Eric Van Effenterre

Gérant et Consultant en gouvernance d’entreprise 
La Tour d’Auvergne 
6, rue Carnot 78000 Versailles 
tour.auvergne.versailles(à)orange.fr

Créé il y a plus de 20 ans, La Tour d’Auvergne est un restaurant versaillais réputé pour la qualité de ses viandes et son ambiance conviviale. Reprise par un consultant en gouvernance d’entreprise, Eric Van Effenterre, l’institution a été entièrement réorganisée et fait aujourd’hui partie des tous meilleurs restaurants de viande en France.

« Lorsque nous avons repris la gestion du restaurant, nous avons dû effectuer un gros travail de réorganisation et d’optimisation des process comptables et fiscaux. Cette refonte complète, réalisée avec idylis, a d’ailleurs largement contribué au redressement de l’entreprise dans un contexte particulièrement défavorable : chute des ventes d’alcools, interdiction de fumer et baisse du pouvoir d’achat des ménages.

Nous avons été tout de suite séduits par le haut niveau d’intégration d’idylis. Nul besoin d’acheter plusieurs logiciels pour gérer l’entreprise. Tout ce qui est nécessaire pour piloter l’entreprise est disponible à partir d’une seule application : comptabilité, paie, immobilisations, liasse fiscale, inventaires. Cela est d’autant plus facile que l’ergonomie des applications est très bonne.

Avec idylis, finies les tâches fastidieuses : les données sont automatiquement sauvegardées et nous avons immédiatement accès à la dernière version de chaque application sans télécharger quoi que ce soit. L’actualisation des produits est gratuite et automatique, ce qui évite ces mauvaises surprises budgétaires, si fréquentes chez les éditeurs de licences logicielles.

Il est certain que le faible coût mensuel de l'abonnement nous a confortés dans notre décision d'utiliser idylis.

Ses logiciels en mode SaaS nous ont également permis de développer une approche collaborative à haute valeur ajoutée avec notre expert-comptable qui, avec internet, a un accès en temps réel à nos données. Nous lui avons procuré un mot de passe dans idylis et avons soigneusement délimité son niveau d’intervention en lui confiant les activités où son savoir-faire est déterminant comme par exemple : le paramétrage de la feuille de paie, le calcul des provisions, l’optimisation fiscale. Nous lui avons demandé de traiter les processus de vérification, tels que les rapprochements bancaires, qui peuvent être effectués sans qu’il ait à se déplacer et facturer des débours à ce titre ; d’où une économie non négligeable.

La possibilité de travailler à distance en utilisant Internet est aussi un plus pour le dirigeant qui exerce deux activités : la restauration et le conseil. Il est possible de suivre l’activité lors de déplacements et de faire certaines opérations, comme les achats et les règlements chez soi, sans avoir à retourner au bureau. Dans les zones urbaines où la circulation est difficile c’est un gain appréciable de temps et d’argent.

A titre personnel, je recommande idylis à mes clients du conseil en gouvernance car aujourd’hui tout chef d’entreprise doit s’assurer que son patrimoine est protégé de manière éthique par tous ceux qui concourent à sa gestion : banques, notaires, avocats, assureurs, administrations.

La complexité croissante des lois, la volatilité élevée des cours et des taux font que les risques de spoliation du patrimoine n’ont jamais été aussi élevés qu’aujourd’hui. Trop de chefs d’entreprises mettent en péril leur patrimoine personnel car ils n’ont pas effectué une judicieuse distinction entre outil de travail et biens en nom propre.

La globalisation et la consolidation excessive des activités sous une même entité juridique font que de nombreux dirigeants ont aussi du mal à percevoir si une activité déficitaire est en mesure de compromettre la santé financière de toute une entreprise.

Avec idylis, il est très facile d’éclater une même société en plusieurs entités où chaque type de patrimoine sera géré de manière optimale, tant d’un point de vue comptable que fiscal. Comme idylis vous permet d’ouvrir plusieurs sociétés pour un même utilisateur, il n’y a aucun frais supplémentaires associés à une telle décision ; c’est uniquement une question de bon sens.

Cette facilité à structurer juridiquement plusieurs sociétés permet également aux chefs d’entreprises de mieux préparer leur retraite et leur succession, notamment en séparant de manière judicieuse la nue propriété de l’usufruit.

Pour nous, idylis a véritablement révolutionné la gestion de la petite entreprise en utilisant Internet comme un outil universel pour optimiser le dialogue entre les dirigeants, les managers, les experts-comptables et les commissaires aux comptes et les fiscalistes.

Un utilisateur d’idylis qui sait faire preuve de la nécessaire discipline pour enregistrer au jour le jour ses pièces comptables peut sans aucune difficulté suivre son compte d’exploitation et son bilan en temps réel.

Nicolas Scheffer

Fondateur et Président de Tapinoma
www.tapinoma.com

La Mobile Software Factory « Tapinoma » fait partie des 4000 premières sociétés certifiées et sélectionnées par Apple pour développer des applications dédiées à l’iPhone.

Créée en octobre 2008, cette start-up innovante compte à ce jour une douzaine de salariés et développe son activité sur deux typologies de marché :

· le marché de l’AppStore, au travers du portail iTunes d’Apple,

· et le marché des entreprises désireuses de donner de la mobilité à leur croissance, via le développement ou l’intégration d’applications spécifiques pour iPhone.

Beezcard est l’une des toutes premières applications développée par Tapinoma et disponible en version gratuite ou payante sur l’AppStore. Elle permet d’échanger des cartes de visite, des contacts et des groupes de contacts via un iPhone, en mode Wi-Fi ou en mode Audio.

Pour gérer son activité commerciale, administrative et financière, Tapinoma a souscrit au PGI idylis Entreprise 20 users et a créé des accès pour tous ses collaborateurs.

Qu’est-ce qui vous a incité à vous équiper d’une solution SaaS ?

J’ai passé plus de 10 ans dans des start-up américaines comme Redline Networks ou Alteon WebSystems dont le cœur de métier est la fourniture de solutions d’infrastructure et de sécurité, dont l’hébergement de solutions SaaS. Dans ce type de sociétés, tout est entièrement dématérialisé et géré en ligne pour améliorer la productivité des équipes, faciliter leur collaboration et centraliser les données.

L’avantage avec Tapinoma, c’est que nous n’avions ni historique, ni contraintes relatives à notre équipement informatique. Nous pouvions donc passer « au tout numérique » et répondre ainsi à des besoins organisationnels et écologiques.

Nous pratiquons en effet le télétravail. Notre équipe de développement est répartie sur toute la France (Grenoble, Toulouse, Nantes, Paris) et il était donc essentiel de disposer d’applications qui nous permettent de suivre à distance l’activité de nos développeurs et de centraliser en temps réel toutes leurs données, notamment celles liées au temps passé et aux dépenses qu’ils effectuent pour le compte de la société.

Pourquoi avoir choisi plus particulièrement le PGI idylis ?

Il y a plusieurs raisons à cela. Lorsque j’ai été amené à travailler sur des logiciels en mode SaaS, je me suis aperçu qu’il existait une multitude de produits mais aucune offre véritablement intégrée. Il fallait constamment réaliser des imports/exports sur Excel pour passer d’un module à l’autre et les faire communiquer.

Il me semble qu’à ce jour idylis est le seul acteur à proposer tous les modules de gestion et à les intégrer en une seule et même solution : comptabilité, paye, gestion commerciale, notes de frais, feuilles de temps, etc. C’est à mon avis, l’offre la plus aboutie sur le marché.

Nous avons d’ailleurs testé d’autres solutions avant de nous abonner au PGI idylis Entreprise. Or, que ce soit au niveau du rapport qualité/prix, de la richesse fonctionnelle ou même des services fournis, idylis s’est toujours montré plus compétitif et plus adapté aux besoins de notre entreprise.

Il fallait enfin que les logiciels fonctionnent parfaitement sous Macintosh, puisque notre parc informatique n’est composé que de Mac et, là encore, idylis a fait la différence.

Comment s’est passé la phase de déploiement et de paramétrage du PGI ?

La phase de paramétrage initial a logiquement mobilisé du temps et de l’énergie, mais nous disposons à présent d’une solution qui colle parfaitement aux particularités de notre entreprise.

La finesse de paramétrage des applications nous a permis de mettre en place une véritable solution sur-mesure. Nous avons créé des profils d’utilisation, quand les standards ne suffisaient pas, et nous avons mis en place un système de workflow pour les notes de frais et les feuilles de temps.

Pour la gestion des notes de frais, c’est le chef de projet qui valide les notes de frais de ses développeurs et l’administratif qui valide ensuite ce que le chef de projet a saisi. Nous avons aussi paramétré dans la paye, un certain nombre de données qui n’existaient pas par défaut, pour notamment gérer les forfaits jours et toutes les spécificités liées aux prévoyances et aux complémentaires santé.

C’est avec l’aide de notre expert-comptable M. Tixier du cabinet JITEC à Paris que nous avons défini la structure globale du PGI et mis au point une comptabilité multiaxe en trois dimensions :

· par numéro de compte comptable,

· par entité : marketing, office, technologie, administration, etc.

· et par produit, en ventilant chaque application iPhone pour en connaître le coût précis. Nous impactons sur chacune d’entre elles les coûts générés par la médiatisation, le marketing, le data center, etc.

Aujourd’hui et grâce à cette imputation analytique, nous bénéficions d’une parfaite traçabilité de nos données comptables.

Quelle collaboration avez-vous mis en place avec votre expert-comptable ?

Grâce à ce que permet idylis, nous lui avons donné un accès gratuit au PGI pour répartir plus efficacement le travail. Notre département administratif s’occupe de la saisie et notre expert-comptable contrôle, valide et a aussi un rôle important de conseil.

Dès que nous recevons une facture, nous la scannons et nous la mettons en attente dans idylis Gestion documentaire pour le service comptabilité. Elle est ensuite saisie dans idylis et notre expert-comptable valide l’écriture et fait les affectations analytiques. C’est un mode de collaboration extrêmement pratique. Comme tout est en ligne, notre expert-comptable n’a pas besoin de se déplacer et peut travailler à n’importe quel moment sur nos données. En fait, nous ne nous voyons qu’une fois par trimestre pour faire un point sur les comptes et la situation financière.

En définitif, qu’est-ce que le PGI idylis vous apporte au quotidien ?

Du temps, de la simplicité dans les procédures et la possibilité d’obtenir des informations instantanées sur notre activité.

Avec idylis Comptabilité et idylis Paye, nous pouvons automatiser toutes les procédures financières et administratives. Ainsi, dès que les données sont entrées et validées par notre expert-comptable, nous obtenons en quelques clics les états et les documents administratifs dont nous avons besoin : compte de résultat, reporting d’activité pour les actionnaires, attestation pôle emploi, déclaration de TVA, liasse fiscale, etc. Le produit étant de surcroît assez malléable, nous pouvons personnaliser nos requêtes et obtenir des éditions différentes selon les besoins de chacun.

La fonction multibudgétaire nous permet également de suivre précisément et en temps réel notre activité par mois et par budget qui sont établis tous les trimestres. Nous pouvons ainsi comparer le réalisé par rapport au prévisionnel et suivre de cette manière, l’évolution de notre activité financière.

Johan Laroussinie

Gérant – Novelane
www.novelane.fr

1. Pouvez-vous nous présenter Novelane ?

Novelane est une société de conseil et de services informatiques pour les PME/PMI. Sa vocation première est de fournir aux entreprises un large panel de services qui tient compte de leurs contraintes budgétaires : choix du matériel et des logiciels, infrastructures informatiques et réseaux, infogérance, maintenance, etc.

Plus spécifiquement, nous avons un rôle de chef de projet. Nous supervisons les fournisseurs et gérons toutes les étapes du projet informatique, de l’identification des besoins à l’installation du matériel en passant par des développements plus complexes comme la conception de boutiques en ligne.

Quels que soient les besoins des entreprises, nous nous efforçons de toujours leur proposer des solutions simples, justement dimensionnées et évolutives, qui puissent s’adapter à leurs méthodes de travail.

2. Pourquoi avoir voulu devenir revendeur idylis ?

Avant de devenir revendeur, nous avons été utilisateurs du PGI idylis et l’exploitons encore aujourd’hui pour nos propres besoins de gestion.

Sachant tout ce que nous a apporté idylis en termes de réactivité, de productivité et de simplicité, nous avons souhaité intégrer ses produits à notre offre de services et accompagner nos clients dans leur mise en place initiale pour un démarrage d’activité ou une migration.

Le PGI idylis est en effet une solution complète, simple d’utilisation, qui offre des garanties de sécurité et d’évolutivité que l’on ne trouve nulle part ailleurs sur le marché. Elle libère nos clients des contraintes informatiques et leur est fournie avec un ensemble de services gratuits indispensables à une bonne gestion d’entreprise.

Nous avons ainsi l’assurance de proposer à nos clients une offre attractive, flexible et économique.

3. Avez-vous rencontré des difficultés dans la commercialisation de nos logiciels en ligne ?

Tout dépend des clients ; certains sont réceptifs aux nouvelles technologies, d’autres moins et dans ces cas là, notre rôle est de faire évoluer les mentalités, même si cela peut prendre un peu de temps.

Dans l’esprit des clients, un logiciel de comptabilité ou de gestion commerciale c’est d’abord une « boîte » et idylis l’a bien compris ; en rematérialisant son offre de logiciels sous forme de boîtier DVD, l’éditeur nous permet de convaincre plus facilement des clients au départ réticents à l’achat sur le web.

Nous avons aussi parfois quelques freins à lever liés à la sécurité ou à la confidentialité des données, mais ce n’est pas une difficulté, car nos clients se rendent compte rapidement qu’ils ont tout intérêt à faire héberger leurs données chez un professionnel.

Pour notre part, en tant qu’utilisateur et en tant que revendeur informatique, nous savons pertinemment que les logiciels idylis ont une vraie valeur ajoutée sur le marché.

Dans le cadre de notre activité, ils nous apportent en effet beaucoup de flexibilité. Notre métier nous amène à travailler en situation de mobilité et le fait de pouvoir accéder à tout moment à nos données, ou d’éditer chez le client son devis directement, nous fait gagner beaucoup de temps.

4. Que pensez-vous de la nouvelle offre revendeurs d’idylis ?

Je trouve l’offre à la fois attractive et bien adaptée aux besoins des revendeurs informatiques. Nous bénéficions de remises récurrentes sans limitation de durée, avec des commissions qui s’élèvent à 50 % la première année, nous n’avons pas à nous engager sur un volume ou un CA minimal et nous avons la possibilité de vendre des prestations complémentaires.

C’est donc une offre qui nous permet de travailler sereinement, tout en développant notre business et notre avantage concurrentiel.

5. Etes-vous satisfaits des équipes qui vous suivent et de l’assistance technique d’idylis ?

En effet, lorsque nous rencontrons un problème sur les logiciels, le service technique nous répond tout de suite. Nous n’avons pas, comme chez les autres éditeurs, à devoir déclencher un ticket d’intervention pour la moindre question. La qualité du service et des équipes d’idylis est performante ; il existe un bon niveau d’écoute sur les problèmes rencontrés, la réactivité est optimale et le suivi efficace.

M. Joselin Boiron - Gérant

www.trio-solaire.com

La société Trio Solaire, installée à Saint-Cyr-sur-Mer, est dédiée à l’étude, à l’installation et à la maintenance de systèmes solaires thermiques et photovoltaïques, d’éoliennes, de pompes à chaleur et de récupérateurs d’eau. Elle conçoit et garantit ainsi l’exploitation d’énergie propre et durable.

« Dans le cadre de notre développement en franchise, nous proposons aux particuliers et aux professionnels un projet d’avenir qui, face à l’épuisement des ressources énergétiques classiques, a un enjeu à la fois écologique et économique. 

Concrètement, Trio Solaire met à la disposition des franchisés un package complet, incluant non seulement son savoir-faire dans le secteur des énergies renouvelables, mais aussi un kit clés en main avec des outils marketing et les logiciels idylis. Notre volonté est en effet de mettre à la disposition des franchisés les moyens nécessaires pour qu’ils puissent démarrer rapidement leur activité. 

Nous nous sommes donc abonnés à la suite idylis Gestion et nous avons créé des accès pour toutes nos agences via les formules packs utilisateurs. Ces formules nous ont permis de déployer rapidement les logiciels au sein du réseau, sans que nous ayons à faire d’investissement trop important. 

Avec ce système, chaque responsable peut saisir ses données dans le logiciel et je peux, en tant qu’administrateur, suivre en temps réel l’activité des agences par rapport aux objectifs fixés. Nous pouvons, par ailleurs, communiquer plus facilement et échanger rapidement des données. 

En cela, les solutions idylis répondent parfaitement aux besoins spécifiques des réseaux de franchise ; elles permettent à la fois le partage, la centralisation des données et le contrôle, tout en laissant aux agences une certaine autonomie dans la gestion de leur activité. 

Les pratiques et les méthodes de gestion peuvent en effet diverger selon les franchisés. De même, certaines agences maîtrisent déjà ce type d’outils alors que d’autres n’en ont jamais utilisés. Pour celles-ci, nous avons pu les aider à distance, dans la prise en main des logiciels et les accompagner dans la mise en place de leur gestion. Pour les autres, nous leur avons simplement donné les directives à suivre pour garantir la cohérence des données et à partir de là, elles ont adapté les logiciels à leurs propres besoins d’utilisation. 

Aujourd’hui, notre réseau exploite l’ensemble des modules disponibles dans la suite idylis Gestion. Il y a évidemment la facturation, mais aussi les outils de notes de frais et de feuilles de temps qui nous permettent de suivre nos dépenses et d’analyser l’activité de nos salariés. 

Nous avons aussi mis à la disposition de nos commerciaux, agents de terrains et équipe de télémarketing réunis, le module de GRC qui nous permet de suivre les opérations de prospection, les prises de rendez-vous et les échanges avec les clients. 

Le bilan que nous tirons après plusieurs mois d’utilisation est très positif : nous avons des outils concrets à proposer à nos franchisés, l’informatisation de cette partie de notre activité nous a fait gagner en productivité et a professionnalisé notre image. 

Comme notre réseau se développe très vite, je vais bientôt souscrire à de nouveaux packs utilisateurs et compte à court terme, m’abonner à la suite idylis Compta pour suivre au plus près l’évolution de notre activité et travailler en collaboration avec mon expert-comptable. »

Agnès Espitalier

Responsable Financière et Administrative d'Interfaces 
www.interfaces-fr.com

Fondée en 1988, Interfaces est une société de conseil et d'étude auprès des collectivités territoriales et des entreprises. Elle intervient dans trois domaines principaux: l'ingénierie de l'immobilier d'entreprises, l'accompagnement des territoires et enfin, l'appui au développement des entreprises à travers la réalisation d'études de marché, l'accompagnement et l'audit financier des sociétés.

A ce jour, Interfaces dispose d'un effectif d'une vingtaine de salariés et compte plus de 700 références.

En 2008, Agnès Espitalier, Responsable Financière et Administrative de la société Interfaces, a basculé toute sa gestion, sa comptabilité et sa paye sur idylis, pour centraliser et gérer à distance les informations comptables des différents sites.

En effet, Interfaces est implantée sur plusieurs sites en France ; dans le Nord-Pas-de-Calais, en Ile-de-France, en Lorraine, dans le Poitou-Charentes, la région Midi-Pyrénées, le Languedoc-Roussillon et la région Paca.

« Jusqu'en 2008, je gérais une grande partie de l'activité de notre société sur des logiciels installés et commercialisés par un éditeur très connu sur le marché. Cependant leur utilisation est rapidement devenue fastidieuse car la société s'est développée ; elle a ouvert de nouveaux sites en région et il m'a fallu trouver une solution plus adaptée à cette nouvelle configuration géographique.

Je me suis alors tournée vers les solutions en mode SaaS et mon choix s'est porté sur idylis. Que ce soit pour la gestion commerciale, la comptabilité ou la paye, idylis s'est avéré parfaitement adapté aux besoins de ma société. Je peux gérer, à partir du siège, toutes les opérations de manière globale et intégrée, et, lors de mes déplacements dans les sites en région, je peux à tout moment me connecter à distance à mes données de paye ou encore à mes états comptables et fiscaux.

Le mode SaaS m'a permis aussi de partager facilement l'application idylis Gestion commerciale, avec l'une de mes collaboratrices qui saisit les factures et que j'intègre, de mon côté, en comptabilité.

Pour la paye, qui est un domaine assez complexe et très soumis aux évolutions réglementaires, je recherchais avant tout un logiciel pratique et simple d'utilisation. idylis Paye a su répondre à toutes mes attentes : son ergonomie et sa navigation intuitive m'ont permis d'en maîtriser rapidement les principales fonctions. Le logiciel est par ailleurs très complet et doté d'une bonne capacité de personnalisation en utilisant les codes analytiques.

La paye de notre société doit en effet intégrer certaines spécificités, car elle dispose d'un établissement en zone franche urbaine. Grâce aux profils de paye préparamétrés dans le logiciel, il m'a suffit de dupliquer un profil déjà existant, puis de le personnaliser, pour créer le profil adapté aux cas particuliers que nous devions traiter. De la même manière, la fonction multiétablissement, qui me permet de créer plusieurs établissements dans un seul et même dossier, est aujourd'hui indispensable pour gérer la paye de nos salariés »

Laspar www.laspar.com

Winch Team www.winchteam.eu

Depuis plus de 50 ans, la société Laspar fabrique et commercialise des peintures spécifiques pour les décors de cinéma, de théâtre et de télévision. Madame Florence Moltenis, gérante de la société, nous explique les raisons qui l'ont amenée à renouveler entièrement son système d'informations avec idylis. La société Winch Team qui a accompagné Laspar dans la mise en place de ce projet et qui est partenaire d'idylis, est spécialisée dans le conseil et l'intégration de services en gestion.

Les besoins : sortir d'un système de gestion archaïque.

Laspar est composée de deux entités distantes géographiquement avec un site de production situé dans l'Est de la France près de Belfort et une unité commerciale, installée à Boulogne Billancourt.

Jusqu'en 2007, notre ancien logiciel de gestion commerciale était implémenté sur notre infrastructure locale à Boulogne. Il ne fonctionnait pas en réseau et il nous fallait donc à chaque fois, pour les ventes effectuées à Belfort, réaliser les factures à la main, les consigner dans un registre et les faxer à Boulogne, pour qu'elles soient intégrées dans notre logiciel de gestion commerciale. Evidemment, un tel procédé nous faisait perdre beaucoup de temps et augmentait les risques d'erreurs.

Nous devions donc trouver un système plus adapté, capable de centraliser automatiquement les données des deux entités. Nous voulions aussi, compte tenu de notre activité, disposer d'une solution qui puisse gérer les stocks.

Notre premier réflexe a été de demander à notre éditeur un devis pour la mise en réseau du logiciel avec une option de gestion des stocks. Nous avions en effet des besoins pour 5 utilisateurs dans notre unité de production et 3 utilisateurs dans notre unité commerciale.

Dans le même temps, nous avons fait appel à la société Winch Team, qui assure notre direction administrative et financière à temps partagé, pour être conseillés. Après analyse de nos besoins, la société Winch Team nous a directement orientés vers idylis et son logiciel idylis Gestion commerciale.

La solution : passer au mode SaaS pour un travail collaboratif entre des utilisateurs distants.

Grâce à son mode SaaS et la possibilité de créer autant d'utilisateurs distants que de besoin, idylis Gestion commerciale s'est révélé parfaitement adapté. D'un point de vue fonctionnel, il est très complet, évolutif et intègre une option de gestion des stocks. En bref, il couvrait la totalité de nos besoins à un prix très raisonnable.

En additionnant le coût d'abonnement au logiciel et l'intervention de la société Winch Team qui a assuré le paramétrage, la migration des données et la formation des utilisateurs, on arrivait à un montant très inférieur à celui du devis proposé par notre ancien éditeur, pour une simple mise en réseau.

Le déploiement d'idylis Gestion commerciale a été extrêmement rapide ; en quelques semaines, nous disposions d'un système d'information opérationnel, répondant parfaitement à nos contraintes techniques, financières et géographiques.

Les nouveaux objectifs : bénéficier d'une comptabilité en temps réel.

Aujourd'hui, nous voulons continuer à optimiser notre système d'information pour pouvoir mettre en place des indicateurs de performance et un contrôle de gestion efficace. Cela suppose d'avoir une comptabilité en temps réel, ce qui n'est pas notre cas actuellement, puisqu'elle est exclusivement gérée et externalisée chez notre expert-comptable.

Winch Team nous a donc proposés d'internaliser une partie de notre comptabilité en souscrivant au logiciel idylis Comptabilité. Cela nous permet de déverser directement toutes les données de la gestion commerciale dans la comptabilité, sans avoir à faire de ressaisies. L'objectif étant aussi de pouvoir connaître précisément nos charges, d'analyser régulièrement notre situation financière et de suivre l'évolution de notre clientèle.

Avec l'aide de la société Winch Team, nous avons testé le logiciel et déjà formé certains de nos salariés. La prise en main a été assez rapide et les retours sont très positifs. L'adoption du logiciel représente en effet un gain de temps considérable pour nos équipes.

La dernière étape, prévue pour janvier 2009, est de connecter notre expert-comptable à idylis Comptabilité (ce qui est proposé gratuitement par idylis), pour qu'il puisse se décharger des travaux de saisie et orienter ses missions vers plus de conseil et d'analyse.

M.Layunta – Chef de dépôt, M. Viot – Directeur Technique

C.M.D.S (Conception – Maintenance – Distribution – Service)
c.m.d.s@wanadoo.fr

« CMDS a pour vocation première le service sous toutes ses formes, de la conception de machines pour le lavage automobile, au service après-vente. Notre mission comprend l'étude, l'implantation et le suivi de travaux de centres de lavage ainsi que l'importation et la distribution de matériel. Nous centralisons aussi tous les produits nécessaires au lavage (importés d'Europe et des Etats-Unis), ainsi que des documents d'imprimerie et certains accessoires vendus dans les boutiques de notre principal client American Car Wash.

Avant de découvrir idylis, nous n'avions pas de logiciel de gestion commerciale sur notre site à Toulouse et notre comptabilité était externalisée chez notre expert-comptable à Rouen. Une telle situation entraînait évidemment une perte de temps et d'argent, puisqu'il nous fallait à chaque fois envoyer par courrier nos pièces commerciales pour qu'elles puissent être directement saisies dans notre comptabilité.

En nous abonnant à idylis Gestion commerciale, notre objectif était de gérer nos stocks, nos livraisons et nos factures depuis Toulouse tout en continuant à bénéficier des conseils de notre expert-comptable. Nous voulions aussi mettre en commun nos informations et faciliter les échanges avec notre direction commerciale installée à Nice et notre filiale située à Rouen.

Dès que nous avons eu accès au logiciel, nous avons souhaité que notre équipe et moi-même suivions une formation pour être rapidement opérationnels. Nous avons pu bénéficier d'une formation chez idylis qui s'est déroulée en deux temps : d'abord théorique, avec une première approche du produit et une description de ses fonctionnalités, ensuite plus pratique, où nous avons réalisé une simulation complète, du paramétrage des fichiers à la gestion des stocks.

Cette formation nous a été très bénéfique. Désormais, nous maîtrisons toutes les fonctionnalités indispensables au traitement des pièces commerciales et comptables. Notre expert-comptable peut, quant à lui, mieux suivre notre activité, d'autant que la saisie de la comptabilité est simplifiée par le transfert des données d'idylis Gestion commerciale vers son logiciel de comptabilité. »

Antoine Guichard

Associé fondateur de CAB Management Support 
cabmanagementsupport@gmail.com

« C.A.B Management Support propose aux cabinets d'avocats un ensemble de services de conseil et de supports en organisation, en gestion financière et administrative, ainsi qu'en communication interne et en développement marketing.

La plupart des cabinets de taille moyenne n'ont, en effet, ni les besoins ni les ressources financières pour intégrer à temps plein ces fonctions « support » en gestion. C'est pourquoi CAB Management Support leur propose différentes prestations, sous forme de missions ponctuelles ou d'abonnement, afin de leur apporter une aide concrète et rapidement opérationnelle.

Ainsi, dans le cas d'un cabinet client situé à Paris, mon rôle a été de le conseiller et de l'accompagner dans la mise en place d'une solution logicielle qui lui soit parfaitement adaptée.

Ce cabinet utilisait déjà les logiciels idylis Feuilles de temps et idylis Gestion commerciale, mais souhaitait optimiser l'organisation et la gestion de sa facturation. Il voulait donc disposer de deux modules supplémentaires :

· un module de « revue de préfacturation » pour établir des statuts de facturation et les suivre en fonction des temps passés par les avocats collaborateurs sur chaque dossier.

· un module d' « analyse dossiers » intégrant les coordonnées du client, les statuts et les états de facturation des honoraires ainsi que des frais annexes engagés dans les dossiers.

Après une analyse conjointe, idylis a développé et intégré ces deux modules à ses logiciels qui correspondent désormais parfaitement au processus de facturation du cabinet.

Ce type de services, proposé par idylis, est très précieux car en aucun cas le cabinet ne voulait changer de solutions de gestion ; d'abord pour des raisons de prix, ensuite pour la facilité d'utilisation du système et la disponibilité 24h/24 des données, et enfin, pour la richesse fonctionnelle des logiciels et leur adaptabilité aux problématiques des cabinets. »

Philippe Arnaud

Fondateur et Associé de Cénolia – Société de Portage salarial 
www.cenolia.com

« L'activité de notre société - qui permet aux entreprises d'avoir recours à des collaborateurs expérimentés sans avoir à les embaucher - est répartie dans toute la France. Aussi, seule une solution SaaS (Software as a Service) pouvait véritablement correspondre à nos besoins et faciliter le travail à distance, à condition qu'elle ait une dimension fonctionnelle suffisante.

Nous sommes aujourd'hui dans une phase de pleine croissance et il est absolument nécessaire de rester concentré sur notre cœur d'activité. Tous les travaux de facturation et de paye devaient donc être gérés à partir de solutions flexibles et accessibles à tous nos collaborateurs.

Les logiciels idylis favorisent le travail à domicile, ce qui est une donnée importante pour notre entreprise. Ils offrent par ailleurs la possibilité de paramétrer très finement les droits des utilisateurs selon leurs profils, et ainsi de mieux contrôler et de fiabiliser l'information.

L'outil étant clair et simple d'utilisation, nous avons pu très rapidement nous y familiariser, notamment lors de l'essai gratuit, grâce auquel nous avons réalisé une simulation complète de notre gestion. Il nous a convaincu des bénéfices de la gamme idylis et fut un élément clé de notre décision. Nous avons été également très satisfaits de l'assistance téléphonique, qui a su répondre rapidement et efficacement à toutes nos questions. »

Franck Dermagne

Associé fondateur de Winch Team – Management & finance d'entreprise 
www.winchteam.com 

« Winch Team intervient en conception, mise en place et soutien de la fonction administration et finance des PME. 

Afin d'assurer notre disponibilité et une réactivité permanente pour nos clients, nous utilisons tout particulièrement les logiciels idylis comptabilité et liasse fiscale. 

Les principaux motifs de satisfaction de nos clients utilisateurs d'idylis :

· Facilité, rapidité de la mise en place et de la formation des utilisateurs.

· Gains immédiatement quantifiables en professionnalisation des process et méthodes de gestion.

Nous retrouvons dans les bénéfices de la solution idylis la politique d'excellence et de maîtrise des coûts que nous pratiquons au quotidien envers nos clients. » 

Lucien Bennatan

Président de Pharma Référence
www.pharmareference.fr

« Le Groupe Pharma Référence est aujourd'hui le 2ème groupement de pharmaciens de France, avec plus de 1400 officines adhérentes qui représentent un CA de 1.6 milliard d'euros. Le groupe continue d'innover et de se développer, en élaborant notamment le concept très novateur de la première enseigne en pharmacie, Viadys. 

L'ensemble des services et des activités mis en place pour les pharmaciens implique un flux d'informations très important et en constante évolution ce qui nécessite une grande réactivité, notamment en ce qui concerne la centrale d'achat. Ces échanges quotidiens ne pouvaient plus être gérés simplement par le fax ou le courrier. 

Les solutions "classiques" proposées par le marché nécessitaient de lourds investissements financiers, et demandaient des temps d'installation et de gestion très importants. 

La solution idylis apporte non seulement une réponse novatrice et économique mais s'est adaptée de manière immédiate à nos besoins. 

Depuis l'adhésion de Pharma Référence aux services idylis, les pharmaciens peuvent consulter, échanger et stocker de précieuses informations, consultables à tout moment, et parfaitement mises à jour dans le cadre du logiciel de gestion documentaire. » 

Paul Honold

PDG de Roux-Troostwijk
Leader dans le domaine de l'expertise et des ventes publiques industrielles
www.roux-troostwijk.fr

« Sur les conseils de mon expert-comptable, nous avons très simplement basculé de notre ancien et onéreux système vers idylis. Maintenant, nous avons des fonctions bien plus puissantes en matière de comptabilité analytique, nos coûts ont baissé de façon spectaculaire et notre expert-comptable peut, à distance, vérifier nos affectations et valider nos écritures. » 

Cédric Merland

Chef de projets Marketing
Unidirect – Conseil et intégration en Sécurité du Système d'information
www.unidirect.com

« Avec plus de 2000 clients, la communication est un élément primordial dans notre démarche qualitative. Nous devons être capables aussi bien d'envoyer un message personnalisé à quelques personnes très ciblées que d'adresser toute notre base lors de communiqués à grande envergure. Grâce à sa gestion en ligne de bases de données, y compris des désabonnements, et l'historisation des messages, on peut avec idylis e-mailing mener des campagnes sur le long terme et suivre leur évolution. Les statistiques sur les liens cliqués nous permettent d'affiner notre analyse pour mieux communiquer et nous donnent une idée du retour sur investissement.

Nous avons enfin trouvé un outil simple à mettre en œuvre, rapide et économique pour gérer nos campagnes marketing. » 

Vincent Baculard

DG de Rouge Vif
Agence en Communication écrite - Agence web
www.rougevif.fr

« Notre métier a beaucoup de particularités car nous faisons du "sur mesure" en permanence. Nous proposons à nos clients du conseil, de la rédaction, de la création, des sites webs, mais aussi des produits finis incorporant toutes sortes de prestations achetées auprès de sous-traitants (imprimerie, routage, etc.) idylis permet un paramétrage très fin et l'équipe de maintenance est très réactive pour personnaliser certaines fonctionnalités.
L'agence est gérée de A à Z avec idylis, taux de facturation des journalistes, créatifs, directeurs de clientèle, achats auprès des fournisseurs, détermination de la marge brute par client ou par dossier, rentabilité des collaborateurs... 

Nous éditons devis, bons de commande et facture directement. Je peux ainsi suivre de manière très fine notre gestion quasiment en temps réel et nous avons le projet d'interfacer idylis avec notre comptabilité. »

Olivier Toury

Avocat
Cabinet La Villeguérin-Toury-Monin

« Notre cabinet recherchait un logiciel simple permettant de comptabiliser et d'analyser les temps passés sur les dossiers de nos clients.
idylis Feuilles de Temps offre toutes les fonctionnalités de traitement et de consolidation dont nous pouvions avoir besoin et n'a nécessité aucun investissement matériel supplémentaire.

Tous les collaborateurs ont été formés en 20 minutes. »