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idylis Associations permet de gérer les multiples activités que peut avoir une association. Il assure l’enregistrement des inscriptions et des cotisations des membres ainsi que les dons. Pour répondre aux particularités que peuvent avoir certaines associations, le logiciel contient des fonctions de paramétrage permettant de créer un nombre illimité de champs supplémentaires totalement définissables par l’utilisateur (libellé, longueur, type, niveau et droit d’accès).
Les points forts d'idylis Associations
Très grande simplicité d'utilisation, même pour des débutants.
Accès nomade aux données : les données ne sont plus sur un ordinateur dédié de l’association ou de l’un de ses membres mais hébergées sur les serveurs idylis et accessibles à toutes les personnes autorisées via n’importe quel poste connecté à internet.
Personnalisation des fichiers par la création de fiches complémentaires dont les champs sont totalement définissables par l’utilisateur. Ces champs peuvent ensuite être utilisés dans la création d’états d’éditions spécifiques.
Générateurs d’états d’éditions disponibles aux formats HTML et PDF et exportables vers Excel ™.
Transfert des écritures vers idylis Comptabilité.
Impressions groupées des appels de cotisation et des reçus de dons.
Nombre de sociétés illimité.
Multiutilisateur avec génération dynamique des menus en fonction des profils d’utilisation.
Possibilité d'ajouter des champs personnalisés dans les fichiers.
Liste des fonctionnalités d'idylis Associations
Gestion des membres
Gestion du fichier des membres (nombre illimité) avec possibilité de numérotation automatique et enregistrement de la photographie.
Définition des liens de parenté entre les membres.
Possibilité d’archiver les fiches des membres inactifs et de ré-activer ces mêmes fiches.
Fichier des membres personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
Recettes
Les recettes, en fonction de ce qui est paramétré dans l’activité, peuvent être de deux natures : paiements de cotisations suite à une inscription ou don.
Inscriptions des membres aux activités et gestion des appels de cotisations (avec différents tarifs possibles) ainsi que des règlements y compris les règlements partiels.
Enregistrements des dons avec éditions des reçus.
Dépenses
Création et modification d’appels d’offres et de bons de commandes fournisseurs.
Affectation des appels d’offres et des bons de commandes fournisseurs aux activités pour le suivi analytique.
Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des appels d’offres et des bons de commandes, à partir d’un fichier d’articles.
Possibilité de créer des fournisseurs et des articles lors de la saisie des pièces commerciales fournisseurs.
Gestion des remises par ligne d’article en pourcentage ou en montant.
Gestion de remises globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant.
Définition de 5 fournisseurs consultés par appel d’offre.
Sélection du fournisseur ayant remporté l’appel d’offre avec transformation automatique en bon de commande.
Transfert automatique des commandes en factures afin de générer les écritures du journal des dépenses.
Gestion des avoirs fournisseurs.
Editions
Edition du journal des recettes pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
Export du journal comptable des recettes vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
Edition du journal des dépenses pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
Export du journal comptable des dépenses vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
Edition des analyses des activités en fonction des recettes et des dépenses.
Edition du suivi des commandes fournisseurs permettant de suivre les factures non parvenues.
Edition du suivi des recettes permettant de suivre les impayés.
Générateur d’états d’éditions simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d’impression, d’indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.
Paramétrages
Gestion des activités qui peuvent donner lieu à des cotisations ou recevoir des dons. Les activités ont une durée, un nombre de participants maximum, des tarifs et peuvent être classées par type. Le fichier des activités est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
Gestion des types d’activités affectables à chaque activité afin de réaliser des éditions par type d’activités. Le fichier des types d’activité est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
Gestion des fournisseurs avec plusieurs contacts et plusieurs adresses pour chaque fournisseur.
Gestion des articles à utiliser dans les pièces commerciales fournisseurs (appels d’offres, commandes, factures et avoirs.) Chaque article peut avoir un prix fixe, un taux de TVA, un code analytique et peut être rattaché à un compte de vente comptable.
Gestion des types de membres affectables à chaque membre afin de réaliser des éditions par type de membre. Le fichier des types de membres est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
Gestion des conditions de règlement pour les factures fournisseurs permettant de déterminer les dates d’échéances.
Gestion des modes de paiement (chèque, espèces, etc.)
Gestion des codes TVA avec taux et numéro de compte comptable.
Gestion des codes analytiques.
Paramétrages des informations permettant le lien avec le logiciel de comptabilité.
Traitements
Génération automatique des renouvellements pour des activités récurrentes.
Impressions groupées des appels de cotisations, des reçus de cotisations et des reçus pour dons.
Archivage automatique des membres inactifs (avec possibilité, ensuite, de les réactiver).
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