Gérer les informations des destinataires par le PC (via le répertoire téléphonique)

Enregistrer des destinataires dans le répertoire téléphonique

Si vous avez enregistré les destinataires fréquemment appelés dans le répertoire téléphonique, vous pouvez rapidement appeler le destinataire lors de l'envoi d'un fax. Utilisez l'onglet [FAX] du pilote de fax pour ajouter des destinataires dans un répertoire téléphonique.

Quand vous utilisez le répertoire téléphonique pour la première fois, créez un fichier Répertoire téléphonique. Quand vous utilisez le répertoire téléphonique pour la deuxième fois ou les fois suivantes, le fichier Répertoire téléphonique précédemment utilisé s'ouvre automatiquement. Quand vous modifiez le contenu du Répertoire téléphonique, le fichier Répertoire téléphonique est écrasé par vos modifications.

1. Sur l'onglet [FAX], cliquez sur [Phone Book Entry...].

2. Sélectionnez [Personal List] sur la liste de gauche, puis cliquez sur [Add New...].

3. Entrez les informations du destinataire.

   Réglages	Description
   [Name]	Saisissez un nom de destinataire (jusqu'à 80 caractères). Quand vous définissez le nom de destinataire, vous pouvez ajouter un titre à ce nom.
   [Fax Number]	Entrez le numéro de fax de destination (38 chiffres max., avec symboles autorisés : trait d'union (-), #, *, P et T). Lorsque vous envoyez un fax vers un pays étranger, saisissez l'indicatif de pays avant le numéro de fax.
   [Company Name]	Si nécessaire, entrez le nom de l'entreprise du destinataire (80 caractères max.).
   [Department]	Si nécessaire, entrez le nom de l'organisation du destinataire (80 caractères max.).
   [ECM]	Décochez la case ECM pour annuler le mode de correction d'erreurs (ECM). L'ECM est un mode de correction d'erreurs défini par l'ITU-T (International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector). Si des télécopieurs prennent l'ECM en charge, ils recherchent les erreurs de données de fax lorsqu'ils communiquent entre eux. Les perturbations d'image dues aux parasites sur les lignes téléphoniques peuvent être supprimées. Cette machine utilise la communication basée sur l'ECM par défaut. Toutefois, si les parasites sont importants, la communication peut être légèrement plus longue à établir que lorsque la vérification ECM n'est pas utilisée. Si vous devez raccourcir le temps de communication, annulez la vérification ECM et envoyez un fax. Toutefois, une erreur d'image ou de communication risque de survenir en fonction de la valeur de temps de communication spécifiée, alors modifiez la valeur pour l'adapter aux conditions.
   [International Transmission Mode]	Cochez la case [International Transmission Mode] pour envoyer un fax dans un pays étranger. La fonction mode émission international réduit la vitesse d'émission (la vitesse de transfert des informations) lors de l'envoi d'un fax. Elle est utile lorsque vous envoyez un fax vers des zones où les conditions de communication sont médiocres.
   [V.34 Mode]	Décochez la case [V.34 Mode] pour quitter le mode du protocole V.34. Le protocole V.34 est utilisé pour la communication Super G3 par fax. Ceci peut raccourcir le temps de communication et réduire le coût de communication, car une page d'un document au format A4 peut être envoyée en 3 secondes environ. Par défaut, cette machine émet les fax avec V.34. Cette machine ne peut pas utiliser la communication en mode Super G3 si cette machine ou le télécopieur de destination n'est pas connecté à la ligne de l'autocommutateur privé (PBX) ou si la vitesse de la ligne du télécopieur est limitée. Dans ce cas, annulez la communication en mode V.34.
   [Select Group]	Quand vous ajoutez un destinataire au groupe, cochez cette case de groupe. Vous pouvez aussi ajouter un destinataires à plusieurs groupes. Une fois ajouté, vous pouvez spécifier des destinataires en sélectionnant leur groupe (pour diffusion). Si vous envoyez fréquemment des fax à certains membres, il peut s'avérer utile de les ajouter à un groupe.

4. Cliquez sur [OK].

   Les informations personnelles sont enregistrées et affichées sous [\\Phone Book\Personal List]. Si vous avez sélectionné un groupe comme destinataire, il est affiché sur la liste de groupes.

5. Cliquez sur [OK].

   La modification du répertoire téléphonique est terminée. Si vous créez un Répertoire téléphonique, allez à l'étape 6.

6. Cliquez sur [Yes].

7. Spécifiez l'emplacement de stockage, entrez le nom du fichier, puis cliquez sur [Save].

   • L'écran [Save As] s'ouvre quand vous enregistrez le Répertoire téléphonique pour la première fois. Quand vous modifiez le Répertoire téléphonique la deuxième fois ou les fois suivantes, l'écran [Save As] ne s'ouvre pas mais le Répertoire téléphonique proprement dit est automatiquement écrasé par vos modifications.

   Le Répertoire téléphonique est enregistré en tant que fichier (au format CSV).