Envoi d'un Fax PC
Pour procéder à la transmission de Fax PC
- Procédure d'émission
- L'écran FAX Transmission Popup
- Ouverture de l'écran FAX Transmission Popup
- Les options de l'écran FAX Transmission Popup
- Sélectionner un destinataire depuis le répertoire téléphonique
- Sélection d'une destination à partir du carnet d'adresses enregistré en style classique
- Rechercher un destinataire depuis un serveur LDAP
- Définir les fonctions d'émission de fax
- Ajouter une page de garde
- Appeler les réglages fréquemment utilisés
- Gérer les informations des destinataires par le PC (via le répertoire téléphonique)
Pour joindre une lettre de présentation pour la transmission
Envoyer un fax avec une Page de garde
Quand vous ouvrez l'écran [FAX Transmission Popup] et que vous cochez la case [FAX Cover Sheet], vous pouvez ajouter une page de garde au fax lors de l'envoi.
Vous pouvez modifier les données de la page de garde sur l'écran [FAX Cover Sheet Settings] qui s'ouvre quand vous cliquez sur [Settings...] De même, vous pouvez les définir sur l'onglet [FAX] du pilote de fax.
Ouvrez l'écran [FAX Transmission Popup] et cochez la case [FAX Cover Sheet].
Cliquez sur [Settings...].
L'écran [FAX Cover Sheet Settings] s'ouvre.
Sélectionnez un format de page de garde sous [Cover Size].
Définissez un style et un objet de la page de garde sur l'onglet [Basic].
Réglages
Description
[Style]
Sélectionnez un style de page de garde.
[Subject]
Quand vous ajoutez un objet sur la page de garde, cochez cette case et entrez l'objet (64 caractères max.).
[Date]
Quand vous ajoutez la date sur la page de garde, cochez cette case et spécifiez le format de date.
[Select Form] : sélectionnez un format de date.
[Input Arbitrarily] : entrez un format de date (20 caractères max.).
[Pages]
Quand vous ajoutez le nombre total de pages de fax sur la page de garde, cochez cette case et sélectionnez un nombre de pages de fax ; page de garde comprise.
[Comment]
Quand vous envoyez un commentaire à la destination, entrez-la avec 640 caractères max. (Un code de Nouvelle ligne est censé comporter deux caractères.)
Ouvrez l'onglet [Recipient] et sélectionnez le format [Standard] ou [Details] de la destination.
Réglages
Description
[Standard]
Utilisez les caractères standard pour rédiger sur la page de garde la chaîne de caractères standard qui ne spécifie pas le destinataire.
[Details]
Quand vous ajoutez les informations de destinataire sur la page de garde, définissez un style.
Pour ajouter un titre au destinataire, ajoutez-le quand vous définissez le nom de destinataire sur l'écran [FAX Transmission Popup].
[Load with Joint Name]
Entrez les coordonnées destinataires qui ont été ajoutées à la [Recipient List] de l'écran [FAX Transmission Popup].
[Change Each Recipient]
Cette option change les informations figurant sur la page de garde pour chaque destinataire. Entrez le contenu de la [Recipient List] affichée sur l'écran [FAX Transmission Popup].
Vous pouvez créer différentes pages de garde pour un maximum de 100 destinataires.
[Load Set Information]
Entrez les informations que vous avez définies aux champs [Company Name], [Department], [Name] et [FAX Number] (80 caractères max. pour chaque entrée).
Vous pouvez sélectionner cette option si un destinataire a été ajouté à la [Recipient List] de l'écran [FAX Transmission Popup].
Quand vous cliquez sur [Read], les informations de la première ligne de la [Recipient List] de l'écran [FAX Transmission Popup] sont retournées.
Entrez les informations de l'expéditeur sur l'onglet [Sender] (80 caractères max. pour chaque entrée).
Pour ajouter une image, spécifiez un fichier d'image sur l'onglet [Image].
Vous pouvez placer des images telles que le logo de la société et une carte sur la page de garde. Le format BMP peut être spécifié.
Cochez la case [Zoom] pour zoomer sur une image.
Définissez une position pour ajouter une image avec les options [X:] et [Y:].
Vérifiez l'agencement graphique de la page de garde.
Cliquez sur [Check...] pour agrandir et vérifier l'agencement graphique de la page de garde.
Quand vous cliquez sur [Add...], l'image de la page de garde est enregistré et vous pouvez le rappeler plus tard en sélectionnant [Cover Sheet Settings].
Cliquez sur [OK].
Pour envoyer un fax à l'heure prédéfinie (Timer TX)
Envoyer un fax à une heure prédéfinie (Émission différée)
Émission différée
La fonction Émission différée peut envoyer un fax à l'heure prédéfinie si vous avez définie une heure à l'avance.
Si vous utilisez l'émission différée à des heures où la tarification est moindre, tôt le matin ou tard dans la nuit, vous pouvez réduire vos frais de communication. Vous pouvez envoyer jusqu'à 20 fax par émission différée.
Lorsque vous envoyez un fax à l'aide d'un programmateur, vérifiez que l'heure indiquée sur l'ordinateur correspond à celle de cette machine. Si l'heure actuelle a déjà dépassé l'heure d'émission différée, le fax sera envoyé le lendemain.
Méthode d'envoi
Dans l'écran [FAX Transmission Popup], sélectionnez [Fax Mode Setting Details...].
L'écran [Fax Mode Details] s'ouvre.
Cochez la case [Timer Send] et réglez [Send Time].
Quand vous cliquez sur [Reflect Current Time], l'heure d'horloge actuelle du PC est retournée dans [Send Time].
Cliquez sur [OK].
Pour envoyer un fax confidentiel (Communication confidentielle)
Envoi d'un fax confidentiel (communication confidentielle)
Communication confidentielle
La fonction de communication confidentielle est conçue pour les communications avec des personnes spécifiques utilisant une boîte Confidentielle nécessitant un numéro et un mot de passe enregistrés.
Ceci permet de garantir que les communications par fax sont effectuées en mode sécurité renforcée.
Le fax de destination doit disposer de la fonction F-code.
Lors de l'envoi d'un fax confidentiel, vous devez contrôler le numéro de la boîte Confidentielle et le mot de passe pour réception confidentielle.
Méthode d'envoi
Dans l'écran [FAX Transmission Popup], sélectionnez [Fax Mode Setting Details...].
L'écran [Fax Mode Details] s'ouvre.
Spécifiez la boîte utilisateur Confidentielle du destinataire.
[SUB Address] : entrez le numéro de boîte Confidentielle du destinataire.
[Sender ID] : entrez le mot de passe de la boîte Confidentielle.
Cliquez sur [OK].
Pour procéder à une diffusion via une station de relais telle qu'un bureau de la branche (Distribution relais)
Envoi d'un fax via station relais (Distribution relais)
Distribution relais
La fonction Distribution relais distribue un fax aux destinataires prédéfinis en recourant à des stations relais.
Si vous avez regroupé les stations relais et les destinataires par zone, vous pouvez réduire le coût de communication total par rapport à la diffusion d'un fax à toutes les destinations. C'est une fonction utile pour diffuser vers des emplacements distants.
La machine de destination (station relais) doit disposer de la fonction F-Code.
Lors de l'utilisation de la distribution relais, vous devez contrôler à la fois le numéro de la Boîte Relais défini pour la station relais et le mot de passe.
Méthode d'envoi
Dans l'écran [FAX Transmission Popup], sélectionnez [Fax Mode Setting Details...].
L'écran [Fax Mode Details] s'ouvre.
Spécifiez la Boîte Relais du destinataire.
[SUB Address] : entrez le numéro de la boîte Relais du destinataire.
[Sender ID] : entrez le mot de passe pour le destinataire de la boîte Relais.
Cliquez sur [OK].