sélectionnée). 3 . Validez par la touche ENTRÉE. 4 . Lorsque toutes les informations ont été renseignées, cliquez sur le bouton OK pour refermer la fenêtre. Menu contextuel des fenêtres Sérialisation ou Gestion des lots Les fenêtre permettant l’enregistrement des numéros de série ou de lot disposent d’un menu contextuel. Le nombre des fonctions de base proposées est réduit. Personnalisation de la liste des fenêtres Sérialisation ou Gestion des lots Les colonnes de ces deux fenêtres peuvent être paramétrées en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Cette fonction permet d’ajouter les colonnes des informations libres de type Numéros série/lot qui ne sont pas affichées par défaut dans les colonnes de la fenêtre. Affectation des numéros de série et de lot – Documents des achats 􀀳 Les informations données ci-dessous s’appliquent également aux compléments série/lot, notamment la numérotation automatique. La saisie des compléments série/lot doit être faite simultanément avec la génération des numéros de série. La structure des numéros de série et de lot enregistrés doit correspondre à celle paramétrée dans la zone Type N° série/lot du volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. La structure des compléments série/lot doit également correspondre à celle définie dans cette même zone. Pour affecter un numéro de série ou de lot : 1 . saisissez le numéro, 2 . saisissez la quantité d’articles dans le lot (articles gérés par lot uniquement), Menu Traitement © Sage 2007 963 3 . saisissez la date de péremption, 4 . saisissez la date de fabrication (par défaut date du document), 5 . saisissez éventuellement un complément série/lot, 6 . saisissez les informations libres dont les colonnes pourraient être affichées, 7 . validez par la touche ENTRÉE. Pour numéroter de façon automatique et continue : 1 . Saisissez le premier numéro de série en insérant le caractère étoile (*) à la suite du caractère devant être incrémenté. 2 . De la même façon, et si cela est nécessaire, opérez de la même façon pour enregistrer le complément série/lot. 3 . Validez. Le programme génère autant de numéros qu’il y a d’articles. On peut également utiliser un lecteur de codes barres pour enregistrer les numéros de série. Chaque enregistrement diminue les quantités non affectées. Exemple 500 articles doivent être gérés par lots de 100. Le premier lot a pour numéro MM/99466/CD. La saisie à effectuer dans les zones en dessous de la liste est la suivante : Numéro de lot : MM/99466*/CD Quantité du lot : 100 Qté non affectée : 500. A la validation le programme génère automatiquement les numéros suivants : MM/99466/CD Quantité : 100 MM/99467/CD Quantité : 100 MM/99468/CD Quantité : 100 MM/99469/CD Quantité : 100 MM/99470/CD Quantité : 100 􀀳 L’incrémentation s’arrête en cas de modification de la structure du numéro de lot. Exemple 100 articles doivent être gérés par lots de 10. Le premier lot a pour numéro A5. La saisie devant être effectuée dans les zones en dessous de la liste est la suivante : Numéro de lot : A5* Quantité du lot : 10 Qté non affectée : 100. A la validation le programme génère les numéros suivants : A5 Quantité : 10 A6 Quantité : 10 A7 Quantité : 10 A8 Quantité : 10 A9 Quantité : 10 L’incrémentation s’arrête à A9, soit une création automatique de 5 numéros de lot. Modification des numéros de série ou de lot – Documents des achats La modification des numéros de série ou de lot s’effectue par : 1 . sélection du numéro à modifier, 2 . saisie de la modification, Menu Traitement © Sage 2007 964 3 . validation par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. Le numéro est modifié. Suppression des numéros desérie ou de lot – Documents des achats La suppression des lignes saisies s’effectue par : 1 . sélection du ou des numéros à supprimer, 2 . utilisation du bouton Supprimer. Les numéros sélectionnés sont supprimés. Contrôle d’unicité des numéros de lots – Documents des achats En fonction du choix fait dans la zone Contrôle unicité lot de la fiche de l’entreprise, le programme vérifiera ou non que deux numéros de lots identiques ne sont pas affectés au même article lors de leur entrée en stock. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Si aucun contrôle d’unicité n’a été demandé, l’entrée en stock d’articles portant la même référence et le même numéro de lot sera possible à partir d’un des documents suivants : 􀂉 Bon de livraison fournisseur, 􀂉 Facture fournisseur. Article en contremarque - Documents des achats La saisie d'un article en contremarque dans un bon de commande de vente peut déclencher, automatiquement, la génération d'une ligne de préparation de commande fournisseur. 􀀳 Cette génération de préparation de commande fournisseur peut aussi être réalisée par la commande Traitement / Contremarque en fonction des réglages faits dans la zone Contremarque du volet « Fichier / A propos de… / Commercial ». Un article en contremarque peut aussi être commandé à un fournisseur de manière classique pour, par exemple, constituer un stock tampon. La présence d'un article en contremarque dans une pièce d'achat donne accès à une commande supplémentaire obtenue par l'intermédiaire d'un bouton sur le bord inférieur de la fenêtre. Modification d'une ligne d'article en contremarque – Documents des achats Si vous modifiez la quantité portée sur une ligne d'article en contremarque dans une pièce fournisseur liée à une pièce client, un message apparaîtra à l'écran. Bouton [Annuler] La modification de la quantité apportée à la ligne n'est pas prise en compte. Bouton [OK] Valide la modification de la quantité. Dans ce cas deux événements peuvent se produire : 􀂉 si la quantité modifiée est supérieure ou égale à la précédente, un message précise qu’une pièce client est liée à la pièce fournisseur ; « Il existe un document de vente lié à cette ligne ! [OK] [Annuler] » 􀂉 si la quantité modifiée est inférieure à la précédente, cette modification n’est prise en compte que si le stock disponible le permet. Menu Traitement © Sage 2007 965 Dans aucun cas, la pièce client n’est modifiée. Si elle doit l’être, cette modification doit se faire manuellement. Suppression d'une ligne d'article en contremarque – Documents des achats Si vous supprimez une ligne d'article en contremarque dans une pièce fournisseur liée à une pièce client, deux messages vont apparaître successivement à l'écran. Le premier est le classique message de confirmation des suppressions. « Voulez-vous supprimer la sélection ? [Oui] [Non] » Bouton [Oui] La suppression de la ligne est confirmée. Bouton [Non] La suppression de la ligne est annulée. Le second concerne plus particulièrement les articles en contremarque et apparaît si on répond Oui au message précédent. « Il existe un document de vente lié à cette ligne ! [OK] [Annuler] » Bouton [Annuler] La suppression de la ligne est annulée. Bouton [OK] Valide la suppression de la ligne. Dans ce cas, le lien avec la pièce client est supprimé mais celle-ci n'est modifiée en aucune façon. 􀀳 La suppression du lien met à jour le cumul des stocks contremarque. Si la livraison au client est déjà générée, la suppression de la ligne ne sera possible que si le stock le permet. Visualisation d’un lien – Article en contremarque – Documents des achats Lorsque, dans une pièce d'achat, on sélectionne une ligne comportant un article géré en contremarque créée à partir d'une commande client, un bouton disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de consulter le document de vente lié. Ce bouton, intitulé [Informations sur le document lié], ouvre une fenêtre « Informations contremarque ligne » montrant les documents de vente liés à l'actuelle pièce d'achat pour l'article considéré. Cette fenêtre permet de consulter les différentes pièces qui sont liées pour que l'article en question soit livré au client dès la livraison du fournisseur accomplie. Menu Traitement © Sage 2007 966 La sélection d’une ligne dans cette fenêtre puis un double-clic dessus fait s’ouvrir la pièce client correspondante. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la pièce correspondant à la première s’ouvrira. La fenêtre «Informations contremarque ligne» se referme alors automatiquement. Les informations présentées dans cette fenêtre sont les suivantes. On ne peut pas modifier les valeurs mais seulement supprimer le lien entre les lignes. Colonne Type Affiche, sous la forme d'une courte désignation, le type de pièce lié : 􀂉 BC : bon de commande client, 􀂉 BL : bon de livraison client, 􀂉 FA : facture client, 􀂉 FC : facture comptabilisée client. Colonne N° pièce Affiche le numéro de la pièce liée. Colonne Date Affiche la date de la pièce liée. Colonne Tiers Affiche la référence du client correspondant. Colonne Livraison Affiche la date de livraison prévue au client. Colonne Quantité Affiche la quantité d'article concernée. Colonne Quantité livrable Affiche la quantité d'articles réservée au client sur le total de la ligne. Bouton [Supprimer] Ce bouton supprime le lien entre la ligne sélectionnée dans la présente fenêtre et celle de la pièce à partir de laquelle elle a été ouverte. Dans le cas où le lien est rompu, la gestion des articles tant dans la pièce de vente que dans celle d'achat redevient "classique" et les automatismes liés à la commande Contremarque ne s'appliqueront plus. Bouton [OK] Referme la fenêtre après consultation. Menu Traitement © Sage 2007 967 Visualisation des liens – Articles en contremarque – Documents des achats Si aucune ligne n’est sélectionnée dans la pièce d’achat comportant une ou plusieurs lignes d’articles en contremarque et que vous cliquiez sur le bouton [Informations sur le document lié], une fenêtre titrée « Informations contremarque document » et d’un aspect légèrement différent s’ouvre. 􀀳 Cette fonction n’est disponible que dans les préparations de commande, bons de livraison, factures et factures comptabilisées fournisseurs. Elle affiche tous les liens de contremarque existant dans la pièce considérée. Lorsque cette fenêtre est ouverte à partir d’un document fournisseur elle permet de prendre connaissance de toutes les informations nécessaires à l’arbitrage de la répartition d’une livraison partielle du fournisseur. Cette fenêtre indique les différents clients qui sont susceptibles d’être livrés et vous permet d’indiquer ceux qui seront livrés prioritairement. Les colonnes qui y sont mentionnées présentent les informations suivantes : 􀂉 Article : référence de l’article en contremarque, 􀂉 Type : type du document client lié à la ligne de la pièce : 􀂉 BC : bon de commande, 􀂉 BL : bon de livraison, 􀂉 FA : facture, 􀂉 FC : facture comptabilisée, 􀂉 N° pièce : numéro de pièce du document lié, 􀂉 Date : date du document lié, 􀂉 Tiers : numéro du tiers concerné par le document lié, 􀂉 Livraison : date de livraison de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité : quantité de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité livrable : quantité de la ligne du document lié qui peut être livrée au client (cas d’un lien avec un bon de livraison ou une facture), 􀂉 Quantité livrée : en fonction du type de document ouvert, cette colonne mentionne : 􀂉 Préparation de commande : quantité commandée de la ligne, 􀂉 Bon de commande : contenu de la colonne Quantité livrée de la ligne de commande, 􀂉 Bon de livraison : contenu de la colonne Quantité de la ligne du BL, 􀂉 Facture & Facture comptabilisée : contenu de la colonne Quantité de la ligne. Un double-clic sur une des lignes mentionnées dans cette fenêtre ouvre la pièce liée correspondante. Menu Traitement © Sage 2007 968 Bouton [OK] Referme la fenêtre de consultation. Bouton [Supprimer] Ce bouton n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée. Il supprime le lien entre les lignes sélectionnées et les pièces correspondantes. Quantité livrée Cette zone de saisie de l’en-tête de la fenêtre «Information contremarque document» est estompée tant qu’une ligne n’est pas sélectionnée. Si une ligne est sélectionnée, les opérations qui sont réalisables à partir de cette zone dépendent du document fournisseur à partir duquel on opère. Ces deux possibilités seront illustrées chacune par un exemple. Exemple Modification d’un bon de commande Un bon de commande fournisseur est émis pour l’article TIMBAR et se compose de deux lignes, une de quantité 7 pour le client Dupont, et une de quantité 6 pour le client Martin. Le fournisseur effectue une livraison partielle de 8 articles. Vous décidez de livrer le client Martin en priorité : 1 . vous ouvrez le Bon de commande fournisseur en question, 2 . vous ouvrez la fenêtre « Informations contremarque document », 3 . vous sélectionnez la ligne correspondant au client Dupont, 4 . vous enregistrez 2 dans la zone Quantité livrée et vous validez, 5 . puis vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK], 6 . vous transformez le bon de commande client en bon de livraison ou en facture, 7 . vous livrez les clients des quantités d’articles qui leur ont été attribuées. Cette méthode conservera le bon de commande fournisseur en reliquat avec les 5 articles manquant pour le client Dupont. Exemple Modification d’un bon de livraison ou d’une facture Reprenons les mêmes éléments que précédemment. Un bon de commande fournisseur est émis pour l’article TIMBAR et se compose de deux lignes, une de quantité 7 pour le client Dupont, et une de quantité 6 pour le client Martin. Le fournisseur effectue une livraison partielle de 8 articles. Vous décidez de livrer le client Martin en priorité : 1 . vous transformez le bon de commande en Bon de livraison fournisseur, 2 . vous ouvrez la fenêtre « Informations contremarque document », 3 . vous sélectionnez la ligne correspondant au client Dupont, 4 . vous enregistrez 2 dans la zone Quantité livrée et vous validez, 5 . puis vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK], 6 . un message s’affiche vous demandant si vous désirez régénérer la ligne originale, vous cliquez sur Oui, 7 . vous livrez les clients des quantités d’articles qui leur ont été attribuées. Cette méthode régénère le bon de commande fournisseur en reliquat avec les quantités non livrées au client Dupont. Menu contextuel des fenêtre Information contremarque – Documents des achats Les fenêtres «Informations contremarque ligne» et «Informations contremarque document» présentées plus haut disposent d’un menu contextuel qui propose les choix suivants : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné : ouvre le document lié à la ligne sélectionnée (voir plus haut). 􀂉 Consulter l’élément sélectionné : permet de consulter le document sans possibilité de modification. 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés : supprime le lien entre les documents. Menu Traitement © Sage 2007 969 􀂉 Sélectionner tout : sélectionne toutes les lignes de la fenêtre. 􀂉 Dessélectionner l’élément courant : dessélectionne l’élément sur lequel se trouve le curseur (si sélection par le clavier). 􀂉 Dessélectionner tout : dessélectionne toutes les lignes sélectionnées. Report des informations liées En fonction du choix fait dans la zone Report informations liées du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks », il sera possible de demander au programme de reporter sur la ligne d’achat des articles en contremarque certaines informations reprises de la ligne de vente de ce même article et inversement. Les choix proposés par cette zone sont les suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucun report n’est réalisé. 􀂉 Ventes vers achats : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente sont reportées dans la ligne d’achat correspondante. 􀂉 Achats vers ventes : les modifications éventuellement apportées à la ligne d’achat sont reportées dans la ligne de vente correspondante. 􀂉 Les deux : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente ou d’achat sont reportées dans la ligne d’achat ou de vente correspondante. Les informations reportées sont : 􀂉 la désignation, 􀂉 les poids, 􀂉 les informations libres. Report du prix de revient lié La boîte à cocher Report du prix de revient lié du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » n’a pas d’incidence lors de la saisie des documents. Elle n’a d’effet que lors de l’utilisation des fonctions Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des documents de fabrication. Voir ces fonctions. Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des achats Les article gérés en FIFO:LIFO ont les particularités suivantes : 􀂉 FIFO : First In First Out, l’article le plus ancien entré en stock est le premier à en sortir. 􀂉 LIFO : Last In First Out, l’article le plus récemment entré en stock est le premier à en sortir. Dans le cas de la gestion du multi-emplacement (volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »), une ligne d’entrée en stock d’un tel article ne peut être affectée qu’à un seul emplacement mais il est possible de ventiler un tel article sur plusieurs emplacements avant validation des quantités. Il est également possible de modifier l’emplacement d’une ligne saisie. 􀀳 Les codes emplacement des articles en sortie sont obligatoirement ceux des articles lors de leur entrée en stock. Menu Traitement © Sage 2007 970 Articles à nomenclature - Documents des achats Les articles à nomenclature, qu’elle soit de fabrication, commerciale / composé ou commerciale / composant, peuvent être insérés dans les lignes des documents d’achat mais n’ont pas d’effet particulier si ce ne sont ceux précisés ci-dessous : 􀂉 articles à nomenclature de fabrication : ils apparaissent dans la pièce mais n’entraînent aucun traitement sur les composants dont ils sont formés ; 􀂉 articles à nomenclature commerciale : la mention des articles composés dans une pièce d’achat ne fait pas apparaître les composants dont ils sont formés ; 􀂉 articles liés : même comportement que les articles à nomenclature commerciale. Rappelons que, une fois insérés dans une pièce, les lignes de composés et de composants se comportent de manière tout à fait indépendante. Conflits de remises - Documents des achats La validation de la ligne d’un article peut être suivie de l’apparition de la fenêtre de sélection des remises lorsque les conditions suivantes sont simultanément remplies : 􀂉 la référence fournisseur pour l’article dispose d’une remise, 􀂉 le fournisseur dispose d’une remise pour la famille, 􀂉 le fournisseur considéré dispose également d’un taux de remise, 􀂉 vous avez sélectionné Manuelle dans l’option Choix remise du volet « A propos de… / Commercial », 􀂉 vous n’avez saisi aucune remise dans la zone Remise. La fenêtre de sélection des remises est illustrée ci-dessous. L’apparition de cette fenêtre est régie par l’option Choix remise du volet « A propos de… / Commercial ». Cette option permet aussi de déterminer quelle remise doit s’appliquer en cas de remises multiples. Remise article Le programme affiche le taux correspondant au tarif de l’article pour le fournisseur concerné. Remise famille Taux de remise du fournisseur pour la famille à laquelle appartient l’article. Remise fournisseur Affiche la valeur de la remise enregistrée dans la fiche fournisseur. Choix de la remise à appliquer Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Article : seules les remises sur l’article seront prises en compte, Menu Traitement © Sage 2007 971 􀂉 Famille : seule la remise de la famille (pour le fournisseur considéré) sera prise en compte, 􀂉 Fournisseur : seul le taux de remise enregistré dans la fiche fournisseur est retenu, 􀂉 Cumul : les différents taux de remise sont cumulés. Cette option est estompée si la remise sur l’article est un montant fixe, 􀂉 Cascade : les différents taux de remise sont appliqués en cascade. Cette option est estompée si la remise sur l’article est déjà sous forme de cascade (limitation à deux opérateurs). La remise article sera toujours appliquée en premier, 􀂉 Autre : la zone de saisie vous permet d’enregistrer un taux de remise différent de celui obtenu par l’un des quatre choix précédents. Ce taux de remise sera alors celui appliqué à la ligne. Cette fenêtre et le calcul qui en découle ne s’effectuent qu’à la validation de la ligne à la condition que la remise n’ait pas été enregistrée lors de la saisie. Remise applicable La zone d’affichage qui suit rappelle le montant de la remise retenue. Elle est modifiable. Un cumul de remises est représenté par la valeur cumulée. Une remise en cascade apparaît sous la forme R1 + R2 + R3. Exemple Supposons une remise quantitative sur l’article de 5 % et une remise associée au fournisseur de 5 %. La remise cumulée sera de 10 %. La remise en cascade sera de 9,75 %. Elle est calculée, en pourcentage, de la façon suivante : avec R1 = montant en pourcentage de la première remise et R2 = montant en pourcentage de la deuxième remise. Elle sera notée 5 % + 5 %. Valorisation des documents d’achat Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Valorisation du document] dans la fenêtre d'un document des achats. Ce bouton est estompé tant que l’en-tête n’a pas été validée. Cette fenêtre donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 Saisie de l’escompte, des écarts éventuels et des frais dans la fenêtre «Valorisation TTC – Documents des achats», page 972. 􀂉 Saisie des acomptes et interrogation de l’historique des règlements enregistrés dans le fichier comptable dans la fenêtre «Acomptes et bons d’achat – Documents des achats», page 974. 􀂉 «Echéancier - Documents des achats», page 977 permettant l’enregistrement du règlement comptant. 􀂉 «Règlement comptant – Factures d'achat», page 980. R 100 (100 – R1) × (100 – R2) 100 = – ----------------------------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 972 Les zones de cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Valorisation TTC] Permet de revenir à ce volet lorsqu’on en consulte une autre. Bouton [Acomptes et bons d’achat] Donne accès au volet de saisie des acomptes. Bouton [Echéancier] Donne accès au volet de saisie de l’échéancier de règlement. Bouton [Enregistrer le règlement] Permet d'enregistrer un règlement immédiat. Disponible uniquement dans les factures et factures comptabilisées. Bouton [Ventiler les frais] Donne accès à la fonction permettant la gestion des frais d'approche. Ce bouton n’est disponible que dans les factures et factures comptabilisées. Voir plus loin le titre «Gestion des frais d'approche», page 983. Valorisation TTC – Documents des achats Ecart / Total TTC Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Ecart : la zone adjacente permet la saisie de la valeur positive ou négative correspondant à la différence entre le total TTC calculé par le programme et celui indiqué sur la facture du fournisseur. 􀂉 Total TTC : la zone adjacente permet la saisie du total TTC mentionné sur la facture d’achat. Cette valeur permet de déterminer automatiquement l’écart de règlement. Lors de la mise à jour en comptabilité, l’écart de règlement sera imputé au montant de TVA le plus important. Dans le cas où le système informatique du fournisseur a une gestion différente des arrondis. Ceci permet d’avoir le reflet exact de la facture reçue et de son transfert comptable correct. 􀀳 Cette commande n’est à utiliser que pour enregistrer les variations minimales de taxation due à une gestion différente des arrondis. Pour valider la saisie (saisie de l’écart ou saisie TTC), il est nécessaire de taper la touche ENTRÉE. Taux escompte Zone permettant la saisie du taux de l’escompte. Elle est renseignée par défaut si la fiche fournisseur comporte un taux d’escompte. Si vous enregistrez une valeur ou modifiez la valeur proposée, validez le montant saisi pour l’enregistrer. Ce montant apparaît dans les colonnes du bas de la fenêtre. L’escompte est calculé sur le montant HT de la pièce. Expédition Cette zone se compose de deux zones. La première est une zone à liste déroulante qui permet de sélectionner un des modes d’expédition enregistrés dans les options de l’entreprise. Celui proposé par défaut est le mode de transport enregistré dans le Menu Traitement © Sage 2007 973 volet «Complément» de la fiche du fournisseur destinataire. Si aucun mode n’y a été précisé, le programme affiche le premier mode d’expédition enregistré dans les options de la société. La seconde est une zone de saisie permettant d’enregistrer le coût des frais d’expédition. Si un montant de frais d’expédition a été affecté au mode d’expédition mentionné dans la zone précédente, il sera reporté dans cette zone mais restera modifiable. L’intitulé de la zone précise si les frais sont comptés HT ou TTC. 􀀳 Une fois la facture enregistrée, les frais d’expédition ne sont plus modifiés à la suite d’éventuels changements dans les options de l’entreprise. Voir l’option «Mode d’expédition», page 169. Condition Cette zone mentionne la condition de livraison affectée au fournisseur dans le volet «Complément» de sa fiche et peut être modifiée. Zone d’affichage La zone en haut et à droite de la fenêtre donne les totaux de la pièce. Total HT Affiche le montant total de la pièce remises déduites. Total HT net Affiche le montant total de la pièce escompte déduit. Valorisation Affiche montant TTC indiqué sur la facture du fournisseur. Ecart Affiche l’écart entre la valorisation et le montant TTC. Total TTC Affiche le montant TTC correspondant à la somme du Total HT net et des différentes taxes. Liste des taux Les colonnes constituant le bas de la fenêtre présentent les informations suivantes : 􀂉 Libellé : indique le libellé du taux de taxes, 􀂉 Base : montant ayant servi au calcul de la taxe ou de l’escompte, 􀂉 Taux : la taxe peut être : 􀂉 définie par un taux (%), 􀂉 définie par un montant fixe (F), 􀂉 basée sur une quantité (U), 􀂉 basée sur un poids. 􀂉 Montant : taxe calculée. Il est impossible de modifier les lignes donnant des taxes. Pour modifier un escompte, retapez son taux et validez. Pour le supprimer, tapez 0. La liste de la valorisation TTC est classée selon l’ordre suivant : 􀂉 Escompte, 􀂉 Taxe parafiscale sur HT, 􀂉 TVA, 􀂉 Taxe parafiscale sur TTC, 􀂉 Taxe sur le poids. Pour les articles ayant un taux de taxe à 0 %, une ligne rappelant la base HT exonérée de TVA s’affiche. Les articles ne disposant pas de taux de taxes ne généreront aucune ligne de taxe dans la fiche. Menu Traitement © Sage 2007 974 Bouton [OK] Permet de refermer la fenêtre en enregistrant les modifications éventuellement faites. Pour ne pas enregistrer les modifications apportées à cette fenêtre, refermez-la en pressant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Acomptes et bons d’achat – Documents des achats On accède à ce volet en cliquant sur le bouton [Acomptes et bons d’achat] à partir de la fenêtre de valorisation. Il sert à : 􀂉 la saisie des acomptes, 􀂉 la gestion des bons d’achat en associant ces derniers à des factures et diminuer ainsi le net à payer. Un bon d’achat peut être utilisé comme acompte de règlement d’une facture. Il peut aussi être utilisé pour son règlement total. Si le montant du bon d’achat est supérieur à celui de la facture réglée, son solde pourra être utilisé pour le règlement d’une autre pièce. 􀀳 Rappelons que les bons d’achat sont générés à partir des factures de retour, des factures d’avoir ou des factures négatives. Leur fonctionnement est tout à fait identique à celui des bons d’achat des documents des ventes. Nous vous invitons à vous y référer pour plus d’explications. Voir le titre «Bons d’achat», page 856. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Supprimer] Ce bouton est présent dans cette fenêtre. Il permet de supprimer une ligne d’acompte sélectionnée dans la liste. Bouton [Historique comptable des acomptes] Ce bouton n’est présent que dans cette fenêtre. Il permet d’interroger le compte fournisseur dans le fichier comptable et d’y sélectionner un acompte. Cette fonction est décrite plus loin. Voir le titre «Historique comptable des acomptes – Documents des achats», page 976. Bouton [Liste des bons d’achat] Ce bouton n’est actif que dans les factures. Il permet l’affichage de la liste des bons d’achat et leur imputation à la facture. Zone d’affichage La zone disposée en haut et à droite de la fenêtre informe sur les totaux de la pièce. Total TTC Affiche le montant TTC de la pièce. Menu Traitement © Sage 2007 975 Acomptes Affiche le montant total des acomptes versés. Bons d’achat Cette zone affiche le cumul des montants des bons d’achat affectés à la facture et venant en déduction du net à payer. Net à payer Solde de la pièce restant à payer. Liste des acomptes La zone centrale de la fenêtre affiche les acomptes enregistrés. Il est possible d’enregistrer les acomptes directement à partir de cette fenêtre. Pour cela, utilisez les zones de saisie au-dessus des titres des colonnes pour enregistrer les informations concernant les acomptes. Il faut valider après chaque saisie de ligne d’acompte dont le montant se cumule sur la ligne Acomptes en haut et à droite de la fenêtre en même temps qu’il réduit le montant du net à payer affiché dans cette même zone. Pour modifier un acompte : 1 . Sélectionnez sa ligne. 2 . Apportez les modifications voulues. 3 . Validez. Pour supprimer un acompte : 1 . Sélectionnez sa ligne. 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 􀀳 Cette méthode de suppression est valable pour tous les acomptes qu’ils aient été saisis manuellement ou sélectionnés à partir de la fenêtre «Historique des acomptes». Colonne Date Saisissez la date de l’acompte. Cette zone doit être obligatoirement renseignée. Le calendrier n’est pas disponible dans cette zone. Colonne Pièce Si la numérotation des règlements d’achat est automatique, le programme affichera dans cette colonne le premier numéro disponible dans la série. Si la numérotation est manuelle, l’utilisateur devra saisir ce numéro. Voir l’option «Organisation – Règlements», page 174. Colonne Libellé 35 caractères alphanumériques. Colonne Journal Le programme propose : 􀂉 le code du journal des règlements fournisseurs enregistré dans le mode de règlement utilisé (paramétrage à faire dans les options de l’entreprise), 􀂉 ou, à défaut, le code du journal des achats paramétré dans le volet «Règlement/caisse» de la fiche de l’entreprise. Ce journal est modifiable. Voir l’option «Mode de règlement», page 170 ou le «Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 101. Menu Traitement © Sage 2007 976 Colonne Montant Zone de 14 caractères numériques permettant de saisir le montant de l’acompte en monnaie de tenue commerciale. Cette zone doit être obligatoirement renseignée. Colonne Devises Zone affichant la valeur en devise correspondant au montant de la zone précédente en fonction du taux de change enregistré dans la fiche «Informations document». Il est possible de saisir directement la devise, le programme fera alors la conversion pour le montant en monnaie de tenue. Colonne Mode de règlement Cette colonne affiche le mode de règlement du ou des acomptes enreegistrés. Les modes de règlement les plus utilisés sont représentés par une icône : 􀂉 Chèque, 􀂉 Espèces, 􀂉 Carte bancaire, 􀂉 Bon d’achat. Si l’acompte est constitué d’un bon d’achat, cette colonne mentionne le mode de règlement dont le type est Bon d’achat. 􀀳 Il n’est pas possible d’enregistrer directement un acompte correspondant à un bon d’achat. Ceci doit être réalisé par le biais de la liste des bons d’achat ouverte par le bouton correspondant. L’utilisation des modes de règlement Bon d’achat est d’ailleurs réservée aux seules factures d’avoir, de retour ou négative. Si un acompte a été affecté par erreur à la pièce en cours, utilisez le bouton [Supprimer] de la présente fenêtre, après sélection de la ligne d’acompte, pour effacer cette affectation. Si elle provient de l’historique, l’écriture sera à nouveau disponible quand vous ouvrirez la fenêtre de l’historique du compte. Lors de la mise à jour comptable, pour chaque acompte sera enregistrée une écriture sur le compte de tiers, au même titre qu’une échéance. Les écritures d’acompte qui proviennent de l’historique seront lettrées en majuscules avec celles de règlement qui ont été sélectionnées dans la fenêtre « Historique comptable des acomptes ». Bouton [OK] Permet de refermer la fenêtre en enregistrant les modifications éventuellement faites. Pour ne pas enregistrer les modifications apportées à cette fenêtre, refermez-la en pressant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Historique comptable des acomptes – Documents des achats On ouvre cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Historique comptable des acomptes] dans la fenêtre « Acomptes ». Menu Traitement © Sage 2007 977 Elle permet d’interroger le compte fournisseur dans le fichier comptable et d’y sélectionner un acompte versé. Cette liste affiche les acomptes versés ou plus exactement toutes les écritures débitrices non lettrées des journaux de trésorerie pour le compte encaisseur interrogé. Les écritures déjà utilisées comme acomptes sont précédées du numéro de pièce correspondant ainsi que d’un cadenas ( ). 􀀳 En cas de gestion de la norme IFRS, seules les écritures de types Les deux ou Nationale sont affichées dans cette fenêtre. La liste propose les informations suivantes: 􀂉 le numéro de pièce du document comportant l’acompte considéré, 􀂉 la date de l’écriture comptable, 􀂉 la référence de l’écriture comptable, 􀂉 le code journal de l’écriture comptable, 􀂉 le libellé de l’écriture comptable, 􀂉 le montant débiteur de l’écriture comptable, 􀂉 le montant en devise de l’écriture comptable. Pour sélectionner une écriture, cliquez sur sa ligne, une coche ( ) y apparaît. Pour la dessélectionner, faites de même. Lors de la validation de la fenêtre, les écritures sélectionnées sont enregistrées comme des acomptes dans la liste des acomptes. Il est impossible de supprimer l’affectation d’une écriture à une pièce dans cette fenêtre (lorsque le bouton a la forme d’un cadenas ). Il faut revenir dans la liste des acomptes pour le faire. 􀀳 Cette affectation n’a aucune influence comptable. Il ne s’agit ni d’un lettrage ni d’un pointage. Echéancier - Documents des achats On accède à cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Echéancier] à partir de la fenêtre de valorisation. Le programme propose par défaut les échéances correspondant aux conditions définies dans la fiche fournisseur. Par défaut le programme propose les échéances correspondant aux conditions définies dans la fiche fournisseur. La date d’échéance mentionnée : 􀂉 est déterminée en fonction de la date de pièce et des conditions de règlements définies dans la fiche fournisseur, 􀂉 est égale à celle de la pièce si aucun délai de règlement n’a été saisi, Menu Traitement © Sage 2007 978 􀂉 peut être modifiée. On peut saisir, en valeur ou en pourcentage, différentes échéances de règlement. A chaque saisie de ligne d’échéance, l’équilibrage s’effectuera sur la ligne mentionnée par défaut. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes: Valeurs et cumuls La zone en haut et à droite de la fenêtre informe sur les totaux de la pièce. Net à payer Affiche le montant TTC de la facture, acomptes déduits. Les informations affichées dans ce cadre ne sont pas modifiables directement. Devises Affiche la correspondance entre les paiements en monnaie de tenue et leur valeur en devises en fonction du cours enregistré dans les options de l’entreprise correspondant à la devise enregistrée dans la fenêtre «Informations document». Modèle de règlement Cette liste déroulante permet la définition des modalités de calcul des échéances du document : 􀂉 Conditions de paiemement tiers : (valeur par défaut en création de pièce) ces conditions sont celles enregistrées dans la fiche du fournisseur (volet «Complément»). Elles sont cependant modifiables, voir ci-dessous. En cas de transformation de document, le recalcul du modèle d’enregistrement sera fait conformément au paramétrage réalisé dans la zone Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne du volet « Fichier / Á propos de… / Préférences ». 􀂉 Conditions de paiement saisies : comme dans le choix précédent, les conditions de règlement du fournisseur sont celles de sa fiche. La différence est que, lors de la transformation de la pièce, la ou les échéances de règlement seront comptées à partir de la date de la pièce générée en conservant les mêmes délais de règlement que la pièce d’origine. Exemple Soit un bon de commande enregistré au 15/01/N et dont la date d’échéance de règlement est le 15/03/N soit un délai de 2 mois. Le bon de commande est transformé en facture le 15/02/N. L’application de l’option Conditions de paiement saisies entraîne que la date d’échéance du règlement est reportée au 15/02/N plus 2 mois soit le 15/04/N. 􀂉 Liste des modèles de règlement : outre les deux options détaillées ci-dessus, la liste déroulante propose la liste des modèles de règlement enregistrées dans la fonction Structure / Comptabilité / Modèles de règlement et permet d’en choisir une dans la liste. Le comportement du programme lors des transformations est identique à celui de l’option Conditions de paiement tiers. Un modèle de règlement étant sélectionné, il est nécessaire de le valider pour que s’affichent les conditions de règlement du modèle. Si lors de la validation d’un modèle de règlement, la liste affiche déjà des éléments, un message vous proposant de remplacer les échéances existantes s’affiche. Les valeurs par défaut proposées dans cette zone sont résumées dans le tableau suivant. Liste des échéances La liste présente les informations suivantes. Traitement Modèle de règlement Création de document Condition de paiement du tiers Transformation de document Modèle de règlement du document d’origine Duplication de document Conditions de paiement du tiers Menu Traitement © Sage 2007 979 Colonne Echéance Zone de date calculée par le programme selon les conditions d’échéance de la fiche fournisseur. Cette date peut être saisie directement. Colonne % TTC Cette colonne peut comporter: 􀂉 des valeurs en pourcentage représentant la part du net à payer correspondant à l’échéance, 􀂉 l’échéance d’équilibrage symbolisée par l'icône d’une balance. 􀀳 Si la pièce doit être réglée en une seule échéance, une seule ligne comportant cette icône sera inscrite. Colonne Montant Zone permettant d’enregistrer le montant en monnaie de tenue commerciale de l’échéance considérée. La valeur saisie ici est convertie en devise dans la colonne suivante. Colonne Devise Colonne accessible si une devise a été paramétrée dans la fenêtre «Information document». Elle affiche le montant de l’échéance dans la devise du fournisseur. Colonne Etat Colonne accessible uniquement à partir des documents de type facture et facture comptabilisée. Elle permet de différencier les échéances (réglées entièrement, partiellement, ou non). Une icône symbolise les règlements effectués (ou non): 􀂉 Echéance acquittée en intégralité, 􀂉 Echéance partiellement acquittée, Les échéances pour lesquelles aucun règlement n’a été enregistré ne sont repérées par aucun symbole. La saisie des règlements s’effectue d’une des façons suivantes : 􀂉 par le bouton [Enregistrer le règlement] : ce bouton ne s'affiche que dans la fenêtre de valorisation des factures ; 􀂉 par la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements fournisseurs, 􀂉 par le bouton [Imputer un règlement] qui n’apparaît que dans la fenêtre « Echéancier » de la valorisation des pièces d’achat. Voir les titres «Règlement comptant – Factures d'achat», page 980 et «Imputation des règlements – Documents des achats», page 980. Mode de règlement Affiche le mode de règlement attribué à l’échéance. Les modes de règlement les plus utilisés sont représentés par une icône : 􀂉 Chèque, 􀂉 Espèces, 􀂉 Carte bancaire, 􀂉 Bon d’achat. Les différentes échéances sont classées selon la date d’échéance puis selon le mode de règlement. Les échéances par défaut sont reprises de la fiche fournisseur. Leur modification est possible, si aucun règlement n’a été enregistré pour la pièce. 􀀳 Une facture disposant d’un règlement ne pourra plus être modifiée. La création, la modification, et la suppression de ligne ne pourront pas être effectuées. Menu Traitement © Sage 2007 980 L’escompte, l’acompte, les échéances ainsi que le cours de la devise (renseigné dans la fenêtre «Informations document») ne sont plus modifiables. Imputation des règlements – Documents des achats Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton [Imputer un règlement] présent dans le volet «Echéancier» de la fenêtre « Valorisation » des documents d’achat. Il ouvre une fenêtre «Liste des règlements» qui affiche la liste des règlements enregistrés pour le fournisseur concerné et dont le solde nest pas nul. Le fournisseur est rappelé en haut de la fenêtre. La liste présente toutes les lignes de règlements enregistrées pour le fournisseur consulté. Pour imputer le règlement à la pièce à partir de laquelle cette fenêtre a été ouverte : 1 . Cliquez sur la ou les lignes de règlement retenues. 2 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour imputer le règlement à la pièce. Si le règlement était d’un montant supérieur au total TTC de la pièce, le solde du règlement reste disponible pour une autre opération. Si le montant était inférieur, celui-ci est considéré comme un règlement partiel et non comme un acompte et le solde de la facture devra être réglé par un autre paiement. Une fois cette imputation faite, si la pièce a été totalement réglée, toutes les zones de la fenêtre « Valorisation » et des volets qui la composent, à l’exception des boutons [Valorisation TTC], [Acomptes et bons d’achat] et [Echéancier], deviennent inaccessibles. L’annulation d’un règlement imputé par cette fonction ne peut s’effectuer que dans la fonction Traitement / Gestion des règlements. Règlement comptant – Factures d'achat Bouton [Enregistrer le règlement] Ce bouton n’est accessible qu’à partir des factures et des factures comptabilisées. Il permet l’enregistrement immédiat du paiement total ou partiel de la facture. Le règlement ainsi saisi sera imputé à la facture correspondante et pourra être consulté par la commande Traitement / Saisie des règlements. Menu Traitement © Sage 2007 981 Il est possible d’enregistrer plusieurs règlements pour une même facture d’achat, dans la fenêtre de valorisation. Le bouton Enregistrer le règlement reste actif tant que la facture n’est pas entièrement soldée et propose comme montant à régler le solde restant dû. Vous pouvez ainsi enregistrer des règlements multiples pour une même facture. Exemple Règlement moitié en liquide, moitié par chèque. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Date Zone reprenant par défaut la date de la pièce. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques reprenant par défaut la référence de la pièce. Libellé Zone de 35 caractères alphanumériques. Règlement Liste déroulante affichant par défaut le mode de règlement de la première échéance. La sélection des modes de règlement de type Bon d’achat ne peut être faite qu’en cas de génération de bons d’achat dans une facture de retour, d’avoir ou négative pour le fournisseur concerné. Si cette obligation n’est pas respectée, un message d’avertissement apparaîtra. « Le mode de règlement XXX ne peut être utilisé ! [OK] » On ne peut utiliser qu’un seul bon d’achat par facture et le bon d’achat doit être unique. Si un autre règlement d’un type autre que Bon d’achat a déjà été saisi, alors le message suivant s’affiche : « Le mode de règlement Bon d’achat ne peut pas être utilisé ! [OK] » Si la valeur du bon d’achat est inférieure à la valeur du net à payer, la validation de la fenêtre de saisie des règlements entraîne l’apparition d’un message d’avertissement : « Le montant du bon d’achat est différent du net à payer. Il ne sera pas possible d’enregistrer un autre règlement pour la facture. Voulez-vous confirmer l’enregistrement du bon d’achat ? [Oui] [Non] » Non : la fenêtre de saisie des règlements n’est pas validée. Oui : validation du règlement. Le bouton [Enregistrer le règlement] s’estompe et devient inutilisable. Code journal Liste déroulante éditable permettant la sélection du journal sur lequel l’écriture devra être imputée. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Ce journal peut être de type : 􀂉 Trésorerie (valeur par défaut) ou 􀂉 Général. Menu Traitement © Sage 2007 982 Le code journal défini dans la zone Règlements achats du volet « A propos de… / Comptable / Règlement/ caisse » sera proposé par défaut. Contrepartie Cette zone permet la gestion de la TVA à l'encaissement. Elle affiche par défaut le compte renseigné dans la zone N° compte TVA encaissement du volet « A propos de… / Comptable / Général ». Cette mention est modifiable. Echéance contrepartie Cette zone permet la saisie de la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie qui sera générée lors de la mise à jour comptable. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Cette zone reprend par défaut la date de la première échéance de règlement de la pièce. Elle est modifiable. Il est possible de sélectionner cette date en s’aidant du calendrier. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Devise Liste déroulante affichant par défaut la devise renseignée dans la fenêtre «Informations document». Cours Si une devise a été sélectionnée, son cours est affiché dans cette zone. Le programme propose par défaut le cours de la pièce. Montant Par défaut le programme affiche le net à payer. Le renseignement de cette zone est obligatoire. Montant devise Si une devise a été sélectionnée, le programme affiche par défaut son montant. Bouton [OK] Enregistrement du règlement, ce dernier ne pourra plus être visualisé à partir du document mais en passant par la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements fournisseurs. Bouton [Annuler] Annule l’enregistrement du règlement. 􀀳 Une facture disposant d’un règlement ne pourra plus être modifiée. La création, la modification, et la suppression de ligne ne pourront pas être effectuées. L’escompte, l’acompte, les échéances ainsi que le cours de la devise (renseigné dans la fenêtre « Informations document ») ne sont plus modifiables. En cas d’erreur, le règlement doit être supprimé dans la commande Saisie des règlements fournisseurs. Après cette suppression, la modification de la facture peut être effectuée. Il n’est pas possible d’utiliser deux fois le règlement comptant pour une même pièce. Dès lors qu’un règlement, même partiel, a été enregistré par ce biais, il est nécessaire de passer par la commande Saisie des règlements pour enregistrer les autres règlements. Menu Traitement © Sage 2007 983 Gestion des frais d'approche Les frais d'approche représentent tous les frais annexes à l'achat d'un article et constitués par les factures de transitaires, de transport, de douanes, etc. Cette fonction permet d'imputer sur le prix de revient des articles ces frais annexes dont les factures ont été enregistrées par ailleurs. Elle se déroule en deux temps, sélection des pièces puis imputation totale ou partielle. Cette imputation doit s'effectuer à partir de la facture de frais d'approche en l'associant à une ou des factures d'achat d'articles que l'on doit sélectionner. Une fois les factures sélectionnées, la validation de cette fenêtre permettra de ventiler avec précision les frais d'approche sur les articles achetés. Cette fonction sera vue plus loin. Les factures de frais ainsi ventilées seront repérées, dans leur en-tête, par un signe distinctif. Ce critère pourra servir lors des sélections en impression des états et en export des informations. Les critères retenus seront : 􀂉 la non ventilation en frais, 􀂉 la ventilation en frais, 􀂉 tous les documents, ventilés ou non. Voir les commandes du «Menu Etat», page 1574. 􀀳 Il est recommandé de réserver une souche de numérotation des factures d'achat pour les frais d'approche. Une facture de frais d'approche pourra être ventilée plusieurs fois. Un message non bloquant le rappellera. La ventilation des frais d'approche se traduit, sur les articles mentionnés sur les lignes retenues dans la ventilation par : 􀂉 la mise à jour du prix de revient unitaire qui tiendra compte de ces frais, 􀂉 la mention de la valeur des frais d'approche dans la colonne Frais. La valeur indiquée dans cette colonne est globale pour la ligne comme vous le montre l'exemple suivant. Exemple Soit la facture fournisseur suivante : La ventilation de frais d'approche affecte 27,00 € à cette ligne. Après exécution de la commande, les nouvelles valeurs mentionnées sur la ligne seront : Les frais d'approche sont également pris en compte lors du réajustement des cumuls si l'option Mise à jour des prix de revient achat est cochée. Voir la commande «Lire les informations», page 204. Article Quantité Prix unitaire Pris de revient unitaire Frais d’approche XYZ 10 5 6,00 0 Article Quantité Prix unitaire Prix de revient unitaire Frais d’approche XYZ 10 5 8,70 27,00 Menu Traitement © Sage 2007 984 Dans ce cas le prix de revient unitaire est recalculé d'après la formule : Sélection des pièces fournisseurs Le lancement de cette commande s'effectue en cliquant sur le bouton [Ventiler les frais] à partir de la fenêtre de valorisation des factures d'achat (et des factures d'achat comptabilisées). Elle ouvre une liste « Sélection des factures fournisseurs » permettant de sélectionner les factures de fournisseurs concernées (on peut aussi sélectionner les bons de livraison). 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Les commandes disponibles sont : Sélectionner tout, Dessélectionner l'élément courant et Dessélectionner tout. Cette fenêtre permet de sélectionner : 􀂉 des bons de livraison, 􀂉 des factures ou 􀂉 des factures comptabilisées. La sélection se fait dans les zones d'édition au bas de la liste. Cette liste fait apparaître les pièces déjà associées. Sélection d’une pièce fournisseur 1 . Sélectionnez le type de pièce à imputer. 2 . Sélectionnez la date de pièce et / ou le numéro de pièce et / ou le fournisseur dans les zones correspondantes. 3 . Validez. Les éléments trouvés s'affichent dans la liste. 􀀳 Pour ne pas perdre un temps inutile, soyez précis dans vos sélections. Si vous ne vous souvenez pas exactement du numéro de pièce vous pouvez : 1 . sélectionner le type de pièce, 2 . sélectionner le fournisseur, 3 . ouvrir la liste déroulante N° pièce pour rechercher la facture qui vous semble correspondre. Suppression d’une pièce sélectionnée par erreur 1 . Sélectionnez sa ligne en cliquant dessus ; 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation ». Prix unitaire net de la ligne Frais de la fiche article Frais d′approche Quantité + + ---------------------------------------- Menu Traitement © Sage 2007 985 Description de la fenêtre Les différentes zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Type Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Bon de livraison (valeur par défaut), 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée. Date Zone permettant la saisie de la date de pièce (si vous la connaissez). Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° pièce Liste déroulante éditable permettant de sélectionner ou affichant les numéros de pièce correspondant aux sélections faites dans les autres zones. Si la valeur saisie ne correspond à aucune pièce existante, un message d'erreur apparaît. N° fournisseur Liste déroulante éditable permettant la sélection d'un fournisseur donné. Intitulé Colonne affichant l'intitulé du fournisseur de la pièce sélectionnée Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées. Un message de confirmation apparaît. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton quand toutes les pièces à associer à la présente facture d'approche ont été trouvées et que vous voulez ventiler les frais. Bouton [Annuler] Annule le processus et referme la fenêtre. Ventilation des frais d'approche Cette fenêtre « Ventilation facture » s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] de la fenêtre précédente. Elle affiche toutes les lignes entrant dans la composition des pièces retenues. Ces lignes sont repérées par le numéro de leur pièce d'origine. Menu Traitement © Sage 2007 986 Le titre de cette fenêtre rappelle le numéro de la facture dont on veut ventiler le montant sur les lignes d'articles retenues. Cette liste propose les lignes des documents d’achat sélectionnés qui ne comportent que des articles gérés en stock. Les articles non gérés en stock ne sont pas pris en compte. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément et Personnaliser la liste. Ventilation de frais d'approche sur certains articles 1 . Modifiez éventuellement le total à imputer ; 2 . sélectionnez la base de ventilation ; 3 . supprimez les lignes de pièces qui ne doivent pas faire l'objet d'une ventilation ; 4 . modifiez éventuellement le pourcentage d'imputation des frais ou bien leur valeur ; 5 . imprimez un état de contrôle pour conserver une trace des ventilations faites ; 6 . enregistrez la ventilation en cliquant sur le bouton [Mettre à jour le prix de revient]. Modification d’une ventilation 1 . Cliquez sur sa ligne ; 2 . modifiez le pourcentage ou la valeur dans les zones d'édition au-dessus des titres des colonnes ; 3 . validez. Suppression d’une ligne qui ne doit pas être ventilée 1 . Sélectionnez-la ; 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette suppression n'a aucun effet sur la pièce d'origine. Recalcul de la répartition des frais sur les lignes restantes Ramenez le curseur dans la zone Total à imputer et validez. Description de la fenêtre Ventilation facture Les zones présentes dans cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Mettre à jour les prix de revient] Lance l'imputation des frais sur les articles sélectionnés en fonction des paramétrages faits. Cette imputation se traduit par : 􀂉 l'indication que la facture de frais a été ventilée. Cette indication apparaît sous la forme d'une coche ( ) dans la zone Frais de la fenêtre « Informations document » de la facture de frais ; 􀂉 la mise à jour du prix de revient des articles mentionnés sur les lignes retenues, 􀂉 la mention dans la colonne Frais (si elle est affichée) du montant des frais ventilés pour les lignes retenues. 􀀳 Si la colonne Frais comportait déjà une valeur, le programme cumule la nouvelle avec l’ancienne. Bouton [Imprimer la ventilation] Lance l'impression d'un état permettant de conserver une trace écrite des ventilations faites. Menu Traitement © Sage 2007 987 Total à imputer Montant net HT de la facture de frais d'approche concernée. Ce montant peut être modifié (en moins). Base de ventilation Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Prix d'achat : le montant des frais à imputer sera ventilé sur le prix de revient des articles en fonction du montant HT de la ligne. 􀂉 Prix de revient : le montant des frais à imputer sera ventilé sur le prix de revient des articles en fonction du prix de revient de la ligne. 􀂉 Poids net global : le montant des frais à imputer sera ventilé sur le prix de revient des articles en fonction du poids net global de la ligne. 􀂉 Quantités : le montant des frais à imputer sera ventilé sur le prix de revient des articles en fonction des quantités de la ligne. Total HT / Prix de revient / Poids net / Quantités La désignation de cette zone change en fonction du choix fait dans la liste précédente. Elle affiche par conséquent : 􀂉 Prix d'achat : le montant total HT des articles achetés. Ce montant représente la somme des produits des prix unitaires nets par les quantités. 􀂉 Prix de revient : le prix de revient total des articles achetés. Ce montant représente la somme des produits des prix de revient unitaires par les quantités. 􀂉 Poids net global : le poids net total des articles achetés. Ce montant représente la somme des poids nets de chaque ligne. 􀂉 Quantités : la quantité totale d'articles achetés. Ce montant représente la somme des quantités de chaque ligne. Cette zone n'est pas modifiable. Total à imputer Cette zone reprend le montant affiché ou saisi dans la zone Total à imputer. Total imputé Cette zone représente le total des montants affichés dans la colonne Valeur frais. Solde Cette zone représente la différence entre le total à imputer et le total imputé. Colonne N° de pièce Affiche le numéro de pièce d'où provient la ligne correspondante. Colonne Référence article Affiche la référence de l'article mentionné sur la ligne. Colonne Quantité Affiche la quantité d'articles mentionnée sur la ligne de pièce (quantité d’unités de vente). Colonne Prix unitaire net Affiche le prix unitaire net de l'article mentionné (prix unitaire net de l’unité de vente). Colonne Poids net Affiche le poids net de l'article tel qu'enregistré dans le volet «Complément» de sa fiche. Colonne Prix de revient unitaire Affiche le prix de revient unitaire de l'article considéré (prix de revient de l’unité de vente). Colonne Base La valeur affichée dans cette colonne dépend de la sélection faite dans la zone Base de ventilation : 􀂉 Montant HT de la ligne si la base de ventilation est le Prix d’achat, Menu Traitement © Sage 2007 988 􀂉 Quantité de la ligne si la base de ventilation est la Quantité, 􀂉 Poids net de la ligne si la base de ventilation est le Poids net, 􀂉 Prix de revient total de la ligne si la base de ventilation est le Prix de revient. Colonne % Frais imputé Cette colonne affiche les pourcentages de répartition des frais en fonction de la valeur sélectionnée dans la zone Base de ventilation et des informations affichées sur les lignes de pièces retenues. Ces valeurs sont modifiables ligne à ligne mais leur somme ne doit pas excéder 100 %. Par contre elle peut être inférieure à 100 ce qui générera une valeur dans la zone Solde. 􀀳 Pour augmenter la part allouée à un article, il faut, au préalable, diminuer celles d'un ou de plusieurs autres articles. Colonne Valeur frais Cette colonne affiche les montants de répartition des frais en fonction de la valeur sélectionnée dans la zone Base de ventilation et des informations affichées sur les lignes de pièces retenues. Ces valeurs sont modifiables ligne à ligne mais leur somme, affichée dans la zone Total imputé, ne doit pas excéder le total à imputer. 􀀳 Pour augmenter la part allouée à un article, il faut, au préalable, diminuer celles d'un ou de plusieurs autres articles. Pour annuler une ventilation, il faut enregistrer une nouvelle ventilation en négatif. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Voir/ Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste de la fenêtre Ventilation facture Il est possible de paramétrer les colonnes de la fenêtre « Ventilation » en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste ou bien la commande du menu contextuel. La présence de quatre colonnes est obligatoire : 􀂉 Référence article, 􀂉 Base, 􀂉 % Frais et 􀂉 Valeur frais. Duplication des documents des achats Cette commande permet de créer une pièce à partir d’une autre en modifiant le nom du fournisseur si nécessaire. La pièce créée sera du même type que celle d’origine. On peut lancer la commande Dupliquer en cliquant sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ». Menu Traitement © Sage 2007 989 Il est possible de dupliquer des pièces contenant des articles gérés en stock. La duplication conserve l’acheteur mentionné dans la fiche fournisseur. La duplication est recommandée en cas de pièces d’abonnement, commandes régulières à dates fixes (ou non). Il est recommandé, dans ce cas, de créer une préparation de commande modèle que l’on ne transforme jamais en une autre pièce et qui ne sert que comme original aux duplications. Opérez comme suit : 1 . Sélectionnez les pièces dans la liste des documents des achats. Les sélections multiples sont possibles (voir le « Manuel de la gamme »). 2 . Lancez la commande Edition / Dupliquer. Une fenêtre « Dupliquer un document d’achat » s’ouvre alors (voir ci-dessous). 3 . Paramétrez les informations générales de la pièce qui sera générée. 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la duplication et passer à la suivante si plusieurs pièces doivent être dupliquées. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant] pour ne pas dupliquer la pièce en cours et passer à la suivante. 6 . Cliquez sur le bouton [Annuler] pour quitter la fonction. Les pièces dupliquées apparaissent dans la liste. On peut les ouvrir pour les modifier. La fenêtre ouverte par la commande Dupliquer se nomme « Dupliquer un document des achats ». La partie haute, Document original, de cette fenêtre rappelle les références du document d’origine : 􀂉 numéro de pièce, 􀂉 numéro et nom du fournisseur, 􀂉 date de la pièce, 􀂉 référence de la pièce. La partie basse, Nouveau document, permet de saisir les références de la pièce qui sera dupliquée. N° pièce Propose le premier numéro libre dans la série correspondante. Il peut être modifié. Sélection du fournisseur Liste déroulante permettant la sélection du fournisseur sur le : 􀂉 N° fournisseur (valeur proposée par défaut), 􀂉 Abrégé du fournisseur, 􀂉 Code postal fournisseur : dans ce dernier cas, si un code postal existant a été saisi, la liste déroulante de droite affiche (en l’ouvrant) le code postal et le numéro des fournisseurs possédant le code postal enregistré et permettant ainsi d’en sélectionner un. La zone adjacente de la précédente est une liste déroulante éditable. Par défaut elle propose le même fournisseur que celui de la pièce d’origine mais il peut être modifié. Menu Traitement © Sage 2007 990 􀀳 Rappelons que pour obtenir la liste de tous les fournisseurs il faut, au préalable, effacer le nom déjà mentionné. Date Elle est égale par défaut à celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. 􀀳 Ces informations ne seront plus modifiables une fois la pièce générée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Référence Cette zone est vide et permet la saisie de la référence de la pièce. Mise à jour des tarifs Si cette option est cochée, les montants des lignes de la pièce dupliquée seront mis à jour en fonction des conditions tarifaires dont on bénéficie chez le fournisseur destinataire de la pièce dupliquée . En cas de conflit de remises, le programme se conformera au réglage enregistré dans la zone Choix remise du volet « A propos de… / Commercial ». Si le choix Manuelle a été fait dans cette zone, le programme prendra en compte, dans l’ordre : 􀂉 la remise article, 􀂉 la remise famille, 􀂉 la remise fournisseur. 􀀳 La fenêtre « Conflit de remise » n’apparaît pas en cas de duplication. Bouton [OK] Valide la duplication avec les informations paramétrées et passe à la pièce suivante si sélection multiple. Bouton [Suivant] Ne valide pas la duplication de la pièce sélectionnée et passe à la suivante, si d’autres pièces ont été sélectionnées. Bouton [Annuler] Arrêt total de la duplication. Duplication par Glisser/Déposer – Documents des achats Cette méthode est recommandée lors des transformations partielles de documents dont on ne veut transférer que certaines lignes sur le nouveau document qui fait suite au précédent. 􀀳 Elle peut aussi servir à la transformation totale de pièces. La création de n’importe quel document des achats peut s’effectuer par le glisser / déposer de lignes en provenance d’autres pièces. Exemple Un bon de commande comporte 10 lignes d’articles mais seules 4 de ces lignes doivent faire l’objet d’un bon de livraison, les autres étant conservées en reliquat. Ceci implique qu’il faut utiliser une des deux méthodes décrites plus haut : 􀂉 soit transformer la pièce puis revenir sur chacune des 6 lignes à ne pas livrer pour les régénérer en reliquat 􀂉 soit modifier chacune des 6 lignes avant de transformer la pièce. La méthode par glisser/déposer dispense de toutes ces modifications préalables ou postérieures à la transformation. Menu Traitement © Sage 2007 991 􀀳 Il est nécessaire, pour sa réalisation, que la zone Affichage libre des fenêtres (commande Fenêtre / Préférences) soit cochée sur le poste effectuant ce type d’opération. Sinon il est impossible de disposer des fenêtres de document côte à côte. 􀀲 La duplication des lignes des factures d’avoir et de retour par le glisser/déposer n’est pas possible si le document destinataire n’est pas du même type que l’original. Procédez comme suit : 1 . Créez un document du type qui doit suivre celui à transformer (exemple : bon de livraison ou facture pour faire suite à un bon de commande). 2 . Enregistrez-le au nom du même fournisseur que la pièce d’origine et inscrivez-y toutes les informations de l’en-tête qui doivent être reportées (date de livraison, référence, etc.). Le transfert par glissement ne concerne que les lignes de pièces. 3 . Disposez la pièce d’origine et la nouvelle pièce côte à côte sur votre écran (s’il est de très grandes dimensions) ou en les superposant partiellement (la pièce d’origine se trouvant par dessus la nouvelle pièce). Il n’est pas nécessaire que les deux documents soient complètement visibles : 􀂉 vous pouvez réduire les dimensions de la fenêtre du document d’origine afin qu’on voie l’autre en dessous ou bien 􀂉 vous pouvez décaler légèrement les fenêtres afin que l’on voie une petite partie de la fenêtre à l’arrière plan. 4 . Sélectionnez, dans la pièce d’origine, les lignes à transférer. Voir le « Manuel de la gamme » en ce qui concerne les sélections d’éléments dans les listes. 5 . Sur Windows : pressez la touche ALT et maintenez-la enfoncée tandis que vous cliquez (bouton de gauche) sur une des lignes sélectionnées et faites glisser la sélection vers la partie visible de la zone de liste de la pièce destinataire. 6 . Sur Macintosh, opérez de façon identique mais utilisez la touche OPTION. 7 . Lorsque le pointeur de la souris pénètre sur la zone apte à recevoir les lignes transférées, celle-ci s’entoure d’un trait plus épais. 8 . Relâchez alors le bouton de la souris puis la touche. Les lignes sont alors transférées sur la nouvelle pièce et disparaissent de celle d’origine. Windows Sur Windows, il est possible de réaliser ce glissement sans l’aide de la souris : 1 . Réalisez les mêmes opérations que ci-dessus jusqu’à la sélection des lignes d’origine. 2 . Ouvrez le menu Système de la pièce d’origine et sélectionnez la commande Déplacer la sélection. Vous pouvez aussi taper CTRL + F3. 3 . Utilisez les touches GAUCHE, DROITE, HAUT ou BAS pour déplacer les lignes sélectionnées vers la partie visible de la zone de liste de la pièce destinataire. 4 . Lorsque la sélection pénètre dans la zone apte à recevoir les lignes transférées, celle-ci s’entoure d’un trait plus épais. 5 . Validez. Les lignes sont alors transférées sur la nouvelle pièce et disparaissent de celle d’origine. Lors de cette duplication, les informations mises à jour sont résumées dans le tableau suivant. Colonne Mise à jour Référence article Reprise du document d’origine Désignation Reprise du document d’origine Texte complémentaire Reprise du document d’origine Enuméré de gamme 1 Reprise du document d’origine Enuméré de gamme 2 Reprise du document d’origine Quantité Reprise du document d’origine Menu Traitement © Sage 2007 992 Transformation des documents d’achat Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Transformer le document] dans la fenêtre des documents des achats ou disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des achats. Elle permet de générer une pièce à partir de celle(s) sélectionnée(s). Ce bouton est estompé si la liste est vide. Il ouvre une fenêtre. 􀀳 Il est également possible de transformer les pièces totalement ou partiellement par glissement ou par utilisation du menu contextuel. Voir les paragraphes «Duplication par Glisser/Déposer – Documents des achats», page 990 et «Transformation partielle par le menu contextuel», page 1000. Cette commande vous apportera de grands services : 􀂉 en vous évitant de ressaisir les pièces successives de l’ordre logique de la chaîne des documents des achats ; 􀂉 en vous permettant de sauter des niveaux (exemple : passer directement du bon de commande à la facture) ; 􀂉 en vous permettant de supprimer une pièce et de revenir à la précédente ; 􀂉 en vous permettant une gestion automatique des reliquats ; 􀂉 en vous autorisant à apporter des modifications à tous les niveaux (prix, quantités, dates de livraison, remises, etc.). Nous distinguons ci-après plusieurs types de transformation des documents des achats : 􀂉 «Transformation des documents d’achat autres que les factures», page 993, 􀂉 «Transformation des documents d’achat avec regroupement», page 996, Quantité colisée Reprise du document d’origine Conditionnement Reprise du document d’origine Quantité commandée Reprise de la valeur de la colonne Quantité Poids net global Reprise du document d’origine Poids brut global Reprise du document d’origine Taux de remise Reprise du document d’origine Prix unitaire Reprise du document d’origine si ligne exprimée en HT Prix unitaire en devise Mise à jour en fonction de la devise utilisée dans le document destinataire et du son cours actuel Prix unitaire TTC Reprise du document d’origine si ligne exprimée en TTC Taux de taxe 1 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Taux de taxe 2 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Taux de taxe 3 Mise à jour en fonction de la catégorie comptable de l’en-tête du document destinataire Représentant Reprise du document d’origine Prix de revient unitaire Reprise du document d’origine si article non géré en stock sinon recalcul CMUP Mise à jour en fonction de la valeur de stock de l’article dans le dépôt Dépôt mouvementé Reprise du document d’origine Date de livraison Mise à jour en fonction de la date de livraison de l’en-tête du document destinataire Affaire Reprise du document d’origine Colonne Mise à jour Menu Traitement © Sage 2007 993 􀂉 «Transformation partielle des documents d’achat», page 999, 􀂉 «Transformation des factures d’achat», page 1001. Transformation des documents d’achat autres que les factures Le contact enregistré dans l’en-tête de la pièce est conservé mais pourra être modifié sur les pièces transformées. Si la norme DGI est appliquée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation »), le programme contrôle la transformation d’une pièce en facture. Si la date de la facture générée est antérieure à la date du dernier archivage fiscal (voir la fonction Traitement / Archivage fiscal des données), un message d’avertissement apparaîtra : « Un archivage fiscal des données a déjà été effectué sur la période . En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder à un nouvel archivage de cette période. Confirmez-vous la création de ce document ? [Oui] [Non] » [Oui] : le document est créé. [Non] : l’opération est abandonnée et le programme revient au stade précédent. Pour transformer des pièces, opérez de la façon suivante : 1 . Sélectionnez les pièces dans leur liste. Les sélections multiples sont possibles. Toutes les pièces sélectionnées doivent être à l’attention du même fournisseur (en-têtes de pièces identiques). Cette sélection n’est pas nécessaire si la transformation est lancée directement de la pièce ouverte à l’écran. 2 . Cliquez sur le bouton Transformer le document. 3 . Sélectionnez le type de pièce à générer à condition qu’il soit compatible avec celui des pièces d’origine. Le programme ne laisse actifs que les types compatibles avec les sélections faites. Il n’est pas possible de générer plusieurs types simultanément. La pièce générée sera à l’attention du même fournisseur que celui des pièces d’origine. 4 . Enregistrez le numéro de la première pièce générée ainsi que la date. 5 . Lancez la transformation en cliquant sur le bouton OK. 􀀳 Les documents initiaux sont détruits après cette transformation. Ils ne pourront plus être utilisés ni même être consultés. Ayez soin de les imprimer auparavant. Si vous supprimez la pièce transformée, il vous sera possible de régénérer les pièces d’origine. Il est impossible de transformer plusieurs pièces en une seule lorsque le dépôt de stockage est différent sauf s’il s’agit d’une transformation vers une facture. Menu Traitement © Sage 2007 994 Les pièces qui peuvent être générées sont précisées dans le tableau ci-dessous. La première colonne indique la pièce d’origine. La première ligne mentionne les types de pièces qui peuvent être générés. Si vous avez sélectionné des pièces de types différents, vous ne pourrez les transformer que dans le type commun à toutes. Exemple Si vous avez sélectionné simultanément des bons de commandes et des bons de livraison, vous ne pourrez les transformer qu’en factures. Le regroupement de pièces ne pourra avoir lieu si les informations suivantes ne sont pas identiques dans les pièces d’origine : 􀂉 la souche, 􀂉 le numéro de fournisseur, 􀂉 la catégorie comptable, 􀂉 la devise, 􀂉 le cours devise. Si la pièce générée est un bon de livraison ou une facture et si l’une des pièces d’origine comporte un article dont le suivi du stock est sérialisé ou géré par lot et dont le numéro n’a pas été enregistré, le programme ouvrira une fenêtre de sélection des numéros de série. Voir les paragraphes «Articles sérialisés ou gérés par lot – Documents des achats», page 958 et «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. La transformation des pièces regroupe également les lignes concernant le même article dans le cas des préparations de commande transformées en bon de commande fournisseur sauf dans le cas où certaines des lignes concernant des articles en contremarque sont liées à une pièce de vente. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser, si on utilise la gestion du suivi des pièces, quel sera le statut des pièces générées. Par défaut Saisi est proposé sauf en cas de non utilisation de cette fonctionnalité auquel cas c’est le dernier qui est proposé : 􀂉 Envoyé pour les bons de commande, 􀂉 Livré pour les bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir financier, 􀂉 A facturer pour les bons de retour et bons d’avoir financier issus de la transformation de factures, 􀂉 A comptabiliser pour les factures. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible de la souche de la pièce sélectionnée. Il est modifiable contrairement à la souche. Un document créé sur une souche doit obligatoirement être transformé sur la souche d’origine. Commande Livraison Facture Bon de retour Bon d’avoir Facture de retour Facture d’avoir Préparation de commande Oui Oui Oui Bon de commande Oui Oui Bon de livraison Oui Bon de retour Oui Bon d’avoir Oui Facture (1) 1. Factures «normales» uniquement. Oui Oui Oui Oui Facture comptabilisée Oui Oui Oui Oui Menu Traitement © Sage 2007 995 Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Conserver le devis d’origine Cette option n’est pas utilisable dans les pièces d’achat. Mise à jour taux de taxes Cette option, non sélectionnée par défaut, impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, 2 ou 3 a été modifié dans le volet « Complément » de la fiche article. Recalcul du prix de vente Cette option n’est pas disponible dans le cas des achats. Mise à jour des cours Propose les options suivantes : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée, 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre « Informations document » alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Voir le paragraphe «Informations sur le document - Documents des achats», page 914. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la transformation. 􀀳 Les documents seront transformés dans l’ordre du classement de la liste. Choix de la quantité à commander La transformation de préparations de commande en bon de commande peut être suivie de l’ouverture d’une fenêtre de sélection si le taux de conversion qui se trouve dans la fiche référence fournisseur de l’article est supérieur à 1. La fenêtre de sélection des quantités est intitulée «Préparation des documents». Menu Traitement © Sage 2007 996 Fournisseur Le programme affiche le numéro et l’intitulé du fournisseur concerné. Article Affiche la référence de l’article. Quantité saisie Correspond à la quantité saisie dans la préparation de commande. Les choix proposés en dessous permettent de sélectionner : 􀂉 Colisage : quantité minimum de commande préconisée par le fournisseur. Cette valeur est saisie dans la fiche référence fournisseur de l’article, 􀂉 QEC : quantité économique de commande enregistrée dans la fiche référence fournisseur de l’article, 􀂉 Saisie : c’est la quantité qui correspond à un multiple du taux de conversion, et qui se rapproche au plus près de la quantité saisie, 􀂉 Atteinte stock mini : quantité qui permet d’atteindre le stock mini en fonction des documents en cours, 􀂉 Atteinte stock maxi : quantité qui permet d’atteindre le stock maxi en fonction des documents en cours, 􀂉 Autre : permet la saisie d’une quantité différente de celle obtenue par les cinq cases précédentes. Saisir la quantité commandée en unités d’achat. Les zones d’affichage qui suivent rappellent la quantité retenue. Unité d’achat Zone devant être obligatoirement renseignée, il s’agit de la quantité commandée exprimée dans l’unité d’achat du fournisseur. Unité de vente Quantité en unité de vente qui va être commandée, suivie de l’intitulé de l’unité de vente. Transformation des documents d’achat avec regroupement Il possible de regrouper, lors des transformations de pièces lancées à partir de la liste des pièces, des documents dont les informations de l’en-tête ne sont pas strictement identiques d’une pièce à l’autre. Lors de la transformation avec regroupement de pièces ayant des statuts de comptabilisation des engagements différents, le programme affecte à toutes les pièces le statut de la première. Rappelons que la comptabilisation des pièces qui ne sont pas des factures peut être réalisée directement à partir de la liste des pièces d’achat par le bouton ou la fonction Comptabiliser le(s) document(s) du menu contextuel. Voir le titre «Comptabilisation directe des documents de vente», page 738. Exemple Soit les pièces suivantes : Menu Traitement © Sage 2007 997 - Bon de commande BC0020 du 01/07/06 pour le fournisseur BILLO : comptabilisé en engagement. - Bon de commande BC0025 du 08/07/06 pour le fournisseur BILLO : non comptabilisé. Sélection de ces deux documents et transformation en un bon de réception BL00033. Ce bon de livraison aura le statut : comptabilisé en engagement du premier document traité BC0020. Nous détaillons ci-après les informations qui permettent ces transformations multiples et celles qui ne le permettent pas. Zones interdisant le regroupement Les zones de l’en-tête interdisant le regroupement si elles ne sont pas strictement identiques d’une pièce à l’autre sont les suivantes. Si le programme constate des disparités au niveau de ces zones entre deux ou plusieurs pièces à transformer, il affiche une fenêtre «Transformation sans regroupement» qui précise quelles sont les zones qui interdisent le regroupement de certaines pièces. Les réponses possibles sont les suivantes : 􀂉 [Non] : annule la transformation et revient à la liste des documents. 􀂉 [Oui] : transforme individuellement les pièces qui ne peuvent pas être regroupées, regroupe celles qui peuvent l’être et affiche la fenêtre décrite ci-après si certaines zones non bloquantes présentent des disparités. Gestion des zones autorisant le regroupement Les zones de l’en-tête autorisant le regroupement sont les suivantes. Zone de l’en-tête Regroupement Devise Impossible Cours devise Impossible Catégorie comptable Impossible Souche Impossible N° Fournisseur Impossible Zone de l’en-tête Regroupement Dépôt Possible Code Affaire Possible Mode d’expédition Possible Condition livraison Possible Transaction Possible Régime Possible Code langue Possible Unité colisage Possible Encaisseur Possible Menu Traitement © Sage 2007 998 Si le programme constate une différence entre des zones de l’en-tête qui autorisent cependant le regroupement, il affiche une fenêtre « Gestion des regroupements ». Cette fenêtre montre toutes les zones de l’en-tête dans lesquelles le programme a constaté des différences. Les zones estompées signifient qu’il n’y a aucune disparité. 􀀳 Certaines zones de cette fenêtre concernent les documents des ventes. Elles ne seront jamais actives pour les pièces d’achats. Pour utiliser cette fenêtre vous devez : 1 . cocher les options actives que vous souhaitez regrouper, 2 . cliquer sur le bouton [OK] pour lancer la transformation avec regroupement, 3 . cliquer sur le bouton [Annuler] pour arrêter le processus de transformation. Dans le cas d’une transformation avec regroupement, seules les informations de l’en-tête de la première pièce sélectionnée sont retenues. Si une zone active est cochée, les pièces correspondantes seront regroupées à condition qu’aucune autre différence des valeurs de l’en-tête n’empêche ce regroupement. Si les en-têtes de deux ou plusieurs pièces diffèrent par certaines informations et que vous n’ayez pas autorisé le regroupement en cochant la ou les cases correspondantes, elles seront transformées sans regroupement. Une zone particulière apparaît dans la fenêtre « Gestion des regroupements » dans le cas où la sélection des pièces comporte au moins un bon de retour ou un bon d’avoir financier et nécessite un complément d’information. Provenance Les en-têtes et les lignes de pièces disposent chacune d’un code interne, non accessible à l’utilisateur, qui précise leur provenance. Cette information permet d’éviter la génération par transformation de pièces à partir de documents non autorisés. Les provenances sont de quatre ordres : 􀂉 Normale : toutes les pièces classiques des documents des ventes, 􀂉 Retour : la pièce est un bon de retour ou une facture de retour, 􀂉 Avoir : la pièce est un bon d’avoir financier ou une facture d’avoir, 􀂉 Ticket : la pièce d’origine est un ticket de caisse issu du programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Les conséquences du cochage ou du non cochage de l’option Provenance, quand elle est active, sont les suivantes : Taux escompte Possible Provenance (1) Possible 1. Voir plus loin les explications sur cette zone Provenance. Zone de l’en-tête Regroupement Menu Traitement © Sage 2007 999 􀂉 Cochée : les bons d’avoir financiers et les bons de retour sont regroupés dans la même facture que les autres types de documents. La facture issue de la transformation aura une provenance Normale. Par contre, les lignes conservent leur provenance d’origine. 􀂉 Non cochée : (valeur par défaut) les bons de retour et les bons d’avoir financiers ne sont pas regroupés avec les autres types de documents. Les factures issues de la transformation peuvent avoir des provenances différentes : 􀂉 Normale : affectée aux factures issues de la transformation de préparations de commande, bons de commande ou bons de livraison ; 􀂉 Retour : affectée aux factures issues de la transformation des bons de retour ; 􀂉 Avoir : affectée aux factures issues de la transformation de bons d’avoir financier. Transformation partielle des documents d’achat Quatre possibilités permettent de gérer les transformations partielles. Nous présentons ci-dessous trois d’entre elles. La quatrième consiste dans la transformation par glissement de lignes qui est décrite plus haut. Transformation intégrale avec modification de la nouvelle pièce La transformation intégrale de la pièce est suivie de la modification des quantités sur la nouvelle pièce avec régénération de la pièce initiale en reliquat. Il est possible d’enregistrer des livraisons partielles de commandes passées aux fournisseurs en modifiant les quantités mentionnées dans un bon de livraison ou une facture faisant suite à une transformation de bon de commande (ou de préparation de commande). La validation de ces modifications entraînera l’apparition d’un message vous demandant si vous souhaitez régénérer la pièce d’origine avec les quantités non livrées. Si vous répondez par l’affirmative, la commande d’origine sera régénérée avec les lignes et les quantités non livrées. 􀀳 La modification des quantités d’un document transformé à partir d’une préparation de commande n’entraîne l’apparition d’aucun message ni la génération d’aucun reliquat. Transformation partielle des lignes de la pièce Cette méthode permet de modifier les quantités de certaines lignes à livrer sans pour autant supprimer les quantités initiales. Exemple Cas d’un fournisseur qui propose une livraison échelonnée des articles commandés. Chaque pièce dispose de colonnes particulières permettant de transformer une partie de la quantité initiale. Ces colonnes sont décrites ci-dessous. 􀀳 Ce mode opératoire implique qu’il faut d’abord ouvrir la pièce d’origine pour la modifier puis effectuer la transformation soit à partir du document lui-même, soit à partir de la liste. Colonne Quantité commandée Cette colonne n’est accessible que dans les préparations de commande. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour modifier la quantité d’une ligne : enregistrez dans la colonne Quantité commandée la quantité à recevoir du fournisseur (ne pas modifier la quantité globale de la préparation de commande enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Menu Traitement © Sage 2007 1000 Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité commandée sera mise en reliquat dans la préparation de commande d’origine (non détruite). 􀀳 La modification de la quantité commandée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre « Informations sur la ligne de document ». Colonne Quantité livrée Cette colonne n’est accessible que dans les bons de commande. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour modifier la quantité d’une ligne : enregistrez dans la colonne Quantité livrée la quantité fournie réellement par le fournisseur (ne pas modifier la quantité globale du bon de commande enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité livrée sera mise en reliquat dans le bon de commande d’origine (non détruit). 􀀳 La modification de la quantité livrée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre « Informations sur la ligne de document ». Les bons de livraison permettent d’afficher la colonne Quantité commandée. Elle n’a qu’un rôle informatif pour rappeler au gestionnaire la quantité commandée dans le bon de commande d’où est issue la réception. Colonne Quantité facturée Cette colonne n’est accessible que dans les bons de livraison, les bons de retour et les bons d’avoir. Elle permet de ne transformer que partiellement la ligne. Pour modifier la quantité d’une ligne : enregistrez dans la colonne Quantité facturée la quantité réellement facturée par le fournisseur (ne pas modifier la quantité globale du document d’origine enregistrée, elle, dans les colonnes Quantité ou Quantité colisée). Lors de la transformation, la différence entre la quantité et la quantité facturée sera mise en reliquat dans le document d’origine (bon de livraison, bon d’avoir ou bon de retour) non détruit. 􀀳 La modification de la quantité facturée s’effectue de façon classique par saisie dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes en modification de ligne ou bien dans la fenêtre « Informations sur la ligne de document ». Cette opération s’applique aux articles facturés en partie. Transformation partielle par le menu contextuel Nous avons montré plus haut qu’un menu contextuel était disponible sur la liste des lignes de pièce. Ce menu contextuel présente une commande intitulée Transformer la(les) ligne(s). Pour transformer certaines lignes (ou la totalité) d’une pièce : 1 . Ouvrez la pièce à l’écran. 2 . Sélectionnez la ou les lignes à transformer. 3 . Ouvrez le menu contextuel et choisissez la commande Transformer la(les) ligne(s). 4 . La fenêtre «Transformation documents» apparaît. Faites les réglages voulus. 5 . Cliquez sur le bouton [OK]. La nouvelle pièce est créée dans la liste. Si la transformation était partielle, la pièce d’origine reste à l’écran mais les lignes transformées disparaissent. Menu Traitement © Sage 2007 1001 Transformation des factures d’achat Il est possible, par la commande Transformation, de générer, à partir de factures (comptabilisées ou non), les documents suivants : 􀂉 Bons d’avoir financier, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Factures d’avoir, 􀂉 Factures de retour. Cette opération peut se faire : 􀂉 par transformation de la facture ouverte à l’écran ou par sélection dans la liste des documents d’achat (transformation complète), 􀂉 par glissement des lignes de pièce, 􀂉 par utilisation du menu contextuel (sur Windows seulement). Ces deux dernières solutions autorisent les transformations partielles. 􀀳 Il est possible, après transformation complète, de supprimer ou de modifier certaines lignes avec régénération de la pièce d’origine. 􀀲 Il est impossible de transformer les factures d’avoir et de retour. La fenêtre qui s’ouvre lors des transformations de factures (transformations classiques ou par le menu contextuel) est intitulée « Transformation ». Elle propose la transformation : 􀂉 en Bon de retour (valeur par défaut), 􀂉 en Bon d’avoir financier, 􀂉 en Facture d’avoir ou 􀂉 en Facture de retour si ces pièces ont été autorisées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. Pour toutes les autres commandes, veuillez vous reporter aux explications données plus haut. Il est possible de choisir la souche sur laquelle sera généré le(s) nouveau(x) document(s). Par défaut, celle définie dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise pour le type de pièce sélectionné est proposée. La duplication d’une ligne de facture négative n’est pas possible. Un message d’erreur vous en préviendra. Menu Traitement © Sage 2007 1002 Le tableau ci-dessous précise quelles sont les informations dupliquées. Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants. Type de pièce Cliquez sur le bouton correspondant à la pièce à générer : 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture d’avoir. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser, si on utilise la gestion du suivi des pièces, quel sera le statut des pièces générées. Par défaut le premier statut valide pour le type de pièce choisi est proposé sauf en cas de non utilisation de cette fonctionnalité auquel cas c’est le dernier qui est proposé. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. Souche Permet de choisir la souche sur laquelle seront numérotées les pièces générées. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible de la souche sélectionnée. Il est modifiable. Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Ligne d’origine Transfert en Bon d’avoir Bon de retour Facture d’avoir Facture de retour Référence article Repris Repris Repris Repris Désignation Repris Repris Repris Repris Enuméré de gamme 1 Repris Repris Repris Repris Enuméré de gamme 2 Repris Repris Repris Repris Quantité Repris Repris Repris Repris Quantité colisée Repris Repris Repris Repris Conditionnement Repris Repris Repris Repris Quantité facturée Egale à quantité Egale à quantité Egale à quantité Egale à quantité Poids net Repris Repris Repris Repris Poids brut Repris Repris Repris Repris Remise Repris Repris Repris Repris Prix unitaire HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Repris si tarif HT Prix unitaire TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Repris si tarif TTC Prix unitaire en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Repris si tarif en devise Prix de revient unitaire Mise à zéro Repris Mise à zéro Repris Texte complémentaire Mise à zéro Mise à zéro Mise à zéro Mise à zéro Date de livraison Repris Repris Repris Repris Code affaire Repris Repris Repris Repris Dépôt de stockage Repris Repris Repris Repris Menu Traitement © Sage 2007 1003 Un bouton permet d’appeler un calendrier pour la sélection de la date. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Mise à jour des taux de taxes Cette option, non sélectionnée par défaut, impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1 ou 2 a été modifié dans le volet «Complément» de l’article, 􀂉 les taxes doivent être redéfinies en fonction des passerelles comptables enregistrées dans les catégories comptables de l’en-tête des factures d’avoir et de retour. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la transformation. Voir les explications données plus haut, sous le titre «Transformation des documents des ventes», page 867, en ce qui concerne les caractéristiques de la transformation. Mise à jour des cours Propose les options suivantes : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée, 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Voir le paragraphe «Informations sur le document - Documents des achats», page 914. Intégration d’un document d’achat Il est possible d’insérer dans un document des achats des lignes en provenance d’autres documents des achats destinés au même fournisseur. Pour intégrer un document dans un autre : 1 . Ouvrez le document dans lequel les lignes doivent être intégrées. 2 . Cliquez sur le bouton [Intégrer le(s) document(s)] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce bouton n’est pas disponible dans les préparations de commande fournisseur. 3 . Une liste «Documents à intégrer» s’ouvre et donne la liste des documents destinés au même fournisseur que celui de la pièce d’origine et qui peuvent être intégrés. Voir ci-dessous le tableau précisant les compatibilités entre pièces. 4 . Sélectionnez les pièces dont les lignes doivent être intégrées et cliquez sur le bouton OK. Le bouton Annuler permet de quitter la fonction sans rien faire. 5 . Les lignes de la ou des pièces sélectionnées sont recopiées dans la pièce destinataire. Menu Traitement © Sage 2007 1004 La ou les pièces intégrées sont ensuite supprimées. 􀀳 Cette liste dispose d’un menu contextuel dans lequel seules les commandes suivantes sont disponibles : Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout. Les zones de cette fenêtre sont les suivantes. Sélection des documents Lorsque la pièce destinataire autorise l’intégration de lignes en provenance de plusieurs types différents de pièces, cette zone devient active et permet de sélectionner un type particulier (voir ci-dessous la liste de compatibilité des pièces). Liste des documents Cette liste présente toutes les pièces ou celles résultant de la sélection faite au moyen de la zone précédente. Il est possible de sélectionner une ou plusieurs pièces. Le «Manuel de la gamme» précise comment réaliser les sélections dans les listes. Le tableau ci-dessous précise les pièces d’achat qui peuvent être intégrées en fonction de la pièce de destination. 􀀳 Les documents compactés ne sont pas proposés. Document de destination Documents pouvant être intégrés Observations Bon de commande Préparation de commande Bon de livraison Préparation de commande Bons de commande Bon de retour Factures Duplication des lignes ayant une provenance «Normale» (1) et une quantité positive 1. Les lignes de facture «normales» proviennent de factures «normales» c’est-à-dire ni d’avoir ni de retour. Si l’intégration de lignes provenant de tels documents est demandée, un message d’erreur apparaîtra. Bon d’avoir financier Factures Duplication des lignes ayant une provenance «Normale» (1) Facture Préparation de commande Bons de commande Bons de retour Bons d’avoir financier Menu Traitement © Sage 2007 1005 Impression des documents des achats Deux boutons Imprimer sont disponibles, un dans la liste des pièces (sur le bord inférieur de la fenêtre), l’autre dans la fenêtre de saisie de pièce. Impression de la liste des documents des achats Les impressions que l’on obtient par l’intermédiaire du bouton [Imprimer] disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des achats ont été décrites plus haut. Voir le titre «Imprimer la liste des documents des achats», page 897. Impression d’un document des achats Nous décrivons ci-après le déroulement des opérations d’impression que l’on obtient en cliquant sur le bouton [Imprimer] dans l’en-tête d’une pièce d’achat. 􀀳 Ces opérations sont les mêmes que celles qui se produisent si on lance l’impression à partir de la liste des documents d’achat après sélection de certaines lignes. Plusieurs cas peuvent se produire au lancement de l’impression : 􀂉 Si un modèle et un nombre d’exemplaires d’impression ont été définis pour le tiers dans le volet « Modèles » de sa fiche, aucune fenêtre ne s’ouvre et l’impression est lancée directement. 􀂉 Sinon, le programme utilise le modèle de mise en page et le nombre d’exemplaires définis pour le document à imprimer dans l’option Organisation du volet « Fichier / A propos de… / Options ». 􀂉 Si aucun modèle de document n’a été paramétré pour le type de document à imprimer, une fenêtre de sélection du modèle de mise en page « Sélectionner le modèle » s’ouvre pour sélectionner ce modèle. Le nombre d’exemplaires imprimés sera de 1. Dans tous les cas, si le document à imprimer est une facture, le nombre d’exemplaires imprimés sera celui défini dans la zone Nb Facture de la fiche «Informations document» de la facture en question. Cette zone reprend le nombre de factures à imprimer mentionné dans la fiche tiers. Il est modifiable dans la pièce. Si vous désirez cependant sélectionner un modèle de mise en page différent de celui affecté au fournisseur ou paramétrer certaines des options offertes par cette fenêtre, il faut presser la touche ALT sur Windows ou OPTION sur Macintosh au moment où vous cliquez sur le bouton Imprimer. Dans ce cas, la fenêtre de sélection du modèle s’ouvrira. Menu Traitement © Sage 2007 1006 Macintosh Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Le bouton [Modèle] permet de sélectionner le modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton [Modèle] permet : 􀂉 la sélection automatique du modèle de mise en page 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Windows Les explications qui suivent concernent la version Windows du programme. Le programme propose de lui-même la sélection du modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer en inscrivant dans la zone Nom la désignation du modèle préparamétré précédé du chemin pour y parvenir. Le fait de valider par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique permet : 􀂉 la sélection automatique de ce modèle, 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Version Les explications qui suivent concernent toutes les versions du programme tant Windows que Macintosh. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de cliquer sur le bouton [Modèle], ces options s’appliqueront au modèle de mise en page rattaché au type de document. Il est nécessaire d’utiliser des modèles de mise en page adaptés aux impressions que l’on souhaite obtenir. Par exemple, la sélection des options Impression gamme en colonne, Rupture n° pièce du BC ou Rupture n° pièce du BL implique d’utiliser un modèle de mise en page approprié. Menu Traitement © Sage 2007 1007 Les options cochées lors d’une impression sont enregistrées avec le modèle utilisé (dans le fichier PRÉFÉ- RENCES) et vous seront proposées lors d’impressions ultérieures. La liste propose tous les modèles de mise en page paramétrés à l’aide de la commande Mise en page. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne, cochez les options qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Impression gamme en colonne Option ne concernant que les articles à gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes se rapportant à une même référence article, à condition qu’elles se suivent. Exemple Article géré par couleur Lignes de la pièce Impression de la pièce Exemple Article géré par couleur et par taille Lignes de la pièce Impression de la pièce L’utilisation de cette fonction implique que les prix et les remises soient identiques d’un énuméré de gamme à l’autre. La gamme 1 apparaît toujours en colonne, que l’article soit en double gamme ou non. La présentation est fonction du paramétrage du modèle de mise en page. Référence article Gamme 1 Gamme 2 Quantité Prix Remise Pull Rouge 5 250,00 10 % Pull Orange 10 250,00 10 % Pull Jaune 15 250,00 10 % Pull Vert 20 250,00 10 % TOTAL HT 11 250,00 Référence article Rouge Orange Jaune Vert Prix Remise Montant HT Pull 5 10 15 20 250,00 10 % 11 250,00 Référence article Gamme 1 Gamme 2 Quantité Prix Remise Pull Rouge S 5 250,00 10 % Pull Orange XL 10 250,00 10 % Pull Jaune S 15 250,00 10 % Pull Vert XL 20 250,00 10 % TOTAL HT 11 250,00 Référence article Gamme 2 Rouge Orange Jaune Vert Prix Remise Montant HT Pull S 5 15 250,00 10 % 4 500,00 Pull XL 10 20 250,00 10 % 6 750,00 Menu Traitement © Sage 2007 1008 Regroupement par article Comme dans le cas de l’option précédente, celle-ci permet de regrouper les lignes de document consécutives concernant la même référence article. Cette option ne concerne pas les articles à gamme. Impression des glossaires rattachés à l’article Option permettant l’impression de tous les glossaires rattachés à l’article à condition que les objets de mise en page glossaire article ou texte global soient intégrés au modèle de mise en page sélectionné. Impression détail nomenclature article Le lancement de l’impression après sélection de cette option va réaliser l’impression des valeurs présentées dans le tableau suivant (à condition que les objets de mise en page correspondants aient été prévus dans le modèle). 􀀳 La quantité des composants correspond au nombre de composants inclus dans la nomenclature multipliée par la quantité d’articles nomenclaturés (en unités de vente). Impression détail des lignes composantes Cette option n’est pas disponible dans le cas des documents d’achat. Tri selon référence article Cette option permet de demander à ce que les lignes de pièce soient triées, lors de l’impression, par numéro de référence article. Par défaut, les lignes sont imprimées dans l’ordre de saisie. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BC Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de commande d’où proviennent les lignes imprimée. 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Fichier Champ Impression Document ligne Référence composant - Première ligne : Référence article du composé - Lignes suivantes : Références des composants Désignation composants - Première ligne : Désignation du composé - Lignes suivantes : Désignations des composants Texte global composants - Première ligne : Désignation du composé - Deuxième ligne : Texte complémentaire et glossaire du composé (respect du code langue) - Lignes suivantes : Désignations des composants Quantité composants - Première ligne : Quantité du composé - Lignes suivantes : Quantités des composants Quantité colisée composants - Première ligne : Quantité colisée du composé - Lignes suivantes : Quantités colisées des composants Composants quantité - Première ligne : Rien - Lignes suivantes : Quantités des composants Menu Traitement © Sage 2007 1009 Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 un tri sur la référence article est demandé, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BL Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de livraison d’où proviennent les lignes imprimée. 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 un tri sur la référence article est demandé, 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée. 􀀳 La sélection de ces options lors de l’impression d’un modèle de mise en page particulier sera enregistrée dans le fichier PRÉFÉRENCES. Ces options vous seront à nouveau proposées lors d’une impression ultérieure. Impression des articles non livrés Cette option oblige le programme à imprimer les lignes d’articles non livrés dont les quantités sont à zéro. Impression du BVR Suisse – Documents des achats Le BVR, ou « Bulletin de versement avec numéro de référence », est un ensemble d’informations imprimé sur les factures éditées en Suisse. C’est un titre de paiement qui ressemble au TIP français, qui comporte une ligne de codage et est imprimé par le fournisseur à destination de son client qui, lui-même, le remet à sa banque. L’impression du BVR ne nécessite que de nouveaux objets de mise en page dont le programmeSage Gestion commerciale est pourvu et qui sont décrits dans le fichier Annexes de ce manuel. Veuillez vous y référer. Les documents des achats et leur influence sur le stock Il est possible de : 􀂉 saisir directement n’importe quelle pièce (sauf une facture d’avoir et une facture comptabilisée), 􀂉 créer les pièces par transformation, 􀂉 supprimer les pièces (sauf les factures comptabilisées) en régénérant éventuellement les pièces d’origine si elles sont issues d’une transformation. Les lignes d’entrée en stock ne peuvent être modifiées dès lors qu’elles se rapportent à un article géré en stock pour lequel l’état du stock a été modifié et si l’état du stock ne permet pas ces modifications. Les factures comptabilisées ainsi que les factures disposant de règlements ne sont jamais modifiables. Les lignes d’entrée en stock ne peuvent être modifiées lorsqu’elle se rapportent à un article géré en stock pour lequel l’état du stock ne peut être diminué de la quantité de la ligne considéré sous peine de stock négatif, et ce, quelle que soit la position de l’option Gestion de stocks négatifs du volet « A propos de… / Commercial ». Les différents documents d’achat qu’il est possible d’utiliser sont, dans l’ordre logique : Menu Traitement © Sage 2007 1010 􀂉 La Préparation de commande est à l’origine de la chaîne des pièces d’achat. Elle est créée manuellement ou générée automatiquement par les fonctions suivantes : 􀂉 gestion des indisponibilités en stock dans les documents des ventes, 􀂉 réapprovisionnement 􀂉 génération des abonnements fournisseurs, 􀂉 génération des commandes fournisseurs (articles en contremarque). Elles ont une influence sur le stock commandé. 􀂉 Le Bon de commande est la suite du précédent. C’est le document envoyé au fournisseur. Il peut être saisi directement ou faire suite à des préparations de commande. Il a une influence sur le stock commandé s’il est saisi directement. 􀂉 Le Bon de livraison est, avec la facture, le document qui va marquer l’entrée en stock des marchandises. Il ne s’agit pas de substituer l’utilisateur au fournisseur pour enregistrer un document à sa place mais tout simplement de faciliter la gestion des stocks et la saisie des écritures comptables par une seule saisie. Cette saisie est d’ailleurs largement simplifiée par les fonctions de transformation. 􀂉 Le Bon de retour sera enregistré si un article n’est pas conforme à votre commande ou présente un défaut. Il marque le retour de l’article au fournisseur. Il est considéré comme une sortie de stock. Il permettra la génération d’une facture d’avoir. La saisie des quantités sera faite en positif (sans les faire précéder du signe moins). 􀂉 Le Bon d’avoir financier sert à la génération d’une facture d’avoir, dont l’origine n’est pas un retour de marchandises chez le fournisseur (pas de sortie physique du stock). Ici aussi, les valeurs ne doivent pas être saisies en négatif. Le montant de l’avoir est retiré du stock. 􀂉 La Facture marque, en général, la fin des opérations d’achat. Si elle est générée à partir d’un bon d’avoir financier ou d’un bon de retour, elle constituera une facture d’avoir. Il n’est pas possible de saisir une facture d’avoir en direct. Si la pièce résulte d’une transformation d’un bon de livraison, l’ajustement en valeur ne tient compte que d’un éventuel changement de prix entre bon de livraison et facture. 􀂉 La Facture d’avoir est la suite logique du bon d’avoir financier. Elle permet d’enregistrer un montant dont le fournisseur vous gratifie. 􀂉 La Facture de retour doit suivre logiquement un bon de retour chez le fournisseur mais elle peut être saisie directement sans ce bon préalable. 􀂉 La Facture comptabilisée n’est utilisée qu’en consultation. Elle ne peut être ni modifiée ni supprimée. On ne peut que l’archiver. Elle est issue de la commande Mise à jour de la comptabilité. Menu Traitement © Sage 2007 1011 L’influence des pièces d’achat est résumée dans le tableau ci-dessous. + augmente la quantité ou le cumul des valeurs. – diminue la quantité ou le cumul des valeurs. (1) uniquement dans le cas d’une saisie directe. (2) uniquement dans le cas d’une transformation. Sorties Entrées Stock Qté Valeur Qté Valeur Qté Valeur Réservé Commandé Préparation de commande + Bon de commande + (1) Bon de livraison + + + + – (2) Bon de retour – – – – Bon d’avoir – – Facture + (1) + (1) + (1) + (1) Facture d’avoir – (1) – (1) Facture de retour – (1) – (1) – (1) – (1) Menu Traitement © Sage 2007 1012 Documents des stocks Traitement / Documents des stocks Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces de stock c’est-à-dire les pièces enregistrant les mouvements de stock autres que par les pièces de vente ou d’achat. Les documents des stocks concernant les opérations de fabrication (préparations de fabrication, ordres de fabrication et bons de fabrication) sont automatiquement reportés dans la fonction Gestion des fabrications. Ces documents des fabrications peuvent être traités soit dans cette dernière fonction soit dans la présente. Voir le titre «Documents de fabrication», page 1130. Les principaux titres concernant les documents des stocks sont les suivants : 􀂉 «Liste des documents des stocks», page 1012, 􀂉 «Création des documents des stocks», page 1020, 􀂉 «Commandes annexes – Documents des stocks», page 1027, 􀂉 «Sélection d’un article – Documents des stocks», page 1033, 􀂉 «Mouvements d’entrée - Documents des stocks», page 1047, 􀂉 «Mouvements de sortie - Documents des stocks», page 1055, 􀂉 «Bons de dépréciation du stock – Documents des stocks», page 1061, 􀂉 «Mouvement de transfert– Documents des stocks», page 1063, 􀂉 «Préparations de fabrication - Documents des stocks», page 1065, 􀂉 «Ordres de fabrication – Documents des stocks», page 1074, 􀂉 «Bons de fabrication - Documents des stocks», page 1079, 􀂉 «Impression des documents des stocks», page 1091. Liste des documents des stocks Cette liste présente tous les documents de stock enregistrés et non supprimés. On peut aussi ouvrir la liste des documents de stock en cliquant surle bouton [Liste des documents de stock] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton[ Liste des documents de stock] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Menu Traitement © Sage 2007 1013 Elle permet de créer, de consulter, de modifier et de supprimer les pièces de stock. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles. 􀀳 Nous vous rappelons que ces commandes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation» : 􀂉 sur la Date de pièce, un classement secondaire est fait sur l’intitulé du stock (classement par défaut), 􀂉 sur l’Intitulé du Dépôt, un classement secondaire est réalisé sur la date, 􀂉 sur le Type de pièce, un classement secondaire est fait sur le numéro de pièce. Les informations présentées dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Etat de la pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Numéro de pièce, 􀂉 la Référence de la pièce, 􀂉 la Date de la pièce, 􀂉 le Dépôt d’origine en cas de mouvement de transfert, 􀂉 le Dépôt destinataire (ou dépôt concerné par le mouvement). Ces colonnes peuvent être personnalisées. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 Mouvement d’entrée, 􀂉 Mouvement de sortie, 􀂉 Dépréciation du stock, 􀂉 Mouvement de transfert, 􀂉 Préparation de fabrication, 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication, 􀂉 Document compacté par l’intermédiaire de la commande Archivage (génération du report de stock). 􀀳 Les documents des fabrications sont mentionnés dans la liste des documents de stock. Voir la fonction «Documents de fabrication», page 1130. L’Etat de la pièce est représentée par une icône : 􀂉 le document a été imprimé, 􀂉 la pièce est un reliquat (Préparations de fabrication uniquement). Menu Traitement © Sage 2007 1014 La création d’une pièce est détaillée plus loin dans ce chapitre. Ces deux boutons ouvrent une fenêtre permettant la sélection du document à créer. Elle est décrite plus loin. Toutes les pièces, sauf les documents compactés, peuvent être supprimées à condition que l’état du stock le permette. Le bord inférieur de la fenêtre propose des boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les documents] Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste. Les possibilités de sélection qu’elle offre sont décrites plus loin. Voir le titre «Sélection des documents des stocks», page 1016. On peut également rechercher une pièce de stock en cliquant sur le bouton [Atteindre un document de stock] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Document Liste déroulante donnant la liste des types de pièces et permettant leur sélection. 􀂉 Tous les documents (valeur par défaut) : tous les documents s’affichent. 􀂉 Mouvement d'entrée : seuls les mouvements d'entrée apparaissent. 􀂉 Mouvement de sortie : seuls les mouvements de sortie apparaissent. 􀂉 Dépréciation du stock : seuls les dépréciations du stock apparaissent. 􀂉 Mouvement de transfert : seuls les transferts de dépôt à dépôt apparaissent. 􀂉 Préparation de fabrication : seuls les préparations de fabrication apparaissent. 􀂉 Ordre de fabrication : seuls les ordres de fabrication apparaissent. 􀂉 Bon de fabrication : seuls les bons de fabrication apparaissent. Les pièces non autorisées dans les options de l’entreprise (option Organisation) n’apparaissent pas dans cette liste. La sélection faite est conservée dans le fichier PRÉFÉRENCES. A la réouverture du fichier commercial vous retrouverez la liste déroulante Document dans la position qu’il avait lors de la fermeture du fichier. Bouton [Transformer le(s) document(s)] Permet de créer un bon de fabrication à partir d'une (de) préparation(s) de fabrication sélectionnée( s). Avant de l’utiliser, vous devez réaliser une sélection, simple ou multiple, dans la liste des pièces. Voir le paragraphe «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Bouton [Imprimer le(s) document(s)] Ce bouton permet d’imprimer directement les documents sélectionnés dans la liste. Voir le titre «Impression des documents des stocks», page 1091. Bouton [Simuler la fabrication] Ce bouton n’est actif que si les pièces sélectionnées dans la liste sont des préparations de fabrication. Dans ce cas, il lance soit l’Assistant de simulation de fabrication soit la fonction Traite- On peut créer une pièce de stock en cliquant sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut créer une pièce de stock en cliquant sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Menu Traitement © Sage 2007 1015 ment / Gestion des fabrications / Simulation de fabrication en fonction de l’activation ou non de la fonction Fenêtre / Mode assistant. Voir la fonction «Simulation de fabrication», page 1135. Menu contextuel de la liste des documents des stocks Un menu contextuel est disponible sur la liste des documents des stocks. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le « Manuel de la gamme ». Des commandes spécifiques sont disponibles : Imprimer le(s) document(s) Cette commande permet de lancer directement l'impression du ou des documents sélectionnés. Voir les informations données sur les impressions de documents dans le paragraphe «Impression des documents des stocks», page 1091. En cas de sélection de documents de types différents, ils s’imprimeront tous à partir du modèle de mise en page que vous aurez sélectionné. Transformer le(s) document(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). 􀀳 Cette commande ne permet de transformer que des préparations de fabrication. Un message vous le rappellera. Voir le paragraphe «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Simuler la fabrication Cette commande a le même rôle que le bouton [Simuler la fabrication] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir les explications données pour ce bouton. Menu Traitement © Sage 2007 1016 Personnaliser la liste des documents des stocks On peut personnaliser la liste des documents des stocks soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des documents des stocks affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. On ne peut pas en ajouter mais on peut en masquer. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des documents des stocks On lance cette sélection en cliquant sur le bouton [Sélectionner les documents] qui se trouve sur le bord inférieur de la liste des documents de stock. Dépôt Liste déroulante permettant la sélection d’un dépôt. 35 caractères alphanumériques. La liste des pièces ne présentera plus que celles correspondant à ce dépôt (dépôt destination). Si vous laissez cette zone vide, tous les dépôts sont sélectionnés. Période de / à Permet de sélectionner des pièces sur une période. Tapez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, aucune sélection ne se fait sur les dates. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sélection. Si aucune pièce n’a été trouvée, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un dépôt. Pour faire réapparaître tous les documents concernant tous les dépôts sur l’exercice entier, refermez la liste et rouvrez-la ou revenez à la fenêtre de sélection et remettez les zones “à blanc” c’est-à-dire videz-les avant de cliquer sur le bouton OK. Imprimer la liste des documents des stocks Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents de stock, lance l’impression des documents ou de listes de documents en fonction des sélections faites. Voir le détail des opérations possibles sous le titre «Imprimer la liste des documents des stocks», page 1016. Menu Traitement © Sage 2007 1017 􀀳 Il est possible d’imprimer les documents des stocks directement à partir de leur fenêtre de saisie. Ce bouton a un rôle différent suivant que des documents ont été sélectionnés dans la liste ou non : 􀂉 Si un document est sélectionné dans la liste, il propose son impression en affichant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe « Impression des documents des stocks ». 􀂉 Si plusieurs documents de même type (exemple : plusieurs bons d'entrée) sont sélectionnés, il propose également leur impression comme ci-dessus. 􀂉 Si plusieurs documents de types différents (exemple : des bons d'entrée et des bons de sortie) sont sélectionnés, ils s’impriment tous à partir du même modèle de mise en page qu’il vous est proposé de sélectionner. 􀂉 Si aucune sélection n’est faite, il ouvre la fenêtre de sélection simplifiée décrite ci-après. Sélection simplifiée - Impression de la liste des documents des stocks L’impression de la liste des documents des stocks peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Impression de la liste des pièces : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression de contrôle des pièces : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression des documents : permet de sélectionner, dans une liste offerte qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Le nombre d’exemplaires qui va s’imprimer pour chaque état est de 1. Voir le paragraphe «Impression des documents des stocks», page 1091 pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir le titre «Format de sélection - Impression de la liste des documents des stocks», page 1018. Menu Traitement © Sage 2007 1018 Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Document. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Document Liste déroulante permettant de sélectionner le type de document de stock qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Mouvement d'entrée, 􀂉 Mouvement de sortie, 􀂉 Dépréciation du stock, 􀂉 Mouvement de transfert, 􀂉 Préparation de fabrication, 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication, 􀂉 Document compacté. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 Dépôt (valeur par défaut), 􀂉 Date, 􀂉 N° de pièce. Date de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur date. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° pièce de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur numéro. Dépôt Permet de sélectionner tous les dépôts (choix Tous) ou un dépôt (destinataire) particulier. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton [OK]. Sinon cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection - Impression de la liste des documents des stocks Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des documents des ventes. Menu Traitement © Sage 2007 1019 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un format de sélection vous offrant des critères de sélection plus complets. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Document stock entête / Dépôt d'origine Permet de sélectionner le dépôt d'origine du mouvement (cas des virements de dépôt à dépôt seulement). Sélection standard / Devise d’édition Cette option permet d’imprimer l’état dans la devise souhaitée. La monnaie de tenue commerciale est proposée par défaut. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Export des états – Documents des stocks Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des doc. de stock Type d’état Liste, Etat de contrôle, Document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des doc. de stock Classement Dépôt, Date, N° de pièce (1) Document stock entête Type Tous, Mouvements d'entrée, Mouvements de sortie, Bon de dépréciation, Mouvement de transfert, Préparation de fabrication, Ordre de fabrication, Bon de fabrication, Document compacté (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document stock entête N° de pièce A saisir (1) Document stock entête Dépôt d'origine A saisir (2) 2. Ci-dessous. Document stock entête Dépôt de destination A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 1020 Création des documents des stocks La création d’une pièce s’effectue en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » lorsque la liste des documents des stocks est la fenêtre active. On peut aussi utiliser un des boutons de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks » pour créer directement la pièce correspondante sans ouvrir nécessairement la liste des pièces. Une fenêtre « Ajouter un document » s’ouvre alors. Cette liste montre tous les types de pièces qu’il est possible de créer. Suivant le paramétrage fait dans l’option Organisation (commande A propos de…), certaines pièces peuvent être estompées et inutilisables. Sélectionnez le document souhaité puis cliquez sur le bouton OK. Voir plus loin le paragraphe «Saisie des documents des stocks», page 1021. Si la liste déroulante Document (disposée sur le bord inférieur de la fenêtre) a servi à sélectionner un type de document particulier, la fenêtre d’ajout de pièce présélectionnera une pièce correspondante résumée dans le tableau ci-dessous : Un document des stocks ne peut être saisi dans l’un des cas suivants : 􀂉 si aucun dépôt n’a été enregistré, 􀂉 si la colonne Référence ou la colonne Désignation n’a pas été mentionnée dans les pièces (voir l’option A propos de… / Options / Organisation), 􀂉 si le type de pièce n'a pas été autorisé dans l'option Organisation. On peut créer une pièce de stock en cliquant sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut créer une pièce de stock en cliquant sur le bouton [Saisir un document de stock] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Liste déroulante Document Pièce proposée Tous les documents 1er document valide Mouvement d'entrée Mouvement d'entrée Mouvement de sortie Mouvement de sortie Dépréciation du stock Dépréciation du stock Mouvement de transfert Virement de dépôt à dépôt Préparation de fabrication Préparation de fabrication Ordre de fabrication Ordre de fabrication Bon de fabrication Bon de fabrication Menu Traitement © Sage 2007 1021 Voir l’option «Organisation», page 172. 􀀳 En cas d’utilisation en réseau, lorsque deux utilisateurs créent simultanément une pièce du même type (et donc avec le même numéro), un message s’affichera sur le poste de celui qui validera l’en-tête en dernier : « Le N° de pièce XXX existe déjà, voulez-vous utiliser le numéro de pièce suivant ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message entraînent les résultats suivants : 􀂉 [Non] : la pièce ne peut être créée ; 􀂉 [Oui] : l’en-tête de la pièce est validée et porte le numéro proposé plus 1. Saisie des documents des stocks Toutes les pièces de stock n’utilisent pas le même format de saisie ni les mêmes colonnes. Leur titre les différencie et indique le numéro de pièce automatiquement affecté par le programme à la suite du dernier utilisé. Ce titre indique également le dépôt concerné. 􀀳 Si vous annulez une pièce non enregistrée, son numéro peut être réutilisé. Nous décrivons en premier lieu les points communs des diverses pièces de la gestion des stocks. Nous détaillerons ensuite chaque pièce individuellement avec les particularités qui la distinguent des autres. Tout document des stocks se compose de quatre parties : 􀂉 L’en-tête qui permet de saisir les informations générales sur la pièce (dépôt, numéro de pièce, date, etc.) ; ces informations doivent être validées avant toute saisie de ligne d’article. Voir le titre «En-tête - Documents des stocks», page 1022. 􀂉 Les informations générales sur la pièce, si aucune ligne n’est sélectionnée, ou sur la ligne d’article si une ligne est sélectionnée. Ces informations sont regroupées dans la partie supérieure droite de la fenêtre ou apparaissent. Voir le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne», page 1023. 􀂉 Le corps du document constitué par les lignes d’articles et leurs zones de saisie. Voir les titres «Saisie des lignes - Documents des stocks», page 1024 et «Particularités des lignes de pièces - Documents des stocks», page 1042. 􀂉 Des commandes annexes accessibles par des boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir les titres «Commandes annexes – Documents des stocks», page 1027 et «Informations sur la ligne de document – Documents des stocks», page 1044. Menu Traitement © Sage 2007 1022 Les particularités propres aux documents des stocks sont détaillées sous les titres suivants : 􀂉 «Mouvements d’entrée - Documents des stocks», page 1047, 􀂉 «Mouvements de sortie - Documents des stocks», page 1055, 􀂉 «Bons de dépréciation du stock – Documents des stocks», page 1061, 􀂉 «Mouvement de transfert– Documents des stocks», page 1063, 􀂉 «Préparations de fabrication - Documents des stocks», page 1065, 􀂉 «Ordres de fabrication – Documents des stocks», page 1074, 􀂉 «Bons de fabrication - Documents des stocks», page 1079. 􀀳 Nous ne détaillons ci-après que les zones de l’en-tête communes à tous les documents des stocks. Les zones particulières à un document sont détaillées sous leur titre. En-tête - Documents des stocks Bouton [Imprimer le document] Lance l’impression du document à l’écran. Elle est suivie de l’ouverture d’une fenêtre permettant de sélectionner le modèle d’impression à utiliser. Ce bouton est estompé si l’en-tête n’est pas validée. La fenêtre ouverte par ce bouton est décrite plus loin. Les boutons [Précédent] ou [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de passer à la pièce précédente ou suivante en fonction du classement de la liste des pièces. Cette commande est désactivée en création. Les zones à saisir dans l’en-tête sont les suivantes. N° de pièce Zone de 8 caractères alphanumériques, affichant automatiquement, en création de pièce, le premier numéro libre dans la série définie dans les options de l’entreprise (Organisation). Le numéro de pièce doit être unique pour le type de pièce. Le numéro de pièce proposé par défaut par le programme correspond au dernier numéro affecté incrémenté d’une unité. Il peut être modifié. 􀀳 Après validation de l’en-tête, le numéro de pièce ne peut plus être modifié. Dépôt Cette liste déroulante éditable sert à la sélection du dépôt concerné par le document. Elle propose par défaut le dépôt principal de l'entreprise. 􀀳 Dans le cas des Virements de dépôt à dépôt, cette zone est double comme cela vous sera montré plus loin. Il n'est pas possible de créer un dépôt à partir de cette zone. Ceci doit être fait dans la commande Structure / Dépôts de stockage. Sauf dans le cas des Virements de dépôt à dépôt, l’intitulé de cette zone est un lien qui ouvre la fiche du dépôt sélectionné. Date Elle est par défaut égale à celle du jour (date système du micro-ordinateur) mais peut être modifiée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1023 􀀳 Il est conseillé de ne pas antidater les pièces de stock, ce qui peut provoquer des erreurs de calculs sur les cumuls de stocks et les prix de revient. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie de références propres à la pièce. Cette zone est modifiable après validation de l’en-tête. Cette information restera identique lors des transformations successives (dans le cas des préparations de fabrication uniquement). Dans le corps des documents de stock une colonne Référence, peut être ajoutée aux colonnes initiales, par l’option A propos de… / Options / Organisation. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone dans les lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. 􀀳 Aucune modification apportée à la référence de l’en-tête ne sera répercutée aux lignes déjà saisies. Validation de l’en-tête – Documents des stocks Il est nécessaire de valider les informations saisies dans les zones de l’en-tête pour pouvoir enregistrer les lignes de la pièce. Cette validation s’obtient en tapant la touche ENTREE. Cette validation permet également l’utilisation des boutons. La validation de l’en-tête n’est possible que dans les cas suivants : 􀂉 un numéro de pièce a été affecté, 􀂉 un nom de dépôt a été précisé (ou deux dans le cas d’un virement), 􀂉 une date a été attribuée. Informations générales sur la pièce ou la ligne La partie supérieure droite de la fenêtre de saisie d’un document de stock affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. Si aucune ligne n’est sélectionnée, les informations générales sont illustrées ci-dessous. Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 Poids net, 􀂉 Poids brut, 􀂉 Total HT. Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont illustrées ci-dessous dans le cas où vous l’avez demandé dans le volet «A propos de… / Préférences», en cochant la zone Affichage stock en saisie ainsi que dans la commande Fenêtre / Préférences. Menu Traitement © Sage 2007 1024 Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : 􀂉 Stock réel, 􀂉 Stock à terme, 􀂉 Stock mini, 􀂉 Stock maxi, 􀂉 D.P.A. (dernier prix d'achat). Saisie des lignes - Documents des stocks Rappelons que l’on ne peut saisir les lignes qu’après avoir validé les zones de l’en-tête de la pièce. La saisie d’article dans le corps du document dépend de l’article. Le tableau suivant récapitule les principaux types d’articles : Voir la commande «Articles», page 413 pour tout ce qui concerne les zones de la fiche article. Si un type d’article fait l’objet d'une gestion particulière dans un des documents disponibles dans la gestion des stocks, il fera l'objet d'un paragraphe descriptif particulier. Type d’article Particularités de saisie Sans particularité Article pour lequel ni gamme, ni conditionnement, ni numéro de série, ni numéro de lot n’ont été saisis. Leur gestion s'effectue de manière classique. Simple Gamme Article pour lequel la liste déroulante Gamme 1 a été renseignée avec une gamme de type Produit. Leur gestion tient compte des différents énumérés. Double Gamme Article pour lequel les listes déroulantes Gamme 1 et Gamme 2 ont été renseignées avec des gammes de type Produit. Leur gestion tient compte des énumérés de chaque gamme. Suivi en sérialisé Article pour lequel un numéro de série doit être enregistré. Chaque article possède son numéro de série différent des autres. Leur gestion tient compte des ces numéros. Suivi par lot Article appartenant à un lot. Plusieurs articles peuvent avoir le même numéro de lot. Leur gestion tient compte de ces numéros de lots. Vendu au débit La vente au débit ne concerne que les opérations de vente. La gestion de tels articles s'effectue de façon classique. Vente au poids Les articles vendus au poids sont traités comme pour les ventes. Montant HT = P.U. * Poids net global. Forfaitaire Les quantités sont gérées normalement dans les stocks mais ne sont pas totalisées sur les états. Menu Traitement © Sage 2007 1025 Cette fenêtre affiche les colonnes sélectionnées dans l’option Organisation pour le type de pièce considéré. Voir l’option «Organisation», page 172. Vous pouvez déplacer les colonnes en les faisant glisser par leur titre (le pointeur change alors d’aspect). Relâchez le bouton de la souris lorsque le pointeur a dépassé le bord de la colonne avant ou après laquelle vous voulez insérer la colonne déplacée. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant sur le trait qui sépare leur titre de celui de la colonne suivante (le pointeur change alors d’aspect), puis en faisant glisser. Relâchez le bouton de la souris lorsque la taille désirée est atteinte. 􀀳 Pour modifier la taille de la dernière colonne à droite, il faut que le curseur de la barre horizontale de défilement soit complètement à droite. Il n’est pas possible de diminuer la largeur des colonnes d’une fenêtre dont la barre de défilement horizontale ne contient aucun curseur. Colonnes de saisie des documents des stocks Les colonnes et les informations qu’on peut y saisir sont regroupées sous le titre «Colonnes de saisie des documents des stocks», page 1029. Opérations possibles sur les lignes de pièce de stock Pour saisir une nouvelle ligne : 1 . assurez-vous qu’aucune autre ligne ne soit sélectionnée, 2 . amenez le curseur dans la zone de saisie de la première colonne (au dessus du titre de la colonne), 3 . tapez ou sélectionnez les informations dans les zones d’édition des différentes colonnes saisissables, 4 . validez pour les enregistrer. Pour modifier une ligne saisie : 1 . sélectionnez-la dans la liste, 2 . apportez les modifications voulues dans les zones d’édition au dessus des titres des colonnes, 3 . validez. Pour supprimer une ligne : 1 . sélectionnez-la dans la liste, Menu Traitement © Sage 2007 1026 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Rappelons que pour dessélectionner une ligne, même si des modifications y ont été apportées, il faut cliquer sur cette ligne tout en pressant une touche CTRL sur Windows ou Commande sur Macintosh. Pour insérer une ligne vide : tapez simplement la touche ENTREE quand le curseur se trouve dans la zone d’édition d’une colonne. Déplacement des lignes Deux boutons sont disposés sur le bord inférieur de la fenêtre des documents : 􀂉 bouton [Monter] et 􀂉 bouton [Descendre]. Ils permettent de déplacer la ligne sélectionnée dans le document lors de sa modification. Quelques particularités doivent être observées : 􀂉 Sélection de la première ligne : le bouton [Monter] est inactif. 􀂉 Sélection de la dernière lignr : le bouton [Descendre] est inactif. 􀂉 Sélection d’une ligne comportant un article sans particularité, à gamme ou à conditionnement : déplacement sans contrainte. 􀂉 Sélection d’une ligne d’un composant d’un article à nomenclature / composé : les deux boutons sont inutilisables. Seule la ligne du composé peut être déplacée. 􀂉 Sélection d’une ligne d’un composé d’un article à nomenclature / composé : toutes les lignes de composants se déplacent avec celle du composé (elles sont disposées en dessous). Si le tri des lignes porte sur une valeur différente de Ordre saisi, les boutons [Monter] et [Descendre] sont inactifs. Trier les lignes d’un document Les fonctions de tri sont présentes dans le menu contextuel des lignes des documents. Voir le titre suivant. Menu Traitement © Sage 2007 1027 Menu contextuel des lignes des documents de stock Des menus contextuels sont disponibles sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Voir pour chaque type de document le menu contextuel qui lui est propre. Personnaliser les colonnes des documents des stocks On peut personnaliser les colonnes des documents des stocks soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le corps des documents de stock affiche par défaut un certain nombre de colonnes dont l’Administrateur peut modifier la présence ou la disponibilité. Nous renvoyons le lecteur aux paragraphes traitant des documents des stocks dans l’option Organisation (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Commandes annexes – Documents des stocks Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces sont les suivants : Bouton [Monter] Permet de déplacer vers le haut la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Bouton [Descendre] Permet de déplacer vers le bas la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Menu Traitement © Sage 2007 1028 Pour les deux boutons qui précèdent, voir les explications données dans le cadre des documents des ventes sous le titre «Déplacement des lignes», page 769. Bouton [Associer un texte complémentaire] Pour associer un glossaire à une ligne. Voir le paragraphe «Lignes des documents de stock - Texte complémentaire», page 1042. Bouton [Insérer une ligne] Pour insérer une ligne avant une autre. Voir le paragraphe «Insérer une ligne de texte dans les documents de stock», page 1044. Bouton [Insérer un sous-total] Pour insérer une ligne de total partiel. Cette opération est identique à celles des pièces de vente ou d’achat. Voir le paragraphe «Insertion d’un sous-total», page 949. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Voir plus haut le paragraphe «Pour modifier une ligne saisie :», page 1025. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Voir le titre «Informations sur la ligne de document – Documents des stocks», page 1044. Bouton [Informations sur le document lié] Permet de consulter les liens avec les pièces de stock en cas de sélection d'une ligne d'article géré en contremarque. Voir sous le titre «Article en contremarque - Préparations de fabrication», page 1068, la description de cette fenêtre. Bouton [Recalcul PR composé] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il permet la mise à jour du prix de revient en cas d’ajout de composants à une nomenclature. Bouton [Emplacements] Ce bouton permet de modifier la ventilation par emplacements de la ligne de l’article sélectionnée. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock et pour les articles gérés en stock. Voir le titre «Gestion des emplacements – Documents des achats», page 943. Menu Traitement © Sage 2007 1029 Colonnes de saisie des documents des stocks Nous indiquons ci-après toutes les colonnes que les fenêtres des documents de stock peuvent mentionner en décrivant leur contenu et les automatismes qui leur sont éventuellement attachés. Ces automatismes peuvent ne pas se produire si la colonne n’est pas apparente. Nous les décrirons dans l’ordre où elles sont listées dans l’option Organisation. Si une colonne n'est pas disponible dans un document des stocks particulier, nous le mentionnerons dans les paragraphes décrivant le dit document. Nous renvoyons le lecteur à l'option «Organisation», page 172 pour tout ce qui concerne la disponibilité des colonnes dans les pièces de stock. Nous vous rappelons d’utiliser la touche TABULATION pour passer d’une zone à la suivante. 􀀳 Les descriptions faites ici concernent toutes les colonnes que l’on peut afficher dans toutes les pièces de stock et pas forcément celles dont vous constatez la présence sur votre écran. Rappelons que la présence des colonnes est paramétrée dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise et finalisée par la fonction Personnaliser la liste qu’on lance à partir du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Pour la sélection des articles, nous vous renvoyons au titre «Sélection d’un article – Documents des stocks», page 1033. Colonne Référence article Affiche et permet de sélectionner un article par sa référence. Cette colonne ou la colonne Désignation doivent obligatoirement être présentes. 􀀳 La zone Référence article accepte également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Il est également possible d’enregistrer cette référence article en utilisant un lecteur de codes barres. Il est alors conseillé de saisir la quantité avant la lecture du code barre car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. 􀀳 Tous les types de codes barres sont acceptés, à condition qu’ils ne dépassent pas 18 caractères. La traduction en clair est assurée par le lecteur. Si l’article sélectionné comporte une particularité, des fenêtres annexes vont s’ouvrir pour permettre de préciser ces points particuliers. Ces fenêtres complémentaires s’affichent dans les cas suivants : 􀂉 l’article comporte une gamme de type produit, 􀂉 l’article est composé d’une double gamme, 􀂉 l’article est en rupture complète de stock. Pour éviter l'ouverture de la fenêtre de saisie des articles à gammes, il est possible de saisir la référence de l'énuméré de gamme pour un article mono gamme ou double gamme. On peut aussi créer un article au moment de sa saisie si cela a été autorisé. Voir plus loin les explications données sous le titre «Création d’un article en saisie de document de stock», page 1036. Colonne Désignation Affiche et permet de sélectionner un article par sa désignation. L’une des deux colonnes, Référence article ou Désignation, doit obligatoirement être présente. Les sélections s’effectuent de la même façon que pour la colonne Référence article. Colonne Complément Symbolise, par une icône, la présence d’un texte complémentaire attaché à la ligne sur laquelle elle apparaît. Voir le paragraphe «Lignes des documents de stock - Texte complémentaire», page 1042. Menu Traitement © Sage 2007 1030 Colonne Référence Affiche la référence du document telle qu’elle a été saisie dans l’en-tête. Cette zone reste modifiable ligne par ligne et permet la saisie de n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères alphanumériques. Colonne Gamme 1 Donne les intitulés des éléments de gamme sélectionnés lorsque l’article comporte une gamme de type produit. Cette information n’est pas modifiable. Voir le paragraphe «Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée», page 1048. Colonne Gamme 2 Affiche l’énuméré de la gamme 2. Cette information n’est pas modifiable. Voir le paragraphe «Articles à double gamme - Mouvements d'entrée», page 1050. Colonne N° de série / lot Affiche et permet de saisir le numéro de série ou de lot des articles dont le type de gestion des stocks est sérialisé ou géré par lot. La validation de la ligne sans avoir saisi un numéro ouvre une fenêtre de sérialisation ou de gestion des lots. Cette colonne n’est présente que dans les documents suivants : 􀂉 Mouvement d’entrée, 􀂉 Mouvement de sortie, 􀂉 Mouvement de transfert, 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication. Si la colonne n’est pas autorisée à l’affichage, la fenêtre des articles sérialisés ou gérés par lot s’ouvre à la validation de la ligne. Ce numéro peut être saisi directement ou être enregistré à l’aide d’un lecteur de codes barres. Dans ce cas, il est conseillé d’enregistrer les autres informations de la ligne avant la lecture du code barre car celle-ci s’accompagne par défaut d’une validation. Ce numéro doit correspondre à la structure paramétrée dans la zone Type N° série/lot / Complément série/ lot du volet « Paramètres généraux » de la fiche de l’entreprise. Si le caractère de contrôle du code barres (dernier caractère) n’est pas saisi, le programme le calculera de lui-même (uniquement en création de ligne). Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. 􀀳 La zone N° de série/lot accepte les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Complément série/lot Le complément série/lot est une information complémentaire qui peut venir en complément du numéro de série ou de lot comme, par exemple, une sous-série de la numérotation. A ce titre, cette zone bénéficie des mêmes possibilités de génération automatique que les numéros de série. Ce numéro doit correspondre à la structure paramétrée dans la zone Type N° série/lot / Complément série/ lot du volet « Paramètres généraux » de la fiche de l’entreprise. Si le caractère de contrôle du code barres (dernier caractère) n’est pas saisi, le programme le calculera de lui-même (uniquement en création de ligne). Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Colonne P. U. (Prix unitaire) HT Affiche le prix d’achat mentionné dans le volet «Fiche principale» de l’article. Cette valeur est modifiable. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Menu Traitement © Sage 2007 1031 Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités (à saisir en unités de vente). Prend la valeur 1 par défaut. Dans le cas d’un article vendu au poids, cette colonne ne sert qu’à la saisie de la quantité dont le stock sera mouvementé. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des modèles d’enregistrement. Colonne Conditionnement Mentionne le conditionnement retenu pour l’article. Information non modifiable ici. Cette colonne affiche l’unité de vente pour un article classique ou le conditionnement retenu pour un article à conditionnement. Dans ces deux cas, cette information n’est pas modifiable. Colonne Poids net global Affiche la valeur globale du poids net compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise de la fiche article. Elle est modifiable. 14 caractères numériques. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Colonne Poids brut global Affiche la valeur globale du poids brut compte tenu de la quantité saisie. Cette information est reprise par défaut de la fiche article et est modifiable sur 14 caractères numériques. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Colonne Remise Cette colonne permet de diminuer la valeur d’entrée en introduisant un coefficient modificateur. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Colonne P. U. (Prix unitaire) net Cette colonne affiche le prix unitaire obtenu après application du taux enregistré dans la colonne Remise. L’article entrera en stock à ce prix. Colonne CMUP Cette colonne affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire, 􀂉 de la quantité, 􀂉 de la remise. Il n’est pas modifiable. Dans le cas d’un article vendu au poids, le montant HT de la ligne est calculé selon la formule : P.U. H.T. * Poids net global. Colonne Collaborateur Affiche par défaut le nom et le prénom du collaborateur correspondant à la ligne. On peut le modifier en sélectionnant son nom. 35 caractères alphanumériques. Pour bénéficier des automatismes, effacez le nom affiché et tapez le ou les premiers caractères du nom puis pressez la touche TABULATION pour faire ouvrir une liste de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1032 Cette liste s’utilise comme celle offrant le choix des articles. Le bouton [Rechercher] lance la fonction Rechercher et permet de retrouver facilement un représentant d’après de nombreux critères. Colonne Dépôt Affiche par défaut le dépôt de stockage renseigné dans la fenêtre « Informations document ». 􀀳 La colonne Dépôt n’est utilisée que dans les fonctions Ordre de fabrication et Bon de fabrication. Si la colonne Dépôt est autorisée à l’affichage dans l’option A propos de votre société / Options / Organisation et affichée pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible en saisie de ligne. Pour sélectionner un dépôt de stockage, tapez un caractère dans la colonne Dépôt et pressez la touche TABULATION. La fenêtre de sélection d’un dépôt de stockage s’affiche. La liste propose tous les intitulés des dépôts de stockage. En cas d’indisponibilité en stock, la modification du dépôt peut s’effectuer par la fenêtre d’indisponibilité. Voir le paragraphe «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. 􀀳 Il est impossible de modifier le dépôt de stockage d’une ligne déjà validée dans les pièces de vente autres que celles précisées ci-dessous. Il est, dans ce cas, nécessaire de supprimer la ligne à modifier afin de la ressaisir avec un dépôt différent. Dans les devis, les bons de commande client et les préparations de livraison, il est possible de modifier le dépôt d’une ligne qui aurait déjà été validée. Cette modification s’effectue comme indiqué ci-dessus. Cette possibilité ne s’applique pas aux lignes sur lesquelles une réservation de numéro de lot ou de série aurait été faite. Colonne Emplacement Cette colonne n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle est donc absente des Préparations de fabrication. Elle permet de gérer les emplacements de stockage des articles dans les documents mouvementant les stocks. Elle peut afficher deux types d’informations : 􀂉 le code emplacement si la ligne est liée à un seul emplacement, 􀂉 une icône si la ligne a été ventilée sur plusieurs emplacements. Voir les explications données sous le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787 sur la gestion des emplacements. Menu Traitement © Sage 2007 1033 Colonne Péremption Affiche la date de péremption des articles dont la gestion des stocks est sérialisée ou gérée par lot. Colonne Fabrication Affiche la date de fabrication des articles dont la gestion des stocks est sérialisée ou gérée par lot. Colonnes Information libre 1 à 64 Affichent les informations libres paramétrées dans l’option Organisation pour les lignes de pièces de stock. Le contenu de cette colonne peut être déterminé par calcul par l’intermédiaire des Modèles d’enregistrement. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681. Dans le cas où la colonne correspond à une information libre de type Table, la sélection de l’énuméré s’effectue par l’intermédiaire d’une zone à liste déroulante éditable. Si la valeur tapée ne correspond pas à un énuméré existant, un message propose de le créer. « L’énuméré de table XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Sélection d’un article – Documents des stocks Pour sélectionner un article : 􀂉 saisissez sa référence (sur 18 caractères au maximum) ou 􀂉 tapez les premiers caractères de sa référence et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous le paragraphe sur la sélection d’un article), 􀂉 tapez le raccourci attaché à l’article (en même temps que vous pressez les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh), 􀂉 saisissez sa référence code barres (enregistrée dans le volet « Descriptif » de la fiche article), 􀂉 tapez la référence de l’énuméré de conditionnement ou 􀂉 tapez la référence ou le code barres de l’énuméré de gamme. Dans ces deux derniers cas, la fenêtre de sélection de l’énuméré de gamme ou du conditionnement ne s’ouvre pas. La liste de sélection d’un article s’affiche lorsque l’on tape une référence ou une désignation inconnues du programme dans les zones d’édition correspondant aux colonnes Référence article ou Désignation. On peut aussi taper le radical de l’article voulu et presser la touche TABULATION. Cette liste présente toutes les références classées par ordre alphabétique. La ligne présélectionnée correspond à ce qui a été tapé. Cette sélection peut se faire de duex façons différentes : 􀂉 selon une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir ci-dessous. 􀂉 selon une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 1035. Menu Traitement © Sage 2007 1034 Ces fenêtres affichent la liste des articles existants. Elle est en tous points identique à celle de sélection des articles dans les pièces de vente à l’exception desparticularités évoquées ci-dessous. Veuillez vous reporter aux titres «Sélection d’un article – Gestion classique», page 783 et «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786 pour toutes précisions sur le fonctionnement de cette fenêtre. Tri de la liste des articles Contrairement aux documents des ventes, cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre propose : 􀂉 Tri par référence (valeur par défaut), 􀂉 Tri par désignation ou 􀂉 Tri par famille. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction de la sélection de l’article sur sa référence, sa référence fournisseur ou sur sa désignation. Menu contextuel de la liste de sélection d’un article – Documents des stocks Un menu contextuel est disponible sur la liste des articles dans la fenêtre de sélection d’un article. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Personnaliser la liste de sélection d’un article – Documents des stocks On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des articles en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1035 Le «Manuel de la gamme » vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes disponibles sont les suivantes. Sélection d’un article – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des articles et de leurs familles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des articles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Référence Zone Référence de la fiche principale article Oui Oui Désignation Zone Désignation de la fiche article Oui Oui Famille Zone Famille de la fiche article Oui Oui Prix d’achat (1) 1. Cette colonne n’est renseignée que si les autorisations d’accès le permettent à l’utilisateur. Zone Prix d’achat du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Prix de vente (2) 2. Le montant est affiché suivi de HT ou TTC suivant le type de prix. Dans le cas d’articles à gamme de type produit, l’énuméré n’étant pas encore sélectionné à ce stade, le programme traite l’article comme sans gamme. Si l’option Calcul du prix de vente/Prix de revient a été cochée dans le tarif d’exception ou la catégorie tarifaire de l’article considéré, cette colonne mentionne «Calculé» à la place du prix. Prix de vente du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Coefficient Coefficient du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Stock réel Stock réel de l’article pour le dépôt en registré en en-tête du document Non Non Stock à terme Stock à terme de l’article pour le dépôt en registré en entête du document Non Non Emplacement Emplacement de l’article pour le dépôt en registré en entête du document Non Non Mise en sommeil Zone Mise en sommeil du volet Complément de la fiche article Non Non Menu Traitement © Sage 2007 1036 Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles d’articles. 􀂉 Celle du bas affiche les articles appartenant à la famille de dernier rang sélectionnée dans la liste du haut et ce de manière classique. Sélection des familles La sélection des familles s’effectue comme pour les familles d’articles. Voir le titre «Sélection des familles», page 391. Lorsqu’une famille est sélectionnée dans la zone du haut, non seulement les sous-familles qui peuvent en dépendre apparaissent mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachés directement ou indirectement à cette famille. Il suffit alors de sélectionner la ligne de l’article désiré et de cliquer sur le bouton [OK] ou de valider. Les autres zones de la fenêtre sont identiques à celles de la gestion classique. Création d’un article en saisie de document de stock Si l’option Création en saisie est paramétrée sur Article ou Les deux (dans la commande A propos de…) il sera possible de créer un article en saisie. Il est possible de créer un article en tapant un point d’interrogation (?) dans la zone d’édition de la référence ou de la désignation de l’article dans les lignes de la pièce et en tapant la touche TABULATION. Il est également possible de taper cette désignation en entier suivie d’un point d’interrogation. Une nouvelle fiche article s’ouvre alors pour vous permettre de la remplir. Sa validation vous fait revenir à la saisie de la pièce. Gestion des emplacements – Documents des stocks La colonne Emplacement n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle est utilisable que si la gestion du multi-emplacement a été paramétrée : boîte à cocher Gestion multi-emplacement par dépôt du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » : 􀂉 Non cochée : pas de lien emplacement sur les lignes mouvementant les stocks et pas de gestion des cumuls de quantités par emplacement. Menu Traitement © Sage 2007 1037 􀂉 Cochée : des informations relatives aux emplacements sont enregistrées sur les lignes mouvementant les stocks ou les lignes de préparation de commande. Les cumuls des quantités par emplacement sont gérés. Dans ce cas elle permet de choisir un des emplacements de stockage de l’article dans le dépôt sélectionné dans la colonne précédente. Les emplacements de contrôle ne sont pas utilisables. 􀂉 Si la ligne est associée à un seul emplacement, le code de cet emplacement sera mentionné. 􀂉 Si la ligne est associér à plusieurs emplacement, une icône spécifique sera présente sur la ligne. Les codes emplacements sont gérés dans les documents suivants. Les priorités de déstockage sont gérés par les informations sélectionnées dans la zone Priorité déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». Elles s’appliquent aux articles gérés au CMUP. Elles permettent de définir l’emplacement prioritaire pour la sortie des articles du stock et propose : 􀂉 Emplacement non principal : les sorties d’articles s’effectuent en priorité sur les emplacements non principaux de l’article. La recherche des articles disponibles s’effectue en fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone s’il y a lieu) et ceci dans tous les dépôts où l’article est référencé (la fenêtre d’indisponibilité s’affichera si l’article est disponible dans un autre dépôt et proposera à l’utilisateur de choisir). L’emplacement principal est interrogé en dernier. 􀂉 Emplacement principal : (valeur par défaut) les sorties des articles sont faites d’abord sur l’emplacement principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dépôts si indisponibilité dans l’emplacement principal. 􀂉 Zone emplacement : les sorties des articles sont effectuées en fonction de la Zone : A en premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de l’emplacement déclaré comme principal. Voir dans la fonction «Dépôts de stockage», page 710 les explications données sur les principes de stockage et les notions évoquées ici. La fenêtre d’indisponibilité ne s’ouvre que lorsque la quantité en stock ne permet pas d’honorer le mouvement. En gestion du multi-emplacement, les lignes des documents de stock sont systématiquement associées à un ou plusieurs emplacements pour les articles suivis en stock. Le code emplacement proposé par défaut dépend de l’activation ou non de la zone Gestion emplacement contrôle du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». Le tableau suivant résume les actions menées pour les lignes d’entrée en stock. Type de document Code emplacement Commentaire Mouvement d’entrée Oui Ligne mouvementant le stock Mouvement de sortie Oui Ligne mouvementant le stock Dépréciation du stock Non Mouvement de transfert Oui Ligne mouvementant le stock Préparation de fabrication Non Ordre de fabrication Oui Ligne mouvementant le stock Bon de fabrication Oui Ligne mouvementant le stock Gestion emplacement de contrôle Autre particularité Code emplacement proposé par défaut Non cochée Code emplacement principal Cochées Code emplacement de contrôle renseigné Code emplacement de contrôle Menu Traitement © Sage 2007 1038 Pour les lignes de sortie, la sortie des articles dépend des priorités de déstockage gérées par les informations sélectionnées dans la zone Priorité déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». L’emplacement prioritaire pour la sortie des articles du stock est proposé comme suit : 􀂉 Emplacement non principal : les sorties d’articles s’effectuent en priorité sur les emplacements non principaux de l’article. La recherche des articles disponibles s’effectue en fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone s’il y a lieu) et ceci dans tous les dépôts où l’article est référencé (la fenêtre d’indisponibilité s’affichera si l’article est disponible dans un autre dépôt et proposera à l’utilisateur de choisir). L’emplacement principal est interrogé en dernier. 􀂉 Emplacement principal : (valeur par défaut) les sorties des articles sont faites d’abord sur l’emplacement principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dépôts si indisponibilité dans l’emplacement principal. 􀂉 Zone emplacement : les sorties des articles sont effectuées en fonction de la Zone : A en premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de l’emplacement déclaré comme principal. Voir dans la fonction «Dépôts de stockage», page 710 les explications données sur les principes de stockage et les notions évoquées ici. Modification des emplacements En saisie de document, le programme propose par défaut l’emplacement principal de l’article (défini dans le volet « Stock » de sa fiche) ou selon la répartititon définie par la priorité de déstockage. Il est possible de modifier la ventilation par emplacements en sélectionnant la ligne de l’article considéré et en cliquant sur le bouton [Emplacements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre de la pièce de vente. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les pièces entraînant des mouvements de stock. Code emplacement de contrôle non renseigné Code emplacement principal Code emplacement principal non renseigné Emplacement par défaut Gestion emplacement de contrôle Autre particularité Code emplacement proposé par défaut Menu Traitement © Sage 2007 1039 􀀳 Le programme tenant compte des conditionnements, les valeurs affichées dans lex colonnes Quantité et Quantité colisée tiennent compte du conditionnement sélectionné sur la ligne et les zones de l’en-tête de pièce sont également modifiées en conséquence. Pour modifier les quantités à extraire de chaque emplacement : 1 . sélectionner la ligne, 2 . modifier la valeur de la quantié ou de la quantité colisée, 3 . valider. 4 . Modifier les autres emplacements pour rétablir le total de la quantité commandée. Voir plus loin les modifications possibles en fonction des modes de gestion des articles. Les zones de cette fenêtre ont les particularités suivantes. Dépôt Affiche l’intitulé du dépôt de la ligne sélectionnée. Gamme 1 Affiche l’énuméré de gamme 1 en cas d’un article à simple ou double gamme. Gamme 2 Affiche l’énuméré de gamme 2 dans le cas d’un article à double gamme. Stock réel Affiche le stock réel de l’article tous emplacements confondus. Stock dispo (disponible) Affiche le stock disponible de l’article tous emplacements confondus. Unité Affiche l’unité de vente définie dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité à affecter / Qté colisée à affecter Mentionne la quantité à livrer toutes lignes confondues. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée. Conditionnement Affiche le conditionnement défini dans la fiche de l’article (volet « Fiche principale »). Quantité affectée / Qté colisée affectée Mentionne la quantité à livrer affectée à l’emplacement sélectionné. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée affectée. Reste à affecter / Reste colisé à affecter Différence entre la quantité à afecter et la quantité affectée. La valeur affichée correspond au conditionnement. Si l’article est à conditionnement, le programme affiche la quantité colisée restant à affecter. Colonne Code emplacement Précide le code emplacement de la ligne. 􀀳 Lors de la création des fiches des dépôts, le programme génère un emplacement qu’il nomme DEFAUT. Tous les articles entrant dans le dépôt sans avoir été affectés à un emplacement particulier seront affectés à celui-ci. Menu Traitement © Sage 2007 1040 Colonne Zone Affiche le type de zone (A, B, C ou Aucun) affecté à l’emplacement dans la fiche du dépôt. Voir le «Volet Emplacements – Dépôt», page 714 pour plus d’explications sur cette définition. Colonne Type Affiche le type de l’emplacement correspondant à l’emplacement. Normalement, la valeur affichée ici devrait être systématiquement Standard, les articles en contrôle n’étant pas disponibles à la vente. Voir le volet «Dépôts de stockage / Emplacements ». Colonne Qté dispo (quantité disponible) Cette colonne affiche la quantité disponible de chaque emplacement. Colonne Quantité Cette colonne indique la quantité livrée à partir de l’emplacement soit par une affectation automatique lors d’une transformation de bon de commande en préparation de livraison, soit manuellement par saisie. Colonne Qté (quantité) colisée Cette colonne affiche la quantité du conditionnement de l’article mentionné sur la ligne de préparation de livraison. Si la valeur indiquée ici est modifiée, la colonne Quantité est modifiée en conséquence. Bouton [OK] Enregistre les modifications faites. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans enregistrer les modifications. Menu contextuel - Saisie des emplacements La fenêtre de saisie des emplacements dispose d’un menu contextuel. Ce menu dispose des fonctionnalités suivantes. Fonctions classiques des menus contextuels (liste réduite) : 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, 􀂉 Dessélectionner tout. Mise à zéro de la quantité affectée Lorsqu’on sélectionne cette fonction, le programme vide le contenu de la colonne Quantité de la ligne sélectionnée pour permettre à l’utilisateur de saisir les quantités par emplacement qu’il souhaite. Rétablir la quantité livrée La sélection de cette fonction, quand elle est active, réaffecte les quantités par emplacements de la ligne selon l’option Priorité de déstockage et en fonction des quantités disponibles par emplacements. Menu Traitement © Sage 2007 1041 Influence des lignes de documents sur les cumuls des quantités par emplacements Le tableau suivant précise l’influence des pièces de vente sur ces cumuls. Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement Le tableau suivant récapitule les possibilités d’accès à la colonne Emplacement et au bouton [Emplacements] des pièces de vente en fonction du type de pièce et du type d’article. Type de document Emplacement Stock préparé Stock réel Stock disponible Mouvement d’entrée Oui + + Mouvement de sortie Oui – – Mouvement de transfert Ligne dépôt origine Oui – – Ligne dépôt destinataire Oui + + Préparation de fabrication Non Ordre de fabrication Ligne des composants Oui – – Ligne des composés Non + + Bon de fabrication Lignes des composants Oui Ligne des composés Oui + + Dépréciation du stock Non Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Entrée (création) Série/Lot Accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Une ligne est générée pour chaque emplacement Entrée (modification) Série/Lot Accessible non accessible FIFO/LIFO Accessible Accessible Sortie CMUP Accessible Accessible FIFO, LIFO, Sérialisé, Lots Accessible Non accessible Préparation de fabrication Tous Non disponible Non disponible Ordre de fabrication (sortie) CMUP Accessible Accessible Série/Lot Accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Bon de fabrication entrée (création) CMUP Accessible Accessible Série/Lot Accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Menu Traitement © Sage 2007 1042 Particularités des lignes de pièces - Documents des stocks Nous traitons sous ce titre tout ce qui caractérise les lignes de pièces. Leur saisie a été expliquée au paragraphe précédent. Ouverture de la fiche article La fiche article s’ouvre par un double-clic sur sa ligne dans la pièce. Il est possible de la modifier mais pas de la supprimer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes Si vous souhaitez uniformiser les taux de remise appliqués à certaines lignes, il n’est pas nécessaire de modifier chaque ligne individuellement. Une méthode vous permet de réaliser cette opération globalement : 1 . sélectionnez les lignes concernées ; 2 . placez le curseur dans la zone de saisie de la colonne Remise ; 3 . tapez le montant de la remise globale ; 4 . validez. Toutes les lignes sélectionnées auront la même remise. On peut utiliser toutes les possibilités de saisie détaillées dans la colonne Remise. On peut également ajouter une remise à celles mentionnées dans les lignes sélectionnées en tapant + suivi du montant de la remise additionnelle. Les remises séparées par cet opérateur seront traitées en cascade. Lignes des documents de stock - Texte complémentaire Associer un texte du glossaire Il est possible d’associer un texte, et un seul, à une ligne de pièce en cliquant sur le bouton [Associer un texte complémentaire] après sélection de la ligne voulue. Ce bouton se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce texte peut être tiré du Glossaire ou tapé directement. Le texte complémentaire n’apparaît pas dans le document à l’écran mais seulement lors de l’impression sous la réserve suivante : l’objet de mise en page Texte complémentaire ou bien l’objet de mise en page Texte global aura été placé dans le document d’impression. Voir la commande «Mise en page», page 304 et dans le «Manuel de la gamme». Bon de fabrication entrée (modification) CMUP Accessible Accessible Série/Lot Accessible Non accessible FIFO/LIFO Accessible Non accessible Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Menu Traitement © Sage 2007 1043 L’existence d’un texte complémentaire attaché à une ligne est symbolisée par la présence d’une icône dans la colonne Complément (si son affichage a été autorisé). Pour associer un texte du glossaire, sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne dans la liste du haut de la fenêtre. On ne peut associer qu’un seul texte à une ligne. Ce texte n’apparaît pas explicitement dans les lignes de la pièce à l’écran. Pour modifier le glossaire associé, cliquez sur un autre. Pour supprimer l’association d’un texte ou d’un glossaire à un article, supprimez le texte en le sélectionnant par balayage et en tapant la touche RET. ARR. sur Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. Pour saisir un texte, le taper dans la zone d’édition. Il est possible de modifier ponctuellement un texte de glossaire. 􀀳 Cette modification ponctuelle n’a aucune répercussion sur le glossaire d’origine. Sélection des glossaires Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous les glossaires : la liste présente tous les glossaires existants (valeur par défaut), 􀂉 Glossaires article : la liste ne présente que les glossaires du domaine article, 􀂉 Glossaires document : la liste ne présente que les glossaires du domaine document, 􀂉 Glossaires attachés à l’article : la dernière option de cette liste affiche la référence de l’article. Elle permet d’afficher la liste des glossaires attachés à l’article saisi sur la ligne de pièce et de ne sélectionner que celui qui sera imprimé. Dans ce dernier cas, le glossaire n’est plus considéré comme attaché à l’article mais comme affecté à la ligne de pièce. Texte de la rubrique Le texte du glossaire sélectionné apparaît dans cette zone. On peut le modifier. Cette modification ne vaut que pour la ligne de pièce considérée. On peut également taper un texte quelconque de 1980 caractères alphanumériques maximum. Vous pouvez utiliser des tabulations ou des retours à la ligne à l’intérieur du texte. Macintosh Le retour volontaire à la ligne s’effectue par la touche la touche ENTREE du clavier alphanumérique. Windows Il faut taper la combinaison de touches CTRL + TABULATION pour insérer une tabulation et CTRL + ENTREE pour un retour volontaire à la ligne. La validation de la saisie s’effectue par la touche ENTREE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton OK. L’impression des glossaires attachés aux articles peut être demandée dans la fenêtre qui vous est proposée avant l’impression. Ils ne pourront s’imprimer que si l’objet de mise en page Glossaire article ou Texte global est présent dans le document d’impression. 􀀳 Il est également possible d’insérer, à n’importe quel endroit du document un objet Glossaire pour y faire apparaître le contenu d’une entrée de glossaire de type document repérée par son raccourci. Cette insertion se fait par la commande Fichier / Mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 1044 Insérer une ligne de texte dans les documents de stock Il est possible de saisir un texte dans la colonne Désignation. 69 caractères alphanumériques maximum. Après avoir renseigné la désignation pressez la touche ENTREE pour valider la ligne de texte qui s’affiche dans le corps de la pièce. Ne pressez pas la touche TABULATION car le programme ouvrira la fenêtre de sélection d’un article. 􀀳 Seule la colonne Désignation peut servir à l’enregistrement d’un texte. Informations sur la ligne de document – Documents des stocks Bouton Informations sur une ligne Propose toutes les informations de la ligne sous forme de liste. Après avoir sélectionné une ligne, cliquez sur le bouton [Information sur une ligne] (il se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre). Une fenêtre s’affiche. Ce bouton n’est pas disponible dans les bons de dépréciation du stock. Cette fenêtre se décompose en quatre volets qui donnent: 􀂉 des informations sur la ligne de document : «Volet Informations sur la ligne de document de stock», page 1044, 􀂉 des informations libres concernant la ligne de document : «Volet Informations libres de la ligne de document de stock», page 1045, 􀂉 des informations libres concernant les articles gérés par numéro de série ou de lot : «Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente», page 1046, 􀂉 des informations concernant les emplacements si la gestion multi-emplacement est active : «Volet Emplacements – Information ligne du document des stocks», page 1046. Dans les préparations de commande, cette fenêtre affiche un item supplémentaire Référence composé qui affiche la référence de l’article composé. Volet Informations sur la ligne de document de stock Cette fenêtre propose les informations enregistrées pour la ligne de document sélectionnée. Toutes les colonnes de l’option A propos de… / Options / Organisation sont reprises ainsi que les informations décrites Menu Traitement © Sage 2007 1045 ci-dessous. Il est possible d’intervenir sur certaines valeurs pour les modifier directement à partir de cette liste. Le tableau suivant reprend pour chaque colonne les modifications possibles. Volet Informations libres de la ligne de document de stock On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou en sélectionnant cette désignation dans la liste déroulante en haut de la fenêtre sur Macintosh. 􀀳 Ce volet peut ne pas être disponible si vous n’avez paramétré aucune information libre pour les lignes de pièces de stock. Voir l’option «Information libre», page 160. Les informations libres qui apparaissent dans cette fenêtre sont celles paramétrées pour les lignes de documents dans les options de l’entreprise. Il n’est pas possible d’ajouter d’information libre à ce niveau, seule leur valeur peut être renseignée. Les informations libres de type Valeur calculée sont précédées d’une icône particulière. Informations Modification possible à partir de cette fenêtre Informations Modification possible à partir de cette fenêtre Référence article Non Conditionnement Non Désignation Non Poids net global Oui Complément Non Poids brut global Oui Référence Oui Remise Non Gamme 1 Non P. U. net Non Gamme 2 Non CMUP Non N° série & lot Non Montant HT Non P. U. Non Péremption Non Quantité Non Fabrication Non Menu Traitement © Sage 2007 1046 Pour ajouter ou modifier une valeur d’information libre : 1 . cliquez sur la ligne de l’information libre, 2 . utilisez la zone d’édition en bas de la fenêtre pour saisir, modifier ou supprimer la valeur de l’information libre, 3 . validez. Bouton OK Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications faites. Bouton Annuler Cliquez sur ce bouton ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour n’en rien faire. Volet Informations libres série/lot – Information ligne du document de vente Ce volet n’est disponible que lorsque la ligne de la pièce sélectionnée concerne un article sérialisé ou géré par lot et pour lequel on a enregistré des informations libres de type Numéros série/lot. Rappelons que les informations libres de type Numéros série/lot sont enregistrées dans l’option «Information libre», page 160 de la fiche de l’entreprise. Elle permet de consulter ces informations. Des modifications sont possibles à ce niveau dans les mouvements d’entrée uniquement. Elles pourront servir à retrouver la trace des articles sérialisés ou gérés par lot. Volet Emplacements – Information ligne du document des stocks Ce volet n’apparaît que dans le cas où la gestion multi-emplacements est active et seulement pour les articles suivis en stock. Menu Traitement © Sage 2007 1047 Il précise les stocks de l’article en fonction des différents emplacements où il peut être stocké. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Mouvements d’entrée - Documents des stocks Cette commande permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison d’un fournisseur. Ce peut être un retour d’article prêté, un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion), un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock théorique), une erreur fournisseur en votre faveur, etc. Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables dans les mouvements d'entrée à l'exception de la suivante : 􀂉 C.M.U.P. La saisie dans les mouvements d'entrée d'articles à une ou deux gammes ainsi que d'articles sérialisés ou gérés par lots présente les particularités suivantes. Menu Traitement © Sage 2007 1048 Menu contextuel des lignes des mouvements d’entrée Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible : Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Deux commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer, 􀂉 Transformer la (les) ligne(s). Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée La saisie sur une ligne d'un article à gamme de type produit fait s'afficher automatiquement la fenêtre de sélection des énumérés de gamme. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement la référence de l’énuméré dans la colonne Référence article. Menu Traitement © Sage 2007 1049 Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de lignes. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les informations comme le poids pourront être enregistrées ou modifiées après la validation de la saisie. Lorsque la gestion du multi-emplacement est utilisée (voir le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks »), il est possible d’y afficher une colonne Emplacement dans laquelle on peut choisir l’emplacement de stockage en entrée d’article. Cette fenêtre comporte un bouton [Emplacements] qui ouvre une fenêtre « Saisie des emplacements » permettant la sélection des emplacements. Cette fenêtre est décrite sous le titre «Modification des emplacements», page 788. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1. Saisie des lignes : 1 . sélection de l’énuméré de la gamme, 2 . saisie de la quantité, le prix unitaire en devise s’affiche automatiquement en pressant la touche TABULATION dans la zone Quantité ; 3 . modification éventuelle du prix, 4 . saisie de la remise. A la validation de la ligne par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, l’énuméré de la gamme suivant est sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 1050 Modification des lignes saisies : 1 . Sélection de la ligne, 2 . modification des quantités et/ou du prix et/ou de la remise, 3 . validation de la ligne. Suppression des lignes saisies : 1 . Sélection de la ligne, 2 . mise à zéro de la quantité, 3 . validation de la ligne. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la saisie des énumérés de gamme. Articles à double gamme - Mouvements d'entrée La saisie sur une ligne d'un article à gamme de type produit fait s'afficher automatiquement la fenêtre de sélection des énumérés de gamme. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement la référence de l’énuméré dans la colonne Référence article. Cette fenêtre ne s’affiche qu’en création de lignes. La présentation de cette fenêtre est fixe quelles que soient les colonnes définies pour le document. Les informations comme le représentant, le poids, etc. pourront être consultées et modifiées après la validation de la saisie. 􀀳 Comme pour les articles à gamme simple, il est possible de gérer les emplacements dans le cas de leur gestion. Le fonctionnement en est identique. Voir le titre «Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée», page 1048. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Par défaut cette fenêtre est vide, seule la colonne Gamme 1 propose les énumérés de la gamme 1. La liste déroulante Gamme 2 permet la sélection des énumérés de la gamme 2 recensés pour l’article. Seules les informations suivantes peuvent être indiquées par binôme d’énuméré de gamme : 􀂉 quantité, 􀂉 prix, 􀂉 remise accordée. Menu Traitement © Sage 2007 1051 La ligne Total affiche la quantité totale d’articles pour l’intégralité des binômes d’énumérés de gamme. Saisie des lignes : 1 . Sélection de l’énuméré de la gamme 2, 2 . sélection de l’énuméré de la gamme 1, 3 . saisie de la quantité, le prix unitaire s’affiche automatiquement en pressant la touche TABULATION dans la zone Quantité ; 4 . modification éventuelle du prix, 5 . saisie de la remise. A la validation de la ligne par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, pour le même énuméré de la gamme 2, l’énuméré suivant de la gamme 1 est sélectionné. Modification des lignes saisies : 1 . Sélection de l’énuméré de la gamme 2, 2 . sélection de la ligne, 3 . modification des quantités et/ou du prix et/ou de la remise, 4 . validation de la ligne. Suppression des lignes saisies : 1 . Sélection de la ligne, 2 . mise à zéro de la quantité, 3 . validation de la ligne. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la saisie des énumérés de gamme. Articles sérialisés ou gérés par lot – Mouvements d'entrée Pour chaque article sérialisé ou géré par lot, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro. Celui-ci se rapporte à un article. Dans le cas des articles sérialisés, chaque article en stock dispose de son propre numéro. Dans le cas des articles gérés par numéro de lot, à un numéro peuvent correspondre plusieurs articles. Après validation d’une ligne de document se rapportant à un article sérialisé ou géré par lot, la fenêtre « Sérialisation » ou « Gestion des lots » s’affiche. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement le(s) numéro(s) de série ou de lot dans la colonne adéquate. Menu Traitement © Sage 2007 1052 Quantité à entrer en stock Nombre total d’articles à enregistrer. Quantité non affectée Zone rappelant les quantités à affecter à un numéro de série ou de lot en fonction de la quantité saisie dans la ligne et des quantités déjà affectées. Mise en reliquat Si vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton OK après avoir cliqué sur la case Oui, la quantité mentionnée dans la zone Quantité non affectée sera conservée en reliquat, uniquement en transformation de pièce. Si vous cliquez sur la case Non, les quantités non livrées ne seront pas conservées dans le document d’origine. Cette zone est estompée dans le cas où la pièce est directement saisie et n’est disponible qu’en cas de transformation de pièce. Bouton [Supprimer] Permet de supprimer un numéro qui vient d’être saisi de façon erronée (après sélection du numéro). La validation des numéros de série s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre de saisie s’effectue en cliquant sur le bouton [OK] ou par la touche ENTRÉE du clavier numérique. Liste des numéros de série Donne la liste des numéros déjà enregistrés. Les zones de saisie se trouvent en dessous de la liste. La liste propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de série ou de lot, 􀂉 la Quantité entrée (uniquement pour la gestion des numéros de lot), 􀂉 la Date de péremption, 􀂉 la Date de fabrication, 􀂉 le Complément série/lot, 􀂉 éventuellement, les colonnes des informations libres de type Numéros série/lot. Voir ci-dessous. Par défaut la liste est vide. Son classement s’effectue par ordre alphabétique sur la date de péremption puis sur le numéro de série ou de lot. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Menu Traitement © Sage 2007 1053 Numéro Zone de 18 caractères alphanumériques majuscules acceptant également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace. Ce numéro doit correspondre à la structure paramétrée dans la zone Type N° série/lot du volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. Pour enregistrer les numéros de série ou de lot, voir ci-dessous. La saisie du numéro de série ou de lot est obligatoire. Il est possible de modifier un numéro de série ou de lot dans une pièce d’entrée de stock déjà saisie (à condition que l’article n’ait pas été utilisé par ailleurs). Quantité entrée Cette zone n’est présente que dans la fenêtre « Gestion des lots ». Elle permet d’enregistrer le nombre d’articles entrant dans la composition du lot. 􀀳 Rappelons que les articles sérialisés sont toujours gérés à l’unité. Péremption Zone permettant d’enregistrer la date de péremption du numéro de série ou du lot saisi. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Fabrication Zone permettant la saisie de la date de fabrication, par défaut la date du document est proposée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Complément série/lot Le complément série/lot est une information qui peut venir en complément du numéro de série ou de lot comme, par exemple, une sous-série de la numérotation. A ce titre, cette zone bénéficie des mêmes possibilités de génération automatique que les numéros de série ou de lot. Colonnes Informations libres série/lot Si des informations libres de type Numéros série/lot ont été créées dans l’option Information libre de la fiche de l’entreprise, elles apparaîtront sous la forme de colonnes dans la fenêtre de la présente fonction. Cette possibilité est réservée aux quatre premières informations libres, les autres ne seront pas affichées mais on pourra accéder à leur fenêtre de saisie en cliquant sur le bouton [Infos libres] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir ce bouton. Bouton [Infos libres] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il ne devient actif que dans les conditions suivantes : 􀂉 si le nombre d’informations libres de type Numéros série/lot créées est supérieur à quatre, 􀂉 si la ligne d’article à été validée dans la pièce 􀂉 et si on a cliqué sur la ligne de l’article à renseigner. Dans ce cas il permet d’ouvrir une fenêtre « Informations libres série/lot » qui permet de renseigner les informations libres en excédent. Menu Traitement © Sage 2007 1054 Pour enregistrer, ou modifier, une information libre : 1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste. 2 . Enregistrez la valeur de l’information libre dans la zone de saisie en dessous de la liste (elle prend la désignation de l’information libre sélectionnée). 3 . Validez par la touche ENTRÉE. 4 . Lorsque toutes les informations ont été renseignées, cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fenêtre. Création des numéros de série ou de lot 􀀳 Les informations données ci-dessous s’appliquent également aux compléments série/lot, notamment la numérotation automatique. La saisie des compléments série/lot doit être faite simultanément avec la génération des numéros de série. La structure des numéros de série enregistrés doit correspondre à celle paramétrée dans la zone Type N° série/lot du volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. La structure des compléments série/lot doit également correspondre à celle définie dans cette même zone. Pour affecter un numéro de série ou de lot : 1 . saisissez le numéro de série, 2 . saisissez la date de péremption, 3 . saisissez la quantité du lot (uniquement pour les numéros de lot), 4 . saisissez la date de fabrication (par défaut date du document), 5 . saisissez éventuellement un complément série/lot, 6 . validez par la touche ENTRÉE. Pour numéroter de façon automatique et continue : 1 . Saisissez le premier numéro de série en insérant le caractère étoile (*) à la suite du caractère devant être incrémenté. 2 . De la même façon, et si cela est nécessaire, opérez de la même façon pour enregistrer le complément série/lot. 3 . Validez. Le programme génère autant de numéros qu’il y a d’articles. On peut également utiliser un lecteur de codes barres pour enregistrer les numéros de série. Chaque enregistrement diminue les quantités non affectées. Les quantités, les dates de fabrication et de péremption seront les mêmes pour tous les numéros de lot de la séquence. 􀀳 L’incrémentation s’arrête en cas de modification de la structure du numéro de lot. Menu Traitement © Sage 2007 1055 Modification des numéros de série ou de lot 1 . Sélectionnez la ligne du numéro à modifier, 2 . saisissez la modification, 3 . validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique. Le numéro est modifié. 􀀳 Il est possible de modifier des numéros de série ou de lot dans un mouvement d’entrée déjà saisi. Suppression des lignes saisies 1 . Sélectionnez le ou les numéros à supprimer, 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer], les lots sélectionnés sont supprimés. La somme des quantités par lot ne peut excéder la quantité rappelée dans la zone Quantité à entrer en stock. Contrôle d’unicité des numéros de série ou de lot En fonction du choix fait dans la zone Contrôle unicité lot de la fiche de l’entreprise, le programme vérifiera ou non que deux numéros de série ou de lots identiques ne sont pas affectés au même article lors de leur entrée en stock. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Si aucun contrôle d’unicité n’a été demandé, l’entrée en stock d’articles portant la même référence et le même numéro de lot sera possible. Mouvements de sortie - Documents des stocks Cette commande permet de : 􀂉 enregistrer une sortie d’article en prêt, une mise au rebut, un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock théorique), une perte sur destruction ou vol, etc. La saisie des quantités doit toujours être faite en positif (sans les faire précéder du signe moins). 􀂉 réajuster l’inventaire. Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables dans les mouvements de sortie à l'exception des suivantes : 􀂉 Remise, 􀂉 Prix unitaire. Menu Traitement © Sage 2007 1056 La saisie dans les mouvements de sortie d'articles à une ou deux gammes ainsi que d'articles sérialisés ou gérés par lots présente les particularités suivantes. Menu contextuel des lignes des mouvements de sortie Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible : Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Une commande n’est pas disponible : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer, 􀂉 Transformer la(les) ligne(s). Articles à simple gamme - Mouvements de sortie La saisie sur une ligne d'un article à gamme de type produit fait s'afficher automatiquement la fenêtre de sélection des énumérés de gamme. Le paramétrage de cette fenêtre est strictement identique à celui des articles à simple gamme dans les Mouvements d'entrée. Veuillez vous reporter au titre «Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée», page 1048. Articles à double gamme - Mouvements de sortie La saisie sur une ligne d'un article à gammes de type produit fait s'afficher automatiquement la fenêtre de sélection des énumérés de gamme. Le paramétrage de cette fenêtre est strictement identique à celui des articles à double gamme dans les Mouvements d'entrée. Veuillez vous reporter au titre «Articles à double gamme - Mouvements d'entrée», page 1050. Menu Traitement © Sage 2007 1057 Articles sérialisés - Mouvements de sortie Pour chaque article sérialisé, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro de série, qui se rapporte à une unité de vente. A chaque article en stock correspond un numéro. Après validation d’une ligne de document se rapportant à un article sérialisé, la fenêtre de sérialisation s’affiche. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement le(s) numéro(s) de série dans la colonne adéquate. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. La liste du haut propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de série, 􀂉 l'Etat (réservé ou non), 􀂉 la Date de péremption, 􀂉 la Date de fabrication. Par défaut la liste propose tous les numéros de série disponibles. Son classement s’effectue par ordre alphabétique sur la date de péremption puis sur le numéro de série. La liste du bas propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de série, 􀂉 la Date de péremption, 􀂉 la Date de fabrication. Par défaut la liste affiche les numéros de série qui ont déjà été sélectionnés pour la sortie considérée. Son classement s’effectue par ordre alphabétique sur la date de péremption puis sur le numéro de série. A livrer Zone reprenant la quantité demandée en sortie de stock. Solde Zone proposant la quantité de numéros de série restant à affecter. Menu Traitement © Sage 2007 1058 Affectation des numéros de série L’affectation peut s’effectuer de plusieurs façons : Par saisie directe : 1 . Saisissez le numéro de série, 2 . validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, le numéro disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure. Par numérotation automatique et continue des numéros de série : 1 . Saisissez le premier numéro de série en insérant un astérisque (*) à la suite du caractère devant être incrémenté, 2 . validez, le programme génère autant de numéros qu’il y a d’article. Par affectation automatique en cliquant sur le bouton Automatique. Dans ce cas, le programme livre en priorité les articles déterminés sur les critères suivants : 1 . Date de péremption, 2 . Numéro de série (le ou les premiers de la liste sont choisis). Par double-clic sur le numéro de la liste supérieure : le numéro sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure. Par sélection ou sélection multiple de numéro de série de la liste supérieure et clic sur le bouton [Livrer] : le numéro sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure. Modification des numéros de série La modification des numéros de série s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez le numéro de série à modifier, 2 . saisissez la modification, 3 . validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, le numéro modifié s’affiche dans la liste inférieure avec une éventuelle réintégration ou disparition de la liste supérieure. Suppression des numéros de série La suppression des lignes saisies s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez le ou les numéros de série à supprimer, 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer], les numéros sélectionnés sont supprimés de la liste inférieure et s’affichent dans la liste supérieure. Il est impossible de sortir du stock plus d’articles que renseignée dans la zone A livrer. De même il est impossible de sortir un numéro de série réservé. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Menu Traitement © Sage 2007 1059 Articles gérés par lot - Mouvements de sortie Pour chaque article géré par lot, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro de lot. Le numéro de lot se rapporte à plusieurs unités de vente, il est commun à un nombre variable d’article. Après validation d’une ligne de document se rapportant à un article géré par lot, la fenêtre de gestion des lots s’affiche. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement le(s) numéro(s) de lots dans la colonne adéquate. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. La liste du haut propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de lot, 􀂉 la Quantité disponible (hors réservé), 􀂉 la Quantité réservée, 􀂉 la Date de péremption, 􀂉 la Date de fabrication. Par défaut la liste propose tous les numéros de lot disponibles. Son classement s’effectue par ordre alphabétique sur la date de péremption puis sur le numéro de lot. A livrer Zone reprenant la quantité demandée en sortie de stock. Solde Zone proposant la quantité d’article restant à affecter. Mise en reliquat Zone estompée. Affectation des numéros de lot L’affectation peut s’effectuer de plusieurs façons : Par saisie directe : 1 . saisissez le numéro de lot, Menu Traitement © Sage 2007 1060 2 . saisissez la quantité sortie du lot, 3 . validez par la touche ENTREE, du clavier alphanumérique le numéro et sa quantité disparaissent de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure lorsque le numéro de lot est épuisé. Si les numéros de lot sont consécutifs, par génération automatique : 1 . saisissez le premier numéro de lot en insérant un astérisque (*) à la suite du caractère devant être incrémenté, saisie de la quantité. 2 . validez, le programme génère autant de numéros qu’il doit créer de lots. Par affectation automatique en cliquant sur le bouton [Automatique]. Dans ce cas, le programme sort en priorité les articles déterminés sur les critères suivants : 1 . Date de péremption, 2 . Numéro de lot (le ou les premiers de la liste sont choisis). Cette solution permet une numérotation automatique et continue des numéros de lot. Les quantités seront les mêmes pour tous les numéros de lot de la séquence. Par double-clic sur le numéro de la liste supérieure : 􀂉 Si la quantité du lot sélectionné est inférieure ou égale à la quantité à livrer, le lot sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure. 􀂉 Si la quantité du lot sélectionné est supérieure à la quantité à livrer, le lot sélectionné s’affiche dans la liste inférieure pour la quantité à livrer et reste dans la liste supérieure pour l’excédent. Par sélection ou sélection multiple de lot de la liste supérieure et clic sur le bouton Livrer : 􀂉 Si la quantité du lot sélectionné est inférieure ou égale à la quantité à livrer, le lot sélectionné disparaît de la liste pour s’afficher dans la liste inférieure. 􀂉 Si la quantité du lot sélectionné est supérieure à la quantité à livrer, le lot sélectionné s’affiche dans la liste inférieure pour la quantité à livrer et reste dans la liste supérieure pour l’excédent. Modification des numéros de lot La modification des numéros de lot s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez le numéro de lot à modifier, 2 . saisissez la modification, 3 . validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, le numéro modifié s’affiche dans la liste inférieure avec une éventuelle réintégration ou disparition de la liste supérieure. Suppression des numéros de lot La suppression des lignes saisies s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez le ou les numéros de lot à supprimer, 2 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation », les lots sélectionnés sont supprimés de la liste inférieure et s’affichent dans la liste supérieure. Il est impossible de sortir du stock plus d’articles que ceux renseignés dans la zone A livrer. De même il est impossible de sortir une quantité réservée d’un lot. Menu Traitement © Sage 2007 1061 Bons de dépréciation du stock – Documents des stocks Cette commande vous permet d'enregistrer la perte en valeur du stock de certains articles soit en pourcentage, soit d’une valeur donnée et saisissable. Ce réajustement est toujours déterminé par rapport au CMUP (coût moyen unitaire pondéré) même si l’article est géré en LIFO, en FIFO, en sérialisé ou par lot. La valeur de la dépréciation n’affectera pas la valeur du stock en prix de revient pour les articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot. Colonnes du document Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables dans les dépréciations de stock à l'exception des suivantes : 􀂉 N° série & Lot, 􀂉 C.M.U.P. Certaines colonnes jouent un rôle particulier. Colonne Prix unitaire Affiche le C.M.U.P. des articles gérés en CMUP, FIFO, LIFO, sérialisé ou par lot. Cette valeur n'est pas modifiable. Colonne Quantité Affiche le nombre d'articles en stock. Cette information n'est pas modifiable. Colonne Remise Cette colonne permet la saisie : 􀂉 d’un taux de dépréciation si vous ne faites suivre le nombre tapé d’aucun symbole, 􀂉 d’un montant fixe de dépréciation si le nombre tapé est suivi du caractère F (montant global) ou U (montant unitaire). Exemple Soit un stock de 10 articles à 10 € l’unité pour une valeur en stock de 100 €. 1 . une remise de 50 % diminue la valeur du stock de 50 €, le nouveau CMUP sera de 5 €. 2 . une remise de 1U diminue la valeur du stock de 10 €, le nouveau CMUP sera de 9 €. 3 . une remise de 1F diminue la valeur du stock de 1 €, le nouveau CMUP sera de 9,90 €. Colonne Prix unitaire net Affiche : 􀂉 avant la validation de la ligne : le CMUP éventuellement diminué de la valeur saisie dans la zone Remise, Menu Traitement © Sage 2007 1062 􀂉 après validation de la ligne : le montant unitaire de la dépréciation calculé en fonction du CMUP affiché dans la colonne Prix unitaire et de la valeur de la dépréciation saisie dans la colonne Remise. Colonne Montant HT Avant validation, affichage de la valeur du stock. Après validation, affichage du montant global de la dépréciation. La saisie dans les dépréciations de stock d'articles à une ou deux gammes présente les particularités décrites ci-dessous. En ce qui concerne les articles sérialisés et gérés par lot, les bons de dépréciation n’affectent pas la valeur du prix de revient mais uniquement la valeur du CMUP, il ne vous sera pas proposé le détail des numéros de série et des numéros de lots. Menu contextuel des lignes des bons de dépréciation de stock Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible : Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Des commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer, 􀂉 Transformer la(les ligne(s). Articles à simple gamme - Bons de dépréciation du stock La saisie sur une ligne d'un article à gamme de type produit fait s'afficher automatiquement la fenêtre de sélection des énumérés de gamme. Le paramétrage de cette fenêtre est strictement identique à celui des articles à simple gamme dans les Mouvements d'entrée. Veuillez vous reporter au titre «Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée», page 1048. Menu Traitement © Sage 2007 1063 Articles à double gamme - Bons de dépréciation du stock En création de lignes pour un article à gamme de type produit, le fait de presser la touche TABULATION dans la zone Référence article, affiche automatiquement la fenêtre de saisie par énuméré de gamme. Le paramétrage de cette fenêtre est strictement identique à celui des articles à double gamme dans les Mouvements d'entrée. Veuillez vous reporter au titre «Articles à double gamme - Mouvements d'entrée», page 1050. Mouvement de transfert– Documents des stocks Cette commande vous permet d’effectuer les mouvements entre dépôts. Chaque saisie d’un tel mouvement se traduit par deux lignes d’écritures, l’une marquant la sortie du dépôt d’origine et l’autre l’entrée dans le dépôt de destination. La modification du prix de revient est possible sur la ligne d’entrée en stock. En-tête du document La zone d'en-tête de cette fenêtre présente une particularité. Dépôts de stockage Cette zone est double puisqu’elle sert à la saisie du dépôt d’origine (zone de gauche) et du dépôt de destination (zone de droite). Il n’est pas possible d’enregistrer le même dépôt dans les deux zones. Les saisies faites pour un article concernent la sortie de l’article du stock d’origine. Après validation de cette ligne correspondant à une sortie, le programme générera automatiquement celle d’entrée en reprenant les informations saisies dans la précédente. Il est possible de sélectionner cette dernière ligne pour y apporter certaines modifications. Colonnes du document Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables. Certaines d'entre elles méritent quelques explications complémentaires. Colonne P.U. H.T. Affiche : 􀂉 sur la ligne de sortie : le prix de revient unitaire de l’article en fonction du mode de valorisation sélectionné dans la fiche article (non modifiable), 􀂉 sur la ligne d’entrée : le même prix que la ligne précédente. Il est modifiable. Exemple Vous pouvez incorporer les frais de transport sur le prix de revient de l’article changé de stock. Menu Traitement © Sage 2007 1064 Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités (en unités de vente). Prend la valeur 1 par défaut. Si la quantité saisie est supérieure à celle disponible en stock dans le dépôt d’origine, un message d’alerte apparaîtra. Colonne Remise Cette colonne permet la saisie d’une remise complémentaire sur la ligne d’entrée en stock (la seconde). Colonne Prix unitaire net Cette colonne reprend le prix unitaire de la première ligne du mouvement et affiche sur la deuxième le prix unitaire diminué de la remise éventuellement saisie. Colonne CMUP Affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré pour la ligne de sortie. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne représente : 􀂉 sur la première ligne (entrée) : le produit du prix unitaire par la quantité, 􀂉 sur la deuxième ligne (sortie) : le produit du prix unitaire net par la quantité. Il n’est pas modifiable. 􀀳 La gestion des articles à gamme, à double gamme, sérialisés ou gérés par lot est identique à celle décrite dans les mouvements de sortie. Pour les articles à gamme(s), le prix unitaire et la remise seront saisissables et ne concerneront que la ligne d’entrée en stock. En ce qui concerne les articles sérialisés, il n’est pas possible de modifier un numéro de série directement dans un Virement de dépôt déjà enregistré. Par contre, si un numéro de série ou de lot est modifié dans le mouvement d’entrée à l’origine de l’entrée en stock de l’article correspondant, cette modification sera reportée automatiquement sur le Mouvement de transfert mentionnant cet article. Menu contextuel des lignes des mouvements de transfert Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible : Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. Menu Traitement © Sage 2007 1065 La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Deux commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer. 􀂉 Transformer la(les) ligne(s). Préparations de fabrication - Documents des stocks Les documents que cette commande permet d'enregistrer constituent le stade préparatoire à la réalisation des Bons de fabrication. Voir la commande «Bons de fabrication - Documents des stocks», page 1079 pour connaître le rôle de telles pièces. Les préparations de fabrication peuvent être saisies directement ou générées automatiquement à partir des fenêtres d'indisponibilité qui apparaissent en saisie des documents de vente le cas échéant. Voir les paragraphes «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 834. En-tête du document Cette pièce comporte deux boutons supplémentaires dans son en-tête. Bouton [Simuler la fabrication] Ce bouton permet de lancer une simulation de la fabrication des nomenclatures présentes dans le document. Suivant que la fonction Fenêtre / Mode assistant est active ou non, le programme affichera la fenêtre de l’Assistant de simulation ou celle de la fonction Simulation de fabrication. Voir la fonction «Simulation de fabrication», page 1135. Bouton [Transformer le document] Ce bouton permet de transformer une préparation de fabrication en bon de fabrication. Voir ci-dessous la description de cette commande sous le titre «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Menu Traitement © Sage 2007 1066 Le dépôt mentionné dans l'en-tête de la pièce est celui dans lequel les articles fabriqués seront enregistrés. Fabrication Cette zone permet d’enregistrer la date à laquelle la fabrication doit être réalisée. Elle comporte un bouton qui ouvre un calendrier et permet de sélectionner plus faciliement une date. Ce calendrier a la particularité de présenter également le numéro de semaine. Colonnes du document Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables. Certaines d'entre elles méritent quelques explications complémentaires. Colonne Prix unitaire Reprend par défaut le prix d’achat saisi dans la fiche article. Si le prix unitaire n’a pas été renseigné, lors de la transformation en bon de fabrication le prix unitaire sera pris égal à la somme du prix de revient des composants. Si le prix unitaire a été renseigné, il sera conservé lors de la transformation en bon de fabrication. Colonne CMUP Affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré des composants. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités à constituer. Les quantités saisies pour chaque article nomenclaturé seront reportées dans le volet « Stock », colonne Commandé de l'article. Les préparations de fabrication ne mouvementent que les cumuls de stock Commandé des composés. Les composants ne sont pas pris en compte dans les préparations de fabrication. Il est possible de saisir une ligne disposant d’une quantité négative pour ajouter de manière ponctuelle un composant spécifique au bon de fabrication qui sera généré. 􀀳 Cette ligne supplémentaire n’est pas prise en compte dans la détermination du prix de revient d’entrée en stock du composé. Il est possible d’enregistrer des quantités comportant des décimales. 􀀳 Dans le cas d’articles sérialisés, les valeurs décimales seront arrondies à l’unité supérieure même si ces articles sont des composants d’articles nomenclaturés. Le programme vérifie que la quantité économique paramétrée dans la fiche de la nomenclature est respectée. Si la quantité saisie est inférieure, un message d’alerte s’affiche : « La quantité saisie est inférieure à la quantité économique définie dans la fiche nomenclature XXX. Voulez-vous valider la valeur saisie ? [Oui] [Non] » [Oui] : la ligne est validée à la quantité saisie. [Non] : la ligne n’est pas validée. La sélection revient dans le bandeau de saisie. 􀀳 Ce contrôle n’est pas effectué en transformation de document. Colonne Remise Cette colonne peut être utilisée pour enregistrer un taux de remise quelconque. Cette remise affectera la valeur d’entrée en stock du composé. Colonne Prix unitaire net Elle affiche le prix unitaire éventuellement diminué de la valeur saisie dans la colonne Remise. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : Menu Traitement © Sage 2007 1067 􀂉 du prix unitaire net, 􀂉 de la quantité. Il n’est pas modifiable. Dans le cas des articles facturés sur le poids net, la valeur mentionnée dans cette colonne est calculée comme suit : Montant HT = P.U. * Poids net global – Remise. Fonction complémentaire Bouton Information sur le document lié Ce bouton ouvre une fenêtre « Informations contremarque ligne » qui donne le détail des pièces de vente à l’origine de la ligne de préparation de fabrication en cours de consultation. Cette fenêtre donne des informations générales sur les pièces liées. Un double-clic sur une ligne (ou l’utilisation de la fonction [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ») ouvre la pièce correspondante. Menu contextuel des lignes des préparations de fabrication Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles : Transformer la(les) ligne(s) Cette commande permet de ne transformer que les lignes sélectionnées dans le corps de la pièce. Les opérations de transformation sont décrites plus loin. Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. Menu Traitement © Sage 2007 1068 La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Une commande n’est pas disponible : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer. Articles à nomenclature de fabrication – Préparations de fabrication Lorqu’un article à nomenclature de fabrication est saisi dans une préparation de fabrication, plusieurs événements peuvent se produire en fonction du type de la nomenclature. Article à nomenclature et à gamme Si l’article est à nomenclature et à gamme de type Produit, simple ou double, une fenêtre « Gamme de l’article » va s’ouvrir pour vous permettre de préciser quel est l’énuméré de gamme(s) dont la fabrication doit être lancée. Sélectionnez la ou les gammes à fabriquer et précisez, pour chaque, la quantité à fabriquer. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Article en contremarque - Préparations de fabrication La présence d'un article en contremarque dans une préparation de fabrication donne accès à une commande supplémentaire obtenue par l'intermédiaire d'un bouton sur le bord inférieur de la fenêtre. Modification d'une ligne d'article en contremarque – Préparation de fabrication Si vous modifiez la quantité portée sur une ligne d'article en contremarque dans une pièce de stock liée à une pièce client, un message apparaîtra à l'écran. « Il existe un document de vente lié à cette ligne ! [OK] [Annuler] » Bouton [Annuler] La modification de la quantité apportée à la ligne n'est pas prise en compte. Bouton [OK] Valide la modification de la quantité. Menu Traitement © Sage 2007 1069 En aucun cas, la pièce client n’est modifiée. Si elle doit l’être, cette modification doit se faire manuellement. Suppression d'une ligne d'article en contremarque – Préparation de fabrication Si vous supprimez une ligne d'article en contremarque dans une pièce de stock liée à une pièce client, deux messages vont apparaître successivement à l'écran. Le premier est le classique message de confirmation des suppressions. « Voulez-vous supprimer la sélection ? [Oui] [Non] » Bouton [Oui] La suppression de la ligne est confirmée. Bouton [Non] La suppression de la ligne est annulée. Le second concerne plus particulièrement les articles en contremarque et apparaît si on répond Oui au message précédent. « Il existe un document de vente lié à cette ligne ! [OK] [Annuler] » Bouton [Annuler] La suppression de la ligne est annulée. Bouton [OK] Valide la suppression de la ligne. Dans ce cas, le lien avec la pièce client est supprimé mais celle-ci n'est modifiée en aucune façon. 􀀳 La suppression du lien met à jour le cumul des stocks contremarque. Si la livraison au client est déjà générée, la suppression de la ligne ne sera possible que si le stock le permet. Visualisation d’un lien – Article en contremarque – Préparation de fabrication Lorsque, dans une préparation de fabrication, on sélectionne une ligne comportant un article géré en contremarque, un bouton disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de consulter le document de vente lié. Ce bouton, intitulé [Informations sur le document lié], ouvre une fenêtre « Informations contremarque ligne » montrant les documents de vente liés à l'actuelle pièce de stock pour l'article considéré. Cette fenêtre permet de consulter les différentes pièces qui sont liées pour que l'article en question soit livré au client dès la fabrication de l’article accomplie. Menu Traitement © Sage 2007 1070 La sélection d’une ligne dans cette fenêtre puis un double-clic dessus fait s’ouvrir la pièce client correspondante. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la pièce correspondant à la première s’ouvrira. La fenêtre « Informations contremarque ligne » se referme alors automatiquement. Les informations présentées dans cette fenêtre sont les suivantes. On ne peut pas modifier les valeurs mais seulement supprimer le lien entre les lignes. Colonne Type Affiche, sous la forme d'une courte désignation, le type de pièce lié : 􀂉 BC : bon de commande client, 􀂉 BL : bon de livraison client, 􀂉 FA : facture client, 􀂉 FC : facture comptabilisée client. Colonne N° pièce Affiche le numéro de la pièce liée. Colonne Date Affiche la date de la pièce liée. Colonne Tiers Affiche la référence du client correspondant. Colonne Livraison Affiche la date de livraison prévue au client. Colonne Quantité Affiche la quantité d'article concernée. Colonne Quantité livrable Affiche la quantité d'articles réservée au client sur le total de la ligne. Bouton [Supprimer] Ce bouton supprime le lien entre la ligne sélectionnée dans la présente fenêtre et celle de la pièce à partir de laquelle elle a été ouverte. Dans le cas où le lien est rompu, la gestion des articles tant dans la pièce de vente que dans celle d'achat redevient "classique" et les automatismes liés à la commande Contremarque ne s'appliqueront plus. Bouton [OK] Referme la fenêtre après consultation. Visualisation des liens – Articles en contremarque – Préparation de fabrication Si aucune ligne n’est sélectionnée dans la pièce de stock comportant une ou plusieurs lignes d’articles en contremarque et que vous cliquiez sur le bouton [Informations sur le document lié], une fenêtre titrée « Informations contremarque document » et d’un aspect légèrement différent s’ouvre. Menu Traitement © Sage 2007 1071 􀀳 Cette fonction n’est disponible que dans les préparations de fabrication, ordres de fabrication et bons de fabrication. Elle affiche tous les liens de contremarque existant dans la pièce considérée. Lorsque cette fenêtre est ouverte à partir d’un document fournisseur elle permet de prendre connaissance de toutes les informations nécessaires à l’arbitrage de la répartition d’une livraison partielle du fournisseur. Cette fenêtre indique les différents clients qui sont susceptibles d’être livrés et vous permet d’indiquer ceux qui seront livrés prioritairement. Les colonnes qui y sont mentionnées présentent les informations suivantes : 􀂉 Article : référence de l’article en contremarque, 􀂉 Type : type du document client lié à la ligne de la pièce : 􀂉 BC : bon de commande, 􀂉 PL : préparation de livraison, 􀂉 BL : bon de livraison, 􀂉 FA : facture, 􀂉 FC : facture comptabilisée, 􀂉 N° pièce : numéro de pièce du document lié, 􀂉 Date : date du document lié, 􀂉 Tiers/Dépôt: numéro du tiers ou du dépôt concerné par le document lié, 􀂉 Livraison : date de livraison de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité : quantité de la ligne du document lié, 􀂉 Quantité livrable : quantité de la ligne du document lié qui peut être livrée au client (cas d’un lien avec un bon de livraison ou une facture), 􀂉 Quantité livrée : affiche le contenu de la colonne Quantité de la ligne. Un double-clic sur une des lignes mentionnées dans cette fenêtre ouvre la pièce liée correspondante. Bouton [OK] Referme la fenêtre de consultation. Bouton [Supprimer] Ce bouton n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée. Il supprime le lien entre les lignes sélectionnées et les pièces correspondantes. Menu contextuel des fenêtres Information contremarque – Préparation de fabrication Les fenêtres « Informations contremarque ligne » et « Informations contremarque document » présentées plus haut disposent d’un menu contextuel qui propose les choix suivants : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné : ouvre le document lié à la ligne sélectionnée (voir plus haut). 􀂉 Consulter l’élément sélectionné : permet de consulter le document sans possibilité de modification. 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés : supprime le lien entre les documents. 􀂉 Sélectionner tout : sélectionne toutes les lignes de la fenêtre. 􀂉 Dessélectionner l’élément courant : dessélectionne l’élément sur lequel se trouve le curseur (si sélection par le clavier). 􀂉 Dessélectionner tout : dessélectionne toutes les lignes sélectionnées. Menu Traitement © Sage 2007 1072 Transformation des Préparations de fabrication La transformation des préparations de fabrication en ordres de fabrication ou en bons de fabrication s'effectue en cliquant sur le bouton [Transformer le document] : 􀂉 soit dans le document lui-même, 􀂉 soit dans la liste des documents des stocks après sélection de la ou des préparations de fabrication à transformer. Dans le cas de sélections multiples, il est nécessaire que les documents sélectionnés concernent le même dépôt de stockage. Ils seront alors tous transformés en un seul ordre de fabrication ou bon de fabrication. Un message vous rappellera ce dernier point si ces conditions ne sont pas remplies. 􀀲 La transformation d’une préparation de fabrication en bon de fabrication nécessite qu’un article de comptabilisation pour chacune des ressources (machine, personnel ou outil) mises en oeuvre ait été paramétré dans le volet «Commercial / Paramètres généraux» de la fiche société. Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. 􀀳 Le contrôle portant sur le respect de la quantité économique ne s’effectue pas en transformation de pièce. Une fenêtre s'ouvre alors. Type de document Le programme propose : 􀂉 Ordre de fabrication (valeur par défaut), 􀂉 Bon de fabrication. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible pour le document sélectionné. Il est modifiable. Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Si l’une des pièces d’origine comporte un article dont le suivi du stock est sérialisé ou géré par lot, le programme ouvrira une fenêtre d'enregistrement des numéros de série ou de lots. Voir les paragraphes «Articles gérés par lot – Bons de fabrication», page 1084. Lancez la transformation en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Si un des composants de l'article est en quantité insuffisante pour fabriquer l'article à nomenclature, une fenêtre d'indisponibilité «Fabrication» s'affichera. Elle est décrite plus loin. Les événements qui vont alors se produire sont les suivants : Menu Traitement © Sage 2007 1073 􀂉 Le composant est totalement manquant et n’autorise aucune fabrication. Le programme referme la fenêtre d’indisponibilité après validation et ne la rouvrira plus, même si d’autres articles composants sont en rupture seulement partielle. Le gestionnaire devra alors s’assurer du stock des composants et prendre les mesures nécessaires. 􀂉 Le composant est partiellement manquant. Le gestionnaire peut décider d’une fabrication partielle de l’article composé et paramétrer la fenêtre d’indisponibilité dans ce sens puis la valider. 􀂉 Dans ce cas, si un autre article composant est en indisponibilité partielle ou totale, la fenêtre d’indisponibilité «Fabrication» s’ouvre à nouveau. Si l’indisponibilité est totale, nous sommes ramenés au premier cas et le programme n’affichera plus la fenêtre d’indisponibilité. Si l’indisponibilité de l’article et partielle, nous sommes ramenés au deuxième cas et ainsi de suite. Une préparation de fabrication partielle ne sera alors transformée en ordre ou en bon de fabrication que pour les quantités qui peuvent être assemblées et conservée dans la liste des documents de fabrication comme préparation de fabrication avec l’icône des reliquats ( ) pour les quantités qui ne peuvent pas l’être. Elle ne pourra être transformée que lorsque les articles manquants seront livrés par le fournisseur ou fabriqués s’il s’agît d’autres articles à nomenclature de fabrication. Voir le titre «Ruptures de stock - Bons de fabrication», page 1088. Autres possibilités de transformation des préparations de fabrication Il est possible de générer des ordres ou des bons de fabrication à partir de préparations de fabrication en utilisant une des autres méthodes suivantes : 􀂉 par transformation de la pièce ouverte à l’écran ou par sélection dans la liste des documents de stocks avec reprise ultérieure des lignes transformées (transformation partielle), 􀂉 par glisser/déposer des lignes de pièce, 􀂉 par utilisation du menu contextuel. Ces deux dernières solutions autorisent les transformations partielles. Voir les informations données sur ces méthodes dans la transformation des documents des ventes ou celle des documents d'achat. Articles particuliers – Transformation des préparations de fabrication Si la préparation de fabrication contient des articles présentant des particularités, le programme peut afficher des fenêtre vous demandant de préciser certaines informations. Articles en indisponibilité Si un article à nomenclature de fabrication comporte un composant dont la quantité en stock est insuffisante pour fabriquer la quantité demandée, le programme ouvre une fenêtre « Fabrication » qui signale ce fait. Menu Traitement © Sage 2007 1074 Voir le titre «Ruptures de stock - Bons de fabrication», page 1088. Articles à nomenclature et à saisie variable Si la préparation de fabrication comporte un article à nomenclature de fabrication à saisie variable, le programme ouvre une fenêtre « Composition de l’article » qui permet de modifier éventuellement la composition de l’article à fabriquer. Cette fenêtre est très similaire à celle qui s’ouvre dans les pièces de vente lors de la saisie des articles à nomenclature commerciale et à saisie variable. Voir le titre «Article à nomenclature et à gamme», page 1068. Ordres de fabrication – Documents des stocks Ce type de document s’insère entre les préparations de fabrication et les bons de fabrication. Il présente les particularités suivantes : 􀂉 le corps du document comporte le détail des composants comme les bons de fabrication à cette exception que les ressources en sont absentes ; les lignes d’articles ressources sont générées lors de la transformation des ordres de fabrication en bons de fabrication ; 􀂉 les lignes des composants génèrent des sorties de stock, Menu Traitement © Sage 2007 1075 􀂉 les lignes des composés ne génèrent aucun mouvement de stock. Ce document est intermédiaire entre la préparation de fabrication et le bon de fabrication. Il marque seulement la sortie des composants du stock pour la fabrication. L’entrée en stock du produit fabriqué ne sera enregistrée qu’à l’issue du bon de fabrication. En ce qui concerne les composés, si leur prix d’achat n’est pas renseigné, leur prix de revient ou leur prix unitaire n’est pas renseigné par le programme car les ressources n’ont pas encore été générées. Lorsque le prix d’achat n’est pas renseigné, le prix de revient ou le prix unitaire de la ligne du composé n’est pas renseigné par défaut par le programme comme dans les bons de fabrication car les lignes relatives aux ressources ne sont pas encore générées. Lors de la transformation en bon de fabrication, lorsque la ligne du composé ne possède pas de prix unitaire, le programme alimente le prix unitaire et le prix de revient du composé en fonction du prix de revient des lignes des composants et des ressources liées lors de la transformation. La mise à jour ne s’applique pas lors de la transformation si un prix unitaire est renseigné pour la ligne du composé avant la transformation. En-tête de la fenêtre Cette pièce comporte un bouton et une zone supplémentaires dans son en-tête. Bouton [Transformer le document] Ce bouton permet de transformer un ordre de fabrication en bon de fabrication. Voir ci-dessous la description de cette commande sous le titre «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Le dépôt mentionné dans l'en-tête de la pièce est celui dans lequel les articles fabriqués seront enregistrés. Fabrication Zone servant à l’enregistrement de la date de fabrication. Un calendrier est disponible sur cette zone et permet une sélection plus facile de la date. Ce calendrier a la particularité de présenter également le numéro de semaine. Le calendrier est détaillé dans le «Manuel de la gamme». Colonnes de la fenêtre Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables. Certaines d'entre elles méritent quelques explications complémentaires. Menu Traitement © Sage 2007 1076 Colonne Prix unitaire Reprend par défaut le prix d’achat saisi dans la fiche article. Si le prix unitaire n’a pas été renseigné, lors de la transformation en bon de fabrication le prix unitaire sera pris égal à la somme du prix de revient des composants. Si le prix unitaire a été renseigné, il sera conservé lors de la transformation en bon de fabrication. Colonne CMUP Affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré des composants. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités à constituer. La ligne du composé ne mouvemente pas le stock réel mais uniquement le stock commande (en plus) et donc le stock à terme. Les lignes de composants génèrent une sortie de stock (en moins) : diminution du stock réel et du stock à terme. Il est possible de saisir une ligne disposant d’une quantité négative pour ajouter de manière ponctuelle un composant spécifique au bon de fabrication qui sera généré. La quantité saisie devra être précédée du signe moins (–). 􀀳 Cette ligne supplémentaire n’est pas prise en compte dans la détermination du prix de revient d’entrée en stock du composé. Dans le bon de fabrication, il sera possible de recalculer le prix de revient du composé en utilisant le bouton Recalcul PR composé disposé sur le bord inféireur de la fenêtre. Il est possible d’enregistrer des quantités comportant des décimales. 􀀳 Dans le cas d’articles sérialisés, les valeurs décimales seront arrondies à l’unité supérieure même si ces articles sont des composants d’articles nomenclaturés. Le programme vérifie que la quantité économique paramétrée dans la fiche de la nomenclature est respectée. Si la quantité saisie est inférieure, un message d’alerte s’affiche : « La quantité saisie est inférieure à la quantité économique définie dans la fiche nomenclature XXX. Voulez-vous valider la valeur saisie ? [Oui] [Non] » [Oui] : la ligne est validée à la quantité saisie. [Non] : la ligne n’est pas validée. La sélection revient dans le bandeau de saisie. 􀀳 Ce contrôle n’est pas effectué en transformation de document. Colonne Remise Cette colonne peut être utilisée pour enregistrer un taux de remise quelconque. Cette remise affectera la valeur d’entrée en stock du composé. Colonne Prix unitaire net Elle affiche le prix unitaire éventuellement diminué de la valeur saisie dans la colonne Remise. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire net, 􀂉 de la quantité. Il n’est pas modifiable. Dans le cas des articles facturés sur le poids net, la valeur mentionnée dans cette colonne est calculée comme suit : Montant HT = P.U. * Poids net global – Remise. Menu Traitement © Sage 2007 1077 Fonctions annexes Deux boutons spécifiques apparaissent. Bouton [Information sur le document lié] Lorsque l’ordre de fabrication comporte des articles à nomenclature de fabrication gérés en contremarque issus d’une commande client (par l’intermédiaire d’une préparation de fabrication transformée), ce bouton ouvre une fenêtre « Information contremarque document » si aucune ligne n’était sélectionnée à l’ouverture de cette fenêtre ou «Information contremarque ligne» si une ligne comportant un tel article était sélectionnée à l’ouverture de la fenêtre. Ces deux fenêtres, décrites par ailleurs, donnent la liste des documents clients liés. Un double clic sur une ligne ouvre la pièce de vente correspondante. Bouton [Recalcul PR composé] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il permet la mise à jour du prix de revient en cas d’ajout de composants à une nomenclature. Pour cela, il faut sélectionner les lignes des composants et du composé avant d’utiliser ce bouton. Menu contextuel des lignes des ordres de fabrication Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible : Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Des commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer, 􀂉 Transformer la(les) ligne(s). Transformation des Ordres de fabrication La transformation des ordres de fabrication en bons de fabrication s'effectue en cliquant sur le bouton [Transformer le document] : Menu Traitement © Sage 2007 1078 􀂉 soit dans le document lui-même, 􀂉 soit dans la liste des documents des stocks après sélection de la ou des ordres de fabrication à transformer. Dans le cas de sélections multiples, il est nécessaire que les documents sélectionnés concernent le même dépôt de stockage. Ils seront alors tous transformés en un seul bon de fabrication. Un message vous rappellera ce dernier point si ces conditions ne sont pas remplies. 􀀲 La transformation d’un ordre de fabrication en bon de fabrication nécessite qu’un article de comptabilisation pour chacune des ressources (machine, personnel ou outil) mises en oeuvre ait été paramétré dans le volet « Commercial / Paramètres généraux » de la fiche société. Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. 􀀳 Le contrôle portant sur le respect de la quantité économique ne s’effectue pas en transformation de pièce. Une fenêtre s'ouvre alors. Document à générer Le programme ne propose qu’un seul choix : Bon de fabrication. N° pièce Zone proposant par défaut le premier numéro disponible. Il est modifiable. Date Par défaut le programme propose celle du jour (date système du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Si l’une des pièces d’origine comporte un article dont le suivi du stock est sérialisé ou géré par lot, le programme ouvrira une fenêtre d'enregistrement des numéros de série ou de lots. Voir les paragraphes «Articles gérés par lot – Bons de fabrication», page 1084. Lancez la transformation en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Si un des composants de l'article est en quantité insuffisante pour fabriquer l'article à nomenclature, une fenêtre d'indisponibilité s'affichera. Elle est décrite plus loin. Voir le titre «Ruptures de stock - Bons de fabrication», page 1088. Autres possibilités de transformation des ordres de fabrication Il est possible de générer des bons de fabrication à partir d’ordres de fabrication en utilisant une des autres méthodes suivantes : 􀂉 par transformation de la pièce ouverte à l’écran ou par sélection dans la liste des documents de stocks avec reprise ultérieure des lignes transformées (transformation partielle), Menu Traitement © Sage 2007 1079 􀂉 par glisser/déposer des lignes de pièce, 􀂉 par utilisation du menu contextuel. Ces deux dernières solutions autorisent les transformations partielles. Voir les informations données sur ces méthodes dans la transformation des documents des ventes ou celle des documents d'achat. Bons de fabrication - Documents des stocks Un bon de fabrication peut être saisi directement ou généré par transformation d'une ou de plusieurs préparations de fabrication ou d’un ou plusieurs ordres de fabrication (voir ci-dessus). Une telle pièce vous permet de : 􀂉 Enregistrer les entrées en stock des produits avec nomenclature (voir la commande Articles). Il correspond à l’assemblage des divers articles entrant dans la composition de la nomenclature. 􀂉 Constituer des articles à nomenclature en sortant du stock les différents composants en fonction des quantités enregistrées dans la fiche «Nomenclature» de l’article assemblé et en entrant en stock les quantités d’articles ainsi constitués. 􀂉 Lancer la fabrication d’articles simples (sans nomenclature) à partir de matières premières sorties du stock par un mouvement de sortie. Le bon de fabrication est alors considéré par le programme comme une entrée en stock. 􀂉 Réaliser le désassemblage d'articles nomenclaturés pour reconstituer le stock des composants d'origine. 􀂉 Constater le coût des ressources utilisées pour la fabrication des articles nomenclaturés. Voir le pararagraphe «Articles ressources – Bons de fabrication», page 1083. La validation d’une ligne se traduit par la génération d’autant de lignes que de composants suivies d’autant de lignes que de ressources et enfin d’une ligne concernant l’article constitué. Cette dernière ligne est modifiable mais pas les autres. Il est possible d’enregistrer des quantités comportant des décimales. 􀀳 Dans le cas d’articles sérialisés, les valeurs décimales seront arrondies à l’unité supérieure même si ces articles sont des composants d’articles nomenclaturés. La saisie ou la transformation d'un bon de fabrication a pour effet de mouvementer par une entrée les différents articles nomenclaturés enregistrés et par une sortie les divers articles entrant dans la composition des nomenclatures. 􀀳 Les quantités portées en "commandé" dans les volets «Stocks» des articles nomenclaturés sont supprimées et reportées dans la colonne Stock réel (uniquement dans le cas d’une transformation). La suppression d'un bon de fabrication ne régénère pas la préparation de fabrication qui est éventuellement à son origine. Il est possible de modifier les numéros de série et de lot dans des bons de commande déjà enregistrés (sauf dans le cas de lignes négatives). Menu Traitement © Sage 2007 1080 Le dépôt mentionné dans l'en-tête de la pièce est celui dans lequel les articles fabriqués seront enregistrés. En-tête de la fenêtre Cette pièce comporte une zone supplémentaires dans son en-tête. Le dépôt mentionné dans l'en-tête de la pièce est celui dans lequel les articles fabriqués seront enregistrés. Fabrication Zone servant à l’enregistrement de la date de fabrication. Un calendrier est disponible sur cette zone et permet une sélection plus facile de la date. Le calendrier est détaillé dans le «Manuel de la gamme». Colonnes de la fenêtre Toutes les colonnes décrites sous le titre « Colonnes de saisie des documents des stocks » sont utilisables. Certaines d'entre elles méritent quelques explications complémentaires. Colonne Prix unitaire Reprend par défaut le prix d’achat saisi dans la fiche article. Si le prix d’achat n’a pas été renseigné, à la validation de la ligne, le prix unitaire reprendra la somme des prix de revient des composants et des ressources. Colonne CMUP Affiche la valeur du coût moyen unitaire pondéré des composants. Elle est calculée automatiquement et n’est pas modifiable. Colonne Quantité Sert à la saisie des quantités à constituer. Si la quantité nécessaire pour un des composants est inférieure à celle disponible en stock dans le dépôt retenu, un message apparaîtra et vous donnera le nombre de nomenclatures qu’il est possible de constituer. Il est possible de modifier les quantités indiquées pour les composants. Le programme vérifie que la quantité économique paramétrée dans la fiche de la nomenclature est respectée. Si la quantité saisie est inférieure, un message d’alerte s’affiche : « La quantité saisie est inférieure à la quantité économique définie dans la fiche nomenclature XXX. Voulez-vous valider la valeur saisie ? [Oui] [Non] » [Oui] : la ligne est validée à la quantité saisie. [Non] : la ligne n’est pas validée. La sélection revient dans le bandeau de saisie. 􀀳 Ce contrôle n’est pas effectué en transformation de document. Menu Traitement © Sage 2007 1081 Colonne Dépôt Cette colonne peut être ajoutée dans le corps de la fenêtre. Elle affichera alors : 􀂉 le dépôt de destination de l’article composé après fabrication, 􀂉 les dépôts d’origine des articles composants. Ces dépôts sont ceux mentionnés dans la zone Dépôt de sortie du volet «Composition» de la nomenclature. Ces dépôts ne sont pas modifiables. Fonctions complémentaires Bouton [Recalcul PR composé] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il permet la mise à jour du prix de revient en cas d’ajout de composants à une nomenclature. Voir le titre «Mise à jour du prix de revient d’un article composé», page 1086. Menu contextuel des lignes des bons de fabrication Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’articles dans les pièces de stock. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande spécifique est disponible. Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. La fenêtre qui s’ouvre alors n’est pas renseignée afin de vous permettre de sélectionner les informations attendues. Validez ensuite pour faire apparaître les lignes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Deux commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Mise à zéro de la quantité à transformer, 􀂉 Transformer la(les) ligne(s). Affectation de ressources à un centre de charges Si la gamme opératoire de l’article à nomenclature comporte des centres de charges, l’enregistrement d’un bon de fabrication ou la transformation d’une préparation ou d’un ordre de fabrication déclenchera l’ouverMenu Traitement © Sage 2007 1082 ture d’une fenêtre «Affectation ressource / gamme opératoire» qui permet d’affecter des ressources complémentaires à un des centes de charges affectés à l’article à fabriquer. Exemple Ce peut être l’affectation d’une personne supplémentaire pour l’exécution d’un assemblage urgent. Cette fenêtre s’ouvre autant de fois qu’il y a de centres de charges dans la nomenclature. La zone du haut de la fenêtre rappelle les particularités du centre de charges. Ces informations ne sont pas modifiables. Les colonnes au centre de la fenêtre permettent la saisie des ressources supplémentaires du même type que celui du centre de charge. Pour ajouter une ressource : 1 . Cliquez sur le bouton de liste déroulante de la zone de saisie de la colonne Ressource. Les ressources proposées sont du même type que celui du centre de charge : 􀂉 Machine, 􀂉 Homme ou 􀂉 Outil. 2 . Sélectionnez la ressource à ajouter. 3 . Complétez les informations concernant la ressource et en particulier le type Variable ou Fixe (repéré par une icône) et le temps total de la ressource. 4 . Validez pour enregistrer la ligne et ainsi de suite. 5 . Terminez en cliquant sur le bouton OK. Les boutons disponibles dans cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [OK] Valide les modifications saisies dans les colonnes. Les nouvelles ressources seront reportées dans la fenêtre de l’ordre de fabrication. Bouton [Annuler] Annule les saisies faites et referme la fenêtre sans modifications. Bouton [Insérer] Permet d’insérer la nouvelle ressource au dessus de la ligne qui était sélectionnée lorsque vous avez cliqué sur ce bouton. Bouton [Supprimer] Permet de supprimer la ligne d’une ressource ajoutée par erreur. Menu Traitement © Sage 2007 1083 Articles ressources – Bons de fabrication Une ligne est générée dans le bon de fabrication pour chaque ressource définie dans le volet «Gamme opératoire » de la nomenclature en fabrication. Pour chaque type de ressource (machine, personnel, outil), un article ressource doit être défini dans le volet «Paramètres généraux» de la fiche de l’entreprise. Voir le «Sous-volet Paramètres généraux – Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 107. Le tableau ci-après précise la valeur qui sera affectée à la ligne de l’article ressource en fonction de son type. Exemple Soit un article PAEM001 composé des articles du tableau suivant. La Quantité de composition de la nomenclature est 10. Si l’on saisit une fabrication de 7 articles PAEM001, on obtient les valeurs suivantes (ZMACHINE est l’article de comptabilisation des ressources machines). La fonction cumule le temps d’utilisation de la ressource dans sa fiche (zone Temps d’utilisation). Exemple Si nous reprenons l’exemple ci-dessus, la ressource ZMACHINE met 2 heurespour fabriquer une quantité de composition de 10. Donc pour fabriquer 7 nomenclatures, le temps cumulé sera de : Type P.U. HT Quantité Désignation Fixe Coût total de la ressource dans le volet «Gamme opératoire» 1 N° opération :intitulé de la ressource Variable Quantité du composé N° opération : intitulé de la ressource Composant/ Ressource Quantité/ Temps Type Prix achat CMUP CHORFA 10 Variable 30,00 30,00 EM040 10 Variable 10,00 10,00 EM050 10 Variable 20,00 20,00 ZFRAIS 1 Fixe 3,00 RES001 2 (heure) Variable 200,00 (1) 1. Coût standard horaire. Article Prix unitaire Quantité Calcul CHORFA 30,00 – 7 EM040 10,00 – 7 EM050 20,00 – 7 ZFRAIS 3,00 – 1 Fixe ZMACHINE 20,00 – 7 PAEM001 83.00 7 Quantité saisie Coût total de la ressource Quantité de fabrication -------------------------------------------------------------------- Quantité Quantité composant Quantité composition = -------------------------------------------------------- ¥ Quantité composé Quantité Quantité composant Quantité composition = -------------------------------------------------------- ¥ Quantité composé Quantité Quantité composant Quantité composition = -------------------------------------------------------- ¥ Quantité composé PU 200 10 = --------- = 20 Menu Traitement © Sage 2007 1084 soit 1 h 24 mn. Articles gérés par lot – Bons de fabrication Pour chaque article géré par lot, les entrées et sorties de stock sont identifiées par un numéro. A chaque ligne correspond un numéro de lot. Le numéro de lot se rapporte à plusieurs unités de vente, il est commun à un nombre variable d’article. Après validation d’une ligne de document se rapportant à un article géré par lot, la fenêtre de gestion des lots s’affiche. 􀀳 Il est possible d’éviter l’ouverture de cette fenêtre en tapant directement le(s) numéro(s) de lots dans la colonne adéquate. Windows La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. La liste propose les informations suivantes : 􀂉 le Numéro de lot, 􀂉 la Quantité entrée, 􀂉 la Date de péremption, 􀂉 la Date de fabrication. Par défaut la liste est vide. Son classement s’effectue par ordre alphabétique sur la date de péremption puis sur le numéro de lot. Quantité non affectée Zone rappelant les quantités à affecter à un numéro de lot en fonction de la quantité saisie dans la ligne et des quantités déjà affectées. Création des numéros de lot Les zones se situant en dessous de la liste permettent la création des numéros de lot : 􀂉 Numéro de lot, 􀂉 Quantité du lot, 2 10 ----- × 7 = 1, 4 Menu Traitement © Sage 2007 1085 􀂉 date de Péremption, 􀂉 date de Fabrication (reprise par défaut de la date de document). La saisie du numéro de lot et de la quantité est obligatoire. Validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique, le numéro s’affiche dans la liste. Pour obtenir une numérotation automatique et continue des numéros de lot, il est possible de créer en série les numéros de lot. 1 . Saisissez le premier numéro de lot en insérant un astérisque (*) à la suite du caractère devant être incrémenté. 2 . Saisissez la quantité. 3 . Validez. Le programme génère autant de numéros qu’il doit créer de lots. Les quantités, les dates de fabrication et de péremption seront les mêmes pour tous les numéros de lot de la séquence. 􀀳 L’incrémentation s’arrête en cas de modification de la structure du numéro de lot. Modification des numéros de lot 1 . Sélectionnez le numéro de lot à modifier, 2 . saisissez la modification, 3 . validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique. Le lot est modifié. 􀀳 Il est possible de modifier des numéros de lots dans un mouvement d’entrée déjà saisi. Suppression des lignes saisies 1 . Sélectionnez le ou les numéros de lot à supprimer, 2 . cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d'outils «Navigation», les lots sélectionnés sont supprimés. La somme des quantités par lot ne peut excéder la quantité rappelée dans la zone Quantité à entrer en stock. Contrôle d’unicité des numéros de lots En fonction du choix fait dans la zone Contrôle d’unicité des N° lot de la fiche de l’entreprise, le programme vérifiera ou non que deux numéros de lots identiques ne sont pas affectés au même article lors de leur entrée en stock. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Volet Commercial – A propos de…», page 107. Si aucun contrôle d’unicité n’a été demandé, l’entrée en stock d’articles portant la même référence et le même numéro de lot sera possible. Articles à nomenclature – Bons de fabrication Articles à nomenclature et saisie variable Lors de la saisie d’un tel article ou de la transformation d’une préparation de fabrication comportant un tel article, le programme ouvre une fenêtre «Composition de l’article» qui permet de modifier la composition de l’article à fabriquer si nécessaire. Menu Traitement © Sage 2007 1086 Cette fenêtre est similaire à celle de saisie des articles à nomenclature commerciale et à saisie variable dans les pièces de vente. Il n’est pas possible d’enregistrer une remise globale ni un prix en devise mais on peut modifier le prix unitaire HT de l’ensemble. Le bouton [Calcul remise] n’est pas utilisable. Pour plus d’explications sur l’utilisation de cette fenêtre, référez-vous au titre «Articles à nomenclature et à saisie variable», page 830. Désassembler un article nomenclaturé Il est possible d'utiliser un bon de fabrication pour désassembler un article nomenclaturé et entrer à nouveau ses différents composants en stock. Cette possibilité est décrite plus loin. Voir le titre «Désassemblage - Bons de fabrication», page 1090. Suppression d'un composant Il est possible de supprimer un composant d'une nomenclature lors de la fabrication. Opérez comme suit : 1 . enregistrez l'article nomenclaturé à fabriquer comme il est d'usage, 2 . validez la ligne ; les différents composants s'affichent à la suite de l'article ; 3 . supprimez la ligne de l'article qui ne doit pas être inclus dans la fabrication. Exemple Vous commercialisez une gourmette composée d'une chaînette, d'un fermoir et d'une petite médaille. Vous décidez, pour une fabrication donnée, de ne pas joindre de médaille. Supprimez la ligne de l'article médaille. Modification de la quantité d'un composant spécifique Il est possible de modifier la quantité d’un composant spécifique de la fabrication en cours. Cette quantité doit être précédée du signe moins (–). Mise à jour du prix de revient d’un article composé La modification ou la suppression d'un article supplémentaire ajouté à une nomenclature peut maintenant être répercutée sur l'article nomenclaturé lui-même. Menu Traitement © Sage 2007 1087 Pour cela il est nécessaire : 1 . de sélectionner toutes les lignes concernant l’article composé ainsi que ses composants ; 2 . de cliquer sur le bouton [Recalcul PR composé] qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Le bouton [Recalcul PR composé] ne devient actif que si deux lignes au moins sont sélectionnées. 􀀲 Le programme ne fait aucun contrôle sur la validité des lignes sélectionnées. Il appartient au gestionnaire de sélectionner avec précision les lignes du composé et des composants. Le recalcul du prix de revient ne s’effectue que sur la dernière ligne de la sélection. Il est donc impératif qu’elle corresponde à l’article composé. Le prix unitaire de cette dernière ligne est égal à la somme des montants HT des lignes sélectionnées se trouvant au dessus divisée par la quantité mentionnée sur cette dernière ligne. 􀀳 Si la dernière ligne sélectionnée concerne un article facturé sur le poids net, le prix unitaires de cette ligne est égal à la somme des montants HT des lignes sélectionnées au dessus divisée par le poids net global mentionné sur cette dernière ligne. Exemple Soit l’article nomenclaturé PAEM001 composé des articles CHORFA, EM040 et EM050. L’article PAEM001 reprend en prix unitaire et en prix de revient la somme des montants HT des lignes de composants divisée par la quantité : Colonne Remise Cette colonne peut être utilisée pour enregistrer un taux de remise quelconque. Cette remise affectera la valeur d’entrée en stock du composé. Colonne Prix unitaire net Elle affiche le prix unitaire éventuellement diminué de la valeur saisie dans la colonne Remise. Colonne Montant HT Le contenu de cette colonne est calculé en fonction : 􀂉 du prix unitaire net, 􀂉 de la quantité, 􀂉 du poids net global si l’article est facturé sur le poids. Il n’est pas modifiable. 􀀳 Si l’un des composants est géré en sérialisé ou par lot, la fenêtre de sélection des numéros de série ou numéros de lot s’affichera. Son fonctionnement est identique à celui des mouvements de sortie. Si le composé est géré en sérialisé ou par lot, la fenêtre de création des numéros de série ou de lot s’ouvrira. Son fonctionnement est identique à celui des mouvements d’entrée. Référence article PU HT Qté Prix unitaire Montant HT CHORFA 100.00 -1.00 100.00 -100.00 EM040 10.00 -16.00 20.00 -160.00 EM050 20.00 -24.00 20.00 -480.00 PAEM001 370.00 2.00 370.00 740.00 100 + 160 + 480 2 ---------------------------------------- 740 2 = -------- = 370, 00 Menu Traitement © Sage 2007 1088 Si un des composants de l'article est en quantité insuffisante pour fabriquer l'article à nomenclature, une fenêtre d'indisponibilité s'affichera. Elle est décrite ci-dessous. Cette même fenêtre apparaîtra en cas de transformation d'une préparation de fabrication. Ruptures de stock - Bons de fabrication Si en saisie directe d'un bon de fabrication ou lors d'une transformation d'une préparation de fabrication ou d’un ordre de fabrication, un des composants se trouve en quantité insuffisante, une fenêtre « Fabrication » s'affichera. Cette fenêtre permet, à son tour, de générer soit une préparation de commande fournisseur, soit une préparation de fabrication si l'article indisponible est une nomenclature. Si un des composants est en rupture totale, cette fenêtre s’ouvrira pour paramétrage. A sa validation, le programme ne proposera aucune autre fenêtre d’indisponibilité même si d’autres composants peuvent manquer. Il appartient au gestionnaire de vérifier que les composants sont en nombre suffisant pour assurer la fabrication qu’il compte réaliser. Si un des composants est en rupture partielle et ne permet pas la fabrication de la totalité des composants, cette fenêtre s’ouvre pour les paramétrages qui s’imposent. Si, à sa validation, le programme trouve un autre composant en rupture partielle, il ouvre une fenêtre similaire et ainsi de suite. S’il trouve un composant en rupture totale, il arrête ses vérifications comme à l’alinéa précédent. Les différentes zones dont se compose cette fenêtre ont les rôles suivants. Composant manquant Référence article du composant dont le stock est insuffisant. Quantité nécessaire Nombre d’articles nécessaire pour la fabrication en cours. Quantité manquante Nombre d'articles manquants pour la fabrication projetée. Etat du stock Liste déroulante affichant le dépôt sélectionné dans la pièce. Elle permet de visualiser (en dessous de cette zone) les valeurs des stocks réels et à terme de l’article manquant pour le dépôt considéré. En cas de saisie directe du bon de fabrication, il n’est pas possible de sélectionner un dépôt autre que celui enregistré dans l’en-tête de la pièce. Menu Traitement © Sage 2007 1089 Désignation article En dessous apparaissent la désignation de l’article, le stock réel (pour le dépôt considéré) et le stock à terme. Le stock à terme est calculé comme le stock restant une fois reçues toutes les livraisons fournisseurs et livrées toutes les commandes clients. Il se traduit par la formule : Stock à terme = Stock réel + Quantité commandée – Quantité réservée – Quantité préparée Le stock réel est la différence entre les entrées et les sorties. il est également appelé stock physique. Les quantités commandées correspondent aux quantités en commande auprès des fournisseurs mais non encore livrées. Les quantités réservées représentent les quantités commandées par les clients mais non encore livrées. Les quantités préparées représentent les quantités en préparation de livraison mentionnées dans les documents préparations de livraison. Les zones ci-après permettent la génération automatique d’une préparation de commande pour l’article en rupture. Préparation / Commande fournisseur Case à cocher permettant de renseigner les zones qui suivent. Document à préparer Cette liste déroulante est disposée à droite de la case à cocher précédente. Elle permet de choisir : 􀂉 Commande fournisseur : la génération automatique d’une ligne de préparation de commande fournisseur est demandée ; 􀂉 Préparation fabrication : la génération automatique d’une ligne de préparation de fabrication est demandée. 􀀳 Si l'article en indisponibilité est une nomenclature, le programme proposera automatiquement une Préparation de fabrication. Le dépôt de stockage enregistré dans ce document sera celui de la ligne de la pièce d'origine. Voir les «Documents des achats», page 889. Quantité à réapprovisionner Cette zone se trouve à la droite du liste déroulante précédent. Elle propose par défaut la même quantité que celle indiquée dans la zone Quantité manquante. On peut modifier cette valeur de façon à reconstituer un stock plus important. Complément / Nouvelle Liste déroulante permettant de préciser si la préparation de commande auprès du fournisseur ou la préparation de fabrication interne doivent être complétées à partir d’une existante ou si un nouveau document doit être créé. 􀂉 Complément (valeur par défaut) : l’article considéré sera inséré dans une préparation de commande existant pour le fournisseur sélectionné ou une préparation de fabrication déjà saisie mais non encore transformée en bon de fabrication. Si aucune préparation de commande ou aucune préparation de fabrication n’existent, elles seront créées. 􀂉 Nouvelle : une préparation de commande ou une préparation de fabrication seront automatiquement créées pour l’article en rupture de stock. Choix du fournisseur ou du dépôt Cette liste déroulante offre deux types d’informations différents selon le choix fait dans la zone Document à préparer. 􀂉 Si vous avez fait le choix Commande fournisseur, cette liste permet de sélectionner le fournisseur pour lequel la commande doit être générée. 􀂉 Fournisseur Principal : sélectionné par défaut. La préparation de la commande sera générée automatiquement pour le fournisseur principal de l’article. Le liste déroulante adjacent affiche le numéro du fournisseur principal mais ne permet aucune modification. Menu Traitement © Sage 2007 1090 􀂉 Fournisseur article : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs de l’article, dont les numéros sont proposés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ces fournisseurs, tout comme le fournisseur principal, sont ceux qui ont été enregistrés dans le volet « Fiche principale » de l’article en question. 􀂉 Tous les fournisseurs : la préparation de commande sera générée pour l’un des fournisseurs sélectionnés dans la liste déroulante éditable adjacente. Ce dernier présente tous les fournisseurs enregistrés dans les fichiers. 􀂉 Si vous avez fait le choix Préparation fabrication, cette liste permet de sélectionner le dépôt de stockage dans lequel la fabrication s’effectuera. 􀂉 Dépôt Principal : il est proposé par défaut mais on peut en sélectionner un autre. 􀀳 Il est conseillé de ne pas modifier le stock proposé par défaut par le programme car les composants doivent se trouver dans le même dépôt que l’article nomenclaturé. Quantité maximale à fabriquer Nombre maximum d'articles composés qu'il est possible de fabriquer en l'état actuel des stocks de composants. Quantité à fabriquer Nombre d'articles composés dont vous décidez la mise en fabrication. Par défaut cette zone reprend celle affichée dans la précédente. Cette valeur est modifiable en moins. Quantité en reliquat Si, dans le cadre d’une transformation, vous ne souhaitez pas fabriquer la totalité de l'article nomenclaturé (par exemple pour conserver une partie du stock du composant), vous pouvez l'indiquer : 1 . en cochant la case en face de cette zone, 2 . et en enregistrant une quantité dans la zone de saisie. Cette zone affiche par défaut la différence entre la quantité maximale à fabriquer et la quantité à fabriquer. Vous pouvez modifier cette valeur en moins. La différence entre la quantité à fabriquer et la quantité en reliquat est alors conservée en reliquat dans la préparation de fabrication. 􀀳 Cette case à cocher et la zone de saisie qui lui correspond ne sont disponibles que dans le cas d'une transformation de préparation de fabrication en bon de fabrication. Bouton [Annuler] Permet de revenir à la saisie de pièce en annulant la ligne saisie. Bouton [OK] Permet de valider les saisies effectuées dans la fenêtre de fabrication. Il faut ensuite compléter la ligne de pièce des autres informations que l’on peut y saisir puis la valider. Si un autre composant de la nomenclature est également manquant, sa fenêtre d’indisponibilité apparaîtra ensuite. Il faudra alors recommencer son traitement comme ci-dessus. Dans le cas où le composant est totalement manquant, la fenêtre d’indisponibilité ne s’ouvrira plus si d’autres articles sont manquants, même particllement. Il appartient au gestionnaire de compléter son stock afin que la fabrication puisse s’opérer. Désassemblage - Bons de fabrication Nous avons vu plus haut que les bons de fabrication pouvaient servir au désassemblage d'articles nomenclaturés dont on veut récupérer les composants. Pour cela opérez de la façon suivante : 1 . sélectionnez l'article nomenclaturé à désassembler, 2 . enregistrez une quantité négative, précédée du signe moins (-), Menu Traitement © Sage 2007 1091 3 . validez. Un message va alors apparaître. « L’article XXX dispose d’une nomenclature. Voulez-vous entrer en stock ses composants ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la quantité d'articles nomenclaturés est défalquée du stock réel de l'article et les stocks des composants sont mouvementés en entrée. La valeur du prix d'achat pour ces derniers est prise égale à celle mentionnée dans le volet « Fiche principale » de leur fiche. 􀂉 [Non] : les articles nomenclaturés sont sortis du stock (à leur prix de revient, mais les composants ne sont pas réintégrés dans leur propre stock. 􀂉 [Annuler] : l'opération est annulée. 􀀳 Le désassemblage n'est possible qu'en saisie directe des bons de fabrication et pas dans les préparations de fabrication ni dans leur transformation. Impression des documents des stocks Deux boutons Imprimer sont disponibles, un dans la liste des pièces (sur le bord inférieur de la fenêtre), l’autre dans la fenêtre de saisie de pièce. Impression de la liste des documents des stocks Les impressions que l’on obtient pat l’intermédiaire du bouton [Imprimer le(s) document(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des documents des stocks ont été décrites plus haut. Voir le titre «Imprimer la liste des documents des stocks», page 1016. Impression d’un document des stocks Nous décrivons ci-après le déroulement des opérations d’impression que l’on obtient en cliquant sur le bouton [Imprimer] dans l’en-tête d’une pièce de stock. 􀀳 Ces opérations sont les mêmes que celles qui se produisent si on lance l’impression à partir de la liste des documents de stock après sélection de certaines lignes. Plusieurs cas peuvent se produire au lancement de l’impression : 􀂉 Si le paramétrage a été fait, le programme utilisera le modèle de mise en page et le nombre d’exemplaires définis pour le document à imprimer dans l’option Organisation du volet «Fichier / A propos de… / Options». 􀂉 Si aucun modèle de document n’a été paramétré pour le type de document à imprimer, une fenêtre de sélection du modèle de mise en page « Sélectionner le modèle » s’ouvre pour sélectionner ce modèle. Le nombre d’exemplaires imprimés sera de 1. Le lancement de l’impression ouvre une fenêtre de sélection du modèle de mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 1092 􀀳 Cette fenêtre de sélection propose les mêmes options que l’impression des documents de vente. Certaines options sont sans effet dans les documents des achats. Macintosh Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Le bouton [Modèle] permet de sélectionner le modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton [Modèle] permet : 􀂉 la sélection automatique du modèle de mise en page 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Windows Les explications qui suivent concernent la version Windows du programme. Le programme propose de lui-même la sélection du modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer en inscrivant dans la zone Nom la désignation du modèle préparamétré précédé du chemin pour y parvenir. La validation par la touche ENTREE du clavier alphanumérique permet : 􀂉 la sélection automatique de ce modèle, 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Version Les explications qui suivent concernent toutes les versions du programme tant Windows que Macintosh. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article Impression détail nomenclature article, Impression détail des lignes composantes et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de cliquer sur le bouton [Modèle], ces options s’appliMenu Traitement © Sage 2007 1093 queront au modèle de mise en page rattaché au type de document. Il est donc nécessaire que le modèle choisi tienne compte de la présentation choisie. Les options Rupture n° pièce du BC ou Rupture n° pièce du BL sont sans effet sur les documents des stocks. La liste propose tous les modèles de mise en page paramétrés à l’aide de la commande Mise en page. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne, cochez les options qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Impression gamme en colonne Option ne concernant que les articles à gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes consécutives se rapportant à une même référence article. L’utilisation de cette commande implique que les prix et les remises soient identiques d’un énuméré de gamme à l’autre. La gamme 1 apparaît toujours en colonne, que l’article soit à double gamme ou non. La présentation est en fonction du paramétrage du modèle de mise en page. Impression détail des lignes composantes Cette option, non cochée par défaut, permet l’impression du détail des lignes composantes des ordres de fabrication et des bons de fabrication. Elle est surtout utilisée pour l’impression d’une fiche suiveuse à partir des préparations de fabrication ou des ordres de fabrication. Pour chaque numéro d’opération, le programme imprimera le détail des composants qui disposent du même numéro d’opération. Deux types de ruptures sont observés par le programme : 􀂉 une première sur la gamme opératoire en fonction des ressources, du temps total, etc., 􀂉 une seconde en fonction des composants possédant le même numéro d’opération. Les ressources et les composants ne possédant pas de numéro d’opération sont imprimés après ceux qui en possèdent un. Menu Traitement © Sage 2007 1094 Les documents des stocks et leur influence sur le stock Il est possible de : 􀂉 saisir directement n’importe quelle pièce, 􀂉 supprimer les pièces. Après validation d’une pièce, il est possible de modifier immédiatement certaines informations enregistrées dans les lignes. Dans les pièces anciennes, les informations suivantes ne peuvent être modifiées : 􀂉 les articles sérialisés ou gérés par lot, 􀂉 les articles tenus en FIFO et en LIFO s’ils ont été mouvementés depuis. Hormis la référence, les informations de l’en-tête ne sont jamais modifiables. Les différents documents des stocks sont : 􀂉 Le Mouvement d’entrée permet d’enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison d’un fournisseur. Ce peut être : 􀂉 un retour d’article prêté, 􀂉 un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion), 􀂉 un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock théorique), 􀂉 une erreur fournisseur en votre faveur, etc. Menu Traitement © Sage 2007 1095 􀂉 Un Mouvement de sortie est l’inverse du précédent. Il marque : 􀂉 une sortie d’article en prêt, 􀂉 une mise au rebut, 􀂉 un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock théorique), 􀂉 une perte par destruction ou vol, etc. La saisie des quantités doit toujours être faite en positif (sans les faire précéder du signe moins). 􀂉 Le bon de Dépréciation de stock permet d’enregistrer la perte en valeur du stock de certains articles soit en pourcentage, soit d’une valeur donnée et saisissable. Cette dépréciation est toujours déterminée par rapport au CMUP (coût moyen unitaire pondéré) même si l’article est géré en LIFO, en FIFO, en sérialisé ou par lot. 􀂉 Le Mouvement de transfert sert aux mouvements entre dépôts. Chaque saisie d’un tel mouvement se traduit par deux lignes d’écritures, l’une marquant la sortie du dépôt d’origine et l’autre l’entrée dans le dépôt de destination. La modification du prix de revient est possible sur la ligne d’entrée en stock. 􀂉 Le Bon de fabrication et ses documents préparatoires, la Préparation de fabrication et l’Ordre de fabrication, sont le moyen d’enregistrer les entrées en stock des produits avec nomenclature (voir les commandes Articles et Nomenclatures). Il correspond à l’assemblage des divers articles entrant dans la composition de la nomenclature. Il peut également servir au désassemblage des articles nomenclaturés. Voir plus haut, sous le titre «Désassemblage - Bons de fabrication», page 1090, les explications sur ce point. 􀂉 Les Documents compactés sont issus du traitement d’archivage et ne peuvent être modifiés ou supprimés directement. L’influence des pièces de stock est résumée dans le tableau ci-dessous. + augmente la quantité ou le cumul des valeurs. – diminue la quantité ou le cumul des valeurs. Sortie Entrée Stock Qté Valeur Qté Valeur Qté Valeur Mouvement d’entrée + + + + Mouvement de sortie + + – – Bon de dépréciation +/– Mouvement de transfert Dépôt d’origine + + – – Dépôt destination + + + + Ordre de fabrication Produit fini Composants + + + + Bon de fabrication (1) 1. Les signes doivent être inversés en cas de désassemblage. Produit fini + + + + Composants + + – – Menu Traitement © Sage 2007 1096 Documents internes Traitement / Documents internes Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, transformer, supprimer les documents internes. Les documents internes ne mouvementent pas le chiffre d’affaires. Ils influent uniquement sur le prix de revient et la marge du compte client et du compte affaire. Ils permettent donc de constater la variation des prix de revient et des quantités entrées ou sorties pour une affaire. Les documents internes ne concernent que les clients, peuvent être de six types différents et permettent d’enregistrer des mouvements correspondant à ces types : 􀂉 Aucun : tout mouvement interne susceptible d’être comptabilisé, aucune incidence sur le stock des articles, 􀂉 Entrée en stock : mouvement d’entrée en stock n’ayant pas d’équivalent dans les documents de stock tel un retour de prêt, mêmes répercussions que les documents des achats, 􀂉 Sortie de stock : mouvement de sortie de stock n’ayant pas d’équivalent dans les documents de stock tel un prêt d’échantillon, mêmes répercussions que les documents des ventes, 􀂉 Gain financier : mouvement entraînant un gain financier, aucune incidence sur le stock, le prix de revient est diminué et la marge augmente, 􀂉 Perte financière : mouvement entraînant une perte financière tel un bris pendant le transport, le prix de revient augmente et la marge diminue, 􀂉 Document compacté : documents des types précédents compactés à l’aide de la fonction Archivage. Il est possible de créer un maximum de 6 documents internes différents. Cette création s’effectue dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Voir l’option «Organisation», page 172. Lors de la création d’un fichier par la fonction Nouveau ou de la conversion ou de l’importation des fichiers issus d’une ancienne version, le programme génère automatiquement quatre documents internes qui sont les suivants : 􀂉 Entrée en stock, 􀂉 Sortie de stock, 􀂉 Gain financier, 􀂉 Perte financière. Leur désignation est identique à leur type. Il est possible (avant toute saisie de mouvement) : 􀂉 de modifier leur titre, 􀂉 de modifier leur type, 􀂉 d’en supprimer ou 􀂉 d’en ajouter (deux au maximum). Une barre d’outils particulière Gestion des documents internes leur est consacrée. Menu Traitement © Sage 2007 1097 Liste des documents internes On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des documents internes] de la barre d’outils « Gestion des documents internes ». Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils. Cette liste présente tous les documents internes enregistrés et non supprimés. Elle permet de créer, de consulter, de modifier, de transformer et de supprimer les pièces internes. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles. 􀀳 Nous vous rappelons que ces commandes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation». Ce tri dépend, à son tour, de la position de la liste déroulante Document disposée sur le bord inférieur de la liste des documents des ventes. Le tableau suivant résume les possibilités de tri. Les informations présentées par défaut dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Etat (reliquat ou imprimé) représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Intitulé du document (son type), 􀂉 le Statut (lié à la gestion du circuit de validation des pièces), 􀂉 le Numéro de pièce, 􀂉 la Référence de la pièce, 􀂉 la Date de la pièce, 􀂉 le Numéro de client concerné, 􀂉 l’Abrégé du client, 􀂉 et la Souche. Ces colonnes sont personnalisables. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser la liste des documents internes», page 1100. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 Aucun, 􀂉 Entrée en stock, Liste déroulant Document Tri de la barre d’outils «Navigation» Classement secondaire Document en cours Type N° pièce Autre choix Date (par défaut) N° de client N° de client Date Type N° de pièce Menu Traitement © Sage 2007 1098 􀂉 Sortie de stock, 􀂉 Gain financier, 􀂉 Perte financière, 􀂉 Document compacté (uniquement valable pour les factures comptabilisées) par l’intermédiaire de la commande Archivage. La Position de la pièce est représentée par une icône : 􀂉 le document a été imprimé ou envoyé par e-mail, 􀂉 la pièce est un reliquat. La création et la saisie des pièces sont détaillées plus loin dans ce chapitre. Voir le titre «Création des documents internes», page 1108. Toutes les pièces peuvent être supprimées sauf les documents compactés. Ces documents peuvent être archivés par la commande Archivage. Si vous supprimez une pièce issue d’une transformation, il vous sera proposé de régénérer la ou les pièces d’origine qui réapparaîtront dans la liste des pièces. Voir le paragraphe «Transformation des documents internes», page 1126. Le bord inférieur de la fenêtre propose cinq boutons sous Windows et quatre sur Macintosh ainsi qu’une liste déroulante dont les rôles sont décrits ci-dessous. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les documents] Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. Les possibilités de sélection qu’il offre sont décrites plus loin. On peut également rechercher une pièce interne en cliquant sur le bouton [Atteindre un document interne] de la barre d’outils « Gestion des documents internes ». Document Liste déroulante donnant la liste des types de pièces et permettant leur sélection : 􀂉 Tous les documents : tous les documents s’affichent. 􀂉 Intitulé de document interne 1 : seuls les documents internes 1 apparaissent. 􀂉 Intitulé de document interne 2 : seuls les documents internes 2 apparaissent. 􀂉 Intitulé de document interne 3 : seuls les documents internes 3 apparaissent. 􀂉 Intitulé de document interne 4 : seuls les documents internes 4 apparaissent. 􀂉 Intitulé de document interne 5 : seuls les documents internes 5 apparaissent. 􀂉 Intitulé de document interne 6 : seuls les documents internes 6 apparaissent. 􀂉 Documents en cours (valeur par défaut) : entraîne l’affichage de toutes les pièces à l’exception des documents compactés. Les pièces non autorisées dans les options de l’entreprise n’apparaissent pas dans cette liste. Voir l’option «Organisation», page 172. La sélection faite est conservée dans le fichier GECOMAES.RGC (Reprendre la gescom) sur Windows et dans le fichier REPRENDRE LA GESCOM sur Macintosh. A la réouverture du fichier commercial vous retrouverez la liste déroulante Document dans la position qu’elle avait lors de la fermeture du fichier. Menu Traitement © Sage 2007 1099 Bouton [Modifier le(s) statut(s)] Ce bouton permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. Cette commande est inopérante si les pièces sélectionnées sont de types différents. Voir les explications données sous le titre «Statut des documents internes», page 1102. Bouton [Transformer en document(s) interne(s)] Permet de créer une pièce à partir de celle(s) sélectionnée(s). Avant de l’utiliser, vous devez réaliser une sélection, simple ou multiple, dans la liste des pièces. Seuls les entrées en stock et les sorties de stock peuvent être transformées. Voir le paragraphe «Transformation des documents internes», page 1126. Bouton [Envoyer le(s) document(s) par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le ou les documents sélectionnés dans la liste comme pièces jointes à un mail envoyé par Internet. Voir les informations données sur cette commande sous le titre «Envoi des documents des ventes par email », page 731. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Transformer en document(s) de vente] Ce bouton permet de transformer la ou les pièces sélectionnées dans la liste en documents de vente. Une fenêtre de paramétrage s’ouvre alors pour préciser le type de document à générer. Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Bouton [Imprimer le(s) document(s)] Ce bouton permet d’imprimer directement les documents sélectionnés dans la liste. Voir les informations données sur cette commande sous le titre «Imprimer la liste des documents internes», page 1104. Menu contextuel de la liste des documents internes Un menu contextuel est disponible sur la liste des documents internes. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Cinq commandes spécifiques sont disponibles : Menu Traitement © Sage 2007 1100 Imprimer le(s) document(s) Cette commande permet de lancer directement l'impression du ou des documents sélectionnés ou de tous les documents si aucun n’est sélectionné. Voir les informations données sur les impressions de documents sous le titre «Imprimer la liste des documents internes», page 1104. 􀀳 Si vous sélectionnez plusieurs documents de types différents, ils s’impriment tous avec le modèle de mise en page sélectionné. Envoyer le(s) document(s) par E-mail Cette commande a un rôle identique à celui du bouton [Envoyer le(s) document(s)] par e-mail disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir le titre «Envoi des documents internes par e-mail», page 1103. Macintosh Cette commande n’est pas disponible sur ces versions du programme. Cette commande et les suivantes ne sont disponibles que si au moins un document est sélectionné dans la liste. Transformer en document(s) interne(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Transformer en document(s) de vente Cette commande permet de transformer la ou les pièces sélectionnées dans la liste en documents de vente. Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Modifier le statut des documents Lance la fonction d’enregistrement du statut du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le titre «Statut des documents internes», page 1102. Personnaliser la liste des documents internes On peut personnaliser la liste des documents internes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes affichées dans la liste des documents internes sont détaillées dans le tableau suivant. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Type Oui Oui Etat Oui Non Menu Traitement © Sage 2007 1101 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des documents internes On lance cette sélection en cliquant sur le bouton [Sélectionner les documents] qui se trouve sur le bord inférieur de la liste des documents de vente. Ce bouton est estompé si la liste déroulante Document est positionnée sur Documents en cours. N° client Liste déroulante permettant la sélection d’un client. La liste des pièces ne présentera plus que celles correspondant à ce client. Si vous laissez cette zone vide, tous les clients sont sélectionnés. Période de / à Permet la sélection des pièces sur une période à l’intérieur de l’exercice. Saisissez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, l’exercice entier sera sélectionné. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sélection. Si aucune pièce n’a été trouvée, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un client. Pour faire réapparaître tous les documents sur tous les clients, vous pouvez refermer la liste et la rouvrir. Intitulé document Oui Non Statut Oui Non N° pièce Oui Non Référence Oui Non Date Oui Oui (1) N° client Oui Oui (1) Intitulé Oui Non Abrégé Oui Non Souche Oui Non Date de livraison Non Non Affaire Non Non Nom représentant Non Non Payeur Non Non Informations libres en-tête (10 premières) Non Non 1. Si la zone Document n’affiche pas Documents en cours. Colonne Affichée par défaut Critère de tri Menu Traitement © Sage 2007 1102 Statut des documents internes Le bouton [Modifier le(s) statut(s)], disposé sur le bord inférieur de la liste des documents internes, permet de modifier le statut du ou des documents sélectionnés dans la liste. 􀀳 On peut également lancer cette fonction par une commande du menu contextuel de la liste des pièces ou directement dans la pièce elle-même. Il ouvre une fenêtre de paramétrage « Validation des pièces ». Cette fenêtre rappelle les références et le type de la pièce sélectionnée. 􀀳 Si plusieurs pièces de même type sont sélectionnées, seules les références de la première sont affichées. Cette fenêtre ne s’ouvrira que dans les cas suivants : 􀂉 une pièce était sélectionnée dans la liste (dans ce cas le bouton est estompé), 􀂉 si plusieurs pièces étaient sélectionnées, elles étaient de même type (ME, GF, etc.), 􀂉 le niveau de l’utilisateur et le statut de la pièce sélectionnée sont compatibles. Précisons que le statut des documents dépend de deux paramétrages : 􀂉 le premier s’effectue dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation, sous le titre « Circuit de validation » : on y précise les différentes options du circuit de validation des pièces. Ces options sont rappelées dans le tableau ci-dessous. 􀂉 le second s’effectue dans la commande Fichier / Autorisations d’accès : on y précise, niveau d’utilisateur par niveau d’utilisateur quels sont ceux qui peuvent modifier le statut de certaines pièces et quel statut ils peuvent leur affecter. L’administrateur a par défaut le pouvoir de modifier tous les statuts. Le statut de la pièce est rappelé dans le titre de la fenêtre. L’utilisation de cette fonction n’est pas obligatoire. Pour ne pas avoir à s’en préoccuper, il suffit de laisser aux pièces, dans l’option Organisation, leur paramétrage par défaut ou de ne sélectionner que la troisième des trois options disponibles pour chaque pièce. 􀀳 Rappelons que si cette troisième option n’est pas cochée, la pièce n’est pas disponible dans la gestion. Les statuts des pièces internes sont rappelés dans le tableau suivant. Seul le dernier statut disponible pour chaque type de pièce permet sa transformation. Type de document Statuts possibles Entrée en stock Saisi - Confirmé - Validé Sortie de stock Saisi - Confirmé - Validé Gain financier Saisi - Confirmé - Validé Perte financière Saisi - Confirmé - Validé Aucun Saisi - Confirmé - Validé Menu Traitement © Sage 2007 1103 􀀳 Il est possible de paramétrer le statut de la pièce générée par la transformation. Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Envoi des documents internes par e-mail Macintosh Cette fonction n’est pas disponible dans cet environnement. Le bouton [Envoyer le(s) document(s)] par e-mail, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents internes, n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée dans la liste. Il permet d’envoyer sous la forme de fichiers HTML joints à des e-mails les documents qui étaient sélectionnés lors de son utilisation. Ces e-mails sont envoyés aux adresses de messagerie des clients concernés par ces pièces. 􀀳 Il est nécessaire que les documents sélectionnés dans la liste soient tous du même type car la mise en page s’effectuera à partir d’un modèle unique. L’objet de l’e-mail sera automatiquement généré par le programme en fonction du type de document joint. Cet objet est précisé dans le tableau suivant. Les documents joints seront sous la forme de fichiers HTML (extension .HTM). Si l’adresse e-mail d’un des destinataires est absente, un message d’avertissement apparaîtra. 􀀳 Il s’agit dans ce cas de l’adresse e-mail enregistrée dans le volet «Structure / Clients / Identification» et non de celle d’un des contacts. « L’adresse e-mail du client XXX n’est pas renseignée. Voulez-vous continuer ? [Oui] [Non] » Si plusieurs documents doivent être expédiés simultanément, le programme proposera soit d’arrêter le processus, soit de continuer le traitement en ignorant le message qui ne peut être expédié. Il est possible, dans la commande Fenêtre / Préférences de paramétrer qui sera le destinataire des documents ainsi envoyés : 􀂉 l’adresse de messagerie enregistrée dans le premier volet de la fiche client ou 􀂉 le contact appartenant à un service donné (s’il existe plusieurs contacts pour un même service, c’est le premier contact qui recevra le message). Si les adresses sont renseignées, le programme ouvrira la fenêtre « Sélectionner le modèle ». Type de document Objet Entrée en stock Entrée en stock Sortie de stock Sortie de stock Gain financier Gain financier Perte financière Perte financière Aucun Aucun Menu Traitement © Sage 2007 1104 􀀳 Cette fenêtre de sélection propose les mêmes options que l’impression des documents de vente. Seules les trois dernières options sont sans effet. Sélectionnez le modèle de mise en page qui convient aux documents sélectionnés et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le programme de messagerie est alors lancé et les mails envoyés à leurs destinataires. Les fichiers HTML (Hyper Text Markup Language) peuvent être relus et imprimés avec un programme de traitement de texte reconnaissant ce type de fichier ou bien avec les éditeurs de pages HTML. Les navigateurs Internet proposent tous une version simplifiée de ces programmes. Imprimer la liste des documents internes Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents internes, lance l’impression des documents ou de listes de documents en fonction des sélections faites. Voir ci-dessous le détail des opérations possibles. 􀀳 Il est possible d’imprimer les documents internes directement à partir de leur fenêtre de saisie. Ce bouton a un rôle différent suivant que des documents ont été sélectionnés dans la liste ou non. 􀂉 Si un ou plusieurs documents sont sélectionnés dans la liste, il propose leur impression en affichant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe Impression des documents des ventes. Si les documents sont de types différents (exemple des entrées et des sorties de stock), ils seront imprimés avec le même modèle de mise en page. 􀂉 Si plusieurs documents de même type (exemple : plusieurs sorties de stock) sont sélectionnés, il propose également leur impression comme ci-dessus. 􀂉 Si plusieurs documents de types différents (exemple : des entrées de stock et des pertes financières) sont sélectionnés, il demande de choisir un modèle d’impression et imprime tous les documents à partir de ce modèle. 􀂉 Si aucune sélection n’est faite, il ouvre la fenêtre de sélection simplifiée décrite ci-après. Menu Traitement © Sage 2007 1105 Sélection simplifiée – Impression de la liste des documents internes L’impression de la liste des documents internes peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles de la liste des documents des ventes en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Liste : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les pièces sélectionnées. 􀂉 État de contrôle : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Documents : permet de sélectionner, dans une liste qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Le nombre d’exemplaires qui va s’imprimer pour chaque état est de 1 sauf si un modèle et un nombre d’exenplaires sont définis dans la fiche client. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Document. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Document Liste déroulante permettant de sélectionner le type de document de vente qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Intitulé document interne 1, 􀂉 Intitulé document interne 2, 􀂉 Intitulé document interne 3, 􀂉 Intitulé document interne 4, 􀂉 Intitulé document interne 5, Menu Traitement © Sage 2007 1106 􀂉 Intitulé document interne 6, 􀂉 Document compacté. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 N° de client (valeur par défaut), 􀂉 Date, 􀂉 N° de pièce. Langue Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : aucune sélection ne portera sur le critère de la langue. Tous les documents sélectionnés s’imprimeront avec le modèle choisi quelle que soit la langue utilisée. 􀂉 Aucune : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Aucune. Ce qui revient à sélectionner les documents dans la langue de l’entreprise. 􀂉 Langue 1 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 1. 􀂉 Langue 2 : le programme n’imprimera que les documents dont le code langue est paramétré sur Langue 2. Il est souhaitable, dans les trois derniers cas, que le modèle de mise en page utilisé corresponde à la langue paramétrée. Voir la fenêtre «Informations sur le document – Documents internes», page 1114. Date de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur date. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° pièce de / à Permet de sélectionner les pièces selon leur numéro. Référence Ces zones permettent une sélection sur les références de pièce. Code Affaire Ces zones permettent une sélection sur les codes affaires. N° client de / à Permet de sélectionner les pièces selon les numéros de client. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton [OK]. Sinon cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des documents internes Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des documents internes. Menu Traitement © Sage 2007 1107 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir / Modifier l’élément sélectionné. Document vente entête / Dépôt de stockage Seuls les documents mentionnant en en-tête le ou les dépôts de stockage précisés seront concernés. Sélection standard / Devise d’édition Cette option permet d’imprimer l’état dans la devise souhaitée. La monnaie de tenue commerciale est proposée par défaut. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Documents internes Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des documents internes Type d’état Liste, Etat de contrôle, Document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des documents internes Classement N° de client, Date, N° de pièce (1) Document interne entête Type Tous, Liste des intitulés de documents internes, Document compacté (1) Document interne entête Langue Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document interne entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document interne entête Dépôt de stockage A saisir (2) Document interne entête Référence A saisir (1) Document interne entête Affaire A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1108 Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Création des documents internes La création d’une pièce s’effectue en utilisant le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation » lorsque la liste des documents internes est la fenêtre active. On peut créer un document interne en cliquant sur le bouton [Saisir un document interne] de la barre d’outils « Gestion des documents internes ». On peut aussi utiliser un des boutons de la barre d’outils « Gestion des documents internes » pour créer directement la pièce correspondante sans ouvrir nécessairement la liste des pièces. Si on a utilisé le bouton [Ajouter] ou le bouton [Saisir un document interne] des barres d’outils, une fenêtre « Ajouter un document » s’ouvre alors. 􀀳 Si un seul document interne a été créé, cette liste ne s’ouvre pas. Cette liste montre tous les intitulés de pièces qui ont été créés dans les options de l’entreprise. Sélectionnez le document souhaité puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir plus loin le paragraphe «Saisie des documents internes», page 1109. Si la liste déroulante Document (disposée sur le bord inférieur de la fenêtre) a servi à sélectionner un type de document particulier, la fenêtre d’ajout de pièce présélectionnera une pièce correspondante résumée dans le tableau ci-dessous : Un document ne peut être créé si aucun dépôt n’a été enregistré. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. 􀀳 En cas d’utilisation en réseau, lorsque deux utilisateurs créent simultanément une pièce du même type (et donc avec le même numéro), un message s’affichera sur le poste de celui qui validera l’en-tête en dernier : « Le N° de pièce XXX existe déjà ! Voulez-vous utiliser le numéro de pièce suivant ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles à ce message ont les effets suivants : - [Non] : la pièce ne peut pas être créée. Liste déroulante Document Pièce proposée Documents en cours 1er document valide Tous les documents 1er document valide Document particulier Document particulier Menu Traitement © Sage 2007 1109 - [Oui] : l’en-tête de la pièce est validée et porte le numéro proposé à l’origine plus 1. Saisie des documents internes Tous les documents internes utilisent le même format de saisie à quelques détails près. Leur titre les différencie et indique le numéro de pièce automatiquement affecté par le programme à la suite du dernier utilisé. Ce titre indique également le nom du client. 􀀳 Si une pièce est annulée, son numéro peut être réutilisé. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Tout document interne se compose de quatre parties : 􀂉 L’en-tête qui permet de saisir les informations générales sur la pièce (client, numéro de pièce, date, etc.) ; ces informations doivent être validées avant toute saisie de ligne d’article. 􀂉 Le corps du document constitué par les lignes d’articles et leur zones de saisie. 􀂉 Les informations générales sur la pièce, si aucune ligne n’est sélectionnée, ou sur la ligne d’article si une ligne est sélectionnée. Ces informations sont regroupées dans la partie supérieure droite de la fenêtre. 􀂉 Des commandes annexes accessibles par des boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. En-tête - Documents internes Si le Mode personnalisé est actif, la zone d’en-tête de la pièce sera complétée de certaines informations tirées de la fenêtre «Information sur le document» : 􀂉 Entête 1, 􀂉 Expédition, 􀂉 Libellé Information libre 1 et 􀂉 Libellé Information libre 2. Sur le Mode personnalisé voir la fonction «Mode personnalisé», page 1721 ainsi que le «Manuel de la gamme». Sur les informations reprises de la fenêtre «Information sur le document» voir le titre «Informations sur le document – Documents internes», page 1114. Menu Traitement © Sage 2007 1110 Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été affecté à la pièce. Ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête des documents (voir les options de l’entreprise). Bouton [Transformer en document de vente] Permet de transformer le document interne en document de vente. Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Bouton [Imprimer le document] Lance l’impression du document actuellement à l’écran. Cette impression est précédée de l’ouverture d’une fenêtre permettant de sélectionner le modèle d’impression à utiliser. Ce bouton est estompé si aucun client n’est affecté à la pièce. Bouton [Envoyer le document par e-mail] Lance la transmission par e-mail du document actuellement à l’écran. Ce bouton est inactif si aucun client n’est affecté à la pièce. Voir le titre «Envoi des documents internes par e-mail», page 1103. Macintosh Ce bouton n’est pas disponible sur ces versions du programme. Bouton [Informations sur le document] Permet d’avoir accès aux informations générales sur le client et la pièce, pour les vérifier ou les modifier. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Voir le paragraphe «Informations sur le document – Documents internes», page 1114. Bouton [Informations sur la solvabilité] Permet d’avoir une idée sur la solvabilité du client enregistré. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. La fenêtre qui s’ouvre est identique à celle que l’on obtient sur les documents des ventes. Voir le titre «Solvabilité - Documents des ventes», page 764. Bouton [Transformer le document] Permet la transformation du document à l’écran en un autre. Ce bouton est estompé si aucun client n’est affecté à la pièce et si la pièce n’est pas du type Entrée en stock ou Sortie de stock. Ce bouton permet la transformation de la pièce actuellement ouverte. Voir le paragraphe «Transformation des documents internes», page 1126. Les boutons [Précédent] ou [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de passer à la pièce précédente ou à la suivante en fonction du classement de la liste des pièces. Cette commande est désactivée en création. Les zones à saisir dans l’en-tête sont les suivantes : Date Elle est par défaut égale à celle du jour (date système du micro-ordinateur) mais peut être modifiée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Il est conseillé de ne pas antidater les pièces de vente, ce qui peut provoquer des erreurs de calculs. Menu Traitement © Sage 2007 1111 Livraison Aucune date n’est indiquée par défaut. Le paramétrage de la date (en date, en semaine ou en julien) est effectué dans le volet « Commercial » de la fiche de l’entreprise. La date de livraison reste modifiable après validation de l’en-tête. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. 􀀳 Une modification de la date de livraison dans l’en-tête ne se répercute pas sur les lignes déjà validées (mais il est possible de le faire, voir ci-dessous). Seules les lignes saisies après cette modification bénéficieront de la nouvelle date de livraison. Dans le corps des documents de vente, une colonne Date livraison/fabrication peut être paramétrée dans l’option A propos de… / Options / Organisation. Cette colonne reprend par défaut la date renseignée dans l’en-tête du document. Cette information est modifiable ligne par ligne. En cas d’indisponibilité en stock de l’article, une préparation de commande fournisseur peut être générée. Le calcul de la date de livraison s’effectue automatiquement par le programme de la façon suivante : Date de document (date système du micro-ordinateur) + Délai d’approvisionnement renseigné dans la fiche « Référence fournisseur » de l’article considéré. Si cette date est supérieure à la date de livraison de l’en-tête indiquée à la ligne de vente, un message vous en tiendra informé. Il est possible de modifier la date de livraison inscrite dans l’en-tête des documents de vente même après validation de celle-ci. Pour obtenir la mise à jour des dates de livraison de chaque ligne du document, il est nécessaire d’utiliser la touche ENTREE une fois la modification de la date de livraison effectuée. Si vous modifiez cette date et s’il existe des lignes dans la pièce, un message s’affichera lorsque vous validerez cette nouvelle date. « Voulez-vous reporter la modification de la date de livraison sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : la nouvelle date de livraison sera enregistrée pour chaque ligne du document, 􀂉 [Non] : aucune ligne ne sera modifiée mais l’en-tête comportera une nouvelle date de livraison qui s’appliquera à toute nouvelle ligne saisie. Statut Zone à liste déroulante affichant le statut de la pièce (le même que celui affiché dans la liste des pièces). Si l’utilisateur du programme a les autorisations nécessaires, il pourra modifier cette information. Voir plus haut le titre «Statut des documents internes», page 1102. Numéro de souche Liste déroulante proposant les cinq intitulés enregistrés dans l’option A propos de… / Options / Organisation. Par défaut, la liste déroulante propose la souche définie par défaut pour le type de document ainsi que le premier numéro de pièce disponible correspondant (dans la zone adjacente). Le fait de modifier la souche entraîne la modification du numéro de pièce correspondant. 􀀳 Un document créé sur une souche sera automatiquement transformé sur la même souche. La souche constitue un critère de sélection pour : 􀂉 l’impression, 􀂉 l’export, 􀂉 la mise à jour de la comptabilité. Au moins un intitulé de souche doit être renseigné dans les options. Menu Traitement © Sage 2007 1112 Numéro pièce Zone de 8 caractères alphanumériques affichant automatiquement en création de pièce le premier numéro libre dans la série définie dans les options de l’entreprise (Organisation). Le numéro de pièce doit être unique pour le type de pièce considéré. Le numéro de pièce proposé par défaut par le programme correspond au dernier numéro affecté, incrémenté d’une unité. Il peut être modifié. 􀀳 Après validation de l’en-tête, la souche et le numéro de pièce ne peuvent plus être modifiés. Client Cette zone double sert à la sélection du client sur son abrégé, son numéro ou son code postal. La sélection d’un client dans un document interne est identique à celle dans un document des ventes. Voir le titre «Sélection d’un client – Documents des ventes», page 747. La zone de gauche est une liste déroulante qui offre : 􀂉 N° client (valeur par défaut), 􀂉 Abrégé du client, 􀂉 Code postal client. 􀀳 On peut paramétrer dans le volet «Fichier / A propos de… / Commercial» le type d’information, nom, numéro ou code postal, qui servira par défaut à sélectionner le client. Dans le cas d’une sélection sur le code postal, la liste des clients est systématiquement affichée avec présélection du premier client disposant du code postal le plus proche de la valeur saisie. La zone de droite est une liste déroulante éditable servant à la sélection du numéro ou de l’abrégé du client suivant le paramétrage fait dans la zone de gauche. Plusieurs opérations peuvent s’effectuer dans cette zone : 􀂉 création d’un compte client (si elle est autorisée), 􀂉 sélection assistée d’un client. Ces opérations sont décrites plus loin. La désignation de ces zones est un lien qui permet d’accéder à la fiche du client sélectionné. Affaire Cette zone permet de sélectionner un code affaire pour l’affecter à la pièce en cours. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche du code affaire sélectionné. Il est possible d’enregistrer un code affaire différent ligne à ligne en affichant la colonne Affaire dans le corps de la pièce. Les codes affaires sont décrits dans la fonction «Codes affaires», page 573. Dépôt Saisissez dans cette zone le code du dépôt concerné par les mouvements enregistrés dans la pièce. Le dépôt proposé par défaut est celui paramétré dans l’option Organisation pour le type de document en cours de saisie. Il est modifiable. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche du dépôt sélectionné. Il est possible d’enregistrer un dépôt différent ligne à ligne en affichant la colonne Dépôt dans le corps de la pièce. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références de la commande du client. Cette zone est modifiable après validation de l’en-tête. Cette information restera identique lors des transformations successives. 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation de lignes n’est pas rétroactive. Dans le corps des documents de vente une colonne Référence peut être ajoutée aux colonnes initiales par l’option A propos de… / Options / Organisation et par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Menu Traitement © Sage 2007 1113 Cette zone des lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Représentant Saisissez dans cette zone le code du représentant concerné par les mouvements enregistrés dans la pièce. Le représentant proposé par défaut est celui affecté au client (dans le volet « Complément » de sa fiche). Il est modifiable. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche du représentant sélectionné. Il est possible d’enregistrer un dépôt différent ligne à ligne en affichant la colonne Représentant dans le corps de la pièce. Validation de l’en-tête – Documents internes Il est nécessaire de valider les informations saisies dans les zones de l’en-tête pour pouvoir enregistrer les lignes de la pièce. Cette validation s’obtient en tapant la touche ENTREE. Cette validation permet également l’utilisation des boutons à l’exception des boutons Informations sur la solvabilité et Informations sur le document disponibles dès la saisie du client. La validation de l’en-tête n’est possible que dans les cas suivants : 􀂉 une date a été attribuée, 􀂉 un numéro de pièce a été affecté, 􀂉 un numéro de client a été précisé (ou un abrégé, ce qui revient au même), 􀂉 le client ne possède pas un code risque dont l’action est A bloquer (en saisie de BL ou en transformation de commande en facture ou de facture en bon d’avoir), 􀂉 le client ne possède pas un contrôle de l’encours client (dans le volet « Statistiques » de la fiche client) dont l’action est Compte bloqué. Dans ce cas, aucune pièce, quelle qu’elle soit, ne peut être saisie pour ce client. 􀀳 Lorsque l’action est A surveiller, un message d’avertissement vous en informe, il permet tout de même la validation de l’en-tête du document. Si le client sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le client XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un client mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le client XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Si vous cliquez le bouton [Oui] sur ce message, la saisie peut se poursuivre. Si vous cliquez sur le bouton [Non], la validation est arrêtée et vous pouvez abandonner la saisie en refermant la fenêtre ou en tapant la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents internes La partie supérieure droite de la fenêtre de saisie d’un document interne affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton Informer sur le document. Menu Traitement © Sage 2007 1114 Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 Poids net, 􀂉 Poids brut, 􀂉 PR HT, 􀂉 Marge HT, 􀂉 Marge en %. Informations sur le document – Documents internes La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur le document] permet d’avoir accès à certaines informations de la fiche du client pour en vérifier ou en modifier le contenu. On peut ouvrir cette fenêtre dès qu’un client a été mentionné dans l’en-tête, sans que cet en-tête ait été validé. Cette fenêtre reprend certaines informations de la fiche du client sélectionné. Nous précisons ci-dessous les informations saisissables et leur origine s’il y a lieu. Toutes ces informations sont modifiables si aucune ligne n’a été saisie. Si une ligne au moins a été saisie, ces zones restent modifiables à l’exception du dépôt émetteur, de la devise et du cours et sous réserve des précisions apportées ci-dessous. Toutes les modifications faites dans cette fenêtre ne concernent que la pièce en cours d’élaboration et ne sont reportées ni dans la fiche client ni ailleurs. Entête 1, 2, 3 et 4 Ces quatre zones de saisie libre servent à enregistrer l’identification des clients de passage ou n’importe quelle autre information qui pourra être imprimée sur le document. Elles permettent donc, par exemple, la création de factures “comptoir” qui pourront être imputées sur un compte « Clients divers » tout en gardant l’identification de chacun sur la facture (25 caractères alphanumériques chacune). 􀀳 Dans le cas d’une transformation de plusieurs documents en un seul, seules les zones de la dernière pièce seront prises en compte. Menu Traitement © Sage 2007 1115 Affaire Liste déroulante éditable permettant l’affectation d’un code affaire (ou section analytique) au document. Les sections analytiques proposées sont celles qui correspondent au plan analytique sélectionné dans l’option Plan analytique Affaires dans les options de l’entreprise. Cette information reste modifiable à ce niveau même si des lignes ont été saisies dans le document. Dans ce cas, la modification à ce stade ne sera pas répercutée sur les lignes déjà saisies sauf si la réponse au message qui va s’afficher à la fermeture de la fenêtre l’autorise. « Voulez-vous reporter la modification de l’affaire sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la modification intervient. 􀂉 [Non] : les lignes restent avec le code affaire d’origine. 􀂉 [Annuler] : vous pouvez revenir sur vos modifications. Dans tous les cas, les codes affaires restent modifiables ligne à ligne par le biais de la colonne Affaire (si elle est présente dans le corps de la pièce). Cette zone permet entre autres la gestion des documents par affaire. Lors du transfert comptable, chaque ligne sera imputée sur le code affaire de la ligne. Le code affaire de l’en-tête ne sera utilisé que pour imputer le montant de l’escompte. Le code affaire de l’en-tête sera proposé par défaut pour chaque ligne. Si le code affaire sélectionné a été mis en sommeil et que la case Interdire la saisie des données mises en sommeil est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux », le programme interdira l’enregistrement de l’en-tête en affichant un message bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc impossible ! [OK] » Si la case d’option mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, la sélection d’un code affaire mis en sommeil déclenchera l’apparition d’un message non bloquant. « Le code affaire XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement l’ouvrir ? [Oui] [Non] » Dépôt client Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le dépôt du client qui doit être livré. Par défaut le dépôt principal est proposé. Payeur Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement du compte de tiers payeur. Par défaut cette zone reprend le compte saisi dans la zone Payeur de la fiche du client. La facture pourra être établie au nom du client mais les écritures comptables seront passées sur le compte de tiers payeur. Condition Liste déroulante reprenant par défaut la condition de livraison définie dans la fiche lieu de livraison du client. Cette zone permet de définir les obligations à la charge de l’entreprise et celles à la charge du client. Représentant Liste déroulante éditable permettant d’affecter un représentant à la pièce. Cette zone reprend par défaut celui affecté au client. Elle donne accès à la liste des représentants enregistrés dans la commande Structure / Collaborateurs. Il est possible de changer le nom du représentant si un autre a été à l’origine de la commande. Cette modification ne sera pas enregistrée dans la fiche du client. 􀀳 Si plusieurs représentants sont à l’origine d’une même commande, il est possible de modifier le représentant affecté à chaque ligne dans la colonne Représentant (si vous avez paramétré sa présence) ou en utilisant la fonction Informations ligne du document. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Documents des ventes», page 752. Menu Traitement © Sage 2007 1116 Il est possible de modifier cette information même si des lignes d’articles ont été saisies. Un message va alors s’afficher à la fermeture de la fenêtre. « Voulez-vous reporter la modification du représentant sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles sont : 􀂉 [Oui] : la modification intervient. 􀂉 [Non] : les lignes restent avec le représentant d’origine. 􀂉 [Annuler] : vous pouvez revenir sur vos modifications. Centrale d’achat Cette zone se complète avec le nom de la centrale d’achat qui a éventuellement été affectée au client (dans sa fiche). Dans ce cas, la zone Tarif devient inactive et les conditions de vente qui seront appliquées au client seront celles consenties à la centrale d’achat à laquelle il est affilié. Il est possible d’enregistrer une centrale d’achat dans cette zone sans pour autant que le client y soit affilié. Dans ce cas, les conditions de la centrale s’appliqueront au client. Si le client et la centrale sont identiques, un message d’erreur s’affichera : « Le client XXX possède une centrale d’achat. Il ne peut être défini comme centrale d’achat ! [OK] ». Tarif Liste déroulante permettant de sélectionner les catégories tarifaires. La catégorie tarifaire définie dans la fiche client est reprise par défaut. Il est possible d’affecter un tarif par pièce. Exemple Tarif en fonction du volume de commande Commande inférieure à 50 000,00 € Tarif 1, Commande supérieure à 50 000,00 € Tarif 2. Il est possible de modifier la catégorie tarifaire après saisie de lignes dans la pièce. Si vous modifiez la valeur inscrite et que vous validiez cette nouvelle valeur ou bien que vous refermiez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK], un message apparaîtra. « Voulez-vous reporter la modification de la catégorie tarifaire sur l’ensemble des lignes déjà saisies ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses possibles ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : la nouvelle catégorie tarifaire est appliquée à chaque ligne du document. Le prix unitaire et la remise sont recalculés pour chacune d’elles. 􀂉 [Non] : aucune ligne ne sera modifiée mais la nouvelle catégorie tarifaire s’appliquera à toute nouvelle ligne saisie. 􀂉 [Annuler] : aucune modification n’est faite et vous revenez à la fenêtre précédente. Si le client est affilié à une centrale d’achat (zone Centrale d’achat de la présente fenêtre renseignée), cette zone s’estompe et ce sont les conditions faites à la centrale qui sont appliquées. Expédition Liste déroulante proposant tous les modes d’expédition enregistrés dans les options de l’entreprise. Cette zone reprend par défaut celui affecté au dépôt du client. Langue Liste déroulante permettant de définir la désignation de l’article qui sera indiquée dans le document. Par article, plusieurs désignations peuvent être définies. Par défaut le programme reprend la langue définie dans la fiche client. Cette option permet d’indiquer les libellés des articles dans la langue du client de destination. Les choix suivants sont proposés : 􀂉 Aucune : la désignation principale de l’article sera proposée, Menu Traitement © Sage 2007 1117 􀂉 Langue 1 : la désignation renseignée en langue 1 de la fiche article sera proposée. 􀂉 Langue 2 : la désignation renseignée en langue 2 de la fiche article sera proposée. Dépôt Liste déroulante éditable donnant la liste de vos dépôts d’où la livraison sera effectuée (dépôt émetteur) ou reçue (dépôt destinataire). Par défaut, le dépôt principal est sélectionné sauf si vous avez affecté un dépôt particulier au client sélectionné (dans le volet « Complément » de la fiche client). Si la colonne Dépôt de stockage est sélectionnée dans l’option A propos de… / Options / Organisation pour cette pièce, la gestion des documents multidépôts est possible. Devise Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. Reprend par défaut celle affectée au client. 􀀳 Dès qu’une devise est rattachée à un document, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en montant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises. Cours Zone disposée juste en dessous de la précédente et permettant la saisie du taux de conversion devise/monnaie courante. La valeur affichée dans cette zone provient de la zone Cours des options de l’entreprise correspondant à la devise indiquée dans la zone précédente. Cette information est modifiable. Contact Cette zone permet la saisie du nom d’un contact (35 caractères alphanumériques). Il est possible de sélectionner, à l’aide de la liste déroulante, un des contacts enregistrés dans la fiche du tiers sélectionné. Il est également possible d’en saisir un qui ne le soit pas. Cette zone affiche par défaut un nom en fonction du choix fait dans la zone Service contact adressé de la fonction Fenêtre / Préférences : 􀂉 si le choix fait dans cette zone est Principal, la zone Contact restera vide ; 􀂉 si le choix porte sur un autre service contact (enregistré dans l’option Service contact de la fiche de l’entreprise), c’est le premier nom (s’il en existe un) du service correspondant qui s’affichera (mais sera modifiable). Nombre (Nb) Exemplaires Enregistrer ici le nombre d’exemplaires du document à envoyer au client. 2 caractères numériques au maximum. Enregistrez les modifications faites en cliquant sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Annuler] pour n’en rien faire. Vous pouvez aussi, dans ce dernier cas, presser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Informations libres - Documents internes Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Informations libres]. Ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas été sélectionné. Il reste inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour les en-têtes dans les options de l’entreprise. Les informations libres que l’on peut enregistrer dans les documents internes sont identiques à ceux des documents de vente. Voir le titre «Informations libres - Documents des ventes», page 758. Saisie des lignes - Documents internes La saisie d’articles dans le corps du document dépend de l’article lui-même. Veuillez vous reporter aux informations données dans les documents de vente sur la saisie des articles. Menu Traitement © Sage 2007 1118 Voir le titre «Saisie des lignes - Documents des ventes», page 765 Voir la commande «Articles», page 413 pour tout ce qui concerne les zones de la fiche article et la commande «Contremarque», page 1374 pour les articles de ce type. Chaque type d’article fait l’objet de paragraphes descriptifs particuliers. Les lignes ne peuvent être saisies qu’après avoir validé les zones de l’en-tête de la pièce. Cette fenêtre affiche les colonnes sélectionnées dans l’option Organisation pour le type de pièce considéré. Voir cette option «Organisation», page 172. Vous pouvez déplacer les colonnes en les faisant glisser par leur titre (le pointeur change alors d’aspect). Relâchez le bouton de la souris lorsque le pointeur a dépassé le bord de la colonne avant ou après laquelle vous voulez insérer la colonne déplacée. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant sur le trait qui sépare leur titre de celui de la colonne suivante (le pointeur change alors d’aspect), puis en faisant glisser. Relâchez le bouton de la souris lorsque la taille désirée est atteinte. 􀀳 Pour modifier la taille de la dernière colonne à droite, il faut que le curseur de la barre horizontale de défilement soit complètement à droite. Il n’est pas possible de diminuer la largeur des colonnes d’une fenêtre dont la barre de défilement horizontale ne contient aucun curseur. Opérations possibles sur les lignes des documents internes Le traitement des lignes des documents internes est identique à celui des documents de vente. Veuillez vous y reporter. Voir le titre «Opérations possibles sur les lignes des pièces de vente», page 768. 􀀳 Les articles en contremarque ne sont pas gérés dans les documents internes. Fonctions annexes - Documents internes Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces sont les suivants : Bouton [Monter] Permet de déplacer vers le haut la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Menu Traitement © Sage 2007 1119 Bouton [Descendre] Permet de déplacer vers le bas la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Pour les deux boutons qui précèdent, le déplacement des lignes est identique à celui des pièces de vente. Voir le titre «Déplacement des lignes», page 769. Bouton [Associer un texte complémentaire] Pour associer un glossaire à une ligne. La saisie des textes complémentaires s’effectue comme pour les documents des ventes. Voir le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796. Bouton [Insérer une ligne] Pour insérer une ligne avant une autre. L’insertion de lignes s’effectue comme pour les documents des ventes. Voir le paragraphe «Insérer une ligne de texte», page 797. Bouton [Insérer un sous-total] Pour insérer une ligne de total partiel. L’insertion d’une ligne de sous-total s’effectue comme pour les documents des ventes. Voir le paragraphe «Insertion d’un sous-total», page 793. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Le recalcul des modèles d’enregistrement s’effectue comme dans les documents de vente. Voir plus haut le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Reportez-vous aux documents des ventes pour les explications sur cette fonction. Voir le titre «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759. Bouton [Modèles] Permet d’insérer les lignes d’une pièce modèle type créée dans la fonction Modèles et prestations types. Ces modèles seront ceux propres aux documents internes. Voir le titre «Modèles et prestations types», page 1280. Bouton [Emplacements] Ce bouton permet de modifier la ventilation par emplacements de la ligne de l’article sélectionnée. Une fenêtre « Saisie d’emplacements » s’ouvre. Elle montre tous les emplacements affectés à l’article considéré. 􀀳 Ce bouton n’est actif que dans les mouvements d’entrée ou de sortie et pour les articles gérés en stock. La gestion des emplacements est identique à celle des documents de vente. Voir le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787. Voir également les particularités des documents internes : «Gestion des emplacements – Documents internes», page 1125. Menu Traitement © Sage 2007 1120 Colonnes de saisie des documents internes Les colonnes que cette fenêtre peut mentionner sont identiques à celles des documents des ventes. La sélection des articles et autres informations mentionnées dans ces colonnes sont également identiques. Voir le titre «Colonnes de saisie des documents de vente», page 770. Menu contextuel des lignes des documents internes Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes des documents internes. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles. Transformer en document(s) interne(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Transformer en document(s) de vente Cette commande permet de transformer la ou les pièces sélectionnées dans la liste en documents de vente. Voir le titre «Transformation des documents internes», page 1126. Interroger le compte de l’article Cette commande permet d’accéder directement, pour l’article dont la ligne est sélectionnée, à la fenêtre de la commande Traitement / Interrogation de compte article. Cette fenêtre ne se complète pas automatiquement des lignes pour vous permettre de sélectionner au préalable le volet que vous désirez consulter. Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette commande, seule la fenêtre de la première s’ouvre. Personnaliser les colonnes des documents internes On peut personnaliser les colonnes des documents internes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1121 Le corps des documents internes affiche par défaut un certain nombre de colonnes dont l’Administrateur peut modifier la présence ou la disponibilité dans l’option Organisation (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Particularités des lignes de pièces - Documents Internes Les lignes des documents internes ont les mêmes particularités que celles des documents de vente. Veuillez vous y reporter. Voir le titre «Particularités des lignes de pièces - Documents des ventes», page 792. Sélection d’un article – Documents internes Pour sélectionner un article : 􀂉 dans la zone Référence article : 􀂉 tapez sa référence (18 caractères) ou 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 saisissez sa référence code barres (enregistrée dans le volet « Descriptif » de la fiche article), 􀂉 tapez la référence de l’énuméré de conditionnement ou 􀂉 tapez la référence ou le code barres de l’énuméré de gamme, 􀂉 dans la zone Référence fournisseur : 􀂉 tapez la référence fournisseur de l’article en question, 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence fournisseur et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 saisissez sa référence code barres fournisseur (enregistrée dans la fenêtre « Détail d’une référence fournisseur » de la fiche article), 􀂉 dans la zone Référence client : 􀂉 tapez la référence client de l’article en question, 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa référence client et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 dans la zone Désignation : 􀂉 tapez sa désignation ou 􀂉 saisissez les premiers caractères de sa désignation et pressez la touche TABULATION, une liste s’ouvre (voir ci-dessous), 􀂉 dans n’importe laquelle de ces quatre zones : 􀂉 tapez le raccourci attaché à l’article (en même temps que vous pressez les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE + OPTION sur Macintosh), Menu Traitement © Sage 2007 1122 􀂉 utilisez un lecteur de code barres. La liste de sélection d’un article s’affiche lorsque l’on tape une référence ou une désignation inconnues du programme dans les zones d’édition correspondant aux colonnes Référence article, Référence fournisseur ou Désignation. On peut aussi taper le radical de l’article voulu et presser la touche TABULATION. Cette liste présente toutes les références classées par ordre alphabétique. La ligne présélectionnée correspond à ce qui a été tapé. Cette sélection peut se faire de duex façons différentes : 􀂉 selon une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir ci-dessous. 􀂉 selon une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786. Cette fenêtre affiche la liste des articles existants. Elle est en tous points identique à celle de sélection des articles dans les pièces de vente à l’exception desparticularités évoquées ci-dessous. Veuillez vous reporter aux titres «Sélection d’un article – Gestion classique», page 783 et «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 786 pour toutes précisions sur le fonctionnement de cette fenêtre. Tri de la liste des articles Contrairement aux documents des ventes, cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre propose : 􀂉 Tri par référence (valeur par défaut), 􀂉 Tri par désignation ou 􀂉 Tri par famille. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction de la sélection de l’article sur sa référence ou sur sa désignation. Menu contextuel de la liste de sélection d’un article Un menu contextuel est disponible sur la liste de sélection des articles dans la fenêtre de sélection d’un article. Menu Traitement © Sage 2007 1123 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le « Manuel de la gamme ». Ce menu contextuel n’offre qu’une seule fonction : Personnaliser la liste. Personnaliser la liste de sélection d’un article On peut personnaliser les colonnes de la fenêtre de sélection des articles en utilisant la commande Personnaliser la liste du menu contextuel. Le «Manuel de la gamme » vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes qu’il est possible d’afficher sont les suivantes. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Référence Zone Référence de la fiche principale article Oui Oui Référence fournisseur Zone Référence des références fournisseurs Oui Oui Référence client Zone Référence des références clients Oui Oui Désignation Zone Désignation de la fiche article Oui Oui Famille Zone Famille de la fiche article Oui Oui N° fournisseur Fournisseur principal de l’article Non Non Prix d’achat (1) Zone Prix d’achat de la référence fournisseur sinon prix d’achat du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Prix de vente (2) Prix de vente du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Coefficient Coefficient du volet Fiche principale de la fiche article Non Non Stock réel Stock réel de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Stock à terme Stock à terme de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Menu Traitement © Sage 2007 1124 Sélection d’un article – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des articles et de leurs familles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des articles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles d’articles. 􀂉 Celle du bas affiche les articles appartenant à la famille de dernier rang sélectionnée dans la liste du haut et ce de manière classique. Sélection des familles La sélection des familles s’effectue comme pour les familles d’articles. Voir le titre «Sélection des familles», page 391. Lorsqu’une famille est sélectionnée dans la zone du haut, non seulement les sous-familles qui peuvent en dépendre apparaissent mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachés directement ou indirectement à cette famille. Il suffit alors de sélectionner la ligne de l’article désiré et de cliquer sur le bouton [OK] ou de valider. Les autres zones de la fenêtre sont identiques à celles de la gestion classique. Emplacement Emplacement de l’article pour le dépôt enregistré en en-tête du document Non Non Mise en sommeil Zone Mise en sommeil du volet Complément de la fiche article Non Non 1. Cette colonne n’est renseignée que si les autorisations d’accès le permettent à l’utilisateur. 2. Le montant est affiché suivi de HT ou TTC suivant le type de prix. Dans le cas d’articles à gamme de type produit, l’énuméré n’étant pas encore sélectionné à ce stade, le programme traite l’article comme sans gamme. Si l’option Calcul du prix de vente/Prix de revient a été cochée dans le tarif d’exception ou la catégorie tarifaire de l’article considéré, cette colonne mentionne «Calculé» à la place du prix. Colonne Valeur affichée Affichée par défaut Tri Menu Traitement © Sage 2007 1125 Gestion des emplacements – Documents internes La colonne Emplacement n’apparaît que dans les pièces qui peuvent mouvementer les stocks. Elle est utilisable que si la gestion du multi-emplacement a été paramétrée : boîte à cocher Gestion multi-emplacement par dépôt du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » : 􀂉 Non cochée : pas de lien emplacement sur les lignes mouvementant les stocks et pas de gestion des cumuls de quantités par emplacement. 􀂉 Cochée : des informations relatives aux emplacements sont enregistrées sur les lignes mouvementant les stocks ou les lignes de préparation de commande. Les cumuls des quantités par emplacement sont gérés. Dans ce cas elle permet de choisir un des emplacements de stockage de l’article dans le dépôt sélectionné dans la colonne précédente. Les emplacements de contrôle ne sont pas utilisables. 􀂉 Si la ligne est associée à un seul emplacement, le code de cet emplacement sera mentionné. 􀂉 Si la ligne est associér à plusieurs emplacement, une icône spécifique sera présente sur la ligne. Les codes emplacements sont gérés dans les documents suivants. Autres particularités de la gestion des amplacements, voir les documents des ventes : «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787. Influence des lignes de documents sur les cumuls des quantités par emplacements Le tableau suivant précise l’influence des pièces de vente sur ces cumuls. Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Emplacement Le tableau suivant récapitule les possibilités d’accès à la colonne Emplacement et au bouton [Emplacements] des pièces de vente en fonction du type de pièce et du type d’article. Type de document Code emplacement Commentaire Mouvement d’entrée Oui Ligne mouvementant le stock Mouvement de sortie Oui Ligne mouvementant le stock Autres types Non Type de document Emplacement Stock préparé Stock réel Stock disponible Entrée en stock Oui + + Sortie de stock Oui – – Autres types Non Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Ligne d’entrée (création) Série/Lot Accessible Non accessible FIFO, LIFO Accessible Non accessible Une ligne est générée pour chaque emplacement Ligne d’entrée (modification) Série/Lot Accessible Non accessible FIFO, LIFO Accessible Non accessible Menu Traitement © Sage 2007 1126 Transformation des documents internes Les documents interne peuvent être transformés : 􀂉 en autres documents internes uniquement dans les cas suivants : 􀂉 les entrées en stock peuvent être transformées en sorties de stock et réciproquement, 􀂉 en document de vente. Le tableau suivant résume les possibilités de transformation. La transformation s’effectue : 􀂉 soit en cliquant sur le bouton [Transformer en document interne] (Entrées en stock et Sorties de stock uniquement), 􀂉 soit en cliquant sur le bouton [Transformer en document de vente] (sauf dans les documents de type Aucun), 􀂉 soit en utilisant le bouton [Transformer en document(s) interne(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des documents internes après sélection d’une ou plusieurs lignes, 􀂉 soit en utilisant le bouton [Transformer en document(s) de vente] disposé sur le bord inférieur de la liste des documents internes après sélection d’une ou plusieurs lignes (dans ces deux der- Ligne de sortie CMUP Accessible Accessible FIFO, LIFO, Sérialisé, Lots Accessible Non accessible Type de ligne Suivi en stock Colonne Emplacement Bouton Emplacements Commentaire Type de document interne d’origine Dénération possible Document issu de la génération Aucun Non Entrée en stock Oui Document interne de type Sortie de stock Facture de retour de vente Facture de vente avec des quantités négatives si les factures de retour ne sont pas gérées Sortie de stock Oui Document interne de type Entrée de stock Facture de vente Gain financier Oui Facture d’avoir négative Facture avec des lignes de provenance Avoir si les factures d’avoir ne sont pas gérées (report du prix de revient dans la colonne Prix unitaire avec un signe négatif) Perte financière Oui Facture d’avoir Facture avec des lignes de provenance Avoir si les factures d’avoir ne sont pas gérées (report du prix de revient dans la colonne Prix unitaire) Menu Traitement © Sage 2007 1127 niers cas, des messages d’erreur apparaîtront si les documents sélectionnés ne sont pas compatibles avec la transformation demandée), 􀂉 soit en utilisant les commandes des menus contextuels. La transformation en document interne ouvre une fenêtre de sélection du ou des documents internes compatibles. Les paramétrages sont identiques à ceux des transformations des autres documents du programme. La transformation en document de vente ouvre une fenêtre de paramétrage des références de la pièce qui sera créée. Le numéro de pièce proposé correspond à celui du type de document qui peut être généré (voir le tableau ci-dessus). Influence des documents internes Les documents internes peuvent être de six types différents et permettent d’enregistrer des mouvements correspondant à ces types : 􀂉 Aucun : tout mouvement interne susceptible d’être comptabilisé, aucune incidence sur le stock des articles, 􀂉 Entrée en stock : mouvement d’entrée en stock n’ayant pas d’équivalent dans les documents de stock, mêmes répercussions que les factures d’achat, 􀂉 Sortie de stock : mouvement de sortie de stock n’ayant pas d’équivalent dans les documents de stock, mêmes répercussions que les factures de vente, 􀂉 Gain financier : mouvement entraînant un gain financier, aucune incidence sur le stock, le prix de revient est diminué et la marge augmente, 􀂉 Perte financière : mouvement entraînant une perte financière, le prix de revient augmente et la marge diminue, 􀂉 Document compacté : documents des types précédents compactés à l’aide de la fonction Archivage. Les valeurs saisies dans les documents internes se répercutent dans toutes les fonctions du programme dans lequelles sont mentionnées des informations portant sur la marge, le prix de revient des lignes de vente et Menu Traitement © Sage 2007 1128 les quantités vendues. Des options ou des critères de sélection portant sur les documents internes apparaîtront dans les fenêtres d’affichage ou de paramétrage de ces fonctions. L’influence des documents internes est résumée dans le tableau ci-dessous. + augmente la quantité ou le cumul des valeurs. – diminue la quantité ou le cumul des valeurs. Type de document Stock Valeurs cumulées pour les clients Qté Valeur CA PR CMUP Marge Qté Aucun Néant Néant Néant Néant Néant Néant Néant Entrée en stock + + Néant – – + – Sortie de stock – – Néant + + – + Gain financier Néant Néant Néant – – + Néant Perte financière Néant Néant Néant + + – Néant Menu Traitement © Sage 2007 1129 Gestion des fabrications Traitement / Gestion des fabrications Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes des fonctions de gestion des fabrications. Ces fonctions sont les suivantes : 􀂉 «Documents de fabrication», page 1130, 􀂉 «Simulation de fabrication», page 1135, 􀂉 «Calcul des besoins», page 1147, 􀂉 «Interrogation de compte nomenclature», page 1148, 􀂉 «Interrogation cas d’emploi», page 1156, 􀂉 «Interrogation de charges ressource», page 1158. Menu Traitement © Sage 2007 1130 Documents de fabrication Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrication Cette fonction permet d’afficher la liste des documents relatifs aux fabrications et qui ont été enregistrés dans la fonction Documents des stocks. Toute modification effectuée dans cette liste sera reportée dans la liste des documents des stocks. Elle permet de créer, de consulter, de modifier et de supprimer les documents de fabrication. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles. 􀀳 Nous vous rappelons que ces commandes sont décrites dans le «Manuel de la gamme». L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation». Ce tri dépend, à son tour, de la position de la liste déroulante Document disposée sur le bord inférieur de la liste des documents de fabrication. Le tableau suivant résume les possibilités de tri. Les informations présentées dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 l’Etat de la pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Numéro de pièce, 􀂉 la Référence de la pièce, 􀂉 la Date de la pièce, 􀂉 le Dépôt concerné par le mouvement. Ces colonnes peuvent être personnalisées. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 Préparation de fabrication, On peut ouvrir cette liste en cliquant sur le bouton [Liste des documents de fabrication] de la barre verticale « Gestion des fabrications ». On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des documents de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Liste déroulant Document Tri de la barre d’outils «Navigation» Classement secondaire Tous les documents Type N° pièce Autre choix Date (par défaut) Dépôt Dépôt Date Type N° de pièce Menu Traitement © Sage 2007 1131 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication. L’Etat de la pièce est représentée par une icône : 􀂉 le document a été imprimé, 􀂉 la pièce est un reliquat (Préparations de fabrication uniquement). La création d’une pièce est détaillée plus loin dans ce chapitre. Dans ce cas, une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de sélectionner le type de document de fabrication à créer « Ajouter un document ». Toutes les pièces peuvent être supprimées. Le bord inférieur de la fenêtre propose des boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les documents] Ouvre la fenêtre permettant d’effectuer des sélections dans la liste. Les possibilités de sélection qu’elle offre sont décrites plus loin. Voir le titre «Sélection des documents de fabrication», page 1133. On peut également rechercher une pièce de fabrication en cliquant sur le bouton [Atteindre un document de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Document Liste déroulante donnant la liste des types de pièces et permettant leur sélection. 􀂉 Tous les documents (valeur par défaut) : tous les documents s’affichent. 􀂉 Préparation de fabrication : seuls les préparations de fabrication apparaissent. 􀂉 Ordre de fabrication : seuls les ordres de fabrication apparaissent. 􀂉 Bon de fabrication : seuls les bons de fabrication apparaissent. La sélection faite est conservée dans le fichier PRÉFÉRENCES. A la réouverture du fichier commercial vous retrouverez la liste déroulante Document dans la position qu’il avait lors de la fermeture du fichier. Bouton [Transformer le(s) document(s)] Permet de créer un bon de fabrication à partir de une ou plusieurs préparations de fabrication ou ordres de fabrication sélectionnés. Avant de l’utiliser, vous devez réaliser une sélection, simple ou multiple, dans la liste des pièces. On peut créer directement une pièce de fabrication en cliquant sur le bouton [Saisir un document de fabrication] de la barre verticale « Gestion des fabrications ». On peut aussi créer directement une pièce de fabrication en cliquant sur le bouton [Saisir un document de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Menu Traitement © Sage 2007 1132 Voir le paragraphe «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Bouton [Simuler la fabrication] Ce bouton n’est actif que si les pièces sélectionnées dans la liste sont des préparations de fabrication. Dans ce cas, il lance soit l’Assistant de simulation de fabrication soit la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Simulation de fabrication en fonction de l’activation ou non de la fonction Fenêtre / Mode assistant. Voir la fonction «Simulation de fabrication», page 1135. Bouton [Imprimer le(s) document(s)] Ce bouton permet d’imprimer directement les documents sélectionnés dans la liste. Voir le titre «Impression des documents des stocks», page 1091. Menu contextuel de la liste des documents de fabrication Un menu contextuel est disponible sur la liste des documents de fabrication. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles. Imprimer le(s) document(s) Cette commande permet de lancer directement l'impression du ou des documents sélectionnés. Voir les informations données sur les impressions de documents dans le paragraphe «Impression des documents des stocks», page 1091. En cas de sélection de documents de types différents, ils s’imprimeront tous à partir du modèle de mise en page que vous aurez sélectionné. Transformer le(s) document(s) Lance directement la transformation du ou des document(s) sélectionné(s). 􀀳 Cette commande ne permet de transformer que des préparations de fabrication. Un message vous le rappellera. Voir le paragraphe «Transformation des Ordres de fabrication», page 1077. Menu Traitement © Sage 2007 1133 Simuler la fabrication Cette commande a le même rôle que le bouton Simuler la fabrication disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir les explications données pour ce bouton. Personnaliser la liste des documents de fabrication On peut personnaliser la liste des documents de fabrication soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des documents de fabrication affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. On ne peut pas en ajouter mais on peut en masquer. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des documents de fabrication On lance cette sélection en cliquant sur le bouton [Sélectionner les documents] qui se trouve sur le bord inférieur de la liste des documents de fabrication. Ce bouton n’est accessible que si la zone de sélection Documents n’affiche pas Tous les documents. Dépôt Liste déroulante permettant la sélection d’un dépôt. 35 caractères alphanumériques. La liste des pièces ne présentera plus que celles correspondant à ce dépôt (dépôt destination). Si vous laissez cette zone vide, tous les dépôts sont sélectionnés. Période de / à Permet de sélectionner des pièces sur une période. Tapez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, aucune sélection ne se fait sur les dates. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la sélection. Si aucune pièce n’a été trouvée, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un dépôt. Pour faire réapparaître tous les documents concernant tous les dépôts sur l’exercice entier, refermez la liste et rouvrez-la ou revenez à la fenêtre de sélection et remettez les zones “à blanc” c’est-à-dire videz-les avant de cliquer sur le bouton [OK]. Menu Traitement © Sage 2007 1134 Imprimer la liste des documents de fabrication Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la liste des documents de stock, lance l’impression des documents ou de listes de documents en fonction des sélections faites. Voir le détail des opérations possibles sous le titre «Imprimer la liste des documents des stocks», page 1016. Les impressions lancées à partir de ce bouton ne concernent que les documents de fabrication. Saisie et gestion des documents de fabrication Les saisie, modification, transformation et suppression de documents de fabrication s’effectuent comme indiqué dans les documents des stocks. Veuillez vous y reporter. Voir les titres : 􀂉 «Saisie des documents des stocks», page 1021, 􀂉 «Préparations de fabrication - Documents des stocks», page 1065, 􀂉 «Ordres de fabrication – Documents des stocks», page 1074, 􀂉 «Bons de fabrication - Documents des stocks», page 1079. On peut créer directement une préparation de fabrication en cliquant sur le bouton [Saisir une préparation de fabrication] de la barre verticale « Gestion des fabrications ». On peut aussi créer directement une préparation de fabrication en cliquant sur le bouton [Saisir une préparation de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Menu Traitement © Sage 2007 1135 Simulation de fabrication Traitement / Gestion des fabrications / Simulation de fabrication Cette fonction peut être lancée de différentes façons. On peut aussi la lancer d’une des façons suivantes : 􀂉 par le bouton [Simulation de fabrication] présent dans l’en-tête des préparations de fabrication (dans les fonctions Documents des stocks ou Documents de fabrication), dans la fiche des nomenclatures et dans l’interrogation des nomenclatures, 􀂉 par le bouton [Simuler la fabrication] présent sur le bord inférieur des fenêtres des listes de documents des stocks ou de documents de fabrication, 􀂉 par les commandes des menus contextuels des listes de documents des stocks ou de fabrication. Dans tous les cas, la fenêtre qui s’affiche dépend de la position active ou inactive de la fonction Fenêtre / Mode assistant : 􀂉 si elle active, la fenêtre «Assistant de simulation des fabrications», page 1135 s’ouvre, 􀂉 si elle est inactive, la fenêtre «Simulation manuelle des fabrications», page 1138 apparaît. Cette fonction permet de lancer une fabrication fictive d’un article à nomenclature afin de vérifier si tous ses composants sont disponibles en nombre suffisant et que les ressources soient disponibles sur une période donnée avant de lancer une fabrication réelle et si ce n’est pas le cas, de prendre les mesures nécessaires (préparations de fabrication ou préparations de commande fournisseur) pour assurer une fabrication sans problème. Si les quantités des composants et la disponibilité des ressources sont suffisantes, il est possible de lancer directement la fabrication avec les quantités saisies. Assistant de simulation des fabrications L’assistant de simulation des fabrications se compose de plusieurs fenêtres. En cliquant sur le bouton [Simulation de fabrication] de la barre verticale « Gestion des fabrications ». En cliquant sur le bouton [Simulation de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Menu Traitement © Sage 2007 1136 Etape 1 – Assistant de simulation des fabrications Prenez connaissance des informations affichées dans cette fenêtre. Référence nomenclature Enregistrez dans cette zone la référence de l’article à nomenclature de fabrication à tester. La liste déroulante ne propose que les articles de ce type. Cette zone peut être renseignée d’avance si la simulation est lancée d’une autre fonction. L’article proposé peut alors être modifié. Gammes La ou les deux zones de sélection permettent de sélectionner l’énuméré de gamme 1 ou les énumérés de gamme 1 et 2 sur lesquels doit porter la simulation en cas de nomenclature de fabrication à gamme. Si la nomenclature dont on veut simuler la fabrication est à gamme, l’enregistrement du ou des deux énumérés de gamme est obligatoire. Un message le rappellera. « L’énuméré de gamme n’existe pas / [OK] » Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif que si un article a été sélectionné. Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Etape 2 – Assistant de simulation des fabrications Cette étape s’affiche lorsqu’on clique sur le bouton [Suivant] dans l’étape précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1137 Prenez connaissance des informations affichées. Période de / à Ces deux zones permettent de saisir les dates limites d’une période. Par défaut le programme propose les dates extrêmes du mois en cours. Cette période permettra de connaître la charge des ressources utilisées pour la fabrication simulée. Ces zones donnent accès à un calendrier. Nombre (Nb) de jours Cette zone affiche le nombre de jours calendaires correspondant à la période paramétrée dans les zones précédentes. Il est possible de laisser les zones de saisie de la période vides et de n’enregistrer qu’un nombre de jours. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Les autres boutons ont le rôle précisé plus haut. Etape 3 – Assistant de simulation des fabrications Cette étape s’affiche lorsqu’on clique sur le bouton [Suivent] dans l’étape précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1138 Cette étape permet de préciser le dépôt sur lequel la simulation doit être réalisée ainsi que le nombre d’exemplaries à simuler. Dépôt Zone à liste déroulante proposant la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure / Dépôts de stockage. Le dépôt principal qui y a été enregistré est proposé par défaut. Simuler la fabrication par rapport aux quantités prévues Lorsque cette case d’option est cochée, le programme réalisera une simulation en fonction des quantités mentionnées sur le volet «Prévisions» ou le volet «Prévisions / Gammes» de la fiche nomenclature pour la période paramétrée. Dans le cas d’une période partielle par rapport aux prévisions enregistrées, le programme effectue ses calculs sur la période la plus courte, c’est-à-dire la semaine et effectue les mêmes approximations que celles décrites pour la gestion des deux volets précédemment cités. Voir le «Volet Prévisions – Nomenclatures», page 505. Quantité simulée Indiquez dans cette zone le nombre d’articles dont vous voulez simuler la fabrication. Cette zone peut avoir été renseignée par le programme dans les cas suivants : 􀂉 Quantité du premier article à nomenclature de fabrication si la fonction est lancée depuis une préparation de fabrication ou depuis la liste des pièces de fabrication lorsque l’une d’entre elles est sélectionnée ; 􀂉 Quantité de fabrication de la nomenclature (valeur renseignée dans la zone Composition de la nomenclature pour de la fiche nomenclature) si la fonction est lancée depuis la fiche de la nomenclature ; La valeur proposée peut toujours être modifiée. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin]. Il lance la simulation et l’affiche à l’écran dans la fenêtre décrite plus loin. Voir le titre «Résultat de la simulation», page 1140. Les autres boutons ont les rôles définis plus haut. 􀀳 La simulation de fabrication ne tient pas compte des emplacements ni des conditions de sortie. Simulation manuelle des fabrications Si la fonction Mode assistant n’est pas active, le programme ouvre une fenêtre «Simulation fabrication» qui est la même que celle dans laquelle s’affichera le résultat de la simulation. Menu Traitement © Sage 2007 1139 Les informations à saisir sont les suivantes. Période de / à Ces deux zones permettent de saisir les dates limites d’une période. Par défaut le programme propose les dates extrêmes du mois en cours. Cette période permettra de connaître la charge des ressources utilisées pour la fabrication simulée. Ces zones donnent accès à un calendrier. Nombre (Nb) de jours Cette zone affiche le nombre de jours calendaires correspondant à la période paramétrée dans les zones précédentes. Il est possible de laisser les zones de saisie de la période vides et de n’enregistrer qu’un nombre de jours. Dépôt Zone à liste déroulante proposant la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure / Dépôts de stockage. Le dépôt principal qui y a été enregistré est proposé par défaut. Le dépôt paramétré dans cette zone est celui sur lequel s’effectuera la simulation de la fabrication. 􀀳 Ne confondez pas cette zone avec celle disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Nomenclature Cette zone double permet de choisir un article à nomenclature sur sa référence ou sa désignation. La zone à liste déroulante ne propose que les articles de ce type. L’intitulé de la zone est un lien qui ouvre la fiche de l’article sélectionné. Gamme 1 / Gamme 2 Ces zones ne sont actives que lorsque la nomenclature interrogée est à gamme de type Produit. Dans ce cas, la première ou les deux zones sont actives pour préciser l’énuméré dans le cas d’une gamme simple ou les deux énumérés dans le cas d’une gamme double. Quantité fabricable Cette zone est automatiquement renseignée par le programme à la validation de la valeur saisie dans la zone suivante. Elle indique le nombre d’articles qu’il est possible de fabriquer au cours de la période considérée compte tenu des produits en stock et des entrées et sorties prévues à la date de l’interrogation ainsi que de la charge des personnels, des machines et de l’outillage sur cette période. Quantité simulée Enregistrez dans cette zone le nombre d’articles dont vous voulez simuler la fabrication puis validez. Les colonnes de la fenêtre se complètent alors avec les composants correspondants et la zone précédente se complète avec la quantité qui peut être fabriquée. Menu Traitement © Sage 2007 1140 Bouton [Prévisions] Ce bouton est disposé immédiatement à droite de la zone précédente. Lorsque vous cliquez dessus, le programme réalisera une simulation en fonction des quantités mentionnées sur le volet « Prévisions » ou le volet « Prévisions / Gammes » de la fiche nomenclature pour la période paramétrée. Dans le cas d’une période partielle par rapport aux prévisions enregistrées, le programme effectue ses calculs sur la période la plus courte, c’est-à-dire la semaine et effectue les mêmes approximations que celles décrites pour la gestion des deux volets précédemment cités. Dès que vous cliquez sur ce bouton, le programme remplace la valeur présente dans la zone Quantité simulée par celle déterminée en fonction de la période et des prévisions. Voir le «Volet Prévisions – Nomenclatures», page 505. Dépôt des composants Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle permet de préciser d’où seront extraits les composants utilisés pour le calcul de la simulation. Elle propose : 􀂉 Dépôt de sortie : le dépôt pris en compte pour la détermination de la simultation est celui mentionné dans la zone Dépôt de sortie du volet «Composition» ou du volet «Composition / Gammes» pour chaque composant. 􀂉 Tous les dépôts : le programme prendra en compte les quantités de composants disponibles dans tous les dépôts de l’entreprise. 􀂉 Liste des dépôts : le programme proposera la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure / Dépôts de stockage. Résultat de la simulation Le résultat de la simulation apparaît dans la même fenêtre que celle qui sert à la saisie manuelle. Cette fenêtre se compose de deux parties auxquelles on accède par des boutons : 􀂉 la fenêtre de simulation de la nomenclature à laquelle on revient en cliquant sur le bouton [Simulation fabrication nomenclature] ; 􀂉 la fenêtre de simulation des ressources à laquelle on accède en cliquant sur le bouton [Simulation fabrication ressource]. Simulation fabrication Cette fenêtre affiche la liste des composants de la nomenclature avec les quantités utilisées. Menu Traitement © Sage 2007 1141 Lorsque l’article nomenclaturé est à gamme, le programme mentionne la composition de base du produit (enregistrée dans le volet « Composition » de la fiche nomenclature) à laquelle il ajoute la composition mentionnée dans le volet « Composition / Gammes » de l’énuméré ou du couple d’énumérés sélectionné. Les principales zones de cette fenêtre sont les suivantes. Période Le programme rappelle les dates limites de la période enregistrées avant le lancement de la simulation. Nombre (Nb) de jours Le programme rappelle le nombre de jours correspondant à la période enregistrée ou bien au nombre seul enregistré au lancement. Dépôt Zone affichant le dépôt dans lequel la simulation est réalisée. Nomenclature Cette zone double rappelle les références de l’article à nomenclature dont on simule la fabrication. L’intitulé de la zone est un lien qui ouvre la fiche de l’article sélectionné. Gamme 1 / Gamme 2 Ces zones ne sont actives que lorsque la nomenclature interrogée est à gamme de type Produit. Dans ce cas, la première ou les deux zones précisent l’énuméré simulé dans le cas d’une gamme simple ou les deux énumérés dans le cas d’une gamme double. Quantité fabricable Cette zone non modifiable mentionne la quantité maximale qu’il est possible de fabriquer en l’état actuel du stock. Quantité simulée Cette zone précise le nombre d’articles dont on a simulé la fabrication. Colonne composition Cette colonne affiche la référence de tous les articles composants de la nomenclature. Colonne Désignation Cette colonne affiche la désignation de tous les articles composant la nomenclature. Colonne Qté nomenclature Affiche la quantité des composants définie dans la fiche nomenclature. Colonne Type quantité Précise par une icône le type du composant : 􀂉 Fixe ou 􀂉 Variable. Colonne Quantité nécessaire Précise le nombre d’articles qui sont nécessaires pour fabriquer la quantité de simulation de l’article à nomenclature. Colonne Stock restant Affiche le stock disponible de l’article après sortie des composants nécessaires à la fabrication. Colonne Stock à terme Affiche le stock à terme de l’article. Colonne Dépôt Affiche l’intitulé du dépôt de sortie des composants. Menu Traitement © Sage 2007 1142 Colonne État stock Affiche sous la forme d’un symbole l’état du stock des composants : 􀂉 Vert : le stock réel est supérieur à la quantité d’articles nécessaire. 􀂉 Orange : le stock réel de l’article permet de fabriquer partiellement la quantité demandée. 􀂉 Rouge : le stock réel de l’article est nul. La quantité ne permet aucune fabrication de l’article composé. Colonne Quantité manquante Affiche le nombre d’articles qui manque pour satisfaire la fabrication demandée. Quantité manquante = Quantité nécessaire – Stock réel Dépôt de sortie Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle permet de consulter une simulation de fabrication par rapport à un dépôt précis : 􀂉 Dépôt de sortie (valeur par défaut) : les valeurs affichées dans la liste sont calculées par rapport aux dépôts de sortie définis dans la zone Dépôt de sortie des volets « Composition » ou « Composition / Gammes » de chaque composant mentionné dans la fiche nomenclature. 􀂉 Tous les dépôts : le stock de tous les dépôts est pris en compte. Les valeurs affichées dans la liste sont les valeurs cumulées de tous les dépôts. 􀂉 Liste des dépôts : le programme mentionne la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure /Dépôts de stockage. Les valeurs affichées dans la liste sont celles du dépôt sélectionné. Bouton [Générer les documents] Ce bouton disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de générer les préparations de fabrication ou les préparations de commande fournisseur pour les quantités d’articles manquants. Si aucune des lignes n’est sélectionnée lors de l’utilisation de ce bouton, le traitement est effectué pour toutes les lignes. Si une ou quelques lignes sont sélectionnées, le traitement n’est réalisé que pour cette (ces) ligne(s). Il ouvre une fenêtre «Génération des commandes» qui propose la création d’une préparation de commande fournisseur (ou d’un bon de commande fournisseur) et aussi la création d’une préparation de fabrication dans le cas où un composant serait lui-même une nomenclature de fabrication. Cette fenêtre ne s’ouvre qu’une fois même en cas de pluralité de fournisseurs. C’est toujours le fournisseur principal qui est utilisé. Si un des composants à commander ne possède pas de référence fournisseur, un message d’alerte va apparaître : « L’article XXX ne possède aucune référence fournisseur. Voulez-vous poursuivre la génération des documents pour les autres composants ? [OK] [Annuler] » [OK] : la génération est poursuivie pour les autres lignes de documents. [Annuler] : la génération est interrompue. Menu contextuel de la simulation nomenclature Les colonnes de cette fenêtre disposent d’un menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1143 Les fonctions suivantes ne sont pas utilisables : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser le liste de la simulation nomenclature Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre soit par une commande du menu contextuel soit par la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Il est possible de supprimer des colonnes mais pas d’en ajouter. Simulation ressource On accède à cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Simulation fabrication ressource]. Elle affiche le résultat de la simulation des ressources pour la fabrication de l’article à nomenclature. Les informations générales en tête de la fenêtre sont identiques à celles de la fenêtre « Simulation nomenclature ». Lorsque l’article nomenclaturé est à gamme, le programme mentionne les ressources de base du produit (enregistrées dans le volet « Gamme opératoire » de la fiche nomenclature) à laquelle il ajoute les ressources Menu Traitement © Sage 2007 1144 mentionnées dans le volet « Gamme opératoire / Gammes » de l’énuméré ou du couple d’énumérés sélectionné. Les colonnes affichées sont les suivantes. Colonne Code Cette colonne présente toutes les références des ressources ou des centres de charges mis en jeu dans la fabrication. Colonne Intitulé Cette colonne affiche l’intitulé de la ressource ou du centre de charge mentionné dans la colonne précédente. Colonne Temps unitaire prévu Affiche le temps d’utilisation de la ressource ou du centre de charges pour une unité de fabrication en fonction de la quantité économique du lot défini dans la fiche nomenclature (contenu de la zone Définition de la nomenclaure pour… composé(s) fabriqué(s)). Colonne Capacité journalière Affiche la capacité journalière définie dans la fiche Ressource ou dans la fiche Centre de charges. Si la capacité définie dans la fiche ressource est en semaines, la valeur est obtenue en divisant la capacité hebdomadaire par le nombre de jours par semaine de la fiche ressource. Voir les fonctions «Ressources», page 689 et «Centres de charges», page 696. Exemple Soit une ressource dont la capacité est de 05:35:00 par semaine pour 5 jours par semaine. Sa capacité journalière est de : Colonne Capacité Cette colonne affiche la capacité des ressources pour la période de simulation. Capacité = Capacité journalière x Nombre de jours de simulation Exemple La capacité journalière est de 01:07:00. Le nombre de jours est de 21,43. La capacité période est de (01:07:00) x 21,43 = 23:30:06. Colonne Charge Cette colonne affiche le temps d’utilisation de la ressource prévue pour la fabrication de la quantité simulée. Pour les ressources de type Variable la charge est déterminée de la façon suivante : Exemple Quantité économique : 100. Temps total : 00:30:00. Quantité de simulation : 5. La charge est de : Pour les ressources de type Fixe, la charge est égale au temps total de la gamme opératoire. Colonne Capacité restante Cette colonne affiche la capacité restante de la ressource en fonction de la capacité sur la période de simulation et du temps d’utilisation de la ressource : (05:35:00) 5 -------------------------- = 01:07:00 Temps total de la gamme opératoire Quantité composé fabriqué -------------------------------------------------------------------------------------- × Quantité composé simulé (00:30:00) 100 -------------------------- × 5, 00 = 00:01:30 Menu Traitement © Sage 2007 1145 Capacité restante = Capacité – Charge Exemple Capacité de 30:00:00. Temps d’utilisation de 15:30:00. Capacité restante = 30:00:00 – 15:30:00 = 14:30:00. Colonne Etat ressource/centre de charges Affiche sous la forme d’un symbole l’état de la capacité de la ressource ou du centre de charges : 􀂉 Vert : la capacité permet de couvrir la charge requise pour la simulation. 􀂉 Orange : la capacité permet de couvrir partiellement la charge requise pour la simulation 􀂉 Rouge : la capacité est nulle et ne permet pas de couvrir la charge demandée. Colonne % disponibilité Cette colonne affiche le pourcentage de disponibilité de la ressource. Il est calculé de la façon suivante : Exemple Capacité : 60:00:00. Capacité restante : 30:00:00. % disponibilité : Menu contextuel de la simulation ressource Les colonnes de cette fenêtre disposent d’un menu contextuel qui est identique à celui de la simulation fabrication. Personnaliser le liste de la simulation ressource Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre soit par une commande du menu contextuel soit par la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Il est possible de supprimer des colonnes mais pas d’en ajouter. Imprimer l’état de simulation Ce bouton permet d’imprimer un état regroupant les informations des composants ou des ressources en fonction de l’état de simulation sélectionné et des critères définis dans l’en-tête de cette fonction avant lancement de la simulation. Les informations affichées dans ce document sont les suivantes : % Disponibilité Capacité restante Capacité = ---------------------------------------- × 100 (30:00:00) (60:00:00) -------------------------- × 100 = 50 % Menu Traitement © Sage 2007 1146 􀂉 la période, 􀂉 le nombre de jours, 􀂉 le dépôt, 􀂉 la référence nomenclature, 􀂉 les gammes 1 et 2, 􀂉 la quantité simulée. Menu Traitement © Sage 2007 1147 Calcul des besoins Traitement / Gestion des fabrications / Calcul des besoins Cette fonction est identique à la fonction Réapprovisionnement à la seule différence que le Type de réapprovisionnement est paramétré par défaut sur Fabrication. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Calcul des besoins] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Voir la fonction «Réapprovisionnement», page 1223. Remarques concernant les nomenclatures à gamme Le calcul des besoins tient compte des articles à nomenclature de fabrication et à gamme de type Produit simple ou double. Dans le format de sélection, une ligne de critère est disponible : Réapprovisionnement / Détail énumérés de gamme afin de préciser, dans le cas de tels articles, quels sont les énumérés à prendre en compte : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : le calcul des besoins effectué sur les articles à gamme sera déterminé globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des calculs sera effectué pour les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 : le détail des calculs sera effectué pour les énumérés de la gamme 2. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des calculs sera effectué de la gamme 1 et de la gamme 2 avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des calculs sera effectué de la gamme 1 et de la gamme 2 avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Menu Traitement © Sage 2007 1148 Interrogation de compte nomenclature Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de compte nomenclature Cette fonction est similaire à celle d’interrogation des articles mais s’applique plus particulièrement aux articles à nomenclature. Nous renvoyons l’utilisateur aux descriptions faites dans la fonction qui traite des articles en général. Nous nous contenterons de détailler ici les zones et fonctionnalités propres aux articles à nomenclature. Voir la fonction «Interrogation de compte article», page 1424. L’interrogation de compte nomenclature est détaillée en : 􀂉 «Interrogation de stock – Nomenclature», page 1148, 􀂉 «Interrogation de la gamme opératoire – Nomenclature», page 1152, 􀂉 «Interrogation des tarifs – Nomenclature», page 1153, 􀂉 «Interrogation commerciale – Nomenclature», page 1155. Interrogation de stock – Nomenclature Cette fenêtre affiche l’état du stock actuel et à terme de la nomenclature et de ses composants. On y revient en cliquant sur le bouton [Interrogation du stock]. En-tête de la fenêtre Les zones décrites ci-dessous ne sont pas toutes présentes dans les différentes pages de la présente fonction. Bouton [Interrogation de stock] Permet de revenir à la fenêtre «Interrogation nomenclature / stock» lorsqu’on en consulte une autre de cette même fonction. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte nomenclature] de la barre verticale « Gestion des fabrications ». On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte nomenclature] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Menu Traitement © Sage 2007 1149 Bouton [Interrogation gamme opératoire] Ce bouton ouvre la fenêtre «Interrogation nomenclature / gamme opératoire» qui informe sur les gammes opératoires utilisées lors de l’assemblage de la nomenclature. Bouton [Interrogation des tarifs] Ce bouton ouvre la fenêtre «Interrogation des tarifs» qui informe sur les tarifs pratiqués pour les différentes catégories de client : coefficient, prix de vente, remise, etc. Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton affiche l’historique des ventes de la nomenclature. Cette interrogation porte sur tous les énumérés de gamme confondus lorsque l’article en possède. Bouton [Imprimer l’historique] Ce bouton lance l’impression de l’historique des ventes de l’article. Il ouvre la fenêtre de sélection simplifiée de la fonction d’impression de l’interrogation commerciale article. Voir la fonction «Impression de l’interrogation commerciale article», page 1444. Bouton [Simuler la fabrication] Ce bouton donne accès à la fonction Simulation de fabrication afin de permettre à l’utilisateur de tester une mise en fabrication de la nomenclature interrogée. Voir la fonction «Simulation de fabrication», page 1135. 􀀳 Rappelons qu’il faut valider après sélection de l’article, et si nécessaire du ou des énumérés de gamme dont il se compose, pour faire apparaître les lignes. Nomenclature Cette zone permet de sélectionner un article à nomenclature d’après sa référence ou sa désignation. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche article de la nomenclature sélectionnée. La liste affiche l’ensemble des articles mais la sélection d’un article non à nomenclature fait s’afficher un message d’avertissement : « L’article XXX n’est pas de type nomenclature. [OK] » Gammes Ces zones ne sont actives que lorsque la nomenclature interrogée est à gamme de type Produit. Dans ce cas, la première ou les deux zones précisent l’énuméré interrogé dans le cas d’une gamme simple ou les deux énumérés dans le cas d’une gamme double. Détail composant Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les composants de la nomenclature apparaissent dans la liste. Si un article à nomenclature est composé d’autres articles à nomenclatures, les composants de deuxième niveau apparaîtront juste après la ligne du composé avec un léger décalage par rapport à la ligne du composé auquel ils se rapportent et ainsi de suite. Les stocks mentionnés sont ceux correspondant au dépôt de sortie enregistré dans la fiche nomenclature de l’article interrogé. Il est possible d’interroger d’autres dépôts en utilisant la zone à liste déroulante Dépôt disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. 􀂉 Aucun : seuls les composants de premier niveau sont affichés. 􀂉 Liste des composants : toutes les références des articles composant la nomenclature apparaissent dans la liste. Il est possible d’en sélectionner une. Si l’article est lui-même à nomenclature, les composants apparaîtront en dessous de la ligne de l’article sélectionné. Il est nécessaire de valider après modification du contenu de cette zone pour rafraîchir l’écran. Menu Traitement © Sage 2007 1150 Cumuls et valeurs La zone en haut et à droite de la fenêtre affiche des informations tirées de la fiche article de la nomenclature et de sa fiche nomenclature. Ces information sont variables en fonction de la fenêtre de la fonction. Dans le cas de l’interrogation nomenclature / stock, il s’agit des données suivantes : 􀂉 Dépôt de stockage de l’article composé, 􀂉 Suivi de stock, 􀂉 Substitution, 􀂉 Quantité composé (quantité de fabrication optimale de la nomenclature, zone Composition de la nomenclature pour de la fiche nomenclature), 􀂉 Coût global (correspond à la valeur mentionnée dans la zone Coût Std (standard) du volet « Composition » de la fiche nomenclature), 􀂉 Stock réel, 􀂉 Stock à terme, 􀂉 Stock réservé, 􀂉 Stock mini, 􀂉 Stock maxi. Les indications de stock sont fonction du choix fait dans la liste Dépôt disposée sur le bord inférieur de la fenêtre : 􀂉 Dépôts de sortie : valeurs du stock du dépôt principal de l’article nomenclaturé, 􀂉 Tous les dépôts : valeurs cumulées des stocks de tous les dépôts de l’article nomenclaturé (pas de valeurs pour les stocks mini et maxi), 􀂉 Liste des dépôts : valeur du stock pour le dépôt sélectionné. Corps de la pièce Certaines colonnes disponibles dans le cas des articles classiques ne sont pas disponibles pour les nomenclatures (date de fabrication, date de péremption, etc.). La fenêtre de personnalisation de la liste montre les colonnes disponibles. Les colonnes affichées dépendent également de la fenêtre d’interrogation de la nomenclature. Fonctions complémentaires Les fonctions complémentaires proposées sur le bord inférieur de la fenêtre dépendent également de la page en cours d’interrogation. Dans le cas de l’interrogation nomenclature / stock, ce sont les suivantes. Dépôt de sortie Cette zone est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle propose un choix supplémentaire par rapport aux articles : 􀂉 Dépôt de sortie (valeur par défaut) : les valeurs affichées dans la liste sont calculées par rapport aux dépôts de sortie définis dans le volet «Composition» de la fiche nomenclature. 􀂉 Tous les dépôts : le stock de tous les dépôts est pris en compte. Les valeurs affichées dans la liste sont les valeurs cumulées de tous les dépôts. 􀂉 Liste des dépôts : le programme mentionne la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure /Dépôts de stockage. Les valeurs affichées dans la liste sont celles du dépôt sélectionné. Sélection des composants Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Tous les composants : (valeur par défaut) tous les composants de la nomenclature (pour le ou les énumérés de gamme sélectionnés) sont affichés dans la liste. 􀂉 Standard : seuls les composants mentionnés dans le volet «Composition» de la fiche nomenclature sont affichés dans la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1151 􀂉 Spécifique : seuls les composants mentionnés dans le volet «Composition / Gammes» de la fiche nomenclature sont affichés dans la liste. Menu contextuel de la fenêtre d’interrogation nomenclature / stock Cette liste propose un menu contextuel. Voir le «Manuel de la gamme» pour l’utilisation des fonctions standard d’un tel menu. Certaines fonctions ne sont pas utilisables : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation nomenclature / stock Il est possible de personnaliser les colonens de la fenêtre en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Voir le «Manuel de la gamme» pour le mode d’emploi d’une telle fenêtre. Les colonnes proposées sont paramétrées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Menu Traitement © Sage 2007 1152 Interrogation de la gamme opératoire – Nomenclature Cette fenêtre informe sur les ressources et centres de charges affectés à la nomenclature interrogée et à l’énuméré ou aux énumérés de gamme si la nomenclature en comporte. On y accède en cliquant sur le bouton [Interrogation gamme opératoire]. En-tête de la fenêtre Les boutons proposés dans cette fenêtre sont identiques à ceux de la page «Interrogation nomenclature / stock». 􀀳 Rappelons qu’il faut valider après sélection de l’article, et si nécessaire du ou des énumérés de gamme dont il se compose, pour faire apparaître les lignes. Cumuls et valeurs La zone en haut et à droite de la fenêtre affiche les données suivantes : 􀂉 Coût global unitaire : cette valeur est calculée comme suit : avec CGSC = Coût global standard composition, CGSC/G = Coût standard global composition / gamme, CGSGO = Coût global standard gamme opératoire, CGSGO/G = Coût global standard gamme opératoire / gamme. 􀂉 Temps total global : cumul des valeurs mentionnées dans la colonne Temps total, 􀂉 Coût total global : cumul des valeurs mentionnées dans la colonne Coût total. Ce coût est inférieur au Coût global unitaire car il ne prend pas en compte le coût des composants. Corps de la pièce Les colonnes affichées dans cette fenêtre reprennent les valeurs paramétrées pour les ressources et les centres de charges affectés à la nomenclature interrogée. La fenêtre de personnalisation de la liste montre les colonnes disponibles. Fonctions complémentaires Les fonctions complémentaires proposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les mêmes que celles de la page précédente. Coût global unitaire CGSC + CGSC/G + CGSGO + CGSGO/G Quantité du composé fabriqué = ------------------------------------------------------------------------------------------------------ Menu Traitement © Sage 2007 1153 Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation nomenclature / gamme opératoire Il est possible de personnaliser les colonens de la fenêtre en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Voir le «Manuel de la gamme» pour le mode d’emploi d’une telle fenêtre. 􀀳 Le menu contextuel de cette page est identique à celui de la précédente. Interrogation des tarifs – Nomenclature Cette fenêtre mentionne les différents tarifs de la nomenclature : catégories tarifaires, tarifs d’exception, tarifs d’achat fournisseurs, cette sélection s’effectuant par une liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. On accède à cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Interrogation des tarifs]. En-tête Elle ne comprend qu’une seule zone, celle de la référence ou de la désignation article permettant de choisir la nomenclature interrogée. 􀀳 Rappelons qu’il faut valider après sélection de l’article, et si nécessaire du ou des énumérés de gamme dont il se compose, pour faire apparaître les lignes. Cumuls et valeurs La zone en haut et à droite de la fenêtre affiche les données suivantes : 􀂉 Prix d’achat : affiche le prix d’achat de l’article nomenclaturé lorsque celui-ci est également acheté tout assemblé. Menu Traitement © Sage 2007 1154 􀂉 Coefficient : coefficient appliqué au prix d’achat pour déterminer le prix de vente lorsque l’article nomenclaturé est acheté tout assemblé. 􀂉 Prix de vente : Prix de vente de l’article. Corps de la pièce Les colonnes affichées dans cette fenêtre sont en relation avec les tarifs, qu’ils correspondent aux catégories tarifaires, aux tarifs d’exception ou aux tarifs des fournisseurs. La fenêtre de personnalisation de la liste permet de sélectionner les colonnes disponibles. Colonne Type Cette colonne précise le type principal ou non pour les références fournisseurs. Fonctions complémentaires Les fonctions complémentaires proposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les suivatnes. Types de tarifs Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner les valeurs affichées dans la liste : 􀂉 Catégories tarifaires : la fenêtre affiche les différents tarifs appliqués aux catégories tarifaires clients. 􀂉 Tarifs d’exception : tarifs particuliers appliqués à certains clients. 􀂉 Fournisseurs : tarifs d’achat des fournisseurs de l’article. Gamme 1 / Gamme 2 Dans le cas où la nomenclature interrogée comporterait une gamme d’énumérés de type Produit simple ou double, ces deux zones deviennent actives et permettent de sélectionner les valeurs suivantes pour chaque gamme affectée à l’article : 􀂉 Gamme 1 ou 2 : (valeur par défaut) le programme ne détaille pas chaque énuméré de la gamme et affiche des informations globales. 􀂉 Intitulé de gamme 1 ou 2 : la liste affiche le détail des énumérés de la gamme 1. 􀂉 Enumérés de gamme 1 ou 2 : la liste n'affiche que les valeurs en stock pour l'énuméré sélectionné. Personnaliser la liste de la fenêtre d’interrogation des tarifs de la nomenclature Il est possible de personnaliser les colonens de la fenêtre en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Voir le «Manuel de la gamme» pour le mode d’emploi d’une telle fenêtre. Les colonnes proposées sont paramétrées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. 􀀳 Le menu contextuel de cette page est identique à celui de la précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1155 Interrogation commerciale – Nomenclature Cette fenêtre mentionne les différents tarifs de la nomenclature : catégories tarifaires, tarifs d’exception, tarifs d’achat fournisseurs, cette sélection s’effectuant par une liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. On accède à cette fenêtre en cliquant sur le bouton [In terrogation commerciale]. En-tête Toutes les autres zones de la fenêtre sont identiques à celle de l’interrogation commerciale article. Voir le titre «Interrogation commerciale de l'article», page 1440. Menu Traitement © Sage 2007 1156 Interrogation cas d’emploi Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation cas d’emploi Cette fonction permet de connaître dans quelles nomenclatures un article, une ressource ou un centre de charges sont employés. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Interrogation cas emploi] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Pour interroger un article : 1 . Sélectionnez le type de l’article : Composant ou Ressource. Le choix Ressource permet d’interroger les centres de charges. La liste déroulante affiche les icônes correspondant aux types de ressources et de centres. 2 . Tapez ou sélectionnez sa référence dans la zone immédiatement à droite. 3 . Précisez, au besoin, dans les zones Gammes le ou les énumérés à consulter. 4 . Validez. Les lignes des articles à nomenclature (articles composés) qui utilisent cet article ou cette ressource apparaissent dans le corps de la fenêtre. L’intitulé de la zone Composant/ressource est un lien qui donne accès à la fiche article ou à la fiche ressource de l’élément sélectionné. Corps de la fenêtre Les colonnes affichées dépendent de l’élément interrogé : composant ou ressource. Dans le cas d’une ressource la fenêtre est légèrement différente. Un double-clic sur une ligne de composé fait s’ouvrir la fiche nomenclature correspondante. Menu Traitement © Sage 2007 1157 Les colonnes affichées présentant une particularité sont les suivantes. Les autres ont été détaillées dans les fonctions de la fabrication. Colonne Quantité nomenclature Affiche la quantité de fabrication de la nomenclature (contenu de la zone Composition de la nomenclature pour) définie dans la fiche nomenclature du composé. Colonne N° opération Cette colonne affiche le numéro d’opération affecté au composant ou à la ressource (dans la fiche nomenclature). Colonne Quantité/temps Cette colonne affiche : 􀂉 soit la quantité du composant utilisée dans la nomenclature, 􀂉 soit le temps de la ressource utilisé dans la nomenclature. Menu Traitement © Sage 2007 1158 Interrogation de charges ressource Traitement / Gestion des fabrications / Interrogation de charge ressource Cette fonction permet de consulter les informations sur les charges et les capacités des ressources et des centres de charges. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Interrogation de charge ressource] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». Pour sélectionner une ressource : 1 . Sélectionnez la ressource ou le centre de charges sur son code ou sa désignation dans la zone Ressource. La liste déroulante affiche les icônes correspondant aux types de ressources et de centres. 2 . Précisez éventuellement les dates limites de la période sur laquelle vous souhaitez connaître la charge de la ressource sélectionnée. Si vous ne mentionnez aucune période, le programme affichera toutes les opérations de fabrication dans lesquelles la ressource est employée. 3 . Après saisie de la période, pressez la touche TABULATION. Le nombre de jours correspondant à la période apparaît dans la zone Nb jour. Vous pouvez modifier ce nombre. 4 . Validez. Le corps de la fenêtre se complète avec les opérations de fabrication dans laquelle la ressource est employée. Si aucune ligne n’apparaît c’est que la ressource n’est pas utilisée sur la période. Sélection d’une ressource Si la valeur tapée dans la zone Ressource ne correspond pas à une référence ou à une désignation de ressource ou de centre de charges, la fenêtre « Sélection d’une ressource » s’ouvrira. Menu Traitement © Sage 2007 1159 Bouton Rechercher Lance la fonction Rechercher pour vous permettre de retrouver plus facilement une ressource ou un centre de charges. Inclure des ressources mises en sommeil Cette case à cocher permet d’afficher dans la liste les ressources et des centres de charges mises en sommeil. Colonne Type Représente le type de ressource ou de centre de charges par une icône : 􀂉 Machine, 􀂉 Personnel, 􀂉 Outil. Tri des ressources La zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de classer la liste des ressources et centres de charges : 􀂉 Tri par Type, 􀂉 Tri par Code (valeur par défaut), 􀂉 Tri par Intitulé. Sélection des lignes Sélectionner les lignes Le bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de faire un tri dans toutes les lignes affichées. Il ouvre une fenêtre « Sélection des mouvements ». La sélection peut porter sur une fourchette de dates et / ou sur les références des nomenclatures. Cumuls et valeurs La zone en haut et à droite de la fenêtre informe sur la ressource sélectionnée pour la durée de la période enregistrée. Capacité journalière Affiche la capacité journalière définie dans la fiche Ressource. Menu Traitement © Sage 2007 1160 Si la capacité définie dans la fiche ressource est en semaines, la valeur est obtenue en divisant la capacité hebdomadaire par le nombre de jours par semaine de la fiche ressource. Voir la fonction «Ressources», page 689. Exemple Soit une ressource dont la capacité est de 05:35:00 par semaine pour 5 jours par semaine. Sa capacité journalière est de : Capacité période Affiche la capacité des ressources pour la période de simulation. Capacité = Capacité journalière x Nombre de jours de simulation Exemple La capacité journalière est de 01:07:00. Le nombre de jours est de 21,43. La capacité période est de (01:07:00) x 21,43 = 23:30:06. Total charge prévue Cette colonne affiche le total des charges prévues (somme des temps prévus affichés dans la fenêtre). Capacité restante Affiche la capacité restante de la ressource en fonction de la capacité sur la période de simulation et du temps de la charge prévue : Capacité restante = Capacité période – Total charge prévue Exemple Capacité de 30:00:00. Temps total charge prévue de 15:30:00. Capacité restante = 30:00:00 – 15:30:00 = 14:30:00. % capacité restante Affiche le pourcentage de disponibilité de la ressource. Il est calculé, en secondes, de la façon suivante : Exemple Capacité période : 23:30:06 = 84606 secondes. Capacité restante : 20:05:06 = 72306 secondes. % capacité restante (arrondie à deux décimales) : % Coût total Affiche la somme des coûts des lignes affichées à l’écran. Corps de la fenêtre Les colonnes de la fenêtre donnent les informations suivantes. Colonne Date Date de la pièce de fabrication. Colonne N° pièce Numéro de la pièce de fabrication. Colonne N° opération Numéro d’opération dans la nomenclature. (05:35:00) 5 -------------------------- = 01:07:00 % Disponibilité Capacité restante Capacité = ---------------------------------------- × 100 72306 84606 -------------- × 100 = 8·5, 46 Menu Traitement © Sage 2007 1161 Colonne Nomenclature Référence de l’article nomenclaturé qui comporte la ressource en cours d’interrogation. Colonne Désignation Désignation de la nomenclature. Colonne Quantité Affiche la quantité des lignes de préparation de fabrication pour lesquelles il existe des composés faisant intervenir la ressource dans leur fabrication. Colonne Charge prévue Cette colonne affiche le temps prévu pour la ressource pour la fabrication de la nomenclature. Le temps prévu est calculé en fonction du type de temps, du temps total et de la quantité économique définis dans le volet « Gamme opératoire » de la fiche nomenclature. 􀂉 Fixe : Temps prévu = Temps total défini dans le volet. 􀂉 Variable : la charge est déterminée de la façon suivante : Exemple Quantité économique : 100. Temps total de la gamme opératoire : 00:30:00. Quantité du composé: 5. La charge est de : Pour les ressources de type Fixe, la charge est égale au temps total enregistré dans le volet «Gamme opératoire ». Colonne Coût total Affiche le coût total de la ressource pour la fabrication de l’article nomenclaturé. Il est égal à : Coût horaire standard enregistré dans la fiche Ressource x Charge prévue en heures. Exemple Charge prévue : 02:15:00 = 2,25 heures. Coût horaire standard : 250,00. Coût total : 250,00 x 2,25 = 562,50. Temps total de la gamme opératoire Quantité économique du composé -------------------------------------------------------------------------------------- × Quantité du composé (00:30:00) 100 -------------------------- × 5, 00 = 00:01:30 Menu Traitement © Sage 2007 1162 Gestion des livraisons clients Traitement / Gestion des livraisons clients Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes les fonctions concernant la préparation des livraisons ainsi que les livraisons clients. Ces fonctions sont les suivantes : 􀂉 «Préparation des livraisons clients», page 1163, 􀂉 «Validation des préparations de livraison clients», page 1175, 􀂉 «Livraison des commandes clients», page 1185. Menu Traitement © Sage 2007 1163 Préparation des livraisons clients Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients La fonction Préparation des livraisons clients permet d’automatiser les opérations de transformation des bons de commande en préparations de livraison, d’imprimer les préparations de livraison générées et d’imprimer un état récapitulatif des préparations de livraison. On lance cette fonction en cliquant sur le bouton [Préparation des livraisons clients] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». 􀀲 Rappelons que le volet « Fichier / A propos de… / Commercial / Gestion des livraisons » possède une zone Proposer les commandes à livrer sous qui permet de paramétrer le délai maximum de sélection des lignes de bons de commande entre la date de lancement de la présente fonction et la date de livraison renseignée dans la commande. Si vous avez laissé ce délai à 0, seules les commandes dont la date de livraison de l’en-tête est inférieure ou égale à la date système (date du micro-ordinateur) seront prises en compte. Si la date de livraison de la commande n’a pas été renseignée, c’est la date de commande qui est prise en compte pour le calcul du délai de livraison. 􀀳 Les sélections portent sur les dates de livraison enregistrées dans les lignes de pièce et non dans l’en-tête de la pièce. Cette fonction ouvre une fenêtre de sélection simplifiée. Sélection simplifiée – Préparations de livraisons clients La fenêtre de sélection simplifiée des préparations de livraisons clients se présente comme suit. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Bouton ]Plus de critères] Ouvre un format de sélection qui propose des critères de sélection plus étendus. Priorité 1 / Priorité 2 / Priorité 3 Ces trois zones à liste déroulante permettent de sélectionner les lignes de bons de commande client en fonction de leur priorité de livraison : 􀂉 Date de livraison : la priorité de livraison est basée sur la date de livraison mentionnée dans l’entête de la préparation de livraison. 􀂉 Priorité client : la priorité de livraison est déterminée par rapport à l’ordre de priorité saisi dans la zone Priorité livraison du volet « Complément » de la fiche client. Plus la valeur inscrite dans cette zone sera faible, plus le client sera prioritaire. Menu Traitement © Sage 2007 1164 􀂉 Reliquat : articles en reliquat de commandes précédentes. Les dates de mise en reliquat ne sont pas prises en compte. Seul le fait qu’un bon de commande client comporte un ou des articles en reliquat intervient dans sa sélection qui reste subordonnée aux autres critères de priorité. 􀂉 Montant HT : le montant total HT de la pièce est pris comme critère de sélection. La pièce dont le montant total HT est le plus élevé est prioritaire. 􀂉 Date document : la date de la préparation de livraison sert de critère de priorité, la pièce la plus ancienne étant proposée en premier. Par défaut, sont proposées les priorités paramétrées dans l’encadré Priorité des préparations de livraison du volet « Fichier / Á propos de… / Commercial / Gestion des livraisons ». Dépôt Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les commandes clients en fonction du dépôt mentionné dans leur en-tête: 􀂉 Tous (valeur par défaut) : tous les dépôts sont concernés. 􀂉 Liste des dépôts : les commandes clients mentionnant dans leur en-tête le dépôt sélectionné seront seules traitées. N° client de / à Permet la sélection sur le numéro du client mentionné dans l’en-tête des bons de commande Code postal de / à Permet la sélection sur le code postal du client mentionné dans l’en-tête des bons de commande. Mode expédition Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut) : tous les modes d’expéditions sont retenus. 􀂉 Liste des modes d’expéditions : la sélection d’un de ces modes sélectionnera les lignes de bons de commande client auxquelles ce mode d’expédition est affecté. Article de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette d’articles présents dans les lignes des bons de commande clients. Bouton [OK] Lance la génération immédiate des préparations de livraison client en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien générer. Format de sélection – Préparations de livraisons clients Le format de sélection s’ouvre lorsque, dans la fenêtre de sélection simplifiée, on clique sur le bouton [Plus de critères]. Menu Traitement © Sage 2007 1165 􀀳 Les formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le format de sélection des préparations de livraisons clients ne comporte pas tous les boutons des formats classiques mais seulement les suivants : 􀂉 [Enregistrer le format], 􀂉 [Ouvrir un format]. Un bouton spécifique à cette fonction apparaît. Bouton [Traiter] Ce bouton génère le traitement des préparations de livraison client en fonction des critères définis dans le format. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Fichier Champ Choix proposés Voir Préparation des livraisons Priorité 1 Date de livraison, Priorité client, Reliquat, Montant HT, Date document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Préparation des livraisons Priorité 2 Date de livraison, Priorité client, Reliquat, Montant HT, Date document (1) Préparation des livraisons Priorité 3 Date de livraison, Priorité client, Reliquat, Montant HT, Date document (1) Préparation des livraisons Dépôt Á saisir (1) Préparation des livraisons Code postal Á saisir (1) Préparation des livraisons Fusion de pièce site Oui, Non (2) Document vente entête Mode d’expédition Tous, Liste des modes d’expédition (1) Sélection standard Référence article Á saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Document vente entête Périodicité Toutes, Liste des périodicités (2) 2. Ci-dessous. Sélection standard Tiers A saisir (1) Menu Traitement © Sage 2007 1166 Préparation des livraisons / Fusion de pièce site Ce critère concerne les commandes reçues via e-commerce et permet de regrouper les commandes concernant un même client : 􀂉 Oui : regroupement des pièces, 􀂉 Non : (valeur par défaut) pas de regroupement des pièces. 􀀳 Cette ligne de critère est optionnelle et peut être ajoutée, comme certaines autres, au format de sélection. Document vente entête / Périodicité Ce critère propose les choix suivants : 􀂉 Toutes (valeur par défaut) : aucune sélection n’est faite sur les périodicités. 􀂉 Liste de périodicités : seul les lignes des bons de commandes clients comportant dans leur en-tête la périodicité sélectionnée seront traitées. 􀀳 Rappelons que les périodicités sont enregistrées dans les options de l’entreprise et sont affectées aux pièces dans la fenêtre « Information document ». Visualisation des commandes à préparer L’exécution de cette fonction soit par le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée soit par le bouton [Traiter] du format de sélection entraîne l’ouverture d’une fenêtre de résultat si le programme trouve des lignes de commande à traiter. Cette fenêtre permet de consulter les bons de commandes clients ou les lignes de bons de commandes clients trouvées par le programme et de les sélectionner pour transformation en préparations de livraison. Plusieurs possibilités de consultation / traitement sont offertes. Liste des commandes à préparer Par défaut, le programme affiche les bons de commande client trouvés. Voir l’illustration ci-dessus. Pour sélectionner les bons de commandes à traiter : 1 . Utilisez le bouton [Pointer / dépointer] la sélection pour dépointer les lignes que vous ne voulez pas traiter. Menu Traitement © Sage 2007 1167 2 . Modifiez éventuellement l’ordre de traitement au moyen des boutons [Priorité supérieure] et [Priorité inférieure]. 3 . Rafraîchissez l’ordre de priorité au moyen du bouton [Recalcul des disponibilités]. 4 . Lancez la génération des préparations de livraison client en cliquant sur le bouton [Génération des PL]. Les zones de la fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Pointer / dépointer la sélection] Ce bouton permet de pointer (sélectionner) ou de dépointer (dessélectionner) la ligne sélectionnée dans la liste. Ce pointage / dépointage se traduit par l’apparition ou la disparition d’un indice dans la colonne P (Priorité). Quand le pointage s’effectue sur une référence de bon de commande, ce sont toutes les lignes du bon qui sont pointées (ou dépointées). Si ce pointage s’effectue sur une ligne de bon de commande (dans la fenêtre correspondante), cette ligne seule est concernée par le pointage. Bouton [Liste des commandes] Ce bouton permet de revenir à la liste des commandes trouvées quand on consulte la liste des lignes. Bouton [Liste des articles] Ce bouton modifie l’affichage de la liste et montre les lignes d’articles sélectionnées et non les bons de commandes trouvés. Voir ci-dessous le détail de cette fenêtre. Bouton [Recalcul des disponibilités] Ce bouton permet le recalcul des disponibilités c’est-à-dire la mise à jour de la colonne P (Priorité) en fonction des quantités commandées, du stock réel et des sélections faites dans la liste. Ce calcul s’effectue indépendamment des cumuls par emplacements. Lors de la génération, le programme affectera le stock en fonction du choix fait dans la zone Priorité de déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». Le détail des quantités par emplacement n’est pas disponible. Bouton [Génération des PL] Ce bouton lance la génération des préparations de livraison client en fonction des sélections faites dans la fenêtre. Voir le titre «Génération des préparations de livraison», page 1171 Colonne N° pièce Affiche le numéro du bon de commande client sélectionné. Colonne Date document Affiche la date du bon de commande sélectionné. Colonnes N° client / Intitulé client Affichent le numéro et l’intitulé du client concerné par le bon de commande. Colonne Date livraison En fonction de l’affichage : 􀂉 sur la liste des bons de commande : affiche la date de livraison mentionnée dans l’en-tête de la pièce ; Menu Traitement © Sage 2007 1168 􀂉 sur la liste des lignes de commande : affiche la date de livraison mentionnée sur la ligne. Colonne Reliquat Si le bon de commande comporte une ou plusieurs lignes en reliquat, cette colonne le précisera par une icône particulière. Colonne P (Priorité) Cette colonne affiche l’ordre de priorité de traitement des commandes (ou des lignes dans le cas de l’affichage des lignes). Cette priorité est définie par le programme en fonction des critères de sélection enregistrés au lancement de la fonction. Lorsqu’une ligne est dépointée, le numéro mentionné disparaît et l’état de la colonne Livrable passe à Rouge. Un clic sur le bouton [Recalcul des disponibilités] réassigne les numéros de priorité en fonction des dépointages faits. Il en sera de même si vous pointez à nouveau une ligne dépointée. Il est possible de modifier l’ordre des priorités de traitement des pièces ou des lignes en déplaçant les lignes au moyen des boutons [Priorité supérieure] et [Priorité inférieure] disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. 􀀳 Des lignes peuvent apparaître dans la liste sans indice de priorité lorsqu’elles appartiennent à un bon de commande dont la date de livraison satisfait aux critères de sélection enregistrés mais qui comporte des lignes « hors limites » de sélection. Colonne Livrable Affiche sous la forme d’un symbole la possibilité de génération de la livraison de commande (ou de la ligne de commande) : 􀂉 Vert : l’état des stocks des articles permet de générer la préparation de livraison. 􀂉 Orange : l’état des stocks des articles ne permet que de couvrir partiellement la génération de la préparation de livraison. 􀂉 Rouge : l’état des stocks ne permet pas de générer la préparation de livraison. Boutons [Priorité supérieure / inférieure] Ces boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre permettent de modifier l’ordre de priorité de la ligne sélectionnée dans la liste. Cette modification se traduira par un déplacement de la ligne vers le haut (priorité supérieure) ou vers le bas de la liste (priorité inférieure). Elle se traduira également par l’indice mentionné en face de la ligne dans la colonne P (Priorité). Les indices de toutes les lignes disposées en dessous de celle qui vient d’être déplacée seront également modifiés. Un double-clic sur une ligne de bon de commande fait apparaître le détail de la commande. Voir le paragraphe «Détail de la commande à préparer», page 1169 Menu contextuel de la liste des commandes à préparer Un menu contextuel est disponible sur la liste de visualisation des commandes à préparer. Menu Traitement © Sage 2007 1169 Les fonctions générales des menus contextuels sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Deux fonction spécifiques apparaissent dans ce menu. Pointer / dépointer les éléments sélectionnés Cette commande a le même rôle que le bouton du même nom. Détail de la commande Ouvre la fenêtre « Détail de la commande à préparer » de la ligne sélectionnée dans la liste (identique au double-clic). Personnaliser la liste des commandes à préparer Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre de visualisation des commandes à préparer en utilisant une commande du menu contextuel ou la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes présentes dans cette fenêtre sont paramétrées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Détail de la commande à préparer Un double-clic sur une ligne de bon de commande fait apparaître le détail de la commande. Les modifications apportées dans cette fenêtre mettront à jour la liste des commandes à préparer. Les différences avec la fenêtre décrite précédemment sont les suivantes. Menu Traitement © Sage 2007 1170 Colonne Quantité Quantité mentionnée sur la ligne du bon de commande client. Colonne Qté (quantité) préparée Quantité de la ligne de préparation de livraison qui sera générée en fonction de la disponibilité en stock de l’article et de la quantité commandée. Si la ligne n’est pas pointée, la quantité à préparer est égale à 0. 􀀳 Il est possible de modifier les quantités préparées dans la fonction Validation des préparations de livraison client après que les bons de commande aient été transformés en préparations de livraison. Colonne Qté (quantité) livrable Cette colonne affiche la quantité qui peut être livrée : 􀂉 Quantité livrable = Quantité préparée si le stock réel est supérieur à la quantité préparée, 􀂉 Quantité livrable = Quantité disponible si le stock ne permet pas la livraison complète de la quantité préparée. Colonne Stock réel Affiche le stock réel de l’article. Colonne P (Pointage) Précise par une «coche» ( ) le pointage de la ligne. Colonne Livrable Affiche sous la forme d’un symbole la possibilité de génération de l’article commandé : 􀂉 Vert : l’état des stocks des articles permet de générer la préparation de livraison. 􀂉 Orange : l’état des stocks des articles ne permet que de couvrir partiellement la génération de la préparation de livraison. 􀂉 Rouge : l’état des stocks ne permet pas de générer la préparation de livraison. Cette colonne est mise à jour en fonction des valeurs affichées dans les colonnes Quantité (commandée), Stock réel et P. Le tableau ci-après résume les valeurs affichées. Liste des lignes de commandes à préparer Le bouton [Liste des articles] remplace la liste des commandes à préparer par la liste des lignes de ces mêmes commandes. Quantité commandée P Livrable Inférieure ou égale au stock réel Coché Inférieure ou égale au stock réel Non coché Supérieure au stock réel Coché Supérieure au stock réel Non coché Menu Traitement © Sage 2007 1171 Cette fenêtre est identique à celle de la visualisation des commandes clients à préparer mais elle comporte à la place des bons de commande les articles mentionnés dans ces mêmes bons de commande. Les colonnes qui y sont mentionnées sont les mêmes que celles que l’on peut trouver dans les fenêtres « Visualisation des commandes à préparer » (bons de commande) et « Détail de la commande à préparer ». Affichage des articles La zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de classer la liste des articles : 􀂉 Tous les articles (valeur par défaut), 􀂉 Articles indisponibles : ne sont affichées que les lignes d’articles indisponibles partiellement ou totalement. Menu contextuel de la liste des articles à préparer Un menu contextuel est disponible sur la liste de visualisation des articles à préparer. Ce menu est identique à celui de la liste des bons de commande à préparer. Une commande de ce menu n’est pas utilisable : 􀂉 Détail de la commande. Personnaliser la liste des articles à préparer Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre de visualisation des commandes à préparer en utilisant une commande du menu contextuel ou la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes présentes dans cette fenêtre sont paramétrées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Génération des préparations de livraison Cette opération est le stade ultime de la génération des préparations de livraison. Elle s’ouvre en cliquant sur le bouton [Génération des PL] dans la fenêtre « Visualisation des commandes à préparer » lorsque toutes les sélections ont été faites. Cette dernière fenêtre peut afficher soit les commandes clients, soit les lignes d’articles correspondantes. Une fenêtre de paramétrage s’ouvre. Menu Traitement © Sage 2007 1172 Pour lancer la génération des préparations de livraison, enregistrez les critères de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. Les critères qui entrent en ligne de compte lors de la génération sont les suivants : 􀂉 état de la ligne du bon de commande : pointé ou non pointé, 􀂉 état livrable : totalement (vert), partiellement (orange) ou non (rouge), 􀂉 option de gestion des reliquats paramétrée dans le volet « Gestion des livraisons » de la fiche « A propos de… », 􀂉 option de livraison partielle du client (enregistrée dans le volet « Complément » de la fiche client), 􀂉 valeur enregistrée dans la zone Priorité de déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ».. Le tableau ci-dessous résume les traitements réalisés ligne par ligne. Gestion des reliquats Livraison partielle Pointée Livrable Traitement Mise en reliquat Aucun Non Non Non Pas de génération de la ligne Aucun Oui Totalement Génération de la ligne Aucun Oui Non Non Pas de génération de la ligne Aucun Oui Totalement ou partiellement Génération totale ou partielle de la ligne Aucun Ligne de document Non Non Non Pas de génération de la ligne Oui Oui Totalement Génération de la ligne. Pas de génération partielle Oui Oui Non Non Pas de génération de la ligne Oui Oui Totalement ou partiellement Génération totale ou partielle de la ligne Oui Document Non Non Une ligne non livrable dans le document Génération des lignes livrables. Pas de livraison partielle Oui Oui Totalement pour toutes les lignes Génération de toutes les lignes de la pièce Non Oui Non Un ligne non livrable dans le document Génération des lignes livrables. Option Livraison partielle non prise en compte Oui Oui Totalement pour toutes les lignes Génération de toutes les lignes de la pièce Non Menu Traitement © Sage 2007 1173 􀀳 Lorsque la transformation d’un même bon de commande client génère plusieurs préparations de livraison, les traitements suivants sont réalisés : - la première préparation de livraison générée reprend les échéances et les acomptes du bon de commande d’origine, les autres reprennent les conditions de paiement du tiers ; - les autres préparations de livraison générées ont par défaut une ligne d’échéance d’équilibre. Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Type préparation Zone à liste déroulante permettant la définition de la méthode de génération des préparations de livraison : 􀂉 Une préparation par BC (valeur par défaut) : génère autant de préparations que de bons de commande client. 􀂉 Une préparation par client : génère autant de préparations que de clients. Les règles de regroupement des préparations sont identiques à celles de la transformation des documents de vente. Sur le regroupement des préparations, voir le titre «Transformations avec regroupement – Documents des ventes», page 873. Date Date affectée aux préparations générées. Par défaut celle du jour (date système). Modifiable. Statut Le programme propose le statut défini dans le volet «Commercial» de la fiche de l’entreprise. Modifiable. N° pièce Le programme propose la souche par défaut paramétrée dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise et le premier numéro de pièce disponible. Modifiable. Une préparation par dépôt Cette boîte à cocher entraîne : 􀂉 cochée (valeur par défaut) : génération d’autant de préparations de livraison qu’il y a de dépôts concernés par l’opération (dépôt de la ligne de pièce) avec regroupement des pièces (les règles de regroupement qui s’appliquent sont identiques à celles de la transformation des documents des ventes) ; 􀂉 non cochée : aucun regroupement des préparations par dépôt. Cette option n’est pas disponible si le choix Une préparation par BC a été fait dans la zone Type préparation. Impression préparations Zone à liste déroulante permettant d’imprimer la liste des préparations générées : 􀂉 Liste des préparations (valeur par défaut) : une liste des articles concernés par la génération des préparations est éditée. 􀂉 Une page par préparation : chaque préparation de livraison générée est imprimée en détail. Le nombre d’exemplaires imprimé sera celui paramétré pour le modèle d’impression par défaut paramétré dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. 􀂉 Aucune : aucune impression n’est faite. L’impression des préparations de livraison utilise les modèles de mise en page affectés aux clients (dans le volet « Modèles » de leur fiche). Si aucun modèle n’a été défini pour un client, la fenêtre « Sélectionner le modèle » s’ouvrira pour permettre la sélection d’un modèle. Le modèle ainsi sélectionné servira pour tous les clients auxquels aucun modèle n’a été affecté. Classement Zone à liste déroulante précisant les critères de tri de l’impression des lignes de l’état imprimé s’il a été demandé dans la zone précédente : 􀂉 Par article (valeur par défaut) : tri sur la référence article, tri secondaire sur : 􀂉 N° client, Menu Traitement © Sage 2007 1174 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Par emplacement : tri sur le code emplacement des articles dans le stock, tri secondaire sur : 􀂉 Zone : zones A, B, C puis Aucun, 􀂉 N° client, 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Par n° client : tri sur le numéro de client, tri secondaire sur : 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Article, 􀂉 Par priorité client : tri selon les priorités de la fenêtre « Visualisation des commandes à préparer », tri secondaire sur : 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Article. 􀂉 Par zone : tri sur les zones d’emplacements A, B, C puis Aucun, 􀂉 Aucun : ce choix n’a d’effet que si Une préparation par BC a été sélectionné dans la zone Type préparation. Dans ce cas, les lignes de l’ordre de livraison sont imprimées dans l’ordre de saisie du bon de commande. Pour ce qui concerne les explication sur les zones, veuillez vous reporter au «Volet Emplacements – Dépôt», page 714. Bouton [OK] Lance la génération des préparations de livraison qui apparaîtront dans la liste des documents de vente. Bouton [Annuler] Arrête le processus sans générer aucune pièce. Menu Traitement © Sage 2007 1175 Validation des préparations de livraison clients Traitement / Gestion des livraisons clients / Validation des préparations de livraison clients Cette fonction permet de confirmer ou de modifier les quantités mentionnées sur chaque ligne de préparation de livraison client générées dans la fonction précédente ou saisies à la main et de les transformer en bons de livraison client qui apparaîtront dans la liste des documents des ventes. Voir la fonction «Préparation des livraisons clients», page 1163. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Validation des préparations de livraison client] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Deux méthodes de validation sont proposées : 􀂉 Unitaire : préparation de livraison par préparation de livraison, 􀂉 Globale : toutes préparations de livraison confondues, les lignes de préparations de livraison sont affichées à l’écran et il est possible d’y apporter des modifications. Sélection des préparations de livraison Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection. Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Type de validation Zone à liste déroulante proposant deux choix : 􀂉 Unitaire (valeur par défaut) : les préparations de livraison sont proposées à la validation les unes après les autres. 􀂉 Globale : les articles des préparations de livraison apparaissent dans une seule liste avant leur validation. Statut Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner les préparations de livraison en fonction de leur statut : 􀂉 Saisi, 􀂉 Confirmé, 􀂉 Á livrer, 􀂉 Tous. Si un seul statut a été paramétré pour ce type de document (Á livrer), il sera proposé par défaut. N° préparation de / à Ces zones permettent de sélectionner une fourchette de préparations de livraison (ou une préparation unique). Si le type de validation est Unitaire, seule la première zone (de) est active pour enregistrer le numéro de préparation à consulter. Si le type de validation est Globale, les deux zones deviennent actives. Menu Traitement © Sage 2007 1176 Classement Zone à liste déroulante permettant de paramétrer le classement des lignes d’articles en cas de validation globale (mêmes critères que dans le cas de l’impression de l’état des préparations) : 􀂉 Par article (valeur par défaut) : tri sur la référence article, tri secondaire sur : 􀂉 N° client, 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Par emplacement : tri sur le code emplacement des articles dans le stock, tri secondaire sur : 􀂉 Zone : zones A, B, C puis Aucun, 􀂉 N° client, 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Par n° client : tri sur le numéro de client, tri secondaire sur : 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Article, 􀂉 Par priorité client : tri selon les priorités de la fenêtre « Visualisation des commandes à préparer », tri secondaire sur : 􀂉 N° préparation de livraison, 􀂉 Article. 􀂉 Par zone : tri sur les zones d’emplacements A, B, C puis Aucun, 􀂉 Aucun : ce choix n’a d’effet que si Une préparation par BC a été sélectionné dans la zone Type préparation. Dans ce cas, les lignes de l’ordre de livraison sont imprimées dans l’ordre de saisie du bon de commande. Mise à zéro des quantités livrées Cette boîte à cocher permet les opérations suivantes : 􀂉 Cochée : (valeur par défaut) la colonne Qté livrée des préparations de livraison est mise à zéro et son contenu est reporté dans la colonne Reliquat. Cela oblige l’opérateur a consulter chaque ligne et y enregistrer manuellement les quantités d’article à livrer. 􀂉 Non cochée : la colonne Qté livrée propose par défaut la quantité d’article disponible. Bouton [OK] Lance la sélection des préparations de livraison en fonction des critères enregistrés. Les préparations apparaissent dans une fenêtre «Préparation de livraison» décrite plus loin. Bouton [Annuler] Annule le lancement de la fonction. Validation unitaire des préparations de livraison Dans ce cas, les préparations de livraison apparaissent les unes après les autres en fonction des paramètres de sélection faits. Le titre de la fenêtre précise le statut, le numéro de pièce et le client de la préparation affichée. Pour passer de l’une à la suivante ou à la précédente, utilisez les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation ». Menu Traitement © Sage 2007 1177 Pour modifier une ligne de préparation : 1 . Faites apparaître la pièce en utilisant les boutons [Précédent] et [Suivant]. 2 . Cliquez sur la ligne considérée. 3 . Apportez les modifications voulues dans le bandeau de saisie au dessus des titres des colonnes. 4 . Si vous avez demandé une mise à zéro des quantités livrées (dans la fenêtre « Validation des préparations de livraison » qui permet d’ouvrir la fenêtre « Préparation de livraison »), enregistrez le nombre d’articles à livrer dans la colonne Qté livrée. 5 . Validez. 6 . Si l’article est sérialisé ou géré par numéro de lot, une fenêtre de sélection du numéro livré s’ouvrira. Dans le cas des articles gérés par lots, la fenêtre suivante apparaîtra : Dans le cas des articles sérialisés, la fenêtre suivante apparaîtra : Cliquez sur la ligne du numéro retenu puis sur le bouton [OK] ou cliquez sur le bouton [Automatique]. Menu Traitement © Sage 2007 1178 Cette fenêtre s’ouvrira autant de fois qu’il y a d’articles gérés par numéro. 7 . Cliquez sur le bouton [Génération des BL] pour transformer la préparation à l’écran en bon de livraison client. 􀀳 Dans le cas des articles sérialisés ou par lots, la sélection d’un numéro ne fait aps apparaître le code emplacement. Celui ne sera mentionné que dans la pièce générée par la préparation de livraison : bon de livraison ou facture. Ne pourront pas être transformées en BL les lignes de PL dont l’état (colonne Etat) ne serait pas au Vert. Le programme vérifie également que sont respectés les paramétrages faits : 􀂉 dans la fiche de l’entreprise : zone Gestion des reliquats du volet «Gestion des livraisons», 􀂉 dans la fiche client : zone Livraison partielle. Exemple Soit un bon de commande : Les propositions de préparations de livraison (PL) seront faites comme suit. Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. En-tête de la fenêtre Bouton [Imprimer les étiquettes de colisage] Lance l’impression des étiquettes de colisage des articles présents dans la préparation de livraison. Bouton [Imprimer la(les) préparation(s)] Imprime la préparation affichée à l’écran. Dans le cas de la validation globale des préparations, le programme imprime la liste des lignes selon le classement demandé dans les critères de sélection. L’impression des préparations de livraison utilise les modèles de mise en page affectés aux clients (dans le volet « Modèles » de leur fiche). Si aucun modèle n’a été défini pour un client, la fenêtre « Sélectionner le Article Quantité Qté préparée X 10 5 Y 3 3 Gestion des reliquats Livraison partielle Proposition PL Reliquat Commentaire Aucune Non cochée Y = 3 Aucun Livraison des articles disponibles (Y). Pas de livraison partielle (X). Pas de reliquat (X). Aucune Cochée X = 5 Y = 3 Aucun Livraison des articles disponibles (Y). Livraison partielle (X). Pas de reliquat (X). Ligne de document Non cochée Y = 3 X = 10 Livraison des articles disponibles (Y). Livraison partielle (X). Reliquat (X). Ligne de document Cochée X = 5 Y = 3 X = 5 Livraison des articles disponibles (Y). Livraison partielle (X). Rreliquat (X). Document complet Non cochée Rien X = 10 Y = 3 Pas de livraison partielle. Reliquat. Document complet Cochée Rien X = 10 Y = 3 Pas de livraison partielle. Reliquat Menu Traitement © Sage 2007 1179 modèle » s’ouvrira pour permettre la sélection d’un modèle. Le modèle ainsi sélectionné servira pour tous les clients auxquels aucun modèle n’a été affecté. Bouton [Statut] Ce bouton modifie le statut de la pièce affichée à l’écran et lui affecte le statut immédiatement supérieur. Le statut ultime permettant la génération du BL est A livrer. Bouton [Génération des BL] Ce bouton lance la génération du bon de livraison client à partir de la préparation à l’écran. Ce bouton n’est pas utilisable si le statut de la pièce n’est pas A livrer. L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre « Génération des livraisons clients » décrite ci-dessous. N° pièce PL Affiche le numéro de la préparation de livraison à l’écran. On peut aussi y saisir le numéro de celle sur laquelle on veut travailler et valider pour la faire apparaître. Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les cumuls des lignes présentes dans la pièce. Poids net Affiche le poids net total des articles de la pièce. Poids brut Affiche le poids brut total des articles de la pièce. Nbre de colis Affiche la référence du colis en fonction des paramétrages faits à partir du bouton Colis. On peut aussi saisir directement la référence du colis, s’il est unique, dans cette zone. Qtés préparées Affiche le cumul des quantités préparées mentionnées sur les lignes de la pièce. Qtés livrées Affiche le cumul des quantités livrées d’articles. Reliquat Affiche le nombre d’articles en reliquat toutes lignes confondues. Corps de la fenêtre Certaines zones de la pièce nécessitent un complément d’information. Colonne N° BC On peut taper le numéro du bon de commande client puis presser la touche TABULATION pour faire apparaître la première ligne de la pièce. Colonne Qté livrée Saisir dans cette colonne la quantité d’articles à livrer. Si l’option Mise à zéro des quantités livrées a été cochée dans la fenêtre de sélection, le contenu de cette colonne est vide et l’opérateur doit y saisir les quantités d’articles à livrer. Le programme refuse toute saisie supérieure à la valeur mentionnée dans la colonne Quantité. On peut rétablir la quantité livrée à l’aide d’une commande du menu contextuel. Colonne Colis Permet de sélectionner la référence du colis correspondant aux articles de la ligne. S’ils sont expédiés en plusieurs colis, utilisez le bouton Colis disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1180 Colonne Code emplacement Affiche le code emplacement associé à la ligne de préparation à livrer (en cas d’utilisation du mult-emplacement). Si la ligne est associée à plusieurs emplacements, une icône remplace le code. Pour consulter le détail ou modifier le détail des quantités par emplacement, il est nécessaire de sélectionner la ligne concernée et de cliquer sur le bouton [Emplacement] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir ci-dessous. Colonne Reliquat Affiche la Quantité – Quantité livrée. Colonne Etat Affiche sous la forme d’un symbole la possibilité de livraison de l’article : 􀂉 Vert : la ligne d’article pourra être transformée en bon de livraison client. 􀂉 Rouge : la ligne d’article ne pourra pas être livrée ou seulement partiellement. La livraison partielle dépend du paramétrage fait dans la zone Gestion des reliquats du volet « Gestion des livraisons » de la fiche société et dans la zone Livraison partielle du volet « Complément » de la fiche du client. Bouton [Colis] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il n’est actif que lorsqu’une ligne d’article est sélectionnée et permet d’enregistrer les références des colis lorsque l’expédition est faite en colis multiples. Ce bouton ouvre une fenêtre de saisie « Gestion des colis ». Cette fenêtre permet de saisir, pour la ligne d’article sélectionnée, les numéros de colis et la quantité d’articles qu’ils contiennent. La saisie de ces valeurs s’effectue dans les zones de saisie en dessous de la liste. Validez après chaque saisie de référence colis et cliquez sur le bouton OK pour valider la fenêtre. Dans ce cas, la ligne d’article se scinde en autant de lignes qu’il y a de colis et les références de ces derniers apparaissent dans la colonne N° colis. Pour supprimer la création de colis, il suffit de supprimer les mentions portées dans cette fenêtre puis de la refermer par le bouton [OK]. Pour supprimer les numéros de colis sur les lignes de préparation de livraison, il suffit de : 1 . sélectionner toutes les lignes dont on souhaite supprimer le numéro, 2 . effacer le numéro affiché dans le bandeau de saisie, 3 . valider. Bouton [Emplacement] Ce bouton permet de consulter ou de modifier le détail des quantités par emplacement de la ligne d’article sélectionnée en cas de gestion du multi-emplacement. Il ouvre une fenêtre « Sélection emplacement ». Menu Traitement © Sage 2007 1181 Cette fenêtre s’ouvre également d’elle-même lorsque l’emplacement saisi sur la ligne de préparation n’existe pas. Cette fenêtre est décrite sous le titre «Gestion des emplacements – Documents des ventes», page 787. S la répartition des quantités par emplacements est modifiée, les liens par emplacements seront mis à jour. Exemple Une préparation de livraison est saisie pour 10 exemplaires d’un article dont 7 seulement seront livrés avec un emplacement d’origine E0. Document d’origine. Les 7 articles à générer en bon de livraison sont répartis sur deux amplacements : - 3 sur E1, - 4 sur E2. Document issu de la transformation : reliquat. Bon de livraison. Si plusieurs colis ont été saisis pour la ligne de préparation de livraison à valider, le programme éclate la ligne de préparation de livraison en fonction de la quantité par colis. Dans ce cas, si la ligne d’origine est affectée à plusieurs emplacements, les lignes éclatées seront réparties en fonction de la quantité de la ligne et des quantités par emplacement. Exemple Soit une préparation de livraison pour 10 articles répartis sur deux emplacements : - 7 sur E1, Numéro de pièce Quantité Quantité livrée Emplacement PL001 10,00 7,00 E0 Numéro de pièce Quantité Quantité livrée Emplacement PL001 3,00 3,00 E0 Numéro de pièce Quantité Quantité facturée Emplacement Code Quantité liée BL001 7,00 7,00 E1 3,00 E2 4,00 Menu Traitement © Sage 2007 1182 - 3 sur E2. Eclatement de li ligne en 2 colis pour des quantité respectives de 8 et de 2. Validation globale des préparations de livraison Ce choix s’effectue dans la zone Type de validation de la fenêtre de sélection des préparations de livraison. La fenêtre qui s’ouvre est identique à quelques détails près à la fenêtre décrite sous le titre ci-dessus. Les modifications sont les suivantes. Le titre de la fenêtre ne mentionne plus que la fourchette de numéros de préparations de livraison dont les lignes apparaissent dans la liste. Le bouton [Statut] est inaccessible. La zone précisant N° pièce PL est absente. Dans le corps de la fenêtre apparaissent des colonnes supplémentaires : 􀂉 N° client, 􀂉 Intitulé client, 􀂉 N° PL (préparation de livraison). Toutes les autres sont identiques. Numéro de pièce Quantité Colis Emplacement N° colis Quantité Code Quantité liée PL001 10,00 E1 7,00 E2 3,00 Numéro de pièce Quantité Colis Emplacement N° colis Quantité Code Quantité liée PL001 8,00 C01 8,00 E1 7,00 E2 1,00 C02 2,00 E2 2,00 Menu Traitement © Sage 2007 1183 Le mode d’utilisation de cette fenêtre est le même que la validation unitaire. Menu contextuel de la validation des préparations de livraison Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de cette fenêtre. Les fonctions communes aux menus contextuels sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Ce menu propose trois fonctions spécifiques. Mise à zéro de la quantité à transformer Met à zéro le contenu de la colonne Qté livrée de la ligne sélectionnée. La valeur qui y était mentionnée est reportée dans la colonne Reliquat. Rétablir la quantité livrée Reporte dans la colonne Qté livrée de la ligne sélectionnée la valeur mentionnée dans la colonne Quantité. Interroger le compte article Cette commande ouvre la fenêtre «Interrogation du stock» de la fonction Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article. Personnaliser la liste des articles à préparer Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre de visualisation des commandes à préparer en utilisant une commande du menu contextuel ou la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes présentes dans cette fenêtre sont paramétrées dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Menu Traitement © Sage 2007 1184 Génération des livraisons clients Cette fenêtre est ouverte lorsqu’on clique sur le bouton [Génération des BL]. Lorsque les générations demandées ne peuvent être réalisées, un message d’erreur s’affiche. Cette fenêtre propose les références du premier bon de livraison qui pourra être généré. Ces valeurs sont modifiables. Les zones présentant une particularité sont les suivantes. Regroupement Zone à liste déroulante permettant les regroupement des bons de livraison clients : 􀂉 Aucun : aucun regroupement ne sera réalisé. 􀂉 Par client, 􀂉 Par N° BC : par numéro de bon de commande. Sélection manuelle n° série/lot Dans le cas où des articles concernés par la génération seraient gérés par lot ou sérialisés, il est possible, en cochant cette option, de leur affecter un numéro de lot ou de série. La fenêtre qui s’ouvre dans ce cas est celle décrite sous le titre «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 805. Impression des bons de livraisons L’impression des bons de livraisons clients est réalisée immédiatement après leur génération. Le nombre d’exemplaires imprimés par client est celui paramétré pour le modèle d’impression précisé dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Bouton [OK] Lance la génération des bons de livraison qui apparaîtront dans la liste des documents de vente. Bouton [Annuler] Annule le processus sans générer de bon de livraison. Menu Traitement © Sage 2007 1185 Livraison des commandes clients Traitement / Gestion des livraisons clients / Livraison des commandes clients Cette commande permet d'automatiser l’émission des bons de livraisons clients en transformant les bons de commande en attente. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Livraison commandes clients] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Notez que : 􀂉 la gestion des emplacements affectés aux lignes des bons de livraison issues de la transformation des documents par cette fonction s’effectue en fonction du paramétrage de la zone Priorité de déstockage (volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ») ; 􀂉 lorsque l’option Gestion des stocks négatifs est activée (même volet que pour le déstockage), les quantités rendant le stock négatif sont imputées sur l’emplacement principal de l’article. Si l’emplacement principal n’est pas renseigné, la quantité est imputée sur l’emplacement par défaut du dépôt. Sélection simplifiée - Livraison commandes clients Cette commande s'ouvre sur une fenêtre de sélection. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Bouton [Etat de contrôle] Permet l’impression d’un état de contrôle reprenant les éventuelles indisponibilités en stock. 􀀳 L’état de contrôle doit être imprimé avant la transformation. Cet état vous donne par article, et en fonction des commandes enregistrées, les éventuelles ruptures de stock, mises en reliquat et générations de préparation de commande fournisseur qui seront effectuées lors de la transformation. Documents à transformer en BL Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Tous : les lignes des devis et des bons de commande répondant à la sélection seront transformées en bon de livraison, 􀂉 Devis : seules les lignes des devis répondant à la sélection seront transformées en bon de livraison, Menu Traitement © Sage 2007 1186 􀂉 Bon de commande : (valeur par défaut) seules les lignes des bons de commande répondant à la sélection seront transformées en bon de livraison, 􀂉 Préparation de livraison : seules les lignes des préparations de livraison répondant à la sélection seront transformées en bon de livraison. Date de / à Zones permettant de sélectionner les documents à transformer sur leur date de création. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date de livraison de / à Zones permettant d’effectuer une sélection sur la date de livraison des lignes des documents sélectionnés. La date de livraison indiquée dans l’en-tête des bons de commande pouvant être modifiée ligne à ligne, l’utilisation de ce critère permet de ne pas transformer en bon de livraison l’ensemble des lignes du bon de commande mais uniquement celles répondant à la sélection. Numéro de client de / à Zones permettant de préciser la fourchette des numéros de clients sur laquelle les commandes doivent être sélectionnées. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner l’ensemble des clients. Périodicité Liste déroulante proposant toutes les périodicités enregistrées dans l’option Périodicité ainsi qu’un item supplémentaire Toutes (valeur par défaut). La périodicité permet d’établir le rythme d’envoi des bons de livraison. Impression des bons de livraison Cette boîte à cocher indique au programme si les bons de livraison doivent être imprimés au préalable. La fenêtre de sélection du modèle d’impression sera alors proposée avant toute procédure de transformation des documents. Cette sélection du modèle lancera les opérations de transformation puis d’impression des documents. Le nombre d’exemplaires imprimé par client est fonction du paramétrage fait pour le modèle d’impression sélectionné dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Bouton [OK] Lance la génération des commandes clients en fonction des paramétrages faits dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Annule la commande Format de sélection - Livraison commandes clients Le bouton [Plus de critères] ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1187 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le « Manuel de la gamme ». Nous vous indiquons dans le tableau ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Fichier Champ Choix proposés Voir Livraison Cdes clients Type d’état Bon de livraison, Etat de contrôle (1) Livraison Cdes clients Documents à transformer Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison (1) Livraison Cdes clients Gestion reliquat Ligne de document, Document complet (2) Livraison Cdes clients Reliquat Oui, Non (2) Livraison Cdes clients Quantité à livrer Disponible, Aucune, Stock négatif (2) Livraison Cdes clients Commande fournisseur Complément, Nouvelle, Aucune (2) Livraison Cdes clients Impression des bons de livraison Oui, Non (2) Livraison Cdes clients Mise à jour des taux de taxes Non, Oui (2) Livraison Cdes clients Mise à jour des cours Aucune, Devises entête, Devises dossier, Monnaie de tenue entête, Monnaie de tenue dossier (2) Livraison Cdes clients Application des barèmes Non, Oui (2) Livraison Cdes clients Recalcul prix de vente Non, Oui (2) Livraison Cdes clients Conserver le devis d’origine Non, Oui (2) Livraison Cdes clients Date de livraison A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente entête N° de pièce A saisir (2) Sélection standard Tiers A saisir (1) Livraison Cdes clients Dépôt de stockage A saisir (2) Livraison Cdes clients Représentant A saisir (2) Menu Traitement © Sage 2007 1188 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Ces critères concernent à la fois la sélection des bons de commande clients et le traitement des bons de livraison générés. 􀀳 D’autres critères peuvent être sélectionnés dans les zones de saisie en haut des colonnes. Livraison commandes client / Gestion reliquat La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Ligne de document : (valeur par défaut) chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou mise en reliquat), 􀂉 Document complet : le document complet est mis en reliquat dès lors qu’une ligne ne peut être transformée. Livraison commandes client / Reliquat La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui (valeur par défaut) : permet la gestion des indisponibilités en stock lors de la transformation des documents. Les quantités manquantes seront conservées en reliquat, 􀂉 Non : aucun reliquat ne sera conservé. La pièce d’origine sera considérée comme soldée. La quantité commandée initialement ne sera pas enregistrée. Cette ligne de critères ainsi que les suivantes sont intimement liées. Livraison commandes client / Quantité à livrer La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Disponible : en cas d’indisponibilité, la quantité livrée sera celle disponible en stock (valeur par défaut). La quantité manquante sera indiquée en reliquat dans le document d’origine si la ligne de critère Livraison commandes client / Reliquat est paramétrée sur Oui, 􀂉 Aucune : en cas d’indisponibilité en stock d’une partie de la quantité commandée, l’article n’est pas livré. La commande de l’article non livré n’est pas conservée en reliquat si la ligne de critère Livraison commandes client / Reliquat est paramétrée sur Non. La ligne de la commande est alors supprimée. 􀂉 Stock négatif : dans le cas des articles gérés au C.M.U.P., la livraison de la commande sera effectuée quel que soit l’état du stock si l’option Gestion des stocks négatifs est cochée dans le volet «Commercial» de la commande A propos de…. Livraison commandes client / Commande fournisseur Cette ligne de critère réalise les mêmes opérations que celles qui peuvent être paramétrées en cas d’indisponibilité d’un article en stock. Veuillez vous y reporter pour tout renseignement complémentaire. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Complément (valeur par défaut) : une ligne de commande est ajoutée au bon de préparation de commande au fournisseur principal de l’article; s’il n’en existe aucun, un nouveau bon est créé, 􀂉 Nouvelle : une nouvelle préparation de commande au fournisseur principal de l’article est générée, 􀂉 Aucune : aucune préparation de commande fournisseur n’est générée. Cette option nécessite le rattachement d’un fournisseur à chaque fiche article. Livraison Cdes clients Mode d'expédition Tous, liste des modes d'expédition (2) Livraison Cdes clients Périodicité Toutes, liste des périodicités (1) Livraison Cdes clients Recalcul des frais d’expédition Oui, Non (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Traitement © Sage 2007 1189 Livraison commandes client / Impression des bons de livraison La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) après transformation des documents le programme demande la sélection d’un modèle de mise en page pour l’impression des bons de livraisons générés, 􀂉 Non : les Bons de livraison issus de la transformation ne seront pas imprimés. Livraison commandes client / Mise à jour des taux de taxes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Structure / Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 a été modifié dans le volet « Complément » de l’article. 􀂉 Non : (valeur par défaut) le taux et le compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 associés à la ligne sont conservés. Livraison commandes client / Mise à jour des cours Cette option permet de mettre à jour les lignes de document disposant d’une valorisation dans une devise, dans le cas où une modification du cours de cette dernière est intervenue. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre « Informations document » alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Livraison commandes client / Application des barèmes La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir : 􀂉 Non : (valeur par défaut) aucun barème ne sera appliqué lors de la transformation des documents. 􀂉 Oui : permet l’application automatique des barèmes lors de la transformation des documents en bon de livraison. Lorsque l’en-tête des documents mentionne une centrale d’achat, les barèmes appliqués seront ceux de la centrale d’achat. Livraison commandes client / Recalcul du prix de vente Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) ne lance pas le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. 􀂉 Oui : lance le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. Livraison commandes client / Conserver le devis d’origine Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) si la livraison est faite à partir d’un devis, ce devis n’est pas conservé. 􀂉 Oui : conserve le devis d’origine au cas où le bon de livraison serait généré à partir d’une telle pièce. Menu Traitement © Sage 2007 1190 Document vente entête / N° de pièce Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Préciser la fourchette de numéros de pièce sur laquelle les commandes doivent être sélectionnées. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les numéros. Document vente entête / Dépôt de stockage Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Permet de sélectionner les commandes à partir du dépôt précisé dans l’en-tête. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les dépôts. Document vente entête / Représentant Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Préciser le ou les représentants concernés par les livraisons (ceux mentionnés dans la fiche «Information document»). Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les représentants. Document vente en-tête / Mode d’expédition La liste déroulante de la colonne De permet de sélectionner le mode d’expédition attaché aux documents. Ce critère mentionne Tous par défaut. Livraison commandes client / Recalcul des frais d’expédition Cette ligne de critère propose : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) le programme procède au recalcul des frais d’expédition dans le cas où le montant de ces frais aurait été modifié dans l’option Mode d’expédition et en fonction des paramétrages faits dans la fiche de l’entreprise et du montant des lignes de la pièce (application éventuelle du franco de port). S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. 􀂉 Non : les frais d’expédition ne sont pas recalculés lors d’une transformation. S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients Le format de sélection de la commande Livraison commandes clients peut être complété avec des lignes de sélection non proposées par défaut mais qui permettent le regroupement des commandes selon certains critères. 􀀳 Ces lignes de critères sont également proposées dans les formats de sélection des commandes Facturation périodique, Envoi commandes fournisseurs et Livraison commandes fournisseurs, toutes du menu Traitement. Nous indiquerons pour chacune de ces commandes quelles sont les lignes utilisables et le lecteur voudra bien se reporter aux paragraphes qui suivent pour connaître le rôle de chaque critère. Seul le fichier d’où est tirée la ligne de critère diffère d’une commande à l’autre. Le tableau ci-dessous résume les fichiers utilisés par chaque commande. Voir le «Manuel de la gamme» pour le paramétrage des formats de sélection et l’insertion de lignes de critères supplémentaires. Commande Fichier utilisé Livraison commandes clients Livraison commandes clients Facturation périodique Facturation périodique Envoi commandes fournisseurs Envoi commandes fournisseurs Affectation livraisons fournisseurs (1) 1. Cette commande est disponible dans le menu hiérarchique Traitement / Contremarque. Livraison commandes fournisseurs Menu Traitement © Sage 2007 1191 Livraison commandes client / Fusion lieux de livraison Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels existent des lieux de livraison différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels existent des lieux de livraison différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère n’est pas disponible dans la commande Envoi commandes fournisseurs. Livraison commandes client / Fusion dépôt de stockage Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels existent des dépôts de stockage différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels existent des dépôts de stockage différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Seuls les dépôts mentionnés dans les en-tête sont fusionnés. Les lignes conservent leurs dépôts. Livraison commandes client / Fusion affaire Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les codes affaires de l'en-tête sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les codes affaires de l'en-tête sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion mode expédition Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les modes d’expédition de l'en-tête sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les modes d’expédition de l'en-tête sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion condition livraison Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les conditions de livraison de l'en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les conditions de livraison de l'en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion transaction Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les valeurs de la transaction de l'en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les valeurs de la transaction de l'en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion régime Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les valeurs du régime de l'en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les valeurs du régime de l'en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion périodicité Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les périodicités de l'en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. Menu Traitement © Sage 2007 1192 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les périodicités de l'en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère n’est pas disponible dans la commande Envoi commandes fournisseurs. Livraison commandes client / Fusion code langue Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les codes langues de l'en-tête sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les codes langues de l'en-tête sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion nombre facture Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les nombres de factures de l'en-tête sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les nombres de factures de l'en-tête sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère n’est pas disponible dans la commande Envoi commandes fournisseurs. Livraison commandes client / Fusion unité colisage Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les unités de colisage de l'en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les unités de colisage de l'en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère n’est pas disponible dans la fonction Envoi commandes fournisseurs. Livraison commandes client / Fusion payeur Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les payeurs de l'en-tête sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les payeurs de l'en-tête sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère concerne les Encaisseurs dans la fonction Envoi commandes fournisseurs. Livraison commandes client / Fusion taux escompte Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les taux d’escompte des tiers sont différents ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les taux d’escompte des tiers sont différents seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. Livraison commandes client / Fusion catégorie tarifaire Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les documents pour lesquels les catégories tarifaires de l’en-tête sont différentes ne seront pas regroupés. 􀂉 Oui : les documents pour lesquels les catégories tarifaires de l’en-tête sont différentes seront regroupés. La valeur reprise pour le document unique est celle du premier document trouvé. 􀀳 Ce critère n’est pas disponible dans la fonction Envoi commandes fournisseurs. Menu Traitement © Sage 2007 1193 Transformation et impression – Livraison commandes clients Le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou le bouton [Imprimer] du format de sélection lancent les opérations suivantes : 􀂉 la transformation des bons de commandes sélectionnés en bons de livraison, 􀂉 leur impression, si elle a été demandée, 􀂉 la génération des reliquats s’il y a lieu, 􀂉 la génération des préparations de commande fournisseurs si vous l’avez demandée. 􀀳 Les lignes concernant des articles identiques ne sont pas regroupées par cette transformation mais s’imprimeront avec la référence de la pièce d’origine si l’objet de mise en page correspondant a été placé dans le format d’impression (voir les Annexes). Le lancement de l’impression ouvre une fenêtre « Transformation documents ». Il vous est alors demandé d’indiquer la date et le premier numéro de pièce des bons de livraison générés. Date Cette zone propose la date système (date de l'ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande. Statut Permet de préciser le statut des pièces qui seront générées en cas d’utilisation de la gestion du suivi des pièces. Voir l’option «Organisation», page 172. Souche Zone proposant la souche paramétrée par défaut dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise pour le document généré. Modifiable. N° pièce Zone de saisie à droite de la précédente affichant le premier numéro libre correspondant à la souche sélectionnée. Cette valeur est modifiable. 􀀳 Il n'est pas possible d'affecter un numéro qui soit déjà utilisé. Bouton [OK] Cliquer sur ce bouton pour lancer la génération des bons de livraison. Menu Traitement © Sage 2007 1194 Bouton [Annuler] Cliquer sur ce bouton pour arrêter le processus. Si vous avez demandé l’impression des bons de livraison la fenêtre de sélection du modèle vous sera ensuite proposée. Macintosh Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Le bouton [Modèle] permet de sélectionner le modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton [Modèle] permet : 􀂉 la sélection automatique du modèle de mise en page 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Windows Les explications qui suivent concernent la version Windows du programme. Le programme propose de lui-même la sélection du modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer en inscrivant dans la zone Nom la désignation du modèle préparamétré. Le fait de valider par la touche ENTREE du clavier alphanumérique permet : 􀂉 la sélection automatique de ce modèle 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Version Les explications qui suivent concernent toutes les versions du programme tant Windows que Macintosh. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de cliquer sur le bouton [Modèle], Menu Traitement © Sage 2007 1195 ces options s’appliqueront au modèle de mise en page rattaché au type de document. L’utilisation de ces options avec un modèle sera enregistrée dans les PRÉFÉRENCES du fichier. La sélection des options Impression gamme en colonne ou Rupture n° pièce du BC impliquent d’utiliser un modèle de mise en page approprié. L’option Rupture n° pièce du BL est sans effet dans cette commande puisque chaque BL fait l’objet d’un document distinct. La liste propose tous les modèles de mise en page paramétrés à l’aide de la commande Mise en page. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne, cochez les options qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Impression gamme en colonne Option ne concernant que les articles à gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes consécutives se rapportant à une même référence article. L’utilisation de cette fonction implique que les prix et les remises soient identiques d’un énuméré de gamme à l’autre. La gamme 1 apparaît toujours en colonne, que l’article soit à double gamme ou non. La présentation est fonction du paramétrage du modèle de mise en page. Regroupement par article Comme dans le cas de l’option précédente, celle-ci permet de regrouper les lignes de document consécutives concernant la même référence article. Cette option ne concerne pas les articles à gamme. Impression des glossaires rattachés à l’article Option permettant l’impression de tous les glossaires rattachés à l’article à condition que les objets de mise en page Glossaire article ou Texte global soient intégrés au modèle de mise en page sélectionné. Impression détail nomenclature article Imprime le détail de la nomenclature de fabrication dans le cas des articles de ce type. Impression détail des lignes composantes Imprime le détail des composants dans le cas des articles à nomenclature commerciale / composé. Tri selon référence article Cette option permet de demander à ce que les lignes de pièce soient triées, lors de l’impression, par numéro de référence article. Par défaut, les lignes sont imprimées dans l’ordre de saisie. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BC Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de commande d’où proviennent les lignes imprimée. 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 un tri sur la référence article est demandé, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BL Cette option est sans effet dans le cadre de cette fonction. Impression des articles non livrés Cette option entraîne l’impression des articles non livrés dont la quantité est à zéro. Menu Traitement © Sage 2007 1196 Gestion des réceptions fournisseurs Traitement / Gestion des réceptions fournisseurs Cette fonctio permet de transformer les bons de commande fournisseurs en bons de livraison ou en facture d’un manière glibale avec la possibilité de définir un ensemble de règles de gestion. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Gestion des réceptions fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Elle ouvre une fenêtre de paramétrage « Réception des commandes fournisseurs » permettant de sélectionner les pièces à transformer. Les zones apparaissant dans cette fenêtre ont les rôles suivants. Type de réception Liste déroulante permettant de sélectionner la façon avec laquelle la fonction va afficher les résultats des sélections : 􀂉 Commande par commande : les commandes fournisseurs sont affichées les unes après les autres. 􀂉 Réception par fournisseur : les lignes de commandes sont regroupées par fournisseur. 􀂉 Réception multiple : affiche une liste de lignes de bons de commande achat répondant aux critères de sélection sans regroupement par commande ou par fournisseur. Souche Permet de sélectionner les bons de commande fournisseurs selon leur souche : 􀂉 N° Pièce : (valeur par défaut), 􀂉 Avoir N°, 􀂉 Achats internes. N° fourniseur de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette de fournisseurs. Si les zones sont vides, touts les fournisseurs sont sélectionnés. N° pièce BC de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette de numéros de bons de commande. Si les zones sont vides, touts les bons de commande sont sélectionnés. Date de / à Permet une sélection sur une ou une fourchette de dates de bons de commande. Si les zones sont vides, toutes les dates sont sélectionnées. Livrison de / à Permet une sélection sur une ou une fourchette de dates de livraison. Si les zones sont vides, toutes les dates sont sélectionnées. Menu Traitement © Sage 2007 1197 Article de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette d’articles. Si les zones sont vides, tous les articles sont sélectionnés. Classement Cette zone précise l’ordre de tri des lignes qui seront affichées dans la liste ouverte à la validation de la fonction : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) les lignes apparaissent dans l’ordre où le programme les trouve. Ce choix est intéressant lorsque la zone Type de réception est paramétrée sur Commande par commande : dans ce cas les lignes des commandes restent dans leur ordre de saisie. 􀂉 Par article : les lignes sont classées par référence article. 􀂉 Par emplacement : les lignes sont classées par code emplacement. Si la ligne est affectée à plusieurs emplacements, le tri est effectué sur le premier emplacement enregistré. 􀂉 Par zone emplacement: les lignes sont classées par zone emplacement (A, B, C ou Aucun). 􀂉 Par n° fournisseur: les lignes sont classées par numéro de fournisseur. Pour les zones emplacements, voir les explications données dans le «Volet Emplacements – Dépôt», page 714. Lorsque la gestion du multi-emplacement n’est pas active, le choix Par zone emplacement disparaît de la liste et l’emplacement est celui mentionné dans le volet « Stock » de la fiche article. Stockage Cette zone est estompée si la gestion du multi-emplacement n’est pas active. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Emplacement de transit : les lignes générées en bon de réception ou en facture fournisseur sont affectés à un emplacement temporaire que l’utilisateur utilise avant de ranger les articles à leur emplacement définitif par un mouvement de transfert (documents des stocks). Les articles sont disponibles à la vente. Il n’y aura pas de contrôle qualité. Les emplacements de transit sont paramétrés dans le volet « Structure / Dépôts de stockage / Emplacements ». 􀂉 Emplacement de contrôle : (valeur proposée par défaut) les articles seront stockés dans l’emplacement de contrôle défini dans le volet « Stock » de leur fiche. Si cet emplacement n’a pas été défini, les articles sont affectés à leur emplacement principal ou à défaut à celui du dépôt. Pour être disponibles à la vente, les articles devront être enregistrés par la fonction Contrôle qualité. 􀂉 Emplacement bons de commande : les articles réceptionnés sont affectés à l’emplacement mentionné sur la ligne du bon de commande fournisseur. 􀂉 Emplacement principal : les articles seront affectés à l’emplacement principal de l’article pour le dépôt de la ligne. Mise à zéro des quantités livrées Cette option est cochée par défaut. Elle permet à l’utilisateur d’enregistrer manuellement les quantités reçues avant génération du bon de réception fournisseur. Bouton [OK] Valide les critères de sélection enregistrés et fait apparaître soit les commandes fournisseurs une à une soit les lignes de commande regroupées en fonction des sélections. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Réception commande par commande On obtient cette présentation lorsque le choix Commande par commande a été fait dans la zone Type de réception de la fenêtre de sélection. Les commandes fournisseurs non encore transformées ou en reliquat s’affichent une par une. Elles apparaissent en fonction des critères de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1198 Utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » pour les faire défiler. Le passage d’un bon à un autre valide les modifications faites. Si l’utilisateur a laissé cochée l’option Mise à zéro des quantités livrées dans la fenêtre de sélection, il devra sélectionner chaque ligne et renseigner la colonne Qté livrée en fonction des réceptions effectives. Les emplacements affectés par défaut aux articles mentionnés sont ceux paramétrés dans la zone Stockage réception de la fenêtre de sélection. Ils sont modifiables avec le bouton ci-dessous. Bouton [Emplacement] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il permet de ventiler les codes emplacements de la ligne sélectionnée. La fenêtre ouverte par ce bouton est identique à celle des documents d’achat. La gestion des articles sérialisés ou par lots est identique à celle des autres documents des achats. La génération du bon de livraieon entraîne l’ouverture d’une fenêtre pour la saisie du ou des numéros de série ou de lot. Les boutons disposés en haut de la pièce ont les effets suivants. Bouton [Imprimer les étiquettes articles] Ce bouton permet d’imprimer une étiquette par article avec le prix de vente correspondant. Il ouvre une fenêtre « Etiquettes articles » qui permet de paramétrer le contenu de l’impression. Voir ci-dessous les options proposées par cette fenêtre. Bouton [Pointer] Reporte les quantités mentionnées dans la colonne Quantité dans la colonne Qté livrée pour les lignes sélectionnées. Bouton [Générer le(s) bon(s) de livraison(s)] Ce bouton transforme le bon de commande fournisseur actuellement à l’écran en bon de livraison (réception). Il ouvre une fenêtre « Génération des livraisons fournisseurs » décrite plus loin. Etiquettes articles Cette fonction est lancée par le bouton [Imprimer les étiquettes articles]. Elle permet d’imprimer une étiquette par article avec le prix de vente correspondant. Il ouvre une fenêtre « Etiquettes articles » qui permet de paramétrer le contenu de l’impression. Menu Traitement © Sage 2007 1199 Les zones de cette fenêtre offrent les choix suivants. Nbre (nombre) étiquettes Cette liste déroulante permet la définition du nombre d’étiquettes à imprimer : 􀂉 Une étiquette par article (valeur par défaut), 􀂉 Quantité livrée : le programme imprimera autant d’étiquettes que le nombre d’articles livrés ; 􀂉 Quantité : le programme imprimera autant d’étiquettes que le nombre mentionné dans la colonne Quantité ; 􀂉 Quantité colisée : le programme imprimera autant d’étiquettes que le nombre d’articles mentionnés dans la colonne Qté colisée (si elle a été affichée dans la fenêtre « Bon de commande »). Tarif Cette zone propose : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) le tarif du volet « Fiche principale » de l’article est imprimé. 􀂉 Une catégorie tarifaire : imprime le tarif correspondant à une catégorie tarifaire. Bouton [OK] Lance l’impression en fonction du paramétrage enregistré. Une fenêtre « Sélectionner le modèle » s’ouvre. Les modèles d’étiquettes se trouvent dans le dossier RÉCEPTIONS FOURNISSEURS. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Articles non commandés Il est possible d’ajouter un article non commandé en saisissant les informations le concernant dans le bandeau de saisie (si aucune autre ligne n’est sélectionnée). Ces lignes peuvent être modifiées ou supprimées. Les articles ajoutés sont marqués par une icône particulière dans la colonne Etat. La gestion est différente en fonction du choix fait dans la zone Type de réception de la fenêtre de sélection : 􀂉 Commande par commande : la ligne ajoutée sera générée directement dans le bon de réception issu de la transformation du bon de commande affiché. 􀂉 Réception par fournisseur : les lignes ajoutées seront enregistrées dans le premier bon de réception généré pour le fournisseur. 􀂉 Réception multiple : il est nécessaire de spécifier le fournisseur concerné. Les lignes ajoutées seront enregistrées dans le premier bon de réception généré pour le fournisseur. Menu contextuel des commandes fournisseurs à réceptionner La liste des lignes comporte un menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1200 Les menus contextuels sont détaillés dans le «Manuel de la gamme». Seules les fonctions suivantes sont disponibles : 􀂉 Sélectionner tout, 􀂉 Dessélectionner l’élément courant, 􀂉 Dessélectionner tout. Des fonctions spécifiques apparaissent. Mise à zéro de la quantité à transformer Met à zéro le contenu de la colonne Qté livrée de la ligne sélectionnée. Rétablir la quantité livrée Remet la quantité livrée à sa valeur d’origine. Interroger le compte article Ouvre la fenêtre d’interrogation du compte de l’article sélectionné. 􀀳 Une fenêtre « Personnaliser la liste » est disponible sur les lignes de la pièce. Elle est identique à celle des bons de commande fournisseurs. Génération des bons de livraison L’utilisation du bouton [Générer le(s) bon(s) de livraison(s)] transforme les bons de commande fournisseur sélectionnés en bons de livraison (réception). Il ouvre une fenêtre « Génération des livraisons fournisseurs » Seules les lignes de bons de commande comportant une valeur dans la colonne Qté livrée seront transformées. La transformation s’effectuera en fonction des informations enregistrées dans les zones de la fenêtre. La génération des pièces s’effectuera à l’aide de ce bouton selon les modalités suivantes : 􀂉 Commande par commande : la fenêtre de réception reste ouverte à l’écran et le bon de commande fournisseur suivant s’affiche. 􀂉 Réception par fournisseur : la fenêtre de réception reste ouverte à l’écran. Le fournisseur suivant répondant aux critères de sélection s’affiche. 􀂉 Réception multiple : la fenêtre se referme après génération des bons de réception fournisseurs. Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants. Type de document Zone à liste déroulante permettant de préciser le type de document qui sera généré à partir des réceptions de commandes fournisseurs : 􀂉 Bon de livraison (ou de réception) : valeur par défaut, 􀂉 Facture. Menu Traitement © Sage 2007 1201 Date Permet de saisir la date affectée aux documents générés. Par défaut la date du jour est proposée. Elle est modifiable. Le bouton adjacent ouvre un calendrier permettant de sélectionner facilement cette date. Statut Liste déroulante permettant la sélection du statut des documents issus de la transformation. Le statut proposé par défaut sera fonction des paramétrages faits dans les options de la fiche de l’entreprise. Souche Cette option se compose de deux zones. La première est une liste déroulante qui propose : 􀂉 N° Pièce : (valeur par défaut), 􀂉 Avoir N°, 􀂉 Achats internes. La seconde permet d’enregistrer le premier numéro de pièce qui sera généré (proposé par le programme à la suite du dernier utilisé). Regroupement Liste déroulante précisant le regroupement des documents à transformer : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) chaque bon de commande fournisseur générera un bon de réception ou une facture. 􀂉 Par fournisseur : le regroupement s’effectue par fournisseur (avec respect des règles de regroupement comme en transformation des documents d’achat. 􀂉 Par dépôt : le regroupement s’effectue par tiers et par dépôt. Ce critère n’est applicable que dans le cas des réceptions multiples. Impression des documents Cette zone, cochée par défaut, entraîne l’impression des bons de réception immédiatement après leur génération. Une fenêtre de sélection du modèle s’ouvrira. Bouton [OK] Valide les critères de sélection enregistrés et transforme les lignes de commandes fournisseurs en lignes de bons de réception. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Réceptions par fournisseurs On obtient cette présentation lorsque le choix Réception par fournisseur a été fait dans la zone Type de réception de la fenêtre de sélection. Les lignes des commandes fournisseurs non encore transformées ou en reliquat s’affichent regroupées par fournisseurs. Elles apparaissent en fonction des critères de sélection. Utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » pour faire défiler les fournisseurs. Le passage d’un fournisseur à un autre valide les modifications faites. Statut Bon de réception Facture Satatut 1 Saisi Saisie Statut 2 Confirmé Confirmé Statut 3 Réceptionné A comptabiliser Menu Traitement © Sage 2007 1202 Le fonctionnement de cette fenêtre est identique à celui de la précédente. Seule une colonne précise le numéro de la pièce (bon de commande) correspondant à la ligne. Voir le titre «Réception commande par commande», page 1197. Réception multiple On obtient cette présentation lorsque le choix Réception multiple a été fait dans la zone Type de réception de la fenêtre de sélection. Les lignes des commandes fournisseurs non encore transformées ou en reliquat s’affichent sans regroupement. Elles apparaissent en fonction des critères de sélection. Deux colonnes N° pièce et N° fournisseur précisent l’origine de la ligne. 􀀳 Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » sont inactifs dans ce cas. Menu Traitement © Sage 2007 1203 Contrôle qualité Traitement / Contrôle qualité Cette fonction permet de contrôler la qualité des marchandises reçues et stockées sur les emplacements de contrôle. Elle est disponible quand l’option Gestion multi-emplacement est cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Contrôle qualité] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Elle ouvre une fenêtre « Sélection des articles à contrôler ». Elle permet : 􀂉 d’afficher les quantités des lignes d’entrée en stocks affectées aux emplacments de contrôle dont le reste à contrôler n’est pas nul ; 􀂉 de définir les quantités qui seront transférées sur un emplacement de stockage disponible à la vente ; 􀂉 de définir les quantités refusées avec possibilité de mettre au rebut ou de générer des bons de retour ou de sortie ; 􀂉 d’enregistrer la date de validation par le réceptionnaire ou contrôleur ; 􀂉 d’effectuer un contrôle qualité pour toutes les lignes d’entrées de vente, d’achat, de stock ou de documents internes. Les types de documents générant des entrées en stock d’articles pouvant subir un contrôle qualité sont résumés dans le tableau suivant. Les zones présentes dans cette fenêtre de sélection ont les rôles suivants. Réceptionnaire Liste déroulante éditable de 35 caractères alphanumériques permettant de sélectionner un réceptionnaire qui effectuera les opérations de contrôle qualité. Les noms proposés sont les collaborateurs dont l’option Réceptionnaire est cochée dans leur fiche. Ventes Achats Stocks Internes Bon de retour de vente Bon de livraison de vente Facture de vente Facture comptabilisée de vente Bon de livraison achat Facture d’achat Facture comptabilisée d’achat Mouvement d’entrée Bon de fabrication Document interne de type Entrée en stock Menu Traitement © Sage 2007 1204 Voir la fonction «Collaborateurs», page 704. Domaine Liste déroulante permettant de sélectionner le domaine des documents concernés par le contrôle qualité : 􀂉 Ventes, 􀂉 Achats (valeur par défaut), 􀂉 Stocks. N° tiers de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette de fournisseurs. Si les zones sont vides, touts les fournisseurs sont sélectionnés. Dépôt Cette zone permet de sélectionner le dépôt sur lequel doit s’effectuer le contrôle. N° pièce de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette de numéros de pièces. Si les zones sont vides, toutes les pièces du domaine sélectionné sont sélectionnés. Date de / à Permet une sélection sur une ou une fourchette de dates de pièces. Si les zones sont vides, toutes les dates sont sélectionnées. Livrison de / à Permet une sélection sur une ou une fourchette de dates de livraison. Si les zones sont vides, toutes les dates sont sélectionnées. Article de / à Permet une sélection sur un ou une fourchette d’articles. Si les zones sont vides, tous les articles sont sélectionnés. Validation Cette zone permet d’enregistrer la date à laquelle la validation des articles contrôlées sera enregistrée. Par défaut, le programme propose la date système. Le bouton adjacent permet d’ouvrir un calendrier pour sélectionner facilement une autre date. Destination Liste déroulante permettant la sélection de l’emplacement de destination par défaut des articles contrôlés : 􀂉 Emplacement principal de l’article : (valeur par défaut) l’emplacement principal défini pour l’article et le dépôt est proposé comme emplacement de destination. 􀂉 Aucun : aucun emplacement n’est proposé par défaut. L’utilisateur devra saisir l’emplacement de destination des quantités contrôlées. Classement Cette zone précise l’ordre de tri des lignes qui seront affichées dans la liste ouverte à la validation de la fonction : 􀂉 Par article : (valeur par défaut) les lignes sont classées par référence article. 􀂉 Par référence fournisseur: les lignes sont classées sur la référence du fournisseur. 􀂉 Par désignation : les lignes sont classées sur la désignation de l’article. 􀂉 Par emplacement : les lignes sont classées par code emplacement. Si la ligne est affectée à plusieurs emplacements, le tri est effectué sur le premier emplacement enregistré. 􀂉 Par zone : les lignes sont classées par zone emplacement (A, B, C ou Aucun). 􀂉 Par date de livraison : les lignes sont classées par date de livraison enregistrée sur la ligne. Si cette date est absente, le tri portera sur la date de livraison du bon de livraison, sinon sur la date de création du document. Menu Traitement © Sage 2007 1205 Pour les zones emplacements, voir les explications données dans le «Volet Emplacements – Dépôt», page 714. Bouton [OK] Valide les critères de sélection enregistrés et fait apparaître une fenêtre affichant les articles résultant de la sélection faite. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Contrôle qualité La validation de la fenêtre de sélection par le bouton [OK] fait apparaître une fenêtre « Contrôle qualité » donnant la liste des articles à contrôler en fonction des sélections faites. Le titre de cette fenêtre rappelle le nom du contrôleur, celui du domaine et la date de validation. Les contrôle s’effectue en : 1 . sélectionnant la ligne de l’article à contrôler, 2 . renseignant les colonnes quantités avec les nombres d’articles concernés, 3 . renseignant les motifs de retour ou de rebut, 4 . validant. Si on enregistre dans les colonnes quantités des valeurs dont la somme est inférieure à celle de l’article à contrôler, la différence est reportée dans la colonne Reste à contrôler. Si on enregistre dans les colonnes quantités des valeurs dont la somme est supérieure à celle de l’article à contrôler, un message s’affiche. « La quantité contrôlée est supérieure à la quantité de la ligne ! [OK] » En-tête de la fenêtre Les zones de l’en-tête ont les rôles suivants. Bouton [Imprimer] Ce bouton permet d’imprimer un état de contrôle des articles contrôlés. Cette impression ne propose pas de choix de modèle d’impression. Bouton [Valider les quantités des lignes sélectionnées] Ce bouton reporte la quantité restant à contrôler dans la colonne Qté validée de la ligne sélectionnée. Menu Traitement © Sage 2007 1206 Bouton [Valider les quantités contrôlées] Ce bouton ne devient actif que lorsqu’une ligne au moins a été contrôlée. Il permet de valider les informations saisies : 􀂉 Mise à jour des informations relatives aux emplacements, 􀂉 Génération des bons de retour ou des mouvements de sortie. Article à contrôler Zone informative sur les articles à contrôler. Article contrôlé Zone informative donnant les cumuls des contrôles effectués. Colonnes de la fenêtre Les différentes colonnes ont les rôles suivants. Colonne Etat Lorsque la ligne a été contrôlée, une icône s’affiche dans cette colonne. L’absence de cette icône signifie que la ligne n’a pas été contrôlée. Colonne Référence article Référence de l’article. Colonne Désignation Désignation de l’article. Colonne Origine Affiche l’emplacement de stockage de l’article en contrôle. Colonne Quantité Nombre total de l’article à contrôler. Colonne Conditionnement Conditionnement de l’article. 􀀳 Dans le cas d’articles à conditionnement, il est possible, par l’intermédiaire de la fonction Personnaliser la liste, d’afficher les colonnes concernant les articles colisés. Voir le titre «Personnalisation de la fenêtre du contrôle qualité», page 1208. Colonne Quantité validée Nombre d’articles acceptés qui iront rejoindre leur emplacement définitif. Colonne Quantité retour Nombre d’articles à retourner. La pièce qui sera générée est fonction du domaine de la pièce en cours de contrôle. Exemple Un contrôle de réception achat entraînera la création d’un bon de retour fournisseur. Colonne Motif retour Saisir manuellement le motif du retour. 69 caractères alphanumériques. Colonne Quantité rebut Nombre d’articles à mettre au rebut. Menu Traitement © Sage 2007 1207 Colonne Motif rebut Saisir manuellement le motif de la mise au rebut. 69 caractères alphanumériques. Colonne Reste à contrôler Différence entre le contenu de la colonne Quantité et la somme des valeurs saisies dans les colonnes Quantité validée, Quantité retour et Quantité rebut. Le programme renseigne automatiquement cette colonne. Colonne Destination Le contenu de cette colonne dépend du paramétrage fait dans la zone Destination de la fenêtre de sélection : 􀂉 Emplacement principal de l’article : l’emplacement principal défini pour l’article et le dépôt est mentionné. 􀂉 Aucun : aucun emplacement n’est proposé par défaut. L’utilisateur devra saisir l’emplacement de destination des quantités validées. Type article Zone disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permettant de limiter l’affichage des articles en proposant : 􀂉 Tous les articles : (valeur par défaut) tous les articles sont affichés. 􀂉 Articles contrôlés : seuls les articles contrôlés sont affichés. 􀂉 Articles à contrôler : seuls les articles non encore contrôlés sont affichés (zone Quantité contrôlée de l’en-tête = 0). Menu contextuel de la fenêtre de contrôle qualité La liste des lignes comporte un menu contextuel. Les menus contextuels sont détaillés dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné 􀂉 Dessélectionner l’élément courant. Une fonction spécifique apparaît. Pointer les éléments sélectionnés A un rôle identique à celui du bouton [Valider les quantités des lignes sélectionnées]. 􀀳 Une fenêtre « Personnaliser la liste » est disponible sur les lignes de la fenêtre. Elle est identique à celle de la pièce du domaine en cours de saisie. Menu Traitement © Sage 2007 1208 Personnalisation de la fenêtre du contrôle qualité On peut personnaliser la liste des documents des ventes soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les colonnes affichées dans la liste des lignes du contrôle qualité sont détaillées dans le tableau suivant. Colonne Affichée par défaut Etat Oui N° pièce Non Référence article Oui Référence furnisseur Non Désignation Oui Gamme 1 Non Gamme 2 Non N° série/lot Non Origine Oui Quantité Oui Qté colisée Non Qté validée Oui Qté colisée validée Non Conditionnement Oui Qté retour Oui Qté colisée retour Non Motif retour Oui Quantité rebut Oui Qté colisée rebut Non Motif rebut Oui Qté contrôlée Non Qté colisée contrôlée Non Reste à contrôles Oui Reste colisé à contrôler Non Destination Oui Zone Non Date livraison Non Dépôt Non Menu Traitement © Sage 2007 1209 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Génération des documents après contrôle Le bouton [Valider les quantités contrôlées] permet de valider les informations saisies dans les lignes effectivement contrôlées : 􀂉 en faisant la mise à jour des informations relatives aux emplacements, donc en rendant disponible les articles acceptés pour la vente, 􀂉 en générant des bons de retour ou des mouvements de sortie pour les articles retournés ou mis au rebut. Le programme va alors générer : 􀂉 des mouvements de transfert pour les quantités validées, 􀂉 des mouvements de sortie pour les quantités mises au rebut, 􀂉 des bons de retour fournisseurs pour les quantités refusées du domaine Achat, 􀂉 des factures ou des bons de livraison client pour les quantités refusées du domaine Vente, 􀂉 des mouvments de sortie pour les quantités refusées du domaine Interne. Ces opérations se font à partir d’une fenêtre « Génération des documents » dont l’aspect dépend du domaine à partir duquel elle est générée. Domaine Achats. Domaine Ventes. Domaine Stocks. Menu Traitement © Sage 2007 1210 Les zones entrant dans la composition de ces fenêtres sont les suivantes. Type document de sortie Ce type dépend du domaine concerné. Date Date de la pièce qui sera générée. Par défaut, date du système. Modifiable en particulier avec le bouton ouvrant le calendrier. Statut Statut défini pour le type de pièce à générer tel qu’il a été défini dans les options de la fiche de l’entreprise. Souche Cette option se compose de deux zones. La première est une liste déroulante qui propose la sélection d’une souche pour le type de document à générer. La seconde permet d’enregistrer le premier numéro de pièce qui sera généré (proposé par le programme à la suite du dernier utilisé). N° pièce mouvement transfert Zone proposant le premier numéro disponible des mouvements de transfert pour les articles validés. Modifiable. N° pièce sortie/rebut Zone proposant le premier numéro disponible des pièces de sortie dans le cas d’articles mis au rebut. Modifiable. Référence Zone permettant la saisie d’une référence au gré de l’utilisateur. Impression des documents de retour Case à cocher lançant immédiatement l’impression des documents de retour ou des documents internes de sortie. Bouton [OK] Valide les critères de sélection enregistrés et génère les pièces nécessaires. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Gestion des emplacements lors du contrôle Les quantités contrôlées sont ventilées sur les emplacements de destination. Exemple Soit la facture fournisseur FAG001 avant contrôle. Les articles sont stockés dans des emplacements de con- Vente Achat Stock Interne Bon de livraison Facture Bon de retour Facture Pas utilisé Premier document interne de type sortie de stock Menu Traitement © Sage 2007 1211 trôle. Le contrôle de qualité est effectué et les articles sont répartix dans les emplacements définitifs suivants. Après contrôle, la facture fournisseur s’établit comme suit. Le mouvement de transfert TR001 généré à la validation a les caractéristiques suivantes. Si les 2 articles de C2 avaient été retournés au fournisseur au lieu de rester à valider, une facture ou un bon de retour aurait été émis avec une ligne de ce type. Article Qté ligne Emplacement Qté par emplacement Reste à contrôler ART01 10,00 C1 2,00 2,00 C2 5,00 5,00 C3 3,00 3,00 Emplacement de contrôle Emplacement définitif Quantité C1 E1 2,00 C2 E2 3,00 C3 E3 3,00 Article Qté ligne Emplacement Qté par emplacement Reste à contrôler ART01 10,00 C1 2,00 0,00 C2 5,00 2,00 C3 3,00 0,00 Article Qté ligne Emplacement Qté par emplacement ART01 – 8,00 C1 – 2,00 C2 – 3,00 C3 – 3,00 ART01 8,00 E1 2,00 E2 3,00 E3 3,00 Article Qté ligne Emplacement Qté par emplacement Reste à contrôler ART01 2,00 C2 2,00 0,00 Menu Traitement © Sage 2007 1212 Traitement par lot Traitement / Traitement par lot Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes les fonctions que l’utilisateur peut utiliser périodiquement. Ces fonctions sont les suivantes : 􀂉 «Facturation périodique», page 1213, 􀂉 «Réapprovisionnement», page 1223, 􀂉 «Envoi commandes fournisseurs», page 1237, 􀂉 «Réception des devis confirmés», page 1243. Menu Traitement © Sage 2007 1213 Facturation périodique Traitement / Traitement par lot / Facturation périodique Cette commande permet d'automatiser l’émission des factures clients en transformant les diverses pièces de vente en attente. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Facturation périodique] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Notez que : 􀂉 la gestion des emplacements affectés aux lignes des bons de livraison issues de la transformation des documents par cette fonction s’effectue en fonction du paramétrage de la zone Priorité de déstockage (volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ») ; 􀂉 lorsque l’option Gestion des stocks négatifs est activée (même volet que pour le déstockage), les quantités rendant le stock négatif sont imputées sur l’emplacement principal de l’article. Si l’emplacement principal n’est pas renseigné, la quantité est imputée sur l’emplacement par défaut du dépôt. Sélection simplifiée - Facturation périodique Cette commande s'ouvre sur une fenêtre de sélection. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Bouton [Etat de contrôle] Permet l’impression d’un état de contrôle reprenant les éventuelles indisponibilités en stock. 􀀳 L’état de contrôle doit être imprimé avant la transformation. Cet état vous donne par article, et en fonction des commandes enregistrées, les éventuelles ruptures de stock, mises en reliquat et générations de préparation de commande fournisseur qui seront effectuées lors de la transformation. Cet état ne sera imprimé que si d’une part des bons de commande ou des devis ont été sélectionnés et que d’autre part ces derniers contiennent des articles gérés en stock. Documents à transformer en facture Liste déroulante proposant les choix suivants : Menu Traitement © Sage 2007 1214 􀂉 Tous : les lignes des devis, bons de commande, préparations de livraison, bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir financier répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Devis : seules les lignes des devis répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Bon de commande : seules les lignes des bons de commande répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Préparation de livraison : seules les lignes des préparations de livraison répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Bon de livraison : seules les lignes des bons de livraison répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Bon de retour : seules les lignes des bons de retour répondant à la sélection seront transformées en facture, 􀂉 Bon d’avoir financier : seules les lignes des bons d’avoir financier répondant à la sélection seront transformées en facture. Date de / à Zones permettant de sélectionner les documents à transformer sur leur date de création. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date livraison de / à Zones permettant d’effectuer une sélection sur la date de livraison des lignes des documents sélectionnés. La date de livraison indiquée dans l’en-tête des bons de commande pouvant être modifiée ligne à ligne, l’utilisation de ce critère permet de ne pas transformer en facture l’ensemble des lignes de la pièce d'origine mais uniquement celles répondant à la sélection. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Numéro de client de / à Zones permettant de préciser la fourchette des numéros de clients sur laquelle les pièces d'origine doivent être sélectionnées. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner l’ensemble des clients. Périodicité Liste déroulante proposant toutes les périodicités enregistrées dans l’option Périodicité ainsi qu’un item supplémentaire Toutes (valeur par défaut). La périodicité permet d’établir le rythme d’envoi des bons de livraison. Impression des factures Boîte à cocher, cochée par défaut, imposant au programme d’imprimer immédiatement les factures. Vous pouvez la désactiver si vous désirez imprimer les factures ultérieurement. Le nombre de factures imprimées par client sera celui précisé dans la fenêtre «Informations document» de chaque pièce générée. Cette valeur est reprise par défaut de la fiche du client concerné (volet « Complément »). Bouton [OK] Lance la génération des factures clients en fonction des paramétrages faits dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Annule la fonction. Format de sélection - Facturation périodique Le bouton [Plus de critères] ouvre la fenêtre du format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1215 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Fichier Champ Choix proposés Voir Facturation périodique Type d’état Facture, Etat de contrôle (1) Facturation périodique Document à transformer Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d'avoir financier (1) Facturation périodique Gestion reliquat Ligne de document, Document complet (2) Facturation périodique Reliquat Oui, Non (2) Facturation périodique Quantité à facturer Disponible, Aucune, Stock négatif (2) Facturation périodique Commande fournisseur Complément, Nouvelle, Aucune (2) Facturation périodique Impression des factures Oui, Non (1) Facturation périodique Mise à jour des taux de taxes Non, Oui (2) Facturation périodique Mise à jour des cours Aucune, Devises entête, Devises dossier, Monnaie de tenue entête, Monnaie de tenue dossier (2) Facturation périodique Application des barèmes Non, Oui (2) Facturation périodique Recalcul prix de vente Non, Oui (2) Facturation périodique Conserver le devis d’origine Non, Oui (2) Facturation périodique Date de livraison A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente entête N° de pièce A saisir (2) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document vente entête Dépôt de stockage A saisir (2) Document vente entête Représentant A saisir (2) Document vente entête Mode d'expédition Tous, liste des modes d'expédition (2) Menu Traitement © Sage 2007 1216 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Ces critères concernent à la fois la sélection des bons de commande clients et le traitement des bons de livraison générés. 􀀳 Des critères supplémentaires peuvent être ajoutés en utilisant les zones de saisie en haut des colonnes. Facturation périodique / Gestion reliquat La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Ligne de document : (valeur par défaut) chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou mise en reliquat), 􀂉 Document complet : le document complet est mis en reliquat dès lors qu’une ligne ne peut être transformée. Facturation périodique / Reliquat La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui (valeur par défaut) : permet la gestion des indisponibilités en stock lors de la transformation des documents. Les quantités manquantes seront conservées en reliquat, 􀂉 Non : aucun reliquat ne sera conservé. La pièce d’origine sera considérée comme soldée. La quantité commandée initialement ne sera pas enregistrée. Cette ligne de critères ainsi que les suivantes sont intimement liées. Facturation périodique / Quantité à facturer La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Disponible : en cas d’indisponibilité, la quantité livrée sera celle disponible en stock (valeur par défaut). La quantité manquante sera indiquée en reliquat dans le document d’origine si la ligne de critère Facturation périodique / Reliquat est paramétrée sur Oui ; 􀂉 Aucune : en cas d’indisponibilité en stock d’une partie de la quantité commandée, l’article n’est pas livré. La commande de l’article non livré n’est pas conservée en reliquat si la ligne de critère Facturation périodique / Reliquat est paramétrée sur Non. La ligne de la commande est alors supprimée ; 􀂉 Stock négatif : les articles seront livrés même si leur stock est négatif. Rappelons que seuls les articles gérés au CMUP peuvent avoir un stock négatif et que la gestion des stocks négatifs est autorisée dans le volet « Fichier / A propos de… / Commercial ». Facturation périodique / Commande fournisseur Cette ligne de critère réalise les mêmes opérations que celles qui peuvent être paramétrées en cas d’indisponibilité d’un article en stock. Veuillez vous y reporter pour tout renseignement complémentaire. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Complément (valeur par défaut) : une ligne de commande est ajoutée au bon de préparation de commande au fournisseur principal de l’article; s’il n’en existe aucun, un nouveau bon est créé, 􀂉 Nouvelle : une nouvelle préparation de commande au fournisseur principal de l’article est générée, 􀂉 Aucune : aucune préparation de commande fournisseur n’est générée. Cette option nécessite le rattachement d’un fournisseur à chaque fiche article. Document vente entête Périodicité Toutes, liste des périodicités (1) Facturation périodique Recalcul des frais d’expédition Oui, Non (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Traitement © Sage 2007 1217 􀀳 Ces trois critères ne sont utiles que lors de la transformation en facture d’un devis ou d’un bon de commande. Facturation périodique / Mise à jour des taux de taxes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes (menu Structure) afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 a été modifié dans le volet « Complément » de l’article. 􀂉 Non : (valeur par défaut) le taux et le compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 associés à la ligne sont conservés. Facturation périodique / Mise à jour des cours Cette option permet de mettre à jour les lignes de document disposant d’une valorisation dans une devise, dans le cas où une modification du cours de cette dernière est intervenue. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisés que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre « Informations document » alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Facturation périodique / Application des barèmes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Non : (valeur par défaut) aucun barème ne sera appliqué lors de la transformation des documents, 􀂉 Oui : permet l’application automatique des barèmes lors de la transformation des documents en bon de livraison. Lorsque l’en-tête des documents mentionne une centrale d’achat, les barèmes appliqués seront ceux de la centrale d’achat. Facturation périodique / Recalcul du prix de vente Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) ne lance pas le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. 􀂉 Oui : lance le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. Facturation périodique / Conserver le devis d’origine Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) si la livraison et la facturation sont faites à partir d’un devis, ce devis n’est pas conservé. 􀂉 Oui : conserve le devis d’origine au cas où la facture serait générée à partir d’une telle pièce. Menu Traitement © Sage 2007 1218 Document vente entête / N° de pièce Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Préciser la fourchette de numéros de pièce sur laquelle les pièces doivent être sélectionnées. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les numéros de pièce. Document vente entête / Dépôt de stockage Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Permet de sélectionner les documents à partir du dépôt précisé dans l’en-tête. Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les dépôts. Document vente entête / Représentant Les valeurs limites de sélection doivent être saisies dans les colonnes De et à. Préciser le ou les représentants concernés par les livraisons (ceux mentionnés dans la fiche «Information document»). Ce critère ne mentionne rien par défaut, ce qui équivaut à sélectionner tous les représentants. Document vente entête / Mode d’expédition La liste déroulante de la colonne De permet de sélectionner le mode d’expédition attaché aux documents. Ce critère mentionne Tous par défaut. Document vente entête / Périodicité La liste déroulante de la colonne De permet de sélectionner la périodicité de facturation attachée aux documents. Ce critère mentionne Tous par défaut. Facturation périodique / Recalcul des frais d’expédition Cette ligne de critère propose : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) le programme procède au recalcul des frais d’expédition dans le cas où le montant de ces frais aurait été modifié dans l’option Mode d’expédition et en fonction des paramétrages faits dans la fiche de l’entreprise et du montant des lignes de la pièce (application éventuelle du franco de port). S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. 􀂉 Non : les frais d’expédition ne sont pas recalculés lors d’une transformation. S’il existe un reliquat, aucun frais d’expédition ne lui sera appliqué. Lignes optionnelles du format de sélection - Facturation périodique Le format de sélection de la commande Facturation périodique peut être complété avec des lignes de sélection non proposées par défaut mais qui permettent le regroupement des factures selon certains critères. Ces lignes de critères sont détaillées sous le titre «Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients», page 1190. Les lignes de critères utilisables dans la commande Facturation périodique sont les suivantes : Fichier Champ Facturation périodique Fusion lieux de livraison Fusion dépôts de stockage Fusion affaire Fusion mode expédition Fusion condition livraison Fusion transaction Fusion régime Fusion périodicité Fusion code langue Fusion nombre factures Menu Traitement © Sage 2007 1219 Transformation et impression - Facturation périodique Le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou le bouton [Imprimer] du format de sélection lancent les opérations suivantes : 􀂉 la transformation des pièces sélectionnées en factures, 􀂉 leur impression, si elle a été demandée, 􀂉 la génération des reliquats s’il y a lieu, 􀂉 la génération des préparations de commande fournisseurs si vous l’avez demandée, 􀂉 la modification du stock et des informations statistiques. 􀀳 Le traitement des reliquats et des stocks n’est possible que si les pièces d’origine sont des devis ou des bons de commande clients. Les lignes concernant des articles identiques ne sont pas regroupées par cette transformation et sont imprimées avec les références de la pièce d’origine si l’objet de mise en page correspondant a été mentionné dans le document de mise en page (voir les Annexes). Le lancement de l’impression ouvre une première fenêtre «Transformation documents». Il vous est alors demandé d’indiquer la date et le premier numéro de pièce des factures générées : 􀂉 factures clients dans le cas de la sélection des devis, bons de commande, préparations de livraison et bons de livraison, 􀂉 factures d’avoirs clients dans le cas d’avoirs financiers clients, 􀂉 factures de retours clients dans le cas de bons de retour. Date Cette zone propose la date système (date de l'ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Statut Permet de préciser le statut des pièces qui seront générées en cas d’utilisation de la gestion du suivi des pièces. Voir l’option «Organisation», page 172 ainsi que la commande «Autorisations d’accès», page 210. Fusion unité colisage Fusion payeur Fusion taux escompte Fusion catégorie tarifaire Fusion provenance Fichier Champ Menu Traitement © Sage 2007 1220 Souche Liste déroulante permettant de choisir l'intitulé des souches enregistré dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise, auquel vous voulez affecter les documents générés. Numéro Zone de saisie à droite de la précédente affichant le premier numéro libre correspondant à la souche sélectionnée. Cette valeur est modifiable. 􀀳 Il n'est pas possible d'affecter un numéro qui soit déjà utilisé. Bouton [OK] Cliquer sur ce bouton pour lancer la génération des factures. Bouton [Annuler] Cliquer sur ce bouton pour arrêter le processus. Si vous avez demandé l’impression des bons de livraison la fenêtre de sélection du modèle vous sera ensuite proposée. Macintosh Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Le bouton [Modèle] permet de sélectionner le modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton [Modèle] permet : 􀂉 la sélection automatique du modèle de mise en page, 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Windows Les explications qui suivent concernent la version Macintosh du programme. Menu Traitement © Sage 2007 1221 Le programme propose de lui-même la sélection du modèle de mise en page défini dans l’option Organisation pour le type de document à imprimer en inscrivant dans la zone Nom la désignation du modèle préparamétré précédé du chemin pour y parvenir. Le fait de valider par la touche ENTREE du clavier alphanumérique permet : 􀂉 la sélection automatique de ce modèle, 􀂉 le lancement de l’impression. Si vous n’avez rattaché aucun modèle au type de pièce à imprimer, il faudra sélectionner le modèle à utiliser dans la liste affichée par la fenêtre puis cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Version Les explications qui suivent concernent toutes les versions du programme tant Windows que Macintosh. Si les options Impression gamme en colonne, Regroupement par article, Impression des glossaires rattachés à l’article et Tri selon référence article ont été sélectionnées avant de cliquer sur le bouton [Modèle], ces options s’appliqueront au modèle de mise en page utilisé. Ces options seront enregistrées dans le fichier PRÉFÉRENCES. La sélection des options Impression gamme en colonne, Rupture n° pièce du BC ou Rupture n° pièce du BL implique d’utiliser un modèle de mise en page approprié. La liste propose tous les modèles de mise en page paramétrés à l’aide de la commande Mise en page. Pour en sélectionner un, cliquez sur sa ligne, cochez les options qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Impression gamme en colonne Option ne concernant que les articles à gammes de type produit et permettant de regrouper les lignes se rapportant à une même référence article. L’utilisation de cette fonction implique que les prix et les remises soient identiques d’un énuméré de gamme à l’autre. La gamme 1 apparaît toujours en colonne, que l’article soit en double gamme ou non. La présentation est fonction du paramétrage du modèle de mise en page. Regroupement par article Comme dans le cas de l’option précédente, celle-ci permet de regrouper les lignes de document consécutives concernant la même référence article. Cette option ne concerne pas les articles à gamme. Impression des glossaires rattachés à l’article Option permettant l’impression de tous les glossaires rattachés à l’article à condition que les objets de mise en page Glossaire article ou Texte global soient intégrés au modèle de mise en page sélectionné. Impression détail nomenclature article Imprime le détail de la nomenclature de fabrication dans le cas des articles de ce type. Impression détail des lignes composantes Imprime le détail des composants dans le cas des articles à nomenclature commerciale / composé. Tri selon référence article Cette option permet de demander à ce que les lignes de pièce soient triées, lors de l’impression, par numéro de référence article. Par défaut, les lignes sont imprimées dans l’ordre de saisie. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BC Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de commande d’où proviennent les lignes imprimée. Menu Traitement © Sage 2007 1222 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 un tri sur la référence article est demandé, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée. Rupture N° pièce du BL Cette option permet de demander une rupture sur les numéros de bons de livraison d’où proviennent les lignes imprimée. 􀀳 Il est nécessaire que le modèle de mise en page ait été paramétré pour permettre cette impression. Cette option sera estompée au cas où : 􀂉 une rupture par numéro de bon de commande est demandée, 􀂉 une rupture par numéro de bon de livraison est demandée, 􀂉 une impression des gammes en colonne est demandée. Impression des articles non livrés Cette option entraîne l’impression des articles non livrés dont la quantité est à zéro. Menu Traitement © Sage 2007 1223 Réapprovisionnement Traitement / Traitement par lot / Réapprovisionnement Cette commande automatise le réapprovisionnement des articles soit chez les fournisseurs soit par fabrication interne. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Réapprovisionnement] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Cette commande permet : 􀂉 d'imprimer un état donnant les besoins en réapprovisionnement des articles dont le stock est en rupture ou inférieur aux quantités minima paramétrées, 􀂉 de générer automatiquement des préparations de commandes ou des bons de commande fournisseurs si l'article est approvisionné à l'extérieur, 􀂉 de générer des préparations de fabrication si l'article est assemblé en interne. Dans ces deux derniers cas, il est d'abord proposé à l'utilisateur une liste d'articles à réapprovisionner dans laquelle il pourra faire toutes les modifications voulues. 􀀳 Cette commande ne peut rendre les services que vous êtes en droit d'en attendre que si vous avez complété avec soin, dans le volet «Stock» des fiches articles, les zones Mini et Maxi pour chacun des dépôts de stockage dans lesquels les articles sont référencés et si vous avez associé un ou plusieurs fournisseurs à chaque article, mis à part les nomenclatures. Si vous n'avez pas réalisé ces paramétrages préalables, le programme n'aura aucune base pour vous proposer des quantités de réapprovisionnement valables. Sélection simplifiée – Réapprovisionnement Cette commande s'ouvre sur une fenêtre de sélection. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Bouton [Etat de contrôle] Permet l’impression d’un état de contrôle reprenant les éventuelles indisponibilités en stock et les besoins en réapprovisionnement. 􀀳 L’état de contrôle doit être imprimé avant la génération des pièces. Menu Traitement © Sage 2007 1224 Cet état vous donne par article, en tenant compte du stock réel, des réservations clients ou des commandes fournisseurs ainsi que des quantités mini et maxi enregistrées pour chaque dépôt dans le volet « Stock » de leur fiche, les quantités qu'il est nécessaire de réapprovisionner pour ne pas tomber en rupture de stock. Type Cette option permet de définir le type de réapprovisionnement : 􀂉 Fournisseur : (valeur par défaut) dans ce cas, et en fonction des cumuls de stock de la fiche article et des seuils de réapprovisionnement enregistrés dans ces mêmes fiches, le programme générera automatiquement : 􀂉 des préparations de commande fournisseurs pour les articles non nomenclaturés, 􀂉 des préparations de fabrication pour les articles nomenclaturés. 􀂉 Fabrication : dans ce cas le programme examine toutes les préparations de fabrication existantes ainsi que l'état du stock des composants de chaque article nomenclaturé mentionné. En fonction de cela il génère : 􀂉 des préparations de commande fournisseurs pour les composants non nomenclaturés, 􀂉 d'autres préparations de fabrication pour les composants nomenclaturés. 􀂉 Les deux : cette option cumule les deux modes précédents et permet de les exécuter en une seule opération. Le réapprovisionnement de type Fournisseur est effectué avant le réapprovisionnement de type Fabrication. Ce dernier exploite les informations générées par le réapprovisionnement fournisseur. Si les articles qui composent votre gamme comportent beaucoup d'articles à nomenclatures eux-mêmes formés d'autres articles à nomenclature (rappelons que Sage Gestion commerciale autorise 10 niveaux de nomenclatures imbriqués), il faudra lancer à autant de reprises que nécessaire cette fonction (10 fois au maximum) pour déterminer les besoins des nomenclatures successives. 􀀳 Le format de sélection détaillé propose, pour ce critère, d’autres options permettant le réapprovisionnement sur fabrication. Voir le titre «Format de sélection - Réapprovisionnement», page 1226. Seuil Cette zone à liste déroulante permet de définir les seuils de réapprovisionnement : 􀂉 Commande client : (valeur par défaut) le déclenchement s’effectue lorsque la stock à terme est inférieur à 0. 􀂉 Stock mini : lorsque le stock à terme est inférieur au stock minimum paramétré dans le volet «Stock» de la fiche article (pour le dépôt correspondant). 􀂉 Stock maxi : lorsque le stock à terme est inférieur au stock maximum paramétré pour l’article dans le dépôt correspondant. 􀂉 Prévisions quantités fabriquées : ce critère est réservé aux articles à nomenclature de fabrication dont la case à cocher Réappro./prévisions est cochée dans des volets « Prévisions » ou « Prévisions / Gammes » de leur fiche nomenclature. Le déclenchement aura lieu lorsque le stock à terme sera inférieur à la prévision de fabrication de ces mêmes volets pour la période considérée. Dans ce dernier cas, la quantité générée dans la préparation de fabrication sera la suivante : Quantité d’approvisionnement calculée = Cumul des prévisions des quantités fabriquées entre la date du jour et la date livraison client – Quantité commandée dont la date de livraison / fabrication est inférieure à la date de sélection – Stock réel + Valeur à atteindre. Les prévisions des quantités fabriquées tiennent compte des entrées et sorties prévisionnelles. Si aucune date de livraison client n’est mentionnée, le programme se basera sur les prévisions de fabrication. Livraison client au Zone permettant de sélectionner les articles à réapprovisionner ou à fabriquer en fonction de la date de la commande client ayant généré le besoin. Menu Traitement © Sage 2007 1225 􀂉 Si aucune date n’est saisie, le traitement s’effectue classiquement. Le réapprovisionnement est proposé pour les articles dont le stock à terme est négatif. 􀂉 Si une date est enregistrée, le réapprovisionnement est proposé en tenant compte des dates de livraison des commandes clients. Les bons de commande clients dont les dates de livraison sont ultérieures à la date saisie ne sont pas pris en compte dans la calcul de la quantité réservée. 􀀳 Si la pièce de vente ne comporte pas de date de livraison, le programme mentionne la date de la ligne d’article, puis à défaut celle de la pièce. Quantité à réapprovisionner (Qté à réappro.) Liste déroulante proposant le choix du seuil de réapprovisionnement : 􀂉 Commande client : (valeur par défaut) les quantités proposées au réapprovisionnement permettront d'honorer les commandes clients en attente et répondant aux critères de sélection. Aucun réapprovisionnement n'est proposé pour un article dont le stock à terme est supérieur ou égal à 0. Si une date est saisie dans la zone Livraison client au, le calcul des quantités à réapprovisionner prend en compte les bons de commande clients dont la date de livraison est antérieure à la date butoir. 􀂉 Atteinte stock mini : les quantités proposées par le programme permettront d'atteindre le stock minimum paramétré dans le volet « Stock » de l'article. 􀂉 Atteinte stock maxi : les quantités proposées par le programme permettront d'atteindre le stock maximum paramétré dans le volet « Stock » de l'article. Le tableau ci-dessous résume les modes de calcul des quantités proposées au réapprovisionnement en fonction des paramètres proposés par cette zone. Exemple Soit un article X qui dispose des cumuls de stock suivants : Suivant le paramétrage fait dans cette zone, le programme vous proposera d'approvisionner : Commande client : 5, c'est-à-dire Réservé – Stock réel = Commandé, Atteinte stock mini : 15, c'est-à-dire Stock mini – Stock réel + Réservé, Atteinte stock maxi : 25, c'est-à-dire Stock maxi – Stock réel + Réservé. Quantité à réapprovisionner Formule de calcul Commentaire Commande client = Quantité des commandes clients (en tenant compte des dates de livraison) – Stock réel – Stock commandé Pas de proposition de réapprovisionnement si la formule donne une valeur négative Atteinte stock mini = Quantité des commandes clients (en tenant compte des dates de livraison) + Stock mini – Stock réel – Stock commandé Pas de proposition de réapprovisionnement si la formule donne une valeur négative Atteinte stock maxi = Quantité des commandes clients (en tenant compte des dates de livraison) + Stock maxi – Stock réel – Stock commandé Pas de proposition de réapprovisionnement si la formule donne une valeur négative Stock réel Commandé Réservé A terme Mini Maxi 5 0 10 -5 10 20 Menu Traitement © Sage 2007 1226 Quantités Liste déroulante proposant : 􀂉 Valeur calculée : (valeur par défaut) le programme propose de commander (ou de fabriquer) la quantité d'articles permettant d'atteindre le seuil de réapprovisionnement défini dans la zone précédente. 􀂉 Colisage : le programme propose de commander la quantité d'articles permettant d'atteindre le seuil de réapprovisionnement défini dans la zone précédente mais en tenant compte de la valeur saisie dans la zone Colisage de la fiche du fournisseur retenu pour l'article. 􀂉 Q.E.C. : le programme propose de commander la quantité d'articles permettant d'atteindre le seuil de réapprovisionnement défini dans la zone précédente mais en tenant compte de la valeur saisie dans la zone QEC (Quantité économique de commande) de la fiche du fournisseur retenu pour l'article. 􀀳 En cas de préparation de fabrication, les valeurs saisies dans les zones Colisage et QEC ne sont pas prises en compte. Dépôt Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les dépôts de stockage seront pris en compte, 􀂉 Liste des dépôts : seuls les articles référencés dans le dépôt sélectionné seront proposés pour le réapprovisionnement. Article de / à Listes déroulantes éditables permettant de sélectionner les articles sur lesquels doit porter le réapprovisionnement. 􀂉 Si vous laissez ces zones vides, tous les articles seront concernés. 􀂉 Si vous enregistrez la même référence dans les deux zones, seul cet article sera pris en compte. 􀂉 Si vous ne saisissez qu'une référence dans la zone de ou dans la zone à, ces valeurs seront considérées comme les limites à partir de laquelle ou jusqu'à laquelle le programme fera ses sélections. N° Fournisseur de / à Listes déroulantes éditables permettant de sélectionner les fournisseurs sur lesquels doit porter le réapprovisionnement. Le fonctionnement de ces zones est identique à celui des précédentes. Bouton [OK] Lance le processus de réapprovisionnement en fonction des paramétrages effectués. La fenêtre « Proposition de commande fournisseur » s'ouvre après quelques instants de recherches. Voir plus loin. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Format de sélection - Réapprovisionnement Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de la commande Réapprovisionnement. Menu Traitement © Sage 2007 1227 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un format de sélection vous offrant des critères de sélection plus complets. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme » qui vous donne toutes explications sur les formats de sélection. Bouton [Imprimer] Dans ce format de sélection, le bouton Imprimer a un rôle particulier et lance la commande paramétrée sur la ligne de critère Réapprovisionnement / Type : 􀂉 Fournisseur : (valeur par défaut) ce critère est identique à celui que l'on peut sélectionner dans la zone Type de la fenêtre de sélection simplifiée. 􀂉 Fabrication : ce critère est identique à celui que l'on peut sélectionner dans la zone Type de la fenêtre de sélection simplifiée. 􀂉 Etat de réapprovisionnement : un état mentionnant tous les réapprovisionnements proposés en fonction des critères définis est imprimé. Dans les deux premiers cas, la commande ouvre une fenêtre donnant la liste des articles correspondant aux sélections faites. Cette fenêtre est décrite plus loin. 􀀳 Le bouton Etat de contrôle n’est utilisable que dans le cadre de l’impression de l’état de contrôle du réapprovisionnement. Fichier Champ Chois proposés Voir Réapprovisionnement Type Fournisseur, Fabrication, Les deux, Etat de réapprovisionnement fournisseur, Etat de réapprovisionnement composants, Etat de réapprovisionnement composés (1) et (2) Réapprovisionnement Quantité à réapprovisionner Commande client, Atteinte stock mini, Atteinte stock maxi (1) Réapprovisionnement Quantité commandée Valeur calculée, Colisage, QEC (1) Réapprovisionnement Gestion des nomenclatures Oui, Non (2) Réapprovisionnement Articles Manquants, Tous (2) Réapprovisionnement Classement Par référence article, Par famille, Par fournisseur principal (2) Réapprovisionnement Détail énumérés de gamme Aucun, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + gamme 2, Gamme 2 + gamme 1 (2) Réapprovisionnement Niveau de nomenclature Premier niveau, Tous (2) Réapprovisionnement Livraison client A saisir (1) Menu Traitement © Sage 2007 1228 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir / Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Réapprovisionnement / Type Ce critère propose des choix déjà mentionnés dans la fenêtre de sélection simplifiée mais sous un ordre différent : 􀂉 Fournisseur : voir les explications données pour la zone Type dans la fenêtre de sélection simplifiée. 􀂉 Fabrication : voir les explications données pour la zone Type dans la fenêtre de sélection simplifiée. 􀂉 Les deux : cette option cumule les deux modes précédents et permet de les exécuter en une seule opération. Le réapprovisionnement de type Fournisseur est effectué avant le réapprovisionnement de type Fabrication. Ce dernier exploite les informations générées par le réapprovisionnement fournisseur. 􀂉 Etat réapprovisionnement fournisseur : la sélection de cette option entraîne l’impression d’un état récapitulatif, en fonction des sélections faites sur les autres critères, des articles et de leurs valeurs prises en compte dans le réapprovisionnement (stocks réel, en commande, réservé, à terme, mini et maxi). Cet état est obtenu en cliquant sur le bouton Imprimer, 􀂉 Etat réapprovisionnement composants : chaque composant est suivi des articles nomenclaturés dans lesquels il apparaît avec les quantités à réapprovisionner en regard et une ligne récapitule la quantité du composant à approvisionner pour permettre la fabrication, 􀂉 Etat réapprovisionnement composés : chaque nomenclature est suivie des composants dont elle est formée avec les quantités à réapprovisionner en regard et une ligne récapitule la quantité de la nomenclature qui sera possible de fabriquer. Réapprovisionnement / Gestion des nomenclatures Les choix proposés sont : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) le réapprovisionnement des nomenclatures s'effectue par une préparation de fabrication. 􀂉 Non : le réapprovisionnement des nomenclatures s'effectue par une préparation de commande fournisseur (s’il existe une référence fournisseur pour la nomenclature). Réapprovisionnement / Articles Les choix proposés sont : 􀂉 Manquants : (valeur par défaut) seuls les articles devant être réapprovisionnés sont imprimés. Réapprovisionnement Seuil de déclenchement Commande client, Stock mini, Stock maxi, Prévisions qtés fabriquées (1) Dépôts de stock Intitulé A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Articles/Nomenclatures Nomenclature Tous, Aucune, Fabrication, Commerciale composé, Commerciale composant, Article lié (2) Articles/Nomenclatures Contremarque Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Chois proposés Voir Menu Traitement © Sage 2007 1229 􀂉 Tous : tous les articles en stock, quel que soit l'état de leur stock, sont imprimés. Réapprovisionnement / Classement Liste déroulante permettant de classer les articles selon certains critères : 􀂉 Par référence article : (valeur par défaut) les articles sont classés sur leur référence. 􀂉 Par famille : les articles sont classés sur leur famille de rattachement. 􀂉 Par fournisseur principal : les articles sont classés dans l'ordre de référence de leur fournisseur principal. Réapprovisionnement / Détail énumérés de gamme Liste déroulante permettant de sélectionner les articles à gamme selon certains critères : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Réapprovisionnement / Niveau de nomenclature Les choix offerts par la colonne De sont les suivants : 􀂉 Premier niveau : seul le premier niveau de nomenclature est pris en compte dans la détermination du besoin en composants. 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les niveaux de nomenclature sont pris en compte dans le cas d’un réapprovisionnement de type Fabrication. Le programme génère alors une préparation de fabrication par dépôt de stockage et par niveau de nomenclature. Dans ce dernier cas, l’en-tête de la Préparation de fabrication reprend les informations suivantes : 􀂉 Date de la préparation de fabrication = date renseignée par l’utilisateur lors de la génération, 􀂉 N° de pièce de la préparation de fabrication = numéro de pièce renseigné par l’utilisateur lors de la génération, 􀂉 Référence de la préparation de fabrication = “NIVEAU” + le numéro de niveau de nomenclature géré. Exemple Supposons un article A nomenclaturé dont tous les composants sont à stock zéro et proviennent du même fournisseur. L’article A se compose successivement de : 3 articles B 1 article CC est composé de : 10 articles D 1 article EE est composé de : 5 articles F 2 articles GG est composé de : 3 articles H 3 articles J On établit une préparation de fabrication pour 1 article A et on lance un réapprovisionnement de type Fabrication. Le tableau ci-dessous résume les opérations réalisées en fonction des différents choix faits. Niveau nomenclature Type de pièce Numéro pièce Référence Article Quantité réapprovisionnem ent Premier niveau PC Fournisseur PC00001 A saisir Article B 3 Préparation fabrication PF0001 A saisir Article C 1 Menu Traitement © Sage 2007 1230 Articles/nomenclatures / Nomenclature Ce critère propose les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les articles nomenclaturés ou non seront concernés. 􀂉 Aucune : la sélection ignorera les articles nomenclaturés. 􀂉 Fabrication : seuls seront sélectionnés les articles à nomenclature de fabrication. 􀂉 Commerciale composé : seuls seront sélectionnés les articles à nomenclature commerciale composé. 􀂉 Commerciale composant : seuls seront sélectionnés les articles à nomenclature commerciale composant. 􀂉 Article lié : seuls seront sélectionnés les articles liés. Articles/nomenclatures / Contremarque Ce critère propose les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les articles en contremarque ou non seront concernés. 􀂉 Oui : seuls les articles en contremarque seront sélectionnés. 􀂉 Non : les articles en contremarque ne seront pas sélectionnés. Ce critère permet de lancer des opérations de réapprovisionnement pour des articles normalement gérés en contremarque et non selon le cycle habituel des commandes fournisseurs. Il est particulièrement indiqué pour les commandes d’initialisation du stock. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Réapprovisionnement Le bouton [Imprimer dans un fichier] de la fenêtre du format de sélection permet d’exporter les données de l’état de contrôle du réapprovisionnement en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur l’export des états. Tous Préparation commande fournisseur PC00001 A saisir Article B 3 Article D 10 Article F 5 Article H 6 Article J 6 Préparation fabrication PF0003 NIVEAU 3 Article G 2 Préparation fabrication PF0002 NIVEAU 2 Article E 1 Préparation fabrication PF0001 NIVEAU 1 Article C 1 Niveau nomenclature Type de pièce Numéro pièce Référence Article Quantité réapprovisionnem ent Menu Traitement © Sage 2007 1231 Proposition de commande fournisseur - Réapprovisionnement Cette fenêtre « Préparation de commande fournisseur » s'ouvre après le paramétrage des sélections du réapprovisionnement. Elle propose tous les articles trouvés en fonction des paramétrages effectués. Tous ces articles sont sélectionnés par défaut. Il est possible de : 􀂉 dessélectionner certaines lignes dont on ne veut pas lancer le réapprovisionnement, 􀂉 modifier le fournisseur proposé par défaut, 􀂉 modifier les quantités à commander ou à fabriquer, 􀂉 modifier la date de livraison. Ces possibilités vous seront exposées ci-dessous. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Pointer / Dépointer la sélection] Permet de dessélectionner ou de re-sélectionner les lignes des articles à réapprovisionner. Pour dessélectionner ou sélectionner à nouveau une ligne : 1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner (les sélections multiples sont possibles), 2 . cliquez sur ce bouton. La sélection d'une ligne est repérée par une coche ( ) dans la colonne P (Position). Bouton [Modifier le fournisseur] Permet de modifier le fournisseur, les quantités à commander ou à fabriquer ainsi que la date de livraison d'un article à réapprovisionner. L'utilisation de cette commande est décrite plus loin. Voir le titre «Modifier les informations d'une ligne de réapprovisionnement», page 1233. Bouton [Générer le réapprovisionnement] Ce bouton lance la génération des préparations ou des bons de commande fournisseur ou bien des préparations de fabrication pour les articles nomenclaturés assemblés en interne. La fenêtre qui s'ouvre est décrite plus loin. Voir le titre «Génération des commandes - Réapprovisionnement», page 1234. Menu Traitement © Sage 2007 1232 Bouton [Interrogation stock prévisionnel] Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, n’est actif que lorsqu’une ligne est sélectionnée dans la liste. Il ouvre alors la fenêtre «Interrogation du stock prévisionnel» de l’article dont la ligne était sélectionnée. 􀀳 Rappelons qu’il faut valider les références de l’article pour voir les lignes apparaître dans cette fenêtre. Voir le titre «Interrogation du stock prévisionnel de l’article», page 1433 pour plus de précisions sur cette fenêtre. Les colonnes ci-dessous sont celles proposées par défaut par le programme. Il est possible de personnaliser cette liste. Voir plus loin. Voir le paragraphe «Personnaliser les colonnes de la proposition de commande fournisseur», page 1233. Colonne Référence article Mentionne la référence de l'article à réapprovisionner. Colonne Désignation Mentionne la désignation de l'article à réapprovisionner. Colonne Unité de vente Mentionne l'unité de vente de l'article à réapprovisionner. Colonne Stock réel Mentionne le stock réel de l'article à réapprovisionner. Colonne Stock à terme Mentionne le stock à terme de l'article à réapprovisionner. Rappelons que le stock à terme est déterminé d'après la formule suivante : Stock à terme = Stock réel + Commandé fournisseurs – Réservé clients Colonne Dépôt de stockage Mentionne le dépôt de stockage dans lequel l'article doit être réapprovisionné. Colonne Type Précise le type de pièce à générer : 􀂉 PC : préparation de commande, 􀂉 PF : préparation de fabrication. Colonne Quantité unité de vente Précise le nombre d'unités de vente à réapprovisionner. Cette quantité sera divisée par l'unité de conversion enregistrée dans la fiche du fournisseur retenu pour constituer la quantité à acheter. Colonne Fournisseur Mentionne le fournisseur retenu pour l'article ou le nom du dépôt si la pièce à générer est une préparation de fabrication. Colonne P (Position) Indique par une coche ( ) que l'article de la ligne sera réapprovisionné. Menu contextuel de la proposition de commande fournisseur Cette liste propose un menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1233 Certaines fonctions de ce menu ne sont pas disponibles : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une fonction spécifique est présente : Pointer / dépointer les éléments sélectionnés Cette fonction a un rôle identique à celui du bouton Pointer/dépointer la sélection. Personnaliser les colonnes de la proposition de commande fournisseur Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre à partir de la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Il est possible d’ajouter les colonnes suivantes : 􀂉 Prévisions qtés fabriquées : affiche le cumul des prévisions des quantités fabriquées de la date système jusqu’à la date de sélection (pour les articles à nomenclature de fabrication uniquement). 􀂉 Délai fournisseur : affiche le délai de livraison du fournisseur défini dans la fiche fournisseur de l’article (cette information ne concerne que les articles non nomenclaturés dans le cadre des préparations de commande). Modifier les informations d'une ligne de réapprovisionnement Pour modifier les informations liées à une ligne d'article en réapprovisionnement, opérez comme suit : 1 . sélectionnez la ligne à modifier ; 2 . cliquez sur le bouton [Modifier le fournisseur]. 􀀳 Si plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la première sera concernée. Une fenêtre « Données fournisseur » s'ouvre alors. Menu Traitement © Sage 2007 1234 Type de fournisseur Liste déroulante permettant de choisir : 􀂉 le Fournisseur principal, dans ce cas, la zone de saisie à droite est estompée; 􀂉 un Fournisseur de l'article, à choisir dans la zone suivante ; 􀂉 un Fournisseur parmi tous ceux que vous avez enregistrés dans les fichiers. 􀀳 Si vous avez sélectionné la ligne d'un article à fabriquer, cette zone et la suivante ne sont pas accessibles. Référence fournisseur Liste déroulante éditable disposée à droite de la précédente et permettant les actions suivantes en fonction des choix faits dans la zone précédente : 􀂉 Fournisseur principal : cette zone est inaccessible. Le fournisseur principal de l'article est sélectionné par défaut. 􀂉 Fournisseur de l'article : la liste qui s'ouvre ne mentionne que les fournisseurs référencés pour l'article en question (saisis dans le volet «Fiche principale» de l'article). 􀂉 Fournisseur : la liste qui s'ouvre propose tous les fournisseurs enregistrés. Quantité commandée Cette zone mentionne par défaut la valeur mentionnée dans la colonne Quantité unité de vente pour l'article considéré. Elle est modifiable. Date livraison Cette zone mentionne par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur) augmentée du délai d’approvisionnement enregistré dans la fiche fournisseur. Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications faites et les reporter sur la ligne considérée. Bouton [Annuler] Cliquez sur ce bouton pour refermer cette fenêtre sans changements. Génération des commandes - Réapprovisionnement Cette fenêtre « Génération des commandes » s'ouvre après paramétrage des lignes d'articles à réapprovisionner et clic sur le bouton [Générer le réapprovisionnement]. Cette fenêtre permet les réglages suivants. Menu Traitement © Sage 2007 1235 Articles/Nomenclatures / Nomenclature Choix proposés par cette liste déroulante : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les articles sont pris en compte. 􀂉 Oui : seules les préparations de fabrication sont générées, le réapprovisionnement des articles sans nomenclature n'est pas effectué. 􀂉 Non : seules les préparations de commande sont générées, le réapprovisionnement des articles à nomenclature n'est pas effectué. Type Liste déroulante offrant les choix suivants. 􀂉 Préparation de commande : (valeur par défaut) des préparations de commande seront générées pour tous les fournisseurs retenus. 􀂉 Bon de commande : des bons de commande seront générés pour tous les fournisseurs retenus. Le programme regroupe sur une même pièce les articles commandés à un même fournisseur. 􀀳 En ce qui concerne les fabrications de nomenclatures, le programme génère systématiquement des préparations de fabrication. Les pièces existantes (préparations de commande, bons de commande ou préparations de fabrication) ne sont pas complétées. Date Date de création des pièces. Par défaut le programme propose la date du jour (date du micro-ordinateur). Cette date est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Souche Le programme propose la souche par défaut paramétrée pour les pièces d'achat qui seront générées. Les souches sont enregistrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Modifiable. Toutes les pièces générées appartiendront à la même souche. Voir l’option «Organisation», page 172. Numéro dans la souche La zone à droite de la précédente propose le premier numéro disponible dans la souche sélectionnée pour le type de document retenu. Cette valeur est modifiable. N° pièce de stock Cette zone propose le premier numéro disponible dans la liste des préparations de fabrication qui seront (éventuellement) générées. Cette valeur est modifiable. Statut Cette zone permet de préciser le statut des pièces qui seront générées si vous utilisez le suivi du statut des pièces. Cette zone n’est disponible que pour les préparations de commande et bons de commande fournisseurs. Référence Zone destinée à la saisie d'une référence qui vous est propre. 17 caractères alphanumériques. Impression des documents Lors de la génération des commandes, ou des préparations de commandes fournisseur ou encore des préparations de fabrication, le cochage de cette option indiquera au programme de proposer à l’utilisateur la sélection d’un modèle de mise en page pour l’impression de ces documents. Le programme respectera, pour chaque document imprimé, les quantités d’impression paramétrées pour chaque modèle de document dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Menu Traitement © Sage 2007 1236 Bouton [OK] Lance la génération des pièces selon les paramétrages faits. Une fenêtre vous indique l'état d'avancement de la génération. Vous revenez ensuite à la fenêtre de sélection simplifiée ou au format de sélection. Bouton [Annuler] Annule la fonction et revient à la liste des articles à réapprovisionner. Menu Traitement © Sage 2007 1237 Envoi commandes fournisseurs Traitement / Traitement par lot / Envoi commandes fournisseurs Cette commande permet de traiter automatiquement les préparations de commande fournisseurs et de les transformer en bons de commande. Son fonctionnement est similaire à celui des commandes Livraison commandes client ou Facturation périodique de ce même menu. Sélection simplifiée - Envoi des commandes fournisseurs Cette fonction peut être lancée à partir du bouton [Envoi commandes fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Seuil de commande La liste déroulante de cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité saisie dans les préparations de commande en l’arrondissant à l’unité d’achat immédiatement supérieure. 􀂉 Atteinte stock mini : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité permettant de rendre le stock à terme égal au stock mini du dépôt de stockage considéré. 􀂉 Atteinte stock maxi : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité permettant de rendre le stock à terme égal au stock maxi du dépôt de stockage considéré. Ajustement La liste déroulante de cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité saisie dans les préparations de commande en l’arrondissant à l’unité d’achat immédiatement supérieure. 􀂉 Colisage : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité permettant d’atteindre le seuil de commande défini dans la zone précédente en l’arrondissant au colisage de la fiche référence fournisseur de l’article. 􀂉 Q.E.C. (valeur par défaut) : le programme proposera comme quantité à commander au fournisseur la quantité permettant d’atteindre le seuil de commande défini dans la zone précédente en l’arrondissant au Q.E.C. de la fiche référence fournisseur de l’article. Date Zones de saisie permettant de sélectionner les préparations de commande sur leur date. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1238 Date livraison Zones de saisie permettant de sélectionner les préparations de commande sur leur date de livraison. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. N° fournisseur Zones de saisie permettant de sélectionner une fourchette de fournisseurs. Impression des bons de commande Cette case à cocher (cochée par défaut) permet de demander ou non l’impression des bons de commande fournisseurs qui seront générés. Le programme respectera, pour chaque document imprimé, les quantités d’impression paramétrées pour le modèle de mise en page dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Bouton [Etat de contrôle] Ce bouton imprime un état de contrôle qui vous donne par fournisseur et par article les quantités qui seront passées en commande lors de la transformation. 􀀳 Cet état doit être imprimé avant la transformation. Bouton [OK] La validation de cette fenêtre ouvre la fenêtre «Transformation des documents» présentée plus loin. Format de sélection - Envoi des commandes fournisseurs Le bouton [Plus de critères] ouvre l’accès à la fenêtre de format de sélection suivante : Nous vous indiquons dans le tableau ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Menu Traitement © Sage 2007 1239 Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, sur les boutons proposés et les méthodes de saisie et de sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standard (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Envoi commandes fournisseurs / Mise à jour des cours Cette option permet de mettre à jour les lignes de document disposant d’une valorisation dans une devise, dans le cas où une modification du cours de cette dernière est intervenue. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue commerciale à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’entête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue commerciale à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Fichier Champ Choix proposé Voir Envoi commandes fournisseurs Type d’état Bon de commande, Etat de contrôle (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Envoi commandes fournisseurs Seuil de commande Aucun, Stock mini, Stock maxi (1) Envoi commandes fournisseurs Ajustement Aucun, Colisage, Q.E.C. (1) Envoi commandes fournisseurs Mise à jour des cours Aucune, Devises entête, Devises dossier, Monnaie de tenue entête, Monnaie de tenue dossier (2) 2. Ci-dessous. Envoi commandes fournisseurs Mise à jour des taux de taxes Non, Oui (2) Envoi commandes fournisseurs Regroupement des lignes Oui, Non (2) Envoi commandes fournisseurs Regroupement pièce Oui, Non (2) Envoi commandes fournisseurs Impression des bons de commande Oui, Non (1) Envoi commandes fournisseurs Date de livraison A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document achat entête N° de pièce A saisir (2) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document achat entête Dépôt de stockage A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 1240 Les choix « en-tête » ne doivent être utilisés que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Envoi commandes fournisseurs / Mise à jour des taux de taxes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés pour la catégorie comptable de l’article afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 a été modifié dans le volet «Complément» de l’article. 􀂉 Non : (valeur par défaut) les taux de taxe 1, 2 ou 3 associés à la ligne sont conservés. Envoi commandes fournisseurs / Regroupement des lignes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) les lignes concernant les mêmes articles seront regroupées en une seule ; 􀂉 Non : les lignes ne sont pas regroupées. Envoi commandes fournisseurs / Regroupement pièce La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) les préparations de commande concernant le même fournisseur sont regroupées en une seule sous les réserves évoquées dans le paragraphe Facturation périodique ; 􀂉 Non : les pièces ne sont pas regroupées. Document achat entête / N° de pièce Les colonnes De et à permettent de saisir une fourchette de numéros de préparations de commande. Document achat entête / Dépôt de stockage Les colonnes De et à permettent de saisir une fourchette de dépôts de stockage. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Lignes optionnelles du format de sélection - Envoi des commandes fournisseurs Le format de sélection de la commande Envoi commandes fournisseurs peut être complété avec des lignes de sélection non proposées par défaut mais qui permettent le regroupement des factures selon certains critères. 􀀳 Ces lignes de critères sont détaillées sous le titre Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients. Voir le titre «Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients», page 1190. Les lignes de critères utilisables dans la commande Envoi commandes fournisseurs sont les suivantes : Fichier Champ Envoi Cdes fournisseurs Fusion dépôts de stockage Fusion affaire Fusion mode expédition Menu Traitement © Sage 2007 1241 Transformation et impression - Envoi commandes fournisseurs Le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou le bouton Imprimer du format de sélection lancent les opérations suivantes : 􀂉 la transformation des préparations de commandes sélectionnées en bons de commande fournisseurs, 􀂉 leur impression, si elle a été demandée. Le lancement de l’impression ouvre une fenêtre « Transformation documents ». Il vous est alors demandé d’indiquer la date et le premier numéro de pièce des bons de commande générés. Date Cette zone propose la date système (date de l'ordinateur). Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Statut Permet de préciser le statut des pièces qui seront générées en cas d’utilisation de la gestion du suivi des pièces. Voir l’option «Organisation», page 172 ainsi que la commande «Autorisations d’accès», page 210. Souche Liste déroulante permettant de choisir l'intitulé des souches enregistré dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise, auquel vous voulez affecter le premier numéro de pièce. N° pièce Zone de saisie à droite de la précédente affichant le premier numéro libre correspondant à la souche sélectionnée. Cette valeur est modifiable. 􀀳 Il n'est pas possible d'affecter un numéro qui soit déjà utilisé. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour lancer la génération des bons de commande. Fusion condition livraison Fusion transaction Fusion régime Fusion code langue Fusion encaisseur Fusion taux escompte Fichier Champ Menu Traitement © Sage 2007 1242 Bouton [Annuler] Cliquez sur ce bouton pour arrêter le processus. Si vous avez demandé l’impression des bons de commande la fenêtre de sélection du modèle vous sera ensuite proposée. Menu Traitement © Sage 2007 1243 Réception des devis confirmés Traitement / Traitement par lot / Réception des devis confirmés Cette fonction permet de lancer la transformation en bons de commandes des devis confirmés reçus par l’intermédiaire de la messagerie Internet. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Réception devis confirmés] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». Il vous a été précisé plus haut que les documents des ventes peuvent être envoyés par mail aux clients respectifs. Les devis peuvent ainsi être envoyés pour acceptation par les clients et comportent une procédure permettant ce retour. Voir le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. La présente fonction a pour but de lancer le programme de messagerie que vous possédez et d’interroger votre boîte aux lettres pour en extraire les acceptations reçues. Ces mails d’acceptation comportent dans leur zone Objet un libellé qui les fait reconnaître par cette commande. 􀀳 Ces mails sont retournés à l’adresse du dépôt enregistré dans le volet « Fichier / A propos de… / Communication ». C’est à cette même adresse que la commande va les rechercher. Dès réception de l’acceptation les devis correspondants, stockés dans la commande Documents des ventes du présent menu, sont transformés en bons de commande (ou dans le type du document paramétré dans l'option Organisation de la fiche de l’entreprise à la suite des devis). Si le devis ainsi confirmé n’existe plus dans la liste des documents des ventes, un message d’erreur apparaîtra. « Le devis XXX pour le client YYY n’existe plus dans le fichier commercial. Voulez-vous continuer ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message sont : 􀂉 [Oui] : le message est ignoré et le traitement continue, 􀂉 [Non] : le traitement est arrêté. 􀀳 Dans le programme de messagerie, les messages traités par cette commande auront le statut «lus». Description de la fenêtre Les zones qui composent la fenêtre illustrée plus haut sont les suivantes. Menu Traitement © Sage 2007 1244 Date Date système (date du micro-ordinateur). Cette date peut être modifiée en la tapant ou en utilisant le calendrier. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser le statut qu’auront les pièces qui seront générées dans le cas de l’utilisation du circuit des pièces : 􀂉 Saisi (valeur par défaut), 􀂉 Confirmé, 􀂉 A livrer. Souche Première souche paramétrée dans l’option Organisation pour les bons de commande qui vont être générés. Numéro de pièce Premier numéro disponible pour la souche considérée. Commande fournisseur Zone à liste déroulante destinée aux articles en contremarque et proposant les trois choix suivants : 􀂉 Complément : (valeur par défaut) le programme recherchera une commande à l’intention du fournisseur de l’article et la complétera. S’il n’en trouve pas, il en créera une. 􀂉 Nouvelle : le programme crée systématiquement une nouvelle commande fournisseur. 􀂉 Aucune : le programme ne créera aucune commande fournisseur pour l’article en contremarque. Impression des bons de commande Les bons de commande client générés seront imprimés. Option non cochée par défaut. Le programme respectera, pour chaque document imprimé, les quantités d’impression paramétrées pour le modèle de mise en page dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Envoi accusé bon de commande par E-mail Cette option est cochée par défaut. Elle a pour conséquence que le bon de commande généré sera envoyé par e-mail sous la forme d’accusé de réception. 􀀳 Si un modèle de mise en page a été attaché aux bons de commande client (dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise), il sera utilisé. Si aucun modèle n’est rattaché, la fenêtre « Sélectionner le modèle » s’ouvrira. Suppression des messages traités Les acceptations de commande seront supprimées du programme de messagerie. Option non cochée par défaut. Menu Traitement © Sage 2007 1245 Gestion des règlements Traitement / Gestion des règlements Cette commande ouvre un menu hiérarchique. Les fonctions accessibles par ce menu sont les suivantes: 􀂉 «Saisie des règlements clients», page 1246, 􀂉 «Saisie des règlements fournisseurs», page 1266, 􀂉 «Génération des règlements», page 1268. Menu Traitement © Sage 2007 1246 Saisie des règlements clients Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements clients Cette commande permet d’enregistrer les règlements clients et de les rapprocher des échéances des factures. 􀀲 Application de l’euro Les fonctions de gestion des règlements permettent bien évidemment la saisie des règlements en euros qui ne sont plus considérés comme une devise mais comme la monnaie nationale. Les zones de saisie en devise continuent à être utilisées pour les règlements dans les monnaies des pays hors de la zone Euro. Les fenêtres de valorisation des factures de ventes comportent un bouton [Enregistrer le règlement] permettant de saisir le règlement comptant total ou partiel. Le règlement ainsi saisi est imputé directement à la facture correspondante et visualisable par la commande Saisie des règlements clients. Pour affecter un règlement à un ensemble de factures, il convient de le saisir par la commande Saisie des règlements. Le fait de rattacher un règlement à une échéance de facture ne permettra plus de modifier cette dernière. 􀀳 Une facture disposant d’un règlement ne pourra plus être modifiée. La création, la modification, et la suppression de lignes sont interdites. L’escompte, les acomptes, les échéances ainsi que le cours de la devise (renseignée dans la fenêtre Informations document) ne sont plus modifiables. Fenêtre de saisie des règlements La validation de la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements clients affiche la fenêtre « Saisie des règlements clients ». Cette fenêtre peut être affichée en cliquant sur le bouton [Saisir un règlement client] de la barre d'outils « Gestion des ventes ». Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Les boutons ne sont actifs que si un client est sélectionné. Bouton [Historique comptable] Permet d’interroger le compte client dans le fichier comptable ouvert en ligne et d’y sélectionner des écritures d’acompte ou de règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1247 Voir le titre «Reprise de l’historique comptable - Saisie des règlements», page 1252. Bouton [Sélectionner les échéances rattachées] Ce bouton permet : 􀂉 soit d’imputer un règlement à de multiples échéances, 􀂉 soit de sélectionner une échéance (ou plusieurs) afin de créer le règlement correspondant (ce qui évite toute saisie manuelle). Bouton [Visualiser les échéances rattachées] Permet de visualiser les échéances imputées au règlement. Ce bouton n'est actif que si une ligne de règlement est sélectionnée. Bouton [Imprimer le règlement] Permet l’impression du ou des règlements. Sélection du client Liste déroulante permettant la sélection d’un client sur : 􀂉 le N° client, 􀂉 l’Abrégé du client ou 􀂉 le Code postal client. La valeur proposée par défaut est paramétrable dans la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107. La sélection selon le critère choisi s’effectue dans la liste déroulante éditable adjacente. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier ou si la sélection est faite sur le code postal client, la fenêtre de sélection des clients s’affiche. Voir les explications données sur cette fenêtre en saisie des documents de vente. Le tiers étant sélectionné, les règlements enregistrés pour celui-ci s’affichent automatiquement après validation. Totaux La liste des totaux en haut et à droite de la fenêtre affiche les valeurs suivantes : 􀂉 Total règlement : reprend le montant total en monnaie de tenue des règlements enregistrés. 􀂉 Total imputé : reprend le montant total des échéances imputées aux règlements. 􀂉 Solde : affiche le montant total des règlements non imputés aux échéances. Limitations de la liste des règlements Le bord inférieur de la fenêtre comporte un bouton et une liste déroulante permettant de restreindre l’affichage de la liste. Bouton [Sélectionner le règlement] Permet de réduire l’affichage de la liste à une période donnée. Cette commande est décrite plus loin. Voir le paragraphe «Sélection des règlements», page 1248. Menu Traitement © Sage 2007 1248 Type de règlement Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Règlement non imputés (valeur par défaut) : la liste ne reprend que les règlements pour lesquels le total des échéances qui leur sont affectées est différent du montant du règlement. Cette différence peut être en moins si les règlements sont inférieurs au total des échéances (factures partiellement réglées) ou en plus (avances). 􀂉 Règlements soldés : la liste reprend uniquement les règlements pour lesquels le montant du règlement est égal au total des échéances qui leur sont rattachées. La liste affiche également les acomptes saisis dans les documents de vente et d’achat, un acompte étant considéré comme un règlement soldé. 􀂉 Les deux : la liste propose tous les règlements et acomptes pour le tiers sélectionné. La position de la liste déroulante est conservée tant que l’utilisateur ne quitte pas l’application. Sélection des règlements La sélection des règlements s’effectue au moyen du bouton[ Sélectionner le règlement] qui ouvre la fenêtre « Sélection des règlements ». Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les règlements seront sélectionnés. 􀂉 Règlements : seuls les règlements de type Règlement seront retenus. 􀂉 Acomptes : seuls les règlements de type Acompte seront retenus. 􀂉 Bons d’achat : seuls les règlements de type Bon d’achat seront retenus. Période du / au Zones permettant de saisir les dates de la période. Seules les règlements disposant d’une date incluse dans la sélection seront affichés dans la liste. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Bouton [OK] Valide la sélection en fonction de la période sélectionnée. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Saisie des règlements Après sélection du tiers dans l’en-tête de la fenêtre «Saisie des règlements clients», les zones de la fenêtre permettent la saisie du règlement. Il est possible d’effectuer une telle saisie de deux façons : 􀂉 soit par la sélection de l’échéance et l’enregistrement de son règlement, 􀂉 soit par la saisie du règlement puis par son affectation à une échéance (ou à plusieurs). Menu Traitement © Sage 2007 1249 Bons d’achat Les bons d’achat apparaissent dans la liste des règlements mais ne peuvent pas être imputés à une échéance à partir de la présente fonction. Un bon d’achat ne peut pas être supprimé, qu’il soit affecté totalement ou partiellement à une facture. Un message le rappellera : « Suppression impossible ! Le bon d’achat XXX est associé à l’élément facture YYY ! [OK] » 􀀳 Un bon d’achat peut être supprimé par la fonction Traitement / Gestion des règlements et, par exemple, la facture d’avoir qui a servi à sa génération peut être réglée à son bénéficiaire. Si la facture à laquelle le bon d’achat a été affecté en règlement est supprimée, le bon d’achat redevient disponible pour un autre règlement. Si la facture à partir de laquelle le bon d’achat a été émis est supprimée, le bon d’achat est également supprimé et est supprimé de la facture à laquelle il avait été affecté en règlement. Pour réaffecter un bon d’achat à une autre facture il faut supprimer ce mode de règlement de la première facture par la fonction Traitement / Gestion des règlements puis l’affecter à l’autre facture. Sélection de l’échéance et enregistrement du règlement Il est possible, cela vous sera montré plus loin, de se dispenser de la saisie du règlement s’il correspond exactement à une échéance. Dans ce cas, il suffit de sélectionner la ou les échéances ainsi réglées et de les valider. Le règlement est alors automatiquement généré. Cette méthode autorise également la gestion des écarts de règlement. Ces opérations s’effectuent à partir de la fenêtre «Sélection des échéances à régler» qui sera vue plus loin dans ce chapitre. Saisie manuelle du règlement et affectation à une échéance Comme pour les documents des ventes ou des stocks, les colonnes de cette fenêtre peuvent être agrandies ou permutées pour s’adapter à vos habitudes de saisie. La saisie s'effectue dans les zones disposées au dessus des titres des colonnes. 􀀳 Les colonnes mentionnées ci-dessous sont toutes celles disponibles dans la fonction. Ce ne sont pas forcément celles dont vous constatez la présence à votre écran. Rappelons que les colonnes disponibles sont paramétrées dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation et que leur affichage est commandé par la fonction Personnaliser la liste. Colonne Date Zone permettant de saisir la date de règlement et devant être obligatoirement renseignée. Colonne Caisse Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Colonne Caissier Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Colonne N° pièce Affiche ou permet de saisir le numéro de pièce de la ligne. Voir les informations données sur la numérotation des règlements dans l’option «Organisation», page 172. Menu Traitement © Sage 2007 1250 Colonne Type Colonne non accessible affichant, sous forme d’une icône, le type d’écriture : 􀂉 Acompte, 􀂉 Règlement, 􀂉 Bon d’achat. Cette icône apparaît également sur les lignes de règlement saisies manuellement. 􀀳 Cette colonne est obligatoire et sa présence ne peut être paramétrée dans l’option Organisation. Colonne Libellé Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie du libellé du règlement. Colonne Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la référence que vous voulez donner au règlement. Colonne Mode de règlement Liste déroulante permettant la sélection du mode de règlement. Par défaut le programme propose le premier mode de règlement enregistré dans les options de l’entreprise. Colonne Compte général Cette colonne sert à sélectionner le compte général qui sera utilisé pour le transfert des écritures comptables de règlement. Par défaut il propose le compte principal associé au tiers mais est modifiable. Colonne Echéance contrepartie Cette zone permet la saisie de la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie qui sera générée lors de la mise à jour comptable. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. Cette zone reprend par défaut différentes dates en fonction du type de règlement saisi : 􀂉 Saisie d’un règlement de type acompte : aucune date ne peut être gérée dans ce cas ; 􀂉 Saisie du règlement seul : reprise de la date du règlement ; 􀂉 Saisie des règlements à partir de la sélection des échéances : reprise de la date de la première échéance imputée au règlement ; 􀂉 Sélection du règlement à partir de l’historique comptable : reprise de la date d’échéance de la première écriture comptable liée. Elle est modifiable dans tous les cas. Il est possible de sélectionner cette date en s’aidant du calendrier. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Colonne Montant Zone permettant d’enregistrer le montant du règlement. Cette saisie est obligatoire. Colonne Devise Liste déroulante permettant la sélection de la devise, par défaut le programme affiche la devise du tiers. Si la zone affiche Aucune, le tiers utilise la même devise que l'entreprise. Colonne Cours Par défaut le programme reprend le cours de la devise (sélectionnée précédemment) enregistré dans l’option A propos de… / Options / Devise. Cette zone est inaccessible si aucune devise n'est mentionnée. Colonne Montant en devise Zone affichant la valeur en devise correspondant au montant saisi en fonction du cours de la devise. Il est possible de saisir directement le montant en devise, le programme renseigne automatiquement la zone Montant en fonction du cours. Cette zone est inaccessible si aucune devise n'est mentionnée. Menu Traitement © Sage 2007 1251 Colonne Code journal Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le code du journal sur lequel l’enregistrement du règlement doit s’effectuer lors de la mise à jour de la comptabilité. Par défaut, elle affiche : 􀂉 le code journal des règlements clients associé au mode de règlement utilisé : cette association s’effectue dans l’option Modes de règlement de la fiche de l’entreprise ; 􀂉 à défaut, le code journal enregistré dans la zone Règlement ventes du volet « A propos de…. / Comptable / Règlement/caisse ». Le renseignement de cette zone est obligatoire. Sont proposés les codes journaux de types : 􀂉 Trésorerie (valeur par défaut) ou 􀂉 Général. 􀀲 Pour que le lettrage entre facture et règlement puisse être réalisé automatiquement lors de la mise à jour comptable des règlements, il est nécessaire que le règlement soldant une facture soit enregistré sur un journal de trésorerie dont l’option Règlement définitif est cochée. Voir la fonction «Codes journaux», page 546. Colonne Date impayé Cette zone permet d'enregistrer la date à laquelle le règlement s'est avéré impayé. Cette date sera prise en compte dans le calcul des commissions représentants et le montant de la ligne correspondante sera compté en déduction. Voir la commande «Collaborateurs», page 704. Colonne Contrepartie Cette zone permet la gestion de la TVA à l'encaissement. Elle affiche par défaut le compte renseigné dans la zone Compte TVA encaissement du volet « A propos de… / Comptable / Général ». Cette mention est modifiable. Colonne Etat Zone affichant une icône permettant de savoir si le règlement est comptabilisé ou non : 􀂉 règlement comptabilisé, le règlement, symbolisé par une icône, est repris de la comptabilité ou a déjà été comptabilisé, 􀂉 règlement non comptabilisé : le règlement a été saisi directement dans le programme Sage Gestion commerciale. Le règlement sera comptabilisé lors d'une prochaine mise à jour comptable. Aucune icône n'apparaît dans la colonne. Colonne Solde Le programme calcule automatiquement le montant du solde. Cette zone n’est pas modifiable. Elle affiche le montant du règlement qui n’est pas imputé à une échéance. Colonne Clôturé Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Colonne Mis en banque Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale. Colonne N° tiers d’origine Colonne Intitulé tiers d’origine Le programme Sage Saisie de caisse décentralisée permettant de regrouper sur une même facture plusieurs tickets concernant des tiers différents, cette colonne ainsi que la précédente permettent de conserver les informations concernant les tiers à l’origine du ticket. Toutes les zones étant renseignées, validez par la touche ENTREE. Le règlement s’affiche dans la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1252 Il est alors possible d’affecter une échéance (ou plusieurs) à ce règlement en cliquant sur le bouton [Sélectionner les échéances rattachées]. Cette fonction est décrite plus loin. Voir le titre «Rapprochement des règlements», page 1254. Menu contextuel de la saisie des règlements La liste de saisie des règlements dispose d’un menu contextuel. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste de saisie des règlements, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné. Personnaliser la liste de la saisie des règlements On peut personnaliser la liste de saisie des règlements soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Les colonnes disponibles sont celles que vous avez paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Reprise de l’historique comptable - Saisie des règlements Bouton [Historique comptable] Permet d’appeler les écritures enregistrées dans le fichier comptable ouvert en ligne. Cette commande autorise la reprise automatique des règlements enregistrés en comptabilité qui se substitue ainsi à la saisie manuelle. Menu Traitement © Sage 2007 1253 Ce bouton ouvre la fenêtre « Historique des règlements ». Les différentes écritures comptables passées sur le compte de tiers dans les journaux de trésorerie s’affichent dans cette liste. Elles peuvent être lettrées. Par défaut la sélection est positionnée sur les dernières écritures enregistrées dans le fichier comptable. En cas de gestion de la norme IFRS, cette fenêtre affiche les écritures de types Les deux ou Nationale uniquement. La liste de cette fenêtre reprend les informations suivantes. Colonne Etat Elle affiche une icône indiquant si une écriture de règlement, a déjà été reprise ou si elle est sélectionnée. 􀂉 Ecriture de règlement reprise : ce règlement ne peut donc plus être sélectionné, 􀂉 Ecriture de règlement sélectionnée : un règlement peut être sélectionné (ou dessélectionné) par un simple clic sur la ligne. Colonne Date Zone reprenant la date de l’écriture comptable. Colonne Référence Zone reprenant la référence de l’écriture comptable. Colonne Libellé règlement Zone reprenant le libellé de l’écriture comptable. Colonne Montant Zone reprenant le montant de l’écriture comptable. Colonne Devise Reprend le contenu de la zone Quantité/devise de l’écriture comptable. Colonne Lettrage Zone indiquant que l’écriture a été lettrée. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour refermer la fenêtre et enregistrer les sélections faites. Cette validation entraîne l'affichage des règlements sélectionnés dans la liste de la fenêtre de saisie des règlements. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans sélectionner d'écriture. Menu Traitement © Sage 2007 1254 Rapprochement des règlements Bouton [Sélectionner les échéances rattachées] Permet d’imputer un règlement à une ou plusieurs échéances. Ce bouton peut être utilisé à partir d’un règlement existant ou pour la détermination d’une valeur de règlement. Affectation des échéances à partir d’un règlement existant Une fois le règlement saisi ou repris de la comptabilité, il est nécessaire de le rapprocher des échéances des factures enregistrées pour ce tiers. Pour ouvrir la fenêtre « Sélection des échéances à régler », sélectionnez un règlement dans la liste et cliquez sur le bouton [Sélectionner les échéances rattachées]. Imputation d’un règlement à des échéances La fenêtre qui s’affiche propose toutes les échéances rattachées au client saisi dans la fenêtre précédente. Ces échéances doivent être imputées au règlement considéré ou servir pour la génération du règlement. Cette liste ne reprend que les échéances rattachées aux factures ou aux factures comptabilisées dont le compte payeur correspond à celui désigné dans la fenêtre de saisie des règlements. Si le règlement reçu correspond à une seule échéance (une seule facture), procédez comme suit : 1 . Tapez le montant du règlement dans la zone Montant imputé. 2 . Cliquez sur la ligne de l’échéance. 3 . Paramétrez éventuellement l’écart de règlement (voir ci-dessous). 4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement. Si le règlement reçu correspond à plusieurs échéances (plusieurs factures) vous pouvez : 􀂉 solder totalement une ou plusieurs échéances et partiellement une ou plusieurs autres, 􀂉 solder partiellement toutes les échéances. Exemple Le client CARAT vous envoie un chèque de 750 € en règlement de deux factures respectivement de 500 et 1000 €. Vous décidez de solder complètement la facture de 500 €. Opérez comme suit : 1 . Sélectionnez la ligne de la facture de 500 €. 2 . Pressez la touche ENTRÉE. L’icône du règlement total apparaît dans la colonne Position (P). 3 . Sélectionnez la ligne de la facture de 1000 €. Menu Traitement © Sage 2007 1255 4 . Modifiez la valeur de la zone Montant imputé en 500. 5 . Pressez la touche ENTRÉE. L’icône du règlement partiel apparaît dans la colonne Position. 6 . Refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton OK. Exemple Vous décidez de répartir le règlement sur les deux factures en imputant 500 € sur la facture de 1000 € et 250 sur celle de 500 €. Opérez comme suit : 1 . Sélectionnez la ligne de la facture de 500 €. 2 . Modifiez la valeur de la zone Montant imputé en 250. 3 . Pressez la touche Entrée. L’icône du règlement partiel apparaît dans la colonne Position (P). 4 . Sélectionnez la ligne de la facture de 1000 €. 5 . Modifiez la valeur de la zone Montant imputé en 500. 6 . Pressez la touche Entrée. L’icône du règlement partiel apparaît dans la colonne Position. 7 . Refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton OK. Sélection des échéances à régler – Description de la fenêtre Montant imputé Cette zone affiche le montant du règlement saisi manuellement. Les colonnes disposées en dessous proposent les informations suivantes. Les lignes sont classées par date d’échéance. 􀀳 Cette fenêtre ne dispose d’aucun menu contextuel. La personnalisation des colonnes est également impossible. Colonne Echéance Zone reprenant la date d’échéance définie dans la facture. Colonne N° Pièce Numéro de pièce de la facture à laquelle est rattachée l’échéance. Colonne N° client Numéro de client de la facture à laquelle est rattachée l’échéance. 􀀳 Cette information est très importante si le compte payeur est différent du compte client ou si le compte encaisseur est différent du compte fournisseur. Colonne Mode de règlement Mode de règlement de l’échéance défini dans la facture. Colonne A payer Zone affichant le montant en monnaie de tenue de l’échéance. Zone non modifiable. Colonne Devise Zone affichant le montant en devise de l’échéance. Zone non modifiable. Colonne Position (P) L’état de l’échéance est représenté par une icône : 􀂉 Echéance réglée partiellement : des règlements ont déjà été associés à l’échéance mais ne la couvrent pas intégralement. 􀂉 Echéance réglée totalement : l’échéance a été réglée en totalité. Colonne Solde Zone précisant le montant restant à payer. Menu Traitement © Sage 2007 1256 Colonne Règlement Zone permettant d’enregistrer le montant du règlement en cours proposé pour l’échéance. Le règlement est renseigné à partir de la zone Montant imputé. Type d’échéance Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de limiter l’affichage de la liste aux : 􀂉 Echéances non réglées : (valeur proposée par défaut) seules les échéances pour lesquelles aucun règlement n’a été enregistré ou celles ayant bénéficié d’un règlement partiel sont montrées dans la liste, 􀂉 Echéances réglées : seules les échéances pour lesquelles un règlement complet a été enregistré sont reprises dans la liste, 􀂉 Toutes les échéances : toutes les échéances sont proposées dans la liste. Totaux La liste des totaux en haut et à droite de la fenêtre reprend les informations suivantes sur le règlement en cours : 􀂉 Règlement : zone indiquant le montant du règlement sélectionné sur la fenêtre précédente, 􀂉 Montant imputé : zone indiquant le montant du règlement imputé aux échéances, 􀂉 Reste à imputer : zone indiquant le montant du règlement en cours non imputé aux échéances. Affectation d’une échéance à un règlement Pour affecter une échéance à un règlement : 1 . Sélectionnez l’échéance, la zone Montant imputé reprend le montant en monnaie de tenue commerciale du règlement qu’il est possible d’associer à l’échéance. 2 . Modifiez si nécessaire le montant imputé (en cas de règlement partiel de plusieurs échéances par exemple). 3 . Validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique. Suppression de l’affectation d’un règlement Pour supprimer l’affectation d’une échéance à un règlement : 1 . Sélectionnez l’échéance. 2 . Mettez à zéro le montant imputé. 3 . Validez par la touche ENTREE du clavier alphanumérique. 􀀳 Les échéances ne sont rattachées au règlement qu’après validation de la fenêtre par le bouton OK ou par la touche ENTREE du clavier alphanumérique une fois le règlement imputé. Il est impossible d’imputer un montant en monnaie de tenue commerciale supérieur au montant de l’échéance. Le programme vous le rappelle. L’équilibrage entre le règlement et l’échéance s’effectue uniquement sur les valeurs en monnaie de tenue commerciale. Les valeurs en devises du règlement et de l’échéance sont présentes pour information. Windows La validation d’une ligne s’effectue par une touche ENTRÉE. La validation de la fenêtre s’effectue par un clic sur le bouton [OK]. Macintosh La validation d’une ligne s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier alphanumérique. La validation de la fenêtre s’effectue par la touche ENTRÉE du clavier numérique ou par un clic sur le bouton [OK]. Menu Traitement © Sage 2007 1257 Création du règlement à partir d'une sélection d’échéances Dans la fenêtre « Saisie des règlements » cliquez sur le bouton [Visualiser les échéances rattachées] sans sélectionner de ligne de règlement au préalable (mais après sélection et validation du tiers). Cette méthode permet d'établir un règlement à partir d'une ou de plusieurs échéances. Ce bouton est inopérant si une ligne d’acompte est sélectionnée ou si le règlement provient d’un ticket de vente comptoir. Pour créer un règlement : 1 . Sélectionnez la ou les lignes dans la liste. 2 . Si le montant du règlement couvre intégralement celui des échéances sélectionnées, validez le Montant imputé (touche ENTREE du clavier alphanumérique). L'icône Echéance réglée totalement doit apparaître sur les lignes sélectionnées dans la colonne P (Position). 3 . S’il existe une différence entre le montant du règlement et celui des échéances, voyez plus loin sous le titre Gestion des écarts de règlement, le mode opératoire à observer. 4 . Refermez la fenêtre (touche ENTREE du clavier numérique ou clic sur le bouton [OK]). 􀀳 Il est nécessaire de valider le montant imputé et la fenêtre. Si vous ne faites que cette dernière opération, le règlement n'est pas créé. Après validation de cette fenêtre, le règlement est créé automatiquement dans la liste. Les informations inhérentes aux règlements sont toutes modifiables. Gestion des écarts de règlement Si un client ne vous règle pas le montant exact de l’échéance (au centime près), il est possible d’imputer l’écart de règlement afin de solder totalement l’échéance ou le règlement. 􀀳 La gestion des écarts de règlement ne doit s’effectuer que dans le cadre de différences minimes de règlement. La gestion des écarts de règlement peut être complètement automatisée et réduit au minimum les saisies nécessaires pour y parvenir. Pour obtenir ces automatismes, il est nécessaire d’avoir paramétré au préalable dans le volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Règlement/caisse » : 􀂉 un code journal pour l’enregistrement du mouvement, 􀂉 un niveau d’écart en dessous duquel le programme proposera automatiquement une écriture d’écart, 􀂉 un compte de débit et un compte de crédit pour la passation des écritures de perte ou de gain. Gestion manuelle des écarts Si vous n’avez pas enregistré les données nécessaires à la gestion automatique des écarts de règlement, opérez comme suit : 1 . Avant de valider la valeur inscrite dans la zone Montant imputé, sélectionnez l’option Oui dans l’encadré Ecart de règlement. 2 . Utilisez la zone Compte d’écart pour attribuer un compte d’écart de règlement. 3 . Saisissez le montant de l’écart positif ou négatif (précédé du signe moins) dans la zone Montant écart. 4 . Utilisez la liste déroulante de la zone Code journal pour affecter le code journal sur lequel seront imputées les écritures d’écart de règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1258 􀀳 La zone Montant règlement reste estompée dans ce cas. Pour supprimer la gestion de l’écart de règlement sélectionnez l’option Non dans l’encadré Ecart de règlement. Bouton [OK] Validez et enregistrez les saisies effectuées en cliquant sur ce bouton. Bouton [Annuler] Permet de ne pas prendre en compte la saisie. Exemple Le client Carat vous fait parvenir un chèque de 2 806,30 pour le règlement d’une échéance d’un montant de 2 806,29. 1 . Cliquez sur Oui afin de sélectionner l’option Ecart de règlement. La liste déroulante éditable vous permet de sélectionner le compte 758 sur lequel sera imputé le montant. 2 . Saisissez 0,01 dans la zone Montant et sélectionnez par la liste déroulante éditable le code journal OD Opérations diverses. 3 . Sélectionnez l’échéance de 2806,29 et validez. 4 . Dans la liste la ligne a été modifiée, la zone Position (P) présente l'icône Echéance réglée totalement et le montant imputé apparaît dans la zone Règlement. 5 . Confirmez en cliquant sur le bouton OK. Exemple Le client Cisel vous fait parvenir un chèque de 1 968,30 en règlement d’une facture d’un montant de 1 968,32. 1 . Cliquez sur Oui afin de sélectionner l’option Ecart de règlement. La liste déroulante éditable vous permet de sélectionner le compte 658 sur lequel sera imputé le montant de l’écart. 2 . Saisissez dans la zone montant -0,02 et sélectionnez par la liste déroulante éditable le code journal OD Opérations diverses. 3 . Sélectionnez l’échéance de 1968,32 et validez. 4 . Dans la liste la ligne a été modifiée, la zone Position présente l'icône Echéance réglée totalement et le montant imputé apparaît dans la zone Règlement. 5 . Confirmez en cliquant sur le bouton OK. Gestion automatique des écarts de règlement en cas de saisie préalable du règlement Si vous avez fait les paramétrages nécessaires dans le volet « A propos de… / Comptable / Règlement/ caisse » et si le montant de l’écart est inférieur au niveau qui y a été paramétré, le programme proposera par défaut le montant de l’écart ainsi que le compte comptable si vous cliquez sur la case Oui de l’encadré Ecart de règlement. Cliquez sur la case Oui de l’encadré Ecart de règlement. Les opérations suivantes vont alors être réalisées : 􀂉 La zone Montant imputé affiche le montant de l’échéance sélectionnée. 􀂉 La zone Montant écart affiche la différence entre le montant du règlement (ou du solde du règlement) et celui de l’échéance sélectionnée. 􀂉 La zone Compte d’écart affiche le compte paramétré dans le volet « A propos de… / Comptable / Règlement/caisse ». Le choix qui est fait est le suivant (cas d’un compte client – inversez les sens en cas de compte fournisseur) : 􀂉 le compte débit est sélectionné si l’écart est négatif, 􀂉 le compte crédit est sélectionné s’il est positif. 􀂉 La zone Code journal affiche le journal paramétré au préalable. Menu Traitement © Sage 2007 1259 Il faut alors presser la touche ENTRÉE pour que l’échéance soit imputée puis cliquer sur le bouton OK pour enregistrer l’écriture d’écart. Exemple Le règlement est de 116,90 et l’échéance de 116,98. Le montant maximum de l’écart est fixé à 1,00. Le programme propose les valeurs suivantes : Exemple Le règlement est de 117,00 et l’échéance de 116,98. Le programme propose les valeurs suivantes : Exemple Le règlement est de 233,90 et deux échéances de 116,98 chacune sont à régler. Le programme propose les valeurs suivantes après sélection et validation de la première échéance (sans utilisation de la gestion des écarts) : Le programme propose les valeurs suivantes : Zone Valeur proposée Compte d’écart 658000 Montant écart –0,08 Code journal OD Montant imputé 116,98 Règlement 116,90 Total imputé 116,90 Reste à imputer 0 Zone Valeur proposée Compte d’écart 758000 Montant écart 0,02 Code journal OD Montant imputé 116,98 Règlement 117,00 Total imputé 117,00 Reste à imputer 0 Zone Valeur proposée Montant imputé 116,98 Règlement 233,90 Total imputé 116,98 Reste à imputer 116,92 Zone Valeur proposée Compte d’écart 658000 Montant écart –0,06 Code journal OD Montant imputé 116,98 Menu Traitement © Sage 2007 1260 􀀳 Si la valeur cumulée des deux écarts avait été supérieure au montant admis de l’écart, il aurait été souhaitable d’appliquer l’écart sur chaque échéance. Gestion automatique des écarts de règlement en cas de génération du règlement Dans le cas où le règlement n’a pas été préalablement saisi mais que sa génération est faite à partir de la liste des échéances, la zone Montant règlement devient active lorsqu’on clique sur la case Oui de l’encadré Ecart de règlement. Cette zone sert alors à la saisie du montant effectivement réglé. Dès la saisie de ce montant, les opérations suivantes vont être réalisées. 􀂉 La zone Montant imputé affiche le montant de l’échéance sélectionnée. 􀂉 La zone Montant écart affiche la différence entre le montant enregistré dans la zone Montant règlement et celui de l’échéance sélectionnée. 􀂉 La zone Compte d’écart affiche le compte paramétré dans le volet « A propos de… / Comptable / Règlement/caisse ». Le choix qui est fait est le suivant (cas d’un compte client – inversez les sens en cas d'un compte fournisseur) : 􀂉 le compte débit est sélectionné si l’écart est négatif, 􀂉 le compte crédit est sélectionné s’il est positif. 􀂉 La zone Code journal affiche le journal paramétré au préalable. Il faut alors presser la touche ENTRÉE pour que l’échéance soit imputée puis cliquer sur le bouton [OK] pour générer l’écriture de règlement et enregistrer l’écriture d’écart. Exemple Cas d’un règlement égal au montant de l’échéance. Le règlement est de 116,98 et l’échéance de 116,98. Le montant maximum de l’écart est fixé à 1,00. Le programme propose les valeurs suivantes : Exemple Le règlement est de 116,90 et l’échéance de 116,98. Le programme propose les valeurs suivantes : Règlement 233,90 Total imputé 233,90 Reste à imputer 0 Zone Valeur proposée Zone Valeur proposé Montant imputé 116,98 Règlement Vide Total imputé Vide Reste à imputer Vide Zone Valeur proposée Montant règlement 116,90 Compte d’écart 658000 Menu Traitement © Sage 2007 1261 Gestion des acomptes – Saisie des règlements Les acomptes ne peuvent pas être enregistrés dans la présente fonction. Ils ne peuvent être saisis que pour les documents de vente ou d’achat dans la fenêtre «Valorisation», ou plus exactement dans la fenêtre «Acomptes» obtenue à partir de la précédente. Voir les explications données sur cette fenêtre dans les Documents des ventes et les Documents des achats. Les règlements de type Acompte (marqués de l’icône correspondant à ce type) ne peuvent être modifiés ni supprimés dans cette fenêtre. Il est nécessaire, pour ce faire, d’effectuer la modification dans le document de vente ou d’achat ayant généré le règlement correspondant. Lors de la sélection d’une ligne d’acompte, toutes les zones de saisie sont estompées. De plus les boutons [Sélectionner les échéances rattachées] et [Visualiser les échéances rattachées] sont inopérants. Consultation des imputations des règlements Le bouton [Visualiser les échéances rattachées] de la fenêtre « Saisie des règlements clients » permet la consultation des imputations des règlements. Ce bouton n'est actif que si une ligne de règlement est sélectionnée. Il est inopérant si une ligne d’acompte est sélectionnée ou si le règlement provient d’un ticket de vente comptoir. Le fonctionnement de cette fenêtre est identique à celui de la fenêtre «Sélection des échéances à régler», sauf qu’elle ne propose que les échéances rattachées au règlement sélectionné. Pour connaître les échéances rattachées à un règlement précis, deux solutions sont offertes par le programme : Montant écart –0,08 Code journal OD Montant imputé 116,98 Règlement 116,90 Total imputé 116,90 Reste à imputer 0 Zone Valeur proposée Menu Traitement © Sage 2007 1262 􀂉 sélectionner le règlement souhaité et cliquer sur le bouton de consultation des échéances rattachées au règlement ou 􀂉 faire un double-clic sur la ligne du règlement. La fenêtre qui s’affiche ne propose que les échéances qui ont été rattachées au règlement sélectionné. Des éventuelles modifications peuvent être apportées aux imputations. Elles s’effectuent de la même manière que dans la fenêtre décrite précédemment. Impression des règlements Le bouton [Imprimer] de la fenêtre « Saisie des règlements clients » permet l’impression des règlements. Impression d’un règlement Si un ou plusieurs règlements ont été sélectionnés dans la liste, la fenêtre de sélection d’un modèle de mise en page s’ouvre après avoir cliqué sur le bouton [Imprimer]. Cette fenêtre permet la sélection du modèle de mise en page utilisé pour l’impression des accusés de réception de règlement ou d’avis de paiement. Sélectionnez le modèle et validez ou cliquez sur le bouton Ouvrir. Impression de la liste des règlements Si aucun règlement n’est sélectionné dans la liste de la fenêtre « Saisie des règlements », la fenêtre de paramétrage de l’impression des règlements s’ouvre après avoir cliqué sur le bouton Imprimer le règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1263 Sélection simplifiée – Impression de la liste des règlements Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression des règlements sont les suivantes : Bouton [Plus de critères] Ouvre la fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Bouton [Impression en différé] Permet l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra ensuite être lancée par la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste : (valeur par défaut) impression d’une liste des règlements. 􀂉 Règlements : impression des règlements sélectionnés à partir d'un modèle de mise en page. Au lancement de la commande, la fenêtre de sélection du modèle de document s’ouvrira. Voir plus haut le titre «Impression d’un règlement», page 1262. Règlements Liste déroulante permet la sélection des règlements : 􀂉 Les deux (valeur par défaut), tous les règlements seront imprimés. 􀂉 Règlements non imputés, ne seront imprimés que les règlements dont le montant est différent de la somme des échéances qui leur sont associées. 􀂉 Règlements soldés, seuls les règlements pour lesquels le total des échéances qui leur sont rattachées est égal au montant du règlement seront imprimés. Mode Règlement Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance). Les différents modes de règlement proposés sont ceux enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». Type règlement Cette zone à liste déroulante permet la sélection des types de règlements dont on demande l’impression : 􀂉 Tous : tous les types de règlements seront retenus. 􀂉 Règlements : (valeur par défaut) seuls les règlements de type Règlement seront sélectionnés. 􀂉 Acomptes : seuls les règlements de type Acompte seront sélectionnés. 􀂉 Bons d’achat : seuls les règlements de type Bon d’achat seront sélectionnés. Date de / à Zones permettant de définir la période, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1264 Tiers de / à Zones permettant la sélection du numéro du tiers sur 17 caractères alphanumériques au maximum. Bouton [OK] Lance l'impression immédiate en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des règlements Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection de l’impression des règlements. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont proposées par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des règlements Type Liste, Règlements (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des règlements Domaine Règlements clients, Règlements fournisseurs (2) 2. Ci-dessous. Liste des règlements Règlement Les deux, Règlements non imputés, Règlements soldés (1) Règlement Mode de règlement Tous, liste des modes de règlement (1) Liste des règlements Type règlement Les deux, Règlements, Acomptes (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Règlement Code journal A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 1265 Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Liste des règlements/Domaine Critère permettant la sélection des règlements : 􀂉 Règlements clients : seuls les règlements clients seront imprimés. 􀂉 Règlements fournisseurs : seuls les règlements fournisseurs seront imprimés. Si l’impression des règlements est lancée depuis la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements clients, ce sont les règlements clients qui seront proposés par défaut (mais les règlements fournisseurs pourront être paramétrés). Si l’impression des règlements est lancée depuis la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements fournisseurs, ce sont les règlements fournisseurs qui seront proposés par défaut (mais les règlements clients pourront être paramétrés). Règlement / Code journal Zones permettant la saisie d'un ou d'une fourchette de codes journaux. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Règlements clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données des règlements en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Impression du BVR Suisse Le BVR, ou « Bulletin de versement avec numéro de référence », est un ensemble d’informations imprimé sur les factures éditées en Suisse. C’est un titre de paiement qui ressemble au TIP français, qui comporte une ligne de codage et est imprimé par le fournisseur à destination de son client qui, lui-même, le remet à sa banque. L’impression du BVR ne nécessite que de nouveaux objets de mise en page dont Sage 100 Gestion commerciale est pourvue et qui sont décrits dans les Annexes de ce manuel. Veuillez vous y référer. Menu Traitement © Sage 2007 1266 Saisie des règlements fournisseurs Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements fournisseurs Cette commande permet d’enregistrer les règlements fournisseurs et de les rapprocher des échéances des factures. Les fenêtres de valorisation des factures d’achats comportent un bouton [Enregistrer le règlement] permettant de saisir le règlement comptant total ou partiel. Le règlement ainsi saisi est imputé directement à la facture correspondante et visualisable par la commande Saisie des règlements fournisseurs. Pour affecter un règlement à un ensemble de factures, il convient de le saisir par la commande Saisie des règlements fournisseurs. Le fait de rattacher un règlement à une échéance de facture ne permettra plus de modifier cette dernière. 􀀳 Une facture disposant d’un règlement ne pourra plus être modifiée. La création, la modification, et la suppression de lignes sont interdites. L’escompte, les acomptes, les échéances ainsi que le cours de la devise (renseignée dans la fenêtre Informations document) ne sont plus modifiables. Fenêtre de saisie des règlements fournisseurs La validation de la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements fournisseurs affiche la fenêtre «Saisie des règlements fournisseurs». Cette fenêtre peut être affichée en cliquant sur le bouton [Saisir un règlement fournisseur] de la barre d'outils « Gestion des achats ». Les zones composant cette fenêtre sont sensiblement identiques à celles que l’on trouve dans la fenêtre de saisie des règlements clients. Nous ne détaillerons que les zones et les fonctions qui ont un comportement propre aux règlements des fournisseurs. Pour toutes les autres, veuillez vous reporter au titre Saisie des règlements clients. Voir le titre «Saisie des règlements clients», page 1246. Bouton Historique comptable Permet d’interroger le compte fournisseur dans le fichier comptable ouvert en ligne et d’y sélectionner des écritures d’acompte ou de règlement. Voir plus haut les explications sur cette fonction. Sélection du fournisseur Liste déroulante permettant la sélection d’un fournisseur sur : 􀂉 le N° fournisseur, 􀂉 l’Abrégé du fournisseur ou 􀂉 le Code postal fournisseur. La valeur proposée par défaut est paramétrable dans la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107. La sélection selon le critère choisi s’effectue dans la liste déroulante éditable adjacente. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier ou si la sélection est faite sur le code postal fournisseur, la fenêtre de sélection des fournisseurs s’affiche. Menu Traitement © Sage 2007 1267 Voir les explications données sur cette fenêtre en saisie des documents d’achat. Le tiers étant sélectionné, les règlements enregistrés pour ce tiers s’affichent automatiquement après validation. Colonne Code journal Cette colonne de la fenêtre de saisie des règlements fournisseurs présente une liste déroulante éditable permettant de sélectionner le code du journal sur lequel l’enregistrement du règlement doit s’effectuer lors de la mise à jour de la comptabilité. Par défaut, elle affiche : 􀂉 le code journal des règlements fournisseurs associé au mode de règlement utilisé : cette association s’effectue dans l’option Modes de règlement de la fiche de l’entreprise ; 􀂉 à défaut, le code journal enregistré dans la zone Règlement achats du volet « A propos de…. / Comptable / Règlement/caisse ». Le renseignement de cette zone est obligatoire. Sont proposés les codes journaux de types : 􀂉 Trésorerie (valeur par défaut) ou 􀂉 Général. Menu Traitement © Sage 2007 1268 Génération des règlements Traitement / Gestion des règlements / Génération des règlements Cette fonction permet de générer automatiquement les règlements à partir : 􀂉 des échéances existant dans le fichier commercial, 􀂉 de règlements enregistrés dans le fichier comptable et issus du programme Sage 100 Comptabilité. Ces règlements peuvent être générés à l’attention des : 􀂉 Fournisseurs : règlements des factures dues sous toutes les formes de règlement prévues, Cette fonction peut également être appelée par le bouton [Saisir un règlement fournisseur] de la barre d’outils « Gestion des achats ». 􀂉 Clients : émission de traites ou LCR ou de règlements de factures d’avoirs. Cette fonction peut également être appelée par le bouton [Saisir un règlement client] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». 􀀳 Cette fonction ne prend pas en compte les tiers mis en sommeil. Sélection des échéances à régler Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection. Type de traitement Cette zone à liste déroulante permet de choisir entre : 􀂉 Génération des règlements : (valeur par défaut) fonctionnement classique dans lequel on génère les règlements à partir des échéances enregistrées dans le fichier commercial. 􀂉 Intégration règlements comptables : cette fonction permet d’associer des pièces de gestion, factures clients ou fournisseurs, avec des règlements enregistrés à partir d’autres programmes de la gamme Sage Ligne 100 ou 30 tels Sage Comptabilité (versions 14 et au dessus). La validation de ce choix par le bouton OK de la fenêtre fait s’ouvrir un message de confirmation du traitement. Ce dernier choix fait s’estomper toutes les autres zones de la fenêtre de sélection. La description des opération qui vont se dérouler après lancement de ce dernier traitement est faite sous le titre «Traitement de l’intégration des règlements», page 1279. Type Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le type de tiers concerné : Menu Traitement © Sage 2007 1269 􀂉 Client (valeur par défaut) ou 􀂉 Fournisseur. Tiers de / à Ces deux zones à liste déroulante permettent de faire une sélection précise en fonction du type de tiers sélectionné dans la zone précédente. Limite échéance / Date facture Cet ensemble de zone permet : 􀂉 de faire une sélection sur la date qui doit être prise en compte par le programme : 􀂉 Limite échéance : (valeur par défaut) la sélection s’effectuera sur les dates d’échéance enregistrées dans la fenêtre « Echéance » de la valorisation des pièces ; 􀂉 Date facture : la sélection s’effectuera sur les dates de factures. 􀂉 de préciser, dans deux zones de saisie la date ou la fourchette de dates que le programme doit prendre en compte. Lorsqu’une seule date est mentionnée, ce sont toutes les échéances ou toutes les factures dont la date est antérieure ou égale à la valeur saisie qui seront sélectionnées. 􀀳 Dans le cas d’une date unique, celle-ci doit être tapée dans les deux zones De et à. Ces deux dernières zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Mode règlement Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les modes de règlement seront retenus. 􀂉 Liste des modes de règlements : permet de sélectionner un des modes de règlement enregistrés dans les options de l’entreprise. Souches Zone à liste déroulante offrant : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) toutes les souches des factures seront sélectionnées. 􀂉 Liste des souches : une des souches enregistrées pour les factures dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation peut être sélectionnée. Le programme sélectionne les souches correspondant à la sélection faite dans la zone Type. Périodicité Zone à liste déroulante offrant : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) toutes les périodicités seront sélectionnées. 􀂉 Liste des périodicités : une des périodicités enregistrées pour les tiers dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Périodicité peut être sélectionnée. Echéances Cette zone à liste déroulante permet la sélection de : 􀂉 Toutes : toutes les échéances réglées ou non réglées seront sélectionnées. 􀂉 Non réglées : (valeur par défaut) seules les échéances non réglées ou partiellement réglées seront sélectionnées. 􀂉 Réglées : seules les échéances totalement réglées seront sélectionnées. Devise échéance Zone à liste déroulante offrant : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) toutes les devises enregistrées dans les en-têtes de documents seront sélectionnées. 􀂉 Liste des devises : une des devises enregistrées dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Devise peut être sélectionnée. Menu Traitement © Sage 2007 1270 Association échéance Cette zone à liste déroulante permet de regrouper les échéances qui peuvent l’être et propose les choix suivants : 􀂉 Aucune : aucun regroupement des échéances ne sera réalisé. Les échéances seront sélectionnées en fonction des critères enregistrés dans cette fenêtre mais ne seront pas pointées dans la fenêtre «Echéances à régler» (voir ci-dessous). L’utilisateur devra pointer celles qu’il désire traiter. 􀂉 Par échéance : (valeur par défaut) les échéances seront sélectionnées en fonction des critères enregistrés dans cette fenêtre et seront pointées individuellement dans la fenêtre «Echéances à régler» (voir ci-dessous). L’utilisateur pourra regrouper celles qui peuvent l’être. 􀂉 Regroupée : toutes les échéances ayant les mêmes informations seront regroupées. Les échéances regroupées porteront le même numéro dans la colonne Position (P) de la fenêtre «Echéances à régler» (voir ci-dessous). Le regroupement est possible lorsque : 􀂉 le tiers payeur ou encaisseur est identique ; 􀂉 le compte général est identique ; 􀂉 la devise est identique ; 􀂉 le mode de règlement est identique. Une association automatique n’est réalisable que si la somme des montants des échéances est positive. Lorsque seront sélectionnées les options entraînant un pointage des échéances, ce pointage s’effectuera à hauteur du budget enregistré dans la zone correspondante de la présente fenêtre. La sélection s’effectuera à partir de la date la plus ancienne. Si aucun budget n’est enregistré, toutes les échéances seront pointées. 􀀳 Les regroupements obtenus par le présent critère peuvent être modifiés dans la fenêtre « Echéances à régler ». Les associations faites manuellement pour un même tiers seront admises même si le montant total des échéances est négatif ou si les modes de règlement sont différents. Budget Cette zone de 14 caractères numériques n’est active que dans le cas où le type sélectionné est Fournisseur. Elle permet de fixer un budget à ne pas dépasser. 􀀳 Voir les explications données pour la zone Association échéance de cette même fenêtre. Devise règlement Cette zone à liste déroulante permet le paramétrage de la devise dans laquelle seront exprimés les règlements. Elle propose : 􀂉 Tenue de compte : les règlements seront exprimés dans la devise de tenue de compte enregistrée dans le volet « Fichier / A propos de… / Initialisation ». 􀂉 Liste des devises : : permet de sélectionner une des devises enregistrées dans les options de l’entreprise. Cours Cette zone ne sera accessible que si un choix différent de Tenue de compte est fait dans la zone précédente. Elle permet alors d’enregistrer le cours de change de la devise sélectionnée. Bouton [OK] Lance la sélection des échéances en fonction des paramètres enregistrés. Les échéances trouvées apparaîtront dans la fenêtre décrite ci-dessous. Bouton [Annuler] Annule les opérations. Menu Traitement © Sage 2007 1271 Echéances à régler Les échéances trouvées à la suite de la validation de la fenêtre de sélection précédente s’affichent dans une liste qui permet leur ultime sélection. Les lignes peuvent être classées : 􀂉 par Tiers (valeur par défaut) ou 􀂉 par Date en fonction des réglages faits dans la zone Tri de la barre d'outils « Navigation » ou du menu contextuel. Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Associer] Ce bouton permet d’associer les lignes sélectionnées dans la liste. Les lignes affichées sont pointées, c’est-à-dire numérotées dans la colonne Pointage (P), en fonction des réglages faits dans la fenêtre de sélection (zone Association échéance). Si aucune ligne n’est pointée, ce bouton permettra de les pointer individuellement ou en les associant. 􀀳 Ce bouton ne permet pas de dépointer des lignes qui le seraient déjà. Il ne permet que de modifier les associations. Pour dépointer certaines lignes il faut refermer la fenêtre et recommencer les sélections en modifiant les critères. Les lignes de règlement pointées seront seules traitées lors de la génération des règlements qui s’effectue en cliquant sur le bouton Générer les règlements. Pour associer ensemble plusieurs lignes, sélectionnez-les et cliquez sur ce bouton. Le «Manuel de la gamme» décrit comment réaliser des sélections multiples dans une liste. Dans ce cas un message d’avertissement apparaîtra si vous modifiez le pointage d’une ou de plusieurs lignes déjà pointées. « Il existe des échéances déjà associées. Voulez-vous les réassocier ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : les lignes sont pointées ensemble avec le même numéro (pris à la suite de ceux déjà affectés), 􀂉 [Non] : les lignes sélectionnées restent à leur état initial. Si vous tentez d’associer des lignes concernant des tiers différents, un message d’alerte apparaîtra. « Deux comptes tiers différents ne peuvent pas être associés entre eux ! [OK] » Menu Traitement © Sage 2007 1272 Bouton [Règlement partiel] Ce bouton n’est actif que lorsqu’une ligne est sélectionnée. Dans ce cas, il permet de préciser le montant à imputer pour l’échéance. Les règlements partiels sont décrits plus loin. Voir le titre «Règlements partiels», page 1274. Bouton [Imprimer les règlements] Ce bouton lance les opérations suivantes : 􀂉 Impression d’un état de proposition des règlements. 􀂉 Impression d’un bordereau de remise en banque des règlements. 􀂉 Génération de titres ou de reçus de paiement. Toutes ces impressions seront vues plus loin dans ce chapitre. Bouton [Générer les règlements] Ce bouton génère les règlements des échéances pointées. Son utilisation offre le choix de l’impression des titres de paiement (chèques, LCR, etc.) ou la génération d’un fichier CSB 19. Voir les explications données sous le titre «Génération des règlements», page 1277. Budget Cette zone permet d’enregistrer le budget que l’on se fixe pour le règlement des échéances. 14 caractères numériques. La saisie d’un montant dans cette zone, suivie d’une validation, se répercute immédiatement sur les totaux décrits ci-après. Elle peut être déjà renseignée si un budget a été saisi dans la fenêtre « Sélection des échéances à régler ». Totaux La zone d’affichage en haut et à droite de la fenêtre mentionne les informations suivantes : 􀂉 Total échéances : cumul des montants de toutes les lignes pointées ou non, 􀂉 Total imputé : cumul des montants des lignes pointées, 􀂉 Total non imputé : cumul des montants des lignes non pointées, 􀂉 Solde budget : différence entre le montant inscrit dans la zone Budget et le total imputé. Cette valeur est précédée du signe moins (-) tant que le budget n’est pas dépassé. Ces montants sont exprimés dans la devise de règlement (paramétrée dans la fenêtre « Sélection des échéances à régler »). Liste des règlements Ces colonnes affichent les informations sur les lignes de règlement sélectionnées à la suite de la validation de la fenêtre «Sélection des règlements à remettre en banque». Les sélections multiples sont possibles pour modifier l’association des lignes pointées. Voir le «Manuel de la gamme» pour la réalisation des sélections multiples dans une liste. Deux des colonnes de cette liste présentent des particularités. Colonne Montant à régler Les valeurs proposées dans cette colonne sont déterminées de la façon suivante : Devise de règlement Devise des échéances Montant à régler Monnaie de tenue de compte N’importe laquelle Montant de l’échéance exprimé en monnaie de tenue de compte Autre devise Aucune Montant de l’échéance converti dans la devise de règlement en fonction du cours en vigueur Menu Traitement © Sage 2007 1273 Colonne Echéance contrepartie La date mentionnée dans cette colonne dépend du choix fait dans l’option Association échéance de la fenêtre de sélection « Sélection des échéances à régler » paramétrée pour faire apparaître la liste des échéances à régler. Si cette zone a été paramétrée sur : 􀂉 Aucune ou Par échéances : il n’y aura pas de regroupement d’échéances et la colonne Echéance contrepartie affichera la date de l’échéance. 􀂉 Regroupée : il y aura regroupement des échéances et la date d’échéance mentionnée sera celle de la première échéance imputée. Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Sélection des échéances à régler», page 1268. Choix des échéances Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle permet de sélectionner les lignes affichées à l’écran : 􀂉 Echéances non pointées, 􀂉 Echéances pointées (celles marquées d’un nombre dans la colonne Position), 􀂉 Toutes les échéances (valeur par défaut). Menu contextuel de la liste des échéances à régler Un menu contextuel est disponible sur la liste des échéances à régler. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, dans ce menu contextuel, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Consulter les éléments sélectionnés, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés. Deux commandes spécifiques sont disponibles. Associer les éléments sélectionnés A le même rôle que le bouton [Associer]. Devise de règlement Montant de l’échéance en devise Autre devise Montant de l’échéance en devise converti dans la devise de règlement selon le cours en vigueur Devise de règlement Devise des échéances Montant à régler Menu Traitement © Sage 2007 1274 Affecter un règlement partiel A le même rôle que le bouton [Règlement partiel]. Personnaliser la liste des échéances à régler On peut personnaliser la liste des échéances à régler soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. On peut ajouter les colonnes suivantes : Règlements partiels Pour enregistrer un règlement partiel d’une échéance, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Règlement partiel]. Si la ligne sélectionnée n’était pas pointée elle le sera automatiquement. Si plusieurs lignes associées sont sélectionnées, l’imputation du règlement partiel se fera sur les échéances chronologiquement les plus anciennes. 􀀳 Si la ligne sélectionnée dans la fenêtre « Echéances à régler » pour l’enregistrement était pointée (existence d’une valeur dans la colonne Position), le message proposant les réassociations apparaîtra. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer le traitement. Exemple Soient les trois échéances suivantes : 􀂉 Date facture 􀂉 Devise échéance 􀂉 Intitulé tiers 􀂉 Montant devise restant 􀂉 Compte général document 􀂉 Montant origine 􀂉 Devise échéance 􀂉 Montant devise origine 􀂉 Montant devise restant 􀂉 Echéance contrepartie Compte général Tiers Date Montant Position 4110000 CARAT 1502 100,00 1 4110000 CARAT 1503 150,00 1 4110000 CARAT 1504 200,00 1 Menu Traitement © Sage 2007 1275 Ces trois échéances sont sélectionnées afin d’enregistrer un règlement partiel de 200,00. L’affectation des règlements partiels s’effectuera de la manière suivante : L’échéance la plus ancienne (100,00) est totalement réglée. L’échéance au 15/03 (150,00) est partiellement réglée. Il reste un reliquat de 50,00. L’échéance la plus récente (200,00) n’est pas réglée et l’association avec les autres échéances est supprimée. Une fenêtre de saisie « Règlement partiel en Euro » s’ouvre pour permettre l’enregistrement du règlement. La partie supérieure de la fenêtre rappelle le tiers dont la ou les échéances sont sélectionnées ainsi que le numéro de la position correspondante. Montant échéance(s) Zone renseignée automatiquement par le programme et affichant la somme des échéances sélectionnées. Montant imputé Zone permettant la saisie du montant du règlement partiel. Solde Zone renseignée automatiquement par le programme et affichant la différence entre le Montant échéance(s) et le Montant imputé. Le montant imputé peut être supérieur au montant de l’échéance. Dans ce cas, lors de la génération du règlement, l’écart est passé sur le journal paramétré dans la zone Code journal de l’encadré Gestion des écarts de règlement du volet « Fichier / A propos de… / Comptable /Règlement/caisse ». Il peut aussi être saisi manuellement. Echéance contrepartie Cette zone permet la saisie de la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie qui sera générée lors de la mise à jour comptable. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1537. La date proposée par défaut est celle du jour (date du micro-ordinateur). Elle est modifiable. Il est possible de sélectionner cette date en s’aidant du calendrier. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Bouton [OK] Valide la saisie faite. Compte général Tiers Date Montant Position Règlement partiel 4110000 CARAT 1502 100,00 1 100,00 4110000 CARAT 1503 150,00 1 100,00 4110000 CARAT 1504 200,00 Menu Traitement © Sage 2007 1276 Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Impression des échéances à régler L’utilisation du bouton [Imprimer les échéances] dans la fenêtre « Echéances à régler » permet d’imprimer des bordereaux de règlements présentés de diverses façons. Son lancement ouvre une fenêtre de paramétrage « Imprimer des règlements ». Les zones présentes dans cette fenêtre offrent les choix suivants : Type Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Proposition de paiement : (valeur par défaut) le programme imprime la liste des échéances proposées au règlement avec les regroupements éventuels ; 􀂉 Bordereau de remise : le programme imprime un bordereau d’accompagnement des échéances mises au règlement ; pour cela il ouvre une fenêtre « Sélectionner le modèle » permettant de choisir une présentation personnalisée de l’état que vous avez paramétrée au moyen de la commande Fichier / Mise en page ; 􀂉 Titre/reçu de règlement : comme dans l’option précédente, le programme ouvre une fenêtre de sélection permettant de choisir un modèle de mise en page pour l’impression du titre de règlement (lettre-chèque, LCR, etc.) ou un reçu pour les règlements enregistrés. Des modèles de mise en page sont disponibles dans le répertoire RÈGLEMENT. La fonction Mise en page est détaillée dans le «Manuel de la gamme». 􀀳 L’impression de ces mêmes documents peut également être obtenue lors de la génération des règlements. Voir le titre «Génération des règlements», page 1277. Echéance Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Echéances non pointées : seules les échéances non pointées dans la fenêtre « Echéances à régler » seront imprimés ; 􀂉 Echéances pointées : (valeur par défaut) seules les échéances pointées dans la fenêtre précédente seront imprimés ; 􀂉 Toutes les échéances : toutes les échéances présentes dans la fenêtre précédente seront imprimés. Mode règlement Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) le programme ne fera aucune sélection sur le mode de règlement de l’échéance ; 􀂉 Liste des modes de règlement : le programme permet de sélectionner un mode de règlement particulier. Menu Traitement © Sage 2007 1277 Date de / à Ces deux zones permettent de sélectionner les échéances en fonction de leur date. Il est nécessaire que la sélection faite ici soit incluse dans celle faite lors de la sélection des échéances. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Tiers de / à Ces deux zones permettent la sélection d’un tiers ou d’une fourchette de tiers clients ou fournisseurs suivant le choix fait précédemment. Une page par association Cette option, cochée par défaut, ne devient active que si le choix Titre/reçu de règlement est fait dans la zone Type. Dans ce cas, le programme imprimera une page distincte par association pour un même tiers. Si cette option n’est pas cochée, toutes les échéances destinées à un même tiers seront imprimées sur la même page. Bouton [OK] Lance l’impression du ou des documents imprimés suivant les sélections faites. 􀀳 Les règlements ne sont pas générés à la suite de cette impression. Pour cela, il faut utiliser le bouton Générer les règlements. Voir le titre «Génération des règlements», page 1277. Bouton [Annuler] Annule les opérations. Génération des règlements Le bouton [Générer les règlements] lance la génération des règlements des échéances pointées. Son utilisation offre le choix de l’impression des titres de paiement (chèques, LCR, etc.) ou la génération d’un fichier CSB 19. Les zones entrant dans la composition de cette fenêtre sont les suivantes. Banque Cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Aucune : dans ce cas les paramètres utilisés seront ceux enregistrés dans l’encadré Paramètres comptables par défaut des règlements du volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Règlement/ caisse ». 􀂉 Liste des comptes bancaires : liste des banques et des comptes enregistrés dans la commande Structure / Comptabilité / Banques. Menu Traitement © Sage 2007 1278 Voir la zone Code journal ci-dessous. Date règlement Zone destinée à l’enregistrement de la date de règlement. Par défaut, la date système est proposée. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Code journal Cette zone propose : 􀂉 le code journal enregistré dans l’encadré Paramètres comptables par défaut des règlements du volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Règlement/caisse » si la sélection faite dans la zone Banque est Aucune ; 􀂉 le code journal associé au compte bancaire dans la fonction Structure / Comptabilité / Banque si un compte bancaire particulier a été sélectionné dans la zone Banque. Mode règlement Cette zone à liste déroulante propose la liste des modes de règlement enregistrés dans les options de l’entreprise. Compte de TVA Cette zone permet de sélectionner le compte de TVA sur encaissement qui sera repris sur les règlements générés. Cette zone propose par défaut le compte de TVA sur encaissement enregistré dans le volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Règlement/caisse » et correspondant au type de règlement, client ou fournisseur. Gestion des écarts de règlements Les zones regroupées dans cet encadré permettront au programme de gérer automatiquement les écarts de règlement qui pourront être constatés. Elles ne deviennent actives que si cette case est cochée. Dans ce cas, les valeurs proposées sont celles enregistrées dans le volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Règlement/caisse » si elles ont été renseignées. Code journal Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un journal de type Général. Ce journal servira à l’enregistrement des écritures des écarts de règlement. Compté débit Zone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écriture d’écart quand elle est de sens débiteur. Compte crédit Zone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écriture d’écart quand elle est de sens créditeur. Ces deux comptes seront mouvementés automatiquement en fonction du signe de l’écart et du type de règlement. Le tableau suivant résume les opérations. Type règlement Écart Compte d’écart utilisé Client Positif (règlement supérieur à l’échéance) Crédit Négatif (règlement inférieur à l’échéance) Débit Fournisseur Positif (règlement supérieur à l’échéance) Débit Négatif (règlement inférieur à l’échéance) Crédit Menu Traitement © Sage 2007 1279 Ecart maximum Cette zone est destinée à la saisie du montant maximum (en valeur absolue) qui entraînera la génération automatique d’une écriture d’écart de règlement. Si la gestion automatique des écarts de règlement est demandée, la saisie d’une valeur d’écart dans cette zone est obligatoire. Un message vous le rappellera au besoin. « Le montant de l’écart maximum doit être différent de zéro ! [OK] » Impression bordereau de la remise Si cette option est cochée, la génération des règlements sera accompagnée de l’impression du bordereau de la remise. Une fenêtre de dialogue vous demandera de sélectionner le modèle de mise en page qui convient. Impression titre/reçu de paiement Si cette option est cochée, la génération des règlements sera accompagnée de l’impression des titres ou des reçus de paiement. Comme pour la zone précédente, une fenêtre s’ouvrira pour sélectionner le modèle de mise en page. Une page par association Cette option, cochée par défaut, ne devient active que si l’option Impression titre/reçu de règlement est cochée. Dans ce cas, le programme imprimera une page distincte par association pour un même tiers. Si cette option n’est pas cochée, toutes les échéances destinées à un même tiers seront imprimées sur la même page. Bouton [OK] Lance la génération des titres de paiement. Bouton [Annuler] Annule les opérations de règlement. Traitement de l’intégration des règlements Cette fonction interroge le fichier des écritures comptables afin de rapprocher les factures de vente ou d’achat avec leurs règlements qui auraient été enregistrés directement dans le fichier comptable à partir du programme Sage Comptabilité. L’application interroge les échéances des factures comptabilisées non liées à un règlement et recherche dans les écritures comptables ayant le statut A traiter GC, le règlement correspondant afin de créer celui-ci et de le lier à l’échéance de la facture. Le statut de l’écriture comptable est modifié dès le règlement généré : il passe du statut A traiter GC au statut Traité GC. Menu Traitement © Sage 2007 1280 Modèles et prestations types Traitement / Modèles et prestations types Cette commande permet de paramétrer des modèles de documents utilisés soit directement dans les pièces de vente, d’achat et internes soit dans les abonnements clients et fournisseurs. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Modèles et prestations types] des barres d’outils « Gestion des abonnements », « Gestion des ventes », « Gestion des achats » et « Gestion des documents internes ». Cette commande s'ouvre sur une fenêtre donnant la liste des modèles déjà enregistrés et permettant d'en créer d'autres, de les consulter, de les modifier ou de les supprimer. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les fonctions disponibles à partir des listes. Liste des modèles et prestations types L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 sur le code du Modèle (classement par défaut), 􀂉 sur l'Intitulé du modèle. Les informations présentées dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type du modèle représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Code du modèle, 􀂉 l'Intitulé du modèle, 􀂉 la Référence de la pièce type du modèle, 􀂉 le Numéro du tiers éventuellement rattaché, 􀂉 l’Intitulé de ce tiers. Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre. Voir ci-dessous le titre «Personnaliser la liste des abonnements clients», page 1308. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 modèle vente, 􀂉 modèle achat, 􀂉 modèle interne. La création d’un modèle et celle de la pièce type qui l’accompagne sont détaillées plus loin dans ce chapitre. Menu Traitement © Sage 2007 1281 Toutes les pièces peuvent être supprimées à l'exception des modèles s'ils sont utilisés dans un abonnement en cours. Le bord inférieur de la fenêtre propose deux boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Modèles Liste déroulante permettant de n'afficher que certains éléments de la liste des modèles et prestations types : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les éléments sont affichés. 􀂉 Ventes : affiche seulement les modèles affectés aux ventes. 􀂉 Achats : affiche seulement les modèles affectés aux achats. 􀂉 Internes : affiche seulement les modèles affectés aux documents internes. Bouton [Transformer en document(s)] Ce bouton n’est actif que si une ligne au moins est sélectionnée dans la liste. Dans ce cas, il lance la génération d’un document des ventes, des achats ou interne, en fonction de la ligne sélectionnée. Si plusieurs lignes étaient sélectionnées, seul le premier document sera généré. Cette fonction est décrite sous le titre «Génération des documents – Modèles et prestations types», page 1302. Bouton [Imprimer le(s) modèle(s)] Ce bouton donne un accès à une fonction permettant d'imprimer soit la liste des modèles (si aucune ligne n’est sélectionnée) soit le détail des modèles (si certaines lignes sont sélectionnées). Cette fonction est décrite sous le titre «Impression de la liste des abonnements clients», page 1309. Menu contextuel de la liste des modèles et prestations types Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles et prestations types. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Trois commandes spécifiques sont disponibles. Voir la pièce Affiche directement la pièce type associée à la ligne du modèle sélectionnée. Imprimer le(s) modèle(s) Imprime directement le ou les modèles sélectionnés. Menu Traitement © Sage 2007 1282 Transformer en document(s) Ouvre la fenêtre « Génération des documents » pour la génération d’une pièce de vente ou d’achat. Personnaliser la liste des modèles et prestations types On peut personnaliser la liste des modèles et prestations types soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Impression de la liste des modèles et prestations types On obtient la liste des modèles et prestations types en cliquant sur le bouton [Imprimer le(s) modèle( s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des modèles et prestations types à condition qu’aucune ligne ne soit sélectionnée. Sélection simplifiée – Impression de la liste des modèles et prestations types L’impression de la liste des abonnements clients peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée, soit à partir d’un format de sélection. Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Liste : on obtient une liste d’informations simplifiées sur les modèles et prestations types sélectionnés. 􀂉 Etat de contrôle: le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Modèle : permet de sélectionner, dans une fenêtre de dialogue « Sélectionner le modèle » qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 1283 Voir le paragraphe «Impression des documents des ventes», page 882, pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous le paragraphe «Format de sélection – Impression de la liste des abonnements clients», page 1311. Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type d’état Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Modèle. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un plus haut. Type Liste déroulante permettant de sélectionner les modèles qui feront l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Ventes, 􀂉 Achats, 􀂉 Internes. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 Modèle (valeur par défaut), 􀂉 Intitulé. Code de / à Permet de sélectionner les modèles selon leur numéro de code. N° client de / à Permet de sélectionner les modèles selon les numéros de tiers affectés par défaut. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton [OK]. Sinon cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des modèles et prestations types Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des modèles et prestations types. Menu Traitement © Sage 2007 1284 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Modèles et prestations types Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste modèles et prestations types Type d’état Liste, Etat de contrôle, Modèle (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste modèles et prestations types Classement Modèle, Intitulé (1) Modèles et prestations types Type Tous, Ventes, Achats, Internes (1) Modèles et prestations types Code A saisir (1) Modèles et prestations types N° Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1285 Détail d'un modèle ou d’une prestation type La création, la modification, la consultation ou la suppression des modèles et prestations types s'effectuent à partir de la liste des modèles et prestations types. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur ces fonctions. On peut créer directement : 􀂉 une pièce type de vente ou d’achat ou un modèle d’abonnement client ou fournisseur en cliquant sur le bouton [Créer un modèle d’abonnement] des barres d’outils « Gestion des abonnements », 􀂉 une pièce type ou un modèle d’abonnement client en cliquant sur le bouton [Créer un modèle de vente] de la barre d’outils « Gestion des ventes », 􀂉 une pièce type ou un modèle d’abonnement fournisseur en cliquant sur le bouton [Créer un modèle d’achat] de la barre d’outils « Gestion des achats », 􀂉 une pièce type interne en cliquant sur le bouton [Créer un modèle interne] de la barre d’outils « Gestion des documents internes ». 􀀳 Les modèles d’abonnement ne sont pas disponibles dans les documents internes. La création d'un abonnement client ou fournisseur est subordonnée à l'enregistrement préalable d'un modèle type. On peut créer autant de modèles que l'on veut et les affecter ensuite aux abonnements destinés aux clients ou aux fournisseurs. Quand une zone est déclarée paramétrable dans un modèle, il faut entendre par là qu'elle sera utilisée par les abonnements découlant de ce modèle. La création d'un modèle se traduit par l'ouverture d'une fenêtre de saisie composée de deux volets dans le cas des modèles et de trois dans le cas des abonnements. Windows Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide d’onglets. Macintosh Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide de boutons. Onglet / Bouton Fiche principale Donne accès au «Volet Fiche principale - Modèle type», page 1286 de la fiche modèle quand on se trouve sur un autre. Onglet / Bouton Complément Donne accès au «Volet Complément - Modèle et prestation type», page 1289 de la fiche modèle. Bouton [Générer le document] Ce bouton permet de générer un document des ventes, des achats ou interne à partir d’un des modèles types enregistrés dans cette fonction. Voir les explications données sous le titre «Génération des documents – Modèles et prestations types», page 1302. Bouton [Visualiser la pièce] Ce bouton donne accès à la pièce type du modèle ou de l'abonnement, c'est-à-dire à la fenêtre de saisie des lignes d'articles. Menu Traitement © Sage 2007 1286 Cette fenêtre est décrite sous le titre «Pièce type modèle - Modèle et prestation type», page 1293. Windows Ces deux derniers boutons se trouvent en bas des volets des modèles. Volet Fiche principale - Modèle type On accède au volet « Fiche principale » d'un modèle type en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Les informations à saisir sont détaillées zone par zone. Code Zone de 10 caractères alphanumériques majuscules. Saisie obligatoire. Type Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Ventes : (valeur par défaut) le modèle est destiné à générer soit un abonnement pour un client, soit un document des ventes. 􀂉 Achats : le modèle est destiné à générer soit un abonnement pour un fournisseur, soit un document des achats. 􀂉 Internes : le modèle est destiné à générer un document interne. Intitulé Intitulé du modèle. 35 caractères alphanumériques. Tiers par défaut Zone à liste déroulante saisissable permettant de saisir le tiers, client ou fournisseur, destinataire par défaut du modèle type. Cette information n’est pas obligatoire. Le tiers pourra être saisi lors de la génération du document. Options spécifiques abonnements Ces zones ne doivent être renseignées que si le modèle est destiné à la génération d’abonnements clients ou fournisseurs selon leur type. Si le choix fait dans la zone Type est Internes, ces zones sont inaccessibles. Contrat Zone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie optionnelle de l’intitulé du contrat. Périodicité Cette zone et la suivante définissent l'intervalle entre deux pièces de vente successives à générer. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Menu Traitement © Sage 2007 1287 Type périodicité Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer entre la génération de deux pièces de vente. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année, 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. Les différentes périodicités de l’abonnement sont calculées en fonction de la date de début saisie et de la date de fin calculée. Périodicité de type Année civile Les périodicités de type année civile commencent systématiquement au premier janvier de l’année de souscription et se terminent au 31 décembre de l’année calculée en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une périodicité de 1 année civile et d’une durée de 3 années : Date de souscription de l’abonnement 15/03/N Date de fin calculée 31/12/N+2 Périodicités calculées 01/01/N au 31/12/N 01/01/N+1 au 31/12/N+1 01/01/N+2 au 31/12/N+2 Il est à noter que l’abonnement commence au premier jour de l’année quelle que soit la date de souscription et que la génération des premières périodicités pourra donner lieu à une gestion de prorata si celle-ci a été prévue dans les lignes de la pièce d’abonnement. Périodicité de type Mois civil Les périodicités de type mois civil commencent systématiquement au premier jour du mois de souscription et se terminent au dernier jour du mois calculé en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une périodicité de 1 mois civil et d’une durée de 1 année : Date de souscription de l’abonnement 15/03/N Date de fin calculée 28/02/N+1 Périodicités calculées 01/03/N au 31/03/N 01/04/N au 30/04/N …/… 01/02/N+1 au 28/02/N+1 Comme dans le cas de l’année civile, la première périodicité pourra donner lieu à prorata si ceci a été prévu dans le paramétrage des lignes. Durée Cette zone et la suivante définissent la période sur laquelle le contrat d'abonnement est défini. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type durée Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour la durée de l'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, Menu Traitement © Sage 2007 1288 􀂉 Mois, 􀂉 Année (valeur par défaut), 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. 􀀳 Si les paramétrages présentent un certain illogisme (exemple : une périodicité d'une année et une durée d'une semaine), le programme ne prendra en compte que la plus petite durée des deux. Durée de type Année civile La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour de l’année (31 décembre) quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 années civiles : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N+2 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Reconduction d’une année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 01/01/N+1 Date de fin calculée 31/12/N+1 Durée de type Mois civil La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour du mois quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 mois civil : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 30/06/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 mois civils : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/08/N Exemple Abonnement d’une durée de 12 mois civils : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/05/N+1 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Menu Traitement © Sage 2007 1289 Délai préavis Cette zone et la suivante définissent le délai «légal» à observer entre la date de résiliation et la date de fin d'abonnement. Cette zone est facultative et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type délai préavis Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour dénoncer un contrat d'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année. Reconduction Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune, l'abonnement ne sera pas reconduit à expiration. 􀂉 Tacite (valeur par défaut), la reconduction de l'abonnement sera réalisée automatiquement sans confirmation du client. 􀂉 A confirmer, l'abonnement ne sera reconduit que sur accord du client. Volet Complément - Modèle et prestation type On accède au volet « Complément » d'un modèle type en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Sauf indication contraire, les informations à saisir concernent à la fois les abonnements et les documents individuels. Elles sont détaillées zone par zone. Pièce générée Liste déroulante permettant de préciser le type de pièce générée par l'abonnement : 􀂉 Si modèle de type Ventes : 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture (valeur par défaut). 􀂉 Si modèle de type Achats : Menu Traitement © Sage 2007 1290 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture (valeur par défaut). 􀂉 Si modèle de type Internes : 􀂉 Documents de type interne. 􀀳 Dans les documents de type Internes, seules sont disponibles les zones : - Pièce générée, - Souche, - Entête, - Contact, - Tarif, - Dépôt, - Représentant. Souche Liste déroulante permettant le choix de la souche des documents de vente ou d’achat dans laquelle seront numérotées les pièces générées. Génération Cette zone et celles qui la suivent permettent de fixer les dates auxquelles les pièces seront générées. Elles ne concernent que les abonnements. 􀀳 Cette génération ne sera cependant pas automatique dès que le programme constatera que la date de génération correspond à la date du jour. Elle doit être lancée par la commande Traitement / Abonnements / Génération des abonnements. Des boutons disposés dans la fenêtre de liste des abonnements clients ou dans les pièces elles-mêmes permettent de lancer cette commande directement. Cette détermination s'effectue par rapport aux dates limites de la période de la périodicité. Cette première zone permet d'enregistrer le nombre de jours de décalage par rapport à la date choisie comme origine et précisée dans la zone suivante. Valeurs limites 0 à 999. Exemple La pièce doit être générée le jour même du début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 0 Jours avant Date début le rien. La pièce doit être générée 5 jours avant le début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 5 Jours avant Date début le rien. On peut enregistrer une valeur précédée du signe moins (–) pour indiquer que le nombre de jours de décalage doit être compté après la date choisie comme origine et non pas avant. Exemple La pièce doit être générée 5 jours après le début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération -5 Jours avant Date début le rien. Jours avant Liste déroulante proposant : 􀂉 Date début : la date de début de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. 􀂉 Date fin : la date de fin de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. Menu Traitement © Sage 2007 1291 Le Jour de tombée de la date de génération. On peut enregistrer jusqu'à 6 jours dans cette zone en séparant les valeurs saisies par des virgules. Lors de la détermination de la date de génération, le programme choisira la date de tombée immédiatement supérieure compte tenu des paramétrages faits dans les autres zones. Lorsqu’une valeur est enregistrée dans cette zone, le délai enregistré dans la zone Génération n’est pas pris en compte sauf si ce délai est supérieur à la période. Dans ce cas, le programme tient compte du délai enregistré. Exemple La pièce doit être générée à date fixe, le 25 du mois qui précède la génération de la pièce. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 10 Jours avant Date début le 25. Dans ce cas la valeur 10 saisie n’est pas prise en compte. Exemple Les valeurs suivantes sont enregistrées : Génération 40 Jours avant Date fin le 15,30. Dans ce cas, la génération aura lieu le 30 du mois précédent. Si les valeurs suivantes avaient été enregistrées : Génération 50 Jours avant Date fin le 15,30. Dans ce cas, la génération aurait eu lieu le 15 du mois précédent. Date livraison Les zones de paramétrage de la date de livraison se paramètrent exactement comme celles de la génération. Veuillez vous y reporter. Il ne s’agit ici que de la date de livraison enregistrée dans l’en-tête de la pièce. 􀀳 Si l'une des informations précédentes est modifiée dans un abonnement déjà enregistré, le programme vous proposera de modifier les lignes d'abonnement du volet «Historique» en conséquence. Origine des informations de la pièce Ces informations concernent aussi bien les documents individuels que les abonnements. Tous les zones sous ce titre permettent de paramétrer l'origine des informations reprises lors de l'affectation d'un modèle à un abonnement ou à une pièce. Les mentions Modèle ou Fiche tiers dans les listes déroulantes décrites ci-dessous se rapporte aux informations saisies dans la fenêtre « Information document » ou directement sur les lignes de la pièce associée au modèle. Entête Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le mode d'expédition, la condition de livraison et la périodicité renseignées dans la fenêtre « Information document » du modèle seront reportées dans l'abonnement ou le document généré (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : le mode d'expédition, la condition de livraison et la périodicité seront repris de la fiche tiers. Choix remise Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les remises saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement ou le document généré (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : les remises pratiquées dans la pièce seront celles applicables au tiers (remise, tarif par client ou fournisseur, catégorie tarifaire ou remise par famille) et resteront modifiables. Elles seront appliquées en fonction du paramétrage réalisé dans l'option Choix remise de la commande A propos de…. Menu Traitement © Sage 2007 1292 En cas de conflit de remise et si le choix Manuel a été fait dans la zone Choix remise, le programme prendra en compte une remise dans l'ordre suivant : 􀂉 remise article, 􀂉 remise famille, 􀂉 remise tiers. Catégorie comptable Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : la catégorie comptable saisie dans le modèle sera reportée dans l'abonnement ou la pièce générée. 􀂉 Fiche tiers : (valeur par défaut) la catégorie comptable utilisée dans la pièce sera celle du tiers. Contact Reprend par défaut : 􀂉 soit le contact principal du tiers, 􀂉 soit le premier contact de la liste des contacts du tiers. Tarif Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) la catégorie tarifaire ou la centrale d’achat du tiers renseignée dans l’en-tête du document modèle est reprisedans l’en-tête du document d’abonnement. 􀂉 Fiche tiers : l’en-tête du document généré reprend et applique les informations catégorie tarifaire ou centrale d’achat du tiers. Dépôt Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le(s) dépôt(s) d'origine saisi(s) dans le modèle (en-tête ou lignes) sera(seront) reporté(s) dans l'abonnement ou la pièce générée. 􀂉 Fiche tiers : le dépôt d'origine mentionné dans la pièce sera celui affecté au tiers. Taux escompte Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : le taux d'escompte inscrit dans le modèle sera reporté dans l'abonnement ou la pièce générée (mais restera modifiable). 􀂉 Fiche tiers : (valeur par défaut) le taux d'escompte utilisé dans la pièce sera celui du tiers (et restera modifiable). Condition échéance Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les conditions d'échéance saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement ou la pièce générée (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : les conditions d'échéance mentionnées dans la pièce seront celles affectées au tiers (et resteront modifiables). 􀀳 Les informations relatives aux zones Entête 1, Entête 2, Entête 3, et Entête 4 sont systématiquement reprises du modèle. Représentant / Acheteur Cette zone prend la désignation Représentant dans un modèle de type vente et Acheteur dans un modèle de type achat. 􀂉 Modèle : le représentant ou l’acheteur saisi dans le modèle sera reporté dans l'abonnement ou la pièce générée (mais restera modifiable). 􀂉 Fiche tiers : (valeur par défaut) le représentant ou l’acheteur mentionné dans la pièce sera celui affecté au tiers (et restera modifiable). Les informations relatives à la devise, la langue de facturation, le payeur et le lieu de livraison sont systématiquement reprises de la fiche tiers. Menu Traitement © Sage 2007 1293 Pièce type modèle - Modèle et prestation type On accède à la pièce type modèle en cliquant sur le bouton [Visualiser la pièce] dans la fiche « Modèle et prestation type ». Cette commande ouvre la fenêtre dans laquelle on peut paramétrer les lignes d'articles qui composeront les pièces générées périodiquement par la fonction abonnement ou ponctuellement par la génération de document. Les boutons et fonctionnalités disponibles sont, suivant le type du modèle, celles des documents des ventes, des achats ou internes. 􀀳 Rappelons que les abonnements ne sont pas disponibles pour les documents internes. Les colonnes qui apparaissent dans cette fenêtre correspondent au paramétrage effectué dans l'option Organisation pour les abonnements clients si le type est Ventes ou pour les abonnements fournisseurs si le type est Achats. Comme les documents des ventes ou des achats classiques, les pièces modèles types se composent de : 􀂉 une en-tête : voir le titre «En-tête - Pièce d'abonnement client», page 1324, 􀂉 des informations générales : voir le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients», page 1325, 􀂉 d’un corps permettant la saisie des lignes : voir le titre «Saisie des lignes – Abonnements clients», page 1327, 􀂉 de fonctions annexes : voir le titre «Fonctions annexes - Abonnements clients», page 1327, 􀂉 de fonctions de valorisation : voir le titre «Valorisation des abonnements de ventes», page 1330. Nous ne décrirons pas toutes les zones de saisie ou d'information et les boutons disponibles dans cette fenêtre s'ils ont un fonctionnement identique à ceux que l'on peut trouver dans une pièce de vente tel un devis ou d’achat telle une préparation de commande. Nous ne citerons que ceux qui présentent une particularité notable. Les tarifs appliqués dans les pièces associées aux modèles et prestations types peuvent être mis à jour par la fonction Traitement / Abonnements / Mise à jour des pièces d’abonnement. Voir le titre «Mise à jour des pièces d’abonnement», page 1369. Menu Traitement © Sage 2007 1294 En-tête - Pièce type modèle Les boutons qui apparaissent dans l'en-tête de la pièce ont le même rôle que ceux que l'on rencontre dans une pièce de vente, d’achat ou interne classiques à l'exception de certains d'entre eux. Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête des documents. Voir l’option «Information libre», page 160. Bouton [Appliquer les barèmes] Le rôle de ce bouton est le même que dans les pièces de vente classiques. Nous renvoyons l'utilisateur aux informations données dans les documents des ventes. Ce bouton n’est pas disponible dans les pièces d’achat ou internes. Voir le titre «Application des barèmes - Documents des ventes», page 791. Bouton [Valorisation de la pièce] Ce bouton ouvre la fenêtre de valorisation de la pièce qui présente de notables différences avec celle des pièces classiques. Elle est décrite plus loin. Ce bouton n’est pas disponible dans les pièces internes. Voir le titre «Valorisation des abonnements de ventes», page 1330. Bouton [Imprimer la pièce] Ce bouton lance l'impression de la pièce en ouvrant au préalable une fenêtre de sélection du modèle d’impression. Cette impression est identique à celles des documents de vente. Voir le titre «Impression des documents des ventes», page 882. Bouton ]Envoyer la pièce par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le document au tiers concerné comme pièce jointe à un e-mail. Voir les explications données sous le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Bouton [Information sur la pièce] Ce bouton donne accès à la fenêtre des informations sur le document. Cette fenêtre est identique à celle des pièces de vente classiques. Deux zones seulement ont un fonctionnement un peu différent. Voir plus loin le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients», page 1325. Bouton [Génération des pièces] Ce bouton donne un accès direct à la fonction de génération des documents. Voir la commande «Génération des documents – Modèles et prestations types», page 1302. 􀀳 Le bouton Information sur la solvabilité n’est pas disponible dans une pièce type modèle. Modèle Lien qui reprend l’intitulé du modèle type auquel la pièce est attachée et qui permet d’accéder à sa fiche. Menu Traitement © Sage 2007 1295 Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références du client ou du fournisseur ou toute autre information. 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation de lignes n’est pas rétroactive. Dans le corps des documents une colonne Référence peut être ajoutée aux colonnes initiales par l’option A propos de…. / Options / Organisation. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone dans les lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Pièce type modèle Informations générales sur la ligne – Pièce type modèle La partie supérieure droite de la fenêtre affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. Si aucune ligne n’est sélectionnée, les informations générales sont illustrées ci-dessous. 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton Informer sur le document. Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 poids net, 􀂉 poids brut, 􀂉 total HT. Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont illustrées ci-dessous dans le cas où vous l’avez demandé dans la commande A propos de…, volet «Préférences», et dans la commande Fenêtre / Préférences en cochant la zone Affichage stock en saisie. Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : 􀂉 stock réel, 􀂉 stock à terme, 􀂉 stock mini, 􀂉 stock maxi, 􀂉 D.P.A. (dernier prix d’achat) si le type de pièce est Achats. Menu Traitement © Sage 2007 1296 Informations sur la pièce – Pièce type modèle La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur la pièce] est la même que celle des documents des ventes, des achats ou internes classiques à l'exception des précisions ci-dessous. Nous renvoyons le lecteur aux explications données dans les documents des ventes, des achats ou internes. Les informations de ce volet sont renseignées en fonction des paramétrages faits dans le volet « Complément » du modèle type à l'exception des zones suivantes. Certaines de ces zones ne sont pas disponibles dans les documents internes. Dépôt client Reprend par défaut le lieu de livraison principal du client. Il est modifiable. Non disponible dans une pièce d’achat. Devise Reprend par défaut la devise de la fiche tiers (zone modifiable). Langue Reprend par défaut la langue de la fiche tiers (zone modifiable). Payeur Reprend par défaut le payeur de la fiche client (zone modifiable). Non disponible dans les pièces d’achat. Encaisseur Reprend par défaut l’encaisseur de la fiche fournisseur (zone modifiable). Non disponible dans les pièces de vente. Ventilation IFRS Cette zone n’apparaît que si la gestion de la norme IFRS a été activée. Elle permet de sélectionner la section IFRS sur laquelle les écritures comptables correspondant à la pièce devront être ventilées. L’activation de la gestion de la norme IFRS s’effectue dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. 􀀳 Les zones Caisse et Caissier ne sont pas utilisées dans cette fonction ni dans le programme Sage Gestion commerciale. Les autres zones ont un fonctionnement identique à celui qui est décrit pour cette même fenêtre dans les documents des ventes ou des achats. Menu Traitement © Sage 2007 1297 Saisie des lignes – Pièce type modèle La saisie s'effectue exactement comme dans les pièces de ventes ou d’achats classiques. Veuillez vous y reporter. Les colonnes disponibles sont celles qui ont été paramétrées dans les options de l'entreprise pour la pièce enregistrée dans la zone Pièce générée du volet «Complément» du modèle type. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Ajouter un élément, Mise à zéro de la quantité à transformer et Transformer la(les) ligne(s). Pour les autres commandes, nous renvoyons le lecteur aux documents des ventes. Menu contextuel des pièces types modèles Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de la pièce type. Les fonctions disponibles sont celles de la pièce correspondante. Les fonctions communes sont détaillées dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions spécifiques sont expliquées sous les titres correspondant aux pièces concernées. Personnaliser les lignes des pièces types modèles On peut personnaliser la liste des lignes des pièces types modèles soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Menu Traitement © Sage 2007 1298 Fonctions annexes - Pièce type modèle Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces types modèles sont les suivants. Bouton [Monter] Permet de déplacer vers le haut la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Bouton [Descendre] Permet de déplacer vers le bas la ligne sélectionnée dans le document (en modification seulement). Pour les deux boutons qui précèdent, le déplacement des lignes est identique à celui des pièces de vente. Voir le titre «Déplacement des lignes», page 769. Bouton [Associer un texte complémentaire] Permet d'associer un glossaire à une ligne. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Insérer une ligne] Permet d'insérer une ligne avant une autre. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Insérer un sous-total] Permet d'insérer une ligne de sous-total. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Voir, dans les documents des ventes, le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Données sur la ligne d'abonnement] Ce bouton n'appartient qu'aux pièces d'abonnement. Il propose la modification des caractéristiques propres à la ligne dans le cadre de l'abonnement. Les fonctions disponibles sont décrites cidessous. 􀀳 Ce bouton n’est pas disponible dans les documents internes. Ce bouton ouvre la fenêtre « Données sur la ligne d’abonnement ». Données sur la ligne d’abonnement Cette fenêtre rappelle certaines informations enregistrées dans le volet « Fiche principale » de la fiche du modèle et prestation type. Les autres zones seront renseignées lorsque la pièce sera issue d’un abonnement. Menu Traitement © Sage 2007 1299 Voir la description de ces zones dans les abonnements. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Valorisation – Pièce type modèle Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Valorisation de la pièce]. 􀀳 Cette fonction n’est pas disponible dans les pièces types internes. Cette fenêtre donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 saisie de l’escompte, 􀂉 échéancier : «Echéancier - Abonnements des ventes», page 1331. Les zones de cette fenêtre sont les suivante. Bouton [Valorisation TTC] Permet de revenir à cette fiche lorsqu’on en consulte une autre. Bouton [Echéancier] Donne accès à la fiche de saisie de l’échéancier de règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1300 Taux d’escompte Zone de 14 caractères numériques permettant la saisie du taux de l’escompte. Elle est renseignée par défaut si le modèle type prévoit (dans le volet « Complément ») de reprendre l'escompte du tiers (et si celui-ci en possède un). Ce montant apparaît dans les colonnes du bas de la fenêtre. L’escompte est calculé sur le montant HT de la pièce. Les colonnes constituant le bas de la fenêtre présentent les informations suivantes. Colonne Libellé Indique l’intitulé de la ligne de totalisation, de la taxe (taux de taxes) ou de l’escompte. Colonne Base Montant ayant servi au calcul de la taxe ou de l’escompte. La base peut être définie : 􀂉 par un montant HT, 􀂉 par une quantité, 􀂉 par un poids net, 􀂉 ou pas définie si la taxe est forfaitaire. Colonne Taux La taxe peut être : 􀂉 définie par un taux (%), 􀂉 définie par un montant fixe (F), 􀂉 basée sur une quantité (U), 􀂉 basée sur un poids. Colonne Montant Affiche le total de la pièce, les totaux partiels ou la taxe calculée. Il est impossible de modifier les lignes donnant des taxes. Pour modifier un escompte, retapez son taux et validez. Pour le supprimer, tapez 0 et validez. Pour les articles ayant un taux de taxe à 0 %, une ligne rappelant la base HT exonérée de TVA s’affiche. Les articles ne disposant pas de taux de taxes ne généreront aucune ligne de taxe. Echéancier - Pièce type modèle On accède à cette fiche en cliquant sur le bouton [Echéancier] à partir de la fenêtre de valorisation des pièces types modèles. Le programme propose par défaut les échéances correspondant aux conditions définies dans la zone décrite plus loin. Menu Traitement © Sage 2007 1301 Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer la ligne d’échéance sélectionnée dans la liste. Prenez garde en supprimant une ligne d’échéance de ne pas déséquilibrer le mode de règlement. Base de recalcul des échéances Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Date document : (valeur par défaut) les échéances sont calculées à partir de la date du document généré et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date début périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de début de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date fin périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de fin de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. Appel à un modèle de règlement Liste déroulante éditable permettant la sélection d’un modèle de règlement parmi ceux enregistrés dans la commande Structure / Comptabilité / Modèles de règlement. Le modèle de règlement sélectionné, il est nécessaire de le valider pour que s’affichent les conditions de règlement du modèle. Si lors de la validation d’un modèle de règlement, la liste affiche déjà des éléments, un message vous proposant de remplacer les échéances existantes s’affiche. La liste présente les informations découlant du modèle de règlement sélectionné ou des valeurs saisies dans les zones d'édition en bas de la liste. Type Liste déroulante permettant de choisir les informations suivantes : 􀂉 Pourcentage : symbolisé par le signe pour-cent (%) si la valeur saisie dans la zone suivante est un pourcentage. 􀂉 Equilibre : symbolisé par l'icône d’une balance si la ligne fait le solde des autres échéances, 􀂉 Montant : symbolisé par la lettre F si le montant de l'échéance est un montant fixe saisi dans la zone suivante. 􀀳 Si la pièce doit être réglée en une seule échéance, une seule ligne comportant l'icône d'équilibre sera inscrite. Valeur Valeur du pourcentage ou montant en monnaie de tenue commerciale de l’échéance considérée. Cette colonne reste vide s'il s'agit d'une valeur d'équilibre. Jour Nombre de jours à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement et la date de versement correspondant à l'échéance. Condition Liste déroulante précisant les conditions d'échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date du document et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin mois civil : le programme calcule l’échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin de mois : le programme calcule l’échéance à partir de la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. Menu Traitement © Sage 2007 1302 Le Zone permettant d’enregistrer le ou les jours de tombée. Six valeurs numériques comprises entre 1 et 31 séparées par des virgules peuvent être enregistrées. La date d’échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée supérieur le plus proche. Si la zone est à blanc, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de "battement" et de la condition. Mode de règlement Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance). Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». La modification d’une condition de règlement est possible. Sélectionnez sa ligne, modifiez les zones voulues et validez pour enregistrer les modifications. Cette modification est possible si aucun règlement n’a été enregistré pour la pièce. Pour supprimer une condition de règlement, sélectionnez-la puis utilisez le bouton [Supprimer]. Les différentes échéances sont classées selon le nombre de jours saisi. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Génération des documents – Modèles et prestations types Si un modèle type peut servir à générer un abonnement client ou fournisseur, il peut aussi servir à générer un document des ventes, des achats ou interne complet (mais pouvant être complété) dans le cas de prestations commerciales répétitives mais ne pouvant donner lieu à des abonnements. Pour cela, il est nécessaire : 􀂉 de créer un modèle type, 􀂉 de paramétrer sa destination : ventes, achats ou interne, 􀂉 de renseigner éventuellement le tiers concerné et 􀂉 de paramétrer une pièce type qui sera associée à ce modèle. Lorsque le besoin s’en fera sentir, il suffira d’ouvrir le modèle type et de cliquer sur le bouton [Générer le document] pour faire apparaître une fenêtre « Génération des documents » qui permettra de préciser quelques informations sur la pièce à créer. On peut aussi lancer cette fonction à partir de la liste des modèles et prestations types en sélectionnant un modèle dans la liste et en cliquant sur le bouton [Transformer en document(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste; Si plusieurs modèles sont sélectionnés dans la liste, seul le premier sera pris en compte pour la génération. On peut, enfin, insérer les informations de la pièce type modèle, en-tête et lignes, dans une pièce de vente ou d’achat en utilisant le bouton [Modèles] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre d’un tel document. Menu Traitement © Sage 2007 1303 Cette fenêtre est renseignée par défaut avec les informations enregistrées dans le modèle. Elles sont modifiables. Tiers Zone destinée à l’enregistrement du numéro de client ou de fournisseur selon le cas. Si le tiers est affecté par défaut au modèle, il est repris dans cette zone mais reste modifiable. Document généré Liste déroulante proposant la liste des documents pouvant être générés. Si le type de pièce généré est affecté par défaut au modèle, il est repris dans cette zone mais reste modifiable. Statut Propose le statut affecté au document généré dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Souche / Numéro de souche Ces deux zones proposent : 􀂉 l’une la souche par défaut affectée au document généré (celle précisée dans le volet «Complément» du modèle), 􀂉 l’autre le premier numéro disponible de cette souche. Il est possible de modifier ces informations. Date Date de la pièce qui sera générée. Par défaut, date du jour (date système). Livraison Date de livraison de la pièce qui sera générée. Par défaut date du jour (date système). Mise à jour des taux de taxes Cette option, non sélectionnée par défaut, impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Cette option ne doit être utilisée que dans les cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1 ou 2 a été modifié dans le volet «Complément» de l’article, 􀂉 les taxes doivent être redéfinies en fonction des passerelles comptables enregistrées dans les catégories comptables de l’en-tête des factures d’avoir et de retour. Mise à jour des tarifs Si cette option est cochée, les montants des lignes de la pièce générée seront mis à jour en fonction des conditions tarifaires dont on bénéficie chez le fournisseur destinataire de la pièce générée ou dont le client bénéficie. Mise à jour des cours Zone à liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; Menu Traitement © Sage 2007 1304 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue commerciale à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’entête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue commerciale à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisés que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Bouton [OK] Valide les valeurs saisies dans la fenêtre et génère la pièce qui s’ouvre à l’écran. Si des valeurs obligatoires telles le code du tiers sont absentes, des messages d’erreur vous le rappelleront. Bouton [Annuler] Annule le processus et referme la fenêtre sans rien faire. Gestion des emplacements en génération de pièce Lorsqu’on génère un document de vente, d’achat ou interne à partir d’un modèle/prestation type, les emplacements sont affectés aux lignes de documents générés comme en saisie pour les lignes mouvementant le stock : 􀂉 Documents de vente : les emplacements sont gérés en fonction de l’option Priorité de déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». 􀂉 Documents d’achat : les emplacements sont gérés en fonction de l’option Gestion emplacements de contrôle du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». 􀂉 Documents internes de type Sortie de stock : les emplacements sont gérés en fonction de l’option Priorité de déstockage du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks ». 􀂉 Documents internes de type Entrée de stock : les emplacements sont gérés comme dans le cas des documents d’achat. Menu Traitement © Sage 2007 1305 Abonnements Traitement / Abonnements Cette commande permet de générer périodiquement des documents de vente ou d'achat. Elle ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes les commandes des abonnements : 􀂉 «Abonnements clients», page 1306, 􀂉 «Abonnements fournisseurs», page 1334, 􀂉 «Génération des abonnements», page 1360, 􀂉 «Reconduction des abonnements», page 1365, 􀂉 «Mise à jour des pièces d’abonnement», page 1369. Menu Traitement © Sage 2007 1306 Abonnements clients Traitement / Abonnements / Abonnements clients Cette commande du menu hiérarchique Traitement / Abonnements permet de paramétrer les documents de vente constituant les abonnements clients. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des abonnements clients] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Cette commande s'ouvre sur une fenêtre donnant la liste des abonnements clients déjà enregistrés et permettant d'en créer d'autres, de les consulter, de les modifier ou de les supprimer. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les fonctions disponibles à partir des listes. Liste des abonnements clients L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 sur le Modèle utilisé dans l'abonnement (classement par défaut), un classement secondaire est réalisé sur le numéro de client puis sur le type ; si aucun modèle n’est affecté, le tri est opéré sur le classement secondaire ; 􀂉 sur le Client, un classement secondaire est réalisé sur le modèle puis sur le type ; 􀂉 sur l'Intitulé de l'abonnement, un classement secondaire est réalisé sur le numéro de client puis sur le type. Les informations présentées dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Numéro de client, 􀂉 l'Intitulé du client, 􀂉 l'Intitulé de l'abonnement, 􀂉 le Modèle utilisé, 􀂉 la Date de début, 􀂉 la Date de fin et 􀂉 la Date de résiliation. Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre. Voir ci-dessous le titre «Personnaliser la liste des abonnements clients», page 1308. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 abonnement client, 􀂉 proposition d'abonnement, Menu Traitement © Sage 2007 1307 􀂉 abonnement résilié. La création d'un abonnement est détaillé plus loin dans ce chapitre. Les modèles d’abonnement sont créés dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types. Voir la fonction «Modèles et prestations types», page 1280. Toutes les pièces peuvent être supprimées. Le bord inférieur de la fenêtre propose quatre boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les abonnements] Affiche une fenêtre permettant de sélectionner certains abonnements. 􀀳 Ce bouton n'est pas accessible si la liste déroulante Abonnements est sur Tous les abonnements. La commande accessible par ce bouton est décrite plus loin. Voir le paragraphe «Sélection des abonnements clients», page 1308. Abonnements Liste déroulante permettant de n'afficher que certains éléments de la liste des abonnements : 􀂉 Tous les abonnements : (valeur par défaut) tous les éléments sont affichés. 􀂉 Propositions : affiche seulement les propositions d'abonnement. 􀂉 Abonnements : affiche seulement les abonnements clients. 􀂉 Abonnements résiliés : affiche seulement les abonnements résiliés. Bouton [Générer les documents d'abonnement] Ce bouton lance la génération des abonnements en ouvrant la fenêtre de la commande Génération des abonnements. Suivant les sélections faites dans cette liste, la fenêtre sera : 􀂉 vide si aucune ligne n’était sélectionnée, 􀂉 complétée avec les informations concernant l’abonnement si une ligne était sélectionnée, 􀂉 vide si plusieurs lignes étaient sélectionnées. Bouton [Imprimer les abonnements] Ce bouton donne un accès à une fonction permettant d'imprimer soit la liste des abonnements (si aucune ligne n’est sélectionnée) soit le détail des abonnements (si certaines lignes sont sélectionnées). Cette fonction est décrite sous le titre «Impression de la liste des abonnements clients», page 1309. Bouton [Envoyer le(s) abonnement(s) par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer par la messagerie les données du ou des contrats d’abonnement sélectionnés aux tiers considérés. Voir le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Menu contextuel de la liste des abonnements clients Un menu contextuel est disponible sur la liste des abonnements clients. Menu Traitement © Sage 2007 1308 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Trois commandes spécifiques sont disponibles. Voir la pièce d'abonnement Affiche directement la pièce de vente associée à la ligne d'abonnement sélectionnée. Imprimer l'abonnement Imprime directement le ou les abonnements sélectionnés. Envoyer l’abonnement par e-mail Cette commande a un rôle identique au bouton du même nom disposé sur le bord inférieur de la liste des abonnements clients. Voir les explications données sous le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Personnaliser la liste des abonnements clients On peut personnaliser la liste des abonnements clients soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Sélection des abonnements clients On peut sélectionner les abonnements en cliquant sur le bouton [Sélectionner les abonnements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1309 N° client Liste déroulante permettant la sélection d’un client. La liste des abonnements ne présentera plus que ceux correspondant à ce client. Si vous laissez cette zone vide, tous les clients sont sélectionnés. Modèle Liste déroulante permettant la sélection d'un modèle ayant servi à la création des abonnements. Date début du / au Permet la sélection des abonnements d'après leur date de début. Saisissez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Ces zones, comme les suivantes, comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin du / au Permet la sélection des abonnements d'après leur date de fin. Saisissez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, aucune sélection sur les dates n’est exercée. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la sélection. Si aucun abonnement n’a été trouvé, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils «Navigation» n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un client. Pour faire réapparaître tous les abonnements sur tous les clients, vous pouvez refermer la liste et la rouvrir. Impression de la liste des abonnements clients On obtient la liste des abonnements en cliquant sur le bouton [Imprimer le(s) abonnement(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des abonnements clients à condition qu’aucune ligne ne soit sélectionnée. Sélection simplifiée – Impression de la liste des abonnements clients L’impression de la liste des abonnements clients peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée, soit à partir d’un format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1310 Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Impression de la liste des abonnements : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les abonnements sélectionnés. 􀂉 Impression de contrôle des pièces : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression des abonnements : permet de sélectionner, dans une liste qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Voir le paragraphe «Impression des documents des ventes», page 882, pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous le paragraphe «Format de sélection – Impression de la liste des abonnements clients», page 1311. Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Abonnement. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Abonnements Liste déroulante permettant de sélectionner le type d’abonnement client qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Proposition, 􀂉 Abonnement, 􀂉 Résiliation. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 N° de tiers (valeur par défaut), 􀂉 Modèle. Date début de / à Permet de sélectionner les abonnements selon leur date de début. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin de / à Permet de sélectionner les abonnements selon leur date de fin. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Menu Traitement © Sage 2007 1311 Modèle de / à Permet de sélectionner les abonnements selon le ou les modèles ayant servi à leur génération. N° client de / à Permet de sélectionner les pièces selon les numéros de client. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton [OK]. Sinon cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des abonnements clients Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des abonnements clients. Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des abonnements Type d’état Liste, Etat de contrôle, Abonnement (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des abonnements Classement N° tiers, Modèle (1) Abonnement Type Tous, Proposition, Abonnement, Résiliation (1) Abonnement Date début A saisir (1) Abonnement Date fin A saisir (1) Abonnement Modèle A saisir (1) Abonnement N° Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1312 Export des états – Abonnements clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Détail d'un abonnement client La création, la modification, la consultation ou la suppression des abonnements clients s'effectuent à partir de la liste des abonnements clients. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur ces fonctions. On peut créer directement un abonnement client en cliquant sur le bouton [Créer un abonnement client] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». La création d'un abonnement client n’est pas subordonnée à l'enregistrement préalable d'un Modèle. On peut : 􀂉 soit créer autant de modèles que l'on veut et les affecter ensuite aux abonnements destinés aux clients ; cette création s’effectue dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types ; 􀂉 soit créer un abonnement sans lui affecter de modèle et paramétrer directement la pièce de vente qui sera générée périodiquement. Voir la fonction «Modèles et prestations types», page 1280. Vous trouverez beaucoup de ressemblances entre un modèle et un abonnement puisque ce dernier reprend les mêmes informations que celles enregistrées dans le modèle. En ce qui concerne les modèles, nous renvoyons le lecteur aux descriptions faites dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types. Quand une zone est déclarée paramétrable dans un modèle, il faut entendre par là qu'elle sera utilisée par les abonnements découlant de ce modèle. La création d'un abonnement se traduit par l'ouverture d'une fenêtre de saisie composée de trois volets. Windows Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide d’onglets. Macintosh Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide de boutons. Onglet / Bouton Fiche principale Donne accès au «Volet Fiche principale - Abonnement client», page 1313 de la fiche abonnement quand on se trouve sur un autre. Onglet / Bouton Complément Donne accès au «Volet Complément - Abonnement client», page 1318 de la fiche abonnement. Onglet / Bouton Historique Donne accès au «Volet Historique - Abonnement client», page 1321 de la fiche abonnement. Bouton [Visualiser la pièce] Ce bouton donne accès à la pièce type de l'abonnement client, c'est-à-dire à la fenêtre de saisie des lignes d'articles. Menu Traitement © Sage 2007 1313 Cette fenêtre est décrite sous le titre «Pièce d'abonnement - Abonnement client», page 1323. Windows Ce bouton se trouve en bas des volets des abonnements. Volet Fiche principale - Abonnement client On accède au volet « Fiche principale » d'un abonnement client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Ce volet existe à la fois dans les modèles et dans les abonnements. Les informations à saisir sont détaillées zone par zone. N° client Liste déroulante éditable servant, dans les abonnements, à saisir ou sélectionner le nom du client à qui est destiné l'abonnement. 17 caractères alphanumériques. Mention obligatoire dans les abonnements. Les abonnements concernant un client sont rappelés dans le volet « Abonnements » de leur fiche. Modèle Zone à liste déroulante permettant de sélectionner la désignation du modèle à affecter à l’abonnement. Cette zone est une simple zone de saisie non obligatoire modifiable après enregistrement. 10 caractères alphanumériques majuscules. La liste ouverte présente les éléments créés dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types. La sélection d’un modèle paramétré dans cette fonction se traduit par l’affectation des données du modèle aux zones correspondantes de la fiche de l’abonnement, elles pourront être modifiées, et à l’affectation à l’abonnement de la pièce de vente associée au modèle. Elle pourra également être modifiée. La création d'un abonnement client devient effective dès lors que la fenêtre de l’abonnement est refermée ou bien qu’une autre est ouverte. 􀀳 Si l'on constate une erreur d'affectation, on peut soit supprimer l'abonnement dans la liste des abonnements puis le recréer, soit modifier, dans l'abonnement lui-même et la pièce originale qui lui est associée, les éléments qui ne conviennent pas. Type Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Proposition d'abonnement : l'abonnement que l'on veut paramétrer est une proposition faite au client dont on attend l'accord. Aucun document de vente ne sera généré à partir d'une telle pièce. 􀂉 Abonnement : (valeur par défaut) la pièce doit devenir un abonnement pour un client à préciser et selon un modèle à choisir dans les zones correspondantes. Cet abonnement peut être une proposition d'abonnement dont on change simplement le type et dont le programme utilisera les paramètres pour générer des pièces de vente. Menu Traitement © Sage 2007 1314 􀂉 Résiliation : l'abonnement est résilié et plus aucune pièce ne sera générée après la date de fin enregistrée dans la zone Date fin abonnement vue plus loin. Ce choix active un certain nombre de zones que nous détaillerons dans leur description et que l'utilisateur devra compléter pour marquer la fin de cet abonnement. Un abonnement résilié peut être supprimé ou conservé à des fins statistiques. Il est possible de modifier à tout moment l'information saisie dans cette liste : 􀂉 pour transformer une proposition d'abonnement en abonnement effectif, 􀂉 pour transformer un abonnement en résiliation au cas où le client veut cesser la génération régulière de prestation. Intitulé Intitulé de l'abonnement. 35 caractères alphanumériques. Les abonnements reprennent par défaut celui du modèle qui peut leur être affecté. Il en est de même pour toutes les autres zones de la fenêtre sauf mention contraire. Contrat Intitulé du contrat à l'origine de l'abonnement ou du modèle. Zone facultative de 35 caractères alphanumériques. Périodicité Cette zone et la suivante définissent l'intervalle entre deux pièces de vente successives à générer. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type périodicité Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer entre la génération de deux pièces de vente. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année, 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. Les différentes périodicités de l’abonnement sont calculées en fonction de la date de début saisie et de la date de fin calculée. Périodicité de type Année civile Les périodicités de type année civile commencent systématiquement au premier janvier de l’année de souscription et se terminent au 31 décembre de l’année calculée en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Voir l’exemple donné dans les modèles et prestations types : «Volet Fiche principale - Modèle type», page 1286. Il est à noter que l’abonnement commence au premier jour de l’année quelle que soit la date de souscription et que la génération des premières périodicités pourra donner lieu à une gestion de prorata si celle-ci a été prévue dans les lignes de la pièce d’abonnement. Périodicité de type Mois civil Les périodicités de type mois civil commencent systématiquement au premier jour du mois de souscription et se terminent au dernier jour du mois calculé en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Voir l’exemple donné dans les modèles et prestations types : «Volet Fiche principale - Modèle type», page 1286. Menu Traitement © Sage 2007 1315 Comme dans le cas de l’année civile, la première périodicité pourra donner lieu à prorata si ceci a été prévu dans le paramétrage des lignes. Durée Cette zone et la suivante définissent la période sur laquelle le contrat d'abonnement est défini. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type durée Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour la durée de l'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois, 􀂉 Année (valeur par défaut), 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. 􀀳 Si les paramétrages présentent un certain illogisme (exemple : une périodicité d'une année et une durée d'une semaine), le programme ne prendra en compte que la plus petite durée des deux. Durée de type Année civile La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour de l’année (31 décembre) quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 années civiles : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N+2 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Reconduction d’une année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 01/01/N+1 Date de fin calculée 31/12/N+1 Durée de type Mois civil La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour du mois quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 mois civil : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 30/06/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 mois civils : Menu Traitement © Sage 2007 1316 Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/08/N Exemple Abonnement d’une durée de 12 mois civils : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/05/N+1 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Date début Zone permettant la date de début de l'abonnement. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin Zone affichant automatiquement la date de fin de l'abonnement en fonction de la date de début et de la durée enregistrées. Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. 􀀳 Si vous modifiez une des zones Périodicité, Durée, Date début ou Date fin après enregistrement d'un abonnement, le programme vous demandera s'il doit mettre à jour l'historique. Résiliation le Zone permettant de saisir la date de résiliation de l'abonnement. Cette zone n'est accessible que dans une pièce de type Résiliation. Motif Liste déroulante proposant tous les motifs de résiliation enregistrés dans le volet du même nom des options de l'entreprise. Voir l’option «Résiliation abonnement», page 193. Cette zone n'est accessible que dans un abonnement de type Résiliation. Délai préavis Cette zone et la suivante définissent le délai «légal» à observer entre la date de résiliation et la date de fin d'abonnement. Cette zone est facultative et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type délai préavis Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour dénoncer un contrat d'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année. Date fin abonnement Zone affichant automatiquement la date de fin de l'abonnement en fonction de la date de résiliation et du préavis enregistrés dans les zones précédentes. Cette valeur est modifiable. Cette zone n'est accessible que dans une pièce de type Résiliation. Le programme vérifiera, avant toute génération de pièce, que la date de cette dernière n'est pas postérieure à celle mentionnée ici. Une gestion de prorata pourra être prise en compte au besoin. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Menu Traitement © Sage 2007 1317 Reconduction Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune, l'abonnement ne sera pas reconduit à expiration. 􀂉 Tacite (valeur par défaut), la reconduction de l'abonnement sera réalisée automatiquement sans confirmation du client. 􀂉 A confirmer, l'abonnement ne sera reconduit que sur accord du client. La reconduction manuelle s'effectue par le moyen du bouton suivant. Bouton [Reconduire l'abonnement] Il affiche une fenêtre de paramétrage décrite ci-après. Ce bouton n'est actif que si le type de l'abonnement est Abonnement et si le choix fait dans la zone Reconduction est différent de Aucune. Il reste estompé tant que l'abonnement n'est pas enregistré. Reconduction manuelle d'un abonnement client Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur le bouton [Reconduire l'abonnement]. Reconduction pour la période du / au Ces deux zones de saisie de date proposent par défaut la période consécutive à l'abonnement existant en prenant en compte la même durée. Ces dates sont modifiables. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Reprise du modèle Si cette option est cochée (elle ne l'est pas par défaut), le programme reprend, lors de la reconduction, toutes les informations des lignes du modèle éventuellement associé. Voir le paragraphe sur les «Informations générales sur la ligne – Abonnements clients», page 1325. Cette option permet de mettre à jour l’abonnement client avec les dernières modifications enregistrées dans le modèle. Si cette option est laissée non cochée, les lignes enregistrées dans la pièce associée restent inchangées. Suppression des périodicités générées Cette option (cochée par défaut) supprime automatiquement les périodicités déjà générées apparaissant dans le volet «Historique». Si cette option n'est pas cochée, les lignes générées sont conservées en historique. L’enregistrement d’un renouvellement s’accompagne automatiquement de la création d’un élément de type Renouvellement dans le volet « Historique ». Ce nouvel élément reprend la période de l’abonnement précédent. 􀀳 Ne sont concernées que les lignes générées. Les lignes non encore générées sont maintenues en l'état. Voir le volet «Volet Historique - Abonnement client», page 1321. Menu Traitement © Sage 2007 1318 Bouton [OK] Lance la reconduction de l'abonnement avec les paramétrages faits. Les lignes de pièces à générer apparaissent dans le volet «Historique». Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Volet Complément - Abonnement client On accède au volet « Complément » d'un abonnement client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Les informations à saisir sont détaillées zone par zone. Sauf indication contraire, les informations mentionnées sont toutes reprises du modèle qui pourrait être affecté à l'abonnement. Pièce générée Liste déroulante permettant de préciser le type de pièce générée par l'abonnement : 􀂉 Devis (valeur par défaut), 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture. Souche Liste déroulante permettant le choix de la souche des documents de vente dans laquelle seront numérotées les pièces générées. La souche proposée par défaut est celle affectée, dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise, à la pièce sélectionnée dans la zone précédente. Génération Cette zone et celles qui la suivent permettent de fixer les dates auxquelles les pièces seront générées. 􀀳 Cette génération ne sera cependant pas automatique dès que le programme constatera que la date de génération correspond à la date du jour. Elle doit être lancée par la commande Traitement / Abonnements / Génération des abonnements. Des boutons disposés dans la fenêtre de liste des abonnements clients ou dans les pièces elles-mêmes permettent de lancer cette commande directement. Cette détermination s'effectue par rapport aux dates limites de la période de la périodicité. Cette première zone permet d'enregistrer le nombre de jours de décalage par rapport à la date choisie comme origine et précisée dans la zone suivante. Valeurs limites 0 à 999. Menu Traitement © Sage 2007 1319 Exemple La pièce doit être générée le jour même du début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 0 Jours avant Date début le rien. La pièce doit être générée 5 jours avant le début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 5 Jours avant Date début le rien. On peut enregistrer une valeur précédée du signe moins (–) pour indiquer que le nombre de jours de décalage doit être compté après la date choisie comme origine et non pas avant. Exemple La pièce doit être générée 5 jours après le début de la périodicité. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération -5 Jours avant Date début le rien. Jours avant Liste déroulante proposant : 􀂉 Date début : la date de début de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. 􀂉 Date fin : la date de fin de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. Le Jour de tombée de la date de génération. On peut enregistrer jusqu'à 6 jours dans cette zone en séparant les valeurs saisies par des virgules. Lors de la détermination de la date de génération, le programme choisira la date de tombée immédiatement supérieure compte tenu des paramétrages faits dans les autres zones. Lorsqu’une valeur est enregistrée dans cette zone, le délai enregistré dans la zone Génération n’est pas pris en compte sauf si ce délai est supérieur à la période. Dans ce cas, le programme tient compte du délai enregistré. Exemple La pièce doit être générée à date fixe, le 25 du mois qui précède la génération de la pièce. Paramétrez les valeurs suivantes : Génération 10 Jours avant Date début le 25. Dans ce cas la valeur 10 saisie n’est pas prise en compte. Exemple Les valeurs suivantes sont enregistrées : Génération 40 Jours avant Date fin le 15,30. Dans ce cas, la génération aura lieu le 30 du mois précédent. Si les valeurs suivantes avaient été enregistrées : Génération 50 Jours avant Date fin le 15,30. Dans ce cas, la génération aurait eu lieu le 15 du mois précédent. Date livraison Les zones de paramétrage de la date de livraison se paramètrent exactement comme celles de la génération. Veuillez vous y reporter. Il ne s’agit ici que de la date de livraison enregistrée dans l’en-tête de la pièce. 􀀳 Si l'une des informations précédentes est modifiée dans un abonnement déjà enregistré, le programme vous proposera de modifier les lignes d'abonnement du volet «Historique» en conséquence. Origine des informations de la pièce Toutes les zones sous ce titre permettent de paramétrer l'origine des informations reprises lors de l'affectation d'un modèle à un abonnement client. La mention «Modèle» dans les listes déroulantes décrites ci-dessous se reporte aux informations saisies dans la fenêtre « Information document » ou directement sur les lignes de la pièce associée au modèle. 􀀲 Si vous n’affectez aucun modèle à l’abonnement en cours de paramétrage, le maintien de la mention «Modèle» peut entraîner des erreurs lors de la génération des documents. Menu Traitement © Sage 2007 1320 En-tête Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le mode d'expédition, la condition de livraison et la périodicité renseignées dans la fenêtre « Information document » du modèle seront reportées dans l'abonnement client (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche client : le mode d'expédition, la condition de livraison et la périodicité seront repris de la fiche client. 􀀳 Les informations relatives aux zones Entête 1, Entête 2, Entête 3, et Entête 4 sont systématiquement reprises du modèle. S’il n’y a pas de modèle affecté, elles seront vides. Choix remise Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les remises saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement client (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche client : les remises pratiquées dans la pièce seront celles applicables au client (remise client, tarif par client, catégorie tarifaire ou remise par famille) et resteront modifiables. Elles seront appliquées en fonction du paramétrage réalisé dans l'option Choix remise de la commande A propos de…. En cas de conflit de remise et si le choix Manuel a été fait dans la zone Choix remise, le programme prendra en compte une remise dans l'ordre suivant : 􀂉 remise article, 􀂉 remise famille, 􀂉 remise client. 􀀳 La fenêtre des conflits de remise ne s'affiche pas dans cette fonction. Catégorie comptable Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : la catégorie comptable saisie dans le modèle sera reportée dans l'abonnement client. 􀂉 Fiche client : (valeur par défaut) la catégorie comptable utilisée dans la pièce sera celle du client. Contact Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le contact repris par défaut est : 􀂉 soit le contact principal du tiers, 􀂉 soit le premier contact de la liste des contacts du tiers. 􀂉 Aucun : aucun contact n’est repris. Tarif Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) la catégorie tarifaire saisie dans le modèle sera reportée dans l'abonnement client (mais restera modifiable). La catégorie tarifaire reprise dans l’en-tête de la pièce sera celle du modèle. Le tarif des lignes sera fonction de cette valeur (prix unitaire, remise,). 􀂉 Fiche client : le prix unitaire des lignes de l'abonnement sera déterminé en fonction de la catégorie tarifaire du client et des éventuelles remises et tarifs d'exception dont il bénéficie (et restera modifiable). Dépôt Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le(s) dépôt(s) d'origine saisi(s) dans le modèle (en-tête ou lignes) sera(seront) reporté(s) dans l'abonnement client. 􀂉 Fiche client : le dépôt d'origine mentionné dans la pièce sera celui affecté au client. Menu Traitement © Sage 2007 1321 Taux escompte Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : le taux d'escompte inscrit dans le modèle sera reporté dans l'abonnement client (mais restera modifiable). 􀂉 Fiche client : (valeur par défaut) le taux d'escompte utilisé dans la pièce sera celui du client (et restera modifiable). Condition échéance Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les conditions d'échéance saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement client (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche client : les conditions d'échéance mentionnées dans la pièce seront celles affectées au client (et resteront modifiables). Représentant Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le représentant saisi dans l'en-tête de la pièce du modèle et ceux saisis sur les lignes de cette pièce seront reportés dans l'abonnement client (mais resteront modifiable). 􀂉 Fiche client : le représentant mentionné dans la pièce sera celui affecté au client (et restera modifiable). Les informations relatives à la devise, la langue de facturation, le payeur et le lieu de livraison sont systématiquement reprises de la fiche client. Bouton [Réaffecter la pièce d'abonnement] Ce bouton réaffecte à l'abonnement en cours la pièce type enregistrée dans le modèle utilisé par l'abonnement. Un message de confirmation s'affiche. [Oui] remplace les lignes de l'abonnement par celles du modèle. [Non] ne remplace rien. Si aucun modèle n’a été affecté à l’abonnement, ce bouton n’apparaît pas. Volet Historique - Abonnement client On accède au volet « Historique » d'un abonnement client en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Historique] sur Macintosh. Il présente l'historique des pièces d'abonnement qui ont été ou seront générées pour le client concerné. La liste comporte autant de lignes que les conditions de périodicité et de durée enregistrées dans le volet «Fiche principale» de l'abonnement l'ont prévu. 􀀳 Si ces conditions sont modifiées dans un abonnement existant, le programme met automatiquement à jour, après message de confirmation, les lignes mentionnées dans ce volet. Menu Traitement © Sage 2007 1322 Rappelons que la génération des pièces d'abonnement s'effectue par l'intermédiaire du bouton Générer les documents d'abonnement disposé dans la liste des abonnements clients ou par l'intermédiaire de la commande Traitement / Génération des abonnements. Les informations présentées sont les suivantes. Elles sont modifiables ligne à ligne au moyen des zones d'édition disposées en bas de la liste. Pour modifier une ligne : 1 . sélectionnez une ligne en cliquant dessus, 2 . apportez les modifications dans les zones d'édition, 3 . validez. Colonnes Périodicité abonnement Les informations affichées dans les deux colonnes à ce titre dépendent de la périodicité enregistrée pour l'abonnement en question et des dates de début et de fin d’abonnement. 􀂉 Jours : les deux dates sont identiques et représentent le jour concerné ; 􀂉 Semaine : les deux dates représentent les dates du début et de fin d’une période de sept jours ; 􀂉 Mois : les deux dates représentent le premier et le dernier jour du mois concerné (le programme tient compte des mois de 28, 29, 30 ou 31 jours) ; 􀂉 Année : les deux dates représentent le premier et le dernier jour de l'année concernée. 􀀳 Deux périodes ne peuvent se chevaucher. Colonne Génération Affiche la date de génération en fonction du paramétrage fait dans les zones correspondantes du volet «Complément» de l'abonnement. 􀀳 Cette colonne peut apparaître vide en cas de reconduction. Voir la remarque sous le titre. Colonne Livraison Affiche la date de livraison en fonction du paramétrage fait dans les zones correspondantes du volet «Complément » de l'abonnement. 􀀳 Cette colonne peut apparaître vide en cas de reconduction. Voir la remarque sous le titre. Colonne Etat Cette colonne affiche des informations différentes en fonction de l'état de la pièce : 􀂉 Non générée : la pièce correspondante n'a pas encore été générée. 􀂉 Générée : la pièce correspondante a été générée. Lorsqu'une pièce est générée, l'état passe automatiquement de non générée à générée. 􀂉 Suspendue : la pièce correspondante ne sera pas générée à moins que vous ne modifiiez son état avant de procéder à la génération des abonnements sur la période considérée. Une suspension d'abonnement ne peut se faire que par modification manuelle des lignes dans ce volet. 􀂉 Renouvellement : indique que l’abonnement a été reconduit pour le client. Dans ce cas, le deux premières zones reprennent les dates de début et de fin de l’abonnement précédent (les dates génération et livraison sont vides). 􀀳 Si les colonnes Génération et Livraison d'une ligne Renouvellement sont vides, nous sommes dans le cas d'une reconduction. Pour enregistrer les valeurs saisies ou les modifications faites, refermez la fenêtre. 􀀳 Si vous refermez l'abonnement client qui vient d'être créé sans ouvrir au préalable la pièce qui lui est associée (à l'aide du bouton Voir la pièce), le programme supposera que vous ne voulez pas associer de pièce et affichera un message en ce sens. « La pièce d’abonnement n’a pas été rattachée. Voulez-vous la mettre à jour ? [Oui] [Non] » Menu Traitement © Sage 2007 1323 Il faut alors - soit cliquer sur [Non] si vous ne voulez réellement pas associer de pièce (ce qui empêchera toute génération), - soit cliquer sur [Oui] pour ouvrir la pièce (même si aucune modification ne doit y être apportée) puis la refermer et enfin fermer l'abonnement lui-même. Pièce d'abonnement - Abonnement client On accède à la pièce d'abonnement en cliquant sur le bouton [Visualiser la pièce] dans la fiche « Abonnement ». Cette commande ouvre la fenêtre dans laquelle on peut paramétrer les lignes d'articles qui composeront les pièces générées périodiquement par la fonction abonnement. Si un modèle a été affecté à l’abonnement, l’utilisation de ce bouton fait s’ouvrir la pièce associée. Elle peut être modifiée. Les colonnes qui apparaissent dans cette fenêtre correspondent au paramétrage effectué avec l'option Organisation pour les abonnements clients. Comme les documents des ventes classiques, les pièces d’abonnement se composent de : 􀂉 une en-tête : voir le titre «En-tête - Pièce d'abonnement client», page 1324, 􀂉 des informations générales : voir le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients», page 1325, 􀂉 d’un corps permettant la saisie des lignes : voir le titre «Saisie des lignes – Abonnements clients», page 1327, 􀂉 de fonctions annexes : voir le titre «Fonctions annexes - Abonnements clients», page 1327, 􀂉 de fonctions de valorisation : voir le titre «Valorisation des abonnements de ventes», page 1330. Nous ne décrirons pas toutes les zones de saisie ou d'information et les boutons disponibles dans cette fenêtre s'ils ont un fonctionnement identique à ceux que l'on peut trouver dans une pièce de vente tel un devis. Nous ne citerons que ceux qui présentent une particularité notable. La gestion des emplacements est identique à celle décrite dans les modèles et prestations types. Voir le titre «Gestion des emplacements en génération de pièce», page 1304. Menu Traitement © Sage 2007 1324 En-tête - Pièce d'abonnement client Les boutons qui apparaissent dans l'en-tête de la pièce ont le même rôle que ceux que l'on rencontre dans une pièce de vente classique à l'exception de certains d'entre eux. Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête des documents. Voir l’option «Information libre», page 160. Bouton [Appliquer les barèmes] Le rôle de ce bouton est le même que dans les pièces de vente classiques. Nous renvoyons l'utilisateur aux informations données dans les documents des ventes. Voir le titre «Application des barèmes - Documents des ventes», page 791. Bouton [Valorisation de la pièce] Ce bouton ouvre la fenêtre de valorisation de la pièce qui présente de notables différences avec celle des pièces classiques. Elle est décrite plus loin. Voir le titre «Valorisation des abonnements de ventes», page 1330. Bouton [Imprimer la pièce] Ce bouton lance l'impression de la pièce en ouvrant au préalable une fenêtre de sélection du modèle d’impression. Cette impression est identique à celles des documents de vente. Voir le titre «Impression des documents des ventes», page 882. Bouton [Information sur la pièce] Ce bouton donne accès à la fenêtre des informations sur le document. Cette fenêtre est identique à celle des pièces de vente classiques. Deux zones seulement ont un fonctionnement un peu différent. Voir plus loin le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients», page 1325. Bouton [Information sur la solvabilité] Ce bouton ouvre la classique fenêtre donnant des informations sur la solvabilité du client concerné. Nous renvoyons l'utilisateur aux informations données dans les documents des ventes. Voir le titre «Solvabilité - Documents des ventes», page 764. Bouton [Génération des pièces] Ce bouton donne un accès direct à la commande Génération des pièces d'abonnement. Voir la commande «Génération des abonnements», page 1360. Bouton [Envoyer la pièce par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le document au tiers concerné comme pièce jointe à un e-mail. Voir les explications données sous le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Menu Traitement © Sage 2007 1325 Abonnement Zone non modifiable affichant l'intitulé de l'abonnement correspondant à la pièce. Cette désignation est un lien qui donne accès à la fiche de l’abonnement. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références du client ou toute autre information. 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation de lignes n’est pas rétroactive. Dans le corps des documents de vente une colonne Référence peut être ajoutée aux colonnes initiales par l’option A propos de…. / Options / Organisation. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone dans les lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements clients Informations générales sur la ligne – Abonnements clients La partie supérieure droite de la fenêtre affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. Si aucune ligne n’est sélectionnée, les informations générales sont illustrées ci-dessous. 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton Informer sur le document. Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 poids net, 􀂉 poids brut, 􀂉 total HT, 􀂉 PR HT (prix de revient), 􀂉 Marge HT, 􀂉 Marge en %. Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont précisées ci-dessous dans le cas où vous l’avez demandé dans la commande A propos de…, volet «Préférences», et dans la commande Fenêtre / Préférences en cochant la zone Affichage stock en saisie. Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : Menu Traitement © Sage 2007 1326 􀂉 stock réel, 􀂉 stock à terme, 􀂉 stock mini, 􀂉 stock maxi. Informations sur la pièce – Abonnements clients La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur la pièce] est la même que celle des documents des ventes classiques à l'exception des précisions ci-dessous. Nous renvoyons le lecteur aux explications données dans les documents des ventes. Les informations de ce volet sont renseignées en fonction des paramétrages faits dans le volet « Complément » de l'abonnement à l'exception des zones suivantes. Dépôt client Reprend par défaut le lieu de livraison principal du client. Il est modifiable. Langue Reprend par défaut la langue de la fiche client (zone modifiable). Devise Reprend par défaut la devise de la fiche client (zone modifiable). Ventilation IFRS Cette zone n’apparaît que si la gestion de la norme IFRS a été activée. Elle permet de sélectionner la section IFRS sur laquelle les écritures comptables correspondant à la pièce devront être ventilées. L’activation de la gestion de la norme IFRS s’effectue dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. Payeur Reprend par défaut le payeur de la fiche client (zone modifiable). 􀀳 Les zones Caisse et Caissier ne sont pas utilisées dans cette fonction ni dans le programme Sage Gestion commerciale. Les autres zones ont un fonctionnement identique à celui qui est décrit pour cette même fenêtre dans les documents des ventes. Menu Traitement © Sage 2007 1327 Saisie des lignes – Abonnements clients La saisie s'effectue exactement comme dans les pièces de ventes classiques. Veuillez vous y reporter. Les colonnes disponibles sont celles qui ont été paramétrées dans les options de l'entreprise pour la pièce enregistrée dans la zone Pièce générée du volet « Complément » de l'abonnement. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Ajouter un élément, Mise à zéro de la quantité à transformer et Transformer la(les) ligne(s). Pour les autres commandes, nous renvoyons le lecteur aux documents des ventes. Personnaliser les lignes des abonnements clients On peut personnaliser la liste des lignes d’abonnements clients soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Fonctions annexes - Abonnements clients Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces d'abonnement sont les suivants. Bouton [Associer un texte complémentaire] Permet d'associer un glossaire à une ligne. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Insérer une ligne] Permet d'insérer une ligne avant une autre. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Insérer un sous-total] Permet d'insérer une ligne de sous-total. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Voir, dans les documents des ventes, le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Menu Traitement © Sage 2007 1328 Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Fonctionnement identique à celui des documents de vente. Bouton [Données sur la ligne d'abonnement] Ce bouton n'appartient qu'aux pièces d'abonnement. Il propose la modification des caractéristiques propres à la ligne dans le cadre de l'abonnement. Les fonctions disponibles sont décrites cidessous. Ce bouton ouvre la fenêtre « Données sur la ligne d’abonnement ». Périodicité Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) l'article sera mentionné dans chaque pièce générée par l'abonnement. 􀂉 Unique : l'article ne sera mentionné que lors de la génération de la première pièce de l'abonnement (exemple : frais de dossier). 􀂉 Date : l'article ne sera mentionné que lors des générations de pièces dont les dates sont comprises dans les limites inscrites dans les zones suivantes. Toutes les zones qui suivent, à l'exception des options Gestion prorata et Reconduction lors du renouvellement, ne sont actives que lorsque le choix Date est fait dans cette liste. Date début Cette zone n'est active que si le choix Date a été fait dans la zone précédente. Elle permet d'enregistrer la date à partir de laquelle l'article sera mentionné dans les pièces générées. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin Cette zone n'est active que si le choix Date a été fait dans la zone Périodicité. Elle permet d'enregistrer la date jusqu'à laquelle l'article sera mentionné dans les pièces générées. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Gestion de l'année Cette case à cocher impose au programme, lorsqu'elle est cochée, de ne tenir compte que de la périodicité enregistrée dans les zones Date début et Date fin de la présente fenêtre. Exemple Facturation mensuelle des charges locatives d'un appartement dont le bail est de 4 ans (années N, N+1, N+2 et N+3). Les charges de chauffage ne sont facturées que les mois d'hiver, soit du 01/12/N au 31/03/ N+1. Si pour la ligne "Chauffage" de la facture de charges vous mentionnez : Périodicité Date Date début 0112N Date fin 3103N Gestion de l'année Cochée la facturation du chauffage ne s'effectuera que sur les périodes suivantes : Menu Traitement © Sage 2007 1329 du 01/12/N au 31/12/N du 01/01/N+1 au 31/01/N+1 du 01/02/N+1 au 28/02/N+1 du 01/03/N+1 au 31/03/N+1 et plus rien sur les années suivantes. Si, par contre, pour cette même ligne "Chauffage" vous mentionnez : Périodicité Date Date début 0112N Date fin 3103N+1 Gestion de l'année Non cochée la facturation du chauffage ne s'effectuera que sur les périodes suivantes : du 01/12/N au 31/12/N du 01/01/N+1 au 31/01/N+1 du 01/02/N+1 au 28/02/N+1 du 01/03/N+1 au 31/03/N+1 du 01/12/N+1 au 31/12/N+1 du 01/01/N+2 au 31/01/N+2 du 01/02/N+2 au 28/02/N+2 du 01/03/N+2 au 31/03/N+2 et ainsi de suite. Gestion prorata Cette zone à liste déroulante permet de ne facturer un article ou une prestation qu'au prorata temporis. Elle est accessible quel que soit le type de périodicité (Toutes, Unique ou Date). Exemple Un immeuble est chauffé sur la période du 21/12/N au 31/03/N+1. Pour éviter que les frais de chauffage à chaque occupant sur le mois de décembre soient facturés sur le mois entier, cette option permettra de réduire le montant aux 11/31 èmes de la facture mensuelle. Les frais de chauffage seront facturés dans leur intégralité sur les périodicités de janvier et février. Un prorata peut être calculé dans les cas suivants : 􀂉 la première périodicité commence avant la date de début de l’abonnement (cas des périodicités de type Mois civil ou Année civile), 􀂉 la périodicité de l’abonnement est interrompue par la date de résiliation (date de fin calculée compte tenu du préavis), 􀂉 la périodicité est entrecoupée par la périodicité de la ligne (périodicité de type Date enregistrée dans la zone Périodicité ci-dessus), 􀂉 le type de gestion du prorata est Quantité totale ou Valeur totale : voir ci-après. La zone Gestion prorata propose les choix suivants. 􀂉 Aucun : aucun prorata n'est appliqué ni sur les prix ni sur les quantités. 􀂉 Quantité : le prorata est appliqué sur les quantités livrées. 􀂉 Valeur : le prorata est appliqué sur le prix unitaire de la ligne. 􀂉 Quantité totale : le prorata est appliqué en considérant la quantité inscrite sur la ligne d’abonnement comme se rapportant à la durée totale de l’abonnement. Le programme va donc répartir les livraisons ou les prestations en fonction du nombre de jour de chaque périodicité par rapport à la durée totale de l’abonnement. 􀂉 Valeur totale : cette option se comporte exactement comme la précédente mais, dans ce cas, c’est le prix unitaire de la ligne qui est considéré se rapporter à la durée complète de l’abonnement. Le programme tient compte des mois de 28, 29, 30 et 31 jours pour une périodicité mensuelle et des années bissextiles pour une périodicité annuelle. Menu Traitement © Sage 2007 1330 Reconduction lors du renouvellement Cette case à cocher est validée par défaut. elle permet de reporter l'article sur les reconductions successives de l'abonnement. Si elle n'est pas cochée, l'article ne sera plus pris en compte dans la reconduction suivante. Dès lors qu’il existe un élément de type Renouvellement dans le volet « Historique de l’abonnement », la génération des pièces d’abonnement ne mentionnera pas les articles dont cette option n’est pas cochée. Ces articles restent toutefois présents dans la pièce. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Valorisation des abonnements de ventes Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Valorisation de la pièce]. Cette fenêtre donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 saisie de l’escompte, 􀂉 échéancier : «Echéancier - Abonnements des ventes», page 1331. Les zones de cette fenêtre sont les suivante. Bouton [Valorisation TTC] Permet de revenir à cette fiche lorsqu’on en consulte une autre. Bouton [Echéancier] Donne accès à la fiche de saisie de l’échéancier de règlement. Taux d’escompte Zone de 14 caractères numériques permettant la saisie du taux de l’escompte. Elle est renseignée par défaut si l'abonnement prévoit (dans le volet « Complément ») de reprendre l'escompte accordé au client (et si celui-ci en possède un). Ce montant apparaît dans les colonnes du bas de la fenêtre. L’escompte est calculé sur le montant HT de la pièce. Les colonnes constituant le bas de la fenêtre présentent les informations suivantes. Menu Traitement © Sage 2007 1331 Colonne Libellé Indique l’intitulé de la ligne de totalisation, de la taxe (taux de taxes) ou de l’escompte. Colonne Base Montant ayant servi au calcul de la taxe ou de l’escompte. La base peut être définie : 􀂉 par un montant HT, 􀂉 par une quantité, 􀂉 par un poids net, 􀂉 ou pas définie si la taxe est forfaitaire. Colonne Taux La taxe peut être : 􀂉 définie par un taux (%), 􀂉 définie par un montant fixe (F), 􀂉 basée sur une quantité (U), 􀂉 basée sur un poids. Colonne Montant Affiche le total de la pièce, les totaux partiels ou la taxe calculée. Il est impossible de modifier les lignes donnant des taxes. Pour modifier un escompte, retapez son taux et validez. Pour le supprimer, tapez 0 et validez. Pour les articles ayant un taux de taxe à 0 %, une ligne rappelant la base HT exonérée de TVA s’affiche. Les articles ne disposant pas de taux de taxes ne généreront aucune ligne de taxe. Echéancier - Abonnements des ventes On accède à cette fiche en cliquant sur le bouton [Echéancier] à partir de la fenêtre de valorisation des pièces d'abonnement. Le programme propose par défaut les échéances correspondant aux conditions définies dans la zone décrite plus loin. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet de supprimer la ligne d’échéance sélectionnée dans la liste. Prenez garde en supprimant une ligne d’échéance de ne pas déséquilibrer le mode de règlement. Base de recalcul des échéances Liste déroulante offrant les choix suivants : Menu Traitement © Sage 2007 1332 􀂉 Date document : (valeur par défaut) les échéances sont calculées à partir de la date du document généré et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date début périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de début de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date fin périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de fin de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. Appel à un modèle de règlement Liste déroulante éditable permettant la sélection d’un modèle de règlement parmi ceux enregistrés dans la commande Structure / Comptabilité / Modèles de règlement. Le modèle de règlement sélectionné, il est nécessaire de le valider pour que s’affichent les conditions de règlement du modèle. Si lors de la validation d’un modèle de règlement, la liste affiche déjà des éléments, un message vous proposant de remplacer les échéances existantes s’affiche. La liste présente les informations découlant du modèle de règlement sélectionné ou des valeurs saisies dans les zones d'édition en bas de la liste. Type Liste déroulante permettant de choisir les informations suivantes : 􀂉 Pourcentage : symbolisé par le signe pour-cent (%) si la valeur saisie dans la zone suivante est un pourcentage. 􀂉 Equilibre : symbolisé par l'icône d’une balance si la ligne fait le solde des autres échéances, 􀂉 Montant : symbolisé par la lettre F si le montant de l'échéance est un montant fixe saisi dans la zone suivante. 􀀳 Si la pièce doit être réglée en une seule échéance, une seule ligne comportant l'icône d'équilibre sera inscrite. Valeur Valeur du pourcentage ou montant en monnaie de tenue commerciale de l’échéance considérée. Cette colonne reste vide s'il s'agit d'une valeur d'équilibre. Jour Nombre de jours à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement et la date de versement correspondant à l'échéance. Condition Liste déroulante précisant les conditions d'échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date du document et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin mois civil : le programme calcule l’échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin de mois : le programme calcule l’échéance à partir de la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. Le Zone permettant d’enregistrer le ou les jours de tombée. Six valeurs numériques comprises entre 1 et 31 séparées par des virgules peuvent être enregistrées. La date d’échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée supérieur le plus proche. Si la zone est à blanc, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de "battement" et de la condition. Menu Traitement © Sage 2007 1333 Mode de règlement Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance). Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». La modification d’une condition de règlement est possible. Sélectionnez sa ligne, modifiez les zones voulues et validez pour enregistrer les modifications. Cette modification est possible si aucun règlement n’a été enregistré pour la pièce. Pour supprimer une condition de règlement, sélectionnez-la puis utilisez le bouton [Supprimer]. Les différentes échéances sont classées selon le nombre de jours saisi. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1334 Abonnements fournisseurs Traitement / Abonnements / Abonnements fournisseurs Cette commande permet de paramétrer les documents d'achat constituant les abonnements fournisseurs. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des abonnements fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Cette commande s'ouvre sur une fenêtre donnant la liste des abonnements fournisseurs déjà enregistrés et permettant d'en créer, d'autres, de les consulter, de les modifier ou de les supprimer. Voir le «Manuel de la gamme» pour toutes les fonctions disponibles à partir des listes. Liste des abonnements fournisseurs L’ordre de classement obéit aux réglages faits dans la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » : 􀂉 sur le Modèle utilisé dans l'abonnement (classement par défaut), un classement secondaire est réalisé sur le numéro de fournisseur puis sur le type (s’il n’y a pas de modèle, le classement s’effectue sur les critères secondaires) ; 􀂉 sur le Fournisseur, un classement secondaire est réalisé sur le modèle puis sur le type ; 􀂉 sur l'Intitulé de l'abonnement, un classement secondaire est réalisé sur le numéro de fournisseur puis sur le type. Les informations présentées dans cette fenêtre sont : 􀂉 le Type de pièce représenté par une icône (voir ci-dessous), 􀂉 le Numéro de fournisseur, 􀂉 l'Intitulé du fournisseur, 􀂉 l'Intitulé de l'abonnement, 􀂉 le Modèle utilisé, 􀂉 la Date de début, 􀂉 la Date de fin et 􀂉 la Date de résiliation. Ces colonnes sont paramétrables. Voir plus loin le paragraphe «Personnaliser la liste des abonnements fournisseurs», page 1337. Le Type de pièce est représenté par une icône : 􀂉 abonnement fournisseur, 􀂉 proposition d'abonnement, Menu Traitement © Sage 2007 1335 􀂉 abonnement résilié. La création d'un abonnement est détaillée plus loin dans ce chapitre. Voir le titre «Détail d'un abonnement fournisseur», page 1340. Toutes les pièces peuvent être supprimées à tout instant. Le bord inférieur de la fenêtre propose trois boutons et une liste déroulante dont les rôles sont les suivants. Les sélections peuvent être combinées pour restreindre le nombre de pièces affichées. Bouton [Sélectionner les abonnements] Affiche une fenêtre permettant de sélectionner certains abonnements. Ce bouton est inactif si le choix fait dans la zone Abonnements disposée sur le bord inférieure de la fenêtre est Tous les abonnements. Voir le titre «Sélection des abonnements fournisseurs», page 1335. Abonnements Liste déroulante permettant de n'afficher que certains éléments de la liste des abonnements : 􀂉 Tous les abonnements : (valeur par défaut) tous les éléments sont affichés. 􀂉 Propositions : affiche seulement les propositions d'abonnement. 􀂉 Abonnements : affiche seulement les abonnements fournisseurs. 􀂉 Abonnements résiliés : affiche seulement les abonnements résiliés. Bouton [Générer les documents d'abonnement] Ce bouton lance la génération des abonnements en ouvrant la fenêtre de la commande Génération des abonnements. Suivant les sélections faites dans la liste, la fenêtre sera : 􀂉 vide si aucune ligne n'était sélectionnée, 􀂉 complétée avec les informations concernant l'abonnement si une ligne était sélectionnée, 􀂉 complétée avec les informations concernant le premier abonnement si plusieurs lignes étaient sélectionnées. Bouton [Imprimer les abonnements] Ce bouton donne un accès à une fonction permettant d'imprimer soit la liste des abonnements (si aucune ligne n’est sélectionnée) soit le détail des abonnements (si certaines lignes sont sélectionnées). Voir plus loin la description de cette fonction sous le titre «Impression de la liste des abonnements fournisseurs », page 1337. Sélection des abonnements fournisseurs On peut sélectionner les abonnements en cliquant sur le bouton [Sélectionner les abonnements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce bouton est inactif si le choix fait dans la zone Abonnements disposée sur le bord inférieure de la fenêtre est Tous les abonnements. Menu Traitement © Sage 2007 1336 N° fournisseur Liste déroulante permettant la sélection d’un fournisseur. La liste des abonnements ne présentera plus que ceux correspondant à ce fournisseur. Si vous laissez cette zone vide, tous les fournisseurs sont sélectionnés. Date début du / au Permet la sélection des abonnements d'après leur date de début. Saisir les dates sous la forme numérique JJMMAA. Date fin du / au Permet la sélection des abonnements d'après leur date de fin. Saisir les dates sous la forme numérique JJMMAA. Si vous laissez ces zones vides, aucune sélection sur les dates n’est exercée. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la sélection. Si aucun abonnement n’a été trouvé, la liste apparaît vide. La commande Tri de la barre d’outils «Navigation» n’est pas utilisable si la liste est réduite à une période ou à un fournisseur. Pour faire réapparaître tous les abonnements sur tous les fournisseurs, vous pouvez refermer la liste et la rouvrir. Menu contextuel de la liste des abonnements fournisseurs Un menu contextuel est disponible sur la liste des abonnements fournisseurs. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles. Voir la pièce d'abonnement Affiche directement la pièce d'achat associée à la ligne d'abonnement sélectionnée. Imprimer l'abonnement Imprime directement le ou les abonnements sélectionnés. Envoyer l’abonnement par e-mail Cette commande lance le programme de messagerie présent sur le poste et permet d’envoyer les information concernant l’abonnement sélectionné par e-mail. Menu Traitement © Sage 2007 1337 Personnaliser la liste des abonnements fournisseurs On peut personnaliser la liste des abonnements fournisseurs soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Impression de la liste des abonnements fournisseurs On obtient la liste des abonnements en cliquant sur le bouton [Imprimer le(s) abonnement(s)] disposé sur le bord inférieur de la liste des abonnements fournisseurs à condition qu’aucune ligne ne soit sélectionnée. Voir le «Manuel de la gamme» pour la sélection et la dessélection des lignes dans les listes. Sélection simplifiée – Impression de la liste des abonnements fournisseurs L’impression de la liste des abonnements fournisseurs peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée, soit à partir d’un format de sélection. Cette fenêtre permet trois types d’impression possibles en fonction des choix faits dans la liste déroulante Type : 􀂉 Impression de la liste des abonnements : en sélectionnant ce critère dans la liste, on obtient une liste d’informations simplifiées sur les abonnements sélectionnés. 􀂉 Impression de contrôle des pièces : le document obtenu donne des informations plus complètes sur les pièces sélectionnées. 􀂉 Impression des abonnements : permet de sélectionner, dans une liste qui va s’ouvrir au lancement de la commande, le modèle d’impression correspondant aux pièces sélectionnées. Ces documents ont été conçus au moyen de la commande Mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 1338 Voir le paragraphe «Impression des documents des achats», page 1005 pour tout ce qui concerne l’impression des documents eux-mêmes. Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Bouton [Imprimer en différé] Met l’impression en différé. Elle pourra alors être lancée à partir de la commande Fichier / Impression différée. Type Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Liste (valeur par défaut), 􀂉 Etat de contrôle, 􀂉 Abonnement. Les opérations consécutives à ces choix ont été décrites un peu plus haut. Abonnements Liste déroulante permettant de sélectionner le type d’abonnement client qui fera l’objet de l’impression détaillée ou en liste : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Proposition, 􀂉 Abonnement, 􀂉 Résiliation. Classement Ordre dans lequel les documents apparaîtront dans les listes imprimées : 􀂉 N° de tiers (valeur par défaut), 􀂉 Modèle. Date début de / à Permet de sélectionner les abonnements selon leur date de début. Ces zones, ainsi que les suivantes, comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin de / à Permet de sélectionner les abonnements selon leur date de fin. Modèle de / à Permet de sélectionner les abonnements selon le ou les modèles ayant servi à leur génération. N° fournisseur de / à Permet de sélectionner les pièces selon les numéros de fournisseur. Pour lancer l’impression immédiate en fonction des choix faits, cliquez sur le bouton OK. Sinon cliquez sur le bouton Annuler ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Format de sélection – Impression de la liste des abonnements fournisseurs Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la liste des abonnements fournisseurs. Menu Traitement © Sage 2007 1339 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence est proposée. Export des états – Abonnements fournisseurs Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des abonnements Type d’état Liste, Etat de contrôle, Document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste des abonnements Classement N° tiers, Modèle (1) Abonnement Type Tous, Proposition, Abonnement, Résiliation (1) Abonnement Date début A saisir (1) Abonnement Date fin A saisir (1) Abonnement Modèle A saisir (1) Abonnement N° Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1340 Détail d'un abonnement fournisseur La création, la modification, la consultation ou la suppression des abonnements fournisseurs s'effectuent à partir de la liste des abonnements fournisseurs. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur ces fonctions. On peut créer directement un abonnement fournisseur en cliquant sur le bouton [Créer un abonnement fournisseur] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Pour créer un abonnement fournisseur on peut : 􀂉 soit créer autant de modèles que l'on veut et les affecter ensuite aux abonnements destinés aux fournisseurs ; cette création s’effectue dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types ; 􀂉 soit créer un abonnement sans lui affecter de modèle et paramétrer directement la pièce de vente qui sera générée périodiquement. Voir la fonction «Modèles et prestations types», page 1280. Vous trouverez beaucoup de ressemblances entre un modèle et un abonnement puisque ce dernier reprend les mêmes informations que celles enregistrées dans le modèle. En ce qui concerne les modèles, nous renvoyons le lecteur aux descriptions faites dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types. Quand une zone est déclarée paramétrable dans un modèle, il faut entendre par là qu'elle sera utilisée par les abonnements découlant de ce modèle. La création d'un abonnement se traduit par l'ouverture d'une fenêtre de saisie composée de trois volets. Windows Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide d’onglets. Macintosh Rappelons que la sélection des différents volets dont se compose la fiche s’effectue à l’aide de boutons. Onglet / Bouton Fiche principale Donne accès au «Volet Fiche principale – Abonnement fournisseur», page 1340 de la fiche abonnement quand on se trouve sur un autre. Onglet / Bouton Complément Donne accès au «Volet Complément - Abonnement fournisseur», page 1346 de la fiche abonnement. Onglet / Bouton Historique Donne accès au «Volet Historique - Abonnement fournisseur», page 1348 de la fiche abonnement. Ce bouton ou cet onglet n’existent pas dans les propositions d’abonnement. Bouton [Visualiser la pièce] Ce bouton donne accès à la pièce type du modèle ou de l'abonnement fournisseur, c'est-à-dire à la fenêtre de saisie des lignes d'articles. Voir le titre «Pièce d'abonnement fournisseur», page 1350. Windows Ce bouton se trouve en bas de la fenêtre. Volet Fiche principale – Abonnement fournisseur On accède au volet « Fiche principale » d'un abonnement fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh. Menu Traitement © Sage 2007 1341 Les informations à saisir sont détaillées zone par zone. N° fournisseur Liste déroulante éditable servant, dans les abonnements, à saisir ou sélectionner le nom du fournisseur à qui est destiné l'abonnement. 17 caractères alphanumériques. Mention obligatoire. Les abonnements concernant un fournisseur sont rappelés dans le volet « Abonnements » de leur fiche. Modèle Zone à liste déroulante permettant de sélectionner la désignation du modèle à affecter à l’abonnement. Cette zone est une simple zone de saisie non obligatoire modifiable après enregistrement. 10 caractères alphanumériques majuscules. La liste ouverte présente les éléments créés dans la fonction Traitement / Modèles et prestations types. La sélection d’un modèle paramétré dans cette fonction se traduit par l’affectation des données du modèle aux zones correspondantes de la fiche de l’abonnement, elles pourront être modifiées, et à l’affectation à l’abonnement de la pièce d’achat associée au modèle. Elle pourra également être modifiée. La création d'un abonnement fournisseur devient effective dès lors que la fenêtre de l’abonnement est refermée ou bien qu’une autre est ouverte. 􀀳 Si l'on constate une erreur d'affectation, on peut soit supprimer l'abonnement dans la liste des abonnements puis le recréer, soit modifier, dans l'abonnement lui-même et la pièce originale qui lui est associée, les éléments qui ne conviennent pas et demander la réaffectation du modèle. La réaffectation d’un modèle s’effectue en cliquant sur le bouton Réaffecter la pièce d’abonnement du volet « Complément » de la fiche de l’abonnement fournisseur. Type Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Proposition d'abonnement : l'abonnement que l'on veut paramétrer est une proposition faite au fournisseur dont on attend l'accord. Aucun document d'achat ne sera généré à partir d'une telle pièce. 􀂉 Abonnement : (valeur par défaut) la pièce est un abonnement pour un fournisseur à préciser et selon un paramétrage à saisir dans les zones correspondantes. Cet abonnement peut être une proposition d'abonnement dont on change simplement le type et dont le programme utilisera les paramètres pour générer des pièces d'achat. 􀂉 Résiliation : l'abonnement est résilié et plus aucune pièce ne sera générée après la date de fin enregistrée dans la zone Date fin abonnement vue plus loin. Ce choix active un certain nombre de zones que nous détaillerons dans leur description et que l'utilisateur devra compléter pour marquer la fin de cet abonnement. Un abonnement résilié peut être supprimé ou conservé à des fins statistiques. Il est possible de modifier à tout moment l'information saisie dans cette zone : 􀂉 pour transformer une proposition d'abonnement en abonnement effectif, 􀂉 pour transformer un abonnement en résiliation au cas où vous voulez cesser la génération régulière de pièces d'achat. Menu Traitement © Sage 2007 1342 Intitulé Intitulé de la pièce. 35 caractères alphanumériques. Contrat Intitulé du contrat à l'origine de l'abonnement. Zone facultative de 35 caractères alphanumériques. Périodicité Cette zone et la suivante définissent l'intervalle entre deux pièces d'achat successives à générer. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type périodicité Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer entre la génération de deux pièces d'achat. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année, 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. Les différentes périodicités de l’abonnement sont calculées en fonction de la date de début saisie et de la date de fin calculée. Périodicité de type Année civile Les périodicités de type année civile commencent systématiquement au premier janvier de l’année de souscription et se terminent au 31 décembre de l’année calculée en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une périodicité de 1 année civile et d’une durée de 3 années : Date de souscription de l’abonnement 15/03/N Date de fin calculée 31/12/N Périodicités calculées 01/01/N au 31/12/N 01/01/N au 31/12/N 01/01/N+1 au 31/12/N+1 Il est à noter que l’abonnement commence au premier jour de l’année quelle que soit la date de souscription et que la génération des premières périodicités pourra donner lieu à une gestion de prorata si celle-ci a été prévue dans les lignes de la pièce d’abonnement. Périodicité de type Mois civil Les périodicités de type mois civil commencent systématiquement au premier jour du mois de souscription et se terminent au dernier jour du mois calculé en fonction de la durée et ce quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une périodicité de 1 mois civil et d’une durée de 1 année : Date de souscription de l’abonnement 15/03/N Date de fin calculée 28/02/N+1 Périodicités calculées 01/03/N au 31/03/N 01/04/N au 30/04/N …/… 01/02/N+1 au 28/02/N+1 Comme dans le cas de l’année civile, la première périodicité pourra donner lieu à prorata si ceci a été prévu dans le paramétrage des lignes. Menu Traitement © Sage 2007 1343 Durée Cette zone et la suivante définissent la période sur laquelle le contrat d'abonnement est défini. Cette zone est obligatoire et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type durée Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour la durée de l'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois, 􀂉 Année (valeur par défaut), 􀂉 Mois civil : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur, 􀂉 Année civile : durée ayant une incidence sur la date de fin d’abonnement et les périodicités calculées par l’ordinateur. 􀀳 Si les paramétrages présentent un certain illogisme (exemple : une périodicité d'une année et une durée d'une semaine), le programme ne prendra en compte que la plus petite durée des deux. Durée de type Année civile La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour de l’année (31 décembre) quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 années civiles : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N+3 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Exemple Abonnement d’une durée de 1 année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/12/N Reconduction d’une année civile : Date de début saisie pour l’abonnement 01/01/N+1 Date de fin calculée 31/12/N+1 Durée de type Mois civil La date de fin d’abonnement est systématiquement calculée au dernier jour du mois quelle que soit la date de début saisie pour l’abonnement. Exemple Abonnement d’une durée de 1 mois civil : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 30/06/N Exemple Abonnement d’une durée de 3 mois civils : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/08/N Menu Traitement © Sage 2007 1344 Exemple Abonnement d’une durée de 12 mois civils : Date de début saisie pour l’abonnement 15/06/N Date de fin calculée 31/05/N+1 En cas de reconduction de l’abonnement, la date de début du nouvel abonnement est égale à la date qui suit celle de la fin du précédent. Date début Zone permettant la date de début de l'abonnement. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin Zone affichant automatiquement la date de fin de l'abonnement en fonction de la date de début et de la durée enregistrées. Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. 􀀳 Si vous modifiez une des zones Périodicité, Durée, Date début ou Date fin après enregistrement d'un abonnement, le programme vous demandera s'il doit mettre à jour l'historique. Résiliation le Zone permettant de saisir la date de résiliation de l'abonnement. Cette zone n'est accessible que dans une pièce de type Résiliation. Motif Liste déroulante proposant tous les motifs de résiliation enregistrés dans le volet du même nom des options de l'entreprise. Voir l’option «Résiliation abonnement», page 193. Cette zone n'est accessible que dans une pièce de type Résiliation. Délai préavis Cette zone et la suivante définissent le délai "légal" à observer entre la date de résiliation et la date de fin d'abonnement. Cette zone est facultative et affiche 1 par défaut. Les valeurs saisissables sont comprises entre 1 et 999. Type délai préavis Cette zone correspond à la précédente et précise l'unité de temps à observer pour dénoncer un contrat d'abonnement. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Jours, 􀂉 Semaine, 􀂉 Mois (valeur par défaut), 􀂉 Année. Date fin abonnement Zone affichant automatiquement la date de fin de l'abonnement en fonction de la date de résiliation et du préavis enregistrés dans les zones précédentes. Cette valeur est modifiable. Cette zone n'est accessible que dans une pièce de type Résiliation. Le programme vérifiera, avant toute génération de pièce, que la date de cette dernière n'est pas postérieure à celle mentionnée ici. Reconduction Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Aucune, l'abonnement ne sera pas reconduit à expiration. Menu Traitement © Sage 2007 1345 􀂉 Tacite (valeur par défaut), la reconduction de l'abonnement sera réalisée automatiquement sans confirmation du fournisseur. 􀂉 A confirmer, l'abonnement ne sera reconduit que sur accord du fournisseur et de l’utilisateur. Cette information servira de critère de sélection. La reconduction manuelle s'effectue par le moyen du bouton suivant. Bouton [Reconduire l'abonnement] Il affiche une fenêtre de paramétrage décrite ci-après. Ce bouton n'est actif que si le type de la pièce est Abonnement et si le choix fait dans la zone Reconduction est différent de Aucune. Il reste estompé tant que l'abonnement n'est pas enregistré. Reconduction manuelle d'un abonnement fournisseur Cette fenêtre « Reconduction de l’abonnement » s'ouvre en cliquant sur le bouton [Reconduire l'abonnement]. Reconduction pour la période du / au Ces deux zones de saisie de date proposent par défaut la période consécutive à l'abonnement existant en prenant en compte la même durée. Ces dates sont modifiables. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Reprise du modèle Cette option n'est pas accessible dans cette fenêtre. Suppression des périodicités générées Cette option (cochée par défaut) supprime automatiquement les périodicités déjà générées apparaissant dans l'historique. Si cette option n'est pas cochée, les lignes générées sont conservées en historique. L’enregistrement d’un renouvellement s’accompagne automatiquement de la création d’un élément de type Renouvellement dans le volet historique. Ce nouvel élément reprend la période de l’abonnement précédent. 􀀳 Ne sont concernées que les lignes générées. Les lignes non encore générées sont maintenues en l'état. Voir le «Volet Historique - Abonnement fournisseur», page 1348. Bouton [OK] Lance la reconduction de l'abonnement avec les paramétrages faits. Les lignes de pièces à générer apparaissent dans le volet «Historique». Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1346 Volet Complément - Abonnement fournisseur On accède au volet « Complément » d'un abonnement fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh. Les informations à saisir sont détaillées zone par zone. Pièce générée Liste déroulante permettant de préciser le type de pièce générée par l'abonnement : 􀂉 Préparation de commande (valeur par défaut), 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture. Souche Liste déroulante permettant le choix de la souche des documents d'achat dans laquelle seront numérotées les pièces générées. Génération Cette zone et celles qui la suivent permettent de fixer les dates auxquelles les pièces seront générées. 􀀳 Cette génération ne sera cependant pas automatique dès que le programme constatera que la date de génération correspond à la date du jour. Elle doit être lancée par une commande du menu Traitement, Génération des abonnements. Des boutons disposés dans la fenêtre de liste des abonnements fournisseurs ou dans les pièces elles-mêmes permettent de lancer cette commande directement. Cette détermination s'effectue par rapport aux dates limites de la période de la périodicité. Cette première zone permet d'enregistrer le nombre de jours de décalage par rapport à la date choisie comme origine et précisée dans la zone suivante. Valeurs limites 0 à 999. Voir les exemples donnés dans le cadre des abonnements des ventes. On peut enregistrer une valeur précédée du signe moins (–) pour indiquer que le nombre de jours de décalage doit être compté après la date choisie comme origine et non pas avant. Jours avant Liste déroulante proposant : 􀂉 Date début : la date de début de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. 􀂉 Date fin : la date de fin de la périodicité sera utilisée comme origine de la détermination. Menu Traitement © Sage 2007 1347 Le Jour de tombée de la date de génération. On peut enregistrer jusqu'à 6 jours dans cette zone en séparant les valeurs saisies par des virgules. Lors de la détermination de la date de génération, le programme choisira la date de tombée immédiatement supérieure compte tenu des paramétrages faits dans les autres zones. Voir les exemples donnés dans le cadre des abonnements des ventes. Date livraison Les zones de paramétrage de la date de livraison se paramètrent exactement comme celles de la génération. Veuillez vous y reporter. Origine des informations de la pièce Toutes les zones sous ce titre permettent de paramétrer l'origine des informations reprises lors de l'affectation d'un modèle à un abonnement fournisseur. La mention «Modèle» dans les listes déroulantes décrites ci-dessous se reporte aux informations saisies dans la fenêtre « Information document » ou directement sur les lignes de la pièce associée au modèle. 􀀲 Si vous n’affectez aucun modèle à l’abonnement en cours de paramétrage, le maintien de la mention «Modèle» peut entraîner des erreurs lors de la génération des documents. En-tête Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le mode d'expédition, la condition de livraison et la périodicité renseignées dans la fenêtre « Information document » du modèle seront reportées dans l'abonnement fournisseur (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : le mode d'expédition et la condition de livraisonseront repris de la fiche fournisseur. 􀀳 Les informations relatives aux zones Entête 1, Entête 2, Entête 3, et Entête 4 sont systématiquement reprises du modèle. S’il n’y a pas de modèle affecté, elles seront vides. Choix remise Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les remises saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement fournisseur (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : les remises pratiquées dans la pièce seront celles appliquées par le fournisseur (remise fournisseur, tarif par fournisseur, catégorie tarifaire ou remise par famille) et resteront modifiables. Elles seront appliquées en fonction du paramétrage réalisé dans l'option Choix remise de la commande A propos de votre société. En cas de conflit de remise et si le choix Manuel a été fait dans la zone Choix remise, le programme prendra en compte une remise dans l'ordre suivant : 􀂉 remise article, 􀂉 remise famille, 􀂉 remise fournisseur. 􀀳 La fenêtre des conflits de remise ne s'affiche pas dans cette fonction. Catégorie comptable Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : la catégorie comptable saisie dans le modèle sera reportée dans l'abonnement fournisseur. 􀂉 Fiche tiers : (valeur par défaut) la catégorie comptable utilisée dans la pièce sera celle du fournisseur. Contact Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le contact repris par défaut est : 􀂉 soit le contact principal du tiers, 􀂉 soit le premier contact de la liste des contacts du tiers. Menu Traitement © Sage 2007 1348 􀂉 Aucun : aucun contact n’est repris. Dépôt Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) le(s) dépôt(s) d'origine saisi(s) dans le modèle (en-tête ou lignes) sera(seront) reporté(s) dans l'abonnement fournisseur. 􀂉 Fiche tiers : le dépôt d'origine mentionné dans la pièce sera celui affecté au fournisseur. Taux escompte Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : le taux d'escompte inscrit dans le modèle sera reporté dans l'abonnement fournisseur (mais restera modifiable). 􀂉 Fiche tiers : (valeur par défaut) le taux d'escompte utilisé dans la pièce sera celui du fournisseur (et restera modifiable). Condition échéance Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) les conditions d'échéance saisies dans le modèle seront reportées dans l'abonnement fournisseur (mais resteront modifiables). 􀂉 Fiche tiers : les conditions d'échéance mentionnées dans la pièce seront celles affectées au fournisseur (et resteront modifiables). Acheteur Liste déroulante proposant : 􀂉 Modèle : (valeur par défaut) l’acheteur saisi dans l'en-tête de la pièce du modèle et ceux saisis sur les lignes de cette pièce seront reportés dans l'abonnement fournisseur (mais resteront modifiable). 􀂉 Fiche tiers : l’acheteur mentionné dans la pièce sera celui affecté au fournisseur (et restera modifiable). Les informations relatives à la devise, la langue et le tiers encaisseur sont systématiquement reprises de la fiche fournisseur. Bouton ]Réaffecter la pièce d'abonnement] Ce bouton réaffecte à l'abonnement en cours la pièce type enregistrée dans le modèle utilisé par l'abonnement. Un message de confirmation s'affiche. Oui remplace les lignes de l'abonnement par celles du modèle. Non ne remplace rien. Si aucun modèle n’a été affecté à l’abonnement, ce bouton n’apparaît pas. 􀀳 Si les informations précédentes sont modifiées dans un abonnement déjà enregistré, le programme vous proposera de modifier les lignes d'abonnement du volet « Historique » en conséquence. Volet Historique - Abonnement fournisseur On accède au volet « Historique » d'un abonnement fournisseur en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton [Historique] sur Macintosh. Menu Traitement © Sage 2007 1349 Il présente l'historique des pièces d'abonnement qui ont été ou seront générées pour le fournisseur concerné. La liste comporte autant de lignes que les conditions de périodicité et de durée enregistrées dans le volet « Fiche principale » de l'abonnement l'ont prévu. 􀀳 Si ces conditions sont modifiées dans un abonnement existant, le programme met automatiquement à jour, après message de confirmation, les lignes mentionnées dans ce volet. Rappelons que la génération des pièces d'abonnement s'effectue par l'intermédiaire du bouton Générer les documents d'abonnement disposé dans la liste des abonnements fournisseurs ou par l'intermédiaire de la commande Traitement / Génération des abonnements. Les informations présentées sont les suivantes. Elles sont modifiables ligne à ligne au moyen des zones d'édition disposées en bas de la liste. Pour modifier une ligne : 1 . sélectionnez une ligne en cliquant dessus, 2 . apportez les modifications dans les zones d'édition, 3 . validez. Colonnes Périodicité abonnement Les informations affichées dans les deux colonnes à ce titre dépendent de la périodicité enregistrée pour l'abonnement en question. 􀂉 Jours : les deux dates sont identiques et représentent le jour concerné ; 􀂉 Semaine : les deux dates représentent les dates du début (lundi) et de fin (dimanche) de la semaine concernée ; 􀂉 Mois : les deux dates représentent le premier et le dernier jour du mois concerné (le programme tient compte des mois de 28, 29, 30 ou 31 jours) ; 􀂉 Année : les deux dates représentent le premier et le dernier jour de l'année concernée. 􀀳 Ces deux colonnes peuvent afficher des dates limites différentes de la périodicité retenue en cas de reconduction de l'abonnement avec suppression des lignes générées. Dans ce cas, les dates affichées représentent les dates de début et de fin des pièces générées qui ont été supprimées, les colonnes Génération et Livraison sont vides et l'état de la ligne est Renouvellement. Deux périodes ne peuvent se chevaucher. Colonne Génération Affiche la date de génération en fonction du paramétrage fait dans les zones correspondantes du volet « Complément » de l'abonnement. 􀀳 Cette colonne peut apparaître vide en cas de reconduction. Voir la remarque précédente. Colonne Livraison Affiche la date de livraison en fonction du paramétrage fait dans les zones correspondantes du volet « Complément » de l'abonnement. 􀀳 Cette colonne peut apparaître vide en cas de reconduction. Voir la remarque précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1350 Colonne Etat Cette colonne affiche des informations différentes en fonction de l'état de la pièce : 􀂉 Non générée : la pièce correspondante n'a pas encore été générée. 􀂉 Générée : la pièce correspondante a été générée. Lorsqu'une pièce est générée, l'état passe automatiquement de Non générée à Générée. 􀂉 Suspendue : la pièce correspondante ne sera pas générée à moins que vous ne modifiiez son état avant de procéder à la génération des abonnements sur la période considérée. Une suspension d'abonnement ne peut se faire que par modification manuelle des lignes dans ce volet. 􀂉 Renouvellement : la pièce correspondante a été générée dans le cadre d'un abonnement qui a été, depuis, reconduit. 􀀳 Si les colonnes Génération et Livraison d'une ligne Renouvellement sont vides, nous sommes dans le cas d'une reconduction avec suppression des pièces générées. Voir la remarque faite pour les colonnes Périodicité abonnement. Pour enregistrer les valeurs saisies ou les modifications faites, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. 􀀳 Si vous refermez l'abonnement fournisseur qui vient d'être créé sans ouvrir au préalable la pièce qui lui est associée (à l'aide du bouton Voir la pièce), le programme supposera que vous ne voulez pas associer de pièce et affichera un message en ce sens. « La pièce d’abonnement n’a pas été rattachée. Voulez-vous la mettre à jour ? [Oui] [Non] » Il faut alors : - soit cliquer sur Non si vous ne voulez réellement pas associer de pièce (ce qui empêchera toute génération), - soit cliquer sur Oui pour ouvrir la pièce (même si aucune modification ne doit y être apportée) puis la refermer et enfin fermer l'abonnement lui-même. Pièce d'abonnement fournisseur On accède à la pièce d'abonnement en cliquant sur le bouton [Visualiser la pièce d'abonnement] dans la fiche « Abonnement ». Cette commande ouvre la fenêtre dans laquelle on peut paramétrer les lignes d'articles qui composeront les pièces générées périodiquement par la fonction abonnement. Si un modèle a été affecté à l’abonnement, l’utilisation de ce bouton fait s’ouvrir la pièce associée. Elle peut être modifiée. Les colonnes qui apparaissent dans cette fenêtre correspondent au type de pièce enregistré dans la zone Pièce générée du volet « Complément » de l'abonnement. Menu Traitement © Sage 2007 1351 Comme les documents des achats classiques, les pièces d’abonnement se composent de : 􀂉 une en-tête : voir le titre «En-tête - Pièce d'abonnement fournisseur», page 1351, 􀂉 des informations générales : voir le titre «Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements fournisseurs», page 1352, 􀂉 d’un corps permettant la saisie des lignes : voir le titre «Saisie des lignes – Abonnements fournisseurs », page 1353, 􀂉 de fonctions annexes : voir le titre «Fonctions annexes – Abonnements fournisseurs», page 1354, 􀂉 de fonctions de valorisation : voir le titre «Valorisation des abonnements fournisseurs», page 1356. Nous ne décrirons pas toutes les zones de saisie ou d'information et les boutons disponibles dans cette fenêtre s'ils ont un fonctionnement identique à ceux que l'on peut trouver dans une pièce d'achat classique. Nous ne citerons que ceux qui présentent une particularité notable. La gestion des emplacements est identique à celle décrite dans les modèles et prestations types. Voir le titre «Gestion des emplacements en génération de pièce», page 1304. En-tête - Pièce d'abonnement fournisseur Les boutons qui apparaissent dans l'en-tête de la pièce ont le même rôle que ceux que l'on rencontre dans une pièce d'achat classique à l'exception de certains d'entre eux. 􀀳 Le bouton [Retour à la pièce d’abonnement] des versions précédentes du programme est remplacé par un lien qui donne l’intitulé de l’abonnement et permet de revenir à sa fiche. Bouton [Informations libres] Ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettant de les saisir ou de les consulter. Ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête des documents (voir les options de l’entreprise). Bouton [Appliquer les barèmes] Ce bouton n'est pas disponible dans les abonnements fournisseurs. Bouton [Valorisation de la pièce] Ce bouton ouvre la fenêtre de valorisation de la pièce qui présente de notables différences avec celle des pièces classiques. Elle est décrite plus loin. Voir le titre «Valorisation des abonnements fournisseurs», page 1356. Bouton [Imprimer la pièce] Ce bouton lance l'impression de la pièce en ouvrant au préalable une fenêtre de sélection du modèle d’impression. Bouton [Informations sur la pièce] Ce bouton donne accès à la fenêtre des informations sur le document. Cette fenêtre est identique à celle des pièces d'achat classiques. Bouton [Informations sur la solvabilité] Ce bouton ouvre la classique fenêtre donnant des informations sur la solvabilité de la société envers le fournisseur concerné. Nous renvoyons l'utilisateur aux informations données dans les documents des achats. Menu Traitement © Sage 2007 1352 Bouton [Génération des pièces] Ce bouton donne un accès direct à la commande Génération des pièces d'abonnement. Bouton [Envoyer la pièce par e-mail] Ce bouton permet d’envoyer le document au tiers concerné comme pièce jointe à un e-mail. Voir les explications données sous le titre «Envoi des documents des ventes par e-mail», page 731. Abonnement Zone non modifiable affichant l'intitulé de l'abonnement correspondant à la pièce. Cette désignation est un lien qui donne accès à la fiche de l’abonnement. Référence Zone de 17 caractères alphanumériques pour la saisie des références de la commande au fournisseur ou toute autre information. 􀀳 Toute modification apportée à la référence de l’en-tête après validation de lignes n’est pas rétroactive. Dans le corps des documents d'achat une colonne Référence, peut être ajoutée aux colonnes initiales, par l’option A propos de votre société / Options / Organisation. Cette zone reprend par défaut la référence de l’en-tête, mais reste modifiable ligne par ligne. Cette zone dans les lignes de pièce permet de saisir n’importe quel type d’information dans la limite de 17 caractères. Informations générales sur la pièce ou la ligne – Abonnements fournisseurs Informations sur la ligne – Abonnements fournisseurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche des informations générales sur le document ou la ligne sélectionnée. Si aucune ligne n’est sélectionnée, les informations générales sont illustrées ci-dessous. 􀀳 Ne confondez pas ces informations avec celles données par le bouton Informer sur le document. Liste totaux Cette zone est automatiquement renseignée par le programme au fur et à mesure que des lignes de pièce sont enregistrées. Elle reprend les informations suivantes : 􀂉 poids net, 􀂉 poids brut, 􀂉 total HT. Si une ligne est sélectionnée, les informations données sur l’article sont illustrées ci-dessous dans le cas où vous l’avez demandé dans le volet « A propos de… / Préférences », et dans la commande Fenêtre / Préférences en cochant la zone Affichage stock en saisie. Menu Traitement © Sage 2007 1353 Détail du stock Cette zone est automatiquement renseignée par le programme avec les informations sur le stock de l’article sélectionné : 􀂉 stock réel, 􀂉 stock à terme, 􀂉 stock mini, 􀂉 stock maxi, 􀂉 DPA (dernier prix d'achat). Informations sur la pièce – Abonnements fournisseurs La fenêtre ouverte en cliquant sur le bouton [Informations sur le document] est la même que celle des documents des achats classiques. Nous renvoyons le lecteur aux explications données dans les documents des achats. Saisie des lignes – Abonnements fournisseurs La saisie s'effectue exactement comme dans les pièces d'achats telles les préparations de commande. Veuillez vous y reporter. Les colonnes disponibles sont celles qui ont été paramétrées dans les options de l'entreprise pour l'option Organisation pour les abonnements fournisseurs. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Trois de ses commandes ne sont pas disponibles : Ajouter un élément, Mise à zéro de la quantité à transformer et Transformer la(les) ligne(s). Pour les autres commandes, nous renvoyons le lecteur aux documents des achats. Personnaliser la liste de saisie des lignes d’abonnements fournisseurs On peut personnaliser la liste des lignes d’abonnements fournisseurs soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1354 Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Fonctions annexes – Abonnements fournisseurs Les boutons (disposés sur le bord inférieur du cadre de la fenêtre) qui peuvent être utilisés pour les lignes de pièces d'abonnement sont les suivants : Bouton [Associer un texte complémentaire] Permet d'associer un glossaire à une ligne. Fonctionnement identique à celui des documents d'achat. Bouton [Insérer une ligne] Permet d'insérer une ligne avant une autre. Fonctionnement identique à celui des documents d'achat. Bouton [Insérer un sous-total] Permet d'insérer une ligne de sous-total. Fonctionnement identique à celui des documents d'achat. Bouton [Recalcul modèle d’enregistrement] Ce bouton lance le recalcul du ou des modèles d’enregistrement attachés à la ligne sélectionnée. Voir plus haut le paragraphe «Modification d’une ligne saisie», page 769. Ce bouton n’est disponible que si une seule ligne est sélectionnée et si celle-ci mentionne une référence article. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Fonctionnement identique à celui des documents d'achat. Bouton [Données sur la ligne d'abonnement] Ce bouton n'appartient qu'aux pièces d'abonnement. Il propose la modification des caractéristiques propres à la ligne dans le cadre de l'abonnement. Les fonctions disponibles sont décrites cidessous. Ce bouton ouvre la fenêtre « Données sur la ligne d’abonnement ». Menu Traitement © Sage 2007 1355 Périodicité Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) l'article sera mentionné dans chaque pièce générée par l'abonnement. 􀂉 Unique : l'article ne sera mentionné que lors de la génération de la première pièce de l'abonnement (exemple : frais d'abonnement). 􀂉 Date : l'article ne sera mentionné que lors des générations de pièces dont les dates sont comprises dans les limites inscrites dans les zones suivantes. Toutes les zones qui suivent, à l'exception de l'option Reconduction lors du renouvellement, ne sont actives que lorsque le choix Date est fait dans cette liste. Date début Cette zone n'est active que si le choix Date a été fait dans la zone précédente. Elle permet d'enregistrer la date à partir de laquelle l'article sera mentionné dans les pièces générées. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin Cette zone n'est active que si le choix Date a été fait dans la zone Périodicité. Elle permet d'enregistrer la date jusqu'à laquelle l'article sera mentionné dans les pièces générées. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Gestion de l'année Cette case à cocher impose au programme, lorsqu'elle est cochée, de ne tenir compte que de la périodicité enregistrée dans les zones Date début et Date fin de la présente fenêtre. Voir l'exemple donné pour cette même zone dans les abonnements des ventes. Gestion prorata Cette liste déroulante permet de ne facturer un article ou une prestation qu'au prorata temporis. Voir les explications et les exemples donnés pour cette même zone dans les abonnements des ventes. Cette liste propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : aucun prorata n'est appliqué ni sur les prix ni sur les quantités. 􀂉 Quantité : le prorata est appliqué sur les quantités livrées. 􀂉 Valeur : le prorata est appliqué sur le prix unitaire de la ligne. 􀂉 Quantité totale : le prorata est appliqué en considérant la quantité inscrite sur la ligne d’abonnement comme se rapportant à la durée totale de l’abonnement. Le programme va donc répartir les livraisons ou les prestations en fonction du nombre de jour de chaque périodicité par rapport à la durée totale de l’abonnement. 􀂉 Valeur totale : cette option se comporte exactement comme la précédente mais, dans ce cas, c’est le prix unitaire de la ligne qui est considéré se rapporter à la durée complète de l’abonnement. Le programme tient compte des mois de 28, 29, 30 et 31 jours pour une périodicité mensuelle et des années bissextiles pour une périodicité annuelle. Menu Traitement © Sage 2007 1356 Reconduction lors du renouvellement Cette case à cocher est validée par défaut. elle permet de reporter l'article sur les reconductions successives de l'abonnement. Si elle n'est pas cochée, l'article ne sera plus pris en compte dans la reconduction suivante. Dès lors qu’il existe un élément de type Renouvellement dans le volet «Historique de l’abonnement», la génération des pièces d’abonnement ne mentionnera pas les articles dont cette option n’est pas cochée. Ces articles restent toutefois présents dans la pièce. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Deux de ses commandes ne sont pas disponibles : Ajouter un élément et Transformer la(les) ligne(s). Pour les autres commandes, nous renvoyons le lecteur aux documents des achats. Valorisation des abonnements fournisseurs Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Valorisation de la pièce]. Cette fenêtre donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 saisie de l’escompte, 􀂉 échéancier : «Echéancier - Abonnements des achats», page 1357. Les zones de cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Valorisation TTC] Permet de revenir à cette fiche lorsqu’on en consulte une autre. Bouton [Echéancier] Donne accès à la fiche de saisie de l’échéancier de règlement. Taux d’escompte Zone de 14 caractères numériques permettant la saisie du taux de l’escompte. Elle est renseignée par défaut avec l'escompte accordé par le fournisseur (s'il y en a un de mentionné dans sa fiche). Ce montant apparaît dans les colonnes du bas de la fenêtre. L’escompte est calculé sur le montant HT de la pièce. Menu Traitement © Sage 2007 1357 Les colonnes constituant le bas de la fenêtre présentent les informations suivantes. Colonne Libellé Indique l’intitulé de la ligne de totalisation, de la taxe (taux de taxes) ou de l’escompte. Colonne Base Montant ayant servi au calcul de la taxe ou de l’escompte. La base peut être définie : 􀂉 par un montant HT, 􀂉 par une quantité, 􀂉 par un poids net, 􀂉 ou pas définie si la taxe est forfaitaire. Colonne Taux La taxe peut être : 􀂉 définie par un taux (%), 􀂉 définie par un montant fixe (F), 􀂉 basée sur une quantité (U), 􀂉 basée sur un poids. Colonne Montant Affiche le total de la pièce, les totaux partiels ou la taxe calculée. Il est impossible de modifier les lignes donnant des taxes. Pour modifier un escompte, retaper son taux et valider. Pour le supprimer, tapez 0 et validez. Pour les articles ayant un taux de taxe à 0 %, une ligne rappelant la base HT exonérée de TVA s’affiche. Les articles ne disposant pas de taux de taxes ne généreront aucune ligne de taxe. Echéancier - Abonnements des achats On accède à cette fiche en cliquant sur le bouton [Echéancier] à partir de la fenêtre de valorisation des pièces d'abonnement. Le programme propose par défaut les échéances correspondant aux conditions définies dans la zone décrite plus loin. Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Bouton [Supprimer] Supprime la ligne de condition de règlement sélectionnée dans la liste. Prenez garde à ne pas déséquilibrer les conditions de règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1358 Base de recalcul des échéances Liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Date document : (valeur par défaut) les échéances sont calculées à partir de la date du document généré et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date début périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de début de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. 􀂉 Date fin périodicité : les échéances sont calculées à partir de la date de fin de période et des conditions de règlement enregistrées dans les colonnes du bas de la fenêtre. Appel à un modèle de règlement Liste déroulante éditable permettant la sélection d’un modèle de règlement parmi ceux enregistrés dans la commande Structure / Comptabilité / Modèle de règlement. Le modèle de règlement sélectionné, il est nécessaire de le valider pour que s’affichent les conditions de règlement du modèle. Si lors de la validation d’un modèle de règlement, la liste affiche déjà des éléments, un message vous proposant de remplacer les échéances existantes s’affiche. La liste présente les informations découlant du modèle de règlement sélectionné ou des valeurs saisies dans les zones d'édition en bas de la liste. Type Liste déroulante permettant de choisir les informations suivantes : 􀂉 Pourcentage : symbolisé par le signe pour-cent (%) si la valeur saisie dans la zone suivante est un pourcentage. 􀂉 Equilibre : symbolisé par l'icône d’une balance si la ligne fait le solde des autres échéances, 􀂉 Montant : symbolisé par la lettre F si le montant de l'échéance est un montant fixe saisi dans la zone suivante. 􀀳 Si la pièce doit être réglée en une seule échéance, une seule ligne comportant l'icône d'équilibre sera inscrite. Valeur Valeur du pourcentage ou montant en monnaie de tenue commerciale de l’échéance considérée. Cette colonne reste vide s'il s'agit d'une valeur d'équilibre. Jour Nombre de jours à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement et la date de versement correspondant à l'échéance. Condition Liste déroulante précisant les conditions d'échéance : 􀂉 Jour net : le programme prend comme date de référence la date du document et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin mois civil : le programme calcule l’échéance à partir de la fin du mois de la facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. 􀂉 Fin de mois : le programme calcule l’échéance à partir de la date de la facture et ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années, et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (zone suivante), c’est lui qui est pris en compte. Le Zone permettant d’enregistrer le ou les jours de tombée. Six valeurs numériques comprises entre 1 et 31 séparées par des virgules peuvent être enregistrées. La date d’échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée supérieur le plus proche. Si la zone est vide, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de "battement" et de la condition. Menu Traitement © Sage 2007 1359 Mode de règlement Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance). Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». La modification d’une condition de règlement est possible. Sélectionnez sa ligne, modifiez les zones voulues et validez pour enregistrer les modifications. Cette modification est possible si aucun règlement n’a été enregistré pour la pièce. Pour supprimer une condition de règlement, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Les différentes échéances sont classées selon le nombre de jours saisi. Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1360 Génération des abonnements Traitement / Abonnements / Génération des abonnements Cette commande permet de générer les abonnements clients et fournisseurs. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Génération des pièces d'abonnement] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Cette commande s'ouvre sur la fenêtre de sélection décrite ci-après. Sélection simplifiée - Génération des abonnements 􀀳 Lorsque cette fonction est lancée directement à partir des listes des abonnements clients ou des abonnements fournisseurs ou encore des pièces d'abonnement, certaines zones peuvent être renseignées par défaut. Elle permet de générer les pièces d'abonnement de vente ou d'achat dont la date d'échéance correspond aux informations paramétrées. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Le format auquel ce bouton donne accès est décrit plus loin. Voir le titre Génération des abonnements – Format de sélection. Bouton [Etat de contrôle] Permet l’impression d’un état de contrôle mentionnant les articles et, dans le cas des ventes, les éventuelles indisponibilités en stock. 􀀳 L’état de contrôle doit être imprimé avant la génération. Cet état donne par article, et en fonction des abonnements enregistrés, les quantités à livrer ou à acheter, les éventuelles ruptures de stock, les types de pièces concernés, l'état des stocks réels et à terme qui seront affectés par la génération. Abonnements Liste déroulante proposant : 􀂉 Client : (valeur par défaut) seuls les abonnements clients seront traités, 􀂉 Fournisseur : seuls les abonnements fournisseurs seront traités. Menu Traitement © Sage 2007 1361 Modèle de / à Ces listes déroulantes éditables permettent de limiter la sélection des abonnements clients à ceux créés à partir de certains modèles. Date début de / à Zones permettant de saisir une fourchette de dates précisant l'intervalle de sélection des abonnements à générer en prenant en compte leur date de début de périodicité (périodicité du volet « Historique »). 􀀳 Il s’agit ici non pas le la période de l’abonnement enregistrée dans le volet Fiche principale mais des périodicités calculées dans le volet Historique. Exemple Si l'on veut générer toutes les pièces sur le mois d'octobre 2003, ou peut enregistrer les valeurs : Date début de à 3110N Date fin de à 3110N Le premier paramétrage suppose que toutes les pièces antérieures au 01/10/N ont été générées au préalable. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Date fin de / à Zones permettant de saisir une fourchette de dates précisant l'intervalle de sélection des abonnements à générer en prenant en compte leur date de fin de période (périodicité du volet « Historique »). 􀀳 Il s’agit ici non pas le la période de l’abonnement enregistrée dans le volet «Fiche principale» mais des périodicités calculées dans le volet « Historique ». Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Date génération de / à Zones permettant de saisir une fourchette de dates précisant l'intervalle de sélection des abonnements à générer en prenant en compte leur date de génération prévue (date de génération de la périodicité). 􀀳 Il est obligatoire d'effectuer une sélection sur l'un des trois critères précédemment cités. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. N° tiers de / à Listes déroulantes éditables permettant de limiter la génération des pièces à certains tiers clients ou fournisseurs en fonction du choix fait dans la zone Abonnements. Impression des documents Si cette case est cochée (valeur par défaut) le programme demande, après la génération des documents, la sélection d’un modèle de mise en page pour l’impression des pièces générées, Si cette case est non cochée, les pièces issues de la génération ne seront pas imprimées. Le programme utilisera les modèles de documents paramétrés par défaut dans les options de l'entreprise. Si aucun modèle n’a été paramétré, il vous sera possible de le choisir dans la fenêtre de sélection qui va s’ouvrir. Si plusieurs pièces de types différents sont générées, elles s’imprimeront toutes à partir du même modèle. Bouton OK Lance la génération des périodicités d'abonnement en fonction des critères retenus. Ne seront retenues que les périodicités dont l'état est Non générée à l'exclusion de tout autre (voir le volet «Historique» des abonnements). Ce bouton ouvre une fenêtre de paramétrage qui est détaillée plus loin. Voir le titre «Génération des abonnements», page 1360. Menu Traitement © Sage 2007 1362 Format de sélection - Génération des abonnements Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir / Modifier l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Génération des abonnements Type Génération des pièces, Etat de contrôle (2) Génération des abonnements Contrôle stock Articles suivis en stock, Tous les articles (2) Abonnements Domaine Abonnements clients, Abonnements fournisseurs (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Génération des abonnements Impression des documents Oui, Non (1) Génération des abonnements Mise à jour des taux de taxes Non, Oui (2) 2. Ci-dessous. Génération des abonnements Mise à jour des cours Aucune, Devises entête, Devises dossier, Monnaie entête, Monnaie dossier (2) Génération des abonnements Application des barèmes Non, Oui (2) Génération des abonnements Recalcul prix de vente Non, Oui (2) Abonnements Modèle A saisir (1) Abonnements Date début périodicité A saisir (1) Abonnements Date fin périodicité A saisir (1) Abonnements Date génération périodicité A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Menu Traitement © Sage 2007 1363 Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Ces critères concernent à la fois la sélection des bons de commande clients et le traitement des bons de livraison générés. Génération des abonnement / Type La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Génération des pièces : (valeur par défaut) la commande procédera à la génération des pièces en fonction des critères enregistrés. 􀂉 Etat de contrôle : l'état décrit succinctement l’état du stock de chaque article en fonction des pièces à générer. Génération des abonnements / Contrôle de stock Ce critère ne concerne que l'impression de l'état de contrôle. la liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Articles suivis en stock : (valeur par défaut) seuls les articles suivis en stock seront repris dans l'édition de l'état. 􀂉 Tous les articles : tous les articles seront mentionnés dans l'état, quel que soit leur suivi de stock. Génération des abonnements / Mise à jour des taux de taxes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes (menu Structure) afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la génération. Cette option ne doit être utilisée que dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 a été modifié dans le volet « Complément » de l’article. 􀂉 Non : (valeur par défaut) le taux et le compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 associés à la ligne sont conservés. Génération des abonnements / Mise à jour des cours Cette option permet de mettre à jour les lignes de document disposant d’une valorisation dans une devise, dans le cas où une modification du cours de cette dernière est intervenue. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre « Informations document » alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Génération des abonnements / Application des barèmes La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir : 􀂉 Non : (valeur par défaut) aucun barème ne sera appliqué lors de la génération des documents. 􀂉 Oui : permet l’application automatique des barèmes lors de la génération des documents. Menu Traitement © Sage 2007 1364 􀀳 Ce critère, comme le suivant, ne concerne que les abonnements clients. Génération des abonnements / Recalcul prix de vente La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir : 􀂉 Non : (valeur par défaut) les prix de vente ne seront pas recalculés lors de la génération, 􀂉 Oui : les prix de vente seront recalculés. Génération des pièces d’abonnement La fenêtre « Génération des pièces d’abonnement » décrite ci-dessous s’ouvre après validation de la fenêtre de sélection simplifiée ou du format de sélection de la génération des abonnements décrits précédemment. Cette fenêtre propose les premiers numéros des pièces qui seront générées en fonction du type de pièce paramétré dans l'abonnement et des souches utilisées. Ces informations sont modifiables. 􀀳 Si les abonnements retenus pour génération génèrent des types de pièces différents (exemple des bons de livraison et des factures), il faudra paramétrer chaque type indépendamment des autres. Type document Liste déroulante proposant les différents types de pièces qu'il est possible de générer. Pour les ventes : 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture. Pour les achats : 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d'avoir financier, 􀂉 Facture. Souche Liste déroulante permettant de sélectionner une des souches parmi celles qui ont été enregistrées. Numéro Cette zone propose le premier numéro libre correspondant au type de pièce et à la souche sélectionnés. Il peut être modifié. Bouton [OK] Lance la génération. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1365 Reconduction des abonnements Traitement / Abonnements / Reconduction des abonnements Cette commande permet d'imprimer un état donnant la liste des abonnements à reconduire et de lancer cette reconduction. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Reconduction des abonnements] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Cette commande s'ouvre sur la fenêtre de sélection suivante. Sélection simplifiée - Reconduction des abonnements Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Bouton [Plus de critères] Ouvre une fenêtre permettant l’accès à un nombre plus important de critères de sélection. Le format auquel ce bouton donne accès est décrit plus loin. Type d'état Liste déroulante proposant : 􀂉 Liste d'abonnements : (valeur par défaut) lance l'impression d'un état donnant la liste des abonnements en fonction des paramétrages effectués. Le modèle utilisé peut être personnalisé. 􀂉 Avis de reconduction : lance l'impression d'autant d'états que d'abonnements sélectionnés. Cet état, paramétrable par l'utilisateur, peut être constitué par une proposition de reconduction, un avis d'échéance, etc. 􀂉 Reconduction des abonnements : lance la reconduction automatique des abonnements sélectionnés. Cette option n'a d'effet que sur les abonnements dont le Type est Abonnement. L'exécution de la reconduction par cette commande s'effectue par défaut sans reprise du modèle mais avec suppression des périodicités générées. Voir la commande «Reconduction des abonnements», page 1365 tant pour les pièces de vente que celles d'achat. Abonnements Liste déroulante proposant : 􀂉 Client : (valeur par défaut) seuls les abonnements clients seront traités, 􀂉 Fournisseur : seuls les abonnements fournisseurs seront traités. Type d'abonnement Liste déroulante proposant : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les types d'abonnements seront mentionnés dans les états ; Menu Traitement © Sage 2007 1366 􀂉 Proposition : seules les propositions d'abonnements seront retenues ; 􀂉 Abonnement : seuls les abonnements seront retenus ; 􀂉 Résiliation : seuls les abonnements résiliés seront retenus. 􀀳 Rappelons que, en cas de reconduction d'abonnements, seuls les abonnements sont pris en compte et qu'un choix différent de Tous ou Abonnements n'aura aucun effet. Reconduction Liste déroulante proposant : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les modes de reconduction (enregistré dans le volet Fiche principale de l'abonnement) seront retenus. 􀂉 Aucun : seuls les abonnements possédant ce mode de reconduction seront sélectionnés. 􀂉 Tacite : seuls les abonnements possédant ce mode de reconduction seront sélectionnés. 􀂉 A confirmer : seuls les abonnements possédant ce mode de reconduction seront sélectionnés. Reprise du modèle en mise à jour Cette case à cocher permet de revenir au modèle d’origine lors d’une reconduction d’abonnement. Cette option est disponible sous la condition suivante : 􀂉 l’option Type d’état est sur Reconduction des abonnements. L’enregistrement d’un renouvellement s’accompagne automatiquement de la création dans l’historique d’une ligne désignée Renouvellement que l’on ait ou non demandé la suppression des périodicités générées. Cette ligne comporte les informations suivantes : 􀂉 Date de début : celle du début de l’abonnement renouvelé (fonctionnement identique à l’ancienne version), 􀂉 Date de fin : celle de fin de l’abonnement renouvelé, 􀂉 Date de renouvellement : cette information est reprise dans la colonne Date de livraison du volet «Historique» pour la dite ligne. La valeur qui s’y inscrit est la date du jour du renouvellement (date de l’ordinateur). Il est possible de sélectionner cette ligne pour modifier cette date. Modèle de / à Ces listes déroulantes éditables permettent de limiter la sélection des abonnements clients à ceux créés à partir de certains modèles. Date fin de / à Zones permettant de saisir une fourchette de dates précisant l'intervalle de sélection des abonnements à retenir en prenant en compte leur date de fin. Cette information est obligatoire. Les sélections partielles sont possibles. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande. N° tiers de / à Listes déroulantes éditables permettant de limiter la génération des pièces à certains tiers clients ou fournisseurs en fonction du choix fait dans la zone Abonnements. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Bouton [OK] Lance l'impression des états ou la reconduction des abonnements. Si l'impression d'états a été paramétrée, le programme ouvrira une fenêtre pour vous permettre de sélectionner la modèle de mise en page. 􀀳 Rappelons que ce modèle peur être adapté à vos besoins par la commande Fichier / Mise en page. Menu Traitement © Sage 2007 1367 Sélectionnez le modèle qui convient et cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez. Si la reconduction d'abonnements a été paramétrée, le programme génère automatiquement les nouvelles périodicités en fonction des critères enregistrés dans cette fenêtre ainsi que ceux de la fiche abonnement du tiers concerné. Format de sélection – Reconduction des abonnements Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée donne accès à la fenêtre d’un format de sélection. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Fichier Champ Choix proposés Voir Reconduction abonnements Type Liste d'abonnements, Avis de reconduction, Reconduction abonnements (1) Reconduction abonnements Reprise du modèle Oui, Non (1) Reconduction abonnements Suppression périodicités générées Oui, Non (2) Menu Traitement © Sage 2007 1368 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette zone. Une de ses fonctions n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Ces critères concernent à la fois la sélection des bons de commande clients et le traitement des bons de livraison générés. Reconduction abonnements / Suppression périodicités générées La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) toutes les périodicités de l'historique déjà générées seront supprimées. 􀂉 Non : toutes les périodicités de l'historique déjà générées seront conservées. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Abonnements Domaine Abonnements clients, Abonnements fournisseurs (1) Abonnements Type Tous, Proposition, Abonnement, Résiliation (1) Abonnements Reconduction Toutes, Aucune, Tacite, A confirmer (1) Abonnements Modèle A saisir (1) Abonnements Date fin A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Traitement © Sage 2007 1369 Mise à jour des pièces d’abonnement Traitement / Abonnements / Mise à jour des pièces d’abonnement Cette fonction permet de recalculer automatiquement les tarifs appliqués dans les abonnements ou les pièces associées aux modèles et prestations types. On peut lancer cette fonction à l’aide du bouton [Mise à jour des pièces d’abonnement] de la barre d’outils « Gestion des abonnements ». Cette commande permet de mettre à jour les lignes des pièces d’abonnement en fonction : 􀂉 des modifications apportées aux lignes des modèles, 􀂉 du tarif en cours des fiches articles, 􀂉 d’une augmentation ou d’une minoration des quantités ou des prix de vente ou d’achat. Elle ouvre la fenêtre « Mise à jour des pièces d’abonnement ». Les zones qui composent la fenêtre ci-dessus ont les rôles suivants. Type de données Liste déroulante proposant : 􀂉 Abonnements clients (valeur par défaut) : seuls les abonnements clients répondant à la sélection seront mis à jour. 􀂉 Abonnements fournisseurs : seuls les abonnements fournisseurs répondant à la sélection seront mis à jour. 􀂉 Modèles et prestations types : les tarifs des articles mentionnés dans les pièces affectées aux modèles et prestations types seront mis à jour. Il n’est pas possible de traiter simultanément les deux types d’abonnement ni les abonnements et les modèles. Type Liste déroulante proposant des choix différents en fonction de la sélection faite dans la zone précédente : 􀂉 Si le choix Abonnements clients ou Abonnements fournisseurs est fat dans la zone Type de données, la fonction de mise à jour des pièces d’abonnement permet la mise à jour des tarifs des articles mentionnés dans les abonnements : 􀂉 Les deux (valeur par défaut) : tous les types d’abonnement seront traités. 􀂉 Proposition d’abonnement : seules les propositions d’abonnement seront concernées. 􀂉 Abonnement : seuls les abonnements seront concernés. 􀂉 Si le choix Modèles et prestations types est fait dans la zone précédente, la zone Type propose les choix suivants : Menu Traitement © Sage 2007 1370 􀂉 Vente : seuls les tarifs des articles mentionnés dans les modèles de type Vente seront mis à jour. 􀂉 Achat : seuls les tarifs des articles mentionnés dans les modèles de type Achat seront mis à jour. Dans ce cas, la zone de gestion des dates n’est pas accessible. Les abonnements de type Résiliation ne peuvent être mis à jour. Modèle Zones de saisie permettant de sélectionner un modèle ou une fourchette de modèles. En fonction des choix faits dans les zones Type de données et Type, cette zone propose les modèles de type Vente ou Achat. N° tiers Zones de saisie permettant de sélectionner un tiers ou une fourchette de tiers. En fonction des choix faits dans les zones Type de données et Type, cette zone propose les tiers de type Client ou Fournisseur. Article Zones de saisie permettant de sélectionner un article ou une fourchette d’articles. Dans ce cas, seules les lignes d’abonnement comportant l’article ou les articles sélectionnés seront traitées. Dans le cas d’une mise à jour avec reprise du modèle (voir la zone Type de mise à jour), deux actions peuvent être menées : 􀂉 un ou plusieurs articles sont précisés : seules les lignes mentionnant les articles considérés seront traitées ; 􀂉 aucun article n’est mentionné : toutes les lignes d’abonnement seront traitées. Les informations de l’en-tête seront également mises à jour. Gestion des dates Cet ensemble de zones n’est pas accessible dans le cas où la sélection faite dans la zone Type de données porte sur Modèles et prestations types. Lorsqu’elle est active, cette liste déroulante propose : 􀂉 Date début (valeur par défaut) : seuls les abonnements correspondant à la sélection faite sur la date de début seront mis à jour. 􀂉 Date fin : seuls les abonnements correspondant à la sélection faite sur la date de fin seront mis à jour. 􀂉 Renouvellement : seuls les abonnements correspondant à la sélection faite sur la date de renouvellement seront mis à jour. Il suffira qu’une seule périodicité de type Renouvellement pour laquelle la zone Livraison corresponde à la sélection pour que l’abonnement soit mis à jour. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Catégorie tarifaire Cette liste déroulante n’est pas disponible si une mise à jour des abonnements fournisseurs ou des modèles de type Achat est demandée. Elle propose : 􀂉 Toutes (valeur par défaut) : toutes les catégories tarifaires seront traitées, 􀂉 Liste des catégories tarifaires : apparaît à la suite la liste de toutes les catégories tarifaires enregistrées dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». Il est ainsi possible d’en sélectionner une. Toutes les zones ci-dessus concernent la sélection des pièces et des lignes. Toutes les zones ci-dessous concernent la mise à jour opérée. Type de mise à jour Liste déroulante proposant : 􀂉 Lignes des pièces (valeur par défaut) : les lignes de pièces correspondant aux sélections faites plus haut sont modifiées en fonction des instructions précisées dans les zones qui suivent. Les modifications sont faites à partir de la valeur actuelle de ces lignes. 􀂉 Reprise du tarif en vigueur : cette option met à jour le prix unitaire ainsi que le montant de la remise des lignes sélectionnées Menu Traitement © Sage 2007 1371 􀂉 en fonction du tarif de la fiche article et du client bénéficiaire de l’abonnement avec prise en compte de la catégorie tarifaire ou des tarifs d’exception (cas des abonnements clients), 􀂉 ou en fonction de la référence fournisseur (cas des abonnements fournisseurs et des modèles de type Achat). 􀂉 Reprise du prix tarif en vigueur : la mise à jour est effectuée par rapport au prix de la fiche article sans tenir compte des éventuelles remises. Les remises pouvant exister dans les lignes d’abonnement sont conservées. 􀂉 Reprise du modèle : cette option n’est pas proposée lors de la mise à jour des modèles et prestations types. Elle réaffecte les lignes du modèle d’origine à l’abonnement, toujours en fonction des sélections faites dans les zones précédentes. Les modifications sont également assujetties aux paramétrages effectués dans le volet « Complément » de l’abonnement, zone Origine des informations. Deux actions peuvent être menées : 􀂉 un ou plusieurs articles sont précisés : seules les lignes mentionnant les articles considérés seront traitées ; 􀂉 aucun article n’est mentionné : toutes les lignes d’abonnement seront traitées. Les informations de l’en-tête seront également reprises du modèle. Si le choix Ligne des pièces a été fait, les zones Quantité et Prix unitaire de la présente fenêtre et toutes celles qui en dépendent seront accessibles et paramétrables. Dans tous les autres cas, elles seront inaccessibles. Quantité Case à cocher indiquant que la mise à jour doit porter sur les quantités. La sélection de cette option rend actives les trois zones qui en dépendent. Valeur de mise à jour Cette zone, immédiatement à droite de la précédente sert à enregistrer le pourcentage d’augmentation, la valeur à ajouter ou la valeur de remplacement définis dans la zone suivante. Une valeur négative, précédée du signe moins (–), peut y être saisie. Mode de calcul Liste déroulante proposant : 􀂉 Pourcentage (valeur par défaut) : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme un pourcentage à ajouter (ou à diminuer s’il est précédé du signe moins) de la quantité actuelle. 􀂉 Ajouter : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une quantité à ajouter (ou à diminuer si elle est précédée du signe moins) de la quantité actuelle. 􀂉 Remplacer : la valeur saisie dans la zone précédente remplacera la quantité actuelle. La mise à jour s’effectue de la façon suivante : 􀂉 Abonnements clients et pièces de type Vente : la quantité colisée est mise à jour à la suite de la modification de la quantité. 􀂉 Abonnements fournisseurs et pièces de type Achat : la modification s’applique à la quantité colisée. La quantité est ensuite mise à jour en fonction de la Conversion enregistrée dans la fiche fournisseur. 􀀳 Si la mise à jour d’une quantité met cette dernière à zéro, la ligne sera supprimée de la pièce d’abonnement. Si un article sérialisé se retrouve avec une quantité comportant des décimales, celle-ci sera arrondie à l’unité supérieure. La mise à jour des quantités s’accompagne de celle des poids. Si la mise à jour entraîne une incompatibilité avec le format défini pour les quantités, le programme effectuera des arrondis à la valeur la plus proche. Menu Traitement © Sage 2007 1372 Exemple Format quantité défini sans décimales (# ##0). Exemple Format quantité défini avec deux décimales (# ##0,00). Arrondi quantité Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun arrondi ne sera effectué sur la nouvelle valeur calculée. 􀂉 Liste des arrondis : la liste propose les modes d’arrondis qui ont été enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». Prix unitaire Case à cocher indiquant que la mise à jour doit porter sur les prix unitaires des articles. La sélection de cette option rend active les trois zones qui en dépendent. 􀀳 Les mises à jour peuvent porter à la fois sur les quantités et les prix unitaires. Valeur de mise à jour Cette zone, immédiatement à droite de la précédente sert à enregistrer le taux de pourcentage d’augmentation, la valeur à ajouter ou la valeur de remplacement définis dans la zone suivante. Une valeur négative, précédée du signe moins (-), peut y être saisie. Mode de calcul Liste déroulante proposant : 􀂉 Pourcentage (valeur par défaut) : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme un pourcentage à ajouter (ou à diminuer s’il est précédé du signe moins) au prix unitaire actuel. 􀂉 Ajouter : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme un montant à ajouter (ou à soustraire si elle est précédée du signe moins) du prix unitaire actuel. 􀂉 Remplacer : la valeur saisie dans la zone précédente remplacera le prix unitaire actuel. 􀀳 Si la ligne est de type TTC, c’est le prix TTC qui est recalculé. Si la ligne est en devise, le montant en monnaie de tenue commerciale est mis à jour puis la valeur en devise est recalculée. Arrondi prix Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun arrondi ne sera effectué sur la nouvelle valeur calculée. 􀂉 Liste des arrondis : la liste propose les arrondis qui ont été enregistrés dans le volet « Fichier / A propos de… / Options ». Bouton [OK] Ce bouton lance la mise à jour des pièces d’abonnement. Quantité ancienne Modification Nouvelle quantité 1 20 % 1 1 50 % 2 1 60 % 2 Quantité ancienne Modification Nouvelle quantiré 1,00 20 % 1,20 1,00 50 % 1,50 1,00 60 % 1,60 Menu Traitement © Sage 2007 1373 Bouton [Annuler] Ce bouton referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1374 Contremarque Traitement / Contremarque Cette commande permet de gérer les contremarques. Elle ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes les commandes traitant des contremarques : 􀂉 «Génération des commandes fournisseurs», page 1376, 􀂉 «Génération des préparations de fabrication», page 1384, 􀂉 «Affectation des livraisons fournisseurs», page 1390, 􀂉 «Affectation des bons de fabrication», page 1401. Les articles en contremarque sont des articles dont la commande par le client déclenche systématiquement la commande au fournisseur. En contrepartie, la livraison de l'article par le fournisseur déclenche la livraison au client demandeur. Cette automaticité est étendue à la fabrication des articles à nomenclature de fabrication gérés en contremarque dans lesquels la commande client génère la mise en fabrication de l’article par le biais des documents Préparations de fabrication. Les articles en contremarque doivent être repérés comme tels afin que leur gestion puisse s'effectuer sans saisies supplémentaires. Ce repérage s'effectue par une option à cocher, Article en contremarque, dans le volet « Complément » de leur fiche. Voir la commande «Articles», page 413. La gestion des stocks des articles en contremarque fait également l'objet de particularités. Des cumuls de stock leur sont propres : Disponible, Commandé contremarque et Réservé contremarque. Ces cumuls ne sont pas consultables dans la fiche article mais dans la commande Interrogation de compte article. Voir la commande «Interrogation de compte article», page 1424. La gestion en contremarque d'un article ne s'effectue que si l'article est saisi dans un bon de commande client à l'exclusion de tout autre document. Si un article en contremarque est enregistré dans un devis client et que ce devis est transformé en bon de commande, la gestion de cet article ne pourra s'effectuer que par l'utilisation de la présente commande et ce, quel que soit le réglage fait dans la fiche de l'entreprise. 􀀳 Ce traitement peut également s’effectuer par l’intermédiaire du bouton Informer sur le document lié. Si un article en contremarque est enregistré directement dans une autre pièce de vente ou si cette commande n'est pas utilisée pour établir le lien entre pièces client et pièces fournisseur ou fabrication, il est géré de façon classique sans lien aucun avec une quelconque pièce d'achat. Lors de la saisie d'un article dans un bon de commande client, deux possibilités s'offrent en fonction du paramétrage fait dans la zone Contremarque du volet «Commercial» de la fiche entreprise : 􀂉 si le réglage est sur Manuelle, la saisie d'un article s'accompagnera immédiatement de l'apparition d'une fenêtre permettant le paramétrage de la ligne de préparation de commande ou de préparation de fabrication qui sera générée suivant le type de l’article à nomenclature ; 􀂉 si le réglage est sur Automatique, la présence d'articles en contremarque dans des bons de commande clients sera gérée "en bloc" par les commandes Génération des commandes fournisseurs ou Menu Traitement © Sage 2007 1375 Génération des préparatins de fabrication décrites ci-dessous, à condition qu'il n'existe déjà aucun lien entre les pièces clients et des pièces fournisseurs/fabrication. Voir le volet «Volet Commercial – A propos de…», page 107 ainsi que le paragraphe «Article en contremarque - Documents des ventes», page 809. Les articles en contremarque saisis dans un bon de commande client et liés à une pièce d'achat autre qu’un bon de livraison fournisseur ou une facture fournisseur ou à une pièce de fabrication autre qu’un bon de fabrication ne peuvent être transformés. Pour pouvoir l’être, il est nécessaire que la pièce fournisseur soit transformée en bon de livraison ou en facture ou que la préparation de fabrication soit transformée en bon de fabrication. Ils restent systématiquement en reliquat dans leur pièce d'origine. Si on veut les gérer de façon classique, il faut supprimer le lien entre les lignes d'achat/fabrication et de vente. Si ce lien est supprimé, les articles pourront alors être traités comme un article classique. 􀀳 Le lien entre pièces clients et pièces fournisseurs / fabrication est conservé tout au long de la chaîne des documents (bons de livraison, factures, factures comptabilisées). Il n'y a que le compactage qui détruise ce lien. Voir la commande Archivage. La gestion des commandes fournisseurs comportant des articles en contremarque s'effectue de façon classique. A la réception des articles commandés, vous les transformez en un bon de livraison (ou une facture) total ou partiel suivant le cas. Ces bons de livraison fournisseurs vont permettre de générer à leur tour des bons de livraison clients comme cela est précisé ci-dessous. Les factures, factures comptabilisées et règlements fournisseurs issus de tels bons de livraison doivent être traités de la façon classique. De la même façon, la gestion des préparations de fabrication comportant des articles en contremarque s’effectue elle aussi de façon classique : 1 . Transformation des préparations de fabrication en ordres de fabrication, ce qui réserve les articles entrant dans la nomenclature. 2 . Transformation des ordres de fabrication en bons de fabrication ce qui transfère les articles fabriqués en stock. 3 . Livraison des commandes clients avec les articles ainsi disponibles. Voir les fonctions du menu «Gestion des fabrications», page 1129. La gestion des commandes clients comportant des articles en contremarque doit s'effectuer par l'intermédiaire, suivant le cas, des commandes Traitement / Contremarque / Affectation livraisons fournisseurs ou Traitement / Contremarque / Affectation des bons de fabrication. Ces fonctions recherchent les bons de livraison fournisseurs (ou les factures) ou les bons de fabrication qui comportent des articles en contremarque et déclenche leur transformation en bon de livraison (ou en facture client). Les factures, factures comptabilisées et règlements clients issus de tels bons de livraison doivent être traités de la façon classique. 􀀳 La Gestion de stocks négatifs autorisée dans le fiche de l'entreprise n'est pas prise en compte par cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1376 Génération des commandes fournisseurs Traitement / Contremarque / Génération des commandes fournisseurs Cette commande permet de générer les préparations de commandes fournisseurs à partir des commandes clients comportant des articles en contremarque. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Génération contremarque des commandes fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des achats ». Cette commande s'ouvre sur une fenêtre permettant de sélectionner les lignes de commandes clients comportant des articles en contremarque dont on veut générer les lignes de préparation de commande fournisseur correspondantes. Il est possible de sauter ce stade intermédiaire et de générer directement des commandes fournisseurs. 􀀲 La fenêtre de sélection étant identique pour les fonctions Génération des commandes fournisseurs et Génération des préparations de fabrication (la zone Type permet indiféremment de passer de l’une à l’autre), nous ne décrirons sous ce titre que les particularités de la gérération des commandes fournisseurs. Voir le titre «Génération des préparations de fabrication», page 1384 pour les particularités de la génération des préparations de fabrication. Cette commande ne remplira son rôle que si elle trouve des commandes clients comportant des articles en contremarque non liés à une pièce fournisseur, c'est-à-dire : 􀂉 si la ligne de pièce a été saisie alors que la zone Contremarque du volet «Commercial» de la fiche de l'entreprise était paramétrée sur Automatique ou bien 􀂉 si la commande est issue de la transformation d'un devis, 􀂉 si la ligne de pièce a été saisie sans générer de commande fournisseur (même si la zone Contremarque du volet « A propos de… / Commercial » était paramétrée sur Manuelle), 􀂉 si la commande fournisseur liée à la commande client a été supprimée. De même, il est important de veiller à ce que chaque article en contremarque dispose d'une référence fournisseur. Cette première fenêtre permet le paramétrage de la recherche que doit effectuer le programme. Le résultat de cette recherche s'affichera dans une fenêtre décrite plus loin. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes. Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Fournisseur (valeur par défaut) : permet la génération des commandes fournisseurs. 􀂉 Fabrication : permet la génération des préparations de fabrication. 􀂉 Les deux : les deux traitements précédents sont réalisés simultanément. Menu Traitement © Sage 2007 1377 Fournisseur de / à Permet de faire porter la sélection sur certains fournisseurs. Seront sélectionnés les articles en contremarque dont le fournisseur principal est compris dans les limites indiquées ici. 􀀳 Il est possible de modifier le fournisseur dans la fenêtre «Visualisation des commandes fournisseurs» qui s'ouvrira à la validation de cette commande. Client de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque commandés par certains clients. Dépôt de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque stockés dans un ou des dépôts particuliers. Article de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque mentionnés dans ces zones. Date livraison de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque dont la date de livraison au client est comprise dans les limites mentionnées ici. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Livraison fournisseurs (frs) Liste déroulante accompagnée d'une zone de saisie permettant de calculer de manière automatique la date de livraison des lignes de commande fournisseur. La liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Commande client : la date de livraison est calculée en fonction de celle apparaissant sur la ligne de la commande client diminuée (moins) du nombre de jours saisis dans la zone à la droite de cette liste. 􀂉 Délai fournisseur : la date de livraison est calculée en fonction de la date de génération de la commande fournisseur (saisie dans la zone en dessous) augmentée du nombre de jours de délai enregistré dans la fiche fournisseur pour l'article considéré. La zone de saisie à la droite de cette liste ne sert que dans le cas où le choix Commande client est fait. Date génération Cette zone propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Elle est modifiable et servira de base de calcul de la date de livraison fournisseur suivant le paramétrage fait dans la zone précédente. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Bouton [OK] Lance la recherche des bons de commande clients suivant les paramétrages faits. Une fenêtre, décrite cidessous, s'affiche ensuite pour donner le résultat des recherches. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Report des informations liées En fonction du choix fait dans la zone Report informations liées du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks », il sera possible de demander au programme de reporter sur la ligne d’achat des articles en contremarque certaines informations reprises de la ligne de vente de ce même article et inversement. Les choix proposés par cette zone sont les suivants : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucun report n’est réalisé. Menu Traitement © Sage 2007 1378 􀂉 Ventes vers achats : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente sont reportées dans la ligne d’achat correspondante. 􀂉 Achats vers ventes : les modifications éventuellement apportées à la ligne d’achat sont reportées dans la ligne de vente correspondante. 􀂉 Les deux : les modifications éventuellement apportées à la ligne de vente ou d’achat sont reportées dans la ligne d’achat ou de vente correspondante. Les informations reportées sont : 􀂉 la désignation, 􀂉 les poids, 􀂉 les informations libres. Report du prix de revient lié La boîte à cocher Report du prix de revient lié du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » n’a pas d’incidence lors de la saisie des documents. Elle n’a d’effet que lors de l’utilisation des fonctions Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des documents de fabrication. Voir ces fonctions. Commandes clients en attente de commande fournisseur La fenêtre décrite ci-dessous est celle qui s'affiche après avoir validé la sélection décrite dans la commande précédente. Elle permet d'apporter des modifications de dernière minute avant génération des commandes fournisseurs ou des préparations de commande fournisseur. Ne sont modifiables à ce niveau que le fournisseur retenu et la date de livraison du fournisseur. Voir les explications données sur ce point dans les paragraphes qui précèdent. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Toutes les colonnes sont mentionnées, même celles qui ne sont pas affichées par défaut. 􀀳 Les colonnes de cette fenêtre sont paramétrables. Voir l'option A propos de votre société / Options / Organisation et la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Bouton [Pointer / dépointer la sélection] Permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes "pointées" c'est-à-dire celles dont on demande le traitement. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Une ligne est pointée si elle est marquée d’une coche ( ) dans la colonne P (Position). Menu Traitement © Sage 2007 1379 Bouton [Modifier les informations] Ce bouton permet de modifier le fournisseur mentionné par défaut sur la ligne sélectionnée. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Bouton [Générer les documents] Ce bouton lance la génération des préparations de commande fournisseurs ou des commandes fournisseurs en fonction des paramétrages faits. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Colonne Référence article Mentionne la référence de l'article commandé par le client. Colonne Désignation Mentionne la désignation de l'article. Colonne Gamme 1 Mentionne l'énuméré de gamme 1 dans le cas d'un article à gamme. Colonne Gamme 2 Mentionne l'énuméré de gamme 2 dans le cas d'un article à double gamme. Colonne Date Mentionne la date de commande de la ligne de commande client. Colonne N° pièce Mentionne le numéro de pièce client d'où sont extraites les lignes mentionnées. Colonne N° client Mentionne le numéro de client concerné. Colonne Intitulé client Mentionne l'intitulé du client. Colonne Livraison Mentionne la date de livraison précisée dans la ligne de commande client. Colonne Quantité Quantité commandée par le client. Colonne Quantité non affectée Quantité de la commande client pour laquelle aucun lien n'a été enregistré. Exemple Saisie d’une commande du client C pour 10 articles A. Une commande de 10 articles A est générée pour le fournisseur F (automatiquement ou manuellement). Le client C décide de porter sa commande à 25 articles A. Cette quantité est modifiée dans la commande client. Un message apparaît à la validation : « Il existe un document d’achat lié à cette ligne. » On clique sur le bouton [OK]. A ce stade, on dispose d’une commande client de 25 articles A liée à une commande fournisseur de 10 articles A (la modification d’une commande client n’a aucune incidence sur les pièces d’achat liées). Lancement de la commande Génération commandes fournisseurs. La commande au fournisseur F comporte : Quantité 25 Quantité non affectée 15 Un clic sur le bouton [Générer les commandes fournisseurs] (après sélection de la ligne de la commande au fournisseur F) entraînera la génération d’une commande complémentaire de 15 articles A. Menu Traitement © Sage 2007 1380 Colonne Stock disponible Affiche le stock disponible de l'article déterminé comme : Stock réel – Réservé contremarque + Commandé contremarque Colonne Stock à terme disponible Affiche le stock disponible à terme de l'article déterminé comme : Stock à terme – Réservé contremarque + Commandé contremarque Colonne Quantité à commander La quantité affichée qui sera celle commandée au fournisseur et qui n'est pas modifiable à ce niveau est égale à la valeur affichée dans la colonne Quantité non affectée arrondie à l'unité d'achat immédiatement supérieure. Cette unité d'achat est mentionnée dans la fiche du fournisseur pour l'article considéré (zones Unité d'achat et Conversion). Colonne Fournisseur Affiche le numéro du fournisseur retenu. Par défaut, c'est le fournisseur principal. Cette information est modifiable à l'aide du bouton [Modifier le fournisseur]. Colonne Intitulé fournisseur Affiche l'intitulé du fournisseur dont le numéro est mentionné dans la colonne précédente. Colonne Livraison/fabircation Affiche la date de livraison demandée au fournisseur (ou de fabrication) telle qu'elle a été paramétrée dans la fenêtre de sélection vue précédemment. Cette date est modifiable par l'intermédiaire du bouton [Modifier les informations]. Colonne P (Position) Indique par une coche ( ) si la ligne doit être traitée lors de la génération d’une commande fournisseur. Utilisez le bouton Pointer / dépointer la sélection ou la commande du menu contextuel pour modifier ce pointage. Menu contextuel de la liste des commandes en attente (Contremarque) Un menu contextuel est disponible sur la liste des commandes en attente. Les menus contextuels et leurs fonctions sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste des commandes en attente, d’utiliser les fonctions suivantes : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. La fonction Voir/Modifier l’élément sélectionné donne accès à la pièce sélectionnée. Menu Traitement © Sage 2007 1381 Une fonction spécifique est disponible : Pointer / dépointer les éléments sélectionnés Cette commande permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes de la liste. Personnaliser la liste des commandes en attente (Contremarque) On peut personnaliser la liste des commandes en attente soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Modifier le fournisseur – Contremarque Cette commande s'ouvre en cliquant sur le bouton [Modifier les informations] dans la fenêtre de visualisation des commandes en attente, après sélection d'une ligne. Elle ouvre une fenêtre «Information commande fournisseur». Type de fournisseur Liste déroulante proposant les trois choix suivants : 􀂉 Fournisseur principal : le fournisseur principal de l'article est choisi par défaut. La zone à la droite de celle-ci mentionne sa référence mais elle n'est pas modifiable. Valeur proposée par défaut. 􀂉 Fournisseurs article : permet de sélectionner un des fournisseurs référencés pour l'article en question. Ce choix se fait dans la zone de liste à la droite de la présente zone. 􀂉 Tous les fournisseurs : permet de sélectionner un fournisseur quelconque parmi tous ceux référencés dans vos fichiers. Ce choix se fait dans la zone de liste à la droite de la présente zone. Numéro de fournisseur Cette zone se trouve à la droite de la précédente et permet de sélectionner un fournisseur comme précisé cidessus. Date de livraison Cette zone mentionne par défaut la date de livraison du fournisseur calculée sur la ligne sélectionnée. Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Menu Traitement © Sage 2007 1382 Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien modifier. Génération des commandes fournisseurs – Contremarque Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Générer les documents] dans la fenêtre précédente. Elle n'entraîne de résultat que si une ligne au minimum est pointée dans la fenêtre précédente. Elle ouvre une fenêtre « Génération des documents ». Cette fenêtre permet de préciser le type de document à générer ainsi que le numéro à partir duquel ils sont numérotés. Type de document Liste déroulante proposant : 􀂉 Préparation de commande : (valeur par défaut) les pièces générées seront des préparations de commande fournisseurs. 􀂉 Bon de commande : les pièces générées seront des bons de commande fournisseur. Statut Zone à liste déroulante permettant de préciser le statut des pièces qui seront générées si vous utilisez le suivi des documents. Souche Cette liste déroulante affiche les différentes souches enregistrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise pour les documents des achats et propose celle paramétrée par défaut pour le document d’achat qui va être généré. Modifiable. N° de pièce Cette zone affiche par défaut le premier numéro disponible pour le type de pièce et la souche sélectionnés. Un document par client Si cette option est cochée, le programme générera autant de pièces qu'il y a de fournisseurs et de clients différents. Si cette option n'est pas cochée, le programme générera une pièce par fournisseur, tous clients confondus. Impression des documents Cette case est sélectionnée par défaut. Elle entraîne l’ouverture de la fenêtre de sélection des modèles de mise en page nécessaire à l’impression des documents générés. Bouton [OK] Lance la génération des pièces fournisseurs. Menu Traitement © Sage 2007 1383 Bouton [Annuler] Annule le processus de génération des pièces fournisseurs et revient à la fenêtre précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1384 Génération des préparations de fabrication Traitement / Contremarque / Génération des préparations de fabrication Cette fonction permet de générer les préparations de fabrication d’articles à nomenclature de fabrication gérés en contremarque, à partir de bons de commande clients qui en comportent. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Génération contremarque des préparations de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». 􀀲 La fenêtre de sélection étant identique pour les fonctions Génération des commandes fournisseurs et Génération des préparations de fabrication (la zone Type permet indiféremment de passer de l’une à l’autre), nous ne décrirons sous ce titre que les particularités de la génération des préparations de fabrication. Pour toutes les zones et fonctionnalités non précisées ci-dessous, veuillez vous reporter à la fonction de génération des commandes fournisseurs. Voir la fonction «Génération des commandes fournisseurs», page 1376. Cette commande ne remplira son rôle que si elle trouve des commandes clients comportant des articles en contremarque à nomenclature de fabrication non liés à une pièce de fabrication, c'est-à-dire : 􀂉 si la ligne de pièce a été saisie alors que la zone Contremarque du volet « Commercial » de la fiche de l'entreprise était paramétrée sur Automatique ou bien 􀂉 si la commande est issue de la transformation d'un devis, 􀂉 si la ligne de pièce a été saisie sans générer de commande fournisseur (même si la zone Contremarque du volet « A propos de… / Commercial » était paramétrée sur Manuelle), 􀂉 si la préparation de fabrication liée à la commande client a été supprimée. De même, il est important de veiller à ce que chaque article en contremarque, même à nomenclature, dispose d'une référence fournisseur. 􀀳 Les articles en contremarque et à nomenclature commerciale (non de fabrication) ne sont pas concernés par la présente fonction et doivent être traités par la fonction Génération des commandes fournisseurs. Le lancement de la fonction ouvre une fenêtre de sélection. Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Fournisseur : permet la génération des commandes fournisseurs. 􀂉 Fabrication (valeur par défaut) : permet la génération des préparations de fabrication. 􀂉 Les deux : les deux traitements précédents sont réalisés simultanément. Fournisseur Permet une sélection des articles à nomenclature de fabrication approvisionnés chez certains fournisseurs. Client de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque commandés par certains clients. Menu Traitement © Sage 2007 1385 Dépôt de / à Permet de limiter la sélection des articles sans lien contremarque stockés dans un ou des dépôts particuliers. Article de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque mentionnés dans ces zones. Date livraison de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque dont la date de livraison au client est comprise dans les limites mentionnées ici. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Livraison fournisseurs (frs) Cette zone est inactive dans le cas des fabrications. Si le choix Les deux a été fait dans la zone Type, elle ne concerne que les commandes fournisseurs. Date génération Cette zone propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Elle est modifiable et servira de base de calcul de la date de fabrication. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Bouton [OK] Lance la recherche des bons de commande clients suivant les paramétrages faits. Une fenêtre, décrite cidessous, s'affiche ensuite pour donner le résultat des recherches. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Commandes clients en attente de préparation de fabrication La fenêtre décrite ci-dessous est celle qui s'affiche après avoir validé la sélection décrite dans la commande précédente. Elle permet d'apporter des modifications de dernière minute avant génération des préparations de fabrication. N’est modifiable à ce niveau que la date de fabrication. Voir les explications données sur ce point dans les paragraphes qui précèdent. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Toutes les colonnes sont mentionnées, même celles qui ne sont pas affichées par défaut. 􀀳 Les colonnes de cette fenêtre sont paramétrables. Voir l'option A propos de… / Options / Organisation et la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1386 Bouton [Pointer / dépointer la sélection] Permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes "pointées" c'est-à-dire celles dont on demande le traitement. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Une ligne est pointée si elle est marquée d’une coche ( ) dans la colonne P (Position). Bouton [Modifier les informations] Ce bouton permet de modifier la date de fabrication mentionnée sur la ligne sélectionnée. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Bouton [Générer les documents] Ce bouton lance la génération des préparations de fabrication. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Colonne Référence article Mentionne la référence de l'article commandé par le client. Colonne Désignation Mentionne la désignation de l'article. Colonne Gamme 1 Mentionne l'énuméré de gamme 1 dans le cas d'un article à gamme. Colonne Gamme 2 Mentionne l'énuméré de gamme 2 dans le cas d'un article à double gamme. Colonne Date Mentionne la date de commande de la ligne de commande client. Colonne N° pièce Mentionne le numéro de pièce client d'où sont extraites les lignes mentionnées. Colonne N° client Mentionne le numéro de client concerné. Colonne Intitulé client Mentionne l'intitulé du client. Colonne Livraison Mentionne la date de livraison précisée dans la ligne de commande client. Colonne Quantité Quantité commandée par le client. Colonne Quantité non affectée Quantité de la commande client pour laquelle aucun lien n'a été enregistré. Colonne Stock disponible Affiche le stock disponible de l'article déterminé comme : Stock réel – Réservé contremarque + Commandé contremarque Colonne Stock à terme disponible Affiche le stock disponible à terme de l'article déterminé comme : Stock à terme – Réservé contremarque + Commandé contremarque Colonne Quantité à commander Cette colonne n’a aucun rôle dans les fabrications. Menu Traitement © Sage 2007 1387 Colonne Fournisseur Affiche le numéro du fournisseur retenu. Par défaut, c'est le fournisseur principal. Cette information est modifiable à l'aide du bouton [Modifier le fournisseur]. Colonne Intitulé fournisseur Affiche l'intitulé du fournisseur dont le numéro est mentionné dans la colonne précédente. Colonne Livraison/fabrication Affiche la date de fabrication (ou de livraison) demandée telle qu'elle a été paramétrée dans la fenêtre de sélection vue précédemment. Cette date est modifiable par l'intermédiaire du bouton [Modifier les informations]. Colonne P (Position) Indique par une coche ( ) si la ligne doit être traitée lors de la génération d’une commande fournisseur. Utilisez le bouton Pointer / dépointer la sélection ou la commande du menu contextuel pour modifier ce pointage. Menu contextuel de la liste des préparations de fabrication (Contremarque) Un menu contextuel est disponible sur la liste des commandes en attente. Les menus contextuels et leurs fonctions sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste des commandes en attente, d’utiliser les fonctions suivantes : 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. La fonction Voir/Modifier l’élément sélectionné donne accès à la pièce sélectionnée. Une fonction spécifique est disponible : Pointer / dépointer les éléments sélectionnés Cette commande permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes de la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1388 Personnaliser la liste des préparations de fabrication (Contremarque) On peut personnaliser la liste des commandes en attente soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Modifier la date de fabrication – Fabrication (contremarque) Cette commande s'ouvre en cliquant sur le bouton [Modifier les informations] dans la fenêtre de visualisation des commandes en attente, après sélection d'une ligne. Elle ouvre une fenêtre «Information préparation fabrication». Dépôt Zone non modifiable mentionnant le dépôt de réception des fabrications. Date fabrication Cette zone mentionne par défaut la date de fabrication calculée sur la ligne sélectionnée. Elle est modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans cette fenêtre. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien modifier. Génération des préparations de fabrication (contremarque) Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Générer documents] dans la fenêtre précédente. Elle n'entraîne de résultat que si une ligne au minimum est pointée dans la fenêtre précédente. Elle ouvre une fenêtre « Génération des documents ». Menu Traitement © Sage 2007 1389 Cette fenêtre ne permet de préciser que le numéro de la pièce qui sera générée. Le type de document est obligatoirement Préparation de fabrication. N° de pièce Cette zone affiche par défaut le premier numéro disponible pour le type de pièce généré et la souche affectée par défaut au type de pièce généré. Un document par client Si cette option est cochée, le programme générera autant de pièces qu'il y a de dépôts et de clients différents. Si cette option n'est pas cochée, le programme générera une pièce par dépôt concerné, tous clients confondus. Impression des documents Cette case est sélectionnée par défaut. Elle entraîne l’ouverture de la fenêtre de sélection des modèles de mise en page nécessaire à l’impression des documents générés. Bouton [OK] Lance la génération des préparations de fabrication. Il conviendra ensuite de procéder à la fabrication des articles à nomenclature au moyen des fonctions du menu Gestion des fabrications. Bouton [Annuler] Annule le processus de génération des pièces et revient à la fenêtre précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1390 Affectation des livraisons fournisseurs Traitement / Contremarque / Affectation des livraisons fournisseurs Cette commande permet d'affecter les articles livrés par les fournisseurs aux commandes clients. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Affectation livraisons fournisseurs] de la barre d’outils « Gestion des ventes ». 􀀲 La fenêtre de sélection étant identique pour les fonctions Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des bons de fabrication (la zone Type permet indiféremment de passer de l’une à l’autre), nous ne décrirons sous ce titre que les particularités de l’affectation des livraisons fournisseurs. Voir le titre «Affectation des bons de fabrication», page 1401 pour les particularités de l’affectation des bons de fabrication. Cette commande s'ouvre sur une fenêtre permettant de sélectionner les bons de livraison ou les factures fournisseurs comportant des articles en contremarque dont on veut déclencher la livraison client correspondante. 􀀳 Cette commande transforme l'intégralité des bons de commandes clients comportant au moins une ligne d'article en contremarque. Certains critères présentés ci-dessous peuvent concerner uniquement les articles en gestion classique. Report des informations liées Les zones Report informations liées et Report du prix de revient lié du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Gestion des stocks » permettent, selon leur paramétrage, d’entraîner le report sur les pièces générées d’informations provenant des pièces transformées. Report du prix de revient lié Le prix de revient des lignes de sortie (bons de livraisons ou factures clients issus de la transformation) est normalement équivalent à celui de la ligne d’entrée. Si la zone Report du prix de revient lié est cochée, le prix de revient des lignes des bons de livraison client reprend le prix d’achat net des bons de réception fournisseurs. Exemple Les mouvements suivants sont enregistrés pour un article A. où - ME = Mouvement d’entrée, - FAF = Facture fournisseur, - BC = Bon de commande client, - BL = Bon de livraison client, - FAC = facture client.. La génération du bon de livraison client par la fonction Affectation des livraisons fournisseurs avec report Document Quantité PRU CMUP Document lié ME 10,00 100,00 100,00 BC01 10,00 100,00 95,00 FAF01 FAF01 10,00 90,00 BC01 BL01 10,00 90,00 95,00 FAF01 Menu Traitement © Sage 2007 1391 du prix de revient lié entraîne les résultats suivants. Le prix de revient de la ligne de sortie reprend le prix de revient de la ligne d’entrée correspondante. Report des informations liées Si l’option Report des informations lées est paramétrée sur Ventes vers achats, Achats vers ventes ou Les deux, les valeurs Désignation, Poids net, Poids brut et Informations libres sont reportées dans les lignes des bons de livraison clients, selon les règles définies dans les documents des ventes, lors de l’affectation des livraisons fournisseurs. Sélection simplifiée - Affectation des livraisons fournisseurs Cette première fenêtre permet le paramétrage de la recherche que doit effectuer le programme. Le résultat de cette recherche s'affichera dans une fenêtre décrite plus loin. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes. Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Fournisseur (valeur par défaut) : permet l’affectation des bons de livraisons fournisseurs. 􀂉 Fabrication : permet l’affectation des bons de fabrication. 􀂉 Les deux : les deux traitements précédents sont réalisés simultanément. Bouton [Plus de critères] Donne accès à un format de sélection offrant plus de possibilités de sélection que celles offertes par la présente fenêtre. Cette fenêtre est décrite plus loin. Voir le titre «Format de sélection - Affectation livraisons fournisseurs», page 1392. Bouton [Etat de contrôle] Ce bouton permet l'impression d'un état de contrôle. Document Quantité PRU CMUP Document lié ME 10,00 100,00 100,00 FAF01 10,00 90,00 90,00 FAC01 BL01 10,00 90,00 90,00 FAF01 Menu Traitement © Sage 2007 1392 N° Fournisseur de / à Permet de faire porter la sélection sur certains fournisseurs. Seront sélectionnés les articles en contremarque dont le fournisseur est compris dans les limites indiquées ici. 17 caractères alphanumériques. Dépôt de / à Ces zones permettent la sélection d’un dépôt ou d’une fourchette de dépôts concernés par les documents à prendre en compte dans le traitement. N° pièce fournisseur de / à Permet de limiter la sélection à la fourchette de numéros de pièces fournisseurs saisis dans ces zones. 􀀳 Ce critère permet de ne sélectionner que les commandes clients pour lesquelles il existe un lien avec un document fournisseur (de type PC, BC, BL ou FA) répondant à la sélection effectuée sur le numéro de pièce. N° pièce stock Cette zone est spécifique à la fonction d’affectation des bons de fabrication. Client de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque commandés par certains clients. 17 caractères alphanumériques. Article de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque mentionnés dans ces zones. 18 caractères alphanumériques. Date livraison client de / à Permet de limiter la sélection aux articles en contremarque dont la date de livraison au client est comprise dans les limites mentionnées ici. Commande Liste déroulante permettant de sélectionner les livraisons fournisseurs correspondant à : 􀂉 Toutes : toutes les commandes clients comportant des articles en contremarque susceptibles d'avoir été livrés ou non par les fournisseurs. 􀂉 Livrables : les commandes clients comportant des articles en contremarque livrés totalement ou partiellement par les fournisseurs. 􀂉 Non livrables : les commandes clients comportant des articles en contremarque non livrés en totalité ou partiellement par les fournisseurs. Bouton [OK] Lance la recherche des bons de commande clients suivant les paramétrages faits. Une fenêtre, décrite cidessous, s'affiche ensuite pour donner le résultat des recherches. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Format de sélection - Affectation livraisons fournisseurs Le bouton [Plus de critères] donne accès à la fenêtre du format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1393 􀀳 Les formats de sélection, la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Bouton [Imprimer en différé] Ce bouton n'a aucun effet si vous sélectionnez Livraison sur la ligne de critère Livraison commandes fournisseurs / Type d'état. Bouton [Imprimer] Lance soit la génération des bons de livraison clients soit l'impression d'un état de contrôle en fonction du choix fait sur la ligne de critère Livraison commandes fournisseurs / Type d'état. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Fichier Champ Choix proposés Voir Livraison Cdes fournis. Type Fournisseur, Fabrication, Les deux (1) Livraison Cdes fournis. Type d’état Livraison, Etat de contrôle (2) Livraison Cdes fournis. N° fournisseur A saisir (1) Livraison Cdes fournis. N° pièce fournisseur A saisir (1) Livraison Cdes fournis. N° client A saisir (1) Livraison Cdes fournis. Référence article A saisir (1) Livraison Cdes fournis. Livraison client A saisir (1) Livraison Cdes fournis. Commande Toutes, Livrables, Non livrables (1) Livraison Cdes fournis. Reliquat Oui, Non (2) Livraison Cdes fournis. Quantité à livrer Disponible, Aucune (2) Livraison Cdes fournis. Commande fournisseur Complément, Nouvelle, Aucune (2) Livraison Cdes fournis. Impression des documents Oui, Non (2) Livraison Cdes fournis. Mise à jour des taux de taxes Oui, Non (2) Livraison Cdes fournis. Mise à jour des cours Aucune, Devises entête, Devises dossier, Monnaie de tenue entête, Monnaie de tenue dossier (2) Menu Traitement © Sage 2007 1394 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Ces critères concernent à la fois la sélection des bons de commande clients et le traitement des bons de livraison générés. Livraison commandes fournisseur / Type d'état La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Livraison (valeur par défaut) : lance la recherche des bons de commande clients en fonction des paramétrages faits. 􀂉 Etat de contrôle : lance l'impression d'un état de contrôle décrit plus haut. Livraison commandes fournisseur / Reliquat La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui (valeur par défaut) : permet la gestion des indisponibilités en stock lors de la transformation des documents. Les quantités manquantes seront conservées en reliquat, 􀂉 Non : aucun reliquat ne sera conservé. La pièce d’origine sera considérée comme soldée. La quantité commandée initialement ne sera pas enregistrée. Cette ligne de critères ainsi que les suivantes sont intimement liées. 􀀳 Ce critère ne concerne que les articles sans contremarque. Livraison commandes fournisseur / Quantité à livrer La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Disponible : (valeur par défaut) en cas d’indisponibilité, la quantité livrée sera celle disponible en stock (livrée par le fournisseur). La quantité manquante sera indiquée en reliquat dans le document d’origine si la ligne de critère Livraison commandes fournisseur / Reliquat est paramétrée sur Oui, 􀂉 Aucune : en cas d’indisponibilité en stock d’une partie de la quantité commandée, l’article n’est pas livré. La commande de l’article non livré n’est pas conservée en reliquat si la ligne de critère Livraison commande fournisseur / Reliquat est paramétrée sur Non. La ligne de la commande est alors supprimée. 􀀳 Ce critère ne concerne que les articles sans contremarque. Livraison commandes fournisseur / Commande fournisseur Cette ligne de critère ne concerne que les articles gérés de manière classique. Elle réalise les mêmes opérations que celles qui peuvent être paramétrées en cas d’indisponibilité d’un article en stock. Veuillez vous y reporter pour tout renseignement complémentaire. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Complément (valeur par défaut) : une ligne de commande est ajoutée au bon de préparation de commande au fournisseur principal de l’article; s’il n’en existe aucun, un nouveau bon est créé, 􀂉 Nouvelle : une nouvelle préparation de commande au fournisseur principal de l’article est générée, 􀂉 Aucune : aucune préparation de commande fournisseur n’est générée. Cette option nécessite le rattachement d’un fournisseur à chaque fiche article. 􀀳 Ce critère ne concerne que les articles sans contremarque. Livraison Cdes fournis. Application des barèmes Non, Oui (2) Livraison Cdes fournis. Recalcul prix de vente Non, Oui (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Traitement © Sage 2007 1395 Livraison commandes fournisseur / Impression des documents La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) après transformation des documents le programme demande la sélection d’un modèle de mise en page pour l’impression des bons de livraisons générés, 􀂉 Non : les bons de livraison issus de la transformation ne seront pas imprimés. Livraison commandes fournisseur / Mise à jour des taux de taxes La liste déroulante de la colonne De permet de choisir entre : 􀂉 Oui : (valeur par défaut) impose au programme de relire les taux de taxes enregistrés dans la commande Taux de taxes (menu Structure) afin de recalculer les montants de ces taxes lors de la transformation. Ce recalcul s'effectue dans les deux cas suivants : 􀂉 un changement de taux est intervenu récemment, 􀂉 un compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 a été modifié dans le volet «Complément» de l’article. 􀂉 Non : le taux et le compte de taxe 1, de taxe 2 ou de taxe 3 associés à la ligne sont conservés. Livraison commandes fournisseur / Mise à jour des cours Cette option permet de mettre à jour les lignes de document disposant d’une valorisation dans une devise, dans le cas où une modification du cours de cette dernière est intervenue. Le liste déroulante de la colonne De permet de choisir : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) aucune mise à jour des cours ne sera effectuée ; 􀂉 Devises en-tête : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Devises dossier : le programme recalcule les montants en devises à partir du montant exprimé en monnaie de tenue en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise (commande A propos de…) ; 􀂉 Monnaie de tenue en-tête : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’en-tête du document ; 􀂉 Monnaie de tenue dossier : le programme recalcule les montants en monnaie de tenue à partir du montant exprimé en devises en fonction du cours de la devise enregistré dans l’option Devise. Les choix « en-tête » ne doivent être utilisées que dans le cas où une modification a été apportée dans la zone Cours de la fenêtre «Informations document» alors qu’il existe déjà des lignes d’articles dans le document. Livraison commandes fournisseur / Application des barèmes La liste déroulante de la colonne De vous permet de choisir : 􀂉 Non : (valeur par défaut) aucun barème ne sera appliqué lors de la transformation des documents. 􀂉 Oui : permet l’application automatique des barèmes lors de la transformation des documents en bon de livraison ou facture. Livraison commandes fournisseur / Recalcul du prix de vente Propose les choix suivants : 􀂉 Non : (valeur par défaut) ne lance pas le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. 􀂉 Oui : lance le recalcul du prix de vente en fonction du prix de revient pour les articles dans la fiche desquels cette option a été cochée. Lignes optionnelles du format de sélection - Affectation livraison fournisseurs Le format de sélection de la commande Affectation livraisons fournisseurs peut être complété avec des lignes de sélection non proposées par défaut mais qui permettent le regroupement des bons de livraison selon certains critères. Menu Traitement © Sage 2007 1396 􀀳 Ces lignes de critères sont détaillées sous le titre Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison commandes clients. Voir plus haut. Les lignes de critères utilisables dans la commande Affectation livraisons fournisseurs sont présentées dans le tableau suivant. Visualisation des commandes à livrer La fenêtre décrite ci-dessous est celle qui s'affiche après avoir validé la sélection décrite dans la fenêtre précédente. Elle permet de sélectionner ou de dessélectionner certains articles. 􀀳 Cette fenêtre présente, en fonction des sélections faites, toutes les lignes des bons de commande clients comportant des articles en contremarque dont au moins une est associée à une pièce fournisseur. On peut donc rencontrer des lignes qui ne sont pas encore associées à une pièce d'achat. Dès lors qu’une ligne de commande client correspond à la sélection faite, le programme proposera toutes les autres lignes de la commande concernant des articles en contremarque même si ces lignes ne correspondent pas à la sélection (lignes non livrables, article différent, date de livraison différente). Un double-clic sur une ligne ouvre la pièce de vente correspondante. Il est possible d’obtenir le même résultat et d’ouvrir également la pièce d’achat par une des commandes du menu contextuel. Fichier Champ Livraison Cdes fournisseurs Fusion lieux de livraison Fusion dépôts de stockage Fusion affaire Fusion mode expédition Fusion condition livraison Fusion transaction Fusion régime Fusion périodicité Fusion code langue Fusion nombre factures Fusion unité colisage Fusion payeur Fusion taux escompte Fusion catégorie tarifaire Menu Traitement © Sage 2007 1397 Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Toutes les colonnes sont mentionnées, même celles qui ne sont pas affichées par défaut. 􀀳 Les colonnes de cette fenêtre sont paramétrables. Voir l'option «Organisation», page 172. Bouton [Pointer / dépointer la sélection] Permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes "pointées" c'est-à-dire dont on demande le traitement. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Une ligne est pointée si elle est marquée d’une coche ( ) dans la colonne P (Position). Bouton [Générer les livraisons clients] Ce bouton lance la génération des bons de livraison clients en fonction des paramétrages faits. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Voir le titre «Génération des livraisons clients – Livraisons fournisseurs», page 1400. Colonne Référence article Mentionne la référence de l'article commandé par le client. Colonne Désignation Mentionne la désignation de l'article. Colonne Gamme 1 Mentionne l'énuméré de gamme 1 dans le cas d'un article à gamme. Colonne Gamme 2 Mentionne l'énuméré de gamme 2 dans le cas d'un article à double gamme. Colonne Date Mentionne la date de la ligne de commande client. Colonne N° pièce Mentionne le numéro de pièce client d'où sont extraites les lignes mentionnées. Colonne N° client Mentionne le numéro de client concerné. Colonne Intitulé client Mentionne l'intitulé du client. Colonne Livraison Mentionne la date de livraison précisée dans la commande client. Colonne Quantité Quantité commandée par le client. Colonne stock disponible Affiche le stock disponible de l'article déterminé comme : Stock réel – Réservé contremarque + Commandé contremarque Colonne Quantité livrable Affiche les quantités qui peuvent être livrées aux clients. Colonne Solde Affiche la quantité restant à livrer (= Quantité – Quantité livrable). Menu Traitement © Sage 2007 1398 Colonne Quantité commandée Affiche la quantité commandée au fournisseur. Colonne Etat Affiche sous la forme d'une icône l'état du lien unissant la commande client concernée et la pièce d'achat liée : 􀂉 PC : la commande client est liée à une préparation de commande fournisseur, donc non livrable. 􀂉 BC : la commande client est liée à un bon de commande fournisseur, donc non livrable. 􀂉 BL : la commande client est liée à un bon de livraison fournisseur, donc livrable. 􀂉 FA : la commande client est liée à une facture fournisseur, donc livrable. 􀂉 FC : la commande client est liée à une facture fournisseur comptabilisée, donc livrable. 􀀳 Les lignes non livrables sont conservées en reliquat dans leur pièce d'origine en cas de livraison partielle. Colonne N° pièce fournisseur Affiche le numéro de pièce fournisseur lié au bon de commande client. Colonne Date fournisseur Date du document fournisseur lié à la commande client. Colonne Fournisseur Affiche le numéro du fournisseur concerné. Colonne Intitulé fournisseur Affiche l'intitulé du fournisseur dont le numéro est mentionné dans la colonne précédente. Colonne Livraison fournisseur Affiche la date de livraison du document fournisseur. Colonne P (Position) Indique par une coche ( ) si la ligne doit être traitée. Utilisez le bouton [Pointer / dépointer la sélection] ou la commande du menu contextuel pour modifier ce pointage. Le programme coche automatiquement les lignes livrables partiellement ou en totalité. Il affiche un message d'erreur si vous tentez de cocher une commande client qui ne peut être livrée ou qui n'est pas associée à une pièce fournisseur. Il est possible de cocher les lignes non associées à des pièces d'achat à condition que le stock disponible le permette. Menu Traitement © Sage 2007 1399 Menu contextuel de la liste des commandes à livrer Un menu contextuel est disponible sur la liste des commandes à livrer. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste des commandes à livrer, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Trois commandes spécifiques sont disponibles : Pointer / dépointer les éléments sélectionnés Cette commande permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes de la liste. Accéder au document de vente Cette commande ouvre le document de vente correspondant à la première des lignes sélectionnées. Accéder au document d’achat Cette commande ouvre le document d’achat correspondant à la première des lignes sélectionnées. Personnaliser la liste des commandes à livrer On peut personnaliser la liste des commandes à livrer soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Menu Traitement © Sage 2007 1400 Génération des livraisons clients – Livraisons fournisseurs Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Générer les livraisons clients] dans la fenêtre précédente. Elle n'entraîne de résultat que si une ligne au minimum est pointée dans la fenêtre précédente. Elle ouvre une fenêtre « Génération des livraisons clients ». Cette fenêtre permet de préciser le type de document à générer ainsi que le numéro à partir duquel ils sont numérotés. Type de document Liste déroulante proposant : 􀂉 Préparation de livraison : les bons de commande clients seront transformée en préparations de livraison. 􀂉 Bon de livraison : (valeur par défaut) les bons de commande clients seront transformés en bons de livraison. 􀂉 Facture : les bons de commande clients seront directement transformés en factures. Date Date qui sera affectée aux pièces générées. Propose par défaut la date du jour. Modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Statut Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le statut des pièces qui seront générées si vous utilisez le suivi des documents. Souche Cette liste déroulante affiche les différentes souches enregistrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise pour les documents des ventes. Elle propose la souche affectée par défaut au type de pièce qui va être généré. Modifiable. N° de pièce Cette zone affiche par défaut le premier numéro disponible pour le type de pièce et la souche sélectionnés. Impression des documents Cette case est sélectionnée par défaut. Elle entraîne l’ouverture de la fenêtre de sélection des modèles de mise en page nécessaire à l’impression des documents générés. Bouton [OK] Lance la génération des pièces clients. Bouton [Annuler] Annule le processus de génération des pièces clients et revient à la fenêtre précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1401 Affectation des bons de fabrication Traitement / Contremarque / Affectation des bons de fabrication Cette commande permet d'affecter les articles fabriqués aux bons de commande clients. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Affectation des bons de fabrication] de la barre d’outils « Gestion des fabrications ». 􀀲 La fenêtre de sélection étant identique pour les fonctions Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des bons de fabrication (la zone Type permet indifféremment de passer de l’une à l’autre), nous ne décrirons sous ce titre que les particularités de l’affectation des bons de fabrication. Voir le titre «Affectation des livraisons fournisseurs», page 1390 pour le détail des zones et fonctionnalités non décrites ici. Cette commande s'ouvre sur une fenêtre permettant de sélectionner les bons de fabrication comportant des articles à nomenclature en contremarque dont la fabrication a été déclenchée par une commande client. 􀀳 Cette commande transforme l'intégralité des bons de fabrication comportant au moins une ligne d'article en contremarque. Certains critères présentés ci-dessous peuvent concerner uniquement les articles en gestion classique. Sélection simplifiée - Affectation des bons de fabrication Cette première fenêtre permet le paramétrage de la recherche que doit effectuer le programme. Le résultat de cette recherche s'affichera dans une fenêtre décrite plus loin. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes. Type Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Fournisseur (valeur par défaut) : permet l’affectation des bons de livraisons fournisseurs. 􀂉 Fabrication : permet l’affectation des bons de fabrication. 􀂉 Les deux : les deux traitements précédents sont réalisés simultanément. Dépôt de / à Ces zones permettent la sélection d’un dépôt ou d’une fourchette de dépôts dans lesquels ont été stockés les articles après fabrication. Menu Traitement © Sage 2007 1402 N° pièce stock Ces zones permettent de sélectionner les bons de fabrication qui comportent des articles à nomenclature en contremarque. Format de sélection - Affectation des bons de fabrication Le bouton [Plus de critères] donne accès à la fenêtre du format de sélection. Nous vous indiquons ci-après les modifications existant dans les lignes de critère par rapport à celles du format de sélection de la fonction Affectation livraisons fournisseurs. Visualisation des fabrications à livrer Cette fenêtre est identique à celle de l’affectation des livraisons fournisseurs. La colonne ci-dessous présente une particularité. Fichier Champ Choix proposés Voir Livraison Cdes fournis. Type Fournisseur, Fabrication, Les deux (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Menu Traitement © Sage 2007 1403 Bouton ]Pointer / dépointer la sélection] Permet de sélectionner ou de dessélectionner les lignes «pointées» c'est-à-dire dont on demande le traitement. Ce bouton est estompé si aucune ligne n'est sélectionnée. Une ligne est pointée si elle est marquée d’une coche ( ) dans la colonne P (Position). Bouton ]Générer les livraisons clients] Ce bouton lance la génération des bons de livraison clients en fonction des paramétrages faits. Voir ci-dessous les explications données sur cette commande. Voir le titre «Génération des livraisons clients – Livraisons fournisseurs», page 1400. Une colonne présente une particularité. Colonne Etat Affiche sous la forme d'une icône l'état du lien unissant la commande client concernée et la pièce de fabrication liée : 􀂉 PF : la commande client est liée à une préparation de fabrication, donc non livrable. 􀂉 OF : la commande client est liée à un ordre de fabrication, donc non livrable. 􀂉 BF : la commande client est liée à un bon de fabrication, donc livrable. 􀀳 Les lignes non livrables sont conservées en reliquat dans leur pièce d'origine en cas de livraison partielle. Génération des livraisons clients – Bons de fabrication Cette commande est lancée en cliquant sur le bouton [Générer les livraisons clients] dans la fenêtre précédente. Elle n'entraîne de résultat que si une ligne au minimum est pointée dans la fenêtre précédente. Elle ouvre une fenêtre «Génération des livraisons clients». Cette fenêtre permet de préciser le type de document à générer ainsi que le numéro à partir duquel ils sont numérotés. Type de document Liste déroulante proposant : 􀂉 Préparation de livraison : les bons de commande clients seront transformée en préparations de livraison. 􀂉 Bon de livraison : (valeur par défaut) les bons de commande clients seront transformés en bons de livraison. 􀂉 Facture : les bons de commande clients seront directement transformés en factures. Date Date qui sera affectée aux pièces générées. Propose par défaut la date du jour. Modifiable. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1404 Statut Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le statut des pièces qui seront générées si vous utilisez le suivi des documents. Souche Cette liste déroulante affiche les différentes souches enregistrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise pour les documents des ventes. Elle propose la souche affectée par défaut au type de pièce qui va être généré. Modifiable. N° de pièce Cette zone affiche par défaut le premier numéro disponible pour le type de pièce et la souche sélectionnés. Impression des documents Cette case est sélectionnée par défaut. Elle entraîne l’ouverture de la fenêtre de sélection des modèles de mise en page nécessaire à l’impression des documents générés. Bouton [OK] Lance la génération des pièces clients. Bouton [Annuler] Annule le processus de génération des pièces clients et revient à la fenêtre précédente. Menu Traitement © Sage 2007 1405 Interrogation de compte Traitement / Interrogation de compte Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à toutes les fonctions d’interrogation de compte du programme. Ces fonctions sont les suivantes: 􀂉 «Interrogation de compte client», page 1406, 􀂉 «Interrogation de compte fournisseur», page 1421, 􀂉 «Interrogation de compte article», page 1424, 􀂉 «Interrogation de compte affaire», page 1447, 􀂉 «Interrogation de compte collaborateur», page 1464, 􀂉 «Suivi traçabilité série/lot», page 1473. Menu Traitement © Sage 2007 1406 Interrogation de compte client Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte client Cette commande permet de consulter et d'imprimer les différents mouvements enregistrés pour un client donné. Elle peut être appelée à partir de la fiche du client concerné en cliquant sur le bouton [Interrogation tiers]. Il est également possible d'ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Interrogation compte client] de la barre d'outils « Gestion des ventes ». Description de la fenêtre Cette fenêtre se compose de quatre parties : 􀂉 une zone d'en-tête permettant la sélection du client concerné et permettant, à l'aide de boutons d'accéder à d'autres commandes ; 􀂉 une zone de cumuls concernant les valeurs affichées ; cette zone se trouve en haut et à droite de la fenêtre ; 􀂉 une liste d'informations, 􀂉 une zone de boutons donnant accès à des informations complémentaires. Cette zone est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Toutes ces zones ainsi que les commandes auxquelles elles donnent accès sont décrites ci-après. 􀀳 Le bouton Retour à la fiche tiers des anciennes versions du programme est remplacé par un lien sur l’intitulé de la zone Client. Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton permet d’afficher l’historique des mouvements enregistrés pour le tiers sélectionné lorsque l’extrait de compte commercial est à l’écran. Bouton [Interrogation comptable] Ce bouton permet la consultation de l’extrait de compte comptable du tiers sélectionné lorsque l’historique comptable est affiché. Bouton [Afficher la liste des documents] Ce bouton affiche à l’écran la liste des documents enregistrés pour le tiers considéré. Menu Traitement © Sage 2007 1407 Bouton [Imprimer l’historique] Il vous permet de paramétrer l’impression de l’extrait de compte commercial du tiers ou de son extrait de compte comptable. Sélection du client Liste déroulante permettant la sélection d’un client sur : 􀂉 le N° client, 􀂉 l’Abrégé du client ou 􀂉 le Code postal client. La valeur proposée par défaut est paramétrable dans la fiche de l’entreprise. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche du client sélectionné. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107. La sélection selon le critère choisi s’effectue dans la liste déroulante éditable adjacente. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier ou si la sélection est faite sur le code postal client, la fenêtre de sélection des clients s’affiche. Voir les explications données sur cette fenêtre sous le titre «Sélection d'un collaborateur», page 1466. Cette liste déroulante permet de sélectionner le type de tiers dont vous souhaitez consulter le détail des mouvements. Après enregistrement du numéro de tiers, il est nécessaire de valider (appuyer sur la touche ENTREE) pour faire apparaître la liste des mouvements. Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de faire défiler successivement les tiers. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de valider pour faire apparaître les mouvements qui sont alors automatiquement affichés. Les lignes qui composent le document sont décrites ci-dessous sous les titres «Interrogation commerciale du collaborateur», page 1467 et «Interrogation comptable du client», page 1414. Cumuls et valeurs Les cumuls et valeurs sont affichés dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la fonction. Ces valeurs (le Chiffre d’affaires, la Marge et le Taux de remise moyen) sont calculés en fonction des mouvements apparaissant dans la liste. Les boutons et zones de sélections disposés sur le bord inférieur de la fenêtre sont décrits ci-dessous. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton permet d’effectuer des sélections supplémentaires concernant les mouvements affichés. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à une période, à un article et / ou à un numéro de série ou de lot pour les articles qui en possèdent. Par défaut tous les mouvements sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence de ce bouton change. Voir le titre «Sélection des mouvements», page 1410. Sélection des documents Cette liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, à la droite du bouton précédent. Elle permet la sélection d'un type particulier de pièces à afficher. Par défaut elle propose tous les documents correspondant au type de tiers sélectionné (client ou fournisseur). Bouton [Associer un texte complémentaire] Ce bouton est actif si un texte complémentaire a été associé à la ligne sélectionnée. Il permet la visualisation du texte associé. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Menu Traitement © Sage 2007 1408 Bouton [Informations sur une ligne] Permet la visualisation de la totalité des informations stockées à la ligne. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton est disponible pour les lignes concernant des articles gérés en contremarque pour lesquels il existe un lien avec un document des achats. Il permet la visualisation des informations relatives au document lié. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Sélection d'un client Une fenêtre « Sélection d’un client » s'affiche lorsque la valeur saisie dans la zone de sélection du client ne correspond pas à un numéro précis. Cette fenêtre comporte comme intitulé celui du type de client sélectionné. La liste propose des informations paramétrables. Voir, dans le paragraphe concernant les documents des ventes la partie intitulée «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un client», page 749. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Pour sélectionner un client, utilisez une des méthodes suivantes : 􀂉 Sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton OK ou validez. 􀂉 Faites un double-clic sur sa ligne. 􀂉 Utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. 􀀳 Le choix d'un client par cette dernière méthode n'oblige pas à valider pour faire apparaître les lignes d'articles. Liste triée par Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des clients par numéro, par intitulé ou par code postal. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction du choix de la sélection du client sur son numéro, sur son nom ou sur son code postal. Menu Traitement © Sage 2007 1409 Inclure les clients mis en sommeil Cette boîte à cocher (non cochée par défaut) permet d’inclure dans la liste les clients dont l’option Mise en sommeil a été cochée dans leur fiche. Elle est inaccessible et non cochée si le tri des clients porte sur le code postal. Bouton [Rechercher] Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est décrite dans le «Manuel de la gamme». Bouton [OK] Valide le client sélectionné. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Interrogation commerciale du client Par défaut cette commande vous propose l’interrogation commerciale du client sélectionné. Elle affiche alors l’ensemble des lignes des documents se rapportant au client. Le détail des mouvements peut être affiné par les outils de sélection présentés plus haut. La liste des mouvements peut être triée selon différents critères par le biais de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre de classement est le suivant : 􀂉 Type de document duquel est issue la ligne ; un classement secondaire est effectué sur la date puis sur le numéro de pièce (tri par défaut) ; 􀂉 Date du document duquel est issue la ligne ; un classement secondaire est effectué sur le type puis sur le numéro de pièce (ce bouton est inaccessible si une sélection est effectuée sur un type de document) ; 􀂉 Référence article ; un classement secondaire est réalisé sur le type du document, sur la date et sur le numéro de pièce du document duquel est issue la ligne. 􀀳 La zone Tri de la barre d’outils « Navigation » est inaccessible dès lors qu’une sélection est effectuée par le biais du bouton [Sélectionner les lignes]. Le fait d'effectuer un double clic sur un mouvement particulier permet l’affichage de l’intégralité du document contenant le mouvement sélectionné. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation commerciale client et qu’il est possible d’afficher sont celles paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Voir l’option «Organisation», page 172. Menu Traitement © Sage 2007 1410 Nous renvoyons le lecteur aux descriptions faites dans les paragraphes sur les documents des ventes et ceux des achats pour connaître la destination de ces colonnes. 􀀳 Vous pouvez, comme dans toute fenêtre de liste, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction des versions, certaines colonnes peuvent ne pas être disponibles. Sélection des mouvements Un clic sur le bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre fait s'ouvrir une fenêtre de paramétrage « Sélection des mouvements ». Article Liste déroulante éditable permettant de sélectionner un article particulier. Période de / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à une période donnée. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° Série / Lot du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à un ou plusieurs numéros de série ou de lot. Bouton [OK] Cliquer sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu contextuel de l’interrogation commerciale client Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation commerciale client. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Menu Traitement © Sage 2007 1411 Il n’est pas possible, sur la liste de l'interrogation commerciale client, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une commande spécifique est disponible : Accéder à la fiche article Cette commande permet d’accéder directement à la fiche de l'article dont la ligne est sélectionnée. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, seul l'article de la première s'affichera. Personnaliser la liste de l’interrogation commerciale client On peut personnaliser la liste de l'interrogation commerciale client soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste de l'interrogation commerciale client affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Impression de l’interrogation commerciale client Le bouton [Imprimer] ouvre une fenêtre de dialogue permettant d’imprimer un relevé des mouvements par client ou une liste des mouvements pour un ensemble de clients. Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale client L’impression de l’interrogation commerciale client (ou fournisseur) peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1412 Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection permettant des sélections plus complexes. Voir plus loin le paragraphe «Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur », page 1471. Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Type d’état Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Relevé par tiers : cette option permet l’impression d’un relevé des mouvements enregistrés par client, 􀂉 Liste des mouvements : une liste des mouvements enregistrés tous clients confondus sera imprimée. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre dans lequel seront imprimés les mouvements : 􀂉 Date : les mouvements seront classés par clients puis sur la date du document auquel ils appartiennent. 􀂉 N° de pièce : les mouvements imprimés sont classés par clients puis par numéro de pièce du document (auquel ils appartiennent). 􀂉 Article : le classement des mouvements s’effectue par client puis par référence article concernée. Documents Liste déroulante proposant la liste des documents clients. Seuls les mouvements correspondants au type de document sélectionné seront imprimés. Un item, Tous, permet de sélectionner tous les documents simultanément dans le domaine des ventes (ou celui des achats pour les fournisseurs). Date de / à Zones permettant de définir la période sur laquelle les mouvements enregistrés pour le clients doivent être sélectionnés. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Article de / à Zones de 18 caractères alphanumériques permettant de limiter l’impression des mouvements à une référence article ou à un ensemble d’articles. N° tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un client ou d’un ensemble de clients. Bouton [OK] Lance l'impression suivant les critères sélectionnés. Au lancement de l’impression, il vous est demandé l’ouverture d’un modèle de mise en page. La présentation et le contenu des relevés par tiers et liste des mouvements peuvent être modifiés par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1413 Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale client Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée de l’interrogation commerciale tiers ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection. Les formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Interrogation tiers / Domaine Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Client : seuls les tiers de type client seront repris en impression des différents états. 􀂉 Fournisseur : seuls les tiers de type fournisseur seront repris en impression des différents états. Si l’impression de l’interrogation commerciale est lancée depuis la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte client, ce sont les clients qui seront proposés par défaut (mais les fournisseurs pourront être paramétrés). Si l’impression est lancée depuis la commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte fournisseur, ce sont les fournisseurs qui seront proposés par défaut (mais les clients pourront être paramétrés). Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation tiers Domaine Client, Fournisseur (2) Interrogation tiers Type d'état Relevé par tiers, Liste des mouvements (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation tiers Classement Date, N° de pièce, Article (1) Interrogation tiers Documents Tous, Liste des documents (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1414 Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Impression de l’interrogation commerciale client Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données de l’interrogation commerciale tiers en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Interrogation comptable du client Cette commande vous permet de : 􀂉 interroger un compte client (ou fournisseur si cette fonction est lancée depuis la commande Interrogation des comptes fournisseurs), 􀂉 imprimer un extrait de compte. Cette commande est accessible en cliquant sur le bouton [Interrogation comptable] à partir de la fenêtre d'interrogation commerciale du client (ou du fournisseur le cas échéant). Dès lors, le bouton [Imprimer] vous permet l’édition des extraits de compte comptables. La présentation de cette fenêtre est sensiblement identique à celle de la commande Interrogation commerciale : 􀂉 la zone d'en-tête permet la sélection d'un client s'il est différent de celui dont on consultait les informations commerciales ; en particulier, la sélection d'un tiers peut se faire à partir d'une fenêtre de sélection décrite plus haut sous le titre Sélection d’un client ; les boutons permettent d'accéder aux mêmes commandes ; 􀂉 la zone de cumuls affiche des valeurs différentes ; elles sont présentées ci-dessous ; 􀂉 une liste d'informations est détaillée plus loin ; 􀂉 une zone de boutons donne accès à des informations complémentaires. Cette zone est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre mais ne comporte qu'un bouton et une liste déroulante détaillées cidessous. Menu Traitement © Sage 2007 1415 Cumuls et valeurs En haut et à droite, le programme affiche sur deux colonnes, débit à gauche, crédit à droite, des informations sur le compte considéré : 􀂉 Totaux : représente les cumuls des montants débiteurs et créditeurs affichés à l’écran. 􀂉 Solde compte : représente le solde débiteur ou créditeur des écritures affichées. Les boutons et zones de sélections disposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont décrits ci-dessous. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton permet d’effectuer des sélections supplémentaires concernant les écritures affichées. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à une période. Par défaut tous les mouvements sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence du bouton Sélectionner les lignes change. Cette commande est décrite plus loin. Voir plus loin le titre «Sélection de la période», page 1416. Sélection des écritures Cette liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, à la droite du bouton précédent. Elle permet la sélection d'un type particulier d'écritures à afficher : 􀂉 Toutes les écritures : (valeur par défaut) toutes les écritures apparaissent. 􀂉 Ecritures lettrées : seules les écritures lettrées sont reprises. 􀂉 Ecritures non lettrées : seules les écritures non lettrées sont reprises. Le centre de la fenêtre se compose des colonnes dans lesquelles s’afficheront les écritures comptables saisies dans le fichier comptable ouvert en ligne. 􀀳 La zone Tri de la barre d’outils « Navigation » est inaccessible. Les lignes sont classées systématiquement par date. Les colonnes affichées dans cette commande dépendent du paramétrage effectué dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Voir l’option «Organisation», page 172. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation comptable client (ou fournisseur) et qu’il est possible d’afficher sont celles paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Nous renvoyons le lecteur aux descriptions faites dans le programme Sage Comptabilité pour connaître la destination de ces colonnes. 􀀳 Vous pouvez, comme dans toute fenêtre de liste, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction des versions, certaines colonnes peuvent ne pas être disponibles. Menu contextuel de l’interrogation comptable du client Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation comptable clients. Menu Traitement © Sage 2007 1416 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste de l'interrogation comptable client, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Voir / Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste de l’interrogation comptable du client On peut personnaliser la liste de l'interrogation comptable client soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste de l'interrogation comptable clients affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Sélection de la période Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de définir la période d’enregistrement des écritures à consulter. Si le nombre d’écritures enregistrées est important, vous pouvez ainsi limiter le nombre de lignes affichées. La sélection proposée par défaut est la plus large : les dates sont celles de l’exercice comptable en cours. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Cliquez sur le bouton [OK] pour que le programme tienne compte des nouvelles dates saisies ou sur le bouton [Annuler] pour conserver les propositions par défaut. Menu Traitement © Sage 2007 1417 Impression des extraits de compte client Le bouton [Imprimer] de la fenêtre « Interrogation comptable » ouvre une fenêtre permettant d’imprimer les extraits de compte. Cette commande ouvre une fenêtre de sélection simplifiée. Sélection simplifiée – Impression des extraits de compte client Cette fenêtre permet la sélection du ou des comptes, de la période et du type d’écritures devant apparaître dans l’extrait de compte. Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection permettant des sélections plus complexes. Voir plus loin le paragraphe «Format de sélection – Impression des extraits de compte client», page 1418. Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Bouton [Générer l’impression sur la messagerie] Ce bouton permet d’envoyer l’extrait de compte en pièce jointe à un fichier e-mail envoyé aux clients considérés. Tiers de / à Ces deux zones proposent par défaut le compte de tiers interrogé. Pour modifier la sélection, utilisez la liste déroulante pour choisir les comptes limites après avoir effacé celui se trouvant dans la zone de saisie. Date de / à Le programme propose par défaut les dates de début et de fin de période sélectionnées sur la fenêtre d’interrogation ou l’exercice en cours s’il n’y a pas eu de sélection. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Lettrage Cette liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Toutes les écritures, 􀂉 Ecritures lettrées, 􀂉 Ecritures non lettrées (valeur par défaut). Cette liste déroulante permet de choisir le type d’écritures à inclure dans l’extrait de compte. Si vous demandez les Ecritures lettrées, le programme vous donne accès aux zones De / à disposées à droite de cette liste et permettant de saisir une fourchette de sélection des codes de lettrage à inclure. Menu Traitement © Sage 2007 1418 Report antérieur Cette case à cocher vous permet de demander l’impression du solde de toutes les écritures antérieures à la période sélectionnée. Rupture N° pièce Cochez cette option pour obtenir une rupture pour toutes les écritures passées dans le même journal, pour la même date, pour le même compte général et le même numéro de pièce. Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez pour lancer l’impression de l’extrait de compte. Cette commande fait appel à des états de mise en page paramétrable par l’utilisateur. Format de sélection – Impression des extraits de compte client Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée de l’interrogation commerciale tiers ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection. Les formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Fichier Champ Choix proposés Voir Extrait compte tiers Classement Date, N° de pièce, Article (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Extrait compte tiers Impression antérieure Non, Oui (2) 2. Ci-dessous. Extrait compte tiers Rupture n° pièce Non, Oui (2) Extrait compte tiers Impression justificatif de solde Non, Oui (2) Extrait compte tiers Imprimer un compte par page Non, Oui (2) Ecritures comptables Lettrées sur montant Non, Oui (2) Ecritures comptables Lettrage montant A saisir (2) Sélection standard Tiers Tiers interrogé, A saisir (1) Sélection standard Période Exercice en cours, A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 1419 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Extrait compte tiers / Impression antérieure Vous pouvez demander l’impression du solde de toutes les écritures antérieures à la période sélectionnée. Extrait compte tiers / Rupture sur n° pièce Vous pouvez demander une rupture pour les écritures enregistrées avec le même numéro de pièce. Extrait compte tiers / Impression justificatif de solde Si ce critère est valide, l’édition présentera les écritures non lettrées ou pré-lettrées pour la période et les écritures lettrées avec une ou plusieurs écritures hors période. Dans ce cas, seules les zones de sélection des comptes sont accessibles, ainsi que la première borne de la fourchette de sélection de dates (renommée Au). Le justificatif de solde comporte une colonne supplémentaire Solde progressif ou Solde lettre selon le classement. Extrait compte tiers / Imprimer un compte par page Le programme exécute un saut de page après l’impression de chaque compte. Ecritures comptables / Lettrées sur montant Zones permettant la sélection des écritures lettrées. Ecritures comptables / Lettrage montant Zones permettant de saisie une référence de lettrage ou une fourchette de ces mêmes références. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Impression de l’extrait de compte client Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données de l’interrogation commerciale tiers en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Liste des documents du client Le bouton [Afficher la liste des documents] affiche à l’écran la liste des documents des ventes enregistrés pour le client considéré. Menu Traitement © Sage 2007 1420 Cette fenêtre est identique à la liste des documents de ventes. Il est possible : 􀂉 d’utiliser les boutons sur le bord inférieur de la fenêtre, 􀂉 de sélectionner les pièces par leur type, 􀂉 d’ouvrir les pièces pour les consulter ou les modifier. Le nombre de modifications possibles est restreint. Menu Traitement © Sage 2007 1421 Interrogation de compte fournisseur Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte fournisseur Cette commande permet de consulter et d'imprimer les différents mouvements enregistrés pour un fournisseur donné. Elle peut être appelée à partir de la fiche du fournisseur concerné en cliquant sur le bouton [Interrogation tiers]. Il est également possible de lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Interrogation compte fournisseur] de la barre d'outils « Gestion des achats » ; dans ce cas, la zone de sélection du tiers est paramétrée sur N° fournisseur. Cette commande est tout à fait similaire à la commande Interrogation de compte client. Voir, dans la commande «Interrogation de compte client», page 1406, les explications sur les fonctions offertes en ayant soin de transposer les mentions «client» en «fournisseur» et «documents des ventes» en «documents des achats». Particularités de la fenêtre Nous ne détaillerons ci-après que les fonctionnalités et zones qui peuvent différer de l’interrogation des clients. Sélection d’un fournisseur Cette liste déroulante permet de sélectionner le fournisseur dont vous souhaitez consulter le détail des mouvements. Cette sélection peut se faire sur : 􀂉 le N° fournisseur, 􀂉 l’Abrégé du fournisseur ou 􀂉 le Code postal fournisseur. La valeur proposée par défaut est paramétrable dans la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107. La sélection selon le critère choisi s’effectue dans la liste déroulante éditable adjacente. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier ou si la sélection est faite sur le Code postal fournisseur, la fenêtre de sélection des fournisseurs s’affiche. Voir les explications données sur cette fenêtre sous le titre «Sélection d'un fournisseur – Interrogation de compte fournisseur», page 1422. Menu Traitement © Sage 2007 1422 Le tiers étant sélectionné, les règlements enregistrés pour ce tiers s’affichent automatiquement après validation. Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de faire défiler successivement les tiers. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de valider pour faire apparaître les mouvements qui sont alors automatiquement affichés. Les lignes qui composent le document sont décrites ci-dessus sous les titres «Interrogation commerciale du client» et «Interrogation comptable du client». Sélection d'un fournisseur – Interrogation de compte fournisseur Une fenêtre s'affiche lorsque la valeur saisie dans la zone de sélection du fournisseur ne correspond pas à un numéro précis. Cette fenêtre comporte comme intitulé celui du type de fournisseur sélectionné. La liste propose des informations paramétrables. Voir, dans le paragraphe concernant les documents des achats, la partie intitulée «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un fournisseur», page 912. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Pour sélectionner un fournisseur, utilisez une des méthodes suivantes : 􀂉 Sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [OK] ou validez. 􀂉 Faites un double-clic sur sa ligne. 􀂉 Utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. 􀀳 Le choix d'un fournisseur par cette dernière méthode n'oblige pas à valider pour faire apparaître les lignes d'articles. Liste triée par Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des fournisseurs par numéro, par intitulé ou par code postal. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction du choix de la sélection du fournisseur sur son numéro, sur son nom ou sur son code postal. Inclure les fournisseurs mis en sommeil Cette boîte à cocher (non cochée par défaut) permet d’inclure dans la liste les fournisseurs dont l’option Mise en sommeil a été cochée dans leur fiche. Elle est inaccessible et non cochée si le tri des fournisseurs porte sur le code postal. Menu Traitement © Sage 2007 1423 Bouton Rechercher Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est décrite dans le «Manuel de la gamme». Bouton [OK] Valide le fournisseur sélectionné. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1424 Interrogation de compte article Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article Cette commande permet d'obtenir des informations sur l'état du stock, le tarifs et les mouvements d'un article donné. Elle permet : 􀂉 d'interroger le stock de l’article : «Interrogation du stock de l'article», page 1428, 􀂉 de consulter les commandes en cours pour cet article et leurs valeurs de stock prévisionnelles : «Interrogation du stock prévisionnel de l’article», page 1433, 􀂉 de consulter les différents tarifs enregistrés : «Interrogation des tarifs de l'article», page 1437, 􀂉 de consulter et d'imprimer les mouvements d'un article donné : «Interrogation commerciale de l'article», page 1440. Cette commande peut être appelée à partir de la fiche de l’article concerné en cliquant sur le bouton [Interrogation article]. On peut également lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte article] de la barre d'outils « Gestion des articles et stocks ». Description de la fenêtre – Interrogation de compte article Cette fenêtre se compose de quatre parties : 􀂉 une zone d'en-tête permettant la sélection de l'article concerné et permettant, à l'aide de boutons d'accéder à d'autres commandes, 􀂉 une zone de cumuls concernant les valeurs affichées ; cette zone se trouve en haut et à droite de la fenêtre ; 􀂉 une liste d'informations, 􀂉 des listes de sélection disposées sur le bord inférieur de la fenêtre. Toutes ces zones ainsi que les commandes auxquelles elles donnent accès sont décrites ci-après. 􀀳 Le bouton Retour à la fiche article des anciennes versions du programme est remplacé par un lien sur l’intitulé de la zone Article. Bouton [Interrogation stock] Ce bouton permet la consultation de l'état du stock de l'article considéré. Menu Traitement © Sage 2007 1425 Voir le titre «Interrogation du stock de l'article», page 1428. Bouton [Interrogation du stock prévisionnel] Ce bouton permet la consultation de l'état du stock prévisionnel de l'article considéré, c’est-àdire des commandes fournisseurs en attente de réception et des bons de commandes clients. Voir le titre «Interrogation du stock prévisionnel de l’article», page 1433. Bouton [Interrogation tarifs] Ce bouton affiche à l’écran les différents tarifs enregistrés pour l'article considéré en fonction des catégories tarifaires existantes. Voir le titre «Interrogation des tarifs de l'article», page 1437. Bouton [Interrogation commerciale article] Ce bouton permet d’afficher les différents mouvements opérés sur l'article. Voir le titre «Interrogation commerciale de l'article», page 1440. Bouton [Imprimer l’historique] Ce bouton permet de paramétrer l’impression des mouvements enregistrés sur le compte. Cette commande n'est disponible que dans le cadre de l'interrogation commerciale de l'article. Elle est décrite plus loin sous le titre «Impression de l’interrogation commerciale article». Article Cette zone est double. Elle permet dans la partie gauche de sélectionner l’article sur sa Référence ou sa Désignation. La partie droite sert à sélectionner l’article proprement dit. L’intitulé de cette zone est un lien donnant accès à la fiche de l’article considéré. 􀀳 La sélection des gammes des articles à gamme de type Produit s’effectue par les zones disposées sur le bord inférieur de la fenêtre. Sélection d’un article Liste déroulante permettant la sélection d’un article sur : 􀂉 sa Référence ou 􀂉 sa Désignation. La sélection selon le critère choisi s’effectue dans la liste déroulante éditable adjacente. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier la fenêtre de sélection des articles s’affiche. Voir les explications données sur cette fenêtre sous le titre «Sélection d’un article» ci-dessous. Après sélection de l'article, il est nécessaire de valider (appuyer sur la touche ENTREE) pour faire apparaître la liste des informations. Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de faire défiler successivement les articles. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de valider pour faire apparaître les informations qui sont alors automatiquement affichées. Les lignes qui composent le document sont décrites ci-dessous sous les titres «Interrogation du stock de l'article », «Interrogation des tarifs de l'article» et «Interrogation commerciale de l'article». Cumuls et valeurs Les cumuls et valeurs sont affichés dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la fonction. Ces valeurs dépendent des informations sur lesquelles porte l'interrogation article. Elles seront détaillées sous chaque titre particulier. Menu Traitement © Sage 2007 1426 Fonctions complémentaires Les boutons et zones de sélections disposés sur le bord inférieur de la fenêtre dépendent de l'objet de la consultation. Ils sont décrits sous chaque titre particulier. Sélection d'un article – Interrogation de compte article Les articles peuvent être sélectionnés de deux façons différentes : 􀂉 en mode classique : voir ci-dessous, 􀂉 en mode structuré (si cette méthode a été paramétrée), voir le titre «Sélection d’un article – Mode catalogue», page 1427. Sélection d’un article – Gestion classique La fenêtre ci-dessous s'affiche lorsque la valeur saisie dans la zone de sélection de l'article ne correspond pas à une référence ou à une désignation précises. La liste propose des informations paramétrables. Voir, dans les documents des ventes, la partie intitulé «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un article», page 785. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Pour sélectionner un article, utilisez une des méthodes suivantes : 􀂉 Sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [OK] ou validez. 􀂉 Faites un double-clic sur sa ligne. 􀂉 Utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. 􀀳 Le choix d'un article par cette méthode n'oblige pas à valider pour faire apparaître les lignes. Types d’articles Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner les articles : 􀂉 Articles actifs : (valeur par défaut) ne sont affichés que les articles dont l’option Mise en sommeil n’a pas été cochée dans leur fiche. 􀂉 Tous les articles : tous les articles sont affichés même ceux mis en sommeil. Si l’option Interdire la saisie des données mises en sommeil du volet « Fichier / A propos de votre société / Commercial / Paramètres généraux » a été cochée, l’article sera présent dans la liste mais un message s’affichera : Menu Traitement © Sage 2007 1427 « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Son utilisation est donc interdite ! [OK] » et il sera impossible de le consulter. Si l’article a été mis en sommeil mais que l’option de la fiche de l’entreprise mentionnée ci-dessus n’est pas cochée, l’article sera présent dans la liste mais un message s’affichera : « L’article XXX a l’option Mise en sommeil cochée. Voulez-vous réellement utiliser cet article ? [Oui] [Non] » et il sera éventuellement possible de le sélectionner pour consultation. Cette zone à liste déroulante est inaccessible si le tri des articles porte sur les références fournisseurs. Tri de la liste des articles Cette liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de trier la liste des articles : 􀂉 Tri par référence (valeur par défaut), 􀂉 Tri par désignation ou 􀂉 Tri par famille. 􀂉 Liste des références fournisseurs. Un pré-positionnement du tri est fait en fonction de la sélection de l’article sur sa référence ou sur sa désignation. Exemple Si un article est appelé sur sa désignation, la liste des articles sera classée sur la désignation et l’article le plus proche de la valeur tapée sera sélectionné dans la liste. 􀀳 Le tri sur les références fournisseurs affiche ces références tous les fournisseurs confondus. Il en est de même pour les références clients qui sont affichées tous les clients confondus. Bouton [Rechercher] Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Cette fonction est détaillée dans le «Manuel de la gamme». Bouton [OK] Valide l'article sélectionné. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet d’activer et de désactiver le mode catalogue qui facilite la sélection des articles en présélectionnant les familles auxquelles ils appartiennent. Cette méthode est particulièrement conseillée en cas de structuration des familles et des articles. Voir ci-après. Sélection d’un article – Mode catalogue La présentation en mode catalogue des articles et de leurs familles s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des articles. Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le structurant. Menu Traitement © Sage 2007 1428 Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties : 􀂉 La partie du haut liste le catalogue des familles d’articles. 􀂉 Celle du bas affiche les articles appartenant à la famille de dernier rang sélectionnée dans la liste du haut et ce de manière classique. Sélection des familles La sélection des familles s’effectue comme pour les familles d’articles. Voir le titre «Sélection des familles», page 391. Lorsqu’une famille est sélectionnée dans la zone du haut, non seulement les sous-familles qui peuvent en dépendre apparaissent mais la liste du bas ne comporte plus que les articles rattachés directement ou indirectement à cette famille. Il suffit alors de sélectionner la ligne de l’article désiré et de cliquer sur le bouton [OK] ou de valider. Les autres zones de la fenêtre sont identiques à celles de la gestion classique. Interrogation du stock de l'article Cette fenêtre s'ouvre par défaut au lancement de la commande. On y revient en cliquant sur le bouton [Interrogation stock]. Elle est illustrée plus haut. Le programme ajoute de lui-même une ligne donnant les totaux des stocks réels et à terme. Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les informations suivantes : 􀂉 Suivi stock : mode de suivi du stock de l'article tel qu'il a été enregistré dans le volet « Stock » de la fiche article. 􀂉 Substitution : article de substitution éventuellement saisi dans le même volet de la fiche article. Colonnes de la fenêtre Des colonnes présentent des particularités. Colonne Principal Affiche une icône ( ) pour la ligne du dépôt principal de l’article. Menu Traitement © Sage 2007 1429 Colonne Préparé Cette colonne affiche les quantités préparées mentionnées dans les préparations de livraison. Le tableau ci-dessous précise l’influence de ce type de stock sur les autres valeurs affichées et sur les quantités en stock en général. Fonctions complémentaires Les zones de sélections disposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les suivantes. Sélection des dépôts Liste déroulante offrant à choisir entre tous les dépôts (choix Tous les dépôts proposé par défaut) ou un dépôt particulier parmi ceux enregistrés dans la commande Dépôts de stockage (menu Structure). Sélection des emplacements Cette zone n’est active que si la gestion du multi-emplacement a été validée dans la fiche de l’entreprise. Dans ce cas elle donne le choix entre : 􀂉 Aucun emplacement : la sélection des lignes de l’article ne tient pas compte des emplacements. Si un dépôt est sélectionné dans la zone précédente, le programme cumulera les quantités de l’article de tous les emplacements du dépôt. 􀂉 Tous les emplacements : la sélection des lignes de l’article tient compte des emplacements.Si un dépôt est sélectionné dans la zone précédente, le programme affichera autant de lignes que d’emplacements du dépôt dans lesquels l’article est stocké. 􀂉 Liste des emplacements : la liste affiche tous les emplacements disponibles dans le dépôt sélectionné dans la zone précédente. Si aucun dépôt n’est sélectionné, ce choix n’est pas disponible. 􀀳 La fonction Personnaliser la liste permet d’afficher des colonnes relatives aux emplacements. Deuxième critère de sélection Cette liste déroulante n'est active que dans le cas où l'article sélectionné présente une particularité. Les choix qu'elle offre sont les suivants : 􀂉 Article à gamme : 􀂉 Gamme 1 : (valeur par défaut) le programme ne détaille pas chaque énuméré de la gamme et affiche des informations globales. 􀂉 Intitulé de gamme 1 : la liste affiche le détail des énumérés de la gamme 1. 􀂉 Enumérés de gamme 1 : la liste n'affiche que les valeurs en stock pour l'énuméré sélectionné. Cumuls Formule Commentaire Stock commandé Cumule les quantités des lignes de préparations de commande, des bons de commande fournisseurs et des préparations de fabrication Stock réservé Cumule les quantités des lignes des bons de commande clients Stock préparé Cumule les quantités des lignes des préparations de livraison Stock réel Cumule les quantités des entrées en stock et déduit les quantité sorties de stock Le stock préparé n’est pas déduit du stock réel Stock à terme Stock réel + Stock commandé – Stock réservé – Stock préparé Stock réservé contremarque Cumule les quantités des bons de commande clients ayant un lien contremarque Stock commandé contremarque Cumule les quantités des préparations de commande et des bons de commande fournisseurs ayant un lien contremarque Stock disponible Stock réel – Stock préparé – Stock réservé contremarque + Stock commandé contremarque Le stock préparé est géré comme le stock réservé contremarque Menu Traitement © Sage 2007 1430 Les stocks affichés sont résumés dans le tableau ci-dessous. Les énumérés de gamme s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀂉 Article à double gamme : voir plus loin. 􀂉 Article géré en sérialisé : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) le programme affiche des informations globales sans tenir compte des divers numéros de série. 􀂉 N° de série : le programme affiche le détail des numéros de série en stock. 􀂉 N° de série épuisés : le programme affiche le détail des numéros de série sortis du stock. Les numéros de série s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀀳 Utilisez la commande Archivage (menu Traitement) pour supprimer les numéros de série passés. 􀂉 Article géré par lots : 􀂉 Aucun : (valeur par défaut) le programme affiche des informations globales sans tenir compte des divers numéros de lots. 􀂉 N° de lot : le programme affiche le détail des numéros de lots en stock. 􀂉 N° de lot épuisés : le programme affiche le détail des numéros de lots sortis du stock. Les numéros de lots s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀀳 Utilisez la commande Archivage (menu Traitement) pour supprimer les numéros de lots passés. 􀂉 Article à conditionnement : 􀂉 Unité de vente : (valeur par défaut) le programme affiche des informations globales sans tenir compte des divers conditionnements. 􀂉 Intitulé du conditionnement : le programme affiche le détail des conditionnements en stock. 􀂉 Conditionnements : la liste n'affiche que les valeurs en stock pour le conditionnement sélectionné. Les conditionnements s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀀳 Rappel : le stock des articles à conditionnement est géré en unités de vente. Cette liste déroulante permet simplement de connaître le nombre de conditionnements qu’il est possible de vendre. Le conditionnement du stock est affiché par défaut. Les valeurs affichées dans le cas d'un article à simple gamme sont les suivantes. Gamme 2 Cette liste déroulante n'est active que dans le cas où l'article sélectionné est un article à double gamme. Les choix qu'elle offre sont les suivants : 􀂉 Gamme 2 (valeur par défaut), 􀂉 Intitulé de la gamme 2, 􀂉 Enuméré de gamme 2. Les énumérés de gamme 2 s'affichent dans la colonne Unité de vente à la suite de l'énuméré de gamme 1. Liste Gamme 1 ou Conditionnement Colonne Unité de vente Affichage pour chaque dépôt Gamme 1 ou Conditionnement Unité de vente de l'article Stock global de l'article Titre énuméré Enumérés de l'article Stocks par énumérés de gamme. Autant de lignes que d'énumérés. Enuméré particulier Enuméré sélectionné Stock pour l'énuméré sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 1431 Les stocks affichés dans le cas d'un article à double gamme sont résumés dans le tableau ci-dessous. Les colonnes affichées dans cette commande dépendent du paramétrage effectué dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Voir l’option «Organisation», page 172. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation stock article et qu’il est possible d’afficher sont les suivantes. Liste Gamme 1 Liste Gamme 2 Colonne Unité de vente Affichage pour chaque dépôt Gamme 1 Gamme 2 Unité de vente de l'article Stock global de l'article Intitulé gamme 2 Tous les énumérés de gamme 2 Stock de l'article pour chaque énuméré de gamme 2 sans distinction de gamme 1 Enuméré de gamme 2 particulier Enuméré de gamme 2 sélectionné Stock de l'énuméré de gamme 2 sélectionné sans distinction de gamme 1 Intitulé de gamme 1 Gamme 2 Tous les énumérés de gamme 1 Stock de chaque énuméré de gamme 1 sans distinction de gamme 2 Intitulé de gamme 2 Tous les énumérés de gamme 1 et de gamme 2 Stock de chaque couple énuméré de gamme 1/énuméré de gamme 2 Enuméré de gamme 2 particulier Tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Stocks de tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Enuméré de gamme 1 particulier Gamme 2 Unité de vente de l'article Stock global de l'énuméré de gamme 1 sélectionné sans distinction des énumérés de gamme 2 Intitulé de gamme 2 Enumérés de gamme 2 Stocks des énumérés de gamme 2 pour l'énuméré de gamme 1 sélectionné Enuméré de gamme 2 particulier Enumérés de gamme 1 et de gamme 2 sélectionnés Stock de l'énuméré de gamme 1 et de l'énuméré de gamme 2 sélectionnés Colonne Objet Type dépôt Une coche ( ) précise le dépôt principal de l'article. Intitulé dépôt Intitulé du dépôt de stockage. Emplacement Emplacement de l'article dans le dépôt. Unité de vente Cette colonne affiche : - l'unité de vente pour un article sans particularité, - le numéro de série pour un article sérialisé, - le numéro de lot pour un article géré par lots, - l'énuméré de gamme pour un article à gamme, - le couple d'énumérés de gamme pour un article à double gamme, - l'énuméré du conditionnement pour un article à conditionnement. Date fabrication Affiche la date de fabrication si le détail des articles sérialisé ou gérés par lots est demandé. Date péremption Affiche la date de péremption si le détail des articles sérialisé ou gérés par lots est demandé. Menu Traitement © Sage 2007 1432 􀀳 Vous pouvez, comme dans toute fenêtre de liste, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. Version En fonction des versions, certaines colonnes peuvent ne pas être disponibles. Menu contextuel – Interrogation du stock article Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation du stock article. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste de l'interrogation du stock article, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Voir / Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Stock réel Stock physique. Disponible = Stock réel + Commandé contremarque – Réservé contremarque Commandé Quantités enregistrées dans les : - préparations de commande, - bons de commande fournisseurs, - préparation de fabrication. Commandé contremarque Quantités enregistrées dans les : - préparations de commande, - bons de commande fournisseurs liés à une commande client. Réservé Quantités enregistrées dans le commandes clients. Réservé contremarque Quantités enregistrées dans le commandes clients liées à un document des achats. Stock à terme = Stock réel + Commandé – Réservé – Préparé CMUP = Valeur du stock / Stock réel Valeur du stock Valeur du stock. Quantité mini Quantité minimale exigée pour le dépôt correspondant (enregistrée dans le volet Stock de l'article). Quantité maxi Quantité maximale tolérée pour le dépôt correspondant (enregistrée dans le volet Stock de l'article). Dernier prix d'achat Dernier prix d'achat obtenu pour l'article dans un bon de livraison ou une facture fournisseur. Le dernier P.A. est le même pour tous les dépôts de stockage. Frais 1 Premier montant de frais enregistré dans le volet Stock de la fiche article. Frais 2 Deuxième montant de frais enregistré dans le volet Stock de la fiche article. Frais 3 Troisième montant de frais enregistré dans le volet Stock de la fiche article. Colonne Objet Menu Traitement © Sage 2007 1433 Personnaliser la liste – Interrogation du stock article On peut personnaliser la liste de l'interrogation du stock article soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste de l'interrogation du stock article affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Interrogation du stock prévisionnel de l’article Ce volet permet de consulter le stock prévisionnel de l’article en fonction des sorties prévues (bons de commandes clients) et des réceptions programmées (commandes de réapprovisionnement de l’article auprès des fournisseurs et de leurs dates de livraison prévisionnelles ou fabrications envisagées). On peut l’ouvrir en cliquant sur le bouton [Interrogation du stock prévisionnel] de la fenêtre de l’interrogation de compte article. Si des lignes de commande fournisseur non encore réceptionnées ne comportent pas de date de livraison, elles seront mentionnées dans la liste mais un message d’avertissement apparaîtra à l’ouverture de la fenêtre : « Il existe des lignes de commandes sans date de livraison. Le calcul du stock prévisionnel est faussé. [OK] » En-tête de la fenêtre Gamme Contrairement au volet d’interrogation du stock, la sélection des gammes de type Produit s’effectue par des zones disposées dans l’en-tête de la fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1434 Cette zone est double. Elle ne s’active que si l’article sélectionné est à gamme simple (dans ce cas la zone de gauche sert à la sélection de l’énuméré de gamme) ou double (dans ce cas la zone de gauche sert à la sélection de l’énuméré de gamme 1 et celle de droite à la sélection de l’énuméré de gamme 2). Zones de cumuls Les zones de cumuls en haut et à droite de la fenêtre donnent des informations très détaillées sur les prévisions de réception ainsi que sur celles de sortie de l’article : 􀂉 Stock disponible : affiche le stock disponible de l’article interrogé pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, la zone affiche le cumul des stocks tous dépôts confondus. 􀂉 Qté mini : affiche la quantité minimale enregistrée dans le volet «Stock» de l’article pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, le programme affiche le cumul des stocks minimaux tous dépôts confondus. 􀂉 Qté maxi : affiche la quantité maximale enregistrée dans le volet «Stock» de l’article pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, le programme affiche le cumul des stocks maximaux tous dépôts confondus. 􀂉 Délai de livraison : affiche le délai de livraison moyen mentionné dans le volet «Complément» de la fiche article. 􀂉 Rupture stock au : cette zone mentionne la date de la première rupture de stock observée dans le stock de l’article (marquée d’un point rouge dans la liste). Cette date peut être celle de la livraison ou de la fabrication si la pièce correspondante mentionne une telle date. Si la pièce ne mentionne pas une telle date, c’est la date du document qui sera reprise. 􀂉 Entrées prévues : cumul des entrées prévues pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, le programme affiche le cumul de toutes les entrées prévues sur tous dépôts confondus. Les entrées prises en compte sont celles des : 􀂉 Bons de commande fournisseurs, 􀂉 Préparations de fabrication, 􀂉 Ordres de fabrication. 􀂉 Sorties prévues : cumul des sorties prévues (bons de commandes clients) pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, le programme affiche le cumul de toutes les sorties prévues tous dépôts confondus. Les sorties prises en compte sont celles des bons de commande clients. 􀂉 Stock réel prévisionnel : stock à terme dans le dépôt sélectionné compte tenu du stock initial, des sorties et des entrées prévues. Si tous les dépôts sont sélectionnés, affichage du stock à terme global tous dépôts confondus. Il est déterminé de la façon suivante : Stock disponible + Entrées prévues – Sorties prévues 􀂉 CMUP : affiche le CMUP enregistré dans le volet «Stock» de l’article pour le dépôt sélectionné. Si tous les dépôts sont sélectionnés, le programme affiche le cumul des CMUP de tous dépôts confondus. 􀂉 Valeur du stock prévisionnel : produit du CMUP par le stock réel prévisionnel. Cette information peut être utile pour connaître la valeur du stock prévisionnel en particulier lorsque la sélection porte sur tous les dépôts. 􀀳 Pour les articles non gérés en stock (nomenclatures commerciales par exemple) seules les zones Entrées prévues, Sorties prévues et Stock prévisionnel sont renseignées. Colonnes de la fenêtre Un double clic sur une ligne ouvre le document correspondant. Les lignes sont classées par date de livraison et par type de mouvement (entrées en premier). Deux colonnes présentent une particularité. Colonne Date livraison/fabrication Il faut entendre par «livraison» la date à laquelle la livraison au client doit être effectuée mais aussi la date à laquelle le fournisseur doit livrer (date de réception en fait). Menu Traitement © Sage 2007 1435 Colonne P (Position) Affiche sous la forme d’un symbole la possibilité de livraison client de l’article interrogé. 􀂉 Vert : l’état des stocks des articles permet d’assurer les livraisons. 􀂉 Rouge : l’état des stocks ne permet pas d’assurer les livraisons. Fonctions annexes Ces fonctions sont disposées sur le bord inférieur de la fenêtre. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton ouvre une fenêtre «Sélection des mouvements» permettant de sélectionner les lignes affichées. Voir ci-dessous le titre «Sélection des mouvements – Interrogation du stock prévisionnel», page 1436. Sélection des dépôts Liste déroulante offrant à choisir entre tous les dépôts (choix Tous les dépôts proposé par défaut) ou un dépôt particulier parmi ceux enregistrés dans la commande Dépôts de stockage (menu Structure). Bouton [Associer un texte complémentaire] Ce bouton est actif si un texte complémentaire a été associé à la ligne sélectionnée. Il permet la visualisation du texte associé. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Bouton [Informations sur une ligne] Permet la visualisation de la totalité des informations stockées à la ligne. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton est disponible pour les lignes concernant des articles gérés en contremarque pour lesquels il existe un lien avec un document des achats. Il permet la visualisation des informations relatives au document lié. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Réapprovisionnement] Ce bouton n’est actif que lorsque la ligne sélectionnée précise que le stock prévisionnel est négatif c’est-à-dire qu’il ne permettra pas les livraisons prévues ultérieurement. L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre différente en fonction de l’article interrogé : 􀂉 S’il s’agit d’un article à nomenclature de fabrication, la fenêtre « Génération des documents » apparaît. Elle permet de lancer une préparation de fabrication pour la quantité d’articles mentionnée en négatif dans la colonne Stock prévisionnel sur la ligne sélectionnée au lancement de cette fonction et de corriger les effets de la rupture de stock. 􀂉 S’il s’agit d’un article d’un autre type, la fenêtre « Tarif fournisseurs » s’ouvre et permet de lancer un réapprovisionnement. Les quantité mentionnées sur cette fenêtre correspondent à celles qui sont Menu Traitement © Sage 2007 1436 nécessaires pour honorer les livraisons clients à venir. Il sera possible d’augmenter ces quantités dans la pièce générée. 􀀲 Si aucun fournisseur n’est référencé pour l’article sélectionné (dans le sous-volet «Fiche principale / Fournisseur» de la fiche article), la fenêtre «Tarif fournisseurs» ne s’ouvrira pas. La description de la fenêtre «Génération des commandes» est faite sous le titre «Génération des commandes - Réapprovisionnement», page 1234. Celle de la fenêtre «Tarif fournisseurs» est faite sous le titre «Tarif fournisseurs», page 842. Sélection des mouvements – Interrogation du stock prévisionnel L’utilisation du bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre d’interrogation du stock prévisionnel d’un article ouvre une fenêtre « Sélection des mouvements » permettant de sélectionner les lignes à afficher dans cette fenêtre. Domaine Liste réroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Tous : tous les domaines seront concernés. 􀂉 Vente : seules les lignes de documents des ventes s’afficheront. 􀂉 Achat : seules les lignes de documents des achats s’afficheront. 􀂉 Stock : seules les lignes de documents des stock s’afficheront. Tiers Zone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un tiers client ou fournisseur. Ils sont classés par ordre alphabétique de numéro sans distinction de leur qualité. Livraison de / à Permet de préciser une période d’interrogation. Afficher les ruptures de stock uniquement Case à cocher permettant, lorsqu’elle est cochée, de n’afficher que les lignes de documents affichant un carré rouge ( ) dans la colonne P, c’est-à-dire marquant une rupture totale de stock. Menu contextuel – Interrogation du stock prévisionnel de l’article Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation du stock prévisionnel de l’article. Il est identique à celui du volet «Interrogation du stock» de cette même fonction. Personnaliser la liste – Interrogation du stock prévisionnel de l’article On peut personnaliser la liste de l'interrogation du stock prévisionnel de l’article soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1437 La liste de l'interrogation du stock article affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Interrogation des tarifs de l'article Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur le bouton [Interrogation tarifs]. Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les informations suivantes : 􀂉 Prix d'achat : prix d'achat enregistré dans le volet «Fiche principale» de la fiche article. 􀂉 Coefficient : coefficient saisi dans le même volet de la fiche article. 􀂉 Prix de vente : prix de vente enregistré dans le même volet de la fiche article. Fonctions complémentaires Les zones de sélections disposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les suivantes. Catégories tarifaires Liste déroulante offrant à choisir entre : 􀂉 Catégories tarifaires : (valeur par défaut) la fonction affiche les différentes catégories tarifaires pour l'article considéré. 􀂉 Tarifs d'exception : la liste affiche les divers tarifs d'exception enregistrés pour l'article considéré. 􀂉 Références fournisseurs : la liste affiche les informations enregistrées dans les fiches fournisseurs de l'article. Menu Traitement © Sage 2007 1438 Deuxième critère de sélection Cette liste déroulante n'est active que dans le cas où l'article sélectionné présente une particularité. Les choix qu'elle offre sont les suivants : 􀂉 Article à gamme : 􀂉 Gamme 1 (valeur par défaut), 􀂉 Intitulé de gamme 1, 􀂉 Enumérés de gamme 1. Les tarifs affichés sont résumés dans le tableau ci-dessous. Les énumérés de gamme s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀂉 Article à conditionnement : 􀂉 Unité de vente : (valeur par défaut) le programme affiche les tarifs correspondant à l'unité de vente. 􀂉 Intitulé du conditionnement : le programme affiche le détail des tarifs des conditionnements. 􀂉 Conditionnements : la liste n'affiche que les tarifs correspondant au conditionnement sélectionné. Les conditionnements s'affichent dans la colonne Unité de vente. 􀀳 Les articles gérés en sérialisé ou par lots ne présentent aucune caractéristique particulière. Les tarifs affichés dans le cas d'un article à simple gamme sont les suivants. Gamme 2 Cette liste déroulante n'est active que dans le cas où l'article sélectionné est un article à double gamme. Les choix qu'elle offre sont les suivants : 􀂉 Gamme 2 (valeur par défaut), 􀂉 Intitulé de gamme 2, 􀂉 Enumérés de gamme 2. Les tarifs affichés dans le cas d'un article à double gamme sont résumés dans le tableau ci-dessous. Liste Gamme 1 ou Conditionnement Colonne Unité de vente Affichage lignes Gamme 1 ou Conditionnement Unité de vente de l'article Prix enregistrés dans le volet Fiche principale de l'article. Titre énuméré Enumérés de l'article Tarifs par énumérés de gamme. Autant de lignes que d'énumérés. Enuméré particulier Enuméré sélectionné Tarifs pour l'énuméré sélectionné. Liste Gamme 1 Liste Gamme 2 Colonne Unité de vente Affichage pour chaque catégorie tarifaire Gamme 1 Gamme 2 Unité de vente de l'article Prix enregistrés dans le volet Fiche principale de l'article. Intitulé gamme 2 Tous les énumérés de gamme 1 et de gamme 2 Tarifs de chaque couple énuméré de gamme 1/énuméré de gamme 2 Enuméré de gamme 2 particulier Tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Tarifs de tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Intitulé de gamme 1 Gamme 2 Tous les énumérés de gamme 1 et de gamme 2 Tarifs de chaque couple énuméré de gamme 1/énuméré de gamme 2 Intitulé de gamme 2 Idem Idem Menu Traitement © Sage 2007 1439 Les colonnes affichées dans cette commande dépendent du paramétrage effectué dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Voir l’option «Organisation», page 172. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation tarifs article et qu’il est possible d’afficher sont les suivantes. 􀀳 Vous pouvez, comme dans toute fenêtre de liste, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction des versions, certaines colonnes peuvent ne pas être disponibles. Enuméré de gamme 2 particulier Tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Tarifs de tous les énumérés de gamme 1 pour l'énuméré de gamme 2 sélectionné Enuméré de gamme 1 particulier Gamme 2 Tous les énumérés de gamme 2 pour l'énuméré de gamme 1 sélectionné Tarifs de tous les énumérés de gamme 2 pour l'énuméré de gamme 1 sélectionné Intitulé de gamme 2 Idem Idem Enuméré de gamme 2 particulier Enumérés de gamme 1 et de gamme 2 sélectionnés Tarifs de l'énuméré de gamme 1 et de l'énuméré de gamme 2 sélectionnés Colonne Catégorie tarifaire Tarifs d’exception Références fournisseurs Type Vide Vide Une coche ( ) précise le fournisseur principal Tarif Intitulé de la catégorie tarifaire N° du client N° du fournisseur Intitulé Intitulé de la catégorie tarifaire Intitulé du client Intitulé du fournisseur Unité de vente Voir descriptif des zones de sélection Prix d'achat Prix d'achat du volet Fiche principale P. A. chez le fournisseur Coefficient Coefficient de la catégorie Coefficient du tarif Absente Prix de vente Prix de vente de la catégorie Prix de vente du tarif Absente Devise Intitulé de la devise Remise Valeur de la remise ou mot «Gamme» si gamme de remise Unité d'achat Absente U.A. chez le fournisseur Conversion Absente Taux de conversion du fourn. Colisage Absente Colisage du fournisseur QEC Absente QEC pour le fournisseur Délai de livraison Délai de livraison de la fiche article Délai approvisionnement Absente Délai du fournisseur Dernier prix d'achat Dernier prix d'achat de l'article CMUP Valeur du stock / Stock réel % marge Marge calculée en % (Prix de vente / CMUP) Absente Marge en monnaie de tenue Marge calculée (Prix de vente – CMUP) Absente Liste Gamme 1 Liste Gamme 2 Colonne Unité de vente Affichage pour chaque catégorie tarifaire Menu Traitement © Sage 2007 1440 Menu contextuel – Interrogation des tarifs articles Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation des tarifs articles. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste de l'interrogation des tarifs article, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Voir / Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste – Interrogation des tarifs articles On peut personnaliser la liste de l'interrogation des tarifs article soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste de l'interrogation des tarifs article affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Interrogation commerciale de l'article Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur le bouton [Interrogation commerciale article] de la fenêtre d’interrogation du compte article. Menu Traitement © Sage 2007 1441 Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les informations suivantes : 􀂉 Quantités : total des quantités mouvementées pour l'article considéré. 􀂉 Chiffre d'affaires : somme des montants HT des lignes affichées. 􀂉 Marge : calculée comme Prix de vente – CMUP. 􀂉 Taux de remise : valeur moyenne de la remise appliquée (en pour-cent). Ces valeurs sont calculées en fonction des mouvements apparaissant dans la liste. Ces valeurs ne sont pas calculées dès lors que la sélection effectuée porte sur les documents des stocks. Fonctions complémentaires Les zones de sélections disposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les suivantes. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton permet d’effectuer des sélections supplémentaires concernant les mouvements affichés. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à une période, à un tiers et / ou à un numéro de série ou de lot pour les articles qui en possèdent. Par défaut tous les mouvements sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence du bouton [Sélectionner les lignes] change. Cette commande est décrite plus loin. Voir le titre «Sélection des mouvements – Interrogation commerciale article», page 1443. Sélection des documents La liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet la sélection du type de mouvements à afficher. Par défaut, seuls les documents des ventes sont affichés mais il est possible de sélectionner les mouvements des achats ou des stocks ou seulement les mouvements d’un seul type de document. Bouton [Associer un texte complémentaire] Ce bouton est actif si un texte complémentaire a été associé à la ligne sélectionnée. Il permet la visualisation du texte associé. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Bouton [Informations sur une ligne] Permet la visualisation de la totalité des informations de la ligne. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton est disponible pour les lignes concernant des articles gérés en contremarque pour lesquels il existe un lien avec un document des achats. Il permet la visualisation des informations relatives au document lié. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données pour les documents des ventes ou les documents des achats. La liste des mouvements peut être triée selon différents critères par le biais de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre de classement est le suivant : Menu Traitement © Sage 2007 1442 􀂉 sur le Type de document duquel est issue la ligne, un classement secondaire est effectué sur la date puis sur le numéro de pièce (tri par défaut) ; 􀂉 sur la Date du document duquel est issue la ligne, un classement secondaire est effectué sur le type puis sur le N° de pièce (ce bouton est inaccessible si une sélection est effectuée sur un type de document) ; 􀂉 sur le Tiers, un classement secondaire est réalisé sur le type du document, la date et sur le numéro de pièce du document duquel est issue la ligne. 􀀳 Les différentes possibilités de tris de la Barre de navigation sont inaccessibles dès lors qu’une sélection est effectuée par le biais du bouton Sélectionner les lignes. Un double clic sur un mouvement particulier entraîne l’affichage de l’intégralité du document contenant le mouvement sélectionné. On peut aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Menu contextuel – Interrogation commerciale article Un menu contextuel est disponible sur la liste de l’interrogation commerciale article. Deux fonctions ne sont pas disponibles dans ce menu : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une commande spécifique est disponible : Accéder à la fiche tiers/dépôt Cette commande n’est disponible que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Elle ouvre la fiche du tiers qui y est mentionné. 􀀳 Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette fonction, seule la fiche du tiers de la première ligne s’ouvrira. Personnaliser la liste – Interrogation commerciale article La personnalisation des colonnes de la fenêtre de l’interrogation commerciale article peut être lancée soit par une commande du menu contextuel soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. 􀀳 Pour que la fenêtre de personnalisation s’ouvre, il est nécessaire qu’une ligne soit ou ait été sélectionnée dans la liste. Menu Traitement © Sage 2007 1443 Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation commerciale article et qu’il est possible d’afficher sont celles qui ont été paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Vous trouverez la description de ces colonnes dans la partie du manuel traitant des documents des ventes, des achats ou des stocks. Il est possible d’ajouter une colonne Emplacement (de stockage) et une colonne Collaborateur. 􀀳 Vous pouvez, comme dans la saisie des documents, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction de la version utilisée, certaines colonnes peuvent ne pas apparaître. Sélection des mouvements – Interrogation commerciale article Un clic sur le bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre fait s'ouvrir une fenêtre de paramétrage. Tiers / Dépôts Zone composée de deux listes déroulantes permettant : 􀂉 l'une de sélectionner le type d'information : 􀂉 Client (valeur par défaut), 􀂉 Fournisseur ou 􀂉 Dépôt, 􀂉 et l'autre de choisir un de ces éléments en particulier. Période de / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à une période donnée. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. N° Série / Lot du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à un ou plusieurs numéros de série ou de lot. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1444 Impression de l’interrogation commerciale article Le bouton [Imprimer l'historique] ouvre une fenêtre de dialogue permettant d’imprimer un relevé des mouvements par article ou une liste des mouvements pour un ensemble d’articles. Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale article L’impression de l’interrogation commerciale article peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection plus détaillé. Ce format est détaillé plus loin. Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Domaine Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Ventes : permet l’impression des mouvements enregistrés dans les documents des ventes. 􀂉 Achats : permet l’impression des mouvements enregistrés dans les documents des achats. 􀂉 Stocks : permet l’impression des mouvements enregistrés dans les documents des stocks. Cette zone se positionne par défaut sur la catégorie sélectionnée dans la fenêtre de l'interrogation commerciale article. Type d’état Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Relevé par article : cette option permet l’impression d’un relevé des mouvements enregistrés par article. 􀂉 Liste des mouvements : il sera imprimé une liste des mouvements enregistrés tous articles confondus. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre dans lequel seront imprimés les mouvements : 􀂉 Date : les mouvements seront classés par article puis par date du document auquel ils appartiennent. 􀂉 N° de pièce : les mouvements figurant à l’impression sont classés par article puis par numéro de pièce du document auquel ils appartiennent. 􀂉 Tiers : le classement des mouvements s’effectue par article puis par numéro du tiers concerné. Menu Traitement © Sage 2007 1445 Documents Liste déroulante proposant la liste des documents correspondant à la valeur sélectionnée dans la zone Domaine. Seuls les mouvements correspondants au type de document sélectionné seront imprimés. Par défaut elle propose Tous. Date de / à Zones permettant de définir la période pour laquelle les mouvements enregistrés pour l’article doivent être sélectionnés. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Article de / à Zones de 18 caractères permettant la sélection d’un article ou d’un ensemble d’articles. Par défaut ces zones affichent la référence de l'article en cours de consultation. Tiers de / à Zones de 17 caractères permettant de limiter l’impression des mouvements à un tiers ou un ensemble de tiers (client / fournisseur). Cette zone est inactive dés lors que le domaine sélectionné est Stock. Bouton [OK] Ce bouton lance l'impression immédiate de l'état qui s'accompagne du choix d’un modèle de mise en page. Les modèles proposés se trouvent dans 􀂉 le dossier INTERROGATION qui lui-même se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS sur Windows, 􀂉 le dossier INTERROGATION qui lui-même se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARD sur Macintosh. La présentation et le contenu des relevés par article et liste des mouvements peuvent être modifiés par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale article Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée ouvre l’accès à la fenêtre du format de sélection. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le « Manuel de la gamme ». Menu Traitement © Sage 2007 1446 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Document vente entête / Document achat entête / Document stock entête / Documents Cette ligne de critère est affichée automatiquement par le programme en fonction du choix fait dans la zone Domaine de la fenêtre de sélection simplifiée. Si la modification du domaine est faite dans le format de sélection, il faut veiller à sélectionner manuellement le critère correspondant au type de document attendu et à supprimer celui qui est affiché par défaut (s'il ne convient pas). Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée. Export des états – Interrogation commerciale article Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation article Domaine Ventes, Achats, Stocks (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation article Type d'état Relevé par article, Liste des mouvements (1) Interrogation article Classement Date, N° de pièce, Tiers (1) Document vente entête Type Tous, liste des documents (1) et (2) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1447 Interrogation de compte affaire Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte affaire Cette commande permet d’obtenir des informations sur les codes affaires affectés aux pièces. Elle permet : 􀂉 d’obtenir des informations sur les lignes de pièces affectées à un compte ou code affaire, 􀂉 d’obtenir des informations sur les écritures comptables affectées à un compte ou code affaire, 􀂉 d’imprimer ces informations. Cette commande peut être appelée à partir de la fiche du code affaire concerné en cliquant sur le bouton [Interrogation affaires]. On peut également lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Interrogation affaire] des barres d'outils « Gestion des ventes », « Gestion des achats » et « Gestion des documents internes ». Cette fenêtre se compose de quatre parties : 􀂉 une zone d'en-tête permettant la sélection du code affaire concerné et permettant, à l'aide de boutons d'accéder à d'autres commandes ; 􀂉 une zone de cumuls concernant les valeurs affichées. Cette zone se trouve en haut et à droite de la fenêtre ; 􀂉 une liste d'informations, 􀂉 une zone de boutons donnant accès à des informations complémentaires. Cette zone est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Détail de la fenêtre – Interrogation de compte affaire En-tête de la fenêtre – Interrogation de compte affaire Toutes ces zones ainsi que les commandes auxquelles elles donnent accès sont décrites ci-après. 􀀳 Les anciennes versions du programme comportaient un bouton Retour à la fiche affaire qui a été remplacé par une lien sur l’intitulé de la zone Affaire. Menu Traitement © Sage 2007 1448 Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton permet d’afficher les différents mouvements auxquels le code affaire a été affecté. Bouton [Interrogation des documents] Ce bouton affiche la liste des documents rattachés au code affaire en cours de consultation. Ces documents peuvent appartenir à tous les domaines qu’il est possible de sélectionner par le biais de la zone à liste déroulante Type de document disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Bouton [Statistique par domaine] Ce bouton ouvre une fenêtre affichant les cumuls des valeurs affectées au code affaire et regroupées par domaine (ventes, achats, internes ou tous). Bouton [Statistique par famille] Ce bouton ouvre une fenêtre affichant les cumuls des valeurs affectées au code affaire et regroupées par famille d’article. Bouton [Interrogation comptable] Ce bouton permet d’afficher les différentes écritures comptables auxquelles le code affaire a été affecté. Bouton [Imprimer l’historique] Ce bouton permet de paramétrer l’impression des mouvements auxquels le code affaire a été affecté. Cette commande n'est disponible que dans le cadre des interrogations commerciale et comptable de l’affaire. Elle est décrite plus loin sous les titres correspondants. Affaire Cette liste déroulante permet de sélectionner un code affaire soit sur son numéro de section soit sur son intitulé. Utilisez ensuite la liste déroulante éditable à droite de cette zone pour sélectionner le code affaire proprement dit : 􀂉 soit en tapant son numéro de section ou son intitulé directement, 􀂉 soit en cliquant sur le bouton de liste déroulante pour ouvrir la liste des codes et y choisir celui que vous souhaitez. Si la valeur tapée ne correspond à aucun code affaire précis, le programme affiche une fenêtre de sélection. Cette fenêtre est décrite plus loin sous le titre «Sélection d'un code affaire». Le titre de cette zone est un lien qui donne accès à la fiche du code affaire sélectionné. Après enregistrement du numéro du code affaire, il est nécessaire de valider (appuyer sur la touche ENTREE) pour faire apparaître la liste des informations. 􀀲 Aucun contrôle n’est effectué sur la possible mise en sommeil du code affaire sélectionné. Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de faire défiler successivement les codes affaires. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de valider pour faire apparaître les informations qui sont alors automatiquement affichées. Les lignes qui composent le document sont décrites ci-dessous sous les titres «Interrogation du stock de l'article » et «Interrogation commerciale de l'article». Cumuls et valeurs – Interrogation de compte affaire Les cumuls et valeurs sont affichés dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la fonction. Ces valeurs dépendent des informations sur lesquelles porte l'interrogation affaire. Elles seront détaillées sous chaque titre particulier. Menu Traitement © Sage 2007 1449 Fonctions complémentaires – Interrogation de compte affaire Les boutons et zones de sélections disposés sur le bord inférieur de la fenêtre dépendent de l'objet de la consultation. Ils sont décrits sous chaque titre particulier. Type de document Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Dans toutes les fenêtres de cette fonction, sauf dans les statistiques par domaine, elle propose les choix suivants : 􀂉 Tous les documents, 􀂉 Documents des vente (valeur par défaut) ou un type de document particulier : 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Documents des achats ou un type de document particulier : 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Documents internes ou un type de document paramétré : 􀂉 Liste des documents internes. En ce qui concerne les statistiques par domaine, veuillez vous référer à la description de cette fenêtre. Sélection d'un code affaire – Interrogation de compte affaire Cette fenêtre s'affiche lorsque la valeur saisie dans la zone de sélection du code affaire ne correspond pas à une référence ou à une désignation précises. Pour sélectionner un code affaire, utilisez une des méthodes suivantes : 􀂉 Sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [OK] ou validez. 􀂉 Faites un double-clic sur sa ligne. 􀂉 Utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. Menu Traitement © Sage 2007 1450 􀀳 Le choix d'un article par cette méthode n'oblige pas à valider pour faire apparaître les lignes. Liste triée par Liste déroulante permettant de trier les articles par numéro ou par intitulé. Cette zone est paramétrée par défaut sur le type sélectionné dans la zone de sélection déjà citée. Bouton [OK] Valide l'article sélectionné. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Interrogation commerciale d’un compte affaire Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur le bouton [Interrogation commerciale] dans la fenêtre d’interrogation du compte affaire. Elle est proposée par défaut au lancement de la commande Interrogation de compte affaire. Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les informations suivantes. Ces informations dépendent d’une part de la sélection faite dans la zone Type de document sur le bord inférieur de la fenêtre et d’autre part du domaine auquel le code affaire est affecté. Les modes de calcul en fonction des domaines ou des documents particuliers sont résumés ci-dessous : 􀂉 Ventes : 􀂉 Chiffre d'affaires : somme des montants HT – somme des montants HT des avoirs – somme des montants HT des bons de retour, 􀂉 Marge : somme des montants HT – somme des prix de revient globaux, 􀂉 Taux de remise moyen : 􀂉 Achats : 􀂉 Chiffre d'affaires : somme des montants HT – somme des montants HT des avoirs – somme des montants HT des bons de retour, 􀂉 Marge : rien, 􀂉 Taux de remise moyen : 􀀳 Les documents internes n’ont aucune incidence sur ce genre de valeur. Ils sont donc ignorés dans les calculs. Ces valeurs sont calculées en fonction des mouvements apparaissant dans la liste et sélectionnés dans la zone à liste déroulante Sélection des documents disposée sur le bord inférieur de la fenêtre ou par le bouton [Sélectionner les lignes]. Le tableau ci-dessous précise les informations qui vont apparaître sur ces trois lignes. (Prix unitaire × Quantité) – Montant HT Prix unitaire × Quantité ------------------------------------------------------------------------------------------------- × 100 (Prix unitaire × Quantité) – Montant HT Prix unitaire × Quantité ------------------------------------------------------------------------------------------------- × 100 Sélection Chiffre d’affaire Marge Taux de remise moyen Tous les documents CA des ventes uniquement CA Vente - PR global Achat Taux de remise moyen de vente Menu Traitement © Sage 2007 1451 Lignes d’articles La zone centrale de la fenêtre présente tous les articles auxquels le code affaire a été affecté dans une pièce. Un double-clic sur une ligne ouvre le document dans le quel cette ligne apparaît. Fonctions complémentaires Les zones de sélections disposées sur le bord inférieur de la fenêtre sont les suivantes. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton permet d’effectuer des sélections supplémentaires concernant les mouvements affichés. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à une période, à un tiers et / ou à un numéro de série ou de lot pour les articles qui en possèdent. Par défaut tous les mouvements sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence du bouton Sélectionner les lignes change. Cette commande est décrite plus loin. Sélection des documents La liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet la sélection du type de mouvements à afficher. Par défaut, seuls les documents des ventes sont affichés mais il est possible de sélectionner les mouvements des achats, tous les mouvements ou seulement les mouvements d’un type de document. Bouton [Associer un texte complémentaire] Ce bouton est actif si un texte complémentaire a été associé à la ligne sélectionnée. Il permet la visualisation du texte associé. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Bouton [Informations sur une ligne] Permet la visualisation de la totalité des informations de la ligne. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton est disponible pour les lignes concernant des articles gérés en contremarque pour lesquels il existe un lien avec un document des achats. Il permet la visualisation des informations relatives au document lié. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. La liste des mouvements peut être triée selon différents critères par le biais de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre de classement est le suivant : 􀂉 sur le Type de document duquel est issue la ligne, un classement secondaire est effectué sur la date puis sur le numéro de pièce (tri par défaut) ; 􀂉 sur la Date du document duquel est issue la ligne, un classement secondaire est effectué sur le type puis sur le numéro de pièce (ce bouton est inaccessible si une sélection est effectuée sur un type de document) ; 􀂉 sur le Tiers, un classement secondaire est réalisé sur le type du document, la date et sur le numéro de pièce du document duquel est issue la ligne. Documents des ventes (tous ou individuellement) CA des ventes uniquement CA Vente - PR global Vente Taux de remise moyen de vente Documents des achats (tous ou individuellement) CA des achats uniquement Rien Taux de remise moyen d’achat Sélection Chiffre d’affaire Marge Taux de remise moyen Menu Traitement © Sage 2007 1452 􀀳 Les différentes possibilités de tris de la barre d'outils «Navigation» sont inaccessibles dès lors qu’une sélection est effectuée par le biais du bouton Sélectionner les lignes. Un double clic sur un mouvement particulier entraîne l’affichage de l’intégralité du document contenant le mouvement sélectionné. On peut aussi sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] ou le bouton Consulter de la barre d’outils « Navigation ». Menu contextuel – Interrogation commerciale comptes affaires Un menu contextuel est disponible sur la liste de l’interrogation commerciale des comptes affaires. Deux fonctions ne sont pas disponibles dans ce menu : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une commande spécifique est disponible : Accéder à la fiche Tiers Cette commande n’est disponible que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Elle ouvre la fiche du tiers qui y est mentionné. 􀀳 Si plusieurs lignes sont sélectionnées au lancement de cette fonction, seule la fiche du tiers de la première ligne s’ouvrira. Personnaliser la liste – Interrogation commerciale comptes affaires La personnalisation des colonnes de la fenêtre d’interrogation commerciale d’un compte affaire peut être ouverte soit par une commande du menu contextuel soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation commerciale affaire et qu’il est possible d’afficher sont celles qui ont été paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Menu Traitement © Sage 2007 1453 Vous trouverez la description de ces colonnes dans la partie du manuel traitant des documents des ventes et des achats. 􀀳 Vous pouvez, comme dans la saisie des documents, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction de la version du programme utilisée, certaines colonnes peuvent ne pas apparaître. Sélection des mouvements – Interrogation commerciale affaire Un clic sur le bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre fait s'ouvrir une fenêtre de paramétrage « Sélection des mouvements ». Client / Fournisseur / Numéro Zone composée de deux listes déroulantes permettant l'une de sélectionner le type d'information (Client, valeur par défaut, ou Fournisseur) et l'autre de choisir un de ces éléments en particulier. Période du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à une période donnée. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Cliquer sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Impression de l’interrogation commerciale Affaire Le bouton [Imprimer l'historique] ouvre une fenêtre de dialogue permettant d’imprimer un relevé des mouvements par affaire ou une liste des mouvements pour un ensemble d’affaires. Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale Affaire L’impression de l’interrogation commerciale Affaire peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1454 Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection plus détaillé. Ce format est détaillé plus loin. Voir le paragraphe «Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale Affaire», page 1455. Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Domaine Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Ventes + Achats : permet l’impression simultanée des mouvements enregistrés dans les documents des ventes et ceux des achats. Les ventes apparaissent en premier. 􀂉 Ventes : (valeur par défaut) permet l’impression des mouvements enregistrés dans les documents des ventes. 􀂉 Achats : permet l’impression des mouvements enregistrés dans les documents des achats. Cette zone se positionne par défaut sur la catégorie sélectionnée dans la fenêtre de l'interrogation commerciale affaire. Type d’état Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Relevé par affaire : (valeur par défaut) cette option permet l’impression d’un relevé des mouvements enregistrés par affaire. Un saut de page est effectué entre chaque affaire. 􀂉 Liste des mouvements : il sera imprimé une liste des mouvements enregistrés toutes affaires confondus. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre dans lequel seront imprimés les mouvements : 􀂉 Date : (valeur par défaut) les mouvements seront classés par affaire puis par date du document auquel ils appartiennent. 􀂉 Tiers : le classement des mouvements s’effectue par affaire puis par numéro du tiers concerné. 􀂉 N° de pièce : les mouvements figurant à l’impression sont classés par affaire puis par numéro de pièce du document auquel ils appartiennent. Documents Liste déroulante proposant la liste des documents correspondant à la valeur précédemment sélectionnée dans la zone Domaine. Seuls les mouvements correspondants au type de document sélectionné seront imprimés. Par défaut elle propose Tous. Dans le cas où la sélection dans la zone Domaine porte sur Ventes + Achats, cette zone propose les choix suivants : 􀂉 Tous, 􀂉 FC, Menu Traitement © Sage 2007 1455 􀂉 FC + FA, 􀂉 FC + FA + BL, 􀂉 FC + FA + BL + BC. Date de / à Zones permettant de définir la période pour laquelle les mouvements enregistrés pour l’article doivent être sélectionnés. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Affaire de / à Zones de 18 caractères permettant la sélection d’une affaire ou d’un ensemble d’affaires. Par défaut ces zones affichent le numéro du code affaire en cours de consultation. N° tiers de / à Zones de 17 caractères permettant de limiter l’impression des mouvements à un tiers ou un ensemble de tiers (client / fournisseur). Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans l’impression. Bouton [OK] Ce bouton lance l'impression immédiate de l'état qui s'accompagne du choix d’un modèle de mise en page. Les modèles proposés se trouvent dans : 􀂉 le dossier INTERROGATION qui lui-même se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS sur Windows, 􀂉 le dossier INTERROGATION qui lui-même se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARD sur Macintosh. La présentation et le contenu des relevés par article et liste des mouvements peuvent être modifiés par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale Affaire Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée ouvre l’accès à la fenêtre de format de sélection suivante. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Menu Traitement © Sage 2007 1456 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Interrogation affaire / Documents Cette ligne de critère n’apparaît que si le choix Ventes + Achats a été fait auparavant dans la zone Domaine de la fenêtre de sélection simplifiée. Si la modification du domaine est faite dans le format de sélection, il faut veiller à sélectionner manuellement le critère correspondant au type de document attendu et à supprimer celui qui est affiché par défaut (s'il ne convient pas). Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Document vente / achat entête / Type Cette ligne de critère n’apparaît que si l’un des choix Ventes ou Achats a été fait auparavant dans la zone Domaine de la fenêtre de sélection simplifiée. Si la modification du domaine est faite dans le format de sélection, il faut veiller à sélectionner manuellement le critère correspondant au type de document attendu et à supprimer celui qui est affiché par défaut (s'il ne convient pas). Export des états – Interrogation commerciale Affaire Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données de l’interrogation commerciale affaire en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation affaire Domaine Ventes + Achats, Ventes, Achats (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation affaire Type d'état Relevé par affaire, Liste des mouvements (1) Interrogation affaire Classement Date, Tiers, N° de pièce (1) Interrogation affaire Documents Tous, FC, FC + FA, FC + FA + BL, FC + FA + BL + BC (2) Interrogation affaire Inclure les documents internes Oui, Non (1) Interrogation affaire Code famille A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document ligne Affaire Code affaire consulté, A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Document vente/achat entête Type Tous, Liste des documents de vente et / ou d’achat (2) Menu Traitement © Sage 2007 1457 Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Interrogation des documents d’un compte affaire Cette fonction permet l’interrogation commerciale du détail des mouvements du compte affaire. On la fait apparaître en cliquant sur le bouton [Interrogation des documents]. Les particularités de cette fenêtre par rapport à la précédente sont les suivantes. Colonne Type de document Cette colonne représente par une icône le type de la pièce affichée. Veuillez vous reporter aux explications données pour les Documents des ventes, les Documents de achats et les Documents internes pour en connaître la signification. Statistiques affaire par domaine Cette fenêtre affiche les informations par domaine reprises du volet « Statistiques » de la fiche du code affaire. On la fait apparaître en cliquant sur le bouton [Statistique par domaine]. Voir la fonction «Codes affaires», page 573. Menu Traitement © Sage 2007 1458 Cumuls et valeurs La zone disposée en haut et à droite de la fenêtre donne les informations suivantes : 􀂉 Objectif ventes : reprise de la valeur saisie dans la zone CA Vente du volet « Statistiques / Réalisation des objectifs » de la fiche du code affaire ; 􀂉 Réalisations ventes : affiche le cumul des BC vente et FA vente ; 􀂉 Objectif achats : reprise de la valeur saisie dans la zone CA Achat du volet « Statistiques / Réalisation des objectifs » de la fiche du code affaire ; 􀂉 Réalisations achats : affiche le cumul des BC achat et FA achat ; 􀂉 Marge : affiche la marge en tenant compte des documents internes si le domaine Tous ou Documents internes a été sélectionné (dans la zone sur le bord inférieur de la fenêtre). Colonnes de la fenêtre Les colonnes affichées sont les suivantes. Colonne Type document Affiche les valeurs correspondant aux documents du domaine sélectionné dans la zone Type de document : 􀂉 BC ventes, 􀂉 PL ventes, 􀂉 BL ventes, 􀂉 FA ventes, 􀂉 BC achats, 􀂉 BL achats, 􀂉 FA achats, 􀂉 Liste des types de documents internes. Colonne CA HT facturé Propose le chiffre d’affaire calculé à partir des documents sélectionnés. Colonne % CA / objectif Présente le pourcentage du CA par rapport à l’objectif global fixé. Colonne % CA / Réalisations Présente le pourcentage du CA pour le type de document par rapport aux réalisations globales. Colonne % Ecart Affiche, en pourcentage, la différence entre le CA sur les réalisations et le CA sur les objectifs. Colonne Marge Affiche la marge pour le type de document par domaine. Fonctions complémentaires Types de documents Zone à liste déroulante disposée sur la bord inférieur de la fenêtre et proposant les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Ventes, 􀂉 Achats, 􀂉 Liste des documents internes. 􀀳 Cette fenêtre propose un menu contextuel qui ne propose que les commandes classiques de ces menus. Elle dispose également d’une fonction Personnaliser la liste qui ne propose que les colonnes décrites cidessus. On peut en masquer mais on ne peut pas en ajouter. Menu Traitement © Sage 2007 1459 Statistiques affaire par familles Cette fenêtre donne des fonctions identiques à celles de la précédente mais, dans ce cas, les informations sont données par famille d’article. On la fait apparaître en cliquant sur le bouton [Statistique par famille]. Pour toutes explications sur cette fenêtre, reportez-vous au titre «Statistiques affaire par domaine», page 1457. Colonne Famille Reprend la liste des familles issues de la fonction Structure / Familles d’articles. Interrogation comptable d’un compte affaire Cette fenêtre s'ouvre en cliquant sur le bouton [Interrogation comptable] dans la fenêtre d’interrogation du compte affaire. Cumuls et valeurs La partie supérieure droite de la fenêtre affiche les informations suivantes : 􀂉 Totaux : représente les cumuls des montants débiteurs et créditeurs analytiques affichés à l’écran, 􀂉 Solde affaire : solde débiteur ou créditeur des écritures analytiques affichées, Fonctions complémentaires Un bouton de sélection est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1460 Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton permet d’effectuer de sélectionner des écritures. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à une période ou à un compte ou une fourchette de comptes comptables. Par défaut tous les mouvements sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence du bouton [Sélectionner les lignes] change. Cette commande est décrite plus loin. La liste des mouvements peut être triée selon différents critères par le biais de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre de classement est le suivant : 􀂉 sur le Code journal, 􀂉 sur le N° de compte général, 􀂉 sur la Date d’écriture. Menu contextuel – Interrogation comptable affaire Un menu contextuel est disponible sur la liste de l’interrogation comptable des comptes affaires. Des fonctions ne sont pas disponibles dans ce menu : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste – Interrogation comptable affaire La personnalisation des colonnes de la fenêtre d’interrogation comptable de code affaire peut être ouverte soit par une commande du menu contextuel soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation comptable affaire et qu’il est possible d’afficher sont celles qui ont été paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Vous trouverez la description de ces colonnes dans la partie du manuel traitant des fonctions comptables ou bien dans le manuel de référence du programme Sage Comptabilité 100 si vous possédez ce programme. Menu Traitement © Sage 2007 1461 􀀳 Vous pouvez, comme dans la saisie des documents, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction de la version du programme utilisée, certaines colonnes peuvent ne pas apparaître. Sélection des mouvements comptables – Interrogation comptable affaire Un clic sur le bouton [Sélectionner les lignes] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre fait s'ouvrir une fenêtre de paramétrage «Sélection des écritures». Date du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des écritures à une période donnée. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Compte du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à un ou plusieurs comptes généraux comptables. Bouton OK Cliquer sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton Annuler Referme la fenêtre sans rien faire. Impression de l’interrogation comptable Affaire Le bouton [Imprimer l'historique] ouvre une fenêtre de dialogue permettant d’imprimer un relevé des mouvements par affaire ou une liste des mouvements pour un ensemble d’affaires. Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation comptable Affaire L’impression de l’interrogation comptable Affaire peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection plus détaillé. Ce format est détaillé plus loin. Menu Traitement © Sage 2007 1462 Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Affaire de / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à un ou plusieurs codes affaires. Par défaut, celui en cours de consultation est proposé. Date du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des écritures à une période donnée. Par défaut les dates extrêmes de l’exercice en cours sont proposées. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Ce bouton lance l'impression immédiate de l'état qui s'accompagne du choix d’un modèle de mise en page. La présentation et le contenu des relevés par article et liste des mouvements peuvent être modifiés par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Bouton [Annuler] Referme la fonction sans rien faire. Format de sélection – Impression de l’interrogation comptable Affaire Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée ouvre l’accès à la fenêtre de format de sélection suivante. 􀀳 Les formats de sélection, les boutons proposés, les méthodes de saisie et de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Fichier Champ Choix proposés Voir Extrait analytique Report antérieur exo en cours Oui, Non (2) Extrait analytique Report antérieur exo antérieur( s) Oui, Non (2) Extrait analytique Imp. des écritures de report Oui, Non (2) Sélection standard Date Exercice courant, A saisir (1) Extrait analytique Plan analytique Code affaire consulté, A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Traitement © Sage 2007 1463 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Extrait analytique / Report antérieur exo en cours Demande l’impression du solde de toutes les écritures antérieures à la période sélectionnée. Extrait analytique / Report antérieur exo antérieurs Demande l’impression du solde des exercices antérieurs. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Export des états – Interrogation comptable Affaire Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1464 Interrogation de compte collaborateur Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte collaborateur Cette fonction permet d’interroger les comptes des collaborateurs représentants, acheteurs et réceptionnaires et de connaître le chiffre d’affaire qu’ils ont dégagé. 􀀳 Cette fonction s’appelait Interrogation de compte représentant dans les versions précédentes du programme. Elle peut être appelée à partir de la fiche du collaborateur concerné en cliquant sur le bouton [Interrogation commerciale]. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Interrogation de compte collaborateur] des barres d’outils « Gestion des ventes » et « Gestion des achats ». Description de la fenêtre – Interrogation de compte collaborateur Cette fenêtre se compose de quatre parties : 􀂉 une zone d'en-tête permettant la sélection du collaborateur concerné et permettant, à l'aide de boutons d'accéder à d'autres commandes ; 􀂉 une zone de cumuls concernant les valeurs affichées ; cette zone se trouve en haut et à droite de la fenêtre ; 􀂉 une liste d'informations, 􀂉 une zone de boutons donnant accès à des informations complémentaires. Cette zone est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Toutes ces zones ainsi que les commandes auxquelles elles donnent accès sont décrites ci-après. Zones de l’entête Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton permet d’afficher l’historique des mouvements enregistrés pour le collaborateur sélectionné. Bouton Interrogation des documents Ce bouton affiche à l’écran la liste des documents enregistrés pour le collaborateur considéré. Menu Traitement © Sage 2007 1465 Bouton [Imprimer l’historique] Il vous permet de paramétrer l’impression de l’extrait de compte commercial du collaborateur. Collaborateur Zone à liste déroulante permettant la sélection d’un collaborateur représentant, acheteur ou réceptionnaire. 􀀳 La sélection des collaborateurs de type uniquement Caissier n’est pas possible. Un message d’erreur s’affichera. « Le type du collaborateur XXX est incorrect ! [OK] » 􀀲 Il est nécessaire de valider après sélection d’un collaborateur pour faire apparaître le détail des lignes. L’intitulé de cette zone est un lien qui permet d’ouvrir la fiche du collaborateur sélectionné. Si la valeur saisie n’existe pas dans le fichier, la fenêtre de sélection des collaborateurs s’affiche. Voir les explications données sur cette fenêtre sous le titre «Sélection d'un collaborateur», page 1466. Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » permettent de faire défiler successivement les collaborateurs. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de valider pour faire apparaître les mouvements qui sont alors automatiquement affichés. Les lignes qui composent le document sont décrites ci-dessous sous les titres «Interrogation commerciale du collaborateur», page 1467 et «Interrogation des documents d’un collaborateur», page 1472. Cumuls et valeurs Les cumuls et valeurs sont affichés dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la fonction. Ces valeurs (le Chiffre d’affaires, la Marge et le Taux de remise moyen) sont calculés en fonction des mouvements apparaissant dans la liste. Fonctions complémentaires Les boutons et zones de sélections disposés sur le bord inférieur de la fenêtre sont décrits ci-dessous. Bouton [Sélectionner les mouvements] Ce bouton permet d’effectuer des sélections supplémentaires concernant les mouvements affichés. Il permet de limiter l’affichage des mouvements à un client, un fournisseur ou à un dépôpt. Par défaut tous les mouvements du tiers sélectionné dans l’en-tête sont affichés. Dès lors qu’une sélection est effectuée, l’apparence de ce bouton change. Voir le titre «Sélection des mouvements – Collaborateur», page 1468. Sélection des documents Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Dans toutes les fenêtres de cette fonction elle propose les choix suivants : 􀂉 Tous les documents, 􀂉 Documents des vente (valeur par défaut) ou un type de document particulier : 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, Menu Traitement © Sage 2007 1466 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Documents internes ou un type de document paramétré : 􀂉 Liste des documents internes. Bouton [Associer un texte complémentaire] Ce bouton est actif si un texte complémentaire a été associé à la ligne sélectionnée. Il permet la visualisation du texte associé. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Bouton [Informations sur une ligne] Permet la visualisation de la totalité des informations stockées à la ligne. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton est disponible pour les lignes concernant des articles gérés en contremarque pour lesquels il existe un lien avec un document des achats. Il permet la visualisation des informations relatives au document lié. Aucune modification n’est possible à ce niveau. Voir les explications données sur la fenêtre qui s’affiche dans les commandes Documents des ventes ou Documents des achats. Sélection d'un collaborateur Une fenêtre «Sélection d’un collaborateur» s'affiche lorsque la valeur saisie dans la zone de sélection du collaborateur ne correspond pas à un numéro précis. La liste propose des informations paramétrables. Pour ce faire, voir, dans le paragraphe concernant les documents des ventes la partie intitulée «Personnaliser les colonnes de la liste de sélection d’un client», page 749. Les colonnes peuvent être déplacées, agrandies ou rétrécies. Leur position à la fermeture du programme est enregistrée pour les sessions suivantes. Pour sélectionner un client, utilisez une des méthodes suivantes : 􀂉 Sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [OK] ou validez. 􀂉 Faites un double-clic sur sa ligne. 􀂉 Utilisez les touches HAUT, BAS, PAGE PRECEDENTE, PAGE SUIVANTE, ORIGINE ou FIN puis validez. 􀀳 Le choix d'un collaborateur par cette dernière méthode n'oblige pas à valider pour faire apparaître les lignes d'articles. Bouton Rechercher Ce bouton donne un accès direct à la fonction Edition / Rechercher/Remplacer. Menu Traitement © Sage 2007 1467 Cette fonction est décrite dans le «Manuel de la gamme». Bouton [OK] Valide le client sélectionné. Bouton ]Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Interrogation commerciale du collaborateur Par défaut cette commande vous propose l’interrogation commerciale du collaborateur sélectionné. Elle affiche alors l’ensemble des lignes des documents se rapportant au collaborateur. Le détail des mouvements peut être affiné par les outils de sélection présentés plus haut. La liste des mouvements peut être triée selon différents critères par le biais de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ». L’ordre de classement est le suivant : 􀂉 Type de document duquel est issue la ligne ; un classement secondaire est effectué sur la date puis sur le numéro de pièce (tri par défaut) ; 􀂉 Date du document duquel est issue la ligne ; un classement secondaire est effectué sur le type puis sur le numéro de pièce (ce bouton est inaccessible si une sélection est effectuée sur un type de document) ; 􀂉 Tiers ; classement sur le tiers mentionné sur la ligne ; un classement secondaire est réalisé sur le type du document, sur la date et sur le numéro de pièce du document duquel est issue la ligne. 􀀳 La zone Tri de la barre d’outils «Navigation» est inaccessible dès lors qu’une sélection est effectuée par le biais du bouton Sélectionner les lignes. Le fait d'effectuer un double clic sur un mouvement particulier permet l’affichage de l’intégralité du document contenant le mouvement sélectionné. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation commerciale collaborateur et qu’il est possible d’afficher sont celles paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Voir l’option «Organisation», page 172. Nous renvoyons le lecteur aux descriptions faites dans les paragraphes sur les documents des ventes pour connaître la destination de ces colonnes. 􀀳 Vous pouvez, comme dans toute fenêtre de liste, agrandir ou déplacer les colonnes de votre choix. En fonction des versions, certaines colonnes peuvent ne pas être disponibles. Menu Traitement © Sage 2007 1468 Sélection des mouvements – Collaborateur Un clic sur le bouton [Sélectionner les mouvements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre fait s'ouvrir une fenêtre de paramétrage « Sélection des mouvements ». Sélection Cette zone est double : 􀂉 La partie gauche est une zone à liste déroulante qui permet de sélectionner ce sur quoi les mouvements vont s’afficher pour le collaborateur : 􀂉 Client, 􀂉 Fournisseur, 􀂉 Dépôt. 􀂉 La partie de droite permet de sélectionner une des valeurs correspondant à la sélection dans la zone de gauche. Période du / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à une période donnée. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Cliquer sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu contextuel de l’interrogation commerciale collaborateur Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de l’interrogation commerciale collaborateur. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n’est pas possible, sur la liste de l'interrogation commerciale collaborateur, d’utiliser les commandes suivantes : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Menu Traitement © Sage 2007 1469 Personnaliser la liste de l’interrogation commerciale collaborateur On peut personnaliser la liste de l'interrogation commerciale collaborateur soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste de l'interrogation commerciale collaborateur affiche par défaut les colonnes paramétrées dans l'option Organisation de la fiche de l'entreprise. Suivant les paramétrages faits, on peut afficher ou masquer certaines d'entre elles. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Voir également l’option «Organisation », page 172. Impression de l’interrogation commerciale collaborateur Le bouton [Imprimer] ouvre une fenêtre de dialogue « Interrogation commerciale collaborateur » permettant d’imprimer un relevé des mouvements par collaborateur ou une liste des mouvements pour un ensemble de collaborateurs. Sélection simplifiée – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur L’impression de l’interrogation commerciale collaborateur peut être paramétrée soit à partir d’une fenêtre de sélection simplifiée soit à partir d’un format de sélection. Bouton [Plus de critères] Bouton permettant d’accéder à un format de sélection permettant des sélections plus complexes. Voir plus loin le paragraphe «Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur », page 1471. Menu Traitement © Sage 2007 1470 Bouton [Imprimer en différé] Bouton permettant l’enregistrement du paramétrage de l’impression en mémoire. L’impression pourra être lancée ultérieurement par la commande Fichier / Impression différée…. Type d’état Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Relevé par collaborateur : cette option permet l’impression d’un relevé des mouvements enregistrés par collaborateur, 􀂉 Liste des mouvements : une liste des mouvements enregistrés tous collaborateurs confondus sera imprimée. Domaine Liste déroulante permettant de sélectionner le domaine sur lequel vont porter les documents imprimés : 􀂉 Ventes (valeur par défaut), 􀂉 Achats, 􀂉 Stocks. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre dans lequel seront imprimés les mouvements : 􀂉 Date : les mouvements seront classés par collaborateurs puis sur la date du document auquel ils appartiennent. 􀂉 Client : le classement des mouvements s’effectue par client puis par référence article concernée. 􀂉 N° de pièce : les mouvements imprimés sont classés par numéro de pièce du document (auquel ils appartiennent). Documents Liste déroulante proposant la liste des documents de vente. Seuls les mouvements correspondants au type de document sélectionné seront imprimés. Un item, Tous, permet de sélectionner tous les documents simultanément dans le domaine des ventes. Date de / à Zones permettant de définir la période sur laquelle les mouvements enregistrés pour le clients doivent être sélectionnés. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. collaborateur de / à Zones permettant de limiter l’impression des mouvements à un collaborateur ou à un ensemble de collaborateurs. Client de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un client ou d’un ensemble de clients. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans l’impression. Bouton [OK] Lance l'impression suivant les critères sélectionnés. Au lancement de l’impression, il vous est demandé l’ouverture d’un modèle de mise en page. La présentation et le contenu des relevés par tiers et liste des mouvements peuvent être modifiés par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1471 Format de sélection – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur Le bouton [Plus de critères] de la fenêtre de sélection simplifiée de l’interrogation commerciale tiers ouvre l’accès à la fenêtre de format de sélection suivante. Les formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour réaliser une sélection plus détaillée. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation collaborateur Domaine Ventes, Achats, Stocks (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation collaborateur Type d'état Relevé par collaborateur, Liste des mouvements (1) Interrogation collaborateur Classement Date, Client, N° de pièce (1) Interrogation collaborateur Inclure les documents internes Non, Oui (1) Document vente entête Type Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée (1) collaborateurs Nom Compte collaborateur interrogé, A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1472 Export des états – Impression de l’interrogation commerciale collaborateur Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données de l’interrogation commerciale collaborateur en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Interrogation des documents d’un collaborateur Cette fonction permet l’interrogation commerciale du détail des mouvements du compte affaire. On la fait apparaître en cliquant sur le bouton [Interrogation des documents]. Les particularités de cette fenêtre par rapport à la précédente sont les suivantes. Collaborateur Le titre de cette zone est un lien hypertexte qui ouvre la fiche du collaborateur sélectionné. Colonne Type de document Cette colonne représente par une icône le type de la pièce affichée. Veuillez vous reporter aux explications données pour les Documents des ventes et les Documents internes pour en connaître la signification. 􀀳 Aucune fonction d’impression n’est disponible sur cette fenêtre. Bouton [Sélection des mouvements] Le bouton [Sélectionner les mouvements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner le client, le fournisseur ou le dépôt dont on veut afficher les mouvements. Ce bouton a un rôle identique à celui de la fenêtre « Interrogation commerciale ». Voir plus haut le titre «Sélection des mouvements – Collaborateur», page 1468. Menu Traitement © Sage 2007 1473 Suivi traçabilité série/lot Traitement / Suivi traçabilité série/lot Cette fonction permet de suivre l’évolution des articles gérés par numéros de série ou de lot, en particulier sur les points suivants : 􀂉 «Interrogation des valeurs globales – Suivi traçabilité série/lot», page 1473, 􀂉 «Interrogation des stocks – Suivi traçabilité série/lot», page 1476, 􀂉 «Interrogation des composés – Suivi traçabilité série/lot», page 1477, 􀂉 «Interrogation commerciale – Suivi traçabilité série/lot», page 1483. Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Interrogation de suivi traçabilité série/lot] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Interrogation des valeurs globales – Suivi traçabilité série/lot Cette fenêtre s’ouvre par défaut au lancement de la fonction Suivi traçabilité série/lot. Elle permet d’avoir une vision globale des entrées et des sorties de tous les articles portant une même référence ou bien d’interroger un numéro de série ou de lot en particulier. Cette interrogation peut être encore plus précise en portant sur les valeurs enregistrées dans le champ Complément série/lot ou dans les informations libres de type Numéro série/lot affectées à l’article ou sur les dates de fabrication ou de péremption. On peut revenir à cette fenêtre quand on en consulte une autre en cliquant sur le bouton [Interrogation valeurs globales]. En-tête de la fenêtre Les zones et boutons de l’en-tête sont présents dans toutes les fenêtres de cette fonction. Bouton [Interrogation valeurs globales] Ce bouton permet de revenir à cette première fenêtre quand on en consulte une autre. Bouton [Interrogation du stock] Ce bouton ouvre une fenêtre «Interrogation des stocks – Suivi traçabilité série/lot», page 1476 qui permet de connaître l’état complet du stock du numéro de série ou de lot de l’article. Menu Traitement © Sage 2007 1474 Bouton [Interrogation composés] Ce bouton ouvre une fenêtre «Interrogation des composés – Suivi traçabilité série/lot», page 1477 qui permet d’être informé sur la fabrication des articles à nomenclature et à numéro de série ou de lot. Bouton [Interrogation commerciale] Ce bouton ouvre une fenêtre «Interrogation commerciale – Suivi traçabilité série/lot», page 1483 qui permet de connaître le suivi commercial de l’article. Bouton [Imprimer l’historique] Ce bouton n’est disponible que dans les fenêtres d’interrogation des composés et d’interrogation commerciale de l’article à série/lot. Il permet d’imprimer le détail des fabrications et l’historique des mouvements. Voir les titres «Impression de l’interrogation numéro de série/lot», page 1480 et «Impression de l’interrogation commerciale série/lot», page 1487. Référence / Désignation article Cette zone est double. Elle permet de sélectionner un article sur sa Référence ou sa Désignation. Aucune sélection particulière n’est faite sur les articles proposés dans la liste ouverte par la zone de sélection de l’article. La sélection des articles s’effectue comme dans le cas des documents des ventes. Voir le titre «Sélection d’un article – Documents des ventes», page 782 pour plus de précisions. Si vous sélectionnez un article qui n’est pas géré par numéro de série ou de lot, un message s’affiche : « L’article n’a pas de suivi de stock sérialisé ou par lot ! [OK] » La désignation de cette zone est un lien qui ouvre la fiche de l’article sélectionné. Ce lien n’est actif que si l’article mentionné est sérialisé ou par lot. Si vous validez après saisie ou sélection de la référence ou de la désignation de l’article, la fenêtre affichera des informations globales sur tous les articles portant cette référence. N° série/lot Cette zone sert à la saisie ou à la sélection d’un numéro de série ou de lot particulier. Dès la sélection de la référence ou de la désignation d’un tel article, le bouton de liste déroulante de cette zone ouvre une liste affichant tous les numéros qui ont été enregistrés pour cet article. Il est alors possible d’en sélectionner un et de valider. Les colonnes de la fenêtre affichent alors les informations propres à ce numéro de série ou de lot. 􀀲 L’utilisation des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » ne modifie pas le contenu de cette zone. Pour sélectionner une numéro de série ou de lot du nouvel article sélectionné, il est nécessaire d’effacer la valeur affichée et de recommencer la sélection. Complément série/lot / Date de péremption / Date de fabrication Cette zone à liste déroulante est double : 􀂉 A sa partie gauche, elle propose les désignations des champs suivants : 􀂉 Complément série/lot : champ qu’il est possible d’afficher dans toutes les fenêtres dans lesquelles des numéro de série ou de lot peuvent être saisis. 􀂉 Date de péremption : date de péremption éventuellement enregistrée dans les articles gérés en série/lot. Tous les articles dont la date de péremption est antérieure à celle mentionnée dans ces zones seront affichés. 􀂉 Date de fabrication : date à laquelle les articles recherchés seront sélectionnés. 􀂉 Liste des informations libres de type Numéro série/lot : liste des informations libres spécifiques aux articles gérés par numéro de série ou de lot. Ces informations libres sont paramétrées dans l’option Information libre de la fiche de l’entreprise et leur contenu peut être saisi dans les principales fonctions enregistrant l’entrée en stock d’article à numéro de série ou de lot. Menu Traitement © Sage 2007 1475 􀂉 A sa partie droite, une zone permettant la saisie d’une des informations enregistrées dans le champ sélectionné à gauche. La saisie doit être faite de manière strictement identique à la valeur enregistrée. La validation à ce niveau fait s’afficher le ou les articles dans la fiche desquels on a enregistré la valeur saisie ici. Pour les dates de péremption, voir les informations données plus haut. Si la valeur saisie ne correspond pas à une valeur existante, le programme n’affiche aucune valeur. 􀀳 Cette sélection est particulièrement utile dans le cas des articles gérés par lot pour lesquels des sorties partielles du lot peuvent s’effectuer. Zone de cumuls Les informations affichées à la partie supérieure droite de la fenêtre varient en fonction de la fenêtre affichée. Dans la fenêtre «Interrogation valeurs globales», les valeurs suivantes sont proposées : 􀂉 Unité : unité de vente de l’article. 􀂉 Quantité en stock : report du nombre d’articles mentionné dans le volet « Stock » de l’article en fonction des sélections faites. Si tous les articles d’une même référence ont été sélectionnés, cette zone affichera la totalité des articles en stock. Si la sélection porte sur un numéro, cette zone n’affichera que les quantités correspondant à ce numéro. 􀂉 Total entrées en stock : cumul de la colonne Entrée. 􀂉 Total sortie de stock : cumul de la colonne Sortie. 􀂉 Solde : cumul de la colonne Solde soit la différence entre le total des entrées en stock et le total des sorties de stock. Colonnes d’affichage Les valeurs affichées correspondent aux sélections faites dans les zones du haut de la fenêtre pour le dépôt sélectionné sur le bord inférieur de la fenêtre. Si l’interrogation est globale, les valeurs affichées seront globales. Si l’interrogation porte sur un numéro, les valeurs affichées correspondront à ce numéro. Documents de stock Quantités entrées, sorties et soldes générés par les documents de stock autres que les ordres de fabrication et les bons de fabrication. Documents de fabrication Quantités entrées, sorties et soldes générés par les documents de fabrication. Documents d’achat Quantités entrées, sorties et soldes générés par les documents des achats. Documents de vente Quantités entrées, sorties et soldes générés par les documents des ventes. Documents internes Quantités entrées, sorties et soldes générés par les documents internes. Fonctions annexes Sélection des dépôts Cette zone à liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle propose : 􀂉 Tous les dépôts (valeur par défaut) : les valeurs affichées dans la fenêtre concernent tous les dépôts. 􀂉 Liste des dépôts : permet de sélectionner un des dépôts enregistrés dans la fonction Dépôts de stockage. Menu Traitement © Sage 2007 1476 Interrogation des stocks – Suivi traçabilité série/lot Cette fenêtre s’affiche en cliquant sur le bouton [Interrogation du stock] dans la fenêtre de la fonction Suivi traçabilité série/lot. Elle donne le détail du stock des différents numéros de série ou de lot d’un même article. Si l’interrogation d’un article est globale, le programme affichera la totalité des numéros le concernant avec l’état du stock de chaque : quantités entre, sortie, en stock, réservé et disponible. Si l’interrogation ne porte que sur un numéro, seules les valeurs connrespondant à cet article particulier seront affichées. 􀀳 Rappelons que les articles sérialisés étant toujours gérés à l’unité, le programme affichera autant de lignes que de numéros interrogés. Quant aux articles gérés par numéros de lot, il y aura autant de lignes que de numéros mais un lot peut comporter plusieurs articles et donc donner lieu à plusieurs lignes si les mouvements se sont échelonnés. Les zones de sélection en haut de la fenêtre sont identiques à celles de la fenêtre « Interrogation valeurs globales ». Zone de cumuls Dans la fenêtre «Interrogation stock», les valeurs suivantes sont proposées : 􀂉 Quantité entrée : cumul de la colonne Entrée. 􀂉 Quantité sortie : cumul de la colonne Sortie. 􀂉 Stock réel : cumul de la colonne Stock réel soit la différence quantité entrée – quantité sortie. Cette valeur est celle que l’on trouve dans la zone Quantité en stock de la fenêtre «Interrogation valeurs globales». 􀂉 Stock réservé : cumul de la colonne Réservé. 􀂉 Stock disponible : cumul de la colonne Disponible soit la différence stock réel – stock réservé. Menu contextuel de la fenêtre Interrogation stocks Cette fenêtre propose un menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1477 Les fonctions communes de ce menu sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions suivantes ne sont pas utilisables : 􀂉 Voir/Modifier l’élément sélectionné, 􀂉 Consulter l’élément sélectionné, 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnalisation de la fenêtre Interrogation stocks Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre d’interrogation des stocks des articles gérés en série/ lot en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Consultez le «Manuel de la gamme» pour la personnalisation des listes. On peut ajouter notamment la colonne Commentaire S/L (série/lot) ainsi que les informations libres de type Numéro série/lot (si certaines ont été créées). Interrogation des composés – Suivi traçabilité série/lot Cette fenêtre est ouverte en cliquant sur le bouton [Interrogation composés] de la fenêtre ouverte par la fonction Suivi traçabilité série/lot. Elle permet de consulter les articles à nomenclature de type Fabrication qui ont pour composant l’article interrogé. Exemple L’article NUMSER est géré par numéros de série. Il est l’un des composants de l’article NOMFAB à nomenclature de type Fabrication. Un bon de fabrication est généré pour 5 articles NOMFAB. Cette fabrication entraîne la sortie de 5 articles NUMSER dont le programme demande les numéros pour la fabrication lancée. L’interrogation de l’article NUMSER par la présente fonction montrera que cet article a servi à fabriquer 5 articles NOMFAB : 5 lignes seront affichées dans la liste, une pour chaque numéro de série de l’article NUMSER. Menu Traitement © Sage 2007 1478 Les zones de sélection en haut de la fenêtre sont identiques à celle de la fenêtre «Interrogation valeurs globales ». Lorsque l’article composé dans lequel l’article sérialisé ou à numéro de lot est inclus fait lui-même partie d’un autre composé, le programme le précise en insérant au début de la liste un triangle dont l’aspect est le suivant : 􀂉 le triangle est horizontal lorsque la fenêtre affiche le composé auquel appartient la nomenclature qui contient l’article sérialisé ou à lot ; ce deuxième niveau de composé est affiché juste en dessous avec un léger décalage ; si ce deuxième composé fait à son tour partie d’une troisième nomenclature, il comporterait le même triangle et ainsi de suite ; cet affichage peut se faire sur un maximum de 10 niveaux ; un clic sur le triangle fait se refermer la nomenclature de niveau supérieur et le triangle prend l’aspect ci-dessous ; 􀂉 le triangle est vertical lorsque le niveau supérieur de nomenclature est masqué ; un clic sur ce triangle fait s’ouvrir ce niveau comme détaillé au point précédent ; le triangle passe de vertical à horizontal. 􀀲 L’affichage des niveaux successifs ne se produit que lorsque les nomenclatures correspondantes sont elles-mêmes gérées par numéro de série ou de lot. Si ce n’est pas le cas, seul le niveau de nomenclature auquel appartient l’article interrogé sera mentionné. Un double clic sur une ligne ou l’utilisation de la fonction [Voir/Modifier] du menu contextuel ou de la barre d’outils « Navigation » fait s’ouvrir la pièce de fabrication correspondante. Zone de cumuls Dans la fenêtre «Interrogation composés», les valeurs suivantes sont proposées : 􀂉 Quantité entrée du lot : report de la valeur indiquée dans la zone Total sortie de stock de la fenêtre « Interrogation valeurs globales » de l’article interrogé. 􀂉 Quantité utilisée : cumul de la colonne Qté composant utilisée pour le composant interrogé. 􀂉 Quantité restante du lot : différence entre quantité entrée du lot et quantité utilisée. 􀂉 Total quantités composée : cumul de la colonne Qté composé. Colonnes d’affichage Les valeurs affichées correspondent aux sélections faites dans les zones du haut de la fenêtre pour le dépôt sélectionné sur le bord inférieur de la fenêtre. Nous détaillons ci-dessous les colonnes affichées par défaut. Colonne Composé Affiche la référence du composé auquel l’article sérialisé ou géré par lot appartient. L’icône d’un triangle peut apparaître au début de la ligne si ce composé appartient lui-même à un autre composé et ainsi de suite sur 10 niveaux maximum. Voir ci-dessus le maniement de ces triangles. Menu Traitement © Sage 2007 1479 Désignation composé Affiche la désignation du composé. Quantité (Qté) composé Affiche le nombre de composés fabriqués. 􀀳 Lors de l’interrogation des articles sérialisés, ceux-ci sont affichés sur une ligne particulière puisqu’ils sont toujours gérés à l’unité mais la colonne Qté composé peut afficher une valeur supérieure à 1. Voir l’exemple ci-dessous pour l’explication de cette particularité. Ceci ne se produit pas lorsque le composé est lui-même sérialisé puisque dans ce cas, sa gestion est également unitaire. Exemple Soit un article à nomenclature NOMFAB qui comporte un article sérialisé NUMSER dans sa composition. Une fabrication de 5 articles NOMFAB est lancée. 5 articles NUMSER sont utilisés et le programme demande pour chacun le numéro de série employé. Supposons que les numéros de ces articles soient les suivants : NS0025 à NS0029. Quelque temps plus tard, un de ces article NOMFAB est vendu à un client qui signale un défaut sur l’assemblage du composant NUMSER numéro NS0028. Vous interrogez la fabrication de ce composé et vous découvrez qu’il fait partie d’un lot de 5 articles fabriqués le même jour. Ceci vous permet de retrouver la trace des autres produits assemblés dans cette série et de vérifier que leur assemblage n’est pas également défectueux. N° série/lot composé Affiche le numéro de série ou de lot si le composé est lui-même un article sérialisé ou géré par lot. Complément série/lot composé Affiche le complément série/lot si le composé est lui-même un article sérialisé ou géré par lot. Composant Référence du composant (c’est-à-dire de l’article interrogé) ou du composé s’il y a plusieurs niveaux de nomenclature gérés par numéros de série ou de lot. Désignation composant Désignation du composant dont la référence apparaîr dans la colonne précédente. Quantité (Qté) composant utilisée Nombre de composants utilisés lors de la fabrication. Cette valeur est toujours à 1 dans le cas de composants (articles ou nomenclatures) sérialisés. N° série/lot composant Affiche le numéro de série ou de lot du composant (article ou nomenclature). Complément série/lot composant Affiche le complément série/lot du composant (article ou nomenclature). Dépôt composé Dépôt dans lequel le composé a été stocké après fabrication. Menu contextuel de la fenêtre Interrogation composés Cette fenêtre propose un menu contextuel. Menu Traitement © Sage 2007 1480 Les fonctions communes de ce menu sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions suivantes ne sont pas utilisables : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnalisation de la fenêtre Interrogation composés Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre d’interrogation des composés des articles gérés en série/lot en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Consultez le «Manuel de la gamme» pour la personnalisation des listes. On peut ajouter notamment la colonne Commentaire S/L (série/lot) ainsi que les informations libres de type Numéro série/lot (si certaines ont été créées). Impression de l’interrogation numéro de série/lot Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton [Imprimer l’historique] de la fenêtre « Interrogation composé » de la fonction Suivi traçabilité série/lot. Elle permet d’imprimer deux types de documents, des relevés et une liste des mouvements qui permet d’effectuer des ruptures par client ou par dépôt Exemple Cette fonction permet d’envoyer par e-mail aux dépôts concernés un message leur signifiant de bloquer un lot dont le fournisseur a annoncé qu’il présentait des défauts. Sélection simplifiée - Interrogation numéro série/lot 􀀳 Consulter le «Manuel de la gamme» ou voir les généralités au début du menu Etat pour les boutons disponibles dans cette fenêtre de sélection simplifiée. Menu Traitement © Sage 2007 1481 Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée sont les suivantes. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Voir le titre «Format de sélection - Interrogation numéro série/lot», page 1482. Type d’état Liste déroulante permettant de déterminer la présentation de l’édition. Vous pouvez demander l’impression de : 􀂉 Relevé : ce document affiche la liste des mouvements des articles sélectionnés utilisés comme composants d’une nomenclature. Chaque article apparaît sur une page indépendante. 􀂉 Liste des mouvements : (valeur par défaut) état imprimé donnant la liste des mouvements résultant des fabrications ou des commercialisations dans lesquelles l’article est mentionné. Rupture Liste déroulante permettant de sélectionner la rupture souhaitée sur la liste des mouvements imprimée. Cette zone est inaccessible si le choix Relevé a été fait dans la zone précédente. 􀂉 Aucune : les mouvements sont classés selon leur numéro. Valeur par défaut. 􀂉 Tiers/Dépôt : les mouvements sont imprimés. Classement Zone à liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Date : (valeur par défaut) les informations imprimées seront classées par date. 􀂉 N° pièce : les informations imprimées seront classées par numéro de pièce. 􀂉 Tiers : les informations imprimées seront classées par tiers. Date de / à Zones permettant de définir la période d’analyse. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Article de / à Permet de sélectionner une fourchette d’articles objets de l’impression. Si un article était sélectionné au lancement de l’impression, il sera proposé par défaut. Dépôts de / à Zones permettant de définir une fourchette de dépôts à prendre en considération pour l’analyse. Menu Traitement © Sage 2007 1482 N° de série/lot de / à Zones permettant de sélectionner les numéros de série ou de lot devant faire partie de l’analyse. Informations complémentaires de / à Cette zone se compose de trois parties : 􀂉 une zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Complément série/lot : (valeur par défaut) la sélection se fera sur le contenu de la zone permettant la saisie du complément série/lot. 􀂉 Date de péremption : la sélection se fera sur la date de péremption de l’article. 􀂉 Date de fabrication : la sélection se fera sur la date de fabircation de l’article. 􀂉 Informations libres : liste des intitulés d’informations libres de type Numéros série/lot qui ont été enregistrés dans l’option Information libre de la fiche de l’entreprise. La sélection se fera sur le contenu de l’information libre. 􀂉 deux zones de saisie permettant d’enregistrer une fourchette de sélection. Il n’est pas possible de paramétrer plusieurs choix simultanément. Pour ce faire, utilisez le format de sélection et ajoutez les lignes de critères souhaitées. Bouton OK Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Une fenêtre de dialogue «Sélectionner le modèle» s’ouvre alors pour sélectionner le modèle de mise en page correspondant au document attendu. Les modèles correspondant à cette édition sont stockés dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / INTERROGATIONS. Bouton Annuler Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Interrogation numéro série/lot 􀀳 Consulter le «Manuel de la gamme» ou voir les généralités au début du menu Etat pour les boutons disponibles dans ce format de sélection. 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 1483 Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de... / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Document ligne / Critères complémentaires Cette ligne de critère reprend la valeur paramétrée dans la fenêtre de sélection simplifiée. Si vous voulez enregistrer d’autres critères sur les informations libres (par exemple), il est nécessaire d’ajouter les lignes de critères correspondantes. Impression dans un fichier - Interrogation numéro série/lot Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Interrogation commerciale – Suivi traçabilité série/lot Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Interrogation commerciale] de la fenêtre ouverte par la fonction Suivi traçabilité série/lot. Cette fenêtre mentionne les divers mouvements d’achat, de vente, internes et de stock concernant le ou les articles interrogés. Les zones de sélection en haut de la fenêtre sont identiques à celle de la fenêtre « Interrogation valeurs globales ». Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation composés série Type d'état Relevé, Liste des mouvements (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation composés série Rupture Aucune, Tiers/Dépôt (1) Interrogation composés série Classement Date, N° de pièce, Tiers (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Document ligne Dépôt A saisir (1) Document ligne N° de série & lot A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue de compte, Liste des devises (2) 2. Voir ci-dessous. Document ligne Complément série & lot A saisir (1) (2) Menu Traitement © Sage 2007 1484 Zone de cumuls Dans la fenêtre «Interrogation commerciale», les valeurs suivantes sont proposées : 􀂉 Quantités entrées : cumul des quantités entrées en stock. 􀂉 Quantité sorties : cumul des quantités sorties de stock. 􀂉 Stock réel : différence entre quantités entrées et quantités sorties. 􀂉 Stock réservé : cumul des quantités réservées. 􀂉 Stock disponible : différence entre stock réel et stock réservé. Colonnes d’affichage Les colonnes affichées dans la zone centrale de la fenêtre sont identiques à celles que l’on peut rencontrer dans les pièces de vente, d’achat ou de stock. Il serait fastidieux de les détailler toutes. Aussi nous renvoyons le lecteur qui aurait besoin d’informations complémentaires de se référer aux chapitres du manuel qui en font la description. Les lignes affichées dans cette zone dépendent de la sélection faite dans la zone Liste des documents disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Fonctions annexes Ces fonctions sont disposées sur le bord inférieur de la fenêtre. Bouton [Sélectionner les lignes] Ce bouton ouvre une fenêtre « Sélection des mouvements » permettant de sélectionner les lignes affichées. Voir ci-dessous le titre «Sélection des mouvements – Interrogation commerciale série/lot», page 1485. Liste des documents Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le type des documents qui s’afficheront dans la liste : 􀂉 Tous les documents (valeur par défaut) : tous les documents apparaîtront dans la liste. 􀂉 Documents des ventes : les documents suivants pourront être affichés : 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture comptabilisée. 􀂉 Documents des achats : Menu Traitement © Sage 2007 1485 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture de retour, 􀂉 Facture comptabilisée. 􀂉 Documents des stocks : 􀂉 Mouvement d’entrée, 􀂉 Mouvement de sortie, 􀂉 Mouvement de transfert, 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication. 􀂉 Documents internes : 􀂉 Entrée en stock, 􀂉 Sortie de stock. Bouton [Associer un texte complémentaire] Permet de consulter le glossaire qui pourrait être associé à la ligne sélectionnée. Voir, dans les documents des ventes, le paragraphe «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796 qui traite de ces saisies. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne du document sous forme de liste. Voir, dans les documents des ventes, le titre «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759 qui traite de cette fonction. Bouton [Informations sur le document lié] Permet de consulter les pièces d'achat associées à la pièce de vente, et réciproquement, dans le cas d'articles en contremarque. Voir le titre «Article en contremarque - Documents des ventes», page 809. Sélection des mouvements – Interrogation commerciale série/lot Le bouton [Sélectionner les lignes], disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, ouvre une fenêtre de dialogue « Sélection des mouvements » qui permet de sélectionner les lignes à afficher dans la liste. Origine des écritures Cette zone double permet d’une part de sélectionner : 􀂉 le Client, 􀂉 le Fournisseur ou 􀂉 le Dépôt concerné et d’autre part d’enregistrer ou de sélectionner sa référence. Période de / à Zones de saisie permettant de limiter la sélection des lignes à une période donnée. Menu Traitement © Sage 2007 1486 Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Bouton [OK] Cliquez sur ce bouton pour lancer la sélection. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Menu contextuel de la fenêtre Interrogation commerciale Cette fenêtre propose un menu contextuel. Les fonctions communes de ce menu sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Les fonctions suivantes ne sont pas utilisables : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une fonction spécifique apparaît dans ce menu : Accéder à la fiche tiers/dépôt Cette fonction ouvre la fiche : 􀂉 du client concerné lorsque la ligne sélectionnée est une pièce de vente, 􀂉 du fournisseur concerné lorsque la ligne sélectionnée est une pièce d’achat, 􀂉 du dépôt concerné lorsque la ligne sélectionnée est une pièce de stock. Personnalisation de la fenêtre Interrogation commerciale Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre d’interrogation des composés des articles gérés en série/lot en lançant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1487 Consultez le «Manuel de la gamme» pour la personnalisation des listes. Les colonnes proposées sont celles qui ont été paramétrées pour l’interrogation commerciale article dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Impression de l’interrogation commerciale série/lot Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton [Imprimer l’historique] de la fenêtre « Interrogation commerciale » de la fonction Suivi traçabilité série/lot. Elle permet d’imprimer une liste des mouvements de vente, d’achat, de stocks ou internes concernant le produit sélectionné. Elle permet également d’imprimer des relevés concernant les produits, relevés qui consistent en des informations précises les concernant que l’on désire transférer à certains correspondants. Sélection simplifiée - Interrogation commerciale série/lot 􀀳 Consulter le «Manuel de la gamme» ou voir les généralités au début du menu Etat pour les boutons disponibles dans cette fenêtre de sélection simplifiée. Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée sont les suivantes. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Voir le titre «Format de sélection - Interrogation commerciale série/lot», page 1489. Domaine Zone à liste déroulante permettant de préciser le domaine dans lequel on souhaite interroger les mouvements commerciaux concernant le produit : 􀂉 Tous (valeur par défaut) : tous les domaines seront concernés. 􀂉 Ventes : seuls les documents des ventes seront imprimés. 􀂉 Achats : seuls les documents des achats seront imprimés. 􀂉 Stocks : seuls les documents des stocks seront imprimés. 􀂉 Internes : seuls les documents internes seront imprimés. Menu Traitement © Sage 2007 1488 Type d’état Liste déroulante permettant de déterminer la présentation de l’édition. Vous pouvez demander l’impression de : 􀂉 Relevé : document imprimé donnant, par numéro de série ou de lot, la liste des mouvements résultant des fabrications ou des commercialisations dans lesquelles l’article est mentionné. Un seul numéro de série ou de lot est mentionné par page. 􀂉 Liste des mouvements : (valeur par défaut) état imprimé donnant la liste des mouvements résultant des fabrications ou des commercialisations dans lesquelles l’article est mentionné avec ruptures possibles par tiers ou par dépôt. Rupture Liste déroulante permettant de sélectionner la rupture souhaitée sur la liste des mouvements imprimée. Cette zone est inaccessible si le choix Relevé a été fait dans la zone précédente. 􀂉 Aucune : les mouvements sont classés selon leur numéro. Valeur par défaut. 􀂉 Tiers/Dépôt : les mouvements imprimés feront l’objet d’une rupture à chaque nouveau tiers client ou fournisseur dans le cas des mouvements de ventes et des achats, et à chaque nouveau dépôt dans le cas des mouvements des stocks ou internes. Classement Zone à liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Date : (valeur par défaut) les informations imprimées seront classées par date. 􀂉 N° pièce : les informations imprimées seront classées par numéro de pièce. 􀂉 Tiers : les informations imprimées seront classées par tiers (pour les pièces qui en comportent). Documents Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le type des documents dont les mouvements seront imprimés en fonction du domaine choisi dans la zone Domaine : 􀂉 Tous (valeur par défaut) : tous les documents du domaine Ventes apparaîtront dans la liste. 􀂉 Ventes : les documents suivants pourront être affichés : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée. 􀂉 Achats : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée. 􀂉 Stocks : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Mouvement d’entrée, 􀂉 Mouvement de sortie, 􀂉 Mouvement de transfert, 􀂉 Ordre de fabrication, 􀂉 Bon de fabrication. 􀂉 Internes : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Entrée en stock, 􀂉 Sortie de stock. Menu Traitement © Sage 2007 1489 Date de / à Zones permettant de définir la période d’analyse. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Article de / à Permet de sélectionner une fourchette d’articles objets de l’impression. Si un article était sélectionné au lancement de l’impression, il sera proposé par défaut. N° tiers de / à Permet de sélectionner une fourchette de tiers objets de l’impression. Dépôts de / à Zones permettant de définir une fourchette de dépôts à prendre en considération pour l’analyse. N° de série/lot de / à Zones permettant de sélectionner les numéros de série ou de lot devant faire partie de l’analyse. Informations complémentaires de / à Cette zone se compose de trois parties : 􀂉 une zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Complément série/lot : (valeur par défaut) la sélection se fera sur le contenu de la zone permettant la saisie du complément série/lot. 􀂉 Date de péremption : la sélection se fera sur la date de péremption de l’article. 􀂉 Date de fabrication : la sélection se fera sur la date de fabircation de l’article. 􀂉 Informations libres : liste des intitulés d’informations libres de type Numéros série/lot qui ont été enregistrés dans l’option Information libre de la fiche de l’entreprise. La sélection se fera sur le contenu de l’information libre. 􀂉 deux zones de saisie permettant d’enregistrer une fourchette de sélection. Il n’est pas possible de paramétrer plusieurs choix simultanément. Pour ce faire, utilisez le format de sélection et ajoutez les lignes de critères souhaitées. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Une fenêtre de dialogue «Sélectionner le modèle» s’ouvre alors pour sélectionner le modèle de mise en page correspondant au document attendu. Les modèles correspondant à cette édition sont stockés dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / INTERROGATIONS. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Interrogation commerciale série/lot 􀀳 Consulter le «Manuel de la gamme» ou voir les généralités au début du menu Etat pour les boutons disponibles dans ce format de sélection. Menu Traitement © Sage 2007 1490 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Document vente entête / Type Le programme reporte sur cette ligne de critère la sélection faite dans la fenêtre de sélection simplifiée. Si dans cette dernière, cest le domaine Achats qui a été sélectionné, la ligne de critère proposée par défaut sera : Document achat entête / Type et les documents proposés à l’impression seront ceux des achats. Fichier Champ Choix proposés Voir Interrogation commerciale série Domaine Tous, Ventes, Achats, Stocks, Internes (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Interrogation commerciale série Type d'état Relevé, Liste des mouvements (1) Interrogation commerciale série Rupture Aucune, Tiers/Dépôt (1) Interrogation commerciale série Classement Date, N° de pièce, Tiers (1) Document vente entête Type Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) (2) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Document ligne Dépôt A saisir (1) Document ligne N° de série & lot A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue de compte, Liste des devises (2) 2. Voir ci-dessous. Document ligne Complément série & lot A saisir (1) (2) Menu Traitement © Sage 2007 1491 Les types de documents proposés en fonction du domaine sont ceux précisés dans la fenêtre de sélection simplifiée. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de... / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Document ligne / Critères complémentaires Cette ligne de critère reprend la valeur paramétrée dans la fenêtre de sélection simplifiée. Si vous voulez enregistrer d’autres critères sur les informations libres (par exemple), il est nécessaire d’ajouter les lignes de critères correspondantes. Impression dans un fichier - Interrogation commerciale série/lot Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’export des états. Menu Traitement © Sage 2007 1492 Recherche de documents Traitement / Recherche de documents Cette commande donne accès à un menu hiérarchique proposant deux fonctions de recherche de pièces soit sur le contenu de l’en-tête, soit sur leurs lignes. Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui permet la recherche de documents selon deux critères : 􀂉 les «En-têtes de documents», page 1493, 􀂉 les «Lignes de documents - Recherche de documents», page 1499. Menu Traitement © Sage 2007 1493 En-têtes de documents Traitement / Recherche de documents / En-têtes de documents On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Recherche entêtes de documents] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette commande ouvre une fenêtre de sélection simplifiée. Sélection simplifiée – Recherche En-têtes de documents Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Voir le titre «Format de sélection - Recherche En-têtes de documents», page 1494. Bouton [Imprimer] Ce bouton permet de lancer l’impression des informations apparaissant dans les en-têtes de pièces correspondant aux sélections effectuées. Voir plus loin les explications sur cette fonction. Voir le titre «Résultat de la recherche - En-têtes de documents», page 1496. Domaine Liste déroulante proposant : 􀂉 Ventes (valeur par défaut) : les recherches porteront sur les en-têtes de documents des ventes. 􀂉 Achats : les recherches porteront sur les en-têtes de documents des achats. 􀂉 Stocks : les recherches porteront sur les en-têtes de documents des stocks. 􀂉 Interne : les recherches porteront sur les en-têtes de documents internes. Documents Liste déroulante proposant : 􀂉 Tous (valeur par défaut) : les recherches porteront sur tous les types de documents du domaine précisé précédemment. 􀂉 Liste des pièces : cette liste dépend du domaine sélectionné précédemment. 􀀳 Le choix Facture permet la sélection des factures «normales», des factures d’avoir et de celles de retour. Dépôt Liste déroulante proposant : Menu Traitement © Sage 2007 1494 􀂉 Tous (valeur par défaut) : les recherches porteront sur tous les dépôts. 􀂉 Liste des dépôts : cette liste permet de sélectionner un des dépôts de l’entreprise. La recherche s’effectue sur le dépôt mentionné dans l’en-tête de la pièce. Pour les documents des stocks, il s’agit du dépôt de destination. N° tiers de / à Zones de sélection permettant de préciser un tiers du domaine sélectionné ou une fourchette de tiers. N° Pièce de / à Zones de sélection permettant de préciser un numéro de pièce ou une fourchette de numéros. Dates de / à Zone mixte permettant de sélectionner un type de date puis de faire une sélection sur celles-ci. Toutes ces valeurs sont celles de l’en-tête des documents. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Date (de pièce), 􀂉 Date de livraison, 􀂉 Date d’échéance. Si l’une des dates d’échéance enregistrées dans le document correspond à la saisie faite, le document sera sélectionné. Ces deux derniers choix sont ignorés lorsque le domaine est paramétré sur Interne. Les zones de saisie de dates comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Valorisation de / à Zone mixte permettant de sélectionner une valeur type de la fenêtre de valorisation puis de faire une sélection sur celle-ci. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Total HT, 􀂉 Total TTC, 􀂉 Net à payer : ce critère sera ignoré si le domaine est paramétré sur Interne. 􀂉 Montant échéance. Si l’une des échéances enregistrées dans le document correspond à la saisie faite, le document sera sélectionné. Ce critère sera ignoré si le domaine est paramétré sur Interne. 􀀳 La sélection sur ces critères peut entraîner des délais de recherche importants. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans l’impression. Bouton [OK] Lance la recherche des pièces en fonction des sélections faites et l’affiche dans une fenêtre détaillée ciaprès. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Format de sélection - Recherche En-têtes de documents Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de la recherche d’en-têtes de documents. Menu Traitement © Sage 2007 1495 Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au « Manuel de la gamme ». Le bouton [Imprimer] lance la sélection des en-têtes de pièces en fonction des critères enregistrés. Voir le titre «Résultat de la recherche - En-têtes de documents», page 1496. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Fichier Champ Choix proposés Voir Recherche documents Type Recherche écran, Impression (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Recherche documents Domaine Ventes, Achats, Stocks, Interne (1) Recherche documents Dépôt A saisir (1) Recherche documents N° de pièce A saisir (1) Recherche documents Date échéance document A saisir (1) Recherche documents Total HT document A saisir (1) Recherche documents Total TTC document A saisir (1) Recherche documents Net à payer document A saisir (1) Recherche documents Montant échéance document A saisir (1) Recherche documents Inclure les documents internes Non, Oui (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document… entête (2) Date livraison A saisir (1) Document… entête (2) 2. Fichier en fonction du domaine sélectionné. Type Tous, Types en fonction du domaine sélectionné (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (3) 3. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1496 􀀳 L’avant dernier et l’antépénultième critères devront être modifiés en fonction du choix fait dans le critère Domaine. Si cette sélection a été faite dans le format de sélection simplifié, les fichiers correspondants seront présélectionnés. Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet «A propos de… / Options» en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet «Initialisation» de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Résultat de la recherche - En-têtes de documents Un clic sur le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou sur le bouton [Imprimer] du format de sélection lance la sélection des en-têtes de pièces en fonction des critères enregistrés. Cette fenêtre donne la liste des pièces trouvées en fonction des critères enregistrés. La zone en haut et à droite affiche les totalisations en fonction des éléments trouvés : 􀂉 Chiffre d’affaires : somme du total HT des documents trouvés. 􀂉 Marge : marge dégagée. Elle est égale à l’addition des totaux HT diminuée du prix de revient global de l’ensemble des documents sélectionnés. 􀂉 Taux de remise moyen : Taux de remise moyen par rapport au chiffre d’affaires brut des documents trouvés. Il est égal à la différence entre la somme des totaux HT bruts (remise non déduite) et la somme des totaux HT pour l’ensemble des documents sélectionnés. Un double-clic sur une ligne ouvre la pièce correspondante. Bouton [Imprimer la recherche] Ce bouton permet de lancer l’impression des en-têtes de pièces affichées. Voir plus loin le paragraphe «Impression de la recherche – En-têtes de documents», page 1498. Menu Traitement © Sage 2007 1497 Menu contextuel – Résultat de la recherche d’en-têtes de documents Un menu contextuel est disponible sur la liste des en-têtes de pièces recherchées. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Deux commandes spécifiques sont disponibles dans le menu contextuel de la recherche des en-têtes de documents en fonction du domaine sélectionné : Accéder à la fiche Tiers Ouvre la fiche du tiers correspondant à la ligne sélectionnée dans la liste. Cette commande n’est disponible que dans les listes des pièces de vente ou d’achat. Elle est remplacée par la suivante lorsque le domaine des recherches est Stock. Accéder à la fiche Dépôt Ouvre la fiche du dépôt correspondant à la ligne sélectionnée dans la liste. Cette commande n’est disponible que dans la liste des pièces de stock. Elle est remplacée par la précédente lorsque le domaine des recherches est Vente ou Achat. Des commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Personnaliser la liste – Résultat de la recherche d’en-têtes de documents On peut personnaliser les colonnes de la liste des en-têtes de pièces recherchées soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Recherche en-têtes de documents et qu’il est possible d’afficher sont celles qui ont été paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Menu Traitement © Sage 2007 1498 Impression de la recherche – En-têtes de documents Le bouton [Imprimer la recherche] permet de lancer l’impression des en-têtes de pièces affichées. Des modèles de mise en page sont fournis et se trouvent dans le dossier RECHERCHE sur Windows ou sur Macintosh. L’impression des en-têtes ne permet pas celle des lignes de pièces correspondantes. Menu Traitement © Sage 2007 1499 Lignes de documents - Recherche de documents Traitement / Recherche de documents / Lignes de documents On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Recherche de lignes de documents] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Cette commande ouvre une fenêtre de sélection simplifiée. Sélection simplifiée – Recherche Lignes de documents Cette fenêtre fonctionne de manière tout à fait identique à celle permettant la sélection des pièces sur leur en-tête. Nous invitons le lecteur à se reporter au chapitre précédent et nous ne décrirons ici que les zones présentant des particularités que l’on ne trouve pas dans la fonction précédente. Article de / à Zones de sélection permettant de préciser un article ou une fourchette d’articles. N° Pièce de / à Zone mixte permettant de sélectionner un type de numéro de pièces puis de faire une sélection sur cellesci. Les valeurs proposées sont : 􀂉 N° Pièce : ces numéros sont ceux de l’en-tête des documents. 􀂉 N° Pièce BC : sélection sur le numéro du bon de commande dont la ligne de pièce est issue (ce critère ne fonctionne que pour les bons de commande ou les pièces pouvant être issues d’un bon de commande). Inactif pour le domaine Internes. 􀂉 N° Pièce PL : sélection sur le numéro de préparation de livraison dont la ligne de pièce est issue (ce critère ne fonctionne que pour les préparations de livraison ou les pièces pouvant être issues d’une préparation de livraison). Inactif pour le domaine Internes. 􀂉 N° Pièce BL : sélection sur le numéro du bon de livraison dont la ligne de pièce est issue (ce critère ne fonctionne que pour les bons de livraison ou les pièces pouvant être issues d’un bon de livraison). Inactif pour le domaine Internes. Dates de / à Zone mixte permettant de sélectionner un type de dates puis de faire une sélection sur celles-ci. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Date : de l’en-tête du document. 􀂉 Date de livraison : celle de la ligne du document. Inactif pour le domaine Internes. 􀂉 Date BC : sélection sur la date du bon de commande dont la ligne est issue (ce critère ne fonctionne que pour les bons de commande ou les pièces pouvant être issues d’un bon de commande). Inactif pour le domaine Internes. Menu Traitement © Sage 2007 1500 􀂉 Date PL : sélection sur la date de préparation de livraison dont la ligne est issue (ce critère ne fonctionne que pour les préparations de livraison ou les pièces pouvant être issues d’une préparation de livraison). Inactif pour le domaine Internes. 􀂉 Date BL : sélection sur la date du bon de livraison dont la ligne est issue (ce critère ne fonctionne que pour les bons de livraison ou les pièces pouvant être issues d’un bon de livraison). Les zones de saisie des dates comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Valorisation de / à Zone mixte permettant de sélectionner une valeur type de la ligne puis de faire une sélection sur celle-ci. Toutes les options offertes se rapportent à la ligne de pièce. Les valeurs proposées sont : 􀂉 Montant HT, 􀂉 Montant TTC : inactif pour le domaine Internes, 􀂉 Quantité, 􀂉 Quantité colisée. Format de sélection – Recherche Lignes de documents Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de la recherche d’en-têtes de documents. Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Le bouton [Imprimer] lance la sélection des lignes de pièces en fonction des critères enregistrés. Voir le titre «Résultat de la recherche - Lignes de documents», page 1502. Menu Traitement © Sage 2007 1501 Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Le dernier critère devra être modifié en fonction du choix fait dans le critère Domaine. Si cette sélection a été faite dans le format de sélection simplifié, le fichier correspondant sera présélectionné. Les deux derniers critères devront être modifiés en fonction du choix fait dans le critère Domaine. Si cette sélection a été faite dans le format de sélection simplifié, les fichiers correspondants seront présélectionnés. Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Voir/Modifier l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Fichier Champ Choix proposés Voir Recherche documents Type Recherche écran, Impression (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Recherche documents Domaine Ventes, Achats, Stocks, Interne (1) Recherche documents Dépôt A saisir (1) Recherche documents N° de pièce A saisir (1) Recherche documents Montant HT ligne A saisir (1) Recherche documents Montant TTC ligne A saisir (1) Recherche documents Inclure les documents internes Non, Oui (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document ligne Date livraison A saisir (1) Document ligne N° pièce bon de livraison A saisir (1) Document ligne Date bon de livraison A saisir (1) Document ligne N° pièce préparation de livraison A saisir (1) Document ligne Date préparation de livraison A saisir (1) Document ligne N° pièce bon de commande A saisir (1) Document ligne Date bon de commande A saisir (1) Document ligne Quantité A saisir (1) Document ligne Quantité colisée A saisir (1) Document… entête (2) 2. Fichier fonction du Domaine choisi. Type Tous, Liste des documents en fonction du Domaine (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (3) 3. Ci-dessous. Menu Traitement © Sage 2007 1502 Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de… / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’Inverseur est actif, c’est la devise d’équivalence qui est proposée. Résultat de la recherche - Lignes de documents Un clic sur le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou sur le bouton Imprimer du format de sélection lance la sélection des en-têtes de pièces en fonction des critères enregistrés. Une fenêtre « Recherche : Lignes de documents » affiche la liste des lignes trouvées en fonction des critères de recherche enregistrés. Un double-clic sur une ligne ouvre la pièce à laquelle cette ligne appartient. La zone en haut et à droite affiche les totalisations en fonction des éléments trouvés : 􀂉 Quantité : somme des quantités enregistrées dans les lignes trouvées. 􀂉 Chiffre d’affaires : somme des montants HT des lignes trouvées. 􀂉 Marge : marge dégagée. Elle est égale à l’addition des montants HT diminuée du prix de revient global de l’ensemble des lignes sélectionnées. Cette information n’est renseignée que pour les ventes. 􀂉 Taux de remise moyen : Taux de remise moyen par rapport au chiffre d’affaires brut des lignes trouvées. Il est égal à la différence entre la somme des montants HT bruts (remise non déduite) et la somme des montants HT pour l’ensemble des lignes sélectionnées. Cette information n’est renseignée que pour les ventes et les achats. Un double-clic sur une ligne ouvre la pièce correspondante. Bouton [Imprimer la recherche] Ce bouton permet de lancer l’impression des lignes trouvées. Voir plus loin le paragraphe «Impression de la recherche – Lignes de documents», page 1504. Les boutons décrits ci-dessous se trouvent sur le bord inférieur de la fenêtre. Les informations auxquelles ils donnent accès ne peuvent être modifiées à ce niveau. Bouton [Associer un texte complémentaire] Permet de consulter le texte ou le glossaire associé à la ligne sélectionnée. N’est actif que si un texte est attaché à la ligne. Menu Traitement © Sage 2007 1503 Voir les explications données sous les titres «Texte complémentaire - Lignes des documents de vente», page 796 et «Texte complémentaire - Lignes des documents d’achat», page 951. Bouton [Informations sur une ligne] Propose toutes les informations de la ligne sélectionnée sous forme de liste. Voir les titres «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des ventes», page 759 et «Informations complémentaires sur la ligne de document - Documents des achats», page 919. Bouton [Informations sur le document lié] Ce bouton ouvre une fenêtre montrant les documents de vente ou d'achat liés à la ligne sélectionnée en cas d’article à contremarque. Ce bouton est inactif si la ligne sélectionnée n’est pas liée à un autre document. Voir les paragraphes «Visualisation du lien – Articles en contremarque», page 817, pour les documents des ventes et «Visualisation des liens – Articles en contremarque – Préparation de fabrication», page 1070 pour les Documents des achats. Menu contextuel – Résultat de la recherche de lignes de documents Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de la recherche de lignes de documents. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Des commandes spécifiques sont disponibles dans le menu contextuel de la recherche de lignes de documents en fonction du domaine sélectionné : Accéder à la fiche tiers Ouvre la fiche du tiers correspondant à la ligne sélectionnée dans la liste. Cette commande n’est disponible que dans les listes des pièces de vente ou d’achat. Accéder à la fiche article Ouvre la fiche de l’article correspondant à la ligne sélectionnée dans la liste. Cette commande n’est disponible que dans les listes des pièces de vente ou d’achat. Elle est remplacée par la suivante lorsque le domaine des recherches est Stock. Accéder à la fiche Dépôt Ouvre la fiche du dépôt correspondant à la ligne sélectionnée dans la liste. Cette commande n’est disponible que dans la liste des pièces de stock. Elle est remplacée par la précédente lorsque le domaine des recherches est Vente ou Achat. Des commandes ne sont pas disponibles : 􀂉 Supprimer les éléments sélectionnés, 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Menu Traitement © Sage 2007 1504 Personnaliser la liste – Résultat de la recherche de lignes de documents On peut personnaliser les colonnes de la liste des lignes de pièces recherchées soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Les différentes colonnes disponibles dans la commande Interrogation comptable affaire et qu’il est possible d’afficher sont celles qui ont été paramétrées dans l’option Organisation de la commande A propos de…. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Impression de la recherche – Lignes de documents L’impression des lignes s’effectue à l’aide du bouton [Imprimer la recherche]. Des modèles de mise en page sont fournis et se trouvent dans le dossier RECHERCHE sur Windows ou sur Macintosh. L’impression des en-têtes de pièces est possible en même temps que celle des lignes correspondantes. Lignes de documents - Déclaration d’échange de biens La fonction de recherche de lignes de documents pourra servir à l’impression de la Déclaration d’échange de biens. La liste des objets de mise en page nécessaires à l’impression de la déclaration est résumée ci-après. Information déclaration Information du programme Objet de mise en page Code RISF Référence article Document ligne / Référence article Code NC8 8 premiers caractères du code fiscal de l’article Article / Code NC8 Code NGP9 9ème caractère du code fiscal de l’article Article / Code NGP9 Nature transaction A 1er caractère de la transaction enregistrée dans l’en-tête de document Document vente en-tête / Nature transaction A Document achat en-tête / Nature transaction A Nature transaction B 2ème caractère de la transaction enregistrée dans l’en-tête de document Document vente en-tête / Nature transaction B Document achat en-tête / Nature transaction B Régime statistique Régime enregistré dans l’en-tête du document Document vente en-tête / Régime Document achat en-tête / Régime Menu Traitement © Sage 2007 1505 Impression de la déclaration d’échange de biens Les modèles de mise en page ci-dessous, livrés en standard, permettent l'impression de la déclaration, soit sur papier blanc (état préparatoire et servant également à l'exportation vers le logiciel des douanes IDEP CN8), soit sur les pré-imprimés CERFA. Pour l'introduction Description produit Désignation de la ligne Document ligne / Désignation Pays Provenance / Destination Code DEI du pays du lieu de livraison client ou du fournisseur Lieu livraison client / Code DEI Clients / Code DEI Clients payeurs / Code DEI Fournisseurs / Code DEI Fournisseurs encaisseurs / Code DEI Pays origine Code du pays rattaché à l’article Article / Code DEI pays origine Département 2 premiers caractères du code postal du dépôt de stockage de la ligne Document ligne / Département Masse nette Poids net de la ligne Document ligne / Poids net global Unités sup. Quantité de la ligne Document ligne / Quantité N° TVA client N° identifiant du client Client / N° identifiant Mode transport Code du mode d’expédition défini dans l’en-tête du document Document vente en-tête / Code expédition Document achat en-tête / Code expédition Valeur fiscale Montant HT de la ligne Document ligne / Montant HT Valeur statistique Information calculée (voir ci-dessous) Document ligne / Valeur statistique N° référence N° de pièce du document Document ligne / N° pièce Cond. Livraison 3 premiers caractères du code de la condition de livraison enregistrée dans l’en-tête du document Document vente en-tête / Code livraison Document achat en-tête / Code livraison Situation lieu 4ème caractère du code de la condition de livraison enregistrée dans l’entête du document Document vente en-tête / Situation lieu Document achat en-tête / Situation lieu Valeur fact. devise Montant HT en devise de la ligne Document ligne / Montant HT devise Code devise Code de la devise enregistrée dans l’en-tête du document Document vente en-tête / Code devise Document achat en-tête / Code devise Modèles Macintosh/Windows Type d’impression DEI INTR N1 CERFA 10838- 02.BGC Impression de l’état d’introduction Niveau 1 en mode paysage sur l’imprimé CERFA n° 10838-02. DEI INTR N2 CERFA 10838- 02.BGC Impression de la déclaration d'introduction Niveau 2 en mode paysage sur l'imprimé CERFA n° 10838-02. DEI INTR N3 CERFA 10839- 02.BGC Impression de la déclaration d'introduction Niveau 3 en mode portrait sur l'imprimé CERFA n° 10839-02. Information déclaration Information du programme Objet de mise en page Menu Traitement © Sage 2007 1506 Pour l'expédition Exportation au format texte vers IDEP CN8 Les modèles permettant l'impression de l'état préparatoire sur papier blanc (DEI EXPEDITION.BGC et DEI INTRODUCTION.BGC sur Windows , EX-DECLARATION EB et IN-DECLARATION EB sur Macintosh) sont paramétrés de telle manière que l'exportation au format texte des différentes informations utilisées dans le logiciel des douanes IDEP CN8 version Dos est réalisable. Le fichier ainsi exporté peut être directement importé. L'exportation des lignes de déclarations ne peut être fait qu'en utilisant le code RISF (référence article). Il est donc nécessaire de créer les codes produits dans le logiciel IDEP CN8 ou de les exporter à partir de la Gestion Commerciale. Dans ce cas l'exportation devra être effectuée au format SYLK comme ci-dessous. Le fichier sera ensuite ouvert dans Microsoft Excel® par exemple, pour ajouter une colonne correspondant au code NGP9 et enregistré au format DIF. L’importation sera alors possible dans IDEP CN8. Format d'export du fichier article Paramétrage du format d'import des lignes de déclarations dans IDEP CN8 La définition du format d'importation à mettre en place dans le logiciel IDEP CN8 fait référence à la version 4.0.5 de ce dernier. Le format à utiliser pour les lignes de déclarations est ASCII délimité. Modèles Macintosh/Windows Type d’impression DEI EXP N1 CERFA 10838-02.BGC Impression de la déclaration d’introduction Niveau 1 en mode paysage sur l’imprimé CERFA n° 10838-02. DEI EXP N2 CERFA 10838-02.BGC Impression de la déclaration d’introduction Niveau 2 en mode paysage sur l’imprimé CERFA n° 10838-02. DEI EXP N3 CERFA 10839-02.BGC Impression de la déclaration d’introduction Niveau 3 en mode portrait sur l’imprimé CERFA n° 10839-02. DEI EXP N4 CERFA 10839-02.BGC Impression de la déclaration d’introduction Niveau 4 en mode portrait sur l’imprimé CERFA n° 10838-02. Fichier Champ Cellule De A Articles Famille 0 :0 Code de la première famille. Code de la dernière famille avant les familles des articles particuliers et des prestations. Articles Référence 1:1 Articles Code fiscal 1:2 Articles Désignation 1:3 Menu Traitement © Sage 2007 1507 Il est nécessaire de paramétrer l’option "Décodif. Réf. Internes " avec O (Oui). Champs dans IDEP CN8 Ordre Correspondance en Gestion commerciale Code RISF 1 Document ligne / Référence article Code Supp. NGP9 0 Nat. transaction A 2 Document vente/achat en-tête / Nature transaction A Nat. transaction B 3 Document vente/achat en-tête / Nature transaction B Régime stat. 4 Document vente/achat en-tête / Régime Description produit 0 Pays Prov. ou Dest. 5 Client lieux de livraison/Fournisseur / Code DEI Pays d'origine 6 Article / Code DEI pays d'origine Département 7 Document ligne / Département Port/aéroport 0 Masse nette 8 Document ligne / Poids net global Unités supplémentaires 9 Document ligne / Quantité Numéro TVA client 10 Client/Fournisseur / N° identifiant Mode de transport 11 Document vente/achat en-tête / Code expédition Valeur fiscale 12 Document ligne / Montant HT Valeur statistique 13 Document ligne / Valeur statistique Nbre colis (non utilisé) 0 N° référence Facture 14 Document vente/achat en-tête / Pièce Conditions Livraison 15 Document vente/achat en-tête / Code livraison Texte libre 0 Lieu cond. livr. 16 Client lieux de livraison/Fournisseur / Ville Situation du lieu 17 Document vente/achat en-tête / Situation lieu Val. fact. en devise 18 Document ligne / Montant HT en devise Code devise 19 Document vente/achat en-tête / Code devise Menu Traitement © Sage 2007 1508 Saisie d’inventaire Traitement / Saisie d’inventaire Cette commande permet d’afficher à l’écran l’état actuel du stock et d’y apporter des modifications tant en quantités qu’en prix de revient individuel ou global. La validation de cette fonction génère les mouvements de régularisation du stock permettant ainsi d’obtenir l’état du stock souhaité. Cette commande s'ouvre sur une fenêtre de sélection simplifiée permettant la sélection des articles à inventorier. Sélection simplifiée - Saisie d’inventaire Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants. Bouton [Plus de critères] Permet d’ouvrir la fenêtre d’un format de sélection offrant des choix plus détaillés. Voir ci-dessous. Voir le titre «Format de sélection - Saisie d’inventaire», page 1510. Traitement Ce menu déroulant propose les choix suivants : 􀂉 Saisie des régularisations : permet la saisie de l’inventaire telle qu’elle est décrite dans les pages qui suivent (valeur proposée par défaut). 􀂉 Importation de la situation de stock : permet l'importation d'un fichier contenant la situation du stock. La fenêtre de sélection d’un fichier d’importation sera proposée au lancement du traitement. 􀂉 Exportation de la situation de stock : permet la création d'un fichier reprenant la situation du stock. La fenêtre de création d’un fichier d’importation sera proposée au lancement du traitement. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Enregistrer les saisies d’inventaire] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Enregistrer les saisies d’inventaire] de la barre d’outils « Gestion des articles et stocks ». Menu Traitement © Sage 2007 1509 Pour plus d’informations sur l’importation de la situation de stock, reportez-vous au titre «Importation de la situation de stock», page 1525 et pour l’exportation, au titre «Exportation de la situation de stock», page 1529. Type d’inventaire Cette zone à liste déroulante permet d’indiquer le type d’inventaire souhaité : 􀂉 Cumuls de stocks (valeur par défaut) : l’inventaire sera calculé en fonction des valeurs enregistrées dans le volet Stock des fiches articles. Cette méthode est plus rapide que la suivante mais ne permet pas de connaître les valeurs d’inventaire à une date donnée. 􀂉 Stock à la date indiquée : ce choix permet l’évaluation du stock à une date donnée saisie dans la zone suivante. Cette évaluation est faite en fonction de l’historique des lignes de documents. Date d’inventaire Cette zone permet d’indiquer la date à laquelle doit être calculé l’inventaire. Par défaut elle propose la date du jour (date de l’ordinateur). Elle n’est disponible que si le choix Stock à la date indiquée a été fait dans la zone Type d’inventaire. Tous les mouvements de stock postérieurs à cette date seront ignorés. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Classement Cette zone à liste déroulante permet de choisir l’ordre de classement des articles dans la fenêtre de saisie d’inventaire. Les valeurs proposées sont les suivantes : 􀂉 Article (valeur par défaut) : les articles seront classés, lors de l’impression, par ordre de référence article. 􀂉 Famille : les articles seront classés par code famille et, à l’intérieur de chaque famille, par ordre de référence article. 􀂉 Catégorie de produit : les articles seront classés par catégories de produit et, à l’intérieur de chaque catégorie, par ordre de référence article. 􀂉 Fournisseur principal : les articles seront classés par fournisseur principal et, en deuxième critère de tri, par ordre de référence article. 􀂉 Emplacement de stockage : les articles seront classés par codes emplacements puis par référence article (si l’article possède plusieurs cumuls par emplacement, le tri s’effectue par rapport au premier emplacement). 􀂉 Zone : le classement s’effectue sur les zones A, B, C Aucun puis par code emplacement. Voir la fonction «Dépôts de stockage», page 710 pour les explications concernant les zones. 􀀳 Rappelons que les catégories de produits sont définies dans les options de la fiche de l’entreprise et sont affectées aux familles d’article et, par voie de conséquence, aux articles appartenant à la famille. Unité d’inventaire Cette zone à liste déroulante permet de définir dans quelle unité de stockage l’inventaire sera réalisé : 􀂉 Unité de vente : (valeur par défaut) l’unité d’affichage sera celle mentionnée dans le volet «Fiche principale» de la fiche article. 􀂉 Conditionnement stock : conditionnement du volet «Stock» de la fiche article. 􀀲 Pour constater les quantités correspondantes à ce second choix, il est nécessaire d’afficher la colonne Quantité (Qté) colisée par le biais de la fonction Personnaliser la liste. De même, pour pouvoir faire des saisies en unité de conditionnement de stock, il est nécessaire d’afficher la colonne Quantité (Qté) colisée ajustée par cette même fonction. Dépôt Liste déroulante permettant de choisir un des dépôts de l’entreprise. Par défaut le dépôt principal est proposé. Menu Traitement © Sage 2007 1510 La saisie des régularisations d’inventaire s’effectue dépôt par dépôt. Famille de / à Zones de sélection permettant de préciser une famille d’articles ou une fourchette de familles. Article de / à Zones de sélection permettant de préciser un article ou une fourchette d’articles. Fournisseur de / à Zones de sélection permettant de préciser un fournisseur ou une fourchette de fournisseurs. 􀀳 Seuls les articles dont le fournisseur principal correspond à cette sélection seront pris en compte. Affichage des numéros de série et de lot Cette case à cocher, sélectionnée par défaut, fait s’afficher le détail des numéros de série et de lots. Si elle est décochée, les articles sérialisés ou par lots d’une même référence seront présentés sur une seule ligne. Il sera toutefois possible, dans une fonction vue plus loin, d’en faire apparaître le détail. Bouton [OK] Lance la recherche des articles en fonction des sélections faites et l’affiche dans une fenêtre détaillée ciaprès. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Format de sélection - Saisie d’inventaire Ce format de sélection apparaît lorsqu’on clique sur le bouton [Plus de critères] dans la fenêtre de sélection simplifiée de l’impression de la saisie d’inventaire. Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposées et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Le bouton [Traiter] lance la sélection des articles en fonction des critères enregistrés. Voir ci-après. Menu Traitement © Sage 2007 1511 􀀳 Les boutons Enregistrer l’impression dans un fichier, Imprimer en différé et Imprimer sont absents de ce format. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Saisie d’inventaire / Gestion d’anomalie Ce critère de sélection permet d'indiquer la manière de gérer les anomalies détectées par le programme lors de la lecture du fichier d'importation. Le menu déroulant propose les options suivantes : 􀂉 Choix manuel (proposé par défaut) : si une anomalie est détectée dans le fichier d'importation, le programme affiche un message indiquant la nature de l'anomalie et proposant de continuer l’importation. Si la réponse est Oui, la ligne de l’article concerné par l’anomalie est ignorée et l’importation continue, si la réponse est Non la procédure d'importation est arrêtée. 􀂉 Arrêt du traitement : si une anomalie est détectée dans le fichier d'importation, le programme affiche un message indiquant la nature de l’anomalie. Seul le bouton [OK] est proposé dans le message et le traitement est arrêté. 􀂉 Ignorer l’anomalie : si une anomalie est détectée dans le fichier d'importation, la ligne de l’article concerné par l’anomalie est ignorée et l’importation continue. Aucun message n’apparaît à l’écran. Ficher Champ Choix proposés Voir Saisie d’inventaire Traitement Saisie des régularisations, Importation d’une situation de stock, Exportation de la situation de stock (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Saisie d’inventaire Type d’inventaire Cumuls des stocks, Stock à la date indiquée (1) Saisie d’inventaire Gestion d’anomalies Choix manuel, Arrêt du traitement, Ignorer l’anomalie (2) 2. Ci-dessous. Saisie d’inventaire Articles déjà régularisés Ignorer, Remplacer, Cumuler (2) Saisie d’inventaire Articles non présents Ignorer, Mise à zéro (2) Saisie d’inventaire Enregistrement des régularisations Direct, Direct et réajustement des cumuls, Validation avant enregistrement (2) Saisie d’inventaire Date inventaire Date du jour (A saisir) (1) Saisie d’inventaire Dépôt de stockage Dépôt principal (A saisir) (1) Saisie d’inventaire Affichage N° série / lot Oui, Non (1) Saisie d’inventaire Stock Quantité positif Oui, Non (2) Saisie d’inventaire Stock Quantité négatif Oui, Non (2) Saisie d’inventaire Stock Quantité nul Oui, Non (2) Saisie d’inventaire Classement Article, Famille, Catégorie de produit, Fournisseur principal, Emplacement de stockage, Zone (1) Saisie d’inventaire Unité d’inventaire Unité de vente, Conditionnement stock (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Articles/Nomenclatures Famille A saisir (1) Articles/Nomenclatures Fournisseur principal A saisir (1) Menu Traitement © Sage 2007 1512 Saisie d’inventaire / Articles déjà régularisés Ce critère de sélection permet de régler le traitement dans le cas ou une même référence (article n’ayant pas de gamme ou n’étant pas géré en sérialisé / lot) apparaît plusieurs fois dans le fichier d'importation. Le menu déroulant propose les options suivantes : 􀂉 Ignorer (proposé par défaut) : la première ligne concernant la référence article est conservée avec ses différentes valeurs (Quantité et PR unitaire). Si d’autres lignes existent pour cette référence, elles seront ignorées. 􀂉 Remplacer : si plusieurs lignes existent dans le fichier, ce sont les valeurs de la dernière ligne lue qui seront prises en compte. 􀂉 Cumuler : si plusieurs lignes existent dans le fichier, les quantités des différentes lignes sont cumulées, le prix de revient unitaire retenu est celui de la dernière ligne. Saisie d’inventaire / Articles non présents Ce critère de sélection permet de régler le traitement des articles qui ne figurent pas dans le fichier d’importation. Le menu déroulant propose les options suivantes : 􀂉 Ignorer (proposé par défaut) : les articles non présents dans le fichier d’importation sont ignorés. Aucune régularisation ne sera effectuée sur ces articles. 􀂉 Mise à zéro : les articles non présents dans le fichier d’importation sont considérés comme étant à zéro (quantité et prix de revient unitaire). Des mouvements de régularisation seront donc créés pour ces articles afin de rendre leur situation en stock égale à zéro (quantité et valeur). Saisie d’inventaire / Enregistrement des régularisations Ce critère de sélection permet de régler le traitement à effectuer après l'importation d'une situation de stock si elle a été demandée. Le menu déroulant propose les choix suivants : 􀂉 Direct (proposé par défaut) : les mouvements de régularisation d'inventaire sont enregistrés directement après l'importation du fichier. 􀂉 Direct et réajustement des cumuls : les mouvements de régularisations d'inventaire sont enregistrés directement après l'importation du fichier et la procédure de réajustement des cumuls est exécutée. Le message proposant le réajustement des cumuls ne sera donc pas proposé en fin de traitement. 􀂉 Validation avant enregistrement : la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire sera proposée après l'importation du fichier. Les colonnes Quantité ajustée et Prix de revient unitaire ajusté affichent uniquement les valeurs qui sont différentes de celles d’origine. Saisie d’inventaire / Stock Quantité positif Les articles dont la quantité en stock est positive seront retenus par la sélection. Saisie d’inventaire / Stock Quantité négatif Les articles dont la quantité en stock est négative seront retenus par la sélection. Saisie d’inventaire / Stock Quantité nul Les articles dont la quantité en stock est nulle seront retenus par la sélection. Saisie d’inventaire au… Le nom de cette fenêtre se complète de la date de l’inventaire ainsi que de celui du dépôt retenu. Elle s’ouvre en cliquant sur le bouton [OK] de la fenêtre de sélection simplifiée ou sur le bouton [Traiter] du format de sélection à condition que l’on ait sélectionné l’option Saisie des régularisations dans la zone ou sur la ligne de critère Traitement. Elle est précédée d’un message demandant de confirmer le réajustement. « En cas de régularisation de la valeur de stock, il est conseillé de procéder à un réajustement préalable des valeurs de stock. Menu Traitement © Sage 2007 1513 Souhaitez-vous lancer cette procédure ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses à ce message ont les conséquences suivantes : 􀂉 [Oui] : le recalcul des valeurs de stock sera lancé automatiquement. 􀂉 [Non] : aucun réajustement des valeurs de stock n’est opéré. 􀂉 [Annuler] : revient à la fenêtre de sélection. 􀀳 La fonction de réajustement est tout à fait identique à celle que l’on trouve dans la commande Fichier / Lire les informations. Le réajustement des valeurs de stock permet d’obtenir la valeur exacte du stock compte tenu des mouvements enregistrés. Il est conseillé de lancer le réajustement des valeurs de stock dans le cas où vous avez l’intention d’effectuer des régularisations sur la valeur du stock. Le réajustement permet de prendre en compte les dernières modifications apportées aux valeurs des entrées en stock alors que des sorties ont préalablement été enregistrées. Saisie de l’inventaire La fenêtre suivante, « Saisie inventaires au… », apparaîtra directement si vous avez répondu [Non] au message demandant de confirmer le réajustement ou bien si vous avez demandé ce réajustement et que les opérations sont terminées. 􀀳 Attention, le temps nécessaire au réajustement des valeurs du stock et au calcul de l’inventaire est fonction du nombre de mouvements enregistrés dans le fichier pour les articles sélectionnés. Le temps nécessaire à l’apparition de cette fenêtre peut donc être important. Les critères de tri des lignes de cette fenêtre sont modifiables dans la fonction Tri de la barre d’outils « Navigation ». Ce sont : 􀂉 Article (référence article, valeur par défaut), 􀂉 Famille, 􀂉 Catégorie de produit, 􀂉 Fournisseur principal, 􀂉 Emplacement de stockage. Cette liste propose tous les articles gérés en stock du fichier commercial en fonction des sélections faites plus haut. L’utilisation de cette fonction est la suivante : 1 . L’appel d’un article se fait en : 􀂉 cliquant sur sa ligne dans la liste, Menu Traitement © Sage 2007 1514 􀂉 tapant sa référence article (dans la zone de saisie de la colonne Référence article), 􀂉 tapant sa référence code barres (idem), 􀂉 tapant sa référence code barres conditionnement (idem), 􀂉 tapant sa référence par énuméré de gamme (idem), 􀂉 tapant sa désignation (dans la zone de saisie de la colonne Désignation), 􀂉 tapant son raccourci clavier, 􀂉 tapant les premiers caractères de sa référence ou de sa désignation, ce qui fait s’ouvrir la fenêtre «Sélection d’un article». On peut aussi appeler les articles sur leur code barres (article, référence fournisseur, gamme, ou conditionnement) en utilisant un lecteur approprié. 2 . L’article et ses valeurs apparaissent dans les zones de saisie en haut des colonnes. 3 . L’utilisateur peut alors enregistrer dans les zones de saisie des colonnes Quantité ajustée ou PR ajusté les valeurs réellement constatées en stock. Les réajustements doivent être opérés en fonction des consignes données sous le titre suivant. 4 . Il doit ensuite valider les valeurs saisies. La sélection se porte alors sur l’article suivant dans la liste. 5 . En fin de réajustement, il peut imprimer un état récapitulatif des modifications enregistrées. 6 . Ensuite, si ses vérifications confirment les modifications faites, il lancera la génération des mouvements de régularisation. Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. En-tête de la fenêtre Bouton [Enregistrer les saisies d’inventaire] Lance la génération des mouvements de régularisation de l’inventaire. Bouton [Importer la situation de stock] Lance l’importation d’un fichier de situation de stock. Cette fonction sera vue plus loin. Voir le titre «Importation de la situation de stock», page 1525. Bouton [Exporter la situation de stock] Lance l’exportation d’une situation de stock. Cette fonction sera vue plus loin. Voir le titre «Exportation de la situation de stock», page 1529. Bouton [Impression de la saisie d’inventaire] Lance l’impression d’un état de régularisation de l’inventaire. Cette fonction sera vue plus loin. Voir le titre «Impression de la régularisation d’inventaire», page 1520. Colonnes de la fenêtre Les colonnes de la fenêtre sont paramétrables comme cela sera montré plus loin. Deux cononnes particulières nécessitent un complément d’information. Voir le titre «Personnaliser la liste de saisie de l’inventaire», page 1519. Menu Traitement © Sage 2007 1515 Colonne Conditionnement Cette colonne précise l’unité de stockage retenue pour l’article considéré s’il dispose d’une gamme de conditionnements. Les valeurs affichées dans les colonnes suivantes dépendent de cette information : 􀂉 Quantité, 􀂉 PR unitaire, 􀂉 Quantité ajustée, 􀂉 PR ajusté. Exemple L’article EM040 a les caractéristiques suivantes : - Unité d’affichage des valeurs de stock : Ecrin de 10, - Stock réel : 7, - CMUP : 70,00. Lors de la saisie d’inventaire, les valeurs suivantes sont affichées. On saisit les valeurs d’ajustement suivantes. Les valeurs affichées et saisies sont exprimées dans le conditionnement affiché. Par contre, l’enregistrement des valeurs (mouvements d’inventaire enregistrés en interne) s’effectue en unités de vente. Si, dans le volet «Stock» de cet article, on demande l’affichage avec l’unité de conditionnement «Pièce», on obtiendra les valeurs suivantes : Stock réel : 100, ce qui correspond bien à 10 écrins de 10 pièces, CMUP : 100, valeur calculée par la formule suivante Valeur du stock : 10000 (valeur reprise de l’inventaire). Colonne Code emplacement Cette colonne affiche le code emplacement si l’article possède un seul cumul par emplacement. Si l’article possède plusieurs cumuls, cette colonne reste vide. L’accès au détail des quantités par emplacement s’effectue en sélectionnant la ligne et en cliquant sur le bouton [Détail des emplacements] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. 􀀳 D’autres colonnes concernant les emplacements de stockage peuvent être ajoutées dans cette fenêtre par la fonction Personnaliser la liste : - Zone, - Emplacement principal, - Emplacement contrôle. Fonctions annexes Sélection des articles Cette liste déroulante est disposée sur le bord inférieur de la fenêtre. Elle permet de sélectionner : 􀂉 Tous les articles (valeur par défaut) : tous les articles correspondant aux sélections sont affichés. 􀂉 Articles présents en stock : s’afficheront tous les articles dont la quantité n’est pas nulle (même si elle est négative). Référence Quantité Quantité colisée PR unitaire Valeur Conditionnement EM040 70,00 7,00 70,00 4900,00 Ecrin de 10 Quantité ajustée Quantité colisée ajustée PR ajusté Valeur ajustée 100,00 10,00 100,00 10000,00 Valeur du stock Stock réel ------------------------------------- 10000 100 = -------------- = 100 Menu Traitement © Sage 2007 1516 􀂉 Articles non présents : s’afficheront tous les articles dont la quantité en stock est nulle. Bouton [Visualiser les numéros de Série / lot] Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il n’est actif que lorsque l’on n’a pas demandé l’affichage des numéros de série ou de lots lors de la sélection. Il permet, lorsqu’un article géré en sérialisé ou par lots est sélectionné, d’afficher une fenêtre indiquant les numéros de série ou de lots. Cette fonction sera vue plus loin. Voir le paragraphe «Régularisation numéro de série / lot», page 1519. Bouton [Détail des emplacements] Ce bouton ouvre une fenêtre « Détail emplacement » lorsqu’on clique dessus après sélection d’une ligne comportant un emplacement de stockage, en particulier dans le cas de cumuls multiples par emplacement. Voir ci-après le détail de cette fenêtre. Détail des emplacements Cette fenêtre est ouverte en cliquant sur le bouton [Détail des emplacements] après sélection d’une ligne de la fenêtre « Saisie inventaire au… » comportant un emplacement de stockage, en particulier dans le cas de cumuls multiples par emplacement. Elle permet d’enregistrer les valeurs d’inventaire pour chaque emplacement de l’article. Les saisies faites seront validées en cliquant sur le bouton [OK]. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet d’annuler la saisie de la quantité ajustée de la ligne sélectionnée (fonction présente également dans le menu contextuel). Enregistrement des réajustements – Saisie d’inventaire La saisie dans les zones des colonnes Quantité ajustée et Prix de revient (PR) ajusté doit obéir à certaines règles décrites ci-après. Les modifications effectuées ne seront prises en compte que lors de la validation définitive du réajustement. Des contrôles sont effectués au moment de la saisie. Ils sont détaillés plus loin. Menu Traitement © Sage 2007 1517 Saisie d’une nouvelle quantité en stock La saisie de cette nouvelle valeur doit se faire dans la colonne Quantité ajustée selon les règles suivantes (ne pas oublier de valider après saisie) : 􀂉 Ajout d’une valeur à la quantité existante : saisissez + Valeur. 􀂉 Soustraction d’une valeur à la quantité existante : saisissez - Valeur. 􀂉 Remplacement de la quantité existante : saisissez Valeur. Ne faites précéder ce nombre d’aucun signe distinctif. 􀂉 Mise à zéro du stock d’un article : saisissez 0. 􀂉 Annulation d’une modification : effacez la valeur saisie dans la zone d’édition de la colonne Quantité ajustée et validez. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et utiliser le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation ». Saisie d’inventaire des articles en contrôle 􀀲 Si des articles sont stockés dans des emplacements de contrôle lors de la saisie d’inventaire, les quantités restant à contrôler des lignes d’entrée antérieures à la date de saisie d’inventaire sont mises à zéro pour éviter que les articles soient toujours proposés en contrôle qualité. Exemple Soit un article présentant les caractéristiques suivantes. Une saisie d’inventaire est faite au 02/01/N. La quantité sur l’emplacement de contrôle est portée à 10. Saisie d’un nouveau prix de revient unitaire Cette saisie doit se faire dans la colonne PR ajusté selon les règles suivantes (ne pas oublier de valider après saisie) : 􀂉 Ajout d’une valeur à la valeur existante : saisissez + ValeurU. 􀂉 Soustraction d’une valeur à la valeur existante : saisissez - ValeurU. Date Quantité Emplacement Reste à contrôler 01/01/N 10 E1 0 02/01/N 5 C1 (contrôle) 5 03/01/N – 7 E1 0 Date Quantité Emplacement Reste à contrôler Commentaire 01/01/N 10 E1 0 02/01/N 5 C1 (contrôle) 0 Mise à 0 du reste à contrôler des lignes antérieures à la date de saisie d’inventaire 02/01/N – 5 C1 0 02/01/N 10 C1 10 La nouvelle quantité sera proposée en contrôle qualité 03/01/N – 7 E1 0 Menu Traitement © Sage 2007 1518 􀂉 Remplacement de la valeur existante : saisissez Valeur. Ne faites précéder ce nombre d’aucun signe distinctif. 􀂉 Ajout d’un pourcentage à la valeur existante : saisissez + Valeur%. 􀂉 Soustraction d’un pourcentage à la valeur existante : saisissez – Valeur% ou Valeur%. 􀂉 Ajout d’une valeur à la valeur globale existante : saisissez + ValeurF. 􀂉 Soustraction d’une valeur à la valeur globale existante : saisissez – ValeurF. 􀂉 Remplacement de la valeur globale existante : saisissez ValeurF. Ne faites précéder ce nombre d’aucun signe distinctif. 􀂉 Annulation d’une modification : effacez la valeur saisie dans la zone d’édition de la colonne PR ajusté et validez. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et utiliser le bouton [Supprimer] de la barre d'outils « Navigation ». Exemple Soit un stock théorique de 10 articles X à 15,00 €. La valeur du stock est donc de 150,00 €. 􀀳 Après validation de la saisie, ne sont enregistrées que les saisies pour lesquelles le programme a détecté une différence par rapport aux valeurs calculées (quantité, PR unitaire). Si les valeurs saisies dans les zones Quantité ajustée et PR ajusté sont identiques aux valeurs initiales, rien ne sera enregistré à la validation. Menu contextuel de la liste de saisie d’inventaire Un menu contextuel est disponible sur la liste de la saisie d’inventaire. Valeur souhaitée Saisie dans la zone PR ajusté Valeurs obtenues après validation Un PR unitaire à 16,00 € +1U ou 16 Qté ajustée = 10 PR ajusté = 16,00 Valeur ajustée = 160,00 PR unitaire à 13,00 € –2U ou 13 Qté ajustée = 10 PR ajusté = 13,00 Valeur ajustée = 130,00 PR unitaire augmenté de 10 % +10% Qté ajustée = 10 PR ajusté = 16,50 Valeur ajustée = 165,00 Une valeur globale de stock de 200,00 € +50F ou 200 Qté ajustée = 10 PR ajusté = 20,00 Valeur ajustée = 200,00 Menu Traitement © Sage 2007 1519 Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Une commande de ce menu n’est pas disponible : 􀂉 Ajouter un nouvel élément. Une commande spécifique apparaît : Interroger le compte de l’article Ouvre la fenêtre de la commande Interrogation de compte article en présélectionnant le volet « Interrogation du stock ». Personnaliser la liste de saisie de l’inventaire On peut personnaliser les colonnes de la saisie de l’inventaire soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste. Une colonne présente une particularité. Colonne Etat Cette colonne précise par une croix ( ) si le numéro de série / lot a été sorti par un mouvement antérieur à la date de l’inventaire. Dans ce cas aucune modification ni suppression n’est possible. Pour les articles gérés par lot, une coche ( ) permet d’indiquer que le lot a été partiellement utilisé par un mouvement postérieur à la date d’inventaire. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Régularisation numéro de série / lot Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Visualiser les numéros de Série / lot] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre lorsque l’on n’a pas demandé l’affichage des numéros de série ou de lots lors de la sélection et lorsqu’un tel article est sélectionné. Menu Traitement © Sage 2007 1520 Le titre de cette fenêtre rappelle l’article dont on voit le détail. Elle permet de modifier quantités et prix de revient. Elle permet également d’ajouter un numéro de série ou de lot pour l’article sélectionné ainsi que les quantités et PR correspondants. Une colonne Emplacement peut être ajoutée dans cette fenêtre pour constater l’emplacement de stockage de l’article. 􀀳 Aucun bouton (Emplacement] n’est disponible puisque les articles sérialisés ou gérés par lot sont toujours stockés dans un seul emplacement. Pour modifier une ligne : 1 . Cliquez sur la ligne pour la sélectionner. 2 . Faites les modifications dans les zones de saisies autorisées au-dessus des titres des colonnes. 3 . Validez par la touche ENTRÉE. Bouton [OK] Enregistre les modifications apportées. La validation définitive s’effectuera à partir de la fenêtre Saisie inventaire. Bouton [Supprimer] Ce bouton permet d’annuler l’entrée d’un nouveau numéro de série ou de lot dans cette fenêtre. Impression de la régularisation d’inventaire Cette fenêtre de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Impression de la régularisation d’inventaire] dans la fenêtre de saisie d’inventaire. Les choix offerts dans cette fenêtre permettent les sélections suivantes. Article Liste déroulante proposant : 􀂉 Tous les articles : tous les articles apparaîtront. 􀂉 Articles régularisés : seuls les articles sur lesquels une régularisation a été effectuée apparaîtront. Classement Liste déroulante proposant : 􀂉 Article (valeur par défaut) : les articles seront classés, lors de l’impression, par ordre de référence article. 􀂉 Famille : les articles seront classés par code famille et, à l’intérieur de chaque famille, par ordre de référence article. 􀂉 Catégorie de produit : les articles seront classés par catégorie de produit et, à l’intérieur de chaque catégorie, par ordre de référence article. 􀂉 Fournisseur principal : les articles seront classés par fournisseur principal et, en tri secondaire, par ordre de référence article. Menu Traitement © Sage 2007 1521 􀂉 Emplacement de stockage : les articles seront classés par codes emplacements puis par référence article (si l’article possède plusieurs cumuls par emplacement, le tri s’effectue par rapport au premier emplacement). 􀂉 Zone : le classement s’effectue sur les zones A, B, C Aucun puis par code emplacement. Voir la fonction «Dépôts de stockage», page 710 pour les explications concernant les zones. 􀀳 Rappelons que les catégories de produits sont définies dans les options de la fiche de l’entreprise et sont affectées aux familles d’article et, par voie de conséquence, aux articles appartenant à la famille. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Détail N° série Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles avec numéros de série ou de lot seront imprimées globalement pour la référence article sans détail des numéros. 􀂉 Numéro de série : le détail des régularisations par numéro de série sera imprimé. 􀂉 Numéro de lot : le détail des régularisations par numéro de lot sera imprimé 􀂉 Les deux : le détail des régularisations par numéros de série et par numéros de lot sera imprimé. Famille de / à Zones de sélection permettant de préciser une famille d’articles ou une fourchette de familles. Article de / à Zones de sélection permettant de préciser un article ou une fourchette d’articles. Détail des emplacements Cette case à cocher fait s’imprimer le détail des emplacements sur l’état imprimé. Cette case n’est disponible que si la gestion du multi-emplacement a été paramétrée dans la fiche de l’entreprise. Bouton [OK] Lance l’impression en fonction des sélections faites. Bouton [Annuler] Referme la fenêtre sans rien faire. Mise à jour des valeurs de stock Le bouton [Enregistrer les saisies d’inventaire] lance la génération des mouvements de régularisation de l’inventaire. Il est disposé dans la fenêtre «Saisie inventaire». Cette mise à jour est précédée d’un message vous proposant de procéder à un réajustement des valeurs du stock à l’issue de la mise à jour. « Souhaitez-vous procéder au réajustement des valeurs de stock à l’issue de la mise à jou ? [Oui] [Non] [Annuler] » Menu Traitement © Sage 2007 1522 Les réponses à ce message ont les conséquences suivantes : 􀂉 [Oui] : le recalcul des valeurs de stock sera lancé automatiquement. 􀂉 [Non] : aucun réajustement des valeurs de stock n’est opéré. 􀂉 [Annuler] : revient à la fenêtre de sélection. Ce réajustement est nécessaire pour que les sorties de stock effectuées à une date postérieure à la date d’inventaire soient recalculées par rapport aux nouvelles valeurs d’inventaire. Cette procédure de réajustement peut également être effectuée par la suite à l’aide de la commande Fichier / Lire les informations. Au cours de cette mise à jour sont générés des mouvements de stock de type Régularisation renseignés de la façon suivante : Les mouvements de sortie épuisent le stock des anciennes valeurs, les mouvements d’entrée approvisionnent le stock aux nouvelles valeurs. Ne sont concernés par ces mouvements que les articles pour lesquels des ajustements ont été saisis. Exemple Inventaire au 31/12/N. Saisie de la régularisation d’inventaire suivante. Génération du mouvement de sortie de réajustement au 31/12/N. Génération du mouvement d’entrée de réajustement au 31/12/N. Exemple Inventaire au 31/12. Saisie de la régularisation d’inventaire suivante. Champ Mouvement de sortie Mouvement d’entrée Dépôt Dépôt sélectionné pour l’inventaire Dépôt sélectionné pour l’inventaire Date Date de l’inventaire Date de l’inventaire N° pièce Premier numéro de pièce disponible pour les mouvements de sortie du type régularisation (1) 1. Ce numéro comporte un i minuscule en première position. Premier numéro de pièce disponible pour les mouvements d’entrée du type régularisation (1) Référence Inv. au (date d’inventaire) Inv. au (date d’inventaire) Article Qté PR unitaire Valeur Qté ajustée PR ajusté Valeur ajustée ABCD 10 100 1000,00 10 90 900,00 XYZ 3 25 75,00 Article Qté Prix unitaire Remise Montant HT ABCD –10 100 0 1000,00 Article Qté Prix unitaire Remise Montant HT ABCD 10 90 0 900,00 Article Qté PR unitaire Valeur Qté ajustée PR ajusté Valeur ajustée ABCD 10 100 1000,00 7 90 630,00 XYZ 3 25 75,00 Menu Traitement © Sage 2007 1523 Génération des mouvements de réajustement suivants. Les deux mouvements sont générés à la date d’inventaire. Ces deux mouvements se distinguent par le numéro de pièce (i0000001) incrémenté de manière automatique par le programme (notez la présence du i minuscule pour les identifier de manière absolue). Articles gérés en FIFO/LIFO Les articles gérés selon ces règles sont traités de façon identique mais avec les particularités liées à cette gestion du stock. Exemple Soit l’état du stock suivant. Les mouvements de stock de l’article sont les suivants (entrées en deux lots). Inventaire au 31/12. Saisie de la régularisation d’inventaire suivante. Génération des mouvements de réajustement suivants. La ligne du mouvement de sortie épuise l’ensemble des lots en stock à la date d’inventaire. La ligne du mouvement d’entrée concerne un seul nouveau lot pour une valeur globale. Articles gérés en sérialisé ou par lots La régularisation du stock de tels articles s’opère par numéro de série ou de lot. Il ne peut y avoir de régularisation globale des valeurs du stock. Type mouvement Date Article Qté Prix unitaire Remise Montant HT MS 31/12 ABCD –10 100 0 1000,00 ME 31/12 ABCD 7 90 0 630,00 Article Qté PR unitaire Valeur ARTFIFO 20 75 1500,00 Date Qté Prix unitaire Remise Montant HT 01/01 10 100 0 1000,00 01/02 10 50 0 500,00 Article Qté PR unitaire Valeur Qté ajustée PR ajusté Valeur ajustée ARTFIFO 20 75 1500,00 20 70 1400,00 Type mouvement Date Article Qté Prix unitaire Remise Montant HT MS 31/12 ARTFIFO –20 75 0 1500,00 ME 31/12 ARTFIFO 20 70 0 1400,00 Menu Traitement © Sage 2007 1524 Exemple Inventaire au 31/12. Saisie de la régularisation d’inventaire suivante. Génération des mouvements de réajustement suivants. Contrôles Les régularisations d’inventaire s’accompagnent d’un certain nombre de contrôles nécessaires à la bonne gestion du stock. Ces contrôles ont lieu à la fois au moment de la saisie des réajustements et au moment de leur enregistrement. Gestion du stock négatif en quantité Les régularisations d’inventaire sur les quantités ne doivent pas rendre le stock négatif avant et après la prise en compte des mouvements antérieurs à la date d’inventaire. Le message suivant s’affichera dans ce cas : « La quantité saisie ne peut rendre le stock négatif ! [OK] » Ce message peut s’afficher dans les cas suivants : 􀂉 si l’on rend le stock en quantité négatif à la date d’inventaire ou compte tenu des mouvements antérieurs à cette date, 􀂉 si l’on tente de sortir du stock un numéro de série ou un numéro de lot qui a déjà été sorti par un mouvement antérieur à la date d’inventaire. Gestion du stock négatif en valeur La nouvelle valeur saisie peut rendre le PR unitaire de l’article négatif. Ce contrôle est effectué en prenant en compte les mouvements postérieurs à la date d’inventaire. Un message s’affiche dans cette éventualité. « La régularisation du prix de revient de l’article XXX rend la valeur du stock négative ! [OK] [Annuler] » Précautions d’utilisation La commande Régularisation d’inventaire affecte à l’écran les valeurs de stock calculées à un instant t. Les différentes régularisations enregistrées vont être générées à partir de ces valeurs calculées. Une ligne est générée par article. La ligne est répatie par emplacement. N° série Qté PR unitaire Valeur Qté ajustée PR ajusté Valeur ajustée 007 1 100 100,00 1 90 90,00 009 1 50 50,00 0 0 0,00 006 (1) 1. Ajout du numéro de série lors de la régularisation d’inventaire. 1 25 25,00 Type mouvement Date N° série Qté Prix unitaire Remise Montant HT MS 31/12 007 –1 100 0 100,00 ME 31/12 007 +1 90 0 90,00 MS 31/12 009 –1 50 0 50,00 ME 31/12 006 +1 25 0 25,00 Menu Traitement © Sage 2007 1525 S’il existe des lignes de sorties postérieures à la date de saisie d’inventaire, la régularisation ne doit pas rendre le stock négatif sauf s’ils sont autorisés. Voir le paragraphe Contrôles ci-dessus. Nous vous conseillons donc de ne pas effectuer de saisies de sorties de stock alors que la fenêtre « Saisie inventaire » est affichée pour ne pas fausser la prise en compte des régularisations. Importation de la situation de stock Voir la fonction «Communication site à site», page 277 en ce qui concerne l’exportation de l’inventaire à partir du programme Sage Gestion Commerciale. Import de l’inventaire Cette importation peut être lancée de deux façons différentes. Première méthode Si la zone Traitement de la fenêtre de sélection «Saisie d’inventaire» est positionnée sur Importation de la situation de stock, la fenêtre de sélection d'un fichier sera proposée directement à la validation de cette fenêtre de saisie. 􀀳 La fenêtre de sélection «Saisie d’inventaire» dont il est question ici est celle qui s’ouvre au lancement de la fonction Traitement / Saisie d’inventaire. Voir plus loin le titre «Sélection du fichier d’importation», page 1526. Deuxième méthode Si vous cliquez sur le bouton [Importer la situation du stock] dans la fenêtre « Saisie inventaire », la fenêtre de sélection d'un fichier sera proposée au lancement de cette commande. Elle sera précédée d’une autre fenêtre demandant de préciser les traitements à réaliser. Cette fenêtre sera proposée de la même manière si ce traitement est demandé à partir du format de sélection de la régularisation d'inventaire. Cette fenêtre permet de définir les traitements qui seront effectués sur les articles déjà régularisés et les articles non présents dans le fichier d’importation avant la sélection du fichier à importer. Deux zones à liste déroulante sont proposées dans la fenêtre. Menu Traitement © Sage 2007 1526 Articles déjà régularisés Cette zone à liste déroulante permet de préciser le traitement à effectuer dans le cas où une même référence (article n’ayant pas de gamme ou n’étant pas géré en mode sérialisé / lot) apparaît plusieurs fois dans le fichier d'importation ou si l'article a déjà subi une modification dans la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire. Il propose les options suivantes : 􀂉 Ignorer (proposé par défaut) : la première ligne concernant la référence article est conservée avec ses différentes valeurs (quantité et prix de revient unitaire). Si d’autres lignes existent pour cette référence, elles seront ignorées. Si l'article a déjà été modifié dans la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire la ou les lignes du fichier d'importation relatives à cet article seront ignorées. 􀂉 Remplacer : si plusieurs lignes existent dans le fichier ou si l'article à déjà subi une modification dans la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire, ce sont les valeurs de la dernière ligne lue qui remplaceront les valeurs saisies. 􀂉 Cumuler : si plusieurs lignes existent dans le fichier ou si l'article a déjà subi une modification dans la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire, les quantités des différentes lignes sont cumulées avec les quantités saisies ; le prix de revient unitaire retenu est celui saisi. Articles non présents Cette zone à liste déroulante permet de régler le traitement des articles qui ne figurent pas dans le fichier d’importation. Il propose les options suivantes : 􀂉 Ignorer (proposé par défaut) : les articles non présents dans le fichier d’importation sont ignorés. Aucune régularisation ne sera effectuée pour ces articles. 􀂉 Mise à zéro : les articles non présents dans le fichier d’importation sont considérés comme étant à zéro (quantité et prix de revient unitaire). Des mouvements de régularisation seront donc créés pour ces articles afin de rendre leur situation en stock égale à zéro (quantité et valeur). Bouton [Annuler] Ce bouton permet d'annuler l'opération et de revenir à la fenêtre de saisie des régularisations d’inventaire. Bouton [OK] La validation de la fenêtre par ce bouton propose la fenêtre de sélection du fichier d’importation. Sélection du fichier d’importation L’importation du fichier permet de se substituer à la saisie. Son fonctionnement est identique à la saisie des régularisations d'inventaire. Si cette fenêtre est ouverte directement Menu Traitement © Sage 2007 1527 Les quantités et valeurs identiques à celle d’origine sont considérées comme sans influence sur les valeurs de stock initiales (pas de valeur affichée dans les colonnes Quantité ajustée et PR ajusté). Les quantités et valeurs différentes sont considérées comme des valeurs de remplacement de la quantité d’origine et du prix de revient unitaire d’origine. La sélection du fichier d'importation sera suivie selon le cas : 􀂉 D’un message proposant le réajustement des cumuls. « En cas de régularisation de la valeur de stock, il est conseillé de procéder à un réajustement préalable des valeurs de stock. Souhaitez-vous lancer cette procédure ? [Oui] [Non] [Annuler] » Les réponses à ce message ont les conséquences suivantes : 􀂉 [Oui] : le recalcul des valeurs de stock sera lancé automatiquement. 􀂉 [Non] : aucun réajustement des valeurs de stock n’est opéré. 􀂉 [Annuler] : revient à la fenêtre de sélection. 􀂉 Si le fichier sélectionné ne correspond pas à un fichier d’importation de situation de stock, d’un message indiquant que le type de fichier sélectionné est inconnu apparaîtra. 􀂉 Si le dépôt de stockage du fichier importé ne correspond pas à celui défini dans la fenêtre de sélection, d’un message précisant la différence des dépôts s'affichera en proposant de continuer le traitement. Si la réponse est [Oui], l’importation du fichier sélectionné sera effectuée, si la réponse est [Non], l’importation n’est pas réalisée. 􀂉 Si le fichier d’inventaire comporte la situation de stock de plusieurs dépôts, d’un message demandant si vous souhaitez poursuivre l’importation. « Le fichier d’inventaire comporte la situation de stock de plusieurs dépôts. Voulez-vous poursuivre le traitement en important la situation de stock de tous les dépôts ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message ont les effets suivants : 􀂉 [Oui] : l’importation de la situation de stock et l’enregistrement des mouvements de régularisation pour tous les dépôts mentionnés dans le fichier d’importation sont lancés. 􀂉 [Non] : arrêt du traitement. Structure du fichier d’importation - Inventaire La structure du fichier est identique en exportation ou en importation. Les informations relatives à un article sont définies sur une même ligne. Le séparateur des lignes est le retour chariot. Le séparateur des différents champs d'une ligne est la tabulation. La présence de tous les champs d'une ligne est obligatoire et les valeurs non renseignées sont remplacées par des tabulations. Le fichier d’importation se décompose de la manière suivante : 􀂉 1ère ligne : la première ligne du fichier reprend l'intitulé du dépôt de stockage. Un contrôle non bloquant sur le dépôt sera effectué par rapport à celui sélectionné dans la fenêtre de sélection ou de saisie d’inventaire. 􀂉 2ème ligne : date d’inventaire. 􀂉 Lignes suivantes : elles correspondent aux lignes de situation de stock de chaque article. Menu Traitement © Sage 2007 1528 Description des champs d’une ligne d’inventaire Le tableau ci-après reprend l'ensemble des champs présents dans une ligne de situation de stock d'un article. Les champs sont séparés par une tabulation. La présence de chaque champ, même vide est obligatoire. Les valeurs importées sont systématiquement considérées comme des valeurs de remplacement. Exemple La société Bijou SA possède deux dépôts de stockage. Chaque fin de mois, le dépôt annexe exporte sa situation de stock et transmet le fichier d'importation au dépôt principal. Le fichier d'importation a l'apparence ci-dessous : Bijou SA 010102 BAAR01 – – – – 10 – 186,00 – – BAOR01 – Rubis – – – 5 – 520,00 – – BAOR01 – Emeraude – – – 6 – 545,00 – – BAOR01 – Emeraude – – – 8 – 720,00 – – CHAAR/VAR – 42 cm – Classique – – 8 – 650,00 – – MODIV01 – – – MV001 – 1 –980,00 –150197 –150102 􀀳 La tabulation est représentée par le signe –. Déroulement de la procédure d’importation Si une importation de situation de stock est demandée, le programme effectue les traitements dans l’ordre suivant : 1 . Sélection du fichier d’importation. Champ Capacité de la zone Commentaire Référence article 18 caractères alphanumériques La référence article doit obligatoirement exister dans le fichier article de la gestion commerciale. Enuméré gamme 1 21 caractères alphanumériques Le programme contrôle l'existence d'une gamme 1 rattachée à l'article concerné. Enuméré gamme 2 21 caractères alphanumériques Le programme contrôle l'existence d'une gamme 2 rattachée à l'article concerné. N° série / lot 18 caractères alphanumériques Articles sérialisés : si le N° de série existe déjà, seul le prix de revient unitaire peut être modifié. Si le N° de série n'existe pas, un mouvement d'entrée sera créé. Articles gérés par lot : Si le N° de lot existe, la quantité et le prix de revient unitaire peuvent être modifiés. Si le N° de lot n'existe pas un mouvement d'entrée sera créé. Quantité Format Quantité La quantité du fichier d'importation se substituera à celle calculée dans le fichier commercial. PR unitaire Format Prix unitaire Le prix de revient unitaire du fichier d'importation se substituera à celui calculé dans le fichier commercial. Péremption Format date JJMMAA A renseigner uniquement pour les articles sérialisés et gérés par lot. Fabrication Format date JJMMAA A renseigner uniquement pour les articles sérialisés et gérés par lot. Emplacement 13 caractères alphanumériques Informations libres série/ lot 1 à 64 30 caractères alphanumériques Menu Traitement © Sage 2007 1529 2 . Apparition d'un message proposant le réajustement des cumuls. La réponse (Oui ou Non) est enregistrée mais le réajustement ne sera pas directement lancé si la réponse est Oui. 3 . Le programme vérifie la cohérence des champs du fichier d'importation. Si l’intitulé du dépôt ne correspond pas à celui de la sélection, un message indiquant cette incohérence et proposant de continuer l'opération s'affichera. Si une erreur est détectée dans la structure du fichier (fichier incorrect, absence de champs, champs incorrects), un message indiquant la nature de l'anomalie sera ensuite proposé et le traitement sera arrêté. Si aucune erreur n’est détectée sur la structure du fichier, le réajustement des cumuls est lancé si la réponse était Oui au point n° 2. 4 . Le programme calcule l’inventaire. Cette opération est identique à celle de la saisie d’inventaire classique. 5 . Le programme procède ensuite à l'importation du fichier. En fonction du contenu du fichier d'importation (situation en stock négative,…) et de l'option Gestion d'anomalies, certains messages peuvent apparaître. Selon les cas, l'importation sera suivie de la génération des mouvements de régularisation avec le réajustement des cumuls si celui-ci a été demandé ou de l'apparition de la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire. Exportation de la situation de stock Deux méthodes sont possibles pour l’exportation d’une situation de stock : 􀂉 la situation de stock doit être exportée sans aucune modification : dans ce cas, il est préférable de lancer l’exportation directement à partir de la fenêtre de sélection simplifiée ou du format de sélection ; 􀂉 la situation de stock doit être régularisée avant de procéder à l’export : l’exportation sera alors lancée après avoir effectué les modifications dans la fenêtre de saisie. Exportation de la situation de stock sans modification Si la zone Traitement de la fenêtre « Régularisation d'inventaire » est positionnée sur Exportation de la situation de stock, la fenêtre de création d'un fichier sera proposée au lancement de la commande. Cette fenêtre sera proposée de la même manière si ce traitement est demandé à partir du format de sélection de la régularisation d'inventaire. Menu Traitement © Sage 2007 1530 La validation de la fenêtre de création du fichier d'exportation sera suivie du message proposant le réajustement des cumuls avant la génération du fichier d'exportation. « En cas de régularisation de la valeur de stock, il est conseillé de procéder à un réajustement préalable des valeurs du stock. Souhaitez-vous lancer cette procédure ? [Oui] [Non] [Annuler] » La structure du fichier exporté est identique à celle du fichier d'importation de situation de stock. Un certain nombre de messages indiquant l’état d’avancement du processus vont se succéder à l’écran que vous ayez ou non demandé le réajustement des valeurs du stock. Exportation à partir de la saisie d’inventaire Les articles n’ayant pas fait l’objet de modifications manuelles sont exportés avec les valeurs d’origine. Les articles ayant fait l’objet de modifications sont exportés avec les nouvelles valeurs de stock. Pour cela, cliquez sur le bouton Exporter la situation de stock] dans la fenêtre « Saisie inventaire », La fenêtre de création d'un fichier sera proposée au lancement de la commande. Une fenêtre vous demandera avant l’exportation des valeurs du stock si vous voulez enregistrer les régularisations que vous auriez pu effectuer et si vous désirez faire un réajustement des valeurs du stock. Cette fenêtre permet d’effectuer le réglage du traitement à effectuer après la création du fichier d'exportation. Enregistrement des régularisations dans l’historique. Cette boite à cocher (non cochée par défaut) permet de lancer la procédure de création des documents de régularisation d’inventaire après la création du fichier d'exportation. Si cette boîte n'est pas cochée, l’exportation de la situation de stock sera effectuée sans aucun enregistrement des modifications saisies dans la fenêtre de saisie des régularisations d'inventaire. Réajustement des valeurs de stock à l’issue de la mise à jour Cette boite à cocher (non cochée par défaut) permet de lancer la procédure de réajustement des cumuls après la création des documents de régularisation. Elle n’est pas disponible si l’option Enregistrement des régularisations dans l'historique n’est pas cochée. Bouton [Annuler] Ce bouton permet d'annuler l'opération et de revenir à la fenêtre de saisie des régularisations d’inventaire Bouton [OK] Ce bouton propose la fenêtre de création du fichier d’exportation. Menu Traitement © Sage 2007 1531 Menu Traitement © Sage 2007 1532 Mise à jour de l’agenda Traitement / Mise à jour de l’agenda Cette commande permet de mettre à jour et consulter l’agenda. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Mise à jour de l'agenda] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». L’agenda sert à l’enregistrement des dates et des périodes d’événements concernant les dépôts, les clients, les fournisseurs, les collaborateurs ou les articles. Ces événements peuvent être par exemple des périodes de congés, des promotions, des rendez-vous, etc. Les intitulés sont saisis dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise (voir la commande A propos de…). Si des événements arrivent à échéance, l’ouverture d’un fichier commercial sera accompagné par l’ouverture de la fenêtre donnant la liste de ces événements. Cette possibilité doit être paramétrée dans le volet « A propos de… / Préférences ». Rappelons que les fiches « Agenda » des clients et des fournisseurs peuvent être également enregistrées et consultées dans leur fiche (commandes Clients et Fournisseurs). Liste des événements de l’agenda Le lancement de la commande ouvre une fenêtre « Mise à jour de l’agenda » donnant la liste des événements de l’agenda. Les événements d’agenda sont classés en fonction du choix fait dans la zone Tri de la barre d’outils «Navigation » : 􀂉 par Date : le classement s’effectue d’abord sur les dates de début puis sur les dates de fin ; ce classement est proposé par défaut, 􀂉 par Sujet : un classement secondaire est effectué d’abord sur les dates de début puis sur les dates de fin. 􀂉 par Intéressé (valeur par défaut). Un classement secondaire est effectué sur : 􀂉 le numéro de client ou de fournisseur, 􀂉 la référence article, 􀂉 le dépôt ou le collaborateur (par ordre de saisie). Les fonctions applicables aux listes pour la création, la modification / consultation et la suppression peuvent être utilisées. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. Menu Traitement © Sage 2007 1533 Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils « Navigation » font défiler les événements de la liste en fonction du classement actif. La liste des événements agenda affiche les informations suivantes : Colonne Etat Affiche un petit réveil sur un événement dont l’option Alerte est sélectionnée. Le réveil conditionne l’apparition de l’événement dans la liste qui s’ouvre en fonction des réglages faits dans le volet «Préférences» de la fiche de l'entreprise. Il reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il ne dessélectionne pas l’option Alerte de la fenêtre «Evénement». Rappelons que la durée de l’alerte est une période de durée paramétrable, antérieure à la date de début d’un événement, pendant laquelle le programme vous avertit de son imminence. Colonne Intéressé Précise qui est intéressé par l’événement. Colonne Période Affiche la date ou les dates limites de l’événement sous la forme JJMMAA. Des boutons précisent à quoi correspondent les dates : 􀂉 Icône A partir du : date de départ d’un événement dont la date de fin n’est pas précisée. 􀂉 Icône Jusqu’au : date de fin d’un événement dont la date de début n’est pas précisée. 􀂉 Icône Pendant : dates limites d’un événement ; dans ce cas, deux dates sont affichées. 􀂉 Icône Le : date de l’événement. Colonne Sujet Affiche le thème de l’événement. Ces sujets sont enregistrés dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise (commande A propos de…). Colonne Evénement Affiche le détail de l’événement. Cette information est enregistrée dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise. Intéressés Liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre et permettant la sélection des intéressés. Par défaut elle affiche les événements concernant tous les intéressés. Menu contextuel – Liste des événements de l’agenda La liste des événements agenda comporte un menu contextuel. Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Menu Traitement © Sage 2007 1534 Personnaliser la liste – Liste des événements de l’agenda On peut personnaliser la liste des événements agenda soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. La liste des événements agenda affiche par défaut les colonnes détaillées ci-dessus. Il est possible d'en masquer mais on ne peut pas en ajouter. Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. Saisie d’un événement agenda La saisie d’un événement s’effectue dans une fenêtre s’ouvrant à cet effet lorsqu’on clique sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». 􀀳 Cette fenêtre est identique à celle qui s’affiche dans le volet «Agenda» des fiches clients ou fournisseurs mais, ici, toutes les zones sont libres. La modification s’effectue en ouvrant l’événement par un double-clic sur sa ligne ou en utilisant le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » après sélection de sa ligne. Toutes les zones doivent être obligatoirement saisies à l’exception de Commentaires et Alerte. Les différentes zones dont elle se compose sont les suivantes : Intéressé Liste déroulante permettant de sélectionner : 􀂉 Dépôt (valeur par défaut), 􀂉 Client, 􀂉 Fournisseur, 􀂉 Collaborateur, 􀂉 Article. Nom intéressé Liste déroulante éditable se trouvant à la droite de la précédente et permettant de sélectionner, en fonction de la valeur choisie dans la zone précédente : Menu Traitement © Sage 2007 1535 􀂉 soit le nom du dépôt, 􀂉 soit le nom du client, 􀂉 soit le nom du fournisseur, 􀂉 soit le nom du collaborateur, 􀂉 soit, enfin, la référence de l’article. Sujet Ce titre regroupe les menus locaux suivants : Groupe d’événements Liste déroulante permettant la sélection des groupes d’événements enregistrés dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise (le premier apparaît par défaut). La liste qui s’affiche dépend de la sélection faite dans la zone Intéressé de cette fenêtre. Evénements Liste déroulante éditable se trouvant à droite de la précédente. Elle affiche et permet de sélectionner les événements enregistrés dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise et correspondant au groupe d’événements sélectionné dans la zone précédente. L’enregistrement d’un événement inexistant dans le fichier puis la fermeture de la fenêtre fait apparaître un message. « L’événement XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles sont les suivantes : 􀂉 [Oui] : l’événement agenda est enregistré et la liste des événements est mise à jour. 􀂉 [Non] : l’événement agenda n’est pas créé et l’utilisateur doit modifier sa saisie. Période Ensemble de zones permettant la sélection des dates de début et de fin. La première est une liste déroulante et offre les choix suivants : 􀂉 A partir du : date de départ de l’événement, 􀂉 Jusqu’au : date de fin de l’événement, 􀂉 Pendant : dates limites de l’événement, 􀂉 Le : date de l’événement (valeur par défaut). En fonction du choix fait ici, l’une ou les deux zones de saisie de date sont disponibles pour la saisie de la ou des dates limites. Ce choix se traduit dans la liste des événements par une icône décrite plus haut. Ces zones de saisie de date comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Case Alerte Si cette option est sélectionnée (valeur par défaut) un petit réveil apparaît en face de l’événement dans la liste. Le volet «A propos de… / Préférences» propose une option permettant d’enregistrer le nombre de jours précédant l’événement pendant lesquels vous serez prévenu de l’imminence de ce dernier. Il permet aussi de paramétrer l’apparition d’une fenêtre affichant les événements à échéance, lors de l’ouverture du fichier commercial. La présence du réveil, combinée au nombre de jours d’alerte, déclenchera la mention de l’événement dans la liste des événements arrivés à échéance. Si cette option n’est pas sélectionnée, cette fenêtre ne vous avertira pas de l’imminence de l’événement. Si vous désactivez le réveil après consultation, l’événement n’en est pas supprimé pour autant. Le réveil reste apparent dans la liste des événements tant que l’utilisateur ne supprime pas l’événement ou bien qu’il dessélectionne la présente option. Commentaires Zone de 69 caractères alphanumériques. Menu Traitement © Sage 2007 1536 Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire. Menu Traitement © Sage 2007 1537 Mise à jour de la comptabilité Traitement / Mise à jour de la comptabilité Cette commande permet de passer en comptabilité : 􀂉 les pièces d’achat ou de vente, 􀂉 les règlements et des achats, 􀂉 les bons d’achat, 􀂉 les engagements. Le programme Sage Gestion commerciale utilise en permanence un fichier comptable. Il y transfère cependant les écritures comptables uniquement lors du lancement de la présente fonction. Les écritures des ventes, des achats, des règlements clients et fournisseurs et des engagements de vente ou d’achat ne peuvent être traitées simultanément. Il est nécessaire de réaliser chacune de ces opérations individuellement. Il est également possible de générer un fichier “texte” comportant les écritures à transférer. Ce fichier sera au format du programme Sage Comptabilité (voir en Annexe). Voir les explications sur les particularités de cette fonction sous le titre «Particularités de la mise à jour de la comptabilité», page 1541. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Mise à jour de la comptabilité] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». Si vous avez paramétré la gestion de la norme IFRS sans créer de plan IFRS ni de sections dans ce plan ni de section d’attente pour ce plan, un message d’erreur s’ouvrira au lancement de cette commande pour vous rappeler ce fait. « La section analytique est incorrecte pour le plan IFRS ! [OK] » Il faudra alors soit créer ce plan et ces sections, soit désactiver la gestion de la norme IFRS pour pouvoir mettre à jour la comptabilité. Ces obligations s’appliquent également aux écritures d’engagements. Rappelons que la gestion de la norme IFRS est activée dans le «Volet Initialisation – A propos de…», page 90. La sélection de cette commande ouvre une fenêtre de paramétrage « Mise à jour de la comptabilité ». Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Fichier comptable Reprend le nom du fichier comptable ouvert. Cette information n’est pas modifiable. Menu Traitement © Sage 2007 1538 Bouton [Mise à jour directe] Génère les écritures dans le fichier comptable ouvert en ligne. Bouton [Exporter les écritures] Génère les écritures dans un fichier texte au format d’import du programme Sage Comptabilité. Transfert Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Factures des ventes : (valeur par défaut) seules les écritures comptables relatives aux factures de vente seront transférées. 􀂉 Factures des achats : seules les écritures comptables relatives aux factures d’achat seront transférées. 􀂉 Règlement des ventes : seules les écritures comptables relatives aux règlements de vente (y compris les bons d’achat) seront transférées. 􀂉 Règlement des achats : seules les écritures comptables relatives aux règlements d’achat (y compris les bons d’achat) seront transférées. 􀂉 Engagements des ventes : seules les écritures comptables de vente enregistrées sur des journaux de situation seront transférées. 􀂉 Engagements des achats : seules les écritures comptables d’achat enregistrées sur des journaux de situation seront transférées. 􀀲 Pour que le lettrage entre facture et règlement puisse être réalisé automatiquement lors de la mise à jour comptable des règlements, il est conseillé de faire la mise à jour des factures avant celle des règlements. Les écritures d’engagement ne donnent lieu à aucun règlement. Les choix Factures des ventes et Factures des achats faits dans cette zone se répercuteront sur le contenu des zones apparaissant dans l’encadré Code journal de la présente fonction : 􀂉 la zone Souche mentionnera les différentes souches enregistrées dans les options de l’entreprise pour les factures ou les règlements considérés ; 􀂉 la zone Code journal mentionnera les codes des journaux correspondant à ces différentes souches. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 172. La comptabilisation des factures de ventes et des factures d’achats génère également la comptabilisation des règlements liés aux factures répondant aux critères de sélection. Les choix Règlement des ventes et Règlement des achats estompent les zones suivantes et les rendent inaccessibles : 􀂉 N° facture, 􀂉 Souche, 􀂉 Catégorie comptable et 􀂉 Code journal. En ce qui concerne l’application de la norme DGI, voir le titre «Application de la Norme DGI», page 1552. Période du / au Zones permettant la sélection des pièces dont la date est comprise à l’intérieur de la fourchette saisie. Tapez les dates sous la forme numérique JJMMAA. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Menu Traitement © Sage 2007 1539 N° de facture de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant de saisir la fourchette des numéros de factures. Cette zone n’est pas accessible lors de la génération des écritures comptables relatives aux règlements. Souche Liste déroulante permettant la sélection d’une souche de document. Sont proposées : 􀂉 Toutes : toutes les souches seront prises en compte. 􀂉 Liste des souches paramétrées parmi les 50 souches possibles. Seules les factures disposant de la souche sélectionnée seront transférées en comptabilité. Les écritures appartenant à des souches auxquelles un code journal a été associé seront reportées sur ce journal. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Souches et numérotation», page 194 ainsi qu’à l’encadré Code journal de la présente fonction. La sélection d’une souche particulière rend inutilisable la zone Souche de l’encadré Code journal qui affiche l’intitulé de la souche sélectionnée ici, et le transfert des écritures ne concernera que celles passées sur cette souche. Cette zone n’est pas accessible lors de la génération des écritures comptables relatives aux règlements. Etat des pièces Liste déroulante proposant la mise à jour en comptabilité des écritures comptables correspondant aux factures ou aux règlements : 􀂉 Non comptabilisé : permet la sélection des factures ou des règlements non passés en comptabilité (valeur par défaut), 􀂉 Comptabilisé : permet de sélectionner des factures ou des règlements déjà passés en comptabilité dont on demande le renouvellement du transfert pour diverses raisons. 􀀳 Le programme ne réalise aucun contrôle sur les écritures passées en comptabilité. Si vous utilisez cette dernière option sans discernement, vous risquez de transférer deux fois les mêmes écritures. Catégorie comptable Liste déroulante proposant : 􀂉 Toutes (valeur par défaut) : toutes les catégories comptables seront traitées. 􀂉 Liste des catégories comptables de vente ou d’achat enregistrées. Elle permet de sélectionner soit une catégorie comptable saisie dans les options de l’entreprise soit toutes les catégories. Cette zone n’est pas accessible lors de la génération des écritures comptables relatives aux règlements. Devise export Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Tenue commerciale : (valeur par défaut) l’exportation des écritures sera faite dans la monnaie de tenue commerciale (enregistrée dans le volet «A propos de… / Initialisation»), 􀂉 Tenue comptabilité : l’exportation des écritures sera faite dans la monnaie de tenue de la comptabilité (également enregistrée dans le volet «A propos de… / Initialisation»), dans ce cas et le précédent les options de transfert direct sont applicables (voir ci-dessous), 􀂉 Liste des devises : l’exportation des écritures sera faite dans la devise sélectionnée (ces devises sont celles enregistrées dans le volet «A propos de… / Options»). Dans de cas, la valeur de la monnaie de tenue commerciale est convertie dans la devise choisie. Code journal Les zones de cet encadré ne sont pas accessibles lors de la génération des écritures comptables relatives aux règlements. Dans ce cas, le transfert des règlements s’effectue automatiquement sur le journal paramétré lors de la saisie du règlement. Menu Traitement © Sage 2007 1540 Souche Cette zone à liste déroulante affiche les intitulés des différentes souches enregistrées dans les options de l’entreprise et correspondant au type de factures sélectionné dans la zone Transfert. Ces souches sont enregistrées dans les options de l’entreprise. La première est proposée par défaut. Il est possible de sélectionner une autre souche si plusieurs ont été créées afin de modifier le code journal proposé par défaut pour la souche considérée. Si le choix d’une souche particulière a été fait dans la zone Souche plus haut dans cette fenêtre, la présente zone affichera son intitulé mais sera estompée et donc non modifiable. Pour plus d’informations sur les souches, reportez-vous à l’option «Souches et numérotation», page 194. 􀀲 Cette zone ne permet pas de sélectionner une souche dans le but de restreindre le transfert aux seules écritures portées sur cette souche. Ce choix doit être fait dans la zone Souche disposée plus haut dans la fenêtre de la fonction. Code journal Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le code du journal sur lequel le transfert des factures doit s’effectuer. Si vous n’avez paramétré aucune souche ou si les souches créées n’ont été affectées à aucun journal, c’est le code du journal paramétré dans la zone Code journal ventes ou Code journal achats du volet « Facturation » de la fiche de l’entreprise qui sera proposé par défaut. Il est possible d’en sélectionner un autre. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 97. Dans le cas de la comptabilisation des engagements, si vous n’avez paramétré aucune souche ou si les souches créées n’ont été affectées à aucun journal de situation, c’est le code du journal paramétré dans la zone Code journal ventes ou Code journal achats du volet « Engagement » de la fiche de l’entreprise qui sera proposé par défaut. Il est possible d’en sélectionner un autre. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Sous-volet Engagement – Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 106. Si des codes journaux ont été affectés à certaines souches, la sélection d’une telle souche fera apparaître le code du journal correspondant. Il est possible de le modifier. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Souches et numérotation», page 194. Le transfert des règlements s’effectue automatiquement sur le journal paramétré lors de la saisie du règlement. Lors de ces saisies, le programme propose par défaut le code journal défini dans le volet « A propos de… / Comptable / Règlement ». Ces informations sont obligatoires. Un contrôle est exercé par le programme en fonction du transfert choisi. Un message s'affichera si vous choisissez le transfert de factures de ventes et un journal de type autre que Ventes. « Le code journal XXX ne correspond pas au transfert sélectionné, voulez-vous continuer ? [Oui] [Non] » Les réponses possibles sont les suivantes : 􀂉 [Oui] : le transfert comptable est lancé avec les paramétrages faits. 􀂉 [Non] : le transfert est interrompu. Si le journal sélectionné est de type Réservé IFRS, voir les explications données sous le titre «Comptabilisation de l’IFRS», page 1542. Menu Traitement © Sage 2007 1541 Mise à jour directe de la comptabilité La mise à jour directe s’effectue en cliquant sur le bouton [Mise à jour directe]. Elle s’effectue toujours en devise de tenue comptable. Les transferts s’effectuent en fonction des paramétrages faits dans le volet « Fichier / A propos de… / Comptable ». Mise à jour de la comptabilité par exportation d’un fichier Elle s’effectue en cliquant sur le bouton [Exporter les écritures]. Le fichier généré est toujours un fichier au format texte qui peut comporter les valeurs suivantes : 􀂉 Transfert en devise de tenue de comptabilité : les règles sont les mêmes que celles applicables à la mise à jour directe ; 􀂉 Transfert en devise de tenue commerciale : les règles sont les mêmes que celles applicables à la mise à jour directe ; 􀂉 Transfert en autre devise : la devise de tenue commerciale est convertie dans la devise choisie en fonction du taux enregistré. Les valeurs en devise de tenue commerciale sont également transférées mais dans la zone devise des écritures comptables. Particularités de la mise à jour de la comptabilité Ces particularités portent sur les points suivants : 􀂉 «Comptabilisation de l’IFRS», page 1542, 􀂉 «Transfert de la date d’échéance contrepartie», page 1543, 􀂉 «Transfert du compte de tiers sur la ligne de contrepartie», page 1543, 􀂉 «Comptabilisation des règlements», page 1544, 􀂉 «Comptabilisation des règlements dans un journal de type Général», page 1544, 􀂉 «Mise à jour des factures négatives», page 1545, 􀂉 «Traitement des assujettissements», page 1546, 􀂉 «Mise à jour des registres», page 1547, 􀂉 «Suppression d’un exercice du fichier comptable», page 1548, 􀂉 «Comptabilisation des frais d’expédition», page 1548, 􀂉 «Comptabilisation des bons d’achat», page 1549, 􀂉 «Comptabilisation des engagements», page 1551, 􀂉 «Gestion commune des règlements», page 1551, 􀂉 «Application de la Norme DGI», page 1552. Menu Traitement © Sage 2007 1542 Comptabilisation de l’IFRS Si la gestion de la norme IFRS a été paramétrée et qu’un plan IFRS avec des sections a été créé, le programme générera les écritures afférentes à cette norme de la façon résumée dans le tableau ci-dessous et en fonction des paramétrages suivants : 􀂉 boîte à cocher Application des normes comptables internationales IFRS du volet « Fichier / A propos de… / Initialisation » pour le respect de cette norme, 􀂉 zone Transfert IFRS de l’encadré Transfert comptable des informations complémentaires du volet « Fichier / A propos de… / Comptable / Facturation » sur les écritures analytiques générées, 􀂉 existence d’un plan IFRS et d’une section analytique d’attente (paramétrés dans l’option Plan analytique du volet « Fichier / A propos de… / Options »), 􀂉 existence d’un journal réservé IFRS créé dans la fonction Structure / Codes journaux, 􀂉 affectation d’une section IFRS aux tiers clients et fournisseurs (dans le volet « Complément » de leur fiche), 􀂉 affectation d’une section IFRS dans l’en-tête des pièces (dans la fenêtre « Informations document », cette section provient par défaut du tiers concerné mais peut être modifiée). Imputation analytique IFRS Dans les documents de vente et d’achat, l’imputation analytique s’effectue sur la section IFRS de l’en-tête du document. Règlements L’imputation analytique IFRS s’effectue de la manière suivante : 􀂉 Montant imputé à une échéance de facture : imputation sur la section IFRS de l’en-tête du document lié, 􀂉 Montant non imputé : imputation sur la section d’attente du plan IFRS, 􀂉 Écart de règlement : imputation sur la section d’attente du plan IFRS. Le tableau ci-dessous précise l’imputation des règlements. Option Application des normes comptables IFRS Option Transfert IFRS Type du Journal Type IFRS affecté aux écritures générale Écritures analytiques sur le plan IFRS Non cochée Aucun Pas de journaux IFRS Les deux Aucune Cochée Aucun Non réservé IFRS Les deux Aucune Réservé IFRS Les deux Aucune Compte HT Non réservé IFRS Les deux Comptes HT Réservé IFRS IFRS Comptes HT Tous les comptes Non réservé IFRS Les deux Tous les comptes Réservé IFRS IFRS Tous les comptes Option Transfert IFRS Facture Règlement Section IFRS Montant analytique IFRS Aucun Aucun Aucun Aucun Compte HT Section IFRS de l’en-tête du document sur les comptes de charge et produits Si cette section n’est pas renseignée, section d’attente du plan IFRS Aucun Aucun Menu Traitement © Sage 2007 1543 Contrôles exercés Si le code journal sélectionné dans la fenêtre de mise à jour comptable est réservé IFRS, un message de confirmation apparaîtra : « Le code journal XXX est réservé IFRS. Voulez-vous poursuivre le traitement ? [OK] [Annuler] » L’option Plan analytique IFRS étant stockée dans le fichier comptable alors que les options Plan analytique article et Plan analytique affaires sont stockées dans le fichier commercial, il est possible qu’un même plan analytique soit à la fois IFRS et article ou affaire. Dans ce cas, l’option Plan analytique IFRS est prioritaire si on demande le transfert de l’analytique articles et IFRS. Le message d’avertissement suivant est affiché : « Le plan analytique XXX est utilisé en plan analytique article et plan analytique IFRS. Souhaitez-vous poursuivre la mise à jour en comptabilité en utilisant la ventilation IFRS ? [Oui] [Non] » [Oui] : la comptabilisation s’effectue dans le journal sélectionné. [Non] : retour à la fenêtre précédente sans que la comptabilisation soit faite. 􀀳 S’il existe une facture avec un acompte lié à une écriture comptable, la comptabilisation dans un journal IFRS ne génère pas de lettrage. Si le journal n’est pas réservé IFRS, le lettrage s’effectue comme sur les anciennes versions du programme. Transfert de la date d’échéance contrepartie La date d’échéance de la ligne de contrepartie est systématiquement transférée dans la comptabilité. Transfert du compte de tiers sur la ligne de contrepartie Dans le cas où : 􀂉 le journal de trésorerie est paramétré pour une contrepartie à chaque ligne 􀂉 et le compte général associé à ce journal est paramétré pour la saisie du compte de tiers le compte de tiers concerné par le règlement sera reporté sur la ligne de l’écriture de contrepartie. Tous les comptes Section IFRS de l’en-tête du document sur tous les comptes. Si section IFRS de l’en-tête non renseignée, imputation sur la section d’attente du plan IFRS Compte tiers : section de l’entête du document lié Montant du lien règlement / échéance Ecart de règlement : section d’attente Montant de l’écart Solde restant à imputer : section d’attente Montant restant à imputer Compte de trésorerie (si contrepartie à chaque ligne) : idem compte tiers Idem compte tiers Option Transfert IFRS Facture Règlement Section IFRS Montant analytique IFRS Menu Traitement © Sage 2007 1544 Exemple Comptabilisation du règlement client suivant : Le code journal BRD a comme compte général associé le 5120000 et son option Contrepartie à chaque ligne a été cochée. Dans la fiche du compte 5120000, l’option Saisie compte tiers a été cochée. Les écritures transférées sont les suivantes. Exemple Code journal à contrepartie mensuelle. Reprenons l’exemple précédent. Dans ce cas, les écritures transférées seraient les suivantes. Exemple Si le code journal est à contrepartie à chaque ligne mais que l’option Saisie compte tiers n’a pas été cochée dans le compte associé, on obtient les transferts suivants. Comptabilisation des règlements La mise à jour comptable des règlements s’affectue comme suit : 􀂉 Règlement des ventes : les règlements des ventes sont passés dans le code journal associé au règlement. 􀂉 Règlement des achats : les règlements des achats sont passés dans le code journal associé au règlement. 􀀳 Rappelons que la comptabilisation des factures de ventes et d’achats génère également la comptabilisation des règlements liés à ces factures. Comptabilisation des règlements dans un journal de type Général Si un règlement à comptabiliser doit être passé sur un journal de type Général sans compte de trésorerie associé, le programme affichera un message d’avertissement : Date Compte général Tiers Échéance contrepartie Montant Code journal 0101N 4110000 CARAT 3101N 1000.00 BRD Date Compte général Tiers Contrepartie Contrepartie tiers Échéance contrepartie Débit Crédit 0101N 4110000 CARAT 5120000 0101N 1000.00 0101N 5120000 CARAT 3101N 1000.00 Date Compte général Tiers Contrepartie Contrepartie tiers Échéance contrepartie Débit Crédit 0101N 4110000 CARAT 5120000 0101N 1000.00 0101N 5120000 3101N 1000.00 Date Compte général Tiers Contrepartie Contrepartie tiers Échéance contrepartie Débit Crédit 0101N 4110000 CARAT 5120000 0101N 1000.00 0101N 5120000 3101N 1000.00 Menu Traitement © Sage 2007 1545 « Le code journal XXX ne possède pas de compte de trésorerie. La comptabilisation des règlements dans ce journal est impossible ! [OK] » Le traitement est alors arrêté. La mise à jour comptable n’est possible dans un compte de type Général que si celui-ci est associé à un compte de trésorerie. Pour plus d’informations, reportez-vous à la fonction «Codes journaux», page 546. Si le journal possède un compte de trésorerie, le traitement de la mise à jour comptable s’effectue exactement comme pour un journal de trésorerie. Mise à jour des factures négatives La zone Comptabilisation des avoirs et retours du volet « A propos de… / Comptable / Facturation » permet de préciser au programme comment doivent être traitées les pièces comportant des lignes négatives : 􀂉 Inverser le sens, 􀂉 Valeur négative. Sens inversé Le sens des écritures est inversé lors du transfert comptable. Exemple Soit la facture de vente FA20001 du 15/01/N pour le client CARAT : Total HT– 1000,00 TVA – 206,00 TTC – 1206,00 La mise à jour comptable générera les écritures suivante. Valeur négative Le sens des écritures initiales est conservé et le symbole moins (–) apparaît devant chaque montant. Exemple Soit la même facture de vente FA20001 du 15/01/N pour le client CARAT : Total HT– 1000,00 TVA – 206,00 TTC – 1206,00 La mise à jour comptable générera les écritures suivante. Date N° pièce N° compte Débit Crédit 1501N FA20001 7010000 Ventes marchandises 1000.00 1501N FA20001 445700 TVA collectée 206.00 1501N FA20001 411000 CARAT 1206.00 Date N° pièce N° compte Débit Crédit 1501N FA20001 7010000 Ventes marchandises – 1000.00 1501N FA20001 445700 TVA collectée – 206.00 1501N FA20001 411000 CARAT –1206.00 Menu Traitement © Sage 2007 1546 Traitement des assujettissements Rappelons que l’assujettissement permet d’enregistrer la part des taux de taxe lors du regroupement des valeurs. En gestion commerciale, les taux d’assujettissements ne sont pas pris en compte lors de la valorisation des pièces. Par contre, lors de la mise à jour comptable, cet assujettissement donne lieu à la génération d’une écriture d’équilibre portée sur le compte de charge ou de produit correspondant comme vous le montrent les exemples qui suivent. Exemple 1 Soit le paramétrage d’un taux de taxe illustré dans le tableau qui suit. Deux articles A et B sont paramétrés comme suit. Ils ont même compte HT et même code taxe. Une facture de vente est enregistrée et comporte les deux articles. Le total TTC est donc de 239.20. Lors de la mise à jour de la comptabilité, le programme réalisera les opérations suivantes. L’assujettissement est bien pris en compte pour le code TVA et l’équilibre est obtenu par la génération d’une écriture sur le compte HT correspondant. Exemple 2 Le paramétrage du taux de taxe est identique à l’exemple précédent. Code Compte Sens Taux Type % assujettissement 01 4457120 Collectée 19,60 TVA 50 % Référence article Compte HT Taxe 1 Taxe 2 Taxe 3 A 701030 01 B 701030 01 Référence article Prix unitaire Quantité Montant HT Taxe 1 Taxe 2 Taxe 3 A 100.00 1.00 100.00 19.60 B 100.00 1.00 100.00 19.60 Total 200.00 39.20 Compte Libellé Code taxe Débit Crédit 411 Client 239.20 701020 Ventes à 19.60 01 200.00 701020 Ventes à 19.60 01 19.60 4457120 TVA à 19.60 01 19.60 Totaux 239.20 239.20 Code Compte Sens Taux Type % assujettissement 01 4457120 Collectée 19,60 TVA 50 % Menu Traitement © Sage 2007 1547 Les articles A et B ont le même code taxe mais des comptes HT différents. Une facture de vente est enregistrée et comporte les deux articles. Le total TTC est donc de 239.20. Lors de la mise à jour de la comptabilité, le programme réalisera les opérations suivantes. L’assujettissement est bien pris en compte pour le code TVA et l’équilibre est obtenu par la génération de deux écritures sur les comptes HT correspondants. Mise à jour des registres Trois types de registres peuvent être mis à jour : 􀂉 Registres de taxes : à partir des factures, 􀂉 Registres de révision : à partir des factures issues des abonnements, 􀂉 Registres de TVA / Encaissement : à partir des règlements. Le transfert des registres dépend des options définies dans le volet « Paramètres / Saisie de la comptabilité » du programme Sage 100 Comptabilité. Dans le cas d’une mise à jour de la comptabilité et sous les réserves mentionnées ci-dessus, le transfert des factures concernant les abonnements mouvementera les champs des registres de révision comme précisé dans le tableau ci-dessous. Référence article Compte HT Taxe 1 Taxe 2 Taxe 3 A 701020 01 B 701000 01 Référence article Prix unitaire Quantité Montant HT Taxe 1 Taxe 2 Taxe 3 A 100.00 1.00 100.00 19.60 B 100.00 1.00 100.00 19.60 Total 200.00 39.20 Compte Libellé Code taxe Débit Crédit 411 Client 239.20 701020 Ventes à 19.60 01 100.00 701020 Ventes à 19.60 01 9.80 701000 Ventes 01 100.00 701000 Ventes 01 9.80 4457120 TVA à 19.60 01 19.60 Totaux 239.20 239.20 Champ registre Information provenant de la Gestion commerciale Date début Date de début périodicité Date fin Date de fin périodicité Réviseur Rien Menu Traitement © Sage 2007 1548 Suppression d’un exercice du fichier comptable Précisons que le programme Sage 100 Comptabilité ne permet de conserver simultanément qu’un maximum de 5 exercices comptables successifs. S’il existe déjà 5 exercices comptables en ligne et si la mise à jour de la comptabilité nécessite la création d’un nouvel exercice, le programme propose la suppression de l’exercice le plus ancien. 􀀳 La suppression d’un exercice comptable suite à une mise à jour de la comptabilité s’effectue sans aucun contrôle comptable tel que l’archivage et la clôture des journaux. Comptabilisation des frais d’expédition La comptabilisation des frais d’expédition s’effectue sur les comptes de la passerelle comptable définie pour l’article associé au mode d’expédtion. Le montant des frais d’expédtion ainsi que les articles servant de passerelle comptable sont définis pour chaque mode d’expédition dans l’option «Mode d’expédition», page 169 de la fiche de l’entreprise. Les frais d’expédition sont gérés comme des lignes d’articles. Les différentes valeurs de frais d’expédition sont comptabilisées selon le principe des lignes de vente ou des lignes d’achat. Exemple Soit les paramètres comptables de l’article Frais d’expédition ZPORT. Soit les paramètres comptables de l’article GRAVURE. Soit la facture de vente suivante : Compte général : 4110000, Contrôleur Rien Date révision Rien Date contrôle Rien Commentaire Contrat Champ registre Information provenant de la Gestion commerciale Catégorie comptable Compte général Compte taxe 1 Vente France 708500 C19 / 4457119 Achat France 608500 D19 / 4456619 Catégorie comptable Compte général Compte taxe 1 Vente France 701019 C19 / 4457119 Achat France 601019 D19 / 4456619 Menu Traitement © Sage 2007 1549 Client payeur : CARAT La comptabilisation de cette facture générera les lignes suivantes. Comptabilisation des bons d’achat Dans le cas où un client retourne une marchandise qui lui donne droit à un avoir, deux possibilités se présentent : 􀂉 Régler le client du montant de l’avoir. 􀂉 Editer un bon d’achat à son intention. Dans ce cas, le client utilisera ce bon d’achat comme un mode de règlement. Les bons d’achat peuvent faire l’objet, sur option, d’une comptabilisation ou non. Le mode de comptabilisation dépend du paramétrage de la zone Comptabilisation des bons d’achat du volet « Règlement/caisse » de la fiche de l’entreprise. 􀂉 Si cette zone n’est pas cochée, les bons d’achat et les règlements correspondants ne sont pas mis à jour lors de la comptabilisation. Voir l’exemple qui suit. 􀂉 Si cette zone est cochée, les pièces comptables issues de l’utilisation des bons d’achat sont mises à jour lors de la comptabilisation. Voir l’exemple qui suit. 􀀳 La comptabilisation des pièces d’achat ne peut être réalisée que si un compte de contrepartie est enregistré dans le code journal associé au mode de règlement Bon d’achat. Un message d’erreur s’affiche dans ce cas : « Traitement impossible ! Le compte général de contrepartie du code journal XXX n’est pas renseigné. [OK] » Exemple 1 Saisie d’une facture d’avoir de 30,00 € TTC avec génération d’un bon d’achat de 30,00 €. Le bon d’achat est imputé à une facture de 80,00 €. Le client règle le solde de 50,00 € par carte bancaire. Le mode de règlement Bon d’achat est associé au journal général OD qui comporte le compte de contrepartie 4197000. Sans comptabilisation des bons d’achat. Article Prix unitaire Quantité Taxe 1 Montant HT Montant TTC GRAVURE 1000.00 1 196.00 1000.00 1196.00 ZPORT 10.00 1 1.96 10.00 11.96 Totaux 197.96 1010.00 1207.96 Compte général Compte tiers Contrepartie générale Contrepartie tiers Analytique Débit Crédit 4110000 CARAT 701019 1207.96 4457119 4110000 CARAT 197.96 701019 4110000 CARAT Oui selon les options de transfert analytique 1000.00 708500 4110000 CARAT Oui selon les options de transfert analytique 10.00 Totaux 1207.96 1207.96 Menu Traitement © Sage 2007 1550 On obtient les écritures comptables suivantes si les bons d’achat ne sont pas comptabilisés. Le bon d’achat et les règlement imputés à la facture issus du bon d’achat ne sont pas comptabilisés. Avec comptabilisation des bons d’achat. On obtient les écritures comptables suivantes si les bons d’achat sont comptabilisés. Code journal Compte général Tiers Débit Crédit Commentaire Comptabilisation de la facture d’avoir VTE 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation de la facture d’avoir VTE 7010000 30,00 Comptabilisation de la facture d’avoir Comptabilisation de la facture VTE 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation de la facture pour la part correspondant à l’échéance de type Bon d’achat VTE 4110000 CARAT 50,00 Comptabilisation de la facture pour la part correspondant à l’échéance normale VTE 7010000 80,00 Comptabilisation de la facture sur le compte de vente Comptabilisation des règlements liés à la facture BEU 4110000 CARAT 50,00 Comptabilisation du règlement BEU 5120000 50,00 Contrepassation sur le compte de trésorerie su code journal de trésorerie Code journal Compte général Tiers Débit Crédit Commentaire Comptabilisation de la facture d’avoir VTE 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation de la facture d’avoir VTE 7010000 30,00 Comptabilisation de la facture d’avoir Comptabilisation du bon d’achat OD 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation du bon d’avoir OD 4197000 CARAT 30,00 Comptabilisation du bon d’avoir avec le compte tiers Comptabilisation de la facture VTE 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation de la facture pour la part correspondant à l’échéance de type Bon d’achat VTE 4110000 CARAT 50,00 Comptabilisation de la facture pour la part correspondant à l’échéance normale VTE 7010000 80,00 Comptabilisation de la facture sur le compte de vente Comptabilisation des règlements liés à la facture OD 4110000 CARAT 30,00 Comptabilisation du règlement issu de l’imputation du bon d’achat OD 4197000 CARAT 30,00 Contrepassation sur le compte de trésorerie du code journal de type Général avec le compte tiers BEU 4110000 CARAT 50,00 Comptabilisation du règlement BEU 5120000 50,00 Contrepassation sur le compte de trésorerie su code journal de trésorerie Menu Traitement © Sage 2007 1551 Le bon d’achat et les règlement imputés à la facture issus du bon d’achat sont comptabilisés. Principe de la gestion des bons d’achat Le bon d’achat est un mode de règlement particulier. Il ne peut être enrgistré qu’à partir de factures de retour, d’avoir ou négatives. Le bon d’achat généré comporte le numéro de la pièce d’origine. Un nouveau champ de fichier est créé à cet effet : N° pièce origine. Il n’est pas possible d’affecter un règlement à une facture ayant généré un bon d’achat. Le règlement de type bon d’achat est un règlement classique comportant un montant positif. Comptabilisation des engagements Les engagements qui peuvent être comptabilisés sont de deux types : 􀂉 Engagements des ventes : les écritures comptables de vente enregistrées sur des journaux de situation seront transférées. Cette comptabilisation des engagements peut porter sur les pièces de vente suivantes : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Préparations de livraison, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financier. 􀂉 Engagements des achats : les écritures comptables d’achat enregistrées sur des journaux de situation seront transférées. Cette comptabilisation des engagements peut porter sur les pièces d’achat suivantes : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financier. 􀀳 Rappelons que les souches de numérotation des pièces comportent une zone dans laquelle on peut enregistrer le journal de situation qui servira à la comptabilisation des engagements. Les écritures d’engagement comptabilisées comporteront le libellé défini dans le volet « Engagement » de la fiche de l’entreprise. Gestion commune des règlements Des nouvelles zones sont ajoutées dans les écritures comptables pour permettre la récupération, dans la gestion commerciale, des règlements enregistrés en comptabilité (directement ou en provenance du programme Sage Moyens de paiement). Ces zones sont : 􀂉 Statut règlement, 􀂉 Montant réglé, 􀂉 Date dernier règlement, 􀂉 N° de facture. Menu Traitement © Sage 2007 1552 Veuillez vous référer au manuel du programme Sage Comptabilité pour plus d’informations sur ces nouvelles zones. Ces zones sont alimentées automatiquement par l’application lors des traitements de comptabilisation. Le transfert du lettrage est également effectué lors de la comptabilisation des règlements. Application de la Norme DGI Les traitements décrits si-dessous ne s’appliquent que si l’option Norme DGI a été cochée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation ». Proposition de clôture des écritures Cette proposition s’effectue dans le cas de la comptabilisation des factures et des règlements de ventes et d’achats lors de la mise à jour comptable. Un message s’affiche dans ce cas. « Attention ! En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, les écritures transférées en comptabilité doivent être clôturées. Souhaitez-vous procéder à la clôture des écritures issues de factures et règlements d’achats/ventes ? [Oui] [Non] [Annuler] » [Oui] : les écritures transférées en comptabilité sont clôturées. [Non] : les écritures transférées en comptabilité ne sont pas clôturées. [Annuler] : retour à la fenêtre de mise à jour comptable. Ce traitement ne concerne pas les écritures d’engagement (ou de situation). 􀀲 Attention ! Ces traitements ne s’appliquent pas en cas de mise à jour de factures déjà comptabilisées. Contrôle du nombre d’exercices ouverts Si, à l’occasion d’une mise à jour comptable à partir du programme Sage Gestion commerciale, celui-ci doit créer un nouvel exercice, il interroge le programme Sage Comptabilité afin de ne pas ouvrir plus de deux exercices en ligne. Si le nombre d’exercices comptables ouverts est de 1, le programme ne générera aucun message. Si le nombre d’exercices comptables ouverts est de 2, le programme générera un message bloquant, quelle que soit la position de l’option Norme DGI, cochée ou non. « Traitement impossible ! En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, vous devez procéder au préalable à la clôture et à l’archivage de l’exercice en Comptabilité. [OK] » Menu Traitement © Sage 2007 1553 Archivage Traitement / Archivage Cette commande permet d'archiver les données du programme Sage Gestion commerciale. Elle permet de : 􀂉 archiver des données dans un nouveau fichier, 􀂉 compacter les données pour gagner de la place dans le fichier commercial, 􀂉 reporter les valeurs du stock pour commencer un nouvel exercice, 􀂉 supprimer les articles mis en sommeil. 􀀳 L’utilisation de cette fonction est vivement recommandée en fin de cycle. Elle permet en effet d’alléger le fichier commercial et donc d’utiliser ensuite le programme avec un maximum d’efficacité. Les opérations décrites ci-dessus ne portent que sur le fichier commercial. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Archivage] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». 􀀲 Il est très vivement conseillé de faire une sauvegarde des fichiers avant le lancement de cette commande, quelle que soit l'opération qu'il est envisagé de réaliser. L’archivage peut être effectué : 􀂉 avec l’aide d’un assistant : «Assistant d’archivage», page 1555, 􀂉 manuellement en renseignant une fenêtre de paramétrage : «Utilisation manuelle de la commande Archivage», page 1563. Fichier d’archive Les données suivantes sont reportées dans le fichier d’archive. Beaucoup concernent la gestion des emplacements : 􀂉 option de la gestion des emplacements 􀂉 répartition des quantités par emplacement, 􀂉 emplacements des dépôts, 􀂉 emplacements principaux et de contrôle des articles, 􀂉 collaborateurs, 􀂉 acheteurs des pièces des modèles et prestations d’achat, 􀂉 acheteurs des pièces d’abonnement achat, 􀂉 acheteur de l’en-tête des documents d’achat, 􀂉 acheteurs des lignes des documents d’achat, 􀂉 liens des quantités par emplacement pour les lignes reportées dans le fichier d’archive. Compactage de l’historique Les lignes des documents compactés n’enregistrent pas les emplacements à l’exception des articles gérés au CMUP. 􀀳 Les lignes d’articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisation et par lot ne sont pas compactées pour permettre le bon fonctionnement du suivi de stock. Report de stock Le traitement des reports de stock reporte les quantités par emplacement sur les lignes des mouvements de régularisation. Menu Traitement © Sage 2007 1554 Exemple Facture comptabilisée d’achat FAF001. Facture comptabilisée d’achat FAF002. Facture comptabilisée d’achat FAF003. Détail du report de stock ME00001. Norme DGI Un message d’alerte apparaîtra au lancement des fonctions d’archivage suivantes car elles permettent de supprimer des factures comptabilisées ou de les compacter. Il faut par conséquent demander à l’utilisateur s’il a procédé à l’archivage fiscal des documents et des journaux avant de lancer ces traitements irréversibles. Ces traitements sont les suivants : 􀂉 Création d’un fichier d’archive, 􀂉 Compactage de l’historique, 􀂉 Report de stock. Le message est le suivant. « Attention ! En vertu du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées, assurez-vous d’avoir procédé au préalable à l’archivage fiscal des données avant de lancer ce traitement. Souhaitez-vous poursuivre le traitement ? [Oui] [Non] » [Oui] : poursuite du traitement. [Non] : retour à la sélection du traitement. 􀀳 Ce contrôle n’est réalisé que si l’utilisateur possède l’option Archivage fiscal des données. Article Quantité ligne Emplacement Quantité par emplacement ART01 10 E1 2 E2 5 E3 3 Article Quantité ligne Emplacement Quantité par emplacement ART01 5 E1 2 E3 3 Article Quantité ligne Emplacement Quantité par emplacement ART01 5 E1 2 E4 3 Article Quantité ligne Emplacement Quantité par emplacement ART01 20 E1 6 E2 5 E3 6 E4 3 Menu Traitement © Sage 2007 1555 Assistant d’archivage Si la commande Fenêtre / Mode assistant est active, le lancement de cette fonction ouvrira la fenêtre de l’Assistant d’archivage. 􀀳 Si vous n’avez pas paramétré l’utilisation des modes assistants, voyez un peu plus loin la description de l’utilisation manuelle de cette commande. Cet assistant vous permettra de réaliser les opérations décrites plus haut en détaillant chaque étape et en vous conseillant sur les choix à faire et les informations à enregistrer. Les différentes étapes de cet assistant sont les suivantes : 􀂉 «Informations sur les traitements – Assistant d’archivage», page 1555, 􀂉 «Sélection des traitements – Assistant d’archivage», page 1556, 􀂉 «Archivage des données – Assistant d’archivage», page 1557, 􀂉 «Compactage de l’historique – Assistant d’archivage», page 1559, 􀂉 «Report des valeurs du stock – Assistant d’archivage», page 1561, 􀂉 «Supprimer les mouvements de caisse – Assistant d’archivage», page 1562, 􀂉 «Opérations simultanées – Assistant d’archivage», page 1563. Informations sur les traitements – Assistant d’archivage La première fenêtre à s’ouvrir de l’assistant d’archivage précise les opérations qui peuvent être effectuées. Comme pour tous les assistants, nous vous recommandons de lire attentivement les propositions faites dans les fenêtres et en particulier de faire une sauvegarde de vos fichiers commercial et comptable avant l’exécution de ces opérations. L’assistant d’archivage permet de réaliser deux opérations distinctes : 􀂉 Création de fichier d’archive : un fichier d’archive sera généré qui contiendra les éléments du menu Structure, les factures de vente et d’achat, les règlements clients ainsi que les documents de stock. Ce fichier pourra être consulté dans le programme Sage Gestion commerciale comme tout fichier commercial. Lors de l’archivage, les documents internes sont considérés comme des factures de vente comptabilisées et sont transférés dans le fichier d’archive. Menu Traitement © Sage 2007 1556 􀂉 Compactage de l’historique : le compactage est un regroupement d’écritures destiné à occuper moins de place dans le fichier commercial. Cette option permet de compacter les pièces correspondant à la période enregistrée plus bas. Elle est incompatible avec la génération du report de stock. Les documents internes sont compactés avec les autres pièces en suivant les règles enregistrées pour les documents de vente. 􀂉 Report du stock : le report des stocks initiaux permet de débuter une nouvelle gestion commerciale à partir d’une date définie (celle qui sera enregistrée comme date de fin de période). Cette fonction sera suivie de la suppression de toutes les pièces antérieures à la date de fin de période (y compris les documents internes). 􀂉 Supprimer les mouvements de caisse : cette option permet la suppression des mouvements de caisse qui auraient été importés du programme Sage Saisie de caisse décentralisée en cas d’utilisation de ce dernier conjointement avec la gestion commerciale. L’exécution de l’option Report du stock entraîne : 􀂉 d’une part, la suppression des documents suivants : 􀂉 les factures comptabilisées des ventes ou des achats ou les documents internes ayant une date antérieure ou égale à celle saisie, 􀂉 les règlements ayant une date antérieure ou égale à la date de report de stock, 􀂉 les acomptes associés à des factures comptabilisées de vente et d’achat ayant une date antérieure ou égale à la date de report de stock, 􀂉 tous les documents de stock antérieurs ou égaux à cette date ; 􀂉 d’autre part, la création d’un document de stock contenant autant de lignes que d’articles mouvementés. Les quantités et les valeurs de ces lignes qui proviennent des documents supprimés sont regroupées (y compris celles en provenance des documents internes). Ce document apparaît dans la liste des pièces de stock avec l'icône des Documents compactés. La création de ce document est nécessaire afin de garder le stock initial de chaque article. Il s’agit en fait du stock «A nouveau» à la date de génération. Les opérations proposées dans cette fenêtre peuvent être exécutées individuellement ou simultanément sauf quand elles sont incompatibles l’une avec l’autre. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant. Sélection des traitements – Assistant d’archivage La fenêtre de l’assistant ouverte en cliquant sur le bouton Suivant de la précédente permet de sélectionner les traitements à réaliser. Menu Traitement © Sage 2007 1557 Plusieurs choix sont offerts : 􀂉 Création de fichier d’archive, 􀂉 Compactage de l’historique, 􀂉 Report du stock, 􀂉 Suppression des mouvements de caisse. Cette dernière option n’est utilisable que lorsque le programme Sage Gestion commerciale 100 est utilisé conjointement avec le programme Sage Saisie de caisse décentralisée 100. Les opérations effectuées ont été décrites plus haut. Le compactage et la génération du report de stock sont incompatibles l’un avec l’autre. La sélection d’une de ces options estompe l’autre. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir au stade précédent. Les autres boutons au bas de l’écran ont le rôle décrit plus haut. Archivage des données – Assistant d’archivage Les écrans qui vont se succéder sont différents en fonction des choix faits dans la deuxième fenêtre de l’assistant. Nous décrivons sous ce titre les opérations qui vont se succéder si vous avez sélectionné uniquement l’option Archiver les données dans un nouveau fichier commercial de la fenêtre précédente. 􀀳 Si plusieurs actions sont sélectionnées, les écrans demandant les mêmes informations ne s’afficheront qu’une fois. Menu Traitement © Sage 2007 1558 Période d’archivage Cette fenêtre permet d’enregistrer les dates limites de la période d’archivage. Celles-ci doivent être saisies sous la forme JJMMAA sans séparateur. Date de début Le programme ne propose aucune date mais la saisie d’une valeur est obligatoire dans le cas d’un archivage. Date de fin Le programme propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Cette valeur est modifiable. Les boutons au bas de l’écran ont les rôles définis plus haut. Création du fichier d’archive La fenêtre qui apparaît à la suite est destinée à paramétrer le fichier qui sera créé. Bouton [Parcourir] Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier d’archivage. Menu Traitement © Sage 2007 1559 1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage. 2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement l’extension .GCM. 3 . Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Taille du fichier Enregistrez dans cette zone la taille du fichier commercial en Ko (kilooctets). Par défaut le programme propose la taille du fichier d’origine. Bouton [Fin] Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la génération du fichier. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Compactage de l’historique – Assistant d’archivage Les écrans qui vont se succéder sont différents en fonction des choix faits dans la deuxième fenêtre de l’assistant. Nous décrivons sous ce titre les opérations qui se réalisent si vous avez sélectionné uniquement l’option Compacter l’historique des données du fichier commercial de la deuxième fenêtre de l’assistant. 􀀳 Si vous avez demandé un archivage en même temps qu’un compactage, il vous sera demandé également de donner un nom au fichier généré comme expliqué plus haut. Menu Traitement © Sage 2007 1560 Période d’archivage Cette fenêtre permet d’enregistrer les dates limites de la période d’archivage. Celles-ci doivent être saisies sous la forme JJMMAA sans séparateur. Date de début Le programme ne propose aucune date mais la saisie d’une valeur est obligatoire en cas de compactage de l’historique. Date de fin Le programme propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Cette valeur est modifiable. Les boutons au bas de l’écran ont les rôles définis plus haut. Suppression des articles en sommeil L’écran qui apparaît à la validation du précédent permet de supprimer, si nécessaire, les articles en sommeil. Suppression des articles en sommeil La case d’option Oui permet, si on la coche, de supprimer les articles pour lesquels on a coché la case Mise en sommeil dans leur fiche. Article de report Cette zone à liste déroulante éditable permet de sélectionner un article non tenu en stock sur lequel seront transférés les mouvements statistiques des articles qui seront supprimés. Menu Traitement © Sage 2007 1561 Des messages d’erreur apparaîtront si l’article est tenu en stock ou s’il n’existe pas. Bouton [Fin] Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne le compactage des données et la suppression des articles si elle a été demandée. Les autres boutons du bas de l’écran ont été décrits plus haut. Report des valeurs du stock – Assistant d’archivage Si vous avez sélectionné uniquement l’option Reporter les valeurs de stock dans un nouvel exercice dans la deuxième fenêtre ouverte par l’assistant, la succession des fenêtres proposées sera différente. Période d’archivage Cette fenêtre apparaît en premier. Cette fenêtre permet d’enregistrer la date limite de la période de report et, également, la date de début d’archivage si celui-ci a été demandé. Ces dates doivent être saisies sous la forme JJMMAA sans séparateur. Date de début Le programme ne permet la saisie d’aucune date en cas de report de stock seul. Si vous avez demandé également un archivage, il vous faudra saisir une date de début qui ne concernera que la période à archiver. Date de fin Le programme propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Cette valeur est modifiable. Les boutons au bas de l’écran ont les rôles définis plus haut. Suppression des articles en sommeil L’écran qui apparaît à la validation du précédent, que ce soit dans le cadre du compactage de l’historique ou du report de stock, permet de supprimer, si nécessaire, les articles en sommeil. Menu Traitement © Sage 2007 1562 Suppression des articles en sommeil Les articles dont l’option Mise en sommeil du volet «Complément» de leur fiche est cochée seront supprimés si l’option Oui est cochée. L’option Non est cochée par défaut. Article de report Cette zone à liste déroulante éditable permet de sélectionner un article non tenu en stock sur lequel seront transférés les mouvements statistiques des articles qui seront supprimés. Des messages d’erreur apparaîtront si l’article est tenu en stock ou s’il n’existe pas. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la suppression des articles si elle a été demandée et le report du stock ou le compactage de l’historique. Les autres boutons du bas de l’écran ont été décrits plus haut. Supprimer les mouvements de caisse – Assistant d’archivage 􀀳 Rappelons que cette option n’a d’effet que si le programme Sage Gestion commerciale 100 est utilisé conjointement avec le programme Sage Saisie de caisse décentralisée 100 et que des transferts de documents et de règlements ont été réalisés entre les deux. Si vous avez sélectionné uniquement l’option Supprimer les mouvements de caisse dans la deuxième fenêtre ouverte par l’assistant, une seule fenêtre vous sera proposée. Menu Traitement © Sage 2007 1563 Cette fenêtre permet d’enregistrer les dates limites de la période d’archivage. Celles-ci doivent être saisies sous la forme JJMMAA sans séparateur. Date de début Le programme ne propose aucune date mais la saisie d’une valeur est obligatoire en cas de suppression des documents de caisse. Date de fin Le programme propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Cette valeur est modifiable. Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la suppression des documents de caisse. Les autres boutons du bas de l’écran ont été décrits plus haut. Opérations simultanées – Assistant d’archivage Le programme autorise de sélectionner plusieurs opérations d’archivage simultanément, sauf le compactage et le report de stock. En cas de sélections multiples, les fenêtres qui vont se succéder ont été décrites pour chaque opération individuelle. Pour plus d’informations, reportez-vous aux explications données plus haut sur les fenêtres correspondantes. Utilisation manuelle de la commande Archivage Les informations données ci-après concernent le fonctionnement manuel de la commande Traitement / Archivage lorsque la fonction Fenêtre / Mode assistant est désactivée. Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de paramétrage. 􀀲 Il est très vivement conseillé de faire une sauvegarde des fichiers avant le lancement de cette commande, quelle que soit l'opération qu'il est envisagé de réaliser. 􀀳 En ce qui concerne les documents internes, veuillez vous référer aux commentaires faits au début de la présente fonction. Voir le titre «Assistant d’archivage», page 1555. Avant toute opération de compaction ou de génération du report de stock, il est conseillé de vérifier les points suivants : 􀂉 l’ensemble des bons de livraison, bons de retour et bons d’avoir des documents de vente et d’achat appartenant à la période de compaction doit avoir été transformé en factures ; Menu Traitement © Sage 2007 1564 􀂉 l’ensemble des factures de vente et d’achat appartenant à la période de compaction doit être de type comptabilisé. Création du fichier d’archive Option sélectionnée par défaut, permettant de créer un fichier d’archive. La validation de la fonction fait s’ouvrir une fenêtre d’enregistrement décrite plus loin. L’archivage est la recopie, dans un fichier indépendant, de toutes les données suivantes : 􀂉 toutes les informations existantes dans les différents fichiers du menu Structure (familles, articles, barèmes, etc.), 􀂉 toutes les factures comptabilisées ainsi que les documents compactés de vente et d’achat correspondant à la période de sélection, 􀂉 les règlements ayant une date correspondant à la période de sélection, 􀂉 les acomptes associés à des factures comptabilisées de vente et d’achat correspondant à la période de sélection, 􀂉 tous les documents des stocks inclus dans la période sélectionnée. Ces documents ne sont pas supprimés du fichier d’origine. Ce nouveau fichier peut être ouvert et consulté comme un fichier commercial standard. Il ne doit être utilisé qu’à des fins de sauvegarde du fichier commercial avant une compaction ou une génération du report de stock. S’agissant d’un fichier qui ne reprend que certains types de document, pour une période déterminée, aucun contrôle de cohérence des valeurs de stock n’est effectué pour ce fichier. Il ne doit donc pas être utilisé par la suite pour y saisir des mouvements. Compactage de l’historique Le compactage est un regroupement d’écritures destiné à occuper moins de place dans le fichier commercial. Cette option n’est pas sélectionnée par défaut et permet lorsqu’elle est activée, de compacter les pièces correspondant à la période enregistrée plus bas. La sélection de cette option estompe et rend inactive l’option Génération du report de stock. 􀀳 Le compactage s’effectue obligatoirement sur les trois cycles (ventes, achats et stocks). Les documents comptabilisés répondant à la sélection sont compactés. Le programme crée des mouvements de stock de réajustement si nécessaire. Lors du compactage un certain nombre de traitements sont effectués par le programme : 􀂉 La suppression des documents suivants pour la période sélectionnée : 􀂉 les factures comptabilisées de vente et d’achat appartenant à la période de compaction, 􀂉 tous les documents de stock appartenant à la période. 􀂉 La suppression des règlements enregistrés dans le fichier commercial quel que soit leur état (comptabilisé ou non) dans les cas suivants : 􀂉 la date du règlement est dans la période de compaction et ne dispose d’aucune date d’échéance rattachée, 􀂉 la date du règlement et les factures comptabilisées correspondant aux échéances qui lui sont rattachées appartiennent à la période de compaction, 􀂉 la date du règlement n’appartient pas à la période de compaction mais les factures comptabilisées correspondant aux échéances qui lui sont rattachées sont dans la période de compaction. 􀂉 La modification de la valeur d’un règlement appartenant ou non à la période de compaction et concernant plusieurs échéances se rapportant à différentes factures dont une se trouve dans le cas suivant : Si l’une des factures ne peut être compactée (facture non comptabilisée ou facture comptabilisée n’appartenant pas à la période de compaction), la valeur du règlement est automatiquement diminuée de la valeur des échéances se rapportant aux factures comptabilisées appartenant à la période de compaction. 􀂉 Un regroupement dans des documents compactés, des lignes d’articles provenant de ces documents. Cette opération permet de libérer de la place dans le fichier commercial. Il est créé un document : 􀂉 par client et par dépôt pour les ventes, 􀂉 par fournisseur et par dépôt pour les achats, Menu Traitement © Sage 2007 1565 􀂉 par dépôt pour les stocks. 􀂉 La génération par document et par article d'un maximum de trois lignes cumulant s'il y a lieu : 􀂉 les entrées en quantité, 􀂉 les sorties en quantité, 􀂉 les mouvements financiers, c'est-à-dire les bons d'avoir financiers transformés en factures. 􀂉 La gestion des articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé ou par lots présente les particularités suivantes : Si le programme détecte un mouvement se rapportant à la période de compaction et comportant un lot non épuisé ou épuisé par un mouvement ne pouvant être compacté, il sera généré un mouvement d’entrée en stock à la date du jour suivant la date de fin de compaction pour y reporter la quantité résiduelle du lot non épuisé. Les documents comportant des mouvements se rapportant à des lots non épuisés sont compactés. La quantité résiduelle du lot non épuisé est placée dans un mouvement d’entrée en stock. Dans ces documents apparaissent autant de lignes que d’articles mouvementés. Les quantités et les valeurs sont regroupées. Exemple Vous voulez compacter deux factures d’un même client. Facture 411CARAT n° 10 RéférenceDésignationQuantitéMontant HT BAAR001Bague argent101500,00 COR1 Collier en or 152000,00 Facture 411CARAT n° 38 RéférenceDésignationQuantitéMontant HT BAAR001Bague argent204500,00 CHAR02Chaîne en argent123000,00 Voici le résultat après compactage : Document compacté DC00001 411CARAT RéférenceDésignationQuantitéMontant HT BAAR001Bague argent306000,00 CHAR02Chaîne en argent123000,00 COR1 Collier en or 152000,00 Ces documents compactés peuvent être ouverts et consultés comme une pièce standard. Ils sont automatiquement numérotés à partir de 1 par le programme. Ils peuvent être uniquement consultés, leur modification et leur suppression sont impossibles. Cette icône indique les pièces compactées dans la colonne Type de la liste des documents. Leur date est celle de la fin de la période de sélection. Si la période de compactage inclut un document compacté, celui-ci sera fusionné avec le nouveau document créé. Si les périodes ne se recouvrent pas, les documents compactés seront indépendants. Exemple Un fichier compacté a été créé sur la période du 01/01/06 au 31/03/06. Un nouveau compactage est paramétré sur la période du 01/04/06 au 30/06/06. Les deux documents ne seront pas fusionnés. Si le nouveau compactage avait porté sur la période du 01/01/06 au 30/06/06, les deux documents auraient été fusionnés. 􀀳 Il n’est pas conseillé de compacter des périodes trop étendues et trop récentes. Le programme a besoin, en effet, d’informations statistiques pour l’impression de certains états (Analyse de l’activité client, Analyse de l’activité fournisseur par exemple). Dans l’exemple précédemment cité, les comparatifs trimestriels restent possibles dans le premier cas (documents compactés non fusionnés) mais s’avèrent impossibles dans le second (un seul document). Par contre, dans aucun des cas de cet exemple les comparatifs mensuels ne seraient plus possibles. Les informations enregistrées dans les colonnes non reprises dans les documents compactés sont perdues (collaborateur, prix unitaire en devise, etc.). Les colonnes renseignées sont les suivantes. Menu Traitement © Sage 2007 1566 Pour les documents des ventes : 􀂉 Référence article, 􀂉 Désignation, 􀂉 Enuméré de gamme 1 / Enuméré de gamme 2, 􀂉 Prix unitaire (reprend le prix unitaire moyen de vente pour cet article et pour ce client), 􀂉 Quantité (reprend la quantité totale facturée pour ce client), 􀂉 Poids net global (reprend le poids net global de toutes les transactions), 􀂉 Poids brut global (reprend le poids brut global de toutes les transactions), 􀂉 Remise (reprend le montant total de la remise), 􀂉 Prix unitaire net (affiche le résultat de la soustraction : prix unitaire – montant unitaire remise), 􀂉 Prix de revient unitaire (reprend le prix de revient unitaire moyen), 􀂉 Cmup (reprend le CMUP moyen de toutes les transactions), 􀂉 Montant ht (affiche le produit du prix unitaire net et de la quantité), 􀂉 Prix de revient global (affiche le produit du prix de revient unitaire et de la quantité). Pour les documents des achats : 􀂉 Référence article, 􀂉 Référence fournisseur, 􀂉 Désignation, 􀂉 Enuméré de gamme 1 / Enuméré de gamme 2, 􀂉 Prix unitaire (reprend le prix unitaire moyen d’achat pour cet article et pour ce fournisseur), 􀂉 Quantité (reprend la quantité totale facturée par ce fournisseur), 􀂉 Poids net global (reprend le poids net global de toutes les transactions), 􀂉 Poids brut global (reprend le poids brut global de toutes les transactions), 􀂉 Remise (reprend le montant total de la remise), 􀂉 Prix unitaire net (affiche le résultat de la soustraction : prix unitaire - montant unitaire de la remise), 􀂉 Montant ht (affiche le produit du prix unitaire net et de la quantité). Pour les documents des stocks : 􀂉 Référence article, 􀂉 Désignation, 􀂉 Enuméré de gamme 1 / Enuméré de gamme 2, 􀂉 Prix unitaire (affiche le quotient du montant HT par les quantités), 􀂉 Quantité (reprend le solde des quantités issues des différents documents), 􀂉 Montant ht (reprend le solde des montants ht issus des différents documents). Génération du report de stock Option non sélectionnée par défaut. Sa sélection n’est possible que si aucun compactage n’a été demandé. Elle rend d'ailleurs inactive l'option Compactage de l'historique. Cette fonction sera suivie de la suppression de toutes les pièces décrites plus loin, antérieures à la date de fin de période. Le report des stocks initiaux permet de débuter une nouvelle gestion commerciale à partir d’une date définie (celle enregistrée comme date de fin de période). Le lancement de cette fonction entraîne : 􀂉 d’une part, la suppression des documents suivants : 􀂉 les factures comptabilisées et les documents compactés des ventes et des achats ayant une date antérieure ou égale à celle saisie, 􀂉 tous les documents de stock antérieurs ou égaux à cette date ; 􀂉 d’autre part, la création d’un document de stock contenant autant de lignes que d’articles mouvementés. Les quantités et les valeurs de ces lignes qui proviennent des documents supprimés sont regroupées. Ce document apparaît dans la liste des pièces de stock avec l'icône des Documents compactés. La création de ce document est nécessaire afin de garder le stock initial de chaque article. Il s’agit en fait du stock «A nouveau» à la date de génération. Menu Traitement © Sage 2007 1567 Toutes les limitations et particularités décrites pour le compactage de l'historique sont également applicables à la génération du report de stock. Veuillez vous y reporter si nécessaire. Par rapport au compactage, cette fonction a un effet beaucoup plus drastique car elle libère beaucoup plus de place dans les fichiers mais elle présente l'inconvénient de perdre tout l'historique des clients et des fournisseurs antérieur à la date de fin de période. Suppression des articles en sommeil Case à cocher accessible si l’option compactage de l’historique ou l’option génération du report de stock a été sélectionnée. Elle permet la suppression des fiches articles pour lesquelles l’option Mise en sommeil a été sélectionnée. Les mouvements des documents portant sur les références de ces articles seront transférés sur la référence de l’article de report qu’il est obligatoire de renseigner si l’option suppression a été sélectionnée. L’article de report ne doit pas posséder de suivi de stock. Cet article ne figurera pas dans les documents des stocks (suppression du stock résiduel). Ces articles ne seront supprimés que s’il n’existe aucun mouvement enregistré pour ces derniers dans des documents qui ne sont pas concernés par la compaction (BL, FA, etc.). Article de report Liste déroulante éditable permettant la sélection de l’article sur lequel seront transférés tous les mouvement concernant les articles en sommeil devant être supprimés. Cette zone doit être obligatoirement renseignée si l’option précédente est cochée et s’il s’agit d’une compaction. Suppression des mouvements de caisse Cette option entraîne la suppression des mouvements de caisse stockés dans le programme Sage 100 Gestion commerciale et reçus d’un programme Sage 100 Saisie de caisse décentralisée. Période du / au Permet d’enregistrer les dates limites du traitement. Bouton [OK] Lance les opérations en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Annule l’opération et referme la fenêtre. Si vous avez demandé la création d’un fichier d’archives, la fenêtre suivante vous permettra de paramétrer sa création. Menu Traitement © Sage 2007 1568 Nom de fichier Enregistrer le nom du fichier d’archivage. Capacité en Ko Deux solutions sont possibles : 􀂉 l’archivage porte sur la totalité du fichier : donner au fichier une taille identique à celle du fichier d’origine (elle peut être consultée dans la commande Lire les informations ou par l’intermédiaire du programme Sage Maintenance), 􀂉 l’archivage porte sur une période réduite : laisser la taille proposée (400 Ko). Le programme augmentera cette taille automatiquement en cours d’archivage en fonction des besoins. 􀀳 Cette dernière méthode s’effectue au détriment de la vitesse d’exécution. Documents compactés Les documents compactés générés à partir de la présente fonction comportent les colonnes suivantes. Colonne (1) 1. D : colonne disponible. Colonne vide : non disponible. Documents des ventes Documents des achats Documents des stocks Référence article D D D Référence fournisseur D Désignation D D D Gamme 1 D D D Gamme 2 D D D P.U. HT D D D Quantité D D D Qté colisée D Conditionnement D D D Poids net global D Poids brut global D Remise D D P.U. net D D Pris revient unitaire D CMUP D Montant HT D D D Prix revient total D Dépôt D D Menu Traitement © Sage 2007 1569 Archivage fiscal des données Traitement / Archivage fiscal des données Cette fonction permet de répondre aux obligations d’archivage périodique et annuel des comptabilités informatisées imposées par la Direction Générale des Impôts, en imprimant les journaux comptables au format PDF. 􀀳 Il est nécessaire que l’imprimante PDF Sage soit installée. Son installation est proposée lors de l’installation du présent programme ou du programme Sage 100 Comptabilité. Dans le cas contraire, la fonction est grisée. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Archivage fiscal des données] de la barre d’outils « Fonctions avancées ». 􀀳 Cet assistant se lance quelle que soit la position, active ou non, de la fonction Fenêtre / Mode assistant. Cette fonction lance l’assistant d’archivage fiscal des données qui vous guide durant toutes les étapes le l’opération : 􀂉 «Etape 1 – Archivage fiscal des données», page 1569, 􀂉 «Etape 2 – Archivage fiscal des données», page 1569. Etape 1 – Archivage fiscal des données Cette fenêtre rappelle les obligations relatives aux comptabilités informatisées. Bouton [Suivant] Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Bouton [Annuler] Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Etape 2 – Archivage fiscal des données L’étape suivante permet de spécifier la période d’archivage. Menu Traitement © Sage 2007 1570 Dernière période archivée Le programme rappelle la date de la dernière période archivée. S’il ny en a pas, la zone indique Aucune. Période limite à archiver Le programme propose par défaut la dernière période archivée + 1 mois. Modifiable à l’aide du calendrier ouvert par le bouton adjacent à cette zone. Le programme ne propose que des mois pleins. Si aucune période n’a encore été archivée, la mois proposé dépendra du mois de début de l’exercice mentionné dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation » et de la date du système. La date limite sera le mois précédent la date système. La dernière période archivée est mentionnée dans la fenêtre de la fonction Fichier / Lire les informations. Exemple Le tableau suivant résume quelques cas. Bouton [Précédent] Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Dernière période archivée Mois début d’exercice Date système Période proposée Réarchiver les périodes précédentes Période archivée Aucune Septembre 01/04/N Mars N Aucun impact Septembre N-1 à Mars N Aucune Septembre 01/11/N Octobre N Aucun impact Septembre N à Octobre N Aucune Septembre 01/11/N Octobre N modifiée en Janvier N-2 Aucune impact Septembre N-3 à Octobre N Janvier N Septembre 01/04/N Février N Non cochée Février N Janvier N Septembre 01/04/N Février N Cochée Septembre N-1 à Février N Février N Septembre 01/04/N Mars N modifiée en Mai N Non cochée Mars N à Mai N Février N Septembre 01/04/N Mars N modifiée en Mai N Cochée Septembre N-1 à Mai N Février N Septembre 01/04/N Mars N modifiée en Janvier N Non cochée Janvier N Février N Septembre 01/04/N Mars N modifiée en Janvier N Cochée Septembre N-1 à Janvier N Menu Traitement © Sage 2007 1571 Bouton [Fin] Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne les opérations suivantes : 􀂉 impression des factures d’achat et de vente comptabilisées (tous types :avoir, retour, etc.) au format PDF sur la période définie, 􀂉 impression des journaux sur la période (journaux de types Achat, Vente, Règlements clients et fournisseurs), un journal par mois au format PDF, 􀂉 mise à jour de la dernière date d’archive, 􀂉 archivage des données sur la période sélectionnée, 􀂉 retour à l’assistant. 􀀳 Les factures et règlements non comptabilisés sur la période sélectionnée ne sont pas compris dans l’archivage et restent disponibles. Les règlements et écarts de règlement issus du programme Sage Comptabilité ne sont pas inclus. Si la période sélectionnée par l’utilisateur a déjà été archivée, le message suivant apparaît. « La période sélectionnée a déjà fait l’objet d’un archivage. Confirmez-vous le traitement sur cette période ? [Oui] [Non] » Le programme s’assure qu’il n’existe aucune facture ou règlement non comptabilisé sur la période sélectionnée. Il en est de même pour les factures ou règlements non comptabilisés sur les périodes précédentes « Attention ! Il existe des factures ou des règlements non comptabilisés que la mériode de . Souhaitez-vous tout de même procéder à l’archivage des documents et règlements comptabilisés ? [Oui] [Non] » [Oui] : seuls les factures et règlements comptabilisés sont archivés. [Non] : retour à l’assistant. Réarchiver les périodes précédentes Option non cochée par défaut qui permet de réarchiver les périodes allant du début de l’année civile jusqu’à la date limite à archiver. Lancer Sage Pilote à la fin du traitement d’archivage Option cochée par défaut permettant de lancer le programme Sage Pilote (ou Sage Direct) à la fin du traitement d’archivage afin que l’utilisateur puisse sauvegarder sur un CD ou un DVD l’ensemble des fichiers PDF générés. L’autre bouton a le rôle précisé plus haut. Dénomination des fichiers PDF Windows Les noms des fichiers PDF générés auront la structure suivante : ANNÉE DE L’EXERCICE.NOM APPLICATION.QUALIFICATION DOCUMENT.N° PIÈCE.PÉRIODE DU DOCUMENT Macintosh Les noms des fichiers PDF générés auront la structure suivante : QUALIFICATION DOCUMENT.N° PIÈCE.PÉRIODE DU DOCUMENT Année de l’exercice : année du journal selon la période imprimée. Menu Traitement © Sage 2007 1572 Noms des applications : Qualifications des documents : Périodes des documents : mois (3 caractères alphabétiques) - année (2 caractères numériques). Séparateurs : 􀂉 . (point) : séparation entre deux identificateurs, 􀂉 _ : séparation entre chaque terme d’un identificateur, 􀂉 –: séparation entre deux années pour les exercices à cheval sur 2 années et entre la mois et l’année. Exemple Impression des journaux des ventes sur la période de janvier à mars 2007 : 2007.GESCOM.JOURNAUX_FACTURES_VENTES.JAN-07.PDF 2007.GESCOM.JOURNAUX_FACTURES_VENTES.FEV-07.PDF 2007.GESCOM.JOURNAUX_FACTURES_VENTES.MAR-07.PDF Les journaux sont générés dans le répertoire : APPLICATION DATA\SAGE\ARCHIVAGE\SAGE GESTION COMMERCIALE\ANNÉE Selon la période sélectionnée, les journaux peuvent être générés dans deux dossiers (répertoires) différents. Exemple 2006 et 2007. Modèles utilisés : ceux définis dans l’option Organisation de la fiche de l’entreprise pour le document comptabilisé géréré. A défaut, ouverture de la fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle ». Application Nom utilisé dans le nom du fichier Gestion commerciale Gescom Saisie de caisse décentralisée SCD Type de document Nom utilisé dans le nom du fichier Journal contenant l’ensemble des écritures relatives aux opérations commerciales Journaux_Factures_Ventes Journaux_Factures_Achats Journaux_Règlements_Ventes Journaux_Règlements_Achats Menu Traitement © Sage 2007 1573 Menu Etat © Sage 2007 1574 Menu Etat Ce menu donne accès aux fonctions permettant les impression suivantes : 􀂉 «Généralités sur les fonctions d’impression du menu Etat», page 1576, 􀂉 documents personnalisés que l’utilisateur aura pu paramétrer : «Etats personnalisés», page 1580, 􀂉 états concernant les clients : analyse de l’activité, de la rentabilité et du risque : 􀂉 «Analyse clients», page 1584 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Activité clients», page 1585, 􀂉 «Rentabilité clients», page 1591, 􀂉 «Risque clients», page 1592, 􀂉 des statistiques concernant les clients «Statistiques clients», page 1597 qui donnent accès à trois fonctions spécifiques : 􀂉 «Statistiques par familles d’articles (clients)», page 1598, 􀂉 «Statistiques par articles (clients)», page 1604, 􀂉 «Palmarès clients», page 1605, 􀂉 autres états concernant les clients : statistiques, mouvements : 􀂉 «Cadencier clients», page 1593, 􀂉 «Mouvements clients», page 1606, 􀂉 états concernant l’analyse de l’activité avec les fournisseurs (états similaires à ceux proposés pour les clients) : 􀂉 «Analyse fournisseurs», page 1609 qui donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Activité fournisseurs», page 1610, 􀂉 «Chiffre d’affaires fournisseurs», page 1614, 􀂉 des statistiques concernant les fournisseurs «Statistiques fournisseurs», page 1619 qui donnent accès à trois fonctions spécifiques : 􀂉 «Statistiques par familles d’articles (fournisseurs)», page 1620, 􀂉 «Statistiques par articles (fournisseurs)», page 1624, 􀂉 autres états concernant les fournisseurs (états similaires à ceux proposés pour les clients) : 􀂉 «Cadencier fournisseurs», page 1615, 􀂉 «Mouvements fournisseurs», page 1625, 􀂉 des statistiques concernant les articles «Statistiques articles», page 1628 donnant accès à trois fonctions spécifiques : 􀂉 «Statistiques par articles (articles)», page 1629, Menu Etat © Sage 2007 1575 􀂉 «Statistiques par familles d’articles (articles)», page 1635, 􀂉 «Palmarès des ventes d’articles», page 1636, 􀂉 autres états concernant les articles : mouvements, inventaire et cadencier de livraison : 􀂉 «Mouvements de stock», page 1637, 􀂉 «Inventaire», page 1640, 􀂉 «Cadencier de livraison», page 1646, 􀂉 statistiques collaborateurs : «Statistiques collaborateurs», page 1649 qui donnent accès à trois fonctions distinctes : 􀂉 «Statistiques par tiers», page 1650, 􀂉 «Statistiques par articles», page 1655, 􀂉 «Statistiques par familles d’articles», page 1656, 􀂉 état des commissions représentants : «Commissions représentants», page 1657, 􀂉 tableau de bord informant sur la santé de la société : «Tableau de bord», page 1660, 􀂉 «Journaux comptables», page 1662, 􀂉 informations diverses : «Etats libres», page 1666 qui permettent d’imprimer : 􀂉 «Etiquettes de colisage», page 1667, 􀂉 «Relevés de factures», page 1671, 􀂉 «Liste de documents», page 1675, 􀂉 «Traites en continu», page 1678, 􀂉 «Relevés d’échéances», page 1681, 􀂉 «Etiquettes et mailing tiers», page 1685, 􀂉 «Liste de tiers», page 1688, 􀂉 «Etiquettes articles», page 1691, 􀂉 «Liste d’articles», page 1696. Ce menu est composé de toutes les commandes permettant l’édition des états imprimés du programme Sage Gestion commerciale. Les fonctions d’impression présentées ci-dessus sont soit directement accessibles soit accessibles dans des menus hiérarchiques ouverts par certaines commandes. Ceci permet d’accéder directement à certains choix d’impression. Rappelons que l’impression des éléments des fonctions des menus Fichier et Structure ne peut pas être obtenue par une des commandes de ce menu mais par le bouton [Rechercher] de la barre d’outils « Navigation » ou par la fonction du même nom du menu Edition. L’impression des données de la société est possible par les fonctions apparaissant dans le menu hiérarchique de la commande Fichier / Imprimer les paramètres société. De même, la plupart des commandes du menu Traitement possèdent leurs propres fonctions d’impression, c’est en particulier le cas de l’édition des pièces. Menu Etat © Sage 2007 1576 Généralités sur les fonctions d’impression du menu Etat Les commandes auxquelles ce menu donne accès sont toutes du même modèle et permettent l’exécution des impressions en deux temps : 􀂉 en premier lieu, la sélection des données à imprimer à l’aide : 􀂉 d’une fenêtre de sélection simplifiée proposant les critères de sélection les plus courants et disposant d’un paramétrage simple, 􀂉 ou d’un format de sélection présenté sous la forme d’un tableau pré-paramétré et comportant tous les critères disponibles ; 􀂉 en second lieu, l’impression avec les sélections proposées ou celles que vous aurez redéfinies ou complétées. Cette impression s’exécutera selon un format de présentation figé ou bien, si la fonction le permet, en utilisant un modèle d'impression. Ces modèles d’impression peuvent être remaniés par l'utilisateur pour les adapter à ses besoins propres. La commande Fichier / Mise en page permet toutes ces adaptations et créations. Nous préciserons dans la description de la commande si elle utilise un de ces modèles de mise en page adaptables et quelles sont les désignations des modèles fournis. Voir le «Manuel de la gamme» pour l'utilisation de la commande Mise en page. Nous ne détaillerons pas ici les différentes possibilités de sélection offertes dans les fenêtres de sélection simplifiées ou dans les formats de sélection. Nous invitons le lecteur à se reporter au « Manuel de la gamme » qui présente en détail toutes les possibilités de paramétrages offertes par les fonctions d'impression des programmes de la gamme Sage. Certains documents édités peuvent être imprimés selon un modèle de mise en page fourni par défaut dans le programme ou bien d’après un modèle dont l’utilisateur lui-même effectuera la mise en page en fonction de ses besoins. Dans ce cas, la fenêtre de sélection simplifiée ou le format de sélection comportent une zone supplémentaire permettant de choisir entre la mise en page par défaut ou celle personnalisée. Dans ce deuxième cas, une fenêtre de sélection permet de choisir le modèle de mise en page adapté. La mise en page des documents est détaillée dans le «Manuel de la gamme». Nous rappelons ci-après le rôle des différents boutons rencontrés dans les fenêtres de sélection simplifiée et les formats de sélection. Bouton [Plus de critères] Ce bouton est disponible dans les fenêtres de sélection simplifiée. Il permet d'accéder au format de sélection afin de compléter les sélections proposées. Bouton [Imprimer en différé] Ce bouton est disponible à la fois dans les fenêtres de sélection simplifiée et dans les formats de sélection. Il permet de différer l’impression qui résulte des critères de sélection que vous avez paramétrés. Bouton [Imprimer dans un fichier] Ce bouton est présent dans les formats de sélection. Il permet de générer dans un fichier au format Sylk (reconnu par la plupart des tableurs), au format texte (ASCII), au format HTML (pour utilisation sur les pages Web) ou au format Classeur Microsoft Excel certaines informations extraites en fonction des paramétrages réalisés. Nous donnons pour chaque état la liste des informations exportées par cette commande. Menu Etat © Sage 2007 1577 Bouton [Enregistrer le format] Ce bouton est disponible dans les formats de sélection. Il permet de conserver les critères de sélection paramétrés dans les colonnes de la présente fenêtre afin de pouvoir les appliquer ultérieurement à une autre édition ; ils seront alors rappelés par le bouton [Ouvrir un format]. Bouton [Ouvrir un format] Le bouton [Ouvrir un format] est disponible dans les formats de sélection. Il est destiné à appeler un format autre que celui actuellement à l’écran. Il ne peut s’agir ici que d’un format personnalisé que vous auriez créé préalablement. Bouton [Imprimer] Le bouton Imprimer, disponible dans les formats de sélection, lance l’impression immédiate du document considéré en fonction des critères de sélection enregistrés dans la fenêtre. Bouton [Générer l’impression sur la messagerie] Ce bouton n’apparaît que sur les formats de sélection de certains états libres. Il permet l’envoi du document aux destinataires, en fonction des paramétrages faits, sous la forme de fichiers HTML joints à un mail. Voir le titre ci-après qui vous donnera les informations générales sur cette fonction. Envoi d’un document par e-mail Macintosh Cette fonction n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. L’utilisation du bouton [Générer l’impression sur la messagerie] (voir ci-dessus) dans le format de sélection d’un état qui en dispose entraîne l’ouverture de la fenêtre « Sélectionner le modèle » afin que l’utilisateur puisse choisir le modèle qu’il désire utiliser. Tous les documents envoyés en fonction des sélections faites utiliseront ce même modèle. Après sélection du modèle et validation (par le bouton [Ouvrir]) le programme va réaliser les opérations suivantes : 􀂉 il va générer autant de messages mail que de documents à envoyer ; ces mails mentionneront comme objet le type du document (voir le tableau ci-dessous) et utiliseront l’adresse de messagerie indiquée dans la zone Service contact adressé de la fonction Fenêtre / Préférences : 􀂉 Principal : l’adresse e-mail du volet «Identification» de la fiche du tiers sera utilisée, 􀂉 Service contact : l’adresse e-mail du premier contact affecté au service sélectionné sera utilisée. Menu Etat © Sage 2007 1578 􀂉 il va joindre à chaque mail le document généré par la fonction du menu Etat ; ce document sera sous la forme d’un fichier HTML. Il portera la désignation suivante : FICHIER.HTM. Les fichiers HTML peuvent être relus et imprimés par certains programmes de traitement de texte, par les programmes de création de sites Web ou par les utilitaires de création de pages HTML fournis avec la plupart des programmes de navigation. Les objets mentionnés dans les mails sont précisés dans le tableau ci-après. Exemple Un mailing est envoyé par la société Bijou SA le 17 mars N à tous ses clients sous la forme de mails. L’objet de chaque mail sera : Mailing Le titre du document joint à chaque mail sera : Fichier.htm Si une adresse de messagerie manque, un message d’erreur s’affichera. « L’adresse e-mail du client XXX n’est pas renseignée. Voulez-vous continuer ? [Oui] [Non] » 􀀳 Il est possible, dans les formats de sélection, de ne sélectionner que les tiers disposant d’une adresse email en utilisant les opérateurs et les critères de sélection appropriés. Devise d’édition ou d’exportation Par défaut, toutes les commandes du menu Etat génèrent des impressions ou des fichiers d’exportation dans la monnaie de tenue commerciale telle qu’elle est enregistrée dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Initialisation », à l’exception des journaux comptables pour lesquels l’impression s’effectue par défaut en monnaie de tenue commerciale. Il est cependant possible de réaliser ces impressions ou ces exportations dans une des devises enregistrées dans l’option A propos de votre société / Options / Devise. Dans ce cas, le déroulement des opérations se fait en deux temps : 􀂉 le programme calcule les valeurs de l’état dans la devise de tenue commerciale, 􀂉 ensuite il convertit ces valeurs dans la devise choisie. Cette méthode, qui garantit la cohérence des données éditées, peut cependant montrer quelques discordances, dues aux arrondis introduits par les conversions, entre les cumuls édités et les sommes des valeurs cumulées. Pour permettre ce choix de la devise, tous les formats de sélection (et non les fenêtres de sélection simplifiée) comportent une ligne de critère supplémentaire permettant cette sélection. La monnaie de tenue commerciale sera rappelée en en-tête des états. De plus, le titre de l’état sera accompagné d’une mention : Commande Type de document Objet généré Relevé de factures Relevé de factures Relevé de facture Relevé d’échéances Relevé d’échéances Relevé d’échéances Etiquettes et mailings Etiquettes Etiquette Mailings Courrier Menu Etat © Sage 2007 1579 􀂉 Tenue de compte (monnaie de tenue commerciale) si aucune devise particulière n’a été sélectionnée (monnaie de tenue commerciale est remplacé par la désignation de la devise), 􀂉 Devise d’édition (devise demandée) si une devise autre que celle de tenue commerciale a été sélectionnée (devise demandée est remplacée par la désignation de la devise). Menu Etat © Sage 2007 1580 Etats personnalisés Etat / Etats personnalisés Cette fonction donne accès à tous les états que l’utilisateur peut paramétrer afin de répondre à ses propres besoins. Elle ouvre un menu hiérarchique qui se compose à l’origine de la seule fonction Contenu du menu et qui se complétera, par la suite, des titres des documents créés. Impression d’un état personnalisé Lorsqu’on sélectionne un titre d’état personnalisé, une fenêtre de dialogue « Sélectionner le modèle » s’ouvre afin de choisir le modèle de mise en page qui correspond au format de sélection. Le programme vérifie cette adéquation et affichera un message d’erreur si le modèle de mise en page choisi n’a pas de rapport avec le format de sélection qui doit servir à la sélection des données personnalisées à imprimer. 􀀳 Le format de sélection ne s’ouvre pas pour vous permettre de préciser des critères de sélection supplémentaires. Il est possible de lancer l’impression des états personnalisés directement à partir du bureau Windows sans que le programme Sage Gestion commerciale soit nécessairement lancé, par un double-clic sur un fichier de format de sélection (extension .FGC). Menu Etat © Sage 2007 1581 Contenu du menu Etat / Etats personnalisés / Contenu du menu Cette commande ouvre une liste qui affiche non les modèles de mise en page mais les formats de sélection personnalisés que l’on peut créer à partir de toute fonction du programme utilisant ces listes de critères de sélection. Cette liste permet de créer, de modifier ou de supprimer les formats de sélections personnalisés qui seront utilisés pour l’impression des états personnalisés. Les états apparaissent dans l’ordre où ils ont été enregistrés. Opérations possibles sur la liste des états personnalisés Ajouter un état Avant d’ajouter un état, il est nécessaire que le format de sélection qui servira à son impression ait été enregistré au préalable. Rappelons que l’enregistrement de formats de sélection personnalisés s’effectue au moyen du bouton [Enregistrer le format] qui est disponible dans les formats de sélection. Voir le «Manuel de la gamme» sur ce point. Il est également possible d’utiliser des formats issus du programme Crystal Report. Pour ajouter un état : 1 . Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une fenêtre « Sélectionner l’état » s’ouvre. Menu Etat © Sage 2007 1582 2 . Sélectionnez le format de sélection en sélectionnant son Type au préalable, type qui peut être : 􀂉 un fichier Crystal Report (extension .RPT), 􀂉 un format de sélection personnalisé issu du présent programme (extension .FGC) (valeur par défaut). 3 . Cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez. Le nom du fichier ou du format de sélection apparaît dans la liste des états personnalisés ainsi que dans le menu Etats personnalisés. 􀀳 Il n’est pas possible de modifier un état personnalisé. On ne peut que le supprimer et le remplacer par un autre. Toute modification apportée aux critères d’un format de sélection personnalisé sera appliquée lors de la sélection de l’état personnalisé correspondant. Modifier un format Il est possible d’ouvrir le format de sélection d’un état personnalisé soit pour le consulter soit pour le modifier. 1 . Sélectionnez la ligne de l’état personnalisé. 2 . Cliquez sur le bouton [Modifier]. Le format de sélection s’ouvre alors. Apportez-y les modifications souhaitées. Enregistrez ensuite les modifications en cliquant sur le bouton [Enregistrer le format] si ces modifications doivent être définitives et donnez le même nom ou un nom différent au modèle. Si les modifications ne doivent être faites que pour l’impression qui va suivre, reportez-vous au titre «Afficher le format» ci-dessous. Supprimer un état Pour supprimer un état personnalisé : 1 . Sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne dans la fenêtre « Etats personnalisés ». 2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Menu Etat © Sage 2007 1583 Cette suppression n’intervient qu’au niveau de la présente fonction. Le format de sélection n’est nullement supprimé du disque dur sur lequel il est enregistré. 􀀳 La suppression réelle et définitive d’un format de sélection doit être réalisée à partir de l’Explorateur Windows. Afficher le format Préalablement à son impression, il est possible d’ouvrir le format de sélection d’un état personnalisé soit pour le consulter, soit pour le modifier. 1 . Sélectionnez la ligne de l’état personnalisé. 2 . Cliquez sur le bouton [Modifier]. Le format de sélection simplifié s’ouvre alors. 􀀳 Cet affichage préalable permet de lancer une impression différée pour l’état personnalisé choisi. Vous pouvez demander que cet affichage s’effectue systématiquement en cochant, après sélection de la ligne de l’état concerné, la case d’option Affichage de la sélection avant impression. Dans ce cas, le format de sélection s’affichera automatiquement chaque fois que vous sélectionnerez cet état personnalisé pour impression. Menu Etat © Sage 2007 1584 Analyse clients Etat / Analyse clients Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions d'impression du détail du chiffre d’affaires ou de l’activité développée avec les clients. Trois documents peuvent être obtenus à partir de ce menu : 􀂉 une analyse de l’activité clients : «Activité clients», page 1585, 􀂉 une analyse de la rentabilité clients : «Rentabilité clients», page 1591, 􀂉 une analyse du risque clients : «Risque clients», page 1592. Ces états peuvent être obtenus directement à partir des fonctions listées ci-dessus. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Menu Etat © Sage 2007 1585 Activité clients Etat / Analyse clients / Activité clients Le document obtenu permet l’édition du chiffre d’affaires développé avec les clients sur une période et sa comparaison avec une autre période. L’évolution du chiffre d’affaires est calculée en pourcentage par le programme. L’analyse de l’activité clients ne prend en compte que les factures comptabilisées ou non comptabilisées. Sélection simplifiée - Activité clients Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée de l’analyse de l’activité clients sont les suivantes : Type d’état Liste déroulante permettant de déterminer la présentation de l’édition. Par défaut elle propose Activité mais vous pouvez demander l’impression de deux autres documents : 􀂉 Activité : le document obtenu permet l’édition du chiffre d’affaires développé avec les clients sur une période et sa comparaison avec une autre période. L’évolution du chiffre d’affaires est calculée en pourcentage par le programme. 􀂉 Rentabilité : les renseignements globaux sur les clients avec le nombre de factures établies, le chiffre d’affaires correspondant, la marge brute dégagée et la part de cette dernière dans le Chiffre d’affaires seront indiqués dans le document. Cet état peut être sélectionné directement à partir de la fonction «Rentabilité clients», page 1591. 􀂉 Risque : cet état vous permet de constater l’en-cours de vos clients ainsi que le risque éventuellement présenté par le solde de leur compte. Cet état peut être sélectionné directement à partir de la fonction «Risque clients», page 1592. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans l’en-tête des pièces pour les trois types. Des différences peuvent cependant apparaître avec d’autres états valorisant le chiffre d’affaire à partir des lignes (exemple : le cadencier client). Rupture Liste déroulante permettant de sélectionner la rupture souhaitée sur le document. 􀂉 Aucune : les clients sont classés selon leur numéro. Valeur par défaut. 􀂉 Catégorie tarifaire : les clients sont classés par catégorie tarifaire. Des sous-totaux sont calculés par catégorie. 􀂉 Champ statistique : les clients sont classés par rapport à l’énuméré statistique. Des sous-totaux sont calculés par énuméré statistique. 􀂉 Représentant : les clients sont classés par rapport au représentant sélectionné dans leur fiche. Des sous-totaux sont calculés par représentant. Menu Etat © Sage 2007 1586 Statistique Liste déroulante active si l’item champ statistique est sélectionné dans la liste déroulante Rupture. La liste déroulante propose la liste des champs statistiques tiers. Le premier champ statistique est proposé par défaut. Valeur relative Si le type d’état sélectionné est Rentabilité, la liste déroulante propose le choix suivant : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale ne sont pas imprimées. 􀂉 Sur rupture : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au sous total de la rupture. 􀂉 Sur général : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au total général de l’impression. Détail des pièces Si le type d’état sélectionné est Rentabilité, cette case à cocher permet d’imprimer le détail des factures pour chaque client. Comparaison de / à Zone permettant de définir la période de comparaison pour l’analyse de l’activité client uniquement. Date de / à Zones permettant de définir la période d’analyse. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° de pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièce à prendre en considération pour l’analyse. N° de client de / à Zones permettant de sélectionner les clients devant faire partie de l’analyse. Modèle de l’état Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’impression se fera avec le modèle de mise en page standard de l’application ; 􀂉 Personnalisé : une fenêtre de sélection permettra de choisir un modèle de mise en page paramétré par l’utilisateur. Les modèles de mise en page comportent l’extension .BGC. Si le modèle choisi est incompatible avec le type d’état, un message d’erreur s’affichera. L’impression d’un état personnalisé peut être différée. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher n’est disponible que si le type d’état choisi est Rentabilité. Elle permet d’inclure les documents internes dans l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1587 Format de sélection - Activité clients 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Analyse clients Type d'état Activité, Rentabilité, Risque (1) Analyse clients Gestion payeurs Oui, Non (2) Analyse clients Rupture Aucune, Catégorie tarifaire, Champ statistique, Représentant (1) Analyse clients Champ statistique de rupture Liste des champs statistiques (1er champ) (1) Analyse clients Rupture seule Non, Oui (2) Analyse clients CA concerné CA HT période, CA HT moyen mensuel, CA HT moyen/facture (2) Analyse clients Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Analyse clients Ecart sur Solde + FA + BL, Solde + FA, Solde (2) Analyse clients Encours dépassé seul Oui, Non (2) Analyse clients Détail des pièces Oui, Non (1) Analyse clients Période de comparaison Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Analyse clients Echelonnement Aucun, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année (2) Analyse clients Calcul marge Prix de revient, CMUP, Dernier prix d’achat, Prix d’achat, Coût standard, Aucun (2) Analyse clients Inclure les documents internes Oui, Non (1) Articles/Nomenclatures Hors Statistique Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Menu Etat © Sage 2007 1588 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Analyse clients / Gestion payeurs La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les clients. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les payeurs. Exemple Soit les factures suivantes. Si l’option Gestion payeur est placée sur Non, on obtient : Le CA client est établi en fonction du client du document. Si l’option Gestion payeur est placée sur Oui, on obtient : Seul le payeur est pris en compte dans la détermination du CA client. Analyse clients / Rupture seule La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : impression du détail des clients avec une sous-totalisation par niveau de rupture. 􀂉 Oui : seuls les sous-totaux par niveau de rupture seront imprimés. Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Sélection standard Modèle de l’état Standard, Personnalisé (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Facture Client destinataire Client payeur Total HT FA01 CARAT DIAMA 1 000,00 FA02 DIAMA DIAMA 3 000,00 FA03 CARAT CRIST 1 500,00 FA04 GRENA GRENA 100,00 Client CA HT net CARAT 2 500,00 DIAMA 3 000,00 GRENA 100,00 Client CA HT net CRIST 1 500,00 DIAMA 4 000,00 GRENA 100,00 Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1589 Analyse clients / CA concerné La liste déroulante de la colonne De propose uniquement dans le cas où la sélection du critère Type d’état porte sur Activité : 􀂉 Période : reprise du chiffre d’affaires HT cumulé de la période indiquée. 􀂉 Moyen mensuel : reprise du chiffre d’affaires HT de la période indiquée en le divisant par le nombre de mois de cette période. 􀂉 Moyen/facture : reprise du chiffre d’affaires HT de la période indiquée en le divisant par le nombre de factures établi pour ce client. Analyse clients / Ecart sur La liste déroulante de la colonne De propose, uniquement dans le cas où la sélection du critère Type d’état porte sur Risque : 􀂉 Solde + FA + BL : la colonne Ecart du document imprimé affiche le résultat du calcul suivant : Solde + Facture + BL - Encours autorisé 􀂉 Solde + FA : la colonne Ecart affiche le résultat du calcul suivant : Solde + Facture - Encours autorisé 􀂉 Solde : la colonne Ecart affiche le résultat du calcul suivant : Solde - Encours autorisé 􀀳 Les factures de retour et d’avoir viennent en diminution du chiffre d’affaire mais sont incluses dans le type FA. Analyse clients / Encours dépassé seul La liste déroulante de la colonne De propose uniquement dans le cas où la sélection du critère Type d’état porte sur Risque : 􀂉 Oui : seuls les clients ayant un écart supérieur à 0 seront imprimés. 􀂉 Non : tous les clients mouvementés seront imprimés. Analyse clients / Echelonnement Liste déroulante permettant les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée sans aucun échelonnement. 􀂉 Heure : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par heure. 􀂉 Jour : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par jour. 􀂉 Semaine : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par semaine. 􀂉 Mois : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par mois. 􀂉 Trimestre : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par trimestre. 􀂉 Semestre : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par semestre. 􀂉 Année : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par année. Ce critère fonctionne à l’identique de celui existant dans l’état Cadencier clients. Il est incompatible avec le critère Analyse clients / Détail des pièces / Oui et ne sera pas pris en compte si un tel paramétrage est fait. Menu Etat © Sage 2007 1590 Exemple Echelonnement par trimestre. Analyse client / Calcul marge Ce critère propose de sélectionner sur quelles bases s’effectuera le calcul de la marge : 􀂉 Prix de revient (valeur par défaut), la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix de revient. 􀂉 CMUP, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le CMUP. La marge est déterminée par la différence entre le montant H.T. de la ligne et le CMUP total de la ligne. 􀂉 Dernier prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le dernier prix d’achat de l’article s’il existe sinon c’est le prix d’achat mentionné dans la fiche principale qui est utilisé. 􀂉 Prix d’achat : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix d’achat mentionné dans la fiche principale de l’article. 􀂉 Coût standard : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le coût standard mentionné dans le volet «Stock» de l’article. Si aucun coût standard n’est précisé, c’est le CMUP qui est repris. 􀂉 Aucun, la marge n’est pas imprimée sur l’état. Articles/nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Activité clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. N° client Intitulé client Nombre factures CA HT CARAT Carat SARL Trimestre 1 2000 10 1000,00 Trimestre 2 2000 5 9000,00 Trimestre 3 2000 5 100,00 Total CARAT 20 10100,00 Menu Etat © Sage 2007 1591 Rentabilité clients Etat / Analyse clients / Rentabilité clients Les renseignements globaux sur les clients avec le nombre de factures établies, le chiffre d’affaires correspondant, la marge brute dégagée et la part de cette dernière dans le Chiffre d’affaires seront indiqués dans le document. L’analyse de la rentabilité clients ne prend en compte que les factures comptabilisées ou non comptabilisées. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles de l’analyse de l’activité clients mais en sélectionnant les informations relatives à la rentabilité clients. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre de l’activité clients. Voir le titre «Activité clients», page 1585 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. Menu Etat © Sage 2007 1592 Risque clients Etat / Analyse clients / Risque clients Cet état vous permet de constater l’en-cours de vos clients ainsi que le risque éventuellement présenté par le solde de leur compte. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles de l’analyse de l’activité clients mais en sélectionnant les informations relatives au risque clients. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre de l’activité clients. Voir le titre «Activité clients», page 1585 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. Menu Etat © Sage 2007 1593 Cadencier clients Etat / Cadencier clients Cette commande permet d’imprimer un état précisant le rythme avec lequel les articles ont été commandés par chacun des clients. Sous le nom de cadencier client vous obtiendrez un document précisant les articles facturés aux clients selon un échelonnement qui doit être défini dans le critère échelonnement. Sélection simplifiée - Cadencier clients Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à prendre en compte. 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées sont prises en compte. Valeur par défaut. 􀂉 FC + FA : toutes les factures sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir et les bons de retour sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + PL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour et les préparations de livraison sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + PL + BC : toutes les factures, tous les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour, les préparations de livraison ainsi que les bons de commande sont pris en compte. 􀀳 Les factures d’avoir FV et les factures de retour FR sont incluses dans les factures FA et viennent en déduction du chiffre d’affaire. Echelonnement Liste déroulante permettant de sélectionner la périodicité du calcul du chiffre d’affaires. 􀂉 Aucun : le chiffre d’affaires du client sera cumulé sur la période indiquée. Valeur par défaut. 􀂉 Heure : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par heure. 􀂉 Jour : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par jour. 􀂉 Semaine : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par semaine. 􀂉 Mois : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par mois. 􀂉 Trimestre : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par trimestre. 􀂉 Semestre : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par semestre. 􀂉 Année : le chiffre d’affaires du client sera décomposé par année. Menu Etat © Sage 2007 1594 Statistique Liste déroulante permettant de sélectionner le champ statistique tiers utilisé pour opérer une rupture par énuméré statistique. La liste déroulante propose la liste des champs statistiques tiers avec un item supplémentaire Aucun. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° de pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de numéros de pièces. N° de client de... à Zones permettant de sélectionner les clients devant être imprimés sur le cadencier. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans le cadencier. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1595 Format de sélection - Cadencier clients 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Fichier Champ Choix proposés Voir Cadencier clients Gestion payeurs Oui, Non (2) Cadencier clients Documents FC, FC+FA, FC+FA+BL, FC+FA+BL+PL, FC+FA+BL+PL+BC (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Cadencier clients Echelonnement Aucun, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année (1) Cadencier clients Champ statistique de rupture Aucun, Liste des champs statistiques (1) Cadencier clients Détail énumérés de gamme Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Cadencier clients Calcul marge Prix de revient, CMUP, Dernier prix d’achat, Prix d’achat, Coût standard, Aucun (2) 2. Ci-dessous. Cadencier clients Gestion nomenclatures commerciales Composé, Composant (2) Cadencier clients Inclure les documents internes Oui, Non (1) Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document vente en-tête N° Pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1596 Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Cadencier clients / Gestion payeurs La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les clients. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les payeurs. Voir l’exemple donné dans la commande «Analyse clients», page 1584. Cadencier clients / Gestion nomenclatures commerciales La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Composé : (valeur par défaut) impression des montants concernant les composés des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé. 􀂉 Composant : impression des montants concernant les composants des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé et Commerciale / Composant. Articles/nomenclatures / Hors statistiques La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Articles/nomenclatures / Calcul marge Ce critère propose de sélectionner sur quelles bases s’effectuera le calcul de la marge : 􀂉 Prix de revient (valeur par défaut), la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix de revient. 􀂉 CMUP, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le CMUP. La marge est déterminée par la différence entre le H.T. de la ligne et le CMUP total de la ligne. 􀂉 Dernier prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le dernier prix d’achat de l’article s’il existe sinon c’est le prix d’achat mentionné dans la fiche principale qui est utilisé. 􀂉 Prix d’achat : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix d’achat mentionné dans la fiche principale de l’article. 􀂉 Coût standard : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le coût standard mentionné dans le volet « Stock » de l’article. 􀂉 Aucun, la marge n’est pas imprimée sur l’état. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Cadencier clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1597 Statistiques clients Etat / Statistiques clients Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions d'impression d’un état statistique par famille d’article, par article ou en fonction d’un palmarès clients. Trois documents peuvent être obtenus à partir de ce menu : 􀂉 des statistiques clients par familles d’articles: «Statistiques par familles d’articles (clients)», page 1598, 􀂉 des statistiques clients par articles: «Statistiques par articles (clients)», page 1604, 􀂉 un palmarès des clients : «Palmarès clients», page 1605. Ces états peuvent être obtenus directement à partir des fonctions listées ci-dessus. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Cette commande permet d’imprimer des états statistiques des articles commandés, livrés et facturés pour chacun des clients. Ces états présentent, par client, les différents articles facturés sur la période de sélection avec les principales informations dont le gestionnaire peut avoir besoin.. On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’un des boutons [Statistiques clients par famille d’articles], [Statistiques clients par articles] ou [Palmarès clients] de la barre verticale « Gestion des ventes ». Le premier lance cette fonction en paramétrant par défaut les zones pour obtenir les statistiques sur les familles, le deuxième en paramétrant ces mêmes zones pour les statistiques sur les articles et le troisième permet d’obtenir un palmarès des clients dont le chiffre d’affaires est le plus élevé (ou le moins élevé). Menu Etat © Sage 2007 1598 Statistiques par familles d’articles (clients) Etat / Statistiques clients / Statistiques par familles d’articles Cette commande permet d’imprimer des états statistiques des articles commandés, livrés et facturés pour chacun des clients. Ces états présentent, par client, les différents articles facturés sur la période de sélection avec les principales informations dont le gestionnaire peut avoir besoin. Sélection simplifiée - Statistiques clients Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des statistiques clients sont les suivantes : Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner les statistiques à imprimer. 􀂉 Par article : le chiffre d’affaires, le taux de remise et la marge client sont décomposés par article. Valeur par défaut. 􀂉 Par famille : le chiffre d’affaires, le taux de remise et la marge client sont décomposés par famille. 􀂉 Palmarès des ventes : les clients sont classés par ordre décroissant ou croissant de chiffre d’affaire selon le choix fait dans la zone Palmarès. Voir plus bas. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents pris en compte : 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées sont prises en compte. Valeur par défaut. 􀂉 FC + FA : toutes les factures sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir et les bons de retour sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + PL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour et les préparations de livraison sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + PL + BC : toutes les factures, tous les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour, les préparations de livraison ainsi que les bons de commande sont pris en compte. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Statistiques clients par famille d’articles] de la barre verticale « Gestion des ventes ». Ce bouton lance cette fonction en paramétrant par défaut les zones pour obtenir les statistiques sur les familles. Menu Etat © Sage 2007 1599 􀀳 Les factures d’avoir FV et les factures de retour FR sont incluses dans les factures FA et viennent en déduction du chiffre d’affaire. Palmarès Cette zone n’est active que si Palmarès des ventes a été sélectionné dans la zone Type d’état. Elle se compose alors de deux zones : 􀂉 Type de palmarès : cette zone à liste déroulante permet de choisir entre : 􀂉 Plus fortes ventes : les clients sont classés par ordre décroissant de chiffre d’affaire en partant du meilleur. 􀂉 Plus faibles ventes : les clients sont classés par ordre croissant de chiffre d’affaires en partant du plus faible. 􀂉 Nombre d’éléments : zone de saisie permettant d’enregistrer un nombre de 1 à 999 afin de déterminer le nombre de clients que l’on veut voir figurer dans l’état imprimé. Exemple Si vous voulez connaître les 10 meilleurs clients, enregistrez Meilleures ventes dans la zone Type de palmarès et 10 dans la zone Nombre d’éléments. Si vous voulez imprimer les 20 plus mauvais clients, enregistrez Plus mauvaises ventes dans la zone Type de palmarès et 20 dans la zone Nombre d’éléments. Classement Cette zone n’est active que si Palmarès des ventes a été sélectionné dans la zone Type d’état. Elle propose alors le critère sur lequel le classement du palmarès doit s’effectuer : 􀂉 Chiffre d’affaires (valeur par défaut), 􀂉 Quantités vendues, 􀂉 Marge, 􀂉 Nombre de documents. Valorisation Cette zone à liste déroulante définit comment sera valorisé le chiffre d’affaires imprimé dans l’état : 􀂉 Chiffre d’affaires TTC, 􀂉 Chiffre d’affaires HT (valeur par défaut). La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête de pièce. Statistique Liste déroulante permettant de sélectionner le champ statistique tiers utilisé pour opérer une rupture par énuméré statistique. Le programme propose la liste des champs statistiques tiers avec un item supplémentaire Aucun. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Valeur relative Liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Aucune : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale ne sont pas imprimées. Menu Etat © Sage 2007 1600 􀂉 Sur rupture : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au sous total de la rupture. 􀂉 Sur général : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au total général de l’impression. Date de / à Zones permettant de définir la période, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièces à prendre en compte pour l’impression des statistiques. N° client de / à Zones permettant de sélectionner les clients devant faire partie des statistiques. Modèle de l’état Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’impression se fera avec le modèle de mise en page standard de l’application ; 􀂉 Personnalisé : une fenêtre de sélection permettra de choisir un modèle de mise en page paramétré par l’utilisateur. Les modèles de mise en page comportent l’extension .BGC. Si le modèle choisi est incompatible avec le type d’état, un message d’erreur s’affichera. L’impression d’un état personnalisé peut être différée. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les statistiques clients. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1601 Format de sélection - Statistiques clients 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Statistiques clients Type d’état Par famille, Par article, Palmarès des ventes (1) Statistiques clients Gestion payeurs Oui, Non (2) Statistiques clients Documents FC, FC+FA, FC+FA+BL, FC+FA+BL+PL, FC+FA+BL+PL+BC (1) Statistiques articles Type palmarès Plus fortes ventes, Plus faibles ventes (1) Statistiques articles Nombre palmarès 0, A saisir (1) Statistiques articles Classement Chiffre d’affaires, Quantités vendues, Marge, Nombre documents (1) Statistiques articles Valorisation Chiffre d’affaires HT, Chiffre d’affaires TTC (1) Statistiques clients Champ statistique de rupture Aucun, Liste des champs statistiques (1) Statistiques clients Détail énumérés de gamme Aucun, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Statistiques clients Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Statistiques clients Calcul marge Prix de revient, CMUP, Dernier prix d’achat, Coût standard, Prix d’achat, Aucun (2) Statistiques clients Gestion nomenclatures commerciales Composé, Composant (2) Statistiques clients Inclure les documents internes Oui, Non (1) Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Menu Etat © Sage 2007 1602 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Statistiques clients / Gestion payeurs La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les clients. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les payeurs. Voir l’exemple donné dans la commande «Analyse clients», page 1584. Statistiques clients / Calcul marge Ce critère propose de sélectionner sur quelles bases s’effectuera le calcul de la marge : 􀂉 Prix de revient (valeur par défaut), la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix de revient. 􀂉 CMUP, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le CMUP. La marge est déterminée par la différence entre le H.T. de la ligne et le CMUP total de la ligne. 􀂉 Dernier prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le dernier prix d’achat de l’article s’il existe sinon c’est le prix d’achat mentionné dans la fiche principale qui est utilisé. 􀂉 Coût standard : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le coût standard mentionné dans le volet «Stock» de l’article. 􀂉 Prix d’achat : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix d’achat mentionné dans la fiche principale de l’article. 􀂉 Aucun, la marge n’est pas imprimée sur l’état. A la place, l’état proposera une colonne Qtés vendues qui n’est pas imprimée dans les trois choix précédents. Statistiques clients / Gestion nomenclatures commerciales La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Composé : (valeur par défaut) impression des montants concernant les composés des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé. 􀂉 Composant : impression des montants concernant les composants des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé et Commerciale / Composant. Articles/nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Sélection standard Modèle de l’état Standard, Personnalisé (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1603 Impression dans un fichier - Statistiques clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1604 Statistiques par articles (clients) Etat / Statistiques clients / Statistiques par articles Cet état vous permet de constater l’en-cours de vos clients ainsi que le risque éventuellement présenté par le solde de leur compte. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques clients (Statistiques par familles d’articles) mais en sélectionnant les informations relatives aux statistiques par articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre des statistiques par familles d’articles. Voir le titre «Statistiques par familles d’articles (clients)», page 1598 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Statistiques clients par articles] de la barre verticale « Gestion des ventes ». Menu Etat © Sage 2007 1605 Palmarès clients Etat / Statistiques clients / Palmarès clients Cet état vous permet d’éditer un état donnant le palmarès des clients dont le chiffre d’affaires est le plus élevé ou au contraire le plus faible. . Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques clients (Statistiques par familles d’articles) mais en sélectionnant les informations relatives au palmarès des clients. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre de l’activité clients. Voir le titre «Statistiques par familles d’articles (clients)», page 1598 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Palmarès clients] de la barre verticale « Gestion des ventes ». Menu Etat © Sage 2007 1606 Mouvements clients Etat / Mouvements clients Cette commande permet d’imprimer une liste donnant le détail des pièces clients. Sélection simplifiée - Mouvements clients Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. La liste déroulante propose : 􀂉 Tous : tous les types de documents répondant à la sélection seront imprimés. Valeur par défaut. 􀂉 Devis : seuls les devis répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Facture : seuls les factures répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Facture comptabilisée : seuls les factures comptabilisées répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés répondant à la sélection seront imprimés. Valorisation Liste déroulante permettant de valoriser la ligne du document : 􀂉 Prix de revient : le prix de revient global de la ligne de document sera imprimé (valeur par défaut), 􀂉 CMUP : le CMUP de la ligne de document sera imprimé, 􀂉 Marge : la marge de la ligne de document sera imprimée. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Date de / à Zones permettant de définir la période, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° de pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièces. Menu Etat © Sage 2007 1607 N° de client de / à Zones permettant de sélectionner les clients devant faire partie de l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Mouvements clients 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Articles/Nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : Fichier Champ Choix proposés Voir Mouvements clients Documents Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Mouvements clients Valorisation Prix de revient, CMUP, Marge (1) Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) 2. Ci-dessous. Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document ligne Date de livraison A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1608 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte sur l’état imprimé. Document ligne / Date livraison Ce critère permet de sélectionner les mouvements suivant leur date de livraison. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Mouvements clients Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1609 Analyse fournisseurs Etat / Analyse fournisseurs Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui permet d’imprimer le détail du chiffre d’affaires ou de l’activité développée avec les fournisseurs. Deux documents peuvent être obtenus à partir de cette commande : 􀂉 une analyse de l’activité fournisseurs : «Activité fournisseurs», page 1610, 􀂉 une analyse du chiffre d’affaires fournisseurs : «Chiffre d’affaires fournisseurs», page 1614. Ces états peuvent être obtenus directement à partir des fonctions listées ci-dessus. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Menu Etat © Sage 2007 1610 Activité fournisseurs Etat / Analyse fournisseurs / Activité fournisseurs Le document obtenu permet l’édition du chiffre d’affaires développé avec les fournisseurs sur une période et sa comparaison avec une autre période. L’évolution du chiffre d’affaires est calculée en pourcentage par le programme. L’analyse de l’activité fournisseurs ne prend en compte que les factures comptabilisées ou non comptabilisées. Sélection simplifiée - Activité fournisseur Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée de l’analyse fournisseur sont les suivantes : Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner l’analyse à imprimer. 􀂉 Activité : le document permet l’impression des chiffres d’affaires développés avec les fournisseurs sur une période en comparaison avec une autre. L’évolution du chiffre d’affaires est calculée en pourcentage par le programme. Valeur par défaut. 􀂉 Chiffre d’affaires : les renseignements globaux sur les fournisseurs avec le nombre de factures établies, le chiffre d’affaires réalisé ainsi que le chiffre d’affaires moyen par facture sont repris sur le document. Rupture Liste déroulante permettant de sélectionner la rupture souhaitée sur le document. La liste propose : 􀂉 Aucune : les fournisseurs sont classés selon leur numéro. Valeur par défaut. 􀂉 Champ statistique : les fournisseurs sont classés par rapport à l’énuméré statistique. Des soustotaux sont calculés par énuméré statistique. 􀂉 Acheteur : une rupture s’effectue pour chaque acheteur concerné. Statistique Liste déroulante active si l’item Champ statistique est sélectionné dans la liste déroulante Rupture. Cette zone propose la liste des champs statistiques tiers. Valeur relative Cette zone est active si le type d’état sélectionné est Chiffre d’affaires. Elle propose : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total n’est pas imprimée. 􀂉 Sur rupture : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au sous total de la rupture. 􀂉 Sur général : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au total général de l’impression. Menu Etat © Sage 2007 1611 Détail des pièces Si le type d’état sélectionné est Chiffres d’affaires, cette case à cocher permet d’imprimer le détail des factures pour chaque fournisseur. Comparaison de / à Zones permettant de définir la période de comparaison pour l’analyse de l’activité fournisseur uniquement. Date de / à Zones permettant de définir la période de l’analyse de l’activité fournisseur, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièce à prendre en considération pour l’analyse. N° fournisseur de / à Zones permettant de définir la fourchette des numéros fournisseurs à prendre en compte pour l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Activité fournisseurs 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Analyse fournisseurs Type d'état Activité, Chiffre d’affaires (1) Analyse fournisseurs Gestion encaisseurs Oui, Non (2) Menu Etat © Sage 2007 1612 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Analyse fournisseurs / Gestion encaisseur La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les fournisseurs. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les encaisseurs. Voir l’exemple donné dans la commande «Analyse clients», page 1584. Analyse fournisseurs / Rupture seule La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : le détail des fournisseurs est imprimé avec une sous-totalisation par niveau de rupture. 􀂉 Oui : seuls les sous-totaux par niveau de rupture seront imprimés. Analyse fournisseurs / CA concerné La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Période : reprise du chiffre d’affaires HT cumulé de la période indiqué. 􀂉 Moyen mensuel : reprise du chiffre d’affaires HT de la période indiquée en le divisant par le nombre de mois de cette période. 􀂉 Moyen / facture : reprise du chiffre d’affaires HT de la période indiquée en le divisant par le nombre de factures établi pour ce fournisseur. Analyse fournisseurs / Echelonnement Liste déroulante permettant les choix suivants : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée sans aucun échelonnement. Analyse fournisseurs Rupture Aucune, Liste champs statistiques, Acheteur (1) Analyse fournisseurs Champ statistique de rupture Liste des champs statistiques (1er champ) (1) Analyse fournisseurs Rupture seule Oui, Non (2) Analyse fournisseurs CA concerné CA HT période, CA HT moyen mensuel, CA HT moyen/facture (2) Analyse fournisseurs Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Analyse fournisseurs Détail des pièces Oui, Non (1) Analyse fournisseurs Période de comparaison Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Analyse fournisseurs Echelonnement Aucun, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année (2) Articles/Nomenclatures Hors Statistiques Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document achat en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1613 􀂉 Heure : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par heure. 􀂉 Jour : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par jour. 􀂉 Semaine : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par semaine. 􀂉 Mois : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par mois. 􀂉 Trimestre : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par trimestre. 􀂉 Semestre : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par semestre. 􀂉 Année : les informations statistiques sont imprimées pour la période sélectionnée avec une rupture par année. Ce critère fonctionne à l’identique de celui existant dans l’état Cadencier clients. Il est incompatible avec le critère Analyse fournisseurs / Détail des pièces / Oui et ne sera pas pris en compte si un tel paramétrage est fait. Voir l’exemple donné pour l’analyse de la rentabilité client dans la commande «Analyse clients», page 1584. Articles/nomenclatures / Hors statistiques La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Activité fournisseurs Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1614 Chiffre d’affaires fournisseurs Etat / Analyse fournisseurs / Chiffre d’affaires fournisseurs Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles de l’analyse de l’activité fournisseurs mais en sélectionnant les informations relatives au chiffre d’affaires fournisseurs. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre de l’activité fournisseurs. Voir le titre «Activité fournisseurs», page 1610 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. Menu Etat © Sage 2007 1615 Cadencier fournisseurs Etat / Cadencier fournisseur Cette commande permet d’imprimer un état précisant le rythme avec lequel les articles ont été commandés à chacun des fournisseurs. Sous le nom de cadencier fournisseur vous obtiendrez un document précisant les articles commandés aux fournisseurs selon l’échelonnement qui doit être défini dans le critère de sélection Echelonnement. Sélection simplifiée - Cadencier fournisseurs Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à prendre en compte. 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées sont prises en compte. Valeur par défaut. 􀂉 FC + FA : toutes les factures sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, bons d’avoir et bons de retour sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + BC : toutes les factures, tous les bons de livraison, bons d’avoir et bons de retour ainsi que les bons de commande sont pris en compte. 􀀳 Les factures d’avoir FV et les factures de retour FR sont incluses dans les factures FA et viennent en augmentation du chiffre d’affaire. Echelonnement Liste déroulante permettant de sélectionner la périodicité du calcul du chiffre d’affaires. 􀂉 Aucun : le chiffre d’affaires du fournisseur sera cumulé sur la période indiquée. Valeur par défaut. 􀂉 Heure : le chiffre d’affaires du fournisseur sera imprimé pour la période sélectionnée avec une rupture par heure. 􀂉 Jour : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par jour. 􀂉 Semaine : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par semaine. 􀂉 Mois : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par mois. 􀂉 Trimestre : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par trimestre. 􀂉 Semestre : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par semestre. 􀂉 Année : le chiffre d’affaires du fournisseur sera décomposé par année. Statistique Liste déroulante permettant de sélectionner le champ statistique tiers utilisé pour opérer une rupture par énuméré statistique. Le programme propose la liste des champs statistiques tiers avec un item supplémentaire Aucun. Menu Etat © Sage 2007 1616 Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° de pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièces. N° de fournisseur de / à Zones permettant de sélectionner les fournisseurs devant faire partie de l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Cadencier fournisseurs 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Menu Etat © Sage 2007 1617 Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Cadencier fournisseurs / Gestion encaisseur La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les fournisseurs. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les encaisseurs. Voir l’exemple donné dans la commande «Analyse clients», page 1584. Articles/nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Cadencier fournisseurs Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Fichier Champ Choix proposés Voir Cadencier fournisseurs Gestion encaisseurs Oui, Non (2) Cadencier fournisseurs Documents FC, FC+FA, FC+FA+BL, FC+FA+BL+BC (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Cadencier fournisseurs Echelonnement Aucun, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année (1) Cadencier fournisseurs Champ statistique de rupture Aucun, Liste des champs statistiques (1) Cadencier fournisseurs Détail énumérés de gamme Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Articles Hors statistiques Non, Oui, Tous (2) 2. Ci-dessous. Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document achat en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1618 Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1619 Statistiques fournisseurs Etat / Statistiques fournisseurs Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions d'impression d’états statistiques fournisseurs par famille d’article et par article. Deux documents peuvent être obtenus à partir de ce menu : 􀂉 des statistiques clients par familles d’articles: «Statistiques par familles d’articles (fournisseurs)», page 1620, 􀂉 des statistiques clients par articles: «Statistiques par articles (fournisseurs)», page 1624. Ces états peuvent être obtenus directement à partir des fonctions listées ci-dessus. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Ces états présentent, par fournisseur, les différents articles facturés sur la période de sélection avec les principales informations dont le gestionnaire peut avoir besoin. On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’un des boutons [Statistiques fournisseurs par famille d’articles] ou [Statistiques fournisseurs par articles] de la barre verticale « Gestion des achats ». Le premier lance cette fonction en paramétrant par défaut les zones pour obtenir les statistiques sur les familles, le second en paramétrant ces mêmes zones pour les statistiques sur les articles. Menu Etat © Sage 2007 1620 Statistiques par familles d’articles (fournisseurs) Etat / Statistiques fournisseurs / Statistiques par familles d’articles Cette commande permet d’imprimer des états statistiques fournisseurs par famille d’article. Ces états peuvent être obtenus directement à partir de la présente fonction. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Sélection simplifiée - Statistiques fournisseurs Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des statistiques fournisseurs sont les suivantes : Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner les statistiques à imprimer. La liste déroulante propose : 􀂉 Par article : le chiffre d’affaires, le taux de remise et les quantités achetées par fournisseur sont décomposés par article. Valeur par défaut. 􀂉 Par famille : le chiffre d’affaires, le taux de remise et les quantités achetées fournisseur sont décomposés par famille. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à prendre en compte. 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées sont prises en compte. Valeur par défaut. 􀂉 FC + FA : toutes les factures sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir et les bons de retour sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + BC : toutes les factures, tous les bons de livraison, les bons d’avoir et les bons de retour ainsi que les bons de commande sont pris en compte. 􀀳 Les factures d’avoir FV et les factures de retour FR sont incluses dans les factures FA et viennent en augmentation du chiffre d’affaire. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le boutons [Statistiques fournisseurs par famille d’articles] de la barre verticale « Gestion des achats ». Ces états présentent, par fournisseur, les différentes familles d’articles facturées sur la période de sélection avec les principales informations dont le gestionnaire peut avoir besoin. Menu Etat © Sage 2007 1621 Statistique Liste déroulante permettant de sélectionner le champ statistique tiers utilisé pour opérer une rupture par énuméré statistique. La liste déroulante propose la liste des champs statistiques tiers avec un item supplémentaire Aucun. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Valeur relative La liste déroulante propose le choix suivant : 􀂉 Aucune : la colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total n’est pas imprimée. 􀂉 Sur rupture : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au sous total de la rupture. 􀂉 Sur général : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au total général de l’impression. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette numéro de pièces. N° fournisseur de / à Zones permettant de sélectionner les fournisseurs devant faire partie de l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1622 Format de sélection - Statistiques fournisseurs 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Statistiques fournisseurs / Gestion encaisseur La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : (valeur par défaut) impression des montants avec sélection sur les fournisseurs. 􀂉 Oui : impression des montants avec sélection sur les encaisseurs. Voir l’exemple donné dans la commande «Analyse clients», page 1584. Fichier Champ Choix proposés Voir Statistiques fournisseurs Type d’état Par article, Par famille (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Statistiques fournisseurs Gestion encaisseurs Oui, Non (2) 2. Ci-dessous. Statistiques fournisseurs Documents FC, FC+FA, FC+FA+BL, FC+FA+BL+BC (1) Statistiques fournisseurs Champ statistique de rupture Aucun, Liste des champs statistiques (1) Statistiques fournisseurs Détail énumérés de gamme Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Statistiques fournisseurs Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document achat en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1623 Articles/Nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Statistiques fournisseurs Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1624 Statistiques par articles (fournisseurs) Etat / Statistiques fournisseurs / Statistiques articles Cette commande permet d'imprimer des états statistiques fournisseurs par article. Ces états peuvent être obtenus directement à partir de la présente fonction. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans la fenêtres de paramétrage de cette fonction. Cet état vous permet de constater l’en-cours de vos fournisseurs ainsi que le risque éventuellement présenté par le solde de leur compte. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques fournisseurs (Statistiques par familles d’articles) mais en sélectionnant les informations relatives aux statistiques par articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre des statistiques par familles d’articles. Voir le titre «Statistiques par familles d’articles (fournisseurs)», page 1620 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’un des boutons [Statistiques fournisseurs par famille d’articles] ou [Statistiques fournisseurs par articles] de la barre verticale « Gestion des achats». Ces états présentent, par fournisseur, les différents articles facturés sur la période de sélection avec les principales informations dont le gestionnaire peut avoir besoin. Menu Etat © Sage 2007 1625 Mouvements fournisseurs Etat / Mouvements fournisseurs Cette commande permet d’imprimer une liste donnant le détail des pièces fournisseurs. Sélection simplifiée - Mouvements fournisseurs Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes : Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. 􀂉 Tous : tous les types de document répondant à la sélection seront imprimés. Valeur par défaut. 􀂉 Préparations de commande : seules les préparations de commande répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier répondant à la sélection seront imprimés. 􀂉 Facture : seules les factures répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées répondant à la sélection seront imprimées. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés répondant à la sélection seront imprimés. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° Pièce de / à Zones permettant de définir une fourchette de pièces. N° Fournisseur de / à Zones permettant de sélectionner les fournisseurs devant faire partie de l’analyse. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1626 Format de sélection - Mouvements fournisseurs 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Articles/Nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans l’état. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans l’état. Document ligne / Date livraison Ce critère permet de sélectionner les mouvements suivant leur date de livraison. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initiali- Fichier Champ Choix proposés Voir Mouvements fournisseurs Documents Tous, Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) 2. Ci-dessous. Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document achat en-tête N° Pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document ligne Date de livraison A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1627 sation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Mouvements fournisseurs Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1628 Statistiques articles Etat / Statistiques articles Cette commande permet d’imprimer des informations statistiques concernant les articles. Elles donne accès à un menu hiérarchique. Ce menu donne accès à trois fonctions : 􀂉 statistiques articles par articles «Statistiques par articles (articles)», page 1629, 􀂉 statistiques articles par familles d’articles «Statistiques par familles d’articles (articles)», page 1635, 􀂉 palmarès des ventes des articles «Palmarès des ventes d’articles», page 1636. On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’un des boutons [Statistiques articles par articles], [Statistiques articles par familles d’articles] ou [Palmarès des ventes d’articles] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». Le premier lance cette fonction en paramétrant par défaut les zones pour obtenir les statistiques sur les familles, le deuxième en paramétrant ces mêmes zones pour les statistiques sur les articles et le troisième pour obtenir le palmarès des ventes des articles. On peut lancer ces trois fonctions à partir de n’importe laquelle des deux autres en sélectionnant la valeur convenable dans la zone Type d’état. Menu Etat © Sage 2007 1629 Statistiques par articles (articles) Etat / Statistiques articles / Statistiques par articles Cet état vous permet de constater le chiffre d’affaires généré par les ventes des articles. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection dans lesquelles sont sélectionnées les informations relatives aux statistiques par articles. Sélection simplifiée - Statistiques articles Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des statistiques articles sont les suivantes. Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner les statistiques à imprimer. Elle propose : 􀂉 Par article : le chiffre d’affaires, les quantités vendues et la marge sont décomposés par article. 􀂉 Par famille : le chiffre d’affaires, les quantités vendues et la marge sont décomposés par famille. 􀂉 Palmarès des ventes : les articles sont classés par ordre décroissant ou croissant de chiffre d’affaire selon le choix fait dans la zone Palmarès. Voir plus bas. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à prendre en compte. 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées sont prises en compte. Valeur par défaut. 􀂉 FC + FA : toutes les factures sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, bons d’avoir, bons de retour sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + PL : toutes les factures ainsi que les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour et les préparations de livraison sont pris en compte. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Statistiques articles par articles] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut lancer ces trois fonctions à partir de n’importe laquelle des deux autres en sélectionnant la valeur convenable dans la zone Type d’état. Menu Etat © Sage 2007 1630 􀂉 FC + FA + BL + PL + BC : toutes les factures, tous les bons de livraison, les bons d’avoir, les bons de retour, les préparations de livraison ainsi que les bons de commande sont pris en compte. 􀀳 Les factures d’avoir FV et les factures de retour FR sont incluses dans les factures FA et viennent en déduction ou en augmentation du chiffre d’affaire selon qu’il s’agît du domaine ventes ou achats. Palmarès Cette zone n’est active que si Palmarès des ventes a été sélectionné dans la zone Type d’état. Elle se compose alors de deux zones : 􀂉 Type de palmarès : cette zone à liste déroulante permet de choisir entre : 􀂉 Plus fortes ventes : les articles sont classés par ordre décroissant de chiffre d’affaire en partant du mieux vendu. 􀂉 Plus faibles ventes : les articles sont classés par ordre croissant de chiffre d’affaires en partant du moins vendu. 􀂉 Nombre d’éléments : zone de saisie permettant d’enregistrer un nombre de 1 à 999 afin de déterminer le nombre d’articles que l’on veut voir figurer dans l’état imprimé. Cette zone est inactive si Aucune a été sélectionné dans la zone Type de palmarès. Exemple Si vous voulez connaître les 10 articles les plus vendus, enregistrez Plus fortes ventes dans la zone Type de palmarès et 10 dans la zone Nombre d’éléments. Si vous voulez imprimer les 20 articles les moins vendus, enregistrez Plus faibles ventes dans la zone Type de palmarès et 20 dans la zone Nombre d’éléments. Classement Cette zone n’est active que si Palmarès des ventes a été sélectionné dans la zone Type d’état. Elle propose alors le critère sur lequel le classement du palmarès doit s’effectuer : 􀂉 Chiffre d’affaires (valeur par défaut), 􀂉 Quantités vendues, 􀂉 Marge. Valorisation Cette zone à liste déroulante définit comment sera valorisé le chiffre d’affaires imprimé dans l’état : 􀂉 Chiffre d’affaires TTC, 􀂉 Chiffre d’affaires HT (valeur par défaut). La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête de pièce. Rupture Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de classement des articles. 􀂉 Aucune : les articles / familles sont classés selon leur référence. Valeur par défaut. 􀂉 Famille centralisatrice : la rupture est effectuée par famille centralisatrice. Des sous-totaux sont calculés par famille centralisatrice. 􀂉 Champ statistique : les articles sont classés par rapport à l’énuméré statistique. Des sous-totaux sont calculés par énuméré statistique. Statistique Liste déroulante permettant de sélectionner un champ statistique article, dans le cadre d’une rupture par champ statistique (paramétrée dans la zone précédente). Valeur relative Liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total n’est pas imprimée. 􀂉 Sur rupture : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au sous total de la rupture. Menu Etat © Sage 2007 1631 􀂉 Sur général : la colonne % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total est calculée par rapport au total général de l’impression. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Détail des clients Zone à liste déroulante permettant l’impression du détail pour chaque article ou famille des : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : aucun détail n’est imprimé, 􀂉 Client : le détail est imprimé par client, 􀂉 Payeur : le détail est imprimé par tiers payeur. Echelonnement Liste déroulante permettant de sélectionner la périodicité du calcul du chiffre d’affaires. La liste déroulante propose le choix suivant : 􀂉 Aucun : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera cumulé sur la période indiquée. 􀂉 Heure : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par heure. 􀂉 Jour : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par jour. 􀂉 Semaine : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par semaine. 􀂉 Mois : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par mois. 􀂉 Trimestre : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par trimestre. 􀂉 Semestre : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par semestre. 􀂉 Année : le chiffre d’affaires de l’article ou de la famille sera décomposé par année. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Famille de / à Zones permettant de définir les familles d’articles devant faire partie de l’analyse. Article de / à Zones permettant de sélectionner les articles devant faire partie de l’analyse. Modèle de l’état Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’impression se fera avec le modèle de mise en page standard de l’application ; 􀂉 Personnalisé : une fenêtre de sélection permettra de choisir un modèle de mise en page paramétré par l’utilisateur. Les modèles de mise en page comportent l’extension .BGC. Si le modèle choisi est incompatible avec le type d’état, un message d’erreur s’affichera. L’impression d’un état personnalisé peut être différée. Menu Etat © Sage 2007 1632 Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les statistiques articles. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Statistiques articles 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Statistiques articles Statistiques Par article, Par famille, Palmarès des ventes (1) Statistiques articles Documents FC, FC+FA, FC+FA+BL, FC+FA+BL+PL, FC+FA+BL+PL+BC (1) Statistiques articles Type palmarès Aucun, Plus fortes ventes, Plus faibles ventes (1) Statistiques articles Nombre palmarès 0, A saisir (1) Statistiques articles Classement Chiffre d’affaires, Quantités vendues, Marge (1) Statistiques articles Valorisation Chiffre d’affaires HT, Chiffre d’affaires TTC (1) Statistiques articles Rupture Aucune, Famille centralisation, Champ statistique (1) Statistiques articles Champ statistique de rupture Liste des champs statistiques articles (1er champ) (1) Statistiques articles Rupture seule Oui, Non (2) Statistiques articles Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Menu Etat © Sage 2007 1633 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Statistiques articles / Rupture seule La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Non : le détail des articles avec les sous-totaux par niveau de rupture seront imprimés. 􀂉 Oui : seuls les sous-totaux par niveau de rupture seront imprimés. Statistiques articles / Gestion nomenclatures commerciales La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Composé : (valeur par défaut) impression des montants concernant les composés des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé. 􀂉 Composant : impression des montants concernant les composants des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé et Commerciale / Composant. Articles/Nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Statistiques articles / Calcul marge Ce critère propose de sélectionner sur quelles bases s’effectuera le calcul de la marge : 􀂉 Prix de revient (valeur par défaut), la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix de revient. Statistiques articles Détail énumérés de gamme Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Statistiques articles Détail des clients Aucun, Client, Payeur (2) Statistiques articles Echelonnement Aucun, Heure, Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année (1) Statistiques articles Calcul marge Prix de revient, CMUP, Dernier prix d’achat, Prix d’achat, Coût d’achat, Aucun (2) Statistiques articles Gestion nomenclatures commerciales Composé, Composant (2) Statistiques articles Inclure les documents internes Oui, Non (1) Articles Hors statistiques Non, Oui, Tous (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Familles d’articles Code famille A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Sélection standard Modèle de l’état Standard, Personnalisé (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1634 􀂉 CMUP, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le CMUP. La marge est déterminée par la différence entre le H.T. de la ligne et le CMUP total de la ligne. 􀂉 Dernier prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le dernier prix d’achat de l’article s’il existe sinon c’est le prix d’achat mentionné dans la fiche principale qui est utilisé. 􀂉 Prix d’achat : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix d’achat mentionné dans la fiche principale de l’article. 􀂉 Coût standard : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le coût standard mentionné dans le volet «Stock» de l’article. Si aucun coût standard n’est précisé, c’est le CMUP qui est repris. 􀂉 Aucun, la marge n’est pas imprimée sur l’état. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Statistiques articles Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1635 Statistiques par familles d’articles (articles) Etat / Statistiques articles / Statistiques par familles d’articles Cet état vous permet de constater les statistiques de ventes des articles par familles d’articles. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques articles (Statistiques articles par articles) mais en sélectionnant les informations relatives aux statistiques par familles d’articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre des statistiques par familles d’articles. Voir le titre «Statistiques par articles (articles)», page 1629 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Statistiques articles par familles d’articles] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». On peut lancer ces trois fonctions à partir de n’importe laquelle des deux autres en sélectionnant la valeur convenable dans la zone Type d’état. Menu Etat © Sage 2007 1636 Palmarès des ventes d’articles Etat / Statistiques articles / Palmarès des ventes d’articles Cet état vous permet d’éditer un état donnant le palmarès des ventes des articles les plus élevées ou au contraire les plus faibles. . Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques articles (Statistiques articles par articles) mais en sélectionnant les informations relatives au palmarès des articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre de l’activité clients. Voir le titre «Statistiques par articles (articles)», page 1629 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Palmarès des ventes d’articles] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». Menu Etat © Sage 2007 1637 Mouvements de stock Etat / Mouvements de stock Cette commande permet d’imprimer, par dépôt, les mouvements de stock des articles en entrée et en sortie. Le titre du document précise le dépôt concerné. Tous les dépôts peuvent être sélectionnés mais les états s’imprimeront dépôt par dépôt. Sélection simplifiée - Mouvements de stock Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des mouvements de stock sont les suivantes. Valorisation Liste déroulante permettant de valoriser la ligne de document en fonction du : 􀂉 Prix de revient : le prix de revient unitaire de la ligne selon le suivi de stock de l’article de document est imprimé. 􀂉 CMUP : le CMUP de la ligne de document est imprimé. Classement Liste déroulante permettant de classer les articles par : 􀂉 Référence article : les articles sont classés selon leur référence (valeur par défaut) ; 􀂉 Famille : les articles sont classés selon leur famille de rattachement. Dépôt Liste déroulante proposant la liste des dépôts ainsi qu’un item supplémentaire Tous. Il permet l’impression d’un état pour le dépôt sélectionné ou d’imprimer un état par dépôt recensé. Date de / à Zones permettant de définir la période, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Article de / à Zones permettant de sélectionner les articles devant faire partie de l’analyse. Modèle de l’état Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’impression se fera avec le modèle de mise en page standard de l’application ; Menu Etat © Sage 2007 1638 􀂉 Personnalisé : une fenêtre de sélection permettra de choisir un modèle de mise en page paramétré par l’utilisateur. Les modèles de mise en page comportent l’extension .BGC. Si le modèle choisi est incompatible avec le type d’état, un message d’erreur s’affichera. L’impression d’un état personnalisé peut être différée. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Mouvements de stock 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Mouvements de stock Valorisation Prix de revient, CMUP (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Mouvements de stock Classement Référence article, Famille (1) Dépôts de stock Intitulé A saisir (1) Mouvements de stock Date Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Mouvements de stock Détail N° série/lot Non, Oui (2) 2. Ci-dessous. Mouvements de stock Détail des emplacements Non, Oui (2) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Sélection standard Modèle de l’état Standard, Personnalisé (1) Menu Etat © Sage 2007 1639 Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Mouvements de stock / Détail N° série/lot Permet d’afficher le détail des numéros de série et de lots pour les articles concernés. Mouvements de stock / Détail des emplacements Permet d’afficher le détail des emplacements de stockage. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Mouvements de stock Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1640 Inventaire Etat / Inventaire Cette commande permet d’imprimer un état donnant l’inventaire du stock en quantité et en valeur. Le titre du document imprimé précise la date d’inventaire ainsi que le dépôt concerné. Si vous n’avez pas spécifié de dépôt, il sera imprimé un état par dépôt avec une totalisation pour tous les dépôts. Sélection simplifiée - Inventaire Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée de l’inventaire sont les suivantes. Type d’impression Cette zone à liste déroulante permet d’indiquer le type d’impression souhaité : 􀂉 Articles mouvementés : seuls seront pris en compte les articles mouvementés depuis le dernier transfert de l’inventaire vers un autre programme Sage Gestion commerciale ou vers Sage Saisie de caisse décentralisée. Cette option permet l’impression de l’état d’inventaire tel qu’il sera transféré par la fonction Fichier / Communication site à site. 􀂉 Tous les articles : (valeur par défaut) tous les articles seront inclus dans l’état imprimé. Type d’inventaire Cette zone à liste déroulante permet d’indiquer le type d’inventaire souhaité : 􀂉 Cumuls de stock : (valeur par défaut) aucune date d’inventaire ne peut être saisie (la zone Date d’inventaire est estompée). L’impression de l’inventaire utilise les informations enregistrées dans la fiche article en fonction du choix fait dans la zone Valorisation de cette même fenêtre de sélection. 􀂉 Stock à la date indiquée : la zone Date d’inventaire est active et permet de saisir une date. Les valeurs de stock sont calculées par rapport à la date saisie et aux mouvements enregistrés dans les On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’un des boutons [Etat préparatoire] ou [Livre d’inventaire] de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ». Le premier lance cette fonction en paramétrant par défaut les zones pour obtenir un état préparatoire de l’inventaire, le second en paramétrant ces mêmes zones pour imprimer le livre d’inventaire. Menu Etat © Sage 2007 1641 lignes de pièces jusqu’à cette date. Les valeurs imprimées dépendent également du choix fait dans la zone Valorisation. Exemple Un article dont le prix d’achat est de 80.00 (mentionné dans le volet «Fiche principale» de sa fiche article) dispose des mouvements suivants. Le Dernier prix d’achat de l’article est donc 90.00 (dernière facture d’achat saisie). Les valeurs apparaissant dans la fiche article sont les suivantes : Quantité en stock = 32volet Stock Valeur du stock = 2352.00volet Stock Prix d’achat = 80.00volet Fiche principale Dernier prix d’achat = 90.00volet Stock Les valeurs imprimées dans l’état d’inventaire en fonction du choix fait dans la zone Valorisation de la présente commande seront les suivantes : Valorisation au CMUP CMUP unitaire = Valorisation au Dernier prix d’achat Valeur globale = 90.00 * 32 = 2880.00 Valorisation au Prix d’achat Valeur globale = 80.00 * 32 = 2560.00 Date d’inventaire Cette zone n’est pas accessible lorsque la précédente est paramétrée sur Cumuls des stocks. Le programme reprend par défaut la date système du micro-ordinateur. Cette zone permet la saisie de la date d’inventaire, seuls les mouvements antérieurs à cette date sont repris pour la détermination des valeurs de stock. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Date Mouvement Quantité PR unitaire CMUP Valeur en stock 01/12/03 FA achat 10 50.00 50.00 500.00 01/12/03 FA achat 12 70.00 70.00 1340.00 01/12/03 FA achat 8 80.00 80.00 1980.00 03/12/03 FA vente 5 66.00 66.00 1650.00 03/12/03 FA vente 3 66.00 66.00 1452.00 05/12/03 FA achat 10 90.00 90.00 2352.00 Quantité CMUP unitaire Valeur globale 32 73.50 2352.00 Quantité Prix unitaire Valeur globale 32 90.00 2880.00 Quantité Prix unitaire Valeur globale 32 80.00 2560.00 2352, 00 32 -------------------- = 73, 50 Menu Etat © Sage 2007 1642 Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande. Type d’état Liste déroulante permettant les choix suivants : 􀂉 Livre d’inventaire (valeur par défaut) : état d’inventaire classique. 􀂉 Etat préparatoire : cet état ne comporte aucune valorisation du stock et remplace les colonnes PR unitaire et PR global par deux autres colonnes Qtés relevées et Ecart vides de toute information. Ces colonnes sont destinées à être remplies manuellement pour faciliter vos opérations d’inventaire. Récapitulation Liste déroulante permettant d’imprimer la récapitulation de l’inventaire selon les critères suivants : 􀂉 Aucune : l’impression de l’inventaire ne sera pas suivie par l’impression de la récapitulation. 􀂉 Par famille : l’impression de l’inventaire sera suivie de l’impression de la récapitulation de l’inventaire par famille. 􀂉 Par compte : l’impression de l’inventaire sera suivie de l’impression de la récapitulation de l’inventaire par compte (comptes enregistrés pour les catégories comptables de stock). 􀂉 Par catégorie produit : l’impression de l’inventaire sera suivie de l’impression de la récapitulation de l’inventaire par catégorie de produit. 􀂉 Toutes : l’impression de l’inventaire sera suivie de l’impression des 3 récapitulations. Valorisation Liste déroulante permettant de valoriser le stock. 􀂉 Prix de revient : la valeur du stock sera déterminée selon le prix de revient de l’article (valeur par défaut). 􀂉 CMUP : la valeur du stock est déterminée selon la méthode de suivi CMUP, le seul utilisable dans cette version du programme. L’état imprimé mentionnera les informations suivantes : 􀂉 Quantité : celle du volet «Stock» de la fiche article, 􀂉 Valeur : valeur du stock mentionnée dans ce même volet, 􀂉 PR unitaire : prix de revient défini comme : 􀂉 Dernier prix d’achat : la valeur du stock est déterminée selon les quantités en stock multipliées par le dernier prix d’achat de l’article. L’état imprimé mentionnera les informations suivantes : 􀂉 Quantité : celle du volet «Stock» de la fiche article, 􀂉 Valeur globale : Dernier prix d’achat (mentionné dans ce même volet) * Quantité en stock, 􀂉 Prix unitaire : défini comme : 􀂉 Prix d’achat : la valeur du stock est déterminée selon les quantités en stock multipliées par le prix d’achat mentionné dans le volet «Fiche principale» de l’article. L’état imprimé mentionnera les informations suivantes : 􀂉 Quantité : celle du volet «Stock» de la fiche article, 􀂉 Valeur globale : Prix d’achat de l’article (enregistré dans le volet «Fiche principale» de la fiche article) * Quantité en stock, 􀂉 Prix unitaire : défini comme : 􀂉 Coût standard : la valeur du stock est déterminée selon les quantités en stock multipliées par le coût standard mentionné dans le volet «Stock» de l’article. L’état imprimé mentionnera les informations suivantes : 􀂉 Quantités en stock : celle du volet «Stock» de la fiche article, 􀂉 Coût standard : valeur mentionnée dans le volet «Stock» de la fiche article, 􀂉 Valeur globale : définie comme quantité en stock * coût standard. Valeur du stock Quantité en stock ----------------------------------------- Valeur globale Quantité en stock ----------------------------------------- Valeur globale Quantité en stock ----------------------------------------- Menu Etat © Sage 2007 1643 Voir l’exemple donné pour la zone Type d’inventaire. Classement Liste déroulante permettant de classer l’impression de l’inventaire. 􀂉 Article : l’impression de l’inventaire est classée par référence article. 􀂉 Famille : l’impression de l’inventaire est classée par famille. 􀂉 Catégorie de produit : l’impression de l’inventaire est classée par catégorie de produit. 􀂉 Fournisseur principal : l’impression de l’inventaire est classée par fournisseur principal. 􀂉 Emplacement de stockage : l’impression de l’inventaire est classée par code emplacement de stockage puis par référence article. S’il existe plusieurs emplacements, le tri sera réalisé par rapport au premier emplacement. 􀂉 Zone : classement par zone de stockage puis par code emplacement puis par référence article. Unité inventaire Zone permettant la sélection de l’unité d’impression de l’inventaire pour les articles à conditionnement : 􀂉 Unité de vente : impression des quantités en unité de vente (volet «Fiche principale» de l’article), 􀂉 Conditionnement stock : impression des quantités en unité d’affichage des valeurs de stock (volet «Stock» de la fiche article). Dépôt Liste déroulante proposant la liste des dépôts ainsi qu’un item supplémentaire Tous. Elle permet l’impression d’un état pour le dépôt sélectionné ou d’imprimer un état par dépôt recensé. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Détail N° de série Liste déroulante permettant l’impression des numéros de série et/ou de lots. La liste déroulante propose les choix suivants : 􀂉 Aucun : le détail des numéros de série et des numéros de lot en stock n’est pas imprimé. 􀂉 N° de série : le détail des numéros de série en stock est imprimé. 􀂉 N° de lot : le détail des numéros de lot en stock est imprimé. 􀂉 Les deux : le détail des numéros de série et des numéros de lot en stock est imprimé. Article de / à Zones permettant de sélectionner un ensemble d’articles. Par défaut tous sont pris en compte. Détail des emplacements Boîte à cocher permettant d’obtenir le détail des articles par emplacements si la gestion des emplacements est utilisée. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1644 Format de sélection - Inventaire 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Inventaire Type d’impression Articles mouvementés, Tous les articles (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Inventaire Type d’état Livre d’inventaire, Etat préparatoire (1) Inventaire Type d’inventaire Cumuls des stocks, Stock à la date indiquée (1) Inventaire Date d’inventaire Date du jour, A saisir (1) Inventaire Récapitulation Aucune, Par famille, Par compte, Par catégorie produit, Toutes (1) Inventaire Valorisation Prix de revient, CMUP, Dernier prix achat, Prix d’achat (1) Inventaire Classement Article, Famille, Catégorie produit, Fournisseur principal, Emplacement de stockage, Zone (1) Dépôts de stock Intitulé A saisir (1) Inventaire Détail gammes Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Inventaire Détail N° Série Aucun, N° Série, N° Lot, Les deux (1) Inventaire Détail des emplacements Oui, Non (1) Inventaire Unité d’inventaire Unité de vente, Conditionnement stock (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Inventaire Stock Qté positif Oui, Non (2) 2. Ci-dessous. Inventaire Stock Qté négatif Oui, Non (2) Inventaire Stock Qté nul Oui, Non (2) Inventaire Une page par dépôt Oui, Non (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1645 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Inventaire / Stock Qté positif Retient ou non les articles dont les quantités en stock sont positives. Inventaire / Stock Qté négatif Retient ou non les articles dont les quantités en stock sont négatives (si les stocks négatifs ont été autorisés). Inventaire / Stock Qté nul Retient ou non les articles dont les quantités en stock sont nulles. Inventaire / Une page par dépôt Effectue, ou non, un saut de page entre chaque dépôt. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Inventaire Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1646 Cadencier de livraison Etat / Cadencier de livraison Cette commande permet d’imprimer un état prévisionnel des livraisons clients et fournisseurs à venir en fonction des dates de livraison saisies dans les lignes des bons de commande de ventes et d’achats uniquement. Sélection simplifiée - Cadencier de livraison Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Domaine Liste déroulante proposant : 􀂉 Les deux : les bons de commande des ventes et des achats sont pris en compte lors de l’impression. Cet état permet d’effectuer une gestion prévisionnelle des stocks. 􀂉 Ventes : seuls les bons de commande des ventes sont pris en compte lors de l’impression du cadencier de livraison. 􀂉 Achats : seuls les bons de commande des achats sont pris en compte lors de l’impression du cadencier de livraison. Détail des tiers Case à cocher permettant de mentionner ou non les numéros de tiers et les numéros de pièces des bons de commande concernés. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Dépôt Liste déroulante proposant la liste des dépôts et un item supplémentaire Tous. 􀂉 Tous : l’impression reprend toutes les lignes de documents quelque soit le dépôt, une rupture par article et par dépôt est effectuée. Valeur par défaut. 􀂉 Intitulé d’un dépôt : l’impression ne reprend que les lignes des bons de commande se rapportant à ce dépôt. Menu Etat © Sage 2007 1647 Date de livraison de / à Zones permettant de définir la période de livraison retenue. Cette période doit être exprimée selon le format défini dans le volet «A propos de votre société / Commercial». Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Article de / à Zones permettant de sélectionner les articles devant être imprimés sur l’état. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Cadencier de livraison 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Cadencier de livraison Domaine Les deux, Ventes, Achats (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Cadencier de livraison Détail tiers Non, Oui (1) Cadencier de livraison Détail gammes Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Les deux (1) Dépôts de stock Intitulé A saisir (1) Document ligne Date de livraison A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Menu Etat © Sage 2007 1648 Impression dans un fichier - Cadencier de livraison Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1649 Statistiques collaborateurs Etat / Statistiques collaborateurs Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à des fonctions permettant d’imprimer un état permettant de connaître les articles vendus par représentant ou les articles achetés par un acheteur sur une période donnée. 􀀳 Dans les versions précédentes du programme, cette fonction s’appelait Statistiques représentant. Trois états peuvent être obtenus à partir de cette commande : 􀂉 des statistiques collaborateurs par tiers : «Statistiques par tiers», page 1650, 􀂉 des statistiques représentants par articles : «Statistiques par articles», page 1655, 􀂉 des statistiques représentants par famille d’articles : «Statistiques par familles d’articles», page 1656. Ces états peuvent être obtenus directement à partir des fonctions listées ci-dessus. Ils peuvent être également obtenus à partir de la zone Type d’état présente dans chacune des fenêtres de paramétrage de ces fonctions. Menu Etat © Sage 2007 1650 Statistiques par tiers Etat / Statistiques collaborateurs / Statistiques par tiers Les statistiques des collaborateurs (représentants ou acheteurs) : chiffre d’affaires, taux de remise ou marge dégagée, sont détaillées par client dans le cas des représentants ou par fournisseur dans le cas des acheteurs. Sélection simplifiée - Statistiques par tiers Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner les statistiques à imprimer : 􀂉 Par tiers : le chiffre d’affaires, le taux de remise et la marge dégagés par le représentant ou par l’acheteur sont décomposés par client ou par fournisseur. Valeur par défaut. 􀂉 Par article : le chiffre d’affaires, le taux de remise et la marge dégagés par le représentant sont décomposés par article. 􀂉 Par famille : le chiffre d’affaires, le taux de remise et la marge dégagés par le représentant sont décomposés par famille. Domaine Permet de sélectionner le domaine de données à prendre en compte sur l’état statistique à imprimer : 􀂉 Ventes + achats : les valeurs imprimées tiennent compte des lignes de vente et d’achat. Cette option est utile dans le cas où un même collaborateur est vendeur et acheteur. 􀂉 Ventes : (valeur par défaut) les valeurs imprimées sont obtenues à partir des données de vente uniquement. 􀂉 Achats : les valeurs imprimées sont obtenues à partir des données d’achat uniquement Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à prendre en compte en fonction du choix fait dans la zone précédente Domaine. Si le choix fait est Ventes, elle propose : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les types de document répondant à la sélection sont imprimés. 􀂉 Devis : seuls les devis répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour répondant à la sélection sont pris en compte. Menu Etat © Sage 2007 1651 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées répondant à la sélection sont prises en compte. Si le choix fait est Achats, elle propose : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les types de document répondant à la sélection sont imprimés. 􀂉 Préparation de commande : seules les préparations de commande répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées répondant à la sélection sont prises en compte. Si le choix fait est Ventes + Achats, elle propose : 􀂉 Tous : (valeur par défaut) tous les types de document répondant à la sélection sont imprimés. 􀂉 FC : seules les factures comptabilisées de ventes et d’achats répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 FC + FA : seules les factures et factures comptabilisées d’achat et de vente répondant à la sélection sont prises en compte. 􀂉 FC + FA + BL : seuls les factures et factures comptabilisées ainsi que les bons de livraison d’achat et de vente répondant à la sélection sont pris en compte. 􀂉 FC + FA + BL + BC : seuls les factures et factures comptabilisées ainsi que les bons de livraison et les bons de commande d’achat et de vente répondant à la sélection sont pris en compte. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des valorisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Valeur relative Liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale ne sont pas imprimées. 􀂉 Sur rupture : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au sous total de la rupture (total du collaborateur). 􀂉 Sur général : les colonnes % chiffre d’affaires sur chiffre d’affaires total et % marge sur marge totale sont calculées par rapport au total général de l’impression. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Date de / à Zones permettant de sélectionner la période à prendre en compte pour l’impression. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Menu Etat © Sage 2007 1652 Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° Pièce de / à Zones permettant de sélectionner les numéros de pièces à prendre en compte pour l’impression. Collaborateur de / à Zones permettant de sélectionner les collaborateurs, représentants ou acheteurs. Modèle de l’état Zone à liste déroulante offrant les choix suivants : 􀂉 Standard : (valeur par défaut) l’impression se fera avec le modèle de mise en page standard de l’application ; 􀂉 Personnalisé : une fenêtre de sélection permettra de choisir un modèle de mise en page paramétré par l’utilisateur. Les modèles de mise en page comportent l’extension .BGC. Si le modèle choisi est incompatible avec le type d’état, un message d’erreur s’affichera. L’impression d’un état personnalisé peut être différée. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les statistiques représentants. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Statistiques par tiers 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Statistiques collaborateurs Type d’état Par client, Par article, Par famille (1) Statistiques collaborateurs Domaine Vantes + Achats, Ventes, Achats (1) Menu Etat © Sage 2007 1653 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Statistiques collaborateurs / Calcul marge Ce critère propose de sélectionner sur quelles bases s’effectuera le calcul de la marge : 􀂉 Prix de revient (valeur par défaut), la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix de revient. 􀂉 CMUP, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le CMUP. La marge est déterminée par la différence entre le H.T. de la ligne et le CMUP total de la ligne. 􀂉 Dernier prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le dernier prix d’achat de l’article s’il existe sinon c’est le prix d’achat mentionné dans la fiche principale qui est utilisé. 􀂉 Coût standard : la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le coût standard mentionné dans le volet « Stock » de l’article. Si aucun coût standard n’est précisé, c’est le CMUP qui est repris. 􀂉 Prix d’achat, la marge est calculée et imprimée en prenant en compte le prix d’achat de l’article mentionné dans la fiche principale. 􀂉 Aucun, la marge n’est pas imprimée sur l’état. A la place, l’état proposera une colonne Qtés vendues qui n’est pas imprimée dans les trois choix précédents. Articles/Nomenclatures / Hors statistique La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Tous : tous les articles sont pris en compte dans le document. Valeur par défaut. Statistiques collaborateurs Gestion payeurs Oui, Non (2) Statistiques collaborateurs Documents Fonction du choix fait dans la zone Domaine. Voir les explications données dans la fenêtre de sélection simplifiée (1) Statistiques collaborateurs Détail énumérés de gamme Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Statistiques collaborateurs Impression valeur relative Aucune, Sur rupture, Sur général (1) Statistiques collaborateurs Inclure les documents internes Oui, Non (1) Articles/Nomenclatures Hors statistiques Tous, Oui, Non (2) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Collaborateurs Nom A saisir (1) Statistiques collaborateurs Calcul marge Prix de revient, CMUP, Dernier prix d’achat, Coût standard, Prix d’achat, Aucun (2) Statistiques collaborateurs Détail des pièces Oui, Non (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Sélection standard Modèle de l’état Standard, Personnalisé (1) Document vente entête / Document achat entête Type Tous, liste des pièces disponibles (2) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1654 􀂉 Oui : seuls les articles dont l’option Hors statistique est cochée seront pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. 􀂉 Non : les articles dont l’option Hors statistique est cochée ne seront pas pris en compte dans le chiffre d’affaires concerné. Statistiques collaborateur / Détail des pièces Liste déroulante permettant les choix suivants : 􀂉 Oui : le détail des pièces est imprimé comme dans les exemples ci-dessous. 􀂉 Non (valeur par défaut) : ne donne aucun détail des pièces. Etat identique à celui des versions précédentes. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Document vente entête ou Document achat entête / Type Cette ligne de critère permet de sélectionner un type de pièce particulier. Elle prend par défaut le domaine enregistré dans le format de sélection simplifiée. Elle n’est pas disponible dans le cas où le choix Ventes + achats a été fait dans la zone Domaine de la sélection simplifiée (choix Tous par défaut dans ce cas). Si le domaine est Ventes, elle propose les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Devis, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Préparation de livraison, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté. Si le domaine est Achats, elle propose les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Préparation de commande, 􀂉 Bon de commande, 􀂉 Bon de livraison, 􀂉 Bon de retour, 􀂉 Bon d’avoir financier, 􀂉 Facture, 􀂉 Facture comptabilisée, 􀂉 Document compacté. Impression dans un fichier - Statistiques par tiers Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1655 Statistiques par articles Etat / Statistiques collaborateurs / Statistiques par articles Les statistiques des collaborateurs (représentants ou acheteurs) : chiffre d’affaires, taux de remise ou marge dégagée, sont détaillées par articles. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques collaborateurs par tiers mais en sélectionnant les informations relatives aux statistiques par articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre des statistiques collaborateurs par tiers. Voir le titre «Statistiques par tiers», page 1650 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. Menu Etat © Sage 2007 1656 Statistiques par familles d’articles Etat / Statistiques collaborateurs / Statistiques par familles d’articles Les statistiques des collaborateurs (représentants ou acheteurs) : chiffre d’affaires, taux de remise ou marge dégagée, sont détaillées par familles d’articles. Le lancement de cette fonction affiche des fenêtres de sélection identiques à celles des statistiques collaborateurs par tiers mais en sélectionnant les informations relatives aux statistiques par familles d’articles. Le détail des zones est identique à celui présenté dans le cadre des statistiques collaborateurs par tiers. Voir le titre «Statistiques par tiers», page 1650 pour les explications concernant ces zones et les choix offerts. Menu Etat © Sage 2007 1657 Commissions représentants Etat / Commissions représentants Cette commande permet d’imprimer un état calculant la commission due aux représentants en fonction de leurs résultats et de leur(s) barème(s) de commission. Sélection simplifiée - Commissions représentants Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des commissions représentants sont les suivantes : Détail commission Liste déroulante permettant l’impression du calcul de la commission avec le détail du chiffre d’affaires réalisé par article et / ou par client. 􀂉 Aucun : le calcul de la commission est imprimé sans détail. 􀂉 Article : le calcul de la commission est imprimé avec le détail du chiffre d’affaires réalisé par article. 􀂉 Client : le calcul de la commission est imprimé avec le détail du chiffre d’affaires réalisé par client. 􀂉 Client/article : le calcul de la commission est imprimé avec le détail du chiffre d’affaires réalisé par article et par client. Valeur par défaut. 􀂉 Client/document : le calcul de la commission est imprimé avec le détail du chiffre d’affaires réalisé par article et par document. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Barème de / à Zones de 35 caractères alphanumériques, permettant de sélectionner un ensemble de barèmes de commissionnement. Par défaut tous sont pris en compte. Seules les commissions correspondant aux barèmes sélectionnés seront calculées. Représentant de / à Zones de 35 caractères alphanumériques, permettant de sélectionner les représentants. Date de / à Zones permettant de sélectionner la période à prendre en compte pour l’impression. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° pièce de / à Zones permettant de sélectionner les numéro de pièces des documents à prendre en compte pour le calcul des commissions. Menu Etat © Sage 2007 1658 Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les commissions représentants. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Commissions représentants 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Fichier Champ Choix proposés Voir Commission représentants Détail commissions Aucune, Article, Client, Client/article, Client/ document (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Commission représentants Gestion nomenclature commerciale Composé, Composant (2) 2. Ci-dessous. Commission représentants Inclure les documents internes Oui, Non (1) Sélection standard Période Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Représentants Nom A saisir (1) Représentants Barème A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1659 Commissions représentants / Gestion nomenclatures commerciales La liste déroulante de la colonne De propose : 􀂉 Composé : (valeur par défaut) impression des montants concernant les composés des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé. 􀂉 Composant : impression des montants concernant les composants des nomenclatures commerciales de type Commerciale / Composé et Commerciale / Composant. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Commissions représentants Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1660 Tableau de bord Etat / Tableau de bord Cette commande permet d’imprimer un document donnant l’état de santé de votre gestion. Le format du document imprimé est fixe. Il donne, sur deux périodes comparatives à paramétrer, les diverses informations listées ci-dessous. Pour chaque valeur (de la période étudiée ou de celle de comparaison) une colonne précise le pourcentage par rapport au chiffre d’affaires exprimé en base 100. Une colonne donne le pourcentage de variation entre les informations comparées. Cette comparaison peut porter, au choix, sur les périodes sélectionnées (si elles sont comparables, c’est-à-dire de même durée). Cet état ne prend en compte que les factures et les factures comptabilisées des ventes. Sélection simplifiée - Tableau de bord Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Date de / à Zones permettant de sélectionner la période. Par défaut le programme reprend l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Comparaison de / à Zones permettant de sélectionner la période qui sera comparée à la période indiquée précédemment. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. N° client de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant de définir la fourchette des numéros client à prendre en considération pour l’impression de l’état. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans le tableau de bord. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Menu Etat © Sage 2007 1661 Format de sélection - Tableau de bord 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Tableau de bord Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Tableau de bord Date Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Tableau de bord Date de comparaison Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Tableau de bord Inclure les documents internes Oui, Non (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1662 Journaux comptables Etat / Journaux comptables Cette commande permet d’imprimer les journaux de vente et / ou d’achat, les journaux analytiques et les journaux de règlements ainsi que les journaux des engagements de vente et d’achat. Les états que permet d’imprimer cette commande sont le reflet exact des écritures passées par la commande Mise à jour de la comptabilité. Il est donc conseillé de les imprimer et de les examiner avant de lancer cette mise à jour. Sélection simplifiée - Journaux comptables Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des journaux comptables sont les suivantes : Domaine Liste déroulante permettant la sélection des états comptables : 􀂉 Factures des ventes : (valeur par défaut) permet l’impression des états relatifs au journal des ventes. 􀂉 Factures des achats : permet l’impression des états relatifs au journal des achats. 􀂉 Règlements clients : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des ventes. 􀂉 Règlements fournisseurs : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des achats. 􀂉 Engagements des ventes : permet l’impression des états relatifs au journal des engagements ventes. Les engagements des ventes comptabilisent les écritures des pièces suivantes : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Préparations de livraison, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financiers. 􀂉 Engagements des achats : permet l’impression des états relatifs au journal des engagements achats. Les engagements des achats comptabilisent les écritures des pièces suivantes : 􀂉 Bons de commande, 􀂉 Bons de livraison, 􀂉 Bons de retour, 􀂉 Bons d’avoir financiers. Journal comptable Liste déroulante proposant le choix suivant : 􀂉 Oui : permet l’impression du journal comptable sélectionné. Valeur par défaut. 􀂉 Non : aucun journal comptable ne sera imprimé. Menu Etat © Sage 2007 1663 Journal analytique Liste déroulante permettant d’imprimer le journal analytique correspondant au plan désigné en ventilation des fiches articles et / ou désigné en ventilation des affaires. La liste déroulante propose : 􀂉 Aucun : aucun journal analytique ne sera imprimé. Valeur par défaut. 􀂉 Article : permet l’impression du journal analytique correspondant au plan analytique désigné pour la ventilation des fiches articles. 􀂉 Affaire : permet l’impression du journal analytique correspondant au plan analytique désigné pour les affaires. 􀂉 IFRS : permet l’impression du journal analytique correspondant au plan analytique IFRS 􀂉 Tous : permet l’impression de tous les journaux analytiques cités précédemment. Récapitulation Liste déroulante permettant d’imprimer l’état récapitulatif des taxes sur le chiffre d’affaires et / ou l’état centralisateur. Elle propose : 􀂉 Aucune : aucune récapitulation sera imprimée. 􀂉 Chiffre d’affaires : permet l’impression de l’état récapitulatif des taxes sur le chiffre d’affaires. 􀂉 Centralisation : permet l’impression de l’état centralisateur. 􀂉 Les deux : permet l’impression de l’état récapitulatif des taxes sur le chiffre d’affaires et de l’état centralisateur. Dans le cas des journaux des ventes la valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans l’en-tête des pièces et non ceux enregistrés dans les lignes de document. Souche Liste déroulante proposant toutes les souches ainsi qu’un item supplémentaire Toutes (valeur par défaut). 􀂉 Toutes : l’impression reprend toutes les pièces sélectionnées quelle que soit leur souche. 􀂉 Intitulé de la souche : l’impression ne reprend que les pièces se rapportant à cette souche. Etat des pièces Liste déroulante permettant de prendre en compte, lors des impressions, soit les pièces comptabilisées, soit les pièces non comptabilisées. 􀂉 Non comptabilisé : seuls les factures et les règlements non comptabilisés sont pris en compte lors de l’impression. Valeur par défaut. Les pièces affichées correspondent au dernier statut du circuit de validation. 􀂉 Comptabilisé : seuls les factures et les règlements comptabilisés sont pris en compte lors de l’impression. Catégorie comptable Liste déroulante proposant toutes les catégories comptables ainsi qu’un item supplémentaire Toutes (valeur par défaut). 􀂉 Toutes : les différents journaux imprimés reprennent l’ensemble des pièces quelle que soit la catégorie comptable du tiers. 􀂉 Intitulé de la catégorie comptable : l’impression ne reprend que les pièces mentionnant cette catégorie comptable dans l’en-tête du document. Date de / à Zones permettant de sélectionner la période à prendre en compte pour l’impression. Par défaut, le programme reprend l’année civile correspondant à la date du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° Pièce de / à Zones permettant la fourchette des pièces à prendre en compte pour l’impression de l’état. Par défaut le programme reprend tous les numéros de pièces. Menu Etat © Sage 2007 1664 Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Journaux comptables 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Fichier Champ Choix proposés Voir Journaux comptables Domaine Factures des ventes, Factures des achats, Règlements clients, Règlements fournisseurs (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Journaux comptables Journal Oui, Non (1) Journaux comptables Journal analytique Aucun, Article, Affaire, IFRS, Tous (1) Journaux comptables Récapitulation Aucune, Chiffre d’affaires, Centralisation, Les deux (1) Journaux comptables Souche Toutes, Liste des souches (1) Journaux comptables Etat des pièces Non comptabilisé, Comptabilisé (1) Journaux comptables Catégorie comptable Toutes, Liste des catégories (1) Journaux comptables Date Exercice correspondant à la date système, A saisir (1) Journaux comptables N° de pièce A saisir (1) Journaux comptables Tiers A saisir (2) 2. Ci-dessous. Journaux comptables Payeur/encaisseur A saisir (2) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue comptable, Liste des devises (2) Document vente entête Statut Tous, Saisi, Confirmé, Statut 3 (2) Menu Etat © Sage 2007 1665 Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Journaux comptables / Tiers Les zones De et à permettent de sélectionner les tiers à prendre en compte pour l’impression de l’état, par défaut le programme reprend tous les tiers. Journaux comptables / Payeur/Encaisseur Les zones De et à permettent de sélectionner les tiers payeurs / encaisseurs à prendre en compte pour l’impression de l’état, par défaut le programme reprend tous les tiers. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue comptable enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Document vente en-tête / Statut Selon la sélection faite dans la fenêtre de sélection simplifiée, ce critère portera sur l’en-tête des documents de vente ou sur ceux d’achat. Ce critère permet d’effectuer des sélections d’écritures en rapport avec le statut des documents des ventes correspondants : 􀂉 Tous : la sélection s’effectuera quel que soit le statut du document. 􀂉 Saisi : la sélection ne portera que sur les écritures comptables des factures dont le statut est Saisi. 􀂉 Confirmé : la sélection ne portera que sur les écritures comptables des factures dont le statut est Confirmé. 􀂉 Statut 3 : (valeur par défaut) seules apparaîtront les écritures comptables correspondant au troisième statut des factures. Rappelons que ce statut peut être A comptabiliser ou Comptabilisé suivant le type de facture comptabilisé ou non. Impression dans un fichier - Journaux comptables Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1666 Etats libres Etat / Etats libres Cette commande permet les impressions diverses listées ci-dessous. Elle donne accès à un menu hiérarchique qui permet d’imprimer : 􀂉 les étiquettes de colisage : «Etiquettes de colisage», page 1667, 􀂉 les relevés de factures : «Relevés de factures», page 1671, 􀂉 la liste des documents : «Liste de documents», page 1675, 􀂉 les traites en continu : «Traites en continu», page 1678, 􀂉 les relevés d’échéances : «Relevés d’échéances», page 1681, 􀂉 les étiquettes et les mailings tiers : «Etiquettes et mailing tiers», page 1685, 􀂉 la liste des tiers : «Liste de tiers», page 1688, 􀂉 les étiquettes articles : «Etiquettes articles», page 1691, 􀂉 la liste des articles : «Liste d’articles», page 1696. Les états imprimés par cette commande font appel à des modèles de mise en page pouvant être définis et paramétrés par l’utilisateur (à l’aide de la commande Fichier / Mise en page). Voir le «Manuel de la gamme». Certains de ces états peuvent être envoyés par e-mail via Internet. Il s’agit des états : 􀂉 étiquettes et mailings tiers, 􀂉 relevés d’échéances, 􀂉 relevés de factures. Menu Etat © Sage 2007 1667 Etiquettes de colisage Etat / Etats libres / Etiquettes de colisage Cette commande permet d’imprimer les étiquettes d’expédition à apposer sur les différents colis. Le nombre d’étiquettes imprimées est fonction de la valeur inscrite dans la zone colisage renseignée dans l’en-tête des documents considérés. La mise en page des étiquettes peut être modifiée par l’utilisateur par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Sélection simplifiée - Etiquettes de colisage Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Domaine Liste déroulante offrant le choix entre : 􀂉 Ventes : les informations imprimées sur les étiquettes seront tirées des fichiers propres aux ventes. 􀂉 Achats : les informations imprimées sur les étiquettes seront tirées des fichiers propres aux achats. 􀂉 Stocks : les informations imprimées sur les étiquettes seront tirées des fichiers propres aux stocks. Si vous utilisez un modèle de mise en page qui ne contienne pas d’objets correspondant au domaine sélectionné ici, aucune étiquette ne sera imprimée. Type d’état Liste déroulante permettant de choisir entre : 􀂉 En-tête : le programme imprime autant d’étiquettes qu’indiqué dans la zone Colisage de l’en-tête du document. Cette option permet d’imprimer l’ensemble des informations de l’en-tête ou du client. 􀂉 Quantité ligne : le programme imprime autant d’étiquettes qu’indiqué dans la colonne Quantité de la ligne du document. Cette option permet d’imprimer l’ensemble des informations de la ligne ou de l’article. 􀂉 Quantité colisée ligne : le programme imprime autant d’étiquettes qu’indiqué dans la colonne Quantité colisée de la ligne du document. Cette option permet d’imprimer l’ensemble des informations de la ligne ou de l’article. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à partir desquels les informations mentionnées lors de l’impression des étiquettes seront extraites. En fonction du choix fait dans la zone Domaine, elle affiche : 􀂉 Domaine paramétré sur Ventes : 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Devis : seuls les devis conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande conformes à la sélection sont pris en compte. Menu Etat © Sage 2007 1668 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Domaine paramétré sur Achats : 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de commande : seules les préparations de commande conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Domaine paramétré sur Stocks : 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Mouvements d’entrée : seuls les mouvements d’entrée conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Mouvements de sortie : seuls les mouvements de sortie conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Dépréciation du stock : seuls les bons de dépréciation du stock conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Virement de dépôt à dépôt : seuls les virements de dépôt à dépôt conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de fabrication : seules les préparations de fabrication conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Ordre de fabrication : seuls les ordres de fabrication conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de fabrication : seuls les bons de fabrication conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés conformes à la sélection sont pris en compte. Date de / à Zones permettant de définir la période, par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Menu Etat © Sage 2007 1669 N° Pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéro de pièce, par défaut tous les numéros de pièces sont pris en compte. N° Tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de clients pour le domaine vente ou d'un ensemble de fournisseurs pour le domaine achat, par défaut tous les clients / fournisseurs sont pris en compte. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Etiquettes de colisage 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Fichier Champ Choix proposés Voir Etiquettes de colisage Domaine Ventes, Achats, Stocks (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Etiquettes de colisage Type d’état Entête, Quantité ligne, Quantité colisée ligne (1) Etiquettes de colisage Catégories tarifaires Liste des catégories tarifaires (2) Document vente/achat/ stock en-tête Type Tous, Liste des documents en fonction du domaine sélectionné (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente/achat/ stock en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1670 􀀳 Les lignes de critère proposant les champs des fichiers Document en-tête se positionnent automatiquement sur le Domaine choisi si ce choix est fait dans la fenêtre de sélection simplifiée avant d’ouvrir le format de sélection. Si le Domaine est modifié dans le format de sélection, cet automatisme ne se produit pas et il est nécessaire de modifier manuellement les critères sous peine de ne rien obtenir lors de l’impression. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Etiquettes de colisage / Catégories tarifaires Ce critère permet de sélectionner une catégorie tarifaire parmi celles enregistrées dans les options de l’entreprise. Voir l’option «Catégorie tarifaire», page 132. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « Options » de la commande A propos de votre société en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Etiquettes de colisage Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1671 Relevés de factures Etat / Etats libres / Relevé de factures Cette commande permet d’imprimer un relevé de documents à l’intention d’un tiers. Le programme imprime automatiquement une page par tiers. La présentation de l’état et son contenu peuvent être modifiés par l’utilisateur. 􀀳 Cette commande n’est pas réservée à l’impression des seules factures. En fait tous les documents des achats ou des ventes peuvent être sélectionnés et leur liste imprimée. Sélection simplifiée - Relevés de factures Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des relevés de facture sont les suivantes. Domaine Liste déroulante permettant la sélection du type de relevés : 􀂉 Client : permet l’impression des relevés clients (valeur par défaut). 􀂉 Fournisseur : permet l’impression des relevés fournisseurs Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner le destinataire de l’état : 􀂉 Relevé Tiers : (valeur par défaut) un relevé par tiers listant tous les documents émis à l’intention du tiers est imprimé. 􀂉 Relevé Payeur / encaisseur : un relevé par tiers listant tous les documents mentionnant le tiers en tant que tiers livré ou en tant que tiers payeur / encaisseur est imprimé. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. Valeur par défaut. 􀂉 Devis / Préparation de commande : seuls les devis, dans le cas des clients, ou les préparations de commande, dans le cas des fournisseurs, conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison, dans le cas des clients, conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures conformes à la sélection sont prises en compte. Menu Etat © Sage 2007 1672 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés conformes à la sélection sont pris en compte. Relevés de facture / Classement La liste déroulante de la colonne De permettant de déterminer l’ordre de classement des documents : 􀂉 Tiers : les documents figurant sur le relevé sont classés par tiers, par date et par numéro de pièce. 􀂉 Date : les documents figurant sur le relevé sont classés par date, par numéro de pièce, et par tiers. Ce classement n’est pris en compte que si type d’état est placé sur Relevé payeur / encaisseur. 􀂉 N° Pièce : les documents figurant sur le relevé sont classés par numéro de pièce, par date et par tiers. Ce classement n’est pris en compte que si type d’état est placé sur Relevé payeur / encaisseur. Date de / à Zones permettant de définir la période. Aucune date n’est proposée par défaut Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° Pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéros de pièce à prendre en compte pour la sélection. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. N° Tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers clients ou fournisseurs selon le Domaine sélectionné. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Payeur de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers payeurs ou encaisseurs selon le Domaine sélectionné. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Relevés de factures Menu Etat © Sage 2007 1673 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. 􀀳 Les fichiers concernés sont Document vente en-tête dans le cas où le domaine précisé est Clients, et sur Document achat en-tête s’il porte sur Fournisseurs. Pour que le programme prenne en compte les fichiers corrects, il est nécessaire que la sélection du Domaine ait été faite dans la fenêtre de sélection simplifiée avant d’ouvrir le format de sélection. Dans le même ordre d’idée, la sélection peut se faire sur les tiers payeurs dans le cas des clients et sur les tiers encaisseurs dans le cas des fournisseurs. Si le domaine est modifié dans le format de sélection, il est nécessaire de modifier manuellement les fichiers en conséquence. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Document vente en-tête / Payeur ou Document achat en-tête / Encaisseur Permet de sélectionner les relevés à éditer en fonction du tiers payeur dans le cas des ventes ou du tiers encaisseur dans le cas des achats. Voir la remarque ci-dessus. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Fichier Champ Choix proposés Voir Relevés de factures Domaine Client, Fournisseur (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Relevés de factures Type d’état Relevé Tiers, Relevé Payeur/encaisseur (1) Relevés de factures Documents Tous, Devis ou Préparation de commande, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) Relevés de factures Classement Tiers, Date, N° de Pièce (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente/achat entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Document vente/achat entête Payeur/Encaisseur A saisir (2) 2. Ci-dessous. Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Menu Etat © Sage 2007 1674 Impression dans un fichier - Relevés de factures Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Impression sur la messagerie - Relevés de factures Le bouton [Générer l’impression sur la messagerie] permet d’envoyer par e-mail les documents issus des critères enregistrés dans le présent format. Le titre «Envoi d’un document par e-mail», page 1577 vous donnera toutes explications sur l’envoi des états par la messagerie. Macintosh Cette fonction n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. Menu Etat © Sage 2007 1675 Liste de documents Etat / Etats libres / Liste des documents Cette commande permet d’imprimer les listes de documents de vente ou d’achat. La présentation de l’état et son contenu peuvent être modifiés par l’utilisateur. Sélection simplifiée - Liste de documents Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Domaine Liste déroulante permettant la sélection des documents : 􀂉 Client : (valeur par défaut) permet l’impression d’une liste de documents des ventes. 􀂉 Fournisseur : permet l’impression d’une liste de documents des achats. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. Valeur par défaut. 􀂉 Devis / Préparations de commandes : seuls les devis, si le domaine porte sur Client, ou les préparations de commande, s’il affiche Fournisseur, conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison, dans le cas des clients, conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les documents compactés conformes à la sélection sont pris en compte. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre de classement des documents : 􀂉 Tiers : (valeur par défaut) les documents sont classés par tiers, par date et par numéro de pièce. 􀂉 Date : les documents sont classés par date, par numéro de pièce, et par tiers. 􀂉 N° de pièce : les documents sont classés par numéro de pièce, par date et par tiers. Menu Etat © Sage 2007 1676 Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme affiche l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° Pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéro de pièce à prendre en compte. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. Tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans la liste des documents. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Liste de documents Les formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. 􀀳 Les fichiers concernés sont Document vente en-tête dans le cas où le domaine précisé est Clients, et sur Document achat en-tête s’il porte sur Fournisseurs. Pour que le programme prenne en compte les fichiers corrects, il est nécessaire que la sélection du Domaine ait été faite dans la fenêtre de sélection simplifiée avant d’ouvrir le format de sélection ou bien il est nécessaire de les modifier manuellement si le changement de domaine est fait dans le format de sélection. Menu Etat © Sage 2007 1677 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Liste de documents Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste de document Domaine Client, Fournisseur (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste de document Documents Tous, Devis/Préparation de commande, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) Liste de document Classement Tiers, Date, N° de Pièce (1) Liste de document Inclure les documents internes Oui, Non (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente/achat entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1678 Traites en continu Etat / Etats libres / Traites en continu Cette commande permet d’imprimer une traite par échéance de document et par page. 􀀳 L’émission de traites n’est pas réservée aux factures et peut s’effectuer à partir de n’importe quel document de la chaîne des ventes. Sélection simplifiée - Traites en continu Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des traites en continu sont les suivantes. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. 􀂉 Tous : tous les types de document conformes à la sélection sont pris en compte. Valeur par défaut. 􀂉 Devis : seuls les devis conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de commande : seuls les bons de commande conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Préparation de livraison : seules les préparations de livraison conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Bon de livraison : seuls les bons de livraison conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon de retour : seuls les bons de retour conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Bon d’avoir financier : seuls les bons d’avoir financier conformes à la sélection sont pris en compte. 􀂉 Facture : seules les factures conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Facture comptabilisée : seules les factures comptabilisées conformes à la sélection sont prises en compte. 􀂉 Document compacté : seuls les document compactés conformes à la sélection sont pris en compte. Mode de règlement Liste déroulante permettant de sélectionner un mode de règlement particulier parmi tous ceux enregistrés dans les options de la fiche de l’entreprise. Un item supplémentaire, Tous, est proposé par défaut. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Menu Etat © Sage 2007 1679 N° pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéros de pièce à prendre en compte. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. N° client de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de clients. Par défaut tous les clients sont pris en compte. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Traites en continu 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Fichier Champ Choix proposés Voir Traites en continu Documents Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Document échéance Mode de règlement Tous, Liste des modes de règlement (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente en-tête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1680 Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Traites en continu Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Impression du BVR Suisse – Traites en continu Le BVR, ou «Bulletin de versement avec numéro de référence», est un ensemble d’informations imprimé sur les factures éditées en Suisse. C’est un titre de paiement qui ressemble au TIP français, qui comporte une ligne de codage et est imprimé par le fournisseur à destination de son client qui, lui-même, le remet à sa banque. L’impression du BVR ne nécessite que de nouveaux objets de mise en page dont le programme Sage 100 Gestion commerciale est pourvu et qui sont décrits dans les Annexes de ce manuel. Veuillez vous y référer. Menu Etat © Sage 2007 1681 Relevés d’échéances Etat / Etats libres / Relevés d’échéance Cette commande permet d’imprimer la liste des échéances classée par date tous tiers confondus ou éditer un relevé d’échéance par tiers. 􀀳 Cette commande concerne les échéances des documents de vente et d’achat. Sélection simplifiée - Relevés d’échéances Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Domaine Liste déroulante permettant la sélection des relevés d’échéances relatifs à : 􀂉 Client : (valeur par défaut) permet l’impression des relevés d’échéances clients. 􀂉 Fournisseur : permet l’impression des relevés d’échéances fournisseurs. Type d’état Liste déroulante permettant de sélectionner le type d’impression de la liste des échéances. 􀂉 Liste d’échéances : (valeur par défaut) permet l’impression d’un relevé listant toutes les échéances classées par date pour l’ensemble des tiers sélectionnés. 􀂉 Une page par tiers : permet d’établir une lettre de relance pour les règlements. Type échéance Permet l’impression d’un relevé par tiers listant toutes les échéances pour l’ensemble des tiers sélectionnés. 􀂉 Toutes : (valeur par défaut) toutes les échéances répondant à la sélection seront prises en compte. 􀂉 Non réglées : seules les échéances ne disposant d’aucun règlement ou d’un règlement partiel seront prises en compte. 􀂉 Réglées : seules les échéances disposant d’un règlement complet seront prises en compte. Documents Liste déroulante permettant de sélectionner les documents à imprimer. 􀂉 Tous : permet l’impression des échéances de tous les types de document conformes à la sélection. Valeur par défaut. 􀂉 Devis / Préparation de commande : permet l’impression des échéances des devis, si le domaine porte sur client, ou des préparations de commande, si le domaine porte sur fournisseur, conformes à la sélection. 􀂉 Bon de commande : permet l’impression des échéances des bons de commande conformes à la sélection. Menu Etat © Sage 2007 1682 􀂉 Préparation de livraison :permet l’impression des échéances des préparations de livraison conformes à la sélection (si le domaine Client a été sélectionné). 􀂉 Bon de livraison :permet l’impression des échéances des bons de livraison conformes à la sélection. 􀂉 Bon de retour : permet l’impression des échéances des bons de retour conformes à la sélection. 􀂉 Bon d’avoir financier : permet l’impression des échéances des bons d’avoir financier conformes à la sélection. 􀂉 Facture : permet l’impression des factures conformes à la sélection. 􀂉 Facture comptabilisée : permet l’impression des échéances des factures comptabilisées conformes à la sélection. 􀂉 Document compacté : permet l’impression des échéances des documents compactés conformes à la sélection. Echéances du / à Permet une sélection sur la date des échéances à prendre en compte Par défaut toutes les pièces sont prises en comptes. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. N° pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéro de pièce à prendre en compte. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. N° tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Relevés d’échéance 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. 􀀳 Les fichiers concernés sont Document vente en-tête dans le cas où le domaine précisé est Clients, et sur Document achat en-tête s’il porte sur Fournisseurs. Pour que le programme prenne en compte les Menu Etat © Sage 2007 1683 fichiers corrects, il est nécessaire que la sélection du Domaine ait été faite dans la fenêtre de sélection simplifiée avant d’ouvrir le format de sélection ou bien de modifier manuellement les fichiers concernés. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Relevés d’échéance Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Impression sur la messagerie - Relevés d’échéance Le bouton [Générer l’impression sur la messagerie] permet d’envoyer par e-mail les documents issus des critères enregistrés dans le présent format. Le titre «Envoi d’un document par e-mail», page 1577 vous donnera toutes explications sur l’envoi des états par la messagerie. Fichier Champ Choix proposés Voir Relevés d’échéances Domaine Client, Fournisseur (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Relevés d’échéances Type d’état Liste des échéances, Une page par tiers (1) Relevés d’échéances Type échéance Toutes, Non réglée, Réglée (1) Relevés d’échéances Documents Tous, Devis/Préparation de commande, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté (1) Sélection standard Période A saisir (1) Document vente/achat entête N° de pièce A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1684 Macintosh Cette fonction n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. Menu Etat © Sage 2007 1685 Etiquettes et mailing tiers Etat / Etats libres / Etiquettes et mailing tiers Cette commande permet de concevoir des étiquettes ou des mailings à l’intention de vos clients et fournisseurs. Sélection simplifiée - Etiquettes et mailing tiers Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des étiquettes et mailings tiers sont les suivantes : Domaine Liste déroulante permettant la sélection des documents relatifs aux clients ou aux fournisseurs. 􀂉 Client : permet l’impression d’étiquettes ou de mailing clients. Valeur par défaut. 􀂉 Fournisseur : permet l’impression d’étiquettes ou de mailing fournisseurs. Type Liste déroulante permettant de définir les tiers que l’on veut voir apparaître dans la liste : 􀂉 Tous les tiers : (valeur par défaut) tous les tiers répondant aux autres critères de tri de cette fenêtre seront imprimés. 􀂉 Tiers facturés : seuls les tiers pour lesquels une vente ou un achat a été enregistré sur la période de sélection seront imprimés. 􀂉 Tiers non facturés : seuls les tiers pour lesquels aucune vente ou aucun achat n’a été enregistré sur la période de sélection seront imprimés. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre de classement lors de l’impression : 􀂉 Tiers : (valeur par défaut) l’impression s’effectuera par numéro de tiers. 􀂉 Catégorie tarifaire : l’impression s’effectuera par catégorie tarifaire. 􀂉 Code postal : l’impression s’effectuera par ordre croissant sur le code postal du tiers (mailings...). Date de / à Zones permettant de définir la période. Si une sélection est faite sur la période, le programme effectue une recherche sur les mouvements correspondant aux critères paramétrés. Si aucune sélection n’est faite, les données concernant les tiers non mouvementés seront imprimées. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Menu Etat © Sage 2007 1686 N° Pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéro de pièce à imprimer. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. 􀀳 Les deux critères précédents ne doivent être renseignés que si vous souhaitez expédier un mailing aux clients (ou aux fournisseurs) pour lesquels il existe une ou plusieurs factures ou factures comptabilisées. Le fait de renseigner l’un de ces deux critères, limitera l’impression aux tiers pour lesquels il existe au moins un document répondant à la sélection, à la condition que ce soit une facture ou une facture comptabilisée. Pour sélectionner tous les tiers pour lesquels il existe ou non des factures, laissez ces deux critères non renseignés. Ces deux derniers critères détermineront, s’ils sont renseignés, les limites de calcul du chiffre d’affaire HT, TTC et de la marge client. Seuls les documents compactés, les factures comptabilisées et les factures seront utilisés pour la détermination de ces valeurs. N° tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes de document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les étiquettes et mailing tiers. Utilisation d’un document Microsoft Word Cette boîte à cocher permet d’effectuer un publipostage à partir d’un document Microsoft® Word. Voir le «Manuel de la gamme» pour plus de précisions sur cette fonction. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Etiquettes et mailings tiers 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Menu Etat © Sage 2007 1687 Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Etiquettes et mailings tiers Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Impression sur la messagerie – Etiquettes et mailings tiers Le bouton [Générer l’impression sur la messagerie] permet d’envoyer par e-mail les documents issus des critères enregistrés dans le présent format. Le titre «Envoi d’un document par e-mail», page 1577 vous donnera toutes explications sur l’envoi des états par la messagerie. Macintosh Cette fonction n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. Fichier Champ Choix proposés Voir Etiquettes et Mailing tiers Domaine Client, Fournisseur (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Etiquettes et Mailing tiers Type Tous les tiers, Tiers facturés, Tiers non facturés (1) Etiquettes et Mailing tiers Classement Tiers, Catégorie tarifaire, Code postal (1) Etiquettes et Mailing tiers Inclure les documents internes Oui, Non (1) Etiquettes et Mailing tiers Utilisation d’un document Word Oui, Non (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Document vente entête N° de pièce A saisir (1) Menu Etat © Sage 2007 1688 Liste de tiers Etat / Etats libres / Liste de tiers Cette commande permet d’imprimer une liste des tiers sélectionnés. La présentation et le contenu de cet état peuvent être modifiés par l’utilisateur. Sélection simplifiée - Liste de tiers Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des listes de tiers sont les suivantes. Domaine Liste déroulante permettant la sélection de l’impression des listes clients ou fournisseurs. 􀂉 Client : permet l’impression de la liste des clients. Valeur par défaut. 􀂉 Fournisseur : permet l’impression de la liste des fournisseurs. Type Liste déroulante permettant de définir les tiers que l’on veut voir apparaître dans la liste : 􀂉 Tous les tiers : (valeur par défaut) tous les tiers répondant aux autres critères de tri de cette fenêtre seront imprimés. 􀂉 Tiers facturés : seuls les tiers pour lesquels une vente ou un achat a été enregistré sur la période de sélection seront imprimés. 􀂉 Tiers non facturés : seuls les tiers pour lesquels aucune vente ou aucun achat n’a été enregistré sur la période de sélection seront imprimés. Classement Liste déroulante permettant de déterminer l’ordre de classement des tiers dans la liste : 􀂉 Tiers : (valeur par défaut) les tiers sont classés selon le numéro. 􀂉 Catégorie tarifaire : la liste est classée par catégorie tarifaire puis selon le numéro de tiers (uniquement si Client a été sélectionné dans la zone Domaine). 􀂉 Code postal : la liste est classée selon le code postal puis par le numéro du tiers. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Menu Etat © Sage 2007 1689 N° pièce de / à Zones de 8 caractères alphanumériques permettant la sélection d’une fourchette de numéro de pièce à imprimer. Par défaut toutes les pièces sont prises en compte. 􀀳 Les deux critères précédents ne doivent être renseignés que si vous souhaitez imprimer une liste des clients pour lesquels il existe une ou plusieurs factures ou factures comptabilisées. Le fait de renseigner l’un de ces deux critères, limitera l’impression aux tiers pour lesquels il existe au moins un document répondant à la sélection, à la condition que ce soit une facture ou une facture comptabilisée. Pour sélectionner tous les tiers, pour lesquels il existe ou non des factures, laissez ces deux critères non renseignés. Ces deux derniers critères détermineront, s’ils sont renseignés, les limites de calcul du chiffre d’affaire HT et de la marge client. Seuls les documents compactés, les factures comptabilisées et les factures seront utilisés pour la détermination de ces valeurs. N° tiers de / à Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la sélection d’un ensemble de tiers. Par défaut tous les tiers sont pris en compte. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans l’en-tête des pièces et non ceux enregistrés dans les lignes de document. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les listes de tiers. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Liste de tiers 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste des tiers Domaine Client, Fournisseur (1) Liste des tiers Type Tous les tiers, Tiers facturés, Tiers non facturés (1) Liste des tiers Classement Tiers, Catégorie tarifaire, Code postal (1) Liste des tiers Inclure les documents internes Oui, Non (1) Menu Etat © Sage 2007 1690 Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Liste de tiers Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Liste des tiers Utilisation d’un document Word Oui, Non (1) Sélection standard Période A saisir (1) Sélection standard Tiers A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) Document vente entête N° de pièce A saisir (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. 2. Ci-dessous. Fichier Champ Choix proposés Voir Menu Etat © Sage 2007 1691 Etiquettes articles Etat / Etats libres / Etiquettes articles Cette commande permet d’imprimer des étiquettes articles. Elle propose un champ Dépôt qui permet, si le modèle de mise en page sélectionné comporte le champ adéquat (Liste article stock), d’imprimer les quantités d’article en stock dans le dépôt sélectionné. D’autres champs à la disposition de l’utilisateur, permettent d’imprimer les informations relatives aux emplacements de stockage des articles. Voir en Annexe les champs permettant l’impression de ces informations. Sélection simplifiée - Etiquettes articles Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des étiquettes articles sont les suivantes : Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les régularisations effectuées sur les articles à gamme seront imprimées globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail des régularisations pour les énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Catégorie tarifaire Liste déroulante ouvrant l’accès à la liste des catégorie tarifaires. Les critères suivants sont proposés. 􀂉 Aucune : (valeur par défaut) il sera imprimé autant d’étiquettes que d’articles, le prix repris à cette occasion sera celui du volet «Fiche principale» de la fiche article. 􀂉 Toutes : il sera imprimé par article autant d’étiquettes qu’il existe de catégories tarifaires. Le prix imprimé sera alors celui défini pour la catégorie tarifaire. 􀂉 Intitulés des catégories tarifaires : permet l’impression des étiquettes articles avec le tarif de la catégorie tarifaire sélectionnée. Type Liste déroulante permettant de définir les articles que l’on veut voir apparaître dans la liste : Menu Etat © Sage 2007 1692 􀂉 Tous les articles : (valeur par défaut) tous les articles répondant aux autres critères de tri de cette fenêtre seront imprimés. 􀂉 Articles vendus : seuls les articles pour lesquels une vente a été enregistrée sur la période de sélection seront imprimés. 􀂉 Articles non vendus : seuls les articles pour lesquels aucune vente n’a été enregistrée sur la période de sélection seront imprimés. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. 􀀳 Le critère précédent ne doit être renseigné que si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour des articles mentionnés dans une ou plusieurs factures ou factures comptabilisées. Le fait de renseigner ce critère limitera l’impression aux articles présents dans au moins un document répondant à la sélection, à la condition que ce soit une facture ou une facture comptabilisée. Pour sélectionner tous les articles mentionnés ou non dans des factures, laissez ce critère non renseigné. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Nombre Liste déroulante permettant de sélectionner les critères suivants : 􀂉 Une étiquette par article : (valeur par défaut) une seule étiquette sera imprimée par article. 􀂉 Quantité en stock : il sera imprimé autant d’étiquettes que d’articles en stock. 􀂉 Quantité choisie : il sera imprimé autant d’étiquettes que la valeur enregistrée dans la zone adjacente à la présente. Quantité choisie Cette zone ne devient active que si le choix Quantité choisie a été fait dans la zone précédente Nombre. Dans ce cas, elle permet d’indiquer le nombre d’étiquettes qui doivent être imprimées par article. Pour les articles à gamme, cette valeur sera utilisée pour l’impression des étiquettes de chaque énuméré ou chaque couple d’énumérés de gamme. Exemple Soit l’article BAOR01 qui possède une gamme de produits Pierres avec les énumérés suivants : - Emeraude, - Rubis, - Saphir. La quantité choisie est de 3. L’impression des étiquettes sera la suivante. Exemple Soit l’article CHAAR/VAR possédant deux gammes de type produits : Longueur et Maille. Article Énuméré Nombre d’étiquettes imprimées BAOR01 Emeraude 3 BAOR01 Rubis 3 BAOR01 Saphir 3 Menu Etat © Sage 2007 1693 Les gammes sont résumées dans le tableau suivant. La quantité choisie est de 5. Les quantités d’étiquettes imprimées seront les suivantes. Famille de / à Zones permettant de préciser les familles concernées par l’impression. Par défaut toutes les familles sont sélectionnées. Article de / à Zones permettant de définir la fourchette des références articles à prendre en compte pour l’impression des étiquettes. Type nomenclature Cette zone permet de sélectionner les articles à imprimer en fonction de leur type de nomenclature. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Aucune, 􀂉 Fabrication, 􀂉 Commercial / composé, 􀂉 Commercial / composant, 􀂉 Article lié. Dépôt Zone à liste déroulante permettant de sélectionner un dépôt dont on veut imprimer le cumul des stocks : 􀂉 Dépôt principal (valeur par défaut), 􀂉 Liste des dépôts. Les champs permettant l’impression de ces informations peuvent être ajoutés aux modèles de mise en page utilisés. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans les étiquettes articles. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Gamme Longueur Gamme Maille 34 cm Classique 42 cm Forçat 54 cm Article Énuméré 1 Énuméré 2 Nombre d’étiquettes imprimées CHAAR/VAR 34 cm Classique 5 CHAAR/VAR 42 cm Classique 5 CHAAR/VAR 54 cm Classique 5 CHAAR/VAR 34 cm Forçat 5 CHAAR/VAR 42 cm Forçat 5 CHAAR/VAR 54 cm Forçat 5 Menu Etat © Sage 2007 1694 Format de sélection - Etiquettes articles 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initiali- Fichier Champ Choix proposés Voir Etiquettes articles Détail gammes Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Etiquettes articles Catégorie tarifaire Aucune, Toutes, Liste catégorie tarifaire (1) Etiquettes articles Type Tous les articles, Articles vendus, Articles non vendus (1) Etiquettes articles Inclure les documents internes Oui, Non (1) Sélection standard Période A saisir (1) Etiquettes articles Nombre Une étiquette par article, Quantité en stock, Quantité choisie (1) Etiquettes articles Quantité choisie A saisir (1) Articles/Nomenclatures Famille A saisir (1) Articles/Nomenclatures Nomenclature Tous, Aucune, Fabrication, Commerciale composé, Commerciale composant, Article lié (1) Dépôts de stock Intitulé A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1695 sation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Etiquettes articles Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Etat © Sage 2007 1696 Liste d’articles Etat / Etats libres / Liste d’articles Cette commande permet d’imprimer des listes d’articles, avec les information de votre choix. Elle propose un champ Dépôt qui permet, si le modèle de mise en page sélectionné comporte le champ adéquat (Liste article stock), d’imprimer les quantités d’article en stock dans le dépôt sélectionné. D’autres champs à la disposition de l’utilisateur, permettent d’imprimer les informations relatives aux emplacements de stockage des articles. Voir en Annexe les champs permettant l’impression de ces informations. Sélection simplifiée - Listes d’articles Les zones composant la fenêtre de sélection simplifiée des listes d’articles sont les suivantes : Classement Liste déroulante proposant les choix suivants : 􀂉 Référence article : permet de classer la liste selon la référence des articles. Valeur par défaut. 􀂉 Famille : permet de classer la liste selon la famille de rattachement des articles. 􀂉 Désignation : permet de classer la liste selon la désignation des articles. Détail gammes Liste déroulante proposant : 􀂉 Aucun (valeur par défaut) : les articles à gamme seront imprimés globalement pour la référence article sans détail de gammes. 􀂉 Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 sera imprimé. 􀂉 Gamme 2 : le détail énumérés de la gamme 2 sera imprimé. 􀂉 Gamme 1 + Gamme 2 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 1. 􀂉 Gamme 2 + Gamme 1 : le détail des énumérés de la gamme 1 et de la gamme 2 est imprimé avec un tri sur les énumérés de la gamme 2. Catégorie tarifaire Liste déroulante ouvrant l’accès à la liste des catégories tarifaires. 􀂉 Aucune : la liste d’articles est imprimée sans tenir compte des catégories tarifaires. 􀂉 Toutes : il sera imprimé autant de listes d’articles qu’il existe de catégories tarifaires. Le prix affiché est celui de la catégorie tarifaire considérée. Cette option n’est à utiliser que dans le cadre de l’impression de tarifs. Menu Etat © Sage 2007 1697 􀂉 Enumérés des catégories tarifaires : permet l’impression de listes d’articles avec le tarif de la catégorie tarifaire sélectionnée. Type Liste déroulante permettant de définir les articles que l’on veut voir apparaître dans la liste : 􀂉 Tous les articles : (valeur par défaut) tous les articles répondant aux autres critères de tri de cette fenêtre seront imprimés. 􀂉 Articles vendus : seuls les articles pour lesquels une vente a été enregistrée sur la période de sélection seront imprimés. 􀂉 Articles non vendus : seuls les articles pour lesquels aucune vente n’a été enregistrée sur la période de sélection seront imprimés. Date de / à Zones permettant de définir la période. Par défaut le programme sélectionne l’année civile correspondant à la date système du micro-ordinateur. 􀀳 Le critère précédent ne doit être renseigné que si vous souhaitez imprimer une liste des articles mentionnés dans une ou plusieurs factures ou factures comptabilisées. Le fait de renseigner ce critère limitera l’impression aux articles présents dans au moins un document répondant à la sélection, à la condition que ce soit une facture ou une facture comptabilisée. Pour sélectionner tous les articles, mentionnés ou non dans des factures, laissez ce critère non renseigné. Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Par ailleurs, de nouvelles possibilités de paramétrages des dates sont disponibles. Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur ces commandes. Famille de / à Zones permettant de définir un ensemble de familles. Par défaut toutes les familles sont sélectionnées. Article de... à Zones permettant de définir la fourchette des références articles à prendre en compte pour l’impression de la liste. Type nomenclature Cette zone permet de sélectionner les articles à imprimer en fonction de leur type de nomenclature. Elle offre les choix suivants : 􀂉 Tous (valeur par défaut), 􀂉 Aucune, 􀂉 Fabrication, 􀂉 Commercial / composé, 􀂉 Commercial / composant, 􀂉 Article lié. Dépôt Zone à liste déroulante permettant de sélectionner un dépôt dont on veut imprimer le cumul des stocks : 􀂉 Dépôt principal (valeur par défaut), 􀂉 Liste des dépôts. Les champs permettant l’impression de ces informations peuvent être ajoutés aux modèles de mise en page utilisés. Inclure les documents internes Cette boîte à cocher permet d’inclure les documents internes dans la liste d’articles. Bouton [OK] Lance l’impression immédiate de l’état en fonction des paramétrages faits. Menu Etat © Sage 2007 1698 Bouton [Annuler] Referme la commande sans rien imprimer. Format de sélection - Liste d’articles 􀀳 Les Formats de sélection et leur utilisation sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Le tableau ci-dessous indique les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection. Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut. 􀀳 Un menu contextuel est disponible sur cette liste. Une de ses commandes n’est pas disponible : Ouvrir l’élément sélectionné. Nous indiquons ci-dessous les références des lignes par le nom du fichier séparé du champ par une barre oblique (/). Vous pouvez les utiliser pour modifier les critères standards (modification temporaire) ou pour créer vos propres formats. Fichier Champ Choix proposés Voir Liste d’articles Classement Référence article, Famille, Désignation (1) 1. Fenêtre de sélection simplifiée. Liste d’articles Détail gammes Aucune, Gamme 1, Gamme 2, Gamme 1 + Gamme 2, Gamme 2 + Gamme 1 (1) Liste d’articles Catégorie tarifaire Toutes, Aucune, Liste catégorie tarifaire (1) Liste d’articles Type Tous les articles, Articles vendus, Articles non vendus (1) Liste d’articles Inclure les documents internes Oui, Non (1) Sélection standard Période A saisir (1) Articles/Nomenclatures Famille A saisir (1) Articles/Nomenclatures Nomenclature Tous, Aucune, Fabrication, Commerciale composé, Commerciale composant, Article lié (1) Dépôt de stock Intitulé A saisir (1) Sélection standard Référence article A saisir (1) Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue commerciale, Liste des devises (2) 2. Ci-dessous. Menu Etat © Sage 2007 1699 Sélection standard / Devise d’édition Cette ligne de critère propose la liste des devises enregistrées dans le volet « A propos de votre société / Options » en sélectionnant par défaut la monnaie de tenue commerciale enregistrée dans le volet « Initialisation » de cette même commande. Si l’inverseur est activé, c’est la devise d’équivalence qui sera proposée par défaut. Impression dans un fichier - Liste d’articles Le bouton [Imprimer dans un fichier] permet d’exporter certaines données en fonction des critères enregistrés dans le présent format. Les données exportées sont précisées en Annexe. Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur l’exportation des états. Menu Fenêtre © Sage 2007 1700 Menu Fenêtre Ce menu donne accès aux fonctions suivantes : 􀂉 «Réorganiser», page 1701 permettant de réorganiser les fenêtres présentes à l’écran, 􀂉 «Actualiser», page 1702 qui lance le rafraîchissement des listes à l’écran, 􀂉 «Personnaliser l’interface», page 1703 permettant de gérer la présentation 􀂉 des barres d’outils, 􀂉 des menus, 􀂉 des raccourcis de lancement des commandes, 􀂉 «Personnaliser les écrans», page 1714 permettant de modifier les zones de certaines fenêtres de fonctions du programme, 􀂉 «Personnaliser la liste», page 1715 qui permet de personnaliser la liste active à l’écran, 􀂉 «Ajustement automatique des colonnes», page 1716 qui permet d’ajuster automatiquement la largeur des colonnes des fenêtres, 􀂉 «Préférences», page 1717 qui permet de gérer les fenêtres sur votre poste de travail, 􀂉 «Barre verticale», page 1719 qui permet de masquer ou d’afficher la barre verticale des fonctions, 􀂉 «Mode Assistant», page 1720 qui permet l’utilisation assistée de fonctions complexes, 􀂉 «Mode personnalisé», page 1721 qui active la présentation personnalisée des menus et des écrans, 􀂉 «Plus de fenêtres», page 1722. Ce menu se complète avec la liste de toutes les fenêtres ouvertes à l’écran, dans l’ordre de leur ouverture. Si vous avez besoin de consulter le contenu d’une de ces fenêtres et que vous ayez du mal à la retrouver parmi toutes celles ouvertes, le plus rapide est de la sélectionner dans cette liste ; elle apparaîtra alors au premier plan. La fenêtre active est précédée d’une coche ( ). Si le nombre de fenêtres ouvertes excède 9, une commande supplémentaire Plus de fenêtres apparaît dans la liste pour vous permettre de sélectionner celle que vous souhaitez réactiver. 􀀳 Une même commande ne peut pas être affichée deux fois. Si vous tentez de le faire, la première fenêtre ouverte sera réactivée. 􀀲 Toutes les fonctions de personnalisation proposées par ce menu peuvent être transférées d’un poste de travail à un autre avec les fonctions disponibles dans Fichier / Outils. Menu Fenêtre © Sage 2007 1701 Réorganiser Fenêtre / Réorganiser Cette commande permet de répartir et de disposer automatiquement les fenêtres ouvertes à l’écran. Elle est d’une grande utilité lorsque l’écran du micro-ordinateur commence à être constellé de fenêtres qui se superposent plus ou moins. Elle va essayer, en fonction de la taille des fenêtres et de l’espace restant libre, d’organiser l’écran pour vous permettre d’en voir le plus possible. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Réorganiser] de la barre d’outils « Standard ». Il faut tout d’abord distinguer deux types de fenêtres : 􀂉 les fenêtres de listes qui présentent une liste d’éléments, Exemple La liste des clients ou celle des documents des ventes. 􀂉 les fenêtres de détail qui présentent les informations sur un des éléments tiré d’une des listes précédemment citées. Exemple Le détail d’un bon de commande fournisseur ou un volet d’une fiche article. Le rôle rempli par la commande Réorganiser dépend, d’une part, du réglage enregistré dans la zone Adaptation de l’écran de la commande Fenêtre / Préférences et, d’autre part, du type de fenêtre évoqué ci-dessus. Il est également nécessaire que l’option Affichage libre des fenêtres ait été sélectionnée dans le volet « Affichage » de la fonction Fenêtre / Personnaliser l’interface. Ce rôle est résumé dans le tableau ci-dessous : Si l’option Affichage libre des fenêtres est dessélectionnée, toutes les fenêtres se placent l’une sur l’autre. Adaptation écran Type fenêtre Résultat de la commande Adapter l’écran Empilé Liste Remet les fenêtres dans leur ordre d’apparition Détail Referme toutes les fenêtres de détail mais laisse les fenêtres de listes Mosaïque Liste Dispose les fenêtres de liste côte à côte à l’écran Détail Referme toutes les fenêtres de détail mais laisse les fenêtres de listes Menu Fenêtre © Sage 2007 1702 Actualiser Fenêtre / Actualiser Cette commande permet de demander l’actualisation de la liste dont la fenêtre est active en cas de travail en réseau. On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Actualiser] de la barre d’outils « Standard ». Equivalent clavier sous Windows : F5. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE+R. Ce réaffichage est indépendant du délai enregistré dans la commande Fenêtre / Préférences. Menu Fenêtre © Sage 2007 1703 Personnaliser l’interface Fenêtre / Personnaliser l’interface Cette commande permet d’afficher, de masquer ou de paramétrer : 􀂉 les barres d’outils, 􀂉 les fonctions présentes dans les menus 􀂉 ainsi que les raccourcis clavier d’appel des fonctions que vous utilisez le plus souvent. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Personnaliser l’interface] de la barre d’outils « Standard ». La fenêtre « Personnaliser » dispose de cinq volets : 􀂉 Volet « Affichage » : il sert au paramétrage de l’affichage et des fonctions générales concernant le programme. 􀂉 Volet « Barres d’outils » : il permet de paramétrer la présence à l’écran des barres d’outils ainsi que leur apparence. 􀂉 Volet « Menus » : il permet de paramétrer les fonctions et menus hiérarchiques apparaissant dans les menus, de les redisposer, de modifier leurs désignations et d’ajouter des fonctions. 􀂉 Volet « Clavier » : il permet de personnaliser l’application en permettant aux utilisateurs de paramétrer eux-mêmes les raccourcis clavier qu’ils désirent utiliser pour le lancement des fonctions qu’ils utilisent le plus fréquemment. 􀂉 Volet « Répertoires » : il est destiné à l’enregistrement des dossiers (ou répertoires) destinés à l’enregistrement des fichiers issus de la communication et de l’archivage fiscal des données. Onglet / Bouton Affichage Cet onglet (sur Windows) ou ce bouton (sur Macintosh) permet de revenir au «Volet Affichage – Personnaliser l’interface», page 1704 quand on en consulte un autre. Onglet / Bouton Barres d’outils Cet onglet (sur Windows) ou ce bouton (sur Macintosh) donnent accès au «Volet Barres d’outils – Personnaliser l’interface», page 1707 quand on consulte l’autre. Onglet / Bouton Menus Cet onglet (sur Windows) ou ce bouton (sur Macintosh) donnent accès au «Volet Menus – Personnaliser l’interface», page 1711. Onglet / Bouton Clavier Cet onglet (sur Windows) ou ce bouton (sur Macintosh) permettent d’accéder au «Volet Clavier – Personnaliser l’interface», page 1712. Onglet / Bouton Répertoires Cet onglet (sur Windows) ou ce bouton (sur Macintosh) permettent d’accéder au «Volet Répertoires – Personnaliser l’interface», page 1712. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans les volets de la fenêtre. Bouton [Annuler] Annule les modifications qui auraient pu être faites et revient au paramétrage initial. Menu Fenêtre © Sage 2007 1704 Volet Affichage – Personnaliser l’interface Ce volet permet d’adapter le programme Sage Gestion commerciale à vos habitudes de travail. Les diverses commandes accessibles par cette option concernent votre environnement de travail. Les instructions enregistrées prennent effet dès que vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK] ou en validant. Elles seront également proposées à chaque lancement du programme. Pour ne rien modifier, pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. La barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable ni aucune autre commande du programme pendant le paramétrage de cette commande. On revient à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh. Les principales options offertes par ce volet sont les suivantes. 􀀳 Ce volet reprend plusieurs options de l’ancienne version de la fonction Préférences. Présentation Adaptation de l’écran Cette liste déroulante régit le mode d’apparition à l’écran des fenêtres de listes et de détail lorsque vous les appelez. 􀀳 La différence entre fenêtres de liste et fenêtres de détail est décrite dans la commande Réorganiser ci-dessus. Cette disposition est détaillée dans le tableau suivant. Elle dépend également de l’option Affichage libre des fenêtres de cette même commande. Affichage libre des fenêtres Adaptation de l’écran Type fenêtre Disposition Libre Empilé Liste En dégradé sur une oblique Détail En dégradé sur une horizontale si grande fenêtre, sur une oblique si petite fenêtre Menu Fenêtre © Sage 2007 1705 Configuration suppression Cette liste déroulante concerne le poste de travail. Elle propose les choix suivants : 􀂉 Aucune : aucune confirmation ne vous sera demandée lors de la suppression d’un élément ; 􀂉 Liste : confirmation vous sera demandée pour la suppression des éléments sélectionnés dans une liste (valeur proposée par défaut) ; 􀂉 Eléments : confirmation vous sera demandée pour chaque élément supprimé. Le rôle de chacune de ces options dépend du paramétrage fait dans la zone Confirmation suppressions du volet « A propos de votre société / Préférences » (qui concerne, lui, le fichier utilisé) : 􀂉 Aucune : vous pouvez demander, ici, confirmation des suppressions par élément, par liste ou aucune ; 􀂉 Liste : les réglages Liste ou Elément faits ici seront pris en compte ; 􀂉 Eléments : seul le réglage Elément fait ici sera pris en compte. Affichage libre des fenêtres Si cette option est cochée, chaque fenêtre se placera à l’écran avec un décalage par rapport à la précédente ; si elle n’est pas cochée, les fenêtres apparaîtront toutes au même endroit et vous devrez les déplacer à la souris, chaque fenêtre de détail remplaçant la précédente (issue de la même liste). Pour plus de précisions sur cette commande, consultez les explications données sur la zone Adaptation de l’écran de cette même commande et sur la commande Fenêtre / Réorganiser. Sauvegarde du dernier répertoire utilisé par fonction Cette cas à cocher permet, lorsqu’elle est cochée, de conserver et de proposer le dernier dossier (ou répertoire) utilisé. Il est possible de conserver des répertoires : 􀂉 par type de fichier (selon leur extension sur Windows) : modèles de documents, formats de sélection, formats de recherche, etc., 􀂉 par fonction. Voir l’exemple ci-dessous. Exemple Exemple de sauvegarde du dernier répertoire par fonction. Création d’un format d’import/export paramétrable qui est stocké dans le dossier : C:\MES DOCUMENTS\APPLICATION SAGE 100\FORMAT D’IMPORT PARAMÉTRABLE. L’utilisateur va ensuite chercher un modèle de mise en page dans le dossier : C:\USER\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\GESTION COMMERCIALE\DOCUMENTS STANDARD puis revient sur la fonction Import/Export paramétrable. Si l’option Sauvegarde du dernier répertoire utilisé par la fonction est cochée, le répertoire : C:\MES DOCUMENTS\APPLICATION SAGE 100\FORMAT D’IMPORT PARAMÉTRABLE s’ouvre. Si l’option Sauvegarde du dernier répertoire utilisé par la fonction n’est pas cochée, le répertoire : C:\USER\PUBLIC\DOCUMENTS\SAGE\GESTION COMMERCIALE\DOCUMENTS STANDARD s’ouvre. Lors du lancement ultérieur d’une fonction utilisant un des éléments ci-dessus, le programme proposera de lui-même le contenu du dernier dossier utilisé. Mosaïque Liste Idem Empilé mais comportement différent avec la commande Adaptation écran Détail Idem Empilé mais comportement différent avec la commande Adaptation écran Non libre Indifférent Liste En dégradé sur une oblique Détail Une nouvelle fenêtre remplace la précédente (de la même liste) Affichage libre des fenêtres Adaptation de l’écran Type fenêtre Disposition Menu Fenêtre © Sage 2007 1706 Réaffichage des listes en réseau Délai Ce paramètre permet de définir le délai de rafraîchissement des listes en cas de travail en réseau. Ce paramètre est propre à chaque poste de travail. La valeur par défaut est 5 secondes. La valeur saisie doit être comprise entre 1 et 9999 secondes. Exemple Supposons un poste de travail sur lequel est ouverte la liste des clients et qui a paramétré 10 secondes comme fréquence de rafraîchissement. Toutes les 10 secondes la liste sera remise à jour et prendra en compte les modifications, ajouts et suppressions faits sur les autres postes de travail connectés en réseau aux mêmes fichiers commercial et comptable. Si la valeur enregistrée ici est importante, il est possible que l’utilisateur tente d’ouvrir un élément de liste qui a été modifié ou supprimé entre-temps. Dans ce cas, un message d’erreur apparaîtra : « Cet élément a été modifié/supprimé à partir d’un autre poste ! Veuillez demander le réaffichage de votre liste en pressant la touche F5 ! [OK] » Voir la commande «Actualiser», page 1702. Mode Modification / Consultation Gestion double clic Cette zone à liste déroulante propose : 􀂉 Modification : (valeur par défaut) le double-clic sur un élément d’une liste ouvrira cet élément afin de le consulter et / ou de le modifier ; cette action équivaut à sélectionner la ligne et à cliquer sur le bouton [Voir / Modifier] de la barre d’outils « Navigation » ; 􀂉 Consultation : le double-clic sur un élément d’une liste ouvrira cet élément afin de le consulter seulement (aucune modification n’est possible) ; cette action équivaut à sélectionner la ligne et à cliquer sur le bouton [Consulter] de la barre d’outils « Navigation ». Gestion de la messagerie Profil de la messagerie Cette zone de 129 caractères alphanumériques sert à enregistrer le nom du profil utilisateur paramétré dans la fonction Courrier du Panneau de configuration Windows. Les informations contenues dans le profil serviront à l’identification du poste appelant et du poste appelé suivant le cas. Si aucun profil n’est renseigné ici, le programme demandera sa sélection lors de l’émission d’un e-mail. Macintosh Cette zone n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur. Voir les explications données sur ce point dans la documentation Windows. Lancement d’une autre application Lien entre applications Cette option est en relation avec la possibilité de lancer une application Sage 100 à partir du menu Fichier. Voir la commande «Lancement des applications», page 363 ainsi que l’option «Fichiers liés», page 156. Elle détermine les actions qui vont s’exécuter après sélection d’une application Sage et offre : 􀂉 Quitter application origine : (valeur par défaut) le programme refermera le programme Sage Gestion commerciale (en enregistrant les dernières modifications éventuellement faites) et lancera l’application sélectionnée en ouvrant le fichier de données enregistré dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Option / Fichiers liés » ; Menu Fenêtre © Sage 2007 1707 􀂉 Conserver application origine : le programme ouvrira l’application sélectionnée comme décrit au point précédent mais ne refermera pas le programme Sage Gestion commerciale. 􀀲 Cette deuxième option nécessite de disposer du programme Sage 100 Serveur. Taille des caractères Windows Cette commande n’est disponible que sur Macintosh. Cette liste déroulante vous permet de paramétrer la taille des caractères utilisés dans les listes des commandes suivantes : 􀂉 Mise à jour de l’agenda, 􀂉 volet « Agenda » des fiches clients et fournisseurs. La taille des caractères est petite (9 points) par défaut. Afficher la barre d’état Windows Cette commande n’est disponible que sur Macintosh. Cette zone permet d’afficher en permanence la barre d’état. Volet Barres d’outils – Personnaliser l’interface On revient à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou sur le bouton Barres d’outils sur Macintosh. Nous renvoyons le lecteur au «Manuel de la gamme» qui décrit les barres d'outils, leur maniement, leur paramétrage et toutes les possibilités qui s'y rattachent. Ce document vous dira également comment faire apparaître, disparaître ou déplacer les barres d'outils et la principale d'entre elles, la barre d’outils «Navigation». Nous ne décrivons ici que les barres d'outils qu’offre le programme Sage Gestion Commerciale. Les boutons qu’elles comportent et leur rôle sont décrits dans ce manuel pour chacune des fonctions qui les emploient. Menu Fenêtre © Sage 2007 1708 Afficher les barres d’outils Affiche la liste des barres d’outils disponibles dans le programme. Les barres d’outils intitulées Barre d’outils 1, 2, 3 et 4 sont entièrement paramétrables par l’utilisateur pour y enregistrer les fonctions dont il se sert le plus fréquemment. Bouton [Modifier] Valide les modifications faites dans le volet. Bouton [Afficher] / [Masquer] Affiche ou masque la barre d’outils sélectionnée dans la liste. La coche ( ) précise les barres affichées. Bouton [Personnaliser] Ce bouton ouvre une fenêtre de personnalisation de la barre d’outils sélectionnée dans la liste. Il est possible de supprimer l’affichage des boutons de certaines fonctions dont vous ne vous servez pas ou de les réafficher au besoin. Voir le « Manuel de la gamme » sur l’utilisation de la fenêtre de personnalisation. On peut également ouvrir la fenêtre de personnalisation à partir du menu contextuel des barres d’outils. Voir le titre «Menu contextuel des barres d’outils», page 1710. Nom de la barre d’outils Affiche et permet de modifier le nom de la barre d’outils sélectionnée dans la liste. Zone utile pour donner un nom aux barres d’outils paramétrables. Options des barres d’outils Afficher les légendes Zone proposant une liste déroulante concernant les boutons de barres d’outils : 􀂉 Sous les icônes : les légendes des boutons sont disposées en dessous de ces boutons. 􀂉 A droite des icônes : les légendes des boutons sont disposées à droite des boutons. 􀂉 Aucune légende : (valeur par défaut) les boutons ne sont accompagnés d’aucune légende. Par contre l’utilisation des infos-bulles reste possible. Afficher de grandes icônes La taille des icônes et des boutons de barres d’outils est agrandie pour une meilleure visibilité. Afficher les infos-bulles Les infos-bulles sont des petites fenêtres qui donnent le titre du bouton lorsqu’on réalise les manoeuvres suivantes. Windows Le programme affiche, quand on place le pointeur de la souris sur un de ces boutons (sans cliquer), sa désignation dans une bulle d’aide. Un commentaire apparaît également dans la barre d’état en bas de l’écran. Menu Fenêtre © Sage 2007 1709 Macintosh La commande Aide / Afficher les bulles d’aide permet, quand on place le pointeur de la souris sur un de ces boutons (sans cliquer), d’obtenir sa désignation dans une bulle d’aide. Afficher les touches de raccourcis dans les infos-bulles La description des infos-bulles sera complétée par les touches de raccourci s’il en existe. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans les zones de la fenêtre. Bouton [Annuler] Annule les modifications qui auraient pu être faites et revient au paramétrage précédent. Barre d’outils Navigation Voir le «Manuel de la gamme» pour les informations sur les fonctions offertes par cette barre d'outils. Barre d'outils Standard Voir le «Manuel de la gamme» pour les informations sur les fonctions offertes par cette barre d'outils. Macintosh Sur Macintosh, la barre d’outil « Standard » ne comporte pas de bouton [Aide]. Barre d'outils Comptabilité Barre d'outils Gestion des articles et stock Menu Fenêtre © Sage 2007 1710 Barre d'outils Gestion des ventes Barre d'outils Gestion des achats Barre d'outils Fonctions avancées Barre d'outils Gestion des abonnements Barre d’outils Gestion des documents internes Barre d’outils Gestion des fabrications Menu contextuel des barres d’outils On peut aussi afficher ou personnaliser les barres d’outils en faisant un clic droit sur une barre. Menu Fenêtre © Sage 2007 1711 On peut afficher ou masquer une barre en cliquant sur son nom dans la liste. Personnaliser la barre d’outils Ouvre la fenêtre de personnalisation de la barre d’outils sur laquelle on a cliqué pour ouvrir ce menu contextuel. Voir plus haut les informations données sur le bouton [Personnaliser]. Personnaliser Lance la fonction Personnaliser. Volet Menus – Personnaliser l’interface On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou sur le bouton Menus sous Macintosh. Ce volet sert : 􀂉 à modifier les noms des fonctions si vous le jugez nécessaire, 􀂉 à supprimer les fonctions dont vous n’auriez aucune utilité, 􀂉 à déplacer les fonctions et menus hiérarchiques pour les disposer selon vos besoins. Menu Fenêtre © Sage 2007 1712 L’utilisation de cette fenêtre est toute entière décrite dans le «Manuel de la gamme», veuillez vous y référer. Volet Clavier – Personnaliser l’interface On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou sur le bouton Clavier sur Macintosh. Cette commande permet de personnaliser l’utilisation du programme en affectant des touches ou des combinaisons de touches servant de raccourci pour le lancement des commandes les plus souvent utilisées. Ces raccourcis peuvent être affectés : 􀂉 aux commandes des menus, 􀂉 aux boutons des barres d’outils (dans ce cas, les désignations sont accompagnées d’une représentation des boutons). Pour limiter vos efforts de mémorisation, nous vous recommandons de ne pas affecter de raccourcis à la fois aux boutons des barres d'outils et aux fonctions des menus qui sont équivalentes. 􀀳 Le «Manuel de la gamme» détaille les opérations à réaliser pour affecter, modifier ou supprimer les raccourcis des fonctions. Veuillez vous y reporter. Volet Répertoires – Personnaliser l’interface Ce volet permet de redéfinir les dossiers (ou répertoires) paramétrés lors de l’installation de l’application. On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou sur le bouton Clavier sur Macintosh. Menu Fenêtre © Sage 2007 1713 En cas de modification de l’organisation des dossiers ou des serveurs, l’utilisateur peut changer ses répertoires et leur chemin d’accès sans avoir à réinstaller l’application. La zone en dessous de la liste précise le chemin complet de la ligne sélectionnée. Bouton [Modifier] L’utilisation de ce bouton lorsqu’une ligne est sélectionnée fait s’ouvrir une fenêtre « Rechercher un dossier » qui permet de sélectionner celui que le programme doit utiliser. Les boutons de cette fenêtre permettent de valider le dossier sélectionné ou d’en créer un nouveau en dessous de celui actuellement sélectionné. Menu Fenêtre © Sage 2007 1714 Personnaliser les écrans Fenêtre / Personnaliser les écrans Cette fonction rend possible la personnalisation des zones de certains écrans du programme : 􀂉 par la modification de leur désignation, 􀂉 par leur masquage de l’écran dans lequel elles apparaissent, 􀂉 par leur réapparition si vous constatez qu’elles vous sont utiles. 􀀳 Certaines zones obligatoires ne peuvent pas être supprimées. Elles ne peuvent être que renommées. Les fenêtres de listes ne sont pas concernées par cette fonction. L’activation de cette commande rend active la commande Mode personnalisé du même menu. Pour modifier les fenêtres de liste, voir la commande «Personnaliser la liste», page 1715. La modification est possible grâce à l’apparition de menus contextuels contenant des instructions propres à la présente et que l’on peut faire apparaître : 􀂉 soit individuellement en activant le menu contextuel de la zone considérée, 􀂉 soit globalement en faisant apparaître une liste des zones de l’écran en cours de paramétrage dans lequel on peut modifier les désignations, masquer celles qui vous sont inutiles, réapparaître celles qui s’avèrent utiles. Il est toujours possible de réinitialiser un écran pour lui rendre son aspect initial. Cette commande est décrites dans le «Manuel de la gamme», veuillez vous y référer. Menu Fenêtre © Sage 2007 1715 Personnaliser la liste Fenêtre / Personnaliser la liste Cette commande permet de modifier la présentation de certaines listes. On peut modifier le contenu de certaines listes soit en utilisant cette commande lorsque la liste est affichée au premier plan de l’écran, soit en utilisant les menus contextuels. 􀀳 Cette commande n’est active que si une fenêtre de liste personnalisable est ouverte et active à l’écran. On appelle fenêtre active celle qui est au premier plan et dont la barre de titre est en couleur (sur un tel écran). L'utilisation de cette commande est décrite dans le «Manuel de la gamme». Nous y renvoyons le lecteur. Menu Fenêtre © Sage 2007 1716 Ajustement automatique des colonnes Fenêtre / Ajustement automatique des colonnes Cette fonction ajuste la largeur des colonnes de la fenêtre de liste active à leur contenu. La priorité est donnée aux colonnes contenant du texte. Voir le «Manuel de la gamme» pour plus de précisions sur cette fonction. Menu Fenêtre © Sage 2007 1717 Préférences Fenêtre / Préférences Cette commande permet de paramétrer certaines fonctions du programme Sage Gestion commerciale. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Préférences] de la barre d’outils « Standard ». Les diverses commandes accessibles par cette option concernent votre environnement de travail. Les instructions enregistrées prennent effet dès que vous refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK] ou en validant. Elles seront également proposées à chaque lancement du programme. Pour ne rien modifier, cliquez sur le bouton [Annuler] ou pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. La barre d’outils « Navigation » n’est pas utilisable ni aucune autre commande du programme pendant le paramétrage de cette commande. Cette commande permet l’enregistrement des paramètres suivants. Messagerie et télécopie Service contact adressé Cette zone à liste déroulante affiche les informations suivantes : 􀂉 Principal : (valeur par défaut) l’adresse e-mail utilisée lors des envois de document par messagerie aux différents destinataires (clients, fournisseurs, dépôts, etc.) sera celle enregistrée dans le premier volet de la fiche du destinataire. 􀂉 Liste des services : la liste affiche les différents services enregistrés dans l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Service contact et permet de sélectionner celui qui sera utilisé par défaut lors des envois de mails. Tous les contacts appartenant au service sélectionné seront destinataires des mails. 􀀳 Cette possibilité de sélection se retrouvera dans les formats de sélection où un nouveau critère Sélection standard/Service contact adressé permet la sélection des services des contacts auxquels s’adresse le document correspondant au format. Dans ce cas, la sélection faite dans le format prime celle faite dans cette zone. Numérotation driver fax Macintosh Cette commande n’est disponible que dans la version Windows du programme. Liste déroulante permettant les choix suivants : 􀂉 Aucune : aucune numérotation automatique ne sera réalisée lors de l’impression de documents réalisée via le driver Fax de Microsoft. 􀂉 Principale : le numéro de télécopie utilisé sera celui enregistré dans le premier volet des fiches des destinataires. 􀂉 Liste des services : cette liste mentionne les valeurs enregistrées dans l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Service contact. En fonction du choix fait, le programme ira chercher les numéros enregistrés dans le champ Télécopie de chaque contact appartenant au service sélectionné. Menu Fenêtre © Sage 2007 1718 Voir le «Manuel de la gamme» pour les explications sur cette commande. En saisie des documents Affichage marge en saisie Cette case à cocher permet l’affichage du montant de la marge en saisie de pièces de vente sur le poste sur lequel cette option est cochée. Cette zone est estompée si l’affichage de la marge n’a pas été autorisé dans le volet « Préférences » de la fiche de l’entreprise. Voir la commande «A propos de votre société», page 87. Affichage stock en saisie Cette case à cocher permet l’affichage des valeurs de stock de l’article sélectionné en saisie de pièces de vente, d’achat ou de stock sur le poste sur lequel cette option est cochée. Cette zone est estompée si l’affichage des valeurs du stock n’a pas été autorisé dans le volet « Préférences » de la fiche de l’entreprise. Bouton [OK] Valide les modifications faites dans les zones de la fenêtre. Bouton [Annuler] Annule les modifications qui auraient pu être faites et revient au paramétrage précédent. Menu Fenêtre © Sage 2007 1719 Barre verticale Fenêtre / Barre verticale Cette commande, cochée ( ) par défaut, entraîne l’affichage d’une barre verticale à la gauche de l’écran, barre qui contient des groupes d’icônes donnant accès aux principales commandes du programme. Macintosh Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement. Cliquer sur l’intitulé d’un groupe permet de développer ou de réduire le groupe d’icônes correspondant. Si la fonction appelée par l’icône n’est pas disponible sur la version du programme utilisée, cette icône apparaîtra grisée. 􀀳 Ces icônes sont indépendantes des boutons offerts par les barres d’outils dont l’utilisation et l’affichage restent possibles même en présence des barres. Pour plus d’informations sur les barres verticales, leurs groupes et leurs icônes, reportez-vous au «Manuel de la gamme». 􀀳 A partir de la commande Ajouter un raccourci disponible dans le menu contextuel qui s’ouvre sur les barres verticales, il est possible d’ajouter des raccourcis pour les fonctions que vous ne trouveriez pas dans les paramétrages par défaut. Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme». Menu Fenêtre © Sage 2007 1720 Mode Assistant Fenêtre / Mode Assistant Cette commande, cochée ( ) par défaut, entraîne l’apparition automatique des fenêtres des fonctions d’assistance au lancement des commandes suivantes : 􀂉 Nouveau (menu Fichier) lors de la création d’un nouveau fichier commercial et, éventuellement, d’un nouveau fichier comptable, 􀂉 Communication de site à site (menu Fichier) lors de l’envoi ou de la réception de données, 􀂉 Plan comptable (menu Structure) lors de la création de nouveaux comptes généraux, 􀂉 Plan analytique (menu Fichier) lors de la création des sections analytiques, 􀂉 Codes journaux (menu Structure) lors de la création des journaux, 􀂉 Mise à jour des tarifs (menu Structure) pour la mise à jour en série des tarifs de vente ou d’achat, 􀂉 Mise à jour des prévisions (menu Structure) pour la mise à jour des prévisions de fabrication d’articles à nomenclature, 􀂉 Simulation des fabrications (menu Traitement) pour les opérations de simulation de fabrications des articles à nomenclature de fabrication, 􀂉 Archivage (menu Traitement) pour les opérations d’archivage des données. Les Assistants facilitent l’utilisation de ces fonctions en proposant à l’utilisateur une suite d’écrans dans lesquels les opérations successives de la fonction correspondante sont détaillées et commentées. Il est toujours possible de revenir au fonctionnement classique (manuel) des commandes listées ci-dessus en décochant cette commande. Pour cela, il suffit de la sélectionner à nouveau dans le menu. De la même manière on peut la réactiver dans le cas d’une opération particulière. Exemple On peut activer les assistants uniquement lors de la création d’un nouveau fichier commercial puis revenir au fonctionnement classique ceci fait. 􀀳 Certaines fonctions ouvrent systématiquement un assistant quelle que soit la position active ou inactive de la présente fonction. Menu Fenêtre © Sage 2007 1721 Mode personnalisé Fenêtre / Mode personnalisé Cette fonction rend active la personnalisation des écrans obtenue à partir de la fonction Personnaliser les écrans de ce même menu. Voir la fonction «Personnaliser les écrans», page 1714. Lorsque la fonction Mode personnalisé est cochée ( ), la personnalisation des écrans devient active et : 􀂉 les zones qui ont été renommées prennent leur nouvelle désignation, 􀂉 les zones qui ont été masquées disparaissent de leur écran. Lorsqu’il est décoché, tous les écrans du programme reprennent leur aspect par défaut. Menu Fenêtre © Sage 2007 1722 Plus de fenêtres Fenêtre / Plus de fenêtres Le bas du menu Fenêtre se complète de la liste des 9 dernières fenêtres ouvertes dans l’ordre de leur ouverture. Celle qui est cochée ( ) est la fenêtre active. Vous pouvez sélectionner celle que vous voulez rendre active. Si le nombre de fenêtres ouvertes excède cette valeur, la fonction Plus de fenêtres devient active et permet d’accéder aux autres fenêtres ouvertes en les sélectionnant dans une liste. Menu Aide (?) © Sage 2007 1723 Menu Aide (?) Windows Le nom de ce menu est représenté sur la barre des menus par un point d'interrogation (?). Macintosh Le menu Aide des versions Macintosh du programme ne sert qu’à l’affichage des bulles d’aide disponibles sur certaines versions du système d’exploitation. Les versions Macintosh du programme Sage Gestion commerciale ne disposent pas d'une fonction d'aide intégrée. Les autres fonctions de ce menu se retrouvent soit dans le menu Pomme soit dans le menu Application en fonction de la version du système Mac OS utilisée (à partir de la version 15, les applications ne sont plus compatibles qu’avec les versions Mac OS X). Ce menu permet, par le moyen des fonctions suivantes : 􀂉 «Rubriques d’aide de Sage 100 Gestion commerciale», page 1724 : d’obtenir de l’aide sur le programme, 􀂉 «Consulter le manuel», page 1725, 􀂉 «Sage sur le Web», page 1726 : d’ouvrir le site Web de Sage France, 􀂉 «Actualiser les droits d’accès au Portail», page 1728 : d’actualiser ses droits d’accès au Portail Sage, 􀂉 «A propos de Sage 100 Gestion commerciale», page 1729 : d’obtenir des informations générales sur le programme. Les commandes auxquelles il permet d’accéder sont identiques à celles disponibles sur tous les programmes fonctionnant sur Windows ou sur Macintosh suivant la version. Menu Aide (?) © Sage 2007 1724 Rubriques d’aide de Sage 100 Gestion commerciale Aide (?) / Rubriques d’aide de Sage 100 Gestion commerciale Cette commande donne la liste des sujets de l’aide. Nous renvoyons l'utilisateur à la documentation fournie avec Windows. Elle lui donnera toutes explications sur la manière d'utiliser l'aide disponible dans les programmes fonctionnant sur Windows. La fonction d’aide peut être lancée, sur Windows, en cliquant sur le bouton [Aide] de la barre d'outils « Standard ». Macintosh Cette fonction est absente de la version Macintosh du programme. Menu Aide (?) © Sage 2007 1725 Consulter le manuel Aide (?) / Consulter le manuel Cette commande donne un accès direct aux fichiers d’aide qu’il est possible de consulter grâce au programme Adobe® Reader (ou Adobe® Acrobat® Reader) qui vous a été fourni sur le cd-rom contenant les fichiers du programme. Le «Manuel de la gamme» pour l’installation de ce programme ainsi que celle des fichiers de l’aide. Macintosh Cette commande n’existe pas dans cet environnement. Le manuel électronique peut cependant être consulté en lançant le programme Adobe® Acrobat® Reader depuis le bureau du Macintosh, puis en ouvrant les fichiers .PDF du manuel électronique à partir de cet utilitaire. Manuel électronique installé sur le disque dur Si les fichiers du manuel électronique ont été installés sur le disque dur, cette commande les ouvrira automatiquement en lançant le programme Adobe® Reader (ou Adobe® Acrobat® Reader). Pour l’utilisation, la consultation et, éventuellement, l’impression de ce manuel électronique, reportez-vous à l’aide du programme Adobe. Manuel électronique non installé sur le disque dur Si vous n’avez pas installé les fichiers du manuel électronique sur votre disque dur pour économiser de la place, la sélection de cette commande ouvrira une fenêtre de dialogue « Ouvrir le manuel » pour vous permettre d’ouvrir les fichiers du manuel. Sur le Cd-rom, les fichiers du manuel se trouvent dans le dossier SAGE. Ils comportent l’extension .PDF. 􀀳 Rappelez-vous que, outre cette documentation électronique, vous disposez également de l’aide en ligne en pressant la touche F1 ou en sélectionnant la commande Rubriques d’aide de Sage 100 Gestion commerciale de ce même menu (sur Windows seulement). Menu Aide (?) © Sage 2007 1726 Sage sur le Web Aide (?) / Sage sur le Web Cette commande ouvre un menu hiérarchique dont la teneur dépend des droits d’accès auxquels vous avez souscrit. Le «Manuel de la gamme» décrit toutes les fonctions accessibles par ce menu hiérarchique ainsi que les possibilités d’y accéder. Macintosh Dans la version Macintosh du programme, cette commande se trouve dans le menu Application sous Mac OS X. Vous ne vous êtes pas encore connecté au site Sage Dans ce cas, le menu hiérarchique ouvert par la commande Sage sur le Web propose les deux fonctions suivantes : 􀂉 Le Portail Sage, 􀂉 Votre mot de passe Portail. La sélection de cette commande lancera automatiquement votre programme de navigation Internet et vous connectera au site sage.fr. Vous aurez ainsi accès au site utilisateur du Portail Sage où vous trouverez toutes les explications sur les services offerts ainsi que la possibilité de vous y inscrire. Vous pourrez ainsi enrichir la présente commande de fonctionnalités telles que : 􀂉 l’accès direct à votre espace privé sans avoir à ressaisir vos codes d’accès, 􀂉 l’accès aux e-services auxquels vous avez souscrit (Sage e-solvabilité par exemple). Une interrogation du site Sage vous donnera toutes précisions sur les services et produits offerts. Mot de passe Portail Cette fonction vous permet d’obtenir le mot de passe associé à votre code client. La sélection de cette commande lancera automatiquement votre programme de navigation Internet et vous connectera au site sage.fr sur la page de demande de mot de passe. Des droits ont été souscrits Si vous avez souscrit des droits aux services Sage qui vous intéressent, un numéro de client ainsi qu’un mot de passe vous ont été communiqués. Pour que le menu hiérarchique ouvert par la commande Sage sur le Web se complète avec les fonctions permettant d’accéder à ces commandes, il est nécessaire d’actualiser vos droits. Cette actualisation se fait dans la commande Actualiser les droits d’accès au Portail. Voir la commande «Actualiser les droits d’accès au Portail», page 1728. Menu Aide (?) © Sage 2007 1727 Lorsque cette actualisation aura été accomplie, le menu se complétera de différentes fonctions telles celles illustrées ci-dessous. Certaines des commandes proposées peuvent, à leur tour, ouvrir un second menu hiérarchique. La fonction Portail vous permet d’accéder directement à l’espace utilisateur du Portail Sage. Menu Aide (?) © Sage 2007 1728 Actualiser les droits d’accès au Portail Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au Portail Cette fonction permet de paramétrer les accès directs de votre logiciel vers Internet. Par exemple, si vous avez souscrit le service Sage e-solvabilité, elle installe le service sur votre logiciel. Macintosh Dans la version Macintosh du programme, cette commande se trouve dans le menu Application sous Mac OS X. Lorsque vous lancez cette commande, deux cas peuvent se produire : 􀂉 vous actualisez vos droits pour la première fois ou 􀂉 vous avez déjà actualisé certains droits. Première actualisation Dans ce cas, une fenêtre « Actualiser les droits d’accès au portail » s’ouvre pour enregistrer votre numéro de client Sage ainsi que votre mot de passe d’accès à l’espace utilisateur vous sont demandés. Pour obtenir ces informations, reportez-vous aux explications données pour la fonction Aide (?) / Sage sur le Web. Renouvellement de l’actualisation Chaque fois que vous souscrivez à un nouveau e-service Sage vous devez actualiser vos droits en lançant la présente commande afin de paramétrer le programme pour l’utilisation de ce service. Menu Aide (?) © Sage 2007 1729 A propos de Sage 100 Gestion commerciale Aide (?) / A propos de Sage 100 Gestion commerciale Cette commande vous informe sur le programme en cours d’exécution. Macintosh Dans la version Macintosh du programme, cette commande se trouve dans le menu Gestion commerciale. Cette fenêtre vous informe sur le programme en cours d’utilisation. Elle comporte des boutons détaillés cidessous. Bouton [OK] Ce bouton sert simplement à refermer la fenêtre après consultation. Bouton [Infos utilisateurs] Ce bouton ouvre une fenêtre qui vous donne les informations relatives à la société, informations saisies lors de l’installation du logiciel, ainsi que le numéro de série du logiciel. Bouton [Infos système] Ce bouton ouvre une petite fenêtre vous donnant des informations sur le système, c’est-à-dire sur le microordinateur et ses éléments concernés. Menu Aide (?) © Sage 2007 1730 Pour refermer cette fenêtre, cliquez sur le bouton [OK]. Bouton [Référencement] Il vous permet, en faisant apparaître la fenêtre de paramétrage des impressions, de lancer l’impression d’une commande de mise à jour du programme. Si vous êtes informé par voie de presse ou par l’envoi d’un courrier personnalisé de l’évolution de votre version du programme, vous pourrez utiliser cette commande pour passer automatiquement commande de la mise à jour. Le document dont ce bouton lance l’impression comporte toutes les informations nécessaires sur votre société, sur le programme que vous utilisez actuellement et dont vous demandez la mise à jour ainsi que sur l’environnement matériel dans lequel il fonctionne. Vous n’aurez qu’à compléter certaines informations et renvoyer le document à Sage France. Bouton [Clé] Il donne accès à la fenêtre de saisie de la clé d’authenticité. Ce bouton permet notamment la saisie d’une nouvelle clé correspondant à une version supérieure de celle installé sur le disque dur (passage d’une version Pack à Pack + par exemple). Annexes © Sage 2007 1731 Annexes Les annexes proposent des informations complémentaires sur : 􀂉 «Annexe 1 – Liste des colonnes de l’option Organisation», page 1732 􀂉 «Annexe 2 – Fichiers et champs de la mise en page», page 1758, 􀂉 «Annexe 3 – Remplacements par la fonction Rechercher/Remplacer», page 1831, 􀂉 «Annexe 4 – Fonction Atteindre», page 1835, 􀂉 «Annexe 5 - Fichiers d’importation», page 1837, 􀂉 «Annexe 6 - Critères de sélection et types de fichiers d’exportation», page 1915, 􀂉 «Annexe 7 - Export des états», page 1954, 􀂉 «Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 1977. Annexes © Sage 2007 1732 Annexe 1 – Liste des colonnes de l’option Organisation Nous présentons dans cette annexe les colonnes disponibles par fonctions telles que l’on peut les paramétrer dans l’option Organisation du volet « Fichier / A propos de votre société / Options ». Voir l’option «Organisation», page 172. Organisation – Liste des colonnes Le niveau qui définit les colonnes affichées dans la pièce sélectionnée se présente comme suit. Il est accessible au stade ultime à partir de tous les documents gérés à partir de l’option Organisation. A ce niveau les différentes colonnes proposées ne sont pas modifiables. On ne peut que sélectionner ou dessélectionner leur affichage ou leur disponibilité dans le document correspondant. L’administrateur peut définir quelles sont les colonnes obligatoires, disponibles ou indisponibles pour les autres postes de travail lors d’une utilisation du programme en réseau ou par des utilisateurs multiples. L’administrateur est défini dans la commande «Autorisations d’accès», page 210. 􀀳 Rappelons que chaque utilisateur dispose d’une commande Fenêtre / Personnaliser la liste qui lui permet de modifier l’apparence et le contenu des écrans sur son propre poste. Les commandes décrites ci-après limiteront ses propres possibilités de paramétrage. Le statut des colonnes, c’est-à-dire leur disponibilité ou leur affichage, est rappelé par une petite icône placée en début de ligne. Le paramétrage du statut des colonnes s’effectue de la façon suivante : 1 . sélectionnez l’intitulé de la colonne à paramétrer ; 2 . cliquez sur l’une des cases disponibles (ou sa désignation) ; 3 . validez. Les statuts disponibles dans cette fenêtre sont les suivants. Annexes © Sage 2007 1733 Obligatoire pour l’application Une telle colonne est imposée par le programme et ne peut être dessélectionnée. Les autres boutons à cocher sont estompés. Une colonne dont cette option est cochée est marquée d’une icône particulière. Cette option est estompée pour toutes les colonnes non imposées par le programme. Obligatoire pour le fichier Une telle colonne est imposée par l’administrateur et ne peut être dessélectionnée par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière. Masquée pour le fichier Une telle colonne est interdite par l’administrateur et ne peut être affichée par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière. Disponible pour le fichier Une telle colonne est autorisée par l’administrateur et peut être affichée ou non par les différents utilisateurs. Une colonne dont cette option est active est repérée par une icône particulière. 􀀳 Ces réglages ne valent que pour le fichier commercial en cours d’utilisation. Les tableaux ci-après résument les colonnes disponibles (D) dans les documents paramétrables ainsi que celles qui sont obligatoires (O) ou celles qui ne sont pas disponibles (M). Dans ce cas, ces colonnes n’apparaîtront pas dans les fonctions qui les utilisent ni dans la liste de sélection. 􀀳 Les colonnes non disponibles pour toute la gamme de documents ne sont pas mentionnées. Les colonnes sans mention particulière pour un document donné sont disponibles. 􀀲 Il est conseillé de consulter la partie du manuel traitant de la saisie des pièces (vente, achat et stock) avant de définir quelles colonnes vous souhaitez voir apparaître ou pas. Certaines fonctions et certains automatismes ne s’exécutent que si la colonne correspondante est affichée. 􀀳 Les désignations des zones Informations libres apparaissent si elles ont été saisies, sinon c’est le numéro de l’information libre qui est mentionné. Colonnes des documents des ventes 􀀳 Les colonnes des documents compactés ne sont pas paramétrables car gérées en interne par la programme. Légende des colonnes : 􀂉 DE Devis 􀂉 BC Bon de commande 􀂉 PL Préparation de livraison 􀂉 BL Bon de livraison 􀂉 BR Bon de retour 􀂉 BA Bon d’avoir financier 􀂉 FA Facture (y compris facture de retour et facture d’avoir) 􀂉 FR Facture de retour 􀂉 FV Facture d’avoir Annexes © Sage 2007 1734 􀂉 FC Facture comptabilisée. Colonne (1) DE BC PL BL BR BA FA FR FV FC Référence article O O O O O O O O O O Référence fournisseur M M M M M M M M M M Référence client M M M M M M M M M M Désignation O O O O O O O O O O Complément M M M M M M M M M M Référence M M M M M M M M M M Gamme 1 M M M M M M M M M M Gamme 2 M M M M M M M M M M N° série / lot M M M M M M M M P.U. HT O O O O O O O O O O P.U. TTC M M M M M M M M M M P.U. Devise M M M M M M M M M M P.U. Bon de commande M M M M M M Quantité O O O O O O O O O O Qté colisée M M M M M M M M M M Conditionnement O O O O O O O O O O Qté commandée M M M M M M M Quantité préparée M M M M M M Quantité livrée M M M M M Quantité facturée M M M Reste à livrer M M M M M M Poids net global M M M M M M M M M M Poids brut global M M M M M M M M M M Date de livraison/fabrication M M M M M M M M M M Remise O O O O O O O O O O P.U. net O O O O O O O O O O P.U. net TTC M M M M M M M M M M P.U. net Devise M M M M M M M M M M Pris revient unitaire M M M M M M M M M CMUP M M M M M M M M M Montant HT O O O O O O O O O O Montant HT Devise M M M M M M M M M M Taxe 1 M M M M M M M M M M Taxe 2 M M M M M M M M M M Taxe 3 M M M M M M M M M M Prix revient total M M M M M M M M M Montant TTC M M M M M M M M M M Représentant M M M M M M M M M M Annexes © Sage 2007 1735 Colonnes des documents des achats 􀀳 Les colonnes des documents compactés ne sont pas paramétrables car gérées en interne par la programme. Légende des colonnes : 􀂉 PC Préparation de commande 􀂉 BC Bon de commande 􀂉 BL Bon de livraison 􀂉 BR Bon de retour 􀂉 BA Bon d’avoir 􀂉 FA Facture 􀂉 FR Facture de retour 􀂉 FV Facture d’avoir 􀂉 FC Facture comptabilisée. Dépôt M M M M M M M M M M Affaire M M M M M M M M M M Péremption M M M M M M M M Fabrication M M M M M M M M Marge en valeur M M M M M M M M M M Marge en % M M M M M M M M M M N° client ligne M M M M N° colis M M M M M M M M Informations libres 1 à 64 D D D D D D D D D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonne (1) DE BC PL BL BR BA FA FR FV FC Colonnes (1) PC BC BL BR BA FA FR FV FC Référence article O O O O O O O O O Référence fournisseur O O O O O O O O O Désignation O O O O O O O O O Complément M M M M M M M M M Référence M M M M M M M M M Gamme 1 M M M M M M M M M Gamme 2 M M M M M M M M M N° de série/lot M M M M M M P.U. HT O O O O O O O O O P.U. Devise M M M M M M M M M PU bon commande M M M M M Quantité M M M M M M M M M Qté colisée O O O O O O O O O Conditionnement O O O O O O O O O Qté commandée M M M M M M Annexes © Sage 2007 1736 Colonnes des documents des stocks 􀀳 Les colonnes des documents compactés ne sont pas paramétrables car gérées en interne par la programme. Légende des colonnes : 􀂉 ME Mouvement d’entrée 􀂉 MS Mouvement de sortie 􀂉 DS Dépréciation du stock 􀂉 MT Mouvement de transfert 􀂉 OF Ordre de fabrication 􀂉 PF Préparation de fabrication 􀂉 BF Bon de fabrication. Qté préparée M M M M M M M M M Qté livrée M M M M M Qté facturée M M M Reste à livrer M M M M M Poids net global M M M M M M M M M Poids brut global M M M M M M M M M Date livraison/fabrication M M M M M M M M M Remise O O O O O O O O O P.U. net O O O O O O O O O P.U. net devise M M M M M M M M M Prix revient unitaire M M M M M M M M M Frais M M M M M M M M M Montant HT O O O O O O O O O Montant HT devise M M M M M M M M M Taxe 1 M M M M M M M M M Taxe 2 M M M M M M M M M Taxe 3 M M M M M M M M M Prix revient total M M M M M M M M M Dépôt M M M M M M M M M Affaire M M M M M M M M M Péremption M M M M M M Fabrication M M M M M M Informations libres 1 à 64 D D D D D D D D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) PC BC BL BR BA FA FR FV FC Colonnes (1) ME MS DS MT PF OF BF Référence article O O O O O O O Désignation O O O O O O O Annexes © Sage 2007 1737 Complément M M M M M M M Référence M M M M M M M Gamme 1 M M M M M M M Gamme 2 M M M M M M M N° de série/lot M M M M M P.U. HT O O O O O O O Quantité O O O O O O O Conditionnement O O O O O O O Poids net global M M M M M M M Poids brut global M M M M M M M Date livraison/fabrication M M M Remise M O M M M M P.U. net M O M M M M CMUP M M M M M Montant HT O O O O O O O Dépôt M M Péremption M M M M M Fabrication M M M M M Informat ions libres 1 à 64 D D D D D D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) ME MS DS MT PF OF BF Annexes © Sage 2007 1738 Colonnes des documents internes Les colonnes présentes dans les documents internes dépendent du type de mouvement. Colonnes (1) 1. D : colonne disponible pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. ME MS MT Référence article O O O Désignation O O O Complément D D M Référence D D M P.U. HT O O O Quantité O O O Conditionnement O O O Remise D M P.U. net D N M CMUP D M Montant HT O O O Colonnes (1) Aucun Entrée Sortie Gain financier Perte financière Référence article O O O O O Référence fournisseur M M M M M Référence client M M M M M Désignation O O O O O Complément M M M M M Référence M M M M M Gamme 1 M M M M M Gamme 2 M M M M M N° série/lot M M Quantité O O O O O Quantité colisée M M M M M Conditionnement O O O O O Poids net global M M M M M Poids brut global M M M M M Date de livraison/fabrication M M M M M Prix de revient unitaire O O O O CMUP M M M M Prix de revient total O O O O Représentant M M M M M Dépôt M M M M M Affaire M M M M M Péremption M M Annexes © Sage 2007 1739 Colonnes de la préparation des livraisons Liste des commandes La liste des colonnes est la suivante. Fabrication M M Marge en valeur M M M M M Marge en % M M M M M Information libre 1 à 64 D D D D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Liste des commandes Souche M N° pièce O Date document O Référence M N° client O Intitulé client O Priorité client M Date livraison O Statut M Dépôt de stockage M Dépôt de livraison M Périodicité M Devise M Cours M Payeur M Expédition M Condition de livraison M Langue M Représentant M Entête 1 M Entête 2 M Entête 3 M Entête 4 M Affaire M Compte général M Catégorie tarifaire M Colonnes (1) Aucun Entrée Sortie Gain financier Perte financière Annexes © Sage 2007 1740 Détail des commandes et liste des articles La liste des colonnes est la suivante. Catégorie comptable M Régime M Transaction M Colisage M Unité colisage M Nbre factures M 1 BL/facture M Taux d’escompte M Reliquat O Impression M Total HT M Position (P) O Livrable O Informations libres 1 à 64 M 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonnes (1) Détail des commandes Liste des articles N° client M Intitulé client M N° BC O Référence article O O Désignation article M M Référence fournisseur M M Référence client M M Désignation O O Complément M M Référence M M Gamme 1 M M Gamme 2 M M N° série/lot M M P.U. HT M M P.U. TTC M M P.U. devise M M Quantité O O Qté colisée M M Conditionnement M M Qté préparée O O Colonnes (1) Liste des commandes Annexes © Sage 2007 1741 Colonnes de la validation des préparations La liste des colonnes est la suivante. Qté livrable O O Poids net global M M Poids brut global M M Date de livraison O O Remise M M P.U. net M M P.U. net TTC M M P.U. net devise M M Prix revient unitaire M M CMUP M M Montant HT M M Montant HT devise M M Taxe 1 M M Taxe 2 M M Taxe 3 M M Prix revient total M M Montant TTC M M Représentant M M Stock réel O O Stock à terme M M Dépôt M M Emplacement M M Affaire M M Péremption M M Fabrication M M Marge en valeur M M Marge en % M M Position (P) O O Livrable O O Informations libres 1 à 64 M M 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Validation unitaire Validation globale N° client O Intitulé client O N° BC O O Colonnes (1) Détail des commandes Liste des articles Annexes © Sage 2007 1742 N° PL O Référence article O O Désignation article M M Référence fournisseur M M Référence client M M Désignation O O Complément M M Référence M M Gamme 1 M M Gamme 2 M M N° série/lot M M P.U. HT M M P.U. TTC M M P.U. devise M M Quantité O O Qté colisée M M Conditionnement M M Qté commandée M M Qté livrée O O Reste à livrer M M Poids net global M M Poids brut global M M Date de livraison O M Remise M M P.U. net M M P.U. net TTC M M P.U. net devise M M P.U. bon de commande M M Prix revient unitaire M M CMUP M M Montant HT M M Montant HT devise M M Taxe 1 M M Taxe 2 M M Taxe 3 M M Prix revient total M M Montant TTC M M Représentant M M Stock réel M M Stock à terme M M Colonnes (1) Validation unitaire Validation globale Annexes © Sage 2007 1743 Colonnes du Réapprovisionnement La liste des colonnes est la suivante. N° colis O O Dépôt M M Emplacement M M Affaire M M Péremption M M Fabrication M M Marge en valeur M M Marge en % M M Reliquat O O État O O Informations libres & à 64 M M 1. M : colonne masquée pour le fichier. O ; colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide ; non disponible. Colonnes (1) Réapprovisionnement Référence article O Désignation O Unité de vente O Gamme 1 M Gamme 2 M Stock réel O Stock à terme O Dépôt A Type O Qté unité vente O Qté unité achat M Unité d’achat M Conversion M Fournisseur A P (Position) A Stock mini M Stock maxi M Colisage M QEC M Date livraison M Colonnes (1) Validation unitaire Validation globale Annexes © Sage 2007 1744 Colonnes des abonnements clients et fournisseurs La liste des colonnes est la suivante. 1. A : colonne obligatoire pour l’application. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Abonnements clients Abonnements fournisseurs Référence article O O Référence fournisseur M M Référence client M Désignation O O Complément M M Référence M M Gamme 1 M M Gamme 2 M M P.U. HT O O P.U. TTC M P.U. Devise M M Quantité O D Qté colisée M O Conditionnement O O Poids net global M M Poids brut global M M Remise O O P.U. net O O P.U. net TTC M P.U. net Devise M M Prix revient unitaire M M CMUP M Montant HT O O Montant HT devise M M Taxe 1 M M Taxe 2 M M Taxe 3 M M Prix revient total M M Montant TTC M Représentant M Dépôt M M Affaire M M Annexes © Sage 2007 1745 Colonnes de la contremarque La liste des colonnes est la suivante. Marge en valeur M Marge en % M Périodicité M M Date début M M Date fin M M Gestion de l’année M M Gestion prorata M M Reconduction M M Informations libres 1 à 64 D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Génération des documents Affectation livraisons/fabrications Référence article A A Référence client M M Désignation M M Gamme 1 M M Gamme 2 M M Date O O N° pièce O O N° client A A Intitulé client M M Livraison O O Quantité O O Qté non affectée A Stock disponible M O Stock à terme disponible O Qté livrable O Solde O Qté à commander A Qté commandée O Etat O N° pièce fournisseur O Date fournisseur O Fournisseur A A Colonnes (1) Abonnements clients Abonnements fournisseurs Annexes © Sage 2007 1746 Colonnes de la saisie d’inventaire La liste des colonnes est la suivante. Colonnes des règlements La liste des colonnes est la suivante. Intitulé fournisseur M M Livraison/Fabrication O O P (Position) A A 1. A : colonne obligatoire pour l’application. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Saisie d’inventaire Référence O Désignation O Gamme 1 M Gamme 2 M N° série/lot M Qté O PR unitaire O Valeur O Qté ajustée O PR ajusté O Valeur ajustée O Stock mini M Stock maxi M Emplacement M Etat M Fabrication M Péremption M Colonnes (1) Règlements Date O Caisse O Caissier O N° pièce O Colonnes (1) Génération des documents Affectation livraisons/fabrications Annexes © Sage 2007 1747 Colonnes de l’interrogation commerciale des tiers, des articles, des nomenclatures, des affaires et des représentants 􀀳 La partie Interrogation des comptes de l’option Organisation permet de paramétrer les colonnes des nombreuses fonctions d’interrogation proposées dans le programme. Afin de limiter le nombre de tableaux, nous avons regroupé les descriptions des fonctionnalités présentant des informations similaires indépendamment de la suite logique des fonctions dans le programme. Nous rappellerons avant chaque tableau où se trouvent les fonctions décrites. Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation tiers, 􀂉Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation articles, 􀂉Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation nomenclatures, 􀂉Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation affaires, 􀂉Interrogation commerciale, 􀂉 Interrogation de comptes, Type de règlement O Libellé O Référence M Mode règlement M N° tiers origine M Intitulé tiers origine M Compte général O Montant O Devise M Cours M Montant devise M Code journal O Date impayé M Contrepartie M Etat O Solde O Clôturé M Mise en banque M Echéance contrepartie M 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonnes (1) Règlements Annexes © Sage 2007 1748 􀂉 Interrogation représentants, 􀂉Interrogation commerciale. Colonnes (1) Tiers Articles Nomenclatures Affaires Représentants N° de pièce M M M O O N° de pièce du BC M M M M M N° de pièce de la PL M M M M M N° de pièce du BL M M M M M N° de pièce de la PF M M N° de pièce de l’OF M M Date O O O O O Date du BC M M M M M Date de la PL M M M M M Date du BL M M M M M Date de la PF M M Date de l’OF M M N° tiers en-tête O O O M Intitulé tiers en-tête M M M M N° tiers ligne M M M M Intitulé tiers ligne M M M M Référence article O O O O Référence fournisseur M M M M M Référence client M M M M M Désignation O O O O O Complément M M M M M Référence M M M M M Gamme 1 M M M M M Gamme 2 M M M M M N° série/lot M M M M M P.U. HT M M M M M P.U. TTC M M M M M P.U. Devise M M M M M P.U. bon commande M M M M M Quantité O O O O O Quantité colisée M M M M M Conditionnement M M M M M Qté commandée M M M M M Qté préparée M M M M M Quantité livrée M M M M M Poids net global M M M M M Poids brut global M M M M M Date livraison/fabrication M M M M M Annexes © Sage 2007 1749 Colonnes de l’interrogation comptable des tiers et des affaires Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation tiers, 􀂉Interrogation comptable, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation affaires, 􀂉Interrogation comptable. Remise O O O O O P.U. net O O O O O P.U. net TTC M M M M M P.U. net Devise M M M M M Prix de revient unitaire M M M M M Frais M M M M CMUP M M M M M Montant HT O O O O O Montant HT devise M M M M M Taxe 1 M M M M M Taxe 2 M M M M M Taxe 3 M M M M M Prix de revient total M M M M M Montant TTC M M M M M Représentant M M M M Dépôt M M M M M Affaire M M M M Date de péremption M M M M M Date de fabrication M M M M M Marge en % M M M M M N° de colis M M M M M Informations libres 1 à 64 D D D D D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Tiers Affaires N° ligne M M Code journal O O Jour A A Date de saisie M M N° pièce O O Colonnes (1) Tiers Articles Nomenclatures Affaires Représentants Annexes © Sage 2007 1750 Référence pièce O M Pièce de trésorerie M M N° compte général O O N° compte tiers M Contrepartie générale M M Contrepartie tiers M M Libellé écriture O O Mode de règlement M M Échéance O M Devise M M Parité M M Quantité M M Montant devise M M Montant débit A A Montant crédit A A Lettrage montant A M Lettrage devise M M Pointage O M Niveau de rappel M M Position journal M M Position registre M M Position expert M M Type écriture M M Section 1 D Section 2 D Section 3 D Type écriture analytique D Qté/devise analytique O Montant analytique débit A Montant analytique crédit A Code taxe M M Provenance M M Révision M M Nbre rappels M Pointage M Informations libres 1 à 64 D D 1. A : colonne obligatoire pour l’application. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Colonnes (1) Tiers Affaires Annexes © Sage 2007 1751 Colonnes de l’Interrogation du stock des articles et des nomenclatures Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation articles, 􀂉Interrogation du stock, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation nomenclatures, 􀂉Interrogation du stock. Colonnes (1) Articles Nomenclatures Type dépôt O Intitulé dépôt O Emplacement M Référence O Désignation O Quantité M Gamme 1 M Gamme 2 M Dépôt sortie M N° opération M Type répartition M % répartition M Coût standard M Prix de vente M Commentaire M Emplacement M Unité de vente O M Date de fabrication M Date de péremption M Stock réel O O Disponible M M Commandé O M Commandé contremarque M M Préparé M M Réservé O O Réservé contremarque M Stock à terme O O CMUP O O Valeur du stock O O Qté mini M M Qté maxi M M Dernier P.A. M M Frais 1 M M Annexes © Sage 2007 1752 Colonnes de l’Interrogation des tarifs des articles Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation articles, 􀂉Interrogation des tarifs Colonnes de l’Interrogation des tarifs des nomenclatures Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation nomenclatures, Frais 2 M M Frais 3 M M 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonnes(1) 1. O : colonne obligatoire pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. Articles Type O Tarif O Intitulé M Unité de vente O Prix d’achat O Coefficient O Prix de vente O Devise O Remise O Unité d’achat O Conversion O Colisage M QEC M Délai de livraison M Délai d’appro M Dernier P.A. M CMUP M % marge M Marge en valeur M Colonnes (1) Articles Nomenclatures Annexes © Sage 2007 1753 􀂉Interrogation des tarifs. Colonnes de l’interrogation des charges ressources Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation charges ressources. Colonnes(1) 1. O : colonne obligatoire pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. Nomenclatures Type O Tarif O Intitulé M Unité de vente O Prix d’achat O Coefficient O Prix de vente O Devise O Remise O Unité d’achat O Conversion O Colisage M QEC M Délai de livraison M Délai d’appro M Dernier P.A. M CMUP M % marge M Marge en valeur M Colonnes (1) 1. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Interrogation charges ressources Date O N° pièce O N° OP O Nomenclature O Désignation O Quantité O Temps prévu O Coût total O Annexes © Sage 2007 1754 Colonnes de l’interrogation des documents des affaires et des collaborateurs Les colonnes décrites ci-après sont issues des niveaux suivants de l’option Organisation : 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation affaires, 􀂉 Interrogation documents, 􀂉 Interrogation de comptes, 􀂉 Interrogation collaborateurs, 􀂉 Interrogation documents. Colonnes des en-têtes de recherche de documents La liste des colonnes est la suivante. Colonnes (1) 1. D : colonne disponible pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. Colonne vide : non disponible. Interrogation documents affaires Interrogation documents collaborateurs Date O O Type document O O Souche M M Statut M M N° pièce O O Référence M M Date livraison M M N° tiers O O Intitulé tiers M M Montant HT O O Total taxes M M Montant TTC O O Collaborateur M Dépôt M M Payeur/encaisseur M M N° pièce site M M Affaire M Informations libres 1 à 64 D D Colonnes (1) En-tête de document Type M Etat M Souche M N° pièce O Référence M Annexes © Sage 2007 1755 Date O N° tiers O Intitulé tiers O Date livraison O Dépôt de stockage M Lieu de livraison M Périodicité M Devise M Cours M Payeur M Expédition M Condition de livraison M Langue M Collaborateur M En-tête 1 à 4 M Code affaire M Cat. Tarifaire M Cat. Comptable M Régime M Transaction M Colisage M Unité de colisage M Nombre facture M 1 BL/facture M Total HT O Taux escompte M Montant escompte M Total HT Net M Total TTC M Poids net global M Poids brut global M Marge totale M % marge M Prix de revient total M Informations libres 1 à 64 D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonnes (1) En-tête de document Annexes © Sage 2007 1756 Colonnes des lignes de recherche de documents La liste des colonnes est la suivante. Colonnes (1) Lignes de documents Type M N° de pièce O N° tiers en-tête O Intitulé tiers en-tête M N° tiers ligne M Intitulé tiers ligne M N° de pièce BC M N° de pièce de la PL M N° de pièce BL M Date O Date du BC M Date de la PL M Date du BL M Référence article O Référence client M Désignation M Complément M Référence M Gamme 1 M Gamme 2 M N° série/lot M P.U. HT O P.U. TTC M P.U. Devise M P.U. bon de commande M Quantité O Qté colisée M Conditionnement M Qté commandée M Qté préparée M Qté livrée M Poids net global M Poids brut global M Date de livraison M Remise O P.U. net O P.U. net TTC M P.U. net Devise M Annexes © Sage 2007 1757 Prix revient unitaire M CMUP M Montant HT O Montant HT devise M Taxe 1 M Taxe 2 M Taxe 3 M Prix revient total M Montant TTC M Collaborateur M Dépôt M Affaire M Date de péremption M Date de fabrication M Marge en valeur M Marge en % M Informations libres 1 à 64 D 1. D : colonne disponible pour le fichier. M : colonne masquée pour le fichier. O : colonne obligatoire pour le fichier. Colonnes (1) Lignes de documents Annexes © Sage 2007 1758 Annexe 2 – Fichiers et champs de la mise en page Les objets de mise en page sont des zones que l’on peut placer dans les documents d’impression au moyen de la commande Mise en page. Ces zones permettront l’impression de l’information contenue dans les champs des fichiers de Sage 100 Gestion commerciale. Voir le «Manuel de la gamme». Dans les listes ci-dessous : 􀂉 les noms des fichiers forment les titres des listes, 􀂉 les champs constituent les listes. Certains champs présentent des particularités : 􀂉 Impression des montants en lettres : les objets de mise en page spécifiques à l’impression des montants en lettres sont supprimés. A partir de la version 14.00 du programme, le format des champs de données chiffrées (montants, quantités, prix unitaires, montants en devise) permet de déterminer le type d’impression, en chiffres ou en lettres, ainsi que la langue. Le «Manuel de la gamme» précise l’utilisation de ce nouveau format. 􀂉 Extra : les champs repérés ainsi peuvent afficher un certain nombre d’informations différentes, mais appartenant au même champ, que l’on repère par leur numéro dans la liste ou par une référence particulière qui sera expliquée pour chaque fichier disposant de tels objets. Ce numéro ou cette référence doivent être enregistrés dans la zone Numéro de la fenêtre « Description » permettant le paramétrage des objets de mise en page dans la commande Mise en page. Il est nécessaire, si l’on veut mentionner plusieurs éléments du même champ, de placer autant d’objets de mise en page que nécessaire. 􀀳 La zone Numéro ne devient active que si le champ possède cette particularité. Exemple Supposons que vous vouliez faire apparaître les conditions de livraison que vous proposez aux clients dans un mailing à leur intention afin qu’ils optent pour l’une ou l’autre. On peut enregistrer 30 conditions différentes, toutes représentées par un intitulé et un code. Les trois que vous préconisez occupent les 3 premières positions Pour les faire apparaître toutes les 6 dans votre mailing (3 intitulés plus 3 codes), vous enregistrerez les objets suivants : 􀂉 Pied de page : si le programme a besoin de plusieurs pages pour imprimer les informations contenues dans un état, les champs repérés par la désignation PDP s’imprimeront sur toutes les pages Fichier Champ Numéro Condition de livraison Intitulé 1 Condition de livraison Code 1 Condition de livraison Intitulé 2 Condition de livraison Code 2 Condition de livraison Intitulé 3 Condition de livraison Code 3 Annexes © Sage 2007 1759 mais ne seront effectivement renseignés que sur la dernière. Sur les pages précédentes, leur contenu sera remplacé par des XXXXXX. Exemple Si vous créez un document d’impression de facture avec traite en pied et que le programme n’ait pas assez d’une page pour imprimer les lignes de la facture, les champs disposés dans la zone de la traite afficheront des XXXXX sur toutes les pages sauf la dernière. Pour plus de concision nous utiliserons des raccourcis pour mentionner les caractéristiques de certains objets. Ces raccourcis sont précisés dans le tableau suivant. Abonnements La liste des champs est la suivante. Raccourci Caractéristique PDP Pied de page (valeur en clair uniquement sur la dernière page du document) X Extra (la zone Numéro doit être complétée) X (1 à... ) Affiche la valeur correspondant au numéro d’ordre indiqué. Les valeurs entre parenthèses indiquent les limites. X = Une référence doit être précisée. Champ Extra Domaine Type N° tiers Modèle Intitulé Contrat Périodicité Type périodicité Périodicité et type périodicité Durée Type durée Durée et type durée Date début Date fin Date résiliation Motif résiliation Délai préavis Type délai Délai préavis et type Date fin délai Reconduction Pièce générée Souche Annexes © Sage 2007 1760 Abonnement en-tête La liste des champs est la suivante. Génération Type génération Jours génération Livraison Type livraison Jours livraison Date début périodicité X=NA Date fin périodicité X=NA Date génération périodicité X=NA Date livraison périodicité X=NA Type périodicité X=NA Champ Extra Dépôt de stockage Dépôt de livraison Entête 1 Entête 2 Entête 3 Entête 4 Langue Devise Cours Affaire Ventilation IFRS Cat. Tarifaire Cat. Comptable Périodicité Payeur Expédition Condition livraison Collaborateur Nbre colisage Unité colisage Régime Transaction Nbre facture 1 BL/facture Champ Extra Annexes © Sage 2007 1761 Abonnement ligne La liste des champs est la suivante. Référence Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Champ Extra N° de ligne (1) X = RA Référence X = RA Référence article X = RA Référence fournisseur X = RA Référence client X = RA Enuméré de gamme 1 X = RA Enuméré de gamme 2 X = RA Désignation X = RA Texte complémentaire X = RA Texte global X = RA Prix unitaire X = RA Prix unitaire TTC X = RA Prix unitaire TTC en devise X = RA PU TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence PU TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire en devise X = RA Equivalence prix unitaire X = RA Prix unitaire colisage X = RA Prix unitaire colisage devise X = RA Prix unitaire colisage TTC X = RA PU colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire colisage X = RA Quantité X = RA Quantité par énuméré X = RA Quantité colisée par énuméré X = EG 1 Enuméré en colonne X = EG 1 Poids net par énuméré X = EG 1 Poids brut par énuméré X = EG 1 Quantité colisée X = RA Conditionnement X = RA Poids net global X = RA Poids brut global X = RA Champ Extra Annexes © Sage 2007 1762 Remise X = RA Coefficient de remise X = RA Prix unitaire net X = RA Prix unitaire net TTC X = RA Prix unitaire net TTC en devise X = RA PU net TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire net en devise X = RA Equivalence prix unitaire net X = RA Prix unitaire net colisage X = RA Prix unitaire net colisage en devise X = RA Prix unitaire net colisage TTC X = RA PU net colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire net colisage X = RA Prix de revient unitaire X = RA Montant HT X = RA Montant HT en devise X = RA Equivalence montant HT X = RA Montant HT à deux décimales X = RA Code taxe 1 X = RA Code taxe 2 X = RA Code taxe 3 X = RA Montant TTC X = RA Equivalence montant TTC X = RA Montant TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence montant TTC sans TVA/NP X = RA Prix de revient global X = RA C.M.U.P. X = RA Marge X = RA Marge en % X = RA Collaborateur X = RA Dépôt de stockage X = RA Affaire X = RA Intitulé affaire X = RA Code article EAN X = RA Code barres EAN X = RA Montant taxe 1 X = RA Montant taxe 2 X = RA Montant taxe 3 X = RA Montant taxes X = RA Tare X = RA Champ Extra Annexes © Sage 2007 1763 Périodicité ligne X = RA Date début X = RA Date fin X = RA Gestion année X = RA Gestion prorata X = RA Reconduction X = RA Intitulé information libre X = RA (1 à 64) Valeur information libre X = RA (1 à 64) Référence composants X = RA Désignation composants X = RA Texte global composants X = RA Qté composants X = RA Qté colisée composants X = RA Composants Qté X = RA Prix unitaire composant X = RA Prix unitaire net composant X = RA Prix unitaire en devise composant X = RA Prix unitaire net en devise composant X = RA Remise composant X = RA Montant HT composant X = RA Montant TTC composant X = RA Montant TTC sans TVA/NP composant X = RA Equivalence montant TTC sans TVA/NP composant X = RA Remise en valeur composant X = RA Montant remise X = RA Montant remise en devise X = RA Equivalence montant remise X = RA Montant remise unitaire X = RA Montant remise unitaire en devise X = RA Remise en pourcentage X = RA Equivalence prix unitaire TTC X = RA Equivalence prix unitaire colisage TTC Equivalence prix unitaire net TTC Equivalence prix unitaire net colisage TTC Equivalence montant HT à deux décimales Equivalence montant remise unitaire Facturation / poids net Non soumis à l’escompte 1. L’objet N° de ligne permet d’imprimer une numérotation continue des lignes imprimées (de 1 à 99 999). EG1 = Énuméré de gamme. RA = Référence article. Champ Extra Annexes © Sage 2007 1764 Voir les explications données plus bas dans le cadre des «Document ligne», page 1788. Analyse activité La liste des champs est la suivante. Analyse rentabilité La liste des champs est la suivante. Champ Période début Période fin Comparaison début Comparaison fin Type CA CA période CA comparaison Remise période Remise comparaison Evolution Total CA période Total CA comparaison Total remise période Total remise comparaison Total évolution Intitulé total Champ Période début Période fin Nombre factures CA HT net % CA Marge brute % marge sur total % marge sur CA Total nombre factures Total CA HT net Total % CA Total marge brute Total % marge sur total Annexes © Sage 2007 1765 Analyse risque La liste des champs est la suivante. Article La liste des champs est la suivante. Total % marge sur CA Intitulé total Echelonnement Champ Période début Période fin Solde Facture Bon de livraison Total Ecart Risque réel Total solde Total facture Total BL Total total Total autorisation Total écart Total assurance crédit Total risque réel Intitulé total Champ Extra Commentaire Référence Désignation Langue 1 Langue 2 Famille Date création Date modification Code EDI Code barres Champ Annexes © Sage 2007 1766 Code fiscal Pays d’origine Délai de livraison Garantie Unité de poids Poids Net Poids Net et unité de poids Poids Brut Poids Brut et unité de poids Unité de vente Prix d’achat Nouveau prix d’achat Coefficient Nouveau coefficient Prix de vente Nouveau prix de vente Type, HT, TTC Gamme produit 1 Gamme produit 2 Enuméré gamme 1 Enuméré gamme 2 Référence énuméré Prix achat énuméré Nouveau prix achat énuméré Conditionnement Enuméré conditionnement Référence énuméré conditionnement Nomenclature Suivi de stock Raccourci Substitution Glossaire article Champ statistique X (1 à 5) Valeur statistique X (1 à 5) Hors statistique Intitulés Frais X (1 à 3) Frais X (1 à 3) Contremarque Vente au débit Facturation/poids net Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1767 Facturation forfaitaire Non impression document Mise en sommeil Base escompte Dernier prix d’achat Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Code NC8 Code NGP3 Code DEI pays d’origine Intitulé modèle Domaine modèle Equivalence prix d’achat Equivalence prix de vente Equivalence prix d’achat énuméré Equivalence frais X (1 à 3) Dernier prix d’achat énuméré Code barres énuméré Publié sur le site marchand Coût standard Date nouveau tarif Equivalence nouveau prix d’achat Equivalence nouveau prix de vente Equivalence nouveau prix d’achat énuméré Equivalence coût standard Coût standard énuméré Equivalence coût standard énuméré Enuméré conditionnement principal Code barres énuméré conditionnement Réappro/prévisions Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1768 Articles / Clients La liste des champs est la suivante. Prix vente HT X = CatComp Numéro de la catégorie comptable correspondante. Si l’extra n’est pas spécifié, l’affichage portera sur la première catégorie comptable de vente ou d’achat suivant le cas. Equivalence prix vente HT X = CatComp Prix vente TTC X = CatComp Equivalence prix vente TTC X = CatComp Nouveau prix vente HT X = CatComp Equivalence nouveau prix vente HT X = CatComp Nouveau prix vente TTC X = CatComp Equivalence nouveau prix vente TTC X = CatComp Prix achat TTC X = CatComp Equivalence prix achat TTC X = CatComp Nouveau prix achat TTC X = CatComp Equivalence nouveau prix achat TTC X = CatComp Coût global unitaire Coût global Saisie variable Equivalence coût global unitaire Equivalence coût global Total temps Temps total des ressources de la fiche nomenclature Champ Extra Commentaire Catégorie tarifaire Coefficient Nouveau coefficient Prix de vente Nouveau prix de vente Type, HT, TTC Prix énuméré Nouveau prix énuméré Calcul PV/PR Mode d’arrondi Devise Remise Borne de remise Valeur de remise Equivalence prix de vente Equivalence prix énuméré Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1769 Article / Comptabilité La liste des champs est la suivante. Equivalence borne de remise Equivalence valeur de remise N° client Référence client Référence énuméré Valeur de remise Prix net Nouvelle remise Equivalence valeur de remise Equivalence prix net Date nouveau tarif Equivalence nouveau prix de vente Equivalence nouveau prix énuméré Prix net Equivalence prix net Prix vente HT X = CatComp Numéro de la catégorie comptable correspondante. Si l’extra n’est pas spécifié, l’affichage portera sur la première catégorie comptable de vente ou d’achat suivant le cas. Equivalence prix vente HT X = CatComp Prix vente TTC X = CatComp Equivalence prix vente TTC X = CatComp Nouveau prix vente HT X = CatComp Equivalence nouveau prix vente HT X = CatComp Nouveau prix vente TTC X = CatComp Equivalence nouveau prix vente TTC X = CatComp Champ Extra Commentaires Compte général X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Intitulé compte général X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Section analytique X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Intitulé section analytique X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Code taxe 1 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1770 Article / Fournisseur La liste des champs est la suivante. Compte taxe 1 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 1 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 1 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Code taxe 2 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Compte taxe 2 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 2 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 2 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Code taxe 3 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Compte taxe 3 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 3 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 3 X (1 à 30) 1 à 10 = ventes 11 à 20 = achats 21 à 30 = stocks Champ Extra Commentaire N° fournisseur Référence fournisseur Prix achat Prix énuméré Référence énuméré Code barres énuméré Remise Unité d'achat Conversion Délai approvisionnement Garantie Champ Extra Commentaires Annexes © Sage 2007 1771 Article / Stock La liste des champs est la suivante. Colisage Q.E.C. Principal Devise Borne de remise Valeur de remise Equivalence prix achat Equivalence prix énuméré Equivalence borne de remise Equivalence valeur de remise Code barres fournisseur Référence énuméré fournisseur Code barres énuméré fournisseur Prix net Equivalence prix net Prix achat HT X = CatComp Numéro de la catégorie comptable correspondante. Si l’extra n’est pas spécifié, l’affichage portera sur la première catégorie comptable de vente ou d’achat suivant le cas. Equivalence prix achat HT X = CatComp Prix achat TTC X = CatComp Equivalence prix achat TTC X = CatComp Nouveau prix achat HT X = CatComp Equivalence nouveau prix achat HT X = CatComp Nouveau prix achat TTC X = CatComp Equivalence nouveau prix achat TTC X = CatComp Champ Commentaire Intitulé dépôt Emplacement Qté mini Qté maxi Stock réel Stock disponible Commandé Commandé contremarque Réservé Réservé contremarque A terme Valeur du stock Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1772 Banque La liste des champs est la suivante. Prix de revient unitaire Principal Equivalence valeur du stock Equivalence prix de revient unitaire Préparé Unité d’affichage des valeurs de stock Qté / unité stock Valeurs en unité d’affichage Stock mini / unité stock Idem Stock maxi / unité stock Idem Stock réel / unité stock Idem Stock dispo / unité stock Idem Commandé / unité stock Idem Commandé contremarque / unité stock Idem Réservé / unité stock Idem Réservé contremarque / unité stock Idem A terme / unité stock Idem PRU / unité stock Idem Equivalence prix de revient unitaire Préparé / unité stock Idem Champ Extra Intitulé X = Ab Adresse X = Ab Complément X = Ab Code postal X = Ab Ville X = Ab Code postal et ville X = Ab Région X = Ab Pays X = Ab Contact X = Ab Abrégé X = Ab N° téléphone banque X = Ab N° télécopie banque X = Ab E-mail banque X = Ab Site banque X = Ab RIB Agence X = Ab / RIB RIB Guichet X = Ab / RIB Champ Commentaire Annexes © Sage 2007 1773 La valeur à mentionner dans la zone Numéro est l’abrégé (Ab) affecté à la banque considérée. Voir la commande «Banques», page 557. Le caractère “/” permet, dans la zone Numéro, de sélectionner simultanément l’abrégé (Ab) et le numéro de compte (RIB). Client La liste des champs est la suivante. RIB Compte X = Ab / RIB RIB Clé X = Ab / RIB RIB Code journal X = Ab / RIB RIB Commentaire X = Ab / RIB N° adhérent BVR X = Ab Structure banque X = Ab Devise RIB X = RA Abrégé RIB X = RA Gestion Iban RIB RIB X = Ab Nom contact X = Ab Prénom contact X = Ab Service contact X = Ab Fonction contact X = Ab N° téléphone contact X = Ab N° télécopie contact X = Ab N° portable contact X = Ab E-mail contact X = Ab Champ Extra Commentaire Numéro de client Numéro compte principal Qualité Intitulé Qualité et intitulé Classement Contact Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Champ Extra Annexes © Sage 2007 1774 Région Pays Date création N° téléphone N° télécopie E-mail Site Bénéficiaire chèque Champ statistique X (1 à 10) Valeur statistique X (1 à 10) N° SIRET N° SIREN NAF (APE) N° identifiant Code EDI 1 Code EDI 2 Code EDI 3 Commentaire Banque (1) RIB Agence (1) RIB Guichet (1) RIB Compte (1) RIB Clé (1) RIB commentaire (1) Structure banque Gestion de l’IBAN IBAN banque Devise banque Encours maximum Plafond assurance crédit Code risque Contrôle encours Payeur Dépôt de stockage Taux remise Taux escompte Taux relevé Taux R.F.A. Cat. Comptable Cat. Tarifaire Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1775 Périodicité Représentant Devise Langue Mise en sommeil Nb facture Un BL/Facture Raccourci Mode Règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Montant Règlement X (1 à 99999) Délai règlement X (1 à 99999) Condition règlement X (1 à 99999) Jour de tombée X (1 à 99999) Banque principale Type répartition Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Code DEI RIB Code affaire Equivalence encours maximum Equivalence plafond assurance crédit Equivalence montant règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Nom du contact X = As (2) Prénom du contact X = As Nom et prénom du contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° portable du contact X = As N° télécopie du contact X = As E-mail du contact X = As Numéro Coface Placé sous surveillance Date création société Forme juridique Effectif Chiffre d’affaire Résultat net Incidents de paiement Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1776 Client payeur La liste des champs est la suivante. Date du dernier incident Privilèges Régularités de paiement Cotation de la solvabilité Date dernière mise à jour Objet dernière mise à jour Date arrêté de bilan Nombre de mois du bilan 1. Banque principale. 2. AS = abrégé du service. Champ Extra Commentaire Numéro de client Numéro compte principal Qualité Intitulé Qualité et intitulé Classement Contact Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Date création N° téléphone N° télécopie E-mail Site Bénéficiaire chèque Champ statistique X (1 à 10) Valeur statistique X (1 à 10) N° SIRET N° SIREN NAF (APE) Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1777 N° identifiant Code EDI 1 Code EDI 2 Code EDI 3 Commentaire Banque (1) RIB Agence (1) RIB Guichet (1) RIB Compte (1) RIB Clé (1) RIB commentaire (1) Structure banque Gestion de l’IBAN IBAN banque Devise banque Encours maximum Plafond assurance crédit Code risque Contrôle encours Payeur Dépôt de stockage Taux remise Taux escompte Taux relevé Taux R.F.A. Catégorie comptable Catégorie tarifaire Périodicité Représentant Devise Langue Mise en sommeil Nb facture Un BL/Facture Raccourci Mode Règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Montant Règlement X (1 à 99999) Délai règlement X (1 à 99999) Condition règlement X (1 à 99999) Jour de tombée X (1 à 99999) Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1778 Banque principale Type répartition Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Code DEI RIB Code affaire Equivalence encours maximum Equivalence plafond assurance crédit Equivalence montant règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Nom du contact X = As (2) Prénom du contact X = As Nom et prénom du contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° portable du contact X = As N° télécopie du contact X = As E-mail du contact X = As Numéro Coface Placé sous surveillance Date création société Forme juridique Effectifs Chiffre d’affaire Résultat net Incidents de paiement Date du dernier incident Privilèges Régularités de paiement Cotation de la solvabilité Date dernière mise à jour Objet dernière mise à jour Date arrêté de bilan Nombre de mois du bilan 1. Banque principale. 2. As = abrégé du service. Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1779 Client / Lieux de livraison La liste des champs est la suivante. Condition de livraison La liste des champs est la suivante. Contremarque La liste des champs est la suivante. Champ Intitulé Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Contact Expédition Condition de livraison N° téléphone N° télécopie E-mail Code DEI Champ Extra Intitulé X (1 à 30) Code X (1 à 30) Champ Numéro pièce Numéro tiers Référence article Quantité Quantité colisée Conditionnement Quantité liée Référence ligne Désignation Annexes © Sage 2007 1780 Ce fichier permet d’imprimer, pour une ligne de document d’achat, toutes les informations relatives au document client en contremarque. Les fichiers suivants pourront être utilisés en impression d’un document d’achat : 􀂉 Clients, 􀂉 Clients/lieux de livraison, 􀂉 Document vente en-tête. Les fichiers suivants pourront être utilisés en impression d’un document de vente : 􀂉 Fournisseurs, 􀂉 Document achat en-tête. Dépôt de stockage La liste des champs est la suivante. Date de livraison Date de livraison format date Montant HT Equivalence montant HT Champ Extra Intitulé Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Responsable Cat. Comptable Principal Numéro téléphone Numéro télécopie E-mail Code dépôt Nom du contact X = As (1) Prénom du contact X = As Nom et prénom du contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° portable du contact X = As Champ Annexes © Sage 2007 1781 Devise La liste des champs est la suivante. Document vente en-tête La liste des champs est la suivante. N° télécopie du contact X = As E-mail du contact X = As 1. As = abrégé du service. Champ Extra Intitulé X (1 à 4) Code DEI X (1 à 4) Format X (1 à 4) Cours X (1 à 4) Cours période X (1 à 4) Unité monétaire X (1 à 4) Sous-unité monétaire X (1 à 4) Code ISO X (1 à 4) Sigle X (1 à 4) Mode de cotation X (1 à 4) Devise de cotation X (1 à 4) Cours clôture X (1 à 4) Monnaie zone Euro X (1 à 4) Date limite X (1 à 4) Cours ancienne cotation X (1 à 4) Ancien mode de cotation X (1 à 4) Ancienne devise de cotation X (1 à 4) Champ Extra Commentaire Type Provenance Souche Caisse Caissier N° pièce Date document N° client Référence Champ Extra Annexes © Sage 2007 1782 Date livraison Date livraison format date Dépôt de stockage Dépôt de livraison Entête 1 Entête 2 Entête 3 Entête 4 Langue Devise Code DEI Code ISO Cours Affaire Catégorie tarifaire Catégorie comptable Périodicité Payeur Expédition Condition livraison Représentant Nb colisage Unité colisage Régime Transaction Nbre factures 1 BL/facture Reliquat Imprimé Clôturé Transféré Date échéance X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Mode de règlement échéance X (1 à 99999) Montant échéance X (1 à 99999) Intitulé abonnement Date début abonnement Date fin abonnement Date début périodicité Date fin périodicité Intitulé information libre X (1 à 64) Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1783 Valeur information libre X (1 à 64) Référence BVR Nature transaction A Nature transaction B Code expédition Code livraison Situation lieu Equivalence montant échéance Montant devise échéance X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Total TTC Total TTC devise Equivalence total TTC Montant acompte X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Montant devise acompte X (1 à 99999) Equivalence montant acompte X (1 à 99999) Total acompte Equivalence total acompte Net à payer Net à payer devise Equivalence net à payer Statut N° pièce site Compte général Heure document Ventilation IFRS Modèle de règlement Frais d’expédition Frais d’expédition devise Base calcul frais d’expédition Type frais d’expédition Franco Franco devise Base calcul franco Type franco Mention X = A;B;C Voir ci-dessous. Montant bon d’achat Montant devise bon d’achat Equivalence montant bon d’achat Total bon d’achat Equivalence total bon d’achat Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1784 Les objets échéance permettent de faire apparaître les informations relatives aux échéances dans l'en-tête du document. Le champ Mention permet de faire apparaître des informations différentes sur chaque exemplaire d’un document imprimé. Exemple Impression d’une facture en trois exemplaires avec : - «Original» sur la première page, - «Copie» sur la deuxième page et - «Archive» sur la troisième. Les informations à imprimer doivent être enregistrées séparées par des points virgules sans espace. Exemple Dans le cas précédent il faudra enregistrer en extra : Original;Copie;Archive Document achat en-tête La liste des champs est la suivante. N° colis Numéro de colis en cours d’impression Nombre colis Champ Extra Commentaire Type Provenance Souche N° pièce Date document Heure document N° fournisseur Référence Date livraison Date livraison format date Dépôt de stockage Entête 1 Entête 2 Entête 3 Entête 4 Langue Devise Code DEI Code ISO Cours Affaire Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1785 Encaisseur Catégorie comptable Expédition Condition de livraison Régime Transaction Reliquat Ventilée en frais Imprimé Transféré Date échéance X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Mode de règlement échéance X (1 à 99999) Montant échéance X (1 à 99999) Intitulé abonnement Date début abonnement Date fin abonnement Date début périodicité Date fin périodicité Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Référence BVR Nature transaction A Nature transaction B Code expédition Code livraison Situation lieu Equivalence montant échéance Montant devise échéance X (1 à 9999) Extra = numéro d’ordre Total TTC Total TTC devise Equivalence total TTC Montant acompte X (1 à 9999) Extra = numéro d’ordre Montant devise acompte X (1 à 9999) Equivalence montant acompte X (1 à 9999) Total acompte Equivalence total acompte Net à payer Net à payer en devise Equivalence net à payer Statut Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1786 Document stock en-tête La liste des champs est la suivante. Document acompte La liste des champs est la suivante. Compte général Ventilation IFRS Modèle de règlement Frais d’expédition Frais d’expédition devise Base calcul frais d’expédition Type frais d’expédition Franco Franco devise Base calcul franco Type franco Mention Montant bon d’achat Montant devise bon d’achat Equivalence montant bon d’achat Total bon d’achat Equivalence total bon d’achat N° colis Numéro de colis en cours d’impression Nombre colis Champ Type N° pièce Date document Référence Dépôt d’origine Dépôt destination Imprimé Transféré Champ Extra Emplacement Date X=NA (1) PDP (2) Libellé X=NA PDP Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1787 Document bon d’achat La liste des champs est la suivante. Document échéance La liste des champs est la suivante. Montant X=NA PDP Devise X=NA PDP Equivalence X=NA PDP Total montant acompte PDP Total acompte devise PDP Equivalence total acompte PDP Mode de règlement PDP 1. NA = numéro d’apparition. 2. PDP = pied de page. Champ Extra Date X=NA (1) 1. NA = numéro d’apparition. Libellé X=NA Montant X=NA Devise X=NA Equivalence X=NA Total montant Total montant devise Equivalence total montant Mode de règlement X=NA Champ Extra Emplacement Date X=NA (1) PDP (2) Montant X=NA PDP Devise X=NA PDP Equivalence X=NA PDP Mode de règlement X=NA PDP Montant réglé X=NA PDP Montant restant X=NA PDP Règlement associé X=NA PDP Total montant réglé X=NA PDP Total montant restant X=NA PDP Partie entière montant échéance X=NA PDP Champ Extra Emplacement Annexes © Sage 2007 1788 Document ligne La liste des champs est la suivante. Partie décimale montant échéance X=NA PDP Codage BVR X=NA PDP Equivalence montant réglé X = NA PDP Equivalence montant restant X = NA PDP Equivalence total montant restant PDP 1. NA = numéro d’apparition. 2. PDP = pied de page. Champ Extra N° de ligne (1) X = RA (2) N° de pièce X = RA N° de pièce du bon de commande X = RA N° de pièce du bon de livraison X = RA Date X = RA Date du bon de commande X = RA Date du bon de livraison X = RA Référence X = RA Date de livraison X = RA Date de livraison format date X = RA Référence article X = RA Référence fournisseur X = RA Enuméré de gamme 1 X = RA Enuméré de gamme 2 X = RA N° de série/lot X = RA Désignation X = RA Texte complémentaire X = RA Texte global X = RA Prix unitaire X = RA Prix unitaire TTC X = RA PU TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire en devise X = RA Equivalence prix unitaire X = RA Prix unitaire colisage X = RA Prix unitaire colisage en devise X = RA Prix unitaire colisage TTC X = RA PU colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire colisage X = RA Champ Extra Emplacement Annexes © Sage 2007 1789 Quantité X = RA Quantité par énuméré X = EG 1 (3) Quantité colisée par énuméré X = EG 1 Enuméré en colonne X = EG 1 Poids net par énuméré X = EG 1 Poids brut par énuméré X = EG 1 Quantités commandées par énuméré X = EG 1 Quantités livrées par énuméré X = EG 1 Reste à livrer par énuméré X = EG 1 Quantité colisée X = RA Conditionnement X = RA Quantités commandées X = RA Quantités livrées X = RA Poids net global X = RA Poids brut global X = RA Remise X = RA Coefficient de remise X = RA Prix unitaire du bon de commande X = RA Prix unitaire net X = RA Prix unitaire net TTC X = RA PU net TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire net en devise X = RA Equivalence prix unitaire net X = RA Prix unitaire net colisage X = RA Prix unitaire net colisage en devise X = RA Prix unitaire net colisage TTC X = RA PU net colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire net colisage X = RA Prix de revient unitaire X = RA Montant HT X = RA Montant HT en devise X = RA Equivalence montant HT X = RA Montant HT à 2 décimales (4) X = RA Code Taxe 1 X = RA Code Taxe 2 X = RA Code Taxe 3 X = RA Taux Taxe 1 X = RA Taux Taxe 2 X = RA Taux Taxe 3 X = RA Montant TTC X = RA Champ Extra Annexes © Sage 2007 1790 Montant TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence montant TTC X = RA Equivalence montant TTC sans TVA/NP X = RA Prix de revient global X = RA C.M.U.P. X = RA Frais X = RA Marge X = RA Marge en % X = RA Représentant X = RA Dépôt de stockage X = RA Affaire X = RA Intitulé affaire X = RA Date de péremption X = RA Date de fabrication X = RA Code article EAN X = RA Code barre EAN Montant Taxe 1 X = RA Montant Taxe 2 X = RA Montant Taxe 3 X = RA Montant taxes X = RA Tare X = RA Reste à livrer X = RA Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Référence composants Désignation composants Texte global composants Qté composants Qté colisée composants Composants Qté Prix unitaire composant Prix unitaire net composant Prix unitaire en devise composant Prix unitaire net en devise composant Remise composant Montant HT composant Montant TTC composant Remise en valeur composant Département X = RA Valeur statistique X = RA Champ Extra Annexes © Sage 2007 1791 Montant remise X = RA Equivalence montant remise X = RA Montant remise en devise X = RA Montant remise unitaire X = RA Montant remise unitaire en devise X = RA Remise en pourcentage X = RA Equivalence prix unitaire TTC X = RA Equivalence prix unitaire colisage TTC X = RA Equivalence prix unitaire du bon de Cde X = RA Equivalence prix unitaire net TTC X = RA Equivalence prix unitaire net colisage TTC X = RA Equivalence montant HT à deux décimales X = RA Equivalence remise unitaire X = RA N° tiers X = RA Intitulé tiers X = RA Facturation / poids net X = RA Non soumis à l’escompte X = RA N° de pièce de la préparation de livraison X = RA N° de pièce de la préparation de fabrication X = RA N° de pied de l’ordre de fabrication X = RA Date de la préparation de livraison X = RA Date de la préparation de fabrication X = RA Date de l’ordre de fabrication X = RA Complément série/lot X = RA N° de série/lot SSCC-18 X = RA Complément série/lot SSCC-18 X = RA Quantité préparée par énuméré X = RA Quantités préparées X = RA N° colis X = RA Intitulé information libre série/lot X = RA Valeur information libre série/lot X = RA N° opération composant Commentaire composant Dépôt composant Enuméré de gamme 1 composant Enuméré de gamme 2 composant 1. L’objet N° de ligne permet d’imprimer une numérotation continue des lignes imprimées (de 1 à 99 999). 2. RA = référence article. Voir ci-dessous. 3. EG 1 = énuméré de gamme 1. La mention de l’énuméré de gamme 1 dans la zone Numéro de la fenêtre «Description» de la commande Mise en page permet d’obtenir un regroupement, lors de l’impression, des articles à gamme. Voir l’exemple ci-dessous. Champ Extra Annexes © Sage 2007 1792 Exemple Impression de gamme en colonne. Vente de T-shirts de tailles (Gamme 1 et de couleurs (Gamme 2) différentes. Soit le bon de commande suivant : On veut obtenir une impression du style suivant : Les objets de mise en page doivent être paramétrés comme suit : La mention de la référence article (RA) dans la zone Numéro de la fenêtre « Description » de la commande Mise en page permet de demander l'impression des informations d'une ligne de document se rapportant à un article donné à un endroit précis du modèle de document (mention des frais de port en pied de page par exemple). Dans le cas où l’objet est normalement utilisé dans le corps du document, aucune mention ne doit être inscrite dans cette zone. De nouveaux objets de mise en page font leur apparition du fait des nomenclatures de fabrication et commerciales/ composés. Ces objets ont un rôle différent suivant qu’ils impriment les informations correspondant à un article à nomenclature de fabrication ou à nomenclature commerciale. De plus, les informations qu’ils impriment sont différentes en fonction de la ligne imprimée. Le tableau ci-dessous résume le rôle de ces objets. 4. Sur version vendue en Belgique. Article Gamme 2 Gamme 1 Quantité T-shirt Bleu XL 3 T-shirt Vert XL 5 T-shirt Bleu S 10 T-shirt Vert S 4 Article Couleur Taille XL Taille S Total T-shirt Bleu 3 10 13 T-shirt Vert 5 4 9 Colonne Fichier Champ Numéro Article Document ligne Désignation Couleur Document ligne Enuméré de gamme 2 Taille XL Document ligne Qté par énuméré XL Taille S Document ligne Qté par énuméré S Total Document ligne Quantité Champ Nomenclature de fabrication Nomenclatures commerciales/composés Référence composants - 1ère ligne : référence article du composé - Lignes suivantes : références des composants - 1ère ligne : référence article du composé - Lignes suivantes : références des composants Désignation composants - 1ère ligne : Désignation du composé - Lignes suivantes : Désignations des composants (respect du code langue). - 1ère ligne : Désignation du composé - Lignes suivantes : Désignations des composants (respect du code langue). Annexes © Sage 2007 1793 􀀳 Les articles à nomenclatures commerciale/composant et les articles liés n’ont pas d’objets de mise en page spécifiques puisque, dans leurs cas, tous les articles qui les composent s’impriment comme des lignes simples. Dossier entreprise La liste des champs est la suivante. Texte global composants - 1 ère ligne : Désignation du composé - Lignes suivantes : Désignation des composants - En fin : texte complémentaire et glossaires du composé (respect du code langue). - 1 ère ligne : Désignation du composé + texte complémentaire et glossaires du composé (respect du code langue). - Lignes suivantes : Désignation des composants + textes complémentaires et glossaires des composants (respect du code langue). Qté composants - 1 ère ligne : quantité du composé - Lignes suivantes : quantités des composants - 1 ère ligne : quantité du composé - Lignes suivantes : quantités des composants Qté colisée composants - 1 ère ligne : quantité colisée du composé - Lignes suivantes : quantités colisées des composants - 1 ère ligne : quantité colisée du composé - Lignes suivantes : quantités colisées des composants Composants Qté - 1 ère ligne : Rien - Lignes suivantes : quantités des composants Non géré Prix unitaire composant Non géré - 1ére ligne : Prix unitaire du composé - Lignes suivantes : Prix unitaires des composants Prix unitaire net composant Non géré - 1ère ligne : Prix unitaire net du composé - Lignes suivantes : Prix unitaires nets des composants Prix unitaire net en devise composant Non géré - 1 ère ligne : Prix unitaire net en devise du composé - Lignes suivantes : Prix unitaires nets en devise des composants Prix unitaire en devise composant Non géré - 1 ère ligne : Prix unitaire en devise du composé - Lignes suivantes : Prix unitaires en devise des composants Remise composant Non géré - 1ère ligne : Remise du composé - Lignes suivantes : Remises des composants Montant HT composant Non géré - 1ère ligne : Montant HT du composé - Lignes suivantes : Montants HT des composants Montant TTC composant Non géré - 1ère ligne : Montant TTC du composé - Lignes suivantes : Montants TTC des composants Remise en valeur composant Non géré - 1ère ligne : Remise en valeur du composé - Lignes suivantes : Remises en valeur des composants Champ Nomenclature de fabrication Nomenclatures commerciales/composés Champ Extra Commentaire Raison sociale Activité Adresse Annexes © Sage 2007 1794 Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Commentaire N° de SIRET N° de SIREN NAF (APE) N° identifiant Ville en majuscules Raison sociale chèque N° téléphone N° télécopie E-mail Site Format Quantité Format Prix Unité de poids Longueur comptes généraux Longueur sections analytiques Nom et prénom contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° portable du contact X = As N° télécopie du contact X = As E-mail du contact X = As Intitulé monnaie de tenue de compte Intitulé monnaie de tenue comptable Intitulé devise d’équivalence Unité monétaire de tenue de compte Sous unité monnaie de tenue de compte Format montant monnaie de tenue de compte Expression cotation monnaie de tenue commerciale Imprime l’expression de cotation de la monnaie de tenue commerciale : 1 euro = 6,55957 F Expression cotation devise équivalence Imprime l’expression de cotation de la devise d’équivalence : 1 euro = 6,55957 F Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1795 Ecritures générales La liste des champs est la suivante. Expression cotation monnaie tenue comptable Imprime l’expression de cotation de la monnaie de tenue comptable : 1 euro = 6,55957 F Mois de début exercice prévisions Type périodicité prévisions Comptabilisation des bons d’achat Intégration des fichiers reçus Déclaration et contrôle fond de caisse Valeur en devise engagement Code journal engagement vente Code journal engagement achat N° pièce engagement Référence pièce engagement Avoir et retour engagement Libellé engagement vente Libellé engagement achat Devise engagement Transfert devise engagement Analytique engagement Quantité engagement Information libre entête engagement Transfert IFRS engagement Type n° série/lot Type complément série/lot Information libre n° série/lot : nom champ X (1 à 64) Information libre n° série/lot : type champ X (1 à 64) Information libre n° série/lot : longueur champ X (1 à 64) Champ Extra Code journal Numéro interne Date Date saisie N° pièce Référence pièce Pièce trésorerie Compte général Compte tiers Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1796 Ecritures analytiques La liste des champs est la suivante. Compte contrepartie Compte tiers contrepartie Libellé écriture Mode de règlement Echéance Parité Quantité Quantité écriture débit Quantité écriture crédit Devise Montant devise Montant devise débit Montant devise crédit Montant Montant débit Montant crédit Montant en devise d’équivalence Montant en devise d’équivalence débit Montant en devise d’équivalence crédit Lettrage montant Lettrage quantité Pointage Etat impression Etat clôture Niveau rappel Type écriture Type révision Export rapprochement Information libre champ X (1 à 64) Information libre valeur X (1 à 64) Champ Champ analytique Section analytique Montant Montant débit Montant crédit Champ Extra Annexes © Sage 2007 1797 Etats libres articles La liste des champs est la suivante. Qté/devise Qté/devise débit Qté/devise crédit Champ Emplacement CA HT Brut CA HT Net CA TTC Brut CA TTC Net Taux de remise moyen Montant remise Quantités vendues Poids Net Poids Brut Prix de revient Marge % Marge Prix moyen de vente Prix TTC moyen de vente Prix de revient moyen % marge / Prix de revient % marge / CA HT net % marge / CA TTC net Total CA HT Brut PDP (1) Total CA HT Net PDP Total CA TTC brut Total CA TTC net Total Taux de remise moyen PDP Total montant remise PDP Total Quantités vendues PDP Total Poids Net PDP Total Poids Brut PDP Total Prix de revient PDP Total Marge PDP Total % Marge PDP Total Qté en stock PDP Total valeur en stock PDP Champ Annexes © Sage 2007 1798 Etats libres documents La liste des champs est la suivante. Equivalence CA HT brut PDP Equivalence CA HT net PDP Equivalence CA TTC brut PDP Equivalence CA TTC net PDP Equivalence montant remise PDP Equivalence prix de revient PDP Equivalence marge PDP Equivalence prix moyen de vente PDP Equivalence prix TTC moyen de vente PDP Equivalence total CA HT brut PDP Equivalence total CA HT net PDP Equivalence total CA TTC brut PDP Equivalence total CA TTC net PDP Equivalence total montant remise PDP Equivalence total prix de revient PDP Equivalence total marge PDP Equivalence total valeur en stock PDP Quantités achetées Total quantités achetées N° série/lot Date fabrication Date péremption Intitulé information libre série/lot Valeur information libre série/lot 1. PDP = pied de page. Champ Emplacement Total HT brut PDP (1) Taux remise PDP Total montant remise PDP Total HT PDP Total escompte PDP Total HT Net PDP Total taxes PDP Total TTC PDP Total acompte PDP Total Net à payer PDP Champ Emplacement Annexes © Sage 2007 1799 Total net à payer relevé PDP Total Net à payer en lettres PDP Total prix de revient PDP Total marge PDP Total % marge PDP Total quantité PDP Total poids net PDP Total poids brut PDP Total tare PDP Total règlement PDP Total échéance PDP Total échéance relevé PDP Total taxe unique base PDP Total taxe unique montant PDP Equivalence total HT brut PDP Equivalence total montant remise PDP Equivalence total HT PDP Equivalence total escompte PDP Equivalence total HT Net PDP Equivalence total taxes PDP Equivalence total TTC PDP Equivalence total acomptes PDP Equivalence total Net à payer PDP Equivalence total Net à payer en lettres PDP Equivalence total prix de revient PDP Equivalence total marge PDP Equivalence total règlement PDP Equivalence total échéance PDP Equivalence total taxe unique base PDP Equivalence total taxe unique montant PDP Equivalence total net à payer relevé PDP Equivalence total échéance PDP Equivalence total échéance relevé PDP Total échéance relevé en devise PDP 1. PDP = pied de page. Champ Emplacement Annexes © Sage 2007 1800 Etats libres tiers La liste des champs est la suivante. Champ Emplacement CA HT Brut CA HT Net CA TTC Brut CA TTC Net Taux de remise moyen Montant remise Quantités vendues Poids Net Poids Brut Marge % Marge Total CA HT Brut PDP (1) 1. PDP = pied de page. Total CA HT Net PDP Total CA TTC Brut PDP Total CA TTC Net PDP Total Taux de remise moyen PDP Total montant remise PDP Total quantités vendues PDP Total Poids Net PDP Total Poids Brut PDP Total Marge PDP Total % Marge PDP Equivalence CA HT Brut Equivalence CA HT Net Equivalence CA TTC Brut Equivalence CA TTC Net Equivalence montant remise Equivalence marge Equivalence total CA HT Brut PDP Equivalence total CA HT Net PDP Equivalence total CA TTC Brut PDP Equivalence total CA TTC Net PDP Equivalence total montant remise PDP Equivalence total Marge PDP Annexes © Sage 2007 1801 Extrait de compte tiers La liste des champs est la suivante. Champ Période du Période au Report antérieur débit Report antérieur crédit Report antérieur solde Total débit Total crédit Total solde débit Total solde crédit Total solde Total solde débit en lettres Total solde crédit en lettres Total solde en lettres Total pièce débit Total pièce crédit Total pièce solde Numéro de pièce Dépassement d’encours Nbre jours de dépassement échéance Commentaire rappel Report antérieur devise débit Report antérieure devise crédit Report antérieur devise solde Total devise débit Total devise crédit Total devise solde Total devise solde débit Total devise solde crédit Total devise solde débit en lettres Total devise solde crédit en lettres Total devise solde en lettres Total devise pièce débit Total devise pièce crédit Total devise pièce solde Report antérieur en devise d’équivalence débit Report antérieur en devise d’équivalence crédit Report antérieur en devise d’équivalence solde Total en devise d’équivalence débit Annexes © Sage 2007 1802 Extrait de section analytique La liste des champs est la suivante. Total en devise d’équivalence crédit Total solde en devise d’équivalence débit Total solde en devise d’équivalence crédit Total solde en devise d’équivalence Total pièce en devise d’équivalence débit Total pièce en devise d’équivalence crédit Total pièce en devise d’équivalence solde Dépassement d’encours en devise d’équivalence Champ Période du Période au Report antérieur ex. en cours débit général Report antérieur ex. en cours crédit général Report antérieur ex. en cours solde général Report antérieur ex. antérieur débit général Report antérieur ex. antérieur crédit général Report antérieur ex. antérieur solde général Total débit général Total crédit général Total solde débit général Total solde crédit général Total solde général Report antérieur ex. en cours devise débit général Report antérieur ex. en cours devise crédit général Report antérieur ex. en cours devise solde général Report antérieur ex. antérieur devise débit général Report antérieur ex. antérieur devise crédit général Report antérieur ex. antérieur devise solde général Total devise débit général Total devise crédit général Total devise solde débit général Total devise solde crédit général Total devise solde général Report antérieur ex. en cours débit analytique Report antérieur ex. encours crédit analytique Report antérieur ex. en cours solde analytique Champ Annexes © Sage 2007 1803 Famille La liste des champs est la suivante. Report antérieur ex. antérieur débit analytique Report antérieur ex. antérieur crédit analytique Report antérieur ex. antérieur solde analytique Total débit analytique Total crédit analytique Total solde débit analytique Total solde crédit analytique Total solde analytique Report antérieur ex. en cours devise débit analytique Report antérieur ex. encours devise crédit analytique Report antérieur ex. en cours devise solde analytique Report antérieur ex. antérieur devise débit analytique Report antérieur ex. antérieur devise crédit analytique Report antérieur ex. antérieur devise solde analytique Total devise débit analytique Total devise crédit analytique Total devise solde débit analytique Total devise solde crédit analytique Total devise solde analytique Champ Extra Commentaire Code famille Intitulé Fournisseur principal Unité d'achat Unité de vente Catégorie de produit Coefficient Suivi de stock Garantie Centralisatrice Pays d’origine Code fiscal Champ statistique X (1 à 5) Valeur statistique X (1 à 5) Compte général de vente X (1 à 10) Intitulé compte général vente X (1 à 10) Champ Annexes © Sage 2007 1804 Section analytique vente X (1 à 10) Intitulé section analytique X (1 à 10) Compte général X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Intitulé compte général X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Section analytique X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Intitulé section analytique X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Compte taxe 1 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 1 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 1 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Compte taxe 2 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 2 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 2 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Compte taxe 3 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Intitulé compte taxe 3 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Taux compte taxe 3 X (1 à 10) ou (21 à 30) 1 à 10 = ventes 21 à 30 = stocks Délai de livraison Unité de poids Hors statistique Intitulé frais Frais Contremarque Vente au débit Facturation/poids net Facturation forfaitaire Non impression document Base escompte Intitulé modèle Domaine modèle Publié sur le site marchand Racine référence Racine code barres Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1805 Fournisseur La liste des champs est la suivante. Champ Extra Commentaire Numéro de fournisseur Numéro compte principal Qualité Intitulé Qualité et intitulé Classement Contact Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Date création N° téléphone N° télécopie E-mail Site Bénéficiaire chèque Champ statistique X (1 à 10) Valeur statistique X (1 à 10) N° SIRET N° SIREN NAF (APE) N° identifiant Code EDI 1 Code EDI 2 Code EDI 3 Commentaire Banque (1) RIB Agence (1) RIB Guichet (1) RIB Compte (1) RIB Clé (1) RIB commentaires (1) Structure banque Gestion de l’IBAN Annexes © Sage 2007 1806 IBAN banque Devise banque Encours maximum Encaisseur Dépôt de stockage Taux remise Taux escompte Taux relevé Taux R.F.A. Catégorie comptable Mode expédition Condition livraison Devise Langue Mise en sommeil Raccourci Mode Règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Montant Règlement X (1 à 99999) Délai règlement X (1 à 99999) Condition règlement X (1 à 99999) Jour de tombée X (1 à 99999) Banque principale Type répartition Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Code DEI RIB Code affaire Equivalence encours maximum Equivalence montant règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Nom du contact X = As (2) Prénom du contact X = As Nom et prénom du contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° télécopie du contact X = As N° portable du contact X = As E-mail du contact X = As Numéro Coface Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1807 Fournisseur encaisseur La liste des champs est la suivante. Placé sous surveillance Date création société Forme juridique Effectif Chiffre d’affaire Résultat net Incidents de paiement Date du dernier incident Privilèges Régularités de paiement Cotation de la solvabilité Date dernière mise à jour Objet dernière mise à jour Date arrêté de bilan Nombre de mois du bilan 1. Banque principale. 2. As = abrégé du service. Champ Extra Commentaire Numéro de fournisseur Numéro compte principal Qualité Intitulé Qualité et intitulé Classement Contact Adresse Complément Code postal Ville Code postal et ville Région Pays Date création N° téléphone N° télécopie E-mail Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1808 Site Bénéficiaire chèque Champ statistique X (1 à 10) Valeur statistique X (1 à 10) N° SIRET N° SIREN NAF (APE) N° identifiant Code EDI 1 Code EDI 2 Code EDI 3 Commentaire Banque (1) RIB Agence (1) RIB Guichet (1) RIB Compte (1) RIB Clé (1) RIB commentaires (1) Structure banque Gestion de l’IBAN IBAN banque Devise banque Encours maximum Encaisseur Dépôt de stockage Taux remise Taux escompte Taux relevé Taux R.F.A. Catégorie comptable Mode expédition Condition livraison Devise Langue Mise en sommeil Raccourci Mode Règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Montant Règlement X (1 à 99999) Délai règlement X (1 à 99999) Condition règlement X (1 à 99999) Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1809 Jour de tombée X (1 à 99999) Banque principale Type répartition Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Code DEI RIB Code affaire Equivalence montant règlement X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Nom du contact X = As (2) Prénom du contact X = As Nom et prénom du contact Service du contact X = As Fonction du contact X = As N° téléphone du contact X = As N° télécopie du contact X = As N° portable du contact X = As E-mail du contact X = As Numéro Coface Placé sous surveillance Date création société Forme juridique Effectif Chiffre d’affaire Résultat net Incidents de paiement Date du dernier incident Privilèges Régularités de paiement Cotation de la solvabilité Date dernière mise à jour Objet dernière mise à jour Date arrêté de bilan Nombre de mois du bilan 1. Banque principale. 2. As = abrégé du service. Champ Extra Commentaire Annexes © Sage 2007 1810 Gamme opératoire La liste des champs est la suivante. Glossaire La liste des champs est la suivante. Cet objet de mise en page peut être inséré dans n’importe quel document car il sélectionne lui-même le texte du glossaire qui doit s’imprimer. Le raccourci affecté à l’entrée de glossaire (obligatoire dans ce cas) doit être tapé dans la zone Numéro de la fenêtre « Document » exactement comme il a été saisi. Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande Mise en page dans le «Manuel de la gamme». L’impression des textes complémentaires ou des glossaires attachés aux articles et aux lignes de pièces s’obtient au moyen des objets Texte complémentaire ou Texte global disponibles dans le fichier Document ligne. L’objet Texte complémentaire reprend le texte affecté à la ligne. L’objet Texte global reprend ; 􀂉 la désignation saisie sur la ligne, 􀂉 le texte complémentaire affecté à la ligne, 􀂉 et les glossaires affectés à l’article concerné, si l’option Impression des glossaires rattachés à l’article a bien été sélectionnée dans la fenêtre de sélection du modèle d’impression. L’impression systématique des glossaires rattachés aux articles s’obtient par l’intermédiaire de l’objet Glossaire article du fichier article. Interrogation affaire La liste des champs est la suivante. Champ N° opération Code Temps total Type Coût total Description Champ Extra Rubrique X = raccourci clavier Champ Total CA HT Brut ventes Total CA HT Net ventes Total CA HT Brut achats Total CA HT Net achats Total CA TTC Brut ventes Annexes © Sage 2007 1811 Les objets de mise en page de ce fichier sont déterminés de la façon suivante. Mouvement de stock La liste des champs est la suivante. Total CA TTC Net ventes Total TTC Brut achats Total TTC Net achats Marge % Marge Ecart objectif Ventes Ecart objectif Achats Réalisation % ventes Réalisation % achats Equivalence total CA HT brut ventes Equivalence total CA HT net ventes Equivalence total CA HT brut achats Equivalence total CA HT net achats Equivalence total CA TTC brut ventes Equivalence total CA TTC net ventes Equivalence total CA TTC brut achats Equivalence total CA TTC net achats Equivalence écart objectif ventes Equivalence écart objectif achats Intitulé de l’objet Fonctionnement Total CA HT Brut ventes Somme des HT bruts de toutes les lignes de vente Total CA HT Net ventes Somme des HT nets de toutes les lignes de vente Total CA HT Brut achats Somme des HT bruts de toutes les lignes d’achat Total CA HT Net achats Somme des HT nets de toutes les lignes d’achat Marge Somme des montants HT nets des ventes - Somme des prix de revient des achats (1) 1. Cet objet se calcule seulement si le domaine demandé pour l’impression est Ventes + Achats. % Marge Marge * 100 / Somme des montants HT nets des ventes (1) Ecart objectif Ventes Valeur de la zone Objectif ventes - Somme des montants HT nets des achats Ecart objectif Achats Valeur de la zone Objectif achats - Somme des montants HT nets des achats Réalisation % ventes Somme des montants HT nets des ventes * 100 / Objectif ventes Réalisation % achats Somme des montants HT nets des achats * 100 / Objectif achats Champ Période début Période fin Champ Annexes © Sage 2007 1812 Nomenclature La liste des champs est la suivante. Objet état La liste des champs est la suivante. Date report N° tiers Mouvement Solde Prix unitaire Prix de revient Stock Total solde Total stock Type mouvement Titre 1 Champ Référence composant Quantité composant CMUP Prix de revient Type Répartition Enuméré gamme 1 Enuméré gamme 2 Dépôt de sortie N° opération Commentaire Prix de vente composant Total prix vente composant Champ Date de tirage Heure de tirage N° de page N° de version du logiciel Période début Champ Annexes © Sage 2007 1813 Paramètres La liste des champs est la suivante. Période fin Devise d’édition Code ISO de la devise d’édition Champ Extra Commentaire Analytique Niveau d’analyse Règlement Valeur d’arrondi Type d’arrondi Intitulé code risque Type code risque Périodicité Catégorie tarifaire Catégorie comptable vente Catégorie comptable achat Catégorie comptable stock Catégorie produit intitulé Catégorie produit suivi stock Intitulé expédition Mode expédition Code règlement Encours minimum Encours maximum Section analytique d’attente Report section en achat Article frais d’expédition X (1 à 99999) Extra = numéro d’ordre Type frais d’expédition X (1 à 99999) Valeur frais d’expédition X (1 à 99999) Type HT/TTC frais d’expédition X (1 à 99999) Type franco de port X (1 à 99999) Valeur franco de port X (1 à 99999) Type HT/TTC franco de port X (1 à 99999) Type de règlement X (1 à 99999) Journal vente règlement X (1 à 99999) Journal achat règlement X (1 à 99999) Champ Annexes © Sage 2007 1814 Pays La liste des champs est la suivante. Pied de document La liste des champs est la suivante. Champ Intitulé Code pays Code D.E.I. Assurance Transport Code ISO2 Champ Extra Emplacement Commentaire Total poids brut PDP Total poids net PDP Total quantité PDP Total quantité colisée PDP Total progressif HT Total progressif quantité Total HT brut PDP Taux remise PDP Remise en pourcentage PDP Montant remise PDP Equivalence montant remise PDP Total HT PDP Taux escompte PDP Base escompte PDP Montant escompte PDP Code taxe X = NA PDP Nom de la taxe X = NA PDP Taux de taxes X = NA PDP Base taxe X = NA PDP Montant taxe X = NA PDP Total base HT PDP Total montant taxe PDP Total TTC PDP Total TTC brut PDP Total TTC hors escompte (1) PDP Net à payer PDP Annexes © Sage 2007 1815 Total Prix de revient PDP Total frais PDP Total marge PDP Total HT devise PDP Total TTC hors escompte devise PDP Total progressif HT devise PDP Base escompte devise PDP Montant escompte devise PDP Base taxe devise PDP Montant taxe devise PDP Total base HT devise PDP Total montant taxes devise PDP Total TTC devise PDP Net à payer devise X = CT PDP Total tare PDP Taxe unique nom X = CT PDP Taxe unique taux X = CT PDP Taxe unique base X = CT PDP Taxe unique montant X = CT PDP Taxe unique base devise X = CT PDP Taxe unique montant devise X = CT PDP Equivalence taxe unique base PDP Equivalence taxe unique montant PDP Total ligne quantité PDP Total ligne Qté colisée PDP Total ligne poids net PDP Total ligne poids brut PDP Total ligne montant HT PDP Total ligne montant HT devise PDP Total ligne taxes PDP Total ligne montant TTC PDP Total ligne prix de revient PDP Total ligne marge PDP Equivalence total HT PDP Equivalence total progressif HT PDP Equivalence base escompte PDP Equivalence montant escompte PDP Equivalence base taxe PDP Equivalence montant taxe PDP Equivalence total base HT PDP Champ Extra Emplacement Commentaire Annexes © Sage 2007 1816 CT = Code taxe. Mentionner dans la zone Numéro le code affecté au taux de taxe dans la commande Structure / Taux de taxes afin de mentionner les informations sur un taux de taxe particulier à un endroit précis du document. Exemple Regroupement des taux de taxes et leurs bases sur une page particulière du document. NA = Numéro d’ordre d’apparition. La mention du numéro d'apparition dans la zone Numéro de la fenêtre « Description » de la commande Mise en page permet d’imprimer toutes les informations concernant les taux de taxes dans l’ordre dans lequel ces taux apparaissent dans la fenêtre « Valorisation de la pièce ». NI = Numéro de l’information libre. Seules les informations libres de type valeur peuvent être cumulées en pied de document. Si vous insérez un total d’information libre qui ne soit pas une valeur, le programme n’affichera rien. Plan analytique La liste des champs est la suivante. Equivalence total montant taxe PDP Equivalence total TTC PDP Equivalence net à payer PDP Equivalence net à payer en lettres PDP Equivalence total HT brut PDP Equivalence total TTC brut PDP Equivalence total TTC hors escompte PDP Equivalence total ligne montant HT PDP Equivalence total ligne taxes PDP Equivalence total ligne montant TTC PDP Total Information libre 1 à 64 X = NI PDP Equivalence total information libre X = NI PDP Total progressif information libre PDP Equivalence total progressif information libre Ecart de conversion Euro PDP Cet objet imprime la valeur qui sera imputée sur le compte Ecart de conversion Euro Débit/Crédit. Montant chèque PDP Montant acompte PDP Total quantités colisées PDP 1. Version vendue en Belgique. Champ Extra Plan analytique Section Intitulé Champ Extra Emplacement Commentaire Annexes © Sage 2007 1817 Règlement La liste des champs est la suivante. Type Classement Niveau d'analyse Raccourci Pagination Report Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Mise en sommeil Date de création Domaine Objectif ventes Objectif achats Equivalence objectif ventes Equivalence objectif achats Champ N° tiers payeur/encaisseur Date Référence Libellé Contrepartie Montant Montant en lettres Devise Cours devise Montant devise Mode de règlement Code journal Echéance associée Date impayé Equivalence montant Equivalence montant en lettres Nombre Total règlement Equivalence total règlement Montant imputé Champ Extra Annexes © Sage 2007 1818 Relevé La liste des champs est la suivante. Représentant La liste des champs est la suivante. Equivalence montant imputé Total règlement en lettres Equivalence total règlement en lettres Montant imputé en lettres Equivalence montant imputé en lettres Date échéance ancienne Type Heure N° pièce Caisse Caissier Montant chèque Montant chèque en lettres Equivalence montant chèque Equivalence montant chèque en lettres Date échéance contrepartie Montant devise chèque Montant devise chèque en lettres N° tiers d’origine Intitulé tiers d’origine Champ Emplacement Remise de fin d’année PDP Remise relevé PDP Echéance supérieure relevé PDP Echéance sur relevé PDP Equivalence remise de fin d’année PDP Equivalence remise relevé PDP Champ Vendeur/représentant Caissier Niveau d’utilisateur Champ Annexes © Sage 2007 1819 Ressource / Centre de charges La liste des champs est la suivante. Service Nom Prénom Nom et prénom Fonction Adresse Complément adresse Code postal Ville Code postal et ville Région Pays N° téléphone N° télécopie E-mail Date de création Champ Code Type Intitulé Complément Centralisation Date prochaine révision Coût horaire standard Temps d’utilisation Mise en sommeil Capacité Type capacité Nombre de jours Commentaire Champ Annexes © Sage 2007 1820 Statistiques La liste des champs est la suivante. Statistiques articles La liste des champs est la suivante. Champ Période début Période fin Type d’état CA HT net CA % Remise Marge brute Marge % / total Marge % / CA Total CA HT net Total CA % Total remise Total marge brute Total marge % / total Total marge % / CA Quantité Nombre documents Total quantité Total nombre documents Intitulé état Intitulé CA Type référence Champ Période début Période fin CA net Quantités vendues Marge brute HT % marge % CA Total CA HT net Total quantités vendues Total marge brute HT Annexes © Sage 2007 1821 Statistiques représentants La liste des champs est la suivante. Statistiques tiers La liste des champs est la suivante. Total % marge Total % CA Type référence Intitulé rupture Intitulé échelonnement Intitulé état Intitulé CA Champ Période début Période fin CA HT net % CA Remise Marge brute % marge / total % marge / CA Total CA HT net Total % CA Total remise Total marge brute Total % marge / total Total % marge / CA Champ Champ Enuméré Champ Annexes © Sage 2007 1822 Valorisation devise La liste des champs est la suivante. CT = Code taxe. Voir les explications données plus haut. PDP = pied de document. Les fichiers Pied de document et Valorisation peuvent être utilisés pour l’impression des documents et des abonnements. NA = numéro d’apparition. Prestations types La liste des champs est la suivante. Champ Extra Emplacement Total HT devise PDP Total progressif HT devise PDP Base escompte devise PDP Montant escompte devise PDP Base taxe devise X=NA PDP Montant taxe devise X=NA PDP Total base HT devise PDP Total montant taxes devise PDP Total TTC devise PDP Net à payer devise PDP Net à payer devise en lettres PDP Taxe unique Base devise X = CT PDP Taxe unique Montant devise X = CT PDP Champ Type N° tiers Code Intitulé Contrat Périodicité Type périodicité Périodicité et type périodicité Durée Type durée Durée et type durée Délai préavis Type délai Délai préavis et type Reconduction Annexes © Sage 2007 1823 Prestations types en-tête La liste des champs est la suivante. Pièce générée Souche Génération Type génération Jour génération Livraison Jours livraison Champ Extra Dépôt de stockage Entête 1 Entête 2 Entête 3 Entête 4 Langue Devise Cours Affaire Ventilation IFRS Catégorie tarifaire Catégorie comptable Périodicité Payeur Expédition Condition livraison Représentant Nb colisage Unité colisage Régime Transaction Nbre factures 1 BL/facture Référence Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Champ Annexes © Sage 2007 1824 Prestations types ligne La liste des champs est la suivante. Champ Extra N° de ligne (1) X = RA (2) Référence X = RA Référence article X = RA Référence fournisseur X = RA Référence client X = RA Enuméré de gamme 1 X = RA Enuméré de gamme 2 X = RA Désignation X = RA Texte complémentaire X = RA Texte global X = RA Prix unitaire X = RA Prix unitaire TTC X = RA PU TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence PU TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire en devise X = RA Equivalence prix unitaire X = RA Prix unitaire colisage X = RA Prix unitaire colisage en devise X = RA Prix unitaire colisage TTC X = RA PU colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire colisage X = RA Quantité X = RA Quantité par énuméré X = EG 1 (3) Quantité colisée par énuméré X = EG 1 Enuméré en colonne X = EG 1 Poids net par énuméré X = EG 1 Poids brut par énuméré X = EG 1 Quantité colisée X = RA Conditionnement X = RA Poids net global X = RA Poids brut global X = RA Remise X = RA Coefficient de remise X = RA Prix unitaire net X = RA Prix unitaire net TTC X = RA PU net TTC sans TVA/NP X = RA Prix unitaire net en devise X = RA Equivalence prix unitaire net X = RA Annexes © Sage 2007 1825 Prix unitaire net colisage X = RA Prix unitaire net colisage en devise X = RA Prix unitaire net colisage TTC X = RA PU net colisage TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire net colisage X = RA Prix de revient unitaire X = RA Montant HT X = RA Montant HT en devise X = RA Equivalence montant HT X = RA Montant HT à 2 décimales (4) X = RA Code Taxe 1 X = RA Code Taxe 2 X = RA Code Taxe 3 X = RA Taux Taxe 1 X = RA Taux Taxe 2 X = RA Taux Taxe 3 X = RA Montant TTC X = RA Equivalence montant TTC X = RA Montant TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence montant TTC sans TVA/NP X = RA Prix de revient global X = RA C.M.U.P. X = RA Marge X = RA Marge en % X = RA Représentant X = RA Dépôt de stockage X = RA Affaire X = RA Intitulé affaire X = RA Code article EAN X = RA Code barre EAN Montant Taxe 1 X = RA Montant Taxe 2 X = RA Montant Taxe 3 X = RA Montant taxes X = RA Tare X = RA Périodicité ligne X = RA Date début X = RA Date fin X = RA Gestion année X = RA Gestion prorata X = RA Champ Extra Annexes © Sage 2007 1826 Reconduction X = RA Intitulé information libre X (1 à 64) Valeur information libre X (1 à 64) Référence composants Désignation composants Texte global composants Qté composants Qté colisée composants Composants Qté Prix unitaire composant Prix unitaire net composant Prix unitaire en devise composant Prix unitaire net en devise composant Remise composant Montant HT composant Montant TTC composant Remise en valeur composant Montant remise X = RA Equivalence montant remise X = RA Montant remise en devise X = RA Montant remise unitaire X = RA Montant remise unitaire en devise X = RA Remise en pourcentage X = RA Equivalence prix unitaire TTC X = RA Equivalence prix unitaire colisage TTC X = RA Equivalence prix unitaire net TTC X = RA Equivalence prix unitaire net colisage TTC X = RA Equivalence montant HT à deux décimales X = RA Equivalence montant remise unitaire X = RA Equivalence prix unitaire TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire colisage TTC sans TVA/ NP X = RA Equivalence prix unitaire net TTC sans TVA/NP X = RA Equivalence prix unitaire net colisage TTC sans TVA/NP X = RA Facturation / poids net X = RA Non soumis à l’escompte X = RA 1. L’objet N° de ligne permet d’imprimer une numérotation continue des lignes imprimées (de 1 à 99 999). 2. RA = référence article. Voir le titre «Document ligne», page 1788. 3. EG 1 = énuméré de gamme 1. La mention de l’énuméré de gamme 1 dans la zone Numéro de la fenêtre Description de la commande Mise en page permet d’obtenir un regroupement, lors de l’impression, des articles à gamme. Voir l’exemple ci-dessous. Champ Extra Annexes © Sage 2007 1827 BVR Suisse Impression du BVR suisse Le BVR, ou « Bulletin de versement avec numéro de référence », est un ensemble d’informations imprimé sur les factures utilisées en Suisse. C’est un titre de paiement qui ressemble au TIP français, qui comporte une ligne de codage et est imprimé par le fournisseur à destination de son client qui, lui-même, le remet à sa banque. L’impression du BVR ne nécessite que de nouveaux objets de mise en page qui sont décrits ci-dessous. Ces objets sont présentés sous la forme Fichier/Champ. Banques / N° adhérent BVR Cet objet est la concaténation des valeurs suivantes : Agence + Tiret (-) + N° de compte + Tiret (-) + Guichet La forme du numéro d’adhérent est VV-XXX-C. Vous devez donc saisir dans la fiche banque : 􀂉 le code BVR VV dans la zone Agence, 􀂉 le numéro d’ordre XXX dans la zone N° de compte, 􀂉 le chiffre clé C dans la zone Guichet, 􀂉 le numéro de compte dans la zone Commentaire (utilisé plus loin). Le programme insérera de lui-même les tirets. La zone Numéro de cet objet doit être renseignée avec les informations suivantes : 􀂉 jusqu’à la version 6.00 du programme : Abrégé de la banque + / + N° de compte, 􀂉 depuis la version 7.00 : Abrégé de la banque. Voir l’exemple ci-dessous. Document vente entête / Référence BVR Document achat entête / Référence BVR Ces objets de mise en page affichent les informations concaténées suivantes (27 caractères au total au format && &&&&& &&&&& &&&&& &&&&& @) : 􀂉 les 11 premiers caractères de la zone Commentaire du RIB si ces caractères sont numériques, sinon ils sont remplacés par des zéros, 􀂉 un zéro, 􀂉 le numéro de pièce (codé sur 8 caractères numériques, les chiffres non significatifs à gauche étant remplacés par des zéros), 􀂉 la date, 􀂉 le Modulo 10 des 26 caractères précédents. Ces informations sont imprimées selon les conditions regroupées dans le tableau qui suit. Exemple Informations sur la banque : Abrégé : BEU Agence: 01 Compte : 162 Guichet : 8 Commentaire : 61230005865 4. Sur version vendue en Belgique. Annexes © Sage 2007 1828 Informations sur le document : N° facture : 9700001 Date: 01/01/97 Paramétrage de la mise en page : Document vente entête/Référence BVR/Numéro : jusqu’à la version 6.00 : BEU/I62, depuis la version 7.00 : BEU. La référence BVR sera donc : 61 23000 58650 09700 00101 01974 Le modulo 10 de 61230005865009700001010197 est 4. Document échéance / Montant échéance partie entière Cet objet de mise en page affiche la valeur entière du montant de l’échéance. La zone Numéro de cet objet doit être renseignée avec l’information suivante : 􀂉 N° de l’échéance. 􀀳 Le numéro de l’échéance est la position de la ligne d’échéance dans la fenêtre Echéancier de l’en-tête du document. La première ligne est la ligne 1, etc. Document échéance / Montant échéance partie décimale Cet objet de mise en page affiche les décimales du montant de l’échéance. La zone Numéro de cet objet doit être renseignée avec l’information suivante : 􀂉 N° de l’échéance. Document échéance / Codage BVR Cet objet de mise en page affiche la concaténation des informations précisées dans la ligne de codage BVR (voir le tableau plus loin). La zone Numéro de cet objet doit être renseignée avec les informations suivantes : 􀂉 jusqu’à la version 6.00 du programme : N° de l’échéance + " ; " + Abrégé de la banque + / + N° de compte de la banque, 􀂉 depuis la version 7.00 : N° de l’échéance + " ; " + Abrégé de la banque. Annexes © Sage 2007 1829 Zones nécessaires à l’impression du BVR 􀀳 La sélection des caractères ou les chiffres clés sont calculés automatiquement par l’objet de mise en page. Intitulé Signification Validité A Versement pour Dénomination de l’adhérent : nom, prénom et siège commercial ou la même dénomination que celle du compte postal. Pour les autorités et administrations publiques : dénomination officielle complète et domicile. Sur 4 lignes : ligne 1 : nom du bénéficiaire, lignes 2 à 4 : adresse du bénéficiaire B Compte Numéro d’adhérent attribué par l’UBS (Union des Banques Suisses). Format : VV-XXX-C VV = code pour BVR XXX = numéro d’ordre C = chiffre clé Exemple : 01-162-8 Code pour BVR : 01 = BVR 03 = BVR-Rbt 04 = BVR+ 11 = BVR pour propre compte postal 14 = BVR+ pour propre compte postal Chiffre clé : Modulo 10 récursif du N° d’ordre C Fr. Montant en francs suisses : partie entière du montant de la facture. Les montants des francs et des centimes sont imprimés séparément. 10 caractères numériques maximum D c. Montant en centimes 2 caractères numériques. 00 si aucun. E N° référence Numéro de référence à la libre disposition de l’émetteur suivi du chiffre clé correspondant. Il permet d’identifier le règlement et d’effectuer le pointage. Ce champ est composé par la droite de blocs de 5 caractères. Le dernier est le chiffre clé. Exemple : 27 positions soit 6 blocs : 1er bloc de 2 caractères 6 blocs suivants de 5 caractères (le dernier caractère à droite étant le chiffre clé) 26 + 1 caractères numériques maximum. Le chiffre clé est le modulo 10 récursif du numéro de référence du bulletin de versement. F Dénomination du débiteur Adresse postale complète du client payeur. Un seul bloc sans ligne d’espacement G Zone de codage Zone de codage 59 caractères alphanumériques (voir le tableau qui suit). Annexes © Sage 2007 1830 Structure de la ligne de codage BVR 􀀳 La sélection des caractères ou les chiffres clés sont calculés automatiquement par l’objet de mise en page. Position Signification Validité 1 à 14 Vide 15 à 16 Code de Genre de Document 2 caractères numériques : 01 = BVR 03 = BVR-Rbt 04 = BVR+ 11 = BVR pour propre compte postal 14 = BVR+ pour propre compte postal 17 à 24 Montant en francs suisses : partie entière. La valeur est alignée à droite. Les chiffres non significatifs à gauche sont remplacés par des 0. 8 caractères numériques en partant de la position 24. Exemple : 2909 = 00002909 25 à 26 Montant décimal : partie décimale de la valeur. La valeur est alignée à droite. Les chiffres non significatifs à droite sont remplacés par des 0. 2 caractères numériques. 27 1er chiffre clé permettant de déceler des irrégularités et empêcher le traitement des données erronées. 1 caractère numérique : modulo 10 récursif de la valeur. 28 Signe auxiliaire Toujours égal à “ >“ 29 à 54 Numéro de référence et cadre de référence : les positions inutilisées doivent être remplacées par des 0 à la gauche. 55 2ème chiffre clé permettant de déceler des irrégularités et empêcher le traitement des données erronées. 1 caractère numérique : modulo 10 récursif du numéro de référence. 56 à 57 Signe auxiliaire Toujours égal à «+« suivi d’un espace 58 à 59 Code de Genre de Document 2 caractères numériques : 01 = BVR 03 = BVR-Rbt 04 = BVR+ 11 = BVR pour propre compte postal 14 = BVR+ pour propre compte postal 60 à 65 Numéro d’ordre : les positions inutilisées doivent être remplacées par des 0 à la gauche. 6 caractères numériques maximum 66 3ème chiffre clé permettant de déceler des irrégularités et empêcher le traitement des données erronées. 1 caractère numérique : modulo 10 récursif du numéro d’ordre. 67 Signe auxiliaire Toujours égal à «>« 68 à 70 Vide Annexes © Sage 2007 1831 Annexe 3 – Remplacements par la fonction Rechercher/Remplacer Rappelons que la commande Rechercher/Remplacer est lancée en cliquant sur le bouton [Rechercher] de la barre d’outils « Navigation » ou en sélectionnant le nom de cette commande dans le menu Edition Elle ouvre une fenêtre de sélection dont le maniement est précisé dans le « Manuel de la gamme ». Nous ne précisons ici que les données du programme Sage Gestion commerciale sur lesquelles porte la fonction de recherche et de remplacement ainsi que les critères de sélection qu’il est possible d’enregistrer à cette fin. Les autres données qui apparaissent dans la liste déroulante Fichier de la fenêtre « Rechercher/Remplacer » ne permettent que la recherche et, éventuellement, l’impression des éléments trouvés. 􀀳 Rappelons que lorsque le volet «Rechercher / Remplacer» n’apparaît pas après sélection d’un fichier, cela signifie qu’aucune recherche / remplacement ne sera disponible sur un des champs de ce fichier. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur la façon de procéder aux sélections dans cette commande. 􀀳 Rappelons que l’impression du Dossier entreprise, des Options, de l’Agenda, des Champs statistiques tiers, des Champs statistiques articles, des Conditionnements et des Gammes s’effectue à partir de la commande Fichier / Impression des paramètres société. Articles Informations modifiables. Champ Valeur Commentaire Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques Type de prix Liste déroulante HT, TTC Enumérés statistique 1 à 5 A saisir 21 caractères alphanumériques Unité de poids Liste déroulante Tonne, Quintal, Kilogramme, Gramme, Milligramme Annexes © Sage 2007 1832 Catégories comptables par article Informations modifiables. Catégories comptables par famille Informations modifiables. Clients Informations modifiables. Délai livraison A saisir 3 caractères numériques Garantie client A saisir 4 caractères numériques Contremarque Liste déroulante Oui, Non Vente au débit Liste déroulante Oui, Non Facturation/poids net Liste déroulante Oui, Non Facturation forfaitaire Liste déroulante Oui, Non Non impression Liste déroulante Oui, Non Mise en sommeil Liste déroulante Oui, Non Publié sur le site marchand Liste déroulante Oui, Non Langue 1 A saisir 69 caractères alphanumériques Langue 2 A saisir 69 caractères alphanumériques Informations libres 1 à 64 A saisir 31 caractères alphanumériques Champ Valeur Commentaire Compte général A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Section analytique A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 1 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 2 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 3 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Champ Valeur Commentaire Compte général A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Section analytique A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 1 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 2 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Code taxe 3 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Champ Valeur Commentaire Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Abrégé intitulé A saisir 17 caractères alphanumériques Champ Valeur Commentaire Annexes © Sage 2007 1833 Composants nomenclature Données comptables Veuillez vous reporter au manuel de référence du programme Sage Comptabilité pour connaître les données de la comptabilité qu’il est possible de traiter par la fonction Rechercher/Remplacer. Fournisseurs Informations modifiables. Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques majuscules Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste des catégories comptables Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Devise Liste déroulante Aucune, Liste des devises Langue Liste déroulante Aucune, Langue 1, Langue 2 Code affaire A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Mise en sommeil Liste déroulante Oui, Non Taux remise A saisir 14 caractères numériques Livraison partielle Liste déroulante Oui, Non Statistiques tiers 1 à 10 A saisir 21 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 31 caractères alphanumériques Champ Valeur Commentaire Référence composant A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Champ Valeur Commentaire Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Abrégé intitulé A saisir 17 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques majuscules Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques Catégorie comptable Liste déroulante Liste des catégories comptables Devise Liste déroulante Aucune, Liste des devises Champ Valeur Commentaire Annexes © Sage 2007 1834 Plan analytique Plan comptable Ressources gamme opératoire Langue Liste déroulante Aucune, Langue 1, Langue 2 Code affaire A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Mise en sommeil Liste déroulante Oui, Non Taux remise A saisir 14 caractères numériques Statistiques tiers 1 à 10 A saisir 21 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir Selon format information libre Champ Valeur Valeur Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Champ Valeur Commentaire Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Classement A saisir 17 caractères alphanumériques Nature de compte Liste déroulante Toutes, Liste des natures de compte Report Liste déroulante Tous, Aucun, Solde, Détail Pagination A saisir 2 caractères numériques Code taxe A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Regroupement Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie analytique Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie échéance Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie quantité Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie devise Liste déroulante Tous, Oui, Non Devise privilégiée Liste déroulante Tous, Aucune, Liste des devises Lettrage automatique Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie compte tiers Liste déroulante Tous, Oui, Non Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Champ Valeur Commentaire Code ressource A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Champ Valeur Commentaire Annexes © Sage 2007 1835 Annexe 4 – Fonction Atteindre Article Client Code affaire Compte général Documents des achats Champ Taille Référence 18 caractères alphanumériques Désignation 69 caractères alphanumériques Référence client 18 caractères alphanumériques Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques Champ Taille Numéro 17 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques majuscules Champ Taille Numéro 13 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Taille Numéro 13 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Taille Commentaire Type Liste déroulante Tous, Liste des types de documents d’achat N° pièce 8 caractères alphanumériques Référence 17 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1836 Documents des stocks Documents des ventes Documents internes Fournisseur Liste des plans analytiques Représentant Champ Taille Commentaire Type Liste déroulante Tous, Liste des types de documents de stock N° pièce 8 caractères alphanumériques Référence 17 caractères alphanumériques Champ Taille Commentaire Type Liste déroulante Tous, Liste des types de documents de vente N° pièce 8 caractères alphanumériques Référence 17 caractères alphanumériques Champ Taille Commentaire Type Liste déroulante Tous, Aucun, Liste des types de documents internes N° pièce 8 caractères alphanumériques Référence 17 caractères alphanumériques Champ Taille Numéro 17 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques majuscules Champ Taille Numéro 13 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Taille Nom 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1837 Annexe 5 - Fichiers d’importation Cette annexe présente les informations que doivent contenir les fichiers de texte afin d’importer des données dans le programme Sage Gestion commerciale. 􀀳 Les fichiers d’importation et les fichiers d’exportation en format texte étant strictement identiques, vous trouverez dans ce chapitre la structure et le contenu des fichiers de texte générés par la commande Fichier / Exporter. 􀀲 Il est indispensable, lors de l’importation des données comportant à la fois des informations appartenant à des fonctions du menu Structure et des informations appartenant au menu Traitement, de réaliser l’importation en deux temps : - dans un premier temps les données du menu Structure, - puis dans un second celles du menu Traitement. Forme générale des fichiers d’importation Les fichiers d’importation dans le programme Sage Gestion commerciale sont des fichiers de texte obéissant aux impératifs suivants. Drapeau d’en-tête Ils peuvent être précédés d’un drapeau d’en-tête de la forme #FLG. Ce drapeau n’est pas obligatoire. Il est suivi d’un nombre de trois chiffres indiquant le nombre de fois que ce fichier a été importé. Exemple #FLG 000ce fichier n’a pas encore été importé. #FLG 001ce fichier a déjà été importé une fois. Lors de l’importation, si le programme découvre que cette valeur est différente de 000, il affiche un message. « Le fichier d’importation XXX a déjà été importé YYY fois. Voulez-vous l’importer de nouveau ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message auront l’effet suivant : 􀂉 [Oui] : le fichier sera à nouveau importé et le nombre d’importations est augmenté d’une unité, 􀂉 [Non] : le programme n’importe rien et affiche un autre message : « Voulez-vous supprimer le fichier d’importation XXX ? [Oui] [Non] » Les réponses à ce message auront l’effet suivant : 􀂉 [Oui] : le fichier est supprimé, 􀂉 [Non] : le fichier est conservé. Drapeau de version Pour importer des données en version 15.00, le drapeau nécessaire en début de chaque fichier d’importation est #VER 13. L’ajout de ce drapeau permet l’importation de fichiers provenant de versions précédentes. Ces derniers ayant un drapeau global de début de fichier ou un drapeau d’en-tête #VER 2, #VER 3, #VER 4, #VER 5, #VER 6, #VER 7, #VER 8, #VER 9, #VER 10, #VER 11 ou #VER 12, le programme reconnaîtra ces fiAnnexes © Sage 2007 1838 chiers comme provenant de versions plus anciennes et permettra leur importation malgré la différence de structure. Drapeau d’inventaire par dépôt Lorsque le fichier fait mention d’articles et de situations de stock en fonction de dépôts, le programme insère un drapeau #INV pour séparer les articles appartenant à des dépôts différents. 􀀳 Cette procédure permet de réduire le nombre de fichiers générés puisqu’un seul fichier en remplace plusieurs. Exemple Exemple de la structure d’un tel fichier. Drapeau de fin Le drapeau de fin (un seul par fichier) est #FIN. Exemple Les codes affaires se composent de 14 champs qui doivent être précédés du drapeau #MPCA. Si vous voulez importer deux codes affaires, il faudra répéter deux fois ces 14 lignes, chaque groupe étant précédé du drapeau #MPCA. Le drapeau de fin ne devra apparaître qu’à la dernière ligne du fichier d’importation. Tous les champs d’un fichier doivent être obligatoirement mentionnés. Chaque valeur est suivie d’un retour à la ligne. Chaque ligne ne doit comporter qu’une seule valeur. Les valeurs absentes sont remplacées par des blancs. Les valeurs optionnelles sont remplacées par un code indiqué dans les listes ci-dessous. Tous les champs d’un fichier doivent être obligatoirement mentionnés. Chaque valeur est suivie d’un retour à la ligne. Chaque ligne ne doit comporter qu’une seule valeur. Les valeurs absentes sont remplacées par des blancs. Les valeurs optionnelles sont remplacées par un code indiqué dans les listes ci-dessous. Le respect de l’ordre des champs est impératif. Certains champs sont désignés comme entrelacés. Cela signifie que deux ou plusieurs champs sont liés et que chaque mention de l’un devra être précédée de la mention du ou des autres. L’entrelacement peut porter sur deux champs ou, pour certains fichiers, sur beaucoup plus de champs. Exemple Les numéros d’appel télécom correspondent chacun à un identificateur télécom. Chaque numéro devra donc être précédé de l’identificateur télécom correspondant. Les numéros du tableau suivant : Ligne du fichier Commentaire #FLG 001 Numéro d’ordre de la transmission #VER 7 Numéro de version du programme émetteur #INV Drapeau distinguant les états d’inventaire par dépôt Nom du dépôt Date Lignes d’articles Etc. #INV Changement de dépôt Nom du dépôt Etc. Identificateur Numéro d’appel Téléphone 03 87 39 39 39 Télex 861 567 Télécopie 03 87 39 39 87 etc. Annexes © Sage 2007 1839 Devront apparaître dans le fichier d’importation sous la forme entrelacée : Téléphone 03 87 39 39 39 Télex 861 567 Télécopie 03 87 39 39 87 etc. (20 lignes au total pour les numéros Télécom). Formats Certains critères de sélection doivent être saisis selon un format (précisé dans la colonne Commentaire des tableaux qui suivent) qui est soit fixe, soit déterminé par l’utilisateur lui-même. Le tableau qui suit précise ces différents formats et leur origine s’il y a lieu. Versions Le format d’import des données est fixe et ne tient pas compte des différentes versions du programme. Exemple Si vous disposez d’une version de la Ligne Sage 100 pour Windows, vous serez tenu de renseigner toutes les zones des fichiers correspondant à la version que vous détenez et de prévoir des retours lignes pour toutes les zones utilisées seulement par les versions 100 Pack et 100 Pack Plus. Rappelons que ces informations indispensables sont mentionnées dans les tableaux qui suivent en caractères italiques. Les fichiers dont le programme Sage Gestion commerciale ne se sert pas dans leur totalité ne sont pas mentionnés. Zones réservées Afin de préparer les améliorations du programme et de permettre l’implantation future de nouvelles fonctionnalités, Sage insère de nouvelles zones dans certains fichiers, zones qui n’apparaissent pas à l’écran des commandes correspondantes mais qu’il est nécessaire de renseigner sous peine de voir le fichier rejeté comme incomplet. Ces zones sont mentionnées comme « Zone réservée pour une version ultérieure ». Il est nécessaire de les renseigner avec la valeur indiquée dans la colonne Code. Format Valeur ou fonction de paramétrage Format Compte Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Section analytique Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Date 6 caractères numériques de la forme JJMMAA sans séparateur Format Heure 6 caractères numériques avec séparateur de la forme HH :MM :SS Format Double (1) 1. Dans le cas des Cours de change, le format est de 14 caractères numériques dont 6 décimales au maximum. 14 caractères numériques dont 4 décimales au maximum Format Montant Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Quantité Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Prix Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Annexes © Sage 2007 1840 Liste des fichiers d’importation et drapeaux Certains fichiers doivent impérativement mentionner tous les éléments qu’ils comportent. Les données non utilisées doivent être remplacées par des blancs (zones vides) ou par la valeur par défaut proposée par le programme. Exemple Le fichier des devises #CDEV doit mentionner les 18 lignes des 32 devises que l’on peut enregistrer soit 576 lignes. D’autres fichiers doivent être répétés autant de fois qu’il y a d’éléments correspondants. Exemple Le fichier des énumérés statistiques articles #CSAV doit être répété, précédé de son drapeau, autant de fois qu’il y a d’énumérés enregistrés. Le tableau récapitulatif ci-dessous précise ces impératifs. Un fichier lié est un fichier dont l’importation d’un élément doit être obligatoirement précédée de l’importation d’un enregistrement d’un autre fichier. Exemple Un enregistrement de personne à charge, fichier #FCHA, doit être précédé de l’enregistrement du salarié, fichier #FSAL, auquel il se rapporte. Il n’est pas nécessaire que l’enregistrement lié suive immédiatement l’enregistrement «maître». Des enregistrements d’autres fichiers, eux aussi liés, peuvent s’intercaler. Exemple Un enregistrement #FSAL, fiche salarié, peut être suivi d’un nombre non limité d’enregistrements des fichiers liés suivants : 􀂉 condition de règlement salarié, fichier #FRLS, 􀂉 personne à charge salarié, fichier #FCHA, 􀂉 banque salarié, fichier #FBQS, 􀂉 adresse salarié, fichier #FADS, et ce dans n’importe quel ordre. Par défaut, un fichier doit comporter toutes les lignes concernant les informations qu’il doit stocker (voir plus haut l’exemple concernant le fichier des devises). Nous ne préciserons donc pas cet impératif. Quand un fichier doit être répété (avec son drapeau) autant de fois qu’il y a d’éléments, nous le mentionnerons dans la colonne Particularité. 􀀳 Un même fichier peut être utilisé dans plusieurs domaines. Exemple : le fichier Informations libres (#CIVA) se retrouve dans toutes les fonctions qui utilisent ces informations. Fichier Drapeau Fichier lié Drapeau Particularité Dossier entreprise #CDOS Groupes d’événements agenda #CGAG Événement agenda #CEAG A répéter autant de fois que d’événements Catégories comptables #CCCO Catégories produits #CCPR Catégories tarifaires #CCCL Champs statistiques articles #CSTA Annexes © Sage 2007 1841 Enumérés statistiques articles #CSAV Autant de fichiers que de champs statistiques articles utilisés Champs statistiques tiers #CSTT Enumérés statistiques tiers #CSTV Autant de fichiers que d’énumérés statistiques tiers utilisés Codes risques #CRIS Conditions de livraison #CCOL Intitulés conditionnements #CCON Enumérés conditionnement #CUA1 Autant de fichiers que d’intitulés conditionnements utilisés Devises #CDEV Gammes #CGAM Enumérés gamme #CDGA Autant de fichiers que de gammes utilisées Modes d’arrondi #CARR Modes expédition #CEXP Modes règlement #CREG Niveaux d’analyse #CNIC Organisation #CORG Organisation document interne #CORGINT Organisation colonnes #COLO Règlements #COLR Pays #CPAI Autant de fichiers que de pays. Périodicités #CPER Plans analytiques #CANA Enumérés analytiques #CENA Autant de fichiers que d’énumérés analytiques Types de tiers #CTTI Unités de vente/achat #CUAV Résiliation abonnement #CRES Informations libres #CINF A répéter autant de fois que de fichiers concernés Structure banque #CSBQ Service contact #MSCT Comptoir #CCPT SCD (1) Clavier #CCLA SCD Afficheur #CAFF SCD Paramétrage clavier #CRAC SCD. Autant de fois que de fonctions affectées. Communication #CCOM Contacts dossier #MCTD Autant de fois que de contacts dossier Fichier Drapeau Fichier lié Drapeau Particularité Annexes © Sage 2007 1842 Enuméré information libre #CEIN Autant de fois que d’informations libres de type Table Billets/Pièces #CBIL SCD. Autant de fois que de billets et pièces Codification automatique #CGEN Famille d’articles #CFAM Comptabilité/famille #CFAC Fournisseurs/famille #CFAC Autant de fichiers que de fournisseurs Références fournisseurs/ famille #CFFR Autant de fichiers que de références fournisseurs Tarifs/quantité/famille #CFTQ Catégorie tarifaire/ famille #CFCL Autant de fichiers que de catégories tarifaires Remise client/famille #CFRC Autant de fichiers que de clients Modèle d’enregistrement/ famille #CFMO Autant de fichiers que de modèles Articles #CART Articles/Stocks énumérés #CASTGAM Informations libres #CIVA Nomenclatures/article #CANO Autant de fichiers que de composants Gamme opératoire #CAOP Autant de fichiers que de nomenclatures de fabrication Conditionnements/article #CACO Autant de fichiers que de conditionnements Références gammes/ article #CREF Autant de fichiers que de références de gamme Glossaire/article #CAGL Comptabilité/article #CACP Références fournisseurs/ article #CAFR Autant de fichiers que de références fournisseurs Tarifs de vente/article #CACL Autant de fichiers que de tarifs de vente Tarifs/quantité/article #CATQ Tarifs/énumérés de gamme #CATG Stock/article #CAST Autant de fichiers que de dépôts Tarifs par énuméré de conditionnement #CATC Obligatoire si article à conditionnement. Autant de fois que d’énumérés de conditionnement. Prévisions #CAPR Autant de fois que de prévisions pour la périodicité Semaine. Plan comptable #MPLG A répéter autant de fois qu’il y a de comptes généraux Informations libres #CIVA Fichier Drapeau Fichier lié Drapeau Particularité Annexes © Sage 2007 1843 Répartition analytique #MPGA A répéter autant de fois que de ventilations Plan analytique (code affaire) #MPCA Autant de fichiers que de sections Information libre #CIVA Taux de taxes #MTAX Autant de fichiers que de taux Codes journaux #MCJR Autant de fichiers que de codes journaux Modèles de règlement #MMDR Autant de fichiers que de modèles Modèles de grille #MMDG Autant de fois que de sections analytiques dans la grille. Banques #MBQE Autant de fichiers que de banques Contacts banque #MCTB Dépôt #CDEP Autant de fichiers que de dépôts Contacts dépôts #CDEC Caisse #CCAI Autant de fichiers que de caisses Client #CCLI Autant de fichiers que de clients Informations libres #CIVA Banques client #CBQT Autant de fichiers que de banques par client Conditions de règlement clients #CRLT Autant de fichiers que de conditions de règlement par client Dépôts de livraison client #CCDL Autant de fichiers que de lieux de livraison par client Contacts tiers #MCTT Fournisseur #CFOU Autant de fichiers que de clients Informations libres #CIVA Banques fournisseurs #CBQT Autant de fichiers que de banques par fournisseur Conditions de règlement fournisseur #CRLT Autant de fichiers que de conditions de règlement par fournisseur Agenda #CAGE Commissions #CTAR Sélections des barèmes #CTAA Gamme de commission #CTRE Rabais, remise et ristournes #CRAB Sélections des barèmes #CTAA Gamme de commission #CTRE Soldes et promotions #CSOL Sélections des barèmes #CTAA Fichier Drapeau Fichier lié Drapeau Particularité Annexes © Sage 2007 1844 Le drapeau de fin (un seul par fichier d’importation) est #FIN. Détail des fichiers d’importation Fichier dossier Fiche de l’entreprise Drapeau d’en-tête : #CDOS Gamme de commission #CTRE Glossaire #CGLO Autant de fichiers que d’entrées de glossaire Représentants #CREP En-têtes de documents #CHEN Informations libres #CIVA Lignes de documents #CHLI Informations libres série/lot #CIVL Acomptes/échéances #CHRE Autant de fichiers qu’il y a d’acomptes ou d’échéances par document Règlements #CRGT Lien règlements/ échéances #CREC Abonnement #CABO Informations libres #CIVA Périodes abonnement #CAPE En-tête abonnement #CAEN Lignes abonnement #CALI Règlement abonnement #CARG Modèles d’enregistrement #CMOD Ressources #CRESPROD 1. SCD = programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Fichier Drapeau Fichier lié Drapeau Particularité Champ Code Correspondance/Commentaire Raison sociale 35 caractères alphanumériques Activité 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1845 Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Commentaire 69 caractères alphanumériques Siret 14 caractères alphanumériques NAF (APE) 5 caractères alphanumériques N° identifiant 25 caractères alphanumériques Longueur comptes généraux 0 3 à 13 Longueur flottante Longueur fixe Longueur sections analytiques 0 3 à 13 Longueur flottante Longueur fixe Format quantité 31 caractères alphanumériques Format prix unitaire 31 caractères alphanumériques Arrondi de pied 0 à 10 Liste des arrondis (options de l’entreprise) Plan analytique article 0 1 à 10 Si aucun champ désigné Numéro de champ Plan analytique Affaire 0 1 à 10 Si aucun champ désigné Numéro de champ Délai livraison 012 Date Semaine Julien Confirmation suppression 0 12 Aucune Elément Liste Gestion stock négatif 0 1 Non Oui Création en saisie 0 123 Les deux Tiers Article Aucune Marge en saisie 0 1 Non Oui Import en mise à jour 0 12 Sans modification Modification Choix manuel Choix remise 0 123456789 10 11 12 Manuelle Remise article Remise famille Remise client Remise en cumul Remise en cascade Choix manuel et cat./ famille Remise article et cat./ famille Remise famille par client et cat./ famille Remise famille par cat. Tarifaire Remise client et cat./ famille Remise cumulée et cat./ famille Remise en cascade et cat./ famille Unité de poids 0 1234 Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme Article escompte 18 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1846 Alerte agenda 01 Aucune A l'ouverture Délai pré-alerte 0-999 Interprétation EAN 0 1 Non Oui Préfixe 20 (EAN) 0 1 Appel du prix Lecture du prix Unité des prix (EAN) 0 1 Centimes Décimes Unité des poids (EAN) 0 1234 Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme Article TVA non perçue 18 caractères alphanumériques majuscules Compte TVA encaissement client 13 caractères alphanumériques majuscules Cpte TVA encaissement fournisseur 13 caractères alphanumériques majuscules Transfert devise 01 Conversion net à payer Cumul des lignes Gestion des indisponibilités 0 12 Bon de commande Bon de livraison Aucun Calcul des échéances 0 12 Bon de commande Bon de livraison Facture Affichage stock en saisie 0 1 Oui Non Contrôle encours client 0 123 Aucun Création de l’en-tête Validation de la ligne Fermeture du document Base encours client 0 123 Solde comptable Solde + FA Solde + FA + BL Solde + FA + BL + BC Contremarque 0 1 Manuelle Automatique Monnaie de tenue commerciale 1 à 32 Liste des devises Devise d’équivalence 0 1 à 32 Aucune Liste des devises Report section en achat 0 1 à 10 Pas de report Plan analytique de report Code journal ventes 6 caractères alphanumériques Code journal achats 6 caractères alphanumériques Règlements ventes 6 caractères alphanumériques Règlements achats 6 caractères alphanumériques N° de pièce 0 1 N° facture Automatique Référence 0 1 N° facture Référence Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1847 Avoirs et retours 0 1 Inverser le sens Valeur négative Libellé ventes 35 caractères alphanumériques Libellé achats 35 caractères alphanumériques Devise (transfert comptable) 0 123 Aucune Devise Tenue commerciale Les deux Transfert devise 0 123 Compte tiers Selon option saisie devise Tous les comptes Tous les comptes avec équilibre Analytique 0 1234 Aucun Article Affaire Les deux Tous Quantité 0 123 Aucun Compte HT Selon option saisie quantité Tous les comptes Infos libres entête 0 1234 Aucun Compte TTC Compte HT Compte TVA Tous les comptes Appel des tiers en saisie 0 12 Sur le numéro Sur l’intitulé Sur le code postal Seuil 0 (zone réservée pour version ultérieure) Transfert document de caisse 0 1 Non Oui Journal de caisse 6 caractères alphanumériques Mouvementer la caisse 0 1 Non Oui Compte écart conversion débit Format Compte Compte écart conversion crédit Format Compte N° de pièce écriture 0 1 Numéro pièce Automatique Référence pièce écriture 0 1 Numéro pièce Référence Code journal écart règlement 6 caractères alphanumériques Ecart maximum de règlement Format Montant Compte débit écart règlement Format Compte Compte crédit écart règlement Format Compte Comptabilisation mouvement divers caisse 01 Non Oui Compte débit mouvement divers caisse Format Compte Compte crédit mouvement divers caisse Format Compte Identifier le caissier à chaque opération 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1848 Client vente comptoir 17 caractères alphanumériques majuscules Type de tarif par défaut 0 1 HT TTC Compte virement interne Format Compte Souche clôture caisse 0..49 Numéro de souche Souche clôture caisse 0..4 Numéro de la souche Regroupement ticket 0 1234 Par jour Par semaine Par quinzaine Par mois Une facture par ticket Regroupement règlement 0 12 Aucun Espèce uniquement Tous les règlements Dépôt émetteur 35 caractères alphanumériques Adresse E-mail site principal 69 caractères alphanumériques Nombre lignes afficheur 0..999 Nombre colonnes afficheur 0..999 Code journal écart conversion 0..6 Ecart maximum conversion Format Montant Articles non livrés 0 123 Aucune En indisponibilité totale Quantité à zéro Les deux Recalcul modèles 0 1 Non coché Coché Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Site 69 caractères alphanumériques Mise à jour du prix d’achat en saisie 0 1234 Aucune PC BC BL FA Création des références fournisseurs 0 12 Aucune Création automatique Création avec confirmation Date factures générées 01 Premier jour période Dernier jour période Générer la facture sur le compte client associé à la caisse 01 Non Oui Mode de règlement mouvement de caisse 1 à 30 Contrôle unicité des N° lots 0 1 Non Oui Monnaie de tenue comptable 1 à 32 Liste des devises Application norme IFRS 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1849 Saisie IFRS 0 1 Journaux Tous Plan analytique IFRS 0 1..11 Aucun Numéro de plan analytique Transfert IFRS 0 12 Aucun Comptes HT Tous les comptes Compte écart factures comptoir débit 13 caractères alphanumériques majuscules Compte écart factures comptoir crédit 13 caractères alphanumériques majuscules Article ressource machine 18 caractères alphanumériques majuscules Article ressource homme 18 caractères alphanumériques majuscules Article ressource outil 18 caractères alphanumériques majuscules Unité de temps 0 12 Heure centième Minutes Heures Priorité livraison 1 01234 Date de livraison Priorité client Reliquat Montant HT Date document Priorité livraison 2 01234 Date de livraison Priorité client Reliquat Montant HT Date document Priorité livraison 3 01234 Date de livraison Priorité client Reliquat Montant HT Date document Echéance commandes à livrer 0 à 999 Unité échéance commandes à livrer 0 12 Jours Semaines Mois Gestion reliquat livraison 0 1 Non Oui Quantité à préparer 0 12 Disponible Aucune Stock négatif Génération des PL 0 1 Une préparation par BC Une préparation par client Statut des PL 012 Saisi Préparé A livrer Valeur en devise (engagement) 0 1 Conversion valeurs Cumul des lignes Analytique (engagement) 0 1234 Aucun Article Affaire Les deux Tous Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1850 Devise (transfert comptable engagement) 0 123 Aucune Devise Tenue commerciale Les deux Transfert devise (engagement) 0 123 Compte tiers Selon option saisie devise Tous les comptes Tous les comptes avec équilibre Code journal ventes (engagement) 6 caractères alphanumériques Code journal achats (engagement) 6 caractères alphanumériques N° de pièce (engagement) 0 1 N° pièce Automatique Référence (engagement) 0 1 N° pièce Référence Avoirs et retours (engagement) 0 1 Inverser le sens Valeur négative Libellé ventes (engagement) 35 caractères alphanumériques Libellé achats (engagement) 35 caractères alphanumériques Quantité (engagement) 0 123 Aucun Compte HT Selon option saisie quantité Tous les comptes Infos libres entête (engagement) 0 1234 Aucun Compte TTC Compte HT Compte TVA Tous les comptes Transfert IFRS (engagement) 0 12 Aucun Compte HT Tous les comptes Type série/lot 0 12345 Alphanumérique Numérique EAN8 EAN13 SSCC-18 Type complément série/lot 0 12345 Alphanumérique Numérique EAN8 EAN13 SSCC-18 Déclaration fond de caisse 01 Globale Détail billets et pièces Intégration des fichiers reçus 0 1 Tous Fichiers pour le dossier Comptabilisation des bons d’achat 0 1 Non Oui Exercice prévision Format Date Périodicité prévisions 0 1234 Année Semestre Trimestre Mois Semaine Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1851 Communication Drapeau d’en-tête : #CCOM Saisie données en sommeil 01 Non Oui Gestion multi-emplacement 0 1 Non Oui Priorité de déstockage 0 12 Emplacment non principal Emplacement principal Zone emplacement Gestion des emplacements de contrôle 0 1 Non Oui Report des informations liées 0 123 Aucun Ventes vers achats Achats vers ventes Les deux Report du prix de revient lié 0 1 Non Oui Interdire la saisie des articles mis en sommeil 12 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Catégorie tarifaire 1 à 32 Catégorie comptable 1 à 50 Souche par défaut 0 à 49 Dépôt de stockage 0 à 35 Article d’attente 18 caractères alphanumériques Article port exonéré Réservé pour une future version Article port soumis à TVA Réservé pour une future version Dernier numéro de commande site Réservé pour une future version Modèle 0 Réservé pour une future version Envoi accusé de réception Réservé pour une future version Nom du site marchand Réservé pour une future version Mot de passe du site Réservé pour une future version Condition livraison 1 à 30 Mode expédition 1 à 50 Périodicité 1 à 10 Statut BC 012 Saisi Confirmé A livrer Régime 2 caractères numériques Transaction 2 caractères numériques Nb facture 0 à 99 Colisage 0 à 99 Type colis 1 à 10 Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1852 Groupes d’événements agenda - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CGAG Le fichier doit comporter 50 groupes d’événements agenda soit 100 lignes au total. Evénements agenda - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CEAG Le numéro de groupe doit être rappelé pour chaque groupe d'événement. Catégories comptables - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CCCO Le fichier doit comporter 50 catégories comptables pour chacun des intitulés soit 150 lignes au total. Catégories produits - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CCPR Le fichier doit comporter 10 catégories de produits soit 20 lignes. Champ Code Correspondance/Commentaire Groupe d’événements 35 caractères alphanumériques Intéressé 1 2345 Dépôt Client Fournisseur Représentant Article Champ Code Correspondance/Commentaire N° groupe événements 1 à 50 Evénement 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé ventes 35 caractères alphanumériques Intitulé achats 35 caractères alphanumériques Intitulé stocks 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 10 lignes de 35 caractères alphanumériques entrelacées avec la suivante Suivi stock 0 1 Non suivi en stock Suivi en stock Annexes © Sage 2007 1853 Catégories tarifaires - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CCCL Le fichier doit comporter 32 catégories tarifaires soit 64 lignes. 􀀳 Champs statistiques articles - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CSTA Le fichier doit comporter 5 champs statistiques articles. Enumérés statistiques articles - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CSAV Le numéro de champ doit être rappelé pour chaque énuméré statistique. Champs statistiques tiers - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CSTT Le fichier doit comporter 10 champs statistiques tiers. Enumérés statistiques tiers - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CSTV Le numéro de champ doit être rappelé pour chaque énuméré statistique. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Type tarif 01 HT TTC Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro du champ 1 à 5 Enumérés statistiques 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro du champ 1 à 10 Enumérés statistiques 21 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1854 Codes risques- Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CRIS Le fichier doit comporter 10 codes risques soit 40 lignes au total. Conditions de livraison - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CCOL Le fichier doit comporter 30 conditions de livraison soit 60 lignes. Intitulés Conditionnement - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CCON Le fichier doit comporter 20 intitulés de conditionnement. Enumérés conditionnement - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CUA1 Le numéro d’intitulé doit être rappelé pour chaque conditionnement. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Action 123 A livrer A surveiller A bloquer Minimum Format Double Maximum Format Double Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 30 lignes de 35 caractères alphanumériques entrelacées avec le champ suivant Code livraison 4 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire N° intitulé 1 à 20 Enuméré conditionnement 21 caractères alphanumériques Quantités Format Quantité Annexes © Sage 2007 1855 Devises - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CDEV Le fichier doit comporter 32 devises soit 576 lignes au total. Gammes articles - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CGAM Le fichier doit comporter 50 gammes soit 100 lignes au total. Champ Code Correspondance/Commentaire Code DEI 3 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Format 31 caractères alphanumériques Cours Format Double Cours période Format Double Unité monétaire 21 caractères alphanumériques Sous-unité monétaire 21 caractères alphanumériques Code ISO 3 caractères alphanumériques Sigle 5 caractères alphanumériques Mode de cotation 0 1 Certain Incertain Devise de cotation 1 à 32 Numéro de la devise Cours clôture 14 caractères numériques Date limite Format Date Cours ancienne cotation 14 caractères numériques Mode ancienne cotation 0 1 Certain Incertain Ancienne devise de cotation 1 à 32 Numéro de la devise Code remise 0 123 Aucun Blanc Franc Euro Zone euro 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Type 1 234 Produit Remise par quantité Remise par montant Prix net Intitulé 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1856 Enumérés gamme - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CDGA Le numéro de gamme doit être rappelé pour chaque gamme. Informations libres - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CINF Le fichier doit comporter 64 informations libres, soit 384 lignes, mais seulement en création de fichier. Modes arrondi - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CARR Le fichier doit comporter 10 modes d’arrondi soit 20 lignes au total. Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro gamme 1 à 50 Intitulé 21 caractères alphanumériques si Type 1 (Produit) Format Quantité si Type 2 (Remise par quantité) Format Montant si Type 3 (Remise par montant) Champ Code Correspondance/Commentaire Fichier concerné 0 12345 Article Clients/Fournisseurs En-tête des documents Ligne de document Comptes généraux Sections analytiques Intitulé de l’information 31 caractères alphanumériques Type de l’information 0 12345 Texte Valeur Date Date longue Montant Table Longueur du champ 69 caractères alphanumériques si Type = 0, sinon laisser à blanc Application source Zone vide si application source = «Toutes» COLU si application source = «Gestion commerciale/SCD» Formule Formule de calcul si Valeur calculée Vide dans les autres cas Champ Code Correspondance/Commentaire Valeur Format Montant Type 1 23456 Proche Supérieur Inférieur Fin proche Fin supérieur Fin inférieur Annexes © Sage 2007 1857 Modes expédition - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CEXP Le fichier doit comporter 50 modes d’expédition soit 450 lignes au total. Modes règlement - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CREG Le fichier doit comporter 30 modes de règlement soit 150 lignes au total. Niveaux d'analyse - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CNIC Le fichier doit comporter 30 niveaux d’analyse. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 50 lignes de 35 caractères alphanumériques entrelacées avec le champ suivant Code transport 3 caractères alphanumériques Article frais d’expédition 18 caractères alphanumériques majuscules Type valeur calcul frais d’expédition 0 123 Montant forfaitaire Quantité Poids net Poids brut Valeur calcul frais expédition Format Montant Type valeur frais d’expédition 0 1 HT TTC Valeur franco de port 0 1 Montant forfaitaire Quantité Valeur franco de port Format Montant Type valeur franco de port 0 1 HT TTC Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Code règlement 3 caractères alphanumériques Type de règlement 0 123 Aucun Espèce Chèque Carte bancaire Mode paiement débit Non utilisé en Gestion commerciale Mode paiement crédit Non utilisé en Gestion commerciale Code journal vente 6 caractères alphanumériques Code journal achat 6 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1858 Organisation Documents - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CORG Champ Code Correspondance/Commentaire Domaine 1 23 Ventes Achats Stocks Type Si Domaine 1 Ventes 123456789 10 11 Devis Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture Facture de retour Facture d’avoir Facture comptabilisée Réservé export Si Domaine 2 Achats 23456789 10 11 Préparation de commande Bon de commande Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture Facture de retour Facture d’avoir Facture comptabilisée Réservé export Si Domaine 3 Stocks 1234567 Mouvement d’entrée Mouvement de sortie Virement de dépôt à dépôt Dépréciation Préparation de fabrication Ordre de fabrication Bon de fabrication Validité 0 1 Non valide Valide Saisie 0 1 Non Oui Confirmé 0 1 Non Oui Souche par défaut 0 à 49 Souche sélectionnée par défaut 1er numéro de pièce souche 1 8 caractères alphanumériques 1er numéro de pièce souche 2 8 caractères alphanumériques … 1er numéro de pièce souche 50 8 caractères alphanumériques Colonnes 0 1234 Colonne disponible pour le fichier Colonne obligatoire pour l’application Colonne non disponible Colonne obligatoire pour le fichier Colonne masquée pour le fichier Nombre d’exemplaires Langue Aucune 2 caractères numériques Nombre d’exemplaires Langue 1 2 caractères numériques Annexes © Sage 2007 1859 La structure du fichier est la suivante : 􀂉 Domaine (vente, achat, stock), 􀂉 Type de document. Pour chaque type de document : 􀂉 Validité, 􀂉 Saisie (sauf documents des stocks), 􀂉 Confirmé (sauf documents des stocks), 􀂉 Souche par défaut (sauf documents des stocks), 􀂉 Premier numéro de pièce souche 1, 􀂉 Premier numéro de pièce souche 2 (sauf documents des stocks), 􀂉 Premier numéro de pièce souche 3 (sauf documents des stocks), 􀂉 … 􀂉 Premier numéro de pièce souche 50 (sauf documents des stocks), 􀂉 Paramétrage des colonnes du type de document sur une seule ligne, 􀂉 Nombre d’exemplaires Langue Aucune (sauf documents des stocks), 􀂉 Nombre d’exemplaires Langue 1 (sauf documents des stocks), 􀂉 Nombre d’exemplaires Langue 2 (sauf documents des stocks). Ces 60 lignes doivent être répétées 11 fois pour les documents des ventes et 10 fois pour les documents des achats. Pour les documents des stocks, ce sont 54 lignes qui doivent être répétées pour les 7 documents des stocks. 􀀳 Les documents des stocks n’utilisant pas les souches 2 à 50, les positions correspondantes sont remplacées par des lignes vides. Le paramétrage des colonnes sera saisi sur une seule ligne. Le nombre de colonnes est de 119 en ce qui concerne les pièces de vente, d’achat et de stocks. L’ordre des colonnes est celui de l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Chaque colonne est représentée par un chiffre de 0 à 4 qui représente sa disponibilité dans la fenêtre correspondante. Exemple Les colonnes par défaut d’un bon de livraison client pourront être saisies de la façon suivante : 3003000004300033300200000330002030000000000000242222222000000000000000000000000000000 0000000000000000000000000000000000 La codification des colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock doit être faite systématiquement sur 119 positions. En fin de fichier, le programme mentionne : 􀂉 Intitulé de souche, 􀂉 Validité de la souche, 􀂉 Code journal vente/achat 􀂉 Code journal situation vente/achat pour les domaines 1 et 2 (ventes et achats) seulement soit 400 lignes pour les 50 souches ventes et les 50 souches achats. Nombre d’exemplaires Langue 2 2 caractères numériques Intitulé souche 1 à 50 ventes/achats 35 caractères alphanumériques Validité souche 0 1 Non Oui Code journal vente/achat 6 caractères alphanumériques Code journal situation vente/achat 6 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1860 􀀳 Les documents internes n’utilisant pas les codes journaux, les positions correspondantes sont remplacées par des lignes vides. Organisation Documents internes - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CORGINT La structure du fichier est la suivante : 􀂉 Intitulé, 􀂉 Mouvement de stock, 􀂉 Validité, 􀂉 Saisie, 􀂉 Confirmé, 􀂉 Souche par défaut, 􀂉 1er numéro de pièce souche 1, 􀂉 … 􀂉 1er numéro de pièce souche 50, 􀂉 Paramétrage des colonnes, 􀂉 Dépôt par défaut. Ces 58 lignes soivent être répétées 6 fois pou les documents internes. A chaque répétition, le numéro de pièce souche indique le numéro correspondant au type de document interne. Le paramétrage des colonnes sera saisi sur une seule ligne. Le nombre de colonnes est de 117. L’ordre des colonnes est celui de l’option Organisation de la fiche de l’entreprise. Chaque colonne est représentée par un chiffre de 0 à 4 qui représente sa disponibilité dans la fenêtre correspondante. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 65 caractères alphanumériques Mouvement stock 01234 Aucun Entrée en stock Sortie de stock Gain financier Perte financière Validité souche 0 1 Non Oui Saisie 0 1 Non Oui Confirmé 0 1 Non Oui Souche par défaut 0 à 4 Numéro de souche Premier n° de pièce 8 caractères alphanumériques 50 fois Colonnes 0 1234 Colonne disponible pour le fichier Colonne obligatoire pour l’application Colonne non disponible Colonne obligatoire pour le fichier Colonne masquée pour le fichier Dépôt par défaut 35 caractères alphanumériques Intitulé souche 1 à 50 interne 35 caractères alphanumériques Validité souche 0 1 Non Oui Annexes © Sage 2007 1861 Exemple Les colonnes par défaut d’un document interne de type Mouvement d’entrée en stock pourront être saisies de la façon suivante : 3443444444222234322222444222232422222324444444222222222000000000000000000000000000000 0000000000000000000000000000000000 En fin de fichier, le programme mentionne : 􀂉 Intitulé de souche, 􀂉 Validité de la souche, pour les 50 souches soit 100 lignes. Organisation Autres fonctions - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #COLO Ce fichier gère le paramétrage des colonnes des autres fonctions du programme dont on peut paramétrer la présence ou l’absence de certaines colonnes à l’écran. La codification de masquage ou de non masquage des colonnes est la même pour tous les documents. Nous la rappelons ici pour plus de commodité. Exemple Voir l’exemple donné sous le titre précédent. Le tableau suivant précise d’une part le nombre de colonnes utilisées par chaque fonction du programme et d’autre part l’ordre dans lequel les lignes doivent apparaître dans le fichier #COLO. Champ Code Correspondance/Commentaire Colonnes 0 1234 Colonne disponible pour le fichier Colonne obligatoire pour l’application Colonne non disponible Colonne obligatoire pour le fichier Colonne masquée pour le fichier Fonction Nombre de colonnes Interrogation commerciale tiers 124 colonnes Interrogation commerciale article 124 colonnes Interrogation stock article 22 colonnes Interrogation tarifs article 19 colonnes Réapprovisionnement 22 colonnes Abonnements clients 119 colonnes Abonnements fournisseurs 117 colonnes Génération commande fournisseurs Contremarque 19 colonnes Affectation livraisons fournisseurs Contremarque 22 colonnes Régularisation d’inventaire 24 colonnes Recherche de documents En-tête 106 colonnes Recherche de documents Lignes 119 colonnes Interrogation commerciale affaires 124 colonnes Réception fournisseur (réservé pour une version ultérieure) 119 colonnes Liste mouvements caisse 20 colonnes Liste des documents 11 colonnes Annexes © Sage 2007 1862 Les informations enregistrées sous le titre suivant pour le paramétrage des colonnes de l’option «Organisation – Règlements», page 174. Règlements – Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #COLR Le paramétrage des colonnes doit être réalisé selon les informations données plus haut. Pays - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CPAI Liste détaillées des mouvements 30 colonnes Liste des tickets archivés 12 colonnes Remise en banque 15 colonnes Commandes en attente 9 colonnes Liste des commandes à livrer 103 colonnes Détail des commandes à livrer 111 colonnes Liste des articles des commandes 114 colonnes Validation unitaire des préparations 115 colonnes Validation globale des préparations 118 colonnes Interrogation stock nomenclatures 29 colonnes Interrogation commerciale nomenclatures 124 colonnes Interrogation tarifs nomenclatures 19 colonnes Interrogation charges ressource 8 colonnes Interrogation document affaire 81 colonnes Interrogation commerciale représentant 124 colonnes Interrogation liste documents représentants 81 colonnes Colonnage abonnement interne 120 colonnes Champ Code Correspondance/Commentaire Numérotation ventes 0 1 Automatique Manuelle Numéro en cours ventes 13 caractères alphanumériques majuscules Numérotation achats 0 1 Automatique Manuelle Numéro en cours achats 13 caractères alphanumériques majuscules Règlements 23 colonnes Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Code pays 3 caractères alphanumériques Code DEI 3 caractères alphanumériques Fonction Nombre de colonnes Annexes © Sage 2007 1863 Le nombre de pays est illimité. Le drapeau d’en-tête doit être rappelé avant chaque nouveau pays et les champs qui lui correspondent. Périodicités - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CPER Il est possible d’importer jusqu’à 10 périodicités. Plans analytiques - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CANA Les trois dernières lignes sont répétées 6 fois pour chaque plan analytique importé. Le fichier doit comporter 11 plans analytiques soit 242 lignes au total. La somme des 6 longueurs de chaque rupture pour un plan analytique donné doit être inférieure ou égale à 13. Enumérés analytiques - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CENA Coef. assurance Format Double Coef. transport Format Double Code ISO2 2 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Section analytique d’attente 13 caractères alphanumériques majuscules (vide si aucune section d’attente) Gestion en colonne 0 1 Non Oui Type d’imputation 0 12 Aucune Les comptes de charge et produit Tous les comptes Intitulé rupture analytique 21 caractères alphanumériques Longueur rupture analytique 6 * 3 caractères alphanumériques. La longueur totale doit être inférieure ou égale à 113. Type rupture analytique 0 12 Aucun Zone géographique Secteur d’activité Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro du plan analytique 1 à 10 Numéro de rupture 1 à 6 Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1864 Résiliations abonnements - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CRES Le fichier doit comporter 30 intitulés de résiliation d’abonnement. Service contact - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #MSCT Il est possible de créer jusqu’à 30 services contacts. Les zones inutilisées doivent être remplacées par des lignes vides. Structure banque - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CSBQ Particule du numéro 1 à 13 caractères alphanumériques Intitulé du particule 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Abrégé 3 caractères alphanumériques majuscules Champ Code Correspondance/Commentaire Structure EDI 0 1 Non Oui Longueur code banque 0 à 14 Type code banque 0 1 Numérique Alphanumérique Longueur code guichet 0 à 17 Type code guichet 0 1 Numérique Alphanumérique Longueur compte 0 à 17 Type compte 0 1 Numérique Alphanumérique Longueur clé 0 à 2 Type clé 0 1 Numérique Alphanumérique Contrôle clé 0 1234 Aucun France Espagne Portugal Belgique Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1865 Types de tiers - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CTTI La structure de ce fichier est la suivante : 􀂉 une ligne pour le Compte principal, 􀂉 une ligne pour le Type numérotation, 􀂉 une ligne pour la Longueur, 􀂉 une ligne pour la Racine et 􀂉 un bloc de trois lignes répété 10 fois : 􀂉 Intitulé, 􀂉 Type compte, 􀂉 Compte. Ces 34 lignes sont répétées pour chacun des 4 types de tiers existants (Client, Fournisseur, Salarié et Autres) soit 136 lignes. 􀀳 Le programme Sage Gestion commerciale ne gère que les clients et les fournisseurs mais la totalité du fichier doit être importée. La ligne Compte principal indique la position du compte paramétré comme principal dans le bloc de 30 lignes concernant l’Intitulé, le Type de compte et le Compte. Unités achat / vente - Options de la fiche entreprise Drapeau d’en-tête : #CUAV Le fichier doit comporter 30 intitulés d’unités d’achat et de vente. Contacts dossier Drapeau d’en-tête : #MCTD Champ Code Correspondance/Commentaire Compte principal 1 à 10 Position du compte principal Type numérotation 0 12 Manuelle Automatique Manuelle avec racine Longueur 17 caractères alphanumériques Racine 17 caractères alphanumériques majuscules Intitulé 17 caractères alphanumériques Type compte 0 1 Radical Compte Compte Format Compte Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 30 lignes de 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1866 Il est possible de créer un nombre illimité de contacts dossier. Les huit lignes doivent être répétées pour chaque dossier. Enuméré information libre Ce fichier n’est utilisé que pour les informations libres de type Table. Drapeau d’en-tête : #CEIN Codification automatique Drapeau d’en-tête : #CGEN Service 1 à 30 Position dans la liste des services (options de l’entreprise) Fonction 35 caractères alphanumériques Téléphone 21 caractères alphanumériques Portable 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Civilité 0 12 M. Mme Mlle Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro de fichier 0 123456 Articles Clients/fournisseurs Sections analytiques Comptes généraux En-têtes de documents Lignes de documents Numéro série/lot Numéro d’information libre Numéro d’ordre de l’information libre de type Table Intitulé 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Numérotation article 0 1 Manuelle Automatique Longueur article 2 caractères numériques Type racine article 0 1 Racine fixe Racine famille Racine article 18 caractères alphanumériques majuscules Numérotation gamme 0 1 Non Oui Incrémentation gamme 0 1 Non Oui Longueur gamme 2 caractères numériques Type racine gamme 0 123 Aucune Racine fixe Racine famille Racine article Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1867 Longueur racine gamme 2 caractères numériques Racine gamme 18 caractères alphanumériques majuscules Complément gamme 0 1 Aucun Intitulé énuméré Longueur complément gamme 2 caractères numériques Numérotation conditionnement 0 1 Manuelle Automatique Incrémentation conditionnement 0 1 Non Oui Longueur conditionnement 2 caractères numériques Type racine conditionnement 0 123 Aucune Racine fixe Racine famille Racine article Longueur racine conditionnement 2 caractères numériques Racine conditionnement 18 caractères alphanumériques majuscules Complément conditionnement 0 12 Aucun Intitulé énuméré Qté conditionnement Longueur complément conditionnement 2 caractères numériques Numérotation code barres article 0 1 Manuelle Automatique Norme code barres article 0 1234 Aucune C39 EAN8 EAN13 EAN128 Longueur code barres article 2 caractères numériques Type racine code barres article 0 12 Racine fixe Racine code barres famille Référence article Longueur racine code barres article 2 caractères numériques Racine code barres article 18 caractères alphanumériques majuscules Numérotation code barres gamme 0 1 Manuelle Automatique Incrémentation code barres gamme 0 1 Non Oui Norme code barres gamme 0 1234 Aucune C39 EAN8 EAN13 EAN128 Longueur code barres gamme 2 caractères numériques Type racine code barres gamme 0 123 Aucune Racine fixe Racine famille Racine article Longueur racine code barres gamme 2 caractères numériques Racine code barres gamme 18 caractères alphanumériques majuscules Complément code barres gamme 0 1 Aucun Intitulé énuméré Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1868 Fichier familles Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFAM Longueur complément code barres gamme 2 caractères numériques Numérotation code barres conditionnement 01 Manuelle Automatique Incrémentation code barres conditionnement 01 Non Oui Norme code barres conditionnement 0 1234 Aucune C39 EAN8 EAN13 EAN128 Longueur code barres conditionnement 2 caractères numériques Type racine code barres conditionnement 0 123 Aucune Racine fixe Racine famille Racine article Longueur racine code barres conditionnement 2 caractères numériques Racine code barres conditionnement 18 caractères alphanumériques majuscules Complément code barres conditionnement 012 Aucun Intitulé énuméré Qté conditionnement Longueur complément code barres conditionnement 2 caractères numériques Champ Code Correspondance/Commentaire Code famille 10 caractères alphanumériques majuscules Type 1 23 Détail Total Centralisateur Intitulé 35 caractères alphanumériques Unité de vente 1 à 30 Numéro de l’unité de vente/achat Catégorie produit 1 à 10 Numéro de la catégorie de produit Coefficient Format Double Suivi stock 0 12345 Aucun Sérialisé CMUP FIFO LIFO Par lot Garantie 4 caractères numériques Pays origine 35 caractères alphanumériques Code fiscal 25 caractères alphanumériques Famille centralisatrice 10 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1869 Comptabilité - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFAC Enuméré statistique 1 21 caractères alphanumériques Enuméré statistique 2 21 caractères alphanumériques Enuméré statistique 3 21 caractères alphanumériques Enuméré statistique 4 21 caractères alphanumériques Enuméré statistique 5 21 caractères alphanumériques Unité de poids 0 1234 Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme Hors statistiques 0 1 Non Oui Vente au débit 0 1 Non Oui Non impression 0 1 Non Oui Non soumis à l’escompte 0 1 Non Oui Délai livraison 0 à 999 Intitulé frais 1 21 caractères alphanumériques Frais 1 Format double Intitulé frais 2 21 caractères alphanumériques Frais 2 Format double Intitulé frais 3 21 caractères alphanumériques Frais 3 Format double Contremarque 0 1 Non Oui Facturation sur le poids 0 1 Non Oui Facturation forfaitaire 0 1 Non Oui Publié sur le site marchand 0 1 Non Oui Racine référence 18 caractères alphanumériques majuscules Racine code barre 18 caractères alphanumériques majuscules Enuméré catalogue 1 à 4 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Type 1 23 Ventes Achats Stocks Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de catégorie comptable Ressource / centre associé 10 caractères alphanumériques majuscules Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1870 Ces 6 lignes doivent être répétées pour toutes les catégories comptables existantes (maximum 30 fois). Les catégories comptables des familles ne pourront pas être importées séparément, elles devront toujours être précédées de la famille #CFAM à laquelle elles se rapportent. Références fournisseurs - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFFR Les références fournisseurs ne sont pas obligatoires s’il n’y a pas de fournisseur pour la famille. Ce fichier peut être suivi d’un #CATG (Tarif par énuméré de gamme) ou d’un #CFTQ (Famille Tarif quantité). Compte général Format Compte Section analytique Format Section analytique Compte taxe 1 3 caractères alphanumériques majuscules Compte taxe 2 3 caractères alphanumériques majuscules Compte taxe 3 3 caractères alphanumériques majuscules Type facture 1 à 3 (réservé pour une future version) Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro fournisseur 17 caractères alphanumériques majuscules Unité achat/vente 1 à 30 Numéro d’unité vente/achat Remise Format double Conversion Format Double Délai d’approvisionnement 4 caractères numériques Garantie 4 caractères numériques Colisage Format Quantité Q.E.C. Format Quantité Gamme remise Qté/Mont. 0 1 à 50 Pas de gamme remise quantité/montant N° de la gamme Principal 0 1 Non principal Principal Devise 0 1 à 32 Aucune N° de la devise Type remise 0 1 Remise Hors remise Diviseur conversion 1 Zone réservée pour une version ultérieure Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1871 Tarifs par quantités - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFTQ Cette dernière valeur doit préciser le type de la remise en mentionnant le symbole %, F, U ou l’opérateur + dans le cas de remises en cascade. Voir la commande Articles pour des informations complémentaires. Les tarifs sont facultatifs. Ce fichier peut apparaître à la suite d’un fichier #CFFR (Référence fournisseur par famille) ou d’un fichier #CFCL (Famille Catégorie tarifaire) Catégories tarifaires - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFCL Ce fichier peut être suivi d’un #CFTQ (Famille Tarif quantité). Remises par client - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFRC Champ Code Correspondance/Commentaire Type tarif 01 Remise par quantité Remise par montant Borne supérieure Format Quantité si Type = 0 Format Montant si Type = 1 Remise 45 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Catégorie tarifaire 1 à 32 Numéro de catégorie tarifaire Coefficient Format Double Remise Format Double Mode arrondi 0 1 à 10 Aucun N° de l’arrondi Gamme remise Qté/Mont. 0 1 à 50 Pas de gamme remise quantité/montant N° de la gamme Type prix de vente 0 1 HT TTC Devise 0 1 à 32 Aucun N° de la devise Calcul PV/PR 0 1 Oui Non Type remise 0 1 Remise Hors remise Champ Code Correspondance/Commentaire N° de client 17 caractères alphanumériques Remise Format Double Annexes © Sage 2007 1872 Modèle d’enregistrement - Familles d’articles Drapeau d’en-tête : #CFMO Fichier Articles Fiches Articles Drapeau d’en-tête : #CART Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé modèle 35 caractères alphanumériques Type 0 1234 Tous les domaines Ventes Achats Stocks Ventes comptoir Champ Code Correspondance/Commentaire Référence 18 caractères alphanumériques majuscules (obligatoire) Désignation 69 caractères alphanumériques (obligatoire) Code famille 10 caractères alphanumériques majuscules (obligatoire) Substitution 18 caractères alphanumériques majuscules Raccourci 6 caractères alphanumériques majuscules Garantie 4 caractères numériques Unité de poids 1 2345 Tonne Quintal Kilogramme Gramme Milligramme Poids net Format Quantité Poids brut Format Quantité Unité de vente 1 à 30 Numéro de l’unité de vente/achat Prix d’achat Format Prix Coefficient Format Double Prix de vente Format Prix Gamme 1 0 1 à 50 Pas de gamme produit Numéro de la gamme produit Gamme 2 0 1 à 50 Pas de gamme produit Numéro de la gamme produit Conditionnement 0 1 à 20 Pas de conditionnement Numéro du conditionnement Nomenclature 0 1234 Aucune Fabrication Commerciale composé Commerciale composant Articles liés Annexes © Sage 2007 1873 Suivi stock 0 12345 Aucun Sérialisé CMUP FIFO LIFO Par lot Enuméré statistique 1 à 5 21 caractères alphanumérique Type prix de vente 0 1 HT TTC Hors statistiques 0 1 Non Oui Vente au débit 0 1 Non Oui Non impression 0 1 Non Oui Mise en sommeil 01 Non Oui Non soumis à l’escompte 0 1 Non Oui Délai livraison 0 - 999 Langue 1 69 caractères alphanumériques Langue 2 69 caractères alphanumériques Code EDI 1 35 caractères alphanumériques Code EDI 2 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 3 caractères alphanumériques Code EDI 4 3 caractères alphanumériques Code barres 18 caractères alphanumériques Code fiscal 25 caractères alphanumériques Pays origine 35 caractères alphanumériques Intitulé frais 1 21 caractères alphanumériques Frais 1 45 caractères alphanumériques Intitulé frais 2 21 caractères alphanumériques Frais 2 45 caractères alphanumériques Intitulé frais 3 21 caractères alphanumériques Frais 3 45 caractères alphanumériques Contremarque 0 1 Non Oui Facturation sur le poids 0 1 Non Oui Facturation forfaitaire 0 1 Non Oui Saisie variable 0 Zone réservée pour une version ultérieure Date de création Format Date Date modification Format Date Publié sur le site marchand 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1874 Les critères Enuméré gamme et Type gamme doivent être répétés autant de fois que nécessaire. Ils ne peuvent être enregistrés que si Gamme ≠ 0. Si Nomenclature ≠ 0, une entrée d’article doit être suivie d’une liste nomenclature (#CANO). Si Nomenclature = 1, une entrée d’article doit être suivie d’une liste gamme opératoire (#CAOP). Les éléments seront importés dans l’ordre de la liste. Informations libres - Articles/nomenclatures Drapeau d’en-tête : #CIVA Les informations figurant dans ce fichier doivent respecter le paramétrage effectué dans l’option correspondante. Il doit figurer autant de lignes d’informations libres que paramétrées dans l’option correspondante. Ce fichier doit être importé immédiatement après le #CART auquel il se rapporte. Ce fichier peut suivre également un #MPLG (Plan comptable) un #MPCA (Plan analytique), un #CCLI (Fiche tiers client) ou un #CFOU (Fiche tiers fournisseur) auquel il se rapporte. Dans le cas d’informations libres de type Valeur calculée, l’intitulé de l’information libre est suivi d’une barre oblique (/) et de la formule de calcul associée. Dernier prix d’achat 14 caractères numériques Enuméré gamme 21 caractères alphanumérique Type gamme 01 Gamme 1 Gamme 2 Date application tarif Format Date Nouveau prix d’achat Format Prix Nouveau coefficient Format Double Nouveau prix de vente Format Prix Coût standard Format Montant Quantité composant Format Quantité Quantité opératoire Format Quantité Conditionnement par défaut 21 caractères alphanumériques Réappro / prévision 0 1 Non Oui Enuméré catalogue 1 à 4 35 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 1 à 999999 21 caractères alphanumériques Type de gamme 01 Produit prix 1 à 99999 Champ Code Correspondance/Commentaire Information libre 1 à 64 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1875 Liste nomenclatures - Articles Drapeau d’en-tête : #CANO Conditionnements - Articles Drapeau d’en-tête : #CACO Ce fichier ne doit être importé que si le fichier #CART mentionne un conditionnement. Enumérés de gamme - Articles Drapeau d’en-tête : #CREF Ce fichier ne doit être importé que si le fichier #CART mentionne une ou plusieurs gammes de type Produit. Champ Code Correspondance/Commentaire Référence article 18 caractères alphanumériques Quantité Format Quantité Enuméré gamme 1 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 21 caractères alphanumériques Type composants 0 1 Fixe Variable Répartition 14 caractères numériques Opération 10 caractères alphanumériques Commentaire 69 caractères alphanumériques Dépôt de sortie 35 caractères alphanumériques Enuméré gamme composé 1 et 2 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé conditionnement 21 caractères alphanumériques Quantité conditionnée Format Quantité Référence énuméré 18 caractères alphanumériques Code barres énuméré 18 caractères alphanumériques majuscules Principal 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé énuméré de gamme 1 21 caractères alphanumériques Intitulé énuméré de gamme 2 21 caractères alphanumériques Référence énuméré 18 caractères alphanumériques Prix d’achat de l’énuméré Format Prix Code barres énuméré 18 caractères alphanumériques Dernier prix d’achat énuméré 14 caractères numériques format Prix Nouveau prix de l’énuméré Format Prix Coût standard de l’énuméré Format Montant Annexes © Sage 2007 1876 Gamme opératoire – Articles Drapeau d’en-tête : #CAOP. Glossaires - Articles Drapeau d’en-tête : #CAGL La ligne d’intitulé peut être répétée autant de fois que nécessaire. Comptabilité - Articles Drapeau d’en-tête : #CACP Ces 6 lignes doivent être répétées pour toutes les catégories comptables existantes (maximum 30 fois). Les catégories comptables des articles ne pourront pas être importées séparément de la fiche article à laquelle elles correspondent. Champ Code Correspondance/Commentaire Ressource 10 caractères alphanumériques majuscules Numéro opération 10 caractères alphanumériques Temps total ressource Format Temps Temps total Format Temps Type 0 1 Fixe Variable Description 250 caractères alphanumériques Enuméré gamme 1 composé 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 composé 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé glossaire 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Type 1 23 Ventes Achats Stocks Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de catégorie comptable Compte général Format Compte Section analytique Format Section analytique Compte taxe 1 3 caractères alphanumériques majuscules Compte taxe 2 3 caractères alphanumériques majuscules Compte taxe 3 3 caractères alphanumériques majuscules Type facture 1 Réservé pour une future version Annexes © Sage 2007 1877 Références fournisseurs - Articles Drapeau d’en-tête : #CAFR Les références fournisseurs ne sont pas obligatoires s’il n’y a pas de fournisseur pour l’article. Ce fichier peut être suivi d’un #CATG (Tarif par énuméré de gamme) et/ou d’un #CATQ (Gamme de remise du tarif). Tarifs par énumérés de gamme - Articles/nomenclatures Drapeau d’en-tête : #CATG Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro fournisseur 17 caractères alphanumériques majuscules Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques Prix d’achat Format Prix Remise Format Double Unité achat/vente 1 à 30 Numéro de l’unité de vente/achat Conversion Format Double Délai d’approvisionnement 3 caractères numériques Garantie 4 caractères numériques Colisage Format Quantité QEC Format Quantité Gamme remise Qté/Mont. 0 1 à 50 Pas de gamme remise quantité/montant Numéro de la gamme Principal 0 1 Non principal Principal Devise 0 1 à 32 Aucune Numéro de la devise Type remise 0 1 Remise Hors remise Diviseur conversion 1 Format Double Code barres fournisseur 18 caractères alphanumériques Date application tarif Format Date Nouveau prix d’achat ou Nouveau prix devise (1) 1. Une seule zone pour les deux valeurs. Format Prix Nouvelle remise Format Double Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé énuméré gamme 1 21 caractères alphanumériques Intitulé énuméré gamme 2 21 caractères alphanumériques Prix de l’énuméré Format Prix Référence énuméré fournisseur 18 caractères alphanumériques Code barres énuméré fournisseur 18 caractères alphanumériques Nouveau prix Format Prix Annexes © Sage 2007 1878 Cette information est obligatoire si l’article mentionne une gamme de produit. Elle doit être répétée autant de fois qu’il y a d’énumérés dans la gamme. Ce fichier peut faire suite à un #CAFR (Référence fournisseur) ou un #CACL (Tarif de vente de l’article). S’il fait suite à un fichier #CACL, la ligne Code barres énuméré fournisseur est vide. Gammes de remise du tarif - Articles/nomenclatures Drapeau d’en-tête : #CATQ Cette dernière valeur doit préciser le type de la remise en mentionnant le symbole %, F, U ou l’opérateur + dans le cas de remises en cascade. Voir les commandes Articles et Nomenclatures pour des informations complémentaires. Les tarifs sont facultatifs. Ce fichier peut apparaître à la suite d’un #CAFR (Référence fournisseur) ou d’un #CACL (Tarif de vente de l’article). Tarifs de vente - Articles Drapeau d’en-tête : #CACL Champ Code Correspondance/Commentaire Type tarif 012 Remise par quantité Remise par montant Prix net Borne supérieure Format Quantité si Type = 0 Format Montant si Type = 1 Remise 45 caractères alphanumériques Prix net Format Prix Champ Code Correspondance/Commentaire Catégorie tarifaire 0 1 à 32 Si import de tarif client Numéro de la catégorie tarifaire Prix de vente Format Prix Coefficient Format Double Remise Format Double Mode arrondi 0 1 à 10 Aucun Numéro de l’arrondi Gamme remise Qté/Mont. 0 1 à 50 Pas de gamme remise qté/montant Numéro de la gamme Type prix de vente 0 1 HT TTC Devise 0 1 à 32 Aucun Numéro de la devise N° de client 17 caractères alphanumériques majuscules Calcul PV/PR 0 1 Non Oui Type remise 0 1 Remise Hors remise Annexes © Sage 2007 1879 Ce format permet l’importation, soit d’une catégorie tarifaire, soit d’un tarif client. La saisie du numéro de client est obligatoire dans le cas d’un importation d’un tarif client. Dans ce cas, indiquez 0 pour la zone catégorie tarifaire. Ce fichier peut être suivi d’un #CATG (Tarif par énuméré de gamme) et/ou d’un #CATQ (Gamme de remise du tarif). Tarifs par énuméré de conditionnement - Articles Drapeau d’en-tête : #CATC Cette information est obligatoire si l’article mentionne un conditionnement. Elle doit être répétée autant de fois qu’il y a d’énumérés de conditionnement. Dépôts de stockage - Articles Drapeau d’en-tête : #CAST Cette information est facultative. Référence client 18 caractères alphanumériques Date application tarif Format Date Nouveau coefficient Format Double Nouveau prix de vente ou Nouveau prix devise (1) Format Prix Nouvelle remise Format Double 1. Une seule zone pour les deux valeurs. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé conditionnement 21 caractères alphanumériques Quantité conditionnée Format Quantité Prix de l’énuméré Format Prix Nouveau prix conditionnement Format Prix Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé dépôt 35 caractères alphanumériques Quantité mini Format Quantité Quantité maxi Format Quantité Dépôt principal 0 1 Non principal Principal Emplacement 21 caractères alphanumériques Emplacement principal 13 caractères alphanumériques Emplacemnt contrôle 13 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1880 Articles / stock énuméré- Articles Drapeau d’en-tête : #CASTGAM Modèles d’enregistrement - Articles Drapeau d’en-tête : #CAMO Fichier comptable Plan comptable Drapeau d’en-tête : #MPLG Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé dépôt 35 caractères alphanumériques Enuméré 1 21 caractères alphanumériques Enuméré 2 21 caractères alphanumériques Quantité mini Format Quantité Quantité maxi Format Quantité Emplacement 21 caractères alphanumériques Emplacement principal 13 caractères alphanumériques Emplacemnt contrôle 13 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé modèle 35 caractères alphanumériques Type 0 12345 Tous les domaines Ventes Achats Stocks Ventes comptoir Documents internes Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro compte Format Compte Type 0 1 Détail, Total Intitulé 35 caractères alphanumériques Classement 17 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1881 Ce fichier peut être suivi d’un #CIVA (Information libre éléments). Répartition analytique - Comptes généraux Drapeau d’en-tête : #MPGA Nature 0 123456789 10 11 12 13 14 Aucune Client Fournisseur Salarié Banque Caisse Amortissement / Provision Résultat - Bilan Charge Produit Résultat – Gestion Immobilisations Capitaux Stock Titre Report à nouveau 0 12 Aucun Solde Détail Compte reporting Format Compte Raccourci 6 caractères alphanumériques majuscules Pagination 0 1 à 99 Saut de page Sauts de lignes Regroupement 0 1 Non Oui Saisie analytique 0 1 Non Oui Saisie échéance 0 1 Non Oui Saisie Quantités 0 1 Non Oui Lettrage automatique 0 1 Non Oui Saisie tiers 0 1 Non Oui Date de création Format Date Bloc notes 255 caractères alphanumériques Option devises 0 1 Non Oui Numéro devise 0 à 32 Numéro de la devise Code taxe 3 caractères alphanumériques majuscules Champ Code Correspondance/Commentaire Plan analytique 1 à 11 Numéro du plan analytique Numéro Section analytique 13 caractères alphanumériques majuscules Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1882 Fichier Plan analytique (Codes affaires) Drapeau d’en-tête : #MPCA Ce fichier peut être suivi d’un #CIVA (Information libre éléments). Taux de taxes Drapeau d’en-tête : #MTAX Type répartition 012 Pourcentage Equilibre Montant Valeur répartition montant 14 caractères numériques Champ Code Correspondance/Commentaire Numéro plan 1 à 11 Numéro du plan analytique Numéro section (ou code affaire) Format Section analytique Intitulé 35 caractères alphanumériques Type 0 1 Détail Total Classement 17 caractères alphanumériques Raccourci 6 caractères alphanumériques majuscules Report 0 1 Non Oui Niveau d'analyse 1 à 10 Numéro du niveau d’analyse Pagination 0 1 à 99 Saut de page Sauts de lignes Mise en sommeil 01 Non Oui Date de création Format Date Domaine 0 12 Les deux Ventes Achats Objectif chiffre affaire achats 14 caractères numériques Objectif chiffre affaire ventes 14 caractères numériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Type de taux 0 12 Taux (%) Montant (F) Montant unitaire (U) Taux Si Type de taux = 0 : Format Double sinon Format Montant Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1883 Codes journaux Drapeau d’en-tête : #MCJR Type 0 123456 TVA/Débit TVA/Encaissement Tp/Ht Tp/Ttc Tp/Poids TVA/CEE Surtaxe Numéro compte taxe Format Compte Code taxe 3 caractères alphanumériques majuscules Taxe non perçue 0 1 Non Oui Sens 0 1 Déductible Collectée Provenance 01234 Nationale Intra-communautaire Export Divers 1 Divers 2 Code regroupement 5 caractères alphanumériques Assujettissement 14 caractères alphanumériques Grille base 3 caractères alphanumériques Grille taxe 3 caractères alphanumériques Comptes associés x fois Format Compte Champ Code Correspondance/Commentaire Code journal 6 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Compte trésorerie Format Compte Type 0 1234 Achat Vente Trésorerie Général Situation Numérotation pièces 0 123 Manuelle Continue pour le journal Continue pour le fichier Manuelle Contrepartie à chaque ligne 0 1 Non Oui Saisie analytique 0 1 Non Oui Type rapprochement 0 12 Aucun Contrepartie Trésorerie Mise en sommeil 01 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1884 Modèles de règlement Drapeau d’en-tête : #MMDR Banques Drapeau d’en-tête : #MBQE Masquer les totaux 0 1 Non Oui Réservé IFRS 0 1 Non Oui Règlement définitif 0 1 Non Oui Suivi trésorerie 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Mode règlement 1 à 30 Numéro du mode de règlement Condition 0 12 Jours nets Fin de mois civil Fin de mois Nbre jours 0 à 999 Jours de tombée 0 à 31 Ligne à répéter 6 fois Type répartition 012 Pourcentage Equilibre Montant Valeur répartition Format Montant Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques Abrégé 17 caractères alphanumériques Mode remise 0 12 Fichier magnétique Télétransmission Papier Bordereau en devise 0 1 Non Oui Date convention Dailly Format Date Nature juridique Dailly 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1885 Adresse Dailly 35 caractères alphanumériques Complément Dailly 35 caractères alphanumériques Code postal Dailly 9 caractères alphanumériques Ville Dailly 35 caractères alphanumériques Registre commerce Société Dailly 35 caractères alphanumériques Code BIC 13 caractères alphanumériques Code identification 16 caractères alphanumériques Achat en devise 0 1 Non Oui Remise Donneur ordre adresse 0 1 Non Oui Donneur ordre ville 0 1 Non Oui Donneur ordre code postal 0 1 Non Oui Donneur ordre numéro de Siret 0 1 Non Oui Donneur ordre code identification 0 1 Non Oui Donneur ordre ville agence 0 1 Non Oui Donneur ordre code postal agence 0 1 Non Oui Donneur ordre type identifiant 0 1 Non Oui Donneur ordre clé RIB 0 1 Non Oui Donneur ordre taux change 0 1 Non Oui Virement adresse 0 1 Non Oui Virement ville 0 1 Non Oui Virement code postal 0 1 Non Oui Virement numéro de Siret 0 1 Non Oui Virement pays 0 1 Non Oui Virement référence du contrat de change 0 1 Non Oui Virement date achat 0 1 Non Oui Virement taux de change 0 1 Non Oui Virement instruction particulière 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1886 Les informations suivantes doivent être répétées autant de fois qu’il y a de comptes à la banque. Banque bénéficiaire intitulé 0 1 Non Oui Banque bénéficiaire BIC 0 1 Non Oui Banque bénéficiaire adresse 0 1 Non Oui Banque bénéficiaire ville 0 1 Non Oui Banque bénéficiaire code postal 0 1 Non Oui Banque bénéficiaire compte bancaire 0 1 Non Oui Banque intermédiaire intitulé 0 1 Non Oui Banque intermédiaire BIC 0 1 Non Oui Banque intermédiaire adresse 0 1 Non Oui Banque intermédiaire ville 0 1 Non Oui Banque intermédiaire code postal 0 1 Non Oui Banque intermédiaire pays 0 1 Non Oui Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Site 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Rib agence 14 caractères alphanumériques Rib guichet 17 caractères alphanumériques Rib compte 17 caractères alphanumériques Rib Clé 2 caractères alphanumériques Commentaire 69 caractères alphanumériques Code journal 6 caractères alphanumériques Structure banque 0 123 Locale Etranger BIN IBAN Devise 1 à 32 Numéro de la devise Abrégé 5 caractères alphanumériques majuscules Gestion IBAN 0 1 Non Oui Numéro émetteur 1 7 caractères alphanumériques Numéro émetteur 2 7 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1887 Contacts banque Drapeau d’en-tête : #MCTB Il est possible de créer un nombre illimité de contacts dossier. Les huit lignes doivent être répétées pour chaque dossier. Modèles de grille Drapeau d’en-tête : #MMDG Les informations suivantes doivent être répétées autant de fois qu’il y a de sections analytiques dans la grille. Fiche client Drapeau d’en-tête : #CCLI Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Service 1 à 30 Position dans la liste des services (options de l’entreprise) Fonction 35 caractères alphanumériques Téléphone 21 caractères alphanumériques Portable 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Civilité 0 12 M. Mme Mlle Champ Code Correspondance/Commentaire Type 0 1 Général (pas utilisé en gestion commerciale) Analytique Intitulé 35 caractères alphanumériques Raccourci 6 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Plan analytique 1 à 10 Numéro de plan analytique Section analytique Format Section analytique (si Type = Analytique) Type répartition 012 Pourcentage Equilibre Montant Valeur répartition 14 caractères numériques Champ Code Correspondance/Commentaire N° Client 17 caractères alphanumériques majuscules N° compte principal Format Compte Annexes © Sage 2007 1888 Qualité 17 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Classement 17 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Enuméré statistique 1 à 10 21 caractères alphanumériques En-cours maximum Format Montant Plafond ass. crédit Format Montant Payeur 17 caractères alphanumériques majuscules Taux remise Format Double Taux escompte Format Double Taux relevé Format Double Taux RFA Format Double Catégorie comptable 1 à 10 Numéro de la catégorie comptable vente Devise 0 à 32 Numéro de la devise Code risque 1 à 10 Numéro du code risque Nom représentant 35 caractères alphanumériques Prénom représentant 35 caractères alphanumériques Catégorie tarifaire 1 à 32 Numéro de la catégorie tarifaire Périodicité 1 à 10 Numéro de la périodicité Langue 0 12 Aucune Langue 1 Langue 2 Raccourci 6 caractères alphanumériques Nb Facture 2 caractères numériques 1 BL/Facture 0 1 Plusieurs BL/Fact. 1 BL/Fact Siret 14 caractères alphanumériques NAF (APE) 5 caractères alphanumériques N° identifiant 25 caractères alphanumériques Code EDI 1 17 caractères alphanumériques Code EDI 2 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 3 caractères alphanumériques Commentaire 35 caractères alphanumériques Contrôle d’encours 0 12 Contrôle automatique Selon code risque Compte bloqué Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1889 Ce fichier peut être (immédiatement) suivi d’un #CIVA (Information libre) et/ou d’un #CBQT (Banques du tiers) et/ou d’un #CRLT (Conditions de règlement du tiers). Dépôt par défaut 35 caractères alphanumériques Mise en sommeil 01 Non Oui Plan analytique 1 à 11 Numéro de plan analytique Code affaire Format Section analytique Date création Format Date Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Site 69 caractères alphanumériques N° Coface 25 caractères alphanumériques Placé sous surveillance 0 1 Non Oui Date création société Format Date Forme juridique 32 caractères alphanumériques Effectif Chiffre d’affaire Format double Résultat net Format double Incidents de paiement 0 1 Non Oui Date du dernier incident Format Date Privilèges 0 12 Aucun privilège Présence privilège Privilège inconnu Régularités de paiement 0 à 99 Cotation de la solvabilité 4 caractères alphanumériques majuscules Date dernière mise à jour Format Date Objet dernière mise à jour 60 caractères alphanumériques Date arrêté de bilan Format Date Nombre de mois du bilan 0 à 99 Priorité livraison 0 à 999 Livraison partielle 0 1 Oui Non Modèle de règlement 35 caractères alphanumériques Ventilation IFRS Format Section analytique Comptes rattachés x fois Format Compte Livraison partielle 0 1 Non Oui Centrale d’achat 17 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1890 Banques – Tiers (clients ou fournisseurs) Drapeau d’en-tête : #CBQT Ce fichier doit être importé immédiatement après le #CCLI (Fiche tiers client) ou le #CFOU (Fiche tiers fournisseur) auquel il se rapporte. Conditions de règlement – Tiers (clients ou fournisseurs) Drapeau d’en-tête : #CRLT Ce fichier doit être importé immédiatement après le #CCLI (Fiche tiers client) ou le #CFOU (Fiche tiers fournisseur) auquel il se rapporte. Champ Code Correspondance/Commentaire Principale 01 Non principale Principale Intitulé 35 caractères alphanumériques Rib banque 14 caractères alphanumériques Rib guichet 17 caractères alphanumériques Rib compte 17 caractères alphanumériques Rib Clé 2 caractères alphanumériques Commentaire 69 caractères alphanumériques Structure banque 0 123 Locale Etranger BIN IBAN Devise 1 à 32 N° de devise Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques BIC 11 caractères alphanumériques Gestion IBAN 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Mode règlement 1 à 30 Numéro du mode de règlement Condition 0 12 Jours nets Fin de mois civil Fin de mois Nbre jours 0 à 999 Jours de tombée 0 à 31 Ligne répétée 6 fois Type répartition 012 Pourcentage Equilibre Montant Valeur répartition Format Montant Annexes © Sage 2007 1891 Dépôts de livraison clients Drapeau d’en-tête : #CCDL Les informations sur les dépôts de livraison devront obligatoirement se trouver à la suite de la fiche tiers. Contacts clients Drapeau d’en-tête : #MCTT Il est possible de créer un nombre illimité de contacts dossier. Les huit lignes doivent être répétées pour chaque dossier. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques Expédition 1 à 50 Numéro du mode d’expédition Condition livraison 1 à 30 Numéro de la condition de livraison Principal 0 1 Non principal Principal Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Service 1 à 30 Position dans la liste des services (options de l’entreprise) Fonction 35 caractères alphanumériques Téléphone 21 caractères alphanumériques Portable 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Civilité 0 12 M. Mme Mlle Annexes © Sage 2007 1892 Fiche Fournisseur Drapeau d’en-tête : #CFOU Champ Code Correspondance/Commentaire N° Fournisseur 17 caractères alphanumériques N° compte principal Format Compte Qualité 17 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Classement 17 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Enuméré statistique 1 à 10 21 caractères alphanumérique En-cours maximum Format Montant Encaisseur 17 caractères alphanumériques majuscules Taux remise Format Double Taux escompte Format Double Taux relevé Format Double Taux RFA Format Double Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de la catégorie comptable achat Devise 0 à 32 Numéro de la devise Langue 0 12 Aucune Langue 1 Langue 2 Raccourci 6 caractères alphanumériques Siret 14 caractères alphanumériques NAF (APE) 5 caractères alphanumériques N° identifiant 25 caractères alphanumériques Code EDI 1 17 caractères alphanumériques Code EDI 2 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 3 caractères alphanumériques Commentaire 35 caractères alphanumériques Expédition 1 à 50 Numéro du mode d’expédition Condition livraison 1 à 30 Numéro de la condition de livraison Dépôt par défaut 35 caractères alphanumériques Mise en sommeil 01 Non Oui Plan analytique 1 à 11 Numéro du plan analytique Code affaire Format Section analytique Annexes © Sage 2007 1893 Ce fichier peut être (immédiatement) suivi d’un #CIVA (Information libre tiers) et/ou d’un #CBQT (Banques du tiers) et/ou d’un #CRLT (Conditions de règlement du tiers). Contacts fournisseurs Drapeau d’en-tête : #MCTT Date création Format Date Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Site 69 caractères alphanumériques N° Coface 25 caractères alphanumériques Placé sous surveillance 0 1 Non Oui Date création société Format Date Forme juridique 32 caractères alphanumériques Effectif Chiffre d’affaire Format double Résultat net Format double Incidents de paiement 0 1 Non Oui Date du dernier incident Format Date Privilèges 0 12 Aucun privilège Présence privilège Privilège inconnu Régularités de paiement 0 à 99 Cotation de la solvabilité 4 caractères alphanumériques majuscules Date dernière mise à jour Format Date Objet dernière mise à jour 60 caractères alphanumériques Date arrêté de bilan Format Date Nombre de mois du bilan 0 à 99 Modèle de règlement 35 caractères alphanumériques Ventilation IFRS Format Section analytique Non soumis à pénalité de retard 0 1 Non Oui Acheteur nom 35 caractères alphanumériques Acheteur prénom 35 caractères alphanumériques Comptes rattachés x fois Format Compte Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Service 1 à 30 Position dans la liste des services (options de l’entreprise) Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1894 Il est possible de créer un nombre illimité de contacts dossier. Les huit lignes doivent être répétées pour chaque dossier. Fichier Agenda Drapeau d’en-tête : #CAGE (1) Quatre possibilités pour définir la durée d’application d’un événement : 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. Fonction 35 caractères alphanumériques Téléphone 21 caractères alphanumériques Portable 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Intéressé 1 2345 Dépôt Client Fournisseur Représentant Article Si intéressé = 1 (Dépôt) Intitulé 35 caractères alphanumériques Si intéressé = 2 (Client) N° Client 17 caractères alphanumériques Si intéressé = 3 (Fournisseur) N° Fournisseur 17 caractères alphanumériques Si intéressé = 4 (Représentant) Nom 35 caractères alphanumériques Si intéressé = 5 (Article) Référence 18 caractères alphanumériques Groupe d’événement 1 à 50 Numéro du groupe d’événements Evénement 21 caractères alphanumériques Type période (1) 1 234 Le Jusqu’au A partir du Pendant Date début Format Date Date fin Format Date Alerte 0 1 Pas d’alerte Alerte Commentaire 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1895 Fichier Barème Commissions Drapeau d’en-tête : #CTAR (1) Cinq possibilités pour définir la durée d’application d’un barème : 􀂉 En permanence : laisser vides les dates de début et de fin, 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. L’importation de ce fichier devra être suivie d’un fichier #CTRE. Rabais, remises et ristournes (1) Cinq possibilités pour définir la durée d’application d’un barème : 􀂉 En permanence : laisser vides les dates de début et de fin, 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Type 1 2 Commission représentant Commission globale Type période (1) 1 2345 En permanence Le Jusqu’au A partir du Pendant Date début Format Date Date fin Format Date Objectif 1 23 Quantité Montant Taux de remise Domaine 1 2345 Commande Préparation Livraison Facturation Encaissement Base 12 CA HT Marge HT Calcul 1 2 Tranche, uniquement si Objectif = 2 Global Annexes © Sage 2007 1896 Drapeau d’en-tête : #CRAB Soldes et promotions Drapeau d’en-tête : #CSOL Cette dernière valeur doit préciser le type de la remise en mentionnant le symbole %, F, U ou l’opérateur + dans le cas de remises en cascade. Voir la commande Articles pour des informations complémentaires. (1) Cinq possibilités pour définir la durée d’application d’un barème : 􀂉 En permanence : laisser vides les dates de début et de fin, 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Type période (1) 1 2345 En permanence Le Jusqu’au A partir du Pendant Date début Format Date Date fin Format Date Objectif 1 2 Quantité Montant Calcul 1 2 Tranche Global Article remise 18 caractères alphanumériques majuscules Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Type période (1) 1 2345 En permanence Le Jusqu’au A partir du Pendant Date début Format Date Date fin Format Date Remise 45 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1897 Sélection articles/familles, clients/catégories du barème Drapeau d’en-tête : #CTAA Ces informations sont facultatives et doivent toujours suivre un fichier Commission (#CTAR), Rabais, remise et ristourne (#CRAB) ou Soldes et promotions (#CSOL). Gamme de commission du barème Drapeau d’en-tête : #CTRE Ce fichier est facultatif et est toujours importé à la suite des informations Sélection articles/familles ou clients/catégories. Si ces dernières informations ne sont pas transférées, le #CTRE doit suivre un fichier Commission (#CTAR). Fichier Glossaire Drapeau d’en-tête : #CGLO Champ Code Correspondance/Commentaire Intéressé 1 2345 Famille d’article Article Catégorie client Client Représentant Si intéressé = 1 (Famille d’article) Code famille 10 caractères alphanumériques majuscules Si intéressé = 2 (Article) Référence Article 18 caractères alphanumériques Si intéressé = 3 (Catégorie client) N° Catégorie client 1 à 32 Numéro de la catégorie tarifaire Si intéressé = 4 (Client) N° Client 17 caractères alphanumériques majuscules Si intéressé = 5 (Représentant) Nom représentant 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Borne supérieure Jusqu’à Format Quantité ou Montant ou Double selon objectif fichier Barème Remise 45 caractères alphanumériques (Valeur + type %,U et F) Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Domaine 1 2 Article Document Raccourci 6 caractères alphanumériques majuscules Date début Format Date Annexes © Sage 2007 1898 Les informations du glossaire doivent être répétées autant de fois qu’il y a de glossaires. Fichier Représentants Drapeau d’en-tête : #CREP Si le représentant possède un taux de commissionnement, l’importation du fichier #CREP devra être précédée de l’importation du fichier #CTAR concerné, lequel sera suivi d’un fichier #CTRE. Date fin Format Date Texte 1980 caractères alphanumériques + Retour chariot et Tabulations. Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Fonction 20 caractères alphanumériques Acheteur 0 Zone réservée pour une version ultérieure Vendeur/représentant 0 1 Non Oui Caissier 0 1 Non Oui Date création Format Date Niveau d’utilisateur 31 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Service 31 caractères alphanumériques Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Réceptionnaire 0 1 Non Oui Intitulé commission (1) 1. La ligne Intitulé commission doit être répétée autant de fois que nécessaire. 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1899 Fichier Dépôts de stockage Drapeau d’en-tête : #CDEP Emplacement dépôt Drapeau d’en-tête : #CDEE Contacts dépôt Drapeau d’en-tête : #CDEC Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Adresse 35 caractères alphanumériques Complément 35 caractères alphanumériques Code postal 9 caractères alphanumériques Ville 35 caractères alphanumériques Région 25 caractères alphanumériques Pays 35 caractères alphanumériques Responsable 35 caractères alphanumériques Principal 0 1 Principal Non principal Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de la catégorie comptable de stock E-mail 69 caractères alphanumériques Code dépôt 8 caractères alphanumériques majuscules Téléphone 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Code 13 caractères alphanumériques Intitulé 35 caractères alphanumériques Zone 0123 Aucune AB C Type 0 12 Standard Contrôle Transit Défaut 0 1 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Nom 35 caractères alphanumériques Prénom 35 caractères alphanumériques Service 1 à 30 Position dans la liste des services (options de l’entreprise) Fonction 35 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1900 Fichier Documents Les trois fichiers ci-dessous doivent obligatoirement se suivre dans l’ordre défini dans ce manuel. Ils constituent ensemble un document. Pour éviter les problèmes lors de l’importation des documents, respectez les règles suivantes : 􀂉 Si vous voulez importer des documents des achats, des ventes, des documents internes et des stocks, commencez toujours par importer les documents d’entrée en stock (Stock, Interne de type Entrée et Achat), 􀂉 Dans le cas de l’importation de documents de sortie de stock (BL vente, facture vente, mouvement de sortie...) vérifiez auparavant l’état de votre stock. Lors de l’import des documents il est impossible d’indiquer les informations suivantes : 􀂉 les liens d’une ligne de vente avec une ligne d’achat dans les cas d’articles en contremarque, 􀂉 les numéros de pièces et dates du bon de commande ou du bon de livraison d’origine, 􀂉 la référence à l’abonnement et à la périodicité d’abonnement du document. En-têtes de documents Drapeau d’en-tête : #CHEN Téléphone 21 caractères alphanumériques Portable 21 caractères alphanumériques Télécopie 21 caractères alphanumériques E-mail 69 caractères alphanumériques Civilité 0 12 M. Mme Mlle Champ Code Correspondance/Commentaire Domaine 1 234 Vente Achat Stock Interne Type Si Domaine 1 (Ventes) 123456789 Devis Bon de commande Préparation de livraison Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture, Facture de retour, Facture d’avoir Facture comptabilisée Document compacté Si Domaine 2 (Achats) Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1901 23456789 Préparation de commande Bon de commande Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture, facture de retour, facture d’avoir Facture comptabilisée Document compacté Si Domaine 3 (Stocks) 1234567 Mouvement d’entrée Mouvement de sortie Dépréciation Virement dépôt à dépôt Préparation de fabrication Bon de fabrication Document compacté Si Domaine 4 (Documents internes) 0123456 1er document interne 2ème document interne 3ème document interne 4ème document interne 5ème document interne 6ème document interne Document compacté Provenance Si Domaine 1 (Ventes) 12345 Normale Retour Avoir Ticket Réservé export (1) Si Domaine 2 (Achats) 1234 Normale Retour Avoir Réservé export (1) Si Domaine 3 (Stocks) 1 Normale Si Domaine 4 (Documents internes) 1 Normale Souche 1 à 50 Numéro de la souche de numérotation (si Domaine Achat, Vente ou Interne) N° de pièce 8 caractères alphanumériques majuscules Date Format Date Référence 17 caractères alphanumériques Livraison Format Date Tiers 17 caractères alphanumériques majuscules ( si Domaine Achat, Vente ou Interne) Dépôt de stockage 35 caractères alphanumériques (pour un virement de dépôt à dépôt : dépôt d’origine) Dépôt de livraison 35 caractères alphanumériques (dépôt de livraison du client). (dans le cas d’un virement de dépôt à dépôt : dépôt de destination) Périodicité 1 à 10 Numéro de périodicité (Vente uniquement) Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1902 Devise 0 à 32 Numéro de la devise (Achat/Vente) Cours Format Double (Achat/Vente) Payeur/encaisseur 17 caractères alphanumériques majuscules (Achat/Vente/ Interne) Expédition 1 à 50 Numéro du mode d’expédition (Achat/Vente/Interne) Condition livraison 1 à 30 Numéro de condition de livraison (Achat/Vente/Interne) Langue 0 12 Aucune (Achat/Vente/Interne, vide pour Domaine Stock) Langue 1 Langue 2 Nom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente/Interne) Prénom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente/Interne) Entête 1 25 caractères alphanumériques (Achat/Vente) Entête 2 25 caractères alphanumériques (Achat/Vente/Interne) Entête 3 25 caractères alphanumériques (Achat/Vente/Interne) Entête 4 25 caractères alphanumériques (Achat/Vente/Interne) Affaire Format compte. analytique (Achat/Vente/Interne) Catégorie tarifaire 1 à 32 Numéro de la catégorie tarifaire (Vente uniquement) Régime 2 caractères numériques (Achat/Vente) Transaction 2 caractères numériques (Achat/vente) Colisage Format quantité (Vente uniquement) Unité colisage 1 à 30 Numéro de colisage (Vente uniquement) Nbre exemplaires 0 à 99 (Vente, Interne) 1 BL/Facture 0 1 Plusieurs BL/Fact. (Vente uniquement) 1 BL/Fact Taux d’escompte Format Double. (Achat/Vente) Ecart valorisation Format Double. (Achat : facture uniquement) Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de la catégorie comptable Frais 0 1 Non ventilé Ventilé (Achat : FA et FC uniquement) Statut 012 Statut 1 (Domaine Stock : 0 systématiquement) Statut 2 Statut 3 Compte général Format Compte Heure Format Heure Caisse 35 caractères alphanumériques Caissier nom 35 caractères alphanumériques Caissier prénom 35 caractères alphanumériques Clôturé 0 1 Non Oui Numéro de commande site marchand 17 caractères alphanumériques Ventilation IFRS Format Section analytique (Vente/Achat) Type valeur calcul frais d’expédition 0 123 Montant forfaitaire Quantité Poids net Poids brut Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1903 Certains champs sont réservés à certains types de document seulement (Domaines). Ces champs doivent être présents dans tous les cas. Ils sont renseignés s’ils correspondent au type de document défini, sinon ils restent à blanc (vides). Exemple Le champ Représentant ne concerne que les documents de ventes. Pour les documents des achats et des stocks il faudra le laisser à blanc. Valeur frais d’expédition 14 caractères numériques gérés en fonction du type de valeur : Montant forfaitaire : format Monnaie de tenue commerciale, Quantité, Poids net Poids brut : format Prix unitaire Type valeur frais expédition 0 1 HT TTC Type valeur calcul franco de port 0 1 Montant forfaitaire Quantité Valeur franco de port 14 caractères numériques gérés en fonction du type de valeur : Montant forfaitaire : format Monnaie de tenue commerciale, Quantité : format Prix unitaire Type valeur franco de port 0 1 HT TTC Taux taxe 1 (2) Format Double Type taux taxe 1 (2) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 1 (2) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 2 (2) Format Double Type taux taxe 2 (2) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 2 (2) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 3 (2) Format Double Type taux taxe 3 (2) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 3 (2) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Motif 35 caractères alphanumériques. Réservé export. Centrale d’achat 17 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques 1. Réservé export : destiné à une version du programme vendue à l’exportation. 2. Sauf Documents internes. Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1904 Lignes de documents Drapeau d’en-tête : #CHLI Champ Code Correspondance/Commentaire Référence ligne 17 caractères alphanumériques Référence article 18 caractères alphanumériques Désignation 69 caractères alphanumériques Texte complémentaire 1980 caractères alphanumériques + Retour chariot et Tabulations. Le Retour chariot doit être codifié par \n Enuméré de gamme 1 21 caractères alphanumériques. Obligatoire si article à gamme sinon laisser à blanc. Enuméré de gamme 2 21 caractères alphanumériques. Obligatoire si article à double gamme sinon laisser à blanc. N° de série & Lot 30 caractères alphanumériques majuscules. Tous les documents en version 100 Pack Plus tous modules sauf : Devis (Vente), Préparation de commande (Achat) Dépréciation (Stock). Uniquement dans les documents internes : Entrée en stock, Sortie de stock. Complément série/lot 30 caractères alphanumériques majuscules Date péremption Format Date Date fabrication Format Date Type de prix 0 1 HT TTC (Vente uniquement) Prix unitaire Format Montant Prix unitaire en devise Format Montant (Achat/Vente/Interne) Quantité Format Quantité Quantité colisée Format Quantité (Achat/Vente/Interne) Conditionnement 21 caractères alphanumériques Poids net global Format Quantité (A exprimer en grammes) Poids brut global Format Quantité (A exprimer en grammes) Remise 45 caractères alphanumériques (0 à 9 ,+ ,- , %, F, U) sauf Documents internes Type de ligne 0 123 Normale Remise provenant d’un barème (pied de pièce, vente uniquement) Remise exceptionnelle (Achat/Vente) Composants (Bon de fabrication/Stock) Prix de revient unitaire Format Prix (Vente uniquement) Vide pour les documents internes de types : Aucun, Gain financier, Perte financière. Frais Format Montant Annexes © Sage 2007 1905 CMUP Format Prix Vide pour les documents internes de types : Aucun, Gain financier, Perte financière. Provenance facture 0 1234 Normale Bon de retour (Achat/vente) Avoir financier (Achat/vente/Interne) Rectificative valeur Rectificative quantité Nom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente/Interne) Prénom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente/Interne) Date livraison Format Date Dépôt de stockage 35 caractères alphanumériques Affaire Format Section analytique Valorisation 0 1 Non valorisé Normale (1 pour les Domaines Achat/Stock/Interne sauf ceux de types : Aucun, Entrée en stock, Sortie de stock) Référence composé 18 caractères alphanumériques (Vente/Stock pour les types : Préparation de fabrication, Ordre de fabrication, Bon de fabrication) Article non livré 0 1 Aucune ligne générée pour les articles non livrés Ligne générée à zéro pour l’article non livré Taux taxe 1 (1) Format Double Type taux taxe 1 (1) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 1 (1) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 2 (1) Format Double Type taux taxe 2 (1) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 2 (1) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 3 (1) Format Double Type taux taxe 3 (1) 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 3 (1) 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Numéro tiers 17 caractères alphanumériques majuscules Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques (sauf Documents internes) Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1906 Les informations sur les lignes de document devront obligatoirement se trouver à la suite de l’entête du document. Certains champs sont réservés à certains types de document seulement (Domaines). Ces champs doivent être présents dans tous les cas. Ils sont renseignés s’ils correspondent au type de document défini, sinon ils restent à blanc (vides). Acomptes / échéances Drapeau d’en-tête : #CHRE Ces informations doivent être répétées autant de fois qu’il y a d’acomptes et d’échéances. Les fichiers #CHRE sont obligatoirement à la suite des lignes des documents des achats et des ventes. Informations libres série/lot Drapeau d’en-tête : #CIVL Référence client ou Référence client énuméré si article à gamme(s) 18 caractères alphanumériques Facturation sur le poids net (1) 0 1 Non Oui Hors escompte (1) 01 Non Oui Numéro de colis 19 caractères alphanumériques Code emplacement 1 à 999999 13 caractères alphanumériques Quantité emplacement 1 à 9999 Format Quantité 1. Sauf Documents internes. Champ Code Correspondance/Commentaire Type 0 12 Acompte Bon d’achat Echéance Date Format Date Libellé 35 caractères alphanumériques. Uniquement si Type=0 sinon laisser à blanc Montant Format Montant (0 à 9 , %). Il est possible de saisir, soit un montant, soit un pourcentage pour les #CHRE de type 1. Si #CHRE de type 0 : montant uniquement. Montant en devise Si #CHRE de type 0 : Format Montant Mode de règlement 1 à 30 Numéro du mode de règlement Clôturé 0 1 Non clôturé Clôturé Numéro de pièce 8 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Information libre 1 à 64 69 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1907 Règlements Drapeau d’en-tête : #CRGT Champ Code Correspondance/Commentaire Type de règlement 1..8 N° Tiers 17 caractères alphanumériques majuscules Date Format Date Référence 17 caractères alphanumériques Libellé 35 caractères alphanumériques Montant Format Montant Devise 1 à 32 Numéro de la devise Cours devise Format Double Montant en devise Format Montant Mode de règlement 1 à 30 Numéro du mode de règlement Etat 0 1 Non comptabilisé Comptabilisé Code journal 6 caractères alphanumériques Compte contrepartie Format Compte Date impayé Format Date Compte d'écart de règlement (1) 1. Ces informations ne doivent être renseignées que s’il existe un écart de règlement sans quoi les laisser vides. Format Compte Montant écart de règlement (1) Format Montant (positif ou négatif) Code journal écart de règlement (1) 6 caractères alphanumériques Compte général Format Compte N° de pièce 13 caractères alphanumériques Heure Format Heure Caisse 35 caractères alphanumériques Caissier nom 35 caractères alphanumériques Caissier prénom 35 caractères alphanumériques Mise en banque 0 1 Non Oui Clôturé 0 1 Non Oui Souche 0 à 49 Numéro de souche Numéro tiers d’origine 17 caractères alphanumériques majuscules Echéance contrepartie Format Date Annexes © Sage 2007 1908 Liens règlements / échéances Drapeau d’en-tête : #CREC Fichier des abonnements Drapeau d’en-tête : #CABO Champ Code Correspondance/Commentaire N° pièce 8 caractères alphanumériques Date Format Date Montant imputé Format Montant Champ Code Correspondance/Commentaire Domaine 0 1 Client Fournisseur Type 0 123 Proposition d’abonnement Abonnement Résiliation Modèle Tiers 17 caractères alphanumériques majuscules Modèle 10 caractères alphanumériques majuscules Intitulé 35 caractères alphanumériques Contrat 35 caractères alphanumériques Périodicité 3 caractères numériques Type périodicité 0 12345 Jour Semaine Mois Année Mois civil Année civile Durée 3 caractères numériques Type durée 0 12345 Jour Semaine Mois Année Mois civil Année civile Date début Format Date Date fin Format Date Date résiliation Format Date Motif résiliation 1 à 30 Numéro du motif de résiliation Date fin résiliation Format Date Délai préavis 3 caractères numériques Type délai préavis 0 123 Jour Semaine Mois Année Reconduction 0 12 Aucune Tacite A confirmer Annexes © Sage 2007 1909 Pièce générée Pour les ventes 0123456 Devis Préparation de livraison Bon de commande Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture Pour les achats 012345 Préparation de commande Bon de commande Bon de livraison Bon de retour Bon d’avoir financier Facture Souche 0 à 49 Numéro de la souche sur laquelle sera généré le document Génération 4 caractères numériques Type génération 0 1 Date début Date fin Jour tombée génération 1 0 à 31 Jour tombée génération 2 0 à 31 Jour tombée génération 3 0 à 31 Jour tombée génération 4 0 à 31 Jour tombée génération 5 0 à 31 Jour tombée génération 6 0 à 31 Livraison 4 caractères numériques Type livraison 0 1 Date début Date fin Jour tombée livraison 1 0 à 31 Jour tombée livraison 2 0 à 31 Jour tombée livraison 3 0 à 31 Jour tombée livraison 4 0 à 31 Jour tombée livraison 5 0 à 31 Jour tombée livraison 6 0 à 31 En-tête 01 Modèle Fiche client Catégorie tarifaire 0 1 Modèle Fiche client Remise 0 1 Modèle Fiche client Catégorie comptable 0 1 Modèle Fiche client Représentant 01 Modèle Fiche client Dépôt 0 1 Modèle Fiche client Escompte 01 Modèle Fiche client Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1910 Historique et périodicité de l’abonnement Drapeau d’en-tête : #CAPE En-tête des abonnements Drapeau d’en-tête : #CAEN Condition échéance 0 1 Modèle Fiche client Civilité 0 12 M. Mme Mlle Champ Code Correspondance/Commentaire Etat périodicité 0 123 Périodicité générée Périodicité non générée Périodicité suspendue Renouvellement Début périodicité Format Date Fin périodicité Format Date Génération Format Date Livraison Format Date Champ Code Correspondance/Commentaire Référence 17 caractères alphanumériques Dépôt de stockage 35 caractères alphanumériques Dépôt de livraison 35 caractères alphanumériques Périodicité 1 à 10 Numéro de la périodicité Devise 0 à 32 Numéro de la devise Cours Format Double Compte payeur 17 caractères alphanumériques majuscules Expédition 1 à 50 Numéro du mode d’expédition Condition livraison 1 à 30 Numéro de la condition de livraison Langue 0 12 Aucune Langue 1 Langue 2 Nom représentant 35 caractères alphanumériques Prénom représentant 35 caractères alphanumériques En-tête 1 25 caractères alphanumériques En-tête 2 25 caractères alphanumériques En-tête 3 25 caractères alphanumériques En-tête 4 25 caractères alphanumériques Affaire Format Section analytique Catégorie tarifaire 1 à 32 Numéro de la catégorie tarifaire Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1911 Lignes d’abonnement Drapeau d’en-tête : #CALI Régime 2 caractères numériques Transaction 2 caractères numériques Colisage 3 caractères numériques Type colisage 1 à 30 Numéro de l’unité achat/vente Nbre factures 2 caractères numériques 1 BL/Facture 0 1 Non Oui Taux d’escompte Format Double Catégorie comptable 1 à 50 Numéro de la catégorie comptable Base calcul échéances 0 12 Date document Date début périodicité Date fin périodicité Compte général 13 caractères alphanumériques majuscules Ventilation IFRS Format Section analytique Centrale d’achat 17 caractères alphanumériques Contact 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Référence ligne 17 caractères alphanumériques Référence article 18 caractères alphanumériques Désignation 69 caractères alphanumériques Texte complémentaire 1980 caractères alphanumériques + Retour chariot et Tabulations. Le Retour chariot doit être codifié par \n Enuméré de gamme 1 21 caractères alphanumériques. Obligatoire si article à gamme sinon laisser à blanc. Enuméré de gamme 2 21 caractères alphanumériques. Obligatoire si article à double gamme sinon laisser à blanc. Type de prix 0 1 HT TTC (Vente uniquement) Prix unitaire Format Montant Prix unitaire en devise Format Montant (Achat/Vente) Quantité Format Quantité Quantité colisée Format Quantité (Achat/vente) Conditionnement 21 caractères alphanumériques Poids net global Format Quantité (A exprimer en grammes) Poids brut global Format Quantité (A exprimer en grammes) Remise 45 caractères alphanumériques (0..9 ,+ ,- , %, F, U) Type de ligne 0 12 Normale Remise provenant d’un barème (Vente uniquement) Ligne de remise (Achat/Vente) Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1912 Prix de revient unitaire Format Montant CMUP Format Montant Nom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente uniquement) Prénom représentant 35 caractères alphanumériques (Vente uniquement) Dépôt de stockage 35 caractères alphanumériques Affaire Format Section analytique Périodicité 0 12 Toutes Unique Date Début périodicité Format Date (si Périodicité = 2) Fin périodicité Format Date (si Périodicité = 2) Gestion de l’année 0 1 Non Oui Gestion prorata 0 1234 Aucun Quantité Valeur Quantité totale Valeur totale Reconduction 0 1 Non Oui Valorisation 0 1 Non valorisé Normale (1 si Domaine Achat / Stock) Référence composé 18 caractères alphanumériques (Vente uniquement) Taux taxe 1 Format Double Type taux taxe 1 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 1 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 2 Format Double Type taux taxe 2 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 2 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Taux taxe 3 Format Double Type taux taxe 3 0 12 Pourcentage S U Type de taxe 3 0 1234 TVA/débit TVA/encaissement TP/HT TP/TTC TP/poids Référence fournisseur 18 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1913 Conditions de règlement de l’abonnement Drapeau d’en-tête : #CARG Modèles d’enregistrement Drapeau d’en-tête : #CMOD Ressources Drapeau d’en-tête : #CRESPROD Référence client ou Référence client énuméré si article à gamme(s) 18 caractères alphanumériques Facturation sur le poids net 0 1 Non Oui Hors escompte 01 Non Oui Champ Code Correspondance/Commentaire Mode de règlement 1 à 30 N° du mode de règlement Condition 0 12 Jours nets Fin de mois civil Fin de mois Nombre de jours 0 à 999 Jour de tombée 1 0 à 31 Jour de tombée 2 0 à 31 Jour de tombée 3 0 à 31 Jour de tombée 4 0 à 31 Jour de tombée 5 0 à 31 Jour de tombée 6 0 à 31 Type répartition 012 Pourcentage Equilibre Montant Valeur répartition Format Montant Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Formule de calcul 1980 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Code 10 caractères alphanumériques majuscules Type 0 123 Machine Homme Outil Centralisateur Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1914 Catalogue article Drapeau d’en-tête : #CCATAL Intitulé 69 caractères alphanumériques Complément 69 caractères alphanumériques Centralisation 10 caractères alphanumériques majuscules Date prochaine révision Format Date Coût horaire standard Format Montant Temps d’utilisation Format Heure Mise en sommeil 01 Non Oui Commentaire 69 caractères alphanumériques Capacité Format Heure Type capacité 0 1 Fixe Variable Nombre de jours par semaine Format Double Type ressource/centre 0 1 Ressource Centre Ressource / centre associé 10 caractères alphanumériques majuscules (1) 1. Cette ligne doit être répétée autant de fois que de centres associés. Champ Code Correspondance/Commentaire Intitulé 35 caractères alphanumériques Code 2 caractères alphanumériques Suivi stock 0 1 Oui Non Niveau 0 123 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Intitulé parent 35 caractères alphanumériques Champ Code Correspondance/Commentaire Annexes © Sage 2007 1915 Annexe 6 - Critères de sélection et types de fichiers d’exportation Cette annexe détaille les critères de sélection qu’il est possible d’enregistrer dans les formats de sélection pour exporter des données du programme Sage Gestion commerciale. La forme et le contenu des fichiers d’exportation étant strictement identique à celle des fichiers d’importation, vous les trouverez dans l’Annexe Fichiers d’importation. Les informations présentées dans ce chapitre sont celles que l'on peut enregistrer dans les modèles d'exportation de données de la commande Fichier / Exporter / Format ligne 30 et 100, HTML… afin de constituer des fichiers contenant des informations tirées des fichiers du programme Sage Gestion commerciale. 􀀳 En ce qui concerne l’exportation des données selon des formats paramétrables, les informations qui peuvent être exportées ainsi que les critères de sélection ne sont pas détaillés ici. Pour plus d’informations, reportez-vous aux commandes «Exporter au format d’exportation paramétrable », page 246 et «Format import/export paramétrable», page 250 ainsi qu’au «Manuel de la gamme». Rappelons que l'on peut exporter les fichiers sous quatre formats : 􀂉 le format Sylk qui est un format reconnu par tous les tableurs ; ce format permet donc la reprise et le traitement de données dans de tels programmes et étend les possibilités d'analyse du gestionnaire ; ce mode d'exportation permet, de plus, de sélectionner et de n'exporter que les informations qui présentent un intérêt particulier ; 􀂉 le format Texte qui est le format demandé par le programme Sage Gestion commerciale pour l'importation de données. Il conviendra donc tout particulièrement au transfert d'informations entre deux postes distants équipés du même programme de gestion. Les données exportées ont cette particularité qu'il n'est pas possible, comme dans les fichiers Sylk, de n'exporter que certaines informations d'un fichier. Les exportations se font «en bloc» en extrayant toutes les données d'une même fiche. Il est quand même possible de sélectionner celles des fiches que l'on veut exporter ; 􀂉 le format HTML qui est le format utilisé pour les textes insérés dans les pages Web, c’est-à-dire sur Internet ; vous pourrez ainsi extraire directement des informations de votre programme pour les insérer dans une page de votre serveur ; 􀂉 le format Classeur Microsoft Excel© qui, mieux que le format Sylk, créera directement une feuille de classeur Microsoft Excel et, si ce programme est installé sur votre micro-ordinateur, le lancera automatiquement et ouvrira le dossier exporté afin que vous puissiez travailler dessus. 􀀳 Il est également possible d’exporter des données comptables qui pourront être reprises par un programme Sage Comptabilité compatible avec la version de la gestion commerciale utilisée. Exemple Prenons le cas des familles. En format Sylk, il est possible de demander au programme de n'exporter que les codes familles ainsi que leurs intitulés. En format texte, le fichier d'exportation comportera toutes les zones du fichier familles, c'est-à-dire le code famille, le type, l’intitulé, etc. Mais on pourra cependant préciser que l'on ne veut exporter que les familles de type détail ou bien les familles dont le suivi du stock est sérialisé. Voir les modèles d’exportation dans la commande «Exporter», page 235. Nous présentons donc dans ce chapitre les critères de sélection que l'on peut utiliser pour constituer des fichiers d'export de données. Ce chapitre de l'Annexe permet également de connaître les informations qu'un fichier d'export peut mentionner, dans le format texte en particulier, puisque, nous le répétons, les fichiers d'exportation sont strictement identiques à ceux que le programme demande en importation. Annexes © Sage 2007 1916 Les grands titres sont les noms des fichiers. Lorsque le critère de sélection doit être tapé au clavier dans les colonnes De et à, nous mentionnons «A saisir » dans la colonne Zone et la colonne Valeur précise les informations à saisir. Lorsque le critère utilise une liste déroulante, nous mentionnons «Liste déroulante» dans la colonne Zone et la colonne Valeur précise les choix possibles. Le premier est toujours le choix par défaut même s'il n'est pas le premier dans la liste. Les formats de saisie sont ceux que vous avez paramétrés dans la fiche de l’entreprise. Voir le «Volet Commercial – A propos de…», page 107 en ce qui concerne les formats des montants, des quantités et des prix, et le «Volet Comptable – A propos de…», page 96 pour les comptes généraux et analytiques. En ce qui concerne les dates, elles doivent toujours être saisies sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Formats Certains critères de sélection doivent être saisis selon un format qui est soit fixe, soit déterminé par l’utilisateur lui-même. Le tableau qui suit précise ces différents formats et leur origine s’il y a lieu. Format Valeur ou fonction de paramétrage Format Compte Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Section analytique Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Date 6 caractères numériques de la forme JJMMAA sans séparateur Format Heure 6 caractères numériques avec séparateur de la forme HH :MM :SS Format Double (1) 1. Dans le cas des Cours de change, le format est de 14 caractères numériques dont 6 décimales au maximum. 14 caractères numériques dont 4 décimales au maximum Format Montant Format affecté à la monnaie de tenue commerciale dans l’option Devise de la commande A propos de … Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Quantité Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Format Prix Paramétré dans volet Initialisation, commande A propos de votre société, menu Fichier Annexes © Sage 2007 1917 Détail des critères d’exportation Abonnements Abonnements historique Critère Zone Valeur Domaine Liste déroulante Tous, Client, Fournisseur Type Liste déroulante Tous, Proposition, Abonnement, Résiliation N° tiers A saisir 17 caractères alphanumériques Modèle A saisir 10 caractères alphanumériques intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Contrat A saisir 35 caractères alphanumériques Périodicité A saisir 3 caractères numériques Type périodicité Liste déroulante Toutes, Jour, Semaine, Mois, Année, Mois civil, Année civile Durée A saisir 3 caractères numériques Type durée Liste déroulante Toutes, Jour, Semaine, Mois, Année, Mois civil, Année civile Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Date résiliation A saisir Format Date Motif résiliation Liste déroulante Tous, Liste des motifs de résiliation Délai préavis A saisir 3 caractères numériques Type délai Liste déroulante Toutes, Jour, Semaine, Mois, Année Date fin délai A saisir Format Date Reconduction Liste déroulante Toutes, Aucune, Tacite, A confirmer Pièce générée Liste déroulante Toutes, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture Souche Liste déroulante Toutes, Liste des souches achat et vente Génération A saisir 3 caractères numériques Type génération Liste déroulante Tous, Date début, Date fin Jours génération A saisir 0 à 31 Livraison A saisir 3 caractères numériques Type livraison Liste déroulante Tous, Date début, Date fin Jours livraison A saisir 0 à 31 Critère Zone Valeur N° tiers A saisir 17 caractères alphanumériques Modèle A saisir 10 caractères alphanumériques Date début périodicité A saisir Format Date Date fin périodicité A saisir Format Date Annexes © Sage 2007 1918 Abonnements en-tête Date génération périodicité A saisir Format Date Date livraison périodicité A saisir Format Date Etat périodicité Liste déroulante Tous, Généré, Non généré, Suspendue, Renouvellement Critère Zone Valeur Référence A saisir 17 caractères alphanumériques En-tête 1 A saisir 25 caractères alphanumériques En-tête 2 A saisir 25 caractères alphanumériques En-tête 3 A saisir 25 caractères alphanumériques En-tête 4 A saisir 25 caractères alphanumériques Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Dépôt de livraison A saisir 35 caractères alphanumériques Périodicité Liste déroulante Toutes, Liste des périodicités Devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Cours A saisir Format Double Payeur A saisir Format Compte Expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d’expédition Condition de livraison Liste déroulante Toutes, Liste des conditions de livraison Langue Liste déroulante Tous, Aucune, Langue 1, Langue 2 Représentant/Acheteur A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Ventilation IFRS A saisir Format Section analytique Compte général A saisir Format Compte Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste des catégories comptables Régime A saisir 2 caractères numériques Transaction A saisir 2 caractères numériques Colisage A saisir 3 caractères numériques Unité colisage Liste déroulante Tous, Liste des unités d’achat et de vente Nombre factures A saisir 2 caractères numériques 1 BL/Facture Liste déroulante Tous, Oui, Non Taux d’escompte A saisir 0,0001 à 99,9999 Base calcul échéances Liste déroulante Tous, Date document, Date début périodicité, Date fin périodicité Total HT Sélection impossible Centrale d’achat A saisir 17 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1919 Abonnements ligne Critère Zone Valeur Référence ligne A saisir 17 caractères alphanumériques Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques Référence fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Référence client A saisir 18 caractères alphanumériques Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques Complément Sélection impossible 1980 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques Prix unitaire A saisir Format Montant Prix unitaire en devise A saisir Format Montant Quantité A saisir Format Quantité Quantité colisée A saisir Format Quantité Conditionnement A saisir 21 caractères alphanumériques Poids net global A saisir Format Double Poids brut global A saisir Format Double Taux de remise A saisir 45 caractères alphanumériques Prix unitaire net A saisir Format Montant Prix unitaire net devise A saisir Format Montant Prix de revient unitaire A saisir Format Montant C.M.U.P. A saisir Format Montant Montant HT A saisir Format Montant Montant HT devise A saisir Format Montant Prix de revient global A saisir Format Montant Taux de taxe 1 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 2 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 3 A saisir 0 à 99,9999 Montant TTC A saisir Format Montant Collaborateur nom A saisir 35 caractères alphanumériques Collaborateur prénom A saisir 35 caractères alphanumériques Type de ligne Liste déroulante Toutes, Normale, Remise exceptionnelle, Remise Barème, Enuméré gamme, Composant Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Valorisation Liste déroulante Toutes, Oui, Non Référence composé A saisir 18 caractères alphanumériques Périodicité ligne Liste déroulante Toutes, Unique, Date Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Gestion année Liste déroulante Toutes, Oui, Non Annexes © Sage 2007 1920 Abonnements règlement Agenda Gestion prorata Liste déroulante Toutes, Aucun, Quantité, Valeur, Quantité totale, Valeur totale Reconduction Liste déroulante Toutes, Oui, Non Facturation sur le poids Liste déroulante Toutes, Oui, Non Non soumis escompte Liste déroulante Toutes, Oui, Non Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Type de répartition Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Nombre de jours A saisir 3 caractères numériques Condition règlement Liste déroulante Toutes, Jour net, Fin de mois civil, Fin de mois Jours de tombée A saisir 2 caractères alphanumériques Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste des modes de règlement Critère Zone Valeur Intéressé (type) Liste déroulante Tous, Dépôt, Client, Fournisseur, Représentant, Article Dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Client A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Fournisseur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Article A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Groupe d’événements Liste déroulante Tous, Liste des groupes d'événement Evénement agenda A saisir 21 caractères alphanumériques Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Position date Liste déroulante Toutes, Le, Jusqu'au, A partir du, Pendant Alerte Liste déroulante Toutes, Oui, Non Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1921 Articles Critère Zone Valeur Référence A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques majuscules Famille A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Gamme 1 Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type produit Gamme 2 Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type produit Enuméré gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques Conditionnement Liste déroulante Toutes, Liste des conditionnements Enuméré conditionnement A saisir 21 caractères alphanumériques Référence énuméré conditionnement A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Code barres énuméré conditionnement A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Référence énuméré principale Liste déroulante Tous, Oui, Non Référence énuméré A saisir 18 caractères alphanumériques Prix d'achat énuméré A saisir Format Montant Code barres énuméré A saisir 18 caractères alphanumériques Dernier prix achat énuméré A saisir Format Montant Nouveau prix achat énuméré A saisir Format Montant Coût standard énuméré A saisir 14 caractères numériques Unité de vente Liste déroulante Toutes, Liste des unités de vente Prix d’achat A saisir Format Prix Coefficient A saisir Format Double Prix de vente A saisir Format Prix Nouveau prix d’achat A saisir Format Prix Nouveau coefficient A saisir Format Double Nouveau prix de vente A saisir Format Prix Type de prix Liste déroulante Tous, HT, TTC Date de création A saisir Format Date Date modification A saisir Format Date Nomenclature Liste déroulante Toutes, Aucune, Fabrication, Commerciale composé, commerciale composant, Article lié Quantité composition A saisir Format Quantité Quanté opératoire A saisir Format Quantité Statistique 1 à 5 A saisir 21 caractères alphanumériques Unité de poids Liste déroulante Toutes, Tonne, Quintal, Kilogramme, Gramme, Milligramme Poids net A saisir Format Double Poids brut A saisir Format Double Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Délai livraison A saisir 0 - 999 Annexes © Sage 2007 1922 Garantie A saisir 0 - 999 Contremarque Liste déroulante Tous, Oui, Non Vente au débit Liste déroulante Tous, Oui, Non Facturation/poids net Liste déroulante Tous, Oui, Non Facturation forfaitaire Liste déroulante Tous, Oui, Non Non soumis escompte Liste déroulante Tous, Oui, Non Non impression Liste déroulante Tous, Oui, Non Hors statistiques Liste déroulante Tous, Oui, Non Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Publié sur le site marchand Liste déroulante Tous, Oui, Non Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste des catégories comptable Compte général A saisir Format Compte Section analytique A saisir Format Section analytique Code taxe 1 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 1 A saisir Format Compte Code taxe 2 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 2 A saisir Format Compte Code taxe 3 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 3 A saisir Format Compte Langue 1 A saisir 69 caractères alphanumériques Langue 2 A saisir 69 caractères alphanumériques Glossaire A saisir 35 caractères alphanumériques Code EDI 1 A saisir 3 caractères alphanumériques Code EDI 2 A saisir 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 A saisir 3 caractères alphanumériques Code EDI 4 A saisir 3 caractères alphanumériques Code barres A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Code fiscal A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Suivi du stock Liste déroulante Tous, Aucun, Sérialisé, CMUP, FIFO, LIFO, Par lot Référence substitution A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Frais 1 A saisir Format Remise Frais 2 A saisir Format Remise Frais 3 A saisir Format Remise Modèle d’enregistrement A saisir 31 caractères alphanumériques Domaine Liste déroulante Tous, Tous les domaines, Vente, Achat, Stock, Vente comptoir, Interne Quantité achat A saisir Echelonnement actif Quantité vente A saisir Echelonnement actif CA HT Brut/Ventes A saisir Echelonnement actif CA HT Net/Ventes A saisir Echelonnement actif Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1923 Articles / client CA TTC Brut/Ventes A saisir Echelonnement actif CA TTC Net/Ventes A saisir Echelonnement actif Marge A saisir Echelonnement actif Prix de revient global A saisir Echelonnement actif Poids net global A saisir Echelonnement actif Poids brut global A saisir Echelonnement actif Taux de remise moyen A saisir Echelonnement actif Transféré Liste déroulante Tous, Oui, Non Dernier prix d’achat A saisir 14 caractères numériques Coût standard A saisir Format Montant Date application tarif A saisir Format Date Saisie variable Liste déroulante Oui, Tous, Non Réappro prévisions Liste déroulante Oui, Tous, Non Enuméré 1 à 4 35 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Nouveau prix achat énuméré A saisir Format Montant Coût standard énuméré A saisir Format Montant Nouveau prix d’achat A saisir Format Prix Nouveau coefficient A saisir Format Double Nouveau prix de vente A saisir Format Prix Coût standard A saisir Format Montant Date application tarif A saisir Format Date Saisie variable Liste déroulante Tous, Oui, Non Quantité composition A saisir Format Quantité Quantité opératoire A saisir Format Quantité Réappro/prévision Liste déroulante Tous, Oui, Non Critère Zone Valeur Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires N° client A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Référence client As 18 caractères alphanumériques Coefficient A saisir Format Double Nouveau coefficient A saisir Format Double Prix de vente A saisir Format Prix unitaire Prix énuméré A saisir Format Montant Nouveau prix énuméré A saisir Format Montant Référence énuméré A saisir 18 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1924 Articles / fournisseur Type de prix Liste déroulante Tous, HT, TTC Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Calcul PV/PR Liste déroulante Tous, Oui, Non Remise A saisir Format Double Nouvelle remise A saisir Format Double Hors remise Liste déroulante Tous, Oui, Non Mode d'arrondi Liste déroulante Tous, Aucun, Liste des arrondis Gamme de remise Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type Remise Quantité vente A saisir Echelonnement actif CA HT Brut A saisir Echelonnement actif CA HT Net A saisir Echelonnement actif CA TTC Brut A saisir Echelonnement actif CA TTC Net A saisir Echelonnement actif Marge A saisir Echelonnement actif Prix de revient global A saisir Echelonnement actif Poids net global A saisir Echelonnement actif Poids brut global A saisir Echelonnement actif Taux de remise moyen A saisir Echelonnement actif Nouveau prix énuméré A saisir Format Montant Nouvelle remise A saisir Format Double Date application tarif (1) A saisir Format Date Nouveau coefficient A saisir Format Double Nouveau prix d’achat A saisir Format Prix 1. Si aucune date n’est enregistrée, tous les tarifs sont exportés. Si une date est renseignée, seuls les nouveaux tarifs sont exportés. Critère Zone Valeur N° fournisseur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Fournisseur principal Liste déroulante Tous, Oui, Non Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Référence fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Code barres fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Prix d'achat A saisir Format Montant Nouveau prix d’achat A saisir Format Montant Prix énuméré A saisir Format Montant Référence énuméré fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Code barres énuméré fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1925 Articles / stock Remise A saisir Format Double Nouvelle remise A saisir Format Double Hors remise Liste déroulante Tous, Oui, Non Unité d'achat Liste déroulante Toutes, Liste des unités d'achat Conversion unité d’achat A saisir Format Double Conversion unité de vente A saisir Format Double Colisage A saisir Format Quantité Q.E.C. A saisir Format Quantité Délai d'approvisionnement A saisir 0 - 999 Garantie Frs A saisir 0 - 999 Gamme de remise Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type Remise Quantité achat A saisir Echelonnement actif CA HT Brut A saisir Echelonnement actif CA HT Net A saisir Echelonnement actif CA TTC Brut A saisir Echelonnement actif CA TTC Net A saisir Echelonnement actif Prix de revient global A saisir Echelonnement actif Poids net global A saisir Echelonnement actif Poids brut global A saisir Echelonnement actif Taux de remise moyen A saisir Echelonnement actif Nouveau prix d’achat A saisir Format Montant Nouveau prix énuméré A saisir Format Montant Nouvelle remise A saisir Format Double Date application tarif (1) A saisir Format Date Nouveau prix d’achat A saisir Format Prix 1. Si aucune date n’est enregistrée, tous les tarifs sont exportés. Si une date est renseignée, seuls les nouveaux tarifs sont exportés. Critère Zone Valeur Intitulé dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Emplacement A saisir 21 caractères alphanumériques Quantité mini A saisir Format Quantité Quantité maxi A saisir Format Quantité Stock réel A saisir Format Quantité Disponible A saisir Format Quantité Commandé A saisir Format Quantité Commandé contremarque A saisir Format Quantité Réservé A saisir Format Quantité Réservé contremarque A saisir Format Quantité Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1926 Banques Préparé A saisir Format Quantité Stock à terme A saisir Format Quantité Valeur du stock A saisir Format Montant Principal Liste déroulante Tous, Oui, Non Préparé A saisir Format Quantité A contrôler A saisir Format Quantité Emplacement principal A saisir 13 caractères alphanumériques Emplacement contrôle A saisir 13 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse A saisir 35 caractères alphanumériques Complément A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail A saisir 69 caractères alphanumériques Site A saisir 69 caractères alphanumériques Abrégé A saisir 17 caractères alphanumériques Abrégé banque A saisir 5 caractères alphanumériques Code banque A saisir 5 caractères alphanumériques majuscules Guichet A saisir 5 caractères numériques Compte A saisir 11 caractères alphanumériques Clé A saisir 2 caractères numériques Code journal A saisir 6 caractères alphanumériques Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Structure banque Liste déroulante Toutes, Locale, Etranger, BIN, IBAN Devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Abrégé banque A saisir 5 caractères alphanumériques majuscules Gestion de l’IBAN Liste déroulante Toutes, Oui, Non Civilité Liste déroulante Toutes, M., Mme, Mlle Nom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Prénom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Service contact Liste déroulante Tous, Liste des services (option de l’entreprise) Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1927 Barèmes Commissions Fonction contact A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone contact A saisir 21 caractères alphanumériques Téléphone portable contact A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie contact A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail contact A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Type Liste déroulante Tous, Commission représentant, Commission globale Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Objectif Liste déroulante Tous, Quantité, Montant, Taux de remise Domaine Liste déroulante Tous, Commande, Préparation, Livraison, Facturation, Encaissement Base Liste déroulante Toutes, CA HT, Marge HT Intéressé Liste déroulante Tous, Famille, Article, Catégorie tarifaire, Client, Représentant Famille concernée A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Article concerné A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Catégorie tarifaire concernée Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Client concerné A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Représentant concerné A saisir 45 caractères alphanumériques Borne supérieure A saisir Format Quantité/Montant Remise A saisir 45 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1928 Rabais, remises et ristournes (1) Cinq possibilités pour définir la durée d’application d’un barème : 􀂉 En permanence : laisser vides les dates de début et de fin, 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. Soldes et promotions (1) Cinq possibilités pour définir la durée d’application d’un barème : 􀂉 En permanence : laisser vides les dates de début et de fin, 􀂉 Le : saisir la date de début, 􀂉 Jusqu’au : renseigner uniquement la date de fin, 􀂉 A partir du : saisir uniquement la date de début, 􀂉 Pendant : saisir les dates de début et de fin. Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Date début (1) A saisir Format Date Date fin (1) A saisir Format Date Objectif Liste déroulante Tous, Quantité, Montant, Taux de remise Calcul Liste déroulante Tous, Tranche, Global Article remise A saisir 18 caractères alphanumériques Intéressé Liste déroulante Tous, Famille, Article, Catégorie tarifaire, Client Famille concernée A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Article concerné A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Catégorie tarifaire concernée Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Client concerné A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Borne supérieure A saisir Format Quantité/Montant Remise A saisir 45 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Date début (1) A saisir Format Date Date fin (1) A saisir Format Date Intéressé Liste déroulante Tous, Famille, Article Famille concernée A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Article concerné A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Remise A saisir 45 caractères alphanumériques Annexes © Sage 2007 1929 Centre de charges Clients Critère Zone Valeur Code A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Type Liste déroulante Tous, Machine, Homme, Outil, Centralisateur Intitulé A saisir 69 caractères alphanumériques Complément A saisir 69 caractères alphanumériques Centralisation A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Date prochaine révision A saisir Format Date Coût horaire standard A saisir Format Montant Temps d’utilisation A saisir Format Temps Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Capacité A saisir Format Heure Type de capacité Liste déroulante Par jour, Par semaine Nombre de jours par semaine A saisir Format Valeur Date de création A saisir Format Date Ressource rattachée A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Critère Zone Valeur N° client A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Abrégé A saisir 17 caractères alphanumériques Qualité A saisir 17 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse A saisir 35 caractères alphanumériques Complément A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Date de création A saisir Format Date Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail A saisir 69 caractères alphanumériques Site A saisir 69 caractères alphanumériques N° compte principal A saisir Format Compte Compte rattaché A saisir Format Compte Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste cat. Tarifaires Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste catégories comptables Vente Annexes © Sage 2007 1930 Périodicité Liste déroulante Toutes, Liste des périodicités Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Payeur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 Code affaire A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Ventilation IFRS A saisir Format Section analytique Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Taux remise A saisir Format Double Taux escompte A saisir Format Double Taux relevé A saisir Format Double Taux R.F.A. A saisir Format Double Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Nb factures A saisir 0 – 99 1 BL/Facture Liste déroulante Tous, Oui, Non Priorité de livraison Liste déroulante Tous, Oui, Non Livraison partielle Liste déroulante Toutes, Oui, Non Modèle de règlement A saisir 35 caractères alphanumériques Type de répartition règlement Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Nombre de jours A saisir 0 – 999 Condition règlement Liste déroulante Toutes, Jours nets, Fin de mois civil, Fin de mois Jours de tombée A saisir 2 caractères alphanumériques Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste modes règlement N° Siret A saisir 14 caractères alphanumériques NAF (APE) A saisir 5 caractères alphanumériques N° identifiant A saisir 25 caractères alphanumériques Code EDI 1 A saisir 17 caractères alphanumériques Code EDI 2 A saisir 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 A saisir 3 caractères alphanumériques Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Statistiques tiers 1 à 10 A saisir 21 caractères alphanumériques Banque principale Liste déroulante Toutes, Oui, Non Intitulé banque A saisir 35 caractères alphanumériques Agence A saisir 5 caractères alphanumériques majuscules Guichet A saisir 5 caractères numériques Compte A saisir 11 caractères alphanumériques Clé A saisir 2 caractères numériques Commentaire banque A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1931 Structure banque Liste déroulante Toutes, Locale, Etranger, BIN, IBAN Banque devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Gestion de l’IBAN Liste déroulante Toutes, Oui, Non Type dépôt Liste déroulante Tous, Oui, Non Nom dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Complément dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal dépôt A saisir 9 caractères alphanumériques Ville dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Région dépôt A saisir 25 caractères alphanumériques Pays dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Contact dépôt A saisir 35 caractères alphanumériques Mode d’expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d'expédition Condition de livraison Liste déroulante Tous, Liste des conditions de livraison Téléphone dépôt A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie dépôt A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail dépôt A saisir 69 caractères alphanumériques Encours maximum A saisir Format Montant Plafond assurance A saisir Format Montant Code risque Liste déroulante Tous, Liste des codes risque Contrôle encours Liste déroulante Tous, Contrôle automatique, Selon code risque, Compte bloqué CA HT Net (1) A saisir Echelonnement actif CA HT Brut (1) A saisir Echelonnement actif CA TTC Net (1) A saisir Echelonnement actif CA TTC Brut (1) A saisir Echelonnement actif Marge A saisir Echelonnement actif Taux de remise moyen A saisir Echelonnement actif Nom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Prénom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Service contact Liste déroulante Tous, Liste des services (option de l’entreprise) Fonction contact A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone contact A saisir 21 caractères alphanumériques Téléphone portable contact A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie contact A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail contact A saisir 69 caractères alphanumériques Centrale d’achat A saisir 17 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Priorité livraison A saisir 3 caractères numériques Livraison partielle A saisir Oui, Non Modèle de règlement A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1932 Codes journaux Collaborateurs 1. La valorisation du chiffre d’affaires est réalisée à partir des tiers enregistrés dans les lignes du document et non ceux enregistrés dans l’en-tête des pièces. Critère Zone Valeur Code A saisir 6 caractères alphanumériques Type Liste déroulante Tous, Achats, Ventes, Trésorerie, Général, Situation Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Numérotation Liste déroulante Toutes, Manuelle, Continue pour le fichier, Continue pour le journal, Mensuelle Option saisie analytique Liste déroulante Toutes, Oui, Non Compte trésorerie A saisir Format Comptes Option contrepartie/ligne Liste déroulante Toutes, Oui, Non Masquer les totaux Liste déroulante Tous, Oui, Non Type rapprochement Liste déroulante Tous, Aucun, Contrepartie, Trésorerie Mise en sommeil Liste déroulante Toutes, Oui, Non Critère Zone Valeur Nom A saisir 35 caractères alphanumériques Prénom A saisir 35 caractères alphanumériques Fonction A saisir 20 caractères alphanumériques Barème A saisir 35 caractères alphanumériques Vendeur/représentant Liste déroulante Tous, Oui, Non Caissier Liste déroulante Tous, Oui, Non Acheteur Liste déroulante Tous, Oui, Non Réceptionnaire Liste déroulante Tous, Oui, Non Niveau d’utilisateur A saisir 31 caractères alphanumériques Service A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse A saisir 35 caractères alphanumériques Complément A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques E-mail A saisir 69 caractères alphanumériques Date création A saisir 6 caractères format Date Annexes © Sage 2007 1933 Comptes généraux Dépôts de stockage Critère Zone Valeur Numéro A saisir Format Comptes Type Liste déroulante Tous, Détail, Total Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Abrégé A saisir 17 caractères alphanumériques Nature de compte Liste déroulante Toutes, Liste des natures de compte Report Liste déroulante Tous, Aucun, Solde, Détail Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Pagination A saisir 2 caractères numériques Code taxe A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Regroupement Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie analytique Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie échéance Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie quantité Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie devise Liste déroulante Tous, Oui, Non Devise privilégiée Liste déroulante Tous, Aucune, Liste des devises Lettrage automatique Liste déroulante Tous, Oui, Non Saisie compte tiers Liste déroulante Tous, Oui, Non Date de création A saisir Format Date Compte tiers rattaché A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Bloc-notes A saisir 127 caractères alphanumériques Plan analytique répartition Liste déroulante Tous, Liste des plans analytiques Section A saisir Format Sections analytiques Type répartition Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse A saisir 35 caractères alphanumériques Complément A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Responsable A saisir 35 caractères alphanumériques Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste des catégories comptables (catégories comptables de stock uniquement) Annexes © Sage 2007 1934 Document achat en-tête Principal Liste déroulante Tous, oui, non Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques E-mail A saisir 69 caractères alphanumériques Code dépôt A saisir 8 caractères alphanumériques majuscules Civilité contact Liste déroulante Toutes, M., Mme, Mlle Nom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Prénom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Service contact Liste déroulante Tous, Liste des services (option de l’entreprise) Fonction contact A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone contact A saisir 21 caractères alphanumériques Portable contact A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie contact A saisir 21 caractères alphanumériques E-mail contact A saisir 69 caractères alphanumériques Code emplacement A saisir 13 caractères alphanumériques Intitulé emplacement A saisir 35 caractères alphanumériques Zone emplacement Liste déroulante Toutes, A, B, C, Aucun Type emplacement Liste déroulante Tous, Standard, Transit, Contrôle Critère Zone Valeur Type Liste déroulante Tous, Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté Provenance Liste déroulante Tous, Normale, Retour, Avoir Souche A saisir Toutes, Liste des souches du document N° pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Date document A saisir Format Date Référence A saisir 8 caractères alphanumériques N° fournisseur A saisir 17 caractères alphanumériques Date Livraison A saisir Format Date Statut Liste déroulante Tous, Saisi, Confirmé, Statut 3 Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Devise Liste déroulante Tous, Liste des devises Cours A saisir Format Double Encaisseur A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d’expédition Condition livraison Liste déroulante Tous, Liste des conditions de livraison Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 Acheteur A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1935 Document interne en-tête Entête 1 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 2 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 3 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 4 A saisir 25 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Ventilation IFRS A saisir Format Section analytique Compte général A saisir Format Compte Catégorie comptable Liste déroulante Tous, Liste des catégories comptables Frais Liste déroulante Tous, Oui, Non Régime A saisir 2 caractères numériques Transaction A saisir 2 caractères numériques Taux d’escompte A saisir 0,0001 à 99,9999 Reliquat Liste déroulante Tous, Oui, Non Impression Liste déroulante Tous, Oui, Non Total HT Sélection impossible Transaction A A saisir 1 caractère alphanumérique Transaction B A saisir 1 caractère alphanumérique Date début abonnement A saisir Format Date Date fin abonnement A saisir Format Date Date début périodicité A saisir Format Date Date fin périodicité A saisir Format Date Date fabrication A saisir Format Date Heure A saisir Format Heure Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Type Liste déroulante Tous, Intitulé document interne 1, Intitulé document interne 2, Intitulé document interne 3, Intitulé document interne 4, Intitulé document interne 5, Intitulé document interne 6, Document compacté Souche Liste déroulante Toutes, Liste des souches documents internes N° pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Date document A saisir Format Date Référence A saisir 8 caractères alphanumériques N° client A saisir 17 caractères alphanumériques Date Livraison A saisir Format Date Statut Liste déroulante Tous, Saisi, Confirmé, Validé Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1936 Document ligne Dépôt de livraison A saisir 35 caractères alphanumériques Devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Cours A saisir Format Double Expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d’expédition Condition livraison Liste déroulante Toutes, Liste des conditions de livraison Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2. Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Entête 1 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 2 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 3 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 4 A saisir 25 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Nbre factures A saisir 2 caractères numériques Impression Liste déroulante Oui, Non, Tous Total HT Sélection impossible Centrale d’achat contact A saisir 17 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur N° tiers A saisir 17 caractères alphanumériques N° de pièce A saisir 8 caractères alphanumériques N° bon de commande A saisir 8 caractères alphanumériques N° préparation de livraison A saisir 8 caractères alphanumériques N° bon de livraison A saisir 8 caractères alphanumériques Date A saisir Format Date Date bon de commande A saisir Format Date Date préparation de livraison A saisir Format Date Date bon de livraison A saisir Format Date Référence ligne A saisir 17 caractères alphanumériques Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques Référence fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Référence client A saisir 18 caractères alphanumériques Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques Complément Sélection impossible 1980 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques N° de série & lot A saisir 18 caractères alphanumériques Complément série & lot A saisir 30 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1937 Date péremption A saisir Format Date Date fabrication A saisir Format Date Prix unitaire A saisir Format Montant Prix unitaire en devise A saisir Format Montant PU du bon de Cde A saisir Format Montant Quantité A saisir Format Quantité Quantité colisée A saisir Format Quantité Conditionnement A saisir 21 caractères alphanumériques Quantité commandée A saisir Format Quantité Quantité préparée A saisir Format Nombre Quantité livrée A saisir Format Quantité N° colis A saisir 18 caractères alphanumériques Poids net global A saisir Format Double Poids brut global A saisir Format Double Taux de remise A saisir 45 caractères alphanumériques Prix unitaire net A saisir Format Montant Prix unitaire net devise A saisir Format Montant Prix de revient unitaire A saisir Format Montant C.M.U.P. A saisir Format Montant Montant HT A saisir Format Montant Montant HT devise A saisir Format Montant Taux de taxe 1 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 2 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 3 A saisir 0 à 99,9999 Prix de revient global A saisir Format Montant Frais A saisir Format Montant Montant TTC A saisir Format Montant Collaborateur nom A saisir 35 caractères alphanumériques Collaborateur prénom A saisir 35 caractères alphanumériques Lot épuisé Liste déroulante Tous, Oui, Non Type mouvement Liste déroulante Tous, Entrée en Qté, Entrée en Frs, Sortie en Qté, Sortie en Frs Type de ligne Liste déroulante Toutes, Normale, Remise exceptionnelle, Remise Barème, Composant, Enuméré gamme Provenance facture Liste déroulante Toutes, Normale, Avoir, Retour Date livraison A saisir Format Date Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Valorisation Liste déroulante Toutes, Oui, Non Référence composé A saisir 18 caractères alphanumériques Pays d’origine A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1938 Document ligne – Documents internes Code NC8 A saisir 8 caractères alphanumériques Code NGP9 A saisir 1 caractère alphanumérique Département A saisir 2 caractères alphanumériques Valeur statistique A saisir Format Montant Condition de livraison A saisir 1 caractère numérique Situation du lieu A saisir 1 caractère numérique Facturation sur le poids net Liste déroulante Toutes, Oui, Non Non soumis à l’escompte Liste déroulante Toutes, Oui, Non Information libre 1 a 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Informations libres série/lot 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur N° client A saisir 17 caractères alphanumériques N° de pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Date A saisir Format Date Référence ligne A saisir 17 caractères alphanumériques Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques Complément Sélection impossible 1980 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques N° de série & lot A saisir 18 caractères alphanumériques Date péremption A saisir Format Date Date fabrication A saisir Format Date Prix unitaire A saisir Format Montant Prix unitaire en devise A saisir Format Montant Quantité A saisir Format Quantité Quantité colisée A saisir Format Quantité Conditionnement A saisir 21 caractères alphanumériques Poids net global A saisir Format Double Poids brut global A saisir Format Double Prix de revient unitaire A saisir Format Montant C.M.U.P. A saisir Format Montant Montant HT A saisir Format Montant Montant HT devise A saisir Format Montant Prix de revient global A saisir Format Montant Représentant nom A saisir 35 caractères alphanumériques Représentant prénom A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1939 Documents vente en-tête Lot épuisé Liste déroulante Tous, Oui, Non Type mouvement Liste déroulante Tous, Aucun, Entrée en stock, Sortie de stock, Gain financier, Perte financière Type de ligne Liste déroulante Toutes, Normale, Remise exceptionnelle, Remise Barème, Composant, Enuméré gamme Provenance facture Liste déroulante Toutes, Normale, Avoir Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Valorisation Liste déroulante Toutes, Oui, Non Référence composé A saisir 18 caractères alphanumériques Pays d’origine A saisir 35 caractères alphanumériques Condition de livraison A saisir 1 caractère numérique Information libre 1 a 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Type Liste déroulante Tous, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture, Facture comptabilisée, Document compacté Provenance Liste déroulante Tous, Normale, Retour, Avoir, Ticket Souche Liste déroulante Toutes, Liste des souches vente N° pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Date document A saisir Format Date Référence A saisir 8 caractères alphanumériques N° client A saisir 17 caractères alphanumériques Date Livraison A saisir Format Date Statut Liste déroulante Tous, Saisi, Confirmé, Statut 3 Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Dépôt de livraison A saisir 35 caractères alphanumériques Périodicité Liste déroulante Tous, Liste des périodicités Devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Cours A saisir Format Double Payeur A saisir Format Compte Expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d’expédition Condition livraison Liste déroulante Toutes, Liste des conditions de livraison Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2. Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Entête 1 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 2 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 3 A saisir 25 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1940 Document stock en-tête Entête 4 A saisir 25 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Ventilation IFRS A saisir Format Section analytique Compte général A saisir Format Compte Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Catégorie comptable Liste déroulante Tous, Liste des catégories comptables Régime A saisir 2 caractères numériques Transaction A saisir 2 caractères numériques Colisage A saisir 6 caractères numériques Unité colisage Liste déroulante Tous, Liste des unités d’achat et de vente Nbre factures A saisir 2 caractères numériques 1 BL/Facture Liste déroulante Tous, Oui, Non Taux d’escompte A saisir 0,0001 à 99,9999 Reliquat Liste déroulante Tous, Oui, Non Impression Liste déroulante Tous, Oui, Non Total HT Sélection impossible Transaction A A saisir 1 caractère numérique Transaction B A saisir 1 caractère numérique Modèle A saisir 10 caractères alphanumériques Date début abonnement A saisir Format Date Date fin abonnement A saisir Format Date Date début périodicité A saisir Format Date Date fin périodicité A saisir Format Date Heure A saisir 8 caractères format Heure Caisse A saisir 35 caractères alphanumériques Caissier As 35 caractères alphanumériques Clôturé Liste déroulante Tous, Oui, Non Transféré Liste déroulante Tous, Oui, Non Frais d’expédition A saisir Format Montant Centrale d’achat A saisir 17 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Type Liste déroulante Tous, Mouvement d'entrée, Mouvement de sortie, Virement de Dépôt à dépôt, Bon de Dépréciation, Préparation de fabrication, Ordre de fabrication, Bon de fabrication, Document compacté N° pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1941 Document règlement Dossier entreprise En format texte, le contenu du dossier de l’entreprise ne peut être exporté que dans son intégralité. Il suffit donc de sélectionner un seul des critères de ce fichier pour en obtenir la totalité des champs. Dans les autres formats, il est possible d’extraire les informations souhaitées. Nous renvoyons le lecteur au chapitre de l’Annexe concernant les fichiers d’importation qui lui donnera le détail des champs composant la fiche de l’entreprise. Echelonnement Ce critère servira à borner l’échelonnement utilisé sur différents champs. Si la date d’échelonnement n’est pas renseignée, le programme reprendra comme date d’échelonnement, la date de l’exercice civil correspondant à la date système du micro-ordinateur. Date document A saisir Format Date Date fabrication A saisir Format Date Référence A saisir 8 caractères alphanumériques Dépôt d'origine A saisir 35 caractères alphanumériques Dépôt de destination A saisir 35 caractères alphanumériques Impression Liste déroulante Tous, Oui, Non Heure A saisir Format Heure Critère Zone Valeur Type règlement Liste déroulante Tous, Acompte, Bon d’achat, Echéance Date A saisir Format Date Libellé A saisir 35 caractères alphanumériques Montant A saisir Format Montant Montant devise A saisir Format Montant Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste des modes de règlement Numéro de pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Code journal A saisir 8 caractères alphanumériques N° pièce A saisir 8 caractères alphanumériques Code journal A saisir 6 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Date A saisir Format Date Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1942 Familles Critère Zone Valeur Code famille A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Type Liste déroulante Tous, Détail, Total, Centralisateur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Unité de vente Liste déroulante Toutes, Liste des unités de vente Centralisateur A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Catégorie de produits Liste déroulante Toutes, Liste des catégories produits Suivi de stock Liste déroulante Tous, Aucun, CMUP, Sérialisé, Par lot, FIFO, LIFO Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Coefficient A saisir Format Double Garantie A saisir 0 - 9999 Code fiscal A saisir 25 caractères alphanumériques Statistique 1 à 5 A saisir 21 caractères alphanumériques Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste des catégories comptables Compte général A saisir Format Compte Section analytique A saisir Format Section analytique Code taxe 1 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 1 A saisir Format Compte Code taxe 2 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 2 A saisir Format Compte Code taxe 3 A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Compte Taxe 3 A saisir Format Compte CA HT net A saisir Echelonnement actif CA HT Brut A saisir Echelonnement actif CA TTC Net A saisir Echelonnement actif CA TTC Brut A saisir Echelonnement actif Marge A saisir Echelonnement actif Unité de poids Liste déroulante Toutes, Tonne, Quintal, Kilogramme, Gramme, Milligramme Délai livraison A saisir 0 - 999 Contremarque Liste déroulante Tous, Oui, Non Vente au débit Liste déroulante Tous, Oui, Non Facturation/poids net Liste déroulante Tous, Oui, Non Facturation forfaitaire Liste déroulante Tous, Oui, Non Non soumis escompte Liste déroulante Tous, Oui, Non Non impression Liste déroulante Tous, Oui, Non Hors statistiques Liste déroulante Tous, Oui, Non Publié sur le site marchand Liste déroulante Tous, Oui, Non Frais 1 A saisir Format Remise Frais 2 A saisir Format Remise Annexes © Sage 2007 1943 Familles / catégorie tarifaire Familles / fournisseur Frais 3 A saisir Format Remise Modèles d’enregistrement A saisir 35 caractères alphanumériques Domaine Liste déroulante Tous, Tous les domaines, Vente, Achat, Stock, Vente comptoir Racine référence A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Racine code barres A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Enuméré catalogue 1 à 4 A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste catégories tarifaires Remise A saisir Format Double Hors remise Liste déroulante Tous, Oui, Non Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Calcul PV/PR Liste déroulante Tous, Oui, Non Arrondi Liste déroulante Tous, Aucun, Liste des arrondis Gamme de remise Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type Remise Code famille A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Critère Zone Valeur N° fournisseur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Fournisseur Liste déroulante Tous, Principal, Accessoire, Aucun Hors remise Liste déroulante Tous, Oui, Non Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Remise A saisir Format Double Unité d'achat Liste déroulante Toutes, Liste des unités d'achat Conversion unité d’achat A saisir Format Double Conversion unité de vente A saisir Format Double Colisage A saisir Format Quantité Q.E.C. A saisir Format Quantité Délai d'approvisionnement A saisir 0 - 999 Garantie Fournisseur A saisir 0 - 999 Gamme de remise Liste déroulante Toutes, Liste des gammes de type Remise Code famille A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1944 Familles / remise par client Fournisseurs Critère Zone Valeur N° client A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Remise A saisir Format Double Code famille A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Critère Zone Valeur N° fournisseur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Abrégé A saisir 17 caractères alphanumériques Qualité A saisir 17 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Adresse A saisir 35 caractères alphanumériques Complément A saisir 35 caractères alphanumériques Code postal A saisir 9 caractères alphanumériques Ville A saisir 35 caractères alphanumériques Région A saisir 25 caractères alphanumériques Pays A saisir 35 caractères alphanumériques Date de création A saisir Format Date Téléphone A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail A saisir 69 caractères alphanumériques Site A saisir 69 caractères alphanumériques N° compte principal A saisir Format compte Compte rattaché A saisir Format compte Catégorie comptable Liste déroulante Toutes, Liste catégories comptables Achat Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Encaisseur A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Mode d’expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d'expédition Condition de livraison Liste déroulante Tous, Liste des conditions de livraison Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2 Code affaire A saisir 13 caractères alphanumériques majuscules Ventilation IFRS A saisir Format Section analytique Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Taux remise A saisir Format double Taux escompte A saisir Format double Taux relevé A saisir Format double Taux R.F.A. A saisir Format double Annexes © Sage 2007 1945 Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Type de répartition règlement Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format double Nombre de jours A saisir 0 - 999 Condition règlement Liste déroulante Toutes, Jours nets, Fin de mois civil, Fin de mois Jours de tombée A saisir 2 caractères alphanumériques Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste modes règlement N° Siret A saisir 14 caractères alphanumériques NAF (APE) A saisir 5 caractères alphanumériques N° identifiant A saisir 25 caractères alphanumériques Code EDI 1 A saisir 17 caractères alphanumériques Code EDI 2 A saisir 3 caractères alphanumériques Code EDI 3 A saisir 3 caractères alphanumériques Commentaire A saisir 35 caractères alphanumériques Statistiques tiers 1 à 10 A saisir 21 caractères alphanumériques Banque principale Liste déroulante Toutes, Oui, Non Intitulé banque A saisir 35 caractères alphanumériques Agence A saisir 5 caractères numériques majuscules Guichet A saisir 5 caractères numériques Compte A saisir 11 caractères alphanumériques Clé A saisir 2 caractères numériques Commentaire banque A saisir 69 caractères alphanumériques Structure banque Liste déroulante Toutes, Locale, Etranger, BIN, IBAN Banque devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Gestion de l’IBAN Liste déroulante Toutes, Oui, Non En cours maximum A saisir Format Montant CA HT Net A saisir Echelonnement actif CA HT Brut A saisir Echelonnement actif CA TTC Net A saisir Echelonnement actif CA TTC Brut A saisir Echelonnement actif Taux de remise moyen A saisir Echelonnement actif Nom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Prénom contact A saisir 35 caractères alphanumériques Service contact Liste déroulante Tous, Liste des services (option de l’entreprise) Fonction contact A saisir 35 caractères alphanumériques Téléphone contact A saisir 21 caractères alphanumériques Téléphone portable contact A saisir 21 caractères alphanumériques Télécopie contact A saisir 21 caractères alphanumériques Adresse e-mail contact A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1946 Gamme opératoire Glossaires Liens contremarque Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Modèle de règlement A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Enuméré gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques N° opération A saisir 10 caractères alphanumériques Ressource A saisir 10 caractères alphanumérique Temps total ressource A saisir Format Temps Type ressource Liste déroulante Tous, Fixe, Variable Description de l’opération A saisir 250 caractères alphanumériques Type prévision Liste déroulante Tous, Standard, Gamme Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Domaine Liste déroulante Tous, Article, Document Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Texte Sélection impossible Critère Zone Valeur Type document client Liste déroulante Tous, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Facture, Facture comptabilisée N° pièce client A saisir 8 caractères alphanumériques Quantité client A saisir Format Quantité Type document fournisseur Liste déroulante Tous, Préparation de commande, Bon de commande, Bon de livraison, Facture, Facture comptabilisée N° pièce fournisseur A saisir 8 caractères alphanumériques Quantité fournisseur A saisir Format Quantité Quantité du lien A saisir Format Quantité Quantité livrable A saisir Format Quantité Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1947 Modèles d’enregistrement Modèles de grille Modèles de règlement Modèle et prestation type Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Mode de calcul (pas de sélection) 1980 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques majuscules Plan analytique Liste déroulante Tous, Liste des plans analytiques Compte/section A saisir Format Section analytique Type de répartition Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Critère Zone Valeur Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Type de répartition Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Nombre de jours A saisir 3 caractères numériques Condition règlement Liste déroulante Toutes, Jour net, Fin de mois civil, Fin de mois Jours de tombée A saisir 1,2,3,4,5,6 Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste des modes de règlement Critère Zone Valeur Type Liste déroulante Tous, Ventes, Achats N° tiers par défaut A saisir 17 caractères alphanumériques majuscules Code A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Contrat A saisir 35 caractères alphanumériques Périodicité A saisir 3 caractères numériques Type périodicité Liste déroulante Tous, Jour, Semaine, Mois, Année, Mois civil, Année civile Durée A saisir 3 caractères numériques Type durée Liste déroulante Tous, Jour, Semaine, Mois, Année, Mois civil, Année civile Délai préavis A saisir 3 caractères numériques Annexes © Sage 2007 1948 Modèle et prestation type en-tête Type délai Liste déroulante Tous, Jour, Semaine, Mois, Année Reconduction Liste déroulante Toutes, aucune, Tacite, A confirmer Pièce générée Liste déroulante Toutes, Devis, Bon de commande, Préparation de livraison, Bon de livraison, Bon de retour, Bon d’avoir financier, Facture Souche Liste déroulante Toutes, Liste des souches des documents de ventes et d’achats Génération A saisir 3 caractères numériques Type génération Liste déroulante Tous, Date début, Date fin Jour génération A saisir 3 caractères numériques Livraison A saisir 3 caractères numériques Type livraison Liste déroulante Tous, Date début, Date fin Jour livraison A saisir 3 caractères numériques Critère Zone Valeur Référence A saisir 17 caractères alphanumériques Entête 1 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 2 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 3 A saisir 25 caractères alphanumériques Entête 4 A saisir 25 caractères alphanumériques Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Périodicité Liste déroulante Tous, Liste des périodicités Devise Liste déroulante Toutes, Aucune, Liste des devises Cours A saisir Format Double Payeur/encaisseur A saisir Format Compte Mode d’expédition Liste déroulante Tous, Liste des modes d’expédition Condition livraison Liste déroulante Toutes, Liste des conditions de livraison Langue Liste déroulante Toutes, Aucune, Langue 1, Langue 2. Représentant A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Analytique Ventilation IFRS A saisir Format Analytique Compte général A saisir Format Compte Catégorie tarifaire Liste déroulante Toutes, Liste des catégories tarifaires Catégorie comptable Liste déroulante Tous, Liste des catégories comptables Régime A saisir 2 caractères numériques Transaction A saisir 2 caractères numériques Colisage A saisir Format Quantité Unité colisage Liste déroulante Toutes, Liste des unités d’achat et de vente Nbre factures A saisir 2 caractères numériques 1 BL/Facture Liste déroulante Tous, Oui, Non Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1949 Modèle et prestation type ligne Taux d’escompte A saisir 0,0001 à 99,9999 Base calcul échéances Liste déroulante Tous, Date document, Date début périodicité, Date fin périodicité Total HT A saisir Format Montant Centrale d’achat A saisir 17 caractères alphanumériques Contact A saisir 35 caractères alphanumériques Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Référence ligne A saisir 17 caractères alphanumériques Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques Référence fournisseur A saisir 18 caractères alphanumériques Référence client A saisir 18 caractères alphanumériques Désignation A saisir 69 caractères alphanumériques Complément Sélection impossible 1980 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré de gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques Prix unitaire A saisir Format Montant Prix unitaire en devise A saisir Format Montant Quantité A saisir Format Quantité Quantité colisée A saisir Format Quantité Conditionnement A saisir 21 caractères alphanumériques Poids net global A saisir Format Double Poids brut global A saisir Format Double Taux de remise A saisir 45 caractères alphanumériques Prix unitaire net A saisir Format Montant Prix unitaire net devise A saisir Format Montant Prix de revient unitaire A saisir Format Montant C.M.U.P. A saisir Format Montant Montant HT A saisir Format Montant Montant HT devise A saisir Format Montant Prix de revient global A saisir Format Montant Taux de taxe 1 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 2 A saisir 0 à 99,9999 Taux de taxe 3 A saisir 0 à 99,9999 Montant TTC A saisir Format Montant Collaborateur nom A saisir 35 caractères alphanumériques Collaborateur prénom A saisir 35 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1950 Modèle et prestation type règlement Nomenclature Type de ligne Liste déroulante Toutes, Normale, Remise exceptionnelle, Remise Barème, Enuméré gamme, Composant Dépôt de stockage A saisir 35 caractères alphanumériques Affaire A saisir Format Section analytique Valorisation Liste déroulante Toutes, Oui, Non Référence composé A saisir 18 caractères alphanumériques Périodicité ligne Liste déroulante Toutes, Unique, Date Date début A saisir Format Date Date fin A saisir Format Date Gestion année Liste déroulante Toutes, Oui, Non Gestion prorata Liste déroulante Toutes, Aucun, Quantité, Valeur, Quantité totale, Valeur totale Reconduction Liste déroulante Toutes, Oui, Non Facturation sur le poids Liste déroulante Toutes, Oui, Non Non soumis escompte Liste déroulante Toutes, Oui, Non Information libre 1 à 64 A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Type de répartition Liste déroulante Tous, Pourcentage, Equilibre, Montant Valeur de répartition A saisir Format Double Nombre de jours A saisir 3 caractères numériques Condition règlement Liste déroulante Toutes, Jour net, Fin de mois civil, Fin de mois Jours de tombée A saisir 2 caractères alphanumériques Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste des modes de règlement Critère Zone Valeur Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques Enuméré gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 1 composant A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 composant A saisir 21 caractères alphanumériques Type prévision Liste déroulante Tous, Standard, Gamme Nomenclature A saisir 18 caractères alphanumériques Quantité A saisir Format Quantité Type nomenclature Liste déroulante Tous, Aucun, Fabrication, Commercial composé, Commercial composant, Article lié Type nomenclature composé Liste déroulante Tous, Aucun, Fabrication, Commercial composé, Commercial composant, Article lié Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1951 Prévisions Règlement Type quantité Liste déroulante Tous, Fixe, Variable % répartition A saisir Format Double Séquence A saisir 10 caractères alphanumériques Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Dépôt de sortie A saisir 35 caractères alphanumériques Type composition Liste déroulante Tous, Standard, Gamme Critère Zone Valeur Référence article A saisir 18 caractères alphanumériques majuscules Enuméré gamme 1 A saisir 21 caractères alphanumériques Enuméré gamme 2 A saisir 21 caractères alphanumériques Dépôt A saisir 31 caractères alphanumériques Période A saisir Format Date Echelonnement : Aucun Jour Semaine Mois Trimestre Semestre Année Qté fabriquée A saisir Format Quantité Echelonnement : Aucun Jour Semaine Mois Trimestre Semestre Année Type prévision Liste déroulante Tous, Standard, Gamme Critère Zone Valeur Domaine Liste déroulante Tous, Client, Fournisseur Type Liste déroulante Tous, Règlement, Acompte, Déclaration de caisse, Sortie devise de caisse, Entrée devise de caisse, Remise à zéro, Contrôle de caisse, Bon d’achat N° Tiers payeur / encaisseur A saisir 17 caractères alphanumériques N° tiers d’origine A saisir 17 caractères alphanumériques Date A saisir Format Date Référence A saisir 17 caractères alphanumériques Libellé A saisir 35 caractères alphanumériques Contrepartie A saisir Format Compte Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1952 Ressources Montant A saisir Format Montant Devise Liste déroulante Toutes, Liste des devises Cours devise A saisir Format Double Montant en devise A saisir Format Montant Mode de règlement Liste déroulante Tous, Liste des modes de règlement Etat comptabilisé Liste déroulante Tous, Oui, Non Code journal A saisir 6 caractères alphanumériques Date impayé A saisir Format Date Compte général A saisir Format Compte Heure A saisir Format Heure N° pièce A saisir 13 caractères alphanumériques Caisse A saisir 35 caractères alphanumériques Caissier A saisir 35 caractères alphanumériques Remis en banque Liste déroulante Tous, Oui, Non Clôturé Liste déroulante Tous, Oui, Non Transféré Liste déroulante Tous, Oui, Non Echéance contrepartie A saisir Format Date Critère Zone Valeur Code A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Type Liste déroulante Tous, Machine, Homme, Outil, Centralisateur Intitulé A saisir 69 caractères alphanumériques Complément A saisir 69 caractères alphanumériques Centralisation A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Date prochaine révision A saisir Format Date Coût horaire standard A saisir Format Montant Temps d’utilisation A saisir Format Temps Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Commentaire A saisir 69 caractères alphanumériques Capacité en heure A saisir Format Heure Type de périodicité capacité Liste déroulante Par jour, Par semaine Nombre de jours par semaine de capacité A saisir Format Valeur Date création A saisir Format Date Centre de charges rattaché A saisir 10 caractères alphanumériques majuscules Critère Zone Valeur Annexes © Sage 2007 1953 Sections analytiques Les informations libres des comptes généraux et des sections analytiques sont créées dans le programme Sage Comptabilité. Taux de taxes Critère Zone Valeur Plan analytique Liste déroulante Tous, Liste des plans analytiques Section A saisir Format Sections analytiques Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Type Liste déroulante Tous, Détail, Total Abrégé A saisir 17 caractères alphanumériques Domaine Liste déroulante Tous, Les deux, Vente, Achat Raccourci A saisir 6 caractères alphanumériques Report Liste déroulante Tous, Oui, Non Niveau d'analyse Liste déroulante Tous, Liste des niveaux d'analyse Pagination A saisir 2 caractères numériques Mise en sommeil Liste déroulante Tous, Oui, Non Date de création A saisir Format Date Objectif CA vente A saisir Format Montant Objectif CA achat A saisir Format Montant Information libre (1 à 64) A saisir 69 caractères alphanumériques Critère Zone Valeur Code taxe A saisir 3 caractères alphanumériques majuscules Sens Liste déroulante Tous, Déductible, Collectée Intitulé A saisir 35 caractères alphanumériques Compte de taxe A saisir Format Comptes Type taux Liste déroulante Tous, Taux %, Montant F, Quantité U, TVA/CEE, Surtaxe Taux A saisir 14 caractères numériques (U & F) Type de taxe Liste déroulante Tous, TVA/débit, TVA/encaissement, TP/HT, TP/TTC, TP/poids Code taxe A saisir 3 caractères numériques Taxe non perçue Liste déroulante Tous, Oui, Non Compte HT A saisir Format Comptes Provenance Liste déroulante Toutes, Nationale, Intra communautaire, Divers 1, Divers 2 Code regroupement A saisir 5 caractères alphanumériques majuscules Assujettissement A saisir 14 caractères format Double Annexes © Sage 2007 1954 Annexe 7 - Export des états Le programme Sage 100 Gestion commerciale vous permet d’exporter le contenu des états au format Texte, Sylk, HTML (format des fichiers utilisés dans les pages Web d’Internet) ou Classeur Microsoft Excel®. Cette possibilité vous est offerte dans tous les états du menu Etat et du menu Traitement pour lesquels un format de sélection est disponible. 􀀳 Les valeurs exportées détaillées dans ce chapitre ne doivent pas être confondues avec celles que l’on peut obtenir par la commande Exporter du menu Fichier. Il s’agit ici des informations que l’on obtient normalement dans des états imprimés et que l’on peut, accessoirement, récupérer sous forme de fichier dans un des formats précisés plus haut. La commande Exporter, elle, est destinée plus particulièrement à sélectionner des données et à les agencer dans des fichiers qui seront ensuite traités dans d’autres programmes. Le bouton [Imprimer dans un fichier] vous permet de lancer la procédure de génération à la place de celle d’impression. En lieu et place du dialogue d’impression traditionnel, il vous sera proposé la création d’un fichier au format Texte, Sylk, HTML ou Classeur Microsoft Excel. La liste déroulante Type vous permet de préciser le format du fichier (Sylk, Texte, HTML ou Classeur Microsoft Excel). A l’enregistrement du fichier, la procédure d’exportation des données est lancée. Une fois celle-ci terminée, il est généré sur votre disque dur un fichier pouvant être ouvert par n’importe quelle application acceptant la lecture du format sélectionné. Le contenu de ce fichier est fonction du paramétrage et des sélections effectuées lors du paramétrage de l’impression. D’autre part, des informations supplémentaires ont été ajoutées à l’état. Vous trouverez en pages suivantes la description précise des différentes colonnes présentes dans le fichier en fonction du paramétrage effectué. 􀀳 Les impressions obtenues par la commande Rechercher de la barre d’outils « Navigation », l’état de contrôle de la mise à jour des tarifs, l’impression des extraits de compte comptable des clients et fournisseurs ne peuvent être exportés. Voir le «Manuel de la gamme» pour de plus complètes explications sur les formats de sélection. Annexes © Sage 2007 1955 Liste des documents des ventes Etat de contrôle de la liste des documents des ventes Liste des documents des achats Etat de contrôle de la liste des documents des achats N° colonne Champs 1 N° de client 2 Intitulé client 3 Type de pièce 4 Date 5 N° de pièce 6 Référence pièce ou valeur sélectionnée N° colonne Champs 1 N° Client 2 Type de pièce 3 N° de pièce 4 Date 5 Référence article 6 Désignation article 7 Quantité 8 PU HT 9 Remise 10 Montant HT N° colonne Champs 1 N° de Fournisseur 2 Intitulé Fournisseur 3 Type de pièce 4 Date 5 N° de pièce 6 Référence pièce ou valeur N° colonne Champs 1 N° Fournisseur 2 Type de pièce 3 N° de pièce 4 Date Annexes © Sage 2007 1956 Liste des documents des stocks Etat de contrôle de la liste des documents des stocks 5 Référence article 6 Désignation article 7 Quantité 8 PU HT 9 Remise 10 Montant HT N° colonne Champs 1 Intitulé dépôt d’origine 2 Intitulé dépôt destination 3 Type de pièce 4 Date 5 N° de pièce 6 Référence pièce N° colonne Champs 1 Intitulé dépôt d’origine 2 Intitulé dépôt destination 3 Type de document 4 N° de pièce 5 Date 6 Référence article 7 Désignation article 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 ou N° série/lot 10 Quantité N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1957 Etat de contrôle livraisons commandes clients et facturation périodique Réapprovisionnement Liste des abonnements clients N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation article 3 Enuméré gamme 1 4 Enuméré gamme 2 5 N° client 6 Type document 7 N° de pièce 8 Quantité demandée 9 Quantité livrable 10 Quantité à livrer 11 Quantité en reliquat 12 Quantité commande fournisseur N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Enuméré gamme 1 4 Enuméré gamme 2 5 Famille de l’article 6 Intitulé dépôt 7 Stock réel 8 stock commandé 9 Stock réservé 10 Stock à terme 11 Stock mini 12 Stock maxi 13 Besoins N° colonne Champs 1 N° Client 2 Intitulé du client 3 N° du modèle d'abonnement 4 Intitulé abonnement Annexes © Sage 2007 1958 Liste des abonnements fournisseurs Etat de contrôle liste des abonnements Etat de contrôle génération des abonnements 5 Contrat 6 Type de pièce généré 7 Date de début 8 Date de fin N° colonne Champs 1 N° Fournisseur 2 Intitulé du fournisseur 3 Intitulé abonnement 4 Contrat 5 Type de pièce généré 6 Date de début 7 Date de fin N° colonne Champs 1 N° Client / fournisseur 2 Intitulé abonnement 3 Référence article 4 Désignation 5 Quantité 6 Prix unitaire 7 Remise 8 Montant HT 9 Périodicité N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Enuméré de gamme 1 4 Enuméré de gamme 1 5 N° client / fournisseur 6 Intitulé abonnement 7 Type de pièce générée 8 Quantité N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1959 Etat de contrôle affectation livraisons fournisseurs Liste des règlements Analyse clients Analyse de l’activité clients 9 Etat du stock réel 10 Etat du stock à terme 11 Rupture de stock potentielle N° colonne Champs 1 N° de pièce du bon de commande client 2 N° Client 3 Référence article 4 Désignation 5 Enuméré de gamme 1 6 Enuméré de gamme 1 7 Quantité 8 Quantité liée 9 N° fournisseur 10 Type de pièce liée 11 N° de pièce de la pièce liée 12 Date de livraison de la ligne de la pièce liée 13 Etat livrable ou non N° colonne Champs 1 N° client 2 Intitulé client 3 Date 4 Code journal 5 Libellé 6 Référence 7 Mode de règlement 8 Montant N° colonne Champs 1 N° client N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1960 Analyse de l’activité clients avec rupture seule. Analyse de la rentabilité clients Analyse de la rentabilité clients avec détail des pièces. 2 Intitulé client 3 Catégorie tarifaire du client 4 CA période 1 5 % remise période 1 6 CA période 2 7 % période 2 8 Evolution CA N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 CA période 1 3 % remise période 1 4 CA période 2 5 % période 2 6 Evolution CA N° colonne Champs 1 N° client 2 Intitulé client 3 Catégorie tarifaire du client 4 Nbre de factures 5 CA HT Net 6 % CA sur CA total 7 Marge 8 % marge sur marge totale 9 % marge sur CA total N° colonne Champs 1 N° client 2 Intitulé client 3 Catégorie tarifaire du client 4 Type document 5 N° pièce document 6 Date document 7 CA HT Net N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1961 Analyse de la rentabilité clients avec rupture seule. Analyse du risque clients Analyse du risque clients avec rupture seule. 8 % CA sur CA total 9 Marge 10 % marge sur marge totale 11 % marge sur CA total N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 Nbre de factures 3 CA HT Net 4 % CA sur CA total 5 Marge 6 % marge sur marge totale 7 % marge sur CA total N° colonne Champs 1 N° client 2 Intitulé client 3 Catégorie tarifaire du client 4 Solde du compte 5 Factures en cours 6 BL en cours 7 Total (solde+FA+BL) 8 Autorisation 9 Ecart 10 Assurance crédit 11 Risque réel N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 Solde du compte 3 Factures en cours 4 BL en cours 5 Total (solde+FA+BL) 6 Autorisation 7 Ecart N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1962 Cadencier clients Cadencier clients avec échelonnement 8 Assurance crédit 9 Risque réel N° colonne Champs 1 Enuméré stat. client 2 N° client 3 Intitulé client 4 Catégorie tarifaire du client 5 Référence article 6 Désignation article 7 Famille de l’article 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 10 CA HT Net 11 Quantité 12 PU HT moyen 13 % Remise tarif 14 % marge sur CA HT N° colonne Champs 1 Enuméré stat. client 2 N° client 3 Intitulé client 4 Catégorie tarifaire du client 5 Référence article 6 Désignation article 7 Famille de l’article 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 10 Intitulé Echelonnement 11 CA HT Net 12 Quantité 13 PU HT moyen 14 % Remise tarif 15 % marge sur CA HT N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1963 Statistiques clients Statistiques clients Statistiques clients par famille N° colonne Champs 1 Enuméré stat. client 2 Catégorie tarifaire du client 3 N° Client 4 Intitulé Client 5 Famille de l’article 6 Référence article 7 Désignation 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 10 CA HT Net 11 % CA sur CA total 12 % remise 13 Marge 14 % marge sur marge totale 15 % marge sur CA net N° colonne Champs 1 Enuméré stat. client 2 Catégorie tarifaire du client 3 N° Client 4 Intitulé Client 5 Famille de l’article 6 Référence article 7 Désignation 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 10 CA HT Net 11 % CA sur CA total 12 % remise 13 Marge 14 % marge sur marge totale 15 % marge sur CA net Annexes © Sage 2007 1964 Mouvements clients Analyse fournisseurs Analyse de l’activité fournisseurs Analyse de l’activité fournisseurs avec rupture seule. N° colonne Champs 1 N° Client 2 Intitulé client 3 Type de document 4 N° pièce document 5 Date document 6 Référence document 7 Référence article 8 Désignation article 9 Enuméré gamme 1 10 Enuméré gamme 2 11 Date livraison 12 Date BL 13 Date BC 14 N° BL 15 N° BC 16 Quantité FA 17 Quantité BL 18 Quantité BC 19 Montant HT 20 Prix de revient/CMUP/marge N° colonne Champs 1 N° fournisseur 2 Intitulé fournisseur 3 CA période 1 4 % remise période 1 5 CA période 2 6 % période 2 7 Evolution CA N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 CA période 1 Annexes © Sage 2007 1965 Analyse du chiffre d’affaires fournisseurs. Analyse du chiffre d’affaires fournisseurs avec détail des pièces. Analyse du chiffre d’affaires fournisseurs avec rupture seule. 3 % remise période 1 4 CA période 2 5 % période 2 6 Evolution CA N° colonne Champs 1 N° fournisseur 2 Intitulé fournisseur 3 CA HT Net 4 % CA sur CA total 5 Nbre de factures 6 CA HT par facture N° colonne Champs 1 N° fournisseur 2 Intitulé fournisseur 3 Type de document 4 N° pièce du document 5 Date du document 6 CA HT Net 7 % CA sur CA total N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 CA HT Net 3 % CA sur CA total 4 Nbre de factures 5 CA HT par facture N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1966 Cadencier fournisseurs Cadencier fournisseurs Cadencier fournisseurs avec échelonnement. N° colonne Champs 1 Enuméré stat. fournisseur 2 N° fournisseur 3 Intitulé fournisseur 4 Référence article 5 Désignation article 6 Famille de l’article 7 Enuméré gamme 1 8 Enuméré gamme 2 9 CA HT Net 10 Quantités période 11 PU HT moyen 12 PU HT tarif 13 % Remise tarif N° colonne Champs 1 Enuméré stat. fournisseur 2 N° fournisseur 3 Intitulé fournisseur 4 Référence article 5 Désignation article 6 Famille de l’article 7 Enuméré gamme 1 8 Enuméré gamme 2 9 Intitulé Echelonnement 10 CA HT Net 11 Quantités période 12 PU HT moyen 13 PU HT tarif 14 % Remise tarif Annexes © Sage 2007 1967 Statistiques fournisseurs Statistiques fournisseurs Statistiques fournisseurs par famille. Mouvements fournisseurs N° colonne Champs 1 Enuméré stat. fournisseur 2 N° Fournisseur 3 Intitulé Fournisseur 4 Article Famille 5 Référence article fournisseur 6 Référence article 7 Désignation 8 Enuméré gamme 1 9 Enuméré gamme 2 10 CA HT Net 11 % CA sur CA total 12 % remise 13 Quantités achetées N° colonne Champs 1 Enuméré stat. fournisseur 2 N° Fournisseur 3 Intitulé Fournisseur 4 Catégorie de produit 5 Famille centralisatrice 6 Famille 7 Intitulé famille 8 CA HT Net 9 % CA sur CA total 10 % remise 11 Quantités achetées N° colonne Champs 1 N° Fournisseur 2 Intitulé fournisseur 3 Type de document 4 N° pièce document 5 Date document Annexes © Sage 2007 1968 Statistiques articles Statistiques articles Statistiques articles avec échelonnement. 6 Référence document 7 Référence article 8 Désignation article 9 Enuméré gamme 1 10 Enuméré gamme 2 11 Date livraison 12 Date BL 13 Date BC 14 N° BL 15 N° BC 16 Quantité FA 17 Quantité BL 18 Quantité BC 19 Montant HT 20 Prix de revient N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Famille de l’article 4 Enuméré stat. article 5 Enuméré gamme 1 6 Enuméré gamme 2 7 CA HT Net 8 Quantités vendues 9 Marge 10 % marge sur CA net 11 % CA sur CA total N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Famille de l’article 4 Enuméré stat. article N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1969 Statistiques articles avec détail des clients. Statistiques articles par famille. 5 Enuméré gamme 1 6 Enuméré gamme 2 7 Intitulé Echelonnement 8 CA HT Net 9 Quantités vendues 10 Marge 11 % marge sur CA net 12 % CA sur CA total N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Famille de l’article 4 Enuméré stat. article 5 Enuméré gamme 1 6 Enuméré gamme 2 7 N° client 8 Intitulé client 9 Catégorie tarifaire 10 CA HT Net 11 Quantités vendues 12 Marge 13 % marge sur CA net 14 % CA sur CA total N° colonne Champs 1 Famille 2 Intitulé famille 3 Famille centralisatrice 4 Catégorie de produit 5 CA HT Net 6 Quantités vendues 7 Marge 8 % marge sur CA net 9 % CA sur CA total N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1970 Statistiques articles avec rupture seule. Mouvements de stock N° colonne Champs 1 Intitulé rupture 2 CA HT Net 3 Quantités vendues 4 Marge 5 % marge sur CA net 6 % CA sur CA total N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Enuméré gamme 1 4 Enuméré gamme 2 5 Famille de l’article 6 N° série/Lot 7 Date du mouvement 8 Type de mouvement 9 N° de pièce 10 Intitulé tiers ou intitulé dépôt 11 Quantité entrée/sortie 12 Quantités en stock 13 PR unitaire 14 Stock permanent 15 Intitulé dépôt Annexes © Sage 2007 1971 Inventaire Inventaire Inventaire avec détail des N° de série et N° de lots N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Famille de l’article 4 Enuméré gamme 1 5 Enuméré gamme 2 7 Quantités en stock 8 PR/PU/CMUP 9 PR global/Valeur global 10 Code suivi de stock 11 Intitulé dépôt N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Famille de l’article 4 N° série/lot 5 Date péremption 6 Date fabrication 7 Quantités en stock 8 PR/PU/CMUP 9 PR global/Valeur global 10 Code suivi de stock 11 Intitulé dépôt Annexes © Sage 2007 1972 Cadencier de livraison Statistiques représentants Statistiques représentants par article Statistiques représentants par client N° colonne Champs 1 Référence article 2 Désignation 3 Enuméré gamme 1 4 Enuméré gamme 2 5 Famille de l’article 6 Intitulé dépôt 7 N° de pièce 8 N° Client/fournisseur 9 Intitulé Client/fournisseur 10 Date livraison 11 Quantité livraison client 12 Quantité livraison fournisseur 13 Stock réel prévisionnel 14 Rupture de stock potentielle N° colonne Champs 1 Nom représentant 2 Prénom représentant 3 Référence article 4 Désignation 5 Enuméré gamme 1 6 Enuméré gamme 2 7 Famille de l’article 8 CA HT Net 9 %CA sur CA total 10 % remise 11 Marge 12 % marge sur marge totale 13 % marge sur CA net N° colonne Champs 1 Nom représentant 2 Prénom représentant Annexes © Sage 2007 1973 Statistiques représentants par famille Commissions représentants 3 N° client 4 Intitulé client 5 Catégorie tarifaire 6 CA HT Net 7 %CA sur CA total 8 % remise 9 Marge 10 % marge sur marge totale 11 % marge sur CA net N° colonne Champs 1 Nom représentant 2 Prénom représentant 3 Famille 4 Intitulé famille 5 Famille centralisatrice 6 Catégorie de produit 7 CA HT Net 8 %CA sur CA total 9 % remise 10 Marge 11 % marge sur marge totale 12 % marge sur CA net N° colonne Champs 1 Nom représentant 2 Prénom représentant 3 N° client 4 Intitulé client 5 Catégorie tarifaire 6 Référence article 7 Désignation 8 Famille de l’article 9 Date 10 N° de pièce 11 Quantités N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1974 􀀳 Cet état ne peut être exporté que si le détail des commissions est demandé. Tableau de bord Le numéro de colonne correspond aux cellules d’un document Microsoft Excel®. 12 Remise 13 CA HT Net/Marge N° colonne Champs N° colonne Champs 1:1 Nbre de factures période 1 1:3 Nbre de factures période 2 1:5 % variation Nbre de factures 2:1 CA Brut période 1 2:2 % CA Brut période 1 2:3 CA Brut période 2 2:4 % CA Brut période 2 2:5 % variation CA Brut 3:1 Remise ligne période 1 3:2 % Remise ligne période 1 3:3 Remise ligne période 2 3:4 % Remise ligne période 2 3:5 % variation Remise ligne 4:1 CA Commercial période 1 4:2 % CA Commercial période 1 4:3 CA Commercial période 2 4:4 % CA Commercial période 2 4:5 % variation CA Commercial 5:1 Remise fin de facture période 1 5:2 % Remise fin de facture période 1 5:3 Remise fin de facture période 2 5:4 % Remise fin de facture période 2 5:5 % variation Remise fin de facture 6:1 CA Net période 1 6:2 % CA Net période 1 6:3 CA Net période 2 6:4 % CA Net période 2 6:5 % variation CA Net 7:1 CA Moyen par facture période 1 7:3 CA Moyen par facture période 2 7:5 % variation CA Moyen par facture Annexes © Sage 2007 1975 Journaux comptables Journaux comptables d’achat et de vente 8:1 Prix de revient période 1 8:2 % Prix de revient période 1 8:3 Prix de revient période 2 8:4 % Prix de revient période 2 8:5 % variation Prix de revient 9:1 Marge brute d’exploitation période 1 9:2 % Marge brute d’exploitation période 1 9:3 Marge brute d’exploitation période 2 9:4 % Marge brute d’exploitation période 2 9:5 % variation Marge brute d’exploitation 10:1 Escomptes période 1 10:2 % Escomptes période 1 10:3 Escomptes période 2 10:4 % Escomptes période 2 10:5 % variation Escomptes 11:1 Marge brute période 1 11:2 % Marge brute période 1 11:3 Marge brute période 2 11:4 % Marge brute période 2 11:5 % variation Prix Marge brute N° colonne Champs 1 Date 2 Type du document 3 N° de pièce 4 Libellé écriture 5 N° de compte 6 N° Client/fournisseur 7 Date d’échéance 8 Mode de règlement 9 Quantités 10 Devises 11 Débit 12 Crédit N° colonne Champs Annexes © Sage 2007 1976 Journal comptable des règlements Journal analytique 􀀳 Le journal analytique ne pourra être exporté à la suite du journal comptable. Pour exporter le journal analytique, il convient de paramétrer l’impression des journaux comptables à Non. Les états Récapitulation du chiffre d’affaires et Centralisation ne peuvent être exportés. Etats libres et impressions du menu Traitement Chaque impression pouvant être éditée à partir d’un format de sélection peut être exportée. Si l’impression utilise un modèle de mise en page défini par l’utilisateur par le biais de la commande Mise en page, il sera nécessaire de paramétrer celui-ci en conséquence. Chaque objet de mise en page intègre deux zones supplémentaires vous permettant d’indiquer la ligne et la colonne où doit être placée l’information. Ce paramétrage peut être effectué pour l’ensemble des modèles de mise en page utilisés par la commande Etats libres, mais également pour l’impression des documents, des règlements et du résultat de la recherche de documents. N° colonne Champs 1 Date 2 Libellé écriture 3 N° de compte 4 N° Client 6 Mode de règlement 7 Montant en devise 8 Débit 9 Crédit N° colonne Champs 1 Date 2 N° de pièce 3 Libellé écriture 4 N° de compte général 5 N° de Section 6 Quantités/Devises 7 Montant écriture générale 8 Montant écriture analytique Annexes © Sage 2007 1977 Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul Rappelons que les modèles d’enregistrement permettent, si on les utilise, d’automatiser l’enregistrement de certaines données dans les lignes des documents de vente et d’achat. Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 681 pour le paramétrage de ces modèles et les commandes Document des ventes et Document des achats du menu Traitement pour les colonnes concernées par ces automatismes. Voir l’option «Information libre», page 160 pour les informations libres de type Valeur calculée. Le présent chapitre décrit les différentes fonctions que l’on peut utiliser dans le paramétrage de ces modèles et de ces informations libres. 􀀳 Les fonctions communes et les opérateurs ne sont pas présentés ici mais dans le «Manuel de la gamme ». Rappel sur la structure des formules Les formules sont enregistrées dans le volet «Fiche principale» des modèles d’enregistrement. Elles peuvent comporter 1980 caractères alphanumériques. Les formules de calcul des informations libres de type Valeur calculée sont enregistrées dans l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Information libre. Elles peuvent comporter 1024 caractères alphanumériques. Ces formules peuvent être saisies manuellement ou bien cette saisie peut être assistée par les zones à liste déroulante disposées sur le bord inférieur de la fenêtre ou encore, dans le cas seulement des informations libres, par un assistant d’aide au paramétrage. 􀀳 Nous recommandons, dans le cadre des modèles d’enregistrement, cette deuxième solution car elle permet de connaître avec exactitude les zones qui peuvent être renseignées par les modèles d’enregistrement et les informations qui peuvent servir à leur conception. De plus, la syntaxe utilisée par le programme sera également respectée (exemple : le programme reconnaît le mot Quantite mais pas Quantité). On peut utiliser dans un modèle d’enregistrement : 􀂉 des informations tirées de différents fichiers et, en particulier, des informations libres, 􀂉 des opérateurs arithmétiques (=, +, -, *, /), 􀂉 des variables à condition de les définir auparavant (exemple : A = PrixUnitaire), 􀂉 des textes s’ils sont inscrits entre guillemets (" "), 􀂉 des nombres entiers ou décimaux, 􀂉 des fonctions. 􀀳 Les utilisateurs de Sage Paie Ligne 30 pour Macintosh retrouveront dans les modèles d’enregistrement le même concept de paramétrage que dans les rubriques de paie. Le résultat des calculs peut consister en des valeurs numériques ou alphanumériques. Suivant la zone qui devra afficher ces résultats, il faudra éventuellement les convertir en valeur numérique ou en texte. Des fonctions dont destinées à cet usage. Une formule peut se composer de plusieurs éléments distincts. Chaque élément doit être séparé du suivant par un point virgule (;). On peut insérer des tabulations et des retours lignes. Annexes © Sage 2007 1978 Windows Sur Windows, il faut les taper sous la forme CTRL + TABULATION pour la tabulation et CTRL + ENTREE pour le retour ligne. Si vous faites une erreur lors de l’enregistrement d’un modèle d’enregistrement, le programme affichera un message descriptif tout en sélectionnant la partie de la formule qui ne convient pas. Pour corriger une formule erronée, utilisez la touche RET. ARR.. Disponibilité des fonctions prédéfinies Le tableau ci-dessous précise les fichiers dans lesquels les fonctions prédéfinies sont disponibles et les états concernés. Pour les arguments et le descriptif des fonctions, reportez-vous au titre suivant qui détaille les fonctions disponibles. Fonctions Fichiers concernés Commentaires CAHTBrut Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres/Liste d’articles Etats libres/Liste des tiers Interrogation de compte affaire TauxRemise Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres/Liste d’articles Etats libres/Liste des tiers Interrogation de compte affaire CAHTNet Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire CATTCBrut Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire CATTCNet Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire Quantite Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire QuantiteColisee Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire Marge Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire PrixRevient Articles Clients Fournisseurs Sections analytiques Etats libres / Liste d’articles Etats libres / Liste des tiers Interrogation de compte affaire Reglement Clients Fournisseurs Solvabilité client Saisie des règlements Annexes © Sage 2007 1979 Fonctions prédéfinies disponibles 􀀳 Rappelons que le premier item de la liste déroulante de la zone Fonctions de la fenêtre de paramétrage des fonctions ne sert que de titre à la zone et ne peut être utilisé dans une formule. La liste ci-dessous présente les fonctions par ordre alphabétique et non dans celui où elles apparaissent dans la liste. Toutes les fonctions sont destinées aux informations libres à l’exception de TypeRemise réservée aux modèles d’enregistrement. Toutes les fonctions rendent des nombres. Les fonctions communes à toutes les applications Sage sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Chiffre d’affaire HT brut La syntaxe de cette fonction est : CAHTBrut(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le chiffre d’affaire pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire HT brut des clients et fournisseurs sur le premier trimestre. TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CAHTBrut(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CAHTBrut(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire HT brut exo courant La syntaxe de cette fonction est : CAHTBrut(Domaine). Cette fonction rend le chiffre d’affaire sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire HT brut des clients et fournisseurs sur l’exercice courant. TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CAHTBrut(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CAHTBrut(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire HT net La syntaxe de cette fonction est : CAHTNet(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Annexes © Sage 2007 1980 Cette fonction rend le chiffre d’affaire HT pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire HT net des clients et fournisseurs sur le premier trimestre. TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CAHTNet(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CAHTNet(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire HT net exo courant La syntaxe de cette fonction est : CAHTNet(Domaine). Cette fonction rend le chiffre d’affaire HT sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire HT net des clients et fournisseurs sur l’exercice courant. TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CAHTBNet(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CAHTNet(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire TTC brut La syntaxe de cette fonction est : CATTCBrut(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le chiffre d’affaire TTC brut pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire TTC brut des clients et fournisseurs sur le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CATTCBrut(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CATTCBrut(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire TTC brut exo courant La syntaxe de cette fonction est : CATTCBrut(Domaine). Annexes © Sage 2007 1981 Cette fonction rend le chiffre d’affaire TTC brut sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire TTC brut des clients et fournisseurs sur l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CATTCBrut(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CATTCBrut(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire TTC net La syntaxe de cette fonction est : CATTCNet(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le chiffre d’affaire TTC net pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire TTC net des clients et fournisseurs sur le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CATTCNet(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CATTCNet(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Chiffre d’affaire TTC net exo courant La syntaxe de cette fonction est : CATTCNet(Domaine). Cette fonction rend le chiffre d’affaire TTC net sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Chiffre d’affaire TTC net des clients et fournisseurs sur l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = CATTCNet(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = CATTCNet(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Marge sur facture de vente La syntaxe de cette fonction est : Marge(Date_Debut;Date_Fin). Annexes © Sage 2007 1982 Cette fonction rend la marge sur les factures de vente pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin. Exemple Marge sur les factures de ventes du premier trimestre Resultat = Marge(Date(1;1;3);Date(30;6;3)) Marge sur facture de vente exo courant La syntaxe de cette fonction est : Marge(). Cette fonction rend la marge sur les factures de vente sur l’exercice courant. Aucun argument n’est attendu par cette fonction. Les parenthèses doivent rester vides. Exemple Marge sur les factures de ventes sur l’exercice courant Resultat = Marge() Quantité facturée La syntaxe de cette fonction est : Quantite(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend les quantités facturées pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Quantités facturées clients ou fournisseurs pour le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = Quantite(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = Quantite(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Quantité facturée exo courant La syntaxe de cette fonction est : Quantite(Domaine). Cette fonction rend les quantités facturées sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Quantités facturées clients ou fournisseurs pour l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = Quantite(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = Quantite(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Annexes © Sage 2007 1983 Quantité colisée facturée La syntaxe de cette fonction est : QuantiteColisee(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend les quantités colisées facturées pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Quantités colisées clients ou fournisseurs pour le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = QuantiteColisee(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = QuantiteColisee(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Quantité colisée facturée exo courant La syntaxe de cette fonction est : QuantiteColisee(Domaine). Cette fonction rend les quantités colisées facturées sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Quantités colisées clients ou fournisseurs pour l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = QuantiteColisee(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = QuantiteColisee(1) Sinon Resultat = 0 FinSi FinSi Taux de remise moyen La syntaxe de cette fonction est : TauxRemise(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le taux de remise moyen pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Taux de remise moyen clients ou fournisseurs pour le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = TauxRemise(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = TauxRemise(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Finsi Finsi Annexes © Sage 2007 1984 Taux de remise moyen exo courant La syntaxe de cette fonction est : TauxRemise(Domaine). Cette fonction rend le taux de remise moyen sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Taux de remise moyen clients ou fournisseurs pour l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = TauxRemise(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = TauxRemise(1) Finsi Finsi Total des prix de revient La syntaxe de cette fonction est : PrixRevient(Domaine;Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le total des prix de revient pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Total des prix de revient vente ou achats pour le premier trimestre TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = PrixRevient(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = TauxRemise(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3)) Finsi Finsi Total des prix de revient exo courant La syntaxe de cette fonction est : PrixRevient(Domaine). Cette fonction rend le total des prix de revient sur l’exercice courant pour un Domaine donné : 0 = ventes, 1 = achats. Exemple Total des prix de revient vente ou achats pour l’exercice courant TypeTiers = CompteT.TypeTiers; Si TypeTiers = "Client" Alors Resultat = PrixRevient(0) Sinon Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors Resultat = TauxRemise(1) Finsi Finsi Total des règlements La syntaxe de cette fonction est : Reglement(Date_Debut;Date_Fin). Cette fonction rend le total des règlements pour une période définie par Date_Debut et Date_Fin. Annexes © Sage 2007 1985 Exemple Total des règlements pour l’exercice courant Resultat = Reglement(Date(1;1;3);Date(31;3;3) Total des règlements exo courant La syntaxe de cette fonction est : Reglement(). Cette fonction rend le total des règlements sur l’exercice courant. Aucun argument n’est attendu par cette fonction. Les parenthèses doivent rester vides. Exemple Total des règlements pour l’exercice courant Resultat = Reglement() TypeRemise 􀀳 Cette fonction est réservée aux modèles d’enregistrement. La syntaxe de cette fonction est : TypeRemise(Valeur;Type). Cette fonction exprime la remise Valeur avec le type Type. Les différents types possibles sont les suivants : 􀂉 0 : remise en pour-cent (%), 􀂉 1 : remise en valeur (F), 􀂉 2 : remise unitaire (U). Cette fonction ne peut servir que dans l’expression de la remise. Exemple La remise en pourcentage à appliquer sur un article est le cumul de la remise article et de celle du client. La formule utilisée sera (R est une variable) : R = ActRemise + PctRemise ; Remise = TypeRemise(R;0) Si la remise article est de 2 et celle du client de 3, la remise appliquée sera de 2 + 3 = 5. Exemple La remise unitaire sur un article doit être exprimée ainsi : Prix unitaire – Prix catalogue Le prix catalogue est enregistré dans l’information libre 7 de l’article (information libre de type Valeur). La formule à saisir sera (R est une variable) : R = PrixUnitaire – ArtInfoLibre7; Remise = TypeRemise(R;2) Si le prix unitaire est de 580,00 et le prix catalogue de 520,00, la remise unitaire calculée sera de 580,00 – 520,00 = 60,00U Utilisateur La syntaxe de cette fonction est : Utilisateur(). Cette fonction permet de récupérer le niveau utilisateur qui a ouvert le fichier commercial. Exemple InfoLibre4=Utilisateur(). Index © Sage 2007 1986 Index A A propos de Volet Identification ............................................................. 88 A propos de Gestion commerciale 100 ............... 1729 A propos de votre société ....................................... 1729 Volet Communication ...................................................... 119 Volet Comptable ................................................................ 96 Volet Contacts .................................................................... 94 Volet Engagement ........................................................... 106 Volet Facturation ................................................................ 97 Volet Général ................................................................... 103 Volet Gestion des livraisons ........................................... 113 Volet Gestion des stocks ................................................. 116 Volet Identification ............................................................. 88 Volet Initialisation ............................................................... 90 Volet Paramètres commerciaux ..................................... 107 Volet Paramètres généraux ............................................ 107 Volet Préférences ............................................................ 122 Volet Règlement/caisse .................................................. 101 A propos de... .................................................................. 87 Volet Options .................................................................... 125 Abonnement Clients Détail ........................................................................... 1312 Echéancier .................................................................. 1331 Information sur la pièce ...................................1296, 1326 Pièce ........................................................................... 1323 Reconduction manuelle ............................................. 1317 Sélection ..................................................................... 1308 Volet Complément ...........................................1289, 1318 Volet Fiche principale ......................................1286, 1313 Volet Historique .......................................................... 1321 Fournisseurs Détail ........................................................................... 1340 Echéancier .................................................................. 1357 Informations sur la ligne ............................................ 1352 Informations sur la pièce ........................................... 1353 Volet Complément ..................................................... 1346 Volet Fiche principale ......................................1340, 1341 Volet Historique .......................................................... 1348 Modèles ................................................................1312, 1340 Abonnement client Pièce En-tête ..............................................................1294, 1324 Abonnement fournisseur Piéce ............................................................................... 1350 Abonnements Clients ................................................................................619 Fournisseurs .....................................................................653 Modèles ...........................................................................1280 Abonnements clients Fonctions annexes .........................................................1327 Impression de la liste ......................................................1309 Sélection simplifiée .....................................................1309 Imprimer la liste Format de sélection ....................................................1311 Informations générales sur la ligne ....................1295, 1325 Informations générales sur la pièce ...................1296, 1326 Lignes Personnaliser ...................................................1297, 1327 Menu contextuel de la liste ............................................1307 Personnaliser la liste ......................................................1308 Saisie des lignes .............................................................1327 Abonnements fournisseurs Export des états ..............................................................1339 Fonctions annexes .........................................................1354 Imprimer la liste ...............................................................1337 Format de sélection ....................................................1338 Sélection simplifiée .....................................................1337 Lignes Personnaliser ..............................................................1353 Liste Menu contextuel ..........................................................1336 Personnaliser la liste ......................................................1337 Saisie des lignes .............................................................1353 Acceptation des devis par e-mail .............................733 Achats ..............................................................................889 Ajouter un document ........................................................902 Acomptes Achats ................................................................................974 Gestion ............................................................................1261 Ventes ................................................................................853 Zone d’affichage ...............................................................854 Acomptes de règlement Ventes ................................................................................853 Acomptes et bons d’achat Ventes ................................................................................853 Activité fournisseurs .................................................1610 Actualisation des droits Services ...........................................................................1728 Index © Sage 2007 1987 Actualiser les droits d’accès au Portail .............. 1728 Adresse banque .......................................... 564, 604, 643 Affaire .............................................................................. 576 Affectation de compte principal .............................. 255 Affectation des acomptes Achats ............................................................................... 977 Ventes ............................................................................... 855 Affectation des échéances à partir d’un règlement existant Rapprochement des règlements .................................. 1254 Affectation des livraisons fournisseurs Sélection simplifiée ..............................................1391, 1401 Affectation des numéros de lot Achat d’articles gérés par lot ........................................ 1054 Articles gérés par lot Mouvements de sortie ............................................... 1059 Affectation des numéros de série Achat d’articles sérialisés ......................................962, 1054 Articles sérialisés Mouvements de sortie ............................................... 1058 Ventes ........................................................................... 807 Affectation dune échéance à un règlement Rapprochement des règlements .................................. 1256 Affectation ressource / gamme opératoire ......... 1082 Affichage des clients .................................................. 587 Affichage des codes affaires .................................... 574 Affichage des codes journaux ................................. 547 Affichage des fournisseurs ....................................... 628 Affichage des sections ............................................... 527 Affichage marge en saisie ...............................122, 1718 Affichage stock en saisie ................................122, 1718 Afficher la barre d’état .............................................. 1707 Afficher le format Etats personnalisés ....................................................... 1583 Agenda Alerte ................................................................................. 124 Clients ............................................................................... 624 Fournisseurs ..................................................................... 657 Liste des événements ................................................... 1532 Mise à jour ...................................................................... 1532 Options de l’entreprise .................................................... 127 Saisie dun événement ....................................................1534 Aide à la saisie d’une formule de calcul ................165 Modèles d’enregistrement ................................................685 Ajouter .............................................................................376 Ajouter un document Achats ................................................................................903 Code affaire .......................................................................577 Documents des fabrications ..........................................1131 Fiche client ...............................................................592, 633 Stocks ..............................................................................1020 Ventes ................................................................................739 Ajouter un document interne ..................................1108 Ajouter un état Etats personnalisés ........................................................1581 Analyse clients ............................................................1584 Analyse fournisseurs ................................................1609 Analytique / IFRS Compte général ................................................................520 Ancien / Nouveau prix Validation pas à pas de la mise à jour des tarifs ...........320 Ancienne cotation ........................................................156 Annuler ............................................................................366 Application de l’euro Règlements .....................................................................1246 Application de la Norme DGI ...................................1552 Application de la norme IFRS .................................1542 Application des normes IFRS .....................................92 Archivage ......................................................................1553 Utilisation manuelle ........................................................1563 Archivage des données Assistant d’archivage .....................................................1557 Archivage fiscal Noms des fichiers Pdf ....................................................1571 Archivage fiscal des données Etape 1 ............................................................................1569 Arrêt inopiné ....................................................................82 Article Catalogue ..........................................................................452 Contremarque ...................................................................449 Création en saisie Index © Sage 2007 1988 Achats ........................................................................... 942 Stocks ......................................................................... 1036 Ventes ........................................................................... 787 Création par duplication .................................................. 416 Sélection Document de vente ...................................................... 782 Tarification fournisseur .................................................... 651 Vente au débit .................................................................. 775 Article à deux gammes Gestion des énumérés de gamme ................................. 446 Article à facturation forfaitaire ................................. 822 Article à nomenclature commerciale/composé Valorisation avec répartition du prix de vente ............... 824 Article à une seule gamme Gestion des énumérés de gamme ................................. 445 Article forfaitaire Documents des ventes .................................................... 822 Article passerelle comptable .................................... 105 Article/nomenclaturess Suppression ..................................................................... 415 Articles ....................................................................434, 448 Conditionnement .............................................................. 798 Familles ............................................................................ 392 Fournisseurs ..................................................................... 436 Liste ................................................................................... 414 Personnalisation ...................................................418, 483 Mode catalogue ............................................................... 420 Palmarès ........................................................................ 1636 Sélection Documents des stocks .............................................. 1033 Tarifs d’achat .................................................................... 436 Volet Champs libres ........................................................ 455 Volet Descriptif ................................................................. 452 Volet Documents .............................................................. 460 Volet Fiche principale ...................................................... 423 Volet Information libre ..................................................... 457 Volet Photo ....................................................................... 459 Volet Statistique article .................................................... 456 Volet Statistiques ............................................................. 474 Volet Statistiques d’achat ................................................ 476 Volet Statistiques de vente ............................................. 475 Volet Stock ....................................................................... 462 Articles à conditionnement Documents des ventes .................................................... 798 Articles à double gamme Bon de dépréciation du stock ....................................... 1063 Documents des achats .................................................... 956 Documents des ventes .................................................... 803 Mouvements d’entrée .....................................................1050 Mouvements de sortie ....................................................1056 Articles à gamme ..........................................................425 Articles à gamme non gérés en stock Documents des ventes .....................................................803 Articles à gamme ou à conditionnement Mise à jour des tarifs Valisation pas à pas .....................................................322 Articles à gammes Nomenclatures ..................................................................489 Articles à nomenclature Documents des ventes .....................................................823 Articles à nomenclature commerciale/composant Valorisation avec répartition du prix de vente ................825 Articles à simple gamme Bon de dépréciation du stock ........................................1062 Documents des achats .....................................................953 Documents des ventes .....................................................800 Mouvements d’entrée .....................................................1048 Mouvements de sortie ....................................................1056 Articles de charges ......................................................822 Articles en contremarque .........................................1374 Documents des achats .....................................................964 Documents des stocks ...................................................1068 Documents des ventes .....................................................809 Report des informations liées ...................... 820, 969, 1377 Report du prix de revient lié ......................... 820, 969, 1378 Transformation des devis .................................................872 Transformation des pièces ..............................................870 Articles en série/lot Interrogation commerciale .............................................1483 Articles en vente au débit Documents des ventes .....................................................800 Articles et tarifs Communication .................................................................300 Articles facturés au poids Documents des ventes .....................................................822 Articles gérés en FIFO/LIFO Documents des ventes ............................................820, 969 Mise à jour des valeurs de stock Inventaire .....................................................................1523 Articles gérés en sérialisé ou par lots Mise à jour des valeurs de stock Inventaire .....................................................................1523 Index © Sage 2007 1989 Articles gérés par lot Bons de fabrication ........................................................ 1084 Documents des achats .................................................... 958 Mouvements de sortie ................................................... 1059 Articles gérés par lots Validation des préparations de livraison ...................... 1177 Articles liés ............................................................423, 487 Nomenclatures ................................................................. 497 Articles mis en sommeil 748, 758, 766, 911, 917, 924, 1113, ............................................................................... 1115 Articles non commandés Bons de réception fournisseurs .................................... 1199 Articles non livrés ........................................................ 835 Articles sérialisés Documents des achats .................................................... 958 Documents des ventes .................................................... 805 Mouvements d’entrée .................................................... 1051 Mouvements de sortie ................................................... 1057 Validation des préparations de livraison ...................... 1177 Articles sérialisés ou par lots Sortie de stock en gestion du multi-emplacement ........ 809 Articles vendus au débit Documents des achats .................................................... 953 Articles/nomenclatures Consultation ..................................................................... 415 Création ............................................................................ 415 Impression ........................................................................ 415 Imprimer ............................................................................ 417 Modification ...................................................................... 415 Sélection ........................................................................... 415 Assistant Archivage ........................................................................ 1555 Simulation des fabrications ........................................... 1135 Assistant communication Choix du traitement ......................................................... 280 Assistant communication de site à site Envoi de données ............................................................ 280 Réception de données .................................................... 290 Assistant d’archivage Archivage des données ................................................. 1557 Compactage de l’historique .......................................... 1559 Création du fichier d’archive ......................................... 1558 Période d’archivage ....................................................... 1558 Report des valeurs du stock ......................................... 1561 Sélection des traitements .............................................. 1556 Suppression des articles en sommeil ...........................1560 Supprimer les mouvements de caisse ..........................1562 Traitements effectués .....................................................1555 Assistant de communication de site à site Choix des données à transférer ......................................281 Importation des données .................................................294 Intégration des données ..................................................290 Mode de transfert des données .......................................285 Réception des données ...................................................293 Transfert de l’inventaire/état des stocks .........................283 Transfert des clients .........................................................282 Transfert des tarifs et articles ..........................................281 Assistant de création d’un code journal ................549 Assistant de création d’un compte général ..........513 Assistant de création de fichier ..................................55 Assistant de création des emplacements Codification des allées .....................................................718 Codification des niveaux ..................................................719 Codification des positions ................................................720 Codification des travées ...................................................718 Résultat de la codification des emplacements ...............721 Structure des codes des emplacements ........................717 Assistant de génération automatique des sections . 531 Assistant de génération de la structure du catalogue article Génération automatique des familles .............................409 Paramétrage du catalogue article ...................................408 Passerelles comptables ...................................................410 Structuration du catalogue article ....................................407 Assistant de mise à jour des références et des codes barres Paramètres des codes barres articles ............................345 Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements .................................................................................347 Paramètres des codes barres des énumérés de gammes . 346 Paramètres des références de conditionnements .........344 Paramètres des références gammes ..............................343 Récapitulatif des paramètres de mise à jour ..................348 Sélection des données à mettre à jour ...........................341 Sélection du type de traitement .......................................340 Assistant de mise à jour des tarifs ..........................310 Assistant de mise à jur des prévisions Paramétrage des quantités à fabriquer ..........................336 Période de référence ........................................................335 Sélection des données à mettre à jour ...........................334 Sélection du type de traitement .......................................333 Index © Sage 2007 1990 Assistant Génération automatique des sections 531 Associer un texte du glossaire ................................ 796 Atteindre ......................................................................... 383 Article ................................................................................ 416 Nomenclature ................................................................... 481 Autorisations d’accès ................................................. 210 Avoirs Clients ............................................................................... 888 B Banque .................................................. 558, 564, 604, 643 Code journal associé ....................................................... 564 Banques Classement ...................................................................... 557 Clients ............................................................................... 601 Consultation ..................................................................... 557 Création ............................................................................ 557 Fournisseurs ..................................................................... 641 Menu contextuel ............................................................... 558 Modification ...................................................................... 557 Personnaliser la liste ...............................................558, 570 Rechercher ....................................................................... 557 Suppression ..................................................................... 557 Volet Contacts .................................................................. 560 Volet Identification ........................................................... 559 Volet R.I.B. ....................................................................... 561 Barèmes Application sur les documents de vente ........................ 791 Barre d’état .................................................................. 1708 Barre d’outils Personnaliser ................................................................. 1708 Barres d’outils ............................................................ 1709 Barres d’outils & raccourcis ................................... 1703 BIN Structure de compte bancaire ........................................ 562 Bloc-notes Compte général ............................................................... 523 Bon d’achat Principe ........................................................................... 1551 Suppression ..................................................................... 857 Bon de commande fournisseur à réceptionner Menu contextuel ...................................................1199, 1207 Bon de dépréciation Colonnes du document ..................................................1061 Bon de dépréciation du stock Articles à double gamme ...............................................1063 Articles à simple gamme ................................................1062 Bon de fabrication ......................................................1079 En-tête de la fenêtre .......................................................1080 Fonctions complémentaires ...........................................1081 Bons d'avoir financier Saisie des lignes ...............................................................769 Bons d’achat Documents des ventes .....................................................853 Paramétrage du mode de règlement ..............................170 Bons d’avoir financier Saisie des lignes ...............................................................928 Bons d’avoir fournisseurs Génération automatique ................................................1001 Bons de fabrication Articles gérés par lot .......................................................1084 Désassemblage ..............................................................1090 Ruptures de stock ...........................................................1088 Transformation partielle ......................................1073, 1078 Bons de retour Saisie des lignes ......................................................769, 928 Bons de retour clients Génération automatique ..................................................878 Bons de retour fournisseurs Génération automatique ................................................1001 Bouton Courbe Graphiques ....................................................................478 Création d’un document Client ..............................................................................591 Enregistrer le règlement ..........................................860, 979 Histogramme Graphiques ....................................................................478 Imputer le règlement ...............................................860, 979 Interrogation article ...........................................................472 Interrogation nomenclature ..............................................486 Interrogation ressource ....................................................702 Répartition automatique ...................................................490 Secteur Graphiques ....................................................................479 Simulation de fabricaton ..................................................485 Visualisation d’un graphique Articles ...........................................................................477 Index © Sage 2007 1991 Bulle d’aide .................................................................. 1708 BVR Suisse Impression ........................................ 887, 1009, 1265, 1680 C Cadencier clients ....................................................... 1593 Cadencier de livraison ............................................. 1646 Cadencier fournisseurs ........................................... 1615 Calculette Sage ............................................................. 375 Capacité de la ressource ........................................... 693 Capacité du centre de charge .................................. 701 Catalogue Article ................................................................................ 452 Catalogue articles Options de l’entreprise .................................................... 128 Catalogue des articles Famille .............................................................................. 395 Catégorie comptable Options de l’entreprise .................................................... 130 Catégorie de produits Options de l’entreprise .................................................... 128 Catégorie tarifaire Articles Sans gamme ................................................................ 427 Options de l’entreprise .................................................... 132 Catégorie tarifaire article Volet Tarif actuel .............................................................. 427 Catégories comptables Articles/nomenclatures .................................................... 451 Famille d’articles .............................................................. 395 Catégories tarifaire Articles/nomenclatures .................................................... 426 Catégories tarifaires Articles A gamme ...................................................................... 431 Clients ............................................................................... 614 Famille d’articles .............................................................. 405 Catégories tarifaires / Tarif d’exception Validation pas à pas de la mise à jour des tarifs ........... 321 Centre de charges Détail de la fiche ...............................................................699 Volet Ressources ..............................................................703 Centres de charges ......................................................696 Consultation ......................................................................697 Création .............................................................................697 Impression .........................................................................698 Liste ...................................................................................696 Menu contextuel ............................................................698 Personnalisation ...........................................................698 Modification .......................................................................697 Rechercher ........................................................................698 Suppression ......................................................................697 Volet Fiche principale .......................................................699 Champ Correspondance Volet Champ ..........................................................................257 Format de fichier ...............................................................255 Volet Correspondance .....................................................257 Champ statistique article Options de l’entreprise .....................................................132 Champ statistique tiers Options de l’entreprise .....................................................134 Champs Volet Propriétés ................................................................256 Champs libres Clients ................................................................................607 Chiffre d’affaires fournisseurs ................................1614 Choix d'un profil ............................................................286 Choix de la quantité à commander Transformation des préparations de commande ...........995 Choix des données à transférer Assistant communication de site à site ...........................281 Choix du domaine Organisation ......................................................................184 Circuit de validation Organisation ......................................................................179 Classement des articles ....................................414, 481 Classement des banques ...........................................557 Classement des clients ...............................................587 Classement des codes affaires ................................574 Classement des codes journaux ..............................547 Index © Sage 2007 1992 Classement des comptes .......................................... 510 Classement des familles d’articles ......................... 388 Classement des fournisseurs .................................. 628 Classement des modèles de grille .......................... 569 Classement des modèles de règlement ................ 565 Classement des ressources Ressources Classement de la liste .........................................690, 697 Classement des sections .......................................... 527 Classement des taux de taxe ................................... 541 Classeur Microsoft Excel ........................................... 243 Client ............................................................................... 590 Impression des extraits de compte .............................. 1417 Interrogation commerciale ............................................ 1409 Interrogation comptable ................................................ 1414 Sélection de la période .............................................. 1416 Liste des documents ...................................................... 1419 Clients ............................................................................. 587 Classement ...................................................................... 587 Communication ................................................................ 300 Consultation .............................................................587, 588 Création ....................................................................587, 588 Impression ........................................................................ 589 Liste ................................................................................... 587 Menu contextuel ........................................................... 589 Personnalisation ........................................................... 589 Modification ..............................................................587, 588 Palmarès ........................................................................ 1605 Rechercher ....................................................................... 588 Règlements Paramétrage ................................................................. 600 Solvabilité ......................................................................... 621 Suppression .............................................................587, 588 Tarifs articles d’exception ................................................ 434 Tarifs particuliers .............................................................. 434 Volet Champs libres .............................................................. 607 Volet Abonnements ......................................................... 619 Volet Agenda .................................................................... 624 Volet Banques .................................................................. 601 Volet Complément ........................................................... 597 Volet Contacts .................................................................. 595 Volet Documents .............................................................. 609 Volet Identification ........................................................... 593 Volet Information libre ..................................................... 609 Volet Livraisons ................................................................ 612 Volet Modèles .................................................................. 604 Volet Remises par famille ............................................... 615 Volet Solvabilité ................................................................620 Volet Statistiques .....................................................619, 622 Volet Statistiques tiers ......................................................607 Volet Surveillance .............................................................623 Volet Tarif d’exception ......................................................616 Volet Tarifs ........................................................................613 Clients comptoir .................................................754, 1114 CMUP Définition ............................................................................394 Code à barres Code C39 ..........................................................................112 Code EAN EAN Codification ..................................................................112 Préfixe 20 ..........................................................................112 Code affaire Sélection ..........................................................................1449 Code barrees conditionnement Codification automatique .................................................148 Code barrees gamme Codification automatique .................................................145 Code barres article Codification automatique .................................................143 Code EAN ........................................................................112 Code Incoterm ...............................................................150 Code journal ...................................................................552 Mise à jour de la comptabilité ........................................1539 Code risque ....................................................................621 Options de l’entreprise .....................................................135 Codes affaires ................................................................573 Classement .......................................................................574 Liste Menu contextuel ............................................................575 Menu contextuel ...............................................................575 Personnaliser la liste ........................................................575 Rechercher ........................................................................575 Sélection des mouvements ............................................1453 Sélection des mouvements comptables .......................1461 Statistiques Statistiques ventes ........................................................583 Volet Fiche principale .......................................................577 Volet Information libre ......................................................580 Volet Mouvements comptables .......................................585 Volet Réalisation des objectifs ........................................581 Volet Statistiques ..............................................................581 Volet Statistiques achats ..................................................584 Index © Sage 2007 1993 Codes barres Polices de caractères ...................................................... 136 Codes journaux Assistant de création ....................................................... 549 Classement ...................................................................... 547 Consultation ..................................................................... 546 Création ............................................................................ 546 Création manuelle ............................................................ 552 Imprimer ............................................................................ 547 Menu contextuel ............................................................... 547 Modification ...................................................................... 546 Personnaliser la liste ....................................................... 548 Rechercher ....................................................................... 547 Suppression ..................................................................... 546 Codification automatique Code barres article .......................................................... 143 Code barres conditionnement ........................................ 148 Code barres gamme ........................................................ 145 Options ............................................................................. 136 Paramétrage ..................................................................... 136 Référence article .............................................................. 137 Référence conditionnement ............................................ 141 Référence gamme ........................................................... 138 Codification automatique des codes barres Assistant de création de fichier ......................................... 62 Codification automatique des références articles Assistant de création de fichier ......................................... 61 Codification des allées Assistant de création des emplacements ...................... 718 Codification des niveaux Assistant de création des emplacements ...................... 719 Codification des positions Assistant de création des emplacements ...................... 720 Codification des travées Assistant de création des emplacements ...................... 718 Colisage Réapprovisionnement ................................................... 1226 Collaborateur Impression interrogation commerciale ......................... 1469 Interrogation commerciale ............................................ 1467 Interrogation des documents ........................................ 1472 Collaborateurs Liste ................................................................................... 704 Coller ............................................................................... 369 Colonnes Documents des achats Personnalisation ...........................................................926 Documents des stocks ...................................................1029 Documents des ventes Personnalisation ...........................................................768 Documents internes Personnalisation .........................................................1120 Personnalisation Documents des stocks ...............................................1027 Sélection des articles Personnaliser la liste ....................................................785 Sélection des fournisseurs Personnalisation ...........................................................912 Colonnes de documents Paramétrage ..........................................................186, 1732 Colonnes de l’interrogation commerciale des affaires ...........................................................................................1747 Colonnes de l’interrogation commerciale des articles ...........................................................................................1747 Colonnes de l’interrogation commerciale des nomenclatures .............................................................1747 Colonnes de l’interrogation commerciale des représentants ...............................................................1747 Colonnes de l’interrogation commerciale des tiers . 1747 Colonnes de l’interrogation comptable des affaires 1749, .....................................................................1751, 1752 Colonnes de l’interrogation comptable des tiers ...... 1749, .....................................................................1751, 1752 Colonnes de l’Interrogation des charges ressources 1753 Colonnes de l’interrogation des comptes 1747, 1748 Colonnes de l’Interrogation des documents Affaires .............................................................................1754 Colonnes de l’interrogation des nomenclatures 1747, ...........................................................................................1748 Colonnes de l’Interrogation des tarifs des articles Colonnes de l’Interrogation des tarifs des nomenclatures .. 1752 Colonnes de l’interrogation du stock ........1747, 1748 Colonnes de l’Interrogation du stock des articles .... 1751 Colonnes de l’Interrogation du stock des nomenclatures .............................................................1751 Colonnes de la fenêtre Bon de fabrication ...........................................................1080 Index © Sage 2007 1994 Interrogation du stock de l’article .................................. 1428 Ordre de fabrication ....................................................... 1075 Colonnes de la saisie d’inventaire ........................ 1746 Colonnes de saisie Documents des achats .................................................... 930 Colonnes de saisie des documents de vente ...... 770 Colonnes des abonnements clients et fournisseurs 1744 Colonnes des documents compactés des achats ... 1568 Colonnes des documents compactés des stocks ... 1568 Colonnes des documents compactés des ventes ... 1568 Colonnes des documents des achats ................. 1735 Colonnes des documents des stocks ................. 1736 Colonnes des documents des ventes ................. 1733 Colonnes des en-têtes de recherche de documents 1754 Colonnes des lignes de recherche de documents .. 1756 Colonnes des règlements ....................................... 1746 Colonnes du document Bon de dépréciation ....................................................... 1061 Préparation de fabrication ............................................. 1066 Virement de dépôt à dépôt ............................................ 1063 Colonnes du Réapprovisionnement ..................... 1743 Commande par commande Réceptions fournisseurs ................................................ 1197 Commandes à livrer Contremarque Personnaliser la liste .................................................. 1399 Commandes annexes Documents des stocks .................................................. 1027 Commandes fournisseurs Envoi ............................................................................... 1237 Commission .................................................................. 664 Commission sur encaissement ............................... 669 Commissions Liste Menu contextuel ........................................................... 662 Personnalisation ...........................................................663 Commissions représentants ...................................1657 Communication .............................................................277 Communication de site à site ...........................119, 278 Communication planifiée Enregistrement ..................................................................298 Volet Données ........................................................................300 Fiche principale .............................................................298 Communications planifiées Liste ...................................................................................296 Menu contextuel ...............................................................297 Personnaliser la liste ........................................................297 Compactage de l’historique Assistant d’archivage .....................................................1559 Complément Clients ................................................................................597 Représentants ...................................................................707 Complément (volet) Abonnement client ...............................................1289, 1318 Abonnement fournisseur ................................................1346 Composants nomenclature Liste Menu contextuel ...................................................492, 503 Composition Indisponibilité dans une facture ou un bon de livraison 844 Nomenclatures ..................................................................486 Composition / Gamme Nomenclatures ..................................................................498 Composition de l’article ..............................................830 Fabrication .......................................................................1085 Transformation des préparations de fabrication ..........1074 Composition/Gamme Nomenclature ....................................................................498 Comptabilisation des mouvements divers de caisse 103 Comptabilité Paramétrage .......................................................................97 Compte ............................................................................516 Compte d’écart d’arrondi de conversion ...............105 Compte général Assistant de création ........................................................513 Index © Sage 2007 1995 Consultation Compte général Suppression ................................................................ 510 Création ....................................................................510, 513 Création manuelle ............................................................ 516 Modification ...................................................................... 510 Rechercher ....................................................................... 511 Saisie de l’échéance ........................................................ 520 Volet Analytique / IFRS ................................................... 520 Volet Bloc-notes ............................................................... 523 Volet Cumuls .................................................................... 524 Volet Fiche principale ...................................................... 517 Volet Information libre ..................................................... 523 Compte général associé ............................................ 201 Compte TVA encaissement ....................................... 106 Comptes Longueur ............................................................................ 81 Longueur flottante ........................................................71, 81 Comptes généraux Classement ...................................................................... 510 Personnaliser la liste ....................................................... 512 Condition de livraison Options de l’entreprise .................................................... 150 Conditionnement .................................................775, 798 Ajout .................................................................................. 152 Articles à ........................................................................... 798 Options de l’entreprise .................................................... 151 Ventes ............................................................................... 798 Conditionnements Fiche principale Articles/Nomenclatures ................................................ 446 Configuration de l’imprimante Etiquettes de colisage ..................................................... 175 Configuration système et partage .......................... 206 Configuration système ..................................................... 206 Utilisateurs connectés ..................................................... 207 Confirmation des suppressions ............................ 1705 Conflit de remise Achats ............................................................................... 970 Documents des achats .................................................... 970 Documents des ventes .................................................... 833 Conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul .......................................................................166, 686 Consultation des imputations des règlements . 1261 Consulter ........................................................................ 378 Contacts Banques ............................................................................560 Clients ................................................................................595 Dépôts de stockage ..........................................................713 Fournisseurs .....................................................................636 Contremarque Achats ................................................................................964 Colonnes de la Génération des commandes fournisseurs et de l’Affectation des livraisons fournisseurs ..................1745 Familles d’articles .............................................................397 Génération des commandes fournisseurs .........1382, 1388 Gestion des articles ........................................................1374 Gestion du stock ...............................................................474 Liens entre pièces Achats .................................................................965, 1069 Liste commandes à livrer Menu contextuel ..........................................................1399 Liste commandes en attente Menu contextuel ...............................................1380, 1387 Modification de ligne Achats ............................................................................964 Stocks ..........................................................................1068 Ventes ............................................................................815 Modifier le fournisseur .........................................1381, 1388 Paramétrage .....................................................................118 Report des informations liées ..........................................118 Report du prix de vente lié ...............................................119 Saisie d’un article ..............................................................809 Stocks ..............................................................................1068 Suppression de ligne Achats .................................................................965, 1069 Ventes ............................................................................817 Visualisation des commandes en attente Personnalisation de la liste .............................1381, 1388 Contremarques Liens entre pièces Ventes ............................................................................817 Contrôle Stock ..................................................................................117 Contrôle d’unicité des numéros de lots .................809 Bon de fabrication ...........................................................1055 Bons de fabrication .........................................................1085 Documents des achats .....................................................964 Contrôle qualité ...........................................................1205 Gestion des emplacements ...........................................1210 Personnaliser la liste ......................................................1208 Contrôles Mise à jour des valeurs de stock Inventaire .....................................................................1524 Conversion ............................................................403, 439 Index © Sage 2007 1996 Conversion de fichier ................................................... 83 Conversion des formats .............................................. 25 Copier .............................................................................. 368 Corps de la fenêtre Interrogation cas d’emploi ............................................. 1156 Interrogation commerciale nomenclature .................... 1160 Validation des préparations de livraison ...................... 1179 Corps de la pièce Interrogation de gamme opératoire nomenclature ..... 1152, 1154 Interrogation de stock nomenclature ............................ 1150 Correspondance des champs .................................. 257 Cotation .......................................................................... 155 Couper ............................................................................ 367 Coupure de courant .................................................... 352 Courbe Graphiques Bouton ........................................................................... 478 Création Documents des ventes .................................................... 739 Documents internes ....................................................... 1108 Sections analytiques ........................................................ 528 Création automatique d’une référence fournisseur Saisie Documents des achats ................................................ 943 Création avec validation d’une référence fournisseur Saisie Documents des achats ................................................ 943 Création d’un article .................................................... 416 Saisie Documents des achats ................................................ 942 Création d’un article en saisie Documents des stocks .................................................. 1036 Création d’un article en saisie de document de vente 787 Création d’un code affaire ......................................... 573 Création d’un compte client en saisie de document de vente ................................................................................ 750 Création d’un compte général .................................. 511 Création d’un document Client Bouton ........................................................................... 591 Création d’un document des achats à partir de la fenêtre du fournisseur .................................................633 Création d’un document des ventes à partir de la fenêtre du client ............................................................592 Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant ............................................57 Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable .........................................................................69 Création d’une nomenclature ....................................482 Création d’une pièce à partir d’une fiche client . 747, 909 Création d’une référence fournisseur Saisie Documents des achats .................................................942 Création de l’exercice ....................................................80 Création des clients .....................................................588 Création des emplacements Assistant ............................................................................717 Création des fournisseurs .........................................629 Création du fichier commercial Assistant de création de fichier ..................................68, 77 Création du fichier comptable Assistant de création de fichier .........................................75 Création du fichier d’archive Assistant d’archivage .....................................................1558 Création du règlement à partir d’une sélection d’échéances .................................................................1257 Création manuelle d’un compte général ................516 Création par duplication Codes affaires ...................................................................573 Comptes généraux ...........................................................511 Section analytique ............................................................527 Créer le fichier commercial ..........................................78 Archivage ........................................................................1558 Assistant de création de fichier ..................................68, 77 Création fichier d’archive ...............................................1567 Créer le fichier comptable ............................................80 Assistant de création de fichier .........................................76 Créer le fichier d’export ...................................238, 1530 Exportation paramétrable .................................................246 Inventaire .........................................................................1530 Préférences .......................................................................362 Index © Sage 2007 1997 Saisie inventaire ............................................................. 1530 Créer un tarif d’exception .......................................... 616 Critères de sélection Etats .................................................................................. 239 Critères de sélection standard Etats .................................................................................. 240 Cumuls Compte général ............................................................... 524 Section analytique ........................................................... 538 Cumuls des quantités par emplacement Influence des documents des ventes 791, 947, 1041, 1125 Cumuls et valeurs Interrogation charge ressource ..................................... 1159 Interrogation comptable affaire ..................................... 1459 Interrogation de la gamme opératoire nomenclature . 1152, 1153 Interrogation de stock nomenclature ............................ 1150 Interrogation des tarifs de l’article ................................ 1437 Interrogation du stock de l’article .................................. 1428 Validation des préparations de livraison ...................... 1179 D Date de livraison Format ............................................................................... 110 Paramétrage ..................................................................... 110 Déclaration d’échange de biens ....................188, 1504 Déclaration d’échange de biens intra-communautaire ........................................................................... 243, 755, 916 Défilement de la liste Articles .............................................................................. 416 Banques ............................................................................ 557 Centres de charges ......................................................... 697 Clients ............................................................................... 588 Codes affaires .................................................................. 575 Codes journaux ................................................................ 547 Comptes généraux .......................................................... 511 Familles d’articles ............................................................ 389 Fournisseurs ..................................................................... 629 Modèles de grille .............................................................. 569 Modèles de règlement ..................................................... 565 Nomenclatures ................................................................. 482 Ressources ...................................................................... 690 Sections analytiques ........................................................ 527 Taux de taxe ..................................................................... 542 Définition de l’exercice Assistant de création de fichier .........................................71 Déplacement des lignes ......................... 769, 928, 1026 Dépôt de stockage ........................................................711 Dépôt émetteur ...................................................756, 1117 Dépôts Emplacements Création automatique ...................................................717 Liste Menu contextuel ............................................................710 Personnalisation ...........................................................711 Dépôts de stockage Volet Contacts ...................................................................713 Volet Emplacements ........................................................714 Volet Fiche principale .......................................................712 Dépréciation du stock ...............................................1061 Dernier prix d’achat (article sans gamme) ............465 Dernier prix d’achat article avec gamme(s) ..........467 Déroulement de la procédure d’importation Structure du fichier d’importation Inventaire .....................................................................1528 Désassemblage ...........................................................1086 Articles à nomenclature ..................................................1090 Bons de fabrication .........................................................1090 Description de la fenêtre Réception devis confirmés .............................................1243 Sélection des factures fournisseur Frais d’approche ...........................................................985 Ventilation ..........................................................................986 Description de la fenêtre de sélection Duplication des documents des ventes ..........................870 Description des champs dune ligne d’inventaire Structure du fichier d’importation Inventaire .....................................................................1528 Désignation de la ligne de totalisation Documents des achats .....................................................949 Documents des ventes .....................................................794 Destinataires des mails .............................................1717 Déstockage Priorité .................................................117, 787, 1037, 1038 Détail d’un fournisseur (article à deux gammes) 442 Détail d’un fournisseur (article à une seule gamme) 440 Index © Sage 2007 1998 Détail d’un fournisseur (article sans gamme) ..... 437 Détail d’un tarif d’exception ...................................... 617 Détail d’un tarif d’exception (article à gamme) ... 436 Détail d’un tarif d’exception (article sans gamme ni conditionnement) ......................................................... 435 Détail d’une catégorie tarifaire (article à conditionnement) ......................................................... 432 Détail d’une catégorie tarifaire (articles à deux gammes) ......................................................................... 432 Détail d’une catégorie tarifaire (articles à une seule gamme) ........................................................................... 431 Détail d’une catégorie tarifaire article .................... 427 Détail d’une information libre ................................... 162 Détail de la commande à préparer ........................ 1169 Détail des emplacements Inventaire ........................................................................ 1516 Détail emplacement ................................................... 1516 Détermination des stocks ....................................... 1429 Devis Acceptation par e-mail ..................................................... 733 Devise Cotation ............................................................................ 155 Equivalence ........................................................................ 91 Mode de cotation ............................................................. 155 Options de l’entreprise .................................................... 153 Saisie du cours ................................................................. 155 Tenue commerciale ........................................................... 91 Tenue de comptabilité ....................................................... 92 Diagramme de Pareto ................................................. 716 Différentes représentations graphiques Articles/nomenclatures .................................................... 478 Document Invalidation ....................................................................... 180 Documents Articles .............................................................................. 460 Clients ............................................................................... 609 Définition des souches .................................................... 194 Fournisseurs ..................................................................... 649 Lignes Déplacement ............................................. 769, 928, 1026 Mode catalogue Articles ................................................................786, 1035 Paramétrage de la numérotation Documents Numéro de pièce courant .............................................194 Documents à intégrer Ventes .....................................................................880, 1003 Documents compactés .............................................1568 Documents de fabrication Liste Menu contextuel ..........................................................1132 Documents des achats ...............................................889 Création .............................................................................902 Duplication Glisser/Déposer ............................................................990 Enregistrement ..................................................................904 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes Achats ............................................................................950 Envoi par e-mail ................................................................896 Impression de la liste ........................................................898 Liste Menu contextuel ............................................................892 Personnalisation ...........................................................893 Transformation avec regroupement ................................996 Transformation partielle ...................................................999 Transformation partielle avec modification de la nouvelle pièce .......................................................................................999 Transformation partielle des lignes de pièce ..................999 Transformation partielle par glisser/déposer ..................990 Documents des fabrications Ajouter un document ......................................................1131 Documents des stocks Colonnes disponibles .....................................................1029 Commandes annexes ....................................................1027 Création Validation de l’en-tête .................................................1023 Enregistrement ................................................................1021 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes 1042 En-tête .............................................................................1022 Export des états imprimés .............................................1019 Imprimer la liste ...............................................................1091 Format de sélection ....................................................1018 Sélection simplifiée .....................................................1017 Informations générales sur la pièce ou la ligne ...........1023 Informations sur la ligne de document ..........................1045 Informations libres ......................................................1045 Lignes Informations complémentaires ..................................1044 Lignes de pièces Ouvrir la fiche article ...................................................1042 Liste Menu contextuel ..........................................................1015 Personnalisation ..............................................1016, 1133 Mouvements d’entrée .....................................................1047 Opérations possibles sur les lignes de pièces .............1025 Index © Sage 2007 1999 Particularités des lignes de pièces ............................... 1042 Saisie des lignes ............................................................ 1024 Sélection des documents ....................................1016, 1133 Documents des ventes ............................................... 724 Création ............................................................................ 739 Duplication Glisser/Déposer ........................................................... 865 Enregistrement ................................................................. 741 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes 794 En-tête ............................................................. 742, 747, 909 Envoi par e-mail .....................................................731, 1103 Menu contextuel de la liste ............................................. 727 Personnaliser la liste ....................................................... 728 Sélection ........................................................................... 729 Sélection d’un client ......................................................... 747 Statut ................................................................................. 730 Transformation partielle .................................................. 876 Transformation partielle par glisser/déposer ................. 865 Tri des lignes ............................................................767, 926 Trier les lignes ............................................... 770, 928, 1026 Documents internes Création .......................................................................... 1108 Enregistrement ............................................................... 1109 Menu contextuel de la liste ........................................... 1099 Mode catalogue Articles ........................................................................ 1124 Paramétrage ..................................................................... 182 Personnaliser la liste ..................................................... 1100 Sélection ......................................................................... 1101 Statut ............................................................................... 1102 Documents types ....................................................... 1280 Données Communication planifiée ................................................. 300 Données fournisseur ................................................ 1233 Données sur la ligne d’abonnement Clients ............................................................................. 1328 Fournisseurs ................................................................... 1355 Pièces types modèles ................................................... 1298 Drapeau d’en-tête ..............................................216, 1837 Drapeau d’inventaire par dépôt ............................. 1838 Drapeau de fin .....................................................216, 1838 Drapeau de version ................................................... 1837 Duplication Codes affaires .................................................................. 573 Comptes généraux .......................................................... 511 Documents des achats .................................................... 988 Documents des ventes .....................................................863 Glisser/Déposer Documents des achats .................................................990 Documents des ventes .................................................865 Dupliquer .........................................................................372 Dupliquer un article ......................................................416 Dupliquer un document ..............................................864 Achats ................................................................................989 Dupliquer une famille ..................................................389 Dupliquer une nomenclature .....................................482 E Ecart d’arrondi de conversion Paramétrage .....................................................................105 Ecarts de règlement Génération des règlements ...........................................1278 Gestion automatique ......................................................1257 Génération du règlement ...........................................1260 Saisie préalable du règlement ...................................1258 Gestion des écarts de règlement ..................................1257 Gestion manuelle ............................................................1257 Paramétrage .....................................................................102 Echéances à régler .....................................................1271 Liste Menu contextuel ..........................................................1273 Personnalisation .........................................................1274 Echéances rattachées aux règlements ................1261 Echéancier Pièce type modèle ..........................................................1300 Echéancier abonnement client ....................1301, 1331 Echéancier des règlements Abonnement fournisseurs ..............................................1357 Abonnements des ventes ...................................1300, 1331 Achats ................................................................................977 Ventes ................................................................................858 Ecrans Personnaliser ..................................................................1714 Effacer ..............................................................................370 Emplacement Colonne des documents des achats ...............................938 Colonne des documents des ventes ....................780, 1032 Emplacement de contrôle ..........................................117 Index © Sage 2007 2000 Emplacements Dépôts de stockage ......................................................... 714 Liste Menu contextuel ........................................................... 716 emplacements de stock Zones géographiques ...................................................... 716 Emplacements de stockage Documents des achats .................................................... 943 Documents des ventes ............................... 787, 1036, 1125 En indisponibilité totale Articles non livrés Ventes ........................................................................... 835 Encours client ............................................................... 104 Engagements ................................................................ 738 Achats ............................................................................... 902 Enregistrement d'un avoir financier ....................... 878 Enregistrement d’une remise identique Lignes de pièces Documents des achats ................................................ 950 Enregistrement d’une remise identique sur certaines lignes Documents des stocks .................................................. 1042 Documents des ventes .................................................... 794 Enregistrement du règlement Factures de vente ............................................................ 860 Enregistrement dun avoir financier ........................ 878 Enregistrer le modèle d’export ................................ 237 Enregistrer le règlement Bouton .......................................................................860, 979 En-tête Documents des stocks .................................................. 1022 Documents des ventes ................................... 742, 747, 909 Interrogation commerciale de la nomenclature ........... 1155 Pièce d’abonnement client ..................................1294, 1324 En-tête d’un modèle de grille ................................... 571 En-tête de la fenêtre Bon de fabrication .......................................................... 1080 Interrogation de stock nomenclature ............................ 1149 Ordre de fabrication ....................................................... 1075 Validation des préparations de livraison ...................... 1178 En-tête de pièce Affichage d’informations sur le document ..............746, 908 En-tête des documents d’achat Validation ...........................................................................913 En-tête du document Préparation de fabrication ..............................................1065 Virement de dépôt à dépôt ............................................1063 Entrelacement ..............................................................1838 Enumérés de gamme ...................................................158 Fiche principale Articles/Nomenclatures ................................................444 Enumérés statistiques articles .................................133 Enumérés statistiques tiers .......................................134 Envoi de données Communication .................................................................280 Envoi de message ........................................................208 Envoi des commandes fournisseurs ....................1237 Lignes optionnelles Format de sélection ....................................................1240 Envoi des documents par e-mail Achats ................................................................................896 Envoi par e-mail Documents des ventes ..........................................731, 1103 Equilibrage des écritures analytiques ......................99 Escompte Article .................................................................................105 Documents des ventes .....................................................851 Paramétrage .....................................................................105 Etape 1 Archivage fiscal des données ........................................1569 Etat personnalisé Impression .......................................................................1580 Etats Groupes .............................................................................241 Etats de réapprovisionnement sur fabrication ..1228 Etats libres ....................................................................1666 Etats personnalisés ...................................................1581 Afficher le format .............................................................1583 Ajouter un état .................................................................1581 Menu ................................................................................1580 Modifier un état ...............................................................1582 Supprimer un état ...........................................................1582 Etiquette d’articles réceptionnés Modèle par défaut .............................................................177 Index © Sage 2007 2001 Etiquette de colisage Modèle par défaut ............................................................ 174 Etiquettes articles ...................................................... 1691 Etiquettes d’articles réceptionnés Mise en page .................................................................... 177 Option Organisation ......................................................... 177 Etiquettes de colisage .............................................. 1667 Mise en page .................................................................... 174 Option Organisation ......................................................... 174 Etiquettes et mailings tiers ..................................... 1685 Euro Effets sur les règlements ............................................... 1246 Evénement agenda ...................................................... 127 Evénement client Saisie ................................................................................ 626 Evénement fournisseur Saisie ................................................................................ 659 Evénements ..................................................................... 84 Liste Menu contextuel ............................................................. 85 Personnalisation de la liste ........................................... 85 Evénements agenda Liste Menu contextuel ......................................................... 1533 Personnaliser la liste ..................................................... 1534 Export Format classeur Excel ..................................................... 238 Export de données .................................................... 1915 Export de l'inventaire ................................................ 1530 Export de l’inventaire ................................................ 1530 Export des états Abonnements fournisseurs ........................................... 1339 Documents des ventes ..........................................738, 1107 Impressions Documents des stocks .............................................. 1019 Réapprovisionnement ................................................... 1230 Règlements .................................................................... 1265 Export des valeurs Liste des abonnements fournisseurs ........................... 1339 Liste des documents d’achat .......................................... 901 Liste des documents de vente ..............................738, 1107 Export paramétrable ................................................... 247 Exportation Paramétrage .....................................................................250 Exportation de la situation de stock Exportation à partir de la saisie d’inventaire Inventaire .....................................................................1530 Exportation sans modification Inventaire .....................................................................1529 Extrait analytique ........................................................1462 Extrait de compte Client Impression ...................................................................1417 F Fabrication Indisponibilité composant ...............................................1073 Facturation forfaitaire ..................................................822 Facturation périodique ..............................................1213 Impression .......................................................................1219 Lignes optionnelles .........................................................1218 Factures d'avoir Clients ................................................................................888 Factures d’avoir Fournisseurs ...................................................................1010 Saisie des lignes ...............................................................928 Factures de retour Clients ................................................................................888 Fournisseurs ...................................................................1010 Saisie des lignes ......................................................769, 928 Famille Contremarque ...................................................................397 Création par duplication ...................................................389 Famille d’article Type ...................................................................................388 Famille d’articles Rechercher ........................................................................389 Volet Complément ............................................................396 Volet Fiche principale .......................................................393 Familles d'articles .........................................................387 Familles d’articles Consultation ......................................................................388 Création .............................................................................388 Gestion classique .............................................................387 Impression .........................................................................390 Index © Sage 2007 2002 Liste ................................................................................... 387 Menu contextuel ........................................................... 390 Mode catalogue ............................................................... 391 Modification ...................................................................... 388 Personnaliser la liste ....................................................... 390 Suppression ..................................................................... 388 Tarif des ventes ............................................................... 405 Tarifs d’achat .................................................................... 401 Volet Tarification .............................................................. 400 Fenêtre active ........................................ 1700, 1715, 1722 Fenêtres empilées ..................................................... 1705 Fermer le programme ................................................. 364 Fiche de l'entreprise ................................................. 1941 Fiche de l’entreprise Voir A propos de... Fiche nomenclature .................................................... 509 Fiche principale Communication planifiée ................................................. 298 Compte général ............................................................... 517 Dépôts de stockage ......................................................... 712 Modèles d’enregistrement ............................................... 683 Section analytique ........................................................... 536 Volet Ressources ................................................................... 692 Fiche principale (volet) Abonnement client ...............................................1286, 1313 Abonnement fournisseur ............................................... 1340 Fichier Création en import ........................................................... 217 Fermer ................................................................................ 86 Ouvrir .................................................................................. 82 Protection ......................................................................... 210 Fichier commercial Création .............................................................................. 78 Fichier comptable Création .............................................................................. 80 Fichier comptable associé .......................................... 84 Fichier comptable lié .................................................. 157 Fichier d’impression Modèles fournisseur ........................................................ 645 Fichier d’une version antérieure Conversion ......................................................................... 83 Fichier impression Modèles client .................................................................. 606 Fichiers Extensions ...........................................................................25 Taille ....................................................................................81 Fichiers liés Options de l’entreprise .....................................................156 FIFO Articles ......................................................................820, 969 Définition ............................................................................394 Flag .................................................................................1837 Flottante Longueur des comptes ................................................81, 93 Fonctions Formules de calcul .........................................................1977 Modèles d’enregistrement ..............................................1977 Fonctions annexes Abonnements clients ......................................................1327 Abonnements fournisseurs ............................................1354 Documents des achats .....................................................929 Documents des ventes ..........................................750, 1118 Ordre de fabrication ........................................................1077 Pièces types modèles ....................................................1298 Fonctions complémentaires Bon de fabrication ...........................................................1081 Interrogation comptable affaire ......................................1459 Interrogation de stock nomenclature ............................1150 Interrogation des tarifs de l’article .................................1437 Interrogation du stock de l’article ..................................1429 Format Comptes ..........................................................................1916 Date .................................................................................1916 Montant ............................................................................1916 Prix .......................................................................................94 Quantité ...............................................................................93 Format Classeur Microsoft Excel .............................243 Format d’export du fichier article Exportation au format texte vers IDEP CN8 .................1506 Format de fichier ...........................................................251 Volet Description ...............................................................251 Volet Particularités ............................................................251 Format de sélection Critères standard ..............................................................240 Groupes .............................................................................241 Impression Interrogation commerciale affaire ..............................1455 Interrogation comptable affaire ..................................1462 Imprimer la liste Index © Sage 2007 2003 Abonnements clients ................................................. 1311 Abonnements fournisseurs ....................................... 1338 Documents des achats ................................................ 900 Documents des stocks .............................................. 1018 Documents des ventes ................................................ 736 Documents internes ................................................... 1106 Modèles et prestations types .................................... 1283 Règlements ................................................................ 1264 Format des données Export ....................................................................1839, 1916 Format HTML ................................................................. 242 Formats ............................................................................. 93 Conversion ......................................................................... 25 Fournisseur ................................................................... 631 Article A deux gammes ........................................................... 442 A gamme ...................................................................... 440 Sans gamme ................................................................ 437 Famille díarticles .............................................................. 402 Interrogation comptable Sélection de la période .............................................. 1416 Interrogation de compte ................................................ 1421 Fournisseurs ................................................................. 628 Articles/nomenclatures .................................................... 437 Classement ...................................................................... 628 Création ............................................................................ 629 Impression ........................................................................ 630 Liste ................................................................................... 628 Menu contextuel ........................................................... 630 Personnalisation ........................................................... 630 Personnaliser la liste ....................................................... 630 Rechercher ....................................................................... 629 Situation ............................................................................ 654 Volet Statistiques ................................................................... 654 Volet Abonnements ......................................................... 653 Volet Agenda .................................................................... 657 Volet Banques .................................................................. 641 Volet Champs libres ........................................................ 646 Volet Contacts .................................................................. 636 Volet Documents .............................................................. 649 Volet Identification ........................................................... 634 Volet Information libre ..................................................... 648 Volet Solvabilité ............................................................... 654 Volet Statistique tiers ....................................................... 647 Volet Statistiques .....................................................653, 655 Volet Surveillance ............................................................ 656 Volet Tarifs ....................................................................... 651 Frais d'approche ......................................... 196, 916, 972 Factures d'achat .............................................................. 983 Frais d’approche Sélection des pièces ........................................................ 984 Ventilation des frais ..........................................................985 Frais d’expédition Imputation ..........................................................................851 G Gamme Options de l’entreprise .....................................................158 Gamme de l’article ........................................................800 Documents des achats .....................................................953 Menu contextuel Menu contextuel Gamme de l’article ..............................................801, 955 Mouvements d’entrée .....................................................1048 Mouvements de sortie ....................................................1056 Nomenclature à gamme ...................................................829 Personnaliser la liste ...............................................801, 955 Préparation de fabrication ..............................................1068 Gamme de remise .........................................................440 Gamme opératoire Nomenclatures ..................................................................499 Gamme opératoire / Gamme Nomenclatures ..................................................................503 Gamme opératoire de fabrication de la nomenclature 500 Gammes ..........................................................................425 Gammes de remise ......................................................158 Génération automatique des familles Assistant de génération de la structure du catalogue article 409 Génération commandes contremarque Fournisseurs ...................................................................1376 Génération des commandes Réapprovisionnement ....................................................1234 Simulation de fabrication ................................................1142 Génération des commandes fournisseurs Contremarque ......................................................1382, 1388 Génération des documents ..........................1382, 1388 Interrogation du stock prévisionnel ...............................1435 Modèles et prestations types .........................................1302 Modèles types .................................................................1302 Génération des documents après contrôle ........1209 Génération des livraisons clients ..........................1184 Index © Sage 2007 2004 Contremarque ......................................................1400, 1403 Génération des pièces d’abonnement ................. 1364 Pièces d’abonnement Génération .................................................................. 1360 Génération des préparations de livraison .......... 1171 Génération des règlements ..................................... 1277 Génération du report de stock Assistant d’archivage ..................................................... 1561 Génération manuelle d’une préparation de commande fournisseur Bons de commande clients ............................................. 812 Génération manuelle d’une préparation de fabrication Bons de commande clients ............................................. 814 Gestion automatique des écarts de règlement Cas de la génération du règlement .............................. 1260 Cas de la saisie préalable du règlement ..................... 1258 Gestion caractères non gérés Importations ...................................................................... 231 Gestion classique Familles d’articles ............................................................ 387 Gestion classique des indisponibilités Documents des ventes .................................................... 837 Gestion de l’indisponibilité en stock ..................... 116 Gestion des acomptes .............................................. 1261 Gestion des articles non livrés Documents des ventes .................................................... 835 Gestion des colis ....................................................... 1180 Gestion des écarts de règlements .......................... 102 Gestion des emplacements Contrôle qualité .............................................................. 1210 Modèles et prestations types ........................................ 1304 Gestion des graphiques Articles .............................................................................. 477 Clients ............................................................................... 624 Codes affaires .................................................................. 585 Comptes généraux .......................................................... 525 Fournisseurs ..................................................................... 657 Sections analytiques ........................................................ 539 Gestion des lots ........................................................... 805 Achats .......................................................................932, 958 Bons de fabrication ........................................................ 1084 Mouvements de sortie ................................................... 1059 Stocks ..............................................................................1030 Ventes ................................................................................772 Gestion des nomenclatures/ressources ................111 Gestion des préférences ............................................308 Gestion des regroupements ......................................874 Achats ................................................................................998 Gestion des stocks négatifs ......................................116 Gestion des zones autorisant le regroupement ..874 Gestion du mono-emplacement par dépôt ............117 Gestion du multi-emplacement par dépôt .............117 Gestion IFRS ....................................................................92 Gestion manuelle des écarts de règlement ........1257 Glossaire Rubrique ............................................................................680 Glossaires .......................................................................678 Liste Menu contextuel ............................................................679 Personnalisation ...........................................................679 Grille de répartition ......................................................571 H Histogramme Graphiques Bouton ............................................................................478 Historique Compactage ....................................................................1559 Historique (volet) Abonnement client ..........................................................1321 Abonnement fournisseur ................................................1348 Historique comptable des acompte Achats ................................................................................976 Historique comptable des acomptes ......................855 Historique des acomptes ...........................................977 Achats ................................................................................977 Historique des règlements .......................................1253 HTML ................................................................................242 Index © Sage 2007 2005 I Identification Banques ............................................................................ 559 Clients ............................................................................... 593 Fournisseurs ..................................................................... 634 Représentants .................................................................. 708 Identification de votre monnaie de tenue comptable Assistant de création de fichier ......................................... 72 Identification du journal Assistant de création díun code journal ......................... 549 IFRS ............................................................................... 1542 Application des normes ..................................................... 92 Contrepartie des journaux de trésorerie ........................ 555 Journaux ........................................................................... 553 Import Drapeau d’en-tête .......................................................... 1837 Drapeau d’inventaire ..................................................... 1838 Drapeau de fin ................................................................ 1838 Drapeau de version ....................................................... 1837 Erreurs .............................................................................. 227 Format des fichiers ........................................................ 1837 Journal .............................................................................. 228 Import de l'inventaire ................................................ 1525 Import de l’inventaire ................................................ 1525 Importation Paramétrage ..................................................................... 250 Importation des données Assistant de communication de site à site ..................... 294 Importations Gestion des caractères non gérés ................................. 231 Importer Préférences ...................................................................... 360 Impression d'un document des ventes .............................................. 882 Documents des achats .................................................. 1005 Documents des stocks .................................................. 1091 Documents des ventes .................................................... 882 Facturation périodique ................................................... 1219 Liste de documents Ventes ........................................................................... 735 Liste de documents internes ......................................... 1105 Saisie d'inventaire .......................................................... 1520 Impression d’un règlement ..................................... 1262 Impression de la liste Abonnements clients ......................................................1309 Modèles et prestations types .........................................1282 Impression de la liste des abonnements clients Sélection simplifiée .........................................................1309 Impression de la liste des comptes généraux .....512 Impression de la liste des documents Achats ................................................................................898 Impression de la liste des modèles et prestations types Sélection simplifiée .........................................................1282 Impression des codes journaux ...............................547 Impression des extraits de compte Client ................................................................................1417 Impression des règlements Format de sélection ........................................................1264 Gestion des règlements .................................................1276 Impression différée ......................................................306 Impression document Livraison commandes clients ........................................1194 Impression du BVR Suisse Documents des achats ...................................................1009 Ventes ................................................................................887 Impression liste des abonnements Fournisseurs ...................................................................1337 Impression Liste des documents Achats ................................................................................898 Stocks ..............................................................................1017 Ventes ................................................................................734 Impression Liste des documents internes ..........1104 Imprimer Articles ...............................................................................417 Articles/nomenclatures .....................................................417 Centres de charges ..........................................................698 Clients ................................................................................589 Familles d’articles .............................................................390 Fournisseurs .....................................................................630 Liste Documents des stocks ...............................................1091 Nomenclatures ..................................................................482 Ressources .......................................................................691 Imprimer la liste Abonnements clients Format de sélection ....................................................1311 Index © Sage 2007 2006 Abonnements fournisseurs ........................................... 1337 Format de sélection ................................................... 1338 Sélection simplifiée .................................................... 1337 Documents des achats Sélection simplifiée ...................................................... 898 Documents des stocks .................................................. 1017 Documents des ventes ..........................................734, 1104 Format de sélection ..................................................... 736 Sélection simplifiée ...................................................... 735 Documents internes Format de sélection ................................................... 1106 Sélection simplifiée .................................................... 1105 Modèles et prestations types Format de sélection ................................................... 1283 Règlements Sélection simplifiée .................................................... 1263 Imprimer la liste des banques .................................. 558 Imprimer la liste des clients ...................................... 589 Imprimer la liste des codes affaires ....................... 575 Imprimer la liste des documents des achats ....... 898 Imprimer la liste des fournisseurs .......................... 630 Imprimer la liste des modèles de grille ................. 570 Imprimer la liste des modèles de règlement ........ 566 Imprimer la liste des sections analytiques ........... 528 Imprimer la liste des taux de taxe ........................... 542 Imputation des règlements ..................................... 1261 Imputer le règlement Bouton .......................................................................860, 979 Incoterm .......................................................................... 150 Indisponibilité en stock .............................................. 838 Article standard ................................................................ 839 Articles à gammes ........................................................... 843 Articles à nomenclature commerciale ............................ 844 Bon de commande client ................................................. 839 Transformation Bon de commande ....................................................... 845 Transformation des devis ................................................ 845 Indisponibilités Bon de fabrication .......................................................... 1088 Indisponibilités dans les bons de commande Documents des ventes .................................................... 839 Indisponibilités en stock Paramétrage ..................................................................... 116 Information contremarque document Ventes ................................................................................819 Menu contextuel ............................................................820 Information contremarque ligne Ventes Menu contextuel ............................................................820 Information libre Articles ...............................................................................457 Clients ................................................................................609 Compte général ................................................................523 Fournisseurs .....................................................................648 Options de l’entreprise .....................................................160 Section analytique ............................................................538 Ventes ................................................................................762 Information libre articles Liste Menu contextuel ............................................................458 Information libre sur le document Achats ................................................................................918 Information ligne (volet) Informations ligne du document ......................................919 Information ligne du document Achats ................................................................................919 Documents des ventes .....................................................760 Ventes ................................................................................759 Volet Emplacements .................................... 763, 922, 1046 Volet Information ligne .....................................................759 Volet Informations libres ..................................................762 Volet Informations libres série/lot ....................................763 Information ligne du document d’achat Volet Information ligne .....................................................919 Information sur le document Report d’informations dans l’en-tête de pièce .......746, 908 Informations complémentaires sur la ligne de document Ventes ................................................................................759 Informations contremarque document Achats .....................................................................967, 1071 Menu contextuel ....................................................968, 1071 Informations contremarque ligne Achats .....................................................................965, 1069 Menu contextuel ....................................................968, 1071 Ventes ................................................................................817 Informations document Abonnements Clients ...............................................................1296, 1326 Informations générales sur la ligne Index © Sage 2007 2007 Abonnements clients ...........................................1295, 1325 Informations générales sur la pièce Abonnements clients ...........................................1296, 1326 Informations générales sur la pièce ou la ligne Documents des achats .................................................... 913 Documents des stocks .................................................. 1023 Documents des ventes .................................................... 752 Documents internes ....................................................... 1113 Informations libres Documents des achats .................................................... 918 Documents des ventes .................................................... 758 Documents internes ....................................................... 1117 Informations sur la ligne Documents des stocks .............................................. 1045 Informations libres de type Table ........................... 164 Informations libres de type Valeur calculée ........ 164 Informations libres série/lot ...................................... 807 Saisie Mouvement d’entrée ..........................................961, 1053 Informations libres sur le document Ventes ............................................................................... 758 Informations ligne du document Volet Information ligne ..................................................... 919 Informations ligne du document de vente Volet Informations ligne ................................................... 760 Informations principales Assistant de création d’un compte général ................... 513 Informations sur ........................................................... 204 Informations sur la ligne Abonnements fournisseurs ........................................... 1352 Documents des stocks .................................................. 1045 Informations sur la pièce Abonnements fournisseurs ........................................... 1353 Informations sur le compte client ........................... 621 Informations sur le compte fournisseur ............... 654 Informations sur le document Documents des achats .................................................... 914 Documents des ventes .................................................... 753 Documents internes ....................................................... 1114 Informations sur les données commerciales Assistant de création de fichier ...................................60, 67 Informations système ............................................... 1729 Insérer une ligne avant une autre Lignes de pièces Ventes ............................................................................792 Insérer une ligne de texte Documents des stocks ...................................................1044 Documents des ventes .....................................................797 Insertion d'une ligne vide Documents des ventes .....................................................769 Insertion d’un saut de ligne .......................................793 Lignes de pièces Achats ............................................................................948 Insertion d’un sous-total Documents des ventes .....................................................793 Lignes de pièces Achats ............................................................................949 Insertion d’une ligne de remise supplémentaire Documents des ventes .....................................................794 Lignes de pièces Achats ............................................................................950 Insertion dune ligne avant une autre Lignes de pièces Achats ............................................................................948 Intégration des données Assistant communication de site à site ...........................290 Internes Documents ......................................................................1096 Internet Site Sage .........................................................................1726 Interrogation article Bouton ...............................................................................472 Interrogation cas d’emploi composant ................1156 Interrogation cas d’emploi ressource ..................1156 Interrogation charges ressource ...........................1158 Interrogation collaborateur ......................................1471 Interrogation commerciale Article ...............................................................................1440 Articles en série/lot .........................................................1483 Client .....................................................................1406, 1409 Menu contextuel ..........................................................1410 Code affaire .....................................................................1447 Collaborateur ...................................................................1467 Menu contextuel ..........................................................1468 Nomenclature ..................................................................1155 Interrogation commerciale affaire Index © Sage 2007 2008 Impression Format de sélection ................................................... 1455 Sélection simplifiée .................................................... 1453 Menu contextuel ............................................................. 1452 Personnaliser la liste ..................................................... 1452 Interrogation commerciale article Menu contextuel ............................................................. 1442 Personnaliser la liste ..................................................... 1442 Interrogation commerciale articles en série/lot Menu contextuel ............................................................. 1486 Personnaliser la liste ..................................................... 1486 Interrogation commerciale collaborateur Impression ...................................................................... 1469 Interrogation composés Suivi traçabilité séroe/lot ............................................... 1477 Interrogation composés articles en série/lot Menu contextuel ............................................................. 1479 Personnaliser la liste ..................................................... 1480 Interrogation comptable Affaire .............................................................................. 1459 Client ............................................................................... 1414 Menu contextuel ......................................................... 1415 Personnaliser la liste .................................................. 1416 Interrogation comptable affaire Impression Format de sélection ................................................... 1462 Sélection simplifiée .................................................... 1461 Menu contextuel ............................................................. 1460 Personnaliser la liste ..................................................... 1460 Interrogation de compte Client Sélection des mouvements ....................................... 1410 Collaborateur Sélection des mouvements ....................................... 1468 Fournisseur .................................................................... 1421 Interrogation de compte article Mode catalogue Sélection d’un article .................................................. 1427 Interrogation de compte client Sélection d’un client ....................................................... 1408 Interrogation de compte fournisseur Sélection d’un fournisseur ............................................. 1422 Interrogation de compte représentant Sélection d’un représentant .......................................... 1466 Interrogation des documents Collaborateur .................................................................. 1472 Interrogation des tarifs Articles Cumuls et valeurs .......................................................1437 Nomenclature ..................................................................1153 Interrogation des tarifs article Personnaliser la liste ......................................................1440 Interrogation des tarifs articles Menu contextuel .............................................................1440 Interrogation des tarifs de l’article Fonctions complémentaires ...........................................1437 Interrogation du compte .............................................855 Acomptes des documents des ventes ............................855 Documents des achats .....................................................976 Interrogation du stock Article ...............................................................................1424 Interrogation du stock article Sélection d’un article ......................................................1426 Interrogation du stock de l’article Colonnes de la fenêtre ...................................................1428 Cumuls et valeurs ...........................................................1428 Fonctions complémentaires ...........................................1429 Interrogation du stock prévisionnel Article ...............................................................................1433 Interrogation nomenclature Bouton ...............................................................................486 Interrogation représentant .......................................1471 Interrogation ressource Bouton ...............................................................................702 Interrogation stocks Suivi traçabilité série/lot .................................................1476 Interrogation stocks articles en série/lot Menu contextuel .............................................................1476 Personnaliser la liste ......................................................1477 Interrogation tiers .......................................................1413 Format de sélection ........................................................1418 Interrogation valeurs globales Suivi traçabilité série/lot .................................................1473 Interroger le site Sage ...............................................1726 Inventaire ......................................................................1640 Détail des emplacements ...............................................1516 Exportation de la situation de stock Exportation à partir de la saisie d’inventaire .............1530 Exportation sans modification ....................................1529 Index © Sage 2007 2009 Mise à jour des valeurs de stock .................................. 1521 Articles gérés en FIFO/LIFO ..................................... 1523 Articles gérés en sérialisé ou par lots ...................... 1523 Contrôles .................................................................... 1524 Précautions d’utilisation ............................................. 1524 Structure du fichier d’importation .................................. 1527 Déroulement de la procédure d’importation ............ 1528 Description des champs d’une ligne d’inventaire .... 1528 Inventaires/états des stocks Communication ................................................................ 301 Inverseur ..................................................................92, 374 J Journal d’import Communication de site à site .......................................... 295 Journal d’importation ................................................. 384 Journal de traitement .................................................. 384 Communication de site à site .......................................... 295 Journal IFRS .................................................................. 553 Journaux Codes ................................................................................ 546 Journaux comptables ............................................... 1662 L Les deux Articles non livrés Ventes ........................................................................... 836 Les informations libres vont être recalculées... (message) ....................................................................... 350 Liaison externe ............................................................. 237 Lien entre applications ............................................. 1706 LIFO Articles ......................................................................820, 969 Définition ........................................................................... 394 Lignes Déplacement ................................................. 769, 928, 1026 Lignes d’articles non livrés Ventes ............................................................................... 837 Lignes de pièce particulières Documents des ventes .................................................... 792 Lignes de pièces Achats Associer un texte du glossaire .....................................951 Stocks Associer un texte complémentaire ............................1042 Ventes Associer un texte du glossaire .....................................796 Lignes des bons de dépréciation de stock Menu contextuel .............................................................1062 Lignes des bons de fabrication Menu contextuel .............................................................1081 Lignes des documents d’achat Menu contextuel ...............................................................925 Lignes des documents de stock Menu contextuel .............................................................1027 Lignes des documents de vente Menu contextuel ...............................................................767 Lignes des documents internes Menu contextuel .............................................................1120 Lignes des mouvements d’entrée Menu contextuel .............................................................1048 Lignes des mouvements de sortie Menu contextuel .............................................................1056 Lignes des ordres de fabrication Menu contextuel .............................................................1077 Lignes des préparations de fabrication Menu contextuel .............................................................1067 Lignes des virements de dépôt à dépôr Menu contextuel .............................................................1064 Lignes documents des stocks Informations ....................................................................1044 Lignes documents des ventes Informations ......................................................................759 Lignes optionnelles Format de sélection Envoi commandes fournisseurs .....................1240, 1395 Facturation périodique ................................................1218 Livraison commandes clients .....................................1190 Limitation de la liste Saisie des règlements ....................................................1247 Lire les informations ....................................................204 Liste Documents des achats Format de sélection ......................................................900 Documents des stocks Index © Sage 2007 2010 Imprimer ...................................................................... 1017 Liste abonnements clients ...................................... 1311 Liste abonnements fournisseurs .......................... 1339 Liste articles Fournisseurs ..................................................................... 651 Liste d'articles ............................................................ 1696 Liste d’échéances ...................................................... 1681 Liste de documents ................................................... 1675 Liste de tiers ................................................................ 1688 Liste des acomptes Achats ............................................................................... 975 Documents de vente ........................................................ 854 Liste des articles .......................................................... 414 Menu contextuel ............................................................... 418 Liste des bons d’achat ............................................... 857 Liste des catégories tarifaires articles Menu contextuel ............................................................... 426 Liste des colonnes Organisation ...........................................................186, 1732 Liste des composants ................................................ 490 Liste des documents Client ............................................................................... 1419 Liste des documents des achats Impression ........................................................................ 898 Liste des documents des stocks .......................... 1019 Liste des documents des ventes Impression ..............................................................734, 1104 Liste des échéances Echéancier Achats ........................................................................... 978 Liste des gammes opératoires ................................ 501 Liste des modèles et prestations types .............. 1280 Liste des nomenclatures ........................................... 480 Menu contextuel ............................................................... 483 Liste des règlements ................................................ 1264 Liste des sections analytiques ................................ 526 Menu contextuel ............................................................... 528 Liste des taux Valorisation TTC Achats ............................................................................973 Valorisation TTC des documents de vente ....................852 Liste modèles et prestations types .......................1284 Liste règlements Ventes .......................................................................862, 980 Livraison commandes clients .................................1185 Lignes optionnelles .........................................................1190 Livraison commandes clients en cours ...............1187 Livraison fournisseur en cours Contremarque .................................................................1392 Affectation des bons de fabrication ...........................1402 Livraisons Clients ................................................................................612 Livraisons partielles Client ..................................................................................599 Longueur d’un compte ..................................................93 Longueur des comptes .................................................81 Assistant de création de fichier .........................................71 Longueur flottante Comptes généraux .............................................................71 M Macintosh ..........................................................................24 Manuels .............................................................................47 Menu Aide (?) ............................................................................1723 Application ...........................................................................52 Comptabilité ......................................................................509 Etats personnalisés ........................................................1580 Fichier ..................................................................................53 Outils ..................................................................................308 Structure ............................................................................385 Système ...............................................................................50 Traitement .........................................................................722 Menu contextuel Bon de commande fournisseur à réceptionner .1199, 1207 Centres de charges ..........................................................698 Commissions .....................................................................662 Communications planifiées ..............................................297 Echéances à régler .........................................................1273 Evénements ........................................................................85 Familles d’articles .............................................................390 Index © Sage 2007 2011 Informations contremarque document .................968, 1071 Informations contremarque ligne ..........................968, 1071 Interrogation commerciale Client ........................................................................... 1410 Collaborateur .............................................................. 1468 Interrogation commerciale affaire ................................. 1452 Interrogation commerciale article ................................. 1442 Interrogation commerciale articles en série/lot ............ 1486 Interrogation composés articles en série/lot ................ 1479 Interrogation comptable Client ........................................................................... 1415 Interrogation comptable affaire ..................................... 1460 Interrogation de stock article ......................................... 1432 Interrogation de stock prévisionnel article ................... 1436 Interrogation de stock prévisionnelarticle .................... 1436 Interrogation des tarifs articles ..................................... 1440 Interrogation stocks articles en série/lot ...................... 1476 Lignes Bons de dépréciation de stock .................................. 1062 Bons de fabrication .................................................... 1081 Documents des achats ................................................ 925 Documents des stocks .............................................. 1027 Mouvements d’entrée ................................................ 1048 Mouvements de sortie ............................................... 1056 Ordres de fabrication ................................................. 1077 Préparations de fabrication ....................................... 1067 Virements de dépôt à dépôt ...................................... 1064 Liste Abonnements fournisseurs ....................................... 1336 Documents de fabrication ......................................... 1132 Documents des achats ................................................ 892 Documents des stocks .............................................. 1015 Evénements agenda .................................................. 1533 Liste clients ....................................................................... 589 Liste de sélection d’un article Documents internes ................................................... 1122 Liste de sélection d’un client ........................................... 749 Liste Dépôts ..................................................................... 710 Liste des abonnements clients ..................................... 1307 Liste des articles .............................................................. 418 Liste des banques ............................................................ 558 Liste des codes journaux ................................................ 547 Liste des documents des ventes .................................... 727 Liste des documents internes ....................................... 1099 Liste des modèles et prestations types ........................ 1281 Liste des nomenclatures ................................................. 483 Liste des taux de taxe ..................................................... 542 Liste du plan comptable .................................................. 512 Liste emplacements ......................................................... 716 Liste Fournisseurs ........................................................... 630 Liste Glossaires ............................................................... 679 Liste Modèles d’enregistrement ...................................... 682 Liste Représentants ......................................................... 705 Modèles de grille .............................................................. 570 Modèles de règlement ..................................................... 566 Plan analytique ................................................................. 528 Plan comptable ................................................................ 512 Rabais, remises et ristournes ..........................................670 Recherche En-têtes de documents ..............................................1497 Lignes de documents .................................................1503 Ressources .......................................................................691 Saisie d’inventaire ..........................................................1518 Saisie des règlements ....................................................1252 Sélection d’un article Documents des stocks ...............................................1034 Soldes et promotions ........................................................675 Visualisation des commandes à livrer ..........................1399 Visualisation des commandes en attente ..........1380, 1387 Volet Composants Nomenclatures .....................................................492, 503 Volet Information libre Articles/nomenclatures .................................................458 Volet Stock Articles/nomenclatures .................................................465 Menu contextuel de la liste de sélection d’un article Ventes ................................................................................784 Menu contextuel de la liste de sélection d’un fournisseur .....................................................................911 Menu contextuel de la liste des catégories tarifaires articles .............................................................................426 Menu contextuel des informations contremarque Ventes ................................................................................820 Message Envoi ..................................................................................208 Réception ..........................................................................209 Messagerie Configuration système et partage ...................................208 Méthode 20/80 ................................................................716 Méthode ABC .................................................................716 Mise à jour de l’agenda ......................................84, 1532 Mise à jour de l’agenda (ouverture du fichier) .......84 Mise à jour de la comptabilité .................................1537 Mise à jour des factures négatives ...............................1545 Mise à jour directe ..........................................................1541 Mise à jour par exportation d’un fichier .........................1541 Suppression d’un exercice du fichier comptable .........1548 Traitement des assujettissements .................................1546 Mise à jour des factures négatives Mise à jour de la comptabilité ........................................1545 Mise à jour des pièces d’abonnement ..................1369 Mise à jour des tarifs ..........................................309, 319 Processus ..........................................................................309 Index © Sage 2007 2012 Utilisation manuelle de la commande ............................ 322 Mise à jour des valeurs de stock Articles gérés en FIFO/LIFO Inventaire .................................................................... 1523 Articles gérés en sérialisé ou par lots Inventaire .................................................................... 1523 Contrôles Inventaire .................................................................... 1524 Inventaire ........................................................................ 1521 Précautions d’utilisation Inventaire .................................................................... 1524 Mise à jour directe Mise à jour de la comptabilité ....................................... 1541 Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs .................................................................. 442 Mise à jour en cas d’article à gamme de type produit 443 Mise à jour en cas d’unité de conversion ............. 442 Mise à jour par exportation d’un fichier Mise à jour de la comptabilité ....................................... 1541 Mise à jour tarifs Validation .......................................................................... 329 Mise en page ................................................................. 304 Etiquettes de colisage ..................................................... 175 Format d’impression ........................................................ 305 Imprimante ........................................................................ 175 Mise en sommeil Clients .....................................................................750, 1113 Fournisseurs ..................................................................... 913 Modalités du commissionnement sur encaissement 669 Mode catalogue Articles .............................................................................. 420 Familles d’articles ............................................................ 391 Mode d’arrondi Options de l’entreprise .................................................... 168 Mode d’expédition Options de l’entreprise .................................................... 169 Mode de règlement Options de l’entreprise .................................................... 170 Mode de transfert des données Assistant communication de site à site .......................... 285 Modèle ............................................................................. 682 Modèle d’impression par défaut ............. 176, 180, 181 Modèle de grille .............................................................570 Modèle et prestation type Saisie des lignes .............................................................1297 Volet Fiche principale .....................................................1286 Modèle par défaut Impression des documents ..............................................180 Impression des étiquettes de colisage ............................176 Modèles Abonnements ............................................ 1280, 1312, 1340 Modèles d’abonnement Volet Complément ...............................................1289, 1318 Volet Fiche principale .....................................................1313 Modèles d’enregistrement Articles/nomenclatures .....................................................454 Familles d’articles .............................................................399 Liste Menu contextuel ............................................................682 Recalcul ....................................................................769, 927 Volet Complément ............................................................687 Volet Fiche principale .......................................................683 Modèles d’enregistrement des valeurs ..................681 Modèles d’export Critères ..............................................................................239 Modèles d’impression Client ..................................................................................644 Clients ................................................................................604 Modèles de grille Classement .......................................................................569 Consultation ......................................................................569 Création .............................................................................569 Menu contextuel ...............................................................570 Modification .......................................................................569 Rechercher ........................................................................570 Suppression ......................................................................569 Modèles de règlement Classement .......................................................................565 Consultation ......................................................................565 Création .............................................................................565 Menu contextuel ...............................................................566 Modification .......................................................................565 Rechercher ........................................................................565 Suppression ......................................................................565 Modèles et prestations types Création de document d’achat ........................................909 Création de document de vente ......................................747 Détail ................................................................................1285 Index © Sage 2007 2013 Gestion des emplacements .......................................... 1304 Impression de la liste ..................................................... 1282 Sélection simplifiée .................................................... 1282 Imprimer la liste Format de sélection ................................................... 1283 Liste ................................................................................. 1280 Menu contextuel de la liste ........................................... 1281 Personnaliser la liste ..................................................... 1282 Modification à la baisse d’une ligne d’article en contremarque Ventes ............................................................................... 816 Modification à la hausse d’une ligne d’article en contremarque Ventes ............................................................................... 816 Modification commande fournisseur Contremarque ......................................................1381, 1388 Modification d'une ligne saisie Documents des achats .................................................... 927 Documents des ventes .................................................... 769 Modification d’une ligne d’achat Article à double gamme .................................................. 957 Article à simple gamme ................................................... 955 Modification d’une ligne d’article à double gamme Ventes ............................................................................... 804 Modification d’une ligne d’article à simple gamme Ventes ............................................................................... 802 Modification d’une ligne d’article en contremarque Ventes ............................................................................... 815 Modification d’une ligne de pièce d’achat Articles en contremarque ................................................ 964 Modification d’une ligne de pièce de stock Articles en contremarque .............................................. 1068 Modification de la ligne de totalisation Documents des achats .................................................... 949 Documents des ventes .................................................... 794 Modification des numéros de lot Achat d’articles gérés par lot .......................................... 963 Modification des numéros de série Articles sérialisés Mouvements de sortie ............................................... 1058 Ventes ........................................................................... 808 Modifier le fournisseur Contremarque ......................................................1381, 1388 Modifier les informations d’une ligne de réapprovisionnement ................................................ 1233 Modifier un état Etats personnalisés ........................................................1582 Modifier un tarif d’exception .....................................616 Monnaie de tenue commerciale ..................................91 Monnaie de tenue de comptabilité .............................92 Mot de passe ....................................................................82 Portail Sage .....................................................................1726 Mouvements clients ...................................................1606 Mouvements comptables Codes affaires ...................................................................585 Mouvements d’entrée Articles à double gamme ...............................................1050 Articles à simple gamme ................................................1048 Articles sérialisés ............................................................1051 Mouvements de caisse Comptabilisation ...............................................................103 Mouvements de sortie Articles à double gamme ...............................................1056 Articles à simple gamme ................................................1056 Articles gérés par lot .......................................................1059 Affectation des numéros de lot ..................................1059 Articles sérialisés ............................................................1057 Affectation des numéros de série ..............................1058 Modification des numéros de série ...........................1058 Suppression des numéros de série ...........................1058 Mouvements de stock ...............................................1637 Documents des achats ...................................................1009 Documents des stocks ...................................................1094 Documents des ventes .....................................................887 Mouvements fournisseurs .......................................1625 N Niveaux d’analyse Options de l’entreprise .....................................................172 Nomenclature Commerciale/Composant ................................................496 Commerciale/composé ....................................................493 Création .............................................................................482 Création par duplication ...................................................482 Fabrication .........................................................................493 Gamme opératoire de fabrication ....................................500 Quantité de fabrication .....................................................488 Volet Composition/Gamme ..............................................498 Nomenclature à gamme ..............................................829 Index © Sage 2007 2014 Nomenclature commerciale/composant Valorisation sans répartition du prix de vente ............... 827 Nomenclature commerciale/composé Valorisation sans répartition du prix de vente ............... 827 Nomenclatures Articles à gammes ........................................................... 489 Documents des achats .................................................... 970 Imprimer ............................................................................ 482 Lignes de pièces Documents des ventes ................................................ 823 Liste ................................................................................... 480 Volet Composition ............................................................ 486 Volet Gamme opératoire / Gamme ................................ 503 Volet Prévisions ............................................................... 505 Volet Prévisions / Gamme .............................................. 508 Noms des fichiers Pdf Archivage fiscal .............................................................. 1571 Norme DGI Application ...................................................................... 1552 Transformation en facture ....739, 741, 868, 902, 904, 993 Norme IFRS .................................................................. 1542 Nouveau Utilisation manuelle de la commande .............................. 78 Nouveau tarif Fiche article ...................................................................... 447 Numéro de lot Retours achats ................................................................. 932 Numéro de série Retours achats ................................................................. 932 Numéro de série/lot ..................................................... 772 Numéro de souche Document des ventes ...................................................... 744 Documents des achats .................................................... 907 Documents internes ....................................................... 1111 Numéro tiers Génération automatique .................................................. 200 Numéros de lot Contrôle d’unicité ............................................................. 809 Bon de fabrication ...................................................... 1055 Bons de fabrication .................................................... 1085 Documents des achats ................................................ 964 Numérotation des comptes de tiers ....................... 254 Numérotation des pièces Paramétrage .............................................................196, 553 O Opérations possibles Lignes de pièces de stocks ............................................1025 Opérations possibles sur les lignes de pièce Documents des ventes .....................................................768 Opérations possibles sur les lignes de pièces Achats ................................................................................927 Options d’initialisation des données commerciales Assistant de création de fichier .........................................64 Options de gestion .......................................................123 Options de gestion de votre fichier commercial Assistant de création de fichier .........................................60 Options du journal Assistant de création d’un code journal ..........................551 Options entreprise Voir A propos de... Ordre de fabrication Colonnes de la fenêtre ...................................................1075 En-tête de la fenêtre .......................................................1075 Fonctions annexes .........................................................1077 Organisation Choix du domaine .............................................................184 Deuxième niveau ..............................................................178 Liste des colonnes .................................................186, 1732 Options de l’entreprise .....................................................172 Premier niveau .........................................................172, 173 Règlements .......................................................................174 Outils Menu ..................................................................................308 Ouverture Documents des stocks ...................................................1091 Fichier commercial .............................................................82 Fichier comptable ........................................................79, 84 Importer .............................................................................216 Ouverture du fichier comptable Assistant de création de fichier .........................................57 Ouvrir Préférences .......................................................................360 Ouvrir la fiche article Lignes de pièces Achats ............................................................................948 Documents des ventes .................................................792 Stocks ..........................................................................1042 Index © Sage 2007 2015 Ouvrir le fichier commercial ....................................... 82 Ouvrir le fichier comptable ............................ 79, 82, 84 Assistant de création de fichier ...................................57, 58 Conversion de fichier ......................................................... 83 Ouvrir le fichier d’import ........................................... 216 Préférences ...................................................................... 361 Saisie inventaire ............................................................. 1526 Ouvrir le format paramétrable Exportation ....................................................................... 246 Importation ........................................................................ 230 Ouvrir le manuel ......................................................... 1725 Ouvrir le modèle d’export .......................................... 236 P Panne de courant ........................................................... 82 Par fournisseur Réceptions fournisseurs ................................................ 1201 Par lot Définition ........................................................................... 394 Paramétrage d’un journal de type trésorerie Assistant de création d’un code journal ......................... 550 Paramétrage de la mise à jour des remises Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 316 Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 314 Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 315 Paramétrage de la mise à jour du coefficient Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 316 Paramétrage des colonnes .............................186, 1732 Paramétrage des quantités à fabriquer Assistant de mise à jour des prévisions ......................... 336 Paramétrage du catalogue article Assistant de génération de la structure du catalogue article 408 Paramétrage du recalcul des prix de vente Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 317 Paramétrages d’import ............................................... 253 Paramètres commerciaux ......................................... 107 Paramètres comptables par défaut ...........................97 Paramètres comptables par défaut des règlements 101 Paramètres de classification du catalogue articles Assistant de création de fichier .........................................65 Paramètres des codes barres articles Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................345 Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................347 Paramètres des codes barres des énumérés de gammes Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................346 Paramètres des références de conditionnements Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................344 Paramètres des références gammes Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................343 Paramètres des tarifs Assistant de création de fichier .........................................66 Paramètres par défaut pour la communication avec Sage E-commerce ........................................................120 Pareto Diagramme ........................................................................716 Particularités des lignes de pièces Documents des stocks ...................................................1042 Documents des ventes .....................................................792 Documents internes .......................................................1121 Passerelles comptables Assistant de génération de la structure du catalogue article 410 Pays Options de l’entreprise .....................................................187 Période d’archivage Assistant d’archivage .....................................................1558 Compactage de l’historique Assistant d’archivage ..................................................1560 Génération du report de stock Assistant d’archivage ..................................................1561 Report des valeurs du stock Assistant d’archivage ..................................................1561 Suppression des mouvements de caisse Assistant d’archivage ..................................................1563 Index © Sage 2007 2016 Période de référence Assistant de mise à jour des prévisions ......................... 335 Périodicité Options de l’entreprise .................................................... 192 Personnalisation Interrogation commerciale client .................................. 1411 Interrogation commerciale collaborateur ..................... 1469 Interrogation stock article Personnaliser la liste Interrogation de stock article ..................................... 1433 Interrogation stock prévisionnelarticle Personnaliser la liste Interrogation de stock prévisionnel article ................. 1436 Liste Documents des achats ................................................ 893 Personnalisation de la liste ..................................... 1715 Fournisseurs ..................................................................... 630 Plan comptable ................................................................ 512 Taux de taxes ................................................................... 542 Personnalisation de la liste des articles .......418, 483 Personnaliser .............................................................. 1703 Liste des taux de taxe ..................................................... 542 Liste du plan comptable .................................................. 512 Personnaliser l’interface Volet Affichage ............................................................... 1704 Volet Barres d’outils ....................................................... 1707 Volet Clavier ................................................................... 1712 Volet Menus ................................................................... 1711 Personnaliser la liste Abonnements clients ..................................................... 1308 Abonnements fournisseurs ........................................... 1337 Banques ....................................................................558, 570 Centres de charges ......................................................... 698 Clients ............................................................................... 589 Codes affaires .................................................................. 575 Codes journaux ................................................................ 548 Colonnes Sélection des articles ................................................... 785 Commandes à livrer ...................................................... 1399 Commandes en attente (Contremarque) ...........1381, 1388 Communications planifiées ............................................. 297 Contrôle qualité .............................................................. 1208 Documents des stocks ........................................1016, 1133 Documents des ventes .................................................... 728 Documents internes ....................................................... 1100 Echéances à régler ........................................................ 1274 Evénements agenda ...................................................... 1534 Fournisseurs ..................................................................... 630 Gamme de l’article ...................................................801, 955 Interrogation commerciale Client ............................................................................1411 Collaborateur ...............................................................1469 Interrogation commerciale affaire ..................................1452 Interrogation commerciale article ..................................1442 Interrogation commerciale articles en série/lot ............1486 Interrogation composés articles en série/lot .................1480 Interrogation comptable affaire ......................................1460 Interrogation comptable clients .....................................1416 Interrogation comptable fournisseurs ...........................1416 Interrogation des tarifs article ........................................1440 Interrogation stocks articles en série/lot .......................1477 Modèles et prestations types .........................................1282 Plan analytique .................................................................528 Recherche En-têtes de documents ..............................................1497 Lignes de documents .................................................1504 Ressources .......................................................................691 Saisie des règlements ....................................................1252 Saisie inventaire .............................................................1519 Sélection d’un article Documents des stocks ...............................................1034 Sélection des articles Achats ............................................................................941 Documents internes ....................................................1123 Ventilation frais d’approche .............................................988 Personnaliser la liste des événements ....................85 Personnaliser la liste du plan comptable ..............512 Personnaliser les colonnes Documents des achats .....................................................926 Documents des stocks ...................................................1027 Documents des ventes .....................................................768 Documents internes .......................................................1120 Lignes Abonnements fournisseurs ........................................1353 Sélection des clients .........................................................749 Sélection des fournisseurs ...............................................912 Personnaliser les lignes Abonnements clients ...........................................1297, 1327 Personnaliser une barre d’outils ............................1708 Photo Articles ...............................................................................459 Pièce Abonnements fournisseurs ............................................1350 Pièce type abonnement client ......................1293, 1323 Pièce type abonnement fournisseur ..........1293, 1351 Pièce type modèle ................................ 1293, 1294, 1324 Echéancier ......................................................................1300 Index © Sage 2007 2017 Pièces types modèles Fonctions annexes ......................................................... 1298 Plan analytique Menu contextuel ............................................................... 528 Options de l’entreprise .................................................... 188 Personnaliser la liste ....................................................... 528 Voir Section analytique Plan analytique structuré Enumérés ......................................................................... 191 Plan comptable Menu contextuel de la liste ............................................. 512 Personnaliser la liste ....................................................... 512 Plan IFRS ........................................................................ 188 Polices codes barres .................................................. 136 Portail Sage ................................................................. 1726 Actualiser les droits d’accès ......................................... 1728 Pour l’expédition Impression de la déclaration d’échange de biens ....... 1506 Pour l’introduction Impression de la déclaration d’échange de biens ....... 1505 Power Macintosh ........................................................... 24 Précautions d’utilisation Mise à jour des valeurs de stock Inventaire .................................................................... 1524 Précédent ....................................................................... 380 Préférences ................................................................. 1717 Gestion ............................................................................. 308 Importer ............................................................................ 360 Ouvrir ................................................................................ 360 Préférences de saisie ................................................. 122 Premier niveau Organisation ..................................................................... 173 Préparation de commande fournisseur Génération automatique .................................................. 840 Préparation de fabrication ....................................... 1065 Colonnes du document ................................................. 1066 En-tête du document ..................................................... 1065 Préparation de livraison ........................................... 1176 Globale ........................................................................... 1182 Préparation des commandes Choix de la quantité à commander ................................ 995 Préparation des documents ......................................995 Préparations de fabrication Transformation .....................................................1072, 1078 Préparations de livraisons Format de sélection ........................................................1165 Préparations de livraisons clients Sélection simplifiée .........................................................1163 Prévisions Nomenclatures ..................................................................505 Prévisions / Gamme Nomenclatures ..................................................................508 Priorité du déstockage ..................117, 787, 1037, 1038 Prix d’achat Validation pas à pas de la mise à jour des tarifs ...........320 Profil Messagerie ......................................................................1706 Programme Installation ...........................................................................24 Proposition de commande fournisseur ...............1231 Provenance .....................................................................875 Q QEC ...................................................................................440 Définition ............................................................................403 Réapprovisionnement ....................................................1226 Quantité à zéro Articles non livrés Ventes ............................................................................836 Quantité de fabrication de la nomenclature .........488 Quartet Systems ...........................................................136 R R.I.B. Banques ............................................................................561 Rabais, remise et ristourne ........................................671 Rabais, remises et ristournes ...................................670 Liste Menu contextuel ............................................................670 Personnalisation ...........................................................671 Index © Sage 2007 2018 Rapprochement des règlements Affectation d’une échéance à un règlement ................ 1256 Affectation des échéances à partir d’un règlement existant 1254 Imputation dun règlement à des échéances ............... 1254 Suppression de l’affectation d’un règlement ............... 1256 Réajustement des cumuls ......................................... 352 Réajustement des valeurs du stock à l’issue de la mise à jour ................................................................... 1522 Réajustement préalable des valeurs du stock .. 1513 Réalisation des objectifs Codes affaires .................................................................. 581 Réapprovisionnement .............................................. 1223 Export des états ............................................................. 1230 Fenêtre de sélection simplifiée ..................................... 1223 Format de sélection ....................................................... 1226 Génération des commandes ......................................... 1234 Modifier les informations d’une ligne ............................ 1233 Recalcul des cumuls ................................................... 352 Recalcul des informations libres ............................ 350 Recalcul des modèles d’enregistrement Documents des ventes .................................................... 795 Lignes de pièces Achats ........................................................................... 950 Récapitulatif des paramètres de mise à jour Assistant de mise à jour des références et des codes barres ............................................................................................ 348 Réception de données Communication ................................................................ 290 Réception de message ............................................... 209 Réception des commandes fournisseurs ........... 1196 Réception des données Assistant communication de site à site .......................... 293 Assistant communication site à site ............................... 290 Réception des factures de Saisie de caisse décentralisée Communication de site à site ..................................291, 292 Réception devis confirmés Description de la fenêtre ............................................... 1243 Réception multiple Réceptions fournisseurs ................................................ 1202 Réceptions fournisseurs Commande par commande .......................................... 1197 Par fournisseur ................................................................1201 Réception multiple ..........................................................1202 Recherche En-têtes de documents ..................................................1496 Menu contextuel ..........................................................1497 Personnaliser la liste ..................................................1497 Lignes de documents Menu contextuel ..........................................................1503 Personnaliser la liste ..................................................1504 Recherche en-têtes de documents ........................1493 Recherche en-têtes documents ..............................1495 Recherche lignes de documents ...........................1499 Recherche lignes documents .................................1500 Rechercher .....................................................................382 Critères de sélection .......................................................1831 Rechercher un article ..................................................416 Rechercher un client ...................................................588 Rechercher un code affaire .......................................575 Rechercher un code journal ......................................547 Rechercher un compte général ................................511 Rechercher un fournisseur ........................................629 Rechercher un modèle de grille ...............................570 Rechercher un modèle de règlement ......................565 Rechercher un taux de taxe .......................................542 Rechercher une banque .............................................557 Rechercher une nomenclature .................................481 Rechercher une section ..............................................527 Reconduction de l’abonnement Clients ..............................................................................1317 Fournisseurs ...................................................................1345 Reconduction des abonnements ...........................1365 Reconduction manuelle Abonnement Fournisseur .................................................................1345 Reconduction manuelle d’un abonnement client 1317 Recopie des lignes d’un document dans un autre Achats ..............................................................................1003 Ventes ................................................................................880 Référence article Index © Sage 2007 2019 Codification automatique ................................................. 137 Référence conditionnement Codification automatique ................................................. 141 Référence fournisseur article Création en saisie Achats ........................................................................... 942 Référence gamme Codification automatique ................................................. 138 Référencement ........................................................... 1730 Références et codes barres Assistant de mise à jour .................................................. 340 Références fournisseurs ........................................... 122 Régénération de la pièce d’origine Achats ............................................................................... 999 Ventes ............................................................................... 876 Règlement A partir d’une sélection d’échéances ........................... 1257 Sélection ......................................................................... 1248 Règlement comptant Facture d’avoir ................................................................. 856 Facture de vente .............................................................. 860 Règlement comptant facture Achats ............................................................................... 980 Règlement partiel ....................................................... 1275 Règlements Colonnes ........................................................................ 1746 Euro ................................................................................. 1246 Export des états ............................................................. 1265 Impression ...................................................................... 1262 Imputation ....................................................................... 1261 Liste Impression .................................................................. 1262 Organisation ..................................................................... 174 Paramétrages ................................................................... 101 Reprise de l’historique comptable ................................ 1252 Saisie .............................................................................. 1248 Saisie de l’échéance et enregistrement du règlement 1249 Saisie manuelle du règlement et affectation à une échéance .......................................................................................... 1249 Sélectionner les échéances .......................................... 1257 Règlements clients Paramétrage ..................................................................... 600 Regroupement Transformation Documents des achats ................................................ 997 Documents des ventes .................................................873 Regroupement des pièces Affectation livraison fournisseurs ..................................1395 Envoi des commandes fournisseurs .............................1240 Facturation périodique ...................................................1218 Livraison commandes clients ........................................1190 Régularisation d’inventaire ......................................1508 Régularisation N° série/lot Saisie inventaire .............................................................1519 Relevés de factures ....................................................1671 Remise Gestion des conflits ..........................................................109 Remise supplémentaire Lignes de pièces Achats ............................................................................950 Ventes ............................................................................794 Remises articles ............................................................429 Remises par famille Clients ................................................................................615 Remplacer .......................................................................382 Réorganiser les fenêtres ..........................................1701 Répartition automatique Bouton ...............................................................................490 Répercussion sur le prix de vente Assistant de mise à jour des tarifs ..................................318 Mise à jour des tarifs ........................................................326 Report des informations liées Articles en contremarque ............................. 820, 969, 1377 Contremarque ...................................................................118 Report des valeurs du stock Assistant d’archivage .....................................................1561 Report du prix de revient lié Articles en contremarque ............................. 820, 969, 1378 Report du prix de vente lié Contremarque ...................................................................119 Représentant ..................................................................706 Représentants Liste Menu contextuel ............................................................705 Personnalisation ...........................................................705 Volet Complément ............................................................707 Volet Identification ............................................................708 Index © Sage 2007 2020 Reprise de l’historique comptable Saisie des règlements ................................................... 1252 Reprise des éléments commerciaux Assistant de création de fichier ......................................... 59 Reprise des éléments comptables Assistant de création de fichier ......................................... 74 Réseau ............................................................................ 207 Résiliation abonnement Options de l’entreprise .................................................... 193 Ressource ...................................................................... 692 Ressources Consultation ..................................................................... 690 Création ............................................................................ 690 Impression ........................................................................ 691 Liste Menu contextuel ........................................................... 691 Personnalisation ........................................................... 691 Modification ...................................................................... 690 Rechercher ....................................................................... 690 Suppression ..................................................................... 690 Volet Centre de charges ....................................................... 703 Centres de charges ..................................................... 694 Volet Fiche principale ...................................................... 692 Résultat de la codification des emplacements Assistant de création des emplacements ...................... 721 Résultats du paramétrage Assistant de génération de la structure du catalogue article 411 Risque client Gestion ............................................................................. 104 Rubrique de glossaire ................................................ 680 Rubriques du glossaire Articles/Nomenclatures ................................................... 453 Rupture de stock .......................................................... 838 Bon de fabrication .......................................................... 1088 Ruptures de stock Bon de fabrication .......................................................... 1088 S Saisie d’emplacements 752, 788, 930, 944, 1028, 1038, 1119 Saisie d’inventaire ..................................................... 1508 Menu contextuel .............................................................1518 Personnaliser la liste ......................................................1519 Saisie d’un articles Mode catalogue Documents .........................................................786, 1035 Documents internes ....................................................1124 Saisie d’un nouveau prix de revient unitaire Enregistrement des réajustements ...............................1517 Saisie d’une fonction ...................................................165 Modèles d’enregistrement ................................................685 Saisie d’une ligne d’achat Article à double gamme ...................................................957 Article à simple gamme ....................................................955 Saisie d’une ligne d’article à double gamme Ventes ................................................................................804 Saisie d’une ligne d’article à simple gamme Ventes ................................................................................802 Saisie d’une nouvelle ligne Documents des achats .....................................................927 Documents des ventes .....................................................768 Saisie d’une nouvelle quantité en stock Enregistrement des réajustements ...............................1517 Saisie de l'inventaire ..................................................1513 Saisie de l’échéance et enregistrement du règlement Règlements .....................................................................1249 Saisie des acomptes Documents des ventes .....................................................853 Saisie des coordonnées de l’entreprise Assistant de création de fichier ..................................58, 70 Saisie des lignes Abonnements clients ......................................................1327 Abonnements fournisseurs ............................................1353 Documents des achats .....................................................924 Documents des stocks ...................................................1024 Documents des ventes 748, 758, 766, 911, 917, 924, 1113, ...........................................................................................1115 Documents internes .......................................................1118 Modèle et prestation type ...............................................1297 Saisie des règlements ...............................................1248 Liste Personnalisation .........................................................1252 Menu contextuel .............................................................1252 Reprise de l’historique comptable .................................1252 Saisie des règlements clients .................................1246 Index © Sage 2007 2021 Saisie des règlements fournisseurs ..................... 1266 Saisie directe de bon de livraison ou de facture Indisponibilités Ventes ........................................................................... 848 Saisie inventaire au ................................................... 1513 Saisie manuelle du règlement et affectation à une échéance Règlements .................................................................... 1249 Saut de ligne Documents ....................................................................... 793 Secteur Graphiques Bouton ........................................................................... 479 Section ............................................................................ 535 Génération des sections analytiques structurées ......... 530 Section analytique Consultation ..................................................................... 526 Création ............................................................................ 526 Création par duplication .................................................. 527 Modification ...................................................................... 526 Niveau d’analyse .............................................................. 537 Rechercher ....................................................................... 527 Saisie manuelle ................................................................ 529 Suppression ..................................................................... 526 Type Détail ............................................................................. 536 Total .............................................................................. 536 Volet Cumuls .................................................................... 538 Volet Fiche principale ...................................................... 536 Volet Information libre ..................................................... 538 Sections analytiques Assistant génération ........................................................ 531 Classement ...................................................................... 527 Création ............................................................................ 528 Liste ................................................................................... 526 Sélection Documents des ventes .................................................... 729 Documents internes ....................................................... 1101 Sélection d’un article Achats .....................................................................940, 1122 Documents des achats .................................................... 939 Documents des stocks .................................................. 1033 Menu contextuel ......................................................... 1034 Personnaliser la liste .................................................. 1034 Documents des ventes .................................................... 782 Documents internes ....................................................... 1121 Menu contextuel ......................................................... 1122 Interrogation du stock article ......................................... 1426 Menu contextuel ...............................................................784 Ventes .......................................................................782, 783 Sélection d’un articles Mode catalogue Interrogation de compte article ..................................1427 Sélection d’un client ....................................................748 Documents des ventes .....................................................747 Interrogation de compte client .......................................1408 Menu contextuel ...............................................................749 Sélection d’un code affaire ......................................1449 Achats ................................................................................939 Ventes ................................................................................781 Sélection d’un collaborateur .....................................780 Sélection d’un dépôt de stockage ................780, 1032 Sélection d’un fournisseur ........................................910 Interrogation de compte fournisseur .............................1422 Menu contextuel ...............................................................911 Sélection d’un représentant ....................................1032 Interrogation de compte représentant ...........................1466 Sélection d’une grille ...................................................522 Sélection d’une grille analytique Compte général ................................................................522 Sélection d’une ressource .......................................1158 Sélection de la période Interrogation comptable Client ............................................................................1416 Fournisseur .................................................................1416 Sélection de la série du graphique Articles/nomenclatures .....................................................477 Clients ................................................................................624 Codes affaires ...................................................................586 Comptes généraux ...........................................................525 Fournisseurs .....................................................................657 Sections analytiques ........................................................539 Sélection des abonnements clients ...........1308, 1309 Sélection des abonnements fournisseurs ..........1336 Sélection des articles Achats Personnaliser la liste ....................................................941 Documents internes Personnaliser la liste ..................................................1123 Sélection des articles à contrôler ..........................1203 Sélection des clients Index © Sage 2007 2022 Personnaliser la liste ....................................................... 749 Sélection des documents Achats ............................................................................... 894 Stocks ...................................................................1016, 1133 Sélection des données à mettre à jour Assistant de mise à jour des prévisions ......................... 334 Assistant de mise à jour des références et des codes barres ............................................................................................ 341 Sélection des échéances à régler ......................... 1268 Description de la fenêtre ............................................... 1255 Imputation dun règlement à des échéances Rapprochement des règlements .............................. 1254 Sélection des écritures Interrogation comptable Client ........................................................................... 1416 Codes affaires ............................................................ 1461 Sélection des éléments comptables Assistant de création de fichier ......................................... 75 Sélection des factures fournisseur Frais d’approche Description de la fenêtre ............................................. 985 Sélection des factures fournisseurs Frais d’approche .............................................................. 984 Sélection des lignes Charges ressources ...................................................... 1159 Sélection des mouvements Charges ressources ...................................................... 1159 Codes affaires ................................................................ 1453 Interrogation commerciale série/lot .............................. 1485 Interrogation de compte Client ........................................................................... 1410 Collaborateur .............................................................. 1468 Interrogation du stock prévisionnel .............................. 1436 Sélection des mouvements comptables Codes affaires ................................................................ 1461 Sélection des pièces Organisation ..................................................................... 178 Sélection des règlements ........................................ 1248 Sélection des traitements Assistant d’archivage ..................................................... 1556 Sélection du fichier d’importation Importation de la situation de stock .............................. 1526 Sélection du type de mise à jour Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 311 Sélection du type de traitement Assistant de mise à jour des prévisions .........................333 Assistant de mise à jour des références et des codes barres .............................................................................................340 Sélection emplacement Validation des préparations de livraison .......................1180 Sélection simplifiée Impression Interrogation commerciale affaire ..............................1453 Interrogation comptable affaire ..................................1461 Impression de la liste des abonnements clients ..........1309 Impression de la liste des modèles et prestations types ..... 1282 Imprimer la liste Abonnements fournisseurs ........................................1337 Documents des achats .................................................898 Documents des stocks ...............................................1017 Documents des ventes .................................................735 Documents internes ....................................................1105 Règlements .................................................................1263 Statistiques clients ..........................................................1598 Sélectionner l’état Etats personnalisés ........................................................1581 Sélectionner le fichier comptable lié ..... 157, 176, 181 Sélectionner le modèle Archivage fiscal des données ........................................1572 Documents des achats ...................................................1005 Documents des stocks ...................................................1091 Documents des ventes .....................................................882 Etats personnalisés ........................................................1580 Facturation périodique ...................................................1220 Générer l’impression sur la messagerie .......................1577 Impression des règlements ............................................1262 Modèles d’impression par défaut ....................................180 Modèles d’impression par défaut des étiquettes de colisage 176, ....................................................................................181 Reconduction des abonnements ...................................1367 Sélectionner tout ..........................................................371 Sélectionner un document ................................459, 461 Documents client ..............................................................611 Sérialisation ...................................................................805 Achats .......................................................................932, 958 Mouvements d’entrée .....................................................1051 Mouvements de sortie ....................................................1057 Stocks ..............................................................................1030 Ventes .......................................................................772, 932 Sérialisé Définition ............................................................................394 Serveur ............................................................................207 Index © Sage 2007 2023 Service contact Options de l’entreprise .................................................... 193 Simulation composants Impression de l’état ....................................................... 1145 Simulation de fabrication Bouton ............................................................................... 485 Impression de l’état ....................................................... 1145 Simulation de la nomenclature .............................. 1141 Simulation des fabrications Assistant ......................................................................... 1135 Simulation fabrication ....................................1138, 1140 Simulation nomenclature Menu contextuel ............................................................. 1142 Personnaliser la liste ..................................................... 1143 Simulation ressource ................................................ 1143 Menu contextuel ............................................................. 1145 Personnaliser la liste ..................................................... 1145 Simulation ressources Impression de l’état ....................................................... 1145 Site marchand ............................................................... 120 Situation Fournisseurs ..................................................................... 654 Situation de stock Exporter .......................................................................... 1529 Importer .......................................................................... 1525 Soldes et promotions .........................................675, 676 Liste Menu contextuel ........................................................... 675 Personnalisation ........................................................... 676 Solvabilité Clients .......................................................................620, 621 Documents des achats .................................................... 923 Documents des ventes .................................................... 764 Fournisseur ...................................................................... 923 Fournisseurs ..................................................................... 654 Ventes ............................................................................... 764 Solvabilité client ........................................................... 764 Souches Définition ........................................................................... 196 Paramétrage ..................................................................... 196 Sous-total Lignes de pièces Achats ........................................................................... 949 Ventes ........................................................................... 793 Statistiques Articles ...............................................................................474 Clients ................................................................................619 Fournisseurs ............................................................654, 655 Statistiques achats Codes affaires ...................................................................584 Statistiques acheteurs ..............................................1649 Statistiques articles ........................................1628, 1629 Par articles ......................................................................1629 Statistiques articless Par familles ......................................................................1635 Statistiques clients .....................................................1597 Par articles ...........................................................1597, 1604 Par familles ......................................................................1597 Par familles d’articles .....................................................1598 Sélection simplifiée .........................................................1598 Statistiques fournisseurs ..............................1619, 1620 Par articles ......................................................................1624 Par familles d’articles .....................................................1620 Statistiques représentants ............................1649, 1650 Statistiques tiers Clients ................................................................................607 Fournisseurs .....................................................................647 Statistiques ventes Volet Statistiques Code affaire ...................................................................583 Statut Documents des ventes .....................................................730 Documents internes .......................................................1102 Statut des documents d’achat ..................................894 Stock Articles ...............................................................................462 Stock à terme ...............................................................1429 Stock articles Liste Menu contextuel ............................................................465 Stock commandé ........................................................1429 Stock commandé contremarque ............................1429 Stock disponible .........................................................1429 Stock physique ..............................................................840 Stock préparé ...............................................................1429 Index © Sage 2007 2024 Stock prévisionnel Article .............................................................................. 1433 Stock réel ..................................................................... 1429 Stock réservé .............................................................. 1429 Stock réservé contremarque .................................. 1429 Stocks ........................................................................... 1012 Ajouter un document ..................................................... 1020 Structuration du catalogue article Assistant de génération de la structure du catalogue article 407 Structuration du catalogue articles Assistant de création de fichier ......................................... 65 Structure banque Options de l’entreprise .................................................... 197 Structure des codes des emplacements Assistant de création des emplacements ...................... 717 Structure du fichier d’importation Inventaire ........................................................................ 1527 Suivant ............................................................................ 381 Suivi en gestion des stocks ...................................... 130 Suppression Comptes généraux .......................................................... 511 Suppression d'une famille d'article ........................ 389 Suppression d'une ligne Documents des achats .................................................... 927 Documents des ventes .................................................... 769 Suppression d’un article ........................................... 417 Suppression d’un centre de charges ..................... 697 Suppression d’un exercice du fichier comptable Mise à jour de la comptabilité ....................................... 1548 Suppression d’une ligne d’achat Article à double gamme .................................................. 957 Article à simple gamme ................................................... 955 Suppression d’une ligne d’article à double gamme Ventes ............................................................................... 804 Suppression d’une ligne d’article à simple gamme Ventes ............................................................................... 802 Suppression d’une ligne d’article en contremarque Ventes ............................................................................... 817 Suppression d’une ligne de pièce d’achat Articles en contremarque ......................................965, 1069 Suppression d’une nomenclature ...........................482 Suppression d’une ressource ...................................690 Suppression de l’affectation d’un règlement à une échéance .......................................................................1256 Suppression des articles en sommeil Assistant d’archivage .....................................................1560 Report des valeurs du stock Assistant d'archivage ..................................................1561 Suppression des clients .............................................588 Suppression des codes affaires ...............................574 Suppression des fournisseurs .................................629 Suppression des numéros de lot Achat d’articles gérés par lot ...........................................964 Suppression des numéros de série Articles sérialisés Mouvements de sortie ................................................1058 Ventes ............................................................................808 Supprimer .......................................................................379 Supprimer les mouvements de caisse Assistant d’archivage .....................................................1562 Supprimer un état Etats personnalisés ........................................................1582 Supprimer un tarif d’exception .................................616 Surveillance Clients ................................................................................623 Fournisseurs .....................................................................656 T Tableau de bord ..........................................................1660 Tableaux récapitulatifs de la prise en compte des valeurs .............................................................................827 Taille des caractères ..................................................1707 Taille des fichiers ............................................................81 Tarif d’exception Article Clients ............................................................................617 Tarif d’exception client Volet Nouveau tarif ...........................................................618 Index © Sage 2007 2025 Volet Tarif actuel .............................................................. 617 Tarif fournisseurs ........................................................ 842 Tarifs Clients ............................................................................... 613 Fournisseurs ..................................................................... 651 Mise à jour ........................................................................ 323 Tarifs clients .................................................................. 434 Tarifs d’achat Famille d’articles .............................................................. 401 Tarifs d’exception Articles/nomenclatures .................................................... 434 Clients ............................................................................... 616 Tarifs fournisseurs des articles ............................... 651 Tarifs par catégories de clients ............................... 426 Tarifs spéciaux clients ............................................... 434 Taux de taxe Classement ...................................................................... 541 Consultation ..................................................................... 541 Création ............................................................................ 541 Menu contextuel ............................................................... 542 Modification ...................................................................... 541 Personnaliser la liste ....................................................... 542 Rechercher ....................................................................... 542 Suppression ..................................................................... 541 Taux de taxes ................................................................ 541 Liste Menu contextuel ........................................................... 542 Taxe ................................................................................. 543 Taxes Types ................................................................................ 544 Télécommunication Client ................................................................................. 595 Contact dépôt ................................................................... 714 Contacts client .................................................................. 596 Contacts des banques ..................................................... 561 Contacts fournisseur ........................................................ 637 Dépôt ................................................................................ 713 Fournisseur ...................................................................... 635 Livraison client ................................................................. 613 Représentant .................................................................... 707 Télécommunications A propos de ........................................................................ 89 Banque ............................................................................. 559 Contacts de l’entreprise .................................................... 96 Tenue de compte ............................................................91 Texte complémentaire Achats ................................................................................952 Ligne de pièce Achats ............................................................................931 Ventes ............................................................................771 Lignes Documents des achats .................................................951 Documents des stocks ...............................................1044 Lignes des documents de stock ....................................1042 Ventes ................................................................................796 Textes complémentaires Documents des stocks ...................................................1042 Totalisation dans les documents .............................828 Totaux de la pièce Abonnements des achats ..............................................1356 Abonnements des ventes ...................................1299, 1330 Documents des achats .....................................................971 Documents des ventes .....................................................850 Tout sélectionner ..........................................................371 Traitement de la commande client ..........................809 Contremarque ...................................................................810 Traitement des assujettissements Mise à jour de la comptabilité ........................................1546 Traitements effectués Assistant d’archivage .....................................................1555 Traites en continu .......................................................1678 Tranches de remises articles ....................................429 Transfert comptable des informations complémentaires .....................................................98, 99 Transfert de l’inventaire/état des stocks Assistant communication de site à site ...........................283 Transfert des clients Assistant communication de site à site ...........................282 Transfert des tarifs et articles Assistant communication de site à site ...........................281 Transformation Documents des achats .....................................................992 Documents des ventes .....................................................867 Glisser/Déposer Documents des achats .................................................990 Documents des ventes .................................................865 Préparations de fabrication .................................1072, 1077 Transformation de document interne ............................1127 Index © Sage 2007 2026 Transformation avec regroupement Documents des achats .................................................... 996 Transformation des devis Articles en contremarque ................................................ 872 Transformation des documents autres que les factures Ventes ............................................................................... 868 Transformation des factures en avoirs ou bons de retour Achats ............................................................................. 1001 Transformation des factures en bons de retour Ventes ............................................................................... 878 Transformation des pièces comportant des articles sérialisés ou par lots .................................................. 809 Transformation des préparations de commande Choix de la quantité à commander ................................ 995 Transformation documents Achats ............................................................................... 993 Envoi commandes fournisseurs ................................... 1241 Facturation périodique ................................................... 1219 Facture .............................................................................. 878 Factures achat ............................................................... 1001 Ventes ............................................................................... 868 Transformation du bon de commande Indisponibilités Ventes ........................................................................... 845 Transformation en facture Norme DGI ............................ 739, 741, 868, 902, 904, 993 Transformation intégrale avec modification de la nouvelle pièce Ventes ............................................................................... 876 Transformation partielle Documents des achats .................................................... 999 Documents des ventes .................................................... 876 Transformation partielle avec modification de la nouvelle pièce Achats ............................................................................... 999 Transformation partielle des lignes de la pièce Ventes ............................................................................... 876 Transformation partielle des lignes de pièce Achats ............................................................................... 999 Transformation partielle par glisser/déposer Documents des achats .................................................... 990 Documents des ventes .................................................... 865 Transformation partielle par le menu contextuel Documents des achats ...................................................1000 Documents des ventes .....................................................877 Transformation/fabrication ...........................1072, 1078 Transformations Documents des achats Regroupement ..............................................................996 Documents des ventes Regroupement ..............................................................873 Transformations avec regroupement Documents des ventes .....................................................873 Transformations documents Transformation de document interne en document des ventes ....................................................................................1127 Tri des lignes Documents des ventes ............................................767, 926 Trier les lignes Documents des ventes ................................. 770, 928, 1026 TVA non perçue Paramétrage .....................................................................105 TVA sur encaissement ................................................106 Type de famille d’article ..............................................388 Type tiers Options de l’entreprise .....................................................199 Types de taxes ...............................................................544 U Unitaire ..........................................................................1176 Unité d’achat et de vente Options de l’entreprise .....................................................202 Unité de conversion .....................................................438 Famille d’articles ...............................................................439 Unité de vente Options de l’entreprise .....................................................202 Unités de conditionnement ........................................151 Utilisateur Volet Autorisations ..................................................................213 Identification ..................................................................213 Utilisateurs .....................................................................212 Index © Sage 2007 2027 V Valeur calculée Information libre ............................................................... 164 Validation de l’en-tête Documents des achats .................................................... 913 Documents des stocks .................................................. 1023 Documents des ventes .................................................... 750 Documents internes ....................................................... 1113 Validation de la mise à jour des tarifs ................... 329 Validation des pièces Achats ............................................................................... 895 Documents des ventes .................................................... 730 Documents internes ....................................................... 1102 Validation des préparations de livraison ............ 1175 Menu contextuel ............................................................. 1183 Personnalisation de la liste ........................................... 1183 Validation documents Circuit de .......................................................................... 179 Validation pas à pas Assistant de mise à jour des tarifs ................................. 320 Valorisation Abonnements des achats ............................................. 1356 Abonnements des ventes ...................................1299, 1330 Abonnements fournisseurs ........................................... 1356 Ventes .......................................................................850, 858 Valorisation abonnement client ...................1299, 1330 Valorisation avec répartition Nomenclature commerciale/composé ............................ 494 Valorisation avec répartition - Articles à nomenclature commerciale/composant ................ 497 Valorisation avec répartition du prix de vente Articles à nomenclature Ventes ........................................................................... 825 Valorisation pièce ........................................................ 858 Valorisation sans répartition - Articles à nomenclature commerciale/ composé .................. 496 Valorisation sans répartition - Articles à nomenclature commerciale/composant ................ 497 Valorisation sans répartition du prix de vente .... 827 Valorisation TTC ........................................................... 850 Achats ............................................................................... 971 Documents des ventes .................................................... 852 Zone d’affichage ...............................................................851 Vente au débit ................................................................775 Ventes ..............................................................................724 Ventilation Description de la fenêtre ..................................................986 Ventilation des frais d’approche ..............................985 Ventilation facture ........................................................986 Ventilation frais d’approche Personnaliser la liste ........................................................988 Ventilations analytiques Paramétrage .....................................................................189 Versions du programme Macintosh ............................................................................39 Windows ..............................................................................32 Virement de dépôt à dépôt .......................................1063 Colonnes du document ..................................................1063 En-tête du document ......................................................1063 Visualisation d’un graphique Articles Bouton ............................................................................477 Visualisation d’un lien Articles en contremarque ......................................965, 1069 Visualisation des commandes à livrer .................1396 Visualisation des commandes à préparer ...........1166 Articles Menu contextuel ..........................................................1171 Personnalisation de la liste ........................................1171 Lignes ..............................................................................1170 Menu contextuel .............................................................1168 Personnalisation de la liste ............................................1169 Visualisation des commandes en attente Contremarque .................................................................1378 Fabrication ...................................................................1385 Visualisation des liens Articles en contremarque ......................................967, 1070 Visualisation du lien Article en contremarque Ventes ............................................................................817 Voir/Modifier ...................................................................377 Volet Abonnements Clients ............................................................................619 Fournisseurs ..................................................................653 Index © Sage 2007 2028 Affichage Personnaliser l’interface ............................................ 1704 Agenda Clients ........................................................................... 624 Fournisseurs ................................................................. 657 Analytique / IFRS Compte général ............................................................ 520 Autorisations Utilisateur ...................................................................... 213 Banques Clients ........................................................................... 601 Barres d’outils Personnaliser l’interface ............................................ 1707 Bloc-notes Compte général ............................................................ 523 Centres de charges Ressources ................................................................... 694 Champs libres Articles .......................................................................... 455 Fournisseurs ................................................................. 646 Clavier Personnaliser l’interface ............................................ 1712 Communication A propos de votre société ........................................... 119 Complément Abonnements fournisseurs ....................................... 1346 Articles .......................................................................... 448 Clients ........................................................................... 597 Familles d’articles ........................................................ 396 Modèles d’enregistrement ........................................... 687 Représentants .............................................................. 707 Composition Nomenclatures ............................................................. 486 Compostion / Gamme Nomenclatures ............................................................. 498 Comptable A propos de votre société ............................................. 96 Contacts A propos de votre société ............................................. 94 Banques ........................................................................ 560 Clients ........................................................................... 595 Dépôts de stockage ..................................................... 713 Fournisseurs ................................................................. 636 Cumuls Compte général ............................................................ 524 Descriptif Articles .......................................................................... 452 Description Format de fichier .......................................................... 251 Documents Articles .......................................................................... 460 Clients ........................................................................... 609 Fournisseurs ................................................................. 649 Emplacements Dépôts de stockage ..................................................... 714 Information ligne du document ................ 763, 922, 1046 Engagement A propos de votre société ........................................... 106 Facturation A propos de votre société ............................................. 97 Fiche principale Abonnements clients .......................................1286, 1313 Abonnements fournisseurs .............................1340, 1341 Articles ...........................................................................423 Centres de charges ......................................................699 Codes affaires ...............................................................577 Compte général ............................................................517 Dépôts de stockage ......................................................712 Familles d’articles .........................................................393 Modèles d’enregistrement ............................................683 Section analytique ........................................................536 Gamme opératoire Nomenclatures ..............................................................499 Gamme opératoire / Gamme Nomenclatures ..............................................................503 Général A propos de votre société ............................................103 Gestion des livraisons A propos de votre société ............................................113 Gestion des stocks A propos de votre société ............................................116 Historique Abonnements fournisseurs ........................................1348 Identification A propos de votre société ..............................................88 Banques .........................................................................559 Clients ............................................................................593 Représentants ...............................................................708 Utilisateur .......................................................................213 Indentification Fournisseurs ..................................................................634 Information libre Articles ...........................................................................457 Clients ............................................................................609 Compte général ............................................................523 Fournisseurs ..................................................................648 Section analytique ........................................................538 Information ligne Information ligne du document ....................................759 Information ligne du document d’achat .......................919 Informations libres Codes affaires ...............................................................580 Information ligne du document ....................................762 Informations libres série/lot Information ligne du document ....................................763 Informations ligne Information ligne du document de vente .....................760 Initialisation A propos de votre société ..............................................90 Livraisons Clients ............................................................................612 Menus Personnaliser l’interface .............................................1711 Modèles Client ..............................................................................644 Clients ............................................................................604 Mouvements comptables Codes affaires ...............................................................585 Nouveau tarif Tarif d’exception client ..................................................618 Paramètres commerciaux A propos de votre société ............................................107 Paramètres généraux Index © Sage 2007 2029 A propos de votre société ........................................... 107 Particularités Format de fichier .......................................................... 251 Photo Articles .......................................................................... 459 Préférences A propos de votre société ........................................... 122 Prévisions Nomenclatures ............................................................. 505 Prévisions / Gamme Nomenclatures ............................................................. 508 Propriétés Champs ......................................................................... 256 R.I.B. Banques ........................................................................ 561 Règlement/caisse A propos de votre société ........................................... 101 Remises par famille Clients ........................................................................... 615 Solvabilité Clients ........................................................................... 620 Fournisseurs ................................................................. 654 Statistique article Articles .......................................................................... 456 Statistique tiers Clients ........................................................................... 607 Fournisseurs ................................................................. 647 Statistiques Articles .......................................................................... 474 Clients ...................................................................619, 622 Codes affaires .............................................................. 581 Fournisseurs .........................................................653, 655 Statistiques achats Codes affaires .............................................................. 584 Statistiques d’achat Articles .......................................................................... 476 Statistiques de vente Articles .......................................................................... 475 Stock Articles .......................................................................... 462 Surveillance Clients ........................................................................... 623 Tarif actuel Catégorie tarifaire article ............................................. 427 Tarif d’exception client ................................................. 617 Tarif d’exception Clients ........................................................................... 616 Tarification Familles d’articles ........................................................ 400 Tarifs Clients ........................................................................... 613 Fournisseurs ................................................................. 651 volet Banques Fournisseurs ................................................................. 641 Cumuls Section analytique ........................................................ 538 Surveillance Fournisseurs ................................................................. 656 Volet Complément ........................................................448 Vos ..................................................................................2030 W Windows ............................................................................24 Z Zone d’affichage Acomptes ..........................................................................854 Achats ............................................................................974 Valorisation TTC ...............................................................851 Achats ............................................................................973 Zones communes aux deux volets Nomenclatures ..................................................................487 Zones du volet «Composition» .................................488 Zones du volet «Gamme opératoire» ......................500 Zones géographiques des emplacements de stock . 716 Zones interdisant le regroupement .........................873 Vos suggestions Vos commentaires et suggestions nous intéressent pour améliorer la qualité et la facilité d'utilisation de nos manuels. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'appréciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance. Société ............................................................................................................... Adresse ............................................................................................................... Code postal / Ville ............................................................................................................... Téléphone ............................................................................................................... Télécopie ............................................................................................................... Utilisateur ............................................................................................................... Fonction ............................................................................................................... E-Mail ............................................................................................................... Mettez une note de 0 à 10 pour chacune des caractéristiques suivantes : Format : ................... Organisation : ................... Précision : ................... Présentation : ................... Explication : ................... Clarté : ................... Programme : Sage 100 Gestion commerciale Version : 15.00 Vos coordonnées Votre appréciation Si vous avez trouvé des erreurs dans ce manuel, merci de bien vouloir nous les signaler ci-dessous. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. Toutes vos remarques nous aideront à améliorer la qualité de nos manuels. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. SAGE France - Recherche & Développement - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 PARIS CEDEX 17 Tél. 01 41 66 21 21 Fax. 01 41 66 24 36 Internet : http://www.sage. Guide de référence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C3 Sommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide électronique ........................................................................................ 9 Menu Dossier............................................................................................10 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11 Nouveau................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 19 Fermer................................................................................................................................... 21 Synchro compta..................................................................................................................... 22 Paramètres ............................................................................................................................ 23 Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 34 Options ................................................................................................................................. 37 Imports ................................................................................................................................. 41 Exports.................................................................................................................................. 41 Mise en page ......................................................................................................................... 42 Imprimer ............................................................................................................................... 43 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 43 Impressions........................................................................................................................... 44 Mot de passe ......................................................................................................................... 45 e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 47 Sauvegarde............................................................................................................................ 53 Restauration .......................................................................................................................... 54 Quitter................................................................................................................................... 56 Menu Edition............................................................................................. 57 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58 Annuler ................................................................................................................................. 59 Couper .................................................................................................................................. 59 Copier ................................................................................................................................... 59 Coller .................................................................................................................................... 59 Effacer................................................................................................................................... 59 Fiches.................................................................................................................................... 60 Sélectionner tout ................................................................................................................... 60 Rechercher ............................................................................................................................ 60 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 61 Atteindre ............................................................................................................................... 61 Rafraîchir............................................................................................................................... 61 Tout afficher.......................................................................................................................... 61 Liste ...................................................................................................................................... 61 Menu Ma Compta...................................................................................... 62 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63 Saisie cahier .......................................................................................................................... 64 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 71 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 71 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 71 Le Plan de comptes................................................................................................................ 72 Journaux ............................................................................................................................... 73 Modes de paiement ............................................................................................................... 73 Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 744 Liste des tâches ..................................................................................................................... 77 Rappels ................................................................................................................................. 77 Formats d’import relevé ........................................................................................................ 77 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 77 Autres listes .......................................................................................................................... 77 Menu Expert comptable ............................................................................ 78 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 79 Liste des écritures ................................................................................................................. 80 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 80 Consulter un compte ............................................................................................................. 81 Pointage manuel.................................................................................................................... 81 Contrepassation .................................................................................................................... 81 Validation du brouillard ......................................................................................................... 81 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 82 Etats...................................................................................................................................... 82 Menu Listes .............................................................................................. 83 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 84 Ecritures ................................................................................................................................ 85 Plan de comptes .................................................................................................................... 88 Consulter un compte ............................................................................................................. 98 Les prévisions........................................................................................................................ 99 Les codes analytiques.......................................................................................................... 101 Journaux ............................................................................................................................. 104 Modes de paiement ............................................................................................................. 106 Les chéquiers ...................................................................................................................... 107 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 109 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 111 Les devises .......................................................................................................................... 114 Infos perso. ......................................................................................................................... 115 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 116 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 119 Autres listes ........................................................................................................................ 124 Menu Immobilisations............................................................................. 125 Vue d’ensemble................................................................................................................... 126 Liste des immobilisations .................................................................................................... 127 Familles............................................................................................................................... 147 Localisations ....................................................................................................................... 148 Virements............................................................................................................................ 149 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 151 Inventaire ............................................................................................................................ 152 Récupération Ciel Immobilisations ....................................................................................... 156 Etats immobilisations .......................................................................................................... 157 Menu Saisies ........................................................................................... 162 Vue d’ensemble................................................................................................................... 163 Généralités sur les saisies.................................................................................................... 164 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 171 Exemples de saisies............................................................................................................. 172 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 1765 Les saisies rapides............................................................................................................... 178 Les saisies guidées .............................................................................................................. 182 Relevé bancaire ................................................................................................................... 188 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 194 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 198 Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 200 La gestion des devises......................................................................................................... 207 Les modèles de saisie .......................................................................................................... 209 Menu Traitements ................................................................................... 211 Vue d’ensemble................................................................................................................... 212 Travail sur un compte.......................................................................................................... 213 Pointage manuel.................................................................................................................. 216 Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 219 Lettrage manuel .................................................................................................................. 221 Lettrage automatique .......................................................................................................... 224 Relances clients ................................................................................................................... 225 Contrepassation .................................................................................................................. 228 Réimputation....................................................................................................................... 231 Validation brouillard ............................................................................................................ 232 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 233 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 236 Liste des tâches ................................................................................................................... 237 Rappels ............................................................................................................................... 240 Mise sous surveillance ......................................................................................................... 242 Menu Etats .............................................................................................. 244 Vue d’ensemble................................................................................................................... 245 Liste des états disponibles................................................................................................... 246 Grand livre .......................................................................................................................... 247 Balance................................................................................................................................ 250 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 252 Brouillard ............................................................................................................................ 253 Analytique ........................................................................................................................... 255 Echéancier ........................................................................................................................... 257 Balance agée ....................................................................................................................... 258 Encours clients .................................................................................................................... 259 Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 260 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 261 Déclaration de TVA.............................................................................................................. 262 Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 267 Etats fiscaux........................................................................................................................ 268 Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 269 Mailing ................................................................................................................................ 270 Etats chaînés ....................................................................................................................... 271 Autres états......................................................................................................................... 2736 Menu Echanges ....................................................................................... 274 Vue d’ensemble................................................................................................................... 275 Importer des écritures ......................................................................................................... 277 Exporter des écritures ......................................................................................................... 280 Importer une balance .......................................................................................................... 284 Exporter une balance........................................................................................................... 285 Synchro compta................................................................................................................... 286 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 295 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 296 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 297 Menu Divers............................................................................................ 299 Vue d’ensemble................................................................................................................... 300 Conversion en mode standard ............................................................................................. 301 Statistiques ......................................................................................................................... 302 Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 303 Historique archivages DGFiP ................................................................................................ 306 Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 306 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 306 Messagerie .......................................................................................................................... 307 Menu Fenêtres ........................................................................................ 308 Vue d’ensemble................................................................................................................... 309 Fermer................................................................................................................................. 309 Tout fermer ......................................................................................................................... 309 Suivante .............................................................................................................................. 309 Précédente .......................................................................................................................... 309 Cascade............................................................................................................................... 310 Mosaïque............................................................................................................................. 310 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 311 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 315 Afficher la barre de statut .................................................................................................... 315 Menu Aide .............................................................................................. 316 Vue d’ensemble................................................................................................................... 317 Index................................................................................................................................... 318 Aide contextuelle ................................................................................................................ 318 Besoin d’aide....................................................................................................................... 318 Informations de dernière minute ......................................................................................... 318 Démo rapide........................................................................................................................ 319 Formation Flash................................................................................................................... 319 Manuel de référence ............................................................................................................ 319 Annexes .............................................................................................................................. 319 Manuel générateur d’états ................................................................................................... 319 Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 320 Guide CRC 2002-10 ............................................................................................................ 320 Infos mise à jour.................................................................................................................. 320 A propos de......................................................................................................................... 320 Index ...................................................................................................... 3217 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les informations de dernière minute Une fenêtre s'affiche automatiquement au démarrage de l'application et présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Par la suite, vous pourrez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités : • A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. • A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. * Les manuels listées ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le manuel électronique Générateur de tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Installation d'Adobe Reader ® Si l'application Adobe Reader ® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader ® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Synchro compta Paramètres, Ciel Mobile Live Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 11 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer.Menu Dossier 12 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société. * Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 3. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 4. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 18. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 13 Paramètres du dossier Longueurs des éléments et monnaies 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste . Modifier le nombre de décimales 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 13 ou “Création en mode Cahier”, page 16. Création en mode Standard * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 14 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 16. 5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 25. • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 29. • les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 286. • les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 31. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 89. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 104. Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].Menu Dossier 15 Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 106. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé) La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers. Créer un chéquier Voir Créer un chéquier, page 107. Modifier un chéquier Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].Menu Dossier 16 Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé) Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques. Créer un code analytique Voir Créer un code analytique, page 101. Modifier un code analytique Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 17 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 65. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faireMenu Dossier 18 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. * Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.Menu Dossier 19 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Date de travail La date du jour est proposée par défaut. Si vous voulez ouvrir cette session à une autre date de travail, vous pouvez la modifier. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton . Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. * Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12.Menu Dossier 20 Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier Millésime (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier). LPour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE. Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier LPour plus de détails, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE, au chapitre Annexes 4 : Les préférences puis aux paragraphes Préférences Comptabilité, Ouverture d’un dossier. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. En mode avancé Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ. Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications.Menu Dossier 21 Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 22 Synchro compta ) Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA * Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.Menu Dossier 23 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 24 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). * Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.Menu Dossier 25 Paramètres Comptabilité ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ En mode Standard Onglet Paramètres Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Régime fiscal Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. Loi N.R.E. Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement (en général 7,25). Il servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 26 Règlements Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie. Onglet Devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes. * Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira. 1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. 2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments suivants : • La longueur des comptes et des codes analytiques Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au chapitre “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 27 En mode Cahier Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 28 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 29 Paramètres TVA ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).Menu Dossier 30 Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. * Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.Menu Dossier 31 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS Général Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations. 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). 2. Indiquez si vous voulez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : • avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67 • avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85 Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.Menu Dossier 32 Comptabilité Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Coefficients dégressifs Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton . La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants : pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997 • 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ansMenu Dossier 33 pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009 • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans. Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK].Menu Dossier 34 Ciel Mobile Live ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. LPour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 35. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.Menu Dossier 35 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.Menu Dossier 36 Informations de connexion ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 37 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 38 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.Menu Dossier 39 LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Menu Dossier 40 * Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 41 Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 42 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 43 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader ® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. Menu Dossier 44 Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 45 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.Menu Dossier 46 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. * Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. * Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 47 e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Créer un site Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].Menu Dossier 48 Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.Menu Dossier 49 Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.Menu Dossier 50 Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 2. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Restaurer une sauvegarde ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/ RESTAURATION et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.Menu Dossier 51 La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement.Menu Dossier 52 Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 53 Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : * Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une sauvegarde en ligne, page 50. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramè- tres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.Menu Dossier 54 Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 55 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].Menu Dossier 56 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. LReportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 58 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 59 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 60 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche.Menu Edition 61 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Saisie cahier Saisie Z de caisse Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé, Autres listes Menu Ma ComptaMenu Ma Compta 63 Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).Menu Ma Compta 64 Saisie cahier ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides). * Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).Menu Ma Compta 65 Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes * Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite.Menu Ma Compta 66 Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant. * Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.Menu Ma Compta 67 Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. * Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie.Menu Ma Compta 68 • Le Montant : Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramè- tres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés.Menu Ma Compta 69 * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icone . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icone de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icone de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle.Menu Ma Compta 70 2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus. • A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 69. Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.Menu Ma Compta 71 Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Saisie Z de caisse ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 194. Relevé bancaire ) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 188. Saisie des A-nouveaux ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 198.Menu Ma Compta 72 Le Plan de comptes ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88.Menu Ma Compta 73 Journaux ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104. Modes de paiement ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106.Menu Ma Compta 74 Paramétrage des cahiers ) Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS

Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 65. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton . * Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.Menu Ma Compta 75 La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte * Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.Menu Ma Compta 76 * Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC». * Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.Menu Ma Compta 77 Liste des tâches ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 237. Rappels ) Menu MA COMPTA - commande RAPPELS Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 240. Formats d’import relevé ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 116. Règles d’affectation relevé ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 119. Autres listes ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 124.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Etats Menu Expert comptableMenu Expert comptable 79 Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.Menu Expert comptable 80 Liste des écritures ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES LLe fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails. Saisie au kilomètre ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. LLe fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 200 pour plus de détails.Menu Expert comptable 81 Consulter un compte ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE LLa consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails. Pointage manuel ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

LLe fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 216 pour plus de détails. Contrepassation ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION LLe fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 228 pour plus de détails. Validation du brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD LLe fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 232 pour plus de détails.Menu Expert comptable 82 Fin d’exercice ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 233. Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 234. Réouverture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 234. Etats ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 253. Journaux - Centralisateur ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 252.Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Prévisions, Codes analytiques Journaux Modes de paiement, Chéquiers Familles Top Saisie Modèles/abonnements Devises Infos perso. Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu ListesMenu Listes 84 Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer.Menu Listes 85 Ecritures ) Menu LISTES - commande ÉCRITURES ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation ni la comptabilité analytique. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. • Lignes comptables. • Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.Menu Listes 86 * Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix. LPour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 162 . En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 200. Modifier une écriture * Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture * Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.Menu Listes 87 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures Cette commande est particulièrement utile lorsque vous gérez des Infos perso. 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne.Menu Listes 88 Plan de comptes ) Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier ainsi que ceux que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu.Menu Listes 89 Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable.Menu Listes 90 Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. Budgets/analytique 3. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela, cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 95. * Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire dans les Préférences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité puis Analytique), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Dans cette partie, vous retrouvez les «infos perso.» des lignes d’écritures, que vous avez créées. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des écritures, vous devez les intégrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie au kilomètre). * Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. 1. Cochez la ou les rubriques personnalisées que vous souhaitez faire apparaître dans les grilles de saisie des écritures. 2. Pour modifier l'intitulé des Infos. perso, cliquez sur le bouton . La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 115. Options TVA Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez. • Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte de TVA par défaut Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.Menu Listes 91 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA : * Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Onglet Banque * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Chemin d'accès 6. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 7. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 8. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.Menu Listes 92 Onglet Agence * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur * L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs. Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche. * Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone Email puis cliquez sur l'icône pour lancer votre messagerie. Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur. * Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer ® ou Netscape ® . • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).Menu Listes 93 Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé * La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients. Voir Encours clients, page 259. TVA * La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte. Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes :Menu Listes 94 • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Onglet Complément Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur. 1. Renseignez les coordonnées complètes du contact d’un client ou fournisseur. Ces renseignements permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). 2. Saisissez les informations dont vous disposez. Onglet Relance Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance lors de l'édition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement. * Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. 1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez l’option Relance autorisée. 2. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle de lettre pour le niveau 1 de relance. 3. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2, Lettre de relance pour un niveau supérieur ou égal à 3. * Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres via le menu DOSSIER, commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES. Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant. Voir Relances en version Evolution, page 226. Onglet Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.Menu Listes 95 Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Voir Infos perso., page 115. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Affectation sur plusieurs codes analytiques Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 à un compte, avec le même pourcentage ou avec une répartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre Affectation sur plusieurs codes analytiques s’affiche. 1. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique à affecter au compte. 2. Dans la colonne suivante, saisissez son Pourcentage de ventilation. 3. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 96 Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte * Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 213. Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non pointées. 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 216.Menu Listes 97 Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non lettrées. 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage manuel”, page 221. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 98 Consulter un compte ) Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation). * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation.Menu Listes 99 Les prévisions Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande PRÉVISIONS

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. Créer un code prévisionnel 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. Définir le code et son intitulé 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées. Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes 4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte * La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. • Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 100 Modifier un code prévisionnel 1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code prévisionnel Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 101 Les codes analytiques ) Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. * Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel Compta. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration, • 35% au service après-vente, • 45% au service commercial. Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition. Ensuite, le budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition. Établir une répartition (niveau 2) 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].Menu Listes 102 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau. 4. Saisissez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Établir une sous-répartition (niveau 3) Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition. 1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton . 2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Contrôler le total des répartitions Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même. • Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non. Si ça n'est pas le cas, il vous est indiqué le niveau où la répartition n'est pas équilibrée. Équilibrer les répartitions Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même. 1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. * Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé, dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.Menu Listes 103 Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. • Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 104 Journaux ) Menu LISTES - commande JOURNAUX ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes. * Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.Menu Listes 105 * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 106 Modes de paiement ) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 107 Les chéquiers ) Menu LISTES - commande CHÉQUIERS La commande CHÉQUIERS du menu LISTES regroupe les chéquiers que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer un chéquier. Créer un chéquier 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche. 2. Dans la zone Code, saisissez son code. Si vous avez l'habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code. 3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 4. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque , cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires. 5. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier. 6. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 7. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires.Menu Listes 108 Informations sur les chèques 8. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque. Détail du chéquier Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres, car non utilisés. Contrôler l'imputation des numéros de chèques Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques «en cours» sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification ou en cours de saisie. 9. Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis cliquez sur le bouton [Ouvrir l'écriture]. Annuler un chèque Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. 10.Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton Libérer un chèque Si un numéro de chèque a été utilisé par erreur, à la place d'un autre par exemple, vous pouvez libérer le chèque utilisé. 11.Pour cela, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . 12.Validez la création du chéquier en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre reste active. Modifier un chéquier 1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 109 Familles Top Saisie ) Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active.Menu Listes 110 Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 111 Modèles/abonnements ) Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.Menu Listes 112 Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 113 Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 114 Les devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande DEVISES La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise ; modifier les taux ; consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euro. Créer une devise 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active. Modifier une devise 1. Pour modifier une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une devise Pour supprimer une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 115 Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). Pour créer des rubriques personnalisées : 1. Sélectionnez Comptes ou Lignes d’écritures puis cliquez sur le bouton [Modifier les rubriques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Indiquez un nom à votre rubrique. 4. Cliquez sur et choisissez son type parmi la liste disponible. 5. S'il s'agit d'un type Texte, précisez éventuellement le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. Voir Totaliser des colonnes de la liste des écritures, page 87. * Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. LPour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles dans le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la rubrique. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d'une rubrique utilisateur et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur reste active.Menu Listes 116 Formats d’import relevé ) Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 188. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante.Menu Listes 117 Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel. * Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel ® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel ® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 118 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [Ok]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même).Menu Listes 119 Règles d’affectation relevé ) Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement et éventuellement d’un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. * Le mode cahier ne gère pas l’analytique. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation * Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant.Menu Listes 120 Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 122. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. * La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération et le Code analytique de l’opération si vous gérez une comptabilité analytique. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168.. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant * La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez :Menu Listes 121 • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. 5. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 122 Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.Menu Listes 123 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Menu Listes 124 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton . • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .Liste des immobilisations Familles Localisations Virements Ecritures de dotations Inventaire Récupération Ciel Immobilisations Etats immobilisations Menu ImmobilisationsMenu Immobilisations 126 Vue d’ensemble Ce menu vous permet de saisir vos immobilisations, de calculer leurs amortissements et d’imprimer les différents états relatifs à vos immobilisations.Menu Immobilisations 127 Liste des immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Crédits-bails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Traitements, page 135. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. * L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste,Menu Immobilisations 128 • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1 er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. * Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l'aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et sélectionnez l’état de votre choix.Menu Immobilisations 129 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation.Menu Immobilisations 130 La fiche d'une immobilisation Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, double-cliquez sur la fiche à ouvrir. La fiche est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail * Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. LPour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisie d’une immobilisation”, page 131 ou “Saisie d’un crédit-bail”, page 132.Menu Immobilisations 131 Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 5. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté- riel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 135. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 136. Dans l'onglet Complément 10.Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des entreprises). 11.Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 12.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 13.En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. * Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.Menu Immobilisations 132 Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 14.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 15.Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. * A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail * Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 3. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 4. Saisissez la durée du bail. 5. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 6. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 7. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 8. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. * La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance.Menu Immobilisations 133 • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. * Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 9. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 10.Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 11.Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 12.Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 13.Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 14.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 15.Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 16.Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 17.Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 18.Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 19.Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 20.Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 21.Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs.Menu Immobilisations 134 22.Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. * Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 176. 23.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer le crédit-bail Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. * Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.Menu Immobilisations 135 Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation.Menu Immobilisations 136 4. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 132. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortir une immobilisation ) La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.Menu Immobilisations 137 Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation.Menu Immobilisations 138 Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrer l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Menu Immobilisations 139 Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Réviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. * Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Réviser]. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.Menu Immobilisations 140 Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Réviser] à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION . 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.Menu Immobilisations 141 Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant : Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.Menu Immobilisations 142 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou dans la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Menu Immobilisations 143 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 10 ans A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.Menu Immobilisations 144 On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur. * Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Menu Immobilisations 145 Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2010 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 139. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.Menu Immobilisations 146 On obtient le plan d’amortissement suivant. Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.Menu Immobilisations 147 Familles Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle famille reste active.Menu Immobilisations 148 Localisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenê- tre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.Menu Immobilisations 149 Virements Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements ) Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS - Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimer un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].Menu Immobilisations 150 Générer l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu contextuel (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].Menu Immobilisations 151 Ecritures de dotations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande ECRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. * Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculer les immobilisations, page 136. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton pour lancer le traitement.Menu Immobilisations 152 Inventaire Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande Etats immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Inventorier une immobilisation Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : • la saisie manuelle du stock physique des immobilisations, • ou la saisie automatique du stock physique. Attention ! Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, en rouge : l'immobilisation est mal localisée.Menu Immobilisations 153 Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations sorties ainsi que les crédits-bails, cochez les cases correspondantes. * Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Modifier la saisie de l’inventaire 1. Cliquez sur le signe + correspondant à la localisation de l’immobilisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle le stock physique est à changer. 3. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Purger un inventaire 1. Pour supprimer une immobilisation inventoriée, cliquez sur le signe + correspondant à sa localisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle l’inventaire est à effacer. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger tout l’inventaire * Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectuées dans l’inventaire. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].Menu Immobilisations 154 Purger une localisation 1. Dans la liste des inventaires, sélectionnez la localisation souhaitée et cliquez sur le bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Relocaliser une immobilisation Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Une immobilisation mal localisée dans l’inventaire est affichée en rouge. 1. Sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue la localisation définie dans la fiche de l’immobilisation. Relocaliser tout l’inventaire Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localisées dans l’inventaire, vous pouvez toutes les relocaliser en une seule fois. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue les localisations définies dans les fiches des immobilisations. Etats de l’inventaire Vous pouvez lancer différents états de votre inventaire à savoir les immobilisations inventoriées, les immobilisations non inventoriées ou encore exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire ou de l’envoyer par e-mail. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email) puis cliquez le bouton [OK]. 3. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export généré (.DBF) ou envoyez l'e-mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 2. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez les immobilisations à prendre en compte, vous avez le choix entre : • Toutes les immobilisations inventoriées (correctes ou non),Menu Immobilisations 155 • Uniquement les immobilisations inventoriées correctes, • Les immobilisations inventoriées incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez prendre en compte toutes les erreurs (option Délocalisées et quantités incorrectes) ou les immobilisations délocalisées dans l’inventaire ou les immobilisations dont les quantités sont incorrectes. 4. Cliquez sur le bouton [OK]Menu Immobilisations 156 Récupération Ciel Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.Menu Immobilisations 157 Etats immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations, • Plus et Moins values, • Réintégrations fiscales, • TVA à reverser, • Tableau des immobilisations, • Crédits-bails, • Export des immobilisations, • Stats immobilisations, • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Dotations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS Cette commande permet d'éditer un état des dotations par compte ou par immobilisation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez imprimer. • les dotations par compte : dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • les dotations par compte (détaillées) : détail des dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • des dotations par immobilisation : dotations par immobilisation pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. Si vous cochez la case Voir les commentaires et Voir la vignette, le descriptif de l’état sélectionné et son aperçu s’affiche à droite de la fenêtre.Menu Immobilisations 158 La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez la date à prendre en compte. * Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la case correspondante. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Plus et moins values ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES Une plus ou moins value est la conséquence de la sortie d'une immobilisation inscrite à l'actif d'une entreprise (par exemple le fonds de commerce). Cette commande vous permet d'éditer un état des plus et moins value à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Réintégrations fiscales ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - RÉINTÉGRATIONS FISCALES Cette commande vous permet d'éditer un état des réintégrations fiscales à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. TVA à reverser ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TVA À REVERSER Cette commande vous permet d'éditer un état de la TVA à reverser à l'administration fiscale. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte.Menu Immobilisations 159 3. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Tableau immobilisation ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet d'éditer un tableau des immobilisations à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Crédits-bails ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Cette commande vous permet d'éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. 1. Sélectionnez l'état à éditer et cliquez sur le bouton [Imprimante] ou [Aperçu] ou [Fichier]. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option En mode simulation si vous voulez inclure les crédits-bails que vous avez déclarés dans ce mode. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Export immobilisations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet de générer un fichier d'export des immobilisations au format Txt. 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. Statistiques immobilisations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES Cette commande vous permet d'éditer un état des statistiques des immobilisations. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre Saisie des valeurs, sélectionnez les valeurs à prendre en compte.Menu Immobilisations 160 3. Choisissez le critère de regroupement (par comptes, par localisations, par familles). 4. Saisissez la date de calcul à prendre en compte. Cochez éventuellement les options concernant les immobilisations sorties. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Sélectionnez le format de sortie du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Autres états ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - AUTRES ÉTATS Vous avez d'autres choix d'éditions concernant les immobilisations. Vous pouvez imprimer les fiches des immobilisations, des étiquettes, la liste des immobilisations par compte etc. Certains de ces états ne nécessitent pas de définir les critères à imprimer. Les états avec critères de sélection Immobilisations par compte 1. Choisissez les Comptes à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations par famille, par localisation 1. Choisissez, selon l'état, les Familles ou Localisations à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez la première option. Pour inclure les immobilisations sorties sur l’exercice de la date de calcul, cochez la deuxième optionMenu Immobilisations 161 5. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations soumises à la CFE Cet état permet d'obtenir le montant de la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) de vos immobilisations. 1. Si vous voulez inclure les immobilisations en mode simulation, sorties sur l'exercice précédent, sorties sur l'exercice en cours, en crédit-bail, cochez l'option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations dérogatoires par compte Les critères de sélection sont les mêmes que ceux de l'état Immobilisations par compte. La seule différence est qu'il n'est pas possible d'inclure les immobilisations en mode simulation. Liste des immobilisations 1. Cochez le critère de tri de votre choix (par famille, par fournisseur, pas de tri, etc.) 2. Indiquez si vous souhaitez inclure les immobilisations en mode simulation en cochant l'option Oui ou Non. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK].L’assistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Facture/Avoir client ou fournisseur rapide Encaisser un montant, Régler un montant Facture/Avoir client ou fournisseur (saisies guidées) Encaissement, Paiement (saisies guidées) Relevé bancaire Saisie Z de caisse Saisie des A-nouveaux Saisie Standard, Saisie Kilomètre Saisie en devises Menu SaisiesMenu Saisies 163 Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, • de grilles de saisies rapides : FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT, • de grilles de saisies guidées : FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT, • de la grille de saisie standard, • de la saisie au kilomètre. En mode SAISIE STANDARD ou SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, la commande SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables déjà paramétrées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos écritures analytiques via la liste des écritures. Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer les écritures d’abonnements. Saisies rapides Saisies guidéesMenu Saisies 164 Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 171. Les saisies rapides ) Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Voir Les saisies rapides, page 178. Les saisies guidées ) Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients • facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients. • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. Voir Les saisies guidées, page 182. La saisie standard ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Voir Saisie standard, page 200. Plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour faciliter la saisie des écritures. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.Menu Saisies 165 La saisie au kilomètre ) Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 200. La saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Voir La gestion des devises, page 207. La palette d’informations ) A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette]. Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée Palette d'informations, présente les données suivantes : Pour déplacer la palette d'informations Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à l'emplacement voulu. Pour masquer la palette d'informations Vous avez deux possibilités : • Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION. • Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Mouvement L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté. Débit Total des écritures débitrices du mouvement. Crédit Total des écritures créditrices du mouvement. Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte. Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte. Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur. Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.Menu Saisies 166 Enregistrer les écritures Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer] : Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. * Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. * Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. * Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. * Vous pouvez modifier le sens d’une saisie rapide ou guidée en sélectionnant l’option Facture ou Avoir dans la fenêtre de l’écriture. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. * Si vous enregistrez un règlement ou un encaissement dont le montant total est différent du montant réglé ou encaissé et que vous avez activé la gestion automatique de l'écart dans les paramètres comptables, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement s'affiche. Vous devez alors indiquer comment le logiciel doit considérer l'écart. Voir Cas de la gestion automatique des écarts de règlement, page 187.Menu Saisies 167 A propos des écritures analytiques Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la fenêtre de Saisie analytique. Voir Gérer les écritures analytiques en grille de saisie, page 167. Gérer les écritures analytiques en grille de saisie Dans le cadre d'une écriture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages. 1. Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie). 2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions analytiques. * Pour cela, vous devez avoir coché la case Appel automatique de la grille de saisie analytique dans les préférences comptables du menu DOSSIER (option Analytique). 3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes : • Dans une première zone, le montant à répartir ainsi que le montant restant à répartir sont affichés. • Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l'option Possibilité de modification des montants en saisie lors de la répartition budgétaire. A chaque niveau de répartition est associée une couleur. • Les informations sont affichées en rouge quand il s'agit d'un 1 er niveau de répartition. • Les informations sont affichées en bleu quand il s'agit d'un 2 ème niveau de répartition. • Les informations sont affichées en gris quand il s'agit d'un 3 ème niveau de répartition. 1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la répartition. 2. Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants : • [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée. • [Equilibre] établit l'équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée. • [Pourcentage original] restaure les données après modification. 3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider]. Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler]. Gérer automatiquement les encours client en saisie La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan de comptes en définissant un encours maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez faire ressortir les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état ENCOURS CLIENTS. Votre logiciel vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé.Menu Saisies 168 Paramétrages et vérifications préalables avant saisie Avant d'effectuer une saisie d'écritures : 1. Cochez la case Afficher l’alerte encours client, menu DOSSIER, commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ, Options de saisie. 2. Cochez également la case Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. 3. Dans le plan de comptes, vérifiez qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les clients concernés. Utilisation en saisie Si vous saisissez un montant supérieur à l'encours maximum que vous avez autorisé pour le client concerné, un message d'alerte vous avertissant de l'encours dépassé s'affiche. Vous pouvez alors annuler la saisie en cliquant sur le bouton [Non] ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui]. Définir et utiliser des comptes de contrepartie ) en saisie standard ou au kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture ) en saisie standard ou au kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas. Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1 ) à partir d'une zone de sélection du code analytique. Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs codes analytiques, à un seul niveau, avec le même montant ou avec une répartition du montant.Menu Saisies 169 Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre suivante s’affiche : Le montant global est rappelé en haut de la fenêtre. 1. Vous pouvez soit répartir 100% du montant global avec un code analytique soit répartir en plusieurs codes analytiques. Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichés par défaut. Si la totalisation ne s’affiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et faites un clic-droit puis sélectionnez la commande TOTALISER. Le total s'affiche alors en bas de la colonne. 2. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique sur lequel l'écriture est répartie. Par défaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est à 100%. 3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de répartition. Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne que vous avez renseignée. 4. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour compléter la dernière ligne ou pour ajuster une répartition qui ne tombe pas juste. Exemple : Le total d'une dépense est égal à 46,99 euros. Cette dépense est répartie sur les deux codes analytiques COM et ADM, à 50% chacun. Après la saisie du pourcentage sur les 2 lignes, le montant est arrondi à 23,50 euros. Le total de la répartition est de 47 euros donc supérieur au montant global. Si un montant est modifié manuellement, le pourcentage change également, comme ci-dessous : En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conservé et le montant rajusté automatiquement. 6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. Ventiler sur plusieurs comptes ) à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône . Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter. * Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération.Menu Saisies 170 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 4. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK].Menu Saisies 171 L’assistant Top Saisie ) Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. * Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie. Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 111. 1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. LConsultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.Menu Saisies 172 Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente * Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d'une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crédit du compte Fournisseur. HT au débit du compte Achats. TVA au débit du compte TVA déductible. TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. TTC au débit du compte Fournisseur. J'envoie une facture de vente Mon client me paye TTC au débit du compte Client. HT au crédit du compte Ventes. TVA au crédit du compte TVA collectée. TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crédit du compte Client. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible.Menu Saisies 173 Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse.Menu Saisies 174 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures à payer par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance.Menu Saisies 175 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffé- rentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.Menu Saisies 176 Enregistrer les abonnements ) Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Dans Ciel Compta Evolution, vous trouverez également des écritures de redevances si vous avez coché la case Passer l’écriture automatiquement dans la fiche d’un crédit-bail. Ces écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement. * Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 209. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier une écriture d’abonnement 1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Saisies 177 Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrer toutes les écritures Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement. 1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures. 2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Saisies 178 Les saisies rapides La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide ) Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE pour client ou pour fournisseur Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramé- trées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées.Menu Saisies 179 2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options. Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur. Si un compte de TVA par défaut est attribué au compte, le taux de TVA s’affiche automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. * Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. * Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 7. Vous pouvez associer un code analytique en cliquant sur l'icône ou plusieurs codes analytiques en cliquant sur l'icône . Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Toute modification des écritures enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture/avoir client rapide et Facture/avoir fournisseur rapide s'effectue par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée Facture/avoir client et Facture/avoir fournisseur. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Enregistrer comme modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209.Menu Saisies 180 Enregistrer l’écriture * L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165. Encaisser ou régler un montant ) Menu SAISIES - commande ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT pour ENCAISSER ou pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : • les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé, • ou les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures clients ou fournisseurs (selon le cas) est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. Exemple Grille de saisie Encaisser un montant 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte.Menu Saisies 181 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, sélectionnez l’option Affiner la recherche à partir du bouton . Vous pouvez préciser alors la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce, ou encore la devise dans laquelle la facture a été saisie, dans la zone Devise. 3. Appuyez sur pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation, ou valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Les régimes de TVA Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère. Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Régler un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture/avoir fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.Menu Saisies 182 Les saisies guidées Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Saisir une facture / un avoir client ou fournisseur en mode saisie guidée ) Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR pour les clients et pour les fournisseurs Les saisies guidées d’une facture ou d’un avoir, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir client 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.Menu Saisies 183 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icône . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. * Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture ou l’avoir. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Modifiez-la éventuellement. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier. * Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L'icône permet de sélectionner un code analytique et l’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. * Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur le bouton . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. • Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnez-Menu Saisies 184 le en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209. Enregistrer l’écriture * L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165. Paiement et Encaissement ) Menu SAISIES - commande PAIEMENT ou ENCAISSEMENT Le Paiement et l’Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libellé de l’écriture de paiement ou d’encaissement peut correspondre à l’intitulé du compte ou à l’intitulé que vous saisirez dans la zone Libellé. En fonction de votre choix, cochez l’une des deux options : Libellé=intitulé du compte ou Libellé libre. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 2. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone puis sélectionnez le journal adéquat . 3. Sélectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icône . * Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 4. Passez à la zone suivante. Votre logiciel détecte alors les factures non réglées sur le compte que vous venez de sélectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage.Menu Saisies 185 Les factures correspondent aux règlements à enregistrer 1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel récupère alors des informations des mouvements sélectionnés. 4. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. Complétez les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque. Les factures ne correspondent pas aux règlements à enregistrer Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce : • la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. • le paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis cliquez sur [OK]. • la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque. • le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. • le Libellé : Si, dans la zone Option de la fenêtre, vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé.Menu Saisies 186 • le Numéro de chèque : cette zone n’apparaît que si vous effectuez un paiement par chèque. Si vous avez défini les numéros de chéquier via la commande CHÉQUIERS du menu LISTES, le numéro de chè- que est automatiquement renseigné. Dans le cas contraire, saisissez le numéro figurant sur le talon de votre chéquier, utilisé pour payer la facture. • la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. • le code analytique : si le code analytique par défaut est indiqué dans la fiche du compte concerné, celui-ci s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. • le montant total de la facture en TTC. • le montant réglé : cette zone ne s’affiche que si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l’un des comptes déclarés dans ces paramètres. Indiquez le montant réellement réglé dans cette zone. L’escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué et s’affiche dans la zone Ecart. • le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX). • les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Les régimes de TVA Encaissement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande ENCAISSEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Paiement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande PAIEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (onglet Fournisseur) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres de TVA, au niveau de la zone TVA sur achats (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA). Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont alors repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement.Menu Saisies 187 Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Enregistrer le paiement ou l’encaissement 1. Cochez l’une des trois options : Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 166. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Cas de la gestion automatique des écarts de règlement Si la gestion automatique des écarts est activée et que le règlement que vous enregistrez présente une différence entre le montant total et le montant réglé, une fenêtre s’affiche : 1. Afin de définir comment gérer l’écart, cochez l'option de votre choix : • Règlement partiel ou supérieur : en effectuant un règlement partiel ou supérieur de la facture, celle-ci n'est pas soldée et le solde reste dû. • Escompte obtenu (paiement) ou Escompte accordé (encaissement) : dans ce cas, sélectionnez le compte servant à la récupération de la TVA sur le montant de l’escompte. • Perte (encaissement) ou Profit (paiement) : Ciel Compta passe l’écart de règlement en perte ou profit et solde définitivement la facture. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. * Après l’enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures (menu LISTES), vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte, en perte ou en profit. Dans cette fenêtre, les options permettant de gérer l’écart de règlement varient en fonction de l’écart et de l’opération (encaissement ou paiement).Menu Saisies 188 Relevé bancaire )Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE ) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont ainsi intégrées dans votre compte de banque. * Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1 : choix du journal 1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis sélectionnez le journal sur lequel les opérations du relevé bancaire seront enregistrées. * Le même Journal sera repris automatiquement à chaque fois que vous saisirez un relevé ; le journal étant toujours le même en saisie relevé bancaire. 2. Dans la zone N° de compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste pour choisir le compte sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton Menu Saisies 189 Etape 2 : choix du mode de saisie 3. Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. Cochez l’option de votre choix. Si vous avez opté pour l’import du relevé bancaire Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icône puis choisissez le format d’import. * Vous pouvez créer votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Créer un format d’import des relevés bancaires, page 116. 2. Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque. Etape 3 : Informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 4. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 5. Saisissez la Référence du relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Menu Saisies 190 Fenêtre de saisie du relevé bancaire Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier, • vérifier et compléter les lignes du relevé bancaire importées dans votre logiciel. Saisir manuellement le relevé bancaire 1. Cliquez dans la colonne Date. Sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche de votre clavier pour passer à la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant débit ou Montant crédit selon le type d’opé- ration. 4. Passez à la colonne suivante. Sélectionnez le numéro de compte sur lequel l’opération a été enregistrée en cliquant sur l’icône liste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs comptes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. Le nom du compte s’affiche automatiquement dans la colonne Intitulé du compte. * Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. 5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icône Liste le mode de paiement de l’opération. 6. (Non disponible en mode cahier) Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 7. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération.Menu Saisies 191 8. Si vous avez renseigné des opérations qui sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 9. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vérifier le relevé bancaire importé Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans la grille de saisie. 1. Vérifiez les écritures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Sélectionnez le ou les N° de Compte sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant soit sur l’icône soit sur l’icône . 4. Indiquez également le code mode de paiement de chaque opération. 5. (Non disponible en mode cahier) Choisissez éventuellement le code analytique. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Si une règle d’affectation est appliquée sur une opération, ces éléments sont déjà renseignés. Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Créer une règle d’affectation 1. Cliquez sur la ligne de l’opération concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Créer une règle]. Un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 3. Dans la première étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant].Menu Saisies 192 5. Dans la seconde étape, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. 6. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les boutons Ce bouton permet de supprimer toutes les opérations présentées dans le relevé. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou réimporter le fichier d’import. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relevé bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Dans le cas d’une saisie manuelle, ce bouton permet de passer à la méthode de l’import du relevé bancaire. Dans l’autre cas, ce bouton permet de réimporter le relevé fourni par votre banque si par exemple vous vous êtes trompé de relevé. Ce bouton permet de créer une règle d’affectation directement à partir d’une ligne saisie. Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte sélectionné dans la grille de saisie.Menu Saisies 193 Enregistrer le relevé bancaire Une fois que vous avez saisi ou complété toutes les opérations, cliquez sur le bouton . Votre relevé est validé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer.Menu Saisies 194 Saisie Z de caisse ) Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. La commande SAISIE Z DE CAISSE permet d’enregistrer les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. * Le mode cahier ne gère pas la comptabilité analytique. A l’activation de la commande SAISIE Z DE CAISSE, la fenêtre de saisie s’affiche : * La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte et le code analytique des ventes seront conservés et dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code mode de paiement, à l’exception des comptes clients.Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit dans la fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie, notamment les commandes suivantes : • CONSULTER LE COMPTE : permet d’ouvrir la fenêtre de consultation d’un compte. • SOLDER : permet de compléter le montant de la dernière ligne et solder le reste à répartir. Permet d’interrompre Grille de saisie votre travail sans perdre les informations saisies. Permet de tout effacer. Permet de modifier ou consulter le compte de la ligne saisie. Permet de passer à la seconde étape.Menu Saisies 195 Saisie * Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. Etape 1 Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type (exemple : boucherie, épicerie, etc.). 1. Munissez-vous de votre ticket Z. 2. Vérifiez que la date proposée est exacte. 3. Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est important en cas de contrôle fiscal. 4. Indiquez le nombre de clients passés en caisse dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z, le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers ou autre. 5. Saisissez le total des ventes TTC à répartir. 6. Cliquez sur la touche de votre clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement. 7. Dans la colonne Libellé vente, indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie. 8. Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement. 9. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. Le code analytique est renseigné par défaut s’il est indiqué dans le compte que vous avez choisi. Dans le cas contraire, vous pouvez toujours en sélectionner un ou plusieurs. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 10. Répétez l’opération pour toutes les répartitions des ventes. 11. Vérifiez que la zone Reste à répartir est vide. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut de la fenêtre. Etape 2 Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients, etc.). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du ticket Z sont rappelées. Les zones Total Menu Saisies 196 Règlements et Ecart de caisse se renseigneront au fur et à mesure de la saisie des différents modes de règlements. 13.Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code mode de paiement qui sera pris en compte. 14.Saisissez ensuite le montant de répartition du règlement. 15.Dans la colonne Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement, cochez l’option Clients, Autres tiers ou Financiers : • Clients : ce type de compte est utilisé pour les clients qui ont un compte. • Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements par ticket restaurant, bons d’achats... • Financiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple Pour un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser. 16.Indiquez éventuellement un code mode de paiement. 17.Répétez l’opération pour tous les règlements. Conserver le client dans la saisie Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de les garder. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton [Conserver le client]. Vous pouvez aussi faire un clic-droit et choisir la commande CONSERVER LE CLIENT DANS LA SAISIE. Lettrer une ligne d’écriture (Uniquement disponible en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de saisie. 1. Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture. 2. Cliquez sur le bouton [Lettrer]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Voir Lettrage manuel, page 221. Permet de lettrer la ligne d’écriture sélectionnée . Permet de repasser à la première étape. Permet d’enregistrer la saisie Z de caisse Permet de garder le compte client dans la grille de saisie.Menu Saisies 197 Enregistrer les écritures Ecart de caisse Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et s’affiche dans la zone Ecarts de caisse. Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité. 1. Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés, vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur le bouton [Enregistrer plus tard]. 2. Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ, cliquez sur l’onglet Racines/Défauts et attribuez les comptes d’écart de caisse. 3. Activez de nouveau la commande SAISIE Z DE CAISSE et cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Procédez à l’enregistrement. Enregistrer 1. Par défaut, les écritures sont enregistrées en Brouillard. Si vous voulez qu’elles soient enregistrées en Simulation ou Validation, cochez l’option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des écritures (menu LISTES OU EXPERT COMPTABLE - commande ÉCRITURES OU LISTE DES ÉCRITURES). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez les laisser vides.Menu Saisies 198 Saisie des A-nouveaux ) Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Les comptes doivent être équilibrés. * Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 89. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. * Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Une fenêtre s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].Menu Saisies 199 * Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis. Ce bouton permet de créer un compte sans quitter la fenêtre de saisie. Vous validez la saisie et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures des A-nouveaux dans la liste des écritures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES ÉCRITURES ou ÉCRITURES).Menu Saisies 200 Saisie standard et saisie au kilomètre Saisie standard ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client. * Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Devise Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Calcul automatique/Calcul manuel L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA. * Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 19,6%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit queMenu Saisies 201 vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard ou en saisie kilomètre. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 25. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 104. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur l’icône présentée en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411FOU de la société FOU d’INFO. * Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 205.s 5. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit.Menu Saisies 202 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé. * Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire (Uniquement en mode standard) Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône ou sur l’icône qui permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.Menu Saisies 203 Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Commandes de la barre Tout effacer Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Visualiser l’aperçu ou imprimer Ces boutons permettent d’obtenir un aperçu ou bien d’imprimer les mouvements en cours de saisie. Reprendre * Ce bouton n’apparaît uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer. Ce bouton permet de reprendre votre saisie à son état initial, c’est-à-dire de revenir sur les lignes d’écritures avant la dernière interruption de votre saisie. Si vous avez saisi d’autres lignes d’écritures entre temps, celles-ci seront alors supprimées.Menu Saisies 204 Saisir à partir d’un modèle (Uniquement en mode standard) 1. Cliquez sur le bouton [Saisir à partir d’un modèle]. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Les éléments pré-renseignés dans le modèle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu’à modifier ou compléter certains éléments, par exemple le N° de pièce. Enregistrer comme modèle ou abonnement (Uniquement en mode standard) L’écriture que vous venez de saisir peut-être enregistrée comme modèle ou abonnement que vous pourrez réutiliser et ainsi vous éviterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modèle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modèle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209. Modifier le compte Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche. 3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Consulter le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de celui-ci s’affiche. Voir Consulter un compte, page 98. Lettrer le compte (Uniquement en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie. 1. Sélectionnez la ligne de l'écriture 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. LPour plus de détails sur le lettrage, consultez le paragraphe “Lettrage manuel”, page 221. Afficher la palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165.Menu Saisies 205 Enregistrer l’écriture 1. Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 166. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) Calculer les frais kilométriques ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer, afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. Menu Saisies 206 La fenêtre suivante s’affiche : 3. Cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne, • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie au kilomètre ) Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. LLa grille de saisie au kilomètre étant semblable à celle de la saisie standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard”, page 200, pour plus de détails. Imprimer une lettre chèque Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis faites un clic-droit. 2. Activez la commande LETTRE CHÈQUE. L'impression se lance directement.Menu Saisies 207 La gestion des devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Paramétrages préalables Déclarer la gestion multidevise ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Voir Onglet Devises, page 26. Définir les devises utilisées ) Menu LISTES - commande DEVISES Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun. Voir Créer une devise, page 114. Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisir des écritures en devises ) Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES - Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par la commande SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. L’icône , présentée à droite de la zone, ouvre la liste des devises existantes. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. 3. Saisissez votre écriture comme dans les autres modes de saisie.Menu Saisies 208 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.Menu Saisies 209 Les modèles de saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations. * Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle créé en mode Saisie Standard ne sera pas proposé en Saisie guidée. Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES). Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquez sur le bouton [Enregistre modèle] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. * Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un modèle, page 111. Saisir une écriture à partir d’un modèle * Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir à partir d'un modèle] ou sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit). Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle puis cliquez sur [OK]. L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture. * Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Saisir une écriture à partir d’un modèle, page 112. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).Menu Saisies 210 5. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'écriture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. * Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un abonnement, page 111.Travail sur un compte Pointage manuel Rapprochement bancaire Lettrage manuel Lettrage automatique Relances Contrepassation, Réimputation Validation brouillard Fin d’exercice Liste des tâches, Rappels Mise sous surveillance Menu TraitementsMenu Traitements 212 Vue d’ensemble Plusieurs opérations sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, • effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, • effectuer vos déclarations de TVA, • relancer vos clients en retard de paiement, • réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, • réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, • valider les écritures, • clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), • définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc.Menu Traitements 213 Travail sur un compte ) Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la période à prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les écritures validées, décochez la case Brouillard. 4. Si vous inclure les écritures en simulation, cochez l’option correspondante. 5. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler].Menu Traitements 214 2. Vérifiez le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. Pour cela, vérifiez que l'option Lettrer à l'enregistrement est bien cochée. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 228. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne : • Global : les écritures extournées sont soldées et enregistrées dans un seul mouvement. • Détail : chaque écriture extournée est enregistrée dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs écritures en une seule fois, vous avez la possibilité de générer un seul mouvement en cochant l'option Dans la même écriture. 4. Vous pouvez voir l'écriture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. 1. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opération. 3. Vérifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].Menu Traitements 215 Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 221. Pointage Voir Pointage manuel, page 216.Menu Traitements 216 Pointage manuel ) Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL

) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. * Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. 2. Dans la zone Compte, cliquez sur le bouton et sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le Journal correspondant au compte sélectionné. 4. Pour retrouver les écritures qui vous intéressent, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher la case Brouillard et/ou Simulation pour inclure les écritures correspondantes. • sélectionnez l'option Les pointées, Les non-pointées ou Les deux. 5. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].Menu Traitements 217 Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. 1. Cliquez sur le bouton [Pointer par import]. 2. Selon le format du relevé fourni par votre banque, choisissez la commande RELEVÉ DE COMPTE CFONB ou AUTRES FORMATS. 3. Si vous avez choisi AUTRES FORMATS, la fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez alors le format et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Allez dans le répertoire où vous avez stocké votre fichier de relevé bancaire. 5. Sélectionnez le fichier de votre relevé bancaire puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre Liste des opérations non pointées s’ouvre. Les lignes des opérations dont le montant est identique sont «prépointées » par le logiciel en attendant votre validation. Liste des opérations saisies dans Ciel Compta qui sont à pointer. Liste des opérations du relevé bancaire que vous venez d’importer. Ici, la colonne A pointer vous indique le statut à titre informatif.Menu Traitements 218 6. Vérifiez chacune des lignes en comparant celles du haut et du bas de la fenêtre. 7. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été prépointée à sa place), dans la liste des opérations à pointer, située en haut de la fenêtre, décochez la case A pointer. 8. Si, par erreur, vous avez coché ou décoché la case A pointer, cliquez sur le bouton . Ciel Compta compare à nouveau les opérations avec celles du relevé bancaire. 9. Une fois que vous avez terminé votre vérification, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations].Menu Traitements 219 Le rapprochement bancaire ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Vous pouvez choisir d'afficher tous les comptes ou le compte de votre choix que vous sélectionnez à l'aide du bouton . * Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Effectuer un nouveau rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement bancaire. 2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement puis cliquez sur [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire (Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton ou . Les lignes pointées apparaissent en italique. Vous pouvez également pointer les écritures automatiquement. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre puis sélectionnez le format d’import. LPour plus de détails sur le pointage automatique, reportez-vous au paragraphe “Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard)”, page 217. Modifier un rapprochement bancaire Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Modifier un rapprochement bancaire. Le principe est ensuite identique à la réalisation d'un nouveau rapprochement bancaire. Imprimer un rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement bancaire. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 220 Consulter la liste des rapprochements bancaires Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Afficher les rapprochements bancaires. La liste des rapprochements bancaires s'ouvre. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, imprimer ou supprimer un rapprochement bancaire.Menu Traitements 221 Lettrage manuel ) Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher les cases Brouillard et/ou Simulation. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures. 4. Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré. * Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose au choix : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 222. • de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . Lettrer automatiquement les écritures selon le montant ou le n° de pointage Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d'après l'option que vous retenez. * Aucun lettrage manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer : • [Montant] : Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage. • [Référence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro, défini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des écritures, et leur affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro. Menu Traitements 222 3. Si vous choisissez un lettrage par montant, définissez ensuite la puissance de recherche en choisissant un niveau sur une échelle de 1 à 10. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite. Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante : Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 770000 Produits exceptionnels. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard. Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 3. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 223 Annuler le lettrage d’un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez la commande TOUT SÉLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vos écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix.Menu Traitements 224 Lettrage automatique ) Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous lancez avec le bouton de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en même temps et que seuls les comptes déclarés lettrables sont pris en compte. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 2. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Annuler le lettrage d'un compte A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte. 1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué. 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK].Menu Traitements 225 Relances clients Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. * Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Relances en version Millésime ) Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Une fenêtre regroupant les 3 états disponibles pour la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande (1ère, 2ème ou 3ème lettre de relance) puis cliquez sur le bouton [Imprimer] situé en haut de la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Sélectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client auquel vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. 3. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 4. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance • le mode de paiement utilisé pour les factures • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression de votre lettre de relance. Menu Traitements 226 Relances en version Evolution ) Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Paramétrage des relances 1. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 2. Précisez le ou les compte(s) à relancer. 3. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance, • le mode de paiement choisi, • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 4. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de relance. Cochez l’option correspondante. • Lettre type : dans la zone La lettre type, cliquez sur le bouton pour choisir le niveau de relance souhaité. Quatre modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Le 4 ème modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné la zone taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). * Vous pouvez modifier les lettres types en activant les commandes RELANCES - MODIFIER LETTRE DE RELANCE 1, 2 ou 3 du menu TRAITEMENTS. • Niveau de relances : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de vos comptes clients (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance).Menu Traitements 227 Actions sur les relances Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. Vous pouvez alors : • décocher les factures à ne pas relancer, • consulter l'aperçu avant impression des factures cochées en cliquant sur le bouton [Aperçu], • lancer directement l'édition des factures cochées en cliquant sur le bouton [Imprimer], • envoyer les factures cochées par mail en cliquant sur le bouton [Email], • modifier les factures cochées en cliquant sur le bouton [Modifier l’écriture], • modifier le niveau de relance des factures cochées en cliquant sur les boutons [Incrémenter], [Décré- menter] ou [Mise à zéro]. * Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client).Menu Traitements 228 Contrepassation ) Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.Menu Traitements 229 • Lignes comptables. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. * Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 4. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 6. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 7. (Non disponible en mode Cahier) Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 8. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 9. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....Menu Traitements 230 Actions sur les écritures Vous pouvez effectuer d’autres actions sur les écritures directement depuis la contrepassation : • modifier ou supprimer l’écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton correspondant . • modifier ou consulter le compte d’enregistrement de l’écriture, en cliquant sur le bouton correspondant .Menu Traitements 231 Réimputation Réimputation d'un compte ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte. * La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard ou simulation. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. L’icône ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un code budgétaire ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE La réimputation d'un code analytique s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les codes analytiques et peut être exécutée sur des écritures validées. Exemple Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement. Ces écritures sont validées directement. Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes. Réimputation d'un journal ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux.Menu Traitements 232 Validation brouillard ) Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 228. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. (Non disponible en mode cahier) Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. * Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut.Menu Traitements 233 Fin d’exercice ) Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE Si vous avez une comptabilité multi-devises Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l'historique des taux de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseigné dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux à la date de clôture de votre exercice. Reportez-vous ensuite au paragraphe “Etapes de vérification supplémentaires”, page 236. L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture ) Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. LVous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d’archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement. * Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour exporter les données à archiver. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 232. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.Menu Traitements 234 4. Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux), la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de l'opération, le bouton [Exécuter] est grisé et la case Archivé cochée. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter l’historique des données archivées.Voir Historique archivages DGFiP, page 306. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 234. Clôture ) Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'étape Archivage DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 2. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables) à archiver. Si vous tenez une comptabilité analytique, dans la partie Etats analytiques/Données analytiques de la fenêtre, cliquez sur chaque bouton [Exécuter]. 3. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cliquez sur le bouton [OK]. Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée. 4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice. Réouverture ) Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. (Uniquement disponible en mode Standard) Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 232.Menu Traitements 235 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 6. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 8. A la fin, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].Menu Traitements 236 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises En clôture, le logiciel constate automatiquement les écritures de différence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l'évaluation au taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises. Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramétré en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clôture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale. Etapes de vérification supplémentaires Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire : Données supplémentaires à contrôler Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines. Paramètres Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises. Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences de conversion actif et passif Clôture Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clôture. Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu : • de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise le jour de l'inscription en comptabilité, et le taux de change le jour de la clôture), • du type d'enregistrement comptable (dettes ou créances). Traitement des comptes de Tiers déclarés «non lettrables» dans le Plan de comptes Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables. Réouverture Comptes de Tiers déclarés «lettrables» Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses. Comptes de Tiers déclarés «non lettrables» Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.Menu Traitements 237 Liste des tâches ) Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TÂCHES ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Créer une tâche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle tâche s’affiche. 2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. 6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées en bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Traitements 238 Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenê- tre correspondant à l'élément dupliqué s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux tâches de paiement ou d’encaissement 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. * Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affiche. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année.Menu Traitements 239 • Tous les jours • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas.Menu Traitements 240 Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier, la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche, ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». * Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit). Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés à une tâche. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. * Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affichera. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche.Menu Traitements 241 Afficher l’agenda Pour consulter l’agenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tâches, page 237. Mettre un terme à une action Cette commande vous permet de stipuler que la tâche est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran : sélectionnez l'option Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte agenda Cette commande vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'élément n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte.Menu Traitements 242 Mise sous surveillance ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).Menu Traitements 243 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].Grand livre, Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Analytique Echéancier, Balance agée, Encours client Bordereau de remise en banque Déclaration de TVA Bilan-Résultat synthétiques Lettre de pénalités de retard Etats fiscaux, Soldes Intermédiaires de Gestion Mailing, Etats chaînés, Autres états Menu EtatsMenu Etats 245 Vue d’ensemble Votre logiciel prend en charge l'édition des pièces comptables et permet de suivre avec précision vos écritures comptables. Le menu ETATS regroupe : • les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. • les états budgétaires/analytiques : si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant. • les états clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Bordereau de remise en banque, Lettre de pénalités de retard. • la déclaration de TVA. • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier.Menu Etats 246 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte dans l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Commentaire sur l’état.Menu Etats 247 Grand livre ) Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Si vous travaillez en mode Standard 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Dans l’onglet + de critères, cochez les options de votre choix : • Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus du grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché.Menu Etats 248 • Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le détail des comptes. Le bouton permet de saisir les racines de comptes à centraliser dans le grand livre. 5. Définissez les écritures à prendre en compte : • Pointées, Non pointées ou Les deux, • Lettrées, Non lettrés ou Les deux, L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, uniquement les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. En mode cahier Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 249 En mode standard 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition.Menu Etats 250 Balance ) Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Balance Si vous travaillez en mode Standard La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 251 Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance comparative N à N-10 (Uniquement en mode standard) Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Une fois que vous avez choisi le type de sorti, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 1. Dans les zones Du...au, saisissez les dates de la période à comparer. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Par exemple, la période est du 1er janvier au 15 janvier, le cumul est celui du mois de janvier en entier. 2. Cochez les exercices qui seront comparés à l'exercice N. 3. Sélectionnez les comptes concernés. Vous pouvez choisir tous les comptes ou un intervalle de comptes ou encore un intervalle de racines de comptes. 4. Cochez ou décochez les options d'affichage suivantes : • Affichage des soldes : cette option permet d'afficher les soldes des exercices antérieurs à N. Par défaut, seuls les soldes de l'exercice en cours sont présentés. • Affichage des écarts : cette option permet d'afficher les écarts entre les exercices. Si vous cochez cette case, sélectionnez alors la présentation de l'écart : en %, en montant ou bien les deux. • Sous-totaux par classe : cette option permet d'afficher les comptes par classes avec son sous-total. 5. Cochez les options Ecritures en brouillard et/ou Ecritures en simulation pour les prendre en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 252 Journaux - Centralisateur ) Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR et ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR et La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. * La sélection des critères est identique pour un état Journal et un état Centralisateur. 1. Dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes. * Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte.Menu Etats 253 Brouillard ) Menu ETATS - commande BROUILLARD ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. La flèche de la liste déroulante ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 254 Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 255 Analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous disposez d’une série d'états vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de l'exercice. Grand livre analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer]. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution 4. Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Balance analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution 4. Par défaut, les cumuls et soldes seront classés par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 256 Echéancier analytique et Balance agée analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER / BALANCE AGÉE ou Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs. Etat budgétaire ) Menu ETATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE Pour les codes budgétaires inclus dans l'édition demandée, le logiciel va calculer : • le montant budgété, • le montant réalisé, • le montant de l'écart, • le pourcentage d'écart par rapport au budget. Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Par conséquent, pensez à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des chiffres négatifs. Voir Créer un code analytique, page 101. Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte dans l'état : période, codes budgétaires, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Si vous voulez afficher les classes de codes ainsi que les codes budgétaires non imputés, cochez les cases correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Bilan / Compte de résultat analytiques Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE < T> et < T> Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. 4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word,...) et cliquez sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 257 Echéancier ) Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 258 Balance agée ) Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez le mois à partir duquel vous souhaitez imprimer l'état ou indiquez un intervalle. 3. Choisissez les comptes concernés par l'état : clients ou fournisseurs. 4. Indiquez la date à utiliser pour la sélection : d'échéance ou date d'écriture. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 259 Encours clients ) Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période de facturation pour laquelle vous souhaitez imprimer les encours clients en indiquant un intervalle de dates dans les zones Factures clients du ... au. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 260 Bordereau de remise en banque ) Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans la zone banque, sélectionnez votre compte financier. 4. Dans la partie Options, indiquez le type de remise : Sur rayon/Hors rayon. Choisissez le critère d'extraction : Mode de paiement, numéros de pièce ou de pointage. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Pour imprimer l'entête de la société, cochez la case correspondante. 7. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 261 Lettre de pénalités de retard ) Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD

Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les paramètres comptables. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Si vous souhaitez obtenir l'affichage des coordonnées de la société en cours, cochez la case Imprimer l'entête de la société. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 262 Déclaration de TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. Assistant ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Effectuer une nouvelle déclaration de TVA 1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration : 2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 6. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.Menu Etats 263 * Pour afficher le feuillet suivant de la déclaration, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 8. Validez la déclaration en cliquant sur [OK]. 9. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression]. Ouvrir une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [OK]. Votre déclaration s'affiche et vous pouvez la consulter ou modifier. Reprendre le travail précédent * Cette option est accessible lorsque votre déclaration de TVA n’est pas validée. 1. Si vous voulez revenir sur la déclaration en cours, cochez l’option Reprendre le travail précédent puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez ou complétez la déclaration. Imprimer une déclaration de TVA 1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [OK]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Afficher les déclarations de TVA Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des déclarations de TVA s'affiche. Transmettre une déclaration à la DGFiP 1. Si vous souhaitez transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la DGFiP, cochez l’option Télédéclarer une déclaration de TVA. 2. Si vous n’avez pas encore établi de déclaration, suivez les étapes décrites précédemment au paragraphe “Effectuer une nouvelle déclaration de TVA”, page 262. 3. Sélectionnez la déclaration à transmettre. L'assistant de télédéclaration se lance ensuite automatiquement. Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA * Vous accédez également à cet assistant via le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉ PROCÉDURES TVA. Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration.Menu Etats 264 LVous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. La liste des déclarations de TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : • imprimer votre déclaration, • la valider, • la transmettre à la DGFiP, etc. Créer une déclaration de TVA Dans la liste des déclarations, cliquez sur le bouton . La fenêtre Déclaration de TVA s’affiche. Voir Effectuer une nouvelle déclaration de TVA, page 262. Modifier une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Pour modifier une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Dans l’état préparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [Ok]. Supprimer une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas supprimer une déclaration validée. 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].Menu Etats 265 Imprimer une déclaration de TVA 1. Pour imprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration ou sur le bouton lancer directement l'impression de la déclaration. Valider une déclaration de TVA 1. Pour valider une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la validation de la déclaration en cliquant sur le bouton [Oui]. Transmettre une déclaration à la DGFiP Pour transmettre une déclaration de TVA à la DGFiP, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . L'assistant de télédéclaration s'affiche. Voir Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA, page 263. Paramétrer Ce bouton permet d’ouvrir les paramètres de TVA de votre dossier. Voir Onglet Déclaration de TVA, page 30. Un message vous demande de confirmer la fermeture des fenêtres. Cliquez sur le bouton [OK]. TVA détaillée ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TVA DÉTAILLÉE Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icône du calendrier. 3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 5. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 266 Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Voir Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA, page 263. Historique Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA Cette commande vous permet d’accéder à une page internet qui récapitule toutes vos déclarations effectuées avec Ciel directDeclaration TVA. Mise à jour Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - MISE À JOUR TÉLÉPROCÉDURES TVA Cette commande permet d’installer la mise à jour du module EDI TVA. Télécharger Ciel directDéclaration ) Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger].Menu Etats 267 Bilan - Compte de résultat synthétiques ) Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de résultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges. • une perte : total des produits < total des charges. * Les Bilan et Compte de résultat synthétiques vous permettent de préparer les éditions fiscales. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l'exercice précédent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 268 Etats fiscaux ) Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 • 2055 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 269 Soldes Intermédiaires de Gestion ) Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer les valeurs par rapport à l'exercice précé- dent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 270 Mailing ) Menu ETATS - commande MAILING Cette commande permet de composer des lettres en vue d'édition de mailings. 1. Pour composer le mailing à envoyer, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MODIFIER LE MAILING. 2. Pour lancer l'édition, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MAILING. 3. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 4. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 271 Etats chaînés ) Menu ETATS - commande ÉTATS CHAÎNÉS Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. Vous pouvez ainsi éditer toutes les éditions de fin d’années (grand-livre, balance, journaux) en une seule fois ou créer votre propre état chaîné. A l’activation de la commande, la fenêtre Etats chaînés s’affiche. Lancer un état chaîné 1. Choisissez l’état de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante]. Créer un état chaîné 1. Cliquez sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Ajouter], situé en haut. 4. Choisissez dans la liste qui s’ouvre l’état que vous voulez intégrer et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Ajoutez de la même manière les autres états. Vous disposez des boutons suivants : • Bouton [Logique] : permet de définir des filtres de recherche et des critères de tri. • Bouton [Script lié] : vous accédez à l'éditeur de script.Menu Etats 272 • Bouton [Propriétés] : si l'état sélectionné possède des propriétés modifiables, vous pourrez les personnaliser. • Bouton [Sortie] : vous avez la possibilité de choisir et paramétrer la sortie de votre édition (Impression, Fichier, Email, Fenêtre). • Bouton [Rubriques] : vous pouvez définir des rubriques locales à votre état chaîné. • Bouton [Mise en page] : vous pouvez définir directement les paramètres de mise en page de votre état chaîné. Voir Mise en page, page 42. • Bouton [Commentaire] : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre état chaîné. LPour plus de détails sur les fonctionnalités de l’éditeur de script, sur les filtres de recherche, reportezvous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. En utilisant ce bouton, l’état que vous ajoutez sera positionné avant celui sélectionné dans la liste. Vous supprimez l’état sélectionné. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez : • utiliser les paramètres par défaut de l'état en cochant l’option correspondante, ou bien • saisir les valeurs de l'état en cochant l'option Définir les paramètres prédéfinis. • Ne pas demander les paramètres à l'exécution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'état ne sera pas demandée à son lancement. Les paramètres par défaut ou que vous avez prédéfinis seront alors pris en compte. • Désactiver l'état : l'état sera ignoré. 6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vérifier] pour contrôler votre état chaîne. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier un état chaîné 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui à modifier. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande MODIFIER. * Un état chaîné livré en standard avec l'application ne peut être modifier. Pour cela, vous devez le dupliquer. Ciel Compta vous le propose automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'état chaîné. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Liste des états 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande LISTE DES ÉTATS. La fenêtre des états paramétrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer, supprimer l'état chaîné, etc. LPour plus d’informations sur les états paramétrables, reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE.Menu Etats 273 Autres états ) Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants : • Etat du lettrage, • Etat prévisionnel, • Pointage rapprochement, • RIB. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Importer des écritures Exporter des écritures Importer une balance Exporter une balance Synchro compta Envoyer le dossier Coordonnées expert-comptable Historique Imports/Exports Menu EchangesMenu Echanges 275 Vue d’ensemble Ce menu regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer par email le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Menu Echanges 276 Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gaucheMenu Echanges 277 Importer des écritures ) Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. * Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Options pour l’import des écritures ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. LLe détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Importation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.Menu Echanges 278 • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. * Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Exemple de la liste des formats d’import Sage 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant Menu Echanges 279 l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. * Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.Menu Echanges 280 Exporter des écritures ) Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels. Vous pouvez exporter des écritures de Ciel Compta vers d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel. Réglages de l’export au format Ciel ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. LPour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche de votre clavier).Menu Echanges 281 Exportation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. Voir Réglages de l’export au format Ciel, page 280. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Avec le bouton [Email], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini.Menu Echanges 282 Exemple des formats d’exports Sage * Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100 : 4. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte.Menu Echanges 283 • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 5. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. (Non disponible en mode cahier) 6. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 7. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 10.Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid Sisco 2 SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué) Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Coala.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.datMenu Echanges 284 Importer une balance ) Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.Menu Echanges 285 Exporter une balance ) Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : (Uniquement disponible en mode standard) • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Dans l’onglet + de critères : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Echanges 286 Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramètres Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta.Menu Echanges 287 Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. LPour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à- dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. LPour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 24. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Attention Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.Menu Echanges 288 Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs. * Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert.Menu Echanges 289 Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client ? Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro. * Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable ? Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . * La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Sens du transfert : Client Æ Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable Æ ClientMenu Echanges 290 Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Echanges 291 Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués. * Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’afficheMenu Echanges 292 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . * Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.Menu Echanges 293 Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +) * Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail . Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré. * Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.Menu Echanges 294 Historique ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger].Menu Echanges 295 Envoyer le dossier ) Menu ECHANGES - commande ENVOYER LE DOSSIER Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde. * L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande EXPERT-COMPTABLE du menu ECHANGES. Voir Coordonnées expert-comptable, page 296. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre email. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention L'expert-comptable doit posséder la même version de Ciel Compta que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde. Par exemple, vous possédez Ciel Compta Facile 5.0, votre expert-comptable doit posséder Ciel Compta Evolution 11.0 ou Ciel Compta 18.0.Menu Echanges 296 Coordonnées expert-comptable ) Menu ECHANGES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre. * Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments. Voir Onglet Compléments, page 24.Menu Echanges 297 Historique Imports/Exports ) Menu ECHANGES - commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER.Menu Echanges 298 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès.Conversion en mode standard Statistiques Trésorerie prévisionnelle Historique archivages DGFiP... Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Menu DiversMenu Divers 300 Vue d’ensemble A partir du menu DIVERS, vous pouvez : • visualiser, via les statistiques, les principales informations relatives à votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes), • consulter l’historique des archivages imposés par la DGFiP, • de faire des prévisions de trésorerie, • d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel, • etc. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier.Menu Divers 301 Conversion en mode standard ) Menu DIVERS - commande CONVERSION EN MODE STANDARD Cette commande permet de passer votre dossier en mode standard et de changer de méthode de saisie. En effet, vous n'aurez plus accès aux cahiers de saisie et vous devrez utiliser les saisies guidées pour enregistrer vos écritures. Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode standard tous les autres traitements. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Attention ! Cette commande n’est disponible que si vous travaillez en mode cahier. Vous avez choisi ce mode à la création de votre dossier. Attention ! Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier.Menu Divers 302 Statistiques ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Cette commande propose les états suivants : • Evolution des comptes • Indicateurs clefs Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges produits, répartition d’une classe, etc. • Répartition charges produits • Répartition d'une classe 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 303 Trésorerie prévisionnelle ) Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Créer une trésorerie prévisionnelle 1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton . 2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 4. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour sélectionner le compte à prendre en compte. 5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...). Uniquement en version Evolution. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Attention ! •Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. •Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.Menu Divers 304 Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Uniquement en version Evolution. Vous pouvez afficher : • le détail, • les totaux, • les prévisions écoulées, • le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois). Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. * Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton correspondant en haut de la fenêtre ou cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande correspondante. Uniquement en version Evolution. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.Menu Divers 305 Modifier une trésorerie prévisionnelle Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une trésorerie prévisionnelle Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Divers 306 Historique archivages DGFiP ) Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP Cette commande vous permet de consulter l'historique des archivages imposés par la DGFiP. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la clôture de l’exercice. 1. Pour visualiser un fichier archivé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Démarrer version <2006 ) Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Compta (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard ) Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD ou Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD. * Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application.Menu Divers 307 Messagerie ) Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 309 Vue d’ensemble Fermer ) Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer ) Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante ) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée.Menu Fenêtres 310 Cascade ) Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. * La liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel est affichée dans le menu FENÊTRE, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque ) Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). * En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.Menu Fenêtres 311 Mon Intuiciel ) Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel © est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. * En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 312.Menu Fenêtres 312 • Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 313. • Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 313. • Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mes actualités, page 314. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.Menu Fenêtres 313 Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux * En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. LPour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 249. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. LPour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.Menu Fenêtres 314 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Mes actualités Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.Menu Fenêtres 315 Afficher la barre de Navigation ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Index, Aide contextuelle Besoin d’aide Informations de dernière minute Démo rapide, Formation Flash Manuel de référence Annexes Manuel générateur d’états Manuel générateur Tableaux de bord Guide CRC 2002-10 Infos mise à jour A propos de Menu AideMenu Aide 317 Vue d’ensemble Menu Aide 318 Index ) Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle ) Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche immobilisation et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide ) Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Informations de dernière minute ) Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE Cette commande ouvre une fenêtre présentant les nouveautés de la version de votre application, des informations complémentaires au manuel qui n'ont pu y être intégrées. La fenêtre des informations de dernière minute s’ouvre automatiquement au démarrage de votre logiciel. Cochez l’option Ne plus afficher au démarrage.Menu Aide 319 Démo rapide ) Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Manuel de référence ) Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Annexes ) Menu AIDE - commande ANNEXES Cette commande ouvre le manuel Annexes qui décrit les paramétrages généraux du logiciel. Manuel générateur d’états ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états qui vous explique la personnalisation des éditions.Menu Aide 320 Manuel générateur Tableaux de bord ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR TABLEAUX DE BORD Cette commande ouvre le manuel électronique Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Guide CRC 2002-10 ) Menu AIDE - commande GUIDE CRC 2002-10 Cette commande ouvre le guide qui vous explique les règles CRC 2002-10 relatives aux amortissements des immobilisations ainsi que la mise en application de celles-ci dans votre logiciel. Infos mise à jour ) Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... ) Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l’utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton .321 Index A Abonnements 70, 76, 209 Afficher menus découverte/standard 306 Agenda 237 Ajustement 134 Amortissement dégressif 135 exceptionnel 134 linéaire 134 plan 134 Analytique codes 101 multi-ventilation 168 saisie 167 Annuler écriture validée 228 lettrage 223 A-nouveaux 198 Archivages DGFiP 233 historique 306 B Balance 250 agée 258 analytique 255 exporter 285 N à N-1 251 Bilan synthétique 267 Bordereau de remise en banque 260 Brouillard 166 imprimer 253 valider 232 Budget balance analytique 255 codes analytiques 101 définir 94 état budgétaire 256 grand livre analytique 255 C Cahier paramétrage 74 saisie 64 Chéquiers 107 Ciel Mobile Live 34 Clôturer un exercice assistant Top Clôture 233 en comptabilité multidevises 236 Comptes contrepartie 168 créer 89 multi-ventilation 169 résultat synthétique 267 Contrepassation 228 Conversion dossier 301 Crédit-bail acquérir 135 saisir 132 D Déclaration de TVA 262 Devises clôture et réouverture 236 créer 114 gestion 207 saisir en devises 207 Dossier affecter un mot de passe 45 convertir en mode standard 301 créer 12 créer via la synchronisation 22 définir les options 37 envoyer à l’expert-comptable 295 modifier les paramètres 23 ouvrir 19 restaurer 54 sauvegarder 53 E Echange Iphone 34 Echéancier 257 Ecritures analytiques 167 enregistrer 166 exporter 280 listes 85 modèles 209 validation 166 Editions autres états 160 dotations mensuelles 157 plus et moins values 158 réintégrations fiscales 158 TVA à reverser 158 Encaisser un montant 180 Encours clients 167, 259 Enregistrer des écritures 166 Envoyer un dossier 295322 Etats fiscaux 268 Exercice clôturer 233 clôturer (multidevises) 236 réouverture 234 réouverture (multidevises) 236 Expert-comptable coordonnées 296 Exports 41, 159 balance 285 écritures 280 F Familles Top Saisie 109 Fichier ASCII 275 Format d’import OFX 117 QIF 117 relevé bancaire 116 Texte 117 XImport 275 Frais kilométriques 205 G Générateur d’états 38 Grand livre 247 Grand livre analytique 255 I Immobilisations 127 cession partielle 137 cession totale 137 fiche 130 imprimer 157 inventaire 152 liste 127 reprise d’antériorité 134 réviser 139 saisir 130 sortir 136 Imports balance 284 écritures 277 paramétrables 39 Impressions 44 aperçu 43 imprimer 43 Imprimer balance 250 balance agée 258 bordereau de remise en banque 260 brouillard 253 centralisateur 252 déclaration de TVA 263 échéancier 257 encours clients 259 états chaînés 271 grand livre 247 immobilisations 157 journaux 252 lettre de pénalités de retard 261 mailing 270 Infos perso. 115 Internet messagerie 307 Intuiciel 311 J Journaux 104 L Lettrage annuler 223 automatique 224 manuel 221 M Mailing 270 Mise au rebut 136 Mise sous surveillance 242 Modèles de saisie 209 Modes d’affichage 306 Modes de paiement 106 Mot de passe 45 N Normes CRC 2002-10 139 P Paramètres comptabilité 25 comptabilité mode cahier 27 dossier 23 immobilisations 31 société 23 synchro compta 286 TVA 29 Pénalités de retard 261 Plan d’amortissement 134 normes CRC 2002-10 139Plan de comptes 72, 88 Pointage manuel 216 Prévisions 99 R Rappels 240 Rapprochement bancaire 219 Rapprocher des écritures avec sa banque 219 une facture et son règlement 221 Recherche 60 Régler un montant 180 Règles d’affectation 119 Réimputation 231 Réintégrations fiscales 158 Relancer un client avec Ciel Compta Evolution 226 avec Ciel Compta Millésime 225 Relevé bancaire formats d’import 116 règles d’affectation 119 saisie 188 Relevés d’identité bancaire 91 Restaurer 54 Rubriques utilisateurs 115 S Saisie A-nouveaux 198 assistant Top Saisie 171 au kilomètre 80 écritures analytiques 167 encours clients 167 guidée 182 kilomètre 206 modèles 209 rapide 178 relevé bancaire 188 standard 164 Z de caisse 194 Sauvegarder en ligne 47 sur lecteur ou sur disquette 53 Simulation 166 Soldes Intermédiaires de Gestion 269 Statistiques 159, 302 Synchro Compta 286 créer un dossier 22 émission 288, 291 historique 294 présentation 286 réception 293 Synchro Compta + émission 288 réception 293 T Tâche agenda 237 Téléprocédures TVA 263 Trésorerie prévisionnelle 303 TVA déclaration 262 paramétrer 29 télédéclaration 263 X XImport 275 Z Z de caisse 194 Copyright 2011 Ciel Guide de référence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows - Référence ME_WKE 18.0/11.0 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.