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Rooming'it - Logiciel de gestion des réservations et des salles

Rooming'it est un logiciel de gestion de salles pouvant convenir à toute société ayant à programmer des événements, des réunions, des conférences, des spectacles, des banquets, des groupes de travail... Gérer et organiser les programmations et agencement internes des salles  (services, matériels, personnels, etc.) Disponibilités visibles d'un simple coup d'oeil Placement graphique à la souris des services et participants Travail en "réseau local" pour partager et communiquer sur la tenue des réunions et leur programmation Gestion des droits des utilisateurs de l'administration général à la lecture simple Facturation des réservations Possibilité de travail en workflow

Rooming'it propose les principales fonctionnalités suivantes :

	Planification des réunions L’état d’avancement de chaque réunion est identifié par un code de couleur paramétrable. Des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles sont disponibles.			Service Web intégré Vous pouvez publier les plannings de réservation des salles sur votre propre site Web grâce à une synchronisation FTP intégrée. Rooming’it se charge de générer les pages HTML et le code PHP puis de publier ces pages sur votre site aux emplacements que vous désignez.
	Gestion de la périodicité Les réunions peuvent être programmées avec une périodicité hebdomadaire ou mensuelle.			Personnalisation Vous pouvez personnaliser entièrement la représentation graphique des salles (plan et photo).
	Agencement graphique Chaque matériel, service ou participant est symbolisé par une icône pour un repérage visuel aisé et l’élaboration d’un « plan de table ».			Protection Un circuit de validation peut être défini, le contenu des réservations peut être rendu confidentiel.
	Editions des réunions Les listes de participants, les badges, les ordres du jour, les planning mensuels ou hebdomadaires peuvent être édités pour affichage ou diffusion.			Gain de temps Une réunion périodique est programmée en quelques clics et la disponibilité d’une salle est repérée en un coup d’œil.
	Coordination Rooming’it permet un réel travail coordonné entre les différentes personnes chargées de la planification et les « utilisateurs » des salles.			Simplicité L’interface est conforme à la ligne des produits Microsoft (listes déroulantes, souris, raccourcis claviers, ...).
	Information Les réunions peuvent être suivies par chacun en temps réel (report, annulation, modification d’ordre du jour ou de participants, etc.).			Intégration Rooming’it s’interface avec votre propre site Web en utilisant les standards du Web (HTML, PHP, FTP).

La maîtrise de vos réservations avec Rooming'it

Les fonctions avancées de Roomingit permettent de contôler efficacement l'activité de vos salles et l'ensemble de vos réunions programmées.

Que vous soyez une petite entreprise, un grand groupe, une collectivité ou simplement une association, Rooming'it s'adapte à tous vos besoins par son approche modulaire totalement intégrée.

La planning général des réservations

Planning des réservations programmées

Vous pouvez facilement identifier par codes de couleurs l'état d'une réservation ou le type de réservation programmée. Vous pouvez déplacer, agrandir ou réduire à la souris la durée d'une réservation, changer son état de réservation (réservée, confirmée, annulée, en cours, etc.)

Agencement des salles

Plan de salle avec agencement

Chaque salle peut disposer en standard d'équipements et de services (boissons fraîches, papier, rétroprojecteur, traducteur, moyens de communication, hôtesse d'accueil, etc.). Vous avez la possibilité de personnaliser ces équipements et ces services lors de chaque réservation.

Ces équipements et services sont entièrement paramétrables (type d'options / options / icônes graphiques attachées).

Le nombre maximal de participants peut être renseigné afin de gérer les places disponibles.

Vous pouvez inclure un plan de principe de la salle ainsi qu'une photo.

Les équipements, les services et les participants peuvent être placés à la souris dans la salle et permettre ainsi de définir :
- un plan de table,
- un placement des VIP,
- un placement des équipements et des éléments de décoration,
- etc.

Planification des réservations

Planning mensuel des réservations

Grâce à des vues hebdomadaires et mensuelles vous pouvez repérer facilement des dates de disponibilité ou d'indisponibilité de salles et en quelques clics, réserver la salle pour un de vos correspondants.

Vous pouvez programmer en quelques clics des réservations se répétant à un rythme hebdomadaire ou mensuel (exemple : réservation programmée tous les premiers mercredis et samedis du mois de 9h30 à 10h45 jusqu'à la fin de l'année).

Dans le cas où vous auriez à gérer de nombreuses salles, des regroupements par famille ou par site sont possibles afin de limiter le nombre de salles visibles en même temps à l'écran.

Une édition d'un planning hebdomadaire ou mensuel est disponible.
Des champs d'informations tels l'objet, le résumé de l'événement attaché à la réservation, l'auteur de la réservation, la liste des participants, les options prévues, etc. sont disponibles à l'écran en un simple clic sur une réservation.

Participants et organisateurs

Fiche détaillée d'un contact

Pour éviter toute ressaisie inutile, un fichier de gestion de contacts est intégré à Rooming'it. Il vous permet de mémoriser les participants et/ou les organisateurs récurrents.

Chaque fiche de contact est détaillée pour avoir rapidement sous les yeux les coordonnées d'un participant ou d'un organisateur.

Personnalisation

Rooming'it est grandement paramétrable et personnalisable pour s'adapter à vos besoins spécifiques.

Horaires et méthode de travail

La période de travail est entièrement libre. Le découpage de la journée peut être défini avec un pas allant de 5 à 60 minutes. Les couleurs de l'affichage des samedis, dimanches et jours fériés sont modifiables par vos soins.

Droits d'accès

Les droits d'accès en création ou consultation de réservation sont gérés par groupe d'utilisateur (lecteur, auteur ou administrateur).

Options des salles et des réservations

Vous pouvez définir votre propre liste d'équipements ou de services et les associer à un jeu d'icônes que vous aurez créé aux formats GIF ou ICO.

Codes couleur

Les codes de couleur peuvent être entièrement paramétrés en fonction de vos besoins d'identification : ils peuvent par exemple s'attacher à identifier plutôt qu'un état d'avancement, une nature de conférence ou tout autre type de caractéristique correspondant à vos besoins (domaine d'activité, nature de client, etc.

Publication web

Publication vers un site web, vue depuis un navigateur

Vous disposez d’une fonctionnalité étendue vous permettant de publier sur le Web (Intranet ou Internet) l’ensemble de votre planning de salles.

Avant d’initier cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un hébergement de site disposant d’un serveur Web et d’un module PHP (version 4.1 et ultérieur) ou avoir souscrit à notre proposition d’hébergement (nous consulter).
Vous publiez directement avec Rooming'it installé sur votre poste, auncun outil supplémentaire n'est nécessaire.

Les demandes de réservations peuvent s'effectuer directement depuis le site web de publication, un mail est automatiquement envoyé à l'adresse de votre choix pour validation.
Vous trouverez un exemple de publication en suivant le lien vers notre sitehttp://demo.roomingit.fr

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